Etapele Misiunii DE Audit Intern.studiu DE Caz

CAPITOLUL I. DELIMITĂRI PRIVIND CONCEPTUL DE AUDIT INTERN

1.1. Definirea conceptuală privind auditul intern

Din anul 2001, entitățile ale căror situații financiare sunt supuse auditului financiar sunt obligate să organizeze și să exercite activități profesionale de audit intern. Entitățile supuse auditului financiar sunt: companiile și societățile naționale, regiile autonome, societățile comerciale, băncile, societățile de asigurare și reasigurare, societățile de valori mobiliare, alte societăți care operează pe piața de capital.

Auditul intern reprezintă activitatea de examinare obiectivă a ansamblului activităților entității în scopul furnizării unei evaluări independente a managementului riscului, controlului și proceselor de conducere a acesteia.

Institutul Internațional al Auditorilor Interni (The Institute of Internal Auditors) consideră că auditul intern este o activitate independentă și obiectivă care conferă unei organizații o asigurare în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiunilor sale, o îndrumă pentru a le îmbunătăți și contribuie la adăugarea unui plus de valoare. Auditul intern ajută ca organizația să-și atingă obiectivele evaluând, printr-o abordare sistematică și metodică, procesele de management al riscurilor, de control și de guvernare a întreprinderii, făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.

Activitatea de audit intern se exercită în cadrul entității de către persoane din interiorul sau

exteriorul acesteia. Practicile de audit intern se diferențiază în funcție de scopul, mărimea, Structura și domeniile de activitate ale entității.

Auditul intern la instituțiile publice este o activitate relativ recent reglementată. Cadrul juridic al acestei activități a fost reprezentat de: Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, Ordinul Ministrului Finanțelor nr. 332/2000 privind aprobarea Normele metodologice generale de organizare și funcționare a auditului intern, și Hotărârea Guvernului nr. 362/2000 privind organizarea inspecțiilor pentru audit intern. În prezent, activitatea de audit intern la instituțiile publice este organizată în baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern.

Sfera auditului public intern cuprinde următoarele activități:

a. activitățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistență externă;

b. constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea și stabilirea titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

c. administrarea patrimoniului public, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unităților Administrativ teritoriale;

d. sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și sistemele informatice aferente. 

Tipurile de audit sunt următoarele:

a. auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;

b. auditul performanței, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c. auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate, cu privire la formarea și utilizarea fondurilor publice, precum și la administrarea patrimoniului public.

Obiectivele auditului intern sunt următoarele:

a. verificarea conformității activităților din entitatea auditată cu politicile, programele și

managementul acesteia;

b. evaluarea gradului de adecvare și aplicare a controalelor financiare și nefinanciare Dispuse și efectuate de către conducerea unității în scopul creșterii eficienței activității entității;

c. evaluarea gradului de adecvare a datelor/informațiilor financiare și nefinanciare destinate conducerii pentru cunoașterea realității din entitate;

d. protejarea elementelor patrimoniale bilanțiere și extrabilanțiere și identificarea metodelor de prevenire a fraudelor și pierderilor de orice fel.

Auditul intern se organizează în mod independent, în structura fiecărei instituții publice, sub forma unui compartiment specializat, constituit din una sau mai multe persoane, astfel încât personalul de specialitate angajat în acesta să nu fie implicat în vreun fel în îndeplinirea activităților pe care le auditează

I.2. Organizarea și atribuțiile structurilor de audit intern   

Organizarea și desfășurarea auditului intern au la bază prevederile Codului de etică. Acesta cuprinde:

– principiile care sunt relevante pentru profesia și practica de audit intern;

– regulile de conducere care descriu normele de comportament pentru auditorii interni.

Principiile și regulile aplicabile auditorilor interni sunt similare celor aplicabile experților contabili, fiind reprezentate de: integritate, independență și obiectivitate, confidențialitate, competență profesională și neutralitate politică.

Pentru respectarea principiului integrității, auditorii interni trebuie să se ghideze după următoarele reguli:

Să exercite profesia cu onestitate, bună-credință și responsabilitate;

Să respecte legea și să acționeze în conformitate cu prevederile legale și cu cerințele profesiei;

Să nu ia parte, cu bună știință, la nici o activitate ilegală și să nu se angajeze în acte care să discrediteze profesia de auditor intern sau entitatea.

Independența și obiectivitatea auditorilor interni presupun respectarea următoarelor reguli:

neimplicarea în nici o activitate sau relație care să afecteze o evaluare obiectivă, aceasta

fiind în conflict cu interesele entității;

Neacceptarea nici unui fel de avantaje care ar putea afecta raționamentul lor profesional;

Dezvăluirea oricărei informații, care, dacă nu este furnizată, poate denature rapoartele activității entității verificate.

Regulile de care trebuie să țină seama auditorii interni, în respectarea confidențialității, sunt:

Prudență în folosirea și protejarea informațiilor acumulate în cursul activității lor;

Nefolosirea informațiilor pentru nici un scop personal sau într-o manieră care poate fi contrară legii sau în detrimentul obiectivelor legitime și etice ale entității.

Principiul competenței profesionale impune ca auditorii interni să respecte regulile care urmează:

Să se comporte într-o manieră profesională în toate activitățile pe care le desfășoară, să aplice standarde și norme profesionale și să manifeste imparțialitate în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;

Să se angajeze numai în acele misiuni pentru care au cunoștințele, aptitudinile și experiența necesare;

Să utilizeze metode și practici de cea mai bună calitate în activitățile pe care le realizează;

În desfășurarea auditului și în elaborarea rapoartelor auditorii interni au datoria de a adera

la postulatele de bază și la standardele de audit general acceptate;

Să își îmbunătățească în mod continuu cunoștințele, eficiența și calitatea activității lor,
să aibă un nivel corespunzător de studii de specialitate, pregătire și experiență profesionale elocvente;

Să cunoască legislația de specialitate și să se preocupe în mod continuu de creșterea nivelului de pregătire, conform standardelor internaționale;

Să nu își depășească atribuțiile de serviciu

Principiul neutralității politice presupune ca auditorii interni:

Să fie neutri din punct de vedere politic, în scopul îndeplinirii în mod imparțial a activităților; în acest sens ei trebuie să își mențină independența față de orice influențe politice.

Să se abțină de la exprimarea sau manifestarea convingerilor lor politice.

Conducerea activității de audit intern se efectuează de către șeful executiv al auditului intern, care va stabili politicile și procedurile pentru exercitarea activității de audit intern. Acesta trebuie:

Să stabilească planurile de angajament, după evaluarea riscurilor, pentru realizarea obiectivelor de audit intern, în conformitate cu obiectivele entităților;

Să comunice planurile activității de audit intern și resursele necesare, inclusiv schimbările interimare semnificative, consiliului de administrație sau angajatorului (clientului), pentru revizuire și aprobare;

Să-și coordoneze activitatea cu auditorul financiar, pentru a asigura îndeplinirea corespunzătoare a obiectivelor de audit și pentru a minimiza suprapunerea.

În funcție de natura activității, în sfera de acțiune a auditului intern cuprindem:

Managementul riscurilor, în care auditorii interni vor asista entitatea în gestionarea riscurilor;

Controalele efectuate, care vor fi asistate de către auditorul intern în scopul eficientizării acestora;

Procesele de conducere, supuse și ele unei supervizări.

În realizarea atribuțiilor sale, șeful compartimentului de audit intern sau persoana care exercită atribuțiile de audit intern se subordonează și raportează direct conducătorului instituției publice.

Auditul intern se exercită asupra tuturor activităților desfășurate de instituția publică sau care sunt în responsabilitatea acesteia, inclusiv asupra activității instituțiilor subordonate și asupra utilizării de către terți, indiferent de natura juridică a acestora, a fondurilor publice gestionate de aceștia din urmă în baza unei finanțări realizate de către instituția publică în cauză sau de către o instituție subordonată acesteia.

Operațiunile care fac obiectul auditului intern sunt examinate pe tot parcursul acestora, din momentul inițierii până în momentul finalizării executării lor efective.

În prezent, în sectorul public din țara noastră, auditul intern este organizat astfel:

Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

În realizarea obiectivelor sale, CAPI are următoarele atribuții principale:

Dezbate planurile strategice de dezvoltare în domeniul auditului public intern și emite o opinie asupra direcțiilor de dezvoltare a acestuia;

Dezbate și emite o opinie asupra actului normativ elaborat de UCAAPI în domeniul auditului public intern;

c. Dezbate și avizează raportul anual privind activitatea de audit public intern și îl prezintă Guvernului;

d. Avizează planul misiunilor de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale;

e. Dezbate și emite o opinie asupra rapoartelor de audit public intern de interes național cu implicații multisectoriale;

f.Analizează importanța recomandărilor formulate de auditorii interni în cazul divergențelor de opinii dintre conducătorul entității publice și auditorii interni, emițând o opinie asupra consecințelor neimplementării recomandărilor formulate de aceștia;

g. Analizează acordurile de cooperare între auditul intern și cel extern referitor la definirea conceptelor și la utilizarea standardelor în domeniu, schimbul de rezultate din activitatea propriu-zisa de audit, precum și pregătirea profesională comună a auditorilor;

h. Vizează numirea și revocarea directorului general al UCAAPI

Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

În realizarea obiectivelor sale, UCAAPI are următoarele atribuții principale:

a. elaborează, conduce și aplică o strategie unitară în domeniul auditului public intern și

monitorizează la nivel național această activitate;

b. dezvoltă cadrul normativ în domeniul auditului public intern;

c. dezvoltă și implementează proceduri și metodologii unilogii uniforme, bazate pe standardele

internaționale, inclusiv manualele de audit intern;

d. dezvoltă metodologiile în domeniul riscului managerial;

e. elaborează Codul privind conduita etică a auditorului intern;

f. avizează normele metodologice specifice diferitelor sectoare de activitate în domeniul

auditului public intern;

g. dezvoltă sistemul de raportare a rezultatelor activității de audit public intern și elaborează raportul anual, precum și sinteze, pe baza rapoartelor primite;

Compartimentele de audit public intern din entitățile publice.

CAPITOLUL II. PLANIFICAREA MISIUNI DE AUDIT INTERN

II.1. Etapele misiunii de audit intern

Orice misiune de audit intern presupune parcurgerea mai multor etape. Acestea pot fi sintetizate în trei faze pe care le presupune orice intervenție care se finalizează cu un raport: pregătirea, derularea și raportarea. De asemenea, fiecare fază poate fi descompusă în componente.

Pregătirea misiunii de audit intern începe prin emiterea ordinului de serviciu. Acesta se întocmește de șeful compartimentului de audit intern, pe baza planului anual de audit intern aprobat de conducătorul entității publice. El reprezintă mandatul de intervenție dat de către compartimentul de audit intern și are rolul de a repartiza sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceștia să poată demara misiunea de audit.

În ordinul de serviciu sunt cuprinse informații referitoare la: entitatea care face obiectul auditului, perioada în care se va efectua auditul, scopul și obiectivele misiunii, tipul misiunii de audit și numele auditorilor. După emiterea ordinului, fiecare auditor selectat pentru realizarea unei misiuni de audit intern trebuie să întocmească o declarație de independență. Trebuie arătat că, în vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern, vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, auditorii sunt obligați să informeze de urgență conducerea.

Din declarația de independență trebuie să rezulte o serie de informații, cum ar fi: eventualele relații oficiale, personale, financiare ale auditorului care ar putea să-i afecteze capacitatea de a descoperi puncte slabe de orice fel; ideile preconcepute ale auditorului care influențează realizarea misiunii; implicarea auditorului în elaborarea și implementarea sistemelor de control ale entității ce urmează a fi auditată; calitatea de salariat pe care a avut-o auditorul la entitatea auditată, etc.

În etapa de colectare a informațiilor, auditorii interni solicită și colectează informații cu caracter general despre entitatea/structura auditată. Cunoașterea domeniului auditabil îl ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditată. Colectarea informațiilor facilitează procedurile de analiză de risc și cele de verificare. Colectarea reprezintă pregătirea informațiilor în vederea efectuării analizei de risc și pentru identificarea informațiilor necesare, fiabile, pertinente și utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

Colectarea informațiilor presupune:

– Identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfășoară activitatea;

– Analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității/structurii auditate;

– Analiza entității/structurii auditate și activitățile sale (organigrama, regulamente de funcționare, fișe ale posturilor, procedurile scrise);

– Analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public

intern;

– Identificarea punctelor cheie ale funcționarii entității/structurii auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;

– Identificarea constatărilor semnificative și recomandărilor din rapoartele de audit precedente care ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

– Identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;

– Să identifice surse potențiale de informații care ar putea fi folosite ca probe ale auditului și să aprecieze validitatea și credibilitatea acestor informații.

În acestă etapă, auditorii interni realizează următoarele activități:

– Identifică legile și regulamentele aplicabile entității/structurii auditate;

– Obțin organigrama, regulamentele de funcționare, fișe ale posturilor, proceduri scrise ale entității/structurii auditate;

– Identifică personalul responsabil;

– Identifică circuitul documentelor;

– Obțin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;

– Adună date statistice asupra performanței pentru a-i sprijini în faza de analiză a riscului;

– Se familiarizează cu activitatea entității/structurii auditate;

Conducătorul Compartimentului de audit intern desfășoară câteva activități specifice: revede documentația, organizează o ședință pentru identificarea obiectivelor auditabile și a criteriilor de analiză de risc si reevaluează modalitatea de stabilire a obiectivelor, a scopului auditului și a metodologiei.

Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit intern, având ca obiective:

a. Să identifice pericolele din entitatea/structura auditată;

b. Să identifice dacă controalele interne sau procedurile entității/structurii auditate pot

preveni, elimina sau minimiza pericolele;

c. Să evalueze structura/evoluția controlului intern al entității/structurii auditate.

Această etapă reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului "puncte tari și puncte slabe". Punctele forte și punctele slabe se exprimă calitativ și cantitativ în funcție de rezultatele așteptate și de condițiile de obținere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcție de un obiectiv de control intern sau de o caracteristică urmărită, pentru a asigura buna funcționare a entității/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Din punct de vedere procedural, în această etapă, auditorii interni realizează următoarele

activități:

– Pregătesc o listă centralizatoare a obiectelor auditabile ținând cont de activitatea desfășurată în timpul colectării și prelucrării informațiilor;

– Identifică amenințările (riscurile) asociate acestor operațiuni/activități;

– Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor;

– Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;

– Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

– Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;

– Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obținute;

– Ierarhizează operațiunile activităților ce urmează a fi auditate, respectiv elaborează Tabelul puncte tari și puncte slabe;

– Transmit Tabelul puncte tari și puncte slabe și constatările făcute către conducătorul Compartimentului de audit intern;

– Îndosariază Tabelul puncte tari și puncte slabe în dosarul permanent.

Responsabilități specifice îi revin si conducătorului compartimentului de audit intern. Acesta organizează o ședință pentru identificarea obiectivelor de audit și a criteriilor de analiză de risc, după care reevaluează modalitatea de stabilire a obiectivelor, a scopului auditului și a metodologiei, pentru ca să avizeze Tabelul puncte tari și puncte slabe și Fișele de Constatare și Analiză a Problemelor inițiate pentru fiecare control potențial.

Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat și ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practică.

Identificarea obiectelor auditabile se realizează în trei etape:

a. Detalierea fiecărei activități în operații succesive descriind procesul de la realizarea acestei activități până la înregistrarea ei (circuitul auditului);

b. Definirea pentru fiecare operațiune în parte a condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice și al riscurilor aferente.

c. Determinarea modalităților de funcționare necesare pentru ca entitatea să atingă obiectivul și să elimine riscul.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile definite sub aspectele caracteristicilor specifice și ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. Riscul reprezintă orice eveniment, acțiune, situație sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacității entității publice de a realiza obiectivele.

Principale categorii de riscuri care interesează activitatea de audit intern sunt:

a. Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilități precise;

insuficienta organizare a resurselor umane; documentația insuficientă, neactualizată;

b.Riscuri operaționale: neînregistrarea în evidențele contabile, arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operațiilor cu risc ridicat;

c. Riscuri financiare: plăți nesecurizate, nedetectarea operațiilor cu risc financiar;

d. Riscuri generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc

După analiza riscurilor urmează elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit intern. Aceasta cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate si este semnată de șeful compartimentului de audit intern și adusă la cunoștința principalilor responsabili ai entității/structurii auditate în cadrul ședinței de deschidere.

II.2. Planul de audit. Programul de audit   

Auditorii interni vor elabora un plan pentru fiecare angajament, care va conține obiectivele

angajamentului, resursele alocate, precum și un program de activitate detaliat.

Planul de audit intern se întocmește anual de către compartimentul de audit intern. Selectarea misiunilor de audit intern se face în funcție de următoarele elemente de fundamentare:

a. Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activități, programe/proiecte sau operațiuni;

b. Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entității publice, respectiv: deficiențe constatate anterior în rapoartele de audit, deficiențe constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecțiilor; deficiențe consemnate în rapoartele Curții de Conturi, alte informații și indicii referitoare la disfuncționalități sau abateri; aprecieri ale unor specialiști, experți etc. cu privire la structura și dinamica unor riscuri interne sau de sistem, analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcționării sistemului și evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat;

c. Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităților publice sunt obligați să ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entității publice, realizate în bune condiții și raportate în termenul fixat;

d. Numărul entităților publice subordonate;

e. Respectarea periodicității în auditare, cel puțin o dată la 3 ani;

f. Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonată;

g. Recomandările Curții de Conturi

Proiectul planului anual de audit intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează. Conducătorul entității publice aprobă proiectul planului anual de audit intern până la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituției publice împreună cu referatul de justificare.

Proiectul planului anual de audit intern este însoțit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan. Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit intern, rezultatele analizei riscului asociat, criteriile semnal și alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.

Planul anual de audit intern are următoarea structură:

Scopul acțiunii de auditare;

biectivele acțiunii de auditare;

Identificarea/descrierea activității/operațiunii supuse auditului intern;

Identificarea/descrierea entității/entităților sau a structurilor organizatorice la care se va

desfășura acțiunea de auditare;

Durata acțiunii de auditare;

Perioada supusă auditării;

Numărul de auditori proprii antrenați în acțiunea de auditare;

Precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoștințe de specialitate, precum și a numărului de specialiști cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiză/consultanță.

Planul de audit intern trebuie actualizat în funcție de:

Modificările legislative sau organizatorice, care schimbă gradul de semnificație a auditării anumitor operațiuni, activități sau acțiuni ale sistemului;

Solicitările entității publice imediat superioară ierarhic de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit intern, aprobat de conducătorul entității publice. Șeful compartimentului de audit public intern fiind responsabil pentru organizarea și desfășurarea activităților de audit intern, trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit intern în mod eficient.

Activitatea de audit intern se desfășoară în baza unor norme. În acest sens, compartimentul de audit intern elaborează norme specifice entității publice în care își desfășoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior, în cazul entităților publice subordonate.

Organul ierarhic imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonată, dacă specificul activității acestora o impune. Entitățile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elaborării acestora. Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conducătorului entității publice, semnate pe fiecare pagină, de auditorul intern care le-a elaborat.

Compartimentele de audit intern abilitate să avizeze normele proprii entităților publice sunt obligate să le avizeze în termen de 30 de zile și să înștiințeze entitatea în cauză. Compartimentele de audit intern abilitate să avizeze normele proprii entităților publice, pot solicita eventuale clarificări, modificări, completări ale acestora. Conducătorii entităților publice vor lua măsurile necesare pentru soluționarea operativă a acestor solicitări.

Principalele tehnici de audit intern sunt: verificarea, observarea fizică, interviul și analiza.

Prin verificare se asigură validarea, confirmarea, acuratețea înregistrărilor, documentelor, declarațiilor, concordanța cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne.

Pentru realizarea verificării se pot utiliza următoarele tehnici:

a. Comparația: confirmă identitatea unei informații după obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

b. Examinarea: presupune urmărirea în special a detectării erorilor sau a iregularităților;

c. Recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d. Confirmarea: solicitarea informației din două sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul de validării acesteia;

e. Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

f.Garantarea: verificarea realității tranzacțiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

g. Urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost înregistrate.

Observarea fizică reprezintă modul prin care auditorii interni își formează o părere proprie. Interviul se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informațiile primite trebuie confirmate cu documente. Analiza constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni. Se pot utiliza mai multe tipuri de chestionare, după cum urmează:

a. Chestionarul de luare la cunoștință (CLC) cuprinde întrebări referitoare la contextul socioeconomic, organizarea internă și funcționarea entității/structurii auditate;

b.Chestionarul de control intern (CCI) ghidează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiilor și cauzelor reale ale acestor disfuncții;

c. Chestionarul – listă de verificare (CLV) este utilizat pentru stabilirea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil si cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilitățile și metodele mijloacele financiare, tehnice și de informare, resursele umane existente

Dosarele de audit intern asigură legătura între sarcina de audit, intervenția la fața locului și raportul de audit intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni. În categoria dosarelor de audit intern includem: dosarul permanent și dosarul documentelor de lucru.

Dosarul permanent cuprinde următoarele secțiuni:

Secțiunea A – Raportul de audit public intern și anexele acestuia

ordinul de serviciu;

-declarația de independență;

rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandărilor);

fișele de identificare și analiza problemelor (FIAP);

formularele de constatare a iregularităților;

Secțiunea B – Administrativă

– notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern;

– minuta ședinței de deschidere;

– minuta reuniunii de conciliere;

– minuta ședinței de închidere;

– corespondență cu entitatea/structura auditată.

Secțiunea C – Documentația misiunii de audit public intern:

– strategii interne;

– reguli, regulamente și legi aplicabile;

– proceduri de lucru;

-materiale despre entitatea/structura auditată (îndatoriri, responsabilități, număr de angajați, fișele posturilor, graficul organizației, natura și locația înregistrărilor contabile);

– informații financiare;

– rapoarte de audit public intern anterioare și externe

– informații privind posturile cheie/fluxuri de operații;

– documentația analizei riscului.

Secțiunea D – Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern și a

rezultatelor acesteia:

revizuirea raportului de audit public intern;

răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, xtrase din acestea, care trebuie să confirme și să sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre (E, F, G, …) pentru fiecare secțiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit.

În elaborarea proiectului Raportului de audit intern trebuie să fie respectate următoarele cerințe:

a. Constatările trebuie să aparțină domeniului/obiectivelor misiunii de audit intern și să fie susținute prin documente justificative corespunzătoare;

b. Recomandările trebuie să fie în concordanță cu constatările și să determine reducerea

riscurilor potențiale;

c. Raportul trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate și dovezile raportate în Fișele de identificare și analiză a problemelor și în Formularul deconstatare și raportare a iregularităților.

În redactarea proiectului Raportului de audit intern, trebuie să fie respectate următoarele principii:

a. Constatările trebuie să fie prezentate într-o manieră pertinentă și incontestabilă;

b. Evitarea utilizării expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, a limbajului abstract;

c. Promovarea unui limbaj cât mai uzual și a unui stil de exprimare concret;

d. Evitarea tonului polemic, jignitor, tendențios;

e. Ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteză sau la concluzii)

f. Evidențierea aspectelor pozitive și a îmbunătățirilor constatate de la ultima misiune de audit intern.

Proiectul Raportului de audit intern trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:

a. Scopul și obiectivele misiunii de audit intern;

b. Date de identificare a misiunii de audit intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată);

c.Modul de desfășurare a acțiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode și tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acțiunii de audit intern);

d. Constatări efectuate;

e. Concluzii și recomandări;

f. Documentația-anexă (notele explicative; note de relații; situații, acte, documente și orice alt material probant sau justificativ.

Norme generale privind exercitarea auditului public intern stabilesc următoarea structură

pentru proiectul Raportului de audit intern:

Pagina de titlu și cuprinsul. Pagina de titlu reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conține un cuprins al lucrărilor și documentelor.

Semnătura. Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată și de către șeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere. Descrie tipul de audit și baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale) și prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată). De asemenea, identifică activitatea ce este auditată și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezintă modul de desfășurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor. Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.

Stabilirea metodologiei. Explică tehnicile și instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările și recomandările auditului. Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit. Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, și al identificării căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entității/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncționalități sau tendințe negative la nivelul entității/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii auditate și de creștere a performanței de management. Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată după următoarea structură: (a) faptele; (b) criteriile, cauzele, efectele; (c) recomandările. Ele vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficiență constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de identificare și analiza problemelor: majore, medii și minore.

Șeful compartimentului de audit intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfășurare a misiunii de audit intern. Scopul acțiunii de supervizare este de a asigura că obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse în condiții de calitate. În acest scop, șeful compartimentului de audit intern efectuează următoarele operațiuni:

a. Oferă instrucțiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit;

b. Verifică executarea corectă a programului misiunii de audit;

c. Verifică existența elementelor probante;

d. Verifică dacă redactarea raportului de audit intern, atât cel intermediar cât și cel final, este exactă, clară, concisă și se efectuează în termenele fixate. În cazul în care șeful compartimentului de audit intern este implicat în misiunea de audit,

supervizarea este asigurată de un auditor intern desemnat de acesta.

CAPITOLUL III. MISIUNEA DE AUDIT INTERN LA PRIMARIA DOFTEANA

III.1. Introducere

Pentru a fi funcțională, funcția de audit intern trebuie să se bazeze pe sistemul de management și control intern din cadrul instituției, deoarece aceasta reprezintă obiectul de activitate al auditului intern. În situația în care sistemul de control intern din cadrul structurii auditate nu este organizat și nu funcționează conform principiilor standardelor internaționale, nici funcția de audit intern nu este eficientă. În consecință, organizarea activității de audit intern nu reduce sau desființează controlul intern. Auditul intern își atinge obiectivele numai dacă există un sistem de control intern bine organizat, formalizat și actualizat periodic constituit din Registrul riscurilor, standarde și proceduri, ghiduri profesionale, coduri deontologice/etice, care să susțină morala profesiunii de audit.

Alegerea acestui studiu de caz derivă din schimbarile ce au loc în perioada actuală în domeniul social, legislativ și concurențial, ce necesită efectuarea unei monitorizări sistematice a riscurilor organizatorice și de eficiențăa a resurselor umane. Această monitorizare trebuie efectuată atât de manageri cât și de către auditorii interni, de aceea prin activitatea lor pe care o vor presta în anul viitor, auditorii interni vor milita pentru stabilirea măsurilor necesare diminuării fiecărei categorii de risc identificate și totodată stabilirea personalului responsabil din cadrul compartimentului căruia îi revine sarcina de a aplica măsurile preventive.

Primaria comunei Dofteana este administrație publică locală care se organizează și funcționează în temeiul principiilor autonomiei locale, descentralizării serviciilor publice, eligibilității autorităților publice locale, legalității și al consultării cetățenilor în soluționarea problemelor locale de interes deosebit.

Consiliul Local Dofteana funcționează în baza următoarelor acte normative:

– Legea nr. 215/2001 – Legea Administrației Publice Locale;

– Legea nr. 189/1998 – Legea privind finanțele publice locale cu modificările și completările ulterioare;

– O.U.G. nr. 45/2003 privind finanțele publice locale

– O.G. nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritățile și instituțiile publice, aprobată prin Legea nr. 247/2002 și completată prin Legea nr. 188/mai 2003.

Consiliul local Dofteana este condus de consiliul local al orașului ca autoritate deliberativă și de primarul orașului ca autoritate executivă. În relațiile dintre Consiliul local și primar nu există raporturi de subordonare, fiind aleși locali.

Autonomia locală este numai administrativă și financiară, fiind exercitată pe baza și în limitele prevăzute de lege. Consiliul local Dofteana dispune de resursele financiare si bunuri de proprietate publică sau privată în conformitate cu principiul autonomiei locale.

Primarul este șeful administrației publice locale și al aparatului propriu de specialitate, pe care îl conduce și îl controlează. Alături de primar, care este ordonatorul principal de credite, conducerea Consiliului local al orașului Dofteana este asigurată de viceprimar și secretar.

Structura organizatorică a Consiliului Local Dofteana, conform statutului de funcționare este structurată în: servicii, birouri și compartimente.

În conformitate cu prevederile O.G. nr. 80/2001, cu Hotărârea Consiliului Local nr. 33/26.06.2003 s-a aprobat organigrama și statul de funcții pentru aparatul propriu pentru un număr maxim de 53 posturi din care:

– demnitari: 2 posturi;

– funcționari publici: 29 posturi;

– personal angajat cu contract de muncă: 22 posturi.

Sursele de finanțare pentru realizarea acțiunilor multianuale aprobate prin bugetul local se constituie din:

– venituri proprii, formate din: impozite, taxe, contribuții, alte vărsăminte, alte venituri, donații și sponsorizări;

– cote și sume defalcate din unele venituri ale bugetului de stat;

– subvenții primite de la bugetul de stat și de la alte bugete.

Veniturile și cheltuielile bugetare se înscriu și se aprobă în buget pe surse de proveniență, pe categorii de cheltuieli grupate după natura economică și destinația acestora.

Structura organizatorica a entitatii se prezinta astfel 

Sursa: primariadofteana.ro

III.2 Obiectivele

Obiectivul principal al misiunii este identificarea disfunctionalităților, a punctelor slabe, a deficiențelor de sistem și de persoana, față de cerințele reglementărilor legale și de Regulamentul de Organizare și Funcționare, precum și elaborarea propunerilor de măsuri, ce apar pe parcursul respectării legislației în vigoare, privind modul de organizare și efectuare a controlului fiscal în scopul creșterii eficienței activitații de maximizare a veniturilor la bugetul de stat.

Auditul intern a avut inițial ca obiective examinarea conturilor și furnizarea de asistență personalului instituției în vederea îndeplinirii obligațiilor profesionale. În timp, acestea au fost completate cu analize, evaluări, consiliere oferite managementului, prin constatările și recomandările conținute în rapoartele elaborate de auditorii interni.

Principalele obiective ale misiunilor de audit intern efectuate în anul 2010 de către compartimentul de audit public intern:

Modul de stabilire a elementelor salariale;

Plata legala a  drepturilor salariale;

Organizarea și conducerea contabilității activelor fixe, a obiectelor de inventar și a materialelor;

Organizarea și conducerea evidenței angajamentelor legale și bugetare;

Constituirea și urmărirea realizării veniturilor proprii;

Organizarea și exercitarea controlului intern;

Respectarea procedurilor în achizitia de bunuri și produse;

Asigurarea venitului minim garantat;

Drepturile asistenților personali, însoțitori ai persoanelor cu handicap grav;

Acordarea legală a indemnizațiilor de însoțitori pentru persoanele cu handicap grav;

Modul de gestionare al dosarelor fiscale;

Existenta procedurilor privind colectarea și urmărirea încasării impozitelor și taxelor locale;

Organizarea și exercitarea activității de control a impozitelor si taxelor locale;

Gestionarea corectă a imprimatelor cu regim special;

Fiabilitatea sistemului informatic

III.3. Raportul de Audit Intern

Orice misiune de audit intern de regularitate prezintă 4 etape: pregătirea misiunii de audit, intervenția la fața locului, raportul de audit intern și urmărirea recomandărilor.

Pregatirea misiunii de audit

Această etapă cuprinde procedurile:

inițierea auditului P01- Ordinul de serviciu, P02 – Declarația de independență, P03 – Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern;

colectarea și prelucrarea informațiilor P04;

analiza riscurilor P05;

elaborarea programului de audit intern P06;

ședința de deschidere

Procedura P 01- ordinul de serviciu

Urmareste repartizarea sarcinilor de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceștia să poată începe misiunea de evaluare. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de către structura de audit intern, se aprobă de către Directorul general al societății pe baza planului anual de evaluare a activități de audit intern.

Procedură:

Primăria comunei Dofteana

Compartimentul de audit intern

 Nr. de inreg. 371/09.03.2011

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art.8, lit.c, din Legea nr.672 /2002 privind auditul public intern, a OMFP nr.38 /2008 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern, cu modificările și completările ulterioare și cu Planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la Primăria comunei Dofteana în perioada 15.03.2011-20.03.2011.

Scopul misiunii de audit intern este înregistrarea, evidența si inventarierea patrimoniului, iar obiectivele acesteia sunt: cum se înregistreaza și se evidențiază bunurilor în contabilitate, derularea inventarierii elementelor de ctiv si pasiv, valorificarea rezultatelor inventarierii si certificarea existentei registrului inventar.

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate, perioada supusă auditării este 01.02.2010-01.02.2011.

Echipa de audit intern este formată din următorii auditori:

Moldovan Vasile – auditor intern

Popescu Ciprian– auditor intern Seful compartimentului audit intern

Procedura P 02- Declarația de independență

Urmareste să demonstreze independența auditorilor față de entitatea/structura auditată și sa arate că auditorul desemnat are calificările necesare efectuării auditului respectiv. În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este absolut necesară. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit, apare o incompatibilitate, reala sau presupusă, auditorii sunt obligați sa informeze de urgentă conducerea societății.

Procedura aplicată pentru verificarea situației de independență a auditorilor este urmatoarea :

Comuna Primaria Dofteana

Departamentul de Audit Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENȚĂ

Misiunea de audit intern : Înregistrarea, evidența și inventarierea patrimoniului

1 Incompatibilități personale. Nu există.

2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitățile. Nu este cazul.

P 03- Notificarea declanșării misiunii de audit

Urmărește să informeze structura auditată că urmează să se desfășoare o misiune de audit intern. Se intenționează ca prin notificarea entității auditate să se asigure desfășurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.

Procedura de notificare

Primaria Comuna Dofteana

Compartimentul de Audit Intern

Notificare privind declanșarea misiunii de audit intern

Către Primarul Comunei Dofteana

În conformitate cu planul anual de audit intern, urmează că în perioada 15.03.2011- 20.03.2011, să efectuăm misiunea de audit intern. Auditul va examina responsabilitățtile asumate de comportamentul logistic și contabil în privința evaluării, înregistrării și evidenței patrimoniului. Perioada supusă auditării este 01.02.2010-01.02.2011.

Vă vom contacta pentru a stabili de comun acord ședinta de deschidere în vederea discutării problemelor specifice de audit :

Prezentarea auditorilor interni

Prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern

Prezentarea programului de intervenție la fața locului.

Domeniul misiunii de audit intern.

Pentru o mai bună întelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm să ne puneți la dispoziție în termen de 10 zile, următoarele documente :

Legile și reglementările specifice entității;

Regulamentele de organizare și funcționare care se aplică;

Fișele posturilor existente;

Toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia înregistrării,evidenței și inventarierii patrimoniului;

Situațiile financiare aferente anilor 2009 și 2010;

Registrul jurnal și fișele de cont sintetice și analitice;

Decizia conducătorului entității privind numirea comisiilor de inventariere;

Registrul inventar, listele de inventariere și procesele verbale privind rezultatele inventarierii;

Contractele de garanție ale gestionarilor;

Rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la această temă.Dacă intervin întrebări privind misiunea de audit intern, puteți să contactați pe unul dintreauditori sau pe conducătorul compartimentului de audit intern

11.03.2011

P 04- Colectarea și prelucrarea informatiilor preliminare

Urmărește cunoașterea domeniului de activitate al entității supuse evaluării și îi ajută pe auditori să se adapteze cu structura supusă evaluării. Pe durata fazei de colectare și de prelucrare a informațiilor preliminare, echipa de evaluare pregătește informațiile necesare pentru identificarea aspectelor pozitive și abaterilor relevante inițiale și elaborează Tabloul aspectelor pozitive și negative, apreciind impactul acestora pentru atingerea obiectivelor misiunii de evaluare.

Procedura P 05- Analiza riscurilor

Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditată, dacă controalele interne sau procedurile entității/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluției controlului intern al entitățtii/structurii auditate. Reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului „puncte tari și puncte slabe”.

Aprecierea unui risc are la bază două estimări:

– Gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului (sau al consecințelor directe și indirecte);

– Probabilitatea ca riscul să revină (noțiune cuantificata formal).

Riscurile potențiale se pot concretiza în recomandări de audit, aceastea depinzând de rezultatele de la controalele, testările și verificarile anterioare. Punctele forte și punctele slabe se exprima calitativ și cantitativ în functie de rezultatele asteptate și de condițiile de obținere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcție de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcționare a entității/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat

Procedura aplicata în analiza riscurilor

Ghid de elaborare a controlului intern

Programul de audit intern

Sedința de deschidere

Să efectueze o sedință de deschidere cu reprezentanții (denumirea entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite și modalitatile de lucru privind auditul. Ședinta de deschidere servește ca intilnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a ședintei de deschidere va cuprinde:

– prezentarea auditorilor;

– prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

– stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

– prezentarea în detaliu tematicii;

– acceptarea calendarului întâlnirilor;

– analiza și acceptul cartei auditorului;

Figura 1. Minuta sedintei de deschidere

Întocmirea raportului de audit

Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată și de catre șeful Compartimentului de audit public intern. In introducere se descrie tipul de audit și baza legala a misiunii (planul anual de audit, solicitari speciale), prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditata) si identifică activitatea ce este auditată și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.

Auditorul trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte și al identificarii căilor de eliminare a deficiențelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează. Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile și economice și să aiba un grad de semnificatie important in ceea ce priveste efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și pe aceasta bază unul de prevenire a eventualelor disfuncționalităș sau tendințe negative la nivelul entității/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii auditate și de crestere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborată dupa următoarea structură:

1) Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandarile.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficiență constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcție de nivelul de prioritate stabilit în Fișa de Identificare și Analiza Problemelor: majore, medii și minore

Rezultatele raportului de audit intern pe anul 2010, au evidențiat următoarele aspecte :

In domeniul resurselor umane, au fost identificate urmatoarele riscuri :

Risc –  Stabilirea eronata a unor salarii de baza

In cazul a doi salariați nu a fost respectat Statul de funcții,  precum și grila de salarizare aprobată, fiind depășită grila de salarizare în perioada 01.09.2007 – 01.11.2008. Pe baza salariilor de bază eronat stabilite, s-a continuat acordarea de  creșteri salariale, rezultând salarii de bază nelegal acordate. S-a recomandat stabilirea prin Regulamentul de Ordine Interioară a unor proceduri privind promovarea în clasele de salarizare cuprinse  în grila de salarizare aprobată de Consiliul Director. Aceasta recomandare a fost implementata.

Risc: Plata drepturilor salariale fără bază legală

Încadrarea  pe perioada nedeterminată și plata în baza deciziei 47 / 22.07.2010 în funcția de Director general, funcție care nu există în Statul de funcții. Reglementarea situației respectivului angajat care exercita functia de director general, fără ca postul respective sa fi fost creat. Aceasta recomandare a fost implementată.

Risc – Plata drepturilor salariale fără bază legală

Încadrarea  pe perioadă nedeterminată și plata în baza deciziei 47 / 22.07.2010, în funcția de Director general, funcție care nu există în Statul de funcții. S-a recomandat reglementarea situației respectivului angajat care exercită functia de director general, fară ca postul respectiv să fi fost creat. Aceasta recomandare a fost implementată.

Risc – organizarea necorespunzătoare a contabilității de trezorerie

Acordarea în permanenta de avansuri de trezorerie fără a fi evidențiate în registrul de casă, în acest fel, soldul contului 5311 – casa este în permanență eronat. Sumele acordate ca avansuri spre decontare sunt înregistrate în registrul de casa în momentul prezentării decontului,  existând în permanență riscul nejustificării avansului acordat, corectitudinea justificării avansului de trezorerie. S-a recomandat stabilirea procedurilor de lucru scrise și formalizate privind acordarea avansurilor de trezorerie și efectuarea periodică a unor controale de către persoana cu atribuții în evidența contabilă a actelor de casă privind modul de completare a registrului de casă și al operațiunilor consemnate.

Risc – Neutilizarea conturilor în concordanța cu natura lor economica

S-a constatat utilizarea necorespunzătoare a unor conturi

– Calculator cu părtile componente  a fost înregistrat în mod eronat în contul 302.8 – materiale consumabile și nu în contul 303 – materiale de natura obiectelor de inventar;

– Unelte de lucru (topor, lopata, bidinea,trafalet, boloboc, pensule, gletiera etc ) eronat înregistrate in contul 302.8 – materiale consumabile si nu in contul 303 – materiale de natura obiectelor de inventar;

– cizme barbatesti, procurate ca echipament de protecție și inregistrate în contabilitate ca materiale consumabile;

– “Sistem antiefracție” a fost înregistrat eronat în contul 611– cheltuieli cu reparații și întreținere și nu în contul care justifică operațiunea economică 214 – active fixe corporale;

– “Licenta evidența elevilor “ eronat a fost înregistrat în contul 611 – cheltuieli cu reparații

și întreținere și nu în contul care justifică operatiunea 208 – active fixe necorporale.

– amortizarea activelor fixe corporale și necorporale a fost evidențiată eronat  în sensul că, lunar amortizarea calculată nu a rămas evidențiată în creditul contului 281

– amortizări privind activele fixe corporale și necorporale până la consumarea duratei normale de funcționare a activului fix, ci, lunar a fost scăzută din valoarea activului fix, valoarea amortizării în balanta de verificare lunara, fiind zero.

S-a recomandat elaborarea de proceduri scrise privind înregistrarea în contabilitate a pricipalelor operatiuni economico – financiare;
       –  Stabilirea persoanei responsabile cu elaborarea și actualizarea procedurilor prin act decisional;
       – Mărirea patrimoniului entității prin stornarea operațiunilor  privind înregistrarea incorectă a materialelor de natura obiectelor de inventar și a activelor fixe și  repunerea corectă a inregistrărilor contabile a operațiunilor menționate în Raportul de audit intern.
         – Stabilirea valorii amortizate a activelor fixe pentru anii 2008 si 2009 și înregistrarea lor în conturile de amortizare corespunzătoare, cu ocazia amortizării integrale  a activului fix putand debita contul corespunzator amortizarii, 280 sau 281

Risc–posibilitatea  producerii de fraude prin neevidențierea chitanțierelor și neefectuarea controlului fiscal

Fisele de magazie a formularelor cu regim special utilizate de biroul Impozite si Taxe sunt gestionate necorespunzator, completate in mod eronat rubricile referitoare la intrari si neevidentierea stocului  de chitantiere.  Nu este nominalizata prin fisa postului o persoana cu atributii in gestionarea imprimatelor cu regim special. Nu este organizata si efectuata verificarea gestionara semestriala, ceea ce ar fi implicat verificarea operatiunilor de casa si a gestiunii chitantierelor  pentru creante ale bugetului local, prin completarea Anexei nr. 14 la Ordinul nr. 767/27.04.2009, privind aprobarea unor formulare tipizate pentru activitatea de colectare a impozitelor si taxelor locale desfasurata de catre organelle fiscale locale.
S-a recomandat efectuarea verificarii gestionare, semestrial, de catre seful de birou si intocmirea Procesului-Verbal de verificare gestionara si completarea anexelor corespunzatoare. In cazul constatarii unor diferente inregistrate la gestiunea numerarului ori a chitantierelor, procesul- verbal va fi adus la cunostinta ordonatorului principal de credite

P 16-Supervizarea

Urmărește să asigure că obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiții de calitate. Conducătorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.

Procedura aplicată în acest caz este următoarea :

P 17- Difuzarea raportului de audit public intern

Urmăreste analizarea și avizarea recomandărilor din Raportul de Audit. Raportul de audit final trebuie sa contina și o sinteza a constatarilor și recomandarilor. Pentru instituția publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.

Proceduri aplicate

P 18- Urmărirea recomandărilor

Urmărește dacă scopul și obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate. Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea și oportunitatea acțiunilor întreprinse de către conducerea entității/structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern.

Fisa de urmarire a recomandarilor

III.4. Concluzii

Mediu de control intern existent în entitate, statut și organizat prin Regulament intern, dispozitie de organizare și funcționare a controlului financiar preventiv propriu, compartiment de audit public intern și prin fisele posturilor pentru personalul de conducere, a asigurat în anul 2010 o aplicare eficientă a politicilor și procedurilor de control intern, transparența și coerența sistemului fiind afectate de un un flux de comunicare și implicarea conducerii în organizarea si functionarea acestuia fiind suficienta. În actuala forma de organizare și funcționare , mediul de control intern nu cuprinde proceduri și responsabilități clare și simplu de urmat privind constatarea, controlul, înregistrarea în contabilitate și revizuirea situațiilor financiare pe diferite niveluri ierarhice organizatorice de baze de date, fapt ce a generat erori și neregularități cu mpact material asupra situatiilor financiare întocmite la finele anului 200N, prezentate in raportul de audit și înlăturate operativ pe parcursul misiunii de audit

Entitatea deține o structură organizatorică bine definiăa, având filiere ierarhice clare de raportare, valabile pentru toate funcțiile de personal și pentru toate categoriile de operațiuni economice cuprinse prin situațiile financiare aferente contului de executie și bilanțului contabil.
Tot ca efect al mediului de control intern existent au fost constatate unele disfunctionalități și neajunsuri in sistemul de organizare si functionare financiar-contabil si in respectarea pe deplin al reglementărilor legale relevante, ce au generat erori fără impact material asupra situațiilor financiare, dar care ar fi trebuit să prezinte interes pentru conducerea entității, formulându-se recomandări pentru înlăturarea acestora. Deși totalul denaturărilor și erorilor constatate de echipa de audit au depășit pragul materialității stabilit în faza de planificare, conducerea entității a procedat la ajustarea situațiilor financiare, la data încheierii misiunii de audit neexistând denaturari necorectate care să influențeze situația actuală financiară a entității, sub toate aspectele semnificativ.

Față de constatările și concluziile auditului, pe parcursul misiunii s-au purtat discuții permanente cu conducerea entității concretizate într-un număar de 9 note de întâlniri.
Prin răspunsurile formulate și prin cele 3 Note de reconciliere întocmite, conducerea entității și-a însușit neregulile și erorile constatate, apreciind ca acestea au avut un caracter neintenționat și întâmplător, procedând operativ la înlăturarea acelor cu impact material asupra situațiilor financiare prin ajustarea acestora. De asemenea, neregularitățile pentru care sunt necesare acțiuni ulterioare de reglementare, perfecționare și revizuire a politicilor și procedurilor pentru înlăturarea viitoare a acestora, au fost aduse la cunoștiința conducerii executive a entității auditate. Prin documentul menționat, conducerea entității și-a însușit constatările și a fost de acord cu termenele propuse și recomandările formulate, apreciind că "Programul propus de auditori pentru implementarea măsurilor este accesibil, termenele fiind rezonabile pentru a realiza recomandarile".

BIBLIOGRAFIE

Boulescu, M., Barnea, C., Ispir, O., Controlul financiar intern și auditul intern la entitățile publice, Editura Economică, București, 2004

Florea, I., Macovei, I.-C., Florea, R., Berheci, M., Introducere în expertiza contabilă și în auditul financiar, ediția a 2-a, Editura CECCAR, București, 2008

Morariu A., Audit intern si guvernanta corporativa, Ed. Universitara, Bucuresti, 2008

Munteanu, V. (coordonator) și alții, Control și audit financiar-contabil, Editura Lumina Lex, București, 2003

Oprean, I., Control si audit financiar-contabil, Editura Intelcredo, Deva, 2002

Toma, M., Chivulescu, M., Ghid practic pentru audit financiar și certificarea bilanțurilor contabile, Editat de CECCAR, București, 1995

*** Standardul profesional nr.36 – Misiunile de audit intern realizate de experții contabil (Ghid de aplicare), Editura CECCAR, București, 2007

*** O.M.F. nr. 1267/21.09.2000 pentru aprobarea Normelor minimale de audit intern, Monitorul Oficial al României nr.480/02.10.2000

*** O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv, republicată in Monitorul Oficial al României nr. 799 din 12 noiembrie 2003

*** O.U.G. nr. 49 din 1 iunie 2005 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administrației publice centrale, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 517 din 17 iunie 2005

*** O.M.F.P. nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, publicat în Monitorul Oficial al României nr. 704 din 20 octombrie 2009

*** O.M.F.P. nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile pentru aprobarea Normelor metodologice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile și a Normelor specifice de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României nr. 870 din 23 decembrie 2008