Informatizarea Gestiunii Clienților la Societatea Comercială Recomplast Srl Iași

INTRODUCERE

În zilele noastre, într-o economie de piață prosperă, oamenii de afaceri pleacă de la premiza, clienții noștrii, stapânii noștrii, datorită faptului că aceștia sunt indispensabili și foarte importanți pentru orice entitate comercială.

Astfel că, fără clienți nu ar exista motivul principal al executării de servicii sau produse, nu ar exista desfacere, și de altfel nicio societate comercială nu ar avea un scop pentru a se intra sau înființa și supraviețui pe piață. Tot ce ține de o societate comercială este foarte important și anume tehnologia cât mai avansată, producția, ofertele speciale, desfacerea și prezentarea, toate însă au rost doar când există un beneficiar,  un consumator sau cumpărător, adică cu alte cuvinte – un client.

Pe piață supraviețuiesc doar cei care știu cum să atragă clienți noi, să-i faca să cumpere mai mult, și cel mai important să-i și păstreze, iar odată devenit client, societatea comercială sau persoana în cauză trebuie tratată cu respect și grijă pentru a nu o pierde.

Este foarte ușor să pierzi un client și este foarte greu să atragi altul. Fără clienți firma nu poate exista.

În acest sens, pentru ca o societate comercială să-și cunoască bine clienții trebuie să dispună de o bază de date cât mai complexă și mai amplă, astfel încât gestionarea acestora să fie bine organizată, iar cele mai importante date să poată fi accesate oricând de persoanele autorizate.

Lucrare de față intitlulată “Informatizarea gestiunii clienților la Societatea Comercială Recomplast SRL Iași”, urmărește analiza contabilității decontărilor cu clienții societății, precum și informatizarea gestiunii clienților.

În acest sens, lucrarea de față este structurată pe trei capitole după cum urmează:

CAPITOLUL 1 – Prezentarea generală a S.C. Recomplast SRL Iași, capitol ce dezbate aspecte referitoare la obiectul de activitate al societății, clienții acesteia, structura organizatorică, precum și o analiză a principalilor indicatori economico – financiari ai firmei.

CAPITOLUL 2 – Contabilitatea decontărilor cu clienții, este capitolul care descrie delimitările dintre creanțe și datorii, contababilitatea decontărilor cu clienții, dar și cadrul legislativ conform căreia firma iși desfășoară activitatea.

CAPITOLUL 3 – Informatizarea gestiunii clienților la S.C. Recomplast SRL Iași, reprezintă un studiu de caz asupra modului de ținere a evidenței contabile printr-un sistem informațional.

În final, lucrarea se încheie cu concluzii și referințe bibliografice.

Prin intermediul compartimentului de contabilitate, la nivelul S.C. Recomplast SRL Iași, se realizează o centralizare a evidenței privind relațiile de colaborare cu clienții într-o anumită perioadă de gestiune, astfel că prin prelucrarea informațiilor centralizate asupra clienților să poată fi efectuată o analiză economico – financiară care servește ca bază în procesul decizional la nivelul managementului de vârf ,dar și la nivelul departamentului de marketing.

Departamentul de contabilitate din cadrul S.C. Recomplast SRL Iași are o deosebită importanță, datorită faptului că oferă o imagine de ansamblu a tranzacțiilor realizate de aceasta în relațiile cu clienții, care duc la concluzii respectiv la propuneri privitoare la fundamentarea deciziilor strategice care vizează doar categoriile de relații economice mai sus menționate, la nivel de departament.

Bazele normative ale acestei lucrări de licență le constituie cadrul normativ și legislativ în vigoare în România care țin de organizarea și conducerea contabilității decontărilor cu clienții. Metodologia utilizată în realizarea lucrării se constituie din ansamblul procedeelor practice și teoretice și a mijloacelor strict legate de cunoașterea domeniului cercetat, a realității contabile, economice și juridice. Procedeele aplicate au fost specifice științelor economice astfel: calculația, evaluarea, documentarea, precum și procedee specifice contabilității.

„Informatica s-a impus ca un instrument necesar, uneori de neinlocuit, in rezolvarea unor probleme ridicate de evolutia societatii moderne”.

În cadrul sistemelor informatice economice, ponderea o deține tratarea datelor în cadrul programării acțiunilor de gestionare a resurselor, a predicției, a analizei economico-financiare și a evidenței.

La baza sistemelor informatice financiar-contabile se află principiul „introducerii unice a datelor”, precum și cel al „prelucrărilor multiple” a acestora, toate acestea fiind în concordanță cu specificul aplicațiilor componente și al subsistemului, fapt care conduce la conceptul de sistem informatic integrat.

Evoluția sistemelor informatice a pornit în anii 50 – 60 de la simpla prelucrare a datelor contabile, apoi a continuat în anii 60 – 70 cu rapoartele de gestiune într-un format destinat conducerii predefinit, urmat de anii 70 – 80 cu sisteme interactive de asistare a deciziilor (SIAD, astăzi ajungându-se la sistemele informatice și sistemele expert care asigură menținerea avantajului concurențial.

CAPITOLUL 1

Prezentarea generală a S.C. Recomplast SRL Iași

Obiectul de activitate al S.C. RECOMPLAST SRL Iași:

Societatea Comercială Recomplast Iași SRL a luat ființă în anul 1995, având ca principal obiect de activitate comercializarea de aparataj pentru branșamente electrice de joasă și medie tensiune.

În scurt timp de la înființare, societatea a reușit să caștige un loc bun pe piața de profil.

Actul constitutiv al societății Recomplast Iași S.R.L. cuprinde :Forma juridică a societății este de Societate cu Răspundere Limitată, numele dat este de “RECOMPLAST IASI”.

Codul unic de identificare este RO 7445375, particula RO indicând că societatea este plătitoare de TVA. Numărul sub care este înregistrată firma la Registrul Comerțului este J22/879/1995, iar sediul social declarat se află în B-dul Independentei nr.19 , bl. B 1-5 , parter, localitatea Iași, județul Iași.

În ceea ce privește capitalul social subscris acesta este în sumă de 3312 de lei, asociații care dețin societatea fiind în număr de 5, acționarul majoritar al firmei fiind chiar producătorul: Grupul de firme Romplast S.A. & Recomplast S.R.L. un important producător de echipamente și accesorii pentru branșamente electrice și linii de joasă și medie tensiune din România.

Prioritatea principală a constant în a face cât mai repede accesibile toate informațiile legate de modelele de “Blocuri de măsură și protecție” comercializate și de a veni în întâmpinarea necesităților clienților cu noi tipuri de produse a căror calitate să fie superioară.

Firma are tot timpul informații actualizate despre evoluția și schimbările care apar pe piața de specialitate în ideea de a înțelege mai bine nevoile și cerințele clienților.

Produsele sunt atestate și autorizate pentru comercializare de către EON, această societate fiind principalul client pe piața internă, calitatea produselor fiind recunoscută prin certificate de calitate ISO 9001 : 2000 acordate de SRAC (Societatea Romana pentru Asigurarea Calitatii ) si IQNET, certificate acordate în baza auditului realizat de aceste instituții naționale și internaționale. Cea mai mare parte din produse sunt fabricate în baza unor brevete de invenție, desene/modele industriale, mărci înregistrate la OSIM: Blocuri de Măsură și Protecție Monofazate și Trifazate ( BMPM, BMPT – Brevet OSIM nr. 116131 ), Dispozitive de Protecție la Supratensiune ( DPS – Brevet OSIM nr. 118155 ), Cleme de Derivație cu Dinți ( CDD ) pentru branșamente electrice, Cleme universale întindere branșament monofazat ( CUIBM – Brevet OSIM nr. 114848 ), Cleme de întindere rețea, Clemă legatură electrică, Armături de susținere, Presgarnitură ( Brevet OSIM nr. 113409 ), Cabluri și conductori electrici, Izolatoare și Lanțuri de izolatoare din materiale compozite, pentru Linii Electrice Aeriene.

Pentru produsele realizate conform acestor acte de proprietate, titularul deține drepturi depline de fabricare, comercializare sub orice formă, import, stocare și depozitare, pe teritoriul României, în perioada de valabilitate.

Diversificarea gamei de produse, îmbunătățirea continuă a tehnologiilor de fabricație, a proceselor, pătrunderea pe piețe de desfacere și întărirea poziției pe piața internă reprezintă astăzi, principalele obiective pe termen scurt și mediu pentru mărcile RECOMPLAST & ROMPLAST.

Promptitudinea cu care producătorul este deschis la perfecționarea modelelor fabricate ne ajută la menținerea și chiar dezvoltarea pieței de desfacere. Pentru competitivitate firma comercializează produsele la preț de producător lucrând pe bază de comision astfel satisfacând cerințile partenerilor de afaceri atât la calității produselor comercializate cât și la cel al nivelul prețului. Facand afaceri cu noi, veti realiza cat de real este motto-ul nostru: "Bine facut de prima data si de fiecare data cu costuri cat mai mici."

Oferta de servicii a firmei se concretizează în:

1. Injecție mase plastice – capacitate maxima de injecție 2 kg.

2. Debitări cu plasmă pe utilaje CNC – format tablă 1500×3000, cu grosimea maximă de 40 mm.

3. Proiectare și execuție ștanțe și matrițe – proiectare CAD-CAM la standarde performante.

4. Execuție confecții metalice – conform specificației tehnice a clientului.

5. Debitări/ștanțări din rulouri de tablă – cu aliniere automată (dimensiunea maximă a benzii: lățime 200 mm, grosime 3 mm), forță de ștanțare: maxim 40 tf.

6. Filetare pe lungimi mari – filetare prin roluire pe mașini automate de la M6 la M40.

7. Inscripționări realizate pe mașini automate:

– prin percuție (pentru metale);

– cu jet de cerneală neagră;

– tampografiere în 3 culori, dimensiuni inscripționare: 80x80mm.

8. Prelucrări prin așchiere pe mașini CNC – strunjire, frezare, rectificare plană și rotundă.

9. Indoiri profile – (teava, profil "U", "T", "L", țeavă rectangulară), realizate pe mașini automate specializate, conform specificației clientului.

10. Gravări CNC Router – se asigură CAD și CAM.

11. Întocmire oferte tehnice complete pentru produsele necesare participării la licitații de lucrări electrice pentru potențialii clienți, constructori, în scopul realizării unui parteneriat astfel:

– Recomplast asigură furnitura și documentația tehnică completă pentru aceasta;

– Constructorul execută lucrarea.

12. Elaborare prototipuri 3D prin scanare și imprimare 3D, cu documentația clientului sau a Recomplast.

13. Servicii 3D:

– scanări 3D, dimensiuni medii și mari;

– reverse engineering;

– inspecții 3D;

– prototipare rapidă și imprimare 3D.

1.2. Structura organizatorică și funcțională:

Societatea Comercială Recomplast Iași SRL are patru acționari persoane fizice si un acționar persoană juridică. Societatea este administrată și reprezentată pe o perioadă de un an de un administrator numit de AGA .

Adunarea generală are în principal următoarele obligații :

– aprobarea bilanțului contabil și stabilirea repartizării beneficiului net ;

– modificarea actului constitutiv;

– desemnarea administratorilor;

– decide urmărirea administratorilor pentru pricinuirea de daune societății.

Societatea are în prezent 11 angajați cu contracte de muncă pe perioadă nedeterminată.

Structura organizatorică a Societatea Comercială Recomplast Iași SRL este de tip funcțională fiind utilizată cu succes în cadrul firmelor mici și mijlocii unde activitățile “cheie” sunt bine definite prin scopuri și arie de specializare.

Structura organizațională a Societatea Comercială Recomplast Iași SRL este prezentată în prezentată și descrisă în continuare:

Figura nr. 1.1 Organigrama S.C. Recomplast Iasi S.R.L.

Administratorul este persoana care răspunde de întreaga activitate și de buna desfașurare a acesteia, având în subordine directă personalul din cadrul biroului desfacere și transporturi compus din șeful de birou și trei conducători auto care îndeplinesc și funcția de primitor-distribuitor.

Directorul economic, organizează, controlează, conduce, îndrumă și răspunde de desfașurarea activității financiar – contabile a firmei, asigură gestionarea și organizarea întregului patrimoniu al firmei în conformitate cu dispozițiile și normele legale în vigoare sau reglementările interne ale firmei, în mod eficient, având în subordinea sa un economist, un contabil și un casier .

În subordinea administratorului se află și conducătorii din activitatea de desfacere și aprovizionare care în colaborare cu alți conducători de servicii, coordonează și planifică activitatea de achiziționare, constituire a stocurilor, distribuire a materialelor și materiilor prime; negociază cu furnizorii asupra prețurilor de achiziție; stabilesc și planifică sistemul de inventariere; controlează calitatea mărfurilor care fac obiectul contractului; supraveghează efectuarea cheltuielilor și utilizarea rațională a resurselor; avizează recrutarea, randamentul personalului și pregătirea profesională; și nu în ultimul rând reprezintă propriul sectorul în relațiile cu cu terții și alte sectoare ale societății.

Depozitele se află în subordinea administaratorului firmei fiind gestionate de șefii de depozit.

S.C. Recomplast Iași S.R.L. are două magazine de desfacere pentru produsele pe care le comercializează în cadrul cărora două persoane sunt angajate în funcția de șef unitate de mărfuri și două persoane sunt angajate în funcția de vânzător.

Administratorul firmei se ocupă de buna desfășurare a activității magazinelor și a depozitelor în cadrul societății.

Personalul angajat în cadrul unității este unul de vârsta medie, este unul motivat sunt persoane care doresc prosperitatea firmei.

Se remarcă faptul că mai mult de jumătate din personalul angajat nu posedă studii superioare activitatea de producere și comercializare a produselor solicitând mai degrabă cunoașterea sau însușirea procesului tehnologic de fabricație, modului de utilizare a echipamentelor și instalațiilor .

Cu toate acestea majoritatea salariaților posedă o experiență vastă în domeniu.

În cadrul firmei S.C. Recomplast Iași S.R.L. selecția și încadrarea personalului este o direcție prioritară a celor cu răspundere în domeniu.

1.3. Analiza principalilor indicatori economico – financiari ai firmei S.C. Recomplast Iași S.R.L.:

În spațiul socio-economic în care activează, S.C. Recomplast Iași S.R.L. trebuie să-și probeze permanent viabilitatea, capacitatea de concurență și adaptare, performanța economico-financiară.

În vederea desfășurării unei activități continue și pentru ca firma să fie fiabilă, aceasta intră în relații de intercondiționare cu factorii care există în mediul lor ambiant, susținute fiind în demersul lor economic de instituțiile bugetare și instituțiile guvernamentale, bănci, forță de muncă, furnizori, clienți, în vederea demostrării capacității de a desfășura o activitate eficientă.

Documentele utilizate pentru analiza economico – financiară a firmei sunt situațiile financiare anuale încheiate la sfârșitul anilor 2013, 2014 și 2015, precum și alte documente din contabilitatea unității.

1.3.1. Analiza cifrei de afaceri a firmei:

Tabelul nr. 1.3. – Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2013 – 2015

Din tabelul de mai sus se poate observa o creștere de la an la an a cifrei de afaceri a firmei SC RECOMPLAST SRL Iași, precum și a profitului din exploatare, a profitului brut și net și a exercițiului brut din exploatare.

Graficul nr. 1.1. – Evoluția cifrei de afaceri în perioada 2013 – 2015

Din graficul de mai sus se poate observa creșterea anuală pe care o înregistrează cifra de afaceri a firmei SC RECOMPLAST SRL Iași, creșterea finnd de 28,12 % în anul 2015 raportat la anul 2013.

1.3.2. Analiza ratelor de structură ale activului și pasivului:

Analiza pe verticală a bilanțului se realizează prin intermediul ratelor de structură și reflectă ponderea diferitelor tipuri de active în totalul capitalului și totodată apreciază structura economică a firmei.

Tabelul nr. 1.1- Situația activelor și pasivelor în perioada 2013 – 2015 (LEI)

Ratele de structură ale activului rezultate în urma analizei bilanțului sunt:

Tabelul nr. 1.2. – Ratele de structură ale activului și pasivului

Rata activelor imobilizate – reflectă ponderea activelor imobilizate în total active, politica de investire la nivelul firmei.

Rata activelor circulante – exprimã ponderea în totalul activului a capitalului circulant, în mod indirect lichiditatea firmei, mai ales activele de exploatare.

Pentru anii 2013, 2014 și 2015, stocurile reprezintă 13,74%, 17,60% și respectiv 16,46% din totalul activelor anului respectiv, creanțele reprezintă 13,58%, 8,33% și respectiv 5,71% din totalul activelor anului respectiv, iar disponibilitățile bănești și investițiile pe termen scurt reprezintă 50,29%, 66,83% și respectiv 29,34% din totalul activelor anului respectiv.

Ratele de structură ale pasivului permit aprecierea politicii financiare a firmei punând în evidență unele aspecte privind autonomia financiarã și stabilitatea acesteia, iar acestea sunt:

Rata stabilității financiare arată ponderea surselor mai > de un an (capitalul permanent de care unitatea dispune în mod stabil) în total surse de finanțare.

Când sursele permanente au o pondere mare se considera ca activitatea este finantata din surse proprii, adica este stabilitate financiară.

Așa cum reiese din calculul de mai sus, pentru anii 2013, 2014 și 2015 capitalul permanent reprezintă 72,44%, 73,67% și respectiv 64,83% din total pasiv pentru anii respectivi.

Rata autonomiei financiare globale arată gradul de independență financiară a societății.

Ministerul Finanțelor Publice recomandă ca aceasta să depășească 30% .Cu cât este mai mare cu atât este o autonomie financiară mai mare.

Rata autonomiei financiare globale calculată la nivelul celor 3 ani pune în evidență ponderea capitalului propriu în total pasiv, ceea ce înseamnă 72,44%, 73,67% și respectiv 64,83%.

Rata autonomiei financiare la termen arată gradul de independențã financiară al unității pe termen lung prin ponderea capitalului propriu în cel permanent.

Cifrele de mai sus relevă faptul că firma înregistrează pentru cei 3 ani un grad de independențã financiară pozitiv, ponderea capitalului propriu în cel permanent înregistrând valori pozitive se pare de la un an la altul, adică 100%.

Rata de îndatorare globală reflectă ponderea tuturor datoriilor pe care le are unitatea în pasivul total al acesteia. Este inversă cu rata autonomiei financiare, trebuind să fie maxim 70%. Astfel, din tabelul de mai sus rezultă următoarele procente pentru perioada luată în calcul: 27,56% pentru anul 2013, 26,33% pentru anul 2014 și 35,17% pentru 2015.

1.3.3. Analiza indicatorilor de lichiditate. Analiza capacității de plată. Analiza lichidității și solvabilității.

Reflectă modul în care întreprinderea poate face față obligațiilor de plată, devenite scadente, sau cu alte cuvinte modul în care își mențin și ăși asigură echilibrul financiar pe termen scurt.

Utilizarea unor astfel de indicatori se impune în mod necesar datorită faptului că prin natura lucrurilor compartimentul financiar al întreprinderii nu se poate limita, prin activitatea lui, numai la a determina nevoile de finanțat și a de găsi resursele de finanțare aferente, ci în plus, este chemat să se preocupe sistematic și de modul în care se poate face față obligațiilor întreprinderii devenite scadente.

– lichiditatea curentă (definită uneori și ca lichiditate generală )Lc este definită ca fiind raportul dintre activele curente(circulante) și datoriile curente.

Lc= Active circulante

Datorii curente

Dacă obținem un nivel supraunitar al raportului se poate deduce faptul că firma își poate rambursa datoriile pe termen scurt pe baza valorificării activelor pe termen scurt. Pentru aceasta, indicatorul trebuie să înregistreze valori mai ridicate (de până la 2-2,5).

Raportarea activelor circulante la datoriile cu scadență sub un an poate poate duce la o imagine cam alterată a capacității firmei riscând să intre într-o stare critică. De multe ori stocurile de produse finite sunt greu vandabile.

lichiditatea imediată Li (testul acid), determinată ca raport între suma dintre creanțe și active de trezorerie și datoriile curente.

Li= Active circulante-Stocuri = Creanțe+Active de trezorerie

Datorii curente Datorii curente

Deși constituie active circulante, stocurile, sunt caracterizate printr-o lichiditate oarecum incertă și mai redusă, motiv pentru care firma trebuie să se asigure că poate face față plăților datoriile curente numai pe seama activelor ușor transformabile în lichidități. Tot în această categorie se pot înscrie și creanțele, care pot fi ușor scontate în principiu. Valoarea recomandată pentru acest indicator ar fi de 0,8.

Astfel că existența unor creanțe asupra câtorva clienți nu este suficient pentru a acoperii datoriilor scadente. Pentru a avea o imagine mai concludentă asupra riscurilor de neplată, datorate unor parteneri de afaceri rău plantnici sau litigioși, se poate calcula și, lichiditatea la vedere Lv, ca raport între activele de trezorerie și datoriile curente:

Lv = Active de trezorerie

Datorii curente

Se poate utiliza drept reper nivelul de 0,2 pentru aceasta datorită faptului că datoriile curente, nu au în totalitate o scadență imediată, deși sunt plătibile pe termen scurt, situarea indicatorului la un nivel inferior indicând un risc ridicat în ceea ce privește posibilitatea acoperirii datoriilor imediate.

Lichiditatea reprezintă capacitatea de plată a firmei pe termen scurt.

Aceasta poate fi exprimată prin următorii indicatori:

1) Lichiditatea globală sau generală (LG)

LG2013 = Active circulante / Datorii = 2,82

LG2014 = 3,52

LG2015 = 1,46

Pentru anul 2013, datoriile curente sunt acoperite de 2,82 ori pe seama activelor circulante, pentru anul 2014 de 3,52 ori, iar pentru anul 2015 de 1,46 ori.

2) Lichiditatea intermediară sau redusă (LR)

S – stocuri

LR2013 = (Active circulante – Stocuri)/Datorii curente = 2,32

LR2014 = 2,86

LR2015 = 1,00

Pentru anul 2013, datoriile curente sunt acoperite de 2,32 ori pe seama disponibilităților bănești și a creanțelor, pentru anul 2014 de 2,86 ori, iar pentru anul 2015 de 1,00 ori.

3) Lichiditatea imediată (LI)

DB – disponibilități bănești

LI2013 = Lichidități/Datorii curente = 1,82

LI2014 = 2,54

LI2015 = 0,83

Pentru anul 2013, datoriile curente sunt acoperite de 1,82 ori pe seama disponibilităților bănești și a investițiilor, pentru anul 2014 de 2,54 ori, iar pentru anul 2015 de 0,83 ori.

Solvabilitatea reprezintă capacitatea de plată a firmei pe termen lung. Pentru a reflecta solvabilitatea unei firme sunt utilizate următoarele modele:

1) solvabilitatea patrimonială (SP)

SP2013 = Capital propriu/Total pasiv = 72,44 %

SP2014 = 73,67 %

SP2015 = 64,83 %

Capitalurile prorpii reprezintă 72,44 % din totalul pasiv pentru anul 2013, pentru anul 2014 repreintă 73,67%, iar pentru 2015 – 64,83%.

2) solvabilitate financiară (SF)

SF2013 = Total activ/Datorii totale = 3,63

SF2014 = 3,80

SF2015 = 2,84

Totalul patrimoniului acoperă datoriile totale de 3,63 ori pentru anul 2013, pentru anul 2014 de 3,80 ori, iar pentru 2015 de 2,84 ori.

Alt indicator care se poate calcula este rata solvabilității generale Rs, indicator care cuantifică riscul de incapacitate de plată a datoriilor. Se presupune că societatea va aloca pentru acoperirea acestor datorii întregul volum al activelor.

Rs = Active totale

Datorii curente

Acești indicatori ar trebui să fie exprimați în valori de piață. Atâta timp cât situația netă este pozitivă putem spune că societatea este solvabilă.

De fapt, prin acest indicator se verifică egalitatea,

Situația netă = Activ – Datorii total = Capitaluri proprii

Situația financiară a întreprinderii este dependentă de permanenta confruntare dintre exigibilitatea pasivelor și lichiditatea activelor, această onfruntare găsindu-se în modul în care se menține și se asigură în timp echilibrul financiar al societății.

În urma calculelor efectuate privind lichiditatea și solvabilitate, datele se prezintă astfel:

Tabelul nr. 1.3. – Lichiditatea și solvabilitatea 2013 – 2015

Graficul nr. 1.2. – Evoluția lichidității și solvabilității în perioada 2013 – 2015

Lichiditatea generală conform recomandărilor organismelor internaționale de creditare, dar și a Ministerului Finanțelor Publice este recomandat a avea valoarea > 2 – 2.5, adică valoarea activelor circulante trebuie să fie > de 2 ori decât datoriile curente (Dat. < 1an).

Cu cât proporție este mai mare, cu atât capacitatea de plată a societății pe termen scurt este considerată mai ridicată – în cazul nostru valorile sunt destul de mari și depășesc chiar 2,5..

Lichiditatea intermediară conform recomandărilor organismelor internaționale de creditare, dar și a Ministerului Finanțelor Publice este recomandat să fie > 1 – 1.5, adică gradul de acoperire a datoriilor de către disponibilități bănești și creanțe – în cazul nostru fiind evident faptul că ponderea este deținută de către disponibilitățile bănești.

Solvabilitatea patrimonială conform recomandărilor organismelor internaționale de creditare, dar și a Ministerului Finanțelor Publice este recomandat să fie mai mare decât 30%, adică sursele proprii ale firmei să reprezintă a treia parte din total resurse utilizate de firmă.

– ponderea resurselor proprii este mare în total resurse de finanțare, fapt ce se poate observa pentru perioada supusă analizei, ponderea solvabilității patrimoniale depășind chiar 60%. Prin urmare indicatorii calculați duc la concluzia existenței în cadrul firmei SC Recomplast SRL Iași a unui echilibru între datorii, creanțe și disponibilități bănești, ceea ce permite o continuare a activității fără dificultăți din punct de vedere al lichidității și solvabilității.

1.4. Principalii furnizori și clienți:

În vederea desfășurării în bune condiții a activității SC RECOMPLAST SRL Iași, societatea are încheiate contracte cu mai mulți producători și furnizori de materiale din zonă, precum și cu furnizori de utilități și servicii.

Comercializarea produselor firmei se realizează în principal prin magazinele proprii.

În tabelul următor sunt prezentați principalii furnizori ai societății precum și valoarea achizițiior în perioada 2013 – 2015:

Tabelul nr. 1.4. – Principalii furnizori ai SC Recomplast SRL Iași 2013 – 2015

Putem observa din tabelul de mai sus că firma a achiziționat tot mai multe produse, și materiale de la an la an, ceea ce denotă faptul că firma înregistrează vânzări importante. În ceea ce privește furnizorii de servicii și utilități, putem observa faptul că și aici a crescut valoarea totală de la an la an, datorită faptului că anumite firme facturează de exemplu servicii la valoarea cursului euro din ziua facturării, iar acesta înregistrează creșteri. Probabil datorită reducerii TVA-ului în anul 2016 acestea vor înregistra o ușoară scădere.

„Clientul este întotdeuna prioritatea numarul unu”, acesta reprezintă mottoul SC RECOMPLAST SRL Iași.

Clienții sunt componenta cea mai importantă a micromediului firmei și reprezintă totalitatea organizațiilor și/sau al indivizilor care ar putea să cumpere sau care cumpărăserviciile și produsele societății.

Insuccesul sau succesul unei firme este dat de existența sau inexistența clienților, însă ei nu trebuie să fie văzuți ca ceva venit din exteriorul firmei, ei trebuie considerați un activ al firmei, o valoare pe care firma o deține la un moment dat. Trebuie avut în vedere faptul că aceștia au nevoi, iar în funcție de acetse nevoi ei pot fi clasificați.

Criteriile de clasificare ar fi: vârsta, componența familiei, statutul social, locul de muncă, reședința, criteriul geografic, obiceiuri etc;

Principalii clienți ai firmei sunt redați în tabelul de mai jos, astfel:

Tabelul nr. 1.5. – Principalii clienți ai SC Recomplast SRL Iași 2013 – 2015

Un profit bun și o cifră de afaceri se poate obține doar din vânzări de produse și servicii pe care firma SC Recomplast SRL Iași le oferă clienților săi. Putem observa din tabelul de mai sus că în perioada 2013 – 2015 valoarea contractelor încheiate de către firmă a înregistrat un trend ascendent, acest lucru datorându-se și faptului că firma reprezintă cel mai mare distribuitor de aparate pentru branșamente electrice de joasă și medie tensiune din zona Moldovei.

CAPITOLUL 2

CONTABILITATEA DECONTĂRILOR CU CLIENȚII

2.1. Cadrul legislativ:

În cadrul firmei S.C. Recomplast Iași S.R.L., contabilitatea are rolul de a identifica deficiențele, precum și fenomenele negative apărute în gestionarea valorilor bănești, dar și materiale, dar și rolul de luare a măsurilor care se impun în desfășurarea în bune condiții a activității financiar – contabile.

”Ministerul Finantelor Publice elaborează și emite norme și reglementări în domeniul contabilității, planul de conturi general, modelele situațiilor financiare, registrelor și formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă, normele metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora”.

Organizarea și conducerea contabilității operațiunilor cu clienții, precum și a creanțelor care decurg din activitățile lor, în economia românească se bazează pe principii și norme interne, înregistrările în sistemul contabil se realizează conform dispozițiilor Legii contabilității republicată și în conformitate cu reglementările OMFP nr. 3055/2009 cu modificările și completările ulterioare.

Principiile de bază conform cărora se ține evidența contabilă sunt:

continuitatea activității;

contabilitatea de angajamente;

permanența metodelor;

separarea patrimoniului și datoriilor

necompensarea, și

consecvența prezentării

Ținerea evidenței contabile se paote realiza în mai multe feluri, conform legii, astfel:

prin compartimente diferite, conduse de către contabilul șef sau de către directorul economic, ori altă persoană împuternicită cu îndeplinirea acestei funcții;

prin persoane fizice calificate;

prin persoane juridice autorizate în acest sens de către C.E.C.C.A.R – Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, și

persoane fizice autorizate;

În cadrul firmei S.C. Recomplast Iași S.R.L, contabilitatea este condusă de către compartimentul de contabilitate condus de către directorul economic și este ținută în moneda națională, în limba de stat, iar operațiunile în valută străină se ține atât în valuta străină cât și în moneda națională, cursul de schimb valutar fiind cel comunicat de Banca Națională a României.

Conform ORDIN Nr. 3512/27 noiembrie 2008 documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– numele și prenumele și, după caz, adresa/sediul persoanei fizice/juridice care întocmește documentul;

– numărul și data întocmirii documentului;

– părțile participante la efectuarea operațiunii economico-financiare;

– conținutul operațiunii economico-financiare precum șitemeiul legal al efectuării acesteia, atunci când este necesar,;

– datele valorice și cantitative aferente operațiunii economico-financiare efectuate;

– numele și prenumele, și semnăturile persoanelor ce răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare, cele ale persoanelor cu atribuții de CFP – control financiar preventiv;

– alte elemente menite să asigure completă corectă a operațiunilor efectuate.

Desigur, există și alte elemente prevăzute de legislația din domeniu în vigoare, care trebuie să se regăsească în documente cum ar fi: capitalul social subscris și vărsat, codul unic de înregistrare și forma juridică.

Formularele financiar-contabile, precum și registrele de contabilitate în cadrul firmei SC Recomplqast Iași SRL sunt adaptate specificul acesteia, însă respectă normele de întocmire și conținutul informațiilor.

2.2. Contabilitatea decontărilor cu clienții:

În vederea desfășurării activității economico – financiare, fiecare organizație/firmă/societate efectuează în mod constatnt operațiuni de vânzare și cumpărare de servicii și de bunuri. Pentru ca aceste operații economice să aibă loc este necesară existența a doi agenți economici, și anume: unul este furnizor, deoarece pentru el operația reprezintă o vânzare, celălalt este clientul, pentru el operația reprezentând o cumpărare de servicii sau bunuri.

In contabilitate, clienții sunt grupați în

externi, și

interni.

În cadrul lor, aceștia sunt grupați pe termene de plată respectiv de încasare, însă și pe fiecare persoană juridică sau fizică.

Documentul utilizat pentru evidența analitică a clienților se numește Situația încasării facturilor achitate, și se întocmește fie pe măsura efectuării operațiunilor, fie lunar, pe feluri de clienți sau pe toți clienții.

Acest document servește la ținerea contabilității analitice a clienților la agenții economici care aplică forma de înregistrare pe jurnale, în vederea prezentării situației soldurilor contului 4111 „Clienți”, arhivându-se la departamentul financiar – contabil.

Creanțele și datoriile care rezultă din livrarea de bunuri, precum și din prestarea serviciciilor, în contabilitate se înregistrează distinct de către firmă.

La fel se va proceda și în cazul creanțelor incerte.

Din punct de vedere al momentului decontării cumpărării sau vânzării de servicii sau de bunuri întâlnim două situații, și anume:

– cumpărare sau vânzare cu decontare imediată, și

– cumpărare sau vânzare pe credit comercial.

Din ppunct de vedere al naturii creditelor și al documentelor care stau la baza înregistrării lor în contabilitatea firmei distingem două feluri de credite:

– credit comercial clasic ce se concretizează în existența unui interval de timp ce se acordă până la plata facturii, situație în carese vor utiliza chitanța, cec – ul sau ordinul de plată – instrumentele clasice;

– creditul comercial cambial cel care se bazează pe existența efectului comercial, cambie sau bilet la ordin, care presupune amânarea datoriei de plată și în care se înscriu numele băncii la care se face decontarea, suma de plată și scadența, precum și alte elemente de identificare.

Din punct de vedere al naturii activelor cumpărate sau vândute putem distinge următoarele cateogrii de creanțe și datorii:

creanțe sau datorii care provin din comercializarea serviciilor și a stocurilor, și

creanțe sau datorii care provin din comercializarea imobilizărilor.

Într-o piață de desfacere în care concurența este un element esențial, existența reducerilor de prețuri, duce la o încredere între cei doi parteneri de afaceri, astfel că, în acest sens putem vorbi de două categorii de reduceri de prețuri, și anume:

– reducerile financiare adică, scontul, și

– reducerile comerciale ce se concretizează în rabat, remiză și risturn;

Scontul reprezintă reducerea financiară acordată clientului, în cazul în care acesta își plătește datoria înainte de data scadentă.

Rabatul se traduce în reducerea pe care furnizorul o aplică asupra prețului de vânzare a unor bunuri livrate de o calitate inferioară.

Remiza este reducerea acordată de furnizor unor firme datorită volumului mare de comenzi, al importanței cumpărătorului în clientela vânzătorului dar și al fidelității clientului.

Risturnul se concretizează în reducerea pe care firma o acordă pentru depășirea plafonului valoria anual care este stabilit prin contract cu cumpărătorul.

Toate reduceriloe de care firmele contractante beneficiază sunt convenite și stipulate în contracte ca și clauze.

Toate aceste reduceri de pret trebuie sa fie convenite intre parti si prevazute in contact ca si clauze contractuale.

Pentru calcularea reducerilor metodologia este următoarea:

– reducerea se va aplica asupra netului anteior;

– reducerea comercială este premergătoare reducerii financiare;

– întotdeauna întâi se va opera rabatul, iar apoi remizele;

– nu se vor include în baza de calcul a TVA – ului reducerile financiare și comerciale, indiferent de momentul acordării.

Conturile utilizate pentru reflectarea în contabilitate a operațiilor economice care privesc decontarea cu clienții se realizează cu ajutorul grupei 41 „Clienți și conturi asimilate”, grupă formată din următoarele conturi sintetice de grad I:

Contul 411 „Clienți” va fi utilizat de furnizor pentru a evidenția creanțele aferente facturilor întocmite pentru livrarea de servicii și bunuri. Acesta reprezintă un cont de activ din punct de vedere al funcției contabile, iar din punct de vedere al conținutului economic este un cont de creanțe comerciale.

Se debitează cu valoarea de vânzare a serviciilor și a bunurilor livrate, inclusiv TVA adăugată aferentă vânzărilor și se creditează cu valoarea, suma de încasare a creanțelor.

Soldul debitor al contului 411 „Clienți” reprezintă creanțele de încasat de la clienți.

Contul 4118 „Clienți incerți sau în litigiu”, cu ajutorul acestui cont furnizorul evidențiază creanțele aferente livrărilor de servicii și de bunuri devenite incerte. Acesta este un cont de creanțe comerciale după conținutul econonomic, și un cont de activ după funcția contabilă, debitându-se cu valoarea creanțelor incerte și se creditează cu valoarea creanțelor incerte încasate ori a celor trecute la pierderi.

Soldul debitor al contului 4118 „Clienți incerți sau în litigiu” reprezintă creanțele de încasat de la clienții incerți ori în litigiu.

Contul 413 ”Efecte de primit de la clienți”, cu ajutorul acestui cont se evidențiază creanțele de încasat de clienți pe baza unui ordin de plată, a unei cambie, în general a unor efecte comerciale. Acesta este un cont de creanțe comerciale după conținutul econonomic, și un cont de activ după funcția contabilă, debitându-se cu valoarea efectelor comerciale pe care le acceptă furnizorul, creditându-se cu ocazia încasării sau primirii efectelor comerciale.

Soldul debitor al contului 413 ”Efecte de primti de la clienți” se concretizează în valoarea efectelor comerciale de primit.

Contul 418 ”Clienți – facturi de întocmit” este un cont folosit pentru evidențierea creanțelor aferente livrărilor de servicii și bunuri de către furnizor, pentru care nu au fost întocmite facturi. Acesta este un cont de creanțe comerciale după conținutul econonomic, și un cont de activ după funcția contabilă, debitându-se cu valoarea la prețul de vânzare al serviciilor și al bunurilor livrate, inclusiv TVA, și pentru care nu au fost întocmite facturi, creditându-se cu ocazia întocmirii facturilor.

Soldul debitor al contului 418 ”Clienți – facturi de întocmit” reprezintă creanțele aferente serviciilor și bunurilor pentru care nu au fost eliberate facturi.

Contul 419 ”Clienți – creditori” este contul cu ajutorul căruia se evidențiază sumele facturate pentru clienți și reprezintă avansuri pentru execuția unor lucrări, prestarea de servcii sau livrarea de bunuri. Acesta este un cont de datorii comerciale după conținutul econonomic, și un cont de pasiv după funcția contabilă, debitându-se cu avansurile primite de la clienți și cu valorile ambalajelor care pot fi restituite, facturate clienților de către furnizor, creditându-se cu ocazia regularizării avansurilor care sunt primite de la clienți și cu valoarea ambalajelor primite, reținute de clienți sau degradate.

Soldul debitor al contului 419 ”Clienți – creditori” reprezintă valoarea ambalajelor nerestituite de clienți și a avansurilor primite de la clienți, dar neregularizate.

Documentele primare care stau la baza reflectării creanțelor față de terțe persoane sunt evidențiate în tabelul următor:

Tabelul nr. 2.1. Documentele primare care stau la baza reflectării creanțelor

Sursa: Peres Ion, Leonora Paciuc, Dorel Mates – Bazele contabilitatii, Editura Mirton, Tomosoara, 2006

Fluxul informațional al documentelor privind vânzarea produselor este prezentat în figura de mai jos:

Figura nr. 2.1. Fluxul informațional al documentelor

Sursa: Mihai Opuran, Babaita Valeria – Teoria contabilitatii, Editura Economica, Bucuresti, 2006

2.3. Reflectarea în contabilitate a unor operațiuni privind vânzările:

1. S.C. Recomplast SRL Iași livrează la data de 3 martie 2016 clientului SC BDC Electric Service SRL mărfuri în valoare de 1.008,00 lei (cost de achiziție 840,00 lei, și TVA 24 % – 168,00 lei). Decontarea se realizează cu bilet la ordin (efect de comerț). În acest sens vor avea loc următoarele operațiuni:

– în data de 4 martie 2016 SC BDC Electric Service SRL emite un Bilet la ordin cu scadență 30 de zile (03.04.2016), acceptat de SC Recomplast SRL Iași;

– în 04.03.2016 SC Recomplast SRL Iași primește Biletul la ordin;

– în 03.04.2016 SC Recomplast SRL Iași depune Biletul la ordin la bancă și primește contravaloraea acestuia.

2. SC Recomplast SRL Iasi încasează prin virament bancar, în data de 23 martie 2016 de la ELECTROCAB Iași (societate plătitoare deTVA) un avans în sumă de 4.960 lei (TVA inclus), pentru care emite în prealabil o factură de avans. SC Recomplast SRL Iasi livrează ELECTROCAB Iași, mărfuri, preț de vânzare 16.000 lei, TVA 24%, cost de achiziție 10.000 lei. Decontarea restului de plată se realizează prin virament bancar.

Înregistrările în contabilitate sunt:

La data de 5 mai 2016 SC Recomplast SRL livrează mărfuri către TRSUT ELECTRO-M SA (firmă plătitoare de TVA), preț de vânzare 10.000 lei, TVA 24%, cost de achiziție 5.000 lei. Pe factura emisă sunt înscrise două categorii de reduceri: rabat de 5%, și remiză de 10%. Termenul de plată stabilit prin contract este 5 iunie 2016, în contract fiind prevăzut un scont de 10%/an pentru achitarea facturii înainte de termenul stabilit. Plata facturii se efectuează în data de 31 mai 2016.

Notă de calcul:

Valoarea rabatului = 10.000 x 5% = 500 lei

Valoarea actuală a mărfurilor = 10.000 – 500 = 9.500 lei

Valoarea remizei = 9.500 x 10% = 950 lei

Valoarea actuală a mărfurilor = 9.500 – 950 = 8.550 lei

Valoare TVA = 8.550 x 24% = 2.052 lei

Total factură = 10.602

Valoare scont = 10.602 x 10% * 10/365 = 29,046 lei

TVA aferentă scontului = 29,046 x 24/124 = 5,622 lei

SC Recomplast SRL Iași a facturat societății SC ELECTROCONSTRUCȚII A ELCO VASLUI SA, în luna ianuarie 2016, mărfuri în valoare de 24.800 lei (TVA inclus), (cost de achiziție 150.000 lei), din care a încasat prin bancă suma de 21.800 lei. În 31 martie 2016, cu ocazia inventarierii creanțelor, SC Recomplast SRL Iași, constată că este posibil ca suma restantă de la SC ELECTROCONSTRUCȚII A ELCO VASLUI SA, să nu se mai încaseze în viitorul apropiat deoarece această societate a intrat în incapacitate de plată. În luna mai 2016 se pronunță falimentul SC ELECTROCONSTRUCȚII A ELCO VASLUI SA, iar lichidatorul virează SC Recomplast SRL Iași suma de 600 lei.

CAPITOLUL 3

INFORMATIZAREA GESTIUNII CLIENȚILOR LA

SC RECOMPLAST SRL IASI

3.1. Descrierea resurselor informatice ale SC RECOMPLAST SRL IAȘI:

Activitatea financiar – contabilă desfășurată în cadrul unei firme se bazează pe schimburi de informații, în vederea asigurării unei fucnționări normale a societății unde se desfășoară procese economice. Astfel că trebuie să cunoaștem diferența ce există între informații și date. Datele reprezintă cuvinte, cifre ce reflectă sau descriu situații și fapte, iar informațiile reprezintă știrile sau comunicările despre procesele economice, timp, oameni sau obiecte.

Într-o societate, informațiile trebuie să circule în mod ritmic și continuu, constituind astfel un flux informațional eficient și necesar procesului de conducere. Ansamblul informațiilor care circulă în inteiorul unei firme, între compartimentele de producție și organizaționale formează fluxul informațional.

Figura nr. 3.1. Fluxul informațional al unei întreprinderi

Sursa: Popescul, D. (coordonator), Utilizarea tehnologiilor mobile în mediul de afaceri românesc, Editura Universității Alexandru Ioan Cuza, Iași, 2008

În cadrul S.C. Recomplast S.R.L. Iași se folosesc un număr de 9 calculatoare și 2 laptop-uri care sunt conectate printr-o rețea locală la un server.

Calculatoarele și laprtopuri-le sunt configurate și repartizate în fucnție de nevoile și speificul pe care le implică activitatea respectivă.

În cadrul SC Recomplast SRL Iași, fiecare birou deține cel puțin un calculator.

Serverul principal este localizat în biroul financiar – contabil, birou în care se mai găsesc încă 3 calculatoare și un laptop, pe fiecare lucrând câte un angajat.

Toate calculatoarele existente în cadrul firmei sunt conectate la rețea locală de mici dimensiuni, acest model numindu-se magistrală liniară, datorită faptului că un singur cablu leagă în rețea toate calculatoarele.

Din punct de vedere al componentelor hardware, serverul este alcătuit din:

Procesor Dual Core i5, 2.5./3.1. Ghz;

Placă de bază Asus Dual Xeon;

Hard Disk: 500 GB

Memorie 16 GB

Placă de rețea: Realtek

Desktopurile existente în birouri au următoarea configurație:

PC Asus Rog G11CB – RO003D;

Processor Intel® Core™ i7-6700 3.40GHz, Skylake™, Free DOS, 8GB, 1TB + 8GB SSD, DVD-RW, nVIDIA GeForce GTX 960 2GB.

Acestea sunt conectate la imprimante și scanere destinate listării documentelor și copierii acestora.

Biroul directorului este dotat cu laptop, cu procesor Dual Core i5, 2.5./3.1. Ghz, 8 GB și /hard de 240 GB.

Sistemul informatic se concretizează prin totalitatea resurselor logice – software și a resurselor fizice – hardware, de personal și de proceduri, cu scopul de a prelucra datele în vederea îndeplinirii anumitor sarcini de gestiune, dar și în vederea realizării de performanțe măsurabile obținute de firme, prin criterii stabilite.

Un sistem informatic este alcătuit din elemente de intrare, proceduri și resurse:

Figura nr. 3.2.Sistemul informatic al unei întreprinderi

Sursa: Meșniță, G., Sistemele informaționale contabile în contextual globalizării, Editura Junimea, Iași, 2002;

Sistemul de operare utilizate de calculatoarele și laptopurile din dotare este Windows 7, având instalate pachetul Office cu toate compenetele sale, Excel, Word, Acces și Power Point, antivirusul folosit este BitDefender. Pe lângă acestea mai sunt instalate și alte softuri folosite pentru desfășurarea în bune condiții a activității societății.

Societatea analizată S.C. Recomplast S.R.L. Iași folosește aplicația ContSoft din gama Profesional programul Contabil Soft oferit de Caludiu Venin, aplicație ce se adresează companiilor multinaționale sau celor cu cifre de afaceri mari, dar și firmelor mici și mijlocii, pentru contabili independenți, dar și pentru cabinetele de contabilitate. Aceasta este creată special pentru o fundamentare corectă a deciziilor luate de manageri în baza unei soluții complexe de raportare și analiză, oferind societății numeroase posibilități de adaptare și de personalizare la specificul acesteia.

Aplicația conține:

Contabilitatea financiară – registru jurnal, fișe de cont, registru inventar, balanțe, calculul impozitului pe profit, bilanț cu generarea fișelor pentru raportare, precum și declarațiile obligatorii de depus;

Clienții și furnizorii – scadențar, declarațiile obligatorii de depus, situații facturi, jurnale, avize de expediție;

Imobilizări;

Salarii – registru de evidență, plata pe card, generarea declarațiilor în format electronic;

Operațiuni interne cu stocuri – bonuri de predare – primire, inventariere, bonuri de consum, transferuri etc.

Casa în lei și în valută

Banca în lei și în valută;

Deconturi;

Producție

Suport pentru operațiuni în valută – calcul diferențe de curs valutar, ieșiri și intrări

Situații grafice, urmărire pe centre de profit;

Dintre avantajele acestei aplicații putem aminti:

Număr nelimitat de înregistrări în baza de date;

Actualizarea zilnică a modificărilor legislative;

Multi-user, multi-firmă;

Ușurință în utilizare, dar și în asimilare;

Posibilitatea accesării simultane a acelorași opțiuni din program;

Posibilitatea creării și înregistrării repetitive;

Ajutor interactive, robust și rapid;

Posibilitatea salvării de modele a notelor contabile;

Situațiile financiare, precum și declarațiile fiscale se obțin rapid și simplu;

Grafice la zi;

Foarte manevrabil.

3.2. Prezentarea modului de lucru cu interfața utilizatorului:

Principalele funcții pe care programul ContaSoft utilizat de SC RECOMPLAST SRL IAȘI îl utilizează sunt:

Înregistrarea datelor de identificare a clienților, precum și a furnizorilor, ale serviciilor și ale produselor intrate ori ieșite din și în cadrul SC Recomplast SRL Iași, în nomenclatorul sistemului, și nu în ultimul rând actualizarea acestora;

Prelucrarea datelor cu privire la tranzacțiile efectuate;

Elaborarea de rapoarte în momente diferite ale înregistrării cu privire la clienți cu care firma are contracte;

Accesul în programul de contabilitate ContSoft se face cu username și parolă, atribuite de Contabil Soft, după cumpărarea programului. Astfel, programul ContSoft are mai multe module cu care poate realiza aceste funcții, astfel:

Modulul actualizare

Modulul Liste contabile

Modulul Liste Contracte prestabilite

Modulul Diverse

Meniul principal al aplicației ContSoft se prezintă astfel:

Figura nr. 3.3. Meniul principal al aplicație ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Totodată, la intrarea în program vom găsi și o legendă cu taste funcționale, astfel:

F1 – Ajutor, oferă date despre utilizarea programului ContSoft;

F2 – Minicalculator

F3 – Situația conturilor partenerilor de afaceri;

F10 – Registrul de intare – ieșire;

F12 – Pagină dosar contabil – prin accesarea acestei taste putem face următoarele modificări, putem schimba serverul, anumite date despre firmă, utilizatorul, putem actualiza societatea, etc.

Modulul actualizare: este format din mai multe submodule cu ajutorul cărora se pot efectua operații de adăugare de clienți, furnizori, modificare, precum și ștergere a înregistrărilor din baza de date a aplicației ContSoft.

Modulul Liste Contracte prestabilite, conține date despre contractele pe care firma le are încheiate cu diverși clienți și furnizori.

Modulul Liste contabile, este format din mai multe submodule, după cum se poate observa în figura următoare:

Figura nr. 3.4. Modulul liste contabile al aplicație ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Submodulele existente în modulul Liste contabile sunt:

Balanța contabilă, ce poate fi listată pe diferite perioade de timp;

Balanța analitică, poate fi obținută pe diverși clienți sau furnizori;

Fișa cont din balanță;

Fișă furnizor/client;

Fișă cont analitic;

Fișă șah;

Registru de casă;

Raport de gestiune;

Jurnal de cumpărături/vânzări;

Decontări TVA;

Impozit pe profit;

Bilanț contabil;

Bugetul de venituri și cheltuieli;

Figura nr. 3.5. Modulul balanță analitică al aplicație ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Din submodulul Fișă furnizor client alegem TOȚI clienții și furnizorii, vom ajunge la fereastra care ne arată conturile pe tipuri de furnizori și conturile pe tipuri de clienți, după cum urmează:

Figura nr. 3.6. Prezentarea submodulului fișă furnizor/client al aplicație ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Figura nr. 3.7. Prezentarea ferestrei furnizorilor/clienților din aplicația ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Din fereastra de mai sus putem observa furnizorii și clienții SC Recomplast SRL Iași sunt împărțiți pe conturi în funcție de tipul de furnizori/clienți, și anume: Contul 403 ”Furnizori de plătit”, Contul 404 ”Furnizori de imobilizări”, Contul 408 ”Furnizori facturi nesosite” și Contul 409 ”Furnizori – debitori”, respectiv Contul 411 ”Clienți”, Contul 413 ”Efecte de primit de la clienți”, Contul 418 ”Clienți – facturi de întocmit” și Contul 419 ”Clienți – creditori”.

Dacă accesăm din această fereastră una din opțiuni, de exemplu contul 411 ”Clienți, vom fi direcționați la fereastra cu clienții societății, care arată după cum urmează:

Figura nr. 3.8. Prezentarea ferestrei clienților din aplicația ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Dacă în fereastra de mai sus facem dublu clik pe unul dintre clienții firmei,

într-o fereastră nouă se va deschide fișa clientului respectiv cu datele sale de identificare, și date referitoare la soldul inițial debitor, rulajul debitor, rulajul creditor și soldul final debitor, după cum apare în figura de mai jos.

Figura nr. 3.9. Prezentarea ferestrei clienților din aplicația ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Elaborarea rapoartelor privind vânzările în cadrul S.C. Recomplast S.R.L. Iași, reprezintă un mod eficient de prezentare a informațiilor necesare managerului firmei, în format doar-în-citire sau listat. Raportul prezintă informațiile potrivit specificațiilor și scopului utilizatorilor de rapoarte.

Acestea rapoarte pot fi salvate, tipărite sau vizualizate pentru a putea fi ușor accesibile și transferate, în următoarele formate: EXCEL, PDF, DBF și RTF.

Rapoartele sunt utilizate pentru imprimarea informațiilor care se folosesc regulat, pentru a fi distribuite altor compartimente sau persoane care au acces la ele și pentru alte activități.

Cele mai uzuale rapoarte folosite în cadrul SC Recomplast SRL Iași sunt jurnalul de vânzări, balanța clienți, fișe clienți, jurnal de vânzări cu TVA etc.

În cadrul jurnalului de vânzări sunt trecute toate înregistrările care se efectuează într-o lună, față de jurnalul de vânzări cu TVA, unde vor fi trecute doar operațiunile unde există TVA.

Figura nr. 3.10. Prezentarea jurnalului de vânzări din aplicația ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Din modulul Liste contabile se deschide submodulul Jurnal de vânzare, se apasă combinația de taste Ctrl+L și se listează documentul.

Tot din modulul Din modulul Liste contabile se deschide submodulul Lista Fișă client, se apasă combinația de taste Ctrl+L și se listează documentul.

Figura nr. 3.11. Prezentarea Lista fișă client din aplicația ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Din submodulul fișă furnizor client, dacă alegem opțiunea TOȚI clienții, putem vizualiza facturile emisă într-o anumită perioadă de timp, sau putem de exemplu pentru o lună 01 – 31.03.2016, conform figurii de mai jos:

Figura nr. 3.12. Prezentarea facturi 01.-31.03.2016 din aplicația ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Evoluția facturilor încasate pentru aceeași perioadă, grafic, se obține accesând submodulul fișă furnizor/client, iar de aici TOȚI clienții, după cum se poate observa în figura de mai jos:

Figura nr. 3.13. Prezentarea evoluției facturilor încasate 01-31.03.2016 din aplicația ContSoft utilizată de SC Recomplast SRL Iași

Având în vedere faptul că firma SC Recomplast SRL Iași utilizează un antivirus foarte avansat BitDefender, acest apermite detectarea și blocare acelor mai inteligenți viruși, programelor spyware, cailor troieni, a virmilor informatici, rootkits, și a altor forme de amenințare informatică, mult mai bine decât orice alt tip de antivirus.

Astfel, datele utilizate prin aplicația ContSoft sunt stocate pe server, iar accesul este permis doar administratorului de rețea. La sfârșitul fiecărei luni datele sunt copiate de hard-uri externe, iar accesul la internet pe calculatoare se acceptă doar cu o monitorizare foarte atentă.

Accesul la calculatoare și la aplicația ContSoft este permis doar după ce este introdusă parola persoanlă, iar la module accesul se face doar în baza parolei de acces în programul contabil.

CONCLUZII

Lucrare de față intitlulată “Informatizarea gestiunii clienților la Societatea Comercială Recomplast SRL Iași”, a dorit să scoată în evidență modul de lucru în aplicația ContSoft – informatizarea gestiunii clienților, precum și analiza contabilității decontărilor cu clienții societății.

În acest sens, lucrarea de față este structurată pe trei capitole după cum urmează:

CAPITOLUL 1 – Prezentarea generală a S.C. Recomplast SRL Iași, capitol ce dezbate aspecte referitoare la obiectul de activitate al societății, clienții acesteia, structura organizatorică, precum și o analiză a principalilor indicatori economico – financiari ai firmei.

CAPITOLUL 2 – Contabilitatea decontărilor cu clienții, este capitolul care descrie delimitările dintre creanțe și datorii, contababilitatea decontărilor cu clienții, dar și cadrul legislativ conform căreia firma iși desfășoară activitatea.

CAPITOLUL 3 – Informatizarea gestiunii clienților la S.C. Recomplast SRL Iași, reprezintă un studiu de caz asupra modului de ținere a evidenței contabile printr-un sistem informațional.

Societatea Comercială Recomplast Iași SRL a luat ființă în anul 1995, având ca principal obiect de activitate comercializarea de aparataj pentru branșamente electrice de joasă și medie tensiune.

Societatea are în prezent 11 angajați cu contracte de muncă pe perioadă nedeterminată.

Structura organizatorică a Societatea Comercială Recomplast Iași SRL este de tip funcțională fiind utilizată cu succes în cadrul firmelor mici și mijlocii unde activitățile “cheie” sunt bine definite prin scopuri și arie de specializare.

Cifra de afaceri a firmei înregistrează înregistrează creștere, aceasta fiind de 28,12 % în anul 2015 raportat la anul 2013.

Clienții sunt componenta cea mai importantă a micromediului firmei și reprezintă totalitatea organizațiilor și/sau al indivizilor care ar putea să cumpere sau care cumpărăserviciile și produsele societății.

În cadrul firmei S.C. Recomplast Iași S.R.L., contabilitatea are rolul de a identifica deficiențele, precum și fenomenele negative apărute în gestionarea valorilor bănești, dar și materiale, dar și rolul de luare a măsurilor care se impun în desfășurarea în bune condiții a activității financiar – contabile.

Organizarea și conducerea contabilității operațiunilor cu clienții, precum și a creanțelor care decurg din activitățile lor, în economia românească se bazează pe principii și norme interne, înregistrările în sistemul contabil se realizează conform dispozițiilor Legii contabilității republicată și în conformitate cu reglementările OMFP nr. 3055/2009 cu modificările și completările ulterioare.

În vederea desfășurării activității economico – financiare, fiecare organizație/firmă/societate efectuează în mod constatnt operațiuni de vânzare și cumpărare de servicii și de bunuri. Pentru ca aceste operații economice să aibă loc este necesară existența a doi agenți economici, și anume: unul este furnizor, deoarece pentru el operația reprezintă o vânzare, celălalt este clientul, pentru el operația reprezentând o cumpărare de servicii sau bunuri.

Conturile utilizate pentru reflectarea în contabilitate a operațiilor economice care privesc decontarea cu clienții se realizează cu ajutorul grupei 41 „Clienți și conturi asimilate”, grupă formată din următoarele conturi sintetice de grad I.

În cadrul S.C. Recomplast S.R.L. Iași se folosesc un număr de 9 calculatoare și 2 laptop-uri care sunt conectate printr-o rețea locală la un server.

Toate calculatoarele existente în cadrul firmei sunt conectate la rețea locală de mici dimensiuni, acest model numindu-se magistrală liniară, datorită faptului că un singur cablu leagă în rețea toate calculatoarele.

În ceea ce privește gestiunea clienților, societatea analizată S.C. Recomplast S.R.L. Iași folosește aplicația ContSoft din gama Profesional programul Contabil Soft, aplicație ce se adresează companiilor multinaționale sau celor cu cifre de afaceri mari, dar și firmelor mici și mijlocii, pentru contabili independenți, dar și pentru cabinetele de contabilitate.

Analizând modul de lucru cu această aplicație cu privire la gestiunea clienților, apreciem că aceatsa este eficientă, ușor de folosit și bine pusă la punct, adaptându-se necesităților informaționale ale firmei. Aceasta permite stocarea unui volum mare de date și informații, precum și procesarea acestora în timp real, chiar și prin utilizarea acesteia simultan de pe mai mute calculatoare.

Aplicația ConSoft permite înregistrarea unui număr mare de operațiuni, specifice activității firmei, nu este destinată strict gestiunii clienților.

În cadrul aplicației, utilizatorii pot efectua orice modificări, orice configurări de rapoarte, adăugări de conturi, în funcție de necesitățile utilizatorilor.

Interfața simplă a aplicației, accesul simultan la aceasta de pe mai multe calculatoare, precum și ușurința cu care se înregistrează ducomentele, sunt motivele principale care au stat la baza deciziei achiziționării acesteia de către SC Recomplast SRL Iași.

BIBLIOGRAFIE

Airinei, D., Fotache, M., Oprea, D., Sisteme informaționale pentru afaceri, Editura Polirom, Iași, 2002

Andone, I., (coord.), Dezvoltarea sistemelor inteligente în economie. Metodologie și studii de caz, Editura Economică, București, 2001

Andone, I., Tabără, N., Contabilitatea și utilizarea tehnologiilor web, Editura Academiei Române, București, 2006

Bieberstein, N., Laird, R.G., Jones, K., Mitra, T., Executing SOA: A Practical Guide for the Service-Oriented Architect, IBM Press, 2008

Dumitrean, E., Contabilitate financiară, Editura SedcomLibris, Iași, 2008

Dumitriu, F., Sistemul informațional contabil în întreprinderea modernă, Editura Tiparul, Iași, 2001

Fotache, M., Baze de date relaționale – organizare, interogare și normalizare, ediția a II-a revizuită și adăugită, Editura Junimea, Iași, 1997

Fotache, M., Proiectarea bazelor de date. Normalizare și postnormalizare. Implementări SQL și Oracle, Editura Polirom, Iași, 2005

Fotache, M., SQL. Dialecte DB2, Oracle, PostgreSQL și SQL Server, Editura Polirom, Iași, 2009;

Fotache, D., Hurbean, L., Soluții integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP, Editura Economică, București, 2004

Horomnea, E., Dimensiuni științifice, sociale și spirituale în contabilitate – Geneză, Doctrină, Normalizare, Decizii, Editura Tipo Moldova, Iași, 2010

Horomnea, E., Tabără, N., Budugan, D., Georgescu, I., Bețianu, L., Dicu, R., Introducere în contabilitate, Concepte și aplicații, Editura Tipo Moldova, Iași, 2012

Istrate, C., Contabilitatea nu-i doar pentru contabili!, Editura Universul Juridic, București, 2009

Leonora Pacisc, Camelia imbrescu, Ovidiu Megan – Bazele teoretice ale contabilitatii, Editura Mirton, Timisoara, 2006;

Peres Ion, Leonora Paciuc, Dorel Mates – Bazele contabilitatii, Editura Mirton, Timisoara, 2006;

Mihai Opuran, Babaita Valeria – Teoria contabilitatii, Editura Economica, Bucuresti, 2006;

Meșniță, G., Sistemele informaționale contabile în contextual globalizării, Editura Junimea, Iași, 2002;

Meșniță, G., Introducere în afaceri electronice, Editura Junimea, Iași, 2002

O’Brien, J., Introduction to Information Systems. Essentials for the e-Business Enterprise, Editura McGraw-Hill/Irwin, SUA, 2002

O'Brien, J., Marakas, G., Management Informations Systems, Seventh Edition, Editura McGraw'Hill International, 2006

O’Leary, D.E., Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk, Editura Hardcover, 2000

Oprea, D., Protecția și securitatea informațiilor, ediția a II-a adăugită și revizuită, Ed. Polirom, Iași, 2007

Oprea, D., Meșniță, G., Sisteme informaționale pentru manageri, Editura Polirom, Iași, 2002

Oprea, D., Meșniță G., Dumitriu F., Analiza sistemelor informaționale, Editura Universității Alexandru Ioan Cuza, Iași, 2005

Popescul, D., Comerț și afaceri mobile, Editura Universității Alexandru Ioan Cuza, Iași, 2007

Popescul, D. (coordonator), Utilizarea tehnologiilor mobile în mediul de afaceri românesc, Editura Universității Alexandru Ioan Cuza, Iași, 2008

Ristea, M. (coord.), Contabilitate financiară, Editura Universitară, București, 2005

Toma, C., Contabilitate financiară, Editura Tipo Moldova, Iași, 2011

Toma, C., Managementul contabilității financiare, Editura Tipo Moldova, Iași, 2012

*** Legea nr. 82/1991, Legea contabilității, modificată prin legea nr. 259/2007, publicată în Monitorul Oficial al României, nr. 506 din 27/07/2007, republicată în 2008, în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 454 din 18/06/2008

*** OMFP nr. 3055/2009 din 29/10/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, publicat în Monitorul Oficial al României, nr. 766 din 10/11/2009, modificat prin Ordinul 2869/2010 pentru modificarea și completarea unor reglementări contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 882 din 29/12/2010

http://www.recomplast.com/despre_noi.php