Greșeli Întâlnite Frecventîn Cadrul Programului Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative

=== 2f7b5179886f4b1bfc65452d26ed8cb6b9ded371_366378_1 ===

GREȘELI ÎNTÂLNITE FRECVENT ÎN CADRUL PROGRAMULUI OPERAȚIONAL DEZVOLTAREA CAPACITĂȚII ADMINISTRATIVE

Cel mai des apar greșeli în etapa de scriere a proiectelor. Unele dintre cele mai frecvente sunt legate de faptul că solicitanții nu încadrează corect obiectivele și activitățile eligibile ale proiectului și pun accent pe probleme, nu pe indicarea soluțiilor. Alte greșeli des întâlnite sunt cele legate de dificultăți în identificarea și descrierea grupului țintă, în surprinderea nevoilor factorilor interesați, în sublinierea aspectelor importante și în formularea anumitor aspecte. Adesea, proiectele sunt elaborate fără o structură logică și cu lipsa unor justificări pentru anumite aspecte importante.

În etapa de implementare a proiectelor cele mai frecvente greșeli au loc în derularea procedurilor de achiziții publice. Principala problemă este legată de faptul că oferta câștigătoare nu îndeplinește toate cerințele privind calificarea și selecția.
Alte probleme des întâlnite sunt legate de reduceri și nerespectări ale termenelor de publicare, nepublicarea clarificărilor sau răspunsurilor la respectivele clarificări, precum și de nepublicarea anunțului referitor la atribuirea ofertei în termen legal. Probleme apar și la autoritățile contractante, în sensul că acestea întocmesc nota justificativă privind cerințele de calificare și factorii de evaluare fără a motiva necesitatea impunerii acestora. O altă problemă este legată de faptul că autoritatea contractantă nu precizează metodologia de punctare.

Tot în această etapă apar greșeli în completarea Raportului de progres. Spre exemplu la secțiunea activități nu se completează activitățile perioadei de raportare, data începerii și finalizării activităților și nici stadiul în care acestea se află. La secțiunea indicatori nu se completează indicatorii de realizare imediată și indicatorii de rezultat. Apar probleme si la secțiunile dezvoltare durabilă și egalitatea șanselor, secțiuni la care nu se face corelarea cu secțiunile corespunzătoare din proiect. Alte probleme sunt cele legate de documente, de netransmiterea documentelor justificative pentru activități, de faptul că documentele cerute nu sunt transmise electronic, iar cele transmise în format electronic nu sunt denumite corect, astfel că acestea devin greu de identificat.

„În cadrul etapei de implementare apar frecvent greșeli în prezentarea documentelor justificative, aferente activităților desfășurate. Documentele transmise nu reflectă îndeplinirea activităților proiectului, astfel că cheltuielile nu pot să fie rambursate. O altă problemă este legată de faptul că rapoartele asupra activității sunt întocmite sumar și nu reflectă activitățile prestate de furnizori. Tot în această etapă fișele de post nu sunt corelate cu atribuțiile sau nu sunt actualizate, iar rapoartele de activitate din care rezultă modul de îndeplinire a atribuțiilor nu sunt transmise. Adesea nu există documentele justificative pentru anumite activități prestate, pentru care este solicitată rambursarea cheltuielilor.

Tot în cadrul acestei etape, însă în subetapa de completare a formularului cererii de rambursare o greșeală des întâlnită are în vedere lipsa corelării între perioadele de referință cuprinse în cererea de rambursare, raportul financiar și raportul de progres. Adesea nu se respectă procentele stabilite prin contractul de finanțare și se transpun greșit sumele din raportul financiar în cerere. Se mai întâmplă freecvent să fie menționate incorrect conturile în care se vor rambursa cheltuielile eligibile sau nu se actualizează graficele de depunere a cererilor de rambursare și nu se transmit împreună cu cererile de rambursare.

În cadrul subetapei de completare a raportului financiar apar foarte des confuzii între valoarea facturii și valoarea eligibilă solicitată la rambursare. Adesea se completează greșit TVA-ul sau subtotalurile pe categorii de cheltuieli și totalurile generale. Uneori nu se completează numărul contractului de la baza unei achiziții. O problemă frecventă este legată de faptul că algoritmul de calcul al cheltuielilor de administrație nu este corect aplicat. De multe ori sunt defalcate eronat cheltuielile eligibile solicitate la rambursare de TVA-ul aferent sau se cumulează eronat valorile documentelor solicitate la rambursare.

În subtapa de prezentare a documentelor justificative ce însoțesc cererea de rambursare pot apărea neconcordanțe între datele beneficiarului din contractul de finanțare și datele din cererea de rambursare. Adesea nu sunt atașate documente justificative pentru fiecare categorie de cheltuieli sau acestea sunt prezentate necorelat cu categoriile de cheltuieli din raportul financiar. Adesea nu se atașează cererii de rambursare notele contabile aferente cheltuielilor solicitate pentru rambursare sau balanțele perioadei de raportare. Adesea se solicită la rambursare cheltuieli plătite în perioada de referință, cheltuieli aferente unor activități neefectuate sau se realizează cheltuieli în afara perioadei de implementare a proiectului.

Uneori beneficiarii prezintă documente incomplete, completate greșit, documentele de plată lipsesc sau sunt incomplete sau ilizibile. În cazul efectuării unor plăți în numerar nu se atașează copie după registrul de casă, după dispoziția de plată și după decontul de cheltuieli. Adesea lipsește extrasul de cont sau anexele contractelor încheiate.

În ceea ce privește cheltuielile administrative, de multe ori nu se atașează actul prin care se aprobă metodologia lor de calcul și cota-parte de cheltuieli asministrative alocate implementării proiectului. De pe facturi lipsește menționarea în detaliu a bunului sau serviciului achiziționat, iar documentele de recepție și de consum lipsesc.

Se greșește și prin faptul că se solicită la rambursare cheltuieli neeligibile sau se include pe facturi împreună cu cheltuielile eligibile și cheltuieli neeligibile. Uneori apar neconcordanțe între datele cuprinse în centralizatoarele cererii de rambursare și datele din raportul financiar, iar documentele de rambursare sunt transmise neîndosariate și neopisate.

Greșelile amintite anterior pot determina următoarele probleme principale: prelungiri a perioadelor de verificare a cererilor de rambursare din cauza unor solicitări de informații și documente suplimentare, aplicarea de corecții unor cheltuieli eligibile sau chiar nevalidarea unor cheltuieli solicitate pentru rambursare.