.locul Si Rolul Activitatii DE Secretariat In Cadrul Intreprinderilor Mici Si Mijlocii

LOCUL SI ROLUL SECRETARIATULUI

I.1. Activitatea de secretariat

Activitatea de secretariat, structurată în compartimente specializate, este o activitate cu caracter de amplă generalizare. Ea se desfăsoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administratiei publice (Guvern, ministere, celelalte autorităti ale administratiei centrale), al organelor locale si al agentilor economici cât si în unitătile de profiluri diferite: academii, institute de învătământ superior, scoli, biblioteci, unităti de cercetare, unităti de ocrotire a sănătătii, asadar în unitătile economice, social-culturale, politico administrative.

Dacă existenta compartimentelor de secretariat are caracter de largă generalizare, structura, formele de organizare, amploarea, numărul de functii si unele atributii sunt diferite. Diferentierea generată de necesităti este legiferată prin actul normativ de înfiintare, organizare si functionare a organului, unitătii sau institutiei respective, precum si prin alte acte care reglementează diversele aspecte ale activitătii economico-sociale.

Secretariatul fiind un auxiliar direct si indispensabil al conducerii are ca sarcină de bază degresarea acesteia de unele sarcini auxiliare creându-I astfel conditiile necesare realizării principalelor sale functii si anume: prevederea, organizarea, comanda, coordonarea si controlul. Secretariatul trebuie să creeze conducerii conditiile optime pentru a anliza si opta în luarea unor decizii, care reprezintă actul esential al conducerii.

Desi functia de secretar si activitătile de secretariat au un caracter auxiliar, ele constituie un auxiliar de factură specială determinat de complexitatea muncii unitătilor si de faptul că secretarul deserveste toate compartimentele acestora.

Pentru a sigura precizia, se analizează separat compartimentul de secretariat si functia de secretar, ambele privite în relatia întreg-parte, adică compartimentul secretariat-functie secretar, si în ambele privinte ca parte a echipei conducere-secretariat.

I.2. Atributiile, sarcinile si activitătile secretarului

Compartimentul secretariat este un nucleu functional ( grupare de functii si respectiv de persoane care le ocupă ) cu activităti, atributii si sarcini individuale complexe, derivând din complexitatea functiilor unitătii, subordonate ierarhic direct conducerii, cu grupe de activităti omogene si grupe de activităti eterogene si care dispune de resursele necesare desfăsurării activitătii în limita unor componente si responsabilităti stabilite.

Compartimentul dintr-o unitate, indiferent de nivelul si structura sa, reprezintă un grup închegat de persoane, reunite sub aceeasi autoritate ierarhică, cu atributii precise si permanente în cadrul unei activităti specifice.

Compartimentul secretariat reprezintă deci un nucleu functional, un grup de oameni specializati, reunite sub o autoritate ierarhică, autoritate subordonată la rândul său, conducerii unitătii si care are precizate atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat. Unele atributii specifice compartimentului secretariat sunt: lucrările privind corespondenta primită sau emisă de unitate, evidenta circulatiei si clasarea corespondentei, organizarea evidentelor operative în cadrul sistemului informational al unitătii, multiplicarea materialeor, organizarea sedintelor, organizarea materialelordocumentare, primirea vizitatorilor, primirea si transmitarea comunicărilor telefonice si telex, întocmirea statisticilor, traducerea corespondentei si a materialului documentar din alte limbi etc.

Atributia reprezintă sfera de competente ale unui compartiment. Atributiile sunt desemnate la nivelul unitătilor si compartimentelor. Ele trebuie astfel formulate încât să corespundă unor lucrări si să ofere posibilitatea concretizării lor în sarcini de realizat de către oameni din cadrul compartimentului respectiv. Deci, trebuie precizat că atributiile revin compartimentelor iar detalierea lor în sarcine revine persoanelor.

De exemplu, atributia compartimentului de secretariat de multiplicare a materialelor se împarte în sarcini personale de actilografiere, multiplicare la xerox, corectarea materialelor în curs de tipărire etc. De asemenea, atributia de documentare, care revine compartimentului si care este legată de cea d einformare, se împarte în sarcini personale ca: selectarea materialelor documentare si identificarea informatiilor, transmiterea informatiilor netransformate, prelucrarea informatiilor, clasarea acestora etc.

Exercitarea atributiilor de către un compartiment presupune competenta menbrilor compartimentului în realizarea atributiilor acestuia.

Competenta celor care formează compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:

un bun stenograf (minimum 80 cuvinte/minut) în mãsurã sã transcrie exact ceea ce i se dicteazã;

un dactilograf îndemânatic (minimum 35 cuvinte/minut), scriind fără greseli de bătaie si ortografie;

un bun corespondent, folosind o limbă corectă si bogată, plină de continut;

un specialist în clasarea actelor, corespondentei si documentatiei, capabil să găsească oricare din ele cu rapiditate ;

un interpret capabil să să discute cu persoane străine, să le facă cunoscute ideile reprezentantilor unitătii, să comunice acestora ideile interlocutorilor străini fară denaturări sau echivocuri, deci cu precizie ;

un bun organizator al sistemului informational, capabil să primească, să prelucreze si să transmită informatii, precum si să tină la zi evidentele pentru conducere si celeleate compartimente ale unitătii ;

un traducător capabil să traducă cu rapiditate în limba română un text dintr-o limbă străină ;

un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat cu corespondentă, capabil să înregistreze, să repartizeze si să urmărească rezolvarea corespondentei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenta împreună cu materialul de bază, să pregătească corespondenta pentru expediere, să întocmească formele de expediere pentru toate compartimentele unitătii ;

un agent de triere si transmitere a comunicărilor telefonice capabil să le filtreze, limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor si întreruperilor frecvente ale activitătii conducerii în anumite perioade ;

un bun organizator al contactelor necesare la momentul potrivit ( întâlniri de lucru, sedinte, conferinte ) capabil să facă oficiul de secretar de sedintă si să redacteze procese verbale ;

un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentatie, să selecteze si să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletin, fise ;

un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive generale si a materialului documentar ;

un specialist în manipularea aparaturii de birou modernă ( masini de multiplicat, aparatură de înregistrare, de clasare );

un lucrător capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să controleze si să interpreteze statistici, să le prezinte sub formă de grafice si tabele ;

un specialist pentru controlul si corectura editorială si tipografică a materialelor în curs de multiplicare.

Aceste sarcini sunt individuale, iar la nivelul sefului de compartiment sunt identice cu atributiile compartimentului pe care îl conduce. Sarcinile se compun si formează atributii, iar atributiile la rândul lor se compun pentru a forma activităti specifice.

Pentru a întregi imaginea procesului de muncă al personalului este necesar să se arate că totalitatea sarcinilor de o anumită natură ce revin unei anumite persoane si prin intermediul acesteia unui anumit compartiment de lucru, a căror realizare necesită cunostinte dintr-un domeniu determinat de specialitate alcătuiesc o activitate.

Activitatea se defineste în functie de nivelul la care se raportează. De exemplu, într-o unitate economică problema secretariatului poate fi privită ca o activitate. Dacă se consideră, însă, secretariatul ca un sistem, în nteriorul lui se pot identifica atributii, sarcini si activităti ca de exemplu:

Lista prezentatã mai sus are un caracter enumerativ si nu limitativ, ea fiind deschisă pentru atributii, sarcini si activităti ale unor compartimente de secretariat în care există atributii de planificare statistică, juridică, de personal.

Resursele compartimentului sunt de două tipuri:

umane, cuprinzând o corectă structurare si dimensionare a cadrelor angajate în activitatea de secretariat, cadre care trebuie alese, integrate siperfectionate cu grijă, deoarece ele participă efectiv la sistemul de conducere a unitătii;

materiale, cuprinzând asigurarea încăperilor de lucru în conditii de spatiu, iluminat, microilumunat, colorit, izolare fonică si aranjare judicioasă a mobilierului conform cerintelorr organizatorice, precum si dotarea cu asini si aparate de birou moderne, masini de scris, calculat, dictat, stenografiat, multiplicat etc.

ORGANIZAREA SECRETARIATELOR

II.1. Structura si sistemul organizatoric

În secretariate se folosesc curent următoarele forme organizatorice.

În unitătile mari, conucerea compartimentului este centralizată, asezarea fizică partial centralizată, partial descentralizată. Se preconizează asezarea fizică centralizată pentru birourile de dactilografie, registraturi, colective de traducători, protocol. Asezarea fizică descentralizată se referă la sefii de cabinete sau secretarii conducători.

În unitătile mici întregul nucleu de secretariat este centralizat, atât conducerea cât si asezarea fizică.

Centralizarea în secretariate prezintă următoarele avantaje:

echipamentele de birou afectate compartimentelor pot fi utilizate la capacitatea maximă;

pregătirea noilor cadre este rapidă, afectarea lor pe lângă grupuri conduse centralizat influentând pozitiv formarea si perfectionarea;

metodele de operare în munca de birou pot fi aplicate repede si uniform si pot fi stabilite standardele comune pentru mai multe unităti organizatorice;

este practicată în specializartea muncii, situatie datorită căreia executarea operatiilor ajunge la performante ridicate ;

costul performantelor ridicate este scăzut ca si al investitiilor în masini de birou si al întretinerii acestora întrucât sunt folosite într-un cadru restrâns.

Prin legi si hotărâri ale Guvernului care reglementează activitatea ministerelor, a agentilor economici si a institutiilor se fac precizări având drept scop delimitarea clară a atributiunilor si răspunderilor tuturor compartimentelor de muncă din structura organizatorică, precum si eliminarea paralelismelor în activitatea acestora.

Pe baza actelor normative de înfiintare si care le reglementează activitatea, ministerele, agentii economici si institutiile îsi definitivează regulamentele lor de organizare si functionare adaptate la structura organizatorică aprobată si completate cu sarcini specifice domeniului de activitate respectiv.

Ansamblul de sarcini, atributii, responsabilităti, legături si reguli de detaliu privind organizarea formează regulamentul de organizare si functionare a unitătii. Acesta trebuie permanent tinut la zi – modificat si întregit corespunzător dinamicii de dezvoltare a organizării economice.

A asigura o unitate economică cu tot ceea ce este util unei functionări corecte, înseamnă a o dota cu structură organizatorică cu ierarhie clară cu legături logice cu proceduri adecvate înseamnă a stabili sistemul.

Organigrama nu este altceva decât reprezentarea grafică a organizării unei unităti, este punctul final al procesului de organizare.

Ea poate fi generală sau de ansamblu si redă structura organizatorică a întregii societăti. Mai poate fi partial utilizată pentru studierea sectiilor, directiilor sau a serviciilor.

Organigramele se pot constitui în mai multe moduri, cele mai răspândite fiind organigramele piramidale (fig. 1), organigramele ordonate de la stânga la dreapta (fig. 3)si organigramele circulare (fig. 2).

II.2. Descricesta trebuie permanent tinut la zi – modificat si întregit corespunzător dinamicii de dezvoltare a organizării economice.

A asigura o unitate economică cu tot ceea ce este util unei functionări corecte, înseamnă a o dota cu structură organizatorică cu ierarhie clară cu legături logice cu proceduri adecvate înseamnă a stabili sistemul.

Organigrama nu este altceva decât reprezentarea grafică a organizării unei unităti, este punctul final al procesului de organizare.

Ea poate fi generală sau de ansamblu si redă structura organizatorică a întregii societăti. Mai poate fi partial utilizată pentru studierea sectiilor, directiilor sau a serviciilor.

Organigramele se pot constitui în mai multe moduri, cele mai răspândite fiind organigramele piramidale (fig. 1), organigramele ordonate de la stânga la dreapta (fig. 3)si organigramele circulare (fig. 2).

II.2. Descrierea, analiza si evaluarea functiei de secretar

Functia ( postul ) unui cadru al unitătii constituie participarea sa personală la desfăsurarea diferitelor activităti ce permit realizarea obiectivelor unitătii. Definirea functiei constă în stabilirea diferintelor elemente care conditionează exercitarea ei si anume : rolul, pozitia, atributiile sau sarcinile, responsabilitătile pe care acestea le incumbă, autoritatea delegată, legăturile.

Descrierile postului de secretariat reproduc prevederile actelor normative cu caracter general. Ele reflectă deseori un efort de gândire proprie pentru transpunerea lor corectă în raport cu conditiile specifice ale activitătii de secretariat si ale sarcinilor secretarilor în general si cu specificul de lucru al diferitelor categorii de unităti. Ele individualizează deci componentele, cerintele, sarcinile, legăturile.

Metoda descrierii functiei în vederea înfăptuirii obiectivelor comune ale unitătii devine deosebit de importantă pentru personalizarea fiecărui loc de muncă de secretariat.

Descrierea functiei de secretar devine un ghid pretios capabil să îmbunătătească relatiile între persoane sau compartimente si să dezvolte simtul responsabilitătii.

Pentru evaluarea complexitătii postului se stabileste un sistem de punctaj în functie de sarcinile, calitătile si complexitatea sarcinilor aferente postului. Se evaluează prin punctaj pregătirea de bază si de specialitate, experianta, gradul de complexitate si dificultate a lucrărilor de efectuat, calificarea de a lucra cu aparatura modernă.

Pe baza definirii functiilor se elaborează regulamentul de organizare si functionare a unitătii.

II.3. Regulamentul de organizare si functionare

Regulamentul de organizare si functionare (ROF) este un document sintetic care detaliază conceptia structurii de organizare a unitătii : configuratia acesteia, functiile de conducere a unitătii, compartimentele componente. Elaborarea regulamentului de organizare si functionare se bazează pe tehnica definirii functiilor care constă în detaliera pentru fiecare functie în parte a elementlor care formează continutul ei si îi conditionează existenta: rolul, pozitia, atributiile sau sarcinile, responsabilitate , autoritatea, legăturile. Pe lângă descrierea acestor elemente R.O.F. mai trebuie să cuprindă: organigrama generală a structurii de organizare a unitătii, organigramele partiale ale sectoarelor sau compartimentelor acesteia.â, diagramele de rutină ale desfăsurării activitătii unitătii, diagramenle de circulatie a documentelor, diagramenle de atributii, diagramele de esalonare a deciziilor.

Regulamentul de organizare si functionare a secretariatelor face parte din regulamentul de organizare si functionare al unitătii si cuprinde ansamblul activitătilor, atributiilor si sarcinilor de secretariat.

Regulamentul de ordine interioară al unui unităti si implicit al secretariatului cuprinde ansamblul normelor de conduită al tuturor oamenilor din unitatea respectivă. Regulamentul de ordine interioară asigură un climat de ordine, disciplină si eficacitate în muncă. Dacă regulamentul de organizare si functionare se referă la continutul muncii, regulamentul de ordine interioară se referă la atitudinea fată de muncă si fată de colegii de muncă.

III MIJLOACE DE COMUNICATIE

UTILIUATE ÎN CADRUL UNITĂTILOR

MICI SI MIJLOCII

Dezvoltarea schimbului informatioanl contemporan, diviziunea internatională a productiei si a muncii, specializarea si cooperarea internatioanlă au determinat o dezvoltare corespunzătoare a mijloacelor de comunicare în interiorul statelor, între state, între institutii si unităti nationale si internationale, între persoane.

Generată de progresul tehnic si economic, dezvoltarea mijloacelor de comunicare devine, la rândul ei, un autentic factor de progres stiintific, tehnic, economic si cultural.

Secretariatele din cadrul unitătilor, principalele nuclee de transmitere si receptionare a comunicărilor, trebuie să cunoască specificul principalelor mijloace de comunicare si anume:

serviciul postal;

serviciul telegrafic;

serviciul telefonic;

serviciul telex;

serviciul telefax.

III.1. Serviciul postal

Prin trimiteri postale se înteleg comunicările scrise, documentele, valorile si bunurile materiale care se încredintează unitătilor postale pentru a fi transportate si înmânate la destinatie. Trimiterile postale se împart în mai multe categorii si anume:

obiecte de corespondentă;

mandate;

obiecte de mesagerie.

Obiectele de corespondentă sunt comunicări scris, încredintate unitătilor postale pentru a fi transportate si predate la destinatie prin serviciile acestora, iar din această categorie fac parte:

Scrisorile sunt trimiteri postale închise prin care se pot expedia orice fel de comunicări scrise. Scrisoarea se prezintă numai în ambalaj (plic) închis de expeditor, astfel ca să nu se poată lua cunostintă de contint. În scrisori se pot expedia corespondente, înstiintări, tipărituri, pliante, felicitări.

Foile volante ca: circulare, adrese, invitatii etc. se admit la expediere numai introduse în plic sau în alt învelis închis. Se admit la expediere neintroduse în plic sau în alt învelis actele de procedură întocmite pe formulare tip confectionate după normelestabilite de Regia autonomă “Posta Română”. Greutatea maximă a scrisorilor este de două kg iar când depaseste 0,500 kg, aceasta se leagă de către expeditor cu sfoară, crucis.

Cărtile postale sunt trimiteri deschise, folosite pentru diferite comunicări. Sunt de trei feluri:

obisnuite;

cu răspuns plătit;

ilustrate.

Cărtile postale cu răspuns plătit sunt formate din două cărti postale obisnuite, din care una se foloseste ca răspuns. Pe cărtile postale se pot lipi înstiintări, tăieturi de ziare, reviste cu conditia încadrării în dimensiunile cărtii posatale.

Imprimatele sunt trimiteri al căror continut este tipărit sau reprodus printr-un mijloc mecanic, având caracter de informare generalăsi circulă în ambalaje ce permit verificarea acestuia în tot timpul transportului. Exemple de imprimate sunt: ziarele, publicatiile periodice, cărtile, brosurile, desenele, notele muzicale, cataloagele, prospectele.

Greutatea maximă a imprimatelor este de două kg iar când acestea depăsesc 0,5 kg se ambalează în hârtie rezistentă, carton sau pânză si se leagă cu sfoară.

Mandatele sunt trimiteri postale sau telegrafice în baza cărora unitătile postale execută remiterea la destinatie a sumelor de bani încredintate de expeditor.

Sumele ce se pot expedia prin mandate sunt nelimitate si se pot depune în numerar sau în instrumente de plată.

Obiectele de mesagerie sau trimiteri postale continând documente, valori si bunuri materiale încredintate unitătilor postale pentru a fi transportate si înmânate la destinatie prin serviciile postale.

Din această categorie fac parte:

coletele;

scrisorile cu valoare declarată;

casetele si gentile colectoare;

sacii si pachetele cu presă.

Coletele sunt pachetele în greutate maximă de 15 kg cu care se pot expedia diverse trimiteri conform normelor stabilite de Regia autonomă “Posta Română”.

Scrisorile cu valoare declarată sunt trimiteri postale prin care se pot expedia în plic sau în alt ambalaj orice fel de hârtii sau documente precum si obiecte mici, care reprezintă pentru expeditor o valoare. Prin scrisorile cu valoare declarată se expediază manuscrise, obligatii emise de stat, fotografii, lucrări tipărite, ceasuri, stilouri si alte obiecte admise la transport prin postă. Greutatea maximă a scrisorii cu valoare declarată este de două kg. Se admit la prezentare fie deschise, adică în ambalaj neînchis, fie închise, adică în ambalaje închise si sigilate de către expeditori. Persoanele particulare pot prezenta pentru expediere scrisorile cu valoare declarată numai deschise.

Institutile, unitătile economice, organizatiile pot prezenta scrisorile cu valoare declarată atât închise cât si deschise.

Valoarea ce se poate declara se stabileste de căte expeditor si nu trebuie să depăsească valoarea reală a continutului. Scrisorile cu valoare declarată se ambalează corespunzător. Pentru scrisorile cu valoare declarată pe ambalaj deasupra adresei, înaintea indicatiei “valoare” se înscrie de către expeditor mentiunea “scrisoare închisă” sau “deschisă” după caz.

Gropurile, casetele, gentile colectoaresunt trimiteri postale prin care unitătile Regiei autonome “Posta Română”, Ministerul Finantelor si Banca Natională pot expedia monedă metalică, bancnote, timbre si efecte postale. Alte sectoare de stat si cooperatiste pot expedia cu aprobare si numaiprin intermediul unitătilor postale, încasările proprii, prin genti colectoare.

Trimiterile cu indicatii speciale, prin care se înteleg serviciile suplimentare la trimiterile postale executate de unitătile posatale se realizează cu plata taxelor prevăzute de tarif. Indicatiile speciale se execută la cererea expeditorului sau se aplică din oficiu pentru trimiterile care necesită un serviciu suplimentar.

La trimiterile postale indicatiile speciale se admit în functie de categoria acestora, astfel:

recomandat;

expres;

par avion;

post-restant;

confirmare de primire;

confirmare de predare telegrafică;

Trimitere postală se admite la prezentare cu una sau mai multe indicatii speciale.

Trimiterile cu indicatia recomandat se eliberează prezentatorului o recipisă si se înmânează destinatarului o semnătură.

Trimiterile cu indicatia specială expres se admit la expediere numai pentru localitătile urbane si localitătile resedintă de judet si se înmânează sau se avizează prin factorii distribuitori de telegrame.

Trimiterile cu indicatia par avion se admit la expediere numai pentru trimiterile externe. Trimiterile cu indicatia specială post-restant se înmânează destinatarului în momentul prezentării la unitate postală înscrisă pe adresă.

Trimiterile cu indicatiile confirmare primire sau confirmare de predare se expediază însotite de formulare tipizate care vor atesta primirea sau predarea respectivelor trimiteri. Confirmările de primire sau de predare pot fi solicitate si ulterior expedierii trimiterilor (în timp de 6 luni), în baza unei cereri depusă la oficiul postal.

Taxarea serviciilor postale se face conform tarifelor în vigoare. Gratuitătile sunt interzise.

Taxarea trimiterilor postale se face în functie de felul trimiterii, greutate, continut, valoare, dimensiuni, destinatie, expeditor si indicatii speciale. Îmcasarea taxelor pentru serviciile postale se face prin:

timbre postale;

masini de francat;

numerar;

instrumente de plată;

cont avans.

Prin timbre postale si masini de francat se încasează taxele pentru obiectele de corespondentă, precum si pentru indicatiile speciale ale acestora. Când taxarea se face prin masini de francat, acestea asigură imprimarea semnelor de francare pe obiectele de corespondentă în conformitate cu tariful în vigoare.

Taxele pentru obiecte de mesagerie, mandate si pentru indicatiile speciale ale acestora se încaează prin numerar si instrumente de plată. Plata taxelor prin instrumente de plată constă în prezetarea de către expeditor a documentului respectiv, care trebuie să poarte viza băncii la care expeditorul îsi are deschis contul si numărul de cont al Directiei de Postî de care apartine unitatea postală unde se face prezentarea.

Plata taxelor în cont avans presupune depunerea anticipată de către client, în contul Directiei de Postă de care apartineOficiul de prezentare, a nei sume egale cu cel putin valoarea medie lunară a taxelor plătite.

În conditiile economiei de piată, pentru a veni în sprijinul cetătenilor si al agentilor economici, “Posta Română” a organizat si alte servicii specializate, precum:

PRIORIPOST este serviciul care asigură expedierea de documente si mărfuri prin intermediul scrisorilor si cloletelor si care beneficiază de prioritae în transport, prelucrare si distribuire pe întregul traseu, astfel încât să ajungă la destinatie în:

4 ore, în aceeasi localitate;

12 ore, în acelasi judet;

36 ore, în celelalte localităti.

EMS este serviciul de curiei rapid international, care asigură distribuirea trimiterilor în maxim două-trei zile în peste 57 tări, în functie de tara de destinatie;

POSTFAX este serviciul care asigură expedierea de faxuri, chiar dacă expeditorul si/sau destinatarul nu au acces la un echipament fax. Mesajele fax pot fi distribuite în acceasi zi aproape la orice adresă din tară si în multe localităti din străinătate.

Pentru evitarea unor intermediari care contribuie la majorarea preturilor produselor, în vederea informării clientilor si a prospectării pietei, “Posta Română” pune la dispozitia solicitantilor în mod independent sau combinat, unele servicii de marketing direct precum:

POSTMESAGER asigură distribuirea de imprimate, brosuri, pliante, cataloage sau alte materiale promotionale la orice adresă din tară pe care expeditorul nu trebuie să o mentioneze si permite selectarea destinatarilor pe criterii regionale, geografice etc.

POSTMESAGER PLUS asigură distribuirea materialului publicitar personalizat anumitor segmente de clienti despre care expeditorul poate primi informatii de la Posta Română;

POSTRĂSPUNS serviciul care încurajează pe potentialii clienti să răspundă expeditorului, care va prelua o parte din cheltuielile postale, usurându-se astfel legătura dintre clienti si ofertant;

INFADRES asigură distribuirea de imprimate, plinte publicitare, cataloage la adresele stabilite de expeditor;

POSTAFIS asigură publicitatea prin expunerea de afise si/sau pliante publicitare sau prin intermediul reclamelor luminoase elctronice, în Oficiile postale;

PROMOPLIC serviciul care asigură promovarea firmei sau produselor/serviciilor acesteia prin tipărirea imaginilor alese de client pe plicurile sau cărtile postale;

POSTAMP serviciul care asigură efectuarea de publicitate prin aplicarea de stampile cu continut adecvat pe plicuri sau colete.

Dacă se consideră necesar, pot fi folosite si alte servicii speciale complementare ca de exemplu:

FRAGIL în baza căruia lucrătorii Postei Române acordă o atentie deosebită în manipularea coletelor;

VOLUMINOS folosit în cazul în care coletele depăsesc 700 mm pe una din laturi sau un volum disproportionat în raport cu greutatea.

Unele obiecte sunt interzise sau restrictionate la transportul prin posta Română, ca de exemplu:

Prin scrisori: introducerea de acte, documente de valoare, bancnote, monedă metalică, valută, valori la purtător sau nominalizate, fotografii cu valoare deosebită pentru expeditor, timbre postale, materiale obscene sau imorale.

Prin pachete mici: bancnote, monedă metalică, valori la purtător, timbre postale, metale pretioase, bijuterii, acte de stare civilă, bilete de călătorie, substante toxice sau rău mirositoare, materiale explosibele.

Prin colete: animale, păsări sau insecte vii, cu exceptia puilor de o zi, a păsărilor mici cântătoare sau porumbeilor si a albinelor, arme, materiale explozibile, imflamabile, sau alte materiale periculoase, obiecte obscene sau imorale, narcotice, otrăvuri sau substante chimiice care pot degrada obiectele cu care vin în contact, valută, bancnote, corespondentă cu caracter personal, orice alte obiecte care prin natura lor sau prin modul în care sunt ambalate periclitează, la manipulare sau transport, viata sau sănătatea salariatilor, distrug, degradează sau deteriorează instalatiile sau alte trimitei postale.

În vederea trecerii la mecanizarea si automatizarea trimiterii corespondentei de către organele postale, ceea ce are drept consecintă directă scurtarea duratei de la expediere la primirea corespondentei de către destinatari, înlăturarea erorilor în distribuire precum si o însemată economie de muncă, începând din anul 1976 s-a introdus în tara noastră codul postal.

Prin codul postal, localitătilor din tară si arterelor de circulatie din municipiul Bucuresti li se atribuie câte un număr de cod.

Codurile postale au fost publicate în două brosuri:

Codul postal al localitătilor din România

Nomenclatorul străzilor din municipiul Bucuresti si comunele subordonate, cuprinzând numele de cod postal în ordine alfabetică.

III.2. Serviciul telegrafic

Telegrafia reprezintă sistemul de telecomunicatii care asigură trimiterea comunicărilor prin folosirea unui cod de semne.

Telegrama este comunicarea scrisă destinată a fi transmisă prin serviciul telegrafic. Acest termen cuprinde si radiotelegrama.

Redactarea telegramelor:

Textul telegramelor se scrie citet, cu cerneală, cu litere de tipar sau la masină, pe formular tip postal sau hârtie albă. Stersături, corecturi sau adaosuri nu se admit. În cazul în care acestea totusi apar, pe originalul telegramei ele vor fi confirmate prin semnătura expeditorului.

Telegramele redactate în altă limbă se vor scrie la masină sau de mână, numai cu litere de tipar. Originalul telegramei se va scrie numai cu litere latine, cifre arabe.

Părtile componente ale unei telegrame sunt:

indicatii speciale (urgent, fulger);

adresa destinatarului;

textul;

semnătura expeditorului;

adresa expeditorului (completă cu numărul de telefon) înscrisă pe partea de jos a formularului si despărtită prin linie de restul telegramei.

Redactarea adresei trebuie să cuprindă toate indicatiile necesare pentru a asigura remiterea telegramei destinatarului fără cercetări sau informatii suplimentare.

Redactarea textului trebuie făcută în limbaj clar, în limbile autorizate pentru redactarea corespondentei telegrafice interne si externe, fiecare cuvânt sau expresie având o semnificatie clară.

Telegramele al căror text contine cuvinte redactate în limbaj clar apartinând însă mai multor limbi diferite (cu exceptia cuvintelor de uz international) nu sunt admise.

Telegramele oficiale trebuie să contină semnătura completă, cu calitatea oficială a semnatarului. Acestea se admit la prezentare numai dacă poartă semnătura sefului unitătii sau a împuternicitului său, însotită de sigiliul sau stampila unitătii expeditoare. Semnătura telegramelor oficiale trebuie să cuprindă denumirea completă, conventională a unitătii, institutiei sau organizatiei, functia si semnătura emitentului telegramei, completă cu sigiliul sau stampila unitătii expeditoare.

În acest caz, sub linia de demarcatie, expeditorul este obligat să înscrie denumirea completă, functia si semnătura conducerii sau a împuternicitului său, însotită de sigiliul sau stampila unitătii emitente.

La prezentarea mai multor telegrame care au acelai text si aceeasi semnătură, chiar dacă sunt adresate în localităt diferite, un exemplar trebuie semnat în original de expeditor, iar celelalte exmplare pot avea numele expeditorului scris la masină, sau parafa însotită de sigiliul sau semnătura originală.

Primirea telegramelor prin telefon de la domiciliul abonatilor telefonici. În localităti unde este organizat serviciul e telefoane al telegramelor, orice abonat la postul telefonic poate să transmită de la domiciliul său telegrama în cont, cu achitarea taxelor telegrafice odată cu plata abonamentuli telefonic.

Pot fi telefonate de la domiciliul tot felul de telegrame, cu următoarele exceptii:

telegrame mandate;

telegrame cu text certificat;

telegrame cu semnătură legalizată;

telegrame interne si externe redactate în limbi străine.

Telegrame interne si externe redactate în limbi străine pot fi totusi telefonate de la domiciliu, numai dacă cel de la serviciul telefonare cunoaste limba respestivă si poate deci să o receptioneze. Telegramele care provin de la autorităti, unităti si organizatii pot fi transmise prin telefon pe răspunderea proprie a institutiei respective.

III.3. Serviciul telefonic

Serviciul telefonic constituie un mijloc rapid de informare, care pune în legătură aproape imediat doi interlocutori, indiferent de distanta la care acestea se află, permitând astfel un schimb imediat de informatii.

Desfăsurarea eficientă a convorbirilor telefonice, însusirea de a vorbi la telefon economic si precis îi conferă acestuia adevărata sa valoare. Pentru realizarea eficacitătii trebuie cunoscute de către secretariate o serie de reguli de folosire corectă a telefonului.

Întocmirea planului privind desfăsurarea convorbirilor telefonice de serviciu. Convorbirile telefonice trebuie să se desfăsoare pe baza unui plan precis si amănuntit, pentru a se evita emiterea unei probleme, a nunui amănunt important si risipa de timp pentru interlocutor. Alcătuirea unui asemenea plan necesită cunoasterea detaliată a problemelor de discutat. După documentare se procedează astfel:

se notează punctele care vor trebui discutate, în succesiunea lor firească;

se pregătesc materiale (acte, proiecte, situatii) care vor fi eventual necesare în cursul discutiei, aranjate în ordinea punctelor din planul convorbirii. Persoana care transmite o comunicare telefonică se prezintă, dictează comunicarea si roagă pe cel care receptionează să se prezinte cu toate datele de identificare;

continutul comunicărilor, care apoi se repetă rar si cu voce tare pentru a se verifica dacă nu s-a omis nimic de către una din părti.

După fiecare comunicare se completează fisa pentru conducere sau pentru persoana căreia îi este adresată conumicarea, semnalându-i punctele principale. Pe fisă se notează data, ora, persoana care atransmis comunicarea, institutia de care apartine, functia pe care o detine în institutie. După o absentă temporară în cursl zilei de lucru, secretarul trebuie să prezinte conducerii o listă cu persoanele care l-au contactat telefonic.

Regulile de politete în cadrul unei comunicări elefonice sunt:

răspunsul să fie prompt, imediat după primul apel al soneriei;

postul telefonic al secretarului să nu fie lăsat descoperit. În cazul absentei temporare din birou a secretarului, un înlocuitor va răspunde la telefon si va indica la ce post telefonic poate fi găsit acesta si ora la care se reîntoarce în birou;

secretarul ia creionul si agenda imediat ce sună telefonul pentru a nota comunicările;

nu este permis să se întrerupă brusc o convorbire sau să se manifeste nerăbdare;

se ascultă cu atentie comunicările pentru a nu-l obliga pe interlocutor să repete;

sfârsitul convorbirii trebuie să fie o formulă de politete si un salut;

este indicat ca secretarul să fie a doua persoană care pune receptorul în furcă;

nu trebuie chemat la telefon fără motiv bine justificat sau pentru informatii minore, care pot fi obtinute cu usurintă personal. Este indicat să se evite orele aglomarate, ca de exemplu orele când se prezintă corespondenta la semnat, orele de audientă etc.; de asemenea nu trebuie chemat la telefon la ore apropiate de cele începutului si sfârsitului de program;

dacă informările solicitate de interlocutor impun ca secretarul să părăsească aparatul si să se deplaseze în alt birou, îl va ruga pe interlocutor să nu părăsească aparatul, apoi va astepta să i se confirme rămânerea la aparat. La întoarcerea la telefon va multumi interlocutorului că a asteptat. Dacă este necesar un timp mai îndelungat pentru lămurirea unei probleme, interlocutorul este rugat să telefoneze din nou după un anumit interval de timp.

Timbrul vocii si tonul folosit sunt determinante pentru a se crea un climat propice unei convorbiri cu rezultate satisfăcătoare. În acest sens se recomandă:

să se vorbească moderat si nu tare, pentru a nu se produce vibratii care fac să se distingă greu cuvintele;

să se vorbească aproape de receptor punând mâna în pozitie de abajur în jurul acestuia, deoarece sunetele trebuie bine orientete spre receptor, pentru a fi transmise corect;

să se articuleze cu grijă, vorbind cu gura deschisă normal. Să se adapteze maniera de a vorbi la voce: persoanele cu vocea joasă trebuie să vorbească tare, pentru că sunetele groase se disting greu; cei cu vocea subtire trebuie să-si modereze intensitatea vocii;

să se vorbească rar pentru ca persoana care ascultă să poată să perceapă ceea ce se comunică;

să se utilizeze tonul unei conversatii normale, în sensul unui ton variat si nuantat;

numele proprii si termenii de specialitate trebuie adesea silabisite.

În cazul în care trebuie precizat interlocutorului ortografia numelui, se precizează fiecare literă, folosind nume proprii, în general prenume. De exemplu, pentru numele Adrian se poate spune:

A de la Ana

D de la Dana

R de la Ramona

I de la Ilie

A de la Avram

N de la Nicolae

Secretarul trebuie să se obisnuiască să enunte repede o seri ede prenume fără să ezite, suprimând în general “de la”, deci în exemplul de mai sus se va spune: Ana, Dana, Raqmona, Ilie, avram, Nicolae.

Angajarea convorbirilor telefonice pentru conducere se face respectându-se regulile:

în cazul în care conducerea doreste să angajeze o convorbire telefonică cu o persoană ierarhic superioară si aceasta acceptă convorbirea, primul care va face legătura va fi secretarul celui cu grad ierarhic inferior,în asa fel încât la prezentarea la telefon a persoanei ierarhic superioare, acesta să găsească la celălalt capăt al firului persoana cu care trebuie să discute si nu pe secretarul acestuia;

legătura telefonică între persoane egale în grad se stabileste concomitent de cele două secretariate, deci ambele conduceri primesc direct convorbirea;

legătura telefonică între conducere si persoanele subordonate acestuia se realizează de secretar, care cheamă si roagă cu politete pe cel chemat să astepte legătura pe care o face imediat cu conducătorul respectiv.

Există adeseori cauze justificate pentru ca o convorbire telefonică să nu aibă loc într-un anumit moment. Îi revine secretarului rolul de a filtra convorbirile, economisind timpul conducerii care este adeseori fărămitat de chemări telefonice pentru unele probleme apartinând altui sector de activitate sau probleme care ar putea fi rezolvate de alte persoane din cadrul unitătii, probleme care nu sunt urgente etc.

Pentru a permite conducerii să-si desfăsoare activitatea fără intreruperi inutile, secreatrul nu va face legătura telefonică decât după ce interlocutorul s-a prezentat si în unele cazuri după ce a expus si obiectul convorbirii solicitate.

Persoana care cheamă la telefon este obligată să se prezinte. Dacă omite să o facă, secretarul va întreba politicos, dar ferm, numele si locul de muncă. Dacă se refuză în continuare prezentarea, secretarul va refuza cu tact si politete să facă legătura telefonică si va sugera interlocutorului să trimită în scris comunicarea cu mentiunea pe plic “confidential si urgent”, asigurându-l că acsta se va transmite imediat.

Prezentarea la telefon:

Persoana care cheamă un post telefonic, imediat ce i se râspunde, trebuie să se prezinte detaliat: institutia la care lucrează, functia pe care o detine, numele. Cel care este chemat trebuie să stie de la început cu cine vorbeste. Prezentarea este întotdeauna însotită de formule de salut.

Cel care primeste o chemare telefonică este obligat să se prezinte astfel:

în cazul în care nu există centrală telefonică : “Societatea comercială Georom S.A.”, biroul directorului, la telefon secretara ionescu Elena.

în cazul în care telefonista de la centrală a stabilit legătura telefonică: “serviciul productie, secretara Elena”;

în cazul în care se răspunde la telefonul altei persoane care este temporar ocupată, cel care a rămas se oferă să primească mesajul. Se notează numărul, unitatea si numele persoanei care a telefonat. Se predă persoanei chemate mesajul de îndată ce revine la birou;

dacă persoana chemată vorbeste la alt telefon sau nu este liberă în momentul acela, interlocutorul este întrebat dacă preferă să rămână la aparat, să cheme din nou la telefon sau să lase un mesaj.

III.4. Serviciul telex

Telexul este un mijloc de comunicare rapidă, pus la dispozitia institutiilor si unitătilor si care trebuie cunoscut de personalul secretariatelor.

Ca si serviciul telefonic, serviciul telex are sisitemul de comunicatie realizat cu ajutorul centralalor si circuitelor R.A. Romtelecom.

Principala caracteristică a telexului este faptul că la receptie comunicările sunt primite în scris, chiar în absenta operatorului si prezintă următoarele avantaje suplimentare:

comunicările pot fi efectuate si în limbi străine;

se poate transmite o largă categorie de documentatii, de la telegrame obisnuite până la texte cu caracter cifric;

comunicarea fiind efectuată în scris, are valoare de document, fapt pentru care toată corespondenta trimisă trebuie să poarte semnătura conducerii unitătii, precum si stampila acesteia.

Cu ajutorul serviciului telex se pot face comunicări atât în tară cât si în străinătate, prin reteaua în continuă crestere a centralelor automate telex.

Constructia unui post telex, prin care se pot primi si transmite comunicări altor abonati telex, se compune din următorul echipament telegrafic:

teleimprimator cu imprimare pe coală;

cutie de coamndă.

La cerere, instalatia poate fi completată cu următoarea aparatură anexă:

transmitător automat;

receptor perforator;

dispozitiv acustic pentru semnalizarea apelurilor urgente.

III.5. Serviciul telefax

Ca si serviciul telex, telefaxul este un mijloc de comunicatie rapidă, pus la dispozitia utilizatorilor.

Transmisiunile fax se realizează cu ajutorul unui aparat fax conectat la o linie telefonică individuală. Punerea în functiune a faxului presupune, de la început, programarea indicativului său propriu de recunoatere.

Postul telefonic la care este conectat faxul poate fi utilizat si de secreatră, când este pus pe pozitia “manual”, sau direct pe fax, când este pus pe pozitia “automat”.

În momentul când se efectuează o transmisiune fax, la capătul dinspre abonatul chemat poatwe să răspundă o persoană (secretar) si, în acest caz, i se cere un ton de fax, care se aude în casca microreceptorului la aparatul telefonic al chematorului, urmând a se efectua transmmisia. Există posibilitatea ca în partea abonatului chemat să fie conectat chiar faxul acestuia, iar la formarea numărului de către chemător transmisia fax să se efectueze fără un alt ton intermediar.

Spre deosebire de telex, prin serviciul telex, prn serviciul telefax se pot transmite documente foarte mari care contin, eventual imagini (scheme, diagrame etc.) si tabele. Totodată, orice persoană poate să efectueze o transmisie utilizând aparatul fax. Din această cauză, asemenea corespondentă poate avea valoare de document.

IV. RELATIILE UNITĂTII SI REGULI

DE PROTOCOL

Cunoasterea regulilor de comportare civilizată si folosirea lor în viata socială si pesonală este obligatia tuturor cetătenilor. Profilului moral si cunostintelor profesionale ale oamenilor trebuie să li se adauge o comportare adecvată menită să asigure relatii de colaborare si bună întelegere cu persoanele cu care lucrează permanent sau în contact sporadic.

Secreatrului, în ale cărui obligatii profesionale sunt cuprinse relatii frecvente, nu numai cu lucrătorii din unitate, ci si cu un număr însemnat de persoane din afară ( delegai din tară si srăinătate, persoane care cer diferite relatii, cetăteni ce se prezintă în audientă ) îi revine obligatia de a cunoaste nu numai regulile de comportare uzuale ci si unele reguli de protocol.

Secretarul participă activ la realizarea legăturilorîntre unitate si public prin asa numite relatii publice, de care trebuie să se achite cu tact si amabilitate.

Secretarul are multiple ocazii pentru :

a întâmpina vizitatori români sau străini ;

a participa la organizarea reuniunilor de proportii mari ca: adunări generale, întâlniri de lucru, mese rotunde, colocvii, seminarii, conferinte de presă.

IV.1. Primirea vizitatorilor

Secretariatul constituie o adevărată carte de vizită a unitătii, secretarul fiind cel ce stabileste primul contact cu vizitatorii din afară.

Secretariatul este în cele mai multe cazuri si locul de primire si asteptare a persoanelor care doresc să ia contact cu conducerea. De aceea în camera respectivă trebie să existe suficiente scaune, unele măsute cu ziare si reviste si alte obiecte necesare în asemenea situatii.

La primirea vezitatorilor secretarul întreabă cu calm si amabilitate numele acestora si obiectul vizitei. În unele cazuri vizitatorii completează o foaie detasată dintr-un carnet special, în care mentionează data, numele si functia persoanei din conducere cu care doreste să ia contact, unitatea a cărui reprezentant este.

La primirea persoanelor din afară trebuie ca secretarul să respecte următoarele reguli:

să caute să recunoască personale care nu vin pentru pria dată în secreatriat, memorarea numelor si a figurilor este deosebit de importantă;

să manifeste diferentă si atentie fată de toate persoanele indiferent în ce calitate si cu ce problemă se prezintă în secreatriat;

să caute să rezolve pe cât posibil favorabil problemele în care este îndreptătit să o facă;

persoanelor din afară, care asteaptă în secretariat, să li se pună la dispozitie diferite publicatii. Dacă institutia editează una sau mai multe publicatii, trebuie prezentate numerele cele mai recente;

în timp ce vizitatorul asteaptă în biroul secretarului, acesta trebuie să aibă o atitudine corectă, să nu discute cu colegiicu voce tare si să-si supravegheze convorbirile telefonice;

secratrul trebuie să-l prezinte pe vizitator la conducere cu numele si titlul, ceea ce constituie o dovadă de respect;

vizitatorii din afara institutiei, înainte de plecare vor fi rugati să-si comunice adresa si numărul de telefonpentru a putea fi găsiti în caz de nevoie;

în nici un caz secretarul nu trebuie să manifeste fată de vizitator curiozitate, admiratie, surpriză sau nemultumire.

Autocontrolul permanent asigură o atitudine calmă di deferentă indiferent de pozitia ierarhică a vizitatorului si a obiectului vizitei.

Primirea vizitatorilor se poate face astfel:

imediat, caz în care secreatrul se ridică, îl roagă pe vizitator să îl urmeze, îl introduce în biroul conducerii, unde intră după ce a bătut la usă, îl prezintă si apoi se retage;

după un timp de asteptare în care conducerea, ocupată fiind doreste totusi să primească vizitatorii. În acest caz vizitatorul este rugat să ia loc. În timpul asteptări, secretarul nu angajează din proprie initiativă discutii dar răspunde politicos la întrebări, cu rezervă pentru a nu da informatii cu caracter de secret de serviciu. În cazul în care perioada de asteptare se prelungeste si vizitatorul manifestă nerăbdare secretarul poate reaminti conducerii că este asteptată ( cu exceptia unor cazuri speciale ca: sedinte importante, discutii cu un ordin ierarhic superior ). În cazul în care conducerea nu găseste oportună primirea unui vizitator, secretarul cere scuze acestuia îi dă explicatii cu privire la actiunile importante (fără să precizeze natura lor ) ce retin persoanele din conducere, îi propune să discute cu alte persoane din unitate sau să lase o notă scrisă conducerii care să cuprindă enuntarea obiectivului vizitei si ce anume doreste să se rezolve. Chiar dacă vizitatorul îsi exprimă nemultumirea, secretarul trebuie să rămână calm si politicos dar ferm.

La începutul activitătii secretarul trebuie să primească de la conducere indicatii referitoare la primirea vizitatorilor: zilele si orele de audientă în conformitate cu dispozitiile legii. Se limitează primirea vizitelor la cele urgente si importante în cazul în care conducerea:

este pe punctul de a pleca într-o delegatie;

este în primele zile după întoarcerea dintr-o călătorie îndelungată si trebuie să ia cunostintă si să decidă asupra unor probleme ivite în lipsa sa.

IV.2. Cunoasterea unor uzuante protocolare

Salutul este prima manifestare de curtoazie fată de altă persoană. Două se salută atunci când se întâlnesc pe stradă sau în interiorul unei unităti.

Dacă persoanele se întâlnesc de mai multe ori în cursul unei zile, se salută numai prima dată. Dacă s-au întâlnit în afara unitătii, se despart la un moment dat, iar apoi se reîntâlnesc, salutul se repetă. Cel căruia I se cuvine mai multă deferentă va fi salutat primul, deci cel tânăr îl va saluta pe cel în vârstă, bărbatul va saluta femeia, cel cu o functie inferioară pe cel cu functie superioară. Se întâmplă uneori ca două astefel de criterii să intre în contradictie. În acest caz se vor urma regulile de mai jos:

bărbatul va saluta femeia, indiferent de vârstă sau functie, atât în viata particulară cât si la locul de muncă;

între persoane de acelasi sex, vârsta domină functia, în viata particulară, dar la locul de muncă este invers;

dacă nu există nici o deosebire între cel două persoane conform criteriilor de mai sus, cel în miscare îl va saluta pe cel care stă pe loc.

Atunci când cineva intră într-o cameră sau birou unde se găsesc una sau mai multe persoane va saluta priul cu voce tare, indiferent de situatia sa fată de ceilalti. Persoanele din birou vor răspunde obligatoriu verbal.

Prezentările. Bărbatul este prezentat femeii,cel mai tânăr celui mai în vârstă, iar gradul cel mai mic celui superior. Este, deci incorect a prezenta pe dirctor unui sef de serviciu, o femeie unui bărbat, o persoană în etate uneia mai tinere.

Exceptiile de la regulile de prezentare sunt:

o fată tânără va fi prezentată unui bărbat în vârstă si nu invers;

dacă se prezintă o personalitate bine cunoscută în viata publică se va pronunta numai titlul acestuia, nu si numele;

la o reuniune se va pronunta mai întâi numele persoanei care intră si apoi al celor deja prezenti, ordinea se inversează numai dacă este o personalitate marcantă;

în cazul în care prezentarea este urmată de schimbul cărtilor de vizită, primul care oferă cartea sa de vizită este persoana cu grad mai mic sau bărbatul si nu gradul superior sau femeia.

Autoprezentarea se obisnuieste frecvent în diferite ocazii ca: relatii de serviciu, prezentarea în fata superiorului pe care încă nu l-ai cunoscut. Formula tipică pentru prezentare este: “ Bună ziua domnule director. Îmi permiteti să mă prezint: Ion Popescu, contabil-sef adjunct la Societatea comercială Granitul S.A.” .

Tinuta fizică face parte din patrimoniul individual si ca atare nu este usor a fi modificată.

Cu toate acestea, dacă este vorba de deprinderi necorespunzătoare trebuie depuse eforturi, prin exercitii repetate, în vederea obtinerii unei tinute fizice corecte.

Astfel, tinuta recomandabilă în timpul mersului este pozitia dreaptă a corpului, însă degajată, nefortată, o balansare armonioasă bratelor în limitele fixate de jocul normal al coatelor, pasi potriviti si o poyitie naturală a umerilor, nici adusi în fată dar nici trasi înapoi în mod ostentativ.

Aspectul exterior :

Întreaga prezentare a personalului încadrat în serviciile de secreatriat trebuie să stea sub semnul ordinii, curăteniei, decentei si lipsei de ostentatie. Tinuta ordonată trebuie mentinută pe parcursul întregii zile de muncă.

Îmbrăcămintea trebuie să fie corectă. Exagarările modei, ca modele si culori, trebuie strict evitate la serviciu. Pantofii trebuie să aibă talpă elastică pentru a se evita zgomotul. Coafura recomandată pentru femeile cu părul lung este ca acesta să fie strâns. Bărbatii vor purta obligatoriu părul tuns scurt.

CONCLUZII

Secretariatul reprezintă un important canal informational, un releu intermediar si în anumite conditii un emitător de informatii. El trebuie să creeze conducerii conditiile optime pentru a analiza si opta în luarea decizii care reprezintă actul esential al conducerii. Deci secretarul este un auxiliar indispensabil al conducerii si are ca sarcină de bază degrevarea acestuia de unele sarcini auxiliare creându-I astfel conditiile necesare realizării principalelor sale functii, si anume: prevedera, comanda, organizarea, coordonarea si controlul.

Secretariatele au legături cu celelate compartimente ale unitătii, legături care sunt permanente si în forme foarte variate. Corespondenta repartizată de secretariat compartimentelor, sau primită de la ace3stea pentru a fi expediate, lucrările executate în comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialisti diferitelor compartimente si multe alte activităti pun în legătură secretariatul cu celelalte sectoare de lucru.

Munca în secretariat este importantă dar mai ales este delicată si un secreatr trebuie să aibă o pregătire multilaterală si o specializare fundamentală. Functia de secreatr si activitătile de secreatriat au un caracter auxiliar dar de o factură specială, determinat de complexitatea muncii unitătilor si de faptul că secreatrul dovedeste toate compartimentele acestora. Un secretar trebuie să aibă aptitudini intelectuale cum ar fi: inteligenta, memoria, initiativa, calităti de organizare si spirit de ordine, calităti de vorbire si redactare, simt estetic, calităti morale si cunostintă de morală.