Implementarea Sistemului Informatic Peoplesoft Benefits Administration
Implementarea sistemului informatic
PeopleSoft Benefits Administration 9.2 la
The Travelers Companies
CUPRINS
CAPITOLUL I – Introducere
CAPITOLUL II – Rolul sistemelor informatice în desfășurarea activităților companiilor
2.1 Sistemul informatic
2.2 Obiectivele sistemelor informatice
2.2.1 Clasificarea obiectivelor dpdv al domeniilor de activitate asupra cărora se răsfrâng efectele economice
2.2.2 Clasificarea obiectivelor dpdval posibilităților de cuantificare a efectelor acestora
2.3 Clasificarea sistemelor informatice
2.3.1 În funcție de domeniul activităților la care se referă (domeniul de utilizare):
2.3.2 În funcție de nivelul ierarhic ocupat de sistemul economic în structura organizatorică a societății:
2.3.3 În funcție de rolurile majore pe care le îndeplinesc într-o organizație
2.4 Rolul sistemelor informatice în conducerea organizațiilor economice
2.5 Implementarea sistemelor informatice
CAPITOLUL III – Implementarea sistemului
3.1 The Travelers Company
3.2 PeopleSoft Benefits Administration
3.2.1 Perioada de alegere a beneficiilor
3.2.2 Mentenanța alegerilor
3.2.3 Elementele principale ale produsului Benefits Administration
3.3 Tehnologia PeopleSoft Internet Architecture
3.4 Implementarea PeopleSoft Benefits Administration 9.2
3.4.1 Programele de beneficii
3.4.2 Definirea reținerilor aferente beneficiilor
3.4.3 Definirea planurilor de beneficii
3.4.4 Configurarea ratelor aferente beneficiilor
3.4.5 Definirea regulilor de calcul a beneficiilor
3.4.6 Definirea regulilor de eligibilitate
3.4.7 Definirea regulilor de evenimente
3.4.8 Definirea perioadei de alegere a planurilor de beneficii
3.4.9 Definirea programului de beneficii
3.4.10 Procesul de alegere a beneficiilor
CAPITOLUL IV – Concluzii și recomandări
BIBLIOGRAFIE
CAPITOLUL I
Introducere
Un management unitar al beneficiilor oferite angajaților constituie o preocupare permanentă pentru orice departament de resurse umane al unei companii. În ziua de azi companiile mari, naționale sau multinaționale, folosesc sisteme software pentru un management eficient al beneficiilor. Un astfel de sistem nu este doar integrat cu sistemul de resurse umane și cel de salarizare al companiei, dar are si o interfață web care permite angajaților să își aleaga singuri, în functie de opțiunile disponibile, beneficiile de care doresc sa beneficieze.
Prezenta lucrare va analiza implementarea sistemului de management al beneficiilor produs de Oracle Corporation, PeopleSoft Benefits Administration, la compania americană The Travelers Companies. Acest sistem a fost proiectat inițial pentru companiile din US și Canada, dar în prezent el este folosit și pentru filialele din alte țari ale acestor companii. În viitor Oracle dorește dezvoltarea produsului astfel încât să poată fi folosit la nivel global.
PeopleSoft Benefits Administration este parte a suitei software PeopleSoft Human Capital Management (HCM). PeopleSoft HCM este o solutie globală pentru organizații de diverse dimensiuni și cu domenii de activitate diverse. În prezent, doar Oracle are o soluție globală, pe tehnologie web, care acopera fiecare aspect de management al resurselor umane – de la simpla introducere a angajaților până la servicii automate si integrate de management al talentelor angajaților.
Liniile de business sunt în permanență presate să realizeze mai mult cu resurse mai puține. PeopleSoft HCM se concentrează pe simplitate, productivitate și reducerea costului de achiziție. Prin definirea unor procese de business simple și clare angajații pot să completeze rapid tranzacțiile aferente diferitelor procese de management al resurselor umane, să acceseze informații din sistem fără a fi nevoiți să își intrerupă activitatea curentă, precum și, să completeze toți pașii necesari unui proces fără a avea nevoie de asistență. Managerii primesc notificări atunci cand diverse procese necesită atenția lor și pot răspunde astfel promt și eficient, contribuind astfel la creșterea productivității. Administratorii sistemului software au la dispoziție multiple opțiuni, metode și unelte pentru a putea dezvolta și configura procese de business care să aibă un impact pozitiv asupra performanțelor departamentului de resurse umane și în general al companiei.
Având opțiuni flexibile și funcționalități extinse atât din punct de vedere al aplicației cât și din punct de vedere al administrării, produsul permite dezvoltatoriilor să configureze procese de business cu impact pozitiv asupra performanțelor afacerilor.
Cu fiecare nouă versiune de program, Oracle implementează funcționalități noi sau le extinde pe cele existente pentru a permite astfel companiilor să aibă uneltele care să faciliteze o dezvoltare inteligentă a afacerilor, dar și o flexibilitate mărită în utilizarea si configurarea aplicației sau în integrare acesteia cu alte aplicații.
Cu o presiune a costurilor din ce în ce mai mare asupra organizațiilor, presiune datorată condițiilor actuale din economia globală, clienții verifică foarte atent toate investițiile de ordin administrativ. Pentru a face față acestei provocări, organizațiile sunt orientate in prezent să găsească soluțiile cele mai eficiente și flexibile pentru a putea administra creșterea, diversitatea și/sau dispersarea forței de munca. Suita de produse Oracle PeopleSoft HCM pune la dispoziție clienților un avantaj unic pentru a face față acestei provocări, si anume o îmbunătățire continuă a produselor pentru a oferi o soluție integrată, flexibilă și cuprinzătoare de management al resurselor umane.
Ultima versiune, Oracle PeopleSoft Human Capital Management 9.2 a apărut în anul 2012 și în prezent este la imaginea 7. Această versiune pune la dispoziție funcționalități inovatoare de self-service incluzând aplicații mobile si funcționalități extinse pentru toate produsele din suită, dar și o modalitate nouă de mentenanță care are ca obiectiv adoptarea funcționalităților noi mai usor și reducerea costurilor.
Principiile care au stat la baza actualei versiuni de program au fost simplitate și productivitate. Aceste principii permit utilizatorilor să utilizeze eficient aplicațiile și să rămână concentrați asupra activităților lor principale. Acest aspect împreuna cu partea de self-service a produselor reduce semnificativ nevoile angajaților pentru cursuri sau cererile de suport pentru aplicații.
CAPITOLUL II
Rolul sistemelor informatice în desfășurarea
activităților companiilor
2.1 Sistemul informatic
Putem defini un sistem informatic ca un sistem care permite introducerea de date prin procedee manuale sau prin culegere automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea lor și extragerea informației (rezultatelor) sub diverse forme.
Un sistem informatic este compus din următoarele grupe de elemente:
1) Baza tehnico-materială a sistemului;
2) Programele necesare SI;
3) Baza informațională;
4) Baza științifică și metodologică;
5) Resursele umane;
6) Cadrul organizatoric.
Baza tehnico – materială este reprezentată de hardware-ul sistemului informatic și este constituită din totalitatea echipamentelor pentru culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea și prelucrarea datelor.
Programele necesare sistemului informatic reprezintă software-ul sistemului informatic și cuprinde totalitatea programelor necesare pentru funcționarea acestuia, adică: sistemul de operare, programe de aplicații sau soft specializat pentru gestiunea datelor (SGBD).
Baza informațională se referă la datele supuse prelucrării, fluxurile informaționale, sistemele și nomenclatoarele de coduri.
Baza științifică și metodologică constă din modele matematice ale proceselor și fenomenelor economice, metode și tehnici de realizare a sistemelor informatice.
Resursele umane sunt formate din personalul de specialitate și din beneficiarii sistemului. Personalul de specialitate cuprinde analiștii, programatorii, ingineri de sistem, administratori de baze de date, etc). Pentru succesul realizării unui sistem informatic în echipa de realizare a sistemului informatic se cooptează și specialiști din partea unității beneficiare deoarece analiștii de sisteme informatice nu pot să cunoască specificul tuturor unităților beneficiare cu care ar putea veni în contact în decursul timpului. Specialiștii din partea unității beneficiare trebuie să știe foarte bine ce vor de la calculator, în contextul viitorului sistem informatic. Se crează astfel o echipă mixtă pentru realizarea sistemului informatic.
Cadrul organizatoric este specificat în regulamentul de organizare și funcționare (ROF) al unității în care funcționează sistemul informatic.
2.2 Obiectivele sistemelor informatice
Sistemele informatice sunt incluse în sistemele informaționale, iar acestea sunt destinate deservirii conducerii unității economice, deci putem aprecia că obiectivul principal al sistemului informatic coincide cu obiectivul general al activităților economice de bază.
Asigurarea selectivă și în timp util a tuturor nivelurilor de conducere cu informații necesare și reale pentru fundamentarea și elaborarea operativă a deciziilor cu privire la desfășurarea cât mai eficientă a întregii activități din unitatea economică reprezintă obiectivul principal urmărit prin introducerea unui sistem informatic.
Așadar sistemele informatice tind să acopere întreaga activitate dintr-o unitate economică. În scopul cunoașterii mai îndeaproape a activității, și desfășurării acesteia în cele mai bune condiții, pot fi definite și alte obiective secundare, care sunt numite „condiții” pentru realizarea obiectivului principal. În mod normal realizarea obiectivelor secundare trebuie să ducă la realizarea obiectivului principal., astfel că între obiectivul principal și obiectivele secundare trebuie să existe o compatibilitate.
2.2.1 Clasificarea obiectivelor dpdv al domeniilor de activitate asupra cărora se răsfrâng efectele economice
1) Obiective generale – sunt obiectivele ce afectează activitatea de bază din cadrul unității economice (aprovizionare, producere, desfacere).
Exemplu de obiectiv: Creșterea gradului de încărcare a capacității de producție. Se realizează prin implementarea unor modele matematice de planificare, programare, lansare și urmărire a producției.
Exemplu de obiectiv: Creșterea productivității muncii. Se realizează prin utilizarea rațională a forței de muncă (urmărirea operativă a activității de personal se realizează pe calculator).
2) Obiective specifice – sunt obiectivele ce afectează funcționarea sistemului informațional.
Exemple de obiective: Creșterea vitezei de răspuns la solicitările beneficiarilor. Creșterea exactității și preciziei în procesul de prelucrare a datelor și informare a conducerii. Asigurarea completitudinii informațiilor necesare conducerii. Asigurarea oportunității informațiilor necesare conducerii. Simplificarea și raționalizarea fluxurilor informaționale.
Efectele economice ale realizării obiectivelor referitoare la funcționarea sistemului informațional sunt greu de cuantificat, însă pot fi estimate. În final ele vor influența pozitiv desfășurarea activității de bază. În concluzie, putem aprecia că efectele economice ale implementării informatice sunt directe și indirecte.
2.2.2 Clasificarea obiectivelor dpdv al posibilităților de cuantificare a efectelor acestora
1) Obiective cuantificabile (de ordin cantitativ) : scăderea cheltuielilor de transport, creșterea volumului producției, scăderea consumurilor specifice de materii prime și materiale
2) Obiective necuantificabile (de ordin calitativ) : creșterea prestigiului unității economice – se realizează de ex prin creșterea calității producției (sau serviciilor), scăderea refuzurilor la beneficiar (numărului de reclamații).
2.3 Clasificarea sistemelor informatice
2.3.1 În funcție de domeniul activităților la care se referă (domeniul de utilizare):
1) sisteme informatice pentru conducerea activităților economico-sociale. Specificul acestor sisteme constă înExemplu de obiectiv: Creșterea productivității muncii. Se realizează prin utilizarea rațională a forței de muncă (urmărirea operativă a activității de personal se realizează pe calculator).
2) Obiective specifice – sunt obiectivele ce afectează funcționarea sistemului informațional.
Exemple de obiective: Creșterea vitezei de răspuns la solicitările beneficiarilor. Creșterea exactității și preciziei în procesul de prelucrare a datelor și informare a conducerii. Asigurarea completitudinii informațiilor necesare conducerii. Asigurarea oportunității informațiilor necesare conducerii. Simplificarea și raționalizarea fluxurilor informaționale.
Efectele economice ale realizării obiectivelor referitoare la funcționarea sistemului informațional sunt greu de cuantificat, însă pot fi estimate. În final ele vor influența pozitiv desfășurarea activității de bază. În concluzie, putem aprecia că efectele economice ale implementării informatice sunt directe și indirecte.
2.2.2 Clasificarea obiectivelor dpdv al posibilităților de cuantificare a efectelor acestora
1) Obiective cuantificabile (de ordin cantitativ) : scăderea cheltuielilor de transport, creșterea volumului producției, scăderea consumurilor specifice de materii prime și materiale
2) Obiective necuantificabile (de ordin calitativ) : creșterea prestigiului unității economice – se realizează de ex prin creșterea calității producției (sau serviciilor), scăderea refuzurilor la beneficiar (numărului de reclamații).
2.3 Clasificarea sistemelor informatice
2.3.1 În funcție de domeniul activităților la care se referă (domeniul de utilizare):
1) sisteme informatice pentru conducerea activităților economico-sociale. Specificul acestor sisteme constă în faptul că datele de intrare sunt furnizate, de regulă, prin documente introduse manual de un operator. Datele de ieșire sunt furnizate de sistem și se prezintă sub formă de documente (liste, grafice, rapoarte etc).
2) sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice. Datele de intrare sunt transmise de anumite dispozitive în mod automat și caracterizează diverși parametri ai procesului tehnologic: presiune, temperatură, umiditate, compoziție. Datele de ieșire se transmit sub formă de semnale unor organe de execuție. Acestea modifică automat parametrii procesului tehnologic. Astfel se realizează controlul automat al procesului tehnologic. Exemple de astfel de sisteme: dirijarea și controlul laminoarelor de oțel, procesul tehnologic privind fabricarea cimentului, fabricarea hârtiei, procese din petrochimie etc.
Apar diferențe între obiectivele celor două categorii de sisteme (A și B). Cele pentru conducerea proceselor tehnologice au ca obiective îmbunătățirea randamentului agregatelor, urmărirea siguranței în funcționare, creșterea indicatorilor de calitate a produselor, îmbunătățirea altor indicatori tehnico- economici.
3) sisteme informatice pentru activitatea de cercetare și proiectare – își propun să asigure automatizarea calculelor științifice, proiectarea asistată de calculator și alte facilități necesare specialiștilor din domeniile respective.
4) sisteme informatice pentru conducerea unor activități speciale – destinate unor domenii specifice de activitate: medicină, domeniul juridic, informare și documentare, etc.
2.3.2 În funcție de nivelul ierarhic ocupat de sistemul economic în structura organizatorică a societății:
1) sisteme informatice pentru conducerea activității la nivelul unității economice – pot fi descompuse în subsisteme informatice asociate funcțiunilor unităților economice. Astfel există isteme informatice pentru: producție, financiar-contabil, comercial, pentru resurse umane etc.
2) sisteme informatice pentru conducerea activității la nivelul organizațiilor cu structură de grup – ieșirile acestor sisteme informatice fiind preluate de sistemul informatic al organului de conducere al întregii organizații. Exemple de astfel de sisteme sunt: sistemele informatice la nivelul regiilor autonome sau sisteme informatice la nivelul unui departament.
3) sisteme informatice teritoriale – la nivelul unităților administrativ-teritoriale. Aceste sisteme servesc la fundamentarea deciziilor adoptate de către organele locale de conducere (de exemplu: consiliile orășenești sau consiliile județene).
4) sisteme informatice pentru conducerea ramurilor, subramurilor și activităților la nivelul economiei naționale – sunt elaborate și administrate de departamentele, organele sau ministerele care au prin lege sarcina de a coordona metodologic grupele respective de activități.
5) sisteme informatice funcționale generale – intersectează toate ramurile și activitățile ce au loc în spațiul economiei naționale: sistemul financiar, sistemul bancar, sistemul statistic.
2.3.3 În funcție de rolurile majore pe care le îndeplinesc într-o organizație
Sistemele informatice îndeplinesc roluri de suport operațional, managerial și strategic în afaceri și organizații, putând fi grupate în sisteme informatice pentru funcțiunile întreprinderii, sisteme informatice operaționale și sisteme informatice manageriale .
Figura 2.1 Împărțirea sistemelor informatice în funcție de rolul în cadrul organizației
1) Sisteme informatice pentru funcțiunile întreprinderii
Pentru un manager este important să înțeleagă faptul că SI sprijină direct funcțiile operaționale și manageriale ale organizației în contabilitate, finanțe, resurse umane, marketing și management operațional.
De exemplu, managerii din marketing au nevoie de informații despre volumul și tendințele vânzărilor, furnizate de SI de marketing (Aplicații: Managementul vânzărilor, Cercetări de piață și previziuni, Promovare și publicitate, Automatizarea activității de desfacere, Marketing interactiv, Managementul Relațiilor cu clienții – Costumer Relationship Management = CRM- , Managementul producției).
Directorii economici au nevoie de informații referitoare la costuri financiare și beneficii, furnizate de sistemele de informații financiare (aplicații pentru: întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli, planificare financiară, cash flow, managementul investițiilor).
Managerii responsabili cu producția au nevoie de informații prin care să analizeze necesitățile de resurse și productivitatea muncii, furnizate de sistemele informatice de fabricație.
Managerii responsabili cu personalul necesită informații referitoare la drepturile salariale ale angajaților și dezvoltarea profesională, furnizate de sistemele informatice de resurselor umane (aplicații pentru: Evidența personalului, Salarizare, Perfecționarea calificării personalului).
În concluzie, sistemele informatice pentru funcțiunile întreprinderii furnizează managerilor o varietate de informații pentru fundamentarea deciziilor în ariile funcționale ale afacerilor.
2) Sistemele informatice operaționale
Sistemele informatice operaționale prelucrează date generate și utilizate în operații de afaceri. Există mai multe categorii de astfel de sisteme, în funcție de rolul pe care îl au, și anume: sisteme de control al proceselor (furnizează deciziile operaționale care controlează procesele fizice); sisteme de procesare a tranzacțiilor (înregistrează și prelucrează date rezultate din tranzacții și produc o varietate de documente și rapoarte); sisteme automatizate de servicii (cele care sprijină comunicațiile).
Sistemele informatice au fost întotdeauna necesare pentru procesarea datelor generate și utilizate în operațiile de afaceri. Sistemele informatice operaționale produc o varietate de informații, dar ele (informațiile) nu pun în evidență care produse informaționale sunt cele mai potrivite pentru manageri. Astfel că, pentru fundamentarea deciziilor manageriale, este necesară o procesare ulterioară prin intermediul sistemelor informatice.
Exemplul din figura 2.2 ilustrează componentele și activitățile unui sistem de procesare a tranzacțiilor de vânzări, care achiziționează date de tranzacționare a vânzărilor, actualizează bazele de date și răspunde la interogările utilizatorului.
Figura 2.2 Sistem de procesare a tranzacțiilor
2.1) Sisteme de procesare a tranzacțiilor
Sistemele informatice operaționale includ majoritatea sistemelor de procesare a tranzacțiilor, care au evoluat de la sisteme informatice manuale la sisteme mecanice de prelucrare a datelor la sistemele de prelucrare electronică a datelor. Astfel de sisteme înregistrează și procesează date rezultate din tranzacții cum ar fi cumpărări, vânzări și/sau modificări de inventar. Sistemele de procesare a tranzacțiilor pot procesa date create prin modificări ale articolelor dintr-un fișier al bazei de date (de exemplu schimbările de nume și adresă ale unui client), generând o varietate de produse de tip informațional pentru uzul intern sau extern (de exemplu facturi pentru client, cecuri de plată, chitanțe de vânzări, comenzi de achiziții, plăți de dividende, plăți de taxe și facturi financiare) și punând în evidență bazele de date utilizate de o organizație pentru procesarea ulterioară, prin intermediul sistemelor informaționale manageriale.
2.2) Sisteme de control al proceselor
Sistemele informatice operaționale generează informații pentru fundamentarea deciziilor de rutină, care controlează procesele operaționale programate. Când un sistem informatic este confruntat cu o mulțime de evenimente regulile decizionale sunt cele care subliniază acțiunile care trebuie întreprinse. Sistemele de control al proceselor sunt cele în care deciziile de ajustare a procesului de producție sunt realizate automat de calculatoare. Rafinăriile de petrol și liniile de asamblare ale întreprinderilor automatizate folosesc astfel de sisteme. Aceste sisteme monitorizează un proces fizic, achiziționează și prelucrează date detectate de senzori și realizează ajustări ale procesului în timp real.
2.3) Sisteme automatizate de servicii
Unul din rolurile principale ale sistemelor informatice operaționale este renunțarea pe cât posibil la metodele tradiționale de birotică și la comunicațiile bazate pe suportul de hârtie. Sistemele automatizate de servicii achiziționează, prelucrează, stochează și transmit date și informații într-o formă specifică comunicațiilor electronice. Exemplele de aplicații tipice de birotică includ procesoare de text, poștă electronică, activitate de publicare, teleconferințe și procesarea documentelor tip imagine.
3) Sistemele informatice manageriale
Sistemele informatice manageriale furnizează informații pentru a sprijini managerii în activitatea de adoptare a deciziilor. Cele mai importante sisteme manageriale au drept obiective:
raportări pre-definite și planificate pentru manageri – există astfel sistemele de raportare a informațiilor;
suport interactiv și ad-hoc pentru luarea deciziilor de către manageri – există astfel sistemele suport pentru decizii;
informații importante pentru managementul la vârf – acestea sunt furnizate de sistemele informatice executive, sisteme special construite pentru top-management companiilor.
Sistemele informatice manageriale sunt concepute în scoipul furnizării de informații precise, oportune și relevante, necesare adoptării deciziilor efective.
Importanța sistemelor informatice manageriale constă în faptul că acestea scot în evidență orientarea managerială a procesării informației în afaceri. Principalul scop al sistemelor informatice bazate pe tehnologia informației și comunicațiilor este de suport pentru managementul luării deciziilor și nu doar de o simplă procesare a datelor generate de sistemul operațional.
Figura de mai jos ilustrează relațiile dintre sistemele informatice manageriale și sistemele informatice operaționale în raport cu funcțiunile întreprinderii. Sistemele informatice manageriale sprijină necesitățile de luare a deciziilor ale managementului strategic, tactic și operațional. Sistemele informatice operaționale sprijină cerințele de procesare a informațiilor implicate de o anumită activitate.
Figura 2.3 Raportul managerial-operațional la nivelul sistemelor informaționale
Atât furnizarea informațiilor cât și sprijinirea adoptării deciziilor manageriale, la toate nivelurile managementului, sunt probleme complexe. Din acest motiv sunt necesare mai multe tipuri de sisteme informatice pentru sprijinirea responsabilităților managerilor, dintre care trei prezintă o mai mare importanță:
sisteme de raportare a alternativelor decizionale,
sisteme suport pentru decizii
sisteme informatice executive.
Figura de mai jos prezintă câteva dintre resursele necesare și informațiile produse de mai multe tipuri de sisteme informatice manageriale. Observăm astfel care este traseul necesar pentru furnizarea unui raport informațional, a unei expertize pentru utilizatorii manageriali, a unui suport decizional sau a unei informații strategice.
Figura 2.4 Sistem informatic managerial
3.1) Sisteme de raportare a informațiilor
Prin accesarea bazelor de date cu informații despre operații interne procesate anterior de sistemele de procesare a tranzacțiilor, sistemele de raportare furnizează managerilor informații care sprijină în mare măsură necesitățile de luare a deciziilor,. Datele despre cadrul de afaceri se obțin din surse externe. Informațiile accesibile managerilor includ rapoartele furnizate la cerere, rapoartele generate periodic sau cele generate în condiții excepționale. De exemplu, managerii de vânzări pot accesa rapoarte generate instantaneu ca răspuns la solicitarea de a analiza vânzarea unui anumit produs. Tot pentru vânzări, pentru a evalua rezultatele vânzărilor de produse, a agenților și a zonelor de vânzare, se urmaresc rapoarte săptămânale de analiză a vânzărilor. Pot exista și rapoarte automate ca să se genereze, de exemplu, de câte ori un agent de vânzări nu obține rezultatele de vânzări scontate pe parcursul unei perioade specificate.
3.2) Sisteme suport pentru decizii
Sistemele suport pentru decizii reprezintă o evoluție naturală de la sistemele de raportare a informației la sisteme de procesare a tranzacțiilor. Aceste sisteme sunt interactive și utilizează modele decizionale și baze de date specializate pentru asistarea managerilor în procesele de adoptare a deciziilor. Astfel, ele diferă de sistemele de raportare a informațiilor care se focalizează pe furnizarea unor rapoarte pre-specificate pentru manageri, rapoarte care îi ajută pentru luarea unor decizii complexe. De asemenea, ele sunt diferite de sistemele de procesare a tranzacțiilor, care își concentrează atenția pe procesarea datelor generate de tranzacții și afaceri. Așadar, sistemele suport pentru decizii furnizează managerilor informații într-o sesiune interactivă sau într-o modalitate ad-hoc (în funcție de necesitate). Un astfel de sistem furnizează sisteme de regăsire a datelor, modelări analitice și capacități de prezentare a informației, care permit managerilor să genereze informațiile necesare pentru a adopta decizii într-un proces interactiv computerizat. De exemplu, dacă un manager dorește răspunsuri interactive la cereri ad-hoc pentru vânzări sau previziuni ale profitului formulate în cadrul unor modele analitice aplicațiile de calcul tabelar permit acest lucru. Răspunsurile sunt diferite de cele pre-specificate ale sistemelor de raportare a informațiilor. Când este utilizat un sistem suport pentru decizii, managerii cercetează alternativele posibile și primesc astfel informații experimentale bazate pe un set de prezumții alternative. Astfel, decidenții nu trebuie să specifice a priori cerințele informaționale, sistemul asistându-i interactiv să găsească informațiile de care au nevoie.
3.3) Sisteme informatice executive
Ssistemele informatice executive sunt sisteme informatice manageriale edificate pe necesitățile informaționale ale managementului strategic. Managerii își procură informațiile necesare din mai multe surse, cum ar fi din întâlniri, din note, reviste, scrisori și rapoarte realizate manual sau prin intermediul sistemelor computerizate, convorbiri telefonice și activități sociale. A oferi decidenților care asigură managementul strategic al organizației accesul rapid și facil la informațiile despre factorii critici pentru îndeplinirea obiectivelor strategice reprezintă scopul principal al sistemelor informatice executive. Astfel de sisteme presupun utilizarea reprezentărilor grafice și accesul rapid la conținutul bazelor de date pentru furnizarea informațiilor despre starea curentă și tendințele proiectate ale componentelor strategice din organizație.
2.4 Rolul sistemelor informatice în conducerea organizațiilor economice
Remarcăm faptul că, în prezent, în condițiile create de Internet, sistemul informatic se detașează de întreprindere și chiar iese din cadrul ei făcând legătura directă cu băncile, cu furnizorii și oferă conducerii date despre mișcările pe care le execută concurența. Conducerea întreprinderii moderne nu se mai mulțumește cu o informare operativă ci dorește prognoze, dorește să prevadă viitoarele mișcări ale concurenței și viitoarea evoluție a pieței ținând cont de ceea ce se întâmplă în prezent.
Figura de pe pagina următoare reprezintă concepția lui Dumitru Oprea despre rolul sistemelor informaționale în conducerea organizațiilor economice.
.
Figura 2.5 Rolul sistemelor informaționale în conducerea organizațiilor economice
Obținerea unei bune eficiențe economice de către o companie este condiționată de existența unei conduceri științifice bazată pe o bună cunoaștere a legilor economice, cunoașterea operativă și exactă a cererii și ofertei pe piața internă și externă, a modului de utilizare a resurselor de care dispune, a dinamicii prețurilor mărfurilor, precum și a tendințelor tehnologice din domeniul sau domeniile unde este prezentă compania.
Dintre multiplele argumentele aduse în favoarea conducerii organizațiilor economice utilizându-se sistemele informatice enumerez următoarele:
sistemul informatic oferă posibilitatea simulării proceselor și fenomenelor economice atât la nivel microeconomic, cât și la nivel macroeconomic. Pot fi elaborate și implementate modele matematice privind prognoza dezvoltării unei economii, se pot elabora mai multe variante de plan și apoi se poate alege varianta optimă.
la nivel microeconomic, cu ajutorul sistemelor informatice se corelează în cadrul companiei resursele disponibile cu obiectivele propuse. Exemplu: gestiunea stocurilor, urmărirea producției, planificarea reviziilor și reparațiilor capitale.
prin intermediul sistemului informatic se oferă posibilitatea implementării principiului selecției și informării prin excepție. Astfel se asigură degrevarea factorilor de decizie de o serie de date, care, de obicei sunt exagerat de multe și nu pot fi utilizate în mod corespunzător. Exemplu: La aprovizionare avem un nomenclator de materii prime și materiale cu 50.000 poziții – un sistem informatic ar scoate ușor în evidență numai produsele care se abat de la starea normală cum ar fi stocurile aflate în afara limitelor de de minim sau de maxim. Acest lucru este util pentru a se evita rupturile de stoc sau imobilizările de mijloace circulante (stocurile supranormative).
sistemele informatice asigură implementarea unei multitudini de modele matematice și ca urmare a acestui aspect va imprima o sporire a eficienței economice la nivelul unității de referință. Exemplu: Se pot implementa modele privind prospectarea pieței externe, calculul eficienței economice pe fiecare tranzacție comercială, alegerea ofertei optime sau corelarea sarcinii de export cu producția pentru intern.
prin implementarea sistemelor informatice se înlătură anacronismul referitor la utilizarea forței de muncă. Exemplu: aproximativ 75% din timpul de lucru al funcționarilor este folosit pentru activități de rutină (constatare, consemnare și centralizare de date legate de procesele sau fenomenele economice) și astfel rămâne prea puțin timp pentru restul de activități, cum ar fi analiză, control, previziune și comandă (decizie). Datorită utilizării sistemelor informatice factorii de decizie vor dispune de mai mult timp pentru analiza datelor și luarea deciziilor corespunzătoare.
La nivel micro și macroeconomic proiectarea sistemelor informatice au în vedere utilizarea bazelor de date și a modelelor matematice, obținând astfel situații finale cu caracter de semnalare preventivă a abaterilor față de starea normală. Această concepție schimbă întregul sistem informațional, transformându-l dintr-un instrument de constatare, consemnare și analiză a unor fenomene și procese economice deja petrecute, într-un instrument de previziune, comandă și control al acestora.
2.5 Implementarea sistemelor informatice
Alegerea strategiei de implementare a sistemului informatic reprezintă o problemă foarte importantă, de această alegere depinzând în mare măsură succesul implementării. Trebuie avut în vedere că actul implementării, dacă nu este corect realizat sau pus în practică, poate compromite implementarea sistemului informatic în compania respectivă.
Următoarele criterii sunt luate în considerare la stabilirea strategiei de implementare a unui nou sistem:
nivelul de pregătire profesională pe care îl au utilizatorii sistemului informatic;
nivelul de pregătire materială și psihologică pe care o are beneficiarul;
natura și complexitatea noului sistem informatic;
nivelul de originalitate al noului sistem informatic (sistem în întregime nou și diferit față de vechiul sistem sau sistem utilizând elemente predefinite ce se adaptează la un sistem informatic existent);
nivelul de participare în trecut al beneficiarului la realizarea sistemului informatic de-a lungul diferitelor faze;
volumul de date precum și diversitatea surselor de unde provin acestea;
nivelul de satisfacere al cerințelor utiulizatorilor de către vechiul și de către noul sistem.
Alegerea tacticii de implementare depinde și de numărul de specialiști pe care beneficiarul îi pune la dispoziție pentru realizarea implementarii sistemului informatic, de nivelul de pregătire a beneficiarului pentru etapa de implementare precum și de volumul de date disponibil pentru import la momentul implementării sistemului.
Referitor la datele care se importă atunci când se face implementarea sistemului informatic, acestea pot fi:
date din perioada precedentă;
date curente.
Implementarea sistemului cu date din perioada precedentă (an, semestru, lună) este recomandabil a se realiza atunci când implementarea coincide cu o perioadă de vârf de activitate în sectoarele funcționale ale companiei.
În această perioadă este de dorit utilizarea unor date care nu sunt antrenate în prelucrările curente și nu deranjează procesul de înregistrare, prelucrarea și transmiterea datelor folosite de vechiul sistem.
După ce se face compararea și verificarea rezultatelor obținute este necesară și trecerea la utilizarea datelor curente, verificând astfel concordanța dintre ritmul de producere al datelor primare, pe de o parte, și posibilitățile de culegere ale sistemului proiectat, pe de altă parte.
În general, pentru alegerea corectă a strategiei de implementare a sistemelor informatice există cateva jaloane care au caracter orientativ, astfel:
Implementarea directă se recomandă a fi aplicată, de obiecei, în cazul sistemelor informatice mai puțin complexe, cu un nivel de originalitate redus. Cu cât diferența dintre vechiul sistem și noul sistem este mai mică, cu atât mai ușor sunt asimilate componentele sistemului proiectat. În astfel de situații se recomandă implementarea sistemului cu date curente, date care sa reflecte starea reală, actuală, a sistemului informatic. Această strategie este indicată de obicei pentru aplicații ce nu necesită termene stricte de predare a lucrărilor (de exemplu: recensământul populației) și este total contraindicată pentru aplicații cum ar fi aplicațiile bancare sau cele de calculul salariilor.
Implementarea în paralel se recomandă a fi aplicată pentru sisteme complexe cu nivel sporit de originalitate, aplicații care au termene severe de predare a lucrărilor. Pe timpul lucrului în paralel, această strategie permite, dacă este cazul, revizuirea unor părți din sistem și înlăturarea astfel a erorilor intervenite pe parcursul realizării sistemului. Astfel desfășurarea activității companiei nu va fi compromisă și vor putea fi evitate situațiile critice, datorate noului sistem implementat.
În cazul implementării produselor software PeopleSoft Human Capital Management 9.2 la The Travelers Company, Oracle a deplasat la sediul central al clientului o echipă formată din 7 specialiști PeopleSoft. Echipa a beneficiat de ajutor din partea organizației de suport Oracle Global Customer Support pentru fiecare din modulele implementate. Pentru implementarea sistemului PeopleSoft Benefits Administration a fost aleasă implementarea în paralel cuprinzând următorii pași: analiză, configurare, migrare, integrare și învățare. Toți acești pași vor fi detaliați în capitolul următor.
CAPITOLUL III
Implementarea sistemului
3.1 The Travelers Company
The Travelers Company este o companie americană de asigurări. Ca dimensiune, este a doua companie de asigurări de bunuri pentru persoane juridice din Statele Unite ale Americii și a treia companie de asigurări de bunuri pentru persoanele fizice din Statele Unite ale Americii. Sediul central al companiei este în New York, dar firma are sedii importante și în St. Paul, din statul Minnesota și în Hartford, în statul Connecticut.
Compania a fost înființată în anul 1864 în orașul Hartford din statul Connecticut. Inițial compania oferea asigurări de călătorie pentru persoanele care călătoreau cu trenul, de aici venind și numele companiei.
În prezent, compania are puncte de lucru în fiecare stat din Statele Unite, precum și în Anglia, Irlanda, Sinagapore, China, Canada și Brazilia.
Poziția companiei pe piață s-a consolidat în timp și se datorează mai multor factori dintre care enumerăm:
preț competitiv
condiții și termene contractuale corecte
produse și servicii diverse
soluționarea reclamațiilor în timp util
prezență locală
putere financiară
rating bun din partea agențiilor de rating
angajați calificați și experimentați
Următoare figură reprezintă distribuția geografică a polițelor de asigurare încheiate de compania The Travelers Company.
Figura 3.1 Distribuția geografică a polițelor de asigurare
Datorită distribuției geografice foarte întinse serviciile oferite de companie sunt expuse la anumite riscuri, cum ar fi de exemplu catasfrofele naturale. Compania folosește metode variate de analiză, inclusiv modele informatice de analiză pentru a monitoriza riscurile la care se expune.
Asigurările de bunuri și servicii adresate persoanelor juridice acoperă următoarele segmente de piață:
afacerile mici – sunt asigurate bunuri fizice, sau drepturile de proprietate comercială, autoturismele și angajații;
afacerile medii – sunt asigurate bunuri fizice, sau drepturile de proprietate comercială, autoturismele și angajații;
afacerile mari – sunt asigurate bunuri fizice, sau drepturile de proprietate comercială, autoturismele și angajații;
servicii adresate special unor anumite industrii. Compania oferă servicii speciale care asigură anumite bunuri specifice sau anumite riscuri pentru companiile din industriile: construcții, comunicații, servicii publice, petrolieră și agricultură.
Figura 3.2 Împărțirea politelor de asigurare pe segmente de piață pentru persoanele juridice
Compania a emis polițe de asigurare pentru persoanele juridice de 12,233 miliarde de dolari în anul 2013, împărțirea lor pe segmente de piață fiind evidențiată in figura de mai sus.
Cu toate că piața asigurărilor în Staele Unite a scăzut în ultimii ani, compania se bucură de o încredere din ce în ce mai mare și astfel cifra de afaceri a companiei a crescut constant în ultimii ani.
Figura 3.3 Evoluția cifrei de afaceri a companiei The Travelers Company
În interiorul Statelor Unite, polițele de asigurare purtând sigla The Travelers Company sunt emise de aproximativ 10 500 de agenții de asigurare independente sau brokeri de asigurare. În decembrie 2013 compania avea aproximativ 30 800 de angajați proprii. Investițiile din zona IT ale companiei a făcut posibilă gestionarea cu success a tuturor tranzacțiilor. Compania folosește aplicații web prin care agenții de asigurare sau brokeri se pot conecta și incheia polițe de asigurare în timp real.
Administrarea beneficiilor oferite celor 30 800 de angajați, înainte de implementarea PeopleSoft Benefits Administration 9.2, se făcea cu PeopleSoft Base Benefits 9.0. Trecerea la PeopleSoft Benefits Administration 9.2 a fost un pas foarte important pentru companie, beneficiile majore în urma acestei implementări fiind pe lângă automatizarea procesului de administrare a beneficiilor și o mult mai mare transparență a procesului de alegere și mentenanță al beneficiilor.
3.2 PeopleSoft Benefits Administration
Produsul software PeopleSoft Benefits Administration este parte integrantă a suitei software PeopleSoft HCM. Ultima versiune a produsului PeoplSoft Benefits este 9.2, iar urmatoarea figură ne prezintă modul în care produsul se integrează cu restul de produse din pachet.
Figura 3.4 PeopleSoft Benefits Administration – Integrare cu produse software PeopleSoft
Benefits Administration vine ca o automatizare a produsului software Base Benefits. Atunci când este folosit produsul Base Benefits pentru managementul beneficiilor acordate anjagaților din cadrul suitei software PeopleSoft HCM, compania poate decide la un moment dat automatizarea procesului și astfel implementează Benefits Administration. Prin implementarea acestui produs compania poate să:
Automatizeze verificarea eligibilității anagajaților și să răspunda astfel la diversele evenimente legate de resursele umane care pot afecta planurile de beneficii la care angajații au access
Administreze simultan mai mulți ani in funcție de regulile de participare definite
Calculeze costurile cu beneficiile independent de un software de salarizare
Stabileasca bazele pentru implementarea participării la planurile de beneficii printr-un sistem de self-service, folosind PeopleSoft eBenefits.
Monitorizeze si vizualizeze cererile de plăți si datele aferente lor.
Procesele cheie ale produsului PeopleSoft Benefit Administration sunt:
Perioada de alegere a beneficiilor
Mentenanța alegerilor
Atât perioada de alegere a beneficiilor, cât si perioada de mentenanță au același set de proceduri și anume:
Determinarea participanților eligibili
Calculul costurilor aferente beneficiilor pentru care sunt eligibili
Crearea și livrarea formularelor de participare la procesul de alegere a beneficiilor
Introducerea beneficiilor pe baza alegerilor participanților
Validarea alegerilor angajaților
Păstrarea alegerilor în baza de date
Crearea și livrarea formularelor cu alegerile validate
3.2.1 Perioada de alegere a beneficiilor
Perioada de alegere a beneficiilor este perioada în care angajații își pot schimba planurile de beneficii. Aceasta perioada se poate defini atât ca interval cât și ca durată diferit de la companie la companie. De obicei, companiile prefera sa definească acesta perioada ca fiind prima luna a fiecarui an.
Acest proces începe prindeterminarea programului de beneficii sub care fiecare participant se încadrează și continua prin identificarea opțiunilor specifice fiecarui participant în parte, incluzând aici prețurile asociate fiecarui beneficiu. Tot aici sunt identificate și propuse beneficiile implicite, situație în care se află de obicei angajații noi care nu benficiază în prezent de nici un beneficiu dar care sunt eligibili pentru a face parte dintr-un program de beneficii.
Alegerile angajaților sunt încărcate în baza de date după o validare prealabilă. Următoarea diagramă descrie procesul de alegere a beneficiilor.
Figura 3.5 Diagrama periodei de alegere a beneficiilor
După cum se poate observa din diagramă, dacă apar probleme sau sunt erori, alegerile participanților pot fi trimise înapoi pentru a fi revizuite până când procesul poate fi validat cu succes.
3.2.2 Mentenanța alegerilor
Acest proces se folosește în timpul anul atunci când apar schimbări legate de angajați, cum ar fi de exemplu o avansare, o mutare în alt sediu sau un nou membru în familia angajatului sau atunci când exista angajați noi.
Procesul se poate rula zilnic, de 2 ori pe săptămână sau de 3 ori pe lună – oricând este necesar a se înregistra schimbări în eligibilitatea angajaților, a se procesa angajări noi sau a se actualiza deducerile aferente beneficiilor.
Procesul de mentenanță identifică evenimentele care au apărut de când a fost rulat ultima dată, evenimente care pot schimba eligibilitatea beneficiilor. Aceste evenimente includ și:
Schimbări în familie, cum ar fi un divorț
Schimbari legate de slujbă, cum ar fi modificări ale salariului
Evenimente trecute, cum ar fi atingerea vârstei de pensionare
Angajarea sau demisia angajaților
După ce sunt identificați angajații care sunt asociați un evenimentele enumerate mai sus, se determină dacă aceștia sunt încă eligibili pentru beneficiile curente și/sau dacă există și alte beneficii pentru care sunt eligibili. De asemenea, procesul calculeaza și afișează și prețurile aferente beneficiilor propuse.
Din acest punct, procesul de mentenanță a beneficiilor urmează aceiași pași ca si procesul inițial de alegere a beneficiilor.
3.2.3 Elementele principale ale produsului Benefits Administration
Pentru a putea înțelege modul prin care produsul PeopleSoft Benefits Administration gestionează beneficiile oferite de companii angajaților este necesar mai întâi să înțelegem următoarele elemente caracteristice: program de beneficii, plan de beneficii, perioada de alegere a beneficiilor și mentenanța beneficiilor.
Programul de beneficii reprezintă o colecție de planuri de beneficii pe care o companie le oferă angajaților. De obicei, companiile aleg să ofere un program de beneficii pentru angajații cu jumătate de normă, un alt program de beneficii pentru angajații cu normă întregă și un program diferit de beneficii pentru persoanele cu funcții de conducere.
Planurile de beneficii sunt grupate pe mai multe tipuri. Există predefinite urmatoarele tipuri de planuri: simple, de sănătate, de asigurări de viață, de accidente, de economii, de pensii si de vacanță. Fiecare companie poate să folosesca unul sau mai multe tipuri de planurile de beneficii deja predefinite sau poate defini noi tipuri de planuri de beneficii. Pentru fiecare tip de plan pot exista disponibile una sau mai multe opțiuni.
De exemplu, se pot seta trei opțiuni de planuri de beneficii pentru un tip de plan de asigurări de viață: primul care să acopere o dată salariul, al doilea care să acopere de două ori salariul și al treilea care să acopere de trei ori salariul.
Mentenanța alegerilor este procesul prin care sunt înscriși într-un program de beneficii și își aleg planurile de beneficii angajații noi, iar angajații existenți aduc schimbări în alegerile făcute in trecut. Aceste schimbări pot avea loc dacă au intevenit schimbări care să afecteze eligibilitatea lor, schimbări cum ar fi: căsătoria, nașterea unui copil, demisia, etc.
Perioada de alegere a beneficiilor este procesul utilizat pentru a înscrie sau reînscrie în programe de beneficii și planuri de beneficii angajații existenți. De obicei această perioada dureaza aproximativ 1 lună și este în luna ianuarie a fiecărui an.
Companiile au posibilitatea să definească regulile după care se determină daca un angajat este sau nu eligibil pentru un anumit program de beneficii sau pentru un anumit plan. De asemenea, există posibilitatea de a defini modul cum sunt procesate anumite evenimente care pot sau nu să afecteze eligibilitatea pentru unul sau mai multe planuri de beneficii.
Pentru fiecare tip de beneficii se seteaza modul de calcul al ratelor aferente. Ratele pot fi fixe, variabile in funcție de vârstă, procent din salariu sau de alte tipuri, în funcție de cerințele fiecarei companii.
Pentru programele de beneficii, regulile de eligibilitate permit procesului de alegere a beneficiilor să determine dacă menține, înscrie sau termină beneficiile oferite angajaților. Cu ajutorul procesului de mentenanță, angajații existenți vor putea să schimbe planurile de beneficii ca urmare a unui eveniment cum ar fi: căsătoria sau divorțul, transferul în altă locație sau trecerea de la un program cu timp de lucru parțial la un prgram cu timp de lucru normal.
PeopleSoft Benefits Administration permite utilizatorilor sa configureze și să ruleze automat procese cum ar fi perioada de alegere a beneficiilor sau mentenanța alegerilor. Să definească reguli pentru evenimente, pentru eligibilitate care se pot combina și în funcție de beneficiile curente ale angajatului să propună automat beneficiile care să se potrivească cel mai bine respectivului anagajat.
Legătura dintre regulile pentru evenimente și regulile pentru eligibilitate cu programele de beneficii oferite de companie face posibilă automatizarea sistemului de beneficii. Sistemul poate sa combine informațiile personale ale angajaților cu aceste regului și să determine dacă păstrează, modifică sau termină anumite beneficii. În acest mod, angajații noi, precum și cei existenți, pot fi automat înscriși, sau alegerile lor pot fi automat procesate, atât in timpul anului cât și în perioada de alegere a beneficiilor.
Atunci când este necesar să redefinești sistemul de beneficii, PeopleSoft Benefits Administration îți permite să modifici doar acele reguli, planuri sau programe de beneficii care trebuiesc modificate. Toate paginile de configurare au posibilitatea de a adăuga un rând nou pentru fiecare tip definit. Respectivul rând are o dată efectivă, dată de la care se aplică modificarea respectivă.
Flexibilitatea sistemului permite, de exemplu, ca doua tipuri de planuri să utlizeze aceași reguli pentru evenimente intr-un program de beneficii și reguli diferite de evenimente în alt plan de beneficii.
3.3 Tehnologia PeopleSoft Internet Architecture
Tehnologia pe care este construită suita de aplicații se numește PeopleSoft Internet Architecture (PIA) și este o tehnologie pe 4 nivele. Clientul este reprezentat de browserul web care se conenctează la serverul web. Serverul web se conectează la serverul de aplicații care comunică cu server-ul de baze de date. În figura 3.6 este prezentată schema logică a arhitecturii implementată la compania The Travelers Company de echipa de ingineri Oracle.
Figura 3.6 Arhitectura suitei software PeopleSoft HCM implementată la The Travelers Company
După cum se poate vedea din figura de mai sus arhitectura suitei software PeopleSoft HCM este o arhitectură fără client. Acest lucru inseamnă ca nu există nici un fel de fișiere executabile pe mașina client. Datorită acestui lucru, client poate fi orice dispozitiv care folosește o tehnologie standard de intenet ca HTTP, HTML sau XML pentru a putea astfel să comunice cu serverul de aplicație. Browser-ul web de pe un calculator este cel mai comun client de internet. Serverul de aplicație trimite sintaxe HTML și JavaScript către broswer-ul web și astfel utilizatorul final folosește aplicația PeopleSoft exact ca și cum ar navigata pe orice alt site web.
Serverul de baze de date include de langă tabelele cu toate datele clientului și tabele cu definițiile obiectelor, tabelelor de sistem și a tabelelor de date folosite de aplicație. Un singur server de baze de date poate face legătura cu mai multe servere de aplicații. Toate conexiunile serverul de baze de date cu serverele de aplicații se pot face simultan. Atât datele de aplicație cât și PeopleSoft metadata sunt definite în baza de date. PeopleSoft Application Designer ne permite să definim și să facem mentenanța pentru metadata.
Serverul de baze de date folosit la implementare la compania The Travelers Company a fost Microsoft SQL Server 2008 SP2.
Serverul de aplicație este baza tehnologiei PeopleSoft Pure Arhitecture. La acest nivel se rulează logica de business și se trimit string-urile SQL către baza de date. Un server de aplicație constă în mai multe servicii PeopleSoft și procese server care îl ajută să răspundă eficient la o multitudine de tranzacții și procese menținând conxiunea SQL cu baza de date pentru toate cererile venite de la utilizatori prin intermediul browser-ului.
PeopleSoft folosește Oracle Tuxedo, un middleware framework și monitor de tranzacții, pentru a face managementul tranzacțiilor între serverul de aplicație și serverul de baze de date. PeopleSoft folosește, de asemenea, Oracle Jolt pentru a falicita comunicarea între Tuxedo care rulează pe serverul de aplicații și software-ul PeopleSoft care rulează pe serverul web. Tuxedo și Jolt sunt elemente esențiale pentru PeopleSoft Application Server.
Serverul web trebuie să fie pe tehnologie Java și poate fi Oracle WebLogic sau WebSphere. Severul web este folosit pentru a procesa tranzacțiile primite de la utilizatori prin intermediul browser-ului. În implementare de față a fost folosit Oracle WebLogic 10.3. În timpul procesului de instalare a suitei software PeopleSoft mai multe programe Java sunt instalate pe serverul web pentru a permite astfel aplicațiilor să funcționeze.
Prin intermediul browser-ului web, utilizatorii și administratorii accesează aplicațiile PeopleSoft și uneltele de administrare. PeopleSoft HCM 9.2 este certificat să funcționeze cu următoarele versiuni de browsere: Internet Explorer 11, 10, 9 și 8, Google Chrome 24, Firefox 17, Safari 6 și 5. Clientul The Travelers Company a ales să utilizeze Internet Explorer 11.
3.4 Implementarea PeopleSoft Benefits Administration 9.2
Implementarea unui software de management al beneficiilor oferite angajaților cum este PeopleSoft Benefits Adminstration presupune familiarizarea cu elementele principale enumerate mai sus, dar și cu modul în care sunt definite aceste elemente. Acest produs a fost implementat în perioada iulie – octombrie 2013 la The Travelers Company împreună cu următoarele produse din pachet: PeopleSoft PeopleTools 8.53, PeopleSoft Human Resources, PeopleSoft Payroll for North America și PeopleSoft eBenefits.
Fazele implementării produsului PeopleSoft Benefits Adminstration au fost următoarele:
Faza de analiză. În acestă fază au fost analizate procesele care au loc în cadrul departamentul de Resurse Umane al clientului ce au legătură cu planurile de beneficii acordate angajaților, rolurile și structura personalulul din cadrul departamentului și justificarea implementarii sistemului. Această fază a avut loc în luna iunie 2013.
Faza de configurare. În această fază au fost detaliate procesele care au loc în cadrul departamentul de Resurse Umane al clientului ce au legătură cu planurile de beneficii acordate angajaților, a fost configurat produsul – mediul de teste, au fost operate modificări la procesele standard. Această fază a avut loc în perioada 1 iulie – 22 septembrie 2013 și a mers în cea mai mare parte în paralel cu faza de testare. Ca și angajat în departamentul de suport la Oracle România, am participat efectiv la acestă fază, ajutând echipa de implementare în configurarea corectă a produsului Benefits Administration și Base Benefits.
Faza de testare. După ce mediul de teste a fost configurat, a urmat conversia și importul datelor clientului testarea și faza de training pentru angajații clientului care vor folosi si/sau administra produsul PeopleSoft Benefits Adminstration. În timpul acestei faze au avut loc 2 procese de copiere și conversie a datelor din producție în mediul de teste. Această fază a avut loc în perioada 10 iulie – 22 septembrie 2013, perioadă în care și clientul a contribuit printr-o echipă de testare formată din 15 de persoane, angajați ai departamentului de resurse umane.
Figura 3.7 Implementarea PeopleSoft Benefits Adminstration 9.2, perioada Iulie – Octombrie 2013
Pe data de 23 septembrie 2013 a avut loc trecerea și utilizarea efectivă a noului sistem PeopleSoft Benefits Administration 9.2. Pe restul lunii septembrie și pe parcursul lunii octombrie sistemul a funcționat în paralel cu vechiul sistem de beneficii al angajatului, PeopleSoft Base Benefits 9.0.
PeopleSoft Benefits Administration a automatizat perioada de alegere a beneficiilor și perioada de mentenanță a beneficiilor.
Pentru a pregăti perioada de alegere a beneficiilor și perioada de mentenanță, mai întâi au fost definite regulile de determinare a beneficiilor. Aceste reguli de eligibilitate au fost configurate să țină cont de informațiile legate de fișa postului (cum ar fi poziția și departamentul din care face parte angajatul). Pentru că aceste reguli sunt asociate cu o dată efectivă, în mediul de producție au fost defnite reguli cu data efectivă 23 septembrie 2013.
În timp ce regulile de eligibilitate determină pentru ce programe și pentru ce opțiuni sunt eligibili angajații, regulile de evenimente și formulele de calcul determină ceea ce angajații pot să aleagă în funcție de tipul de eveniment care se procesează. De exemplu, când un angajat divorțează, acest eveniment nu trebuie să permită angajatului să facă schimbări în toate planurile sale de beneficii. Acestă posibilitate, de a face schimbări în toate planurile de beneficii, este permisă doar în perioada de alegerea a beneficiilor.
PeopleSoft Benefits Administration permite în prezent tuturor angajaților The Travelers Companies, pe baza unui utilizator și a unei parole să folosească programele și planurile de beneficii definite și configurate de echipa de consultanță Oracle împreună cu departamentul de resurse umane al clientului. În modulul Benefits Administration au fost create și definite reguli de eligibilitate, reguli de evenimente, formule de calcul și rate în etapa de configurare. În continuare vom prezenta modul cum au fost definite elementele sistemului PeopleSoft Benefits Administration la The Travelers Companies.
3.4.1 Programele de beneficii
În faza de analiză a fost identificată necesitatea creării a 4 programe de beneficii:
Un program de beneficii pentru angajații cu normă întreagă – am definit programul de beneficii cu codul KU1
Un program de beneficii pentru angajații cu normă parțială – am definit programul de beneficii cu codul KU2
Un program de beneficii pentru angajații temporari – am definit programul de beneficii cu codul KU3
Un program de beneficii pentru angajații cu funcții de conducere – top management – am definit programul de beneficii cu codul KU4
Am verificat împreună cu echipa de implementare și în faza de configurare toate cerințele clientului pentru a fi siguri că cele 4 programe de beneficii acoperă în totalitate cerințele pentru toate tipurile de angajați ai companiei.
Înainte de a configura programele de beneficii, am definit informațiile de bază legate de sistemul de beneficii, cum ar fi:
Definirea reținerilor aferente beneficiilor în pagina Deduction Table
Identificarea planurilor de beneficii utilizând pagina Benefit Plan Table
Identificarea furnizorilor de beneficii utilizând pagina Provider and Vendor Table
Definirea ariei de acoperire a beneficiului folosind Coverage Codes – Health Coverage Codes page
Stabilirea ratelor utilizând Benefit Rates Table
Stabilirea regulilor de calcul utilizând Calculation Rules Table
Ulterior am construit programele automate de beneficii KU1, KU2, KU3 și KU4 și astfel:
Am definit programul de beneficii utilizând Benefit Program Table
Am făcut lagătura între planuri și opțiuni
Am atașat regulile de evenimente și regulile de eligibilitate
Am definit costurile
3.4.2 Definirea reținerilor aferente beneficiilor
Pentru a defini reținerile am utilizat componenta Deduction Table, DEDUCTION_TABLE (nagivație: Set Up HCM, Product Related, Payroll for North America, Deductions, Deduction Table). Aici se introduce codul reținerii și sunt definite regulile de aplicare a reținerii cum ar fi prioritatea reținerii, clasificarea reținerii din punct de vedere al taxelor, frecvența reținerii și alți indicatori.
Figura 3.8 Deduction Table (nagivație: Set Up HCM, Product Related, Payroll for North America, Deductions, Deduction Table, Setup)
La client au fost definite în total 40 de coduri de rețineri, fiecare acoperind mai multe opțiuni de planuri de beneficii.
3.4.3 Definirea planurilor de beneficii
Pentru definirea planurilor de beneficii am utilizat componenta Benefit Plan Table (BENEFIT_PLAN_TABLE). Planurile de beneficii se împart în categorii. A fost utilizată o schema din 2 caractere alfanumerice. Există predefinite 9 mari categorii în modulul Base Benefits.
Tabelul 3.1 Categoriile de planuri de beneficii predefinite în modulul Base Benefits
În fiecare categorie au fost definite mai multe tipuri de planuri. Urmatoarea listă conține tipurile de planuri definite la clientul The Travelers Companies.
Tabelul 3.2 Tipurile de planuri de beneficii definite la The Travelers Companies
În funcție de necesități viitoare clientul poate defini tipuri noi de beneficii. Acestea vor trebui să respecte shema numerică prezentată anterior. De exemplu, orice tip nou de plan dacă va începe cu cifra 1, sistemul îl va recunoaște automat ca fiind un plan de sănătate.
Pentru setarea fiecărui plan de beneficii împreună cu echipa de consultanță a trebuit să:
Identificăm furnizorul respectivului beneficiu și să îl introducem în pagina Provider/Vendor Table
Să introducem detaliile legate de planul de beneficii în pagina Benefit Plan Table
Să repetăm pașii anteriori pentru fiecare plan de beneficii pe care compania a dorit să îl ofere angajaților
Figura 3.9 Pagina Benefit Plan Table (navigație: Set Up HCM, Product Related, Base Benefits, Plans and Providers, Benefit Plan Table, Benefit Plan Table)
Am configurat în total 173 de planuri de beneficii, planuri oferite de 16 furnizori de servicii diferiți.
3.4.4 Configurarea ratelor aferente beneficiilor
Pentru a configura ratele aferente beneficiilor am fost folosit componentele Benefit Rate Types (BN_RATE_TYPE) și Benefit Rates (BN_RATE_TABLE). Ratele sunt utilizate de planurile de beneficii de tipul AX (beneficii simple), 1X (beneficii de sănătate), 2X (asigurări de viață și accidente) și 3X (Invaliditate). Ratele au fost definite, în funcție de condițiile impuse de furnizor, ca sume fixe, ca procent din salariul de bază sau ca rate proporționale cu suma/beneficiul asigurat. De asemenea, au fost definite rate care țin cont de vârsta angajatului, de sexul angajatului, de faptul ca sunt asigurați și unul, mai mulți sau toți membrii familiei sau de intervale de compensare. Tipul de rată a fost definit în pagina Benefit Rate Types, în timp ce rata a fost definită în pagina Benefit Rates.
În figura următoare se poate observa cum am definit un tip de rată care ține cont de sexul angajatului, dacă este sau nu fumător, precum și de vârsta acestuia.
Figura 3.10 Pagina Benefit Rate Types (navigație: Set Up HCM, Product-Related, Base Benefits, Rates and Rules, Benefit Rate Types, Benefit Rate Types)
Am definit următoarele tipuri de rate la The Travelers Companies:
În funcție de vârstă (după vârstă și după fumător/nefumător). Am definit astfel rate unde se plătește o sumă fixă sau o sumă ce variază în funcție de numărul de persoane asigurate și care se schimbă între anumite vârste și dacă angajatul este sau nu fumător.
Rate fixe. Am definit rate pentru care se platește o sumă fixă de bani.
Procent din salariul de bază. Am definit astfel rate care se modifică în funcție de salariul de bază.
Vechimea în companie. Cu acest tip de rată am definit rate care variază in funcție de anumite intervale de vechime în companie.
Tipul persoanelor acoperite. Cu acest tip am definit o parte din ratele pentru asigurările de sănătate, pentru că aici pot beneficia de acoperire și persoanele aflate în întreținere
Urmatoarea figură ne arată modul cum am definit o rata de beneficii în funcție de vârsta angajatului, de sex și dacă este sau nu fumător.
Figura 3.11 Pagina Benefit Rates (navigație: Set Up HCM, Product-Related, Base Benefits, Rates and Rules, Benefit Rates, Benefit Rates)
3.4.5 Definirea regulilor de calcul a beneficiilor
Pentru a defini regulile de calcul am folosit componenta Calculation Rules Table (CALC_RULES_TABLE). Regulile de calcul sunt utilizate pentru a stabili suma de bază utilizată de rată pentru a calcula deducerile aferente fiecarui plan de beneficii. Aceste reguli sunt în strânsă legătură cu ratele definite anterior. Regulile de calcul se pot defini să ia în considerare un salariu anual definit de angajator pentru fiecare categorie de salariați în parte și menționat în fișa angajatului sau salariul de baza realizat de angajat astfel:
La data când se calculează deducerea
La data când se emite fluturașul de salarii
La o anume data din anul curent (se specifică ziua și luna)
La o anume data din anul trecut (se specifică ziua și luna)
În figura urmatoare este prezentată pagina în care am definit regulile de calcul.
Figura 3.12 Pagina Calculation Rules Table (navigație: Set Up HCM, Product-Related, Base Benefits, Rates and Rules, Calculation Rules Table)
La The Travelers Companies am configurat în total 9 reguli de calcul. Acestea acoperă toate cazurile menționate mai sus.
3.4.6 Definirea regulilor de eligibilitate
Regulile de eligibilitate sunt utilizate pentru a determina atât programul de beneficii cât și opțiunile din cadrul fiecarui tip de beneficiu pentru care este eligibil fiecare angajat în parte.
După ce se definește o regulă de eligibilitate, acesta se poate atașa unui program de beneficii și unui tip de beneficiu. Produsul PeopleSoft Benefits Administration, așa cum a fost configurat la The Travelers Companies, dispune de 27 de criterii după care se poate determina eligibilitatea unui angajat. 9 din aceste criterii pot fi definite de companie pentru a răspunde astfel nevoilor sale specifice. În afară de locație, celelalte criterii mai importante sunt: vârsta, statutul angajatului (activ/inactiv), tipul anagajatului, poziția angajatului, tipul de salarizare, vechimea în muncă, vechimea în companie, țara.
Atunci când apar probleme cu regulile de eligibilitate, din cauză că nu sunt corect configurate, se pot investiga aceste probleme utilizând un instrument de debug Benefits Administration Eligibility Debugging Tool, care va arăta exact unde un anume angajat nu trece testul de eligibilitate (programul și planul de beneficii).
Acțiunile care schimbă statutul angajatului din punct de vedere al departamentului de resurse umane afectează și eligibilitatea angajatului din punct de vedere al beneficiilor. Statutul angajatului din punct de vedere al beneficiilor poate să difere la un moment dat de statutul angajatului din punct de vedere al departamentului de resurse umane, dar acest lucru nu intră în conflict cu modulul de salarizare pentru că acest statut nu este folosit decât de modulul Benefits Administration.
Există o tabelă, predefinită, dar care poate fi modificată, Action Reason table, care spune systemului cum să seteze automat statutul angajatului în modulul de Benefits Administration în funcție de acțiunile care au loc pe fișa angajatului. Următoarea figură ne prezintă fluxul în urma căruia sistemul stabilește statutul angajatului din punct de vedere al beneficiilor în urma acțiunilor/schimbărilor care au loc în fișa angajatului.
Figura 3.13 Fluxul prin care se stabilește valoarea statului angajatului din punct de vedere al beneficiilor
Pagina care se folosește pentru definirea criteriilor de eligibilitate, Eligibility Rules Table (BAS_ELIG_RULES1) este prezentată in figura urmatoare.
Figura 3.14 Pagina Eligibility Rules Table (navigație: Set Up HCM, Product Related, Automated Benefits, Eligibility and Event Rules, Eligibility Rules Table)
PeopleSoft Benefits Administration pune la dispoziție administratorilor sistemului un fișier, BAELIGLD.DMS, care permite un update la toate regulile de eligibilitate din afara aplicației.
Pentru că în prezent toți angajații companiei beneficiază de planuri de beneficii, toți trebuie să fie eligibili pentru unul din cele 4 programe de beneficii definite. Astfel au fost definite 4 reguli de eligibilitate, fiecare regulă corespunzând unuia din programele de beneficii.
3.4.7 Definirea regulilor de evenimente
Regulile de evenimente sunt utilizate pentru a analiza ce a ales în trecut angajatul și a determina ce beneficiu i se potrivește cel mai bine, în funcție de evenimentul care a avut loc. Tot aceste reguli sunt definite pentru a determina data de la care intră în viguare un nou beneficiu sau data de la care angajatul nu mai beneficiază de un anumit beneficiu.
Regulile de evenimente sunt legate de un anumit program de beneficii prin pagina Benefit Program Table. Se pot defini reguli diferite pentru fiecare tip de plan de beneficii din cadrul unui program de beneficii.
Pentru a defini regulile de evenimente am parcurs urmatorii pași:
Am definit în pagina Action Reason toate combinațiile de acțiuni și motive care au efect asupra eligibilității beneficiilor;
Am definit în pagina Event Class (BAS_EVENT_CLASS) toate tipurile sau clasele de evenimente care se doresc a fi recunoscute de sistem (figura 3.15);
Am definit în pagina Event Rules comportamentele specifice pe care sistemul să le aibă în funcție de clasificarea fiecărui eveniment.
PeopleSoft Benefits Administration procesează toate evenimentele participanților și toate regulile de clasificare pentru fiecare tip de plan în parte. Pentru a evalua evenimentele, sistemul parcurge următorii pași:
Benefits Administration folosește regulile de eligibilitate definite pentru a determina eligibilitatea angajaților la data producerii evenimentului. De exemplu, dacă un participant trece de la normă întreagă la normă parțială, acesta poate fi neeligibil cu beneficiile curente și trebuie să aleagă din beneficiile aferente angajaților cu normă parțială.
Dacă evenimentul respectiv conduce la pierderea eligibilității pentru unele din beneficiile curente, pentru beneficiile în cauză se va termina planul de beneficii indiferent de modul cum sunt definite regulile de evenimente. Dacă angajatul selectează un plan nou de beneficii, vechiul plan se va înlocui cu noul plan începând cu o anumită dată și nu se va mai introduce un rând cu detalii despre terminarea vechiului plan. Implicit se înțelege că se termină vechiul plan de beneficii și începe noul plan de beneficii. Acest lucru este valabil pentru planuri care fac parte din același tip de planuri de beneficii.
Dacă regula de evenimente are bifată opțiunea Use History, opțiunile disponibile în acest moment sunt comparate cu opțiunile disponibile la momentul evenimentului anterior. Dacă există opțiuni disponibile opțiuni noi, Benefits Administration le pregătește și permite angajaților să aleagă din noile opțiuni. Dacă nu există opțiuni noi disponibile sistemul păstrează vechea opțiune aleasă anterior de angajat.
La client au fost definite reguli de evenimente pentru următoarele evenimente: schimbarea stării civile, angajare, schimbări în fișa postului, perioada de alegere a beneficiilor, demisie sau pensionare.
Figura 3.15 Pagina Event Class Table (navigație: Set Up HCM, Product Related, Automated Benefits, Eligibility and Event Rules, Event Class Table)
Am definit regulile de evenimente în componenta Event Rules Table (BAS_EVENT_RULES). Aici am definit modul cum afectează evenimentul programele de beneficii și tipurile de planuri de beneficii. Legătura dintre fiecare program de beneficii sau fiecare tip de plan de beneficii și regulile de evenimente se face prin paginile de definire a programelor de beneficii, tab-ul Plan Type and Options. În general, se face legătura între programele de beneficii și regulile de evenimente numai pentru a determina când începe participarea la un program de beneficii și când benficiile încep sau se termină.
Regulile utilizate la nivelul tipurilor de beneficii sunt mai complicate pentru că, pe baza lor, sistemul trebuie să determine ce modificări se produc în urma unui eveniment la nivelul opțiunilor disponibile angajatului, pentru fiecare tip de beneficiu oferit de organizație.
Figura 3.16 Pagina Event Rules (navigație: Set Up HCM, Product Related, Automated Benefits, Eligibility and Event Rules, Event Rules Table)
În figura de mai sus se pot observa opțiunile disponibile la definirea regulilor de evenimente. La client am configurat în total 27 de reguli de evenimente. Câte 9 reguli pentru programele de beneficii KU1 și KU4, 9 reguli pentru programul KU2 și respectiv 9 reguli pentru programul KU3.
3.4.8 Definirea perioadei de alegere a planurilor de beneficii
Pentru a defini perioada de alegere a beneficiilor am folosit componenta Open Enrollment Definition (BAS_OE_DEFINITION). Sistemul folosește informațiile definite aici pentru a oferi angajaților posibilitatea de a alege tipuri noi de beneficii sau de a schimba planurile de beneficii alese în anul anterior. Fiecare perioada de alegere a beneficiilor are un id diferit și permite astfel sistemului să trateze perioada de alegere a beneficiilor ca un eveniment.Se asociază id-ul perioadei cu un program și se procesează toți angajații după regulile definite pentru periaoda de alegere a benficiilor rezultând astfel oportunitatea de a alege tipuri noi de beneficii sau de a schimba planurile de beneficii alese în trecut.
În precesul de mentenanță a beneficiilor, angajații au posibilitatea de a schimba numai anumite planuri care sunt afectate de evenimnetul care a condus la includerea lor în procesul de mentenanță.
Pentru a se stabili programul de procesare a perioadei de alegere a beneficiilor se folosește componenta Schedule Table (BAS_SCHEDULE). Se definește cel puțin un program pentru perioada de alegere a beneficiilor și un program pentru perioada de mentenanță. Prima perioadă de alegere a beneficiilor la client a fost 01 ianuarie – 31 ianuarie 2014. Pentru procesul de mentenanță a fost definită perioada 01 februarie – 31 decembrie 2013 și perioada 01 februarie – 31 decembrie 2014.
În figura următoare se poate vedea modul cum am definit perioada de alegere a beneficiilor pentru anul 2015.
Figura 3.17 Pagina Schedule Table (navigație: Set Up HCM, Product Related, Automated Benefits, Processing Controls, Schedule Table)
3.4.9 Definirea programului de beneficii
Legăturile dintre toate paginile definite la pașii anteriori se realizează prin intermediul paginilor aferente definirii programelelor de beneficii.
Informațiile de bază aferente unui program de beneficii se definesc în pagina Benefit Program (BEN_PROG_DEFN1). Urmatoarea imagine ilustrează pagina Benefit Program. Informațiile completate aici vor fi folosite de sistem la alegerea programului de beneficii pentru fiecare angajat în parte.
Figura 3.18 Pagina Benefit Program (navigație: Set Up HCM, Product Related, Base Benefits, Program Structure, Benefit Program Table, Benefit Program)
Informațiile despre legătura dintre planurile de beneficii și un anumit program de beneficii, precum și legatura dintre beneficii și reținerile aferente acelui beneficiu se regăsește în pagina Plan Type and Option (BEN_PROG_DEFN2). Urmatoarea imagine ilustrează pagina Plan Type and Option. Informațiile prezentate în imagine reprezintă configurarea făcută pentru programul de beneficii KU1 al clientului.
Figura 3.19 Pagina Plan Type and Option (navigație: Set Up HCM, Product Related, Base Benefits, Program Structure, Benefit Program Table, Plan Type and Option)
Informațiile despre costul aferent unui plan de beneficii se regăsesc în pagina Cost (BEN_PROG_DEFN3). Urmatoarea imagine ilustrează pagina Cost. Informațiile prezentate în imagine au fost folosite la configurarea programului de beneficii KU1 și sunt folosite mai departe de sistem pentru la calculul sumelor reținute pentru fiecare plan de beneficii propus angajatului.
Figura 3.20 Pagina Cost (navigație: Set Up HCM, Product Related, Base Benefits, Program Structure, Benefit Program Table, Cost)
3.4.10 Procesul de alegere a beneficiilor
Rularea procesului de administrare a beneficiilor, Benefits Administration process (PSPBARUN), poate fi o operație foarte complexă pentru că se pot procesa evenimente care provin din mai multe acțiuni. Poate apărea situația în care câțiva angajați să aibă mai multe evenimente care să trebuiască a fi procesate, sau se poate întâmpla ca anumite evenimente să fie procesate greșit, ceea ce înseamnă că acestea trebuie reprocesate până când se va obține rezultatul dorit.
Procesul de administrare a beneficiilor procesează evenimente și nu angajați. În orice moment se poate întampla ca un angajat să aibă mai multe evenimente neprocesate, evenimente care să fie în clase diferite și cu dată de producere diferită. Atunci când se ruleaza procesul de administrare a beneficiilor sistemul va utiliza un set de reguli pentru a determina care eveniment să fie procesat primul și procesează evenimentul respectiv de la început până la finalizare înainte de a continua cu următorul eveniment.
Rularea cu success a acestui proces, precum și obținerea rezultatelor dorite în urma rulării sale a reprezentat preocuparea principală în faza de testare a produsului. Procesul a fost setat să ruleze zilnic și au fost perioade în care a fost rulat manual de mai multe ori pe zi tocmai pentru ca utilizatorii să testeze toate scenariile de evenimente posibile și pe baza rezultatelor să se familiarizeze și sa cumoscă în detaliu fiecare parte a procesului.
Ideal, administratorul rulează procesul de administrare a beneficiilor de 2 sau 3 ori pentru a finaliza procesarea unui eveniment. În timpul primei rulări, sistemul asociază evenimentele participanților cu programul de procesare și cu evenimentele asociate programului de beneficii. Se va determina eligibilitatea participanților, opțiunile disponibile și costurile aferente acestor opțiuni. În timpul celei de a doua rulări, după ce se generează formularul de înscriere pentru participanți și acestia își aleg beneficiile dorite dintre opțiunile disponibile, sistemul validează și actualizează planurile de beneficii ale participanților cu alegerile făcute de aceștia. În timpul celei de a treia rulări, procesul finalizează alegerile angajaților care nu au făcut nici un fel de alegere sau pentru participanții care au avut probleme în etapele anterioare.
În realitate erorile apar datorită definirii incomplete a regulilor aferente modului Benefits Administration, a datelor greșite sau incomplete în modulul de resurse umane sau a alegerilor nule ale angajaților. După ce sunt corectate erorile și se rulează din nou procesul de administrare a beneficiilor, sistemul procesează mai departe participanții care au avut probleme.
Procesul de administrare a beneficiilor se poate afla, pentru fiecare participant în parte, în una din următoarele stări:
Alocarea perioadei
Alocarea programului de beneficii
Pregătirea opțiunilor
Alegerea, validarea și încărcarea beneficiilor
Reprocesarea evenimentelor finalizate
În timpul alocării perioadei procesul verifică: ce angajați vor fi incluși pentru procesare, determină ce evenimente neprocesate au, alocă evenimentele neprocesate în perioada definită și determină ce evenimente vor fi deschise pentru procesare.
Procesul de administrare a beneficiilor poate sa proceseze doar 1 eveniment pentru 1 participant la un moment dat, dar poate să programeze mai multe evenimente pentru o procesare ulterioară. Fiecare eveniment poate să fie în starea: Deschis, Închis sau Nul. Pentru a fi procesate, evenimentele trebuie să fie in starea Deschis. Evenimentele sunt automat deschise și închise pentru procesare în funcție de data evenimentului, de prioritatea lui și de intervențiile manuale ale utilizatorilor.
Sistemul folosește evenimente și reguli de eligibilitate pentru a aloca participanții asociați cu un eveniment deschis la un program de beneficii.
Înainte a rula efectiv procesul de administrare a beneficiilor acesta trebuie definit. Acest lucru se realizează în următoarele pagini:
Tabelul 3.3 Paginile de definire a procesului de administrare a beneficiilor, PSPBARUN
În poza de mai jos se pot observa opțiunile disponibile în pagina de Schedule and Chkpt Restart
(Perioada și punct de restart)
Figura 3.21 Pagina Schedule and Chkpt Restart (navigație: Benefits, Manage Automated Enrollment, Events, Run Automated Event Processing, Schedule and Chkpt Restart)
Dacă se dorește procesarea doar a anumitor angajați în cadrul procesului de administrare a beneficiilor atunci se va specifica acest lucru în pagina Participant Lists așa cum se poate observa din poza următoare.
Figura 3.22 Pagina Participant Lists (navigație: Benefits, Manage Automated Enrollment, Events, Run Automated Event Processing, Participant Lists)
Stabilirea regulilor pentru perioada de alegere a beneficiilor, cum ar fi: introducerea de noi participanți pe lângă cei aflati în proces sau finalizarea cu aplicarea opțiunilor implicite pentru participanții care au avut erori la validarea alegerilor se poate face din pagina OE/Snapshot după cum se poate observa din poza următoare.
Figura 3.23 OE/Snapshot (navigație: Benefits, Manage Automated Enrollment, Events, Run Automated Event Processing, OE/Snapshot)
Procesarea evenimentelor trecute pentru procesul de mentenanță a beneficiilor și adăugarea lor în tabela BAS_ACTIVITY se poate realiza completând detaliile aferente acestor evenimente în pagina Passive Event Processing.
Cei 15 angajații ai departamentului Resurse Umane din compania The Travelers Companies care au participat la faza de testare au participat de asemenea și la etapele de analiză, configurare, migrare, integrare și au beneficiat pe langă o învățare activă și de un training specilizat din partea echipei de consultanți Oracle. Astfel, la finalul procesului de implementare, configurarea și rularea manuală a procesului PSPBARUN, dar și interpretarea rezultatelor obținute în urma rulării procesului, a ajuns să reprezinte o succesiune de operații cumoscute și familiare administratorilor sistemului. Pe parcursul celor 3 luni de implementare, au fost efectuate în total 1627 de teste aferente procesului PSPBARUN.
CAPITOLUL IV
Concluzii și recomandări
Implementarea unui sistem de management al beneficiilor integrat cu sistemul de resurse umane și sistemul de salarizare la o companie de dimensiunea The Travelers Companies reprezintă o provocare pentru orice echipă de consultanță.
Pentru implementarea de față Oracle a deplasat la sediul central al The Travelers Companies o echipă formată din 7 specialiști PeopleSoft. Echipa a beneficiat de ajutor din partea organizației de suport Oracle Global Customer Support pentru fiecare din modulele implementate. Ca membru al organizației de suport, am fost implicat activ pentru implementarea sistemului PeopleSoft Benefits Administration la client. Implementarea a cuprins următorii pași: analiză, configurare, migrare, integrare și învățare.
The Travelers Company a implementat pe lângă produsul PeopleSoft Benefits Administration următoarele produse PeopleSoft de la Oracle: PeopleSoft PeopleTools 8.53, PeopleSoft Human Resources, PeopleSoft Payroll for North America și PeopleSoft eBenefits. Implementarea tuturor produselor a avut loc în perioada iulie – octombrie 2013. Sistemul PeopleSoft Benefits Administration 9.2 a intrat în producție pe data de 23 septembrie 2013. Pe restul lunii septembrie și pe parcursul lunii octombrie sistemul a funcționat în paralel cu vechiul sistem de beneficii al angajatului, PeopleSoft Base Benefits 9.0.
Tehnologia pe care este construită suita de aplicații PeopleSoft se numește PeopleSoft Internet Architecture (PIA) și este o tehnologie pe 4 nivele: client, server web, server de aplicație si server de baze de date. Clientul este reprezentat de browserul web care se conenctează la serverul web. Serverul web se conectează la serverul de aplicații care comunică cu server-ul de baze de date.
Serverul de baze de date folosit la implementare la compania The Travelers Company a fost Microsoft SQL Server 2008 SP2.
PeopleSoft folosește Oracle Tuxedo, un middleware framework și monitor de tranzacții, pentru a face managementul tranzacțiilor între serverul de aplicație și serverul de baze de date. PeopleSoft folosește, de asemenea, Oracle Jolt pentru a falicita comunicarea între Tuxedo care rulează pe serverul de aplicații și software-ul PeopleSoft care rulează pe serverul web. Tuxedo și Jolt sunt elemente esențiale pentru PeopleSoft Application Server. Severul web folosit la client a fost Oracle WebLogic 10.3.
Prin intermediul browser-ului web, utilizatorii și administratorii accesează aplicațiile PeopleSoft și uneltele de administrare. Clientul The Travelers Company utilizează Internet Explorer 11.
Fazele implementării produsului PeopleSoft Benefits Adminstration au fost: faza de analiză, faza de configurare și faza de testare.
În faza de analiză au fost analizate procesele care au loc în cadrul departamentul de Resurse Umane al clientului, procese ce au legătură cu planurile de beneficii acordate angajaților, rolurile și structura personalulul din cadrul departamentului și justificarea implementarii sistemului. Această fază a avut loc în luna iunie 2013.
În faza de configurare am detaliat procesele care au loc în cadrul departamentul de Resurse Umane al clientului, procese ce au legătură cu planurile de beneficii acordate angajaților, am configurat produsul – mediul de teste, am operat modificări la procesele standard. Această fază a avut loc în perioada 1 iulie – 22 septembrie 2013 și a mers în cea mai mare parte în paralel cu faza de testare.
După ce mediul de teste a fost configurat, a urmat conversia și importul datelor clientului, testarea și faza de training pentru angajații clientului care vor folosi și/sau administra produsul PeopleSoft Benefits Adminstration. În timpul acestei faze au avut loc 2 procese de copiere și conversie a datelor din producție în mediul de teste. Această fază a avut loc în perioada 10 iulie – 22 septembrie 2013, perioadă în care și clientul a contribuit printr-o echipă de testare formată din 15 de persoane, angajați ai departamentului de resurse umane.
La client PeopleSoft Benefits Administration a automatizat perioada de alegere a beneficiilor și perioada de mentenanță a beneficiilor prin intermediul celor 4 programe de beneficii:
Un program de beneficii pentru angajații cu normă întreagă – am definit programul de beneficii cu codul KU1
Un program de beneficii pentru angajații cu normă parțială – am definit programul de beneficii cu codul KU2
Un program de beneficii pentru angajații temporari – am definit programul de beneficii cu codul KU3
Un program de beneficii pentru angajații cu funcții de conducere – top management – am definit programul de beneficii cu codul KU4
Pentru a pregăti perioada de alegere a beneficiilor și perioada de mentenanță, mai întâi am definit regulile de determinare a beneficiilor. Am configurat aceste reguli de eligibilitate să țină cont de informațiile legate de fișa postului (cum ar fi poziția și departamentul din care face parte angajatul). Pentru că aceste reguli sunt asociate cu o dată efectivă, în mediul de producție au fost reguli cu data efectivă 23 septembrie 2013, data în care sistemul a intrat în producție, GO-LIVE.
Înainte de a configura programele de beneficii, am definit informațiile de bază legate de sistemul de beneficii, cum ar fi: definirea reținerilor aferente beneficiilor în pagina Deduction Table, identificarea planurilor de beneficii utilizând pagina Benefit Plan Table, identificarea furnizorilor de beneficii utilizând pagina Provider and Vendor Table, definirea ariei de acoperire a beneficiului folosind Coverage Codes – Health Coverage Codes page, stabilirea ratelor utilizând Benefit Rates Table, stabilirea regulilor de calcul utilizând Calculation Rules Table.
La client am definit în total 40 de coduri de rețineri, în pagina Deduction Table, fiecare acoperind mai multe opțiuni de planuri de beneficii.
Planurile de beneficii au fost împărțite în 10 categorii de planuri și 32 de tipuri de planuri de beneficii. În total, în pagina Benefit Plan Table, am configurat în total 173 de planuri de beneficii, planuri oferite de 16 furnizori de servicii diferiți.
Tipurile de rate definite la The Travelers Companies sunt următoarele: în funcție de vârstă (după vârstă și după fumător/nefumător), rate fixe, procent din salariul de bază (rate care se modifică în funcție de salariul de bază), vechimea în companie (rate care variază in funcție de anumite intervale de vechime în companie), tipul persoanelor acoperite (rate utilizate pentru asigurările de sănătate, pentru că aici pot beneficia de acoperire și persoanele aflate în întreținere).
Produsul PeopleSoft Benefits Administration, așa cum a fost configurat la The Travelers Companies, dispune de 27 de criterii după care se poate determina eligibilitatea unui angajat. 9 din aceste criterii pot fi definite de companie pentru a răspunde astfel nevoilor sale specifice. În afară de locație, celelalte criterii mai importante sunt: vârsta, statutul angajatului (activ/inactiv), tipul anagajatului, poziția angajatului, tipul de salarizare, vechimea în muncă, vechimea în companie, țara. Au fost definite 4 reguli de eligibilitate, fiecare regulă corespunzând unuia din programele de beneficii.
Regulile de evenimente sunt legate de un anumit program de beneficii prin pagina Benefit Program Table. La client am configurat în total 27 de reguli de evenimente. Câte 9 reguli pentru programele de beneficii KU1 și KU4, 9 reguli pentru programul KU2 și respectiv 9 reguli pentru programul KU3.
Ulterior am construit cele 4 programe automate de beneficii KU1, KU2, KU3 și KU4. Am definit programele de beneficii utilizând paginile Benefit Program Table și astfel am făcut legătura între planuri și opțiuni, am atașat regulile de evenimente, regulile de eligibilitate și am definit costurile.
Informațiile despre legătura dintre planurile de beneficii și un anumit program de beneficii, precum și legatura dintre beneficii și reținerile aferente acelui beneficiu se regăsesc în pagina Plan Type and Option (BEN_PROG_DEFN2).
Informațiile despre costul aferent unui plan de beneficii se regăsesc în pagina Cost (BEN_PROG_DEFN3).
În precesul de mentenanță a beneficiilor, angajații au posibilitatea de a schimba numai anumite planuri care sunt afectate de evenimnetul care a condus la includerea lor în procesul de mentenanță.
Am definit prima perioadă de alegere a beneficiilor la client între 01 ianuarie – 31 ianuarie 2014 și a doua perioadă de alegere a beneficiilor la client între 01 ianuarie – 31 ianuarie 2015. Pentru procesul de mentenanță am definit perioada 01 februarie – 31 decembrie 2013 și perioada 01 februarie – 31 decembrie 2014.
Rularea procesului de administrare a beneficiilor, Benefits Administration process (PSPBARUN), poate fi o operație foarte complexă pentru că se pot procesa evenimente care provin din mai multe acțiuni. Poate apărea situația în care câțiva angajați să aibă mai multe evenimente care să trebuiască a fi procesate, sau se poate întâmpla ca anumite evenimente să fie procesate greșit, ceea ce înseamnă că acestea trebuie reprocesate până când se va obține rezultatul dorit.
Prin evenimente se înțeleg schimbări legate de angajații existenți (cum ar fi de exemplu o avansare, o mutare în alt sediu), schimbări în familie (cum ar fi de exemplu un divorț sau un nou membru în familia angajatului), demisii ale angajaților sau angajați noi.
Procesul se poate rula zilnic, de 2 ori pe săptămână sau de 3 ori pe lună – oricând este necesar a se înregistra schimbări în eligibilitatea angajaților, a se procesa angajări noi sau a se actualiza deducerile aferente beneficiilor.
Procesul de administrare a beneficiilor, PSPBARUN, procesează evenimente și nu angajați. Rularea cu success a acestui proces, precum și obținerea rezultatelor dorite în urma rulării sale a reprezentat preocuparea principală în faza de testare a produsului. Procesul a fost setat să ruleze zilnic și au fost perioade în care a fost rulat manual de mai multe ori pe zi tocmai pentru ca utilizatorii să testeze toate scenariile de evenimente posibile și pe baza rezultatelor să se familiarizeze și sa cumoscă în detaliu fiecare parte a procesului.
Procesul de administrare a beneficiilor poate sa proceseze doar 1 eveniment pentru 1 participant la un moment dat, dar poate să programeze mai multe evenimente pentru o procesare ulterioară. Fiecare eveniment poate să fie în starea: Deschis, Închis sau Nul. Pentru a fi procesate, evenimentele trebuie să fie in starea Deschis. Evenimentele sunt automat deschise și închise pentru procesare în funcție de data evenimentului, de prioritatea lui și de intervențiile manuale ale utilizatorilor.
Cei 15 angajații ai departamentului Resurse Umane din compania The Travelers Companies care au participat la faza de testare au participat de asemenea și la etapele de analiză, configurare, migrare, integrare și au beneficiat pe langă o învățare activă și de un training specilizat din partea echipei de consultanți Oracle. Astfel, la finalul procesului de implementare, configurarea și rularea manuală a procesului PSPBARUN, dar și interpretarea rezultatelor obtinute în urma rulării procesului, a ajuns să reprezinte o succesiune de operații cumoscute și familiare administratorilor sistemului. Pe parcursul celor 3 luni de implementare, au fost efectuate în total 1627 de teste aferente procesului PSPBARUN.
Toți consultanții trimiși de Oracle pentru implementare sunt consultanți cu experiență și au la activ mai multe implementări. Planul de implementare, cu etapele aferente, a fost respectat în totalitate, sistemul fiind în producție la data convenită cu clientul The Travelers Companies. Singurele probleme în implementare au fost legate de noutatea versiunii, The Travelers Companies fiind printre primele companii foarte mari care a decis să treacă pe versiunea PeopleSoft Benefits Administration 9.2, și de comunicarea între echipa de consultanță Oracle și colegii din echipele Oracle Global Customer Support.
În ceea ce privește noile funcționalități din versiunea 9.2, echipa de consultanță a beneficiat de asistență din partea mea la partea de configurare și procesul de implementare nu a avut de suferit. După această implementare, ca și recomandare pentru viitor, am propus ca echipa de Benefits din organizația de suport să organizeze niște conferințe web în care să fie prezentate în detaliu, din punct de vedere tehnic, funcționalitățile noi ce apar odată cu o versiune noua de program. Propunerea a fost acceptată și aprobată de Managerul de Produs, Jyothsna Palkonda, și a fost deja ținută prima sesiune, pe data de 12 martie 2014. Următoarea sesiune va avea loc în luna iulie 2014.
Comunicarea între echipa de consultanță Oracle și colegii din echipele Oracle Global Customer Support nu a avut parte de incidente majore, cum ar fi bug-uri găsite la implementare și nerezolvate de echipa de dezvoltare în timp util sau întârzieri în procesul de implementare. Au fost unele probleme în ceea ce privește comunicarea din partea echipei de consultanță a schimbărilor intervenite în timp ce era configurat produsul sau a deziiilor cu privire la schimbarea perioadelor de testare pentru anumite funcționalități. Cu privire la aceste aspecte am propus să organizăm sedințe cel puțin 1 dată pe săptămână la care să participe pe langă mine și/sau colegi din echipa de suport, consultanți și responsabilul pentru implementarea produsului din partea clientului. În cadrul sedințelor analizam ceea ce urma să configurăm în zilele următoare și stabileam în detaliu pașii și data la care vor avea loc. Această recomandare a fost pusă în practică începând cu 29 iulie 2013 și a condus la o mai mare transparență a etapei de configurare a produsului. Successul acestei recomandări a făcut ca ea să fie propusă ca și practică de urmat (best practice) pentru următoarele implementări la clienții importanți.
Pe tot parcursul implementării, cât și după implementare colaborarea cu clientul a fost directă și constructivă. La toate intrebările, problemele sau nelămuririle semnalate atât de către client cât și de către echipa de suport răspunsurile au fost prompte și la obiect. Acest lucru împreună cu experiența echipei de consultanță și a echipei de suport au contribuit la implementarea cu success a produsului PeopleSoft Benefits Administration 9.2 la The Travelers Companies.
BIBLIOGRAFIE
1. Dumitru Oprea – "Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice", Editura Polirom, București, 1999
2. Lungu Ion, Sabău Gheorghe – “Sisteme informatice”, Editura Economică, București, 2003
3. Păcuraru Raluca – “Sisteme informatice financiar-bancare”, Editura Fundației România de Mâine, București, 2012
4. Release Notes for “PeopleSoft Human Capital Management and Enterprise Learning Management 9.2”, Oracle, 2013
5. The Travelers Companies, “2013 Annual Report”, 2014
BIBLIOGRAFIE
1. Dumitru Oprea – "Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice", Editura Polirom, București, 1999
2. Lungu Ion, Sabău Gheorghe – “Sisteme informatice”, Editura Economică, București, 2003
3. Păcuraru Raluca – “Sisteme informatice financiar-bancare”, Editura Fundației România de Mâine, București, 2012
4. Release Notes for “PeopleSoft Human Capital Management and Enterprise Learning Management 9.2”, Oracle, 2013
5. The Travelers Companies, “2013 Annual Report”, 2014
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Implementarea Sistemului Informatic Peoplesoft Benefits Administration (ID: 149870)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.