Elaborarea Unui Subsistem Informatic In Managementul Financiar Contabil

Economie

Elaborarea Unui Subsistem Informatic In Managementul Financiar Contabil

Byadmin ianuarie 1, 2024

Elaborarea unui subsistem informatic în managementul financiar-contabil

LISTA FIGURILOR ȘI A TABELELOR

Schema 1. – Locul și rolul managerului financiar în cadrul organizației – pg 12

Schema 2. – Funcțiile Managementului Financiar- pg 15

Figura II.1. – Piramida informațională – pg 22

Figura II.2. – Arhitectura funcțională a sistemului informațional – pg 23

Figura II.3. – Viziunea sistemică asupra întreprinderii – pg 24

Figura II.4. – Niveluri de management – pg 25

Figura II.5. – Componența nivelurilor de management, modalitățile de comunicare inter-niveluri și în cadrul fiecărui nivel – pg 26

Figura II.6. – Rolul central al sistemului informațional financiar-contabil – pg 27

Figura II.7. – Contextul în care funcționează sistemul informațional financiar-contabil – pg 28

Figura II.8. – Arhitectura activităților desfășurate în cadrul sistemului informațional financiar-contabil – pg 29

Figura II.9. – Arhitectura funcțională a sistemului informațional financiar-contabil – pg 31

Fig.III.1. – Forma principală a SI Finanțe – pg 42

Fig.III.2. – Forma de introducere a unei instituții noi- pg 43

Fig. III.3. – Forma de vizualizare a unei instituții bugetare- pg 44

Fig.III.4. – Forma de vizualizare a unor bănci- pg 44

CUPRINS

Declarația privind propria răspundere

Lista figurilor și a tabelelor

Introducere

I. Definirea, obiectivele și domeniile de abordare ale managementului financiar-contabil

I.1. Conceptul de management

I.2. Obiectivele și domeniile de abordare

I.3. Tipologia deciziilor financiar manageriale

I.4. Locul și rolul managementului financiar-contabil

I.5. Fondul de informații al managementului financiar-contabil

I.6. Atributele sau funcțiile managementului financiar

II. Structura subsistemului informatic financiar-contabil

II.1. Date, informații, cunoștințe

II.2. Locul și rolul subsistemului informațional financiar-contabil în cadrul firmei

II.3. Arhitectura subsistemului informațional financiar-contabil

II.4. Analiza sistemului informatic existent la ÎS Fintehinform

II.5. Justificarea necesității și oportunității realizării subsistemului informatic

III. Proiectarea de ansamblu și detaliu a subsistemului informatic

III.1. Obiectivele subsistemului informatic proiectat

III.2. Definirea ieșirilor și a intrărilor

III.3. Sistemul de clasificare și codificare utilizat

III.4. Realizarea programelor

III.5. Procesul tehnologic de prelucrare

III.6. Estimarea necesarului de resurse hard și soft

III.7. Metodologia de evaluare a eficienței

Concluzii și recomandări

Bibliografie

Anexe

INTRODUCERE

“Managementul financiar este o artă nu o știință exactă,

ceea ce explică de ce unii oameni sunt capabili să o facă, iar alții nu”.

David Davies

Elaborarea subsistemelor informatice constituie o activitate complexă care, presupune îmbinarea strânsă a cunoștințelor economice de specialitate cu cele privind arhitectura, programarea și utilizarea calculatoarelor electronice. În ciclul de dezvoltare a subsistemului informațional sunt implicate o serie de unități organizaționale ca de exemplu, conducerea, utilizatorul, proiectantul, unități informatice, ce îndeplinesc diferite funcții de analiză, evaluare, proiectare și exploatare. Perfecționarea continue a activității economico – sociale impune folosirea pe scară largă a celor mai noi realizări ale științei și tehnicii moderne. În acest cadru, dezvoltarea și diversificarea producției de tehnica de calcul și a sistemelor de operare conduc la un proces continuu de extindere și perfecționare a subsistemului informatic la toate sferele economiei naționale.

Teza de master are ca temă: „Elaborarea unui subsistem informatic în managementul financiar-contabil” și cuprinde 3 capitole.

În capitolul I – Definirea, obiectivele și domeniile de abordare ale managementului financiar-contabil este definit conceptul de management, care sunt obiectivele, rolul și domeniile de abordare ale managementului, precum și clasificarea deciziilor de ordin financiar managerial .

Capitolul II – Structura subsistemului informatic financiar-contabil vorbește despre structura unui subsistem, ce constă din date, informații și cunoștințe, arhitectura și care e rolul subsistemului informațional în cadrul unei firme. În final se face o analiză de ansamblu a subsistemului existent la ÎS Fintehinform.

Capitolul III – Proiectarea de ansamblu și detaliu a subsistemului informatic sunt descrise obiectivele de bază ce stau la baza funcționării subsistemului informatic, în ce constă proiectarea intrărilor și ieșirilor, cum se clasifică și codifică informația, desfășurarea procesului tehnologic de prelucrare și care ar fi echipamentele și produse de program necesare în desfășurarea unei activități.

Obiectivul fundamental al Subsistemului Informatic pentru Managementul Financiar-contabil constă în furnizarea de informații corecte, relevante și în timp real la toate nivelele decizionale corespunzătoare sistemelor operante unde este utilizat, în scopul creșterii performanțelor gestiunii financiar-bancare.

Pentru atingerea acestui obiectiv o condiție de bază este creșterea calității informațiilor contabile astfel încât să se asigure cunoașterea în detaliu a proceselor economice legate de tehnica operațiunilor de decontare, a fluxurilor bănești vehiculate, precum și a rezultatelor financiare obținute.

Realizarea și implementarea acestui subsistem informatic pentru managementul financiar-contabil creează condiții pentru utilizarea unor metode moderne, eficiente de preluare, urmărire și control a întregii activități care se desfășoară.

Obiectivul fundamental, enunțat mai sus, influențează direct celelalte obiective cu caracter managerial și funcțional.

Obiectivele manageriale constau în realizarea preluării decontărilor în așa fel încât fiecare unitate operațională din sistem să cunoască cu exactitate rezultatele economice și să poată beneficia de efectele sistemului informatic în activitatea de zi cu zi.

Obiectivele manageriale și funcționale ale subsistemului informatic pentru managementul financiar-contabil pot surprinde și alte aspecte ce decurg din: volumul operațiunilor de decontare și gama instrumentelor de decontare folosită.

Pentru a răspunde cât mai bine cerințelor diverse de prelucrarea și posibilităților multiple de gestiune a datelor, metodologia prezentată în această lucrare permite abordarea proiectării generale a unui subsistem informatic, independent de sistemul electronic de calcul sau sistemul de gestiune, prin elaborarea modelului conceptual a viitorului sistem pe criterii funcționale. Această soluție asigură definirea conținutului și structurii bazei informaționale specifice viitorului sistem prin aplicarea tehnicilor de modelare de tip „entitate – atribut – corespondență”, inclusiv cadrul general organizatoric de realizare a sistemului proiectat.

Avantajul creării unui astfel de subsistem informatic constă în creșterea vitezei de obținere a informației utile pentru luarea deciziilor privind activitatea în perspectivă a unei instituții, diminuarea timpului de răspuns al sistemului, îmbunătățirea calității informației (exactitate, grad superior de prelucrare, etc.), utilizarea unor modele de optimizare, prognoză și estimare a resurselor pentru activitatea economico-socială, îmbunătățirea formei de prezentare a informației creșterea productivității muncii în activitatea de conducere, informațional și operațional.

I. DEFINIREA, OBIECTIVELE ȘI DOMENIILE DE ABORDARE ALE MANAGEMENTULUI FINANCIAR – CONTABIL

I.1. Conceptul de management

Conceptul de management are semnificații multiple atât în teorie cât și în practică. Procesul de management, ca rezultat al evoluției gândirii și practicii umane, are ca obiect primordial instruirea și orientarea oamenilor în cadrul unui sistem organizat. Printre cele mai vechi definiri ale managementului ca știință se remarcă cele ale lui F.W.Taylor și H. Fayol.
F.W.Taylor definește managementul în cartea sa Shop Management (1903) astfel: “Managementul înseamnă a ști exact ce doresc să facă oamenii și a-i supraveghea ca ei să realizeze aceasta pe calea cea mai bună și mai ieftină ”. În cartea Administration industrielle et generale (1916), H. Fayol definește managementul prin precizarea funcțiilor de bază “a coordona și a controla”, definiție valabilă și astăzi [2].

Dintre definițiile de ordin pragmatic ale managementului cele mai răspândite sunt ale lui Reece B. și O’Grady J. (1984) – “managementul este un proces de coordonare a resurselor umane, informaționale, fizice și financiare în vederea realizării scopurilor organizației”. Matsushita K. , directorul firmei cu același nume arată că “managementul este arta de a mobiliza și combina inteligența tututror în serviciul întreprinderii”, iar specialiștii din domeniul comportamentului organizațional definesc managementul ca “arta de a lucra cu și prin alții pentru a atinge obiectivele organizației în condiții de eficacitate, eficientă și etică” (Kreitner K., Kinichi M. 1999). Pornind de la rolul și importanța managementului P.F.Druker (1993) îl prezintă ca pe un eveniment esențial al istoriei sociale care [2]:

Va rămâne atât timp cât va supraviețui civilizația însăși;

Exprimă convingerile esențiale ale societățiii moderne;

Are sarcina să facă productive resursele (se ocupă în primul rând de inpu-uri: resurse materiale, potențialul uman, tehnologii);

Nu se adaptează pur și simplu la forțele piețeii, ci le creează propria acțiune.

P.F. Druker definește managementul “ca o sumă de principiu, puțin dar important” și anume:

Managementul se referă la oameni: aceștia trebuie să lucreze eficient, fapt ce determină modalități de organizare și conducere;

Managementul este strâns legat de cultură: conținutul muncii manageriale este același în diferite țări indiferent de nivelul de dezoltare, dar pentru a construi un sistem de management efcient trebuie găsite și identificate elementele tradiției, istoriei și culturii;

În fiecare firmă întregul personal trebuie să își asume angajamentul de respectare a obiectivelor și valurilor comune: sarcina managementului este să analizeze, stabilească și să exemplifice aceste obiective, valori și cauze.

În concepția lui P. F. Druker Managementul nu este o creație a economiei este însă un creator care stăpânește circumstanțele economice și le modifică prin acțiune conștientă. Sănătatea economică depinde de performanțele managementului, cu toate acestea managementul este cea mai puțin înțeleasă dintre instituțiile noastre esențiale. Pornind de la aceste definiții putem afirma că managementul firmei are ca scop studierea proceselor și relațiilor de management din cadrul ei, conceperea de noi sisteme, metode, tehnici și instrumente de management în vederea realizării obiectivelor acesteia, în condiții de eficacitate și eficiență. Procesul de management cuprinde totalitatea activităților și fazelor prin care se determină obiectivele firmei și ale subsistemelor aceteia, resursele fizice, umane, financiare, informaționale și procesele necesare realizării lor, modul de integrare și control a muncii personalului.

I.2. Obiectivele și domeniile de abordare

Managementul financiar contabil se definește ca o funcție al cărei scop constă în asigurarea permanentă a întreprinderii cu fondurile necesare, înregistrarea și evidența valorică a resurselor financiare și materiale și controlul cu privire la rentabilitatea operațiunilor angajate cu aceste fonduri.

Obiectivul managementului financiar contabil urmărește realizarea obiectivelor fundamentale ale societății, obiective ce se canalizează în două direcții [14]:

1. maximizarea profiturilor:

este obiectivul predominant al managerilor firmei;

toate deciziile ce se dispun trebuie să urmărească acest obiectiv;

trebuie definit ce anume se maximizează: masa profitului sau rata profitului;

realizarea obiectivului nu ia în considerație riscul deciziilor alternative, managerul trebuie să țină seama de gradul de risc în alocarea resurselor drul ei, conceperea de noi sisteme, metode, tehnici și instrumente de management în vederea realizării obiectivelor acesteia, în condiții de eficacitate și eficiență. Procesul de management cuprinde totalitatea activităților și fazelor prin care se determină obiectivele firmei și ale subsistemelor aceteia, resursele fizice, umane, financiare, informaționale și procesele necesare realizării lor, modul de integrare și control a muncii personalului.

I.2. Obiectivele și domeniile de abordare

Managementul financiar contabil se definește ca o funcție al cărei scop constă în asigurarea permanentă a întreprinderii cu fondurile necesare, înregistrarea și evidența valorică a resurselor financiare și materiale și controlul cu privire la rentabilitatea operațiunilor angajate cu aceste fonduri.

Obiectivul managementului financiar contabil urmărește realizarea obiectivelor fundamentale ale societății, obiective ce se canalizează în două direcții [14]:

1. maximizarea profiturilor:

este obiectivul predominant al managerilor firmei;

toate deciziile ce se dispun trebuie să urmărească acest obiectiv;

trebuie definit ce anume se maximizează: masa profitului sau rata profitului;

realizarea obiectivului nu ia în considerație riscul deciziilor alternative, managerul trebuie să țină seama de gradul de risc în alocarea resurselor societății.

2. maximizarea valorii întreprinderii:

valoarea întreprinderii este dată de piețele financiare pentru societățile cotate la bursă;

managementul firmei trebuie să caute investițiile și mijloacele de finanțare care permit obținerea valorii celei mai ridicate pentru întreprindere;

valoarea întreprinderii variază în funcție de modul cum sunt cotate acțiunile pe piața bursieră și managerul trebuie să evalueze și să estimeze impactul deciziilor sale asupra cursului acțiunilor.

Domeniile de abordare ale managementului financiar contabil, cuprind următoarele activități:

1. activitatea financiară se referă la:

politica financiară;

planificarea financiară;

capital și fondurile societății;

politica prețurilor și a tarifelor;

relațiile societății cu bugetul statului.

2. activitatea contabilă:

gestiunea financiară a patrimoniului;

contabilitatea analitică și sintetică a patrimoniului;

întocmirea bilanțului și determinarea rezultatelor întreprinderii.

3. controlul financiar:

respectarea normelor legale privind existența, integritatea, utilizarea și păstrarea valorilor materiale și bănești;

prevenirea, descoperirea și recuperarea pagubelor;

Obiectivele funcționale presupun:

– preluarea facilă a informațiilor din documentele de operațiuni prin intermediul dispozitivelor de intrare și tipărirea acestora în documente de ieșire;

– editarea de rapoarte zilnice cât mai sintetice care prin utilitatea sporită, ușurează activitatea departamentului contabil, și totodată reduce costul informației;

– asigurarea unei interfețe utilizator prietenoasă cu posibilitatea obținerii la cerere a unor informații suplimentare.

Un obiectiv derivat este acela de a da posibilitatea factorilor decizionali să cunoască în orice moment nivelul decontărilor pentru facilitarea luării deciziilor, aplicarea deciziilor în practică cât și urmărirea efectelor acestora.

Obiectivele manageriale și funcționale ale subsistemului informatic pentru managementul financiar-contabil pot surprinde și alte aspecte ce decurg din: volumul operațiunilor de decontare și gama instrumentelor de decontare folosită.

I.3. Tipologia deciziilor financiar manageriale

Pentru a-și îndeplini misiunea la nivel microeconomic, managementul financiar se bazează pe un ansamblu divesificat de decizii financiare. Acestea reprezintă produsul final al procesului de conducere înfăptuit în planul acțiunilor financiare ale întreprinderii și se iau în funcție de situațiile concrete care apar în planul vieții cotidiene. Decizia financiară necesită un efort de gândire din partea managerilor cu astfel de responsabilități, pentru a alege cea mai bună variantă de acțiune din mai multe posibile. Decizia fianaciară necesită un efort de gândire al managerilor cu astfel de responsabilități, pentru a alege o variantă preferabilă de acțiune, din mai multe posibile, prin care să se asigure adaptarea sistemului “întreprindere la mediu”. În consecință putem vorbi de existența a trei tipuri de decizii financiar manageriale, delimitate ca atare [5].

Decizii de rutină: Putem identifica deci un prim câmp, cel al deciziilor financiare de rutină care au în vedere probleme de rezolvat “bine definite”, cunoscute și pentru care există o soluție alternativă cunoscută. Astfel de problemă se rezolva ușor și apare cu foarte mare frecvență în munca managerului financiar. Ca urmare aceste decizii nu prezintă un caracter complex, se iau în condiții de certitudine, implică un efort de gândire minim, pașii logici ai identificării procedeelor adoptării deciziei de rutină, parcurgându-se cu o foarte mare rapiditate.

Decizii adaptive: Ele au un spectru mai larg, sunt mai complexe și prezintă drept caracteristică de bază faptul că presupun un anumit grad de incertitudine în privința apariției fenomenelor sau stărilor preconizate ce se doresc a avea loc în viitor. Natura acestui tip de decizie este generată de faptul că deși problema este oarecum cunoscută din experiențele anterioare, ea va fi rezolvată pentru un orizont de timp imediat următor fiind pusă în cu totul alte condiții.

Decizii inovative: Ele apar mai rar, sunt cele mai dificile și sunt legate de manevre strategice de anvergura ale întreprinderii și au un orizont de timp, termene mai îndepărtate. Aceste decizii implică într-o proporție considerabilă incertitudinea și riscul. De cele mai multe ori, sunt decizii unice, care implică o problemă ce nu a a mai fost întâlnită și pentru care rezolvarea presupune o soluție aparte. În acest context se înscriu deciziile ce privesc adoptarea unor proiecte de investiții ce se exclude reciproc sau a proiectelor considerate abandonabile, înfăptuirea unor operațiuni speculative pe piața de capital.

I.4. Locul și rolul managementului financiar-contabil

Specialistul în management financiar trebuie să aibă o altă viziune, atât teoretic, cât și pragmatic, o viziune mult mai largă asupra activității organizației. Toate deciziile trebuie să aibă ca obiectiv esențial reducerea eforturilor financiare și maximizarea profiturilor și valorii pe termen lung.

În această viziune complexă și de perspectivă trebuie structurată și asigurată administrarea numerarului, apelându-se la metode moderne (sisteme de plată la distanță, încasări cu cheie, combinații de concentrare bancară etc.), care trebuie să-și găsească loc în arsenalul metodologic al tranzacțiilor comerciale (modalitățile de plăți vor fi foarte diferite și cu implicații multiple și mari).

În procesul investițional sunt, de asemenea, mutații de proporții, selecția dintre multitudinea de proiecte ce se oferă și posibilitățile de finanțare, precum și finalitatea lor nu se mai poate face doar pe baza „ratei rentabilității“ și a „perioadei de recuperare“, ci trebuie să se intervină cu tehnicile bazate pe valoarea în timp a banilor, adică cu sistemele de analiză a fluxurilor de numerar actualizate.

Mutațiile care trebuie să se producă în managementul general al organizației, apoi, trebuie să se regăsească în utilizarea instrumentarului financiar pe care îl înglobează conducerea prin bugete (bugetul investițiilor, al salarizării, bugetul de achiziții și procedurile de control al stocurilor, bugetele de costuri de fabricație, bugetele de regie generală, bugetele de vânzări, marketing și promovare, bugetele de recrutare și instruire, controlul general prin bugete, planul de profituri etc.) care proiectează o altă imagine asupra structurării și realizării funcțiunilor organizației.

Iată, de ce, unii specialiști definesc managementul financiar ca fiind activitatea de achiziționare, finanțare și manageriat a activelor în vederea atingerii scopului propus (profitul, valoarea și un loc sigur și bun pe piață). Acești specialiști consideră că managerul financiar trebuie să se implice, cu toată competența și activitatea, cel puțin în următoarele trei domenii [13]:

în investiții (este cea mai dificilă și importantă decizie);

în finanțare;

în managementul activelor.

Două sunt deciziile de maximă importanță ale managerului financiar:

cum și de unde să obțină organizația fondurile și

cum să utilizeze organizația fondurile pentru a da satisfacție acționarilor, salariaților și societății.

Rolul lui rezidă și din faptul că valoarea unei organizații este direct proporțională cu rentabilitatea viitoare și invers proporțională cu riscurile potențiale.

Sintetizând cele expuse, redăm, în schema de mai jos, locul și rolul managementului financiar într-o firmă din țările cu economie de piață și un stat de drept consolidate:

Schema 1. Locul și rolul managerului financiar în cadrul organizației

În cadrul societăților comerciale, aplicarea în practică a managementului financiar-contabil vizează asigurarea condițiilor actului decizional cel mai bun, pentru aceasta fiind necesare [17]:

a) organizarea optimă a fluxului informațional (documente financiar-contabile și informații economice);

b) analiza economico-financiară a rezultatelor perioadei curente și luarea unor măsuri imediate;

c) fixarea unor limite minime de profit și rată a profitului sau, dacă nu există soluții de rentabilizare, activitățile trebuie desființate și mijloacele financiare îndreptate spre alte activități, rentabile;

d) inventarierea tuturor elementelor ce pot împiedica sau favoriza rentabilizarea unora sau altora dintre activități;

e) cunoașterea elementelor fundamentale ale cererii și aplicarea în practică a principiului profitului maxim în funcție de specificul local;

f) respectarea prevederilor statutar-organizatorice.

Managementul financiar-contabil este chemat să contureze, în vederea adoptării și să urmărească cu consecvență aplicarea în practică , a politicilor de finanțare pe termen lung, implicit a stării de credibilitate vis-a-vis de solvabilitatea firmei, a politicilor de împrumut (de îndatorare pe termen scurt), a politicilor de credit comercial, de distribuire a profitului și dividende a firmei.

Managementul financiar este chemat ca prin acțiunile managerilor financiari să influențeze în sens crescător valoarea de piață a firmei cu scopul realizării unei stări financiare corespunzătoare prosperitatea actionarilor firmei.

Pentru a se înfăptui acțiuni în domeniul managementului financiar este necesar ca firma să dețină personal competent în posturi ce reclamă competențe decizionale. Nu se poate spune că numai personalul lucrător din compartimentul financiar realizează acțiuni specifice managementului financiar-contabil, prin implicațiile și efectele de natură financiară pe care le reclamă orice acțiune din domeniul tehnic, comercial, aprovizionare-expediție, a personalului lucrător, face ca diferiți decidenți din diferite centre de responsabilitate să se implice în același tip de management.

I.5. Fondul de informații al managementului financiar-contabil

Managementul financiar-contabil se referă la sistemele legale și administrative, precum și la procedurile stabilite pentru a permite entităților să conducă activitățile, astfel încât să asigure utilizarea corectă a fondurilor, în conformitate cu standardele definite de probitate și regularitate. Aceste activități includ creșterea venitului, managementul cheltuielilor, contabilitatea financiară și managementul activelor. Managementul financiar eficient presupune actualitatea și legitimitatea cheltuielilor, dirijarea cheltuielilor în concordanță cu regulamentele, luarea măsurilor necesare pentru a preveni și pedepsi orice încălcare a legii și a recupera orice pagubă provocată de nereguli sau neglijență. Un concept-cheie în teoria și practica managementului modern îl constituie responsabilitatea. Managerii sunt obligați să ducă la îndeplinire un set definit de sarcini, în conformitate cu regulile și standardele aplicabile posturilor lor. Persoană sau organismul căruia managerul trebuie să-i raporteze și față de care răspunde pentru acțiunile sale este explicit indicată și managerul trebuie recompensat, pentru performanțe bune, să suporte consecințele unei prestații inadecvate [16].

Managerul unei unități organizaționale trebuie să răspundă și pentru acțiunile personalului din subordine. Managementul modern presupune să se asigure o mai mare flexibilitate și autonomie managerilor, în scopul îmbunătățirii eficienței și efectivității opțiunilor lor. Deoarece acest lucru conferă managerului mai mari puteri în a lua decizii, un mai mare accent se cere pus pe responsabilitate, ca instrument pentru echilibrarea și controlul exercițiului acestor puteri. În raport cu munca desfășurată, responsabilitatea poate fi:

– internă, la un nivel ridicat al managementului, în care activitatea managerilor este evaluată după regulile de bază, în funcție de modul cum și-au îndeplinit sarcinile cuprinse în fișa postului, cu creșteri salariale și/ sau perspective de promovare, în raport cu rezultatul unor asemenea evaluări (evaluarea performanței). Fișa postului reprezintă un set de sarcini sau activități care trebuie realizate de o persoană și prin care este delimitat postul ocupat de acesta;

– externă, în funcție de prevederile în domeniu adoptate de Parlament, de agenții publice și centrale, instituții supreme de audit etc.

Managementul financiar-contabil pune accent pe controlul managerial, respectiv pe controlul intern.

Controlul managerial implică organizarea politicilor și procedurilor utilizate pentru a se asigura că [10]:

– programele își ating scopurile;

– resursele utilizate pentru realizarea programelor sunt în concordanță cu scopurile și obiectivele entității;

– programele sunt protejate împotriva fraudei și proastei gestiuni;

– informațiile sunt obținute la timp și utilizate în procesul decizional.

Responsabilitatea de a stabili și monitoriza sistemele de control managerial revine conducerii entității respective. Pentru management și administrație, controlul este un sistem de mecanisme și mijloace de ghidare, autoreglare sau constrângere, folosit cu scopul de a preveni.

A controla înseamnă a verifica și analiza, a avea o imagine clară a conturilor. Controlul contabil constă în proceduri și documentări focalizate pe protejarea patrimoniului, conducerea și înregistrarea tranzacțiilor financiare și conformitatea documentelor financiare. Procedurile sunt frecvent bazate pe standardele internaționale și naționale, pentru a se asigura uniformitatea practicilor contabile.

În activitatea lor, managerii sunt asistați de un fond de informații constituit din documente justificative, registre și situații financiare. Sistemele de informații pentru managementul financiar-contabil au menirea de a asigura o mai bună gestionare a resurselor. De asemenea, aceste sisteme pot contribui la evaluarea performanței programelor, la planificarea atribuțiilor și la monitorizarea progresului înregistrat, conform obiectivelor propuse. Sistemele de informație managerială formează un element-cheie al controlului managerial. Creșterea rolului contabilității în procesul de sintetizare și control asupra activității economico-financiare necesită perfecționarea continuă a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul și evidență, precum și organizarea sa în mod rațional, pe baze științifice.

Evidentă este esențială în managementul activității economico-sociale bazate pe criteriul de profit, întrucât implică ordine și disciplină economică și financiară. Managementul rațional și clar al evidenței asigură disciplina economică, contractuală, gestionară și financiară. Pentru a obține o imagine fidelă a activității economice și financiare, este necesar ca informațiile cuprinse în situațiile financiare să fie reale, legale, corecte și de înaltă calitate. Managementul financiar-contabil are menirea să asigure întocmirea documentelor primare cu respectarea condițiilor de formă și de conținut, organizarea evidenței tehnicoperative și contabile cu respectarea normelor metodologice și a reglementărilor armonizate cu cele ale Comunității Economice Europene [12]. Informațiile consemnate în documentele primare, în evidență tehnic-operativă și contabilă, în situațiile financiare au cea mai largă utilizare în managementul financiar-contabil, întrucât acestea reflectă activitatea economică, financiară și gestionară a unităților patrimoniale.

I.6. Atributele sau funcțiile managementului financiar

Managementul financiar-contabil, în majoritate recunosc ca atribute:

previziunea;

organizarea;

coordonarea;

antrenarea;

control evaluarea.

Schema 2 : Funcțiile Managementului Financiar

Previziunea constă în ansamblul proceselor de muncă prin care se determină principalele obiective ale firmei, resursele și principalele mijloace pentru realizarea lor.

Previziunea financiară este o componentă a previziunii generale a întreprinderii, completează și concretizează politica financiară.

Politica și previziunea financiară au caracteristici distincte, astfel ele sunt inconfundabile și nesubstituibile.

Managementul firmei trebuie să transpună orice obiectiv strategic, chiar deciziile tactice în venituri și cheltuieli, încasări și plăți.

Previziunea financiară este o activitate complexă și laborioasă.

Totodată, este o profesie prin care specialistul realizează o sinteză a întregii activități de previziune a firmei și o ierarhizare a obiectivelor în funcție de resurse și de profitul potențial.

Activitatea de previziune este laborioasă, pentru că include cel puțin următoarele activități și instrumente:

prognoze financiare;

politici financiare;

strategii financiare;

planuri financiare;

bugete de venituri și cheltuieli etc.

Previziunea financiară are două componente distincte [8]:

pe de o parte, în prima fază este o prelungire și o concretizare a previziunii de ansamblu a firmei, prelungire care reprezintă, în fapt, cuantificarea în resurse financiare necesare realizării programelor firmei: produse, servicii, stocuri, investiții, cercetare, rezerve de risc etc., toate cuantificate și evaluate cu ajutorul indicatorilor de sinteză (și de performanță): cifra de afaceri – costuri – profit; încasări, împrumuturi, plăți etc.;

pe de altă parte, sarcina specialistului în previziunea financiară abia acum începe să se manifeste, prin aceea că el trebuie să propună selecția obiectivelor în funcție de sursele de finanțare (proprii, ale firmei, sau/și împrumutate), alegere care, prin abilitatea sa, poate aduce avantaje considerabile pe planul profitabilității activității firmei, în mod deosebit prin:

asigurarea finanțării obiectivelor cele mai performante ca profit și piață;

apelarea la sursele de finanțare cele mai ieftine;

valorificarea profitabilă, temporară a resurselor financiare proprii disponibile (cumpărări de acțiuni și de alte titluri de valoare sau prin alte plasamente);

programarea utilizării cu eficiență maximă a resurselor financiare proprii și împrumutate, apelând la metode de analiză și control adecvate etc.

Previziunea financiară este o prelungire și o concretizare a previziunii de ansamblu a întreprinderii și asigură cu ajutorul indicatorilor de sinteză (cifra de afaceri, cost, profit, încasări, plăți etc.), o cuantificare în resurse financiare;

Specialistul în previziunea financiară trebuie să propună o selectarea a obiectivelor în funcție de sursele de finanțare. În funcție de abilitatea specialistului pot fi antrenate avantaje pe planul profitabilității activității firmei, prin [6]:

– asigurarea finanțărilor obiectivelor cele mai performante ca profit și piață;

– utilizarea celor mai ieftine resurse de finanțare;

– valorificarea profitabilă, temporară disponibilităților;

– utilizarea resurselor financiare proprii pe baza metodelor de analiză și control corespunzătoare.

Previziunea financiară nu este o reflectare pasivă a celorlalte activități ale întreprinderii, ci este un instrument de promovare a eficienței utilizării resurselor financiare, a rentabilității, lichidității, echilibrelor financiare și de ținere sub control al riscului de firmă.

Organizarea desemnează ansamblul proceselor de management prin care se stabilesc și se delimitează procesele de muncă fizică și intelectuală, precum și componentele lor. Cuprinde atât organizarea de ansamblu a întreprinderii, cât și organizarea principalelor sale componente. Organizarea determină structurarea resurselor, structura organizatorică, structura funcțională, sistemul informațional.

Organizarea financiară cuprinde ansamblul activităților necesare îndeplinirii obiectivelor financiare ale firmei, locul pe care îl ocupă, ca responsabilități, pe salariați, structuri organizatorice și statuarea acestora într-un cadru precis conturat de luare și de urmărire a deciziilor.

În fiecare componentă trebuie să se asigure baza adecvată de informații cu caracter financiar, care să permită managerilor acelei structuri ca, prin utilizarea indicatorilor economico-financiari de performanță, să-și poată organiza activitatea, astfel încât să poată realiza acea determinare absolut necesară: diferența dintre eforturi și efecte. Fără a îndeplini această cerință, actul managerial rămâne la nivelul unui deziderat, nedefinit și încărcat de riscuri.

Prin intermediul acestui atribut se armonizează resursele necesare desfășurării în bune condiții a activității și se stabilesc raporturi optime între obiective și resurse.

În domeniul financiar se realizează activitățile de cea mai mare importanță pentru întreprindere, pentru acționari, clienți, ca de exemplu :

bugetul firmei;

bilanțul contabil;

contul de profit și pierdere;

evaluarea firmei;

stabilirea prețurilor și tarifelor;

asigurarea capacității de plată a întreprinderii;

organizarea și exercitarea controlului și auditului financiar,

relațiile întreprinderii cu bugetul public național;

relațiile întreprinderii cu acționarii, băncile, piața financiară etc.

Coordonarea constă în ansamblul proceselor de muncă prin care se armonizează deciziile și acțiunile personalului firmei și ale subsistemelor sale în cadrul previziunilor și sistemului organizatoric fiind de fapt o organizare în dinamică, pentru că asigură dinamismul necesar îndeplinirii prevederilor, în cadrul organizatoric stabilit. O coordonare performantă trebuie să ducă la creșterea efectului de sinergie, atât de important în activitățile umane [14].

Activitățile care formează funcția de coordonare sunt multiple și complexe. Pentru a fi mai ușor înțelese, organizate și realizate, ele se împart în două mari grupe:

activități de coordonare bilaterală;

activități de coordonare multilaterală.

Se știe că în cea de-a doua grupă se concentrează activitățile cele mai complexe, mai pretențioase și cu rezonanțele cele mai ample și mai profunde pe toate planurile activității organizației, mai cu seamă a activității de „producere a profitului“ și ,, de creștere a valorii”.

Calitatea coordonării depinde, nemijlocit și determinant, de calitatea comunicării – forma concretă prin care se realizează coordonarea unui grup de oameni la toate nivelurile structurilor organizației – care, la rândul ei, este condiționată de calitatea actului managerial, în ansamblu.

Nu mai este pentru nimeni un secret, comunicarea este principala calitate a unui manager, pentru că, dacă nu se face înțeles și nu poate convinge, nu are nici o șansă să-și realizeze misiunea.

Comunicarea este, în primul rând, un transfer de informații, transfer care trebuie să aibă aceleași conotații atât la emitent, cât și la destinatar.

Coordonarea înseamnă unire, unirea devine forță, iar forța are efecte multiplicate care, prin efectul sinergic, dacă sunt bine realizate, înseamnă mai mult decât simpla adiționare a forțelor. Toate, dacă avem în vedere că la originea lor sunt bani, fonduri, costuri, au ca efect multiplicator profitul, valoarea și economia relativă sau absolută de fonduri și de resurse, în general .

Efectele coordonării se regăsesc stimulativ sau restrictiv, în funcție de calitatea ei, în gradul de flexibilitate și adaptabilitate a organizației, în modul de stimulare și valorificare a potențialului creativ și de inițiativă al oamenilor. Deci se observă ce spectru larg are impactul (pozitiv sau negativ) al comunicării.

Comunicarea financiară trebuie dezbrăcată de orice formalism gratuit și costisitor, pentru că altfel, dintr-un instrument eficace de management devine o frână, dintr-o acțiune profitabilă se transformă într-una bugetofagă, dintr-un instrument de propagare a ordinii în unul al dezordinii și lipsei de răspundere. Coordonarea și, implicit, comunicarea, mai cu seamă în domeniul financiar, trebuie să fie controlabile și controlate. De aceea, la construcția sistemului de comunicații cu caracter financiar, trebuie să funcționeze ireproșabil acel „feed-back“, indispensabil, de altfel, în procesul de management.

Antrenarea încorporează ansamblul proceselor de muncă prin care se determină personalul firmei să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor.

Esența, motorul acțiunilor de antrenare îl formează motivarea personalului, adică împletirea armonioasă a intereselor organizației cu cele ale personalului (înțeles în sens larg: salariați, experți, acționari etc.).

Se știe că motivarea poate fi pozitivă, adică derivată din concordanța acceptată între rezultatele muncii și avantajele personale obținute, și negativă, adică impusă, prin amenințarea cu reducerea avantajelor personale, dacă nu se realizează obiectivele fixate [7].

Este un lucru evident că în cea mai mare parte (în special sub aspectul lor materializat), avantajele personale care constituie suportul motivației pozitive vizează domeniul financiar atât ca resursă de acoperire (costul, profitul, valoarea), cât și ca finalitate (majorarea cifrei de afaceri, reducerea fondurilor angajate și a costurilor, creșterea profitului și, deci, a valorii organizației).

Toate aceste aspecte, pentru a fi percepute și însușite de către personalul organizației ca motivație, trebuie demonstrate cu calcule, cu soluții, cu strategii, cu proceduri tactice bine conturate, cu gradul de certitudine a deciziilor etc. și nu doar declarate (cum, din păcate, se întâmplă, frecvent, generând exact contrariul motivației).

În ceea ce îi privește pe manageri și, în general, pe cei care urmează să ocupe anumite posturi sau funcții în cadrul organizațiilor, motivația trebuie sa fie și mai puternică, să fie corespunzătoare răspunderilor și riscurilor pe care aceștia urmează să și le asume. Altfel, de ce să și le asume?

Motivarea, indiferent de natura ei, ca tipologie, trebuie să respecte unele cerințe și principii generale, și anume :

– motivarea să fie complexă, adică o combinație a tuturor posibilităților de motivare existente(materiale, morale, etc), un auxiliar important , sub acest aspect este Piramida Motivațională a lui Maslov;

– să fie diferențiată, adică să țină seama de contribuția fiecărei persoane și a colectivului, la rezultatele obținute;

– să fie graduală, adică să fie, firesc, corelată cu rezultatele obținute.

Control evaluarea este definită ca ansamblul proceselor prin care performanțele firmei, subsistemelor și componentelor acesteia sunt măsurate și comparate cu obiectivele stabilite inițial în vederea eliminării diferențelor constatate și integrării abaterilor pozitive [9].

Această funcție închide un ciclu al procesului managerial și pregătește fundamentarea și demararea ciclului următor. Prin realizarea acestei funcții se cuantifică finalitatea modului de realizare a celorlalte atribute ale actului managerial (previziunea, organizarea, coordonarea și antrenarea), iar prin compararea rezultatelor obținute cu parametrii prestabiliți se cuantifică abaterile și se stabilesc cauzele care le-au determinat, punctele forte și slabe, oportunitățile și riscurile organizației, precum și măsurile care se impun pentru îndreptarea lucrurilor, prevenirea repetării fenomenelor negative și pentru stimularea extinderii ariei de manifestare a efectelor fenomenelor pozitive apărute, pentru optimizarea activității organizației în general. De asemenea, prin instrumentarul acestei funcții se realizează evaluarea organizației în ansamblu și pe elemente patrimoniale.

Această funcție are deci valoarea ei teoretică și practică în toate activitățile manageriale, însă, atunci când este vorba de utilizarea fondurilor financiare, importanța ei, a modului în care este concepută și realizată, îmbracă aspecte cu totul deosebite, abordarea ei trebuind să se realizeze ca un corolar al întregii activități economice și manageriale din cadrul organizației.

În toate domeniile de activitate supuse reformei și tranziției s-au elaborat sau sunt în curs de elaborare strategii adecvate, care să eficientizeze procesele economice și să le așeze în cadrul relațiilor statului de drept și al principiilor economiei de piață.

Abordarea problematicii controlului economic și financiar în această perspectivă este de mare actualitate, întrucât controlul trebuie conceput, structurat și exercitat în condiții de autonomie, libertate, democrație, de respectare riguroasă a drepturilor omului, de descentra-lizare a deciziilor etc. De asemenea, este actuală întrucât vizează un control care se efectuează în entități economice cu o nouă structură și funcționalitate.

În legătură cu rolul și sarcinile controlului, subliniem necesitatea ca acesta să elucideze toate problemele care țin de corectitudinea gestiunii economico-financiare a organizației, sub toate aspectele ei și mai cu seamă:

constituirea, repartizarea și utilizarea fondurilor;

modul de întocmire și realizare a bugetelor;

modul de elaborare și de realizare a bugetelor trezoreriei;

politica și gestiunea stocurilor;

gestiunea ciclului de exploatare;

gestiunea clienților;

strategia financiară;

procesul investițional;

evaluarea riscului și a provizioanelor etc.

Evident, toate cerințele referitoare la funcția de control și evaluare fac din control o activitate pluridisciplinară, realizarea acestuia impunând să se apeleze la conceptele și instrumentarul mai multor discipline: management, finanțe, analiză economică, planificare, investiții, statistică etc. și, nu în ultimul rând, drept, legislație economico-financiară.

II. STRUCTURA SUBSISTEMULUI INFORMATIC FINANCIAR-

II.1. Date, informații, cunoștințe

În prezent, aproape în orice firmă, nevoia de cunoaștere și comunicare este mai acută ca oricând, indiferent de domeniul de activitate, datorită tendințelor actuale manifestate pe piață. Toate activitățile de comunicare, schimbul de cunoștințe între oameni și/sau echipamente se realizează cu ajutorul unui element esențial: informația.

Conceptul de dată, poate fi înțeles ca un aspect măsurabil al unor acțiuni, procese sau fenomene. În contextul prelucrării automate a datelor, conceptul de dată poate fi caracterizat printr-un identificator, caracteristici proprii și o anumită valoare.

Informația este un mijloc de comunicare (mesaj) între oameni, oameni-echipamente sau între echipamente și reprezintă un mod de prezentare a cunoștințelor din toate domeniile.

Cunoștințele se pot defini ca un ansamblu de informații,

dobândite de-a lungul timpului. Cunoștințele reprezintă

nivelul cel mai înalt de rafinare a datelor, respectiv a

informațiilor. Cele trei concepte, privite prin prisma

modului de obținere a fiecăruia, alcătuiesc așa-numita

piramidă informațională (figura II.1). Așa cum se observă

și din Figura II.1, cunoștințele reprezintă nivelul cel mai

înalt de rafinare a datelor, respectiv a informațiilor, și

orice cerere de informații sau date se poate obține plecând de la cunoștințe. Direcționarea operativă a informațiilor (inclusiv calitatea acestora) între compartimentele unei firme este esențială, mai ales spre și dinspre compartimentele manageriale, ea asigurând desfășurarea, din punct de vedere informațional, a unei activități eficiente.

Subsistemul informațional al unei firme poate fi definit ca ansamblul tuturor componentelor (umane, materiale, virtuale) implicate în procesul de colectare, preluare, transmitere, furnizare de informații. În cadrul acestor procese, se regăsesc: informația vehiculată, personalul firmei, documentele cu informații, mijloacele de transmitere a informațiilor, sistemele automatizate sau manuale pentru prelucrarea informațiilor, etc.

Aproape toate procesele desfășurate în cadrul sistemului informațional al unei firme se pot automatiza cu ajutorul echipamentelor de calcul, efectul cel mai vizibil al utilizării unor astfel de echipamente fiind reducerea timpilor de realizare a unei operații, cu implicații directe asupra costurilor, etc. Culegerea, prelucrarea, transmiterea, furnizarea informațiilor pe cale electronică, fac parte din sistemul informatic al unei firme. Acesta include calculatoare, software, programatori, personal de exploatare, datele procesate, rețele de calculatoare, alte componente hardware, etc. Sistemul informatic este o componentă de bază a sistemului informațional al unei firme.

În prezent, în literatura de specialitate străină, datorită gradului foarte înalt de informatizare a sistemului informațional existent în firmele occidentale, există tendința de a unifica noțiunile de sistem informatic și sistem informațional. Sistemul informațional al unei firme nu trebuie gândit neapărat în legătură cu prelucrarea automată a datelor, pentru că sunt firme care nu dispun de asemenea mijloace. Indiferent de modul de culegere, transmitere, prelucrare a informațiilor (manual, automat, semiautomat), acestea pot îmbrăca mai multe forme, din punctul de vedere al modului de percepție de către om: text, imagine statică, imagine video, secvențe audio, etc.

Datorită specificului activității fiecărei firme și a cerințelor impuse de piață există mari diferențe între sistemele informaționale implementate, din punct de vedere al complexității acestora și al activității desfășurate. Complexitatea și calitatea unui sistem informațional implementat într-o firmă depind foarte mult și de tehnologiile informaționale și de comunicații, disponibile la un moment dat, dar și de posibilitățile financiare ale firmei. Tehnologiile informaționale permit colectarea, transportul, memorarea, regăsirea informației, în orice format – audio, video, grafică, text, etc. Aceste operații pot fi efectuate între oameni, echipamente electronice sau între oameni și echipamente [4].

Componenta cea mai importantă din sistemul informațional al unei firme este componenta financiar-contabilă, cu alte cuvinte, sistemul informațional financiar-contabil. Această structură informațională din cadrul unei firme gestionează informații de bază din activitatea unei firme, cum ar fi: informații despre producția fabricată, volumul și ritmicitatea vânzărilor, respectarea contractelor, ritmicitatea aprovizionării cu materii prime, încasări, plăți, înregistrarea permanentă a operațiilor contabile, etc.

II.2. Locul și rolul subsistemului informațional financiar-contabil în cadrul firmei

Conform viziunii sistemice asupra organizării unei întreprinderi, prezentă în literatura de specialitate în cadrul multor lucrări de referință, structura organizatorică este formată din trei subsisteme, așa cum relevă Figura II. 3.

Cele trei subsisteme interacționează cu mediul exterior și fiecare subsistem vehiculează cele trei entități surprinse în cadrul piramidei informaționale, prezentate în Figura II. 1. Așa cum se poate remarca din Figura II.3., subsistemul informațional financiar-contabil face parte din subsistemul informațional al firmei (cel care operează în principal cu informații), iar sistemul informatic financiar-contabil face parte din categoria subsistemului operațional al firmei, unde se operează în principal cu date. Nivelul cel mai înalt de rafinare a datelor și informațiilor – cunoștințele – se regăsesc în subsistemul decisional [10]. Pe baza cunoștințelor și a informațiilor se iau deciziile care afectează subsistemul informațional și a celui operațional, subsistemului informațional al firmei revenindu-i un loc central, acesta asigurând practic comunicarea între subsistemul decizional și cel operațional.

Conform viziunii tradiționale asupra unei firme, prezentată și în Figura II. 4, deciziile din cadrul unei firme, pot fi clasificate în trei categorii: decizii strategice, decizii tactice, decizii operative.

Deciziile strategice – sunt deciziile care au implicații pe termen lung asupra viitorului firmei;

Deciziile tactice – sunt cele care au implicații pe termen mediu;

Deciziile operative – sunt cele care au implicații pe termen scurt sau efecte imediate asupra subsistemelor firmei;

Ultimul nivel cuprinde personalul fără atribuții de conducere din cadrul firmei, practice personalul care respectă deciziile adoptate în celelalte niveluri. Schimburile de informații în cadrul sistemului informațional al firmei, așa cum se observă și din Figura II. 5, pot fi :

Pe verticală – sunt bidirecționale, în sensul fundamentării deciziilor dintr-un nivel pe baza elementelor culese din nivelurile inferioare, și invers, furnizarea acestor decizii și directive, către aceste niveluri;

Pe orizontală – se referă la fluxurile de informații dintre componentele unui nivel;

Oblice – se referă la fluxurile de informații/decizii, de pe niveluri diferite, dar între care nu există o relație directă de subordonare. Așa cum s-a remarcat anterior, componenta informațională din cadrul firmei are un rol strategic, ea funcționând ca o zonă tampon între subsistemul decizional și cel operativ. De asemenea, la acest nivel se realizează și comunicarea informațională cu mediul exterior.

Această componentă este furnizorul principal de informații pentru echipa managerială, dar asigură și legătura între componenta decizională și cea operativă din cadrul firmei. În ceea ce privește rolul componentei financiar-contabile, aceasta este cea mai importantă din cadrul sistemului informațional al firmei pe considerentul că furnizează informații importante componentei decizionale, referitoare la [5]:

Urmărirea clienților ;

Serviciul datoriilor;

Dinamica încasărilor și plăților;

Calculația costurilor;

Cheltuieli;

Venituri;

Starea capitalurilor, etc.

Informațiile sunt furnizate, atât conducerii, cât și mediului exterior, prin intermediul unor situații de raportare finale, printre care:

Bilanțul contabil;

Contul de profit și pierdere;

Situația patrimoniului ;

Indicatori;

Situații financiare.

De asemenea, subsistemul informațional financiar-contabil se constituie și ca o sursă de informații pentru diverse analize economico-financiare, utile factorilor de decizie, acționarilor, asociaților sau unor agenți din afara firmei, cum ar fi: bănci, societăți de asigurări, evaluatori, etc. La rândul său, sistemul informațional financiar-contabil utilizează informații provenite din alte sfere informaționale ale firmei: vânzări, producție, aprovizionare, personal, financiar, etc. [11].

Componenta informatică din cadrul subsistemului informațional financiar-contabil are rolul de a furniza și prelucra informații exacte, în timp util, pentru toți utilizatorii autorizați din cadrul unei firme, indiferent dacă aceștia sunt factori de decizie sau nu. Subsistemul informatic financiar-contabil trebuie să fie capabil să preia automat date din cadrul celorlalte sisteme.

II.3. Arhitectura subsistemului informațional financiar-contabil

Abordarea arhitecturii unui sistem informațional financiar-contabil trebuie să includă în mod obligatoriu anumite elemente:

• analiza activităților care se desfășoară în cadrul acestui sistem;

• modalitățile de aprovizionare cu informații;

• destinatarii informațiilor furnizate de sistemul informațional financiar-contabil, etc.

Schema de principiu a contextului în care funcționează sistemul informațional financiar- contabil este prezentată în Figura II. 7.

În ceea ce privește activitățile desfășurate în cadrul sistemului financiar-contabil, acestea sunt numeroase și complexe, așa cum se poate remarca și din Figura II. 8, care prezintă o variantă simplificată. Majoritatea activităților desfășurate în cadrul acestui sistem informațional gravitează în jurul operațiilor contabile, acestea fiind entitatea de bază a acestui sistem. Operațiile contabile constituie viziunea financiară asupra activității firmei, prin intermediul conturilor contabile, aproape toate informațiile rezultate din acest sistem informațional fiind obținute din preluarea/procurarea informațiilor din conturile contabile. Operațiile contabile pot fi [4]:

– Operații pe bază de documente justificative (facturi, extrase de cont, chitanțe, etc.);

– Operații generate cu ocazia închiderilor lunare/anuale a anumitor conturi.

În contextul existenței unui sistem informatic integrat, anumite operații contabile pot fi generate automat sau semiautomat, prin preluarea din celelalte sisteme informatice existente în cadrul firmei: S.I. producție, S.I. aprovizionare, S.I. vânzări, S.I. resurse umane, etc.

Oricum, pentru a dispune de un sistem informatic financiar-contabil performant, acesta trebuie analizat, proiectat și implementat numai împreună cu celelalte componente cu care interacționează: aprovizionare, desfacere, personal, mijloace fixe, etc., pentru a evita redundanțele inerente unei alte abordări.

Finalitatea înregistrării operațiilor contabile se regăsește în următoarele categorii de ieșiri informaționale:

– Rapoarte de bază ale contabilității financiare: fișe de cont (șah, analitice, sintetice), cartea mare, balanța de verificare (sintetică și analitică), jurnalul de operații, situații ale veniturilor și cheltuielilor; fluxurile de numerar plătite și încasate; sistemul informațional trebuie să fie astfel organizat, încât aceste rapoarte să fie disponibile în orice moment, și pe orice perioadă;

– Raportări financiar-contabile de sinteză: bilanț, cont de profit și pierdere, note explicative, situații financiare;

– Rapoarte întocmite cu ocazia închiderilor lunare, trimestriale, anuale ale anumitor conturi: declarații de TVA, declarații de impozit pe profit, alte declarații privitoare la datorii către stat (asigurări sociale, fond șomaj, asigurări de sănătate, etc.)

– Grafice privind dinamica cheltuielilor, veniturilor și a altor componente contabile care se pretează la reprezentări grafice;

– Analize ale conturilor, pentru a surprinde anumite stări ale unor indicatori economico-financiari;

Alte analize și rapoarte.

În ceea ce privește arhitectura funcțională a sistemului informațional financiar-contabil, aceasta cuprinde trei mari componente, așa cum se poate remarca și în Figura II. 9, unde este prezentată o schemă simplificată:

Contabilitatea generală – înregistrează sub formă de operații contabile, așa cum s-a prezentat anterior, toate tranzacțiile efectuate în cadrul firmei, grupate în următoarele categorii [7]:

Contabilitatea aprovizionărilor și a furnizorilor ;

Contabilitatea vânzărilor și a clienților;

Contabilitatea cheltuielilor;

Contabilitatea veniturilor;

Contabilitatea datoriilor;

Contabilitatea creanțelor;

Contabilitatea stocurilor și a obiectelor de inventar;

Contabilitatea mijloacelor fixe;

Contabilitatea operațiunilor de capital;

Contabilitatea salariilor;

Contabilitatea provizioanelor pentru riscuri și cheltuieli.

Subsistemul informațional financiar (gestiunea financiară) – reprezintă acea parte a sistemului informațional financiar-contabil care se ocupă cu gestiunea tranzacțiilor financiare din cadrul firmei. Tranzacțiile financiare sunt importante pentru orice firmă, fie și datorită faptului că totul se evaluează în unități monetare: încasările și plățile, câștigul și pierderea, cumpărările și vânzările, etc. Aproape toate elementele gestiunii financiare sunt evidențiate în contabilitatea firmei, astfel că aceasta se constituie ca o sursă principală de informații pentru gestiunea financiară. În cadrul gestiunii financiare a firmei, pot fi identificate mai multe componente [17]:

– Trezoreria – este elementul central al gestiunii financiare a firmei. Este reprezentată, în principal, de lichiditățile bănești și de activele financiare de trezorerie, în partea de activ, de creditele de trezorerie și creditele de scont, în pasiv;

– Investițiile financiare – diverse forme de plasament financiar, cum ar fi: acțiuni, părți sociale, obligațiuni, la alte societăți;

– Finanțările – sunt reprezentate de formele de finanțare la care apelează firma (credite, vânzarea de acțiuni, emisiunea de obligațiuni, majorări de capital, etc.).

Sistemul informațional financiar gestionează mai multe categorii de tranzacții, din care se pot aminti:

• Încasările de la clienți, ca efect al vânzărilor către aceștia;

• Plățile către furnizori, ca efect al achizițiilor de la aceștia;

• Evidențierea lichidităților;

• Evidențierea creditelor și a altor forme de finanțare;

• Evidențierea plasamentelor de capital (pe termen scurt, mediu și lung) și a fluxurilor de numerar, aduse de acestea;

• Plata impozitelor și taxelor;

• Plata dobânzilor bancare și a altor cheltuieli asociate;

• Urmărirea creanțelor și datoriilor, etc.

Controlul prin bugete – presupune elaborarea anticipată de bugete de venituri și cheltuieli, precum și urmărirea respectării acestora. Urmărirea acestora se concretizează în calculul unor indicatori care să evidențieze abaterile de la bugete, dar și fenomenele pozitive legate de acestea, cum ar fi: cheltuieli mai mici decât cele previzionate, venituri mai mari decât cele anticipate, etc. Urmărirea bugetelor se realizează tot cu ajutorul contabilității generale, aceasta fiind furnizorul informațiilor reale, cu care se compară previziunile realizate prin intermediul bugetelor.

II.4. Analiza sistemului informatic existent la ÎS Fintehinform

Etapa de studiu și analiză a sistemului informațional existent are ca obiectiv cunoașterea specificului activității de bază, a mecanismelor de conducere și a modului în care sistemul informațional satisface cerințele informaționale ale managementului firmei.

Prin sistemul informațional se înțelege ansamblul datelor, informațiilor, circuitelor informaționale, fluxurilor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor, care au drept scop să contribuie la fundamentarea, stabilirea și realizarea obiectivelor întreprinderii.

Rolul sistemului informațional este de a transmite informația între diferite elemente. La Întreprinderea de Stat „Fintehinform” rolul sistemului informațional este de a asigura persoanele din conducere cu informații necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altă natură.

În sistemul informațional se regăsesc: informația vehiculată, documentele purtătoare de informații, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informației. Printre activitățile desfașurate în acest sistem, pot fi enumerate: achiziționarea de informații din sistemul de bază, completarea documentelor și transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.

Avînd în vedere că cerința de bază care stă în fața oricărui sistem informatic este de a asigura informarea corectă în timp util a tuturor factorilor de decizie dintr-o societate economica, activitatea de realizare a sistemelor informatice acceptată de ÎS „Fintehinform” are loc prin prisma utilizării tehnicii de calcul pe două planuri:

Utilizarea calculatoarelor electronice ca instrumente de lucru în activitatea de elaborare si administrare a sistemelor informatice;

Folosirea echipamentelor de calcul ca instrumente de lucru în cadrul componentelor informatice ale sistemelor informaționale.

Întreprinderea de Stat „Fintehinform” se caracterizează prin satisfacerea necesităților cerute de viziunea integratoare care trebuie avută asupra activității unei intreprinderi. În acest sens, ÎS „Fintehinform”dispune de 25 calculatoare (procesor Intel Pentium 4, placa de bază ASUS, HDD 160GB; monitor Samsung, rezoluție 1280×1024 pixeli. Software: Windows XP Professional dotat cu programul de contabilitate ) și 10 imprimante matriciale (Epson LQ590, viteza de tipărire de 529 linii pe minut).

La ÎS „Fintehinform” sistemul informațional, tinde spre creșterea ponderii sistemului informatic, asigurînd întreprinderea cu informația necesară pentru realizarea corespunzătoare a proceselor de management și de execuție. Aici sistemul informațional, îndeplinește următoarele funcții: decizionale, operaționale și de documentare. Pentru ca sistemul informațional să funcționeze în condiții bune trebuie asigurată prevenirea unor deficiențe care pot apărea în timpul culegerii, prelucrării și transmiterii informațiilor de la emițător la destinatar, așa ca: distorsiunea, filtrajul, supraîncărcarea, prin raționalizarea acestora, ținand seama de o serie de principii: corelarea sistemului informațional cu obiectivele organizației, cu funcțiunile organizației și cu structura organizatorică, concentrarea informațiilor asupra domeniilor cheie și eficiența.

În timp ce sistemul informațional este mult mai cuprinzător, sistemul informatic se rezumă, la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloace automatizate a informațiilor. Astfel, în cadrul ÎS „Fintehinform”, se poate spune că sistemul informatic îndeplinește cerințele formulate de către conducere, cu ajutorul acestui sistem putîndu-se obține balanța de verificare, registrul analitic și sintetic, fișa de cont etc. Rezultatele se obțin rapid, întrucît, la elaborarea sistemului s-a ținut cont de logica specifică contabilului.

Astfel, de aici putem deduce că, la ÎS „Fintehinform” sistemul informațional existent îndeplinește toate cerințele atît din punct de vedere al necesităților informaționale, cît și din punctul de vedere al securității și ușurinței în exploatare.

II.5 Justificarea necesității și oportunității realizării subsistemului informatic

Evaluarea critică a întregului sistem informațional existent ne furnizează informația despre elementele necesare direcțiilor de perfecționare a actualului sistem și oportunitatea proiectării și realizării unui nou sistem informatic. Pentru a justifica necesitatea și oportunitatea unui nou sistem este necesar de a evalua sistemul existent și a stabili punctele tari și slabe ale lui.

În condițiile prelucrării manuale a datelor, utilizatorul informației cu privire la analiza economico-financiară pe segmentele ale acesteia, nu beneficiază de posibilitatea „glisării” de la analitic la sintetic și invers, condiția esențială pentru o cunoaștere mai bună a situației reale din Întreprindere și pentru luarea unor decizii bine fundamentate.

În cazul nostru informațiile sintetice cu privire la construcțiile capitale, puse la dispoziția organelor de conducere trebuie să fie însoțite, la cerere, de informații de detaliu cu privire la evidența acestor activități a organizațiilor în cadrul fiecărui teritoriu în parte.

În plus utilizatorul este cel care precizează momentul când se impune furnizarea informațiilor de detaliu și natura acestora. El este cel care consideră că pentru o mai bună cunoaștere a situației din întreprindere are sau nu nevoie de informații de detaliu. Natura acestor informații este dependentă în cazul analizat.

Astfel în cazul nerealizării planului pentru un careva indicator este important să se cunoască cauzele care au determinat nerealizarea, produsele la care nu s-a realizat planul, implicațiile economico-financiare ale nerealizării planului (eventual pentru anumite cauze), informațiile complementare din care să rezulte măsurile ce se impun.

În urma analizei particularităților organizării procesului existent de prelucrare a datelor economico – financiare s-au evidențiat un șir de neajunsuri, principalele dintre care ar fi:

volumul mare de informație care este prelucrat manual și necesită o perioadă de timp mai îndelungată;

documentele folosite necesită multă hârtie, ceia ce este în contradicție cu tendințele dezvoltării tehnologiilor informaționale neformulariste, adică minimizarea folosirii hârtiei în calitate de suport a informației;

este necesar mult timp la căutarea unor date din documentele existente ceia ce duce la micșorarea operativității datelor – un criteriu important de estimare a calității informațiilor;

se comit un număr imens de erori ceia ce duce la micșorarea exactității datelor.

Însă, principalul neajuns al sistemului informațional existent este însuși principiul de organizare al lui, adică prelucrarea manuală a datelor. Pe lângă faptul că termenele de soluționare a problemei se măresc, din cauza volumului mare de date de prelucrat, are de suferit și exactitatea informației. Toate cele expuse mai sus demonstrează că este necesar o perfecționare a analizei indicatorilor statistici, a însuși sistemului existent de prelucrare a informației.

Înlăturarea unor asemenea neajunsuri care revin activității practice de analiză economico-financiară nu este posibilă decât în condiții de realizare a unui sistem informatic care soluționează problema analizei economico – financiare.

Ca efecte ale implementării unui subsistem informatic vom avea un circuit mai redus de documente pe suporți de hârtie, posibilități sporite de transferare a datelor. Păstrarea datelor și deci analiza acestora se va efectua pentru termene mai îndelungate de timp.

Darea în exploatare a unui subsistem informatic va elibera timpul necesar personalului calificat pentru activități de analiză și minimizarea considerabilă a timpului cheltuit pentru activități de rutină. Acest timp va fi utilizat de aceștia pentru a efectua unele lucrări creative de cercetare și analiză la nivelele inferioare ale Întreprinderii ceea ce va permite ca aceștia să se ocupe de problemele locale.

III. PROIECTAREA DE ANSAMBLU ȘI DETALIU A SUBSISTEMULUI INFORMATIC

III.1. Obiectivele subsistemului informatic proiectat

Proiectarea generală are ca obiectiv elaborarea concepției logice definită structural prin stabilirea componentelor de sistem, a legăturilor dintre acestea și al funcționării structurii sale pentru a asigura eficiența subsistemului proiectat. Subsistemul informatic realizează prin funcțiile sale procese de prelucrare, care asigură transformarea intrărilor în ieșiri prin componentele sale, inclusiv legăturile dintre acestea. Relațiile dintre componentele sistemului informatic sunt asigurate prin intermediul unei baze informaționale ce urmează a fi transformată în colecții omogene de date ce pot fi organizate în baza de date sau fișiere în funcție de sistemul specific de gestiune a datelor. Subsistemul informatic preconizat va ocupa o poziție centrală în cadrul sistemului informațional al ÎS „Fintehinform” prin faptul, că va oferi informații necesare la timpul oportun și va urmări sistematic realizarea programelor de dezvoltare economico-socială a ÎS „Fintehinform”.

Obiectivele subsistemului informatic preconizat reies din scopurile perfecționării activității economice și de conducere, în vederea ridicării nivelului de informare operativă și previzională a structurilor organizatorice, a perfecționării metodelor și proceselor tehnico-informaționale și de conducere pentru asigurarea maximizării eficienței economice. Obiectivele subsistemului proiectat va permite sporirea capacității de prelucrare și obținerea informației mai corectă și mai operativă, furnizarea de informații corecte, relevante și la timp atât conducerii, cât și consultanților și specialiștilor principali ai ÎS „Fintehinform” în vederea îmbunătățirii activității și creșterii eficienței economice. Subsistemul informatic de analiză și evidență a documentelor are ca scop evaluarea automatizată a stării documentelor utilizând tehnica și tehnologiile de calcul.

Obiectivele unui sistem informatic pot fi detaliate în:

Obiective generale;

Obiective specifice;

Obiectivele generale ale sistemului informatic urmăresc soluționarea problemelor cu caracter global ale conducerii unității economice și structurale specifice compartimentelor funcționale, în scopul realizării atributelor conducerii și ale funcțiilor unității.

Obiectivele specifice ale sistemului informatic urmăresc rezolvarea unor probleme dependente strict de activitatea de bază și de cea auxiliară, în raport de funcțiile de cercetare și producție.

Subsistemul informatic privind evidența activităților economico-financiare are stabilite următoarele obiective specifice:

asigurarea flexibilității subsistemului și posibilității modificării lui;

posibilitatea dezvoltării subsistemului în perspectivă;

simplitatea însușirii procesului tehnologic informațional;

punerea la dispoziție a posibilităților comode de utilizare a informației necesare;

asigurarea autorităților administrației publice cu informații complete și veridice ;

efectuarea unor analize suplimentare a indicatorilor economici în baza interpelărilor și reprezentarea clară a secvențelor acestor analize;

III.2. Definirea ieșirilor și a intrărilor

Din punct de vedere structural, ieșirile subsistemului informatic reprezintă cea de-a treia componentă ce caracterizează structura generală a oricărui tip de sistem:

Ieșirile pot fi caracterizate din punct de vedere funcțional și tipologic.

Din punct de vedere funcțional, ieșirile subsistemului informatic concentrează obiectivele generale și specifice ale subsistemului proiectat

Din punct de vedere tipologic, ieșirile subsistemului informatic abordat pot fi redate sub formă de :

indicatori sintetici, determină starea și rezultatele activității economico – financiare;

liste /situații, de ieșire, include indicatorii analitici ai stării și rezultatelor activității economico – financiare;

grafice, care redau sub formă sinoptică starea și evoluția indicatorilor economico – financiari;

ieșiri către alte sisteme informatice, care pot fi transmise în direct (off – line) prin intermediul suporturilor tehnici, sau direct (on – line) prin intermediul unei rețele locale de calculatoare.

Documentele rezultative prin structura și conținutul lor reflectă esența sarcinii, fără de care procesul de luare a deciziilor este imposibil. Structura documentelor rezultative prin simplitatea și claritatea sa trebuie să favorizeze înțelegerea rapidă și deplină a lor pentru a fi ulterior analizate.

După modul de obținere a listelor de ieșire, se vor obține la imprimantă și la video terminal. În utilizarea acestui criteriu s-a ținut seama de lungimea în caractere a unui rând în situație, volumul datelor, modul de păstrare a situației, necesitatea efectuării operative a unor corecții în conținutul bazei de date. Listele/situațiilor de ieșire care se vor utiliza ca acte justificative în gestiunea patrimoniului și se arhivează după consultarea datelor conținute. Structura situațiilor de ieșire se realizează în funcție de următoarele criterii:

specificul funcțiilor generale ale unității economice, se are în vedere natura activității, adică activitatea de comerț;

destinația listelor /situațiilor de ieșire adică liste /situații sunt destinate unității economice, ceea ce cuprind informații necesare atât compartimentelor funcționale pentru urmărirea curentă a desfășurării activităților proprii cât și informații destinate organelor de conducere pentru urmărirea și controlul desfășurării de ansamblu a întregii activități.

Subsistemul de evidență activităților economico-financiare are drept ieșiri informatice următoarele tip – liste/situații de ieșire și anume:

1. Indicatori, care conține următoarele:

– agenți economici;

– instituții bugetare;

– clasificatorul bancilor;

– clasificația economico-bugetară;

– programe;

– sursele de finanțare;

– destinația plății;

– conturi trezoreriale;

– conturi bancare.

2. Documente de plată, care conține următoarele:

– ordin de plată;

– ordin de plată generalizator;

– cec de numerar;

– cec de numerar în suma totală;

– nota de transfer;

– nota de transfer generalizator;

– borderoul documentelor de plată;

– căutarea documentelor.

3. Bugetul local:

– rapoarte financiare;

– rapoarte analitice

– planuri;

– contracte.

4. Servis:

– reindexarea tabelelor;

– setări;

– arhivarea informației;

– restabilirea informației din arhivă;

– despachetarea poștei

Adaptarea documentelor de intrare la cerințele subsistemului informatic este o fază importantă în cadrul proiectării generale, deoarece în aceste documente se consemnează starea și dinamica fenomenelor și proceselor desfășurate în cadrul unității economice. Documentele în care sunt consemnate operațiile economice reprezintă documentele de intrare. Intrările subsistemului informatic reprezintă totalitatea datelor primare necesare obținerii informațiilor de ieșire ale subsistemului. Datele primare reflectă starea și dinamica fenomenelor și proceselor economice din unitatea beneficiară și care sunt necesare creării și actualizării bazei de date și obținerii listelor / situațiilor de ieșire.

Adaptarea documentelor de intrare la cerințele sistemului informatic privind registrul documentelor normative se desfășoară în trei faze:

scopul adaptării documentelor de intrare;

tipul documentelor de intrare;

modificările de conținut și format ale documentelor de intrare.

Scopul adaptării documentelor de intrare la cerințele sistemului informatic se concretizează în următoarele:

utilizarea codurilor proiectate pentru sistemul informatic în structura informațională a documentelor de intrare;

simplificarea și perfecționarea sistemului de evidență prin utilizarea unui număr minim de documente de intrare;

caracteristica dinamică a operațiilor economice desfășurate în unitatea beneficiară pentru crearea inițială și actualizarea periodică a colecțiilor de date;

După tipul de documente ele pot fi structurate în funcție de: sferă, frecvența de utilizare regimul de gestionare, tipurile tranzacțiilor externe, formatul de prezentare.

În funcție de importanța documentului se va alege tipul de hârtie corespunzător, iar caracterele din interiorul lui vor fi tipărite în forme variate: caractere îngroșate, linii mai pronunțate, culori diferite. Părțile lui trebuie să fie marcate distinct și în concordanță cu standardele existente.

Modificările de conținut realizează:

adăugarea în conținut a rubricilor pentru coduri când acestea nu sunt prevăzute;

eliminarea atributelor ce se obțin prin calcule;

regruparea și modificarea rubricilor aferente atributelor ce vor conține date care să se introducă în sistemul informatic în așa fel, încât acesta să se găsească în același loc în toate documentele.

Modificările de format conțin :

gruparea în cadrul documentelor de intrare a tuturor atributelor care urmează a fi introduse de la videoterminal în așa fel, încât rubricile corespunzătoare să nu fie dispersate pe întreaga suprafață a documentului;

evidența în cadrul documentelor de intrare a numărului maxim de caractere specificate pentru fiecare atribut, inclusiv precizarea poziției punctului zecimal, separatorului de mii, data;

ordinea atributelor în cadrul documentelor de intrare trebuie să asigure prezența atributelor de identificare, urmate de cele informative și terminând cu cele cantitativ-valorice.

III.3. Sistemul de clasificare și codificare utilizat

Necesitatea codificării atributelor este impusă de cerințele de grupare și ierarhizare a atributelor care oferă multiple posibilități de prelucrare a colecțiilor de date în care va fi transpusă baza informațională. Codificarea atributelor conduce la utilizarea intensivă a suportului direct adresabil și a memoriei interne, ceea ce permite optimizarea accesului la diverse valori a atributelor componente cu minimizarea timpului de prelucrare a valorilor colecțiilor de date.

Codificarea atributului trebuie să realizeze o corelație directă între semantica atributelor existente în baza informațională de intrare și mulțimea de simboluri acordate acestora (codul sistemului informatic) în concordanță cu cerințele și funcțiile specifice codurilor.

Pentru a facilita lucrul operatorului, adică a persoanei responsabile de evidența activităților economico-financiare la întreprindere se folosesc clasificatoarele.

Clasificatoarele reprezintă un sistem informațional de căutare automatizat.

Clasificatorul angajaților conține:

cod bancă;

cont bancar ;

cod fiscal ,

cont trezorerial;

codul instituției;

denumire;

articol;

alineat;

nr.contract;

nr.borderou;

sursa;

suma;

data borderou;

luna;

perioada;

instituție.

Deci, codificarea atributelor și a unor elemente componente a subsistemului a dus la o serie de avantaje ca reducerea erorilor prin folosirea codurilor care înlocuiesc utilizarea explicită a valorilor atributelor.

III.4. Realizarea programelor

SI Finanțe a fost elaborat în Microsoft Visual FoxPro.

La lansarea subsistemului apare forma principală:

Fig.III.1. Forma principală a SI Finanțe

Pentru introducerea unor coduri fiscale/bancare a agenților economici apare forma, unde se vizualizează toată lista de organizații:

Fig.III.2. Forma de introducere a unei instituții noi

Pentru vizualizarea unei anumite instituții bugetare apare forma :

Fig. III.3. Forma de vizualizare a unei instituții bugetare

Pentru vizualizarea clasificatorilor băncilor apare forma :

Fig.III.4. Forma de vizualizare a unor bănci

III.5. Procesul tehnologic de prelucrare

Procesul tehnologic de prelucrare a informației economice prezintă un ansamblu de operații realizate într-o continuitate strict determinată din momentul apariției datelor, până la primirea rezultatelor finale. Schemele tehnologice dau posibilitatea de a prezenta cât mai evident caracterul operațiilor efectuate și legătura lor reciprocă. Pe schemă se arată locul efectuării operațiilor, mijloacele de transmitere a datelor, mijloacele tehnice, care se folosesc.

Procesul tehnologic informațional, necesar pentru rezolvarea problemei date de evidentă a activității economico-financiare a întreprinderii este divizat in următoarele etape:

primară;

pregătitoare;

de baza;

finală.

La fiecare etapă se îndeplinesc un șir de operații și anume:

La etapa primară are loc colectarea datelor inițiale, înregistrarea lor și transmiterea la centrul de calcul.

La etapa pregătitoare include operațiile de primire, control și înregistrarea informației de intrare și de transferarea a ei pe suporți tehnici.

Etapa de bază asigură prelucrarea informației la computer, adică are loc formarea fișierelor și formarea informației rezultative.

La etapa finală se realizează controlul, emiterea și transmiterea informației rezultative utilizatorului.

Procesul tehnologic de prelucrare a datelor conform complexului program va include următoarele etape:

Primirea rapoartelor primare de la organizațiile gospodărești;

Pregătirea informației pentru prelucrarea la calculator:

2.1. Actualizarea informației;

2.2. Afișarea rapoartelor statistice;

Introducerea informației în calculator;

Controlul informației introduse;

Corectarea informației introduse;

Prelucrarea informației;

Formarea tabelelor de ieșire și imprimarea lor.

La prelucrarea informației este necesar de a verifica starea informației normative, de introdus corectările necesare conform catalogului și nomenclatorului respectiv.

Pentru efectuarea prelucrării informației la calculator, mai întâi trebuie se efectuează următoarele operații care constau din regimurile:

“Reglarea” – urmărește introducerea perioadei de prelucrare a datelor.

„Reînnoirea valorilor” – această operație se efectuează o singură dată până la introducerea informației, pentru ca la prelucrarea informației din anul curent să nu nimerească informație din anul trecut.

“Indexarea” – indexarea se efectuează de asemenea numai o dată până la introducerea informației, în caz de eșec “Indexarea” se repetă.

Regimul de introducere trebuie să ofere posibilitatea ca în caz de eroare la introducere să revină în meniul respectiv și să se corecteze erorile până la salvarea datelor.

Procesul tehnologic de prelucrare a datelor prevede controlul informației. Este necesar de a efectua toate tipurile de control (controlul după nomenclator, controlul logic, controlul după rândurile duble), în cazul nerespectării unuia din controalele respective duce la încălcarea procesului tehnologic. Ca rezultat, are loc denaturarea datelor la ieșire. Deci, controlul după nomenclator include controlul informației introduse în nomenclator în conformitate cu clasificatoarele. În regimul controlului logic are loc verificarea informației introduse după legăturile logice în document, prevăzute în sarcina tehnică. Controlul rândurilor duble urmărește existența informației introduse.

Complexul program prevede două regimuri de protocoale cu rezultatele obținute în urma efectuării controlului: pe hârtie sau pe ecran.

Pentru efectuarea modificărilor în urma efectuării controlului trebuie de prevăzut regimul “Corectarea”. Acest regim afișează informația introdusă. Informația poate fi corectată, adăugată și eliminată. După efectuarea modificărilor, legate cu controlul informației introduse se urmărește iarăși toate tipurile de control, după care s-a efectuat anterior. Regimul “Control” și “Corectare” se realizează până când toată informația introdusă este corectă.

Pentru obținerea tabelelor de ieșire conform procesului tehnologic este necesar de a realiza regimul “Prelucrare” în acea ordine care prevede “Instrucțiunea complexului de exploatare” încadrată în documentația de elaborare a proiectului.

Tabelele de ieșire obținute în urma prelucrării datelor necesită o analiză asupra rezultatelor obținute. Datele tabelei trebuie să corespundă legăturilor logice, din sarcina tehnică. În caz, că datele nu corespund, economistul depistează erorile respective. După depistarea cauzelor este necesar de enumerat tabelele. Controlul informației se efectuează până la pregătirea fișierelor pentru imprimare.

Pentru imprimarea informației prelucrate, se pregătesc fișierele care conțin tabelele de ieșire apoi se poate imprima tabelele de ieșire respective.

În cazul transmiterii datelor de la nivel teritorial la nivel republican utilizatorii rețelei electronice sunt obligați să facă cunoștință cu documentația normativă, care include:

Situația privind rețeaua electronică, referitor la primirea și transmiterea informației statistice;

Conducerea abonatului;

Recomandările utilizatorului;

Obligațiunile administratorului de rețea.

III.6. Estimarea necesarului de resurse hard și soft

Necesitatea resurselor hard și soft se explică prin simplul fapt că pentru elaborarea, analiza și în primul rând programarea sistemului informatic dat este nevoie de un limbaj informatic performant pentru a primi un rezultat eficient. Pentru elaborarea sistemului actual s-a utilizat următoarele resurse:

Microsoft Access 2003;

Microsoft Word 2003;

Limbajul Microsoft Access 2003 este folosit foarte eficient pentru formarea și programarea bazei de date, care este o componentă esențială a sistemului informatic dat.

Limbajul Microsoft Word 2003 este folosit ca limbaj textual ce are, desigur, mai multe funcții eficiente necesare, dar, cea mai importantă din ele fiind cea textuală prin intermediul căreia se scrie și se face orice document textual. La evaluarea necesarului de calculatoare au influențat așa factori ca:

obiectivele și performanțele stabilite SSI;

soluția aleasă pentru prelucrarea datelor;

asigurarea compatibilității cu o eventuală dotare existentă;

volumul fondurilor pentru dotare și posibilitatea procurării echipamentelor.

Serverul trebuie să aibă o astfel de configurație încât să asigure păstrarea, accesarea și utilizarea rapidă a bazei de date. Configurația actuală a serverului este următoarea:

microprocesor Intel Pentium 4 CPU 1,7 GHz, memorie RAM 523,760 KB;

sistem de operare Microsoft Windows XP;

Necesarul echipamentelor pentru culegerea, prelucrarea și controlul informației, se estimează pornind de la volumul datelor de intrare, frecvența actualizărilor, cerințe față de operativitate.

III.7. Metodologia de evaluare a eficienței

Eficiența economică a unui sistem proiectat poate și trebuie evaluată prin compararea efectelor cu valoarea resurselor alocate pentru realizarea sa.

Eficiența economică a sistemului informatic presupune cuantificarea cheltuielilor pentru proiectarea și realizarea sistemului și cuantificarea efectelor economice.

În timpul proiectării subsistemului se determină conceptul de eficiență economică, care presupune pe de o parte, minimizarea cheltuielilor depuse pentru proiectarea și realizarea lui, iar pe de altă parte maximul efectelor economice reale. Estimarea eficacității subsistemului informatic proiectat este faza finală a procesului de proiectare. Momentul principal al căreia este alegerea corectă a principiilor conceptuale și a criteriilor de estimare a eficacității.

Din punct de vedere conceptual, pot fi evidențiate următoarele metode de estimare a eficacității:

se determină criteriile posibile de estimare a eficacității reieșind din specificul problemei concrete, care apoi se analizează pentru determinarea unui criteriu, care s-ar considera mai important. Eficacitatea sistemului se estimează reieșind din acest criteriu.

alegerea criteriilor posibile de estimare a eficacității. Estimarea importanței unuia din aceste criterii analogic cu metoda precedentă, numai că acest criteriu se consideră o „funcție” care trebuie minimizată sau maximizată în dependență de criteriul ales. Celelalte criterii se consideră „restricții”. Această metodă mai veridic exprimă eficacitatea estimată. Dar totodată este prezent aspectul subiectiv în alegerea criteriului „funcție”.

Subsistemul informatic poate fi caracterizat printr-o multitudine de caracteristici funcționale și economice, care să ateste eficiența economică și utilizarea lor.

Caracteristicile funcționale redau capacitatea subsistemului informatic de a răspunde rapid și eficient la cerințele informaționale necesare pentru asigurarea optimului economic.

Caracteristicile economice reflectă efectele rezultate din funcționarea subsistemului informatic proiectat.

La proiectarea subsistemului informatic este necesar să se fundamenteze un sistem de indicatori a eficienței economice, care va permite compararea tuturor variantelor posibile de realizare în raport cu resursele informatice existente. Acești indicatori vor fi determinați pe bază de calcule estimative, iar în faza de exploatare curentă a sistemului prin observări și măsurări concrete.

Efectele economice sunt datorate unor factori, dintre care cei mai importanți sunt:

modernizarea procesului de conducere tactică, strategică și operativă;

furnizarea automată a deciziilor pentru conducere;

alegerea soluțiilor optime de decizie prin modele matematice;

minimizarea timpului de răspuns pentru sistemul proiectat;

mărirea gradului de informatizare a activităților principale și auxiliare;

utilizarea transmisiei, teleprelucrării, prelucrărilor în timp real și distribuit.

Eficiența economică a subsistemului informatic este bazată pe următoarele condiții:

asigurarea conducerii compartimentelor funcționale cu informație optimă, inclusiv pentru organismele economice externe unității economice;

conducerea unității trebuie să dispună de informații reale corespunzătoare cantitativ și calitativ necesare pentru luarea deciziilor tactice, strategice și curente;

utilizarea unui volum minim de resurse financiare, umane și materiale.

Pentru a alege cea mai eficientă variantă de soluționare a problemei în cauză, este necesar de determinat cheltuielile financiare și timpul de muncă pentru efectuarea tuturor operațiilor procesului tehnologic de prelucrare a informației economice și de calculat indicatorii eficacității economice directe a variantelor de prelucrare ce se compară.

În consecință, aspectele de eficiență economică nu se referă numai la resursele și efectele imediate ale realizării unei investiții prin evaluarea cheltuielilor necesare și al efectelor directe și indirecte obținute, ele includ și urmărirea amortizării acesteia, precum și a fiabilității investiției după starea ei în exploatare.

CONCLUZII ȘI RECOMANDĂRI

Lucrarea și-a propus să ofere o imagine de ansamblu asupra subsistemului informațional financiar-contabil al întreprinderii moderne, asupra utilizării produselor informatice în domeniul contabilității și a evaluării sistemelor și produselor informatice.

În acest scop, lucrarea este structurată pe trei capitole, ce se referă la obiectivele și domeniile de abordare ale managementului financiar-contabil, structura subsistemului informatic și proiectarea de ansamblu și detaliu a subsistemului informatic financiar-contabil.

Sistemul informațional al unei firme este un ansamblu complex, din care se detașează componenta financiar-contabilă, aceasta ocupând un loc și rol central în cadrul acestuia, fiind furnizorul informațional principal pentru toate nivelurile de management: operațional, tactic și strategic. Un contextul fără precedent a atins gradul de informatizare al sistemelor informaționale de la toate nivelurile informaționale ale firmelor din occident, aproape că s-a ajuns la confundarea sistemului informațional cu sistemul informatic.

Având în vedere acest fenomen, se impune alegerea cu atenție a strategiei care se urmează în dezvoltarea aplicațiilor financiar-contabile, a metodelor de analiză și proiectare, a limbajelor de programare utilizate, și a soluțiilor de stocare a datelor. În ceea ce privește analiza și proiectarea aplicațiilor financiar-contabile, deși există mai multe posibilități, majoritatea se axează pe unul din cele două demersuri principale, arhicunoscute:

• Demersul sistemic – susținut de mai multe metode, cum sunt Merise, Information

Engineering, AXIAL, etc.;

• Demersul orientat obiect – unde capul de afiș în prezent este reprezentat de UML, dar

fără a uita altele: Object Oriented Design, Object Oriented Analysis, Object Oriented Software Engineering, etc.

Sigur că alegerea unuia din cele două demersuri, aparține în ultimă instanță echipei de dezvoltare, însă avantajele sensibile oferite de abordarea orientată obiect, poate constitui un criteriu hotărâtor pentru obținerea unei aplicații financiar-contabile care să satisfacă cele mai exigente cerințe ale utilizatorilor, în cazul de față, funcționari ai compartimentelor de contabilitate, salarii, producție, desfacere, aprovizionare, conducere, etc.

Asigurarea evoluției în timp a unei aplicații financiar-contabile, trebuie să fie luată în calcul cu cea mai mare seriozitate, atunci când se optează pentru un demers sau altul, deoarece este cunoscut faptul că domeniul financiar-contabil este unul dintre cele mai dinamice, din punct

de vedere al schimbărilor care afectează latura informațională, în special schimbările generate de factori de natură legislativă.

Metodologiile de dezvoltare a aplicațiilor financiar-contabile, sunt și ele destul de numeroase, în "vogă" fiind cele care susțin procesul de dezvoltare al unui produs informatic în mai multe iterații, care tind să se impună în fața metodologiilor bazate pe modelul clasic în cascadă și a celor bazate pe alte modele.

Abordarea unei aplicații financiar-contabile în iterații aduce avantaje majore, în afară de faptul că după fiecare iterație se obține un produs informatic palpabil, sistemul informațional al unei firme, putând fi lejer împărțit în pachete de probleme, care să fie tratate în iterații: contabilitate financiară, salarii, producție, aprovizionare, desfacere, mijloace fixe etc. Însăși contabilitatea, ca instrument financiar centralizator al informațiilor din toate subsistemele informaționale ale firmei, oferă premisele unei asemenea abordări, fiind organizată în mai multe componente: contabilitatea capitalurilor, contabilitatea decontărilor cu personalul, contabilitatea stocurilor și a producției în curs, contabilitatea decontărilor cu terții, etc.

Integrarea aplicațiilor financiar-contabile, cu WEB-ul este o necesitate care nu mai este pusă la îndoială de nimeni. Sintagma "nu ești pe internet, deci nu exiști", afectează sistemul informațional al unei firme, sub toate aspectele de comunicare cu, spre, și dinspre acesta. Informația cu caracter financiar-contabil, oferită în anumite limite pe WEB, capătă noi valențe, în condițiile în care clienții își pot vedea singuri oferta curentă de produse care li se adresează, își pot verifica singuri tranzacțiile efectuate cu o anumită firmă, pot efectua comenzi on-line, pot plăți on-line, etc.

Integrarea aplicațiilor financiar-contabile cu WEB-ul, nu trebuie privită numai din punct de vedere al relației cu exteriorul firmei, ci și cu latura internă a sistemului informațional propriu. O firmă care are dezvoltat un Intranet bine pus la punct, își poate porta o parte din aplicații în Intranet, iar dacă firma are și filiale distribuite în teritoriu, avantajele unei asemenea abordări sunt clare. Integrarea aplicațiilor cu WEB-ul poate fi privită și din perspectiva câștigării de noi clienți, piețe de desfacere, publicitate cu costuri scăzute, etc.

Indiferent de limbajul de programare ales pentru implementarea aplicațiilor financiar bancare, obiectivele de bază ale tuturor echipelor de programare sunt același:

o Scrierea cât mai rapidă a codului – instrumentele CASE care generează cod sunt o soluție, chiar dacă nu au cum să genereze tot codul aplicației;

o Scrierea o singură dată a secvențelor de program care se repetă – programarea orientată pe componente, reutilizabile, permite satisfacerea acestui deziderat cu succes, mai ales în condițiile utilizării unui limbaj de programare orientat obiect;

o Obținerea unui cod de calitate simplu și concis – prin stabilirea unor norme de codaj (jargon) pe care să le respecte toți membrii echipei de programare.

Se poate spune, că exploatarea curentă a noului sistem informatic se încredințează compartimentelor funcționale care folosesc anumite componente din sistemul proiectat care răspunde de efectuarea tuturor operațiilor ce se realizează de la introducerea datelor până la obținerea situațiilor de ieșire.

Exploatarea curentă a sistemului informatic presupune menținerea acestuia într-o stare permanentă de funcționare, prin care se folosesc în mod practic baza de programe și baza de date.

Concluzionând, este indiscutabil faptul că obținerea unei aplicații financiar-contabile care să "trăiască" cât mai mult în timp și care să satisfacă cele mai exigente cerințe ale utilizatorilor, nu se poate face decât prin utilizarea unor metodologii de dezvoltare care utilizează cele mai bune practici în domeniu, a unor limbaje de programare de ultimă generație, orientate obiect și prin luarea în considerare a aspectului comunicării cu alte aplicații, cu WEB-ul, în toate formele de manifestare – Internet, Intranet, Extranet – încă de la început, din faza de inițiere, tatonare a acesteia.

BIBLIOGRAFIE

Costaș I. Tehnologia prelucrării automatizate a informației economice – Chișinău: Editura ASEM, 1993;

Roșca I., Macovei E., Davidescu N., Răileanu V. Proiectarea sistemelorfinanciar-contabile – București: Editura didactică și pedagogică, 1993;

Ion Bolun, Ion Covalenco, Bazele Informaticii Aplicate – Chișinău: Editura ASEM, 2001;

Dumitru Oprea, Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice – Iași: Editura POLIROM, 1999;

Ursăcescu M., Sisteme informatice. O abordare între clasic și modern – București: Editura Economică, 2002;

Lungu I. , Sabău Gh. ș. a. Sisteme informatice pentru conducere – București: SIAJ, 1994;

F.Albescu, Sisteme expert pentru contabilitatea financiară – Sofitech, 1997;

N.Davidescu, Sisteme informatice financiar-bancare, concepte fundamentale – All Beck, 1998;

Alexandru Al. Țugui, Produse informatice generalizate pentru contabilitate, , Editura CECCAR, București, 2003;

Davidescu, N. D., Tratat de contabilitate informatizată – București, 2001;

Rusu I., Sisteme informaționale de gestiune, Editura Fundației Ștefan Lupașcu, Iași, 2007;

Țugui, A., Necesitatea utilizării tehnologiilor informaționale în activitățile profesionoștilor contabili din România – București, 2002;

Feleagă N, Tratat de contabilitate financiară, vol. I, II, Ed. Economică, 1998;

Meșniță, G. Sisteme informaționale contabile în contextul globalizării, Editura Junimea, Iași, 2002;

Dumitru, F., Sistemul informațional contabil în întreprinderea modernă, Editura Junimea, Iași, 2001;

Ionescu B., Modele informatice de asistare a deciziei financiar-contabile, Info Mega, 2002;

Lungu I., Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare – Ed. Economică, 2003;

www.statistica.md;

www.ciel.ro

http://sunset.usc.edu/research/cocomosuite/index.html.;

ANEXA nr.2

Structura organizatorică și de conducere

a ÎS Fintehinform

ANEXA nr.3

Ordin de plată

ANEXA nr.4

Cec de numerar

ANEXA nr.5

Nota de transfer

ANEXA nr.6

Căutarea documentelor

ANEXA nr.7

Plan de finanțare