introdusă în rândul clientelei vizate. Ele mai pot „închiria“ o for ță de vânzare pentru o perioada determinat ă, de la o agen ție specializat ă în… [630733]

introdusă în rândul clientelei vizate. Ele mai pot „închiria“ o for ță de vânzare pentru o perioada
determinat ă, de la o agen ție specializat ă în „închirierea“ de vânză tori.
Rolul vânz ătorilor nu se limiteaz ă numai la actul de vânzar e propriu-zis, ci trebuie s ă
îndeplineasc ă numeroase sarcini cum sunt:
• prospectarea , care constă în căutarea de noi clien ți și analizarea problemelor lor pentru a
le propune produse care s ă răspundă unor nevoi reale;
• transmiterea , către clienți, de informa ții despre produse și despre întreprindere;
• vânzarea , care const ă în luarea contactului cu clie ntul, prezentarea avantajelor unui
produs, efectuarea unei demonstra ții, răspunsul la eventualele obiec ții și înregistrarea comenzii;
• colectarea de informa ții asupra clien ților și concuren ților, notarea sugestiilor din partea
utilizatorilor, pe care vânz ătorii le comunic ă întreprinderii;
• oferirea de servicii , cum ar fi: sfaturi privi nd gestiunea, servicii dup ă vânzare, aranjarea
produselor în mobilierul de vânzare (merchandi sing) sau publicitate la locul de vânzare.
Sarcinile vânz ătorilor nu sunt acelea și, ci difer ă de la o întreprind ere la alta. Fiecare
întreprindere trebuie s ă stabilească cu precizie func țiile vânză torilor săi, în scopul îmbun ătățirii
rezultatelor, sporirii motiva țiilor acestora. D eci sarcinile vânz ătorilor depind de activitatea și
caracteristicile întreprinderii, de alegerea canalelor de distribu ție, de nivelul de tehnicitate al
produselor, de clien ții potențiali, de procesul de decizie al cumpă rătorilor și de obiectivele fixate
pentru for ța de vânzare.
Obiectivele for ței de vânzare sunt cuprinse de fapt în politica comercial ă a întreprinderii
și se referă la: cifră de afaceri, profit, parte de pia ță, clienți noi, nivel de servire a clien ților, noto-
rietate etc. Ele pot fi repartizate în timp și spațiu, ca ș i pe fiecare vânz ător în parte.

SISTEME INFORMATICE ECONOMICE

Bibliografie: Sisteme informatice economice. Teorie si aplicatii., Autori: G.Soava, A.Mehedintu,
I.Buligiu, R.Buse, Editura Universitaria, Craiova, 2008

Tema nr. 1
Locul și rolul sistemului informatic în cadrul sistemului informa țional (pag. 1-9)

Concepte despre sistemele informatice
Importan ța sistemelor informatice rezid ă în principal în în țelegerea efectiv ă și
responsabil ă de către to ți conducătorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaț ie a
necesității adaptării la societatea informa țională globală. Sistemele informatice devin ast ăzi
tot mai mult o component ă vitală a succesului în afaceri pentru o organiza ție sau un
întreprinz ător.
Managerii sau utilizatorii (fin ali sau nu) nu trebuie s ă cunoască tehnologiile complexe
sau conceptele abstracte ori aplica țiile specializate din câmpul sistemelor informatice, ci s ă aibă
definit cadrul conceptual în cel pu țin cinci zone, și anume:
• Conceptele fundamentale ale sistemului informatic;
• Tehnologia sistemelor informatice;
• Aplicaț iile sistemelor informatice;
• Dezvoltarea de sisteme informatice;
• Managementul sistemelor informatice.

Conceptele fundamentale al e sistemului informatic
Conceptele de bază ale sistemului informatic asigur ă elementele tehnice și de
comportament care ajut ă la fundamentarea aplica țiilor comerciale, a procesului de luare a
deciziilor și de construire a unui avan taj strategic al firmei fa ță de competitori.
Tehnologia sistemelor informatice
39

Tehnologia sistemelor info rmatice este reflectat ă de dezvoltarea și managementul în
tehnologia informaț iei (hardware, software, re țele, Internet, managementul bazelor de date sau a
altor tehnologii de prelucrare a informa țiilor).
Aplicaț iile sistemelor informatice
Utilizarea sistemelor informatice prin aplica țiile sale în domeniul opera țional,
managerial asigură și crearea unui avantaj competitiv al organiza ției de la nivelul local, intern (în
colaborarea dintre compartimente, între nivelele ierarhice) pân ă la formele comer țului electronic,
schimbului de informaț ii utilizând Internetul etc.
Dezvoltarea de sisteme informatice
Dezvoltarea de sisteme informatice reprezint ă modul în care utilizatorii (finali)
elaboreaz ă sisteme informatice pentru a re zolva problemele din cadrul organizaț iei sau pentru a
crește productivitatea.
Managementul sistemelor informatice
Managementul sistemelor informatice se refer ă la modul în care se administreaz ă
resursele informatice precum și strategiile legate de implicarea și utilizarea tehnologiei
informației la diferite niveluri: utilizator final, organiza ție și global.

Definirea sistemului informatic
Un sistem informatic este acela în care informa ția trece printr-un format digital – altfel
spus, se transform ă, se prelucreaz ă sau se exprim ă într-o form ă digitală.
Sistemele informatice în sensul defini ției de mai sus au ap ărut odată cu dezvoltarea
sistemelor de calcul, a computerelor, deci. A ceste sisteme au fost integrate în sistemele
informaționale, iar în prezent consider ăm că termenul de sistem informa țional tinde s ă scadă din
ce în ce în importan ță deoarece exist ă din ce în ce mai pu ține activit ăți în care s ă nu se foloseasc ă
informații în form ă digitală.
Un sistem informa țional este astfel și un mod organizat de a combina oameni, hardware,
software, re țele de comunica ție cu resursele de date care colecteaz ă, transform ă și disemineaz ă
informația într-o organiza ție.
Sistemele sunt compuse din canale de informa ție care pot fi clasificate în:
a) formale și informale;
b) personale și impersonale;
c) publice și private.
Canalele de informa ție pot fi utilizate în diferite moduri și combina ții de către diferiți
oameni sau de c ătre diferite comunităț i.
Def : Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informa țional care permite
realizarea opera țiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor și difuzare a
informațiilor astfel ob ținute prin utilizar ea mijloacelor tehnologiei informa ției (TI) și a
personalului specializat în prelucrarea automat ă a datelor.
Sistemul informatic cuprinde:
o ansamblul informa țiilor interne și externe, formale sau informale utilizate în cadrul
firmei precum și datele care au stat la baza ob ținerii lor;
o software-ul necesar proces ării datelor și difuzării informaț iilor în cadrul organiza ției;
o procedurile și tehnicile de ob ținere (pe baza datelor primare) și de difuzare a
informațiilor;
o platforma hardware necesar ă prelucrării datelor și disipării informa țiilor;
o personalul specializat în cule gerea, transmiterea, stocarea ș i prelucrarea datelor.
Sistemul informatic este structurat astfel încât s ă corespundă cerințelor diferitelor grupuri
de utilizatori:
¾ factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice și operative;
¾ personalul implicat în procesul culegerii și prelucră rii datelor;
¾ personalul implicat în procesul cercetă rii științifice și proiectă rii de noi produse
și tehnologii de fabrica ție.
40

Alături de definirea strategi ei de afaceri este necesar ă definirea strategiei sistemului
informatic și aceasta deoarece:
ƒ sistemul informatic sus ține managerii, prin informa țiile furnizate, în conducerea și
controlul activit ății în vederea atingerii obiectivelor strategice ale organiza ției;
ƒ sistemele informatice sunt deschise și flexibile adaptându-se permanent cerin țelor
impuse de mediul dinamic în care opereaz ă firma;
ƒ promovarea solu țiilor TI sus ține organiza ția în consolidarea și dezvoltarea afacerii
(ex.: comer țul electronic, e-banking etc);
ƒ sistemul informatic ofer ă informațiile necesare controlului îndeplinirii și adaptării
planurilor opera ționale și strategice ale organiza ției;
ƒ organizația trebuie s ă cunoască și să controleze riscurile legate de implementarea
noilor tehnologii și adaptarea sistemului informatic la noile cerin țe;
ƒ stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza
caracteristicile și performan țele hard și soft ale componentelor ce urmeaz ă a se
achiziționa și ce metodologii urmeaz ă să se utilizeze în dezv oltarea sistemului.
Un alt aspect important îl reprezint ă procesarea informa țiilor. Aceasta const ă în
introducerea, prelucrarea, ie șirea și stocarea, și activitățile de control. Datele sunt fapte brute sau
observații în general despre fenomene fizice sau tranzac ții comerciale. Datele au un caracter
obiectiv sunt m ăsurabile prin caracteristicile lor.
Informațiile sunt deja procesate, au un anumit în țeles și sunt folositoare utilizatorului.
Datele sufer ă un proces de ad ăugare de valoare prin:
– agregare, manipulare ș i organizare;
– analizarea și evaluarea con ținutului lor;
– utilizarea lor într-un context folositor pentru utilizator.
Structura general ă a unui sistem informatic
Pentru a defini structura general ă a unui sistem informatic este necesar s ă plecăm de la
funcția acestuia de a prelucra datele disponibile în vederea ob ținerii informa țiilor necesare lu ării
deciziilor în procesul conducerii.
Cele trei component e majore care formeaz ă sistemul informatic sunt:
• Intrările
• Prelucrările
• Ieșirile
Intrările reprezintă ansamblul datelor înc ărcate, stocate și prelucrate în cadrul
sistemului în vederea ob ținerii informa țiilor.
Intră rile se clasific ă în două grupe ș i anume:
– Tranzacțiile externe;
– Tranzacțiile interne.
Tranzacțiile externe care redau dinamica operaț iilor și proceselor economice și financiare
din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic.
Tranzacțiile externe sunt:
™ datele referitoare la aprovizion ările cu materii prime;
™ datele reflectând opera țiile de încas ări și plăți etc.
Tranzacțiile interne sunt reprezentate de:
™ date consemnate în documente primare, la locul producerii opera țiilor pe care
le eviden țiază, în cadrul firmei (de exem plu: un bon de consum, o factur ă
emisă unui client etc.);
™ date care provin din mediul economic, financiar-bancar, consemnate în
documente sau înscrise în norme și/sau prevederi legale (facturi primite de la
furnizori, ordin de plat ă onorat de client, cota legal ă de TVA, cotele de
impozit pe profit etc);
™ date provenind de la alte sisteme informatice opera ționale în cadrul aceleia și
firme;
41

™ date provenind de la alte sistem e informatice exterioare firmei.
Tranzacțiile interne sunt urmarea unor prelucr ări automate desf ășurate în cadrul
sistemului informatic conducând la modific ări structurale în cadrul colecț iilor de date. Exemple:
valoarea total ă a produselor livrate, valoarea total ă a încasă rilor etc.
Datele consemnate în documente vor fi introduse în sistemul informatic în urm ătoarele
moduri:
o Executarea unor proceduri specializate ale sistemul ui informatic permi țând încărcarea
datelor tastate de operator pe baza unor mach ete de culegere a da telor generate pe
monitorul calculatorului și validarea datelor;
o Scanarea documentelor, tehnologie modern ă pe principii optice, permi țând preluarea
unui volum foarte mare de date într-un interval scurt de timp.
Intră rile pot fi realizate în mod direct, util izându-se mijloace moderne ale TI cum ar fi:
Transferul de date prin re țeaua local ă din cadrul firmei, o re țea Novell de exemplu
sau rețeaua intranet reu șindu-se astfel ca ie șirile unui subsistem informatic al firmei
să devină intrări pentru un alt subsistem;
Transfer de date la distan ță:
o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnol ogiei EDI – Electronic Data Interchange;
o Prin rețele private, MICR ( Magnetic ink character recognition ), documentele sunt
completate folosind caractere stilizate înscrise cu cerneal ă magnetic ă citirea
documentelor f ăcându-se prin intermediul unor echipamente specializate:
– Carduri cu band ă magnetic ă
– Smart card-uri;
– Coduri de bare;
– Recunoaștere vocală ;
– Camere digitale;
– Ecrane tactile.
Prelucrările , cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezint ă un
ansamblu omogen de proceduri automate realizând:
• Crearea ini țială și actualizarea bazei de date;
• Exploatarea bazei de date;
• Reorganizarea bazei de date;
• Salvarea/restaurarea bazei de date.
Ieșirile sistemului informatic sunt repr ezentate de rezultatele prelucr ărilor
desfășurate. Aceste ie șiri, în funcț ie de natura prelucr ărilor care le-au generat, sunt de
două categorii:
ƒ Ieșiri obținute în urma unor opera ții de transfer al datelor, care nu și-au
modificat valoarea fa ță de momentul introducerii lo r în sistem. De exemplu:
numărul și data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturat ă etc.;
ƒ Ieșiri obținute în urma unor opera ții de calcul pe baza unor algoritmi
prestabiliți (valoarea produsului facturat, total factur ă, valoarea vânz ărilor pe
luna…etc).
Ieșirile sistemului informatic pot fi clasificate în func ție de con ținutul și forma lor de
prezentare în:
ƒ Indicatori sintetici reg ăsiți în tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi
consultate on-line;
ƒ Rapoarte (situaț ii) care grupeaz ă diverși indicatori sintetici sau analitici sub
formă tabelară. Exemplu: Statul de plată , Situația stocurilor de produse finite
la data …, Balan ța sintetică etc.

Clasificări ale ieșirilor sistemului informatic:
a) După gradul de agregare a datelor rapoartele se clasific ă astfel:
42

¾ Rapoarte sintetice, cuprinzând indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei
activității și fundament ării deciziilor. Exemple: Situaț ia evoluției vânzărilor pe produse și
trimestre, Balan ța sintetică, Bilanțul contabil etc.
¾ Rapoarte analitice, conținând informa ții detaliate privind desf ășurarea unei activit ăți pe un
anumit segment de timp (exemplu: Situa ția consumului de materiale pe luna…, Situaț ia
intrărilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utiliz ării în cadrul compartimentelor
funcționale.
b) După criteriul naturii informa țiilor prezentate rapoartele se pot clasifica în:
¾ Rapoarte con ținând date de stare, reflectând valoarea patrimoniului la un moment dat,
volumul activit ății la o anumit ă dată. Cel mai elocvent exemplu este bilan țul contabil care
reflectă o“fotografiere” a situa ției patrimoniale la sfâr șitul perioadei de gestiune;
¾ Rapoarte statistice, cuprinzând informa ții având caracter stat istic necesare raport ărilor
ierarhice (ministere, b ănci etc), Comisiei Na ționale de Statistic ă, BNR, centralei b ăncii în
cazul sucursalelor sau fundament ării unor decizii vizând peri oade viitoare de timp;
¾ Rapoarte previzionale, care permit pe baza informa țiilor privitoare la perioade anterioare
de gestiune s ă se anticipeze evolu ția unor procese și fenomene economice ș i/sau financiare.
Aceste rapoarte sunt necesare atât în fundamentarea deciziilor tactice cât și a celor
strategice.
c) După destina ție, conținut și modul de structurare rap oartele se pot clasifica
astfel:
¾ Rapoarte de uz intern, al căror conținut este determinat de cerin țele proprii de informare și
control;
¾ Rapoarte de uz general, al căror conținut este prestabilit (exemplu: bilan ț contabil, balan ță
de verificare etc) multe dint re acestea fiind destinate și mediului exterior firmei (b ăncilor în
procesul de creditare, organelor fiscale etc).
d) După frecven ța de generare:
¾ Rapoarte zilnice;
¾ Rapoarte lunare;
¾ Rapoarte trimestriale;
¾ Rapoarte anuale.
În cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaț iei conținute este cu
atât mai mare cu cât intervalul de timp la care se refer ă este mai larg.
Rapoartele pot fi generate pe imprimant ă, pe monitorul cal culatorului, pe suport magnetic
sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distan ță on-line (sub form ă
de fișiere) prin intermediul re țelelor.
• Grafice care permit reprezentarea într-o form ă sugestiv ă (bi sau tridimensional ă) a
dinamicii indicatorilor sintetici și analitici precum și a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de
mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structur ă (pie), mixte etc.
• Foi de calcul electronice gene rate cu ajutorul procesoare lor de tip EXCEL, LOTUS 1-2-
3 ale că ror date pot face obiectul exporturilor/importurilor c ătre sistemele de gestiune a bazelor
de date în vederea ob ținerii altor prelucr ări.
• Ieșiri destinate altor sisteme reprezentate de fiș iere transmise on-line sau off-line în
vederea continu ării prelucră rilor în cadrul altor subsisteme informatice.
Activitățile dintr-un sistem informatic
Principalele activit ăți dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informa țiilor.
Acestea includ:
a – Introducerea datelor;
b – Procesarea datelor pentru ob ținerea de informa ții;
c – Ieșirea procedurilor informa ționale;
d – Stocarea resurselor informa ționale;
e – Controlul performan țelor sistemului.
43

a. Introducerea datelor – datele despre tranzac țiile comerciale sau despre alte evenimente
trebuie să fie adunate și pregătite pentru prelucrare . Introducerea se refer ă la editarea de
înregistrări. Odată introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) pân ă la
prelucrare.
b. Prelucrarea datelor – datele care sunt subiectul activit ăților de prelucrare cuprind:
calcule, compar ări, sortări, clasific ări sau însum ări. Aceste activit ăți organizeaz ă, analizează și
manipuleaz ă datele convertindu-le în informa ții pentru utilizatori.
c. Ieșirea produselor informa ționale – informa țiile rezultate în urma prelucr ării apar în
forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor în forma solicitat ă de aceștia. Informa țiile
trebuie să îndeplineasc ă anumite condi ții de calitate ce se refer ă în general la:
ƒ timp – viteza cu care informa ția ajunge la utilizator;
ƒ conținut – atributele care confer ă valoare informa ției;
ƒ formă – felul în care ajunge la utilizator ;
d. Stocarea produselor informa ționale – această activitate nu constituie o component ă
foarte importantă în cadrul sistemelor in formatice. Ea reprezintă activitatea dintr-un sistem
informatic în care datele ș i informa țiile sunt depozitate într-un mod organizat în vederea unei
utilizări ulterioare. Atunci procesul de reg ăsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea și
acuratețea sa. Suporturile utilizator ilor pentru stocarea datelor și informa țiilor sunt în general
magnetice sau optice.
e. Controlul performan țelor sistemului – reprezint ă o activitate de mare importan ță în
cadrul sistemului informatic o reprezint ă controlul performan țelor sale. Această activitate are în
vedere urm ătoarele elemente:
ƒ un sistem informatic produce un feed-back despre intr ările, procesul și ieșirile sale precum ș i
despre activitatea de stocare.
ƒ Feed-back-ul trebuie monitorizat și evaluat pentru a determina dac ă sistemul urmeaz ă să-și
atingă scopul prin performanț ele sale.
ƒ Feed-back-ul va trebui utiliz at pentru a efectua ajust ări în activitatea sistemului pentru a-i
corecta deficien țele.
Modalităț i de structurare a sistemelor informatice
Sistemele informatice din prezent pot fi construite în a șa fel încât s ă poată fi utilizate și în
mod centralizat cât și descentralizat în activit ățile operaționale și de luare a deciziei.
a) Avantajele centraliz ării
• acest mod de lucru poate conecta toate componentele unei organiza ții prin rețele de
comunica ții care ofer ă managementului posibilitatea de a centraliza procesul de
luare a deciziei (deciziile ce erau luate la nivelul de jos);
• se poate promova centralizarea opera țiilor care reduce num ărul de birouri, depozite
și alte spații de munc ă.
b) Avantajele descentraliz ării
• utilizare de re țele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ce ofer ă
managerilor de vârf posibilitatea de a dele ga deciziile la nivelul managementului de
mijloc;
• managementul poate descentr aliza activitatea opera țională prin cre șterea num ărului
de grupuri care au acces la informa ție și comunica ție.
c) Tendin țe în structurarea sistemelor informatice
Dacă la începutul utiliză rii calculatoarelor sistemul de lucru era organizat într-un
compartiment distinct – centralizarea era singura op țiune – prin dezvoltarea tehnologiei
informației, a computerelor puternice a determin at centralizarea ha rd-ului, softului și a
specialiștilor din sistemele informatice la nivelul corpora țiilor.
După această perioadă dezvoltarea de PC-uri a determinat o tendin ță de descentralizare
mai ales c ă au apărut reț elele de calculatoare ce puteau fi accesate de orice utilizator. În perioada
următoare a ap ărut necesitatea de a se stabili un control asupra resurselor informa ționale ale
44

organizației rezultat ă din descentralizarea de la nivelul unor organiza ții și descentralizarea de la
nivelul altora ceea ce ar sem ăna cu niște sisteme hibrid.
În fine, se remarc ă în prezent tendin ța de a transfera func țiile sistemelor informatice unor
firme din afara organiza ției ca integratori de sistem.
Analizând structura sistemului in formatic global al unei organiza ții putem realiza
următoarele clasific ări legate de componentele acestuia:
După aria de cuprindere:
a) Subsisteme informatice acoperind arii di stincte, definite pe criterii func ționale în
cadrul organiza ției:
ƒ Subsistemul contabilit ății
ƒ Subsistemul produc ției
ƒ Subsistemul cercet ării
ƒ Subsistemul comercial
ƒ Subsistemul resurselor umane
b) Subsisteme interorganiza ționale concepute s ă asigure fluxuri informa ționale între:
ƒ Organizaț ie și partenerii săi (furnizori, clien ți, bancă etc). Ex: e-banking, comer ț
electronic etc.
ƒ „Firma mamă” și subdiviziunile sale organizatorice .
În funcție de natura activităț ilor susținute:
a) Sisteme destinate conducerii (MSS – Management Support Systems) au rolul de a
oferi informa ții cu scopul sus ținerii și asistă rii managerilor în luarea deciziilor și cuprind.
ƒ Sisteme destinate conducerii curente (MIS – Management Information Systems): sunt
sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informa țiile necesare monitoriz ării
și controlului proceselor afacerii precum și anticipării unor performan țe viitoare;
ƒ Sisteme suport de decizie (DSS – Decision Support Systems): reprezint ă sisteme
informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategi c) în rezolvarea unor
probleme semistructurate folosind în acest scop modele și baze de date specializate pe
probleme bine definite;
ƒ Sisteme informatice ale executivului (EIS – Executive Information Systems): reprezintă
sisteme informatice gândite s ă ofere: acces rapid și selectiv la date interne și externe
firmei, informa ții referitoare la factorii cr itici de succes determinan ți în realizarea
obiectivelor strategice, facilit ăți de calcul și reprezentări grafice deosebite.
b) Sisteme destinate nivelului opera țional care cuprind:
ƒ Sisteme destinate activit ății de birou (OAS – Office Automation Systems): sunt
utilizate în principal de persoanele implicate în procesul prelucr ării datelor
(funcționari, secretari, contabili etc.) dar și managerilor rolul lor fiind de a colecta,
procesa, stoca ș i transmite informa ție utilizând mijloace TI. În această categorie se
cuprinde soft specializat pentru : procesare de texte, comunica ție (electronic mail, voice
mail etc), lucru colaborativ (Electronic Mee ting Systems, Collaborative Work Systems,
Teleconferencing), procesarea imaginilor (Electronic Document Management,
procesoare grafice, sisteme multimedia), managementul activit ății de birou (agende
electronice, accesorii etc.);
ƒ Sisteme pentru procesarea tranzac țiilor (TPS – Transaction Processing Systems): sunt
specializate în preluarea, stocarea și prelucrarea datelor corespunz ătoare tranzac țiilor
zilnice, de rutin ă asigurând actualizarea curent ă a bazei de date: se particularizeaz ă prin
caracterul repetitiv al prelucr ărilor și complexitatea redus ă a acestora, volumul mare al
datelor procesate; sunt destinate activit ăților curente desf ășurate în compartimentele
funcționale ale organiza ției; sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele
funcționale;
ƒ Sisteme pentru controlul proceselor (PCS – Process Control Systems)
c) Sisteme destinate gestiunii cunoa șterii (KWS – Knowledge Work Systems): permit
crearea, promovarea ș i integrarea noilor tehnologii ș i cunoștințe în firmă. Utilizatorii acestor
45

sisteme sunt fie inginerii și proiectan ții (care utilizeaz ă aplicații de tip CAD – Computer Aided
Design, pentru proiecta rea noilor produse), fie al ți specialiști – analiști și consilieri economici,
financiari, juridici, ei fiind creatori de informa ție generatoare de cunoa ștere.
!!! Sistemele informatice dintr-o organiza ție pot fi clasificate în func ție nivelul decizional
căruia i se adreseaz ă, după tipurile de programe pe care le utilizeaz ă etc. dar în final putem
spune că toate vin să asigure o desfăș urare corespunz ătoare a activit ății de management.
Aspecte etice ale sistemelor informatice
Elementele de natur ă etică, dintr-o perspectiv ă managerială precum ș i ca un aspect al
societății globale se refer ă la:
™ Utilizarea tehnologiei informa ției în mod impropriu, iresponsabil sau d ăunător
societății ( de exemplu: e-mail-ur i agresive, cookies etc.);
™ Utilizarea corect ă a resurselor de date ale organiza ției (de exemplu: respectarea
confidențialității informa țiilor);
™ Stabilirea r ăspunderii pentru ce i care nu respect ă elementele de mai sus;
™ Utilizarea de soft-uri f ără plata copyright-ului.
Dimensiunea etic ă a sistemelor informatice prive ște aspectele care asigur ă că utilizarea
tehnologiei informa ției și a sistemelor informati ce nu se face într-o manier ă improprie sau
iresponsabilă care afecteaz ă persoanele individuale sau societat ea. Din acest punct de vedere este
foarte important ca în cadrul societ ății globale informa ționale to ți membrii acesteia s ă
beneficieze de resursele informaț ionale și să aibă scopuri strategice comune atât la nivelul
individual, na țional cât și global. Utilizarea sistemelor informatice nivelul organiza ției poate
duce la la cre șterea profitului dar și la economii de materii prime, energie sau alte resurse
importante la nivel global.
Relația dintre sistemele informatice și organiza ție
Sistemele informatice joac ă un rol vital în su ccesul unei organiza ții. Astfel, prin acestea
se pot asigura infrastructura informa țională internă (prin Intraneturi) sau extern ă,
interorganiza țională (prin extraneturi) pentru necesit ățile business-ului în:
– Asigurarea eficien ței operaționale;
– Asigurarea unui management eficient;
– Asigurarea unui avantaj competi țional.
Succesul unui sistem informatic nu trebuie m ăsurat numai prin eficien ța sa (în
minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informa ție) ci și prin suportul pe care îl
asigură în:
¾ Elaborarea strategiilor de afaceri;
¾ Desfășurarea proceselor comerciale;
¾ Îmbunătățirea structurii organiza ționale și a culturii organiza ției;
¾ Creșterea cifrei de afaceri și valorii firmei într-un mediu dinamic, concuren țial.
Din punct de vedere individual – manage rial, sistemul informatic reprezint ă:
• un mijloc important pentru asigurarea func ționalității business-ului;
• un factor esen țial ce influen țează eficien ța operațională, productivitatea angaja ților și a
relației cu clien ții;
• sumă de bază de informa ții care asigură luarea de decizii corecte;
• un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur ă un avantaj competitiv;
• una din cele mai importante resurse ale organiza ției și de analiz ă a costului business-ului.
Alte aspecte ce privesc sistem ele informatice contemporane
Schimburile tot mai rapide în mediul de afac eri au determinat ca sistemele informatice s ă
ajungă o component ă esențială a organiza ției în îndeplinirea scopului acesteia (în esen ță
obținerea de profit). Astfel utilizarea tehnologiei informa ției a devenit un aspect indispensabil în
funcționarea organiza ției mai ales în pre zent când se fac sim țite noi tendin țe în evolu ția
organizațiilor și anume:
1. utilizarea Internetului la nivelul organiza țional local sau global;
2. apariția de organiza ții Internet ce îș i desfășoară business-ul numai în aceast ă zonă;
46

3. globalizarea;
4. reformularea procesului de business.
1. Utilizarea Internetului la nivelul organizaț ional local sau global
În perioada actuală majoritatea firmelor mari și-au dezvoltat sisteme informatice la nivel
global ca o consecin ță a diferen țelor dintre costurile materiilor prime, for ței de muncă în
diferitele locuri de pe glob, totodată , remarcându-se și existența unor firme mici și mijlocii care
folosesc Internetul, acesta devenind un mijloc principal de comunicare și promovare pentru
activitatea comercial ă.
2. Apariția de organiza ții Internet
Tot ca o consecin ță a Internetului și a globaliz ării se remarc ă în prezent apari ția de forme
care îș i desfășoară activitatea numai pe Internet, avâ nd ca domeniu de activitate: distribu ția de
soft-uri, licita ții, site-uri de distrac ție etc. O organiza ție Internet utilizeaz ă Internetul, Intranetul și
Extranetul, precum și alte rețele pentru a asigura suportul activit ății comerciale.
3. Globalizarea
Relația Internet – globa lizare poate fi privit ă ca o relație în care fiecare factor îl determin ă
pe celă lalt. Globalizarea este un fenomen amplu și tinde să se accentueze din ce în ce mai mult.
Dacă la nivelul firmelor mari globalizarea s-a impus, iat ă că în prezent tot mai multe firme mici
și mijlocii se integreaz ă în acest fenomen.
4. Reformularea procesului de business
Procesul de business este format din orice grup de activit ăți efectuate în scopul de a
produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre pia ță. Acest rezultat apare ca o
consecință la pasul trei. Într-o organiza ție modern ă tehnologia informa ției se impune
determinând noi orient ări și utilizând mijloace din ce în ce mai sofisticate de tipul, inteligen ței
artificiale, a sistemelor expert etc. Mediul de afaceri este într-o continu ă schimbare și se impun
noi tehnici ș i metode de elaborare a acestui proces.
Reformularea procesului de business (dup ă Michel Hammer) este fundamentată pe un
nou tip de gândire și de schimb ări în modul de desf ășurare a business-ului care se caracterizeaz ă
prin schimb ări radicale și noi abord ări ale acestuia cu efecte în costuri, calitate, service și viteză
de desfășurare.

Tema nr. 2
ERP – defini ție, arhitectur ă, funcții (pag. 9-13)

ERP integreaz ă toate procesele economice: produc ție, distribu ție, contabilitate,
financiar, personal, stocuri, service și mentenan ță, logistică, gestiune de proiecte, oferind
accesabilitate, vizibilitate și consisten ță informa țională în întreaga organiza ție. ERP
înseamnă integrarea tuturor aplica țiilor într-o solu ție global ă, acoperind toate procesele
intercorelate ce concretizeaz ă activitatea organiza ției, eliminând grani țele dintre departamente și
delimitările funcționale, ca și pe cele ale organiza ției cu mediul și oferind posibilit ăți de lucru
multiutilizator, multiscop și multispa țiu.
Def. Un sistem de tip ERP reprezint ă o soluție software complex ă, bazată pe arhitectura
client-server ale că rei elemente sunt integrate într-o platform ă comună, pentru gestionarea
resurselor companiei, prelucrarea tranzac țiilor și facilitarea integr ării tuturor proceselor necesare
în cadrul unei afaceri, centr alizându-le, facilitând împ ărtășirea datelor și eliminând redundan ța.
Fiecare pachet ERP oferă funcț ionalități diferite pentru industrii diferite.
Provocarea principal ă constă în integrarea tuturor proceselor economice și
optimizarea resurselor disponibile.
47

Sistemele ERP actuale realizeaz ă integrarea tuturor func țiilor de conducere ale unei
companii, plecând de la:
ƒ planificare;
ƒ asigurarea stocului de materii prime și materiale;
ƒ definirea tehnologiilor;
ƒ coordonarea proceselor de produc ție;
ƒ gestiunea financiar-contabil ă, a resurselor umane, a st ocurilor de produse finite;
ƒ dezvoltarea și menținerea rela țiilor cu clien ții și partenerii de afaceri.
Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor an alize complete asupra
îndeplinirii planului de afaceri. Prin op țiunile de simulare a activit ăților și prin caracterul flexibil
și dinamic al aplica țiilor se pot realiza:
ƒ planuri de previziune; evalu ări și predefiniri ale tendin țelor de evolu ție ale industriei
din care face parte compania; analize ca litative; integrarea cu noile tehnologii e-
business; comunicare on-line.
La implementare, sistemele ERP incl ud o serie de caracteristici de baz ă. Sunt instalate pe
un sistem de gestiune a bazelor de date . Platformele de baze de date folosite în general sunt:
Oracle, DB2, Înformix, Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Baza de
date necesit ă o setare iniț ială conform proceselor organiza ției și trebuie s ă asigure acces direct la
informații în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru to ți membrii organiza ției. Odată
terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informa țiile fiind transferate prin intermediul
proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau
realizate ad-hoc.
Aplicaț iile ERP sunt rea lizate cu ajutorul instrumentelor CASE , care simplific ă munca
programatorilor, preluând regulile și generând automat codul surs ă.
Avantajele sunt: reducerea timpului de dezvoltare și obținerea unui produs de calitate,
prin minimizarea erorilor. În plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijin ă consisten ța
aplicațiilor și standardizarea sub aspect func țional. Sub o form ă simplificat ă am putea defini
ERP-ul prin prisma a doua propriet ăți fundamentale: funcționalitatea și integrarea.

Fig. 2.1 ERP – în form ă simplificat ă

Cele două părți se intercondi ționează reciproc.
Integrarea asigură conectivitatea între fluxurile de procese economice func ționale. Ea
poate fi gândit ă ca o tehnic ă de comunicare. Câteva modalit ăți obișnuite prin care comunicarea
are loc, prin și pentru integrare, sunt: codul surs ă, rețele locale și extinse de calculatoare,
internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automat ă, protocoale, baze de date. Putem
spune că integrarea este realizat ă prin comunicare, iar comunicarea este realizat ă prin integrare.
Partea func țională a unui sistem ERP asigur ă fluxurile de procese economice din cadrul
fiecărei funcțiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se reg ăsesc de la câteva, pân ă la zeci de
module func ționale (contabilitate general ă, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea
producției, logistic ă, comenzi și vânzare)2.
Arhitectura unui sistem ERP
Sistemul aplica țiilor de întreprindere se implementeaz ă pe o arhitectura de tip client-
server care creeaz ă premisele unui mediu de prelucrare descentralizat . Modelul de arhitectur ă
implementat de c ătre sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat în figura 2.2.

2 Doina Fotache, Lumini ța Hurbean –„Soluț ii informatice integrate pentru ges tiunea afacerilor-ERP „-Capitolul 1,
pag.22.
48

Caracterizarea func țiunilor celor trei nive luri ale arhitecturii :
Nivelul prezentare – constă în interfa ța grafică utilizator sau prog ramul de navigare
(browser) pentru accesarea funcț iilor sistemului.
Nivelul aplica ție – cuprinde regulile afacerii, logica și funcțiunile sistemului, programele
care asigur ă transferul datelor de / la serverele de baze de date.
Nivelul bazei de date – asigură gestiunea datelor organiza ției, inclusiv a metadatelor; cel
mai adesea se reg ăsește aici un SGBD rela țional dintre cele standardizat e industrial, care include
și modulul SQL. Platformele de baze de date folosite în general sunt: Oracle, DB2, Informix,
Microsoft SQL Server, SQL Base, PostgreSQL, Sybase, etc. Aceast ă structurare logic ă permite
ca interfa ța sistemului ERP să ruleze pe calculatorul uti lizatorului, prelucrarea s ă se realizeze pe
nivelul de mijloc al serverelor de aplica ții, iar sistemele de baze de date să funcționeze pe al
treilea strat, al serv erelor specializate.

Fig. 2.2 Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP

Componentele principale ale unui sistem ERP
Nomenclatoare (fi șiere de bază) de clienți, furnizori, personal, sub forma unor fi șiere care
reunesc toate datele de descriere a acestora și interfațează cu oricare modul care se serve ște
de aceste date;
Contabilitate generală numită și componenta financiar-contabil ă pentru că asigură
conducerea eviden ței contabile și gestiunea financiar ă. Funcționalitățile vizeaz ă:
automatizarea înregistr ării informa țiilor financiar-contabile preluate din documentele
primare, cu preluarea automat ă a datelor din alte aplica ții ale sistemului ERP și realizarea
evidenței contabile complete, la nivel sintetic și analitic. De cele mai multe ori componenta
acoperă doar cerinț ele contabilit ății financiare, asigurând în primul rând ob ținerea
documentelor contabile de sintez ă cerute de legisla ția în vigoare și poate fi completat ă printr-
o component ă de analiz ă, tip tablou de bord, care ofer ă informații privind performan țele
firmei;
Încasări-plăț i. Această component ă poate ap ărea sub forma a dou ă module: Debitori și
Creditori , care gestioneaz ă și înregistreaz ă creanțele și datoriile întreprinderii;
Salarizare. C omponent ă legată adesea de cea de resurse umane, având ca obiect calculul și
evidența salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribu ției la bugetul statului și
asigurărilor sociale;
Resurse umane. Componenta care sprijin ă crearea unei politici de personal, sus ținând
activitățile de recrutare și selecție a personalului;
49

Imobilizări. Gestioneaz ă mijloacele fixe, dar și obiectele de inventar sau activele
necorporale. Gestiunea acoper ă întreaga durat ă de utilizare a activului și se poate afla în orice
moment care este starea acestuia și operațiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare,
modificare, reevaluare, scoatere din func țiune, casare). Oferă multiple posibilităț i de calcul și
înregistrare a amortiz ării (liniar ă, degresiv ă, accelerată ). Deosebit de utile sunt rapoartele
generate, impuse de legisla ția în vigoare sau necesare conducerii;
Planificare-producț ie. Planificarea vizeaz ă executantul, termenul, ar ticole de realizat, costul
programat și detaliile tehnice;
Urmărire produc ție (uneori livrat într-o singur ă component ă împreun ă cu Planificarea ) –
înregistreaz ă preluarea notelor de predare și a rapoartelor de lucru, analizeaz ă și compară
comenzile lansate, ofer ă rapoarte cumulate ori detaliate ale produc ției, pe faze sau pe
produse/lucr ări, ca ș i rapoarte de costuri;
Gestiune date tehnice – stocheaz ă definițiile și caracteristicile tehnice ale produselor și
tehnologiilor de fabrica ție;
Planificare necesar de materiale – determin ă automat cantit ățile necesare, pe baza datelor
despre procesul de fabrica ție și a planului de produc ție aprobat;
Planificare și urmă rire consumuri și costuri întocmește bonurile de consum și preia datele
despre consumuri de la magazii, centralizeaz ă aceste date pentru calculul costurilor,
generează rapoarte detaliate sau centraliz ate cu privire la consumurile planificate si realizate;
Managementul proiectelor – are ca obiect proiectele de investi ții, activitățile interne sau
lucră rile efectuate de ter ți: planificarea (bugetarea), finan țarea și urmărirea execută rii
acestora;
Stocuri – Gestiunea cantitativ ă și calitativ ă a stocurilor ș i generarea automat ă a documentelor
contabile;
Gestiunea depozitelor (inclusă adesea în modulul de Stocuri) – definește din punct de vedere
organizatoric unit ățile de stocare: ti purile de inventar și subinventar, depozite, magazii,
locații, modul de localizare al stocurilor;
Aprovizionare (Furnizori) – Componenta dep ășește atribuțiile unei aplica ții de gestiune,
fiind un instrument de optimizare a aprovizion ării, care poate determina realizarea de
economii. Modulul Aprovizionare se leagă de componenta Stocuri .
Vânzări – gestioneaz ă activitățile specifice procesului de vânzare;
Întreț inerea echipamentelor (mentenan ța) – rezolvă Gestiunea tehnic ă și de utilizare a
echipamentelor, permite planificarea resurselor și costul lucr ărilor. Foarte important este
istoricul activit ăților de între ținere și reparații;
Transport (Logistica) – permite planificarea și gestionarea activit ăților logistice din procesele
de vânzare și distribuție;
Service/Servicii – urmărește garanțiile și serviciile postvânzare;
Analiza (Business Intelligence) – Modulul preia datele di n baza de date, realizeaz ă diferite
analize și furnizeaz ă informațiile în forma dorit ă de utilizator. Ce le mai puternice op țiuni
sunt analizele multi-dimensionale (OLAP), simul ările, scenariile și prognozele;
Soluții specifice fiec ărei industrii
Generatorul de rapoarte – utilizatorii ob țin rapoartele dorite în cadrul fiec ărui modul
funcțional folosind datele din baza de date a sistemului ERP.
Este unanim acceptat ă ideea că, deși tehnologia este esen țială în realizarea unui ERP,
definiția acestuia trebuie s ă reliefeze ariile func ționale bazate pe activităț ile principale ale unei
firme, cum sunt: contabilitatea, produc ția, vânzarea, aprovizionarea, stocurile, personalul etc.
Schema conceptual ă a unui sistem ERP este prezentat ă în figura 2.3.
50

Fig. 2.3 Schema conceptual ă a unui sistem ERP
Alte defini ții consider ă sistemele ERP ca fiind o solu ție soft, o metodă sau un pachet de
aplicații, astfel:
• soluție software completă și atotcuprinz ătoare pentru o întreprindere;
• metodă pentru planificarea eficient ă și controlul tuturor resurselor necesare pentru
prelucrarea, real izarea, expedierea și contabilizarea comenzilor clien ților, în firmele
de produc ție, desfacere ori servicii (American Production and Inventory Control
Society)
• un pachet de aplicaț ii care permite integrarea complet ă a tuturor informa țiilor din
cadrul unei organiza ții.
Sintetizând aceste defini ții, putem desprinde urm ătoarea concluzie, unanim acceptată de
cei citați – sistemele ERP constau din module software, care acoperă toate ariile func ționale ale
unei firme: marketing-ul și vânzările, service-ul, proiectarea ș i dezvoltarea de produse, produc ția
și controlul stocurilor, aprovizionarea, distribu ția, resursele umane, finan țele și contabilitatea,
precum și serviciile informatice.
În procesul de abordare structural–tehnologic ă a sistemelor ERP, am considerat
important ă, pentru început, prezentarea câtorv a dintre caracteristicile func ționale ale unui astfel
de sistem. Pentru o în țelegere mai facil ă a acestor caracteristici, am pornit de la schema privind
arhitectura unui sistem ERP, prezentat ă în figura 2.4.

Fig. 2.4 Elementele de baz ă ale unui sistem ERP

Examinând această arhitectur ă, putem remarca câteva dintre caracteristicile func ționale
ale unui astfel de sistem, și anume:
51

ƒ oferă informațiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se
stochează tranzacțiile zilnice;
ƒ asigură prelucrarea corespunz ătoare a datelor, pe baza unor programe adecvate;
ƒ permite utilizarea în comun a da telor din baza de date, de c ătre toate modulele care
folosesc aceste date;
ƒ permite realizarea fiec ărui tip de prelucrare (culeger e date, stocare, actualizare,
interogare), în mod separat;
ƒ asigură principiul integr ării sistemului, prin intermediul bazei de date unice;
ƒ permit accesul la date în timp real;
ƒ oferă suport multivalut ă și multilingv;
ƒ sunt adaptate specificului activit ăților organiza țiilor (activit ăți în diferite ramuri
industriale, servicii, comer ț, bănci, sănătate etc.);
ƒ permit realizarea unor adapt ări fără intervenția programatorilor.
Modulele de aplica ții sunt grupate în subsisteme (s uite) cum sunt: financiar, producț ie,
distribuț ie etc.
Tema nr. 3
Internet, Intranet și Extranet –
suporturi de comunica ție pentru organiza ții (pag. 14-20 )

Internetul reprezint ă o rețea global ă de comunica ții, care nu face leg ătura doar cu
partenerii comerciali, ci și cu salaria ții, filialele interna ționale ale firmelor, etc.
Internetul este o re țea format ă din mii de LAN-uri, WAN-uri și noduri de reț ele
(calculatoare și alte dispozitive specifice re țelelor), permiț ând comunicarea între milioane de
calculatoare conectate din întreaga lume și schimbul liber de informa ții. Nimeni nu știe exact cât
de mare este aceast ă rețea, pentru c ă există o mulțime de mici re țele dispersate în orice col ț al
globului, conectate la cea global ă.
Componentele ce intr ă în infrastructura Internetului sunt redate în fig. 3.1.
Internetul vine ca o solu ție la stabilirea comunica țiilor dintre partenerii firmelor, prin
intermediul:
¾ conectă rilor directe, care presupun apelarea la canale de comunica ții de tip dial-up, cu
ajutorul liniilor pr ivate, oferite de firmele de telecomunicaț ii, cu ajutorul fibrei optice sau al
transmisiilor prin satelit;
¾ rețelelor cu valoare ad ăugată (VAN – Value Added Network), în care nu sunt incluse numai
canalele de comunica ții, ci și o serie de servicii necesare utiliză rii acestor canale, cum ar fi
maparea softului3, păstrarea fișierelor și a arhivelor, asisten ță în utilizarea re țelei, asigurarea
securității datelor.

3 Maparea softului ofer ă posibilitatea apel ării în comun a aplica țiilor, bazelor de date, proprietăț ilor obiectelor și a
altor elemente specifice lucrului în regi m distribuit, indiferent de localizarea fa ță de serverele de aplica ții. Scopul îl
reprezintă eficientizarea opera țiunilor de configurare și exploatare, în special, a softurilor de re țea, a aplica țiilor
distribuite, dar și de asigurare a unui acces mai u șor al utilizatorilor la componentele respective, în func ție de nivelul
de acces și resursa care se dore ște a fi accesat ă.
52

LANInternetul
ISP
Globali
ISP
LocaliISP
Locali
PC-uri
din firmăPC consumatorServer de Web
sau e-mailAcces prin
linie închiriat ă
sau prin linie
telefonic ăAcces prin linietelefonic ă sau cablu
LANInternetul
ISP
Globali
ISP
LocaliISP
Locali
PC-uri
din firmăPC consumatorServer de Web
sau e-mailAcces prin
linie închiriat ă
sau prin linie
telefonic ăAcces prin linietelefonic ă sau cablu

Fig. 3.1 Infrastructura Internetului
Notă: ISP

În 1989, la 20 de ani dup ă apariția primei re țele Internet (ARPANET), Tim Berners-Lee a
identificat o cale mai eficient ă de comunicare, cu ajutorul hypertextului, adic ă a documentelor în
format electronic, legate între ele prin cuvinte sau fraze cheie. Ideea a devenit re alitate în 1992,
sub forma World Wide Web-ului, prin intermediul c ăruia pot fi stocate ș i vizualizate atât textele,
cât și documentele hypermedia. Astfel, Internetul oferă arhitectura de re țea necesar ă conectării
calculatoarelor, iar Web-ul metoda de stocare și vizualizare a documentelor. În prezent, multe
persoane utilizeaz ă termenii Internet și World Wide Web (sau simplu Web) cu aceea și
semnifica ție, dar nu este cea mai corect ă abordare, pentru c ă, așa cum am spus, Internetul este o
rețea globală de calculatoare, iar Web-ul o colec ție de documente g ăzduite pe servere Internet. În
plus, Web-ul este doar una din facilit ățile oferite de Internet, pentru desf ășurarea activit ăților
unei firme, având în vedere c ă există o multitudine de alte servic ii disponibile, prezentate în
tabelul 3.2.
Servicii disponibile pe Internet
Tabelul 3.2
Instrument Descriere
Poșta electronică
(e-mail) Transmiterea de mesaje sau documente, cum ar fi nout ăți despre un
produs sau promovarea unor vânz ări între diferite persoane.
Protocolul de transfer
al fișierelor (FTP ) FTP este folosit ca un sta ndard pentru transferul fi șierelor prin
intermediul Internetului. FTP-ul este disponibil la instalarea browser-
ului pentru aplicaț ii specifice marketingului, cum ar fi desc ărcarea
fișierelor ce con țin liste de pre țuri, specifica ții ale produselor. Mai este
folosit și pentru actualizarea diferitelor fi șiere, în special a celor de tip
html.
World Wide Web-ul Folosit pe scar ă largă pentru publicarea informa țiilor și executarea
aplicațiilor economice prin intermediul Internetului.
53

Instrument Descriere
Internet Relay Chat
(IRC) Este un instrument de comunicare sincron ce permite o „discu ție” pe
bază de text între diferi ți utilizatori care sunt conecta ți la reț ea în
același timp. Este utilizat destul de limitat în scopuri promo ționale și
de publicitate și mai mult pentru comunicarea la nivelul echipelor de
lucru.
Grupurile de știri
(Usenet news groups) Un buletin informativ electronic folosit pentru a dezbate diferite
probleme, cum ar fi do meniul sportiv, hobby-uri și afaceri. Este
accesat, în mod obi șnuit, prin intermediul unui software specific, dar și
prin intermediul unui browser.
Gophers, Archie și
WAIS Aceste instrumente erau deosebit de importante înainte de apari ția
Web-ului pentru stocarea și căutarea informa țiilor pe Internet. Ele au
fost de mult dep ășite de către Web, care ofer ă o căutare mai eficient ă și
posibilitatea public ării unor documente mult mai complexe.
Telnet Permite accesul de la distan ță la un calculator. De exemplu, un
vânzător poate s ă verifice dac ă există un produs în stocul depozitului.
Blog Provine de la reducerea la un singur cuvânt a Web-ului și log-ului
(conectarea frecvent ă la o reț ea, Internet în acest caz). Pe scurt,
înseamnă jurnal pe Internet, prin care o persoan ă își publică, în ordine
cronologic ă, impresiile personale și adresele Web preferate. Deș i
apărut de pu țin timp, fiind destinat, în special, pentru publicarea de
informații și păreri personale, blog-ul începe s ă se transforme și într-un
important instrument de comunicare pe domenii profesionale,
constituindu-se chiar ca un domeniu distinct al serviciilor Internet,
numit blogosfer ă.
Internetul poate fi folosit de orice aplica ție economic ă în care intervine comunicarea
informațiilor, oferind câteva avantaje majore, comparativ cu alte tipuri de re țele, folosite mul ți
ani de către firme. Unul dintre el e îl constituie faptul c ă poate fi utilizat pe orice platform ă
hardware, f ără a face eforturi speciale. De asemenea, protocoalele și browser-ele Web sunt mult
mai ușor de înv ățat și exploatat decât limbajele de inter ogare folosite pentru vizualizarea
informațiilor existente într-o baz ă de date clasic ă. În plus, Internetul oferă posibilitatea
transmiterii unei mari variet ăți de informa ții, sub diverse forme, lucru aproape imposibil în
rețelele conven ționale.
Cele mai importante avantaje ale Internetului și Web-ului pentru o firm ă sunt:
ƒ posibilitatea de extindere, indiferent de localizarea geografic ă;
ƒ atragerea de clien ți din orice col ț al globului;
ƒ comunicarea, în orice moment, cu partenerii de afaceri, f ără a mai fi nevoie de prezen ța
fizică a acestora;
ƒ identificarea și obținerea de informa ții, în orice moment, despre concuren ță și piață;
ƒ funcționarea non-stop a componentei comerciale, în special a celei de vânz ări.
Toate acestea sunt posibile datorit ă comerțului electronic, care a devenit un nou mijloc de
a face afaceri.
În vederea asigur ării competitivit ății, orice întreprindere comercial ă care dore ște să-și
desfășoare afacerile utilizând mediul Internet va trebui:
ƒ să fie prezentat ă prin intermediul unui site Web;
ƒ să funcț ioneze non-stop (cerin ță impusă de prezen ța pe WWW);
ƒ să dispună de soluții de stocare în re țea pentru gestionarea volumului uriaș de
informații generat;
ƒ să mențină un contact permanent cu clien ții, partenerii, furnizorii și angajații;
ƒ să utilizeze solu ții fiabile pentru aplica ții în măsură să asigure o permanentă
funcționare;
54

ƒ disponibilitate, scalabilitate, performan ță și securitate.
Majoritatea servicii lor Internet sunt disponibile oric ărei firme și oricărui consumator care
are acces la Internet. Îns ă, Internetul nu trebuie v ăzut doar prin prisma avantajelor și beneficiilor
pe care le aduce prin oferirea unui acces ne limitat publicului larg la diferite informa ții și servicii
ale firmei. Multe dintre aplica țiile firmelor folosesc date cu caracter special, presupunând accesul
limitat doar pentru salaria ți sau terțe persoane cu drept de acces. Astfel, au ap ărut celelalte dou ă
tehnologii ce permit accesul restric ționat la datele firmei, respectiv Intranetul și Extranetul.
Intranetul este un Internet privat ce apar ține unei anumite organiza ții. El foloseș te
standardele tehnologiei Internet pentru a oferi o mare varietate de informa ții angaja ților.
Diferența dintre cele dou ă tipuri de re țele constă în faptul c ă Intranetul oferă acces la resursele
sistemelor numai în interiorul firmei, f ără a permite utilizatorilor externi s ă acceseze informa țiile
acestora.
Unul dintre primele efecte ale dezvolt ării Intranetului l-a constituit eliminarea „insulelor
informaționale” din firme, în sensul conect ării între ele a diferitelor aplica ții existente în
organizație, această conectare fiind benefic ă pentru dezvoltarea grupurilor de lucru func ționale,
prin intermediul calculatoarelor.
Intranetul este alc ătuit dintr-un LAN al firmei, protejat de lumea exterioar ă printr-un
firewall4. Se asigur ă astfel comunicarea numai între acele echipamente care au autorizarea de
utilizare a Intranetului. O astfel de re țea este foarte util ă pentru5:
diseminarea informa țiilor privind no ile responsabilit ăți ce revin diferitelor locuri de
muncă;
publicarea listelor cu numerele de telefon la care poate fi contact at fiecare salariat;
transmiterea manualelor și procedurilor de lucru;
diseminarea informa țiilor necesare agen ților de vânză ri (prezentarea ca racteristicilor
tehnice ale produs elor, lista pre țurilor curente și a discount-urilor, informa țiile despre
concurenți, nivelul stocurilor), care în mod normal trebuie actualizate frecvent,
operațiile de actualizare fiind destul de costisitoare;
publicarea de buletine informative privind anumite ac țiuni ale firmei, obiective ce
trebuie atinse, rezultate etc.;
transmiterea de informa ții privind derularea unor curs uri de instruire sau chiar
desfășurarea acestora;
sprijinirea fluxurilor de lucru (workflow), urm ărirea documentelor – cine sunt
emitenții, unde trebuie s ă ajungă ;
accesul rapid la bazele de date ale firmei;
planificarea diferitelor ședințe, întâlniri de lucru;
organizarea conferin țelor în timp real, f ără a mai fi necesar ă deplasarea persoanelor
dintr-un birou în altul, ș.a.
În fig. 3.3. este prezentat ă configura ția tipică pentru un Intranet.

4Firewall-ul asigur ă controlul accesului bazat pe pachete de date, care sunt transmise între dou ă părți sau între dou ă
dispozitive ale re țelei. Prin asigurarea unui singur punct de control pentru securitatea unei re țele, firewall-ul poate
asigura protecț ia împotriva atacurilor asupra aplica țiilor sau protocoalelor individuale sau permite demascarea celor
care intră în rețea sub acoperirea cuiva care are acces. În schimb, firewall-ul nu ofer ă posibilităț i de autentificare și
nici de protejare a re țelei împotriva viru șilor.
5 McLeod Jr., R., Schell, G. – Management Information Systems , 8th Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River,
New Jersey, 2001, p. 206.
55

INTERNET
FIREWALLREȚEA
INTERNĂ

Fig. 3.3 Configuraț ia Intranetului
Intranetul prezint ă următoarele avantaje:
¾ scurtarea ciclului de via ță al produsului, pentru că informațiile despre dezvoltarea lui și
campaniile de promovare sunt ra ționalizate pentru a fi lansat pe pia ță mult mai repede;
¾ reducerea costurilor, prin cre șterea productivit ății;
¾ servirea mai bun ă a clienților, prin sprijin personalizat și responsabil;
¾ distribuirea informa țiilor pentru toate birourile, indiferent de localizare, la nivel na țional și
internațional.
Categoriile de informa ții ce pot fi g ăsite pe Intranet sunt foarte variate și sunt, de regulă ,
legate de specificul întreprinderii comerciale.
Acestea pot fi:
ƒ modele de documente financiar-contabile;
ƒ scrisori de afaceri;
ƒ știri de uz general și specific;
ƒ politici de firm ă;
ƒ manuale, documenta ții etc.
Tipurile de utilizatori existe nte pe un Intranet diferă de la o organiza ție la alta. În general
sunt angaja ții întreprinderii comerciale.
În principal, utilizatorii sunt împ ărțiți în trei categori i: cei care introduc și prelucreaz ă
informațiile (authors), cei care utilizeaz ă informaț ia (users), furnizori de informa ții (providers).
În funcție de modul de lucru , utilizatorii se pot grupa în:
ƒ utilizatori individuali;
ƒ grupuri de lucru;
ƒ echipe de lucru;
ƒ departamente (marketing, financiar, personal, tehnic, etc.).
Toate tipurile de utilizatori au un scop comun – accesarea informa țiilor partajate ale
Intranet-ului.
Modelul de referin ță Intranet .
Privit ca un mediu integrat Intranet-ul trebuie creat și privit în dependen ță cu informa țiile
(ce trebuiesc partajate), serviciile și mecanismele existente. Modelul de referin ță al unui Intranet
este alcă tuit din:
mecanisme – care conlucrează la satisfacerea celor tr ei tipuri distincte de
utilizatori (utilizatori finali, furnizori de informa ții și prelucrători de informa ții);
servicii – care reflect ă cerințele, nevoile întreprinde rii comerciale, faza de
dezvoltare;
informațiile partajabile – care trebuiesc puse la dispozi ția utilizatorilor.
Integrarea acestor servicii, mecanisme și informații partajabile este condi ția de bază care
va permite partajarea complet ă a informa țiilor în cadrul oric ărei întreprinderi comerciale.
Avantajele utiliz ării Intranet-ului ar putea cuprinde, în general, urm ătoarele:
• managementul și suportul unui num ăr mare de utilizatori;
56

• securitate;
• conectarea utilizatorilor la informa țiile de care au nevoie;
• prevenirea supraînc ărcării informa ționale;
• asigurarea managementului și integrității informa ției;
• help-uri on-line;
• scăderea redundan ței rețelei;
• utilizare u șoară pentru nespeciali ști sau încep ători;
• permanente îmbun ătățiri ale software-urilor client;
• reducerea costurilor;
• productivitate mai mare, printr-un acces mai bun la informa ție;
• creșterea competitivit ății.
Extranet
Multe firme și-au dezvoltat re țele asemănătoare, care se bazeaz ă pe principiile Internet și
ale tehnologiilor Web, dar care permit și partenerilor de afaceri accesul la informa țiile interne,
fiind vorba despre Extranet, cu alte cuvinte un Intranet extins. Astfel, folosind un browser Web,
partenerii de afaceri pot s ă obțină accesul la datele ș i aplicațiile interne ale unei organiza ții, pe
baza unui protocol stabil it între cei care solicit ă utilizarea în comu n a anumitor informa ții. Mulți
dintre utilizatorii Extranetului acceseaz ă, de fapt, un Intranet prin intermediul Internetului.
De exemplu, un furnizor poate s ă aibă acces autorizat la înregistr ările privind nivelul
stocurilor pentru a asig ura aprovizionarea la timp cu materiile prime și materialele necesare
procesului de produc ție. Spre deosebire de Intranet, securitatea și performanț ele Extranetului
trebuie tratate cu mai mult ă atenție. Autentificarea și protejarea informa țiilor sunt dou ă aspecte
esențiale pentru un Extranet. De a ceea, accesul la Ex tranet se ofer ă doar acelor parteneri de
încredere, pentru c ă presupune utilizarea resurselor informaț ionale ale firmei, iar în condi țiile
accesului neautorizat ar putea fi afectate serios activit ățile pe care le desf ășoară. De asemenea,
performan ța rețelei trebuie s ă fie optim ă pentru a asigura ră spunsuri rapide la cer erile furnizorilor
și clienților.
Astfel, Extranetul poate fi definit ca o re țea de colaborare care utilizeaz ă tehnologia
Internet pentru a lega producă torii de beneficiari (clien ți), sau pentru a realiza alte afaceri care au
scopuri comune sau ca o modalitate de utilizar e a tehnologiilor Internet în vederea conect ării
resurselor informa ționale a mai multor organisme între care exist ă legături de colaborare.
Ca urmare, Extranetul poate fi privit ca:
ƒ parte a Intranet-ului întreprinderi i comerciale, care este accesibil ă și altor companii;
ƒ conexiune de colaborare pe Internet între anumite companii, o intersec ție de Intranet-uri.
Informația poate fi accesibil ă doar părților colaboratoare sau poate fi accesat ă public.
Configura ția uzuală pentru un Extranet este redat ă în fig. 3.4.

57

INTERNET
EXTRANETParteneri
Furnizori
SalariațiRestricțiile firmei
Firewall-ul și
controlul parolelorIntranet-ul
firmei
Aplicațiile
partenerilor
Aplicațiile
furnizorilor
Aplicațiile
salariaților

Fig. 3.4 Configuraț ia Extranetului
Pentru a fi posibil ă interacțiunea diferitelor aplica ții din cadrul unei firme, cum ar fi
sistemul de eviden ță și prelucrare a comenzilor, sistemul de gestiune a stocurilor, cu cele ale unei
alte companii, este necesar ă crearea Intranetului, astfel încât s ă se faciliteze comunicarea între
aplicațiile firmelor prin intermediul Extranetului. Îns ă, pentru a realiza acest lucru, apare nevoia
de compatibilitate între aplica țiile existente pe Intranetul diferitelor firme, ob ținută prin sistemele
ce sprijină integrarea aplica țiilor, respectiv sistemele middleware6.
Tehnologia middleware, folosit ă pentru conectarea diferitelor aplica ții economice și a
bazelor de date existente pe Extranet, este întâlnit ă sub numele de pach et de integrare a
aplicațiilor întreprinderii7 (EAI – Enterprise Application Integration).
Așa cum se poate observa din fig. 3.4, o component ă esențială a Intranetului și
Extranetului o reprezint ă firewall-ul, necesar pentru a se asigura c ă nu se pot accesa din exterior
informațiile confiden țiale. De obicei, firewall-ul este un softwa re instalat pe un server distinct, în
punctul în care firma este conectat ă la Internet. În acest mod, fi rewall-ul poate fi configurat
pentru a accepta numai leg ături cu domenii de încredere, repr ezentând birourile din structura
firmei sau partenerii cu care s-au stabilit contacte de încredere.
De cele mai multe ori, în infrastructura unei firme, pentru a proteja informa țiile, pot
exista mai multe firewall-uri. Astfel, informa țiile accesibile ter ților, prin intermediul Internetului
sau Extranetului, sunt separate pr intr-un firewall, referit ca zon ă „demilitarizat ă”, iar datele
confidențiale ale firmei, utilizabile doar prin Intranet, sunt izolate pe alt server, cu ajutorul altui
firewall.
Aplicaț iile pentru Extranet
Aplicaț iile pentru Extranet pot fi:
grupuri de lucru (groupware) al e unor companii care dezvolt ă programe de aplica ții
comune;

6 Middleware este un software folosit pentru facilitarea comunic ării între diferite aplicaț ii economice, incluzând
transferul și controlul datelor.
7 Chaffey, D. – E-Business and E-Commerce Management , Prentice Hall, Harlow, 2002, p. 73.
58

grupuri de știri private ale unor compan ii colaboratoare, utilizat e pentru schimburi de
idei, experien țe etc.;
managementul și controlul proiectelor unor compan ii care fac parte din proiecte de
lucru comune;
cataloage cu produse accesibile doa r pentru unele grupuri de clien ți;
programe de instruire sa u alte materiale educa ționale, care sunt dezvoltate și partajate
de companii.
Accesul la Extranet
Strategia de control a accesului la Extranet face referire la:
™ Identitatea utilizatorului în extranet:
ƒ Dacă vorbim despre un Extranet B2B (Bus iness-to-Business), utilizatorii
acestuia vor fi diferitele persoane care acceseaz ă Extranetul direct de la sediul
clienților. Fiecare grup de u tilizatori (speciali ști IT, manageri sau alte tipuri de
personal) va trebui să se bucure de un acces care s ă răspundă nevoilor
specifice;
ƒ Dacă vorbim despre un Extranet B2C (Busin ess-to-Customers), cum ar fi un
site e-commerce, atunci utilizatorii acestuia vor fi consumatorii direc ți;
ƒ Alți utilizatori ai Extranetului pot fi "utilizatorii in house", cei care muncesc la
domiciliu, care la rândul lor pot fi angaja ți ai unei corpora ții la diverse
departamente.
™ Rolurile și sarcinile care pot fi desemnat e în cadrul Extranetului sunt:
ƒ Extranet manager – care îndepline ște următoarele sarcini:
o crearea unui serviciu pentru rela țiile cu clien ții – CSR (Customer
Service Reprezentatives);
o ștergerea CSR;
o schimbarea parolelor CSR și ștergerea conturilor clien ților;
o modificarea parolelor clien ților; suspendarea și desemnarea
privilegiilor clien ților; monitorizarea activit ății clienților în cadrul
Extranetului.
ƒ Customer manager – cu atribu țiuni legate de accesarea paginilor privilegiate
destinate clien ților și monitorizarea activit ății în cadrul propriei societăț i;
o Customer user – are atribuț iuni legate de accesarea paginilor destinate
clienților;
o Utilizatorul – are posibilitatea de a schimba oricând parola de accesare
a contului ce i-a fost desemnat în cadrul Extranetului.
Singura diferen ță reală dintre un Extranet, un Intranet și Web-ul public este modul și
timpul în care utilizatorii pot accesa site-ul. Dac ă Intranet-urile sunt di sponibile în cadrul unor
rețele private, Extranet-urile sunt disponibile în acest format numai ocazional. De aceea se
impune securizarea sistemelor.

BAZELE CONTABILIT ĂȚII

1. Sistemul Informaț ional Contabil Și Utilizatorii Acestuia
59