Imbunatatirea Performatelor Decizionale In Institutia Prefectului – Judetul Suceava

Îmbunătățirea performațelor decizionale în

Instituția prefectului – județul suceava

IMBUNATAȚIREA PERFORMAȚELOR DECIZIONALE IN …

CUPRINS

INTRODUCERE

DESCRIERE GENERALĂ

OBIECTIVE GENERALE

OBIECTIVE SPECIFICE

ANALIZA SITUAȚIEI ACTUALE

CONTEXT INTERN

CONTEXT EXTERN

ANALIZA SWOT

DECIZIA ȘI PROCESUL DECIZIONAL

DECIZIA IN ADMINISTRATIA PUBLICA

PROCESUL DECIZIONAL

TIPURI DE DECIZII

IMBUNĂTĂȚIREA PROCESULUI DECIZIONAL

IMPLICAREA PUBLICĂ ÎN PROCESUL DECIZIONAL – Implicarea cetățenilor in deciziile Instituției Prefectului : Informare-Consultare-Participare activă

PROCESUL DECIZIONAL DE GRUP –

IMPACTUL ȘI REZULTATELE AȘTEPTATE

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE SELECTIVĂ

1.INTRODUCERE

Orice sistem economico-social iși propune realizarea unor obiective care asigură tranziția de la starea inițială din contextul general in care ea isi desfasoara activitatea către o stare ulterioară.

Pentru atingerea acesator obiective managerul este pus in situația de a lua decizii care să asigure raspunsuri la intrebări de tipul: ce trebuie făcut, când, cu ce forțe, cum, în ce condiții, eficienta sau eficacitate etc.

De asemenea organizațiile sunt interconectate într-un mediu dinamic, care prin contribuția tuturor actorilor participanți se transformă n permanență. Provocarea este ca organizația să ramână conectată la mediu și să absoarbă șocurile sau să raspunda eficace la ele. Asta impune decizii ce trebuie luate in cunoștință de cauză, după analiza provocării cât și o previzionare a efectelor aduse de implementarea eventualelor soluții.

De fiecare dată conducerea este pusă să rezolve probleme diferite care au de obicei mai multe soluții, stabilirea criteriilor care duc la alegerea uneia din ele fiind esențială. Astfel decizia constituie punctul central al activității de conducere de ea depinzând sensul evoluției organizației pe termen scurt, mediu sau lung. Analiza permanentă a efectelor ce decurg din luarea deciziilor, daca acestea duc sau nu la atingerea scopului stabilit, sau daca implementarea lor duce la …. Necesitatea luarii unor alte decizii de corectare sau de acord fin sunt de as emenea importante in actul de conducere.

Administratia publică, prin entitațile ei diferite ca forma șă ca scop, se înscrie în materie de decizie într-o categorioe deosebită de mediul economic. Dacă în mediul economic principalii factori care determină luarea deciziilor sunt profitul și concurența și unde dinamica este cuvântul de ordine în administație, unde locul profitului e luat de obiective ce țin în special de calitatea serviciiloriar cuvântul de ordine sunt reguli ce duc adesea la rutină.

Instituția Prefectului – Județului Suceava contribuie activ la reforma în administrația publică românească prin introducerea unor noi stiluri și mecanisme manageriale, de tip business, în sectorul public. Abordarea de tip leadership și management strategic în managementul instituțiilor publice va constitui baza schimbărilor din administrația publică românească. Modelele managementului strategic și tehnicile vehiculate de acesta îi ajută pe leaderi și top manageri – înalți funcționari publici – să dezvolte o viziune comprehensivă asupra mediului în care lucrează, să-și identifice aspirațiile și scopurile și să stabilească direcția pe termen lung a instituției în contextul schimbărilor economice, sociale, politice, tehnologice.

Imbunătățirea performațelor decizionale în Instituția Prefectului – Județul Suceava va duce la o eficientizare a activității Instituției Prefectului – Județul Suceava cu respectarea obiectivelor și acțiunilor strategiilor anterioare, dar folosind un management de natură să conducă la realizarea atribuțiilor în condițiile resurselor existente.

Cadrarea deciziilor și a actelor decizionale astfel încât să aibă în vedere atât interesul comunităților locale din județul Suceava cât și … general al societății românești poate imprima activității Instituției Prefectului acțiuni eficiente și rapide, orientate în sensul evoluției viitoare a societății,

.

Dezvoltarea și modernizarea Instituției Prefectului județului Suceava, conform standardelor europene, eficientizarea activității interne, oferirea unor servicii moderne, de calitate, implicarea instituției în procesul de reformă și de întărire a capacității administrative, reprezintă o provocare profesională personală, prin prisma faptului că mi-am desfășor activitatea în cadrul acestei instituții,

DESCRIERE GENERALA

Institutia Prefectului – Judetul Suceava este organizată și funcționează în conformitate cu prevederile Legii 340/2004 modificată și completată prin OUG 179/2005 privind prefectul și instituția prefectului, Hotarârea Guvernului Romaniei nr. 460/2006 și a Regulamentului de organizare și funcționare a instituției prefectului, iar salariații își exercită atribuțiile de serviciu conform cerințelor cuprinse în fișele posturilor, cu respectarea legislației specifice și a Regulamentului intern.

Pentru îndeplinirea atribuțiilor și prerogativelor conferite prefectului, acesta este ajutat de catre subprefect care indeplinește atribuțiile ce îi sunt date prin acte normative, precum și atribuții delegate, prin ordin al prefectului, din domeniile de activitate ale aparatului propriu de specialitate al acestuia.

Procesul de aderare la structurile Uniunii Europene a determinat schimbări radicale în sistemul administrativ, a impus exigențe sporite în activitatea desfășurată de către salariații Instituției Prefectului – Județul Suceava.

OBIECTIVE GENERALE

Obiectivul fundamental al instituției îl reprezintă întărirea capacității instituționale și îmbunătățirea culturii organizaționale la nivelul Instituției Prefectului – Județul Suceava, având drept scop crearea unei instituții perfect funcționale, adaptată realităților românești și compatibilă cu structurile administrației țărilor membre ale Uniunii Europene.

Instituția Prefectului – Județul Suceava urmărește ridicarea standardelor instituției la așteptările în continuă schimbare ale cetățenilor, implicarea cetățeanului în procesul decizional, conform Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informațiile de interes public.

Misiunea Instituției Prefectului – Județul Suceava este de a realiza interesele naționale prin aplicarea Programului de Guvernare, respectarea Constituției și a legilor țării, pentru dezvoltarea durabilă a comunităților locale.

OBIECTIVE SPECIFICE

Obiectivele specifice Instituției Prefectului stabilite de Legea 340/2004, modificată și completată cu OUG 179/2005 sunt:

Aplicarea și respectarea, la nivelul județului, a Constituției, a legilor, a ordonanțelor și a hotărârilor Guvernului, a celorlalte acte normative, precum și a ordinii publice;

Realizarea în județ, a obiectivelor cuprinse în Programul de guvernare și dispune măsurile necesare pentru îndeplinirea lor, în conformitate cu competențele și atribuțiile ce îi revin, potrivit legii;

Asigurarea climatului de pace socială, menținerea unei comunicări permanente cu toate nivelurile instituționale și sociale, acordând o atenție constantă prevenirii tensiunilor sociale;

Stabilirea împreună cu autoritățile administrației publice locale a priorităților de dezvoltare teritorială;

Verificarea legalității actelor administrative emise de unitățile administrativ teritoriale;

Ducerea la îndeplinire, în condițiile stabilite prin lege, a măsurilor de pregătire pentru situații de urgență;

Prevenirea și gestionarea situațiilor de urgență – prefectul fiind președinte al Comitetului județean pentru situații de urgență

Desfășurarea în bune condiții a activității de protecție civilă

Prevenirea infracțiunilor și apărarea drepturilor și a siguranței cetățenilor, prin organele legal abilitate;

realizarea planului de măsuri pentru integrare europeană;

aplicarea a politicilor naționale hotărâte de Guvern și a politicilor de integrare europeană; ,

cooperarea sau asocierea cu instituții similare din țară și din străinătate, în vederea promovării intereselor comune

folosirea limbii materne în raporturile dintre cetățenii aparținând minorităților naționale și serviciile publice deconcentrate în unitățile administrativ-teritoriale unde care aceștia au o pondere de peste 20% .

ANALIZA SITUAȚIEI ACTUALE

CONTEXT INTERN

Resursele economice

Surse proprii – planificarea anuală a cheltuielilor în funcție de obiectivele stabilite la nivel instituțional și monitorizarea utilizării resurselor financiare.

Resursele umane

Angajații instituției conferă un plus valoare serviciilor oferite, contribuind la conturarea imaginii corporatiste și la dezvoltarea procesului de inovare.

!! Strategia de Resurse Umane promovează dezvoltarea politicilor cu privire la etapele de recrutare, selecție, formare și orientare, motivare, dezvoltarea carierei și evaluarea performanțelor profesionale ale angajaților.

Resursele materiale

Mijloacele materiale reprezintă instrumente utile și necesare în buna funcționare a instituției – clădire, parc auto. Existența sau lipsa acestora determină prioritizarea acțiunilor și redirecționarea resurselor economice spre noi obiective, influențând calitatea serviciilor oferite.

Influențe economice

Prefectul, ordonator terțiar de credite, gestionează utilizarea sumelor conform alocării acestora de la nivelul Ministerului Administrației și Internelor.

Dezvoltarea economică a județului se repercutează asupra activității Instituției Prefectului, motiv pentru care instituția intervine ca factor mediator între agenții economici locali și instituțiile centrale.

Transferul procesului decizional de la nivel central la nivel local prin asigurarea unor pârghii specifice la nivel local, în domenii precum politici publice salariale, finanțe publice locale constituie un obiectiv relevant în acest context.

Influențe naturale

Fenomenele naturale precum cutremurele, alunecările de teren sau avalanșele sunt dificil de prezis sau de evitat. Inundațiile, dezastrele din ultima perioadă și schimbările climatice bruște sunt tot mai greu de prevenit și de monitorizat, în ciuda eforturilor autorităților de a le controla. Conștientizarea și sensibilizarea cetățenilor cu privire la implicațiile acestor fenomene și riscurile lor devin prioritare în demersurile autorităților.

Influențe tehnologice

Dezvoltarea informațiilor și a tehnologiei comunicațiilor, dezvoltarea și modernizarea rețelelor de comunicații: satelit, cablu, comunicații digitale, antene, internet, împreună cu avansarea rapidă a software-ului contribuie în mod semnificativ la modul în care este condusă Instituția Prefectului județului Suceava. Activitățile sunt astfel mai bine coordonate, cercetarea și dezvoltarea sunt accelerate iar majoritatea activităților devin mai flexibile, mai eficiente.

Datorită noilor tehnologii informaționale instituția poate identifica noi pârghii de adaptare permanentă la influențele globalizării, sens în care tehnologia IT va fi actualizată permanent cu produse moderne IT existente pe piață, programe legislative actualizate, incluzând legislația europeană.

CONTEXT EXTERN

Evoluția situației internaționale cu cele două mari dimensiuni, conflictul din Ucraina și evoluția economiei post-criza influențează categoric și activitatea Instituției Prefectului și sunt de natură să inducă și în județul Suceava la stabilirea unor noi priorități.

Instituția Prefectului are un rol determinant în gestionarea situațiilor de urgență, de apărare civilă și ordine publică. In același timp Instituția Prefectului este responsabilă cu asigurarea păcii sociale.

Aderarea României la Uniunea Europeană impune și asigurarea armonizării permanente a normelor interne la reglementările europene.

Pe termen lung, Instituția Prefectului constituie un factor activ în procesul de descentralizare și regionalizare, contribuind la promovarea intereselor României în spațiul european.

Regulamentele, directivele, recomandările instituțiilor europene precum și obligațiile asumate în tratatul de aderare influențează procesul de luare a deciziei în România și implicit și a instituției.

Analiza mediului extern (analiza PEST) arată impactul și tendințele generale ale celor patru stimulatori majori ai schimbării:

Forțele politice (inclusiv de reglementare): Forțele externe identificate care acționează asupra instituției sunt: cadrul legislativ privitor la Instituția Prefectului, mediul politic central și local, politicile și strategiile guvernamentale, Programul de Guvernare;

Forțele economice: se ocupă de variabilele economice cheie. Variabilele economice includ în cazul nostru mediul de afaceri local, nivelul investiților în Județul Suceava și programele de finanțare existente la această dată. Tot

Factorii socio-culturali: se referă la valorile, atitudinile și caracteristicile demografice ale celor ce apelează la Instituția Prefectului – Județul Suceava. Factorii care trebuie avuți în vedere în cazul instituției sunt specificul cultural al zonei, scorul demografic al județului Suceava, rata șomajului și nivelul de trai, minoritățile și implicarea societății civile în viața comunității.

Factori tehnologici: Forțele tehnologice care influențează Instituția Prefectului – Județul Suceava sunt dezvoltarea tehnologiilor IT care pot reduce costurile instituției prin aplicarea celor mai bune tehnologii și soluțiile software cu utilizarea în administrație care cresc cererea și oferta de servicii a Instituției Prefectului- Județul Suceava

Cei patru stimulatori ai schimbării nu acționează independent sau în paralel. Ei se află în interacțiune și generează schimbări imprevizibile lucru dovedit de faptul ca până acum, schimbările au fost determinate în special de factori externi (restricții financiare, reducerea resursei umane etc.). !!! Datorită acestui fapt, logica interna a funcționării instituției și a administrației în general a dovedit tot mai multa lipsa de consecventa, iar analiza si fundamentarea strategiilor a fost inadecvata conducând la o diminuare a capacității administrative necesare pentru implementarea politicilor și strategiilor

ANALIZA SWOT

Analiză SWOT realizată are drept scop îmbunătățirea capacității de decizie și implicit a managementului Instituției Prefectului – Județul Suceava. Analiza are ca bază de plecare principalele obiective ce trebuiesc atinse precum și măsurile necesare pentru atingerea acestora.

Administrația județului Suceava a înregistrat o evoluție pozitivă în ceea ce privește raporturile juridice concrete stabilite între cele trei paliere de decizie ale puterii publice, respectiv la nivelul autorităților administrației publice locale, la nivelul serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor, și nu în ultimul rând al administrației publice centrale.

In acest context, Instituția Prefectului este percepută sub cele două aspecte ale puterii publice cu care este investită, atât ca autoritate a administrației publice locale cât și ca reprezentant al Guvernului pe plan local.

Prin depolitizarea funcțiilor de prefect și subprefect s-a dorit profesionalizarea acestora, prin impunerea și implementarea la nivelul întregii administrații județene a ordinii instituționale și exercitarea cu rigoare a funcției de monitorizare a activității serviciilor publice deconcentrate și a situațiilor speciale.

Rolul prefectului și a instituției prefectului privind conducerea serviciilor publice deconcentrate, asigurarea legalității pe teritoriul județului, stabilirea priorităților de dezvoltare teritorială (regională), menținerea climatului de pace socială etc. au cunoscut o evoluție ascendentă.

Aceiași măsură de depolitizare a dus însă la diminuarea rolului central în dezvoltarea socio-economică a județului, aceasta realizându-se după 2004 în parteneriat cu Consiliul Județean.

Strategia instituției, în forma actuală realizează evaluarea poziției curente a Instituției Prefectului și proiectează noi modalități de accelerare a transformării instituționale in vederea susținerii eforturilor generale de reformă a administrației publice.

Analiza SWOT identifică o serie de măsuri care vizează eficientizarea activității, din cadrul Instituției Prefectului -Județul Suceava.

CAP 4.1 DECIZIA IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Decizia din administrația publică are efect asupra unui număr mare de persoane în marea lor majoritate fără statut de angajat al administrației. Cetățenii sunt beneficiari, dar în acelașii timp sunt și contribuabili. Sunt cei care prin taxele si impozitele pe care le platesc susțin administrația publică și care, in virtutea acestui statut solicită servicii care să le satisfacă diversele nevoi și interese.

            Resursele administratiei publice sunt banii contribuabililor care sunt si ”clienti” si finantatori ai activitatii acesteia.

            Pe de alta parte, administratia publica isi desfasoara activitatea intr-un cadru legislativ mult mai putin permisiv si flexibil decat firmele din zona economica. Desigur, toti trebuie sa respecte legea dar constrangerile legilor ce guverneaza activitatea din administratia publica sunt mult mai stricte. Aceasta si pentru ca, asa cum spuneam, impactul administratiei publice este asupra tuturor cetatenilor patroni sau angajati in sistemul public sau privat, in toate domeniile de activitate. Daca finalitatea deciziei in economie este obtinerea profitului, esenta deciziei (politica sau tehnica) in administratie este aceea a satisfacerii cerintelor contribuabililor-cetateni.

            Se apreciaza ca, elaborarea unei decizii presupune o serie de etape astfel:

Identificarea si stabilirea problemei – rolul decidentului consta in sesizarea unei probleme ce implica o decizie in conditiile existentei mai multor variante posibile pentru realizarea obiectivului propus;

Stabilirea variantelor posibile care sunt cercetate cu atentie. In aceasta etapa decidentul poate avea un rol pasiv, lui prezentandu-i-se variantele fara a avea vreo interventie sau un rol activ, situatie in care decidentul participa el insusi la stabilirea variantelor posibile;

Alegerea variantei optime functie de obiectivele si criteriile stabilite. Evident aceste criterii pot avea diverse niveluri si prioritati functie de care ele pot fi ponderate si ierarhizate;

Aplicarea deciziei respectiv redactarea, transmiterea si aplicarea efectiva a acesteia. In aceasta etapa un rol deosebit revine decidentului in ceea ce priveste motivarea si transmiterea unei decizii. Cu cat cei asupra carora se reflecta decizia cunosc mai bine continutul, au participat la redactarea ei, accepta plusurile si minusurile, avantajele si dezavantajele pe termen scurt, mediu si lung a deciziei respective cu atat mai usoara va fi aplicarea acesteia;

Evaluarea rezultatelor presupune compararea rezultatelor obtinute cu cele previzionate, depistarea abaterilor si a cauzelor ce le-au generat si aducerea de imbunatatiri procesului. Practic, evaluarea deschide un nou ciclu decizional care ar trebui sa se desfasoare la un nivel superior calitativ si cantitativ;

Sigur, activitatea decizională in sine este una mult mai complexa, mult mai nuantata in fiecare dintre etapele sale dar, in principiu, sinteza acestei activitati poate fi prezentata astfel:

            A decide inseamna practic, a alege dintr-un numar de variante, in mod constient, pe baza unor criterii, pe aceea care este considerata cea mai avantajoasa pentru atingerea rezultatului dorit.

          3.2 COMPONENTELE PROCESULUI DECIZIONAL

Este de inteles ca si administratia publica isi are propriile sale obiective si un anumit cadru in care isi desfasoara activitatea. Fiind de interes public, activitatea in administratie trebuie sa serveasca publicului, sa fie astfel organizata si condusa incat, respectand legile (intr-un cadru mult mai restrictiv) sa vina in intampinare si sa solutioneze problemele cetatenilor, probleme multiple si de o diversitate extraordinara.

Practic, desi ele pot semana, fiecare cerinta a unui cetatean -contribuabil este una specifica si in general nu pot exista solutii identice.

            De aceea, fiecare din componentele procesului decizional trebuie privita la nivelul administratiei publice, functie de tipul acesteia (centrala, locala) spatiul in care actioneaza, categoria de servicii publice etc.

a)    Decidentul reprezinta o persoana sau un grup de persoane care urmeaza sa aleaga varianta cea mai avantajoasa dintre variantele posibile evidentiate pe parcursul procesului. Calitatea deciziei depinde substantial de personalitatea decidentului, de calitatile si aptitudinile acestuia. De remarcat faptul ca in administratia publica avem doua tipuri de decizie (politica si administrativa) si functie de aceasta doua tipuri de conducatori decidenti -politici si tehnici fiecare asezati pe diferite niveluri ierarhice.

b)    Multimea variantelor si criteriilor decizionale ca ansamblu al alternativelor posibile pentru atingerea unui obiectiv. Alegerea variantei considerata optima se face functie de preferintele decidentului fata de rezultatele potentiale ce s-ar putea obtine implementand solutia aleasa.

            Au fost o serie de decizii tehnice functie de decizia politica si de variantele tehnice posibile de adoptat.

c)     Mediul ambiant este reprezentat de ansamblul conditiilor interne si externe ale administratiei publice si care influenteaza decizia si sunt influentate de aceasta. Trebuie sa remarcam ca mediul ambiant se caracterizeaza printr-o mobilitate deosebita in ultima perioada. Sistemul legislativ a cunoscut si va cunoaste in continuare modificari substantiale. Integrarea in UE a adus o serie de constrangeri importante carora administratia publica va trebui sa le faca fata (de remarcat ca in procesul integrarii capitolul justitie, administratie si interne a fost printre ultimele inchise si face obiectul clauzei de salvgardare, ceea ce denota complexitatea si dificultatile pe care le implica implementarea prevederilor comunitare in acest domeniu.

De asemenea, cresterea complexitatii activitatii in administratia publica la nivel local o data cu restructurarea activitatii la nivel central induce o abordare noua la toate nivelurile. Pana unde va putea merge procesul de descentralizare intr-un stat national unitar prin constitutie?, care este relatia optima centralizare-descentralizare? ce institutii vor ramane deconcentrate si cu ce atributii? care va fi evolutia procesului de regionalizare? va putea fi el pastrat in limitele acceptate acum in Romania sau va capata alte dimensiuni acceptate in Europa in acest moment si in perspectiva?Vom avea o Europa a natiunilor sau o Europa a regiunilor? Sunt doar cateva din multele mutatii ce se pot intampla si care vor influenta decisiv activitatea si deciziile din administratia publica.

De aceea este necesara o analiza atenta a consecintelor ce rezulta in urma deciziilor luate. Sigur, nu putem avea o certitudine in obtinerea rezultatelor pe care ni le-am propus dar o evaluare atenta, stiintifica si responsabila se impune in abordarea procesului decizional cu atat mai mult cu cat se reflecta asupra unor categorii mari de oameni.

         Să remarcam faptul ca daca o firma, prin decizii proaste, poate da faliment, o  primarie, un consiliu judetean, un minister, nu poate falimenta iar deciziile respective sunt permanent sub aceasta presiune specifica pe care puterea publica in toate componentele ei le impune.

4.3 TIPURI DE DECIZII

Din punct de vedere al conținutului funcțional, deciziile sunt:

Decizii de planificare;

Decizii organizaționale;

Decizii de conducere;

Decizii de stimulare (a angajaților, de exemplu);

Decizii de control.

După nivelul de elaborare a deciziilor :

Decizii strategice. Sunt deciziile care stabilesc orientările de perspectivă; ele se iau în colectiv, vizează ansamblul activității economice a societății comerciale.

Decizii tactice. Acestea se iau pentru o perioadă mai mică de un an și
vizează o activitate sau o subactivitate a societății comerciale.

Decizii operaționale. Sunt decizii repetative, de rutină și se referă la perioade scurte, care vizează îndeplinirea obiectivelor specifice și individuale.

În funcție de certitudinea atingerii obiectivelor, deciziile pot fi:

Decizii certe

Decizii incerte

Decizii de risc

În raport cu sfera de cuprindere a decidentului deciziile se clasifică astfel:

Decizii individuale. Ele sunt adoptate de către un singur cadru de conducere.

Decizii colective – adoptate în grup.

4.4 Obiectiv- Prioritizare – Decizii

Susținerea procesului de reformă și modernizare a administrației publice

Sprijinirea procesului complex de reformă și modernizare a administrației publice care include: planificarea, testarea, implementarea aspectelor de modernizare și continua adaptare la acestea

Decizii:

Planificarea și coordonarea acțiunilor de reformă și modernizare a administrației publice la nivelul județului Suceava.

Implementarea și monitorizarea proiectelor de reformă și modernizare la nivelul județului Suceava

Dezvoltarea și consolidarea parteneriatului public-privat, public-public, a parteneriatului cu ONG-urile și a dialogului social

Utilizarea metodelor moderne de guvernare, a diferitelor forme de parteneriat, cu accent deosebit pe implicarea comunității, a cetățenilor, a sectorului voluntar și a diverselor grupuri de interese în procesul de luare a deciziei și în rezolvarea problemelor la nivel local.

Decizii:

Identificarea potențialilor parteneri

îmbunătățirea relației cu societatea civilă și implicarea cetățeanului și a altor factori sociali în procesul de luare a deciziei prin instrumente specifice

Reprezentarea intereselor comunității locale de către societatea civilă, îmbunătățirea colaborării cu sectorul civic, devenit actor însemnat pe scena dezbaterilor publice și partener necesar în procesul de formulare a politicilor publice.

Conștientizarea și implicarea cetățenilor în procesul de luare a deciziei la nivelul Instituției Prefectului, prin identificarea unor instrumente modeme adaptate acestui scop

Decizii:

Atragerea potențialilor actori reprezentativi pe scena dezbaterilor publice și implicarea acestora în procesul de formulare a politicilor publice

Identificarea cetățenilor interesați în procesul de luare a deciziei, pe probleme specifice

Dezvoltarea unor canale de comunicare eficiente pentru informarea cetățeanului cu privire la deciziile instituționale

Aici de trecut parteneriatul cu sociatatea civila, secretariatul general scopul de implicare in identificarea problemelor – posibilitațiilor de coordonare a acțiunilor

Promovarea Instituției Prefectului – Județul Suceava și a competențelor acesteia

Promovarea Instituției Prefectului Județului Suceava și a competențelor acesteia prin organizarea de întâlniri – dezbateri, reuniuni tematice precum și prin comunicarea permanentă cu mass-media

Decizii:

Dezvoltarea unor canale de comunicare eficiente pentru informarea cetățeanului despre categoriile de servicii pe care le poate oferi instituția – restructurarea site-ului, popularizarea prin mass-media, organizarea de acțiuni de promovare

Organizarea de reuniuni, întâlniri, dezbateri în baza unui plan – calendar deplasări, personal implicat, pe domeniile vizate.

Asigurarea transparenței în relația cu mass-media prin comunicare permanentă.

Formularea și încheierea de protocoale de parteneriat pentru eficientizarea activității

Promovarea și dezvoltarea cooperării interinstituționale atât pe plan intern cât și pe plan extern.

Consolidarea colaborării interne, internaționale și a schimbului de bune practici ca mijloc de eficientizare și îmbunătățire a serviciilor prestate

Decizii:

Identificarea instituțiilor publice interesate de cooperare

Negocierea și încheierea de acorduri, protocoale, convenții

Organizarea de întâlniri, grupuri de lucru între reprezentanții diferitelor organisme

Accelerarea procesului de descentralizare

Instituția Prefectului județului Suceava acționează în parteneriat cu Unitatea Centrală pentru Reforma Administrației Publice din cadrul Ministerului Administrației și Internelor pentru implementarea proiectelor de modernizare, descentralizare a administrației publice, înaintând propuneri de modificare și adaptare la nevoile reale a proiectelor în derulare

Decizii:

Identificarea nevoilor de descentralizare a administrației publice

Sprijinirea procesului descentralizare a administrației publice prin promovarea, către instituțiile centrale, de propuneri de proiecte pilot, în acord cu nevoile determinate

Planificarea și gestionarea rațională a resurselor financiare

Evaluarea resurselor financiare și raționalizarea cheltuielilor publice conform principiilor economie, eficiență și eficacitate

Decizii:

Elaborarea unei strategii anuale, viabile, de planificare a cheltuielilor în funcție de obiectivele instituției

Monitorizarea evoluției strategiei de gestionare a resurselor financiare

Eficientizarea managementului resurselor umane din cadrul instituției

Capitalul uman ca resursă strategică în cadrul Instituției Prefectului Județului Suceava, poate fi valorificat printr-un management al resurselor umane care pune în prim-plan măsurile privind formarea angajaților, recrutarea, selecția, promovarea, perfecționarea atât a funcționarilor publici cât și a personalului contractual, în vederea optimizării sistemului relațional.

Conducerea Instituției Prefectului Județului Suceava își propune să implice corect oamenii în acțiuni pe care să le ducă la îndeplinire cu succes, își asumă responsabilitatea de a crea condițiile organizatorice, tehnice și materiale, pentru desfășurarea corectă și eficientă a tuturor proceselor specifice obiectului de activitate al instituției.

Decizii:

Promovarea schemelor de salarizare bazate pe performanță

Implementarea bunelor practici prin preluarea unor noi modele din domeniul managementului strategic și de gestiune a resurselor umane – recrutare, selecție, promovare, motivare, formare și evaluare

Promovarea eticii profesionale în cadrul Instituției Prefectului Județului Suceava

Creșterea gradului de absorbție a fondurilor comunitare

Pornind de la documentele strategice legate de absorbția fondurilor structurale: Cadrul Strategic Național de Referință 2007-2013 și Programele Operaționale, Instituția Prefectului va sprijini potențialii beneficiari ai instrumentelor structurale atât prin consiliere cât și prin implicare efectivă în elaborarea și implementarea proiectelor în calitate de partener

Decizii:

Acordarea de consultanță potențialilor beneficiari ai instrumentelor structurale

Diseminarea operativă a unor informații de actualitate în privința fondurilor structurale

Asigurarea unei colaborări funcționale în implementarea proiectelor, în calitate de partener

Dezvoltarea relațiilor cu serviciile publice deconcentrate și cu alte structuri guvernamentale cu reprezentare în teritoriu și corelarea priorităților acestora cu cele de la nivel județean

Monitorizarea și evaluarea calității activității serviciilor publice deconcentrate și a altor structuri guvernamentale cu reprezentare în teritoriu, a exercitării prerogativelor legale, a realizării programelor proprii de măsuri și acțiuni

Decizii:

Coordonarea eficientă a activității serviciilor publice deconcentrate

îmbunătățirea permanentă a calității serviciilor acestora

Sprijinirea partenerialelor interinstituționale în scopul îndeplinirii programelor proprii de măsuri și acțiuni

Corelarea programelor de acțiuni și măsuri precum și a programelor de invesțitii ale serviciilor publice deconcentrate cu cele ale programului de dezvoltare economică și socială a județului Suceava.

Verificarea riguroasă a legalității actelor administrative emise de autoritățile administrației publice locale.

Asigurarea verificării legalității actelor emise sau adoptate de autoritățile administrației publice locale la termene, respectând procedurile legale și îmbunătățind continuu pregătirea profesională a angajaților

Decizii:

Controlul legalității actelor emise sau adoptate de autoritățile administrației publice locale

Asigurarea reprezentării intereselor instituției în cauzele aflate pe rolul instanțelor judecătorești

Perfecționarea și specializarea permanentă a angajaților în raport cu ultimele modificări legislative intervenite

îmbunătățirea managementului situațiilor de urgență

Comitetul județean pentru situații de urgență asigură gestionarea eficientă, cu promptitudine, prevenirea și limitarea efectelor unor stări de urgență (calamități naturale: inundații, alunecări de teren, etc.) și intervenția în timpul dezastrelor și post dezastre.

Decizii:

Comunicarea operativă a informațiilor cu privire la situațiile de urgență intervenite la nivelul județului

Gestionarea eficientă a intervențiilor de specialitate în situații specifice

Creșterea numărului participanților (primari, viceprimari, secretari) la sesiunile de instruire privind protecția civilă și managementul situațiilor de urgență

Finalizarea procesului de restituire a proprietăților

Verificarea riguroasă a documentațiilor înaintate de comisiile locale, emiterea titlurilor de proprietate în favoarea persoanelor fizice și juridice îndreptățite, soluționarea contestațiilor formulate de persoanele nemulțumite împotriva măsurilor stabilite de comisiile locale

Decizii:

Analizarea documentațiilor înaintate de comisiile locale

Emiterea titlurilor de proprietate în favoarea persoanelor fizice și juridice îndreptățit

Soluționarea contestaților persoanelor care se consideră lezate în drepturi de măsurile stabilite de Comisiile Locale.

Cap 5 IMBUNATAȚIREA PROCESULUI DECIZIONAL

5.1 Implicarea cetatenilor in deciziile Instituției Prefectului : Informare-Consultare-Participare activă

Procesul complex pe care il reprezintă luarea deciziilor în administratia publica trebuie să aiba în vedere buna cooperare cu cetățenii si societatea civila prin intermediul partenerilor sociali deoarece scopul în sine al administrației este de a servi cetățeanul, iar prin implicarea cetateanului în luarea deciziilor acest fapt este cel mai bine realizat.

Consultarea cetațenilor la luarea deciziilor de politică publică este un fenomen relativ nou. Imposibilitatea rezolvarii tuturor problemelor de către stat, criza instituțiilor publice, lipsa dialogului între actorii de pe scena politică au crescut gradul de neîncredere a cetățeanului în …. Acest fapt a dus la inițierea unor consultări în zona politicilor publice privind zona socio-economică și implicarea unor entități și actori sociali inediți.

Și în Romania există o creștere a interesului pentru consultare și participare publică. Elementele de legislație și cadru instituțional care reglementeaza practica pentru consultarea publică apar la noi începând cu 2001

. Aceste elemente se dezvolta de fondul reformei guvernarii si a reformei administratiei publice si a dezvoltarii societatii civile.

Beneficiile participarii cetatenilor la luarea deciziilor publice este major. Participarea activa a cetatenilor reda faptul ca ei au capacitatea de a discuta și genera opțiuni decizionale independente. Acest fapt cere guvernelor sa faca publice programele de guvernare societatii civile si partenerilor sociali pentru a asigura ca decizia finala va fi in concordanta cu cerintele acestora.

1)INFORMAREA: relatia unidirectionala intre guvern si societatea civila prin care cetatenii sunt informati atat pasiv cat si activ despre politicile publice.

Primul nivel de implicare publica se refera la informare,aceasta are loc numai in cazul in care procesul de elaborare de politici publice este suficient de transparent ca cetatenii sa obtina informatiile de care au nevoie pentru a putea evalua in ce masura guvernul isi respecta promisiunile.Al doilea nivel se refera la consultare,un set de activitati care permit cetatenilor sa ofere feedback cu privire la optiunile de politica publica,in diverse stadii ale pricesului de decizie.

2)CONSULTAREA: relatia bidirectionala intre guvern si societatea civila prin care se asigura un feedback al problemelor aparute in luarea deciziilor si modificarea lor.

Consultarea si participarea publica pot fi definite ca implicarea cetateniilor in managementul deciziilor si oferta de servicii publice.Consultarea si participarea au loc atunci cand cetatenii si autoritatiile publice au nevoi indentificate de consultare/participare si cand exista mecanisme create pentru a sustine consultarea/participarea.Mecanismele cunoscute de consultare/participare publica includ:audieri publice,intalniri publice,forumuri cetatenesti,grupuri consultative,diverse tipuri de sondaje de opinie,focus-grupuri,utilizarea mijlocelor electronice de comunicare,publicatii ale administratiei publice etc.

Consultarea si participarea autentica apar atunci cand cetateanul este implicat in decizia de politica publica,se exprima liber fata de un guvern responsabil si este implicat in producerea de servicii publice(prin mecanisme de contractare,implicarea in stabilirea de standarde pentru servicii,activitati de evaluare).

3)PARTICIPAREA ACTIVA: relatia bazata pe parteneriat in care partea active a societatii civile prin dialog influenteaza deciziile finale sau politicile publice.

Al treilea nivel se refera la participarea activa,care permite catanilor sa devina parteneri in luarea deciziilor in politica publica,Participarea presupune ca cetatenii sa participe la fixarea obiectivelor de politica publica,sa isi poata exprima opinia lor in legatura cu diversele optiuni de politica publica,sa propuna strategii de implementare.

Cadrul legal in Romania pentru relatia administratie publica-parteneri sociali este redata de legea numarul 544/ 2001 privind liberul acces la informatiile de interes public si de legea 52/2003 cu privire la regulile procedurale minimale aplicabile pentru asigurarea transparentei decizionale in cadrul autoritatilor administratiei publice centrale si locale.

Prin aceste doua legi se asigura accesul liber si neîngradit al persoanei la orice informatii de interes public, sa sporeasca gradul de responsabilitate a administratiei publice fata de cetatean, ca beneficiar al deciziei administrative, sa stimuleze participarea activa a cetatenilor in procesul de luare a deciziilor administrative si in procesul de elaborare a actelor normative

Conform legii 544/2001 Autoritatile publice sunt obligate sa dea din oficiu publicitatii un raport periodic de activitate, cel putin anual, care se publica în Monitorul Oficial al României.

Principiile care stau la baza legii 52/2003 sunt urmatoarele:
a) informarea in prealabil, din oficiu, a persoanelor asupra problemelor de interes public care urmeaza sa fie dezbatute de autoritatile administratiei publice centrale si locale, precum si asupra proiectelor de acte normative;
b) consultarea cetatenilor si a asociatiilor legal constituite, la initiativa autoritatilor publice, in procesul de elaborare a proiectelor de acte normative;
c) participarea activa a cetatenilor la luarea deciziilor administrative si in procesul de elaborare a proiectelor de acte normative, cu respectarea urmatoarelor reguli:

Interpretarea practica a legislatiei din domeniu (544/2001, 52/2003)

-sa faca publice toate proiectele de decizii si actele normative

-analizarea tuturor recomandarilor primite de la public

-organizarea de audieri publice la solicitarea ONG-urilor sau institutiilor publice

-intalnirile consiliilor locale sunt deschise publicului,in afara situatiei in care consilieii voteaza cu sedinta inchisa (legea mentioneaza situatiile in care aceasta este permisa)

-agenda si procesul verbal(inclusiv votul fiecarui consilier)ale intalnirilor consiliului local trebuie facute publice.

Toate celelalte activitati prin care publicul poate fi consultat in procesul adoptarii politiclor publice sunt optionale.

PROCESUL DECIZIONAL DE GRUP – MANAGEMENT DE RESURSE UMANE

Deciziile reprezinta rezultatul unui efort colectiv. A lua o decizie presupune un proces complet prin care se asuma angajarea fata de un anumit curs de actiune referitor la o problema anume existenta intr-o organizatie.Acest proces presupune alegerea intre mai multe posibilitati de a actiona.In plus,hotararea finala trebuie justificata in functie de anumite criterii de tipul:eficienta,eficacitate,constrangeri legale,imagine publica etc.Ultimele doua criterii sunt importante in special pentru organizatiile din domeniul public,deoarece,spre deosebore de omoloagele lor din sectorul private le sunt supuse mult mai atent influentelor din partea publicului si a domeniului politic pentru motivul ca functioneaza din banii publici.

Probleme cu care se confrunta institutiile publice sunt foarte diverse.Ele pot fi statice sau dinamice,structurate sau nestructurate,manifestate sau latente. Totusi ca prima conditie pentru rezolvarea lor se impune existenta unui set de informatii pertinente si suficiente.Apoi este necesara pregatirea managementului pentru utilizarea eficienta si eficace a acestor informatii.In timp ce managementul de varf se concentreaza pe utilizarea in scop strategic a acestor informatii,nivele intermediare de conducere se concentreaza pe utilizarea lor operatională.

IMPACTUL ȘI REZULTATELE AȘTEPTATE

CONCLUZII

Orice conducator *** este necesar sa aiba o orientare a gandirii si actiunii astfel incat activitatea sa sa fie caracterizata de viziune (o gandire ampla, inovatoare), realism (capacitatea de a vedea lumea inconjuratoare, faptele si lucrurile reale), etica (sa lasi loc de buna ziua, indiferent de functia pe care te afli la un moment dat), curaj  (a actiona, a fi perseverent in actiune, a-ti asuma responsabilitatile ce decurg din faptele tale).

Se poate aprecia de altfel ca, se poate vorbi de o psihologie a deciziilor, deoarece procesul de fundamentare si elaborare a deciziilor depinde nu numai de volumul de informatii si de exactitatea acestora ci si de personalitatile celor ce participa la acest proces, de comportamentul si relatiile interpersonale existente in cadrul grupului precum si intre decidenti si cei care  influenteaza decizia.

Calitatea deciziilor depinde de acuratețea utilizării metodelor. Pentru desfășurarea unor activități eficiente de către administratorii publici aceștia trebuie să cunoască foarte bine:

activitatea pe care o desfășoară;

realitatea socială;

interesele sociale;

legile specifice;

oamenii cu care colaborează.

În raport cu situația în care se află, gradul de răspundere este diferit. Pentru luarea unor decizii optime este necesară consultarea cetățenilor din comunitățile interesate.

Bibliografie

Centrul de Resurse pentru participarea publica CeRe,Bucuresti 2006

Decizia in Administratia Publica,Veronica Junjan,Accent 2001

Introducere in administratie publica, Suport de curs, 2008-2009

Legea 544/2001 si Legea 52/2003

OECD-Public Management Policy Brief No 10/2001

Politici Publice si Administratie Publica, Florin Bondar,Polirom 2007

http://www.epa.gov/publicinvolvement/policy2003/framework.pdf

http://www.labsmn.pub.ro/projects/media/cd/4/4.htm

http://www.apubb.ro/modules.php?name=Content&pa=showpage&pid=8

http://www.fdsc.ro/library/conferinta%20viitorul%20ONG-urilor%20din%20Ro/Rolul%20ONG%20mediu%20in%20monitorizarea%20FS.ppt