Evaluarea Programelor Informatice Pentru Contabilitate Disponibile In Romania

Cuprins

CAPITOLUL 1

SISTEME INFORMAȚIONALE PENTRU CONTABILITATE

1.1. Sisteme informaționale organizaționale

Obținerea și transmiterea informației presupun existența unui sistem care să asigure atât culegerea și prelucrarea datelor, cât și diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui să fie) grefat pe structura organizațională a societății în care funcționează, presupunând un ansamblu organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.

În ultimul timp, a devenit o realitate dependența dintre nevoia de informații, existența unui sistem care să asigure furnizarea acestora și dezvoltarea societății, în general. Sistemul care poate oferii informațiile cerute este sistemul informațional, un adevărat producător și distribuitor de informații. El este cel care preia datele din mediul intern și extern al organizației în care funcționează, le prelucrează și le distribuie celor care au nevoie de informațiile obținute, sub diferite forme.

Are loc, astfel, un ciclu, in care elementele componente sunt :

INFORMAȚIE (DATĂ) – DECIZIE – INFORMAȚIE .

Așa cum se observă, “materia primă “ vehiculată în cadrul sistemului informațional o reprezintă informația, indiferent de numele sub care apare: "informație", "dată", "decizie". Dar informația este mai mult decât atât. Ea reprezintă puntea de legătură intre subsistemul informațional și celelalte subsisteme din cadrul oricărei societăți.

Dacă ar fi să privim sistematic societatea contemporană și fluxul de informații ce se desfășoară în interiorul ei, am observat că acesta se realizează pe 2 nivele:

– informațiile care circulă între subsistemele ce compun societatea (printre care se află și subsistemul economic);

– fluxul de informații ce circulă în cadrul aceluiași subsistem, între diferitele nivele de organizare ce îl compun

Schema ne arată importanța informației și a sistemului informatic, legătura ce există între aceste subsisteme ale organizației. Sistemul informațional este cel care prelucrează datele oferite de sistemul operațional pentru a le trimite sub formă de informații sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul sistemului informațional, sistemului operațional pentru a le pune în practică, rezultând astfel alte date, și ciclul se repetă.

Rezultă că fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii (care corespunde subsistemului decizional) are la bază informațiile provenite de la nivelul sistemului informațional. Acest lucru are o însemnătate deosebită pentru activitatea unității economice, întrucât bunăstarea ei depinde într-o proporție covârșitoare de rapiditatea cu care se iau decizii și de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai informațiile furnizate de către sistemul informațional.

1.2. Contabilitatea și sistemul informațional al organizației

Ca disciplină științifică, contabilitatea poate fi definită ca un ansamblu coerent de obiective, principii (concepte), norme sau standarde și reguli prin care se informează și explică gestiunea resurselor economice separate ca entități patrimoniale.

În prezent contabilitatea se prezintă de o manieră duală, fiind “scindată” în două componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiară, orientată atât către consumatorii interni de informație, cât și către cei externi și contabilitatea de gestiune, orientată exclusiv către consumatorii interni de informație.

Deși în teoria contabilă există obiceiul de a așeza la poli opuși contabilitatea financiară și cea de gestiune, aceasta ruptură este artificială, căci în realitate nu există un sistem de informații pentru contabilitatea financiară și altul pentru contabilitatea de gestiune. Există însă procedee de tratare analitică a datelor contabile care permit furnizarea de informații utile gestiunii, rezultatul contabilității analitice putând fi înțeles în funcție de finalități, în funcție de rezultatele scontate.

Spre deosebire de contabilitatea analitică, care apare ca un instrument de analiză internă utilizată de gestionari, de unde și denumirea de contabilitate de gestiune, contabilitatea financiară este în mod esențial un instrument de informare externă.

Dincolo de diferențele existente în cadrul celor două componente ale sale, contabilitatea în prezent mai este scindată și dintr-un alt punct de vedere. La ora actuală în lume există mai multe moduri de a privi contabilitatea și de aici mai multe sisteme de contabilitate. Se diferențiază astfel sistemele de contabilitate anglo-saxon și european. Având în vedere aria tot mai mare de desfășurare și complexitatea crescândă a relațiilor economice internaționale, și necesitatea de a deține informații capătă alte dimensiuni.

Problema care se ridică în acest caz este aceea de asigurare a comparabilității informațiilor desprinse din contabilitate. Însă din sisteme de contabilitate diferite nu se pot obține informații comparabile și apare astfel necesitatea unificării sau aducerii la un numitor comun a sistemelor de contabilitate.

Normalizarea contabilității la nivel mondial a presupus adaptarea regulilor internaționale de organizare și conducere a contabilității la specificul fiecărei țări, adaptare ce a avut în vedere atât nevoile de informații specifice unităților economice din fiecare țară, cât și evoluția în plan doctrinar a teoriei contabilității.

În prezent, în contextul unificării europene și introducerii monedei unice, prin directivele emise de CEE se încearcă tocmai eliminarea diferențelor existente la nivel de țară în ceea ce privește sistemul de contabilitate adoptat de fiecare țară. Directivele CEE au ca scop armonizarea legislațiilor din fiecare țară europeană în vederea asigurării unui sistem informațional contabil unitar și pentru eliminarea diferențierilor ce ar apărea în cadrul țărilor membre CEE din cauza legislațiilor diferite.

La nivel mondial, normalizarea și armonizarea contabilității se realizează prin intermediul Comitetului de Norme Contabile Internaționale (IASC), fondat în 1973. Acesta elaborează și difuzează norme contabile internaționale țărilor membre. Fiecare țară care face parte din IASC are obligația să recomande aceste norme agenților economici din țara respectivă.

Rolul contabilității în economie este la ora actuală unul foarte important: informațiile furnizate prin intermediul situațiilor contabile fundamentează deciziile economice, atât la nivel la nivel de agent economic, cât și la nivel de țară și chiar la nivelul relațiilor economice internaționale. În prezent, societatea informațională în care trăim necesită “hrană vie” sub forma informațiilor bine fundamentate, informații care în domeniul economic provin într-o proporție covârșitoare din sfera contabilului.

Privind spre viitor, nu se poate prezuma decât că rolul contabilității de furnizor de informații se va accentua și va căpăta noi dimensiuni.

1.3. Sistemul informațional contabil al organizației

Este cunoscut faptul că pentru realizarea proceselor de cunoaștere și gestiune a patrimoniului se procedează la organizarea datelor și informațiilor într-un sistem informațional. În acest scop, se identifică evenimentele și faptele ce generează date, se delimitează obiectivele cunoașterii și conducerii, se stabilesc purtătorii materiali de informații și modul în care se culeg și înregistrează datele, se aleg modelele și instrumentele de prelucrare a acestor date, se definește destinația informațiilor și se organizează transmiterea lor la destinatari.

Discutată sub acest aspect, contabilitatea reprezintă un sistem informațional orientat spre cunoașterea și gestiunea valorilor economice separate patrimonial. În această calitate ea se delimitează ca un ansamblu de elemente interdependente orientat spre culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza și transmiterea informațiilor privind starea și mișcarea patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informații, suporturile materiale ale informațiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele și procedurile de prelucrare a datelor ; circuitele informaționale.

Fondul sau sistemul de informații reprezintă de fapt componenta de bază a sistemului informațional contabil.

Într-o accepție generală, informația este o formă de cunoaștere a realității prin care se aduc știri cu privire la felul, caracteristicile și mărimea obiectelor, evenimentelor, fenomenelor și proceselor ce formează mediul înconjurător, iar expresiile concrete ale informațiilor poartă denumirea de "date" și constă din:cifre, formule, simboluri, imagini, litere, cuvinte, propoziții etc.

Analizată prin prisma teoriei informației, informația contabilă are o dublă determinare: calitativă sau de determinare și cantitativă sau de stare. Determinarea calitativă indică felul și natura elementului patrimonial la care se referă informația (mijloace fixe, materii prime, disponibilități bănești), iar determinarea cantitativă se referă fie la starea în care se află elementul de patrimoniu, fie la valoarea definită prin raportare.

Multitudinea și varietatea informațiilor pe care le gestionează și le oferă sistemul informațional contabil se pot delimita în primul rând în informații de natură juridică și financiară, care se referă la operațiile generate de relațiile cu terții permițând cunoașterea în orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajaților, organismelor sociale, creditorilor etc., cât și sumele de primit de la clienți, debitori și alți creanțieri, prezentarea și justificarea către organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor și cheltuielilor pe baza cărora s-a determinat rezultatul sub formă de profit. În al doilea rând, se grupează în informații de natură economică, care se referă la cunoașterea costurilor de fabricație a bunurilor, de executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat în urma vânzării lor pe piață, mărimii valorică a factorilor care au cauzat sau determinat volumul rezultatelor obținute în cursul și la sfârșitul unui exercițiu financiar și totodată pentru cunoașterea în perspectivă a modului cum vor evolua în perioada viitoare situația datoriilor, creanțelor, costurilor de producție, rezultatelor finale etc. Pe baza acestor informații furnizate conducerii întreprinderii se poate gestiona și dirija, în deplină cunoștință de cauză, întreaga activitate economico-financiară.

În mod concret, informațiile contabile se identifică cu datele financiar-contabile privind starea și mișcarea elementelor patrimoniale și cu indicatorii economico-financiari privind resursele și rezultatele obținute.

Suporturile materiale ale informațiilor au calitatea de a conserva, stoca și restitui datele. În contabilitate purtătorii de informații constă din: documente justificative, registre de evidență contabilă, situații financiar-contabile de sinteză și raportare, precum și din purtătorii tehnici de date, benzi și discuri magnetice, microfilme etc.

Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea și transmiterea datelor și constă din mașini de calcul, mașini de birou specializate, echipamente electronice, calculatoare.

Metodele și procedurile de prelucrare a datelor reprezintă partea logică a prelucrării datelor în vederea obținerii informațiilor și a indicatorilor economico-financiari. Din punct de vedere teoretic, aceste metode și proceduri se întemeiază pe principiile și regulile metodei contabilității, iar în mod concret-aplicativ se identifică cu procedeele acestei metode.

Circuitele informaționale desemnează traiectul pe care-l parcurg informațiile contabile între emițător și prelucrător, între emițător sau prelucrător și destinatar, implicit returul lor.

În cadrul unității economice, fluxurile de informații care apar și se desfășoară antrenează, pe lângă resurse materiale și umane, importante resurse de timp. În condițiile unei nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date pertinente, apare necesitatea reducerii timpului în care informația ajunge de la sistemul operațional la cel de conducere și a celui în care deciziile ajung la sistemele destinatare.

Pentru o mai bună circulație a informației în cadrul unității economice, s-au găsit diverse soluții:

Optimizarea structurii organizaționale a întreprinderii;

Optimizarea fluxului de documente în cadrul diferitelor departamente

Reducerea numărului de verigi intermediare dintre conducere și unitățile operative

Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor informatice.

Aceasta din urmă apare ca un proces de automatizare a fluxului informațional din cadrul organizației, cu un accent deosebit în ceea ce privește sistemul informațional.

Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului informațional are ca efecte: reducerea timpului de prelucrarea a datelor, reducerea costurilor de prelucrare, etc.

Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informaționale le implică, determină, mai ales la unitățile economice mari, cu un volum considerabil de informații și date, necesitatea folosirii sistemelor electronice de calcul.

1.4. Reglementări legale privind programele informatice pentru contabilitate

În ceea ce privește forma de contabilitate adaptată la sisteme de prelucrare automată a datelor, legea reglementează folosirea ei, precum și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească un astfel de sistem.

Astfel, potrivit Ordinului nr. 3512/2008 care aprobă „Normele metodologice de întocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile”, persoanele fizice și juridice care utilizează sisteme de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporților tehnici și controlul datelor înregistrate în contabilitate, iar organizarea sistemului de prelucrare automată a datelor trebuie să asigure toate informațiile necesare unui eventual control.

Articolul G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila expune cerințele pe care trebuie să le îndeplinească  un sistem de prelucrare automată a datelor. În principiu :

Sistemele trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de intrare, precum și listele înregistrărilor efectuate în evidența contabilă pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugiri ulterioare.

Sistemele trebuie să precizeze cu claritate originea, conținutul și apartenența fiecărei date; fiecare dată trebuind să aibă la bază conținutul unui document scris.

Sistemele trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor și conținutului conturilor, a listei și informațiilor supuse verificării, pornind fie de la cele de intrare, fie invers, de la conținutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informații pe baza cărora să se poată determina datele de intrare.

Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări, și după caz, a unui sold anterior acelui cont.

Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării.

Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să permită controlul respectării normelor în vigoare privind securitatea datelor și a fiabilității sistemului de prelucrare a datelor.

Respectarea acestor prevederi obligatorii, precum și instruirea și sensibilizarea personalului utilizator cu privire la importanța procedurilor de exploatare a sistemului informatic financiar-contabil, constituie premisele garantării obținerii unor informații viabile din punct de vedere calitativ.

CAPITOLUL 2

PROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE  pentru CONTABILITATE

2.1. Caracteristici ale sistemelor informatice

Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul și comunicație, procese, proceduri automate și manuale, inclusiv structurile organizatorice și salariații care folosesc calculatorul ca instrument de prelucrare automată a datelor, în cadrul domeniului concret de activitate a agentului economic în scopul maximizării profitului realizat din acțiunea economica. Sistemul informatic preia o parte din operațiile de prelucrare a întregului sistem informațional al unității economice pe care le automatizează devenind în aceste condiții un subsistem informațional automatizat.

Complexitatea sistemelor informatice impune rezolvarea unui grup omogen de activități sau subactivități prin intermediul unor subsisteme și aplicații informatice a căror arie de aplicabilitate este determinata de omogenitatea prelucrărilor realizate și de specificul proceselor formalizabile.

Sistemele informatice financiar contabile au la baza principiul introducerii unice a datelor și a prelucrărilor multiple ale acestora, în concordanta cu specificul subsistemelor și aplicațiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem informatic integrat local.

În funcție de cerințele conducerii unităților economice, de specificul activității de baza și al cadrului legal se va proiecta un model de sistem informatic care să asigure utilizarea optimă a posibilităților oferite de calculatoarele și procedurile folosite.

Definirea cadrului metodologic de proiectare și realizare a unei anumite clase de sisteme informatice cu domenii de aplicare similare sau care rezolva probleme omogene cu caracteristici comune, presupune adaptarea procesului de realizare și selectare a metodelor și tehnicilor celor mai adecvate, astfel încât să asigure obținerea într-un termen cat mai scurt și cu cheltuieli cat mai reduse, a unor sisteme informatice cu performante superioare.

2.2. Metode de proiectare și realizare a sistemelor informatice

Evoluția metodelor de proiectare este structurata pe trei metode, determinata de creșterea ariei de utilizare a instrumentelor informatice, creșterea gradului de complexitate a aplicațiilor și a cerințelor de integrare, evoluția limbajelor de programare, a SGBD, a rețelelor de calculatoare, a tehnicilor de gestiune în timp real.

Metodele ierarhice fac parte din prima generație a anilor ’70, sistemul informațional fiind structurat pe baza funcțiilor sale. Aceste metode erau orientate pe analiza funcțională: fiecare funcție identificata se subdivide ierarhic în funcții, continuând în aceasta maniera până se ajunge la componente suficient de mici astfel încât să poată fi programate cu ușurință.

Fig. 2.1. Metoda de proiectare ierarhica pentru sisteme informatice

Sisteme software aparținând acestei generații sunt: SADT (Structured Analaysis and Design Tehnique), JSD (Jackson Sistem Development), Youdon.

Metodele ierarhice prezentau anumite avantaje legate de simplitatea proiectării și o buna adaptare la cerințele utilizatorului. Dezavantajele utilizării acestor metode sunt faptul ca efortul de analiza asupra funcțiilor (de prelucrare) neglijând coerenta datelor (a căror structura este totuși mai stabila decât a prelucrărilor), volatilitatea cerințelor utilizatorilor (funcțiilor) face ca aplicațiile să fie aproape într-o continua reconsiderare.

Metode sistemice se bazează pe aplicarea teoriei sistemelor în analiza întreprinderii, sistemul informatic fiind abordat sub doua aspecte complementare: datele și prelucrările, aspecte studiate și modelate independent și reunite cat ai târziu posibil. Metodele sistemice urmăresc cele trei nivele de concepție introduse prin raportul ANSI/SPARC/X31 : extern, conceptual și logic, din aceasta generație făcând parte MERISE, AXIAL, Information Ingineering.

Metodele sistemice prezintă avantajul ca se axează pe conceptul de baza de date, care oferă mai multa coerenta, stabilitate și elimina redondantele. Dezavantajele acestor metode sunt legate de deficiente în modelarea prelucrărilor, posibilitatea apariției de discordante intre modelele datelor și ale prelucrărilor.

Metode orientate obiect constituie a treia generație de metode de proiectare și realizare a sistemelor informatice, caracteristica anilor ’90. sistemul informatic este conceput ca o structura de obiecte autonome, ce se organizează și cooperează intre ele, un obiect are un anumit comportament, definit prin ansamblul operațiilor (serviciilor) pe care le poate efectua, datele și prelucrările prin care este implementat acest comportament sunt încapsulate și sunt inaccesibile celorlalte obiecte, fiecare obiect pateu participa la compunerea altor obiecte mai complexe, putând interveni în mai multe funcții sau scenarii funcționale diferite.

Analiza și proiectarea orientata obiect utilizează limbaje de programare orientate obiect care au trei elemente comune: obiecte și clase de obiecte, polimorfism, moștenire. Toate sistemele care asigura orientarea obiect conțin aceste mecanisme esențiale chiar daca ele nu se numesc la fel sau nu sunt implementate în aceeași maniera.

MOO folosește trei metode diferite pentru descrierea unui sistem informatic:

Modelul obiect- descrie obiectele și relațiile lor în sistem

Orice lucru din lumea înconjurătoare poate fi considerat un obiect, iar prin analogie în analiza și proiectarea orientata obiect, un câmp dintr-o baza de date, un formular de bilanț, etc. sunt considerate obiecte.

Un obiect e caracterizat prin

Proprietati – care redau atributele fizice ale unui obiect

Metode- reprezintă acțiunile care pot fi efectuate de un obiect.

În varianta proiectării orientate obiect obiectele sunt grupate în clase și subclase de obiecte. Clasa de obiecte este formată din totalitatea proprietăților și metodelor care caracterizează o anumita categorie de obiecte. O particularitate a claselor de obiecte o constituie conceptul de moștenire. În momentul creării unui obiect este necesar să se precizeze clasa din care face parte obiectul respectiv pentru a putea moșteni proprietățile, metodele și valorile prestabilite ale clasei părinte. Subclasele de obiecte sunt definite drept clase derivate dintr-o clasa părinte, care iau naștere dintr-un grup de clase.

Modelul dinamic- descrie interacțiuni intre obiecte în cadrul sistemul sistemului. Modelul dinamic prezintă modificările suportate de obiecte și corelațiile temporare dintre acestea.

Conceptele de baza utilizate sunt: evenimentele și stările. Răspunsul la un eveniment apărut poate varia cantitativ în funcție de valoarea exacta a atributelor sale dar sub aspect calitativ este identic pentru toate valorile aceluiași eveniment și poate varia pentru valori de stare diferite.

Legăturile dintre stări și evenimente sunt reprezentate prin diagrame de stare. La apariția unui eveniment starea următoare depinde starea curenta a obiectului și de evenimentul survenit. O diagrama de stare indica comportamentul unei clase de obiecte.

Modelul dinamic este compus din ansamblul diagramelor de stare și descrie structura de control a sistemului. În cadrul modelului dinamic diagramele de stare ale diverselor clase de obiecte interacționează prin intermediul evenimentelor partajate.

Modelul functional- descrie transformarea valorii datelor în sistem.

2.3. Modelarea activității financiar – contabile

Modelarea este acțiunea de elaborare și construcție intenționată, prin compunere de simboluri a unui model susceptibil de a face inteligibil un fenomen aflat sub observație și pe care intenționăm să-l controlăm.

Metodologia propusă pentru obținerea unei reprezentări artificiale, simbolice dar în același timp inteligibile a realității oferă mai multe moduri de abordare – în funcție de complexitatea fenomenului studiat și de scopul urmărit.

• O abordare analitică (descompunerea unui sistem complicat în module mai simple) conduce la o explicație a modului de funcționare a sistemului, sistem de altfel complet observabil și măsurabil. Modelul obținut este o "machetă" a realității, o reproducere la scară mică necesară proceselor de simulare care prezintă efectul sigur al unor eventuale acțiuni asupra sistemului real.

• O abordare sintetică – pornește de la o ipoteză, de la un sistem imaginat care asamblează module elementare al căror comportament este bine cunoscut. În măsura în care acest sistem simulează modul de funcționare a sistemului real (incomplet observabil și măsurabil), el poate fi folosit ca model al acestuia din urmă, scopul fiind acela de a înțelege comportamentul sistemului real, de a interpreta rezultatele experiențelor făcute asupra acestuia. Modelele sintetice se pot transforma cu timpul în modele analitice, pe măsură ce fenomenul modelat devine complet observabil și măsurabil. Ca o exemplificare : modelul sistemului solar care a trecut prin diverse faze sintetice (modelul geocentric, heliocentric) până ce sistemul solar a devenit complet observabil și măsurabil și modelul atomului care rămâne încă în stadiul de model sintetic, atomul fiind incomplet observabil cu mijloacele științei moderne.

Înțelegerea umană fiind bazată pe raționament, se consideră că raționamentul uman este efectuat în exclusivitate pe modele. Modelele sunt construite din simboluri, semne purtătoare de sens atât pentru emițător cât și pentru receptor, semne cu însemnătate și semnificație. Simbolurile utilizate în model sunt folosite în procesul de raționament atât în identificarea și formularea problemei cât și în căutarea soluției prin simularea funcționării sistemului real.

Tipuri de modele

În tipologia clasică a modelelor se disting trei categorii de modele:

modele fizice (machete) – imitații ale realității cu slab conținut informațional (structură) și fără conținut previzional;

modele verbale (text) – descrieri ale realității cu puternic conținut informațional (structură și comportament) și slab conținut previzional

modele conceptuale (simbolice) – bogat conținut informațional și previzional.

Putem conta pe următoarele arhetipuri de modele conceptuale degajate din experiența de modelare a omenirii:

– sisteme de ecuații algebrice;

– matrici;

– diagrame;

– grafuri;

– scheme funcționale.

Modelul conceptual oferă o descriere a structurii care contribuie la înțelegerea modului de organizare și o descriere a modului de funcționare care conduce la înțelegerea comportamentului unui sistem.

Activitatea economică a constituit dintotdeauna un fenomen deosebit de important. Pentru a putea controla acest fenomen (prin raționament) s-au inventat modele din perioada Renașterii.

Modelul financiar-contabil al activității organizației este în esență textual, descriptiv, simbolurile utilizate (terminologia specifică) servind la clasificarea obiectelor ce intervin în procesul economic conform unei metodologii arhetipale de structurare a realității: taxonomia. Arborele taxonomic al modelului financiar-contabil este Planul de Conturi General. Regulile de încadrare a obiectelor într-o anume categorie contabilă sunt descrise verbal în cadrul modelului.

Dinamica activității economice este modelată prin documentele justificative care însoțesc operațiile și intră în componența sistemului informațional

modelul fizic (macheta) activității economice. De exemplu documentele contabile de sinteză care completează acest model informațional cu puternic conținut descriptiv și comportamental.

modelul conceptual Entitate – Asociație. Un model conceptual care surprinde atât structura cât și comportamentul fenomenului modelat este modelul Entitate – Asociație, model semantic prin excelență.

Simbolurile utilizate sunt puține la număr:

• entitate – element de sine stătător al realității

• clasa de entități – un grup de entități de același fel

• atribut – proprietate a unei entități

• asociație – relație (legătură) între două entități

• identificator – atribut care determină în mod unic o entitate

• cardinalitate – număr de entități din fiecare clasă ce pot fi asociate

Acest model poate fi folosit pentru a descrie activitatea economică a unei întreprinderi sub diverse aspecte (tehnic, comercial, financiar-contabil etc.). Entitățile sunt elementele structurale iar relațiile sunt elementele operaționale ale activității. în cazul activității financiar-contabile putem face următoarea corespondență între conceptele contabile și simbolurile modelului conceptual E-A:

ENTITATE – CONT

ATRIBUT – INFORMATII ASOCIATE CONTULUI

ASOCIATIE – OPERATIE

IDENTIFICATOR – SIMBOL CONT

Se observă o mare suprapunere a celor două modele, în consecință analiza fenomenului economic este deja realizată, modelul analitic financiar-contabil compus din Planul de Conturi și sistemul documentelor justificative oferind suficientă informație pentru construirea modelului conceptual al activității întreprinderii văzută din perspectiva financiar – contabilă. Un alt concept (din domeniul informaticii de această dată) este conceptul de bază de date care, cronologic vorbind, precede modelul conceptual E-A. Baza de date este, din punct de vedere fizic, o colecție de date referitoare la obiectele din domeniul luat în considerare, relațiile dintre obiectele lumii reale fiind încorporate în colecția de date sub forma unor legături între datele ce descriu obiectele respective. Relațiile între obiecte sunt de tip binar (obiectele interacționează două câte două).

Din punct de vedere logic, baza de date este un model care prezintă structura realității și modul de interacționare a elementelor sale. Utilizând terminologia informatică, baza de date este o colecție de fișiere legate între ele. Fiecare înregistrare stochează date ce descriu un obiect dintr-o clasă, legăturile dintre fișiere sunt de fapt legături între înregistrări realizate fizic (în momentul înregistrării pe suport) sau logic (în momentul prelucrării).

Există mai multe modele logice de baze de date, diferența dintre ele fiind modalitatea de realizare a legăturilor. Dintre acestea reținem modelul relațional propus de E. F. Codd care elemente prin utilizarea de nume realizează legături logice între comune de atribute în entitățile asociate. între conceptele modelului relațional și conceptele modelului E-A se stabilesc corespondențele de mai jos:

clasă de entități – relație

entitate – tuplu

atribut – atribut

identificator – cheie primară

asociație 1-N – repetarea cheii primare a relației 1 ca atribut al relației n

asociație M-N – o nouă relație cu cheia primară formată din cheile relațiilor asociate și două asociații 1-n și m-1 între noua relație și cele două relații asociate anterior.

În-consecință, modelul conceptual E-A se poate implementa într-un sistem informatic care să descrie și să ofere posibilități de control asupra activității financiar-contabile.

Fig.2.2.Modele conceptuale Entități-Asociații ale activității financiar-contabile

Cel mai simplu model este cel implementat de altfel în majoritatea sistemelor informatice clasice: modelul care folosește următoarele elemente:

Conturile sunt identificate prin simbolul contului iar relațiile sunt realizate prin specificarea contului debitor și contului creditor în fiecare tranzacție.

Modelul reproduce de fapt înregistrarea în fișele conturilor a operațiilor preluate de pe documentele justificative, nu activitatea economică propriu-zisă al cărei model verbal utilizează mult mai mulți termeni: mijloace materiale, mijloace financiare, terți, încasări, plăți, achiziționare, vânzare etc.

• Un alt model conceptual, care să înglobeze termenii de mai sus este următorul:

Fig.2.3. Exemplu de model conceptual

Pentru a evidenția aspectul productiv al activității economice, vom descompune mijloacele materiale în mijloace de producție și produse între care se stabilește relația de producție. Schema devine:

Fig.2.3. Exemplu de model conceptual descompus

Luând în considerare și categorii contabile abstracte cum ar fi cheltuielile și veniturile, relația de producție din schema precedentă se transformă în consum de mijloace de producție înregistrate la cheltuieli și realizarea de produse înregistrate la venituri. Între cheltuieli și venituri, din punct de vedere contabil, nu există o legătură funcțională, dar ambele determină rezultatul exercițiului financiar, operațiile contabile specifice sunt imputarea cheltuielilor asupra rezultatului (colectarea cheltuielilor) și încorporarea veniturilor în rezultat. Schema devine:

Fig.2.4. Exemplu de model conceptual detaliat

Sensul săgeților reflectă sensul formulei contabile: de la credit (sursa, proveniența) spre debit (destinație, beneficiar). În modelele precedente sensul era intuitiv. Am figurat în ultimul model și Debitul – Creditul fiecărei categorii pentru a explica anomalia aparentă a sensului săgeții de la rezultat spre venituri. Intuitiv, acest sens reflectă încorporarea în venituri a valorii adăugate în procesul de producție,singura generatoare de profit.

În model se observă conservarea valorii de intrare a oricărui mijloc de producție, transmisă integral în prețul de cost. Plusvaloarea se evaluează doar în momentul vânzării produsului pe piață la un preț de vânzare mai mare decât cel de cost.

Descompunerea trezoreriei în Încasări și Plăți a fost și soluția lui J. Mc Carthy pentru crearea modelului relațional al bazei de date referitoare la activitatea economică a unei organizații. În absența acestei descompuneri, modelul prezintă o relație circulară, interzisă de modelul relațional.

În continuare, prin descompuneri succesive ale entităților și relațiilor din modelul conceptual anterior se obține modelul următor. Modelul încorporează majoritatea categoriilor contabile din Planul de Conturi și toate operațiile economice care pot pune în legătură două asemenea categorii:

Modelul conceptual al activității financiar – contabile

În modelul conceptual prezentat în pagina următoare se poate distinge structura circulară în care se încadrează toate entitățile (categoriile contabile reprezentabile prin conturi) asociate natural prin operațiile economice ce le pun în corespondență. Modelul conceptual este simplificat la maximum, fiind mai apropiat de o rețea semantică care reproduce grafic descrierea activității financiar-contabile în propoziții simple (subiect, predicat, obiect).

Modelul conceptual ENTITATE-ASOCIAȚIE construit pe baza categoriilor contabile și a corespondențelor lor pune în evidență schimburile economice efectuate în interiorul întreprinderii, schimburi guvernate de aceeași lege a cererii și ofertei ca și schimburile economice efectuate între diverși agenți economici pe piață. Modelul reproduce ciclul transformărilor mijloacelor materiale în mijloace financiare și a acestora în alte mijloace materiale ș.a.m.d. Ciclul este de fapt o spirală, sensul de parcurgere nu se poate inversa, el reflectând în esență procesul economic de satisfacere a cererii cu oferta.

Fig.2.5.Modelul conceptual al activității financiar-contabile

(Sensul săgeților reflectă sensul formulelor contabile — de la credit spre debit)

Un studiu atent făcut asupra modelului conceptual prezentat mai înainte permite catalogarea entităților ca fiind entități cu caracter permanent, asimilabile cu nomenclatoarele din sistemele clasice, iar asociațiile dintre ele ca fiind de tip M:N, cu caracter variabil în timp (reprezintă de altfel operațiile economice). În procesul de transcriere a modelului conceptual în modelul relațional, aceste relații M:N se vor transforma oricum în două relații 1:N și se vor suprapune perfect peste fișierele de documente primare ce descriu operațiile sugerate de numele asociațiilor din modelul conceptual. Prezentăm mai jos o schiță a modelului astfel transformat:

Fig.2.6. Modelul relațional al activității financiar-contabile

Transformarea asociațiilor în entități se poate face încă din faza de model conceptual, noile asociații au semnificația "menționează" și nu mai sunt reprezentate în model. Modelul păstrează aparența circulară dar asociațiile sunt divergente, astfel încât nu se încalcă principiul noncircularității acestora. Atributele care descriu entitățile de tip nomenclator (cele încadrate cu linie mai groasă) sunt preluate din Planul de Conturi, identificatorul entității fiind simbolul contului (sintetic sau extins cu mai multe trepte de analitic) și completate cu solduri inițiale, rulaje și solduri finale, eventual și cu elemente referitoare la stocuri pentru conturile cantitativ-valorice. Aceste entități permanente pot fi asimilate cu fișele conturilor al căror nume îl poartă (conturi de trezorerie, conturi de datorii, conturi de creanțe, conturi de mijloace de producție, conturi de produse, conturi de cheltuieli, conturi de venituri, contul rezultat).

Atributele care descriu entitățile de tip document sunt preluate din documente justificative: tip document, număr, dată, explicație, contul debitor și contul creditor care înlocuiesc o parte din informațiile înscrise în document (obiectul operației și agentul care o execută), cantitatea și suma implicată sau contravaloarea obiectului. Contul debitor și contul creditor servesc la realizarea legăturilor spre categoriile contabile "învecinate" în model, legături prin care suma implicată în tranzacție se poate "vedea" ca fiind înscrisă în fișele conturilor respective – în debitul contului debitor și în creditul contului creditor – ea rămânând înscrisă de fapt o singură dată, în documentul justificativ. Prin acest mecanism al legăturilor, bazele de date micșorează redondanța în stocarea datelor și reduc mult necesarul de prelucrare a acestora în vederea obținerii situațiilor finale (Jurnal, Fișe conturi, Balanță etc.).

În plus, modelul conceptual prezentat oferă informații pentru conta-rea corectă a documentelor, pentru fiecare tip de document existând o formulă contabilă generică. Aceste formule generice pot fi incluse în restricțiile care se cer a fi respectate de către datele introduse în baza de date. Se obține astfel și o posibilitate de control semantic asupra formulelor contabile introduse.

2.4 Caracteristicile generale ale sistemului informatic contabil

Utilizarea în practica economica a sistemelor informatice financiar contabile complexe conduce la perfecționarea proceselor informaționale și de fundamentare a deciziilor în concordanta cu cerințele implementării mecanismului de piață.

Sistemele informatice financiar contabile proiectate și realizate în unitățile economice (regii autonome și societăți comerciale) au la baza conceptul organizării contabilității într-un circuit sau în doua circuite, ținând cont de cerințele informaționale și de particularitățile organizatorice și funcționale.

Organizarea într-un singur circuit este orientata pentru a reflecta mișcările patrimoniale în planul intern și extern al unității economice. Acest concept de organizare impune sistemului informatic, proiectat și realizat, asigurarea conținutului informațional care să permită cunoașterea modificărilor interne și externe ale patrimoniului în concordanta cu operațiunile economice desfășurate în cadrul unei perioade de gestiune.

Conceptul de organizare a contabilității financiare reflecta starea patrimoniala a unității economice prin intermediul activului, datoriile, capitalul propriu și rezultatele nete obținute pe parcursul unei perioade de gestiune. Acest concept cuantifica circuitul patrimonial al unității economice în concordanta cu mediul economic extern la care aceasta participa din punct de vedere informațional. Rezulta ca acest concept de organizare a contabilității financiare, reflecta operațiile economice desfășurate prin circuite patrimoniale externe numai la nivelul conturilor financiare.

Conceptul de organizare a contabilității de gestiune interna (manageriala) reflecta procesele economice proprii activității interne a unității economice prin care se evidențiază mișcările transformatoare ale patrimoniului economic într-un interval de gestiune economica. Sistemul informatic realizat pe baza conceptului de organizare a contabilității de gestiune interna oferă informații care reflecta cheltuielile și veniturile pe purtători de valoare și resurse repartizate spre gestionare la nivelul fiecărei structuri organizatorice interne.

Corespunzător conceptului de organizare a contabilității de gestiune interna, sistemul informatic asociat acesteia se poate realiza în doua variante:

varianta integrata asigura realizarea contabilității la nivelul analitic prin detalierea conturilor financiare (sintetice) pe nivele de detaliere potrivit opțiunilor de organizare concreta a contabilității ca urmare a faptului ca unitatea economica este titulara patrimoniului. Aceasta îi conferă posibilitatea organizării pe anumite nivele de detaliere considerate necesare ca urmare a specificului activității desfășurate.

varianta paralela presupune organizarea contabilității analitice prin intermediul unor conturi proprii de gestiune care să-i permită urmărirea stării și mișcării patrimoniale pe nivele suplimentare de detaliere. Aceasta varianta este folosita de unitățile economice care doresc să reflecte alte aspecte decât cele permise de varianta integrata, motiv pentru care aceasta își organizează contabilitatea într-o manieră proprie care să genereze atât informații necesare atât controlului executat de organele Ministerului de Finanțe cat și alte informații suplimentare utilizate în gestiunea interna a patrimoniului unității.

Indiferent de cele doua concepte de organizare a contabilității din punct de vedere structural, sistemul informatic financiar contabil integrat se compune din următoarele sisteme:

previziunea financiara, care are ca principal scop fundamentarea și elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli;

normarea costurilor de producție și antecalculație, care urmărește prefigurarea cu anticipație a nivelului cheltuielilor de producție și a costurilor unitare ocazionate de activitățile economice desfășurate;

contabilitatea financiara (sintetica) și de gestiune interna (analitica), care asigura evidențierea proceselor economice interne care generează mișcarea și transformarea patrimoniului unității în raport de specificul operațiilor economice desfășurate;

analiza economica financiara, care asigura comparabilitatea rezultatelor obținute intre doua perioade diferite de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influențat pozitiv sau negativ rezultatele activității și care au produs modificări în nivelul absolut sau relativ a indicatorilor economico-financiari.

Aceste sisteme sunt interdependente pentru reflectarea conexiunilor de coordonare, control și reglare specifice funcției financiar contabile a unităților economice.

În cadrul sistemului financiar contabil integrat, contabilitatea financiara și de gestiune reprezintă componenta centrala a sistemului, deoarece asigura conducerea și controlul tuturor proceselor economice generatoare de informații pentru toate celelalte componente ale sistemului informatic, cat și pentru conducerea unității economice, inclusiv legăturile cu exteriorul.

2.5. Obiectivele generale si specifice pentru programele informatice de contabilitate

Sistemul informatic contabil integrat ocupa o poziție importanta în cadrul sistemului informatic al unității economice prin faptul ca oferă informații tuturor structurilor funcționale și urmărește sistematic realizarea programelor de dezvoltare economico-sociala a întreprinderii.

Obiectivul general constituie creșterea calității și operativității informațiilor contabile în vederea reflectării veridice a proceselor economice, afluxurilor de valori materiale și bănești și a rezultatului exercițiului financiar.

Realizarea acestui obiectiv impune trecerea de la aplicații informatice specializate în realizarea unor secțiuni ale contabilității (evidenta stocurilor și comenzilor în curs de execuție, evidenta stocurilor și comenzilor în curs de execuție, evidenta creanțelor și obligațiilor etc.) la un sistem informatic caracterizat prin integrarea tuturor activităților desfășurate, astfel încât acestea să evidențieze în mod automat toate operațiile contabile aferente unei perioade de gestiune a unității economice beneficiare (înregistrarea în conturile analitice și sintetice, urmata de editarea balanțelor de verificare analitice și sintetice, inclusiv bilanțul contabil).

Obiectivele specifice ale unui sistem informatic urmăresc rezolvarea unor probleme dependente strict de activitatea de baza și de cea auxiliara în raport de funcțiile de cercetare și producție.

Obiectivele specifice activității de baza urmăresc realizarea sub aspect informatic a tuturor subactivităților de cercetare și de producție ce constituie specificul activității agentului economic:

-utilizarea eficienta a capacităților de producție;

-introducerea de tehnologii și produse noi la nivelul tehnicii actuale;

-realizarea ritmica și de calitate a lucrărilor de investiții;

-creșterea gradului de utilizare a capacității de producție;

-încadrarea consumurilor de materiale în normele tehnologice.

Obiectivele specifice activității auxiliare vor avea în vedere realizarea sub aspect informatic a tuturor activităților secundare, desfășurate în cadrul unității economice.

Obiectivele generale și specifice pot surprinde și alte aspecte concrete:

-utilizarea eficienta și extensiva a sistemelor electronice de calcul și a rețelei de calculatoare, specifice întregului sistem informatic proiectat;

-creșterea vitezei de circulație a informațiilor;

-funcționarea performanta, în condiții de fiabilitate și de stabilitate în timp a întregului ansamblu de echipamente de calcul.

Obiectivele specifice ale subsistemului contabil integrat au în vedere realizarea tuturor prelucrărilor într-un cadru unitar, care să conducă la creșterea gradului de prelucrare a informațiilor din baza de date prin posibilitățile multiple de corelare și sintetizare a datelor, prelucrarea integrata a unor operații contabile specifice (calculul amortizării, salariilor decontarea costurilor de producție, dimensionarea veniturilor determinarea indicatorilor specifici producției realizate), inclusiv exploatarea concomitenta a tuturor aplicațiilor informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existenta unei baze de date contabile de tip distribuit, la care să poată avea acces diferențiat, în funcție de responsabilitățile aferente fiecărui compartiment funcțional persoanele implicate în exploatarea acestei baze de date. În acest sens baza de date contabila va fi creata numai de utilizatorii autorizați (compartimentele financiar contabile, costuri, preturi, control financiar, analiza economica) pe baza unor documente de intrare adaptate acestui scop, urmata de prelucrarea multipla și în funcție de cerințele specifice contabilității și de posibilitatea editării integrale sau selective, la diferite intervale de timp a tuturor situațiilor de ieșire cu caracter contabil.

Realizarea completa a obiectivului general și a obiectivelor specifice presupune existenta și funcționarea unei rețele locale de calculatoare în cadrul fiecărui compartiment implicat în realizarea sistemului informatic contabil integrat.

Abordarea integrala a obiectivelor generale și specifice permite proiectarea unui sistem informatic integrat la nivelul unității economice în condiții de eficienta maxima.

Obiectivele sistemului informatic urmează a fi concretizate în ieșirile specifice ale acestuia: indicatori economico-financiari, liste / situații de ieșire, grafice, ieșiri către alte sisteme.

Realizarea practica a obiectivului sistemului informatic se caracterizează prin satisfacerea cerințelor informaționale ale conducerii și structurilor organizatorice din unitatea beneficiara.

Ieșirile sistemului informatic pot fi analizate din punct de vedere structural, funcțional, tipologic. Din punct de vedere tipologic ieșirile sistemului informatic pot fi redate sub forma de :

Indicatori sintetici privind starea și rezultatele activității economico-financiare;

Liste / situații de ieșire care cuprind indicatorii analitici ai stării rezultatelor activității economico financiare ;

Grafice care redau sub forma sinoptica starea și evoluția indicatorilor economico financiari.

Ieșiri către alte sisteme informatice, transmise indirect (of line) prin intermediul suporturilor magnetice, sau direct (on line) prin intermediul rețelelor de calculatoare.

Indiferent de tipologia ieșirilor sistemului informatic, acestea trebuie să respecte cerințele și restricțiile cadrului legislativ-normativ în vigoare, pentru ca activitatea unității economice să se desfășoare în coordonatele legalității economice.

Rapoartele contabile reflecta în orice moment situația reala a soldurilor și rulajelor conturilor contabile din sistem, constituind o imagine fidela a situației financiar-contabile a unității în fiecare moment.

O raportare contabila eficienta, reflecta rezultatele curente ale companiei, fiind necesare în luarea unor decizii privind activitatea viitoare a acesteia. Criteriile ce stau la baza obținerii situațiilor de ieșire contabile ar sunt: ușurință în utilizare, rapiditatea, posibilitatea obținerii unor categorii variate de rapoarte care să acopere necesarul de situații de ieșire specifice domeniului contabil, utilizarea la tipărire.

Exista rapoarte specifice contabilității financiare, ce servesc în relațiile cu autoritățile publice sau terțe persoane interesate, rapoarte specifice contabilității de gestiune interna, destinate urmăririi și controlului activității interne a unității și rapoarte centralizatoare, rezultate în urma consolidării de grup.

Întreaga activitate din cadrul întreprinderii se reflecta în înregistrările contabile operate asupra diferitelor conturi. Tranzacțiile contabile sunt reflectate direct în rapoartele contabile, care permit verificarea corectitudinii operațiilor efectuate, urmărirea menținerii echilibrului intre mijloacele economice și sursele de finanțare ale unității, intre venituri și cheltuieli.

Un program informatic pentru contabilitate trebuie să dispună de rapoarte predefinite dar și de facilități de creare de rapoarte specifice fiecărui departament / utilizator în parte.

CAPITOLUL 3

ANALIZA SI EVALUAREA COMPARATIVA

A PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

3.1. Informatizarea contabilității

Informatica de gestiune este un sistem complex, dinamic și deschis, dezvoltat ca urmare a evoluției tehnologiei de calcul, facilităților de interconectare la nivel național, regional și internațional, a expansiunii unor sisteme de operare puternice în utilizare, a creșterii capabilităților de prelucrare asigurate de către bazele de date distribuite, protecție și acces diferențiat la datele gestionate de către sistemele informatice. Sistemul informaticii de gestiune este dedicat prelucrărilor la nivel de firmă, grup de firme, organisme cu caracter național, regional și internațional, și care împreună cu alte sisteme (sistemul financiar contabil, financiar monetar, juridic, etc.), asigură gestiunea controlată și eficientă a patrimoniului, operațiunilor economico-financiare de toate tipurile, la nivelul operatorilor economici.

Sistemele informatice financiar contabile sunt caracterizate printr-o structură complexă, generată de specificul domeniului de activitate a agentului economic, activităților informatizate, cât și necesitatea asigurării unor prelucrări ierarhizate, în care regimurile de prelucrare în timp real sunt preponderente. Aceste elemente impun dezvoltarea unor sisteme de programe, denumite în literatura de specialitate: produse program generalizabile, dedicate unui anumit grup de utilizatori omogeni sub aspectul tipologiei prelucrărilor, în măsura în care aceștia se încadrează într-o prelucrare standard specifică de generare, prelucrare și distribuire a datelor cu caracter financiar-contabil. De asemenea pot exista cazuri în care procesele financiar contabile informatizate pot satisface o arie largă de utilizatori, deoarece cerințele de prelucrare au un caracter general, cadru legislativ unitar și specific, arie comună de acțiune, elemente din care rezultă posibilitatea generării unor sisteme de prelucrare cu caracter generalizabil.

Procesele de prelucrare financiar contabile sunt generate de algoritmi de prelucrare și calcul cu caracter comun, iar tipologia datelor de intrare ieșire este standardizată, ceea ce permite adaptabilitate, parametrizarea și generalitatea sistemelor de programe asociate acestor procese.

Produsul program generalizabil – este o denumire asociată unui sistem software complet parametrizabil, adaptabil și documentat de proceduri automate, proiectat în principiu de firme specializate în producția de software, livrabil unor clienți priviți ca un grup de utilizatori, prin care se asigură informatizarea uneia sau mai multor domenii de activitate, funcții ale agentului economic, prin implementarea unor aplicații informatice susceptibile de a fi utilizate de către o gamă de agenți economici dar al căror obiect și specific de activitate sunt similare din punct de vedere al tipologiei proceselor de prelucrare automată a datelor.

Produsele program trebuie să respecte prin procesele de prelucrare automată, cerințele, restricțiile legislației financiar contabile în vigoare, prin intermediul unor algoritmi de prelucrare și calcul cu caracter comun, sistemul de intrări-ieșiri, sistemul de codificare, sistemul de documentelor primare generatoare ale datelor de intrare, sistemul rapoartelor compatibile cu legislația financiar contabilă, parametrii specifici, etc.

Produsele de contabilitate trebuie sa asigure mijloace de protecție deosebite. Aceasta protecție trebuie sa vizeze atât produsul în sine cât și activitățile de prelucrare realizate prin intermediul său. De exemplu dreptul de a încărca datele poate fi atribuit unor operatori, dar dreptul de a modifica date în fișierul de articole contabile nu poate fi acordat decât unui anumit utilizator. Modalitatea de lucru oferită de pachetul de programe trebuie sa fie deosebit de prietenoasă, ușor de înțeles și utilizat prin oferirea de meniuri de lucru derulante (conținând opțiuni de prelucrare bine definite) sau prin proiectarea unor ecrane ușor de exploatat.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să se alinieze la niște standarde. La ora actuala în România nu există precizate standarde specifice produselor informatice dedicate activității contabile altele decât lista de reglementari legale generale prezentate anterior.

Studiile efectuate asupra sistemelor informaționale din cadrul organizațiilor au reliefat existența unor deficiente tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori în conceperea și implementarea lor.

Distorsiunea reprezintă modificarea parțială, neintenționată a conținutului, a mesajului unei informații pe parcursul culegerii, prelucrării și transmiterii de la emițător la receptor.

Cauzele apariției pot fi:

diferențele în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea informației;

folosirea suporturilor informaționale necorespunzătore pentru înregistrarea informațiilor;

manipularea neglijentă a suporturilor de informații în procesul transmiterii lor beneficiarilor;

utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea și transmiterea informațiilor, etc.

Filtrajul se deosebește de distorsiune prin faptul că modificarea parțială sau totală a mesajului (sau a conținutului) informațiilor are loc în mod intenționat.

Cauza filtrajului o reprezintă intervenția pe parcursul înregistrării, prelucrării și transmiterii informațiilor unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informației să primească un mesaj modificat.

↘ Efectul negativ al celor două deficiențe îl reprezintă dezinformarea parțială sau integrală a beneficiarilor de informații.

Când această dezinformare se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflectă în luarea deciziilor, iar când dezinformarea se produce la nivelul executanților, efectele se resimt imediat pe planul realizării proceselor cu caracter operațional, influențând atât cantitatea, cât și calitatea producției sau serviciului.

Efectele negative sunt scăderea eficienței și deteriorarea climatului de muncă.

Redundanța adică înregistrarea transmiterii și prelucrarea repetată a unor informații.

Cauza o constituie absența coordonării sau coordonării defectuoase a anumitor segmente ale sistemului de conducere. Aceasta se produce când nu se respectă principiul luării de decizie și acțiune și când se cer aceleași informații de către beneficiarii diferiți.

↘  Efectul îl constituie risipa de timp și mijloace materiale din partea celor implicați.

Supraîncărcarea circuitelor informaționale cu informații bazate.

Cauzele care o generează sunt:

redundanța

nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informațional (adică transmiterea și agregarea selectivă a informației pe verticala sistemului de management în funcție de sfera obiectelor, a competentelor și responsabilităților.

3.2. Oferta de Programe pentru contabilitatea financiara din Romania

În România numărul firmelor care utilizează produse software de contabilitate a crescut considerabil în ultimul timp. Cu ajutorul calculatorului și a unui software corespunzător, ținerea contabilității firmei a devenit mult mai ușoară în condițiile economisirii considerabile a timpului afectat, în plus cu ajutorul unui program informatic poate fi reținută mult mai multă informație decât în trecut și sunt analizate automat rezultatele analizelor contabile.

În acest capitol vor fi prezentate câteva firme producătoare de software și a produselor informatice oferite reprezentative pentru acest tip de ofertă existenta în prezent pe piața romanescă precum și in Topul programelor de contabilitate.

Oferta fiind extrem de variată, alegerea primul pas pe care trebuie să îl facă cei care doresc să achiziționeze aplicații financiar-contabile este să stabilească în ce măsură doresc să-și informatizeze activitatea. În funcție de această decizie și de dimensiunea și complexitatea activităților firmei, pot alege programe simple, care costă 150 de euro, sau aplicații complexe și scumpe, proiectate de companii multinaționale.

Primele și cele mai cunoscute firme de software în Romania sunt CIEL și WIZROM, TOTALSOFT, SAGA SOFTWARE și COMETA.

SAGA SOFTWARE – SAGA C.

Saga C. este o soluție care permite informatizarea activiității contabile pentru firme mici si mijloci, cabinete de contabilitate sau contabili independenți.

Programul este gratuit și nu cinține limitări.

Conține:

Contabilitate financiară;

Imobilizări;

Clienți / Furnizori;

Casă / Deconturi;

Salarii;

Producție;

Operații interne cu stocuri;

Suport pentru operațiuni în valută;

Urmărire pe centre de profit, situații grafice;

Suport pentru legătura cu case de marcat în regim printer fiscal.

Avantaje:

Actualizare rapidă la modificările legislative;

Multi-firmă, multi-user;

Accesare simultană a acelorasi opțiuni de program, prin rețea;

Usurință în asimilare și utilizare;

Extrem de manevrabil;

Rapid și robust;

Ajutor interactiv.

COMETA SRL – CONTAB SQL

Pachetul de programe Contab SQL este un sistem integrat de contabilitate, financiar, gestiune, distribuție,mijloace fixe, producție, salarii, adaptat legislației in vigoare. Se prezinta sub aspect modular pentru a ajuta implementarea sa atat în intreprinderile mari cât si în cele mici.

Programul permite lucrul cu mai multe firme simultan. Evidenta poate fi tinuta in lei sau valuta. Funcționează in versiunea de rețea și monoutilizator. Datorită serverului de SQL performant pe care îl folosește, permite accesul simultan a sute de utilizatori, aflați local cât și la distanța.

Interfața WWW a programului permite consultarea si introducerea datelor de pe orice terminal cuplat la internet cât și de pe tefoanele mobile. Acest mod de accesare este util directorilor, coducătorilor de compartimente ce vor informații în timp real asupra încasărilor, vânzărilor, stocurilor, productiei, etc. precum și firmelor de distribuție ai căror agenți vor putea consulta permanent datele și introduce noi comenzi.

Sistemul de securitate al datelor permite accesul utilizatorilor doar de la anumite stații de lucru, iar în interiorul programului doar la anumite situații. Programul creeaza log-uri cuprinzând toate acțiunile utilizatorilor, astfel încât în cazul apariției unei erori sau fraude se va putea afla stația, numele utilizatorului, data și ora evenimentului.

Sistemul poate prelucra date primite de la cititoarele de coduri de bare și de la casele de marcat.

În situația în care înaintea achiziționării sistemului Contab SQL ați folosit un alt soft de contabilitate, specialiștii firmei Cometa SRL vă vor asigura suportul tehnic și logistic necesar importului datelor în noua aplicație.

Toate listele pot fi exportate în format Excel, HTML, PDF sau DBF pentru a fi utilizate în diverse raportări. Programul de salarii permite exportul automat în programele Administrației financiare de CAS, șomaj, sănătate, fișe fiscale. Ștatele de plată vor fi convertite automat în formatul specific bîncii cu care lucrați în situația in care folosiți plata cu cardul.

Contab SQL rulează sub următoarele sisteme de operare: Windows 95, 98, 98SE, ME, NT, 2000, XP. Pe server poate rula orice sistem de operare acceptat de MySQL, Apache si PHP.

CIEL ROM S.A.

Una dintre cele mai solicitate aplicații de pe piața autohtonă, Ciel Conta, asigură gestiunea completă a contabilității unei companii mici sau mijlocii. „Costul programului variază în funcție de necesitățile clientului. Licențierea programelor se face pentru un singur calculator sau pentru o rețea de calculatoare. În cazul variantei în rețea, nu există o limită a numărului de stații de lucru ce se pot conecta la server. Costul programului variază de la 560 de lei, pentru varianta Standard monopost, până la 2.100 lei, pentru varianta Professional, însă fără modulele de calculul a salariilor sau pentru gestiunea comercială.

Apărută în primăvara anului 1991 ca filială a firmei pariziene Ciel, reprezintă în România grupul britanic SAGE, lider mondial în informatică de gestiune și una din primele zece companii de software din lume. Obiectul de activitate în conformitate cu statutul anexat la Hotărârea Judecătoreasca de înființare constă, în principal, în adaptarea și dezvoltarea codurilor sursă ale aplicațiilor informatice de gestiune puse la dispoziția părții române de către CIEL France, întreținerea aplicațiilor Ciel, precum și dezvoltarea și întreținerea unor aplicații informatice de concepție proprie.

Ciel România, liderul pieței programelor de contabilitate și gestiune economică Ciel România a sărbătorit recent 10 ani de prezenta pe piața românească, perioada în care a cunoscut o permanenta ascensiune ajungând în poziția de lider de piața în domeniul soluțiilor de contabilitate și gestiune economică. Cu peste 25.000 de programe vândute, aproape 15.000 clienți și 45 de parteneri în toată țara se poate spune ca Ciel este cea mai solidă soluție în soft-ul de contabilitate și gestiune economică din România.

Ciel asigură clienților săi soluții la cheie. În aceasta idee firma a dezvoltat o gamă completă de programe software pentru contabilitate și gestiune economică. În orice domeniu de activitate Ciel acoperă toate aspectele unei afaceri: contabilitate – financiar, salarii, gestiune comercială (facturare, comenzi, inventariere, statistici etc.), mijloace fixe/imobilizări, registru de casă, etc. Aplicatiile CIEL suporta platforme Windows 9X, 2000, ME, XP Professional, Vista si 7. Ciel România și-a început activitatea în anul 1991, ca filială a firmei franceze Ciel. În acest fel, Ciel România beneficiază de experiența și cunoștințele acumulate de Ciel Franța, pe care le-a adaptat și dezvoltat continuu în acord cu particularitățile și dinamica mediului legislativ și de afaceri din România. Datorită experienței acumulate, Ciel se ridică la nivelul cerințelor clienților săi prin ușurința cu care poate fi instalat și utilizat, dublată de calitatea, fiabilitatea produselor și serviciilor. Ciel România este primul și unicul „software publisher" din România care-și distribuie produsele și serviciile indirect, respectiv prin rețeaua de dealeri care este în continuă creștere, în ideea de a se apropia mai mult de clienții săi .

Ciel oferă utilizatorilor săi o arhitectura de programe, ce respectă standardele internaționale. Produsele Ciel au devenit soluția de referință pentru importante firme de stat sau particulare, cabinete de expertiza contabilă, printre clienți numărându-se: CHASE MANHATAN BANK, CITIBANK, COCA COLA, BCR, DELOITE&TOUCHE, KPMG, MAZARD & GUERARD, PHILIPHS, TAROM, TRANSILVANIA GENERAL, ALCATEL. Oferta firmei CIEL se constituie într-o arhitectură integrată de programe dezvoltate inițial sub mediu DOS și apoi WINDOWS, destinate informatizării activității de gestiune economică. Modulele (Contabilitate, Stocuri, GestProd, Schimb Valutar, Salarii, Mijloace Fixe), deși funcționează foarte bine independent, comunică informațiile între ele. Astfel încât sa minimizeze efortul utilizatorului în raport cu sistemul. Echipamentele contabile ale operațiunilor din programele de Stocuri, Salarii și Mijloace Fixe sunt transformate automat în programul de Contabilitate.

Programul Ciel CONTABILITATE constituie baza întregii arhitecturi de programe Ciel. Prin prelucrarea înregistrărilor contabile, generate fie prin operații specifice realizate de alte programe Ciel, fie prin contarea documentelor primare, se pot efectua ulterior diverse prelucrări și se obține un număr impresionant de situații de ieșire. Este de remarcat că sistemul este dezvoltat urmărind în primul rând satisfacerea nevoii de informație, cât mai variată și cât mai complexă, în scopul în scopul evaluării și analizei rapide a situației întreprinderii, constituindu-se astfel un suport informațional consistent pentru luarea deciziei manageriale pe lângă acestea putându-se obține și toate documentele obligatorii specificate de legile, regulamentele și normativele în vigoare, cum sunt: Cartea Mare, Balanța de verificare, Bilanțul, etc.

Programul Ciel pentru contabilitate este un produs multisocietate, numărul de societăți fiind limitat doar de raportul dintre volumul de activitate și de resurse hardware disponibile. Societățile pot fi complet independente fie se pot constitui sub formă de filiale ale unei întreprinderi, existând posibilitatea centralizării rezultatelor la nivelul balanței.

CIEL CONTABILITATE

Generalități

• Livrat împreuna cu o societate exemplu și proceduri automate de instalare personalizabilă

• Multi-societăți și mulți-exercițiu. Gestiunea de exercițiu până la 24 de luni și posibilitatea de a lucra cu 2 exerciții financiare

• Număr de înregistrări, conturi, jurnale, coduri bugetare, devize… nelimitat

• Parametrare a numărului de zecimale pentru culegerea de date (de la 0 la 3 zecimale)

• Două moduri de utilizare: simplificat /avansat

• Grafice bi și tridimensionale

• Fișiere în format Dbf

• Funcții multimedia (adnotări de texte, mesaje vocale, imagine).

• Plan contabil integrat și modificabil

• Gestiune liberă sau fixă a lungimii numărului de cont (până la 11 caractere)

• Opțiuni de culegere definibile pentru fiecare cont în parte, pentru a nu culege decât ceea ce este util: data scadentă, numărul de marcă, codul analitic/bugetar, cantitate

• Posibilitatea de a interzice utilizarea unui cont

• Cumul și solduri pe cont pentru exercițiul în curs și pentru ultimul exercițiu încheiat.

• Combinații de taste pentru utilizare rapidă, formate multiple de culegere de date

• Patru moduri de culegere automatizată complet: culegere facturi clienți/furnizori, culegere încasări/ plăți

• Doua moduri de culegere asistată: ‘standard’ și ‘multiplă’

• Crearea, modificarea și căutarea unui cont după cod sau după denumire

• Pre-poziționarea automată a debitului sau a creditului în funcție de tipul de jurnal sau tipul de cont

• Calcul automat TVA

• Sold automat

• Validare DST

• Consultare pe parcursul culegerii a listei de înregistrări, a Cărții Mari, a planului contabil

• Operațiuni periodice

• Evidență carnete cecuri

• Verificare bancară

• Modificare documente secundare temporare

• Lucrul direct pe Cartea Mare a unui cont: stornare, soldare, marcare

• Marcare/demarcare automată și manuală, pe număr de marcă sau valoare

• Generare nota de reglare

• Căutare multicriteriala

• Validare temporară

• Calcul automat Declarație TVA și generare notă de închidere TVA

• Generare automată notă de închidere cheltuieli și venituri

• Închidere și redeschidere automată și asistată

• Consolidare: centralizarea balanțelor a două sau mai multe societăți sau filiale.

• Vizualizare înainte de imprimare

• Listări disponibile pe ecran sau la imprimantă după criterii multiple

• Imprimare rapidă în cazul listărilor lungi

• Carte Mare globală, parțială, auxiliară, pentru un cont sau o serie de conturi, posibilitatea de afișare cumuli anteriori

• Posibilitate de definire a rădăcinilor de listare

• Balanța analitică, sintetică, parțială, clienți, furnizori, anterioară cu solduri inițiale sau rulaje precedente

• Documente secundare temporare

• Jurnale centralizatoare, jurnale de verificare bancara

• Jurnale comerciale cu TVA

• Borderouri de bancă

• Situații bugetare (Carte Mare, Balanța etc.)

• Urmărire clienți: editarea unei scrisori către clienții debitori conținând sumele datorate

• Generator de rapoarte pentru a crea și edita rapoarte.

CIEL GESTIUNE COMERCIALĂ

Este un program conceput pentru a acoperi gestiunea comercială a unei firme: de la facturare, baze de date clienți și furnizori, facturi proformă, comenzi, note de recepție și avize de expediție, chitanțe, bonuri de consum, facturi de import până la rapoarte și statistici. Se adaptează multiplelor tipuri de activități: comerț, servicii, etc. Transfer în CIEL Contabilitate.

Clienți și furnizori

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de clienți, fiecare client fiind identificat printr-un cod alfa-numeric obligatoriu

• Căutare client după cod sau după denumire

• Permite specificarea modului de plată preferat de client

• Ca opțiune importantă cuprinde contul contabil (daca se utilizează exportul către programele Ciel CONTA )

• Se pot completa adresa de facturare și coordonatele bancare ale clientului

• Aceleași opțiuni sunt valabile și pentru furnizori

Articole

• Atribuirea pentru fiecare articol, automat, a unui cod de maximum 13 caractere alfa-numerice

• Denumirea internă a fiecărui produs care va apare la listări

• Posibilitatea de a introduce stocul inițial în câmpul stoc real și un stoc teoretic

• Permite introducerea conturilor contabile de vânzări, cumpărări și cheltuieli

• Se pot alege module de calcul opționale fără taxe sau cu toate taxele incluse

• Gestiunea stocurilor se ține la PAMP (preț de achiziție mediu ponderat)

• Se poate lucra și cu coeficient de marja, care aplicat prețului de cumpărare, va da prețul de vânzare fără taxe

Mișcări de stoc

• Aceasta opțiune informează despre mișcările efectuate de articole în urma validării documentelor comerciale

• Fișele de mișcări de stoc pot fi generate automat sau manual

• Intrările și ieșirile din stoc se pot crea cu opțiunea Creează o intrare în stoc și Creează o ieșire din stoc

• În urma mișcărilor de stoc se actualizează automat PAMP-ul și stocul real

Jurnalul contabil

• Înregistrările contabile sunt generate automat prin parcurgea unor etape

• Jurnalul poate fi centralizat și transferat în Contabilitate

Documentele Comerciale

• Atât pentru clienți cât și pentru furnizori pot fi întocmite facturi, avize de expediție, comenzi, devize și pro-formă

• Ca particularitate pentru furnizori, pot fi întocmite note de intrare recepție precum și facturi de import

• Exista posibilitatea introducerii atât a încasărilor de la clienți cât și a plaților către furnizori

• Ca particularitate în meniul Vânzări pot fi operate și bonuri de consum

• Toate documentele pot fi aranjate în pagină și se poate crea un model cu ajutorul generatorului de documente
CIEL IMOBILIZĂRI

Este un program de gestiune a imobilizărilor și a obiectelor de inventar. Programul tratează toate operațiile legate de imobilizări: cumpărare, vânzare, casare, vânzare parțială, conservare, modificare de valoare sau durata rămasa, transferare în obiecte de inventar. Transfer în CIEL Contabilitate.

Fișiere de bază

• Conturi

• Conține conturile de amortizări, mijloace fixe, clienți, furnizori s.a.

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice

• Clasificarea mijloacelor fixe în funcție de locul unde se află

• Fiecare imobilizare poate fi încadrată într-o categorie

• Coduri clasificare: lista codurilor de catalog conform legislației

• Imobilizări

• Lista de mijloace fixe, cu posibilitatea creării, modificării, eliminării sau duplicării fișei

• Ieșire mijloc fix prin vânzare sau casare

• Toate listările sunt disponibile pe ecran sau la imprimantă

• Cheltuieli lunare: se pot centraliza pe cont, localizare, cod clasificare, cod buget sau detaliate pe cod imobilizare

• Statistici: situația valorilor de amortizare, achiziție, reziduale, cheltuieli pe exercițiu sau amortizări, grupate pe cont, categorii sau localizare

• Balanța mijloace fixe

• Transfer în Ciel Conta DOS/Windows a înregistrărilor contabile

• Listări fișa mijloace fixe, etichete imobilizări, imobilizări pe cont, etc. Imobilizările pot fi grupate pe categorii, localizări, coduri de buget

• Imobilizările neamortizabile pot fi de asemenea gestionate

• Pot fi gestionate toate operațiile de vânzare, totală și parțială

• Programul conține lista completă a codurilor de catalog și a duratelor normale aferente

• Imobilizările pot fi gestionate indiferent de tipul amortizării (liniar, accelerat, degresiv cu sau fără uzură morală)

• Conturile de amortizare și de cheltuieli cu amortizarea sunt predefinite și pot fi modificate
CIEL REGISTRU CASĂ

Va ghidează la introducerea înregistrărilor de încasări și plăți făcute cu casa până la listarea Registrului de Casa în formatul agreat de Ministerul Finanțelor; special conceput pentru a asista înregistrarea operativa a încasărilor și plaților în numerar, efectuate prin casieriile unităților pe baza actelor justificative.

Fișiere de bază

• Posturi Încasări/Plăți

• Tipurile de încasări și plăți efectuate prin casă

• Plan de Conturi: conține Planul de Conturi

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice

• Coduri Buget/Analitic

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de coduri B/A

• Terți

• Fise cu informații despre clienți și furnizori

• Lista de înregistrări făcute în program

Culegeri date

• Exista doua modalități de culegere a datelor: Standard și Simplificata Funcții auxiliare

• Export date în format ASCII

• Transfer în Ciel Conta Dos sau Windows

Listări

• Toate listările se pot face în orice moment atât pe ecran cât și la imprimantă

• Trezorerie

• Listare Registru de Casa zilnic sau pe perioadă

• Listare jurnal de încasări și/sau plăți pe o perioadă

• Balanță

• Generator de rapoarte

CIEL SALARII

Este un program pentru calculul salariilor și al cheltuielilor efectuate de societate pentru un salariat sau pentru întreg personalul. Este un produs rapid și sigur, care asigura gestiunea tuturor tipurilor de salarii, lucru optimizat cu buletinele de plata. Programul permite exportul fișelor noilor fiscale în aplicația IVG (Impozitul pe Venitul Global) a Ministerului de Finanțe și verificarea CNP (Cod Numeric Personal) conform legislației în vigoare. Beneficiază de transfer în Ciel Contabilitate și de help contextual.

WIZSOFT INC.

Un concurent redutabil este Wizrom Software, care vinde programul Wizcount, ce oferă funcționalități de contabilitate, gestiune, vânzări, management financiar și alte funcții avansate de analiza afacerii. Prețul depinde de complexitatea implementării și de cerințele fiecărui client, dar poate să coboare și sub 1.000 de euro pe licență, incluzând versiunea de bază și modulul de analize tip business intelligence, bază de date profesională și servicii aferente implementării.

WizSoft Inc., înființată în 1983 și specializată în producția de software pentru afaceri, este astăzi considerată a fi "cea mai mare companie producătoare de software destinat calculatoarelor personale din Israel. Beneficiind de o rețea de reprezentanțe și distribuitori în mai mult de 25 de țări, WizSoft are o bază de peste 30 000 de clienți, pe piețe precum S.U.A., Franța sau Japonia.

Wizrom Software a fost înființată în anul 1992 ca reprezentanță în România și Europa de Est a WizSoft Inc. Începând cu același an, programul de contabilitate, gestiune și management – WizCount a fost modificat pentru a corespunde cerințelor pieței din România. Portofoliul de produse al Wizrom Software a fost diversificat urmând obiectivul principal al companiei, implementarea de soluții integrate pentru afaceri. Aceasta s-a realizat prin adaptarea continuă a mai multor pachete internaționale de software la nevoile specifice ale companiilor locale și multinaționale cu activitate în România. WizRom Software s-a specializat în producerea și distribuția de software pentru controlul afacerilor (contabilitate, gestiune, producție, salarii, pontaj, management).

Caracteristici ale sistemului integrat Wizcount:

Este un program de gestiune economică și management proiectat pentru companiile care lucrează într-un mediu în dezvoltare și în condițiile unei rate mari a inflației.

Cuprinde contabilitate, gestiune, vânzări, producție, logistică-aprovizionare, management, ce accesează simultan aceeași baza de date.

Programul este tradus și adaptat legislației române, fiind în continuare actualizat conform cerințelor noi care apar.

Este un program Multi-firmă, Multi-user. Cu același program pot fi gestionate simultan un număr mare de companii. Programul permite accesarea simultană a aceleiași opțiuni din program de către un număr nelimitat de utilizatori.

Dispune de taste funcționale prin intermediul cărora se pot accesa mai ușor facilitățile oferite de program.

Repartizarea și urmărirea cheltuielilor efectuate pe centre de cost (proiecte, departament, produse, campanii publicitare, operațiuni).

Programul dispune de rapoarte pre-definite dar și de facilități de creare de rapoarte specifice fiecărui departament/ utilizator în parte.

Protecția sistemului este asigurată prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind structurat pe mai multe nivele.

Programul dispune de facilități interne de salvare comprimată și de restaurare a bazei de date de pe diferite suporturi externe.

Permite consolidarea informațiilor de la sediile din teritoriu către sediul central (transmisia datelor se poate face prin modem , internet, dischete)

Structura sistemului informatic:

Definiții de conturi.

În acest subcompartiment se definește planul de conturi (coduri sintetice și analitice, codificarea clienților, furnizorilor, conturilor de cheltuieli etc.). Fiecare cont poate fi identificat în mod unic printr-un cod. WizCount vă permite să folosiți coduri de identificare constând din numere, dar și din litere (format numeric sau alfanumeric).

Note contabile.

În acest subcompartiment se vor face înregistrările contabile curente pe baza informației din documentele primare. De asemenea în note contabile se înregistrează în mod automat tranzacțiile contabile care sunt generate din compartimentul de gestiune stocuri la emiterea unui document de intrare sau de ieșire a articolelor din stoc etc. Introducerea informației se bazează pe principiul dublei înregistrări (suma înregistrată în debitul unui cont se reflectă automat și în creditul contului corespondent). Tranzacțiile contabile se pot înregistra manual sau automat prin utilizarea tranzacțiilor tipice care se păstrează în baza de date a companiei.

Cursuri de schimb valutar.

Programul WizCount permite: ținerea contabilității unei companii în mai multe devize (inclusiv EURO), să se emită rapoarte ce pot fi reevaluate în diferite devize, să se reevalueze tranzacțiile în funcție de indicele de inflație și de modificările din cursurile de schimb valutar. La acest compartiment se calculează diferențele de curs valutar și se efectuează automat înregistrările contabile corespunzătoare.

Analiza conturi.

Analiza soldurilor conturilor și a înregistrărilor ce se efectuează cu un anumit cont. Acest compartiment permite alcătuirea actelor de verificare pe clienți și furnizori și să se urmărească achitările clienților conform facturilor emise.

Rapoarte.

Programul WizCount are inclus un sistem de rapoarte flexibil. Rapoartele standard ajută la obținerea informației necesare la orice moment: planul de conturi; balanța; jurnalul de vânzări/cumpărări, declarații T.V.A., întârziere medie a plăților; calcul costuri pe centri de cost; cont de profit și pierderi; cartea mare și fișa șah; bilanțul contabil, analiza rezultatelor financiare.

Generator de rapoarte.

În cazul în care se dorește obținerea unui raport în format special care nu este prevăzut de rapoartele standard, este prevăzut generatorul de rapoarte cu ajutorul căruia se pot modela rapoarte în formatul necesar și să fie păstrate în arhiva. Generatorul de rapoarte permite obținerea rapoartelor în orice combinație de date, inclusiv rapoarte de previziune și analiză. Rapoartele pot fi tipărite la imprimantă, afișate pe ecran sau într-un fișier pentru a putea fi exportate către un alt program (de ex. Access,Excel, Dbase…).

Limbajul de programare folosit, Visual C, cât și siguranța bazelor de date Oracle, asigură programului viteză în exploatare și stabilitate deosebită în lucrul cu baze de date foarte mari, fiind în același timp disponibil pentru adaptări specifice.

Printre firmele prezente în ROMANIA care utilizează pachetul de programe WIZCOUNT, se număra: TDG-REYNOLDS, NOVA BRASILIA, OMNIASIG, GLOBAL ONE COMUNICATION, MERCURY PROMOTION, OSRAM, BvMcCANN-ERICKSON, EX MARKET GLOBA FARMA, FIRST ROMANIAN DISTRIBUTION, BRITISH PETROLEUM, CHIO CHIPS etc., firme la care programul a fost testat în condiții de exploatare intensă. WizCount 2000 se bazează pe integrarea tuturor operațiunilor firmei în sistemul informatic.

Flexibilitatea programului asigura independența departamentelor, împreună cu integrarea datelor în sistemul central. Documentele sunt introduse în sistem o singură dată , programul asigurând legătura automată între departamente și către baza de date centrală. În acest fel toate operațiunile pot fi urmărite în timp real, informațiile fiind disponibile în întregul sistem până la nivel managerial.

Programe utilitare.

Uneori calculatorul se poate defecta. Orice defecțiune poate deteriora datele înscrise pe hardisk-ul calculatorului. Programul WizCount asigură integritatea și securitatea datelor, verificând permanent dacă au apărut astfel de defecte pe hardisk. WizCount dispune de un pachet de programe utilitare cu ajutorul cărora se pot reface bazele de date în caz de deteriorare avariată a lor.

VERTICAS SOFTWARE – VERTISAL

VertiSal – soft salarii ce se evidențiază prin flexibilitatea și rezolvarea problemelor întâlnite în practică.

VertiSal este un soft de salarii vertical realizând tot de la introducerea datelor de bază, trecând prin faza de calcul salarii, pană la generarea situațiilor de iesire.

În orice formular vă sunt afișate informații utile ca: firma și luna curentă, numărul de zile și ore lucrătoare din lună, ordonarea curentă, descrierea rubricii curete.

VertiSal este proiectat atât pentru operarea cu ajutorul tastaturii cât și cu mouse-ul.

Oriunde în VertiSal aveti la dispoziție informațiile la obiect oferite de fișierul de asistența contextuală, apasând tasta F1.

Odată introduse datele despre salariați, și completat pontajul, printr-un click aveți ștatul de salarii, adeverințe, declarații și o varietate de liste utile.

Introducând actele adiționale aveți pregatit automat și registrul de evidență al salariaților.

Verificarea corectitudinii datelor se face la nivel de rubrică, grup de rubrici, formular și la nivel general, pentru ansamblul datelor introduse în firma curentă, minimizând apariția erorilor de operare.

Se poate adăuga foarte ușor o nouă firma, prin stabilirea lunii de pornire și a firmei luate ca șablon în configurarea parametrilor.

Se poate reveni oricând în liniile anterioare, prin simpla selectare a liniei dorite. În orice lună anterioară sunt accesibile toate operațiile, inclusiv modificarea elementelor de pontaj și crearea raportarilor rectificative.

Actualizarea software-ului VertiSal ca urmare a modificărilor legislative sau pentru adăugarea de funcțioalități noi se face printr-un click pe butonul de actualizare, prin detasarea actualizării de pe email sau automat de pe CD-ul primit. Actualizările ca urmare a modificărilor legislative nu necesită efectuarea de către utilizator de modificări ale parametrilor, acestea fiind efectuate automat.

Se pot defini un număr nelimitat de sporuri, rețineri, prime, garanții. Acestea se pot exprima în procent la diferite baze de calcul sau ca sume fixe. De asemenea, la sporuri și prime se poate alege dacă suma este brută sau netă.

Pentru a minimiza cantitatea de date care trebuiesc operate în VertiSal, se utilizează nomenclatoare specifice firmei: compartimente, funcții, elemente de pontaj, note contabile; sau comune întregii aplicații: curs valutar, case de sănătate, fonduri de pensii private, coduri boala, județe, bănci, valuta, clasificația ocupațiilor din România, clasificația activităților economice, zile de sărbătoare legale. Prin utilizarea acestora și a fișierului cu parametrii firmei, nu vi se mai solicită informații deja cunoscute.

SOFTWORKS – NEOSYS

Modulul de salarii al programului neoSys ofera urmatoarele facilități:

evidența personalului;

obținerea ștatelor de salarii pe locuri de muncă, situații centralizatoare;

ștate de plată individuale;

calculul salariilor pornind de la net la brut și invers;

evidența sporurilor periodice și permanente, reținerilor din salariu, concediilor medicale și de odihnă;

exportul automat al notelor contabile în modulul de contabilitate;

posibilitatea configurării contribuțiilor, indemnizațiilor și reținerilor în funcție de cerințele utilizatorului sau a modificărilor de legislație;

NEXUS MEDIA – NEXUS SALARII

Nexus Salarii calculeaza salariile pentru orice tip de organizație și pentru diverse forme de retribuire.

Nexus Salarii vă oferă toate instrumentele necesare gestionării eficiente a salariilor și a declarațiilor/raportărilor aferente conform reglementărilor legislației românești de organizare și conducere a contabilității financiare a agenților economici. nezus Salarii poate fi utilizat cu succes de companii de orice dimensiune, indiferent de specificul de activitate sau de numărul de angajați.

Nexus Salarii oferă, printre altele, următoarele funcționalități:

Calcul configurabil, cu formule diferite de utilizatori, pentru: diverse tipuri de salarii, sporuri salariale, premii, concedii medicale, concedii de odihnă, rețineri taxe și impozite datorate de angajat și de angajator către stat, rețineri personale datorate terților;

Permite calculul invers al salariilor, de la net la brut și de la brut la brut + cheltuieli aferente angajatorului;

Ofera toate rapoartele specifice unei aplicații de salarizare, cum ar fi ștatele de plată pentru avans, lichidare, concedii medicale, concedii de odihnă, fluturași, rapoarte centralizatoare, rapoarte configurabile, fișa salariatului.

Asigură calculul salariilor pornind de la numărul orelor efectiv lucrate, înregistrate printr-un sistem de pontaj și preluate automat în baza de date;

KL SOFTWARE – E-FACT

Program gratuit pentru emiterea de facturi fiscale, proforme și chitanțe. Este ușor de instalat și de utilizat și poate fi folosit de orice persoană juridică sau fizică plătitoare sau nu de TVA fiind conformă cu cerințele și reglementările Codului Fiscal în vigoare.

Funcționalități principale:

Realizarea tuturor operațiunilor de facturare intr-o manieră simplă și ușoară;

Emite: facturi fiscale, facturi proforme și chitanțe fiscale;

Suportă facturare cu TVA inclus și cu taxare inversă;

Permite generarea facturilor cu TVA dedus automat din prețul produsului/serviciului;

Se adresează mai multor categorii de utilizatori, plătitori sau neplătitori de TVA;

Multifirmă – ține evidența separat pe mai multe firme;

Facturare multivalută;

Funcție integrată de trimitere a facturilor prin e-mail;

Funcție integrată de căutare a facturilor și chitanțelor emise;

Nomenclator de produse și servicii;

Funcție inteligentă de memorare a produselor și serviciilor;

Funcție de backup automat pentru baza de date: permite salvări periodice de siguranță a bazei de date;

Poate reține anumite informații introduse într-o factură pentru a fi utilizate și în alte facturi;

Nomenclator de clienți și delegați.

SPEED SOFT COMPANY – EUROFACTURI

Aplicația EuroFacturi permite emiterea de facturi, facturi proforme, chitanțe, facturi cu chitanțe, avize de însoțire și monetare. Aceste documente se pot salva, vizualiza, tipări sau vizualiza în format Word, Excel, Pdf, etc. și pot fi generate rapoarte și evidențe. Lucrează cu toate cotele de TVA.

BITSOFTWARE – SOCRATECLOUD

SocrateCloud este platforma de business care furnizează o soluție completă și complexă de gestiune economică – ERP, gestiune a relațiilor cu clienții – CRM și Business Intelligence – BI, ușor de utilizat care susține performanța afacerii.

Funcționalitate completă ERP & CRM & BI pentru companii moderne care vor sa-și gestioneze eficient toate procesele financiare, de produție, distribuție, vânzări și servicii. Motoare de business introduse pentru automatizarea proceselor și eficientizarea activității.

Dezvoltat pentru afaceri moderne, SocrateCloud este scalabil, flexibil și adaptabil, utilizarea sistemului în cloud elimină costurile cu infrastructura, putând fi utilizat pe baza unui abonament anual, acest mod de plată ajutând la planificarea facială a cheltuielilor pentru ERP. Infrastructura cloud furnizează disponibilitate, securizare și securitatea datelor.

Arhitectura inovativă pentru dezvoltare rapidă de aplicații utilizând servicii web și infrastructura și procesele deja existente în  SocrateCloud ajută la extinderea aplicației cu noi funcționalități pentru nevoi specifice de business.

SocrateCloud este prima platformă 100% deschisă. Având la bază conceptul de eliberare al datelor și a aplicației, oferă posibilitatea de a muta oricând datele dintr-un cloud în altul sau din cloud pe propria infrastructură.

ERP PLURIVA – PLURIVA BI, HCM

Pluriva Business Intelligence este o soluție integrată în sistemul Pluriva ERP, disponibilă în costul standard al aplicației. Cele 1200 de rapoarte, situații, analize și grafice disponibile acoperă activitatea tuturor departamentelor dintr-o firmă: Contabilitate, Financiar, Vânzări, Marketing, Operațional, Achiziții, Logistică, Resurse Umane, CRM, și Call Center.

Creată pe baza experienței Pluriva în sute de implementări la clenții din diferite domenii de activitate, soluția vă ajută să îmbunătățiți procesul de luare a deciziilor de business, pe baza unor informații sigure, relevante și obținute la timp, să creați strategii puternice de business, să creșteți profitabilitatea și să îmbunătățiți satisfacția și loialitatea clienților.

Alegeți din cele peste 20 de moduri diferite de reprezentare grafică a informațiilor din rapoarte, inclusiv Column, Line, Bar, Pie. Rapoartele grafice se modifică în timp real, odată cu modificarea datelor sursă. Instrumentele de vizualizare grafică a informațiilor de business vă ajută să analizați rapid, din mai multe perspective.

Proiectată și dezvoltată de experți IT cu bogată experiență managerială, soluția de BI este foarte ușor de utilizat și de configurat. Printr-un singur click, se pot adăuga sau șterge rânduri și coloane.

Rapoartele generate de soluția de BI se bazează pe cele mai noi date disponibile în sistem, actualizate pe măsură ce operați în aplicație, în timp real. Fiecare raport include următoarele informații: ziua și ora la care au fost extrase datele din sistemul ERP.

SPECTRUM – SPECTRUM

Spectrum Business Intelligence este un soft de analiză proiectat de platforma Oracle Business Intelligence Standard Edition One.

Într-o rețea de magazine retail, una din componentele principale este reprezentată de stocul de marfă. Acesta poate fi analizat punctual magazin de magazin, dar și global, la nivelul întregii rețele sau grupuri de magazine, cu o caracteristică regională comună.

Stocul de marfă în tendința de a satisface scopul lui principal, acela de a asigura continuitatea vânzării, ridica anumite probleme foarte importante, care dacă nu sunt conștientizate la timpul potrivit pot duce la imposibilitatea de a oferi pieții ceea ce aceasta își dorește. Aceste probleme, pe care sistemul dorește să le evidențieze sunt: lipsa mărfii de la raft, stocurile negative și suprastocul.

Analiza vânzărilor se concentrează pe dinamica produselor și  a clienților. În mod constant profilul clientului se schimbă, iar organizația trebuie să aibă instrumentele necesare pentru a putea lua decizii care vor duce către o imagine și un profit mai bun.

Managerul de achiziții își concentrează atenția pe modul de lucru cu furnizorii. Trebuie să poată avea acces la informațiile necesare pentru a crea contracte cât mai avantajoase cu furnizorii și trebuie să poată să urmărească dacă sunt clauze din contracte ce nu sunt respectate.

Concentrarea atenției pe furnizorii cu cifra de afaceri cea mai mare este foarte importantă.

Implementarea unui sistem integrat de comenzi către furnizori și verificarea respectării comenzilor făcute.

Multutudinea de modalități prin care o rețea de magazine poate să-și fidelizeze clienții folosind Spectrum Retail Solution, face din analizarea promoțiilor un capitol important pe care să se axeze analiștii din biroul comercial al rețelei respective.

Fiecare modalitate de promovare, necesită modalitățile proprii de analiză pentru a determina dacă o promoție este suficientă sau nu.

De asemenea, analiza înainte de a stabili ce fel de promoții să fie folosite este foarte importantă și necesită rapoarte speciale.

TOTALSOFT – CHARISMA ERP

Pentru a susține obiectivele de bsiness și a oferi un suport real în transformarea proceselor interne din cadrul companiei este vitală implementarea unei soluții ERP potrivite.

Charisma ERP este o soluție IT potrivită pentru managementul resurselor companiilor, indiferent de dimensiunea acestora, fiind un sistem informatic care oprimizează și simplifică procesele interne de business.

Charisma ERP este un sistem de tip multi-modul, proiectat special pentru a furniza suport tuturor ariilor de business din companie, prin introducerea celor mai bune practici specifice fiecărui sector de activitate în parte și prin standardizarea proceselor decizionale sau productive.

Prin flexibilitate și ușurință de adaptare la legislația și la mediul de afaceri din țară, Charisma ERP a devenit cea mai bine vândută soluție ERP la nivel de mid-market din România. Astăzi, sistemele ERP Charisma susțin operațiunile celor mai puternici jucători din domenii importante precum distribuție, retail, producție, medical-farmaceutic, agricultură, energie sau servicii.

Sistemele Charisma ERP sunt implementate în 29 țări printre care Austria, Polonia, Cehia, Serbia, Rusia, Republica Moldova, Ucraina, Ungaria, Grecia, Albania, Bulgaria, Brazilia, SUA, Canada, China sau Senegal. În România, în ultimii cinci ani, TotalSoft s-a clasat pe primul loc în topul furnizorilor de soluții ERP, conform studiului realizat de compania de analiză de piață Pierre Audoin Consultants (PAC).

Topul Aplicațiilor de contabilitate

CAPITOLUL 4

ANALIZA SERVICIILOR DE MENTENANTA PENTRU PRODUSELE SOFTWARE DE CONTABILITATE

4.1. Etapa de după implementare

Pe zi ce trece și pe măsură ce au loc tot mai multe implementări, devine evident că utilizarea de software nu reprezintă panaceul universal pentru optimizarea unei afaceri. Cum nimic nu este perfect, nici programele nu funcționează ideal și fără erori. Asigurarea unui suport constant și eficient din partea furnizorului soluției reprezintă o necesitate pentru companiile beneficiare ale implementărilor.

Furnizarea și implementarea unei soluții, cu suportul tehnic ulterior reprezintă o vânzare-cumpărare și de produs (este cumpărată aplicația și licența de utilizare) și de servicii (suportul post-implementare). Nu definirea acestei tranzacții reprezintă o problemă, ci faptul că o implementare de dimensiuni medii și mari impune inclusiv reconsiderarea întregii structuri organizatorice a firmei beneficiare. Și nici aceasta nu ar fi o problemă, poate, atât de critică. În fond, un bun management de proiect poate defini pașii corecți ce trebui parcurși și astfel, implementarea se poate finaliza cu succes – adică la timp și în bugetul alocat.

Este numai începutul, practic, al relației dintre furnizor și beneficiar. Cum soluțiile au aplicabilitate în special în operațiuni financiar-contabile, ele influențează decisiv funcționalitatea firmei utilizatoare. În țara noastră, principala problemă în utilizarea unei soluții o reprezintă, dincolo de instruirea personalului de service, asigurarea actualizărilor (noi module, noi operațiuni, dar mai ales noi reglementări și norme de aplicare) și suportul tehnic în cazul în care apar disfuncționalități. Fără aceste două componente post-implementare, o soluție nu este decât un exercițiu de configurare.

De aceea, firmele care oferă soluții și suport post-implementare se angajează să asigure această asistență atât de necesară pe termen lung, cel puțin în principii, prin contractele de service valabile minim pe perioade convenite de comun acord cu beneficiarul. Totuși, din diverse motive, această relație furnizor-beneficiar poate fi afectată de crize și situații neplăcute sau poate fi chiar întreruptă. Indiferent de motivele părții din cauza căreia a avut loc ruptura contractului sau neonorarea acestuia, partenerul va avea enorm de mult de suferit.

Odată implementata, o soluție aproape creează dependență. Nu numai că a costat resurse financiare și umane, dar a provocat apariția în cadrul organizației beneficiarului de specialiști în soluția respectivă, personalul utilizator a fost instruit și toate procedurile și modurile de raportare au fost adaptate astfel încât să poată fi realizate cât mai eficient cu ajutorul soluției. Dacă furnizorul nu își respectă angajamentul inițial sau îl rupe, beneficiarul va avea o mare problemă. Dacă, invers, beneficiarul se face vinovat de așa ceva, furnizorul va avea o problemă, întrucât îi vor dispărea venituri și o parte din angajați alocați beneficiarului respectiv, nu vor mai avea de lucru, cel puțin pe termen scurt. Sunt situații neplăcute, ce pot surveni indiferent de cât s-ar strădui părțile să își respecte angajamentele, și care se pot împărți în două categorii majore: nerespectarea obligațiilor contractuale, respectiv dispariția, ca entitate comercială, a uneia dintre părți.

În lume exista două categorii de furnizori: cei ce oferă soluții unicat, adică numai ei produc tipul respectiv de soluție și cei ce concurează cu produse asemănătoare, pe aceleași piețe. În primul caz, evident, un beneficiar nu prea are de unde alege – în al doilea caz, selecția se face fie funcție de simpatii, fie în funcție de îndeplinirea de către furnizor a unui set de criterii prevăzute în caietul de sarcini. Ei bine, se poate întâmpla ca furnizorul să fie preluat de către o altă entitate comercială, cu care beneficiarul să nu dorească să facă afaceri și atunci se pune serios problema încetării contractului.

Este dreptul unui beneficiar al unui serviciu livrat în timp de putea considera o modificare la nivel managerial în cadrul furnizorului drept incompatibilă cu afacerea sa. Și aici mai intervin și consultanții.

Evident, lucrurile se pot întâmpla și invers: furnizorul poate preciza în contractul de implementare condițiile în care are dreptul și posibilitatea de a întrerupe colaborarea, fără a fi obligat la despăgubiri. Dacă beneficiarul intră sub controlul altor acționari sau se angajează în activități ce ar dăuna imaginii de firmă a furnizorului, acesta – dacă menționează astfel de situații în contract – se poate prevala de ele pentru a scăpa de un beneficiar-problemă.

Un caz special îl reprezintă schimbarea acționariatului vreuneia dintre părți, cu consecințe juridice asupra colaborării, dar din motive ce țin de politicile externe ale țărilor. Cel mai la îndemână exemplu este cel al legislației Statelor Unite, care interzice firmelor americane să facă afaceri cu firme situate în state considerate că ar sprijini terorismul, sau controlate de cetățeni aparținând acestor state. O firmă românească implementează o soluție unei firme americane, care face afaceri în România.

Dacă firma românească este preluată – este doar o prezumție – de către o firmă iraniană, atunci firma americană din România este obligată să înceteze orice relație cu fostul său furnizor. Care, la rândul său, poate da în judecată firma americană pentru daunele provocate prin întreruperea contractului. În afară de cazul în care contractul a fost de la bun început negociat corespunzător.

Asta înseamnă că atât furnizorii, cât și beneficiarul să își realizeze planuri de backup în care să evalueze ce înseamnă schimbarea aplicației, sau cum să facă față dispariției unui client important, ceea ce este greu de făcut. Aceasta în condițiile în care implementarea unei aplicații mai măricele, pentru un beneficiar cu peste 50 de posturi, să spunem, durează măcar câteva luni, consuma resurse importante ale furnizorului și provoacă dependența de aplicația respectivă a întregii afaceri a beneficiarului. La aceasta se adaugă cheltuielile cu instruirea unor specialiști în cadrul firmei pentru a administra intern aplicația și dacă schimbi aplicația, trebuie să le schimbi și instruirea. De aceea, beneficiarul unei asemenea aplicații nu ar trebui să fie interesat în primul rând de posibile despăgubiri financiare, ci de capacitatea furnizorului de a-l depana pe termen lung.

4.2. Strategii de asigurare a continuității serviciilor informatice

Cauze și efecte

Cea mai neplăcută perspectivă, pentru ambele părți, o reprezintă declararea falimentului de către furnizorul aplicației. Practic, pentru o firmă de software, posibilitatea de a-și înceta activitatea este destul de mică, cu un amendament: a făcut o aplicație, a dat lovitura, o vinde peste tot, conform contractelor înregistrează venituri substanțiale și apoi trebuie să investească banii respectivi, pentru a face o aplicație mai bună, sau și o altă aplicație, pentru altă categorie de operațiuni.

Dacă la un astfel de nivel firma respectivă lansează un produs nefuncțional, sau înregistrează eșecuri în procesele de implementare, se întrunesc efectiv premizele eșecului general. Intr-o astfel de perspectivă, beneficiarii primei soluții, cea care a adus consacrarea firmei respective, riscă să rămână fără suport…

În paranteză fie spus, tocmai de aceea, pentru o firmă de software care începe să capete dimensiuni este foarte necesară o echipă de consultanță în afaceri, pe domeniul respectiv, care să atragă atenția conducerii asupra hazardării în direcții greșite sau momentan fără potențial comercial.

Jumătate din succesul unei firme de software se datorează capacității de a sesiza care sunt necesitățile pieței la un moment dat și pe termen scurt, respectiv de a evita implicarea în dezvoltări fără o potențială finalitate comercială. Dar chiar și așa, o firmă de succes poate înregistra la un moment dat probleme dacă implementarea la un client îi consumă resurse prea mari.

Un alt motiv pentru care o firmă de software ar putea da faliment îl reprezintă plecarea angajaților, sau a celor mai buni angajați, la alte firme. Lipsită de activele sale cele mai valoroase, o astfel de firmă devine incapabilă să-și mai onoreze contractele și atunci, soluția este declararea falimentului, fie de către administra-torul firmei, fie de către creditorii acestuia.

O astfel de perspectivă trebuie reglată de la bun început în contract, pe baza principiului „voința părților". În primul rând, în cazul în care furnizorul intră în faliment și nu-și mai poate îndeplini obligațiile, respectiv prestarea serviciilor de actualizare și suport și nici nu există un back-up fie suficient, fie la costuri rezonabile, pot fi solicitate despăgubiri financiare sau de altă natură, pentru daunele produse afacerii beneficiarului. Dar, acesta s-ar putea să nu prea aibă ce face cu aceste despăgubiri.

Aici trebuie luată în calcul inclusiv o premiză foarte importantă, în situația aceasta: angajații unei firme de software sunt, prin definiție, foarte mobili. Ei pleacă inclusiv de la firme solide, care funcționează absolut fără nici o problemă. Ei bine, este puțin probabil ca la o firmă intrată în reorganizare judiciară să mai rămână vreun specialist… premiză este următoarea: în momentul în care devine 50% evident că firma are probleme, specialiștii fug imediat. Este suficient ca firma să șchiopăteze un pic. De aceea, chiar înaintea declanșării procedurii de faliment, firma poate avea dificultăți.

Soluții

În afară de prevederea achitării de despăgubiri, o altă soluție ar fi plata unei redevențe pentru licența de utilizare a programului respectiv, iar dacă furnizorul ajunge în situația de a nu-și mai onora contractul, în punctele sale esențiale și că acest eșec a provocat beneficiarului un prejudiciu financiar important, se poate prevedea în contract că proprietatea asupra aplicației se transmite beneficiarului, iar sumele plătite cu titlul de redevență se consideră avans pentru acest transfer. Furnizorul poate refuza, și o va face, pentru că un astfel de contract este destul de dur.

De fapt, este vorba de preluarea licenței, adică a dreptului de utilizare – numai. Un astfel de contract nu poate face referire la preluarea licenței întregi, adică și a dreptului de comercializare. În termeni juridici, beneficiarul poate lua locul furnizorului, în cazul în care acesta nu își îndeplinește contractul. Dacă părțile nu pot conveni asupra unei astfel de soluții, mai există varianta apelării la un terț, la care să fie stocate toate informațiile asupra aplicației și care să le elibereze beneficiarului în situațiile în care furnizorul nu își mai respectă contractul. Soluția cu stocarea codului-sursă la un terț poate reprezenta o alternativa interesantă, cu condiția ca acesta să fie acceptat de către ambele părți. Acești terți pot fi de două categorii: profesioniști din domeniu sau neprofesioniști, însă ei trebuie să poată garanta asigurarea securității informațiilor stocate și faptul că nu vor fi distruse sau oferite altei entități.

În jurisprudența anglo-americană, această soluție se numește „cont escrow", ceea ce în limba română, sau în reglementările juridice de la noi, s-ar apropia foarte mult de un contract de depozit. Acesta poate fi un contract de depozit bancar, sau un contract de depozit între două sau mai multe persoane prin care niște bunuri se încredințează spre păstrare unui terț.

Intr-un astfel de depozit ar putea fi stocate toate datele necesare pentru folosirea aplicației în stadiul curent, toate datele necesare pentru actualizare și toate datele necesare pentru service. Dar, un astfel de cont escrow nu poate permite decât stocarea datelor necesare utilizării aplicației și parțial service-lui. Ceea ce este fundamental important este că furnizorul, nici dacă dorește, nu poate plasa, la un anumit moment dat inițial, datele necesare actualizării sau actualizărilor, pentru că acestea au loc în timp.

Un astfel de contract de depozit, încheiat între furnizor, beneficiar și depozitar va stipula faptul că furnizorul pune toate aceste documente în contul de depozitare și în cazul în care sunt probleme și furnizorul nu își mai poate onora obligațiile, bine definite, iar beneficiarul poate utiliza aceste date în situațiile definite. Atenție însă la definirea foarte clară și cât mai ușor de cuantificat a situațiilor de neîndeplinire a contractului și a valorii pagubelor, în funcție de situațiile create.

CAPITOLUL 5

CONCLUZII

5.1. Alegerea sistemelor software utilizate în contabilitate

Pe piața românească de software există la ora actuală o ofertă destul de bogată de produse de contabilitate la cheie, o problemă importantă fiind modul în care o întreprindere își fundamentează opțiunea pentru o anumită soluție informatică. Opțiunea pentru un anumit produs trebuie făcuta plecând în primul rând de la particularitățile activității desfășurate de agentul economic și de volumul acesteia care determină particularitățile specifice la nivelul reflectării contabile.

Agenții economici mari optează în general pentru produse software la comandă, proiectate și realizate (intern sau de firme specializate) plecând de la particularitățile concrete activității lor. Un alt specific al agenților economici mari și chiar a multor agenți economici mijlocii vizează o anumita strategie informațională bazată pe informatizarea tuturor funcțiilor întreprinderii (și nu doar a contabilității) în condițiile realizării unei integrări a tuturor subsistemelor informatice exploatate.

Agenții economici mijlocii, dar mai ales agenții economici mici optează pentru un produs la cheie. Acesta opțiune este justificată de faptul ca produsele la cheie oferite de firmele specializate oferă o serie de avantaje: acoperă integral segmentul contabilității financiare și în buna parte și cerințele contabilității de gestiune, este un produs testat și poate fi implementat imediat de utilizator, este mai ieftin decât un produs la comandă.

În cazul unei firme specializate în activitatea de contabilitate și consulting, criteriile de selecție vor viza posibilitatea definirii și gestionării concomitente a mai multor societăți utilizând același pachet de programe, posibilitatea opțiunii pentru versiuni monopost sau rețea locală de calculatoare.

O restricție destul de importantă se referă la gradul de personalizare pe care îl poate realiza programul. Acesta personalizare se refera la:

identificarea setului de conturi sintetice folosite ca urmare a specificului activității desfășurate de agentul economic

posibilitatea de a nu permite introducerea unor articole contabile incorecte

introducerea datelor direct din documente primare (facturi, chitanțe fiscale, etc.) cu posibilitatea generării notelor contabile corespunzătoare

posibilitatea generării automate a notelor contabile corespunzătoare

dezvoltarea conturilor analitice în funcție de dorința utilizatorului (conturile „clienți”, „furnizori”).

O alta problemă urmărită vizează necesitatea blocării accesului pentru modificări ale fișierelor de la sfârșit de lună, după încheierea lucrărilor specifice perioadei, asigurându-se astfel imposibilitatea alternării informațiilor stocate referitoare la operațiile contabile din luna precedentă – se respecta astfel principiul independenței exercițiilor. Această problemă nu este întotdeauna complet rezolvată, uneori existând posibilitatea de a interveni în program și de a se efectua modificări.

Realizarea unei prelucrări contabile informatizate corecte presupune exploatarea unor produse care să garanteze imposibilitatea reinițializărilor succesive, precum și realizarea unei auditări care să ofere informațiile necesare privind operațiile executate și persoanele implicate.

Sistemele informatice financiar contabile pot fi realizate cu proceduri specifice unui anumit operator economic, dedicat unui anumit concept de organizare. Dacă se pune problema utilizării unui astfel de sistem de către un alt beneficiar decât proiectantul , se observă că respectivul program trebuie adaptat la cerințele concrete ale noului beneficiar, pentru a elimina această nepotrivire a apărut necesitatea proiectării unor produse program ce pot fi utilizate de mai mulți utilizatori. Reglementările internaționale cu caracter financiar contabil sunt similare pentru anumite țări ceea ce face algoritmizarea produselor program să fie similară în diverse țări, face posibilă generalizarea prelucrărilor într-un anumit spațiu economic. Principalele caracteristici comune ale sistemelor informatice prezentate anterior în acest capitol sunt: generalitatea, extensibilitatea, portabilitatea, algoritmizarea.

Generalizarea este proprietatea produsului informatic prin care specificul prelucrărilor este același și este realizată prin folosirea acelorași algoritmi de prelucrare obținându-se funcții de program cu caracter similar.

Extensibilitatea este proprietatea conform căreia se pot adăuga noi funcții fără a perturba funcțiile esențiale ale programului și fără a diminua proprietățile de generalitate și fiabilitate. Concret se referă la versiunile de program.

Portabilitatea reprezintă capacitatea acestor produse de a fi instalate ușor de pe un sistem de operare și un calculator aparținând proiectantului pe cel al beneficiarului.

Algoritmizarea – se stabilesc algoritmi contabili pe baza reglementărilor legale.

Sistemele informatice contabile sunt programate pentru acces multifirma, multiuser adică același program poate fi accesat simultan de mai multe companii și permite accesarea simultană de un număr mare de utilizatori. Modalitățile de lucru cu programele informatice sunt ușor de înțeles și utilizat și de utilizatorii neinformaticieni. Acest lucru fiind realizat prin oferirea unor meniuri de lucru derulante (conținând opțiuni de prelucrare clar definite) sau prin proiectarea unor videoformate ușor de exploatat.

Agentul economic trebuie să fie familiarizat în primul rând cu conceptele teoretice necesare înțelegerii funcționării sistemelor informatice: elemente de bază, definiție, componente, reglementări legale, tipuri de sisteme, proiectarea și implementarea, obiective generale și specifice, structură.

În cel de-al doilea rând, dar nu mai puțin important este faptul că fiecare organizație trebuie sa știe să-și estimeze și priorizeze nevoile. În funcție de acestea se stabilesc categoriile de ieșiri ale sistemelor informatice necesare fundamentării strategiei firmei, se alege sistemul informatic cel mai bine adaptat specificului existent și se aprobă costurile de achiziție.

În cel de-al treilea rând, după implementarea fiecărui sistem economic, este absolut necesară evaluarea eficienței și capacității acestuia de a produce valoare adăugată activității firmei.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să alinieze la niște standarde, o soluție a verificării produselor software de contabilitate fiind auditului sistemelor informatice.

5.2. Necesitatea auditului sistemelor informatice

Apariția sistemelor informatice complexe a schimbat mult modul de abordare și prezentare a informației contabile a agenților economici. Multe firme însă nu s-au adaptat deocamdată la cerințele informaționale moderne, care să le permită desfășurarea unei activități eficiente. Obținerea de informații pertinente este importantă, ca urmare a tendințelor manifestate la nivelul pieței. Fiecare întreprindere trebuie sa-și direcționeze fluxul informațiilor către managerii săi de specialitate. În acest scop se analizează necesitățile de informații ale departamentelor în funcție de care se elaborează sistemul informațional adecvat. Există însă mari diferențe între sisteme din punctul de vedere al complexității lor și specificul domeniului de activitate.

Un sistem informațional bine elaborat este alcătuit din mai multe subsisteme. Primul subsistem ce stă la baza întregului sistem informațional este sistemul de gestiune financiar-contabil. Acest sistem realizează automatizat înregistrările interne, oferă informații actuale despre volumul de producție fabricată sau a serviciilor prestate, costuri, fluxurile de numerar, foile de parcurs, facturi de plată sau de încasat. Pentru un acces mai rapid la un volum sporit de informații se utilizează tehnologiile informaționale moderne specializate în acest domeniu, care includ sisteme computerizate de centralizare și prelucrare a datelor interne. Pe piața locală se oferă un larg spectru de sisteme de evidentă financiar-contabilă în scopul gestionării eficiente a inventarului și pentru a obține un nivel optim al stocurilor, stabilirii unei politici dinamice a prețurilor, evaluării corecte a clienților; reducerii cheltuielilor.

Valoarea sistemelor informaționale de astăzi este dată de „lipsa hârtiilor” care până nu de mult reprezentau principalul instrument de planificare și sprijinire a procesului decizional. Astăzi putând fi accesate informații aflate la zeci de kilometri distantă fără a părăsi biroul. Consecințe și riscuri ale informatizării activității agenților economici ar putea fi : exploatarea riscantă a echipamentelor; absența unor analize reale ale fluxurilor informaționale din organizații și controlul acestora; necunoașterea metodelor de realizare a sistemelor informatice.

Impactul tehnologiei informației asupra mediului afacerilor se manifestă prin: Creșterea posibilităților de procurare, memorare, analiză și prelucrare a datelor și informațiilor. Acest lucru ducând inevitabil la creșterea eficienței procesului decizional.

Tehnologia informatică are efecte asupra controlului financiar. În timp ce obiectivele controlului au rămas relativ constante în timp, tehnologia influențează modul în care sistemele pot fi controlate. De exemplu, protejarea bunurilor organizației este un obiectiv constant al controlului atât în condițiile prelucrării manuale, cât și în cazul prelucrării automate a datelor, dar modul în care acest obiectiv poate fi atins este diferit în cele două situații.

Impactul tehnologiei se manifestă și în cazul auditului, mai ales în ceea ce privește cunoștințele pe care trebuie sa le aibă auditorul pentru a-și îndeplini misiunea.

Implementarea rapidă a sistemelor informatice a avut ca efect fracționarea responsabilităților și controalelor existente în mod tradițional în organizații. În practică se remarcă o realiniere a funcțiilor existente într-o companie; schimbări în ceea ce privește lucrul cu documente și fișiere; transferul sarcinilor de executat.

Realinierea funcțiilor. Funcțiile asociate prelucrării tranzacțiilor s-au adaptat funcțiilor sistemelor informatice. Calculatoarele primesc intrările direct de la utilizatorii acestora. Astfel sursa informațiilor depinde în cea mai mare măsură de succesul interacțiunii utilizatorilor cu sistemul de prelucrare a tranzacțiilor.

Lucrul cu documente și fișiere. Cei care creează și folosesc date într-o organizație se numesc proprietari și au obligația de a stabili drepturi și reguli de acces la date. Custodia datelor presupune delegarea responsabilităților în numele proprietarilor de drept și implică efectuarea unui control fizic și electronic al accesului impus prin regulile proprietarilor. În sistemele manuale, custodia implică deținerea și păstrarea în bune condiții a documentelor. În condițiile procesării automate a datelor custodia datelor și a informațiilor este transferată către echipamente și suporturi de memorare noi, relativ intangibile.

Transferul sarcinilor de executat. În cazul sistemelor informatice orice programator, operator sau utilizator, potențial, poate obține acces și controla funcțiile sistemului de prelucrare a datelor. De aceea trebuie sa acționeze principiul separării sarcinilor/atribuțiilor de serviciu care impune ca nimeni să nu aibă acces la întregul sistem. Absența unor controale ale accesului specifice mediilor informatizate duce la creșterea riscului asociat separării sarcinilor de serviciu.

Actualele cerințe privind verificarea sistemelor informatice sunt:

Evaluarea gestionării tehnologiilor informaționale;

Evaluarea generală a controalelor aplicațiilor;

Evaluarea securității tehnologiei informaționale și a planificării realizării copiilor de siguranța și a refacerii în caz de distrugere;

Evaluarea activităților legate de dezvoltarea și de ciclul de viață al sistemelor;

Verificarea sistemelor aflate în stadiul de dezvoltare;

Verificarea tehnică a sistemelor de exploatare, randamentul rețelelor și gestiunea bazelor de date.

Verificarea sistemelor informatice trebuie să facă parte din aproape toate acțiunile de verificare internă. În condițiile în care rapoartele financiar contabile sunt în mare parte informatizate, auditorii (interni sau externi) trebuie sa aibă în vedere o verificare a sistemului informațional prin care să ateste validitatea rapoartelor.

Bibliografie

Cristin Bigan, Sisteme informatice, ed. Bren 2010

V.Panduru, C.Bigan, I Catana – Modelare si simulare ed.Bren 2010

Niculae Feleagă, Ion Ionașcu Tratat de contabilitate financiară, vol. I,

Editura Economică, București,

Dumitru Davidescu Tratat de contabilitate informatizată,

Editura Tribuna Economică, București,

Roșca I. Ioan, Proiectarea sistemelor informatice de gestiune,

Zaharie Dorin Note de curs, Editura ASE  București,

Năstase Pavel, Florin Mihai, Luana Cosăcescu, Liana Covrig, Andrei Stanciu

Baze de date Access, Editura Economică, București,

www.ciel.ro

www.transart.ro

www.scala.ro

www.bitsoft.ro

www.integrator.ro

www.sap.com\romania

www.siveco.ro

https://www.pac-online.com/total-soft-figures-romania