Elemente DE Modernitate In Contabilitatea Stocurilor
CUPRINS
INTRODUCERE……………………………………………………………….. 2
CAPITOLUL I: STOCURILE. DEFINITII, ROL, IMPORTANTA SI ACTE NORMATIVE
1.1.Definiții și concepte privind stocurile………………………………….. 3
1.2.Rolul și importanța stocurilor…………………………………………….. 6
1.3.Acte normative privind stocurile……………………………………….. 9
1.4.Stocurile în abordarea IAS 2…………………………………………….. 15
1.5.Principiile și regulile evaluării stocurilor ……………………………. 16
CAPITOLUL II: PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE SC AUTOCOMERT SA BUCURESTI
2.1.Scurt istoric………………………………………………………………………. 28
2.2.Structura tehnico-organizatorică…………………………………………. 29
2.3.Prezentarea biroului financiar-contabil…………………………………. 45
2.4.Metode de organizare a contabilitătii stocurilor…………………….. 50
2.4.1.Sistemul inventarului intermitent…………. ……………………… 51
2.4.2.Sistemul inventarului permanent…………………………………. . 51
CAPITOLUL III: CONTABILITATEA STOCURILOR LA S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI
3.1.Documente primare utilizate în contabilitatea stocurilor…………. 62
3.2.Contabilitatea stocurilor……………………………………………………… 71
3.3.Evaluarea stocurilor la darea în consum……………………………….. 75
CAPITOLUL IV ANALIZA ȘI CONTROLUL STOCURILOR………… 78
4.1.Analiza stocurilor……………………………………………………………… 78
4.2.Organizarea controlului financiar-contabil la agenții economici…82
4.2.1.Organizarea controlului financiar-preventiv……………………. 83
4.2.2.Tehnici sau modalități de control documentar-contabil…….. 84
4.2.3.Controlul faptic…………………………………………………………… 88
4.2.4.Controlul total sau prin sondaj………………………………………. 91
CAPITOLUL V CONCLUZII SI PROPUNERI………………………………… 92
BIBLIOGRAFIE………………………………………………………………………………. 98
INTRODUCERE
Sistemul contabil actual a fost elaborat pe baza Standardelor Internaționale de Contabilitate, având ca scop acela de a permite agenților economici sǎ utilizeze un sistem contabil și de gestiune adoptat caracteristicilor economiei de piață. S-a vizat asimilarea Standardelor de Contabilitate Internaționale, în mǎsura în care calculele sunt compatibile cu reglementǎrile europene.
Reglementările contabile care formează sistemul contabil al agenților economici sunt alcătuite din :
a. Legea Contabilității nr.82/1991 completată și modificată prin legea nr.420/2004;
b. Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității nr.82/1991;
c. Normele metodologice și precizările contabile cu caracter de reglementări privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniale, întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiarǎ și contabilǎ și a normelor metodologice privind întocmirea și utilizarea acestora ;
d .Precizările metodologice cu statut de ghiduri profesionale ;
e. Cadrul de întocmire și prezentare a situațiilor financiare elaborat de Comitetul pentru Standarde de Contabilitate Internaționale( IASC );
f. Planul de Conturi General;
g. Recomandări, ghiduri practice și legea auditului financiar.
Se are în vedere că la nivelul contabil financiar sunt prezentate 3 metode de evaluare a bunurilor la ieșirea din patrimoniu: metoda costului ponderat, metoda F.I.F.O., metoda L.I.F.O. și că fiecare agent economic poate alege între aceste metode în funcție de specificul bunurilor respective. De asemenea, noul sistem contabil permite întreprinderilor să aleagă între sistemul de înregistrare cunoscut sub numele de metoda inventarului permanent și cel cunoscut sub numele de metoda inventarului intermitent.
CAPITOLUL I
NOȚIUNI GENERALE PRIVIND STOCURILE
1.1. Definiții și concepte privind stocurile
Funcționarea normală și continuă a activității oricărui agent economic implică existența unei mari diversități de stocuri de mijloace circulante materiale în toate fazele activității economice desfășurată de agentul respectiv. Conținutul economic al mijloacelor circulante materiale diferă în funcție de sursele și căile de procurare, destinație, activități deservite, faza ciclului de exploatare etc.
Potrivit normei internaționale IAS 2 stocurile sunt active:
(a) deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurǎrii normale a activității;
(b) în curs de producție în vederea vânzǎrii în aceleași condiții ca mai sus;
(c) sub formǎ de materii prime, materiale și alte consumabile ce urmeazǎ a fi folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii.
Stocurile sunt : "ansamblul de mărfuri, materii prime sau materiale, furniturile, produse finite, semifabricate, produse sau servicii în curs de execuție, ambalaje comerciale care se află în proprietatea întreprinderii."
În termeni economici și financiari stocurile reprezintă totalitatea materialelor și produselor finite folosite în activitatea întreprinderii și depozitate de ea în așteptarea utilizării sau vânzării lor.
În abordarea europeanǎ și internaționalǎ stocurile și producția în curs de execuție sunt ansamblul bunurilor și serviciilor din cadrul unității patrimoniale, destinate:
fie a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în procesul de producție;
fie a fi consumate la prima lor utilizare.
În contabilitatea financiară a întreprinderii sunt individualizate următoarele structuri de stocuri: mărfurile, materiile prime, materialele consumabile, produsele(semifabricate, produsele finite, rebuturile), animalele și pǎsǎrile, ambalajele, producția în curs de execuție.
Mǎrfurile sunt bunurile pe care entitatea le cumpǎră în vederea revânzǎrii sau produsele predate spre vânzare magazinelor proprii.
În sens larg, prin materiale înțelegem obiectele muncii care se consumă, de regulă, într-un singur proces de producție, valoarea lor transferându-se integral asupra lucrărilor executate. Structural, ele se prezintă sub forma materiilor prime și materialelor consumabile.
Materiile prime sunt acele bunuri care participă la producerea noilor produse și care se caracterizează prin faptul că își transmit direct valoarea, cât și conținutul lor material asupra noilor produse, căpătând o nouă formă și chiar o nouă destinație.
Materialele consumabile sau furniturile cuprind materialele auxiliare, combustibilii, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semințe și materialul de plantat, furaje și alte materiale consumabile.
„Materialele auxiliare, în procesul de producție, se adaugă materiei prime în scopul de a ajuta la transformarea ei (cocsul folosit în cuptoare, substanțe chimice în industria de prelucrare a țițeiului etc.), sunt consumate de echipamentele de lucru (cărbuni folosiți la cazane pentru producerea aburului), sau se folosesc pentru asigurarea funcționării acestora (uleiuri pentru ungerea mașinilor) care participă indirect sau ajută activitatea de exploatare fără a se regăsi, de regulă, în produsul rezultat.
Combustibilii iau parte direct sau indirect la procesul de producție. În funcție de destinația lor avem:
combustibil tehnologic – folosit în procesul tehnologic de modificare a materiei prime (păcura folosită la încălzirea cuptoarelor);
combustibil energetic – utilizat la producerea energiei electrice necesare procesului de producție sau pentru punerea în mișcare a mașinilor și combustibilului neindustrial sau gospodăresc folosit la încălzitul birourilor, atelierelor etc.
Piesele de schimb sunt constituite din acele valori care se folosesc pentru înlocuirea pieselor uzate cu ocazia reparațiilor la mijloacele fixe și obiectele de inventar.
Semințele și materialele de plantat se găsesc la unitățile care se aprovizionează cu acestea în scopul distribuirii lor unor producători agricoli sau pentru a fi folosite în secțiile anexe agricole proprii.
Furajele sunt destinate animalelor din secțiile proprii de creștere și îngrășare a animalelor tinere ori secțiilor de întreținere a animalelor de muncă sau de reproducție.
Materialele pentru ambalat (ambalajele) includ ambalajele refolosibile, achiziționate sau fabricate, pot fi pǎstrate temporar de terți, cu obligația restituirii în condițiile prevǎzute în contracte și pot fi folosite în procesul de producție (cutii de conserve, cutii pentru paste, fiole pentru injecții) sau în procesul de vânzare a mărfurilor .
În categoria alte materiale consumabile se cuprind materialele pentru protecția muncii și imprimate, anvelope și camere auto, alimente, mostre, alte materiale gospodărești.
Specialiștii din domeniu au clasificat structurile de stocuri prezentate anterior după mai multe criterii, după cum urmează:
după apartenența lor la patrimoniu stocurile pot fi:
stocuri aflate în gestiunea unității patrimoniale și care fac parte din patrimoniul propriu.
stocuri aflate în gestiunea unității patrimoniale și care nu fac parte din patrimoniul propriu.
după proveniența lor la patrimoniu stocurile pot fi:
stocuri provenite din cumpărături din afara unității patrimoniale cum sunt: materii prime, materiale, mărfuri, obiecte de inventar.
stocuri provenite din producție proprie cum sunt: produse, animale .
după locul de creare a gestiunilor stocurile pot fi:
stocuri aflate în depozitele întreprinderii.
stocuri aflate în curs de aprovizionare (sosite și nerecepționate).
stocuri sosite fără factură.
stocuri facturate, dar nelivrate.
stocuri livrate, dar nefacturate.
stocuri aflate la terți.
Din punct de vedere financiar, stocurile reprezintă alocări de capital ce nu poate fi recuperat până când aceste stocuri nu parcurg întregul ciclu de exploatare și sunt valorificate prin vânzarea și încasarea produselor, lucrărilor sau serviciilor realizate de unitatea patrimonială. Aceasta impune următoarea clasificare a lor:
stoc necesar sau util, care asigură desfășurarea continuă și ritmică a ciclului de exploatare. Există două noțiuni de stoc util:
▪ stoc normal, optim sau ideal, care asigură nivelul de rentabilitate optimă.
▪ stoc util efectiv, respectiv minimul de stoc necesar funcționării unității .
stoc de siguranță (de securitate) pentru a preîntâmpina lipsa de regularitate în aprovizionarea unității patrimoniale.
stoc de speculație constituit în condițiile unor plusuri de trezorerie și profitând de ocaziile favorabile de cumpărare (materialele supuse fluctuaților prețurilor).
stoc zero, ceea ce presupune că procesul de exploatare s-ar desfășura fără stocuri sau cu stocuri foarte mici.
1.2. Rolul și importanța stocurilor
Gestiunea stocurilor reprezintă unul din procesele economice căruia i se acordă o atenție deosebită, preocuparea fiind îndreptată spre eficientizarea lor prin mai buna conducere și organizare, asigurarea concordanței desfășurării acestora în raport cu problemele de furnizare-transport a resurselor materiale și cele de producție, dimensionarea rațională a stocurilor și accelerarea vitezei fondurilor unităților productive.
Activitatea integrată în cea de asigurare tehnico-materială a unităților, gestionarea stocurilor, în întreaga ei complexitate, intră în multiple corelații de interdependență cu celelalte ramuri ale acestui proces. Astfel, desfășurarea asigurării materiale și a desfac după apartenența lor la patrimoniu stocurile pot fi:
stocuri aflate în gestiunea unității patrimoniale și care fac parte din patrimoniul propriu.
stocuri aflate în gestiunea unității patrimoniale și care nu fac parte din patrimoniul propriu.
după proveniența lor la patrimoniu stocurile pot fi:
stocuri provenite din cumpărături din afara unității patrimoniale cum sunt: materii prime, materiale, mărfuri, obiecte de inventar.
stocuri provenite din producție proprie cum sunt: produse, animale .
după locul de creare a gestiunilor stocurile pot fi:
stocuri aflate în depozitele întreprinderii.
stocuri aflate în curs de aprovizionare (sosite și nerecepționate).
stocuri sosite fără factură.
stocuri facturate, dar nelivrate.
stocuri livrate, dar nefacturate.
stocuri aflate la terți.
Din punct de vedere financiar, stocurile reprezintă alocări de capital ce nu poate fi recuperat până când aceste stocuri nu parcurg întregul ciclu de exploatare și sunt valorificate prin vânzarea și încasarea produselor, lucrărilor sau serviciilor realizate de unitatea patrimonială. Aceasta impune următoarea clasificare a lor:
stoc necesar sau util, care asigură desfășurarea continuă și ritmică a ciclului de exploatare. Există două noțiuni de stoc util:
▪ stoc normal, optim sau ideal, care asigură nivelul de rentabilitate optimă.
▪ stoc util efectiv, respectiv minimul de stoc necesar funcționării unității .
stoc de siguranță (de securitate) pentru a preîntâmpina lipsa de regularitate în aprovizionarea unității patrimoniale.
stoc de speculație constituit în condițiile unor plusuri de trezorerie și profitând de ocaziile favorabile de cumpărare (materialele supuse fluctuaților prețurilor).
stoc zero, ceea ce presupune că procesul de exploatare s-ar desfășura fără stocuri sau cu stocuri foarte mici.
1.2. Rolul și importanța stocurilor
Gestiunea stocurilor reprezintă unul din procesele economice căruia i se acordă o atenție deosebită, preocuparea fiind îndreptată spre eficientizarea lor prin mai buna conducere și organizare, asigurarea concordanței desfășurării acestora în raport cu problemele de furnizare-transport a resurselor materiale și cele de producție, dimensionarea rațională a stocurilor și accelerarea vitezei fondurilor unităților productive.
Activitatea integrată în cea de asigurare tehnico-materială a unităților, gestionarea stocurilor, în întreaga ei complexitate, intră în multiple corelații de interdependență cu celelalte ramuri ale acestui proces. Astfel, desfășurarea asigurării materiale și a desfacerii nu se pot realiza în bune condiții decât prin formarea unor stocuri care să asigure corelarea dintre aprovizionare – livrare – producție – consum.
Condițiile în care au loc procesele de stocare influențează direct eficiența procesului de asigurare tehnico-materială, iar volumul și structura stocurilor depind nemijlocit de nivelul și structura bazei materiale asigurate.
Ca proces economic complex, gestiunea stocurilor are o sferă largă de cuprindere, acestea incluzând atât probleme de conducere, de dimensionare, de optimizare, a amplasării stocurilor, de repartizare a lor, cât și de depozitare și păstrare, de urmărire și control.
Importanța deosebită manifestată față de procesele de stocaj în genere este determinată de natura economică a stocurilor rezultată chiar din definirea generică ce arată că acestea reprezintă cantități de resurse materiale stocate într-un anumit volum și o anumită structură pe o perioadă de timp determinată, cu un anumit scop; așadar pe perioada respectivă resursele materiale stocate nu participă efectiv la procesul de transformare a lor în bunuri utile, deci sunt resurse inactive, scoase din circuit – care prelungesc acest circuit – diminuând posibilitățile de sporire a realizărilor firmei și imobilizând o parte din capitalul ei.
Stocurile sunt necesare pentru asigurarea continuității activităților din diferite domenii de activitate : producție, comerț , servicii etc.
Cu toate cǎ stocurile sunt considerate resurse neactive, este necesar, în mod obiectiv, sǎ se recurgǎ la constituirea de stocuri (de resurse materiale) bine dimensionate, pentru a se asigura ritmicitatea producției materiale și a consumului.
Rolul determinant al stocurilor este evidențiat de faptul cǎ acestea asigurǎ certitudine, siguranțǎ și garanție în alimentarea continuǎ a producției și ritmicitatea desfacerii rezultatelor acesteia. Altfel spus ,procesul de stocare apare ca un regulator al ritmului aprovizionǎrilor cu cel al producției, iar stocul reprezintǎ acel „tampon inevitabil” care asigurǎ sincronizarea cererilor pentru consum cu momentele de furnizare a resurselor materiale.
Alte motive pentru crearea stocurilor ar putea fi :
investirea unei părți din capital în stocuri pentru a reduce cheltuielile de organizare;
capitalul investit în stocuri este ușor de evidențiat;
asigurarea desfǎșurǎrii neîntrerupte a procesului de producție;
asigurarea unor comenzi de aprovizionare la nivelul consumului imediat nu este întotdeauna posibilǎ și eficientǎ din punct de vedere economic;
comenzile onorate de cǎtre furnizorii din alte localități nu pot fi introduse imediat în procesul de fabricație;
anticiparea unei creșteri a prețurilor(exceptând speculațiile);
Este necesar sǎ se gǎseascǎ modele și metode în vederea formǎrii unor stocuri,care prin volum și structurǎ,sǎ asigure desfǎșurarea normalǎ a activității din economie,dar în condițiile unor stocări minim necesare și a unor cheltuieli cât mai mici.
Obiectivitatea formării de stocuri este justificatǎ de acțiunea mai multor factori care le condiționează existența și nivelul de formare, le stabilizează funcția și scopul constituirii. Dintre acești factori enumerăm :
contradicția dintre specializarea producției și caracterul nespecializat al cererii;
diferența spațială dintre producție și consum;
caracterul sezonier al producției sau al consumului ; pentru majoritatea produselor producția este continuă‚ în timp ce consumul este sezonier; la produsele agricole situația este inversă;
periodicitatea producției , a consumului și a transportului;
punerea la adăpost față de o eventuală creștere a prețului sau față de dereglările în procesul de aprovizionare-transport sau fată de factorii de fortă majoră ( stare de necesitate, calamități naturale , seisme , caracterul deficitar al resurselor );
necesitatea executării unor operații specifice pentru a înlesni procesul de livrare sau consum al materialelor (recepție, sortare, marcare, ambalare, dezambalare, formarea loturilor de livrare, pregătirea materialelor pentru consum);
necesitatea eficientizǎrii procesului de transport;
1.3.Acte normative privind stocurile
Potrivit prevederilor Legii contabilității nr.82/1991 și a modificării O.G. 70/2004 contabilitatea, ca instrument principal de cunoaștere, gestiune și control al patrimoniului și al rezultatelor obținute, trebuie să asigure:
a. înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la situația patrimonială și rezultatele obținute atât pentru necesitățile proprii ale persoanelor juridice și fizice care au calitatea de comerciant și care au obligația să organizeze și să conducă contabilitatea proprie, potrivit legii, cât și în relațiile acestora cu asociații sau acționarii, clienții, furnizorii, băncile, organele fiscale și alte persoane juridice și fizice;
b. controlul operațiunilor patrimoniale efectuate și al procedeelor de prelucrare utilizate, precum și exactitatea datelor contabile furnizate;
c. furnizarea informațiilor necesare stabilirii patrimoniului național, execuției bugetului public național, precum și întocmirii balanțelor financiare și a bilanțului pe ansamblul economiei naționale;
Referindu-se la documentele justificative, legea contabilității stabilește că orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, ori înregistrat în contabilitate după caz.
Corespunzător aceleași legi, înregistrarea în contabilitate a bunurilor mobile și imobile se face la valoarea de achiziție, de producție sau la prețul pieței după caz.
De asemenea, legea prevede obligația efectuării inventarierii generale a patrimoniului: la începutul activității, cel puțin odată pe an pe parcursul funcționării sale, în cazul fuzionării sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege. Excepția de la regula inventarierii obligatorii anuale se aprobă de Ministerul Finanțelor.
Evaluarea elementelor patrimoniale pe baza inventarierii și reflectarea acestora în bilanțul contabil se fac potrivit normelor stabilite de Ministerul Finanțelor.
Regulamentul privind aplicarea legii contabilității stabilește:
Contabilitatea stocurilor și comenzilor în curs de execuție cuprinde ansamblul bunurilor și serviciilor din cadrul unității patrimoniale, destinate:
– fie a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în procesul de producție;
– fie a fi consumate la prima lor utilizare;
În cadrul stocurilor propriu-zise se cuprind:
a. mărfurile, respectiv bunurile pe care unitatea patrimonială le cumpără în vederea revânzării;
b. materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit integral sau parțial, fie în starea lor inițială, fie transformată;
c. materiale consumabile (materiale auxiliare, combustibil, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semințe și materiale de plantat, furaje și alte materiale consumabile), care participă sau ajută la procesul de fabricație sau de exploatare fără a se regăsi, de regulă în produsul finit;
d. produsele, respectiv:
– semifabricatele, prin care se înțeleg produsele al căror proces tehnologic a fost terminat într-o secție (faza de fabricație) și care trec în continuare în procesul tehnologic al altei secții (faze de fabricație) sau se livrează terților;
– produsele finite, adică produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricație și nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul unității patrimoniale, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienților;
– produsele reziduale, reprezentând rebuturile, materialele recuperabile sau deșeurile;
e. animalele și păsările, respectiv animalele născute și cele tinere de orice fel, crescute și folosite pentru reproducție, animalele și păsările la îngrășat pentru a fi valorificate, coloniile de albine, precum și animalele pentru producție – lână, lapte și blană;
f. ambalajele;
Potrivit art.12 din lege, deținerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar și alte drepturi și obligații, precum și efectuarea de operațiuni economice, fǎră sǎ fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise. În aplicarea acestor prevederi este necesar să se asigure:
a. recepționarea tuturor bunurilor materiale intrate în patrimoniul unității și înregistrarea lor la locurile de depozitare. Bunurile materiale primite pentru prelucrare, în custodie sau în consignație se recepționează și se înregistrează distinct ca intrări în gestiune în contabilitate, valoarea acestor bunuri se înregistrează în conturi în afara bilanțului;
b. în situația unor decalaje ivite între aprovizionarea și recepția bunurilor care se dovedesc a fi în mod cert în proprietatea unității patrimoniale, se procedează astfel:
– bunurile materiale în curs de aprovizionare sau sosite și nerecepționate se înregistrează distinct în contabilitate ca intrare în patrimoniu;
– bunurile sosite fără factură se înregistrează ca intrări în gestiune atât la locul de depozitare cât și în contabilitate, pe baza recepției și a documentelor însoțitoare;
c. în cazul unor decalaje între vânzarea și livrarea bunurilor, acestea se înregistrează, ca ieșiri din patrimoniu, nu mai sunt considerate proprietatea unității, astfel:
– bunurile vândute și nelivrate se înregistrează distinct în gestiune, iar în contabilitate, în conturi în afara bilanțului;
– bunurile livrate dar nefacturate, se înregistrează ca ieșiri din gestiune atât la locurile de depozitare cât și în contabilitate, pe baza documentelor care confirmă ieșirea din gestiune potrivit legii;
d. bunurile aprovizionate sau vândute cu clauze de rezerve de proprietate se înregistrează la intrări și respectiv la ieșiri, atât în gestiune cât și în contabilitate, potrivit contractelor încheiate.
La intrarea în patrimoniu, bunurile materiale se evaluează și se înregistrează în contabilitate astfel:
materiile prime, materialele consumabile, obiectele de inventar, mărfurile, ambalajele și alte bunuri procurate cu titlu oneros, la costul de achiziție;
producția în curs de execuție, semifabricatele și produsele finite, obiectele de inventar, ambalajele și alte bunuri produse de către unitatea patrimonială, la costul de producție;
animalele și păsările, la costul de achiziție sau costul de producție, după caz.;
La ieșirea din patrimoniu, bunurile materiale se evaluează și se înregistrează în contabilitate prin aplicarea metodei “costul mediu ponderat” (CMP), metodei “primei intrări-primei ieșiri” (FIFO) sau a metodei “ultimei intrări-primei ieșiri” (LIFO).
Costul unitar mediu ponderat se calculează fie după fiecare intrare, fie lunar, ca raport între valoarea totală a stocului inițial plus valoarea intrărilor și cantitatea existentă în stocul inițial plus cantitățile intrate.
Potrivit metodei “primei intrări-primei ieșiri” (FIFO) bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție (sau de producție) al primei intrări (lot). Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costuri de achiziție (sau de producție) al lotului următor, în ordine cronologică.
În cazul folosirii metodei LIFO, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție (sau de producție) al ultimei intrări. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite se evaluează la costul de achiziție (sau producție) al lotului anterior, în ordine cronologică.
Evaluarea și înregistrarea în contabilitate a materiilor prime, produselor, mărfurilor și altor bunuri de natura stocurilor se poate face și la prețuri standard (prestabilite), pe baza prețurilor medii ale bunurilor respective, denumite prețuri de înregistrare, cu condiția evidențierii distincte a diferențelor de preț față de costul de achiziție sau costul de producție, după caz.
Diferențele de preț astfel stabilite, la intrarea bunurilor respective în patrimoniu, se înregistrează proporțional, atât asupra valorii bunurilor ieșite, cât și asupra stocurilor. Prețurile standard, folosite pentru înregistrarea în contabilitate a bunurilor de natura celor prevăzute anterior, este necesar să fie actualizate periodic, de regulă cel puțin o dată pe an, în funcție de evoluția prețurilor și de alți factori.
Rechizitele de birou, imprimatele și alte materiale consumabile pe care unitatea patrimonială consideră că nu este cazul să le stocheze pot fi incluse direct în cheltuieli, cu excepția formularelor cu regim special care se gestionează potrivit normelor elaborate în acest scop.
Producția în curs de execuție se determină prin inventarierea producției neterminate la finele perioadei, prin metode tehnice de constatare a stadiului sau gradului de efectuare a operațiilor tehnologice și evaluarea acesteia la costurile de producție.
Contabilitatea valorilor materiale, potrivit legii, se ține cantitativ și valoric, sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.
În condițiile folosirii inventarului permanent, în contabilitate se înregistrează toate operațiile de intrare și ieșire, ceea ce permite stabilirea și cunoașterea în orice moment a stocurilor, atât cantitativ cât și valoric.
Inventarul intermitent, care poate fi aplicat în unitățile patrimoniale din categoria celor mici sau mijlocii, constă în stabilirea ieșirilor și înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la finele perioadei. În acest caz, ieșirile se determină ca diferență între valoarea stocurilor inițiale plus valoarea intrărilor și valoarea stocurilor finale, determinate pe baza inventarierii.
În cazul folosirii inventarului permanent, contabilitatea analitică a stocurilor se poate organiza după una din următoarele metode, în funcție de specificul activității și necesitățile proprii ale unității patrimoniale:
a. metoda operativ-contabilă (pe solduri), care constă în ținerea, la locul de depozitare, a evidenței cantitative a bunurilor materiale pe categorii, iar la contabilitate a evidenței valorice desfășurate pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de bunuri, după caz. Controlul exactității și concordanței înregistrărilor în evidența depozitelor cu cele din contabilitate se asigură lunar, prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din fișele de magazie în registrul stocurilor;
b. metoda cantitativ-valorică (pe fișe de cont analitic), care constă în ținerea evidenței cantitative pe categorii de bunuri la locul de depozitare, iar în contabilitate, a evidenței cantitativ-valorice;
c. metoda global-valorică, care constă în ținerea evidenței numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitate;
Pentru deprecierea stocurilor de mărfuri, materii prime și materiale, obiecte de inventar, produse și alte bunuri materiale, precum și a producției în curs de execuție, de regulă, la finele exercițiului, cu ocazia inventarierii, se constituie provizioane pe seama cheltuielilor.
În perioadele următoare, la finele fiecărui exercițiu sau la ieșirea din patrimoniu a bunurilor respective, provizioanele constituite se suplimentează, diminuează sau se anulează în condițiile prevederilor din regulament.
1.4.Stocurile în abordarea IAS 2
Standardul de contabilitate IAS nr.2, denumit Stocuri reprezintă referențialul internațional aplicabil în materie de stocuri. IAS 2(Stocuri) face parte din I.F.R.S.-urile aplicabile în Uniunea Europeană și în România de la 01.01.2007.
Acest standard se aplică tuturor stocurilor ,cu excepția :
1. producția în curs de execuție în cadrul contractelor de construcții,pentru care este valabil I.A.S.-ul nr.11 denumit Contracte de construcții.
2. instrumentelor financiare (cecul, biletul la ordin, cambia, capitalul social, transferurile bănești, activele financiare-imobilizări).
3. activelor biologice legate de activitatea agricolă și de producția agricolă în momentul recoltării(a se vedea I.A.S. 41 denumit Agricultura).
Standardul IAS 2 se aplică la orice stoc de bunuri sau servicii, cu excepția :
celor deținute de producătorii agricoli și forestieri, stocurilor de produse agricole după recoltă și stocurilor de minerale, în măsura în care acestea sunt exprimate la valoarea lor netă de realizare;
stocurilor agenților comerciali în produse de bază, dacă acestea sunt exprimate la valoarea lor justă netă;
Potrivit IAS 2, taxa pe valoarea adăugată este inclusă în costul de achiziție doar dacă nu este deductibilă fiscal; costul de achiziție al stocurilor cuprinde prețul de cumpărare, taxele de import (începând cu 01.01.2007, data la care România a devenit membră a Uniunii Europene, se aplică numai în cazul achizițiilor extracomunitare), costurile de transport, manipulare și alte costuri direct atribuibile achiziției.
Reducerile comerciale (rabatul, remiza și risturnul) sunt deduse pentru a determina costul de achiziție. Tratamentul reducerilor comerciale trebuie să fie coerent cu prevederile IAS 18 ”Venituri din activități ordinare „.
1.5. Principiile și regulile evaluării stocurilor
Înainte de prezentarea metodelor de evaluare este necesară o descriere a principiilor care stau la baza acestor metode. Din Regulamentul de aplicare a Legii contabilității, se pot desprinde trei principii ale evaluării: principiul stabilității unității monetare (principiul cuantificării monetare), principiul costurilor istorice și principiul prudenței.
Orice contabil care trebuie să înregistreze fluxurile rezultate din activitatea întreprinderii sau să analizeze situația patrimonială, va trebui să cuantifice, adică să adopte un instrument și un criteriu de măsurare. Pentru a măsura, contabilul recurge la monedă și la criteriul valorilor istorice, criteriu căruia îi nuanțează și moderează aplicarea în virtutea unui alt principiu, cel al prudenței
Principiul cuantificării monetare . Fluxurile și stocurile în contabilitate sunt estimate în unități monetare, contabilul fiind nevoit, pentru a măsura, să recurgă la monedă. Principiul presupune că unitatea monetară este stabilă, cu toate că nu este un valorimetru constant. Însă o asemenea convenție este valabilă într-o economie stabilă, în caz contrar se procedează la reevaluarea valorilor economice sau actualizarea acestora în funcție de modificarea puterii de cumpărare a monedei.
Principiul costurilor istorice (principiul nominalismului monetar). Conform acestui principiu valorile de intrare sunt valori istorice, ce pot fi corectate, dacă este cazul, cu suma amortismentelor sau provizioanelor. Opțiunea pentru costul istoric, deși el poate avea și alte alternative cum sunt costul de înlocuire, valoarea actualizată și valoarea netă de realizare, se întemeiază pe faptul că acesta este singurul cost consemnat în documentele justificative, și deci are un caracter verificabil, are determinare obiectivă, fiind validat în cadrul tranzacțiilor de piață derulate.
Principiul prudenței. Potrivit acestui principiu nu este admisă supraevaluarea elementelor de activ și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv și a cheltuielilor, ținând cont de deprecierile, riscurile și pierderile posibile generate de desfășurarea activității exercițiului curent sau anterior .
Niculae Feleagă consideră definiția aceasta având un caracter cam ambiguu, el recomandând definiția : prudența este aprecierea rezonabilă a faptelor, astfel încât să se evite riscul de transfer asupra viitorului, a incertitudinilor prezente, susceptibile să greveze patrimoniul și rezultatele întreprinderii.
Același autor consideră că prudența constă, în esență, în contabilizarea oricărei pierderi prealabile probabile și necontabilizarea profiturilor separate, chiar dacă acestea sunt foarte probabile.
Principiul prudenței ține seama de cele patru momente ale evaluării patrimoniului: la data intrării în patrimoniu, la data inventarierii, la închiderea exercițiului financiar, la data ieșirii din patrimoniu.
Evaluarea stocurilor
Evaluarea stocurilor reprezintă o problemă deosebită pentru contabilitate dacă se are în vedere, pe de o parte, sursele diferite de proveniență a acestora, iar pe de altă parte, efectele liberalizării și negocierii prețurilor care pot conduce la variații ale valorii lor de la o perioadă de gestiune la alta, cu influențe pro și contra asupra costurilor de producție și de circulație.
Evaluarea reprezintă desemnarea expresiei monetare a unui element în vederea prezentării în situațiile financiare. Stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mică dintre cost și valoarea realizabilă netă.
Valoarea realizabilă netă este prețul de vânzare estimat,ce ar putea fi obținut, mai puțin costurile estimate pâna la finalizarea procesului de producție și costurile estimate necesare vânzarii.
Valoarea justă (cea mai utilizată terminologie în domeniul standardelor de contabilitate) reprezintă suma care s-ar putea tranzacționa pe piață între vânzător și cumpărător,în condiții obiective și cu acte legale.
Costul stocurilor trebuie să cuprindă toate cheltuielile afectate achiziției și prelucrării, precum și alte costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma și în locul în care se găsesc în prezent.
Evaluarea stocurilor la intrarea în patrimoniu
materiile prime, materialele consumabile, obiectele de inventar, ambalajele și baracamentele intrate în unitate pot fi reflectate în contabilitate la cost de achiziție, preț standard sau preț de facturare, costul de producție, valoarea justă(utilizabilă):
a) Costul de achiziție este format din prețul de facturare al furnizorului, cheltuielile de transport- aprovizionare, taxele și ambalajele nerecuperabile și alte cheltuieli înscrise în factura furnizorului(pentru stocurile procurate cu titlu oneros).
b) Prețul standard (prestabilit) este un preț fix, stabilit anterior pe baza prețurilor medii ale stocurilor respective. Devine preț de înregistrare cu condiția evidențierii distincte a diferențelor de preț față de costul de achiziție.
c) Prețul de facturare . Acest preț nu este prevăzut în Regulamentul de aplicare a Legii Contabilității, dar numeroși specialiști fac trimiteri la acest gen de preț. Astfel, prețul de facturare este prețul indicat în factura furnizorului. Ca și în cazul precedent acest preț devine preț de înregistrare în contabilitate dacă diferențele de preț față de costul de achiziție sunt evidențiate distinct. De fapt, aceste diferențe reprezintă cheltuielile de transport-aprovizionare.
d)Costul de producție pentru bunurile produse în entitate.
e)Valoarea justă (utilizabilă) pentru stocurile obținute cu titlu gratuit.Valoarea justă se substituie costului de achiziție.
Eventualele reduceri comerciale (sau rabaturi) sunt reduse din costurile de achiziție, în virtutea definițiilor anterioare, privind determinarea valorii juste a stocurilor.
Bunurile de natura stocurilor reprezentând aport la capitalul social sau obținute cu titlu gratuit, se pot evalua la „valoarea justă sau valoarea de utilitate”, în funcție de prețul pieței, utilitatea, starea și amplasarea acestora. Pentru mărfuri în comerțul cu amănuntul evaluare la intrare se poate face și la prețul de vânzare exclusiv sau inclusiv TVA.
Evaluarea stocurilor la inventariere
Evaluarea elementelor de stocuri cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuală sau de utilitate, denumită și valoare de inventar. Această valoare este egală cu valoarea actuală, valoare ce se apreciază în funcție de prețul pieței și de utilitatea bunului în unitate.
Principiul prudenței cere ca plusurile de valoare între valoarea de inventar și valoarea de intrare să nu fie înregistrate în contabilitate, iar pentru minusurile de valoare să se constituie provizioane.
Evaluarea cu ocazia inventarieri se face potrivit prezentelor reglementări și normelor emise în acest sens de Ministerul Finanțelor Publice.
Evaluarea stocurilor la închiderea exercițiului
Valoarea ce se află înscrisă în bilanț la sfârșitul exercițiului provine din compararea costului de intrare și valoarea actuală (la data bilanțului) a bunului. În virtutea principiului prudenței, aceasta este valoarea cea mai redusă dintre cele două valori. Dacă valoarea reținută este valoare actuală se deduce din costul de intrare un provizion pentru depreciere pentru a-l aduce pe acesta la nivelul valorii actuale.
Evaluarea stocurilor la ieșirea din patrimoniu
În cadrul activelor circulante materiale se disting :
bunuri identificabile, care pot fi individualizate pentru orice articol atât în momentul intrării, inventarierii, încheierii exercițiului financiar, cât și al ieșirii;Pentru acest caz IAS 2 a prevăzut două procedee de determinare a costului bunurilor ieșite : F.I.F.O.(primul intrat-primul ieșit) sau C.M.P.(costul mediu ponderat).
bunuri interschimbabile (bunuri fungibile), care nu pot fi individualizate pe fiecare articol în parte (de exemplu, același sortiment de zahăr aprovizionat la prețuri diferite de la furnizori diverși).
Planul Contabil General francez (PCG) definește valoarea de inventar ca fiind valoarea venală, respectiv prețul presupus a fi acceptat să-l dea un cumpărător în starea și locul unde se găsește bunul. Valoarea venală trebuie să fie apreciată în funcție de situația întreprinderii.
Această delimitare este necesară din punct de vedere al evaluării bunurilor la ieșirea din patrimoniu. Dacă pentru prima categorie situația este clară (evaluarea lor se face la costul de intrare care nu s-a modificat), pentru cea de-a doua categorie se folosesc următoarele metode de evaluare a activelor circulante la ieșirea din patrimoniu:
A. Metoda "costului mediu ponderat" (CMP)
B. Metoda "primei intrări – primei ieșiri" (FIFO)
C. Metoda "ultimei intrări – primei ieșiri" (LIFO)
D. Metoda "costului sau prețului standard (prestabilit)"
E. Metoda "următorului intrat – primul ieșit" (NIFO) sau "costului de înlocuire"
F. Metoda "prețului de vânzare"
În cazul în care evaluarea bunurilor materiale se face la prețuri standard (prestabilite) diferențele stabilite între prețul de înregistrare și costul de achiziție, respectiv costul de producție efectiv, se înregistrează distinct în contabilitate. Repartizarea diferențelor de preț asupra valorii bunurilor ieșite și asupra stocurilor se efectuează cu ajutorul unui coeficient care se calculează astfel:
Soldul inițial al + Diferențele de preț aferente
diferențelor de preț intrărilor în cursul perioadei
cumulate de la începutul perioadei
K = ––––––––––––––––––––––––––––
Soldul inițial al + Valoarea intrărilor în cursul
Stocurilor la preț de perioadei la preț cumulat de la
înregistrare începutul anului.
Acest coeficient se înmulțește cu valoarea bunurilor ieșite din gestiune la preț de înregistrare, iar suma rezultată se înregistrează în conturile corespunzătoare în care au fost înregistrate bunurile ieșite.
Coeficienții de repartizare a diferențelor de preț pot fi calculați la nivelul conturilor sintetice de gradul I și II prevăzute în planul general de conturi, pe grupe sau categorii de stocuri.
La finele perioadei, soldurile conturilor de diferențe se cumulează cu soldurile conturilor de stocuri, la preț de înregistrare, astfel încât aceste conturi să reflecte valoarea stocurilor la costul de achiziție, respectiv, de producție, după caz.
În legislația din țara noastră sunt recunoscute primele 4 categorii de metode.
A. Metoda "costului mediu ponderat" (CMP)
Costul mediu ponderat se poate calcula lunar sau după fiecare intrare, ca raport între valoarea totală a stocului inițial plus valoarea intrărilor în stoc și cantitatea existentă în stocul inițial plus cantitățile intrate în stoc, adică:
Metoda costului mediu ponderat calculat la sfârșitul perioadei prezintă dezavantajul că nu permite evaluarea fiecărei ieșiri din stoc, ci numai evaluarea lor globală, la sfârșitul perioadei de gestiune, ceea ce este în contradicție cu principiul de bază al inventarului permanent: posibilitatea de a determina în orice moment valoarea stocului final.
Dezavantajul calcului complex ce caracterizează metoda costului mediu ponderat poate fi înlăturat prin utilizarea mijloacelor informatice.
Se exemplifică fiecare variantă după următoarele date:
-stoc inițial:-la 01.01.2007: 2.000 buc*0,50 lei/buc
-la 08.01.2007:3.000 buc*0,52 lei/buc intrări
-la 17.01.2007:4.000 buc ieșiri
-la 25.01.2007:6.000 buc*0,6 lei/buc intrări
-la 29.01.2007:5.000 buc ieșiri
A.1.C.M.P.-după fiecare intrare
01.01.2007-stoc……….2.000 buc*0,50lei=1.000lei
08.01.2007-intrări…….3.000 buc*0,52lei=1.560lei
Stoc 5.000 buc =2.560lei
CMP la 08.01.2007=(2.000*0,5)+(3.000*0,52)= 0,512
2.000+3.0000
17.01.2007-ieșiri……..4.000 buc*0,512lei=2.048lei
Stoc 1.000 buc*0,512lei= 512lei
25.01.2007-intrări……6.000 buc*0,60 lei=3.600lei
Stoc 7.000 buc =4.112lei
CMP la 25.01.2007=(1.000*0,512)+(6.000*0,6) = 0,587
1.000+6.000
29.01.2007-ieșiri……5.000 buc*0,587=2.935 lei
Stoc 2.000 buc =1.177lei
A.2.C.M.P.-determinat lunar(la sfârșitul lunii)
CMP=(2.000*0,5)+(3.000*0,52)+(6.000*0,6)=0,56
2.000+3.000+6.000
01.01.2007-stoc……..2.000 buc*0,50 =1.000lei
08.01.2007-intrări……3.000 buc*0,52=1.560lei
Stoc 5.000 buc =2.560lei
17.01.2007-ieșiri……..4.000 buc*0,56=2.240lei
Stoc 1.000 buc =560lei
25.01.2007-intrări……6.000 buc*0,60=3.600lei
Stoc 7.000 buc =3.920lei
29.01.2007-ieșiri……..5.000 buc*0,56=2.800lei
Stoc 2.000 buc*0,56=1.120lei
B. Metoda "primei intrări – primei ieșiri" ( FIFO )
Această metodă constă în valorizarea ieșirilor de stocuri în ordinea în care au intrat, la costul de achiziție (sau de producție) al primei intrări (lot). Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție (sau de producție) al lotului următor, în ordine cronologică. În consecință, stocul final este format din elementele evaluate la valorile cele mai recente.
Folosind aceleași date,se calculează stocul final prin metoda FIFO:
01.01.2007-stoc……….2.000 buc*0,50=1.000lei
08.01.2007-intrări…….3.000 buc*0,52= 1.560lei
Stoc………2.000 buc*0,50= 1.000lei
3.000 buc*0,52= 1.560lei
Stoc …………………………..= 2.560lei
17.01.2007-ieșiri……..4.000 buc-2.000 buc*0,50= 1.000lei
-2.000 buc*0,52= 1.040lei
Stoc…….1.000 buc*0,52= 520lei
25.01.2007-intrări……6.000 buc*0,60= 3.600lei
Stoc ……1.000 buc*0,52= 520lei
6.000 buc*0,60= 3.600lei
Stoc …………………………= 4.120lei
29.01.2007-ieșiri……..5.000 buc-1.000 buc*0,52= 520lei
-4.000 buc*0,60= 2.400lei
Stoc………………….2.000 buc*0,60= 1.200lei
C. Metoda "ultimei intrări – primei ieșiri" ( LIFO)
Această metodă constă în valorizarea ieșirilor de stocuri la costul de achiziție (sau de producție) al ultimei intrări (lot). Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție (sau de producție) al lotului anterior, în ordine cronologică. În consecință, stocul final este format din elementele evaluate la valorile cele mai vechi.
Folosind aceleași date,se calculează stocul final prin metoda LIFO:
01.01.2007-stoc………2.000 buc*0,50=1.000lei
08.01.2007-intrări……3.000 buc*0,52=1.560lei
Stoc……..5.000 buc-2.000*0,50=1.000lei
-3.000*0,52=1.560lei
17.01.2007-ieșiri……..4.000 buc-3.000*0,52=1.560lei
-1.000*0,50= 500lei
Stoc ……1.000 buc*0,50= 500lei
25.01.2007-intrări……6.000 buc*0,60=3.600lei
Stoc ……7.000 buc-1.000*0,50= 500lei
-6.000*0,60=3.600lei
29.01.2007-ieșiri……..5.000 buc*0,60=3.000lei
Stoc …….2.000 buc-1.000*0,50= 500lei
-1.000*0,60= 600lei
Stoc final…………………………………………=1.100lei
Tablou de sinteză al efectelor aplicării diverselor metode de evaluare a stocurilor
Din cele prezentate mai sus, rezultă consumuri diferite în funcție de cele patru metode aplicate, dar în cazul unei economii stabile, acestea nu sunt de mare amploare.
D. Metoda costului standard (prestabilit)
O.M.F.P. nr. 1752/2005(art.130) precizează că evaluarea bunurilor atât la intrare, cât și la ieșire, se face la cost prestabilit, cu condiția evidențierii distincte a diferențelor de preț față de costul de achiziție sau de producție. Aceste diferențe se înregistrează distinct cu ocazia intrării bunurilor în patrimoniu și se repartizează proporțional atât asupra valorii ieșite, cât și asupra stocurilor. Pentru această repartizare se folosește următorul coeficient de repartizare.
Acest coeficient se înmulțește cu valoarea bunurilor ieșite din gestiune la preț de înregistrare,iar suma rezultată se înregistrează în conturile corespunzătoare în care au fost înregistrate bunurile ieșite.
E. Metoda "următorului intrat-primul ieșit"(NIFO)
Metoda NIFO este asemănătoare metodei LIFO, constând în evaluarea ieșirilor din stoc la prețul estimativ al următoarei facturi sau la costul estimativ al următorului lot ce se va fabrica, adică la valoarea de înlocuire a bunurilor materiale ieșite. Aplicarea unei astfel de metode poate conduce și la obținerea unui sold creditor al conturilor de stocuri. Pentru a nu se ajunge la astfel de situații este necesar să se reevalueze în permanență stocul rămas.
F. Metoda "prețului de vânzare"
Potrivit acestei metode atât ieșirile cât și intrările sunt evaluate la preț de vânzare. Prin această metodă se urmărește simplificarea evidenței operative și analitice a gestiunilor de bunuri destinate vânzării. Metoda prezintă avantajul cunoașterii pe întreaga perioadă de gestiune a valorilor ieșirilor, precum și dezavantajele unei metode neautorizate de către normele contabile românești și o regularizare a valorii stocurilor ce se poate realiza numai la sfârșitul perioadei de gestiune.
IAS 2 nu precizează că o întreprindere trebuie să folosească o singură formulă de evaluare la ieșire a stocurilor, pentru toate stocurile pe care le deține. În consecință, o întreprindere poate utiliza metoda costului mediu ponderat (CMP), FIFO și LIFO pentru evaluarea diferitelor clase de stocuri care prezintă caracteristici diferite în ceea ce privește natura și modul de utilizare.
Metoda aleasă trebuie să fie aplicată cu consecvență de la un exercițiu financiar la altul. Dacă administratorii consideră că trebuie schimbată metoda de evidențiere, acest aspect trebuie prezentat cu foarte multe detalii în nota explicativă numarul 6, care face parte din cele 10 note explicative. Cele 10 note explicative împreună cu bilanțul, contul de profit și pierdere și situația fluxurilor de trezorerie formează situațiile financiare anuale.
Concluziile despre fiecare metodă privind evaluarea ieșirilor din stocuri sunt următoarele:
Metoda CMP pe loturi (după fiecare intrare) prezintă avantajul evaluării stocurilor în cursul perioadei de gestiune, dar dezavantajul unor calcule cu volum mare de muncă.
Metoda CMP global(la sfârșitul lunii) prezintă avantajul unor calcule simple cu volum mic de muncă,dar nu permite evaluarea ieșirilor în cursul perioadei de gestiune.
Cele două metode FIFO și LIFO conduc la rezultate diferite în funcție de fluctuația prețurilor de aprovizionare astfel:
– după metoda FIFO: când prețurile cresc, ieșirile(consumurile) sunt evaluate la prețuri mici (pornind cu prima intrare), influențând pozitiv rezultatul financiar, adică beneficiul crește; când prețurile scad, consumurile sunt evaluate la prețuri mai mari, iar beneficiul scade.
– după metoda LIFO: situația apare invers: când prețurile cresc, consumurile sunt evaluate la prețuri mari (pornind cu ultima intrare), iar beneficiul scade ; când prețurile scad consumurile sunt evaluate la prețuri mici și beneficiul crește.
În situații de inflație, pentru agenții economici este mai recomandabilă metoda LIFO, care evaluând consumurile după prețuri mai apropiate de „prețul zilei”, înlătură consecințele unui beneficiu majorat prin efectul prețului.
CAPITOLUL II
PREZENTAREA FIRMEI
S.C. AUTOCOMERT S.A.
În structura organizatorică a economiei naționale un loc central îl ocupă unitatea economică producătoare de bunuri materiale, lucrări și servicii necesare societății. În economia de piață, proprietatea de stat are un caracter minoritar limitat, iar caracteristica fundamentală a acesteia o reprezintă autonomia decizională a agenților economici bazați pe proprietatea individuală asupra bunurilor economice.
2.1.Scurt istoric
Atâta timp cât proprietatea individuală implică exercitarea de către individ, în totală libertate, a atribuțiilor definitorii ale dreptului de proprietate (posesie, folosință, uzufruct), fiecare individ va încerca să-și exercite în funcție de posibilități acest drept.
În acest context, doamna Petcu Lavinia, identificată cu CI seria RX nr. 346092, CNP 2680616430058 a pus bazele unei societăți comerciale. La constituirea societății s-a avut în vedere respectarea unor condiții de fond (numărul și calitatea participanților, capacitatea de a contracta, participarea acesteia la contul de profit și pierdere) precum și a unor condiții de formă (redactarea și semnarea statutului societății și întocmirea formelor de publicitate)
Denumirea societății este “AUTOCOMERT”, iar forma juridică este societate pe actiuni (S.A.) și își desfășoară activitatea conform legislației române și a statutului societății.
Societatea a luat ființă prin Statutul Asociatului Unic, aprobat prin hotărârea judecătorească 2242/18.04.1995 și a fost înmatriculată la Registrul Comerțului sub numărul J40/5666/1995. De asemenea, societatea este înregistrată cu codul fiscal nr. R 7630925/1995,care de la data de 01.01.2007 s-a preschimbat în RO 7630925.
Toate documentele constitutive au fost întocmite potrivit Legii nr.31/1990 – Legea societăților comerciale.
Societatea este persoană juridică română cu un singur asociat în persoana doamnei Petcu Lavinia, ale cărui obligații sociale sunt garantate cu capitalul social.
Sediul societății este în municipiul București,sector 4, str.Soldat Mincă Dumitru, nr.29B, având ca punct de lucru : Valea Cascadelor, nr.3-5, sector 6, București, cu posibilitatea de a fi mutată la orice altă adresă din România prin decizia asociatului unic. Durata de funcționare a societății este nelimitată de la data înmatriculării acesteia la Registrul Comerțului.
Firma a avut la înființare un capital social de 100.000.000 lei ROL(10.000 lei RON) format din:
– numerar în monedă națională 50.000.000 lei ROL(5.000 lei RON)
– mijloace fixe 50.000.000 lei ROL(5.000 lei RON)
– clădiri 30.000.000lei ROL(3.000lei RON)
– mijloacede transport 20.000.000 lei ROL(2.000lei RON)
Pe măsura desfășurării activității, în S.C. AUTOCOMERT S.A. au avut loc trei modificări ale capitalului social în sensul majorării acestuia, proces determinat de obiectivele economico-financiare și de influențele economico-sociale exercitate de mediul în care firma și-a desfășurat activitatea. Actualmente S.C. AUTOCOMERT S.A. are un capital social de 130.000 lei RON.
2.2. Structura tehnico – organizatorică
Societatea își desfășoară activitatea în orașul București, la adresa punctului de lucru. Suprafața totală a punctului de lucru este de 8.950 m2, din care numai 4.500 m2 reprezintă suprafața productivă a întreprinderii, restul fiind ocupat de pavilionul administrativ (580 m2 ) și parcul de stocaj (3.870 m2).
Obiectul de activitate
Obiectul de activitate al societății este :
activitatea de autoservice;
servicii de alimentație publică, cantină restaurant și desfacere cu ridicata și cu amănuntul de mărfuri alimentare, băuturi alcoolice;
prestări servicii către terți privind întreținerea și reparațiile de echipamente și realizare de piese de schimb și confecții metalice;
comercializarea de produse industriale și de larg consum, care nu fac parte din specificul unității;
activitate de transport intern și internațional de mărfuri, și transport intern de mărfuri agabaritice și periculoase;
comercializarea autoturismelor;
recondiționare piese schimb și subansamble auto;
Societatea este dealer autorizat al S.C. RENAULT NISSAN ROMANIA S.R.L. în baza contractului nr.452/16.05.1995. Activitatea de bază o reprezintă comercializarea autoturismelor din gama Renault, asigurarea service-ului în garanție și postgaranție al acestora precum și a celorlalte automobile.
Societatea a comercializat până la data de 31.12..2008 1.435 de automobile din gama Renault și are, de asemenea, contract de comercializare a pieselor de schimb.
Din această categorie de automobile fac parte :
autoturismele – Clio, Symbol, Megane, Scenic, Laguna, Espace
autoutilitarele – Kangoo, Trafic, Master
La nivel de autoservice, în ceea ce privește reparația și întreținerea autoturismelor, firma este printre cei mai cunoscuți leaderi de pe piață al serviciilor în domeniu din București , fiind pregătită să intre oricând în competiție, pregătindu-și deja un plan strategic propriu.
În acest domeniu riscurile care pot conduce la un eventual eșec sunt relativ mici, deoarece lipsa mijloacelor de transport ar îngreuna desfășurarea activităților din economie. Elementul cheie în obținerea succesului și avantajelor a fost folosirea unor strategii de creștere adecvate și a unor resurse umane bine pregătite.
Structura organizatorică a unității patrimoniale și organigrama acesteia
Structura de organizare a S.C. AUTOCOMERT S.A. este de tip ierarhic-funcțional și este reprezentată în organigrama generală a societății.
Structura organizatorică este adaptată profilului cu caracter industrial al S.C. AUTOCOMERT S.A.
Potrivit structurii organizatorice aprobate, organigrama include organele de conducere la nivel superior sub care sunt redate succesiv celelalte funcțiuni organizatorice, corespunzător dependenței ierarhice.
Din organigramă reies următoarele niveluri de conducere:
Nivelul I – Conducerea strategică, reprezentată de:
– Directorul General;
– Directorul economic;
Nivelul II – Conducerea generală și operativă, reprezentată de următorii directori executivi:
– Director tehnic;
– Director comercial;
Nivelul III – Conducerea funcțională, reprezentată de:
– Șefii de secție;
– Șefii de servicii;
– Șefii de birouri funcționale;
Personalul S.C. AUTOCOMERT S.A. cuprinde 146 persoane și este structurat astfel:
– muncitori – 114 persoane;
– TESA – 20 persoane, din care 6 în funcții de conducere;
– Șefi de formații – 6 persoane;
Se apreciază că structura organizatorică este corelată cu structura de activitate actuală a societății comerciale și că echipa de conducere este echilibrat încărcată, asigurând coordonarea operațională a tuturor activităților.
Procesul managerial aplicat în cadrul societății este axat pe problemele activității curente, dar și pe cele îndreptate spre funcțiunile de organizare și previziune.
De asemenea, se relevă preocupările echipei de conducere pentru o strategie realistă de evoluție a societății comerciale în viitor, axată pe restructurare, în sens de modernizare și îmbunătățire a performanțelor prin politici eficiente de atingere a obiectivelor propuse.
În acest sens, sunt avute în vedere acțiuni de introducere a utilizării în toate funcțiile procesului de conducere (previziune, organizare, coordonare, control) a activităților de management al calității, ceea ce va conduce la creșterea eficienței tehnico – economice.
Tehnologiile principale de producție
Societatea dispune de mai multe clădiri, fiecare având destinație specială și cu dotările corespunzătoare standardelor impuse de Ministerul Transporturilor reprezentat de Registrul Auto Român, organ de la care a și primit autorizarea în vederea efectuării inspecțiilor tehnice periodice.
Tehnologiile de producție a serviciilor sunt distincte pe fiecare secție prestări din întreprindere. Atelierele specializate sunt:
hală lucrări mecanice;
atelier lucrări electrice și electromecanice;
hală reparații tinichigerie;
hală vopsitorie și laborator de preparare a vopselelor;
spălătorie pentru toate tipurile de autoturisme;
atelier croitorie.
La secția de lucrări mecanice electrice și electromecanice, la intrarea automobilului în service, acesta este preluat de către șeful de service care deschide comanda. Apoi mașina este supusă unui diagnostic în vederea remedierii deficiențelor sau înlocuirii de piese ori subansamble defecte. Șeful de service predă apoi autoturismul specialistului (mecanic, electrician) care răspunde de efectuarea lucrării.
Dacă la aceste ateliere activitatea este aproape independentă, în ceea ce privește tinichigeria nu putem vorbi de același lucru, pentru că aici fluxul tehnologic este mai lung.
Dacă luăm exemplul unui autoturism care a fost accidentat în partea din față, atunci acesta trebuie să treacă întâi pe la mecanici pentru a i se da motorul jos, la electrician pentru eliberarea habitacului de partea electrică, după care începe procesul de îndreptare și/sau înlocuire a părților lovite.
După efectuarea reparațiilor de tinichigerie, autoturismul intră în hala de vopsitorie. Aici sunt efectuate câteva operații preliminare, cum sunt aplicarea chitului pe suprafețele ușor denivelate, șlefuirea, mătuirea etc.
Firma a achiziționat de la concernul german HERBERTS din WUPPERTAL – GERMANIA o cabină de vopsire în câmp electrostatic și un laborator de preparare a vopselelor. Această investiție în valoare de 80.000 EURO ajută la executarea lucrărilor de vopsitorie la un nivel calitativ superior și într-un timp foarte limitat (procesul de uscare are loc în doar 20 minute).
Mașina trece apoi din nou pe la mecanici și electricieni pentru montarea motorului și instalației electrice. În atelierul de croitorie al unității se execută tapițerii și huse auto într-o mare diversitate de culori, la cererea clienților, precum și echipament de lucru și protecție pentru salariații din producție.
După ce reparația a fost efectuată integral, mașina este supusă unor teste speciale la linia de verificare a sistemelor de frână și direcție, ocazie cu care se încheie și procesul verbal de recepție a autoturismului.
Astfel se încheie un complex proces tehnologic de reparație a autovehiculelor, proces care implică o răspundere deosebită din partea tuturor specialiștilor care își desfășoară activitatea în producția de service.
Caracterizarea economico-financiar a S.C. AUTOCOMERT S.A.
Analiza pe baza bilanțului contabil și a contului de “profit și pierderi” urmărește stabilirea unui diagnostic al situației financiare și rentabilității, putând astfel să se depisteze punctele tari și punctele slabe ale gestiunii financiare, dând posibilitatea elaborării unor strategii de menținere și dezvoltare în condițiile unui mediu concurențial.
Caracterizarea economico-financiară are în vedere stabilirea modalităților de realizare a echilibrului financiar pe termen lung, treptele de acumulare bănească , de rentabilitate a activității societății comerciale.
Caracterizarea economico-financiară are în vedere însă analiza unor indicatori economico-financiari cum sunt:
cifra de afaceri ;
necesarul de fond de rulment;
rezultatul total;
rezultatul exploatării;
rezultatul financiar;
rezultatul excepțional;
capacitatea de autofinanțare;
trezoreria netă;
datoriile pe termen scurt;
mărimea activului;
capitalul permanent;
numărul mediu de personal;
capitalul propriu;
capitalul social;
activele imobilizate în valoare brută;
activele imobilizate în valoare netă;
fondul de rulment;
activele circulante.
Se prezintă situația elementelor patrimoniale de activ și pasiv, așa cum sunt înscrise în bilanțurile contabile de la sfârșitul anilor 2005, 2006, 2007, 2008 (în România anul financiar este echivalent cu anul calendaristic).
Pentru aprecierea performanțelor financiare obținute de S.C.AUTOCOMERT S.A. au fost studiate bilanțurile contabile pe anii 2005, 2006, 2007, 2008 precum și anexele la bilanț.
Metodologia de analiză a situației financiare cu ajutorul datelor din bilanț se bazează pe corelațiile interne existente între elementele patrimoniului aflate în activul bilanțului sub forma activelor (mijloace economice) de care dispune societatea pentru realizarea activității de producție și pasivul bilanțului sub forma surselor financiare de formare a activelor imobilizate sau circulante.
Posturile din activul bilanțului sunt ordonate în funcție de timpul necesar bunurilor și creanțelor pentru a se transforma în bani lichizi, adică mai întâi în active fixe și apoi în active circulante.
Este foarte importantă această notare,pentru a evita apariția unor posibile erori în calcularea unor indicatori de evaluare a performanțelor sau pierderilor înregistrate de societate pe parcursul celor patru ani de activitate.
Tabelul de mai jos a fost completat folosind următoarele formule:
Capitalul propriu permanent(CPP) = capital propriu(CP) + total datorii(DT)
Fondul de rulment(FR) = capital propriu permanent(CPP) – imobilizări
Nevoia de fond de rulment(NFR) = stocuri + creanțe – datorii de exploatare
Trezoreria netă(TN) = fond de rulment(FR) – nevoia de fond de rulment(NFR)
Capacitatea de autofinanțare(CAF) = venituri încasabile – cheltuieli plătibile = profit net + cheltuieli calculabile – venituri calculabile
În perioada 2005-2008 situația acestor indicatori se prezintă ca în tabel având valorile preluate din bilanțurile contabile prezentate anterior.
Situația datelor din bilanțuri la finele anilor 2005, 2006, 2007 și 2008
Principalii indicatori economico – financiari ai S.C.AUTOCOMERT S.A. –
Pentru a putea analiza indicatorii de mai sus este necesar să-i facem comparabili. În vederea comparării lor ne putem folosi de indicele general al prețurilor sau de raportul leu/euro. În perioada 2005 – 2008 raportul leu/euro (curs BNR pentru moneda euro la data de 31 decembrie ai anilor studiați) se prezintă astfel:
2005 1euro = 34.919 lei vechi (3,4919 lei RON)
2006 1euro = 40.994 lei vechi (4,0994 lei RON)
2007 1euro = 39.378 lei vechi (3,9378 lei RON)
2008 1euro = 36.771 lei vechi (3,6771 lei RON)
( pentru efectuarea calculelor se vor folosi cifrele cu două zecimale).
Pentru actualizare se ia ca bază anul 2008, rezultând astfel următorii coeficienți de actualizare:
K1-coeficient de actualizare în anul 2005;
K2-coeficient de actualizare în anul 2006;
K3-coeficient de actualizare în anul 2007;
Principalii indicatori economico – financiari ai S.C.AUTOCOMERT S.A. actualizați în vederea comparării
Cifra de afaceri
Ca în orice domeniu, și activitatea de prestări servicii este consumatoare de resurse și producătoare de rezultate, contabilitatea studiind în acest sens echilibrul specific activității interne care produce modificări cantitative și calitative în volumul și structura patrimoniului. Acest echilibru este definit și delimitat ca o relație între venit și cheltuieli.
Cifra de afaceri este un important indicator din contul de profit și pierdere care se determină ca sumă între veniturile din vânzarea mărfurilor și producția vândută.
Pentru a-și diminua riscurile și pentru a-și reduce incertitudinile care aparțin segmentului de piață în care societatea își desfășoară activitatea, firma și-a diversificat oferta de servicii, având astfel ca surse de venit ale cifrei de afaceri din operațiunile de prestări servicii și veniturile din vânzarea mărfurilor.
În tabelul următor se va prezenta contribuția fiecărei categorii de venituri la cifra de afaceri,precum și modificările intervenite în structura acesteia.
Vb – venituri din activitatea de bază; Ca – cifra de afaceri.
Va.a.- venituri din alte activități; Vc – venituri din comerț;
Analiza dinamicii cifrei de afaceri
R/Prev=CA realizată/CA prevăzută*100
R/Pn-1=CA realizată/CA2008*100
Evoluția cifrei de afaceri a cunoscut această sinusoidă și datorită politicii de comercializare a autoturismelor de către RENAULT ROMANIA. În anul 2003 autoturismele erau facturate de către RENAULT ROMANIA dealer-ului AUTOCOMERT , motiv pentru care în componența veniturilor din vânzarea mărfurilor intră și contravaloarea automobilelor vândute. În 2005 și 2006 automobilele erau comercializate tot de către dealer, dar în numele societății REANUL NISSAN ROMANIA, iar dealerul întocmește o factură de marjă în numele furnizorului de automobile. Conform coeficienților de actualizare mărimile se prezintă astfel:
Ca – cifră de afaceri; Caa – cifră de afaceri actualizată;
Ca2005 = 138.374 RON; Caa2005 = 138.374 * 1,05 = 145.292,7 RON;
Ca2006 =476.585 RON; Caa2006 = 476.585 * 0,90 = 428.926,5 RON;
Ca2007 =311.896 RON; Caa2007 = 311.896 * 0,93 = 290.063,28RON;
Ca2008 = Caa2008=500.562 RON.
Echilibrul financiar al S.C. AUTOCOMERT S.A.
Ca orice agent economic, și S.C. AUTOCOMERT S.A. și-a luat măsuri în vederea apărării împotriva riscurilor de neplată a unui credit, motiv pentru care este necesară cunoașterea bonității firmei. Bonitatea este privită sub două forme:
bonitate financiară – reflectă starea de încredere pe care o inspiră societatea potențialilor parteneri cu care se încheie anumite operații economico-financiare, în special pe baza unui credit;
bonitate comercială – indicatorul care pune în evidență capacitatea firmei de a-și plăti obligațiile pe care urmează să și le asume prin semnarea unui contract;
Un alt important indicator al echilibrului financiar al întreprinderii este lichiditatea (L) care reflectă capacitatea unor active de a se transforma în bani într-o anumită perioadă de timp. Gradul de lichiditate se exprimă ca raport între activele societății și datoriile acesteia pe termen scurt.
Acesta se prezintă sub trei aspecte:
lichiditate generală (Lg);
lichiditate restrânsă (Lr);
lichiditate patrimonială (Lp);
S – materiale aflate în stoc; PF – produse finite; Nc – numerar în casă;
Db – disponibil la bancă; Adb – alte disponibilități bănești; D – debitori;
Cl – clienți; F – furnizori; C – creditori; Dt – decontări cu terți; Op – alte obligații de plată.
Ac – active circulante; Dc – datorii curente.
Lg2008 = ( 114.269 : 133.906 ) * 100= 85,34 %
Solvabilitatea (S) – exprimă posibilitatea debitorului de a dispune de suficiente bunuri în patrimoniu sau pentru a-și îndeplini obligațiile de plată. Acest indicator îmbracă trei forme:
solvabilitate generală – raport între activele circulante și datoriile curente;
solvabilitate imediată – raport între (activele circulante – stocuri) și obligații;
solvabilitate globală – raport între (activele circulante + fixe) și datoriile totale;
Păstrarea solvabilității, pe parcursul întregului an, este strâns legată de îndeplinirea riguroasă a bugetului societății și a programului activității de exploatare, care îi permite să dispună în permanență de mijloacele bănești pentru a-și onora obligațiile scadente.
Evoluția indicatorilor de solvabilitate
Mărimea și evoluția indicatorilor arată că întreprinderea, din punct de vedere al solvabilității se află la limita inferioară a acceptabilității, fără a fi alarmantă. În perioada următoare trebuie să se facă eforturi pentru asigurarea disponibilităților necesare onorării obligațiilor pecuniare.
Capacitatea de plata (Cp) exprimă potențialul unității de a face față în orice moment obligațiilor bănești cu și fără numerar, respectiv corelația dintre încasări și plăți.
Încasările pot fi: disponibilități bănești, încasări din livrări de mărfuri, exerciții de lucrări, prestări de servicii, credite primite.
Plățile pot fi pentru: aprovizionări, salarii, rambursări de credite, obligații la buget. Pentru exprimarea sintetică a multiplelor corelații implicate în echilibrul economico-financiar se calculează următorii indicatori:
Analiza indicatorilor financiari pe baza ratelor
În intervalul cercetat echilibrul economico-financiar cunoaște o evoluție favorabilă astfel că la finele perioadei se încadrează în parametri care pot fi normali, fapt ce atestă funcționarea corespunzătoare a firmei.
2.3. Prezentarea biroului financiar-contabil
Biroul APROVIZIONARE-DESFACERE are următoarele atribuții:
fundamentează necesarul de aprovizionat;
păstrează totdeauna legătura cu furnizorii de mărfuri;
urmărește și ia măsuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare, prin căutarea surselor de aprovizionare cele mai apropiate și cu mijloace cât mai ieftine și de calitate;
organizează și participă la recepția cantitativă a materialelor și mărfurilor, face forme de respingere pentru marfa necorespunzătoare;
răspunde de respectarea strictă a disciplinei contractuale;
răspunde de întocmirea contractelor de garanție;
răspunde de întocmirea facturilor pentru vânzări;
asigură reclama și propaganda comercială;
Principalele atribuții ale biroului PERSONAL-SALARIZARE sunt:
managementul personalului, care privește:
determinarea necesarului de personal pe funcții și specialități;
redistribuirea personalului în funcție de solicitări;
urmărirea integrării personalului nou încadrat;
organizarea ocupării posturilor prin concursuri, în funcție de capacitate, aptitudini, experiență;
pregătirea și perfecționarea profesională;
politica salarială va ține seama de:
gradul de rentabilitate al societății, poziția pe piață;
utilizarea salarizării ca principal instrument de stimulare a salarizării personalului;
urmărește să favorizeze direct creșterea desfacerii medii pe salariat și să armonizeze interesele salariaților cu cele ale societății comerciale;
Biroul FINANCIAR-CONTABIL, având cele două servicii (serviciul contabilitate și serviciul financiar) reunite într-un singur compartiment datorită dimensiunilor mici ale firmei, asigură realizarea funcției financiar-contabilă a societății S.C. AUTOCOMERT S.A.
În concepția lui H.B.Maynard "funcția financiar-contabilă furnizează și menține resursele de capital sau bănești ale întreprinderii și oferă conducerii un sistem de indicatori de urmărire și control care contribuie la orientarea tuturor activităților din întreprindere „.
Biroul (compartimentul) financiar-contabil prezintă următoarele atribuții:
pe linie financiară :
asigură, prin plan financiar și de trezorerie, fondurile necesare societății;
întocmește, când este cazul, planul de credite și de casă pe care le depune la banca finanțatoare;
efectuează calculul de fundamentare al indicatorilor economici, în corelație cu indicatorii financiari;
răspunde de realizarea integrală și la timp a planului financiar, propunând măsuri eficiente de recuperare a pierderilor apărute în desfășurarea activității;
asigură plata la termen a sumelor ce constituie obligațiile societății față de terți;
asigură și răspunde de efectuarea corectă și la timp a calculului privind drepturile salariale de personal;
întocmește proiectul planului de finanțare-creditare a investițiilor proprii;
urmărește circulația documentelor de decontare cu banca și terții;
pe linie contabilă :
întocmește lunar balanța de verificare sintetică și balanțele de verificare analitice, răspunde de organizarea și funcționarea în bune condiții a contabilității valorilor patrimoniale;
asigură efectuarea corectă și la timp a înregistrărilor contabile ;
organizează inventarierea periodică a tuturor valorilor patrimoniale și urmărește definitivarea potrivit legii a rezultatelor inventarierii, precum și concordanța dintre acestea;
întocmește situația principalilor indicatori economico-financiari lunari, bilanțurile trimestriale și anuale, anexele acestora și coordonează întocmirea raportului explicativ la acestea;
prezintă spre aprobarea Adunării Generale a Asociaților bilanțul contabil și raportul explicativ;
participă la analiza rezultatelor economice și financiare pe baza datelor din bilanțul contabil și urmărește modul de ducere la îndeplinire a sarcinilor ce îi revin din procesul verbal de analiză întocmit;
participă la organizarea sistemului informațional al firmei, în special al sistemului informațional contabil;
exercită, potrivit legii, controlul financiar preventiv privind legalitatea, necesitatea, oportunitatea și economicitatea operațiunilor;
pe linie de analize economice :
mobilizează rezervele existente ale societății și răspunde pentru rezervele activității economico-financiară;
ia măsuri imediate, după stabilirea cauzelor, pentru eliminarea pierderilor apărute;
urmărește și analizează periodic stocurile de valori materiale, luând măsuri când se constată deficiențe;
analizează activitatea economico-financiară pe baza bilanțului luând măsuri imediate pentru eliminarea deficiențelor;
urmărește utilizarea cu eficiență a plafoanelor de credite și ia măsuri pentru diminuarea lor;
analizează desfășurarea ritmică a operațiilor de decontare cu furnizorii și beneficiarii, stabilind împreună cu băncile măsuri corespunzătoare pentru încasarea într-un timp scurt a contravalorii serviciilor prestate și lucrărilor executate;
pe linie de control financiar intern și control financiar preventiv:
efectuează controlul gestionar de fond la toate gestiunile proprii;
întocmește lista sarcinilor periodice de control și o transmite spre aprobare administratorului unității;
efectuează controlul conform normelor și legilor în vigoare;
urmărește aplicarea sancțiunilor disciplinare, contravenționale sau penale, precum și stabilirea răspunderii materiale și civile, după caz, împotriva celor vinovați ;
prezintă ori de câte ori este necesar, în ședința Adunării Generale a Asociaților, informări asupra activității controlului financiar intern și a controlului financiar preventiv în vederea eliminării deficiențelor.
În cadrul biroului financiar-contabil un rol deosebit de important îl ocupă contabilul-șef, ale cărui aptitudini, atribuții, limite de competență și responsabilități se desprind din fișa postului, după cum urmează:
Postul : contabil
Biroul : financiar-contabil
Cerințe :
Studii: Facultatea de Științe Economice, secția Finanțe – Contabilitate
Cunoștințe:
– cu privire la executarea activităților financiar-contabile, analiză economică, tehnică de calcul;
– privind contabilitatea mărfurilor, imobilizărilor, taxelor, impozitelor, clienților, furnizorilor etc;
– cunoașterea legislației în vigoare privind domeniul financiar – contabil;
Aptitudini:
– inteligență, gândire logică, memorie bună, spirit de previziune;
– capacitate de analiză și sinteză;
– receptivitate față de nou;
– spirt de inițiativă;
Atitudini:
– seriozitate și punctualitate în rezolvarea problemelor;
– receptivitate, corectitudine, cinste;
Relații:
ierarhice: este subordonat administratorului;
funcționale:
– interne: are relații de serviciu cu toate birourile funcționale;
– externe: cu unități și instituții care au tangență cu sfera sa de activitate;
Atribuții:
întocmește și ține la zi evidența contabilă sintetică și analitică a mărfurilor, materialelor, decontările cu terții și a tuturor structurilor patrimoniale;
efectuează verificarea prealabilă a documentelor de evidență primară privind întocmirea corectă a operațiunilor continue înainte de înregistrarea lor în contabilitate;
verifică lunar situația stocurilor din evidența contabilă cu cele din evidența gestionară;
întocmește lunar registrul stocurilor;
întocmește jurnalul pentru conturile încredințate;
participă la inventarierea patrimoniului unității;
urmărește ca întreaga corespondență și toate documentele care stau la baza înregistrărilor contabile să fie îndosariate și arhivate în conformitate cu reglementările în vigoare;
operează lună de lună pe calculator încasarea facturilor de mărfuri emise către clienți;
îndeplinește și alte sarcini încredințate de administrator;
Limita de competență:
propune măsuri privind îmbunătățirea activității în cadrul biroului financiar-contabil;
este consultat în legătură cu problemele referitoare la activitatea proprie;
la solicitarea șefului ierarhic superior, participă la discutarea și susținerea lucrărilor elaborate;
Responsabilități:
răspunde de realizarea la termen a tuturor atribuțiilor și sarcinilor încredințate;
răspunde de eficiența și calitatea lucrărilor executate în cadrul biroului;
răspunde de executarea dispozițiilor și indicațiilor date de conducere în legătură cu problemele de care se ocupă;
2.4. Metode de organizare a contabilității stocurilor
Unitățile patrimoniale au posibilitatea organizării contabilității valorilor materiale alegând dintre două sisteme de inventariere: sistemul inventarului intermitent și sistemul inventarului permanent. Întrucât S.C. AUTOCOMERT S.A. folosește metoda inventarului permanent, pe parcursul lucrării se vor accentua aspecte legate de acest sistem, despre inventarul intermitent nefăcându-se decât unele precizări cu caracter general.
2.4.1. Sistemul inventarului intermitent
În cazul folosirii inventarului intermitent, în conturile de stocuri se înregistrează, pe bază de documente justificative, intrările, în timp ce ieșirile se stabilesc și se înregistrează în contabilitate numai la sfârșitul perioadei, după ce, în prealabil, în acest scop s-a efectuat inventarierea stocurilor. Ieșirile se determină ca diferență între valoarea stocurilor inițiale plus valoarea intrărilor, pe de o parte, și valoarea stocurilor determinate prin inventariere pe de altă parte. Relația de calcul este următoarea:
în care, E – valoarea ieșirilor;
Si – valoarea stocurilor inițiale;
I – valoarea intrărilor;
Sf – valoarea stocurilor finale, stabilite prin inventariere;
Marele dezavantaj al acestei metode se referă la faptul că o eroare sau o omisiune la inventarierea stocurilor la finele perioadei de gestiune poate genera informații "false" pentru conturile de stocuri.
2.4.2. Sistemul inventarului permanent
Aplicarea inventarului permanent presupune contabilizarea fiecărei intrări de stocuri, cantitativ și valoric. De asemenea, fiecare ieșire din stoc este contabilizată fizic și valoric, ceea ce permite cunoașterea în orice moment a stocurilor, atât cantitativ, cât și valoric. La sfârșitul perioadei de gestiune valoarea stocurilor se stabilește după relația de mai jos, în care notațiile au aceeași semnificație ca în relația anterioară.
Dacă există diferențe între valoarea contabilă și cea de inventar (plusuri sau minusuri) acestea se vor regulariza, aducându-se stocurile la nivelul lor real. Inventarierea periodică a patrimoniului unității nu se poate limita la identificarea și măsurarea faptică a existentului de mijloace materiale. Ea trebuie să conducă, în final, la stabilirea situației reale sau efective a gestiunilor și să contribuie la analiza modului concret în care au fost respectate normele legale ce reglementează administrarea elementelor patrimoniale.
Pentru facilitarea controlului gestionar al bunurilor stocate, doctrina contabilă a elaborat, iar practica gestionară a confirmat, mai multe metode de evidență analitică a valorilor materiale:
(a) metoda cantitativ-valorică (pe fișe de cont analitic)
(b) metoda global-valorică și
(c) metoda operativ-contabilă (pe solduri);
În cadrul S.C. AUTOCOMERT S.A. sunt utilizate doar primele două metode , astfel:
metoda cantitativ-valorică, folosită pentru evidența stocurilor de piese auto și materiale de construcții, a carburanților, a pieselor de schimb, a obiectelor de inventar .
metoda global-valorică, folosită pentru evidența bunurilor ce fac obiectul de activitate cu amănuntul al societății (produse alimentare, produse tip plafar, articole de menaj uz casnic) etc.
Metoda cantitativ-valorică (pe fișe de cont analitic)
Potrivit acestei metode , evidența operativă și analitică a gestiunilor de valori materiale din cadrul S.C. AUTOCOMERT S.A. se realizează prin ținerea unei evidențe la locurile de depozitare, precum și la contabilitate.
La locurile de depozitare se ține o evidență cantitativă, cu ajutorul "Fișei de magazie", în cadrul acestui document, gestionarul calculând stocul cantitativ scriptic după fiecare operațiune de intrare sau ieșire din stoc.
Cu ocazia inventarierii periodice, "Fișa de magazie" permite confruntarea operativă a stocului scriptic cu cel faptic și determinarea plusurilor sau minusurilor de inventar cantitative.
La biroul financiar-contabil, evidența contabilă se conduce cantitativ-valoric, cu ajutorul "Fișelor de cont analitic pentru valori materiale" pe fiecare sortiment în parte.
Înregistrările în această fișă se fac document cu document, pe baza actelor de intrare-ieșire a bunurilor stocabile în și din gestiuni.
Documentele de intrare-ieșire a bunurilor se predau de la magazie la biroul financiar-contabil pe baza unui "Borderou de predare a documentelor".
Concomitent cu înregistrarea fiecărui document "Fișa de cont analitic pentru valori materiale", se pot întocmi și situații centralizatoare, respectiv "Situația bunurilor intrate" și "Situația bunurilor ieșite".
Metoda cantitativ – valorică (pe fișe de cont analitic)
Controlul gestionar-contabil al existenței și mișcărilor de stocuri se realizează prin confruntarea dintre datele cantitative (intrări, ieșiri și stoc) din "Fișele de cont analitic pentru valori materiale" și datele similare din "Fișa de magazie" pe de o parte, iar pe de altă parte, prin confruntarea concordanței dintre datele valorice și totalurile balanțelor de verificare analitice pe conturi de stocuri.
Metoda prezintă avantajul că poate furniza în orice moment date cu privire la existența și mișcarea bunurilor materiale, dar și dezavantajul unui volum mare de muncă.
Metoda global-valorică
Această metodă este folosită de S.C. AUTOCOMERT S.A. pentru evidența mărfurilor din magazinele situate în cartierele Primăverii și Griviței. Aceste magazine comercializează, în general, produse alimentare, produse de tip plafar, de uz casnic. Evidența acestor bunuri se realizează numai valoric, atât la gestiune, cât și la contabilitate.
` La fiecare gestiune, respectiv la cele două magazine, se întocmește "Raportul de gestiune", în care zilnic sunt înregistrate intrările și ieșirile, pe baza documentelor justificative, și se stabilește soldul de fiecare sfârșit de zi. Raportul de gestiune se întocmește în două exemplare, exemplarul 1 fiind trimis la biroul financiar-contabil.
La biroul financiar-contabil se verifică legalitatea și realitatea documentelor înscrise în "Raportul de gestiune", prețurile, precum și evaluarea împreună cu celelalte calcule, astfel că, după ce se constată corecta și legala lor alcătuire, se vizează și se înregistrează în "Fișa de cont pentru operații diverse".
Verificarea concordanței dintre stocurile existente la locurile de depozitare și soldul global – valoric de la contabilitate se face, de regulă, prin inventarierea faptică a stocurilor, confruntarea lor cu stocurile scriptice din "Raportul de gestiune", evaluarea stocurilor faptice din listele de inventar și confruntarea sumei lor cu soldul global – valoric din "Fișa de cont pentru operații diverse".
Avantajul acestei metode îl prezintă eliminarea fișelor de cont analitic de la contabilitate, ceea ce are ca rezultat reducerea volumului de muncă de la acest compartiment.
Metoda global-valorică
Metoda operativ-contabilă (pe solduri)
Deoarece nu este prezentă în cadrul S.C. AUTOCOMERT S.A. , în continuare se va realiza doar o prezentare succintă a metodei global-valorice. Astfel, metoda operativ-contabilă, constă în ținerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidenței cantitative a valorilor materiale, pe feluri, cu ajutorul "Fișei de magazie", iar la contabilitate a evidenței valorice pe conturi de materiale, desfășurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz. La contabilitate se folosește "Fișa centralizatoare a mișcărilor pe grupe de bunuri".
Controlul exactității și concordanței înregistrărilor din evidențele depozitelor cu cele din contabilitate se asigură lunar, prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din "Fișele de magazie" în "Registrul stocurilor".
Avantajul metodei operativ-contabile rezidă din faptul că "Registrul stocurilor" scutește unitățile de a mai conduce fișele contabile analitice pentru valori materiale (care consumă mult timp pentru înregistrarea operațiilor).
Metoda operativ-contabilă (pe solduri)
DESCRIEREA ACTIVITĂȚII CURENTE
Aceste contracte îmbracă forma contractelor comerciale de distribuție în care se specifică:
părțile contractante, respectiv Vânzătorul și Distribuitorul, care coincide cu S.C AUTOCOMERT S.A. . Prin aceste contracte sunt generate efecte benefice atât asupra vânzătorului, distribuitorului cât și asupra clientelei locale.
În cazul de față ne interesează doar distribuitorul, efectele benefice asupra acestuia referindu-se la :
– aprovizionarea ritmică cu piese de schimb pentru desfacere;
– sporirea prestigiului propriei firmei ca distribuitor al marelui producător;
obiectul contractului îl constituie definirea drepturilor și a obligațiilor părților contractante.
drepturile și obligațiile distribuitorului. S.C. AUTOCOMERT S.A. va acționa ca un comerciant independent , cumpărând produsele cu marca respectivă numai de la vânzător și revânzându-le în nume propriu. În contract se stipulează nr. buc.produse / an ce fac obiectul contractului.
Distribuitorul este obligat să revină cu o comandă fermă lunară transmisă cu minimum 10 zile înainte de începerea lunii ce nu poate fi obiectul unor renunțări ulterioare. Distribuitorul va face reclama corespunzătoare pentru produsele contractate pe cheltuielile proprii, după o reglementare prealabilă cu veniturile. Părțile contractante se vor anunța reciproc, din timp, despre intențiile de participare la târguri și expoziții.
drepturile și obligațiile vânzătorului. Vânzătorul este obligat să informeze cât mai curând posibil despre modificări importante ale politicii de afaceri privitor la produsele contractate, despre modificări ale prețurilor, să acorde consultanță tehnică și comercială ori de câte ori este nevoie.
condițiile de livrare
prețurile. La data semnării contractului, prețurile în vigoare sunt cele negociate între părți. Se poate acorda și discount aferent cantităților de produse livrate.
modalitățile de plată. Plata facturilor se va face la maximum 15 zile de la ridicarea mărfurilor. Neplata facturilor la termenul scadent atrage după sine anularea imediată a contractului.
În acest caz, vânzătorul nu mai are nici o obligație față de Distribuitor și își va recupera sumele și penalitățile aferente conform legislației în vigoare.
CIRCUITUL COMERCIAL
Circuitul material în cadrul S.C. AUTOCOMERT S.A.
Aprovizionarea este actul de comerț prin care se transmit bunuri materiale de la producător la comerciant, în baza unui contract de vânzare-cumpărare ale cărui elemente esențiale sunt cantitatea și prețul de cumpărare.
Stocarea constă în procesul de formare a rezervelor de mărfuri destinate asigurării continuității vânzărilor.
Vânzarea este actul de comerț în urma căruia marfa trece din proprietatea comerciantului în proprietatea consumatorului final.
Avându-se în vedere aceste stadii ale fluxului comercial, în cadrul S.C. AUTOCOMERT S.A. se operează cu structuri și substructuri specifice. Astfel, vom avea:
Structuri de prețuri specifice stadiilor fluxului comercial
Prețul de cumpărare (Pc) reprezintă echivalentul bănesc plătit de
S.C. AUTOCOMERT S.A. pentru mărfurile achiziționate de la furnizori.
Prețul de înregistrare sau evidență a stocurilor (Pi) trebuie să asigure evaluarea la orice moment a stocurilor de mărfuri existente și determinarea cât mai corectă a rezultatului economico-financiar.
Prețul de vânzare (Pv) reprezintă echivalentul bănesc încasat de S.C AUTOCOMERT S.A. de la consumatori.
C. GESTIUNEA STOCURILOR – calculul costurilor stocurilor
Stabilirea politicii de gestiune a stocurilor este strâns legată de costurile, respectiv cheltuielile care sunt antrenate cu comandarea-cumpărarea resurselor materiale și derularea procesului de aprovizionare-stocare; acestea se diferențiază pe următoarele categorii:
costul de achiziție, care se calculează ca produs între cantitatea fizică achiziționată și prețul (negociat) de vânzare al furnizorului. Este un cost care nu influențează calculele de optimizare a comenzilor de aprovizionare – stocare, excepție făcând situația în care se acordă rabaturi comerciale sau bonificații.
costul de lansare a comenzii, care include cheltuielile ce se fac începând cu întocmirea comenzii și trimiterea acesteia la furnizor, cheltuielile cu transportul deplasărilor delegaților societății la furnizor. Se includ doar cheltuielile pe care le face firma din momentul inițierii acțiunii de comandă – aprovizionare (emitere și transmitere prin fax sau telefon) și până la sosirea lotului comandat la destinație.
costul de stocare , care cuprinde suma cheltuielilor ce trebuie efectuate pe timpul staționării resurselor materiale, mărfurilor în stoc și anume: cheltuieli cu primirea – recepția, depozitarea propriu-zisă, conservarea, pază, evidență, eventuale perisabilități normale.
cheltuieli cu amortizarea spațiilor de depozitare, a celor cu plata salariilor lucrătorilor care își desfășoară activitatea în cadrul depozitelor.
costul suplimentar aferent lipsei materialelor în stoc, care intervine atunci când cererea este mai mare decât stocul, și deci, ea nu poate fi acoperită. În acest caz, se fac cheltuieli suplimentare pentru reaprovizionări, urgentarea sosirii mai devreme a loturilor programate sau se acceptă lipsa de stoc, suportându-se pierderile din profit.
D. OBIECTIVELE CONTABILITĂȚII STOCURILOR ȘI A PRODUCȚIEI ÎN CURS
Principalele obiective ce revin contabilității stocurilor sunt:
urmărirea și controlul realizării programului de aprovizionare (prin organizarea evidenței pe grupe și feluri de stocuri se asigură informații utile cu privire la sediul aprovizionării);
asigurarea integrității patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare și urmărirea permanentă a mișcării lor (prin organizarea contabilității mijloacelor circulante materiale pe gestiuni și în cadrul acestora pe feluri de stocuri, cantitativ și valoric, prin înregistrarea exactă și la timp a cuantumului mișcărilor și a diferențelor înregistrate la inventariere, prin sesizarea stocurilor fără utilitate sau cu mișcare lentă, pentru luarea măsurilor de lichidare a acestora);
urmărirea utilizării raționale a mijloacelor materiale aprovizionate;
înregistrarea și controlul valorificării stocurilor de mărfuri și a celorlalte categorii de stocuri destinate spre a fi livrate terților;
evaluarea realistă a stocurilor și determinarea influențelor asupra patrimoniului și rezultatelor, prin aplicarea corectă a regulilor de evaluare;
CAPITOLUL III
CONTABILITATEA STOCURILOR LA
S.C.AUTOCOMERT S.A.
3.1. Documente primare utilizate în contabilitatea
stocurilor și fluxul lor rațional
Organizarea contabilității unitare și corecte necesită, în primul rând, cunoașterea atât a categoriilor mari de stocuri gestionate de firmă, cât și fiecare bun în parte, deci gruparea acestora după diferite criterii. Astfel după natura fizică a stocurilor, acestea sunt clasificate pe grupe, subgrupe și clase astfel încât în interiorul unei grupe să figureze stocuri cu însușiri comune.
Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric,în condițiile stabilite de reglementările legale.
Înregistrarea în contabilitate a elementelor de activ se face la costul de achiziție,de producție sau la valoarea justă pentru alte intrări decât cele prin achiziție sau producție, după caz.
Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul -inventar și Cartea mare. Întocmirea,editarea și păstrarea registrelor de contabilitate se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor.
Registrul – jurnal, Registrul – inventar și Cartea mare, precum și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite,cu excepția ștatelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.
Diversele operații de aprovizionare și conservare, de eliberare din depozite, de inventariere sunt consemnate în diferite documente și evidențe operative specifice. Potrivit reglementărilor contabile românești, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, ori înregistrat în contabilitate, după caz.
Înregistrarea operațiunilor patrimoniale în contabilitate se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor justificative după data de întocmire sau de intrare în unitate și sistematic în conturi sintetice și analitice cu ajutorul Registrului-jurnal și a Cărții mari potrivit planurilor de conturi și normelor precizate în Legea Contabilității nr.82/1991 actualizată.
În cazul utilizării echipamentelor informatice pentru întocmirea documentelor justificative și pentru prelucrarea și înregistrarea datelor în contabilitate, registrele și formularele privind activitatea financiară și contabilă pot fi adaptate în funcție de necesitățile proprii de utilizare.
Realizarea unui control asupra existenței și mișcării stocurilor impune consemnarea riguroasă pe purtătorii de informații care pot fi grupați, în primul rând, în funcție de natura operației patrimoniale pe care o reflectă și anume:
documente primare sau centralizate de evidență a intrărilor de stocuri : notă de recepție și constatare de diferențe; avizul de însoțire a mărfii; factura fiscală;
documente contabile de evidență a stocurilor : fișă de magazie; fișă de evidență a materialelor și obiectelor de inventar pe locuri de folosință; fișă de cont analitic pentru valori materiale etc;
documente primare sau centralizate de evidență a ieșirilor de stocuri: : avizul de însoțire a mărfii și factura fiscală; bon de vânzare;
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE
Servește ca document pentru recepția bunurilor aprovizionate sau drept document justificativ pentru încărcarea în gestiune. Se mai poate utiliza și ca act de probă în litigiile cu furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție sau ca document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se folosește ca document distinct de recepție în cazurile bunurilor materiale: cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; procurate de la persoane fizice; care sosesc neînsoțite de documente de livrare; care prezintă diferențe la recepție. De asemenea, se mai folosește ca document distinct de recepție și în cazul mărfurilor intrate în gestiune la care evidența se ține la preț de vânzare cu amănuntul sau en-gros .
În aceste cazuri recepția și încărcarea în gestiune se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, aviz de însoțire a mărfii).
Se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În cazul în care se constată diferențe, Nota de recepție și constatare diferențe se întocmește în 3 exemplare de către comisia de recepție legal constituită.
Circulă la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele ); la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii); la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. Formularul notei de recepție și constatare de diferențe este prezentat mai jos.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE
Subsemnații, membri ai comisiei de recepție, am procedat la recepționarea valorilor materiale furnizate de……………….. din …… …. ………..cu vagon / auto nr……………, documente însoțitoare………………delegat……………………………………………., constatându-se următoarele:
AVIZUL DE ÎNSOȚIRE A MĂRFII
Servește ca document de însoțire a mărfii pe timpul transportului; document ce stă la baza întocmirii facturii; document de primire în gestiune; dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta ,dispersate teritorial,ale aceleași unități.
Se întocmește în două sau mai multe exemplare de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, datorită unor condiții obiective și în alte situații stabilite prin procedurile proprii ale societății.
În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleași unități ,dispersate teritorial, avizul de însoțire a mărfii va purta mențiunea "Fără factură". Pe avizul de însoțire a mărfii, emis pentru valori materiale trimise spre prelucrare la terți, se face mențiunea "Pentru prelucrare la terți".
Circulă atât la furnizor cât și la cumpărător.
Astfel, atunci când S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI are calitatea de vânzător, exemplarele 2 și 3 ale avizului de însoțire a mărfii sunt folosite la compartimentul de desfacere (pentru înregistrarea cantităților vândute și pentru întocmirea facturii) și la compartimentul finaciar-contabil, atașat la factură.
Când S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI are calitatea de cumpărător, doar exemplarul 1 al avizul de însoțire a mărfii ajunge la acesta. Exemplarul 1 merge la magazie (pentru încărcarea în gestiune a mărfurilor, produselor sau altor valori materiale, după efectuarea recepției de către comisia de recepție și după consemnarea rezultatelor), la compartimentul de aprovizionare (pentru înregistrarea cantităților aprovizionate), la compartimentul finaciar-contabil (pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașat de factură).
Se arhivează la furnizor și la cumpărător, la compartimentul desfacere și la compartimentul financiar-contabil, atunci când S.C AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI are calitatea de vânzător, și la compartimentul financiar – contabil, atunci când S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI are calitatea de cumpărător.
FACTURA FISCALĂ
Servește ca: document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a lucrărilor prestate; document de însoțire a mărfii pe timpul transportului; document de încărcare în gestiunea cumpărătorului; document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului,cât și în alte situații prevăzute expres de lege.
Se întocmește în două sau mai multe exemplare la livrarea mărfurilor, la executarea lucrărilor sau prestarea serviciilor, de către compartimentul de desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziției de livrare sau a avizului de însoțire a mărfii.
Circulă atât la furnizor cât și la cumpărător.
Astfel, atunci când S.C. AUTOCOMERT S.A BUCURESTI are calitatea de vânzător, toate exemplarele facturii fiscale merg la persoanele autorizate să dispună încasări în contul de la bancă al unității și la compartimentul financiar-contabil pentru acordarea vizei de control financiar-preventiv (în cadrul S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI nu există compartiment special în care să se efectueze viza de control financiar preventiv).
Exemplarul 2 circulă și la compartimentul de desfacere, în vederea înregistrării operative și eventualele reclamații ale clienților. Exemplarul 3 este folosit la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate.
Când S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI are calitatea de cumpărător, exemplarul 1 circulă la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operațiunii, la compartimentul financiar-contabil pentru acceptarea plății sau pentru acordarea vizei de control financiar-preventiv, precum și pentru înregistrarea în contabilitate.
Se arhivează la furnizor și cumpărător : la compartimentul desfacere (exemplarul 2) și la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3), atunci când S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI are calitatea de vânzător, și la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1), atunci când S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI are calitatea de cumpărător.
Noul regim juridic al facturii
O.M.F.P. nr. 2226/2006 a modificat regimul juridic al unor formulare financiar-contabile de largă utilizare, în sensul că acestea nu mai au un regim special de tipărire,înscriere și numerotare, ci au un regim intern de tipărire și numerotare.
Acest regim se aplică și altor formulare financiar-contabile care stau la baza înregistrării de venituri,cum ar fi: monetar,chitanță și altele, după caz, precum și avizului de însoțire a mărfii.
Formularele tipizate, conforme reglementărilor anterioare, pot fi utilizate și după data de 01.01.2008, până la epuizare.
Cu caracter de noutate,potrivit Codului fiscal, este faptul că semnarea și ștampilarea facturilor nu sunt obligatorii.
Norme privind regimul intern de numerotare al facturii
Persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității (de exemplu administratorul) au obligația de a desemna ,prin decizie internă scrisă ,o persoană sau mai multe,după caz,care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.
Factura trebuie să aibă un număr de ordine,în baza uneia sau mai multor serii,numere ce trebuie să fie secvențial,stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcție de numărul de facturi emis. Anual se stabilește numărul de la care se emite prima factură.
În alocarea numerelor se ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
FIȘĂ DE EVIDENȚĂ A OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINȚĂ
Servește ca document de evidență a obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durată, a echipamentului și materialelor de protecție date în folosința personalului, până la scoaterea lor din uz.
Se întocmește într-un exemplar, pe măsura dării în folosință a bunurilor pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de persoana desemnată să țină evidența acestora.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
3.2.Contabilitatea stocurilor
Contabilitatea stocurilor și producției de execuție se realizează cu ajutorul conturilor sintetice de grad I și II din cadrul grupelor (s-a folosit PLANUL DE CONTURI GENERAL 2006-2007, aprobat prin O.M.F. nr.1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene) :
30 „Stocuri de materii și materiale”
301 „Materii prime”
302 „Materiale consumabile”
303 „Materiale de natura obiectelor de inventar”
308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale”
33 „Producția în curs de execuție”
331 „Produse în curs de execuție”
332 „Lucrări și servicii în curs de execuție”
34 „Produse”
341 „Semifabricate”
345 „Produse finite”
346 „Produse reziduale”
348 „Diferențe de preț la produse”
35 „Stocuri aflate la terți”
351 „Materii și materiale aflate la terți”
354 „Produse aflate la terți”
356 „Animale aflate la terți”
357 „Mărfuri aflate la terți”
358 „Ambalaje aflate la terți”
36 „Animale”
361 „Animale și păsări”
368 „Diferențe de preț la animale și păsări”
37 „Mărfuri”
371 „Mărfuri”
378 „Diferențe de preț la mărfuri”
38 „Ambalaje”
381 „Ambalaje”
388 „Diferențe de preț la ambalaje”
39 „Ajustări pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție” și conturile de gradul I și II aferente.
Contabilitatea mărfurilor
Mărfurile ale căror operații contabile vor fi exemplificate ulterior,sunt situate în grupa 37 a clasei de conturi,deoarece se respectă criteriul general de ordine a activelor în structura planului de conturi și în bilanțul contabil,respectiv ordinea crescătoare a lichidității stocurilor.
În cadrul grupei 37 se întâlnesc două conturi sintetice : 371 –Mărfuri și 378 –Diferențe de preț la mărfuri.Conținutul și funcțiunea acestor conturi este diferită.
Rolul contului 371 : evidența existenței și mișcării stocurilor de mărfuri.
Conținutul economic al contului 371: cont de active circulante,grupa activelor circulante materiale.
Funcția contabilă a contului 371 : cont de activ.
Contul 371 se debitează cu valoarea la preț de înregistrare a mărfurilor intrate în patrimoniul unității astfel : achiziționate de la furnizori sau din avansuri de trezorerie, aduse de la terți, constatate plus la inventariere.
În creditul contului 371 se înregistrează valoarea la preț de înregistrare a mărfurilor ieșite din gestiune, după cum urmează: constatate lipsă la inventar și depreciate, prin vânzare,livrate la grup,unitate sau la subunități și ieșite prin donație sau distruse de calamități. Soldul debitor al contului 371 reflectă valoarea mărfurilor la preț de înregistrare,aflate în stoc.
Contul 378-Diferențe de preț la mărfuri(adaos comercial)
Funcția contabilă a contului 378 : cont de pasiv sau de activ.
Contul 378 se creditează cu valoarea adaosului comercial aferent mărfurilor intrate în gestiune, și se debitează cu valoarea adaosului comercial aferent mărfurilor ieșite din gestiune.
Având în vedere faptul că agenții economici au posibilitatea să evalueze bunurile de natura stocurilor la nivelul costului prestabilit, atât la intrarea în gestiune, cât și la ieșire este necesară intervenția unui cont specific care să evidențieze diferențele ce apar între acestea și costul efectiv. Astfel pentru mărfuri aceste diferențe se evidențiează cu ajutorul contului 378 – Diferențe de preț la mărfuri.
S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI folosește ca preț de înregistrare în contabilitate a mărfurilor,costul de achiziție al acestora.În acest context operațiunile legate de mărfuri ,ce pot avea loc la firma mai sus menționată sunt prezentate în Registrul-Jurnal nr.1.
Registru-Jurnal nr. 1
3.3. Evaluarea stocurilor la darea în consum
A. Metoda "costului mediu ponderat" (CMP)
Costul mediu ponderat se poate calcula lunar sau după fiecare intrare, ca raport între valoarea totală a stocului inițial plus valoarea intrărilor în stoc și cantitatea existentă în stocul inițial plus cantitățile intrate în stoc.
Metoda CMP calculat la sfârșitul perioadei prezintă dezavantajul că nu permite evaluarea fiecărei ieșiri din stoc, ci numai evaluarea lor globală, la sfârșitul perioadei de gestiune, ceea ce este în contradicție cu principiul de bază al inventarului permanent: posibilitatea de a determina în orice moment valoarea stocului final.
Dezavantajul calculului complex ce caracterizează metoda CMP poate fi înlăturat prin utilizarea mijloacelor informatice .
B.Metoda „primei intrări-primei ieșiri”(FIFO)
Această metodă constă în „ valorizarea ieșirilor de stocuri în ordinea în care au intrat la costul de achiziție ( sau de producție) al primei intrări. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție (sau de producție) al lotului următor, în ordine cronologică. În consecință, stocul final este format din elementele evaluate la valorile cele mai recente.
C.Metoda „ultimei intrări – primei ieșiri” (LIFO)
Această metodă constă „în valorizarea ieșirilor de stocuri la costul de achiziție (sau de producție) al ultimei intrări ( lot). Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție (sau de producție) al lotului anterior, în ordine cronologică. În consecință, stocul final este format din elementele evaluate la valorile cele mai vechi.
Nici una din metodele prezentate nu este perfectă, valoarea stocului final modificându-se de fiecare dată.
În urma analizei exemplelor prezentate în capitolul anterior s-a ajuns la următoarele concluzii :
în condiții de stabilitate a prețurilor este recomandată metoda CMP;
utilizarea metodei LIFO are drept consecințe evaluarea consumului la valoarea maximă, beneficiul și stocul final la valori minime; dacă prețurile scad continuu, ieșirile sunt micșorate, stocul final și profitul final fiind majorate;
utilizarea metodei FIFO, în condițiile creșterii prețurilor, are ca efect evaluarea ieșirilor la prețurile cele mai scăzute, iar a stocurilor la prețurile cele mai mari, rezultând o majorare a profitului de exploatare al unității; dacă prețurile scad continuu, ieșirile sunt evaluate la prețurile cele mai mari, iar stocul la prețuri mai mici, efectul fiind cel al reducerii prețurilor .
Deoarece metodele FIFO și CMP nu permit o evaluare justă a ieșirilor de active circulante materiale, în condiții de inflație, metoda LIFO este cea mai adecvată, asigurând o apreciere mai reală a ieșirilor, stocurilor finale și rezultatului financiar.
S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI folosește pentru evaluarea stocurilor la darea în consum metoda L.I.F.O.
CAPITOLUL IV
ANALIZA ȘI CONTROLUL STOCURILOR
4.1. Analiza stocurilor
Prin natura lui, orice stoc reprezintă o imobilizare de valori, de capital. Funcțiile pe care le îndeplinesc în procesul circulației capitalului, determină politica pe care o adoptă firma, în gestiunea stocurilor de materiale, în care dimensiunea acestora prezintă o importanță deosebită.
Analiza stocurilor în cadrul dat al unei firme, sub aspect metodologic vizează mai multe aspecte. Astfel, o primă problemă se reflectă la "evoluția stocurilor comparativ cu cifra de afaceri", așa după cum se prezintă în tabelul de mai jos:
Evoluția stocurilor comparativ cu cifra de afaceri
Calcularea indicatorilor se realizează folosind regula de trei simplă, având ca bază anul de lucru inițial supus studierii, anul 2008.
Rezultă că în acest interval de timp, stocurile au avut o evoluție diferită. Astfel în primii doi ani, a existat tendința de creștere, reducându-se viteza lor de rotație, iar spre sfârșitul intervalului, asistăm la o accelerare a rotației, ceea ce se concretizează într-o diminuare a imobilizărilor. În mod normal, în condițiile de stabilitate economică, stocurile de materiale trebuie să evolueze, în paralel cu producția, respectiv cu cifra de afaceri. În activitatea practică de analiză se recomandă ca pe măsura posibilităților să se facă comparații și cu situația firmelor concurente.
Al doilea aspect în analiza stocurilor se referă la evoluția lor față de un nivel considerat al acestora (stoc normat, mediu, maxim sau orice altă categorie). Continuitatea procesului de producție impune existența stocurilor de materiale. De aceea, firma trebuie să-și stabilească limita stocurilor și să urmărească respectarea acesteia.
Nivelul optim al stocurilor are în vedere obținerea celui mai înalt efect, astfel ca fiecare unitate patrimonială să-și desfășoare activitatea economică cu cheltuieli de producție cât mai reduse și cu beneficii cât mai mari și deci, cu cheltuieli de stocare cât mai mici.
Optimizarea mărimii stocurilor trebuie să se facă ținând cont de următoarele criterii :
constituirea unor stocuri, în volumul și structura care să asigure desfășurarea continuă a procesului de producție în ritmurile și proporțiile stabilite, în condițiile folosirii complete și intensive a capacităților de producție, utilizării judicioase a resurselor materiale, sporirii continue a profitului întreprinderii;
adaptarea operativă a volumului și structurii stocurilor la modificările intervenite în structura producției și consumului, în tehnologiile de fabricație, în asimilarea de noi materiale cu caracteristici superioare, în îmbunătățirea continuă a calității produselor;
asigurarea unui volum al stocurilor astfel încât să se realizeze un raport optim între nivelul stocurilor de materiale și dinamica profitului;
dimensiunea stocurilor și perioada lor de asigurare să permită accelerarea vitezei de rotație a activelor circulante materiale, reducerea stocurilor cu mișcare lentă sau fără mișcare, eliminarea stocurilor care nu sunt necesare, a pierderilor și degradărilor în timpul depozitării și stocării;
creșterea continuă a eficienței economice și a gestiunii stocurilor prin reducerea cheltuielilor materiale;
Sistemele actuale de evidență permit ca în orice moment să fie identificate materialele sau grupele de materiale care prezintă abateri față de limita stabilită. Se recomandă să se opereze cu principiul excepției, iar înscrierea în listă (sau vizualizarea pe ecranul calculatorului) să se facă după un criteriu (în ordine crescătoare sau descrescătoare a codurilor etc.).
Al treilea aspect care se recomandă în analiza stocurilor se referă la "gradul de imobilizare", procedându-se la gruparea lor în stocuri normale, stocuri cu mișcare lentă, stocuri fără mișcare și stocuri disponibile.
Încadrarea într-o grupă sau alta se face în funcție de frecvența consumului, calculându-se durata de imobilizare a stocului (Di) în zile pe baza relației:
în care:
S = stocul mediu anual;
E = ieșirile din magazie;
În raport cu această mărime calculată pentru perioadele anterioare, se stabilește convențional, intervalul în zile pentru fiecare grupă. De exemplu, dacă durata medie de stocare este de 30 zile, materialele care au un timp de stocare mai mic decât această durată, intră în grupa stocurilor normale, între 30-60 zile, reprezintă mișcare lentă, iar peste 60 zile fără mișcare. Astfel, dacă la un material Di = 45 zile, iar de la ultima modificare (ieșire) au trecut 50 zile, intră în gruparea stocurilor cu mișcare lentă.
În ceea ce privește stocurile disponibile acestea se identifică după alte criterii, respectiv posibilitățile de utilizare în cadrul firmei.
Stocurile trebuie să asigure continuitatea procesului de producție. Ca urmare, o altă problemă în analiza acestora se referă la rezerva în zile (Rz) care se stabilește pe baza relației:
în care:
Sj = stocul efectiv la un moment dat;
Cj = consumul mediu zilnic;
4.2. Organizarea controlului financiar contabil la agenții economici
Organizarea, la agenții economici, a controlului financiar contabil propriu, este o sarcină prevăzută prin lege, care stabilește obligativitatea ca ministerele, organele centrale și locale de stat să asigure organizarea și funcționarea controlului financiar de gestiune privind patrimoniul propriu și a controlului financiar preventiv asupra veniturilor și cheltuielilor pentru care sunt ordonatori de credite.
Prin aceleași prevederi legale precum și prin statutele proprii, obligativitatea organizării controlului financiar contabil propriu a mai fost stabilită și pentru regiile autonome, societățile comerciale, asociațiile și alte persoane juridice cu activități economico sociale. Din aceste prevederi legale rezultă că unităților economice menționate le revin atât obligația legală cât și răspunderea pentru organizarea și derularea în condiții de eficiență a întregii activități de control financiar contabil propriu.
Principalele obiective ale controlului financiar contabil propriu constau în verificarea modului de organizare a activității de recepție și autorecepție la primirea și livrarea materiilor prime, materialelor și produselor, precum și depozitarea, conservarea și manipularea lor în cadrul unităților economice în vederea prevenirii degradării, distrugerii, pierderii sau risipei acestora.
Controlul financiar contabil propriu își mai propune, de asemenea, obiective constând în verificarea modului de efectuare a inventarierii patrimoniului în sensul de a stabili dacă aceasta a fost efectuată cu regularitate și la termenele prevăzute de lege, ca și obiective privind verificarea modului de organizare a evidențelor tehnico-operative, financiare și contabile, precum și a modului de conducere corectă și la zi, a acestora.
Obiectivele controlului financiar contabil propriu sunt verificarea modului de păstrare, manipulare și utilizare a formularelor cu regim special ca și modul de organizare a sistemului de pază a incintelor de depozitare a bunurilor, de orice fel, ce formează patrimoniul unității economice.
Pe tot parcursul desfășurării proceselor economice se impune un control sever asupra modului în care sunt asigurate existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor .
Organizarea controlului financiar contabil propriu se realizează diferențiat, în funcție de cele două forme ale sale, controlul preventiv și de controlul de gestiune.
4.2.1. Organizarea controlului financiar preventiv
În baza prevederilor legale în vigoare controlul financiar preventiv se organizează la ministere, departamente, organe centrale și locale de stat precum și la regiile autonome, societățile comerciale, asociații și alte persoane juridice care desfășoară activități economico-sociale.
Pentru realizarea organizării controlului financiar propriu pe baza acelorași prevederi legale, unitățile menționate emit norme proprii care se înscriu în documentele constitutive sau statutele de funcționare ale unităților economice.
La ordonatorii principali de credite ai bugetului de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat și ai fondurilor speciale, controlul financiar preventiv se organizează în baza unor prevederi legale speciale prin organele de control financiar contabil ale Ministerului Finanțelor.
La unitățile economice, altele decât cele coordonate de ordonatorii principali de credite, controlul financiar preventiv se organizează de către conducătorul compartimentului financiar contabil care are și sarcina exercitării acestei activități.
În funcție de volumul stabilit al documentelor și al operațiunilor ce se supun verificării, conducătorul compartimentului financiar contabil, poate propune ca efectuarea controlului financiar preventiv al unei părți din aceste documente și operațiuni, să fie executat și de alte persoane din cadrul unității economice.
În condițiile sistemelor de conducere cu mijloace electronice de prelucrare a datelor, controlul documentar-contabil se realizează printr-o serie de tehnici cu ajutorul cărora se stabilește dacă rezultatele prelucrării datelor sunt corecte.
4.2.2. Tehnici sau modalități specifice de control documentar – contabil
În practică sunt situații în care este necesară o adâncire a cunoașterii obiectivului controlat, când se apelează la documente și evidențe neoficiale.
Controlul își bazează concluziile pe acte, documente și evidențe care sunt întocmite cu respectarea normelor legale și conțin date reale.
Documentele și evidențele neoficiale, neprevăzute de norme, care sunt rezultatul inițiativei personale a celor ce le întocmesc în vederea justificării unor valori (de exemplu bonuri de mână, evidențe personale etc.) sunt apreciate ca mărturii scrise care facilitează examinarea documentelor și evidențelor oficiale.
Concluziile obținute pe baza documentelor și evidențelor neoficiale se iau în considerare de control numai dacă se confirmă, în mod obligatoriu, cu documente și evidențe oficiale, legale.
Fără această confirmare, documentele și evidențele neoficiale nu constituie argumente pentru concluziile controlului.
Pentru a constata abateri și lipsuri și a argumenta concluzii în legătură cu fapte neînregistrate sau înregistrate eronat , în documente și evidențe se folosesc tehnici sau modalități specifice de control, cum sunt cele prezentate în continuare.
A. Reconstituirea cantitativă a unor evidențe global-valorice, pe baza inventarelor și actelor de gestiune, când pentru ieșirea mărfurilor se folosește bonul de vânzare.
De exemplu, într-o gestiune global-valorică (de încălțăminte), cu vânzare pe bază de bon, se efectuează inventarierea periodică și nu se constată diferențe valorice.
B.Comparația de control privind stabilirea stocurilor (soldurilor)maxim posibile la intervalul final
Stocul maxim posibil = stocul la inventarul inițial + intrări de mărfuri pe bază de documente – ieșiri de mărfuri pe bază de documente.
Comparația de control se efectuează între stocul maxim posibil și stocul de la ultimul inventar, putând rezulta trei situații:
a) stocul maxim posibil este mai mare decât stocul de la ultimul inventar, situație normală, diferența reprezintă vânzările de mărfuri în perioada de control;
b) stocul maxim posibil este mai mic decât stocul de la ultimul inventar, situație anormală, diferența reprezintă mărfuri a căror intrare nu se justifică documentar. În aceste cazuri se pot identifica incorectitudini ca: introducerea de mărfuri în gestiune fără a se înregistra în documente și evidențe, practicarea de supraprețuri, substituiri de mărfuri la inventar sau în gestiune, omisiuni la inventar, erori în documente și evidențe etc;
c) stocul maxim posibil este egal cu stocul de la ultimul inventar. Această situație poate rezulta la sortimentele greu vandabile, fără mișcare. Dacă rezultă la sortimentele ușor vandabile sau cu desfacere curentă este necesară identificarea unor erori, omisiuni sau incorectitudini ale gestionarului.
Tehnica comparației de control se utilizează pentru stabilirea realității operațiilor, datelor de inventariere și a prețurilor practicate în cazul unităților de desfacere a mărfurilor cu plata direct la vânzător. Ea se dovedește utilă pentru argumentarea fraudelor comise în gestiune, întrucât face posibilă stabilirea cât mai aproape de realitate a cuantumului pagubei.
Dăm un exemplu de stabilire a stocului maxim posibil:
Stoc maxim posibil
Tehnica de analiză a dinamicii depunerilor de numerar rezultă din următorul exemplu: la o unitate comercială, perioada de gestiune se soldează cu lipsuri de 900 lei. În perioada următoare de gestiune se constată un plus de 800 lei. Gestionarul invocă inventarierea greșită în cele două perioade în scopul de a beneficia de compensarea minusului cu plusul de inventar. În urma examinării, nu se constată vicii de formă și nici alte elemente obiective de înlăturare a inventarului. Depunerile din vânzări prezintă următoarea dinamică : perioada I – 50.000 lei, perioada II – 51.500 lei, perioada III -49.800 lei și perioada IV- 95.000 lei.
Din analiza ultimei perioade, în care se constată o creștere a depunerilor din vânzări, rezultă că aceasta nu prezintă caracteristici de justificare a creșterii: nu au fost sărbători, nu s-au primit mărfuri deosebite etc. În consecință, depunerile mai mari nu sunt rezultatul creșterii vânzărilor, datorită unor cauze motivate, ele fiind făcute de gestionar în vederea acoperirii unor lipsuri pe care le avea în gestiune.
C. Corelarea actelor contabile, pentru stabilirea realității unui fapt economic, cu alte fapte de influență reciprocă.
D. Controlul intergestionar
Acest control este o tehnică sau modalitate de control care se utilizează pentru stabilirea adevărului în situațiile în care se invocă drept explicație a unor lipsuri într-o gestiune, plusurile la aceleași articole existente într-o altă gestiune. Prin această tehnică, se constată, de exemplu, dacă lipsa din magazia de produse finite este compensabilă cu plusul unor piese componente ale produselor finite respective constatat la secția de producție.
Controlul intergestionar scoate în evidență elemente concludente care explică unele situații de fapt, împrejurările care au determinat producerea pagubei. Prin această modalitate de control se demonstrează dacă există o legătură cauzală între plusul dintr-o gestiune și lipsa din cealaltă, dacă se întrunesc condițiile de compensare legală sau dacă diferențele respective au ca explicație neîntocmirea formelor de predare – primire pentru un lot restituit în producție și vederea unor remanieri, sau semnarea de către gestionarul depozitului pentru primirea unui lot de produse finite pe care, în fapt, nu le-a primit etc.
4.2.3. Controlul faptic
Controlul faptic este procedeul de stabilire a realității, existenței și mișcării mijloacelor materiale și bănești, și a desfășurării activităților economico-financiare.
Controlul faptic se execută la locul de existență a mijloacelor materiale și bănești,și are ca obiectiv determinarea exactă a cantităților și valorilor existente, a stării în care se găsesc, a stadiului și modului de prelucrare, a respectării legalității în utilizarea lor.
Inventarierea ca modalitate principală de control faptic are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existenței cantitative și calitative a elementelor de activ și pasiv ale unei unități gestionare, precum și a modului de executare a sarcinilor de către gestionari. Pe lângă constatarea stocurilor și soldurilor faptice, inventarierea include și compararea acestora cu cele scriptice și stabilirea eventualelor diferențe.
Inventarierea este o modalitate specifică de control contabil. Contabilitatea se caracterizează prin realitatea și exactitatea datelor. Din cauze obiective sau subiective, în timpul gestionării bunurilor, este posibil ca unele operații să nu fie consemnate în documente în momentul producerii lor și, ca atare, să nu fie înregistrate în conturi. De exemplu: ca rezultat al influenței agenților naturali, unele bunuri pierd din greutatea sau calitatea lor; neglijența sau intenția gestionarilor poate duce la dispariția unor bunuri, fără ca acestea să fie consemnate în documente și înregistrate în conturi; datele înregistrate în conturi pot să nu concorde cu realitatea ca urmare a greșelilor de calcul și înregistrare; măsurarea greșită a mijloacelor, întocmirea defectuoasă a documentelor privind unele operații economice ș.a.
Datorită acestor cauze este necesar să se controleze existența tuturor valorilor materiale și bănești, în scopul descoperirii neconcordanței dintre datele înregistrate în evidență si realitate. Prin inventariere se controlează și modul de conservare a mijloacelor economice, ceea ce contribuie la întărirea spiritului gospodăresc în gestiunile respective.
Inventarierea de control, ca tehnică a controlului financiar, coincide numai parțial cu activitatea mult mai largă de inventariere periodică a gestiunilor sau a întregului patrimoniu, care se realizează printr-o îmbinare a elementelor de control faptic cu cele documentare și prin efectuarea unor operațiuni specifice de regularizare a rezultatelor.
În funcție de specificul activității și de natura mijloacelor materiale este indicată declanșarea simultană a inventarierii de control la aceleași repere, pe întreaga unitate, îndeosebi în cazul materialelor de masă, ceea ce are drept consecință creșterea eficienței controlului faptic, întrucât se înlătură unele posibilități de acoperire a lipsurilor numai pe timpul inventarierii.
Din aceleași considerente, condiție esențială pentru surprinderea realităților efective este ca inventarierea de control să se efectueze inopinat. Pentru stabilirea unor rezultate reale, inventarierea de control implică și control exact asupra soldurilor scriptice la reperele inventariate. Aceasta presupune controlul asupra documentelor; expertiza tehnică și analiza de laborator sunt modalități de control care se utilizează în munca de control financiar, atunci când complexitatea unor probleme depășește nivelul de pregătire, aparatura de care dispune sau competența legală atribuită organului de control; în aceste cazuri se recurge la serviciile (și, evident, la metodele și aparatele) unor specialiști din domeniul tehnic, chimic, sanitar etc.
Expertizele tehnice sunt necesare pentru stabilirea integrității valorilor materiale, realității unei operații, cunoașterea parametrilor de funcționare a utilajelor, rezistenței unor materiale sau construcții, randamentelor energetice și termice, consumului de materiale și a volumului de manoperă pentru o lucrare sau produs etc. Analiza de laborator se folosește pentru determinarea calității compoziției sau conținutului unor materii prime, materiale, lucrări, produse etc. Expertizele tehnice și analizele de laborator depășesc cadrul problemelor economico-financiare dar, foarte adesea, ele sunt indispensabile organelor de control pentru analiza temeinică a fenomenului controlat, pentru cunoașterea realităților efective și pentru formularea unor concluzii juste. Ele se efectuează de specialiști, tehnicieni în solicitarea organelor de control.
De exemplu, prin expertiza tehnică se stabilește dacă volumul unor lucrări efectuate corespunde manoperei plătite sau prin analiza de laborator se precizează dacă în componența unui produs există toate materialele eliberate în depozit.
Observarea directă este o modalitate utilizată cu prioritate în controlul concomitent (ierarhic operativ-curent) și constă în urmărirea la fața locului a modului de organizare și desfășurare a muncii din diferite sectoare sau compartimente.
În acțiunile de control financiar, observarea directă poate fi făcută prin prezența la fața locului pentru a constata modul în care personalul își îndeplinește obligațiile de serviciu sau poate utiliza procedee tehnice mai evoluate, cum sunt: cronometrarea, fotografierea, normarea, testarea de aptitudini etc. De asemenea, controlul prin observarea directa permite cunoașterea unor situații de fapt care nu fac obiectivul înregistrărilor în documente sau în evidențe, cum sunt: asigurarea pazei la magazii și depozite; respectarea normelor de protecție a muncii; realizarea măsurilor de securitate privind păstrarea și manipularea numerarului
Observarea directă, ca modalitate de control faptic, se poate face pe bază de program și inopinat, în: secții, ateliere, sectoare, laboratoare, magazine, birouri, depozite, gestiuni etc. Prin observarea directă, de asemenea, se urmărește și modul cum este organizat și funcționează un compartiment, dacă se respectă prescripțiile legale în desfășurarea unei activități, în ce măsură este utilizat timpul de muncă corespunzător etc.
Inspecția fizică constă în examinarea activelor și a altor resurse. Este o probă sigură pentru constatarea existenței unui anumit post de activ, a imobilizărilor sau a actelor justificative înregistrate în evidență.
Controlul faptic se întregește cu cel documentar. În acest fel, prin control se stabilește atât modul de gestionare a mijloacelor materiale și bănești, cât și calitatea informațiilor cu privire la activitatea controlată.
4.2.4. Controlul total sau prin sondaj
În practică controlul, poate fi exercitat total sau prin sondaj. Controlul total cuprinde toate operațiile din cadrul obiectivelor stabilite și pe întreaga perioadă supusă controlului.
De exemplu, în ceea ce privește respectarea disciplinei de casă se au în vedere toate operațiile și documentele privind încasările și plățile pe perioada respectivă. Acest control este cel mai cuprinzător și sigur dar, cu toate acestea, ca urmare a faptului că necesită un volum mare de muncă, nu se poate aplica întotdeauna, fiind posibil mai ales la unitățile mici. Din aceste motive, în anumite cazuri, se utilizează controlul prin sondaj.
Acesta cercetează cele mai reprezentative documente și operații, care permit formularea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului urmărit. Sondajul este control selectiv care simplifică sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ și permite, astfel, să se obțină economii autentice în cea ce privește munca de control.
Eficiența controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, a operațiunilor și documentelor ce se controlează și care dau posibilitatea generalizării concluziilor și măsurilor ce se impun. De multe ori rezultatele sondajelor determină extinderea controlului asupra tuturor operațiunilor, ajungându-se astfel la controlul total.
CAPITOLUL V
CONCLUZII SI PROPUNERI
Un rol important îl are aplicarea progresului tehnic, care are drept finalitate creșterea eficienței muncii și care este util în adaptarea la cerințele distribuției rapide și eficiente a producției. Criteriul fundamental al deciziilor firmelor comerciale trebuie să fie maximizarea rentabilității.
În vederea desfășurării unei activități eficiente în ramura comerțului,trebuie avute în vedere următoarele :
creșterea volumului desfacerilor;
minimizarea consumului de resurse;
perfecționarea conducerii economice care ia decizii cu privire la alocarea resurselor și la organizarea activității economice;
modernizarea metodelor de stocare a mărfurilor în depozite prin utilizarea progresului informațional;
constituirea unor stocuri optime de mărfuri;
vânzarea mărfurilor direct din depozite,primirea și executarea automatizată a comenzilor clienților;
perfecționarea personalului de vânzare (agentul de vânzare trebuie să cunoască produsele, clienții, teritoriul și obiectivele sale specifice);
Obiectivul principal al firmelor comerciale se bazează pe relația dintre trei domenii de activitate care structurează piața :
producția ( realizarea de bunuri );
consumul de bunuri;
distribuția ( de la producător la consumator );
Pentru a măsura eficiența unei firme , trebuie să se țină seama de patru componente ce țin de marketing :
produsul comercializat;
prețul produsului;
distribuția produsului;
ponderea produsului;
În România piața este sufocată de obstacole, unele încurajate de reglementările guvernamentale. Piețele din România nu reprezintă interesele consumatorilor, ci pe cele ale comercianților.
În România este nevoie ca legislația să fie modificată, compatibilă cu economia țărilor occidentale, avându-se în vedere dezvoltarea sectorului IMM-urilor.
Integrarea României în Uniunea Europeană a codus la creșterea dependenței naționale de mărfurile și capitalurile externe, de centrele industriale și financiare europene, ceea ce ar sporii fluxurile de valori materiale interne-externe.
În vederea creșterii eficienței, alături de activitățile de intermediere a actelor de vânzare-cumpărare, de distribuția fizică, este nevoie și de alte noi activități :
cercetarea pieței;
informarea și educarea consumatorului;
promovarea unei game largi de servicii legate de folosirea produselor;
publicitatea;
În vederea dezvoltării comerțului se recomandă :
relansarea cererii,fără a neglija rolul cererii externe;
o politică a veniturilor care să susțină procesele de dezinflație;
îmbunătățirea utilizării resurselor de muncă ( folosirea unui personal cu pregătire profesională în domeniu) și reducerea șomajului;
dezvoltarea unui mediu de afaceri funcțional și atractiv;
dezvoltarea unei politici bugetare relaxante;
revigorarea producției interne și stimularea dezvoltării acelor ramuri și sectoare cu un aport sporit de valoare adăugată;
Funcționarea cu profitabilitate a activității de comerț presupune existența unei mari diversități de stocuri care să facă față cererilor de pe piață, atât din puct de vedere cantitativ, calitativ, cât și ca cost.
Deși stocurile sunt considerate resurse neactive ,este necesară constituirea de stocuri bine dimensionate pentru a se asigura ritmicitatea producției materiale și a consumului.
Din punct de vedere cantitativ stocurile trebuie să aibe acel nivel care să asigure desfășurarea normală a activității din economie, se urmărește realizarea unor stocuri minim necesare și a unor cheltuieli cât mai mici.
Stocurile sunt necesare pentru asigurarea continuității activitățiilor din diferite domenii : producție, comerț , servicii.
Orice stoc reprezintă o imobilizare de valori, de capital și deci are o valoare deosebită. Există astfel o legătură strânsă între evoluția stocurilor și cifra de afaceri, între valoarea stocurilor și continuitatea procesului de producție, între volumul stocurilor și profit.
Ideal ar fi ca activitatea economică să se desfășoare cu cheltuieli de producție cât mai reduse și cu beneficii cât mai mari, deci cu cheltuieli de stocare cât mai mici.
În cazul existenței unei cererii constante la intervale egale, se recomandă ca reaprovizonările pentru reîntregirea stocului curent să se facă în loturi egale din punct de vedere cantitativ. Astfel se poate anticipa apariția fenomenului de epuizare a stocului curent.
Dacă se epuizează stocul curent, se apelează la stocul de siguranță pentru a evita întreruperea producției.
Acest tip de gestiune se folosește cu eficiență în cazul unităților cu un nomenclator constant de produse, cu un volum de aprovizionare eșalonat uniform în timp și cu relații tradiționale, stabilite cu furnizorii.
În cazul unei cererii variabile la intervale egale se recomandă reaprovizionarea cu cantități variabile la anumite momente,durata de reaprovizionare fiind de fiecare dată aceeași. Există riscul apariției fenomenului de lipsă de stoc.
În cazul unei cereri variabile la intervale neegale, nu se cunoaște dinainte momentele la care se lansează comenzile. Reaprovizionarea ar trebui să se facă în loturi fixe, iar nivelul de alarmă se consideră a fi egal cu nivelul stocului de siguranță.
Acest tip de gestiune este eficient pentru întreprinderile cu un volum mare de producție, care produc bunuri de larg consum.
Stocurile sunt foarte importante pentru buna funcționare a activității unei societăți comerciale, există motive întemeiate pentru crearea lor, cum ar fi :
capitalul investit în stocuri este ușor de evidențiat;
asigură desfășurarea continuă a procesului de producție;
anticiparea unei creșteri a prețurilor (exceptând speculațiile );
Analizând traiectoria economico-financiară a societății studiate în capitolul doi al lucrării, S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI, pe parcursul celor patru ani ( 2005 – 2008), se poate spune că aceasta se află într-o ascensiune ce se datorează influenței mai multor factori :
și-a diversificat oferta de servicii(satisfăcând cerințele unui număr mai mare de clienți, diminuându-și astfel riscurile);
societatea s-a axat atât pe problemele curente, cât și pe funcțiile de organizare și previziune (procesul managerial este eficient);
societatea a urmat o strategie de evoluție, fiind axată pe restructurare, în sens de modernizare și îmbunătățire a performanțelor prin politici eficiente de atingere a obiectivelor propuse; În acest sens a fost introdusă în funcțiile procesului de conducere ( previziune, organizare, coordonare, control) și activitatea de management al calității, ceea ce a condus la creșterea eficienței tehnico – economice;
societatea și-a ales ca obiect de activitate, cum este transportul intern și internațional de mărfuri, comercializarea autoturismelor; domenii în care riscurile unui eventual eșec sunt relativ mici, deoarece mijloacele de transport sunt indispensabile, lipsa acestora ar îngreuna desfășurarea activităților din economie;
a crescut numărul salariaților (de la 25 – în anul 2005, la 50 de salariați-în anul 2008). Această creștere a numărului salariaților a contribuit în mod logic la creșterea cifrei de afaceri. Această situație este favorabilă economiei deoarece creșterea numărului salariaților a fost justificată de sporirea activității întreprinderii; În plus societatea a angajat numai personal calificat ,care asigură calitatea serviciilor (resurse umane bine pregătite);
valoarea stocurilor a crescut de-a lungul celor patru ani de activitate studiați,ceea ce a condus la faptul că din punct de vedere al solvabilității imediate societatea se află la limita inferioară a acceptabilității, fără a fi alarmantă;
în schimb solvabilitatea globală a societății a crescut (de la 2 la 2,96), ceea ce înseamnă că societatea dispune în permanență de mijloace bănești pentru a-și onora obligațiile;
prin creșterea cifrei de afaceri se creează premise pentru sporirea surselor proprii ale societății și deci, posibilitatea întreprinderii în formarea fondurilor necesare realizării de noi investiții, premierii salariaților și distribuirii de dividende;
cifra de afaceri se află în continuă creștere (de la 145.292,7 lei RON –în anul 2005, la 500.562 lei RON – la finele anului 2008), creștere realizată în bună parte datorită politicii de comercializare;
cifra de afaceri a crescut nu superficial (de exemplu prin obținerea unor venituri excepționale), ci datorită majorării veniturilor din activitatea de bază de la 190.000 lei RON (în anul 2005) la 300.000 lei RON la finele anului 2008;
a scăzut rata datoriilor (de la 0,5 la 0,337);
În intervalul cercetat ( între anii 2005-2008 ) echilibrul economico-financiar al societății analizate cunoaște o evoluție favorabilă; la finele perioadei anului 2008 societatea S.C. AUTOCOMERT S.A. BUCURESTI se încadrează în parametrii care pot fi normali, fapt ce atestă funcționarea corespunzătoare a firmei;
BIBLIOGRAFIE
REVISTE ȘI ZIARE
Curierul fiscal nr.11/2006 din 15 dec.2006, Editura C.H.Beck, p. 36.
Tribuna economică nr.12/2006, Articolul de topo – optimizarea mărimii stocurilor și gestiunea stocurilor în situații de risc.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Elemente DE Modernitate In Contabilitatea Stocurilor (ID: 134204)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.