Economia Comerțului, Turismului și Serviciilor [612804]
Universitatea din Craiova
Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor
Economia Comerțului, Turismului și Serviciilor
LUCRARE DE LICENȚĂ
Coordonator Științific
Prof. Univ. Dr. Cătălina Sitnikov
Absolvent: [anonimizat],2019
2
Universitatea din Craiova
Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor
Economia Comerțului, Turismului și Serviciilor
Determinarea cali tății aprovizionării la
SC MERCUR SA
Coordonator Științific
Prof. Univ. Dr. Cătălina Sitnikov
Absolvent: [anonimizat], 2019
3
CUPRINS
Introducere………………………………………………………………………………………………. pag 4
Capitolul I: Determinarea calității aprovizionării la SC Mercur SA
1.1. Activitatea de aprovizionare din punct de vedere al managementului calității pag 6
(ISO 9001: 2008)……………………………………………………………………………………….
1.2. Descrierea procesului aprovizionării (pe baza procedurilor de sistem și operaționale) din
procesul de management al calității
1.2.1. Procesul de aprovizionare în cadrul societății………………………………………. pag 8
1.2.2. Informații pentru aprovizionare. Ținerea sub control a procesului……… ….. pag 8
1.2.3. Verificarea produsului/serviciului aprovizionat…………………………………….. pag 9
1.2.4. Furnizarea serviciilor și controlul furnizării acestora……………………………. pag 9
1.2.5. Identificare și trasabilitate………………………………………………………………….. pag 10
1.2.6. Prop rietatea c lientului……………………………………………………………………….. pag 10
1.2.7. Păstrarea produsului………………………………………………………………………… pag 10
1.3. Măsurarea și monitorizarea produselor și serviciilor………………………………… pag 11
1.4. Co ntrolul neconformității………………………………………………………………………. pag 11
1.5. Descrierea procedurii PG 010
1.5.1. Evaluarea furnizorilor…………………………………………………………… …………… pag 12
1.5.2. Aprovizionarea cu marfă și produse……………………………………………………. pag 12
1.5.3. Recepția produselor aprovizionate……………………………………………………… pag 14
1.5.4. Gestionarea mărfurilor și produselor aprovizionate………………………………. pag 14
Capitolul II: Prezentare firmă și propuneri de măsuri pentru îmbunătățirea
activității în domeniul cercetat .
2.1. Scurt istoric…………………………………………………………………………………………. pag 17
2.2. Structura funcțională…………………………………………………………………………….. pag 18
2.3. Scopul, denumirea și sediul societății …………………………… ………………………….. pag 19
2.4. Ca pacitați ……………………………………………………………………………………………… pag 19
2.4.1. Niveluri …………………………………………………………………………………………….. pag 20
2.5. Piața de acțiune a societății…………………………………………………………………… pag 21
2.5.1. Furnizorii…………………………………………………………………………………………. pag 22
2.5.2. Concurența……………………………………………………………………………………….. pag 22
2.5.3. Cliențtii ………………………………………………………………………………………………. pag 23
2.6. Organizarea planului magazinului……………………………………………………………. pag 23
2.7. Evoluția principalilor indicatori înregistrați in perioada 2016- 2019……………… pag 23
2.8. Urmarirea calitatii aprovizionarilor de material si obiecte de inventar la nivelul
depozitului de repartizare in anul 2019…………………………………………………………. pag 25
2.9. Îmbunătățire continuă, ac țiuni corective și acțiuni preventive…………………….. pag 28
2.10. Procedura Evaluare furnizori ……………………………………………………………….. pag 30
2.11. Responsabilit ăți…………………………………………………………………………………… pag 34
Concluzii…………………………………………………………………………………….. pag 36
Bibliografie
Anexă: Organigrama SC Mercur SA
4
Introducere
De-a lungul lanțului valoric, procesele de aprovizionare și achiziții prezintă o oportunitate
bună pentru optimizare. Importanța lor a crescut foarte mult grație globalizării proceselor de
aprovizionare, care a adus cu sine o creștere a competiției prețurilor. În multe cazuri se
subestimează potențialele din aprovizionare și achiziții, datorită lipsei de transparență a
proceselor precum și a insuficienței estimări a TCO (Total Cost of Ownership), astfel
companiile se declară mulțumite de obținerea rapidă a unor succese (Quick Wins).
Tendința în creștere din industrie pentru extinderea pașilor din procesul de producție pentru a
include și furnizorii face ca volumele de aprovizionare să crească continuu – în multe cazuri
sunt prezente mai mult de 50% în raport cu cifra de afaceri a unei companii. Din această
cauză situația financiară și asigurarea optimă a aprovizionării capătă o importanță din ce în ce
mai mare. Observarea consecventă și optimizarea activităților din aprovizionare se pot dovedi
foarte valoroase. În același timp trebuie luate în calcul și posibilele riscuri din procesul
decizional.
Activitatea de aprovizionare reprezintă un proces dinamic care are ca scop deplasarea în mod
continuu a mijloacelor de producție de la furnizori la beneficiari , pe baza relațiilor economice
între întreprinderi, finalizate în programele de aprovizionare și contractele economice de
livrare, una din necesitățile obiective în desfășurarea neîntreruptă a procesului de fabricație.
Achiziționarea reprezintă un angajament financiar, de cumpărare a unor resurse materiale sau
produse, fiind reprezentată de o tranzacție monetară efectivă. În raport cu achiziționarea,
aprovizionarea are un conținut mai amplu. Achiziționarea este doar un moment al procesului
de aprovizionare cu materiale. Această componentă a aprovizionării este urmată de acțiunile
de determinare a nevoilor, de stabilire a dimensiunii acestora și a momentelor în care sunt
necesare și este precedată de negocierea procesului de aprovizionare, de aducere efectivă a
resurselor materiale. Alimentarea se desfășoară numai în interiorul unității economice, prin
trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare, în concordanță cu programele
prelucrate în prealabil. Alimentarea se încadrează în sistemul logistic al aprovizionării alături
de fluxul și sistemul de transport intern.
Particularitățile economiei de piață, cu deosebire cele ale perioadei de tranziție către economia
de piață, influențează procesul de aprovizionare.
Eficiența și eficacitatea relațiilor stabilite cu furnizorii depinde de modul de gestiune a
acestora și de calitatea partenerului ales. Furnizorul ideal nu există, astfel că alegerea acestuia
se va face ținând seama de modul în care acesta contribuie la asigurarea celor mai bune
condiții de valorificare a oportunităților cumpărătorului, într-un anumit context economico –
social. Nu toți furnizorii au comportamente identice în situații identice, acestea depinzând de
poziția furnizorului pe piață, de resursele care fac obiectul relațiilor de vânzare- cumpărare și
de interesele pe termen scurt, dar mai ales pe termen lung al acestora. Deci un furnizor trebuie
ales în funcție de interesele economice ale cumpărătorului și de poziția respectivului furnizor
în raport cu acesta.
După cum afirma profesorul Daniel T. Jones, coautor al lucrării „The Machine that Changed
the World” , „…Nici o firmă nu este precum o insulă. Clienții dumneavoastră depind de
excelența aprovizionărilor dumneavoastră… Cele mai bune firme creează alianțe cu furnizorii
pentru a se asigura de păstrarea clienților lor” .
Procesul de evaluare și alegere a furnizorilor presupune integrarea unor sisteme de criterii și
mărimi/indicatori de performanță destul de diferite față de cele tradiționale. Prețul cel mai
scăzut ori simplul înscris purtător al unor însemne legate de compoziția materialului livrat își
5
pierd relevanța în fața capacității potențialului furnizor de a susține un parteneriat reciproc
profitabil.
Pentru a se orienta în alegerea furnizorilor cu care pot stabili relații de parteneriat, companiile
evaluează, de fapt, setul de procese economice, active și abilități, individuale și colective, care
definesc competențele acestora. Se vorbește despre trei categorii/clase de competențe
organizaționale (distinctive, fundamentale și simple), care sunt repartizate și se deplasează
continuu pe aceeași scală. Cu alte cuvinte, este posibil ca, pe măsura trecerii timpului, o
anumită competență distinctivă să se transforme într-una fundamentală, ori chiar să ajungă o
competență simplă.
Există furnizori, ca și clienți, care pot influența într-o mai mare măsură decât alții avantajul
competitiv al organizației (competențele ei distinctive) și cu aceștia trebuie să existe relații
mai apropiate. De aceea, este necesar ca relațiile de parteneriat să fie dezvoltate în funcție de
gradul de compatibilitate a competențelor. În cele din urmă, este vorba de alinierea
competențelor distinctive și de dezvoltarea competențelor comune, pentru a oferi clientului un
produs/serviciu de calitate superioară.
Lucrarea de față este structurată în două capitole, primul cuprinde partea teoretică ce prezintă
cerințe ale sistemului ISO 9001 2008 privind calitatea aprovizionării , dar și elemente le
specifice aprovizionarii furnizorilor, iar cel de-al doilea cuprinde prezentarea firmei la care
am efectuat studiul de caz, cât și studiu l de caz ce prezintă atât descrierea procesului de
aprovizionare cât și proceduri și modalități de asigurare a calității aprovizionării în cadrul
organizației SC Mercur SA.
6
Capitolul 1. Determinarea calității aprovizionării la SC
Mercur SA
1.1. Activitatea de aprovizionare din punct de vedere al managementului
calității ( ISO 9001: 2008)
Standardul internațional ISO 9001:2008 precizează cerințele pentru un management al
calității atunci când o organizație:
a) are nevoie să dovedească capabilitatea sa de a furniza constant produse care să satisfacă
cerințele clientului și cerințele legale și reglementate și aplicabile
b) urmărește să sporească satisfacția clientului prin aplicarea eficace a sistemului, inclusiv a
proceselor de îmbunătățire continuă a sistemului și prin asigurarea identității cu cerințele
clientului și cu cerințele legale și reglementate aplicabile.
În acest standard internațional, produsul se referă numai la:
a) produsul destinat clientului sau cerut de către client,
b) orice element de ieșire intenționat care rezultă din procesele de realizare a produselor.
Toate cerințele acestui standard internațional sunt generice și sunt destinate aplicării de către
toate organizațiile, indiferent de tipul, mărimea și produsul furnizat.
Atunci când una sau mai multe exigențe ale acestui standard internațional nu pot fi aplicate
datorită naturii unei organizații și a produsului său, acestea pot fi luate în considerare pentru
excludere.
Organizația trebuie să definească, să documenteze, să introducă și să păstreze un sistem de
management al calității și să îmbunătățească continuu eficacitatea acestuia în conformitate cu
cerințele acestui standard internațional.
Organizația trebuie:
a) să determine procesele necesare sistemului de management al calității și aplicarea acestora
în întreaga organizație,
b) să determine succesiunea și interacțiunea acestor procese,
c) să determine criteriile și metodele necesare pentru a se asigura că atât operarea cât și
controlul acestor procese sunt eficace,
d) să se asigure de disponibilitatea resurselor și informațiilor necesare pentru a susține
operarea și monitorizarea acestor procese,
e) să monitorizeze, să măsoare atunci când este aplicabil și să analizeze aceste procese
f) să implementeze acțiuni necesare pentru a realiza rezultatele planificate și îmbunătățirea
continuă a acestor procese.
Atunci când o organizație decide să externalizeze procese care influențează concordanța
produsului cu cerințele, organizația trebuie să se asigure de controlul unor astfel de procese.
Organizația trebuie să determine și să mențină un manual al calității care să cuprindă:
a) domeniul de aplicare al sistemului de management al calității, inclusiv detalii și justificări
ale oricăror excluderi;
b) procedurile reglementate stabilite pentru sistemul de management al calității sau o referire
la acestea;
c) o descriere a interacțiunii dintre procesele sistemului de management al calității.
Managementul de la cel mai înalt nivel trebuie să predea dovezi ale angajării sale în
dezvoltarea și implementarea sistemului de management al calității precum și în îmbunătățirea
continuă a eficacității acestuia prin:
a) comunicarea în cadrul organizației , a importanței satisfacerii cerințelor clienților, precum
7
și a cerințelor legale și a celor reglementate;
b) stabilirea politicii referitoare la calitate;
c) a se asigura de faptul că sunt stabilite obiectivele calității;
d) conducerea analizelor efectuate de management;
e) a se asigura de disponibilitatea resurselor.
La planificarea realizării produsului organizația trebuie să decidă, după caz, următoarele:
a) obiectivele calității și cerințele pentru produs;
b) necesitatea de a defini procese și documente și de a aloca resurse specifice produsului;
c) activitățile cerute de verificare, validare, monitorizare, măsurare, inspecție și încercare
specifice produsului precum și criteriile pentru acceptarea produsului;
d) înregistrările necesare pentru a furniza dovezi că procesele de realizare și produsul rezultat
satisfac cerințele.
Organizația trebuie să stabilească:
a) cerințele indicate de către client, inclusiv cerințele ce vizează activitățile de livrare și post-
livrare;
b) cerințele nespecificate de către client, dar necesare pentru utilizarea specificată sau
intenționată, atunci când aceasta este cunoscută;
c) cerințele legale și reglementate aplicabile produsului;
d) orice alte cerințe suplimentare considerate necesare de organizație.
Organizația trebuie să se asigure că produsul aprovizionat este potrivit cu cerințele de
aprovizionare specificate. Tipul și amploarea controlului aplicat furnizorului și produsului
aprovizionat trebuie să depindă de efectul produsului aprovizionat asupra realizării ulterioare
a produsului sau asupra produsului final.
Organizația trebuie să evalueze și să selecteze furnizorii pe baza capabilității acestora de a
furniza un produs în conformitate cu cerințele organizației. Trebuie fixate criteriile de
selecție,de evaluare și de reevaluare. Trebuie păstrate înregistrări ale rezultatelor evaluărilor
și ale oricăror acțiuni necesare rezultate din evaluare.
Informațiile pentru aprovizionare trebuie să expună produsul de aprovizionat inclusiv, atunci
când este cazul :
a) cerințelor pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor și echipamentelor,
b) cerințelo r pentru calificarea personalului
c) cerințelor pentru sistemul de management al calității.
Organizația trebuie să se asigure că cerințele de aprovizionare speficate sunt adecvate, înainte
de comunicarea acestora către furnizor.
Organizația trebuie să stabilească și să introducă inspecția sau alte activități necesare pentru a
se asigura că produsul aprovizionat satisface cerințele de aprovizionare specificate.
Atunci când organizația sau clientul acesteia își propune să desfășoare verificarea la furnizor,
organizația trebuie să precizeze, în informațiile pentru aprovizionare, înțelegerile avute în
vedere la verificare și metoda de eliberare a produsului.
Organizația trebuie să programeze și să realizeze producția și furnizarea de servicii în condiții
controlate. Condițiile controlate trebuie să cuprindă, după caz:
a) disponibilitatea informațiilor care descriu caracteristicile produsului,
b) disponibilitatea instrucțiunilor de lucru, dacă sunt necesare,
c) utilizarea echipamentului adecvat,
d) disponibil itatea și folosirea echipamentelor de măsurare și monitorizare,
e) introducerea monitorizării și măsurării
8
f) introducerea activităților de eliberare a produsului, de livrare și post -livrare.
Organizația trebuie să valideze orice procese de producție și furnizare de servicii, atunci când
elementele de ieșire rezultate nu pot fi verificate prin măsurare sau monitorizare ulterioare și,
în consecință, deficiențele devin evidente numai după ce produsul se află în utilizare sau după
ce serviciul a fost furnizat.
1.2. Descrierea procesului aprovizionării pe baza procedurilor de sistem
și operaționale din cadrul procesului de management al calității
1.2.1. Procesul de aprovizionare în cadrul organizației
În cadrul organizației, managementul de la cel mai înalt nivel se asigură că produsele și
serviciile aprovizionate sunt conforme cu cerințele de aprovizionare specificate.
Procesul de aprovizionare din organizație se realizează conform procedurii P.G.-010 :
“Evaluarea furnizorilor și aprovizionarea produselor și serviciilor” . În baza acestei
proceduri, în organizație se evaluează și selectează furnizorii pe baza capabilității acestora de
a furniza produse, fiind stabilite criterii de selecție, evaluare și reevaluare.
Totodată, sunt menținute înregistrări (conform P.G.-002 : “Controlul înregistrărilor” ) ale
rezultatel or evaluărilor și ale acțiunilor necesare rezultate din evaluare.
Documentele de aprovizionare sunt analizate înainte de emitere și supuse avizărilor și
aprobărilor conform reglementărilor interne, după care se transmit furnizorului.
Contractele de aprovizionare se modifică prin acte adiționale, care se supun aceluiași circuit
de analizare, avizare și aprobare ca și documentul inițial.
Monitorizarea performanțelor furnizorilor de produse/servicii și înregistrarea acestor
performanțe constituie date de intrare pentru analiza SMC efectuată de conducerea
organizației (conform procedurii P.G.-005 : “Analiza efectuată de management”) .
În afara produselor aprovizionate de organizație cu scopul comercializării și al furnizării de
servicii clienților săi, procesul de aprovizionare include și produse și servicii necesare
desfășurării activității proprii – respectiv : materiale și consumabile de birou; materiale și
consumabile pentru activitatea administrativă generală și de exploatare a spațiilor;
documentație (legislație, normative, regulamente, standarde, etc); servicii de service și
întreținere echipamente; servicii de instruire externă; utilități; servicii de mentenanță
preventivă (întreținere), corectivă (reparații) și de verificări metrologice, după caz.
1.2.2. Informații pentru aprovizionare. Ținerea sub control a procesului .
Managementul de la cel mai înalt nivel se asigură că, înainte de comunicarea lor către
furnizor, cerințele de aprovizionare specificate sunt adecvate.
În procesul de aprovizionare, informația de bază este cerința clientului : produsele
aprovizionate și serviciile furnizate vor urmări satisfacerea cerințelor și a așteptărilor
clienților, precum și cerințele legale și de reglementare, scop în care se vor avea în vedere
numai furnizori evaluați, selectați, agreați și reevaluați periodic.
Organizația a stabilit și implementat procedurile P.G.-010 : “Evaluarea furnizorilor și
aprovizionarea produselor și serviciilor” și P.G.-007 : “Controlul produselor și serviciilor
neconforme" – care stabilesc regulile, metodele și practicile pentru verificarea și recepția
produselor, modalitățile de verificare a serviciului aprovizionat, tratarea neconformităților
precum și înregistrările aferente – respectiv pentru :
a. modul de ținere sub control a procesului de aprovizionare, pentru a se asigura că
produsul/serviciul aprovizionat este conform cu cerințele tehnice și de calitate solicitate;
9
b. identificarea, izolarea și tinerea sub control a produselor aprovizionate care nu corespund
specificațiilor, precum și tratarea produselor și serviciilor neconforme cu cerințele
beneficiarilor.
Furnizorii sunt evaluați, selectați și menținuți pe baza abilității lor de a satisface și a menține
cerințele de aprovizionare specificate.
Procesul de aprovizionare este ținut sub control prin:
a. stabilirea responsabilităților privind procesul de aprovizionare;
b. identificarea necesitaților organizației și a cerințelor pentru produsul/serviciul apro vizionat;
c. evaluarea, selecția, reevaluarea, menținerea/excluderea furnizorilor de produse/servicii;
d. definirea clară a datelor de aprovizionare în documentele de aprovizionare
(comenzi/contracte);
e. gestionarea documentelor de aprovizionare;
f. tratarea produsului/serviciului aprovizionat neconform.
1.2.3. Verificarea produsului/serviciului aprovizionat
Funcțiile responsabile de aprovizionarea cu servicii/produse întocmesc Liste de furnizori
acceptați pentru produsele/serviciile de care răspund și au responsabilitatea actualizării
permanente a acestora. Serviciile aprovizionate sunt monitorizate de către salariații din
subdiviziunea organizatorică implicată în respectiva aprovizionare și în conformitate cu
cerințele contractuale aprobate.
Reevaluarea furnizorilor se face anual, în luna ianuarie, la încheierea unor contracte sau, ori de
câte ori este necesar – în cazul nerespectării criteriilor pe baza cărora furnizorul a fost acceptat
inițial.
În organizație sunt stabilite și implementate activitățile de verificare necesare pentru a se
asigura că produsele aprovizionate satisfac cerințele de aprovizionare specificate.
1.2.4. Furnizarea serviciilor și controlul furnizării acestora
Managementul organizației planifică și realizează comercializarea produselor și furnizarea
serviciilor în condiții controlate.
Reglementarea modului de furnizare a serviciilor este realizată în cadrul procedurilor speciale
P.S.-001 : „Analizarea cerințelor clienților și comercializarea cu amănuntul a produselor”,
P.S.-002 : „Activitatea de închiriere a spațiilor comerciale” și P.S.-005 : “Activitatea de
restaurant” .
Documentele SMC elaborate prezintă modul în care se realizează fiecare serviciu în mod
controlat în conformitate cu cerințele legale și de reglementare aplicabile și responsabilitățile
personalului de execuție și verificare.
Controlul modului în care se prestează serviciile se realizează prin:
a. disponibilitatea și comunicarea informațiilor care descriu caracteristicile serviciilor
solicitate de către client (comenzi/ contracte);
b. disponibilitatea legislației, regulamentelor, normativelor, standardelor, etc. în vigoare;
c. planificarea realizării serviciilor;
d. disponibilitatea procedurilor și instrucțiunilor de lucru;
e. disponibilitatea și utilizarea echipamentu lui adecvat;
f. disponibilitatea personalului instruit și atestat/calificat de execuție, verificare, control și
validare.
Furnizarea serviciilor în condiții controlate se realizează de către șeful fiecărei structuri
organizatorice, în funcție de specificul activității pe care o coordonează și conduce.
Personalul de execuție și verificare în toate fazele realizării serviciilor este disponibil,
10
competent și instruit; se păstrează înregistrări privind activitățile de execuție și verificare,
inclusiv a modului de identificare, analiză și tratare a neconformităților serviciilor.
1.2.5. Identificare și trasabilitate
Produsele aprovizionate sunt identificate de către persoanele responsabile, după caz, prin:
documentele de certificare a calității (certificate de calitate, declarații de conformitate,
buletine de analiză, avize/autorizații, certificate sanitar veterinare etc.), de la furnizori și
laboratoare de încercări autorizate, agremente tehnice.
Pentru identificarea produselor comercializate prin mijloace adecvate pe durata procesării
interne, începând de la recepție și pe parcursul tuturor etapelor – până la livrare, precum și
pentru controlul și înregistrarea identificării unice a produsului – atunci când trasabilitatea
este o cerință, în cadrul SMC a fost elaborată și aprobată procedura general ă P.G.-015 :
“Identificare și trasabilitate” – care stabilește acțiunile, metodele și responsabilitățile
referitoare la identificarea produsului și la asigurarea trasabilității pe parcursul desfășurării
activităților aferente.
Scopul P.G.-015 : “Identificare și trasabilitate” este informarea clientului și identificarea de
către vânzător cu privire la prețul produsului care urmează a fi cumpărat – respectiv vândut.
Produsele neconforme sunt identificate corespunzător și depozitate în zone special amenajate.
Trasabilitatea produselor aprovizionate se realizează prin documentele de aprovizionare; în
cazul activității de alimentație publică se realizează prin intermediul Fișei de inspecție a
preparatelor culinare , iar trasabilitatea serviciilor de închiriere a spațiilor comerciale se
asigură prin menținerea Registrului contractelor .
1.2.6. Proprietatea clientului
Organizația tratează cu grijă proprietatea clientului, pe întreaga perioadă cât aceasta se află
sub controlul organizației sau este utilizată de către organizație.
Managementul de la cel mai înalt nivel a identificat, verifică și protejează proprietatea
clientului prin sistemul de supraveghere și pază (pază umană și supraveghere video) și
sistemul de avertizare incendii .
În unele cazuri , proprietatea clientului se referă și la produsele achiziționate de
organizație în regim de consignație, la mărfurile chiriașilor, precum și la produsele alimentare
și nealimentare furnizate de clienții meselor festive . Proprietatea clientului se referă și la
proprietatea intelectuală, în cazul clienților -parteneri contractuali ai organizației.
1.2.7. Păstrarea produsului
Organizația asigură păstrarea conformității produselor aprovizionate până la comercializarea
lor/utilizarea internă, ceea ce include identificarea, manipularea, ambalarea, depozitarea și
protejarea produselor, implicit a părților componente ale acestora, după caz.
Organizația are în proprietate spații de depozitare corespunzătoare, destinate exclusiv păstrării
produselor aprovizionate, imediat după recepție.
Produsele aprovizionate identificate ca necorespunzătoare sunt depozitate în mod
corespunzător și tratate conform P.G. -007 : “Controlul produselor și serviciilor neconforme" .
11
1.3. Măsurarea și monitorizarea produselor și serviciilor
Organizațiile stabilesc metodele de monitorizare și măsurare, criteriile de acceptare,
responsabilitățile și înregistrările aferente pentru:
a. produsele aprovizionate;
b. serviciile realizate (furnizate);
Măsurările și monitorizările se realizează intern de către personalul responsabil.
Metodele de măsurare și monitorizare și înregistrările aferente sunt analizate periodic pentru a
determina oportunitățile de îmbunătățire a performanței SMC.
Prin procesul de monitorizare și măsurare sunt identificate neconformitățile referitoare la
produse și servicii, responsabilitățile și autoritățile persoanelor care analizează, dispun măsuri
de tratare și verifică acțiunile întreprinse în acest scop conform prevederilor procedurii P.G.-
007 : “Controlul produselor și serviciilor neconforme”.
Atunci când se selectează metodele de măsurare, pentru a asigura că serviciul este conform cu
cerințele, se au în vedere următoarele aspecte:
– cerințele legale și de reglementare aplicabile;
– tipurile de verificări necesare;
– competența cerută personalului;
– procesele SMC și capabilitatea acestora.
Metodele de măsurare și monitorizare determinate și înregistrările sunt analizate periodic
pentru a determina oportunitățile de îmbunătățire a performanței SMC.
Produsele aprovizionate se verifică – cantitativ și calitativ – de către funcțiile responsabile
conform P.G.-010 : “Evaluarea furnizorilor și aprovizionarea cu produse și servicii ”.
Produsele aprovizionate neconforme se tratează conform prevederilor P.G.-007 : “ Controlul
produselor și serviciilor neconforme ”.
Monitorizarea și măsurarea serviciilor de comercializare cu amănuntul a produselor se fac în
conformitate cu prevederile P.S.-001 : „Analizarea cerințelor clienților și comercializarea cu
amănuntul a produselor ”.
Monitorizarea și măsurarea serviciilor de închiriere a spațiilor publicitare se fac în
conformitate cu prevederile P.S. -002 : „Activitatea de închiriere a spațiilor publicitare ”.
Monitorizarea și măsurarea serviciilor de restaurant se fac în conformitate cu prevederile P.S.-
005 : „ Activitatea de restaurant ”.
Serviciile neconforme se tratează conform prevederilor procedurii P.G.-007 : “Controlul
produselor și serviciilor neconforme ”.
1.4. Controlul neconformității
Managementul de la cel mai înalt nivel asigură în cadrul organizației ca produsul care nu este
conform cu cerințele să fie identificat și ținut sub control, pentru a se preveni utilizarea sau
livrarea neintenționată.
În cadrul organizației este documentată procedura generală P.G. -007 : “Controlul produselor și
serviciilor neconforme” – care stabilește regulile și responsabilitățile pentru identificarea,
analiza, tratarea și înregistrarea neconformităților referitoare la produsele/serviciile
aprovizionate și serviciile realizate.
Neconformitatea unui produs -serviciu este tratată prin următoarele metode:
a. întreprinderea unor acțiuni de eliminare a neconformității detectate;
b. întreprinderea unei acțiuni care să împiedice comercializarea/continuarea prestării
serviciului până la soluționarea neconformității identificate.
Produsul aprovizionat este controlat la recepție, înainte de comercializare/furnizare/utilizare
12
pentru a verifica comportamentul și a identifica eventualel e neconformități care pot apărea în
timp.
Produsul aprovizionat neconform este izolat în zona special amenajată și identificat în mod
corespunzător, până la înapoierea către furnizor sau până la stabilirea deciziei de tratare de către
șeful subdiviziunii organizatorice sau de către Directorul General .
Personalul implicat în activitățile de furnizare a serviciilor este abilitat de către conducerea
organizației cu autoritatea și responsabilitatea de a raporta șefului ierarhic neconformitățile
depistate în or ice etapă a procesului de prestare a unui serviciu, astfel încât să se asigure
detectarea și tratarea în timp util a neconformităților. Când produsul neconform este detectat
după livrare/după ce a început utilizarea sa, în cadrul organizației se întreprind acțiuni
corespunzătoare efectelor/potențialelor efecte ale neconformității.
Când produsul/serviciul neconform este corectat, este supus unei reverificări, pentru a
demonstra conformitatea cu cerințele.
Înregistrările referitoare la natura neconformitățilo r, precum și la orice acțiuni ulterioare
întreprinse, inclusiv derogările obținute sunt menținute de către RMC.
Înregistrarea neconformităților se realizează de către RMC în “Rapoarte de neconformități” și
se tratează de către persoanele responsabile, cu a cordul șefului subdiviziunii organizatorice sau
al Directorului General
Datele referitoare la neconformitățile , la produsele/serviciile aprovizionate, servicii realizate de
organizație sunt culese și prelucrate de persoanele responsabile și constituie date de intrare
pentru analizele SMC efectuate de management.
1.5. Descrierea procedurii PG 010
1.5.1. Evaluarea furnizorilor
Organizația urmărește să aprovizioneze produse de la furnizori recunoscuți pentru calitatea
produselor oferite și care oferă condiții avantajoase de colaborare. Selectarea furnizorilor
rezultă dintr-o prospectare prealabilă și dintr -o alegere bazată pe evaluarea capabilității lor
de a respecta calitatea cerută, termenele de livrare, prețurile, modalitatea de ambalare și
etichetare precum și aptitudinea de a menține calitatea în timp.
În cazul produselor aprovizionate de subdiviziunea” Comercial” elementele de evaluare se
referă în special l a experiența anterioară în colaborarea cu furnizorul;
Supravegherea furnizorilor se efectuează continuu pe baza următoarelor elemente:
– calitatea mărfurilor primite și viteza de rotație a acestora;
– reacțiile la reclamațiile făcute de subdiviziunea „ Comercial” referitor la testarea pe piață a
acestor produse;
– modul de remediere a deficiențelor constatate;
– termene de livrare și alte angajamente.
Anual, pe baza înregistra rilor de mai sus, aferente livrărilor din perioada respectivă ,
subdiviziunea” Comercial „va reevalua performanța furnizorilor și va decide menț inerea sau
eliminarea furnizorului de pe „Lista furnizorilor acceptați”.
„Lista furnizorilor acceptați „ este actualizată de subdiviziunile: Comercial și Administrativ
,MET la începutul fiecarui an.
1.5.2. Aprovizionarea cu marfă și produse
Pentru recepția materiilor prime și materialelor există Comisia de recepție:
– pentru bucătarie comisia de recepție este formată din :SUAP , bucătar șef și Reprezentant
Serviciu Comercial
– pentru bar : SUAP, barman și Reprezentant Serviciu Comercial.
13
La produsele achiziționate de la producători direcți se efectuează recepția constâ nd în :
controlul cantitativ prin numărare și cântărire pe baza “ Borderoului de achiziții” și calitativ
(vizual) .
La sfârșitul recepț iei produselor aprovizionate se întocmește “Nota de Recepție și Constatare
de Diferențe” în două exemplare , semnate de către toți membrii comisiei și vor fi distribuite
astfel: un exemp lar rămâne la SUAP și unul va fi trimis împreună cu factura fiscală ( unde
este cazul) la Contabilitate.
Înregistrările vor fi păstrate în conformitate cu prevederile Nomenclatorului arhivistic.
Aprovizionarea cu mobilier, veselă, tacâmuri etc. se face în urma unei solicitări verbale din
partea SUAP către Seful Seviciului Comercial. Se întocmește un referat de necesitate de
către Șef Serviciu Comercial și SUAP, care este transmis la conducere pentru aprobare. După
aprobare se face achiziția.
Aprovizionarea cu echipamente/ utilaje pentru bar și bucătărie se face în urma solicitării
verbale transmise de SUAP către Șef Seviciu Comercial. Se întocmește referat de necesitate
de către Șef Serviciu Comercial și SUAP, care se transmite la conducere pentru aprobare.
După aprobare se face achiziția.
Necesarul de aproviz ionare cu marfă se stabilește de către subdiviziunea” Comercial”, luând
în considerare următoarele :
– analiza stocurilor existente ;
– îmbogățire gamă sortimentală, tendințe;
– programul de vânzari stabilit ;
– comenzile lansate de gestionarii raioanelor și Șeful de Restaurant.
Subdiviziunea ”Comercial” împreună cu gestionarul fiecărui raion și Șeful de Restaurant
stabilește frecvența aprovizionărilor precum și structura mărfurilor aprovizionate.
Aprovizionarea se face în baza comenzilor lansate. Comenzile de aprovizionare sunt :
a) pentru mărfuri în suma de maxim 2.500,00 lei RON
b) pentru mărfuri în suma de peste 2.500,00 lei RON.
În cazul a) comanda se face de către gestionar sau Șef Restaurant și responsabilul de sector și
se aprobă de Șef „Comercial”. În cazul b) comanda se face de către gestionar sau Șef
Restaurant și responsabilul de sector, se vizează de Șef Serviciu Comercial și se aprobă de
Director Financiar -Contabil și Director General.
Pentru produsele „de bază” (cunoscute ca model și fabricate permanen t de către furnizor),
comanda de aprovizionare va conține următoarele informaț ii :
– denumire produs solicitat, cod/model, mărime, culoare ;
– cantitate ;
– preț de livare ;
– cerinț e referito are la termen de livrare, condiții de plată , transport, alte angajamente.
Pentr u produsele din categoria „noutăți” (fabricate de furnizor cu caracter sezonier) comanda
de aprovizionare va conține ca informaț ii :
– generic, gama de produse comandate ;
– valoare maximă de aprovizionat în prețuri de livrare cu T.V.A. ;
– cerinț e referitoa re la termene de livrare, condiții de plată , transport și alte angajamente.
În situatia în care aprovizionarea se face franco furnizor, la sediul acestuia, se deplasează
gestionarul raionului sau Șeful de Restaurant și, dacă este cazul, poate fi însoț it de
responsabilul de sector din cadrul subdiviziunii ” Comercial”, având obligația de a se încadra
în comenzile aprobate, atât ca plafon valoric cât și ca structură sortimentală .
14
În situația în care aprovizionarea se face franco magazin, marf a este aprovizionată de o echipă
formată din : gestionar sau Șef Restaurant sau înlocuitorul acestora, responsabil de sector
și/sau Șef subdiviziune” Comercial”.
1.5.3. Recepția produselor aprovizionate
Recepția produselor se face de către gestionar sau Șef Restaurant cantitativ prin numărare și
cântărire în momentul preluării de la furnizor. La sosire, recepția se face de către o comisie
desemnată prin decizie de către Directorul General.
La recepție se verifică dacă produsele aprovizionate corespund cu datele înscrise în
documentația de însoțire: factură, aviz de însoț ire a mărfii , declarația de conformitate ,
specificație tehnică. Declarația de conformitate se păstrează de către gestionar sau Șef
Restaurant. Pentru mărfurile livrate de furnizor și identificate la recepție cu abateri de la
cerințele specificate, se anunță furnizorul pentru a stabili de comun acord o modalitate de
rezolvare a situației. Produsele neconforme se returnează și se înlocuiesc de către furnizor.
Pentru a se asigura că produsul aprovizionat îndeplinește cerințele de aprovizionare
specificate, organizația dezvoltă acorduri cu furnizorii bazate pe următoarele practici :
– inspecții / încercări efectuate de furnizori;
– transmiterea concomitent cu livrările a înregistrărilor controlului proceselor ;
– implementarea de către furnizor a unui sistem de management al calității.
Documentele de însoțire a produselor care atestă conformitatea cu cerințele de aprovizionare
specificate se păstrează de către gestionari sau Șeful de Restaurant.
Pentru produsele livrate de furnizori și identificate la recepție cu abateri de la cerințele
specificate, responsabilul de sector anunță furnizorul pentru a stabili de comun acord o
modalitate de rezolvare a situației.
În cazul recepției mărfurilor, după efectuarea recepț iei cantitative, responsabilul de raion
întocmește prețurile de vânzare cu amănuntul în baza cărora gestionarul sau Șeful de
Restaurant întocmește N.R.C.D. –ul în două exemplare. Originalul N.R.C.D. însoțeș te factura,
iar copia rămâne în cadrul gestiunii.
În celelalte cazuri gestionarul întocmește N.R.C.D. –ul în două exemplare. Originalul
N.R.C.D. însoțește factura, iar copia rămâne în cadrul gestiunii.
Întocmirea, vizele și circuitul acestor documente se face conform CIRCUITULUI
DOCUMENTELOR valabil în cadrul organizatiei.
1.5.4. Gestionarea mărfurilor și produselor aprovizionate
Mărfurile sunt depozitate în spații special amenajate, în care sunt asigurate condiții de mediu și
de păstrare.
Amenajarea raionului se face de către colectivul raionului sub directa supraveghere a
reprezentantului subdi viziunii” Comercial”.
Completarea de stoc se face zilnic, pe măsura vânzării produselor din raion, de către gestionar
sau vânzători.
Reprezentantul subdiviziunii „Comercial” inspectează zilnic marfa din raion, modul de
aranjare în rafturi, starea de curățenie, atitudinea vânzătorilor.
Produsele aprovizionate pentru Restaurant sunt depozitate în lăzi frigorifice, congelatoare sau în
spații special amenajate al căror mediu este controlat. Depozitarea produselor se face pe
categorii conform normelor s anitar – veterinare în vigoare.
Scoaterea produselor pentru prepararea hranei se face în baza rețetarului conform comenzilor
lansate.
Celelalte produse aprovizionate sunt depozitate în Depozitul de repartizare al organiza ției.
15
Documentele utilizate în relația cu furnizorii acceptați sunt:
– oferte / cereri de oferte.
– contracte de aprovizionare și documente asociate (facturi, avize, bonuri, chitanțe etc.);
– comenzi independente sau parte din contract, pe baza necesarului de aprovizionare
Documentele de aprovizionare au regim de documente controlate, arhivarea documentelor se
face conform Nomenclatorului arhivistic valabil în organizație.
Tabel 1.1. Tratarea evaluării furnizorilor și a aprovizionării drept proces
Elemente ale abordării Definire elemente
Denumire proces Evaluarea furnizorilor și aprovizionarea cu produse și servicii
Indicatori de performanță. Numărul de neconformități datorate recepției
necorespunzătoare.
Proprietar de proces Șef subdiviziune” Comercial”, Șefii de subdiviziuni
Administrativ, Mecano -Energetic și Transport
Intrări 1. Condiții pentru specificații:
a) Tipul sau altă identificare exactă și edițiile aplicabile ale
specificațiilor, desenelor, condițiilor referitoare la procese,
instrucțiunile de inspecție și alte date tehnice relevante,
inclusiv condițiile pentru aprobarea sau calificarea
produsului, a procedurilor, a echipamentelor pentru
procese și a personalului.
b) Instrucțiuni de recepție.
c) Documentul normativ după care se livrează produsul;
d) Documente de însoțire a produsului (declarație de
conformitate, certificat de calitate, aviz de exepediție,
factura etc).
e) Cantitatea comandată.
f) Termenul de livrare.
2. Selecția și evaluarea furnizorilor calificați
Dacă este cazul, elementele de evaluare se referă în special
la:
a) documentele descriptive ale modului de organizare a
furnizorului: manualul calitatii, plan al calității pentru
produsul respectiv, chestionar de evaluare a furnizorului
completat;
b) informații anterioare privind colaborarea cu furnizorul
respectiv;
c) conștientizarea și conformitatea funizorului față de
cerințele legale și de reglementare aplicabile;
d) performanțele furnizorului în raport cu competitorii;
e) referințele și datele disponibile de la furnizori și terti
privind satisfacția clientului;
16
f. informații financiare pentru a se asigura viabilitatea
furnizorului pe perioada derulării contractului de furnizare și
cooperare;
g. capabilitatea logistică a furnizorului inclusiv locațiile și
resursele;
h. informații privind calitatea, prețul , termenele de livrare,
răspunsul la solicitări și reclamații;
i. distanța față de furnizor;
j. locul furnizorului în comunitate precum și percepția
acestuia de către organizație.
k. alte informații obtinute de la terți sau din alte surse;
3. Înregistrări privind documentația de control, certificatul de
calitate, declarația de conformitate, fișa tehnică – conține
descrierea proprietăților produsului, sunt confirmate prin
certificate de calitate, fișa tehnică de securitate.
Ieșiri 1. Lista furnizorilor acceptați.
2. Specificații pentru comenzi și contracte de aprovizionare:
3. Cantitatea comandată.
4. Termenul de livrare.
Procese din amonte Procese referitoare la relația cu clienții.
Furnizor de proces Echipa organizației
Proces din aval Gestiune produse aprovizionate.
Procese interne de management.
Procese referitoare la relația cu clienții.
Client intern Echipa organizației
17
Capitolul 1I. Prezentare SC MERCUR SA
2.1. Scurt istoric
În anul 1975 a avut loc inaugurarea Magazinului Universal Mercur din Craiova inclusiv a
Restaurantului Mercur ce aparținea I.C.S. Textile -Îmbrăcăminte, construcție identificată
folosind sintagma de corp vechi.
În anul 1984 avea loc finalizarea construcției ce purta numele de corp nou ce aparținea I.C.S.
Metalo -Chimice, care a dus la o suprafață de 17.000 metri pătrați dar și o modernitate
arhitecturală impusă de timpul de 10 ani dintre cele două clădiri.
Mercur devine societate comercială pe acțiuni în anul 1990 prin preluarea activului și a
pasivului I.C.S. Magazin Universal Mercur pe baza legii nr. 15/1990 și a Deciziei
nr.147/26.10.1990 a Prefecturii Dolj.
Societatea este înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Dolj ca
societate comercială pe acțiuni, Mercur organizând și desfășurând activitate în conformitate
cu prevederile legii nr. 31/1990, precum și în conformitate cu toate celelalte acte normative
care reprezintă cadru legal incident formei juridice și specificului activității desfășurate.
Capitalul social al organi zației este mixt, dar majoritar privat, majoritatea – peste 87% fiind
deținută de S.I.F. OLTENIA S.A. Craiova.
Principalele activități desfășurate de MERCUR S.A. sunt reprezentate de:
1. comerț cu amănuntul în magazine nespecializate , cu vânzare predominantă de
produse nealimentare;
2. închiriere spații comerciale;
3. servicii de alime ntație publică – prin Restaurantele situate la etajul 3 al Centrului
Comercial MERCUR;
4. prestări servicii .
Un rol important în imaginea actuală a S.C. MERCUR S.A. a reprezentat -o, într-o primă
etapă calitatea managementului, care s-a accentuat prin strategia care a stat la baza
creșterii eficienței și prosperității, prin finalizarea amplelor lucrări de modernizare și
atragerea unor clienți si parteneri importanți, dar ținând seama și de selectarea și
ridicarea competenței profesionale a personalului care își desfășoară activitatea în societate.
În desfășurarea activității proprii de comercializare, firma a urmărit atingerea unei
competivități corespunzătoare cerințelor actuale ale pieței, prin câștigarea de parteneri
importanți în furnizarea mărfurilor pentru comercializare.
Poziția pe piață a organizației, conform domeniului principal de activitate (comerțul cu
amănuntul în magazine nespecializate) și categoriei din care face parte (întreprinderi mijlocii)
este dovedită de:
– situarea, de către Consiliul Național al Întreprinderilor Private Mici și Mijlocii din
România în Topul Național al Firmelor Private pe locul 1 în anul 2003 și pe locul 2 în
anul 2004;
– obținerea, în anul 2004, în anul 2005, în anul 2006, în anul 2007 și în anul 2008 a
premiului 1 în Topul Firmelor , al Camerei de Comerț și Industrie Oltenia, precum și
obținerea, în anul 2004, în anul 2005, în anul 2006, în anul 2007, în anul 2008 a Trofeului
de Excelență, acordat de către Camera de Comerț și Industrie Oltenia, pentru situarea timp
de 5 ani consecutiv, în Topul Firmelor Județene;
– situarea pe locul 1 în Topul Național al Firmelor (ediția a XII-a din anul 2005) al Camerei
de Comerț și Industrie a României, pentru activitatea desfășurată în anul 2004, locul 2
pentru activitatea desfășurată în anul 2005, locul 3 pentru activitatea desfășurată în 2006.
18
2.2. Structura funcțională
Structura funcțională aferenta anului 2018 cuprinde următoarele:
I. Conducere
1. Adunarea Generală a Acționarilor
2. Consiliul de Administrație
3. Conducerea executivă: Director General
II. Departament Administrativ, Mecano -Energetic, Transporturi
1) Compartiment Calitate, Mediu, Situații de Urgență, Sănătate în Muncă:
supraveghere și îmbunătățire sisteme de management
sănătate și securitate în muncă
situații de urgență
mediu
arhivă
avize și autorizații
2) Compartiment Mecano -Energetic și Transport
contractare energie electrică și gaze
transport
supraveghere și întreținere sistem de climatizare și ventilație
depozit de repartizare
telefonie și curenți slabi
3) Compartiment Administrativ, Întreținere și Reparații
supraveghere, întreținere, reparații, modernizări, lucrări noi
stație de hidrofor, sistem de avertizare și stingere incendii
sistem video, alarmare la efracție și control acces
contractare apă și energie termică
III. Oficul Juridic
IV. Compartiment Resurse Umane, Acționariat, Control Financiar Intern și de Gestiune
V. Compartiment Imagine – Reclamă- Publicitate
VI. Secretariat și Registratură
VII. Serviciul Comercial
1. Raioane de desfacere
2. Depozite
3. Restaurant e
VIII. Serviciul Financiar – Contabilitate
IX. Birou Exploatare Spații Comerciale
X. Administrator Sistem Informatic
Funcția comercial, marketing asigură funcționalitatea societății în domeniul aprovizionării
ritmice a raioan elor și a punctelor de vânzare î n structură sortimentală, calitate și preț în
concordanță cu cerințele pieței, promovarea produselor și serviciilor oferite de societate.
Această funcție se realizează prin Serviciul C omercial.
Serviul Comercial asigură fondul de marfă necesar realizării obiectului de activitate al societății,
având atribuții și răspunderi î n următoarele domenii:
• Organiz area și supravegerea operațiilor de recepție a mărfurilor aprovizionate și
introduce rea lor în gestiune.
• Organizarea raioanelor și punctelor de vânzare ale societății și a spațiilor de depozitare
pentru exploatarea eficientă a suprafețelor comerciale.
19
• Stabilirea prețurilor de vânzare cu amănuntul și ridicata a mărfurilor ce urmează a se
comercializa.
• Dispune și urmărește efectuarea plăților către furnizori a contravalorii mărfurilor în
concordanță cu prevederile contractelor, convențiilor sau înțelegerilor stabilite.
• Inițiaz ă și efectuează studii privind tendința cererii de mărfuri, structura stocurilor și
stabilirea măsurilor ce se impun.
• Stabilește și menține standardele necesare în activitatea de promovare a imaginii
comerciale.
• Realizează activitatea de marketing din cadrul societății.
• Elaborează planuri și programe pentru introducerea unor forme moderne de comerț.
2.3. Sediul,denumirea și scopul societății
Sediul societății comerciale "MERCUR" S.A. este în România, localitatea Craiova, strada
Calea Unirii nr.14.
Datele de identificare ale societății sunt:
S.C. MERCUR S.A. Craiova Calea Unirii nr. 14
Capital social subscris și vărsat 18.150.650 lei
Obiectul de activitate – 4.719 și 6820
Denumirea societății comerciale este "MERCUR" S.A. în conformitate cu actele
constitutive ale societății. În toate actele, facturile fiscale, anunțurile, publicațiile și alte
înscrisuri emise de societate, denumirea societății va fi urmată de cuvintele ‹‹ Societate pe
acțiuni ›› sau inițialele ‹‹ S.A. ››, de capitalul social și numărul de înregistrare la R.C. și
C.U.I.
Scopul societății îl constituie obținerea de profit și sporirea averii acționarilor, prin
dezvoltarea activităților moderne de comerț, aprovizionarea cu mărfuri , studierea cererii
de consum a populației , implementarea de noi tehnologii, concepte și dotări comerciale,
valorificarea eficientă a resurselor de care dispune, sporirea rentabilității în condiț iile
promovării inițiativei, competiției și concurenței.
2.4. Capacități
La 31.12.2018 imobilizările corporale ale S.C. Mercur S.A. sunt reprezentate de:
• terenuri Calea Unirii nr. 14 și str. Caracal nr. 105.
• constructii (clădiri și construcții speciale aferente) detaliate astfel:
• Centrul Comercial Mercur situat în centrul orașului, clădire construită în anul 1975 cu o
suprafață de 24.000 mp.
• Depozite în st r. Caracal și în str. Brestei
• Spații comerciale la parterul blocurilor P3 – P5 în Calea București nr 40 -44
• Spații de depozitare situate în Craiova, str. Madona Dudu – subsol Bl. 2, 4 și 6.
– instalații tehnice, mașini, utilaje și mobilier comercial
Centrul Comercial Mercur dispune de 2 corpuri de clădire, accesul pentru clienți se realizează
pe 5 uși, iar circulația pe verticală pe 3 scări, 4 ascensoare și 4 scări rulante . Circulația
mărfurilor se realizează cu ajutorul celor 4 ascensoare de 1.500 kg și 3.200kg.
Situat chiar în centrul Municipiului Craiova (Piața Prefecturii ), Mercur este ridicat pe 5
nivele și are o suprafață de 24.000 m.p.
20
În plus, Centrul Comercial MERCUR pune la dispoziția furnizorilor o parcare supravegheată
având o capacitate de circa 60 de locuri, care le permite acestora aprovizionarea cu marfă, iar
în perspectivă se va construi o parcare supraetajată.
2.4.1. Niveluri
În 2000 au avut loc lucrări de renovare si modernizare care au vizat două aspecte : imaginea
interiorului magazinului cu cele două componente – aspectul clădirii și aspectul oferit de
bunurile expuse în magazin – și condițiile de temperatură și aer proaspăt în magazin. În legatură
cu cel de al doilea aspect, s -a montat un sistem complet pentru climatizare, încălzire și v entilație
compus din centrala termică proprie pe gaze naturale, centrala de frig – chiller cu turn de răcire
montat pe clădirea magazinului, ventiloconvectoare și anemostate, centrale de tratare aer și
perdele aer cald/rece la ușile de intrare în magazin.
În anul 2004, au fost modernizate etajele 4 și 5 ; scările de acces pentru clienți corespunzătoare
celor două complexe și a fost montat un sistem de supraveghere video, alarmare la efracție și
control – acces realizat conform ultimelor standarde eu ropene.
Ultimele lucrările de renovare și modernizare ale magazinului MERCUR începute la 15
septembrie 2015 și încheiate la 9 iunie 2016 cu o investiție de peste 12 milioane de euro au
implicat renovarea fațadelor , schimbarea design -ului interior și a circulației dintre nivele, cât și
reconfigurarea spațiilor comerciale. Noul centru are un aspect modern, care se înregistrează în
zona pietonală consacrată a Craiovei. Odată cu finalizarea procesului de renovare, Mercur
Center are o rată de ocupare remarcab ilă, de aproape 100%, devenind gazda a numeroase
branduri noi care intră pe piața din Craiova. Diversitatea și noutatea mixului de chiriași pe care
centrul le aduce în întâmpinarea consumatorilor, precum si componenta puternică de
divertisment vor crește atractivitatea mall- ului și premisele pentru a deveni o destinație atât
pentru shopping, cât și pentru petrecerea timpului liber
Centrul Comercial MERCUR asigură agenților economici locații moderne și spațioase, dotate
cu toate utilitățile necesare desfășu rării de activități comerciale, realizate conform celor mai
înalte standarde: sistem complet pentru climatizare, încălzire și ventilație compus din centrala
termică proprie pe gaze naturale, centrala de frig -chiller cu turn de răcire montat pe clădirea
magazinului, ventiloconvectoare și anemostate; centrale de tratare aer și perdele aer cald la ușile
de intrare în magazin; sistem de supraveghere video, alarmare la efracție și control -acces
realizat după ultimele standarde europene; design interior deosebit; sonorizare a întregului
centru comercial la un înalt nivel calitativ.
În ceea ce privește aspectul interiorului clădirii care este construită în regimul de înălțime
S+P+5 având două corpuri de clădire (aripa nouă, aripa veche) cu o suprafață de 11.000 m.p.,
respectiv 13.000 m.p. suprafața desfășurată, modernizarea a fost realizată pe patru niveluri :
parter + trei etaje.În urma acestei modernizări în centrul comercial au fost atrași operatori
economici recunoscuți în țară și în străinătate, astfel Centrul Comercial MERCUR a devenit un
punct de referință al comerțului românesc.
In prezent magazinele deschise în incinta Centrului Comercial MERCUR sunt situate pe
fiecare nivel, fiecare dintre ele având o destinație anume.
La demisol se află supermarket -ul „Profi” care ocupă o suprafață de peste 1.300 m.p.
Parterul, etajul I și II sunt dedicate cadourilor , produselor farmaceutice și medicamentelor ;
produselor de papetărie ; frumuseții și luxului , oferind o selecție atentă a celor mai fine produse
cosmetic e și cele mai renumite parfumuri din lume, precum și o gamă variată de splendide
bijuterii și prestigioase mă rci de ceasuri . Pe langa acestea, oferă o selecție de clasic și
modern în modă : articole de îmbrăcăminte , încălțăminte și lenjerie intimă pentru femei,
21
bărbați și copii, magazine care poartă semnătura unor renumite mărci.
Etajul III este este dedicat petrecerii timpului liber satisfăcând cele mai rafinate gusturi
amatorilor de artă culinară și distracț ie, destinat zonei de restaurante, cafenele, cofetării, dar
și spații de joacă și divertisment pentru copii .
Etajul IV este dedicat relaxării și încărcării cu energie la cinematograf, acesta având o
suprafață de 1.800 de metri pătrați, punând la dispoziție șase săli de cinema digitale și 580 de
locuri. Tot la acest etaj se afla un cazinou și un bar pentru a satisface pe deplin toate dorințele
participanților
Etajul V este destinat iubitorilor de sport, aflându- s e o s a l a d e f i t n e s s ș i a e r o b i c , f i i n d o
activi tate care poate influenta stilul de viată, sănătatea sau personalitatea unui om. Centrul
Comercial MERCUR, chiar dacă dispune de toate facilitățile și serviciile specifice unui centru
comercial modern, oricând comparabil cu marile centre comerciale occidentale, este într-o
continuă schimbare și se adaptează rapid la situațiile nou apă rute.
2.5. Piața de acțiune a societății
În anul 2016 în c adrul societații se derulau două activități principale:
– Vânzare marfă în nume propriu prin raioane specializate.
– Închiriere spații comerciale către terțe societăți.
Începând cu anul 2018 societatea desfășoară doar activități de închiriere spații comerciale.
Activitatea de comercializare marfă în nume propriu.
Această activitate s -a derulat în primul trimestru prin 9 raioane, iar ulterior acestea s -au comasat
în trei raioane amplasate în Centrul Comercial Mercur, în care se comercializau confecții,
lenjerie și galanterie, marochinărie, decorațiuni interioare, articole menaj și articole sport -voiaj.
În anul 2016 obiectivele urmărite pr in aceste activități au fost obține rea unei marj e comerciale
care să acopere cheltu ielile directe generate de desfășurarea lor în condițiile optimizării stocului
de marfă, atât cantitativ cât și calitativ.
Veniturile din comercializ are marfă realizate în anul 2016 au fost de 1.605.116 lei, cu 29,90%
sub nivelul planificat prin BVC și cu 12,93% mai mici decât cele realizate în anul anterior.
Stocul de marfă, în prețuri de vânzare cu amănuntul s -a diminuat cu 155.136 lei față de cel de la
începutul anului, iar valoarea realizabilă ne tă a stocului este la 31.12.2016 cu 234.899 lei mai
mică decât cea de la 01.01.2015 urmare a înregistrării unor ajustări de depreciere pentru
stocurile cu vechime de peste 365 zile și uzate moral.
Valoarea totală a aprovizionări lor de marfă a fost în anul 2016 de 1.990.523 lei (prețuri de
vânzare cu amănuntul), respectiv 1.442.537 lei (prețuri de ac hiziție inclusiv TVA).
Adaosul comercial mediu aferent aprovizionărilor din 2015 a fost de 58,70% la prețul de
achiziție .
În anul 2016 adaosul comercial obținut din comercializarea mărfurilor s -a ridicat la 598.385 lei
(59,40% la prețul de achiziție ), insuficient însă pentru acoperir ea cheltuielilor directe generat e
de această activitate.
Evaluarea activității de aprovizionare.
Aprovizionarea cu mărfuri, utilități, materiale și contractarea serviciilor de la terți se desfășoară
conform procedurilor și reglementărilor interne.
Furnizorii de marfă sunt reprezentați în proporție de 90% de producători interni sau distribuitori
naționali a unor branduri internaționale, fiind evaluați în funcție de calitatea produselor,
prețurile practicate, modalitatea de transport și modalitatea de plată.
22
Furnizorii de utilități sunt furnizori locali sau regionali.
Activitatea de aprovizionare se derulează în baza unor contracte anuale și ocazional în baza
unor comenzi ferme ale căror condiții financiare au fost anterior stabilite.
În cazul serviciilor de închiriere acestea se adresează societăților cu activitate de comerț en
detail , care își pot desfășura activitatea în condiții de confort, ambient și eficiență în cad rul
Centrului Comercial Mercur – principa lul activ.
2.5.1. Furnizori
• Principalii furnizori de marfă sunt:
– Amalfi Prod București
– Seqoia Bucuresti
– Cromadi Pucioasa
– Nemira Brașov
– Simar Prod Sibiu,
– Kulcsar Satu Mare
– Secuiana Tg. Secuiesc
– Triumph International București
– Dolphin International București
– Confecția Bârlad, Ina Textil Caransebeș etc
Relațiile cu furnizorii se bazează pe contracte de vânzare- cumpărare sau consignație cu
termene de plată în general la 30 zile de la livrare cu fila C.E.C. sau ordin de plată.
Aprovizionarea cu utilită ți s-a efectuat în baza contractelor cu furnizori consacrați, excepție
făcând schimbarea CEZ Vânzare S.A. cu Arelco Distribution S.R.L. București datorită
tarifului mai mic al celui din urmă pentru unitatea de energie electrică.
2.5.2. . Concurența
• Pentru S.C. Mercur S.A. concurenț a o reprezintă magazinele de tipul hypermarketurilor:
– Auchan
– Metro
– Selgros
– Dedeman
– kaufland
• Alte societăți similare din țară ( foste magazine universale):
– Starcom Brașov
– Central Cluj
– Crișul Oradea
– Luceafărul Bacău
Analiz ând evoluția indicatorilor principali ai activității S.C. Mercur S.A. pe perioada ultimilor
trei ani rez ultă că veniturile au fo st într-o permanentă scădere pe fondul menținerii costurilor,
ceea ce impune o nouă abordare a condițiilor de derulare a activităților principale.
Pe parcursul anului 2016 s-a demarat proiectul de reorganizare, reconversie și reamenajare a
Centrului Comerc ial Mercur în sensul că:
A fost elaborat noul concept al locației (o reconfigurare a spațiilor comerciale și
redimens ionarea acestora, restructurare și îmbunătățire a activităților desfășurate în
centru, reamenajare interioară a spațiilor concurente, etc.)
S-au stabilit prime le contacte în vederea î mbunătățirii mixului de chiri ași prin intermediul
unui agent/ consultant de intermediere închirieri
23
S-a conturat programul activităților investiționale ce se vor derula în 2017.
2.5.3. Clienții
Principalii clienț i ai S.C. Mercur S.A. în 2017 care au suprafețe închiriate sunt:
-H&M Henness&Mauritz S.R.L. București – Germanos Telecom Romania S.A. București
-Top Sport S.R.L. București – Farmacia Trei F S.R.L. Craiova
-Credit Gold & GF 2003 S.R.L. Pite ști – Pepco Retail S.R.L. București
-B&B Collection S.R.L. București – Sevda Impex S.R.L. Constanța
-Charisma Advertising S.R.L. Deva . – Smith & Smith S.R.L. București
Apariția în noiembrie 2011 a parcului Elect roputere sub cupola căruia și -au deschis magazine
branduri internaționale pe segmentul de fashion și care a atras și unii locatari ai Centrului
Comercial Mercur a dus la o împărțire a clienților uzuali, cu consecințe negative asupra
volumului vânzărilor. S ocietatea a fost în căutarea de soluții pentru demararea unui proces de
modernizare a activului principal în scopul îmbunătățirii calității mixului de chiriași și
diversificarea activităț ilor prestate de către aceștia.
2.6. Organizarea planului magazinului
În cadrul S.C.MERCUR S.A. sunt folosite două forme clasice de organizare a suprafeței de
vânzare:
Organizare sub formă de Grilă – Grid Layout – presupune organizarea rafturilor pe linii
paralele, fără posibilitatea de a trece printre rafturi , decât prin ocolirea la capătul
acestora. Acest tip de organizare este răspândită mai ales la supermarketuri dar și la
magazine care comercializează produse nealimentare. Această dispunere stimulează
circulația în tot magazinul și permite o bună expunere a produselor într-un mod economicos dar poate
devenifoartemonoton pentrucumpără tori.
Organizare subformăneregulată(liberă) – Free Flow Layout – dupăcumrezultășidindenumire, acest tip de
organizare oferă mai multă libertate de deplasare între rafturi cumpărătorilor. Este cel mai
des utilizat în magazinele de modă. Expunerea neregulată a rafturilor stimulează căutarea
activă din partea cumpărătorului dar pe de altă parte costul de utilizare a spațiului este mai
mare și poate da senzația de dezordine.
2.7. Evoluția principalilor indicatori înregistrați în
perioada 2016 -2018
Tabel 1.1. Indicatori la 31.12.2016
INDICATOR 2016
A. Producția vândută 5.118.876
B. Cheltuieli materiale 908.409
C. Cheltuieli terți 1.720.376
1. Valoarea adăugată (1+C -D-E) 2.414.128
D. Cheltuieli salariale 2.170.668
E. Cheltuieli impozite și taxe 216.147
2. Excedentul brut din exploatare (2 -F-G) 248.442
F. Amortizări 705.765
24
G. Ajustări de valoare a activelor circulante -65.505
H. Constituire/anulare provizioane 19.491
I. Alte cheltuieli de exploatare 6.315.485
J. Alte venituri din exploatare 7.811.906
3. Rezultatul din exploatare 1.085.112
4. Rezultatul financiar -553.999
5. Rezultatul brut 531.113
Tabel 1.2. Indicatori la 31.12.2017
INDICATOR 2017
A. Producția vândută 9.214.019
B. Cheltuieli materiale 1.157.035
C. Cheltuieli terți 1.754.071
1. Valoarea adăugată (1+C -D-E) 6.303.029
D. Cheltuieli salariale 2.208.522
E. Cheltuieli impozite și taxe 962.495
2. Excedentul brut din exploatare (2 -F-G) 3.132.012
F. Amortizări 1.283.056
G. Ajustări de valoare a activelor circulante 1.597
H. Constituire/anulare provizioane 166.160
I. Alte cheltuieli de exploatare 741.527
J. Alte venituri din exploatare 359.877
3. Rezultatul din exploatare 1.299.549
4. Rezultatul financiar 113.725
5. Rezultatul brut 1.413.274
Tabel 1.3. Indicatori la 31.12.2018
INDICATOR 2018
A. Producția vândută 9.384.502
B. Cheltuieli materiale 1.233.140
C. Cheltuieli terți 1.654.904
1. Valoarea adăugată (1+C -D-E) 6.496.458
D. Cheltuieli salariale 2.405.456
E. Cheltuieli impozite și taxe 944.329
2. Excedentul brut din exploatare (2 -F-G) 3.146.673
F. Amortizări 1.281.255
G. Ajustări de valoare a activelor circulante 14.406
H. Constituire/anulare provizioane -91.419
I. Alte cheltuieli de exploatare 858.157
J. Alte venituri din exploatare 542.845
3. Rezultatul din exploatare 1.627.119
4. Rezultatul financiar -601.554
25
5. Rezultatul brut 1.025.565
Din tabelele mai sus prezentate rezulta :
1. Lichiditatea curentă=Active curente/datorii curente
2017 = 0,37
2016 = 0,06 2018 = 0.53
2. Lichiditatea imediată=(Active curente – Stocuri)/Datorii curente
2017 = 0,37
2016 = 0,06 2018 = 0,53
3. Gradul de ȋndatorare=(Capital ȋmprumutat/Capital propriu)
2017 = 0,31
2016 = 1,15 2018 = 0,26
4. Rata de acoperire a dobânzii=Profit brut+Cheltuieli cu dobânda/Cheltuieli cu dobânda
2017 = 4,83
2016 = 2,33 2018 = 3,00
5. Viteza de rotație a creanțelor= (Sold mediu clienți/Cifra de afaceri) x 365
2017 = 11,65 zile
2016 = 18,65 zile 2018 = 22,14 zile
6. Viteza de rotație a activelor imobilizate=Cifra de afaceri/Active imobilizate
2017 = 0,16 ori
2016 = 0,09 ori 2018 = 0,17 ori
7. Viteza de rotație a activelor=Cifra de afaceri/Activ e totale
2017 = 0,15 ori
2016 = 0,08 ori 2018 = 0,16 ori
8. Rata rentabilității resurselor consumate=(Profit net/Total cheltuieli)
2017 = 15,69%
2016 = 2,81% 2018 = 8,82 %
9. Solvabilitatea=Total datorii/Capital propriu
2017 = 37,93%
2016 = 12,2% 2018 = 32,44 %
10. Rezultatul net pe acțiune=Profit net/Număr acțiuni
2017 = 0,178 lei/acțiune
2016 = 0,304 lei/acțiune 2018 = 0,125 lei/actiune
11. Activ net contabil pe acțiune=(Total active – Total datorii)/Număr acțiuni
2017 = 6,05 lei/acțiune
2016 = 23,56 lei/acțiune 2018 = 6,08 lei/actiune
. 2.8. Urmărirea calităț ii aprov izionărilor de material ș i obiecte de
inventar la nivelul depozitului de repartizare
Scopul acestei proceduri este de a stabi li metodologia si responsabilitățile privind
aprovizionarea cu materiale consumabile si alte bunuri prin Depozitul de Repartizare.
Descrierea procedurii :
• Aprovizionarea se face de catre gestionarul Depo zitului de Repartizare respectân du-se
metodologia din prezenta pr ocedură ;
26
• Recepția se face de către o comisie de recepție numita prin Decizie de către conducerea
societăț ii;
• Eliberarea bunurilor din Depozitul de Repartizare se face in baza bonului de consum
care va fi :
– semnat pentru predarea bunurilor de că tre gestio narul Depozitului de Repartizare
– semnat pentr u primirea bunurilor de că tre salariatul subdiviziunii organizatorice care a primit
bunurile
– vizat pentru consum de către ș eful Compartimentului Administrativ / șeful Compartimentului
Tehnic (in funcție de destinaț ia bunurilor eliberate).
1. Aprovizionarea consumabilelor de natura imprima ntelor cu regim special,
rechizitelor.
Pentru aceste consumabile va fi elaborat anual un normativ de consum care este supus aprobă rii
conducerii societatii. Acest normativ va fi întocmit de ș eful Compartimentului Administrativ
prin analiza consumului anului precedent si a necesităț ilor din anul pentru care se intocmeș te
normativul.
Depozitul de Repartizare are obligația de a urmări menținerea în gestiune a unui stoc mediu
pentru 1 luna, prin care să se asigure o eliberare în consum ritmică și optimă.
Modul de lucru la aprovizionare:
In baza necesarelor întocmite de către unitățile funcționale ale Mercur – S.A., ș eful
Compartimentului Administrativ va intocmi un REFERAT DE NE CESI TATE care va cuprinde
materialele î nscrise in aceste necesare, centralizate pentru o perioada de 2 saptamani.
Acest referat va fi avizat de către ș eful Departamentului Tehnic -Administrativ si aprobat de
conducerea societăț ii: Director General si Contabil Ș ef.
Dupa aprobare gestionarul Depozitului de Repartizare solicită la Biroul Financia r-Contabil,
avansul pentru cumpă rarea materialelor din referat si face aprovizionarea.
Eliberarea bunurilor din Depozitul de Repartizare:
Fiecare subdiviziune organizatoric ă întocmește necesarul de materiale – NECESAR , care va fi
semnat de șeful subdiviziunii respective, avizat de șeful Compartimentului Administrativ și
aprobat de șeful Departamentului Tehnic – Administrativ.
Șeful Compartimentului Administrativ are oblig ația ca înainte de avizarea fiecărui necesar să
verifice dacă acesta se încadrează în normativele anuale aprobate de conducerea societății.
În situația în care, necesarul de materiale este întocmit de către consilier juridic, se va utiliza
formularul – NE CESAR .
Pentru materialele utilizate pentru „ PROTOCOL”, se va utiliza de asemenea formularul –
NECES AR.
In cazul în care se constată diferențe în plus, șeful Compartimentului Administrativ, poate tăia
din necesar, materialele care depășesc cantitățile aprobate.
Dacă aceste materiale sunt absolut necesare, atunci șeful compartimentului Administrativ are
obligația să obțină aprobarea conducerii pentru cantitățile respective.
Materialele vor fi eliberate din depozit în baza bonului de consum:
-întocmit de gestionarul Depozitului de Repartizare (listat din programul GESTOC)
-avizat de catre șeful Compartimentului Administrativ sau seful Compartimentului Tehnic
-semnat de primire de catre salariatul subdiviziunii care a facut necesarul
2. Aprovizionarea c onsumabilelor de natura materialelor de curăț enie.
Materialele de curăț enie se vor aproviziona pe măsura necesității.
Modul de lucru la aprovizionare
27
Seful Compar imentului Administrativ stabileș te neces arul lunar de materiale de curățenie
întocmind un RE FERAT DE NECESITATE care va fi avizat de către ș eful Departamentului
Tehnic -Administrativ si aprobat de conducerea societ ații: Director General și Contabil Ș ef.
In baza acestui referat se fac comenzile de aprovizionare.
Gestionarul Dep ozitului de Repartiz are se ocupă de aprovizionare .
Eliberarea bunurilor din Depozitul de Repartizare:
Dupa recepția materialelor de curăț enie si întocmirea notei de recepț ie , gestionar ul Depozitului
de Repartizare dă in consum î ntreag a cantitate, aceasta fiind luată in primire – in baza bonului
de consum – de către administratorul de imobile.
Administratorul de imobile sau ș eful Compartiment ului Administrativ repartizează zilnic,
pentru ziua următoare, materialele de curățenie, in funcție de necesităț i, personalului care se
ocupă de curăț enia magazinului.
Materialele de curățenie care se eliberează zilnic sunt trecute într -un registru intern al Comp.
Administrativ si sunt semnate zilnic de persoana care ridică aceste materiale.
3. Pentru materialele care se folosesc pentru lucrări de întreținere și reparații.
a) Muncitorii care urmează să efectueze asemenea lucrări întocmesc un necesar – NECESAR
ÎNTREȚINERE ȘI REPARA ȚII în care se trec materialele care urmează să fie folosite la
lucrarea respectivă.
b) Acest necesar se înregistrează – se incepe numerotarea anual cu număr de înregistrare 1 – în
Registrul de Intrări „NECESARE ÎNTREȚINERE ȘI REPAR AȚII” de Șeful Compartimentului
Administrativ sau, în lipsa acestuia de gestionarul De pozitului de Repartizare.
c) Șeful Compartimentului Tehnic sau, în lipsa acestuia șeful Compartimentului Administrativ:
– va aviza necesarul – NECESAR ÎNTREȚINERE ȘI REPARAȚII, întocmit de muncitori,
certificând faptul că toate cantitățile înscrise pen tru reparația sau întreținerea unei lucrări sunt
absolut necesare, apoi îl va arhiva în cadrul Departamentului Tehnic – Administrativ;
– intocmeș te un referat – REFERAT EXECUTARE LUCRĂRI DE ÎNTREȚINERE ȘI
REPAR AȚII în care se specifică:
– felul lucrăr ii;
– materialele necesare;
– numărul și data înregistrării necesarului ;
– cine efectuează lucrarea;
d) REFERATUL DE EXECUTARE LUCRĂRI DE ÎNTREȚINERE ȘI REPARAȚ II se
avizează de șeful Departamentului Tehnic – Administrativ certificându -se prin aceast a că
materialele sunt necesare, evitându -se astfel solicitarea unor materiale în plus;
e) După avizare, referatul merge la conducerea societății pentru aprobare;
f) După aprobare, referatul va ajunge la gestionarul Depozitului de Repartizare, care se va
ocupa de aprovizionarea materialelor aprobate și întocmirea notei de recepție și constatare de
diferențe, în baza facturii emise de furnizor;
g) Materialele vor fi eliberate din depozit, în baza bonului de consum, , întocmit de gestionarul
Depozitului de Repartizare (listat din programul GESTOC) și avizat de că tre șeful
Compar timentului Administrativ sau ș eful Compartimentului Tehnic., persoanei care a fost
stabilită prin referat că va face lucrarea respectivă;
h) La terminarea lucrării, șeful Compartimentu lui Tehnic sau, în lipsa acestuia șeful
Compartimentului Administrativ va face recepția lucrării (va întocmi – după caz – proces
verbal de recepție la lucrările mai complexe care necesită un astfel de act) și va verifica dacă
toate materialele aprovizio nate inițial pentru această lucrare au fost folosite, precizând în
28
procesul verbal de recepție sau documentul elaborat cu ocazia verificării. In cazul în care au
rămas cantități de materiale nefolosite, acestea se vor preda la Depozitul de Repartizare, î n baza
unui „bon de restituire” (bon ce constituie act de intrare în gestiunea depozitului).
4. Pentru lucrări urgente (lucrări care necesită o execuție urgentă, iar respectarea
procedurii de la pct.2 ar periclita bunul mers al activității în societate)
a) La apariția unor astfel de lucrări, gestionarul depozitului – din dispoziția verbală a unui șef
de Compartiment din cadrul Departamentului Tehnic -Admnistrativ sau a șefului de
Departament Tehnic- Admnistrativ – aprovizionează materialele necesare fără referat sau
necesar aprobat de conducerea societății, de la un furnizor agreat;
b) Materialele aprovizionate se predau salariaților care trebuie să execute lucrarea, pentru a nu
se întârzia execuția lucrării;
c) Depozitul de Repartizare întocmește NRCD în baza facturii;
d) Factura de aprovizionare a materialelor se predă la Compartimentul Tehnic, care întocmește
un referat – REFERAT EXECUTARE LUCRĂRI URGENTE DE ÎNTREȚINERE ȘI
REPAR AȚII în care se specifică:
-felul lucrării;
-materialele necesare (cuprinse î n factura fiscală);
-cine a executat lucrarea;
e) Referatul astfel întocmit și însoțit de factura vizată de persoana care a dat dispoziția verbală
pentru aprovizionare , se avizează de către acesta și de șeful Departamentului Tehnic-
Admnistrativ. și se a probă de conducerea societății;
f) In baza referatului aprobat, gestionarul Depozitului de Repartizare va intocmi bonul de
consum (listat din programul GESTOC), care după obținerea tuturor avizelor, va fi folosit la
Depozitul de Repartizare, pentru scă derea din gestiune a materialelor solicitate;
g) La terminarea lucrării, cel care a dat dispoziția verbală, va face recepția lucrării (va întocmi
proces verbal de recepție – după caz), iar materialele rămase vor fi predate cu bon de restituire la
depozit.
h) Facturile de aprovizionare sunt inregistrate in ”REGISTRUL DE INTRARE FACTURI”
care se afla la SECRETA RIATUL societatii.
După înregistrare și înscriere în registru, facturile primite se pun in mapa de corespondență a
Directorului General pentru viza, apoi, prin grija secretariatului, vor fi repartizate
subdiviziunilor organizatorice care au ca responsabilitate verificarea si avizarea lor (î n
conformitate cu procedurile din cadrul societaț ii).
Subdiviziunile organizatorice, după verificare ș i avizare, vor preda facturile Biroului Financiar
Contabil care are obligația de a nu inregistra în evidențe le contabile facturi care nu au număr de
înregist rare de la registratura societăț ii.
2.9. Îmbunătățire
1 Îmbunătățire continuă
Managementul de la cel mai înalt nivel se preocupă de îmbunătățirea continuă a sistemului de
management al calității prin utilizarea politicii referitoare la calitate, a obiectivelor calității, a
rezultatelor auditurilor, a analizei datelor, a acțiunilor corective și preventive și a analizelor
efectuate de management.
În cadrul organizației, eficacitatea SMC este analizată periodic de către Directorul General în
cadrul activităților curente și a ședințelor de analiză, urmărindu- se modul de îndeplinire a
29
politicii în domeniul calității și a obiectivelor calității, rezultatele auditurilor, stadiul și
eficacitatea implementării acțiunilor corective și preventive.
În urma acestor analize se stabilesc acțiuni care să conducă la îmbunătățirea continuă a
eficacității SMC și a proceselor sale, care se înregistrează de RMC în “Programul de
îmbunătățire” , program aprobat de către Directorul General
Monitorizarea deciziilor luate și a acțiunilor de îmbunătățire este asigurată de RMC și
raportată Directorului General .
2 Acțiuni corective
În cadrul organizației se acționează pentru eliminarea cauzei neconformităților, în scopul de a
preveni reapariția acestora, urmărindu- se ca acțiunile corective să fie adecvate
neconformităților apărute.
În cadrul organizației a fost elaborată procedura generală P.G.-004 : “Acțiuni corective și
preventive” care reglementează modul în care, în urma analizării cauzelor neconformităților și
a proceselor SMC, se inițiază și implementează acțiunile corective necesare menținerii și
creșterii eficacității proceselor organizației.
P.G.-004 : “Acțiuni corective și preventive” – ca procedură documentată în cadrul
organizației – definește cerințele pentru :
1. analiza neconformităților (inclusiv a reclamațiilor clienților)
2. determinarea cauzelor neconformităților
3. evaluarea necesității de a întreprinde acțiuni pentru a se asigura că neconformitățile nu
reapar
4. determinarea și implementarea acțiunii necesară
5. înregistrarea rezultatelor acțiunii întreprinse
6. analiza acțiunii corective întreprinsă.
În cazul apariției neconformităților referitoare la produsele/serviciile aprovizionate și/sau a
produselor comercializate/serviciilor furnizate, conducerea organizației analizează atât modul
în care pot fi eliminate acestea, stabilind corecțiile care se impun, cât și cauzele care au
condus la apariția neconformităților, stabilind acțiuni corective de înlăturare a acestora, în
scopul prevenirii reapariției lor.
Informațiile și datele obiective care conduc la acțiuni corective provin din următoarele surse:
a – informațiile prim ite de la persoanele care fac verificări;
b – analiza rapoartelor de audit, a rapoartelor de neconformități;
c – analiza efectuată de management;
d – reclamațiile clienților;
e -alte informații referitoare la serviciile organizației sau la produsele/serviciile aprovizionate.
Responsabilitatea pentru implementarea acțiunilor corective aparține fiecărei structuri
organizatorice, iar verificarea implementării și eficacității acțiunii corective se face după caz
de către RMC, RM, Directorul General.
În ședințele efectuate de management se determină eficiența acțiunilor corective întreprinse în
perioada analizată și se iau decizii care se consemnează în “Program de acțiuni corective” .
Reclamațiile clienților sunt analizate de RMC, după caz, împreună cu echipa care realizează
serviciul respectiv, iar modul de rezolvare este înregistrat.
3 Acțiuni preventive
Managementul de la cel mai înalt nivel a determinat acțiuni pentru a elimina cauzele
neconformităților potențiale, în vederea prevenirii apariției acestora.
În cadrul organizației a fost documentată procedura generală P.G.-004 : “Acțiuni corective și
30
preventive” , care stabilește metodologia de implementare a acțiunilor preventive în cadrul
organizației, pentru a se preveni apariția unor cauze care să determine neconformități.
Procedura definește cerințele pentru:
a. determinarea neconformităților potențiale și a cauzelor acestora;
b. evaluarea necesitații de acțiuni pentru a preveni apariția neconformităților;
c. determinarea și implementarea acțiunilor necesare;
d. înregistrările rezultatelor acțiunilor întreprinse;
e. analiza acțiunilor preventive întreprinse.
Acțiunile întreprinse în timpul monitorizării procesului sunt considerate preventive atunci
când se operează corecții asupra procesului înaintea apariției neconformității. Această
activitate este o altă formă de inspecție, care se concentrează asupra proceselor și nu asupra
produsului.
2.10. Procedura Evaluare furnizori
a) Scop, definiții și prescurtări
Procedura prezintă metodele și practicile utilizate în scopul asigurării că produsele și
serviciile aprovizionate sunt conforme cu cerințele tehnice și de calitate solicitate.
Procedura se aplică:
– activităților de elaborare a comenzilor și contractelor de achiziționare de produse pentru
comercializare;
– activităților de elaborare a comenzilor și contractelor de achiziționare pentru produse și
servicii necesare desfășurării proceselor operaționale;
– la evaluarea și selectarea furnizorilor pe baza aptitudinii acestora de a satisface condițiile
contractuale (prevăzute și în comenzi), inclusiv cele referitoare la calitate;
– la stabilirea controlului efectuat asupra produselor și serviciilor achiziționate precum și a
modului de menținere a înregistrărilor calității referitoare la acestea.
Definiții:
Articol : în acceptiunea firmei prin articol întelege m produs sau serviciu.
Calitate : ansamblul de caracteristici ale unei entități care îi conferă acesteia aptitudinea de a
satisface necesități exprimate și implicite.
Client: destinatar al unui produs livrat de furnizor. Clientul poate fi intern sau extern
organizației.
Comanda de aprovizionare: documentul constituit din formularul de comandă și documentele
anexate, stabilite în prezenta procedură.
Documente de aprovizionare: toate documentele conținând informația care garantează
calitatea dorită, incluzând: necesarul de materiale, produse, cereri de ofertă, comenzi,
contracte, specificații tehnice, condiții de livrare.
Furnizor : organizația care furnizează un produs sau serviciu către S.C. MERCUR S.A..
Produs : rezultat al activităților sau proceselor.
Recepție : în accepțiunea firmei prin recepție se înțelege atât controlul cantitativ cât și cel
calitativ.
Prescurtări:
SMC : Sistemul de management al calității
MC: Manualul Calității
PG: Proceduri Generale
RMC : Responsabil managementul calității
31
NRCD : Nota de recepție și constatare de diferențe.
b) Latura preliminară a procedurii. Formulare.
• Latura preliminară a procedurii
Activitatea de aprovizionare este planificată și controlată. Organizația urmărește să stabilească
cu fiecare furnizor o relație reciproc avantajoasă și un sistem de feedback pentru
îmbunătățirea colaborării. În acest fel poate fi menținut un program de îmbunătățire continuă
a calității și diferend ele referitoare la calitate pot fi evitate sau aplanate rapid. De această
relație de lucru beneficiază atât organizația cât și furnizorii.
Șeful subdiviziunii „Comercial” răspunde de stabilirea autorității și responsabilităților pentru
achiziț ionarea produselor necesare c omercializă rii și activitatii din Restaurant.
Șefii de subdiviziuni Administrativ, Mecano -Energetic și Transport răspund de stabilirea
autorității și responsabilităților pentru achiziționarea produselor și serviciilor necesare
desfășurării proceselor.
Programul de asigurarea calității în activitatea de aprovizionare include cel puțin
următoarele elemente:
a. condiții pentru specificații;
b. selecția și evaluarea furnizorilor;
c. acordul referitor la metodele de verificare a calității;
d. clauze pentru aplanarea diferendelor referitoare la calitate;
e. recepția la primire;
f. etichetarea și gestionarea mărfurilor aprovizionate;
g. înregistrări ale calității utilizate.
Monitorizarea aprovizionă rii implică următoarele activități:
a) evaluarea și selectar ea furnizorilor;
b) definirea clară, în documentația de aprovizionare, a produsului sau serviciului care
urmează a fi achiziționat;
• Formulare
Tabel 2.1. Completarea Listei furnizorilor acceptați
Câmp Completarea câmpului
1 Numărul curent al furnizorului.
2 Identificarea furnizorului prin: denumire, adresă, persoana de contact, tel+fax, e-mail, web.
3 Tipul de produse, servicii pentru care a fost acceptat.
4 Data acceptării.
5 Observații.
6 Numele și semnătura elaboratorului.
S.C MERCUR
S.A Lista furnizorilor acceptați
Nr.
Crt. Identificarea furnizorului Articol Data
Acce
ptării Observații
(1) (2) (3) (4) (5)
32
Întocmit, (6)
Cod: FPG-010-1/
1.1.
Tabel 2.2. Completarea formularului -Chestionar de evaluare a aptitudinii calitate a
furnizorului
Câmp Completarea câmpului
0 Numărul și data chestionarului
1 Numele și semnătura(Responsabil cu achiziția de produse sau servicii, RMC)
2 Elemente de identificare a furnizorului (denumire, adresă, telefon, fax, e-mail)
3 Gama de servicii oferite de furnizor
4 Elemente privind funcționarea SMC.
Acest formular este utilizat pentru evaluarea sistemului de management al calității al
furnizorilor S.C MERCUR S.A. Acest chestionar se utilizează în cazul furnizorilor noi
sau atunci când există suspiciuni privind sistemul de management al calității
furnizorului.
Tabel 2.3. Chestionar de evaluare a aptitudinii calitate a furnizorului
S.C MERCUR S.A Chestionar de evaluare a aptitudinii calitate a
furnizorului
Nr. / Data
(0)
În conformitate cu cerințele standardului SR EN ISO 9001/ 2001, S.C MERCUR S.A procedează la evaluarea propriilor furnizori
privind aptitudinea calitate.
Unul dintre instrumentele de evaluare utilizate este Chestionarul de evaluare a aptitudinii calitate a furnizorului .
Vă rugam să completați chestionarul de mai jos și apoi în termen de 10 zile, de la data primirii, să-l transmiteți pentru evaluare la
fax. ……………… e-mail……………………
Mulțumim pentru colaborare.
… (1)
A. Date generale despre furnizor (2)
A.1. Denumirea furnizorului:
A.2. Adresa: Persoana contact: Telefon: Fax: E-mail:
A.3. Gama de servicii oferite către S.C MERCUR S.A: (3)
B. Sistemul de management al calității (4)
B.1. Sistemul de management al calității este documentat? DA NU
B.2. Există un sistem de management al calității implementat? DA NU
B.3. Sistemul de management al calității implementat este certificat? DA NU
B.4. Precizați standardul aplicabil si numele organismului:
Nota. Vă rugam să anexați o copie a certificatului de atestare a conformității sistemului de
management al calității. Organizațiile certificate vor transmite dovada certificării sistemului de
management al calității și nu vor mai completa chestionarul în continuare. Standard Organism
certificare
B.5. Alte certificări, recunoașteri ale organizației, produselor / serviciilor:
B.6. Efectuați control și incercări pe flux și la final pentru produsele realizate? Detaliați.
33
B.7. Precizați modul de tratare a reclamațiilor?
B.8. Precizați facilitățile acordate clienților dvs. tradiționali ?
B.9. Precizați documentația care însoțește produsele aprovizionate. Manual de utilizare
Declarație de conformitate
Buletin de încercări
Certificat de garanție
Cerificat de calitate
B.9. Există un sistem de monitorizare a satisfacției clienților?
Prezentați câteva elemente privind funcționarea acestui sistem:
DA
NU
Nume/ Funcție/ Semnătura respondent
LS Data completării:
Cod: FPG-010-2/1.1.
Tabel 2.4. Câmpuri disponibile în cadrul Matricei de evaluare a furnizorilor
Camp Completarea câmpului
1 Denumirea furnizorului evaluat
2 Criteriile de evaluarea a furnizorului
3 Valoarea coeficienților de importanță
4 Valoarea punctajului obținut de furnizor
5 În această rubrică de observații sunt înscrise diverse comentarii privind desfășurarea și rezultatele evaluării
6 Numele și semnătura elaboratorului documentului
7 Numele și semnătura persoanei care face evaluarea furnizorilor
8 Data întocmirii documentului
Tabel 2.5. Model de matrice evaluare furnizori
Criterii de
evaluare
Ofertanți Calitatea
mărfii Modalitate
de plată Preț Ambalare și
etichetare Punctaj
final Observații
S.C. PALTIM
S.A 5 4 3 5 39 Respins
S.C. YOUNG
ART S.R.L. 5 3 4 5 40 Acceptat
S.C.
TORIMAR S.R.L 4 2 3 4 30 Respins
S.C. FIX
FASHION S.R.L 3 4 4 4 38 Respins
S.C.
PREFERIT S.R.L. 4 5 2 3 34 Respins
Coeficienți
de importanță 2 3 4 1
Notă: Coeficienții acordați fiecărui furnizor prezent în cadrul tabelului sunt fictivi.
Tabel 2.6. Model de matrice evaluare furnizori
34
Criterii de
evaluare
Ofertanți Calitatea
mărfii Modalitate
de plată Preț Ambalare și
etichetare Punctaj
final Observații
S.C. EUROCAR
S.R.L. 5 4 3 4 51 Acceptat
S.C. GAMA S.R.L. 4 4 2 3 41 Acceptat
S.C. ARGOS S.A 3 5 4 4 51 Acceptat
S.C. UNISPORT
S.R.L. 5 5 4 4 59 Acceptat
Coeficienți de
importanță 4 3 5 1
Notă: Coeficienții acordați fiecărui furnizor prezent în cadrul tabelului sunt fictivi
Explicații:
1. Se întocmește o matrice de evaluare a furnizorilor pentru fiecare tip de produs/ serviciu
aprovizionat.
2. Se alege un număr de criterii reprezentative pentru evaluarea colaborării cu furnizorii
organizației.
3. Se acordă un coeficient de importanță pentru fiecare criteriu (minimum 1, maximum
5). Suma coeficienților de importanță este 10.
4. În tabel se înscriu furnizorii potențiali pentru un anumit produs/ serviciu;
5. În tabelul corespunzător fiecărui furnizor se înscriu valori de la 1 la 5 in funcție de
competitivitatea funizorului respectiv în raport cu ceilalți furnizori la un anumit criteriu.
6. După completarea tabelului se va calcula punctajul fiecărui furnizor astfel: Punctajul total
al funizorului = C1 x K1 + C2 x K2 + ……….Ci x Ki
7. Se aleg funizorii care realizează punctajul minim de intrare in listă.
8. Punctajul total minim pentru acceptarea furnizorului este:40.
2.11. Responsabilități
Director General
Verifică modul de desfășurare a activităților de aprovizionare.
Aprobă documentația de aprovizionare.
Alocă resursele necesare pentru activitatea de aprovizionare.
Supervizează relațiile de colaborare cu furnizorii.
Aprob ă necesarul de
aprovizionare. Șef
subdiviziune” Comercial”
Stabilește necesarul de aprovizionare, după cum este aplicabil.
Verifică și avizează documentația de aprovizionare.
Întocmește și prezintă rapoarte privind activitatea de aprovizionare în cadrul
ședințelor de analiză a SMC efectuată de conducere.
Monitorizează relațiile cu furnizorii.
35
Identifică noi furnizori de produse.
Planifică activitățile de aprovizionare în funcție de necesarul de aprovizionare,
de stocuri, de programul de vânzări, de resursele financiare.
Elaborează și verifică documentele de aprovizionare înaintea transmiterii către furnizor.
Urmărește derularea aprovizionării conform cerințelor specificate.
Menține și gestionează documentația aferentă activității de aprovizionare.
Evaluează și reevaluază furnizorii.
Întocmește și actualizează ”Lista furnizorilor acceptați”
Șefii de subdiviziuni Adminis trativ, Mecano -Energetic și Transport
Stabilesc necesarul de aprovizionare, după cum este aplicabil.
Verifică și avizează documentația de aprovizionare.
Monitorizează relațiile cu furnizorii.
Identifică noi furnizori de produse și servicii.
Planifică activitățile de aprovizionare în funcție de necesarul de aprovizionare, de stocuri,
de programul de reparații, revizii, investiții și modernizare.
Elaborează și verifică documentele de aprovizionare înaintea transmiterii către furnizor.
Urmăresc derularea aprovizionării conform cerințelor specificate.
Mențin și gestionează documentația aferentă activității de aprovizionare.
Întocmesc ș i actuali zează ”Lista furnizorilor” acceptaț i.
Gestionarul și colectivul raioanelor
Răspund de marfă și produsele aprovizionate.
RMC
Participă prin sondaj la recepție și verifică conformitatea dintre produsele și serviciile
aprovizionate și specificațiile comenzilor.
Prezenta procedură se revizuiește o data la cinci ani sau ori de câte ori se constată necesitatea,
prin grija RMC .
Urmărirea implementării prevederilor prezentei proceduri este condusă de către RMC.
Utilizatorii procedurii care observă neconcordanțe în conținutul procedurii, între proceduri sau
între proceduri și modul de desfășurare a activității au obligația de a le comunica, imediat, în
scris RMC care analizează modalitatea de soluționare.
36
Concluzii
Procesul de evaluare și selecție a furnizorilor care fundamentează relațiile de parteneriat
influențează esențial performanța organizațională și se bazează pe alinierea competențelor
distinctive, a strategiilor și a proceselor de schimbare ale partenerilor.
Pentru realizarea performantă a procesului de aprovizionare trebuie luate în considerare
tendințele actuale care se dezvoltă pe piețele internaționale, ținând seama de:
Managementul riscului în lanțul de aprovizionare (inclusiv riscurile care fac referire la
disponibilitate și prețuri)
Global Sourching/ Outshourching și Benchmarking global ( Low Cost Country Sourching,
externalizarea unor etape din procesul de aprovizionare către furnizori)
Aprovizionarea care trebuie să respecte anumite reglementări precum și ”Green –
Procurement “ (cerințe în creștere privind aspectele etice și ecologice al e procesului de
achiziție, precum și lupta împotriva corupției)
Value- Sourching pe termen lung ( parteneriate cu furnizori pentru obținerea de avantaje în
achiziție, de exemplu privind parteneriate de dezvoltare, Design to Cost, etc.).
Procesul de aprovizi onare din organizație se realizează conform procedurii P.G.-010 :
“Evaluarea furnizorilor și aprovizionarea produselor și serviciilor” . În baza acestei
proceduri, în organizație se evaluează și selectează furnizorii pe baza capabilității acestora de
a furniza produse în concordanță cu cerințele MERCUR S.A., fiind stabilite criterii de
selecție, evaluare și reevaluare.
Managementul de la cel mai înalt nivel se asigură că, înainte de comunicarea lor către
furnizor, cerințele de aprovizionare specificate sunt adecvate.
În procesul de aprovizionare, informația de bază este cerința clientului : produsele
aprovizionate și serviciile furnizate vor urmări satisfacerea cerințelor și a așteptărilor
clienților, precum și cerințele legale și de reglementare, scop în care se vor avea în vedere
numai furnizori evaluați, selectați, agreați și reevaluați periodic.
Funcțiile responsabile de aprovizionarea cu servicii/produse întocmesc Liste de furnizori
acceptați pentru produsele/serviciile de care răspund și au responsabilitatea actualizării
permanente a acestora. Serviciile aprovizionate sunt monitorizate de către salariații din
subdiviziunea organizatorică implicată în respectiva aprovizionare.
În organizație sunt stabilite și implementate activitățile de verificare necesare pentru a se
asigura că produsele aprovizionate satisfac cerințele de aprovizionare specificate.
Produsele aprovizionate sunt identificate de către persoanele responsabile, după caz, prin:
documentele de certificare a calității (certificate de calitate, declarații de conformitate,
buletine de analiză, avize/autorizații, certificate sanitar veterinare etc.), de la furnizori și
laboratoare de încercări autorizate, agremente tehnice.
Managementul de la cel mai înalt nivel a identificat, verifică și protejează proprietatea
clientului prin sistemul de supraveghere și pază (pază umană și supraveghere video) și
sistemul de avertizare incendii din cadrul Centrului Comercial MERCUR.
Organizația asigură păstrarea conformității produselor aprovizionate până la comercializarea
lor/utilizarea internă, ceea ce include identificarea, manipularea, ambalarea, depozitarea și
protejarea produselor, implicit a părților componente ale acestora, după caz.
Managementul de la cel mai înalt nivel se preocupă de îmbunătățirea continuă a sistemului de
management al calității prin utilizarea politicii referitoare la calitate, a obiectivelor calității, a
rezultatelor auditurilor, a analizei datelor, a acțiunilor corective și preventive și a analizelor
efectuate de management.
37
Bibliografie
I. Maxim, E., „Managementul și economia calității”, Editura Sedcom Libris, Iași, 1998
II. Olaru, M., „Managementul Calității”, Editura Economica, București, 1999
III. Popescu, D., „Principii și tehnici utilizate în managementul calității”, Editura Sitech,
Craiova, 2007
IV. Sitnikov, C., „Managementul calității”, Editura Universitaria, Craiova, 2006
V. Todoruț, Amalia V., „Managementul calității: teorie și practică economică”, Editura
Sitech, Craiova, 2007
VI. Vasile,M., Mariana D., „Management comercial”,Ed itura Economica, București, 1998
VII. Actul Constitutiv al societății comerciale MERCUR S.A.
VIII. Dosar I.S.O. în cadrul S.C. MERCUR S.A.
IX. Proceduri S.M.C. Manualul calității în cadrul S.C. MERCUR S.A.
X. Regulament de organizare și functionare în cadrul S.C. MERCUR S.A.
XI. Regulament Intern în cadrul S.C. MERCUR S.A.
XII. www.mercurcraiova.ro
38
Anexă: Organigrama SC Mercur SA
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Economia Comerțului, Turismului și Serviciilor [612804] (ID: 612804)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.