Documentele de Evidenta a Salariilor Si Alte Drepturi de Personal

CAPITOLUL III. Documentele de evidenta a salariilor si alte drepturi de personal

4.1. Noțiuni generale

Înainte de a vedea care sunt documentele de evidență a salariilor, precum și rolul acestora, trebuie să trecem în revistă câteva noțiuni cu privire la documentele justificative.

În primul rând, pentru a primi calitatea de document justiticativ, documentul care stă la baza unor înregistrări contabile, trebuie să furnizeze următoarele informații fundamentale :

Denumirea documentului;

Denumirea/numele și prenumele sau după caz sediul/adresa pesoanei juridice/fizice care întocmește documentul;

Numărul de înregistrare a documentului precum și data întocmirii acestuia;

Conținutul operațiunii economico-financiare;

Datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;

Numele și prenumele dar și semnăturile persoanelor care răspund de efecutarea operațiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiunile respective după caz;

Alte elemente care să asigure consemnarea completă a operației efectuate.

Conform Legii nr. 82/1991 republicată, contabilitatea se va ține în limba română și în moneda națională, dar dacă vorbim despre operațiunile efectuate în valută, acestea vor fi consemnate atât în moneda națională, cât și în valută.

În contabilitate, înregistrările vor apărea cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor, în funcție de data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate. De asemenea înregistrările se vor face sistematic, în conturi sintetice și analitice.

În ceea ce privește corectarea erorilor ce pot apărea în documente, nu sunt admise ștersături, modificări sau alte procedee de acest tip, precum și lăsarea unor spații libere între operațiunile înscrise sau file lipsă. Eventualele erori apărute se vor corecta prin tăierea cu o linie a cifrei greșite sau a textului, urmând ca deasupra acestora să fie înscrisă cifra sau textul corect. Corectarea efecuată va fi făcută în toate exemplarele documentului respectiv, urmând ca persoana ce a efecuat corectarea să semneze documentul respectiv menționând și data efectuării corecturii.

Astfel pot apărea mai multe situații în care pot exista erori în documente, după cum urmează:

Dacă documentul pe baza căruia se primește, eliberează sau se justifică numerarul este întocmit greșit, acesta va fi anulat nu corectat și va rămâne în carnetul de care aparține;

Dacă se utilizează un program informatic pentru completarea documentelor, corectarea acestora va fi posibilă înainte de prelucrarea lor cu mențiunea datei în care se efectuează rectificarea precum și semnătura celui care o realizează;

Dacă este cazul unei stornări, pe documentul inițial se va menționa numărul și data notei de contabilitate prin care se efectuează stornarea operațiunii, iar în ceea se privește nota de contabilitate, se va menționa documentul, data și numărul de ordine al operațiunii care face obiectul operațiunii.

În viața de zi cu zi, există posibilitatea ca un document să fie pierdut, sustras sau distrus. În acest caz, persoana care constată una din aceste trei situații are obligația de a înștiința conducătorul entității în termen de 24 de ore. Cel din urmă trebuie să încheie un proces verbal care să cuprindă:

Datele de identificare a documentului respectiv;

Numele si prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

Data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului.

În situația în care, entitatea a întocmit într-un singur exemplar documentul dispărut, acesta din urmă va fi reconstituit pe baza acelorași proceduri de întocmire aplicate și documentului original, cu mențiunea în antetul documentului că este reconstituit.

Dacă documentul pierdut, a fost emis de altă entitate, acesteia îi revine obligația, la solicitarea entității în cauză, să realizeze o copie a documentului solicitat în 10 zile de la realizarea solicitării. Dar, această reconstituire a documentului se va face în următoarea manieră: documentul în cauză va purta obligatoriu mențiunea „duplicat” însoțită de numărul și data dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

În cazul unei facturi pierdute, sustrase sau distruse exemplarului original, se va proceda la fel, prin emiterea unui duplicat. Acest duplicat poate îmbrăca forma unei noi facturi (care cuprinde date ca și factura inițială cu mențiunea că se este duplicat și că înlocuiește o factură inițială) sau o fotocopie a facturii inițiale (care cuprinde ștampila entității emitente cu mențiunea de duplicat).

O entitate are obligația de constituire a unei arhive care să cuprindă toate documentele contabile,justificative și registrele contabile care stau la baza tuturor înregistrărilor în contabilitate. Arhiva va fi constituită la sediul fiscal al entității sau după caz, la sedii secundare. Arhivarea documentelor se face conform prevederilor legale, urmând următoarele reguli:

Documentele se vor grupa în dosare numerotate, șnuruite și parafate;

Gruparea în dosare a documentelor se va face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă aceastea;

Dosarele se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

Evidența documentelor aflate în arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrare în arhivă, dar și mișcarea lor în decursul timpului.

Termenul de păstrarea a documentelor este diferit. Spre exemplu, termenul de păstrarea a statelor de salarii este de 50 de ani, în timp ce pentru registre, documente contabile și justificative este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul cărora au fost înocmite, cu câteva excepții:

Documentele aferente bunurilor de capital achiziționate sau fabricate, altele decât cele care fac obiectul închirierii, leasingului sau concesionării, vor avea termen de păstrarea de 5 ani;

Documentele privind construcția sau achiziția unui bun imobil, precum și transformarea sau modernizarea unui bun imobil vor fi păstrarea pe o perioadă de 20 de ani;

Documentele financiar-contabile care vor atesta proveniența bunurilor cu durata de viață mai mare de 10 ani, se păstrează pe o perioadă de utilizare a bunurilor.

În cazul documentelor a căror termen de păstrare a expirat, eliminarea din arhivă a acestora va fi realizată de către o comisie aflată sub conducerea administratorului.

4.2. Documentel de evidență a salariilor

Documentele care ajută la evidențierea salariilor și a altor drepturi de personal sunt următoarele:

Stat de salarii;

Listă avans chenzial;

Registrul general de evidență a salariaților;

Ordin de deplasare;

Ordin de deplasare în străinătate;

Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe);

Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale).

4.2.1. Statul de salarii

Statul de salarii reprezintă un tablou ce reflectă drepturile bănești ce revin salariaților unei entități, contribuțiile dar si alte sume datorate.

Un conținut minimal al acestui documentul este următorul:

Denumirea entității, secției, serviciului, etc.;

Denumirea formularului, luna și anul întocmirii;

Numele și prenumele salariatului;

Venitul brut;

Contribuța individuală de asigurări sociale;

Contribuția individuală la bugetul asigurărilor pentru șomaj;

Contribuția pentru asigurări sociale de sănătate;

Venitul net;

Deducerea personală;

Venit bază de calcul;

Impozitul calculat și reținut;

Salariul net;

Semnături ale conducătorului entității, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmește.

Întocmirea acestui document se face lunar, într-un exemplar sau două (după caz), pe secții, ateliere ș.a. pe baza documentelor ce evidențiază timpul lucrat efectiv, documentelor de centralizare a salariilor individuale (pentru salarizarea în acord), documentelor privind reținerile legale, a listelor de avans chenzinal, concedii de odihnă. Acesta va fi semnat de către persoana care determină salariul și întocmește statul de salarii.

Circuitul statului de salarii este evidențiat în următoarea schemă:

Arhivarea documentului se va face la compartimentul financiar-contabil, în mod separat față de alte acte justificative de plăți, termenul de păstrare a acestuia fiind de 50 de ani.

4.2.2. Lista de avans chenzinal

Lista de avans chenzinal este documentul utilizat pentru calculul drepturilor bănești ce revin salariațiilor ca avansuri chenzinale. Conținutul minin al acestui document este:

Denumirea entității, secției, serviciului;

Denumirea formularului, luna și anul întocmirii;

Numele și prenumele salariatului;

Salariul de bază;

Timpul efectiv: lucrat, concedii medicale;

Avansul plătit;

Semnături ale conducătorului entității, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmește.

Lista de avans chenzinal se întocmește lunar, având la bază documentele ce evidențiază timpul efectiv lucrat, certificate medicale, urmând a fi semnat de persoana care a calculate avanasurile și a întocmit lista.

Circuitul listei este următorul:

Arhivarea acestui document se va face la compartimentul financiar-contabil(ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă) și la compartimentul care a întocmit lista de avans.

4.2.3. Ordin de deplasare (delegație)

Ordinul de deplasare este un document care justifică o deplasare, în interes de serviciu a unei persoane. De asemenea, prin intermediul acestui document se realizează și decontarea cheltuielilor efectuate de către titularul de avans, precum și stabilirea eventualelor diferențe de primit/restituit de către titularul de avans. Se va întocmi într-un exemplar (pentru fiecare deplasare) de către persoana care urmează a efectua deplasarea.

Conținutul minim și obligatoriu al acestui formular/document este:

Denumirea unității;

Denumirea și numărul formularului;

Numele, prenumele și funcția persoanei delegate ;

Scopul, destinația și durata deplasării;

Ștampila entității, semnătura conducătorului acesteia și data;

Data ( ziua, luna, anul, ora) sosirii și plecării în delegație;

Data depunerii decontului, avans spre decontare;

Cheltuieli effectuate : felul actului și emitentul, numărul, data actului și suma;

Numărul și data documentului pentru restituirea diferenței ( de primit/restituit);

Semnături: conducătorul entității, control financiar preventiv, persoana care verifică decontul, șeful de compartiment.

Acesta circulă într-o entitate după cum urmează:

Arhivarea se realizează la compartimentul financiar-contabil cu un termen de păstrare de 5 ani.

4.2.4. Ordin de deplasare (delegație) în străinătate

Acest document reprezintă o dispoziție către conducătorii auto de a efectua transporturi în străinătate, cu autovehiculele entității. Prin intermediul acestui ordin, se stabilește și avansul în valută ce urmează a fi acordat conducătorului auto, dar în același timp este și un document justificativ cu privire la suma în valută ce este ridicată/restituită la casierie. Ordinul de deplasare se va întocmi în două exemplare (pentru fiecare deplasare).

Un conținut minim obligatoriu al acestui document este:

Denumirea entității;

Denumirea și numărul formularului;

Numele, prenumele și funcția titularului de avans;

Destinația;

Marca și numărul autovehiculului;

Scopul deplasării, locul de încărcare/descărcare;

Detalierea elementelor de avans în lei și valută;

Numărul și data documentului pentru restituirea diferenței ( de primit/restituit);

Semnături: conducătorul entității, control financiar preventiv, persoana care verifică decontul, șeful de compartiment.

Circuitul acestui document arată astfel:

Arhivarea se realizează la compartimentul financiar-contabil cu un termen de păstrare de 5 ani.

4.2.5. Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)

Decontul de cheltuieli este documentul prin intermediul căruia se realizează decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, atât în valută, cât și în lei, pentru fiecare deplasare în străinătate. Totodată, cu ajutorul acestui decont sunt stabilite și diferențele de primit/restituit. Va fi întocmit într-un singur exemplar de către titularul de avans , pentru a servi la justificarea cheltuielilor efectuate pe parcursul deplasării.

Minimul conținut obligatoriu al decontului de cheltuieli este:

Denumirea entității;

Denumirea, numărului și data întocmirii formularului;

Numele și prenumele titularului de avans;

Avansurile primite în valută sau în valută și în lei, sumele decontate și eventualele diferențe de primit/restituit;

Semnături: conducătorul entității, control financiar preventiv, persoana care verifică decontul, șeful de compartiment.

Decontul de cheltuieli va circula în entitate astfel:

Arhivarea se realizează la compartimentul financiar-contabil cu un termen de păstrare de 5 ani.

4.2.6. Decont de cheltuieli valutare (pentru transporturi internaționale)

Decontul de cheltuieli valutare este documentul prin intermediul căruia se realizează decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, atât în valută, cât și în lei, pentru fiecare deplasare în străinătate. Totodată, cu ajutorul acestui decont sunt stabilite și diferențele de primit/restituit. Va fi întocmit într-un singur exemplar la entitățile care execută transportul în străinătate, de către titularul de avans , pentru a justifica toate cheltuielile efectuate.

Un conținut minimal, dar obligatoriu al acestui document este:

Denumirea unității;

Denumirea, numărul și data întocmirii documentului;

Numele și prenumele titularului de avans;

Avansul în valută, sumele decontate, eventuale diferențe de primit/restituit;

Semnături: conducătorul entității, control financiar preventiv, persoana care verifică decontul, șeful de compartiment.

Schema circuitului urmat de acest document este următorul:

Arhivarea se realizează la compartimentul financiar-contabil cu un termen de păstrare de 5 ani.