Implementarea Sistemelor Erp In Cadrul Firmei Eximprod Grup Srl

IMPLEMENTAREA SISTEMELOR ERP IN CADRUL FIRMEI EXIMPROD GRUP SRL

I. sisteme informatice de tip erp în managementul firmei

1.1. Evoluția sistemelor informatice

1.2. Rolul sistemelor informatice de tip ERP în managementul firmei

1.3. Gestiunea producției

1.4. Gestiunea stocurilor

1.5. Aprovizionare și desfacere

1.6. Contabilitate financiară

1.8. Modulul imobilizări

1.9. Salarizarea și gestiunea angajaților

1.10. Contabilitate de gestiune

1.11. Analiza financiară

1.12. Tabloul de bord

II.PREZENTAREA ORGANIZATIEI EXIMPROD GRUP SRL

III. IMPLEMENTAREA SISTEMELOR ERP IN CADRUL FIRMEI EXIMPROD GRUP SRL

IV. implicaȚiile implementării unui sistem informatic de tip erp

4.1. Avantajele și dezavantajele sistemelor ERP

4.2. Motivația implementării de sisteme ERP

4.3. Costul unui sistem ERP

4.4. Punctele sensibile în implementarea unor sisteme informatice de tip ERP

V.EFICIENȚA ECONOMICA A IMPLEMENTARII ERP

CONCLUZII

bibliografie

I. sisteme informatice de tip erp în managementul firmei

1.1. Evoluția sistemelor informatice

O firmă este sediul unor activități informaționale variate (culegerea și comunicarea datelor, preluarea datelor și obținerea informațiilor, stocarea, regăsirea și transmiterea informațiilor etc.) pentru a răspunde la nevoile de luare a deciziei, la gestiunea tranzacțiilor interne și externe.

Aceste activități de tratare a informației au ca scop oferirea utilizatorilor de reprezentări pertinente ale realului, plecând de la date fragmentate de origine și de calitate diferită. Până într-o epocă recentă, aceste activități informaționale erau, în cea mai mare parte, manuale sau, mai bine zis, puțin mecanizate. Muncitorii în informație (pentru majoritatea oamenilor, angajați de birou) nu dispuneau decât de o gamă limitată de instrumente (telefonul, mașina de scris, și mai rar mașina de calcul).

Începând cu anii 1980, revoluția tehnică în domeniul informaticii se realizează într-un ritm accelerat, apar tehnologii electronice de tratare a informației care bulversează metodele de muncă, rolurile individuale și chiar maniera de punere a problemelor. Această revoluție are un impact considerabil: nu mai este realist să vorbim de sisteme informaționale fără să ne referim la sistemele informatice.

Din punct de vedere funcțional, sistemul informatic are mai multe definiții, în funcție de scop, elementele din structură și relațiile dintre elemente.

Cea mai generală definiție îl prezintă ca pe un sistem de colectare, memorare, prelucrare și distribuire a informațiilor care utilizează calculatorul electronic. Sau: sistemul informatic este un ansamblu de elemente interconectate funcțional în scopul automatizării obținerii informației și fundamentării deciziilor.

Scopul principal al sistemului informatic constă în aceea că servește cerințele informaționale ale managerilor de pe diferite niveluri decizionale și reduce la minimum intervenția și efortul uman în desfășurarea proceselor informaționale.

Fiecărui sistem informatic i se asociază un sistem de prelucrare a datelor, în care datele se prezintă pe diferiți suporți de memorare, iar procesele de prelucrare sunt concretizate în proceduri (automate și manuale) executate de diferite echipamente de tehnică de calcul și teletransmisie și de către personal specializat.

În structura oricărui sistem informatic se regăsesc următoarele elemente: baza tehnică; sistemul de programe; baza științifico-metodologică; baza informațională; resursele umane și cadrul organizatoric.

1. Baza tehnică (hardware-ul sistemului informatic), cuprinde totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, prelucrare și stocare a datelor (calculatoare electronice, echipamente de culegere date, echipamente de verificare a datelor, componente de teleprelucrare și suporții tehnici de date).

2. Sistemul de programe (software-ul), se referă la totalitatea programelor necesare funcționării sistemului informatic în conformitate cu funcțiile și obiectele ce i-au fost stabilite, respectiv programele de bază și programele aplicative.

3. Baza științifico-metodologică este constituită din sistemul indicatorilor economici, procese și fenomene economice, precum și din metodologiile de realizare a sistemelor informatice.

4. Baza informațională cuprinde datele supuse prelucrării fluxurilor informaționale, sistemele și nomenclatoarele de coduri.

5. În resursele umane se include personalul implicat cu funcționarea sistemului informatic, iar cadrul organizatoric este cel specificat în regulamentul de organizare și funcționare al organismului economic în care funcționează sistemul informatic.

Sistemul informatic al unei firme poate fi avut în vedere atât ca model extern,cât și sub aspectul unui model intern.

Modelul extern al sistemului informatic se referă la arhitectura funcțională orientată către utilizator, pe care îl interesează informațiile și procesele lor de prelucrare.

Modelul intern al sistemului informatic se referă la structura fizică orientată către echipamente, unde interesează datele, procedurile de prelucrare, echipamentele, mediile de programare și sistemele de operare.

Sistemele informatice pot fi clasificate în funcție de diferite criterii. În continuare sunt descrise principalele scheme de clasificare.

A. Clasificarea în concordanță cu nivelurile organizatorice. Organizațiile sunt compuse din componente cum ar fi departamente, divizii, echipe etc. De exemplu, majoritatea organizațiilor au un departament de resurse umane, un departament de finanțe-contabilitate și poate un departament de relații cu publicul. Aceste departamente raportează unui nivel organizatoric mai înalt cum ar fi o divizie sau un sediu central într-o manieră ierarhică. Aceasta este o structură ierarhică tradițională cu mai multe niveluri.

Deși unele organizații au introdus inovații structurale cum ar fi cele bazate pe echipe și rețele, și deși aceste inovații structurale vor predomina poate în viitor, adevărul este că astăzi marea majoritate a organizațiilor au o structură ierarhică tradițională (exemplul băncilor fiind cel mai elocvent).

O cale pentru organizarea sistemului informatic este construirea lui în conformitate cu structura organizatorică. Astfel, se pot găsi sisteme informatice construite pentru divizii, departamente, secții și chiar pentru indivizi. Aceste sisteme pot fi independente sau pot fi interconectate. Departamente similare pot exista în diferite locuri în organizațiile mari. De exemplu, un departament de resurse umane poate fi atât la nivel central cât și cât și în fiecare divizie sau sucursală. Proiectanții de sisteme informatice au următoarele opțiuni: să proiecteze un sistem informatic general care să includă un subsistem de resurse umane, sau să proiecteze un sistem centralizat de resurse umane pentru întreaga organizație. Folosind ultima abordare, proiectanții construiesc sistemul în jurul ariilor funcționale (ariile funcționale definind aria de întindere a fiecărei funcții a întreprinderii – de exemplu: financiară, de personal etc.).

Sistemele informatice construite în conformitate cu nivelele organizatorice sunt:

1. Sisteme informatice departamentale. Frecvent, o organizație folosește mai multe programe aplicative într-o singură arie funcțională. De exemplu în gestiunea personalului, este posibil să se folosească un program pentru selectarea solicitanților de locuri de muncă și un program pentru monitorizarea fluctuației personalului. Unele aplicații sunt complet independente în timp ce altele sunt interconectate. Colecția de programe aplicative în domeniul resurselor umane se poate numi Sistem informatic pentru resurse umane.

2. Sisteme informatice organizaționale. În timp ce un sistem informatic departamental este în mod obișnuit legat de o arie funcțională, se poate vorbi frecvent de colecții de aplicații în mai multe sau în toate ariile funcționale. O astfel de colecție poate fi descrisă ca un sistem informatic organizațional.

3. Sisteme informatice interorganizaționale. Unele sisteme informatice sunt foarte complexe și implică mai multe organizații. De exemplu sistemul de rezervare a biletelor de avion în lumea întreagă este compus din mai multe sisteme aparținând diferitelor companii aeriene. Deci sistemele informatice interorganizaționale sunt formate din mai multe sisteme informatice organizaționale la care se adaugă sistemele de legătură dintre acestea.

B. Clasificarea în concordanță cu ariile funcționale. După cum s-a observat, sistemele informatice departamentale sunt construite în concordanță cu ariile funcționale tradiționale.

Principalele sisteme informatice, potrivit acestei clasificări, sunt:

Sistemul financiar – contabil,

Sistemul pentru producție,

Sistemul pentru activitatea comercială,

Sistemul pentru gestiunea resurselor umane,

Sistemul pentru management.

În fiecare arie funcțională, sunt efectuate operații de bază computerizate care sunt esențiale pentru activitatea organizației. Pregătirea unui ștat de plată sau înregistrarea unui client sunt exemple tipice. Asemenea operații sunt numite operații scop central (mission-central tasks). Sistemele informatice care suportă asemenea operații se numesc sisteme tranzacționale (TPS). Sistemele tranzacționale execută operații care se efectuează în toate ariile funcționale dar în special în contabilitate și finanțe. De notat că în fiecare arie funcțională este posibil să găsim nenumărate sisteme informatice cu aplicații specifice.

C. Clasificarea în concordanță cu suportul furnizat de sistem. A treia modalitate de a clasifica sistemele informatice este in concordanță cu tipul suportului pe care îl furnizează, indiferent de aria funcțională implicată. De exemplu, un sistem informatic poate fi un suport pentru funcționari în aproape orice arie funcțională. Similar, managerii, indiferent unde lucrează, pot utiliza un sistem computerizat ca suport pentru luarea deciziilor.

Principalele sisteme după această clasificare sunt:

1. Sisteme tranzacționale (TPS – Transaction Processing System);

2. Sisteme manageriale (MIS – Management Information System);

3. Sisteme automatizate pentru birouri (OAS – Office Automation System);

4. Sisteme suport pentru grup (GSS – Group Support System);

5. Sisteme suport pentru decizii (DSS – Decision Support System);

6. Sisteme executive sau sisteme suport (EIS – Executive Information System or Support System), utilizate în activitatea de execuție;

7. Sisteme suport inteligente (ISS – Intelligent Support System), cuprind sisteme expert (ES – Exepert System) și rețele neuronale artificiale (ANN – Artificial Neural Networks).

Implementarea unei aplicații specifice poate implica două sau mai multe din sistemele prezentate mai sus. De exemplu, un sistem suport pentru decizii poate fi combinat cu un sistem expert pentru a realiza un sistem informatic care să fie utilizat în realizarea unui program promoțional de marketing. De aceea este mai adecvat să privim aplicațiile sistemelor informatice ca o matrice unde principalele arii funcționale reprezintă o dimensiune a matricei, iar cealaltă dimensiune este dată de aplicațiile ce formează sistemul informatic și care sunt admise ca suport pentru fiecare arie funcțională în parte.

O clasă specială de sisteme informatice care reunește, din punct de vedere funcțional, mai multe tipuri de sisteme informatice sunt sistemele interactive pentru asistarea deciziilor (SIAD).

Un SIAD este un sistem informatic care utilizează cunoștințele dintr-un domeniu de aplicație pentru a ajuta decidentul în rezolvarea unor probleme slab structurate, respectiv greu de algoritmizat și programat.

Principalele caracteristici ale unui SIAD sunt:

experiența, intuiția, judecățile și preferințele decidentului sunt esențiale;

interactivitate de nivel înalt;

căutarea soluțiilor necesită manipulări de date, căutare de informații, modelare, calcule;

– procedurile care urmează să se execute la un moment dat nu sunt cunoscute apriori, aceasta depinzând de date sau de rezultatele intermediare;

crul informatic și care sunt admise ca suport pentru fiecare arie funcțională în parte.

O clasă specială de sisteme informatice care reunește, din punct de vedere funcțional, mai multe tipuri de sisteme informatice sunt sistemele interactive pentru asistarea deciziilor (SIAD).

Un SIAD este un sistem informatic care utilizează cunoștințele dintr-un domeniu de aplicație pentru a ajuta decidentul în rezolvarea unor probleme slab structurate, respectiv greu de algoritmizat și programat.

Principalele caracteristici ale unui SIAD sunt:

experiența, intuiția, judecățile și preferințele decidentului sunt esențiale;

interactivitate de nivel înalt;

căutarea soluțiilor necesită manipulări de date, căutare de informații, modelare, calcule;

– procedurile care urmează să se execute la un moment dat nu sunt cunoscute apriori, aceasta depinzând de date sau de rezultatele intermediare;

criteriile de decizie sunt numeroase, conflictuale și depind adesea de utilizator;

datele nu sunt totdeauna dinainte cunoscute.

– timpul de răspuns pentru obținerea unei soluții satisfăcătoare este limitat.

Structura unui SIAD este prezentată în figura 1.1

D. Clasificarea în concordanță cu arhitectura sistemelor informatice. Modul în care un sistem informatic este organizat depinde de scopul pentru care a fost construit. Înaintea proiectării unui sistem informatic, o operație importantă este aceea de a conceptualiza informația cerută de către activitatea sau procesul economic pentru care se construiește sistemul informatic. Conceptualizarea include maniera în care cerințele sunt recunoscute de către tehnologia informațională (IT – Information Tehnology). O astfel de conceptualizare se numește arhitectură informatică. Un termen legat de cel prezentat mai sus este acela de infrastructură informatică care se referă la modul în care calculatoarele, rețelele, bazele de date și alte facilități sunt aranjate, cum sunt conectate, cum funcționează și cum sunt conduse. Arhitectura și infrastructura sunt două aspecte ale sistemelor informatice ce se intercondiționează reciproc.

Sistemele informatice pot fi clasificate în concordanță cu arhitectura lor și principalele categorii sunt:

Sisteme informatice bazate pe mainframe-uri;

Sisteme informatice bazate pe PC-uri;

Sisteme informatice distribuite.

E. Clasificarea după natura activităților pentru care sunt construite sistemele informatice. Potrivit acestei clasificări sistemele informatice se împart în:

sisteme operaționale;

sisteme tactice (manageriale);

sisteme strategice.

Sistemele operaționale oferă suportul necesar operațiilor zilnice ale unei organizații cum ar fi înregistrarea unei facturi sau a numărului de ore pe care le lucrează un muncitor. De asemenea, acestea oferă suport și deciziilor operaționale, decizii care se referă la un interval de timp scurt. Sistemele informatice necesare activităților și deciziilor operaționale sunt în general cele tranzacționale, executive precum și sistemele informatice suport pentru decizii (folosite pentru deciziile repetitive). Sistemele operaționale sunt utilizate de către conducătorii de la nivelele joase, operatori și funcționari.

Sisteme tactice (numite și sistemele manageriale) sunt legate de activitățile efectuate de către managerii de la nivelele medii ale firmei (directori de departamente, de divizii, secții etc.), activități precum planificarea organizarea și controlul pe termen scurt și mediu. Sistemele tactice față de cele operaționale au o sferă mai largă de cuprindere, dar ca și acestea folosesc în principal surse interne de date. Sistemele manageriale se bazează în general pe sistemele informatice manageriale dar și pe sistemele informatice suport pentru decizii, sistemele informatice executive și chiar sisteme informatice inteligente. Ele furnizează următoarele tipuri de informații:

– Sinteze statistice. Rapoartele statistice includ sinteze ale datelor primare cum ar fi producția zilnică, rata de absenteism săptămânală sau consumul lunar de electricitate.

– Rapoarte prin excepție. Pentru a despovăra managerii de supraîncărcarea informațională, un sistem informatic poate extrage excepțiile pentru a le prezenta separat.

Rapoarte periodice și rapoarte ad-hoc.

Sintezele statistice ca și rapoartele prin excepție pot fi obținute periodic sau la cererea utilizatorului. Rapoartele ad-hoc sunt necesare deoarece conțin informații care nu se găsesc în rapoartele de rutină sau deoarece utilizatorii nu mai pot aștepta raportul periodic. Datorită îmbunătățirii tehnologiei informatice utilizatorii pot vedea rapid informația curentă sau chiar informația în timp real.

– Analize comparative. Managerii doresc să compare valorile indicatorilor de performanță, precum și alte informații cu cele ale competitorilor, cu performanțele trecute sau standardele industriale.

– Previziuni. Față de sistemul operațional, care are o orientare clasică, sistemele manageriale furnizează proiecții viitoare cum ar fi analiza trendului (tendinței), proiecții ale vânzărilor viitoare sau predicția cotei părți de piață.

– Informații pentru detectarea rapidă a problemelor. Prin compararea și analizarea datelor, sistemele manageriale pot detecta problemele în primele lor faze. De exemplu, rapoartele statistice de control a calității pot descoperi dacă are loc o tendință de reducere a calității.

– Informații pentru fundamentarea deciziilor de rutină. Managerii de la nivelul de mijloc sunt implicați în multe decizii de rutină. Ei programează angajații, comandă materiale și decid ce și când se produce. Modelele standard matematice, financiare și statistice sunt valabile pentru realizarea acestor activități.

Sistemele strategice sunt legate de situațiile pe termen lung și de deciziile care schimbă semnificativ maniera în care vor fi realizate obiectivele firmei. În mod tradițional sistemele strategice implică doar planificarea de lungă durată. Totuși astăzi sistemele strategice ajută organizațiile și în alte moduri. Ele sunt menite și să răspundă la acțiunile competitorilor sau la orice altă schimbare semnificativă în mediul întreprinderii. Asemenea răspunsuri nu sunt incluse în planificarea de lungă durată deoarece ele sunt imprevizibile. De multe ori schimbarea în sine este legată de tehnologia informatică și anume dezvoltarea unei noi tehnologii de către un competitor. Aceste răspunsuri sunt considerate strategice deoarece impactul lor este foarte important. Sistemele informatice sunt folosite pentru a ajuta la găsirea răspunsului sau pentru a da chiar ele răspunsul. Cele mai utilizate sisteme informatice ca suport pentru sistemele strategice sunt cele suport pentru luarea deciziilor și sistemele expert.

1.2. Rolul sistemelor informatice de tip ERP în managementul firmei

În prezent se manifestă o creștere semnificativă a cantității de informații, obținute și manipulate în firme, tendință accentuată și de formularea unor condiții tot mai severe în ceea ce privește calitatea informației (corectitudinea și operativitatea fiind cerințele sine qua non).

Sistemele informatice economice furnizează cu promptitudine informații asupra fenomenelor și proceselor economice, contribuie astfel la perfecționarea relațiilor dintre societățile comerciale, sunt un factor de economisire a resurselor materiale, de energie și de muncă, și pun la dispoziția oricărui sistem de producție, informații complete și operative asupra tuturor condițiilor în care își pot desfășura activitatea, putându-se stabili dimensiuni optime privind capacitățile de producție, piața de aprovizionare, piața de desfacere, costurile de producție, rentabilitatea, contribuind astfel la eficientizarea activităților desfășurate.

Promovarea utilizării noilor tehnologii informaționale în cele mai variate aspecte ale vieții sociale, se manifestă ca factor dinamizator, de progres al societății. Condițiile existente azi, ce definesc mediul în care evoluează firmele, le obligă pe acestea să găsească metode noi, mai eficiente de organizare și funcționare. Apariția calculatoarelor a însemnat un pas foarte important în identificarea unor astfel de metode. Posibilitatea utilizării lor fără prea mari restricții în orice domeniu a creat noi deschideri, greu de imaginat altfel.

În literatura economică, deseori o firmă este asemănată cu un organism biologic. La fel ca acesta, ea trebuie să se adapteze la mediul existent. Dar adaptabilitatea este o caracteristică ce are la bază posibilitatea de a transmite informații despre mediul înconjurător foarte rapid de la diversele componente ale organismului către centrul de decizie și invers. Acest lucru este asigurat în cazul organismului biologic de către subsistemul nervos. În cazul unui organism economic suportul este asigurat de către subsistemul informațional. Viteza foarte mare de reacție a sistemului nervos pe care îl posedă organismele biologice nu este similară ca valoare cu viteza de reacție pe care o are subsistemul informațional în cazul organismelor economice. Aceasta din urmă reacționează mult mai încet. Motivul este constituit de modul de construcție precum și de gradul de integrare cu gazda. În timp ce în cazul unui organism biologic, indiferent de dimensiunea sa, gradul de integrare este maxim, în cazul unui organism economic, gradul de integrare este mai mic, iar componentele nu sunt întotdeauna dedicate. Aceste neajunsuri ale organismelor economice trebuie eliminate, iar modul cel mai simplu și eficient este să învățăm de la modele care există și funcționează deja.

Creșterea vitezei de reacție în cazul organismelor economice se poate realiza dacă întreg subsistemul informațional este informatizat. În acest sens se încearcă de mult timp găsirea unor soluții ieftine și implicit accesibile pentru oricine, pentru informatizarea tuturor componentelor care-l constituie. Până acum câțiva ani informatizarea unor componente din firme a dat rezultatele scontate, accelerând și eficientizând activitatea acestora. Necesitatea integrării acestor compartimente, deja informatizate, într-un sistem comun s-a acutizat în timp și drept răspuns s-au accentuat și preocupările pentru a realiza sisteme integrate informatizate. Realizarea lor este posibilă cu ajutorul unor software-uri integratoare pentru activitatea firmei. Această categorie de software poartă numele de ERP (Enterprise Resource Planning adică Planificarea Resurselor Companiei).

Construirea unui singur program care este necesar atât personalului din compartimentul finanțe, cât și celui din compartimentul resurse umane sau aprovizionare reprezintă o prioritate pentru firmă. Fiecare dintre aceste departamente au de obicei propriul sistem informatizat optimizat pentru scopul departamentului. Un ERP le combină împreună întru-un singur sistem, care folosește o singură bază de date, pe care oricare dintre departamente o poate accesa și prin intermediul căreia poate partaja informații. Această abordare integrată aduce o serie de avantaje deosebite pentru firmă.

Un sistem ERP înlocuiește toate acele sisteme informatizate departamentale cu unul singur, modular. Fiecare departament are asigurat printr-un modul al ERP-ului software-ul propriu necesar, doar că aceste module sunt integrate și pot comunica.

Prin anii ’90 s-au dezvoltat primele sisteme ERP dar acestea erau ca un monolit. Nu puteau fi cumpărate decât integral cu toate modulele, indiferent dacă firma ce făcea achiziția avea nevoie de toate modulele sau nu. Mai târziu acest neajuns a fost înlăturat prin realizarea de sisteme ERP care pot fi achiziționate pe module fără a cumpăra tot pachetul. Acest fapt a devenit un avantaj deoarece integrarea unui sistem ERP la nivelul unei firme nu este nici ușoară și nici ieftină. În acest fel, o firmă își poate planifica modul în care achiziționează sistemul ERP pe module dar și ordinea în care departamentele sale vor fi integrate în acest sistem.

Sistemele Enterprise Resource Planning (ERP) sunt sisteme de management a informației care integrează și automatizează mare parte din activitățile efectuate într-o întreprindere.

Conceptul de Enterprise resource planning (planificarea resurselor întreprinderii) derivă din cel privitor la planificarea resurselor pentru producție (manufacturing resource planning), care la rândul său a apărut prin perfecționarea conceptului inițial de planificare a necesarului de materiale (material requirements planning).

În mod uzual, un sistem ERP permite integrarea unor componente precum: producție, logistică, distribuție, inventar, transport, contabilitate etc. Astfel, software-ul de tip ERP ajută la controlul și automatizarea multor activități cum ar fi: vânzări, livrări, facturare, producție, managementul calității, managementul resurselor umane etc.

Deseori un ERP este numit și sistem back office evidențiind faptul că nu implică direct participarea partenerilor (furnizori sau clienți). Acesta vine în contrast cu conceptul de sistem front office, cum ar fi sistemul de management al relațiilor cu clienții (sisteme de tip CRM) care lucrează în mod direct cu clienții, sau sistemele e-business cum ar fi e – Comerț, e – Guvernare, e-Telecom și e – Finanțe, sau sistemul de management al relațiilor cu furnizorii.

Software-ul ERP este unul integrat, incluzând toate departamentele funcționale ale firmei. A construi un singur soft care deservește nevoile angajaților din finanțe cât și a celor de la resurse umane sau de la depozitele de materiale sau de produse este o sarcină nu tocmai ușoară. În mod normal, fiecare dintre aceste departamente, are un soft separat optimizat pentru individualitatea cu care lucrează. Dar ERP combină toate aceste softuri într-un singur mega-soft integrat care rulează dintr-o singura baza de date astfel încât oricare departament poate împărtăși mai ușor informații și poate comunica mai ușor. Această abordare integrată poate avea urmări foarte bune dacă companiile instalează softul corect.

Se ia comanda unui client pentru exemplu. În mod normal, când un client efectuează o comandă, aceasta începe o călătorie din inbox în inbox prin toată compania, deseori fiind transmisă și retransmisă între diferite sisteme informatice din departamente pe durata acestei călătorii. Toate aceste călătorii cauzează întârzieri și pierderi. Între timp, nimeni din companie nu știe cu certitudine care este starea comenzii la un moment dat pentru că departamentul financiar, de exemplu, nu poate accesa sistemul informatic al depozitului pentru a verifica dacă produsul a fost expediat. Trebuie să sunați la depozit – este acea frază familiară pe care o aud clienții exasperați.

ERP șterge vechile bariere dintre sistemele informatice individuale ale finanțelor, resurselor umane, producției și depozitului, înlocuindu-le cu un program software unic, unificat, împărțit în module software care aproximează, într-un fel, vechile sisteme individuale. Finanțele, producția și depozitul primesc în continuare propriile pachete software, cu excepția că acum tot software-ul este interconectat astfel încât cineva de la financiar poate accesa sistemul de la depozit pentru a verifica dacă o comandă a fost expediată. În anii ’90, ERP-ul era dezvoltat ca un monolit strâns integrat, dar cei mai mulți producători de astfel de soft au devenit de atunci mai flexibili, astfel încât acum poți instala numai pachetele care te interesează nu mai trebuie să cumperi toate modulele. Multe companii, de exemplu, vor instala modulul de finanțe și resurse umane, lăsându-le pe celelalte pentru mai târziu.

Sistemele de tip ERP și-au demonstrat viabilitatea, chiar dacă ele nu rezolvă toate problemele informaționale ale firmelor. Un sistem ERP nu prea se ocupă de procesele vizibile ale vânzării (chiar dacă mulți producători de soft ERP au dezvoltat și platforme CRM – sisteme de management al relațiilor cu clienții – care fac acest lucru); mai degrabă, ERP-ul ia comanda și furnizează un traseu software pentru automatizarea diferiților pași de-a lungul drumului de finalizare a comenzii. Când cineva introduce o comandă în sistemul ERP, acesta are toate informațiile necesare pentru a completa comanda (starea plaților clientului și istoricul comenzilor din modulul financiar, inventarul companiei din modulul depozitului și disponibilitatea mașinilor pentru transport din modulul de logistică, de exemplu).

Personalul din toate departamentele poate vedea aceste informații și le poate actualiza. Când un departament termină de procesat comanda, aceasta este automat transmisă de ERP următorului departament. Pentru a afla stadiul comenzii la un moment dat, nu trebuie decât să te uiți în sistemul ERP pentru a afla. Cu puțin noroc, procesarea comenzii se mișcă ca un fulger prin companie și clienții primesc comenzile mai repede și cu mai puține erori comise ca înainte. ERP poate aplica această magie și altor procese de afaceri, cum ar fi salarizarea și raportările financiar-contabile.

Acesta este, cel puțin, visul ERP. Realitatea în schimb nu este așa de roz.

Să ne întoarcem puțin la acele inboxuri. Acel proces poate nu era cel mai eficient, dar era simplu. Finanțele își făceau treaba și dacă ceva mergea greșit în afara acelui departament, era problema altcuiva. Acum nu mai este așa. Cu ERP, cei de la relațiile cu clienții nu mai sunt simplii dactilografi, introducând numele cuiva într-un computer și apăsând tasta Enter. Ecranul ERP îi face oameni de afaceri. Interacționează cu informațiile de credit ale clientului din departamentul financiar și nivelul inventarului din depozit. Și-a pălit clientul ultima factură? Vom putea să livram noua comandă la timp? Acestea sunt decizii pe care reprezentanții cu clienții nu au mai fost nevoiți să le ia până acum și răspunsurile afectează clientul și toate departamentele companiei. Dar nu numai reprezentanții cu clienții trebuie să se trezească. Angajații de la depozit, care erau obișnuiți să țină inventarul în minte sau pe bucățele de hârtie acum trebuie să pună informațiile în sistem. Dacă nu, ecranul reprezentantului cu clienții va arata un nivel scăzut al stocurilor și acesta îi va spune clientului că produsul dorit nu este pe stoc. Responsabilitatea și comunicarea nu au fost niciodată ca până acum.

Angajații unei firme acceptă greu schimbarea și ERP-ul le cere să-și schimbe modul în care lucrează. De aceea valoarea ERP-ului este atât de greu de doborât. Softul este, la o analiză mai atentă, mai puțin important decât schimbările pe care compania le face în modul în care face afaceri. Dacă se folosește ERP pentru a îmbunătăți felul în care lucrează angajații, atunci nu se va observa, la prima vedere, niciun salt calitativ – într-adevăr, noul soft poate sa te încetinească prin simplul fapt că înlocuiește vechiul soft pe care îl cunoștea toată lumea cu acesta nou pe care nu-l știe nimeni.

Firmele care instalează un ERP nu au viață ușoară cu el. Vânzătorii de ERP prevăd, în general, o perioadă de implementare de la 3 la 6 luni. Acele implementări rapide (într-adevăr, 6 luni este puțin) ascund ceva pe undeva: o firmă mică sau implementarea s-a făcut pe o mică parte din firmă sau firma a dorit numai modulul financiar al sistemului ERP (în acest caz, sistemul ERP este doar un program de contabilitate foarte scump). Pentru implementarea corectă a ERP, modul în care se fac afacerile trebuie să se schimbe și felul în care oamenii lucrează trebuie, de asemenea, să se schimbe. Și aceste schimbări nu se fac prea ușor. Asta dacă nu cumva modul în care firma face afaceri nu este deja foarte bun (comenzile sunt livrate la timp, productivitatea este mai ridicată decât a concurentei, clienții sunt complet satisfăcuți), caz în care nu există nici cel mai mic motiv pentru implementarea unui sistem ERP.

Cel mai important lucru nu este să ne concentrăm asupra timpului pe care îl necesită implementarea – transformările reale ale ERP apar între un an și trei ani, în medie –, ci este necesar ca managerii să înțeleagă ce poate să facă un ERP și cum poate fi el folosit pentru a îmbunătăți performanțele firmei.

1.3. Gestiunea producției

Modulul de producție este dedicat asistării întregului ciclu de producție, având ca date de intrare comenzile clienților și planurile de producție. El oferă multiple facilități cu privire la fazele de pregătire, programare, lansare și urmărire a producției. Urmărirea producției cu ajutorul acestui modul permite controlul și îmbunătățirea calității produsului finit, contribuind la eliminarea timpilor morți și la reducerea rebuturilor.

Pregătirea fabricației

Permite descrierea tehnologică a produselor și reperelor sub forma unei structuri arborescente. Fiecărei componente procesate (reper, subansamblu, etc.) îi este asociată o fișă tehnologică în care se precizează:

nomenclatorul de materiale, respectiv lista de materii prime, materiale, componente procesate, împreună cu normele de consum și lista de componente alternative;

tehnologia de fabricație, respectiv lista de operații, în ordine tehnologică, pentru fiecare operație precizându-se: normele de timp (timpi de pregătire și timpi unitari pe fiecare operație); locul de muncă; necesarul de SDV-uri; tarifele pe operații (manoperă) cu posibilitatea actualizării acestor tarife centralizat; caracteristicile tehnologice;

posibilitatea unor derogări permanente sau temporare în ce privește materialele sau normele de consum din fișa tehnologică a unui articol (componente echivalente);

structura arborescentă a unui produs împreună cu Fișele tehnologice ale componentelor afectează planificarea și controlul producției, precum și stabilirea rutelor tehnologice necesare.

Programarea și lansarea producției

Elaborarea Programului Comercial – instrumentul pentru programarea producției, permite planificarea / lansarea în producție a fiecărei comenzi de la client în parte.

Elaborarea comenzilor interne de producție (fiecare componentă a produsului e lansată ca și comandă internă), permite generarea programului lunar de fabricație și ajustarea acestuia.

Comenzile interne devin în sistem entitatea de lansare și urmărire a fabricației. Comenzile interne, cu tehnologiile și operațiile aferente, sunt pregătite pentru programarea producției, determinându-se resursele disponibile pentru executarea acestora.

Pe baza termenelor de startare și finalizare a comenzilor interne se realizează programarea producției.

Setul de documente de lansare a producției conține: fișe limită de consum, fișe de urmărire, bonuri de lucru, necesar de achiziții, lista de SDV-uri etc.;

La definirea intrărilor, într-un proces pot fi necesare materii prime, materiale și/ sau componente stocabile sau nestocabile. Acestea sunt utilizate în cursul executării procesului. Necesarul de consum este stabilit în faza de definire a procesului, în timp ce disponibilitatea reală a materialelor este verificată înainte de lansarea producției (cu ajutorul raportului Necesarul de materii prime și materiale);

În urma planificării producției rezultă și lista comenzilor externe: comenzi de executare a unor subansamble de către terți;

Urmărirea producției

Modulul permite:

urmărirea consumurilor de materiale, a manoperei și a producției realizate; t

transmiterea realizărilor lunare ale angajaților în modulul Salarii în vederea furnizării indicatorilor impliciți de realizare a salariilor în acord;

calificarea stărilor comenzilor interne lansate în producție (activarea, suspendarea, anularea și finalizarea) și implicit a fișelor limită și a bonurilor de lucru aferente;

efectuarea colectărilor de manoperă și de materiale consumate pentru executarea comenzii (raportarea producției); etc.

Suportul pentru calculul costurilor directe la nivelul fiecărei comenzi interne de producție, defalcat pe elemente de cost configurabile de utilizator, reprezintă un instrument puternic oferit de sistemele de tip ERP în scopul îmbunătățirii performanțelor economice. Prin integrarea cu componenta Costuri, sistemul realizează atât ante, cât li postcalculația de cost.

La încheierea proceselor pot rezulta componente stocabile (repere, subansamble etc.), componente care sunt recepționate în magaziile de produse, în baza Notelor de predare. Componentele rezultate pot deveni componente de intrare pentru alte procese. Rezultatul fiecărui proces (cantitativ și calitativ) este stabilit în faza de definire a tehnologiei.

La încheierea proceselor productive se pot raporta atât produsele lansate în fabricație, cât și produse derivate (rebuturi, produse rectificabile, produse inferioare calitativ).

Există de asemenea atât posibilitatea lansării de comenzi de rectificare (și deci implicit definirea de tehnologii de rectificare), cât și suplimentarea de comenzi pentru înlocuirea rebuturilor.

1.4. Gestiunea stocurilor

Modulul de gestiune a stocurilor oferă mijloacele necesare inițializării și controlului stocurilor existente în fiecare gestiune a unei organizații. Pentru fiecare articol din stoc sunt memorate informații cantitative și calitative. În cazul articolelor înregistrate la mai multe prețuri de gestiune, evidența se face separat, pentru fiecare preț în parte. Ieșirile din stoc se pot gestiona pe baza metodei FIFO (primul intrat, primul ieșit) sau prin metoda alegerii selective (pentru cazul în care dorim trasabilitate). Trasabilitatea este mecanismul ce constă în introducerea lotului pentru fiecare intrare în gestiune, și alegerea lotului din care facem descărcarea la fiecare ieșire (bon de consum, factură, aviz, transfer). Un mecanism care pe cât pare de simplu, pe atât este de complicat de pus în practică. Este, în general, cerut de firmele certificate ISO, și de firmele ce produc articole cu risc ridicat: medicamente, produse chimice etc. Nici legislația fiscală nu este foarte clară în acest domeniu, trasabilitatea presupune că gestiunea să fie descărcată prin metoda alegerii selective (îmi aleg din ce lot consum), metodă care nu este în mod explicit agreată de finanțe. Problema se poate ocoli considerându-se ca fiecare lot ca fiind alt articol cu proprietăți calitative distincte (ceea ce nu este foarte departe de adevăr). Adevărata problemă apare la gestionarea acestei informații: când se scoate materie primă din gestiune, să se ia din acel lot și nu din altul, dacă s-a descărcat din două sau mai multe loturi să se treacă mai multe poziții pe bonul de consum.

Operațiuni de bază

identificarea ușoară a articolelor din stoc (materii prime, materiale, semifabricate, piese de schimb, produse finite, ambalaje, etc.) prin intermediul grupelor și a atributelor de caracterizare;

posibilitatea inactivării unor articole în scopuri de siguranță (evitarea dublării unui articol, de ex.);

posibilitatea lucrului cu unități de măsură multiple, și a convertirii automate a cantității și a prețului;

în nomenclatorul articolelor din stoc nu se generează poziții noi la intrări ale unui articol la prețuri diferite;

posibilitatea ținerii evidenței pe mai multe gestiuni (metoda cantitativ-valorică sau global-valorică);

descărcarea automată din stoc pe baza metodelor FIFO, LIFO sau Cost Mediu Ponderat;

posibilități de operare a intrărilor din producție proprie;

darea în consum cu preluarea automată a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate în producție și tipărirea de bonuri de consum;

transferul între gestiuni al articolelor din depozit;

creșteri sau diminuări de stoc și modificarea automată a prețului de înregistrare, cu tipărirea de note de transfer sau avize de expediție;

gestiunea depozitului (intrări, ieșiri, transferuri, ajustări, inventarieri);

monitorizarea permanentă a situației stocurilor din depozit;

contarea automată a documentelor, conform caracterizărilor contabile definite în modulul Contabilitate Financiară;

Liste și rapoarte

fișa articolului;

fișa de magazie;

balanța de materiale;

situația stocului la un moment dat;

lista de inventariere;

fișa cont analitică pentru valori materiale.

1.5. Aprovizionare și desfacere

Prin modulele "Aprovizionare" și "Desfacere", se oferă un suport activ atât departamentelor de planificare/urmărire a producției, cât și departamentului comercial (urmărire derulare comenzi clienți și furnizori, planificare/urmărire aprovizionare-desfacere).

Modulul de desfacere completează și prelucrează documentele efectuate în cadrul activităților de desfacere (vânzări și transferuri de articole), oferind facilități pentru înregistrarea, centralizarea și urmărirea vânzărilor și pentru administrarea transferului de articole între diferite gestiuni ale firmei.

Prin completarea și înregistrarea documentului, se actualizează automat stocurile articolelor vândute sau transferate. Metoda de actualizare a stocului poate fi FIFO sau cea a alegerii specifice (în cazul asigurării trasabilității) și se stabilește în momentul configurării sistemului.

Modulul realizează înregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, ștornarea, ștergerea sau anularea documentelor de desfacere. Fiecare document emis se poate tipări la cerere, formatul acestuia de configurează în funcție de cerințele clientului.

Avizele de expediție către clienți pot fi facturate (total sau parțial) prin realizarea de asocieri între facturi și avize înregistrate la date anterioare facturilor; în momentul facturării se poate specifica, pentru fiecare articol, cantitatea facturată.

Facturile și avizele de expediție pot fi generate pe baza comenzilor primite de la client, permițând livrarea totală sau parțială a uneia sau mai multe comenzi. În cazul în care comanda pe bază căreia se face documentul este cu rezervare de stoc, livrarea se face numai din stocul rezervat pentru comanda respectivă.

Modulul DESFACERE asigură evidența automată a documentelor de vânzare, consistența datelor, regăsirea și prelucrarea complexă a informațiilor specifice.

Pentru fiecare articol completat pe un document este afișată cantitatea disponibilă în stoc în momentul înregistrării documentului.

La înregistrarea unui document sunt puse la dispoziție ferestre de căutare necesare la completarea codurilor clienților, mărfurilor, modalităților de plată, băncilor. Aceste ferestre oferă posibilitatea regăsirii informației dorite folosind orice criteriu de selecție. În orice fereastră se pot adăuga elemente noi, fără a întrerupe înregistrarea documentului.

Consistența datelor.

Operațiile de modificare sau ștergere sunt permise doar pentru documente a căror dată face parte dintr-o perioadă deschisă atât din punct de vedere comercial cât și contabil.

Facturile și avizele de expediție pot fi generate pe baza comenzilor înregistrate anterior. În cazul în care comanda s-a rezervat din stoc, factura sau avizul anulează rezervarea și scade automat stocul.

Documentele de încasare asociate documentelor de desfacere pot fi înregistrate prin intermediul modulului ÎNCASĂRI.

Aceste sisteme informatice pot rezolva și problema politicilor de preț și a discounturilor, în principal, prin găsirea prețului de vânzare funcție de articol, client și de politicile de preț practicate.

Sistemul gestionează mai multe liste de prețuri, peste care pot fi aplicate diverse politici de preț (perioade de promoție, discounturi la vânzări peste o anumită limită).

Aceste politici de preț sunt generale, ele trebuiesc adaptate la modul de lucru al fiecărei firme.

Modulele de aprovizionare și desfacere cuprind :

vânzări de mărfuri sau produse din stoc, cu tipărirea facturilor, avizelor de expediție, iar la export cu tipărirea invoce-ului;

intrările de materiale pe bază de facturi, avize de expediție, cu evidențierea diferențelor constatate la recepție și tipărirea de NIR – uri corespunzătoare;

calculul automat al prețului de import (transport, asigurare, taxe vamale, comisioane, accize);

evidența condițiilor de plată pe fiecare furnizor și client în parte;

contarea automată a documentelor, conform caracterizărilor contabile definite în modulul Contabilitatea Financiară;

Rapoarte generate de modulul Desfacere

Catalog de clienți;

Antecalculații de preț (cu posibilitatea definirii de elemente noi de calculație);

Facturi clienți (intern sau export);

Avize de expediție, retur de marfă;

Statistici de vânzări:

Criterii multiple de selecție: articole, grupe de mărfuri, localități, magazine de desfacere, clienți, intervale de timp

Topul vânzărilor, în funcție de criteriile selectate;

Calculul prețului mediu de vânzare, cu sau fărî TVA;

Urmărirea comparativă a vânzărilor pe perioade de timp;

Aprovizionare

Catalog de furnizori;

Facturi furnizori (intern sau import);

Avize de intrare, retur de marfă;

Recepția mărfii (fie pe aviz, fie pe factură) cu specificarea diferențelor pe NIR;

Situații furnizori (plăti furnizori, solduri pe furnizori);

Statistici:

Criterii multiple de selecție: articole, grupe de mărfuri, localități, furnizori, intervale de timp

Calculul prețului mediu de aprovizionare

Urmărirea aprovizionărilor în funcție de criteriile selectate

1.6. Contabilitate financiară

Acest modul trebuie să fie la zi cu modificările legislative și să respecte atât reglementările românești de organizare și conducere a contabilității financiare a agenților economici, cât și standardele internaționale de contabilitate (IAS).

În general, într-un asemenea modul se pot face configurări cu privire la:

Planul de conturi și posibilitatea lucrului cu conturi analitice pe mai multe nivele;

Definirea monografiei contabile;

Gestionarea cursurilor valutare, cu convertirea automată a valorilor în moneda paralelă;

Gestionarea tipurilor de documente;

Administrarea cataloagelor (articole, terți, angajați, trezorerie);

Definirea caracterizărilor contabile (articole, terți, angajați);

Definirea operațiilor economice;

Definirea regulilor de contare automată;

Închiderea automată a perioadelor financiare;

Raportare în moneda paralelă;

Închiderea automată a conturilor de venituri și cheltuieli; posibilitatea închiderii provizorii a acestora;

Operarea notelor contabile diverse;

Crearea de șabloane de note contabile diverse;

Utilizatorul poate ordona crescător/ descrescător datele din coloane, sau poate filtra datele afișate în ferestre după criterii alese de el;

Ordonarea automată în ordine cronologică a documentelor culese/operate;

Consultarea operativă a documentelor primare și posibilitatea modificării lor până în momentul validării (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, ștornat); ștornarea se poate face după validarea documentului;

Operarea Declarațiilor vamale de import;

Evidența instrumentelor de încasare/ plată;

Evidența obiectelor de inventar;

Contarea automată a documentelor;

Vizualizarea și listarea notelor contabile centralizate;

Preluarea notelor contabile din alte module (Imobilizări, Salarizare);

Operațiuni de gestiune

Prelucrare la terți/ Custodie;

Majorarea de valoare la articole stocabile;

Obțineri din producție proprie;

Actualizarea catalogului de prețuri standard;

Evidența plusurilor și minusurilor de inventar;

Evidențierea și contarea automată a tipurilor de ieșiri din gestiune;

Descărcarea automată de gestiune după metodele FIFO, LIFO, Cost Mediu Ponderat;

Operațiuni de trezorerie

Introducerea și contarea automată a documentelor de casă/ bancă;

Operarea operațiunilor de compensare;

Operarea regularizărilor avansurilor de trezorerie;

Evidența separată a operațiunilor de creditare, acreditive, etc.;

Operarea discounturilor acordate/ primite;

Operarea penalizărilor încasate/ plătite;

Calcularea și contarea automată a diferențelor de curs valutar;

Consultarea operativă a componenței de sold client/ furnizor;

Rapoarte contabile ce se pot obține din acest modul:

Balanța de verificare sintetică și analitică;

Balanța analitică de furnizori și clienți;

Fișa de cont sintetică și analitică;

Situație facturi cu sold;

Fișa sah;

Jurnal de cumpărări/vânzări;

Registru Jurnal;

Situația soldurilor;

Rapoarte de gestiune

Fișa de magazie;

Fișa de cont analitică pentru valori materiale;

Balanța analitică de materiale;

Descărcare de gestiune;

Lista de inventariere;

Rapoarte de trezorerie

Registru de Casă/ Bancă;

Situația datoriilor în funcție de termenul de exigibilitate;

Situația creanțelor în functie de termenul de lichidare;

Rapoarte Direcția Financiară

Decont de TVA;

Declarație de obligații de plată la bugetul statului;

Declarație rectificativă;

1.7. Modulul imobilizări

Configurări:

Definirea claselor de imobilizări;

Definirea articolelor;

Definirea locurilor de folosință;

Definirea partenerilor;

Configurarea numerelor de inventar;

Planificarea amortizărilor;

Planificarea amortizărilor pentru imobilizările cu valoare reziduală prin: metoda liniară, metoda accelerată și metoda degresivă;

Formula de amortizare poate fi modificată chiar din luna în care au fost date în folosință;

Prin rectificare, există posibilitatea introducerii unei formule noi de amortizare, în urma modificărilor legislative;

Operații ce se pot efectua cu privire la recepția imobilizărilor

Recepția imobilizărilor achiziționate cu titlu oneros;

Recepția imobilizărilor intrate prin aport la capital;

Recepția imobilizărilor intrate cu titlu gratuit;

Recepția imobilizărilor constatate plus la inventar;

Recepția imobilizărilor din producție proprie;

Recepția imobilizărilor achiziționate prin leasing financiar;

Recepția imobilizărilor în curs de execuție;

Recepția finală a imobilizărilor în curs de execuție;

Operații ce se pot efectua cu privire la ieșirea imobilizărilor;

Fragmentarea imobilizărilor;

Schimbarea locului de folosință a imobilizărilor;

Conservarea imobilizărilor

Intrare în conservare;

Ieșire din conservare;

Alte operații ce se pot efectua cu privire la imobilizări:

Înregistrarea imobilizărilor de natura obiectelor de inventar;

Reevaluarea imobilizărilor;

Înregistrarea amortizărilor lunare;

Corecții amortizare;

Amortizare manuală;

Majorare valoare de inventar;

Înregistrarea amortizărilor de natura facilităților fiscale;

Rapoarte

Lista de inventariere;

Fișa Mijlocului Fix;

Balanța imobilizărilor;

Situația valorică a imobilizărilor;

Registrul numerelor de inventar;

Situația imobilizărilor intrate / ieșite;

1.8. Salarizarea și gestiunea angajaților

Acest modul este un instrument special conceput pentru rezolvarea tuturor problemelor de calcul salarial, conform legislației muncii în vigoare. Asigură monitorizarea costului forței de muncă cu respectarea standardelor internaționale de calcul al salariilor. Integrează în structura sa o aplicație de pontaj și control acces.

Configurări

Configurarea grilelor de impozitare lunare și anuale;

Definirea modului de calcul al concediilor medicale;

Configurarea constantelor lunare (ore/ luna lucrate în regie, ore/ luna lucrate în acord, procent întreruperi, procent șomaj, procent contribuții CASS, CAS, șomaj, fond de risc, salariul mediu brut, salariul minim pe economie, ajutor de deces, ș.a.m.d.);

Definirea indicatorilor de salarizare;

Construirea și gestionarea formulelor de calcul al salariilor conform specificului firmei, cu posibilitatea modificării lor ulterioare prin introducerea de noi indicatori;

Crearea de formule noi pentru calculul salariilor (salariul tarifar – atât salariaților în regie cât și în acord), și pentru concedii medicale;

Definirea tipurilor de avansuri (chenzinal, prime, de concediu de odihnă, indemnizații de conducere, etc.) , rețineri (imputații, CAR, sporuri, ș.a.m.d.), sporuri, casieri și bănci;

Gestionarea persoanelor plecate din cadrul întreprinderii;

Definirea deducerilor de bază și a deducerilor suplimentare pentru calculul impozitului pe salariu și modificarea acestora în funcție de schimbările legislative;

Acest modul, ca de altfel toate modulele unui sistem de tip ERP, trebuie să prezinte următoarele caracteristici:

să fie ușor de actualizat, prin intermediul interfeței, pentru a fi la zi cu schimbările legislative;

să poată fi folosit atât în rețea, cât și pe un singur calculator;

să conțină un editor de texte și un generator de rapoarte.

Operațiuni de bază în cadrul modulului:

Operarea pontajului zilnic sau lunar;

Colectarea informațiilor și monitorizarea eficientă a timpului efectiv de lucru, absențelor și orelor suplimentare;

Întocmirea de rapoarte și statistici cu privire la gestiunea resurselor de timp de către angajați, ore suplimentare lucrate, pontajul lunar detaliat;

Posibilitatea importului datelor din aplicația existentă de pontaj automat sau din sistemul de control acces;

Preluarea automată a datelor din raportările de producție;

Administrarea personalului (vechimea în muncă, tipul de contract, zilele de concediu efectuate, data angajării, loc de muncă, carte de muncă, salariu, persoane aflate în întreținere, bancă, contul și numărul de card pentru plata salariilor, etc.);

Operarea avansurilor, primelor, sporurilor, reținerilor, penalizărilor;

Calculul orelor suplimentare, de noapte, în condiții deosebite de muncă etc.;

Calculul avansului chenzinal în mod automat pentru toată unitatea, pornind de la procentul introdus de utilizator sau de la o sumă fixă (pentru toți angajații, sau pentru fiecare în parte); posibilitatea rotunjirii sumei avansului și opțiunea calculării acestuia din salariul cu sau fără sporurile permanente;

Calculul concediului de odihnă, prin preluarea orelor lucrate din aplicația de pontaj, și totalizarea zilelor de concediu la nivel de departamente; se oferă posibilitatea modificării ulterioare a datelor;

Calculul automat al concediilor medicale, cu defalcarea zilelor de concediu pe zile plătite de angajator și pe zile plătite de asigurator;

Calculul primelor de vacanță;

Calculul automat al salariului brut pornind de la salariul net în valută sau lei;

Calculul sporurilor prin preluarea orelor suplimentare din aplicația de pontaj;

Calculul reținerilor din salariu se face mai ușor prin selecția/ filtrarea datelor din liste;

Simularea calculului salariilor;

Calculul salariilor cu opțiune pentru vizualizarea sau nu a unor indicatori pe ștatul de plată precum și opțiunea de a stoca (prelua) indicatori și în lunile următoare;

Avertizare în cazul apariției erorilor între pontaje și concedii, între concediile de odihnă cuvenite și cele efectuate, între venitul realizat și salariul minim stabilit legal;

Avertizare în cazul unor venituri negative pe ștatul de plată;

Posibilitatea introducerii și întreținerii flexibile a unor indicatori suplimentar definiți; aceștia, împreună cu alți indicatori pot fi modificați în "Câmpuri definite de utilizator";

Calculul diferențe-salarii, ținând cont și de modificările de curs valutar;

Posibilitatea calculării și preluării în salarii a unei sume suplimentare brute aferente sumei suplimentare nete negociate;

Gestionarea tichetelor de masă;

Închiderea perioadelor de salarizare;

Evidența pe centre de cost;

Transferul automat al datelor în contabilitatea financiară;

Transferul automat al datelor în programele software autorizate ale instituțiilor publice (generarea dischetei cu declarația CAS, declarația de șomaj, lista nominală a persoanelor asigurate, ș.a.m.d.);

Datele legate de salarizare pot fi arhivate pe perioada nelimitată;

Rapoarte

Declarație asigurări de sănătate;

Declarație asigurări sociale;

Declarație șomaj;

Fișe fiscale;

Statul de plată;

Rapoarte avans

Stat de plată avansuri pe departamente;

Stat de plată avans pe casieri;

Stat de plată alte avansuri;

Fluturași avans;

Centralizator avans;

Centralizator alte avansuri; Rapoarte salarii

Stat de plată pe departamente;

Stat de plată pe casierii;

Stat de plată pe tip de contracte;

Fluturași salarii;

Centralizator salarii;

Centralizator salarii pe departamente;

Evidența costurilor salariale totale, pe centre de cost, pe departament sau pe angajat;

Rapoarte speciale

Centralizator prezență personal;

Centralizator concedii medicale;

Centralizator contribuții datorate de angajați și angajator pe luni;

Centralizator rețineri angajați;

Centralizator sporuri acordate;

Centralizator plăți prin card;

Centralizator realizări în acord;

Centralizator salariu mediu realizat;

Centralizator tichete de masă;

Centralizator tichete de masă returnate;

Centralizator carnete cu bonuri de masă;

Centralizator venituri angajați;

Centralizator concedii de odihnă;

Centralizator manoperă pe echipe;

Centralizator pe obiecte de costing;

Fișa angajatului;

Adeverințe de salariu;

Contracte de muncă și acte adiționale la contractele de muncă; Rapoarte personalizate

Editare rapoarte personalizate;

1.9. Contabilitate de gestiune

Acest modul permite organizarea și conducerea contabilității analitice cu ajutorul conturilor din clasa IX a planului de conturi. Un sistem informatic de tip ERP lasă, de regulă, utilizatorului libertatea de a defini conturi și în afara acestui plan.

Configurări

Construirea și gestionarea ierarhiei de centre de cost (definite după criterii ca: locuri sau locații fizice, domenii de activitate, familii sau grupe de produse, grupe de clienți, etc.), utilă și necesară la repartizarea costurilor indirecte, decontarea prestațiilor interne și cumularea costurilor la nivele ierarhice superioare;

Construirea și gestionarea ierarhiei de procese tehnico-economice, ceea ce oferă posibilitatea colectării cheltuielilor pe proces, activitate sau faza din cadrul fluxului tehnologic, independent de centre sau purtători de cost;

Construirea și gestionarea purtătorilor de cost: produse finite, semifabricate, proiecte;

Toate aceste ierarhii se prezintă sub forma unor arborescențe reale, existând posibilitatea definirii de arborescențe paralele. Arborescența reală definește reprezentarea reală a structurii ierarhice de centre, purtători de cost și procese tehnico-economice, pe când arborescențele paralele sunt utilizate în scopul reprezentării grafice a repartizărilor de costuri indirecte sau comune și în scopul analizelor de cost.

Definirea tipurilor de cost pentru postcalcul, calculul costului real și analiza costurilor;

Atribuirea automată (prin preluarea informațiilor din modulul Producție) sau manuală a obiectelor de cost;

Configurarea planului de conturi;

Configurarea înregistrărilor contabile financiare exceptate la postcalcul;

Stabilirea regulilor de contare

Contarea automată a operațiilor

Înregistrări în contabilitatea de gestiune

Operații de repartiție primară;

Colectarea cheltuielilor în costuri

Preluarea cheltuielilor din contabilitatea financiară cu contare automată;

Preluarea cheltuielilor din contabilitatea financiară cu contare manuală;

Repartizare de costuri și contarea acestora

Repartizarea cheltuielilor indirecte de secție;

Repartizarea cheltuielilor indirecte de întreprindere;

Decontare de costuri și contarea acestora;

Translocări de costuri și contarea acestora;

Operații de închidere a conturilor;

Închiderea perioadei de gestiune

Construirea și salvarea Balanței de Verificare;

Verificarea corelațiilor dintre Contabilitatea de Gestiune și Contabilitatea Financiară;

Analiza costurilor

Instrument flexibil care permite efectuarea de analize particularizate (prin intermediul funcțiunii Tabele pivotante (Pivot-table) din Excel), utilizatorul putând selecta obiectele de cost (centru, purtător, proces, fază) pentru care dorește să urmărească mărimea și evoluția costurilor; scoate în evidența transparentă sistemului de calculație a costurilor;

Analiza costurilor bugetate în raport cu cele reale

Rapoarte

Balanța de verificare;

Fișa Cont Analitică;

Jurnal de Înregistrare;

Fișa de Postcalcul;

Analiza Costurilor.

1.10. Analiza financiară

Acest modul este destinat întocmirii Situațiilor finale conform OMF-306/2002:

Bilanț;

Cont de profit si pierdere;

Situația fluxurilor de trezorerie;

Note explicative

Active imobilizate;

Provizioane pentru riscuri și cheltuieli;

Repartizarea profitului;

Analiza rezultatului de exploatare;

Situația creanțelor și datoriilor;

Principii, politici și metode contabile;

Acțiuni și obligațiuni;

Informații privind salariații, administratorii și directorii;

Principalii indicatori economico – financiari;

Alte informații;

Vizualizarea grafică a evoluției indicatorilor

1.11. Tabloul de bord

Acest modul permite elaborarea de situații și grafice comparative, personalizate în funcție de solicitările managementului firmei. Având acces la toate datele din modulele aplicației, rapoartele se vor dezvolta, salva și pune la dispoziția managerilor din toate sectoarele de activitate ale firmei.

II.PREZENTAREA ORGANIZATIEI EXIMPROD GRUP SRL

Eximprod Grup SRL este un grup de companii care isi axeaza majoritatea activitatilor in sectorul energetic. Compania principala din grup, Eximprod Grup SRL a fost fondata in 1994 ca societate pe actiuni, cu capital privat. Sediul central se află în Buzău, la 100 km nord-est de Bucuresti.

De-a lungul anilor, Eximprod Grup a ajuns sa fie unul dintre cei mai importanti jucatori pe piata produselor, echipamentelor si serviciilor pentru transportul si distributia energiei, participand la dezvoltarea sectorului energiei regenerabile din Romania. In prezent, Eximprod are mai mult de 350 de angajati, cu o cifra de afaceri de 25 milioane Euro, 5 fabrici care produc mai mult de 300 de tipuri de produse, unitati de afaceri dedicate proiectelor SCADA, proiecte la cheie, proiectare de instalatii si dezvoltare de regenerabile, birouri in 10 orase mari din Romania si este actor dinamic in piata europeana. Reperele cronologice majore ale Eximprod Grup isi gasesc corespondent in evolutia cifrei de afaceri si a numarului de angajati. De-a lungul anilor, Eximprod a investit continuu si a dezvoltat noi afaceri pentru a ajunge acum la o cota de piata importanta.

DATE FINANCIARE

Indicatorii din bilant in perioada 2009-2013 sunt prezentati in tabelul de mai sus:

Indicatorii din contul de profit si pierdere:

Indicatori derivati din bilant:

Indicatorii de profitabilitate:

Indicatorii de eficenta a activitatii operationale:

Avand in vedere datele prezentate mai sus, se obtin urmatoarele grafice care sa ne evidentieze evolutia parametrilor economico-financiare ai firmei:

Dezvoltarea continuă și problemele generate de această dezvoltare atât la nivel micro, cât și la nivelul macroeconomic, pe de o parte, și soluțiile flexibile și funcționalitățile oferite de sistemele integrate Oracle Application, pe de altă parte, au convins echipa managerială a Eximprod Grup SRL, să procedeze la implementarea sistemului.

III. implementarea unui sistem informatic de tip erp – ORACLE APPLICATION

Realizarea unui sistem de tip ERP este o activitate extrem de laborioasă care necesită utilizarea unor însemnate resurse financiare și umane pe o perioadă considerabilă de timp.

În lucrarea noastră vom prezenta baza de date și modul de exploatare pentru o componentă a modulului de aprovizionare și desfacere, respectiv interacțiunea cu furnizorii.

3.1. Caracteristici generale ale sistemului ORACLE APPLICATIONS

Oracle Corporation, prin departamentul său Oracle Applications, este cel mai mare furnizor de pachete integrate de aplicații atât pentru gestiunea internă cât și pentru activitățile legate de lucrul direct cu clienții – “front & back office” – fiind destinate instituțiilor și întreprinderilor de orice dimensiuni.

Strategia Oracle Applications este de a oferi toate componentele care constituie o soluție completă – aplicații care și-au dovedit funcționalitățile, metodologia Oracle de conducere a proiectelor de implementare a soluțiilor informatice, experiență îndelungată în domeniu precum și o relație de parteneriat pe termen lung cu beneficiarii săi.

Aceste componente vor permite clientului să-și construiască în cadrul întreprinderii un mediu informațional modern și eficient care oferă informații exacte ce vor contribui la îmbunătățirea procesului de luare a deciziilor.

Oracle Applications lucrează cu 15000 de specialiști în întreaga lume pentru implementarea soluțiilor Oracle. De asemenea Oracle Corporation lucrează cu partenerii săi, companii producătoare de software care pot furniza soluții software proprii, pentru a asigura beneficiarilor săi cel mai înalt nivel de funcționalitate și integrare.

Oracle Applications Release 11 este o suită unică de pachete de aplicații de tip Enterprise Resource Planning (ERP) care folosește și se bazează pe modelul de prelucrare pe Internet “Internet Computing”. Toate modulele produsului Oracle Applications pot lucra pe web, în rețelele proprii ale companiilor și întreprinderilor (Intranet) folosind doar un simplu browser pe mașina client.

Complexitatea administrării, întreținerii și actualizării pachetelor software Oracle Applications se transferă de pe mașinile client pe serverele gestionate profesional în mod centralizat, reducând dramatic costurile de exploatare.

Prin minimizarea traficului pe rețea exploatarea software-ului Oracle Applications de către sute sau mii de utilizatori pe rețele de tip WAN este foarte economică și permite distribuirea informației într-un mod mult mai larg decât în arhitectura client-server.

Oracle Applications exploatează costul scăzut și posibilitățile sporite de acces oferite de modelul de prelucrare prin Internet “Internet Computing” și include un set de pachete de aplicații concepute special pentru tranzacții pe Internet sau Intranet.

Familia de produse Oracle Applications include următoarele module software care acoperă o variată gamă de funcțiuni:

1. Modulul Financiar – Oracle Financials, care cuprinde următoarele submodule:

Contabilitate generală – Oracle General Ledger (GL)

Contabilitatea Furnizorilor si Plăților – Accounts Payable (AP)

Modulul de Contabilitate a Clienților și a Încasărilor – Oracle Accounts Receivable (AR)

Gestiunea mijloacelor fixe – Oracle Assets (FA)

Analizorul Financiar Oracle – Oracle Financial Analyzer (OFA)

2. Modulul Logistic – Lanțul de Aprovizionare/ Desfacere, care cuprinde următoarele submodule:

Gestiunea stocurilor – Oracle Inventory (INV)

Aprovizionare – Oracle Purchasing (PO)

Modulul de Desfacere – Oracle Order Entry (OE)

3. Modulul de producție – Oracle Manufacturing

4. Modulul de Resurse Umane – Oracle Human Resources

Există în prezent mai mult de 6000 de companii care utilizează produsul Oracle Applications, în peste 76 de țări.

Produsul este disponibil în 29 de limbi, permite companiilor să lucreze în mai multe monede sau limbi, se poate adapta la tipul de funcționare și organizare internă a companiei și la legile din țara respectivă și operează în regim de activități critice.

Prin soluțiile flexibile și funcționalitățile oferite, prin siguranța pe care o oferă clienților Oracle stabilește noi standarde pentru soluțiile informatice care automatizează activitățile dintr-o întreprindere.

3.2. Implementarea modulelor sistemului ERP – ORACLE APPLICATION în structura organizatorică a S.C. Eximprod Grup SRL

Pornind de la structura organizatorica a companiei, vom urmări, modul de implementare a sistemului integrat Oracle Applications, pe diferitele direcții, departamente:

La nivelul Direcției Generale, care cuprinde următoarele structuri:

Director General

Corp Unic de Control

Biroul Audit

Biroul Planificare Mine

Biroul Privatizare

Departamentul Marketing

Departamentul de Protecție a Muncii și a Mediului

a fost implementat submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA), permițând astfel organelor de conducere și control o viziune de ansamblu a activității complexului, rezultatele economice, modul de gestionare a resurselor și de desfășurare a producției, de coordonare și organizare a procesului de stabilire a bugetului, indiferent de metodologia de stabilire a bugetului de sus în jos, de jos în sus sau mixtă. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele înalte, cum ar fi trimestru și divizie, până la nivele reduse, cum ar fi lună și departament.

La nivelul Direcției de Dezvoltare, care cuprinde următoarele structuri:

Director

Serviciul Modernizare, Retehnologizare,

Serviciul Investiții

Serviciul Construcții

Departamentul Cadastru

au fost implementate submodule din cadrul modulelor logistice Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).

La nivelul Direcției Resurse Umane a fost implementate modulul de resurse umane – Oracle Human Resources care este astfel conceput incât sa-i permita unei intreprinderi să își gestioneze angajații astfel incât să existe in orice moment o imagine clară si obiectivă a informațiilor despre aceștia, a pregătirii lor profesionale, a poziției din cadrul complexului.

La nivelul Direcției Energie, care cuprinde următoarele structuri:

Producție

Tehnic,

Direcția Minieră

a fost implementat modulul de producție – Oracle Manufacturing care are un singur scop, orientat pe serviciu: cel mai scăzut cost, cea mai bună calitate, livrare la timp. Din această perspectivă, cerința numărul unu este de a garanta rapid date de livrare pentru fiecare produs configurat. Folosind trăsăturile lui Oracle Web Configurator, Oracle Supply Chain Planning, și Oracle Global Capable-To-Promise, puteți oferi clienților angajamente ferme de livrare pentru a veni în întîmpinrea dorințelor lor, crescând totodată viteza de reacție pe piață.

La nivelul Direcției Financiare, care cuprinde următoarele structuri:

Director

Serviciul Financiar

Serviciul Contabilitate

Birou Calcul Salarii

Compartiment Costuri, Analiză Financiară

a fost implementat sistemul integrat de module financiare si anume: Oracle General Ledger (GL), Oracle Accounts Payable (AP), Oracle Accounts Receivable (AR) , Oracle Assets (FA), Oracle Financial Analyzer (OFA) .

La nivelul Direcției Comerciale, care cuprinde următoarele structuri:

Director

Biroul Gestiuni

Biroul Discuții Contractuale

Birou Achiziții Produse

Serviciul Achiziții Servicii

Birou Achiziții Lucrări

a fost implementat sistemul integrat de module logistice, necesare lanțului de aprovizionare desfacere, si anume: Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).

Oracle Inventory – Sistemul Oracle pentru gestiunea stocurilor – este o soluție completă de evidență a stocurilor care ajută la controlul stocurilor, la asigurarea că aprovizionarea este adecvată.

Oracle Purchasing este o soluție integrată completă, proiectată vă ajute în prelucrarea cererilor de ofertă, a necesarului și comenzilor de aprovizionare rapid și eficient, astfel încât să se pună accent pe dezvoltarea bazei strategice de aprovizionare și pe îmbunătățirea procesului de aprovizionare.

Oracle Order Entry mărește în mod spectaculos productivitatea operațiilor de administrare a vânzărilor și de distribuție și îmbunătățește serviciile oferite clienților, fluidizînd procesul de introducere a comenzilor de vânzare și procesele de conducere.

3.3. Specificații cu privire la modul de utilizare a modulului ORACLE FINANCIALS

Submodulul Oracle General Ledger (GL) – contabilitate generală

Contabilitatea Generală Oracle (Oracle GL-General Ledger) este o aplicație financiară cuprinzătoare care asigură controlul financiar, culegerea datelor, raportările financiare și accesul la întreaga informație contabilă. Ea se caracterizează prin:

– flexibilitate: Oracle GL poate fi configurat astfel încât să asigure o adaptare maximă la necesități, oferind utilizatorului posibilitatea de a alege structura planului de conturi care să corespundă cel mai bine cerințelor de înregistrare și urmărire a informației contabile.

– integrare: Oracle GL integrează informația contabilă din toate celelalte module din Oracle Applications pentru a asigura o imagine completă a situației financiare. Mai mult, Oracle GL poate importa jurnale de tranzacții din alte sisteme. De asemenea, Oracle GL integrează informația din mai multe filiale, având un plan de cont identic sau diferit, realizând consolidarea bilanțului.

– productivitate: prin folosirea notelor contabile standard, recurente, sau alocări bazate pe distribuții predefinite și bazate pe formule, prin conversie valutară automată, Oracle GL asigură o productivitate incomparabilă față de alte sisteme. De asemenea închiderea perioadelor contabile se realizează într-un timp record.

– alocări de masă: acolo unde costurile indirecte trebuie să fie distribuite într-un anumit procent, sau conform unor criterii definite pe alte centre de profit, acest proces poate fi complet automatizat.

– conversie valutară, translație si reevaluare.

– raportare: generarea de rapoarte la cererea utilizatorului. Definirea ușoară de rapoarte fără programare.

Oracle GL reprezenta nucleul aplicațiilor financiare, concentrând întreaga informație contabila referitoare la tranzacțiile efectuate și asigură consolidarea bilanțului contabil între mai multe planuri de conturi având aceeași structură sau structuri diferite și monede diferite (conturile se pot consolida după formule definite de beneficiar),

Informația contabilă este structurată pe baza contului contabil extins, având un cod format din segmente definite de utilizator, care conține pe lângă contul natural, alte segmente ca segmentul de companie (sau entitate de bilanț), centru de cost, activitate etc. astfel încât să poată urmări distribuția cheltuielilor și veniturilor.

Cu Oracle Gl se poate defini o structură flexibilă a planului de conturi, în conformitate cu cerințele specifice ale organizației, astfel încât să satisfacă necesitatea de a reflecta cât mai fidel și relevant procesele financiare ce au loc. Aceasta se realizează printr-o alegere adecvată a structurii cheii contului, structură formată din mai multe segmente definite de utilizator ca lungime, denumire și ordine. O structură trebuie să aibă cel puțin:

– un segment de balansare (în general referitor la entitatea legală care prezintă bilanț contabil și declarație de venituri și cheltuieli); orice înregistrare contabilă în Cartea Mare trebuie să fie balansată în cadrul acestui segment,

– un segment care să definească contul contabil.

Aceasta permite înregistrarea contabilă a tranzacțiilor într-o structură organizatorică complexă, care are un sediu central și filiale. Alte segmente pot reprezenta departamente, sau centre de cost, sau activități, sau produse, în funcție de elementele pe care se dorește distribuirea și evidențierea costurilor sau a veniturilor. În configurarea structurii contului se pot prevedea segmente suplimentare, pentru extindere, care nu sunt folosite inițial.

Segmentele pot fi independente, sau dependente unele de altele.

Un element important al segmentelor este posibilitatea de a crea ierarhii în interiorul unui segment, adică relații de tipul copil-părinte; valorile efective ale tranzacțiilor se înregistrează numai în valorile de tip copil, valorile părinte fiind valori de însumare. De ex. mai multe departamente pot crea regiuni, mai multe conturi analitice pot compune un cont sintetic.

Conturile de sumarizare sunt conturi adiționale în care se înregistrează toate tranzacțiile conturilor componente și se utilizează în scopul raportării mai rapide. Anumite segmente ale conturilor de sumarizare sunt segmente de detaliu, alte segmente sunt de total, sau sunt asociate valorilor părinte.

Segmentul de cont contabil este caracterizat printr-un atribut care precizează natura contului: activ, pasiv, capital, venit, cheltuieli.

Reguli de validare încrucișată stabilesc combinațiile valide de segmente ale unui cod, astfel încât să asigure corectitudinea atribuirii conturilor în tranzacțiile efectuate. De ex. un cont de activ nu poate avea un segment de centru de cost.

Reguli de securitate ale segmentelor definesc pentru diferite categorii de utilizatori intervalele de valori din segmentele codului contabil la care aceștia au acces. Astfel de reguli pot fi atribuite fiecărui tip de utilizator pentru a controla drepturile de acces.

Pot exista diferite tipuri de perioade definite în cadrul modulului Contabilitate generală Oracle. Unele din acestea sunt predefinite (ex. luna, trimestru, an), dar Oracle permite definirea unui număr practic nelimitat de perioade în funcție de necesități (ex. Săptămână, 4 Săptămâni etc.). Un calendar contabil poate conține maximum 366 perioade, deci practic fiecare zi poate fi o perioadă diferită. Perioadele din cadrul aceluiași calendar contabil nu trebuie să fie de durate identice (luni diferite au un număr diferit de zile), dar un set de Registre contabile (o companie) trebuie să conțină numai perioade de același tip. Se pot defini de asemenea perioade de ajustări care se suprapun cu perioade normale contabile, care însă nu se pot suprapune la rândul lor. Perioadele contabile normale trebuie să se succeadă fără goluri de timp între ele .La sfârșitul fiecărei perioade contabile, aplicația Contabilitate generală Oracle rulează balanțele conturilor și transmite soldurile tuturor conturilor de venituri și cheltuieli în Contul de rezultate/rezultat reportat.

In cadrul Contabilității generale Oracle, fiecărui set de registre contabile (companie) i se asociază o monedă funcțională, folosită pentru a înregistra tranzacții și pentru a păstra datele contabile. Moneda funcțională este în general moneda în care sunt efectuate cele mai multe tranzacții comerciale ale companiei. Sunt permise tranzacții în orice monedă definită în sistem; tranzacția este translatară în moneda funcțională, conform cu rata de schimb. Contabilitatea generală Oracle poate lucra cu mai multe cursuri de schimb curent al zilei (al companiei, al user-ului, spot, de raportare), sau istoric, de sfârșit de perioadă, medie ponderată și să efectueze conversii în mod automat. Contabilitatea generală Oracle suportă conversii, translații și reevaluări de valute în conformitate cu principiile contabile general acceptate (GAAP, SFAS #52 (US)).

Odată cu versiunea 11, adaptată deplin schimbărilor produse de introducerea monedei unice europene EURO, noi funcțiuni au venit să se adauge sistemului financiar Oracle. Astfel, se pot adopta mai multe monede funcționale, ceea ce se traduce prin faptul că se gestionează în paralel mai multe registre contabile, câte unul pentru fiecare monedă. Se alege pentru moneda (monezile) alternativă o monedă stabilă, sau (și) moneda de consolidare. În acest caz pentru consolidări nu mai este necesară operația de translatare a sumelor din moneda funcțională în cea de consolidare. Această funcțiune, introdusă cu scopul de a păstra moneda națională în contabilitatea statelor din UE care au adoptat moneda unică EURO (pentru perioada de coabitare) este deosebit de utilă pentru țările cu inflație, pentru care valorile cumulate în perioadele anterioare nu mai sunt relevante pentru prezent, sau pentru companiile funcționând într-un mediu internațional de afaceri. Cu Oracle GL se realizează următoarele funcțiuni:

a) Introducere, actualizare, validat e intrări de jurnal: crearea de jurnale recurente (repetitive) pentru tranzacții care se repetă perioadă de perioadă (lună), crearea de înregistrări, alocând veniturile și cheltuielile generale pe centre de cost, departamente, produse etc. folosind o simplă formulă de alocare, crearea jurnalelor de ajustare, creare automată a liniei de taxă în cazul introducerii tranzacțiilor cu taxe

b) Introducere-actualizare de jurnale în format Excel (spreadsheet)

c) Import de jurnale din celelalte module ale sistemului Oracle.

d) Importul și validarea jurnalelor din sisteme externe.

Oracle GL oferă un set de rapoarte standard conținând numeroase opțiuni și selecții ale datelor de interes pentru raportare.

În afară de rapoartele standard, Contabilitate generală Oracle pune la dispoziția utilizatorului Generatorul de rapoarte financiare, o unealtă pentru construirea de rapoarte personalizate fără a fi nevoie de programare. Cu ajutorul Generatorului de rapoarte financiare utilizatorul poate:

– să proiecteze propriile rapoarte fără asistența programatorilor. In afara faptului că vor putea defini și modifica rapoarte on-line, ei vor putea de asemenea controla anumite aspecte ale raportului, inclusiv capul de tabel și descrierea, formatul, conținutul și calculul.

– să definească rapoartele financiare complexe de care au nevoie pentru a-și analiza activitatea.

– să includă în rapoartele lor toate tipurile de informații financiare.

Submodulul Oracle Accounts Payable (AP) – contabilitatea furnizorilor si plăților

Contabilitate Furnizori – Schema de integrare

Contabilitatea furnizorilor este o soluție contabilă de mare productivitate care permite un control financiar puternic asupra tranzacțiilor cu furnizorii. Modulul de Contabilitate a Plăților are numeroase funcțiuni și facilități pentru a asigura gestionarea facturilor de la furnizori și controlul riguros al plăților , înțelegând prin aceasta: verificarea și aprobarea facturilor pentru plată sau blocarea lor, emiterea (sau înregistrarea) documentelor de plată, efectuarea plăților la termenele scadente și numai pentru bunuri și servicii comandate și efectiv livrate, valorificarea discountului acordat de furnizor, prevenirea plăților duble, prognoza necesarului de lichidități.

Contabilitatea furnizorilor din Oracle Applications permite stocarea de informații detaliate despre furnizori, inclusiv condițiile de achiziție, de plată și de prelucrare a facturilor.

Oracle AP este integrat cu celelalte module ale lui Oracle Applications: cu submodulul de Aprovizionare în ceea ce privește informația despre furnizori și comenzi de aprovizionare, cu submodulul de mijloace fixe, transferând către acesta informația despre achiziția de m. fixe, cu submodulul de Contabilitate generală, utilizând planul de conturi din modul și transferând tranzacțiile pentru a fi înregistrate în Cartea Mare.

Fiind complet integrat cu submodulul de Aprovizionare Oracle, Oracle AP admite verificarea pe două, trei și patru căi a facturii cu comanda de aprovizionare, documentele de recepție. Toate documentele de care compania are nevoie pentru autorizarea plății vor fi on-line eliminând mișcarea hârtiilor (comenzi de achiziție, facturi, chitanțe, documente de recepție). Facturile pot fi aprobate direct pe măsura intrării acestora sau în grup.

În cazul în care există o comandă de aprovizionare, la introducerea facturii, se pot transfera datele din comandă în factură și opera rectificările dorite.

Funcțiile de verificare a facturii cu Comanda de Aprovizionare, Recepția și Inspecția pot fi realizate numai în cazul implementării submodulului de Aprovizionare, modul de verificare fiind stabilit prin parametrii de configurare a submodulului, la fel ca și criteriile de verificare – cantitatea, prețul, termenul de livrare, TVA.

Oracle AP are următoarele funcțiuni principale:

administrează secțiunea bazei de date referitoare la furnizori (funcțiune realizată și de modulul de Aprovizionare,

asigură introducerea facturilor standard , a notelor de debit, credit, a plăților în avans,

stabilește strategia de aprobare a facturilor, fluxul de aprobare și condițiile de aprobare,

automatizează introducerea documentelor prin: asignarea prealabilă a conturilor de furnizori, taxe, bănci, etc., prin preluarea integrală a informației din comanda de aprovizionare, prin predefinirea unor seturi de distribuție,

gestionează taxele și asigură calculul automat al acestora,

definește condițiile și metodele de plată – termene, discount, tipul documentului, etc.,

efectuează plățile către furnizor – automat, elaborând documentele de plată, sau manual, înregistrând plățile și aplicându-le pe facturi

Oracle AP asigură facilități puternice și ușor de folosit pentru administrarea tranzacțiilor și operațiilor internaționale:

permite introducerea tranzacțiilor în diferite valute, la cursul curent al zilei;

calculează câștigul sau pierderile nerealizate datorită diferențelor de curs valutar, la sfârșitul perioadei, pentru facturile neachitate;

calculează câștigurile sau pierderile reale din diferențele de curs valutar după efectuarea plății;

verifică concordanța facturii cu comanda pentru aceeași valută.

Cu Oracle AP și în concordanță cu legislația română, se pot defini conturi bancare pentru fiecare valută. Tranzacțiile (colectarea, plățile) pot fi făcute prin aceste conturi bancare. Dacă factura nu este plătită până la închiderea perioadei financiare în Oracle AP, sistemul recalculează factura în RON, reflectând variația ratei de schimb. Pentru că această factură este încă deschisă, diferența este transmisă în Contabilitatea generală ca pierdere (câștig) nerealizată.

In Oracle AP, informațiile privind furnizorii pot fi ținute în conformitate cu cerințele specifice privind furnizorii. Pentru acei furnizori cu care compania are puține afaceri ar putea fi suficientă introducerea în Oracle AP numai a principalelor date: adresa, numerele de telefon, fax și telex. Pentru acei furnizori cu care compania are afaceri importante se pot înregistra informații mai detaliate. Datele furnizorilor sunt grupate în categorii logice:

date de bază: numele și numărul furnizorului;

date privind aprovizionarea: informații privind transportul, modul de plată, moneda în care se face aceasta, prioritate de plată, condiții standard pentru reduceri etc.;

date bancare: numele contului și numărul, numele băncii, tipul contului și informații contabile privind facturile.

Oracle AP permite înregistrarea persoanei care menține contactul cu reprezentantul furnizorilor. Unii furnizorii pot avea mai multe sedii, astfel încât pot exista sedii diferite pentru livrare și pentru plată. De asemenea există posibilitatea înregistrării unui furnizor înainte ca acesta să înceapă efectiv afacerile cu organizația.

Unul din sediile furnizorului poate fi utilizat pentru Cereri de ofertă. Facilitatea câmpurilor descriptive flexibile a Oracle AP poate fi utilizată în perioada de implementare pentru definirea de noi câmpuri pentru furnizori în concordanță cu necesitățile specifice ale organizației, fără scrierea de cod.

La introducerea facturilor, pe lângă informația existentă pe factura furnizorului, se adaugă conturile implicate în tranzacție și liniile de distribuție referitoare la modul de distribuire a sumei totale pe conturi de mijloace fixe, materiale, cheltuieli, taxe. Unele din aceste conturi sunt predefinite la configurarea sistemului, de ex. contul de furnizor, de taxe, de materiale; în cazul m. fixe, este definit un cont intermediar, de clearing în care sumele sunt concentrate până la transferul în modulul de mijloace fixe (operație numită Mass Addition) când se transferă pe contul corespunzător categoriei mijlocului fix achiziționat.

În cazul cheltuielilor, unele din acestea pot genera un număr foarte mare de linii de distribuție, dacă se repartizează pe centrele de cost – ex. cheltuielile de chirie sau telefon; în acest caz, se apelează la așa zisele seturi de distribuție definite în prealabil conținând coeficienții de alocare a sumelor pe centrele de cost și liniile de distribuție se creează automat.

Oracle AP tratează, pe lângă facturile standard și Notele de credit primite de la furnizori pentru anumite motive, precum și Notele de debit trimise. Notele de debit, credit pot fi introduse în Contabilitatea furnizori din Oracle Applications ca orice factură, dar cu valoare negativă. De asemenea, Note de credit pot fi aplicate facturilor deschise ale anumitor furnizori.

De asemenea, plățile în avans către un furnizor pot fi introduse ca orice factură. Ele pot fi avansuri generale acordate furnizorului, sau pot fi avansuri acordate pentru o anumită comandă.

Conducerea organizației va avea un mai mare control asupra cheltuielilor printr-o procedură de aprobare îmbunătățită. Procesul de aprobare automată poate fi selectat în funcție de timp, set de facturi, furnizor, grad de prioritate la plată, factură, sau chiar administrator.

Datorită acestei facilități compania va avea posibilitatea de a selecta ce facturi să se plătească. În cazul existenței unei Comenzi de Aprovizionare (modulul Purchasing), factura se verifică cu comanda, comanda și recepția, sau comanda, recepția și inspecția, în funcție de metoda de verificare predefinită, pe baza unor criterii de cantitate, preț, dată de livrare, taxă calculată. Ieșirea din limitele de toleranță admise, are ca efect blocarea automată la plată a comenzii. Blocarea se poate realiza și manual, de către operator.

Deblocarea are loc prin intervenția factorului de decizie uman, autorizat pe baza fluxului de aprobare stabilit (workflow). Aprobarea automată verifică facturile selecționate sau toate facturile, și le pregătește sau le oprește în funcție de criteriile stabilite.

Oracle AP generează rapoarte pentru evidențierea facturilor oprite de la plată și motivul pentru care acestea sunt oprite. La închiderea perioadei, sunt transferate în Oracle GL numai facturile aprobate.

Facturile pot fi plătite individual, sau în grup, total sau parțial. Oracle AP poate programa automat plata facturilor. Programarea automată selectează facturile pentru plată pe anumite criterii – vechimea scadenței, mărimea sumei, ș.a., asigurând plata facturilor la data scadentă, cu sau fără discount, în funcție de politica adoptată de companie.

Astfel se va îmbunătăți fluxul de lichidități și se va preveni plata de dobânzi sau penalizări prin depășirea termenelor de plată. La plata unui furnizor, în lista de facturi candidate pentru a fi selectate pentru plată, apar numai facturile aprobate dar neplătite, sau parțial plătite; eventualele plăți în avans sunt afișate pentru a fi aplicate unor facturi primite de la acel furnizor; în acest caz, Oracle AP generează automat intrările necesare în Contabilitatea generală, stornează plata anticipată și generează intrarea plății.

Plata în avans poate fi utilizată și în cazul cheltuielilor cu angajații. In majoritatea cazurilor angajații au nevoie de plata anticipată a cheltuielilor implicate de activitatea desfășurată. Oracle AP permite crearea unei plăți anticipate către un angajat și aplicarea acelei plăți unui decont de cheltuieli. Documentele de plată se pot fie genera automat, fie doar introduse în sistem.

Oracle AP permite tratarea cheltuielilor cu angajații ca orice altă relație cu un furnizor. Datele privind angajații provin de la modulul Resurse umane din Oracle pentru a reduce necesarul de date de intrare, dar în absența modulului de HR, acestea sunt gestionate în cadrul modulului. In multe situații cheltuielile cu angajații sunt simple facturi.

Pentru fluidizarea procesului și reducerea activității de încărcare, Oracle AP dispune de Xpense Xpress, un mod rapid și ușor de introducere a pontajului și a altor cheltuieli cu angajații – deplasări, transport, diurnă, etc.

Oracle AP asigură o mare varietate de rapoarte standard despre furnizori, facturi, plăți și contări, dintre care enumerăm: registrul facturilor, balanța de verificare, necesarul de lichidități, raportul facturilor, registrul facturilor scadente neachitate, pe intervale de vechime, registrul de taxe, registrul de plăți efectuate, istoricul plăților furnizorilor, raportul indicatorilor cheie permite evidențierea productivității departamentului Contabilitate furnizori

Atunci când în Oracle AP, se va închide o perioadă, sistemul verifică toate facturile în valută deschise ale furnizorilor și calculează efectul fluctuației respectivei valute.

Când factura este introdusă și contată în Contabilitatea generală, Contabilitatea furnizori calculează valoarea echivalentă în ROL a facturii pe baza ratei de schimb din ziua respectivă.

Dacă factura este încă deschisă (neplătită) la momentul închiderii, Contabilitatea furnizori din Oracle Applications recalculează valoarea în ROL a facturii și contează diferența în contul de pierderi nerealizate din Contabilitatea generală.

Submodulul Oracle Accounts Receivable (AR) – contabilitatea clienților și a încasărilor

Oracle AR este unul din principalele module ale aplicației financiare Oracle. Asemenea celorlaltor module, Contabilitatea clienților din Oracle Applications este un instrument proiectat pentru a răspunde necesităților organizației privind plățile și activitățile de încasare a clienților. Principalele caracteristici ale Oracle AR sunt prezentate în continuare.

Oracle AR, fiind integrată cu celelalte module financiare, automatizează întregul ciclu al veniturilor, inclusiv generarea facturilor, tranzacții electronice, calcularea taxelor și recunoașterea venitului pe baza regulilor definite de utilizator. Oracle AR asigură urmărirea interactivă în timp real a datoriilor clienților făcând încasarea clienților mai eficientă și eliminând erorile. Rapoarte predefinite și rapoarte sumarizate definite de utilizator asigură administrarea proactivă a lichidităților. Posibilitățile multivalutare ale Oracle AR permit urmărirea atât a clienților interni cât și a celor externi în valuta corespunzătoare. Administrarea lichidităților este vitală pentru organizație în utilizarea capitalului și minimizarea datoriilor clienților rău platnici. O bună administrare a lichidităților va asigura stabilitatea financiară și va diminua costul total al cheltuielilor operaționale.

Oracle AR permite conducerea proactivă a politicii de credite și încasări. Posibilitățile de facturare asigurate de Oracle AR acoperă un mare număr de tranzacții: intrarea angajamentelor, intrarea facturilor, calcularea automată a taxelor, completarea facturilor, crearea tranzacțiilor pentru facturare, generarea și transmiterea către clienți a extraselor de cont. O întreagă gamă de facilități sunt disponibile pentru prelucrarea taxelor. Detaliile sunt păstrate centralizat astfel încât păstrarea sistemului la zi cu schimbarea taxelor este un proces direct.

Oracle AR stochează o serie de informații despre clienți, începând de la cele de bază cum sunt numele clientului, adresa, numărul de telefon și de fax, până la informații privind persoana de contact, detalii bancare, modalități agreate de plată, valoarea creditelor și profilul clientului. Oracle AR stochează informații privind bilanțul clienților, informații pentru facturarea automată, taxe aplicabile clientului și alte informații pentru facturare.

La introducerea datelor referitoare la un client se pot defini atribute ale profilului clientului cum sunt:

valoarea creditelor: cheltuieli financiare, scrisori de atenționare, balanța clienților, balanța facturilor;

plata la timp: termene de plată, reduceri, zile de grație;

volumul afacerilor: creditul limită, reduceri.

Introducerea manuală a încasărilor poate fi făcută individual sau în grup în ecranul de introducere a încasărilor. Prin folosirea formei de introducere a încasărilor, informațiile pot fi introduse, se pot corela încasările cu facturile, se pot crea ajustări și cere plăți suplimentare. Pentru introducerea încasărilor nefacturate există un ecran special.

Pentru a asigura un control asupra plăților ce trebuie să intre, suma pentru fiecare chitanță și suma totală pentru un grup pot fi introduse. Oracle AR actualizează valoarea fiecărei chitanțe la introducere. Diferența dintre valoare actuală și cea de control indică o posibilă eroare de introducere a datelor.

Oracle AR va asigura pentru organizație toate informațiile istorice necesare recuperării eficiente de la clienți a sumelor datorate. Organizația va fi în măsură să urmărească care client nu-și respectă angajamentele în ceea ce privește achitarea datoriilor, putând astfel decide ce acțiune trebuie să fie luată. Oracle AR permite utilizatorilor trecerea în revistă a datelor introduse în forma de Înregistrare a convorbirilor. In istoricul convorbirilor, discuțiile anterioare avute cu clienții pot fi trecute în revistă. Ecranul grafic furnizează utilizatorului data scadentă a tranzacției, data promisă și suma.

Facturile pot fi introduse în orice valută. Sumele în valută sunt transformate automat în moneda funcțională – ROL, folosind rate de schimb specificate de utilizator. Informațiile din factură sunt salvate în ambele monede pentru a menține procesul de verificare a tranzacțiilor în diferite valute. Tipul ratei de schimb, valoarea ratei, rata plăților în valută transferate în Contabilitatea generală poate fi ajustată. Oracle AR postează automat ajustările, inclusiv pierderile sau câștigurile rezultate din acestea. Oracle AR are posibilitatea de a procesa plăți în mai multe valute.

Legătura cu Contabilitatea generală – cu Oracle AR perioadele contabile pot fi deschise sau închise pentru control și pentru înregistrarea informațiilor contabile pentru aceste perioade. Perioade următoare pot fi de asemenea deschise pentru introducerea de tranzacții chiar dacă acestea nu au început.

Oracle AR permite crearea de note contabile detaliate sau sumarizate. Facturi, plăți și pierderi/câștiguri realizate sunt contate în Contabilitatea generală. Înainte de transferarea în Contabilitatea generală utilizatorul poate face balanța tranzacțiilor folosind rapoarte standard.

Organizația poate rula rapoarte standard pentru identificarea articolelor cu termen de plată scadent sau în discuție. Raportul facturilor depășite permite organizației trecerea în revistă a informațiilor legate de un client: facturi depășite, modificări ale valorii facturii, depozite, valori suplimentare și garanții.

Problemele pot fi ulterior identificate și utilizatorul autorizat poate decide asupra acțiunilor ulterioare în ceea ce privește recuperarea debitelor.

Raportul balanței perioadelor de îmbătrânire permite utilizatorului să treacă în revistă articolele deschise corespunzătoare perioadei pe sume sau persoană responsabilă. Informațiile cuprind facturile curente și cele depășite, precum și modificările de valoare a facturilor.

Toate facturile în discuție, modificările de valori și valorile suplimentare pot fi trecute în revistă în Raportul facturilor în discuție, inclusiv numele persoanei responsabile și eventuale comentarii.

Statistica creditelor evidențiază cheltuielile financiare și media zilelor de întârziere, în timp ce Contabilitatea clienți afișează numele clientului, numărul acestuia, balanța debitelor și informații privind creditul limită. Creditul și informațiile legate de acesta sunt prezentate în profilul clientului.

Alte ecrane furnizează detalii despre contul clientului, cuprinzând tranzacțiile și balanța contului, convorbirile cu clienții sunt înregistrate și pot fi trecute în revistă împreună cu alte date istorice.

Oracle AR asigură un set de rapoarte standard proiectate pentru asigurarea de răspunsuri și la cele mai dificile întrebări legate de contabilitatea organizației. Datorită flexibilității și ușurinței de utilizare rapoartele vor furniza organizației cea mai nouă tehnologie. Rapoartele pot fi create în diferite valute, astfel încât organizația va putea urmări balanța și tranzacțiile în valută (USD, GBP, DEM etc.) în afara monedei curente (ROL).

Submodulul Oracle Assets (FA) – Gestiunea mijloacelor fixe

Oracle Assets este o soluție completă pentru întreținerea unui inventar precis al proprietăților și echipamentelor și oferă posibilitatea alegerii celei mai bune strategii contabile și de impozitare.

Oracle Assets permite o întreținere ușoară a inventarului. Apartenența unui mijloc fix la un loc bine definit printr-un cod flexibil și de o persoană responsabilă permite selectarea rapidă a tuturor mijloacelor fixe. situate într-un anumit loc, sau depinzând de o persoană.. Oracle Assets oferă de asemenea rapoarte care pot fi utilizate ca documente pentru a-l informa pe managerul fondurilor fixe asupra adăugărilor, transferurilor, retragerilor sau a altor modificări neînregistrate, asigurând astfel exactitatea inventarului și posibilitatea corectării lui cu diferențele constatate.

Deoarece folosește reguli de amortizare și nu o logică preprogramată, Oracle Assets se adaptează ușor schimbărilor din legile de impozitare și contabile. Utilizatorul fixează regulile de amortizare, registrele de amortizare și informația financiară care satisfac cel mai bine obiectivele de raportare financiară.

Oracle Assets administrează și proiectele în curs de desfășurare de la pornire până la terminare. Pot fi urmărite toate cheltuielile care apar în cursul ciclului de viață al unui proiect și totalizate la terminarea acestuia. De asemenea, pot fi prognozate cheltuielile de capital, cheltuielile cu amortizarea proiectului și administra cheltuielile în permanentă comparație cu prognoza.

Oracle Assets vă ajută să păstrați înregistrările dumneavoastră coerente și la zi. Folosind Mass Addition (Adăugarea în masă) puteți încărca datele privind mijloacele fixe din orice sistem, cum ar fi conturile de plată, în Oracle Assets. Tot Oracle Assets este cel care facilitează integrarea cu Cartea Mare producând automat toate intrările în registre privind mijloacele fixe din sistemul de contabilitate generală.

Oracle Assets permite introducerea mijloacelor fixe pe trei căi. Pentru a evita reintroducerea informației, adăugați majoritatea mijloacelor fixe folosind adăugarea în masă.

Dacă trebuie adăugate mijloacele fixe manual, se folosește ecranul QuickAddition (Adăugare Rapidă) pentru fondurile fixe obișnuite pentru a economisi timpul. Se adăugă mijloacele fixe cu acest ecran furnizând numai cinci informații: descrierea, categoria, registrul, locul, costul și numărul din cartea mare privind amortismentul. Oracle Assets folosește valori implicite pentru cele mai multe informații privind fondurile fixe, cum ar fi metodele de amortizare pe care le definiți pe categorii de fonduri fixe

Oracle Assets permite definirea de subcategorii pentru toate categoriile de fondurile fixe. De exemplu, dacă se creează o categorie pentru calculatoare, se pot crea subcategoriile de calculatoare personale, terminale și imprimante.

Oracle Assets poate înregistra relația unui mijloc fix cu altul, astfel încât se poate urmări și administra separat componentele detașabile ale mijlocului fix, în timp ce ele sunt încă urmărite global în mijlocul părinte. Se poate specifica regula după care Oracle Assets deduce viața unui component din cea a mijlocului părinte.

Oracle Assets permite crearea automată de adăugări la mijloacele fixe folosind informațiile din orice alte sisteme. Oracle Assets este deja integrat cu Oracle Payables, dar se poate integra ușor cu orice alt sistem. De asemenea, se poate folosi procesul de adăugare în masă pentru a converti mijloacele fixe ale dumneavoastră din alt sistem la sistemul Oracle Assets.

Oracle Assets permite să executarea de reglări ale costurilor mijloacelor dumneavoastră CIP de-a lungul întregului ciclu de viață al proiectului. Oracle Assets definește costul unui mijloc fix CIP ca fiind suma costurilor articolelor din liniile facturilor incluse în mijloc. Se poate regla costul unui mijloc in construcție ajustând, adăugând sau ștergând o linie de factură atribuită acelui mijloc.

Oracle Assets permite atribuirea cu ușurință a activele jurnalelor de amortizare și modificarea informației financiare cum ar fi costul sau metoda de amortizare a unui mijloc fix.

Oracle Assets permite închiderea anului independent în fiecare registru de amortizare. El creează automat calendarul și perioadele de distribuție pentru noul an când executați amortizarea pentru ultima perioadă a anului fiscal precedent. La executarea programului de amortizare independent pentru fiecare registru de amortizare, Oracle Assets calculează cheltuielile de amortizare și ajustările și actualizează amortizarea cumulată și cea pe anul în curs. Oracle Assets închide automat perioada de amortizare curentă și o deschide pe următoarea când se rulează din nou programul de amortizare.

Oracle Assets permite specificarea detaliilor privind modul în care să creeze articolele de jurnal pentru retrageri. Se pot specifica conturi distincte pentru fiecare component al sumei de câștig/pierdere. Opțional se pot fixa seturi diferite de conturi de retrageri care au drept rezultat câștiguri și retrageri care au drept rezultat pierderi.

Oracle Assets permite anularea retragerii activelor. În acest caz, Oracle Assets creează toate articolele de jurnal necesare din cartea mare. Pentru retrageri parțiale multiple, se pot reintegra numai retragerea parțială cea mai recentă.

Oracle Assets permite ajustarea periodică a valorii activelor capitalizate datorită inflației sau deflației în funcție de ratele introduse. Acest proces este cunoscut ca reevaluare. Regulile de reevaluare diferă de la o țară la alta. Oracle Assets are flexibilitatea necesară pentru a executa cereri specifice.

Submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA) – Analizorul Financiar Oracle

Analizorul Financiar Oracle este o aplicație distribuită pentru raportare financiară, analiză, buget și planificare. Prin integrarea unei surse centrale de management a datelor, cu instrumente analitice puternice, sistemul dă posibilitatea organizațiilor de a atinge obiectivele financiare critice – să controleze costurile, să analizeze performanța, să evalueze oportunitățile și să formuleze direcțiile de viitor.

Asigurarea unor informații financiare consistente și de încredere este cheia instrumentului Analizorul Financiar Oracle. Produsul menține integritatea datelor financiare într–o sursă centrală și asigură ca utilizatorii să acceseze datele de care au nevoie. Controlul accesului permite administratorului să determine, funcție de utilizator, care date financiare pot fi vizualizate și editate. De aceea utilizatorii văd și administrează numai informațiile pertinente responsabilităților și intereselor lor. Directorii executivi pot primi date sintetizate adaptate nevoilor lor, în timp ce directorii de la nivelele inferioare primesc ambele tipuri de date detaliate și sintetizate.

Analizorul Financiar Oracle preia informația contabilă din submodulul de Oracle GL, fără necesitatea dublării acestora, și astfel asigură o soluție managerială mai rapidă. Informațiile din GL se integrează cu ușurință în ierarhia și dimensiunile analizorului financiar Oracle. Balanțele de conturi sunt reflectate în analizorul financiar Oracle. Cu o permanentă legătură între cele două aplicații, modificările ierarhiei și altor structuri efectuate în cartea mare migrează în analizorul financiar Oracle fără comenzi suplimentare. Datele și structurile pot fi împrospătate automat pe baza continuității astfel încât controlul datelor și integritatea sunt păstrate.

Analizorul Financiar Oracle se adaptează la structura afacerilor oricărei organizații, cum ar fi centre de cost, activități, servicii,etc. Afacerea nu trebuie să–și schimbe perspectivele și activitățile pentru a se adapta instrumentului Oracle Financial Analyzer; produsul poate reflecta orice afacere existentă. In plus, modelele și datele produsului pot fi modificate rapid pentru a reflecta noi priorități sau schimbări organizaționale.

Analizorul Financiar Oracle manevrează bugetul și prognozarea, revizuirea, modificarea în cadrul aceluiași sistem. Produsul coordonează și organizează procesul de stabilire a bugetului, indiferent dacă organizația folosește metodologia de stabilire a bugetului de sus în jos, de jos în sus sau mixtă. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele înalte, cum ar fi trimestru și divizie, până la nivele reduse, cum ar fi lună și departament. Utilizatorii pot copia activele anului trecut în bugetul anului curent și să crească anumite balanțe cu cinci procente. Utilizatorii pot depozita parți din baza comună de date financiare pe calculatoare personale pentru a–și lua bugetul și previziunile din mers. La închiderea ciclului bugetar, bugetul definitivat asigura accesul întreprinderii, și este blocat la modificări adiționale interzise.

Modelul de date multidimensional ale instrumentului Oracle Financial Analyzer reflectă modul în care managerii privesc afacere lor. Informațiile cheie pot fi vizualizate in orice combinație de dimensiuni: sub formă de linii, perioade de timp, produse, regiuni geografice și centre de cost. Instrumentele pentru navigația prin datele multidimensionale permit utilizatorilor să izoleze rapid sursa unei variații. Aceste instrumente fac posibilă interogarea ușoară a performanțelor financiare ale unui centru de profit pe produs, canal și perioadă de timp.

Oracle Financial Analyzer suportă o mare varietate de scenarii financiare cu instrumentele sale de modelare financiară. Rezultatele analizei ce–ar fi dacă sunt afișate imediat. O vastă bibliotecă de funcții incluse ajută utilizatorul să creeze prognoze și să calculeze raportul de performanță. Modelele sunt caracterizate de independență controlată. Această independență permite utilizatorilor să stabilească diferite ecuații detaliate pentru diferite organizații și scenarii, în timp ce calculele riguroase sunt păstrate pentru articolele universale sau consolidate.

Oracle Financial Analyzer utilizează o interfață grafică proiectată pentru profesioniști din domeniul finanțe–contabilitate care au nevoie de acces rapid la scule analitice sofisticate. Instrumentele sofisticate, ca Selector, oferă interogare și analiză pe baza excepției. Rapoartele au formate și funcții familiare utilizatorilor de foi de calcul, cum sunt comenzile de tipărire și stabilirea fonturilor care reflectă standardele industriei.

Oracle Financial Analyzer folosește familiarizarea utilizatorului cu foile de calcul (spreadsheet). Pe ecran, sistemul se leagă direct cu foile de calcul devenite standard industrial astfel încât utilizatorii pot vedea și raporta datele aparținând de Oracle Financial Analyzer din aceste foi. Această legătură asigură utilizatorilor din mediul foilor de calcul accesul la puternicele scule de interogare a datelor din Selector.

IV. implicaȚiile implementării unui sistem informatic de tip erp

Programele pentru planificarea resurselor întreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru a fi nucleul unei întreprinderi, ținând să integreze toate departamentele și funcțiile unei companii într-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesităților firmei sau necesităților particulare ale oricărui departament

Proiectarea unui singur produs informatic care să răspundă necesităților atât personalului din departamentul financiar, cât și a celor de la resurse umane sau a celor de la producție nu este deloc ușoară, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate și optimizate pentru nevoile particulare proprii. Însă ERP le combină pe toate acestea într-un singur program informatic conectat la o bază de date comună, astfel încât comunicarea interdepartamentală este mult mai facilă.

În cazul în care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrată, poate aduce beneficii deosebite companiei respective.

Pentru a ilustra utilitatea deosebită a programelor ERP se prezintă o situație care ilustrează ceea ce întâmplă în lipsa ERP comparativ cu situația existenței implementării acestuia. De exemplu, în mod clasic, comanda unui client, chiar și în cazul în care este primită electronic, va trece din Inbox în Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru generând întârzieri în prelucrare sau chiar și rătăciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevărat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum să intre în sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, și nici invers nu este posibil. Sistemul ERP înlocuiește vechile programe informatice de la depozit, producție, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat în mai multe module ce aproximează funcționalitățile vechilor programe. Integrarea sistemelor informatice de gestiune pe Internet exemplu ca cei de la financiar să interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dacă o comandă a fost onorată sau nu.

La începutul anilor ’90, sistemele ERP aveau o construcție monolitică, dar între timp producătorii acestora le-au făcut din ce în ce mai flexibile și mai modularizabile, fiind posibil pentru o anumită companie să instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar și pentru resurse umane și să lase restul departamentelor pentru mai târziu.

Scopul declarat al sistemelor ERP este de a îmbunătăți activitățile corespunzătoare etapei dintre obținerea unei comenzi de la un client și emiterea facturii pentru acea comandă precum și plata ei, etapă cunoscută sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai numește și back-office software. În general, nu există preocupări legate de partea de vânzare a produselor, (deși există mai mulți furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM – Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la client până când aceasta va fi onorată. Atunci când un reprezentant al serviciului de relații cu clienții introduce comanda în sistemul informatic, el va avea în acest fel acces la toate informațiile necesare și anume: suma maximă cu care poate fi creditat clientul, informație ce poate fi preluată de la departamentul financiar; istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar; nivelul stocurilor, de la depozitul firmei; posibilitățile de transport, de la modulul de logistică.

În cazul în care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei și poate accelera procesul transformării unei comenzi primite de la un client într-o factură corespunzătoare. Comunicațiile între departamentele companiei sunt mult îmbunătățite. De asemenea, deoarece angajații diferitelor departamente au acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, și clientul va fi mai bine servit.

4.1. Avantajele și dezavantajele sistemelor ERP

Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:

Reducerea considerabilă a timpului de procesare a unei comenzi. Având în vedere că parcurgerea traseului se face în mod automatizat, este evident că timpul este mult diminuat.

Angajații din fiecare departament au acces la aceleași informații, pe care le pot și modifica în caz de necesitate. Atunci când un departament finalizează activitatea la o anumită comandă, aceasta este automat direcționată de către ERP spre următorul departament.

Poate fi cunoscut în fiecare moment stadiul în care a ajuns o comandă. Pentru aceasta, este suficient să te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comandă.

În mod asemănător cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clienți, ERP poate aduce beneficii și celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se ocupă de raportările financiare.

Deși avantajele aduse companiei sunt destul de consistente, pot fi identificate, în același timp și dezavantaje, care pot fi chiar mai mari decât avantajele atunci când sistemul ERP nu este bine implementat și mai ales atunci când acesta nu este însoțit de schimbări în modul de organizare a companiei.

Deși nu era suficient de eficientă, organizarea separată a fiecărui departament era mult mai simplă, și în cazul în care ceva nu funcționa bine în afara departamentului, aceasta era problema altcuiva. Implementarea unui ERP trebuie însoțită obligatoriu și de schimbări în modul de organizare a departamentelor firmei. Angajații de la departamentul de relații cu clienții nu mai realizează doar introducerea datelor în sistemul informatic. Având acces la toate informațiile despre istoricul clientului, lista comenzilor anterioare, lista comenzilor achitate sau încă neachitate, ca și datele de la depozitul firmei, acești angajați trebuie să ia decizii mult mai complicate iar munca lor devine dintr-o dată mult mai complexă, datorită faptului că deciziile lor afectează clienții și toate celelalte departamente. Dar nu numai angajații de la relații cu clienții trebuie să-și schimbe modul de lucru. Dacă înainte cei de la depozit erau obișnuiți să-și păstreze datele în minte, sau pe mici bucăți de hârtie, sau chiar și în registre, acum aceasta nu mai este posibil. Vor trebui să introducă datele în sistemul ERP, pentru ca cei de la celelalte departamente să le poată accesa.

Sintetizând, principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt următoarele:

Costul sistemelor ERP este foarte mare;

Implementarea lor este foarte dificilă și de lungă durată; deși foarte mulți

Vânzători prezintă în reclame că implementarea se realizează în 3-6 luni, dar, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani în medie;

La început poate încetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajații erau obișnuiți cu vechile programe iar ERP introduce nu numai noi programe, dar și schimbări în activitatea acestora;

Implementarea ERP presupune foarte multe schimbări în modul de lucru al departamentelor companiei.

Având în vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementări ale sistemelor ERP nu și-au atins scopul. Pentru că nu este atât de important sistemul informatic, cât schimbările în modul de lucru al companiei. Dacă sistemul este doar instalat, fără a se încerca schimbarea modului în care angajații își desfășoară activitatea, atunci ERP nu va fi altceva decât un foarte complex și foarte scump nou program de contabilitate. Dacă ERP este utilizat pentru a îmbunătăți modul în care sunt preluate și realizate comenzile sau modul cum sunt livrate și încasate, atunci integrarea adusă de sistemul ERP poate aduce mari beneficii.

4.2. Motivația implementării de sisteme ERP

Există următoarele motive principale pentru care companiile trebuie să instaleze și să implementeze un sistem ERP:

1. Integrarea informațiilor financiare. Atunci când managerul unei companii încearcă să descopere performanța de ansamblu a întregii sale companii, el poate găsi mai multe versiuni ale stării adevărate a firmei. Departamentul financiar are un set de cifre, vânzările au alt set, și fiecare departament are o părere diferită despre modul cum contribuie la obținerea profitului. Sistemele ERP creează o singură versiune a stării financiare, care nu poate fi pusă la îndoială deoarece fiecare departament folosește aceeași versiune.

2. Integrarea informațiilor despre comenzile de la clienți. Sistemul ERP poate deveni locul unde sunt procesate comenzile de la clienți din momentul în care acestea sunt primite de către serviciul de relații cu clienții până în momentul în care produsele sunt livrate și este emisă factura pentru comanda respectivă. Păstrând aceste informații într-un singur sistem, (și nu în mai multe sisteme informatice ce nu pot comunica unele cu altele), poate fi mai ușor de urmărit traseul unei comenzi, stadiul în care ea se află în orice moment, și de asemenea, pot fi coordonate mai ușor toate departamentele firmei, indiferent de locația unde se află.

3. Standardizarea și creșterea vitezei de producție. De multe ori, companiile de producție descoperă că unele locații fabrică aceleași produse folosind metode diferite și sisteme informatice diferite. Sistemele ERP oferă premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producție, standardizare ce reduce costurile, mărește viteza și productivitatea sectorului respectiv și reduce timpul pierdut prin inventariere. ERP ajută la desfășurarea mult mai uniformă a procesului de producție și îmbunătățește vizibilitatea unei comenzi pe toată perioada în care aceasta este procesată în interiorul companiei. Toate acestea, însoțite și de standardizarea procedeelor de producție, conduc de asemenea la reducerea numărului de inventare a materiilor prime, a mărfurilor și a produselor în curs de realizare necesare.

4. Cunoscându-se în orice moment situația stocurilor, pot fi făcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clienți și coordonarea mult mai bună a distribuției acestora.

5. Standardizează informațiile pentru resursele umane. În special la companiile care au mai multe unități de producție sau mai multe filiale, un sistem ERP aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmărire a activității angajaților și de comunicare între aceștia.

Deși sistemele ERP au fost la început concepute pentru companiile cu producție normală, cu produse care pot fi ușor cuantificate, acum acestea au devenit atât de complexe încât pot fi implementate în aproape toate domeniile de activitate și din toate ramurile, producătorii de astfel de sisteme integrate pretinzând că sutele sau chiar miile de particularizări aduse sistemelor lor le pretează chiar și pentru companii petroliere, din chimie sau din industria de utilități. În sprijinul acestei afirmații vine și faptul că și la noi în România, societatea comercială de distribuție a gazelor naturale DISTRIGAZ SUD S.A., preluată recent de Compania Gaz du France, a implementat un astfel de sistem integrat de gestiune a întreprinderii, și anume SAP.

4.3. Costul unui sistem ERP

Costul implementării unui sistem integrat de tip ERP este extrem de dificil de previzionat, deoarece el depinde de o multitudine de variabile, cum ar fi:

numărul de subunități ale firmei care vor fi servite de către sistem;

numărul de module care vor fi instalate;

munca necesară pentru integrarea sistemelor deja existente;

dorința de schimbare a companiei, și nu în ultimul rând;

cât de complex se dorește a fi proiectul.

Există o regulă nescrisă pe care foarte mulți specialiști au folosit-o pentru a estima costul total al implementării unui ERP și anume înmulțirea cu cifra 6 a costului licenței. Pe măsură ce concurența în domeniul producătorilor de soluții ERP a devenit tot mai puternică și au fost operate discounturi foarte mari la licența programului, aceste previziuni asupra costului nu mai sunt însă de actualitate. Există de altfel și sisteme ERP open-spurce, la care nu costă nimic licența, însă se plătește suportul tehnic acordat pentru implementarea modulelor și adaptarea sistemului la nevoile concrete ale fiecărei companii. De altfel, departamentele de cercetare din domeniu nici măcar nu-și mai dau foarte tare osteneala să previzioneze costurile.

Acum câțiva ani, renumita firma de cercetare META Group, INC a realizat un studiu de piață pe un eșantion format din 63 de companii de toate felurile și din mai multe ramuri industriale, de la companii mici până la companii uriașe, pentru a descoperi care a fost costul total (TCO – total cost of ownership) al implementării sistemului ERP, aici incluzând costul cu echipamentele hardware, licențele software, serviciile profesionale și costurile interne ale firmei. Acest cost total a inclus instalarea și cei doi ani ulteriori,

Costul mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost de 15 milioane USD, cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost total fiind de 400.000 USD. Deși este dificil de obținut concluzii din urmărirea unui studiu realizat pe companii atât de diferite, totuși este foarte limpede că un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba chiar dimpotrivă, prețul este destul de mare.

Afară de acestea, la implementarea ERP mai există și niște costuri ascunse, care sunt destul de dificil de comensurat și de previzionat. Cercetătorii și cei ce implementează softuri ERP consideră că următorii factori sunt cel mai adesea răspunzători de subevaluarea bugetului:

Pregătirea profesională a angajaților. De obicei acesta este cel mai important factor care este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP. Cheltuielile cu pregătirea sunt foarte mari deoarece aproape întotdeauna angajații trebuie să învețe noi proceduri și noi procese, nu doar să se familiarizeze cu o nouă interfață. Mai mult decât atât, companiile ce oferă training nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate în oferirea de suport pentru modul cum funcționează programul software efectiv, nu pentru modul cum se desfășoară afacerea în fiecare firmă. De obicei costul real cu pregătirea depășește de două-trei ori costul bugetat.

Integrarea și testarea. Crearea și testarea legăturilor dintre pachetul ERP și alte componente software pe care le are implementate firma reprezintă de asemenea unul dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legăturilor este un proces destul de anevoios, mai ales atunci când componentele soft existente sunt mai vechi și firma producătoare nu mai oferă suport pentru ele sau nu mai există pe piață.

Personalizarea. În afară de crearea legăturilor către componentele existente ale companiei, mult mai costisitoare și ceva ce trebuie evitat pe cât posibil este personalizarea nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie însă efectuată atunci când ERP nu acoperă unul din procesele companiei, și trebuie adaptat să realizeze și acest aspect. Totuși se recomandă evitarea pe cât posibil a acestui lucru, deoarece pe lângă faptul că este foarte costisitoare, personalizarea nucleului pachetului ERP face mult mai dificilă actualizarea atunci când este disponibilă o nouă versiune a acestuia.

Conversia datelor. Chiar dacă este un adevăr admis de puține companii, totuși foarte multe din datele stocate în sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate și relevanță. Transformarea lor și mutarea în sistemul client-server cerut de ERP costă bani și pune destul de multe probleme practice.

Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar astfel ca la costul pachetului ERP să fie adăugat și costul unor instrumente de Data Warehouse, împreună cu costul unor specialiști în forarea datelor.

Reîmprospătarea zilnică a datelor dintr-un mare depozit de date de la nivelul întreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la o zi la alta.

Plata consultanților. Implementarea ERP necesită apelarea la servicii de consultanță și training al angajaților ce tind să crească fără limite. Pentru a preveni aceasta, la semnarea contractului cu firma ce asigură consultanța trebuie stabilite și date cantitative, reflectată în necesitatea ca un anumit număr dintre angajații companiei să fie capabili să promoveze anumite teste la încheierea perioadei de pregătire.

Înlocuirea angajaților de top. Piața sistemelor ERP este o piață foarte concurențială, astfel că pe măsură ce implementarea sistemului ERP din companie este finalizată și în interiorul companiei se formează specialiști ERP. Astfel este foarte posibil ca firme concurente să-i atragă acordându-le salarii și bonusuri mai mari decât este pregătită compania mamă să le ofere. În cazul în care nu va putea fi împiedicată plecarea acestora la firme concurente, atunci vor fi plătite sume duble sau triple acelorași oameni ce se întorc sub formă de consultanți sau a altora pe poziții similare.

Activitatea echipelor de implementare nu se termină niciodată. Deși majoritatea companiilor tind să trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe un oricare alt proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca după ce pachetele software sunt instalate, fiecare angajat să se reîntoarcă la treaba pe care o realiza înainte.

Din cauză că cei care au muncit la implementare cunosc fiecare detaliu al procesului de vânzare mai bine chiar decât cei de la departamentul vânzări și cunosc mai bine procesul de producție decât cei de la departamentul operațional, aceste persoane sunt foarte valoroase.

Companiile nu-și pot permite să trimită aceste persoane înapoi la activitatea pe care o făceau înainte pentru că sunt foarte multe lucruri de făcut după implementarea ERP.

Scrierea de rapoarte pentru a scoate informații din sistemul ERP va ține echipa ocupată pentru cel puțin încă un an.

Din păcate foarte puține companii includ în buget cheltuieli pentru munca de după implementarea efectivă a sistemului, astfel că de multe ori se ajunge la suplimentări de fonduri și de personal, imediat după ce sistemul a intrat în exploatare, cu mult înainte ca beneficiile ERP să poată fi adunate.

Așteptarea imediată a beneficiilor. Una dintre cele mai răspândite greșeli ale companiilor este așteptarea faptului ca imediat după implementarea ERP să fie vizibile și beneficiile. De fapt, un recent sondaj a scos în evidență faptul că mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scăderi de performanță imediat după implementarea ERP, din cauza nenumăratelor schimbări pe care le presupune acesta.

Beneficiile se fac simțite abia după folosirea pentru o anumită perioadă de timp și efectuarea de schimbări în procesul de producție.

4.4. Punctele sensibile în implementarea unor sisteme informatice de tip ERP

Investițiile sunt de multe ori adevărate bombe cu ceas pentru bugetele companiilor. Totuși, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie să recunoască faptul că unele cheltuieli sunt supraevaluate, în timp ce altele sunt subestimate.

Daca încercăm să cercetăm care sunt principalii devoratori de buget în implementarea pachetelor ERP, respectiv să identificăm care sunt punctele sensibile în implementarea unor asemenea sisteme, în mod cert, nu putem să facem abstracție de factorii prezentați în continuare.

1. Training-ul

Training-ul este o componentă neglijată în procesul de implementare, atât ca etapă, cât și la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate cel mai adesea pentru ca se pierde din vedere faptul că majoritatea angajaților au de învățat un nou set de procese și nu doar o noua interfață software.

2. Integrarea și testarea

Testarea compatibilității pachetelor ERP cu alte programe software este o altă cheltuială de care nu se prea ține seama în procesul de implementare. O companie standard de producție poate avea aplicații ce necesită modificări pentru partea de logistică, taxe, planificarea producției și codurile de bare. Dacă la toată această listă se adaugă și customizarea funcțiilor de bază din pachetul ERP, costurile de integrare, testare și mentenanță a sistemului vor arunca în aer bugetul. În ceea ce privește training-ul, testarea integrării ERP trebuie făcută din perspectiva procesului.

3. Conversia datelor

Transferul datelor, de tipul informațiilor referitoare la clienți și furnizori, sau la designul produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operațiune costisitoare. Deși puțini manageri sunt dispuți să admită, multe din datele existente în sistemele primite moștenire nu sunt foarte importante. Companiile neagă de multe ori redundanța datelor pe care le dețin, cel puțin până în momentul în care trebuie să le facă transferul în noile setări client/server necesare pachetelor ERP. Și din nou companiile subestimează costurile, de această dată pe cele necesare transferului.

4. Analiza datelor

De multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele externe pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectuează analize în mod curent ar trebui să aibă în vedere în bugetul alocat implementării ERP-ului și depozitul de date, dar și efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt puși în dificultate în acest moment: reactualizarea zilnică a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de date dintr-o corporație este dificilă, iar sistemele ERP nu ajută prea mult la identificarea acelor date care s-au modificat de la zi la zi, făcând updatări selective. O soluție costisitoare este custom programming..

5. Consultanți ad infinitum

Pentru a evita notele de plată kilometrice către consultanți, companiile trebuie să identifice clar obiectivele către care partenerii de consultanță trebuie să îi orienteze pe angajați. Activitatea consultanților trebuie să poată fi evaluată, iar pentru aceasta este necesar să le fie stabilit un plafon în activitatea lor: de exemplu, un număr de angajați să poată trece cu brio un test de project management.

6. Specialiștii

Cei mai mulți analiști susțin că succesul unui sistem ERP depinde de echipa care lucrează la implementarea lui. Software-ul este prea complex și schimbările din zona de business prea dramatice pentru a lăsa un astfel de proiect pe mâna unor amatori. Vestea proastă este că, la finalul proiectului, companiile trebuie să fie pregătite să înlocuiască mulți dintre specialiști. Chiar dacă piața ERP-urilor nu mai este o zonă la fel de fierbinte ca pe vremuri, firmele de consultanță, dar și alte companii care și-au pierdut cei mai buni oameni, vor începe să vâneze specialiștii altor firme cu oferte de genul salarii mai mari și bonusuri

7. Echipele de implementare – o poveste fără de sfârșit

Multe companii tind să trateze implementările de ERP ca pe orice alt proiect software. Odată ce programul software a fost instalat, gândesc ei, echipa va fi dizolvată și fiecare își va relua postul inițial cu tot cu atribuțiile ce îi revin.

După o implementare de sistem ERP însă, membrul echipei nu se poate reîntoarce la vechile atribuțiuni pentru că este mult prea valoros pentru companie – ajunge să știe mai multe lucruri despre procesul de vânzări și de producție chiar decât agentul de vânzări, respectiv agentul de producție însuși.

Companiile nu își prea pot permite să trimită pe vechile posturi participanții la proiect, întrucât exista multe lucruri de făcut după instalarea ERP-ului. Doar crearea de rapoarte pentru a extrage informații din noul sistem ERP ține echipa ocupată cel puțin un an de zile.

Din păcate, puține companii au în vedere etapa post-instalării și chiar și mai puține o prevăd în planificarea bugetară prealabilă implementării.

V. EFICIENTA ECONOMICA A IMPLEMENTARII ERP

În managementul de proiecte software tradiționale, companiile se așteaptă să vadă rezultatele imediat ce instalarea aplicației s-a încheiat, lucru imposibil în cazul ERP. Majoritatea sistemelor ERP își relevă eficiența după o perioada mai îndelungată de la implementare, iar echipa de proiect la rândul său nu primește recompensa decât după amortizarea investiției.

Identificarea corectă a acelor puncte sensibile permite managerilor unei firme care investește într-un sistem de tip ERP să acționeze în cunoștință de cauza și implementarea să fie un succes.

Sistemele informatice de tip ERP și-au dovedit, pe termen lung, viabilitatea, eficiența. Problemele sunt critice pe termen scurt și mediu.

Sistemul ERP in situatia prezentată contribuie la:

Creșterea eficienței firmei prin faptul că se reorganizează toate procesele interne pe baza unui sistem informatic ERP.

Îmbunătățirea condițiilor de lucru datorită echipamentelor de înaltă performanță introduse cu care se va lucra

Îmbunătățirea deciziilor managementului

Creșterea calității serviciilor furnizate

Efecte benefice ce se estimează a fi obținute în urma derulării și implementarii sistemului :

se îmbunătățesc procesele interne ale firmei care vor deveni legate, coerente, ușor interpretabile eficientizând serviciile companiei

se vor optimiza resursele și se vor reduce costurile interne deoarece se vor rezolva rapid și interactiv problemele și cererile companiei legate de: controlul stocurilor de marfa, alocarea resurselor către clienți, managementul financiar mai bun orientat spre profit si cashflow, automatizarea proceselor repetitive etc. 

accesul la informații in cadrul firmei va fi mai rapid, direct și securizat. Se va reduce timpul de așteptare și de acces la informație.

creșterea semnificativa a calitatii produselor. In momentul de fata compania nu are un sistem de  raportare care sa ne permită luarea unor masuri corective imediate: analiza de lot defect, evaluarea calitatii subansamblelor/furnizor, evaluarea calitatii asamblării calculatoarelor per/om etc.

creșterea productivității departamentelor unde  prin automatizarea proceselor de business.

CONCLUZII

Un ERP este o aplicație software complexă multi – modulară care integrează procesele economice ale întreprinderii cu scopul optimizării și creșterii eficienței acestora. Din punctul de vedere al funcționalităților, un software ERP acoperă toate domeniile de interes ale unei afaceri precum: gestiunea producției, gestiunea stocurilor, interacțiunea cu furnizorii, gestiunea relațiilor cu clienții, urmărirea comenzilor, gestiunea financiară, gestiunea resurselor umane.

Pornind de la premisa că întregul este mai mult decât suma parților, un ERP realizează integrarea și sincronizarea funcțiunilor întreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare și ordonare a informației, fluidizând schimbul de date între departamente.

Schimbările tot mai rapide din mediul de afaceri și creșterea în complexitate a activităților din cadrul unei companii necesită o adaptare permanentă, într-un ritm alert, care adeseori pune la încercare capacitățile de efort și analiză ale factorului uman. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluție la aceste provocări, fiind capabile să proceseze un volum foarte mare de date și informații agregate în scopul optimizării și eficientizării proceselor.

Concluzia desprinsă din experiența acumulată este că implementarea unui sistem informatic integrat de tip ERP într-o entitate economică în care nu a mai fost utilizat un ERP aduce atât pentru factorii de decizie (Consiliul de Administrație, Comitet de Direcție, etc.) cât și pentru utilizatorii uzuali, un alt orizont asupra informațiilor din sistem, o altă stăpânire a fenomenului economic și nu în ultimul rând o mai bogată paletă de informații la îndemână atunci când trebuie să ia decizii. De asemenea, procesul de implementare al unui sistem informatic integrat de tip ERP are nevoie de sprijinul întregii organizații pentru a fi o reușită. Și va fi cu siguranță dacă sprijinul uman și financiar va exista.

Soluțiile ERP cu care furnizorii se prezintă la vizionări, după consultarea cerințelor cuprinse în „caietul de sarcini”, în extrem de rare cazuri vor acoperi 100% aceste cerințe. Acest aspect apare ca urmare a modului diferit (și perfect legal) în care firmele și-au organizat „contabilitatea de gestiune”. Se știe că prin Legea Contabilității, firmelor din domeniul industrial li se impune în mod obligatoriu să conducă „Contabilitatea financiară”, care are ca rezultat oglindirea profitului/pierderii (cont 121 Profit și pierdere) în balanțele contabile. Pentru „contabilitatea de gestiune” se specifică că este la latitudinea firmei dacă o conduce sau nu. Contabilitatea de gestiune face o rafinare a oglindirii cheltuielilor ocazionate de activitatea de producție și cele conexe acesteia (achiziții, transport, etc…), putându-se 27 astfel realiza calculații de cost de genul antecalcul, postcalcul, produs nou. Ca urmare considerăm că modulul „Producție” trebuie să ofere toate informațiile necesare oglindirii proceselor și fluxurilor de producție în costuri. Concluzii și propuneri privind auditul noului sistem și eficiența economică a acestuia După prezentarea pe larg a legislației care guvernează domeniul auditului sistemelor informatice, autorul analizează riscurile la care sunt supuse acestea, după care trece la prezentarea principiilor auditului continuu și în final evidențiază câțiva indicatori de stabilire a eficienței economice. Concluzia firească ce rezultă din analiza avantajelor și dezavantajelor prezentate în legătură cu utilizarea sistemelor informatice pentru funcția de audit, se poate exprima astfel: necesitatea utilizării instrumentelor informatice în cadrul unei misiuni de audit a devenit vitală, dar o combinație a tehnicilor manuale cu cele asistate de calculator asigură reușita acesteia, într-un timp optim și costuri reduse.

Atât timp cât va exista activitate de producție va exista și preocuparea pentru eficientizarea acesteia, minimizarea costurilor și maximizarea profitului. Din această perspectivă, autorul consideră că o direcție pentru continuarea cerecetării (cum de altfel s-a mai spus în lucrare), este studierea metodelor de optimizare a producției. Optimizarea producției este o provocare atât pentru managerul de producție cât și pentru informaticienii care dezvoltă aplicații în această zonă. Cu siguranță, soluțiile ERP care oferă aceste facilități de optimizare (vezi SAP) sunt catalogate ca fiind superioare altor aplicații mai sărace în opțiuni de acest gen.

bibliografie

ANEXA1. ORGANIGRAMA

ANEXA2-STRUCTURA PERSONALULUI

bibliografie

ANEXA1. ORGANIGRAMA

ANEXA2-STRUCTURA PERSONALULUI