Interconectarea Aplicatiilor Office cu Baze de Date

prezentare generala Microsoft WORD

Programul Word este un program puternic si usor de utilizat. Firma Micrrosoft a testat programul Word in laboratoarele proprii pentru a gasi cai de a face caracterisicile programului mai usor accesibile; in prezent el poseda numeroase facilitati care simplifica sensibil operatii ce erau foarte complicate sau chiar imposibil de realizat. Aplicatiile de talia programului Word devin din ce in ce mai usor de utilizat datorita meniurilor derulante, a casetelor de dialog prevazute cu etichete si a barelor cu instrumente; totusi atunci cand va familiarizati cu anumite operatii, am dori sa gasim cai mai rapide si mai eficiente de a indeplini operatiile respective. Desi putem folosi butonul Search din fereastra Help pentru a afla comenzile rapide ale programului Word, exista o cale mult mai placuta de a le descoperi, iar aceasta se bazeaza pe activarea facilitatii tipWizard.

In timp ce lucram in Word, facilitatea TipWizard ne calauzeste, oferindu-ne sugesti in legatura cu cai mai eficiente de a ideplini operatiile pe care le efectuati in momentele respective sau prezentandu-ne facilitati conexe. Putem sa executam clic pe butonul Show Me pentru a obtine informatii mai detaliate in legatura cu sugestia. De asemenea, facilitatea TipWizard afiseaza cate o coanda rapida diferita la fiecare lansare a programului Word.

Programul Word poseda numeroase facilitati si optiuni diferite care nu pot fi accesate in nici un fel de meniu. Aceasta deoarece firma Microsoft a pastrat meniurile cat mai concise, facand disponibile sute de facilitati si optiuni prin intermediul casetelor de dialog. Deoarece sunt foarte multe optiuni disponibile, ele sunt grupate impreuna pe fise etichetate, situate in casetele de dialog. Puteti trece de la un grup de optiuni la altul executand clic pe eticheta corespunzatoare sau apasand tasta Alt si litera corespunzatoare pentru a alege o alta eticheta.

Programul Word este foarte flexibil si puternic atunci cand lucreaza cu alte programe windows. Pe langa abilitatea de a copia si de a lipi sau de a crea legaturi catre datele din alte aplicatii Windows, programul Word contine automatizarea OLE. Aceasta inseamna ca puteti sa editati sau sa modificati obiecte inglobate provenind din alte aplicatii, cum ar fi Microsoft Excel’95, direct din documentul Word.

Programul Word are capacitatea de a extrage informatii din majoritatea bazelor de date intalnite intr-un calculator, intr-un server SQL sau intr-o retea.De asemenea, programul Word poate conlucra cu Microsoft Query, aplicatia care va da posibilitatea sa cautati si sa extrageti date din bazele de date relationale.

Word poseda numeroase filtre si instrumente de conversie pentru importul documentelor create cu procesoare de text, al foilor de calcul, al inrgistrarilor bazelor e date si al fisierelor grafie. De asemenea, programul Word poseda optiuni de compatibilitate care tin seama de modurile diferite in care programele non-Windows trateaza diverse facilitati speciale.

LANSAREA SI PARASIREA PROGRAMULUI WORD

Aspectele elementare ale utilizarii programului Word sunt identice cu cele pentru utilizarea oricarui alt program Windows.

Pentru a activa programul Word, se parcurg urmatorele etape:

1. Executam clic pe butonul Start din bara de taskuri de la baza ecranului.

2. Pozitionati indicatorul mouse-ului deasupra comenzii Programs. Apare meniul Programs.

3. Executati clic pe articolul Microsoft Word.

4. Inchideti sau parasiti programul Word atunci cand ati terminat lucrul pe ziua in curs sau atunci cand trebuie sa eliberati memorie pentru alte aplicatii.

Pentru a parasi programul Word, parcurg urmatoarele etape:

Daca utilizati mouse-ul, alegeti File, Exit sau executati clic pe butonul Close din coltul din dreapta sus (butonul Close arata ca un X).

Daca utilizati tastatura, apasati combinatia de taste pentru comanda rapida Alt+F4 sau alegeti File. Exit apasand Alt, F, X.

Daca ati efectuat modificari intr-un document, programul Word afiseaza o caseta de avertizare intrbandu-va daca doriti sa salvati moificarile.Executati cli pe butonul Yes sau apasati Enter pentru a salva ceea ce ati lucrat sau executati clic pe No pentru a parasi programul fara salvare.

Programul Word lucreaza cu casete de dialog .

In meniurile derulante, comenzile care necesita informatii suplimentare sunt urmate de puncte de suspensie(…). Alegerea unei astfel de comenzi duce la afisarea unei casete de dialog in care introduceti informatiile necesare. De exemplu, alegerea comenzii Format, Font duce la afisarea casetei de dialog care contine sectiuni etichetate, etichetele sunt afisate de-a lungul partii superioare a casetei de dialog. Casetele de dialog contin diverse articole. Aceste lista va va ajuta sa va familiarizati cu elementele din casetele de dialog Word.

1.Eticheta. Una dintre sectiunile unei casete de dialog. Nu pot fi afisate mai multe etichete simultan si o eticheta grupeaza optiuni inrudite.

2.Caseta de text. O caseta in care puteti sa tastati sau sa editati text, date sau numere.

3.Buton de optiune. Un buton care va ofera o optiune dintr-un grup de optiuni. Acestea sunt numite deseori butoane radio.

4.Caseta de validare. O caseta patrata care poate fi activata sau dezactivata.

5.Caseta cu lista. O caseta sau lista derulanta pe care o puteti derula pentru a afisa optiunile disponibile.

6.Buton de comanda. Un buton care finalizeaza sau anuleaza o comanda; anumite butoane dau acces la optiuni suplimentare.

7.Caseta de modificare.O caseta cu butoane in forma de sageate in sus si in jos pentru marirea sau micsorarea numarului afisat in caseta.

CREAREA SI SALVAREA DOCUMENTELOR

Procesarea elementara in Word incepe cu crearea unui nou document, testarea textului si salvarea documentului.

Atunci cand lucram cu un document in Word, documentul este stocat in memoria calculatorului nostru. Aceasta memorie este deseori numita RAM sau memorie cu acces aleator si reprezinta locul in care se afla programele si documentele atunci cand lucrati cu calculatorul dumneavoastra. Atunci cand parasim un program sau inchidem calculatorul, tot ce era stocat in memorie este eliminat. Din acest motiv, este necesar sa avem un suport pentru stocarea permanenta a programelor si a fisirelor noastre. Dischetele si hard-discurile sunt utilizate in acest scop. Ele sunt suporturi magnetice, asemanatoare casetelor utilizate pentru inregistrarea muzicii, pe care informatiile calculatorului nostru potate fi stocat oricat de mult timp.

Atunci cand deschidem programul Word, este afisat un document gol. Putem sa incepem sa tastam un text in acest document. Pana in momentul in care salvam fisierul, munca noastra este stocata temporar in memoria calculatorului. In final, va trebui sa salvam acest document pe un disc, fie pe dard-discul calculatorului nostru, fie pe o discheta, alegand File, Save. Atunci cand salvam pentru prima data un document, trebuie sa-i dati un nume, ceea ce putem face in caseta Save As. Din acest moment, avem posibilitatea sa salvam fisierul sub acelasi nume sau sa-l salvam sub un nume nou, ceea ce putem face alegand File, Save As.

Deschiderea unui document presupune localizarea acestuia pe o unitate de disc si intr-un dosar si cunoasterea exacta a tipului fisierului. In mod prestabilit, programul Word listeaza in caseta de dialog Open numai fisierele cu extensia DOC. De asemenea, programul poate deschide fisiere sablon (care au extensia DOT) si fisiere create de alte programe (care au diverse extensii). Pentru a deschide un fisier cu alta extensie decat DOC, trebuie sa speificam extensia fisierelor pe care dorim sa le listam, alegand tipul fisierelor din caseta Files of Type a casetei de dialog Open sau tastand expresia precedata de caracterele *. In aceasta caseta File Name si apoi apasand Enter.

Putem utiliza caractere de inlocuire pentru a reusi sa localizam fisierul dorit. Un asterisc (*) tine locul unui caracter sau mai multor caractere oarecare, iar un semn de intrebare (?) tine locul unui singur caracter oarecare. Daca, de exemplu, dorim sa localizam toate fisierele care se termina cu extensia *.EXT in caseta File Name. Daca dorim sa afisam fisierele cu orice nume si orice extensie, tastam *.* in caseta File Name.

Pentru adeschide undocument existent, se parcurg urmatoarele etape:

Alegem File, Open, apasam Ctrl+O sau executam clic pe butonul Open din bara cu instructiuni Standard

Daca este necesar, selectam o alta unitate de disc in lista derulanta Look In

Daca este necesar, selectam un alt dosar din lista

Daca este necesar, selectam un alt tip de fisier din caseta Files of Type

Daca dorim sa evitam modificarea documntului originar, executam clic pe butonul Commands and Settings in bara cu instrumente a casetei de dialog si executam clic pe optiunea de meniu Open Read Only.

In caseta de text file Name, tastam numele fisierului pe care vrem sa-l deschidem sau selectam din lista fisierul pe care vrem sa-l deshidem

Alegem Open. Drept comanda rapida pentru etapele 6-7, putem sa executam dublu clic pe numele fisierului pentru al deschide.

Programul Word poate deschide fisiere create de alte programe cum ar fi Windows Notepad (sau orice alta aplicatie care creaza fisiere text), Wordperfect, Word pentru DOS, WordStar, Works si altele.

Pentru a deschide fisiere non-Word, parcurgem urmatoarele etape:

Alegem File, Open sau executam clic pe butonul Open din bara cu instrumente Standard

Selectam unitatea de disc si dosarul care contin fisierul pe care vrem sa-l deschidem

Afisam lista derulanta Files of Type si selectam tipul fisierului pe care dorim sa-l deschidem

Din lista de fisiere, selectam fisierul pe care vrem sa-l deschidem

Alegem OK.

Atunci cand utilizam File, New pentru a deschide un nou document, caseta de dialog New apare pe ecran, in caseta de dialog New, vedem eticheta corespunzatoare diverselor tipuri de sabloane.

Pentru a deschide un nou document pe baza unui sablon, vom proceda astfel:

Alegem File, New, apare caseta de dialog New

Selectam eticheta care contine sablonul pe care vrem sa-l utilizati sau sa-l previzualizam

Pentru a vizualiza un sablon,selectatil din lista

Daca dorim sa utilizam acest sablon, alegem OK.

Atunci cand afisam anumite etichete, vom remarca faptul ca numele anumitor sabloane sunt urmate de cuvantul Wizard (Vrajitor). Aceste sabloane ne ofera asistenta pentru a crea un nou document. De exemplu, daca invocam (alegem) vrajitorul Fax Wizard, acesta ne va ghida de-a lungul procesului de creare a unei pagini de fax.

Pentru a crea un nou document folosind vrajitorul vom proceda astfel:

Alegem File, New

Selectam eticheta care contine tipul de document pe care vrem sa-l cream

Selectam din lista vrajitorul dorit. In caseta Preview apare o mostra a acestuia

Alegem OK.

Parcurgem etapele din caseta de dialog Wizard utilizand butoanele de la baza casetei de dialog pentru a trece de la o caseta la alta.

La prima salvare a unui document, trebuie sa-l denumim si sa stabilim unde vrem sa-l stocam.

Pentru a salva si a denumi un fisier, vom proceda astfel:

Alegem File, SaveAs sau apasam F12 sau alegem butonul Save din bara cu instrumente Standard. Apare caseta de dialog SaveAs

Tastam un nume de fisier in caseta FileName. Programul Word ii va atribui extensia DOC.

In lista Save In, selectam unitatea pe care vrem sa salvam fisierul. Utilizam aceasta optiune pentru a salva fisierul pe o discheta in unitatea A sau B, sau, de exemplu, pentru a salva fisierul intr-o alta partitie a hard-discului

In caseta cu lista, selectam dosarul in care vrem sa salvam fisierul

Alegem OK

Daca am selectat optiunea de afisare a casetei de dialog Properties la prima salvare a unui fisier, completam caseta de dialog atunci cand apare si alegem OK. Putem evita caseta de dialog alegand OK, fara sa introducem nici o informatie.

Putem cere programului Word sa creeze o copie de siguranta a documentului nostru ori de cate ori il salvam. Atunci cand aOK.

Atunci cand afisam anumite etichete, vom remarca faptul ca numele anumitor sabloane sunt urmate de cuvantul Wizard (Vrajitor). Aceste sabloane ne ofera asistenta pentru a crea un nou document. De exemplu, daca invocam (alegem) vrajitorul Fax Wizard, acesta ne va ghida de-a lungul procesului de creare a unei pagini de fax.

Pentru a crea un nou document folosind vrajitorul vom proceda astfel:

Alegem File, New

Selectam eticheta care contine tipul de document pe care vrem sa-l cream

Selectam din lista vrajitorul dorit. In caseta Preview apare o mostra a acestuia

Alegem OK.

Parcurgem etapele din caseta de dialog Wizard utilizand butoanele de la baza casetei de dialog pentru a trece de la o caseta la alta.

La prima salvare a unui document, trebuie sa-l denumim si sa stabilim unde vrem sa-l stocam.

Pentru a salva si a denumi un fisier, vom proceda astfel:

Alegem File, SaveAs sau apasam F12 sau alegem butonul Save din bara cu instrumente Standard. Apare caseta de dialog SaveAs

Tastam un nume de fisier in caseta FileName. Programul Word ii va atribui extensia DOC.

In lista Save In, selectam unitatea pe care vrem sa salvam fisierul. Utilizam aceasta optiune pentru a salva fisierul pe o discheta in unitatea A sau B, sau, de exemplu, pentru a salva fisierul intr-o alta partitie a hard-discului

In caseta cu lista, selectam dosarul in care vrem sa salvam fisierul

Alegem OK

Daca am selectat optiunea de afisare a casetei de dialog Properties la prima salvare a unui fisier, completam caseta de dialog atunci cand apare si alegem OK. Putem evita caseta de dialog alegand OK, fara sa introducem nici o informatie.

Putem cere programului Word sa creeze o copie de siguranta a documentului nostru ori de cate ori il salvam. Atunci cand alegem aceasta optiune, programul Word salveaza versiunea anterioara a documentului drept copie de siguranta, atribuindu-i, acelasi nume ca si al fisierului originar si extensia BAK.

Pentru a crea o copie de siguranta a documentului, vom proceda astfel:

Aledem File, SaveAs sau apasam F12 si selectati Options sau alegem Tools, Options si selectam eticheta Save.

Selectam optiunea Always Create Backup Copy

Alegem Ok.

Daca folosim in comun cu alti utilizatori fisierele sau calulatorul, s-ar putea sa dorim sa interzicem celorlalti sa deschida anumite fisiere sau sa modifice altele. Pentru a impiedica alti utilizatori sa deschida un fisier, ii putem atribui o parola de protectie. La urmatoarea deschidere a fisierului, va trebui sa tastam parola. O alta optiune este sa-i atribuim o parola de protejare la scriere, care permite oricui cunoaste parola sa deschida documentul si sa-l modifice.Utilizatorii care nu cunosc parola pot deschide fisierul ca document Read-Only (numai citire). Ei pot sa deschida documentul, dar nu pot sa efectueze si sa salveze modificari asupra acestuia.

Pentru a atribui o parola unui document, vom proceda astfel:

Alegem File, SaveAs sau apasati F12 si selectam Options sau alegem Tools, Options si selectam eticheta Save pentru a determina afisarea casetei de dialog Save

Pentru a atribui o parola fisierului, selectam fie caseta de text Write Reservation Password si tastam o parola (pe masura ce tastam vedem numai asteriscuri, nicaeri nu exista o inregistrare scrisa a parolei, care contine maxim 15 caractere, incluzand litere, numere, simboluri si spatii)

Alegem OK. Reintroducem parola in caseta de dialog Confirm Password si alegem OK

Alegem OK in caseta de dialog Save As pentru a salva fisierul.

Pentu a scimba sau elimina o parola, urmam aceasi procedura, dar eliminam parola existenta si tastam noua paola (sau nu tastati nimic).

Pentru a asocia unui document optiunea Read-Only Recommended, vom parcurge urmatoarele etape:

Alegem File, SaveAs sau apasam F12 si selectam Options sau alegem Tools Options si selectam eticheta Save

Selectam optiunea Read-Only Recommended

Alegem OK.

Gestionarea documentelor si a fisierelor

Desi procesoarele de text ofera avantaje incontestabile fata de masina de scis pentru producerea documentelor srise, ramane o problema: fisierele se acumuleaza la fel de rapid ca si documentele dactilografiate inainte de triumful procesoarelor de text. Cu toate acestea, programul Word ne poate ajuta sa regasim si sa gestionam aceste fisiere, utilizand optiunile din caseta Open.

Din caseta de dialog Open, putem sa sortam fisierele din lista si sa previzualizam orice fisier fara sa il deschidem in Word. Mai mult putem vizualiza informatiile referitoare la un fisier.

Putem executa mai multe operatii referitoare la fisierele din caseta de dialog Open sa deschidem, sa copiem sau sa eliminam fisiere. Posibilitatea de a lura cu fisiere multiple este o facilitate foarte puternica si conduce la o considerabila economie de timp. In sfarsit, putem sa cautam fisiere dupa nume, locatie, autor, data, informatii rezumative sau continut.

Cea mai eficienta metoda de a gestiona fisierele este sa cream o structura oarecare de dosare si sa o folosim pentru a ne ordona documentele. De exemplu, putem sa cream un dosar pentru oferte, unul pentru corespondenta si cate unul la fiecare preiect la care lucram. Folosind acesta structura, putem sa pastram fiecare fisier in dosarul corespunzator.

Dupa ce am stabilit unde vom stoca fisierele, ramane totusi problema localizarii lor atunci cand trebuie sa le utilizam din nou. Daca nu am lucrat mult timp cu un document, este posibil sa nu-i mai retinem numele si pozitia atunci cand vrem sa-l deschidem. Putem sa utilizam facilitatile de vizualizare din caseta de dialog Open pentru a afisa continutul unui document sau pentru a gasi alte informatii despre documentul respectiv.

Daca nu reusim sa gasim fisierul dorit prin parcurgerea sistemului de dosare, putem folosi facilitatile de cautare ale casetei de dialog Open pentru a examina fisierele de pe calculatorul nostru. Putem cauta dupa nume, data, continut sau alte criterii. Atunci cand efectuam o cautare, fisierele care corespund criteriilor de cautare impuse sunt listate in caseta de dialog Open. In aceasta lista vom gasi pur si simplu documentul dorit si il vom deschide. Putem sa utilizam aceste facilitati si pentru a grupa fisiere similare, astfel ancat sa putem lucra cu toate simultan.

Printre cele mai utile caracteristici ale casetei de dialog Open se afla posibilitatea de a previzualiza un document. Atunci cand cautam fisiere pentru a lucra cu ele, este foarte folositor sa putem vedea continutul lor inainte de a le deschide.

In programul Word, exista doua metode de a vizualiza fisiere din caseta de dialog Open fara a le deschide. Putem sa executam clic pe butonul Preview pentru a afisa o vedere miniaturala sau putem sa utilizam facilitatea Quick View pentru a deschide o fereastra care sa afiseze o vedere marita a fisierului.

In caseta de dialog Open, putem sa utilizam butonul Properties pentru a afisa o scurta lista a catorva informatii cheie referitoare la document (titlu, autor, sablon numarul reviziei aplicatia, numarul de pagini, cuvinte caractere linii si paragrafe).

Pentru a afisa proprietatile fisierului, vom proceda astfel:

In caseta de dialog Open, selectam fisierul pe care vrem sa-l vedem

Executam clic cu butonul drept pe fisier, apoi selectam Propertirs din meniul care apare, sau executam clic pe butonul Commands and Settings, apoi selectam Properties

In foaia Properties, slectam eticheta pe care dorim sa o afisam. Dupa trecerea in revista a informatiilor, alegem Ok

Daca nu am adaugat informatii rezumative unui document atunci cand l-am creat sau salvat, sau daca dorim sa editam informatii rezumative asociate unui fisier, putem face acest lucru din caseta de dialog Open.

Pentru a edita sau adauga informatii rezumative, vom proceda astfel:

In caseta de dialog Open, selectam fisierul cu care vrem sa lucram

Executam clic cu butonul drept pe fisier, apoi selectam Properties din meniul care apare, sau executam clic pe butonul Commands and Settings si selectam Properties

Selectam eticheta Summary, dupa care completam sau editam oricare dintre casetele de text. Informatiile introduse pot avea maxim 255 caractere

Alegem OK

Putem crea unul sau mai multe criterii de cautare. De exemplu, ii putem spune programului Word sa gaseasca toate fisierele care contin cuvintele health insurance create de Smith. Atunci cand selectam And, programul Word va verifica indeplinirea tuturor criteriilor introduse de noi. Atunci cand selectam Or, programul Word va verifica indeplinirea cel putin a unui set de cautare.

Parcurgem urmatoarele etape pentru a crea un set de instructiuni de cautare:

In caseta de dialog Open, executam clic pe butonul Advanced. Se va fi afisata caseta de dialog Advanced Find

Pentru a selecta dosarele in care va avea loc cautarea, afisam lista derulanta Look In si selectam unitatea. Alternativ, putem tasta calea de cautare direct in caseta de text. Pentru a include subdosarele in domeniul de cautare, selectam caseta de validare Search Subfolders

Selectam tipul criteriului: And sau Or

Afisam lista derulanta Property, si selectam proprietatea care dorim sa fie indeplinita

Afisam lista derulanta Condition si selectam modul in care dorim sa fie facuta comparatia

Introducem valoarea de referinta in caseta de text Value

Pentru a adauga in lista acest set de instructiuni de cautare,excutam clic pe butonul Add to List

Parcurgem etapele 3-7 pentru a crea urmatorul set de cautare

Selectam Match Case pentru ca programul sa faca distinctie intre majuscule si litere mici. Pentru a include toate formulele cuvintelor, selectam Match All Word Forms

Dupa ce am creat toate criteriile de cautare, executam clic pe butonul FindNow

Editarea unui document

Pentru a putea deveni un utilizator eficient al programului Word, trebuie sa intelegem in detaliu aspectele elementare. De exemplu, exista mai multe optiuni pentru afisarea unui document: putem sa lucram foarte rapid in modul normal sau putem sa incetinim putin si sa-l privim mai atent pentru a face lucrurile de detaliu, alegand vederea Page Layout si marind scara de afisare la 200%. Putem sa ne deplasam prin document in numeroase feluri, folosind mouse-ul si tastatura. Este necesar sa intelegem unul dintre cele mai importante principii ale lucrului in Word: intai selectam, apoi actionam. Putem sa mutam si sa copiem text si obiecte dintr-o parte in alta a documentului, dintr-un document in altul si chiar dintr-o aplicatie in alta. In programul Word putem sa afisam documentul in modul cel mai potrivit pentru ceec ce urmeaza sa facem. In timpul lucrului, putem sa utilizam vederea Normal pentru a vedea corpul de text asa cum va fi tiparit, vederea Outline pentru expandarea sau compresia stucturii documentului, si vederea Page Layout pentru a vedea intreaga pagina asa cum va fi tiparita, inclusiv coloane, anteturile, subsolurile si numerele paginilor. Putem utiliza vederea MasterDocument pemtru a simplifica crearea si organizarea documentelor lungi. Vederea Full Screen este utilizata numai pentru afisarea textului documentului, excluzand toate celelalte elemente ale ecranului, in toate aceste vederi putem sa tastam, sa formatam si sa editam (putem utiliza o a sasea vedere alegand File, Print Preview, pentru a afisa miniaturi ale paginilor in forma in care vor fi tiparite, insa nu putem sa editam in aceasta vedere).

Utilizarea sabloanelor

Utilizarea sabloanelor duce la economie de efort si sporeste uniformitatea oricaror documente pe care le cream frecvent. Un sablon actioneaza ca un ghid sau un model pentru documentele de un anumit tip, cum ar fi scrisorile formular, buletinele informative, ordinele de comanda, contractele sau ofertele. Un sablon este un fisier care contine partile unui document si facilitatile folosite pentru un anumit tip de document. Sabloanele programului Word pot contine text, imagini, grafica, stiluri, formatari, macrocomenzi, AutoText, butoane din bara cu instructiuni, coduri de camp, comenzi de meniu personalizate si taste pentru comanzi rapide. Intr-un sablon putem sa includem text, formatari si parametri pe care ii utilizam frecvent pentru o sarcina anume.

Atunci cand deschidem un nou document, intregul continut si toate facilitatile sablonului sunt transferate noului document anonim, sablonul originar ramane pe disc intact.

Programul Word contine o serie de sabloane predefinite pe care le putem folosi ca baza pentru propriile documente de afaceri, inclusiv communicate de presa, formulare de fax si rapoarte. Putem modifica sabloanele programului Word in functie de necesitatile noastre sau putem crea propriile sabloane pornind de la zero. In plus, programul Word va pune la dispozitie vrajitori pentru automatizarea personalizarii documentelor.

In mod normal, progremul Word salveaza sabloanele sub forma de fisiere cu extensia DOT in subdosarul TEMPLATE al dosarului care contine programul Word. Fisierele DOT din acest dosar apar ca optiuni in toate categoriile casetei de dialog New. Acest fapt face ca sabloanele sa fie usor acesibile indiferent de dosarul in care lucram.

In mod normal, programul Word trece in revista subdosarul TEMPLATE al dosarului MSOFFICE atunci cand cauta sabloanele utilizate in caseta de dialog New. Etichetelecare apar in caseta de dialog New sunt determinate de structura dosarului care continefisierele sablon. Fiecare eticheta corespunde numelui unui subdosar din dosarul cu sbloane. Pentru a schimba dosarul pe care programul Word il utilizeaza pentrusabloane, alegem Tools, Options si selectam eticheta File Locations. Executam dubluclic pe User Templates si selectam noul dosar pentru sabloane.

Toate documentele programului Word sunt bazate pe sabloane. Chiar si noile documente prestabilite se bazeaza pe un sabloan, NORMAL.DOT. Fisierurl NORMAL.DOT contine formalitatile si parametrii prestabiliti pentru noul document deschis atunci cand alegem File, New.

Sabloanele pot contine urmatoarele:

Corp de text, anteturi, subsoluri, note de subsol si imagini grafice formatate

Dispuneri in pagina pentru ecran si pentru imprimanta

Stiluri

Articole Auto Text

Macrocomenzi predefinite si personalizate

Meniuri si comenzi personalizate

Instrumente

Taste pentru comenzi rapide

Atunci cand creem un document pe baza unui sablon, documentul se deschide si afiseaza corpul de text, grafica si formatarile continute in sablon. Toate stilurile, macrocomenzile, instrumentele si altele care se gasesc in sablon sunt disponibile pentru afi utilizate in document.

Dupa ce am creat un document, putem sa asociem documentul unui alt sablon pentru a putea utiliza facilitatile acestuia (cu exceptia txtului si a formatului de pagina).

Daca lucram intr-un document si avem acces la toate facilitatile dintr-un alt sablon, putem atasa documentului respectiv un sablon.

Pentru a atasa un alt sablon unui document, vom parcurge urmatoarele etape:

Deschiderea documentului caruia vrem sa-i atasam un sablon

Alegem File, Template. Apare caseta de dialog Template and Add-ins

Executam clic pe butonul Attach pentru a afisa caseta de dialog Attach Template

Executam dublu clic pe dosarul care contine sablonul dorit si selectam sablonul sau tastam numele sablonului in caseta File Name

Alegem Open. Caseta de dialog Attach Template se inchide, iar sablonul pe care la-am selectat apare in caseta de text Document Template a casetei de dialog Templates and Add-ins

Alegem OK

In timpul lucrului, s-ar putea sa ne dam seama ca avem nevoie de un stil, o macrocomanda sau un articol Auto Text care sunt stocate intr-un alt sablon, sau dezvoltam un stil, o macrocomanda, o bara cu instrumente sau un articol Auto Text intr-un document si dorim sa le utilizam in alte documente.

Pentru a transfera un stil, o macrocomanda, o bara cu instrumente sau un articol Auto Text dintr-un sablon intr-altul, vom parcurge urmatoarele etape:

Deschidem un document bazat pe sablonul care dorim sa primeasca facilitatea

Deschidem un document bazat pe sablonul din care dorim sa expediem facilitatea. Daca dorim sa transferam un stil, deschidem un document care contine stilul. Daca dorim sa transferam o macrocomanda, o bara cu instrumente sau un articol Auto Text, deschidem un document bazat pe sablonul care contine macrocomanda, bara cu instrumente sau articolul Auto Text

Alegem File, Template, dupa care executam clic pe butonul Organizer

Selectam eticheta corespunzatoare tipului de facilitate pe care dori sa o transferam

Selecta din listele din partea stanga documentul sau sablonul care contine facilitatea; apoi selectam facilitatea din lista situata in partea din stanga sus

Selectam din listele din partea dreapta documentul sau sablonul care va primi facilitatea

Executam clic pe butonul Copy

Reluam etapele 4-7pentru a transfera si alte facilitati sau alegem Close pentru a inchide caseta de dialog Organizer

Dupa ce efctuam modificari asupra unui sablon, toate noile documente care utilizeaza sablonul respectiv vor reflecta modificarile sau editarile pe care le-am efectuat. Documentele create pe baza sablonului inainte ca acesta sa fi fost modificat vor avea acces numai la anumite modificari ale sablonului. De exemplu, stilurile, imaginile grafice sau formatarea tiparirii adaugate sablonului nu sunt transferate documentelor existente.

Pentru a modifica un sablon existent, vom parcurge urmatoarele etape:

Alegem File, Open. Executati clic pe butonul Open sau apasati Ctrl+F12

Executati dublu clic pe dosarul Template sau dosarul care contine dosarul nostru din caseta Look In

Selectam Document Templates (*.DOT) din caseta cu lista Files of Type

Selectam sablonul pe care dorim sa-l modificam si alegem Open

Modificam sablonul prin modificarea textelor si graficii, modificarea formatelor, redefinirea stilurilor sau a articolelor Auto Text, adaugarea sau modificarea unor macrocomenzi, taste pentru omenzi rapide sau butoane

Alegem File, Save pentru a salva sablonul in acelasi dosar sub acelasi nume

Programul Word poseda cateva sabloane care ne calauzesc pe parcursul crearii unui document. Aceste sabloane speciale se numesc vrajitori . Vrajitorii automatizeaza procesul crearii unui document conform specificatiilor dumneavoastra. Putem de exemplu, sa utilizam un vrajitor pentru diplome pentru a crea o diploma personalizata, cu orientarea paginii pe verticala sau pe orizontala, cu propriile stiluri de prezentare si continand numele pe care il (le) indicam. Un alt vrajitor nepretuit este cel pentru buletine infiomative (Newsletter Wizard). El creaza buletine informative multipagina, care contin grafica, table de materii, letrine si altele.

In afara crearii noilor documente, vrajitotii pot fi folositi pentru crearea noilor sabloane bazate pe preferintele noastre. Atunci cand un vrajitor pentru sabloane intra in scena, el afiseaza casete de dialog, mesaje si grafica cu ajutorul carora va informeaza cum sa completati un sablon sau sa finalizam un formular. Programul Word ne pune la dispozitie o serie de vrajitori foarte utili.

Programele de completare reprezinta o cale de a extinde posibilitatile programului Word. Un program de completare nu este parte a programului Word, dar se manifesta precum ar fi. Un program de completare poate sa adauge noi optiuni de meniu programului Word, sau sa agauge o noua bara cu instrumente.

Pentru a incarca un program de completare,vom parcurgeti urmatoarele etape:

Alegem File, Template. Apare caseta de dialog Templates and Add-ins

Executam clic pe butonul Add din sectiunea Global Templates and Add-ins a casetei de dialog Templates and Add-ins

In caseta cu lista Files of Type, alegeti Word Add-ins

Selectam program de completare dorit. Daca acesta nu apare in lista, scimbam dosarul sau unitatea in caseta Look In

Alegem OK

Dupa incarcarea unui program de completare, el ramane disponibil pana in momentul in care parasim programul Word sau il eliminam in mod explicit. S-ar putea sa dorim sa eliminam programul de completare pentru a elibera memoria sistemelui.

Pentru a elimina un program de completare ,vom proceda astfel:

Alegem File, Template. Apare caseta de dialog Templates and Add-ins

Selectam din lista Global Templates and Add-ins programul de completare pe care dorim sa-l eliminam

Executam clic pe butonul Remove. Programul de completare este descarcat

Alegem OK

Utilizarea instrumentelor de editare si de verificare

In programul Word, putem utiliza facilitatea Find and Replace (gaseste si inlocuieste) pentru a inlocui text, formatari, caractere speciale si stiluri.

Inainta de a tipari documentul, efectuam o verificare ortografica. Ochii nostrii sunt antrenati sa corecteze greselile de ortografie evident atunci cand le citim. Totusi, s-ar putea sa ne scape greseli atunci cand verificam un document. Utilizam corectorul ortografic pentru a detecta si corecta greselile care ne-au scapat. Utilizam corectorul gramatical al programului Word pentru a corecta propozitiile construite gresit si stilul necorespunzator. Putem utiliza dictionarul de sinonime pentru a gasi cuvantul potrivit si pentru a defini un termen in legatura cu care avem dubii.

Daca este necesar sa stim cate cuvinte contine documentul nostru, utilizam facilitatea WordCount pentru a obtine informatii in legatura cu numarul de cuvinte, linii, paragrafe si altele.

Toate instrumentele de editare si de verificare contribuie la inbunatatirea limbajului documentelor noastre. Utilizandu-le putem sa:

Detectam greselile de tastare si cele ortografice

Verificam compatibilitatea constructiilor gramaticale cu tipul documentului in cauza

Utilizam dictionarul de sinonime pentru a gasi echivalentul potivit al unui cuvant. Apoi, alegem Edit, Replace pentru a inlocui cuvantul initial cu noul cuvant.

Previzualizarea si tiparirea unui document

Tiparirea cu programul Word inseamna practic deschiderea unui document, alegerea unei comenzi de tiparire si initierea operatiei de tiparire, programul Word va ofera multe optiuni suplimentare. Putem sa previzualizam una sau mai multa pagini ale documentului nostru si sa le modificam marginile in timpul previzualizarii. Putem tiparii integral sau partial un document deschis. Putem tipari o ciorna sau o versiune finala, putem tipari o ciorna sau o versiune finala, putem tipari text ascuns si coduri de camp, putem de asemenea sa tiparim mai multe documente simultan fara sa le deschidem.

Programul Word tipareste pe oricare dintre imprimantele instalate pe care am selectat-o drept imprimanta prestabilita in momentul respectiv. Putem afla care este imprimanta selectata alegand File, Print si observand partea superioara a casetei de dialog Print. Pentru a selecta o imprimanta, selectem lista derulanta Name in caseta de dialog Print. Daca utilizam o singura imprimanta, selectam aceasta impimanta prima data cand tiparim un document cu Word. Daca scimbam imprimantele, trebuie sa selectam o imprimanta ori de cate ori le scimbam. Atuni cand seletam o imprimanta, programul Word afiseaza toate imprimantele disponibile in lista Name din grupul Printer. Aceasta lista contine toate imprimantele instalate spre a fi utilizate in Wndows. Daca imprimanta pe care vrem sa o utilizam nu apare in lista, trbuie sa o instalam in Windows.

Pentru a selecta o imprimanta, vom proceda astfel:

Alegem File, Print. Apare caseta de dialog Print

Selectam o imprimanta din lista Name situata in grupul Printer

Alegem OK pentru a tipari sau executi clicpe X-ul din coltul din dreapta-sus al casetei de dialog Print pentru a inchide caseta de dialog si a reveni in docment

Selectarea unei imprimante in Word este simpla daca imprimanta esta afisata in caseta de dialog Print, daca imprimanta nu este afisata, inseamna ca nu este instalata in Windows.

Pentru a instala o imprimanta in Windows, vom parcurge urmatori pasi:

Executam clic pe butonul Start din bara de taskuri, situata la baza ecranului

Mutam indicatorul mouse-ului deasupre comenzii Settings. Apare grupul Settings

Mutam indicatorul mouse-ului deasupra articolului Printers. Apoi executam clic pe el sau apasam Enter

Executam dublu clic pe pictograma Add Printer din fereastra Printers. Apare prima caseta de dialog Add Printer Wizard

Executam dublu clic pe butonul Next pentru a incepe instalarea . Alegem Local Printer daca imprimanta este conectata la calculatorul nostru sau alegem Network Printer daca imprimanta este conectata in retea

Executam clic pe butonul Next. S-ar putea sa asteptam cateva secunde ca programul Word sa creeze o baza de date cu informatii referitoare la imprimante

Din lista Manufactures, selectam producatorul imprimantei. Imprimantele disponibile sunt afisate in lista Printers

In lista printers, selectam imprimanta pe care vrem sa o instalam, apoi alegem butonul Next. Daca imprimanta nu apare in lista Printers si avem driverul de imprimanta (un fisier cu extensia DRV) livrat de producatoralegem butonul Have Disk. Daca imprimanta nu apare in lista si nu avem driverul de imprimanta, uneori putem utiliza driverul altei imprimante compatibile. In caz contrar, putem selecta Generic in lista Manufactures si Generic/Text Only in lista Printers, cu mentiunea ca acest driver nu suporta corpuri de litera speciale sau grafice

Selectam din lista Available Ports portul la care este conectata imprimanta, dupa care executam clic pe butonul Next. Daca dorim sa configuram parametrii portului, executam clic pe butonul Configure Ports

In caseta de dialog Printer Name tastam un nume pentru imprimanta vizata sau pastram numele producatorului. Daca vrem ca aceasta imprimanta sa fie imprimanta prestabilita, alegem Yes; in caz contrar, alegem No.

Apare o caseta de dialog care ne invita sa tiparim o pagina de proba dupa instalarea imprimantei. Alegem Yes (recomandat) sau No

Alegem Finish. Daca pentru imprimanta pe care o alegem nu exista un driver deja instalat in Windows, programul Word va invita sa introduceti discheta Windows pe care se sfla driverul selectat. Inserati discul sau CD-ROM-ul Windows

Alegem OK. Cand apare caseta de dialog Copyng Files, introducem unitatea si calea dosarului care contine driverul noii imprimante. Daca programul Windows nu gaseste driverul pe disc caseta de dialog reapare. Introducetm o alta discheta decat cea solicitata si alegem inca o data OK. Driverul de instalare s-ar putea afla pe una dintre celelalte dischete de instalare. Cand instalarea a fost finalizata, revenim in fereastra Printers.

In fereastra Printers selectam pictograma noii imprimante

Alegem File, Properties din fereastra Printers

Selectam etichata corespunzatoare in caseta de dialog Properties si selectam parametri pe care ii utilizam cel mai des, cum ar fi tiparirea in orientare portret (verticala) sau peisaj (orizontala), rezolutia, foaia de hirtie, memoria imprimantei si corpul delitera instalate. Optiunile variaza in functie de imprimanta selectata. Apoi alegem OK

Executam clic pe X-ul din coltul din dreapta-sus al ferestrei Printers pentru a o inchide si a finaliza operatia de instalare.

Formatarea caracterelor si schimbarea fonturilor

Caracterele, litere, numere, semne de punctuatie si simboluri individuale reprezinta cea mai mica unitate de text pe care o putem formata intr-un document. Putem aplica stiluri de formatare, cum ar fi cel de aldin, italic sau un alt font, unui caracter sau unui intreg document. Putem de asemenea sa combinam optiunile de formatare a caracterelor; de exemplu, putem scrie un cuvant cu caractere aldine si italice. Putem sa utilizam intr-un document oricat de multe tipuride formatari ale caracterelor. Titlul documentului nostru, de exemplu, poate fi scris cu un font diferit sau cu o dimensiune mai mare a caracterelor, subtitlurile pot fi scrise cu caractere aldine, iar paragrafele de text pot fi text simplu cu fragmente de text cu caractere italice (pentru a iesi in evidenta).

Optiunile de formatare a caracterelor vizeaza fonturile, dimensiunile, aldinele, italicele, caracterele suprataiate, culorile, textul ascuns, inaltat sau coborat, majusculele reduse, caracterele subliniate si spatierea caracterelor.

Programul Word ofera o sumedenie de tehnici de formatare a caracterelor. Daca utilizam un mouse, putem sa formatam utilizand instrumentele si listele din bara cu instrumente Standard si din bara cu instrumente Formating. Daca preferam tastatura, putem accesa comenzile de formatare din meniuri. Putem sa formatam caracterele pe masura ce tastam sau dupa ce terminam de tastat. Utilizarea unei comenzi de meniu este probabil tehnica cel mai des folosita pentru formatarea caracterelor.Utilizarea comenzilor de meniu are trei avantaje:c aseta de dialog Font afiseaza toate comenzile de formatare a caracterelor simultan, putem aplica mai multe tipuri de formatare a caracterelor simultan cu caseta de dialog Font, si putem previzualiza rezultatele optiunilor de formatare in caseta de dialog Font.

Fontul defineste infatisarea caracterelor; toate literele, semnele de punctuatie sau alte caractere ale unui anumit font au aceeasi infatisare. Exista trei tipuri fundamentale de fonturi: cu serife, adica cu liniute la extremitatile literelor, fara serife, adica fara liniute, si speciale, cum sunt simbolurile si fonturile “de mana”.

Deoarece programul Word si alte programe Windows utilizeaza fonturi pentru ecran si fonturi pentru imprimanta, putem selecta in documentul nostru fonturi pe care imprimanta nu le poate tipari.

Formatarea liniilor si a paragrafelor

In scris, un paragraf reprezinta o serie de propozitii care formeaza un tot unitar si care transmit o singura idee sau descriu o singura imagine. In programul Word, paragrafelor include lucriri cum ar fi centrarea sau alinierea, umbrirea sau introducerea unui chenar, identitatile ”agatate” si multe altele. Atunci cand eliminati marcajul de la sfarsitul unui paragraf, paragraful preia formatarile urmatorului marcaj de paragraf al documentului.

Indiferent ce contine, un paragraf, odata selectat, poate fi formatat in diverse feluri. Optiunile de formatare a paragrafelor ale programului Word acopera o mare diversitate de trasaturi care ne permit sa ne exprimam gandurile in mod vizual la fel cum ni le exprimam in scris prin cuvintele folosite.

In Word un paragraf este de asemenea o unitate de formatare. La fel cum pentru a formata caractere individuale folosim optiuni de formatare a caracterelor, cum sunt aldinele si italicele, putem formata paragrafe folosind optiuni de formatare a paragrafelor, a tabulatoarelor si a chenarelor, ca de exemplu:

Alignment(Aliniere)-aliniaza textul unui paragraf la stanga, pe centru, la dreapta sau la ambele margini

Indents(Identere)-identeaza extremitatea stanga, dreapta sau prima linie a unui paragraf fata de marginile paginii

Tabs(Tabulatoare)-creaza coloane de text perfect aliniate si care pot fi ajustate cu usurinta

Spacing(Spatiere)-adauga spatii intre linii si paragrafe

Lines, borders and shading(Linii, chenare si umbriri)-infrumuseteaza paragraful adaugand linii pe margini, chenarii care inconjura paragraful si umbriri

Utilizarea stilurilor pentru formatari repetitive

Ce confera stil documentului nostru? In cea mai mare parte, stilul reprezinta aspectul documentuluinostru: paginarea textului, forma paragrafelor, caracteristicile literelor utilizarea liniilor si bordurilor pentru infrumusetarea documentului. Toate aceste componente ale stilului sunt optiuni de formatare pe care le-am aplicat in cursul lucrului cu Word.

Stilul nu se limiteaza insa la aspect. Stilul presupune de asemenea lizibilitate si consecventa. Atunci cand stilul documentului este adaptat continutului si este aplicat consecvent de la o sectiune la urmatoarea, sarcina cititorului de a spicui informatii din text, devine mult mai simpla.

In Word, un stil este un set de instructiuni de formatare pe care le salvam sub un nume pentru a le utiliza in mod repetat. Toate textele formatate cu acelasi stil au aceeasi formatare. Daca efectuam o modificare de formatare asupra unui stil Word, stilul Normal incorporat in Word, aplica documentului optiunile de formatare prestabilite. Daca bara cu instrumente Formatting este afisata atunci cand cream un nou document, pute, vedea ca stilul Normal este deja selectat in caseta Style. Optiunile de formatare ale stilului Normal sunt minimale: ele include un font si o dimensiune a fontilui, aliniere stanga si spatiere simpla. Programul Word ne ofera si alte stiluri pentru elemente, cum sunt numerele de pagina, antete si subsoluri. Lista stilurilor pe care le putem selecta depinde de sablonul pe care l-am selectat la crearea documentului. Sablonul prestabilit este Normal. Pe langa stilul Normal, sablonul contine stiluri pentru identari, cuprinsuri, titluri, liste, plicuri si multe altele. Putem sa aplicam si sa modificam stiluri in trei moduri. Fiecare metoda are avantaje si dezavantaje care sunt descrise in paragrafele care urmeaza:

Metoda 1.Cea mai rapida metoda de formatare este formatarea automata cu Auto Format

Avantaj: Formatarea este efectuata automat, fara sa fie necesar sa selectati stilurile.

Dezavantaj: Avem un control destul de redus asupra selectiei de stiluri, desi ulterior putem schmba manual selectia

Metoda 2.Metoda care asigura un control total al formatului textului este formatarea manuala prin crarea, selectarea si/sau modificarea stilurilor disponibile in sabloane pe care este bazat documentul dumneavoastra

Avantaje: Puteti face ca documentul sa arateasa cum doriti prin crearea si selectarea stilurilor adecvate. Stilurile pe care le cream pot fi bazate pe stiluri existente si pot fi urmate de alte stiluri. De exemplu, putem urma un stil de titlu cu un stil de corp de text, incluzand automat o spatiere adecvata si alte formatari

Dezavantaj: Trebuie sa cream si/sau sa selectam un stil pentru fiecare element al documentului

Metoda 3.Cea de-a treia metoda de formatare este selectarea unui nou sablon cu Format, Style Gallery

Avantaj: Putem sa previzualizam documentul asa cum va aparea, bazat pe oricare dintre celelalte sabloane, si apoi sa selectam si sa aplicam sablonul dorit.

Dezavantaj: Avem un control mai redus asupra selectiei de stiluri, desi ulterior putem schimba manual selectia.

Programul Word contine un numar mare de stiluri standard (sau incorporate). Printre stilurile standard se numara cele care furnizeaza formatari pentru stilurile stucturii, anteturi, subsoluri ,numere de pagini, numere de linie, articole de index, articole ale tablei de materii, adnotari si note de subsol.

Atunci cand cream un nou document, in lista Stile a barei cu instrumente de formatare sunt afisate stilurile Default Paragraph Font, Heading1, Heading2, Heading3 si Normal. Programul Word aplica automat aceste stiluri atunci cand utilizam facilitatea Auto Format. Unele stiluri standard le vom aplica automat prin creare antetelor, subsolurilor, articolelor de index si asa mai departe.Unele stiluri standard nu se limiteaza la formatarea textului. Atunci cand utilizam stilurile de titlu prestabilite(Heading1 pana la Heading9), de exemplu puteti sa colectam ulterior aceste titluri intr-o tabla de materii. Sau daca inseram articole de tabla de materii (formatarea cu stilurile TOC1-TOC9), putem sa colectam ulterior aceste articole intr-o tabla de materii.

Lucrul cu coloane

In programul Word putem crea doua tipuri de coloane: coloane serpuitoare de text, de genul celor pe care le vedem in ziare, reviste si buletine informative, si coloane paralele de text si numere, de genul celor pe care le vedem in liste si tabele.

Pentru a genera un buletin informativ cu instrumentul Newsletter Wizard, vom parcurge urmatoarela etape:

Alegem stilul buletinului informativ pe care vrem sa-l cream, Clasic sau Modern. Atunci cand executam clic pe butonul de optiune, caseta Preview se modifica, ilustrand stilul dorit

Executam clic pe butonul Next. In cea de-a doua caseta de dialog Newsletter Wizard, alegem numarul de coloane pe care dorim sa le aiba buletinul informativ: One, Two, Three sau Four. Daca executam clic pe rand pe fiecare buton de optiune, vom vedea modificarea corespunzatoare a aranjarii in pagina

Executam clic pe butonul Next. In cea de-a treia caseta de dialog Newsletter Wizard, tastam numele buletinului informativ. Putem edita numele ulterior

Executam clic pe butonul Next. In cea de-a patra caseta de dialog, Newsletter Wizard, tastam numarul de pagini pe care dorim sa le aiba buletinul informativ

Executam clic pe butonul Next. In cea de-a cincea caseta de dialog, Newsletter Wizard, selectam optiunile pe care vrem sa le includem in buletinul informativ: Table of Contents, Fancy First Letters, Date si Volume and Issue

Executam clic pe butonul Next.

Executam clic pe butonul Finish. ProgramulWord afiseaza un schelet al buletinului informativ.

Atunci cand formatam documentele pe coloane, retinem urmatoarele sugestii:

Daca dorim sa formatam intregul document pe coloane si documentul are o singura sectiune, pozitionam punctul de inserare oriunde in document

Daca dorim sa formatam doar o singura sectiune pe coloane si am impartit deja documentul in sectiuni, pozitionam punctul de inserare in interiorul sectiunii pe care vrem sa o formatam pe coloane

Daca dorim sa inceapa coloanele intr-un anumit punct al documentului si nu am impartit inca documentul in sectiuni, pozitionam punctul de inserare in locul in care dorim sa inceapa coloanele. Putem sa aplicam coloane incepand cu punctul respectiv. Programul Word insereaza un salt de sectiune in pozitia punctului de inserare

Daca vrem sa formatam in coloane un fragment de text si nu am impartit documentul in sectiuni, selectam fragmentul de text pe care dorim sa-l formatam pe coloane. Programul Word insereaza cate un salt de sectiune la inceputul si la sfarsitul textului selectat.

formatarea aranjarii in pagina, a alinierii si a numerotarii

Dintre cele patru niveluri de formatare pagina, sectiune, paragraf si caracter aranjarea in pagina este cea mai cuprinzatoare. Aranjarea in pagina cuprinde optiunile de formatare care afecteaza integul document pentru majoritatea documentelor, optiunile de aranjare in pagina cum ar fi marginile si dimensiunea paginii se aplica intregului document. Spre deosebire de versiunile anterioare, Word ne permite sa aplicam formatari la nivel de pagina unor portiuni ale documentelor cunoscute cu numele de sectiuni. Optiunile de aranjare in pagina include stabilirea marginilor, a alinieri verticale in pagina, a saltiurilor de pagina, a anteturilor si subsolurilor, a dimensiunii si orientarii hartiei si a sursei de alimentare cu hartie.

Marginile sunt bordurile de pe toate cele patru laturi ale unei pagini in interiorul carora sa afla textul documentului. Marginile nu trebuie sa fie neaparat albe; ele pot contine anteturi, subsoluri, numere de pagini, note de subsol sau chiar text si grafica.

Pentru a stabili valoarea exacta a marginilor, vom proceda astfel:

Pozitionam punctul de inserare in interiorul sectiunii ale carei margini vrem sa le stbilim ,sau selectam textul pentru care vrem sa stabilim marginile

Alegem File, Page Setup, selectam eticheta Margins

Alegem valorile marginilor. Optiunile disponibile sunt Top, Bootom, Rea dorita sau folosim butoanele de modificare a valorii pentru a mari sau a micsora dimensiunea marginii in trepte de o zecime de inci

Alegem OK.

Paginile alaturate reprezinta paginile dreapta si stanga ale unui document tiparit pe ambele fete ale hartiei, ca in cazul unei carti sau al unei reviste.

Pentru a crea pagini alaturate, vom parcurge urmatorii pasi:

Pozitionam punctul de inserare sau selectam textul care vrem sa apara pe pagini alaturate

Alegem File, Page Setup si selectam eticheta Margins

Selectam caseta de validare Mirror Margins

Alegem OK

In mod normal, textul este aliniat la marginea superioara a documentului. Putem insa sa-i modificam alinierea centrat pe pagina sau aliniat prin spatiere pe verticala. Atunci cand aliniam text prin spatiere pe verticala, paragrafele sunt dispuse in mod uniform intre marginea superioara si cea inferioara.

Pentru a alinia textul pe verticala relativ la pagina, vom proceda astfel:

Pozitionam punctul de inserare in interiorul sectiunii in care vrem sa aliniem textul

Alegem File, Page Setup. Apare caseta de dialog Page Setup

Selectam eticheta Layout

In lista Vertical Alignment, selectam Center pentru a centra textul pe pagina Puteti de asemenea sa selectam Justified pentru a alinia textul intre marginea superioara si cea inferioara prin spatiere pe verticala, sau putem selecta Top pentru a alinia textul la marginea superioara

Alegem OK

Crearea si ediatrea tabelelor

Programul Word poseda o facilitate foarte performanta destinata lucrului cu coloane si cu date tabelare si simplificarii multor altor sarcini. Putem utiliza tabele pentru a afisa liste de date, fise de personal, informatii financiare, scenarii si etape ale unei proceduri. Tabelele pot deasemenea sa contina ilustratii lipite care sa explice etapele unei liste, sa afiseze text si grafica in coloane alaturate sau sa afiseze titluri laterale in dreptul unor texte din document.

In numeroase situatii, tabelele reprezinta o solutie mai simpla si mai flexibila pentru anumite probleme pe care probabil in trecut le-am rezolvat folosind tabulatoare. Comenzile disponibile pentru lucrul cu tabele simplifica aranjarea si formatarea tabelelor de informatii.

Un tabel este pur si simplu o retea de coloane si de linii. Intersectia unei coloane cu o linie formeaza o caseta dreptunghiulara sau patrata numita celula. Fiecare celula este independenta si poate fi redimensionata si formatata. Intr-o celula putem sa inseram text, numere, imagini sau formule.

Putem sa inseram un tabel oriunde intr-un document. Un tabel se poate intinde pe mai multe pagini; de asemenea, putem sa incadram un tabel sau sa-l redimensionam si sa-l pozitionam pe pagina.

Putem sa cream tabele alegand Table, Insert Table din meniurile derulante, sau putem sa executam clic pe butonul Insert Table din bara cu instrumente Standard. Putem de asemenea sa utilizam comanda Wizard, care este disponibila atunci cand alegem Table, Insert Table pentru a crea un tabel. Comanda Wizard acceseaza instrumentul Table Wizard. Instrumentul Table Wizard ne ghideaza etapa cu etapa pe parcursul procesului de creare a unui tabel. Dupa ce cream un tabel, putem folosi comanda Table Auto Format pentru a selecta dintr-o colectie de aranjamente ale tabelelor predefinite, simplificand astfel sarcina de formatere a tabelului .

Pentru a crea un tabel cu instrumentul Table Wizard, vom proceda astfel:

Pozitionam punctul de inserare in locul in care vrem sa plasam coltul din stanga-sus al tabelului

Alegem Table, Insert Table, dupa care executam clic pe butonul Wizard

Selectam formatul tabelului din fereastra Table Wizard, dupa care executam clic pe butonul Next

Selectam tipul anteturilor coloanelor, apoi executam clic pe Next

Selectam tipul anteturilorliniilor, apoi executam clic pe Next

Selectam tipul alinierii numerelor sau textelor pe care vrem sa-l utilizam , apoi executam clic pe Next

Selectam orientarea tabelului, apoi executam clic pe Next

In ultima fereastra a instrumentului Table Wizard, stabilim daca va fi afisata o fereastra help care sa ne ghideza pe parcursul crearii tabelului, apoi executam clic pa butonul Finish

Programul Word afiseaza prima fereastra a instrumentului Table Auto Format. Executam clic pe butonul Cancel daca nu vrem sa utilizam instrumentul Auto Format pentru a formata tabelul.

Instrumentul Table AutoFormat prezinta formate predefinite pentru tabele, simplificand sensibil formatarea.

Alegem Table, Insert Table daca vrem sa specificam latimea coloanelor tabelului in momentul in care inseram tabelul.

Pentru a insera un tabel in document, vom proceda astfel:

Pozitionam punctul de inserare in locul in care vrem sa plasam coltul din stanga-sus al tabelei

Alegem table, Insert Table. Apare caseta de dialog Insert Table

Selectam sau tastam numarul dorit de coloane in caseta de text Number of Columns

Daca stim de cate linii avem nevoie, selectam sau tastam numarul de linii din caseta de text Number of Rows

Daca stim latimea pe care o vor avea coloanele, ajustati valoarea din caseta Column Width

Executam clic pe butonul Wizard pentru a fi asistat pe parcursul crearii tabelului

Executam clic pe butonul Auto Format pentru a aplica un format predefinit tabelului la crearea acestuia

Alegem OK

Putem sa atasam un titlu unui tabel pentru a-l identifica, pentru a putea sa facem referiri incrucisate la el sau pentru a crea o lista a tabelelor din documentulnostru. Atunci cand inseram un un titlu de ilustratie, programul Word utilizeaza codul de camp SEQ pentru a numerota tabela. Daca inseram un nou tabel inaintea sau dupa un tabel existent, programul Word actoalizeaza automat numerotarea tabelelor.

Pentru a atasa un titlu de ilustratie unui tabel, vom proceda astfel:

Selectam intregul tabel prin plasarea punctului de inserare oriunde in tabel si alegem Table, Select Table sau apasam Alt+Num5

Afisam caseta de dialog Caption alegand Insert, Caption

Selectam Table in lista Label daca nu este deja selectat

Tastam text in caseta de text situata in dreapta cuvantului Label in caseta de text Caption

Selectam pozitia etichetei in lista Position

Alegem OK

In continuare, apare un titlu de ilustratie pentru tabelul nostru in pozitia pe care am specificat-o. Daca programul Word afiseaza codul de camp SEQ in locul numarului tabelei, alegem Tools, Options, selectam eticheta View si deselectam optiunea Field Codes. Apoi alegem OK.

Putem formata textul si celulele unui tabel pentru a produce tabele active si cu aspect profesional. Formatarea textului si a paragrafelor decurg identic cu formatarea corpului de text din documentul nostru. Pentru a face un tabel mai atragator si mai usor de citit, putem sa adaugam bolduri si umbriri intregului tabel sau celulelor selectate. Putem de asemenea sa desenam linii de ghidare in interiorul tabelului. Pentru a infrumuseta datele importante sau pentru a le face sa iasa in evidenta, putem folosi chenare colorate sau fundaluri umbrite sau colorate.

Formatarea unui tabel pentru a-i conferi un aspect profesional s-ar putea sa dureze mai mult decat crearea si completarea tabelului nu insa si atunci cand folosim comanda Table Auto Format.

Pentru a formata un tabel folosind comanda Table Auto Format, vom parcurge urmatoarele etape:

Plasam punctul de inserare in interiorul tabelului

Alegem Table, Table Auto Format pentru a afisa caseta de dialog Table Auto Format

Selectam un format predefinit din lista Formats. Caseta Preview ilustreaza formatul pe care il ilustram

Daca nu vrem sa pierdem formatarile existente in tabel, deselectam tipul corespunzator de format in grupul Formats to Apply: Borders, Shading, Font, ColorAutoFit. Caseta Preview se modifica pe masura ce deselectam aceste formate

Daca dorim sa formatam numai anumite elemente ale tabelului, selectam din grupul Apply Special Formats To elementele tabelului pe care vrem sa le formatam: Heading Rows, First Column, Last Row si Last Column

Alegem OK

Tabelele sunt cel mai adesea create pentru a ordona datele pe linii si pe coloane. Putem sa sortam un tabel care constitue o baza de date continand nume si adrese intai dupa nume, de exemplu, si in continuare si dupa prenume. Putem sorta text, numere si date calendaristice fie in ordine ascendenta, fie in ordine descendenta.

Pentru a sorta un tabel, vom proceda astfel:

Selectam intregul tabel pentru a sorta toate liniile sau selectam numai liniile pe care vrem sa le sortam

Alegem Table, Sort. Apare caseta de dialog Sort

Selectam prima coloana dupa care vrem sa sortam in lista SortBy

Selectam in lista Type tipul datelor din coloana respectiva: Text, Number sau Date

Selecta una dintre optiunile Ascending sau Descending

Repetam etapele 3-5 daca vrem sa sorta in continuare tabelul nostru dupa alte coloane. Selectam optiunile dorite din caseta ThenBy

Daca tabelul nostru poseda anteturi pe care nu vrem sa le includem in operatiunea de sortare, selectam optiunea HeaderRow din grupul MyListHas

Pentru ca sortarea sa se faca tinand seama de diferenta dintre majuscule si literele mici, executam clic pe butoul Options, selectam optiunea Case Sensitive si alegem OK

Alegem OK

Putem converti continutul celulelor unui tabel intr-un text separat prin virgule, carectere de salt sau alt caracter, ori putem sa convertim continutul fiecarei celule intr-unul sau mai multe paragrafe.

Pentru a converti un tabel in text, vom proceda astfel:

Selectam liniile tabelului pe care vrem sa le convertim in text sau selectam intregul tabel

Alegem Table, Convert Table to Text. Apare caseta de dialog Convert Table to Text

Selectam una din optiunile grupului Separate Text With din caseta de dialog. Putem separa continutul fiecarei celule prin marcaje de paragraf, caractere de salt, virgule sau alte caractere individuale

Alegem OK

Lucrul cu formule matematice si cu ecuatii

Programul Word poseda propriile facilitati elementare pentru lucrul cu functii matematice si cu tabele. Daca avem atat programul Word, cat si un program de calcul tabelar pentru Windows, cum ar fi Microsoft Excel sauLotus 1-2-3, este bine sa cunoastem avantajele si dezavantajele fiecaruia.

Este mai avantajos sa utilizam facilitatile matematice incorporate ale programului Word in urmatoarele situatii:

Cand problemele presupun calcule matematice simple, cum ar fi totalurile si mediile

Cand numerele sunt aranjate pe linii si coloane intr-un tabel

Cand numerele sunt raspandite intr-un document, iar rezultatul matematic se bazeaza pe aceste numere

Cand rezultatele nu trebuie legate sau actualizate in alte documente

Este preferabil sa efectuam calculele intr-o foaie de calcul, dupa care sa lipim, sa legem sau sa inglobam rezultatele intr-un document Word in urmatoarele situatii:

Atunci cand problemele presupun operatii matematice complexe care nu sunt disponibile in Word

Atunci cand problemele implica analize specifice foilor de calcul, cum ar fi analiza unei baze de date sau analizele de tendinta

Cand numerele sunt amplasate in diverse celule intr-un tabel, si nu linii si coloane obisnuite

Cand o foaie de calcul poate fi actualizata, iar rezultatul actualizeaza la randul lui mai multe documente Word legate.

Pentru a efectua in care sunt implicate numere raspandite in intregul document si pentru a permite actualizarea acestor calcule, daca vreunul din aceste numere se schimba, trebuie sa folosim nume de semne de carte si campuri.Semnele de carte sunt folosite pentru a denumi o locatie.pentru a efectua calcule matematice asupra numelor dintr-un document,trebuie sa parcurgem doua etape:

Marcam locatiile numerelor in text, asociindu-le nume de semne de carte

Introducem un cod de camp care calculeaza rezultatul matematic

Pentru a crea semnele de carte care vor contine numere folosite in calcule,vom parcurge urmatoarele etape:

Cream documentul si tastam numerele in pozitiile dorite

Alegem Tools, Options si selectam eticheta View

Selectam caseta de validare Bookmark, apoi alegem OK

Selectam in document un numar pe care vrem sa-l utilizam in calcul

Alegem Edit, Bookmark pentru a afisa caseta de dialog Bookmark

Tastam un nume in caseta de editare Bookmark Name. Folosim un nume descriptiv, cum ar fi Profit, Cheltuieli sau Buget, care incepe cu o litera si nu contine spatii

Executam clic pe butonul Add

Repetam procesul incepand cu etapa 4, pana in momentul asociem cate un semnal de carte fiecarui numar utilizat in calcul.

Pentru a insera functia sau formula matematica care efectueaza calcule folosind numerele pe care tocmai le-amidentificat cu semne de carte, parcurgem urmatoarele etape:

Plasam punctul de inserare in locul in care vrem sa apara rezultatul calculului si alegem Insert, Field.

Selectam Equations and Formulas din lista Categories si selectam = (Formula) din lista Field Names

In caseta de text Field Codes,tastam expresia matematica pentru calcularea rezultatului dorit, folosind nume de semne de carte si operatori matematici

Dupa formula matematica, adaugam instructiunile de formatare

Executam clic pe OK

Sunt afisate rezultatele calculelor din camp, cu exceptia cazurilor in care am stabilit ca programul Word sa afiseze codurile campurilor alegand Tools, Options, caz in care sunt afisate codul campului si formula ca atare. Pentru a activa sau a dezactiva afisarea codului campului, selectam campul (sau rezultatul campurilor) si apasam Shift+F9. Pentru a actualiza campuril, selectam si apasam F9.

Pentru a efectua calculele intr-un tabel, vom utiliza referinte pentru tabele si functii speciale pentru a crea o expresie de tip camp, pentru calcularea rezultatului dorit.Functiile sunt formule matematice incorporate care efectueaza operatii cum ar fi Sum si Average.

Atunci cand introducem o formula intr-un camp dintr-un tabel, facem referire la celule individuale sau la domenii de celule ale tabelului, folosind coordonatele coloanelor si ale liniilor. Coloanele unui tabel sunt identificate cu litere: A, B, C si asa mai departe; liniile unui tabel sunt numerotate: 1, 2, 3 si asa mai departe, la fel ca in cazul unei foi de calcul.

Putem sa specificam domeniile de calcule dintr-un tabel folosind doua coordonate de celula separate cu semnul doua puncte (:). Pentru a specifica primele trei calule de coloana C a unui tabel, de exemplu, vom folosi coordonatele C1:C3. Putem sa specificam o intreaga coloana sau linie prin utilizarea unui domeniu de celule de inceput sau de sfarsit. Coordonatele B:B specifica toate celulele din a doua coloana a unui tabel, iar coordonatele 2:2 spcifica toate celulele din a doua linie a unui tabel.

Numeroase calcule care trebuie efectuate intr-un document sunt sub forma unui tabel. Pentru a introduce o formula intr-un tabel, se va parcurge urmatoarele etape:

Plasam punctul de inserare in celula in care vrem sa apara rezultatul

Alegem Table, Formula. Programul Word analizeaza tabelul si introduce automat in caseta de text Formula o expresie care pare cea mai adecvata pentru celula ce contine punctul de inserare. Daca programul nu reuseste sa determine care sunt formulele cele mai adecvate,lasa caseta de text Formula necompletata

Adaugam informatiile suplimentare expresiei propuse in caseta de text Formula sau o eliminam si tastam propria noastra expresie, folosind orice combinatie de functii de reducere, adrese de celule, semne de carte si operatori matematici

Daca scriem propria noastra formula, selectam caseta cu lista Pasta Function pentru a vedea o lista a functiilor disponibile. Atunci cand selectam functia din lista Paste Function, aceasta este lipita in caseta de text Formula

Daca vrem ca formula noastra sa contina numere la care se face referire prin intermediul semnelor de carte asociate, putem selecta numele semnelor de carte din caseta cu lista Paste Bookmark pentru a le lipi in caseta de text Formula

Pentru a formata rezultatele formulei, selectam un format din caseta cu lista NumberFormat

Alegem OK.

Campurile cu formule, fie le introducem intr-un tabel, fie altundeva in documentul nostru, nu sunt actualizate automat, cum se intampla cu alte tipuri de campuri. Trebuie sa actualizam manual campurile cu formule folosind una dintre urmatoarele metode:

Plasam punctul de inserare in interiorul campului (sau al rezultatului) si apasam Alt+Shift+U sau F9 pentru a actualiza campul

Deplasam indicatorul deasupra campului (sau a rezultatului acestuia) si executam clic cu butonul drept al mouse-ului. Alegem Update Fields din meniul contextual

Pentru a actualiza toate campurile din document, selectam intregul document alegand Edit, Select All.In continuare, apasam F9 pentru a actualiza campurile

Programul Word poseda un editor de ecuatii care ne permite sa cream cu usurinta ecuatii publicate intr-un document.

Editorul de ecuatii poseda cateva instrumente care simplifica sarcina crearii unei ecuatii. Bara cu instrumente consta din butoane care deschid paletele cu simboluri si pe cele cu sabloane. Putem sa alegem Insert, Object pentru a deschide editorul de ecuatii si pentru a crea o ecuatie in pozitia curenta a punctului de iserare.

Pentru a insera in locul in care vrem sa apara ecuatia, vom parcurge urmatoarele etape:

Plasam punctul de inserare in locul in care vrem sa apara ecuatia pe care o vom crea

Alegem Insert, Object si selectam eticheta Crete New

Selectam Microsoft Equation 2.0 din lista Object Type si alegem OK. Cand alegem OK, se deschide fereastra editorului de ecuatii

Cream ecuatia in editorul de ecuatii

Executam clic in interiorul casetei Equation pentru a reveni in document. Editorul de ecuatii se inchide.

INSERAREA IMAGINILOR

Cu programul Word, putem sa ilustram ideile noastre folosind imagini create cu programul de grafica. Daca o imagine valoreaza cat o mie de vuvinte, sa ne imaginam cat putem economisi prin folosirea imaginilor in locul cuvintelor! Chiar daca o imagine valoreaza mai ceva mai putin decat o mie de cuvinte, ilustrarea documentului nostru cu grafica poate facepaginile mai atractive – ceea ce inseamna ca cititoriivor da mai mare atentie cuvintelor noastre.

Toate imaginile pe care le inseram provin dintr-o sursa exterioara programului Word. Prin aceasta se deosebesc imaginile de obictele grafice pe care le cream cu Microsoft WordArt, cu Microsoft Graph sau cu bara cu instrumente de desenare.

Pentu a importa imagini intr-un document,programul Wordutilizeaza filtre speciale. Pentru fiecare tip de fisir pe care il importam este necesar un filtru. Daca atunci cand am instalat programul Word am selectat optiunea Complete Setup, toate filtrele pentru importul graficii au fost incarcate in sistemul nostru. Daca am optat pentru o instalare personalizata (Cutomer), s-ar putea sa nu fi instalat toate filtrele. Pentru a vedea care filtre sunt instalate (si in consecinta ce tipuri de grafica putem importa), citim continutul listei Files of Type din caseta de dialog Insert Picture. Aceasta caseta de dialog apare atunci cand alegem Insert, Picture.

Putem insera o imagine in textul documentului nostru, intr-un cadru sau intr-un tabel. Atunci cand lucram cu bara de instrumente de desenare, putem insera o imagine intr-o caseta de text sau intr-un containar de imagini.Inserarea unei imagini direct in text reprezinta cea mai simpla cale de a plasa o imagine in documentul nostru. I schimb, celelalte tehnici prezinta o serie de avantaje. Inserarea unei imagini intr-o celula a unui tabel ne permite sa plasam imaginea langa textul din celula alaturata. Inserarea unei imagini intr-o caseta de text ne permite sa plasam imaginea pe un strat situat deasupra sau dedesuptul textului.

Putem sa folosim una dintre urmatoarele trei metode pentru a include o imagine in documentul nostru:

CREAREA MANSETELOR SI A EFECTELOR SPECIALE

Cuvintele pot deseori sa-si conditia de simboluri abstracte pe care le citim pentru ideile pe care le transmitem. Uneori, ele se comporta ca o imagine grafica, fiind nu numai purtatoare de mesaje, ci mai ales mesaje memorabile care ne atrag atentia.

Word Art este un program de completare bazat pe OLE, care se livreaza gratuit impreuna cu Word (OLE vine de la object linking and embedding – legarea si inglobarea obiectelor).

Trebuie sa instalam programul WordArt inainte de a-l putea utiliza. Dupa pornirea programului WordArt, crearea unui obiect WordArt este un proces in doua parti: tastam textul care urmeaza sa fi inclus in imagine, dupa care adaugam efectele speciale dorite. Pana in momentul in care inchidem programul WordArt, putem oricand sa modificam textul sau efectele speciale. Intrucat WordArt este un program bazat pe OLE care functioneaza numai in interiorul altor programe, el nu seamana cu programele obisnuite.

Pentru a porni programul WordArt, vom parcurge urmatoarele etape:

Plasam punctul de inserare im locul in care vrem sa apara obiectul WordArt in documentul nostru

Alegem Insert, Object. Apare caseta de dialog Object

Selectam eticheta Create New

Din lista Object Type, selectam Microsoft WordArt 2.0

Alegem OK.

Atunci cand adaugam un efect special unei imagini WordArt, imaginea se modifica imediat si vedem instantaneu rezultatul fiecarui efect pe care il alegem. Efectele pe care le aplicam in WordArtsunt aplicate intregului text din caseta de dialog Enter Your Text Here. Nu putem aplica un efect numai catorva litere din caseta de dialog.

Prin aplicarea unui efect special WordArt – turnarea textului intr-o forma – putem crea o emblema sau un indicator interesant. Bara cu instrumente a programului WordArt include o lista Shapes care afiseaza o retea de forme diferite. Atunci cand selectam una dintre aceste forme, textul din caseta de dialog Enter Your Text Here “curge” in forma respectiva. Unele forme produc rezultate diferite in functie de numarul de linii ale textului pe care il modelam. Forma cerc, de exemplu, transforma o singura linie de text intr-un cerc, in schimb transforma liniile multiple de text intr-un semicerc vertical. Forma buton transforma trei linii intr-un cerc, in schimb transforma o singura linie intr-un cerc.

Pentru a modela textul, vom parcurge urmatoarele etape:

Pornim programul WordArt, dupa care tastam un text in caseta de dialog Enter Your Text Here

Alegem lista Shapes

Selectam forma dorita

In WordArt, putem aplica formate de caracter cum ar fi cel aldin (Bold) sau italic (Italic) la fel ca in word. In plus, programul WordArt ne permite sa aducem toate literele textului nostru la aceeasi inaltime (Even Caps) indiferent dace sunt majuscule sau litere mici. Fiecare dintre aceste efecte, Bold, Italic, Even Caps, este comutat intre starea activa si cea inactiva prin intermediul butoanelor din bara cu instrumente.

Prin rasturnarea literelor, creem un efect diferit de cel obisnuit prin otirea intregului text-efectul Flip rastoarna fiecare litera in parte. Butoanele Flip si Stretch din bara cu instrumente WordArt comuta intre starea activa si cea inactiva; executam clic pe butonul corespunzator pentru a alege efectul, dupa care efectum dinou clic pe el pentru a indeparta efectul. Putem dilata textul si prin intermediul unei comenzi de meniu; ca si butonul, comanda de meniu comuta intre starea activa si cea inactiva.

Comanda sau butonul Rotation and Effects ne permite sa rotim imaginea WordArt, sa inclinam literele, sa schimbam unghiul unui arc sau sa micsorati inaltimea literelor.

Pentru a roti, inclina sau arcui un text, vom parcurge urmatoarele etape:

Pornim WordArt si tastam textul in caseta de dialog Enter Your Text Here

Executam clic pe butonul Rotation and Effects sau alegeti Format, Rotation and Effects

Pentru a roti imaginea WordArt, selectam Rotation , dupa care selectam unghiul de rotatie

Pentru a inclina textul, selectam Slider si selectam un procent

Pentru a micsora unghiul arcului, selectam Arc Angle si apoi un procent

Pentru a micsora inaltimea literelor, selectam Reduce Letter Height By si selectam un procent

Alegem OK.

In mod prestabilit, textul dintr-o imagine WordArt este centrat; totusi programul WordArt ne ofera si alte optiuni de aliniere a textului.

Pentru a alinia textul, vom parcurge urmatoarele etape:

Pornim programul WordArt si tastam textul in caseta de dialog Enter Your Text Here

Executam clic pe butonul Alignment din bara cu instrumente

Selectam stilul de aliniere dorit

Spatierea selectiva (kerning) inseamna ajustarea spatiului dintre perechile de caractere. In general spatierea selectiva apropie literele anumitor perechi cum ar fi AV si Td. Daca textul nostru are o dimensiune a literelor superioara textului obisnuit, spatierea selectiva poate sa-l faca mai lizibil.

Spatierea caracterelor (traking) ajusteaza spatiile dintre toate literele. In WordArt putem sa marim, sa micsoram spatierea caracterelor sau sa o fixam la un anumit procent de spatierea normala.

Pentru a ajusta spatiile dintre litere si cuvinte, vom parcurge urmatoarele etape:

Pornim programul WordArt si tastam textul in caseta de dialog Enter Your Text Here

Executam clic pe butonul Spacing Between Characters sau alegem Format, Spacing Between Characters

Selectam o optiune de spatiere a caracterelor: Very Tight (60% din normal), Tight (80%), Normal (100%), Loose (120%) sau Very Loose (150%), sau selectam Custom si un anumit procent din spatiere normala

Selectam Automatically Kern Character Pairs daca vrem ca programul WordArt sa efectueze automat spatierea caracterelor. Deselectam optiunea pentru a dezactiva spatierea selectiva

Alegem OK.

Atunci cand aplicam chenare unei imagini WordArt, le aplicam caracterelor, nu cadrului imaginilor.

Pentru a aduga sau a indeparta un chenar, vom parcurge urmatoarele etape:

Pornim programul WordArt si tastam textul in caseta de dialog Enter Your Text Here

Executam clic pe butonul Borders sau alegem Format, Border

Selectam grosimea chenarului: Hairline (fir de par), Thin (subtire), Normal, Medium, Wide (groasa) sau Wxtra wide(foarte groasa). Selectam None pentru a indeparta chenarul

Selectam Color, dupa care selectam culoarea chenarului din caseta cu lista

Alegem OK.

Culorile, umbririle modelele umplu fiecare caracter. Modelele se preteaza cel mai bine pentru texte mari si aldine.

Pentru a adauga un model, vom parcurge urmatoarele etape:

Pornim programul WordArt si tastam in caseta de dialog Enter Your Text Here

Executam clic pe butonul Shading sau alegem Format, Shading

Din grupul Style, selectam un stil de model. Primele trei optiuni din partea superioara a acestui grup sunt: transparent, culoare de fundal si culoare de prim-plan

Selectam culoarea de prim-plan si cea de fundal din listele Foreground, respectiv Background. Privim caseta Sample pentru a vedea efectul optiunilor noastre

Alegem Apply pentru a vedea efectul optiunilor noastre asupra textului fara a inchide caseta de dialog Shading, alegem OK sau apasam Enter pentru a inchide caseta de dialog

Parcurgem urmatoarele etape pentru a adauga culoare unui text:

In WordAt, executam clic pe butonul Shading sau alegem Format, Shading

In grupul Style, selectam optiunea fundal opac si selectam culoarea dorita din lista Background

Alegem Apply pentru a vedea efectul optiunii noastre asupra textului fara a inchide caseta de dialog Shading, alegem Ok sau apasam enter pentru a inchide caseta de dialog

Parcurgem urmatoarele etape pentru a adauga umbrire unui text:

In WordArt, executam clic pe butonul Shading sau alegem Format, Shading

In grupul Style, selectam o optiune de umbrire

Selectam culoarea dorita pentru umbrire din lista Foreground si White din lista Background

Alegem Apply pentru a vedea efectul optiunii noastre asupra textului fara a inchide caseta de dialog Shading, alegem Ok sau apasam Enterpentru a inchide caseta de dialog

REPREZENTAREA GRAFICA A DATELOR

Cu programul Microsoft Graph, putem crea diagramesugestuve si atractive pentru documentele Word. Putem transforma un tabel imens continand numere intr-o diagrama care sa ilustreza tendintele si transformarile importante. Microsoft Graph nu este o simpla aplicatie pentru reprezentarea grafica a datelor; el poseda caracteristicile programului Microsoft Excel, cel mai performant program Windows in domeniul calculului tabelar al reprezentarii grafice si al bazelor de date.

Diagramele sunt create pe baza datelor introduse intr-o foaie de date, asemanatoare unei foi de calcul, in care datele sunt afisate pe linii si pe coloane intr-o fereastra proprie.

Cu Microsoft Graph, putem cra oricare dintre cele 14 tipuri de diagrame, folosind mai multe metode. Textele si numerele de foi de date pot fi introduse prin oricere dintre urmatoarele metode:

Prin selectarea dintr-un tabel existent in documentul Word

Prin tastarea lor in Microsoft Graph

Prin copierea din orice document Windows

Prin importarea dintr-un fisier Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 sau un fisier de text

Prin citirea din orice diagrama Microsoft Excel existenta.

Pentru a porni programul Microsoft Graph, vom parcurge urmatoarele etape:

Plasam punctul de inserare in documentul nostru in locul in care vrem sa apara diagrama

Alegem Create, New si selectam eticheta Create New in caseta de dialog Object

Selectam Microsoft Graph 5.0 din lista Object Type

Executam clic pe OK.

Instrumentul CharWizard afiseaza o secventa de casete de dialog care ne indruma pe parcursul crearii unei diagrame, permitandu-ne sa realizam rapid operatii care ar fi durat mult mai mult daca am fi efectuat aceleasi selectii din meniuri si din barele de instromente. Instrumentul ChartWizard ne permite sa apecificam tipul diagramei, formatul si modul in care vrem sa fie reprezentate datele. Datele pe care le utilizam provin direct dintr-un tabel aflat in documentul Microsoft Word.

Pentru a folosi instrumentul ChartWizard, vom parcurge urmatoarele etape:

Folosim caracteristica Table pentru a insera si a formata un tabel, dupa care alegem Table, Select Table pentru a selecta intregul tabel

Alegem Insert, Object, Create New

In caseta de lista Object Type, alegem Microsoft Graph 5.0, si apoi OK

Specificam untip de diagrama in grupul Select a chart type si executam clic pe butonul Next

Specificam un format pentru tipul de diagrama si executam clic pe butonul Next

Specificam modul in care vrem ca datele sa fie reprezentate grafic si exeutam clic pe butonul Next

Daca dorim, adaugam o legenda, titlul diagramei si titluri pentru fiecare axa, dupa care executam clic pe Finish

Programul Microsoft Graph reprezinta grafic datele din foaia de date sub forma unor marcaje in diagrama. Marcajele apar sub forma de linii, bare, coloane, puncte in diagramele X_Y sau felii intr-o diagrama circulara. Cu parametrii pretabiliti ai programului Microsoft Graph, un rand de date apare in diagrama sub forma unei serii de marcaje; o serie de valori apare in diagrama conectata printr-o linie sau sub forma unor bare sau coloane de aceeasi culoare.

Pentru a crea o diagrama, putem sa copiem date din diverse aplicatii si sa le lipim in foaia de date. Putem crea o diagrama, de exemplu, dintr-o serie de textesi numere aliniate in dreptul unor pozitiifixe intr-un document Word sau putem copia un domeniu de celule dintr-o diagrama Microsoft Excel.

Intr-un document creat cu un program de procesare de text, trebuie sa folosim tabulatoare pentru a separa datele si textele daca vrem sa copiem informatiile in celule distincte ale unei foi de date.

Pentru a copia date dintr-un document sau dintr-o foaie de calcul Microsoft Excel si a crea o diagrama, vom parcurge urmatoarele etape:

Selectam datele separate prin tabulatoare sau un domeniu de celule Microsoft Excel

Alegem Edit, copy

Plasam punctul de inserare in locul in care vrem sa apara diagrama, apoi alegem Insert, Object. Selectam in lista Microsoft Graph 5.0, dupa care alegem OK

Activam foaia de date si stergem toate datele existente, selectandu-le si alegand Edit, Clear All sau apasand tasta Delete

Ne asiguram ca celula din stanga-sus a foii de date este selectata, dupa care alegem Edit, Paste

Daca este necesar, formatam, modificam sau redimensionam diagrama si foaia de date

Executam clic in afara diagramei pentru a reveni in document

Uneori, s-ar putea sa revenim sa utilizam date stocate in intr-un fisier ASCII ori int-o foaie de calcul Microsoft Excel sau Lotus 1-2-3 pentru a crea o diagrama. Putem economisi timp importand aceste date direct in foaia de date Microsoft Graph.

Pentru a importa date intr-un document, vom proceda astfel:

Stergem din foaia de date toate datele de care nu mai avem nevoie, dupa care selectam celula in care vrem sa pozitionam coltul din stanga-sus al datelor importate

Alegem Edit, Import Data sau executam clic pe butonul Import Data

In grupul Import, specificam Entire File sau Range pentru aindica un domeniu, cum ar fi A12:D36, sau numele unui domeniu

Alegem OK

Pentru a importa date dintr-o foaie de calcul, trebuie sa evitam instalarea fisierelor pentru conversia foii de calcul. Daca acestea nu sunt instalate, rulam programele de instalareWodr pentru Windows Setup sau microsoft Office Setup. Selectam optiunile pentru instalarea filtrelor de conversie fara reinstalarea intregului program Word. Pentru a incarca fisierele de conversie, trebuie sa folosim dischetele de instalare originale ale programului Word sau microsoft Office.

Importul unei diagrame Microsoft Excel in Microsoft Graph in vedere inglobarii diagramei in documentul Word prezinta alte avantaje. Intrucat diagramele inglobate stocheaza atat datele, cat si diagrama, oricine va putea sa calculeze diagrama fara sa foloseasca programul Microsoft Excel si foaia de calcul Excel originara.

Pentru a importa o diagrama Microsoft Excel impreuna cu datele aferente diagramei, vom efectua urmatoarele etape:

Plasam punctul de inserare in locul in care vrem sa apara diagrama; pornim programul Microsoft Graph 5.0 alegand Insert, Object, selectand Microsoft Graph si executand clic pe OK

Alegem Edit, Import Chart

Selectam unitatea, dosarul si numele fisierului ce contine diagrama Microsoft Excel, dupa care alegem OK. Alegem OK pentru a confirma ca suntem de acord cu suprascrierea oricaror date din diagrama.

Lucrul in foaia de date este asemanator lucrului intr-un tabel Word intr-o foaie de calcul Microsoft Excel. Putem edita datele din celule direct in celula sau intr-o caseta de editare.

Pentru a ne deplasa si a selecta celule intr-o foaie de date, vom utiliza multe dintre tehnicile similare folosite in Microsoft Excel. Daca folosim mouse-ul, putem utiliza barele de derulare pana in orice punct al foii de date. Putem selecta diverse parti ale foii date folosind urmatoarele metode:

Pentru a selecta o celula, executam clic pe ea

Pentru a selecta celule multiple, tragem cu mouse-ul peste ele

Pentru a selecta o linie sau o coloana, executam clic pe capatul ei

Pentru a selecta linii sau coloane multiple, tragem peste ele

Pentru a selecta toate celulele foii de date, executam clic pe dreptunghiul gol din coltul din stanga-sus, unde se intersecteaza linia si coloana titlurilor.

Programul Microsoft Graph ne permite sa mutam marcajele coloanelor, liniilor sau punctelor (intr-o diagrama X-Y) in diagramele 2D. Atunci cand mutam punctul de date, se modifica data corespunzatoare din foaia de date.

Pentru a modifica valorile din foaia de date prin deplasarea marcajelor in diagrama, vom efectua urmatoarele etape:

Deschidem foaia de calcul si diagrama. Activamdiagrama. Aceasta trebuie sa fie o diagrama bidimensionala cu coloane, cu bare sau cu linii

Executam clic pe marcajul coloanei, barei sau liniei pe care vrem sa o modificam, o data pentru a selecta seria de date, iar a doua oara pentru a selecta punctul de date

Tragem marcajul de selectie la noua inaltime. Atunci cand tragem marcajul de selectie, pe axa verticala se deplaseaza un marcaj indicator care indica valoarea corespunzatoare noii pozitii

Eliberam butonul mouse-ului atunci cand marcajul se afla in pozitia dorita

Atunci cand construim diagrame, putem folosii 103 formate predefinite de diagrame. Cea mai simpla cale de a crea diagrame este sa selectam diagrama predefinita care se apropie cel mai mult de tipul dorit.

Pentru a putea personaliza o diagrama predefinita, vom efectua urmatoarele etape:

Alegem Format, Chart Type

In grupul Apply To, selectam grupul caruia vrem sa-i aplicam selectia

Selectam 2D sau 3D din caseta Chart Di,ension. Imediat dedesubtul casetei Chart Dimension sunt afisate exemple pentru fiecare tip de diagrama

Executam clic pe un tip de diagrama dintre monstrele afisate

Alegem butonul Options pentru a vedea subtipuri suplimentare ale tipului de diagrama selectat

Alegem OK

Pentru a lucra mai putin, stabilim tipul dorit de diagrama inainte de a o personaliza. Utilizam comanda Format, Chart Type sau executam clic pe butonul ChartType pentru a testa diverse tipuri de diagrame, dupa care o personalizam pe cea pe care am decis sa o utilizam. Daca scimbam tipul diagramei dupa ce am personalizat o diagrama, o parte din selectiile noastre s-ar putea sa se piarda.

Pentru a personaliza un tip de diagrama, vom efectua urmatoarele etape:

Activam diagrama si alegem Format, ChartType sau executam clic pe butonul Chart Type

Selectam, in grupul Apply To, portiunea din diagrama careia vreti sa-i aplicati noul tip

Selectam 2D sau 3D in grupul Chart Dimensions, dupa care selectam tipul diagramei

Executam clic p Options pentru a afisa caseta de dialog Format Column Group

Alegem OK

Putem folosi meniul Insert pentru adaugarea sau eliminarea majoritatii elementelor in si dintr-o diagrama. Pentru a adauga, de exemplu, un titlu sau o eticheta de date intr-o pozitie fixata intr-o diagrama, vom efectua urmatoarele etape:

Alegem Insert, Titles

Selectam una dintre casetele de validare

Alegem Ok

Avand selectat titlul prestabilit; tastam titlul pe care vrem sa-l utilizam. Apasam Enterpentru a trece la linia urmatoare

Pentru a finaliza titlul, apasam Esc sau executam clic pe in afara textului

Pentru a atasa numere sau etichete care se deplaseaza solidar cu punctele de date ale unei diagrame cu bare, cu coloane sau cu linii, vom efectua urmatoarele etape:

Alegem Insert, Data Labels pentru a afisa caseta de dialog Data Labels

Selectam una dintre optiunile Show Value si Show Label. Daca lucram cu o diagrama circulara, avem la dispozitie optiunile Show Present si Show Label and Percent

Alegem OK.

Putem roti unghiul unei diagrame 3D pentru a afisa vederea optima a diagramei. Pentru a roti o diagrama 3D, vom efectua urmatoarele etape:

Alegem Format, 3D View

Modificam valorile din casetele Elavation si Rotation excutand clic pe sagetile mari indreptate in sus, respectiv in jos, sau tastand valorile direct in casetele de text

Atunci cand modelul de sarma reprezentand diagrama are orientarea dorita, alegeti OK.

Butonul Apply ne permite sa aplicam diagramei noua orientare si sa pastram caseta de dialog deschisa – o caracteristica utila atunci cand vrem sa experimentam. Executam clic pe butonul Default atunci cand vrem sa revenim la orientarea initiala.

Accesarea datelor ODBC

Atunci cand este nevoie sa se lucreze cu surse de date ODBC, trebuie sa se decida daca se va utiliza DAO cu Microsoft Jet, ODBCDirect sau ambele. În continuare se discuta pentru început avantajele fiecarui tip de acces si alte probleme conexe domeniului. Alegerea modului de lucru este in functie de posibilitatile de lucru oferite în cele doua spatii.

Utilizarea Microsoft Jet pentru date ODBC

Alegerea modului de acces Jet poate fi influentata de urmatoarele argumente. Posibilitatile enumerate sunt proprii spatiilor de lucru Microsoft Jet si nu sunt suportate de spatiile ODBCDirect.

Legaturi actualizabile – se pot actualiza date din obiecte Recordset bazate pe legaturi multiple de tabele

Suport pentru tabele legate – se pot memora legături permanenete la date de pe server într-o baza locala Microsoft Jet. La legarea unei tabele, se poate memora (cache) informatia despre structura tabelei, incluzand informatii despre campuri si indexuri, în baza locala. Acest fapt mareste viteza de conectare la accesurile ulterioare ale sursei de date.

Suport pentru metode Find – se pot utiliza metodele FindFirst, FindNext, FindPrevious si FindLast cu obiectele Recordset.

Esecuri (failures) partiale ale actualizarii interogarilor – daca esueaza o interogare de mari dimensiuni, interogarea se opreste, de controlul utilizatorului pentru a decide sau nu daca se pastreaza modificarile efectuate pana în momentul esecului.

Proprietati definite de utilizator – ce pot personaliza obiectele DAO prin adaugarea unor proprietati persistente. De exemplu o proprietate Description care sa memoreze un text descriptiv al obiectului.

Interogari încrucisate – se poate utilzia propozitia SQL TRANSFORM pentru a crea rezumate încrucisate (crosstab) ale datelor interogate.

Acces la date eterogene – se poate lucra cu date de pe server, baze de date Microsoft Jet native (fisiere .mdb) si date ISAM instalabile (FoxPro, Paradox, dBASE). Se pot efectua uniri de tabele din surse diferite.

Utilizare programatica pentru Data Definition Language (DDL) – se poate folosi DAO pentru operatiuni care modifica structura bazei de date (adaugare de tabel, modificare etc.).

Atasare de forme si controale – în spatiul Jet se pot atasa forme si controale datelor din surse ODBC. Spatiul ODBCDirect nu suporta tabele legate deci nici forme sau controale.

Utilizare ODBCDirect pentru date ODBC

Cu ODBCDirect se pot accesa date de pe server utilizand modelul de obiecte DAO existent direct în topul interfetei de programare ODBC. ODBCDirect implementeaza un strat de cod peste ODBC API, care stabileste conexiunile, creeaza cursoare si executa proceduri utilizand resurse minime de pe statia de lucru, fara a trece prin Microsoft Jet. Avantajele utilizarii spatiului de lucru ODBCDirect sunt enumerate în continuare.

Acces direct – aplicatia acceseaza sursa de date ODBC în mod direct. Se pot astfel îmbunatati performantele, reduce traficul de retea si beneficia de capacitatile de procesare ale serverului (mai mari decat ale statiei de lucru).

Reducerea necesarului de resurse – netrecand prin Microsoft Jet, aplicatia cere mai putine resurse locale. Daca se utilizeaza ODBCDirect din Access se va tine seama ca Microsoft Access încarca întotdeauna Microsoft Jet (chiar daca operatiunile ODBCDirect nu trec pe acolo).

Imbunatatirea accesului la functionalitatea specifica serverului – se pot utiliza avantajele functiunilor specifice serverului ODBC si care nu sunt permise prin Microsoft Jet. De exemplu, în spatiul ODBCDirect se poate specifica locul de memorare a cursorului: la client sau la server, pentru serverele care suporta diferite tipuri de cursoare.

Interogari asincrone – se poate executa o interogare a bazei de date si apoi alte operatiuni fara a astepta terminarea interogarii. Se pot testa proprietatile pentru a vedea stadiul executiei interogarii. Astfel se poate simula concurenta si optimiza performanta aplicatiei.

Actualizare optimista în loturi – modificarile locale se pot stoca în Recordset si trimite apoi serverului într-un singur lot.

Executarea procedurilor memorate – se pot manevra intrarile si iesirile procedurilor memorate pe server; se pot specifica valori de intrare si verifica valorile returnate, operatiuni imposibile în spatiul de lucru Jet.

Înregistrarea unei surse de date ODBC

Pentru a putea fi utilizata, atât în spatiul de lucru Microsoft Jet, cat si în spatiul ODBCDirect, o sursa de date ODBC trebuie sa fie înregistrata. Acest proces memoreaza informatia despre sursa de date în Windows Registry si ofera aceasta informatie aplicatiilor. Înregistrarea se poate efectua atat din managerul de ODBC (disponibil în mediul Windows), cat si din Visual Basic.

Pasii necesari înregistrarii difera dupa sursa de date ODBC, driverele respective necesitand informatii specifice. În continuare se da, ca exemplu, înregistrarea sursei de date SQL Server utilizand managerul de ODBC:

Windows Control Panel => dublu click pe 32bit ODBC

Click Add si apoi dublu click pe SQL Server.

În caseta Data Souce Name se tasteaza un nume (DSN). Acesta poate fi orice sir si nu trebuie sa corespunda cu numele bazei de date sau tabelei accesate.

În Description se tasteaza o descriere a bazei de date, orice text de altfel.

În caseta Server se introduce numele serverului de retea unde se afla sursa datelor. Nu se include un dublu backslash (\\) înaintea numelui.

Click Options si se introduce numele bazei de date accesate în caseta Database Name.

Metoda RegisterDatabase completeaza informatia de conectare necesara la deschiderea sursei de date ODBC. Sintaxa metodei este

DBEngine.RegisterDatabase dbname, driver, silent, attributes

unde:

dbname este numele bazei de date,

driver este numele driverului ODBC,

silent este True daca nu se doreste afisarea dialogului driverului pentru fixarea atributelor,

attributes contine sirul atributelor care se trec în Windows Registry.

Utilizarea DAO cu ODBCdirect

Modelul de obiecte pentru spatiul ODBCDirect include un subset de obiecte din spatiul Microsoft Jet la care se adauga un obiect nou, Connection si clasa corespunzatoare. Diagrama urmatoare arata ierarhia de obiecte a spatiului de lucru ODBCDirect.

Obiectul DBEngine

DBEngine contine atat spatiile de lucru Jet, cat si spatiile de lucru ODBCDirect. Proprietatea DefaultType a obiectului determina tipul spatiului creat în mod implicit la utilizarea metodei CreateWorkspace. Dupa cum s-a mai precizat, la spatiile Microsoft Jet, valoarea dbUseODBC caracterizeaza spatiile ODBCDirect. Argumentul implicit poate fi acoperit prin specificarea explicita a argumentului type la aplicarea metodei CreateWorkspace.

Observație. Daca programarea este efectuata in Microsoft Access, atunci nu se va specifica Proprietatea DefaultType la valoarea dbUseODBC deoarece poate produce rezultate neasteptate (Access utilizeaza DAO și Jet pentru multiple operațiuni).

Tipul spațiului de lucru poate fi identificat prin proprietatea Type a obiectului Workspace. Este returnată una dintre valorile dbUseJet sau dbUseODBC, proprietatea fiind read-only, adicanu se poate modifica tipul spațiului de lucru odată creat.

Colecția Workspaces

În acest model, fara a specifica de fiecare data, un obiect Workspace reprezinta un spatiu de lucru ODBCDirect, iar colectia Workspaces contine multimea tuturor spatiilor ODBC active. Situarea in ierarhie este data in tabelul urmator.

Un spatiu de lucru ODBCDirect ruteaza, in cazul utilizarii ODBC, apelurile direct la ODBC API spre deosebire de spatiul Microsoft Jet, care ruteaza mai intii apelurile la motorul de baze de date Jet si pe urma la ODBC API.

Referirea la un spatiu de lucru se efectueaza in mod uzual, prin intermediul colectiei:

DBEngine.Workspaces(index)

DBEngine.Workspaces("name")

DBEngine.Workspaces![name]

Principalele proprietati și metode utilizabile sunt:

Name, UserName si Type (proprietati) pentru stabilirea/aflarea proprietatilor unei sesiuni.

Metoda Close pentru terminarea sesiunii.

Metoda OpenDatabase pentru a deschide o baza de date.

Metodele BeginTrans, CommitTrans și Rollback pentru conducerea tranzactiilor.

Colecția Connections

Dupa crearea unui spatiu ODBCDirect, trebuie sa se conecteze la o sursa de date ODBC. Conectarea se poate efectua prin deschiderea unei baze de date (metoda OpenDatabase, prezentata ulterior) sau prin deschiderea unui nou obiect Connection.

Un obiect Connection reprezinta o conectare la o baza de date ODBC din spatiul ODBCDirect. Colectia Connections contine toate obiectele Connection deschise curent. La deschiderea unui nou obiect Connection, acesta este adaugat in mod automat la colectie. Analog, inchiderea unui obiect prin metoda Close elimina din colectie obiectul Connection inchis.

Avantajele utilizarii obiectului Connection sunt:

Conectare asincrona. Operatiunea de conectare se desfasoara in paralel cu alte operatiuni si poate fi verificata daca s-a efectuat.

Interogare asincronă. Similar celor anterior spuse, doar pentru interogari.

Obiecte QueryDef. Se pot defini obiecte QueryDef care reprezinta interogarile din sursa de date ODBC.

Pentru a crea un obiect Connection se utilizeaza metoda OpenConnection, cu sintaxa

Set connection = workspace.OpenConnection (name, options, readonly, connect)

unde:

connection este numele noului obiect,

workspace este numele unui obiect Workspace de tip ODBCDirect din care se efectueaza conectarea,

name este numele unei surse de date inregistrate. Obiectul Connection creat poate fi referit prin numele sursei (DSN) sau prin indexul din colectie,

options determină dacă și când să fie întrebat utilizatorul la stabilirea conexiunii si daca aceasta este asincrona; valorile se vor studia din Help – OpenConnection method,

readonly permite controlul actualizarii datelor: True pentru a interzice modificarea datelor.

connect este un sir de conectare valid care contine parametrii necesari driverului ODBC. Argumentul poate contine numele utilizatorului, parola etc.

Sirul de conectare trebuie sa inceapa cu "ODBC" si sa contina o serie de valori necesare driverului pentru a accesa datele sursei. Componentele sirului difera dupa sursa de date.

Daca sirul de conectare nu contine toate elementele necesare, driverul ODBC afiseaza un dialog pentru obtinerea informatiilor lipsa. Dialogul nu este afisat daca sirul de conectare este completat cu informatiile necesare.

Observație. La conectarea la o baza de date Microsoft SQL Server care utilizeaza securitatea integrata se vor omite parametrii UID si PWD deoarece se utilizeaza numele utilizator și parola din Windows NT.

Dupa crearea obiectului Connection, se pot deschide obiecte Recordset si executa interogari pe obiectul Connection.

La deschiderea unui obiect Connection, este creat un obiect Database corespunzator si adaugat colectiei Databases din spatiul de lucru. Reciproc, la deschiderea unei baze de date in spatiul ODBCDirect este creat un obiect Connection și adaugat colectiei Connections. Inchiderea oricarui obiect din perechea Connection, Database produce si inchiderea celuilalt obiect.

Observatie. Ca si la Database, se vor inchide mai intai toate obiectele Recordset deschise.

Deschiderea conectărilor asincrone

Acest tip de conectare, necesar mai ales cand conectarea dureaza mai mult, timp in care se pot efectua alte operatiuni, este specificata prin constanta dbRunAsync data argumentului options al metodei OpenConnection.

Proprietatea StillExecuting a obiectului Connection poate fi testata pentru a determina stabilirea conexiunii. Pentru a anula o conectare care ia prea mult timp se utilizeaza metoda Cancel a obiectului.

Colectia Databases

Se poate utiliza metoda OpenDatabase a obiectului Workspace pentru a deschide o baza de date si conectarea astfel la o sursa de date ODBC. Totusi, obiectul Database nu suporta in spatiul de lucru ODBCDirect toate functiunile pe care le oferă obiectul Connection. In special, nu se poate efectua conectarea asincrona, executa interogari asincrone sau defini obiecte QueryDef reprezentand interogari ale sursei de date.

Dintre metodele si proprietatile obiectului Database, mentionam doar cateva.

Metoda Execute pentru a efectua o interogare de tip actiune (action query – o interogare care copie sau schimba date; sunt incluse adaugare, stergere, actualizare, in opozitie cu o interogare de tip selectare care returneaza o multime de inregistrari).

Proprietatea Connect stabileste o conectare la o sursa de date ODBC.

Proprietatea QueryTimeout pentru limitarea duratei de timp in care se executa o interogare.

Proprietatea RecordsAffected pentru a determina numarul inregistrarilor modificate intr-o interogare actiune.

Metoda OpenRecordset pentru executarea unei interogari de tip selectare si crearea unui obiect Recordset.

Proprietatea Version permite determinarea versiunii motorului de baze de date care a creat baza.

Comutarea între obiectele Connection și Database

Pentru a utiliza avantajele fiecarui tip de conectare la o sursa ODBC, se poate trece de la un obiect la altul prin proprietatea Connection a obiectului Database sau prin proprietatea Database a obiectului Connection. Aceste proprietati pot fi folosite pentru a crea obiecte Connection din obiecte Database si, reciproc, obiecte Database din obiecte Connection. Se pot astfel adauga capacitati ODBCDirect la aplicatii care utilizeaza doar obiecte Database.

De exemplu, se poate utiliza un obiect Database pentru operatiunile uzuale, dar daca este nevoie de o interogare asincrona, atunci se poate crea un obiect Connection din obiectul Database și executa apoi interogarea din Connection.

Colecția QueryDefs

Un obiect QueryDef reprezinta o definitie temporara a unei interogari din spatiul ODBCDirect. Colectia QueryDefs contine toate interogarile existente curent in spatiul de lucru. Situarea in ierarhia de obiecte este dată în tabelul următor.

Obiectele QueryDef create in spatiile de lucru ODBCDirect sunt intotdeauna temporare.

Ele nu pot fi salvate in sursa de date chiar daca li se atribuie un nume.

Executarea interogărilor asincrone

Crearea si executarea interogarilor in spatiile ODBCDirect sunt similare cu crearea si executarea din spatiile de lucru Microsoft Jet. Interogarea se creeaza prin metoda CreateQueryDef a obiectului Connection si utilizarea metodelor Execute sau OpenRecordset pentru interogarea rezultată.

Se pot utiliza interogari asincrone încat utilizatorii sa continue aplicatia in timp ce se executa interogarea si se poate da utilizatorilor posibilitatea de a anula o interogare asincrona in cazul in care dureaza prea mult.

Colecția Parameters

Printr-un obiect Parameter se reprezinta un parametru transmis unei interogari (daca este cazul) sau unei proceduri memorate pe server. Utilizarea parametrilor permite o mai mare flexibilitate a interogarilor, care nu mai trebuiesc recompilate la fiecare modificare a parametrilor cautarii. Un obiect Parameter din spatiul ODBCDirect este similar, cu mici diferente, unui obiect Parameter din spatiul Microsoft Jet. In ODBCDirect se poate schimba valoarea proprietatii Type (read-only in spatiul Jet). De asemenea se poate utiliza proprietatea Direction pentru a indica daca un parametru este de intrare, de iesire, ambele sau valoarea returnata de o procedura (a se vedea in Help – Direction Property).

Colecția Recordsets

Un obiect Recordset reprezinta inregistrarile care rezulta din executarea unei interogari pe un obiect Connection sau un obiect Database, intr-un spatiu de lucru ODBCDirect. Obiectele Recordset suportate in spatiul de lucru ODBCDirect sunt de tipurile: dynaset, snapshot, forward-only si dinamic. Cu exceptia ultimului tip, toate celelalte tipuri de obiecte Recordset au fost prezentate la spatiul de lucru Microsoft Jet.

Obiecte Recordset de tip dinamic

Un obiect Recordset de tip dinamic este similar unui obiect de tip dynaset, dar este actualizat in mod dinamic, pe masura ce alti utilizatori executa modificari in tabela de baza.

Pentru a crea un obiect Recordset de tip dinamic se va specifica valoarea dbOpenDynamic pentru argumentul type al metodei OpenRecordset.

Recordseturile de tip dinamic sunt disponibile doar pentru acele drivere ODBC care ofera propriile cursoare. Inainte de deschiderea unui Recordset dinamic trebuie sa se asigure ca driverul ODBC suporta acest lucru. Pentru driverele care nu ofera cursoare proprii, deci nu suporta recordseturi dinamice, se vor deschide obiecte Recordset de tip snapshot sau forward-only.

Avantajul utilizarii obiectelor Recordset de tip dinamic este reflectarea imediată a tuturor schimbarilor din date, inclusiv inregistrarile adaugate sau sterse. Pentru a realiza acest lucru este insa necesar ca DAO sa interogheze mereu tabelele de baza, ceea ce se traduce prin performanta redusa ca viteza. Acest tip se recomanda, prin urmare, doar pentru situatii unde este esential sa se dispuna de cele mai recente actualizari ale datelor.

Deschiderea asincrona a obiectelor Recordset

Pentru a deschide un Recordset in mod asincron, similar interogarilor din spatiile ODBCDirect, se utilizeaza constanta dbRunAsync ca valoare a argumentului options pentru metoda OpenRecordset. Se pot astfel utiliza metoda Cancel si proprietatea StillExecuting direct pe obiectul Recordset. De exemplu, la deschiderea unui Recordset care dureaza foarte mult deoarece returneaza un mare numar de inregistrari, utilizatorul poate fi lasat sa anuleze operatiunea pentru a specifica criterii mai restrictive de formare a obiectului.

La anularea (prin Cancel) a unei metode OpenRecordset, obiectul Recordset devine nevalabil si trebuie redeschis pentru a regasi un obiect Recordset corect.

Colecția Fields

In spatiul de lucru ODBCDirect, un obiect Field reprezinta un camp dintr-un obiect QueryDef sau obiect Recordset. Anumite procesari sunt enumerate in continuare.

Proprietatea OrdinalPosition este utilizata pentru determinarea ordinii obiectului Field in colectia Fields.

Proprietatea Value fixeaza sau returneaza data memorata in camp.

Metodele AppendChunk, GetChunk si proprietatea FieldSize returneaza sau fixeaza o valoare dintr-un obiect OLE sau camp memo a unui obiect Recordset.

Proprietatile Type, Size si Attributes determina tipul datelor care pot fi memorate intr-un camp.

Proprietatile SourceField si SourceTable determina sursa originala a datelor.

Proprietatile Value, VisibleValue si OriginalValue sunt utilizate pentru verificarea completarii cu succes a unei actualizari in loturi (problema este discutata si in continuare).

Utilizarea ODBCDirect

In aceasta sectiune sunt prezentate cateva operatiuni uzuale intr-un spatiu de lucru ODBCDirect: actualizarea optimista in loturi, lucrul cu cursoare, lucrul cu proceduri memorate.

Utilizarea actualizării optimiste în loturi

In multe aplicatii client-server, actualizarile optimiste apar pe principiul "inregistrare cu inregistrare". Aceasta se intampla in mod uzual in modul:

Un utilizator editeaza o inregistrare.

Utilizatorul vrea sa salveze inregistrarea.

Serverul încearca sa blocheze aceasta inregistrare; daca reuseste, inregistrarea este actualizata, in caz contrar o violare a blocarii este tratata de catre aplicatie.

Utilizatorul se muta la alta inregistrare si procesul se reia.

Desi acest mod de operare functioneaza bine in multe cazuri, este uneori mai eficient ca utilizatorul sa editeze mai multe inregistrari care sunt stocate local si abia apoi sa le trimita serverului intr-un singur lot pentru actualizare. Metoda se numește actualizare optimistă în loturi (batch optimistic updating) și presupune etapele:

Crearea unui spatiu ODBCDirect

Stabilirea proprietatii DefaultCursorDriver, a spatiului de lucru, la valoare dbUseClientBatchCursor.

Deschiderea unui obiect Connection sau Database din spatiul ODBCDirect.

Utilizarea metodei OpenRecordset pentru obiectul deschis in pasul precedent cu scopul de a deschide un Recordset si specificarea constantei dbOptimisticBatch ca valoarea a argumentului lockedits.

Efectuarea editarilor necesare in obiectul Recordset. Toate editarile sunt memorate local.

La terminare, actualizarea sursei de date se efectueaza prin metoda Update a obiectului Recordset, cu specificarea valorii dbUpdateBatch pentru argumentul type.

Observație. Daca se lanseaza (programatic) o actualizare in lot in timp ce o inregistrare din obiectul Recordset este editata de utilizator, inregistrarea care se editeaza va fi actualizata in mod automat inainte de inceperea actualizarii in lot. Daca mai multe inregistrari au fost editate local si se doreste ca inregistrarea curenta sa fie actualizata inaintea actualizarii in lot, se poate apela metoda Update si specifica dbUpdateCurrentRecord pentru argumentul type.

Tratarea coliziunilor

La incercarea de actualizare a unui grup de inregistrari intr-un singur lot, este posibil ca alti utilizatori sa editeze in acelasi timp una sau mai multe inregistrari din lot, producand astfel o coliziune.

Pentru tratarea coliziunilor se va examina proprietatea BatchCollisions a obiectului Recordset. Proprietatea BatchCollisions returneaza un tablou care memoreaza bookmark-uri punctand catre inregistrarile din obiectul Recordset pentru care au aparut coliziuni. De fiecare data cand apare o coliziune în timpul actualizarii in lot, este adaugat la tablou un pointer catre iregistrarea pentru care apare coliziunea. Se poate parcurge fiecare asemenea bookmark si examina urmatoarele proprietatii ale obiectului Field al inregistrarii curente.

Dupa examinarea proprietatilor se poate alege o optiune dintre:

Se poate forta scrierea in baza de date a valorii curente din obiectul Recordset, suprascriind valoarea originala a campului. Pentru aceasta se apelează metoda Update si specifica True pentru argumentul force.

Se poate schimba valoarea curenta din obiectul propriu Recordset la valoarea originala si forta schimbarea in baza de date.

Observație. Apelul metodei Update cu dbUpdateBatch ca argument type și True ca argument force produce trecerea in baza a tuturor modificarilor proprii si suprascrierea modificarilor efectuate de alti utilizatori. Din acest motiv este mai sigur apelul metodei Update fara fortare si rezolvarea ulterioara a coliziunilor prin folosirea tabloului returnat de proprietatea BatchCollisions impreuna cu Value, OriginalValue si VisibleValue.

Utilizarea cursoarelor în spațiile ODBCDirect

Un cursor indica pozitia inregistrarii curente dintr-o multime rezultat. Majoritatea tipurilor de cursoare contin o reprezentare a datelor din sursa de date si nu sunt actualizabile. Numim keyset un cursor care contine date efective si care sunt actualizabile.

Cu un cursor se lucreaza prin intermediul unui obiect DAO Recordset. La deschiderea unui obiect Recordset prin DAO, ODBCDirect creeaza cursorul corespunzator. Fiecare tip de obiect Recordset, cu exceptia celui de tip tabela, corespunde unui tip diferit de cursor.

Caracteristicile cursoarelor

Se pot utiliza cursoare pentru a lucra cu multimi de date dintr-o sursa ODBC. Cursoarele pot:

Sa reprezinte anumite inregistrari sau toate inregistrarile unei tabele

Sa reprezinte anumite inregistrari sau toate inregistrarile unei uniuni de tabele

Sa nu reprezinte nici o inregistrare

Sa fie read-only sau actualizabile fie la cursor sau la nivel de camp

Sa fie complet navigabile sau doar inainte

Sa existe fie la client, fie pe server.

Cursoare pe partea client sau pe partea server

Un cursor necesita resurse temporare pentru a-si pastra datele. Aceste resurse pot fi in forma RAM, un fisier paginabil cum ar fi memoria virtuala din Windows, sau fisiere/baze de date temporare. Daca resursele sunt memorate pe masina clientului, cursorul este numit cursor client-side. Cu acest tip de cursor, serverul trimite datele reprezentand cursorul prin retea catre client, ca si datele cerute de cursor. Clientul gestioneaza resursele temporare necesare.

Anumite motoare de baze de date, cum ar fi Microsoft SQL Server 6.0, suporta si cursoare de tip server-side. Cu acest tip de cursor, serverul gestioneaza multimea de inregistrari rezultate cu resurse de pe server. Serverul returneaza prin retea doar datele cerute de client. Utilizarea acestui tip de cursor poate creste performanta aplicatiei, mai ales atunci traficul de retea este mare, dar apare conditia ca serverul sa poata oferi resursele necesare tuturor cursoarelor cerute de clienți.

Alegerea tipului de cursor

La deschiderea unui obiect Recordset pe o sursa de date care nu este ODBC, constanta utilizata pentru argumentul type al metodei OpenRecordset determina tipul de recordset deschis. La deschiderea unui Recordset pe o sursa ODBC, acelasi argument, type, specifica tipul de cursor pe care il reprezinta obiectul Recordset. Fiecare tip de cursor corespunde unui tip de recordset. Urmatorul tabel arata efectul valorilor argumentului type atat pentru surse de date ODBC, cat si pentru surse non-ODBC.

Observație. Cum obiecte Recordset de tip tabela nu exista in spatiile de lucru ODBCDirect, nu exista cursor corespunzator acestui tip de recordset.

Proprietatea DefaultCursorDriver a obiectului Workspace specifica unde este creat cursorul – la client sau pe server. Valorile posibile pentru proprietate sunt date in tabelul alaturat.

Blocarea înregistrărilor (Record Locking)

La deschiderea unui obiect Recordset se poate specifica si tipul de blocaj al inregistrarilor intentionat in cazul actualizarilor. Pentru aceasta se utilizeaza argumentul lockedits al metodei OpenRecordset. Urmatorul tabel contine explicatii pentru tipurile posibile de blocaj si valorile corespunzatoare ale argumentului lockedits.

Limitări ale cursoarelor

Datorita valorilor implicite prezentate in tabelele anterioare, obiectul Recordset implicit este read-only, forward-only si nu poate fi actualizat. Editarea inregistrarilor necesita specificarea explicita a unui tip de blocaj diferit de dbReadOnly la aplicarea metodei OpenRecordset.

Deoarece nu se pot deschide recordseturi de tip tabela in spatiul ODBCDirect, nu se pot utiliza proprietatea Index si metoda Seek de regasire a datelor. De asemenea nu se pot utiliza metodele Find: FindFirst, FindNext, FindPrevious sau FindLast. In mediul client/server este mai eficient sa se selecteze doar datele necesare si nu multimi mai vaste din care sa se gaseasca ulterior inregistrarile necesare. Aceasta inseamna ca interogarile trebuie efectuate mai atent (mai restrictive).

Regăsirea unor multimi multiple de rezultate

Orice propoziție SQL poate include mai multe propozitii SELECT sau proceduri memorate care invoca una sau mai multe propozitii SELECT. Fiecare instructiune SELECT genereaza o multime de rezultate care trebuie sa fie procesata de cod sau ignorata mai inainte ca resursele sa fie eliberate și urmatoarea multime de rezultate sa fie disponibila pentru procesare. Deoarece nu se stie a priori cate multimi de rezultate sunt generate de o procedura memorata, codul trebuie să fie pregatit sa prelucreze un numar necunoscut de multimi. De notat ca in cazul returnarii de catre o procedura memorata a mai multor multimi de rezultate, nici una dintre acestea nu poate fi actualizata.

Se pot utiliza fie cursoare client-side, fie cele server-side pentru regasirea unor multiple multimi de rezultate. Daca se utilizeaza cursoare client-side, multimile de rezultate sunt returnate de toate obiectele Recordset. Cursoarele server-side returneaza multiple multimi de rezultate doar la deschiderea unui Recordset de tip forward-only.

Pentru obtinerea mai multor multimi de rezultate

Stabilirea proprietatii DefaultCursorDriver la valoarea dbUseServerCursor pentru specificarea cursoarelor server-side

Crearea unui obiect QueryDef si stabilirea proprietatii SQL la un sir valid SQL care returneaza multiple obiecte Recordset.

Stabilirea proprietatii CacheSize a obiectului QueryDef la 1 pentru a cere serverului trimiterea unei singure inregistrari o data. La regasirea inregistrarilor in acest mod nu se utilizeaza efectiv cursorul.

Deschiderea obiectului Recordset pe obiectul QueryDef creat. Se da valoarea dbOpenForwardOnly pentru argumentul type al metodei OpenRecordset.

Utilizarea metodei NextRecordset pentru a accesa urmatorul obiect Recordset din grupul de obiecte Recordset returnat de server. Aceasta ignoreaza obiectul Recordset curent si il înlocuieste cu urmatorul obiect. Daca nu mai exista obiecte Recordset atunci metoda NextRecordset returneaza valoarea False iar obiectul curent Recordset va fi gol (empty).

CREAREA SI GESTIONAREA DATELOR PENTRU COMPUNEREA CORESPONDENTEI

Programul Word face mult mai mult decat sa publice text. Il putem privi si caun generator de rapoarte sau ca pe un instrument de tehnoredactare pentru informatiile din baza de date. Programul Word are capacitatea de a obtine, de a stoca si de a manipula siruri de informatii cum ar fi liste de nume si adrese, de facturi sau de note de comanda, cataloage de produse si asa mai departe.Unele dintre sarcinile pe care le asociem de obicei cu aplicatiile de generare a rapoartelor referitoare la baza de date pot fi efectuate cu programul Word, care ne poate furniza mult mai mult decat niste simple rezultate in format liber. De exemplu, putem sa utilizam date stocate sau legate in Word pentru a crea:

Scrisori formular, folosind informatii referitoare la nume si adresa. In aceste scrisori pot fi incluse si alte informatii, cum ar fi sursele datorate, datele despre produs sau observatii

Plicurile pentru scrisorile formular, ele pot fi tiparite in ordinea codurilor postale (ZIP) si includ coduri cu bare POSTNET si FIM

Etichete postale,care pot sa contina inclusiv motto-uri, grafica si coduri cu bare POSTNET si FIM

Cataloage de produse, care contin imagini grafice si au un aspect mai profesional decat cel al rapoartelor generate printr-o baza de date

Rapoarte de vanzari intr-un format mai personalizat, Programul Word poate fi folosit pentru a tehnoredacta date, utilizand caracteristici cum ar fi coloane de ziar si grafica integrata, caracteristici care nu sunt disponibile in programele de calcul tabelar cum ar fi Excel sau in utilizarea de generare de rapoarte ale programelorde baze de date.

Pentru compunerea corespondentei cu programul Word pot fi utilizate trei surse de date: un document Word, un fisier extern si un sistem de date de birou partajate.

Un document Word poate fi reprezentat de un tabel continand linii sicoloane cu infomatii. Putem sa utilizam ca sursa de date un document Wordin care datele sunt separate prin prin caractre de tabulare sau prin virgule. Aceste tipuri de fisiere pot fi generate automat pe baza unor tabele. De exemplu, selectam tabelul pe care vrem sa-l convertim, alegem Table, Convert Table to Text, selectam eticheta Tabs sau Commas din caseta de dialog Convert Table To Text, dupa care alegem OK.

Programul Word poseda o agenda de adrese incorporata,care poate fi accesata rapid din bara cu instrumente Standard. Agenda de adrese stocheaza informatii utilizate pentru contactarea diverselor persoane. Aceste informatii pot fi numarul de telefon sau de fax, adresa, adresa in retea si asa mai departe.

Putem folosii informatiile referitoare la adresa din agenda de adresare pentru a insera numele si adresa unei singure persoanesau le putem utiliza pentru compunerea corespondentei atunci cand transmitem mai multe documente.

Pentru a introduce date in agenda de adrese a programului Word, vom efectua urmatoarele etape:

Executam clic pe butonul Address din baa cu instrumente Standard pentru a afisa caseta de dialog Select Name

Executam clic pe butonul New pentru a afisa caseta de dialog New Entry

Selectam modul in care preferam sa transmitem majoritatea mesajelor persoanei respective, dupa care alegem OK

Tastam adresa in retea in etichete New-Address. Executati clic pe eticheta Business, Phone Numbers sau Notes pentru a introduce alte informatii in legatura cu persoana respectiva

Alegem OK.

Putem utiliza informatiile pe care le-am introdus in agenda personala de adrese atunci cand vrem sa lipim numele si adresa unei singure persoane si atunci cand dorim sa cream documente multiple, folosind tehnica de compunere a corespondentei.

Microsoft Schedule+ este un program util de creare a agendelor de lucru pe care il putem utilizapentru a gestiona propria noastra agenda de lucru si contactele personale, sau pe care il putem utiliza in comun cu ceilalti membri ai grupului de lucru.

Pentru a introduce informatii in agenda de adrese a programului Schedule+, vom efectua urmatoarele etape:

Executam clic pe butonul Start din bara de sarcini, apoi pe Programs, Microsoft Word si in final Schedule+

Daca suntem invitati sa o facem, ne vom tasta numele si parola de intrare in caseta de dialog chedule+ Logon, dupa care alegem OK

Executam clic pe eticheta Contacts pentru a afisa lista contactelor, in vederea modificarii contactelor existente sau a adugarii unora noi

In caseta de editare din partea dreapta, tastam informatiile pe care vrem sa le stocam in agenda de adrese Schedule+.

Utilitarul Mail Helper ne permite sa ne cream propriile surse de date pe baza unei game largi de aplicatii.Putem crea o sursa de date pe baza unui document Word, a unei aplicatii de calcul tabelar, a unui fisier de baze de date sau a altei aplicatii externe. Avantajul evident este ca putem sa cream sursa de date intr-o aplicatie pe care o cunoastem si apoi sa utilizam datele pentru a crea documente multiple in Word.

Casetele de dialog ale programului Word si utilitarul Mail Merge Helper numesc obiectul care contin datele sursa de date. Sursa de date se poate afla pe acelasi calculator ca si programul Word, intr-un document Word, intr-o foaie de calcul Excel sau intr-un fisier dBASE. De asemenea, sursa de date se poate afla pe un alt calculator cu care programul Wordeste in legatura prin intermediul unei retele. Celalalt calculator poate contine o aplicatie de baze de date uiara, cum ar fi Oracle sau SQL Server. Programul Word poate prelua din aceste baze de date mari doar acea parte a bazei de date de care are nevoie.

Informatiile stocate in sursa de date sunt dispuse de obicei intr-un format tabelar constand din linii si coloane. Fiecare linie de informatii se numeste inregistrare. Daca sursa de date contine numle si adresele clientilor, o inregistrar contine numele, adresa si alte informatii referitoare la un singur client. In acest caz, informatiile dintr-o inregistrare seamana cu o fisa personala dintr-o cartoteca. Fiecare linie a sursei de date se termina cu un marcaj de paragraf.

Sursele de date trbui sa aiba o linie de titluri in partea superioara, cunoscute ca nume de campuri. Numele de campuri trebuie sa descrie continutul campurilor sursei de date. Atunci cand cautam sau limitam datele preluate dintr-o sursa de date, facem referire la aceste nume de campuri. Numele de campuri sunt de asemenea utilizate pentru a indica destinatia informatiilor preluate din sursa de date si plasate intr-un document compus, cum ar fi scrisoare formular sau o eticheta.

Listele mici sunt usor de gestionat cu un procesor de text; daca, in schimb, avem o lista sau o baza de date care depaseste cateva sute de inregistrari, va trebui sa utilizam o aplicatie de baze de date, cum ar fi Microsoft Access, in care sa stocam, sa editam si sa regasim datele.

Pentru ca programul Word sa poata importa sau accesa fisierul unei baze de date, el trebuie sa posede filtrele de conversieadecvate sau sa aiba instalate driverele ODBC. Instalarea filtrelor de conversie si a driverelor poata fi efectuata dupa instalarea initiala a programului Word.

Atunci cand inseram o baza de date, putem opta pentru inserarea datelor sau inserarea unui cod de camp care creaza o legatura cu fisierul bazei de date. Datele inserate se comporta ca si cum ar fi fost tastate in document. Inserarea unui cod de camp ne permite sa actualizam rapid baza de date, deoarece aceasta contine o legatura catre fisierul de pe disc. Daca datele din fisier se modifica, putem sa actualizam lista cu usurinta.

Pentru a insera o baza de date care se afla intr-un fisier de pe disc, vom proceda in felul urmator:

Pozitionam punctul d inserare in document in locul in care vrem sa apara baza de date

Alegem Insert, Database pentru a afisa caseta de dialog Database

Executam clic pe butonul Get Data pentru a afisa caseta de dialog Open Data Sorce

Selectam sau tastam numele fisierului in lista derulanta FileName, alegem Open

Executam clic pe butonul Query Options din caseta de dialog Database, daca dorim ca datele pe care le inseramsa respecte anumite criterii

Selectam Table AutoFormat, daca dorim asistenta pe parcursul formatarii personalizate a tabelului

Executam clic pe butonul Insert Data pentru a afisa caseta de dialog Insert Data

Daca vrem sa limitam numarul de inregistrari inserate, selectam From si To si introducem numerele primei, respectiv ultimei inregistrari

Daca vrem sa cream o legatura intre baza de date si fisierul bazei de date de pe disc, selectam caseta de validare Insert Data as field

Alegem OK.

Sursa pe care o utilizam in Word poate proveni dintr-un document Word existent, poate fi creata in Word sau poate fi legata in Word dintr-o alta aplicatie.

Putem sa cream un document care va constitui de date, prin tastarea datelor in el. Campurile de date trebuie sa fie celule ale unui tabel in el. Numele campurilor din prima linie a sursei de date trebuie sa respecte regulile pentru numele de campuri:

Numele trebuie sa inceapa cu o lista

Numele nu trebuie sa contina spatii. Daca este necesar sa separam cuvintele, utilizam caractere de subliniere

Numele nu trebuie sa depaseasca 40 de caractere

Numele trebuie sa fie unice. Nu putem avea doua campuri cu nume identice.

Dupa ce am creat documentul sursa de date, il salvam si ii retinem numele si dosarul. Atunci cand executam compunerea corespondentei, utilitarul Mail Merge Helper ne cere sa selectam numele de fisier al sursei de date. Atunci cand cream o sursa de date delimitata prin virgule si anumite date contin virgule, programul Word va avea dificultati la plasarea datelor in campurile carora le apartin. Pentru a rezolva aceasta problema, incadram orice data care contine virgule cu gilimele (“ “), atunci cand folosim virgule pentru a separa campurile de date. Gilimelele care incadreza o data ii comunica programului Word ca orice virgula situata intre gilimele este parte componenta a datei respective.

Daca dorim sa fim indrumat pe parcursul pocesului de creare a unui document sursa de date, utilizam instrumentul Mail Merge Helper. Acesta afiseaza o serie de casete de dialog care prezinta optiunile pentru crearea catorva dintre cele mai des utilizate nume de campuri.

Pentru a crea o noua sursa de date cu instrumente Mail Merge Helper, vom parcurge urmatoarele etape:

Alegem Tools, Mail Merge

Alegem Create, dupa care selectam Form Letters

Executam clic pe butonul New Main Document pentru a deschide un nou document si a reveni in caseta de dialog Mail Merge Helper. Butonul Get Data este acum disponibil

Executam clic pe butonul Get Data, apoi selectam din lista articolul Create Data Source

In caseta de dialog Create Data Source, adaugam sau eliminam nume de campuri pentru coloanele sursei de date. La prima afisare a casetei de dialog Create Data Sourse, lista Field Names in Header Row afiseaza numele de campuri cel mai des utilizate pentru compunerea corespondentei. Numele campurilor vor apare dinspre stanga spre dreapte pe prima linie a sursei de date, in ordinea in care sunt afisate in lista Field Names in Header Row. Editam numele din lista parcurgand urmatoarele etape:

Adaugam in lista un nou nume de camp, tastandu-l in caseta de editare Field name si executam clic pe Add Field Name. Numele este adaugat la sfarsitul listei

Eliminam un nume de camp, tastandu-l in lista Field Names in Header Row si apoi executam clic pe Remove Field Name

Mutam un nume de camp in sus sau in jos in lista, selectandu-l si apoi executam clic pe tastele directionale

Alegem OK. Apare caseta de dialog Save As

Tastam un nume de fisier in caseta de editare Field Name. Selectam dosarul in care vrem sa pastram sursa de date

Alegem Ok pentru a inchide caseta de dialog Save As

Executam clic pe Edit Data Source pentru a afisa caseta de dialog Data Form, cu care putem adauga inregistrari noii surse de date

Introducem date in caseta de dialog Data Form. Apasam Tab sau Enter pentru a trece la urmatorul camp de date

Atunci cand am terminat introducerea datelor si vrem sa salvam sursa de date, executam clic pe butonul View Source. Cand apare documentul sursa de date, alegem File, Save.

Este necesar sa lucram cu o sursa de date existenta atunci cand vrem sa-i editam elementele componente sau sa construim un nou document care contine campuri de compunere. De exemplu, daca vrem sa cream o noua scrisoare formular folosind o sursa de dateexistemta, vom efectua urmatoarele etape:

Alegem Tools, Mail Merge

Executam clic pe butonul, apoi selectam tipul documentului principal pe care vrem sa-l cream: Form Letters, Mailing Labels, Envelopes sau Catolog. Din caseta de dialog care apare, alegem fie Active Windows, fie New Document pentru a atasa sursa de date la documentul activ existent, respectiv pentru a deschide un nou document

Executam clic pe get data, apoi alegem Open Data Source din lista derulanta

Selectam dosarul care contine sursa de date, dupa care selectam numele fisierului sursei de date in caseta File Name. Alegem OK

Executam clic pe butonul Set Up Main Document sau Edit Main

Programul Word poate utiliza date din alte aplicatii drept sursa de date. Documentele principale din Word pot fi legate la date din alte aplicatii, cum ar fi Microsoft Acces sau Microsoft Excel. Documentul poate citi direct din baze de date cum ar fi Acces, Paradox, FoxPro, dBASE, prin intermediul utilizarii driverelor ODBC. Putem de asemenea sa importam si sa convertim date din orce fisier pentru care posedam filtre de conversie.

Pentru a lucra cu o sursa de date non-Word, vom parcurge urmatoarele etape:

Deschidem un document principal

Alegem Tools, Mail Merge

Alegem Main Document Create, dupa care selectam tipul documentului principal pe care vrem sa-l selectam: Form Letters, Mailing Labels, Envelopes sau Catolog. Din caseta de dialog Help care apare, alegem fie Active Windows, fie New Document pentru a atasa sursa de date la documentul activ existent, respectiv pentru a deschide un nou document

Executam clic pe Get Data, apoi alegem Open Data Source din lista derulanta

Selectam dosarul care contine sursa de date, dupa care selectam sau tastam numele fisierului de date in caseta File Name, apoi alegem OK

Daca documentul activ nu este un document principal care contine campuri de compunere, programul afiseaza o caseta de dialog Mail Merge Helper. Executam clic pe butonul Edit Marge Document.

Putem gestiona informatiile sursei noastre ca si cum am avea un mic program de baze de date imcorporat in Word. Putem cauta si edita inregistrari folosind formula de date. Putem de asemenea sa reorganizam coloanele unei surse de date sau sa compunem doua fisiere sursa de date. Informatiile din sursa de date nu valoreaza prea mult daca nu sunt exacte. Programul Word poseda facilitati care ne ajuta sa pastram sursa de date actualizata.

Pentru a gasi rapid date atunci cand sursa de date se afla in documentul activ, vom parcurge urmatoarele etape:

Executam clic in interiorul surseide date

Executam clic pe butonul Find ecord din bara cu instrumente Database pentru afisa caseta dedialog Find in Field

Selectam din lista In Field numele campului (sau al coloanei) in care vrem sa cautam

Tastam in caseta Find What ceea ce dorim sa cautam in campul respectiv

Executam clic pe Find First

Examinam inregistrarea gasita sau executam clic pe butonul Find Next pentru a continua.

Pentru a gasi si edita informatii cand sursa de date se gasestein documentul activ, vom parcurge urmatoarele etape:

Executam clic in interiorul sursei de date

Executam clic pe butonul Data Form din bara cu instrumente Database

Incepem de la etapa 3 a procedurii care urmeaza pentru a cauta sau a edita date folosind formularul de date.

Pentru a cauta date in sursa de date atunci cand documentul principal este activ, vom parcurge urmatoarele etape:

Deschidem un document principal care utilizeaza sursa de date

Executam clic pe butonul Data Form din bara cu instrumente Database sau alegem Tools, Mail Merge, dupa care executam clic pe butonul Edit si selectam sursa de date.Apare caseta de dialog Data Form

Ne mutam la prima inregistraredin sursa de date, daca vrem sa inceapa cautarea de aici

Executam clic pe Find

Selectam din lista In Field numele campului (sau al coloanei) in care vrem sa cautam

Tastam in caseta Find What ceea ce cautam in campul respectiv

Alegem Find First.

Cand este gasita prima inregistrare care satisface conditiile noastre, butonul Find First se transforma intr-un buton Find Next. Selectam acest buton pentru a gasi orice alta aparitie a ceea ce cautam. Atunci cand am ajuns la ultima inregistrare a bazei de date este afisat un marcaj de afisare.

Atunci cand gasim o inregistrare pe care vrem sa o editam, alegem Close in caseta de dialog Find in Field si editam inregistrarea in caseta de dialog Data Form.

Daca eliminam din greseala o inregistrare sau nu suntem multumiti de modificarile efectuate, alegem imediat Restore pentru a reduce inregistrarea in starea initiala. Daca am trecut la o alta inregistrare in timpul editarii, nu mai putem anula modificarile anterioare.

Atunci cand informatiile trebuie modificate, va trebui probabil sa adaugam sau sa eliminam campuri (coloane) din sursa de date. De exemplu, s-ar putea sa dorim sa adaugam un camp pe care sa contina date de reinoire automata a comenzii unui client sau sa eliminam un camp vechi da care nu mai avem nevoie, cum ar fi cel continand numerele de prioritate a clientilor.

Pentru a adauga sau a elimina un camp dintr-o baza de date, vom parcurge urmatoarele etape:

Salvam sursa de date curenta sub un nou nume, creand astfel o copie de siguranta pentru cazul in care efectuam operatiuni gresite si vrem sa revenim la versiunea initiala

Deschidem documentul sursa de date si il afisam in fereastra activa

Executam clic pe butonul Manage Field din bara cu instrumente Database pentru a afisa caseta de dialog Manage Field

Daca vrem sa adaugam, sa eliminam un camp, vom parcurge urmatoarele etape:

Pentru a adauga un camp, tastam noul nume in caseta de editare Field Name, dupa care alegem butonul Add

Pentru a elimina numele unui camp si datele aferente, selectam numele din lista Field Names in Header Row, apoi executam clic pe butonul Remove Yes pentru a confirma faptul ca vrem sa eliminam campul de date

Pentru a redenumi un camp, executam clic pe butonul Rename, apoi tastam noul nume in caseta de editare New Field Name care apare. Alegem OK.

Atunci cand am efectuat modificarile dorite in sursa de date, alegem OK.

Pentru a inregistra o noua inregistrare goala la sfarsitul surseide date, putem folosi caseta de dialog Data Form, parcurgand urmatoarele etape:

Deschidem si activam documentul sursa de date

Executam clic pe butonul Add New Record din bara cu instrumentr Database

Pentru a elimina o inregistrare din sursa de date, vom parcurge urmatoarele etape:

Deschidem si activam documentul sursa de date

Executam clic pe inregistrare (linia) pe care vrem sa o eliminam. Extindem selectia in jos daca vrem sa eliminam inregistrari multiple

Executam clic pe butonul Delete Record din bara cu instrumente Database

Daca realizam ca am eliminat din greseala inregistrarea care nu trebuia, alegem imediat Edit, Undo. Nu putem recupera decat ultima inregistrare eliminata.

bibliografie

Nielsen Joyce, Word 7 in imagini, Editura Teora, Bucuresti1998.

Person Ron, Utilizare Word, Editura Teora, Bucure;ti 1999.

Popescu Eugen, Matei Sorin, Florian Gabriel, Matei Daniel, Florian Aurelia, Initiere in Microsoft Word, Editura MJM, Craiova 2001.