Folosirea Sistemelor Erp pe Exemplul Prgramului Saga Cdocx

=== Folosirea sistemelor ERP pe exemplul prgramului SAGA-C ===

UNIVERSITATEA “SPIRU HARET”

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE BUCUREȘTI

CONTABILITATEA AGENȚILOR ECONOMICI ȘI A INSTITUȚIILOR PUBLICE

Folosirea sistemelor ERP pe exemplul programului SAGA-C

DISCIPLINA

SISTEME INFORMATICE INTEGRATE ECONOMICE

Titular curs:

Prof. univ. dr. ZENOVIC GHERASIM Masterand:

Pascal Anna

Anul I

BUCUREȘTI

2015

CUPRINS

Introducere

Sistemele ERP

Introducere

Avantaje și dezavantaje

Software-ul de contabilitate SAGA-C

Descriere SAGA-C

Studiu de caz: Folosirea programului SAGA-C pentru evidentierea salariatilor și realizarea înregistrarilor contabile aferente salariilor

Concluzii, contribuții personale și propuneri

Bibliografie

Introducere

În prezent, sistemele infromatice financiar-contabile se bazaează pe teoria valorii contabile și pe principiile generale ale contabilității, fiind proiectate pentru a stoca tranzacții contabile și sintetiza informații financiare și non-financiare pentru a produce raportări externe (formale) în convergența cu normele regionale sau internaționale la care acestea trebuie să se alinieze (IAS, Dircetivele Europene, Normelor Ministerului Finantelor etc.) sau pentru raportarea internă (informală) cerută de conducerea intreprinderii și de acțioanrii sau asociații acesteia.

Modulul financiar-contabil este privit drept nucleul oricărui sistem informatic organizațional ce încorporează, în mod current, aplicații pentru contabilitatea generală, plăți și incasări, evidența mijloacelor fixe, flux de numerar, controlul costurilor bugetare. Caracterul de modul independent funcțional cu celelalte componente ale unui sistem informatic integrat crește abilitatea intreprinderii de îmbunătățire a proceselor de afaceri și informațiilor. Deși un sistem ERP gestionează atât informații financiare, cât și non-financiare, este demonstrat faptul că informația financiară oferită de sistemele contabile joacă un rol mult mai important la nivel strategic-decizional.

Prezentă lucrare își propune să arate rolul sistemelor informatice integrate în domeniul financiar-contabil pe exemplul software-ului SAGA-C. Dat fiind faptul că acest software este unul de tip ERP, primul capitol cuprinde o introducere în sistemele ERP, avantajele și dezavantajele acestora, precum și unele exemple de sisteme ERP. Al doilea capitol demonstrează aspectele practice ale utilizării programului SAGA-C. Având în vedere faptul că există foarte multe lucruri ce se pot realiza cu SAGA-C, am ales să prezint evidențierea salariaților și realizarea înregistrărilor contabile aferente salariilor.

: Sistemele ERP

Introducere

Contabilitatea se poate ajuta atât de programe dedicate numai contabilității, cât și de programe integrate într-un sistem complex numit ERP.

Sistemul ERP este o componentă vitală a unei organizații, reprezentând practic baza pe care se sprijină întreaga activitate a companiei. Scopul este să asigure transparența datelor în cadrul unei organizații și să faciliteze accesul la orice tip de informație utilă în desfasurarea activității. Acesta este responsabil de stocarea informațiilor și de accesarea ei în timp real. ERP asigură derularea proceselor interne și tranziția informațiilor de la un departament la altul într-un mod optim, fără erori umane sau erori cauzate de folosirea mai multor instrumente software neintegrate.

Un sistem ERP (Enterprise Ressource Planning) este o soluție software ale cărei elemente sunt integrate într-o platforma comună. Sistemele informatice de tip ERP sunt sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzacțiilor și facilitarea integrării proceselor de afaceri cu furnizorii, clienții și alți parteneri de afaceri. Sistemele ERP sunt pachete de aplicații compuse din mai multe module care deservesc domeniile de gestiune ale organizației economice.

Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcțiilor de conducere ale unei unități economice, pornind de la planificare, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, managementului producției și terminând cu gestiunea relațiilor clienții și partenerii de afaceri.

Figura de mai jos reprezintă schema conceptuală a unui sistem ERP:

Fig. 1. Scherma conceptuala a unui ERP

Un sistem ERP permite, prin simulare a activităților și prin caracterul flexibil și dinamic al aplicațiilor, să se realizeze previziuni, analize calitative și integrarea cu tehnologiile noi de genul e-business și ecomunicare.

Printre caracteristicile sistemelor ERP putem menționa următoarele:

bazate pe sisteme distribuite deschise (arhitecturi client/server);

este autoadaptabil (fără intervenția operatorului);

proiectare modulară;

integrează și unifică procese economice;

prelucrează tranzacții ale organizației;

folosește o bază de date comună (în care datele sunt introduse o singură dată);

permite acces la date în timp real;

este adaptat specificului ramurii din care face parte organizația economică;

asigură suport multilingv și multivalută.2

60% din piața mondială de ERP revine unui număr restrâns de furnizori de sisteme ERP, grupați sub acronimul BOPSE: SAP, Oracle, PeopleSoft, Baan, J.D.Edwards.

Prețul programelor de contabilitate diferă în funcție anumite criterii cum ar fi: producătorul, numărul de calculatoare folosite, tehnologia utilizată ș.a. Cele mai ieftine sunt cele care au prețul de achiziție zero lei (Saga C, ContaSQL), iar prețul celor mai scumpe se ridică la câteva mii de lei (Ciel, EasyCont). La prețul de achiziție trebuie adăugat prețul instruirii, asistenței tehnice și al abonamentului pentru actualizările în funcție de modificările legislative.

Entitățile economice pot opta pentru achiziționarea unui program de contabilitate prin două metode:

alegerea unui program de contabilitate existent;

alegerea unui producător de produse software și crearea unui program de contabilitate special, în funcție de nevoile unității economice.

Fiecare dintre aceste metode prezintă avantaje și dezavantaje, însă important este ca produsul software achiziționat trebuie să răspundă unor cerințe de calitate.

Avantaje și dezavantaje

Avantajele unui sistem ERP sunt următoarele:

conține informații de calitate (date consistente și corecte);

acces direct la informații în timp real;

reducerea costurilor operationale;

nu este necesară redundanța datelor și operațiunilor;

scalabilitate;

adaptabilitate;

cadru de lucru colaborativ;

permite integrarea cu alte aplicații necesare dezvoltării afacerii

orientare către e-business.

Sistemele ERP au și anumite dezavantaje, printre care se pot enumera următoarele:

implementarea poate fi dificilă și de lungă durată;

costul ridicat al implementării și întreținerei unui sistem ERP;

nu întotdeauna soluțiile oferite de unele module ERP corespund cu procesele economice, cultura și obiectivele strategice ale organizației;

dependența de furnizor (de regulă, acest furnizor este unic);

complexitate ridicată;

necesită dezvoltări ulterioare pe parcursul părții de exploatare din ciclul de viață al sistemului ERP. 2

: Software-ul de contabilitate SAGA-C

Descriere SAGA-C

SAGA-C este un soft care permite informatizarea activității contabile pentru intreprinderi mici și mijlocii, cabinete de contabilitate sau contabil independenți. Este dezvoltat de firma Saga Software din București, fiind unul gratuit și fără limitări. Modulul folosește algoritmi de calcul care respectă toate normele legale în vigoare. Pentru actualizări și asistența tehnică utilizatorul trebuie să achiziționeze un abonament valabil 6 luni.

  Programul SAGA este un soft de contabilitate integrat pentru principalele elemente patrimoniale ale firmei (imobilizări, stocuri, trezorerie, clienți, furnizori, salarii). Pe lângă acoperirea necesităților de contabilitate financiară printr-un mecanism extrem de simplu, programul permite și o urmărire eficientă a cheltuielilor, veniturilor și respectiv a profitului atât pe centre de profit configurabile de către utilizator, cât și pe sursele de venit concrete ale activitatii/purtatori (mărfuri, produse, servicii).

SAGA-C rulează pe Windows XP / Vista / Windows 7 / Windows 8 și conține următoarele module necesare oricărei firme:

Contabilitate financiară;

fișe de cont

balanțe

registrul inventar

registrul jurnal

calcul impozit pe profit

bilanț cu generarea fișierelor pentru raportare

declarațiile 100, 101, 392, 094

Imobilizări;

Clienți/Furnizori;

situații facturi

situație avize de expedițiejurnale

scadentar

declarațiile 300, 301, 390, 394

Banca (lei și valută);

Casa (lei și valută);

Deconturi;

Salarii;

cu generarea declarațiilor în format electronic și a registrului de evidență

plata pe card

Producție;

inclusiv pe baza de rețetar și/sau comenzi

Operații interne pe stocuri;

bonuri de consum

bonuri de predare/primire

inventariere

transferuri etc.

Suport pentru operațiuni în valută;

intrări

ieșiri

calcul diferențe de curs

Urmărire pe centre de profit;

situații grafice

Suport pentru legătura cu case de marcat în regim printer fiscal (Datecs, Elka, Euro, Samsung, Optimus, Eltrade, Daisy, CHD).

Printre avantajele acestui program enumerăm următoarele:

Actualizare rapidă a programului la modificările legislative.

Accesare simultană a acelorași opțiuni de program, prin rețea.

Sistem multi-firma, multi-user.

Ușurința în asimilare și utilizare.

Ajutor interactiv.

Extreme de manevrabil.

Rapid și robust.

Softul de contabilitate SAGA funcționează pe o arhitectură client-server care oferă posibilitatea introducerii și consultarii datelor de la distanță, prin internet. Facilitatea se potrivește societătilor care au mai multe sedii situate în locații diferite și doresc să transfere informații în timp real – imdediat după ce se introduce un document la unul din punctele de lucru, acesta poate fi vizualizat în toate celelalte sedii. Pe lânga asta, toate datele se găsesc în mod permanent pe serverul clientului, și orice modificare făcută la sediul acestuia sau la sediul societății de contabilitate se operează în aceleași baze de date. Toate balanțele, centralizatoarele, etc. sunt accesibile simultan ambelor părți. Firmele care au producția într-o localitate și distribuția într-un oraș mare (sau mai multe) pot vedea în același timp situația stocurilor și producția de la fabrică, precum și vânzările din punctul de distribuție. Managerii sau agenții de vânzări aflați pe teren pot consulta situațiile direct de pe laptopul conectat la internet.

Arhiva electronică integrată în sistemul EPR este potrivită firmelor care doresc s-o organizeze într-o manieră modernă, ușor de folosit, să beneficieze de căutări rapide ale documentelor, firmelor de contabilitate care în loc să aștepte centralizarea documentelor la sfârșitul lunii, pot ruga clientul să le scaneze și să le încarce în program, apoi operatorul deschide documentul scanat, îl contează și îl introduce în program, iar în final atașează imaginea scanată documentului contabil. Astfel pot fi ușor regăsite chitanțe, facturi de furnizori și clienți, state de plată, contracte, extrase bancare, proforme etc.

Studiu de caz: Folosirea programului SAGA-C pentru evidentierea salariatilor și realizarea înregistrarilor contabile aferente salariilor.

            Evidența salariilor poate fi ușor de realizată utilizând acest soft, întrucât îndată ce datele legate de angajați sunt introduse, calculul salariilor devine o rutină. Așa fiind, prima etapă în ceea ce privește salariile este introducerea datelor privind salariile din meniul Fișiere – Salariați (datele salariaților pot fi modificate oricând dacă este cazul tot din același meniu):

Figura 2 Meniul Fișiere

Figura 3 Date Salariați

            În cadrul ferestrei respective introducem date, cum ar fi:

Date personale salariat;

Salariul;

Persoana aflată în întretinere;

Contractul de munca și carnet de muncă;

Fișe fiscale;

Contribuțiile la CAS, șomaj și alte taxe;

Concedii de odihnă;

Sporuri.

Pentru introducerea sporurilor salariaților folosim opțiunea “Sporuri permanente”. În fereastra deschisă vom specifica salariatul, tipul sporului și valoarea acestuia (în procente din salariu sau o sumă fixă lunară).

Figura 4 Sporuri permamente

Pentru efectuarea calculului salariilor și a retinerilor aferente acestora mergem în meniul Operații – State Salariați Permanenți. În cadrul acestuia vom putea lista pe lângă statul de plata și toate declarațiile lunare privind reținerile salariale ce trebuie depuse la Direcția Finanțelor Publice, Direcția de Sănătate, ITM și AJOFM:

Declarație CAS;

Declarație Sănătate;

Declarație concedii și Indemnizații;

Declarație șomaj;

Declarație ITM.

Figura 5 Statut salariați permanenți

În meniul “Salariați” avem, de asemenea, și o opțiune  pe care o putem folosi pentru simularea calculului salariului. După introducerea valorii cursului valutar și a salariului brut sau net, vor fi calculate contribuțiile la CAS, sănătate, șomaj și CCI pentru datele introduse, salariul salariatului fiind insă nemodificat (Figura 6).

Figura 6 Simulare calcul salarii

Concluzii, contribuții personale și propuneri

Sistemele ERP facilitează munca contabililor, precum și deciziile managementului privind organizarea și desfăsurarea activității într-o companie. ERP combină necesitățile particulare specifice fiecărui departament într-un singur program informatic conectat la o bază de date comună, folosită de toate departamentele companiei, contribuind astfel la comunicarea interdepartamentală mai facilă. Baza de date comună se actualizează instantaneu de fiecare dată când informații noi sunt introduse.

Un asmenea sistem ERP este și SAGA-C creat de o companie din România. Este o soluție modernă, flexibilă și care ușurează munca contabililor în cadrul firmelor mici și mijlocii. SAGA-C este o soluție ideală pentru automatizarea calculului salariilor și pentru managementul resurselor umane. Pe lângă aceasta, cu ajutorul acestui program se poate ține o evidență amănunțită a intrărilor și ieșirilor dintr-o companie, clienților, furnizorilor, produselor, comenzilor și a tuturor celorlalte detalii dintr-o companie. Un avantaj al avestui software, precum și al altor sisteme ERP este că acestea se modifică automat în funcție de legea în vigoare, iar utilizatorul astfel nu trebuie să-și facă griji să modifice manual unele valori.

SAGA este un soft de contabilitate foarte util în gestionarea activității în cadrul unei inteprinderi. Toate datele sunt disponibile în orice moment pentru întocmirea oricăror tipuri de rapoarte. Programul SAGA este des utilizat de institutiile private, întrucât acesta este gratuit, doar actualizările facându-se pe baza de abonament, este ușor de instalat si manipulat, având o interfată prietenoasă. Sistemele ERP sunt și foarte sigure, deoarece conțin soluții de securitate informatică fiind astfel protejate de atacuri externe.

Ca și propuneri de îmbunătățire a programului aș menționa actualizarea continuă a legislației și parametrilor și modernizarea programului.

Bibliografie

http://www.sagasoft.ro/detalii_C.php

http://www.saga.ro/prezentare-programe-saga/meniu-program-contabilitate-saga.html

Iacob, Constanța – Sistemul informațional contabil la nivelul firmei – Tribuna Economică, București, 2000

Prof.univ.dr. Zenovic Gherasim – note de curs la disciplina Sisteme informatice integrate economice

Tudor, Catalin – Sisteme informatice intgrate pentru domeniul financiar-contabil, Editura ASE, București, 2013