Implementarea Peoplesoft Receivables 9.0 la Ubisoft Entertainment S.a

LUCRARE DE LICENTA

Implementarea PeopleSoft Receivables 9.0 la Ubisoft Entertainment S.A.

CUPRINS

CAPITOLUL I – Introducere

CAPITOLUL II – Analiza sistemul informational

3.1 Conceptul de analiza a sistemelor informationale

3.2 Obiectivele si fazele analizei sistemului informational.

3.3 Organizarea si conducerea analizei sistemului

3.1 Realizarea analizei sistemului informational

CAPITOLUL III – Implementarea sistemului

3.1 Ubisoft Entertainment S.A.

3.2 PeopleSoft PeopleSoft Enterprise Receivables

3.2.1 Scopul PeopleSoft Receivables

3.2.2 Principalii pasi de implementare PeopleSoft Receivables

3.2.3 PeopleSoft Receivables integrarea cu celelalte produse PeopleSoft

3.3 Tehnologia PeopleSoft Internet Architecture

3.4 Implementarea PeopleSoft Receivables 9

3.2.1 Configurarea facturilor temporare (pending items accounting)

3.2.2 Introducerea facturilor temporare (pending item entry)

3.2.3 Mentenanta facturilor

3.2.1 Configurarea "Aging Reports"

3.2.2 Introducerea inasarilor de la clienti

3.2.3 Configurarea "Payment Application"

3.2.1 Corespondenta cu clientii (Customer Corespondence)

CAPITOLUL IV.

Concluzii și contribuții personale.

BIBLIOGRAFIE.

CAPITOLUL I

Introducere

Prezenta lucrare analizeaza implementarea sistemului ERP PeopleSoft Receivables, la compania franceza Ubisoft Entertainment S.A.

PeopleSoft Receivables este parte a suitei software PeopleSoft Financial Applications produsa de compania americana Oracle.

CAPITOLUL II

Analiza sistemului informational

2.1 Conceptul de analiza a sistemelor informationale

În general, analiza se definește ca fiind descompunerea unui obiect, fenomen sau a relațiilor dintre obiecte, fenomene etc, în părți componente în scopul cunoașterii. Ea presupune deci examinarea amănunțită, parte cu parte, a unei probleme, a unui obiect de studiu.

Analiza sistemelor informaționale economice este activitatea prin care se realizează cunoașterea sistemului obiect si a cerințelor de informații din sistemul de decizie. Vom numi sistem obiect orice parte a realității (a sistemului informațional economic, în cazul nostru) care generează date și care posedă entități, ce poate prelucra și atribui semnificație datelor, parte delimitată în vederea realizării unui nou sistem informațional.

Scopul analizei sistemului informațional ar putea fi unul din urmatoarele:

1) proiectarea unui model al sistemului existent, adică a unui sistem sinonim cu ajutorul caruia să se simuleze funcționarea sistemului real;

2) proiectarea unui sistem care să înlocuiască sistemul existent, având însă performanțe superioare;

3) proiectarea unui sistem raționalizat:

a) care pe baza acelorași intrări elaborează aceleași ieșiri, dar cu o structură mai simplă; de exemplu se raționalizează structura organizatorică în paralel cu raționalizarea sistemului de evidență;

b) care simplifică intrările, structura și in cazul în care se dovedește necesar, ieșirile sistemului.

Exista două concepte care stau la baza stabilirii elementelor sistemului obiect, care aplicate la activitatea de analiză identifică două tipuri de structuri:

– conceptul orientat pe organism, care determina structura organizatorică; în acest caz analiza sistemului informațional se va face pe compartimente funcționale;

– conceptul orientat pe activitate, care determină structura funcțională; caz în care analiza sistemului informațional se va face pe funcții si subfuncții ale agentului economic analizat.

În general sunt studiate ambele tipuri de structuri, accentul punându-se insă pe activități, in timp ce elementele organizatorice interesează doar prin prisma aportului lor la realizarea activităților.

Activitatea de analiza a unui sistem informațional economic se poate descompune in următoarele operatii:

culegerea datelor

sistematizarea datelor culese;

evaluarea sistemului informațional existent.

În vederea delimitării corecte a cerințelor informaționale se pot distinge două variante de abordare a sistemului obiect:

– abordarea pornind de la analiza deciziilor;

– abordarea pornind de la analiza datelor.

Abordarea pornind de la analiza deciziilor caută să determine cerintele de informații pornind de la analiza obiectivelor și a deciziilor ce trebuie luate. Sunt culese și investigate doar acele informații care sunt necesare modelului de decizie. În această abordare fluxul de identificare a cerințelor informaționale este:

identificarea obiectivelor și a deciziilor curente si potențiale, precum si a atributelor conducerii, corespunzatoare obiectivelor si deciziilor;

identificarea sau construirea unui model, a unei proceduri de elaborare a fiecarei decizii sau a unui model al procesului de luare a deciziilor;

testarea senzitivității modelului la acuratețea si disponibilitatea datelor de intrare, specificarea limitelor si disponibilităților datelor cerute de model.

Avantajul acestui mod de abordare este acela că rezulta un volum mic de date de prelucrat.

În abordarea pornind de la analiza datelor se caută să se obțină cerințele informaționale prin analiza datelor folosite curent in sistemul existent, sau a datelor potențial folosibile.

Sunt identificate toate datele colectate din sistemul existent, pentru care s-a perceput o necesitate, precum și datele necolectate în sistemul existent dar semnalate ca fiind utile. În această abordare, fluxul de determinare a cerințelor informaționale este:

cercetarea tuturor documentelor, fișierelor etc. folosite in mod curent și identificarea datelor care sunt culese si prelucrate in mod curent;

identificarea datelor suplimentare, care nu sunt culese și prelucrate în mod curent, dar care se dovedesc a fi utile;

stabilirea datelor inutile, care se culeg în mod curent si nu sunt utilizate.

Acest mod de abordare pleacă de la premisa că toate datele utile trebuie să facă parte din sistem, pentru a preveni schimbările ce pot surveni în mediul agentului economic studiat, în stilul de decizie sau în cerințele informaționale.

Abordarea pornind de la analiza datelor conduce la un volum mai mare de date, dar are avantajul că deciziile ce se vor lua pe baza acestor date vor fi mai puțin afectate de modificările ce pot surveni pe parcurs.

Fiecare dintre cele două abordări este mai potrivită pentru un anumit tip de probleme, aplicatii sau sisteme, respectiv:

analiza deciziilor se recomandă în special la activitatile de conducere, în cazul sistemelor informaționale de management și în cazul sistemelor suport de decizie;

analiza datelor se recomanda in special in cazul activităților de rutină, in cazul sistemelor de gestiune.

2.2 Obiecivele si fazele analizei sistemului informational

Această etapă de realzare a unui sistem informatic mai este cunoscută și sub denumirea de elaborarea temei de realizare, analiza diagnostic sau studiul de oportunitate.

Această etapă are următoarele obiective :

1) Delimitarea ariei de cuprindere a sistemului informațional existent care va deveni sistem obiect pentru conceperea și realizarea unui sistem informatic. (Vom numi sistem obiect acea parte a realități economice care generează date și care posedă entități ce pot prelucra și atribui semnificație datelor, parte delimitată în vederea realizării unui sistem informatic).

2) Reflectarea activităților și operațiilor de culegere, trasmitere și prelucrare a datelor specifice sistemului informațional existent.

3) Surprinderea modificărilor ce se impun în organizarea și funcționarea sistemului informațional existent în viziunea conceperii unui sistem informatic.

4) Evidențierea dotării cu tehnică de calcul, prin prisma concordanței dintre sistemele electronice de calcul și viitorul sistem informatic, inclusiv identificarea problemelor ce urmează a fi rezolvate de noul sistem cu ajutorul calculatorului electronic.

5) Fundamentarea unei soluții de principiu care să precizeze activitățile și operațiile ce vor fi informatizate, costul antecalculat al sistemului, tipul calculatorului electronic, sistemul de operare aferent, inclusiv soluția de gestiune a datelor (sistem de gestiune a fișierelor sau sistem de gestiune a bazelor de date) pe care se va baza conceperea și realizarea noului sistem, implicațiile în organizarea internă a unității, precum și planificarea globală a realizării sistemului informatic.

Analiza sistemului informational existent este necesară pentru a fundamenta direcțiile de perfecționare a sistemului informațional existent și înlocuirea acestuia cu un sistem informatic care să satisfacă toate cerințele informaționale ale agentului economic. De asemenea analiza de sistem este oportună și în cazul agenților economici nou înfințați pentru fundamentarea proiectului de sistem informațional, ca parte a proiectului de înfințare a unității.

Analiza sistemului informational existent trebuie să ofere conducerii agentului economic informațiile necesare fundamentării deciziei de perfecționare a sistemului informațional și de proiectare a unui sistem informatic.

Analiza se desfășoară în următoarele faze :

1) Organizarea și conducerea analizei sistemului informațional prin :

a) pregătirea condițiilor necesare analizei;

b) constituire colectivului pentru analiza;

c) elaborarea programului de realizare;

2) Realizarea analizaei sistemului informational existent prin :

a) documentarea pentru analiza de sistem;

b) alegerea tehnicilor de analiză a sistemului informațional existent;

c) studiul componentelor sistemului informațional existent;

d) evaluarea critică a sistemului informațional existent;

e) elaborarea variantelor de realizare a sistemului informatic.

3) Finalizarea analizei sistemului informational existent prin

a) definitivarea documentației;

b) avizarea de către beneficiar.

2.3 Organizarea si conducerea analizei sistemului informational

Pregătirea condițiilor necesare. Inițierea și declanșarea analizei de sistem este atributul conducerii unității beneficiare care precizează tema și obiectivele analizei printr-o Notă de comandă care conține denumirea temei, sfera de cuprindere precum și considerațiile generale care impun perfecționarea sistemului inforațional existent și eventual proiectarea unui nou sistem bazat pe prelucrarea automată a datelor. Pe baza Notei de comandă se încheie Contractul de execuție pentru analiza între unitatea beneficiară și unitatea de analiză proiectare. Valoarea contractului se determină pe baza unui deviz în care se stipulează: numărul de ore/om preconizat pentru executarea analizei, personalul implicat, tarifele de realizare, termenele de execuție, inclusiv obligațiile părților și modul de decontare a lucrărilor.

Constituirea colectivului pentru analizarea sistemului informational existent. Colectivul poate fi alcătuit din :

– personalul propriu al unității beneficiare;

– personalul unei unități specializate în analiza și proiectarea de sisteme informatice;

– din personalul unității beneficiare și al unei unități specializate.

Prima variantă prezintă avantajul cunoașterii temeinice a sistemului informațional de către colectivul de analiză, ceea ce asigură efectuarea unei analize de calitate într-un termen relativ scurt, dar prezintă dezavantajul că membrii colectivului nu pot sesiza toate deficiențele și limitele reale ale sistemului informațional, deoarece sunt familiarizați cu structura și funcționarea acestuia.

Varianta a doua prezintă avantajul că membrii colectivului de analiză sunt specializați în rezolvarea unor astfel de probleme, cunosc deficiențele și limitele unor sisteme similare cu cel analizat, dar prezintă dezavantajul realizării analizei într-un termen relativ îndelungat, deoarece se impune o cunoaștere detaliată a unor anumite părți cu caracter specific, de multe ori unicat, ale sistemului informațional.

Varianta a treia este cea mai indicată datorită maximizării avantajelor și minimizării dezavantajelor primelor două variante.

În orice variantă, pe lângă analiștii de sistem, din componența colectivului trebuie să facă parte conducători și membri ai com și al unei unități specializate.

Prima variantă prezintă avantajul cunoașterii temeinice a sistemului informațional de către colectivul de analiză, ceea ce asigură efectuarea unei analize de calitate într-un termen relativ scurt, dar prezintă dezavantajul că membrii colectivului nu pot sesiza toate deficiențele și limitele reale ale sistemului informațional, deoarece sunt familiarizați cu structura și funcționarea acestuia.

Varianta a doua prezintă avantajul că membrii colectivului de analiză sunt specializați în rezolvarea unor astfel de probleme, cunosc deficiențele și limitele unor sisteme similare cu cel analizat, dar prezintă dezavantajul realizării analizei într-un termen relativ îndelungat, deoarece se impune o cunoaștere detaliată a unor anumite părți cu caracter specific, de multe ori unicat, ale sistemului informațional.

Varianta a treia este cea mai indicată datorită maximizării avantajelor și minimizării dezavantajelor primelor două variante.

În orice variantă, pe lângă analiștii de sistem, din componența colectivului trebuie să facă parte conducători și membri ai compartimentelor funcționale supuse analizei. Aceasta deoarece conducătorii compartimentelor funcționale pot identifica informațiile utile, pe cele de prisos și pot formula cerințe informaționale pentru noul sistem, iar personalul de specialitate din compartimentele funcționale, cunoscând detaliat toate activitățile și operațiile desfășurate, poate sesiza neajunsurile segmentului de sistemului informațional pe care lucrează.

Numărul membrilor colectivului depinde de obiectivele analizei, de sfera de cuprindere, de complexitatea și patricularitățile sistemului informațional și de termenele de realizare.

Urmărirea operativă a realizării analizei se face la finalizarea fazelor parcurse prin intermediul unor colective tehnice de avizare, formate din reprezentanți ai unității beneficiare și ai celei de proiectare, în concordanță cu condițiile contractuale.

Elaborarea programului de realizare. Desfășurarea activității de analiză a sistemului se efectuează pe baza unui program prin care se urmărește folosirea rațională a personalului, termenele intermediare și finale, precum și procedurile de control și avizare a realizării analizei sistemului.

2.4 Realizarea analizei sistemului informational

2.4.1 Documentarea pentru analiza.

Activitatea de documentare necesară analizei de sistem presupune studiul unor probleme de organizare ale agentului economi, a particularităților procesului tehnologic, a fluxurilor informaționale și a activităților desfășurate, precum și a cadrului legislativ impus funcționării sistemului informațional.

2.4.2. Alegerea tehnicilor de analiză

Analiza sistemelor informaționale se pote realiza utilizând mai multe tehnici. Acestea se pot diferentia prin gradul in care acopera activitatile de analiză (respectiv culegerea, sistematizarea datelor si evaluarea sistemului analizat). Din acest punct de vedere se disting doua categorii de tehnici de analiză a sistemelor informaționale economice :

– tehnici elementare;

– tehnici complexe.

Tehnicile elementare realizeaza doar operatia de culegere a datelor si asigura o sistematizare redusa a acestora.În grupa tehnicilor elementare de analiza se incadreaza:

– observarea directa;

– studierea documentatiei existente;

– participarea analistului la efectuarea lucrarilor din sistemul informational;

– interviul;

– chestionarul.

Tehnicile complexe realizeaza toate activitatile de analiza, respectiv culegerea si sistematizarea datelor, precum si evaluarea sistemului informational.

Culegerea datelor, in cadrul tehnicilor complexe de analiză, se realizeaza utilizând, de regulă, mai multe tehnici elementare.

Sistematizarea datelor, constind nu doar intr-o simplă ordonare a lor, ci si într-o sintetizare, se realizează folosind una sau mai multe tehnici de reprezentare. Dintre tehnicile de reprezentare amintim :

– scrierea tehnica;

– reprezentarea grafică a fluxurilor informaționale prin: organigrame (scheme logice), schema bloc a fluxurilor informaționale (diagrama de rutina sau diagrama de relatii), schema orizontală a fluxurilor informaționale, schema verticală a fluxurilor informaționale (diagrama "C");

– grilele;

– listele de acțiuni condiționate;

– tabelele de decizii;

– limbajul pseudocod etc.

Dintre tehnicile complexe de analiza a sistemelor informaționale fac parte:

– analiza diagnostic;

– analiza celulara;

– analiza S.O.P. (Study Organization Plan).

În general, alegerea uneia sau alteia din tehnicile elementare de investigare a sistemului informațional existent și din tehnicile de reprezentare se face în funcție de: complexitatea și particularitățile sistemului informațional existent; aria de cuprindere a acestuia; condițiile concrete de lucru; termenele de realizare; experiența analiștilor.

Practica a cristalizat câteva recomandări privind alegerea și utilizarea tehnicilor de analiză:

1) Nici o tehnică nu poate, ea singură, să asigure culegerea tuturor datelor pentru caracterizarea complexă a sistemului informațional existent, de aceea se impune utilizarea mai multor tehnici. De regulă se utilizează ca tehnică principală interviul completat cu chestionarul sau cu inventarul documentelor, în timp ce participarea analistului la efectuarea lucrărilor din sistemul informațional existent se utilizează în situații de excepție.

2) În vederea alegerii corecte a tehnicii de culegere a datelor și stabilirii modului de realizare, se impune o bună documentare prealabiă privind unitatea ce va fi supusă analizei, în special personalul său.

3) În culegerea datelor analistul nu va avea idei preconcepute despre problemele unității și despre modul de rezolvare a lor, deoarece, în loc să descopere adevăratul mecanism al activității investigate, va primi doar confirmarea propriilor păreri și construirea proiectului pe această bază va conduce sigur la eșec. De aceea pe tot parcusul culegerii datelor, indiferent de împrejurări, analistul trebuie să-și păstreze obiectivitatea, starea neutră față de sistem.

4) În timpul culegerii datelor nu se elaborează soluții, eventualele idei de soluții se notează fără a insista asupra lor (din același motiv ca în cazul anterior).

5) Tehnicile de reprezentare alese, mai ales cele ce vor servi pentru documentația ce se remite beneficiarului, trebuie să fie cât mai simple, cât mai adaptate procesului analizat.

2.4.3 Studiul componentelor sistemului informațional existent.

Analiza elementelor componente ale sistemului informațional următoarele obiective:

a) identificarea caracteristicilor generale ale agentului economic;

b) studiul activităților desfășurate de agentul economic;

c) studiul deciziilor din sistemul agentului economic;

d) studiul dotării cu tehnică de calcul;

e) studiul fluxurilor informaționale;

f) studiul volumului datelor;

g) studiul costului de funcționare a sistemului informațional.

a) În cadrul primului obiectiv se studiază: profilul și obiectivele agentului economic, cadrul juridic de funcționare, dinamica unor indicatori tehnico-economici privind capacitatea de producție, gradul de folosire a utilajelor, cifra de afaceri, numărul de salariați, metodele de previziune, forma de contabilitate, metoda de evidență a valorilor materiale, metoda de calculație a costurilor, relațiile informaționale ale unității analizate cu alți agenți economici și cu organe ierarhice superioare și inferioare, determinarea modului de ierarhizare a secțiilor de producție și a compartimentelor funcționale prin organigrama structurii organizatorice.

b) În cadrul celui de-al doilea obiectiv se studiază: funcțiile unității pe baza statutului de funcționare: activitățile și sarcinile din cadrul funcțiilor, atribuțiile fiecărui post de lucru, dar și funcția de bază a agentului economic.

c)Studiul deciziilor din sistemul agentului economic urmărește modul cum sunt fundamentate aceste decizii documentele existente și informațiile de bază. Identificarea momentului de decizie, alcătuirea sistemului de decizie cu referiri la obiectivele urmărite trebuie corelate cu activitatea tehnico-productivă unde deciziile acționează și unde se poate constata calitatea lor.

d)Studiul dotării cu tehnică de calcul permite analiza dotării cu tehnică de calcul, gradul ei de utilizare și măsura în care aceasta contribuie la funcționarea sistemului informațional existent.

Se analizează modul în care configurația existentă răspunde cerințelor actuale din punct de vedere al capacității de stocare și prelucrare, precum și posibilitățile de integrare în noul sistem. Dacă unitatea are colectiv de informatică se analizează măsura în care acesta asigură prelucrarea automată a datelor și posibilitățile de asigurare a implementării și exploatării în perspectivă a unui sistem informatic.

e)Studiul fluxurilor informaționale asigură identificarea circuitului documentelor avînd în vedere:

descrierea fluxurilor informaționale printr-o organigramă unde se precizează: activitățile, compartimentele sau posturile de lucru, procedurile efectuate asupra documentelor și circuitul documentelor între posturile de lucru;

evidențierea fluxurilor paralele de date și a circuitelor neraționale care trebuie eliminate din noul sistem;

identificarea documentelor vehiculate în mod inutil, care sunt în contradicție cu cadrul legal sau care circulă într-un număr de exemplare necorespunzător cerințelor reale ale sistemului informațional;

determinarea gradului de utilizare a documentelor tipizate pentru eliminarea din sistem a documentelor netipizate;

determinarea gradului de încărcare și solicitare a fiecărui compartiment și post de lucru implicat în sistemul informațional;

integrarea sistemului informațional analizat cu alte sisteme informaționale.

f) Studiul volumului datelor se referă la evidențierea și cuantificarea următoarelor elemente: simbolul și denumirea documentelor, frecvența de întocmire a documentelor, numărul maxim și mediu de documente corespunzător frecvenței de întocmire a documentelor, numărul maxim și mediu de rânduri pe document, numărul maxim și mediu de caractere pe rând, numărul de exemplare pe document, estimarea numărului mediu de documente pentru perioada viitoare.

Concomitent cu analiza documentelor se urmărește sistemul de coduri pentru a fi preluat în noul sistem informatic deoarece activitatea de codificare este complexă și personalul din unitate este familiarizat cu codurile existente.

Pe baza evaluărilor făcute, echipa de analiză poate formula recomandări privind tipul și capacitatea perifericelor, suporturile tehnice de date necesare în sistem și poate face o evaluare critică a sistemului informațional existent.

g) Studiul costului de funcționare al sistemului informațional se referă la analiza cheltuielilor cu salariile personalului implicat în funcționarea sistemului și elementele aferente acestuia, a cheltuielilor cu amortizarea și întreținerea tehnicii de calcul, a cheltuielilor cu materiale consumabile, a cotei parte din cheltuielile generale. Identificarea costului de funcționare a sistemului informațional existent servește în faza de analiză de sistem pentru a aprecia performanțele acestuia și după implementarea sistemului pentru calculul eficienței economice a noului sistem când se compară cheltuielile cu efectele noului și vechiului sistem.

2.4.4 Evaluarea sistemului informațional

Prin aceasta se urmărește evaluarea performanțelor și limitelor sistemului informațional în raport cu cerințele sistemului de conducere și evaluarea gradului de pregătire a unității analizate pentru realizarea unui sistem informatic.

Evaluarea performanțelor unui sistem informațional se face pe baza următoarelor criterii:

măsura în care sistemul informațional asigură realizarea obiectivelor și îndeplinirea funcțiilor de bază ale unității;

gradul de asigurare cu informațiile necesare la diferite niveluri de conducere;

operativitatea în culegerea, prelucrarea datelor, transmiterea informațiilor și adoptarea deciziilor prin prisma timpului de răspuns;

calitatea informațiilor rezultate din prelucrare, privită sub aspectul preciziei de exprimare, al flexibilității și frecvenței de difuzare;

calitatea și siguranța legăturilor între posturile de lucru în cadrul fluxurilor informaționale;

posibilitățile sistemului informațional de a sesiza tendințele în evoluția unității;

posibilitățile de control și efectuare de corecții, reacția la apariția unor evenimente externe, posibilitățile de corectare în timp util a abaterilor;

gradul de integrare a sistemului informațional sub aspectul reducerii informațiilor redundante, a compatibilității informațiilor cu datele de intrare, a organizării datelor în baze de date unitare și posibilitatea de asigurare a unui cadru organizatoric adecvat;

gradul de automatizare a lucrărilor în totalul lucrărilor din sistemul informațional.

Evaluarea gradului de pregătire a unității analizate pentru proiectarea unui sistem informatic are în vedere: pregătirea personalului, disciplina tehnologică în sistemul informațional, existența cadrului organizatoric, existența bazei științifico-metodologice și informaționale.

Analiza critică a sistemului informațional existent vizează organizarea și funcționarea sa și se efectuează încercînd să se dea răspunsuri la întrebări de genul: metodele și tehnicile de conducere sunt corespunzătoare obiectivelor sistemului?, procedurile de prelucrare a datelor sunt eficiente?, care sunt cerințele curente de informații la fiecare nivel de decizie, dar dificultățile previzibile în satisfacerea acestora?, datele și informațiile care circulă în sistem sunt necesare și suficiente, sunt de calitate?.

Analiza critică trebuie să identifice aspectele negative legate de organizarea și funcționarea sistemului informațional-decizional, să surprindă cauzele generatoare de perturbații, să sistematizeze aspectele negative prin gruparea lor în puncte critice pe efecte în cadrul sistemului de conducere, problemele, locul unde apar, care sunt urgențele de rezolvat.

Concret, evaluarea sistemului informațional trebuie să facă referiri la:

obiectivele sistemului;

mijloacele și metodele de prelucrare;

personalul implicat;

costurile de funcționare ale sistemului.

Evaluarea critică a obiectivelor urmărește să determine modul în care sunt rezolvate cerințele informaționale din sistem, măsura în care informațiile solicitate lipsesc sau sunt necorespunzătoare. Trebuie pusă în evidență concordanța dintre structura organizatorică și categoriile de informații necesare fiecărui post. Existența în sistemul informațional a unor informații de prisos este la fel de dăunătoare ca și lipsa de informații, deci, trebuie făcută o inventariere exactă a informațiilor din sistem, evidențiate procedurile asemănătoare de prelucrare a datelor și fluxurile paralele de date.

Concluzii asemănătoare se pot întîlni chiar și în cadrul existenței unor componente informatice în sistemul analizat. Aceleași efecte nedorite pot să le producă fișierele sau bazele de date dacă nu se efectuează actualizări sistematice și coerente sau dacă nu sunt cunoscute cele existente în momentul proiectării altora noi.

Evaluarea critică a mijloacelor tehnice utilizate trebuie să pună în evidență gradul de dotare cu tehnică de calcul, ponderea acesteia în sistemul informațional, gradul ei de utilizare și oportunitatea folosirii tehnicii existente în noul sistem. Se poate analiza gradul de flexibilitate al tehnicii de calcul și măsura în care aceasta este compatibilă cu exigențele actuale și previzibile ale sistemului. Se pot face evaluări privind gradul de uzură fizică sau morală a sistemului de calcul și se poate analiza măsura în care unitatea economică dispune de resurse financiare necesare pentru achiziționarea unor componente hardware și software și măsura în care este dispusă să o facă.

Evaluarea critică a personalului are rolul de a determina gradul de utilizare al timpului de lucru și gradul de încărcare pe fiecare compartiment și post de lucru. Se poate analiza dacă structura personalului pe profesii și niveluri de pregătire este în concordanță cu exigențele impuse de specificul sistemului informațional. Se pot face aprecieri asupra gradului de perfecționare profesională a personalului.

Concret, se poate determina numărul total de personal implicat în funcționarea sistemului informațional și fondul de timp maxim disponibil alocat, exprimat în ore-muncă, numărul total de documente sau informații vehiculate în sistem raportate la numărul total de personal, ponderea fondului de timp maxim disponibil alocat personalului ce lucrează în sistemul informațional în totalul fondului de timp de la nivelul agentului economic, productivitatea muncii pe persoană, timpul mediu pentru completarea unui document, ponderea salariaților care lucrează în sistemul informațional în totalul salariaților și dinamica acestor indicatori.

Trebuie formulate propuneri concrete privind perfecționarea personalului din sistemul informațional, modul în care acesta este pregătit pentru implementarea și exploatarea noului sistem.

Dacă în unitatea analizată există colective de informatică rezultă că trebuie analizat gradul de pregătire a personalului și posibilitățile asigurării exploatării viitorului sistem.

Evaluarea costului de funcționare a sistemului infomațional presupune punerea în relief a măsurii pentru reducerea cheltuielilor cu funcționarea sistemului informațional. Este indicată precizarea efectelor negative care apar datorită lipsei din sistem a unor informații și estimarea lor valorică. Se pot calcula următorii indicatori cu privire la costul sistemului informațional:

– cheltuieli cu informațiile strict necesare;

– cheltuieli cu informațiile suplimentare;

– cheltuieli necesare pentru utilizarea a "n" informații;

– cheltuieli cu informațiile la 1000 de lei volum de activitate;

– costul mediu de utilizare pe un document .

2.4.5 Elaborarea variantelor de realizare a noului sistem.

Presupune parcurgerea următoarelor activități:

I) stabilirea funcțiilor, cerințelor și restricțiilor noului sistem;

II) definirea soluției globale de principiu pentru prelucrarea automată a datelor;

II) evaluarea fiecărei variante de realizare.

I) Stabilirea funcțiilor, cerințelor și restricțiilor noului sistem se bazează pe evaluarea critică a sistemului existent și pe cerințele beneficiarului.

Stabilirea funcțiilor noului sistem presupune delimitarea ariei de cuprindere a principalelor activități pe care le va acoperi noul sistem, legătura cu aplicațiile informatice în exploatare sau prevăzute a se realiza în viitor.

Subsistemele, aplicațiile informatrice care se pot fi proiectate și realizate într-un sistem economic sunt:

1. Subsistemul pentru activitatea de planificare tehnico-economică care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

elaborarea planului anual: stabilirea variantelor de plan, calculul indicatorilor tehnico-economici, alegerea variantei optime. Se elaborează studii de prognoză privind cerințele pieței, se întocmesc mai multe variante urmărind valorificarea potențialului productiv existent și crearea resurselor necesare pentru realizarea lor.

defalcarea planului pe trimestre, luni, subunități care se face în funcție de nivelul resurselor, termenele contractuale și prioritățile beneficiarului. Se recalculează valorile indicatorilor economico-financiari.

urmărirea și analiza realizării planului. Se centralizează pe baza rapoartelor de producție realizările și se semnalează abaterile, se calculează indicatorii economici și se semnalează abaterile.

2. Subsistemul pentru pregătirea tehnică a producției care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

elaborarea planului privind introducerea progresului tehnic, realizarea de noi produse, modernizarea celor existente;

elaborarea și actualizarea nomenclatoarelor de produse pe baza informațiilor din documentația constructivă a produselor;

elaborarea și actualizarea fișierelor tehnologice pe baza precizărilor din documentația tehnologică pe fiecare produs;

calculul consumului specific de manoperă pe baza documentației specifice, pe meserii, utilaje, diferite niveluri de agregare a produselor;

calculul loturilor optime și ciclurilor de fabricație pe baza documentației tehnice;

calculul consumurilor specifice de materii prime, materiale, SDV;

urmărirea și analiza încadrării în normele de consum;

urmărirea și analiza planului privind realizarea produselor noi;

realizarea de SDV.

3. Subsistemul de programare, lansare și urmărire a producției de bază care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

calculul necesarului de fabricat pe o perioadă pe baza planului de producție și a nomenclatoarelor de produse;

calculul fondului de timp al utilajelor pe baza indicatorilor privind starea utilajelor și planul de reparații;

elaborarea programelor de fabricație trimestriale și lunare în funcție de termenele de livrare, disponibilul de capacități, forța de muncă și resursele materiale;

programarea operativă a producției, detalierea sarcinilor din programul de fabricație la nivel de decadă, zi, schimb, pe ateliere, grupuri de mașini pentru stabilirea unor loturi optime de fabricație;

lansarea manoperei care presupune calculul și centralizarea consumului de timp necesar executării operațiilor pentru producție și emiterea bonurilor de manoperă;

lansarea materialelor, calculul necesarului de materiale, emiterea bonurilor de consum sau a fișelor limită de consum;

controlul calității producției, urmărirea și analiza realizării producției.

4. Subsistemul pentru aprovizionarea tehnico-materială, care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

calculul normativelor de materii prime și materiale;

întocmirea planului de aprovizionare și planului de cooperare pa baza planului de producție și a normelor de consum;

calculul necesarului pentru aprovizionat cu defalcarea pe trimestre și luni pe baza planului de aprovizionare și a stocului existent la începutul perioadei;

lansarea și urmărirea comenzilor de aprovizionare, pe baza necesarului de aprovizionat și a contractelor se emit comenzi de aprovizionare și se urmărește realizarea contractelor;

urmărirea gradului de acoperire a necesarului de aprovizionat și calculul rezervei pentru materiale de bază;

analiza și urmărirea realizării activității de aprovizionare.

5. Subsistemul pentru activitatea de desfacere, care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

elaborarea de studii de previziune privind cerințele pieței;

evidența și analiza comenzilor primite de la beneficiari;

urmărirea gradului de acoperire a planului de producție cu comenzi și contracte;

întocmirea planului anual de livrare;

elaborarea graficelor de livrare pe baza planului de producție și a contractelor cu beneficiarii;

urmărirea derulării contractelor cu beneficiarii;

urmărirea și analiza privind activitatea de desfacere.

6. Subsistemul pentru gestiunea valorilor materiale, care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

gestiunea stocului de materii prime și materiale;

gestiunea stocului de produse finite;

gestiunea stocului de semifabricate proprii;

urmărirea și analiza stocurilor supranormative și a celor cu mișcare lentă.

7. Subsistemul pentru activitatea de personalul, care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

elaborarea planului forței de muncă, calculul fondului de salarii pe baza planului de producție, a normelor tehnologice;

evidența și structura personalului: elaborarea situației privind existentul și prezența la lucru a personalului, fluctuația personalului;

calculul salariilor;

analiza și raportarea forței de muncă.

8. Subsistemul pentru activitatea financiar-contabilă, care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli;

evidența mijloacelor fixe: urmărirea pe locuri de folosință, calculul și includerea pe costuri a amortizării, urmărirea uzurii fizice și morale;

contabilitatea valorilor materiale;

contabilitatea salariilor: întocmirea formelor de plată: lista de avans chenzinal, ștatul de salarii, indemnizații pentru concediul de odihnă, plățile în contul asigurărilor sociale;

calculația costurilor: înregistrarea corectă și la timp pe locuri de folosință și obiecte de calculație a cheltuielilor de producție, calculul costurilor unitare pe produs, analiza costurilor de producție.

contabilitatea generală cu:

evidența mijloacelor bănești și a împrumuturilor, debitori, creditori, decontările cu furnizorii, cu beneficiarii, cu bugetul de stat, cu asigurările sociale, veniturile și rezultatele financiare;

întocmirea balanței de verificare și a situațiilor de raportare;

întocmirea bilanțurilor și anexelor sale.

9. Subsistemul pentru activități auxiliare sau specifice, care poate să conțină următoarele aplicații informatice:

activitatea de întreținere și reparații utilaje;

activitatea de realizare a pieselor de schimb;

activitatea de transport.

După identificarea funcțiilor globale ale noului sistem se precizează cerințele generale în raport cu concluziile desprinse din analiza de sistem.

Restricțiile viitorului sistem reprezintă condiții impuse proiectantului de către beneficiar sau cadru legal. Ele pot fi:

de natură legislativă: proiectantul trebuie să cunoască actele normative ce reglementează activitatea în sistemul obiect și să țină seama de prevederile acestora în realizarea noului sistem;

de natură organizatorică: nu există specialiști în informatică și până la formarea lor se apelează la o unitate specializată;

de natură tehnică: viitorul sistem nu se poate realiza decât cu o configurație de calcul și cu un soft de bază;

cu caracter general: proiectul trebuie terminat la o anumită dată și cu un anumit cost.

II) Definirea unor soluții globale de principiu pentru prelucrarea automată a datelor are în vedere obiectivele stabilite anterior prin definirea mai multor soluții de prelucrare automată în noul sistem. Pentru fiecare variantă se stabilesc numărul activităților și gradul de informatizare a acestora, delimitîndu-se operațiile ce se efectuează automat de cele care se vor efectua manual. Se vor preciza atribuțiile preluate de sistemul informatic în raport cu cele ce vor rămâne pe seama compartimentelor funcționale. Avîndu-se în vedere aceste opțiuni cu caracter funcțional se studiază soluțiile tehnice de principiu pentru:

a) Posibilitățile financiare ale agentului economic de a dispune de configurația de calcul necesară. Echipamentul poate fi propriu sau închiriat. Dacă este propriu, avantajul este acela că sistemul de calcul se poate folosi în concordanță cu cerințele reale ale beneficiarului, dar necesită eforturi financiare mai mari și deoarece există riscul uzurii morale rapide rezultă și o mobilitate mai redusă în modernizarea sistemului informatic;

b) Felul calculatoarelor: mari, medii, mini, micro și modul lor de folosire. Utilizarea calculatoarelor independent, fără interconectare oferă o bună diviziune a muncii și specializarea pe probleme, dar nu asigură folosirea intensivă a capacității de prelucrare. Interconectarea într-o rețea, chiar eterogenă, cu regim de exploatare distribuit local sau la distanță, cu stații de lucru bazate pe calculatoare personale are avantajul creșterii numărului de utilizatori, exploatării intensive a capacității de prelucrare și satisfacerii în timp real a cerințelor utilizatorilor, dar este mai costisitoare;

c) Tipul sistemului de operare și softului de bază minim pentru funcționarea sistemului;

d) Felul produselor-program ce vor fi folosite: pot fi produse-program specifice sau generalizate. Prima soluție are avantajul posibilității de informatizare a problemelor complexe specifice fiecărui beneficiar, dar are dezavantajul că necesită un personal strict specializat. A doua variantă scurtează durata de realizare și costul este relativ scăzut, dar are dezavantajul limitării informatizării la facilitățile oferite de produsul-program și este puțin flexibilă;

e) Tipul suporturilor tehnice de date folosite în noul sistem și modalitatea concretă de introducere a datelor în sistemul de calcul și obținerea rezultatelor. Soluția cea mai eficientă de introducere a datelor este preluarea directă de la terminal, ceea ce oferă o mare operativitate, controlul și validarea interactivă a datelor introduse. Afișarea rezultatelor se poate face la imprimantă pentru situațiile de ieșire ce vor servi ca documente justificative, dar cu costuri mari și un timp mare de obținere a rezultatelor, sau se poate face la videoterminal – fiind indicată pentru situațiile de urmărire operativă pentru că permite obținerea rapidă a rezultatelor;

f) Modul de organizare a datelor:

în fișiere independente: se realizează ușor, redundanță mare a datelor, limitarea ieșirilor la datele stocate în fișiere, dependența fizică și logică a programelor de aplicație față de modul de descriere a datelor;

în baze de date gestionate de un sistem de gestiune a bazelor de date;

în baze de date distribuite local sau la distanță care oferă facilități superioare în actualizarea și exploatarea datelor, dar cu eforturi mai mari;

în baze de cunoștințe care prezintă avantaj din punct de vedere a posibilităților de prelucrare și dezavantaj din punct de vedere al modului de realizare și al costurilor mari.

g) Tipul de prelucrare a datelor: pe loturi, interactivă, centralizată fără teleprelucrare și centralizată cu teleprelucrare distribuită. Prelucrarea pe loturi este avantajoasă pentru prelucrări multiple efectuate o singură dată la sfârșitul unei perioade de gestiune, dar prezintă dezavantajul lipsei de operativitate a informațiilor. Prelucrarea interactivă are avantajul realizării unor sisteme informatice dinamice, asigură obținerea de informații în timp real, dar în anumite sisteme de calcul nu folosesc intensiv capacitatea de prelucrare. Prelucrarea centralizată fără teleprelucrare asigură exercitarea unui bun control al prelucrării, o bună securitate privind accesul la date, dar influențează negativ timpul de răspuns al sistemului. Prelucrarea centralizată cu teleprelucrare este cea mai avantajoasă, dar necesită costuri mari de realizare.

Variantele de realizare pot fi definite sub o formă globală, de principiu, prin identificarea posibilităților existente de realizare în raport cu performanțele și limitele echipamentelor, suporturilor tehnice de date și sistemului de gestiune a bazelor de date ce urmează a fi folosite. Datorită caracterului de anticipație, variantele de realizare devansează soluția din proiectarea generală prin estimări globale ale construcției de ansamblu a viitorului sistem.

III) Evaluarea fiecărei variante de realizare completează definirea funcționalității fiecărei variante cu o serie de informații referitoare la cheltuielile ocazionate și efectele economice scontate. Această comparare va permite beneficiarului să selecteze varianta cea mai eficientă. Variantele propuse vor fi estimate sub aspectul: costurilor ocazionate, efectelor economice obținute, modificărilor organizatorice generate în orgnismul economic, posibilităților de realizare, termenelor și aspectelor tehnice de introducere în exploatare efectivă a vitorului sistem.

Evaluarea costurilor va urmări atât cheltuielile prevăzute pentru proiectarea și realizarea sistemului informatic cât și pe cele necesare exploatării curente a acestuia.

La prezentarea efectelor economice se vor avea în vedere atât efectele economice cuantificabile cât și efectele economice necuantificabile.

Evaluarea modificărilor organizatorice în unittea beneficiară se referă la schimbările ce vor avea loc în structura organizatorică (dacă sistemul ce se va realiza este de o complexitate mai mare) și la modul în care se vor realiza noile fluxuri informaționale.

Evaluarea posibilităților de realizare cuprinde elemente legate de procurarea sau asigurarea echipamentului tehnic necesar și a produselor program, de necesarul de personal de specialitate, etc.

Evaluarea termenelor de realizare are în vedere precizarea intervalelor și termenelor de proiectare a noului sistem precum și a momentelor de achiționare a sistemelor de calcul necesare. De asemenea, această evaluare trebuie să precizeze termenele și intervalele de pregătire profesională a personalului din posturile de lucru ce vor fi implicate în noul sistem cât și a personalului din unitatea propie de informatică (dacă este cazul).

Conducerea unității beneficiare evaluează și selectează varianta cea mai convenabilă prin luarea în considerare a tuturor variantelor, prin consultarea unor specialiști în analiza și realizarea de sisteme informatice sau (dacă este posibil) prin analiza unor soluții de informatizare alese de unități similare.

CAPITOLUL III

Implementarea sistemului

3.1 Ubisoft Entertainment S.A.

Ubisoft Entertainment S.A. este o companie franceza multinationala care dezvolta si vinde jocuri video si pentru PC, firma fondata in anul 1986 de catre cinci frati.

In Martie 1986, 5 frati din familia Guillemot au fondat o firma de jocuri intr-un oras mic, Morbihan din regiunea Brittany, Franta. Yves Guillemot a incheiat contracte cu Electronic Arts, Sierra On-Line si MicroProse sa distribuie jocurile in Franta.Acesta a fost inceputul, pentru ca in prezent Ubisoft comercializeaza produsele lor si pe pietele din Statele Unite, UK, Germania si peste tot in lume.

Sediul central al firmei este in Montreuil, Franta. Firma este cunoscuta si pentru mai multe francize de jocuri video: Assassin's Creed, Far Cry, Rainbow Six, Prince Of Persia si Splinter Cell.

Ubisoft este a treia companie din lume care produce jocuri si care detine 29 de studiouri in 19 tari. Compania are sucursale in 26 de tari. Cel mai mare studio de dezvoltare se afla este Ubisoft Montreal din Canada, care are aproximativ 2100 de angajati.

Ubisoft in Romania

Compania Ubisoft este prezentă și în tara noastra, unde în luna decembrie a anului 2008 avea două centre de dezvoltare de jocuri. Primul studio din afara Franței, deschis în 1992 se afla in Bucuresti, unde lucrau peste 700 de angajați, și cel de-al doilea studio deschis in 2008, la Craiova, cu aproximativ 50 de angajați.

Jocuri Ubisoft

Assassin's Creed (2007) , Assassin's Creed 4 Black Flag (2013) , Assassin's Creed:Unity (2014)

Assassin's Creed II (2009) , Assassin's Creed 4 Fredom Cry (2013)

Assassin's Creed: Brotherhood (2010) , Assassin's Creed:Liberation (2012)

Assassin's Creed: Revelations (2011) , Assassin's Creed 3 (2012)

Baldur's Gate: Dark Alliance (2004)

Beyond Good & Evil (2003)

Devil May Cry 3: Dante's Awakening (2006)

Far Cry (2004)

Myst III: Exile (2001)

Myst IV: Revelation (2004)

Myst V: End of Ages (2005)

No More Heroes (2007)

Prince of Persia: The Sands of Time (2003)

Prince of Persia: Warrior Within (2004)

Prince of Persia: The Two Thrones (2005)

Prince of Persia: The Forgotten Sands (2010)

Might & Magic: Heroes VI (PC) (2011)

Cifra de afaceri 1,007 Bilioane EUR in anul 2013

Numar de angajati 9200 angajati in anul 2013

3.2 PeopleSoft Enterprise Receivables

Aplicatia software PeopleSoft Enterprise Receivables este parte a suitei software PeopleSoft Financials, care cuprinde urmatoarele produse:

PeopleSoft Enterprise Billing;

PeopleSoft Enterprise Cash Management;

PeopleSoft Enterprise Contracts;

PeopleSoft Enterprise General Ledger;

PeopleSoft Enterprise Order Management;

PeopleSoft Enterprise Payables;

PeopleSoft Enterprise Project Costing;

PeopleSoft Enterprise Promotions Management;

PeopleSoft Enterprise Purchasing;

PeopleSoft Enterprise Receivables.

Vanzarea pe credit permite unei companii sa-si maximizeze vânzările, dar de asemenea, crește costul de capital de lucru și expune o organizație la riscuri suplimentare. Gestionarea eficientă a creanțelor este esențiala pentru îmbunătățirea calitatii generale a activitatii unei companii.

PeopleSoft Incasari permite urmatoarele:

• Introducerea și urmărirea tuturor incasarilor dumneavoastră;

• Primirea si aplicarea plăților;

• Gestionarea creanțelor restante care să permită organizației dumneavoastră o colectare rapida a banilor;

• Gestionarea conflictelor de plată și deducerilor care au un impact negativ asupra vanzarilor (DSO).

Figura 3.1 PeopleSoft Receivables – Procese de business

Sursa: PeopleBook

Figura 3.2 PeopleSoft Receivables integrarea cu celelalte produse PeopleSoft

Sursa: PeopleBook

3.2.1 Scopul PeopleSoft Receivables

PeopleSoft Receivables este proiectat sa suporte procesarea facturilor si incasarilor prin mai multe functii.Incorporand aceste functii intr-o singura basa de date, PeopleSoft Receivables reduce necesitatea stocarii de date redundante si implicit reduce si eventualele probleme de mentenanta si integritate.Alegerile angajaților sunt încărcate în baza de date după o validare prealabilă. Următoarea diagramă descrie procesul de alegere a beneficiilor.

Figura 3.5 Diagrama reprezinta un overview asupra PeopleSoft Receivables

Sursa: PeopleBook

Sursa: PeopleBook

Figura 3.5 Diagrama cu un principalele functii suportate de PeopleSoft Receivables

3.2.2 Principalii pasi de implementare PeopleSoft Receivables

PeopleSoft Enterprise Setup Manager permite revizuirea listei de taskuri referitoarea la setup pentru toate produsele pe care compania le implementeaza. Taskurile privitoare la setup includ componentele care trebuiesc sonfigurate, listate in ordinea in care datele trebuiesc introduse in tabele si linkurile corespunzatoare catre documentatia PeopleBook.

PeopleSoft Receivables ofera posibilitatea de a transfera date din sistemul actual al unei firme in tabelele PeopleSoft Receivables prin optiunea Component Interface. Astfel se poate folosi componenta Excel to Component Interface pentru a popula tabele.

Pasii Obligatorii pentru implementarea PeopleSoft Receivables sunt:

– Planificarea (primele doua figuri ale diagramei)

Acest pas se refera la cea mai buna modalitate de a adapta noul sistem la structura, practicile si procedurile de companiei.

Compania are sucursale? Cum arata structura clientilor? La ce nivel sa se faca raportarile si dupa ce criterii? etc.

– Configurarea tabelelor (a treia figura din diagrama)

La acest nivel se pot stabili business units-urile si control tables-urile care sunt folosite de sistem pentru procesarea datelor. Acum trebuie sa se stabileasca cate busienss unit-uri sunt necesare, cum trebuie sa arate structura clientilor, ce parametrii se vor folosi pentru procesarea facturilor, incasarilor, raportarilor, etc.

– Stabilirea securitatii (a patra figura din diagrama)

La acest nivel se stabilesc paginile care pot fi accesate de catre utilizatori, manageri, etc.

– Convertirea datelor (a cincea figura din diagrama)

Datelele trebuie convertite din sistemul existent de incasari in PeopleSoft Receivables.

– Procesarea si postarea incasarilor (a saptea figura din diagrama)

La acest nivel se pot introduce itemuri (facturi) temporare, se pot posta si apoi se pot aplica incasarile folosind diverse metode.

– Monitorizarea si controlul incasarilor (ultima figura din diagrama)

Dupa introducerea facturilor temporare si postarea lor, dupa aplicarea incasarilot pe facturi se pot genera diverse rapoarte.

Figura 3.6 Diagrama cu principalii pasi in implementarea PeopleSoft Receivables

Sursa: PeopleBook

3.2.3 PeopleSoft Receivables integrarea cu celelalte produse PeopleSoft

Figura 3.7 Diagrama integrarii PeopleSoft applications cu PeopleSoft Receivables

Sursa: PeopleBook

3.3 Designul si tehnologia PeopleSoft

PeopleSoft Applications foloseste o tehnologie numita PeopleSoft Internet Architecture.

Figura 3.8 PeopleSoft Internet Architecture

Database Server:

Oracle ( 8i, 9i ,10g, 11i)

MS Sql Server

DB2 , Informix , Sybase

Web server:

BEA Web Logic

IBM WebSphere

Application server:

Este cunoscut ca fiind inima tuturor proceselor si logiicii de business PeopleSoft

NT File server:

Batch server – folosit pentru a executa procesele si rapoartele PeopleSoft: application engine , sqr reports etc.

Client ( Orice Internet Browser):

PeopleSoft Internet Architecture se acceseaza via URL si poate fi accesat si folosind iPhone, iPad etc.

Internet explorer

Firefox

Chrome

Netscape navigator

Third Party Objects / Components:

SQR

N Visions

COBOL

Crystal Objects

Java Objects / Components

Supports C++ ,VB COM

Browserul web (clientul) se conecteaza la serverul web care comunica mai departe cu serverul de aplicatie si baza de date. Aceasta este si arhitectura implementata la compania Ubisoft.

3.4 Implementarea PeopleSoft Receivables 9.0

Intelegerea obiectivelor propuse de compania Ubisoft a inseamnat identificarea sistemului PeoplSoft Applications ca fiind Solutia optima ERP pentru companie in vederea eficientizarii activitatii companiei.

Etapele procesului de implementare sunt urmatoarele:

Strategia si planificarea implementarii: In aceasta faza am stabilit echipele de implementare (atat din partea beneficiarului Ubisoft, cat si din partea Oracle) si am stabilit coordonatele implementarii in ceea ce priveste intinderea ca si reperele temporale. De asemenea, am stabilit responsabilitatile mele, respectiv ale personalului din partea Ubisoft care participa la implementare.

Analiza detaliata si design: Imediat dupa ce au fost stabilite coordonatele proiectului de implementare, fluxurile afacerii care vor interactiona cu sistemul PeopleSoft Refceivables ales am evaluat, oferind astfel informatii despre cum cele doua vor functiona impreuna. Acest lucru ne-a permis noua, echipelor participante la implementare sa determinam cum sa se actioneze astfel incat sistemul PeopleSoft Receivables sa se integreze optim in cadrul afacerii. Eu impreuna cu echipele de implementare am evaluat, de asemenea, scopul si riscurile implementarii in vederea luarii de decizii corecte din timp.

Instalarea si configurarea sistemului: Una dintre fazele importante ale implementarii, aceasta etapa a presupus instalarea sistemului software PeopleSoft pe suportul hardware al beneficiarului si initializarea bazelor de date si a tuturor componentelor necesare rularii aplicatiei. In cadrul acestei etape am facut si parametrizarile aplicatiei necesare functionarii sistemului PeopleSoft Receivables in conformitate cu detaliile specifice activitatii Ubisoft.

Migrarea datelor: Migrarea datelor a presupus popularea bazei de date a sistemului PeopleSoft Receivables cu date provenite din activitatea anterioara a companiei Ubisoft. Pe parcursul fazei de migrare a datelor, acestea au fost evaluate pentru a vedea daca sunt complete si corecte. In plus, toate datele care nu au fost necesare au fost eliminate. Momentul preluarii datelor in noul sistem PeopleSoft reprezinta o buna ocazie pentru Ubisoft de a reorganiza informatiile existente.

Testarea sistemului: Scopul acestei etape a fost de a asigura training-ul utilizatorilor finali, fiindu-le prezentat noul sistem, modul de utilizare si functionalitatile acestuia. S-a asigurat astfel pregatirea utilizatorilor astfel incat acestia sa poata lucra in mod coerent in aplicatie atunci cand se trece la lucrul in regim real.

Go Live!: sau utilizarea PeopleSoft Receivables in mod curent in cadrul companiei Ubisoft. 

Evaluarea rezultatelor: Implementarea s-a considerat finalizata in momentul in care s-a finalizat o luna completa cu absolut toate documentele aferente acestei perioade.

PeopleSoft Receivables permite în prezent tuturor angajaților Ubisoft, pe baza unui utilizator și a unei parole să folosească aplicatia cu toate configurarile definite de echipa de consultanță Oracle împreună cu echipa de consultanta a clientului.

În continuare prezentam modul cum au fost definite elementele sistemului PeopleSoft Receivables la Ubisoft Entertainment S.A.

3.4.1 Configurarea facturilor temporare (pending items accounting)

Inainte de a incepe discutia despre configurarea facturilor as vrea sa vorbesc despre cei mai comuni termeni folositi in PeopleSoft Receivables: items (facturi) si pending items (facturi temporare). Facturile clientilor in cazul implementarii de fata le-am incarcate din aplicatia PeopleSoft Billing dar acest lucru este posibil si din alte surse externe. Dupa introducerea din diverse surse a facturile in sistem acestea sunt cunoscute ca pending items, facturi temporare. Ele inca nu influenteaza inca soldul clientului. Procesul Receivables Update este cel care dupa ce este rulat va „posta” facturile temporare si va genera notele contabile si va modifica soldurile clientilor. Facturile temporare sunt intotdeauna introduce ca parte a unui grup, cunoscut ca pending item grup.

Diagrama cu principalii pasi in PeopleSoft Receivables

La societatea Ubisoft am implementat toate cele sapte tipuri de „system function” pe care softul PeopleSoft Receivables le pune la dispozitie:

Direct Debit (DD).

Draft Management (DM).

Overdue Charge (FC).

Item Entry (IT).

Maintenance worksheet, item splits, or Automatic Maintenance process (AR_AUTOMNT) (MT).

Transfer Worksheet (TR).

Payment worksheet or Payment Predictor process (ARPREDCT) (WS).

Aceste sapte „system functions” acopera toate tipurile de note contabile pe care sistemul le poate genera:

Pagina System Function 1

Pagina System Function 2

Pentru generarea de note contabile in PeopleSoft Receivables am configurat asa zisele „system function” care sunt specifice fiecarei tranzactii, fiecarui tip de nota contabila: „entry type” si „entry reason”.

Pagina Entry Type

Pagina Entry Reason

In continuare, am configurat Item Entry Type si Automatic Entry Type care reprezinta doua tipuri de Entry type.

Tabela Item Entry Type leaga informatiile din tabelele System Function, Entry Type/Entry Reason, Distribution Code.

Pagina Selection pentru Entry Type „IN” Invoice

Pagina Accounting Tamplate pentru Entry Type „IN” Invoice

Numarul de Item Entry Type necesar a fi definit a fost unul dintre cele mai importante aspecte ale implementarii la compania Ubisoft datorita importantei lor in creearea notelor contabile.

3.4.2 Introducerea facturilor temporare (pending item entry)

Asa cum am mai spus in subcapitolul de mai sus, facturile temporare pot fi introduse in sistem din modulul PeopleSoft Billing sau din alta sursa externa (folosind o aplicatie customizata) sau pot fi introduse manual.

Principalele tablele cu date privind facturilor temporare

In cazul companiei Ubisoft, tabelele temporare (staging tables) sunt populate cu informatii incarcate din PeopleSoft Billing, prin rularea procesului BILDAR01 . Aceste date vor fi mai departe preluate de procesul Receivables Update care le va valida, va creeea notele contabile si va modifica soldurile clientilor. Procesul Receivables Update va transforma pending items in items.

Pentru cazurile speciale in care facturile (pending items) nu sunt incarcate din PeopleSoft Billing am configurat si posibilitatea introducerii acestora manual, direct din modulul PeopleSoft Receivables. Datele vor fi stocate in aceleasi tabele enumerate mai sus:

Pending items sunt parte a unui grup chiar daca este vorba de introducerea/crearea unui singur pending item. Cand se introduce un pending item online (manual) trebuiesc introduse mai intai informatiile referitoare la grup si numai dupa aceea informatiile referitoare la fiecare item in parte:

Pagina in care se introduc informatiile la numarul total de itemuri si la valoarea totala a lor

Paginile in care se introduc informatii aditionale referitoare la item: numar, valoare, termen de plata, etc. Sunt Pending Item 1, Pending Item 2, Pending Item 3.

Pagina in care se selecteaza diverse optiuni de postere a grupului de itemuri (facturi)

3.4.3 Mentenanta facturilor

Pentru situatiile in care itemurile trbuiesc modificate inaintea introducerii incasarilor de la clienti (payments) am implementat posibilitatea folosirii optiunii „Item maintenance”. In PeopleSoft Receivables itemuri sunt considerate si Debit Cemo (sume aditionale pozitive) , Credit Memo (sume aditionale negative).

Debit Memo urile afecteaza pozitiv soldurile clientilor pe cand Credit Memo urile afecteaza negativ balanta clientilor.

PeopleSoft Receivables ofera doua metode de mentenanta a facturilor:

Procesul Automatic Maintenance (AR_AUTOMNT);

Maintenance Worksheets (maintenanta manuala).

Procesul Automatic Maintenance (AR_AUTOMNT)

Configurarea procesului de mentenanta automata pentru „imperecherea” facturilor pozitive si negative care au aceeasi valoare

Pagina Method Summary

Pagina Method Detail

Pagina din care se ruleaza procesul automat de „match”

Maintenance Worksheets (maintenanta manuala)

Figura arata pagina in care sunt selectati parametrii dupa care vor fi selectare itemurile (facturile) in vederea „imperecherii”

Figura arata facturile selectate in conformitate cu toate criteriile selectate in pagina Worksheet Selection

La compania Ubisoft am implementat urmatoarele optiuni folosite intr-un Maintenance Worksheet pentru toate scenariile de business pe care firma le are:

Dupa ce activitatea de mentenanta a fost incheiata trebuie rulat procesul de Receivables Update. Cest proces va posta/valida toate itemurile de mentenanta create si va afecta balanta clientilor pozitiv sau negativ, in functie de fiecare scenariu in parte.

3.4.4 Configurarea „Aging Reports”

In orice companie este foarte important sa se stie in cat timp facturile sunt incasate pentru a fi evitate eventualele probleme de cash flow.

PeopleSoft Receivables ofera posibilitatea de a urmari intr-un mod foarte elaborat facturile restante, de a le categoriza in functie de vechimea lor, de a genera rapoarte complexe.

Pentru aceasta, am implementat la compania Ubisoft urmatoarea structura:

Configurarea aging ID-urilor

Executia procesului de aging

Rapoartele de aging

Configurarea aging ID-urilor

Aging Id-urile sunt baza procesului de aging. Folosind aging-id urile am definit variate categorii pe care le-am folosit pentru clasificarea facturilor neincasate si a vechimii lor.

Figura reprezinta pagina de definire a aging id-ului

In aceasta pagina am definit cate categorii si intervale de vechime aveam nevoie pentru rapoartele de aging bazate pe data scadenta a facturii.

Executia procesului de aging

Dupa ce aging id-ul a fost configurat, urmatorul pas a fost rularea procesului de aging. Acest proces de aging trebuie rulat numai dupa ca a fost rulat procesul Receivables Update care a postat toate facturile temporare.

Figura reprezinta pagina din care se ruleaza procesul de aging

Figura arata diferenta dintre Item Date, Due Date si As of Date in functie de care procesul de aging (AR_AGING) plaseaza facturile in diversele categorii definite

Rapoartele de aging

PeopleSoft Receivables livreaza urmatoarele rapoarte de aging bazate pe categoriile de aging in care au fost plasate facturile dupa rularea procesului de aging:

3.4.5 Introducerea incasarilor de la clienti

O parte importanta a procesului de business o reprezinta incasarile de la clienti. PeopleSoft Receivables ofera multiple metode de introducere a incasarilor de la clienti: manual, electronic (automat).

Introducerea manuala a incasarilor

Asa cum un pending item este parte a unui item grup, incasarile de la clienti sunt si ele parte a unui „payment group” denumit Deposit. Un deposit poate sa contina mai multe payment uri (incasari) sau poate contine un singur payment.

In cazul companiei Ubisoft am optat pentru introducerea manuala a incasarilor sub forma Regular Deposit sau Expres Deposit in functie de ce informatii se detin la un moment dat.

O incasare, cand este primita, ar trebui sa aibe detalii despre clientul (customer ID) care plateste aceasta suma si item ID ul pe care aceasta incasare va fi aplicata. In multe cazuri acest lucru nu se intampla. Cand o organizatie primeste paymenturile, unele dintre aceste informatii (item ID sau Customer ID) lipsesc.

Regular deposits sunt folosite pentru a introduce incasari care au informatii despre client (customer ID) si trebuie aplicate imediat.

Pagina Totals pentru un Regular deposit

Pagina Totals a unui regular deposit este folosita pentru introducerea datelor despre banca si contul bancar al acestui deposit si a datelor despre paymenturile care fac parte din deposit. Totodata, aici sunt introduse si informatiile referitoare la numarul si suma totala a paymenturilor din deposit.

Pagina Payments se foloseste pentru a introduce informatii despre fiecare payment.

Payment ID: Acest camp este folosit pentru a introduce numarul cecului sau orice alt numar de identificare a incasarii;

Payment Predictor: Daca aceasta optiune este selectata, procesul Payment Predictor selecteaza incasarea pentru a fi aplicata pe un intem (factura) in functie de anumite criteria definite in prealabil;

Journal Directly: Aceasta optiune se foloseste pentru a marca o incasare care nu este legata de nici un o facture. Daca aceasta optiune este selectata atunci aceasta incasare nu poate fi procesata intr-un payment worksheet.

Miscellaneous Payments: Incasarile care nu sunt legate de nici un client sunt denumite Miscellaneous Payments (ex. incasarile din donatii). Aceste incasari nu vor putea fi aplicate pe nici o facture (item).

Payment Method: Optiunile pe care le-am implementat la compania Ubisoft sunt: Check, Electronic Funds Transfer si Giro-EFT

Detail References hyperlink: Chiar daca nu se cunoaste nici un detaliu despre itemul pe care trebuie aplicat paymentul, se poate specifica o facture pe care aceasta incasare sa fie aplicata.

Pagina in care se poate asocia orice facture unei incasari

La compania Ubisoft, regular deposits (incasari) trebuie aplicate pe itemuri (facturi) folosind payment worksheet ca metoda manuala sau folosind procesul Payment Predictor ca metoda automata.

Express deposits le-am configurat la compania Ubisoft pentru a introduce incasarile in vederea aplicarii lor pe facturi. Express depositele sunt folosite atunci cand incasarile ofera informatii precise despre numarul facturii pe care trebuiesc aplicate.

Pagina Totals pentru un express deposit

Pagina Payments a unui express deposit

In pagina Payments a unui express deposit se introduc informatiile despre itemul pe care va fi aplicat fara nici un fel de detalii despre client.

Pagina Action cu optiunile aferente

Build: Aceasta optiune creeaza payment worksheet uri pentru fiecare payment din deposit

Delete: Aceasta optiune sterge payment worksheet ul dar nu si depositul

Batch Standard: Aceasta optiune seteaza paymentul in statusul Batch Standard pentru a fi preluat de procesul Receivables Update cu prima ocazie cand acesta va rula.

Express depositele sunt folosite numai in cazul unui volum mic de incasari.

Introducerea electronic a incasarilor

Atunci cand numarul incasarilor unei companii este foarte mare, ca si in cazul companiei Ubisoft, folosirea regular deposit sau a express deposit nu este intotdeauna o solutie fezabila.

PeopleSoft Receivables ofera urmatoarele optiuni de introducere automata a unui volum mare de incasari (payments):

In cadrul implementarii optiunii de introducere electronica a paymenturilor in cazul companiei Ubisoft am folosit urmatoarele tablele staging tables: AR_LOCKBOX_EC, AR_DEPOSIT_EC, AR_PAYMENT_EC, AR_IDITEM_EC and AR_IDCUST_EC. Totodata, am folosit si procesul Payment Loader

(AR_PAYLOAD) pentru a incarca datele din tabelele detaging in tabelele aplicatiei.

Pentru popularea tabelelor de staging am folosit urmatoarele metode: Lockbox si Excel spreadsheets.

Configurare Lockbox payments

Multe companii utilizeaza serviciile unei banci pentru incasarile de la client.

La fel si compania Ubisoft. Incasarile sunt primate de catre banca in contul companiei. Banca pregateste fisierul care contine detalii ale incasarilor si le trimite companiei Ubisoft la interval regulate, in fiecare noapte.

Un fisier lockbox poate sa contina un numar foarte mare de incasari, paymenturi, din diferite conturi bancare. Fisierul are un format specific si este incarcat in PeopleSoft Receivables in doi pasi:

Rularea Lockbox SQR (AR25001) process

Rularea Payment Loader (AR_PAYLOAD) process

Pagina de unde se ruleaza procesul de lockbox

In acesta pagina se specifica numele fisierului si locatia de pe server. Acest process citeste datele din fisie si le incarca in tabelele de staging.

Urmatorul pas este rularea procesului Payment Loader

Procesul Payment Loader este folosit pentru incarcarea incasarilor procenite din fisiere lockbox, EDI etc., in tabelele de staging ale peopleSoft Receivables. In cazul companiei Ubisoft, se selecteaza optiunea Lockbox pentru a procesa payment urile (incasarile).

Configurare Excel Spreadsheet payments

Multe organizatii folosesc Microsoft Excel pentru inregistrarea incasarilor de la client.

Compania Ubisoft este si ea una dintre ele. Pentru a simplifica introducerea incasarilor in Receivables, am folosit un fisier excel predefinit.

Introducerea acestui tip de incasari presupune parcurgerea urmatorilor pasi:

Configurarea fisierului excel predefinit;

Introducerea datelor in acest fisier;

Postarea/Validarea datelor din fisierul excel ;

Rularea procesului Payment Upload;

Rularea procesului Payment Loader.

Fisierul excel predefinit consta in doua sheet uri: Tamplate (contine toate campurile pentru introducerea incasarilor) si Data Entry .

Pagina Tamplate worksheet a fisierului excel predefinit

Pagina cu Data Entry a fisierului predefinit excel

Urmatorul pas este rularea procesului Excel Payment Upload care valideaza datele in tabelele Excel upload si mai departe in tabelele payment staging (aceleasi tabele folosite de fisierul lockbox).

Pagina de rulare a procesului Excel Payment Upload

Pasul urmator este acela de a rula procesul payment Loader pentru a incarca aceste incasari din tabelele de staging in tabelele PeopleSoft Receivables.

3.4.6 Configurarea payment application

Pana acum am prezentat diverse modalitati/procese prin care se inregistreaza, se modifica itemuri (facturi) si payment uri (incasari) de la clienti. Urmatorul pas este sa va prezint cu aceste incasari sunt „imperecheate” sau sunt aplicate facturilor corespunzatoare.

In PeopleSoft Receivables am configurat doua metode de aplicare a incasarilor:

Payment Predictor care aplica automat incasarile asupra facturilor bazandu-se pe mai multe criterii predefinite;

Payment Worksheets care este o metoda manuala de aplicare a incasarilor.

Configurare Payment Predictor

Aplicarea automata a incasarilor asupra facturilor in peopleSoft Receivables a fost implementata ls compania Ubisoft in doi pasi:

Configurarea Payment Predictor method;

Rularea procesului payment predictor.

Digrama referitoare la functionarea payment predictor

Diagrama referitoare la ierarhiile folositem de procesul payment predictor

Payment Predictor verifica pasii configurati la nivelul metodei pentru a aplica paymenturile.

Payment predictor foloseste urmatoarele tabele temporare:

• PS_PP_PYMNT_TAO

• PS_PP_CUST_TAO

• PS_PP_ITEM_TAO

• PS_PP_STEP_TAO

• PS_PP_MATCH_TAO

Procesul payment predictor ruleaza automat pe mai multe partitii pe care le-am specificat in setup:

Procesul AR_PREDICT1:

Aduna toate datele pentru procesare;

Pune datele in tabelele temporare;

Partitioneaza datele intre procese;

Initiaza AR_PP multiprocess job.

Diagrama arata cum se poate procesa in paralel informatia

Procesul AR_PREDICT1 funcrioneaza ca un preprocesor pentru proceseul de plicare a incasarilor.

AR_PP multiprocess job contine toate definitiile joburilor folosite de payment predictor parallel processing: AR_PP1, AR_PP2. Fiecare job apeleaza la procesul AR_PREDICT2 care imperecheaza incasarile cu facturile, actualizeaza tabelele aplicatiei.

Item Reference

Dupa cum am aratat in subcapitolele de mai sus, incasarile de la clienti contin diferite detalii (Item Reference) care ajuta la identificarea facturilor cu care vor fi imperecheate. Referinta poate sa fie Customer ID, item ID sau amandoua. In ceea ce priveste Payment Predictor, item references sunt de trei tipuri:

Tipurile de referinte

In functie de tipul de referinta pe care incasarea o contine, payment predictor o sa foloseasca metoda de aplicare a paymentului ce mai buna.

Metoda Payment predictor reprezinta totalitatea instructiunilor folosite de catre procesul payment predictor. Contine reguli pentru aplicarea incasarilor in functie de diferite conditii.Se pot configura oricate metode sunt necesare procesului de business.

Compania Ubisoft primeste incasarile sub forma lockboxurilor si totdeauna sunt incluse detalii privitoare la item ID ca si referinta (summary reference). Incasarea trebuie imperecheata cu facturafolosindu-se item ID ul specificat. Daca o incasare are valoarea mai mica decat cea a facturii atunci diferenta trebui automat sa fie inregistrata. La fel si in cazul incasarilor cu valoare mai mare decat cea a itemului.

Pagina arata optiunile configurate in cazul metodei payment predictor

Conditii si actiuni

Cele sapte conditii care pot sa fie selectate in pagina de predictor methos sunt urmatoarele:

1. First

2. Any Overpayment

3. Overpayment Exceeds

4. Overpayment is Less Than or Equal to

5. Any Underpayment

6. Underpayment Exceeds

7. Underpayment is Less Than or Equal to

Pentru fiecare conditie se poate selecta o actiune:

Release the Payment

Execute Algorithm Group

Generate an Item

Apply To Control Customer

Generate a Worksheet

Grupuri de algoritmi

Metodele payment predictor sunt regulile prin care se imperecheaza incasarile cu facturile. Codul SQL prin care se defineste cum sistemul va imperechea incasarile cu facturile aferente se numeste algoritm. Fiecare grup de algoritmi contine mai multi algoritmi care contin instructiuni precise de selectare a itemurilor care urmeaza a fi imperecheate cu incasarile.

#Balance este un grup de algoritmi care este folosit pentru aplicarea paymenturilor care au numai customer reference.

#Oldest1 este un alt grup de algoritmi folosit pentru aplicarea incasarilor ce au numai customer reference.

#Refs este un grup de algoritmi folosit pentru aplicarea incasarilor cu summary item references.

Tabelul grupurilor de algoritmi

Procesul payment predictor verifica referinta (reference information) paymentului si incearca sa o aplica in functie de regulile si pasii configurati in metoda. Am definit trei tipuri de reference information:

Customer reference;

Se refera la MICR ID sau customer ID

Item summary reference;

Referinta fara detalii despre suma

Item detail reference

Referinta care include detalii despre suma, item ID.

Procesul payment predictor verifica informatiile despre customer sau referinta. Daca procesul recunoaste customer ID ul va verifica mai departe daca exista o metoda selectata in pagina in care acesta a fost definit. Daca nu gaseste acolo nici o metoda o sa foloseasca metoda selectata la nivel de business unit.

Pagina in care se selecteaza metoda payment predictor pentru un client

Pagina din care se ruleaza procesul payment predictor

Payment Worksheet

Payment worksheet se foloseste pentru aplicarea manuala a incasarilor asupra facturilor. Incasarea se poate aplica total sau partial, se pot inregistra discounturile, etc.

Workseet Selection este pagina in care se specifica criteriile dupa care se imperecheaza itemurile si este creeat workseetul.

Workseet Application este pagina in care se aplica incasarea asupra facturii.

Workseet Action este pagina in care se selecteaza actiunea de postare , atergere sau creearea notei contabile.

Worksheet Application Detail View este pagina in care se revizuiesc sau corecteaza detalii despre itemuri.

3.4.7 Corespondenta cu clientii (Customer correspondence)

In PeopleSoft Receivables sunt monitorizate/urmarite facturile catre client si incasarile acestora de la clienti. Astfel, generarea corespondentei cu acesti client reprezinta o functie importanta a procesului de business la compania Ubisoft. Corespondenta poate sa fie sub forma fisei cont (customer statement) care cuprinde toate facturile neincasate, toate paymenturile primite etc., scrisori oficiale (dunning letter) care informeaza clientii despre facturile lor scadente, scrisori de follow up.

Customer Statements (Fisa Contului)

La compania Ubisoft se genereaza fise de cont in fiecare luna prin care sunt informati clientii asupra facturilor care le-au fost emise, sunt informati asupra soldului total etc.

In ceea ce priveste implementarea customer statementurilor la compania Ubisoft am urmat pasii de mai jos:

Configurarea statement ID ului prin care se stabilesc regulile pentru generarea statementurilor;

Statement ID ul defineste care dintre itemuri (facturi) sunt incluse in customer statement si specifica conditiile in care acestea nu trebuie sa fie create.

Pagina Statement cu optiunile de configurare a statement ID

Pentru generarea statementurilor trebuiesc rulate doua procese:

Rularea procesului numit Customer Statement;

Rularea procesului care genereaza customer statementurile (AR_STMTS) actualizeaza informatiile din urmatoarele tablele:

PS_STMT_CUST

PS_STMT_CUST_DTL

Pagina din care se ruleaza statementurile

Rularea procesului de printare a statementurilor.

Procesul predefinit Print Crystal process (ARSTPRT) transfera datele din tabele intr-un rapost de tip Crystal.

La compania Ubisoft am implementat generarea urmatoarelor rapoarte:

Customer Statement Print (AR32000).

Balance Forward Statement Print (AR32001).

Draft Customer Statement Print (AR32002).

PS/AR Statements Print (ARSTPRT).

Exemplu de rapoarte configurate la compania Ubisoft

Pagina din care se ruleaza rapoartele de print

Pagina care reflecta customer statement

Scrisorile Oficiale (Dunning Letters)

Am implementat optiunea Dunning letters (scrisori oficiale) la Compania Ubisoft definind in prima faza Dunning ID ul. Dunning IDul defineste regulile pentru generarea scrisorilor oficiale, defineste nivelurile pe care acestea vor fi generate.

Dunning ID pagina de configurare

La compania Ubisoft am implementat trei metode dupa care se calculeaza si genereaza scrsorile:

Dunning by days (scrisori generate in functie de numarul de zile care au trecut de la data scadenta)

Pagina de configurare a metodei Dunning by days

Dunning by level (scrisori generate nu in functie de vechimea facturii ci de intervalul definit intre doua nivele)

Pagina de configurare a metodei Dunning by level

Dunning by Action List (scrisori generate automat de procesul numit Condition Monitor).

Pagina din care se ruleaza procesul de generare a scrisorilor

CAPITOLUL III

Concluzii si contributii personale

Identificarea sistemului PeoplSoft Applications ca fiind Solutia optima ERP pentru compania Ubisoft Entertainment S.A. in vederea eficientizarii activitatii companiei a fost o adevarata provocare.

Strategia si planificarea implementarii, analiza detaliata si designul, instalarea si configurarea sistemului, migrarea datelor si testarea aplicatiei au condus la implementarea cu succces PeopleSoft Application.

BIBLIOGRAFIE:

PeopleBooks

BIBLIOGRAFIE:

PeopleBooks