Elaborarea Planului de Comunicare In Cadrul Proiectelor Finantate din Fonduri Europene

După 1989, în România s-au produs schimbări economice și sociale fără precedent cu efecte majore asupra țării și populației. Integrarea crescândă în fluxurile economice mondiale reprezintă un proces dinamic, iar România trebuie să fie pregătită să valorifice avantajele potențiale asociate acestor schimbări.

Viitorul României este acela al unei economii dinamice, competitive și inovative, funcționând în structurile economice, sociale și politice ale Uniunii Europene și ale economiei globale.În decursul anilor Ministerul Finanțelor publice a realizat sondaje de opinie cat si cercetari calitative ,pentru a evalua nevoile de informare ale acelorasi categorii principale de potentiali beneficiari ai instrumentelor structurale (administrația publică, organizațiile non-guvernamentale, mediul de afaceri , mediul de cercetare /academic )

Aceste studii sociologice au stabilit că percepția asupra utilității fondurilor europene este în general una pozitivă. Nivelul de informare al publicului larg în domeniul instrumentelor structurale este foarte scăzut, mai mult de jumătate din populație consideră că fondurile europene nu sunt distribuite în mod transparent și că există fraude în gestionarea și utilizarea fondurilor europene, mai ales în administrația publică.

In perioada de pre-aderare au mai fost efectuate câteva cercetări sociologice de către diverse organizații, în scopul de a determina gradul de cunoaștere, atitudinea și așteptările românilor față de fondurile nerambursabile alocate de UE țării noastre. Între altele, cercetările relevă că românii sunt convinși că distribuirea de fonduri europene este asociată cu frauda și corupția. Impresiile lor sunt formate de informațiile din presă și de experiența personală, și se referă la rigiditatea instituțiilor administrației publice în relația lor cu cetățeanul. Eurobarometrul nr. 66 a arătat faptul că românii așteaptă rezolvarea problemelor lor din partea instituțiilor Uniunii Europene, mai degrabă decât din partea instituțiilor naționale.În concluzie gradul de informare despre

fondurile post-aderare este scăzut, opinia predominantă este aceea că accesarea finanțărilor oferite de UE este dificilă atât din cauza birocrației și a lipsei posibilităților de cofinanțare, cât și din cauza suspiciunilor de corupție care planează asupra instituțiilor publice implicate. Organizațiile care dezvoltă proiecte reale de regulă renunță să aplice pentru finanțări din cauza birocrației si suspiciunii de corupție.

Lucrarea de față dorește să prezinte transparența cheltuirii fondurilor europene ,(FEDR si FC )și conștientizarea populatiei cu privire la existenta ajutorului european nerambursabil , la posibilitatile de accesare a acestuia prin pregatirea de proiecte de imbunatatire a calitatii mediului si la rezultatele acestora .

Rezultatul prognozat consta nu numai in informarea cetatenilor cu privire la fondurile structurale , ci si in oferirea unei sanse potentialilor beneficiari de a elabora din timp proiecte viabile , continand date corecte si complete , care sa poata fi selectate si apoi implementate , toate aceste aspecte mentionate conducand , în final la creșterea capacitatii de absortie a acestor fonduri .

Lucrarea de față prezintă elementele comunicarii în managementul proiectelor, tipurile acesteia, necesitățile care au dus la apariția diferitelor forme de comunicare codată, relevanța acestora dar și să evidențieze importanța comunicarii în gândirea proiectului, tehnoredactarea acestuia, împarțirea sarcinilor, conducerea echipei de proiect.
Prezenta lucrare dorește să vină în sprijinul celor care se orientează pe scrierea de proiecte de orice fel prin infățișarea conceptelor de comunicare, de la definiția generală a comunicării până la comunicarea specifică proiectelor.
Necesitatea acestei lucrări apare datorită dezvoltării gândirii oricărei activități mai complexe sub formă de proiect iar comunicarea devine foarte importantă atunci când se dorește o coordonare bună între obiectivele proiectului, echipa realizatoare, finanțator și solicitant.

CAPITOLUL I

ROLUL COMUNICĂRII ÎN DERULAREA PROCESELOR DE

MANAGEMENT

1. Comunicarea –important instrument managerial

Comunicarea este un domeniu de real interes abordat cu insistență ȋn ultimele decenii și ȋn România, ȋn mod justificat, din cel puțin trei motive esențiale:

Reflectă valori pe care le integrează ȋn rețele sociale, construiește atitudini și comportamente;

Reflectă competențe ȋn abordarea discursului public (competent comunicativă este esențială ȋn analiza prezenței publice a unei persoane);

Axioma școlii de la Palo Alto: „Totul comunică” (este imposibil să nu comunicăm) a devenit un motiv al vieții personale și al vieții publice.

Termenul de „comunicare” este folosit din secolul al XIV-lea ȋn sensul de „a pune ȋn comun”,” a împărtăși”,” a fi ȋn relație” – o dată cu dezvoltarea economică din secolele al XVI-lea și al XVII-lea, termenul și-a îmbogățit sensul de „a transmite”, iar din secolul al XIX-lea el se asociază unor mijloace fizice clare (presă, radio, TV, cinema).

Privită ca proces, comunicarea este transmisia și schimbul de informații (mesaje) între persoane. Admițând că orice comportament este comunicare vom accepta că într-o asemenea interacțiune nu dispunem de un repertoriu, ci de un complex fluid și polifonic, alcătuit din numeroase modele de comportament – verbal, tonal, postual, contextual, etc ȋn care fiecare determină sensul altora. Aceste elemente diverse, ce alcătuiesc imperiul unor reguli specifice și inseparabile, sunt posibile permutări dintre cele mai variate și mai complexe, trecându-se de la congruență la incongruență

Comunicarea are ȋn zilele noastre o semnificație realmente deosebită, ca urmare a unor factori pe cât de numeroși, pe atât de diferiți:

preocuparea la scara planetară pentru democrație, pentru rezolvarea problemelor, inclusive a celor conflictuale, pe cale pașnică;

accentuarea interdependențelor economice, politice și culturale, ceea ce conduce la intensificarea negocierii bilaterale și multilaterale, acțiune care presupune că principala cale de acțiune este comunicarea;

succesele remarcabile ȋn domeniul tehnicii și tehnologiei informației, fapt care a condus la înlocuirea ȋn mare măsură a suporturilor materiale ale comunicării, la accelerarea fără precedent a vitezei de circulație a informației.

Ca atare putem să considerăm că viteza cu care se comunică, tehnologia constituirii, la accelerarea fără precedent a vitezei de circulație a informației.

Ȋn contextul progresului științifico-tehnic contemporan, care are loc ȋn domeniul comunicațiilor, al transporturilor,” planeta a devenit mai mică”, accentuându-se tendințele de globalizare.

Ca atare, rolul comunicării a crescut considerabil, iar caracteristicile acesteia s-au schimbat semnificativ.

Ori de câte ori scriem sau vorbim, încercând să convingem, să explicăm, să influențăm, să educăm sau să îndeplinim orice alt obiectiv, prin

intermediul procesului de comunicare, urmărim întotdeauna patru scopuri principale:

să fim receptați (auziți sau citiți);

să fim înțeleși

să fim acceptați;

să provocăm o reacție (o schimbare de comportament sau de atitudine).

Atunci când nu reușim să atingem nici unul dintre aceste obiective, înseamnă că am dat greș ȋn procesul de comunicare. Acest lucru poate conduce adesea la frustrari și resentimente.

Dar ce înseamnă limba simplă? La urma urmelor ea este doar un cod, pe care ȋl folosim pentru a ne exprima gândirile, un cod care poate fi” descifrat” numai dacă ambele părți (emițătorul și receptorul) conferă aceeași semnificație simbolurilor pe care le utilizează. Cuvintele sunt doar simboluri care reprezintă lucruri și idei. Noi le atribuim diferite înțelesuri, mai mult sau mai puțin vagi, atunci când le auzim sau le folosim. înțelesul pe care noi ȋl dăm cuvintelor rezultă din modul ȋn care fiecare dintre noi interpretează lumea înconjurătoare, pentru că fiecare dintre noi o vede și o înțelege ȋn mod diferit.

Comunicarea câștigă din ce in ce mai mult statutul de unealtă managerială foarte valoroasă și chiar indispensabilă împreună cu obligațiile pe care le presupune acest statut.

În ultima vreme directorii de comunicare nu mai sunt considerați doar „canale de

informație ”, ci sunt mai degrabă consilieri strategici ai managementului de vârf .

Împreună cu managerul financiar și managementul de producție , comunicarea trebuie să

contribuie la realizarea misiunii organizației .

Rolul comunicării poate fi redat pe scurt prin expresia ”îndeplinirea în manieră

profesionistă a funcțiilor de fereastră si oglindă”.(Van Riel ,1994 ).Expresia ”funcția de

fereastră”se referă la elaborarea și executarea politicilor de comunicare,care să aibă ca

rezultat un mesaj capabil să redea toate fațetele organizației într-o manieră coerentă și

atragătoare .Rezultatele anticipate ale acestei funcții sunt schimbările dorite de companie

la nivel cognitiv ,afectiv și de acțiune la acele grupuri țintă cu care se dorește să se

stabilească și să se întrețină relații.

1.1.Comunicarea Organizațională

Definirea organizațiilor se impune a fi realizată prin reliefarea specifității umane

a acestora .În esență ,organizația este un sistem social în care și prin care oamenii

interacționează pentru realizarea unor scopuri comune .

Organizația este un sistem deschis ,adaptiv ,tinând seama de faptul că este o

componentă unor sisteme mai mari , cu care are legaturi armonizate prin procesul de

conducere .În același timp , organizatia are si un grad propriu de autonomie , o

funcționare de sine stătătoare .În functionarea organizatiilor este esențială realizarea

echilibrului între funcția finală (îndeplinirea misiunii organizației )și functia laterală

(îndeplinirea scopurilor individuale ale membrilor organizatiei .

Totodată ,functionarea organizatiilor implică eficacitatea(realizarea scopului propus , a

misiunii asumate ) și eficiența (realizarea scopului în conditiile unor costuri cât mai mici

cu putință)

1.2.Tipuri de organizatii

În peisajul literaturii de profil , se identifică cinci tipuri diferite de organizații

caracteristice societătii contemporane și se incearcă diferențierea pe baza scopului

general al fiecaruia :

-asociatiile voluntare , de tipul celor religioase , stiintifice ,etc .

.organizatii militare

-organizatii filantropice (de binefacere ),spirituale ,asociații de asistență

socială;

-organizatii de tip corporatii (organizatii industriale ,financiare etc )

-organizatii de afaceri familiale :micile afaceri ,dar si Mafia

Organizațiile utilizează trei forme de comunicare de bază.Cea mai importantă este

comunicarea managerială,adică forma de comunicare pe care o folosesc

managerii și liderii în decursul exercitării activității lor .

Pentru a realiza cu succes această sarcină , companiile angajează specialiști în domeniul

comunicării drept consilieri ai echipei de conducere care îi „antrenează ”pe aceștia din

urmă în privința comunicării cu toate tipurile de public (inclusiv cu cele interne )

Comunicarea de marketing se referă la sfera comunicării de afaceri :tot ce

presupune crearea si mentinerea mărcii (publicitate și reclamă ,vânzare directă,promovare

etc )identitatea organizației pe piața economică .În fine ,comunicarea organizatională

propriu-zisă se referă la mentinerea relatiilor cu grupuri tintă specifice (și altele în afară

de cele vizate prin comunicarea de marketing ):relatii publice , afaceri publice ,relatii cu

investitorii publicitate de firmă ,comunicare internă etc.

1.3.Comunicarea managerială

Comunicarea și managementul sunt discipline complementare si elementare

pentru succesul unei afaceri .Cunostintele de management sunt esentiale intr-o afacere

,insa tot la fel de importante sunt si cele legate de modalitatile de comunicare si felul in

care un manager stie sau nu sa interactioneze cu echipa sa .

La inceputul anilor 40 , managementul nu exista ca disciplina propriu-zisa, era

doar un fel de a analiza ceea ce se intampla in contabilitate ,vanzari , psihologie , relații

cu forta de munca .

Peter Drucker , unul dintre cei mai mari specialisti din lume in management,

considera ca acele carti care pretindeau ca vorbesc despre manangement pareau doar

lucrari de anatomie umana care ar analiza doar un muschi al corpului de exemplu cotul ,

fara ca macar sa mentioneze bratul . Prin urmare, Drucker a incercat sa raspunda la

intrebarea :Ce este managementul?, ce face el ?managementul este un organ iar organele

pot fi definte doar prin functiile lor .Fiind, organul specific intreprinderii managementul

are ca functie principala conducerea acesteia , apoi conducerea managerilor si nu in

ultimul rand conducerea salariatilor si a muncii .Pentru secolul XX avem interpretari mult

mai evoluate pentru termenul management ,perioada fiind chiar denumita „epoca

managementului „Astăzi managementul este sursa vitală a unei afaceri .Nu avem afacere

fara management .Este esențial ca orice tip de organizație care doreste sa desfasoare o

activitate în deplină concordanță cu societatea în care există , sa-si inceapa activitatea

având la bază un plan prestabilit o strategie de management atent gândită deoarece

managamentul reprezintă un aspect vital al functionarii sistemelor organizationale

si sociale , in special in conditiile epocii moderne , marcată de cresterea

complexitatii tehnologice si informationale , de transformarile radicale produse

la nivelul structurii sociale , de tenditele de globalizare a economiei si, sau mai ales de

schimbarile spectaculoase produse la nivel organizațional .

Managementul are în vedere în primul rand oamenii, având ca obiectiv principal

implicarea acestora în sarcinile pe care le au de indeplinit , eficienta cu care

acestea sunt efectuate fiind un parametru foarte important , tinându-se mai ales

cont de faptul ca managementul implică muncă impreună , in echipe .

Managementul se ocupă de planificarea activitatilor , coordonareea acestora ,

organizarea fortei de muncă si a obiectivelor prestabilite , coordonarea nivelelor ierarhice

, gestionarea bugetului și bineinteles controlul si evaluarile in urma activitătii desfașurate.

Aceste funcții ale managementului vin să sprijine munca în cadrul organizației aducând

un plus de dinamism acesteia .Indivizii organizației si anume forța de muncă vor fi primii

care vor beneficia sau nu de rezultatele strategiei de management , pentru că ei sunt cei

care execută sarcinile trasate în vederea atingerii obiectivelor .Avem aici un cerc închis ,

si anume : nu vom avea rezultatele scontate dacă sarcinile nu vor fi clare si mai ales bine

trasate .

Ca instrument managerial , comunicarea are rolul de a stabili relații interumane

bune ,neconflictuale și care au la bază realizarea unor scopuri comune:Cresterea nivelului

de calificare , necesitatea de a-i mobiliza pe salariați pe calea obiectivelor în schimbare ,

în scopul de a exploata la maximum forța lor de muncă,evoluția formelor de producție ,

se aseamana cu niste factori susceptibili de a explica rolul obiectiv crescând al

comunicării .În mediul democratic și al economiei de piată în care functionează în

zilele noastre marea majoritate a organizatilor din lume , munca în echipă este esențială.

Ea nu se va putea contura pe un fundament lipsit de comunicare ,existența mai multor

echipe de muncă în cadrul aceleiași organizație face dificilă supravegherea numai de

către managerul general .De aceea munca în echipă este de obicei subordonată unui

director de echipă .Acesta trebuie să aibă capacități comunicaționale foarte dezvoltate ,

pentru a-și putea susține echipa , pentru a incuraja libera exprimare a membrilor acesteia

pentru a stabili legaturi cu celălalte echipe partenere și mai ales pentru a pune bazele unei

bune întelegeri intre echipă în ansamblul ei si manager ,dar și intre fiecare membru al

acesteia și manager .

Cât de ușor sau de greu pot fi realizate aceste lucruri o dovedesc rezultatele

activității zilnice , când poate că un gest de susținere din partea colegilor /angajaților la

finalul zilei de muncă sau ori de cate ori te intalnesc face mult mai mult decat zeci de

rapoarte pozitive din partea superiorilor .

Închei prin a aduce aminte următorul citat ,întâlnit în unul din materialele

parcurse :”Aproape fiecare problemă,fiecare conflict ,fiecare greșeală sau neîntelegere

are la nivelul cel mai de jos o problemă de comunicare „(„Procesul de comunicare „prof Liviu Roșca )

1.4. Comunicarea de marketing

În condițiile în care schimbările produse în ultimele decenii pe plan mondial au

determinat o creștere considerabilă a importanței comunicarii de marketing,

tot mai multe organizații acordă acesteia o atenție sporită, atribuindu-i un loc aparte în

politica lor globală.
Pentru a-și vinde produsele, serviciile, ideile, oamenii de afaceri investesc în comunicare,

scopul fiind în esență atragerea cumpărătorilor. În condițiile concurenței crescânde,

produsele nu se mai impun doar prin calitățile lor. Au nevoie de credibilitate, trebuie

prezentate consumatorilor potențiali astfel încât aceștia să le cunoască caracteristicile

distincte.
Orice întreprindere este angrenată într-un sistem complex de comunicare comercială,

comunicând cu distribuitorii, consumatorii, cu propriul personal și cu celelalte

componente ale mediul său extern. În acest scop managerii întreprinderilor apelează la

comunicarea de marketing .

Comunicarea reprezintă o mare afacere investindu-se sume enorme, subiect care ridică

mari divergențe de opinie.

Comunicarea de marketing este inevitabilă . Toată lumea face reclamă; de fiecare

dată când vorbim sau ne îmbrăcăm, atragem atenția asupra modului în care dorim să ne

perceapă ceilalți. În acest caz produsul promovat este propria mea persoană.
Sunt multe moduri de a aborda comunicarea de marketing – ca și concept, ca și o

industrie, ca și un mod de viață – și mai multe puncte de vedere și moduri de a răspunde

acesteia, dar cert este că acest fenomen capătă o tot mai mare amploare, ca urmare a

costurilor imense implicate, comunicarea de marketing reprezentând un veritabil sector economic.
Creșterea importanței comunicarii de marketing și implicit a fondurilor alocate de

întreprinderi pentru această activitate este explicată de următorii factori:

• Intensificarea concurenței naționale și internaționale care obligă întreprinderile să emită
informații spre mediul lor extern;

• Banalizarea produselor de consum care provoacă o creștere a cheltuielilor de comunicare în scopul diferențierii imaginii acestora;

• Lansarea unor produse nou necesită o amplă și intensă comunicare în vederea cunoașterii lor de către cumpărătorii potențiali;

• Creșterea cantitativă a ofertei mass-media în acest domeniu în țările dezvoltate din punct de vedere economic care a provocat o creștere a cheltuielilor de comunicare;

• Evoluția tarifelor spațiilor publicitare care au condus la creșterea cheltuielilor destinate
acestei activități;

• Distribuitorii acceptă uneori să vândă numai produse pe care producătorii le promovează pe piată în vederea cresterii vitezei de rotatie a stocurilor.

Comunicarea de marketing reprezintă, așadar, unul dintre vectorii care permite

organizației să acționeze în vederea realizării propriilor obiective. În calitate de

componentă a mixului de marketing, politica de comunicare este abordată de specialiști

în interacțiunea sa cu celelalte elemente care-l alcătuiesc. Fără a minimiza importanța

celorlalte componente ale mixului de marketing, demersurile comunicării ocupă un loc

tot mai însemnat în activitatea de ansamblu a unei organizații.

2. Modele și metode de comunicare

Există , în esența , patru modele de comunicare , definite astfel :

Propaganda /Press Agentry – este o activitate care are scopul de a promova organizatia în

presă , de a-i face publicitate .Este o practica lipsită de credibilitate care recurge la

comunicarea dezechilibrată ,într-un singur sens , a unei informații selectate în sens

pozitiv .Mesajele sunt construite pe o realitate percepută de către organizație și nu în mod

necesar pe informații corecte .Procedura este utilizată în sisteme nedemocratice , este

unilaterală și nu se bazează pe date concrete .

Așa cum arată Kitchen , acum douăzeci și cinci de ani ,termenul „press agentry”îi

descria ,în realitate , pe pacticanții de RP ca fiind oamenii de legătură între „client” și

presă , care încearcă să ajungă la public .Pe scurt , sarcina constă în a promova numele

clientului în presă și a contribui la recunoasterea numelui și la atragerea unei largi

audiențe;ca atare , practica se aplică , mai cu seamă, pentru a atrage atenția publicului și

nu pentru a-l face să înțeleagă .(Kitchen 1997:31)

Comunicarea asimetrică într-un singur sens –acest tip de comunicare se bazează pe

furnizarea unor informații obiective .Comunicarea asimetrică într-un singur sens nu

permite însă obținerea unui feed-back .

Comunicarea asimetrică in ambele sensuri –este vorba de persuasiunea științifică , care

utilizează planificarea strategică post –cercetare ,cu scopul de a determina publicul să

reacționeze conform doritelor organizației .Cu alte cuvinte ,ea urmareste să obțină

un feed-back controlat .

Comunicarea simetrică –se bazează pe cercetare și foloseste comunicarea cu scopul

de a trimite și de a primi mesaje care contribuie la o mai bună întelegere între organizație

și public .Ea creează fluxuri de comunicare echilibrate .Seitel este de părere că în acest

model dialogul este esențial atât din partea emitentului cât și al receptorului , atât

emitenții cât si receptorii au șansa egală de a convinge și de a fi convinși .(Seitel 1998:123)

Componentele relatiilor publice.

J.Marston ,în cartea sa „Natura relațiilor publice „vorbeste despre ceea ce , în acronim

,se numeste R.A.C.E. În esență , RACE înseamnă că activitatea de Relații Publice constă

din patru elemente –cheie :Cercetare , Actiune și planificare , Comunicare , Evaluare

(Research ,Action and planning ,Communication ,Evaluation).

2.1. Cercetare

Prin culegerea de informații se poate descrie un fenomen , poate explica

cauza aparitiei acestuia și poate prevedea posibilele rezultate ale

actiunilor care se vor întreprinde .Cercetarea poate fi interna sau externă organizației , teroretică sau aplicată, formală sau informală .

Una dintre cele mai eficiente tehnici de cercetare se numeste auditul

comunicării .Auditul este un raport elaborat de un cercetator care

analizează sistemele de comunicare eficientă a strategiei și a

identității organizației .Instrumentele de care se ocupă auditul

comunicării sunt : rapoarte anuale , relatari .hârtii cu antet ,

publicitatea corporativă, dar si de comunicarea internă cu mijloace

cum ar fi circularele ,anunțurile ,seminarele ,avizierele ,publicațiile

destinate angajaților ,evenimentele din organizație ,atitudinea

și reacțiile angajatiilor .

2.2.Acțiune și planificare

Constituie cea de-a doua etapă a activitătii de Relații Publice ,ea consta din formularele

unor actiuni specifice, care vor constitui planul prin care organizația își va atinge

țelurile și obiectivele .Practicanții de RP trebuie să identifice obiectivele clientilor și

ale angajatorului , categoriile de public cărora li se adresează mesajele ,interesele

publice de care trebuie să se țină cont , mijlocul de informare care trebuie să fie abordat

strategiile de comunicare aplicabile , sensul mesajului pe care urmează să-l transmită,

bugetul de care au nevoie .După stabilirea obiectivelor și a politicii organizatiei

activitatea de relatii publice trece la etapa a treia , aceea a comunicării intre organizații

și grupurile interesate .

2.3. Comunicarea

După cum arată Wilcox , Ault și Agee, cea de-a treia etapă a pocesului de relații

publice după cercetare și planificare ,este etapa de comunicare .Această etapă se mai

numeste și etapa de execuție și este partea cea mai vizibilă a muncii de relații publice .

Scopurile procesului de comunicare sunt informarea ,convingerea ,motivarea și

întelegerea reciprocă.Pentru a fi un comunicator eficient , o persoană

trebuie in mod obligatoriu să cunoască bine în ce anume constă comunicarea și cum

receptioneză oamenii mesajele .Trebuie , de asemenea ,să înteleagă modul în care

oamenii proceseaza informatia si ajung , eventual ,să-si modifice atitudinile ,opiniile și

acțiunile .

2. 4. Evaluarea

Aceasta este ultimă etapă a activitătii de relatii publice , în care practicanții cuantifică

rezultatele programului pentru a-l evalua si a decide dacă să-l continue sau nu , sau

pentru a-l modifica , dacă este cazul .

Un program este evaluat ca fiind eficient numai dacă activitatea a fost corect

planificată, receptorii au înteles , programul a ajuns la grupurile –țintă primare

și secundare , participarea publicului la evenimente a fost satisfăcătoare ,relațiile

presei au fost pozitive și scopurile au fost atinse .

2.5.Metode de comunicare

În etapa de comunicare ,practicantul RP trebuie să decidă cum anume va informa

publicul. O modalitate este de a aplica tactici scrise , acestea includ comunicate de presă

,buletine informative ,periodice editate de organizație ,broșuri ,ghiduri ,rapoarte anuale

,reclama corporativă, fișe de date , cărti ;Există ,de asemenea ,și tactici verbale .Discuțiile

fața -în- față ,conferințele de presă , întâlnirile ,prezentările ,casetele audio ,atelierele

,stirile difuzate la radio și discursurile ,sunt cateva din aceste tactici .

A treia metodă este cea a tacticilor vizuale , acestea includ anunturile și aparitiile

televizate ,casetele video ,filmele ,diapozitivele și rolfilmele ,plansele transparente

,fotografiile graficele , panourile, comunicatele video .Ultima metodă este comunicarea

prin Internet și prin celelalte tehnologii de comunicații moderne .Internetul ,

calculatoarele satelitul teleconferința , sunt câteva din aceste metode .

2.6.Comunicatele de presă

Comunicatul de presă trebuie să aibă un titlu și o introducere interesante ,în caz

contrar riscă să treacă neobservat .Redacțiile primesc în fiecare zi relativ multe

comunicate de presă , care sunt selectate după o citire sumară ;dacă cel care citește

comunicatele de presă nu găseste nimic interesant în titlu sau cel puțin în introducere ,

este greu de crezut că va mai avea răbdare de a trece la cuprins și încheiere .

Un comunicat de presă nu trebuie să trateze exhaustiv evenimentul pe care îl

prezintă : rolul comunicatului nu este în primul rând de a spune totul despre acel

eveniment , ci acela de a-i incita pe cei din redacții , de a le provoca interesul cu privire

la evoluțiile dintr-o anumită organizație.

În general , redactarea comunicatului de presă se face urmând aceleasi reguli ca și la

redactarea știrii de presă și utilizând aceeași tehnică a „piramidei inversate ”.Acest lucru

este necesar deoarece de multe ori comunicatele de presă bine scrise sunt preluate de

mass-media fără modificări .În plus ,comunicatul de presă trebuie să mai conțină

următoarele elemente :

-data , ora și locul difuzării ;

-numărul de ordine al comunicatului :în organizațiile care difuzează frecvent

comunicate presă, specialiștii în relații publice obișnuiesc să atribuie numere de

înregistrare proprii (care nu au nimic în comun cu munca de înregistare a

documentelor organizației la registatura acesteia ),astfel încât , atunci când este

nevoie să se faca trimiteri rapide la un anumit eveniment care a mai fost difuzat,să

poată face referiri la numărul comunicatului anterior .Acest lucru îi ajută și pe

jurnalisti facilitându-le căutarea unui anume subiect într-o multitudine de

comunicate provenind de la aceeasi organizație ;

-organizația de la care provine comunicatul

-numele persoanei care poate da informații

-un titlu , astfel conceput încât sa stimuleze interesul reporterului

-denumirea corectă a sursei comunicatului

De obicei, comunicatul de presă se redactează în scris și se transmite prin fax , email sau

prin posta clasică ori curier ;există chiar firme specializate în redactarea și difuzarea

comunicatelor de presă atât la nivel național , cât și în mediile internaționale (Barry

McLoughlin Associates ,1992 ,17 ), care , în afară de transmiterea propriu-zisă , pot

asigura delimitarea cu mai multă usurintă a publicurilor -țintă care vă

interesează,traducerea comunicatelor de presă sau chiar reformularea unor variante

alternative ale acestora .

Buletine informative și publicații periodice

Se realizează fie pe hârtie, fie pe CD , fie in format online , în cuprinsul lui

trebuie să includem un formular de răspuns , prin care jurnalistii sa-si spună parerea

cu privire la materialele publicate si la chestiunile pe care dorim să le gasească in buletin.

Un asemenea formular este un bun instrument de evaluare a muncii care ne dă

posibilitatea să corectăm munca de fiecare dată când edităm un nou numar al buletinului

de presă .

Tipărire si distribuție

Una dintre cele mai ușoare căi de distribuire a buletinului informativ este poșta

electronică, distribuția prin e-mail este o cale rapidă prin care autoritătile locale

își pot contacta cei mai importanți parteneri cum ar fi instituțiile de învățământ ,de

sănatate , ONGuri , companiile care prestează servicii calificate de evaluare a mediului etc .

Dacă este necesară tiparirea , atunci se va folosi o singiră culoare –negrul-pentru a avea

costuri reduse ,iar tipărirea se va face față-verso, pe hârtie de imprimantă , de 80de g ,

colorată ,astfel ca scrisul să iasă in evidenta .

Foi volante si pliante

Foi volante –acestea aleg un subiect anume si exlica intr.o serie de subpuncte detaliile

subiectului respectiv

– foile volante trebuie sa fie produse simplu si ieftin , tiparite cu culoare

neagra pe hartie de imprimantă de culoare diferită pentru fiecare subiect

in parte

Pliante (Leaflets )-si acestea trebuie sa trateze un singur subiect si spatiul va fi exploatat

la maximum pentru a insera desene si fotografii care sa ilustreze mesajul-

cheie.

Fluturași (Flyers )-sunt foi simple , continand un singur mesaj , care pot fi reproduse la

fel ca si foile volante .

3. Elaborarea planului de comunicare

Un plan de comunicare bine intocmit si respectat ne poate aduce rezultate mult mai

mari decat o serie de actiuni punctuale prin care promovam un anumit produs sau

serviciu. .

În primul rând , pentru că un plan de comunicare contine o serie de obiective pe

care trebuie sa le indeplinim , iar în al doilea rând , pentru ca ne ajuta sa privim întreaga

noastra comunicare cu potențialii clienti la nivel strategic , urmărind un scop pe termen

lung .De regulă planul de comunicare face parte dintr-un plan de marketing care se

stabilește la sfarșit de an , un plan de comunicare se redactează când ne aflam în etapa de

planificare a strategiilor de marketing la nivel general , imediat după ce am stabilit

obiectivele de marketing .

3.1.Obiective generale

Principiile generale care ghidează activitățile de comunicare sunt :

Transparența–informarea potentialilor benficiari ăn legătură cu oportunitătile

disponibile si realizarea unor proceduri accesibile acestora , și de asemenea ,

comunicarea rezultatelor programelor /proiectelor pe parcursul implementării

activităților acestora .

Cresterea gradului de conștientizare a publicului pentru a scoate in evidență:

-actiunea comună sustinută de UE si de Statele Membre, precum si

rezultatele obtinute ;

-participarea financiară a UE.

-obiectivele programelor /proiectelor finanțate din Fondurile

Structurale ;

3.2.Identificarea grupurilor -țintă

Publicurile- țintă se referă la toate persoanele /organizatiile care sunt potențial

interesate de mesajul transmis despre program /proiect .În general , segmentarea

grupurlui –tintă se bazeaza pe criteriul demografic , geografic , psihografic și de

comportament;

comunicarea cu acesta depind de principalele canale media la care fiecare grup se

expune .Pentru a afla nevoile de informare ale fiecărui grup în parte pot fi utilizate

cercetări sociologice .

Principalele categorii de grupuri –țintă sunt ;

1)Entitățiile implicate în administrarea programului

•Autoritățile de management

•Organismele intermediare (8 Agenții de Dezvoltare Regională,Ministerul pentru

IMM , Comerț, Turism și Profesii Liberale )

• Comitetele de monitorizare și de evaluare strategică și corelare etc .

2)Potențiali solicitanți si beneficiari

•Autorități ale administrației publice locale și centrale ;

•ONG -uri

•Companii private

•Universități și institute de cercetare ;

3)Publicul larg si media

•Liderii de opinie:actori economici activi ,educați , în legătură directă cu

potențialii solicitanți , de exemplu inginerii , consultanții , intreprinzătorii ,

camere de comerț, politicienii și alții cu interes indirect și implicare în

dezvoltarea comunităților locale .

3.3. Stabilirea mesajelor –cheie

Definirea mesajelor reprezintă o componentă –cheie a planului de comunicare .

Sloganul surprinde esența mărcii . Trebuie să fie ușor de reținut , plăcut la auz , să aibă

ritm și cât mai multe seminificații .Regulile în conceperea mesajului sunt următoarele :

•adecvarea la public și la canalul de comunicare ;

•descifrabil

•credibil

•concis

•convingător

•memorabil

Din momentul în care mesajele au fost stabilite , trebuie să se decidă și care vor fi

imaginile care vor reflecta cel mai eficient mesajul .Este esențială utilizarea

imaginilor cu care membrii publicului se pot identifica :emoționale ,reprezentative

pentru aceștia , cu un impact vizual puternic .

3.4 Alegerea instrumentelor și a canalelor de comunicare

Din momentul în care publicul-țintă a fost identificat ,iar mesajele au fost stabilite,

comunicare se face fie direct (verbal sau în scris ), fie indirect ,printr-un canal de

comunicare .

Conceperea unui mix de comunicare este o sarcină dificilă în special atunci când este

vorba de un plan complex,cu un buget semnificativ , cu diferite segmente de public-țintă

și un set divers de obiective de atins .

Există un număr mare de tehnici și modalități de comunicare , printre care :

Tehnici de Relatii Publice

Gestionarea relației cu mass-media prin :comunicate de presă, conferințe de presă,

evenimente de presă .Realizarea de publicații :broșuri ,ghiduri ,pliante ,newslettere ,

rapoarte .

Comunicarea directă:

•centre de informare

•linie telefonică dedicată (call center )

•comunicarea directă prin poștă (direct mailing )

•liste de e-mail

Comunicarea prin internet și media digitale :

•website-uri

•interfețe de comunicare specifice

•portaluri ,baze de date;

•bloguri , forumuri și alte forme interactive de comunicare ,aflate într-o evoluție

continuă

•bannere și pop- up-uri ,linkuri ,jocuri tematice ;

•prezentări multimedia și alte instrumente .

Organizare de evenimente :

•Conferințe , seminarii , târguri ;

•Competiții (pentru segmentele de public țintă, tineri ,etc )

•„Zile ale Portilor Deschise „

•Excursii de prezentare

•Vizite ;

•Stagii de pregătire ;

Tehnici de publicitate:

•televiziune (spoturi tv , filme promoționale , emisiuni , dezbateri , teletext,

pachete de sponsorizare etc )

•Radio (spoturi radio , dezbateri ,sponsorizări ,citirea materialelor promoționale,

emisiuni speciale etc )

•Presa (ziare ,reviste , alte materiale tipărite )

Publicitate stradală și de interior

•Panouri de dimensiuni mici și mari ,panouri iluminate ;

•Publicitatea în locuri publice , în sistemul de transport în comun etc ;

Afișe ;

•Construcții (standuri )temporare

3.5. Bugetul

Conceperea unui buget este un proces conceput în doi pași 😮 abordare „de sus în jos „

pentru a stabili bugetul disponibil pentru comunicare , urmată de o bugetare de „jos în sus

„a fiecărei acțiuni prevăzute în planul de comunicare .Abordarea „de sus în jos

„presupune o decizie a managementului asupra limitei de buget ce poate fi cheltuită, pe

baza analizelor anterioare și a bugetului general disponibil .Fiind cunoscute aceste limite

,pe fiecare acțiune în parte , managerul de proiect direct implicat estimează costurile de

execuție ,iar bugetul rezultat „de la costuri în sus „trebuie să se încadreze în bugetul total

alocat .

Monitorizarea cheltuielilor în timpul implementării se bazează pe patru principii :

•Economie

•Eficacitate

•Eficiență

•Sustenabilitate

Monitorizarea trebuie să fie efectuată în mod constant ,lunar trimestrial sau anual pentru

fiecare activitate individuală și trebuie să țină cont de bugetul inițial estimat În final

, folosirea fondurilor poate fi evaluată cumulat la nivel de program ,priorități sau

obiective , facilitând astfel monitorizarea costurilor raportat la rezultatele așteptate .

3.6. Evaluarea

Evaluarea este ultima etapă a planului de comunicare , în care se măsoară

rezultatele acestuia ,cu scopul de a decide o continuare în aceeași formulă sau

eventuale schimbări care trebuie efectuate .Aceasta stabilește calitatea și eficiența

activităților derulate , de aceea este important să fie definite ,în primul rând ,criteriile de

validare a calității și eficienței .A evalua înseamnă a măsura .Pentru aceasta trebuie

identificați și utilizați indicatorii specifici .

Indicatorii cantitativi:

Indicatori de impact –schimbare (creștere /scădere )a nivelului de transparență

-schimbare (creștere /scădere )a gradului de cunoaștere

Indicatori de rezultate :evaluează efectele directe și imediate ale instrumentelor

de comunicare folosite asupra grupurilor-țintă.

-numărul de vizitatori pe un website ;

-numărul de participanți la un eveniment ,în comparație cu numărul de

invitați ;

-numărul de cereri de finanțare primite în comparație cu numărul de

potențiali beneficiari informați ;

Indicatori de implementare :evaluează impementarea eficientă a diferitelor

măsuri /instrumente prevăzute în Planul de Comunicare în comparatie cu cele

planificate .

-numărul de măsuri /instrumente implementate în comparație cu

numărul de măsuri /instrumente planificate

Indicatori de buget :evaluează cheltuielile efectuate pentru activitățile de

comunicare în comparație cu bugetul disponibil

. -cheltuielile efectuate ,în comparație cu cele estimate

Indicatori calitativi :sunt indicatori specifici pentru fiecare activitate /produs realizat .