Etapele Realizarii Controlului Intern Intr O Entitate Econommica din Mediul Privat
INTRODUCERE
Audit provine din limba latină de la cuvântul audit-auditare, care are semnificația „a asculta”, dar despre audit se vorbește de pe vremea asirienilor. În România introducerea auditului intern este de dată relativ recentă și se încadrează în efortul general de modernizare a managementului financiar atât în sectorul privat cât și în cel public.
Auditul intern este o profesie care s-a conturat de-a lungul anilor, încercând să răspundă mereu necesităților în continuă schimbare pe care le au entitățile publice.
Lucrarea de fata este o lucrare structurată în trei capitole prin intermediul cărora se urmărește evoluția auditului intern de-a lungul timpului, a conceptelor și domeniilor pe care acesta le acoperă.
În cadrul primului capitol este analizată evoluția auditului intern atât pe plan internațional cât și în contextul național al României, iar în vederea conturării principalelor elemente ce au caracterizat evoluția auditului pe plan internațional ne vom axa pe lucrările de specialitate dedicate istoriei contabilității și auditului implicit. În Romania, auditul intern a fost adoptat ca un termen la modă în domeniul controlului financiar, însa cu timpul s-a reușit decantarea conceptelor de control. Mediul concurențial din ce în ce mai dinamic din jurul economiei românești a dus ca auditul intern să devină o necesitate. Prin prisma normelor legale vom evidenția evoluția cadrului normativ al auditului intern în România, cât și principalele prevederi și modificări aduse de fiecare reglementare legală în parte.
Capitolul doi dezvoltă o abordare dintr-o perspectivă temporală, apelând la o analiză retrospectivă din trecut până în prezent a definițiilor acestuia. Fiecare nouă definiție a auditului intern și-a adus un aport semnificativ la progresul funcției de audit din trecut până în prezent, pentru că fiecare nouă definiție a auditului intern a marcat cucerirea unei noi trepte în evoluția spectaculoasă a acestei funcții atât de dinamice. În cel de-al doilea subcapitol vom evidenția tipurile de audit ce s-au conturat pe plan internațional cât și tipurile de audit intern definite de legislația auditului public din Romania, încheind capitolul doi cu o analiză a contribuției auditului intern la creșterea calității furnizate de auditul intern, analizând fenomenul outsourcingului prin prisma diferitelor studii și lucrări realizate în ultimul deceniu.
Capitolul al treilea cuprinde abordarea riscului parte integrantă a misiunii de audit și studiul de caz la firma SC MORDEX SRL. Pentru management este important să se depisteze riscurile, să le clasifice și să se ocupe de ele în ordinea probabilității de apariție și a iminenței efectului negativ pe care îl pot produce, în condițiile în care, riscul poate duce ca un eveniment sau o acțiune să afecteze capacitatea unei organizații de a-și atinge obiectivele. Auditorii interni trebuie să fie primii profesioniști din cadrul organizațiilor care înțeleg și conștientizează riscul și importanța gestionării acestuia. Astăzi, auditul intern nu își mai concentrează atenția pe control, ci pe riscuri, și, mai mult, pe modul în care se implică managementul general în administrarea riscurilor.
Lucrarea își propune să ofere o imagine coerentă și temporală a auditului intern și a valorii adăugate a acestuia într-un mediu informatizat și necesitatea informatizării unei astfel de misiuni.
CAPITOLUL 1. STADIUL CUNOAȘTERII PRIVIND FUNCȚIA DE AUDIT INTERN-FUNCȚIE DE ASISTENȚĂ ȘI CONSILIERE A MANAGEMENTULUI
1.1. Evoluții ale auditului intern pe plan internațional
Pentru a putea desprinde principalele direcții ale evoluției auditului intern pe plan internațional, se impune o parcurgere a literaturii internaționale dedicată auditului în general, și auditului intern în special, apelând la o abordare treptată dinspre trecut înspre prezent, încercând să desprindem liniile directoare esențiale care au menirea de a întrezări și contura evoluția viitoare a funcției de audit intern.
În vederea conturării principalelor elemente care au caracterizat evoluția auditului, în general, pe plan internațional, ne vom îndrepta atenția spre lucrări de specialitate dedicate istoriei contabilității și a auditului implicit. Procedând la revizuirea literaturii internaționale dedicate istoriei contabilității observăm că istoria și evoluția auditului a avut parte de o atenție destul de diminuată din partea specialiștilor în istoria contabilitătii, cercetarea dedicată auditului fiind destul de redusă. Un exemplu în acest sens este colecția de eseuri dedicate istoriei contabilității realizată de Yamey B.S.(1978), care înglobează 18 eseuri pe diverse aspecte ale istoriei contabilității, din care nici unul dedicat auditului, dar cel puțin 5 dedicate contabilității costurilor. Urmarind firul cronologic, observăm un progres care, chiar dacă nu e spectaculos totuși poate fi apreciat ca un bun început, prin colecția de lucrări realizată de Garner S. și Hughes M. (1978), iar din totalul de 29 de lucrări dedicate dezvoltării contabilității, se pot identifica 2 lucrări dedicate auditului. O altă contribuție la dezvoltarea istoriei auditului au avut-o Lee T.A. și Parker R.H.(1979), prin realizarea unei colecții de 17 lucrări dedicate isoriei contabilității, din care 2 dedicate auditului.
Apelând la această revizuire a literaturii internaționale dedicate auditului identificăm și lucrările unor specialiști ca și Stacey N.A.H.(1981) și Brown R.(1968) care și-au dedicat atenția auditului, chiar dacă această atenție nu se ridică la nivelul celei cuvenite în ziua de azi. O contribuție semnificativă la dezvoltarea cercetărilor dedicate auditului a avut-o și specialistul Chatfield M. în lucrarea sa “ A history of accounting thought” , din totalul celor 20 de capilole ale acestei lucrări , 2 fiind dedicate auditului.
Observăm, de asemenea, și câteva lucrări care au dedicat atenția cuvenită auditului la momentul respectiv. Astfel, Chandler(1993) în lucrarea sa “ Changing Perceptions of the Role of the Company Auditor, 1840- își stabilește ca și punct de plecare în cercetarea sa ipoteza schimbării și evoluției obiectivelor auditului dinspre secolul nouăsprezece înspre secolul douăzeci. Alt specialist care a manifestat interes pentru domeniul auditului a fost Power( 1992) , care și-a direcționat în mod deosebit atenția asupra activității de colectare de probe necesare realizării muncii de audit.
Ne punem fireasca întrebare: Care sunt motivele care au determinat o asemenea penurie în cercetărilor auditului? Un posibil răspuns ar putea fi acela că existau destul de puține informații referitoare la modul în care auditorii își conduceau activitatea, aspect remarcat de anumiți specialiști cum ar fi Higson A.W. (1997) sau Power M. (1992). O potențiala cauză a acestei lipse de informații privind metodologia de lucru a auditorilor este dată de faptul că multe firme de audit nu își păstrau vechea documentație de lucru și mai mult, până în anul 1980, multe firme de audit și contabilitate apreciau că metodele de lucru în munca de audit trebuie să rămână strict confidențiale.(Higson A.W. 1987;1997). Un alt motiv care să justifice lipsa de informații în acest domeniu al auditului a fost acela că specialiștii în istoria contabilitații si-au îndreptat eforturile de cercetare îndeosebi spre acele domenii pentru care existau evidențe scrise, fără a lua în calcul si posibilitatea apelării la alte metode de cercetare cum ar fi chestionarele poștale (Mattews,D,2006)
O contribuție deosebit de importantă în cercetarea dedicată auditului a avut-o specialistul Mattews D.(2006) cu lucrarea sa ”A history of auditing; the changing audit process in Britain from the nineteenth century to the presenr day”. Beneficiind de ajutorul Institutului de Experti Contabili din Anglia și Țara Galilor,autorul iși propune să apeleze la o serie de metode de cercetare mai puțin utilizate de către specialiștii în istoria contabilitații. În realizarea acestei lucrari de cercetare dedicate istoriei auditului, în general și istoriei auditului Merei Britanie, in special, Mattews D, apelează atât la tehnica interviului, cât și la tehnica chestionarului.
Contribuția lucrarii lui Mattews D. la dezvoltarea cercetărilor dedicate auditului se reflectă prin cel puțin urmatoarele elemente: (1) realizează o sinteză a principalelor modificări care au afectat procedurile de audit precum (2) ofera explicații pentru aceste modificări. Concluzia autorului este că caracteristica principala a auditului in Marea Britanie este diversitatea practicilor de audit, această diversitate fiind determinată de varietatea mare a tipurilor de clienti cărora li se adreseau auditorii.
Vom continua cu abordarea de la general la specific, îndreptându-se atenția înspre lucrările internaționale dedicate auditului intern încercând să căutăm răspunsuri la întrebarea: Care sunt liniile directoare care au ghidat evoluția auditului intern pe plan internațional și încotro ne îndreptăm?.
De la înființarea Institutului Auditorilor Interni, auditul intern a parcurs un drum lung și deloc ușor dar care actualmente a transformat auditul intern intr-o profesie matură cu un set de standarde bine stabilite, un cod de etică și un program eficient de certificare al auditorilor interni. În zilele noastre, auditorii interni sunt mult mai numeroși,au câstigat prestigiul necesar, bucurându-se de o compensație și de condiții mult mai bune de munca decât in vremurile de început ale funcției (Courtemanche G..1991).
Courtemanche în lucrarea How has internal auditing evolved since 1941 (Cum a evoluat auditul intern din 1941) își dedică în mod deosebit atenția asupra evolutiei funcției și profesiei de audit intern. În realizarea cercetării sale, autorul pornește de la ipoteza că:
„evoluția profesiei de audit intern trebuie abordată din perspectiva a două puncte de vedere: (1) din punct de vedere al conceptului fundamental pe de o parte,
(2) și din punct de vedere al practicii actuale a departamentelor de audit intern, pe de altă parte.”
În abordarea conceptului fundamental al auditului intern, putem observa că profesia de audit intern a evoluat puțin sesizabil din punct de vedere al conceptului fundamental. Astfel, singura diferența semnificativă între Declarația Responsabilităților inițială emisă de IIA în 1974 și declarațiile actuale (cele revizuite în 1981 și 1990) este determinată de înlocuirea termenilor de organizație cu cel de management în ceea ce privește definirea clientului către care se îndreaptă activitatea de audit intern. Celelalte schimbări, cu toate că sunt utile, sunt mai puțin semnificative ca și influențe asupra conceptului fundamental. Ceea ce nu se schimba este independența auditorului, bazată pe onestitatea si obectivitatea auditorului, precum și pe suportul managerului organizației, iar mai recent și pe suportul Consiliului de Administrație sau Comitetului de Audit.
Nu același lucru este valabil însă și pentru practica auditului intern. Din acest punct de vedere, activitatea de audit intern a suferit schimbări dramatice. Pornind de la teoria planificării strategice,conform căreia cea mai importantă dar și dificilă decizie în viața economică este aceea „de a stabili ce produs să oferim și care sunt forțele țintă ce constituie centrul de interes”, și ținând cont de analiza evoluției practicii de audit intern, Courtemanche identifică trei forme sau variante de audit intern:
Auditul intern tradițional: se caracterizează prin faptul că acesta corespunde primei etape de dezvoltare a auditului intern, atunci cănd auditul intern reprezintă un pic mai mult decât o funcție de control în mâna unui controlor. În acestă perioadă, auditul intern era o activitate modestă localizată în interiorul unui departament de control, iar principala menire era aceea de a verifica dacă operațiunile contabile ale organizației au fost realizate corect. Această formă de audit intern corespunde acelei perioade în care auditorii interni nu erau pe deplin conșcont de analiza evoluției practicii de audit intern, Courtemanche identifică trei forme sau variante de audit intern:
Auditul intern tradițional: se caracterizează prin faptul că acesta corespunde primei etape de dezvoltare a auditului intern, atunci cănd auditul intern reprezintă un pic mai mult decât o funcție de control în mâna unui controlor. În acestă perioadă, auditul intern era o activitate modestă localizată în interiorul unui departament de control, iar principala menire era aceea de a verifica dacă operațiunile contabile ale organizației au fost realizate corect. Această formă de audit intern corespunde acelei perioade în care auditorii interni nu erau pe deplin conștienți asupra produsului pe care îl ofereau, dar nici asupra pieței spre care se îndreptau.
Auditul intern modern: principala caracteristică a etapei auditului intern modern este dată de extinderea produselor acestei profesii precum și tipologiei de clienți spre care auditul intern își îndreaptă atenția. Dacă auditul intern tradițional oferă servicii financiare, de conformitate și investigare a fraudei către controlori (iar mai recent către comitetul de audit), auditul intern modern oferă evaluarea controlului intern și servicii de consultanță internă către management. Motto-ul auditului intern modern era „servicii pentru management”. Semnificativ este că cei mai mulți auditori interni din aceasta etapă definesc managementul ca fiind managementul general sau mangerul senior (managerul de la cel mai înalt nivel ierhaic din cadrul organizației). Cu toate că în urma primei revizuiri în Declarației responsabilitaților emisă de IIA s-a adoptat expresia de toți membrii managementului în definirea clientului auditului intern, cei mai multi auditori interni continuă să vadă pe ei însuși ca servind doar intereselor managerului general.
Auditul intern neo-modern: auditul neo-modern este o versiune modificată a auditului intern modern. Acest termen a fost inventat de către Courtemanche in 1986 pentru a descrie acea formă de audit diferită, pe care a identificat-o în munca sa de cercetare, variantă pe care nu a gasit-o într-un mod adecvat descrisă în literatura de specialitate. Se promovează, în cadrul acestei forme de audit intern, ideea importanței suportului pe care îl putea asigura managementul de la nivelele subordonate managementului general, și anume managementul operațional. Tabloul creat de auditul intern neo-modern este al unuia în care activitatea este organizată în jurul relațiilor complexe și subtile care trebuie să existe între două grupuri: primul grup este format din consiliul de administrație, auditorii externi, managementul general si managementul operațional; iar cel de-al doilea grup trebuie format din: (1)cel care solicită auditul, (2) cei audiați ca urmarea auditului solicitat, (3) departamentul auditat, (4) managerul departamentului audiat. Toate aceste grupuri au așteptări reale de la funcția de audit intern. Principiul de baza al auditului intern neo-modern va fi acela de a comunica celor implicați informațiile pe care trebuie să le cunoască pentru ca deciziile lor să poată fi puse în aplicare. Prin urmare, funcția de audit intern în viziunea neo-modernă nu este văzută ca fiind în slujba mai multor” stăpâni”, ci la fel ca alte funcții de la nivelul superior din cadrul organizației ,trebuie ordonată din perspectiva relațiilor multilaterale care există între diferiți pioni ai organizației ,ea servind ,în cele din urmă ,organizației și interacționând cu diferite componente ale organizației într-un asemenea mod care să aducă un plus de valoare întregului.
O altă contribuție importantă la surprinderea evoluției auditului intern pe plan internațional a avut-o Sawyer L.B., premiat în 1973 de către Institutul Auditorilor Interni, cu distincția Bradford Cadmus Memorial Award, acordată celor care au o contribuție remarcabilă în domeniul auditului intern, și recunoscut ca și părintele auditului intern modern (The Internal Auditor,2002), prin lucrarea sa „Internal auditing: practice and professionalism” (Auditul intern: practică si profesionalism) (Sawyer L.B., 1991). Sawyer a dedicat o parte din eforturile sale de cercetare pentru a afla care au fost modificările semnificative care au afectat profesia de audit intern îm ultima jumătate de secol. Pentru a-și atinge aceste obiective, Sawyer a distribuit chestionare la peste 40 de auditori interni din Statele Unite, Canada, Australia, Africa de Sud, Anglia, Franța și Norvegia. Răspunsurile primite, precum si concluziile extrase au fost grupate pe doua categorii: profesia de audit intern (reglementarile activitații de audit intern) și practica auditului intern. În cele ce urmează vom extrage principalele concluzii ale autorului (Sawyer) relevante pentru evoluția auditului intern pe plan internațional, structurându-le pe cele două categorii mai sus menționate.
Profesia de audit intern (reglementările activității de audit intern)
O primă concluzie, în ceea ce privește profesia de audit intern, este dată de faptul că este evidentă o căutare asiduă și uneori chiar și obținerea legitimitații auditului intern. Principalele modifcări care au afectat, într-o manieră sau alta, profesia de audit intern sunt menționate mai jos, in funcție de ordinea importanței:
Standardele de audit intern
Cea mai importantă modificare care a influențat istoria auditului intern și deci evoluția sa, a fost cea determinată de adoptarea Standardelor pentru Practica Profesională a Auditului Intern. Aceste standarde au transformat profesia de audit intern într-o profesie distinctă cu reguli și principii bine definite și recunoscute pe întreg mapamondul. Standardele au o contribuție semnificativă în asigurarea si credibilitatea acestor noi profesii. În același timp, se subliniaza faptul că auditoriii interni au o responsabilitate tot mai mare pentru acțiunile lor vizavi de oragnizațiile lor, dar și de societate în ansamblul ei.
Declarația de responsabilități emisă de IIA:
După standarde, următorul eveniment care a influențat major dezvoltarea profesiei de audit intern este reprezentat de emiterea de către IIA a Declarației de responsabilitați în 1947, document care a suferit mai multe modificări de-a lungul timpului. Prima variantă a acestui document definește profesia de audit intern si responsabilitațile pe care și le asumă. Ulterior aceasta declarație a suferit multe modificări, dar cea mai semnificativă dintre aceasta dea lungul timpului a fost determinată de definirea auditului intern ca și „serviciul pentru organizație”, spre deosebire de „seviciul pentru management”,care era stipulat în prima variantă a declarației.
Codul de etică
Primul cod de etică al Institutului Auditorilori Interni a fost adoptat în 1968. Prin intermediul acestui cod erau evidențiate principalele criterii de comportament profesional, precum și importanta precizare că se așteaptă de la auditorii interni să respecte cerințele de competență, moralitate si demnitate in realizarea profesiei, să respecte confidențialitatea informațiilor cu care lucrează în munca lor.
Programul de certificare al auditorilor interni:
Acest program de certificare a contribuit la câștigarea legitimității de către profesia de audit intern, ceea ce mulțimea de ani de paractică nu a putut asigura. Se asigură astfel participanților la acest program posibilitatea de a face parte dintr-o profesie cu recunoaștere internațională, nivele superioare de pregătire profesională, mai mult succes pe piața muncii, precum și o satisfacție profesională determinată de parcurgerea unor examinări deloc facile.
Recunoșterea de către alte organisme:
În luna ianuarie a anului 1989,Comitetul Organizațiilor Non-Guvernamentale ale Națiunilor Unite a acordat statutul de consultant organismului care coordoneaza activitatea de audit intern Institutul Auditorilor Interni (IIA), fiind astfel recunoscută competența necesară pentru a asigura consultanță Consiliului Economic și Social al Națiunilor Unite. Dupa Consiliul de Securitate (Security Council), ECOSOC este următorul organism ca si improtanță. Multe organisme și-ar dori să aibă un astfel de privilegiu, de a avea statutul de consultant la un asemenea nivel, dar IIA a fost unul dintre acele organisme privilegiate care și-a câstigat acest statut.
Practica auditului intern
În ceea ce privește practica auditului intern, în urma prelucrării răspunsurilor la studiul realizat de Sawyer, se observă o preocupare intensă pentru profesionalism. Acest profesionalism este susținut de obținerea de către auditorii interni a unor cunoștințe relevante prin studii sistematice și cursuri de perfecționare de lungă durată. În ceea ce priveste principalele schimbări care au afectat practica auditului intern, respondenții la stadiul condus de Sawyer în 1991, au plasat în fruntea listei utilizarea computerelor. A doua modificare semnificativa ca și importanță a fost considerată extinderea obiectivelor activitații de audit intern. Sawyer subliniaza faptul că deși utilizarea computerului a cunoscut o creștere spectaculoasă, totuși, nu trebuie să uităm că acesta este doar un instrument util și indispensabil în practica auditului intern. O altă modificare care a afectat practica auditului intern este cea determinată de mutarea centrului de interes de la analiza și controlul operațiunilor contabile, la evaluarea atât a eficienței, cât și a eficacității controlului intern în cadrul organizației. Această modificare a determinat auditorul intern să caute și să anticipeze eventualele probleme ale procedurilor de control intern, să vizualizeze și să facă recomandări care să îmbunătațescă activitațile organizației, propunând în același timp și acțiuni preventive.
O altă modificare este dată de faptul că acum se solicită auditorilor interni să fie familiari cu tehnicile cantitative ,precum si acele tehnici care să îi ajute să depisteze relațiile și corelațiile care există între diferiți factori. Managerii îsi îndreaptă tot mai mult atenția asupra modelelor cantitative care să îi asiste în fundamentarea deciziilor de afaceri, iar direcția spre care se îndreaptă managementul, trebuie să urmeze și auditorul intern. În cazul în care managerul nu cunoaște direcția spre care trebuie să se îndrepte auditorul intern trebuie să fie ghidul călăuzitor spre direcția corectă. Pornind de la aceste considerente, auditul intern devine o funcție de asistentă și consiliere a managementului.
În urma studiului pe care la realizat Sawyer se desprinde o concluzie foarte importantă, și anume aceea că pentru o profesie relativ tânără ,cum este aceea a auditului intern schimbările în evoluția sa au fost numeroase și semnificative. Este adevărat că auditul intern a parcurs un drum lung, dar respondenții la studiul realizat de Sawyer consideră că în viitor vom asista la o extindere mai mare a rolului auditului intern, iar managementul și consiliul de administrație se vor baza din ce în ce mai mult pe auditul intern, care va fi tot mai implicat în angajamente tot mai dificile.
Auditul intern a cunoscut schimbări spectaculoase începând cu ultima parte a secolului 20. Astfel, principalul obiectiv al auditului intern s-a modificat de la detectarea fraudei la asistarea și consilierea managementului în fundamentarea deciziilor de afaceri, începând cu evaluarea riscurilor cu care se confruntă sau s-ar putea confrunta organizația devenind o funcție de asistență si consiliere a managementului organizației.
Proiecția și evoluția funcției de audit intern în contextul național al României
Necesitate funcției de audit intern a început să se facă tot mai simțită pe măsură ce contextul economic al României a început să se caracterizeze printr-un mediu concurențial din ce în ce mai dinamic. Astfel, tot mai multe entități au început să se confrunte cu o problemă generală de găsire a unor soluții viabile pentru îmbunătățirea performanțelor obținute. Managerul își pune în mod constant întrebări referitor la eficiența, eficacitatea controlului asupra modului de funcționare al organizației, exercitat de el însuși și de cei cu care colaborează.
Integrarea României în Uniunea Europeană ca și membru cu drepturi depline, a determinat necesitatea ca aceasta să găsească noi modalități de eficientizare a activităților economico-financiare, precum și găsirea de soluții pertinente care să contribuie la înlăturarea anumitor neconcordanțe din activitatea organizațiilor publice și private. România a fost nevoită să ia anumite măsuri cum sunt: adoptarea Standardelor Internaționale de Contabilitate la nivelul agenților economici, instituirea în cadrul instituțiilor publice a unui nou sistem contabil, bazat pe Sistemul European de Conturi, precum și modificări ale legislației economice și fiscale. De asemenea, s-a impus și organizarea activității de audit, atât pentru organizațiile private, cât și pentru cele publice. Calitatea de membru al Uniunii Europene impune existența unor sisteme de management financiar bine delimitate, dar și metode viabile de control ale acestora( Morariu et al., 2008, p. 15).
Managerul unei organizații, fie ea din sectorul privat sau public, are nevoie să obțină o anumită siguranță rezonabilă că tranzacțiile desfășurate, deciziile adoptate sunt sub control și că astfel sunt îndeplinite obiectivele organizației. Adoptarea funcției de audit intern îi permite managementului să aibă mai mult curaj în elaborarea și adoptarea de strategii, și aceasta deoarece profesioniștii auditului intern se deplasează pe teren pentru a obține asigurări referitor la corecta aplicare a strategiei adoptate de conducere, precum și în ce măsură această strategie își dovedește eficacitatea.
Însemnătatea auditului intern este cu atât mai mare, cu cât acesta acționează într-un mod independent, obiectiv, fără acceptarea de compromisuri și fără a avea ca și scop atingerea puterii. Dacă avem în vedere momentul apariției în România al acestui concept al auditului intern raportat la contextul mondial, trebuie să admitem că recunoașterea importanței acestui domeniu al auditului intern s-a realizat totuși destul de târziu, dar aceasta și în contextul dominației regimului comunist până în anul 1989. Tranziția spre economia de piață, care a caracterizat anii ‘90, s-a realizat destul de anevoios, drumul spre o oarecare stabilitate economică fiind destul de dificil, presărat fiind cu anumite falimente ale unor organizații mamut. La aceste dificultăți a contribuit și instabilitatea politică și economică, care nu de puține ori, a caracterizat această perioadă de tranziție (Boța Avram C.-2008).
Pe măsură ce economia românească se îndrepta tot mai mult spre o tendință de stabilitate, managerii organizațiilor, atât din sectorul public cât și din cel privat, și-au concentrat atenția tot mai mult spre îmbunătățirea performanțelor organizațiilor pe care le coordonează, și astfel să găsească soluții eficiente și pertinente.
Dacă facem o paralelă între apariția și dezvoltarea funcției de audit intern în contextul economiei mondiale, pe de o parte, iar pe de altă parte, între apariția și dezvoltarea auditului intern în România, observăm anumite diferențe, care, dintr-un anumit punct de vedere, sunt justificate de particularitățile mediului economic și culturile specifice fiecăruia.
O diferență semnificativă, care merită supusă atenției, ar fi faptul că în economia românească traiectoria evoluției auditului intern a fost din acest punct de vedere inversă celei pe plan internațional. Dacă pe plan internațional funcția de audit intern s-a dezvoltat pornind de la marile întreprinderi precum și a celor multinaționale, extinzându-se apoi la organizațiile din sectorul public, situația din România a fost însă altfel. Auditul intern a vizat în primul rând organismele și instituțiile din domeniul public, dovadă fiind și legislația existentă până în acest moment, care reglementează auditul public intern. Ulterior, dezvoltarea investițiilor în economia românească, dezvoltarea companiilor multinaționale și în cadrul economiei românești a determinat influențe ale practicilor internaționale prin care și recunoașterea necesității și eficienței auditului intern. Prin urmare, cu toate ca încă se află într-un stadiu de dezvoltare în curs de maturizare, auditul intern în cadrul organizațiilor românești cunoaște treptat o dezvoltare din ce în ce mai accentuată, evidențiindu-se, din ce în ce mai frecvent, utilitatea funcției de audit intern ( Boța-Avram C., 2008a).
Astfel, introducerea auditului intern în România este de dată relativ recentă, încadrându-se în efortul general de perfecționare și îmbunătățire a managementului, atât al organizațiilor din sectorul public, cât și din sectorul privat, pe fondul amortizării cadrului normativ intern cu legislația europeană, având în vedere și eforturile făcute pe calea integrării în rândul țărilor membre ale Uniunii Europene.
Progresul rapid al auditului intern a determinat însă și anumite confuzii, obiectivele acestuia nefiind foarte clar înțelese de toată lumea, aceasta poate și datorită faptului că însăși obiectivele auditului intern pe plan mondial, au cunoscut o evoluție rapidă și încă mai progresează.
O confuzie frecventă care s-a făcut a fost aceea între auditul intern și controlul intern, fiind utilizat termenul de audit intern în loc de control intern sau invers, la aceste confuzii contribuind și primele reglementări ( O.G. 119 din 31 august 1999) care au vizat auditul intern în cadrul entităților publice și care nu au reușit să înlăture în totalitate aceste confuzii. Aceste confuzii au fost eliminate treptat odată cu interesul normalizatorilor români de a elabora un set de reglementări, în cadrul cărora să se realizeze o delimitare clară a celor două funcții, fiind emise acte normative pentru fiecare in parte.
În cele ce urmează, vom puncta principalele norme legale care au marcat evoluția cadrului normativ al auditului intern în România, evidențiind principalele prevederi și modificări aduse de fiecare reglementare legală în parte:
1.Ordonanța nr. 119/31 august 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.430-31.08.1999, menționează de la început, prin art.1, scopul acesteia: „prezenta ordonanță reglementează controlul intern, auditul intern și controlul financiar preventiv la instituțiile publice și cu privire la utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public ”. Această reglementare legală a legiferat auditul intern de la instituțiile publice, pornind de la premisa că instituțiilor publice prin specificul lor nu li se pot aplica reglementări specifice entităților economice deoarece auditul intern la instituțiile publice are drept scop „ utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public”, în timp ce entitățile economice utilizează fondurile proprii.
2.Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 75/1 iunie 1999 privind activitatea de audit financiar, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.256/4 iunie fost aprobată cu modificări și completări prin Legea nr.133/2002, publicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr.230 din 5 aprilie 2002 și a mai fost modificată și completată prin Ordonanța Guvernului nr.67/2002, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 12/2003 publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.38 din 23 ianuarie 2003.Această reglementare legală prevedea următoarele:
Termenii și condițiile de aplicare a activității de audit intern: toate entitățile economice ale căror situații financiare sunt supuse auditului financiar, erau obligate să implementeze această activitate începând cu exercițiul financiar al anului 2001;
Definiția auditului intern; auditul intern reprezintă activitatea de examinare obiectivă a ansamblului activităților entității economice în scopul furnizării unei evaluări independente a managementului riscului, controlului și proceselor de conducere a acestuia;
Obiectivele auditului intern: (1) verificarea conformității activităților din entitatea economică auditată cu politicile, programele și managementul acestuia, în conformitate cu prevederile legale; (2) evaluarea gradului de adecvare și aplicare a controalelor financiare și nefinanciare dispuse și efectuate de către conducerea unității în scopul creșterii eficienței activității economice; (3) evaluarea gradului de adecvare a datelor/informațiilor financiare și nerfinanciare destinate conducerii pentru cunoașterea realității; (4) protejarea elementelor patrimoniale bilanțiere și extrabilanțiere și identificarea metodelor de prevenire a fraudelor și pierderilor de orice fel.
3. Ordinul ministrului finanțelor nr.126/21 septembrie 2000, pentru aprobarea Normelor minimale de audit intern( Cadrul general), publicat în Monitorul Oficial nr.480/2 octombrie 2000, al cărei obiectiv principal este de aprobare a Normelor minimale de audit intern aplicabil entităților, constituind cadrul general pentru organizarea auditului intern, fiind obligatorii în exercitarea acestuia.
4.Ordonanța nr72/2001 Privind auditul public intern și controlul financiar preventiv pentru modificarea și completarea OG nr.119/31 august 1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.339/22 mai 2002. Acest act normativ punctează o schimbare de fond a concepțiilor și sferei de activitate prevăzute de OG nr.119/31 august 1999, în primul rând pentru că titlul ordonanței „ privind auditul intern și controlul financiar preventiv”, s-a schimbat în „privind auditul public intern și controlul financiar preventiv”. Normalizatorii nu au schimbat însă și sfera de cuprindere, adică art.1 al OG nr.119, ceea ce a determinat anumite confuzii asupra sferei de aplicare, nefiind clar dacă acest act normativ își extinde sfera de cuprindere și asupra entităților economice, sau asupra cărora dintre ele.
5. Legea nr.301/2002 privind aprobarea OG nr.119/31 august 1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.339/22 mai 2002 completează dispozițiile prevăzute de OG nr.119/1999 și OG nr. 72/2001, dintre care cele mai semnificative ar fi faptul că se completează prevederile referitoare la atribuțiile compartimentului de audit public intern și se concretizează activitățile și operațiunile pe care compartimentul de audit public intern este obligat să le auditeze.
6. Legea 672/19 decembrie 2002 privind auditul public intern publicată în Monitorul Oficial nr.953/24 decembrie 2002 este structurată în șase capitole principale:
Generalități: prin care se definește auditul public intern, entitatea publică, se stabilesc obiectivele auditului intern și sfera auditului public intern;
Organizare: prevederi privind organizarea compartimentelor de audit public intern în cadrul entităților publice, precum și organizarea structurilor organizatorice centrale (UCAAPI; CAPI );
Atribuții: ierarhizează atribuțiile la nivelul compartimentelor de audit public din cadrul entităților publice și la nivelul structurilor organizatorice centrale;
Desfășurarea auditului public intern: se reglementează tipurile de audit ( auditul de sistem, auditul performanței, auditul de regularitate ) și activitățile de auditat cel puțin o dată la trei ani, fără a se limita la acestea;
Auditorii interni: prevederi referitoare la selectarea, drepturile, obligațiile și incompatibilitățile;
Contravenții și sancțiuni;
7. Legea nr.84/18 martie 2003 de modificare și completare a OG nr. 119/ 31 august 1999 privind auditul public intern și controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr.195/26 martie 2003. Datorită faptului că auditul public intern a fost legiferat printr-un act normativ distinct, prin această nouă reglementare s-a urmărit reglementarea separată a noțiunilor de control intern și audit public intern. Astfel, s-a modificat și titlul OG nr.119/1999, devenind ordonanța „privind controlul intern și controlul financiar preventiv”. Se reușește, în acest mod, un pas înainte, înspre lămurirea confuziilor care se făceau între cele două noțiuni: controlul intern și auditul public intern, fiecare dintre acestea fiind reglementate prin două acte normative distincte cu caracter prin lege, separându-se activitățile de control de cele de audit public intern, atât ca organizare, cât și ca realizare.
8. Ordinul ministrului finanțelor nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern publicată în Monitorul Oficial nr.130 bis/27 februarie 2003. Acest act normativ structurează această problematică a normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern în cinci părți distincte. Elementele de bază ale ordinului sunt structurate în cinci părți astfel: Partea I. Aplicarea normelor generale de audit public intern în România; Partea a II-a. Normele metodologice privind misiunea de audit public intern; Partea a III-a. Ghid procedural; Partea a IV-a. Carta auditului public intern; Partea a V-a. Glosarul.
9. Ordinul ministrului finanțelor publice nr.252/2004 pentru aprobarea Cadrului privind conduita etică a auditorului intern, publicat în Monitorul Oficial nr.128/12 februarie 2004.
Acest ordin abrogă Ordinului ministrului finanțelor publice nr.880/2002, emis cu același scop.
Codul de conduită etică are următoarele elemente:
Considerente generale: se apreciază că acest cod de conduită etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorului intern;
Obiectivele: performanța, profesionalismul, calitatea serviciilor, încrederea, conduita ireproșabilă și credibilitatea;
Principiile fundamentale: integritatea, independența și obiectivitatea, confidențialitatea, competența profesională și neutralitatea politică;
Reguli de conduită: prezintă norme de comportament pentru auditorii interni, reprezentând un suport pentru interpretarea principiilor și aplicarea lor în practică, îndrumând auditorii interni, din punct de vedere etic;
10. Ordinul ministrului finanțelor publice nr.423/15 martie 2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern aprobate prin OMFP nr.38/2003, publicat în Monitorul Oficial nr.245/19 martie 2004. Principalele modificări prevăzute în acest act normativ: se modifică parțial definirea auditului de regularitate; se aduc modificări și completări referitoare la organizarea și desfășurarea auditului intern în cadrul instituțiilor publice de mici dimensiuni; se prevăd modificări referitoare la șefii compartimentelor de audit intern; se aduc o serie de modificări și completări privind riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice; stabilirea punctajului total al criteriului utilizat, modificarea la tabelul „puncte tari și puncte slabe”, la mai multe proceduri cum sunt colectarea informațiilor din chestionarul „lista de verificare”.
11.Ordonanța Guvernului României nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul public intern, publicată în Monitorul Oficial nr.91/31 ianuarie 2004 și Legea nr. 106/2004 pentru aprobarea acesteia, publicată în Monitorul Oficial nr.332/16 aprilie 2004. Această nouă reglementare reprezintă un pas înainte în perfecționarea cadrului juridic și a dispozițiilor legale privind auditul intern aduc modificări semnificative atât Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cât și OUG nr. 75/1999 republicată, privind activitatea de audit financiar.
12. Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 170/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și exercitarea activității de consiliere, publicat în Monitorul Oficial nr. 154/17 februarie 2006. Acest act normativ reglementează partea de activitate de consiliere din cadrul activității de audit intern, fiind prevăzută structura normelor de consiliere cu următoarele elemente componente: Dispoziții generale care cuprind definirea activității de consiliere; Formele de consiliere: consultanță, facilitarea înțelegerii, formarea și perfecționarea profesională; Tipuri de misiuni de consiliere: misiuni de consiliere formalizate, misiuni de consiliere cu caracter informal, misiuni de consiliere pentru situații excepționale; Etapele și procedurile necesare derulării efective a unei misiuni de consiliere.
CAPITOLUL 2. ABORDĂRILE CONCEPTUALE ALE AUDITULUI INTERN
2.1. Abordări conceptuale în definirea auditului intern
Definirea conceptului de audit intern a fost, este și va fi un proces dificil de realizat și care poate suporta, într-un mod continuu, modificări și asta datorită faptului că nu putem să ignorăm diferitele abordări în ceea ce privește auditul intern, și de asemenea multiplele și diferitele interpretări asupra auditului intern dintr-o perspectivă istorică. Din aceste motive, considerăm oportun ca în demersul nostru științific de a cerceta diferitele modalități de definire a auditului intern, să apelăm la o abordare dintr-o perspectivă temporală apelând la o analiză retrospectivă dinspre trecut înspre prezent.
În cele ce urmează, vom încerca să parcurgem un traseu istoric al principalelor definiții pe care auditul intern le-a cunoscut de-a lungul evoluției sale, fiind absolut convinși că fiecare nouă definiție și-a adus un aport semnificativ la progresul funcției de audit intern până în prezent, pentru că fiecare nouă definiție a auditului intern a marcat cucerirea unei noi trepte în evoluția spectaculoasă a acestei funcții atât de dinamice.
Importanța și relevanța activității de audit intern pentru bunul mers al afacerilor organizațiilor, sau astfel spus „rațiunea de a fi” a fost foarte limpede exprimată de doi dintre cei mai de seamă membri ai Institutului Auditorilor Interni (IIA) (citați în Flesher, 1996):
„Nevoia a determinat crearea conceptului de audit intern și integrarea acestuia în mecanismul unei afaceri moderne. Nici o mare afacere nu poate să evite auditul intern. Dacă până acum marile organizații nu au adoptat auditul intern, o vor face mai devreme sau mai târziu, însă dacă evenimentele se vor desfășura ca și până acum, cu siguranță ele o vor face mai devreme" (Arthur E. Hald, 1944)
„Cu toate că rădăcinile auditului intern se regăsesc în contabilitate, obiectivul său principal se regăsește în domeniul managementului controlului. Auditul intern cuprinde un set complet de revizuiri ale tuturor tranzacțiilor financiare și operaționale din cadrul unei organizații." (Robert B. Milne, 1945)
Prima definiție relevantă a auditului intern a fost prezentată de Victor Z. Brink, considerat și unul dintre părinții fondatori ai auditului intern modern, fiind primul director al Fundației de Cercetare IIA (IIA Research Foundation ) și Cashin J.A. în anul 1958, conform cărora:
„Auditul intern se relevă ca fiind un segment special din domeniul vast al contabilității, utilizând tehnici de bază și metode de auditare. Faptul că, contabilul public autorizat și auditorul intern folosesc de multe ori aceleași tehnici, adesea conduce la prezumția eronată că între munca și obiectivele acestora ar fi diferențe insesizabile. Auditorul intern, la fel ca și orice alt auditor, este preocupat de investigarea validității tranzacțiilor, dar în cazul lui, tranzacțiile spre care acesta își îndreaptă atenția, acoperă un perimetru mult mai mare și are de confruntat mai multe probleme, unde câteodată are mai puțin de a face cu conturile contabile. În plus, auditorul intern, fiind un angajat al organizației, are cu atât mai mult un interes vital în toate tipurile de operații din organizație, fiind de la sine înțeles faptul că acesta este foarte interesat în a ajuta la îmbunătățirea acestor operații și creșterea maximă a profitabilității acestora. Astfel, în extinderea definiției, serviciile de management vor influența raționamentul său profesional (Brink. V.Z. & Cashin, J.A., 1958).
Curând după această primă definiție, domeniul de acțiune al funcției de audit intern a fost extins, incluzând și investigarea fraudei și evaluarea controalelor interne (Staciokas R.& Rupšys R., 2005). Treptat, auditorii interni au început să-și perfecționeze fiecare tip de activitate din munca lor, oferind evaluări pentru fiecare formă de control (Walsh, Jr.F.J., 1963).
Declarația de Responsabilități a Auditorului Intern (Statement of Responsibilities of the Internal Auditor) emisă de IIA în anul 1947, indică faptul că auditul intern, acoperă în cea mai mare parte problematici financiare și contabile. Un deceniu mai târziu, IIA a emis o altă Declarație de Responsabilități a Auditorului Intern revizuită, prin care funcțiile și rolul auditului intern au fost mult extinse (Staciokas R.& Rupšys R., 2005), astfel:
Revizuirea și evaluarea vigurozității, competenței și aplicabilității controalelor contabile, financiare și operaționale;
Stabilirea gradului în care activele organizației sunt protejate împotriva pierderilor de orice fel;
Stabilirea gradului în care este asigurată conformitatea cu politicile, planurile și procedurile;
Stabilirea încrederii pe care o oferă informațiile contabile produse în cadrul organizației;
Evaluarea calității performanței în procesul de executare a responsabilităților desemnate;
Cercetarea oportunităților în activitatea de audit intern.
Ulterior, în anul 1971, Sawyer L., din poziția sa de președinte al Comitetului de Cercetare al IIA, și-a asumat sarcina de a conduce procesul de revizuire al Declarației de Responsabilități a Auditorului Intern. Acest document a mai suportat și alte revizuiri în anul 1976, 1981, și 1990, reflectând astfel continua și rapida evoluție a profesiei de audit intern.
Un alt pas important în evoluția conceptului de audit intern 1-a reprezentat emiterea de către IIA în Standardelor pentru Practica Profesională a Auditului Intern (Standards for the Professional Practice of Internal Auditing), care își stabileau următoarele obiective:
Asistența în comunicarea celorlalți a rolului, scopului și obiectivelor auditului intern;
Reunește auditul intern din întreaga lume;
Încurajează îmbunătățirea activității de audit intern;
Stabilește o bază pentru o evaluare consistentă a operațiunilor de audit intern;
Furnizează un instrument valoros prin care auditul intern este cu desăvârșire recunoscut ca și o profesie;
Totodată, în cadrul acestor standarde se promovează o nouă definiție a auditului intern, prin care să se reflecte progresele obținute până la acel moment:
„Auditul intern este o activitate independentă de evaluare stabilită în cadrul organizației ca și un serviciu pentru organizație și care funcționează prin examinarea și evaluarea eficacității și eficienței celorlalte controale. Obiectivul auditului intern este acela de a asista membrii organizației în realizarea efectivă a responsabilităților acestora. În cele din urmă, auditul intern le furnizează analize, evaluări, recomandări, consiliere și informații cu privire la activitățile revizuite de auditul intern. Obiectivul auditului intern urmărește încurajarea controlului efectiv la un cost rezonabil” (Ramamoorti S., 2003).
În anul 1993, Declarația de Responsabilități a Auditorului Intern precizează că „scopul auditului intern include examinarea și evaluarea eficacității și eficienței sistemului de control intern din cadrul organizației, precum și calitatea performanțelor în realizarea responsabilităților desemnate" (Ramamoorti S., 2003).
Asistăm astfel la începutul anilor '90, la o extindere reală a activităților de audit intern. Astfel, auditorii interni lucrează, în această perioadă, într-o gamă largă de domenii: audit de conformitate; auditul ciclurilor tranzacțiilor; investigarea fraudei și a altor neregularități; evaluarea eficienței operaționale; analiza, măsurarea și raportarea riscurilor operaționale și organizaționale; și alte activități de asigurare și consultanță. Putem afirma că, în acest mod, auditorii interni desfășoară o combinație a mai multor activități: revizuiri și audit financiar, audit de performanță (denumit uneori și audit operațional sau audit de eficacitate), audit de management și audit de conformitate. În realizarea acestor activități, auditorii interni apelează la o abordare bazată pe risc și orientată pe control. De asemenea, ei vor utiliza tot mai multe tehnologii sofisticate în realizarea muncii lor de audit (Ramamoorti S., 2003).
Analizând din perspectivă istorică, toate aceste definiții ale auditului intern, din punct de vedere al principalelor obiective definite pentru auditul intern în fiecare perioadă, toate aceste modificări pot fi reprezentate sintetic astfel:
Definițiile auditului care vor marca sfârșitul secolului 20, vor reflecta o schimbare a rolului auditului intern de la o funcție de apreciere, monitorizare și evaluare, către o funcție care furnizează asigurare, consultanța și asistență pentru management (Davies, M., 2001).
Pentru a determina natura schimbărilor care au avut loc în procesul de evoluție al auditului intern și pentru a realiza și updatarea definiției auditului intern, în conformitate cu aceste standarde, IIA a realizat în anul 1999 un studiu (IIA, 1999a), în urma căruia a rezultat un raport întitulat „A Vision of the Future: Professional Practices Framework for Internal Auditing" (O viziune asupra viitorului: Cadrul general de practici profesionale pentru Auditul Intern). Acest raport își stabilea ca și principale obiective:
Revizuirea definiției auditului intern;
Conceperea unui nou cadru conceptual;
Îmbunătățirea proceselor de realizare și dezvoltare a standardelor și îndrumărilor IIA, printr-o mai bună coordonare și cooptare a comitetelor voluntare din cadrul IIA.
Studiul realizat de IIA a indicat faptul că definiția anterioară a auditului intern nu a reușit să promoveze eficient profesia de audit intern într-o piață competitivă. Dezavantajul acesteia era că aceasta nu se concentra pe valoarea pe care această profesie o adăuga la toate nivelele din cadrul organizației, fără a comunica managementului general, directorilor și altor terțe părți cu interes financiar în cadrul organizației, ce poate auditul intern să facă pentru aceștia (Krogstad J.L. et al., 1999). Majoritatea respondenților la acest studiu, au relevat faptul că ar dori ca această definiție să fie una mai scurtă, formată din una sau două propoziții, care să reflecte o viziune pro-activă a auditului intern pentru cei din afara profesiei. Ca și rezultat al acestor schimburi de idei, definițiile precedente ale auditului intern au fost scurtate, punându-se accentul pe șapte concepte de bază:
independență și obiectivitate;
activitate de consultanță și asigurare;
valoarea adăugată;
obiective organizaționale;
abordare sistematică și metodică;
managementul riscului;
guvernanța corporativă.
Astfel, în urma studiului realizat de IIA în rezultat următoarea definiție:
„Auditul intern este o activitate independentă și obiectivă de asigurare și consiliere, având drept scop crearea de valoare adăugată și îmbunătățirea operațiunilor organizației Acesta ajută organizația să-și atingă obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, privind militarea și îmbunătățirea eficienței managementului riscului, controlului și guvernării".
Dacă vom încerca să analizăm vechea definiție a auditului intern emisă de IIA în 1978 și cea emisă la sfârșitul secolului 20, rezultă următoarele diferențieri și aspecte semnificative:
Tabelul nr.2.1. Elemente cheie în definirea auditului intern – analiză comparativă
Sursa: Krogstad J.L. et al. (1999)
Această ultimă definiție emisă de IIA este una dintre cele mai pro-active și cuprinzătoare definiții ale auditului intern. Auditorii interni se îndreaptă treptat către un parteneriat cu managementul, având loc o mutare a centrului de interes dinspre o abordare concentrată pe control, către o abordare bazată pe risc. De asemenea, aceștia se vor concentra pe serviciile de consultanță pe care le pot oferi (Roth J., 2002)
Un studiu foarte interesant asupra acestei ultime definiții a auditului intern, a fost realizat de către Nagy A.L. și Cenker W.J. în anul 2002, în lucrarea „An assessment of the newly defined internal audit function" (Nagy A.L. & Cenker W.J., 2002). Aceștia au dorit să testeze dacă noua definiție a auditului intern reflectă realmente activitățile de zi cu zi ale auditorilor interni, și dacă acestea s-au modificat și adaptat într-adevăr la noile realități ale profesiei de audit intern. La acest studiu au participat directori de audit intern de la 11 mari organizații, aceștia fiind percepuți ca fiind foarte motivați în promovarea și îmbunătățirea profesiei de audit intern. Structura interviurilor a fost ghidată după 4 criterii:
Domeniul de aplicare al auditului – care este orientarea generală a departamentului de audit intern și dacă aceasta s-a modificat?
Structura organizațional – cum este departamentul de audit intern perceput și evaluat?
Managementul riscului – cum evaluează directorul de audit riscurile afacerii și cum sunt identificate ariile specifice din audit care trebuie targetate?
Comitetul de audit – care sunt așteptările comitetului de audit vizavi de auditul intern?
Rezultatele obținute de Nagy A.L. și Cenker W.J structurate după cele patru puncte de ancorare, denotă următoarele concluzii:
Domeniul de aplicare și orientarea auditului
Directorii de audit intern chestionați sunt de acord, în general, cu faptul că noua definiție a auditului intern, care se concentrează pe valoarea pe care auditul intern trebuie să o adauge organizației în care aceștia activează, este adecvată. Însă, cu toate că ei sunt de acord cu această definiție, totuși impactul asupra domeniului de aplicare și orientării auditului este minim. O opinie frecventă în rândul acestora este aceea că, în cadrul organizațiilor lor, auditul intern era de mulți ani orientat spre conceptul de valoare adăugată, iar noua definiție nu face decât să se alinieze la practică. În ceea ce privește calitatea de consultant pe care auditorii interni ar trebui să o aibă, respondenții apreciază că pentru a fi consultant, trebuie să dispui de un anumit nivel de cunoștințe și experiență pe care, apreciază ei, actualmente auditorii interni nu le au". Astfel, pornind de la ideea că auditul intern nu ar trebui să-și uite rădăcinile, el fiind folositor organizațiilor de-a lungul multor ani în forma în care a fost, directorii apreciază că „rolul tradițional al auditului intern nu ar trebui abandonat în totalitate in favoarea activității de consultanță".
Această nouă definiție a auditului intern s-a lovit însă și de anumite critici. Astfel, Renard J. (2000) sesizează și anumite aspecte negative cum ar fi acela de folosire a cuvântului „activitate" pentru definirea conceptului de audit intern în loc de termenul „funcție", pornind de la premisa că o activitate este mai elementară decât o funcție, utilizarea cuvântului „activitate" situând auditorul intern pe o poziție subalternă.
În acest mod, justificăm utilizarea ambilor termeni în cercetarea pe care ne-am dedicat-o auditului intern, prin intermediul prezentei lucrări.
Ca și o concluzie generală a întregului proces de definire a auditului intern de pe plan internațional, apreciem că în ultimele decenii, auditul intern a cunoscut evoluții spectaculoase, care a determinat necesitatea definirii acestuia într-un mod tot mai complex și mai extins. Având în vedere că evoluția auditului intern nu s-a oprit din mers, ea este continuă și parcă tot mai rapidă, toate acestea vor genera, probabil în viitor, nevoia unei noi definiri a auditului intern, care să surprindă mai eficient esența și progresul înregistrat de auditul intern.
Mergând mai departe cu acest demers științific de cercetare a procesului de definire al auditului intern, vom trece de la general (contextul internațional) la specific (contextul României), pentru a surprinde modul de abordare și definire al auditului intern.
Legislația auditului intern din România induce existența a două categorii mari de audit intern: auditul public intern și auditul societăților comerciale.
De asemenea, un alt organism implicat în sprijinirea profesiei de audit intern din România este Asociația Auditorilor Interni din România (AAIR), filiala IIA din România. AAIR, în viziunea sa, nu împărtășește ideea realizării acestor diferențieri în definirea auditului intern din perspectiva tipului de sector (privat sau public) din care face parte organizația, adoptând aceeași poziție ca și IIA, care promovează o definiție a auditului intern care să fie valabilă pentru toate organizațiile indiferent de tipul de sector din care acestea fac parte. Definiția auditului intern din perspectiva AAIR este conformă cu definiția emisă de IIA, iar din acest punct de vedere AAIR a obținut certificarea traducerii acestei definiții din partea deținătorului dreptului de autor – IIA:
„Auditul intern este o activitate independentă de asigurare obiectivă și de consiliere, destinată să adauge valoare și să antreneze îmbunătățirea activităților organizației, pe care o susține în îndeplinirea obiectivelor sale. Ajută organizația în îndeplinirea obiectivelor sale printr-o abordare sistematica și disciplinată în cadrul evaluării și îmbunătățirii eficacității proceselor de management al riscurilor, control si guvernare".
La momentul actual, AAIR este un organism care nu dispune de puterea juridică necesară pentru a emite reglementări legale care să coordoneze activitatea de audit intern. AAIR își propune, însă, să pună bazele unui forum deschis pentru promovarea și dezvoltarea practicii de audit intern, reprezentând un cadru unde sunt promovate Standardele Internaționale de Audit Intern si unde auditorii interni și persoanele interesate de activitatea specifică de audit intern, să-și poată îmbunătăți mijloacele și metodele de exprimare profesională și să primească sprijin profesional de specialitate, acționând astfel la creșterea prestigiului profesiei de audit intern.
2.2.Tipologia auditului intern
De-a lungul evoluției auditului intern s-au conturat două mari branșe ale auditului intern:
Auditul de regularitate (conformitate)
Auditul de regularitate sau de conformitate corespunde primei etape de dezvoltare în evoluția funcției de audit intern (Renard, J., 2002). În esență, auditul conformității constă în verificarea modului în care sunt respectate anumite proceduri, reguli sau reglementări definite de către o autoritate competentă (Oprean, I. et al, 2007). Astfel spus el va trebui să verifice regulile stabilite cu realitatea propriu-zisă. Însă pentru ca demersul auditorului intern în auditul de regularitate să aibă succes, este necesară stabilirea unui sistem referențial bine pus la punct, la care auditorul intern se va raporta în desfășurarea misiunii de audit. În acest mod, auditorul intern se va informa asupra sistemului de reguli, proceduri și metode care ar trebui să fie respectate, constată care este realitatea propriu-zisă pe teren, urmând să semnaleze neconcordanțele, dezechilibrele, regulile care nu s-au respectat, interpretările eronate ale procedurilor, făcând o analiză a cauzelor, consecințelor și emițând recomandări pentru ca aceste reguli să fie respectate.
Dacă avem în vedere obiectivul principal al auditului de regularitate sau de conformitate, unii autori (Renard, J., 2002) afirmă că s-ar putea face o diferențiere între auditul de „regularitate" și cel de „conformitate", argumentând că în cazul auditului de regularitate obiectivul principal este urmărirea regularității în raport cu regulile și procedurile interne ale organizației, în timp ce în cazul auditului de „conformitate" se urmărește conformitatea cu dispozițiile legale (cum ar fi de exemplu reglementările legislative în domeniul fiscal sau alte reglementări legale).
Auditul de eficacitate (auditul operațional sau al performanței)
De-a lungul evoluției auditului intern, auditul de performanță a cunoscut mai multe forme cum ar fi „auditul operațional" sau „auditul de management".
Pentru a putea înțelege auditul de eficacitate (operațional sau al performanței) este necesar să înțelegem conceptele de eficacitate și eficiență. Eficacitatea constă în atingerea obiectivelor fixate, de a obține rezultatul dorit, în timp ce eficiența are în vedere resursele folosite pentru atingerea obiectivelor stabilite. Înainte de a se purcede la efectuarea unui audit de performanță trebuie să fie foarte bine definit un set de criterii prin intermediul cărora se urmărește eficacitatea. La fel ca și în cazul eficacității, și pentru eficiență trebuie stabilit un set de reguli clare pentru evaluarea eficienței.
Auditul de management se focalizează pe calitatea criteriilor care trebuie respectate, oferind un diagnostic asupra procesului de elaborare și armonizare a deciziilor și de comunicare a lor către toate sectoarele și persoanele interesate (Oprean, I. et al., 2007). Auditul de management acordă consiliere managementului referitor la modificarea unor proceduri de lucru inutile sau depășite, modificarea sau actualizarea organigramelor sau fișelor de post.
Auditul operațional se concentrează asupra riscurilor și amenințărilor care afectează diferite sectoare de activitate din cadrul organizației, făcând recomandări pentru eliminarea deficiențelor, pentru ameliorarea controlului intern din sectorul respectiv, în scopul creșterii performanțelor și atingerii obiectivelor (Oprean, I. et al., 2007).
Unii autori în literatura de specialitate identifică o nouă ramură a auditului intern și anume auditul strategic (Renard, J., 2002) care are în vedere urmărirea corespondenței dintre politicile și strategiile organizației, între acestea trebuind să existe o „coerență globală". În urma unei misiuni de audit strategic, pe parcursul căreia auditorul intern evidențiază eventualele incoerențe existente între diversele politici și strategii ale organizației, în funcție de autoritatea de care se bucură auditorul intern în cadrul organizației, managerul general poate efectua anumite modificări în structura strategiilor sau politicilor pentru a se obține coerența globală între acestea. Alți autori din literatura de specialitate identifică această formă de audit strategic ca fiind o variantă de aplicare a auditului de management sau performanță (Oprean. I. et al. 2007).
Legislația auditului public intern din România (Legea nr.672/2002 privind auditul public intern) definește următoarele tipuri de audit intern în cazul entităților publice:
auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;
auditul performanței, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.
2.3. Contribuția externalizării auditului intern la creșterea calității furnizate de audit
În prezent, asistăm la o evoluție rapidă și spectaculoasă a funcției de audit intern pe plan internațional, dar și în România, iar acest lucru se datorează conștientizării tot mai mari a managementului organizațiilor, asupra necesității și importanței auditului intern în cadrul acestora. Astfel, chiar și manageri ai unor organizații de dimensiuni mici sunt interesați de avantajele pe care le-ar putea aduce această funcție a auditului intern.
Independența auditorilor interni este susținută pentru a elimina o practică destul de des întâlnită, aceea de supraaglomerare cu diverse sarcini care nu ar trebui să intre în responsabilitatea lor. În încercarea de a elimina astfel de posibile inconveniente, s-au dezvoltat noi abordări ale funcției de audit intern, atât pe plan mondial, iar în ultima perioadă și pe plan național. Aceste abordări s-au axat pe ideea de a externaliza total sau parțial funcția de audit intern din cadrul organizațiilor.
În acest context, s-au dezvoltat mai multe modalități de abordare a auditului intern (Deloitte&Touche, 2006):
externalizarea completă a funcției de audit intern (outsourcing),
parteneriate cu firme de audit cu experiență relevantă în audit intern (co-sourcing),asigurarea suportului pentru implementarea funcției de audit intern (setup), urmând ca ulterior ea să fie realizată de o echipă internă din cadrul organizației.
Îndreptându-ne atenția spre problematica externalizării auditului intern în contextul internațional, constatăm că acțiunea de externalizare a auditului intern nu este nici una nouă, nici una specifică doar funcției de audit intern, dar în ultima perioadă se manifestă tot mai mult în cadrul profesiei de audit intern (Rittenberg L.E. et al. 1999). Astfel că, multe firme de contabilitate și audit, precum și un număr tot mai mare de furnizori independenți de servicii de contabilitate și audit au început să furnizeze servicii de audit intern de calitate înaltă. Accentuarea fenomenului de externalizare a auditului intern a stârnit diferite reacții în rândul auditorilor interni. Mulți dintre aceștia consideră că rolul unic al auditului intern în guvernanța corporativă ar putea să fie amenințat de această externalizare, iar independența ar fi categoric amenințată dacă auditurile interne și externe sunt realizate de aceeași firmă. Pe de altă parte, cei care sunt adepții acestui proces de externalizare argumentează beneficiile unei astfel de opțiuni prin faptul că furnizorii externi de servicii de audit pot oferi servicii mai bune la costuri mai mici.
O analiză foarte pertinentă a fenomenului de externalizare (outsourcing) a fost realizată prin intermediul studiului condus de Rittenberg L.E. și Covaleski M. (1999), „The Outsourcing Dilemma: What's Best for Internal Auditing”, publicat de Fundația de cercetare a IIA. Metodologia de cercetare a acestui studiu a constat în derularea unor interviuri cu:
manageri de departamente de audit intern care nu au fost externalizate;
manageri ai unor organizații la care funcția de audit intern a fost externalizată,
furnizorii externi (firme de contabilitate private) de servicii de audit intern.
De asemenea, s-au obținut informații adiționale prin transmiterea unui chestionar adresat membrilor IIA.
În urma studiului realizat, Rittenberg L.E. și Covaleski M. au reușit să identifice câteva caracteristici esențiale ale unui departament de audit intern cu eficiență ridicată, acești factori fiind hotărâtori în procesul de decizie al managementului organizațiilor în problematica externalizării auditului intern:
auditul intern trebuie să fie parte integrantă și activă a culturii organizaționale și a guvernanței corporative;
investiții în perfecționarea competențelor auditorilor interni;
să nu se limiteze doar la identificarea problemelor, ei trebuie să fie și o parte a soluției, cu condiția să nu se depășească anumite limite care să afecteze independența necesară auditului intern, deoarece ei nu trebuie să-și asume responsabilități ale managementului;
departamentul de audit intern să fie unul care furnizează un training valoros unui viitor manager;
să accepte provocarea de a deveni mai eficient și să fie dispus pentru o reducere a personalului de audit. Multe dintre departamentele de audit eficiente participante la acest studiu, și-au redus între 25-50% personalul implicat, în ultima decadă, chiar și în cazul în care organizația în ansamblul său a cunoscut o creștere de cel puțin același nivel;
să adopte o abordare mai extinsă a controlului intern, prin adoptarea unor modele de control consacrate ca și COSO sau CoCo;
auditul intern trebuie să-și „facă reclamă" serviciilor sale. Astfel, unele departamente au emis anumite broșuri prin care ofereau informații asupra activităților și serviciilor pe care le realizează, iar altele au mers pe ideea construirii unei relații consolidate cu cei auditați și managementul general;
dezvoltarea unor instrumente de măsurare a performanței auditului intern;
auditul intern trebuie să fie conștient asupra faptului că managementul dorește și anticipare, nu doar reacție.
O altă contribuție relevantă la analiza acestui fenomen a studiului realizat de Rittenberg L.E. și Covaleski M. este că au reușit să identifice principalele caracteristici ale unui externalizări a auditului intern care să fie însoțită de succes, promovând în același timp ideea că aceste caracteristici ar putea constitui elementele unei liste de verificare (checklist) pentru managerul unei organizații, înainte de a lua vreo decizie asupra externalizării auditului intern:
misiune clar definită și care să fie continuu în acord cu așteptările managementului;
comunicare excelentă, deschisă și productivă cu managementul general și cu cei auditați, atât formale cât și informale;
relație puternic consolidată cu comitetul de audit;
deschidere spre promovarea de noi idei constructive;
evaluarea performanțelor, furnizorii externi de servicii de audit intern trebuie să fie dispuși pentru a fi evaluați din punctul de vedere al valorii adăugate furnizate organizației;
utilizarea tehnologiei IT ca și o parte integrantă a funcției de audit. În urma studiului realizat a rezultat că toți furnizorii externi de servicii de audit intern au cunoștințe și experiență foarte bună în auditul bazat pe utilizarea tehnologiei, fiind dispuși să solicite, în același timp, asistență suplimentară atunci când e necesar;
abordare integrată a analizei riscului. Toți furnizorii externi de audit intern participanți la studiu au înțeles necesitatea unei abordări mai extinse a conceptelor de risc organizațional și rolul pe care funcția de audit intern trebuie să-l aibă în evaluarea și promovarea controlului;
un plan de audit flexibil care să poată fi adaptat la dinamismul afacerilor și eventualelor schimbări intervenite și care necesită o atenție imediată;
utilizarea de personal experimentat;
utilizarea unui număr redus de personal, pornind de la ideea că furnizorul extern de servicii de audit intern trebuie să opereze cu un buget mai redus decât cel solicitat de departamentul de audit intern din cadrul organizației, sau să livreze mai multe servicii în limitele aceluiași buget ca și fostul departament de audit intern;
investiții semnificative în dezvoltarea profesională a personalului utilizat în furnizarea de servicii de audit intern;
Un alt studiu (Carey, P. et al., 2006) efectuat mai recent, în rândul a 99 de societăți cotate la bursa de valori din Australia (Australian Stock Exchange), a scos în evidență faptul că cel puțin 45,5% din totalul societăților participante la studiu, și-au externalizat o parte sau integral serviciile de audit intern. Acestea asociază externalizarea auditului intern cu o economie substanțială a costurilor, beneficiind în plus de experiența și competența tehnică a unui consultant extern.
Un alt studiu asupra tendințelor în auditul intern (Horlaci C, 2003), efectuat de către una dintre marile firme de audit din grupul Big Four (Ernest&Young filiala România), a evidențiat câteva concluzii foarte interesante. Astfel, ei au concluzionat că 62% dintre organizații folosesc conceptul de outsourcing în diferite forme, apreciind că outsourcingul (externalizarea) auditului nu este o soluție universal valabilă, dar datorită recentelor colapsuri economice, un număr în ce mai mare de Comitete de audit solicită revizii independente ale funcției de audit intern sau folosesc co-sourcingul (folosirea de resurse specializate în cadrul funcției pentru acoperirea riscurilor cheie). Tendințele sunt de utilizare a consultanților externi în postura de asigurare a suportului sau de sfătuitori. De asemenea, se observă utilizarea serviciilor consultanților pentru nevoi punctuale, în care experiența personalului intern nu este disponibila (parteneriate și co-sourcing). Transferul de cunoștințe către echipa de auditori interni din cadrul organizației este unul din motivele principale ale acestei abordări.
În cele ce urmează, vom sintetiza în tabelul nr.2.8. principalele avantaje și dezavantaje care însoțesc această externalizare (outsourcing) a auditului intern, pentru că este absolut necesar ca, în luarea deciziei de externalizare totală sau parțiala a acestei funcții, managerul unei organizații să fie în deplină cunoștință de cauză atât asupra aspectelor pozitive, cât și asupra aspectelor negative, care pot fi generate de o eventuală externalizare (Pop, A.& Boța-Avram, C, 2008a):
Tabelul nr.2.2. Avantajele și dezavantajele externalizării auditului intern
Sursa: Pop A,& Boța-Avram C. (2008a)
Analizând avantajele și dezavantajele pe care le-ar genera apelarea la externalizarea funcției de audit intern, încercăm să desprindem câteva concluzii relevante:
externalizarea sau outsourcingul auditului intern este o soluție care nu garantează, în absolut toate cazurile, o eficiență mult mai mare decât în cazul auditorului intern angajat;
considerăm că avantajele unei astfel de soluții sunt mai mari în cazul organizațiilor de mărime mică și medie, decât în cazul organizațiilor mari, mai ales din perspectiva raportului costuri-beneficii;
este necesar să ținem cont de câțiva factori esențiali, cum sunt: mediul extern și intern în activează organizația, mărimea acesteia, sectorul de activitate, experiența managementului;
CAPITOLUL 3 STUDIU DE CAZ
3.1 PREZENTARE GENERALĂ
Sub aspectul concepției și accepțiunii sale generale, AUDITUL se tratează ca o manifestare de control al corectitudinii si analiza performantelor financiare pornind de la ceea ce reflecta conturile si sintezele contabile,fapt pentru care International Accounting Standard au constituit baza de fundamentare a Normelor Internaționale de Audit de către organismele specializate ale Uniunii, (Comite Reglementaire de l’audit) luând in considerare cele mai notabile realizari economice obtinute sau situatia financiara globala la un moment dat comparate cu situatiile ideale,cu speranta,cu perspectiva.
Reglementarea auditului intern în România este facută prin:
-audit public intern: Legea nr. 672/2002 și OG nr. 37/2004;
-audit intern al entităților în domeniul privat: OUG nr. 75/1999 republicată și Legea nr. 133/2002;
Misiunea de audit intern se va efectua la societatea MORDEX S.R.L.
S.C. MORDEX S.R.L. a luat ființă în data de 30 noiembie 1992. Este persoană juridică română, are forma juridică de societate cu rapundere limitată și își desfășoară ctivitatea în conformitate cu legile române si statutul ei. Societatea nu are filiale sau sucursale în tara sau strainatate.
Sediul societății este în județul Suceava , str. Gheorghe Doja nr. 135, tel 0230516709, codul fiscal este RO 714263 și este înregistrată la Registul Comerțului sub nr. J33/812/1992.
Capitalul social este subscris și vărsat, în valoare de 400.000 lei iar cifra de afaceri este de 4.837.928 lei.
Obiectul de activitate conform clasificări codului CAEN este Producți și comercializarea materialului lemnos, al materialelor de construcții și echipamentelor sanitare.
Scopul firmei este de a comercializa materiale de construcții, echipamente sanitare și de a produce și comercializa materiale lemnoase.
Societatea își desfășoară activitatea cu un număr de angajați în medie de 20.
ORGANIGRAMĂ S.C. MORDEX S.R.L.
SC. MORDEX S.R.L.
Departamentul de Audit Intern
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern, cu modificările și completările ulterioare și a Planului de audit intern pentru anul 2011, se va efectua misiunea de audit intern privind evidența operativă a stocurilor, în perioada 01.08.2011 – 01.11.2011.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra documentelor contabile folosite pentru organizarea stocurilor în conformitate cu cadrul legislativ și normativ, iar obiectivul acestuia este evidența documentelor contabile privind stocurile.
Menționăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a stocurilor din entitatea privată.
Auditor,
Departamentul de Audit Intern
DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ
Nume și prenume: Savu Alina
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Data: 01.08.2011
Auditor intern,
Departamentul de Audit Intern
NOTIFICAREA
PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: S.C. MORDEX S.R.L.
De la: Șef Serviciul Audit Public Intern
Referitor: Misiunea de audit intern Evidența operativă a stocurilor
Stimate: domnule Becheanu Marian
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2011, urmează ca în perioada 01.08.2011 – 01.11.2011 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema evidența operativă a stocurilor.
Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce privește funcționalitatea sistemului de control intern atașat activității auditate și formularea de recomandări pentru îmbunătățirea acestuia.
Perioada supusă evaluării este 01.01.2011 – 31.07.2011
Vă rugăm, de asemenea, să desemnați o persoană de contact pentru a ne ajuta în timpul derulării misiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data ședinței de deschidere, având pe ordinea de zi următoarele:
prezentarea auditorilor;
prezentarea și discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;
discutarea programului intervenției la fața locului;
stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate;
alte aspecte organizatorice necesare desfășurării misiunii.
Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direcției, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară:
legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră;
organigrama firmei;
regulamentul de organizare și funcționare;
fișele posturilor;
procedurile scrise care descriu activitățile ce se desfășoară in cadrul direcției;
rapoartele de audit intern anterioare;
alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.
Pentru eventualele întrebări privind aceasta acțiune, vă rugăm să contactați pe doamna Savu Alina, auditor intern, coordonatorul misiunii .
Cu deosebită considerație,
Auditor,
Departamentul de Audit Intern
COLECTAREA INFORMAȚIILOR
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Întocmit: Savu Alina
Data: 03.08.2011
Departamentul de Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Întocmit: Savu Alina
Data: 05.08.2010
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor și cuprinde 10 obiecte auditabile a unui obiectiv, care vor fi evaluate în continuare pentru obținerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern.
Departamentul de Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 05.08.2011
NOTĂ:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor și presupune asocierea riscurilor semnificative la operațiile stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieșite din propria experiență.
În situația în care la operațiile auditabile se atașează mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operație/obiect auditabilă. În acest studiu de caz au fost identificate 10 obiecte auditabile cărora le-au fost atașate 33 de riscuri.
Departamentul de Audit Intern
STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ȘI NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 09.08.2011
Notă:
Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidențiem și alți factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomanda sa avem în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
În funcție de importanța și greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile și nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Departamentul de Audit Intern
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ – CLC
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 10.08.2011
Notă:
Chestionarul de luare la cunoștință se adresează nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operațiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite existenta si funcționalitatea controalelor interne din cadrul entității.
Departamentul de Audit Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina
Data: 11.08.2011
NOTĂ:
Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza informațiilor și documentelor, în posesia cărora a intrat până în acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunoștință – CLC, pe care l-a obținut de la managementul general și managementul de linie al structurii auditate, dar și a expertizei personale în domeniu și a informațiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, în funcție de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ș.a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operației/activității respective, în baza formulei de calcul:
unde:
= punctajul total;
= nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
= ponderea criteriilor de risc
Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:
Riscuri mici 1,0 – 1,7
Riscuri medii 1,8 – 2,2
Riscuri mari 2,3 – 3,0
Elaborarea acestui document prezintă un grad relativ mare de subiectivitate și din acest motiv auditorii interni aduc îmbunătățiri acestei lucrări, pe toată durata misiunii de audit, în special în Etapa intervenției la fața locului în funcție de informațiile pe care le colectează cu ocazia testărilor efectuate.
Din experiența practică, recomandăm ca ponderea riscurilor medii să fie sub 10%, deoarece aceasta denotă o nehotărâre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri în care să le includă, luând în considerare că în auditare vor intra, de regulă, riscurile mari și medii, considerate riscuri semnificative.
Departamentul de Audit Intern
CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAȚIILOR) ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 14.08.2011
Notă:
În documentul Clasarea operațiilor în funcție de analiza riscurilor se realizează împărțirea celor 33 de riscuri, grupate pe cele 10 de obiecte auditabile și un obiectiv, în 3 categorii de riscuri, mici, medii și mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.
În continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari și medii, considerate riscuri semnificative, în număr de 18, vor intra în faza de ierarhizare a riscurilor și vor fi preluate îin Tabelul puncte tari și puncte slabe.
Departamentul de Audit Intern
TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina
Data: 16.08.2011
Notă: În faza de ierarhizare a operațiilor în funcție de riscuri, în care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari și puncte slabe, prin care au fost identificate un obiect auditabil, evaluat ca fiind punct tare, care va fi eliminat din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rămâne în continuare în auditare.
Evaluarea operațiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcționalității sistemului de control intern al activităților auditate, care astfel limitează efectul riscurilor asociate acestora. În urma operației de ierarhizare, au fost preluate spre auditare în continuare obiectivele și obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, în documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate și ulterior va fi stabilită corespondența acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern
TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 18.08.2011
Notă: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins un obiectiv structurat pe 10 obiecte auditabile și Identificarea riscurilor, prin care s-au atașat 33 de riscuri la acest obiectiv auditabil și s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern în urma căreia au fost selectate în vederea auditării un obiectiv, 10 de obiecte auditabile și 18 de riscuri asociate acestora. În continuare, cele 18 de riscuri au fost înlocuite cu obiectele auditabile selectate (operații / activități / funcții programe / domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza Programului intervenției la fața locului, și care se vor materializa în FIAP-uri și FCRI-uri, acolo unde este cazul, și în final vor fi transferate și comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.
Departamentul de Audit Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabilă
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 20.08.2011
Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, împărțim intre membri echipei de auditori activitățile pe care le vor desfășura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea încadrării in perioadele afectate prin Planul de audit intern.
Departamentul de Audit Intern
PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCUL
Misiunea de audit: Auditarea evidenței operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 25.08.2010
Auditor intern,
Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data: 27.08.2011
A. Lista participanților:
B. Stenograma ședinței
În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:
– Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;
– Prezentarea și discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația acestora. În același timp, a fost cerută părerea auditaților cu privire la aceste obiective, unde s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut și unele comentarii cu privire la complexitatea activității Direcției Buget și Contabilitate Internă și neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiști;
– Prezentarea Programului intervenției la fața locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată.
– Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste și asupra modului de obținere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
– Stabilirea condițiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
– Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate ș.a.
– Stabilirea Ședinței de închidere, inclusiv a participanților la aceasta;
– Stabilirea modalității de redactare a Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit).
– Explicarea modului cum vor fi discutate și analizate recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, inclusiv Planul de acțiune realizat de entitatea auditată și Calendarul implementării acestora, cu termene și persoane responsabile.
Auditori interni, Auditați,
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectiv: Evidența operativă a stocurilor
Data: Auditor intern,
01.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
INTERVIU NR. 1.1.1
privind
procedurile specifice pentru activitatea Evidența documentelor contabile privind stocurile,
adresat
doamnei Filip Sanda, contabil șef
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Data: Auditor intern, Intervievat,
30.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Notă:
Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, este o problemă generală, cunoscută la nivelul entității, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordată cu ocazia fiecărui obiectiv și de asemenea se vor face comentarii în Raportul de audit intern.
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.1.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Întocmirea și completarea Notei de recepție și constatare de diferențe
DESCRIEREA TESTULUI:
Populația pentru realizarea testului o reprezintă notele de recepție și constatare de diferențe pentru cele 7 luni calendaristice ale perioadei auditate;
Testarea a urmărit corectitudinea pașilor parcurși în vederea completării Notei de recepție și constatare de diferențe pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr.1 poziția 2 și anume:
Nota de recepție și constatare de diferențe
a. trecerea corectă a denumirii bunurilor recepționate în Nota de recepție și constatare de diferențe;
b. trecerea corecta a cantității și a prețului de achiziție a bunurilor recepționate;
c. trecerea corecta a datelor cerute de document (nr., data, numele și prenumele persoanei responsabile etc.);
d. calcularea corectă a TVA-ului și determinarea corectă a valorii finale;
e. existența tuturor notelor de recepție conform operațiunilor efectuate;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.1.2. privind Completarea Notei de recepție și constatare de diferențe în care pe verticală sunt elementele eșantionului iar pe orizontală elementele testate.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.1.2. s-a constatat lipsa unor note de recepție și constatare de diferențe:
– echipa de auditori interni a constatat faptul că în lunile ianuarie și februarie au avut loc recepții de marfă fără întocmirea documentelor aferente;
– de asemenea, s-a constatat și faptul că sunt documente în care datele sunt trecute parțial;
În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată;
CONCLUZII:
În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1.2.
Data: Auditor intern,
05.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.1.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Notei de recepție și constatare de diferențe a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Notă de recepție și constatare de diferențe completate pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 20% din populația totală, respectiv 7 note de recepție și constatare de diferențe , aferente lunilor ianuare și februarie 2011.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.1.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
06.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.1.2
privind
Completarea Notei de recepție și constatare de diferențe
Data: Auditor intern, În prezența,
06.09.2010 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.1.2.
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
PROBLEMA:
Lipsa unor note de recepție și constatare de diferențe și completarea parțială a unor note de recepție;
CONSTATARE:
În cadrul firmei au avut loc recepții de marfă dar fără întocmirea documentelor aferente recepției, iar unele documente au fost completate parțial;
În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată;
CAUZE:
– necunoașterea procedurilor
– neatenția persoanei responsabile cu întocmirea documentelor aferente fiecărei operații;
– tentativă de fraudă a unui angajat
CONSECINȚE:
– afectarea patrimoniului entității deoarece există neconcordanță între stocurile existente faptic și cele existente scriptic
– nerespectarea procedurilor
RECOMANDĂRI:
– elaborarea procedurilor de lucru
– desemnarea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea procedurilor
– relizarea unor programe de specializare a persoanei responsabile cu întocmirea documentelor;
– efectuarea de controale periodice de catre responsabili;
Data: Auditor intern,
09.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.2.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Bonului de predare, transfer, restituire
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Bon de predare, transfer, restituire completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentele Bonuri de predare, transfer, restituire completat la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Bonului de predare, transfer, restituire, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 3 astfel:
Bon de predare, transfer, restituire
a. corectitudinea datelor trecute în bonul de predare, transfer, restituire;
b. trecerea corecta a denumirii bunurilor predate/transferate/restituite;
c. corectitudinea cantității trecute în document;
d. corectitudinea prețului unitar înscris în document și a calculării valorii finale;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.2.2 privind completarea Bonului de predare, transfer, restituire.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.2.2. s-a constatat respectarea modului de completare a Bonului de predare, transfer, restituire în totalitate.
Data: Auditor intern,
10.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Bonului de predare, transfer, restituire a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Bonuri de predare, transfer, restituire completate pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 80% din populația totală, respectiv 6 bonuri de predare, transfer, restituire.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.2.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
08.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.2.2
privind
Completarea Bunului de predare, transfer, restituire
Data, Auditor intern, Intervievat,
11.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.3.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Bonului de consum
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Bon de concum completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentele Bonuri de consum completate la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 8 Bonuri de consum.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Bonului de consum pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 4 astfel:
Bon de consum
a. corectitudinea datelor trecute în bonul de consum.;
b. trecerea corectă a denumirii bunurilor date spre consum;
c. corectitudinea cantității trecute în document;
d. corectitudinea prețului unitar înscris în document și a calculării valorii finale;
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.2 privind completarea Bonului de consum.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.3.2. s-a constatat respectarea modului de completarea a Bonului de consum în totalitate.
Data: Auditor intern,
12.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.3.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Bonului de consum a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Bonuri de consum completate pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 80% din populația totală, respectiv 8 bonuri de consum.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.3.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
08.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.3.2
privind
Completarea Bunului de consum
Data, Auditor intern, Intervievat,
14.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.4.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Fișă limită de consum
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Fișă limită de concum completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentele Fișă limită de consum completate la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Fișă limită de consum pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 5 astfel:
Fișă limită de consum
a. corectitudinea datelor trecute în fișa limită de consum;
b. corectitudinea denumirii produselor trecute în fișa limită de consum;
c. corectitudinea cantității bunurilor și a pretului unitar trecut în document;
d. corectitudinea valorii bunurilor trecute în fișa limită de consum ;
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.4.2 privind completarea Fișei limită de consum.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.4.2. s-a constatat respectarea modului de completarea a Fișei limită de consum în totalitate.
Data: Auditor intern,
15.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.4.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Fișei limită de consum a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Fișă limită de consum completate pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 20% din populația totală, respectiv o fișă limită de consum.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.4.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
08.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.4.2
privind
Completarea Fișei limită de consum
Data, Auditor intern, Intervievat,
16.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.5.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Dispoziției de livrare
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Dispoziție de livrare completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentele Dispoziție de livrare completate la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit 70% din totalitatea populației.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Dispozițiilor de livrare pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 6 astfel:
Dispoziție de livrare
a. verificarea existenței tuturor dispozițiilor de livrare;
b. corectitudinea datelor (nr. doc., data, persoana care primește bunurile, delegatul, semnături etc.) trecute în document;
c. verificarea denumirii produselor trecute în dispoziție spre livrare, a cantității dispuse și a cantității livrate;
d. corectitudinea prețului unitar al bunurilor trecut în document;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.5.2 privind completarea Dispoziției de livrare.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.5.2. s-a constatat faptul că au existat operațiuni de livrare pentru care nu s-au întocmit documentele aferente.
În urma acestui test se va întocmi FIAP 1.5.2.
Data: Auditor intern,
17.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.5.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Dispoziției de livrare a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Dispoziții de livrare completate pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 100% din populația totală, respectiv 11 dispoziții de livrare.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.5.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
17.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.5.2
privind
Completarea Dispoziției de livrare
Data, Auditor intern, Intervievat,
18.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.5.2.
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
PROBLEMA:
Lipsa unor dispoziții de livrare;
CONSTATARE:
În cadrul firmei au avut loc livrări de marfă dar fără întocmirea documentelor aferente livrării;
În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată;
CAUZE:
– neatenția persoanei responsabile cu întocmirea documentelor aferente fiecărei operații;
– tentativă de fraudă a unui angajat
– necunoașterea procedurilor
CONSECINȚE:
– afectarea patrimoniului entității deoarece există neconcordanță între stocurile existente faptic și cele existente scriptic
– nerespectarea procedurilor
RECOMANDĂRI:
– elaborarea procedurilor de lucru
– desemnarea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea procedurilor
– relizarea unor programe de specializare a persoanei responsabile cu întocmirea documentelor;
– efectuarea de controale periodice de catre responsabili;
Data: Auditor intern,
19.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.6.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Avizului de însoțire a mărfii
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Aviz de însoțire a mărfii completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentele Avizelor de însoțire a mărfii completate la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Avizelor de însoțire a mărfii pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 7 astfel:
Aviz de însoțire a mărfii
a. verificarea existenței tuturor avizurilor de însoțire a mărfii conform operațiunilor efectuate;
b. corectitudinea denumirii produselor trecute în avizul de însoțire;
c. corectitudinea cantității bunurilor trecute în document;
d. corectitudinea calculelor efectuate în cadrul documentului;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.6.2 privind completarea Avizului de însoțire a mărfii.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.6.2. s-a constatat faptul că au modul de completare al Avizelor de însoțire a mărfii a fost făcut corect.
Data: Auditor intern,
20.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.6.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Avizului de însoțire a mărfii a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Avize de însoțire a mărfii completate pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 100% din populația totală, respectiv 7 avize de însoțire a mărfii.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.6.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
20.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.5.2
privind
Completarea Avizului de însoțire a mărfii
Data, Auditor intern, Intervievat,
21.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.7.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Fișei de magazie
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Fișă de magazie completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentele Fișă de magazie completat la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Fișelor de magazie pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 8 astfel:
Fișă de magazie
a. verificarea existenței fișei de magazie;
b. corectitudinea denumirii produselor trecute în fișa de magazie;
c. corectitudinea cantității produselor trecute în document;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.7.2 privind completarea Fișei de magazie.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.7.2. s-a constatat faptul că modul de completare al Fișei de magazie a fost făcut corect.
Data: Auditor intern,
22.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.7.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Fișei de magazie a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Fișă de magazie completată pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 20% din populația totală, respectiv o fișă de magazie.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.7.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
22.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.7.2
privind
Completarea Fișei de magazie
Data, Auditor intern, Intervievat,
22.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.8.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentele Fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință completat la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Fișelor de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 9 astfel:
Fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință
a. verificarea existenței fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință;
b. corectitudinea denumirii materialeleor trecute în document;
c. corectitudinea cantității bunurilor trecute în document;
d. verificarea existenței semnăturilor persoanelor responsabile;
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.8.2 privind completarea Fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.8.2. s-a constatat faptul că modul de completare al Fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință nu a fost corect deoarece în fișă nu am apar toate materialele care există de fapt.
În urma acestui test se va întocmi FIAP 1.8.2.
Data: Auditor intern,
23.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.8.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentele Fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință completate pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 20% din populația totală, respectiv o fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință .
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.8.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
23.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.8.2
privind
Completarea Fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință
Data, Auditor intern, Intervievat,
24.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.8.2.
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
PROBLEMA:
Evidența materialelor de natura obiectelor de inventar nu este corectă, este incompletă;
CONSTATARE:
În cadrul firmei există materiale de natura obiectelor de inventar dar nu sunt trecute în evidentă;
În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată;
CAUZE:
– neatenția persoanei responsabile cu completarea fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar;
– tentativă de fraudă a unui angajat
– necunoașterea procedurilor
CONSECINȚE:
– afectarea patrimoniului entității deoarece există neconcordanță între stocurile existente faptic și cele existente scriptic
– nerespectarea procedurilor
RECOMANDĂRI:
– elaborarea procedurilor de lucru
– desemnarea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea procedurilor
– relizarea unor programe de specializare a persoanei responsabile cu întocmirea documentelor;
– efectuarea de controale periodice de catre responsabili;
Data: Auditor intern,
25.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.9.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului stocurilor
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul stocurilor completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentul Registrul stocurilor completat la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Registrului stocurilor pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 10 astfel:
Registrul stocurilor
a. corectitudinea denumirii produselor trecute în registrul stocurilor;
b. verificarea corectitudinii cantității trecute la fiecare produs;
c. corectitudinea prețului unitar și a valorii produselor trecute în document;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.9.2 privind completarea Registrului stocurilor.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.9.2. s-a constatat faptul că modul de completare al Registrului stocurilor a fost făcut corect.
Data: Auditor intern,
26.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.9.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a registrului stocurilor a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentul Registrul stocurilor completat pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 20% din populația totală, respectiv un registru a stocurilor.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.9.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
26.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.9.2
privind
Completarea Registrului stocurilor
Data, Auditor intern, Intervievat,
27.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
TESTUL NR. 1.10.2
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
OBIECTUL TESTULUI: Documentele contabile privind stocurile
OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Listei de inventariere
DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Listă de inventariere completat la entitatea privată.
Populația va fi constituită din documentul Listă de inventariere completat la enitatea noastră.
Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%.
Testarea a urmărit analiza modului de completare a Listei de inventariere pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 1, poziția 11 astfel:
Lista de inventariere
a. verificarea existenței listei de inventariere;
b. corectitudinea datelor trecute în lista de inventariere;
c. corectitudinea denumirii produselor trecute în lista de inventariere;
d. corectitudinea cantității produselor trecute în document;
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.9.2 privind completareaRegistrului stocurilor.
CONSTATĂRI:
Din analiza Listei de control nr. 1.9.2. s-a constatat faptul că modul de completare al Registrului stocurilor a fost făcut corect.
Data: Auditor intern,
27.09.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 1.10.2
Obiectivul: EVIDENȚA OPERATIVĂ A DOCUMENTELOR CONTABILE PRIVIND STOCURILE
Eșantionul pentru testarea modului de completare a Listei de inventariere a fost constituit astfel:
Populația totală este reprezentată de documentul Listă de inventariere completat pentru perioada ianuarie 2011 – iulie 2011;
Eșantionul a fost stabilit la 20% din populația totală, respectiv o listă de inventariere.
Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 1.10.2.
Data: Auditor intern, În prezența,
27.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE CONTROL NR. 1.10.2
privind
Completarea Listei de inventariere
Data, Auditor intern, Intervievat,
28.09.2011 Savu Alina Filip Sanda
Departamentul de Audit Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data 29.09.2011
Auditor intern,
Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE
A. Mențiuni generale:
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina Data 30.09.2011
Lista participanților:
B. Concluzii:
În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalităților, eventualelor consecințe, și au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea acestora.
În cadrul Ședinței de închidere structura auditata și-a însușit în totalitate constatarile și recomandările formulate de echipa de auditori.
În consecință, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregătit pentru aprobare și difuzare structurii auditate.
Raportul de audit intern va fi însoțit de o SINTEZĂ care va conține principalele constatări și recomandări ale echipei de auditori interni și concluziile generale pentru activitatea financiar-contabilă auditată.
Structura auditată se angajează să completeze Planul de acțiune și Calendarul implementării recomandărilor, cu termenele de realizare și persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
Notă:
Datorită acceptării integrale a constatărilor și recomandărilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
Departamentul de Audit Intern
PLANUL DE ACȚIUNE
ȘI
CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR
Departamentul de Audit Intern
RAPORT DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituită din: Savu Alina – auditor
Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2010.
Cadrul legal al acțiunii de auditare l-a reprezentat:
– Planul de audit intern pe anul 2009;
– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
– OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de
aplicare a Legii nr. 672/2002.
Durata misiunii de audit: 01.08.2011-01.11.2011
Perioada auditată: 01.01.2011 – 31.07.2011
Scopul acțiunii de auditare constă în:
asigurarea completitudinii și corectitudinii documentelor contabile folosite pentru evidențierea stocurilor;
asigurarea respectării reglementărilor contabile în conformitate cu directivele europene.
Obiectivul acțiunii de auditare a urmățit evidența operativă a stocurilor;
Tipul de auditare – audit de conformitate/regularitate.
Tehnicile de audit intern utilizate:
verificarea se realizează în vederea asigurării validității, realității și acurateței înregistrărilor în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare, precum și a eficacității controlului intern prin următoarele tehnici de verificare:
– comparația: pentru confirmarea identității unor informații, după obținerea
lor din două sau mai multe surse diferite;
– examinarea: pentru detectarea erorilor și/sau iregularităților;
– recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul și a calculelor matematice;
– punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii
diferite de înregistrări;
– confirmarea: pentru solicitarea informațiilor din mai multe surse
independente cu scopul validării acestora;
– garantarea: pentru verificarea realității tranzacțiilor înregistrate pornind de
la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;
– urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative
spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realității înregistrării în
totalitate a tranzacțiilor.
Alte tehnici de audit:
observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor;
interviul: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate și interesate și informațiile primite, care trebuie să fie susținute de documente. Pentru eventualele explicații suplimentare se solicită note re relații scrise.
analiza: constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.
Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:
Chestionarul de luare la cunoștință – CLC: pentru obținerea unor informații referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcționarea entității/structurii auditate;
Chestionarul de control intern – CCI: orientează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiunilor și cauzelor reale ale acestora;
Listă de verificare – LV: utilizată pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operații ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitățile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilităților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalități.
Documentele examinate în cadrul societății S.C. MORDEX S.R.L privind evidența operativă a stocurilor sunt :
nota de recepție și constatare de diferențe
bon de predare, transfer, restituire
bon de consum
fișă limită de consum
aviz de însoțire a mărfii
fișă de magazie
fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în foloșință
Documentele elaborate pe timpul auditării activității, în principal sunt:
analiza riscurilor;
tabelele punctelor tari și slabe;
tematica în detaliu a misiunii de audit;
programul de audit intern;
programul intervenției la fața locului;
liste de verificare structurate pe obiective;
foi de lucru pentru stabilirea eșantioanelor;
chestionare de control intern;
teste;
liste de control;
fișe de identificare și analiză a principalelor probleme constatate – FIAP-uri;
raportul preliminar de audit intern;
minutele ședințelor de deschidere, de închidere și de conciliere;
raportul final de audit intern;
planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor;
fișa de urmărire a implementărilor recomandărilor.
Organizarea S.C. MORDEX S.R.L. : Societatea a funcționat în perioada supusă auditării cu un număr de 17 salariați, din care 3 au reprezentat posturi de conducere în conformitate cu atribuțiile de serviciu organigrama și Regulamentului de organizare și funcționare.
Pentru toți salariații există fișe ale posturilor prin care s-au stabilit atribuțiile de serviciu, relațiile ierarhice de subordonare și relațiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente.
Principalele activități desfășurate în cadrul instituției sunt următoarele:
– organizarea registrelor de contabilitate;
– conducerea contabilității;
– conducerea activității financiare;
– elaborarea bilanțului contabil;
– organizarea sistemului de raportare;
– organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv;
– fiabilitatea sistemului informatic;
– organizarea arhivării documentelor.
II. CONSTATĂRI SI RECOMANDARI
În acest capitol, prezentam principalele constatări ale echipei de auditori interni, cauzele, consecințele și recomandările formulate, obținute în urma testărilor efectuate și concretizate în FIAP-urile și FCRI-urile întocmite în Etapa Intervenției la fața locului, în vederea corectării disfuncționalităților semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea, vom prezenta și comenta posibila evoluție a riscurilor existente și a necesităților de dezvoltare a sistemelor de management și control intern al activităților auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.
II. Evidența operativă a stocurilor
II.1 Nota de recepție și constatare de diferențe
II. 1.1 Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea Notei de recepție și constatare de diferențe există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II. 1.2. Modul de completare a notei de recepție și constatare de diferențe
Constatare:
– Echipa de auditori interni a constatat faptul ca în entitatea auditată au avut loc recepții de marfă în urma cărora nu s-au întocmit documentele aferente printre care și nota de recepție și constatare de diferențe;
– De asemenea, s-a constatat și faptul că unele note de recepție și constatare de diferențe au fost completate parțial;
În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată..
Cauze:
– Lipsa unor proceduri de lucru, scrise și formalizate.
– Neefectuarea controlului ierarhic.
– Inexistența unei pregătiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Notei de recepție și constatare de diferențe.
Consecințe:
– Existența unor neconcordanțe între stocurile faptice și stocurile scriptice ale firmei, deci gestiunea stocurilor este greșită.
– Datorită neînregistrări tuturor mărfurilor recepționate nu se poate urmări cu ușurință stocurile entității.
Recomandări:
– Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind completarea Notei de recepție și constatare de diferențe
– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.
– Realizarea unui control pe perioada auditată pentru a stabili dimensiunile disfuncțiunii constatate și întocmirea notelor de recepție și constatare de diferență lipsă.
– Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile.
– Stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, prin ROF-ul entității, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor, fără o distorsionare a conținutului acestora.
II. 2. Bon de predare, transfer, restituire
II. 2.1 Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea bonurilor de predare, transfer, restituire există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II. 2.2. Completarea Bonurlor de predare, transfer, restituire
Constatare:
Completarea Bonurilor de predare, transfer, restituire s-a realizat în mod corect, neexistând nereguli.
II. 3. Bon de consum
II. 3.1 Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea bonurilor de consum există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II. 3.2 Modul de completare a bonului de consum
Din observarea directă realizată de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completării bonurilor de consum.
II. 4. Fișa limită de consum
II. 4.1. Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea fișei limită de consum există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II. 4.2. Modul de completare a fișei limită de consum
Completarea fișei limită de consum s-a făcut în mod corect fără nici o neregulă.
II. 5. Dispoziție de livrare
II. 5.1. Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea dispoziției de livrare există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate
II. 5.2. Modul de completare a dispotiției de livrare
Constatare:
– Auditorii interni au constatat că sunt efectuate livrări fără documentația necesară întocmită, dar dispozițiile de livrare întocmite sunt corecte.
Cauze:
– Inexistența procedurilor scrise și formalizate;
– Lipsa unui control periodic;
Consecințe:
Stocurile nu sunt evidențiate în mod real, există neconcordanțe între stocurile scriptice și cele faptice;
Recomandări:
– Elaborarea și formalizarea unui sistem procedural;
– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri;
– Fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișele de post pentru personalul implicat în aceste activități;
– Inventarierii stocurilor periodic și efectuarea unor controale ierarhice periodice;
II. 6. Avizul de însoțire a mărfii
II. 6.1. Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate
II. 6.2. Modul de completare a avizului de însoțire a mărfii
Completarea avizului de însoțire a mărfii s-a efectuat în mod corect fără erori.
II. 7. Fișă de magazie
II. 7.1. Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea fișei de magazie există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II. 7.2. Modul de completare al fișei de magazie
Completarea fișei de magazie se efectuează în mod corect fără erori.
II. 8. Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință
II. 8.1. Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II. 8.2. Modul de completare al fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință
Constatări:
Echipa de auditori au constat unele erori și omisiuni în modul de completare al fișei, de exemplu anumite materiale extistau faptic dar nu si scriptic în fișa de evidență, iar alte materiale aveau o anumită denumire și în fișa de evidență erau trecute cu altă denumire.
Cauze:
– lipa unor proceduri scrise și formalizate;
– neatenția persoanei responsabile cu întocmirea fișei de evidență;
Consecințe:
– nu se poate ști în orice moment situația reală a materialelor de natura obiectelor de inventar;
Recomandări:
– elaborarea și formalizarea unor proceduri pentru întocmirea fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință;
– stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea acestor proceduri;
– fixarea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișele de post pentru personalul implicat în aceste activități;
– efectuarea unor controale ierarhice periodice asupa modului de organizare și evidențiere a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință;
II. 9. Registrul stocurilor
II. 9.1. Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea registrului stocurilor există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II 9.2. Modul de completare a registrului stocurilor
Completarea registrului stocurilor s-a efectuat în mod corect.
II. 10. Lista de inventariere
II. 10.1. Analiza procedurilor de lucru
Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind evidența operativă a stocurilor (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru întocmirea listei de inventariere există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.
II. 10.2. Modul de completare a listei de inventariere
Completarea listei de inventariere s-a efectuat în mod corect.
III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit și a Programului intervenției la fața locului, a constatărilor efectuate în etapa de colectării și prelucrării informațiilor și în timpul intervenției la fata locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, si in urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri care au condus la recomandările și concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.
Structura auditată are obligația să întocmească Programul de acțiune si Calendarul implementării recomandărilor și să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza analizelor și evaluărilor efectuate apreciază Evidența operativă a stocurilor, conform grilei prezentate în continuare.
Evaluarea are la bază discuțiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, în ședințele de închidere și conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanți, ca fiind realiste și posibil de implementat în practică.
De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Evidemța operativă a stocurilor se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de implementare a funcției de audit intern în entitățile private.
Structura auditată are obligația să respecte Programul de acțiune și Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite și să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării acestora.
Data: 15.10.2011 Auditor: Savu Alina
SINTEZA
RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Evidența operativă a stocurilor s-a desfășurat în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern și a normelor specifice aprobate de conducerea entității.
Misiunea de audit intern s-a realizat în baza Planului de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea entității, perioada auditată fiind 01.01.2011 – 31.07.2011 și a fost efectuată, în perioada 01.08.2011 – 01.11.2011 de către auditorul intern Savu Alina.
Echipa de auditori interni în baza analizei privind riscurile, a testărilor pe teren, și a evaluărilor realizate privind Evidența operativă a stocurilor, cu un obiectiv stabilit pentru derularea misiunii, apreciază funcționalitatea sistemului de control intern, după cum urmează:
II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI
Principalele constatări și recomandări rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate în continuare:
– Constatare 1: S-au efectuat operațiuni de recepție fără întocmirea documentației aferente, iar la unele operațiuni documentele completate erau incomplete.
Recomandare 1:
Echipa de auditori consideră necesară implementarea unui sistem de proceduri cu privire la întocmirea și completarea documentelor de recepție, efectuarea unor controale periodice;
– Constatare 2: S-au efectuat operașiuni de livrare fără întocmirea documentației aferente;
Recomandare 2:
Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat în această activitate, stabilirea unor atribuții concrete, colaborate cu procedurile și fișele de post.
De asemenea, auditorii interni consideră necesară implementarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în întocmirea, utilizarea și controlul documentelor de recepție și livrare.
– Constatare 3: Datele și informațiile din unele documente ( fișă de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în foloșință) sunt omise sau incomplete.
Recomandare 3:
– Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat în această activitate, stabilirea unor atribuții concrete, colaborate cu procedurile și fișele de post.
– Implementarea unor proceduri pentru întocmirea fișei de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință;
III. CONCLUZII
Evaluarea Evidenței operativă a stocurilor în baza testelor și analizelor efectuate, permit auditorilor interni să emită o asigurare rezonabilă managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activității auditate, nefiind identificate obstacole în funcționarea acesteia.
Echipa de auditori interni prin analiza activităților auditabile și evaluările realizate în etapa de intervenție la fața locului, a elaborat un număr de 31 de recomandări, aferente obiectivului misiunii de audit intern.
Considerăm că prioritatea în activitatea de implementare a recomandărilor o reprezintă elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor operaționale, scrise și formalizate, pentru întreaga activitate a direcției, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea și utilizarea în conducerea curentă a Registrului riscurilor – care reprezintă setul de recomandări majore.
Data Auditor intern,
17.10.2011 Savu Alina
Departamentul de Audit Intern
FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
Departamentul de Audit Intern
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011-31.07.2011
Întocmit: Savu Alina
Programul de asigurare și îmbunătățire a calității
Șeful structurii de audit intern trebuie să elaboreze un Program de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit, adică respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor și a bunei practici internaționale de către toți auditorii interni.
Prin Programul de asigurare și îmbunătățire a calității se realizează o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacității globale a programului de calitate.
Evaluarea constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către șeful structurii de audit intern, prin care acesta examinează eficacitatea normelor de audit intern și dacă procedurile de asigurare a calității misiunii de audit sunt aplicate în mod corespunzător garantând calitatea Raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficiențelor în anumite etape din derularea misiunii și va permite inițierea de activități de îmbunătățire a viitoarelor misiuni de audit intern și asigurarea perfecționării profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizează după fiecare misiune de audit intern. Este formalizată prin întocmirea Fișei de evaluare a misiunii de audit intern.
Departamentul de Audit Intern
FIȘA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011-31.07.2011
Perioada misiunii: 01.08.2011-01.11.2011
Auditor evaluat: Savu Alina Luat la cunoștință:
Data:
Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizată și de conducerea structurii auditate căreia i se înaintează un chestionar de evaluare prin care i se solicită să prezinte o apreciere asupra desfășurării misiunii de audit și a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii.
Evaluarea misiunii de audit intern de către structura auditată este formalizată prin Fișa de evaluare a misiunii de audit intern întocmită de către structura auditată.
Departamentul de Audit Intern
FIȘA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Evidența operativă a stocurilor
Perioada auditată: 01.01.2011.-31.07.2011
Perioada misiunii: 01.08.2011-01.11.2011
Întocmit: Bechean Marian , director S.C. MORDEX S.R.L.
FIȘA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ
Tabelele de mai sus vor fi completate ținând cont de următorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfăcător;
2 pentru slab;
3 pentru satisfăcător;
4 pentru bine;
5 pentru foarte bine.
Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicații scrise.
S.C. MORDEX S.R.L.,
Bechean Marian
Data: 01.11.2011
Luat la cunoștință, auditori interni:
Savu Alina
Data: 01.11.2011
BIBLIOGRAFIE
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Etapele Realizarii Controlului Intern Intr O Entitate Econommica din Mediul Privat (ID: 139749)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.