Jurnalistul Si Mass Media

Cuprins:

Introducere………………………………………………………………p. 2

Capitolul I:Delimitări conceptuale

Jurnalistul-exponent al sistemului mass-media…………………………………………..p. 4

Calitățile unui bun jurnalist………………………………………………………….……p. 6

Purtătorul de cuvânt-atitudinea oficială a unei instituții………………………….………p. 11

Rolul purtătorului de cuvânt în relația cu mass-media………………………….…………p. 13

Capitolul II:Conlucrarea purtător de cuvânt-jurnalist

2.1 Biroul de presă:selectarea membrilor,aptitudinile unui membru al biroului de presă,îndatoriri……………………………………………………………………………..p. 18

2.2 Surse de informare pentru jurnalist:conferința de presă,comunicatul oficial,declarații ale purtătorului de cuvânt……………………………………………………………………….p. 29

3.2 Cum poate satisface un purtător de cuvânt cererile jurnalistului………………………p. 39

Capitolul III:Conflictul

3.1 Asaltarea purtătorului de cuvânt cu întrebări incomode……………………………….p. 41

3.2 “No comment”-metodă de eschivare din lipsă de informații……………………………p. 45

3.4 Relația cu jurnalistul:colaborare și respect reciproc și nu prietenie și confidențialitate p. 48

Capitolul IV: Studiu de caz- Dan Dumitru Suciu vs Mirel Theodor Palada , actualul purtător de cuvânt al Guvernului vs fostul purtător de cuvânt………………………………………………………………………………………………..p. 54

Concluzii……………………………………………………………………………………p. 66

Bibliografie…………………………………………………………………………………p. 69

Introducere

Lucrarea de față își propune să evidențieze rolurile pe care le joacă purtătorul de cuvânt și jurnalistul pe scena media și în relația cu publicul. Cei doi actori trebuie să colaboreze astfel încât publicul să fie bine informat, să primească informație de calitate și veridică. De multe ori conclucrarea dintre jurnalist și purtătorul de cuvânt se transformă în conflict deoarece fiecare își urmărește propriul interes: jurnalistul dorește să obțină exclusivități, iar purtătorul de cuvânt dorește să apere instituția pe care o reprezintă.

Funcția purtătorului de cuvânt în cadrul unei instituții publice este esențială, întrucât acesta îndeplinește rolul de reprezentare publică a instituției, în calitate de interfață comunicațională care emite și, deopotrivă, recepționează mesaje (schimb informațional) între instituție și opinia publică prin mijlocirea instituțiilor de presă.

Declarațiile purtătorului de cuvânt, mai ales în cadru public, reprezintă punctul de vedere oficial al instituției. De aici decurge un aspect deosebit de important: orice greșeală, voluntară sau involuntară, a purtătorului de cuvânt în relația cu mass-media, poate deveni oricând publică, cu potențial de prejudiciere a imaginii instituției.

În activitatea publicistică este posibil ca instituțiile de presă, datorită concurenței, perisabilității informațiilor, a menținerii întâietății de informare, să apeleze uneori la „surse confidențiale”, mai mult sau mai puțin străine de activitatea instanțelor și parchetelor, de la care se pot obține informații eronate, false, dezinformări care ar putea să aducă prejudicii justiției prin încercări de denigrare a activității instituțiilor, de subminare a independenței sau de discreditare a reputației profesionale a unor magistrați, prin inducerea în eroare și manipularea a opiniei publice. Ca atare, este posibil ca reprezentanții mass-media chiar să fie de bună credință dar să acționeze și să preia în mod neprofesionist respectivele informații fără a proceda la o atentă verificare a credibilității surselor și a gradului de veridicitate, a calității informațiilor furnizate.

Primul capitol prezintă delimitările conceptuale ale celor două profesii, cine este jurnalistul și cine este purtătorul de cuvânt, ce calități trebuie să aibă cei doi actori ai scenei media și ce rol are purtătorul de cuvânt în relația cu mass-media.

Al doilea capitol evidențiază relația de conlucrarea între jurnalist și purtătorul de cuvânt. Am prezentat modul în care un purtător de cuvânt poate îndeplini această funcție în cadrul unui birou de presă, ce criterii trebuie să îndeplinească și ce atribuții va avea după ocuparea postului. De asemenea am evidențiat sursele de informare pentru jurnalist, surse care depind de purtătorul de cuvânt și anume conferința de presă și comunicatul oficial.

Al treilea capitol prezintă cealaltă latură a relației celor doi și anume conflictul cu toate etapele sale.

Capitolul patru este reprezentat de studiul de caz . Studiul de caz se axazează pe analiza a doi purtători de cuvânt: Dan Dumitru Suciu, actualul purtător de cuvânt al Guvernului României și Mirel Theodor Palada, fostul purtător de cuvânt al Guvernului. Analiza celor doi vizează evidențierea a două categorii diferite de purtători de cuvânt: unul profesionist și apt pentru ocuparea acestei funcții ,iar celălalt total nepregătit și cu o atitudine revoltătoare la adresa jurnaliștilor .

La finalul lucrării se află concluziile și bibliografia.

Capitolul I: Delimitări conceptuale

Jurnalistul- exponent al sistemului mass-media

Termenul de jurnalist a evoluat de-a lungul timpului și a primit numeroase definiții, unele chiar neașteptate: s-a plecat inițial de la ideea că jurnalistul este o persoană care avea o evidență sistematică a unor evenimente petrecute într-o anumită perioadă și care avea intenția să facă informațiile publice și s-a ajuns la un moment dat la o altă definiție conform căreia jurnalistul este o persoană care scrie un jurnal intim, un jurnal zilnic.

Dificultate definirii termenului de jurnalist constă în faptul că nici până în prezent nu s-a conturat sfera de activitate a acestuia. Sfera activităților incluse în câmpul ocupației de jurnalist este largă,contradictorie și incertă. Potrivit lui Mihai Coman “jurnalistul ar trebui să fie un căutător și distribuitor de informații (din cele mai variate sfere, de la politică la știință, de la sport la faptul divers, de la economie la cultură), un pedagog care educă publicul în spiritul valorilor civice și al respectului față de cultura majoră, un lider de opinie care modelează convingerile și atitudinile audienței, un animator care mobilizează și solidarizează colectivitățile, un om de divertisment care oferă clipe de relaxare și de evadare imaginară pentru mii de oameni, un creator de cultură care selectează și promovează valorile”. Deși jurnalistul pare să fie o persoană multifuncțională care nu are atribuțiile bine delimitate, Statutul Federației Internaționale a Jurnaliștilor a dat o definiție acestei profesii: jurnalistul este orice persoană care în mod permanent și pe bază de salariu, efectuează o activitate care constă în a participa prin cuvânt sau imagine la una sau mai multe forme ale mass-media. În jurnalism , cel mai important aspect este să fii acreditat de o instanță internă și impusă de breasla jurnalistică: Comitetul de Acreditare din Belgia, Comisia Regală a presei din Anglia, Comisia pentru Cartea de Identiate a Jurnaliștilor Profesioniști din Franța și Federația Jurnaliștilor din Elveția. Cu alte cuvinte pentru a fi considerat jurnalist trebuie să deservești opinia publică, să lucrezi în mod obiectiv în slujba cetățeanului, să îi oferi în timp real imaginea evenimentelor care se produc în proximitatea acestuia și să fii avizat de una dintre instituțiile specializate în domeniu. Jurnalismul este o profesie exigentă și orice lipsă de profesionalism este taxată de către consumatorul de media. Jurnalistul trebuie să culeagă și să expună informația pentru public.

Calitățile unui bun jurnalist

Calitatea scriiturii unui jurnalist este dată de către consumatorul de media. Tot el hotărăște dacă sancționează jurnalistul, în sensul că nu mai cumpără ziarul repectiv, sau mută de pe canalul de știri. Pentru a evita reacțiile din urmă un bun jurnalist ar trebui să aibă o serie de calități și aptitudini care să îl pună la adăpost de eventualele reacții negative din partea publicului său.

În primul rând jurnalistul trebuie să cunoască foarte bine toate aspectele care țin de limbă: vocabular, ortografie, sintaxă, punctuație, trebuie să evite limbajul de lemn și să folosească expresii clare și pe înțelesul cititorului. Va trebui să fie în permanent la curent cu modificările apărute și să dețină un dicționar explicativ al limbii române. Un jurnalist trebuie să fie curios, să manifeste interes pentru orice, dorința de a ști și să aibă simțul informației, al știrii. David Randall afirma că un jurnalist are nevoie de un simț dezvoltat al știrii din 3 motive: în primul rând ca să distingă un potențial subiect de știre de un nimic, al doilea pentru a nu irosi timpul publicației cu un subiect fără valoare jurnalistică, iar ultimul motiv constă în faptul că dacă nu există simțul știrii un subiect bun poate fi ratat , iar consecințele sunt pe măsură.

Randall oferă și un exemplu în acest sens. Duncombe Jewell era reporter la Daily Mail și a fost trimis pe teren să relateze lansarea vasului de război Albion la șantierul naval Thames Ironworks. A revenit la redacție și a scris un articol plictisitor și neatrăgător, iar în momentul când oferea manuscrisul spre verificare redactorului de știri, la ziar a ajuns vestea că s-au înnecat 30 de oameni în timpul lansării. Redactorul a rămas stupefiat, dar reporterul neavând simțul știrii nu a sesizat gravitatea incompetenței sale “Ei,da,”a spus Jewell,”am văzut niște oameni agitându-se în apă cînd eram pe punctul de a pleca,dar…”.

O altă calitate pe care trebuie să o posede un jurnalist bun ar trebui să fie capacitatea de a munci repede și mult. În mass-media lucrezi sub stres și trebuie să ai capacitatea de a te mobiliza rapid și de a redacta un material precis. Nu poți să te pierzi cu firea și să dai pe post sau în ziar un material de slabă calitate având ca scuză faptul că nu ai avut timp. Trebuie să îți dozezi fiecare minut astfel încât munca rezultată să fie de calitate. Deschiderea către ceilalți ,sociabilitatea, capacitatea de a stabili contacte reprezintă o altă aptitudine pe care un bun jurnalist trebuie să o posede. Comunicând atragi de partea ta oameni care mai târziu pot deveni surse prețioase. Lipsa de aroganță, modestia sunt atitudinile pe care trebuie să le adopte un jurnalist. În acest mod îți arăți respectul față de cei din jur. Nu trebuie să afirmi mereu că știi, dacă cineva încearcă să îți arate un lucru chiar dacă știi ascultă până la capăt, poate versiunea ta nu e completă, poate afli informații prețioase pe care nu le-ai fi aflat cu ușurință. Mulțumește pentru fiecare gest și vei fi apreciat și respectat și vei primi informații și pe viitor. În momentul în care un lucru nu vă este clar întrebați fără să vă fie teamă că veți cădea în ridicol. Mai bine întrebați de două ori decât să ajungeți la redacție și să încercați să redactați un material și să constatați că nu sunteți în stare pentru că nu ați înțeles anumite aspecte.

Rigoarea, creativitatea, diponibilitatea, memoria, adaptabilitatea și perseverența sunt calitățile ce conturează profilul unui profesionist în media. Informațiile trebuie să fie transmise cu acuratețe, în mod obiectiv. Chiar dacă subiectul abordat înclină spre latura subiectivă un jurnalist trebuie să rămână imparțial pentru a oferi consumatorului de media imaginea evenimentului cât mai clar. Ceea ce este interesant pentru public este ceea ce se află în imediata lui apropiere. Jurnaliștii numesc acest aspect legea proximității. Trecutul și viitorul sunt pe locul 2, pentru public prezentul contează, iar știrile prezentate trebuie să fie de actualitate și de interes. Un jurnalist trebuie să înregistreze și să noteze cu acuratețe informațiile colectate de pe teren și pe cele pe care le primește de la cei implicați în eveniment. Exagerările constituie un minus care duce la pierderea reputației de jurnalist profesionist. Uneori din dorința de a face articolul cât mai atractiv jurnaliștii îi adaugă artificii care de fapt nu îi sporesc audiența ci dimpotrivă stârnesc semne de întrebare. Odată pierdută încrederea publicului este greu de redobândit.

Jurnalistul nu trebuie să facă presupuneri deși tentația e uneori mare. Au existat cazuri în care presupunerile se dovedeau a fi adevărate,dar pentru a evita lipsa de acuratețe, incorectitudinea și dezinformarea, este mai bine ca articolul să conțină doar date veridice, primite din surse sigure sau colectate direct de la fața locului. A existat în istoria jurnalismului un caz celebru de presupuneri eronate care s-a soldat cu destituirea din funcție a jurnalistului.

Un ziar britanic cu o audiență considerabilă a primit de la o sursă o fotografie cu prințul Charles care îmbrățișa o femeie. În acel moment se știa că mariajul prințului trece printr-o perioadă dificilă. Speculațiile nu au întârziat să apară și s-a sugerat în articolul de presă respectiv că prințul ar avea o relație extraconjugală. După publicarea articolului, bazat pe presupunerile redactorilor, a apărut și reacția oficială a purtătorului de cuvânt al Casei Regale. Fotografia cu pricina fusese facută la înmormântarea unui băiețel de 4 ani, iar femeia pe care prințul o îmbrățișa, în semn de compasiune, era mama băiețelului. Verificarea surselor este absolut necesară, un articol nu poate apărea pe baza încrederii fără a fi atent verificat. În relația cu sursele jurnalistul trebuie să fie consecvent și perspicace, trebuie să își dea seama atunci cand este folosit ca unealtă de mediatizare. În momentul în care se începe o colaborare cu o viitoare sursă trebuie specificat din capul locului cine sunteți, pe cine reprezentați și care este scopul. Ascunderea profesiei înseamnă minciună și implică pierderea încrederii, deși cele mai multe informații le obțineți off the record.

Dacă jurnalistul este onest față de surse, are o atitudine prietenoasă și dă dovadă de fairplay rezultatele nu întârzie să apară. Informațiile primite pot fi adevărate bijuterii jurnalistice care pot propulsa un articol de presă ca fiind prima știre din ziar, jurnal tv, radio. Totuși o relație prea apropiată cu sursele nu este benefică. Pot ajunge la un moment dat să manipuleze din prea multă “prietenie”. Onestitatea e cuvîntul cheie în relațiile cu sursele, jurnalistul își expune cererile în legătură cu informațiile pe care vrea să le obțină, precizează cine este și ce instituție reprezintă, iar sursa furnizează informațiile.

Sursele sunt de două feluri: surse autorizate și surse neautorizate. Sursele autorizate sunt cele mai credibile, deși există și cazuri în care apară instituția pe care o reprezintă și încearcă să devieze de la subiect, și sursele neautorizate, adesea izvoare de informații care stârnesc un adevărat cutremur. Sursele oficiale sunt reprezentate de managerii de imagine și purtătorii de cuvânt ai diverselor instituții ale statului. Jurnalistul trebuie să știe cine este fiecare purtător de cuvânt în parte și să aibă o minimă bibliografie despre persoana acesteia plus numerele de telefon. În general în momentul declanșării unui eveniment purtătorii de cuvânt ies singuri și oferă informații presei pentru a oferi un punct de vedere oficial din partea instituției pe care o reprezintă. Relațiile cu sursele neautorizate sunt cele mai picante. David Randal numește aceste surse “ciripitori”.

De regulă aceste surse sunt reprezentate de persoane bine plasate într-o organizație, personalul de curățenie sau de la parcări. De cele mai multe ori ele pot pune la dispoziție documente prețioase care în mod oficial nu ar putea ajunge în mâna jurnalistului sau pot da indicații de cercetare într-o anumită direcție. Unele dintre cele mai bune știri provin din partea acestor surse. Problema apare în momentul publicării articolului. Poate stârni controverse și chiar implicarea instanței. De obicei aceste surse nu vor să fie citate și nici să apară, de aceea înainte de apariția publică a articolului respectiv un jurnalist perspicace ar trebui să țină cont de câteva aspecte. În permanență trebuie să existe un semn de întrebare, de ce vă sunt furnizate aceste informații pe tavă, nu cumva în spatele “binefacerii” există interese ascunse? nu cumva publicarea articolului vizează distrugerea cuiva din motive pur personale?. Asta nu înseamnă că din acest motiv articolul e condamnat să rămână în sertar , doar că jurnalistul trebuie să fie vigilent. Informatorul trebuie întrebat dacă are ceva împotrivă în consultarea și celeilalte părți implicate, dacă sursa devine agitată sau își modifică comportamentul e clar că deja e în neregulă.

De asemenea destul de multe surse pretind că știu cu exactitate ceea ce s-a întamplat deși doar pretind asta pentru că nu dețin în totalitate frâiele. Jurnalistul e dator să încerce să facă rost de documente care să ateste spusele sursei. Dacă sursa refuză trebuie să încerce măcar să le citească în prezența acesteia , dacă nici așa nu este de acord informațiile trebuie date uitării, este mai mult decât evident că există interese ascunse. Chiar dacă jurnalistul face rost de documente trebuie să le verifice foarte atent există numeroase modalități de falsificare. Cu cât sursa neautorizată este mai implicată și vrea cu orice preț ca informațiile pe care le furnizează să apară nu înseamnă neaparat că minte, doar că în momentul în care oamenii sunt direct implicați de obicei au tendința să se implice emoțional mai mult decât trebuie, iar ceea ce relatează să capete cu totul altă dimensiune, poate mult mai dramatică decât este în realitate. Există și cazul în care chiar mint și vor cu orice preț distrugerea cuiva.

Pe langă toate aceste aptitudini pe care jurnalistul trebuie să le posede pentru a fi cu adevărat un reprezentant de bază al mass-media există și alte calități care vizează modul în care acesta scrie și modul în care este prezentat articolul pe care îl redacteză.

Așa cum am menționat la început un jurnalist trebuie să stăpânească limba romană cu toate implicațiile ei. Articolul pe care îl redacteză trebuie să aibă un titlu incitativ, care să suscite interesul cosumatorului de media. Stilul și unghiul de abordare țin strict de jurnalist, de el depinde ce tonalitate va avea articolul și cât de obiectiv va fi tratat. Trebuie să ofere informații veridice ,din surse avizate, autorizate, de actualitate. Trebuie să evite limbajul de lemn, textul trebuie să fie accesibil unui public cât mai larg și cât mai diverisificat și țața Florea din Vaslui trebuie să priceapă ce spune jurnalistul. Detaliile inutile trebuie să dispară ,iar la final când articolul este dat spre corectare și publicare trebuie să aibă o formă cât mai aerisită, clară, concisă și cu o cantitate suficientă de informație. Acordul subiectului cu predicatul este obligatoriu, altfel un public avizat le va taxa dur, iar emisiunile de pamflet abia așteaptă o greșeală pentru a avea subiect de batjocură. Se pot insera grafice, tabele care să facă articolul mai atractiv și de ce nu mai explicit.

De exemplu, un grafic care arată evoluția prețului la benzină în ultimii 5 ani în România va stârni interesul publicului care va avea o imagine exactă asupra evoluției prețului decât dacă jurnalistul ar înșira niște cifre și statistici care mai mult ca sigur vor plictisi. Subiectivismul trebuie pe cât posibil evitat. Oricât de implicat emoțional ar fi jurnalistul are datoria morală față de public să îi prezinte realitatea și să îl lase pe el să hotărască de partea cui este fără a fi influențat. Ziarele și televiziunile care sunt partizane cu un anumit partid politic au tendința în ultimii ani ca în campaniile electorale să își prezinte mai des preferații și să îi lase în umbră pe ceilalți candidați. Acest lucru nu face decât să evidențieze subiectivismul trusturilor respective. Multe dintre ele sunt obligate să facă acest lucru deoarece susținerea financiară vine din partea unor partide politice și fără această finanțare multe nu ar putea supraviețui.

Purtătorul de cuvânt – atitudinea oficială a unei instituții

Relațiile publice reprezintă stabilirea și menținerea de legături reciproc benefice între o instituție, organizație și publicul de care depinde succesul sau declinul ei. Fiecare instituție are obligația de a asigura transparența activităților pe care le desfășoară față de public. Această transparență se asigură de obicei prin prezența purtătorului de cuvânt.

Purtătorul de cuvânt este persoana desemnată de liderul instituției respective să îl reprezinte în relația cu presa. Purtătorul de cuvânt ține locul conducătorului instituției din diferite motive: conducătorul lipsește din localitate, starea sănătății nu îi permite apariția în public, nu este capabil să poarte o conversație orală cu presa, se pierde cu firea în fața camerelor ). Faptul că ține locul liderului în fața presei îi adaugă purtătorului de cuvânt o serie de responsabilități care atârnă greu pe umeri și nu oricine poate ocupa această funcție. Purtătorul de cuvânt reprezintă vocea oficială a instituției, iar declarațiile oferite de el sunt redactate cuvânt cu cuvânt.

Ca și jurnalistul și purtătorul de cuvânt trebuie să aibă o serie de aptitudini și competențe pentru a fi imaginea oficială a instituției pe care dorește să o reprezinte. În primul rând trebuie să fie o persoană cultivată, să aibă o voce “radiofonică”, un aspect plăcut, experiența vorbitului în public, capacitatea de a-și masca emoțiile și stresul provocat uneori de întrebările incomode ale jurnaliștilor. S-a vehiculat într-o perioadă că femeile sunt mai potrivite în postura de purtător de cuvânt deoarece sunt reprezentantele sexului frumos și câștigă mai ușor încrederea jurnaliștilor. În prezent s-a ajuns la concluzia că trebuie aleasă persoana cea mai competentă pentru a ocupa acest post fără a se face aluzie la sex sau vârstă.

Un bun purtător de cuvânt trebuie să fie dedicat meseriei sale, să cunoască bine limba română și o limbă de circulație internațională. Să cunoască toate aspectele legate de activitatatea organizației pe care o reprezintă și să nu fie pus în posturi delicate de către jurnaliști. Nu trebuie să fie luat prin surprindere de vreo întrebare , în momentul în care apare în fața presei trebuie să aibă temele făcute și să fie pregătit pentru un asalt de întrebări. Purtătorul de cuvânt trebuie să cunoască obiectivele și strategiile organizației pentru a putea da răspunsuri complete care să satisfacă setea jurnaliștilor și publicul , și trebuie să se bucure de încrederea conducerii astfel încât să poată avea girul liderului instituției în tot ceea ce va interprinde. Înainte de a ocupa această funcție, care implică multă responsabilitate, un purtător de cuvânt trebuie să aibă parte de o instruire din partea unor persoane avizate. În timpul pregătirii va fi învațat cum să facă față presiunii mass-media , cum să răspundă în mod natural fără a da senzația că ascunde ceva sau că nu posedă informațiile respective.

Rolul purtătorului de cuvânt în relația cu mass-media

Rolul purtătorului de cuvânt în relația cu mass –media este acela de informare, de a oferi un punct de vedere oficial al instituției pe care o reprezintă. În momentul în care se produce un eveniment în care este implicată o instituție publică prima sursă de informare a jurnaliștilor este constituită de purtătorii de cuvânt. Deși unii lideri cred că nu au nevoie de un purtător de cuvânt acest lucru este cât se poate de eronat. Există o serie de factori care întăresc ideea că prezența unui astfel de reprezentant este vitală. Mai întâi de toate conducătorul instituției are de obicei un program foarte încărcat și nu poate fi mereu la dispoziția presei.

Liderul nu are studiile necesare în domeniu și nu deține în totalitate capacitatea de a se exprima cum trebuie în fața jurnaliștilor și a publicului. Afirmațiile conducătorului nu lasă loc de răgaz în cazul în care subiectul este încă în dezbatere, în timp ce un purtător de cuvânt poate obține un avans de o zi până când lucrurile sunt bine delimitate. Apariția frecventă a conducătorului instituției îi erodează imaginea tocmai din cauză epuizării potențialului de noutate.

De aceea pentru a menține o imagine proaspată și încântătoare a liderului este bine ca în relațiile cu presa să apară purtătorul de cuvânt , care este specializat în acest domeniu.Astfel liderul instituției va apărea doar în momentele cheie, în care va ridica prin prezența sa imaginea și renumele organizației pe care o conduce. Informațiile furnizate de o sursă oficială sunt cele mai credibile și care atârnă greu în conștiința publicului.

De aceea purtătorul de cuvânt trebuie să anticipeze cam ceea ce doresc jurnaliștii să afle atfel încât să nu fie luat prin surprindere și să nu aibă un răspuns pregătit. De obicei jurnaliștii au numerele de telefon și o minimă bibliografie despre purtătorul de cuvânt , așa trebuie să aibă și purtătorul de cuvânt despre ei. El trebuie să cunoască preocupările anterioare ale jurnaliștilor, zona în care acționează, tacticile lor de obținere a informațiilor, atitudinea pe care o au față de organizație. Pe lângă faptul că trebuie să reprezinte o poziție oficială a instituției și să o apare în cazul în care este atacată, purtătorul de cuvânt trebuie să vorbească și pentru public, să aibă un limbaj accesibil tuturor astfel încât mesajul să fie receptat de cât mai multe persoane.

Purtătorul de cuvânt trebuie să aibă o atitudine relaxată în fața presei, trebuie să știe să treacă ușor de la aspectele negative la cele pozitive, să evidențieze eforturile organizației pentru a remedia o situație, să dea răspunsuri directe, fără detalii inutile, să nu divagheze de la subiect, nu trebuie să exagereze și să preaslăvească instituția pe care o reprezintă pentru că riscă să dea senzația că instituția e utopică. Nu trebuie să răspundă la întrebările la care nu posedă informații , un răspuns evaziv va fi taxat, purtătorul de cuvânt trebuie să își ia angajamentul că în cel mai scurt timp va obține datele necesare și va reveni cu răspunsul dorit și le va pune la dispoziția jurnaliștilor. Nu trebuie să se certe cu jurnaliștii, chiar dacă uneori aceștia întrec măsura, trebuie să își păstreze calmul chiar și atunci când situația devine stânjenitoare, medierea este o cale de aduce discuția pe făgașul obișnuit. O organizație nu poate câștiga interesul publicului dacă prin activitatea ei dovedește ignorarea interesului public. Relațiile publice trebuie să se bazeze pe transmiterea în timp real a informațiilor, iar purtătorul de cuvânt trebuie să informeze mass-media în legătură cu evenimentele care au loc în interiorul instituției pe care o reprezintă.

De exemplu dacă instituția este acuzată de evaziune fiscală purtătorul de cuvânt are obligația de oferi un punct de vedere oficial imediat după apariția speculațiilor. Cu cât reacția lui întârzie să apară cu atât mai mult se vor adânci suspiciunile jurnaliștilor și ale publicului. Un punct de vedere oficial spulberă îndoielile. În funcție de comportamentul pe care îl au în momentul receptării informațiilor J.E Grunig și F.C Repper au identificat 4 tipuri de public:

a) publicurile tuturor problemelor – un public activ care participă la toate dezbaterile

b) publicurile apatice- public pasiv

c) publicurile unei singure probleme -publicul este interesat de un număr limitat de teme apropiate între ele

d) publicurile problemelor fierbinți -publicul devine activ atunci cand presa transformă o problemă într-o chestiune de maximă actualitate.

Pe lângă faptul că purtătorul de cuvânt trebuie să vorbească și pentru public acesta trebuie să îndeplinească și dorințele jurnaliștilor. Jurnaliștii au unele așteptări de la reprezentantul instituției respective.Purtătorul de cuvânt trebuie să aibă o atitudine relaxată în fața presei, trebuie să știe să treacă ușor de la aspectele negative la cele pozitive, să evidențieze eforturile organizației pentru a remedia o situație, să dea răspunsuri directe, fără detalii inutile, să nu divagheze de la subiect, nu trebuie să exagereze și să preaslăvească instituția pe care o reprezintă pentru că riscă să dea senzația că instituția e utopică.

Nu trebuie să răspundă la întrebările la care nu posedă informații , un răspuns evaziv va fi taxat, purtătorul de cuvânt trebuie să își ia angajamentul că în cel mai scurt timp va obține datele necesare și va reveni cu răspunsul dorit și le va pune la dispoziția jurnaliștilor. În cazul în care din motive obiective purtătorul de cuvânt nu poate participa la întâlnirea cu jurnaliștii acesta poate oferi informațiile prin telefon sau printr-un comunicat oficial trimis pe adresa redacției cu mențiunea că imediat ce timpul îi va permite se va întâlni cu jurnaliștii.

Purtătorul de cuvânt este principala sursă de informare în rândul jurnaliștilor și în același timp imaginea oficială a organizației. Din acest motiv alegerea și pregătirea unui bun purtător de cuvânt trebuie să fie prima grijă a conducerii instituției. Pe lângă declarațiile și conferințele de presă obișnuite, reprezentantul instituției poate oferi presei interpretări ale evenimentelor în favoarea șefului lor. Există cazuri în care organizațiile sunt nemulțumite de reflectarea activității lor în presă încât refuză să mai aibă o poziție oficială. Este o practică dură și rar întâlnită, dar există, și jurnaliștii trebuie să țină cont de acest risc. Dacă jurnalistul cere consultarea unor documente oficiale , purtătorul de cuvânt este dator să îi pună la dispoziție documentele necesare.

Dacă documentele respective incriminează instituția în vreun fel , purtătorul de cuvânt trebuie să se sfătuiască cu liderul său și apoi să ofere un răspuns jurnaliștilor. De obicei organizațiile mușamalizează foarte elegant dispariția unor astfel de documente. Indiferent cum ar fi o poziție oficială trebuie sa existe, iar purtătorul de cuvânt este dator să păstreze imaginea organizației nepătată pe cât posibil. O dată ce este prezentat oficial ca fiind purtător de cuvânt acesta devine o persoană publică ce va fi urmărită în tot ceea ce face și spune.

Nu are statutul unei vedete, reprezintă în orice moment instituția, imaginea sa fiind mereu asociată cu aceasta. Din acest punct de vedere trebuie să aibă grijă la tot ceea ce declară atunci când se află în timpul programului sau la întruniri oficiale. Trebuie să precizeze atunci când își exprimă un punct de vedere personal pentru că altfel riscă să fie asimilat cu punctul de vedere al instituției. Orice greșeală este taxată atât de jurnaliști cât și de public.

Pe lângă atenția sporită pe care trebuie să o acorde modului în care transmite informația și vocabularului pe care îl folosește , purtătorul de cuvânt trebuie să aibă o ținută adecvată. Fiind reprezentantul oficial ținuta recomandată este costumul și cravata. Cămășile trebuie să fie în nuanțe sobre și nu țipătoare, nu trebuie să iasă în evidență de la intrare.

Informațiile pe care le furnizează purtătorul de cuvânt trebuie să vizeze un interes general, să aibă un sens, un eveniment nesemnificativ nu trebuie, în principiu, să fie reținut.

Vor fi alese evenimentele al căror potențial este mai mare și care ar capta atenția unui public cât mai mare. Purtătorul de cuvânt trebuie să aibă grijă ca prin relatările sale să nu aducă prejudicii de imagine unei instituții sau unei persoane, relatarea trebuie să fie obiectivă . Respectul persoanei trebuie să fie o preocupare permanentă. În beneficiul consumatorului de media, la fel ca jurnalistul, purtătorul de cuvânt trebuie să rămână imparțial.

Trebuie să fie cât mai neutru posibil, chiar dacă apără instituția pe care o reprezintă, nu trebuie să dea niciun moment senzația că empatizează. Dreptul la informare este o libertate fundamentală a fiecărei ființe umane. Nu există democrație fără o informare onestă, riguroasă, fiabilă, pluralistă și responsabilă. O informare de calitate câștigă încrederea publicului și atestă valoarea mass-media. Purtătorul de cuvânt trebuie să fie așadar onest, să aibă grijă pentru adevărul faptelor, respect pentru persoană, respect pentru diversitatea opiniilor, trebuie să refuze să manipuleze conștiințele, să nu fie corupt, să publice ceea ce este de interes public. O informație bună trebuie să fie exactă. Originea informațiilor trebuie să fie cunoscută de public. Fiecare informație trebuie confirmată și atent verificată. Purtătorul de cuvânt trebuie să evite capcana de a se lua după zvonuri. În criză de timp poate fi tentat să ia drept veridic o informație venită pe “calea aerului”. Faptul trebuie să fie nou, să intereseze cât mai multă lume și, mai ales , să fie recent. Pe lângă toate acestea informația trebuie să fie reală și, obligatoriu verificabilă. Purtătorul de cuvânt trebuie să renunțe la exactitatea rigidă, la utilizarea cifrelor mari, la etichetări, la formulele senzaționaliste generatoare de pleonasm “ atmosferă incendiară, accident cumplit”. Trebuie să evite limbajul de lemn, politețea excesivă și folosirea jargoanelor. Comunicatul de presă este unul dintre instrumentele de care se ajută purtătorul de cuvânt în relația cu media. Comunicatul trebuie să fie scurt, să furnizeze o informație precisă. De cele mai multe ori un comunicat oficial foarte important poate fi reprodus întocmai în presă. O altă sursă de informare folosită de purtătorul de cuvânt este conferința de presă. Este programată cu suficient timp înainte și iau parte un grup de jurnaliști.

În cadrul conferinței de presă se expune subiectul de către purtătorul de cuvânt și alți membri ai instituției sau invitați speciali, se răspunde la întrebările jurnaliștilor, se distribuie un dosar de presă , care cuprinde un rezumat al celor dezbătute. Deși evenimentul în sine solicită atenția sporită a jurnalistului și la un moment dat plictiseala își face simțită prezența, conferința de presă este un izvor de informație și de reacții dintre cele mai neașteptate.

Pe baza conferinței de presă se pot naște articole savuroase. Pornind de la faptul că jumătate din auditoriu se „odihnea” și până la forfota de la bufet , toate acestea împreună pot duce articolul în altă sferă.

Chiar dacă purtătorul de cuvânt a organizat evenimentul cu scopul de a informa și de a aduce în atenția publicului ultimele noutăți din organizație, se întâmplă adeseori ca informația inițială să fie lăsată pe locul doi în favoarea atmosferei din sală. Majoritatea celor invitați la o astfel de conferință sunt persoane în vârstă, foști angajați ai instituției, foști directori, care după un anumit timp își pierd atenția și interprind alte activități mai puțin solicitante.

Capitolul II: Conlucrarea purtător de cuvânt – jurnalist

2.1 Biroul de presă: selectarea membrilor, aptitudinile unui membru al biroului de presă, îndatoriri

Biroul de presă reprezintă un departament din interiorul unei organizații, instituții care are menirea să mențină relațiile în timp real cu mass-media. De regulă biroul de presă este o secție din cadrul departamentului de relații publice. Rolul biroului de presă nu este acela de a lăuda organizația sau de a-i promova produsele și serviciile, ci dimpotrivă, acesta are două obiective majore pe care trebuie să le îndeplinească: trebuie să stabilească și să mențină o bună relaționare cu presa, în avantajul instituției pe care o reprezintă, obținând astfel o imagine cât mai transparentă asupra activităților ce se derulează în interior, în al doilea rând trebuie să informeze instituția în legătură cu afirmațiile presei și cu alte aspecte care interesează în mod direct .

Prin urmare activitatea biroului de presă este aceea de a construi credibilitatea unui grup sau a unei instituții aflate într-un raport de interese comune cu alte grupuri sau organizații și care apelează la stategii de comunicare pentru a obține validarea publică a acestor interese.

Șeful biroului de presă trebuie să știe cu precizie ce se întâmplă în organizația pe care o reprezintă pentru a reacționa rapid în momentul în care presa solicită anumite informații. În organizarea și buna funcționare a unui birou de presă cel mai important lucru este alegerea membrilor. Dacă la prima vedere pare un lucru simplu , în realitate nu este chiar așa.

Primul criteriu după care este ales viitorul membru al biroului de presă este pregătirea sa profesională. În general se preferă cei care au terminat o facultate cu profil de comunicare , relații publice sau jurnalism. Se consideră că aceste două facultăți au un potențial mai mare în comunicarea cu mass-media. O persoană bine pregătită aduce cu sine o serie de avantaje : capacitatea de a comunica eficient , pregătire în domeniu, se va integra rapid în organizație și va fi capabilă să asimileze un volum mare de informație, se va face rapid cunoscută în rândul jurnaliștilor și va fi contactată ori de câte ori va fi nevoie de un punct de vedere oficial, va fi apreciată și respectată și va avea votul de încredere atât al instituției cât și al jurnaliștilor. De regulă în cadrul biroului de presă sunt angajați ziariști. Se consideră că au o experiență vastă în domeniul comunicării și sunt candidații ideali pentru a ocupa postul. Totuși această experiență nu este de ajuns deoarece între jurnalism și relațiile publice există o diferență. Pe lângă o experiență a scrisului și a redactării, pe care o presupune meseria de jurnalist, relațiile publice presupun și o bună interacțiune cu publicul și capacitatea de a reacționa rapid la tehnicile proprii muncii din cadrul biroului de presă. În consecință dacă se optează pentru angajarea unui ziarist în biroul de presă acesta trebuie să urmeze un curs de profil pentru a fi cu adevărat pregătit. O persoană lipsită de experiență nu va face decât să tragă în jos activitatea biroului de presă, iar la un moemnt dat îl va părăsi. Pentru a îndeplini sarcinile din cadrul unui birou de presă, membrii acestuia trebuie să aibă o serie de calități pentru a putea face față problemelor de comunicare în relația cu presa.

În primul rând un membru al biroului de presă trebuie să aibă o cultură generală bogată și informații din domeniul științelor sociale. Nu trebuie să fie o persoană timidă sau emotivă ,trebuie să fie sociabilă și să își facă relații cu ușurință. Să aibă o memorie bună, capacitatea de a reacționa rapid în situații neprevăzute, să fie o persoană organizată , să aibă abilități de comunicare scrisă și orală, capacitatea de a vorbi pe înțelesul tuturor și de a se face înțeles.

Pe lângă toate acestea trebuie să aibă disponibilitatea de a lucra peste program și de a fi acolo la orice oră. Pentru a informa corect presa și publicul , un membru al biroului de presă trebuie să cunoască în detaliu activitatea instituției pe care o reprezintă și trebuie să aibă încrederea șefilor pentru a putea oferi presei informații în lipsa conducerii. De asemenea un membru al biroului de presă poate contribui la îmbunătățirea imaginii organizației.

Acesta poate veni cu idei de programe de activități cu presa pentru a atrage interesul mass-media. Pentru o încredere sporită din partea jurnaliștilor și a publicului un membru al biroului de presă trebuie să aibă o bază completă de date privind activitățile organizației, iar această bază de date trebuie actualizată permanent. Prezența într-un birou de presă prezintă o serie de avantaje: participarea constantă la deciziile privind rolul și activitatea organizației în viața publică, acces la informații interne, o bună cunoaștere a organizației, relație constantă și o comunicare sistematică cu publicurile țintă ale organizației, posibilitatea de reacție imediată în caz de criză. O altă atribuție a membrului biroului de presă este aceia de a se asigura că organizarea manifestărilor destinate presei, conferințe , vizite, voiaje, seminarii, este impecabilă, iar jurnaliștii vor fi mulțumiți , iar setea lor de informații va fi satisfăcută. Un reprezentant al biroului de presă poartă pe umeri multe responsabilități care îl solicită atât din punct de vedere fizic cât și din punct de vedere psihic.

Din acest punct de vedere, mai ales la debutul în acestă meserie, un membru al biroului de presă poate cădea în extrema cealaltă. Din dorința de a fi cât mai corect și de a-și face meseria cu simț de răspundere acesta exagerează lucrurile: asaltează presa cu comunicate, unele fără noimă, atrage atenția atunci când articolele lui nu sunt publicate, cere jurnaliștilor să vadă articolul înainte de publicare și face modificări, dorește să vadă înainte întrebările unui interviu pentru a avea răspunsuri complete și mulțumitoare, la organizarea unei conferințe de presă invită doar jurnaliștii pentru care are o afinitate vizibilă, vorbește excesiv despre organizație, limbajul pe care îl folosește este prea tehnic și greu de descifrat pe înțelesul publicului, sugerează conducătorilor organizației că presa este ori prietenă, ori dușman, variantă de mijloc nu există.

Cel mai grav lucru dintre toate este acela că un reprezentant al biroului de presă aflat la început nu citește ziarele, nu ascultă radioul și nu se uită la televizor pretinzând că astfel este imparțial. O dată ce informațiile au fost adunate, echipa biroului de presă va formula o shemă după care se va ghida atunci când va întocmi materialul ce urmează să ajungă la jurnaliști. Norman R.Nager și T.Harell Allen au identificat 9 pași pentru alcătuirea schemei:

formularea obiectivelor clientului- ce urmărește programul de comunicare și dacă răspunde obiectivelor organizației beneficiare;

indentificarea publicului-țintă- cui se adresează mesajul formulat;

înțelegerea obiectivelor publicului-țintă- ce suscită interesul publicului;

selectarea canalelor de transmitere- cum se poate transmite mesajul mai eficient, broșuri,evenimente speciale, prin e-mail, canale TV;

stabilirea intereselor publice ale mediatorilor- ce informații transmitem prin intermediul diferiților mediatori publici și ce tip de informație interesează aceste audiențe;

inventarierea surselor de informare – ce surse sunt cele mai potrivite pentru a fi citate, experți, baze de date, opinia experților;

formularea strategiei de comunicare- cum mărim gradul de acceptabilitate și de recunoaștere publică în contextul dat;

formularea mesajelor- ce tipuri de mesaje sunt potrivite pentru contextul dat, ce răspunsuri pot fi date, care este scopul principal al comunicării, infomarea sau motivarea publicului;

alegerea suportului non-verbal de comunicare – mijloace de a facilita înțelegerea și acceptarea publică a mesajului , fotografii, grafice, filme.

Pe lângă toate aptitudinile pe care trebuie să le posede un membru al biroului de presă, acesta trebuie să fie pregătit și pentru apariția în public , atunci când va vorbi în numele organizației. Trebuie să aibă un aspect fizic îngrijit, iar vestimentația trebuie să fie adaptată evenimentului.

Pentru bărbați este recomandat să poarte un costum sau un sacou de culoare mai închisă. Nu se recomandă culorile țipătoare, șocante , albul trebuie evitat deoarece reflectă lumina. Cămașa trebuie să fie de culoare deschisă, preferabil bleu, gri sau bej. Ciorapii trebuie și ei aleși cu grijă, deși par un element vestimentar care nu merită o atenție sporită. Ei trebuie să fie de culoare închisă și suficient de lungi astfel încât să fie acoperiți de pantaloni. La pantofi nu se acceptă detalii care sclipesc, curele, catarame, butoni.

În ceea ce le privește pe femei , acestea se pot îmbrăca în rochii elegante și sobre. Machiajul trebuie să fie cât mai natural și să lumineze fața, iar coafura să fie simplă, dar îngrijită și vopsită cu atenție, în cazul în care firele albe ieșeau în evidență. Bijuterille trebuie să fie elegante și cât mai micuțe, cele care fac zgomot și se observă de la distanță vor fi un subiect numai bun pentru jurnaliști, care nu vor rata ocazia de a lua peste picior apariția membrului biroului de presă.

Pe lângă ținuta vestimentară care trebuie aleasă cu mare grijă astfel încât să nu lezeze prestigiul organizației, un membru al biroului de presă trebuie să mai aibă grijă și la gesturile pe care le face. Fiecare gest poate fi interpretat foarte ușor și este imediat captat de camerele de filmat. Bătutul cu degetul în masă , manevrarea permanentă a unui obiect, tonul prea ridicat poate sugera o stare de nervozitate și poate naște suspiciuni din partea jurnaliștilor cât și a publicului. Poziția recomandată pentru un membru al biroului de presă trebuie să fie dreaptă, dar relaxată , privirea trebuie să cuprindă pe fiecare jurnalist în parte, cu fixare de câteva secunde asupra fiecăruia. În acest mod menține atenția vie asupra sa și un contact în timp real cu publicul.Modul în care se prezintă un membru al biroului de presă reprezintă imaginea întregii organizații, așadar trebuie acordată o atenție sporită fiecărui detaliu, chiar dacă acesta poate părea nesemnificativ.

Chiar și cele mai mici lucruri pot fi exploatate și nici nu știi de unde se poate naște un scandal, iar imaginea organizației poate fi compromisă pentru o perioadă de timp sau chiar definitiv. Impui respect primești respect și apreciere. Dacă un jurnalist solicită unui membru al biroului de presă un interviu cu privire la persoana sa și la activitatea pe care o desfășoară în cadrul instituției, acesta trebuie să fie precaut. De regulă întrebările jurnaliștilor tind mai mult către organizație și nu spre persoana membrului biroului de presă. Așadar nu trebuie să îi lăsați pe jurnaliști să vă poarte cu vorba, iar în momentul în care discuția se îndreaptă într-o altă direcție amintiți-le elegant că subiectul interviului sunteți dumneavoastră și nu locul de muncă.

Ascultați cu atenție întrebările, pot fi cu subînțeles , și puteți cădea în capcană. Asigurați-vă că trecutul este curat și că nu aveți nimic care poate fi folosit împotrivă. De regulă în momentul în care se fac angajări în cadrul biroului de presă, viitorii angajați sunt verificați atent din toate punctele de vedere astfel încât să nu devină o armă împotriva organizației mai târziu. Jurnaliștii văd în membrii biroului de presă o sursă credibilă și de cele mai multe ori nu mai verifică informația furnizată de aceștia. În altă ordine de idei jurnaliștii sunt sceptici în privința reprezentanților biroului de presă deoarece au impresia că aceștia introduc elemente de autopromovare în mesajele pe care le transmit. În cadrul fiecărei organizații nu orice informație este relevantă pentru presă. Înainte de a da informații presei, membrul biroului de presă trebuie să facă o ierarhizare a informațiilor și să vadă care dintre acestea suscintă interes.

De exemplu în cadrul unei organizații cu profil economic informațiile care ar interesa ar fi cele legate de participarea conducătorilor la diferite manifestări publice, declarațiile altor persoane publice importate la adresa instituției, acorduri, fuziuni, inaugurarea unor noi puncte de lucru, produse noi, inițiative noi în domeniul cercetării, teste tehnice efectuate pentru îmbunătățirea producției. Cristina Coman susținea că “ o informație poate fi raportată la mai multe contexte și rolul biroului de presă este să îl găsească pe acela care o va pune mai bine în valoare, care va ajuta organizația să își atingă obiectivele propuse”. Reprezentanții biroului de presă trebuie să aibă o relație de colaborare cu cât mai mulți jurnaliști dintr-o redacție. Asta nu înseamnă prietenie ci pur și simplu o manieră de a oferi informații complete, veridice și de a fi furnizate astfel încât un public cât mai numeros să se bucure de ele. După alegerea și instruirea corespunzătoare a viitorului membru al biroului de presă, urmează întocmirea fișierelor de presă.

O bună ierarhizare a informațiilor aduce cu sine rezultate satisfăcătoare în relația cu presa cât și cu publicul. Faptul că reprezentantul biroului de presă știe oricând ce materiale are la dispoziție și sunt ordonate după dată, subiect îi va face munca mai ușoară și îi sporește viteza de reacție. De regulă baza de date a unui membru al biroului de presă trebuie să cuprindă statistici , pe ultimii 3 ani cel puțin, date referitoare la produse, la calitățile și lipsurile lor, prețul, informații privind locul organizației în topuri, principalele modificări operate în decursul fiecărui an precum și date referitoare la îmbunătățirea procesului de producție. La toate acestea se adaugă o fototecă, o minibibliotecă ce include fotografii ale sediului organizației, secțiile de producție, produsele, corpul directorial, angajații fiecărui departament în parte precum și locul în care aceștia activează. Organizațiile de top care dispun de resurse financiare au și o videotecă. Aici sunt stocate materialele video cu privire la organizație, aceste materiale îi pot ușura considerabil munca jurnalistului în redactarea unui material și în același timp îi oferă un plus de credibilitate având video din interior. Această bază de date este vitală pentru un birou de presă, practic fără ea nu ar exista. Ea asigură o bună relaționare între jurnalist și reprezentantul biroului de presă, informații variate, ierarhizate corespunzător, complete, veridice. Această bază de date trebuie actualizată permanent, de regulă se desemnează o persoană care se ocupă de așa ceva astfel încât informațiile să fie “proaspete” și “gata de consum”.

Informațiile din interiorul organizației ajung la presă fie prin materiale scrise, fie prin intermediul evenimentelor special organizate de genul conferințelor de presă. Fișierele care sunt stocate în arhiva biroului de presă trebuie să conțină o serie de date: numele organizației, adresa, numărul de telefon și de fax, dacă există, e-mail , teme și subiecte tratate cu precădere, numele conducătorului, numele și adresele jurnaliștilor la care au fost trimise materialele respective. Baza de date a biroului de presă poate fi atât electronică cât și sub formă de dosare.

Se preferă arhivarea pe calculator deoarece cu ajutorul acestuia se pot accesa mai ușor bazele de date, se ordonează alfabetic, iar o simplă tastare a unui cuvânt cheie deschide imediat fișierul dorit. În lume mai există totuși și organizații care sunt sceptice în privința tehnologiei. Acestea nu au încredere în materialele stocate pe calculator sugerând faptul că o defecțiune în sistem poate șterge munca de câțiva ani . Din acest considerent aceste organizații preferă să aloce spații suplimentare pentru înființarea unor arhive. Acolo sunt depozitate mii de materiale sub formă de dosare. Alcătuirea unei arhive în acest fel solicită multă muncă și implică un sistem complicat de clasificare și în același timp un efort permanent de căutare a informațiilor prin tonele de dosare. În cadrul unui birou de presă timpul este foarte prețios și de regulă informațiile circulă cu o rapiditate amețitoare. În plus așa cum am menționat mai sus baza de date trebuie actualizată permanent. Fișierele neactualizate nu au nicio valoare. Ele trebuie editate zi de zi, la intervale precise.

Un fișier de presă care este bine realizat permite menținerea unei legături cu jurnaliștii după ce a fost transmisă o anumită informație. Nu trebuiesc neglijate și considerate ca fiind doar o parte din arhivă care poate fi folosită la un moment dat , ci dimpotrivă ele reprezintă documente complexe și foarte bine structurate, care au la bază criterii logice și funcționale de ierarhizare. În momentul în care este nevoie de un fișier din arhivă membrul biroului de presă nu trebuie să se grăbească. Întâi de toate trebuie să verifice dacă fișierul pe care îl consideră util conține informația de care are nevoie. Arhiva nu trebuie încărcată cu informații inutile care nu vor putea fi folosite niciodată. Baza de date trebuie să conțină doar acele informații și articole la care ne putem raporta și după o perioadă de timp mai îndelungată . Reprezentantul biroului de presă trebuie să fie capabil să trateze informația conform cererilor jurnaliștilor. Acest lucru îl va feri de capcana de a oferi informații nesatisfăcătoare și incomplete. Nu orice informație are calitatea de a stârni interesul publicului. Un membru al biroului de presă trebuie să se asigure că informația pe care vrea să o transmită aduce elemente de noutate, are impact asupra publicului și evenimentele relatate se află în proximitatea acestuia. Pe lângă fișierele de presă stocate în arhivă, o altă unealtă de comunicare cu presa este și dosarul de presă. Un membru al biroului de presă trebuie să știe să întocmească un astfel dosar . Acesta este format dintr-o serie de materiale informative destinate jurnaliștilor. Se impune prezența unui dosar de presă în momentul în care spațiul alocat comunicatului de presă este redus, iar informațiile depășesc spațiul alocat. Dosarul de presă permite prezentarea în profunzime a unui subiect, abordarea lui din diferite unghiuri, oferind astfel jurnaliștilor viziune asupra viitoarelor articole, jurnalistul cunoaște un subiect într-un timp scurt. Dosarul de presă nu trebuie să plictisească prin avalanșa de informații. Acestea trebuie să aibă o înșiruire logică, atfel încât materialul să fie ușor de parcurs și de înțeles.

Orice dosar de presă trebuie să conțină: un sumar, un text, diferite documente, materiale suplimentare care oferă greutate. Specialiștii recomandă ca dosarul de presă să nu semene cu un dosar de arhivă, ci să aibă în jur de 10-12 pagini. Dosarul de presă este un material realizat de un membru al biroului de presă cu scopul de a-i ușura munca jurnalistului și de a-i oferi o cantitate semnificativă de informații. Textul trebuie să semene cu cel al unui comunicat de presă. De regulă cele mai apreciate par să fie comunicatele care ajung pe adresa de e-mail a redacției respective.

O conferință de presă e un eveniment cu pretenții și necesită eforturi atât din partea jurnalistului cât și a organizatorilor. Pentru a–și putea îndeplini cu succes atribuțiile un reprezentant al biroului de presă trebuie să aibă și o serie de echipamente: un telefon cu număr direct, un telefon adaptat la rețeaua interioară a organizației pentru a asigura o comunicare mai rapidă fără a fi nevoie deplasarea de la un birou la altul sau dintr-un corp de clădire în altul, un calculator personal cu imprimantă, ajută atât la editarea textelor cât și la stocarea informațiilor în arhivă, un copiator care va multiplica materialele destinate presei. În funcție de resursele financiare disponibile și de puterea organizației aceasta mai poate avea suplimentar un televizor și un aparat video pentru a fi în permanentă legătură cu ceea ce se prezintă în media, un aparat de fotografiat pentru a face pozele necesare, fără a mai apela la serviciile unui fotograf profesionist și o cameră video pentru înregistrarea unor activități atunci când biroul de presă dorește să creeze materiale video pentru mass –media.

În funcție de mărimea organizației și de resursele financiare numărul membrilor unui birou de presă variază. Activitățile sunt variate și din acest punct de vedere este nevoie de o echipă mixtă, pentru că nu există activități individuale, totul se face în echipă. Mai există și situații în care un membru îl suplimentează pe altul din varii motive, boală, concediu de odihnă, deces în familie, probleme personale. Fiecare este instruit în așa fel încât în cazuri de forță majoră să fie capabil să preia o parte din atribuțiile celui în lipsă. Un birou de presă poate fi format minim din două persoane, un specialist în comunicarea cu presa și o secretară.

Secretara poate asigura permanența în cadrul biroului de presă, scrie materialele destinate presei cât și personalului organizației. Celelalte activități , care implică competențe în domeniul comunicării, sunt preluate de către specialistul în relații publice. Informațiile pe care un membru al biroului de presă le transmite presei sunt luate ca atare el fiind considerat o sursă credibilă. Totuși jurnaliștii invocă 6 criterii care permit publicarea informației primite de la un reprezentant al biroului de presă:productivitatea, se referă la capacitatea membrului biroului de presă de a furniza informații interesante și de calitate, în mod constant, credibilitatea reprezintă încrederea pe care o au jurnaliștii în materialele pe care le primesc, vizibilitatea socială reprezintă poziția membrului biroului de presă în sistemul de ierarhii al societății, autoritatea se referă la experiența și competența celui care furnizează informațiile în raport cu alte surse ale jurnalistului, proximitatea socială și geografică – spațiul dintre biroul de presă și instituția mass-media, flexibilitatea reprezintă capacitatea membrului biroului de presă de a se adapta cerințelor jurnaliștilor, la limbajul, ritmul și codul profesional al acestora. Instituțiile mass-media și-au format de-a lungul timpului un obicei din a apela la sursele autorizate din cadrul unor organizații deoarece reprezintă surse convenabile, transmit informații sigure și în primul rând poartă emblema unei instituții oficiale.

Acest obicei a fost și este criticat de către unii cercetători deoarece ei consideră că în acest mod jurnaliștii își formează o rutină. Pe de altă parte aceiași cercetători susțin că prin asaltarea membrilor biroului de presă cu puncte de vedere oficiale, jurnaliștii le conferă ideea puterii și în acest mod pot ajunge să manipuleze și să ofere presei informațiile pe care le consideră organizația ca fiind de interes. Autorul de texte pentru relații publice are datoria să ajute organizația respectivă să stabilească relații bune cu categoriile ei de public. Această responsabilitate are doua aspecte: strategia de a stabili ceea ce se comunică, în ce moment și cui anume, ca și tactica de a efectua această comunicare prin canalele adecvate , astfel încât receptorii să înțelegă politica și acțiunile instituției. Informările publice pot apărea în orice formă, iar decizia ca ele să apară sau nu aparține membrului biroului de presă și conducerii organizației. Cea mai mare calitate pe care ar trebui să o posede un membru al biroului de presă este receptivitatea față de categoriile de public relevante pentru organizația pe care o reprezintă. Dacă le cunoaște bine, poate compune mesaje pe care ele să le aprecieze și să le accepte cu ușurință.

Credibilitatea în fața publicului este esențială pentru supraviețuirea unei organizații, iar acest lucru depinde de corectitudinea articolelor, de adevăr, cinste și imparțialitate. Răspândirea de informații false poate să fie sancționată și din punct de vedere juridic, iar o astfel de pată asupra instituției dăinuie în timp. Oamenii sunt tentați să caute nod în papură și din acest motiv textile nu trebuie să lase loc de interpretări și să fie cât mai blindat. Din acest punct de vedere un angajat al biroului de presă trebuie să fie la curent cu modificările aduse în lege.

Legile împotriva calomniei și aspectele legate de viața privată pot crea probleme juridice importante. Din dorința de a evidenția organizația pe care o reprezintă există riscul de a face afirmații defăimătoare la adresa adversarilor, iar acest lucru poate fi exploatat de presă și în cele din urmă pot rezulta reacții care conduc la un proces în instanță. De aceea reprezentantul biroului de presă trebuie să fie foarte atent la ceea ce spune și la forma în care îmbracă informația. În redactare textului care urmează să ajungă la jurnaliști și la public, membrul biroului de presă trebuie să țină cont de câteva aspecte:

● mesajul trebuie să fie limpede și să spună exact ce se dorea a spune;

● trebuie să identifice categoriile de public importante, iar textul trebuie să li se adreseze;

● frazele trebuie să fie clare și să nu apară construcții derutante;

● frazele uzitate trebuie înlocuite cu altele noi, personalizate;

● textul trebuie să fie lipsit de părtinire;

● descrie nu da definiții;

● nu uitați să scrieți pentru cititori, ascultători și privitori;

● principiile scrierii limpezi trebuie să fie inteligibilitatea, naturalețea, varietatea, eufonia și dimensiunea umană;

● trebuie să cunoască subiectul în profunzime și să fie conștient de ceea ce nu cunosc cititorii;

● indentifică punctele cele mai importante, nu acoperi ideea principală cu detalii inutile care plictisesc;

Practicarea relațiilor publice în cadrul biroului de presă provoacă atât la “o bună pregătire, cât și la exersarea anumitor calități personale, printre care se numără deschiderea către ceilalți, capacitatea de a observa fenomenele sociale intra- și inter-grupuri, precum și curiozitatea de a înțelege realitatea ascunsă a anumitor fenomene sau acțiuni sociale.” Nu oricine poate ocupa un post în cadrul biroului de presă. Activitatea pe care urmează să o desfășoare poate părea ușoară, dar în realitate este mult mai complexă decât lasă să se vadă. Viitorul membru al biroului de presă trebuie să fie vocea oficială a instituției pe care o reprezintă și în același timp trebuie să transmită mesajul acesteia pe înțelesul publicului.

2.2 Surse de informare pentru jurnalist: conferința de presă, comunicatul oficial, declarații ale purtătorului de cuvânt

Pe lângă un simț dezvoltat al știrii, un jurnalist trebuie să aibă și câteva surse de unde poate procura informații la cald. Tinerii jurnaliști au la dispoziție, ca surse de informare, conferința de presă, comunicatul oficial, declarații ale purtătorului de cuvânt și dosarele de presă.

Conferința de presă reprezintă un eveniment foarte important de comunicare cu mass-media, la care participă reprezentanții unei organizații, instituții, cu scopul de a aduce informații noi , care prezintă interes. Conferința de presă se organizează nu numai pentru a informa jurnaliștii cu privire la un eveniment din cadrul organizații, ci și pentru a aduce la cunoștința publicului aspecte din interiorul instituției. În cadrul conferinței de presă jurnaliștii pot adresa întrebări conducătorilor organizații și obține informații prețioase.J.Deshepper susținea că se poate organiza o conferință de presă doar dacă reușim să răspundem afirmativ la cel puțin trei din urmatoarele întrebări:

● Organizația se bucură de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un număr reprezentativ de ziariști?;

● Activitățile organizației au o importanță deosebită pentru un segment determinat al populației?;

● Este evenimentul în cauză atât de important încât organizația să trebuiască să ofere explicații în legătură cu el?;

● Subiectul în discuție interesează suficient de mult presa pentru a suscita întrebările ziariștilor?;

● Există informații sau poziții noi care pot fi oferite sau argumentate în fața presei?;

În cazul în care se constată la nivel de organizație că nu este nevoie de o conferință de presă, este bine să se recurgă la un comunicat de presă, la un telefon de informare sau la un dosar de presă pentru a păstra legătura cu presa. Dacă în urma unei evaluări atente se ajunge la concluzia că informația pe care vrea să o transmită poate face obiectul unei conferințe de presă, se trece la organizarea efectivă a acesteia. Indiferent de mărimea instituției, organizarea unei conferințe de presă urmează același plan general:

● pregătirea conferinței de presă

● desfășurarea conferinței de presă

● evaluarea conferinței de presă

Pentru a avea succes, reprezentanții biroului de presă și purtătorul de cuvânt trebuie să organizeze conferința de presă în cele mai mici detalii și să nu omită nimic pentru a asigura o mediatizare puternică și pentru a suscita interesul jurnaliștilor prezenți. Pentru început se alege data, ziua și ora de desfășurare a conferinței de presă, se stabilește locul de desfășurare, lista de invitați, important nu este ca sala să fie plină ochi de jurnaliști, ci în sală să se afle jurnaliști specializați și direct interesați de subiectul conferinței. În plus , persoanele invitate trebuie să reprezinte publicațiile sau posturile de radio ori de televiziune ce se adresează publicului specific pe care organizația vrea să îl informeze.

Textul invitației trebuie să cuprindă: persoana sau organizația care invită, subiectul conferinței, acesta va fi prezentat în câteva fraze subliniind importanța, interesul, noutatea temei aflate pe ordinea de zi, personalitățile reprezentative ale organizației care vor participa la conferință, momentul desfășurării., locul, data limită de confirmare a participării, numele funcția și semnătura celui care invită, adresa ,telefonul biroului de presă, precum și numele persoanei ce poate fi contactată pentru informații suplimentare sau pentru confirmarea participării, existența, dacă este cazul, a unui lunch sau masă festivă după conferință.

Tonul trebuie să fie clad, amabil, politicos, dar fără excese de formule de politețe. În același timp, invitația trebuie să respecte stilul jurnalistic, folosind fraze scurte și concise. Ținând cont de faptul că sunt invitați și jurnaliști este recomandat ca invitația să fie însoțită de un precomunicat sau de o predocumentare, în care să fie precizate unele aspecte legate de subiectul ce urmează să fie dezbătut.

De regulă conducătorul organizației care a organizat conferința de presă ține discursul în fața celor prezenți. Discursul are rolul de a informa sau de a explica, oferă date exacte despre ceea ce face organizația sau prezintă motivele acțiunilor sale, trebuie să convingă sau să apere, discursul prezintă punctul de vedere al organizației în legătură cu o anumită problemă și îi apără sau îi justifică acțiunile, pentru a convinge audiența, argumentele și datele prezentate trebuie să fie în concordanță cu punctele de vedere , anterioare sau actuale, ale organizației.

Deși uneori sunt plictisitoare și durează mult, conferințele de presă cer jurnalistului multă vigilență și un simț al detaliului semnificativ, atenție și răbdare. Un jurnalist trebuie să noteze tot, cine este prezent în sală, cine lipsește, orice incident minor, trebuie să transcrie corect și fără să rupă din context afirmația potențial scandaloasă făcută de un lider politic, atenție la informațiile făcute în treacăt, pot constitui un posibil subiect de știre sau de comentariu, jurnalistul nu trebuie să arunce notițele și observațiile neutilizate în textul publicat, detaliile picante pot fi folosite în zilele ce urmează într-o rubrică specială, înregistrarea pe reportofon a oricărei declarații poate constitui o probă importantă într-un eventual proces de calomnie, jurnalistul nu trebuie să ezite să pună întrebări pe coridor, un simplu da sau nu poate dezvălui că în interiorul organizației se întâmplă mai mult decât se știe. După terminarea conferinței de presă fiecare dintre cei prezenți trebuie să primească din partea organizatorilor un set de materiale documentare. Setul trebuie să cuprindă anunțul tipărit, materiale documentare despre cele mai semnificative aspecte ale subiectului dezbătut. E preferabil ca la sfârșit organizatorii să aibă un fotograf prezent care să facă o fotografie de grup cu toți cei care au fost prezenți la conferință.

Pentru jurnaliștii prezenți, membrii biroului de presă au datoria să alcătuiască un set de materiale documentare mai complex. Acesta trebuie să conțină biografiile persoanelor importante implicate în eveniment, informații privind contextul situației sau al evenimentului, cine trebuie să fie contactat pentru informații suplimentare, dacă este nevoie de ele atunci când se pregătește articolul în departamentul știrilor și fișe de informații despre eveniment sau situație. De regulă primul care rostește discursul este conducătorul organizației, iar biografia lui nu apare în setul de materiale documentare înmânate jurnaliștilor deoarece informațiile sunt deja cunoscute.

De preferat este ca atunci când conducătorul trebuie să țină discursul de început acesta să fie rostit liber. Întărește ideea de naturalețe, de sinceritate și menține contactul vizual cu fiecare dintre cei prezenți în sală. Un moment esențial al conferinței de presă este cel în care jurnaliștii pun întrebări. Este o ocazie în care atât jurnaliștii cât și organizatorii își pot îmbunătăți imaginea, atât a lor cât și a instituției pe care o reprezintă. Pentru a obține un beneficiu de imagine , este necesar ca acela care conduce conferința să fie un profesionist. Este important ca moderatorul conferinței să fie purtătorul de cuvânt al organizației sau un alt membru al biroului de presă, un asemenea specialist cunoaște lumea presei, reacțiile jurnaliștilor, are experiență în conducerea acestor dialoguri și poate interveni cu tact pentru a rezolva unele momente mai dificle. Un jurnalist serios și profesionist va încerca să obțină toate informațiile de care are nevoie pe cale amiabilă, dar și folosindu-se de formula off the record.

Dacă reprezentantul organizației refuză să răspundă la o întrebare incomodă jurnalistul va respecta acestă luare de poziție din mai multe motive: asumarea eticii profesionale, sentimentul de amiciție, dorința de a păstra contactul cu o persoană care îi poate oferi încontinuare informații interesante, teama de a nu-și știrbi prestigiul profesional și de a nu afecta imaginea instituției sale. Conferința de presă are ca scop transmiterea unor informații importante simultan, atât jurnaliștilor cât și publicului. Pentru reușita unei conferințe de prese este necesar să existe informații importante care să intereseze mai multe categorii de public, precum și o echipă capabilă să o organizeze într-un mod profesionist și ținând seama de bugetul alocat.

Discursurile trebuie să fie clare, concise, pe înșelesul tuturor și să lămurească cât mai bine noutatea subiectului dezbătut. Trebuie pregătit un punct de primire a jurnaliștilor, unde să li se ofere ecusoane astfel încât să puteți ține seama de numărul jurnaliștilor prezenți. În dialogul cu jurnaliștii trebuie să se evite confruntările verbale, momentele moarte, monopolizarea dialogului de către una dintre părți sau divagarea de la subiectul conferinței. După conferința de presă o organizație care se respectă trimite un set de documente de informare și jurnaliștilor care nu au putut să ajungă la conferința de presă.

O altă sursă de informare pentru jurnalist este și comunicatul de presă. Comunicatul de presă reprezintă o știre fie despre ceva ce urmează să se petreacă, fie despre ceva ce s-a întâmplat sau tocmai se întâmplă. Există numeroase tipuri de comunicate de presă, de aceea trebuie ales cu grijă tipul cel mai adecvat informațiilor pe care jurnalistul dorește să le transmită. Înainte de redactare, reprezentantul biroului de presă trebuie să se documenteze prin intervievare sau cercetare a bazelor de date ale organizației, minuțios, pentru a putea obține toate informațiile necesare.

Titlu comunicatului trebuie să sintetizeze subiectul, să fie simplu , factual și acroșant. Lead-ul trebuie să răspundă la întrebările esențiale (cine?; ce?; când?; unde?; ). Ca și titlul are rolul de a stârni interesul jurnalistului, și al cititorului, de a-l face să parcurgă textul în întregime și de a-l publica. Lead-ul este foarte important deoarece prezintă esența informației. Din lipsă de spațiu, jurnaliștii se văd nevoiți să reducă textul, de regulă renunță la pasajele finale. De aceea în lead concentrează esența. De regulă oamenii citesc titlul si primele fraze dintr-un articol, dacă sunt captivați de la început parcurg și restul materialului, în caz contrar acesta este sortit eșecului. Un lead bun nu trebuie să depășească 50 de cuvinte, echivalentul a 5-6 rânduri de text. Autorul comunicatului de presă trebuie să se asigure că pe lângă noutatea subiectului acesta răspunde la întrebările cheie. În acest fel se asigura că articolul va interesa jurnaliștii și va fi publicat. După lead urmează corpul textului. De regulă comunicatul concentrează informațiile prețioase în lead, iar corpul conține de regulă informații secundare.

Textul trebuie să fie direct, trebuie să prezinte faptele mergând de la particular spre general și de la concret către abstract. După criteriul prezenței sau absenței unei luări de poziție există două mari categorii de comunicate de presă:

● comunicatul de informare-transmite invitații, informații simple sau statistici;

● comunicatul de tip persuasiv-transmite o opinie sau o poziție, o contestare, o dezmințire sau o acuză;

După conținutul difuzat B.Dagenais a identificat mai multe tipuri de comunicate de presă:

● comunicatul invitație-se folosește pentru a invita jurnaliștii să participe la un eveniment organizat de instituția în numele căreia este trimis, trebuie să indice cu precizie tema evenimentului, numele organizației, participanții, momentul și locul.De regulă se trimite cu aproximativ două săptămâni înaintea evenimentului;

● comunicatul de reamintire- dublează comunicatul invitație, are rolul de a readuce în atenția jurnaliștilor evenimentul anunțat anterior. Este necesar deoarece viața jurnaliștilor este într-o permanentă stare de agitație și există riscul să uite. Se trimite cu 2-3 zile înainte de eveniment precizându-se pe plic că este vorba despre o revenire asupra unui anunț anterior;

● comunicatul anunț- acest tip de comunicat are rolul de a face cunoscută o activitate publică ce urmează să aibă loc: expoziții, întreceri sportive, vernisaje, etc;

● comunicatul statistic- cuprinde date statistice referitoare la organizație, în general acest tip de comunicat naște o știre foarte ușor;

● comunicatul de informare- face referire la evenimente foarte importante din cadrul organizației: lansarea unui nou produs, un nou comitet de conducere, vizite ale oficialităților;

● comunicatul politic- urmărește promovarea imaginii politice a unui membru al organizației, tinde spre propagandă, de regulă acest tip de comunicat se evită deoarece stârnește multe semne de întrebare în rândul jurnaliștilor cât și a publicului;

● comunicatul oficial- este dat de autoritățile politice , administrative și informează publiclui asupra unor evenimente care îl vizează direct;

● comunicatul d’arrière plan- se adresează jurnaliștilor începători pentru a se familiariza cu istoricul organizației, sfera de activitate, membrii , nu este destinat publicării ,iar când este distribuit nu este niciodată singur, este însoțit de un alt comunicat, care face referire direct la un eveniment;

● comunicatul de luare de poziție: de contestare, de provocare, de clarificare, de rectificare – face referire la modul în care reacționează o organizație în fața unei probleme;

● erata- reprezintă un comunicat care anulează un comunicat anterior deoarece acesta conținea anumite date eronate, se întâmplă ca unele evenimente să ia o altă turnură în cadrul organizației, iar aceasta decide ca anumite aspecte să nu mai fie date publicității, membrii biroului de presă nu trebuie să facă abuz de acest tip de comunicat deoarece îi determină pe jurnaliști să își piardă încrederea și să pună sub semnul întrebării fiecare articol care sosește purtând sigla organizației respective;

● comunicatul pentru radio și televiziune- cuprinde informații destinate difuzării prin canalele electronice, sunt scurte de regulă 2-3 paragrafe;

● comunicatul video – reprezintă un material mai complex, conține imagini și un text înregistrat care aduce lămuriri asupra celor prezentate, se difuzează în emisiunile de televiziune, fără intervenții tehnice din partea redacției;

Comunicatele de presă pot fi un instrument de comunicare valoros, dar numai dacă ele conțin cu adevărat știri. Ele transmit enunțuri , informații despre evenimente deosebite, știri de ultimă oră, features și reacțiile la știrile proaste.

Succesul unui comunicat de presă nu ține doar de modul în care a fost scris ci și de modul în care este prezentat jurnaliștilor care urmeză să îl analizeze. Din perspectiva organizației , comunicatul de presă este un material de informare, și nu unul du publicitate. Tocmai din acest punct de vedere comunicatul de presă va fi scris pe o pagină în format A4 , pentru a fi mai ușor de parcurs, de îndosariat și de arhivat de către jurnaliști, se va scrie pe o singură parte a colii de hârtie , ușurând astfel lecturarea textului și operarea decupajelor, textul se tipărește spațiat la două rânduri, pentru a le permite jurnaliștilor să facă modificări sau să aducă unele completări,un comunicat poate fi redactat pe cel mult două pagini, un comunicat prea amplu plictisește și la un moment dat conține informație de balast, corpul textului se va împărți în alineate, nu se fac sublinieri, nu se scriu cu majuscule decât titlurile, începuturile de fraze și numele proprii, nu se pun puncte între inițialele care compun o abreviere. Stilul comunicatului trebuie să fie clar, concis, precis, neutru și accesibil. Tonul comunicatului trebuie să fie factual și neutru.

După terminarea redactării se recomandă o dublă lectură astfel încât eventualele greșeli de exprimare, datele nefolositoare să fie eliminate, iar comunicatul să aibă o formă cât mai aerisită. Reprezentantul biroului de presă nu trebuie să uite să se semneze, precizând numele și numărul de telefon, adresa de e-mail ale persoanei care răspunde de comunicarea cu presa. Comunicatul se poate transmite prin poștă, fax, e-mail, telefon. Înainte de a fi difuzat, comunicatul trebuie văzut și aprobat de una sau mai multe persoane din organizație. Trebuie să fie citit și aprobat, mai ales, de cei care au furnizat datele de bază ale comunicatului, pentru ca aceștia să poată verifica dacă datele sunt exacte și dacă nu au fost omise elemente importante. Fară acest aviz comunicatul de presă nu poate fi trimis. Comunicatul de presă se dă întotdeauna la inițiativa instituției care îl emite și este o apariție plănuită care nu trebuie confundată cu publicitatea.

Declarațiile purtătorului de cuvânt constituie o altă sursă de informare pentru jurnalist. Purtătorul de cuvânt este atitudinea oficială a organizației și în consecință informațiile pe care le furnizează sunt foarte importante. De regulă cele mai multe informații jurnalistul le obține de la purtătorul de cuvânt în cadrul unei conferințe de presă. Pe lângă discursul de la început jurnaliștii mai pot prelua informații și la sfârșit cand există o sesiune de întrebări. Așa cum am precizat și la începutul capitolului această etapă este considerată esențială.

Dacă această secvență este bine condusă, ea va permite distribuirea informațiilor care nu au fost prezentate în timpul discursului, dacă e prost condusă, va scoate în evidență punctele slabe ale organizației. După terminarea discursului, purtătorul de cuvânt le mulțumește celor ce au vorbit și invită jurnaliștii să pună întrebări. În cazul în care un jurnalist monopolizează discuția, adresând întrebări una dupa alta ,fără să aștepte un răspuns complet, purtătorul de cuvânt poate interveni sugerând subtil că mai sunt și alți jurnaliști dornici să adreseze întrebări. Există cazuri în care din dorința de a afla picanterii , jurnalistul uită subiectul conferinței și se abate de la subiect, iar întrebările pe care le adresează nu au nicio relevanță și pot irita membrii prezenți.

Când se întâmplă acest lucru purtătorul de cuvânt intervine și îi reamintește politicos jurnalistului subiectul ce a fost dezbătut, astfel nu creează o situație jenantă. De regulă după încheierea conferinței timpul alocat întrebărilor jurnaliștilor este limitat. După ce timpul a expirat, aceștia sunt invitați la masa ce are loc după. Acolo jurnalistul poate face rost de informații prețioase off the record. Membrii organizațiilor sunt mai deschiși către dialog atunci când nu se află într-un cadru formal. De regulă se inhibă în prezența camerelor, iar răspunsurile pe care le oferă sunt monosilabice, sau nu ating în totalitate subiectul întrebării. Nu trebuie confundată însă o discuție amicală la cafea cu o relație de prietenie. Uneori în spatele acestor informații venite pe tavă se pot ascunde rele intenții menite să afecteze o instituție sau o persoană. Jurnalistul trebuie să fie foarte vigilent și să discearnă între o informație cu potențial de știre și o informație menită sa creeze false piste. Purtătorul de cuvânt în discursul său are tot ceea ce îi trebuie unui jurnalist, informații clare, precise, veridice și cu avizul organizației din care face parte. Celelalte discursuri care urmează în cadrul conferinței trebuie analizate cu atenție. De obicei sunt invitați atât asociați cât și potențiali asociați. Acești potențiali asociați pot veni la conferință cu gânduri pașnice, o reală colaborare, sau pur si simplu din dorința de a oferi presei o frântură de adevăr ascuns care să aprindă flacară unui scandal mediatic. În cazul în care sesizați că o informație are potențial de senzațional, odată ajunși în redacție verificați din mai multe surse ceea ce ați auzit. Setul de documente pe care jurnalistul îl primește la sfârșit din partea purtătorului de cuvânt sau al organizatorilor conferinței poate conține pe lângă volumul informațional și anumite aspecte, care exploatate de un profesionist pot da naștere unor subiecte de real interes. În general conferințele de presă sunt organizate cu scopul de a evidenția un eveniment important petrecut în interiorul unei organizații. Discursul purtătorului de cuvânt are menirea să ofere informații cu privire la eveniment. Se reliefează părțile bune, reușite, încheieri de contracte, vizite oficiale. Un jurnalist trebuie să fie mereu suspicios. Oare conferința de presă prezintă doar lucruri bune si realizări, sau în spatele acestor realizări se mai ascunde ceva.

De regulă au existat puține cazuri în istorie când în urma unei conferințe de presă s-au descoperit fapte abominabile. Dosarele de presă sunt folosite de organizații pentru jurnaliști pentru a le sintetiza mai bine informațiile furnizate pe parcursul conferinței de presă sau al evenimentului pe care organizația l-a organizat. Există un nucleu de materiale comune pe care dosarele de presă le conțin:

● fișe de informații despre organizație și despre istoricul ei

● materiale biografice despre conducătorii organizației

● un backgrounder

● publicații seriale și raportul anual

Dosarele de presă pentru jurnaliști sunt alcătuite de purtătorul de cuvânt, iar în lipsa acestuia de un al membru al biroului de presă. Sunt oferite și concepute special pentru fiecare ocazie în parte și trebuie să furnizeze jurnalistului, aflat în criză de timp pe parcursul conferinței, informații consistente despre subiectul dezbătut și noutatea întrunirii. Toate materialele trebuie datate si numerotate. Se ține o evidență a materialelor oferite junaliștilor pentru a evidenția colaborarea activă cu presa. Dosarele de presă pentru jurnaliști pictează o anumită imagine despre organizație. Redactarea dicursului și a scenariului pentru conferința de presă, precum și satisfacerea setei de informație a jurnaliștilor prezenți, este o sarcină dificilă pentru purtătorul de cuvânt, privit ca o sursă cu greutate. Interacțiunea directă cu publicul trebuie să fie la capacitate maximă și nu trebuie să fie sugerată niciun moment inhibarea în prezența mulțimii. Totul trebuie să pară natural. În caz contrar fiecare reacție este taxată de jurnaliști și interpretată. Purtătorul de cuvânt este atât canalul de comunicare, cât și mesajul.

Subiectele discursului cer o cercetare profundă. Pe lângă discursul în sine mai există și prezentări de materiale audio-vizuale . Prezentarea lor cere o pregătire în prealabil. Purtătorul de cuvânt trebuie să fie capabil să își mențină coerența, dar în același timp să efectueze și o serie de mișcări spre ecranul cu pricina, astfel încât să ofere dinamism prezentării. După ce conferința ia sfârșit, jurnalistul ajunge în redacție unde va redacta viitoarea știre. Pe lângă redactarea materialului ce urmează să fie difuzat la nivelul redacțiilor media se evaluează discursul și prezentarea de la conferința de presă. Această evaluare se face și la nivelul organizației. Acest aspect este important pentru că în joc poate fi chiar slujba purtătorului de cuvânt. Discursurile și prezentările informative sunt mai ușor de evaluat decât cele persuasive, deoarece efectele pe termen lung ale persuasiunii sunt mai greu de măsurat.

Purtătorul de cuvânt trebuie să fie atent la orice acuzație de părtinire sau de insensibilitate a discursurilor sau a prezentărilor, chiar dacă o singură persoană semnalează aceste lucruri. Uneori, un singur cuvânt poate crea probleme în relațiile publice.

3.2 Cum poate satisface un purtător de cuvânt cererile jurnalistului

Purtătorul de cuvânt reprezintă atitudinea oficială a instituției pe care o reprezintă. Din acest motiv el va fi prima persoană pe care jurnaliștii o vor contacta în momentul în care doresc un punct de vedere oficial. Așa cum am menționat pe parcursul lucrării de licență, purtătorul de cuvânt trebuie să apere interesele organizației, dar nu trebuie să ascundă fapte ce lezează interesele publicului. Trebuie să fie o balanță.

De cele mai multe ori înainte de întrevederea cu jurnaliștii purtătorul de cuvânt trebuie să se gândească și să își alcătuiască un plan cu privire la subiectul ce urmează să fie dezbătut. Trebuie să apere instituția, dar să satisfacă și setea de informație a jurnaliștilor. Un jurnalist nemulțumit de informații va redacta un articol defăimător ,care va atrage consecințe nefaste asupra organizației. Purtătorul de cuvânt trebuie să se adreseze folosind numele sau prenumele celui care îi adresează întrebări, în acest mod se realizează o formă de curtoazie, adresarea directă întărește ideea de dialog natural, dezinhibat, la întrebările simple raspundeți prin cuvinte simple, un răspuns concis și la obiect este mai apreciat decât un răspuns complex care lasă loc de interpretări. În fața jurnaliștilor purtătorul de cuvânt esre recomandat să răspundă la persoana întâi.

Atât publicul cât și reporterii știu că reprezentați o anumită organizație, dar doresc să cunoască valorile instituției respective, personalizate de liderul său de purtătorul de cuvânt. Un bun comunicator nu va teatraliza răspunsurile. Va fi cât se poate de natural, fără să lase loc de suspiciuni. Calmul în fața unor întrebări incomode este un atu. Un ton caustic, agresiv sau întreruperea jurnalistului în momentul în care adresează o întrebare incomodă creează o senzație de vinovăție și de vulnerabilitate. Jurnaliștii au tendința să atribuie anumite fraze sau cuvinte pe care purtătorul de cuvânt nu le-a spus , nu trebuie să permiteți acest lucru.

Pentru a satisface cererile jurnalistului în primul rând trebuie să îi puneți la dispoziție o serie de documente care să vă ateste spusele. În acest fel înlăturați orice urmă de îndoială și sporiți credibilitatea organizației. Răspunsurile trebuie să fie clare și concise și să ofere informația pe care o solicită jurnalistul. În momentul în care întrebările deviază de la subiect, chiar dacă jurnalistul insistă și dorește un punct de vedere oficial, purtătorul de cuvânt îi poate sugera elegant că nu acesta este subiectul dezbătut, dar cu altă ocazie îi va răspunde și la aceste întrebări. În acest fel nu îl irită pe jurnalist și îi menține interesul viu știind că la un moment dat purtătorul de cuvânt va răspunde și la aceste întrebări. Între timp reprezentantul organizației are timp să își pregătească răspunsurile astfel încât toată lumea să fie împăcată. În cazul în care nu aveți la îndemână toate detaliile sau cifrele pe care le solicită jurnalistul asigurați-l că în cel mai scurt timp aceste date vor fi furnizate.

Purtătorul de cuvânt trebuie să fie pregătit pentru orice fel de întrebare. De la cele simple, de încălzire, până la cele stânjenitoare. Indiferent cum ar fi ele trebuie să rămână calm și să facă față asaltului de întrebări. Naturalețea răspunsurilor și apariției fizice sunt cheia succesului și a menținerii unei relații amiabile cu presa. Jurnaliștii doresc în principal informații valoroase. Atâta timp cât le primesc, nu sunt mințiți, nu le sunt ascunse adevăruri , aceștia nu au motive să redacteze articole defăimătoare la adresa organizației pe care o reprezentați.

Tonul pe care îl folosiți, indiferent de ce turnură iau lucrurile, trebuie să rămână calm și cald, astfel încât jurnaliștii să nu poată exploata o eventuală stare de refulare în fața asaltului de întrebări. Un purtător de cuvânt trebuie să aibă cunoștințe și din afara organizației. Trebuie să știe cum este privită instituția din exterior, ce păreri există ,astfel încât în momentul în care jurnalistul adresează o întrebare din această sferă, purtătorul de cuvânt să nu fie pe lângă. Relația de stabilire a încrederii este deseori confundată cu ceea ce se numește construirea imaginii personale.

Capitolul III: Conflictul

3.1 Asaltarea purtătorului de cuvânt cu întrebări incomode

Funcția purtătorului de cuvânt în cadrul unei instituții publice este esențială, întrucât acesta îndeplinește rolul de reprezentare publică a instituției, în calitate de interfață comunicațională care emite și, deopotrivă, recepționează mesaje (schimb informațional) între instituție și opinia publică prin mijlocirea instituțiilor de presă.

Se întâmplă de foarte multe ori ca în goana după senzațional reporterii să se lase duși de val și să asalteze purtătorul de cuvânt cu întrebări incomode. Întrebările pot începe ex abrupto, adică intrând direct în temă, sau cu o întrebare de încălzire sau chiar cu o remarcă a interlocutorului, care poate spune ceva ce trebuie neaparat citat. De obicei întrebările ar trebui adresate după ce purtătorul de cuvânt își încheie prelegerea, dar se întâmplă deseori să fie întrerupt și să îi fie adresate întrebări destul de incomode și stânjenitoare care nu vizează neaparat activitatea instituției sau în cazul în care o vizează întrebările urmăresc un răspuns care să stârnească reacții negative din partea publicului. Există două tipuri de întrebări euristice și retorice.

Cele euristice conduc la adevăruri noi, iar cele retorice fac de prisos răspunsul pe care, de altfel îl conțin. Cel mai bun mod de a obține un răspuns interesant este ca reporterul să adreseze interlocutorului întrebări care nu pot fi interpretate și care spun clar ce vrea jurnalistul să afle. Întrebările incomode adresate purtătorului de cuvânt ascund aspecte interesante. În primul rând subliniază dorința avidă a redacției de a afla picanterii, justificate prin faptul că publicul trebuie să fie informat, dar și o lipsă de informație. În momentul în care întrebările incomode curg este evident faptul că jurnalistul nu este suficient documentat pe subiect și suplinește lipsa informațiilor prin întrebări incomode menite să schimbe firul discuției. Deși purtătorul de cuvânt poate fi iritat la un moment dat de aceste întrebări el nu trebuie să adopte o atitudine de negare în fața reprezentanților mass-media pentru că această atitudine poate fi exploatată îndelung. Trebuie să rămână ferm pe poziție și să încerce să readucă jurnalistul pe făgașul normal al discuției.

Deși incomode, uneori prezența acestor întrebări este justificată. Se întâmplă adesea ca în cazul în care instituția este implicată într-un scandal, purtătorul de cuvânt să încerce să îi protejeze imaginea ascunzând “gunoiul sub preș”. În acest mod întrebările incomode au menirea de a scoate adevărul la lumină. Purtătorul de cuvânt nu are voie să se eschiveze, iar în cazul în care jurnalistul este foarte bine documentat și adresează întrebări pertinente, chiar dacă sunt stânjenitoare, acesta are datoria să răspundă. Chiar dacă mușamalizează într-o oarecare formă este dator să răspundă. Informațiile cu potențial ridicat de știre se pot naște dintr-o serie de întrebări incomode.

Totuși este recomandat ca ele să fie folosite doar în cazul în care există informații precise că lucrurile stau altfel decât încearcă purtătorul de cuvânt să le prezinte Purtătorul de cuvânt trebuie să aibă în vedere faptul că destinatarul final al informațiilor oferite nu este presa, ci opinia publică. Percepția oamenilor asupra justiției, implicit, încrederea în justiție sunt determinate, într-o foarte mare măsură, de știrile apărute în mass-media. Din acest motiv, în relația cu mass-media, purtătorii de cuvânt trebuie să dea dovadă de transparență, rapiditate, disponibilitate, adaptabilitate, inițiativă, capacitate de anticipare și tratament nediscriminatoriu față de instituțiile de presă.

Purtătorul de cuvânt nu trebuie să intre în polemică cu jurnaliștii, trebuie să-și păstreze echilibrul, calmul, atenția, răbdarea și disponibilitatea și să nu se arate „deranjat” de unele întrebări oricât de dificile, eronate, tendențioase sau inconfortabile s-ar dovedi acestea.. Există posibilitatea ca la un moment dat oricât de calm și calculat ar fi, purtătorul de cuvânt să refuze să mai răspundă la întrebările reporterului respectiv. Deși aceste cazuri sunt rare ele există și acest risc trebuie luat în considerare. În momentul în care purtătorul de cuvânt apare în public, jurnalistul trebuie să fie foarte bine documentat cu privire la subiectul ce urmează a fi dezbătut. Pe lângă curiozitățile redacției , reporterul trebuie să se gândească și la ce ar interesa publicul, iar în momentul în care adresează întrebări trebuie să gândească în două direcții. Trebuie să speculeze și întrebările care sunt adresate de ceilalți colegi ai săi din media. Din întrebările lor se pot ivi alte întrebări cu potențial informațional ridicat. Purtătorul de cuvânt apare în fața presei cu scopul de a informa .

Deși există o atitudine sceptică în privința lor, aceia că apară instituția pe care o reprezintă și sunt subiectivi, asta nu înseamnă că fiecare apariție publică a purtătorului de cuvânt trebuie pusă sub semnul întrebării. Nu trebuie ca mass-media să insufle publicului ideea că purtătorul de cuvânt îmbracă informațiile într-un ambalaj care să protejeze instituția. Este dator să o protejeze, dar înacelași timp este dator și față de public să informeze corect și în timp real. Din acest considerent jurnaliștii ar trebui să mai renunțe la adresarea întrebărilor care vizează latura “picantă”. Există și purtători de cuvânt care nu au avut parte de un training de specialitate sau l-au făcut presați de timp și încă nu sunt capabili să își gestioneze emoțiile în public. Aceasta timorare în fața camerelor se poate interpreta în diferite moduri, de regulă negative. O organizație trebuie să îndeplineacă mai multe funcții: să fie un bun ascultător, sensibil la neliniștile, interesele și valorile publicului, un bun comunicator, capabil să convingă publicul să îi asculte mesajele, să le înțeleagă și să accepte punctul de vedere respectiv.

Purtătorul de cuvânt trebuie să instituie un mediu de comunicare , reciproc benefic. Este important să existe un singur purtător de cuvânt, care să exprime un punct de vedere unic. În felul acesta se vor evita declarațiile care dau impresia că în interiorul este haos și că evenimentele nu sunt stăpânite și monitorizate în mod coerent. Chiar dacă îi sunt adresate întrebări deranjante purtătorul de cuvânt trebuie să răspundă în mod convingător întrebărilor, de aceea el trebuie să stăpânească foarte bine toate informațiile de la nivelul instituției. Trebuie să transmită o imagine convingătoare despre organizație. Trebuie să controleze întrebările dificile, de aceea, el trebuie să fie capabil să identifice întrebările periculoase, să aibă tact și să știe cum să explice de ce anumite informații nu pot fi oferite, pentru moment, spre publicare, să știe cum să ceară jurnaliștilor o clarificare asupra întrebării, să poată decide rapid care dintre elementele unei întrebări compuse din mai multe întrebări este mai important și în ce ordine trebuie abordate și dezvoltate celelalte elemente în răspuns, să știe cum să corecteze greșelile sau dezinformările care apar în presă.

În cazul în care instituția trece printr-o perioadă dificilă , purtătorul de cuvânt , cu acordul organizației, trebuie să convoace presa înainte ca aceasta să afle de eveniment pentru a evita speculațiile. Trebuie să stabilească un “cartier general” dotat cu toate facilitățile necasare, unde jurnaliștii să știe că vor găsi în permanent informații verificate. Trebuie să răspundă la întrebările jurnaliștilor în mod clar și detaliat, să faciliteze accesul lor la locul evenimentelor și să îi familiarizeze cu zona respectivă și să vegheze la securitatea lor. Dacă jurnaliștii dețin o informație cu potențial dăunător pentru oraganizație purtătorul de cuvânt este obligat ră recunoască un fapt deja cunoscut și să se limiteze la confirmarea acestuia și la definitivarea informației, fără a încerca să schimbe informația. Orice derapaj va fi pus sub semnul întrebării și va naște anchete din parte jurnaliștilor care vor scoate adevărul la lumină, iar în mentalul colectiv imaginea instituției va fi compromisă. În relațiile lor cu presa, majoritatea organizațiilor își construiesc strategii de comunicare bazate pe un model asimetric: ele transmit informații presei și urmăresc felul în care aceste mesaje sunt preluate de instituțiile mass-media. În timpul unei crize spre exemplu, presa avidă preia și distribuie orice fel de informație, așa încât organizațiile nu mai pot controla mesajele care ajung în media, rezultatul fiind o sumă de mesaje contradictorii, provenite din surse oficiale sau neoficiale, bazate frecvent pe zvonuri, care conduc la situația în care fiecare jurnalist și chiar fiecare membru al publicului își construiește propria versiune despre criza respectivă. În concluzie jurnalistul nu trebuie să asalteze purtătorul de cuvânt cu întrebări incomode, iar în cazul în care o face trebuie să fie foarte bine documentat ,iar răspunsul la aceste întrebări trebuie să scoată la lumină un adevăr ascuns de ochiul publicului.

Purtătorul de cuvânt nu trebuie să se arate iritat de asaltul de întrebări ci dimpotrivă trebuie să mențină o poziție detașată și să ofere informațiile cerute de jurnalist. În cazul în care întrebările sunt mult prea abundente și curg nefiresc poate cere reprezentantului mass-media să revină la firul logic al subiectului dezbătut fără a se mai abate atât de mult. Fiecare dintre cei doi actori ai scenei media îți urmărește propriul interes: jurnalistul să afle informații noi, la cald, iar purtătorul de cuvânt să protejeze instituția pe care o reprezintă. Un singur lucru nu trebuie să uite atât reporterul cât și purtătorul de cuvânt și anume că lucrează pentru public, iar acesta este juriul suprem, fără el niciuna dintre cele două instituții nu ar exista.

3.2 “No comment”-metodă de eschivare din lipsă de informații

Purtătorul de cuvânt trebuie să cunoască foarte bine modul de organizare și funcționare a instituției pe care o reprezintă, activitatea și specificul fiecărui compartiment din instituție. Nu trebuie să fie luat prin surprindere de întrebările jurnaliștilor și să fie pregătit pentru orice. Trebuie să aibă capacitatea și capabilitatea de a prezenta într-o manieră accesibilă informațiile despre activitatea instituției, să aibă capacitatea de a „traduce” pe înțelesul tuturor limbajul tehnic, juridic sau/și jargonul profesional specific domeniului de activitate,să poată înțelege și, uneori, anticipa care sunt așteptările reprezentanților mass-media și care pot fi consecințele declarațiilor date, astfel încât să își structureze eficient răspunsurile.

Marele pericol de care trebuie să se ferească purtătorul de cuvânt este reacția de tipul no comment. În cazul în care purtătorul de cuvânt nu deține toate informațiile pentru a formula un răspuns la o întrebare, mult mai potrivit este să recunoască sincer acest lucru, cuprecizarea imediată că în cel mai scurt timp se va documenta și va oferi răspunsul dorit; totodată, dacă nu se poate răspunde în mod obiectiv la o întrebare, existând în acest sens o interdicție legală imperativă (ședințe de judecată declarate nepublice, interdicția de a furniza informații și date cu caracter personal aflate sub incidența Legii nr. 677/2001, prejudicierea rezultatelor anchetei penale în cadrul unităților de parchet), este recomandat să explice faptul că nu are dreptul să răspundă la întrebarea respectivă și să facă trimitere la textele de lege care interzic formularea unui răspuns public.

Chiar dacă nu deține informațiile cerute de jurnaliști sau nu are girul conducătorului instituției pentru a oferi acele informații , purtătorul de cuvânt trebuie să fie capabil să gestioneze foarte bine situația astfel încât imaginea instituției să nu fie prejudiciată. În mentalul publicului o reacție de tipul no comment stârnește semne de întrebare și sporește speculațiile. Din acest motiv înainte de apariția în fața mass-media purtătorul de cuvânt trebuie să fie documentat foarte bine astfel încât să evite situațiile jenante.

Orice reacție a sa va fi asimilată cu punctul de vedere oficial al instituției. Trebuie să aibă capacitatea să anticipeze cu precizie ceea ce doresc jurnaliștii să afle, atfel încât să posede toate informațiile și să nu fie prins în capcana unor întrebări încrucișate. Chiar dacă nu posedă răspunsul la întrebările formulate de jurnaliști, purtătorul de cuvânt trebuie să își mențină atitudinea relaxată și să asigure publicul că lucrurile nu vor rămâne în ceață, iar informațiile le vor fi frunizate în cel mai scurt timp. Chiar dacă există riscul ca purtătorul de cuvânt să nu obțină acele informații sau să nu aibă permisiunea de a le face publice el trebuie să contacteze jurnaliștii, a face acest lucru nu e numai o chestiune de politețe , ci și una de profesionalism, se arată în acest mod faptul că reprezentantul instituției respective își cunoaște obligațiile și își respectă angajamentele. Purtătorul de cuvânt nu trebuie niciodată să refuze în mod direct să ofere o informație, trebuie să aibă întotdeauna un motiv plauzibil pentru care informația respectivă nu este disponibilă, nu este normal să recunoască faptul că nu posedă o informație sau ca nu este autorizat să o facă publică. Dacă membrul biroului de presă simte că un jurnalist este greșit informat poate discuta cu el și poate verifica sursa informațiilor, dar nu trebuie niciodată șă îi ceară să arate ceea ce intenționează să publice. Capcana lui “no comment” constă în faptul că îi face pe jurnaliști să caute informații la alte surse, din interiorul sau din afara organizației, inclusiv la cele neverificate, generatoare de zvonuri. Din cauza termenului limită și a presiunii la care sunt supuși, jurnaliștii pot deveni agresivi, în aceste situații o reacție de tipul “no comment” îi va îndârji și îi va face să caute cu mai multă încrâncenare răspunsul la întrebare și le va întări ideea unui secret.

Informațiile pe care le transmite purtătorul de cuvânt trebuie să acopere o nevoie care nu a fost încă satisfăcută. Publicul asimilează declarațiile sale pentru că este considerat o sursă credibilă și de aceea orice abținere, grimasă cântărește în conștiința publicului. Purtătorul de cuvânt trebuie să își coordoneze mesajele pentru a evita discrepanțele, care reduc credibilitatea. Comunicarea din domeniul relațiilor publice este un drum cu doua sensuri, o cale pe care circulă atât mesajele care vin, cât și cele care pleacă. Purtătorul de cuvânt are datoria să cunoască foarte bine instituția pentru care lucrează, categoriile de public ale acelei instituții și canalele de comunicare prin care poate să ajungă la ele. Trebuie să fie eficient și să își creeze discursuri de succes în toate mijloacele de comunicare. O lipsă de informare și de reacție a acestuia reprezintă o pată asupra organizației care nu se acoperă ușor și dăinuie în timp.

Credibilitatea în fața publicului este esențială pentru succesul unei organizații, iar această calitate depinde de corectitudine, cinste, adevăr și imparțialitate: “informațiile false și înselătoare distrug credibilitatea, iar adevărul reușește să iasă la suprafață. În plus , în unele cazuri, răspîndirea de informații false poate să fie sancționată din punct de vedere juridic”. Purtătorul de cuvânt nu trebuie să comunice informații ce pot fi asimilate sau echivalate cu antepronunțarea în cazurile supuse atenției mass-media, ținând seama de principiul prezumției de nevinovăție, sau să exprime opinii personale, indiferent dacă acestea ar putea fi confirmate ulterior. Trebuie să fie obiectiv și să nu se lase influențat de sentimente și emoții astfel încât să genereze reacții personale, dar cel mai important nu trebuie să lase o întrebare cu răspunsul în aer. Un moment de pauză semnifică un secret care iscă multe semne de întrebare atât din partea jurnaliștilor cât și din partea publicului. ,,Nu există comunicatori „buni” și comunicatori „răi”. Există doar comunicatori cu experiență și comunicatori fără experiență.”

3.3 Relația cu jurnalistul: colaborare și respect reciproc vs conflict

Așa cum am menționat mai sus atât jurnalistul cât și purtătorul de cuvânt sunt actorii principali ai unei comunicări și informări eficiente. De regulă între cei doi actanți există o relație de conflict întrucât fiecare își urmărește propriul interes în detrimentul celui pe care ar trebui să îl servească: publicul.

Conflictul se naște din atitudinea celor doi unul față de celălalt: întrebări incomode, ton ridicat, ascunderea voită a informațiilor, distorsionarea adevărului în redactare, preferințe ale purtătorului de cuvânt la invitarea jurnaliștilor la o conferință de presă. Reprezentanții biroului de presă trebuie să accepte faptul că jurnaliștii sunt cei care decid dacă o informație devine știre. El trebuie să prezinte informația pe care biroul de presă o oferă așa cum consideră el, indicațiile , sfaturile, sugestiile constituie ingerințe în câmpul profesional al compentenței jurnalistului. Totuși purtătorul de cuvânt poate reacționa atunci când jurnalistul încalcă normele jurnalistice și prezintă distorsionat o informație, el va contacta editorul instituției media pentru a semnala nemulțumirea sau va trimite un material de dezmințire și va solicita publicarea lui ca drept la replică.

Între jurnalist și purtătorul de cuvânt ar trebui să existe o relație de colaborare și respect reciproc și nu prietenie și confidențialitate. Deși această relație este de preferat conflictul își face simțită prezența în unele cazuri. Nu este recomandat ca membrii biroului de presă să încerce câștigarea simpatiei jurnaliștilor prin gesturi excesive de generozitate pentru că aceste gesturi pot fi interpretate de jurnaliști ca o cumpărare a conștiințelor reprezentanților presei. Jurnaliștii se află mereu în căutare de informații, repede și provenite din surse de încredere. Din acest considerent purtătorul de cuvânt trebuie să știe să răspundă cu cât mai multă promptitudine așteptărilor jurnaliștilor. Jurnaliștii apreciază profesionalismul și corectitudinea partenerilor de lucru mai mult decât lingușirea și încercarea de a lega prietenii strânse.

Jurnaliștii mai sunt presați și de timp și apreciază acele birouri de presă sau pe acei purtători de cuvânt care știu să le faciliteze abținerea datelor esențiale și transmiterea lor cât mai eficientă. Misiunea reprezentantului biroului de presă este aceea de a fi un mediator între instituția pe care o reprezintă și presă, dar asta nu înseamnă că el deține monopolul comunicării și poate împiedica accesul jurnaliștilor la conducătorul instituției. Dimpotrivă el trebuie să faciliteze legătura directă dintre jurnalist și conducătorul instituței pentru că în acest mod întărește ideea de transparență și faptul că nu au nimic de ascuns. Jurnaliștii vor fi recunoscători unui purtător de cuvânt care îi ajută să economisească timp. O înfruntare între jurnaliști și purtătorul de cuvânt trebuie evitată pe cât posibil. Lezează atât imaginea instituției media cât și imaginea instituției pe care purtătorul de cuvânt o reprezintă.

Tratamentul non-discriminatoriu este deosebit de important în cadrul evenimentelor organizate de biroul de presă: toți jurnaliștii trebuie să fie invitați, indiferent din ce trust media fac parte, fiecare dintre ei trebuie să aibă la finalul evenimentului un dosar de presă și numărul de telefon al purtătorului de cuvânt în cazul în care mai doresc informații sau lămuriri „privilegierea unor jurnaliști sau a unor instituții va crea o imagine de dependență față de anumite sfere de interese, de dispreț față de anumite redacții, de neglijență și incompetență profesională.”

Pentru a evita un conflict și a menține transparența asupra instituției,biroul de presă, prin reprezentanții săi, trebuie să evite să acorde materiale în exclusivitate unui singur jurnalist sau unei singure instituții media. El trebuie să acorde exclusivitatea în timp, pe rând tuturor celor interesați de organizație, în ceea ce privește anumite detalii ale unei probleme, după ce a fost difuzată informația de bază tuturor redacțiilor și să mențină regimul exclusivității asupra unor informații de strictă specialitate numai pentru publicațiile sau posturile specializate în acel domeniu și care se adresează unui public de cunoscători. Cu toate că se încearcă stabilirea unei relații de cooperare și respect reciproc între cele două categorii profesionale, jurnaliști și purtători de cuvânt, experiența de zi cu zi evidențiază faptul că cei doi actori ai scenei media întrețin mai mult relații tensionate deoarece fiecare apreciază negativ munca celeilalte categorii.

Purtătorii de cuvânt cred despre jurnaliști că urmăresc doar senzaționalul, exclusivitatea și caută informațiile care produc un declin al imaginii unei instituții, iar jurnaliștii cred despre purtătorii de cuvânt că mereu ascund informații despre instituția pe care o reprezintă și că oferă doar acele informații care pun organizația într-o lumină bună. Relația dintre jurnalist și purtătorul de cuvânt este una complexă și ambiguă. Jean Charron în studiul său din anul 1991 considera că relația dintre jurnaliști și purtătorii de cuvânt este una care se bazează pe o dublă negociere:

a) asupra schimburilor de resurse – jurnaliștii au acces la informații, iar purtătorii de cuvânt și liderii politici au acces la public

b) asupra regulilor care domină aceste schimburi

Mai târziu același cercetător concluziona “Această relație poate fi definită ca un joc de negocieri între actori interdependenți; acest joc implică existența unui raport de influență care unește cooperarea și conflictul. Jurnaliștii caută informația pe lângă reprezentanții politicului, iar aceștia caută vizibilitatea pe care o oferă jurnaliștii. În același timp, fiecare actor încearcă să exercite o influență asupra comportamentului celuilalt, să câștige și să mențină controlul asupra mecanismelor de construire a actualității politice. (…) ”

Cu toate că jurnalistul și purtătorul de cuvânt depind unul de existența celuilalt dependența lor variază în funcție de alternativele disponibile: purtătorii de cuvânt depind mai puțin de jurnaliști în cazul în care se pot racorda la alte mijloace de comunicare cum ar fi scrisori, afișe, broșuri, Internet, iar jurnaliștii depind mai puțin de purtătorul de cuvânt în momentul în care sunt capabili să găsească mai multe surse. În concepția jurnaliștilor purtătorii de cuvânt au pe de o parte o imagine pozitivă, pentru că au rolul de sursă credibilă, iar pe altă parte o imagine negativă deoarece aceștia introduc elemente de autopromovare în mesajele lor publice. Din acest punct de vedere jurnaliștii au un avantaj pentru că pot verifica informația din mai multe surse, dar când acestea nu sunt disponibile depind integral de purtătorii de cuvânt.

Cu toate că nu există nicăieri rețeta unei relații perfecte între jurnalist și purtătorul de cuvânt există totuși un aspect în privința căruia cei doi “parteneri” sunt de accord: ambele părți consideră că acuratețea și interesul pentru cititori sunt cele mai importante caracteristici ale unei știri. Problema majoră în relația dintre cei doi actanți este constituită de faptul că fiecare categorie profesională formulează aprecieri critice la adresa celeilalte și din acest considerent este greu să se stabilească un climat de încredere și respect profesional. Drept urmare, elementele componente ale negocierii și schimburilor cotidiene sunt permanent tulburate, făcând să domine mai mult notele de conflict și neîncredere, în defavoarea celor de cooperare. În ciuda acestui stereotip conform căruia relația de conflict este cea care domină cele două profesii colaborează. Specialiștii în relații publice au nevoie de jurnaliști pentru a putea pune în circulație mesajele și informațiile pe care doresc să le transmită publicului lor, iar jurnaliștii au nevoie de purtătorii de cuvânt pentru a putea ajunge mai repede la surse, pentru a beneficia de informații verificate și de materiale de presă elaborate conform standardelor jurnalistice, materiale ce pot fi incluse în paginile sau în programele presei fără a necesita mari eforturi de documentare, verificare, scriere, “ pe de o parte ,jurnalistul are nevoie de surse pentru a-și putea face meseria, dar, pe de altă parte, el este reticent față de sursa care, teoretic, ar putea să-l manipuleze-cu atât mai mult dacă această sursă este un profesionist (specialistul în relații publice) ce posedă o competență specifică. La rândul, ei sursa are nevoie de jurnalist, pe care nu îl poate ocoli, dar se teme de reacțiiel lui, nu are încredere în modul în care jurnalistul va transmite publicului mesajul ei. Putem asimilia relația dintre jurnalist și surse unui joc în care se intersectează conflictul și cooperarea”.

Relația de cooperare are la bază încrederea și respectul reciproc precum și recunoașterea profesionalismului partenerului. Pentru a-l convinge pe jurnalist să vadă în el un partener de muncă, purtătorul de cuvânt trebuie să dovedească flexibilitate și să se adapteze la solicitările profesionale ale acestuia. Experiența și efortul de a se perfecționa continuu pot contribui la atingerea unor performanțe în măsură să satisfacă cererile reprezentanților mass-media și să ajute la reușita diverselor inițiative de comunicare cu presa. Jurnalistul nu trebuie să datoreze loialitate nimănui, nici vreunui partid politic, nici vreunei surse, nu trebuie să slujească vreunui interes comercial sau necomercial ori vreunei cauze particulare, fie ea cât de onestă. Rezultă că nici față de purtătorul de cuvânt jurnalistul nu trebuie să manifeste loialitate, trebuie să fie o relație strict de colaborare și pe cât se poate de cooperare. Atât jurnalistul cât și purtătorul de cuvânt nu trebuie să uite că scriu pentru cititori, telespectatori, ascultători. Aceștia trebuie să rămână cu o singură idee principală. Specialiștii în relații publice au menirea de a menține contactul permanent cu jurnaliștii, astfel încât datele solicitate de aceștia să fie transmise cu maximă operativitate. Pentru a evita un potențial conflic un purtător de cuvânt ar trebui să cunoască:

● toate măsurile luate de organizație înaintea, în timpul sau după un eveniment;

● să aducă la cunoștința jurnaliștilor faptul că ei reprezintă sursa cea mai importantă de informații corecte și de actualitate;

● să păstreze o evidență exactă a tuturor faptelor și informațiilor comunicate presei, pentru a evita repetarea acestora;

● să identifice interlocutorii din organizație care corespund, prin cunoștințe lor, așteptărilor jurnaliștilor și să îi pregătească pentru întâlnirea cu presa;

● să conducă negocierile care au loc între presă și membrii organizației în ceea ce privește informațiile care pot fi publicate și cele care pentru moment sunt nepublicabile;

● în cazul în care în interiorul organizației a avut loc un accident soldat cu victime, nu trebuie să se dezvăluie numele victimelor îniante de a fi anunțate familiile acestora, iar acest lucru trebuie precizat și jurnaliștilor pentru a nu stârni bănuieli inutile.

Pe cealaltă parte și jurnaliștii trebuie să îndeplinească o serie de îndatoriri pentru a evita un potențial conflict:

● să fie peciși, să înregistreze și să noteze cu acuratețe ce spune purtătorul de cuvânt, să aibă grijă ca, oricât de exacte sunt paragrafele articolului, întregul să reflecte caracterul și atmosfera reală a situației sau evenimentelor

● să nu facă presupuneri

● să nu asalteze purtătorul de cuvânt cu întrebări incomode

● să nu exagereze cu suspiciunile

● să renunțe laprejudecăți, cum ar fe cea confom căreia purtătorul de cuvânt are mereu ceva de ascuns

● să intuiască subiectele incomplete și să ceară lămuriri într-un mod civilizat fără a da impresia că acuză

● să verifice dosarul de presă înainte să plece de la eveniment, în cazul unor nelămuriri e mai acceptabil să le ceară pe moment decât după câteva ore

● să releve cu acuratețe fapte și nu reacții, să renunțe la a exploata tonul tremurând cauzat de emoție al purtătorului de cuvânt

● să adreseze întrebări simple

● să nu întrerupă decât în momentul în care sesizează un derapaj informational

● nu trebuie să folosească întrebări capcană

În general dacă jurnalistul și purtătorul de cuvânt țin cont de regulile mai sus enumerate, relația dintre cei doi se încadrează într-un climat al cooperării și colaborării. Situațiile tensionate fac parte din viața cotidiană și oricât s-ar strădui cei doi actanți conflictul este inevitabil, dar cel mai important este ca publicul să fie corect informat în ciuda divergențelor celor doi.

Capitolul IV: Studiu de caz- Dan Dumitru Suciu vs Mirel Theodor Palada , actualul purtător de cuvânt al Guvernului vs fostul purtător de cuvânt

vs

Dan Dumitru Suciu a fost redactor la Revista "Zig-Zag" (1993-1996), redactor și redactor-șef al săptămânalului specializat în economie "Privirea" (1996-2000) și editor coordonator al Revistei "Banii Noștri" (2000-2004). A colaborat cu săptămânalul "Prezent" unde a fost redactor-șef adjunct (2005). A mai fost editor prezentator la postul TV "The Money Channel" (începând cu 2006) și director editorial al aceluiași post (începând cu 2010). A fost secretar de stat, purtător de cuvânt al Guvernului Mihai Răzvan Ungureanu (20 febr. 2012 — 7 mai 2012). În noiembrie 2014, a devenit purtător de cuvânt al Băncii Naționale a României. Este membru al Asociației Jurnaliștilor din România. Dan Suciu este absolvent al Facultății de Filosofie – Universitatea din București și al unui master de Politici Publice. Este doctorand în economie.

A fost numit secretar de stat și purtător de cuvânt în cadrul Cancelariei prim-ministrului Dacian Cioloș, pentru perioada 23 noiembrie 2015 – 31 martie 2016, potrivit unei decizii publicate în Monitorul Oficial. Înțelegerea inițială a fost ca Dan Suciu să îndeplinească atribuțiile unui purtător de cuvânt pe o perioadă limitată, din noiembrie până la sfârșitul lunii martie, fiind detașat de la BNR. După expirarea mandatului, Suciu urma să se întoarcă la BNR pe poziția de purtător de cuvânt. Deocamdată, însă rămâne la Guvern.

Un purtător de cuvânt bine pregătit trebuie să stabilească și să mențină o bună relaționare cu presa, în avantajul instituției pe care o reprezintă, obținând astfel o imagine cât mai transparentă asupra activităților ce se derulează în interior, în al doilea rând trebuie să informeze instituția în legătură cu afirmațiile presei și cu alte aspecte care interesează în mod direct .

Dan Suciu întrunește în cea mai mare parte toate calitățile pe care trebuie să le aibă un purtător de cuvânt. În primul rând are o cultură generală solidă, dovadă stau studiile sale și funcțiile pe care le-a ocupat de-a lungul timpului. Actualul purtător de cuvânt al Guvernului României are ceea ce Bernard Dagenais numea „ o cultură de bază care servește drept fundal al activității relaționistului dublată de o inteligență fără cusur”.

Manifestă un spirit de analiză, comprehensiune, imaginație, creativitate, dinamism, omniprezență, interpretare, traducere și cel mai important e faptul că își face meseria cu pasiune și responsabilitate, are o pasiune pentru a convinge și pentru a se face înțeles astfel încât publicul să perceapă informația pe care o transmite. Fiind membru al Asociației Jurnaliștilor din România știe că relațiile cu presa constituie pista de lansare a tuturor relațiilor publice. La fiecare apariție a sa în public este foarte bine documentat cu privire la subiectul ce urmează a fi dezbătut și menționează frecvent persoane importante din Guvern, cum ar fi primul ministru, întârind ideea că informațiile sunt veridice și provin din surse sigure. De asemenea pe lângă documentare, Dan Suciu știe să anticipeze întrebările pe care jurnaliștii urmează să i le adreseze și de când este purtător de cuvânt al Guvernului nu s-a întâmplat să fie luat prin surprindere și să nu aibă un răspuns pregătit. Conferințele de presă, comunicatele, dosarele de presă, interviurile sunt atent organizate de către purtătorul de cuvânt, iar limbajul este adaptat publicului, astfel încât informația să fie cât mai bine asimilată. Are o atitudine relaxată în fața presei și dă impresia că nimic nu îl poate lua prin surprindere. Gestionează foarte bine evenimentele publice și este ferm pe poziție.

Am ales să analizez comportamentul său din conferința de presă din 23 martie 2016, organizată cu scopul de a aduce la cunoștința publicului ultimele hotărâri ale Guvernului cu privire la Ordonanța de Urgență care viza unele măsuri financiare în vederea finalizării proiectelor finanțate din fonduri UE aferente perioadei de programare 2007-2013, hotărârea privind reglementarea unor măsuri financiar temporare pentru stimularea gradului de absorbție a fondurilor alocate pentru agricultură aferent schemelor de plăți directe, a măsurii de informare și promovare pentru produse agricole pe piața internă și în țările terțe, înființarea Agenției Naționale pentru Egalitate de Șanse între Femei și Bărbați, din cadrul Ministerului Muncii, Familiei și Protecției Sociale,  un proiect de lege privind regimul infrastructurii fizice a rețelelor de comunicații electronice, precum și unele măsuri pentru reducerea costului instalării rețelelor de comunicații electronice.Dan Suciu a avut un program bine stabilit, a vorbit doar pe bază de documente și legi, chiar dacă a vorbit liber spusele sale aveau la bază documente.

A început conferința de presa cu un salut adresat jurnaliștilor și publicului și cu precizarea imediată că pe agenda de zi se află hotărârile menționate mai sus „Bună ziua. Bine v-am găsit! Dați-mi voie să vă prezint agenda de azi”.

Fiecare hotărâre a Guvernului a fost tratată corespunzător , cu date concrete și pe înțelesul tuturor și mai ales făcând referire la lege, întărind ideea de veridicitate și transparență din partea Guvernului “Este vorba de persoanele fizice care la data de 31 decembrie aveau în proprietate clădiri nerezidențiale sau clădiri cu destinație mixtă, pot depune declarația până la 31 mai 2016, deci avem o prelungire de termen. Persoanele juridice care au obligația să depună declarații privind clădirile pe care le dețin în proprietate pe 31 decembrie 2015, destinația și valoarea impozabilă a acestora poate fi, de asemenea, menționată fiscal sau declarată la Fisc până pe 31 mai 2016, inclusiv. Și, de asemenea, persoanele fizice și juridice care la aceeași dată, 31 decembrie 2015, dețineau mijloacele de transport radiate din circulație conform prevederilor legale din domeniul circulației pe drumurile publice pot depune declarația de conformitate, însoțită de documentele justificative, până la data tot de 31 mai 2016 inclusiv. Așadar, avem o prelungire a termenului de 31 martie pentru toate aceste situații spre 31 mai 2016. De asemenea, pentru anul 2016, primul termen de plată a impozitului, taxe pe clădiri, impozit, taxe pe teren, respectiv impozit, taxe asupra mijloacelor de transport se prorogă de la 31 martie până la 30 iunie 2016. ”

Totalitatea datelor pe care purtătorul de cuvânt le-a menționat pe tot parcursul conferinței de presă evidențiază documentarea solidă făcută înainte de apariția publică. Trecerea de la o hotărâre de Guvern la alta s-a făcut numai după ce au fost menționate toate aspectele și deciziile luate cu privire la aceasta. A vorbit clar , rar și tare astfel încât tonul să nu poate trezi suspiciuni și să dea impresia că ascunde ceva. Un alt punct forte a fost sfârșitul conferinței de presă atunci când jurnaliștii au putut adresa întrebări. Purtătorul de cuvânt a ținut să menționeze „ Acestea sunt principalele elemente pe care am ținut să vi le prezint. Dacă aveți întrebări legate de agenda de astăzi a guvernului, vă stau la dispoziție.” Dan Suciu a ținut să sublinieze clar că întrebările ce urmează a fi adresate vizează strict agenda Guvernului din ziua respectivă și nu persoana purtătorului de cuvânt. Această precizare ține la adăpost instituția și purtătorul de cuvânt de întrebări incomode care nu își au rostul. Răspunsurile lui Dan Suciu au fost concise, la obiect, nu au lăsat loc de înterpretări sau de suspiciuni „Reporter: /…/ Guvernul ar trebui să transpună o directivă europeană care face clarificări în privința creditării persoanelor fizice…

Dan Suciu: Da, vorbiți de Directiva 17 din 2014. Ea este într-un circuit de avizare în acest moment. Deci documentul a fost elaborat, a intrat în circuitul de avizare interministerial și, în consecință, sperăm ca în cel mai scurt timp să apară pe masa guvernului, să fie întâi în dezbatere publică, să apară pe masa guvernului și să nu întârziem foarte mult termenul care era 21 martie, așa încât să evităm o procedură de infringement. 

Reporter: Și încă o întrebare: ieri ați făcut public Raportul Corpului de Control pe Colectiv. Sunt deficiențe, sunt deficiențe grave chiar, cine va plăti pentru ele sau ce măsuri are în vedere guvernul, în acest moment, după ce s-a făcut public acest raport?

Dan Suciu: Raportul a vrut să evidențieze modalități de lucru la nivelul instituțiilor implicate în situații de urgență. A evidențiat o serie de disfuncționalități și a tras și câteva concluzii legate de cauzele acestor disfuncționalități, lipsa de exerciții în caz de urgențe majore, neconcordanță în legislație sau o bază materială deficitară. Acest raport, împreună cu rapoartele interne de management pe care Inspectoratul de Situații de Urgență le-a făcut la începutul anului și care sunt pe masa premierului. Deci toate aceste documente vor constitui baza pentru modificările legislative necesare sau procedurale obligatorii care decurg toate din aceste rapoarte și care vor fi făcute în cel mai scurt timp. E clar că e nevoie de modificări procedurale, dincolo de orice altceva și s-ar putea să fie nevoie inclusiv de modificări legislative, și aceste lucruri vor fi evaluate în perioada imediat următoare. ”

Răspunsurile oferite jurnaliștilor au fost cât se poate de complexe și au acoperit în totalitate subiectul . Au existat la un moment dat întrebări care încercau să obțină un răspuns în avans , dar purtătorul de cuvânt a corectat eroarea .

,,Reporter: Aș vrea să vă întreb ce înseamnă consecință imediat următoare, adică ce vine făcut…

Dan Suciu: Am spus perioada imediat următoare.”

Alte întrebări cereau o părere din partea purtătorului de cuvânt, dar acesta într-o manieră elegantă a menționat că nu este în postura de a oferi păreri.

„Reporter: Care este părerea guvernului despre prestația domnului Orbean la audierile de ieri, din Comisia de cultură?

Dan Suciu: Da, îmi cereți păreri. Nu am păreri.”

Au existat și întrebări care vizau un subiect sensibil la acea vreme și anume cazul ,,Colectiv”, dar acest caz nu avea legătură cu subiectul conferinței de presă. Pentru a evita reacții ostile din partea publicului și eventuale acuze aduse la adresa Guvernului că se sustrage de la a oferi un punct de vedere oficial, purtătorul de cuvânt a subliniat subtil faptul că întrebarea reporterului nu vizează agenda zilei.

,,Reporter: Tot despre Colectiv, până la urma guvernul s-a lămurit dacă la nivelul Ministerului Sănătății există sau nu un plan alb general?

Dan Suciu: Îmi cereți să vă răspund pe o întrebare care nu are legătură directă cu raportul.

Reporter: Ba da, scrie în raport.

Dan Suciu: Raportul spune foarte clar că la nivelul planului există dar modurile în care sunt interpretate și aplicate și coordonate aceste planuri creează anumite disfuncționalități. Apoi, sigur trebuie văzut dacă planurile respective sunt funcționale ca atare. Aceasta este una din întrebările pe care le ridică raportul și care sigur vor intra în discuție și în clarificarea Ministerului Sănătății pe de o parte și a celorlalte instituții pe de altă parte.”

La finalul timpului alocat întrebărilor presei, Dan Suciu a mulțumit jurnaliștilor pentru prezență și s-a retras în liniște nu înainte de a-și strânge cu grijă toată documentația de care s-a folosit în timpul conferinței.

,,Dacă mai aveți întrebări, dacă nu, vă mulțumesc foarte mult.”

Este pentru prima oară după mult timp când Guvernul României are parte de un purtător de cuvânt cu studii în domeniu, cu o cultură generală vastă, cu capacitatea de a relaționa cu presa și publicul și cu capacitatea de a implementa ideea de transparență a acțiunilor Guvernului. Atitudinea relaxată în fața presei, calmitatea cu care oferă răspunsuri, capacitatea de a rămâne calm și ferm pe poziții în momentul în care jurnaliștii divaghează de la subiect sunt atribute importante care fac din actualul purtător de cuvânt al Guvernului un adevărat relaționist. Faptul că evită cu delicatețe întrebările incomode care nu au legătură cu subiectul dezbătut și reușește să îi aducă pe jurnaliști în decursul firesc al discuției dovedește încă o dată cât de mult contează să ai pregătirea necesară în domeniu.

La polul opus am analizat un anti-model de purtător de cuvânt și anume Theodor Mirel Palada, fostul purtător de cuvânt al Guvernului României.

Thedor Mirel Palada este fondatorul și Directorul General al Companiei de Cercetare Sociologica și Branding (CCSB), ce oferă servicii de cercetare și consultanță în media și politică (sondaje pe înțelesul tuturor). Dintre proiectele de succes recente ale CCSB   se pot enumera Exit Pollurile de la alegerile locale din mai 2008, de la alegerile parlamentare din noiembrie 2008 sau de la alegerile prezidențiale din noiembrie 2009, cât și expertiza de cercetare și de consultanță de marketing politic acordată unor diverși actori politici pe parcursul ultimilor ani electorali. Între anii 2000 si 2003 a lucrat pentru departamentul de cercetare si dezvoltare al Media PRO, iar apoi a fost director de cercetare la Centrul National Media, unul din grupurile mass-media private din România (National TV, N24, Favorit TV), pana în 2006. 

Palada a fost desemnat purtător de cuvânt al Guvernului de către Victor Ponta în octombrie 2013. În scurta vreme cât a fost purtător de cuvânt a reușit ,,performanța” de a se face ,,plăcut” de toată lumea , de la jurnaliști și până la cel care l-a numit în funcție. A intrat frecvent în polemici cu jurnaliștii și nu a ratat ocazia de a folosi un limbaj ,,inadecvat poziției și responsabilităților sale publice". Nu doar în întâlnirile oficiale a folosit un limbaj inadecvat cât și pe pagina sa de socializare "Cum apare câte un subiect politic care învârtoșează spiritul bejboinic în opinanți, de zici că-i catastrofă și dezastru mondial, cum mai scot capul câte doi-trei-zece-douăzeci, depinde de intensitatea subiectului, de bezmetici acoperiți de pe lista mea care își fac seppuku comunicațional și trântesc cu cuvintele anti-guvernamentale în baltă propagandistică la mine pe wall. Și uite așa mai frigem niște purceluși anti-guvernamentali la proțap și le dăm block și mai bem o bere în cinstea sufletelor răposaților care nu mai este. În seară asta era unul care acum era reporter la Gândul, iar înainte fusese la Hotnews, și care făcea clăbuci cu spume la mine pe pagină. Ce plăcere să-l execut electric! Câtă îndemânare am să omor prin blocare ziariștii obiectivi, deci anti-guvernamentali. Pufoșilor, nici nu știți câtă plăcere îmi provocați".

Am analizat conferința de presă din data de 20 noiembrie 2013 în care Theodor Mirel Palada a spulberat toate atribuțiile pe care trebuie să le aibă un purtător de cuvânt. A început conferința abrupt fără a-i saluta pe jurnaliștii prezenți în sală ,, Dacă îmi permiteți să vă prezint restul actelor normative care au fost discutate astăzi în cadrul ședinței de Guvern.”

A trecut rapid peste unele chestiuni discutate în ședința de Guvern , ceea ce a stârnit un val de suspiciuni, precum și tonul alert folosit ,, În privința hotărârilor de guvern discutate astăzi, în ședința de Guvern, prima v-a prezentat-o domnul ministru deja, referitor la cuantumul plății naționale directe complementare în sectorul zootehnic pentru specia bovine în anul 2013. De asemenea, și cea privind ajutorul specific acordat producătorilor de lapte.”

La sfârșitul conferinței de presă nu a rugat politicos jurnaliștii să îi adreseze întrebări, a avut o atitudine superioară față de aceștia și a sugerat că este oarecum iritat că trebuie să le dea dreptul la replică ,, Dacă aveți cumva întrebări în această privință.”

În momentul în care jurnaliștii au început să adreseze întrebări atitudinea lui Mirel Palada a fost catalogată de critici drept una jicnitoare. Pe lângă faptul că răspunsurile sale nu conțineau cantitatea de informație așteptată de public și de jurnaliști, nu stabilea cu ușurință contacte umane, era arogant, rigid, părea iritat de fiecare întrebare care îi era adresată, iar în momentul în care reușea să răspundă prezenta informația ambiguu, într-un limbaj inaccesibil publicului larg. Prin atitudinea sa vizavi de jurnaliști și implicit față de public nu a făcut altceva decât să pericliteze imaginea instituției statului. Nu a știut să gestioneze sub nicio formă întâlnirea cu jurnaliștii, nu a vorbit liber, s-a limitat doar la a citi de pe foaie ceea ce s-a discutat în ședința de guvern și nu a răspuns convingător la întrebări și a intrat în polemici cu jurnaliști sătui de atitudinea sa ostilă. A ratat din start o conferință de presă menită să informeze și să ofere transparență

,,Reporter: Da. Aș vrea să-mi răspundeți la întrebarea legată de normele de aplicare pentru Legea maidanezilor – spuneați că vă pricepeți mai bine decât domnul ministru. Vă ascult.

Mirel Palada: Cum să nu mă pricep? Foarte bine. Nu s-a discutat nimic astăzi în această privință.

Reporter: Bine, în ce stadiu este?

Mirel Palada: Nu s-a discutat nimic astăzi, în această privință.

Reporter: Bine, dar ne puteți preciza în ce stadiu este? Știm că trebuia să se discute astăzi în ședința de guvern și lipsesc cinci avize de la cinci ministere.

Mirel Palada: Noi, astăzi, discutăm în această conferință de presă despre lucrurile care s-au discutat în ședința de guvern. Acest subiect nu s-a discutat astăzi în ședința de guvern și atunci vă recomand să stați de vorbă cu sursele dumneavoastră  bine informate pe acest subiect extra ședință de guvern.”

Chiar dacă în ședința de guvern nu s-ar fi discutat despre problema câinilor maidanezi , Mirel Palada ar fi trebuit să răspundă cu mult tact la întrebarea adresată de jurnalist, nu în maniera ofensatoare în care a făcut-o. Nu a făcut altceva decât să întărească ideea de incompetență a guvernului în gestionarea problemei câinilor maidanezi.

,,Reporter: Ați vorbit de eliberare și numire de prefect la Galați. Cine a fost numit?

Mirel Palada: Am uitat să notez.”

O greșeală impardonabilă a unui purtător de cuvânt în față jurnaliștilor este să recunoască faptul că nu este documentat și că nu deține informațiile solicitate. În acest mod imaginea instituției pe care o reprezintă este compromisă. Chiar dacă nu deține informația solicitată de journalist trebuie să precizeze că pentru moment unele date nu sunt disponibile, dar că în cel mai scurt timo va reveni cu informațiile socitate și lămuriri.

,,Reporter: În al doilea rând, ați vorbit de Complexul Energetic Hunedoara, reducerea arieratelor. Puteți să ne precizați despre ce sumă e vorba, cu cât s-au redus? N-am înțeles exact care e procesul de reducere a arieratelor.

Mirel Palada: Pentru acest subiect vă rog să luați legătura cu Ministerul Economiei, că dânșii sunt mult mai în măsură să vă pună la dispoziție…/…/

Reporter: Da, vă înțeleg, dar a fost în ședința de guvern, iar dumneavoastră ați coborât să ne dați informații despre ce s-a discutat în ședința de guvern.

Mirel Palada: În ședința de guvern nu s-a discutat despre suma avută în vedere.

Reporter: Dar n-ați avut la dispoziție actul normativ?

Mirel Palada: Eu vă pun la dispoziție această informație privind ordonanța de urgență.

Reporter: E bine să ne puneți la dispoziție actul normativ, că altfel e mai greu.”

Polemica cu jurnaliștii trebuie evitată. Dacă reprezentanții presei sunt iritați de atitudinea ostilă a purtătorului de cuvânt o vor taxa dur în articolele lor. Tactul i-a lipsit cu desăvârșire lui Mirel Palada.

,,Reporter: Au mai fost și alte numiri în AGA unor astfel de societăți?

Mirel Palada: Nu am cunoștințe de alte numiri.

Reporter: Nu aveți cunoștință sau nu au fost?

Mirel Palada: Nu am cunoștință de alte numiri.

Reporter: Nu le-ați notat, nu…

Mirel Palada: Nu am cunoștință de alte numiri.”

Insistența cu care susține că nu are cunoștință de alte numiri reliefează faptul că nu cunoaște bine toate aspectele legate de activitatea instituției pe care o reprezintă. Nu cunoaște obiectivele și strategiile instituției și nu are abilitatea de a getiona întrebarea. Trebuia să se angajeze căîn cel mai scurt timp va pune la dispoziția jurnaliștilor informațiile cerute. Nu trebui să ocolească răspunsul sau să mențină aceiași frază de negare pe parcurul a trei întrebări cum este in cazul de față.

,,Reporter: Pentru că a fost în discuția de astăzi, există vreo activitate care va avea loc la Forumul Investitorilor Străini sau la summitul premierilor, ce va avea loc la Palatul Snagov?

Mirel Palada: Nu vă pot răspunde în această privință.”

Neștiința pare să fi dominat conferința de presă din 20 noiembire 2013. Înafară de subiectele care au fost discutate în ședința de govern și pe care Mirel Palada le-a recitat ca o poezie de pe foaie, conferința de presă a fost total ratată. Nu au existat răspunsuri pertinente la întrebările jurnaliștilor ci doar necunoștință de cauză. Purtătorul de cuvânt al guvernului era prezent doar cu numele. Nu a satisfăcut cerințele jurnaliștilor și în plus atitudinea sa ostilă și superioară a catalogat întreaga instituție a statului ca fiind superioară cetățenilor și nicidecum în slubjba acestora.

Făcând o comparație între actualul purtător de cuvânt și fostul purtător de cuvânt al guvernului României se pot concluziona următoarele:

● Dan Suciu are o cultură generală care îi permite să se plieze pe orice subiect în timp ce Mirel Palada maschează lipsa de cultură prin atitudine ostilă față de jurnaliști

● Actualul purtător de cuvânt manifestă respect față de jurnaliști și față de cetățeni punând astfel guvernul într-o lumină bună, în timp ce fostul purtător de cuvânt a intrat deseori în polemici cu jurnaliștii, iar cetățenii nu par a fi una din prioritățile sale în comunicare

● Dan Suciu se bazează pe documente în discursul său ,pe extrase din lege, pe date concrete, statistici pe când Mirel Palada trimite jurnaliștii către alți reprezentanți ai guvernului pentru lămuriri

● Primul are o atitudine relaxată în fața întrebărilor jurnaliștilor în timp ce al doilea este vizibil iritat de faptul că trebuie să răspundă la întrebări

●Actualul purtător de cuvânt răspunde complet la întrebări, cu date concrete și nu lasă loc de interpretări, iar răspunsurile sale au consistența pe care o caută jurnaliștii în timp ce fostul purtător de cuvânt ori nu răspundea ,iar în momentul în care o făcea răspunsurile erau incerte și fără substanță

● Dan Suciu manevrează cu naturalețe întrebările incomode sau întrebările care nu au legătură cu subiectul dezbătut în ședința de guvern și explică jurnaliștilor că nu acestea sunt obiectul întâlnirii sau garantează că va reveni cu informațiile solicitate în timp ce Mirel Palada se ceartă cu jurnaliștii, își pierde calmul și refuză să răspundă întrebărilor fără a oferi un motiv sau susține agresiv că întrebarea nu are legătură cu cele discutate în ședința de guvern

● Dan Suciu are răbdare și răspunde tuturor întrebărilor adresate, iar la finalul timpului alocat pentru presă le mulțumește politicos pentru prezență și interesul manifestat în timp ce Mirel Palada parcă abia așteaptă să părăsească sala de conferințe.

Purtătorul de cuvânt trebuie să înțeleagă că relația sa cu jurnaliștii este una de interdependeță. Purtătorul de cuvânt depinde de jurnalist pentru a-și face public un eveniment, pentru a putea pune în circulație mesajele și informațiile pe care doresc să le transmită publicului lor, iar jurnaliștii au nevoie de purtătorii de cuvânt pentru a putea ajunge mai repede la surse, pentru a beneficia de informații verificate și de materiale de presă elaborate conform standardelor jurnalistice. Un purtător de cuvânt poate face diferența între reușita unei conferințe de presă și un eșec lamentabil. Drept dovadă ca urmare a atitudinii sale insultătoare la adresa jurnaliștilor, Mirel Palada a fost înlocuit rapid din funcție, iar Dan Suciu datorită profesionalismului său se bucură de prelungirea mandatului de purtător de cuvânt, ,, Nu există comunicatori „buni” și comunicatori „răi”. Există doar comunicatori cu experiență și comunicatori fără experiență.”

Concluzii

Jurnaliștii și purtătorii de cuvânt sunt doi actori importanți pe scena comunicării media. Purtătorul de cuvânt se regăsește în organizații de toate dimensiunile, de la multinaționale la grădinițe, guverne, biserici, grupuri de interese și mass-media.

Obiectivul purtătorilor de cuvânt este acela de a menține legătura în timp real cu jurnaliștii, de a oferi publicului informații cu privire la instituția pe care o reprezintă și de a menține transparența activităților ce se desfoșoară în interior. Ei trebuie să știe să pună în valoare și să apere instituțiile care îi angajează, dar asta nu înseamnă că trebuie să distorsioneze adevărul oferind imaginea unei instuții utopice.

Purtătorul de cuvânt trebuie să fie un comunicator de primă clasă, un mediator pozitiv, un comunicator loial și riguros, atent să transmită o informație neutră și obiectivă, dar cu capacitatea de a convinge și un specialist al relațiilor cu presa. De cealaltă parte jurnalistul este ,,gardianul” aprig al publicului. El caută să afle adevărul și să abțină adevăratele informații. Trebuie să descopere și să publice informații care să elimine zvonurile și speculațiile, să reflecte imaginea societății , cu virtuțiile și viciile ei, să garanteze faptul că se face dreptate și să promoveze liberul schimb de idei.De cele mai multe ori în goana după senzațional jurnalistul intră în polemici cu purtătorii de cuvânt și ceea ce ar trebui să fie o relație de colaborare și respect reciproc cade în extrema cealaltă transformându-se în conflict.

Jurnalistul și purtătorul de cuvânt se opun în ceea ce privește misiunea și interesele lor, dar se completează prin interdependența lor.Jurnalistul depinde de purtătorul de cuvânt în ceea ce privește informațiile venite de la o sursă sigură, iar purtătorul de cuvânt depinde de jurnalist prin faptul că acesta reprezintă un canal de transmitere a informaților către public, fără jurnalist instituția nu ar atinge publicul.Jurnalistul și purtătorul de cuvânt posedă roluri sociale diferite.Ambele meserii comportă responsabilități față de societate și trebuie să caute înalte standarde etice. Jurnalistul cu toate că are nevoie de informații se teme să nu fie manipulat, iar purtătorul de cuvânt deși are nevoie de jurnalist se teme mereu că informațiile vor ajunge la public distorsionate. Conflictul între cei doi se naște din diferite motive: jurnalistul îl asaltează pe purtătorul de cuvânt cu întrebări incomode care nu vizează întotdeauna subiectul care se dezbate în momentul respectiv, purtătorul de cuvânt refuză să răspundă sau se eschivează, jurnalistul adresează întrebări capcană menite să obțină un răspuns nefavorabil instituței, purtătorul de cuvânt apără excesiv instituția. Conflictul se naște din atitudinea celor doi unul față de celălalt.

Deși conflictul pare să definească relația dintre purtătorul de cuvânt și jurnalist ei reușesc totuși să colaboreze. Este nevoie de acestă colaborare pentru ca publicul să fie corect informat. Micile neînțelegri trebuie lăsate deoparte deoarece pot influența negativ conținutul mesajului transmis. Atât purtătorul de cuvânt cât și jurnalistul trebuie să fie obictivi când transmit informația către public, chiar dacă ar fi mai ușor să fie subiectivi, publicul trebuie să primească o variantă neutră.

Cu toate că par a se contrazice permanent ambele părți consideră că acuratețea și interesul pentru cititori sunt cele mai importante caracteristici ale unei știri. Problema majoră în relația dintre cei doi actanți este constituită de faptul că fiecare categorie profesională formulează aprecieri critice la adresa celeilalte și din acest considerent este greu să se stabilească un climat de încredere și respect profesional. Drept urmare, elementele componente ale negocierii și schimburilor cotidiene sunt permanent tulburate, făcând să domine mai mult notele de conflict și neîncredere, în defavoarea celor de cooperare. În ciuda acestui stereotip conform căruia relația de conflict este cea care domină cele două profesii colaborează.

Publicul îi unește și îi face să colaboreze. Dorința de a informa corect îi face pe purtătorul de cuvânt și jurnalist să uite de contradicții. Publicul nu trebuie să fie supus unei imagini de ,,război” între cei doi actori ai scenei media. Fiecare dintre ei posedă calități unice care îi face specialiști în domeniul în care activează, iar din acest considerent pe post trebuie să se vadă profesionalismul lor și respectul față de public și nu șicanările lor.

Relația dintre purtător de cuvânt și jurnalist ar trebui să fie una de colaborare și de conlucrare pentru a oferi celor ce îi urmăresc o sinteză a zilei veridică, obiectivă și cu un conținut informațional ridicat. Nu sunt prieteni, dar nici dușmani, relația dintre cei doi actanți este la graniță. Deși își aduc unul altuia critici, și uneori dintre cele mai acide, important este ceea ce reușesc să transmită. Au nevoie unul de celălalt chiar dacă nu vor recunoaște niciodată . Fiecare își manifestă superioritatea așa cum crede de cuviință, dar în momentul în care intervine factorul public lucrurile se schimbă.

Nu există purtători de cuvânt buni sau răi și nici jurnaliști buni sau răi există doar cei fără experiență și cei care nu sunt pregătiți pentru întâlnirea cu publicul.

Bibliografie

Bernard Dagenais, Profesia de relaționist, traducere de Anca-Magdalena Frumușani, editura Polirom 2002

Cristina Coman, Relațiile publice și mass-media, ediție revăzută și adăugită, editura Polirom 2004

Cristina Coman, Relațiile publice, principii și strategii, editura Polirom 2006

Yves Agnès, Introducere în jurnalism, editura Polirom 2011

Adela Rogojinaru, Relațiile publice fundamente interdisciplinare, editura Tritonic

Doug Newson, Bob Carell, Redactarea materialelor de relații publice, traducere de Dana Ligia Ilin, editura Polirom 2004

David Randall, Jurnalistul universal, ghid practic pentru presa scrisă, ediția a II-a, revăzută și adăugită, traducere de Aelexandru Brăduț Ulmanu și Miruna Andriescu, prefață de Mihai Coman, cuvânt înainte de Annemiek Hoogenboom și Alexandru Braduț Ulmanu, editura Polirom 2007

Mihai Coman ,Introducere în sistemul mass-media, ediția a II-a revăzută și adăugită,editura Polirom 2007

Luminița Roșca, Producția textului jurnalistic, editura Polirom 2004

Sorin Preda, Tehnici de redactare în presa scrisă, editura Polirom 2006

Mihai Coman coordinator, Manual de jurnalism, Genurile jurnalistice, volumul II, ediția a II-a, revăzută, editura Polirom 2006

Antonia Sandu, Relații publice și comunicare pentru administrația publică, editura Tritonic

Cristina Coman,Relațiile publice: tehnici de comunicare cu presa, editura ALL București, 1999

Dan Popescu, Arta de a comunica, editura Economică București, 1998

Mihaela Vlăsceanu, Psihologia organzațiilor și conducerii, editura Paideia București, 1993

Mihaela Vlăsceanu, , editura Trei București, 1999

https://www.google.ro/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=Nu+exist%C4%83+comunicatori+%E2%80%9Ebuni%E2%80%9D+%C5%9Fi+comunicatori+%E2%80%9Er%C4%83i%E2%80%9D.+Exist%C4%83+doar+comunicatori+cu+experien%C5%A3%C4%83+%C5%9Fi+comunicatori+f%C4%83r%C4%83+experien%C5%A3%C4%83. site consultat la data de 9 iunie 2016

http://www.ziare.com/politica/guvern/e-oficial-palada-a-fost-inlocuit-guvernul-are-un-nou-purtator-de-cuvant-1320136, site consultat la data de 9 iunie 2016

http://gov.ro/ro/guvernul/sedinte-guvern/declaratii-sustinute-de-purtatorul-de-cuvant-al-guvernului-mirel-palada-la-finalul-edintei-de-guvern, site consultat la data de 9 iunie 2016

http://gov.ro/ro/guvernul/sedinte-guvern/declaratii-sustinute-de-purtatorul-de-cuvant-al-guvernului-dan-suciu, site consultat la data de 9 iunie 2016

https://www.scribd.com/doc/300514896/Manual-Pentru-Purtatorii-de-Cuvant-Si-Structurile-de-Informare-Publica-Si-Relatii-Cu-Mass-media,site consultat la data de 9 iunie 2016

http://www.dataprotection.ro/servlet/ViewDocument?id=35, site consultat la data de 9 iunie 2016