Eficienta Muncii

Ce este eficiența muncii ?

În limba română spre deosebire de alte limbi străine există o distincție clară între termenii de eficiență și eficacitate (în eng. de ex. „efficency” înglobează ambele noțiuni).

În literatura de specialitate (Peter Druker) eficiența este definită ca fiind „efortul investit în a face lucrurile cum trebuie” iar eficiența la „a face lucrurile cum trebuie”. Eficiența poate fi măsurată cu ponderea de efort necesară pentru realizarea sarcinilor (eficiență mare- efort redus în soluționarea sarcinilor).

Un alt termen din aceeași sferă este cel de eficacitate (Daniel Ollivier) ce desemnează raportul între timpul investit și rezultatul obținut, presupunând evoluția de la o situație nesatisfăcătoare la una cu satisfacție crescută.

Strâns legat de eficiență este și conceptul de performanță. O mențiune necesară este faptul că performanța se referă la acele acțiuni care pot fi măsurate, ea nu este o acțiune în sine ci un ansamblu de judecăți și evaluări. Aceasta definește realizarea la nivel superior al obiectivelor propuse.

La polul opus al eficienței se situează ineficiența profesională, tradusă prin aporturi crescătoare constant în condițiile scăderii sau stagnării rezultatelor.

Stabilirea specificațiilor de personal

Pentru obținerea unui nivel de eficiență ridicat este necesară în primul rând adaptarea persoanei la mediul în care activează. Cu alte cuvinte profilul candidatului trebuie să fie potrivit postului pentru care se angajează.

Specificațiile personale sau profilul psihologic al candidatului se referă la acele capacități psihologice deținute de candidat ce îl recomandă pentru postul vizat. Stabilirea acestora se realizează prin identificare, clasificare și specificarea diferențiată a exigențelor profesionale.

Există un plan după care se construiește acest sistem de specificații, planul presupune stabilirea atributelor necesare candidatului pe 7 nivele:

Atribute fizice (rezistență, mobilitate)

Exigențe educaționale

Nivel general de inteligență

Aptitudini speciale (tehnice, științifice)

Domenii de interes personal (interpretate în măsura în care pot influența peerformanțele pentru post)

Trăsături de personalitate (temperament, caracter)

Circumstanțe speciale (anumite restrângeri și obligații impuse de post)

Acestea pot fi la rândul lor împărțite în specificații esențiale (fără de care candidatul nu poate fi angajat în postul respectiv) și dezirabile (care este de dorit să fie deținute de candidat dar care nu împiedică angajarea).

Recrutarea personalului este o acțiune complexă de gestionare a resurselor umane. Pentru obținerea eficienței recrutării în organizație este necesară coroborarea mai multor elemente:

Determinarea nevoilor prezente și viitoare din organizație

Creșterea ratei de succes a procesului de recrutare

Reducerea probabilității ca noii angajați să plece după un timp foarte scurt de la selectare

Creșterea eficienței indivizilor și împreună cu aceștia a organizației, atât pe termen scurt cât și pe termen lung

Eficiența recrutării în organizații urmează caracterul bidirecțional al relației angajat-organizație, în sensul în care există o influență din ambele direcții. Dat fiind faptul că relația se desfășoară în anumiți parametri gradul de mulțumire resimțit de ambele părți este un bun indicator al modului în care această relație funcționează. Astfel angajatul resimte mulțumire în funcție de modul în care îi sunt recunoscute și recompensate activitățile profesionale, iar angajatorul poate resimți aceeași mulțumire în raport cu modul în care angajatul își realizează eficient sarcinile.

Conceptul de muncă

La om munca presupune instituirea unor mecanisme specifice posibile numai în condițiile constituirii unei entități psihologice, sociale, culturale, juridice, economice. Concepțiile privitoare la muncă au considerat-o fie o prelungire a instinctului de sociabilitate a omului fie însuși mecanismul generator al antropogenezei.

Motorul orientării omului către domeniul muncii sunt aspirațiile sale, aspirații către progres social, material, de dezvoltare personală și relațională.

Astfel munca poate fi definită ca acea formă complexă de activitate umană prin care se depune un efort susținut și se implică un număr de resurse cu scopul obținerii de rezultate necesare asigurării standardului de viață al acelei persoane și ai unor membri din structura socială de care aparține acesta.

Orientarea către domeniul muncii are la bază dezvoltarea psihicului uman prin schimbarea schemei trebuințelor și automat a comportamentelor ce duc la satisfacerea lor (un set de trebuințe sunt aferente unui nou angajat, și cu totul altul la un nivel managerial de ex).

Munca implică activitate, este o formă de comportament, care solicită mecanisme psihologice diverse pentru a se putea materializa. Actul de muncă este prin excelență unul individual, particularizat în funcție de personalitatea celui vizat, care are o structură personală a aptitudinilor, atitudinilor, aspirațiilor, voinței.

Perspective de abordare ale conceptului de muncă

Perspectiva psihologică- leagă natura muncii de particularitățile umane precum personalitate, abilități, motivație. Munca nu poate fi gândită ca fiind exclusă din aria psihologică la fel cum nici învățarea nu poate fi plasată în afara acestui context.

Perspectiva fiziologică- vizează aspecte precum efortul fizic, mecanismele metabolice, consumul de energie, regimul de odihnă, toate în raport cu munca prestată.

Perspectiva medicală- are ca elemente centrale efectele nocive ale muncii: stresul în exces, posibilele afecțiuni și legătura lor cu un anumit tip de muncă, definirea noxelor și efectelor acestora, definirea vârstelor de la care se poate începe și înceta munca.

Perspectiva sociologică- definește munca în raport cu formele de manifestare în activitățile colectivității; tot aici sunt incluse dinamica profesională, tendința de ocupare a locurilor de muncă în funcție de activitate și de zona geografică. Efectele muncii în plan social implică modificări ale statutului personal, familial, profesional, social.

Perspectiva juridică- privește munca precum un contract între părți (indivizi și instituții) pe baza unui contract legal ce reglementează termenii muncii: durată, intensitate, securitate, respectare drepturi, protecție, recompensare, cauze și modalități de încetare a raporturilor de muncă.

Perspectiva economică- vizează aspectul obținerii resurselor materiale, munca fiind definită aici ca forță de muncă negociată pe piața muncii pentru care se primește un preț exprimat în bani. Motorul generator al muncii este satisfacerea nevoilor materiale și spirituale.

Perspectiva tehnologică- privește munca în aspectul ce leagă forța de muncă cu mijloacele de muncă.

Perspectiva politică- vede munca precum un proces supus în permanență perfecționării. Scopul în această sferă este creșterea bunăstării cetățenilor prin asigurarea creșterii retribuției pentru munca depusă.

Perspectiva morală- diferențiază munca de restul activităților umane prin valorile etice implicate.

Munca definită ca activitate

Prin prisma definiției ca activitate munca este un ansamblu de comportamente cu un scop și modalități de atingere a acestuia bine definite. Activitatea se traduce prin sarcini, obiective și scopurile de atins, în timp ce comportamentul este ilustrat prin valori cantitative și calitative.

Complexitatea muncii este dată de nivelul de responsabilitate pe care îl implică (socială, economică, materială), de durata necesară însușirii cunoștințelor procedurale, dar și de modelele mentale implicate în rezolvarea sarcinilor activității.

Sfera activităților, intereselor și preocupărilor unei persoane poate fi inclusă în termenul de ocupație. Ocupație ca și timp ce este alocat unei anumite activități („mă ocup cu un anumit domeniu”,), sau ca și post (într-o structură organizațională o persoană ocupă un anumit post).

Din punctul de vedere al definirii termenilor, se mai implică două distincții; cea de meserie, văzuta ca acel complex de cunoștințe obținute prin educare și practică necesare pentru desfășurarea anumitor operații de transformare și prelucrare a obiectelor muncii sau pentru prestarea anumitor servicii; și cea de profesie definită ca fiind acea treaptă de competență atinsă în urma unor formări de specialitate standardizate la nivel național și internațional.

Activitățile de muncă sunt circumscrise unor structuri organizaționale din ce în ce mai complexe. Astfel se poate vorbi despre activitatea desfășurată în context organizațional ca având grad ridicat de calificare, de complexitate din punctul de vedere al sarcinilor solicitate, de structurare din punctul de vedere al mecanismelor cognitive implicate în realizarea ei.

Analiza activității profesionale

Nu putem avea o imagine asupra eficienței muncii fără o analiza prealabilă asupra activității profesionale. Analiza trebuie să țină seama de modul în care a fost proiectată sarcina, de particularitățile execuției, dar și de evaluarea rezultatelor; într-un cuvânt de operaționalizarea sarcinii.

Trebuie avut în vedere faptul că același post în două organizații diferite poate avea particularități diferite. Astfel de particularități țin de construcția fișei de post, de poziția în organigramă, de importanța în organizație, de exigențele specifice.

Analiza rezultatelor muncii este strâns legată de sarcina dată. Prin sarcină se înțelege acel complex de cerințe pe care sistemul organizațional îl solicită operatorului de muncă. Complexul este unul sistemic în care solicitarea și obiectivele joacă un rol esențial. Obiectivele pot avea grade diferite de generalitate (obiectivul secției în care lucrează o persoană, obiectivul companiei per ansamblu) și de subordonare unele față de celelalte. Aceași relație de subordonare poate fi întâlnită și la nivelul obiectivelor unei companii față de cele ale ramurii din care face parte (comerț exterior, economie, cultură).

În atribuirea sarcinii aferente unui post de muncă sunt necesari anumiți pași: definirea sarcinii, solicitarea (răspunsul anticipat sau efectiv la sarcină), competența (complexul de cunoștințe necesare înțelegerii și rezolvării sarcinii). În contextul unei atribuiri eficiente nici o sarcină nu poate face apel la competențe neadecvate (fără ca subiectul să dispună de instrumentele teoretice și practice necesare rezolvării). Analiza vizează raportul sarcină-solicitare-efort.

Performanța în muncă

Rezultatul obiectiv al raportului între sarcină și rezultatul activității de muncă poate fi definit ca performanță în muncă. Rezultatul trebuie să fie unul posibil de interpretat, analizat și de anticipat. Evaluarea performanței în muncă nu rămâne doar la nivel apreciativ ci ea intervine asupra operatorului; fie că este o apreciere interpersonală, o recunoaștere a unei valori, sau exercitarea unei forme de autoritate aceasta implică un anumit efect bidirecțional (asupra celui care îl emite și a celui care recepționează).

Metodele prin care poate fi stabilită performanța în muncă sunt de natură descriptivă: pe baza descrierii directe a etapelor, dificultăților, eforturilor necesare îndeplinirii sarcinii de către cei implicați direct în executare; prin chestionare de analiză aplicate celor implicați; sau prin analiza acelor incidente apărute în urma unor disfuncționalități (analiza factorului uman implicat în apariția erorilor poate da idee despre posibilele neconcordanțe între sarcină, solicitare și resursele operatorului).

Metodele utilizate pot fi și de natura analitică: analiza funcțiilor operaționale implicate în activitate (funcții de natură informațională sau decizională/acțională), analiza acelor modelatori ai procesului de muncă (activități psihice, particularități mecanice care pot influența desfășurarea).

Performanța în activitate se află în strânsă legătură cu:

Pregătirea, formarea profesională a personalului

Proiectarea sarcinilor de muncă în funcție de capacitățile fizice și mentale ale celui care execută

Pregătirea este un proces ce se desfășoară pe un interval de timp îndelungat, modelând forța de muncă pe parcursul activității profesionale, în timp ce cerințele profesionale sunt de obicei punctuale, specializate. Există astfel un nivel de pregătire general stabilit prin educație la anumite nivele și un nivel de pregătire specific particularizat în funcție de anumite sarcini.

Mediul profesional este acela care impune cerințele comportamentale specifice și relaționări specifice.

Performanța în domeniul profesional este influențată de factori ce țin de:

Persoana implicată

Tehnică- gradul de automatizare, caracteristici funcționale ale aparaturii, caracteristici ale comenzilor

Mediu- particularități fizice și chimice, elemente ale relațiilor interumane, satisfacerea nevoilor culturale și sociale

Sarcina de lucru- responsabilități, regim de muncă, monotonie, suprasolicitare/subsolicitare

Factorul om

Referitor la factorul om și la componentele umane ce pot fi generatoare de disfuncții în desfășurarea activității, pot fi amintite:

Oboseala- este simptomul manifestat atunci când rezistența omului este depășită de solicitările cerute de funcționarea sistemului, aceasta este reprezentată de o reducere a unor parametri ai atenției și a reacțiilor motorii; poate fi obiectivă (ca reacție la epuizarea resurselor energetice ale organismului) și subiectivă (determinată de factori atitudinali- dezinteres, insatisfacție profesională, monotonie). Poate avea diferite forme în funcție de stimulul la care se aplică, existând astfel oboseală musculară (la solicitarea unilaterală a unor grupe de mușchi); oboseală nervoasă (auditivă, vizuală, afectivă, generalizată, mentală).

Poate fi considerată o formă de dezadaptare la mediu prin reducerea posibilității omului de a interveni în situații neprevăzute și prin creșterea probabilității de producere a unor incidente, erori și accidente. Incidente pot fi considerate reacțiile întârziate, blocarea dispozitivelor, comunicarea ineficientă (mesaj emis sau recepționat eronat), modificarea condițiilor de mediu. În timp ce erorile vizează acele comportamente umane neadecvate. Analiza erorilor poate da idee despre integritatea și funcționalitatea sistemului.

Stresul- definit ca situație ce exercită presiune fizică(condiții de mediu-frig, căldură, zgomot, pericole) sau psihică (anxietate, depresie) asupra factorului uman. Acesta poate fi responsabil de producerea unor modificări la nivel de organism, dar pe termen scurt poate avea efect motivator (prin mobilizarea organismului de a se implica într-o acțiune menită să înbunătățească situația generală). Stresul nu are o afectare uniformă a subiecților, fiecare om având un alt nivel de toleranță.

Suprasolicitarea- este definită ca fiind:

încercarea de a face față unor sarcini solicitante în condiții ce pot duce la epuizare

obligativitatea încadrării în termene prea strânse pentu a putea fi respectate în condiții optime. Nu se poate nega însă în totalitate rolul termenelor pentru eficiența activității, acestea putând motiva și crește producția; problematica impusă este cea a unui nivel optim.

încercarea de a rezolva sarcinile complexe impuse de promovarea pe un post superior a unei persoane care nu deținea experiența necesară acelor activități

încercarea de a face față mai multor sarcini ne corelate care la un loc devvin copleșitoare pentru cel în cauză

Este dificil însă de făcut o delimitare netă între factorul uman și cel tehnologic, astfel se merge spre o abordare sistemică a interacțiunii dintre factorul uman și implicările lui în ansamblul sistemic(pot exista anumite circumstanțe facilitante ce activează anumite trăsături latente subiective).

Un alt element din sfera factorului uman este personalitatea ilustrată prin factorul vizibil: comportament. Acesta are o manifestare situațională explicată de dinamicitate internă și de raporturile dintre subiect și mediu. În privința personalității un loc aparte îl ocupă modul în care subiectul atribuie responsabilitatea. Astfel există două categorii: cei care se consideră ca singuri responsabili de deznodământul activității, și cei care plasează responsabilitatea pe seama celorlalți. Conștientizarea modului în care o persoană se raportează responsabilitate poate influența modul în care aceasta reacționează la stres. Deși nu există tipologii pure în acest sens, se pot distinge câteva categorii majore:

Subiecții care se consideră ca unici responsabili de ceea ce se întâmplă pot fi clasați în:

Persoane ambițioase- cei cărora le plac schimbările și primesc cu optimism provocări, lucrând bine sub presiune, lucrează bine cu termene limită și chiar dacă acestea nu sunt impuse din afară și le impun ei înșiși. Predispuși efectelor fizice ale stresului distructiv.

Persoane anxioase- au tendința de a transforma orice situație în una generatoare de stres distructiv prin îngrijorarea constantă că ceva nu va merge bine

Persoane tradiționaliste- prezintă o abordare optimă a sarcinilor atâta timp cât acestea sunt de natură familiară; sunt persoane ce funcționează optim în activități repetitive sau ce implică un grad ridicat de rutină; pot suferi de stres în condițiile apariției unor modificări în desfășurarea obișnuită a activității

Subiecții ce plasează responsabilitatea în sfera celorlalți pot fi clasați în:

Persoane izolate- sunt aceia care preferă să lucreze singuri de teama reacțiilor ce le pot primi din partea celorlalți

Persoane placide- sunt cei care au învățat să evite situațiile stresante sau au învățat să nu mai aibă reacții la confruntarea cu acestea.

Persoane aventuroase- sunt cei care abordează cu entuziasm acele situații generatoare de stres pentru majoritatea persoanelor, aceștia pot deveni ușor plictisiți de situațiie ce implică rutină și repetitivitate.

Motivarea în performanța profesională

Motivația umană este cea care împinge omul spre acțiune indiferent de natura ei. Conceptul de motivație este în strânsă legătură cu cel de nevoi și trebuințe, iar cea mai cunoscută ierarhie a trebuințelor este cea realizată de către psihologul american Abraham Maslow. Acesta a realizat o piramidă a nevoilor în care de la bază spre vărf sunt poziționate nevoile fiziologice (foame, somn), nevoile de securitate (protecție), cele sociale (apartenența la un grup), cele de stimă și statut (de a fi recunoscut) și cele de realizare (perfecționare profesională).

Deși în general cei motivați obțin performanțe mai bune acest lucru nu este însă o garanție, deoarece în procesul muncii intervin mai mulți factori ce pot influența negativ performanța: abilități nedezvoltate, neînțelegeri legate de sarcină și de atribuții.

Conceptul de motivație este strâns legat de cel de implicare în muncă. Implicarea cântărește costurile și câștigurile apartenenței la o organizație/grup și conduce la însușirea valorilor acelui grup considerat adecvat cu propriile norme interne. Orientarea către acest tip de apartenență este dată de o puternică dorință de afiliere, de încrederea în scopurile organizației și de dorința de a depune eforturi în acest sens.

Implicarea în muncă este influențată și de factori precum:

Vârsta și vechimea- cu cât o persoană acumulează mai multă vechime într-o organizație cu atât mai aderentă devine la normele și valorile impuse de cultura organizațională de acolo, și cu atât mai dificilă devine găsirea unui nou loc de muncă

Nivelul de pregătire- s-a constatat că cei cu un nivel de pregătire înalt sunt mai puțin implicați în mediul organizațional, aceștia putând schimba locul de muncă mai ușor și situându-se ei îșiși de multe ori mai presus decât organizația din care fac parte

Genul persoanei- poate influența implicarea prin stilurile diferite de atașament pe care le dezvoltă femeile și bărbații, acestora din urmă fiindu-le de obicei mai ușor să schimbe un loc de muncă chiar dacă ajung să adere la valorile lui, în timp ce femeile se implică mai greu și datorită spectrului mai larg de activități între care își împart timpul

Personalitatea- nevoia de auto împlinire precum și o stimă de sine ridicată pot interfera cu modul de conduită în organizație

Nivelul de implicare în muncă este influențat și de sistemul de recompense, sistem ce vizează ansamblul de venituri materiale și nemateriale sau a avantajelor obținute în funcție de activitatea desfășurată. Un sistem de recompense adecvat ajută la creșterea productivității în muncă, în timp ce unul care nu este calibrat eficient nu face decât să producă pierderi de o parte sau de cealaltă (organizație sau angajați).

Recompensările trebuiesc să fie proporționale cu specificitatea posturilor (cu nivelul de cunoștințe și de dezvoltare a abilităților indivizilor), acestea sunt reglementate de prevederi speciale sau de legi interne. Salarizarea face parte din sistemul de recompense ca parte integrată a contractului de muncă.

Importanța instruirii profesionale

Instruirea profesională sub forma educației continue sau a reorientării profesionale este un factor important în eficientizarea muncii. Obiectivul instruirii este acela de a forma personal calificat, personal ce deține cunoștințele și abilitățile necesare realizării sarcinilor impuse de locul de muncă. Instruirea este privită în general ca achiziționare de informații (cunoștințe), reguli, atitudini și concepte ce vizează apariția unor modificări la nivel comportamental.

Procesul de instruire trebuie să fie unul personalizat în care să se plece de la evaluarea individuală a participanților în vederea stabilirii punctului de plecare la nivel profesional (treapta de competențe la care se situează). Astfel sistemul de instruire trebuie proiectat în așa fel încât să țină seama de particularitățile educaționale ale fiecărui candidat și de eficiența postinstruire estimată.

Punctul de pornire în acest proces este evaluarea trebuințelor organizaționale prin analiza sarcinilor și cunoștințelor, a deprinderilor și aptitudinilor și analizei personalului. Contextul actual al muncii trebuie să ducă la creșterea potențialului individual al muncitorului în vederea creșterii productivității muncii. Companiile văd în procesul de instruire o metodă de a ajuta indivizii să promoveze, și odată cu aceasta de a avea o prestație mai eficientă în cadrul organizației.

Etapele de instruire eficiente țin cont de câțiva factori de bază:

Mediul instruirii- atenție acordată mediul în care se desfășoară procesul de instruire și asupra modului cum acesta se află în relației cu personalul

Obstacolele instruirii:

Vârsta- din punctul de vedere al formării profesionale aceasta se succede imediat după educația școlară, pauzele mari între cele două tipuri de educație pot să îngreuneze procesul; înaintarea în vârstă poate modifica timpul de reacție la stimuli și capacitatea de stocare de noi informații

Stresul-sub formă de situație stresantă sau de stare de stres a organismului

Oboseala- este asociată cu scăderea randamentului și a capacității de muncă

Mecanismele învățării- achiziționarea de noi cunoștințe, deprinderi și competențe dar mai ales adaptarea acestora la noi contexte de muncă

Evaluarea instruirii- în principal în urma unei etape de instruire profesională se așteaptă o creșterere în sfera eficienței și a productivității

Necesitatea formării personalului

Orice organizație se individualizează prin-o serie de valori și norme particulare, ceea ce numim cultură organizațională. Pentru a se asigura de păstrarea acestui set de valori este necesară punerea la punct a unei metode de transmitere și de continuare a acestora de către noii angajați.

Elementele care trebuiesc să fie însușite se pot încadra în două categorii: cele ce pot fi însușire imediat- capital, brevete, mașini; și elemente pentru dobândirea cărora este necesar un intervat de timp mai îndelungat- rețele informaționale, abilități tehnice, metode specifice.

Formarea personalului vizează tocmai transmiterea acestor elemente componente ale culturii organizaționale. Aceasta se realizează prin câteva procedee:

Educația- se referă la activitatea de instruire a oamenilor pe termen lung cu scopul deprinderii de abilități pentru îndeplinirea anumitor roluri în conformitate cu necesitățile organizatorice sau sociale

Instruirea- se referă la activitățile ce duc la achiziționarea de noi cunoștințe și aptitudini specifice necesare exercitării unei meserii sau realizării unei operațiuni, acestea au în centrul lor cerințele legate de post sau de sarcina profesională.

Perfecționarea- vizează aspectul legat de viitor prin creșterea productivității pe termen lung prin investirea în activitățile de învățare dirijată orientată spre progresul în carieră mai degrabă decât spre performanțele actuale.

Identificarea necesității de formare a personalului într-o organizație poate fi calculată în funcție de anumiți indicatori:

-anchete formale și informale: discuții cu angajați și cu managerii, studii sistematice ale comportamentului celor implicați (chestionare)

-analiza concomitentă a sarcinilor și aptitudinilor angajaților (identifică adecvarea aptitudinilor personalului la sarcinile ce i-au fost atribuite)

-utilizarea indicatorilor de alertă- numărul de incidente și accidente de la locul de muncă, fluctuația personalului, creșterea volumului de deșeuri și rebuturi din producție, absenteismul și întârzierile, reclamațiile și abaterile disciplinare

Succesul activității de formare poate fi influențat de:

-persoanele implicate în desfășurare (se distinge un proces de formare internă și externă; de preferat pentru angajați pare să fie calea externă deoarece în opinia lor prezintă garanții de eficiență).

-durata procesului este strâns legată de complexitatea mesajului transmis și de disponibiitatea celor implicați

-ritmul desfășurării ar trebui să țină cont de particularitățile celor implicați