Intreprinderea Ca Sistem Cibernetic

Intreprinderea ca sistem cibernetic

1.1.Definitie

Un sistem este definit ca fiind un ansamblu de elemente interdependente și interactive care functioneazain vederea atingerii unui obiectiv comun.Aici se introduce noțiunea de ierarhie,lucru care evidențiază faptul că orice sistem reprezintă un subsitem într-un sistem mai mare.De exemplu, o întreprindere este formată din mai multe subsisteme denumite departamente, care funcționează interdependent unul față de celălalt, toate cu scopul atingerii obiectivelor stabilite de către manager.La rândul ei, firma face parte din sistemul macroeconomic al țării, și așa mai departe.Relațiile de interacțiune și intercorelare a subsitemelor se numesc interfață.

1.2.Structura unui sistem

Sistemele sunt formate din 3 componente principale: datele de intrare, prelucrarea și datele de ieșire.

Componenta de intrare reprezintă elementele care intră în sistem, cum ar fi materiile prime,energie,datele primare,etc.

Componenta de procesare reprezintă totalitatea elementelor necesare pentru prelucrarea sau transformarea elementelor de intrare în elemente de ieșire.De exemplu, într-un calculator cu baza de date Web , procesarea poate include activarea unor comenzi, executarea unor calcule sau stocarea de infromatii.

Componenta de ieșire reprezintă elementele de intrare care au fost supuse tranformarilor și care se află în starea finală.De exemplu, într-o întreprindere care produce bunuri, componeneta de ieșire este dată de bunurile finale.

1.3.Feedbackul si controlul

Există un flux informațional de la componenta de ieșire la decident care face referire la ieșirile sistemului sau performanța acestuia.Bazându-se pe elementele de ieșire, decidentul, care are rolul de a controla, poate lua decizia de a modifica intrările, modul de procesare sau chair amândouă componentele.Acest flux informațional,care apare ca o bucle închisă, se numește feedback.Acest lucru asigură monitorizarea sistemului.Decidentul compară ieșirile preconizate cu cele reale și poate face ajustări asupra procesării astfel încât , rezultatul final să fie cât mai aproape de cel dorit.

1.4.Mediul sistemului

Mediul unui sistem este format din mai multe elemente care se află în afara lui în sensul că, nu reprezintă niciuna din cele trei componente principale.Totuși, acesta are proprietatea de a influența performanța sistemului și consecințele atingerii obiectivului stabilit.Un mod de a identifica mediul sistemului, este prin a răspunde la două întrebări :

Acest element are vreo importanță relativa la obiectivul sistemului?

Este posibil ca decidentul să controleze acest element?

Dacă raspusnul la prima întrebare este da, iar al doilea-nu, atunci elementul face parte din mediu sistemului.Elementele unui sistem pot fi de natură politică, socială, legală, fizică sau economică.De cele mai multe ori aceastea fac parte dintr-un alt sistem.În unele cazuri aceastea pot interacționa, iar atunci mediul trebuie redefinit.

2.Sistem integrat de decizie

De-a lungul istoriei sistemelor informatice, se observă că dezvoltarea tehnologiei se datorează limitelor cu care omul se confruntă. Deși a fost discutat înainte de apariția calculatoarelor personale(PC) , conceptul de sistem suport de decizie s-a focusat asupra folosirii calculelor interactive în luarea deciziilor semi-structurate[Alter,2002].

Așa cum am discutat în primul capitol, în condițiile unor resurse limitate pe care un sistem economic le deține, timpul fiind cea mai importantă dintre acestea, acuratețea calculelor în procesul de luare al deciziilor reprezintă una dintre avantajele unui sistem suport de decizie.În plus, viteza de calcul face posibilă identificarea unui număr mai mare de informații și complicații pe care problema identificată le oferă.

In1955 , Clement a identificat 4 factori care influențează dificultatea unui proces decizional[Hellstom,Kvist,2003]:

Complexitatea problemei : este cel mai important.Factorul uman are o capacitate limitată în perceperea și rezolvarea problemelor complexe și, prin urmare, își construiește modele mentale simple care să reprezinte situația reală.Chiar dacă aceste modele s-ar aplica în cele mai bune circumstanțe, orice simplificare poate duce la decizii deficitare; Gradul de incertitudine al problemei;

– Obiective prestabilite : luarea unei decizii poate conduce către rezultate bune pe termen scurt, însă poate avea efecte devastatoare pe termen lung și invers;

– Diversitatea concluziilor care pot fi identificate din perpective diferite, în special atunci când procesul decizional se realizează de către un grup de decidenți.Pentru luarea unei decizii bune, decidentul trebuie să fie bine informat,să aibă acces la modele de calitate(de la cele mai simple până al cele mai sofisticate), dar și la informația adecvată.

Un sistem suport de decizie este capabil să îndeplinească toate aceste condiții.

Un sistem suport de decizie este un sistem inteligent care are rolul de a asista decindentul în procesul decizional[Finlay,1994].Într-o altă perpectiva, Turban(1995) definește un SSD ca fiind un sistem informațional bazat pe calculator interactiv,flexibil și adaptabil creat special pentru identificarea soluției problemelor nestructurate ale managementului în procesul decizional.Acesta folosește date,are o interfață ușor de utilizat și oferă decidentului posibilitatea de a se folosi de propriile intuiții.

În 2002.[Druzdel, Flynn]: a€œ Sistemele suport de decizie sunt sisteme interactive bazate pe calculator care asistă utilizatorul în judecarea și alegerea activitilor.Acestea oferă stocuri și căutare de date, însă accelerează modul de acces tradițional al informației și găsesc funcțiile ce susțin construirea modelelor și raționamentul bazat pe modele.Acestea oferă încadrare,modelare și rezolvarea problemei .”

2.1.Caracteristici si funcții

1.Interacțiune : un SSD trebuie să asiste utilizatorul, nu să îl înlocuiască.Îmbunătățirea rezultatelor se realizează pe baza complementarității dintre om și calculator.În alegerile sale omul apelează al intuiție,creativitate și puterea de conceptualizarea, însă limitele sale :viteza de lucru, paralelismul,acuratețea calculelor și capacitatea de stocare a datelor sunt acoperite de către calculator. Automatizarea trebuie să fie limitată la monitorizarea activitătilor de soluționare a problemelor, detectarea conflictelor, precum și procesul de evaluare,căutare și planificare a secvențelor; În această interacțiune oferă utilizatorului explorarea unor situații ale procesului decizional pe care calulatorul nu poate să le atingă fără o intuiție.Aceste situații se referă de obicei cu identificarea problemelor sau cu evaluarea riscurilor.

2.Cooperativitate și distributivitate : De obicei , problemele complexe implică colaborarea mai multor utilizatori care se pot afla în regiuni geografice diferite și utilizarea resurselor informaționale dispersate în mod egale.O astefel de arhitectură distribuită constă în mai multe componenete care pot executa pe mai multe calculatoare.Atât fluxul informaional cât și capacitatea calculatorului necesare să susțină sistemul că un întreg oit fi descentralizate.Această caracteristică elimină erorile de cominicare între utilizatori dar și ajută la creșterea vitezei de lucru prin paralelism.

Un alt avantaj este acela că apare posibilitatea modificării unor componente ale SSD chiar dacă celelalte sunt încă în funcțiune.Din alt punct de vedere, dacă una dintre componente este distrusă, acest lucru nu va afecta funcționalitatea celorlate componente.

3.Arhitectura deschisă : Gradul ridicat de incertitudine care străbate mediul complex al problemei se exitinde dincolo de decidenții ce colaborează , până la configurarea SSD-lui.Este foarte probabil ca în timp componentele să necesite modificarea, înlocuirea , ștergerea sau o exdindere a lor.Este important ca realizarea acestora să fie capabilă fără să afecteze interfața sau baza de date.

4.Instrumente, nu soluții : un SSD ar trebui să fie o colecție de instrumente și nu de soluții ale unui set predeterminat de probleme.Natura de nedeterminare a problemelor complexe nu ne permit să previzionăm, cu orice nivel de certitudine, circumstanțele specifice al unei probleme din viitor sau termenii preciși ai unei soluții.Astfel este important ca SSD-ul să ofere diferite instrumente care să îl ajute pe utilizator să își creeze diferite viziuni ale problemei.

5.Nivel înalt de reprezentare internă :în acest sens, un instrument este mia aplicabil decât un set de algorimti,euristici sau proceduri .Instrumentele ar trebui să fie măcar semi-autonome și capabile să lucreze împreună.Capacitatea unui sistem de decizie de a înțelege importanța informației pe care acesta o procesează este condiția cea mia imoportanta pentru a fi un mediu de rezolvare al problemelor cooperativ și colaborativ.Un nivel înalt de reprezentare al lumii reale care definesc problema reprezintă baza interacțiunii dintre om și calculator precum și a gradului de inteligență care poate fi implementat în componenetele sistemului.Această caracteristică este o necesitatea cauzată de diversitatea factorilor de influență a mediului problemei.

6.Inteligență integrată: Sistemul suport de decizie ar trebui vizualizat ca un sistem bazat pe cunoaștere.În acest context, cunoașterea sua inteligența poate fi descrisă ca experiența căpătată din observațiile sau interpretările evenimentelor trecute și din aplicarea metodelor acestor situații din trecut.Inteligența se bazează pe un set de reguli,studii de caz, practici standard, și descrieri tipice ale obiectelor sau a unor sisteme de obiecte care pot fi servite ca prototipuri.De obicei decidenții modifică aceste prototipuri pentru a le adăpata la problema curentă.

7.Proces deczional descentralizat: Sistemul de suport decizional nu trebuie, și nu ar trebui să exercite un control centralizat asupra mediului de luare a deciziilor. O mare parte din activitățile de luare a deciziilor pot fi localizate.Acest lucru eficientizează reducerea blocajelor de comunicare și în același timp,creșterea activităților în paralel ale sistemului.

Abilitatea de a combina în intermediul uni sistem de luare a deciziilor , a unor componenete autonome sau semi-autonome, reprezentând o diversitate a intereselor,cunoștințelor și capabilităților, îi asigură sistemului o versatilitate și un potențial în rezolvarea problemelor ce pot apare simultan la diferite niveluri de granularitate.Această caracteristică este similară cu esența lucrului în echipă, când fiecare membru lucrează asupra unui singur lucru și astfel ei pot face schimb de ami multă informație și puncte de vedere ale problemelor.

8.Punerea accentului asupra identificării conflictelor: Sistemul suport de decizie ar trebui să se focusese pe identificare și nu pe rezolutionarea conflictelor.Această noțiune căpăta importanță odată cu creșterea nivelului de complexitate al mediului problemei.Rezolutionarea chiar și a celor mai nesemnificative conflicte pot duce către pierderea unor oportunități de avansare către obiectivele rezolvării problemei.Aceste oportinitati sunt mult mia porbabil de a fi identificate de către factorul uman decât de către calculator.Identificare conflicntelor nu este o sarcină grea și include nu numai abilitatea de a recunoaște conflictele , dar și capacitatea de a determina tipul și relațiile care au dus la apariția acestuia.Urmărind aceste relații, poate avea ca efect progresul către Interfața cu utilizatorul o soluție decât spre soluționarea conflictului în sine.

9.: Importanța unui grad înalt al calității interacțiunii dintre utilizator și sistemul suport de decizie este parte integrată a celor mai multor caracteristici descrise mai sus.Această interacțiune este data de cele două caracteristici ale sistemului: Nivelul înalt de reprezentare și interfață intuitivă.Interfață cu utilizatortrebuie să fie grafică .Creierul uman este capabil să identifice țipare.Numerele și literele necesită traduceri, care sunt consumatoare de timp,cauză a pierderii de informație,și poate duce la confuzii și interpretări greșite.Un sistem de decizie ar trebui să ofere sprijin atât în executarea anumitor ceirnte în rezolvarea problemei , dar și în realizarea unor interpretări și explicații ale activității din sistem.

10.Integrarea funcționalității: În trecut, a fost considerat util, ca un mijloc de simplificare a problemelor complexe, să se trateze procesul de panificare și cel de execuție ca două activități distincte.Modul acesta de planificare are scopul de a clarifica definirea și analiza problemei, și abia mai apoi de a dezvolta o soluție pe parcursul procesului, o soluție care poate fi implementată pe timpul fazei de execuție.Cu toate acestea, o dată cu creșterea complexității și a ritmului de rezolvare a problemei, aceste functionaliti aparent distincte nu mai pot fi catalogate drept sfere de activitate discrete.Acestea au tendința de a fuziona într-o singură funcționalitate plină de posibilități,în urma căreia decidentul poate solicita ajutor din partea asistenților.În astfel de situații cu un flux continuu de informație , se cere replanificarea constantă , chiar și pe timpul fazelor când nevoia de acțiune și execuție eclipsează celelalte activități.

Acest lucru este specific domeniului militar, însă se aplică și în management sau marketing,ori în procesul de producție când schimbarea unor condiții determină reformularea unor planuri atent detaliate.În procesul de fabricație, la schimbarea condițiilor de producție precum stricarea aparaturii sau lipsa stocurilor, pot duce către modificări radicale față de planul original.Aceste modificări trebuie realizate în timp ce procesul de fabricare este încă în progres.

2.2.Componenetele unui sistem de decizie

Din aceste caracteristici pe care un sistem suport de decizie trebuie să le indeplineaca , putem identifica principalele componente ale acestuia : Baza de date, baza de modele,interfața cu utilizatorul.Însă , în 1999, Marakas reușește să definească 5 componente:

1.Subsistemul de gestiune al datelor reprezintă componenta care asigură stocarea și mentenanța informației folosită în procesul decizional.Informația stocată trebuie să aibă relevanță la situația analizată.

Subsistemul este format din patru elemente:baza de date, sistemnul de management al bazei de date, registru de date, facilități de interogare.Vom vorbi despre fiecare element în parte:

Baza de date reprezintă o colecție organizată de date intercorelate ,menite să servească nevoile organizației , și care poate fi folosită de una sau mai multe persoane pentru una sau mai multe aplicații.Sursa de proveniența a datelor trebuie să fie atât externă cât și internă.

Datele interne provin din cadrul tranzacțiilor realizate în cadrul organizației.Exemple de astfel de date sunt: nivelul producției, nivelul vânzărilor, costurile, etc.

Datele externe se referă de obicei la piața din care organizația face parte, taxe, sistemul macroeconomic al țării.Acestea pot proveni de la agenții guvernamentale, cercetări asupra pieții,sau altele.

Ambele tipuri de date, indiferent de proveniența lor, pot fi stocate în cadrul sistemului decizional și pot fi folosite oricând.

Baza de date a modelelor poate fi independentă sau integrată în sistemul decizional, în funcție de nevoile firmei.Organizațiile care lucrează cu baze de date mari, folosesc de obicei un depozit de date din care extrag informațiile doar atunci când este necesar.

O bază de date integrată în model este cea mai eficientă și prezintă mai multe avantaje precum :poate șterge,adaugă,modifica datele oricând; securitatea datelor este ridicată, având în vedere faptul că se pot accesa doar datele pe care sistemul le permite să fie accesate; se poate urmări utilizarea datelor;

Atunci când baza sau depozitul de date sunt create, datele care vor fi incluse pot proveni din surse diferite.Procesul de extracție al datelor presupune importul unor fișiere, filtrări de standardizare;

Registrul de date reprezintă un catalog al conținutului bazei de date.Funcția pricipala a acestuia este de a oferi informații despre valabilitatea unor date, sursa de proveniență a lor, sau ceea ce reprezintă;

Registrul de date trebuie să ofere posibilitatea de a adăuga, a șterge și a modifica datele date.

2.Subsistemul de gestiune a modelelor este format din urmatoarele elemente:

-modelul de bază;

-sistemul de gestiune al modelului de bază;

-limbaj de modelare;

-registrul de modele;

-modelul de execuție,integrare și comandă al procesorului;

Modeulul de bază conține funcții financiare, statistice, de prognoză sau modele cantitative care oferă capacități de analiză sistemului de decizie.Modelele intagrate în modelul de bază pot fi împărțite în 4 categorii: modele strategice; modele tactice; modele operaționale; modele analitice;Numărul de modele intrgare în sistemul decizional poate varia de la câteva la câteva sute;

Modelele strategice sunt folosite pentru a susține responsabilitățile de planificare ale managementului de vârf.Aplicații care pot fi incluse aici sunt elaborarea riscului de comerț electronic; dezvoltarea unor obiective ale corporației ; planificare procesului de aprovizionare; analiza de impact asupra mediului.

Modele tactice sunt de obicei folosite de managementul mediu în distribuirea și controlul resurselor.Exemple de aplicații pot fi: planificarea unor promoții, selectarea unei aparaturi noi, planificarea cererii de muncă.De obicei aceste modele se folosesc doar în anumite departamente ale organizației, cum ar fi departamentul de constabilitate, au un ciclu de viață de maxim 2 ani și folosesc în mare aprte date interne .

Modele operaționale sunt folosite ca suport în activitățile zilnice ale firmei.Aplicații care pot fi incluse sunt:de programare a producției, de controlu al inventarului , aprobarea unor credite personale de către bănci.

Aceste modele sunt folosite de managerii de primă linie, pentru o perioadă de maxim o luna, folosesc majoritar date interne.

Modele analitice sunt folosite în procese de analiză al datelor.Acestea inclus modele statistice, modele ale managementului științific, algoritmi de data mining, modele financiare și multe altele.De obicei sunt integrate în modelele strategice.

Modelul de execuție , interogare și comandă este controlat de sistemul de gestiune al modelelor.El prezintă următoarele funcții: Funcție de execuție care presupune controlul funcționării modelului în sine; funcția de integrare prin care se folosesc operațiile mai multor modele când este nevoie, sau integrarea sistemului decizionalin alte aplicații.Funcția de comandă are rolul de a interpreta instrucțiunile date de către utilizator și să le trimită către sistemul de gestiune al modelelor, către modelul de execuție sau către funcțiile de integrare.

3. Motorul de cunoștințe reprezintă componenta sistemului care asigură expertiză în rezolvarea unor probleme complexe, și oferă informații care sporesc eficiența operațiilor celorlalte componente ale sistemului.

În 1995, Silverman identifică 3 modalități de integrare a motorului de cunoștințe în cadrul sistemului prim modelare matematică:

ajutoare bazate pe cunoștințe care asigură pașii ce trebuie urmăriți în cadrul procesului și care nu sunt abordate prin metode matematice;

sisteme inteligente de modelare a deciziilor care ajută la construirea , aplicabilitatea și mentenanța bazei de modele.

Sisteme expert de analiză a deciziilor care integrează metode teoretice riguroase de incertitudine în cadrul bazei de cunoștințe a sistemului expert.

Componenta de cunoștințe în unul sau mai multe sisteme inteligente.Aceasta oferă executările și interogările necesare ale sistemului decizional.

Un sistem decizional care are această componentă se numește sistem decizional inteligent.

4. Interfața cu utilizatorul reprezintă modul de comunicare al utilizatorului cu sistemul decizional .Acestea nu include doar elemente hardware și software, dar și elemente care țin de modul de lucru, modul de accesare al modelelor și interacțiunea dintre om și calculator.Unii experți în sisteme decizionale sunt de părere că interfața cu utilizatorul este componenta cea mai importantă a sistemului, deoarece aceasta le dă sens atributelor de putere, flexibilitate și ușurința modului de lucru.Utilizabilitatea sistemului decizional nu este dată doar de capacitatea tehnică a acestuia, dar cât de ușor de folosit este.

De obicei utilizatorii sunt cei care nu dețin cunoștințe în materie de tehnologie a calculatoarelor și de aceea interfața cu utilizatorul trebuie să fie intuitivă pentru micșorarea timpului de lucru și a costurilor, ușor de folosit și personalizat, în funcție de necesitățile managerilor.

Trausan[2000] reușește să identifice 5 caracteristici pe care o interfață trebuie să le îndeplinească:

Modul de utilizare să fie ușor de învățat și reamintit;

– Să fie eficientă;

– Să fe flexibilă;

– Să fie confortabilă;

– Să fie consistentă,unitară;

Benett reușește să identifice 3 componente ale interfeței cu utilizatorul:limbajul de acțiune, limbajul de comandă, bază de cunoștințe.

1. 1.Limbajul de acțiune reprezintă modalitatea prin care utilizatorul poate interacționa cu sistemul și anume: meniuri, limbaj de comandă , realitate virtuală, câmpuri text/numerice, limbaj natural, formate de manipulare directivă , realitate virtuală.

Limbajul de comandă este cel mai utilizat datorită flexibilității pe care acesta o oferă utilizatorului în accesarea sistemului de gestiune al modelelor și al bazei de date.

Meniurile sunt folosite în majoritatea aplicațiilor și se bazează pe capacitatea de recunoaștere a utilizatorului.Acestea prezintă opțiuni de alegere a uneia sau mai multor funcții pe care sistemul le oferă.Sunt ușor de folosit de către utilizatori fără cunoștințe asupra sistemului , însă prezintă dezavantaje atunci când este necesară navigarea ptin meniu pentru găsirea unei opțiuni din multitudinea care este oferită.

Campuri text și numerice reprezintă formulare pe care utilizatorul le completează în funcție de etichetele text atașate acestora.Utilizatorul trebuie să recunoască tipul de variabile care trebuie introduse dar să fie capabil să interpreteze eventualele erori ce pot apărea.

Limbajul natural se referă la termeni specifici comenzilor pe care utilizatorul vrea să le acceseze și pot apărea complicații din cauza limitării vocabularului recunoscut de către sistem.

Directiva de manipulare prezintă avanataje deoarece schițează o analogie a îndemânării utilizatorului și nu a comportamentului învățat.Manipularea directă a sistemului se realizează prin acțiuni și reprezentări grafice a obiectelor necesare în procesul decizional.Aceste obiecte sunt manipulate prin intermediul dispozitivelor de mișcare al cursorului.

Realitate virtuală se bazează pe inducerea iluziei de manipulare directă a unor obiecte reale.

2.Limbajul de prezentare se referă modul în care sistemul afisaza rezultatele pe care utilizatorul dorește să le obțină.Acestea trebuie prezentate într-o formă coerentă, ușor de înțeles , prin elemente care pot fi interpretate corect și ușor de cei din domeniu.Aceste elemente pot fi grafice, histograme, tabele, arbori, etc.

3. Baza de cunoștințe reprezintă un șir de instrucțiuni pe care utilizatorul trebuie să le cunoască pentru a interacționa cu sistemul.De obicei aceste instrucțiuni sunt prezentate într-un manual de utilizare și poate conține: definiții ale meniurilor, modul de accesare al funcțiilor, modul de interpretare al mesajelor sau al rezultatelor,etc.

5.Utilizatorul reprezintă acea persoană sau grup de persoane pentru care a fost creat sistemul și care are/au dreptul de luare a deciziilor.Deși nu reprezintă o componentă importantă a sistemelor decizionale, utilizatorul reprezintă intelectul uman.Decidentul oferă expertiză în dezvoltarea și utilizarea sistemului.Astfel putem spune că eficiența pachetului software depinde și de pregătirea profesională a utilizatorului.

Utilizatorii se împart în două grupuri: managerii și personalul specializat, cei din urmă fiind mai numeroși.În procesul de proiectare al sistemului este important să se țină cont cine îl va folosi.În general, managerii preferă sisteme mult mai prietenoase, pe când cei din personalul specializat preferă sisteme mai complexe, detaliate și cunt interesați mai mult de capacitățile computaționale ale aceestuia.