Documente Si Proceduri Specifice Sistemului de Management al Calitatii la S.c Mitliv Exim S.r.l

Documente și proceduri specifice sistemului de management al calității la s.c mitliv exim s.r.l

CUPRINS

TERMENI ȘI PRESCURTĂRI…………………………………………………..….3

INTRODUCERE……………………………………………………………….……5

CAPITOLUL 1

PREZENTAREA ORGANIZAȚIEI S.C MITLIV EXIM S.R.L.………..………..6

Scurt istoric al organizației……………………………………………………………….6

1.1.1. Sediul, Filiale, Puncte de lucru………………………………………….7

1.1.2. Analiza financiară………………………………………………………..7

1.2. Obiectul de activitate…………………………………………………………..7

1.3. Proiecte și investiții……………………………………………………….……9

1.3.1. Pasajul denivelat subteran…………………………………………………9

1.3.2. Centru Expozoțional și de Afaceri……………………………………….10

1.3.3. Stația de Epurare Craiova…………………………………………………10

1.3.4. Extinderea și modernizarea inflastructurii și de apă uzată

în județul Dolj…………………………………………………….………10

1.3.5. Reabilitarea stației de tratare Ișalnița……………………………………..11

CAPITOLUL 2

DOCUMENTE ȘI PROCEDURI SPECIFICE SISTEMULUI DE

MANAGEMENT AL CALITĂȚII LA S.C. MITLIV S.R.L………………….…….12

2.1. Sistemul de management al calității, mediului și sistemului

de securitate organizațional………………………………………………………………………12

2.1.1. Cerințe generale……………………………………………………………………………11

2.1.2. Manualul Sistemulti de Management Integrat……………………………..…13

2.2.Cerințe referitoare la documentație………………………………………………………………13

2.2.1.Generalități……………………………………………………………..……..13

2.3. Controlu documentelor……………………………………………………………. 15

2.4.Controlul înregistrărilor…………………………………………………………….

2.5.Auditul intern…………………………………………………………..…..

2.6. Controlul produsului neconform și a neconformităților……………….……..

2.7.Acțiuni corective………………………………………………………………

2.8. Acțiuni preventive……………………………………………………………..

CONCLUZII……………………………………………………………………………

BIBLIOGRAFIE………………………………………………………………..…..

TERMENI ȘI PRESCURTĂRI

Documente de referință

MMI- 01: Manual de Management Integrat

SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular;

ISO 9001:2008 – Sisteme de Management al Calității. Cerințe.

SR EN ISO 14001:2005- Sisteme de management de mediu. Specificații și ghid de utilizare.

SR EN ISO 14031:2001 Management de mediu, Evaluarea performanței de mediu.

SR OHSAS 18001:2008, Sistem de management al sănătății și securității ocupaționale;

OHSAS 18002:2004, Sisteme de management al sănătății și securității ocupționale.

PL- 01.05 – Retragerea documentelor sistemului de management integrat

SR EN ISO 50001/2011- Sisteme de management al energiei.

PL- 01.12- Gestionarea documentelor de origine externă;

PL- 01.03 – Codificarea documentelor sistemului de management integrat;

PL- 01.02 –Elaborarea procedurilor;

PL – 04.02- Codificare tipuri și cauze neconformități;

PL – 04.03- Evaluarea, analiza și tratarea produsului neconform;

PL – 06.05- Tratarea reclamațiilor clienților;

PO- 13.02- Inspecții și încercări la primire;

I – 04.00.01- Circulația fișei de neconformități;

I – 04.00.02- Completarea și rezolvarea notelor de rebut;

I – 04.00.03- Completarea și rezolvarea notelor de remediere;

PS- 03.00- Auditul intern.

Abrevieri

MMI- manualul managementului integrat;

BMI- biroul managementului integrat;

SMI- sistemul managementului integrat;

PDG- președinte director general;

RMI- reprezentantul managementului integrat;

RMM- responsabilul managementului mediului;

RMS- responsabilul managementului sănătății și securității ocupaționale;

PUP- planificarea și urmărirea producției;

MCL- manualul calității laboratoare;

RME- responsabilul managementului energiei.

PSI- prevenirea și stingerea incendiilor;

SSO- sănătate și securitate ocupațională;

CTC- control tehnic de calitate;

FN- fișa de neconformități;

FNA- fișa de neconformități audit;

NIR- notă de recepție internă;

APC- atelier de proiectare constructivă;

APT- atelier de proiectare tehnologică;

EnMS- sistem de management al energiei.

Definiții

Acțiune corectivă – acțiune menită să elimine cauza unei potențiale neconformități;

Conformitate – îndeplinirea unei cerințe;

Rebutare – acțiune asupra unui produs neconform, pentru a împiedica utilizare acestuia în scopul inițial ( reciclare, distrugere).

Notă de rebut – formular completat în scopul recuperării cheltuielilor, relasării și raportării unui produs sau serviciu neconform;

Reparare – acțiune asupra unui produs neconform, de a-l face acceptabil pentru utilizarea intenționată, repararea include acțiuni de remediare asupra unui produs, anterior conform, pentru a-l repune în uz;

Reprelucrare – acțiune asupra unui produs neconform, pentru a-l face conform cu cerințele;

Notă de remediere – formular completat în scopul aprobării acțiunilor corective de readucere a produsului sau serviciului în parametrii specificați și recuperării cheltuielilor.

Reclasare – modificarea clasei unui produs neconform pentru a-l face conform cu cerințele care diferă de cele inițiale;

Corecție- acțiune întreprinsă pentru a elimina o neconformitate constatată;

Acțiune corectivă- acțiune luată pentru a elimina cauza unei neconformități detectate; sau a altor situații declarate.

Neconformitate – neîndeplinirea unei cerințe;

Înregistrare – document prin care se declară rezultatele obținute sau se oferă dovezi ale activităților care au fost realizate;

Dovada obiectivă – date care susțin ca ceva există sau este adevărat;

Performanța de mediu – rezultatele măsurabile ale managementului de mediu;

Document – informație împreună cu mediul său suport;

Informație – o dată semnificativă;

Specificație – document care se stabilește în unele cerințe ( de exemplu de a fi lizibil);

Incident – un eveniment care a generat un accident;

Risc – probabilitatea de a se genera un anumit eveniment periculos;

Performanța de mediu- rezultatele măsurabile ale managementului de mediu;

Audit – proces sistematic, independent în scopul obținerii de dovezi de audit și evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit;

Program de audit – ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp și orientate spre un scop anume;

Criterii de auditat – anasamblu de politici, proceduri sau cerințe;

Dovezi de audit – înregistrări care sunt relevate în raport cu criteriile de audit și sunt verificabile;

Constatări ale auditului – rezultate ale evaluării dovezilor de audit colectate în raport cu criteriile de audit.

Concluzii ale auditului – rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit după luarea în considerare a obiectivelor auditului și a tuturor constatărilor auditului.

INTRODUCERE

Calitatea reprezintă un set de caracteristici, care asociate unui serviciu sau produs îl fac pe acesta corespunzător pentru utilizare. Consider că aspectul de calitate este cel mai important în cadrul unei organizații, deoarece aceasta face diferența dintre serviciile sau produsele prestate de către aceasta. Calitatea ține de modul în care conducătorii firmelor îsi coordonează activitatea,de atenția acordată tuturor detaliilor, implică toți angajații și are ca scop să îmbunătățească imaginea organizației.

Titlul lucrării mele de licență se intitulează ,, Documente și proceduri specifice sistemului de management al calității la SC MITLIV EXIM SRL’’și este alcătuită din doua capitole. În primul capitol am descris firma ( istoricul său, obiectul de activitate, proiectele sale), iar in al doilea am pus în evidență importanța documentelor și procedurilor specifice organizației.

Am ales pentru elaborarea lucrării firma Mitliv deoarece aceasta este considerată un lider regional în domeniul construcțiilor, deținând patru centre de desfacere în orașul Craiova,cu proiecte și lucrări de foarte bună calitate realizate într-un timp record. Munca, ambiția și perseverența sunt principalele calități care definesc succesul organizației. Mitliv a pus accentul pe angajamentul total al întregii organizații în scopul de a obține cele mai bune performanțe. SC MITLIV EXIM SRL are implementat și certificat Sistemul de Management Integrat ce se aplică în toate procesele, de către întreg personalul organizației cu autoritate și responsabilități în domeniul calității,mediului, sănătății și securității ocupaționale.

În capitolul al doilea am prezentat caracteristicile și conținutul documentelor și al procedurilor ce sunt specifice sistemului de management. Documentele trebuie formulate simplu, fară ambiguități și stabilesc metodele ce se utilizează în organizație pentru a implementa diverse politici. Procedurile de sistem descriu modul în care activitățile organizației satisfac cerințele din elementele sistemului de management iar procedurile operaționale descriu modul de adaptare a cerințelor și nu sunt prezentate în procedurile de sistem.

Mi se pare important ca noi, oamenii, să cunoaștem importanța documentelor și procedurilor specifice sistemului de management din cadrul unei societăți ce presupune conținutul acestora dar si responsabilitățile persoanelor implicate în desfășurarea activităților procedurilor.

CAPITOLUL 1

PREZENTAREA ORGANIZAȚIEI S.C.MITLIV EXIM S.R.L.

1.1.Scurt istoric al organizației

Societatea comercială SC MITLIV EXIM SRL Craiova, persoană juridică romană , a fost inființată ca societate comercială pe acțiuni la data de 15.12.1994 in baza Legii numarul 31/1990 privind societățile comerciale, cu modificările si completările ulterioare. Societatea comercială isi desfasoară activitatea in conformitate cu prevederile Legii 31/1900 privind societățile comerciale, cu modificările si completările ulterioare ale Codului Comercial Român, cu statutul societății si alte acte normative incidente relațiilor determinate de obiectul său de activitate. Durata de functionare a societății este nelimitată. SC MITLIV EXIM SRL CRAIOVA a fost inregistrată in registrul comerțului sub nr. J16/3505/1994, deținând certificatul de inregistrare fiscală RO6662490. Păstarea valorilor și principiilor pe care le-a recunoscut și însușit încă de la înființare, MITLIV EXIM a pus accentul pe angajamentul total al întregii organizații în scopul obținerii celor mai bune performanțe. Calitatea, diversitatea și rapiditatea serviciilor puse la dispoziție, au făcut ca renumele și încrederea de care se bucură Grupul MITLIV în partea de sud a României să crească an de an.

MITLIV și-a asigurat poziția de lider regional în domeniul construcțiilor civile și industriale prin lucrări de foarte bună calitate realizate în timp record. Munca, ambiția și perseverența sunt principalele calități care definesc succesul organizației în ramură de activitate. S.C. MITLIV EXIM SRL Craiova are implementat și certificat Sistemul de Management Integral (Managementul Calității,Mediului, Sănătății și Securității Ocupaționale) precum și certificarea de conformitate pentru produsele proprii, controlul producției în fabrică pentru beton și agregate minerale de balastieră. Sistemul de management integrat documentat și implementat în cadrul organizației garantează că:

informațiile necesare și concrete sunt disponibile la timp și în locurile stabilite;

deciziile se iau la nivel corespunzător de competență, autoritate și responsabilitate și se aplică de personal calificat și autorizat;

toate documentele, lucrările și produsele executate sunt conforme cu cerințele contractuale.

Prin profilul său de activitate, organizația poate afecta calitatea mediului înconjurător datorită deșeurilor care rezultă în urma desfășurării proceselor specifice. Ca orice agent economic industrial, organizația utilizează resurse naturale ( apă, energie, etc), ceea ce implica o preocupare suplimentară pentru eficientizarea consumurilor. De asemenea, în desfăsurarea proceselor specifice activității organizației, sunt utilizate materiale auxiliare potențial periculoase (substanțe,compuși chimici, etc), fapt ce constituie un potențial risc pentru mediu și sănătatea umană. Pentru îmbunătățirea continuă a calității lucrărilor și produselor concomitent cu obținerea unor performanțe de mediu și sănătate și securitate ocupaționale din ce în ce mai bune, SC MITLIV EXIM SRL a constiuit și implementat un sistem de management integrat.

1.1.1. Sediul, Filiale, Puncte de lucru

Sediul social al societății este în Craiova, B-dul Dacia, Nr. 69, Județul Dolj.

MITLIV deține în Craiova 4 centre de desfacere, cărora li se adaugă cele deschise ulterior în alte județe ale tării:

Craiova – Calea Dunării, nr. 1,

Craiova – Calea Dunării, nr 14A,

Craiova – Calea Severinului, nr.69

Craiova – Bulevardul Dacia, nr. 69,

Slatina – Str. Cireașov, nr. 32

Dragăsani – Str. Podgoriei, nr. 25 – 25A.

Ordoheiul Secuiesc – jud. Harghita, Com. Lupeni, nr. 1

Ernei – Jud. Mures, Str. Principala, nr. 589

Ploiesti – Jud. Prahova, Bvd. Petrolului, nr.1

Vânzarea cu amănuntul se desfăsoară prin punctele de lucru din:

Calafat – Strada 22 Dec., nr.45

Poiana Mare – Strada Târgului, nr.18

Dunăreni – nr. 696

Vinju Mare – Jud. Mehedinți, Cale Severinului, nr.66 A.

1.1.2. Analiza financiară

An de an, cifra de afaceri a grupului MITLIV a crescut treptat de la, 232.545.816 lei în anul 2011, la 230.920.897 lei în anul 2012, 245.961.201 euro în anul 2013, firma situându-se la un nivel bun și în anii de criză economică. Capitalul social al societății, subscris și vărsat la nivelul anulilor 2011,2012 și 2013 se ridica la valoarea de 7.222.300 lei și este divizat in 722.230 părti sociale a câte 10 roni fiecare si aparțin in intregime asociatului unic. Presimțind nevoile pieței, echipa de specialiști a grupului MITLIV și-a mărit treptat numărul cu oameni cu o bogată experiență în domeniu, crescând de la 177 angajați în 2011, la 253 de angajați în 2012 și ajungând la peste 285 de salariați în 2012. Profitul net al organizației înregistrează și acesta de asemenea o creștere considerabilă de la 4.625.422 lei în anul 2011, la 5.993.940 lei în anul 2012, ajungând la un profit net de 7.265.752 în anul 2013.

1.2. Obiectul de activitate

Conform actului constitutiv, societatea are următorul obiect de activitate: comerțul cu ridicata al materialului lemnos și al materialelor de construcții și echipamentelor sanitare. Domenii secundare de activitate ce sunt declarate: producție, comerț intern, servicii.

Având o bogată experiență în producția de betoane și beneficiind de cimenturi și rețete Lafarge, MITLIV produce toate clasele de betoane și mortare, produsele rezultate fiind certificate. Pe acel segment, compania deține în Craiova trei stații de betoane ecologice, cu o capacitate de peste 1200 mc/zi, și complet automatizate. Cea mai mare unitate de producție, cu o capacitate de 70mc/oră, este amplasată pe platforma industrială de EST, la o distanță de 1000 de metri de Aeroportul Craiova și uzinele Ford, iar celelalte două stații sunt situate pe platforma industrială de Vest. Cele trei stații de betoane sunt atestate tehnic de ICECOM București și de Inspectoratul Județean în Construcții Dolj, pentru producerea întregii game de betoane indispensabile lucrărilor de construcții. Pentru transportul betoanelor către clienți, MITLIV deține 14 autobetoniere noi, de tip MAN, echipate cu malaxor Putzneister cu debit maxim 20– 28 mc/oră fiecare și o autopompă Putzmeister, tip elefant, cu braț de 36 metri, având un debit maxim de 100 mc/oră. Încercările de laborator ale probelor de beton se realizează în laboratorul propriu, fiind autorizat gradul III de Inspectoratul Județean de Construcții Dolj. Procesul de fabricație din stația atestată tehnic este îndrumat automat, dozarea componentelor fiind ajutată de calculator. Verificarea materialelor și betoanelor se garantează prin laboratorul personal cu procese de încercare computerizate. Transportul betoanelor se face cu autoagitatoare rezistente, iar la livrare se garantează și certificarea conformității calității.

Compania MITLIV a înfiat conceptul de a produce în regie proprie o parte din materialele pentru care au un consum asigurat. În sensul acesta, a dezvoltat propria capacitate de producție pentru agregate minerale de balastieră. Balastiera având o capacitate de producție de peste 1400 mc/zi agregate extrase și sortate, dispune de o linie tehnologică modernă, roată desecătoare, stație de sortare și grup de concasaj. Extracția se realizează pe albia râului Olt cu echipamentul de tip dragă plutitoare printr-un proces de aspirație și refulare a hidromasei. Aceasta este preluată de roata desecătoare care separă lichidul de solid, obținând produsul balast care este sortat în stația de sortare și concasat în stația de concasare. Transportul către stațiile de betoane MITLIV se realizează cu autobasculante proprii. Calitatea produselor obținute este verificată în propriul laborator de încercări. Armătura reprezintă ansamblul de bare metalice, care întăresc o construcție de beton armat, aceasta putând fi realizată din oțel, beton fasonat sau plasă sudată. MITLIV a pus în funcțiune o linie tehnologică modernă pentru fasonarea oțelului beton, în care toate procesele tehnologice sunt complet automatizate coordonate de o echipă de specialiști în domeniu, având o capacitate de producție de peste 700 tone / lună. De asemenea, MITLIV deține o linie de producție, plase sudate realizate printr-un proces automatizat, fiind asistat de calculator. Cu ajutorul unei linii moderne de producție, a reusit să dezvolte un sistem de acoperiș propriu de tip țiglă metalică, menit să asigure protecție deplină împotriva oricăror condiții atmosferice. Noul acoperiș canadian corespunde atat peisajului natural, cât și arhitecturii caselor moderne.Profilul conferă acoperișului un aspect plăcut. Acoperișul canadian de la MITLIV este realizat din oțel și are o garanție de 10 ani decolorare uniformă a tablei și 50 ani durata medie de viață a miezului de oțel.Sistemele complete pentru acoperișuri MITLIV CANADIAN ROOF sunt rezistențe. Pe lângă o gamă diversificată de produse, MITLIV oferă servicii moderne care includ transportul, manipularea și descărcarea mărfii la beneficiar. Compania MITLIV își percepe colaboratorii ca un partener valoros și de încredere în zonele în care își desfășoară activitatea.

Totodată, specialiștii companiei MITLIV pot oferii consultanță de specialitate în ceea ce privește materialele de construcții, produția de betoane sau oțel beton fasonat.

În ultimii ani, Grupul MITLIV și-a consolidat poziția de lider în partea de sud a României prin dezvoltarea și diversificarea cu succes a activităților de construcții – montaj în antreprenoriat sau subantreprenoriat în domeniul construcțiilor civile și individuale și de infrasturctură rutieră. Păstrând aceleași valori, principii și concepte care i-au consacrat, au reușit să ducă la bun șfârșit importante proiecte regionale precum Centrul Multifuncțional Craiova, Stația de epurare a apelor uzate Craiova, Pasajul subteran din Centrul Municipiului Craiova. Totodată, au fost contractate importante lucrări din proiectul „Extinderea și modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în județul Dolj”, proiect finanțat prin POS Mediu care vizează reabilitarea generală și extinderea infrastructurii de alimentare cu apă și apă uzată din Județul Dolj.

1.3. Proiecte și investiții

1.3.1.Pasajul denivelat subteran

Sursa: www.mitliv.ro

Construirea pasajului denivelat subteran,pe sub intersecția străzii Arieș cu strada A.I Cuza și respectiv pe strada Împăratului Traian a fost realizată în vederea recepționării traficului auto pe bulevardul Carol I și strada Arieș. Contractul de lucrări a fost semnat în data de 18.04.2012, investiția fiind finalizată înainte de termen cu cinci luni de către Asocierea S.C. MITLIV EXIM S.R.L și S.C. HABAU CONSTRUCȚII SRL, proiectul fiind în valoare de 66.036.429, 71 lei. Scopul general al proiectului implica modernizarea și dezvoltarea infrastructurii rutiere urbane și remedierea accesibilității locale și regionale, a mobilității populației metropolitane, a bunurilor și serviciilor în vederea creșterii competitivității economice și creșterii mediului de afaceri în cadrul Polului de Creștere Craiova, prin construirea unui pasaj subteran. Tunelul este proiectat pe o lungime de 405 m, cu 185 de metri de galerie subterană, cu intrări din bulevardul Carol I și din strada Arieș, pe sub intersecția străzilor Arieș cu A.I. Cuza și Arieș cu Împăratul Traian. Lățimea pasajului între fețele pereților a fost structurată astfel încât să garanteze două benzi de circulație (câte una pentru fiecare sens de circulație), cât și câte un trotuar tehnologic de o parte și de alta a căii. Pentru rampele de acces în pasaj s-au garantat pentru ieșirea din pasaj câte două benzi de circulație și câte o bandă pentru accesul în pasaj. Concomitent se va permite accesul pe lângă pasaj, garantându-se câte o bandă de circulație de o parte și de alta a construcției.

Realizări în cadrul Proiectului:

405,32 metri lungime pasaj subteran construit;

15.780 mp stradă aranjată la nivelul existentului (bretele) ;

7.810 mp suprafață trotuare îmbunătățite;

3.980 mp sensuri giratorii realizate;

1280 mp lungime rețele de alimentare cu apă și canalizare deviate;

zona acoperită măsoară aproximativ 184,84 metri;

116,53 metri rampă din intersecția cu bulevardul Carol I;

103,95 m rampă din intersecția cu Aries.

1.3.2.Centru Expozitional si de Afaceri

Prin acest proiect, cu o valoare totală de 87.446.455, 28 lei, s-a urmărit înființarea unui Centru Expozițional și de Afaceri modern, prin care să fie sprijinit mediul de afaceri local și regional și concomitent să fie atras, capitalul privat în acțiuni ce reprezintă satisfacerea unor nevoi expoziționale și de avansare ale mediului de afaceri local și crearea de noi locuri de muncă pentru Municipiul Craiova. MITLIV EXIM a contribuit la construcția Centrului Multifuncțonal prin realizarea a peste 40% din structura de rezistență, într-o perioadă de timp record, începând din august 2011 și terminând în mai 2012.

1.3.3. Statia de Epurare Craiova

În anul 2011 a finalizat lucrările la șantierul Stația de Epurare Craiova, într-un proiect de o complexitate deosebită din punct de vedere tehnic, dupa ce fostul antreprenor general SISTEM YAPI INSAAT VE TICARET A.S. ISTAMBUL a intrat în insolvență. Stația cuprinde mai multe bazine moderne pentru tratarea apei, precum și pentru îndepărtarea fosforului și azotului. Aceasta este dotată cu utilaje de deshidratare a nămolului, care ajută la separarea apei de pământ, solul rămas fiind folosit în agricultură. Investiția a fost necesară Craiovei pentru că noile sisteme de canalizare, realizate tot cu fonduri ISPA, nu pot fi folosite fără o stație de epurare. Mai mult decât atât, proiectul este important și din punct de vedere al protecției mediului, râul Jiu, în care se deversează în prezent canalizarea orașului, nu va mai fi poluare.

1.3.4. Extinderea și modernizarea infrastructurii de apă si apa uzată in județul Dolj

Extinderea și modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în județul Dolj este un proiect finanțat prin POS Mediu care vizează reabilitarea generală și extinderea infrastructurii de alimentare cu apă și apă folosită din Județul Dolj. Lucrările de investiții din aria proiectului acoperă 9 sisteme zonale de alimentare cu apă și canalizare, urmând ca investițiile să se realizeze Craiova, Calafat, Băilești, Călărași, Bechet, Filiași, Segarcea, Poiana Mare, Dăbuleni. În cadrul proiectului de investiție sunt implementate 13 contracte de lucrări, trei dintre acestea urmând a fi executate de MITLIV EXIM S.R.L în asociere cu TMUCB S.A, pentru extinderea și reabilitarea rețelelor de alimentare cu apă și canalizare în Municipiul Craiova și în asociere cu EMIT Ercole Marelli Impianti Tecnologici S.P.A, pentru reabilitarea Statiei de tratare Ișalnița și construcția de Colectoare de transfer și Stații de epurare regionale la Rastu Nou și Bechet. În ceea ce privește extinderea și reabilitarea rețelelor de alimentare cu apă și canalizare în Municipiul Craiova, valoarea contractului este de 59.236.889,79 lei fără TVA, iar durata de execuție a contractului este de 24 de luni de la emiterea ordinului de începere a lucrărilor. Investițiile derulate în cadrul proiectului vizează îmbunătățirea sistemului de distribuție a apei potabile și a sistemului de canalizare la nivelul Municipiului Craiova, prin reabilitarea a 34 de km de rețea de apă, pe lungimea cărora se vor executa aproape 4000 de branșamente și prin lucrări de extindere și reabilitare a 72 de km de rețea de colectare a apelor uzate, în Cartierele Romanescu și Bariera Vâlcii, totalizând un număr de 7000 de racorduri la consumatori. De asemenea, execuția contractului mai prevede și realizarea unei stații de pompare a apei uzate și a conductei de refulare aferentă acesteia, pe strada Nouă din cartierul Romanescu și a 5 stații de pompare a apelor uzate în cartierul Bariera Vâlcii. .

1.3.5. Reabilitarea stației de tratare Ișalnița

Cea de-a doua etapă a proiectului „Extinderea și modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în Județul Dolj”, a fost demarată prin semnarea unui contract de lucrări , având ca obiect reabilitarea stației de tratare Ișalnița, în cadrul căruia sunt prevăzute lucrări de reabilitare a instalațiilor de tratare care servesc alimentarea cu apă a Municipiului Craiova. Contractul are o valoare de 36.108.747,14 lei, fără TVA, iar termenul limită pentru terminarea executiei contractului este 22 de luni.

Lucrările de reabilitare la stația de tratare Isalnița constau în:

reabilitarea stației de pompare a apei brute;

reabilitarea camerelor de distribuție ;

demolarea sau reabilitarea facilităților de preparare a sulfatului de aluminiu si a celorlalte clădiri pentru reactivi ;

reabilitarea stației de pompare a apei tratate;

înlocuirea tuturor instalațiilor mecanice, electrice și auxiliarelor;

echipare laborator stație de tratare;

proiectarea, execuția lucrărilor și punerea în funcțiune a instalațiilor.

Pe lângă execuția lucrărilor, antreprenorul trebuie să garanteze pentru o perioadă de 3 luni, testarea și punerea în funcțiune a echipamentelor, fiind asigurate de asemenea programe de pregătire a personalului de exploatare și întreținere, din partea Operatorului. Următoarea etapă din cadrul proiectului ,,Extinderea și modernizarea infrastructurii de apă și apă uzată în Județul Dolj’’ este semnarea cu asocierea dintre MITLIV EXIM și EMIT Ercole Marelli Impianti Tecnologici S.P.A pentru un nou contract de lucrări, ce are ca obiect realizarea de Colectoare de transfer și Stații de epurare regionale pentru localitățile Rastu Nou și Bechet.

CAPITOLUL 2

DOCUMENTE ȘI PROCEDURI SPECIFICE SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII LA S.C MITLIV EXIM S.R.L

2.1. Sistemul de management al calității, mediului și sistemului de securitate organizațional

2.1.1 Cerințe generale

SC MITLIV EXIM SRL are stabilit, documentat și implementat un SMI ( Sistem de Management Integrat) pentru îmbunătățirea continuă a performanței și ia în considerare necesitățile la toate părțile, furnizează servicii și produse ce îndeplinesc cerințele clienților și implicit cerințele legale și reglementate care se aplică în domeniul mediului, sănătății și securității ocupaționale, conform cu cerințele standardelor SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 și SR OHSAS 18001:2008. Măsurile pe care le întreprinde firma pentru a funcționa SMI dar și pentru a îmbunătăți eficacitatea cuprind următoarele activități:

Determină necesitățile curente și viitoare ale clienților dar și așteptările acestora;

Identifică care sunt procesele necesare Sistemului de Management Integrat;

Determină unele succesiuni și interacțiuni ale proceselor ce se identifică la nivelul organizației;

Stabilește criterii și metode de masurare pentru a determina cât este de eficient fiecare produs;

Asigură toate resursele necesare precum și informațiile pentru a monitoriza procesele;

Implementează acțiuni necesare pentru a obține rezultatele planificate și pentru a îmbunătăți procesele;

Stabilește programe de calitate, mediu, sănătate și securitate ocupațională;

Stabilește criterii și metode care sunt necesare pentru a se asigura controlul aspectelor mai importante de mediu.

Sistemul de Management Integrat al SC MITLIV EXIM SRL cuprinde următoarele procese:

Procese care se referă la calitate:

De management;

De asigurare resurse;

De realizare/ livrare/ predare a lucrărilor și produselor;

De măsurare, analiză și îmbunătățire.

Procese care se referă la mediu:

Identificarea unor aspecte de mediu precum și impacturile asociate;

Identificarea cerințelor de mediu și evaluarea conformării cu acestea;

Controlul operațional;

Pregătirea pentru situații de urgență și capacitatea de a răspunde urgențelor;

Monitorizarea aspectelor mai importante de mediu;

Gestionarea deșeurilor;

Procese care se referă la sănătatea și securitatea ocupațională:

Identificarea pericolelor, evaluare și ținere sub control a risculurilor pentru sănătate și securitate ocupaționale.Datele de intrare ale unui proces sunt procesate din care reiese date de ieșire, așadar datele de ieșire ale unui proces reprezintă datele de intrare ale altui proces.

Sistemul de Management Integrat este conceput dupa ciclul PDCA (Plan Do Check Act) astfel încât, în urma analizei să se realizeze îmbunătățirea continuă a fiecarui proces analizat și a ansamblului de procese din cadrul organizației. În cazul în care la executarea unor lucrări sau produse se apelază la colaboratori din afara organizației, SC MITLIV EXIM SRL va asigura controlul proceselor în cadrul SMI.

2.1.2. Manualul Sistemului de Management Integrat

SC MITLIV EXIM SRL a întocmit, implementat și a menținut Manualul Sistemului Integrat , care include:

domeniul SMI;

descrierea succită și listele cu procedurile de sistem, procedurile operaționale, p rocedurile de proces și procedurile/ instrucțiunile de lucru, stabilite prin SMI;

furnizarea bazelor documentate pentru auditarea SMI.

Manualul prezintă politica în domeniul calității, mediului și SSO(Sănătate și Securitate Ocupațională) și descrie sistemul managementului integrat proiectat și implementat în SC MITLIV EXIM SRL, manualul servește ca referință permanentă pentru toate procesele principale și auxiliare desfășurate. Procedurile aferente documentează SMI proiectat și implementat în conformitate cu cerințele SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 și SR OHSAS 18001:2008, ce au ca scop:

reducerea, eliminarea și prevenirea neconformităților;

asigurarea ca, pe parcursul derulării, procesele desfăsurate se mențin la calitatea impusă de cerințele contractuale, ale normativelor și standardelor, precum și cerințelor legale de mediu și SSO.

MSMI( Manualul Sistemului de Managemet Integrat) și procedurile de sistem sunt elaborate de Responsabilul MI din organizație, numit de Directorul General. Documentația SMI este gestionată de Responsabilul MI(Management Integrat) și se revizuiește la apariția unor noi reglementări, normative, legi sau modificări ale SMI sau modificări ale obiectului de activitate. Modificările MSMI și ale procedurilor de sistem se fac de către Responsabilul MI.

2.2. Cerințe referitoare la documentație

2.2.1. Generalități

Sistemul de Management Integrat aplicat în cadrul SC MITLIV EXIM SRL este documentat , piramida documentelor arătă modul în care sunt structurate pentru a corespunde cerințelor standardelor de referință:

Declarația privind politica referitoare la calitate, mediu, sănătate și securitate ocupaționale, obiectivele calității, țintele și programul de management de mediu și SSO;

MSMI;

Procedurile documentate de sistem;

Proceduri operaționale care sunt stabilite pentru a se asigura planificarea, operarea și tinerea sub control a proceselor;

Formulare și înregistrări.

Piramida documentelor Sistemului de Management Integrat este următoarea:

Sursa:Manualul Sistemului de Management Integrat

Figura 2.2.1: Piramida

documentelor SMI

Există trei nivele de documente în Sistemul de Management Integrat:

Nivelul I – Manualul Sistemului de Management Integrat

Nivelul II – Procedurile documentate de sistem

Nivelul III – Proceduri operaționale

Înregistrările calității, mediului și SSO sunt niște documente prin care se declară rezultatele obținute sau care furnizează dovezi ale unor proceselor care au fost realizate.

MSMI prezintă politica în domeniul calității, mediului și SMI din SC MITLIV EXIM SRL.

Procedurile de Sistem descriu modul în care activitățile din organizație satisfac cerințele din elementele SMI,care se aplică în majoritatea compartimentelor din organizație. Procedurile Operaționale sunt documente ce descriu modul de aplicare a cerințelor din referențialele adoptate și care nu sunt prezentate în procedurile de sistem. Documentele SMI sunt formulate simplu, fără neclarități și stabilesc metodele care se utilizează în organizație pentru a implementa politicii pentru îndeplinirea obiectivelor privind calitatea, mediul și SSO.Planificarea proceselor care interacționează cu calitatea, mediul și SSO se efectuează urmarind aplicarea procedurilor în activitatea curentă a organizației.

Prevederile documentelor în general sunt cunoscute de întreg personalul organizației (prin instruiri periodice) și se implementează la toate nivelele, eficiența acestora se verifică si tematic prin auditurile interne. SC MITLIV EXIM SRL are actualizată o listă cu înregistrările Sistemului de Management Integrat descrisă în procedura de sistem ,,Controlul înregistrărilor’’.

2.3. Controlul documentelor

SC MITLIV EXIM SRL a elaborat pentru controlul documentelor, procedura de sistem PS-01 ,,Controlul documentelor’’. Înregistrările din domeniul calității, mediului și SSO, sunt documente care țin evidența obiectivă a activităților efectuate sau a rezultatelor obținute, și sunt controlate conform cerințelor din standardele SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005 și SR OHSAS 18001:2008. Documentele interne ale SMI ( MSMI, proceduri,etc.) sunt verificate și aprobate înainte de a fi emise de personal competent, pe baza educației, instruirii și experienței, pentru a confirma că sunt adecvate și aplicabile. Înainte de a difuza un document al SMI trebuie să se verifice:

dacă este avizat și aprobat documentul;

calitatea și integritatea copiei documentului;

codul documentului;

identificarea stadiului reviziei curente a documentului;

înscrierea documentului în lista documentelor SMI

actualizarea listei de revizii a documentului, când este cazul.

Documentele sunt distribuite personalului și posturilor de lucru în care acestea sunt utilizate. Difuzarea se face pe baza semnării destinatarilor din ,,Lista de difuzare’’. O copie se păstrează la responsabilul care a efectuat difuzarea. Modificările aduse documentelor sunt analizate și aprobate de aceleași funcții care au analizat și aprbat documentul inițial.

Documentele externe sunt documente de proveniență externă ( adrese, oferte, cataloage de produse, specificații tehnice, standarde, legi, normative tehnice, etc.) se înregistrează și sunt distribuite compartimentelor desemnate de Directorul General al organizației. Această procedură descrie sistemul prin care se asigură ținerea sub control a tuturor documentelor și datelor. A ține sub control documentele înseamnă să te asiguri că omul potrivit va avea documentul potrivit la momentul potrivit. Procedura fixează responsabilitățile și autoritatea în ceea ce privește controlul documentelor din punct de vedere al elaborării, acceptării, aprobării, analizei periodice, actualizării, redactării, identificării, emiterii, înregistrării și retragerii documentelor SMI. Unele documente sunt de proveniență externă, iar acestea sunt identificate si distribuite în mod controlat.

Procedura se aplică pentru controlul:

Documentelor Sistemului de Management Integrat:

Manualul Managementului Integrat;

Procedurile de sistem de lucru;

Planuri de calitate, în cazul în care sunt solicitate de către client;

Documentelor specifice tuturor activităților din SC MITLIV EXIM SRL;

Altor documente de origine externă cum ar fi norme, standarde sau autorizații.

Responsabilitățile persoanelor implicate în desfășurarea activităților procedurilor sunt representate de:

Un președinte ( director general) care aprobă documentele confirm instrucțiunii.

Un director tehnic care aprobă documentele conform instrucțiunii.

Un RMI (Reprezentant Management Integrat) ce avizează documentele SMI.

BMI (Birou de Management Integrat) acesta întocmește documentele SMI, verifică modul în care sunt păstrate, distribuite și ținute sub control acele documente, îndeplinește toate activitățile ce privesc controlul documentelor ( avizări, codificări), elaborează și reeditează procedura; pe care mai departe o supune aprobării președintelui directorului general, păstrează documentele originale Sistemului de Management Integrat, verifică prin audituri interne modul cum se respectă prevederile procedurii de către celelalte compartimente funcționale care sunt implicate.

Câteva sarcini ale șefilor compartimentelor din SC MITLIV EXIM SRL sunt următoarele:

Întocmesc proceduri ca se referă la circulația documentelor specifice

Verifică dacă documentele specifice activităților ce le desfășoara sunt:

lizibile, clare, ușor de identificat;

aprobate de aceleași funcții ca și documentele inițiale, modificarile, reviziile și reeditările să fie operate;

analizate, actualizate și reaprobate dacă este cazul, de persoanele competente din cadrul compartimentului;

disponibile în punctele de utilizare;

înregistrate, păstrate, arhivate.

Aprobă toate documentele specifice activităților pe care le desfășoară.

Documentația ușurează comunicarea între societate și clienți, dar și intre serviciile existente în societate. Documentele referitoare la SMI care furnizează informații adecvate atât pentru scopuri interne cât și pentru scopuri externe sunt:

Manualul Managementului Integrat al SC MITLIV EXIM SRL;

Manualul calității laboratoare;

Planul calității;

Proceduri, Instrucțiuni;

Plan de inspecții;

Documentele care sunt specifice tuturor activităților din societate.

Manualul managementului integrat, procedurile și instrucțiunile, planul calității și planul de inspecții se realizează de catre BMI. Manualul care se ocupă cu calitatea laboratoarelor, procedurile și instrucțiunile aferente laboratoarelor se întocmesc de către personalul din cadrul acestora. În momentul când se emite un document în cadrul unui compartiment, trebuie să se verifice dacă:

ediția este disponibilă în punctele de lucru,

documentul este ușor de identificat, lizibil,clar,

sunt operate modificările, reviziile;

documentele sunt analizate de persoane competente din cadrul compartimentului;

documentele sunt înregistrate, păstrate și arhivate.

Controlul asupra modului de elaborare al documentelor specifice se face de către personalul desemnat din cadrul compartimentului. Verificarea și aprobarea documentelor se realizează de către persoane cu calificarea și autoritatea necesară și constă în:

verificări independente în cadrul compartimentului care elaborează,

avizări la compartimentele care sunt implicate,

unele avizări externe în funcție de caz,

soluționarea divergențelor la nivelul autorității care aprobă documentul.

Documentul intra în vigoare când este aprobat de președintele general. Distribuirea documentelor SMI se face de personalul BMI. Înainte de a difuza un document BMI trebuie sa verifice:

dacă a fost avizat și aprobat documentul;

dacă este lizibil și clar;

codificarea documentlui;

ediția și revizia aplicabilă.

Difuzarea documentelor se face pe baza semnării destinatarilor în fișa de distribuire, unde se menționează numarul exemplarului, ediția, revizia. Documentele care sunt difuzate au plicate ștampilă. În cazul în care se pierde sau se deteriorează un document se solicită în scris un alt exemplar, unde se va scrie numele și semnătura destinatarului. Documentul original se păstrează la biroul managementului integrat, iar în punctele de utilizare se difuzează copii care sunt controlate la ediția si revizia in vigoare. Listele se actualizează anul sau ori de câte ori poate interveni o modificare în cuprinsul lor. Documentele intra în vigoare la data aprobării edițiilor curente, BMI întocmește listele cu edțiile în vigoare a procedurilor, instrucțiunilor, și a formularelor utilizate pentru prevenirea utilizării unor documente care nu sunt valabile. Listele se găsesc în rețeaua internă de calculatoare și pot fi accesate de întregul pesrsonal al societății. Distribuirea documentelor de proiectare constructivă și tehnologică se face de personalul autorizat din cadrul compartimentelor. Distribuirea documentelor activităților funcționale ale SC MITLIV EXIM SRL se face conform procedurilor sau instrucțiunilor spefice, elaborate de compartimentele care emit respectivele documente.

Documentele trebuie să se revizuiască atunci când:

se constată că este necesar să se introducă elemente care au fost omise sau care s-au divedit a fi necesare;

poate aparea necesitatea de a elimina elemente care nu mai sunt necesare sau valabile;

pot avea loc modificări ale documentelor de referință;

pot interveni modificări în structura organizatorică a societății;

pot intervene modificări în procesul de fabricație al produselor;

pot aparea noi cerințe impuse de lege, standarde.

Cel care elaborează are responsabilitatea de a modifica documentele daca intervine unul dintre acele elemente enumerate. Modificarea documentelor se poate face și la propunerea scrisă a utilizatorilor atunci când după ce se analizează modificările care au fost propuse, elaboratorul constată că acestea sunt necesare. Controlul modificărilor se face conform fișei de control a reviziilor. Modificările care sunt aduse documentelor și datelor sunt analizate și aprobate de aceleașii funcții care au aprobat și documentul inițial. Retragerea documentelor ce sunt specifice activităților funcționale din SC MITLIV EXIM SRL se face conform normelor în vigoare , sau conform procedurilor, instrucționilor ce sunt specifice compartimentelor. Protejarea documentelor și datelor se face pentru a se împiedica pierderea, deterioarea sau accesul neautorizat. Protejarea documentelor care sunt înregistrate pe suport hârtie, se face prin numerotarea fiecărei pagini și menționarea numărului de pagini, pe care le conțin. Pentru a fi mai usor de identificat, documentele sunt etichetate păstrate și ordonate. Accesul la documente se permite numai persoanelor responsabile pentru activitatea respectivă. Documentele sistemului de manegement integrat există în rețeaua internă de calculatoare și se pot accesa de persoanele care le utilizează.

Înregistrările sistemului de management integart, în conformitate cu prevederile procedurii sunt:

Lista procedurilor în vigoare,

Lista instrucțiunilor în vigoare

Lista formularelot în vigoare

Lista etichetelor în vigoare

Fișa de distribuire

Fișa de retragere documente

Fișa de control a reviziilor

Această procedură are un caracter confidențial, iar distribuirea ei în exteriorul organizației este permisă numai cu aprobarea Președintelui, (director general al organizației).

Procedura intră în vigoare când se aprobă de Președinte.

2.4. Controlul înregistrărilor

Înregistrările calității, mediului și sistemului de securitate organizațional ținute sub control sunt stabilite în procedurile de sistem ale SMI și în procedurile operaționale și include:

înregistrările calității lucrărilor și produselor, care demonstrează realizarea calității cerută prin normative, standarde, contracte sau alte reglementări aplicabile;

înregistrările calității care demonstrează funcționarea Sistemului de Management Integrat aplicat în cadrul SC MITLIV EXIM SRL;

înregistrările referitoare la mediu și SSO, conform cu cerințele legale și cu alte cerințe referitoare la mediul înconjurător și la sănătatea și securitatea ocupaționale.

Pentru elaborarea înregistrărilor calității, mediului și sistemului de securitate organizațional se utilizează formulare interne codificate și formulare tipizate.

SC MITLIV EXIM SRL a elaborat și aplică procedura de sistem PS-02 ,,Controlul înregistrărilor’’. Procedura stabilește responsabilitățile și modul de lucru în care se realizează identificarea, colectarea, îndosarierea, arhivarea și distrugerea înregistrărilor și respectării cerințelor din standardele SR EN ISO 9001:2008. SR EN ISO 14001:2005 și SR OHSAS 18001:2008. Termenul de păstrare pentru fiercare tip de înregistrare reespectă, în primul rând, prevederile legale, sau pe cele stabilite în procedură în cazul în care nu se regăsesc prevederi în reglementări aplicabile tipului de înregistrare, sau la nivelul prevederilor ontractual, dacă acestea au prevederi superioare celor din legislația națională.

Această procedură stabilește sistemul și responsabilitățile ce revin pentru ținerea sub control a înregistrărilor dar și modul de identificare, acces, îndosariere arhivare, păstrare și eliminare a înregistrărilor calității, mediului energiei conform cerințelor ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2008, SR EN ISO 50001:2011. Procedura se aplică la controlul tuturor înregistrărilor din SC MITLIV EXIM SRL.

Responsabilitatea persoanelor implicate în desfășurarea activităților procedurii sunt reprezentate de:

BMI care elaborează, revizuiește și reeditează procedura, o trimite să fie avizată de către directorul de calitate- dezvoltare apoi sa fie aprobată de către directorul general. Păstrează originalul și o difuzează factorilor care sunt implicați. Apoi, prin audituri interne verifică daca s-au respectat prevederile procedurii.

Șefii tuturor compartimentelor din organizație au responsabilități privind identificare, colectarea, indexarea, accesul, indosarierea, arhivarea și păstrarea înregistrărilor specifice sistemului de managaemnt integrat.

Șefii tuturor compartimentelor de SC MITLIV EXIM SRL și personalul care se află în subordine trebuie să asigure controlul, să mențină și să păstreze înregistrări suficiente, complete și accesibile ca dovezi obiective prin care va trebui să demonstreze:

Conforminatea cu cerințele care sunt specificate

Funcționarea eficientă a sistemului integrat implementat.

Sistemul de management integrat adoptat în cadrul organizației ce asigură condițiile pentru menținerea și păstrarea unor înregistrări suficiente și complete, ca dovezi obiective prin care trebuie să se demonstreze că:

se identifică aspect de mediu ale ativităților sau serviciilor;

se identifică pericolele și riscurile;

se identifică toate înregistrările cerute de standardul SR EN ISO 50001:2011;

se efectuează analizele managementului la intervalele care au fost planificate;

personalul care efectuează activități ce influențează calitatea trebuie să aibă studiile, abilitățile și experiența corespunzatoare și trebuie să fie instruit corespunzător

procesele trebuie sa fie în conformitate cu serviciile;

activitatea de analiză a comenzilor trebuie să se efectueze în mod corespunzător;

activitățile de analiză și verificare a serviciilor trebuie să se efectueze în mod corespunzător;

aprovizionarea produselor trebuie să se facă numai de la furnizori evaluați și selectați;

toate produsele și servicile ce sunt aprovizionate e necesar să fie inspectate, verificate și încercate pentru a se constata conformitatea acostora cu cerințele specificate;

trebuie realizată și păstrată identificarea materialelor și produselor pe tot fluxul de recepție și pâna la livrarea serviciilor, asigurându-se și trasabilitatea lor;

trebuie menținute condițiile referitoare la păstrarea proprietății clientului;

auditurile trebuie efectuate conform planificării;

trebuie identificate toate inspecțiile, verificările și încercările efectuate, inclusiv persoanele executante, rezultatele obținute;

neconformitățile trebuie identificate, înregistrate, analizate iar pentru aceasta se dispun acțiuni corective pentru rezolvarea, precum și pentru prevenirea repetării lor;

acțiunile corective trebuie executate și eficiența lor domonstrată;

trebuie identificate riscurile potențiale și pentru aceasta s-au dispus acțiuni de prevenire a apariției acestora.

Fiecare înregistrare are o identitate unică, care este ușor de urmărit.

La nivelul secțiilor, atelierelor, compartimentelor, evidența pentru înregistrările specifice activității proprii se ține în registre,caiete, dosare etc. Pentru a se evita deteriorarea sau distrugerea documentelor și înregistrărilor, acestea se îndosariază și se păstrează în rafturi, fașete metalice, astfel înât să se asigure accesul rapid și evidența fiecărei înregistrări.

Înregistrările specifice activităților proprii din SC MITLIV EXIM SRL sunt accesibile personalului care le emite, șefilor de compartimente și altor persoane din alte compartimente, implicate în activitatea respectivă, numai cu aprobarea șefului ierarhic.

În momentul când s-a convenit prin contract ca înregistrările sunt disponibile clientului sau reprezentantului autorizat al acestuia sub formă de copii, originalul rămane la emitent.

Înregistrările de la subfurnizori trebuie păstrate pentru demonstrarea conformității cu condițiile specificate și funcționarea eficace a sistemului de management integrat și pentru a fi puse la dispoziția clientului la solicitarea acestuia.

Arhivele sunt locuri special amenajate pentru păstrarea înregistrărilor.

Arhivarea înregistrărilor se face în dulapuri,fișete, rafturi și se urmărește:

să nu existe pericolul deteriorării în timp a înregistrărilor ( se elimină sursele de umiditate, se iau măsuri pentru evitarea pătrunderii apei sau agenților chimici din exterior)

înregistrările să fie amenajate pe categorii și etichetate, astfel încât accesul la ele să fie rapid și simplu

Arhivele sunt gestionate de persoane special desemnate care țin evidența înregistrărilor arhivate. Perioada de păstrare în arhivă se face în conformitate cu reglementările și legislația în vigoare.Procedura este cuprinsă în lista procedurilor în vigoare.

Procedura are un caracter confidențial. Distribuirea ei în exteriorul SC MITLIV EXIM SRL este permisă numai cu aprobarea directorului general aș societății. Această procedură intră în vigoare începând cu data aprobării ei de către directorul general.

2.5. Auditul intern

Această procedură descrie cerințele și responsabilitățile ce privesc stabilirea și menținerea unui sistem ce trebuie planificat de audituri interne, pentru a determina daca SMI este conform cu activitățile planificate, cu cerințele standardelor internaționale și daca este menținut și implementat în mod eficace. Procedura se aplică în momentul când se efectuează auditurile interne în cadrul SC MITLIV EXIM SRL. Auditul este un proces sistematic, independent și documentat în scopul de a obține dovezi de audit și evaluarea lor cu obiectivitate pentru a se determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit. Programul de audit reprezintă un ansamblu de unui sau mai multe audituri ce sunt planificate pe un anumit interval de timp și orientate spre un scop anume. Criteriile de auditat reprezintă un ansamblu de politici, proceduri sau cerințe. Ele se utilizează ca o referintă față de care se comportă dovada de audit.Dovezile de audit sunt niște înregistrări ce sunt relevante în raport cu criteriile de audit și sunt verificabile.Constatările auditului sunt rezultate ale evaluării dovezilor de audit ce sunt colectate în raport cu criteriile de audit.Concluziile auditului sunt rezultatele furnizate de echipa de audit după luarea în considerare a obiectivelor auditului și a tuturor constatărilor auditului.

Responsabilitățile persoanelor implicate în desfășurarea acvitităților auditului sunt reprezentate de:

Un președinte ( director general ) care:

să asigure condițiile și resursele necesare desfășurării auditurilor interne;

să aprobe programul auditurilor interne;

să aprobe planul de audit intern și raportul de audit intern;

Un reprezentant al managementului integrat care:

să elaboreze programul auditurilor interne, dar și să stabilească compartimentele; auditate, componența echipei de audit, domeniul și data de desfășurare;

să avizeze planul de audit și raportul de audit;

să avizeze acțiunile propuse de audități făcând comentarii asupra lor daca este cazul;

Un responsabil al managementului energiei:

acesta trebuie să efectueze audituri interne la intervale planificate;

trebuie să fie în conformitate cu obiectivele și țintele energetice ce vor fi stabilite;

să fie implementat și menținut în mod efectiv pentru a îmbunătăți performanța energetică;

să eleboreze o programare și un plan de audit care ia în considerare starea și importanța proceselor și a zonelor ce urmează să fie auditate precum și rezultatele auditurilor precedente;

trebuie să asigure obiectivitatea și imparțialitatea procesului de audit;

înregistrările rezultalelor auditului trebuie păstrate și apoi raportate managementului de la cel mai înalt nivel.

Biroul managementului integrat:

acesta elaborează, revizuiește și reeditează procedura, apoi o supune avizării RMI și aprobării președintelui;

difuzează și păstrează originalul.

Echipa de audit:

se ocupă de efectuarea auditului intern;

se conformează condițiilor de desfășurare a auditului;

consemnează obsevațiile;

se ocupă de verificarea modului de implementare a acțiunilor corective propuse de auditat la termenul scadent;

verifică eficacitatea acțiunilor corrective ca urmare a auditurilor anterioare.

Auditorul șef:

se ocupă de pregătirea auditului;

răspunde de alegerea celorlalți membri ai echipei de audit, alții decât cei care sunt nominalizați de către RMI, dacă este cazul;

compltează planul de audit, raportul de audit și fișa de neconformitate audit;

prezintă auditatului neconformitățile.

Auditatul, care este șeful compartimentului sau al secției:

acesta asigură condițiile necesare pentru desfășurarea auditului

numește persoanele responsabile care să însoțească membrii echipei de audit

cooperează cu echipa de audit pentru a atinge obiectivele auditului

pune la dispoziție echipei de audit resursele necesare pentru buna desfășurare a auditului

pune la dispoziția auditorului dovezile obiective care au fost solicitate

stabilește și inițiază acțiuni corective și termene de implemetare pentru a înlătura neconformitățile ce se constată cu ocazia auditului intern

Auditul intern al SMI se face în baza programului de audit intern și în concordanță cu cerințele standardului SR EN ISO 19011:2011. În momentul când se întocmesc programele de audit trebuie să se aibă în vedere disfuncționalitățile care pot aparea în realizarea de produse și servicii. Pentru a defășurarea auditurilor interne este nevoie câteva etape și anume:

Inițierea de audituri, ce cuprinde:

programul auditurilor

notificare

Pregătire, în cadrul căreia se află:

reuniunea prealabilă

plan de audit

chestionare

echipa de audit

Efectuare, ce cuprinde:

reuniunea de deschidere

examinare

reuniunea auditorilor

reuniunea de încheiere

Finalizarea auditului, unde se difuzează raportul

Urmărirea acțiunilor corective

În cadrul primei etape, auditul se inițiază pentru a se verifica daca SMI a fost corect implementat și dacă continuă să satisfacă cerintele specificate.

Programul anul de audit trebuie să asigure programarea, cel puțin o data pe an a fiecarui compartiment sau secție. Programul auditurilor interne cuprinde auditurile SMI.Gestionarea programelor de audit se face de către personalul BMI. Frecveța auditurilor se stabilește la fiecare compartiment, si trebuie să se țină cont de:

modificările importante de conducere, organizare, politică, tehnici sau tehnologii care pot influența sistemului de managament integart;

modificări ale sistemului de management integrat ;

rezultatele auditurilor precedente;

importanța proceselor și zonelor care trebuie auditate;

Notificarea în ceea ce privește data și obiectul auditului către auditat se face prin planul de audit, apoi se transmite acestuia cu cel puțin trei zile inainte de data auditului, iar stabilirea echipei de audit se face de către RMI.

Cea de-a doua etapă constă în:

reuniune prealabilă a echipei de audit;

elaborarea planului de audit;

punerea la dispoziția conducerii compartimentului auditat a planului de audit pentru acceptare;

stabilirea sarcinilor echipei de audit;

stabilirea documentelor de lucru necesare desfășurării auditului și care se vor constitui documente ale auditului cum ar fi: rezultatele acțiunilor corective și examinărilor anterioare, capitole și proceduri din manualul managementului integrat, alte documnte și proceduri ce sunt specifice conform cărora se desfășoară activitatea în sectorul examinat, chestionare ce sunt specifice activităților ce urmează a fi examinate.

Pe baza documentelor de lucru trebuie să se intocmească niste chestionare, ce se referă la:

responsabilitățile compartimentului

care este scopul, obictivul și rolul fiecărui compartiment

modul de organizare al fiecărui compartiment si cum decurg relațiile compartimentelor din organizație cu clienții

modul de desfășurare al activităților in conformitate cu procedurile, documentele specifice și eficiența documentelor

analiza, prelucrarea și tratarea deficiențelor

Planul de audit, ce este întocmit de auditorul șef trebuie difuzat compartimentuluiu auditat cu trei zile inaintea datei care a fost planificată pentru audit.

Planul trebuie să cuprindă:

obiectivele și domeniul auditului

identificarea documentelor de referință

identitatea tuturor membrilor echipei de audit

identificarea compartimentelor ce urmează a fi auditate

data și durata care este estimată pentru fiecare activitate importantă a auditului difuzarea planului de audit.

În cazul în care există obiecții ale șefului compartimentului auditat asupra prevederilor din planul de audit acestea trebuie aduse imediat la cunoștința auditorului șef și rezolvate împreună cu acesta.RMI se ocupă de stabilirea tuturor membrilor echipei e audit.

Echipa de audit trebuie să fie formată de patru auditori: un auditor de la calitate, unul de la SSO, altul de la mediu și de la energie.Ca o bază pentru planificarea auditului, echipa de audit trebuie să analizeze documentația SMI ce este aplicabilă zonei auditate și docmentația de produs ( standarde, fișe tehnologice, documentația de execuție) pentru a se familizariza cu acestea. De asemenea, echipa de audit trebuie să analizeze rapoartele auditurilor anterioare și să studieze recomandarile făcute.

Cea de-a treia etapă, cuprinde:

Reuniunea de deschidere

Examinarea

Reuniunea auditorilor

Reuniunea de închidere

În cadrul reuniunii de deschidere trebuie să se prezinte participanții, să se prezinte obiectivul auditului și a metodelor de efectuare a auditului, apoi trebuie să se confirme care este forma finală a planului de audit.

La examinare, ca o regulă generală auditorii trebuie:

să examineze daca documentele SMI sunt actualizate, cunoscute de personalul care le utilizează, dacă sunt aplicabile etc;

să observe modul de desfășurare a activităților care influențează calitatea, factorii de mediu, sănătate și securitate,disciplină, utilizarea mijloacelor și a echipamentelor de măsurare, încadrarea acestora în termenele de etalonare, verificarea înregostrărilor de calitate dar și a celor ce privesc procesele speciale. Aspectele ce privesc neconformitățile sau deficiențele care impun acțiuni corective imediate trebuie comunicate în timp util conducerii compartimentului ce este auditat

să constate sau nu conformitatea cu documentele de referință și să obțină dovezi obiective care să ateste aplicarea prevederilor SMI, îndeplinirea condițiilor contractuale și a celor impuse de organisme de specialitate

să verifice toate înregistrările relevante ale operațiilor inspecțiilor, încercărilor și etalonărilor

să verifice rezolvarea și aplicarea măsurilor de îmbunătățire aprobate de conducerea societății

să urmărească modul de desfășurare a relațiilor cu celelalte compartimente ale societății și cu clineții dacă este cazul

să verifice dacă au fost eliminate neconformitățile înregistrate la auditurile anterioare și dacă acțiunile corective și preventive au fost eficiente.

În cazul reuniunii auditorilor pe baza constatărilor ce se vor efectua trebuie să se compleze raportul de audit și fișele de neconformități de audit.În cadrul reuniunii de închidere se prezintă auditatului concluziile si care sunt recomandările auditului.Aspectele ce privesc neconformitățile sau deficiențele care impun acțiuni corective imediate și sunt comunicate prompt conducerii compartimentului auditat.Personalul de conducere ce se ocupă de zona auditată are obligația să analizeze toate deficiențele semnalate în fișa de neconformități, să stabilească acțiuni corective pentru eliminarea neconformităților și a cauzelor ce le produc. Când, din motive întemeiate la sfârsitul auditului nu s-au putut formula soluții la toate problemele apărute trebuie să se urmărească si să se creeze condițiile necesare pentru îndeplinirea acțiunilor corective în termenele stabilite.Termenele se stabilesc în comun acord de către echipa de audit și compartimentul auditat.

În unele cazuri deosebite conducerea societății poate impune termenele în funcție de necesități.

Cea de- a patra etapă, finalizarea auditului, se referă la momentul când auditul este finalizat. Aceasta trebuie finalizat atunci când raportul de audit, ce este redactat de auditorul șef, avizat de către RMI, aprobat de către președinte este distribuit în termen de maxim 7 zile conducătorilor compartimetelor ce sunt auditate. Documentele auditului trebuie păstrate la BMI.

Ultima etapă, respectiv urmărirea acțiunilor corective face referire la auditorul șef care are răspunderea și autoritatea să urmărească aplicarea acțiunilor corective și să organizeze, cu aprobarea RMI, o nouă examinare, în cazul în care aceasta este necesară.

Acțiunile corective sunt regăsite în fișele de neconformități de audit.În cazul în care acțiunile corective nu sunt rezolvate într-un mod satisfăcător și la termenele stabilite, ele se analizează cu șeful ierarhic al compartimentului implicat, stabilindu-se noi măsuri sau declarându-se termenele.

În cadrul acestei proceduri există următoarele înregistrări:

Programul de audit

Planul de audit

Raportul de audit

Fișa de neconformitate audit- calitate

Fișa de neconformitate audit- energie, mediu și sănătate

Procedura este cuprinsă ăn lista procedurile care sunt în vigoare iar originalul se păstrează la birulul de management integrat.Aceasta are un caracter confidențial. Distribuirea ei în exteriorul organizației este permisă numai în cazul în care este aprobată de către directorul general al societății.Procedura intră în vigoare începând cu data în care este aprobată de către directorul general al organizației.

2.6. Controlul produsului neconform și a neconformităților

Această procedură stabilește metodele de control, responsabilitățile și autoritățile ce privesc neconformitățile de proces și produs și la neconformitățile de calitate, mediu, energie, sănătate și securitate ocupațională. Procedura stabilește metodologia privind identificarea, izolarea, analizarea și rezolvarea produselor și serviciilor neconforme precum și responsabilitățile și autoritatea persoanelor care se ocupă de aceste activități. Procedura asigură ca produsul neconform să fie identificat și ținut sub control, astfel încât să se prevină utilizarea sau livrarea neintenționată. Procedura se aplică neconformităților de produs, de proces, ce apar la recepția produselor sau serviciilor aprovizionate, în timpul realizării produsului sau la livrarea acestuia. De asemenea, acesta se aplică și în cazul neconformităților de mediu, energie, sănătate și securitate ocupațională. Procedura se aplică pentru întreaga organizație către tot personalul ce este implicat pentru:

A identifica și corecta neconformitățile de proces, produs sau mediu și adoptarea de măsuri ce sunt necesare pentru a se reduce impactul asupra mediului.

A analiza neconformitățile și a se lua măsuri pentru a preveni apariția lor;

A înregistra rezultatele corecțiilor ce au fost întreprinse;

A analiza dacă corecțiile au fost înteprinse intr-un mod eficace.

Responsabilitățile persoanelor implicate în desfășurarea activităților procedurilor sunt reprezentate de:

Un director tehnic, care decide asupra implementării soluției tehnice și recuperării costurilor.

Un RMI, ce verifică implementarea soluției tehnice și analizează datele statistice privind neconformitățile, în cadrul analizei managementultui integrat apoi adoptă programe de acțiuni corective și acțiuni preventive.

Un BMI, ce ține evidența fișei de neconformități pentru circulația rapidă a acestora.

Un responsabil al managementului de mediu ce identifică neconformitățile, inițiază fișa și stabilește cauzele pentru orice abatere de la legislația de mediu ce este în vigoare , procedurile specifice sau discunționalitățile ce au impact negativ asupra mediului. Acesta ține evidența fișei de neconfomități și o prezintă directorului tehnic pentru a lua decizia finală apoi verifică implmentarea deciziei finale.

Un responsabil al managementului de sănătate care trebuie să urmarească neconformitățile privind sănătatea și securitatea ocupațională.

Un responsabil al managementului energiei ce acorda atenție neconformităților existente prin efectuarea de acțiuni corrective și preventive care trebuie să includă: analizarea neconformităților, determinarea cauzelor ce au provocat neconformitățile, evaluarea nevoii de acțiune pentru a se asigura că neconformitățile nu vor aparea, implementarea acțiunilor adecvate ce sunt necesare, păstrarea înregistrărilor privind acțiunile corective și preventive, analiza eficienței acțiunilor întreprinse, asigurarea că au fost făcute toate modificările ce sunt necesare sistemului de management al energiei.

Controlul tehnic de calitate se ocupă de identificarea neconformităților, inițiază FN și stabilește cauzele care le-au generat, etichetează produsele neconforme și verifică implementarea dispoziției de tratare a produselor neconfome. Șefii de secții aplică acțiunile corective și preventive pentru a elimina cauzele neconformităților,întreprind măsuri pentru a preveni repetarea neconformităților, stabilesc zone pentru a separa produsele neconforme, asigură neutralizarea produselor neconforme, implementează soluția tehnică pentru a elimina neconformitățile.

Compartimentul de marketing ține permanent legatura cu clienții pentru acceptarea soluției tehnice care a fost propusă privind neconformitatea, înregistrează și analizează reclamațiile primite de la clienți stabilind în acelaș timp soluții de rezolvare penru acestea, inițiază acțiuni preventive și corective pentru a elimina reclamațiile de la clienți.

Serviciul de ofertare stabilește și înscrie în FN costurile noncalității.

APC propune soluția tehnică și modul de tratare a neconformității în FN, inițiază acțiuni preventive și corective pentru eliminarea neconformităților după caz.

APT întocmește tehnologii de remediere, reprelucreare pentru produsele neconforme, stabilește elementele de preț pentru remedieri, inițiază acțiuni preventive și corective pentru a elimina neconformitățile. Conducătorii locurilor de muncă stabilesc zone pentru a separa produsele neconforme, separă produsele neconforme de cele conforme în locuri care sunt special amenajate, asigură neutralizarea produselor neconforme, asigură implementarea soluției tehnice înscrise în fișa de neconformități.

În cadrul SC MITLIV EXIM SRL neconformitatea pe produs, proces, mediu, energie și sso poate fi în următoarele cazuri: abateri ale procesului tehnologic și de la documentația de execuție, disfuncționalități în procesele tehnologice care au impact negativ major asupra mediului, orice deviere de la documentația SMI și de la legislația de mediu în vigoare.

Responsabilitatea depistării din timp a neconformităților îi revine personalului de control la recepție, pe fluxul de fabricație și la livrare, responsabilului managmentului de mediu și responsabilului managementului de sănătate și securitate ocupațională.

În așa cazuri trebuie să se întocmnească FN.

În cazul necoformităților la recepție materialele nu sunt însoțite de documente care să le poata atesta calitatea, documentele nu corespund cu cerințele de calitate comandate, produsele nu au caracteristicile în conformitate cu documentele de calitate declarate, la inspecția vizuală sau la controale analizele efectuate produselor nu corspund.

După înregistrarea neconformităților, comisia de recepție aplică eticheta de ,,produs neconform’’ , separă produsele neconforme de cele acceptate și informează imediat serviciul commercial.

Neconformitățile definite pe fluxul de fabricație, la inspecțiile finale sau la livrare sunt depistate în urma inspecțiilor, controalelor, verificărilor, acestea sunt atunci când nu sunt îndeplinite cerințele de calitate din specificații.

Produsele pot fi deteriorate și nu mai conforme cerințelor de calitate specificate, acestea corespund neconformităților definite în urma tranportului, depozităriii, ambalării, conservării.

Necoformitățile definite la scoatarea din stocarea îndelungată în depozit se observă în urma reinspecțiilor și nu sunt îndeplinite cerințele de calitate datorită condițiilor neadecvate de depozitare.

Neconformitățile pot fi depistate și de către client în momentul când primește produsele apoi trebuie să ia legătura cu furnizorul pentru a le reclama ca mai apoi să urmeze a fi tratate.

Neconformitățile de mediu, energie și sso sunt documentate în fișele de neconformități astfel încât să răspundă următoarelor cerințe:

Să identifice și să corecteze neconformitățile și să ia acțiuni de reducere a impacturilor asupra mediului, energiei și sso

Să investigheze neconformitățile , să determine cauzele ce le-au generat și să investigheze acțiunile pentru a împiedica revenirea lor

Să evalueze necesitățile de acțiuni preventive pentru a preveni neconformitățile și să implementeze acțiunile corespunzătoare ce sunt desemnate a împiedica apariția lor

Să înregistreze rezultatele acținilor corective și a acțiunilor preventive întreprinse

Să analizeze eficacitatea acțiunilor corective și a acțiunilor preventive întreprinse.

Pentru orice abatere de la cerințele legislative sau ale sistemulu de management de mediu, energie și sso trebuie completată fișa de neconformități de către RMM , RME sau RMS.Pentru a împiedica utilizarea și pentru menținerea strict sub control a produselor neconforme, se procedează la separarea lor de cele conforme, în spații special amenzajate.Când separarea fizică nu este posibilă se procedează numai la etichetarea produselor cu eticheta ,, Produs Neconform’’.Fișa de neconformități se completează de către personalul din cadrul biroului CTC, RMM, RME și RMS, după caz.Fișa de neconformități trebuie să conțină: date de indentificare a produselor neconforme, descrierea neconformității, decizia de tratare a neconformității, date privind costul noncalității, date privind reinspectrea produsului. Dispoziția este obligatorie pentru toate compartimentele implicate.În funcție de criteriile de acceptare se disting mai multe situații: când produsele se accept prin excepție cu reparație se emit notele de remediere, când produsele sunt declarate rebut se emit notele de rebut.Produsele reparate și prelucrate sunt reinspectate de CTC și trebuie să se aibă în vedere aceleași criterii de acceptare ca și produsul ințial.Verificarea implementăriloe dispozițiilor de tratare a neconformităților se face de către șeful CTC.Personalul de control este singurul organism autorizat să atașeze și să schimbe marcajele produsului.

Toate înregistrările privind neconformitățile trebuie ținute în cadrul CTC pentru calitate, la RMS pentru sso, la RMM pentru mediu și la RME pentru energie.

În cadrul analizei managementului, RMI prezintă centralizat situația neconformităților ( de calitate, de mediu, de energie) și aduce la cunoștința managementului la cel mai înalt nivel situația comparativă cu perioada anterioară.

Scopul analizelor este de a identifica tendințele de evuluție a activităților din cadrul societății și de a îmbunătății continuu eficacitatea SMI.

După analizarea neconformității și determinarea cauzelor care au dus la apariția acestora se stabilesc acțiuni corective și preventive, pentru ca neconformitatea să nu se mai repete.

În cadrul procedurii există următoarele înregistrări:

Fișa de neconformități mediu/energie/sso

Fișa de neconformități calitate

Registru de neconformități

Registru evidență fișă de enconformități

Registru evidență note de rebut și remedieri

Notă de rebut

Notă de remediere

Această procedură are caracter confidențial iar distribuirea ei în exteriorul SC MITLIV EXIM SRL este permisă numai cu aprobarea directorului general al societății.

2.7.Acțiuni corective

Procedura are ca scop să stabilească responsabilitățile, autoritățile și mecanismele de control pentru a elimina cauzele neconformităților de calitate, mediu energie și sso în vederea prevenirii reparațiilor acestora și a satisfacerii cerințelor clienților.

Procedura stabilește modul de lucru și responabilitățile privind:

Analizarea neconformităților, inclusiv a reclamațiilor clienților;

Determinarea și implementarea acțiunilor corective necesare;

Analizarea acțiunilor corective întreprinse.

Procedura se aplică de către toate compartimentele și secțiile de producție, în activitatea de determinare a cauzelor neconformităților. Responsabilitățile persoanelor implicate în desfășurarea activităților procedurilor sunt reprezentate de:

Directorii executivi, care au autoritatea să aprobe, să modifice și să impună acțiunile corective ce sunt necesare în cadrul direcției pe care o conduc, pentru a elimina cauzele neconformității constatate. Aceștia au permisiunea de a revizui acțiunile corective când este necesar și de a verifica eficiența acțiunilor corective implemetate.

BMI, care eleborează, revizuiește și reeditează procedura, o supune avizării RMI și aprobării directorului general, apoi difuzează procedura și păstrează originalul. Cu privire la SMI, analizează acțiunile corective apoi se inițiază FNA în urma auditurilor interne iar la final BMI trebuie să verifice implementarea acțiunilor corective.

CTC, se ocupă de inițierea FN pentru neconformitățile ce se constată pe fluxul de fabricație și la livrare și inspectează produsul după implementarea soluției tehnice; colectează și analizează informațiile privitoare la cauzele neconformităților referitoare la produs și proces, determinând gradul de intervenție al compartimentelor implicate; analizează împreună cu șefii de secție neconformitățile la produsele reclamate și fac propuneri de acțiuni corective.

Șefii de compartimente au autoritatea și sunt obligați să propună inițierea acțiunilor corective, pentru eliminarea neconformităților ce se constată în FN și FNA. Aceștia supun aprobării directorilor de resort propunerile și sunt obligați să implementeze acțiunile corective aprobate și să raporteze directorilor de resort stadiul și modul de îndeplinire al acestora.

Procesul de inițiere și finalizare al acțiunii corective reprezintă primul stadiu în strategia pentru îmbunătățirea continuă ce se sprijină pe rezultatele din analiza datelor ce se referă la: rezultatele auditurilor interne sau externe; produsul neconform, identificat de către organizație sau de către client; incidentele de muncă produse; ieșirile analizelor efectuate de management; ieșirile analizelor de date; înregistrările relevante ale SMI; măsurile de proces; satisfacția personalului organizației; feedback-ul pieței; analizele performanței de mediu și ale performanței privind sănătatea și securitatea ocupațională; sesizările clienților.

Pentru necoformitățile depistate la recepție se procedează conform serviciului comercial și are responsabilitatea de a analiza neconformitățile respective. Pentru neconformitățile sesizate pe fluxul de fabricație sau la livrare se inițiază FN de către personalul compartimentului CTC.

Analiza reclamațiilor din partea clienților se efectuează conform procedurii PL.06.05. Neconformitățile constatate cu ocazia auditurilor sunt analizate de către șeful compartimentului auditat împreună cu auditorul șef, conform procedurii PS- 03.00.

Neconformitățile de mediu, energie și sso sunt analizate de RMM, RME și RMS.

Neconformitățile pot fi determinate mai multe cauze și anume:

Cauze datorate proceselor tehnologice;

Cauze datorate viciilor de material;

Cauze generate de programarea, lansarea și urmărirea produselor;

Cauze datorate specificațiilor necorespunzătoare;

Cauze datorate dotării necorespunzătoare;

Cauze datorate neatenției, oboselii etc.

Documentele care se întocmesc la constatarea neconformităților conțin cauzele care le-au generat, modul de tratare și acțiunile corective stabilite în urma analizei lor.Trimestrial trebuie să se analizeze cauzele care au condus la apariția neconformităților, și să se stabilească acțiunile corective ce trebuie întreprinse pentru ca neconformitatea să nu se mai repete.

În etapa de stabilire a acțiunilor corective se consultă toate compartimentele care sunt implicate în generarea neconformității, asupra acțiunilor ce trebuie întreprinse. Trebuie să se țină seama de impactul potențial al neconformităților asupra costurilor neconformităților, performanțelor produselor, satisfacțiilor clientului. Datele colectate trebuie analizate pentru a vedea dacă există posibilități de îmbunătățire, iar după analiză se va întocmi un program de acțiuni corective cu termene și persoane responsabile de implementarea lor.

Evidența și înregistrările rezultatelor acțiunilor corective întreprinse este ținută de către BMI. Stadiul acțiunilor corective întreprinse precum și cauzele care duc la decalarea unor termene de implementare a acțiunilor trebuie să se facă anual în ședințele de analiză în cadrul analizei managementului integrat.În cadrul analizei managementului integrat, RMI prezintă centralizat situația neconformităților și a acțiunilor corective pe zone și pe elemente de sistem. Situațiile se prezintă comparativ cu perioada anterioară și cu anii precedenți, și sunt prezentate și reclamațiile primite de la clienți, modul de rezolvare al acestora și acțiunile corective ce au fost întreprinse. Scopul analizelor este de a identifica tendințele de evoluție a SMI în cadrul societății și de a îmbunătății continuu eficacitatea acestuia.

Procedura are caracter confidențial iar distribuirea ei în exteriorul SC MITLIV EXIM SRL este permisă numai cu aprobarea directorului general al societății.

Aceasta intră în vigoare din momentul de când este aprobată de către directorul general.

2.8. Acțiuni preventive

Această procedură are ca scop stabilirea responsabilităților, autorității și mecanismelor de control pentru eliminarea cauzelor neconformităților de calitate, mediu, energie sso, potențiale în vederea prevenirii reapariției acestora și satisfacerii cerințelor clienților.

Procedura se aplică tuturor entităților organizatorice din cadrul organizației pentru a elimina cauzele neconformităților potențiale, de către personalul cu funcții de conducere.

Responsabilitățile persoanelor implicate în desfășurarea activităților procedurilor sunt reprezentate de:

Directorii executivi, care au autoritatea să aprobe, sa modifice si să impună acțiunile preventive necesare, în cadrul direcției pe care o conduc, pentru a elimina cauzele neconformităților constatate; să revizuiască atunci când este necesar acțiunile preventive; să verifice eficiența acțiunilor preventive implementate și să nominalizeze o persoană din cadrul direcției, care să verifice implementarea acțiunilor preventive la termenele stabilite.

BMI, care are următoarele sarcini:

Să elaboreze, revizuiască și reediteaze procedura, să o supună avizării RMI și aprobării directorului general;

Să difuzeze procedura și să păstreze originalul;

Să inițieze FNA în cazul neconformităților față de SMI;

Să verifice implementarea acțiunilor preventive.

CTC, ce se referă la produs și proces are următoarele sarcini:

inițiază FN pentru neconformitățile ce se constată pe fluxul de fabricație și la livrare apoi inspectează produsul după implementarea soluției tehnice;

colectează și analizează informațiile privitoare la cauzele neconformităților relative la produs și proces. Rezultatele analizelor se înregistrează în rapoarte, note informative sau referate;

analizează împreună cu șefii de secție neconformitățile la produsele reclamate și fac propuneri de acțiuni preventive.Pentru a se completa acțiunile preventive dispuse în urma identificării neconformităților, incidentelor de muncă, trebuie exploatate rezulatele obținute din analiza datelor în vederea prevenirii riscul apariției acestora și în alte sectoare.Câteva example de astfel de date pot fi:

satisfacția clientului,

abateri de la condiții specificate,

evaluări ale performanțelor furnizorilor,

evaluări ale performanței de mediu și ale perfoamanței privind sso,

evaluări ale competenței personalului,

rezultate ale autoevaluării,

ieșiri ale analizei efectuate de management,

ieșiri ale analizei datelor.

Neconformitățile produselor pot fi determinate de una sau mai multe cauze,cum ar fi:

Documentații și specificații tehnice

Utilaje și echipamente

Materiale

Personal de execuție

Mediul de lucru

Acțiunile preventive pot să apară în urma reclamațiilor primite de la clienți, unde se analizează cauzele care au generat neconformitatea. Dacă se constată că și la alte produse există posibilitatea apariției de neconformității reclamate, responsabilul cu analiza cauzelor care au generat neconformitatea respectivă este obligat să stabilească măsuri preventive pentru a elimina neconformitățile potențiale.

În urma auditurilor interne efectuarte de RMI, RMS, RMM, RME, analiza cauzelor unor neconformități existente poate conduce la detectarea și a unor cause care pot determina în viitor apariția unor neconformități similare. În asemenea cazuri responsabilii cu analiza neconformității stabilesc acțiuni preventive pentru eliminarea neconformităților potențiale.

După analiza managementului se stabilesc acțiunile preventive.

Evidența înregistrărilor rezultatelor acțiunilor preventive întreprinse se ține de către BMI, iar analizarea acțiunilor preventive se face anul în cadrul analizei managementului. Scopul analizei este de a identifica tendințele de evoluție a activității în societate și de a îmbunătăți continuu eficacitatea SMI.

Procedura are caracter confidențial iar distribuirea ei în exteriorul organizației este permisă numai cu aprobarea directorului general.

CONCLUZII

Potrivit lucrării realizate pot spune că societatea Mitliv este considerată un lider regional în domeniul construcțiilor prin materiale de foarte buna calitate ceea ce a condus la realizarea unor lucrări perfecte. Mitliv a pus accentual pe angajamentul total al întregii organizații bucurându-se de un personal experimentat cu ajutorul căruia s-au obținut cele mai bune rezultate. Dorind să fie cei mai buni, s-au axat pe îmbunătățirea calității produselor și lucrărilor ceea ce a condus la creșterea performanței. Compania are implementat un sistem de management integrat care descrie procedurile ce se aplică în toate compartimentele sale, garantează că toate documentele, lucrările și produsele executate sunt conforme cu cerințele contractuale și că sunt acordate toate informațiile necesare.

În această tema am prezentat următoarele proceduri: controlul documentelor, controlul înregistrărilor, auditul intern, controlul produsului neconform și a neconformităților, acțiuni corective și acțiuni preventive.

Controlul documentelor descrie sistemul prin care se asigură ținerea sub control a tuturor documentelor și datelor. Trebuie să se asigure că omul potrivit are documentul potrivit la momentul potrivit. Procedura stabilește responsabilitățile și autoritatea privind controlul dcumentelor din punct de vedere al elaborării, acceptării, aprobării, analizei periodice, actualizării, redactării, asigurării că rămân lizibile identificării, emiterii, înregistrării, revizuirii și retragerii documentelor sistemului de management integrat. Procedura se aplică pentru controlul documentelor sistemului de management integrat, documentele specifice tuturor activităților organizației precum și a altor documente de origine externă cum ar fi norme, standarde sau autorizații.

Controlul înregistrărilor stabiliște sistemul și responsabilitățile aferente pentru ținerea sub control a înregistrărilor precum și modul idenificare, colectare, indexare acces, arhivare, îndosariere, păstrare și eliminare a înregistrărilor calității, mediului și energiei al acestora. Procedura se aplică la controlul tuturor înregistrărilor din cadrul organizației.

Auditul intern descrie cerințele și responsabilitățile privind stabilirea și menținerea unui sistem planificat de audituri interne, pentru a determina daca sistemul de management integrat este conform cu activitățile planificate, și cu cerințele standardelor internaționale și daca este menținut și implementat intr-un mod eficace. Acesta se face în baza programului de audit intern iar în momentul când se întocmesc programele de audit trebuie să se aibă în vedere disfuncționalitățile care pot apărea în realizara de produse și servicii. Procedura se aplică în momentul efectuării auditurilor interne ale firmei.

Controlul produsului neconform și a neconformităților este procedura ce stabilește metodele de control, responsabilitățile și autoritățile referitoare la neconformitățile de proces, produs și la neconformitățile de calitate, mediu , energie sănătate și securitate ocupațională. Procedura stabilește metodologia de identificare, izolare, analizare și rezolvare a produselor și serviciilor neconforme precum și responsabilitățile și autoritatea persoanelor care se ocupă de acele activități. Acesta procedură asigură că produsul neconform este identificat și ținut sub control, astfel încât să se prevină utilizarea neintenționată. Se aplică neconformităților de produs, de proces ce pot apărea la recepția produselor sau serviciilor aprovizonate, în momentul când se realizează produsul sau la livrarea acestuia dar și neconformităților de mediu, energie, sănătate și securitate ocupațională. Procedura se aplică în întreaga oraganizație de către tot personalul ce este implicat pentru a identifica și corecta neconformitățile și a lua măsuri pentru a reduce impactul acestora asupra mediului, apoi neconfomitățile trebuie analizate și adoptate măsuri pentru a preveni reapariția lor, trebuie înregistrate rezultatele corecțiilor ce au fost întreprinse iar în final se va analiza eficacitatea corecțiilor întreprinse.

Acțiunile corective au ca scop să stabilească responsabilitățile, autoritățile și mecanismele de control pentru a elimina cauzele neconformităților de calitate, mediu și energie în vederea prevenirii reapariției acestora și a satisfacerii cerințelor clienților. Procedura stabilește modul de lucru și responsabilitățile privind: analizarea neconformităților, inclusiv a reclamațiilor clienților și determinarea cauzelor acestora; determinarea și implementarea acțiunilor corective necesare pentru ca neconformitățile ce au fost constatate să nu se mai repete; apoi trebuie analizate acțiunile corective ce au fost întreprinse. Se aplică de către toate compartimentele și secțiile de producție în activitatea de determinare a cauzelor neconformităților.

Acțiunile preventive au acelaș scop ca cele corective și se aplică tuturor entităților organizatorice din cadrul societății pentru a elimina cauzele necoformităților potențiale de către personalul cu funcții de conducere. În cadrul fiecărei proceduri sunt implicate persoane, ce au sarcină să se ocupe de buna funcționare a activităților.

Concluzionând, se poate observa că activitățile sunt conforme cu cerințele specifice sistemului de management al calității și în cadrul organizației SC MITLIV EXIM SRL se aplică în totalitate activitățile procedurilor în practica de zi cu zi.

BIBLIOGRAFIE

Manualul Sistemului de Management Integrat

Sitnikov Cătălina, Managementul Calității, Editura Universitaria, Craiova, 2005

Cecilia Pop, Managementul Calității, Editura Alfa, București, 2008

www.mitliv.ro

www.firme-info.ro

www.oltenasul.ro