Importanta Unui Sistem DE Management AL Documentelor LA O Firmă CU Activitate Internatională

Diverse

Importanta Unui Sistem DE Management AL Documentelor LA O Firmă CU Activitate Internatională

Byadmin ianuarie 1, 2024

UNIVERSITATEA CREȘTINĂ DIMITRIE CANTEMIR

FACULTATEA DE RELAȚII ECONOMICE INTERNAȚIONALE

MASTERAT: MANAGEMENTUL AFACERILOR INTERNAȚIONALE

IMPORTANȚA UNUI SISTEM DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR LA O FIRMĂ CU ACTIVITATE INTERNAȚIONALĂ

Conducător științific:

Conf.univ.dr. Isăilă Narcisa

Absolvent:

Chiriac F. Nicoleta

BUCUREȘTI

2016

CUPRINS

INTRODUCERE

Alegerea lucrării de disertație cu tema “Importanța unui sistem de management al documentelor la o firmă cu activitate internațională” este motivată de interesul pentru sistemele de management al documentelor și de modul în care aceste sisteme reușesc să înlesnească activitatea unei firme și gestiunea documentelor.

Documentul poate fi definit ca fiind un pachet de date structurate în scopuri informaționale, devenind o necesitate, indiferent de suportul pe care se află.

Lucrarea este structurată pe trei capitole cuprinzând aspecte cu caracter general asupra managementului documentelor și al sistemelor de management electronic al documentelor , finalizându-se cu un studiu de caz intitulat “SeniorERP”.

Capitolul 1 prezintă “Managementul documentelor la nivel de firmă”, pornind de la prezentarea documentelor în format clasic și a celor în format electronic, fluxul informațiilor și gestionarea lor, stocarea și arhivarea documentelor și necesitatea utilizării unui sistem de management al documentelor.

Managementul documentelor este o tehnologie ce permie utilizatorilor să caracterizeze documentele, să stocheze, retragă și să utilizeze aceste documente mai ușor și mai eficient decât în metoda sistemului de fișier.

Capitolul 2 prezintă ”Sistemele de management electronic al documentelor” și pornește de la avantajele utilizării unui sistem electronic de management al documentelor, alegerea unui sistem electronic de management al documentelor, clasificarea și furnizorii de sistemele electronice de management al documentelor.

Capitolul 3 prezintă ca și studiu de caz ”Sistemul de management electronic al documentelor -SeniorERP” și implementarea acestuia la firma Roma…nia.

CAPITOLUL 1

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR LA NIVEL DE FIRMĂ

Un document poate fi definit ca fiind “un pachet de date structurate în scopuri informaționale”. Documentul a devenit o necesitate, indiferent de suportul pe care se află, hârtie sau în format electronic.

Documentul este o resursă activă și poate fi orientat către organizație, aducând integritatea procedurală și informatică a unei afaceri.

Managementul documentelor implică existența unei aplicații informatice care permite circulația, arhivarea și regăsirea documentelor aflate în orice format electronic.

În secolul XXI lista purtătorilor de date s-a diversificat, documentele importante proveneau din surse variate, volumului zilnic crescut al documentelor și gestionarea fizică pe suport de hartie, devenind destul de grea. Căutarea informațiilor consumă mult din timpul de lucru și de multe ori fără rezultatele așteptate. Acestea au fost principalele problemele care au stat la baza dezvoltării sistemelor de management al documentelor.

Sistemele oferă angajaților posibilitatea de a accesa informațiile, pe baza unui drept de autorizație, tranparentizează relațiile dintre documente și facilitează comunicarea mult mai rapidă și eficientă dintre colegii din diferite departamente și filiale.

Arhivarea documentelor este realizată în funcție de specificul activității, de fluxul și volumul documentelor. Aceasta devine o problemă atunci cand firmele își extind activitatea și numărului de tranzacții crește.

Arhivarea clasică implică existența unui spațiu fizic de depozitare, identificare și consum de timp pentru regăsirea documentelor. Pentru ușurarea activității de gestionare și regăsire se impune acordarea unei atenții mai mari aplicațiilor electronice cu ajutorul cărora stocarea documentelor se poate face pe un server dedicat.

Managementul documentelor include funcționalități suplimentare, cum ar fi:

– Versionarea;

– Distribuirea documentului;

– Revizuirea electronică;

– Securitatea documentului;

– Management publicare;

– Integrarea fluxului de activitate.

Caracteristicile sistemului de management al documentelor (Figura 1.1):

Figura 1.1 Caracteristicile sistemului de management al documentelor

Funcțiile sistemelor de management al documentelor sunt:

-Alocarea unui numar unic de înregistrare fiecarui document;

-Stabilirea locului în care se află fiecare document;

Urmărirea ciclului de viață al unui document:

-de către personalul însărcinat cu recepția;

-momentul la care a fost recepționat;

-persoana care raspunde de avizare;

-data la care avizarea a fost finalizată.

Documentele în format clasic versus documentele în format digital

Documentul se definește ca ”un pachet de date structurate în scopuri informaționale, o colecție de indicatori și reguli care pot angaja simultan un număr de diferite componente informatice și de acțiuni”.

Documentul este un instrument de comunicare între departamentele firmei, între punctele de lucru și în relațiile cu terții, acesta făcând dovada faptelor, realizând:

cunoașterea proceselor economice, financiare, juridice și administrative;

măsurarea dimensiunii angajamentelor evaluabile în bani;

justificarea caracteristicilor de structură;

fundamentarea oportunităților de analiză și control a activității.

Documentul are o importanță deosebită sintetizată prin următoarele funcții (Figura 1.2):

Figura 1.2 Funcțiile documentului

Documentele pot fi de proveniență internă sau externă, intrând în circuitul informațional al entitații publice sau economice și implică o atentă monitorizare pentru a permite luarea deciziilor la nivel de conducere și la nivel de departament cu o rapiditate foarte mare.

Documentul electronic reprezintă o colecție de date între care există relații logice și care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificație inteligibilă, putând fi citite prin intermediul unui program informatic.

Înscrisul electronic este o realitate socială de necontestat, dar pentru a deveni și o realitate juridică el trebuie să posede aceleași însușiri care sunt specifice și documentelor scrise. Documentul electronic trebuie să ateste în cuprinsul său acte și fapte relevante juridic, iar redarea lor trebuie să fie făcută într-o formă inteligibilă.

O însușire importantă rămâne constituirea documentului electronic ca probă în justiție unde știm că de cele mai multe ori părțile nu au interes să discute despre conținutul înscrisului, ci despre condițiile de validitate ale acestuia, cum ar fi: autentificare, semnătură, dată, competența funcționarului etc.

Documentul căruia i s-a atașat o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat la momentul respectiv și generată cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnăturii este asimilat cu înscrisul sub semnătură privată.

În funcție de tehnologia software utilizată în crearea documentelor electronice acestea pot fi clasificate în:

Documente create folosind editoare specifice pachetului Office;

Documente obținute prin scanare;

Fișiere sursă sau binare.

Clasificarea documentelor se înscrie între tehnicile folosite pentru facilitarea regăsirii foarte rapide a informațiilor grupate la nivel de documente. Ierarhizarea pe categorii stă la baza procesului de clasificare, asigurându-se o scurtătură către documentul căutat de către utilizator.

Celelalte tehnici sunt:

Căutarea pe bază de cuvinte;

Căutarea pe bază de termeni de indexare.

Clasificarea documentelor se bazează pe utilizarea unei ierarhii a termenilor de clasificare cât mai logică și ușor de parcurs, fiind foarte ușor de învățat și facilitând căutarea și regăsirea documentelor.

Documentele sunt eterogene din punct de vedere al informațiilor conținute, tocmai din acest punct de vedere în cazul unei colecții de documente, o atenție deosebită trebuie acordată ierarhiei termenilor de clasificare.

Tipuri de clasificare a documentelor:

Gruparea documentelor după diverși indicatori;

Clasificarea pe bază de taxonomie;

Clasificarea proiectată de specialiști.

Fluxul informațiilor și gestionarea lor

Fluxul informațional reprezintă ”totalitatea informațiilor transmise și procesate într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informații la un receptor printr-o mulțime de canale informaționale, iar traiectoria pe care o parcurge informația se numește circuit informațional”.

Adaptarea informațiilor la nevoile manageriale poate fi realizată cu ajutorul mijloacelor de tratare a resursei informaționale constituită într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere și prelucrare.

Fluxurile informaționale verticale împreună cu informațiile orizontale vizează compartimentele aceluiași nivel ierahic și localizează centrele de decizie, formând piramida informațională. Un sistem informațional cuprinde mai multe fluxuri informaționale și o mulțime de conexiuni stabilite între componentele sale.

Datele caracterizate prin trei elemente (Figura 1.3), reprezintă fapte, fiind un material brut care poate fi prelucrat în diferite scopuri constituind suportul final al informațiilor.

Figura 1.3 Caracterizarea datelor

Informațiile sunt o bază pentru fundamentarea deciziilor și posedă o serie de însușiri esențiale:

Obiectivitate;

Fundamentarea pe opinii personale;

Claritate;

Actualitate;

Veridicitate.

Informațiile diferă fiind clasificate în informații orale, scrise și audiovizuale. Informația orală reprezintă forma de transmitere directă.

Acest tip de informație este concretizată prin reuniunile șefilor de departamente sau prin contacte directe și convorbiri telefonice. Informația orală prezintă dezavantajul precizărilor exacte în situațiile de ordine și decizii, comparativ cu informația scrisă.

Informația scrisă ajută informația orală sub forma elaborării complete a acesteia în scris sub forma caietelor de sarcini, notelor de serviciu, evidenței tehnico-operativă. Informația audiovizuală prezintă avantaje rezultate din combinațiile celor două tipuri de informații precedente.

Informația de bază se referă la problemele generale ale unității, cele cu privire la resursele întreprinderii, contracte, credite, investiții etc.

Informația profesionalizată, cuprinde ansamblul cunoștințelor privind strategia și tactica conducerii.

Informația curentă, cuprinde următoarele probleme: de la starea vremii până la situația pieței și de la salarizare până la posibilități și cerințe economice noi.

Mijloacele de culegere a informațiilor:

informații culese prin contact direct cu personalul implicat în activitățile analizate:

anchetele prin interviuri;

conferințe;

discuții în ședințele de informare;

ședințele de lucru.

informații sub formă scrisă, de la salariații din unitate:

chestionarul;

fișa de analiză.

informații preluate prin observarea directă a fenomenului:

urmărirea vizuală;

filmarea, fotografierea sau imprimarea.

observările instantanee se pot referi la:

personal;

echipamente;

structuri și alte resurse.

vizitele în subunități și în compartimente de producție;

informații culese prin studierea:

rapoartelor;

regulamentelor;

instrucțiunilor;

programelor existente, în special date statistice;

scrisorile de informare și personal.

informații obținute prin similitudine;

informații obținute prin metode indirecte.

Informațiile trebuie colectate, prelucrate, stocate și transmise, aceste etape fiind cunoscute sub denumirea de circulație a informațiilor.

Conexiunea inversă presupune că în cadrul informațiilor furnizate conducerii ce servesc la fundamentarea deciziilor trebuie să se găsească și unele informații ce se referă la acțiunile reieșite din deciziile anterioare.

Circulația informațiilor trebuie să necesite cheltuieli reduse, lucru ce se poate realiza prin evitarea paralelismelor.

În circulația informațiilor, conform sensului legăturilor acestora (Figura 1.4), ele pot fi:

verticale;

orizontale.

Informațiile verticale (Figura 1.5) asigură fluxul normal privind planificarea, organizarea, coordonarea și controlul activităților.

Informațiile descendente asigură legătura permanentă între conducători și executanți.

Informațiile ascendente au specific caracterul operativ utilizat în:

gradul de realizare a sarcinilor, normelor și a standardelor stabilite privind utilizarea resurselor;

verificarea modului de transpunere în practică a deciziilor, măsurilor și instrucțiunilor transmise de către conducere;

sugestiile, opiniile, propunerile salariaților etc.

Fig.1.4 Înlănțuirea tipurilor de informații

Sursa: http://www.oeconomica.uab.ro

Informațiile orizontale sunt materializate prin transpunerea în practică a deciziilor, planurilor și programelor de lucru, între organele și compartimentele organizatorice situate pe același nivel ierarhic.

Informațiile orizontale, au rolul de a rezolva în mod coordonat activitățile din cadrul compartimentelor, permițând conducătorilor și colaboratorilor situați la același nivel ierarhic să-și coordoneze activitatea, fără să fie nevoie să se adreseze pentru fiecare problemă superiorului lor comun.

Figura 1.5 Fluxul informațiilor

Sursa: http://www.oeconomica.uab.ro

Informațiile de tip oblic constituie o combinație între informațiile orizontale și cele verticale. Informațiile de tip oblic sunt acele informații cerute de un conducător unui alt compartiment ce nu se află în subordinea sa.

1.3 Stocarea și arhivarea documentelor

Arhivarea electronică reprezintă acțiunea prin care documentul fizic de tip text sau desene sunt transformate în documente digitale și indexate pentru a putea fi regăsite ușor. Pentru regăsirea rapidă a documentelor acestea sunt incluse într-o bază de date sau se poate utiliza un program de management al documentelor.

Avantaje ale arhivării electronice:

– grad ridicat de comunicare;

– necesitatea regăsirii rapide a documentelor;

– arhiva fizică devine mai mică și poate fi depozitată cu asigurarea normelor de securitate în locații mai puțin costisitoare.

Dezavanataje ale arhivei fizice:

-spațiul efectiv ocupat;

-costuri mari;

-degradare rapidă a documentelor;

-riscul distrugerii arhivei fizice din cauze externe.

Arhivarea electronică în cadrul unei companii

Apelarea la un serviciu extern pentru realizarea arhivării electronice poate avea la bază următoarele motive:

păstrarea focusului asupra activității de bază a companiei;

evitarea investițiilor mari în infrastructură, know-how și personal specializat;

durata mai mică a procesului;

resursele sunt mai bine controlate;

informațiile confidențiale sunt bine protejate;

soluția de gestiune a documentelor este adaptată cerințelor beneficiarului.

Etapele realizării arhivei electronice sunt (Figura 1.6):

analiza arhivei;

modelarea;

pregatirea arhivei fizice;

scanarea;

reconstituirea arhivei fizice;

indexarea documentelor scanate;

verificarea;

încheierea lucrării.

Figura 1.6 Etapele arhivării electronice

Sursa:www.creeaza.com, Arhivarea electronică a documentelor

Analiza arhivei este etapa în care se stabilesc tipurile de documente, numărul și ordinea în care acestea vor fi preluate din arhiva fizică. Se stabilește modul de utilizare al documentelor în funcție de care se stabilesc parametrii scanării. Parametrul următor este reprezentat de numărul și tipul de indecși ce vor defini documentele scanate.

Costurile necesare realizării arhivei depind de volumul, starea, numărul și tipul de indecși necesari pentru documente.

Modelarea. Realizarea de modelele logice în aplicația de captură și acolo unde este cazul un import de date, în aplicația de Document Management.

Pregătirea. Preluarea documentelor și înlăturarea legăturilor, agrafelor, capselor, prafului.

Scanarea. Documentele sunt scanate, iar imaginile obținute sunt verificate calitativ și re-scanate dacă este cazul.

Atunci când sunt scanate automat, documentele dintr-o clasă diferită sunt însoțite de un separator care se scanează odată cu documentele. Separatorul conține informații ce permit catalogarea automată a pachetului.

Reconstituirea. Documentele sunt relegate în forma și ordinea originală pentru a fi returnate beneficiarului în forma în care au fost transmise.

Figura 1.7 Fluxul informațional în cazul arhivării electronice

Sursa: www.creeaza.com, Arhivarea electronică a documentelor

Indexarea. Documentele obținute în urma scanării sunt indexate automat sau sunt preluate la indexare de către operatori, completându-se pentru fiecare tip de document schema de indexare, devenind astfel documente electronice.

Indexarea automată (Figura 1.8) presupune următoarea operațiune: informația din fișierul text este transformată în cod de bare 2D. Sub acest cod de bare se scrie un numar care reprezintă documentul și care se găsește pe prima pagină, astfel încât operatorul care pregatește documentele pentru scanat să poată să asocieze foaia care conține acest cod cu documentul aferent.

Figura 1.8 Indexarea automată

Sursa: www.creeaza.com, Arhivarea electronică a documentelor

Verificarea. Documentele electronice sunt preluate de către operatorii de verificare, etapă în care se confruntă vizual datele din indecși și cele din imaginea documentului. Se realizează documentația aferentă și se predau datele către beneficiar, împreună cu suportul electronic pe care arhiva a fost inscripționată. De asemenea beneficiarul poate primi un soft specializat de gestionare a documentelor DMS (Document Management System) care ușurează lucrul, reducând volumul de muncă și costurile corporative.

1.4 Necesitatea utilizării unui sistem de management al documentelor

Administrarea documentelor este o activitate esențială având în vedere că importanța documentelor crește, devenind din ce în ce mai insistentă. Documentele neplanificate pot afecta comunicarea și creșterea organizațională până în punctul în care organizația nu mai poate înainta. Managementul corespunzător al documentelor poate ajuta organizația să atingă niveluri înalte în ceea ce privește controlul, inspecția și avantajul competitiv.

Organizațiile economice sunt nevoite să își examineze nevoile și țelurile, să revizuiască tipul informațiilor colectate și să stabilească o procedură de utilizare a documentelor. Managementul documentelor permite acces rapid la versiunea corectă a unui document pentru a satisface cerințele de dezvoltare organizatorică ale mediului bogat în informații.

Managementul documentelor asigură o serie de operații absolut necesare activității firmei (Figura 1.9):

Figura 1.9 Funcțiile sistemului de management al documentelor

CAPITOLUL 2

SISTEME DE MANAGEMENT ELECTRONIC AL DOCUMENTELOR

Documentele au o putere incredibil de mare în mediile de activitate și trec printr-o evoluție continuă. Controlul și distribuirea documentelor au devenit foarte importante iar necesitatea unui acces sigur la documente a devenit un imperativ.

Gestiunea documentelor reprezintă o cerință pentru desfășurare în siguranță a activității firmei iar lipsa controlului asupra documentelor devine o problemă generatoare de riscuri pentru orice afacere. Pentru rezolvarea acestor probleme s-au dezvoltat sistemele de management al documentelor ca și soluții care asigură gestiunea documentelor în format electronic și administrarea fluxurilor de lucru.

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) ca și sisteme integrate pentru managementul proceselor economice, au încorporate componente de management al documentelor.

Sistemul de management al documentelor se asimilează procesului de administrare a documentelor, pornind de la conversia și stocarea lor în format electronic, precum și gestionarea documentelor electronice, de la momentul intrării în firmă până la arhivarea sau gestionarea lor.

O serie de factori au contribuit la dezvoltarea de sisteme de management al documentelor:

– viteza de prelucrare a datelor;

– capacitățile mari de stocare;

– calitatea echipamentelor de scanare.

Aplicațiile software, utilizate în cadrul procesului de dezvoltare a sistemelor de management asigură:

– gestiunea automată a fișierelor ce conțin imagini;

– lucrul partajat cu documente și arhivare automată;

– mesageria elecronică.

Mesageria electonică permite schimbul de documente între angajații oraganizației și cu partenerii acesteia.

La nivelul organizației în cadrul procesului de management al documentelor sunt considerate următoarele intrări și ieșiri (Figura 2.1):

Figura 2.1 Intrări și ieșiri

Administrarea sistemului implică:

– definirea drepturilor de acces ale utilizatorilor;

– asigarea eficienței și securitatea sistemului;

– structura depozitului unitar de documente stocate în format electronic;

– analiza fluxurilor informaționale;

Rolul sistemelor de management electronic al documentelor este următorul:

controlul accesului la documente, dat de următoarele caracteristici fundamentale:

-disponibilitatea de a accesa documentele din diverse locații;

-accesarea autorizată a documentelor fără a afecta securitatea sistemului;

furnizarea serviciilor de căutare, indexare, stocare, urmărire și modificare a documentelor;

conversia documentelor în format digital pdf., permite păstratrea conținutului și aspectului conferind siguranța originalității prin intermediul semnăturii digitale;

managementul documentelor orientat spre colaborare.

2.1 Avantajele utilizării unui sistem electronic de management al documentelor

Beneficiile aduse de un sistem de management al documentelor sunt de două categorii: tangibile și intangibile. Beneficiile tangibile sunt acele lucruri ce pot fi măsurate iar cele intangibile sunt lucrurile greu de măsurat și atribuite unui sistem de management al documentelor.

Dintre beneficiile pe care le oferă un sistem de management se remarcă:

Costuri de stocare reduse. Scanarea și integrarea documentelor într-un sistem de management al documentelor poate reduce spațiul de stocare pentru arhivă.

Regăsire flexibilă. Timp mai scurt de localizare a documentelor, deoarece acestea pot fi regăsite fără a părăsi biroul.

Indexare flexibilă. Imagini ale documentelor pot fi indexate în mai multe moduri diferite simultan.

Căutare rapidă și flexibilă. Sistemele de management al documentelor pot recupera fișierele după orice cuvânt sau frază din document.

Distibuția documentelor îmbunătățită și controlată. Scanarea ușurează partajarea documentelor în format electronic, cu colegii și clienții.

Îmbunătățirea securității. Sistemul de management al documentelor oferă informații despre persoanele care au vizionat un document, astfel de sistem elimină posibilitatea de a avea secrete comerciale, nesupravegheate într-un birou.

Recuperare în caz de catastrofe. Sistemul de management al documentelor oferă o cale ușoară de back-up pentru ca documentelor să fie păstrate pe servere externe.

Fără documente pierdute. Documentele rămân stocate centralizat atunci când sunt vizualizate, neexistând riscul de pierdere sau rătăcire.

Arhivare electronică. Păstrarea documentelor în format electronic ajută la protejarea documentelor pe hârtie cu grad de uzură.

Îmbunătățirea conformității. Riscul de conformitate aduce amenzi, contavenții și pedepse atunci când are loc un audit.

La aceste beneficii se adaugă:

Îmbunătățirea operațiunilor interne. Timp redus pentru a finaliza procesele furnizate de beneficiile tangibile, îmbunătățește munca de zi cu zi a tuturor funcțiilor în cadrul unei organizații.

Avantaj competitiv. Aceleași informații stocate anterior pe hârtie, sunt distribuite clienților și publicului țintă în format electronic.

Îmbunătățirea serviciului cu clienții și a satisfacției clientului.

Conservarea capitalului intelectual. Informația poate fi ușor partajată ușor între departamente și locații fizice.

2.2 Alegerea unui sistem electronic de management al documentelor

Elemenetele de care trebuie să se țină cont în alegerea unei soluții de management electronic al documentelor (Figura 2.2) sunt:

Figura 2.2 Elementele importante în alegerea unei soluții de management.

De asemenea în luarea deciziei privind alegerea unei soluții de management al documentelor pot fi luate în considerare și alte elemente precum:

ușurința în uilizare;

arhitectura sistemului;

scalabilitatea;

serviciile de bază;

captura de informații;

transformarea conținutului;

serviciile de arhivare;

platforma globală;

managementul proceselor;

tipuri de documente nelimitate;

integrări cu conținut enterprise;

mediul de dezvoltare;

securitatea si controlul accesului;

suportul și prezența în piață.

Alegerea unei soluții de management electronic al documentelor și implementarea acestuia trebuie să îndeplinească următoarele criterii:

evidența electronică a documentelor;

economie de timp în crearea și regăsirea documentelor;

fluidizarea activității organizației;

reducerea timpului de răspuns la nevoile pieței;

creșterea productivității;

transparența activității;

reducerea costurilor operaționale;

reducerea erorii umane;

posibilitatea creării de rapoarte conform cerințelor;

standardizarea proceselor interne.

2.3 Clasificarea sistemelor electronice de management al documentelor

Clasificarea documentelor după nivelul de importanță al acestora:

Documente de interes general, se includ toate documentele importante ale organizației necesare în raporturile cu alte organizații.

Documente de lucru, elaborate de diverse grupuri din cadrul organizației, care pot deveni documente de interes general.

Documente de interes individual, reprezentând note personale, agende și informații organizate pentru rezolvarea activităților de serviciu.

Documente private, de interes personal acceptate de organizații din punct de vedere moral.

Sistemele electronice de management al documentelor se clasifică în:

Sisteme de gestiune a documentelor și a fluxurilor de lucru (Figura 2.3 – SIVADOC)

Figura 2.3 Flux de lucru pentru activitatea de cercetare în sistemului de management al documentelor SIVADOC

Sursa:file:///C:/Users/User/Downloads/New_Developments_for_Electronic_Document_Managemen.pdf

Registre electronice de intrări-ieșiri pentru înregistrarea corespondenței cu partenerii și managementul documentelor (Figura 2.4 – EvDoc)

Figura 2.4 Registrul partenerilor

Sursa: http://www.evdoc.ro/

Sisteme de management al înregistrării documentelor de intrare, de ieșire sau interne (ERA)

Sisteme complete de backup onsite/offsite (Online Backup-4CLOUD).

Figura 2.5 Interfața site-ului 4 CLOUD

Sursa: http://www.issco.ro/portfolio_item/4cloud-ro/#prettyPhoto['portfolio']/0/

Sisteme integrate de Enterprise Content Management care acoperă întregul spectru de funcționalități în domeniile managementului electronic al documentelor și arhivare (DOXiS® iECM Suite 2005)

Figura 2.6 Doxis

Sursa: http://www.ser.at/technologie/anwenderclients/web.html

Soluția Index pentru managementul documentelor electronice dezvoltată de Ello Digital Office România și oferită prin platforma cloud Ymens.

2.4 Furnizori de sisteme electronice de management al documentelor

Soluțiile de managementul documentelor permit eficientizarea activităților firmei prin crearea, manipularea, stocarea și regăsirea documentelor, revizuirea, aprobarea, distribuția și arhivarea lor.

Sistemul de management al documentelor contribuie la standardizarea comunicării în interiorul organizației.

Avantajele utilizării unui sistem de management al documentelor:

creșterea productivității și eficienței;

păstrarea în siguranță a datelor și reducerea spațiilor de depozitare.

Pe piața românească a produsului există mulți furnizori de soluții de management de documente, de la produse hardware și aplicații simple până la aplicații complexe, care permit recunoașterea tipului de informație conținut de imaginea scanată, stocarea acesteia într-o bază de date adecvată, accesarea, modificarea și distribuirea către utilizatorii autorizați.

Ofertele pentru aceste sisteme provin atât de la firme multinaționale, cât și de la firme cu caracter local, dezvoltatori de aplicații de tip aplicații pentru întreprinderi, cunoscute ca aplicații EAS (Electronic Application System).

Dintre produsele de management electronic al documentelor se remarcă: DocuMentor, KeyDoc, SIVADOC, WINDREAM, Blue Doc.

DocuMentor reprezintă o soluție informatică (Figura 2.7) pentru arhivarea electronică, managementul și accesarea securizată a documentelor dintr-o companie, produs oferit de către firma SoftMentor.

Figura 2.7 Modul de funcționare al aplicației DocuMentor

Sursa: http://www.softmentor.com

Sistemul de arhivare electronică are următoarele funcții :

organizarea documentelor în fișiere virtuale;

accesibilitatea utilizatorilor la documente din orice locație și la orice oră;

securitatea fișierelor virtuale;

monitorizarea permanentă a accesului la documente;

etichetarea virtuală a documentelor prin atribuirea de etichete informative pentru fiecare document;

rapiditatea în accesarea documentelor

partajarea documentelor este asigurată astfel că angajații au acces concomitent la același document;

afișarea istoricului tuturor operațiilor efectuate cu un document;

ușurință în utilizare;

aplicația DocuMentor se integrează în vederea scanării și arhivării documentelor,;

DocuMentor poate memora pentru fiecare document în parte starea în care se află și permite regăsirea tuturor documentelor;

acces imediat la documente pentru persoanele autorizate;

auditarea prin monitorizarea și înregistrarea de către sistem a activității utilizatorilor;

jurnalul accesului la un document prin înregistrarea de către sistem a accesului și operațiilor efectuate pe fiecare document;

jurnalul utilizatorului;

securizarea documentelor;

autentificarea utilizatorilor se face pe bază de nume de utilizator și parolă;

schimbul de informații în rețea este securizat cu algoritmi SSL;

criteriile multiple de căutare permit căutarea documentelor după atributele definite de utilizator.

KeyDoc este produsul firmei Key Soft S.R.L și reprezintă o soluție completă pentru managementul documentelor și al fluxurilor fiind în același timp rapidă și ușor de folosit. Aplicația se bazează pe elementele fundamentale ale unei aplicații pentru gestiunea documentelor.

Soluția KeyDoc de mangementul documentelor permite:

adăugarea documentelor (Figura 2.8);

Figura 2.8 Adăugarea documentelor

Sursa: http://www.keysoft.ro/simple-document-management-solution/

număr nelimitat de directoare și documente;

detalii privind istoricul documentelor;

catalogarea sau organizarea documentelor;

regăsirea documentelor (Figura 2.9);

Figura 2.9 Regăsirea documentelor în aplicația KeyDoc

Sursa: http://www.keysoft.ro/simple-document-management-solution/

ușurința în utilizare.

versionarea (Figura 2.8);

Figura 2.10 Versiuni de documente în aplicația KeyDoc

Sursa: http://www.keysoft.ro/simple-document-management-solution/

întoarcerea la o versiune anterioară a documentului;

mecanismul check-in- check out (Figura 2.10);

Figura 2.11 Mecanismul check-in- check out

Sursa: http://www.keysoft.ro/simple-document-management-solution/

folosirea notițelor desktop;

folosirea unui sistem de drepturi per utilizator sau grup de utilizatori;

model personalizat de drepturi de acces;

organizarea documentelor se face la nivelul de directoare, subdirectoare, tipuri personalizabile de documente, descriere și cuvinte cheie;

Figura 2.12 Organizarea documentelor în aplicația KeyDoc

Sursa: http://www.keysoft.ro/simple-document-management-solution/

colaborare;

securitate;

Identificarea documentului la nivelul aplicației se face pe baza atributelor acestuia, respectiv:

tipul documentului: de intrare sau de ieșire;

data înregistrării;

codul documentului;

denumirea partenerului;

dată partener;

data înregistrării la partener;

starea documentului: în asteptare, în lucru sau finalizat;

scadența;

responsabilul documentului.

Funcționalitatea oferită de aplicație pentru localizarea fizică a documentului este disponibilă în interfața detaliu a documentului iar utilizatorul poate alege la înregistrare această locație pe unul dintre nivelele oferite de aplicație.

SIVADOC. reprezintă sistemul de gestiune a documentelor și fluxurilor de lucru, produs creat de firma Siveco Romania.

Caracteristicile produsului sunt:

asigură organizarea și controlul accesului la documentele din arhivă prin acordarea de drepturi de acces stricte:

-scanarea documentelor în format tipărit;

-documente generate în interiorul organizației;

-documente create pe baza șabloanelor standard de documente;

-documente importate din sisteme de poștă electronică;

-documente preluate din alte sisteme informatice;

modalitatea de organizare a documentelor organizației (Figura 2.13) este arborescentă, în sertare, dosare și documente;

Figura 2.13 Organizarea documentelor

Sursa: https://www.youtube.com/watch?v=pCraRdZbG8Q

mecanismele de arhivare oferite de sistemul Sivadoc funcționează în conformitate cu cerințele exprimate în reglementările în vigoare;

transpunerea documentelor din fondul arhivistic al organizației în format electronic;

documentele bazate pe formate standard sunt create foarte ușor prin utilizarea mecanismului de generare automată a documentelor;

căutarea simplă sau avansată în depozitul de documente este facilitată pentru orice utilizator;

sistemul Sivadoc oferă un mediu de colaborare unitar și controlat pentru toți angajații, asigurând standardizarea și optimizarea fluxurilor de procesare sau de aprobare desfășurate în cadrul organizației;

mecanismul de securitate a accesului este complex și robust (Figura2.14);

Figura2.14 Mecanismul de securitate

Sursa: https://www.youtube.com/watch?v=pCraRdZbG8Q

produsul Sivadoc a fost conceput pentru funcționa pe oricare dintre sistemele renumite de gestiune a bazelor de date și mediile Microsoft Windows sau Linux.

WINDREAM este soluția dezvoltată de firma Docentris, care oferă organizațiilor o nouă abordare în ce privește integrabilitatea cu sistemele de operare tip Windows, fiind la fel de ușor de folosit ca și Windows-ul.

Caracteristicile produsului:

Integrabilitate;

– Windream este singurul produs DMS (Document Management System) 100% integrat în Windows, nu necesită o interfață proprie. Windream extinde sistemul de fișiere Windows prin functionalități specifice DMS:

– Rulează pe motoare standard de baze de date: Microsoft SQL, ORACLE;

– Lucrează cu orice aplicație Windows;

– Gestionarea oricărui tip de fișier;

– Soluția de workflow este integrată în Exchange.

Usurință în utilizare și administrare;

– Nu necesită o interfață proprie;

– Mod de lucru intuitiv;

– Grad de acceptanță ridicat;

– Flexibilitate.

Securizare;

– Autentificarea utilizatorilor pe baza de nume și parolă;

– Accesul la foldere și documente pe baza drepturilor de acces.

Control asupra documentelor;

Siguranța păstrării documentelor;

Costuri scăzute pentru:

– Instruire utilizatori;

– Implementare;

– Intreținere;

– Dezvoltări ulterioare.

Scalabilitate.

Beneficii:

centralizare, structurare, gestionare documente;

control asupra documentelor;

siguranța păstrării;

securizare;

reducerea costurilor aferente:
– creării documentelor;
– copierii documentelor;

consumului de hârtie tiparită.

Blue Doc reprezintă sistemul de management al documentelor creat de firma Blue Project Software, unul dintre sistemele ce se regăsesc în analiza celor mai bune aplicații pentru managementul documentelor.

Caracteristicile produsului sunt:

stocarea și catalogarea documentelor;

posibilități rapide de căutare și regăsire (Figura 2.15);

Figura 2.15 Gestionarea documentelor