Exemplu studiu de caz [614646]

Exemplu studiu de caz
1 1. Identificarea proiectului
1.1. Descrierea organizării întreprinderii
(obiect de activitate, tipul de structură organizatorică, organigrama, principalele funcțiuni economice etc )

1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

• resursele hardware – calculatoare, imprimante, echipamente de retea etc. (configurația de
bază si caracteristicile de baza ),
• resursele software – de bază (sisteme de operare, utilitare, medii de programare, soft de
rețea etc) și de aplicații economice (programele financiar -contabile utilizate de organizația unde
se efectuează studiul de caz, cu descrierea principalelor funcții pe care le îndeplinesc),
• resursele umane specializate in domeniul sistemelor informationale – analiști -programatori,
programatori, admini stratori baze de date, administratori de rețea, operatori etc .

2. Inițierea și planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informațional ales

2.1 Identificarea principalelor subsisteme informaționale financiar -contabile din organizație . Vor fi
prezent ate principalele intrări și ieșiri ale fiecărui subsistem.

Componentele principale ale sistemului informational contabil din organizatia noastra, precum si
intrarile/iesirile specific, sunt:

Subsistemul SIC Intrari Iesiri
Gestiunea imobilizarilor
Gestiunea stocurilor de materiale Factura furnizor
NRCD (NIR)
Bon de consum
Fisa limita de consum
Bon de transfer
Bon de restituire
Centralizatorului necesarului de
achizitie
Oferta furnizor
Fisa de magazie
Procesul verbal de inventar
Etc. Comanda de a provizionare
Bon de transfer
Fisa de magazie
Balanta analitica a stocurilor
Centralizatorul facturilor
receptionate
Recapitulatia miscarilor de
material
Centralizatorul cheltuielilor
material
Situatia stocurilor fara miscare
Liste de inventariere
Etc.
Gestiunea produselor finite … …
Gestiunea obiectelor de inventor … …
Contabilitate generala … …
Contabilitate de gestiune
….

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
2 2.2 Definirea ariei de întindere a sistemului de gestiune a stocurilor
2.2.1 Componentele organizatorice care au responsabilități pe linie de gestiune a stocurilor
Directorul economic
– asigură coordonarea raportărilor statistice și a evidențelor sintetice necesare elaborării
prognozelor pentru producție, reparații, consumuri și a luării deciziilor;
– semnează contra ctele economice cu furnizorii.
Oficiul juridic
– avizarea contractelor comerciale;
– avizarea deciziilor de imputare;
– rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea contractelor comerciale.
Biroul financiar
a) Pentru activitatea de control de gestiune
– controlul do cumentelor ce cuprind operațiuni referitoare la drepturile și obligațiile patrimoniale
ale firmei (încheierea contractelor, plata furnizorilor);
– verificarea constituirii garanțiilor în numerar pentru gestionari;
– controlul constituirii comisiilor de recepți e și a documentelor de recepție;
– verificarea înregistrării în fișele de magazie a documentelor de intrare -ieșire a bunurilor;
– efectuarea inventarierilor periodice;
– verificarea întocmirii și circulației documentelor primare;
b) Pentru activitatea financiară :
– primirea documentelor pentru livrările de la furnizori;
– urmărirea plății furnizorilor;
– întocmirea jurnalului si a situației contului pe baza operațiunilor din extrasul de cont;
– organizarea evidenței realizării contractelor comerciale și a comenzilor;
– calculul și evidența TVA.
Biroul contabilitate
– organizarea contabilității sintetice și analitice a patrimoniului;
– colectarea costurilor pe conturi sintetice și analitice din centralizatorul privind consumurile de
materiale, obiecte de inventar, prestări servi cii, amortizare și cele salariale;
– realizarea operațiunilor legate de inventariere;
– înregistrarea TVA;
Biroul analize economice
– defalcarea BVC pe elemente de costuri și resurse.
Biroul proiectare și tehnic
– elaborarea de soluții tehnice;
– fișa tehnică a prod usului;
– necesarul de materii prime și materiale;
– planul de producție.
Biroul aprovizionare și depozitele
– asigurarea pregătirii și desfășurării negocierilor contractelor comerciale;
– aprovizionarea cu materii prime și materiale, obiecte de inventar, piese de schimb,;
– valorificarea stocurilor fără mișcare sau cu mișcare lentă, a deșeurilor și ambalajelor;
– urmărirea respectării prevederilor cuprinse în contractele de aprovizionare;
– constituirea comisiilor de recepție și efectuarea recepțiilor;
– asigurarea condiț iilor de păstrare si depozitare a bunurilor materiale;
– asigurarea înregistrării în fișele de magazie a intrărilor -ieșirilor de bunuri.
Biroul marketing
– evaluarea furnizorilor și a preturilor;
– organizarea licitațiilor;
– participarea la acțiunile de negociere a prețurilor de achiziție.

Exemplu studiu de caz
3 Notă : Plecând de la descrierea responsabilităților componentelor organizatorice și de la
descrierea sistemelor de la punctul 2.2 se vor identifica entitățile externe (principalele
birouri, alte sisteme, persoane sau alte organi zații cu care intră în legătură sistemul),
precum și fluxurile informaționale specifice sistemului supus analizei.

2.2.2 Clasele de operații economice reflectate în sistemul stocurilor
Principalele clase de operații economice sunt:
 asigurarea procesului d e aprovizionare (stabilirea necesarului de aprovizionat, întocmirea comenzilor
de aprovizionare sau a contractelor);
 intrarea materiilor prime și materialelor în gestiunea depozitelor presupune efectuarea recepțiilor,
determinarea plusurilor sau minusurilo r la recepție, ocazie cu care se stabilește dacă factura va fi dată
la plată în totalitate (recepția coincide cu factura) sau parțial (în cazul în care apar diferențe în minus la
recepție), se returnează produsele constate plus la recepție și se efectuează plata pentru toate produsele
primite, sau se refuză la plată întreaga factură, returnându -se întreaga cantitate de produse;
 consumul de materii prime și materiale, pe baza solicitărilor primite de la secțiile de producție sau
celelalte componente organiza torice, pa bază de bon de consum sau fișă limită de consum;
 determinarea plusurilor/minusurilor de inventar la nivel de gestiuni;
 restituirea de materiale din secție la magazie, în situația neutilizării integrale a cantităților date în
consum;
 transferul m aterialelor de la o gestiune la alta, când articolele transferate trebuie să fie înregistrate, pe
baza notelor de transfer, în evidența gestiunilor participante la operațiune (scădere la gestiune
predătoare și creștere de stoc la gestiunea primitoare).

2.2.3 Diagrama de context pentru sistemul de gestiune a stocurilor

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
4
Diagrama de context – Sistemul de gestiune a stocurilor de materiale
0
Sistem de
gestiune a
stocurilor de
materialeFurnizori
Depozit
ConducereSistem de
calculatia
costurilor
Sistem de
contabilitate
generalaN C -materiale-v erific ateSistem de
gestiune a
trezoreriei
D oc ument-ins otire-
trans port
D oc ument-
c ons um
N R C D
R apoarte-
c onduc ereN R C DFac tura Situatie-c heltuieli-
materiale-pe-c omenz i

3. Descrierea sistemului informațional existent

În urma studierii documentației firmei s -au obținut informații suplimentare privind procesele de
prelucrare care au loc în cadrul SGS M, grupate în funcți de principalele operațiuni economice (clase de
tranzacții) și transformări, astfel :
 Aprovizionare cu materiale , care urmărește prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare,
facturile și recepțiile, plecând de la următoarele tran zacții sau transformări:
 Calcul necesar de materiale

Exemplu studiu de caz
5  Lansare comenzi de aprovizionare
 Efectuarea recepțiilor
 Evidența operativă a tranzacțiilor cu materiale , prin care se culeg, verifică și prelucrează datele
generate de următoarele opera ții economice :
 Intrări de materiale prin cumpărare
 Intrări de materiale prin returnare din secții
 Consumuri de materii prime și materiale
 Dare în folosință a obiectelor de inventar și a echipamentului de lucru și protecție
 Vânzarea materialelor
 Transferul materialelor de la o gestiune la alta.
 Inventarierea stocurilor , urmărește prelucrarea datelor obținute în urma desfășurării inventarierii,
având în vedere două tipuri de diferențe:
 Intrări de materiale din plusuri de inventar
 Ieșiri de materiale din lipsuri de inventar
 Actualizarea stocurilor , prin preluarea informațiilor din procesele de prelucrare anterioare,
urmărindu -se operarea la nivelului stocului, întocmirea balanței analitice, verificarea fișelor de
magazie și generarea listelor de inventariere.
 Evidența furnizoril or creditori , prin preluarea datelor din procesul de aprovizionare și colectarea
datelor din sistemul de trezorerie.

Pentru exemplificare se va analiza doar tranzacția intrărilor de materiale prin
cumpărare , urmărind trei aspecte de bază:
a. descrierea docum entelor primare, pentru a se constata care este sursa datelor de intrare în SGS,
cum circulă fiecare document și, eventual, ce particularități trebuie urmărite în procesul de
prelucrare;
b. descrierea fluxurilor informaționale și a proceselor de prelucrare;
c. descrierea listelor, rapoartelor, situațiilor de ieșire sau a documentelor ce rezultă din procesul de
prelucrare.

Intrări de materiale prin cumpărare

a) Descrierea documentelor primare
În cazul cumpărării de materiale, intervin următoarele documente:
 Factura
 Avizul de însoțire a mărfii
 Scrisoarea de trăsură
 Nota de recepție și constatare de diferențe
 Nota de debitare.

Nota de recepție și constatare de diferențe
NRCD este întocmită de comisia de recepție și semnat ă de membrii comisiei și de gestionar la
recepția materialelor primite pe baza documentului de însoțire a transportului. Documentul de însoțire a
transportului poate fi factura, avizul de însoțire a transportului sau scrisoarea de trăsură. NRCD -ul este
întocmit în 3 exemplare cu următoarele destin ații:
 un exemplar rămâne la depozit,
 un exemplar va fi transmis la Contabilitate ca document justificativ pentru înregistrarea în
contabilitate a intrării materialelor în gestiune
 un exemplar va fi transmis la biroul financiar, împreună cu factura furnizo rului în original, în vederea
plății furnizorului și înregistrarea în contul de furnizori.

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
6 Pînă în prezent nu s -au întâlnit cazuri de constatare de diferențe la recepție. Totuși, dacă se ivește o
astfel de situație, este necesară întocmirea unui al patrule a exemplar al NRCD ce va fi remis furnizorului.

b) Descrierea fluxurilor informaționale și procedurilor de prelucrare

În cazul primirii materialelor fără factură , NRCD -ul este întocmit pe baza avizului de
expedi ție sau scrisorii de tr ăsură. Există cazuri în care factura este primită mai târziu, iar prețul
materialelor nu este cunoscut, caz în care trebuie stabilit un preț de înregistrare. În această situație se
utilizează ca preț de înregistrare prețul ultimei aprovizionări la materialul respectiv ( cerinț a 1).
În urma analizei efectuate s -a constatat că între facturi și NRCD -uri există o legătură de tipul “multe –
la-multe”, ceea ce înseamnă că:
 Unei facturi îi pot corespunde mai multe NRCD -uri, valabil în următoarele situații:
 Pe o factură se primesc mai mu lte materiale ce vor intra în gestiuni diferite (pentru fiecare
gestiune câte un NRCD)
 Pe o factura se primesc mai multe materiale care sunt evidențiate în conturi diferite de evidență a
stocurilor (se întocmește câte un NRCD pentru fiecare cont de evidenț ă a materialelor care
intervine)
 Unui NRCD îi poate corespunde mai multe facturi. Această situație se ivește doar în cazul
aprovizionării cu lapte, cînd la sfîrșitul lunii se întocmește un singur NRCD pentru toate facturile
primite în cursul lunii respecti ve.
Această corespondență “multe -la-multe” complică reproiectarea bazei de date ( cerința 2 ).
Prin prelucrarea tuturor NRCD -urilor dintr -o lună calendaristică se obține “Centralizatorul NRCD –
urilor pe luna …” în două exemplare, din care unul este anexat în dosarul cu NRCD -uri, iar unul este
anexat la nota contabilă.

În ce privește modul de înregistrare a tranzacțiilor privind intrările de materiale prin
cumpărare, există trei situații :

Cazul 1: Cumpărări de materiale achitate prin ordin de plată sau cecuri din conturile curente ale firmei
(numai pentru aprovizionările făcute direct de către filiale).

După sosirea facturii la filială, aceasta este vizată de directorul filialei, pentru controlul financiar
preventiv și apoi este transmisă la contabilitate pe bază de semnătură. După primirea facturilor, ele sunt
supuse următoarelor prelucrări:
 datele din facturi sunt transcrise în jurnalul pentru cumpărări, întocmit de fiecare filială;
 sortarea facturilor pe filiale și întocmirea centralizatorului facturilor pe filiale;
 întocmirea notei de debitare și transmiterea ei, împreună cu centralizatorul facturilor, către biroul
contabilitate.

Pe baza centralizatorului NRCD -urilor, pe de o parte, a notei de debitare și a centralizato rului
facturilor, pe de altă parte, se efectuează împerecherea NRCD -urilor și facturilor, în funcție de care se pot
ivi următoarele situații:
 împerecherea este realizată complet și nu rezultă diferențe de preț
 împerecherea este realizată integral și rezultă diferențe de preț între valoarea f acturii (conform notei
de debitare și a centralizatorului facturilor) și valoarea NRCD -urilor aferente (conform
centralizatorului NRCD -urilor). Înregistrarea acestei diferențe de preț este soluționată în mai multe
moduri (de la filială la filială):
 Reparti zarea acesteia pe conturile de cheltuieli (pentru cantitatea consumată) sau pe conturile de
stocuri (pentru cantitatea aflată încă pe stoc) prin stornarea tuturor NRCD -urilor și a bonurilor de
consum implicate, ceea ce implică o operațiune greoaie nefundam entată datorită lipsei de
informații, îngreun ând evidența cheltuielilor și a stocurilor.

Exemplu studiu de caz
7  Diferența este considerată ca o cheltuială de transport -aprovizionare sau ca taxă de manevră
 Trecerea directă a întregii diferențe de preț pe conturile de cheltuială
 Rămîn NRCD -uri pentru care nu s -a primit factura (și deci nu sunt cuprinse nici în nota de debitare) și
care sunt înregistrate în contul de furnizori facturi nesosite
 Facturi din anexa la nota de debitare pentru care nu se găsește NRCD -ul corespondent din două
motive: fie nu s -a efectuat recepția acelei facturi, fie nu s -a reușit împerecherea NRCD -ului cu factura
pe baza datelor din anexa la nota de debitare. Pînă la clarificare, aceste facturi sunt evidențiate diferit
de la filială la filială:

După clarif icarea situației fiecărei facturi și, eventual, întocmirea recepției acesteia se va realiza
înregistrarea în contabilitate.

Cazul 2 : Cumpărări de materiale achitate cu CEC din contul subunităților (numai pentru aprovizionările
făcute direct de către filia le).

În acest caz, facturile sunt vizate de controlul financiar preventiv și recepționate după care vor fi
predate la contabilitatea filialelor. Datele din facturi vor fi transcrise în jurnalul pentru cumpărări, iar pe
baza acestuia și a centralizatorului NRCD -urilor se vor efectua înregistrările.
Este necesară transmiterea valorii TVA către biroul contabilitate de la sediul central, în vederea
întocmirii decontului TVA.
În funcție de înregistrările contabile, la o anumită filială se deschide o fișă analit ică pentru contul
de facturi nesosite sau pentru furnizori.

Cazul 3 :Cumpărări de materiale la care recepția se efectuează la depozitele de la sediul firmei.

În această situație, fluxul informațional este mai simplu și se încadrează în variantele prezent ate
anterior, nemaifiind necesare nota de debitare și centralizatorul facturilor (anexa la nota de debitare).
Astfel, recepția materialelor fără factură sunt înregistrate prin contul specific (furnizori -facturi nesosite),
iar cele cu factură prin contul de furnizori. Diferențele de preț sunt înregistrate în contul de diferențe și
repartizate ulterior la darea în consum a materialelor.

c) Descrierea listelor, situațiilor, rapoartelor sau altor ieșiri din sistem

 “Centralizatorul NRCD -urilor pe luna ….” obți nut pe baza notelor de intrare recepție întocmite pe
baza facturilor sau a avizelor de expediție primite într -o lună, care evidențiază intrările de materiale în
luna respectivă. Centralizatorul este folosit ca document justificativ la nota contabilă.
 “Cent ralizatorul facturilor primite în luna …” obținut pe baza facturilor primite de la furnizori și care
stă la baza urmăririi furnizorilor, transmis împreună cu centralizatorul NRCD -urilor și facturile în
original la sistemul de trezorerie.
 “Centralizatorul f acturilor primite în luna … la filiala …” este obținut pe baza jurnalului de cumpărări
și a facturilor primite de la fiecare filială și evidențiază cheltuielile cu materialele efectuate de filiale.

Notă : În studiile de caz, studenții vor descrie toate ope rațiunile economice, datele de
intrare, procesele de prelucrare și ieșirile specifice și nu se vor limita doar la o singură
operațiune, așa cum este în model.
4. Modelarea sistemului informațional existent
Pentru modelarea sistemului se vor folosi două mod ele de bază, respectiv modelul proceselor de
prelucrare, redat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date , si modelul dat elor, reprezentat prin diagram
entitate -relatie .

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
8 4.1. Model area proceselor de prelucrare
Sistemul de gestiune a stocurilor se descompun e în următoarele procese și subprocese de prelucrare:
 aprovizionarea cu materiale , cu următoarele subprocese:
 stabilirea necesarului de materii pime, materiale, obiecte de inventar;
 lansarea comenzilor de aprovizionare;
 prelucrare recepții;
 evidența operat ivă a tranzacțiilor , cu următoarele subprocese:
 înregistrarea operațiilor cu materiale;
 întocmirea centralizatoarelor, listelor și documentelor;
 generare NC;
 actualizarea stocurilor , care conține subprocesele:
 operarea la nivel de stoc;
 obținere balanță an alitică;
 verificarea fișelor de magazie;
 generarea listelor de inventar;
 inventarierea stocurilor , cu următoarele subprocese:
 stabilirea diferențelor de inventar;
 întocmirea notelor contabile pentru diferențe;
 evidența furnizorilor , care constă în umătoare le subprocese:
 actualizarea soldului furnizorilor;
 obținere fișe analitice de furnizori.

Modelarea proceselor se realizează cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date (DFD), care redau
sub formă grafică modul în care fluxurile de date intră în procesele d e prelucrare din diferite surse
(entități externe sau locuri de stocare a datelor) și ieșirea fluxurilor de date către diferite destinații (entități
externe sau locuri de stocare a datelor).
În procesul de modelare a proceselor se pleacă de la descompuner ea funcțional a, prezentata mai
sus, și de la descrierea orientată pe tranzacții/transformări a sistemului existent. De fapt, se identifică
pentru fiecare proces de prelucrare fluxurile de date de intrare și de ieșire.
In continuare sunt prezentate diagramel e fluxurilor de date.

Exemplu studiu de caz
9
Diagrama de nivel 0 – Sistem de gestiune a stocurilor de materiale
D oc ument-
ins otire-trans portD oc ument-
c ons um
N R C D
D ate-
c ons umuri-
rapoarteC entraliz ator-c ons um-
materialeN R C D
Fac turaSituatie-c heltuieli-
materiale-pe-c omenz i
N C -materiale-v erific ateD ate-material-
NC1
Inregistrare
cumparare2
Inregistrare
consum
3
Operare stoc4
Inchidere
perioada de
gestiuneGestiune D ate-ges tiuni
D ate-ges tiuni
Material
Material-nouD ate-materiale-
c umparare
FurnizorD ate-furniz ori
Furniz or-
nou
D ate-
receptie-
s tocCumparareTranz ac tie-
c umparare-
noua
D ate-
c umparari-
ex is tenteD ate-materiale-
c ons um
ConsumC ons umuri-
ex is tenteTranz ac tie-
c ons um
D ate-c ons um-s toc
D ate-c ons umuri-N CStoc -v ec hiGes tiune-noua
MaterialLis te-
c ons umuri-
NC
ConsumStoc -nouD ate-material-
s tocStoc -nouD ate-
c umparari-
s toc
D ate-
c ons umuri
CumparareMaterial
D ate-
c umparari-
C MPC MP-
v ec hiC MP-nou
D ate-
c umparari-
NCBalanta-analitic a-s i-fis a-de-magaz ieSituatie-c umparari-
furniz ori
Situatie-
s toc uri-
fara-
misc areLis te-c umparari-N C

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
10
Diagrama de nivel 1 – Inregistrare cumparari
Factura-intarziataNRCDDate-gestiuni
Cumparare
Date-
furnizori-
rapoarteDate-
materiale-
existenteNRCDDate-receptie-noua-stoc
Material-nouFurnizor-
nou
Date-stornare-
receptie-stocTranzactie-
facturi-
intarziate1.1
Adaugare
cumparare noua
1.2
Inregistrare
factura
intarziata
1.3
Stornare
receptie1.4
Generare liste
intrariGestiune-
noua
Factura-intarziata
Tranzactie-
cumparare-noua
Tranzactie-
stornare-
receptieFactura-
recptionata
Date-cumparari-rapoarte
Receptie-de-
stornatDate-material-
stoc
Date-material-
rapoarteDocument-
receptionat-
nou
Situatie-cumparari-
furnizoriMaterialDocumente-
receptionate-
existente
Date-
receptii-
existente
Liste-cumparari-NCDate-facturi-
nesositeDate-furnizori-
existentiGestiune
FurnizorCumparare
Date-
receptii-
existente
Material
FurnizorGestiune
Date-gestiuni

Exemplu studiu de caz
11
Diagrama de nivel 2 – Adaugare cumparare noua
NRCD
Date-
gestiuniDate-
furnizori-
existentiFurnizor
Date-
m ateriale-
existenteDocum ent-
receptionat-
nou
Docum ent-
receptionat-nou-
valid
Docum ente-
receptionate-
existenteNRCDM aterial-
nouF urnizor-
nou
Date-receptie-noua-
stocT ranzactie-
cum parare-nouaDate-receptie-noua-
validaDate-
docum ent-
insotitor-
nou-validGestiune-nouaF actura-recptionata1.1.1
Adaugare
document
insotitor nou
1.1.2
Adaugare
receptie noua
1.1.3
Actualizare
cumparare nouaDate-receptii-
existenteCumparareMaterial
Gestiune
Cumparare

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
12
Diaagrama de nivel 1 – Operare stoc
D ate-rec eptie-
noua-s tocD ate-c ons um-
nou-s toc
D ata-
ultimei-
mis c ariD ate-s tornare-c ons um-
s toc
D ate-c umparari-
fis aD ate-c ons um-
fis aStoc –
nou3.1
Actualizare stoc 3.2
Generare
balanta
materiale
3.3
Generare fisa de
magazieCumparareD ate-c umparari-
balanta
ConsumD ate-c ons um-
balantaBalanta-
analitic a-
materiale
Fis a-material3.4
Determinare
stocuri fara
miscareMaterialStoc –
v ec hi
Situatie-s toc uri-
fara-mis c areD ate-material-balanta
D ate-material-fis aD ate-
s tornare-
rec eptie-
s toc

Exemplu studiu de caz
13
Date-
cumparari-
CMPCMP-vechi
NC-materialeNC-materiale-
verificateCMP-nou
Date-
material-
NCCalculare CM P4.1
Initializare stoc4.2
Generare NC4.3
Verificare NC4.4
Liste-cumparari-NC
Liste-
consumuri-
NCDate-
consumuri-
NCDate-
cumparari-
NCStoc-
vechi Stoc-
nouMaterial
MaterialConsumCumparare
Balanta-analitica-
si-fisa-de-magazieDiagrama de nivel 1 – Inchidere perioada de gestiune

4.2 Modelarea conceptual a a datelor (diagram entitate -relatie)
SGSM trebuie s ă reflecte următoarele clase de tranzacții:

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
14  Achiziționarea de materiale prin cumpărare de la furnizori . Intrarea MATERIALELOR în
GESTIUNE se face pe baza RECEPȚIEI care indică cantitatea intrată și prețul pentru unul sau
mai multe MATERIALE . RECEPȚIA este întocmită pe baza DOCUMENTULUI DE
ÎNSOȚIRE A MĂRFII emis de FURNIZOR (factura sau avizul de însoțire a mărfii). Dacă
MATERIALE LE de pe o factură sau de pe un aviz vor intra în mai multe GESTIUNI (magazii),
atunci se întocmește câte o RECEPȚIE pentru încărcarea fiecărei GESTIUNI în parte. Datorită
modului diferit de înregistrare în contabilitate, această clasă de tranzacții implic ă două subclase:
achiziționare materiale cu factură și achiziționare materiale fără factură. Un MATERIAL poate fi
regăsit în una sau mai multe GESTIUNI , iar stocul pentru un MATERIAL depinde de
GESTIUNEA la care se face referire. Dacă se recepționează un MATERIAL nou sau se primesc
materiale de la un FURNIZOR nou, atunci trebuie adăugate în sistem datele despre materialul
și/sau furnizorul respectiv.
 Sosirea unei facturi întârziate . Dacă inițial FURNIZORUL a emis doar avizul de însoțire a
mărfii, ulterior e l va emite și factura ce corespunde avizului. Până în prezent nu s -au consemnat
diferențe între cele două documente emise de FURNIZOR .
 Consumul de materiale . Darea în consum a materialelor se face pe baza DOCUMENTULUI
DE CONSUM (bonul de consum și fișa lim ită de consum, care au structură asemănătoare), în
care sunt specificate cantitatea pentru unul sau mai multe MATERIALE . La ieșirea din
GESTIUNE , materialele vor fi evaluate prin metoda costul mediu ponderat, calculat la sfârșitul
fiecărei luni la nivelul întregii firme. Documentul de consum este emis pentru MATERIALELE
eliberate dintr -o singură GESTIUNE .
 Transferul de materiale între gestiuni . Transferul de materiale între gestiuni se realizează pe
baza BONULUI DE TRANSFER , care consemnează cantitatea pent ru unul sau mai multe
MATERIALE . BONUL DE TRANSFER este emis de GESTIUNEA sursă și va conține
materialele transferate către o singură GESTIUNE destinație. De asemenea, la ieșirea din
GESTIUNE se utilizează costul mediu ponderat. În cadrul acestei clase de tranzacții au fost
identificate trei subclase de tranzacții, determinate de modul diferit de înregistrare în contabilitate:
transferuri între GESTIUNI din aceeași SUBUNITATE ; transferul între GESTIUNI din
SUBUNITĂȚI diferite; transferul între gestiunea cen trală și celelalte gestiuni.

Diagrama entitate -relatie este redata in figurile de mai jos. In prima figura sunt evidentiate doar
entitatile de date si relatiile de asociere dintre acestea, iar in cea de -a doua sunt incluse si atributele
specific entitati lor de date.

Nota!
1. La realizarea propriilor proiecte studentii vor construe doar diagrama a doua, cea care include
si atributele entitatilor de date.
2. Se vor ignora entitatile associative din a doua diagram (cele marcate cu [AS]). In proiectele
studentilor nu vor fi reflectate.

Exemplu studiu de caz
15
Visible System s Corporation EDUCATIONAL/TRAINING Version
ReceptieAre in
c orespondenta
M aterial
G estiuneDoc_insotitor
Este primitConsumFurnizor Localitate
Judet
Primes teTransferAreFac e
parte
dinAre
Are s ediul inEmiteEste emis de
Are
Este
intoc mita
pe
baz aC orespunde
Este intoc mita pentru
Primes te SubunitateTransmiteEste transmis a
Primes teEste intoc mit pentru
Are
Fac e parte dinEste receptionat
C ontine
Este dat in c onsum
prin
C ontine
Are in
s tocEste
in
s toc
laEste transferat
C ontine

Sisteme informaț ionale contabile 1 – Lucrări practice
16

Exemplu studiu de caz
17 5. Determinarea cerințelor informaționale pentru noul sistem
5.1 Cerințele funcționale ale noului sistem
Din prezentarea anterioară se poate observa o descentralizare totală a funcției contabile care privește
înregistrarea î n contabilitate și evidența analitică a materialelor, pe de o parte, și centralizarea aproape
totală a înregistrării și evidenței analitice a furnizorilor. Datorită acestei organizări, dar nu numai, se
constată următoarele deficiențe, care se constituie în același timp cerințe funcționale ale noii aplicații:
1. Problema împerecherii NRCD -urilor cu facturile . Această împerechere se face pe baza anexei la
nota de debitare primită (centralizatorul facturilor), a centralizatoarelor NRCD -urilor și a fișei
analitice pentru contul 408.01. Această împerechere (de altfel esențială pentru înregistrarea în
contabilitate) se realizează greoi datorită lipsei de informații din centralizatorul facturilor, respectiv
listarea unui singur NRCD din cele corespondente unei facturi (… și majoritatea facturilor au cel
puțin 2 –3 NRCD -uri). În unele filiale se face o copie a facturilor înainte de a fi transmise la biroul
contabilitate de la sediul central pentru a facilita operația de împerechere, ghid ându-se uneori și după
numele fur nizorului! Există cazuri, în prezent, când se întocmesc documentele de recepție de două ori,
deoarece nu s -a reușit împerecherea inițială a NRCD -ul cu factura!
Variantele de soluționare a acestei probleme sunt următoarele:
 Reproiectarea centralizatorului f acturilor (utilizat ca anexă la nota de debitare) astfel încât să
permită împerecherea facilă a documentelor. Această soluție este considerat ă ineficient ă.
 Reproiectarea aplicației astfel înc ât să se realizeze împerecherea automată a documentelor,
păstrând u-se același flux informațional. Proiectarea acestei variante este relativ complexă, iar
din punct de vedere tehnic implementarea ei este puțin fiabilă, deoarece nu există încă facilitățile
de comunicații electronice necesare.
 Reproiectarea cadrului organi zatoric și a fluxurilor informaționale în sensul descentralizării
funcției contabile privind înregistrarea și evidența analitică a furnizorilor la nivelul unităților de
bază.
3. Problema prețului de înregistrare . În prezent materialele sunt evidențiate la pr ețul de cumpărare
prin utilizarea codurilor cu cifră de preț. Din opiniile exprimate de economiștii care țin evidența
materialelor reiese că această modalitate prezintă unele inconveniente legate de numărul limitat de
coduri ce pot fi atribuite unui materi al pentru prețuri diferite (maximum 10 coduri), dar mai ales de
numărul mare de fișe de magazie care trebuie deschise și dificultatea realizării punctajului cu fișele de
magazie. Se poate opta pentru metoda costul mediu ponderat (CMP) care ar simplifica mu lt
contabilitatea analitică a materialelor precum și munca gestionarului, organizându -se o evidența
numai cantitativă la nivelul magaziei. Menționăm că din interviurile luate unor angajați rezultă că sunt
deschiși către o astfel de soluție. Totuși, în opta rea pentru metoda CMP trebuie luate în considerare
următoarele aspecte:
 Dacă se optează pentru utilizarea CMP trebuie stabilită perioada de calcul a costului mediu ponderat.
Din acest punct de vedere pot fi imaginate mai multe variante, de la calculul luna r sau săptăm ânal
până la calculul zilnic sau după fiecare intrare, a costului mediu ponderat. Menționăm că în cazul în
care nu se optează pentru calculul lunar al CMP trebuie acordat o atenție sporită actualizării oportune
a bazei de date cu toate tranzacț iile care au loc.
 O altă problemă este cea a elementelor care intră în calculul CMP. În acest sens există cel puțin două
alternative: calculul CMP pe baza doar a intrărilor din afara unității (deci doar intrări de materiale de
la terți), fie calculul CMP p e baza tuturor intrărilor. Considerăm că alegerea primei variante ar
complica evidența materialelor și înregistrarea în contabilitate a transferurilor.
4. Stabilirea unor proceduri comune de prelucrare, evidențiere și înregistrare a tranzacțiilor la
nivelul î ntregii firme . După cum se poate constata din prezentarea anterioară, același tip de tranzacție
este evidențiat și înregistrat diferit de la o filială la alta sau față de contabilitatea organizată la nivelul
central al firmei.