Inregistrarea Si Transmiterea Corespondentei

CUPRINS

Introducere

Capitolul l:Secretariatul și activitatea acestuia în cadrul structurii organizatorice

Structura și sistemul de organizare a secretariatelor

Activitatea de secretariat în cadrul unei organizații

Atribuțiile, sarcinile și competențele personalului de secretariat

Capitolul ll:Rolul personalului de secretariat în lumea profesională contemporană

Introducere în studiul personalului de secretariat

Locul personalului de secretariat în organizație

Rolul personalului de secretariat în organizațiile românești

Cariera personalului de secretariat : riscuri și șanse

Calitățile personalului de secretariat

Capitolul lll:Activități specifice personalului de secretariat

Relațiile cu directorul organizației

Relațiile cu personalul de toate nivelurile

Relațiile cu publicul,reguli de comportament

Funcțiile personalului de secretarit

Elementele corespondenței

Forma și tipurile corespondenței

Înregistrarea și transmiterea corespondenței

Capitolul V:Studiu de caz

Concluzii

Bibliografie

Introducere

Ceea ce am vrut să evidențiez în cadrul acestei lucrări este faptul ca secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană și că activitatea pe care o desfășoară personalul de secretariat este foarte solicitantă și cuprinde multe responsabilități care trebuiesc îndeplinite pentru a avea rezultatul dorit.

Tema este incitantă prin actualitatea, extinderea și importanța ei, deoarece secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană, acesta a a căpătat roluri și funcții multiple și complexe comparativ cu deceniile anterioare.

Am ales și tratat cu multă plăcere și cu mult interes această temă deopotrivă fundamentală, utilă și pasionantă pentru teoria și practica în secretariat, cu dorința de a aduce un plus de cunoaștere în acest domeniu.

Lucrarea este structurată în patru capitole, în primele trei capitole am dezbatut partea teoretică de secretariat, iar în cel de-al patrulea partea practică, studiul de caz.

În primul capitol am tratat secretariatul și activitatea acestuia în organizațiile românești, unde de asemenea, am acordat o mare atenție atribuțiilor pe care le are personalul de secretariat într-o organizație și totodată calitățile pe care trebuie să le îndeplinească o persoană pentru a ocupa funcția de secretar/-ă sau asistent manager, cât și responsabilitățile care vin odată cu această funcție, și care au o importanță deosebită.

În cel de-al doilea capitol am tratat locul pe care îl ocupă personalul de secretariat într-o organizație cât și rolul pe care îl are acesta. De asemenea am facut și o clasificare a calităților pe care trebuie să le îndeplinească personalul de secretariat într-o organizație pentru o cat mai bună funcționare a acesteia.

În cel de-al treilea capitol am tratat relațiile pe care le are personalul de secretariat cu superiorii și celelalte compartimente inclusiv cu toți cei care intră în contact. Personalul de secretariat trebuie să aibă un comportament adecvat și să de-a dovadă de diplomație în toate situațiile în care s-ar afla, trebuie să mențină o relație bună cu persoanele cu ca intră în contact, indiferent dacă aceștia sunt din interiorul sau din afara organizației, să fie drăguță și amabilă.

De altfel, corespondența ocupă un rol important în activitatea pe care o desfășoară personalul de secretariat într-o organizație, astfel încât, am analizat elementele corespondenței cât și forma și înregistrarea acesteia, de toate acestea ocupându-se persoanalul de secretariat.

Capitolul 1: Secretariatul și activitatea acestuia în cadrul structurii organizatorice

1.1.Structura și sistemul de organizare a secretariatelor

Organizația este o formă concretă de desfașurare a activității umane în diferite domenii:

economic, social, cultural, politic.

Pe baza actelor normative de înființare și care le reglementează funcționarea (Regulamente de Organizare și Funcționare- ROF), organizațiile își elaborează propriile regulamente de organizare și funcționare, adaptate la structura organizatorică aprobată și completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Regulamentul de funcționare și organizare a secretariatelor fac parte din ROF al unității și se referă la conținutul muncii.

Ansamblul de sarcini, atribuții, responsabilități și reguli de detaliu privind activitatea formează Regulamentul de Organizare Internă (ROI), care se referă la atitudinea față de muncă și față de colegii de muncă. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat și completat, în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentului.

În general, ca forme organizatorice, secretariatele se impart în două categorii:

în administrațiile centrale și locale, așezarea fizică este parțial centralizată (birouri colective), parțial descentralizată (șefi de cabinet, secretarii conducătorilor)

în unitățile administrative mici, secretariatul este centralizat.

Secretariatul trebuie cosiderat ca un auxiliar imediat și indispesabil al managerilor, având ca rol principal preluarea de la aceștia – prin delegarea de atribuții – a unor sarcini pe care le pot rezolva.

În principal, secretariatul se ocupă cu crearea tuturor condițiilor de asigurare a desfășurării optime a fluxurilor de informații și decizii. Rolul secretariatului, în general, este considerat a fi secundar, având un caracter auxiliar, dar în realitate el este indispensabil în desfășurarea activitățiieconomico-sociale performante.

Secretariatele au legături permanente și variate cu toate celelalte compartimente și, în consecință, personalului acestora îi revine obligația de a colabora cu ceilalți angajați și în condiții optime. Pentru aceasta, secretarii trebuie să arate multă solicitudine față de colegii de muncă, deferență față de cei mai în vârstă, politețe față de toți.

Funcția de secretar presupune omniprezența secretarului la diferite activități organizate de conducere, consemnarea lucrărilor respective, prelucrarea, clasarea și arhivarea documentelor rezultate. Definirea funcției de secretar presupune considerarea cel puțin a următoarelor elemente: scopul și rolul lor în sistemul general al activițății economico-sociale și în unitatea respectivă, poziția pe care activitatea de secretariat o deține în contextual general, responsabilitățile pe care acestea le au și relațile cu toți factorii implicați în respectivul process al muncii institiției în care ființează.

Evaluarea funcției de secretar se stabilește printr-un punctaj acordat în funcție de: gradul de pregătire –de bază și de specialitate, experiența acumulată și manifestată, capacitatea de a lucra cu aparatura modernă, practicarea curentă a unei limbi de circulație internațională.

1.2.Activitatea de secretariat în cadrul unei organizații

Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate și are o amplă generalizare. Ea se desfășoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administrației de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât și la nivelul agenților economici, al unităților cu profiluri diferite (academii, instituții de învățământ superior, școli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcții și unele atribuții sunt diferite de la o organizație la alta. Munca de secretariat în administrația publică prezintă unele particularități față de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului că însuși managementul instituțiilor publice și structura organizațională sunt diferite de organizarea și conducerea companiilor și firmelor private. Aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfață a șefului unei organizații cu personalul angajat și cu persoanele din afara instituției și de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcțiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuțiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuții privind personalul, activități administrative, activități de relații cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct și indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condițiile necesare realizării principalelor sale funcții: prevedere – organizare – comandă – coordonare control. Secretara trebuie să creeze condiții optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esențial al conducerii.

În literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu funcțional, un grup de oameni specializați reuniți sub o autoritate ierarhică (director de secretariat, secretar șef, șef birou secretariat etc) subordonată la rândul ei conducerii unității și care are prevăzute atribuții cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.

În cadrul unei organizații munca personalului de secretariat presupune un complex de activități:

Activități cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografiere, multiplicarea, redactarea în scrisurilor dictate de șefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenței).

Activități prin care se duc la îndeplinire sarcinile și atribuțiile prevăzute în fișa postului (documentare, corespondență, protocol, organizarea manifestărilor etc.).

Activități pe care le decid, le inițiază singure (cursuri de perfecționare, instruire a secretarelor din subordine).

Activități de reprezentare a șefilor lor (primiri oficiale, participare la discuții cu parteneri de afaceri, etc.).

Activitățile se compun din atribuții, iar atribuțiile din sarcini. Atribuția reprezintă sfera de competență a unui compartiment, iar executarea atribuțiilor de către un compartiment presupune competența membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din

aceste activități.

1.3.Atribuțiile, sarcinile și competențele personalului de secretariat

Personalului de secretariat îi revin atribuții și sarcini care depind de structura și domeniul de activitate al organizației din care fac parte, acesta este responsabil pentru administrarea unor probleme cum ar fi corespondența internă cât și cea externă, telefoanele și vizitatorii. Acesta joacă un rol important în furnizarea informațiilor ce privesc probleme curente în afaceri, ținând cont însă de păstrarea confidențialitații anumitor informații.

Având în vedere rolul complex al secretariatului în structura unei organizații, regăsim următoarele atribuții și sarcini ale personalului de secretariat:

Asigură servicii secretariale satisfăcătoare prin coordonarea personalului de secretariat subordonat.

Execută lucrările de registratură generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu există un compartiment speializat în registratură.

Organizează sistemul informațional, primirea, prelucrarea și transmiterea informațiilor.

Transcrierea documentelor folosind un procesor de texte, redactează corespondența și face referatul rapoartelor

Atribuții de documentare: detectarea surselor interne și externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea și asigurarea unei bune funcționări a arhivei unității.

Transmite mesaje interne folosind sistemul computerizat.

Primește și pregătește corespondența, se ocupă de scrisorile ce trebuie expediate.

Primește și întreține vizitatorii.

Direcționează mesajele telefonice și transmite telexuri si faxuri.

Pastrează jurnalul directorului, îi fixează întâlnirile și angajamentele și îl asistă în planificarea programului zilei pentru a folosi timpul cât mai eficient.

Face aranjamentele necesare pentru călătorii.

Se asigură că toate scrisorile și cererile au ajuns unde trebuia și că toate înregistrăgistratură.

Organizează sistemul informațional, primirea, prelucrarea și transmiterea informațiilor.

Transcrierea documentelor folosind un procesor de texte, redactează corespondența și face referatul rapoartelor

Atribuții de documentare: detectarea surselor interne și externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea și asigurarea unei bune funcționări a arhivei unității.

Transmite mesaje interne folosind sistemul computerizat.

Primește și pregătește corespondența, se ocupă de scrisorile ce trebuie expediate.

Primește și întreține vizitatorii.

Direcționează mesajele telefonice și transmite telexuri si faxuri.

Pastrează jurnalul directorului, îi fixează întâlnirile și angajamentele și îl asistă în planificarea programului zilei pentru a folosi timpul cât mai eficient.

Face aranjamentele necesare pentru călătorii.

Se asigură că toate scrisorile și cererile au ajuns unde trebuia și că toate înregistrările sunt clasate corespunzător pentru a fi găsite cu ușurință în caz de necesitate.

Organizează și asistă la sedințe.

Organizează biroul directorului, realizând grafice ce vor fi afișate pe pereți.

Controlează banii lichizi, tranzacțiile bancare și bonurile de decontare a cheltuielilor.

Supraveghează personalul secretarial inferior, contribuie la perfecționarea instruirii, stabilește îndatoririle, le evaluează posibilitațile și asigură disciplina la locul de muncă.

Organizează conferințe și evenimente speciale după cum e necesar.

Controlează stocul de produse de papetărie și materialele de birou.

Își însușește regulementul companiei cu privire la protecția muncii.

Traduceri si retroversiuni de acte, corespondența, materiale documentare, cunoașterea unei limbi străine de circulatie internațională scris și vorbit.

Ajută la funcționarea departamentului de marketing prin susținerea efectivă și eficientă a directorului.

Printre sarcinile pe care le îndeplinește personalului de secretariat în cadrul unei organizații regăsim următorele:

Conducerea discuțiilor și tehnica negocierii – asistentul manager/secretara negociază cu prestatori externi de servicii(agenții de voiaj, hoteluri, ofertanți de seminarii, organizatori de manifestări și alții asemenea).

Motivarea – asistentul manager/secretara reprezintă punțile de comunicare în cazul problemelor dintre șefi și angajați. Ei recunosc semnele hărțuirii și ale fenomenului de demisie interioară, fiind în situația de a intermedia în cazurile individuale.

Gestiunea conflictelor – secretara/-asistentul manager tratează conflictele productiv, orientându-se spre soluții și spre viitor, fiind un sprijin în soluționarea acestora.

Gestiunea informațiilor – secretara/-asistentul manager folosește, în calitate de centrală de comunicație a informațiilor, posibilitățile tehnice ale internet-ului și ale dezvoltării crescânde a rețelelor și posibilitatea de a avea, oricând, acces la o varietate inimaginabilă de informații și de a le putea prelucra.

Gestiunea sedințelor – secretara/-asistentul manager pregătește ședințele, le moderează și urmăresc respectarea convențiilor. Dacă este necesar, fixează termene de control, pentru evitarea pierderilor prin fricțiuni și pentru garantarea cooperării.

Relațiile cu publicul și problemele de protocol: folosirea unui limbaj elevat, adecvat și persuasiv la apelurile telefonice,asigurarea unor produse de protocol: cafea, răcoritoare sau alte asemenea în funcție de calitatea vizitatorilor și de bugetul unității respective.

Gestiunea proiectelor – secretara/-asistentul manager preiau funcții de asistență privind componența echipelor și colaborarea angajaților în cadrul proiectelor. Ea/el garantează continuitatea profesioanală și organizatorică, chiar și dincolo de durata proiectelor și la proiecte cu componență variabilă a echipei.

Funcția de locțiitoare – ca locțiitoare a șefilor, secretara decide dacă chestiunile sunt atât de importante, încât trebuie informați imediat șefii, indiferent unde s-ar afla, dacă se poate aștepta până la întoarcerea lor sau dacă chestiunea trebuie transmisă unei terțe părți.

Funcțiile de conducere legate de sarcini – secretara/-asistentul manager preiu de la șefi funcții parțiale de conducere, delegate de șefi; de exemplu, coordonarea activităților de deplasări ale echipelor de proiectare. Dacă secretara/-asistentul manager au funcții de conducere și aprobarea de a da dispoziții, atunci, din motive de acceptanță, șefii trebuie șă-și informeze angajații despre acestea.

Gestiunea timpului și tehnicile de lucru – prin propria aplicare a tehnicilor de gestiune a timpului și a tehnicilor de lucru, personalul de secretariat este în masură să facă față propriului volum de lucru și șă-și sprijine șefii la eficientizarea gestiunii timpului.

Funcțiile de control – personalul de secretariat supraveghează tranzacțiile de afaceri și respectarea termenelor de către șefi, angajați și prestatorii externi de servicii.

Competențele personalului de secretariat, care prezintă o importanață deosebită pentru o bună desfășurare a activității în cadrul unei organizații, se concretizează în a fi:

Un dactilograf îndemânatic, scriind fără greșeli de tastare și limbă;

Un bun organizator al sistemului informațional, capabil să primească, să prelucreze și să transmită informații;

Un bun corespondent, folosind o limbă corectă și bogată in conținut;

Un bun specialist în clasarea și arhivarea actelor, corespondenței și documentelor, capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate;

Un bun stenograf- să poată transmite și transcrie exact ce i se dictează;

Un bun organizator al contactelor între conducere și persoanele din afară și din interiorul firmei; capabil să facă oficiul de secretar de sedință și să redacteze procese-verbale;

Un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice si tabel;

Un bun specialist în manipularea și utilizarea aparaturii moderne de birou;

Un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze și să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fișe, etc.

Capitolul 2 :Rolul unui secretar sau asistent manager în lumea profesională contemporană

2.1.Introducere în studiul personalului de secretariat

Personalul de secretariat a căpătat funcții și roluri multiple și complexe comparativ cu deceniile anterioare.

Principalele sarcini care revin personalului de secretariat în prezent sunt următoarele :

prelucrarea informațiilor, documentarea, lucrări de corespondență, sarcini de scriere rapidă, asigurarea unor traduceri și retroversiuni (traducerea textelor personal, sau apelarea la traducători autorizați).

În activitatea personalului de secretariat predomină procesele informaționale, informația oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informații și de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizație.

Secretariatul este definit ca un nucleu cu activități, atribuții și sarcini individuale complexe, în zilele noastre activitatea personalului de secretariat presupune o multitudine de activități și tehnici de lucru specifice (activități de documentare, corespondență, protocol, arhivare de documentare, etc).

Profesiunea de secretară, ca atâtea altele se practică și din vocație, o vocație care se poate descoperi, cultiva și perfecta prin intermediul educației continue. Secretara modernă este o persoană educată și educabilă care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a înțelege psihologia lor, o persoană care posedă pe lângă un cod al eticii profesionale, cunoștințe legate de profilul firmei și de operațiile tehnice specifice muncii de secretariat, și calității manageriale la fel de dezvoltate ca ale celor care conduc instituția din care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme – secretariatele.

Profesiunea de secretară nu reprezintă o muncă independentă. Spre deosebire de un contabil, manager, secretara este întotdeauna legată de o anumită persoană sau de un anumit departament.

2.2.Locul personalului de secretariat în organizație

Locul personalului de secretariat în organizație îi cere să aibă o supraveghere completă a activităților organizației și să respecte țelurile strategice și culturale ale acesteia prin acțiunile sale. Deși funcția de secretar și activitățile de secretariat au un caracter auxiliar, ele constituie un auxiliar de factură specială, determinat de complexitatea muncii unităților și de faptul că secretarul deservește toate compartimentele acestora.

Personalul de secretariat își îndeplinește sarcinile în colaborare strânsă cu managerul sau patronul/-proprietarul unei întreprinderi sau cu directorul general, este în subordonarea directă a patronului, este colaboratorul direct al acestuia.

Această misiune este caracterizată de o polivalență puternică, predominant administrativă. Poate fi caracterizată printr-o multitudine de activități care sunt desemnate în mod explicit de către manager sau patron/-proprietar. Personalul de secretariat lucrează în strânsă legătură cu managerul, patronul/-proprietarul în administrarea resurselor umane, materiale și financiare și în activități ce asigură menținerea și dezvoltarea întreprinderii. El participă la activități prin realizarea sarcinilor de supravegere, de urmărire și de monitorizare în particular.

Polivalența permite personalului de secretariat în limita responsabilitaților desemnate de manager să:

participe la managementul operațional al întreprinderii, în administrație, contabilitate și resurse umane;

contribuie la îmbunatățirea eficienței organizației prin optimizarea organizării acesteia;

contribuie la anticiparea nevoilor, acompanierea dezvoltării și participării la monitorizarea activităților prin intermediul indicatorilor pe care îi prezintă managerului.

În prezent secretara deține o funcție indispensabilă pentru bunul mers al organizației din care face parte și care a devenit acum o ocupație de un înalt profesionalism. O secretară este o profesionistă în adevăratul sens al cuvântului. Existența a numeroase școli postliceale, cursuri pentru secretare și chiar colegii care pregătesc tinerele secretare sau asistentele manager, existența Asociației Europene a Secretarelor Profesioniste confirmă caracterul profesionist al acestei activități.

2.3.Rolul personalului de secretariat în organizațiile românești

Rolul personalului de secretariat în organizațiile românești este caracterizat de două aspecte majore:

interfață a șefului unui compartiment cu personalul angajat și cu persoanele din afara instituției. “este esențial ca șeful și secretara să planifice și să acționeze ca o echipă”.

o dublare a direcțiilor auxiliare prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuțiilor specifice. Astfel, vom vedea în cele din urmă ce urmează că secretara/-ul preia o serie de atribuții privind personalul, activități administrative, activități de relații publice.

Un element important pentru succesul unei secretare consta în abilitatea de a lucra cu oamenii și în creearea unei imagini care să marească reputația firmei. Responsabilitățile sunt enorme pentru că secretara însăși este cea care se ocupă cu rezolvarea problemelor personalului executiv, luând decizii în ceea ce privește persoanele ce pot avea acces la acesta din urmă, a problemelor care necesită urgent atenție precum și a celor ce pot fi amânate.

Secretara nu își poate îndeplini pe deplin rolul dacă nu i se oferă date pentru o bună înțelegere a rolului executivului și a obiectivelor acestuia. În plus, secretara trebuie să știe în mod clar ce se cere de la ea pentru a ajuta personalul executiv să își atingă obiectivul.

Informațiile sosite pe diferite circuite în secretariat trebuie consemnate pentru a fi transmise conducerii și compartimentelor de lucru, în aceeași măsură trebuie consemnate deciziile conducerii, ale organelor de conducere, ale șefilor de compartimente, cele complexe descompuse în elemente componente pentru a putea fi urmărită cu ușurință aducerea lor la îndeplinire și a fi raportate celor în drept sub forma informațiilor de control.

În acest scop, secretarul are diferite forme de evidență, iar acestea sunt următoarele:

1. Evidența corespondenței- activitatea de evidență a corespondenței presupune mai multe operațiuni ce cad în sarcina personalului de secretariat, dintre care cele mai importante sunt :

înregistrarea corespondenței- de orice fel venită în atenția compartimentului este o atribuție exclusivă a secretarului, acesta fiind deținătorul registrului compartimentului.

clasificarea și îndosarierea corespondenței- este o activitate complexă și presupune cunoașterea foarte bine a problematicii cu care se confruntă compartimentul.

arhivarea corespondenței- presupune trei tipuri de operațiuni având în vedere că, de cele mai multe ori, secretarul este cel însărcinat cu pregătirea documentelor create sau deținute pentru transmiterea la arhiva instituției și, de asemenea, are atribuția specifică de arhivare a corespondenței curente.

Astfel, cele trei tipuri de operațiuni sunt :

îndosarierea și înregistrarea cronologică a răspunsurilor la petiții și a actelor administrative emise de compartiment.

realizarea dosarelor cu acte care au caracter de păstrare permanentă și aranjarea lor astfel încât să fie accesibile în orice moment.

gruparea potrivit problematicii și a termenenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul arhivistic, care se întocmește de către fiecare creator de documente.

2.Evidența necesarului de consumabile- personalul de secretariat are atribuția de a urmări necesarul de consumabile ale compartimentului și de a asigura permanent existența acestora, această atribuție nu poate fi transferată celorlalți angajați, cu atat mai puțin șefului.

Prin consumabile se înțeleg produsele de papetărie, produsele necesare tehnicii de calcul, consumabile pentru fax și copiator și altele.

Referatul de necesitate se întocmește periodic și se bazează pe consumul rațional al compartimentului. El cuprinde denumirea compartimentului, perioada pentru care se solicită, denumirea produselor cu specificarea cantităților și este semnat de directorul compartimentului.

3.Evidența întâlnirilor de lucru- secretarul își notează în agenda nu numai data fixă pentru desfășurarea acestora, ci și o dată anterioară, în așa fel încât să aibă timpul necesar pentru pregătirea materialelor documentare, convocarea participanților etc.

4.Evidența audiențelor- secretarul consemnează după fiecare audiență decizia conducerii, urmărește executarea ei, sesizează conducerii orice neîndeplinire, întârziere sau rezolvare neconformă cu decizia.

5.Evidențe de personal- personalul de secretariat preia la nivelul compartimentului o serie de atribuții specifice direcțiilor auxiliare, în cazul de față al Direcției de resurse umane. Ca principale elemente ale acestei activități putem enumera :

Pontajele- secretarul este cel care întocmește pontajul bilunar și îl supune aprobării conducătorului compartimentului, iar apoi îl predă Direcției de personal. Pontajul cuprinde următoarele elemente:

numele fiecărui angajat de pe schemă, inclusiv al șefului;

rubrici pentru fiecare zi a lunii;

perioada pentru care se face pontajul;

situația prezenței la servici;

indicativul specific pentru zilele nelucrate;

data întocmirii și semnătura de întocmire;

semnătura de aprobare și ștampila compartimentului.

Orele suplimentare- în funcție de politica compartimentului privind stimularea funcționarilor, secretarul ține evidența orelor lucrate suplimentar și o prezintă spre aprobarea șefului compartimentului, care poate fi de acord sau nu cu privire la fiecare funcționar. Acest element prezintă importanță din punct de vedere al informării corecte asupra atașamentului față de instituție.

Concediile- importanța acestei atribuții rezidă în capacitatea secretarului de a rezolva împreună cu funcționarii programarea concediilor, astfel încât să se asigure desfășurarea activității în limitele normale. Regula este ca șeful să nu intervină în aceste amănunte, decât dacă apar neînțelegeri.

6.Evidențe ale delegațiilor, deplasărilor și evenimentelor profesionale- secretarul este cel care ține evidența delegațiilor și deplasărilor în care pleacă funcționarii din cadrul compartimentului sau șeful acestuia și asigură întocmirea documentelor de deplasare.

O activitate mai importantă și mai creativă este asigurarea, alături de un funcționar desemnat, a bunei desfășurări a evenimentelor profesionale. Aceasta presupune, pe lângă trimiterea de invitații și purtarea corespondenței, îndeplinirea formalităților de primire a oaspeților, colectarea lucrărilor ce se vor susține și pregătirea mapelor evenimentului.

2.4.Cariera personalului de secretariat: riscuri și șanse

Procesele de schimbare din organizații implică riscuri și noi șanse pentru secretare. În unele organizații restructurările de orice formă sunt la ordinea zilei, indiferent dacă este vorba de întreprinderi industriale, pentru prestări de servicii sau de instituții, acestea încercând să rămână concurențiale, și astfel viabile.

A. Riscurile pentru secretare:

În cadrul restructurării conducerii în multe firme se desființează niveluri ierarhice întregi sau se externalizează din întreprindere domenii complexe, adică prin transmiterea anumitor funcții către furnizori. Existând mai puțini șefi, automat există mai puține secretare, cel puțin dintre cele care au lucrat până acum în stil clasic pentru asemenea șefi.

Presiunea crește asupra secretarelor rămase, pentru că eliminarea unor niveluri ierarhice nu înseamnă și dispariția tuturor sarcinilor, rezolvate pâna atunci de acestea. De regulă, sarcinile sunt redistribuite si îmbogațesc spectrul de sarcini al celor nedisponibilizați.

Progresul tehnologic obligă la învățarea continuă, timpul necesar fiind adesea alocat suplimentar, întrucât afacerile zilnice continuă nemilos. Cine nu ține pasul, își pierde mai devreme sau mai târziu slujba.

Restructurările le privesc din ce în ce mai des și pe secretare. Se experimentează și se testează: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat, birourile-centre de profit, lucrul de la distantă, pentru a numi numai câteva din aceste abordari. Se încearcă astfel eficientizarea chiar și a muncii de birou. Cine se opune sau are nostalgii după vechea și buna anticameră, își riscă locul de muncă.

B. Șansele secretarelor:

Prima șansă este dezvoltarea continuă a tehnologiei informaționale și comunicaționale.

Deja acum, E-Mail (poșta electronică) și calendarul electronic de semene înseamnă o degrevare de muncile de rutină, mari consumatoare de timp. Scrisul, copiatul, distribuirea poștei, arhivarea și organizarea termenelor fac parte din sarcinile tradiționale ale secretarelor și le ocupau înainte cea mai mare parte a timpului.

Pe viitor, biroul va deveni, în ansamblu, mai sărac în hârtii, iar întocmirea, distribuirea și gestiunea informațiilor se vor accelera astfel. Desigur că aceasta presupune cunoașterea tehnicilor necesare. Avantajul este timpul câștigat, care poate fi folosit pentru obținerea unor sarcini mai atractive, în funcție de posibilitățile firmei.

Pentru secretare mai apar și alte perspective cum ar fi:

– asistență managerială calificată: dacă pe viitor vor fi mai puțini șefi, aceștia vor avea mai mult de lucru, deci, crește domeniul de conducere; se vor schimba și sarcinile de conducere. Conducerea subordonaților se va face mai ales prin comunicare, pentru care șefii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competențe profesionale și talentate psihologic.

În spatele șefilor eficienți vor sta în viitor, mai mult decât în prezent, niște administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai șefii și totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci și părți din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);

–      prestările de servicii în mediul birotic: așa cum am mai spus, tot mai multe firme experimentează noi forme de organizare pentru prestările de servicii birotice. O astfel de formă o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei căruia clienții îi comandă întocmirea ultrarapidă a graficelor lor de prezentare, din care se organizează și se dirijează video-conferințele, sau prin care se derulează organizarea și coordonarea ședințelor, congreselor.

–      externalizarea unor funcțiuni din întreprinderi: reprezintă, poate, o nouă șansă pentru secretare. Aceasta presupune și o anumită acceptare a riscului. Domeniul se întinde de la tradiționalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestărilor, aranjamentele de călătorii, traducerile și stagiile de formare profesională, cercetarea informațională sau coordonarea.

Multitudinea șanselor profesionale este încă imprevizibilă pentru persoanele care îndrăznesc să se califice continu. Folosirea acestor șanse înseamnă conducerea secretariatelor și posibilitatea acordării asistență șefilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesională continuă devine obligație, prin aceasta nu se înțelege formarea tradițională, ci învățarea pe tot parcursul vieții profesionale. Cu cât este mai calificată competența profesională, cu atât mai interesante sunt sarcinile (și salariile lor) și cu atât mai sigure sunt locurile lor de muncă.

2.5.Calitățile personalului de secretariat

Un secretar/-o secretară sau un asistent manager trebuie să aibă cât mai multe calitați, pe care, printr-o educație permanantă le poate dobândi sau dezvolta, deoarece la selectarea personalului de secretariat pe langă pregatirea profesională și cunoștințe de cultură generală se ține cont și de aceste calități pe care personalul ar trebui să le aibă.

Având în vedere dezvoltarea societății informaționale, ca și organizarea modernă a activității, un secretar eficient trebuie să aibă o pregătire multilaterală, solidă, calități intelectuale și de caracter deosebite, cum ar fi inițiativă, tact, acuratețe, răbdare și politețe, capacitate de sesizare rapidă, autocontrol, corectitudine și punctualitate, capacitate de organizare și spirit de ordine și, nu în ultimul rând, inteligență.

1.Ușurința în îndeplinirea atribuțiunilor secretariale și in exprimare.

2.Simț organizatoric- este foarte necesar într-o organizație, acesta presupune:

– ordine în păstrarea materialelor de referință;

– ordine în aranjarea obiectelor;

– ordine în acte.

3.Eficiență- trebuie să știe să rezolve sarcinile importante într-un timp relativ scurt, pentru ca șeful să o poată aprecia la adevărata ei valoare.

4.Responsabilitate- are obligația de a efectua sarcinile pe care le are, și de a accepta și suporta consecințele faptelor sale.

5.Discreție- sunt instituții care pun foarte mare accent pe discreția angajaților. Păstrarea discreției față de cei din afară sau chiar de cei din interiorul instituției este o sarcină dificilă. Presiune exercitată cu scopul de a obține informații se poate manifesta cu o intensitate crescută, mai ales dacă secretarul/-a lucrează pentru o oficialitate aleasă.

6.Spirit de inițiativă- inițiativa secretarului/-ei scutește conducerea de a însoți unlele decizii mai puțin importante de multe amănunte, dar nu scutește secretarul/-a de a solicita precizări suplimentare, inițiativa secretarului/-ei nu trebuie să însemne imixtiunea în prerogativele conducerii și nici în inițiativele celorlalte compartimente.

7.Tact și diplomație- înseamnă capacitatea de a lucra, de a vorbi, de a-i face să se simtă importanți, chiar și atunci când au primit un răspuns negativ. Cu tact și diplomație secretarul/-a trebuie să-i informeze pe colegii săi care cer să le rezolve problemele lor personale ca și când acestea ar fi mai importante asupra sarcinilor de serviciu pe care le are și a necesității rezolvării lor, dându-le de înțeles că problemele lor nu pot fi prioritare.

8.Punctualitate- presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar și respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de afaceri sau manifestări științifice.

9.Loialitate față de firmă- este una dintre cele mai importante calități ale unui secretar/-unei secretare, aceasta presupune atașament față de locul de mună, față de șeful direct, apărarea secretului de serviciu, apărarea intereselor unității. Complexitatea sarcinilor pe care le are personalul de secretariat presupune moment de mare tensiune ceea ce o determină uneori să răspundă evaziv, echivoc solicitărilor exprimate de petenți sau chiar colaborători cu scopul de a-i asigura managerului liniștea necesară unei activități creative fără întreruperi.

10. Anticiparea necesităților- presupune o atenție mare asupra necesarului de hârtie și a tuturor consumabilelor pentru o bună desfășurare a activității.

11.Prezență agreabilă- aceasta presupune ca ținuta secretarului/-ei să fie decentă și plăcută

12.Personalitate și simțul umorului- este o atitudine pe care trebuie să o aibă orice secretar/-ă în momentul în care trece pragul biroului său, îndeplinirea cu plăcere a sarcinilor de serviciu este o dovadă a profesionalismului.

13.Acutatețea- este în strânsă legătură cu precizia, exprimând, în plus o mai mare atenție, până la nivel de detaliu, a gestionării informației și deciziei.

14.Dorința de a-și imbogăți cunoștințele

15.Precizie- diferitele informații sau decizii cu care operează personalul de secretariat trebuie analizate cu grijă pentru a stabili exact prezența cel puțin a următoarelor date: cine este expeditorul, precizând denumirea corectă și completă a instituției și adresa exactă. Precizia este necesară nu numai în ceea ce privește organizarea corespondenței ci, am putea afirma că este necesară în executarea tuturor funcțiilor de secretariat.

16.Curtoazie- secretarul/-a trebuie să aibă o purtare plină de amabilitate, atitudine binevoitoare și politețe față de toți cei cu care intră în contact.

17.Capacitatea de a lucra sub presiune- se întâmplă să apară la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate, în birou intră mai multe persoane, fiecare având câte o problemă urgent de rezolvat. În astfel de împrejurări se manifestă ca reacție stresul și iritabilitatea. Fără să intre în panică și cu profesionalism secretarul/-a trebuie să ia deciziile cele mai bune și să stabilească care sunt problemele urgente și importante, fără să jignească pe cineva.

18.Cultura generală- având în vedere specificul muncii de secretariat există numeroase prilejuri de comunicare cu colegii de muncă, mai ales cu beneficiarii sau furnizorii firmei, cu vizitatorii de diverse tipuri și niveluri.

19.Inteligența- inteligența presupune:

– raționament și reflecție pentru a analiza faptele și a ajunge la o situație reală;

– capacitate de analiză și sinteză ceea ce contribuie la optimizarea activității;

– capacitatea de adaptare, pentru a face față dinamicii muncii de secretariat;

– bun simț și înțelegere;

– perspicacitate pentru sesizarea nuanțelor;

– spirit metodic.

20.Discernamânt- pentru a permite distincția între laturile unei probleme și alegerea celei mai bune soluții. O alegere corectă poate fi benefică pentru firmă, la fel cum o alegere greșită poate fi în defavoarea unității respective.

21.Memorie- face parte din calitățile indispensabile pentru buna exercitare a atribuțiilor unui secretar/-unei secretare, trebuie să rețină fizionomii, nume, numere de telefon și adrese, date statistice și alte informații. Reținerea și utilizarea informațiilor este mult ușurată de instrumentele operative.

22.Simțul estetic- se concretizează în:

– preocuparea pentru realizarea unui mediu plăcut, ordonat și confortabil, atât în spațiul propriu de lucru, cât și în cel al conducerii;

– preocuparea pentru procurarea unor materiale- articole de birotică și papetărie cât mai adecvate, dar și aspectuoase.

– aranjarea cu bun gust în birou a unei vaze cu flori sau a unei plante;

– prezentarea documentelor într-o formă atractivă, aranjarea corectă a textelor în pagină.

23.Meticulozitate- este o calitate indispensabilă în munca de secretariat, secretara/-ul trebuie să privească faptele în profunzime, să încerce să pătrundă în esența fiecărei probleme, astfel încât tot ceea ce face să fie riguros, exact, fie că este vorba de agenda de întâlniri a șefului , agenda ei/-lui cu adrese sau cu referat. La corectitudine și precizie se ajunge nu numai controlând și verificând informațiile pe care secretarul/-a le folosește dar și documentele care ies din biroul lui/-ei.

24.Autocontrolul- este o operație nu numai indispensabilă, dar și obligatorie. Autocontrolul poate îmbraca mai multe forme: în relațiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretarul/-a să se autocontroleze în vorbire, gestică, comportare.

Sintetizând calitățile pe care o bună secretară trebuie să le posede, enunțăm un decalog al principiilor de bază privind standardele muncii de birou aplicabile și personalului de secretar:

Să fie punctuală și prezentă întotdeauna acolo unde șeful are nevoie de ea;

Să fie agreabilă, chiar și când se află într-o situație dificilă;

Să aibă simtul umorului;

Să asculte cu atenție instrucțiunile date de șef, astfel încât să nu mai fie nevoie să mai întrebe o dată;

Să fie tăcută în problemele care privesc necazurile pesonale, bârfa de birou, afacerile și treburile șefului ei;

Să-și țină propriul birou în curățenie;

Să lucreze în liniște, să nu tântească ușile și să converseze încet;

Să selecteze cu grijă cărțile de care are nevoie la birou, incluzând și dicționare;

Să păstreze secretul de serviciu și să apere interesele firmei.

Capitolul lll: Rolul personalului de secretariat în stabilirea relațiilor interpersonale

3.1.Relațiile cu directorul organizației

Munca unui director și cea prestată de o secretară sunt greu de separat; acțiunile directorului și cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcționate spre același scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara îl prelucrează, îl stilizează. Deci sarcina unică a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuția celor două persoane, existența uneia depinzând de existența celeilalte. Este cunoscut faptul că atunci când șeful avansează pe scara ierarhică, secretara este luată cu el (nu este mai puțin adevărat că pentru unele secretare există riscul să rămână fără post atunci când șeful este schimbat pe criterii politice).

Calitățile care fac ca relațiile dintre secretară și director să fie ideale pentru buna desfășurare a activității sunt:

Secretara trebuie să:

se asigure că toate informațiile furnizate sunt exacte, astfel încât personalul de conducere să fie scutit de a verifica fiecare document.

fie capabilă să răspundă cu diplomație orcărei cereri telefonice, iar directorul trebuie să aibă încredere că secretara tratează toate problemele de serviciu în mod confidențial.

fie capabilă să rezume esența rapoartelor, astfel încât să nu fie necesar ca membrii executivului să le mai studieze personal.

înțeleagă clar scopul muncii și să preia munca persoanlului executiv în absența acestuia, iar acesta, la rândul său, trebuie să fie perfect convins că secretara poate face față problemelor ce intervin în lipsa sa.

fie foarte bine informată de tot ceea ce face superiorul ei, astfel încât să îi poată fi de mare ajutor.

dovedească un nivel înalt de conduită și o eficiență model pentru tot personalul. Fiind întotdeauna plăcută și cu o ținută ordonată, va spori reputația organizației.

Șeful trebuie să:

aprecieze când anume secretara sa ar trebui să urmeze un curs de pregătire pentru a-și îmbunatăți tehnica și pentru promovare în carieră.

permită secretarei să ia inițiativă în rezolvarea problemelor.

recunoască dacă unlele erori au apărut din cauza sa și să își ceară scuze.

se poate bizui pe punctualitatea secretarei.

aibă simțul umorului(ca, de altfel, și secretara).

3.2.Relațiile cu personalul de toate nivelurile

Secretara are o relație specială cu șeful direct, lucrând împreună în “parteneriat” pentru a atinge obiectivele cerute de funcția acestuia. Într-o organizație pot exista câțiva directori executivi și mai mulți directori cărora șeful secretarei le este subordonat.

Deși secretara este loială șefului său direct, ea trebuie să fie loială și organizației care a angajat-o și, în acest context, tuturor membrilor personalului executiv. Secretara va căuta să servească organizația pe cât de bine posibil. Șeful este un membru al echipei manageriale și secretara are un rol important de jucat în funcționarea cu succes a acestei echipe. Secretara trebuie să aprecieze și să înțeleagă rolul fiecărui membru al executivului și, prin cooperare, să contribuie la bunul mers al organizației. Cooperarea și respectul sunt importante în stabilirea unor bune relații între secretară și superiorii săi.

De asemenea, bunele relații cu alți membri din cadrul personalului sunt cruciale în creearea unei atmosfere deschise și vesele. Ca secretară, multe dintre convorbirile acesteia au loc cu alte secretare, de exemplu când trebuie să anuleze sau să schimbe data unei întâlniri, sau să ceară informații urgente sau documente, de aceea nu există nici un dubiu că relațiile cordiale și prietenești contribuie la buna realizare a acestor cereri. Trebuie să aibă grijă ca, în convorbirile cu colegii, să nu divulge informații confidențiale. În conversația cu personalul de toate nivelurile trebuie să evite să ia parte la flecăreli și să nu piardă timpul. Dacă, atunci când ia parte la o activitate socială, întâlnește un coleg nu trebuie să fie tentată să discute despre munca ei, regula cea mai înțeleaptă fiind aceea de a izola viața particular și activitățile sociale de munca sa. Dacă secretara are o plângere personală, aceasta trebuie să urmeze procedura stabilită în contractul de angajare, care probabil va consta în discutarea acesteia cu superiorul imediat. Este posibil ca o secretară să rezolve problemele dacă își discută revendicările cu colegele ei sau cu alți membri ai executivului, putând astfel afecta relațiile de serviciu.

Personalul inferior este influențat de standardele la care se ridică munca și atitudinea personalului superior și secretara are responsabilitatea de a da un bun exemplu pe care ceilalți să dorească întotdeauna să îl urmeze. O bună relație de muncă este un factor important în obținerea întregului sprijin și a cooperării personalului inferior.

În cadrul acestor relații, secretara poate lucra ca supervizor și este important să se exprime clar când împarte sarcinile și să stabilească explicit standardele și timpul de satisfacere a fiecărei sarcini. Secretara trebuie să îi încurajeze pe subordonați, luând munca acestora atunci când este bună. Pe de altă parte, dacă munca nu este îndeplinită la nivelul așteptat, folosind tact și diplomație, secretara va atrage atenția asupra acestui lucru și va ajuta persoana în cauza să își îmbunătățească munca. O relație ideală este cea în care personalul inferior lucrează în armonie cu secretara și nu se jenează să ceară ajutorul și analizarea problemelor sale.

Secretara trebuie să aprecieze că, oricât de bine calificați ar fi membrii persoanalului inferior, aceștia nu au experiență și va fi nevoie de timp pentru a o dobândi.

Noii angajați necesită o acomodare completă, de aceea le sunt aduse la cunoștiință anumite informații, cum ar fi: funcțiile firmei, structura și organizarea ei, liniile de comunicare, reguli pentru birou și regulamentul de securitate, facilitățile medicale și de prim ajutor, modul de exprimare a revendicărilor, pregătirea, instruirea ulterioară și posibilitățile oferite de această carieră. În general, în programul de acomodare se face și un tur al organizației. Acest permite noilor angajați să înțeleagă condițiile și obiectivele muncii lor în relație cu întreaga organizație și să aprecieze relațiile de lucru cu colegii și personalul superior. De asemenea, acest lucru le permite să se integreze mai rapid și să devină eficienți în muncă.

3.3.Relațiile cu publicul, reguli de comportament

Un prim element care caracterizează, motivează și explică un comportament adecvat este cunoașterea unor noțiuni de psihologie. Personalitatea individului din punct de vedere psihologic reprezintă o structură ce presupune trei laturi și anume: temperamentul, aptitudinile și caracterul.

Secretariatul este un factor important în realizarea legăturilor între instituția pe care o reprezintă și personalele din afară, fie că sunt cetățeni, fie că sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.

Ținând seama de specificul muncii secretariatelor, care se confruntă cotidian cu o mulțime de persoane de diverse profesii și având temperamente diferite, cunoașterea personalității este deosebit de importantă.

Observând comportamentul personalului de secretariat se impune și analiza manifestărilor în cazul solicitărilor extreme, de enervare, grabă, stres, etc.

Studierea tipologiei și a cazuisticii comportamentului secretariatelor numai prin observație directă nu este suficientă. Este necesară și utilizarea unor metode științifice de observare, fotografiere și cronometrare repetată a lucrărilor, a reacțiilor la diverși stimuli, a capacității de depășire a dificultăților. Pe această bază este necesar să se constate existenta unor calități ca: stăpânirea de sine, autocontrolul, capacitatea de răspuns și operativitatea în executarea sarcinilor profesionale.

Este evident faptul ca se impune un comportament diferențiat în relațiile permanente față de cele accidentale sau periodice. Este caracteristic pentru contactele care se desfășoară accidental să se discearnă frecvența lor. În acest caz, secretariatul trebuie să acționeze rapid, să perceapă operativ esențialul dintr-o anumită tranzacție, să tragă unele concluzii specifice care să fie utilizate ulterior.

Dacă comportamentul secretarei nu este corespunzător întrebările interlocutorului vor fi percepute eronat, astfel încât se ajunge, pe de o parte la inhibarea acestuia, și pe de altă parte, la discordanțe sau stări conflictuale. Asemenea relații trebuie dublate de amabilitate, dar și de fermitate, urmărindu-se, în primul rând, buna funcționare a unității. Fermitatea este necesară în cazul persoanelor hiperinsistente, care doresc să pătrundă la șef cu orice preț, chiar dacă acesta este foarte ocupat cu rezolvarea unor lucrări care nu suportă întârziere. Comportarea la locul de muncă presupune o bună cunoaștere a uzanțe protocolare.

În întâmpinarea unor vizitatori secretarul/-a trebuie să fie capabil/-ă să discute cu ei, să le dea anumite relații, să fie documentată cu privire la comportamentul și cultura țării de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut că anumite gesturi, pe care noi le considerăm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare.

3.4.Funcțiile secretariatului

Activitatea de secretariat se exercită în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lângă de un post de conducere, secretariatul efectuează lucrări de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funcției în cauză. În echipa manager-secretară, o sarcină unică este finalizată prin contribuția celor două persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplică o rezoluție pe o cerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate operațiunile ce țin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informațiilor prelucrate.

A.Funcția de tratare a informației:

Valorificarea informației pentru desfășurarea activităților administrative se face în următoarele etape succesive:

a) Culegerea informațiilor – adică recepționarea planificată, urmărind un anumit scop;

b) Prelucrarea informațiilor – presupunând totalitatea transformărilor la care sunt supuse mesajele recepționate, în așa fel încât, să rezulte informații distincte de cele recepționate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcționar va întocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informații noi, față de datele recepționate; prelucrări de informații sunt și diversele calcule matematice pe care le efectuează calculatorii umani sau mașinile de calcul. În general, prelucrarea informațiilor constituie partea cea mai complexă și subtilă dintre etapele procesului informațional.

c) Stocarea informațiilor (sau memorarea) este operația prin care o cantitate de informații este înmagazinată pe un suport material sau în creierul uman; această informație poate fi recepționată de mai multe ori, fiind conservată, în funcție de necesități sau importanță, pentru perioade mai scurte sau mai îndelungate de timp.

Parcurgerea acestor etape constituie așa numitele procese informaționale.

B.Funcția de documentare

In orice structură organizatorică, aceste procese nu se desfășoară la întâmplare ci sunt strâns intercolerate, constituind sistemul informațional al unei organizații.

Orice angajat, implicat în activitățile de birou, trebuie să cunoască proveniența informațiilor pe care le culege, natura informațiilor, avantajele și dezavantajele metodelor și mijloacelor de prelucrare, direcția de transmitere și rolul lor în sistem.

In accepțiune curentă, a documenta înseamnă a depista, a colecționa, conserva și pune la dispoziția consumatorilor de informații surse de cunoștințe dobândite anterior asupra problemei ce intră în sfera de interes a acestora, fixate în documente de orice gen. Această definiție cuprinde activitatea de documentare în sensul cel mai general posibil. În general, termenii “informare și documentare” tind în exprimarea obișnuită spre sinonimie, ambii presupunând un fapt de cunoaștere. Deosebirile dintre cei doi termeni, derivă tocmai din termenul document. „Informația presupune un fapt de cunoaștere care poate fi emis sau recepționat sub formă materializată sau nematerializată, pe când, „documentarea presupune numai forma materializată”. Între cele două posibilități de cunoaștere, există, însă, nu numai deosebiri de natură ci și de valoare.

C. Funcția de legătură și “filtru” în contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de șefi, subordonați, colaboratori și clienți din mediul economico–social extern. Solicitările de contacte directe sau telefonice fragmentează frecvent munca individuală a managerului, îl sustrag de la sarcini importante, influențând negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere.

Problema supradivizionării timpului de lucru constituie o problemă intens cercetată de specialiștii în domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigații, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfășoară cu secvențe mai scurte de 10 minute de lucru neîntrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puțin de 20%.

Secretariatul poate interveni în degrevarea timpului managerului prin exercitarea funcției de legătură și filtru atât în comunicările telefonice cât și în solicitările de contacte directe.

D. Funcția de reprezentare

Exercitarea funcției de reprezentare nu poate fi, însă, raportată numai la aceste acțiuni specifice procesului de management. Posibilitățile de reprezentare depășesc această sferă, dacă ne raportăm la fluxurile comunicaționale gestionate la acest nivel al organizației, menționate în capitolele anterioare.

Dincolo de relațiile ierarhice cu șeful direct, solicitările secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informații sau eliberări de înscrisuri până la situații complexe de comunicare oficială în absența managerului.

Funcția de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extinsă chiar la nivel de organizație, secretarele fiind adesea numite “cartea de vizită” a unei organizații, în sensul că, ele sunt primele persoane cu care se intră în contact, la nivelul conducerii, putând influența pozitiv sau negativ imaginea organizației. În lipsa unui serviciu de Relații Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de acțiuni de imagine, mai ales în cazul comunicării în interior și exterior. De pildă, felul în care-l tratează la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin în întâmpinarea colegilor influențează puternic imaginea firmei în viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat și inspirat, consecvent și ponderat poate crea adevărate punți între oamenii cu care comunică organizația. Posibilitățile lor de influențare directă și indirectă depind de: treapta ierarhică a șefilor, de domeniile de sarcini ale șefilor precum și de propria inițiativă și iradiere personala.

3.5.Elementele corespondenței

Corespondența primită într-un birou este diversă și manevrarea acesteia trebuie să fie făcută sistematic și eficient. Selectarea este necesar să fie executată imediat, iar distribuirea, fără întârziere.Definim corespondența ca transmitere de informații de la un emițător la receptor prin intermediul unor mijloace materiale. Aceste mijloace sunt altele decât cele mass-media.

Din definiție extragem elementele corespondenței:

Emițătorul;

Receptorul;

Mesajul.

Emițătorul poate fi orice persoană fizică și juridică care are un mesaj de transmis și care folosește mijloacele materiale de realizare. Emițătorul are obligația de a se prezenta și de a menționa mijloacele de identificare pentru răspuns. În funcție de emițător se poate face clasificarea corespondenței în:

Corespondență oficială- atunci când emițătorul reprezintă o autoritate publică;

Corespondență privată- atunci când emițătorul, scrie în calitatea sa de persoană privată unei alte persoane, tot în calitate privată;

Corespondență protocolară- atunci când emițătorul este un responsabil de protocol și transmite mesaj în legătură cu atribuțiile sale de servici;

Corespondență cu regim special- atunci când emițătorul transmite informații confidențiale în raport cu interesele sau atribuțiile instituției;

Petițiile- atunci când emițătorul este o persoană privată și scrie unei autorități pentru soluționarea unei probleme;

Alte tipuri determinate în raport cu persoana de la care pornește mesajul.

Trebuie menționat că o clasificare similară a corespondenței se face și din punct de vedere al receptorului, dar prioritatea catalogării corespondenței este dată de tipul mesajului. Există situații în care emițătorul își poate păstra anonimatul, cum ar fi reclamațiile și sesizările, dar pentru care există mai multe tipuri de abordare în funcție de fiecare instituție.

Nu putem face o strictă catalogare a corespondenței din perspectiva emițătorului, însă trebuie respectate câteva principii:

Emițătorul trebuie să se identifice;

Emițătorul trebuie să aibă un interes direct reflectat în mesaj;

Emițătorul să aibă calitatea juridică sau socială de a transmite mesajul;

Emițătorul să fie de bună credință;

Emițătorul să folosească mijlocul cel mai adecvat.

Mesajul- este elementul central al corespondenței, în funcție de care se face clasificarea tematică și în raport cu care se apreciază oportunitatea, legalitatea și forma de transmitere a corespondenței.

Noul tip de relații sociale, economice din societatea românească a desclanșat dechiderea barierelor de comunicare, apărând chiar noi forme ale acesteia ca fax-ul, telex-ul, ce presupun, încă o dată, însușirea unor principia de redactare a mesajelor rapide.

Faxul sau telefaxul este un instrument modern de transmitere a mesajelor la orice distanță cuiva care posedă un astfel de aparat. Principiul de funcționare este simplu: se formează un număr de telefon și se introduce în aparat o coală de hârtie cu mesajul imprimat.

Internetul este rețeaua globală de computer,prin care se transmite o cantitate imensă de informații. Computerul personal dotat cu un dispozitiv special numit modemși conectat la o linie de tip telefonic, în schimbul unui abonament, poate fi accesat pentru ca solicitantul să primească sau să transmit informații. Regulile de comportament în cazul corespondenței prin Internet sunt:

Verificare cu atenție a mesajului înainte de a-l trimite;

Transmiterea mesajelor sub nume propriu;

Menționarea subiectului și a câtorva cuvinte care să indice conținutul e-mail-lui;

Reținerea expeditorului de a trimite mesaje pe care nu le-ar spune de față cu persoanele implicate;

Utilizarea unui limbaj politicos, lipsit de insulte și figniri;

Manifestarea reținerii de a transmite mesaje scrise cu litere mari, gest echivalent cu a ridica nemotivat tonul în timpul unei discuții.

Cât despre corespondența privată, credem că nevoia de comunicare credem că va câștiga teren tocmai ca o reacție firesc umană împotriva clișeelor, a formelor fixe, a depersonalizării și desensibilizării dialogului.

3.6.Forma și tipurile corespondenței

Importanța activității de corespondență constă în faptul că:

este un element de bază pentru stabilirea relațiilor între unitățile economice, între persoanele fizice și persoane juridice care sunt obligate să-și rezolve anumite probleme în comun;

oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activități;

constituie un element de înregistrări contabile;

servește ca probă în justiție;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea unui ciclu de corespondență ce oglindește apariția, modificarea sau stingerea unor relații între persoane juridice sau între persoane fizice și persoane juridice.

devine o bogată sursă de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redând stadiile evoluției raporturilor economice, precum și ale evoluției vocabularului din domenii diferite de activitate.

După scopul și domeniul de activitate în cadrul unei organizații corespondența se clasifică în:

Corespondența comercială: cererea de ofertă, oferta, reclamația economică, comanda, avizul de însoțire a mărfii, scrisoarea de grație.

Cererea de ofertă- este lansată pentru selecția de ofertă în vederea concursului pentru achiziția de bunuri și servicii. Ea trebuie să cuprindă următoarele elemente: toate datele poștale și comunicaționale de identificare ale solicitantului, subiectul cererii de oferă, data la care expiră termenul de depunere a ofertelor, condiții de ofertare prestabilite, date privind modul de obținere a informațiilor. Sunt două mijloace de transmitere: a)comunicarea direct către un grup de destinatari selectați pe baza de date; b)comunicarea prin publicitate.

Oferta – este scrisoarea prin care o firmă face cunoscute potențialilor clienți produsele pe care le poate livra sau comenzile le poate executa. Exista oferte interne și oferte externe, dar ambele sunt reglementate de câteva principii de bază, principii de la care agenții economici nu se pot abate. Acestea sunt: oferta inițială, oferta de răspuns, oferta speciala, oferta de închiriere a unui contract, oferta cu termen.

Reclamația economică- este nota prin care se semnalează corespondentului o neglijență de care se face vinovat și pentru care se cer despăgubiri. Elementele care alcătuiesc reclamația sunt: stabilirea faptelor care au constituit piederea, valoarea ei, dovezile de constatare, baza legală a reclamației, contractul disputat, propunerile de îndreptățire, etc.

Comanda- reprezintă scisoarea între două persoane juridice publice sau private bazată anterior pe existența unui contract. Comanda trebuie să poarte semnătura și ștampila solicitantului să fie datată.

Avizul de însoțire a mărfii- reprezintă un act cu caracter contabil, dar prezintă și elementele de corespondență, el fiind totodată și un răspuns la nota de comandă. Forma avizului de însoțire a mărfii este tipizată și cuprinde datele de identificare fiscală atât a furnizorului cât și a receptorului.

Scrisoarea de garanție- reprezintă unul dintre cele mai uzitate elemente al corespondenței comerciale și are caracter juridic de acoperire a eventualelor creanțe între creditor și debitor. Forma scrisorii de garanție este standard și cuprinde obligatoriu următoarele elemente date de identificare poștală și comunicațională ale expeditorului, date de identificare fiscală, titlul corespondenței, obiectul garanției, motivul emiterii scrisorii, funcția, numele, semnătura olografă și ștampila reprezentantului expeditorului.

Corespondența juridică: contestația, întâmpinarea, notificarea, plângerea, citația, cererea de chemare în judecată.

Contestația – este partea corespondenței în care ajutorul ei combate, contestă sau nu recunoaște o hotărâre care îl prejudiciază. Forma ei este obligatoriu scrisă și se adresează organului superior, celui care a emis actul prin care a fost lezat în drepturi. Acest tip al corespondenței se înscrie în procedura recursului ierarhic și întotdeauna trebuie să fie fundamentată și documentată pentru a combate hotărârea luată.

Întâmpinarea- face parte din prima etapă procesuală a procesului civil și reprezintă scrisoarea depusă de pârât prin care se arată apărarea sa, precum și elementele doveditoare. Această scrisoare are o formă tip și cuprinde: destinatarul, datele personale de identificare în baza actului de identitate și calitatea în cauza la care se depune prezenta scrisoare de întâmpinare; punctul de vedere al autorului și cererea către instanță urmată de noticare în fapt și în drept a cererii sale; se încheie obligatoriu cu prezentarea probelor de care înțelege să se folosescă; numele și prenumele în clar și semnătura olografă.

Notificarea – are rol de înștiințare făcută formal și se utilizează atât în relațiile comerciale cât în cele juridice. Notificarea se face formal în mai multe exemplare după caz și cuprinde: datele celui care notifică; numele corespondenței, datele celor notificați, elementul de conținut al notificării, numărul de exemplare, efectele ce derivă din prezenta notificare pentru cei notificați, semnătura celui care notifică autoritatea care a autentificat sau legalizat notificarea.

Plângerea- se face împotriva unui organ administrativ, a unui funcționar, a unei alte persoane sau a unei situații de fapt. Spre deosebire de contestație, aceasta nu are caracter juridic și nu face parte dintr-o procedură de atac prealabilă.

Citația- are caracterul adresei însoțitoare de acte combinat cu înștiințarea și se utilizează în mod exclusiv de către autoritatea judecătorească. Se transmit numai între instituții diferite, au un caracter similar convocărilor, care sunt specifice corespondeței interne. Este corespondență cu formă tipizată și cuprinde următoarele elemente: autoritatea eminentă, numele corespondenței, destinatarul și datele de identificare unde urmează a se împlini procedura, se precizează obiectul citației, este datată, semnată și ștampilată.

Corespondența administrativă: referatul, raportul, darea de seamă, procesul-verbal adresa însoțitoare de acte, ordinele și instrucțiunile etc.

Referatul- este cel mai uzitat act de corespondență cu caracter intern în cadrul unei instituții. Referatele sunt specifice corespondenței interne, ele neputând fi utilizate în raporturile unei autorități cu mediul exterior; este cel mai important instrument de corespondență al administrației publice.Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicării de sancțiuni disciplinare, de consum. Prin referat se propun soluții tehnice și organizatorice menită să ducă la îmbunătățirea muncii sau la buna desfășurare a unor acțiuni. Cuprinde următoarele elemente: direcția și compartimenul care la redactat, numărul de înregistrare și data, numele corespondenței, preambulul privitor la situația de fapt sau referirea la acte juridice în virtutea cărora se propun măsurile, propunerea măsurilor, precizarea documentației din anexă, funcția, numele și semnătura olografă a autorului. Se prezintă numai în formă scrisă originală.

Raportul și darea de seamă- se redactează din oficiu, periodic sau la cererea conducerii și cuprinde datele privind diferite situații sau modul de îndeplinire a atribuțiilor.

Procesul-verbal- reprezintă evidențierea faptică a unei situații date și poate cuprinde soluții sau măsuri. Procesul-verbal poate avea mai multe subiecte (proces-verbal de constatare a contravențiilor, proces-verbal de inventariere, proces-verbal de predare-preluare gestiune).

Adresa însoțitoare de acte- are o largă utilizare atât în corespondența internă cât și în cea externă și este poate cea mai clasică formă a corespondenței. Ea poate lua forma unui borderou atunci când avem mai multe documente transmise în anexă. Elementul caracteristic al acestei adrese este că ea poartă toate numerele de registratură de pe tot parcursul corespondenței.

Ordinele și instrucțiunile- sunt elemente de corespondență și au caracter de îndrumare sau înștiințare a modului de desfășurare a activității. Forma sub care se prezintă este variată, după cum urmează: regulamente, metodologii, instrucțiuni, prescrieri de obțiuni limitative în desfășurarea activității.

Corespondența protocolară: invitațiile, feicitările, corespondența tehnică a departamentelor de protocol etc.

Invitațiile- se pot prezenta sub două aspect: a)scrisoarea de invitație; b)invitația la acțiuni protocolare care are forma tipizată pe carton și cuprinde următoarele elemente generale: destinatarul, formula de invitare, evenimentul, locul de desfășurare, data și ora, eventual programul acțiunii, numele gazdei și semnătura.

Felicitările- se transmit în plic, prin curier cu ocazia aniversărilor, zile naționale, sărbători religioase majore. Pot fi tipărite sau scrise olograf, dar sunt obligatoriu personalizate.

Corespondența tehnică a departamentelor de protocol- reprezintă acea corespondență prilejuită de vizite și delegații oficiale necesară stabilirii programului, elementelor de cazare și preferințelor.

Corespondența particulară: scrisori, felicitări, e-mail-uri. Nu are reguli prestabilite și nici nu este supusă acelorași rigori de stil și formă. Are darul de a permite o mai bună exprimare a personalității subiecților.

Corespondența diplomatică și oficială: scrisoarea de acreditare, nota verbală, mesajul de felicitare, nota diplomatică, protestul diplomatic, minuta. Modul de transmitere este întotdeauna curieratul și are întotdeauna forma scrisă în original și presupune semnătura olografă.

3.7.Înregistrarea și transmiterea corespondenței

Orice document, indiferent de forma purtătoarei de informație (hârtie, banda magnetică, compact disc, folie transparent, etc.) trebuie să fie înregistrat. Există mai multe tipuri de registe de intrare, dar ele trebuie să cuprindă obligatoriu cel puțin următoarele rubrici: numărul curent, data, numărul de ieșire al expeditorului, numărul de intrare al beneficiarului, la ce se referă, numele instituției sau persoanei expeditoare, cui a fost repartizat, semnătura.

Nerespectarea acestor cerințe poate genera grave prejudicii unității respective, creând situații neplăcute atunci când se apelează la serviciile secretariatului pentru obținerea informațiilor despre un anumit document.

Dacă unitatea face parte din categoria unitățiilor mari, în structura ei organizatorică va fi inclus un serviciu special de registratură, care ține evidența intrărilor și ieșirilor de documente pentru toate serviciile funcționale ale unității respective. În acest caz se folosesc ștampile cu rubrici pentru număr și dată ce se vor completa manual. Nu este permisă înregistrarea a două documente la același număr. În cazul circularelor, acestea primesc un singur număr, iar distribuirea lor se va face pe bază de borderou.

Corspondența, reprezintă transmiterea de informații de la un emițător la un receptor. Această transmitere are mai multe mijloace practice de realizare:

Transmiterea pe suport scris:

Presupune forma tipărită sau olografă a documentului, actului sau a formalității protocolare. Există mai multe posibilități de prezentare cum ar fi:

În plic închis, documentul este sigilat și transmis prin poștă sau curier, aceasta este modalitatea prevăzută ca regulă în corespondența diplomatică. Mai sunt și alte situații, cum ar fi petiția adresată unei autorități de un cetățean prin intermediul scrisorii sau documentele transmise între instituții ale statului, indiferent de tip, fie că este vorba de instituții superioare către instituții subordinate, fie că este vorba de instituții distincte, de rang egal;

Documentul transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat/preluat personal. Nu este sigilat în plic, iar destinatarul este expres prevăzut în frontispiciul documentului. Din această categorie se exclud documentele cu regim special de confidențialitate. Exemplu: rapoartele, adresele însoțotoare de acte. Această situație este prevăzută și în cazul procedurilor executorilor judecătorești;

Documentul depus la serviciul de registratură sau secretariat al destinatarului și ridicarea unui bon cu numărul de înregistrare. Se utilizează frecvent în modul de lucru al autorităților publice cu cetățeanul, dar și în cazul corespondenței interne a unei instituții între diferitele paliere ierarhice și pe orizontală între diferitele compartimentele de specialitate. În această modalitate practică de realizare a corespondenței intră majoritatea tipurilor de comunicări dinspre și către instituțiile publice, având în vedere regimul special al circulației documentelor;

Documentul transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal.

Transmitere prin mijloce radio-electronice:

Comunicările între agenții de teren și centrele de dispecerat. Tipuri ale corespondenței care se încadrează în acest mod practice de realizare sunt raportările și instrucțiunile specifice acțiunilor ce presupun fapte materiale ale administrației, modalitatea de materializare în formă scrisă este caietul de ordine al dispecerului de serviciu. Cuprinde data, ora, emițătorul, receptorul, subiectul, comunicarea propriu-zisă, măsura dispusă.

Mesajele între unitățile militare prin intermediul serviciilor de radio-recepție. Transmiterea ordinelor militare pentu operațiuni, transmiterea datelor din teren, transmiterea ordinelor de zi ale conducerii armate în timp de pace. Modalitatea de materializare în formă scrisă este bonul de radio-recepție. Cuprinde data, ora, emitentul subiectul, receptorul și decodificarea comunicării propriu-zise.

Transmiterea telefonică:

Serviciul telefonic constituie un mijloc rapid de informare, care pune în legătură aproape imediată doi interlocutori, indiferent de distanța la care aceștia se află, permițând atfel un schimb imediat de informații.

Este specific pentru comunicările între administrația centrală și serviciile ei deconcentrate în teritoriu ce au ca obiect corespondența privind instucțiuni de lucru, raportări de situații, etc. prin intermediul tele-conferințelor. Modalitatea de materializare în formă scrisă este stenograma.

Avantajele nete pe care le prezintă pe care le prezintă telefonul comparativ cu celelalte mijloace de comunicare au conferit acestuia un rol de instrument indispensabil, vital pentru buna funcționare a activității orcărei organizații.

Transmiterea prin e-mail:

Specifică comunicării interpersonale între diferite persoane coorganizatoare ale unor evenimente sau pentru schimbul de date între două compartimente. Acest tip de corespondență nu este catalogat drept oficială. Modalitatea de materializare în formă scrisă este tipărirea la imprimantă;

Specifică la depunerea de programe spre finanțare atunci când această formă este cerută expres prin formularul de lansare a concursului de proiecte.

Transmiterea prin fax:

Specific instrucțiunilor, datelor tehnice, ofertelor, în general pentru toate tipurile de corespondență în formă scrisă care necesită o transmitere rapidă a informațiilor. Există posibilitatea transmiterii ulterioare și a formei scrise originale. Există restricții privind documentele cu regim special de confidențialitate sau pentru acele documente pentru care este prevăzută legal forma scrisă originală.

Fax-ul este destinat în principal transmiterii și recepționării de documente de diferite forme și categorii cum ar fi: scrisori, adrese, facturi, dispoziții de livrare, note de comandă, etc.

Capitolul lV : Studiu de caz privind Activitatea de secretariat la SC. ITALIANA CONFECȚII GROUP SRL

CUPRINS:

4.1.Caracteristicile tipologice ale firmei

4.1.1.Denumirea și statutul juridic

4.1.2.Obiect de activitate

4.1.3.Caracteristici ale proceselor de aprovizionare, producție și vânzare

4.1.4.Structura personalului

4.1.5.Modul de evidență a prezenței personalului și a activității efective a acestuia, documente primare

4.2.Sistemul de management al firmei

4.2.1.Sistemul decizional

4.2.2.Sistemul informațional

4.2.3.Sistemul organizatoric (organizarea procesuală și structurală).

4.3.Descrierea conceptului de secretariat și secretar

4.3.1.Activitatea de secretariat

4.3.2.Descrierea postului de secretară

4.3.3.Calitățile personale și profesionale ale secretarei

4.3.4.Relațiile dintre secretară și șef, relațiile dintre secretară și personalul din celelalte compartimente.

4.3.5.Îndatoririle secretarei cu privire la sedința

4.4.Instrumente utilizate de SC. ITALIANA CONFECȚII GROUP SRL în munca de secretariat

4.4.1.Instrumentele de lucru: caietul de sarcini, caietul cu adrese și numere de telefon, agenda, calendarul de evenimente

4.4.2.Proceduri privind munca de birou, planificarea muncii de secretariat si obiectivelor

4.5.Clasarea și arhivarea documentelor

4.5.1.Clasarea documentelor

4.5.2.Îndosarierea alfabetică

4.5.3.Clasarea computerizată a documentelor

4.5.4.Instrumente folosite în munca de secretariat din cadrul S.C. Italiana Confecții Group SRL

4.6.Sisteme de operare din cadrul S.C. Italiana Confecții Grup SRL

4.6.1.Meniul File

4.6.2.Meniul View

4.6.3. Meniul Insert

4.6.4. Meniul Format

4.1.Caracteristicile tipologice ale firmei

4.1.1.Denumirea și statutul juridic

S.C. ITALIANA CONFECȚII GROUP SRL este o firmă privată, de dimensiuni medii, specializată în producerea de confecții textile. Societatea dispune de 75 de salariați. Se lucrează într-un singur schimb.

Rezultatele economico-financiare înregistrate în ultimii 2 ani sunt, în general, favorabile, în sensul că firma a obținut profit, are o cotă absolută și relativ constantă de piață, nu s-a confruntat cu probleme de natură socială, nu are datorii financiare la stat și furnizori. În schimb are de încasat creanțe în sumă semnificativă.

Din punct de vedere managerial, beneficiază de un management clasic, cu o organizare ierarhic-funcțională, multietajată. Nu se utilizează instrumente manageriale evoluate gen management prin obiective, managmentul prin bugete, managementul prin proiecte ș.a.m.d. Decizional, autoritatea este structurată de așa manieră încât să evite paralelismele și diluarea deresponsabilități.

Amplasarea firmei, depozitele de materii-prime, materiale, compartimente funcționale, mijloace de transport, spații cu destinație socială și pentru activități administrative,etc.

4.1.2.Obiect de activitate

Fabricarea altor articole de imbracaminte CAEN 1822

4.1.3.Caracteristici ale proceselor de aprovizionare, producție și vânzare.

Fiind o firmă cu dimendiuni medii, principalele caracteristici ale procesului de aprovizionare, producție și vânzare sunt:

Producerea de diverse sortimente de îmbracaminte;

Aprovizionarea nu este o activitate de sine stătătoare ci se face după necesități;

Aprovizionare se face atât din țară cât și din afara țării.

4.1.4.Structura personalului

Structura personalului firmei se prezintă astfel:

TOTAL PERSONAL: 75, din care:

Muncitori – 68

Cadre de conducere, specialiști și funcționari

În structura personalului de conducere, specialitate și funcționari sunt următoarele poziții:

1 director;

2 contabili

1 responsabil cu aprovizionarea și prelucrător foi parcurs (inginer)

2 posturi de secretar-dactilograf

4.1.5.Modul de evidență a prezenței personalului și a activității efective a acestuia, documente primare

a)Sistemul informațional al funcțiunii de personal – principalele documente informaționale

Lista situațiilor informaționale aparținând compartimentului din cadrul SC. Italiana Confecții Group SRL se prezintă astfel:

a. emise de compartiment

fișa de control medical la încadrarea în muncă

contract individual de muncă

adresa de repartiție la locul de muncă, după angajare

carnete de muncă

note de lichidare

adeverințe pentru șomaj

preaviz

fișă de pensie

adeverință – baza de calcul a pensiei

adrese de transfer

adrese de răspuns transfer

convenție civilă de prestări servicii

registru special pentru evidența personalului

lista locurilor de muncă din societate, care se încadrează în grupe de muncă

organigrama

fișe de post

state de plată, salarii lunare

liste pentru plăți parțiale lunară

situație indicatori

contractul colectiv de muncă

decizii (de numire post, de lichidare, de sancționare, de reorganizare etc.)

adeverințe (pentru spital, policlinică, grădiniță, creșă, ambasadă, polițe, de grad muncă, de venit net, de venit brut, etc.).

b. care „trec” prin compartiment

buget de venituri și cheltuieli

cereri de pensionare.

c. “vin” de la alte compartimente și se arhivează la compartiment :

certificate medicale

cereri de angajare

fișă individuală privind negocierea salariului

note de plecare în concediu

rechemări din concediul de odihnă

cereri de învoire, obligații obstești, ajutor deces, pensie, ajutor social

note de definitivare pe post, după perioada de probă

declarații în caz de abateri disciplinare

referate de sancționare

note de chemare la ore suplimentare

raport de activitate pentru persoanele încadrate cu convenție civilă de prestări servicii

situația salariaților care au efectuat deplasări

cereri de lichidare.

b) Sisteme de salarizare – personalul unității este plătit în regie – salariul este fix atât pentru personalul de conducere cât și pentru cel de execuție.

c) Alte aspecte privind managementul resurselor umane

În cadrul firmei Sc Italiana Confecti Group SRL selecția și încadrarea personalului este o direcție prioritară a celor cu răspundere în domeniu. O eficace încadrare a personalului implică facilizarea contactului și cunoașterii cu noii șefi și colegi de muncă, cu sarcinile, competențele și responsabilitățile ce-i revin și familiarizarea cu principalele componente ale culturii organizaționale specifice firmei.

Metodele și tehnicile de selecție a personalului se concep și se folosesc diferențiat, în funcție de natura posturilor pentru care se efectuează selecția și de calitățile, cunoștințele, aptitudinile, deprinderile sau comportamentele ce se testează.

În selecționarea personalului de specialitate accentul cade îndeosebi asupra identificării cunoștințelor necesare. Modalitatea cea mai frecvent utilizată în acest scop este susținerea de probe de examinare, scrise și orale a cunoștințelor posedate în domeniul respectiv.

O modalitate principală de valorificare a rezultatelor evaluării personalului o reprezintă promovarea sa.

În cadrul firmei se aplică și motivarea personalului – se folosesc următoarele categorii principale de motivații:

formal-economice:

salariu,

prima,

penalizare la salari

formal-complexe:

promovare;

suspendare temporară din post;

retrogradare din post;

destituire din post.

informal-moral spirituale:

lauda;

acordarea încrederii;

mulțumire;

critica.

4.2.Sistemul de management al firmei

4.2.1.Sistemul decizional

Din punct de vedere managerial, firma SC Italiana Confecții Group SRL beneficiază de un management clasic, cu o organizare ierarhic-funcțională, multietajată.

Nu se utilizează instrumente manageriale evoluate gen management prin obiective, managmentul prin bugete, managementul prin proiecte ș.a.m.d. Decizional, autoritatea este structurată de așa manieră încât să evite paralelismele și diluarea de responsabilități.

4.2.2.Sistemul informațional

Sistemul informațional fiind definit ca un ansamblu al datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informației menite să contribuie la stabilirea și relizarea obiectivelor organizației și avind în vedere activitatea firmei putem spune ca acesta este la un nivel bun.

Tendința actuala se manifestă cu o intensitate progresivă de a amplifica utilizarea mijloacelor automatizate de tratare a informațiilor, concomitent cu restrângerea celor manuale și mecanizate se manifestă cu o intensitate progresivă și în cadrul acestei unități. Caracteristicile tehnice, funcționale și economice performante ale mijloacelor de automatizate, care se amplifică într-un ritm deosebit de alert, fac ca proliferarea acestora să fie foarte rapidă. Ca urmare, se constată o creștere atât a ponderii ,cât și a rolului sistemului informatic în ansamblul sistemului informațional.

În cadrul acestei societăți sistemul informational cuprinde :

a)date și informații;

b) circuite și fluxuri informaționale ;

Tipologia circuitelor informaționale folosite în cadrul firmei :

c) proceduri informaționale;

O compomponentă a sistemului informațional ce tinde să dobândească un rol preponderent în societățile mari o reprezintă procedurile informaționale. În esența prin proceduri informaționale se întelege ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalități de culegere, îregistrare, transmitere, prelucrare și arhivare a unor categorii de informații, cu precizarea operațiilor de efectuat și a succesiunii lor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.

Specific procedurilor informaționale este caracterul lor foarte detaliat. Dintre suporții informaționali frecvent folosiți de catre SC Italiana Confecții Group SRL menționez:

registre;

boniere;

formulare de hârtie tip A4, A5, A3;

dischete;

CD-uri,etc.

Procedurilor informaționale moderne le este propriu și un grad ridicat de formalizare. Un accent deosebit se acordă codificării, tipizării și standardizării informațiilor și situațiilor informaționale, astfel încât să se faciliteze integrarea lor pe verticala sistemului de management și folosirea computerelor.

d) mijloace de tratare a informațiilor folosite :

Clasificarea mijloacelor informatice :

4.2.3.Sistemul organizatoric (organizarea procesuală și structurală).

Sistemul organizatoric al firmei constă în ansamblul elementelor de natura organizatorică ce asigură cadrul, divizarea, combinarea și funcționalitatea proceselor de munca în vederea realizării obiectivelor previzionate.

În cadrul sistemului organizatoric al firmei sunt reunite, de fapt, cele doua principale categorii de organizare existente în orice firma: organizarea formală și informală.

În funcție de conținut, organizarea firmei îmbraca doua forme principale: organizare procesuală și organizare strucurală.

Organizarea procesuală a firmei constă, în esență, în stabilirea principalelor categorii de muncă, a proceselor necesare realizării ansamblului de obiective ale firmei.

Rezultatul organizării reprezintă în principal funcțiunile, activitățile, atribuțiile și sarcinile.

În cadrul firmelor mijlocii exista 5 funcțiuni principale: cercetare –dezvoltare, comercială,

financiar-contabilă, producție și personala.

1.Funcțiunea cercetare -dezvoltare cuprinde :

activitatea de previzionare a funcționării și dezvoltării firmei ;

activitatea de concepție ;

organizarea .

Partea de organizare din cadrul funcțiunii cercetare-dezvoltare este cea mai dezvoltată în cadrul firmei.

2.Funcțiunea comercială cuprinde :

a)aprovizionarea tehnico-materială ;

b)vânzarea ;

c)marketing.

Partea de aprovizionare tehnico-materială este partea cea mai devoltată în cadrul firmei.

3.Funcțiunea de producție cuprinde :

programarea, pregatirea, lansarea și urmărirea producției;

fabricația;

cotrolul tehnic de calitate;

întreținerea și repararea utilajelor și a celorlalte mijloace fixe;

producție auxiliară.

Întreținerea și repararea utilajelor și a celorlalte mijloace fixe, cotrolul tehnic de calitate și producție auxiliară dețin ponderea în cadrul acestei funcțiuni la firmă.

4.Funcțiunea de personal cuprinde :

activitatea financiară ;

contabilitatea ;

Funcțiunea de personal cuprinde mai multe activități :

provizionarea necesarului de personal;

selecționarea personalului;

încadrarea personalului;

evaluarea personalului;

motivarea personalului;

promovarea personalului ;

protecția salariaților ( protecția muncii și protecția socială).

Organizarea structurală constă în gruparea funcțiilor, activităților, atribuțiilor și sarcinilor, în funcție de anumite criterii și repartizarea acestora, în scopul realizării lor, în subdiviziuni organizatiorice pe grupuri și persoane în vederea asigurării unor condiții cît mai bune pentru îndeplinirea obiectivelor firmei.

În cadrul structurii organizatorice deosebim:

structura managerială;

structura de producție.

Principalele componente ale structurii organizatorice, care se regăsesc și în cadrul firmei sunt: postul, funcția, ponderea ierarhică, compartimentul, nivelul ierarhic și relațiile organizatorice.

În funcție de amploarea și natura obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților se deosebesc două tipuri principale de funcții în cadrul firmei:

funcția managerială ;

funcția de execuție.

Relațiile organizaționale stabilite în cadrul SC ITALIANA CONFECȚII GROUP SRL sunt:

relații de autoritate ;

relații ierarhice;

relații funcționale;

relații de stat major: – relații de cooperare

– relații de control

4.3.Descrierea conceptului de secretariat și secretar

Secretarul este o persoană care rezolvă cea mai mare parte din problemele de comunicare, informare, documentare și organizare ale unei firme.

Secretariatul este o profesie care implică mai multe activități. Secretarul nu este numai operator telefonic, dactilograf sau funcționar administrative, lucrează independent. Nu se limitează doar la a scrie scrisori pentru șefi și la organizarea unor activități administrative. Știe și este capabil să facă mult mai multe lucruri: poate organiza călătorii și conferințe, se poate ocupa de relațiile cu publicul, poate primi oaspeți.

Pentru că între timp, atribuțiile de acest gen au devenit din ce în ce mai multe și mai complexe se poate vorbi de secretariat ca o unitate, o parte a organizației care se ocupă de toate cele menționate mai sus și de multe altele, fiind încadrat cu una sau mai multe persoane cu calificări și atribuții diferite. Se poate vorbi în acest sens de meserii de secretariat.

4.3.1.Activitatea de secretariat

În cadrul acestei instituții, munca de secretariat presupune sarcinile administrative pe care le are secretara, cum ar fi: fotocopierea, întregistrarea/arhivarea documentelor, dactiografierea scrisorilor, primirea corespondenței și transferul apelurilor telefonice, cât și cele de protocol, de exemplu: servirea cafelei.

Secretara preia o serie de atribuții privind personalul, activități administrative, activități de relații cu publicul, etc.

Principalele funcții care revin secretariatului din cadrul acestei unități sunt urmatoarele: prelucrarea informatiilor, documentarea, funcția de reprezentare, funcția de filtru și legătura pentru solicitări de contacte cu conducerea, funcția de asistare directă a managementului.

4.3.2.Descrierea postului și principalele responsabilități ale secretarei

Secretara participă la diferite activități organizate de conducere, consemnează lucrările respective, preia, plasează și arhivează documentele rezultate, etc. Asigură un flux informațional eficient între managerul companiei, departamentele din cadrul sediului central și punctele de lucru;

Printre atribuțiile și responsabilitățile pe care secretara le îndeplinește în cadrul acestei unități, se includ următoarele:

execută lucrări de registratură generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea).

lecturează corespondența primită, prezintă aceasta conducerii, înregistrează, repartizează și urmărește rezolvarea corespondenței primite, întocmește răspunsuri pe baza documentării prealabile, le dactilografiază, prezintă la semnat corespondența cu materialul de bază; pregătește corespondența pentru expediere, predă la registratură sau expediază direct, după caz, asigură transportul corespondenței prin organizarea muncii curierilor.

direcționează mesajelele telefonice și transmite faxuri.

detectează sursele interne și externe, prezintă materialele rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasează documentele, organizează și asigură o bună funcționare a arhivei unității.

se ocupă cu stenografierea discuțiilor din ședințele, conferințele, întâlnirile de afaceri, stenografierea după dictare (și la telefon), transcrierea setnogramelor.

dactilografiază folosind mașina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosește imprimanta calculatorului, utilizează mașinile de copiat, corectează greșelile.

traduce acte, corespondență, materiale documentare, cunoaște două limbi străine.

se ocupă de problemele de protocol și relațiile cu publicul prin întocmirea unor planuri pentru desfășurarea în bune condiții a întâlnirilor cu persoane din afără instituției, primește vizitatori și partenerii de afaceri.

Se asigură că toate scrisorile și cererile au ajuns unde trebuia și ca toate iâînregistrările sunt clasate corespinzător pentru a le găsi usor în caz de necesitate.

se ocupă cu întocmirea referatului cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ține evidența orelor suplimentare, concediilor, evidența delegațiilor, a deplasărilor și a evenimentelor profesionale.

pregătește călătoriile de serviciu ale șefului, se ocupă cu rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obținerea vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru.

cunoaște și folosește aparatura de birou (calculatorul, mașina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, etc.).

organizează sistemul informațional: primește, prelucrează și transmite informațiile.

întocmește contabilitatea primară a firmei

primește și transmite comunicările telefonice

organizează ședințele și materialele necesare.

propune măsuri de îmbunatațire a activității administrative și implementează schimbările aprobate de managerul general.

Secretara este subordonată Directorului General. Secretara colaborează cu: ceilalți angajați ai firmei, ceilalti angajați ai stocurilor, Serviciul financiar-contabil pentru confirmarea evidenței, coordonatorul departamentelor de marketing și secretariat

Salariul realizat se compune din: salariul de încadrare: lei-indexabili,
bonificații și prime, în funcție de îndeplinirea obiectivelor și în limita fondului de salariul stabilit prin Bugetul de venituri si cheltuieli. Secretara își desfășoară activitatea în cadrul programului de lucru al organizației de 8 ore pe zi (h: 07,00-16,00), 5 zile pe saptamană.
Secretara beneficiază de un concediu de odihnă anual plătit de 24 zile lucratoare. Programarea concediului de odihnă se face conform dispozițiilor legale. Secretara poate beneficia, în funcție de rezultatele activității, de asistență medicală privată și de asigurare de viață cu acumulare în fonduri (pensia privată), instruire de specialitate prin participarea la programe de training.

Secretara poate promova în funcția de asistent manager.

4.3.3.Calitățile personale și profesionale ale secretarei

Printre principalele calități pe care secretara din această unitate le deține, enumăr următoarele:

cunoaște foarte bine lucrările de secretariat și corespondență, aceasta fiind capabilă să înregistreze, repartizeze și să urmărească rezolvarea corespondenței primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondența împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenței;

are o mare capacitate de a lucra sub presiune;

organizează foarte bine contactele între conducere și persoanele din afară și din interiorul firmei (întâlniri de lucru, ședințe, conferințe); inclusiv se ocupă și cu redactarea proceselor-verbale;

este pricepută în manipularea și utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, mașini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);

întocmește statistici specifice sectorului de secretariat, și le prezinte sub formă de grafice și tabele;

cunoaște și utilizează corect metodele și tehnicile ce constituie baza profesiunii sale:

        – procedee de scriere și citire rapidă;

         – procedee de codificare și clasare;

cunoaște două limbi străine;

cunoaște lucrul pe calculator:

– tehnoredactare;

– baze de date;

– poșta electronică;

– noile tehnologii de transmitere și prelucrare a informațiilor.

cunoaște noțiuni de psihologie și comportament în relațiile cu publicul (secretara este un bun psiholog, reușind să descopere ce fel de om are în față și ce poziție trebuie să adopte față de comportamentul acestuia).

are dorința de a se perfecționa continuu în domeniul de activitate al firmei prin studierea publicațiilor de profil.

4.3.4.Responsabilitățile și limitările muncii de secretariat

Când personalul de conducere nu este prezent, secretara este responsabilă pentru administrarea unor probleme cum ar fi: corespondența internă și externă, telefoane, vizitatori.

Secretara trebuie să decidă ce probleme sunt urgente și pot fi rezolvate de către departamentul de secretariat sau de căte delegatul executivului și ce probleme trebuie să aștepte întoarcerea managerului.

Secretarul joacă un rol important în furnizarea informațiilor ce privesc problemele curente de afaceri, ținând cont însă de păstrarea confidențialității anumitor informații. Întotdeauna trebuie să știe unde și cum să ia legătura cu superiorii dacă apar probleme.

Dacă superiorii telefonează la birou secretara trebuie sa fie acolo pentru a furniza informații, pentru a acționa în anumite probleme.

La întoarcerea managerului, secretara este obligată să îi aducă la cunoștință pe scurt toate problemele importante apărute în timpul absenței managerului. Este de preferat ca rezumatul să fie prezentat în scris (procesat). De asemenea copii ale scrisorilor importante trebuie sa fie redactate și păstrate într-o mapă la dispoziția managerului.

4.3.5.Relațiile dintre secretară și șef, relațiile dintre secretară și personalul din celelalte compartimente.

a) Relațiile dintre secretară și șef:

În această instituție relația dintre secretară și șef este una bună, deoarece aceasta își duce cu bine la bun sfârșit toate sarcinile pe care are de îndeplinit, îi furnizează șefului cu exactitate informațiile importante pentru ca acesta să nu mai fie nevoit să le verifice, și este foarte bine informată despre tot ceea ce urmează să facă superiorul său în acea zi pentru ai fi de un mare ajutor,participă la ședințe împreună cu șeful său, notând toate informațiile.

b) Relațiile dintre secretară și personalul din celelalte compartimente:

Secretara are legături cu toate comartimentele din unitate, în diferite forme cum ar fi: corespondența pe care aceasta o primește de la celelate compartimente pentru semnat și expediat, transmite cu precizie hotărârile și dispozițiile conduceri, etc. Între secretară și personalul din celelate compartimente există respect și amabilitate, având o relație bazată pe ajutor reciproc.

Bunele relații cu alți membri din cadrul persoanlului sunt cruciale în crearea unei atmosfere deschise și vesele.

4.3.6.Comunicarea la telefon

Majoritatea informațiilor care circulă se transmit inițial telefonic. Secretara are un rol cheie în formarea primei impresii, care în general este și ultima pentru câștigarea de noi clienți. Dacă cel care răspunde la telefon nu primește un salut clar și plin de curtoazie, imediat își va forma o părere proastă despre firmă. Atât mesajul transmis la telefon cât și tonul și maniera în care este pus pot influența răspunsul așteptat. În afaceri timpul însemnă bani, mai ales când este petrecut la telefon și este important să nu fie prelungită conversația dacă nu este necesar.

Când vorbește la telefon, secretara trebuie să aibă grijă ca vocea să sune prietenos și plină de solicitudine. De asemenea este important să asculte și să arate interes pentru ceea ce se spune interlocutorul și să vorbească fără grabă și clar. Cuvintele cu aceleași vocale cum sunt: „doua” și „nouă” pot suna la fel la telefon, de aceea trebuie acordată o atenție specială sumelor de bani, sumelor de bani, numelor și cuvintelor nefamiliare. Pentru a silabisi cuvintele pe care interlocutorul nu le înțelege se poate folosi un alfabet special. Secretara trebuie să evite utilizarea expresiilor de argou care nu fac o bună impresie.

Secretarul trebuie să recunoască vocile acelor persoane cu care persoanlul ar dori să vorbească și să știe cum să se descurce în alte situații.

4.3.7.Îndatoririle secretarei cu privire la sedința

Pentru desfășurarea unei ședințe în cele mai bune condiții și pentru a avea rezultatul dorit secretara trebuie să organizeze cât mai bine toate lucrurile care sunt necesare pentru aceasta.

Printre îndatoririle secretarei cu privire la sedință, se include următoarele:

stabilește împreună cu șeful său toți participanții la ședintă,

informează pe toți cei care trebuie să participle la ședință,

colectează materialele necesare pentru ședință și se ocupă de multiplicarea lor,

asigură și pregătește sala de ședințe,

este prezentă de la începutul până la sfârșitul ședinței, fiind la dispoziția participanților pentru lămuriri.

ia notițe despre tot ceea ce se dicută în cadrul ședinței pentru ca apoi să întocmească procesul-verbal.

După încheierea ședinței se asigură că toate documentele s-au întors la birou secretara pregătește notele pentru a fi semnate de președinte. dactilografiază scrisorile ce au rezultat în urma ședinței, îndosariază toate documentele folosite în timpul ședinței și copiile corespondenței.

În procesul verbal al ședinței se scriu: numele celor prezenți, primul nume să fie al președintelui, iar ultimul al unui membru din consiliul de conducere, cat și data și ora la care a avut loc ședința.

4.4.Instrumente utilizate de SC. ITALIANA CONFECȚII GROUP SRL în munca de secretariat

4.4.1.Instrumentele de lucru: caietul de sarcini, caietul cu adrese și numere de telefon, agenda, calendarul de evenimente

a) Caietul de sarcini – de caietul de sarcini se ocupă secretara, aceasta notează în caiet sarcinile pe care le are de îndeplinit în ziua respectivă inclusiv pe cele care se ivesc în cursul zilei și termenele lor de execuție. La sfârșitul zilei de lucru secretara consultă caietul de sarcini pentru a verifica dacă toate sarcinile au fost rezolvate, în cazul în care au rămas sarcini nerezolvate aceasta le subliniază pentru ca în ziua următoare să se ocupe imediat de ele.

b) Caietul cu adrese și numere de telefon – în cadrul acestei unități caietul conține coloane cu numele persoanei sau a instituției, adresa, numărul de telefon. Adresele și numerele de telefon sunt notate pe măsura apariției lor, din această cauză, caietul cu adrese prezintă următorul dezavantaj: ordinea alfabetică în cursul unei litere nu este respectată, ceea ce face dificilă găsirea rapidă a numelui și adresei unei persoane sau a unei instituții.

c) Agenda – secretara nu poate ține minte un număr atât de mare de detalii ce apar în munca de zi cu zi, inclusiv angajamentele, întrevederile executivului și planurile pentru activitățile viitoare. Trebuie să noteze în agenda ei și nu numai angajamentele și întrevederile executivului ci și problemele ce vor fi rezolvate în viitor.

În mod normal ar trebui să țină două agende actualizate: al secretariatului și al executivului și orice informație cu privire la activitatea superiorului trebuie trecută în amândouă jurnale.

În agenta secretara își mai notează și termenele-limită pentru anumite activități, dosarele pe care trebuie să le urmărească, întâlniri, concedii și zile libere, etc.

d) Calendarul de evenimente – acest caiet cuprinde toate invitațiile, convocările, programările, evenimentele protocolare. Pentru a putea fi trecute în agenda de lucru, secretara se ocupă ca acestea să fie aprobate și apoi cu confirmarea participării.

Evenimentele cuprinse în calendarul de evenimente sunt: invitații primite de la parteneri din țară și străinătate, invitațiile la evenimente personale, evenimente de specialitate – organizate de instituție sub forma colocviilor, etc.

4.4.2.Proceduri privind munca de birou, planificarea muncii de secretariat si obiectivelor

În cadrul acestei firme există un secretariat bine planificat, organizat și competent, astfel el potențează munca managerului prin următoarele elemente:

degrevează managerul de o serie de acțiuni de rutină, pur administrative, contribuind, la utilizarea rațională a timpului de lucru de care el dispune;

creează condițiile preliminare pentru realizarea de către manager a unor contacte operative și eficiente cu persoane din interiorul și exteriorul organizației;

asigură vehicularea corespunzătoare a informațiilor la nivelul conducerii firmei.

Planificarea muncii este importantă pentru asigurarea controlării și împărțirii în mod corespunzător a sarcinilor stabilite, a priorităților și respectarea termenelor limită.

Procesul de planificare în cadrul acestei unități constă într-un ansamblu de etape corelate între ele care urmăresc elaborarea și aplicarea planurilor și obiectivelor organizației. 

În faza pregătitoare procesului de planificare se formulează obiectivele și misiunea activităților de birou, se stabilesc ipotezele și premisele mediului în care se desfășoară aceste activități.

Secretarul începe prin a face o listă cu toate activitățile ce-i revin, le aranjează în ordinea în care trebuiesc tratate și notează termenele limită la care problemele trebuie rezolvate.

Completează sarcinile în ordinea priorităților, planificându-și munca pentru fiecare zi, după cum urmează:

Urgent – adică prioritățile de rezolvat în aceeași,

Nu foarte urgent, dar important – a se încerca rezolvarea ei azi,

Nu foarte urgent și mai puțin important – poate aștepta altă zi.

Planifică munca astfel încât să poată aloca timpul necesar pentru fiecare stadiu al programului. Introduce problemele din urmă rămase nerezolvate printre problemele nerezolvate printre problemele zilei.

Se asigură ca programul de lucru este destul de flexibil pentru a face față unor probleme neașteptate, de absența neprevăzută a managerului sau o întârziere în primirea datelor și materialelor. Poate utiliza elementele ajutătoare pentru planificare cum sunt: jurnalul, agende computerizate, planificatoare, anuale, sisteme de urmărire.

Pentru o planificare cat mai bună și pentru a avea rezultatele asteptate secretariatul urmărește parcurgerea unor etape:

a) Stabilirea scopurilor și obiectivelor – secretariatul își stabilește scopurile și obiectivele pe care acesta le are în cadrul unității, fără identificarea acestora, secretariatul poate eșua în încercarea de a-și stabili prioritățile și de a aloca resurse. Atunci când obiectivele sunt atent definite și anunțate ele pot avea ca efect motivarea angajaților să muncească eficient și mai hotărâți. Mecanismele vlabile și corecte de control sunt menținute în conformitate cu procedurile companiei. Rezultatele muncii sunt rezumate, analizate și evaluate în comparație cu obiectivele.

Sunt identificate motivele devierii de la obiectivele și unde, este necesar sunt raportate persoanelor competente.

Sunt implementate acțiuni de corectare fără întârziere, în limitele autorității proprii, cu informarea persoanelor avizate.

b)Definirea situației prezente – după ce au fost stabilite direcțiile principale de dezvoltare sunt stabilite planuri cu privire la direcția viitoare. În această analiză se identifică punctele slabe și forte ale unității și a resurselor ce pot fi utilizate pentru atingerea scopurilor.

c) Stabilirea punctelor de plecare cu privire la condițiile viitoare – în această etapă secretariatul evaluează mediul intern și pe cel extern în încercarea de a identifica acei factori care ar putea crea probleme în încercarea de atingere a obiectivelor. Apoi prevăd tendințe viitoare în funcție de acești factori, deoarece, deși dificilă, anticiparea problemelor și a ocaziilor este o parte esențială a procesului de planificare. Fiecare alternativă trebuie să fie evaluată cu atenție din punctul de vedere al ipotezelor luate în calcul, pentru ca acea alternativă să fie eficace.

d)Crearea de alternative și stabilirea direcției – secretariatul dezvoltă alternative și alege acea variantă care pare cea mai potrivită. Evaluarea include și o critică a punctelor de plecare pe care se bazează alternativa respectivă, fiind eliminate acele alternative care se bazează pe presupuneri nerealiste.

e)Implementarea planurilor și evaluarea rezultatelor – planurile realizate sunt puse în practică și apoi se face evaluarea acestora, pentru a vedea dacă au avut un rezultat satisfăcator.

În cazul în care nu au avut rezultatul dorit se iau măsuri de corectare prin modificarea obiectivelor sau schimbarea planurilor.

4.5.Clasarea și arhivarea documentelor

4.5.1.Clasarea documentelor

O activitate importantă în munca de secretariat este stocarea informațiilor și a documentelor, precum și asigurarea unui acces rapid și ușor la acestea.

Clasarea este operațiunea prin care documentele care staționează în birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, planșe, cărți, periodice, casete diskete, și alte documente tehnice) se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii și subcriterii specifice tipurilor de documente.

Informațiile se pot stoca pe suport de hârtie, în memoria computerului, pe discuri magnetice, compact disc, DVD-uri și alte suporturi de stocare a datelor.

Dezvoltarea computerelor și a metodelor de stocare electronice a dus la creșterea vitezei de lucru și a perimis accesul la o cantitate vastă de informații.

Înregistrările indiferent dacă sunt în orginal sau informații procesate electronic, trebuie clasificate corect pentru a fi găsite imediat. Un document îndosariat greșit poate cauza întârzieri în tranzacții sau poate chiar contribui la anularea unui contract important.

Secretara trebuie să aibă în vedere anumite considerații înainte de alegerea unei modalități de clasare a informațiilor și anume:

posibilitățile de operare simplă și rapidă;

să fie ușor accesibile, dulapurile să fie așezate în loc convenabil, iar dosarele din interior să fie ușor de localizat;

rafturile să fie pe măsura dosarelor;

să existe posibilitatea extinderii dacă este necesar

4.5.2.Îndosarierea alfabetică

Pentru aplicarea acestei metode, fiecare dosar conține numele corespunzător și toate aranjate în ordine strict alfabetică.

Pentru a separa între ele grupurile de dosare corespunzătoare fiecărei litere, se folosesc cartonașe pe care stă înscrisă litera respectivă, sau cartonașe pe care scrie „diverse”. Prima literă a numelui este cea care determină poziționarea dosarului în biblioraft.

Dosarele „diverse” sunt în general alocate pentru majoritatea literelor alfabetului cu scopul de a păstra anumite amendamente și anexe ale corespondenței care nu necesită dosare individuale.

Pe coperta fiecărui dosar clasat la „diverse” este scris unindex alfabetic al actelor care sunt păstrate în interior.

a)Avantajele îndosarierii în ordine alfabetică:

Este o metodă convenabilă pentru gruparea documentelor după numele firmelor, sau al beneficiarilor, după subiectul principal sau zona geografică. Este o metodă directă și rapidă de îndosariere fără a fi necesară folosirea unui index separat.

Costul materialelor este mai scăzut.

b)Dezavantajele îndosarierii în ordinea alfabetică:

Se pot întâmpuna dificultăți în găsirea numelor potrivite și comune.

Poate apărea nesiguranța localizării documentului clasat după subiect.

Este dificil de alocat spațiu pentru extindere.

4.5.3.Clasarea computerizată a documentelor

a)Avantaje:

Informațiile pot fi găsite ușor și rapid.

Se face economie de spațiu.

Se ușurează munca de birou.

Există posibilitatea de acces pentru a centraliza înregistrările de la mai multe computere aflate în rețea.

Fișierele nu trebuie mutate atunci când se face accesul la informații.

b)Dezavantaje:

Echipamentul este scump.

Se pierde timp la introducerea datelor, pentru echipamente care nu folosesc sisteme optice de recunoaștere a caracterelor.

Sistemele optice de recunoaștere a caracterelor convertesc textele și semnele grafice în imagini pentru stocarea datelor și elimină necesitatea introducerii datelor de la tastatură.

Există pericolul ca un operator să șteargă accidental datele din memorie.

Cei care utilizează computerul sunt obligați să facă copii de siguranță.

4.5.4.Instrumente folosite în munca de secretariat din cadrul S.C. Italiana Confecții Group SRL

a)Copiatoarele – sunt aparate care realizează reproduceri pe suport de hârtie sau pe folii transparente ale unor documente conținând text și/sau imagini prelucrate de pe un original realizat pe suport de hârtie sau suport optic compatibil.

Copiatoarele se pot clasifica după următoarele criterii:

a)manevrabilitate

staționare – mari pe soclu propriu;

mijlocii – așezabile pe birou;

portabile

b)principiul de funcționare:

termice;

cu cernelaă;

electrostatice;

alb-negru;

c)monocolor:

roșu;

verde;

albastru;

d)operații realizate:

simple – realizează doar operații de copiere;

complexe – realizează pe lângă copiere și alte operații (sortare, legare);

e)posibilități de mărire, micșorare scară 1/1:

fără posibilități de micșorare;

scară reglabilă continuu sau în trepte;

f)formatul maxim al originalului:

format A4;

format A3;

formate mari: A2 și A0.

Procesul de copiere electrostatic alb-negru are la bază principiile electrostaticii și ale fotoconductibilității.

Facilitățile oferite de copiatoarele performante sunt:

programarea numărului de copii;

alimentarea automată cu originale;

copierea automată față – verso;

copierea diapozitivelor cu ajutorul unui proiector special;

legarea gopiilor;

autodiacnoza aparatului și raportarea defectelor pe cale acustică, sau prin afișarea acestora pe afișajul multifuncțional;

restricționarea cu parolă a accesului la aparat;

jurnalul de activitate în care sunt prezentate:

data și ora la care s-a lucrat la aparat;

numărul de copii realizate;

codul corespunzător parolei care a dat drept acces la aparat;

vizualizarea imaginii copiei pe ecranul unui monitor.

b)Telefoanele fixe – sunt aparate conectate la terminația unei linii telefonice cu ajutorul cărora se pot efectua convorbiri telefonice cu alți abonați ai aceleași rețele sau cu abonații rețelelor de telefonie mobilă.

Se pot clasifica după următoarele criterii:

a)principiul de funcționare:

electomecanice (cu disc);

electronice (cu tastatură);

b)manevrabuilitate:

staționare – de birou;

de perete;

mobile – fără fir (cordeless);

c)modul de formare al numărului:

prin codarea de impulsuri – pulse;

prin codarea de frecvență;

d)modul de acces:

liber;

parolat.

Principalele facilități oferite de telefoanele electronice fixe sunt:

formarea ultimului număr prin apăsarea unei singure taste (funcția „Radial”);

efectuarea concorbirilor fără ridicarea receptorului (funcția „Hand Free”);

posibilitatea reglării nivelului sonor al convorbirilor și al semnalului de apel produs de o sonerie sau oprirea acesteia;

afișarea numărului apelat, a datei și orei exacte, a duratei, a costului convorbirilor cu ajtorul unui afișaj multifuncțional;

decuplarea microfonului (funcția „Mute”);

convorbiri între doua aparate cuplate în derivație sau între unitatea de bază și microreceptor, în sistemul interfon, fără a ocupa linia telefonică (funcția „Intercom”).

c)Telefoanele mobile – altă modalitate de comunicare rapidă este telefonul cu radio, sau telefonul mobil celular.

Telefonul cu radio poate fi folosit pentru a păstra legătura cu alte persoane legate la același circuit închis, dar telefonul mobil (celular) acoperă o arie mult mai mare permițând transmiterea mesajelor în țară și în lume.

Este transportabil, poate fi folosit în interiorul sau în afara unui autoturism și este alimentat cu baterii reîncărcabile.

Telefoanele mobile pot avea încorporat un locaș de memorie unde pot fi stocate câteva numere de telefon des folosite ce vor putea fi formate automat la apăsarea uni singur buton. Alte metode pot avea un sisteme de repetare automată a numărului și display luminos.

c)Aparate fax – folosesc rețeua telefonică pentru a transmite în câteva secunde orice formular tipărit, scris la mașină, editat cu ajutorul computerului, scris de mână, desene, diagrame sau fotografii dintr-un loc în altul.

Copii ale documentelor pot fi transmise la orice distanță cu maximă acuratețe, combinând viteza transmiterii telefonice cu facilitățile unui copiator de birou. Operația este foarte simplă, iar la modele mai sofisticate este automată.

Originalele ce trebuie transmise sunt așezate în dispozitivul de alimentare, apoi după ce a fost stabilită legătura telefonică cu destinatarul, operatorul apasă butonul de pornire și copiile sunt reproduse automat, fără ajutorul unui operator.

Un avantaj important față de telex este acela că materialele de intrare nu trebuie dactilografiate sau verificate, iar documentele complicate și detaliate sunt: transmiterea desenelor și datelor tehnice la sucursale, transmiterea materialelor publicitare la tipografii, accesul la înregistrările aflate în sediul central al firmei.

Faxurile moderne sunt în același timp și fax și copiator laser de înaltă calitate pentru hârtie obișnuită, poate stoca până la 20 de formate A4 de calitate pentru hârtia obișnuită, poate stoca până la 20 de formate A4 de texte și poate fi folosită pentru a transmite mesaje pentru a stoca textele primite.

În memorie pot fi stocate 100 de numere de fax des folosite la care se pot trimite mesaje și 30 de pagini de texte care pot fi transmise automat cu o viteză de 10 secunde pentru fiecare copie.

4.6.Sisteme de operare din cadrul S.C. Italiana Confecții Grup SRL

4.6.1.Meniul File

4.6.2.Meniul View

4.6.3. Meniul Insert

4.6.4. Meniul Format

CONCLUZII

Activitatea de birou se exercită în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componentă structurală cu rol complementar pe lângă un post de conducere, secretariatul efectuează lucrări de natură administrativă, de rutină, pentru degrevarea titularului funcției în cauză. În echipa manager-secretară, o sarcină unică este finalizată prin contribuția celor două persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplică o rezoluție pe o cerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate operațiunile ce țin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informațiilor prelucrate.

Planificarea în cadrul activităților de birou implică schimbarea, iar implementarea și managementul schimbării reprezintă dimensiuni importante ale muncii unui secretar.

Multe dintre problemele identificate cuprind sugerarea modalității prin care acestea pot fi depășite. Pentru a depăși obstacolele întîlnite în procesul de planificare este necesar de realizat:

accentuarea importanței articulării unei viziuni asupra planificării. Trebuie explicată în permanență importanța pe care o au planificarea și metodele de planificare. Acest lucru poate fi făcut fie formal, prin programe de instruire, fie informal, prin revizuirea de către manageri a planurilor subalternilor.

Modificarea proceselor organizaționale de planificare în așa fel încît să răspundă nevoilor de implementare. Este necesară implicarea în procesul de planificare a acelor manageri care vor fi responsabili pentru etapele de implementare și control.

Implicarea managerilor și a subalternilor lor în procesul de planificare, iar nu apelarea la specialiști, deoarece cel mai bine pot întocmi planuri cei direct implicați în problemele la care se referă.

Programarea de revizuiri periodice ale planurilor, evaluarea și revizuirea trebuie făcute cel puțin anual și trebuie să facă parte din etapa de control a planificării.

Comunicarea planurilor organizației tuturor managerilor interesați. Acest lucru poate fi făcut în scris, lucru ce permite și discutarea problemelor în cadrul ședintelor.

În timpul procesului de planificare, previziunea și stabilirea bugetului trebuie privite ca instrumente utile, care permit stabilirea premiselor de la care se pleacă în planificare și, respectiv, implementarea și controlul planului.

Identificarea informațiilor care sunt necesare pentru asigurarea eficienței planificării și delegarea angajaților responsabili cu culegerea acestor informații. Reținerea obiectivelor finale ale planificării și evitarea pierderii în detalii.

Procesul de planificare îți dezvăluie alternativele de succes, extinde paleta opțiunilor. În orice situație este nevoie de un plan corect, ca de o hartă turistică, pentru a găsi drumul spre succes.

BIBLIOGRAFIE:

[1].Victor Alistar,Ion Popescu-Slăniceanu(2001) – Protocol,corespondență,secretariat în Administrație Publică, Editura Lumina Lex;

[2]. Ionel Socobeanu(1998) – Secretele Secretariatelor, Editura Eficient;

[3]. Vârcolici,Nina(2003) – Manual de secretariat și asistentă managerială , Editura Universitătii din București;

[4]. RENTROP&STRATON(2007) – Grup de Editură și Consultanță în afaceri – Manualul secretarei de firmă, ediția a lVa;

[5]. Naftanaila,Ion;Colesca, Sofia(1999) – Birotica si secretariat, Bucuresti, Editura ASE;

[6]. Margit Gatjens-Reuter;Claudia Behrens (2001) – Manual de secretariat și asistență managerială, Editura tehnică, București;

[7]. John Harrison(2000) – Curs de secretariat, Editura ALL`BECK ;

[8]. Abela Hascal, Lucreția Preotesiu(1993) – Corespondență și tehnica secretariatului, Editura Didactică și Pedagogică, București;

[9]. Maria, Pariza(2003) – Manual de secretariat și asistentă managerială , Editura Universitătii din București;

[10]. Ted. John(1998) – Organizarea perfecta a timpului, București, Național;

[11]. Lucreția Preotesiu(1998) – Corespondența și tehnica secretariatului: manual pentru licee economice, București, Editura Didactică și Pedagogică;

[12]. Rodica, Candea, Dan Candea(1999) – Comunicare managerială aplicată, Editura Expert, București;

[13]. Răchișan Simion – Acte de secretariat și notariale, Editura Pro-Vita, pg. 142

[14]. Bratu,Florian – Corespondență modernă, Editura Institutului European pentru Cooperare Cultural-Științifică

[15]. Zoica, Vlăduț; Ana, Temeș(1992) – Corespondența comercială, București: Editura Didactică și Pedagogică

[16]. Virginia, Verdians(2000) – Elemente de protocol, Lumina Lex, București.

BIBLIOGRAFIE:

[1].Victor Alistar,Ion Popescu-Slăniceanu(2001) – Protocol,corespondență,secretariat în Administrație Publică, Editura Lumina Lex;

[2]. Ionel Socobeanu(1998) – Secretele Secretariatelor, Editura Eficient;

[3]. Vârcolici,Nina(2003) – Manual de secretariat și asistentă managerială , Editura Universitătii din București;

[4]. RENTROP&STRATON(2007) – Grup de Editură și Consultanță în afaceri – Manualul secretarei de firmă, ediția a lVa;

[5]. Naftanaila,Ion;Colesca, Sofia(1999) – Birotica si secretariat, Bucuresti, Editura ASE;

[6]. Margit Gatjens-Reuter;Claudia Behrens (2001) – Manual de secretariat și asistență managerială, Editura tehnică, București;

[7]. John Harrison(2000) – Curs de secretariat, Editura ALL`BECK ;

[8]. Abela Hascal, Lucreția Preotesiu(1993) – Corespondență și tehnica secretariatului, Editura Didactică și Pedagogică, București;

[9]. Maria, Pariza(2003) – Manual de secretariat și asistentă managerială , Editura Universitătii din București;

[10]. Ted. John(1998) – Organizarea perfecta a timpului, București, Național;

[11]. Lucreția Preotesiu(1998) – Corespondența și tehnica secretariatului: manual pentru licee economice, București, Editura Didactică și Pedagogică;

[12]. Rodica, Candea, Dan Candea(1999) – Comunicare managerială aplicată, Editura Expert, București;

[13]. Răchișan Simion – Acte de secretariat și notariale, Editura Pro-Vita, pg. 142

[14]. Bratu,Florian – Corespondență modernă, Editura Institutului European pentru Cooperare Cultural-Științifică

[15]. Zoica, Vlăduț; Ana, Temeș(1992) – Corespondența comercială, București: Editura Didactică și Pedagogică

[16]. Virginia, Verdians(2000) – Elemente de protocol, Lumina Lex, București.