Evolutia Structurii Organizatorice Vazuta Ca Un Instrument de Management

Evoluția structurii organizatorice, văzuta ca un instrument de management, a fost influențată de evoluația societății, în general, și de traseul parcurs de producție, în mod special. Gospodăriile funcționau într-un mod natural, reușind să iși îndeplinească menirea prin stabilirea unor sarcini în detrimental fiecărui membru al familiei, iar tatăl, care era considerat capul familei, era cel care deținea autoritatea. După același model, în momentul în care apar întreprinderile, apare automat și nevoia unor angajați cunoscuți și sub numele de salariați. La început, întreprinderile aveau dimensiuni reduse, iar activitățile erau, de asemenea, simple. În felul acesta, conducătorul sau patronul nu aveau un rol foarte mare în activitățile desfășurate de întreprinderi.

În timp însă, firmele se dezvoltă din ce în ce mai mult. Dimensiunile nu mai sunt aceleași, numărul angajaților crește, iar raportul dintre salariați și șefi devine din ce in ce mai complex.

Astfel, putem remarca faptul că pentru a evolua și pentru a se dezvolta, oamenii trebuie să iși desfașoare activitățile în cadrul unor grupări de mai multe persoane. Acestea trebuie să fie bine organizate si să funcționeze după anumite reguli pentru a da randament și pentru a avea ca și finalitate atingerea obiectivelor propuse. Așa a apărut întreprinderea (structura organizatorică) : din nevoia omului de a evolua, de a atinge un anumit grad de prosperitate.

„Prin structură organizatorică se înțelege configurația internă a unei entități publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice și relații, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.”

Tipuri de structuri organizatorice

Fiecare organizație, chiar dacă este alcătuita din oameni competenți și cooperanți, are nevoie de anumite reguli după care să se ghideze în scopul eficientizării efortului depus. Astfel, fiecare angajat trebuie sa cunoască în mod concret care ii sunt atribuțiile, îndatoririle și în fața cui trebuie să răspundă pentru activitatea desfașurată în cadrul întreprinderii. În funcție de aceste lucruri, de-a lungul timpului au existat mai multe tipuri de structuri organizatorice.

Strucutura ierarhică

Structura ierarhica a apărut prima dată în cadrul armatelor Imperiului Roman, fiind o modalitate de sructurate a legiunilor. F. Taylor este cel care a folosit pentru prima dată acest tip de structură în domeniul industriei.

Printre trasăturile de bază ale acestei structuri organizatorice se numără claritatea și simplitatea. De asemenea, cuprinde un numar mic de compartimente, iar majoritatea sunt cele cu un caracter operațional. Trebuie precizat și faptul că structura ierarhică este „specifică firmelor de mici dimensiuni care dispun de o dotare tehnică relativ redusă și un nivel de complexitate de asemenea redus ”.

În ceea ce privește comunicarea angajat – șef, această structură organizatorică se caracterizează prin existența unui singur șef pentru fiecare subordonat. Practic, fiecare angajat al firmei trebuie să raspundă pentru activitatea desfășurată în fața unei singure persoane. Comunicarea dintre cei doi este una directă (verticală).

În cazul în care întreprinderea se dezvoltă, în cadrul acesteia pe laga compartimentele operaționale apar altele noi, cunoscute sub numele de compartimente de muncă funcționale. De exemplu, un șef de echipă este conducătorul unei astfel de compartiment. El are o autoritate delegată și este practic o persoană interpusă între șef și subordonați.

În privința avantajelor, structura ierarhică este una care permite realizarea unei comunicări reale, rapide si eficiente de la șef la angajat și invers și, mai mult decât atât, fiecare subordonat iși cunoaște cu exactitate responsabilitatea. De asemenea, activitățile desfășurate de o firma cu o astfel de structură organizatorică sunt bine organizate , asigurându-se disciplina la locul de muncă. Cheltuielile pentru conducerea firmei sunt reduse.

Ca și dezavantaje, trebuie precizat faptul că structura ierarhică poate fi implementată doar în întreprinderile de mici dimensiuni. În privința comunicării necesare între compartimente aflate la egalitate din punct de vedere ierarhic, aceasta se realizează într-o manieră dificilă si uneori ineficientă. În plus, o astfel de structură organizatorică impune prezența unor conducători cu o pregătire universală, în sensul că aceasta trebuie să fie cât mai diversă.

Structura funcțională

A fost creeată cu scopul înlăturării pe cât posibil a dezavantajelor prezentate de structura ierarhică. Creatorul său este H. Fayol, dezvoltătorul primei teorii a managementului. El consideră necesară apariția acestei noi structuri organizatorice întrucât „întreprinderile evoluau din ce in ce mai mult, atât din punct de vedere al numărului de angajați, cât si al gradului de complexitate a activității desfășurate în cadrul acesteia”.

Subordonații sunt obligați sa răspundă atât în fața șefilor (patronilor) cât și în fața conducătorilor compartimentelor funcționale. Din această cauză, apar așa numitele conflicte de competență între șefii specializați. Astfel, se remarcă o o împărțire a sarcinilor din punct de vedere ierarhic între compartimentele specializate.

Un avantaj al structurii funcționale este acela că pe lângă compartimentele operaționale, există și cele funcționale, iar managerii pot avea o specializare doar într-un anumit domeniu. Mai mult, deciziile pe care întreprinzătorul le ia au baze științifice.

Un dezavantaj al acestei structurii este reprezentat de faptul că apar mai multe grade de subordonare a angajaților și a compartimentelor. Cheltuielile pentru conducerea firmei sunt mari.

Structura ierarhic-funcțională

Structura ierarhic-funcțională presupune o combinație între celelalte două tipuri de structuri organizatorice prezentate mai sus și apare ulterior anului 1920, odată cu apatiția marilor întreprinderi. Este întâlnită în firmele care desfasoră activități complexe și numeroase.

De asemenea, presupune constituirea unor compartimente ierarhice care pot emite dispoziții și ordine, dar și a unor compartimente funcționale care nu pot da astfel de ordine sau dispoziții. Subordonații răspund doar în fața șefului ierarhic, fiind desființată dubla subordonare ( se aplică principiul unității în privința deciziilor luate și acțiuniilor desfășurate).

Componentele structurii organizatorice

Componentele de bază ale unei structui organizatorice care sunt prezente în orice organizație, indiferent de caracterul acesteia sunt :

Postul;

Funcția;

Compartimentul;

Ponderea ierarhică ( aria de control);

Nivelul ierarhic ;

Relațiile oragnizatorice;

Postul – reprezintă cel mai important element al structurii organizatorice și cuprinde „totalitatea obiectivelor, atribuțiilor, responsabilitățiilor și competențelor încredințate angajaților” întreprinderii respective.

Obiectivul postului este un element care are un rol esențial în atingerea scopului fundamental al sistemului respectiv.

Atribuțiile sau sarciniile angajațiilor sunt reprezentate de anumite procese de muncă, ce pot avea un caracter simplu sau unul mai complex, prin care practic fiecare membru al întreprinderii își aduce aportul în scopul atingerii obiectivului postului.

Responsabilitatea constă în acea răspundere a angajatului de a-și duce la bun sfarșit sarcinile încredințate cu scopul realizării obiectivului postului respectiv.

Competența reprezintă limitele pe care funcționarul trebuie să le respecte în cadrul procesului de muncă. Aceste limite sunt, de fapt, cunoscute sub numele de autoriatate formală. Exista două tipuri de competențe care formează autoriatea formală:

Competența ierarhică:

Competența funcțională;

De asemenea, mai există un tip de competență, și anume competență profesională care se referă la„ gradul de pregătire a angajatului, experiența dobandită de acesta, prestigiul pe care îl are” în domeniul în care profesează. Acest tip de competență, pe langă o condiție de angajare, este și una pe baza căreia angajatului respectiv îi sunt atribuite sarcini sau îi sunt recunoscute anumite merite în procesul de îndeplinire a obiectivelor firmei.

Funcția – se referă la acele criterii în funcție de care se stabilesc trăsăturile unui post. Generic vorbind, ne putem gândi la acele posturi care au aceeași natură daca ne referim la mărime sau arie de cuprindere, la responsabilitatea și autoritatea acestora.

Din punct de vedere al atribuțiilor și competentelor atribuite fiecărui post, funcțiile se clasifică în două categorii:

Funcții de conducere sau manageriale – se referă la acele responsabilități și sarcini de natură complexă, fiind necesară existența unor abilități de conducere și coordonare a unui anumit număr de subaltern;

Funcții de execuție – se referă la atribuții cu caracter individual pe care angajatul trebuie să le pună în aplicare pentru executarea deciziilor si ordinelor celor care ocupă funcții de conducere.

Compartimentul – reprezintă o unitate organizatorică existentă în cadrul întreprinderilor, care este formată dintr-un anumit număr de persoane. Acestea au în comun faptul că desfășoară activități de aceeași natură, cu un specific comun, cu tehnici și metode caracteristice și specifice unei sarcine clare și precise.

Compartimentele pot fi împărțite la randul lor în două categorii:

Compartimente funcționale – au un rol esențial în stabilirea strategiilor, obiectivelor, politiciilor firmei ( de exemplu: compartimentul de contabilitate)

Compartimentele operaționale – sunt acelea care pun în aplicare deciziile luate pentru atingerea obiectivelor firmei ( de exemplu: compartimentul de import – export).

Ponderea ierarhică sau aria de control

Ponderea ierarhică este constituită din toate persoanele angajate care se află sub coordonarea unui conducător cunoscut sub numele de manager care poate fi în această funcție pe o perioadă limitată de timp (temporar) sau nelimitata (permanent). Această arie de control diferă din punct de vedere al dimensiunii de la o firmă la alta întrucât depinde de cât de complexă este activitatea subordonaților, dar de asemenea, depinde invers proporțional de numărul nivelurilor ierarhice la care se raportează.

Nivelul ierarhic – reprezintă „totalitatea elementelor ce compun structura orizontală a firmei, aflate la aceeași dinstanță în raport cu managementul de vârf”.

Există o serie de factori care au influență asupra numărului nivelurilor ierarhice existente într-o întreprindere: dimensiunea firmei, competența angajaților, complexitatea obiectivelor care trebuiesc atinse și implicit a activităților necesare desfășurate în acest scop, diversitatea activităților pe care le implică procesul de muncă.

Relațiile organizatorice – sunt raporturile dintre componentele firmei stabilite în mod oficial.

În cadrul unei firme se pot identifica mai multe categorii de relații:

a) Relații de autoritate – se stabilesc prin dispoziții oficiale, fiind în felul acesta imperative. Acestea pot fi de mai multe feluri:

– relații ierarhice – raporturile ce iau naștere între deținătorii funcțiilor de conducere și deținătorii funcțiilor de execuție;

– relații funcționale – se referă la felul în care se exprimî autoritatea funcțională de către compartimentele de muncă cu caracter specific;

– relații de stat major – acele raporturi apărute ca o consecință a delegarii unor atribuții sau responsabilități de către deținatorii functiei de conducere unor persoane specializate cu scopul rezolvării unor chestiuni importante si de natură complexă.

b) Relații de cooperare – sunt acele raporturi apărute între angajații aflați la același nivel ierarhic, dar care sunt părți componente a unor compartimente distincte. Aceste tipuri de relații se nasc cu scopul îndeplinirii unor obiective comune.

c) Relații de reprezentare – se referă la„ interacțiunile apărute între reprezentanții desemnați ai firmei și cei ai unor organizații sindicale sau profesionale”.

d) Relații de control – sunt acele raporturi de natură ierarhică apărute între angajații ce ocupă funcții situate la niveluri ierarhice distincte.

Organigrama

Organigrama este o „reprezentare grafică a structurii organizatorice care redă în totalitate sau doar parțial componentele structurii organizatorice cum ar fi nivelurile ierarhice, posturile, ponderea ierarhică, compartimentele etc.”

În funcție de sfera de cuprindere, organigramele pot fi generale sau parțiale. De asemenea, mai pot exista organigrame în foi de treflă, organigrame piramidale, circulare, orientate de la stanga la dreapta și altele.

Factorii care influențează stuctura organizatorica

Felul în care funcționeaza și iși desfășoara activitatea o structură organizatorică depinde de o serie de factori. Aceștia pot fi de mai multe feluri:

1. Factori de mediu (din afara fimei sau exogeni) – se referă la situația mediului de afaceri din țara în care se află întreprinderea (factori naționali) ; de asemenea, este importantă și situația economică, politică, socială, culturală, tehnologică existentă în plan mondial (factori internaționali).

a) Factorul economic impune adaptarea întreprinderii la condițiile mediului în care aceasta iși desfasoară activitatea;

b) Factorul politic iși lasă amprenta într-un mod esential asupra structurii organizatorice;

c) Progresul tehnic influențează activitatea firmei prin ușurarea procesului de muncă datorită evoluției tehnologiei.

2. Factori corporaționali (din interiorul firmei sau endogeni) – se referă la complexitatea activității desfășurate, dimensiunea întreprinderii, strategia de afaceri, gradul de internaționalizare a activității, cultura de afaceri a țării.

Bibliografie

http://smallbusiness.chron.com/different-types-organizational-structure-723.html;

http://www.referenceforbusiness.com/management/Ob-Or/Organizational-Structure.html;

http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/control_prev/programe/Fisa_Standard_6.pdf;

http://www.ryerson.ca/~meinhard/841notes/struct.html;

http://smallbusiness.chron.com/organizational-structure-its-functions-3722.html;

http://www.gliffy.com/uses/org-chart-software/;

http://www.helpscout.net/blog/relationship-marketing/.