Functiile de Control ale Contabilitatii In Postura de Utilizare a Tehnologiilor Informationale

Funcțiile de control ale contabilității în postura de utilizare a tehnologiilor informaționale

INTRODUCERE

Omul, încă din cele mai vechi timpuri, a creat, și-a folosit inteligența și capacitatea de a gândi pentru a-și satisface nevoile curente pentru supaviețuire, care în timp au devenit din ce în ce mai complexe, acoperind arii existinse, de la nevoia de hrană până la nevoia de confort și chiar fericire.

Atât din literatura economică, cât și din alte domenii cunoaștem evoluția omului de-a lungul timpului, care pornind de la nevoi empirice a ajuns astăzi să-si satisfacă cele mai sofisticate nevoi, fiind susținută ideea că nevoile omului depășesc întotdeauna resursele. Dacă la început omul a produs în propria locuință lucrurile necesare, cu timpul s-a introdus schimbul sub diferite forme, de la troc până la ceea ce numim astăzi comerțul electronic.

Odată cu apariția schimbului și al producției a fost nevoie de introducerea unor forme de organizare a întreprinderii, care a necesitat și introducerea documentelor pentru gestiunea tranzacțiilor efectuate. Aceste documente au fost și sunt necesare atât pentru gestiunea proprie cât și pentru a fi prezentate organelor statului, pentru colectarea impozitelor, pentru eliminarea fraudei și a evaziunii fiscale. Apariția documentelor a generat ulterior și apariția unor circuite ale acestora în interiorul și în afara organizației, concretizându-se în ceea ce numim sistem informațional.

Dacă despre schimb avem informații și cunoștințe din cele mai vechi timpuri, în secolul al XX-lea a apărut tehnica de calcul sub forma calculatorului electronic, ca un instrument de prelungire a creierului uman, care a venit în ajutorul omului pentru a face aplicații de la cele mai simple adunări până la cele mai dificile ecuații matematice.

De-a lungul istoriei omenirii, odată cu capacitatea omului de a crea și a gândi a apărut și ideea și necesitatea controlului, atât propriu, pentru a se autoverifica daca ceea ce a fost creat este bun, cât și controlul extern, necesar în orice formă de întreprindere pentru a se asigura calitatea și utilitatea produselor create și ulterior introduse pe piața de consum.

Controlul a apărut din cele mai vechi timpuri și s-a dezvoltat fiind prezent în cam toate activitățile întreprinse astăzi de om, fiind exercitat de persoane abilitate și însarcinate în acest scop, dar și de persoanele care efectuează propriu-zis activitățile, prin autocontrol.

A controla este mult mai dificil decât a implementa, în contextul în care în prezent fraudele, accesul neautorizat, spionajul, furtul de informații, recuperarea datelor în caz de dezastru sunt probleme reale ale organizațiilor fiind foarte importante pentru menținerea într-o piață cu o economie profund concurențială și în care globalizarea capătă dimensiuni considerabile.

Lucrarea de față se vrea a fi o sinteză a metodologiilor și procedurilor de control implementate în organizațiile din România din punct de vedere contabil cât și a științei proprii controlului, cât și o trecere în revistă a principalelor elemente de control din sistemele informațional contabile gestionate cu ajutorul tehnicii de calcul moderne.

CAPITOLUL I

Rolul sistemelor informațional contabile în

întreprinderea modernă

„ În absența unor metode standard de calcul sigure  rolul judecății experților în aprecierea factorilor sociologici, antropologici și economici este atât de mare, încât un novice care înca nu a acumulat  uriașa  experiență însușită de către experți, nu are ce face în acest domeniu.”

Nombert Wiener

Definirea sistemelor informațional contabile

Pentru a exista, orice societate, indiferent la ce nivel se situează (micro sau macroeconomic) și de obiectivele sau obiectul de activitate, are nevoie de informații. Obținerea și transmiterea acestora presupune existența unui sistem care să asigure atât culegerea și prelucrarea datelor, cât și diseminarea informațiilor obținute, cu mijloace cât mai performante și eficiente.

Un astfel de sistem (sistemul informațional) este o sursă vitală pentru orice organizație. Acest lucru se datorează, în primul rând, faptului că managementul societăților nu se realizează numai prin observarea directă a tranzacțiilor și activităților care au loc, ci presupune luarea deciziilor, realizarea planurilor și controlul activităților pe baza utilizării informațiilor obținute din surse formale (sistemul informațional al organizației) sau surse neformale.

Un sistem este un set de două sau mai multe componente de sine-stătătoare care interacționează pentru a îndeplini un scop predefinit. Sistemele sunt de obicei compuse din sisteme mai mici, fiecare dintre ele realizând o funcție specifică și de bază pentru sistemul din care fac parte.

Sistemele informațional contabile conțin cinci componente:

personalul care operează în sistem și îndeplinește diferite funcții;

procedurile, manuale și automate, responsabile de colectarea, procesarea și păstrarea datelor ce țin de activitatea întreprinderii;

datele despre procesul decizional al organizației;

software-ul folosit pentru procesarea datelor organizației;

infrastuctura IT, incluzând calculatoare, componente periferice, componente de comunicații.

Sistemul informațional contabil mai este definit ca un ansamblu de resurse umane și de

capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării și prelucrării informațiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii și controlului activităților organizației.

Sistemele informaționale sunt o componentă de bază a întreprinderii moderne, fiind una din problemele importante ale conducerii unei organizații, motivată fiind de unele aspecte:

este un serviciu funcțional de care depinde succesul organizației, fiind un suport informațional pentru celelalte componente funcționale (marketing, managementul resurselor umane, contabilitate, producție);

o parte importantă din resursele întreprinderii este concentrată în funcționarea sistemului informațional;

este unul din factorii care influențează randamentul operațional, productivitatea și motivarea salariaților, precum și gradul de satisfacere a clienților întreprinderii;

reprezintă principala sursă de informare pentru conducere și pentru celelalte sisteme ale organizației.

Importanța sistemelor informaționale a crescut pe măsură ce datele au devenit resursă cheie pentru orice organizație si mai ales pentru orice manager in luarea deciziilor. S-a înțeles că informația nu este numai un rezultat în sine, ci „materia primă” a unei afaceri și poate fi considerat factor hotărâtor în determinarea succesului sau eșecului acesteia.

Controlul în sistemele informațional contabile

Tehnologia hardware și software, care reprezintă fundamentul sistemelor informaționale, se află într-o schimbare continuă. De multe ori, omul nu poate ține pasul cu evoluția tehnologiei.

Necesitatea controlului intern și extern al sistemelor informaționale este susținută de:

riscul de a lua o decizie incorectă pe baza unor date eronate;

abuzul de hardware și software în organizație;

riscul pirderii instrumentelor de procesare a informațiilor;

riscul acceptării atacurilor;

atacuri din partea hacker-ilor , accesul virușilor sau a worms;

menținerea secretelor organizației conform legislației.

Sistemele informațional contabile necesită controlul componentelor sale din mai multe considerente :

este necesară cunoașterea legalității, veridicității informațiilor prelucrate;

este necesar ca prin controlul asupra sistemului informațional, la toate nivelurile

sa-le, să se depisteze și să se elimine eventualele greșeli umane sau tehnice ;

permanența controlului asigură eliminarea unor costuri viitoare mai mari, în cazul în care controlul s-ar face numai la anumite perioade de timp și nu permanent;

complexitatea sistemelor informaționale cere un control specializat și eficient, care nu se poate realiza decât cu personal bine instruit și bun cunoscător al sistemului controlat.

Un bun control al sistemelor informațional contabile se poate realiza pe categorii de subsisteme, și anume: sistemul gestiunii creanțelor (vânzări și încasări ), sistemul gestiunii datoriilor (achiziții și plăți) și comenzilor, sistemul gestiunii producției, sistemul de gestiune a resurselor umane, sistemul contabilității generale.

Controlul sistemului de gestiune al creanțelor

Scopul sistemului îl constituie sprijinirea conducerii la identificarea clienților care solicită produsele sau serviciile oferite, să gestioneze vânzarea produselor sau serviciilor. Sunt gestionate creanțele firmei, urmărindu-se culegerea și prelucrarea datelor.

În cadrul acestui sistem se pot realiza următoarele tipuri de tranzacții: tranzacții privind vânzările,gestiunea comenzilor, facturare, gestiunea clienților, tranzacții privind încasările, tranzacții privind operațiuni de reglare, consultarea conturilor

În sistemul de gestiune al creanțelor, un SI bine realizat trebuie sa conțină măsuri adegvate de control pentru asigurarea următoarelor obiective:

toate tranzacțiile sunt complet autorizate;

toate datele stocate sunt valide;

toate tranzacțiile valide și autorizate sunt corect înregistrate;

toate tranzacțiile sunt înregistrate cu exactitate;

averea (bani, bunuri și date) sunt protejate împotriva pierderii și a fraudei;

activitățile întreprinderii sunt executate eficient și efectiv.

Documentele și înregistrările contabile joacă un rol important în atingerea acestor obiective. Simplitatea, completarea documentelor prin instrucțiuni clare și eficiente facilitează acuratețea și eficiența memorării tranzacțiilor de date. Controlul asupra documentelor este mai eficient în cazul documentelor emise cu ajutorul tehnicii de calcul, decât manual. De asemenea, trebuie avut în vedere și autorizarea celor ce pot completa documentele atât în format hârtie, cît și în format electronic. Numerotarea documentelor are ca scop controlul faptului că toate documentele au fost înregistrate. Restricționarea accesului la documentele necompletate, atât în format hârtie cât și electronic, reduce riscul tranzacțiilor neautorizate.

În tabelul următor vor fi prezentate principalele riscuri ale sistemului de gestiune al

veniturilor și principalele proceduri de control pentru eliminarea lor.

Tabel nr. 1.1. – Riscuri și proceduri de control în sistemul de gestiune al veniturilor

Controlul sistemului de gestiune al datoriilor și comenzilor

Sistemul datoriilor, ca și cel al creanțelor, este menit să asigure gestiunea corectă a cumpărărilor de bunuri, cât și a achitării facturilor prin ținerea continuă a evidenței facturilor sau notelor/ordinelor de plată, urmărirea nivelului creditului acordat de furnizori, determinarea permanentă a resurselor financiare disponibile.

Tranzacțiile cel mai des întâlnite în cadrul acestui sistem sunt: prelucrarea datelor din facturile furnizorilor, autorizarea plății facturii, înregistrarea plaților de pe documentele de plată, prelucrări de reglare, regăsire facturi, regăsire furnizori.

Pentru a avea un sistem fiabil este necesară îndeplinirea următoarelor obiective:

toate tranzacțiile sunt complet autorizate;

toate înregistrările sunt valide;

toate înregistrările valide și toate tranzacțiile sunt memorate;

toate tranzacțiile sunt corect memorate;

activele sunt protejate împotriva sustragerii;

activitatea firmei decurge eficient și efectiv.

În tabelul de mai jos sunt sintetizate principalele riscuri și proceduri de control pentru eliminarea lor în cadrul sistemului de gestiune a datoriilor.

Tabelul nr. 1.2. – Riscuri și proceduri de control în sistemul de gestiune al datoriilor

Controlul sistemului de gestiune a producției

Sistemul de gestiune a producției are ca scop asigurarea planificării, realizării și controlului producției pe baza solicitărilor de produse și a capacităților de producție existente.

Tranzacțiile de bază ce se desfășoară în cadrul unui proces de producție sunt: planificarea producției prin care se urmărește culegerea datelor de la departamentele tehnice pentru stabilirea consumului de materii prime, materiale; lansarea producției , urmărirea producției, gestiune stocuri, planificarea resurselor materiale, raportarea producției, sistem de gestiune a calității.

Obiectivele de control proprii sistemului de gestiune al producție sunt:

toate mijloacele de producție sunt complet autorizate;

procesele de producție și mijloacele de producție sunt permanent monitorizate;

toate operațiunile privind producția sunt corect înregistrate;

tot ciclul de producție este monitorizat;

înregistrările privind ciclul producției sunt protejate împotriva fraudei;

activitățile acestui ciclu se desfășoară eficient.

În tabelul următor vor fi prezentate principalele riscuri privind securitatea sistemului de producție și procedurile de control menite a le elimina .

Tabelul 1.3- Riscuri și proceduri de control privind sistemul de gestiune al producției

Controlul sistemului de gestiune al resurselor umane

Scopul sistemului îl constituie înregistrarea privind salariații unei organizații, identificarea potențialilor angajați pe diferite posturi, stabilirea modului de plată a drepturilor salariale, urmărirea aptitudinilor, performanțelor și pregătirii lor, oferirea sprijinului în dezvoltarea carierei profesionale.

Tranzacțiile de prelucrare din cadrul sistemului sunt următoarele: înregistrarea datelor privind personalul, înregistrarea orelor lucrate, calculul drepturilor salariale, urmărirea performanțelor salariaților, înregistrarea pregătirilor profesionale, operațiuni de reglare.

Controlul intern al sistemului de gestiune al personalului necesită îndeplinirea următoarelor obiective:

toate tranzacțiile privind resursele umane sunt complet autorizate;

toate înregistrările asupra acestui sistem sunt valide;

toate tranzacțiile valide și autorizate sunt exact memorate;

perceperea taxelor și impozitelor către bugetul de stat este corect aplicată;

valorile și datele sunt protejate împotriva atacurilor;

activitatea sistemului este eficientă și efectivă.

Tabelul 1.4 prezintă principalele riscuri ale securității sistemului de gestiune al resurselor umane și proceduri de control pentru eliminarea lor .

Tabelul 1.4- Riscuri și proceduri de control în sistemul de gestiune al resurselor umane

Controlul sistemului contabilității generale

Sistemul contabilității generale leagă toate celelalte activități contabile pentru a scoate în relief efectul lor asupra unității economice. Sistemul contabilității generale realizează centralizarea tuturor tranzacțiilor financiare ale unui organism, sintetizează și evidențiază modificările de active, obligațiile și venitul net al organizației.

Principalele aplicații ale sistemului sunt: contabilitate generală, calculație costuri, impozite și taxe, bugetare, analize economice-financiare, conturi de încasări și plăți.

Obiectivele controlului în sistemul contabilității generale sunt similare cu cele prezentate în cadrul celorlalte sisteme informațional contabile:

centralizarea în sistemul contabilității generale este complet autorizată;

toate tranzacțiile înregistrate sunt valide;

toate tranzacțiile valide și autorizate sunt memorate;

datele sunt protejate împotriva fraudei;

activitatea sistemului este eficientă și efectivă.

Tabelul 1.5 – Riscuri și proceduri de control specifice sistemului contabilității generale

Fig.1.1 Activitățile sistemului contabilității generale

(Oprea, D., „Sisteme informaționale contabile”- suport de curs, 2004, p. 43.)

Funcțiile sistemelor informațional contabile

La nivelul conducerii operaționale, care urmărește asigurarea desfășurării în condiții normale a activităților economice, sistemul informațional trebuie să realizeze următoarele trei funcții:

prelucrarea tranzacțiilor;

obținerea rapoartelor;

realizarea controlului.

Prelucrarea tranzacțiilor este esențială pentru orice activitate, ea realizându-se zilnic, pentru toate operațiunile economice ce se desfășoară în întreprindere. Dacă nu ar exista sistemul de prelucrare al tranzacțiilor firma nu ar putea supraviețui deoarece nu s-ar cunoaște operațiunile efectuate, cuantumul salariilor, vânzările și cumpărarile, modificările de active și capitaluri. Astfel, prelucrarea tranzacțiilor este „coloana vertebrală” a oricărei organizații.

Obținerea rapoartelor reprezintă principalul mijloc prin care managerii de pe nivelul de mijloc și strategic intră în posesia informațiilor privind performanțele firmei, pe baza cărora au posibilitatea stabilirii planurilor și pot identifica principalele tendințe din evoluția viitoare a firmei. Această funcție este importantă și pentru activitatea de control, rapoartele fiind un instrument de verificare documentar.

Realizarea controlului trebuie să asigure că informațiile generate de aceste sisteme îndeplinesc o serie de caracteristici, prin care se oferă utilizatorilor un grad mai mare de încredere asupra informațiilor.

Securitatea sistemelor informațional contabile

Controlul, securitatea și integritatea computerelor a devenit o problemă importantă. Managerii sistemelor informaționale susțin că riscurile privind controlul sistemelor au crescut în ultimii ani.. Din aceste motive securitatea sistemelor informaționale este o problemă actuală și de o importanță majoră. Putem spune chiar că este mai greu să asiguri securitatea sistemului decât implementarea lui.

Conform Standardului britanic BS 7799, organizațiile ar trebui să aibă în vedere următoarele considerente în materie de securitate a sistemelor informaționale:

Existența unui document ce conține politica de securitate a organizației;

Existența în organizație a persoanelor responsabile cu securitatea sistemului;

Organizarea unui program de training și educație informațională;

Controale care să confirme existența de fapt a politicilor de securitate;

Cunoașterea legislației privind securitatea sistemelor informaționale;

Documentele conținând incidentele privind securitatea sistemelor informaționale;

Existența unei proceduri ce asigură securitatea stocării datelor organizației;

Politica de protecție împotriva virușilor;

Existența controalelor ce restricționează copierea neautorizată de software;

Planul de continuare a afacerii.

Pentru a putea vorbi de sistem informațional securizat trebuie să avem în vedere, în primul rând protejarea datelor prelucrate, care se realizează prin:

Confidențialitatea ce se concretizează în oferirea condițiilor de păstrare în conformitate cu restricțiile legale descrise de utilizatori și proiectanți. Numai persoanele autorizate pot accesa datele sistemului.

Integritatea, ceea ce înseamnă ca ele trebuie să fie păstrate în forma originală. Datele nu trebuie modificate prin consultare sau pe căi ilegale, nici accidental. De asemenea, ele nu trebuie să fie expuse pericolului distrugerii involuntare. Integritatea asigură încrederea în date.

Accesibilitatea se referă la asigurarea accesului la date, pentru cei autorizați, în orice moment.

Datelor supuse prelucrării automate trebuie să li se asigure cel puțin aceleași condiții de protecție ca și celor prelucrate manual. Amenințările ce vizează datele informatizate pot fi sintetizate în trei mari categorii: amenințări datorate unor incidente ivite în sistem; factori naturali, bazați pe hazard; amenințarea sistemului prin acțiunea voită a omului.

Amenințările datorate unor incidente ivite în sistem sunt :

Apariția unor defecțiuni la echipamentele sistemului ;

Apariția inevitabilelor erori umane;

Funcționarea defectuasă a softului;

Întreruperea sistemului de alimentare cu energie sau funcționarea lui în afara parametrilor tehnici admiși.

Aceste categorii de amenințări nu sunt ușor de prevenit și de corectat , fiind amenințări de scurtă durată. Cauzele apariției acestor amenințări sunt lipsa de instruire a personalului , înțelegerea greșită a modului de funcționare a sistemului, programe sursă foarte mari cu milioane de linii program ce sunt foarte greu de controlat, legăturile de comunicație, calitatea echipamentelor sistemului; și pot fi eliminate prin instruirea permanentă a personalului, optimizarea programării, asigurarea calității componentelor sistemului, controlul rețelelor și a utilităților necesare sistemului.

În categoria factorilor naturali bazați pe hazard amintim: exces de umiditate, exces de căldură, praf, fire de păr, insecte, rozătoare ș.a. Tot în această categorie intră cutremurele, vijeliile, furtunile, inundațiile și ale calmități naturale.

Eliminarea acestor factori se realizează prin crearea unui spațiu adegvat sălilor în care se află calculatoarele, prin încheierea polițelor de asigurare.

Amenințarea sistemelor prin acțiunea voită a omului sunt cele mai periculoase și cel mai des întâlnite. În această categorie se încadrează următoarele atacuri: spionajul, dușmanii, nedreptățiții și neloialii dintre angajații firmei, vandalii și huliganii, utilizatorii, organizațiile surversive, ziariștii, publicul larg, adolescenții, criminalii.

Aceste atacuri sunt cele mai periculoase pentru organizație, de aceea firma trebuie să-și ia măsuri suplimentare de securitate. Dacă atacurile externe sunt mai ușor de prevenit, cele din interior sunt dificil de intuit și eliminat. Măsuri importante în acest sens ar fi evaluarea riguroasă a personalului recrutat pentru angajare, a persoanelor din afară ce intră în contact cu sistemul.

Totalitatea acestor atacuri pot periclita serios starea organizației, de aceea trebuie luate măsuri speciale de protejare a datelor, prin intermediul echipamentelor de prelucrare automată a datelor, softului de sistem sau de aplicații, precum și al comunicațiilor dacă se lucrează într-un astfel de mod.

Pentru ca o organizație să fie pregătită împotriva atacurilor și amenințărilor interne și externe, trebuie, obligatoriu, să întocmească o politică de securitate aplicabilă situației reale, prin care să se asigure o cât mai bună protecție a sistemului informațional.

Tabelul 1.6 – Aspecte practice ale politicii de securitate informațională

Rolul sistemelor informațional contabile în contextul afacerilor electronice – e-business

Introducere în e-business

Vorbind de afaceri electronice avem în vedere e-commerce, Electronic Data Interchange (EDI), Electronic Found Transfer (EFT), toate acestea făcând parte din complexul e-business, care cuprinde, pe lângă componentele amintite mai sus, totalitatea transferurilor de informații și totalitatea tranzacțiilor ce se desfășoară în e-business, în scopul sprijinirii deciziilor conducerii și al desfășurării normale a evenimentelor economice de toate tipurile. Afacerile electronice sunt similare organizațiilor prin existența unui sistem informațional bine pus la punct și riguros controlat în spațiul cibernetic. Putem spune, fără a exagera, că afacerile electronice sunt cele ce vor domina viitorul .

Kalota și Whiston definesc comerțul electronic ca fiind „…o metodă modernă de afaceri, care se adresează nevoilor firmelor, piețelor și clienților prin reducerea costurilor, concomitent cu îmbunătățirea calității produselor și serviciilor, precum și creșterea vitezei de livrare sau prestare. Comerțul electronic nu poate fi tratat fără a avea în vedere rețelele de calculatoare, utile în căutarea și găsirea informațiilor necesare luării unor decizii atât de către firme, cât și de către consumatori”.

Deși există numeroase definiții ale comerțului electronic, în ansamblu, ele conțin elemente comune: efectuarea de tranzacții într-un mediu electronic și obținerea de avantaje de către toți partenerii de afaceri, îmbunătățirea calității produselor și serviciilor prin interesul tot mai mare pentru satisfacerea nevoilor consumatorilor, precum și creșterea vitezei de realizare a tranzacțiilor comerciale.

Principalele mecanisme sub care se găsește comerțul electronic sunt:

bussines-to-consumer (B2C), care include toate interacțiunile dintre comercianți și cumpărătorii de produse și servicii, reprezentând varianta electronică a comerțului cu amănuntul;

business-to-business (B2B), care include toate interacțiunile dintre entitățile economice, incluzând furnizorii și ceilalți parteneri comerciali;

business-to-gouvernment (B2G), prin care o firmă oferă servicii solicitate de guvern sau alte instituții ale statului;

gouvernment-to-business (G2B), prin care guvernul interacționează cu firmele (sau cetățenii) prin intermediul portalurilor guvernamentale;

employee-to-employee (E2E), salariații fiind considerați un tip distinct de consumatori, care folosesc, în special, Internetul și Extranetul pentru cererea și transmiterea de informații fie în interiorul organizațiilor din care fac parte, fie pentru stabilirea legăturilor cu angjații firmelor cu care se află într-un parteneriat strategic;

e-consortium reprezintă o nouă modalitate prin care diferite firme oferă împreună servicii altor firme sau consumatorilor, deși acest tip de mecanism este considerat mai mult o formă de realizare a comerțului electronic pe Internet.

Schimbul electronic de date (EDI) este schimbul interorganizațional de documente și

informații, bazat pe anumite standarde, prin intermediul calculatoarelor.

EDI se situează la intersecția a trei orientări tehnologice majore:

informatica , prin care se oferă suportul tehnic al informațiilor standardizate;

telecomunicațiile asigură mijloacele de transmitere a informațiilor;

standardizarea, prin care se urmărește definirea și utilizarea unui limbaj inter-organizațional comun.

EDI este o componentă principală și de bază a sistemelor informaționale electronice, principalele documente utilizate în acest sistem fiind: cererile de ofertă, oferta, comenzile de achiziție, facturile de achiziție, facturile de transport, facturile emise clienților, documentele de vamă, formularele privind efectuarea plăților, înștiințările privind limita de creditare etc.

EDI este un avantaj superior al organizațiilor deoarece acestea nu mai sunt nevoite să realizeze schimbul efectiv de documente pe hârtie, schimbul realizându-se online. Astfel, putem menționa cel puțin trei avantaje ale sistemului EDI:

schimbul de documente între partenerii de afaceri se realizează mult mai sigur și rapid;

nu există întârzieri ale documentelor datorită serviciilor de expediere;

se elimină o parte din activitățile bazate pe hârtie, economisindu-se timp.

Transferul electronic de fonduri (EFT) se referă la realizarea plăților electronice, din conturile de disponibil, prin intermediul sistemului bancar de tip Automated Clearing House. Instituțiile bancare care folosesc acest sistem utilizează concomitent sistemul EDI, dar sistemul electronic de date financiare (FEDI) ușurează activitatea băncilor prin cumularea celor două sisteme fiind utilizabil numai în cazul în care băncile partenere dețin sistemul EDI.

Alături de EFT au apărut și alte forme de plăti electronice:

carduri de credit și debit;

carduri inteligente (smart carduri), care conține un chip pe care sunt stocate diferite informații, fiind posibilă utilizarea lui și în alte situații decât plățile electronice;

cecuri electronice, concepute pentru a înlocui cecurile clasice, având asigurată securitatea prin utilizarea semnăturilor digitale și a mesajelor criptate;

portofelele electronice (electronic wallets);

bani electronici (electronic cash).

E-business este o formă inteligentă de manifestare a tranzacțiilor la nivel micro și macroeconomic având un rol determinant în dezvoltarea economiei și ușurarea desfășurării actelor economice. Cu siguranța, în România, unde e-bussines nu este foarte utilizat în prezent, se va simți o dezvoltare semnificativă a acestuia ajutând la sporirea indicelui de creștere economică, afacerile desfășurându-se mult mai rapid și eficient.

Aspecte generale privind securitatea și controlul în e-business

Controlul și securitatea în e-business au o importanță majoră datorită faptului că furtul, frauda, accesul, confidențialitatea tranzacțiilor sunt aspecte deosebit de importante de care depinde existența afacerii.

În comerțul electronic, controalele legate de integritatea tranzacțiilor sunt de cele mai multe ori proiectate să îndeplinească obiective certe. Unele dintre aceste obiective sunt:

Date de intrare corecte;

Prevenirea înregistrării duble a acelorași tranzacții sau omiterea înregistrării lor;

Respectarea legilor privind comerțul și tranzacțiile electronice;

Distincția dintre browser-ul clienți și locul unde se face plata;

Neexecutarea unei tranzacții ce nu a fost în prealabil acceptată;

Necesitatea completării tuturor datelor necesare pentru efectuarea tranzacției;

Distribuirea în siguranță a datelor în sistem, fără a exista pericolul distrugerii sau modificării lor;

Securitatea copiilor de siguranță .

În comerțul electronic este foarte important ca tranzacțiile generate de web site-ul întreprinderii virtuale să fie corect procesate de sistemul informațional al unității, în cadrul sistemului financiar-contabil, sistemul de gestiune al clienților , sistemul de conducere al organizației. Multe dintre web site-uri nu procesează în timp real în cadrul tuturor subsistemelor ce îl compun. Modul în care tranzacțiile comerțului electronic sunt capturate și transmise sistemului informațional contabil influențează aspecte importante ca:

exactitatea procesării tranzacțiilor și a stocării informațiilor;

identificarea rapidă a creanțelor, datoriilor și a altor tranzacții;

identificarea și recunoașterea tranzacțiilor procesate.

Tranzacțiile din cadrul afacerilor electronice permit accesarea unei părți din sistemul informațional al organizației, de aceea în fiecare etapă există riscul accesului neautorizat. Oricând hack-erii pot accesa și cele mai securizate rețele. O amenințare importantă ar fi și posibilitatea distrugerii web site-ului, făcând astfel imposibilă desfășurarea normală a afacerii.

Organizațiile ce desfășoară afaceri electronice trebuie să aibă proceduri de control pentru a preveni frauda și alte evenimente de acest gen și să asigure respectarea legislației în domeniu. Aspectele deosebit de importante privind securitatea și controlul în e-business cuprind: siguranța, protejarea transferurilor de date, confidențialitatea, accesul, veridicitatea tranzacțiilor.

Siguranța tranzacțiilor presupune existența politicilor de securitate care elimină riscurile de fraudă asupra elementelor actului economic. Protejarea transferurilor de date se asigură prin controlul accesului, prin transmiterea datelor în timp real în cadrul tuturor subsistemelor sistemului informațional. Confidențialitatea tranzacțiilor trebuie asigurată prin existență politicilor de securitate adegvate, prin criptarea datelor, prin imposibilitatea accesării acestora de către alți utilizatori. Accesul în e-business are în vedere utilizarea parolelor, a datelor de identificare ș.a. Veridicitatea și autenticitatea tranzacțiilor se asigură prin semnătura electronică , care reprezintă informații în format electronic și are rolul de a certifica legalitatea tranzacției.

Ca orice organizație preocupată de securitate, firmele ce acționează în e-business trebuie să aibă un plan de recuperare a datelor în caz de dezastru. În acest sens există copii de siguranță ale datelor, mirror sites- afaceri în oglindă , stocarea datelor în locuri diferite de cel al procesării lor, transmiterea în timp real a datelor procesate.

CAPITOLUL II

Probleme specifice ale controlului în Sistemele Informațional Contabile

”Intrăm într-o societate a cunoașterii, în care resursa economică

principală nu mai este capitalul sau munca, ci cunoașterea, și în care lucrătorii inteligenți vor juca un rol central.”

Peter Drucker

2.1. Funcția de control a contabilității

Într-o accepțiune largă, controlul reprezintă o activitate specific umană ce se desfășoară în mod conștient și urmărește întotdeauna un scop, care constă în verificarea și analiza permanentă, periodică sau inopinată a unor procese, fenomene, operații, rezultate dintr-un domeniu sau sector oarecare, în scopul preîntâmpinării și lichidării eventualelor neajunsuri.

Controlul, ca domeniu de cercetare stiințifică în economie, determină împletirea, în universul întreprinderii, a unor științe economice ca și contabilitatea, controlul financiar și gestionar, informatică.

Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute din activitatea persoanelor juridice și fizice trebuie să asigure înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, preformanța finanaciară și fluxurile de trezorerie, atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți și potențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori.

Obiectul contabilității din punct de vedere al gestionării se referă la evidența, calculul, analiza și controlul patrimoniului social.

Ca știință a gestiunii, obiectul contabilității se caracterizează prin informațiile clare și complete pe care le poate furniza controlului necesar a se efectua în cazul oricărui patrimoniu social. Controlul realizează în primul rând stabilirea integrității patrimoniului social la un moment dat ca urmare a modificărilor și transformărilor pe care le-a suferit și în al doilea rând dovada eficienței gestionării patrimoniului social încredințat.

Funcția de control a contabilității este inseparabil legată de funcția de înregistrare și funcția de informare a acesteia. Nu se pot controla decât acele tranzacții și operațiuni care au fost în prealabil reflectate în evidența operativă.

Funcția de control a contabilității este îmbinarea perfectă dintre contabilitate și controlul ca domeniu stiințific de sine-statător.

Funcția de control a contabilității constă în verificarea cu ajutorul informațiilor contabile a modului de păstrare și utilizare a valorilor materiale și banești, de gospodărire a resurselor, controlul respectării disciplinei financiare.

Prin prisma funcției de control, contabilitatea internă de gestiune are ca scop urmărirea analitică a gestiunii internă a unității, furnizarea de informații necesare în procesul decizional.

Funcția de control a contabilității se manifestă prin controlul intrărilor (reprezentate prin documente primare), prelucrărilor contabile și ieșirilor manifestat prin diferite metode și procedee specifice contabilității.

Funcția de control a contabilității se manifestă în practică și prin controlul intern, care reprezintă politicile adoptate de conducerea unei firme cu scopul de a asigura obiectivele manageriale privind asigurarea sistematică și eficientă a activității, inclusiv protecția activelor, prevenirea și descoperirea fraudelor, acuratețea și realitatea instrumentării tehnice și contabile astfel încât informațiile contabile să fie credibile.

Conform definiției date de legislativ, controlul intern este ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entității, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanță cu obiectivele acesteia și cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient și eficace.

Controlul intern este, într-o altă accepțiune, un sistem care previne, detectează sau corectează evenimentele ilicite din viața unei organizații. Acționează ca un sistem de autoapărare și este în esența lui un control de factură contabilă sau o revizie contabilă, fără a se limita însă la verificarea rezultatelor finale.

Clasificarea principalelor forme de control

Obiectivele controlului intern

Pentru a exista ca știință de sine-stătoare, teoria controlului trebuie să conțină

obiective clar definite.

Controlul intern are următoarele obiective generale:

existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel și deținute cu orice titlu de către unitatea patrimonială controlată;

utilizarea valorilor materiale în activitatea unității, inclusiv operațiunile de casare și declasare a bunurilor;

efectuarea încasărilor și plăților de orice natură, în numerar sau prin cont, în lei sau în devize, inclusiv a salariaților și a reținerilor din acestea;

întocmirea și circulația documentelor primare, evidențelor tehnic-operative și a registrelor contabile.

Prin actele de dispoziție de ordine interioară unitatea poate detalia aceste obiective în funcție de specificul activității și structura lor organizatorică, putându-le chiar completa cu obiective noi:

efectuarea inventarierilor periodice și corecta înregistrare a rezultatelor inventarierii;

respectarea statutului juridic al documentelor cu regim special;

încadrarea gestionarilor și constituirea garanțiilor materiale;

aplicarea măsurilor preventive în administrarea patrimoniului;

realizarea drepturilor și îndeplinirea obligațiilor bănești, financiare și fiscale;

îndeplinirea măsurilor dispuse cu ocazia controalelor anterioare.

Funcțiile controlului

În calitatea sa de atribut al conducerii, controlul își realizează obiectivele prin intermediul funcțiilor sale. Principalele funcții ale controlului sunt:

funcția constatativă (de cunoaștere-evaluare);

funcția constructivă;

funcția coercitivă.

Funcția constatativă a controlului se materializeză prin intermediul controlului de conformitate. Prin această funcție, controlul are posibilitatea să urmărească modul cum sunt îndeplinite obiectivele stabilite, să cunoască realitatea și pe această bază să se analizeze abaterile pe cauze și responsabilități și să ia sau să propună măsuri pentru prevenirea și eliminarea lor.

Datorită funcției constructive, conducerea are posibilitatea să prevadă evoluția viitoare a fenomenului, să prevină fenomenele nedorite, să ia masuri pentru perfecționarea activităților controlate.

Funcția coercitivă. Pentru a putea contribui la eliminarea și prevenirea neregulilor, controlul trage la răspundere pe cei care nu își îndeplinesc corespunzător sarcinile față de entitate, față de bugetul de stat, alte persoane fizice sau juridice.

Formele controlului

Marea diversitate a entităților economico-sociale și varietatea aspectelor ce caracterizeză activitatea lor, determină existența mai multor forme de control .Sporirea continuă a complexității tranzacțiilor și operațiunilor care se circumscriu în sfera de cuprindere a controlului impun structurarea controlului după mai multe criterii, astfel:
a) În funcție de momentul exercitării lui

Controlul preventiv (anticipat, anterior, prealabil) se exercită înainte de angajarea sau efectuarea operațiunilor respective și are drept scop prevenirea unor încălcări ale disciplinei contabile, urmărind concomitent necesitatea, legalitatea, oportunitatea și economicitatea respectivelor operațiuni.

Controlul concomitent se exercită în același timp cu desfașurarea operațiunilor controlate, sub forma controlului ierarhic, controlului reciproc și a autocontrolului.

Controlul ulterior(posterior) se exercită după ce operațiunile au avut loc, prin intermediul unor organe specializate de control, având ca suport datele înregistrate în documentele de execuție, în evidențele tehnico-operative și în contabilitate.

b) În funcție de aria de cuprindere

Controlul general sau de fond se caracterizează prin aceea că el cuprinde totalitatea acțiunilor referitoare la activitatea economică și financiară a întreprinderii. Astfel, nici un sector de activitate și nici un grup de operațiuni nu rămân în afara controlului.

Controlul parțial se exercită numai asupra unui grup de obiective sau asupra unui sector de activitate, cum ar fi: respectarea disciplinei financiare, legalitatea operațiunilor de comerț exterior, salarizarea, gestiunea stocurilor etc. O formă a controalelor parțiale o constituie controalele tematice, care se exercită de către organele de control ale statului asupra unui grup restrâns de obiective.

Controlul total presupune verificarea tuturor operațiunilor, documentelor și perioadelor de gestiune din sectoarele activității controlate.

Controlul prin sondaj se exercită numai asupra unor documente, operațiuni, categorii de bunuri, perioade de timp etc. Considerate semnificative sau având o importanță relativă pentru formularea deciziilor.

De regulă controalele se exercită prin sondaj. Dacă se constată nereguli importante acestea se transformă în controale totale.

c) În funcție de scopul urmarit

Controlul complex urmărește o arie mai largă de probleme, depășind, de regulă, cadrul activităților economice și financiare ale unității supuse controlului. Exercitarea controlului complex presupune participarea unor specialiști din diverse domenii, reuniți în cadrul unor „Brigăzi mixte de control”.

Controalele repetate au ca obiect urmărirea evoluției unui fenomen sau proces, a schimbărilor cantitative și calitative ce se produc în starea acestuia într-o perioadă determinată de timp. Se exercită la anumite intervale de timp, urmărindu-se aceleși obiective și progresele înregistrate de la verificarea precedentă.

Controlul sub formă de anchetă intervine în împrejurări speciale, putând fi generat de exstența unor sesizări și reclamații, de constatarea incorectitudinii documentelor întocmite de diferite compartimente, sau apariția unor lipsuri nejustificate în gestiuni.

d) În funcție de modalitatea de exercitare

Controlul faptic se realizează sub forma inspecției la fața locului, observației fizice, inventarierii de control, analizelor de laborator și expertizelor.

Controlul documentar-contabil se exercită pe baza documentelor primare, a evidențelor operative și a registrelor contabilității analitice și sintetice. Controlul documentar poate fi preventiv, concomitent sau postoperativ, în funcție de timpul în care se execută, urmărind în fiecare caz obiective specifice.

e) Din punct de vedere al poziției organelor de control

Controalele exercitate de stat prin intermediul organelor Curții de Conturi, Ministerului Finanțelor Publice, Ministerul de Interne, Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei urmăresc în primul rând respectarea actelor normative specifice domeniului controlat.

Respectând principiul separării puterilor în stat, controlul este asigurat sub forma:

controlului legislativ al Parlamentului, prin Curtea de Conturi;

controlului judiciar;

controlului administrativ al Guvernului și al organelor sale centrale și teritoriale.

Controalele exercitate la nivelul entităților sub forma controalelor preventive, concomitente și ulterioare urmăresc, de regulă, gestionarea corectă și eficientă a patrimoniului. Acest control este un atribut al conducerii fiind în strânsă legătură cu funcția fianciar-contabilă a întreprinderii.

f) Din punct de vedere al obiectivelor controlate

Controlul economic urmărește planificarea și utilizarea eficientă a resurselor

materiale și de muncă și îndeplinirea sarcinilor stabilite. Controlul economic

utilizează toate etaloanele de masură: naturale, de muncă și valorice.

Controlul finaciar acționează, de regulă, în sfera relațiilor financiare și de credit. Se exercită, în primul rând, cu ajutorul etalonului valoric.

Controlul tehnic urmărește respectarea tehnologiilor de fabricație, calitatea produselor, caracteristicile mijloacelor fixe.

Între controlul economic și cel financiar există nenumărate interferențe, ceea ce face ca activitățile specifice lor să nu poată fi în toate cazurile precis delimitate. De altfel, controlul financiar este o parte a controlului economic, limitat la sfera raporturilor financiare și de credit.

Controlul intrărilor, prelucrărilor și ieșirilor din punctul de vedere al contabilității

Controlul intrărilor, prelucrărilor și ieșirilor din sistemele informațional contabile poate fi cel mai bine realizat prin controlul documentar, exercitat asupra documentelor primare ce se înregistrează în contabilitate, asupra documentelor de prelucrare reprezentate de note contabile, fișe analitice, registre jurnal și al ieșirilor de natură contabilă reprezentate prin documente de sinteză ale perioadei de gestiune, cât și ale exercițiului finaciar.

Controlul documentelor se realizează în practica contabilă sub două forme: verificarea documentară și verificarea faptică.

Bazându-ne pe înlanțuirea – documente primare, documente secundare, evidențe operative, contabilitate analitică, contabilitate sintetică, situații financiare – controlul financiar și, în special cel gestionar, poate fi structurat în trei etape:

controlul inițial asupra datelor ce urmează a fi supuse prelucrării sau controlul intrărilor;

controlul prelucrării datelor;

controlul final asupra situațiilor obținute sau controlul ieșirilor.

Controlul inițial asupra datelor de intrare

Controlul intern asupra datelor de intrare se derulează la rândul său în trei faze:

verificarea corectitudinii completării documentelor primare;

verificarea preluării datelor în tehnica de calcul sau a introducerii datelor în registrele contabile (jurnale, fișe de cont);

controlul automat al datelor de intrare (aspect prezentat în al treilea capitol al lucrării).

Verificarea corectitudinii întocmirii documentelor primare

Verificarea documentelor primare sub aspectul formei

Verificarea documentelor primare întocmite în întreprindere sau primite de la terți, vizează atât forma acestora cât și conținutul operațiunilor consemnate în ele.

Sub aspectul formei se verifică următoarele:

dacă toate înregistrările din contabilitate au la bază documente legale, respectiv dacă se utilizează imprimate corespunzătoare naturii operațiunilor consemnate în ele. Regulamentul de aplicare a Legii contabilității cuprinde un „Nomenclator privind modelele registrelor și formularelor tipizate comune privind activitatea financiară și contabilă”, modificat și completat prin OMF nr. 425/1998. conform punctelor 11,13 și 15 din acest regulament, toate unitățile patrimoniale sunt obligate să utilizeze aceste modele ale registrelor contabile și ale formularelor comune privind activitatea financiar-contabilă, să respecte normele metodologice privind utilizarea acestora. În cazul utilizării echipamentelor informatice pentru întocmirea documentelor justificative și pentru preluarea datelor, aceste modele pot fi adaptate în funcție de necesitățile utilizatorilor, dar cu condiția respectării conținutului de informații al modelului de formulare aprobat de Ministerul Finanțelor Publice. În afară de formularele prevăzute în acest nomenclator, entitățile pot folosi în activitatea financiar-contabilă și formulare specifice elaborate de ministere, departamente, asociații profesionale sau de unitatea patrimonială, în funcție de necesități. Prin HG nr. 831/1997 s-a reglementat modul de gestionare și folosire a formularelor tipizate comune activității financiar-contabile care au un regim special;

modul de completare a acestor documente, dacă ele se întocmesc la timp și conțin toate elementele necesare fără simplificări artificiale și omisiuni ce pot favoriza sau genera erori de prelucrare, fraude, falsuri și care îngreunează controlul. Formularele care se completează în mai multe exemplare se completează o singură dată prin indigo, iar spațiile libere se barează.

Potrivit art. 6, alin.2 din Legea contabilității și potrivit punctului 119 din Regulamentul de aplicare aprobat prin HG nr. 704/1993, orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative cuprind următoarele elemente:

denumirea documentelor;

denumirea și sediul emitentului;

numărul documentului și data întocmirii;

menționarea părților care participă la operațiune, când este cazul;

conținutul operațiunii;

parametrii cantitativi și valorici ai operațiunii;

numele, prenumele și semnătura persoanelor care au întocmit, vizat și aprobat documentul și a celor care au participat la efectuarea operațiunii sau tranzacției respective.

Înscrisurile provenite din relațiile de vânzare-cumpărare și prestări servicii cu persoane fizice dobândesc calitatea de document justificativ și pot fi înregistrate în contabilitate numai dacă:

conțin toate elementele de identificare a persoanei respective;

conțin suma cuvenită, impozitul reținut și suma achitată;

se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective prin întocmirea unei note de intrare-recepție;

au la bază un contract sau o convenție, în cazul prestărilor de servicii.

dacă se respectă normele legale referitoare la corectarea erorilor din documente, respectiv dacă corectarea se face pe toate documentele fără ștersături, cu precizarea datei corecturilor și sub semnătura persoanelor care au întocmit și aprobat documentele respective;

dacă la baza înregistrărilor în evidență stau documentele centralizatoare, se verifică ca acestea să cuprindă numai operațiuni de aceeași natură și din aceeași perioadă de gestiune;

dacă se respectă graficele de circulație a documentelor, dacă ele se întocmesc și se predau la termen și în numărul de exemplare prevăzut și dacă se exercită în mod corespunzător controlul preventiv asupra lor înainte de a fi supuse procesului de prelucrare a datelor.

Principalele obiective ale auditului sau ale controlului referitoare la formularele cu regim special sunt:

daca achiziția lor s-a facut de la furnizori agreați. Verificându-se documentele de aprovizionare și recepția acestor formulare se stabilesc eventualele situații în care au fost introduse în unitate și utilizate fără să fie evidențiate în categoria formularelor cu regim special;

dacă evidența operativă a acestor formulare la depozitul de imprimate se ține pe fiecare fel de formulare, cu precizarea seriei și a numerelor de ordine.

Pentru formularele numerotate în cadrul entităților care le utilizeză se urmarește: dacă numerotarea s-a facut în continuare, astfel încât să nu se atribuie același număr mai multor documente similare, dacă toate exemplarele unui document au același număr de ordine; dacă numărul „documentului special” este și numărul documentului, nefiind nevoie de o altă numerotare.

După completare, formularele devin documente justificative și se păstrează, la sediul declarat, în ordinea numerelor, asigurându-se astfel un control permanent asupra lor.

Tot sub aspectul formei, dar și a conținutului, se efectuează și o verificare aritimetică, urmărindu-se exactitatea cifrelor înscrise în documente, a unităților de măsură, a indicilor de calitate, a calculelor și raporturilor.

O altă atenție deosebită se acordă calculării costurilor de producție, determinării cheltuielilor de calculație, a amortizărilor, a provizioanelor, a coeficienților de repartizare, a diferențelor de preț, a diferențelor de curs valutar etc. Se pot depista astfel erori sau fraude.

Verificarea documentelor primare sub aspectul conținutului lor

Verificarea de fond sau a conținutului operațiilor consemnate în documente se referă la urmărirea realității, legalității, necesității, oportunității și economicității operațiilor respective.

Realitatea și exactitatea operațiunilor consemnate în documente se verifică prin intermediul mai multor procedee, dintre care cele mai semnificative sunt: verificările faptice, verificări încrucișate, verificări reciproce, probele de laborator și expertizele tehnice, confirmarea constatărilor de către cei controlați.

Verificările faptice

Constau în examinarea nemijlocită pe teren, la fața locului a realității fenomenelor și proceselor consemnate în documente. Se pot realiza prin observație fizică atunci când se dorește sa se observe cum se desfășoară o activitate. Formele tipice ale verificărilor faptice sunt inventarierile de control și recepționările de bunuri sau lucrări. Verificarea faptică este mijlocul cel mai eficient de verificare a existenței unor elemente patrimoniale dar nu este suficientă, fiind necesară completarea ei și cu alte forme de control.

Verificări încrucișate

Aceste verificări se realizează prin confruntarea exemplarelor diferite ale aceluiași document, aflate în locații diferite. De exemplu, verificarea facturilor de achiziție atât la beneficiar cât și la furnizor.

Verificări reciproce

Se bazează pe confruntarea unor documente diferite sau evidențiate diferit, dar în care sunt reflectate operațiuni similare sau între care trebuie să existe anumite corelații.

Se poate verifica astfel cumpărarile de bunuri prin confruntarea facturii de achiziție cu nota de intrare recepție, bon de consum, jurnal de vănzări, fișe de magazie.

Probele de laborator și expertizele tehnice

Se utilizează în munca de control atunci când complexitatea unor operațiuni înscrise în documente depășește nivelul de pregătire, competența legală sau aparatura de care dispune organul de control financiar și gestionar.

Asigurarea preluării integrale

În scopul asigurării preluării integrale, fără omisiuni și fără repetări, a datelor din documentele primare, se poate utiliza procedeul „prin număr curent”, care se bazează pe confruntarea manuală sau automatizată a numărului de poziții din „Borderoul de predare a documentelor” cu numărul de poziții din situațiile rezultate în urma prelucrării.

Controlul corelațiilor dintre solduri și rulaje pune în evedență înregistrările contabile anormale.

De exemplu: Rulajul creditor al contului 4427, pentru bunurile vândute trebuie să fie în corelație cu rulajul debitor al conturilor 411, 461, 531, 428; pentru bunurile constatate lipsa la inventar trebuie să existe corelație cu rulajele debitoare ale conturilor 428, 461, 635.

Controlul respectării seriilor numerice în documentele cu regim special pune în evidență situațiile în care unele documente nu au fost înregistrate sau au fost înregistrate de mai multe ori. Acest control se bazează pe analiza „Fișelor de magazie a formularelor cu regim special”, pe analiza sistemului de numerotare.

Inventarierea – mijloc de control al contabilității

Inventarierea elementelor de activ și de pasiv reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea este lucrarea pregătitoare întocmirii situațiilor financiare, prin care se stabilește situația reală a patrimoniului fiecărei entități și cuprinde toate elementele patrimoniale, precum și bunurile sau valorile deținute cu orice titlu.

În temeiul prevederilor Legii nr.82/1991 privind Legea contabilității, unitățile au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de activ și de pasiv deținute la începutul activității, cel puțin o dată pe an pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în următoarele situații:

la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau al altor organe prevăzute de lege;

ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri de gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

cu prilejul reorganizării gestiunii;

ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;

în alte cazuri prevăzute de lege.

Constatarea elementelor patrimoniale existente se face prin inventarierea directă (numărare, cântărire, măsurare, după caz) pentru bunurile corporale și, pe bază de acte judtificative, registre sau confirmări ale terților, pentru bunurile necorporale.

În calitatea sa de procedeu al metodei contabilității și de tehnică de control faptică, inventarierea îndeplinește trei funcții:

Funcția de control a concordanței dintre informațiile furnizate de contabilitate și realitate.

Oricât ar fi de riguros organizate transportul, depozitarea și manipularea bunurilor, oricât de bine ar fi ținută contabilitatea elementelor de activ și de pasiv, pot apărea diferențe între datele scriptice ale contabilității și situația reală.

De aceea, inventarierea este o procedură utilă funcției de control a contabilității făcând legătura dintre faptele reale și cele scriptice, realizându-se omogenizarea datelor contabile și stabilirea corectă a valorii unității.

Funcția de stabilire a situației nete și a rezultatului exercițiului.

Pe baza inventarierii se definitivează situația netă a patrimoniului, care se determină cu ajutorul relației:

Sn = A – D

unde, Sn – situația netă a patrimoniului;

A – active inventariate;

D – datorii inventariate.

Prin inventariere se confirmă realitatea activelor patrimoniale și a datoriilor, asigurându-se premisele determinării corecte a situației nete, a obligațiilor fiscale și a rezultatului net.

Funcția de calcul și evidență a stocurilor, consumurilor și vânzărilor.

Pentru evidența stocurilor, unitățile patrimoniale pot folosi metoda inventarului intermitent. În acestă variantă conturile de stocuri din clasa 3 folosesc numai la începutul și sfârșitul perioadei.

În baza inventarului intermitent la categoriile de stocuri la sfârșitul perioadei se stabilesc consumurile și se determină veniturile din producția stocată.

Inventarierea presupune parcurgerea mai multor etape:

pregătirea inventarierii;

inventarierea propriu-zisă;

stabilirea, regularizarea și înregistrarea în contabilitate a diferențelor constatate la inventariere.

Inventarierea constituie un mijloc de control și verificare a integrității patrimoniului, asigură buna gospodărire a bunurilor și valorilor, contribuie la îmbunătățirea gestiunii economice; ca urmare a inventarierii, se stabilesc răspunderile și măsurile de recuperare a pagubelor produse.

Pe baza rezultatelor inventarierii se pot face propuneri pentru îmbunătățirea organizării contabilității curente, a evidenței operative a stocurilor, a controlului gestionar.

2.5. Controlul elementelor de patrimoniu

Controlul elementelor de patrimoniu este o activitate deosebit de importantă în gestiunea întreprinderii atât din punct de vedere funcțional cât și din punct de vedere practic. Prin controlul elementelor de patrimoniu din punct de vedere contabil se poate asigura o gestiune eficientă atât pe termen scurt cât și pe termen lung fiind benefică în eliminarea costurilor într-o eventuală verificare totală a patrimoniului. Astfel, prin verificări periodice se elimină apariția erorilor și neregulilor ce ar putea apărea și care ar necesita un consum semnificabil de timp și capital.

Prin controlul elementelor de patrimoniu la nivel contabil se asigură buna funcționare a controlului intern, iar acesta se realizează asupra tuturor elementelor de activ și de pasiv de la intrarea lor în întreprindere până la ieșirea din gestiune.

Un control permanent al acestora asigură veridicitate și exactitate situațiilor de sinteză, balanță, bilanț, cont de profit și pierdere, exprimându-se situația reală și de fapt a unității.

Controlul intern al activelor imobilizate

Din categoria activelor imobilizate fac parte următoarele elemente patrimoniale:

imobilizări necorporale, imobilizări corporale, imobilizări financiare.

Imobilizările necorporale cuprind: cheltuieli de constituire, cheltuieli de dezvoltare, concesiuni, brevete, licențe, mărci comerciale, drepturi și active similare achiziționate cu titlu oneros, fond comercial, avansuri și imobilizări necorporale în curs de execuție.

Imobilizările necorporale, denumite și imobilizări nemateriale sau active intangibile,

cuprind valorile economice de investiție care nu sunt concretizate în bunuri fizice.

Asupra acestor elemente se verifică dacă în conturile contabile care le conțin sunt înregistrate acele active destinate utilizării pe o bază continuă, în scopul desfășurării activităților entității. De asemenea, se supun controlului intern informațiile legate de amortizarea imobilizărilor necorporale privind metoda de amortizare folosită (amortizare liniară, amortizare accelerată, amortizare degresivă), durata de viață utilă, valoarea de intrare, calculul amortizării și înregistrarea acesteia în contabilitate.

Controlul asupra imobilizărilor necorporale se face urmărind și următoarele obiective: organizarea evidenței contabile și valorice, a existenței fizice și a evaluării acestora; dacă diferențele constatate între datele din evidența contabilă sunt explicate, regularizate și corect reflectate în contabilitate; delimitarea imobilizărilor de celelalte active, dacă datele privind imobilizările reflectate în bilanțul contabil și anexele sale sunt cele rezultate din contabilitate. Se verifică, de asemenea, dacă la data întocmirii bilanțului activele necorporale sunt prezentate la valoarea de intrare.

Imobilizările financiare sunt titluri de participare, împrumuturi acordate și valori mobiliare de plasament. Ele se evaluează la media cursurilor bursiere, la prețul de revânzare sau prin actualizarea dividendelor, dobânzilor și comisioanelor încasabile.

În funcție de natura și locul în care sunt investite, imobilizările financiare sunt clasificate în: titluri de participare deținute la filiale din cadrul grupului, titluri de participare deținute la societăți din afara grupului, imobilizări financiare din interese de participare, creanțe imobilizate.

Asupra acestor elemente de activ se verifică modul de înregistrare în evidența tehnico-operativă, corectitudinea înregistrării în conturi, modul de constituire și calcul, corespondența dintre documentele de sinteză și evidența operativă. Aceste elemente nu se supun amortizării.

În toate cele trei cazuri prezentate se verifică corespondența dintre documentele de achiziție a activelor și evidența operativă. Se urmărește modul de contabilizare și corectitudinea calculelor efectuate, calculul amortizării și modul de înregistrare, realitatea datelor înscrise în situații financiare de sinteză.

Controlul intern al activelor circulante

În structura economică a întreprinderii, activele circulante joacă rolul de obiect asupra căruia se realizează acțiunea de prelucrare și transformare specifică unității în cauză. Un activ se clasifică ca activ circulant atunci când: este achiziționat sau produs pentru consum propriu sau în scopul comercializării și se așteaptă să fie realizat în termen de 12 luni de la data bilanțului, este reprezentat de cranțe aferente ciclului de exploatare, este reprezentat de trezorerie sau echivalente de trezorerie a căror utilizare nu este restricționată.

În categoria activelor circulante se cuprind: stocuri, inclusiv valoarea serviciilor prestate pentru care nu a fost întocmită factură, creanțe, investiții pe termen scurt, casa și conturi la bănci.

Stocurile cuprind următoarele categorii de active circulante: materii prime, materiale consumabile, produse semifabricate, produse finite, produse reziduale, animale și păsări, ambalaje, obiecte de inventar, baracamentele și amenajările provizorii și producția în curs de execuție.

Stocurile sunt active circulante : deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității, în curs de producție în vederea vânzării în procesul desfășurării normale a activității sau sub formă de materii prime, materiale și alte consumabile care urmează să fie folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii.

În cadrul stocurilor se cuprind:

mărfurile, și anume bunurile pe care entitatea le cumpără în vederea revânzării sau produsele predate spre vânzare magazinelor proprii;

materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit integral sau parțial, fie în starea lor inițială, fie transformată;

materialele consumabile (materialele auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semințe și materiale de plantat), care participă sau ajută la procesul de fabricație sau de exploatare fără a se regăsi, de regulă, în produsul finit;

materialele de natura obiectelor de inventar;

semifrabicatele, prin care se înțelege produsele al căror proces tehnologic a fost terminat într-o secție (fază de fabricație) și care trec în continuare în procesul de fabricație sau se livrează terților;

produsele finite, adică produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricație și nu mai au nevoie de prelucrare ulterioară în cadrul entității, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienților;

rebuturile, materialele recuperabile și deșeurile;

ambalajele care includ ambalajele refolosibile, achiziționate sau fabricate, destinate produselor finite.

La conturile de stocuri controlul urmărește organizarea evidenței cantitative și valorice a stocurilor materiale, a mișcării lor, existența fizică și evaluarea acestora, dacă diferențele constatate între datele din evidența tehnico-operativă și inventarul faptic sunt recuperate și reflectate corect evidența contabilă, modul de calcul a uzurii obiectelor de inventar și înregistrarea acesteia în contabilitate, cât și în conturi în afara bilanțului, dacă datele înscrise în bilanț și anexele sale sunt cele rezultate din contabilitate .

Controlul se face și asupra metodelor de ieșire a stocurilor din gestiune prin verificarea respectării metodei, a permanenței acesteia pe parcursul exercițiului financiar, cât și din punctul de vedere al calculelor și înregistrărilor. Metodele de ieșire a stocurilor din gestiune sunt: metoda primului intrat – primului ieșit (FIFO), metoda costului mediu ponderat (CMP), metoda ultimului intrat – primului ieșit (LIFO).

Asupra stocurilor de mărfuri și produse se verifică modul de calcul și înregistrare a diferențelor de preț cât și modul de calcul și înregistrare a costurilor de achiziție și producție. Se verifică concordanța dintre înregistrările operative și datele din balațele de verificare, dintre balanțele analitice ale categoriilor de stocuri și balanța sintetică, dintre rapoartele cantitative și cele cantitativ-valorice.

Soldurile stocurilor trebuie să fie pozitive iar diferențele de preț pot fi verificate dacă sunt corect prezentate în balanța sintetică prin raportarea rulajului creditor total al diferențelor de preț și rulajul debitor al stocurilor, acest coeficient înmulțindu-se cu rulajul creditor total al stocurilor se obține soldul final corect al diferențelor de preț. Se poate verifica în balanța sintetică valoarea TVA neexigibil prin înmulțirea soldului final al mărfurilor cu 19/119, rezultat ce trebuie sa fie egal cu soldul 4428 „TVA neexigibil”. Se verifică, de asemenea, prin sondaj sau total, corespondența dintre documentele de intrare sau ieșire și datele din evidența tehnico-operativă.

Se verifică respectarea normelor referitoare la delimitarea stocurilor materiale: nerecepționate, refuzate la recepție, materiale în custodie, primite spre prelucrare pe baza fișelor de magazie, avizelor de însoțire a mărfurilor, notelor documente. Se verifică dacă evidența unor asemenea materiale se ține distinct pe categorii de materiale.

Creanțele reprezintă dreptul unei persoane de a pretinde unui terț plata unei sume de bani, livrarea unui bun, prestarea unui serviciu sau execuția unei lucrări. Titularul unei creanțe este denumit în mod generic creditor.

Creanțele sunt de mai multe feluri, și anume: creanțe comerciale generate de livrări de bunuri , lucrări și servicii sau din avansuri acordate în contul unor aprovizionări ulterioare; creanțe salariale cauzate de folosirea forței de muncă; creanțe sociale reprezentate prin contribuții achitate în plus la organismele de asigurări sociale; creanțe fiscale generate de impozite, taxe, vărsăminte; creanțe financiare.

Asupra creanțelor se verifică legalitatea, oportunitatea și exactitatea acestora prin compararea datelor din documente justificative cu evidența tehnico-operativă și a acesteia din urmă cu datele din balanțele analitice și sintetice. Creanțele mai pot fi verificate și prin controlul încrucișat, cerându-se date de la beneficiari, clienți, instituții. În cazul creanțelor în valută se verifică respectarea normelor valutare emise de BNR, dacă valoarea înscrisă în situațiile lunare este corect raportată la cursul de schimb al valutei respective. Se verifică dacă reducerile acordate clienților sunt corect calculate și evidențiate în contabilitate.

Pentru creanțe mai mari de 90 de zile se verifică dacă au fost trecute la categoria de creanțe incerte.

Investiții pe termen scurt sau plasamentele de trezorerie sunt operațiunile de finanțare realizate pe o perioadă de până la un an. În categoria investițiilor financiare pe termen scurt sunt incluse și acțiunile/obligațiunile proprii ale unității care au fost emise la o dată anterioară și sunt răscumpărate în vederea anulării sau revânzării, precum și sumele acordate cu împrumut pe termen de până la un an.

În cazul acestor investiții se verifică dacă sunt înregistrate în contabilitate la valoarea de intrare. Dacă numărul și valoarea acțiunilor/obligațiunilor emise sunt corect reflectate în conturi și în situațiile financiare de sinteză și periodice.

Casa și conturi la bănci sunt activele circulante ale întreprinderii care reprezintă operațiunile de încasări sau plăți, prin numerar (casă) sau prin virament (bancă). Conturile la bănci cuprind: valorile de încasat, cum sunt cecurile și efectele comerciale depuse la bănci, disponibilități în lei și în valută, cecurile entității, creditele bancare pe termen scurt, precum și dobânzile aferente disponibilităților și creditelor acordate de bănci în conturile curente.

Asupra acestor conturi se verifică: realitatea încasărilor și plăților efectuate prin compararea registrului de casă, a extrasului de cont cu datele din contabilitate; soldul la sfârșitul zilei să nu fie negativ și sa nu depășească limita prevăzută de lege; sumele achitate de întreprindere, în numerar, furnizorilor să nu depășească plafonul de plăți în numerar impus de BNR. Plățile și încasările în valută trebuie să fie făcute la cursul BNR din ziua respectivă. La un moment dat al zilei se poate verifica existența numerarului în caserie prin confruntarea registrului de casă, a chitanțelor emise, a chitanțelor primite și a numerarului efectiv.

Controlul intern verifică modul de contabilizare a dobânzilor, comisioanelor aferente operaținilor din conturile bancare; reflectarea corectă a acestor conturi în balanța sintetică și în bilanț.

Controlul intern al provizioanelor

Provizionul este o datorie cu exigibilitate sau valoare incertă. Un provizion va fi recunoscut numai în momentul în care: o entitate are o obligație curentă generată de un eveniment anterior, este probabil ca o ieșire de resurse să fie necesară pentru a onora obligația respectivă și poate fi realizată o estimare credibilă a valorii obligației.

Provizioanele se pot constitui pentru elemente cum sunt:

litigii, amenzi și penalități, despăgubiri și alte daune incerte;

cheltuieli legate de activitatea de service în perioada de garanție și alte cheltuieli privind garanția acordată clienților;

acțiunile de restructurare;

pensii și obligații similare;

impozite.

Controlul asupra provizioanelor se face prin verificarea necesității și utilității provizionului cât și prin verificarea corectitudinii calculelor ce au generat constituirea acestuia. Se verifică dacă provizioanele au fost corect înregistrate pe categorii de cheltuieli. Se verifică și modul de stingere al provizionului în cazul în care a fost utilizat sau nu, dacă au fost constituite numai pentru categoriile de elemente permise de lege.

Controlul intern al capitalurilor și rezervelor

Capitalurile cuprind totalitatea surselor de finanțare stabile, concretizate în: capitaluri proprii, provizioane pentru riscuri și cheltuieli asimilate capitalurilor proprii, împrumuturile și datoriile asimilate. Aceste elemente reprezintă componente ale pasivului, destinate a finanța activul pe termen lung și mediu, motiv pentru care sunt considerate resurse de finanțare permanente, denumite și „capitaluri permanente”.

Capitalul și rezervele (capitaluri proprii) reprezintă dreptul acționarilor asupra activelor unei entități, după deducerea tuturor datoriilor.

Capitalurile proprii constituie resurse de finanțare proprie, destinată pentru procurarea activului patrimonial pe o durată nedeterminată, care se constituie din aportul proprietarilor, din autofinanțare, din profit și din alte surse (surse financiare nerambursabile).

Controlul intern asupra capitalurilor se poate face prin verificarea documentelor ce atestă existența acestuia. Se verifică corectitudinea înregistrările contabile privind capitalurile, dacă capitalul social este înregistrat distinct în contabilitate, dacă operațiile privind capitalul (majorare,micșorare) sunt corect prezentate, dacă modul de calcul și înregistrare al dividendelor este corect realizat.

Rezervele reprezintă structuri de avere asimilate capitalului propriu, se constituie din profit și din alte elemente asimilate capitalului propriu și nu sunt generatoare de dividende.

După sursa de constituire și modul de utilizare, rezervele se clasifică în:

rezerve legale;

rezerve pentru acțiuni proprii;

rezerve statutare sau contractuale;

alte rezerve.

Se verifică dacă rezervele legale, a căror limită este stabilită de lege, nu depășesc 20% din capitalul social, sunt corect calculate și înregistrate, dacă celelalte rezerve au fost constituite după calculul impozitului pe profit, dacă rezervele sunt folosite în scopurile precizate de lege, și anume a acoperi pierderile din exercițiile anterioare, majorarea capitalului social, acoperirea diferențelor de curs valutar nefavorabile aferente aportului de capital în valută sau în natură.

Controlul la conturile de cheltuieli, venituri și rezultate financiare

Cheltuielile reflectă totalitatea operațiilor economice care afectează patrimoniul întreprinderii prin diminuarea activului.

Veniturile sunt reprezentate de totalitatea operațiilor economice care afectează patrimoniul întreprinderii prin mărirea activului, dacă se fac încasări în numerar ori dacă se înregistrează creanțe asupra clienților, sau prin diminuarea provizioanelor dacă acestea rămân fără obiect.

La conturile de cheltuieli, venituri și rezultate financiare, controlul intern are următoarele obiective:

separarea operațiunilor privind diferitele exerciții financiare și dacă veniturile și cheltuielile perioadei de control sunt corect contabilizate și reflectate în situații financiare;

respectarea reglementărilor de ordin fiscal și corecta stabilire a profitului și destinațiilor sale;

stabilirea și virarea la termen a impozitului pe profit și a celorlalte obligații față de bugetul statului.

Situațiile financiare ale întreprinderii – instrumente ale controlului intern

Situațiile financiare ale întreprinderii sunt situațiile financiare ale perioadei de gestiune, balanțe de verificare sintetice și analitice și situațiile financiare ale exercițiului, bilanțul contabil și contul de profit și pierdere, acestea din urmă întocmindu-se pe baza balanței sintetice de după inventariere.

Balanța de verificare este un procedeu specific al metodei contabilității prin care se verifică exactitatea înregistrării operațiilor economice în conturi. Prin balanța de verificare se asigură centralizarea datelor contabilității curente, se face legătura între conturile sintetice și bilanț, precum și între conturile sintetice și conturile analitice. Astfel, poate fi folosită ca un instrument de control intern.

Din punct de vedere practic, balanța de verificare îndeplinește următoarele funcții, utile în activitatea de control intern:

Funcția de verificare a exactității înregistrărilor efectuate în conturi constă în identificarea erorilor de înregistrare în conturi, prin intermediul egalităților valorice ale balanței de verificare, precum și prin intermediul unor corelații valorice stabilite cu ajutorul ei. Existența unor erori este semnalată prin lipsa egalităților valorice. Prin balanța de verificare se poate urmări concordanța dintre totalul înregistrărilor efectuate în registrul jurnal și totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare din balanță.

Funcția de legătură între conturile sintetice și bilanț se concretizează în faptul că balanța de verificare concentrează datele din toate conturile folosite în contabilitatea curentă a unității. Soldurile conturilor stabilite în cadrul balanței de verificare se transcriu în bilanț. Spre deosebire de bilanț, balanța de verificare reflectă nu numai soldurile ci și rulajele conturilor, fiind o lucrare obligatorie premergătoare întocmirii bilanțului și stă la baza raportărilor periodice privind situația patrimoniului, rezultatelor și obligațiilor.

Funcția de grupare și centralizare a datelor înregistrate în conturi se referă la centralizarea datelor privitoare la existența și mișcarea elementelor înregistrate în conturile sintetice și analitice, pe parcursul unei perioade de gestiune. Prin aceasta balanța de verificare sevește necesităților de generalizare periodică prin bilanț a datelor contabilității curente și asigură compararea datelor de la începutul unei perioade de gestiune cu cele de la sfârșitul ei și cu alte perioade de gestiune în vederea stabilirii schimbărilor care s-au produs.

Funcția de instrument de sinteză și analiză a activității economice se realizează ca urmare a grupării datelor contabilității curente, prin confruntarea datelor din diferite perioade de gestiune, pentru fiecare cont, pe grupe de conturi, pe total.

Funcția de verificare a concordanței dintre conturile sintetice și conturile analitice se realizează prin întocmirea unei balanțe de verificare a conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic dezvoltat în conturi analitice, prin care se controlează exactitatea înregistrărilor efectuate în conturile sintetice și în conturile analitice, prin corelații valorice care trebuie să existe între conturile analitice și contul sintetic la care se referă, cu privire la soldurile inițiale, rulaje și solduri finale.

Bilanțul este documentul oficial de sinteză al tuturor unităților patrimoniale. Orice analiză de bilanț (din punct de vedere contabil) trebuie să scoată în evidență trei aspecte și anume:

dacă bilanțul și contul de profit și pierdere concordă sau nu cu datele din contabilitate ;

dacă contabilitatea este regulat ținută și în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

dacă evaluarea patrimoniului s-a făcut conform regulilor stabilite pentru întocmirea bilanțului contabil.

Bilanțul contabil trebuie să fie clar și sincer, astfel încât să ofere o imagine fidelă a patrimoniului, situației financiare și rezultatelor întreprinderii, pentru a fi în același timp un instrument de control. Pentru aceasta se analizează post cu post toate elementele de activ și de pasiv precum și sistematizarea acestora pe grupe.

Verificarea contului de profit și pierdere va avea în vedere cele două părți distincte:

veniturile pe feluri de venituri, care dau componența și sursa rezultatelor financiare;

repartizarea profitului.

* * *

CAPITOLUL III

Utilizarea tehnologiilor informaționale în activitatea de control

„Ne înecăm în informații,

dar suntem însetați de cunoaștere.”

John Naisbitt

Gestiunea electronică a documentelor și controlul

Vorbind de gestiunea electronică a documentelor trebuie să avem în vedere totalitatea datelor ce sunt furnizate de documentele contabile. Datele de intrare pentru sistemele informațional contabile sunt similare documentelor primare, prelucrarea datelor este similară documentelor de înregistrare și contabilizare a documentelor primare, iar rapoartele sau datele de ieșire sunt echivalente documentelor de sinteză. Astfel, gestiunea electronică a documentelor nu este nimic altceva decât ciclul prelucrării datelor.

Din definiția sistemelor informaționale se poate observa că ele îndeplinesc patru funcții esențiale pentru activitatea unei firme:

colectarea datelor despre activitățile desfășurate într-o organizație, elementele patrimoniale afectate, precum și factorii care au participat la realizarea acestor activități;

prelucrarea datelor, transformarea lor în informații (ieșiri ale sistemului), precum și stocarea lor;

asigurarea elementelor necesare efectuării controlului, prin care să se asigure protejarea activelor firmei, inclusiv a datelor, și respectarea standardelor și regulilor interne, care urmăresc ca datele să fie disponibile atunci când sunt solicitate, sunt corecte și reprezintă un grad ridicat de încredere;

sprijinirea procesului decizional, având în vedere că cele mai multe dintre decizii se bazează pe informațiile furnizate de sistemul informațional.

Tranzacțiile economice generează o serie de date ce sunt rezultatul unor operațiuni, consemnate în documente, din momentul apariției lor, pentru a permite obținerea unor informații semnificative, referite la un loc prin noțiunea de ciclul prelucrării datelor. Ciclul cuprinde cinci faze: culegerea datelor, pregătirea datelor, prelucrarea datelor, întreținerea fișierelor și obținerea informațiilor de ieșire.

Controlul datelor de intrare în sistemele informațional contabile

Controlul asupra datelor de intrare se definește ca un ansamblu de tehnicii și

metodologii ce vor garanta integritatea, acuratețea și oportunitatea datelor contabile din momentul prezentării lor spre procesare până la regăsirea lor în situațiile financiare. Importanța acestui control este de necontestat, pentru că în acest punct atât incidența erorilor, cât și tentativele de fraudă sunt frecvente.

În cadrul procesului de introducere a datelor se realizează culegerea și pregătirea datelor pentru prelucrare.

Faza de culegere a datelor cuprinde două activități: observarea mediului care generează datele, printr-un observator uman, prin diverse echipamente, înregistrarea datelor fie prin scrierea lor în documentele sursă, fie prin captarea și stocarea lor cu ajutorul diferitelor echipamente.

Metodele de colectare a datelor pot fi grupate în directe (culegerea la sursă) și indirecte (culegerea tradițională). Din punctul de vedere al controlului introducerii datelor prima metodă este mai eficientă deoarece erorile de introducere și frauda sunt minime, în timp ce a doua metodă are un grad ridicat de risc din acest punct de vedere.

Metoda tradițională de colectare a datelor – indirectă presupune realizarea unui număr mare de activități consumatoare de timp și resurse, majoritatea fiind manuale. Introducerea datelor se realizează cu ajutorul ecranelor (formulare de preluare a datelor), care sunt asemănătoare documentelor sursă și conțin instrucțiuni și mesaje de eroare privind datele introduse.

Datorită deficiențelor metodei tradiționale, dezvoltarea sistemelor informatice s-a orientat către metode directe de colectare a datelor, numite și metode de culegere a datelor la sursă. Aceste metode își propun automatizarea activității de colectare a datelor prin reducerea sau eliminarea majorității activităților manuale.

O importanță deosebită prezintă echipamentele pentru introducerea directă a datelor, respectiv scannerele de imagini și scannerele pentru recunoașterea optică a caracterelor – OCR (Optical Character Recognition), schimbul electronic de date (EDI), utilizarea codurilor de bară pentru punctele de vânzare (POS – Point of Sale), echipamente de numărare sau cântărire a produselor obținute, echipamente de citire a cardurilor magnetice etc

De exemplu, culegerea datelor prin citirea codului bară a unui produs cu ajutorul dispozitivelor de scanare este mult mai rapidă, cu un grad de corectitudine mult mai ridicat. Un alt avantaj este acela că prin citirea codului de bare se transmit automat datele despre valoarea produsului, TVA, cantitate în fișierele de prelucrare, fără a mai fi necesare alte operațiuni de transmitere a datelor.

Schematic , culegerea datelor cu ajutorul POS-urilor se prezintă ca în figura 3.2.

Preț Cantitate Cod bară Date Informații

Valoare Produse Cantitate

TVA

Cod bară Produs

Cantitate; Data; Ora Cantitate Date Informații

Cod Data

Bară Preț Client

Ora

Informații

Date

Figura 3.2. Prelucrarea tranzacțiilor apelând la POS

(sursa Oprea,D.,Dumitriu,F.,Meșniță,G.,”Analiza sistemelor informaționale”,Editura Universității „Al. I. Cuza”, Iași, 2005 )

Tehnologiile tradiționale de introducere a datelor, care nu oferă un control ridicat al preluării, sunt tastatura, mouse-ul, trackball-ul, creionul optic, tauchpad-ul. O tehnologie recentă este touch screen, care este un ecran care prin simpla atingere a imaginilor afișate se introduc datele cerute. O altă categorie a tehnologiilor de introducere a datelor sunt cititoarele de coduri de bară, scannerele optice, creioane optice de scanare a codurilor de bară, cititoarele de carduri, camere foto digitale, camere video digitale, carduri inteligente, și cu siguranța trecerea timpului va reînoi această colecție impresionantă.

Controlul prelucrării datelor în sistemele informațional contabile

Controlul asupra prelucrării datelor asigură că tranzacțiile nu au fost pierdute, adăugate, duplicate sau modificate și că erorile de procesare au fost identificate și corectate în timp util. Controlul prelucrării datelor stabilește dacă datele sunt complete și exacte în timpul procesului de actualizare. Controlul totalurilor, gruparea automată a datelor și folosirea restricțiilor la nivelul bazei de date sunt câteva din procedurile de control folosite în această etapă.

În cadrul etapei de prelucrare a datelor se realizează prelucrarea propriu-zisă și faza de stocare a datelor și întreținerea fișierelor.

Prelucrarea propriu-zisă a datelor poate să includă o varietate de activități, cum sunt:

calculațiile cuprind formele de tratare matematică a datelor (calculul discounturilor pe o factură);

compararea supune unei examinări simultane două sau mai multe tipuri de date între care există o legătură logică (intrări și ieșiri ale unui produs);

sintetizarea este o activitate importantă prin care se comasează informațiile (generarea totalurilor facturilor emise unui client);

filtrarea este o altă operațiune prin care se extrag datele ce vor fi supuse prelucrărilor următoare (date ce se încadrează într-un anumit interval);

restaurarea, prin care datele sunt aduse din memoria internă într-o formă accesibilă omului.

Prelucrarea datelor din tranzacții se poate face prin: prelucrarea pe loturi (batch processing) și prelucrarea în timp real (on-line processing). Prelucrarea pe loturi presupune acumularea datelor privind tranzacțiile pe o anumită perioadă, după care urmează prelucrarea lor periodică, chiar și în ceea ce privește actualizarea bazei de date.

Figura 3.3. Prelucrarea datelor pe loturi

(sursa Oprea,D.,Dumitriu,F.,Meșniță,G.,”Analiza sistemelor informaționale”,Editura Universității „Al. I. Cuza”, Iași, 2005, p. 41. )

Controlul datelor prin această metodă este mai scăzut, dat fiind faptul că datele introduse prezintă situații trecute și nu actuale, fiind recomandate pentru acele sisteme care nu necesită actualizarea bazei de date după fiecare tranzacție întreprinsă.

Prelucrarea în timp real (OLTP- On-Line Transaction Processing) furnizează informațiile în timp real, fără acumularea și tratarea datelor periodică. În această modalitate intervin tehnologiile de preluare directa a datelor și stocarea lor în fișierele cu acces direct, fiind preluate apoi în vederea prelucrării. Un exemplu clar ar fi acela al sistemelor folosite de unitățile bancare, ATM-urile.

Din punctul de vedere al controlului, prelucrarea în timp real asigură controlul introducerii datelor, dar prezintă dezavantajul de a nu avea un control riguros asupra autorizării accesului în bazele de date și riscul distrugerii accidentale a acestora.

Point of sale

Terminal Prelucrarea imediată

a tranzacției

Prelucrarera

Scanner imediată Calculatorul central

Terminal a tranzacției

Prelucrarea Introducerea și prelucrarea

imediată a tranzacției imediată a tranzacției

Terminal

ATM Terminal

Figura 3.4. Prelucrarea datelor în timp real

(sursa Oprea,D.,Dumitriu,F.,Meșniță,G.,”Analiza sistemelor informaționale”,Editura Universității „Al. I. Cuza”, Iași, 2005, p. 42)

O dată cu dezvoltarea tehnologiilor data warehouse și a data marts-urilor, prelucrarea on-line nu mai era suficientă pentru că nu permitea cautarea și interogarea bazelor de date. Astfel, și-a facut apariția metoda de prelucrare a datelor analitic on-line (OLAP – On-Line Analytical Processing) pentru a memora, prelucra și transmite informațiile specifice depozitelor de date.

CAPITOLUL IV

Aplicație practică privind sistemul de gestiune a furnizorilor la S.C. VOIEVOD S.R.L.

Prezentarea firmei

Firma SC VOIEVOD SRL își are sediul în orașul SUCEVIȚA, județul Suceava , având o experiență în producerea și distribuirea mobilierului de aproximativ cincisprezece ani.

Firma crede cu tărie că angajații săi sunt profesioniști în domeniul lor și că împreună au reușit să impună un standard de calitate pe piață. Activitatea de proiectare, fabricare și vânzare în țară și în străinătate a produselor de mobilier trebuie să aibă ca principal scop satisfacerea clienților, persoane fizice și juridice, prin calitate și seriozitate

Primordial în misiunea firmei este dorința de a se dezvolta odată cu angajații, oferindu-le șansa de a se exprima profesional , de a învăța continuu, de a-i promova, de a-și construi o carieră.

Obiectul de activitate al societății este proiectarea, producerea și comercializarea produselor de mobilier pentru locuințe și birouri, comercializarea deșeurilor lemnoase sub formă de brichete pentru foc, import-export, comercializare și/sau intermediere prin reprezentanțe și magazine proprii pe piața internă a produselor de mobilier, servicii de montare a mobilierului la domiciliul clientului, servicii de transport intern al produselor.

Pe piața internă firma deține patru magazine proprii în patru orașe din județ, iar pentru export firma stabilește relații (contracte) direct cu clienții externi.

În producția de „Mobilier” principalele sortimente de produs sunt următoarele :

mobilă de bucătărie ;

mobilă de dormitor ;

mobilă de sufragerie ;

mobilă de birou .

Produsele sunt realizate din lemn de stejar, pin, brad, cireș, cât și din pal melaminat.

În categoria produselor obținute din deșeuri lemnoase avem:

brichete pentru foc;

europaleți;

paleți;

jucării din lemn.

Firma mai produce și următoarele sortimente:

uși și ferestre din lemn;

scări interioare și exterioare din lemn.

Clienții firmei sunt persoane fizice și persoane juridice, din țară și din străinătate. Aceștia nu sunt aleși după anumite criterii. Printre clienții săi se număra și persoane juridice specializate în vânzarea de mobilă.

Clienții SC VOIEVOD SRL Sucevița :

Clienți interni :

SC.KARENOVA IMPEX .SRL Galați

Persoane fizice și juridice ce beneficiază de mobilier la comandă 

SC.INTERBRAZI. SRL Suceava

SC.CODREANCA.SA Fălticeni, etc.

Clienți externi :

Clienții externi cu care colaborează firma sunt puțini, din spațiul Europei Centrale și de Est :

XYLEMPORIKI MAKEDONIA .SA Grecia

ESTE MABELI .LTD Bulgaria

A colaborat de asemenea și cu firme din Polonia și Ucraina 

Contractele comerciale pentru piața internă sunt de scurtă durată, de regulă anuale. Referitor la contractele comerciale pentru piața externă sunt contracte preponderent de scurtă durată.

Rețeaua de distribuție se caracterizează prin :

la intern suntem distribuitori direcți

la extern distribuția se realizează prin MOBTRANS export –import Piatra-Neamț

Atât pentru piața internă cât și pentru cea externă nu deținem date despre firmele concurente.

Furnizorii firmei sunt producători de cherestea din brad, stejar, cireș, substanțe, adezive, feronerie, ambalaje din carton , pal melaminat, alte accesorii.

Principalii furnizori interni ai SC VOIEVOD SRL Sucevița  sunt :

SC ALBANEX FOREX SRL Sibiu, furnizor de cherestea de cireș

SC IMPEX DELCANTI SRL București, furnizor de pal melaminat

SC IMPERA SRL Bistrița Năsăud

SC PARMOBIND SRL Bacău

SC MALPY PROD SA Neamț, etc.

Firma are de asemenea și furnizori străini, dintre care îi menționăm:

MOBPLAST BIELSKO SA Polonia

DOW&JONES FURNITURE Estonia

Prezentarea sistemului informațional

Arhitectura informatică a firmei SC VOIEVOD SRL

Activitatea informatică la SC VOIEVOD SRL este organizată în oficiul de calcul, subordonat directorului economic.

Sistemul informatic al unității prezintă următoarele componente:

Echipamente( hardware);

Programe informatice(software);

Personal.

Majoritatea componentelor sistemului informațional sunt realizate astfel încât să asigure atingerea obiectivelor acestuia și ale firmei. S-a constatat de către departamentul informatic că încă mai există anumite deficiențe care, pentru a veni în ajutorul organelor decizionale, trebuie supuse unor procese de perfecționare. Scopul este de a asigura integrarea sistemelor existente și trecerea la sistemul de prelucrare distribuită a datelor .

Funcțiile sistemului informațional al gestiunii furnizorilor

În urma studierii documentației firmei s-au obținut informații privind funcțiile sistemului informațional al gestiunii furnizorilor, și anume:

Funcția de contabilizare: aceasta asigură înregistrarea în contabilitate a operațiunilor economice determinate de documentele justificative de genul: facturi, aviz de expediție, ordin de plată și dispoziție de plată.

Funcția de actualizare a soldului furnizorilor: aceasta asigură aducerea soldului creditor al contului de furnizori la valoarea actuală, după formula: Sold curent= Sold inițial + Valoare aprovizionări –Valoare plăți

Funcția de evidență a furnizorilor: aceasta asigură evidența furnizorilor societății. Clasificarea furnizorilor se poate face după mai multe criterii, inclusiv clasificarea după importanță (ABC). Furnizorii pot fi analizați în funcție de volumul de cumpărări, articole cumpărate, repartizare geografică, termenele de livrare respectate, condiții de credit acordate, canale de achiziție ș.a.

Principalele tipuri de tranzacții în cadrul sistemului de gestiune al furnizorilor

În cadrul sistemului de gestiune a furnizorilor există două tipuri de tranzacții:

Tranzacții care determină creșteri ale soldului furnizorilor: acestea sunt determinate

de documentele justificative referitoare la aprovizionări (facturi, borderou de

achiziții și avize de expediție).

Tranzacții care determină reduceri ale soldului furnizorilor: acestea sunt determinate de documentele justificative referitoare la plăți efectuate către furnizori (ordin de plată, chitanță, cec barat, cambie, bilet la ordin, bon de casă și dispoziție de plată).

Sistemul de gestiune al furnizorilor se descompune în următoarele procese și subprocese de prelucrare:

Evidența furnizorilor, cu următoarele subprocese:

Întocmirea centralizatoarelor, listelor și documentelor;

Obținere balanța analitică.

Actualizare sold, care constă în următoarele subprocese :

Operare sold;

Obținere fișe analitice de furnizori.

Contabilizare, care constă în următoarele subprocese :

Înregistrare operații cu furnizori ;

Generare NC.

Principalele documente de intrare utilizate în sistemul de gestiune al furnizorilor

Intrările în sistemul de gestiune al furnizorilor (SGF) sunt reprezentate de :

Factura fiscală

Avizul de expediție

Nota de intrare-recepție

Factura fiscală însoțeste bunurile sosite de la furnizori. Se admit la recepție și bunurile însoțite doar de aviz de expediție .

Servește ca document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate, ca document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, ca document de încărcare a gestiunii primitorului, ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului.

Se întocmește cu ajutorul tehnicii de calcul sau manual, în trei exemplare, la livrarea produselor și a mărfurilor, la executarea lucrărilor și la prestarea serviciilor, de către compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare, a avizului de însoțire a mărfii sau a altor documente tipizate care atestă executarea lucrărilor și prestarea serviciilor și se semnează de compartimentul emitent.

Circulă la cumpărător :

la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operațiunii, având atașat exemplarul din avizul de însoțire a mărfii care a însoțit produsul sau marfa, dacă este cazul, inclusiv nota de recepție și constatare de diferențe în cazul în care marfa nu a fost însoțită de factură pe timpul transportului (exemplarul 1);

la compartimentul care efectuează operațiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1 împreună cu avizul de însoțire a mărfii, inclusiv nota de recepție și de constatare diferențe , după caz);

la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plății precum și pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1, împreună cu avizul de însoțire a mărfii, inclusiv nota de recepție și de constatare de diferențe , după caz).

Se arhivează la cumpărător, în cadrul compartimentului financiar-contabil (exemplarul 1).

Avizul de expediție este un formular cu regim special de tipărire, înscriere și numerotare.

Servește ca document de însoțire a mărfii pe timpul transportului, ca document ce stă la baza întocmirii facturii, ca dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiași unități, ca document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleași unități în cazul transferului.

Circulă la cumpărător :

la magazie pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori

materiale primite, după efectuarea recepției de către comisia de recepție și după

consemnarea rezultatelor (exemplarul 1) ;

la compartimentul aprovizionare pentru înregistrarea cantității aprovizionate în evidența acestuia (exemplarul 1) ;

la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașat la factură (exemplarul 1).

Se arhivează la cumpărător, în cadrul compartimentului financiar-contabil, atașat la exemplarul 1 al facturii.

Pe baza constatărilor comisiei de recepție și a datelor din factură, cât și pe baza datelor înscrise în avizul de expediție se întocmește nota de intrare recepție și constatare de diferențe-NIR.

Un NIR se întocmește în trei exemplare, unul rămâne la locul de depozitare, unul însoțește factura la biroul contabilitate pentru efectuarea înregistrărilor în evidența cronologică și sistematică și ultimul exemplar va fi trimis la biroul financiar, împreună cu factura furnizorului în original, în vederea plății furnizorului.

Descrierea principalelelor tranzacții specifice sistemului de gestiune al furnizorilor

Evidența furnizorilor presupune întocmirea centralizatoarelor, listelor și documentelor precum și obținerea balanței analitice a furnizorilor, cât și întreținerea nomenclatorului ce conține totalitatea furnizorilor.

Actualizarea soldului se face pornind de la soldul inițial la care se adaugă valoarea aprovizionărilor și se scade valoarea plăților efectuate către furnizor și valoarea mărfurilor restituite din diferite motive.

Fișele analitice de furnizori se referă la obținerea fișelor de cont analitice specifice fiecărui furnizor în parte în care se evidențiază totalul tranzacțiilor efectuate în relație cu un furnizor anume.

Contabilizarea se referă la înregistrarea în contabilitate a operațiilor cu furnizori, și generarea Notelor Contabile.

Înregistrările contabile care se realizează asupra operațiilor cu furnizorii sunt următoarele:

pentru bunurile achiziționate cu factură se poate întocmi unul din următoarele articole :

pentru bunurile de natura stocurilor :

pentru bunurile de natura imobilizărilor :

pentru bunurile achiziționate fără factură :

pentru plata furnizorilor prin bancă :

furnizori imobilizări :

în lei :

în valută :

furnizori stocuri :

în lei :

în valută :

pentru plata furnizorului prin casă :

la primirea facturii se contabilizează :

pentru furnizori de imobilizări :

pentru furnizori de stocuri :

Descrierea ieșirilor din sistemul de gestiune al furnizorilor

Ieșirile din SGF îmbracă următoarele forme:

Jurnal de cumpărări, care sevește la înregistrarea notei contabile de închidere a TVA, cât și ca suport pentru întocmirea decontului de TVA (Declarația 300), ce se depune lunar sau trimestrial la administrația financiară în a cărui rază teritorială își are domiciliul fiscal.

Jurnal privind decontarile cu furnizori , care servește ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operațiunilor cu furnizorii, la ținerea contabilității analitice a furnizorilor, la completarea formularului Cartea Mare.

Situația achitării facturilor, care este utilizat ca jurnal auxiliar pentru ținerea contabilității analitice a clienților sau furnizorilor la unitățile care aplică forma de înregistrare pe jurnale și ca situație a soldurilor conturilor 411 „Clienți” sau contului 401 „Furnizori”.

Balanța analitică furnizori, care este folosită la verificarea exactității înregistrărilor, la controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și analitică, la întocmirea situației trimestriale a principalilor indicatori economico-financiari, a situației lunare a calculului impozitului pe profit și a bilanțului anual.

Fișa analitică de furnizor, care este utilizată la ținerea contabilității analitice a conturilor de clinți, debitori, furnizori, creditori etc., și la ținerea contabilității sintetice a operațiilor economice și financiare în unitățile care utilizează forma de înregistrare contabilă „maestru – șah” simplificat.

Note Contabile, care servește ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică și analitică, de regulă pentru operațiile care nu au la bază documente justificative (stornări, virări).

Diferite rapoarte oferite conducerii: Nomenclatorul furnizorilor, Valoarea achizițiilor pe furnizori în perioada…, Valoarea datoriilor către furnizori etc. Se pot lista o multitudine de rapoarte la zi privind articolele cumpărate, în funcție de furnizori, tipul furnizorului, perioada de timp (zile, luni, ani). Situația cumpărărilor se poate obține global sau detaliat pe diferite perioade, pentru diferiți furnizori, pe produse sau servicii sau pe tipuri diferite de cheltuieli.

Identificarea cerințelor și procedurilor de control la nivelul sistemului de gestiune al furnizorilor

Sistemul de gestiune al furnizorilor (SGF), ca și celelalte subsisteme informaționale, conține tehnici de control specifice și generale. Cele specifice se referă la restricții de comportament la nivelul bazei de date, restricții de introducere la nivelul interfețelor, restricții de acces la nivelul bazei de date, toate acestea fiind valabile și conforme numai la nivelul SGF-lui, iar cele generale sunt acele proceduri de control implementate la nivelul interfețelor și tabelelor și care se regăsesc sub același format și în cadrul altor subsisteme informaționale.

În cele ce urmează vor fi prezentate tehnicile și procedurile de control implementate la

nivelul SGF-ului de la SC VOIEVOD SRL Sucevița , pe baza unei aplicații informatice dezvoltate în mediul Visual FoxPRO 9.0.

Definirea și implementarea procedurilor de control și a restricțiilor la nivelul tabelelor și al bazei de date în aplicația „Furnizori”

La crearea tabelelor din baza de date „Furnizori”, se deschide Project Manager – furnizori,

În cadrul acestui ecran se pot defini câmpurile declarându-se tipul acestuia (Character, Currency, Numeric, Float ș.a.), lungimea, numărul de zecimale, restricțiile la nivel de atribut.

În cadrul aplicației „Furnizori”, pentru fiecare tabelă, s-au introdus următoarele câmpuri cu restricțiile adegvate:

tabela judet.dbf conține următoarele câmpuri judcod, judden cu cheia primară judcod. Restricțiile definite sunt: Judcod, char(2), regulă de validare (field validation –> rule (judcod>0); field validation -> message („Codul județului este mai mare ca zero!”)); Judden, char(10), reguli de validare (field validation->rule (judden=LTRIM(PROPER(judden))), field validation->message („Prima literă din denumirea județului este majusculă!”)).

tabela localitate.dbf conține câmpurile loccodpost (primary key), locden, locpreftel, judcod(cheie străină- foreign key, cheia primară din tabela judet.dbf). Restricțiile de comportament la nivel de atribut sunt: loccodpost, char(6), field validation->rule(loccodpost>0), field validation->message(„Codul poștal este obligatoriu diferit de zero!”); locden, char(15), aceleași restricții ca și în cazul atributului judden; locpreftel, char(3), field validation->rule (iif(locpreftel=(”02”+chr(3)),.T.,.F.)), field validation->message („Primele două cifre ale prefixului sunt 02!”).

tabela furnizor.dbf conține câmpurile furncod (primary key), furnnume, furnadresa, furnbanca, furntel, furnsold, loccodpost (cheie străina). Restricțiile declarate sunt: furncod, char(4), field validation-> rule (furncod>1000); furnnume, char(15); furnadresa, char (30); furnbanca, char(10), furnsold, numeric(15), field validation->rule (furnsold>0).

tabela docinsotitor.dbf are definite câmpurile dicoddoc (primary key), ditipdoc, dinrdoc, didatadoc, dimijtransp, didataop, divaltva, furncod (foreign key). Restricțiile definite sunt: dicoddoc, char(4), field validation->rule (dicoddoc>0), display-> format (9999) – reprezintă faptul ca datele introduse trebuie să fie obligatoriu cifre; ditipdoc, char(10), field validation->rule (INLIST(ditipdoc, ’factura’, ’aviz de expeditie’,)); dinrdoc, (char 7), field validation->rule (dinrdoc>0); didatadoc, date(8), field validation->rule (BETWEN (didatadoc, {^01/01/2000, {^31/12/2008})), field validation->message(„Baza de date funcționează în intervalul 01.01.2000-31.12.2008”); dimijtransp, char(7); didataop, date(8), aceeași restricție ca și la didatadoc; divaltva, numeric(12).

tabela gestiune.dbf conține câmpurile gestcod (primary key), gestden, gestnumegest. Restricțiile definite sunt următoarele: gestcod, char(2); gestden, char(20), field validation-> rule (INLIST(gestden,’Materii prime’, ‚Materiale consumabile’, ‚Produse finite’, ,Mărfuri’)); dennumegest, char(20).

tabela receptie.dbf conține câmpurile idrecepție (primary key), recnr, recdata, recdataop, recvaloare, gestcod (foreign key), dicoddoc (foreign key). Restricțiile definite la nivel de atribut sunt: idrecepție, char(10); recnr, char(4), field validation -> rule (recnr>0); recdata,recdataop, date(8), același tip de restricție ca și la celelalte atribute de tip date; recvaloare, numeric(15), field validation->rule (recvaloare>0).

tabela docplatit.dbf conține atributele dlvaloare, dldatapl, plcodpl (foreign key – din tabela plati.dbf), dicoddoc (foreign key – tabela docinsotitor.dbf), cu cheie primară compusă plcopl+dicoddoc. Restricțiile sunt: dlvaloare, numeric(15), field validation-> rule (dvaloare>0).

tabela plati.dbf are câmpurile plcodplata (primary key), pladocplata, plcontplata. Restricțiile definite sunt: plcodplata, char(4); pldocplata, char(10), field validation->rule (INLIST ( pldocplata, ’Chitanta, ’OP’, ’Dispplata’, ’Cec’)); plcontplata, char(6).

tabela artreceptie.dbf conține câmpurile artcantitate, artpret, matcod (foreign key), idreceptie (foreign key), cheie primară compusă matcod+idreceptie. Restricțiile ce au fost definite în această tabelă sunt: artcantitate, numeric(10), field validation->rule (artcantitate>0; artcantitate<1000); artpret, numeric(15), field validation->rule (artpret>0).

tabela material.dbf are câmpurile matcod (primary key), matden, matum, matcont. Restricțiile definite sunt: matcod, char(6); matden, char(20); matum, char(3), display->format (!!!)-se introduc litere mari indiferent de tasta Caps Lock; matcont, char(10).

Controlul în baza de date „Furnizori” se mai poate face și cu ajutorul programelor și procedurilor implementate la nivelul bazei de date. În aplicația noastră avem câteva exemple de acest fel care vor fi prezentate în continuare. Aceste tipuri de programe sunt interogări imediate ale bazei de date cu afișarea rezultatului pe ecran.

O altă serie de controale sunt cele introduse în cadrul formularelor și rapoartelor. În cadrul formularelor se introduc controale de tip casuțe de text, etichete, căsuțe cu liste, butoane radio, căsuțe de validare, butoane de comandă.

Rapoartele conțin și ele o serie de controale cum ar fi formatul câmpurilor din raport, linii, casete de text . Adunările din rapoarte se fac cu ajutorul funcțiilor de tip SUM(0, COUNT(), AVERAGE() ș.a. În urma formatării raportului rezultatul poate fi afișat pe ecran sau listat la imprimantă.

Pentru un control mai bun și o utilizare mai eficientă a bazei de date se folosesc meniurile cu opțiuni care conțin diferite aplicații, tabele și proceduri de executat în cadrul aplicației.

Securitatea accesului este foarte importantă din punctul de vedere al controlului intern, ea realizăndu-se prin proceduri de obținere a numelui utilizatorului din rețea, proceduri de restricționare a editării tabelelor, proceduri de autorizare a editării anumitor linii.

Concluzii și metode de îmbunătățire a lucrării

Concluzii

Controlul, ca parte integrantă a vieții economice din contextul actual al afacerilor, joacă un rol deosebit de important atât în desfășurarea activității normale a unei întreprinderi, cât și în capacitatea acesteia de a rămâne pe piață și stabilirea relațiilor cu parteneri din diferite domenii.

Controlul în întreprinderea modernă este esențial și ar trebui să se desfășoare la toate nivelurile organizației atât în secțiile de producție, magazii, cât și în departamentele ce se ocupă de gestionarea și arhivarea documentelor, cât și la nivelul conducerii. Este esențial ca în orice moment din viața unei afaceri să se cunoască starea de fapt a lucrurilor pentru ca în cazul unei erori, a unei fraude sau a unui dezastru apărut activitatea întreprinderii să revină la starea normală în cel mai scurt timp posibil, fără a utiliza resurse umane și financiare considerabile.

Lucrarea de față a prezentat în cele patru capitole ale sale aspecte teoretice legate de controlul în sistemele informațional contabile, securitatea sistemelor informațional

Bibliografie

Hlaciuc, E. – “Contabilitate financiară I”, Suport de curs Univ. “ Ștefan cel Mare”, 2006.

Florin Boghean – „Audit și sisteme informaționale contabile”- suport de curs, 2008 .

Valeriu Lupu – ”Sistemul informțional”, suport de curs

Airinei, D. și alții – “Modele de aplicații practice în Microsoft Excel și Cisual FOXPRO”, editura Sedcom Libris, , 2003.

Fotache, M. – “SQL Dialecte DB2, Oracle și Visual FoxPro”, Editura Polirom, , 2001.

Fotache, M., Brava, I., Strâmbei, C., Crețu, L. – “Visual FOXPRO Ghidul dezvoltării aplicațiilor profesionale” , Editura Polirom, , 2002.

Gelinas, U., Sutton, S. – “Accounting informations systems”, 5th Edition, Editura Thompson-Learning, , 2002.

Marshall B. Romney. Paul John Steinbart – “Auditin information systems ”,9th edition, UK, 2010.

Macovei, C – “Control financiar și gestionar”, Suport de curs-an IV, 2005.

Boulesscu Mircea – “Audit intern și statuar:entități economice”, Editura Tribuna Economică, Buc., 2007.

Țigăeru Gheorghe. – “Controlul financiar”, Editura Lumina Lex, Buc., 1995..

Oprea,D.,Dumitriu,F.,Meșniță,G. – ”Analiza sistemelor informaționale”, Editura Universității „Al. I. Cuza”, , 2005.

Oprea, D. – “Protecția și securitatea sistemelor informaționale”- suport de curs, Editura Universității “Alexandru Ioan Cuza”, , 2005.

Oprean, I. – “Control și audit financiar-contabil”, Editura Intelcredo, Deva, 2002.

Vâlceanu Gheorghe – “Analiză economico-financiară”, Editura Economică, Buc., 2005.

Pathak,J. – ”Information Tehnology Auditing”, Editura Springer, Berlin, Germania, 2009.

Romney,M.,Steinbart,P. – “Accounting information systems”, 9th Edition, Editura Prentice Hall, New Jersey, USA, 2008.

Vișan Dumitru. – “Aprofundări în contabilitatea financiară”, Editura Tribuna economică, Buc. 2011.

Stair, R., Reynolds, G. – “Fundamental of Information Systems ”, 3th Edition, Editura Thomson Learning Inc., , 2006.

Vișan Dumitru – “Aprofundări în contabilitatea financiară”, Editura Tribuna economică, Buc. 2011

Zeleny, M. – “The IEBM Handbook of Information Tehnology in Business ”, Editura Thomson Learning, , , 2000.

*** – H.G. Nr.831/1997 pentru Aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar-contabilă și a normelor metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora.

*** – LEGE Nr.82/24.12.1991 Republicată privind Legea contabilității , publicată în Monitorul Oficial Nr.629/26.08.2002.

*** – OMF Nr. 1752/17.11.2005 pentru Aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, publicat în M.O. Nr. 1080/30.11.2005.

*** – OMF Nr. 2055/1998 privind aplicarea corespunzătoare a H.G. Nr. 831/1997.

*** – OMF Nr. 425/1998 privind Formularele tipizate cu regim special.

*** – OMFP Nr.1753/22.11.2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv, publicat în M.O . Nr. 1174/13.12.2004.

*** – ORDONANȚA GUVERNULUI Nr. 119/1999 privind Controlu intern și controlul financiar preventiv.

*** – ORDONANȚA Nr. 119/31.08.1999 Republicată, privind Controlul intern și controlul financiar preventiv, publicat în Monotirul Oficial Nr. 799/12.11.2003.

*** – Revista CECCAR “Contabilitatea, expertiza și auditul afacerilor”, Articolul “Profilaxia și diagnosticul aplicației informatice ”.

*** – EuroCERT – The European Security Incident Information Service: www.eurocert.net.

*** – Radio Frequency Identification, www.purelink.ca/en/technologies.

*** – www.belgravium.com.

*** – www.en.wikipedia.org/wiki/RFID.

Bibliografie

Hlaciuc, E. – “Contabilitate financiară I”, Suport de curs Univ. “ Ștefan cel Mare”, 2006.

Florin Boghean – „Audit și sisteme informaționale contabile”- suport de curs, 2008 .

Valeriu Lupu – ”Sistemul informțional”, suport de curs

Airinei, D. și alții – “Modele de aplicații practice în Microsoft Excel și Cisual FOXPRO”, editura Sedcom Libris, , 2003.

Fotache, M. – “SQL Dialecte DB2, Oracle și Visual FoxPro”, Editura Polirom, , 2001.

Fotache, M., Brava, I., Strâmbei, C., Crețu, L. – “Visual FOXPRO Ghidul dezvoltării aplicațiilor profesionale” , Editura Polirom, , 2002.

Gelinas, U., Sutton, S. – “Accounting informations systems”, 5th Edition, Editura Thompson-Learning, , 2002.

Marshall B. Romney. Paul John Steinbart – “Auditin information systems ”,9th edition, UK, 2010.

Macovei, C – “Control financiar și gestionar”, Suport de curs-an IV, 2005.

Boulesscu Mircea – “Audit intern și statuar:entități economice”, Editura Tribuna Economică, Buc., 2007.

Țigăeru Gheorghe. – “Controlul financiar”, Editura Lumina Lex, Buc., 1995..

Oprea,D.,Dumitriu,F.,Meșniță,G. – ”Analiza sistemelor informaționale”, Editura Universității „Al. I. Cuza”, , 2005.

Oprea, D. – “Protecția și securitatea sistemelor informaționale”- suport de curs, Editura Universității “Alexandru Ioan Cuza”, , 2005.

Oprean, I. – “Control și audit financiar-contabil”, Editura Intelcredo, Deva, 2002.

Vâlceanu Gheorghe – “Analiză economico-financiară”, Editura Economică, Buc., 2005.

Pathak,J. – ”Information Tehnology Auditing”, Editura Springer, Berlin, Germania, 2009.

Romney,M.,Steinbart,P. – “Accounting information systems”, 9th Edition, Editura Prentice Hall, New Jersey, USA, 2008.

Vișan Dumitru. – “Aprofundări în contabilitatea financiară”, Editura Tribuna economică, Buc. 2011.

Stair, R., Reynolds, G. – “Fundamental of Information Systems ”, 3th Edition, Editura Thomson Learning Inc., , 2006.

Vișan Dumitru – “Aprofundări în contabilitatea financiară”, Editura Tribuna economică, Buc. 2011

Zeleny, M. – “The IEBM Handbook of Information Tehnology in Business ”, Editura Thomson Learning, , , 2000.

*** – H.G. Nr.831/1997 pentru Aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar-contabilă și a normelor metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora.

*** – LEGE Nr.82/24.12.1991 Republicată privind Legea contabilității , publicată în Monitorul Oficial Nr.629/26.08.2002.

*** – OMF Nr. 1752/17.11.2005 pentru Aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, publicat în M.O. Nr. 1080/30.11.2005.

*** – OMF Nr. 2055/1998 privind aplicarea corespunzătoare a H.G. Nr. 831/1997.

*** – OMF Nr. 425/1998 privind Formularele tipizate cu regim special.

*** – OMFP Nr.1753/22.11.2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și de pasiv, publicat în M.O . Nr. 1174/13.12.2004.

*** – ORDONANȚA GUVERNULUI Nr. 119/1999 privind Controlu intern și controlul financiar preventiv.

*** – ORDONANȚA Nr. 119/31.08.1999 Republicată, privind Controlul intern și controlul financiar preventiv, publicat în Monotirul Oficial Nr. 799/12.11.2003.

*** – Revista CECCAR “Contabilitatea, expertiza și auditul afacerilor”, Articolul “Profilaxia și diagnosticul aplicației informatice ”.

*** – EuroCERT – The European Security Incident Information Service: www.eurocert.net.

*** – Radio Frequency Identification, www.purelink.ca/en/technologies.

*** – www.belgravium.com.

*** – www.en.wikipedia.org/wiki/RFID.