Intocmirea Unui Dosar de Audit In Cadrul Unui Proiect cu Finantare Nerambursabila

2. LITERATURA DE SPECIALITATE

2.1 DOCUMENTAȚIA DE AUDIT

2.1.1Documentația de audit – Concept si necesitate

Standardul Internațional de Audit ISA 230 (paragraful 3) precizează că documentația este reprezentată de date și informații pregătite de către sau puse la dispoziția auditorului.

Trei autori din domeniul auditului Rusovici, Farmache și Rusu consideră ca “documentația exprimă documentele de lucru, situațiile pregătite de entitate la cererea auditorului, precum și cele întocmite de auditor ca documente cu valoare probatorie a tranzacțiilor și a evenimentelor semnificative care au avut loc pe durata exercițiului, in vederea realizării obiectivelor de audit cât mai simplu și cu economie de timp”.

Ovidiu Constantin Bunget este de părere ca documentația este reprezentată de materialele (documentele de lucru) pregătite de auditor precum și materialele obținute de la client în cursul efectuării auditului, pe diferite suporturi ( hârtie, film, electronice etc.)

Literatura de specialitate definește documentele de lucru ca fiind evidențe conduse de auditori în care sunt consemnate procedurile aplicate, testele efectuate, informațiile obținute și concluziile pertinente puse în evidentă pe parcursul misiunii.

Munca auditorilor privind executarea anumitor misiuni de audit se concretizează în întocmirea de către aceștia a documentației de audit.

Documentația de audit este foarte necesară deoarece:

Reprezintă dovada muncii depuse de către auditori;

Are legatură cu planificarea și executarea misiunii de audit;

Reprezintă principalele consemnări în cadrul dosarelor de audit întocmite, care privesc procedurile aplicate și probele obținute.

În cadrul Cursului de pregătire profesională continuă din anul 2006 ,membrii CAFR au concluzionat că auditorul trebuie să documenteze toate aspectele importante pe care le identifică după ce a aplicat anumite proceduri, obținând astfel probele necesare susținerii opiniei asupra situațiilor financiare.

Documentația făcută în timpul anumitor misiuni de audit reflectă atât modul în care s-au desfășurat lucrările de audit, cât și procedurile ce au fost aplicate și probele ce au fost culese.

Auditorii din domeniu consideră că toate lucrările de audit trebuie să fie documentate deoarece documentele de lucru sunt dovezi tangibile ale activității desfășurate în sprijinul opiniei de audit.

2.1.2 Scopul și obiectivele documentație de audit

Legislația în vigoare precum și părerile anumitor specialiști din domeniu îi atribuie

documentației de audit mai multe roluri.

În cadrul Cursului de pregătire profesională continuă susținut de către CAFR în anul 2011 s-a stabilt ca docuementația furinizează :

Dovada ca auditul a fost planificat și efectuat în conformitate cu standardele aplicabile.

Dovada bazei pentru concluziile auditorului cu privire la atingerea obiectivelor sale;

De asemenea Ovidiu Constantin Bunget consideră că documentația de audit mai servește la :

Sprijinirea echipei de audit în planificarea și efectuarea auditului;

Sprijinirea în activitațile de revizuire;

Identificarea și monitorizarea problemelor semnificative pentru auditurile următoare;

Efectuarea inspecțiilor legale de control al calității;

Efectuarea de inspecții externe în conformitate cu dispozițiile legale, echipa de audit fiind responsabilă pentru activitatea sa.

2.1.3 Forma și conținutul documentației de audit

În literatura de specialitate majoritatea autorilor și practicienilor au ajuns la aceeași concluzie cu privire la cum trebuie întocmită o documentație de audit.

Gabriel Radu consideră că auditorul trebuie să consemneze în dosarele de lucru informațiile pe care le-a considerat utile, referitoare la misiunea realizată, natura, calendarul, întinderea procedurilor de audit, rezultatul acestor proceduri și concluziile la care s-a ajuns având la bază documentele certe cu valoare probatorie în orice instanță.

Documentația de audit trebuie întocmită astfel încât să permită oricărui auditor cu experiență, fără ca acesta să aibe vreo legătură cu auditul respectiv, să ințeleagă problemele specifice și să testeze riscurile existente, declarațiile conducerii, utilizarea procedurilor specifice de audit pentru colectarea probelor, constatările făcute și concluziile la care a ajuns auditorul.

Factorii principali care influentează forma și conținutul documentație de audit sunt :

Natura angajamentului;

Forma raportului și felul misiunii de audit;

Dimensiunile și complexitatea entității;

Natura și complexitatea sistemelor de control intern ale entității auditate;

Semnificația probelor de audit;

Metodologia și instrumentele de audit folosite;

Unii autori din domeniu consideră că indiferent de forma pe care o au, documentele de lucru trebuie să conțină anumite elemente obligatorii :

ANTETUL (capul de tabe) în care sunt cuprinse date referioate la numele clientului, numele auditorului, denumirea documentului de lucru etc.;

INDEXAREA ȘI REFERENȚIEREA care se dovedește a fi un proces de realizare a unei legături între situațiile fianciare și documentația de audit. Pentru indexarea documentelor de audit trebuie să se utilizeze un sistem de notație cu ajutorul literelor și cifrelor, sumele sau elementele importante ale situațiilor financiare trebuind să fie referențiate în dublu sens.

ADNOTĂRILE sunt notațiile simple pe care le fac auditorii pe documentele de lucru.

Documentația de audit poate fi înregistrată pe hârtie sau pe un mediu electronic sau de altă natură.

Este interesant faptul că unii autori precum Nicolae Traian consideră că este necesara o standardizare a documentelor pentru a crește eficiența elaborării și revizuirii lor. Astfel ei oferă câteva recomandări de bază precum:

Toate documentele trebuie să fie pe suport adecvat;

Documentele trebuie să identifice numele clientului, sfârșitul exercitiului, obiectul, inițialele persoanelor care le elaborează și le revizuiesc, datele de elaborare și de revizuire;

Toate tabelele trebuie să fie indexate corespunzător și să facă trimiteri la situațiile financiare;

Trebuie menționate distinct informațiile referitoare la munca depusă, concluziile trase, analiza erorilor etc. ;

Documentele trebuie păstrate în dosare corespunzătoare.

2.1.4 Dosarele de audit – proprietatea și păstrarea documentelor de audit

După finalizarea misiunii de audit, auditorul grupează documentele de lucru în două categorii de dosare : dosarul curent și dosarul permanent de audit care sunt revizuite de către directorul departamentului responsabil de misiunea de audit. Aceste dosare sunt foarte importante pentru auditori, ele cuprinzând toată documentația de audit, practic toată munca realizată de auditori. Necesitatea, conținutul și secțiunile pe care le conțin aceste dosare sunt prezentate în tabelul de mai jos :

Tabelul 1 : Conținutul dosarelor de audit

Sursa : proiecție proprie

Documentele de audit sunt proprietatea auditorilor. Aceștia trebuie să adopte proceduri specifice pentru păstrarea confidențialității asupra datelor și informațiilor, precum și pentru păstrarea în siguranță a documentației.

Documentația de audit trebuie arhivată pe o perioadă suficientă de timp, iar accesul la documente trebuie să fie restricționat în permanență. Standardele Internationale de Audit cer auditorilor să pastreaze documentele de audit un anumit număr de ani după finalizarea raportului de audit. Astfel standardele americane prevăd o perioadă de păstrare de 7 ani în timp ce în România perioada de păstrare este de 5-6 ani.

2.2 DOCUMENTAȚIA DE AUDIT ÎN CADRUL PROIECTELOR CU FINANAȚARE NERAMBURSABILĂ

2.2.1 Necesitatea auditului în cadrul proiectelor cu finanțare nerambursabilă

Fondurile structurale reprezintă acele ajutoare acordate de Uniunea Europeană statelor sale membre în vederea reducerii disparităților între nivelurile de dezvoltare ale diferitelor regiuni. Prin acordarea acestor fonduri structurale, Uniunea Europeană urmărește dezvoltarea unui mecanism pentru atingerea coeziunii economice și sociale, fondurile fiind considerate cele mai importante instrumente financiare care sunt utilizate pentru elaborarea și implementarea policitii regionale europene.

În zilele de astăzi, fondurile nerambursabile sunt considerate o prezență obișnuită în viața multor afaceri. Vorbind despre sume oferite cu titlu gratuit, se consideră necesară o verificare riguroasă a modului în care sunt utilizate de către beneficiari.

Potrivit legislației în vigoare, beneficiarii fondurilor nerambursabile și autoritățile cu competențe în gestionarea lor au obligația să elaboreze și să aplice proceduri de control și audit, cu ajutorul cărora să se asigure corectitudinea acordării și utilizării acestor fonduri, precum și o bună gestiune financiară.

Pentru a delimita sfera de acțiune a auditului în cadrul verificării utilizării corecte a finanțărilor nerambursabile primite de beneficiari trebuie în primă fază să întelegem modul de acțiune al sistemelor de control și audit care funcționează și intervin în gestionea acestor finanțări. În acest sens relațiile de interdependență care apar între actorii principali care se ocupă cu gestionarea și utilizarea corectă a fondurilor nermbursabile, sunt prezentate în figura următoare:

Fig 1 : Funcționarea sistemelor de audit și control în cadrul gestionării fondurilor nerambursabile

Sursă: proiecție proprie

Camelia–Daniela Hațegan este de părere că implementarea proiectelor cu finanțare nerambursabilă se realizează prin derularea activităților propuse în cadrul proiectelor, ceea ce presupune utilizarea resurselor financiare a căror mod de cheltuire este necesar a se verifica din punct de vedere financiar.

Tot în literatura de specialitate, autori precum George Mareș, Cristina Constantinescu, Dragoș Cătălin Niculae și Mihai George Pitulice sunt de părere că ’’datorită obligativității realizării auditului proiectelor, beneficiarii unei finanțări nerambursabile trebuie să realizeze un plan strategic privind auditul proiectelor aflate în implementare, realizând actualitatea acestuia pe durata implementării proiectului, știindu-se că fiecare cerere de rambursare trebuie/este recomandat să fie însoțită de un raport de audit realizat de un auditor independent ’’.

Verificarea corectitudinii cheltuielilor cuprinse în cererile de rambursare de către un auditor financiar independent înaintea depunerii acestor cereri la Autoritățile de Management sau la Organismele Intermediare este considerată o măsură oportună și necesară.

Astfel, întocmirea unor cereri de rambursare lipsite de erori ar trebui să fie atât în interesul Comisiei Europene, Autorităților de Management cât și în interesul beneficiarilor de finanțări nerambursabile.

Pentru a reduce riscul de a realiza rambursarea unor cheltuieli care să nu fie își găsească justificarea în cadrul proiectelor finanțate din fonduri structurale, toate entitățile implicate în managementul și utilizarea acestor fonduri trebuie să conceapă și să implementeze proceduri specifice de control și audit.

Pentru verificarea întocmirii corecte a cerereilor de rambursare a cheltuielilor, beneficiarii finantărilor nerambursabile apelează la serviciile realizate de auditorii financiari independenți. Astfel, verificarea de către auditori a cheltuielilor din cererile de rambursare reprezintă un element destul de important din cadrul acestui proces de minimizare a efectelor pe care le pot produce erorile.

În perioada de raportare 2007-2013, majoritatea misiunilor derulate de către auditorii financiari în cadrul programelor cu finanțare nerambursabilă s-au desfășurat în conformitate cu prevederile Standardului ISRS 4400 – Misiuni pe bază de proceduri convenite. În cadrul acestor proceduri convenite, auditorii financiari au obligația de a verifica corectitudinea sumelor prezentate ca și cheltuieli în cererile de rambursare ale beneficiarilor precum și de a obține suficiente probe cu privire la acuratețea evidentelor cheltuielilor, întocmite de beneficiarul finanțării nerambursabile în conformitate cu condițiile generale ale proiectului, cu bugetul acestuia precum și cu un cadrul legal de raportare financiară.

Rezultatele muncii auditorului iau forma unui raport de constatări factuale, care trebuie să cuprindă constatările la care a ajuns auditorul, potrivit cărora cheltuielile prezentate de beneficiari în cererile de rambursare sunt reale, corect înregistrate în evidențele contabile și au la bază lor documente justificative.

Lipsa unor proceduri și ghiduri de lucru referitoare la astfel de angajamente nu permit atingearea unui grad absolut de calitate. În acest sens auditorii financiari trebuie să își conceapă și implementeze proceduri proprii, specifice cerințelor Standardului ISRS 4400, fiind considerate instrumentele de lucru cele mai adecvate pentru atingerea de către auditor a obiectivelor stabilite în scrisoarea de angajament sau în contractul de prestări servicii. Pornind de la aceste considerente putem spune că nivelul de risc la care auditorul este expus în cazul nedetectării erorilor sau neregularităților din declarațiile și prezentările beneficiarului finanțării nerambursabile, sunt reduse considerabil.

2.2.2 Constituirea dosarului de audit efectuat pe baza procedurilor convenite

Majoritatea practicienilor din domeniu sunt de părere că auditorul în cadrul misiunilor privind procedurile convenite își fixează ca și obiectiv, în strânsă legătură cu ISRS 4400, efectuarea unor proceduri ce țin de natura unui audit în legătură cu care auditorul, entitatea auditata și orice alte entități îndreptățite au convenit, urmând ca la final auditorul să întocmească un raport asupra constatărilor efective.

În activită pe care o desfășoară, auditorii financiari trebuie să documenteze toate aspectele importante pentru furnizarea probelor de audit pe baza carora realizează raportul constatărilor efective, precum și acele probe conform cărora misiunea a fost realizată respectând Standardul ISRS 4400 și termenii misiunii.

Principalul obiectiv al angajamentului de audit este reprezentat de verificarea și certificarea tuturor cheltuielilor realizate și solicitate spre rambursare de către beneficiarul finanțării prin intermediul cererilor de rambursare a cheltuielilor. Astfel atunci când verifică toate cheltuielile, auditorul trebuie să urmărească daca acestea sunt eligibile, reale, legale și exacte.

Pentru a veni în ajutorul auditorilor din domeniu, Camera Auditorilor Financiari din România a emis anumite ghiduri și proceduri care să permită atât documentarea corespunzătoare a procedurilor convenite, cât și întocmirea corectă a dosarelor de audit. Cu toate acestea, auditorilor le-a fost lăsată libertatea de a-si alege modul de constituire al dosarelor de audit atâta timp cât normele minimale emise de CAFR privind auditul calității sunt respectate.

Astfel, majoritatea auditorilor atunci când își construiesc dosarele de audit au în vedere urmatoarea structură:

Obiective generale – dosarul de audit trebuie să conțină :

Copii ale informațiilor financiare asupra cărora s-a convenit efectuarea anumitor proceduri;

Contractul de prestări servicii / Scrisoarea de acceptare a misiunii care confirmă acceptarea de către auditor a numirii lui și ajută la prevenirea neîntelegerilor privind anumite aspecte;

Raportul constatărilor efective realizat conform ISRS 4400.

Termenii misiunii – Contractul de prestări servicii / Scrisoarea de acceptare a misiunii trebuie să conțină :

Natura misiunii, informații financiare și informații nefinanciare;

Obiectivele misiunii:

efectuarea de către auditor a procedurilor care au fost convenite cu beneficiarul finanțării nerambursabile precum și cu alți terți;

raportarea constatărilor efective de către auditor;

Standardele și procedurile aplicate precum :

Referire la ISRS 4400 care a fost aplicat pentru misiunile convenite;

Procedurile care trebuie efectuate așa cum s-a convenit cu beneficiarul;

Referire la utilitazarea raportului constatărilor efective doar de către părțile care au convenit acest lucru;

Referirea la faptul că nu se emite un raport de audit(o opinie), ci un raport al constatărilor efective;

Natura informațiilor ce trebuie furnizate de către clientul de audit.

Planificarea auditului presupune :

Documentarea de către a aspectelor legate de independeța sa și a echipei de audit, în conformitate cu Codul Etic și cu testele din cadrul secțiunii B2 „Acceptarea desemnării sau resemnării” din Ghidul privind auditul calității;

Dacă auditorul nu este independent față de clientul angajamentului, acest lucru trebuie specificat în Raportul privind constatările efective;

Documentarea de către auditor a faptului că s-a asigurat împreună cu reprezentanții entității și cu părțile specificate că există un acord clar privind procedurile stabilite și condițiile misiunii;

Documentarea de către auditor a unor proceduri alternative în situația în care anumite părți beneficiare ale raportului nu au participat la convenirea procedurilor;

Actualizarea cunoașterii generale a activității clientului conform cerințelor secțiunii B3 „Cunoașterea clientului și evaluarea riscurilor” din Ghidul privind auditul calității;

Întocmirea unui plan de abordare a procedurilor convenite, astfel încât să se efectueze un angajament eficient conform ISRS 4400 și secțiunii B9 „Planificarea auditului”;

Documentarea discuției inițiale cu clientul, pentru prezentarea planificarii misiunii și a discuțiilor asupra aspectelor cerute de secțiunea B1 „Lista de verificare a planificării”;

Stabilirea sarcinilor pe care clientul le poate îndeplini, în funcție de natura misiunii;

Dacă auditorul folosește la efectuarea propriu-zisă a testelor de audit, un prag de semnificație și o dimensiune a eșantionului, atunci el trebuie să documenteze raționamentul profesional conform căruia a stabilit cele două componente precum și procentul în care s-a testat soldurile sau rulajele respective.

Activitatea de efectuare a procedurilor convenite presupune:

Întocmirea dosarului de lucru care trebuie să conțină documentarea aspectelor importante în furnizarea probelor care susțin constatările din raport precum și probele conform cărora misiunea a fost efectuată în conformitate cu ISRS 4400;

Utilizarea procedurilor specifice pentru obținerea probelor de audit prevăzute în ISRS 4400 (investigații și analize; recalculări; observări; inspecții);

Documentarea cerințelor specifice ale fiecarei secțiuni aplicabile (secțiunile de la D la U ), în funcție de natura misiunii pe baza de proceduri convenite;

Referențierea adecvată astfel încât să fie permisă evidențierea probelor de audit;

Existența unui sistem de bifare și verificarea calculelor matematice;

Respectarea structurii foilor de lucru;

Obținerea unei declarații din partea conducerii clientului de audit pentru asumarea responsabilității pentru furnizarea unor informații financiare reale;

Revizuirea analitică a informațiilor financiare pentru care vor fi aplicate procedurile convenite.

Finalizarea angajamentului presupune:

Documentarea secțiunii A „Finalizarea auditului” din Ghidul privind auditul calității (secțiunile A3-A14);

Documentarea revizuirii concluziilor care reies din probele de audit obținute, considerate bază pentru întocmirea Raportului de constatări efective (Secțiunea A14 „Raportul de audit”);

Întocmirea unui raport al auditorului ca urmare a efectuării angajamentului care trebuie să cuprindă anumite elemente de bază precum :

Destinatarul (clientul care a solicitat misiunea);

Informațiile financiare sau nefinanciare asupra cărora s-au aplicat procedurile convenite;

Declararea faptului că angajamentul s-a realizat conform standardelor aplicabile;

Declararea neindependenței auditorului dacă este cazul;

Identificarea scopului pentru care s-au efectuat procedurile convenite;

Enumerarea procedurilor efectuate;

Descrierea detaliată a constatărilor efective la care auditorul a ajuns în urma realizării procedurilor convenite;

Declararea faptului că procedurile pe care auditorul le realizează nu constituie un audit și de aceea nu se exprimă nicio asigurare;

Declararea faptului că raportul este adresat strict acelor părți care au convenit pentru procedurile care au fost efectuate;

Declararea faptului că raportul se referă doar la datele și informațiile cuprinse de cererea de rambursare și anexele acesteia și că acesta nu face referire la situațiile financiare privite ca întreg.

Documentarea discuțiilor finale cu clientul (secțiunea B11) referitoare la problemele constatate în realizarea angajamentului privind procedurile convenite.

2.3 AUDITAREA FONDURILOR EUROPENE – COMPARAȚII ÎNTRE ISRS 4400 ȘI ISA 805

Camera Auditorilor financiari din Romania și Ministerul Fondurilor Europene au încheiat la începutul anului 2014 un protocol de colaborare privind modul de organizare și de desfășurare a activității de audit financiar pentru fondurile europene și alte fonduri nerambursabile, care a condus la necesitatea modificării cadrului de raportare.

Acest protocol de colaborare prevede că „ Autoritățile responsabile cu autorizarea, reglementarea și supravegherea sistemului financiar al instrumentelor structurale, trebuie să conlucreze pentru a asigura transparența , stabilirea și integritatea sitemului, precum și protecția împotriva neconformității practicilor beneficiarilor de fonduri cu cadrul stabilit prin reglementări naționale și europene.

Tot în cadrul acestui protocol mai este specificat faptul ca „ Auditorii financiari trebuie să-și asume responsabilitatea pentru Raportul financiar independent cu privire la opinia independentă asupra cheltuielilor și surselor de finanțare ale proiectului auditat, în conformitate cu standardele internaționale de audit ale Federației Internaționale a Contabililor (IFAC) adoptate integral de Cameră.”

Înaine de apariția acestui Protocol, majoritatea misiunilor de audit presupuneau întocmirea de către auditor a unui Raport de constatări factuale, așa cum a fost reglementat de Autoritățile de Management din cadrul diverselor Programe Operaționale, respectiv realizarea unei misiuni de efectuare a procedurilor convenite referitor la datele și informațiile cuprinse în cererile de rambursare, în conformitate cu ISRS 4400.

Autoritățile de Management sau Organismele Intemediare utilizau aceste constatări factuale pentru evaluarea realității, exigibilității si exactității cheltuielilor solicitate de beneficiarul fondurilor nerambursabile în cererile de rambursare.

Principala modificare aparută îi obligă pe auditori să realizeze misiuni de asigurare cu scop special (ISA 100-805) referitoare la eligibilitatea cheltuielilor și a surselor de finanțare primite sau solicitate de beneficiarii de fonduri prin intermediul cererilor de rambursare a cheltuielilor pentru a oferi suficiente asigurări Autorităților de Management .

Tot în cadrul acestui protocol mai este specificat faptul că pentru realizarea acestor misiuni de asigurare auditorii trebuie să îndeplinească anumite condiții printre care amintim:

să fie auditori financiari de categorie A ;

să fie absolvenți ai cursurilor de specializare și perfecționare pentru fonduri europene ;

să promoveze testul de verificare a cunoștințelor privind legislația națioanală și europeană a fondurilor europene.

În rândul practicienilor din domeniu aceste modificări au stârnit nenumărate controverse, unii auditori considerând că introducerea acestor condiții ar contribui la creșterea semnificativă a calității misiunilor de audit , însă alți auditori nu privesc cu ochi buni aceste condiții,considerându-le adevărate piedici.

Pornind de la aceste considerente practicienii au încercat să indentifice elementele de diferențiere dintre cele două cadre de raportare avute în discuție respectiv ISRS 4400 și ISA 805.

Astfel pricipalele elemente de diferențiere sunt prezentate în cadrul tabelului de mai jos :

Tabelul 2 : Comparație între ISRS 4400 și ISA 805

Sursa :proiecție proprie

Analizând toate aceste considerente putem concluziona că elementele de diferențiere dintre cele două standarde vor avea un impact direct și major asupra modului de lucru al auditorilor, asupra conținutului dosarelor de audit precum și asupra modului de raportare în cadrul misiunilor de auditare a proiectelor cu finanțare nerambursabilă.

***

Analizând literatura de specialitate am ajuns la câteva concluzii esențiale. Majoritatea autorilor sunt de părere că documentația de audit este foarte importantă deoarece reprezintă dovada muncii realizate de auditori. Ei consideră că este necesară o standardizare a documentelor de lucru astfel încât orice alt auditor să înțeleagă constatările făcute și concluziile la care a ajuns auditorul.

Beneficiarii fondurilor nerambursabile primite de la Uniunea Europeană au obligația de a certifica toate cheltuielile solicitate spre rambursare, fiind necesară realizarea de către auditorii independenti a unor proceduri convenite pentru a verifica acuratețea cererilor de rambursare a cheltuielilor întocmite de beneficiari.

Auditorii financiari trebuie să documenteze toate aspectele importante pentru furnizarea probelor de audit pe baza carora realizează raportul constatărilor efective, precum și acele probe conform cărora misiunea a fost realizată respectând Standardul ISRS 4400 și termenii misiunii.În cadrul auditului proiectelor cu finanțare nerambursabilă, auditorilor le-a fost lăsată libertatea de a-si alege modul de constituire al dosarelor de audit atâta timp cât normele minimale emise de CAFR privind auditul calității sunt respectate.

3. STUDIU DE CAZ: ÎNTOCMIREA UNUI DOSAR DE AUDIT ÎN CADRUL UNUI PROIECT CU FINANȚARE NERAMBURSABILĂ

3.1 Prezentarea generală a proiectului

Titlul proiectului : Securitate si siguranta la locul de munca

Finantator : POSDRU, Axa prioritara 3 ,, Cresterea adaptabilitatii lucratorilor si a intreprinderilor”, Domeniul major de interventie 3.3 ,,Dezvoltarea parteneriatelor si incurajarea initiativelor pentru partenerii sociali si societatea civila”

Beneficiar : Asociatia Buna Vestire – scopul asociatiei: promovarea dialogului social, statut fiscal: neplatitor de TVA;

Partener 1 : Asociatia Corona – scopul asociatiei: promovarea incluziunii sociale si combaterea oricarei forme de discriminare, neplatitor de TVA;

Partener 2 : societatea Life 4 People SRL – obiect de activitate: servici complete de recrutare si plasare forta de munca, platitor de TVA.

Perioada proiectului: 01.10.2009 – 30.09.2011

Localizarea proiectului : Romania, Regiunea VEST, Judet : Arad, Caras-Severin, Hunedoara, Timis

Bugetul proiectului: 2.880.000 lei

Suma maxima a finantarii nerambursabile 2.822.400 lei

Bugetul proiectului structurat pe categorii de cheltuieli si pe perioade este prezentat in tabelul urmator:

3.2 Obiectivele misiunii de proceduri convenite

Principalele obiective ale misiunii de proceduri convenite reies din scrisoarea de angajament a auditorului.

Ref. B1.3.1

SCRISOARE DE MISIUNE

Nr.5/02.09.2011

Către

Asociația Buna Vestire Timișoara

D-lui Vasile Ciprian

Această scrisoare reprezintă o confirmare a înțelegerii noastre privind termenii și obiectivele misiunii noastre, precum și naturii și limitării serviciilor pe care noi le vom furniza. Misiunea noastră va fi în conformitate cu Standardul Internațional pentru Servicii Conexe (ISRS 4400) aplicabil misiunilor privind procedurile convenite și vom indica acest lucru și în raportul nostru.

Suntem de acord să efectuăm următoarele proceduri de verificare a eligibilității cheltuielilor solicitate de către beneficiarul raportului financiar al proiectului:

Proceduri generale,

Conformitatea cheltuielilor cu contractul de finanțare,

Selectarea cheltuielilor ce vor fi verificate,

Capitole, subcapitole, articole de cheltuieli,

Selecționarea articolelor de cheltuieli

Verificarea cheltuielilor,

Eligibilitatea cheltuielilor,

Exactitate și înregistrare,

Clasificarea și încadrarea cheltuielilor,

Realitatea – angajarea și efectuarea,

Conformitatea cu regulile de achiziție,

Rata de acoperire a cheltuielilor.

Verificarea încasărilor proiectului

Și să vă raportăm constatările efective care rezultă din activitatea noastră.

Procedurile se întind pe perioada 01.09.2011 – 21.10.2011. Ele au la bază documentele și înregistrările contabile privind achizițiile, plata salariilor și alte plăți efectuate pentru proiectul POSDRU/2903./3.3/G/2009 Securitate și siguranță la locul de muncă. Pentru efectuarea procedurilor vor fi contactate persoanele care au inițiat contractele, cei care au recepționat materiale și lucrări, care au efectuat înregistrările contabile, precum și terții pentru confirmări externe.

Procedurile pe care noi le vom efectua sunt exclusiv pentru a vă sprijini pe dumneavoastră să justificați cheltuielile efectuate din fonduri europene. Raportul nostru nu va fi folosit în nici un alt scop și este exclusiv pentru informarea dumneavoastră și a Autorității de Management.

Procedurile pe care noi le vom efectua nu vor constitui un audit sau o revizuire realizate în conformitate cu Standardele Internaționale privind Misiunile de Revizuire și, în consecință, nu va fi exprimată nici o asigurare.

Așteptăm în continuare o colaborare deplină cu echipa dumneavoastră și credem că aceasta ne va pune la dispoziție orice înregistrări, documente și alte informații cerute în legătură cu misiunea noastră.

Onorariul nostru a fost stabilit în contractul de prestări servicii nr. 11/10.10.2009.

Vă rugăm să semnați și să returnați copia atașată acestei scrisori pentru a indica faptul că este în conformitate cu înțelegerea dumneavoastră a termenilor misiunii.

Neagoe Catalin

Auditor financiar

Luat la cunoștință și acceptat în numele Asociației Buna Vestire Timișoara

Vasile Ciprian

3.3 Structura dosarului de audit

Pentru a realiza un dosar de audit aferent misiunii de proceduri convenite am realizat foile de lucru aferente secțiunilor de planificare (secțiunea B), proceduri de fond (secțiunile O și P ) și finalizarea angajamentului (secțiunea A).

Secțiunea B – Planificare

Ref B 1.6.1

PROCES VERBAL AL ÎNTÎLNIRII ȚINUTE LA SEDIUL CLIENTULUI PE DATA DE 02.09.2011 LA ORA 10:00 AM.

Au participat din partea SC NOA AUDIT SRL

Neagoe Catalin – auditor financiar

Ciuteanu Raul – membru echipă audit

Din partea Asociației Buna Vestire

Vasile Ciprian – director executiv

Filip Maria – director economic

In cadrul acestei intalniri s-au discutat:

Stadiul derulării proiectului

Cerințele finanțatorului pentru întocmirea documentației privind depunerea primei cereri de rambursare

Relația beneficiarului cu partenerii

Modul de implicare al angajaților în derularea proiectului

Procedurile utilizate de auditor pentru culegerea probelor

Necesitatea punerii la dispoziția auditorului a tuturor informațiilor necesare realizării auditului in timp util

S-a menționat că ultima cerere de rambursare se va depune conform graficului estimat, data estimată de depunere a cererii este 31.10.2011

SOCIETATEA DE AUDIT SOCIETATEA CLIENT

_____________________ ___________________

B 2.1.5

Obiectiv

Test 5:Există cineva care este de asemenea salariat al clientului angajat și al firmei de audit sau admis ca partener?

Test 6:A fost vreunul/unii dintre salariați înlocuit/ți, angajat/ți de clientul de audit într-un post de conducere?

Test 7:Există un membru al echipei misiunii (sau un membru de familie apropiat al oricăruia dintre aceștia) care a părăsit firma și care a fost angajat de client în mai puțin de 2 ani de la plecare?

Test 8:A fost un angajat sau partener al firmei (sau un membru de familie apropriat al oricăruia dintre aceștia) desemnat să facă parte din consiliul director al clientului sau din oricare subcomitet al acelui consiliu sau în oricare altă poziție în cadrul clientului care deține în mod direct sau indirect mai mult de 20% din drepturile de vot în cadrul clientului, sau în care clientul de audit deține direct sau indirect mai mult de 20% din drepturile de vot?

Test 17:Există aranjamente pentru onorarii contingente (fie ca urmare a cunoștințelor fie prin notificare) cu privire la acest client?

Test 18:Există interese financiare directe sau indirecte pentru acest client din partea unui partener sau a oricărei persoane care ar putea să influențeze auditul și rezultatul auditului, sau un membru apropiat al familiei acestuia?

Test 19:Are firma sau cineva apropiat firmei credite sau garanții de la sau către client?

Test 20:Există relații de afaceri între firmă și clientul de audit, cu excepția acelora care respectă principiul lungimii de braț și care sunt nesemnificative pentru ambele părți?

Test 21:Există litigii actuale sau o amenințare de litigiu între client și firmă?

Test 22:Au fost primite cadouri sau servicii semnificative de la client și s-au oferit clientului cadouri sau sponsorizări?

Test 23:Au fost oferite alte servicii non-audit clientului?

Test 24:Există orice alte conflicte de interese, actuale sau potențiale, sau orice alt motiv pentru care obiectivitatea și independența noastră să fie amenințate?

Test 25:Acolo unde clientul este o “companie mică”, a fost numit ca director al clientului sau într-o poziție cheie, un fost partener al firmei care a avut la acest client responsabilități de partener de misiune, partener independent pentru revizuire, partener cheie de audit, sau partener în lanțul de comandă în relația cu acest client la orice dată în ultimii 2 ani?

Test 27:Este clientul o “companie mică”, și firma a furnizat servicii non-audit către client?

Activitate desfasurata

Pentru a răspunde tuturor testelor de mai sus a avut loc o întâlnire atât cu participanții la misiunea de audit din partea societății de a audit, cât și cu conducerea clientului de audit. În cadrul acestor două întâlniri au fost discutate punctual toate aspectele mentionate mai sus.

In plus responsabilul de misiune s-a asigurat sa exista declarartii de independenta completate de intreaga echipa de audit care participa la aceasta misiune.

Vezi B 2.1.5.1

Rezultat

În urma discuțiilor avute atât cu membrii echipei de audit cât și cu conducerea clientului, nu au rezultat nici un fel de probleme în ceea ce privește dependența față de clientul de audit.

Concluzie

Societatea de audit este total independentă față de Asociația Buna Vestire deci nu sunt probleme de încălcare a Codului de conduită etică și profesională.

Semnătura membrilor Semnătura conducerii

echipei de audit clientului de audit

………………………. ………………………

………………………. ………………………

Ștampila societății de audit Ștampila clientului de audit

B.2.1.5.1

Entitatea auditată: Asociatia Buna Vestire

Numele și prenumele Neagoe Catalin

Data: 02.09.2011

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Dacă ați răspuns cu DA la punctele de la 1 la 9, vă rugăm motivați răspunsul.

Semnătura

NEAGOE CATALIN

B 3.4

Obiectiv

Obțineți și înregistrați o înțelegere a selecției și aplicării politicilor contabile ale entității și evaluați dacă ele sunt adecvate pentru afacere și consecvente cu schemele financiare de raportare aplicabile și cu politicile contabile folosite în industria relevantă. ISA315

Asigurați-vă că la dosar se găsește o listă a principalelor politici contabile.

Activitate desfasurata

Obiectivul auditorului este de a obține suficiente probe de audit adecvate cu privire la măsura în care:

estimările contabile, politicile contabile, inclusiv estimările contabile la valoarea justă, din situațiile financiare, fie recunoscute sau prezentate, sunt rezonabile; și

prezentările aferente din situațiile financiare sunt adecvate,

în contextul cadrului de raportare financiară aplicabil.

Rezultat

In urma documentelor primite (vezi dosarul permanent) si a discutiilor cu clientul de audit, consideram ca avem cunostiinte la zi despre client.

Am constat ca se aplica politici contabile adecvate pentru afacere și consecvente cu schemele financiare de raportare aplicabile și cu politicile contabile folosite în domeniul de activitate unde activeaza clientul. Clientul și-a elaborat manualul propriu de politici contabile pentru evidențierea activității de derulare a proiectelor cu finanațare nerambursabilă .

Concluzie

Auditorul financiar dovedeste o intelegere a aplicarii estimarilor politicilor contabile ale entitatii.

PLANIFICAREA AUDITULUI – PREZENTARE GENERALĂ

OBIECTIV:

Sa ne asigurăm că toate punctele de mai jos au fost luate în considerare și documentate de către auditor pe parcursul planificăarii auditului

CERINȚE ALE MISIUNII

Termenii misiunii și orice responsabilități statutare – audit cheltuielilor solicitate la rambursare prin Cererea de rambursare nr. 5 aferentă perioadei 01.09.2011 – 21.10.2011

Orice cerințe de reglementare generate de decizia de a menține misiunea – nu se aplică

Orice considerente etice, inclusiv evaluările independenței și obiectivității (și orice măsuri de protecție în vigoare) – independența nu este afectată

Evaluarea riscului de numire – nu există

CUNOAȘTEREA DOMENIULUI DE ACTIVITATE AL ENTITĂȚII

Domeniul de activitate, reglementare și alți factori externi:

Cadrul de Raportare Financiară aplicabil – Entitatea aplică reglementări contabile conform OMEF 1969/2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial. De asemenea pentru evidențierea în contabilitate a operațiunilor efectuate în cadrul proiectului se au in vedere recomandările finanțatorului prevăzute în Manualul Beneficiarului referitoare la monografia contabilă.

Condițiile domeniului de activitate: organizație neguvernamentală.

Mediul de reglementare (inclusiv detalii ale legilor și reglementărilor esențiale referitoare la derularea activității comerciale a clientului) – supravegheată de AM POSDRU

Alți factori externi care afectează, în mod curent, afacerile entității – nu este cazul

Natura entității:

Activități de afaceri: servicii sociale si promovare a dialogului social

Investiții: constă în toate achizițiile prevăzute în planul de achiziții pentru implementarea activităților prevazute în bugetul proiectului auditat

Finanțare: fondurile nerambursabile din cadrul Fondului Social European precum și un procent de 2% din fonduri proprii

Cerințe de raportare financiară – conform prevederilor contractului de finantare și conform graficului de depunere al cererilor de rambursare

Părți afiliate – nu este cazul

Obiective, strategii și riscuri aferente afacerii:

Existența obiectivelor (de ex. modul în care entitatea abordează domeniul de activitate, reglementarea și alți factori externi) – Beneficiarul finanțării urmărește obiectivele așa cum sunt ele menționate în cererea de finantare și conform calendarului activităților ce vor fi implementate

Efectele implementării unei strategii, în special orice efecte care vor genera noi cerințe contabile (un risc potențial aferent afacerii ar putea fi, de exemplu, implementarea incompletă sau incorectă) – cerința finanțatorului de a ține o contabilitate distinctă față de cea curentă poate genera o politică contabilă distinctă față de cea existentă până la finanțarea prezentului proiect

Evaluarea și revizuirea performanței financiare a entității – nu există un precedent similar pentru a putea fi apreciat acest aspect

Factori economici generali și condiții ale mediului de activitate care afectează afacerile entității – reglementările speciale pentru implementarea proiectelor din fonduri POSDRU

Caracteristici importante ale entității, mediului său de activitate, al afacerilor sale, al strategiilor principale de afaceri, al performanței financiare sau al cerințelor sale de raportare, inclusiv modificări apărute de la auditul anterior – nu sunt modificări importante

Stilul de operare și conștiinciozitatea controalelor directorilor și conducerii. – controalele conducerii sunt efectuate cu regularitate prin intermediul consiliului director

Cunoștințele cumulate ale auditorilor cu privire la sistemele contabile și de control intern și la orice modificări neașteptate apărute în cadrul perioadei – nu este cazul

CONSIDERENTE REFERITOARE LA FRAUDĂ

Actualizarea cu privire la orice cazuri de fraudă identificate în perioada anterioară – nu s-au identificat cazuri de fraudă

Rezultatele discuțiilor cu conducerea cu privire la evaluarea de către aceasta a fraudei, în cursul anului curent – conducerea entității are ca obiectiv și identificarea cazurilor de fraudă

Rezultatele discuțiilor cu conducerea cu privire la măsura în care au fost identificate orice fraude, în cursul anului curent – conducerea este preocupată de identificarea fraudelor

Analizați dacă clientul este mai susceptibil de a comite fraude și discutați orice factori de risc – riscul de fraudă este redus

Analizați dacă există orice riscuri specifice de fraudă asociate domeniului de activitate al clientului – riscul de fraudă este redus

Abordarea fraudei aferente auditului din anul curent – nu s-a identificat nici un caz de fraudă

RISCUL ȘI PRAGUL DE SEMNIFICAȚIE

Stabilirea pragului de semnificație în scopuri de planificare a auditului – nu este cazul

Evaluările estimate ale riscurilor de eroare și identificarea oricăror domenii semnificative ale auditului – riscurile de eroare pot fi generate de sistemul informatic

Aspecte semnificative generate de revizuirea analitică preliminară – nu este cazul

Orice indicație, inclusiv experiența anilor anteriori, potrivit căreia, din cauza fraudei, sau din orice alte motive, pot apărea denaturări care pot avea un efect semnificativ asupra situațiilor financiare – nu există

Identificarea domeniilor contabile complexe, inclusiv cele care implică estimări contabile – nu este cazul

Stabilirea dimensiunii eșantionului inițial – nu este cazul

NATURA, MOMENTUL ȘI AMPLOAREA PROCEDURILOR

Realizarea dosarului de audit și accentul relativ acordat testelor controalelor și procedurilor de fond – dosarul de audit se va realiza conform Ghidului privind Auditul Calitatii aprobat de CAFR.

Abordarea numirii și ajustarea programelor de lucru – se vor utiliza doar sectiunile aplicabile din dosar, iar pentru operațiuni specifice se vor crea obiective noi

Coordonarea, gestionarea, supravegherea și revizuirea – va fi asigurata de Predescu Crisitian partener de audit

Implicarea altor auditori, inclusiv a altor persoane din aceeași firmă, în auditul componentelor, de exemplu sucursale, filiale și diviziuni – nu este cazul

Implicarea în comunicarea cu experții, organizațiile prestatoare de servicii, alte părți terțe și auditori interni – nu este cazul

Numărul locațiilor – sediul principal și sediul activitatilor proiectului sunt în Timișoara

Cerințe privind personalul – program de lucru, buget, evaluări ale personalului și selectarea personalului – personalul este calificat, evaluarea și selecșia se face conform cerintelor emise de către AM POSDRU precum și în conformitate cu regulamentul intern

Conținutul estimat sau Aspecte în atenția partenerului

Revizuirea partenerului independent, dacă este cazul

ALTE ASPECTE

Posibilitatea ca principiul de continuitate a activității să fie inadecvat – nu este cazul

Natura și momentul oportun al rapoartelor sau altor comunicări cu entitatea, estimate a avea loc potrivit termenilor misiunii – comunicare pe parcursul activității de audit, termen estimat de finalizare conform graficului de depunere al cererilor de rambursare

Scrisoarea în atenția persoanelor însărcinate cu guvernanța – este menționată emiterea, în contractul incheiat

Scrisoarea de reprezentare – este semnata de către client

Persoane de contact/numere de telefon utile: Vasile Ciprian, director executiv si manager de proiect, Filip Maria director economic

CONCLUZIE:

Toate aspectele mai sus prezentate au fost luate in considerare si revizuite de catre responsabilul de misiune.

PLAN DE ACTIVITATE

pentru misiunea de audit proceduri convenite aferentă cererii de rambursare nr. 5

Procesul verbal al întâlnirii ținute la sediul clientului

pe data de 03 septembrie 2011 la ora 10:00 am.

Au participat din partea NOA AUDIT SRL

Neagoe Catalin – auditor financiar

Ciuteanu Raul – membru echipă audit

Din partea Asociației Buna Vestire

Vasile Ciprian – director executiv

Filip Maria – director economic

In cadrul acestei intalniri s-au discutat:

Stadiul primirii documentației de la parteneri

Procedurile de arhivare în vederea transmiterii documentației la finanțator

Aspecte contabile privind modul de înregistrare a proiectului în contabilitatea analitică referitoare la operațiunile proiectului

Procedurile de achiziții utilizate până în prezent

1 procedura studiu al pietei – pentru achizitii ce au o valoare estimata sub 15.000 eur

2 procedura competitita – pentru achizitii ce au o valoare estimata peste 15.000 eur

Comunicarea auditorului cu clientul va fi verbală și în scris.

Data la care va primi cererea de rambursare a cheltuielilor nr 5 și evidența cheltuielilor – s-a convenit data de 25.10.2011, raportul preliminar al auditorului va fi disponibil la data de 28.10.2011.

SOCIETATEA DE AUDIT SOCIETATEA CLIENT

_____________________ ___________________

DISCUȚIILE CU ECHIPA MISIUNII

Încheiată azi 03.09.2011 cu ocazia ședintei de pregătire a misiunii de auditarea a cererii de rambursare a cheltuielilor nr.5 aferenta perioadei 01.09.2011 – 21.10.2011

Sedinta a fost condusa de Neagoe Catalin in calitate de responsabil de misiune.

Au participat membrii echipei de audit: toți membrii echipei

Responsabilul de misiune a prezentat echipei de audit urmatoarele:

Informații despre client

Planul de audit

Bugetul de timp

Procedurile de audit

Au fost discutate următoarele:

Sarcinile care revin fiecarui membru al echipei cu referire la secțiunile incredintate

Legislația relevantă aplicabilă activității clientului

Planul și bugetul de timp alocat

Politicile contabile aplicabile clientului

Manualul de audit pe fiecare secțiune și procedurile specifice care trebuie aplicate

Termenul estimat de finalizare a auditului, respectiv 31 octombrie 2011.

Membrii echipei de audit au luat act de toate cele discutate si sunt de acord sa actioneze in consecinta.

PARTENER RESPONSABIL DE MISIUNE

NEAGOE CATALIN

MEMBRII ECHIPEI

Secțiunea O – Achiziții și cheltuieli

ACHIZIȚII ȘI CHELTUIELI

OBIECTIVELE AUDITULUI

1. Asigurarea că achizițiile și cheltuielile nu sunt denaturate și sunt clasificate corect.

2. Asigurarea că toate elementele sunt înregistrate în perioada corectă.

3. Asigurarea că elementele care necesită prezentări specifice sunt raportate corect.

4. Asigurarea că registrul jurnal este păstrat corect.

CONCLUZII

Exceptând aspectele menționate pentru persoana însărcinată cu revizuirea, în opinia mea, a fost obținută o asigurare suficientă de audit pentru a ne permite să concluzionăm că achizițiile și cheltuielile nu sunt denaturate semnificativ în situațiile financiare.

Semnat Ciuteanu Raul Data 21.10.2011

Revizuit Neagoe Catalin Data 26.10.2011

Ref O2

Obiectiv:

Pregătiți un istoric al nivelului achizițiilor și cheltuielilor pentru anul în curs. Comparați rezultatul cu anii, bugetele și așteptările anterioare. Comentați asupra profilului furnizorului, diversității cheltuielilor și tranzacțiilor neobișnuite sau singulare.

Activitate desfășurată:

S-au purtat discuții cu conducerea clientului de audit în vederea obținerii unei liste cu cheltuielile lunare din cursul perioadei auditate (vezi O.2.1). Se compară cheltuielile lunare din perioada auditată, se explica tendințele și variatiile importante.

Se cauta dupa elemente singulare sau neobișnuite.

Se reconciliază profilul furnizorilor cu cel din politicile si procedurile proprii.

Rezultat:

Din discutiile purtate cu clientul de audit rezultă că toate achizițiile derulate în perioada auditată s-au realizat conform listei de achiziții planificate pentru anul 2 de implementare.

Achizițiile derulate sunt eligibile și prevazute în justificarea bugetului – anexa la cererea de finantare.

Furnizorii au fost contractați respectând legislația aplicabilă pentru achizițiile derulate în cadrul proiectelor POSDRU de către beneficiari care nu sunt autorități contractante, respectiv Instrucțiunea privind achizițiile publice nr. 26/2010.

Concluzie:

Ca urmare a revizuirii analitice a achizițiilor și cheltuielilor, acestea sunt în mod corect declarate.

Secțiunea P – Salarii

P 2.1.

Secțiunea A – Finalizarea angajamentului

CONCLUZIA AUDITULUI

OBIECTIVELE AUDITULUI

ISA230 ISA220

1. Să ofere asigurarea că opinia de audit exprimată este susținută în mod corespunzător de munca efectuată, de probele de audit, muncă documentată de concluziile trase.

2. Să ofere asigurarea că dosarele de lucru furnizează o înregistrare adecvată a activității care s-a efectuat și a concluziilor la care s-a ajuns.

3. Să ofere asigurarea că activitatea de audit efectuată este conformă cu Standardele Internaționale de Audit și este efectuată în conformitate cu standardele stabilite de către firmă.

4. Să ofere asigurarea, dacă este necesar, că activitatea efectuată de fiecare dintre membrii echipei de audit este revizuită de persoane cu experiență mai mare în firmă.

5. Să atragă atenția partenerului asupra tuturor punctelor problematice cu privire la audit sau conturi.

6. Să documenteze toate discuțiile importante, copiile corespondenței dintre firmă și client etc., care sunt relevante pentru conturi și pentru audit .

7. Să se asigure că există:

a)Scrisoarea de misiune curentă;

b)Scrisoarea de reprezentare; și

c)Raportul în scris al conducerii.

CONCLUZIE

Consider că obiectivele menționate mai sus au fost îndeplinite.

Semnătura: Ciuteanu Raul Data : 28.10.2011 Revizuit: Neagoe Catalin Data : 31.10.2011

DEFINITIVAREA AUDITULUI – CONCLUZIILE PARTENERULUI DE AUDIT

A.5.1.1

Obiectiv:

Am luat in considerare Planificarea Auditului si Programul Aspectelor Importante si am documentat concluziile mele.

Activitatea de audit :

Responsabilul de misiune a revizuit planificarea auditului, apoi pe baza manualului de control al calitatii (conform ISA 220 si ISQC 1) a urmarit modul de desfasurare si documentare a auditului, asigurandu-se ca echipa de audit a adunat probe suficiente si relevante care sa sustina opinia de audit emisa.

Rezultat:

In urma activitatii desfasurate, de revizuire(vezi fiecare foaie de lucru poarta semnatura de revizuit) am constatat ca au fost respectate standardele de audit.

Concluzii:

– constatarile effective sunt sustinute in mod corespunzator de munca efectuata, de probele de audit, de existenta dosarelor si a probelor de audit;

– dosarele de lucru furnizeaza o inregistrare adecvata in foile de lucru a activitatii care s-a efectuat si a concluziilor la care s-a ajuns;

– activitatea de audit efectuata este conforma cu Standardele Internationale de Audit si cu manualul de procedure interne – standardele firmei.

– activitatea efectuata de fiecare dintre membrii echipei de audit este revizuita de personae cu experienta mai mare in firma;

– a fost atrasa atentia partenerului asupra tuturor punctelor problematice cu privire la audit si conturi;

– au fost documentate toate discutiile importante, copiile corespondentei dintre firma si client etc., care sunt relevante pentru conturi si pentru audit;

– exista: Scrisoarea de misiune curenta, Scrisoarea de reprezentare si Declaratiile conducerii.

Ref A6.18

Procesul verbal al întâlnirii ținute la sediul Asociației Buna Vestire din Timișoara pe data de 28.10.2011 la ora 15

Au participat din partea SC NOA AUDIT SRL

Neagoe Catalin– auditor financiar

Ciuteanu Raul – membru echipă audit

Din partea Asociației Buna Vestire

Vasile Ciprian – director executiv, manager de proiect

Filip Maria – director economic

În cadrul acestei întalniri s-au discutat

Proiectul de scrisoare cu caracter confidential care cuprinde recomandările auditorului

Scrisoarea de confirmare a declarațiilor

Aprobarea cererii de rambursare a cheltuielilor nr 5 aferenta perioadei :

01.09.2011 – 21.10.2011

Proiectul de raport de constatări efective

Raportul de constatări efective

Managerul de proiect a fost informat că în urma verificărilor efectuate, având ca baza procedurile convenite aplicate nu s-au constatat în totalul cheltuielilor verificate poziții de cheltuieli care să nu îndeplinească condițiile de a fi eligibile.

SOCIETATEA DE AUDIT SOCIETATEA CLIENT

_____________________ ___________________

Ref A7.1

Obiectiv:

O Scrisoare către Persoanele Însărcinate cu Guvernanța trebuie să existe în toate cazurile. Includeți observații de ordin general cu privire la orice puncte slabe identificate în sistemul contabil, în sistemul de informații ale conducerii și în sistemul de control intern. Pot fi incluse și informații cu privire la TVA și la sistemul de plată a taxelor. ISA260 ISA240

Anumite probleme ar putea necesita să fie comunicate cât mai curând posibil. (spre exemplu, înainte ca o scrisoare de rutină să fie întocmită sau transmisă).

Activitate desfășurată:

Echipa de audit s-a asigurat ca exista in draft o Scrisoare către Persoanele Însărcinate cu Guvernanța completata cu alte aspecte care au fost relevante pt audit dar care nu au necesitat prezentarea lor in Raportul de constatari efective.

Ne-am asigurat ca dupa caz au fost incluse observații de ordin general cu privire la orice puncte slabe identificate în sistemul contabil, în sistemul de informații ale conducerii și în sistemul de control intern.

Rezultat:

În urma activității desfășurate echipa de audit a constatat că toate problemele relevante au fost aduse la cunoștinta partenerului responsabil de misiune pe parcursul auditului.

Partenerului responsabil de misiune are toate informațiile necesare pt finalizarea misiunii.

Concluzie:

Misiunea de audit s-a desfasurat in conformitate cu manualul de proceduri interne de control al calitatii (ISA 220 si ISQC 1).

Ref. A7.1.1

NOA AUDIT S.R.L.

Către Conducerea Asociației Buna Vestire

În legătură cu auditul cererii de rambursare a cheltuielilor nr. 5

În timpul auditului efectuat la organizație dvs am observat anumite probleme în legătură cu sistemul societății din punct de vedere al controlului, contabil și financiar. Vă recomandăm ca pentru reducerea riscului apariției unor astfel de probleme în viitor, Consiliul director să ia măsurile adecvate.

Recomandări organizatorice

– stabilirea unor proceduri de arhivare a documentelor primite de la parteneri (un set de copii conform cu originalul cu stampila si semnatura reprezentantului legal din partea partenerului precum si un CD cu documentele originale scanate) ca si masura in vederea respectarii cerintei de a asigura arhiva cu documentele proiectului in format electronic.

– organizarea documentelor justificative tehnice pe sectiuni asa cum sunt prevazute in Activitatile eligibile din cadrul Cererii de finantare , anexa la contract

– separarea documentelor justificative financiare specifice proiectului de restul activitatilor derulate de catre organizatie atat pentru lider cat si pentru parteneri

– organizarea documentelor financiare specifice proiectului de asa maniera incat ca sa ofere o imagine cat mai clara a cheltuielilor generate de derularea activitatilor prevazute in calendarul activitatilor anexa la contractul de finantare

– pentru situatia in care decontarea utilitatilor se face din mai multe surse printre care o parte din fondurile proiectului se recomanda pastrarea facturii in original la documentele financiare ale proiectului, iar o copie conforma cu originalul  la dosarul de contabilitate aferent celorlalte activitati ale asociatiei altele decat proiectul.

Prezentele aspecte semnalate de noi au rezultat din documentele puse la dispoziție în timpul auditului cererii de rambursare a cheltuielilor nr. 5 aferentă perioadei de raportare 01.09.2011-21.10.2011.

Data 31.10.2011

Neagoe Catalin

Auditor financiar

Am luat la cunoștință,

Vasile Ciprian

Ref A8.1

Obiectiv:

Asigurați-vă că membrii conducerii furnizează o Scrisoare de Reprezentare semnată care coincide cu data de semnare a raportului de audit. Reprezentarea scrisă, necesară ca probă de audit ar trebui să fie obținută înaintea emiterii raportului de audit. ISA 580

Activitate desfășurată:

Echipa de audit s-a asigurat că există în draft o Declarație a Conducerii in conformitate cu ISA 580 care urmează să fie semnată înainte de semnarea raportului de constatări efective.

Rezultat:

În urma activității desfășurate echipa de audit a constatat că există o declarație a conducerii semnată de conducerea clientului de audit și care respectă prevederile ISA 580.

Concluzie:

Misiunea de audit s-a desfășurat în conformitate cu ISA.

Asociația Buna Vestire Ref. A8.1.1

Declarațiile conducerii către

NOA AUDIT SRL

Prezenta scrisoare de declarație este furnizată în relație cu auditul cererii de rambursare a cheltuielilor atașată, pe care ne-ați furnizat-o pentru perioada 01.09.2011-21.10.2011, aferentă proiectului finanțat din fonduri europene cu nr. POSDRU/2903./3.3/G/2009 intitulat „Securitate și siguranță la locul de muncă” în scopul verificării de către auditor a faptului că sumele (cheltuielile) solicitate de Beneficiar în CRC pentru acțiunea finanțată prin contractul de finanțare au fost efectuate („realitatea desfășurării”), sunt exacte („exactitate”) și eligibile. Confirmăm că, (în deplinătatea cunoștințelor și credințelor, și în urma intervievării așa cum am considerat necesar în scopul informării noastre adecvate):

Cererea de rambursare

Ne-am îndeplinit responsabilitățile de întocmire a evidenței cheltuielilor și a cererii de rambursare a cheltuielilor conform normelor legale în vigoare

Relațiile și tranzacțiile cu partea afiliată au fost justificate și prezentate adecvat în conformitate cu cerințele reglementărilor legale

Informațiile furnizate

V-am furnizat:

Accesul la toate informațiile de care avem cunoștință că sunt relevante pentru întocmirea cererii de rambursare a cheltuielilor, cum ar fi evidențele, documentația și alte aspecte;

Informațiile suplimentare pe care le-ați solicitat de la noi în scopul auditului;si

Accesul nerestricționat la persoanele din cadrul entității de la care dumneavoastră ați considerat că este necesar să obțineți probe de audit.

Toate tranzacțiile au fost înregistrate în evidențele contabile și sunt reflectate în cererea de rambursare a cheltuielilor.

V-am prezentat rezultatele evaluării noastre cu privire la riscul ca cererea de rambursare a cheltuielilor să fie denaturată semnificativ din cauza unei fraude.

V-am prezentat toate informațiile cu privire la fraudă sau la o eventuală fraudă de care avem cunoștință, care afectează entitatea și implică:

Conducerea;

Angajații care dețin roluri semnificative în controlul intern; sau

Alte persoane în cazul în care frauda ar putea avea un efect semnificativ asupra cererii de rambursare a cheltuielilor

V-am prezentat toate informațiile cu privire la fraudă, sau la o fraudă suspectată care afectează cererea de rambursare a cheltuielilor a entității, și care au fost comunicate de angajați, foști angajați, analiști, organe de reglementare sau de alte persoane.

V-am prezentat toate cazurile de neconformitate sau de neconformitate suspectată cu legea și reglementările ale căror efecte ar trebui avute în vedere la întocmirea cererii de rambursare a cheltuielilor.

V-am prezentat identitatea părților afiliate entității și toate relațiile și tranzacțiile cu partea afiliată de care avem cunoștință.

Data 28.10.2011 Manager proiect Vasile Ciprian

RAPORTUL DE AUDIT

OBIECTIVELE AUDITULUI

ISRS 4400

1. Să ofere asigurarea că raportul de audit a fost prezentat corect, în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit, cu alte îndrumări profesionale și reflectă concluziile activității de audit întreprinse.

CONCLUZIE:

Sunt pe deplin mulțumit că obiectivele stipulate mai sus au fost îndeplinite.

Semnatura : Ciuteanu Raul Data: 28.10.2011

Revizuit Neagoe Catalin Data: 31.10.2011

Ref A14.1

Obiectiv :

Revizuiti si evaluate concluziile care decurg din probele de audit obtinute ca fundament al constatarilor efective conform ISRS 4400.

Activitate desfasurata :

Responsabilul de misiune a urmarit daca toate testele din Ghidul privind controlul calitatii au fost documentate in probe de audit, apoi a verificat daca toate concluziile rezultate la fiecare test au fost preluate in tabelele principale de la fiecare sectiune, apoi cele mai importante prezentate in cadrul Sectiunii ,,A 6” (Aspecte importante).

Rezultat :

In urma activitatii desfasurate s-a constatat ca pentru toate testele din Ghidul privind controlul calitatii au fost intocmite probe de audit.

Concluzie:

Constatarile efective sunt sustinute de probe adecvate si suficiente.

Ref A14.2

Obiectiv :

Raportul ar trebui prezentat in conformitate cu formaturile recomandate de ISA.

Activitate desfasurata :

Responsabilul de misiune a urmarit Raportul de constatari efective (constatari factuale) respecta formatul din ISRS 4400.

Rezultat :

In urma activitatii desfasurate s-a constatat ca Raportul de constari efective respecta formatul din ISRS 4400.

Concluzie:

Raportul de constatari efective este intocmit in conformitate cu ISRS.

NOA AUDIT SRL

RAPORT PRIVIND CONSTATĂRILE FACTUALE

Către,

Autoritatea contractantă

Ministerul Municii, Familiei și Protecției Sociale, Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane [AMPOSDRU], București, Romania

Beneficiar

Asociația BUNA VESTIRE, Timișoara

Domnului Vasile Ciprian [director executiv]

31 octombrie 2011

În conformitate cu contractul nostru nr. 11/10.01.2010 cu Asociația BUNA VESTIRE „Beneficiarul” și Specificațiile Tehnice atașate (Anexa 1 a acestui Raport), vă furnizăm Raportul Constatărilor Factuale („Raportul”), referitor la Cererea de rambursare a cheltuielilor atașată pe care ne-ați furnizat-o pentru perioada 01.09.2011– 21.10.2011 (Anexa 2 a Raportului).

Ați solicitat realizarea anumitor proceduri în legătură cu contractul de finanțare în cauză POSDRU/2903./3.3/G/2009 intitulat „Securitate și siguranță la locul de muncă ” denumit „contractul de finanțare”.

Raportul este alcătuit din această scrisoare și detaliile Raportului prevăzute în capitolele 1 și 2.

Obiectiv

Angajamentul nostru a fost de a realiza procedurile agreate cu privire la verificarea cheltuielilor efectuate in cadrul contractului de finanțare semnat între dumneavoastră și Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane [AMPOSDRU] ”Autoritatea Contractantă”. Acest lucru a implicat realizarea anumitor proceduri specifice, ale căror rezultate vor folosi Autorității de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane [AMPOSDRU] pentru a putea formula concluzii proprii pe baza procedurilor executate de noi.

Obiectivul acestui angajament este verificarea de către auditor a faptului că sumele (cheltuielile) solicitate de Beneficiar în CRC pentru acțiunea finanțată de contractul de finanțare au fost efectuate („realitatea desfășurării”), sunt exacte („exactitate”) și eligibile și transmiterea către Beneficiar a Raportului cu privire la realizarea procedurilor agreate. Eligibilitate înseamnă că finanțarea nerambursabilă furnizată a fost cheltuită în conformitate cu temenii și condițiile contractului de finanțare.

Scopul lucrării

Angajamentul nostru s-a realizat în conformitate cu:

– ST din Anexa 1 a acestui Raport și :

– Standardul Internațional privind serviciile conexe („ISRS”) 4400 Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informațiile financiare emis de către Federația Internațională a Contabililor („IFAC”) si adoptat de către CAFR

– Codul etic emis de către IFAC

Deși ISRS 4400 prevede că independența nu este o cerință pentru angajamentele privind procedurile agreate, Autoritatea de Management solicită ca auditorul să respecte de asemenea cerințele de independență prevăzute de Codul etic.

Așa cum s-a solicitat, noi am realizat doar procedurile stabilite în ST pentru acest angajament și am raportat constatările noastre factuale cu privire la aceste proceduri în capitolul 2 al acestui Raport.

Scopul acestor proceduri agreate a fost stabilit exclusiv de către Autoritatea de Management și procedurile au fost realizate exclusiv pentru a sprijini Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane [AMPOSDRU] în a evalua dacă cheltuielile solicitate de Beneficiar în CRC atașată au fost realizate („realitatea desfășurării”), sunt exacte („exactitate”) și eligibile.

Deoarece procedurile întreprinse de noi nu reprezintă un audit sau o revizuire realizată în conformitate cu Standardele internaționale de audit sau Standardele internaționale privind angajamentele de revizuire, noi nu exprimăm nici o asigurare cu privire la CRC atașată.

Dacă am fi întreprins proceduri adiționale sau dacă am fi realizat un audit sau o revizuire a declarațiilor financiare ale Beneficiarului în conformitate cu Standardele internaționale de audit, alte elemente, ar fi putut fi supuse atenției noastre, care v–ar fi fost raportate.

Sursele informațiilor

Raportul prevede informațiile furnizate de managementul Beneficiarului ca răspuns la solicitările noastre prin Raportul tehnic (narativ) si Raportul financiar, Evidența Cheltuielilor, și Reconcilierea bancară, în cadrul Programului Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013, Axa prioritară nr. 3 „Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor” Domeniul major de intervenție 3.3 „Dezvoltarea parteneriatelor și încurajarea inițiativelor pentru partenerii sociali și societatea civilă” precum și informațiile extrase de noi din sistemele informatice și contabilitate ale Beneficiarului. Suplimentar, am obținut informații verbale din partea managementului Beneficiarului, care nu au fost documentate.

De asemenea am obținut aceleași categorii de informații și de la cei doi parteneri ai beneficiarului pentru realizarea proiectului, respectiv Asociația Corona – Partener 1 și Societatea Life 4 People S.R.L. – Partener 2.

Constatări factuale

Valoarea totala a bugetului aprobat prin Contractul de Finanțare POSDRU/2903./3.3/G/2009 din 01.09.2009 este de 2.880.000 lei fără tva din care 2.201.472 lei fără tva reprezintă suma finanțării nerambursabile acordată din FSE [78% din valoarea totala a bugetului aprobat], 620.928 lei fără tva constituie suma finanțării nerambursabile acordată din bugetul național [22% din valoarea totala a bugetului aprobat], și 57.600 lei fără tva reprezintă contribuția proprie a beneficiarului [2% din valoarea totală a bugetului aprobat].

Perioada de derulare a Contractul de Finanțare POSDRU/2903./3.3/G/2009, privind proiectul intitulat „Securitate și siguranță la locul de muncă ” a fost stabilita la 24 luni.

Totalul cheltuielilor care fac subiectul verificărilor vizează perioada 01 septembrie 2011 – 21 octombrie 2011, însumează 294.400 lei fără tva, sumă care este egală cu valoarea totală a cheltuielilor înscrisă in Evidența Cheltuielilor și respectiv în CRC [anexa 2 la prezentul raport]. Suma solicitată de beneficiar la rambursare după deducerea prefinanțării și a contribuției proprii este de 288.512 lei fără tva.

În urma verificărilor efectuate, având ca baza procedurile convenite aplicate [efectuate] de noi nu am constatat în totalul cheltuielilor verificate poziții de cheltuieli care să nu îndeplinească condițiile de a fi eligibile.

Astfel putem certifica faptul că beneficiarul contractului de finanțare a efectuat cheltuieli pe toată perioada de derulare a proiectului în valoare totală de 2.416.000 lei fără tva, din care 294.400 lei fără tva aferente perioadei 01 septembrie 2011 – 21 octombrie 2011, conform cererii de rambursare nr. 5.

De menționat ca totalitatea cheltuielilor aferente acestui raport final acoperind perioada 01 septembrie 2011 – 21 octombrie 2011 au fost suportate din sume rambursate la cererea 3, precum și surse proprii.

Detaliile constatărilor noastre factuale sunt prezentate în capitolul 2 al acestui Raport.

Utilizarea acestui Raport

Acest Raport este exclusiv pentru scopul stabilit în obiectivul de mai sus.

Acest Raport este elaborat exclusiv pentru utilizarea confidențială a Beneficiarului și a Autorității de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane [AMPOSDRU] și exclusiv pentru scopul transmiterii către AMPOSDRU în conformitate cu cerințele prevăzute în articolul 7 alin. (8) din Condițiile Generale si Speciale ale contractului de finanțare. Acest Raport nu poate fi invocat de Beneficiar sau de AMPOSDRU pentru alt scop și nici nu poate fi distribuit altor părți. Autorității de Management pentru Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane [AMPOSDRU] poate face cunoscut acest Raport altor părți care au drepturi reglementate de a îl accesa, în special Comisia Europeană, Oficiul European de Luptă Antifraudă și Curtea Europeană a Auditorilor.

Acest Raport se bazează doar pe CRC specificată mai sus și nu se extinde asupra altor declarații financiare ale Beneficiarului.

Așteptăm cu interes discutarea acestui Raport cu dumneavoastră și vă stăm la dispoziție cu orice alte informații suplimentare sau sprijin pe care îl solicitați.

31 octombrie 2011

Cu considerație,

Neagoe Catalin

Auditor financiar