Lucrare de Licență [609710]

Universitatea din București
Facultatea de Litere

Lucrare de Licență

Coordonator științific ,
Lect. univ. dr. Ioana Vasiloiu
Absolvent: [anonimizat]
2017

Universitatea din București
Facultatea de Litere
Specializarea Asistență managerială și secretariat

Lucrare de Licență
Organizarea și administrarea arhivei
în organizațiile mici

Coordonator științific,
Lect. univ. dr. Ioana Vasiloiu
Absolvent: [anonimizat]
2017

Cuprins
Introducere ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………… 1
Capitolul I – Arhivistica – abordare teoretică ………………………….. ………………………….. 2
1.1 – Arhivistica ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……… 2
1.2 – Personalul arhivelor ………………………….. ………………………….. ……………………… 8
Capitolul II – Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente ……………………….. 12
2.1 – Evidența documentelor ………………………….. ………………………….. ……………….. 12
2.2 – Gruparea documentelor în dosare ………………………….. ………………………….. …. 13
2.3 – Nomenclatorul dosarelor ………………………….. ………………………….. …………….. 14
2.4 – Constituirea dosarelor ………………………….. ………………………….. …………………. 17
2.5 – Inventarierea dosarelor și predarea lor la compartimentul de arhivă ………….. 19
2.6 – Selecționarea documentelor ………………………….. ………………………….. …………. 21
2.7 – Folosirea documentelor ………………………….. ………………………….. ………………. 24
2.8 – Păstrarea documentelor și organizarea depozitului de arhivă ……………………. 26
2.9 – Depunerea documentelor la Arhivele Naționale ………………………….. …………. 30
2.10 – Răspunderi și sancțiuni ………………………….. ………………………….. ……………… 30
Capitolul III – Prezentarea generală a firmelor DANCAR 2000 S.R.L. și Grav olab CNC
S.R.L. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 32
3.1 – Prezentarea firmei DANCAR 2000 S.R.L. ………………………….. …………………. 32
3.3 – Prezentarea firmei Gravolab CNC S.R.L. ………………………….. ………………….. 33
Capitolul IV – Studiu de caz comparativ privind organizarea si administrarea arhivei la
firmele DANCAR 2000 S.R.L. și Gravolab CNC S.R.L. ………………………….. …………………… 35
4.1 – Organizarea compartimentelor de arhivă ………………………….. …………………… 35
4.2 – Personalul arhivelor ………………………….. ………………………….. ……………………. 36
4.3 – Administrarea compartimentelor de arhivă ………………………….. ………………… 37
4.4 – Concluzii ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………. 38
Concluzii ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………. 39
Bibliografie ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………… 40
Anexe ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………… 42

1
Introducere

Lucrarea mea de licență se intitulează „Organizarea și administrarea arhivei în organizațiile
mici”, iar m otivul algerii acestei t eme derivă din dorința mea de documentare în legătură cu acest
subiect .
Această lucrare este un studiu de caz comparativ, în care tema pe care am ales -o este abordată
din mai multe perspective: noțiunile teoretice care au rolul de a
Lucrarea este împărțită în patru capitole: două capitole teoretice și două capitole care
constituie studiul de caz comparativ realizat la firmele DANCAR 2000 S.R.L. și S.C. Geavolab CNC.

2
Capitolul I – Arhivistica – abordare teoretică
1.1 – Arhivistica

Arhivistica este una dintre științele auxiliare ale istoriei care are drept domeniu de investigație
izvoarele scrise pe suporți ușor deteriorabili și pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale și
aplicative în vederea stabilirii soluțiilor optime de selecționare, ordonare, inventariere, conservare și
valorificare a documentelor.1
„Arhivistica este știința care se ocupă de crearea, conservarea și folosirea arhivelor, sau, mai
succint, care se ocupă cu teoria și practica muncii cu arhivele”2.
„Arhivistica este știința care se ocupă cu teoria și practica în arhive. Arhivele ca păstrătoare
de prestigii și antivhități, ca păstrătoare a cunoștinței de sine a popoarelor, co nstituie condiția „sine
qua non” pentru recons tituirea unui popor ”3.
„Știința arhivistică, prin cercetările ei fundamentale și aplicative, are drept scop crearea celor
mai bune condiții pentru muncă în arhive. Indiferenr de forma pe care o au astăzi materialele
arhivistice, toate arhivele din lume con țin izvoare istorice care lămuresc aspecte economice, sociale,
politice, culturale ale unui popor sau se referă la relațiile internaționale ”4.
Putem considera că majoritatea științelor auxiliare ale istoriei sunt auxiliare și Arhivisticii,
ținând cont că în arhive se conservă documentele care ilustrează perioadele istorice. Astfel,
Arhivistica apelează la toate științele care o pot ajuta la realizarea evidenței documentelor respective,
la conservarea și folosirea lor.
Similar cu alte discipline, Arhivistic a are, de asemenea, o terminologie a ei, alcătuită atât din
termeni proprii, care exprimă noțiuni specifice teoriei și practicii sale, fiind preluați uneori și de alte
discipline, cât și termeni împrumutați, neschimbați, de la alte discipline la ale căror metode și rezultate
apelează Arhivistica. Științele auxiliare ale arhivisticii sunt: Criptologia, Cronologia, Diplomatica,
Filigranologia, Filatelia, Genealogia, Grafologia, Heraldica, Miniaturistica, Paleografia și
Sigilografia.

1 Adina Berciu – Drăghicescu, Arhivistică și Documentaristică. Științele auxiliare ale istoriei , București,
Editura Universității din București, 2000, p. 11.
2 Dumitru Marcel Ciucă, Științele auxiliare ale istoriei , București, Editura Saeculum Vizual, 2012, p. 63.
3 Adina Berciu – Drăghicescu, Arhivistică și Documentaristică , Prelegeri universitare, București, 2002, p. 8.
4 Aurelian Sacerdoțeanu, Arhivistică , București, Editura Didactică și Pedagogică, 1970, p. 8.

3
Termenul de „arhivă” repre zintă una din noțiunile fundamentale în cadrul arhivisticii, fie că
este vorba despre teoria sau despre practica arhivistică. Din el derivă denumirea acestei discipline:
„arhivă = arhivistică”. Originea acestui termen este cuvântul grecesc „archeion”, care desemna
reședința arhonilor la vechii greci. Aceasta era și locul unde erau păstrate toate documentele acestor
conducători. În Evul Mediu, termenul „archivum”, exprima locul de păstrare a documentelor și toate
documentele păstrate în acel loc.
În prezent, termenul de „arhivă” are trei accepțiuni. „Instituția arhivistică” include clădirea de
arhivă, depozitele, administrația și locurile unde sunt folosite documentele. Arhiva poate fi și partea
dintr -o clădire în care o instituție își păstrează documentele p roprii (depozitul de arhivă). De asemenea,
acest termen se poate referi și la ansamblul documentelor create de o întreprindere, instituție, persoană
fizică sau familie, în timpul existenței și activității ei.
„În arhivistica țărilor neolatine – incluzând ș i arhivistica românească – termenul de arhivă nu
face deosebire în funcție de vechimea, proveniența, valoarea și folosirea documentelor și are o sferă
mai largă, care cuprinde noțiunile: arhivă curentă și arhivă de depozit”5.
Orice creator și deținător de documente, trebuie să creeze și sa administreze o arhivă curentă
care cuprinde totalitatea documentelor aflate la compartimentele care le -au creat și care sunt folosite
pentru rezolvarea unor nevoi curente sau a lucrărilor în curs de soluționare. Deoarece
compart imentele predau arhiva în al doilea an de la crearea ei, arhiva curentă are o durată de doi ani,
conform legislației în vigoare. După doi ani de la creare, arhiva curentă este predată la depozitul de
arhivă al creatorului, devenind astfel arhivă de depozit.
Legal, arhiva de depozit trebuie să dureze 30 de ani. În această perioadă, asupra arhivei de
depozit se execută diverse operațiuni arhivistice: evidența, selecționarea (cea mai importantă
operațiune arhivistică) și păstrarea documentelor. Toate do cumentele rămase în urma selecționării
sunt depuse la Arhivele Naționale și devin arhivă istorică sau arhivă permanentă.
Orice arhivă trebuie să îndeplinească anumite condiții. Ea trebuie să ia naștere în urma
activității unui creator de arhivă și să fie c onstituită dintr -un ansamblu de documente create în
decursul activității acestuia. Arhiva trebuie sa fie constituită după o serie de reguli, conform legislației
aflate în vigoare, iar păstrarea ei să fie justificată de necesitatea folosirii în scopuri prac tice și
științifice.

5 Dumitru Marcel Ciucă, op. cit ., p. 65.

4
Clasificarea arhi velor este necesară, existând numeroase criterii de clasificare:
A. După deținerea arhivelor:
1. arhive deținute de organizațiile creatoare de arhivă;
2. arhive ale Arhivelor Naționale;
3. arhive deținute de alte organizații și persoane particulare.

B. După etapele procesului de formare a arhivelor:
1. arhive curente;
2. arhive de depozit;
3. arhive istorice.

C. După orânduirea socială:
1. arhive feudale;
2. arhive moderne;
3. arhive capitaliste;
4. arhive socialiste.

D. După etapele istoriei arhivelor:
1. arhiva la destinatar;
2. arhiva la emitent;
3. arhiva de registru.

E. După creatorii arhivelor:
1. arhive centrale;
2. arhive administrative;
3. arhive judecătorești sau judiciare;
4. arhive polițienești;
5. arhive economice;
6. arhive statistice;
7. arhive militare;
8. arhive sanitare;
9. arhive culturale;
10. arhive de învățământ;
11. arhive personale;
12. arhive familiale.

F. După materia subiacentă, există documente scrise pe:
1. hârtie;
2. lemn;
3. mătase;
4. metal;
5. papirus;
6. pergament;

5
7. scoarță de copac.

G. După modul de percepere de către om:
1. arhive vizuale;
2. arhive sonore;
3. arhive audio – vizuale.6
În terminologia arhivistică românească, apare și noțiunea de fond arhivistic, care a fost
introdusă prin intermediul arhivisticii franceze după cel de -al doilea Război Mondial, fondul fiind
definit în practica și teoria arhivistică franceză la jumătatea secolului al XIX – lea. Fondul arhivistic
a devenit unitatea de bază a evidenței arhivistice deoarece la el se raportează toate instrumentele de
evidență și de cercetare științifică din cadrul unei arhive.
Conform l egislației, Fondul Arhivistic Național al României este alcătuit din totalitatea
documentelor create de -a lungul timpului „de către organele de stat, organizațiile publice sau private
economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști
care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice”7.
În general, limitele cronologice ale fondului arhivistic corespund cu limitele cronologice ale
existenței și funcționării creatorului lui. De numirea fondului arhivistic corespunde și ea denumirii
creatorului său. „Există fonduri arhivistice închise, atunci când creatorii lor și -au încetat existența și
toate documentele lor cu valoare de permanente au fost depuse în Arhivele Naționale, și fondur i
arhivistice deschise, atunci când creatorii își continuă activitatea și periodic depun documentele cu
valoare istorică la Arhivele Naționale”8.
Altă noțiune de bază în arhivistică este aceea de colecție arhivistică. Aceasta reprezintă un
ansamblu de docu mente de proveniență diferită, grupate de o organizație, instituție, familie sau
persoană fizică după un anumit criteriu (tematic, cronologic, lingvistic etc.). La fel ca fondurile
arhivistice, colecțiile pot fi colecții arhivistice închise sau colecții ar hivistice deschise. În colecțiile
arhivistice închise nu se mai introduc alte documente; colecțiile arhivistice deschise sunt îmbogățite
periodic cu documente noi intrate în Arhivele Naționale (prin donații, cumpărări etc.). „O colecție
arhivistică deschis ă de la Arhivele Naționale Istorice Centrale este cea numită „Achiziții noi”, a cărei

6 Adina Berci u – Drăghicescu, Organizarea și prelucrarea arhivei contemporane . Disponibil online la:
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/10.htm . Accesat la 20 decembrie 2016.
7 Legea nr. 1 6/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).
8 Dumitru Marcel Ciucă, op. cit. , p. 67.

6
denumire arată că în ea se introduc periodic documentele achiziționate (sau cumpărate) de la diferite
persoane, atunci când ele nu pot constitui un fond sau o colecție”9.
Un termen relativ nou în practica arhivistică este acela de „unitate arhivistică” (u.a.), care a
înlocuit termenul de unitate de păstrare (u.p.). Unitatea arhivistică este elementul component al unui
fond arhivistic sau al unei colecții, care se referă la o singură acțiune sau o singură problemă și ocupă
o poziție distinctă în instrumentul de evidență al fondului sau colecției, care este inventarul. O unitate
arhivistică poate fi formată dintr -un document foaie volantă, un manuscris, un coligat, o fotograf ie, o
matrice sigilară, o condică de documente etc. Ea este cea mai mică unitate de sine stătătoare din cadrul
colecției sau fondului, cu o mobilitate proprie în procesul operațiunilor arhivistice și poate fi formată
dintr -un singur document sau din mai mu lte documente, ca în cazul dosarelor sau al condicilor de
documente.
Rezultă că „elementul indivizibil și indispensabil al fondului sau al colecției este documentul,
acestea fiind constituite dintr -o totalitate de documente”10. Din punct de vedere arhivisti c, noțiunea
de document are o accepțiune foarte largă. „Documentul constituie un termen generic însemnând
toate categoriile de surse ce pot transmite date istorice (inscripții, urme de civilizație materială, acte
etc)11”
„Documentele sunt, așadar, purtătoar e de informații și servesc transmiterea acestora în spațiu
și timp. Ele sunt utilizate în diferite domenii de activitate ale omului constituin obiect de studii ale
diferitelor discipline științifice și se află depozitate în arhive, biblioteci, muzee”12.
„Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverește (sau se preconizează)”
un fapt, se conferă un drept sau se recunoaște o obligație. Potrivit normelor internaționale,
documentrul este definit ca „un material pe care este înregistrată o in formație” sau „o informație
înregistrată pe un segment”13.

9 Ibidem, p. 67.
10 Dumitru Marcel Ciucă, op. cit. , p. 68.
11 ***, Dicționar al științelor speciale ale istoriei. Arhivistică, cronologie, diplomatică, genealogie, heraldică,
paleografie, sigilografie , București, Editura Științifică și Enciclopedică, 1982, p. 103.
12 Adina Berciu – Drăghicescu, Arhivistică și Documentaristică. Științe le auxiliare ale istoriei , București,
Editura Universității din București, 2000, p. 11 – 12.
13 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, Arhivistica în perioada contemporană , Arad, Editura
„Vasile Goldiș” University Press, 2008, p. 6.

7
Prin urmare, documentul poate fi un text scris sau tipărit, o dovadă scrisă care servește la
cunoașterea unui fapt real, din prezent sau din trecut și care este redactat într -o formă clară.
Element ele unui document constau în: informații, înregistrarea lor și suportul pe care se află.
Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, „prin documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Național al României se înțelege: acte oficiale și particulare, dip lomatice și consulare,
memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și
alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice cu
valoare istorică, realizate î n țară sau de către creatori români în străinătate”14.
Termenul de „document” este sinonim parțial cu cel de „act”. În general, termenul de
document se referă la toate înscrisurile, indiferend de perioadă, iar cel de act, se referă doar la cele
din perioada modernă și contemporană deoarece are natură juridică.

14 Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).

8
1.2 – Personalul arhivelor

„Exagerarea, în vechea legislație arhivistică, a rolului compartimentelor și comisiilor de
selecționare în ceea ce privește efectuare principalelor operațiuni arhivistice a condus la formarea
mentalității potrivit căreia personalul arhivei nu -și justifica activitatea, astfel încât, în multe situații
s-a ajuns la desființarea compartimentelor de arhivă și chiar la dispariția din organigramele unităților
a funcției de arhivă și chiar de arhivar sau arhivist”15.
Arhivarul este funcționarul care se ocupă cu munca de arhivă la Arhivele Naționale sau la
unități și efectuează diverse operațiuni arhivistice: operațiuni de predare – primire a documentelor
din depozit, ordonare, invent ariere și selecționare și se asigură că documentele sunt păstrate
corespunzător. Arhivistul este o persoană care are studii superioare, fiind un specialist care își
desfășoară activitatea în cadrul Arhivelor Naționale și al unor instituții centrale sau jud ețene, având
ca principale atribuții prelucrarea, conservarea, valorificarea documentelor dar și acordarea asistenței
de specialitate creatorilor și deținătorilor de arhive. Rolul arhivarului l -a determinat pe legiuitor să
prevadă încadrarea pe asemenea po sturi numai cu avizul Arhivelor Naționale.
Dispariția compartimentelor de arhivă sau reducerea lor la câte o persoană (care îndeplinea de
obicei funcțiile de legător – compactior, încărcător, distribuitor de materiale) care avea și alte atribuții
(difuzare a presei, la centrala telefonică, evidenșa imprimatelor cu regim special) s -a produs din cauza
nerespectării prevederilor legale, încă din anul 1970, ca urmare a înțelegerii și aplicării dogmatice a
înlăturării birocrației din administrația de stat. Din ac eastă cauză, mulți creatori importanți de arhive
care aveau valoare istorico – documentară au ajuns să lucreze cu personal insuficient, necalificat,
apărând astfel probleme în ceea ce privește activitatea de arhivă.
În capitolul intitulat „Personalul arhiv elor”, Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 precizează
că toți „Creatorii și deținătorii de documente, persoane juridice, au obligația de a înființa
compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcție
de valoar ea și cantitatea acestora. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă,
structura și competența acestor compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unității
creatoare și deținătoare de documente, cu avizul Arhivelor Naționa le sau, după caz, al serviciilor
județene ale Arhivelor Naționale”16.

15 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 68.
16 Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Of icial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).

9
Conducerea unităților este obligată să înființeze și să asigure buna funcționare a
compartimentelor de arhivă, chiar și în condițiile dificile ale perioadei actuale, pentru a rezolva o
nevoie reală, dar și pentru a relua o bună tradiție. Pentru ca activitatea de arhivă să fie organizată
corespunzător, în condițiile aplicării noului cadru legislativ, personalul de arhivă trebuie să fie atât
factor de execuție cât și de concepție.
„Crearea u nui statut corespunzător rolului și importanței funcției lucrătorului din arhive,
constituie condiția necesară pentru schimbarea mentalității față de meseria de arhivist sau arhivar,
persoană cu vaste cunoștințe teoretice și experiență practică, chemată să dea viață unor mormane de
documente stivuite fără nic i un criteriu și fără evidență”17.
Punctul de plecare pentru soluționarea problemelor complexe ale creatorilor și deținătorilor
de documente este reprezentat de instruirea personalului și stabilirea atri buțiilor, fiind condiția
principală pentru efectuarea unor lucrări de calitate. Acest proces de instruire este realizat de către
reprezentanții Arhivelor Naționale, prin diferite metode:
1. Instruirea la fața locului, la unitate, cu prilejul controlului de fond sau a contolului
tematic, asupra modului în carte trebuie organizată arhiva, a efectuării unor operațiuni etc.
2. Convocarea la sediul unității a personalului implicat prin lege în activitatea de arhivă
și instruirea lui folosind și exemple concrete oferite de controlul efectuat recent la unitate, punând
accent pe principalele probleme legate de: cadrul juridic în care se desfășoară activitatea de arhivă,
evidența documentelor, constituirea arhivei curente – nomenclatorul arhivistic, inventarierea,
selecționarea, folosirea, depunerea documentelor permanente la Arhivele Naționale, păstrarea și
conservarea documentelor etc. Instruirea se poate referi, de asemenea, doar la o singură temă, cum ar
fi constituirea arhivei curente sau folosirea documentelor.
3. În cadrul programelor de pregătire profesională a personalului de la unități pot fi
incluse unele teme teoretice și practice care vizează activitatea de arhivă.
4. Cu ocazia deplasărilor pe care arhivarii le efectuează la sediul Arhivelor Naționale,
acestora le pot fi transmise unele cunoștințe de specialitate. De obicei, acestea sunt orientate asupra
operațiunilor de bază: evidența, ordonarea, inventarierea și selecționarea documentelor.
5. Uneori, instituțiile centrale sau cele județene organizează ins truiri care vizează
activitatea de arhivă, cu participarea directă a Arhivelor Naționale.

17 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 69.

10
6. Școala Națională de Perfecționare Arhivistică organizează cursuri de formare, atestare
și perfecționare a personalului de arhivă de la creatorii și deținătorii de documente. Examenul de
atestare constă în probe orale (interviu, colocviu) și susținerea unei lucrări de absolvire a cursurilor
și în executarea unei operațiuni arhivistice în fața Comisiei de atestare. Persoanele care promovează
examenul de absolvire sau de atestare, obțin un certificat care atestă profesia însușită.
Principalele atribuții ale personalului care lucrează într -o arhivă sunt următoarele:
1. Cunoașterea legislației arhivistice aflată în vigoare și aplicarea ei într -un mod corect
în unitatea re spectivă, ținând în permanență legătura cu șefii de compartimente și cu Arhivele
Naționale.
2. Participarea la cursurile organizate de Școala Națională de Perfecționare Arhivistică la
sediile direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale pentru formarea, at estarea și perfecționarea
pregătirii profesionale.
3. Inițierea și organizarea operațiunii arhivistice de întocmire a nomenclatorului
arhivistic alături de șefii compartimentelor care fac propuneri în acest sens.
4. Urmărirea modului de aplicare a nomencla torului arhivistic la registatură și
compartimente pentru ca arhiva curentă să fie constituită corect.
5. Supravegherea îndeaproape a modului în care sunt constituite dosarele la
compartimentele instituției, cum sunt inventariate și pregătite pentru predar ea la arhiva unității.
6. Verificarea și preluarea anuală a tuturor documentelor create la compartimente pe bază
de inventare și proces verbal.
7. Asigurarea evidenței documentelor intrate și ieșite din depozitele de arhivă pe baza
Registrului de evidență curentă.
8. Efectuarea operațiunilor arhivistice de ordonare și inventariere a documentelor
neordonate și fără evidență, aflate în depozit, indiferent de proveniența lor.
9. Persoana responsabilă cu arhiva este și secretarul comisiei de selecționare. Acest a
sesizează președintele comisiei de selecționare pentru convocarea comisiei în vederea selecționării
documentelor al căror termen de păstrare a expirat. Secretarul comisiei de selecționare întocmește
formele prevăzute le lege pentru confirmarea lucrării r espective de către Arhivele Naționale. De

11
asemenea, el asigură predarea documentelor selecționate la unitățile de reciclare a hârtiei, depunând
acestora și o copie după confirmarea Arhivelor Naționale.
10. Cercetarea documentelor din depozit pentru elibera rea copiilor și certificatelor
solicitate de cetățeni pentru dobândirea unor drepturi individuale este realizată în conformitate cu
legile în vigoare. Secretarul întocmește pe versoul cererii referatul care cuprinde denumirea fondului
cercetat, compartimen tul, numărul dosarului (cota), anul, fila și poziția sau pozițiile dacă este cazul.
Referarul este datat și semnat de către persoana responsabilă cu arhiva.
11. La solicitare, secretarul pune la dispoziție compartimentelor documentele pe care
acestea le -au solicitat, pe bază de semnătură, care este consemnată în registrul de depozit. În locul
documentelor, pune pe poliță fișa de control pâna la restituirea dosarelor împrumutate, când verifică
integritatea documentelor pe care le reintegrează apoi la fondul arhivistic căruia îi aparțin.
12. Pregătirea documentelor permanente, realizarea inventarului acestora și depunerea lor
la Arhivele Naționale, conform prevederilor legale.
13. Organizarea depozitului de arhivă, sistematizarea documentelor după criterii sta bilite
în prealabil și întocmirea ghidului topografic al depozitului.
14. Asigurarea ordinii și curățeniei în depozitul de arhivă. Secretarul solicită conducerii
unității dotarea corespunzătoare a arhivei cu mobilier, rafturi, scări, instalații de climatiz are, mijloace
PSI etc.
15. Informarea conducerii unității despre eventuale probleme, nereguli (degradări,
distrugeri) și propunerea unor măsuri pentru a asigura condițiile corespunzătoare de de păstrare și de
conservare a arhivei.
16. Punerea la dispoziția delegatului Arhivelor Naționale a tuturor datelor, informațiilor și
documentelor solicitate privind situația fondurilor și colecțiilor, cu prilejul efe ctuării operațiunii de
control18.

18 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 69 – 72.

12
Capitolul II – Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente

Organizarea și prelucrarea arhivei curente în instituții și organizații presupune realizarea
tuturor operațiunilor arhivistice în conformitate cu legislația arhivistică în vigoare. Operațiunile
arhivistice sunt următoarele: evidența documentelor, gruparea lor în dosare, alcătuirea
nomenclatorului dosarelor, constituirea dosarelor, inventarierea dosarelor, predarea lor la
compartimentul arhivă, selecționarea documentelor, folosirea documentelor, păstrarea documentelor,
organizarea depozitului de arhivă și d epunerea documentelor la Arhivele Naționale.

2.1 – Evidența documentelor

Legislația arhivistică prevede obligația tuturor creatorilor și deținătorilor de documente de a
ține evidența acestora: „Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină
evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite,
potrivit legii”19.
Înregistrarea documentelor reprezintă existența lor oficială, fiind actul de naștere al fiecărui
document. Asigurarea păstrării documentelor depinde, în primul rând, de corectitudinea înregistr ării
lor. Numărul mare și diversitatea documentelor intrate și ieșite de la un creator necesită organizarea
precisă a circuitului lor.
În cazul în care creatorul de documente a creat un număr foarte mare de documente,
înregistrarea lor se face la fiecare c ompartiment de muncă, la registratura generală, înscriindu -se
numărul de înregistrare atribuit de expeditor și denumirea compartimentului la care se repartizează
pentru înregistrare și rezolvare.
Documentele sunt înregistrate cronologic, în ordinea primiri i lor, începând de la 1 ianuarie
până la 31 decembrie ale fiecărui an. În registrul de intrare – ieșire vor fi precizate următoarele
elemente:

19 Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată î n Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).

13
1. Numărul de înregistrare;
2. Data înregistrării;
3. Numărul și data documentului date de emitent;
4. Numarul f ilelor documentului;
5. Numarul anexelor;
6. Emitentul;
7. Conținutul documentului pe scurt;
8. Compartimentul căruia i s -a repartizat;
9. Data expedierii;
10. Modul rezolvării;
11. Destinatarul;
12. Numărul de înregistrare al documentului la care se conex ează;
13. Indicativul dosarului după nomenclator (se stabilește și se completează în registru după
rezolvarea documentului).
„Documentele care se referă la aceeași problemă se conexează la primul document înregistrat;
în dreptul fiecărui document conexat s e trece în rubrica corespunzătoare numărul de înregistrare al
documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu și cele întocmite pentru uz
intern se înregistrează ca și documentele inițiale, completându -se coloanele adecvate. În caz ul
documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al doc umentului la care
se răspunde”20.

2.2 – Gruparea documentelor în dosare

Primirea, înregistrarea și repartizarea documentelor spre rezolvare sunt cele trei operațiuni de
bază ale registraturii. În funcție de conținut, fiecare document urmează să fie repartizat la un dosar.

20 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 12 – 13.

14
Conform legislației, documentele se grupează în dosare anual, potrivit problemelor și termenelor de
păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
„Prima operație în cadrul formării dosarului constă în așezarea în bibliorafturi sau în mape a
documentelor primite de la diferiți corespondenți, persoane juridice sau fizice împreună cu
documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât și cu anexele lo r, conturându -se așsezarea
documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a
formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de
constituire a documentelor”21.
„Grupare a documentelor primite, expediate, cât și a anexelor se face printr -un riguros
discernământ, repartizându -se la aceeași mapă numai documentele care se referă la aceeași problemă
și cu același termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliți, care î nsumează sub o formă
determinată grupa de docu mente create într -o instituție”22.

2.3 – Nomenclatorul dosarelor

Fiecare instituție, organizație sau agent economic trebuie să întocmească nomenclatorul
dosare lor, sub forma unui tabel (anexa 1 ). Fiecare instituție este obligată prin lege să elaboreze
nomenclatorul dosarelor, el asigurând constituirea corectă a unităților arhivistice. Legea Arhivelor
Naționale numărul 16/1996 specifică: „Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, potrivit
probl ematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se
întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele întocmite la nivel
central se aprobă de către Arhivele Naționale, iar cele ale cel orlalți creatori de către serviciile ju dețene
ale Arhivelor Naționale”23.
Nomenclatorul arhivistic este un tabel sistematic și cuprinde următoarele rubrici: direcția,
serviciile, denumirea dosarului, termenul de păstrare și observațiile. Acesta este un inst rument de
lucru esențial pentru buna funcționare a arhivei, el asigurând cunoașterea și respectarea statutului, a

21 Adina Berciu – Drăghicescu, Organizarea și prelucrarea arhivei contemporane . Disponibil online la:
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/10.htm. Accesat la 20 decembrie 2016.
22 Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de păstrare , în „Revista Arhivelor”, an
LV, vol. X2, nr. 4/1978, p. 444.
23 Legea nr. 16/1996 privind Arh ivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).

15
gradului de importanță a fiecărui act, oferind o imagine asupra tipurilor de documente deținute de
instituția creatoare și asupra specificului ei. Conducerea unității trebuie să se implice și ea în procesul
complex de alcătuire a nomenclatorului deoarece dispune de cunoștințe vaste în ceea ce privește
domeniul de activitate al instituției (organizației).
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 pre vede că numerotarea dosarelor în nomenclatorul
arhivistic nu se mai facă începând de la numărul 1 în fiecare compartiment de muncă pentru a facilita
eventuala completare a acestuia atunci când intervine reorganizarea instituției respective, unele dintre
compartimentele de muncă fiind comasate sau mutate de la o instituție (sau organizație) la alta.
Aplicarea nomenclatorului la constituirea arhivei curente presupune folosirea unui sistem
structural, care trebuie să fie reînnoit sau completat dacă intervin re organizări în cadrul instituțiilor,
întreprinderilor sau al altor organizații.
„De asemenea, în nomenclator, care cuprinde toate denumirile sau titlurile dosarelor ce se
creează în cadrul unei organizații așezate structural, apare deseori fenomenul repetăr ii aceleiași
documentații la mai multe compartimente. Astfel, din cercetarea nomenclatorului unor organizații
centrale s -a constatat că o serie de materiale preconstituite, registrele de intrare și ieșire, condicile de
prezență, de predare și primire a cor espondenței etc. apoi diferite acte normative, ordinele, circularele,
instrucțiunile, planurile de măsuri, reclamațiile și sesizările, documentele privind mișcarea
personalului, unele documente specifice organizației respective etc. apar la mai multe compa rtimente.
Fenomenul acesta apare și la unitățile subordonate în special la cele economice, unde anumite
categorii de documente apar concomitent la diferite compartimente ca cele care se ocupă de
problemele administrative, de personal, de aprovizionare – desfacer e, de transport sau financiare”24.
Nomenclatorul dosarelor este întocmit potrivit Anexei 1 din Legea Arhivelor Naționale nr.
16/1996. Documentele sunt grupate anual în dosare, în funcție de problemele și termenele de păstrare
stabilite prin nomenclato rul dosarelor. Nomenclatorul este întocmit sub forma unui tabel în care sunt
înscrise, pe compartimente de muncă, tipurile de documente care sunt grupate pe probleme și termene
de păstrare.
În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartiment elor de muncă,
respectându -se ordinea în care acestea apar în schema de organizare a creatorului de documente.
Acestea sunt numerotate cu cifre romane (I, II, III etc.). În a doua rubrică se trec subdiviziunile
compartimentelor de muncă și se numerotează c u litere majuscule (A, B, C etc.).În rubrica a treia se

24 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 14 – 15.

16
trece rezumatul conținutului documentelor care formează dosarul. Fiecare dosar se numerotează cu
cife arabe (1, 2, 3 etc.). Indicativul dosarului respectiv este format din cifra romană, litera majuscu lă
și cifra arabă (exemplu de indicativ al unui dosar: I A 12). Sunt cazuri în care indicativul dosarului
poate fi format numai din litera majusculă și cifra arabă sau numai din cifra arabă, în cazul în care
creatorul are ca părți componente numai comparti mente de muncă fără subdiviziuni s au nici
compartimente de muncă25.
La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va fi trecut în registrul de intrare – ieșire,
la rubrica rezervată acestuia, dar și pe fiecare document în parte. În a patra rubrică a nomenclatorului
se înscrie termenul de păstrare al documentului (5, 10, P sau C.S.). Stabilirea acestui termen se face
ținându -se seama de mai mulți factori: legislația în vigoare, importanța practică pentru activitatea
creatorului de documente și de impor tanța științifică a informațiilor pe care le conțin documentele.
„În dreptul grupelor de documente care se păstrea ză permanent se trece cuvântul permanent
(prescurtat „P”) iar pentru aceșea care se păstrează temporar, cifra care reprezintă numărul anilor c ât
se păstrează (1, 3, 5, 10 etc.). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi
stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se
presupună că, în anumite conjucturi, informațiilor documentel or pot avea importanță științifică, lângă
termenul de păstrare temporară se menționează „C.S.” (comisia de selecționare). La expirarea
termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecționare și, după caz, pot
fi propuse pentru eliminare sau reținute permanent”26.
Documentele care au același termen de păstrare și care se referă la aceeași problemă sunt
grupare într -un dosar. În cazul în care aceleași genuri de documente sunt întocmite pe perioade de
timp diferite și au termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale etc.),
se întocmesc dosare separate pentru fiecare termen de păstrare.
Nomenclatorul dosarelor se modifică doar dacă se produc modificări în structura creatorului
de documente. Dosarele constituite pe baza nomenclatorului se predau la arhiva generală pentru
fiecare an expirat, până la sfârșitul anului următor.
Atunci când dosarele trebuie să fie predate la arhiva generală, este necesar să fie efectuate
următoarele operațiuni:

25 Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, a probate de conducerea
Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
26 Ibidem .

17
1. Ordonar ea cronologică a documentelor cuprinse în dosare (în unele cazuri speciale pot
fi ordonate după alte criterii);
2. Îndepărtarea acelor, agrafelor și a filelor nescrise;
3. Coaserea documentelor din fiecare dosar sau legarea lor în coperte de carton.
„Dosar ele nu trebuie să aibă mai mult de 200 – 300 de file, filele dosarului se nume rotează în
colțul din dreapta – sus”27. Pe o foaie nescrisă sau pe prima pagină, dacă aceasta a rămas nescrisă, sub
semnătură va fi trecut numărul total de file al dosarului: „pre zentul dosar conține _______ file”
(numărul va fi trecut mai întâi în cife și apoi în litere, între paranteze).
După ce nomenclatorul arhivistic este verificat de Arhivele Naționale, acesta fa vi modificat
sau completat numai dacă apar schimbări în activit atea sau organizarea instituției (organizației).
„O arhivă fără nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a cărui reorganizare
necesită o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza
nomenclatorului este sis temul cel mai economic și, în același timp, operativ.28”

2.4 – Constituirea dosarelor

Ca orice produs social, dosarul își are istoria lui. „Termenul de dosar a urmat celui de dela
care la rândul său s -a despri ns din termenul de acta”29. Primele instrucțiuni de organizare a arhivei au
fost emise în anul 1831, în Țara Românească și Moldova. Acestea prevedeau obligațiile creatorilor
de arhivă de a grupa toate documentele pe care le creează în dosare, pe probleme. În interiorul
dosarelor, documentele trebuiau să fie puse în ordine cronologică, după data primirii (care era urmată
de conceptul de răspuns sau alte înscrisuri), iar la sfârșit erau cusute după sistemul legătoriei de cărți.
În anul 1848, statutul administrativ a stabilit și alte detalii în legătură cu dosarele, limitând grosimea
lor. Acestea nu puteau depăși grosimea de 25 cm.
La sfârșitul secolului al XVIII – lea, În Translivania a fost introdus sistemul de registratură.
Datorită acestui sistem, actele create pe parcursul unui an erau păstr ate în ordine cronologică, după

27Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 15.
28 Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor , în „Revista Arhivelor ”, an LXI, vol.
XLVI, nr. 4/1984, p. 414.
29 Adina Berciu – Drăghicescu, Organizarea și prelucrarea arhivei contemporane . Disponibil online la:
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/10.htm. Accesat la 20 decembrie 2016.

18
numărul de înregistrare. Din această formă au apărut mai târziu alte sisteme diferite, cel mai utilizat
fiind cel al numărului de bază, care presupunea gruparea actelor care se refereau la aceeaș i problemă
într-un singur loc .S-a dezvoltat paralel și sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc toate
chestiunile de același fel. Ambele sisteme reprezintă forma de tranziție între sistemul cronologic de
păstrare a actelor și cel al dosarelor și pregătesc terenul pentru pe ntru introducerea sistemului modern
al dosarelor30.
După ce documentele sunt rezolvate, se grupează în dosare potrivit nomenclatorului. După
doi ani de la constituirea lor, ele nu mai fac parte din arhiva curentă, fiind predate la arhiva de depozit
spre a f i păstrate. Este necesar să se efectueze diverse operațiuni pentru ca dosarele să poată fi predate
la compartimentul de arhivă:
1. Toate documentele care se află într -un dosar trebuie să fie ordonate cronologic (în
cazuri speciale, pot fi ordonate și după alte criterii); dacă pentru constituirea dosarului respectiv a fost
folosită ordinea cronologică, actele mai vechi vor fi puse deasupra și cele mai noi dedesubt;
2. Toate clamele, acele, agrafele metalice, filele nescrise și dubletele vor fi îndepărtate;
3. Documentele din fiecare dosar trebuie sa fie cusute sau legate în coperte de carton, în
așa fel încât textul, datele și rezoluțiile să poată fi citite integral;
4. Nici un dosar nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file; dacă acest număr este
depășit , vor fi constituite mai multe volume ale aceluiași dosar și vor fi numerotate corespunzător;
5. Filele dosarelor se numerotează cu un creion negru în colțul din dreapta sus; în cazul
în care dosarele sunt formate din mai multe volume, filele se numeroteaz ă începând cu numărul 1
pentru fiecare volum;
6. Pe coperta dosarului vor fi trecute: denumirea unității și a compartimentului creator,
numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început și de sfârșit,
numărul de file, volu mul și termenul de păstrare;
7. Pe prima pagină nescrisă a registrelor și condicilor sau pe o foaie nescrisă, adăugată la
sfârșitul dosarului, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului va nota:

30 Cristiana Dinu, Vasile Nic ula, Constituirea dosarelor pe termene de păstrare , în „Revista Arhivelor”, an
LV, vol. X2, nr. 4/1978, p. 16.

19
„Prezentul dosar (registru, condică) conține ______ file”, în cifre și, între paranteze, în litere,
după care semnează și pune data certificării31.

2.5 – Inventarierea dosarelor și predarea lor la compartimentul de arhivă

Operațiunea de luare în evidență a unităților arhivistice este inventarierea dosarel or, prin
intermediul căreia este întocmit inventarul fondului sau colecției. Inventarul este un instrument de
lucru arhivistic și este realizat sub forma unui tabel care conține următoarele rubrici: număr curent,
indicativul dosarului după nomenclator, con ținutul pe scurt al dosarului, registrului etc., datele
extreme, numărul filelor și observaț ii. (anexa 2) Operațiunea de inventariere a unităților arhivistice
poate fi realizată prin două metode: metoda directă și metoda indirectă (pe fișe).
Metoda directă presupune efectuarea directă a procesului de inventariere. Datele sunt înscrise
pe coperta dosarelor în care sunt grupate documentele în funcție de diferite criterii și apoi sunt notate
în inventar. Această metodă are și câteva dezavantaje: necesită spați u și mutarea documentelor dintr –
un loc în altul. Cu toate acestea, ea este utilizată de majoritatea creatorilor de arhivă.
În cazul metodei indirecte, inventarierea este realizată pe baza fișelor. Această metodă este
foarte avantajoasă deoarece permite înl ăturarea greșelilor care pot apărea în redactarea conținutului
rezumatelor și evită mutarea materialelor. De asemenea, fișele pot fi folosite și în alte scopuri: crearea
unui fișier tematic sau cronologic, introducerea datelor într -o bază de date prin inte rmediul
calculatorului (arhivarea electronică).
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 prevede că documentele trebuie să fie depuse „la
depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și
proce s verbal de pre dare – primire”32 (anexele 3 și 4).
În inventar sunt trecute toate dosarele care au același termen de păstrare și care au fost create
de către un compartiment de muncă, în cursul unui an. Fiecare compartiment trebuie să întocmească
un număr de inventare car e corespunde cu toate termenele de păstrare prevăzute în nomenclator. Dacă
dosarele sunt alcătuite din mai multe volume, fiecare dosar va primi un număr distinct în inventar.

31 Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
32Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).

20
Potrivit legislației, inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele cu termen de
păstrare temporar și în 4 exemplare pentru documentele cu termen de păstrare permanent. Un
exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte exemplare se depun la
compartimentul de arhivă, odată cu dosarele. Dosarele neînchei ate în acel an și cele care rămân la
compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv și se menționează că nu au fost
predate. Astfel, se înlătură pericolul ca aceste dosare să fie rătăcite și se asigură că sunt corect arhivate.
Când sunt p redate în cele din urmă, acest lucru trebuie să fie mentionat în inventar.
Pentru ca informațiile să poată fi regăsite cât mai repede și utilizate într -un mod eficient, este
important ca informațiile din inventar să fie redate operativ și integral. Un dosa r sau un document nu
se referă la o singură problemă, ci includ o multitudine de probleme conexe. Informația referitoare la
acestea poate fi pierdută dacă problemele nu sunt redate în conținutul dosarului.
Toate compartimentele creatoare de muncă au oblig ația de a constitui dosarele, de a le
inventaria și preda compartimentelor creatoare de documente conform legislației în vigoare. Predarea
la arhivă se face conform unei programări prealabile, pe baza unui proces verbal. (anexa 5) Atunci
când dosarele sunt preluate, compartimentul de arhivă le verifică, urmărind respectarea normelor de
constituire a dosarelor și concordanța între conținutul lor și datele notate în inventar. Dacă apar
neconcordanțe, ele se aduc la cunoștința compartimentului creator care efe ctuează modificările ce se
impun33.
Evidența dosarelor și a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ține în registrul de
evidență curentă. (anexă) Dacă arhiva păstrează și alte fonduri arhivistice, în registrul de evidență
curentă se deschide o p artidă pentru fiecare fond.
Conform Instrucțiunilor care privesc activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996,
la capitolul „Preluări” se trec, în ord inea preluării, toate inventarele d osarelor preluate. Fiecare
inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine. Pentru fiecare inventar se notează:
1. Numărul de ordine al inventarului;
2. Data preluării documentelor din inventarul respectiv;
3. Denumirea compartimentului de la care provine inventarul;

33 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 21 – 23.

21
4. Datele extreme ale documentelor;
5. Totalul dosarelor din inventar;
6. Totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv;
7. Numărul dosarelor lăsate la compartiment și sepuse ulterior.
La capitolul „Ieșiri” se trec:
1. Data ieșirii documentelor din evidență;
2. Unde s -a predat;
3. Denumirea, numărul și data actului pe baza căruia au fost scoase din evidență;
4. Totalul dosarelor ieșite.
„Scoaterea dosarelor din evidență se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deținătorilor de documente și cu confirmarea Arhivelor Naționale, în urma selecționării, transferului
către altă unitate deținătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.
Dosarele su nt scoase din evidența arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz:
1. Proces – verbal de selecționare;
2. Proces – verbal de predare – preluare
3. Proces – verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau lipsei
acestora”34.
Pot fi scoase din evidență doar documentele deteriorate, în urma propunerii comisiei de
selecționare. Propunerea trebuie să fie aprobată de conducerea unității creatoare sau deținătoare de
documente și confirmată de Arhivele Naționale.

2.6 – Selecționarea docume ntelor

Cea mai importantă operațiune arhivistică este selecționarea documentelor deoarece prin
intermediul acesteia se stabilește importanța sau inutilitatea documentelor, în funcție de diverse

34 Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

22
criterii. Deoarece selecționarea presupune si păstrarea sau e liminarea definitivă a documentelor,
creatorii de arhivă trebuie să fie foarte responsabili pentru a evita pierderea unor documente
importante, fără a mai exista posibilitatea de recuperare a acestora.
Astfel, prin intermediul selecționării se stabilește c are sunt documentele ce au valoare
documentar – istorică în vederea predării lor la Arhivele Naționale, dar și „introducerea în circuitul
economic a celor care nu mai prezintă interes pent ru societate sub niciun aspect”35.
„Documentele constituite de creator pe probleme și termene de păstrare ocupă an de an spații
de depozitare și solicită însemnate fonduri bănești pentru conservarea și evidența lor. Termenele de
păstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea științifică sau utilitatea practică a documentelor.
Interesul practic este limitat la un număr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc., timp în care documentele pot
servi ca sursă de informare și de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot să fie și mai lungi
(de 30, 50 sau 100 de ani) d acă documentele au o valoare practică îndelungată (de exemplu arhivele
de person al, de plata retribuției etc.)”36.
Legislația arhivistică prevede că în fiecare unitate creatoare și deținătoare de documente
trebuie să funcționeze o comisie de selecționare ca re este numită prin decizia sau ordinul
conducătorului unității respective. Comisia de selecționare este compusă din președinte, secretar și
un număr impar de membri (pentru a evita apariția problemelor atunci când aceștia trebuie să
stabilească importanța sau inutilitatea unor documente, apelând astfel la votare), numiți din rândul
specialiștilor proprii, reprezentând principalele compartimente de arhivă. Secretarul comisiei de
selecționare este șeful compartimentului de arhivă. De asemenea, este necesar c a membrii comisiei
de selecționare să aibă o vastă experiență în acest domeniu pentru a fi în măsură să hotărască asupra
importanței informațiilor cuprinse în documente.
Persoanele care realizează selecționarea documentelor, în special arhivistul, trebuie să dețină
un anumit grad de cultură și cunoștințe istorice solide care le oferă discernământul în activitatea de
selecție. Comisia de selecționare trebuie să stabilească legături între diferite evenimente, domenii de
activitate, asimilări de situații și ex periență în muncă37.

35 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 29.
36 Voica Coma n, Selecționarea documentelor la organizații , în „Revista Arhivelor”, an LIX, vol. XLIV, nr.
4/1982, p. 370.
37 Adrian Adamache, Unele aspecte ale selecționării documnentelor , în „Revista Arhivelor”, nr. 3 din 1989,
p. 287.

23
Membrii comisiei de selecționare a documentelor trebuie să cerceteze atent fiecare dosar, să
stabilească dacă documentele care au termen de păstrare permanent sunt destul de cuprinzătoare și
concludente în ceea ce privește rolul creator ului în stat, economie, cultură sau alte domenii. Pentru ca
selecționarea să fie realizată corect este necesară citirea integrală a documentelor și a inventarelor
acestora, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru ca documentele si informațiile pe care le
cuprin să fie privite în ansamblu. Superficialitatea, incompetența, formalismul și neatenția pot ducce
la pierderi irecuperabile de documente38.
Președintele convoacă anual sau ori de câte ori este necesar comisia de selecționare, iar
secretarul prezintă comisiei inventarele cu termene de păstrare expirate. Pentru a aprecia importanța
documentelor, comisia de selecționare ia în considerare respectarea termenelor de păstrare a
documentelor care sunt prevăzute în nomenclator și acordă o atenție deos ebită celor care au, pe lângă
termenul de păstrare, mențiunea „C. S.”(comisia de selecționare). În cazul în care comisia de
selecționare constată greșeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabilește că
unele dintre acestea trebuie să aibă termen de păstrare permanent, ele se trec în inventarele
corespunzătoare termenului de păstrare, la anul și compartimentul de muncă respectiv. La încheierea
lucrărilor, comisia de selecționare întocmește un proces – verbal (an exa 6 ) care se înaintează spre
aprobare conducerii unității. Comisia selecționează atât documentele create de unitatea respectivă,
dar și cele create de alte unități care sunt păstrate în depozitul unității respective. Inventarele dosarelor
propuse de comisie spre a fi eliminate, însoțite de procesul – verbal aprobat de conducerea unității și
de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecționarea
(câte un exemplar) se înaintează pentru confirmare la Arhivele Naționale, în cazul unităților c entrale,
sau la direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, în cazul unităților locale. Aceste instituții pot hotărî
păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă în nomenclator aveau termene de păstrare temporară.
Pentru ca documentele să poată fi verif icate de organele de control ale Arhivelor Naționale, în vederea
confirmării lucrării de selecționare, sunt păstrate în ordine, pe rafturi39.

38 Voica Coman, Selecționarea documentelor la organizații , în „Revista Arhivelor”, an LIX, vol. XLIV, nr.
4/1982, p. 373.
39 Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

24
2.7 – Folosirea documentelor

Informațiile numeroase din diverse domenii cuprinse în depozitele de arhivă ale cre atorilor și
deținătorilor de documente și documentele care aparțin Fondului Arhivistic Național pot fi utilizată
pentru cercetarea necesară elaborării unor lucrări științifice, rezolvarea unor lucrări administrative,
informări, documentări, dar și pentru e liberarea unor copii, extrase și certificate.
Conform Legii Arhivelor Naționale, documentele care alcătuiesc Fondul Arhivistic Național
al României pot fi consultate de către cetățenii români și străini laa cerere, după 30 de ani de la crearea
lor. Dacă se dorește cercetarea unor documente la care nu s -a împlinit acest termen, atunci conducerea
unității creatoare sau deținătoare trebuie să aprobe cererea. Legea stabilește că documentele care au
valoare deosebită nu vor fi expuse public, în original, ci sub formă de reproducere, pentru a se asigura
protejarea acestora40.
Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați prin lege să elibereze, la cererea persoanelor
juridice sau fizice, copii și extrase după documentele pe care le crează și le dețin (chiar d acă acestea
nu au îndeplinit termenul de 30 de ani), dacă ele cuprind drepturi care îl privesc pe solicitant
(vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale etc.).
„Certificatul va cuprinde o expunere exactă și clară a datelor rezultate din documente, v a
indica numai datele existente, precum și denumirile documentelor din care s -au extras elementele
necesare întocmirii certificatului ”41. Certificatele nu pot cuprinde concluzii personale sau generalizări
în legătură cu informațiile care se regăsesc în docu mentele cercetate, iar datele sunt expuse în ordine
cronologică. Certificatul este redactat întotdeauna pe baza unui referat scris cu cerneală pe cerere,
întocmit, datat și semnat de persoana care a realizat cercetarea. De asemenea, acesta trebuie să
cupri ndă denumirea fondului cercetat și cotele unităților arhivistice cercetate (anul și numărul din
inventar).
„Dacă, la cererea petiționarului sau din dispoziția conducerii unității creatoare sau deținătoare,
recercetându -se documentele, se găsesc noi date, s e poate elibera fie un nou certificat, menționându –
se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului și datei de emitere a precedentului, fie se

40 Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).
41 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 54.

25
poate emite un nou certificat, menționându -se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care
se va anula și retrage; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.
În cazul când în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiecul cererii, această situație se
comunică în scris solicitantului; dacă se cunoaște unitatea deținătoare a documen telor, cererea se
trimite spre rezolvare respectivei unități, comuniându -i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise,
în textul certificatului, ștersături sau completări printre rânduri, răspunderea asupra exactității datelor
o poartă referentul și șef ul lui ierarhic, iar copiile sau extrasele se legalizează de unitatea care le
eliberează și se înmânează personal solicitantului ori împutenicitului său leg al sau se expediază prin
poștă”42.
Dacă în dosarul în care a fost realizată cercetarea se regăsesc ce rtificate de studii, diplome,
acte de stare civilă sau alte acte originale personale, acestea vor fi restituite titularului, sub semnătură,
păstrându -se la dosar o copie certificată de persoana responsabilă cu arhiva.
„Evidența cererilor se ține pe bază de fișe întocmite pent ru fiecare solicitant în parte”43. Fișele
se ordonează alfabetic și trebuie să cuprindă numele și prenumele solicitantului, numărul și data de
înregistrare a cererii. De asemenea, poate fi creat un subsistem arhivistic computerizat de ev idență și
regăsire a cererilor și actelor eliberate. Dacă sunt scoase din depozitul de arhivă documente în vederea
cercetării lor, în locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fișă de control, care se
va anula la rearhivarea dosarului .
Dacă aceste operațiuni arhivistice care privesc utilizarea documentelor sunt realizate
corespunzător, este foarte ușor să se țină evidența situației fiecărei unități arhivistice din depozitul de
arhivă. Persoana care este resposabilă cu acest compartimen t (arhivarul sau arhivistul) trebuie să
controleze la rearhivare integritatea unităților arhivistice, asigurată de dosarul numerotat, legat și
certificat44.

42 Adina Berciu – Drăghicescu, Organizarea și prelucr area arhivei contemporane . Disponibil online la:
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/10.htm. Accesat la 20 decembrie 2016.
43 Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
44 Ibidem .

26
2.8 – Păstrarea documentelor și organizarea depozitului de arhivă

Păstrarea documentelor este una dintre cele mai importante operațiuni arhivistice, ea
presupunând asigurarea condițiilor optime pentru a evita deteriorarea documentelor. „Prin păstrarea
documentelor sau păstrarea arhivei se înțelege preocuparea pentru asigurarea existenței și integrităț ii
documentelor, dar și procesul de prelungire a vieții utile a documentelor de arhivă printr -un complex
unitar de mă suri tehnice și organizatorice”45.
Toți creatorii și deținătorii de documente sunt obligați prin lege să păstreze documentele în
condiții cât mai bune pentru a asigura viața îndelungată a acestora: „Creatorii și deținătorii de
documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare,
asigurându -le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comer cializării în alte condiț ii decât
cele prevăzute de lege ”46.
Pentru a evita deteriorarea suporturilor pe care se află unitățile arhivistice este necesar ca
normele de păstrare și folosire a documentelor cuprinse în legislația arhivistică aflată în vigoare s ă
fie respectate. Desfășurarea activității în conformitate cu normele nu numai că prelungește viața
arhivelor, dar și facilitează folosirea lor operativă și menține integriatatea bazei de documentare.
Instituțiile și societățile trebuie să fie conștiente d e importanța arhivelor pe care le dețin și
creează și să asigure condiții optime de păstrare a tuturor unităților arhivistice. Legea Arhivelor
Naționale cuprinde dispoziții din care reiese obligativitatea păstrării arhivelor în condiții
corespunzătoare: „P ersoanele juridice creatoare și deținătoare de documente sunt obligate să le
păstreze în spații special amenajate pentru arhivă. Noile construcții ale creatorilor și deținătorilor de
arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naționale sau serviciile județene ale Arhivelor Naționale, după
caz, numai dacă au spații prevăzute pentru păstrarea documentelor. Arhivele Naționale și serviciile
județene ale Arhivelor Naționalepot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deținători până
la asigurarea spațiilor n ecesare preluării lor. Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcție de formatul
și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu
mijloace, instalații și sisteme de preve nire și stingere a incendiilor”47.

45 Florin Oprea, Conținutul și evoluția conceptelor și ale practicii de pă strare, conservare și restaurare a
arhivelor , în „Arhiva Românească”, tom I, fasc. 2/1995, p. 31.
46 Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).
47 Ibidem .

27
Depozitele de arhivă se amenajează în clădiri care sunt construite special sau adaptate pentru
păstrarea unităților arhivistice, fiind formate din încăperi distincte care au rolul de a asigura izolarea
spațiilor destinate păstrării de cele cu alte desti nații. Clădirile în care se află arhivele trebuie să
îndeplinească anumite cerințe specifice activității care se desfășoară în aceste clădiri și a depozitelor
pe care le include. Aceste măsuri se referă la gradul de umiditate, temperatură, luminozitate, se curitate,
rezistență la foc și cutremur. Astfel, persoanele responsabile cu arhiva trebuie să urmărească
menținerea unui microclimat constant în spațiul de depozitare și să evite amplasamentele care pot
provoca, din cauza vecinătății contraindicate, posibi le surse de degradare (incendii, explozii, inundații,
incendii, explozii, inundații, emanații de noxe cu caracter distructiv, obiective cu caracter strategic
etc.). Este necesar să fie respectate condițiile de igienă a depozitelor și să fie prevăzute măsur i de
pază împotriva efracției, deteriorării sau distrugerii documentelor.De asemenea, în depozitele de
arhivă se folosesc alarme împotriva incendiilor care avertizează ridicarea bruscă a temperaturii sau
apariția fumului, dar și sisteme de alarmare împotri va efracției care avertizează tentativa de
pătrundere în interiorul acestor spații. Manipularea și transportul documentelor se desfășoară în
condiții de perfectă siguranță pentru a elimina riscurile potențiale de dispariție sau dist rugere a
unităților arhi vistice48.
Deși unele documente se bucură de o păstrare în condiții adecvate, altele sunt lăsate uitării,
deteriorându -se treptat. Din cauză ca nu dețin un spațiu adecvat, unele instituții sau societăți
improvizează diverse încăperi în care documentele sunt așezate la întâmplare, cercetarea și utilizarea
lor devenind aproape imposibilă.
Deoarece hârtia este un material higroscopic, ea își schimbă ușor calitatea în funcție de
modificarea umidității mediului înconjurător, iar microorganismele se dezvoltă în ac est mediu, în cele
din urmă formându -se mucegai pe suprafața documentului, sub forma unor pete greu de înlăturat.
Aceste ciuperci de mucegai se răspândesc foarte repede prin aer, apă sau prin contact și apar atunci
când arhiva se află în subsol sau în spaț ii nearisite. În cazuri grave, suportul friabil pe care se află
unitatea arhivistică este degradat, iar filele se lipesc uneșe de altele, fiind greu de desfăcut chiar și în
laboratoarele de restaurare49.

48 Normativ privind caract eristicile tehnico -funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și
conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă. Disponibil online la:
http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/Pdf -uri/Norma tiv%20depozite%20arhiva.pdf. Accesat
la 8 martie 2017.
49 Ibidem .

28
Pentru că păstrarea arhivelor în condiții optime est e esențială, există numeroase moduri de
asigurare a condițiilor de păstrare a documentelor. Depozitarea arhivelor nu trebuie să se facă în locuri
supuse pericolului de inundații, incendii sau cu un grad accentuat de umiditate. Astfel, trebuie evitată
ampla sarea depozitelor de arhivă în subsolurile clădirilor sau în poduri din cauz a aerului încins și a
umezelii50.
Depozitele de păstrare trebuie să fie prevăzute cu mobilier corespunzător pentru păstrarea
unităților arhivistice: rafturi metalice (care sunt vopsite cu o vopsea non – toxică și care sunt formate
din stâlpi și polițe pe care sunt așezate documentele), dar și alt mobilier adecvat. Folosirea rafturilor
de metal presupune numeroase avantaje: acestea nu constituie o sursă de infecție sau agenți dăunători,
nu degradează materialele atunci când sunt scoase pentru a fi utilizate, pe ele poate fi depozitat un
numă r mai mare de documente deoarece sunt mai rezistente decât rafturile de lemn, economisesc
spațiul de depozitare și le conferă un aspect plăcut depozitelor. Dosarele și registrele sunt așezate pe
raftuti, în cutii de carton. În funcție de suportul pe care s e află unitățile arhivistice, modalitatea de
păstrare a acestora poate fi diferită. Este recomandat ca dosarele și registrele să fie grupate în ordinea
în care au fost inventariate, în pachete care să nu depășească greutatea de 4 kg, iar pe pachete să exis te
o etichetă care permite identificarea documentelor aflate în aceste cutii. Pe etichetă trebuie să se
regăsească următoarele elemente: denumirea fondului, a părții structurale, anul sau anii extremi,
numerele sub care se găsesc inventariate dosarele și r egistrele din pachet și numărul de pachet.
Pachetele se așează pe polițele raftului cu etichetele la vedere, începând de sus în jos și de la stânga
la dreapta, în ordinea numărului de pachet51.
Conform normelor tehnico – funcționale ale spațiilor și echipam entelor de depozitare și
conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhiva, există și alte
reguli care trebuie să fie respectate pentru a asigura buna funcționare a depozitului de arhivă.
„Instalațiile electrice din de pozitele de arhivă trebuiesc executate, astfel încat, să poată fi deconectate
din exteriorul încaperii. Corpurile de iluminat se amplasează pe axul culoarelor dintre rafturi, la o
distanță de minimum 50 cm de arhiva depozitată. Corpurile de iluminat electr ic cu incandescență
trebuie prevăzute cu globuri de protecție. Microclimatul interior se va menține pe cât este posibil în
limitele: temperatura +15°C – +25°C iar umiditatea relativă a aerului între 40 -65% pentru arhiva pe

50 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 60.
51 Ibidem, p. 61.

29
suport hârtie. Depozitele ce depă șesc o capacitate de 100 m.l. arhivă, trebuie prevăzute cu o cameră
de lucru, dimensionată în funcție de numărul de oame ni ce lucrează în acest sector”52.
De asemenea, există și posibilitatea de a preveni și combate agenții biologici care degradează
unități le arhivistice. În acest sens, se folosesc o serie de tratamente fizice sau chimice, distingându –
se tratamentele preventive și tratamentele curative.
Tratamentele preventive previn apariția atacurilor biologice și se aplică mai ales la fabricarea
suportulu i grafic. Unele tipuri de hârtie care au fost fabricate cu un anumit adaos (compuși de sulf,
mercur etc.) s -au dovedit a fi mult mai rezistente. De asemenea, impregnarea lemnului de construcție
cu anumite biocide îl face mai rezistent la degradare. Pentru tratarea documentelor de arhivă se
folosesc și anumiți factori fizici precum curenții electrici de înaltă frecvență, razele ultraviolete,
radiațiile gama sau tratamente de înghețare repetată, în vederea comba terii insectelor și mucegaiului53.
„Metodele de t ratament chimic se bazează pe folosirea unor substanțe toxice cu spectru larg de acțiune
în vederea distrugerii complete a insectelor și mucegaiului care degradează documentele”54. Cele mai
folosite substanțe chimice sunt substanțele pe bază de halogen și s ubstanțele nehalogenate.
Dacă metodele de tratament al documentelor nu sunt utilizate corespunzător, pot să constituie
un factor de degradare suplimentară a unităților arhivistice. Pentru a evita acest lucru, persoana care
se ocupă cu dezinfecția sau dezin secția deocumentelor, trebuie să aibă cunoștințe vaste asupra
proprietăților substanțelor folosite și a efectului pe care îl au acestea asupra documentelor.
Documentele se țin întotdeauna în perfectă ordine și curățenie, iar în incintă este interzisă
păstr area obiectelor care nu au legătură cu arhiva. Pentru a fi protejate împotriva factorilor externi,
unitățile arhivistice se introduc în mijloace de protecție: dosare, mape, cutii, plicuri, tuburi, casete,
role etc.
„Pentru prevenirea incendiilor este inter zisă folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reșourilor, fumatului în incinta depozitelor și utilizarea comutatoarelor sau întrerupătoarelor defecte.
Depozitele vor fi prevăzute cu stingătoare portabile cu încărcătură de dioxid de carbon și praf sau
gaze inerte precum și cu mijloace de alarmare și semnalizare antiincendiu sau cu instalații de stingere

52 Normativ privind caracteristicile tehnico -funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și
conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă. Disponibil online la:
http://www.arhivelenationale.ro/images/cu stom/image/Pdf -uri/Normativ%20depozite%20arhiva.pdf. Accesat
la 8 martie 2017.
53 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 62.
54 Florin Oprea, Tehnici și substanțe pentru tratamentele de dezinfecție și dezinsecție în arhive , în „Revi sta
Arhivelor”, nr. 1, 1973, p. 63.

30
automată a incendiilor. Orice situație de calamitate în depozitele de arhivă se va comunica imediat
Arhivelor Nați onale sau direcțiilor județene”55.

2.9 – Depunerea documentelor la Arhivele Naționale

Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, instituțiile creatoare și deținătoare de
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României trebuie să depună aceste
documente la Arhivele Națion ale, în vederea păstrării permanente astfel:
„1. documentele fotografice, precum și peliculele cinematografice, după 20 de ani de la
crearea lor;
2. documentele scrise, cu excepția actelor de stare civilă a documentelor tehnice, după
30 de ani de la creare a lor;
3. documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
4. actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;
5. matricele sigilare confecționate din metal, având înscrise toate însemnele legale și
denumirea completă a unităț ii, după sc oaterea lor din uz”56.
Există unele cazuri în care creatorii și deținătorii de documente le pot păstra chiar și după
expirarea termenului în care trebuie să fie depuse la Arhivele Naționale, dacă acestea sunt necesare
pentru activitatea firmei. Astfel, sunt obligați să depună un exemplar al inventarului documentelor
deținute.

2.10 – Răspunderi și sancțiuni

Conform Instrucțiunilor care privesc activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ord inul de zi nr. 217 din 23 mai 1996,
documentele care aparțin Fondului Arhvistic Național sunt bunuri de interes național. Statul le acordă

55 Claudiu Porumbăcean, Călin Podină, Vendelin Glazer, op. cit. , p. 62.
56 Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
293/22.IV.2014).

31
acestora protecție specială, pedepsindu -i pe cei care aduc prejudicii integrității Fondului Arhivistic
Național sau c are nu desfășoară operațiunile arhivistice conform legislației în vigoare.
Sunt considerate infracțiuni sustragerea, degradarea, distrugerea documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic Național al României. Acestea se pedepsesc conform prevederilor C odului
Penal. Împuterniciții Arhivelor Naționale sunt cei care constată contravențiile și aplică sancțiunile
necesare în funcție de gravitatea faptei57.

57 Instrucțiuni privind act ivitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

32
Capitolul III – Prezentarea general ă a firmelor DANCAR 2000 S.R.L. și
Gravolab CNC S.R.L.

3.1 – Prezentarea firmei DANCAR 2000 S.R.L.

DANCAR 2000 este o societate comercială cu răspundere limitată car e a fost înființată în anul
2000 . Domeniul de activitate principal al firmei este reprezentat de realizarea unor lucrări de
construcție a clădirilor re zidențiale și nerezidențiale.
Sediul firmei se află în Municipiul București, având următoarea adresă: Strada Dezrobirii ,
numărul 1 8 – 38, Sectorul 6, Bloc 33, Scara A, Etaj 7 , Apartament 32 . Codul unic de înregistrare a
societății comerciale este 12571582 , iar cifra sa de afaceri netă era de 61418 RON în data de 31
decembrie 2015. Deoarece are un număr foarte mic de angajați, DANCAR 2000 se încadrează în
categoria microfirmelor.

33
3.3 – Prezentarea firmei Gravolab CNC S.R.L.

Înființată în anul 2004, Gravo Lab CNC este o societate comercială cu răspundere limitată care
activează în domeniul prelucrărilor mecanice de precizie și utilizează cele mai noi tehnologii apărute
pe piață. Această firmă este singurul distribuitor în Romania al mașinilor – unelte CNC m arca
Leadwell, fiind reprezentant unic pentru Leadwell Taiwan.
Sediul firmei se află în municipiul Câmpulung, județul Argeș, având următoarea adresă: strada
Valea Bărbușii, numărul 1A, Câmpulung, 115100. Principalul domeniu de activitate a firmei este
tratarea și acoperirea metalelor, iar codul său unic de înregistrare este 16415020 (vezi anexa x pentru
mai multe detalii). GravoLab CNC deține locul I în Top Profit România, județul Argeș, domeniul
2561: Tratarea și acoperirea metalelor.
Firma se află într -o continuă evoluție, reușind să își dezvolte capacitatea de producție prin
achiziționarea unui nou utilaj de gravură și debitare laser CO2 în martie 2011 și prin extinderea
spațiilor de producție din Câmpulung Muscel prin amenajarea unei hale noi în februari e 2011.
GravoLab CNC dispune de un laborator de gravură computerizată, laser și mecanică, oferind
diverse servicii (gravură mecanică, debitare pe router CNC) și realizând o gamă variată de produse
precum: etichete industriale, cupe, medalii și trofee perso nalizate, signalectică completă pentru
hoteluri, materiale promoționale personalizate, plachete gravate premiate, signalectică interioară
pentru firme, produse promoționale personalizate, litere volumetrice individuale (cu sau fără lumină),
casete luminoas e, totemuri și prolight – uri. De asemenea, firma este specializată în producția de
matrițe pentru termoformarea ambalajelor de unică folosință, iar produsele rezultate sunt utilizate în
numeroase industrii: industria alimentară, electronică, de automobile și multe altele.
Echipa GravoLab CNC are o experiență vastă în domeniul producției publicitare și oferă
consultanță în găsirea unei soluții optime în ceea ce privește promovarea imaginii companiilor care
apelează la serviciile oferite de aceasta. Deoarce sunt direct producători, ne asigură că sunt exigenți
în realizarea controlului asupra calității produselor și serviciilor oferite. Astfel, consideră că etapele
unei colaborări de succes sunt următoarele: consultanța, proiectarea, machetarea produsului,
producția și montajul.

34
„Pornind de la o simplă placă de firmă, plăci gravate nominale pentru birouri până la litere
volumetrice de exterior, orice tip de produs sau serviciu va purta semnătura GravoLab CNC: calitate,
promptitudine, corectitudine”58.

58 Disponibil online la: http://www.gravura -computerizat a.ro/. Accesat la 20 decembrie 2016.

35
Capitolu l IV – Studiu de caz comparativ privind organizarea si
administrarea arhivei la firmele DANCAR 2000 S.R.L. și Gravolab CNC S.R.L.

4.1 – Organizarea compartimentelor de arhivă

36
4.2 – Personalul arhivelor

Persoanele care se ocupă cu organizarea și administrarea compartimentelor de arhivă au un
rol foarte important, ele trebuind să îndeplinească numeroase atribuții pentru a a sigura fun cționarea
în condiții optime a acestora.
Acestea trebuie să aibă numeroase calități precum: seriozitatea, adaptabilitatea, spirit ul de
observație, răbdare a, loialitate a, dar și competențe dobândite în urma absolvirii unei facultăți de
arhivistică sau urmarea unor cursuri de specializare în acest domeniu. Instruirea personalului poate fi
realizată și de reprezentanții Arhivelor Naționale, prin diverse mijloace . În general, aceste persoane
realizează o muncă de birou, dar se pot deplasa și la locațiile clienților dacă este necesar.
Deoarece DANCAR 2000 și Gravolab CNC sunt firme m ici, compartimentele de arhivă sunt
administrate de o persoană, respectiv două persoane. Persoana care se ocupă de arhiva firmei
DANCAR 2000 a absolvit Academia de studii economice, dobândind funcția de economist. Deoarece
la facultate nu a dobândit cunoșt ințe teoretice din domeniul arhivisticii, a urmat un curs de
perfecționare în acest sens.
Arhiva firmei Gravolab CNC este administrată de două persoane care au studii superioare.
Momentan, acestea dețin funcțiile de asistent – manager, respectiv cont abil, dar se ocupă și de
compartimentul de arhivă.
Competențele necesare pe care le dețin persoanele responsabile cu arhivele curente și de
depozit ale celor două firme sunt următoarele:
1. O bună stăpânire a lim bii române;
2. Cunoașterea limbii engleze (citit și scri s);
3. Competențe informatice ( folosirea corespunzătoare a softurilor utilizate pentru
arhivarea electronică);
4. Competențe sociale;
5. Aplicarea normelor de prevenire a incendiilor;
6. Elaborarea instruumentelor de lucru în conformitate cu legislația în vigoare;
7. Cunoașterea și îndeplinirea operațiunilor arhivistice;
8. Constituirea și administrarea bazelor de date electronice;
9. Realizarea back – up – urilor (copierea acestor baze de date și pe alte suporturi de
păstrare precum hardurile externe sau memory stick – urile);
10. Scanarea și copierea documentelor;
11. Întocmirea de adeverințe și extrase de pe documentele pe care le gestionează;

37
4.3 – Administrarea compartimentelor de arhivă
Pentru a asigura administrarea eficientă a arhivelor celor două firme, persoanele responsabil e
cu acestea au următoarele atribuții:

38
4.4 – Concluzii

39
Concluzii

40
Bibliografie

I.Lucrări generale și de specialitate

ADAMACHE, Adrian, Unele aspecte ale selecționării documentelor , în „Revista Arhivelor ”,
nr. 3 din 1989.
BERCIU – DRĂGHICESCU, Adina, Arhivistică și Documentaristică. Științele auxiliare ale
istoriei , București, Editura Universității din București, 2000 .
BERCIU – DRĂGHICESCU, Adina, Arhivistică și Documentaristică , Prelegeri universitare,
București, 2002 .
CIUCĂ, Dumitru Marcel , Științele auxiliare ale istoriei , București, Editura Saeculum Vizual,
2012 .
COMAN, Voica, Selecționarea documentelor la organizații , în „Revista Arhivelor ”, an LIX,
vol. XLIV, nr. 4/1982.
COMAN, Voica, Metodologia de elaborare a nome nclatorului dosarelor , în „Revista
Arhivelor”, an LXI, vol. XLVI, nr. 4/1984 .
***, Dicționar al Științelor speciale ale istoriei. Arhivistică, cronologie, diplomatică,
genealogie, heraldică, paleografie, sigilografie , București, Editura Ș tiințifică și E nciclopedică, 1982.
DINU, Cristiana; NICULA, Vasile , Constituirea dosarelor pe termene de păstrare , în
„Revista Arhivelor”, an LV, vol. X2, nr. 4/1978 .
OPREA, Florin, Tehnici și substanțe pentru tratamentele de dezinfecție și dezinsecție în
arhive , în „Revista Arhivelor”, nr. 1, 1973.
OPREA, Florin, Conținutul și evoluția conceptelor și ale practicii de păstrare, conservare și
restaurare a arhivelor , în „Arhiva Românească”, tom I, fasc. 2/1995.
PORUMBĂCEAN, Claudiu; PODINĂ, Călin; GLAZER, Vendelin, Arhivistica în perioada
contemporană , Arad, Editura „Vasile Goldiș” University Press, 2008 .
SACERDOȚEANU, Aurelian, Arhivistică , București, Editura Didactică și Pedagogică, 1970.

41

II.Acte normative

Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale (publicată în Monitorul Oficial al României,
Partea I, nr. 293/22.IV.2014).
Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
Normativ privind carac teristicile tehnico – funcționale ale spațiilor și echipamentelor de
depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă.

III.Resurse electronice

BERCIU – DRĂGHICESCU , Adina , Organizarea și prelucrarea arhivei contemporane .
Disponibil online la: http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/10.htm. Accesat la 20
decembrie 2016.
http://www.gravura -computerizata.ro/. Accesat la 20 decembrie 2016 .

42
Anexe