Documentatia Procedeu al Metodei Contabilitatii

Documentația – procedeu al metodei contabilitatii

Contabilitatea are sens și semnificație în măsura în care prin intermediul actelor scrise, se face dovada, certitudinea și măsura adecvată a faptelor. În efectuarea lucrărilor ei, contabilitatea respectă în mod obligatoriu două principii: ƒ Nici o operațiune economică sau financiară fără document; ƒ Nici o înregistrare contabilă fără document.

Documentul este un înscris care consemnează un fapt, un fenomen sau o acțiune care s-a produs sau urmează s ă se producă. Acesta servește la formalizarea în scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificări ale patrimoniului.

Legea contabilității prevede: “orice operațiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ”

Importanța documentelor poate fi apreciată în următoarele direcții: 1. prin intermediul documentelor, contabilitatea cuprinde întreaga activitate a unităților, și anume: existența, mișcarea și modificarea mijloacelor economice și a surselor lor, întregul circuit economic, rezultatele activității desfășurate; 2. documentele justificative constituie baza înregistrărilor în contabilitate, contribuind la stabilirea unei legături organice între toate formele evidenței economice; 3. constituie suport pentru verificarea gestiunilor, deoarece cu ajutorul lor se stabilește răspunderea persoanelor cărora li se încredințează spre păstrare și folosire mijloace economice, justificându-se existența și mișcarea acestora; 4. servesc ca bază pentru efectuarea reviziilor, adică a constatării lipsurilor, cheltuielilor ilegale, a folosirii neeconomicoase a mijloacelor economice, a respectării disciplinei financiare și de decontare; 5. furnizează informații organelor de conducere ale unității în vederea conducerii operative a proceselor de producție, aprovizionare și desfacere; 6. importanță juridică, fiind folosite ca mijloc de probă în justiție pentru stabilirea adevărului. Din cele prezentate se pot desprinde câteva din funcțiile documentelor: a. funcția de consemnare;

64

b. funcția de document (act) justificativ; c. funcția de control; d. funcția de asigurare a integrității patrimoniale; e. funcția de calculație; f. funcția juridică. Conținutul documentelor justificative este diferit în funcție de caracterul operațiunilor economice înregistrate în ele. În orice caz, documentele de evidență conțin două feluri de elemente: elemente comune și elemente specifice. ♦ Elementele comune tuturor operațiilor economice sunt de regulă imprimate și trebuie să le conțină toate felurile de documente: – denumirea documentului (factură, chitanță, bon de consum etc.); – denumirea unității emitente; – adresa unității emitente; – compartimentul care a întocmit documentul; – menționarea părților care participă la efectuarea operației; – data întocmirii documentului; – numărul de ordine al documentului și data întocmirii acestuia; – conținutul operației economice sau financiare și justificarea ei; – datele cantitative și valorice; – semnăturile persoanelor care răspund de legalitatea operației consemnate în document; – alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor în documentele justificative. ♦ Elementele specifice se referă la precizarea unor informații care se regăsesc numai în acel document. Ele diferă de la o categorie de documente la alta și asigură detalierea operației consemnate. De exemplu, factura conține ca elemente specifice date referitoare la comandă, contract, aviz de însoțire, document de transport, conturi la bănci ale părților, etc. Documentele leagă organic între ele cele trei forme ale evidenței economice: 1. evidența operativă, 2. evidența statistică, 3. contabilitatea generală și managerială. Pentru înregistrarea unor operații, cele trei forme ale evidenței economice folosesc, în unele cazuri, aceleași documente. Documentele economice nu se pot confunda cu nici una din cele trei forme ale evidenței economice; caracterul de evidență economică este dobândit după un început de organizare și prelucrare a documentelor contabile.

Clasificarea documentelor În practica unităților patrimoniale sunt utilizate numeroase și variate documente, în raport cu operațiile economice pe care le consemnează. În funcție de trăsăturile caracteristice ale acestora, documentele se clasifică după mai multe criterii: 1. După natura operațiilor economice pe care le consemnează documentele economice se împart în:

65

a. documente privind imobilizările corporale, necorporale și financiare (Ex. bon de mișcare a mijloacelor fixe, Proces verbal de predare primire, Proces verbal de scoatere din funcțiune etc.); b. documente privind activele circulante materiale (Ex. nota de recepție și constatare diferențe, bon de predate – transfer – restituire, bon de consum, fișa limita de consum); c. documente privind disponibilitățile bănești (Ex. chitanța, dispoziția de plată/încasare); d. documente privind salariile și alte drepturi cuvenite angajaților (Ex. statul de salarii, lista de avans chenzinal, Ordin de deplasare etc.); e. documente privind vânzările (Ex. factura, aviz de însoțire a mărfii, dispoziția de livrare etc.) 2. După locul unde se întocmesc și circulă, se deosebesc: a. documente interne – se întocmesc în interiorul unității patrimoniale și circulă fie numai în interiorul acesteia, fie către exterior (Ex. bonul de consum, bonul de lucru – se întocmesc și rămân în interiorul unității patrimoniale; factura, cecul în numerar, chitanțele etc. – se întocmesc în interiorul unității patrimoniale, dar circulă în afara ei, în totalitate sau doar un exemplar); b. documente externe – sunt acele documente primite de unitate de la alte unități cu care se află în raporturi contractuale (Ex. factura de la furnizor, extrasul de cont); 3. După numărul operațiilor economice pe care le cuprind, documentele se împart în două grupe : a. documente singulare – sunt documentele care oglindesc o singură operațiune economică, înregistrată pentru prima dată în acel document (Ex. factura, cecul, chitanța); b. documente centralizatoare sau cumulative – cuprind operații de același fel culese din mai multe documente primare (Ex. centralizatorul consumurilor de materiale, centralizatorul vânzărilor); 4. După caracterul și funcția pe care o îndeplinesc, documentele economice se împart în: a. documente de dispoziție – sunt acele documente care conțin ordinul de efectuare a unei operațiuni economice, precum și indicațiile necesare executării ei. Ele nu fac dovada executării efective a operației respective, și, de aceea, nu pot servi ca bază a înregistrărilor în contabilitate (Ex. comanda, dispoziția de livrare ); b. documente de execuție sau justificative – sunt acele documente prin care se face dovada executării operației consemnate. Acestea stau la baza înregistrărilor în contabilitate (Ex. factura (justifică încasarea sau plata unei sume de bani), bonul de consum, proces verbal de recepție); c. documente mixte (combinate) – sunt acele documente care reunesc însușirile documentelor de dispoziție și a celor de execuție (Ex. bonul de consum de materiale este inițial un document de dispoziție prin care se dispune eliberarea materialelor din depozit, iar când este completat cu mențiuni privind eliberarea și primirea materialelor devine document de execuție);

66

– documente contabile – se întocmesc de către compartimentul de contabilitate pentru înregistrarea operațiilor în contabilitate sau pentru a evidenția elementele patrimoniale (Ex. nota contabilă, fișa de cont etc.); 5. După sfera de aplicare, documentele se grupează în: a. documente de uz general (comune) – care au o formă și text prestabilite, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia națională (Ex. factura, chitanța, nota de recepție și constatare de diferențe, etc.); b. documente specifice – sunt acele documente care se utilizează în anumite ramuri ale economiei, fiind determinate de particularitățile acestora – pentru industrie, agricultură, trezoreria statului (Ex. actul de fătare, fișa consumului de furaje – agricultură; contractul de antrepriză – construcții etc.); 6. După forma de prezentare pot exista: a. documente tipizate – se întocmesc pe formulare tip, strict determinate, a căror folosire este obligatorie. Din această categorie fac parte toate documentele generale sau comune care se folosesc de către unitățile patrimoniale. Regulamentul de aplicare a Legii contabilității cuprinde Nomenclatorul privind modelele registrelor și formularelor tipizate comune privind activitatea financiară și contabilă. b. documentele netipizate – se întocmesc, fie pe formulare specifice fiecărei ramuri economice, fie pe hârtie simplă, fără a avea un format tip, dinainte stabilit. 7. După regimul de tipărire și folosire a formularelor utilizate la întocmirea documentelor, se disting: a. documente întocmite pe formulare cu regim special – sunt acelea pentru care există dispoziții și precizări exprese privind modul de completare, circulație și păstrare. Principalele categorii de formulare pentru documente cu regim special sunt: chitanțele și chitanțele fiscale, cecurile, efectele de comerț, avizele de însoțire, facturile, foile de parcurs, buletinele de cântărire – analiză pentru valori materiale, cartelele și bonurile de masă, borderourile de achiziții. b. documentele întocmite pe formulare cu reglementări exprese de tipărire, gestionare, numerotare, folosire și justificare – sunt imprimatele cu valoare nominală (mărci poștale, timbre fiscale, bilete de călătorie, bilete de intrare, etc.); bonurile cantități fixe de carburanți; certificatele medicale; carnetele de muncă; autorizațiile de funcționare; certificatele de înmatriculare; permisele de călătorie, etc. c. documentele întocmite pe formulare cu regim uzual – nu sunt supuse anumitor restricții privind tipărirea, numerotarea, gestionarea, folosirea și justificarea lor. În această categorie intră toate documentele necuprinse în primele două categorii. 8. După momentul întocmirii și rolul pe care-l îndeplinesc în cadrul sistemului informațional contabil, documentele se împart în: a. documente primare – sunt acele documente care se întocmesc la locul și în momentul producerii operației. Ele constituie piese de bază ale contabilității.

67

Prin semnarea lor de către persoanele care le-au întocmit, verificat și înregistrat, ele asigură certitudinea și realitatea înfăptuirii operațiilor consemnate; b. documentele secundare – se întocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea și asigură pregătirea datelor în vederea prelucrării lor.

Registrele de contabilitate Registrele de contabilitate sunt documentele prin care întreprinderea evidențiază cronologic și sistematic operațiile economice din documentele justificative. Acestea sunt: Registrul-jurnal – este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează zilnic, în mod cronologic, operație cu operație, fără spații libere, toate modificările patrimoniului unității. El servește ca probă în litigii. Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiile respective și conturile debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operațiilor efectuate. În Registrul-jurnal se trec toate operațiile economice privind modificarea patrimoniului unității, indiferent dacă acestea au loc în numerar sau prin contul de decontare de la bancă, neținându-se seama dacă a avut loc plata sau încasarea efectivă.

REGISTRUL-JURNAL nr. 1 Unitatea ……. luna noiembrie 2006 pag. … Documentul Simbol cont Sumele Nr crt Data înregistrării Felul Nr Data Explicația D C D C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. 01.11. Factura 235 30.10 Achiziție mărfuri 307 401 1.000 1.000

2. 02.11.

Bon consu m

152 01.11 Consum materiale 602 302 670 670

Unitățile patrimoniale cu un volum mare de operații contabile, folosesc în activitatea practică Registre – jurnal auxiliare și Registru jurnal general. – Registrele – jurnal auxiliare (analitice) se deschid pentru operații care se repetă frecvent în activitatea întreprinderii. Se includ aici: jurnalul aprovizionărilor, jurnalul vânzărilor, jurnalul de încasări și plăți, jurnalul pentru operații diverse etc. Periodic, de regulă lunar, totalurile din registrele jurnal auxiliare se centralizează în Registrul – jurnal general. – Registrul – jurnal general centralizează operațiunile consemnate în registrele analitice, constituind baza înregistrărilor în evidența sintetică.

68

Registrul-inventar – este un document contabil obligatoriu, care servește la înregistrarea anuală și gruparea rezultatelor inventarierii patrimoniului și ca probă în litigii. Se întocmește într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, șnuruit și parafat, la organul fiscal teritorial. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărei poziții cuprinse în toate conturile de bilanț. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile evidențiate în listele de inventariere actualizate cu valoarea intrărilor și ieșirilor până la data închiderii exercițiului. Structura acestui registru este următoarea:

Diferențe de evaluare (de înregistrat) Nr. crt. Recapitulația elementelor inventariate Valoarea contabilă (cost istoric) Valoarea de inventar Valoare Cauzele diferenței 0 1 2 3 4 5

În cazul încetării activității, Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor patrimoniale, inventariate faptic la acea dată. În cazul în care o unitate patrimonială are subunități dispersate teritorial și care conduc contabilitatea până la balanța de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de către subunități în condițiile înregistrării acestuia la organul fiscal teritorial de care aparțin. Registrul – Cartea Mare – este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare, un instrument de verificare a înregistrărilor contabile efectuate, precum și o bază de informații necesară pentru analiza economicofinanciară a întreprinderii. El conține: simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului pentru fiecare lună a anului curent. Registrul Cartea Mare conține câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Se întocmește la sfârșitul lunii, în cadrul compartimentului financiarcontabil, astfel: ƒ Rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfășurarea pe conturi corespondente; ƒ Sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obținându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; ƒ Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat pentru acest scop)

REGISTRELE DE CONTABILITATE REGISTRUL-JURNAL (Cod 14-1-1) 1. Serveúte ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologicăúi sistematică a modificării elementelor de activ úi de pasiv ale unităĠii. 2. Se întocmeúte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităĠii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar. Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor. Se întocmeúte lunar, prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă miúcarea elementelor de activ úi de pasiv ale unităĠii. În cazul în care unitatea foloseúte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în registrul-jurnal. Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control sau în funcĠie de necesităĠile unităĠii. În cazul în care o unitate are subunităĠi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanĠa de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de către subunităĠi, cu condiĠia înregistrării acestuia la nivelul subunităĠii. În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaĠiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activităĠii, până la 31 decembrie, sau încetarea activităĠii. În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru. În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanĠa, jurnalul privind operaĠiunile de casă úi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum úi numărul úi data acestuia. În coloana 4 se trece felul operaĠiunii, dându-se explicaĠiile în legătură cu operaĠiunea respectivă. Această coloană se completează numai atunci când este cazul. În coloanele 5 úi 6 se trece simbolul conturilor debitoare úi, respectiv, creditoare. În coloanele 7 úi 8 se trec sumele totale, debitoare úi creditoare din documentul respectiv (bon, factură, jurnal auxiliar, notă de contabilitate etc.). Lunar se totalizează sumele debitoare úi sumele creditoare. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. În condiĠiile conducerii contabilităĠii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaĠiune economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate. REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ùI PLĂğI (cod 14-1-1/b) 1. Serveúte ca: – document de înregistrare a încasărilor úi plăĠilor; – document de stabilire a situaĠiei financiare a contribuabilului care conduce evidenĠa contabilă în partidă simplă; – probă în litigii. 2. Se întocmeúte într-un singur exemplar de către contribuabili, făcându-se înregistrarea operaĠiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operaĠiune, făUă a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, únuruit, parafat úi înregistrat la organul fiscal teritorial. Pentru fiecare asociaĠie făUă personalitate juridică se va întocmi câte un registru-jurnal de încasări úi plăĠi. În Registrul-jurnal de încasări úi plăĠi se înregistrează nu numai operaĠiunile în numerar, ci úi cele efectuate prin contul curent de la bancă. Contribuabilii plătitori de taxă pe valoarea adăugată vor înregistra sumele încasate sau plătite, exclusiv taxa pe valoarea adăugată. OperaĠiunile înregistrate în Registrul-jurnal de încasări úi plăĠi se totalizează anual. Numerotarea filelor se va face în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru înregistrat úi parafat, care va fi numerotat în ordine crescătoare. Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea úi la încetarea activităĠii. În condiĠiile conducerii evidenĠei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operaĠiune economico-financiară se va înregistra în ordine cronologică, în funcĠie de data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situaĠie Registruljurnal de încasări úi plăĠi se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Registrul-jurnal de încasări úi plăĠi parafat úi înregistrat la organul fiscal teritorial va fi completat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări úi plăĠi obĠinut cu ajutorul tehnicii de calcul. Practicienii în insolvenĠă, persoane fizice sau juridice, care îúi desfăúoară activitatea în conformitate cu prevederile OrdonanĠei de urgenĠă a Guvernului nr. 86/2006 privind organizarea activităĠii practicienilor în insolvenĠă, cu modificările úi completările ulterioare, completează registrul-jurnal de încasări úi plăĠi după ce a fost numerotat, únuruit, parafat úi înregistrat în evidenĠa unităĠii. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui. REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2) 1. Serveúte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ úi de pasiv. 2. Se întocmeúte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităĠii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, únuruit, parafat úi înregistrat în evidenĠa unităĠii. Se completează la începutul activităĠii, la sfârúitul exerciĠiului financiar sau cu ocazia încetării activităĠii, făUăútersături úi făUă spaĠii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere úi respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ úi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ úi de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanĠ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaĠiunea de inventariere se actualizează cu intrările úi ieúirile din perioada cuprinsă între data inventarierii úi data încheierii exerciĠiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrulinventar. OperaĠiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârúitul exerciĠiului financiar să fie reflectată situaĠia reală a elementelor de activ úi de pasiv. CreanĠele úi obligaĠiile faĠă de terĠi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare úi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcĠie de necesităĠi. În cazul încetării activităĠii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ úi de pasiv inventariate faptic la acea dată. În cazul în care o unitate are subunităĠi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de balanĠă de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunităĠi, în condiĠiile înregistrării acestuia în evidenĠa subunităĠii. În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaĠiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităĠii. În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ úi de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni. În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate. În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ úi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere úi a proceselorverbale de inventariere). În coloana 5 se trec diferenĠele din evaluare, calculate ca diferenĠă între valoarea contabilăúi valoarea de inventar. În coloana 6 se menĠionează cauzele diferenĠelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamităĠi, terĠi neidentificaĠi etc.). 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui. REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3) 1. Serveúte: – la stabilirea rulajelor lunare úi a soldurilor pe conturi sintetice, la unităĠile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; – la verificarea înregistrărilor contabile efectuate; – la întocmirea balanĠei de verificare. 2. Se întocmeúte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, pentru debitul úi respectiv pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaĠiunilor. Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare úi jurnalelor, după caz, astfel: – rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, făUă desfăúurarea pe conturi corespondente; – sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obĠinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; – soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileúte în funcĠie de rulajele debitoare úi creditoare ale contului respectiv, Ġinându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop). 3. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fiúa de cont pentru operaĠiuni diverse. 4. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 5. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. REGISTRUL CARTEA MARE (ùAH – Cod 14-1-3/a) 1. Serveúte: – la Ġinerea contabilităĠii sintetice a operaĠiunilor economico-financiare în unităĠile care utilizează forma de înregistrare contabilă "maestru-úah"; – la întocmirea balanĠei de verificare a conturilor sintetice. 2. Se întocmeúte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul úi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaĠiunilor. Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare úi a notelor de contabilitate. La începutul anului, la deschiderea fiúelor, pe primul rând al coloanei "Suma" se înregistrează soldul iniĠial, pe baza balanĠei conturilor sintetice încheiată la finele anului precedent. Soldul înscris în fiúă se barează úi apoi se efectuează înregistrarea operaĠiunilor lunii ianuarie. La sfârúitul lunii, se adiĠionează pe verticală sumele pe conturi corespondente úi se barează. Totalul sumelor din coloanele "Conturi corespondente", adunate pe orizontală, trebuie să fie egal cu totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe verticală. Cartea mare (úah) poate fi folosită pentru o perioadă mai mare (trimestru, semestru, an), dacă numărul operaĠiunilor economico-financiare este prea mare. În acest caz, este necesar să se stabilească totalul sumelor separat pentru fiecare lună. În cazul balanĠei cu patru egalităĠi, în Cartea mare (úah), pe lângă rulajele lunare, este necesar să se stabilească úi rulajele cumulate de la începutul anului (inclusiv soldurile iniĠiale). 3. Registrul Cartea mare (úah) poate fi înlocuit cu Fiúa de cont pentru operaĠiuni diverse. 4. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 5. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

GRUPA a III-a BUNURI DE NATURA STOCURILOR NOTĂ DE RECEPğIE ùI CONSTATARE DE DIFERENğE (Cod 14-3-1A) 1. a) Serveúte ca: – document pentru recepĠia bunurilor aprovizionate; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. b) Se foloseúte ca document de recepĠie obligatoriu numai în cazul: – bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoĠire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; – bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; – bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; – bunurilor materiale care sosesc neînsoĠite de documente de livrare; – bunurilor materiale care prezintă diferenĠe la recepĠie; – mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenĠa se Ġine la preĠ de vânzare. c) În alte cazuri decât cele menĠionate la lit. b), recepĠia úi încărcarea în gestiune, după caz, úi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoĠHúte transportul (factura, avizul de însoĠire a mărfii etc.). 2. Se întocmeúte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepĠiei. În situaĠia în care la recepĠie se constată diferenĠe, Nota de recepĠie úi constatare de diferenĠe se întocmeúte în trei exemplare de către comisia de recepĠie legal constituită. În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranúe, se întocmeúte câte un formular pentru fiecare tranúă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoĠire a mărfii. Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenĠe la recepĠie. 3. Circulă: – la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepĠionate (toate exemplarele); – la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenĠelor constatate (toate exemplarele), precum úi pentru înregistrarea în contabilitatea sinteticăúi analitică, ataúată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoĠire a mărfii); – la unitatea furnizoare (exemplarul 2) úi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul facturii/avizului de însoĠire al mărfii etc., după caz; – numărul curent; denumirea bunurilor recepĠionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoĠitoare; cantitatea recepĠionată, preĠul unitar de achiziĠie úi valoarea, după caz; – numele, prenumele úi semnătura membrilor comisiei de recepĠie, în condiĠiile în care se face recepĠia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune úi semnătura gestionarului în situaĠia în care apar diferenĠe; -preĠul de vânzare úi valoarea la preĠ de vânzare, după caz, pentru unităĠile cu amănuntul. În condiĠiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepĠie úi constatare de diferenĠe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor. BON DE PRIMIRE ÎN CONSIGNAğIE (Cod 14-3-2) 1. Serveúte ca: – dovadă de primire/predare a obiectului spre vânzare în consignaĠie; – document de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte de către unităĠile de consignaĠie în două exemplare. La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia úi se stabileúte preĠul de vânzare în funcĠie de preĠul de evaluare sau de achiziĠie. Ambele exemplare sunt semnate de către deponent úi preĠuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovadă că a predat obiectul pentru vânzare în regim de consignaĠie. Reducerile de preĠ se calculează pe baza unei declaraĠii semnate de deponent, în care se specifică noul preĠ de evaluare sau de achiziĠie úi se completează rubricile destinate acestei operaĠiuni. Restituirile se fac la cererea deponentului, semnându-se pentru primirea obiectelor restituite. În cazul în care deponentul este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignaĠie sunt însoĠite de avizul de însoĠire a mărfii care va purta menĠiunea: "pentru vânzare în regim de consignaĠie". Unitatea de consignaĠie va face încărcarea în gestiune cu mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la deponent, lunar după ce marfa a fost vândută. Exemplarul al doilea constituie fiúa de evidenĠă pentru înregistrare în contabilitatea unităĠii de consignaĠie. 3. Circulă la: – deponent pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vânzare în consignaĠie (exemplarul 1); – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; codul unic de înregistrare; localitatea; judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului úi caracteristicile lui; cantitatea depusă; preĠul de evaluare (achiziĠie); comisionul; TVA, după caz; preĠul de vânzare; valoarea totală; – valoarea totală la primire (în cifre úi litere); – semnătura deponentului pentru luarea la cunoútinĠă de instrucĠiunile prevăzute pe verso; – semnătura de primire spre vânzare în consignaĠie; – datele de identificare ale deponentului (numele úi prenumele, adresa, B.I./C.I. – seria, nr., secĠia de poliĠie); – semnătura preĠuitorului, dacă este cazul; – útampila unităĠii; – restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituită, semnătura deponentului, comisionul acordat); – reduceri de preĠ acordate de deponent cf. DeclaraĠiei nr. …… din data de …… (denumirea obiectului, preĠul de evaluare). BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A) În cazul utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit 1. Serveúte ca: – document de predare la magazie a produselor finite; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în evidenĠa magaziei úi în contabilitate; – sursă de date pentru urmărirea realizării producĠiei; – sursă de date pentru calculul úi plata salariilor. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de Fătre secĠie, atelier etc. Dacă operaĠiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menĠiunea "primit în timpul inventarierii". 3. Circulă: – la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secĠie (atelier) úi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); – la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnânduse pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz; – la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1); – la compartimentul care urmăreúte realizarea producĠiei (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenĠa (exemplarul 1); – la compartimentul care urmăreúte realizarea producĠiei (exemplarul 2). În cazul utilizării ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie 1. Serveúte ca: – document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din secĠiile de fabricaĠie principale úi auxiliare; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către secĠii, ateliere etc. úi se semnează de úeful secĠiei care dispune predarea. 3. Circulă: -la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secĠiei, atelierului etc. úi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); -la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenĠa, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică úi analitică (exemplarul 1 pentru evidenĠa materialelor úi exemplarul 2 pentru evidenĠa costurilor). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). În cazul utilizării ca bon de predare a semifabricatelor la magazie 1. Serveúte ca: – document de predare la magazie sau între secĠii a semifabricatelor rezultate din producĠie; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate; – sursă de date pentru calculul úi plata salariilor. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a semifabricatelor de către secĠie, atelier etc. Dacă operaĠiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menĠiunea "primit în timpul inventarierii". 3. Circulă: – la magazia de semifabricate pentru predarea cantităĠilor prevăzute, semnându-se de predare de către delegatul secĠiei care face predarea úi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); – la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnânduse pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz; – la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1); – la compartimentul care urmăreúte realizarea producĠiei (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităĠii 1. Serveúte ca: – dispoziĠie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unităĠii; – document justificativ pentru scădere din gestiunea predătorului úi de încărcare în gestiunea primitorului. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaúi unităĠi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmeúte Aviz de însoĠire a mărfii (cod 14-3-6A). 3. Circulă: – la magazia predătoare pentru eliberarea cantităĠilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar (ambele exemplare); – la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 úi reĠine exemplarul 2; – la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenĠa magaziilor. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). În cazul utilizării ca bon de restituire 1. Serveúte ca: -dispoziĠie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale úi semifabricate) de secĠiile de fabricaĠie principale úi auxiliare; – document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectuează restituirea (secĠii, ateliere etc.) úi care semnează la rubrica corespunzătoare. Nu se completează rubrica "Unitatea". 3. Circulă: – la magazie, pentru primirea cantităĠilor restituite, semnându-se de predare de către delegatul secĠiei (atelierului etc.) care face restituirea úi de primire de către gestionar (ambele exemplare); – la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1 pentru evidenĠa materialelor, exemplarul 2 pentru evidenĠa costurilor). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). 5. În toate situaĠiile menĠionate, conĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – predătorul; – primitorul; – numărul comenzii/codul produsului; – numărul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea; preĠul unitar, valoarea, după caz; – data úi semnătura predătorului úi primitorului. BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A) BON DE CONSUM (colectiv – Cod 14-3-4/aA) 1. Serveúte ca: – document de eliberare din magazie a materialelor; – document justificativ de scădere din gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producĠie úi a consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităĠii, care solicită materiale pentru a fi consumate. Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiĠiile utilizării tehnicii de calcul. Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeúte pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiaúi cont de materiale, loc de depozitare úi loc de consum. În situaĠia în care materialul solicitat lipseúte din depozit, se procedează în felul următor: -în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso-ul formularului se obĠin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate; -în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit úi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmeúte un bon de consum separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiaúi bon de consum. În bonul de consum, coloanele "Unitatea de măsură" úi "Cantitatea necesară" de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicităúi se eliberează din magazie materiale cu două unităĠi de măsură. Dacă operaĠiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menĠiunea "predat în timpul inventarierii". 3. Circulă: – la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare); – la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare; -la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităĠilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar úi de primire de către delegatul care primeúte materialele (ambele exemplare); – la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (ambele exemplare). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea formularului; – produsul/lucrarea (comanda); norma; bucăĠi lansate; – numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii; – denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesară; U/M; cantitatea eliberată; – preĠul unitar; valoarea, după caz; – data úi semnătura gestionarului úi a primitorului. FIùĂ LIMITĂ DE CONSUM (Cod 14-3-4/bA) 1. Serveúte ca: -document de stabilire a cantităĠii limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări; – document de eliberare succesivă a aceluiaúi fel de material pentru acelaúi produs (comandă sau lucrare); – document justificativ de scădere din gestiune; – document de stabilire a economiilor sau depăúirilor de materiale; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2.Se întocmeúte în două exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de producĠie úi a consumurilor normate. În cazul fiúei limită de consum, dacă în cursul lunii se produc modificări în programul de producĠie, compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare modifică, în mod corespunzător, cantitatea limită de material (col. "i"), înscriind în col. "d" cantitatea care se suplimentează sau se scade. Dacă nu se mai foloseúte materialul iniĠial, se recalculează cantitatea limită corespunzătoare producĠiei executate până în acel moment, emiĠându-se o nouă fiúă. În cazul când în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale pentru care se întocmesc bonuri de consum distincte, se corectează cantitatea limită (col. "i"), înscriindu-se în coloanele respective (col. "g" úi "h") numărul bonului de consum úi cantitatea eliberată. Eliberările de materiale se înregistrează în fiúele de magazie la terminarea executării produsului, lucrării sau la închiderea comenzii (dacă acestea se termină în cursul lunii) sau la sfârúitul lunii. Valoarea economiilor sau a depăúirilor de materiale se completează la unităĠile unde nu există producĠie neterminată. În cazul în care, în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale decât cele stabilite la întocmirea documentului, coloanele rezervate materialului înlocuit se barează. De asemenea, în rubrica "Diminuare" se înscrie cantitatea cu care se corectează cantitatea limită iniĠială, iar pentru materialul înlocuitor se utilizează un alt grup de coloane libere. 3. Circulă: – la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare); – la persoanele autorizate să aprobe înlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantităĠilor de materiale cu ocazia modificării programului de producĠie (ambele exemplare); – la magazia de materiale, pentru înscrierea cantităĠilor eliberate, semnându-se de către delegatul care primeúte materialele (exemplarul 1); – la secĠie, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale úi situaĠie a eliberărilor în cadrul cantităĠii limită, semnându-se de gestionarul magaziei predătoare (exemplarul 2); – la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrare în contabilitatea sintetică úi analitică (ambele exemplare). Primul exemplar se utilizează ca document de scădere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru înregistrarea în contabilitate a costurilor. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea, numărul úi data (luna, anul) întocmirii formularului; – denumirea unităĠii; – predătorul; – primitorul; – numărul comenzii/codul produsului; – contul debitor úi contul creditor, după caz; – denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberată; – semnătura de predare-primire; úi respectiv, după caz: – preĠul unitar; valoarea; – producĠia (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea, codul; – cantitate necesară, cantitate înlocuită; – úeful de compartiment; – recalculat în baza producĠiei realizate; – data eliberării, cantitatea cerută, cantităĠi eliberate (parĠial, cumulat); – cantitatea conform producĠiei realizate; cantitate consumată; – economii (-) depăúiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depăúirilor. LISTĂ ZILNICĂ DE ALIMENTE (Cod 14-3-4/dA) 1. Serveúte: – la stabilirea meniurilor zilnice; – la calculul alocaĠiei de hranăúi urmărirea încadrării în nivelul acesteia; – ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregătirii hranei; – ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare de către cantinele de pe lângă instituĠiile publice (învăĠământ, săQătate, asistenĠă socială etc., organizaĠii făUă scop patrimonial finanĠate din alocaĠii bugetare etc.). Documentul se completează de către persoana desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul unităĠii respective, pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri. Pe faĠa formularului se înscriu meniurile care urmează a fi servite la mesele de dimineaĠă, la ora 10, la prânz, la ora 16 úi seara, precum úi numărul de porĠii necesare. Totodată, se stabileúte situaĠia meselor servite faĠă de efectivul care a servit masa, precum úi suma alocată în ziua respectivă, în funcĠie de efectivul la hrană úi alocaĠie cuvenită, determinându-se în acelaúi timp úi economia sau depăúirea alocaĠiei în ziua respectivăúi cumulat de la începutul anului. Verso-ul formularului este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea úi felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, preĠul unitar úi valoarea acestora. 3. Circulă: – la compartimentul financiar-contabil, pentru calculaĠie úi viză úi pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1); – la persoana autorizată să aprobe eliberarea alimentelor din magazie; – la magazia de alimente, pentru eliberarea cantităĠilor de alimente prevăzute úi semnare de predare de către gestionar, de primire de către bucătar, precum úi de către persoana desemnată să asiste úi să confirme predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare); – la blocul alimentar, cantină etc., după caz, pentru urmărirea meniurilor preparate úi a meselor servite (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la cantină etc., după caz (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – denumirea unităĠii; – efectivul la masă; alocaĠia; drepturile; recapitulaĠia cheltuielilor pentru hrană; porĠiile preparate, distribuite, rămase; – consumul efectiv – lei; – semnături: úef compartiment, aprobat, vizat compartimentul financiar-contabil; – regimul; efectiv; dimineaĠa; ora 10; prânz; ora 16; seara, după caz; – alimente; numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predătorul; primitorul; – denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea solicitată, cantitatea eliberată, preĠul unitar, valoarea; – semnături: întocmit, gestionar, bucătar, confirmat, calculat. DISPOZIğIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A) 1. Serveúte ca: – document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării, după caz; – document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare; – document de bază pentru întocmirea avizului de însoĠire a mărfii sau a facturii, după caz; – ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare de către serviciul desfacere. 3. Circulă: – la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale úi pentru înregistrarea în evidenĠa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantităĠile livrate (ambele exemplare); – la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidenĠele acestuia úi pentru întocmirea avizului de însoĠire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la magazie (exemplarul 1); – la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar-contabil, după caz. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – denumirea furnizorului; – numărul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusă; cantitatea livrată; preĠul unitar în cazul în care bunurile sunt destinate vânzării; – semnături: întocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor. AVIZ DE ÎNSOğIRE A MĂRFII (Cod 14-3-6A) Este formular cu regim special intern de tipărire úi numerotare. 1. Serveúte ca: – document de însoĠire a mărfii pe timpul transportului, după caz; – document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; -dispoziĠie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaúi unităĠi; – document de primire în gestiune, după caz; – document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit. 2. Se întocmeúte, în două sau mai multe exemplare, de către unităĠile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum úi în alte situaĠii stabilite prin procedurile proprii ale unităĠii. În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaúi unităĠi, dispersate teritorial, precum úi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoĠionale etc.) avizul de însoĠire a mărfii va purta menĠiunea "FăUă factură", după caz. Pe avizul de însoĠire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terĠi se face menĠiunea "Pentru prelucrare la terĠi". În celelalte situaĠii decât cele prevăzute mai sus se face menĠiunea cauzei pentru care sa întocmit avizul de însoĠire a mărfii úi nu factura. 3. Circulă, după caz: – la furnizor: – la delegatul unităĠii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; -la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităĠilor livrate în evidenĠele acestuia úi pentru întocmirea facturii; – la compartimentul financiar-contabil; – la cumpăUător: – la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepĠiei de către comisia de recepĠie úi după consemnarea rezultatelor; – la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităĠilor aprovizionate în evidenĠa acestuia; – la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică úi analitică. 4. Se arhivează, după caz: – la furnizor: – la compartimentul desfacere; – la compartimentul financiar-contabil; – la cumpăUător: – la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al avizului de însoĠire a mărfii este următorul: – seria úi numărul intern de identificare a formularului; – data emiterii formularului; – datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală); – datele de identificare ale cumpăUătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală); – denumirea úi cantitatea bunurilor livrate; – preĠul úi valoarea, după caz; -date privind expediĠia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului; – semnătura expeditorului; – data primirii în gestiune úi semnătura gestionarului primitor. FIùĂ DE MAGAZIE (Cod 14-3-8) FIùĂ DE MAGAZIE (cu două unităĠi de măsură – Cod 14-3-8/a) 1. Serveúte ca: – document de evidenĠă la locul de depozitare a intrărilor, ieúirilor úi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităĠi de măsură, după caz; – document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri). 2. Se întocmeúte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material úi se completează de către: – compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiúei (datele din antet) úi la verificarea înregistrărilor (data úi semnătura de control). În coloana "Data úi semnătura de control" semneazăúi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii; – gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieúiri úi stoc. Fiúele de magazie se Ġin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terĠi sau în custodie se întocmesc fiúe distincte care se Ġin separat de cele ale valorilor materiale proprii. În scopul Ġinerii corecte a evidenĠei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puĠin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fiúele de magazie, după caz. Înregistrările în fiúele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaĠiune înregistratăúi obligatoriu zilnic. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; numărul paginii; – denumirea unităĠii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea; – U/M; preĠul unitar, după caz; – data (ziua, luna, anul), numărul úi felul documentului; intrări; ieúiri; stoc; – data úi semnătura de control. FIùĂ DE EVIDENğĂ A MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINğĂ (Cod 14-3-9) 1. Serveúte ca document de evidenĠă a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului úi materialelor de protecĠie date în folosinĠa personalului, până la scoaterea lor din uz. 2. Se întocmeúte într-un exemplar, pe măsura dării în folosinĠă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată săĠină evidenĠa acestora. Formularul se completează în mod diferit, în funcĠie de organizarea depozitării acestora, úi anume: – când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire; – când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât úi restituirea obiectelor date în folosinĠa personalului se fac pe bază de semnătură direct în fiúă; – în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcĠii, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fiúa de evidenĠă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinĠă se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea iniĠialăúi la restituirea definitivă a obiectelor respective. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – denumirea unităĠii, secĠia (locul de folosinĠă); – numele úi prenumele, marca, funcĠia; – denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.); termenul de folosire; preĠul unitar; U/M; – primiri: data, felul úi numărul documentului, cantitatea, semnătura; – restituiri: data, felul úi numărul documentului, cantitatea, semnătura. REGISTRUL STOCURILOR (Cod 14-3-11 úi Cod 14-3-11/a) 1. Serveúte ca document de evaluare a stocurilor de bunuri úi de verificare a concordanĠei înregistrărilor efectuate în fiúele de magazie úi în contabilitate. 2. Se întocmeúte de către compartimentul financiar-contabil la sfârúitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar úi produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fiúele de magazie úi evaluarea lor la preĠurile de înregistrare. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – denumirea unităĠii; – numărul curent; – materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; preĠul unitar; luna; cantitatea; valoarea; – semnături: întocmit, verificat. LISTA DE INVENTARIERE (Cod 14-3-12) úi (Cod 14-3-12/b) 1. Serveúte ca: – document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităĠii; – document pentru stabilirea lipsurilor úi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) úi a altor valori (elemente de trezorerie etc.); – document justificativ de înregistrare în evidenĠa magaziilor (depozitelor) úi în contabilitate a plusurilor úi minusurilor constatate; – document pentru întocmirea registrului-inventar; – document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare; – document centralizator al operaĠiunilor de inventariere. 2. Se întocmeúte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaĠiile prevăzute de dispoziĠiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităĠii úi separat pentru cele aparĠinând altor unităĠi, aflate asupra personalului unităĠii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. úi se semnează de către membrii comisiei de inventariere úi de către gestionar. Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu condiĠia ca listele să cuprindă elementele principale din formularul-model. În cazul bunurilor primite în custodie úi/sau consignaĠie, pentru prelucrare etc., se întocmeúte în două exemplare, iar copia se înaintează unităĠii în a cărei evidenĠă se află bunurile respective. În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toĠi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât úi de gestionarul (gestionarii) care primeúte (primesc) gestiunea. În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a Făror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare úi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataúa notele de calcul privind inventarierea, precum úi datele tehnice care au stat la baza calculelor. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secĠiile de producĠie úi nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere. Materialele, obiectele de inventar, produsele finite úi ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.). Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparĠinând altor unităĠi trebuie să conĠină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul úi data actului de predare-primire. Pentru stocurile făUă miúcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, făUă desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează proceseleverbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul úi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum úi persoanele vinovate, după caz. Constatările făcute se soluĠionează de către conducerea unităĠii, în conformitate cu dispoziĠiile legale. 3. Circulă: – la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor úi a deprecierilor constatate la inventar, precum úi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii; – la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menĠionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităĠile au fost stabilite în prezenĠa sa, că bunurile respective se află în păstrarea úi răspunderea sa; – la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenĠelor valorice úi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum úi pentru verificarea calculelor efectuate; – la conducătorul compartimentului financiar-contabil úi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum úi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere; – la conducătorul unităĠii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluĠionării propunerilor făcute; – la unitatea căreia îi aparĠin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: a) denumirea formularului; b) data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; c) denumirea unităĠii; d) gestiunea; locul de depozitare; e) numărul curent; f) denumirea bunurilor inventariate; g) codul sau numărul de inventar; h) unitatea de măsură; i) cantităĠi: stocuri scriptice; j) preĠ unitar; k) cantităĠi: stocuri faptice; l) cantităĠi: diferenĠe în plus, diferenĠe în minus; m) valoarea contabilă: valoarea, diferenĠe în plus, diferenĠe în minus; n) valoarea de inventar; o) deprecierea: valoarea, motivul; p) comisia de inventariere: numele úi prenumele, semnătura; q) gestionar: numele úi prenumele, semnătura; r) contabilitate: numele úi prenumele, semnătura. 6. Modalitatea de completare a informaĠiilor de la pct. 5 lit. d) – o) ale listei de inventariere se realizează potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de activ úi de pasiv pentru care optează entitatea, astfel: Varianta I Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaĠiile de la lit. d) – j) din datele informatizate ale entităĠii úi pe care le semnează. Comisia de inventariere stabileúte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz, date pe care le înscrie în listele de inventariere (lit. k) pe care le semnează împreună cu gestionarul. Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate în vederea determinării diferenĠelor cantitative úi/sau valorice cu ajutorul sistemelor informatice. În urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completează listele de inventariere cu informaĠiile de la lit. l) – o). Serviciul contabilitate întocmeúte o nouă listă de inventariere numai cu acele active la care s-au constatat diferenĠe cantitative, pe care o semnează úi o transmite comisiei de inventariere. Această listă se semnează de către comisia de inventariere úi de către gestionar, după care este retransmisă la serviciul contabilitate. Varianta II Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaĠiile de la lit. d) – j) din datele informatizate ale entităĠii úi pe care le semnează. Comisia de inventariere stabileúte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz; determină diferenĠele cantitative úi/sau valorice úi completează formularul cu informaĠiile de la lit. k) – o) din datele rezultate în urma inventarierii. Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere úi de către gestionar. Varianta III Comisia de inventariere stabileúte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Comisia de inventariere completează informaĠiile de la lit. d) – o) ale formularului cu datele privind bunurile inventariate, imediat după determinarea cantităĠilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, Ġinându-se seama de dimensiunile úi unităĠile de Păsură cu care figurează în evidenĠa de la locurile de depozitare úi în contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaúi preĠuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunĠită a exactităĠilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor úi înregistrărilor din contabilitate úi din evidenĠa de la locurile de depozitare. Greúelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere, gestionar úi contabilitate. LISTĂ DE INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice – Cod 14-3-12/a) 1. Serveúte ca: – document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor úi altor materiale aflate în evidenĠa cantitativ-valorică în unităĠile cu amănuntul; – document pentru stabilirea minusurilor úi plusurilor valorice din gestiunile inventariate; – document justificativ de înregistrare în evidenĠa de la locurile de depozitare úi în contabilitate; – document pentru întocmirea registrului-inventar; – document pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri. 2. Se întocmeúte în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni úi conturi de materiale, mărfuri úi ambalaje úi se semnează de către membrii comisiei de inventariere, de către gestionar úi contabilul care Ġine evidenĠa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predător, un exemplar pentru gestionarul care primeúte gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate. Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, cu condiĠia ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii. Pentru bunurile deteriorate total sau parĠial, degradate, precum úi pentru cele făUă miúcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate. În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toĠi gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de către persoana (sau persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât úi de către gestionarul (gestionarii) care primeúte (primesc) gestiunea. Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare úi măsurare sau mărfurile în vrac etc. a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menĠionează modul în care s-a făcut inventarierea úi datele tehnice care stau la baza calculelor. În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităĠilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, Ġinându-se seama de dimensiunile úi unităĠile de măsură cu care figurează în evidenĠa de la locurile de depozitare úi în contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaúi preĠuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunĠită a exactităĠilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor úi înregistrărilor din contabilitate úi din evidenĠa de la locurile de depozitare. Greúelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. 3. Circulă: – la gestionar (gestionari în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menĠionând pe ultima filă a listei că toate cantităĠile au fost stabilite în prezenĠa sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea úi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum úi faptul că preĠurile, cantităĠile, calităĠile úi unităĠile de măsură au fost stabilite în prezenĠa sa (lor) úi nu are (au) obiecĠiuni de făcut; – la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulaĠiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităĠilor, conform dispoziĠiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii; – la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate úi valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau Păsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate úi înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere; – la conducătorul compartimentului financiar-contabil úi la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate úi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere; – la conducătorul unităĠii, împreună cu procesele-verbale sus-menĠionate, pentru a decide asupra soluĠionării propunerilor făcute. 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – denumirea unităĠii; – gestiunea; – locul de depozitare; – numărul curent; – denumirea bunurilor inventariate; – unitatea de măsură; cantitatea; – preĠul unitar de înregistrare în contabilitate; – valoarea contabilă; – valoarea de inventar; – deprecierea: valoarea, motivul, după caz; – comisia de inventariere: numele úi prenumele, semnătura; – gestionar úi gestionar primitor (în cazul predării-primirii gestiunii): numele úi prenumele, semnătura; – contabilitate: numele úi prenumele, semnătura. GRUPA a IV-a MIJLOACE BĂNEùTI ùI DECONTĂRI CHITANğĂ (Cod 14-4-1) 1. Serveúte ca: – document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităĠii; – document justificativ de înregistrare în registrul de casăúi în contabilitate. În condiĠiile în care sumele înscrise pe chitanĠă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite făUă drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) úi (2) din Codul fiscal), formularul de chitanĠă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităĠii úi se semnează de acesta pentru primirea sumei. 3. Circulă la depunător (exemplarul 1, cu útampila unităĠii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaĠiunilor efectuate în registrul de casă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal al formularului: – denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerĠului; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele persoanei fizice care depune sume úi ce reprezintă acestea sau, după caz, denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerĠului; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul persoanei juridice; – suma în cifre úi litere; – semnătura casierului. CHITANğĂ PENTRU OPERAğIUNI ÎN VALUTĂ (Cod 14-4-1/a) 1. Serveúte ca: – document justificativ pentru încasările úi plăĠile în valută efectuate în numerar; – document justificativ de înregistrare în registrul de casă în valutăúi în contabilitate. 2. Se întocmeúte la unităĠile care efectuează operaĠiuni în valută, în două exemplare, pentru fiecare sumă în valută, de către casierul unităĠii úi se semnează de către acesta. 3. Circulă la depunător/plătitor, exemplarul 1, cu útampila unităĠii. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaĠiunilor înregistrate în registrul de casă în valută. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerĠului; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele persoanei care depune/încasează sume în valutăúi ce reprezintă acestea; – felul valutei; suma în valută (în cifre úi în litere); cursul de schimb valutar; c/val în lei; – semnătura casierului pentru plata/încasarea sumei în valută. PROCES-VERBAL DE PLĂğI (Cod 14-4-3A) 1. Serveúte ca: – document justificativ pentru sumele predate de casierul unităĠii mandatarului plătitor, în vederea efectuării plăĠilor; – document justificativ al sumelor primite de mandatarul plătitor; – document justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor úi altor drepturi neachitate. 2. Se întocmeúte într-un exemplar úi se reĠine în casieria unităĠii ori de câte

vvGRUPA a III-a BUNURI DE NATURA STOCURILOR NOTĂ DE RECEPğIE ùI CONSTATARE DE DIFERENğE (Cod 14-3-1A) 1. a) Serveúte ca: – document pentru recepĠia bunurilor aprovizionate; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. b) Se foloseúte ca document de recepĠie obligatoriu numai în cazul: – bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoĠire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; – bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; – bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; – bunurilor materiale care sosesc neînsoĠite de documente de livrare; – bunurilor materiale care prezintă diferenĠe la recepĠie; – mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenĠa se Ġine la preĠ de vânzare. c) În alte cazuri decât cele menĠionate la lit. b), recepĠia úi încărcarea în gestiune, după caz, úi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoĠHúte transportul (factura, avizul de însoĠire a mărfii etc.). 2. Se întocmeúte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepĠiei. În situaĠia în care la recepĠie se constată diferenĠe, Nota de recepĠie úi constatare de diferenĠe se întocmeúte în trei exemplare de către comisia de recepĠie legal constituită. În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranúe, se întocmeúte câte un formular pentru fiecare tranúă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoĠire a mărfii. Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenĠe la recepĠie. 3. Circulă: – la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepĠionate (toate exemplarele); – la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenĠelor constatate (toate exemplarele), precum úi pentru înregistrarea în contabilitatea sinteticăúi analitică, ataúată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoĠire a mărfii); – la unitatea furnizoare (exemplarul 2) úi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul facturii/avizului de însoĠire al mărfii etc., după caz; – numărul curent; denumirea bunurilor recepĠionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoĠitoare; cantitatea recepĠionată, preĠul unitar de achiziĠie úi valoarea, după caz; – numele, prenumele úi semnătura membrilor comisiei de recepĠie, în condiĠiile în care se face recepĠia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune úi semnătura gestionarului în situaĠia în care apar diferenĠe; -preĠul de vânzare úi valoarea la preĠ de vânzare, după caz, pentru unităĠile cu amănuntul. În condiĠiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepĠie úi constatare de diferenĠe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor. BON DE PRIMIRE ÎN CONSIGNAğIE (Cod 14-3-2) 1. Serveúte ca: – dovadă de primire/predare a obiectului spre vânzare în consignaĠie; – document de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte de către unităĠile de consignaĠie în două exemplare. La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia úi se stabileúte preĠul de vânzare în funcĠie de preĠul de evaluare sau de achiziĠie. Ambele exemplare sunt semnate de către deponent úi preĠuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovadă că a predat obiectul pentru vânzare în regim de consignaĠie. Reducerile de preĠ se calculează pe baza unei declaraĠii semnate de deponent, în care se specifică noul preĠ de evaluare sau de achiziĠie úi se completează rubricile destinate acestei operaĠiuni. Restituirile se fac la cererea deponentului, semnându-se pentru primirea obiectelor restituite. În cazul în care deponentul este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignaĠie sunt însoĠite de avizul de însoĠire a mărfii care va purta menĠiunea: "pentru vânzare în regim de consignaĠie". Unitatea de consignaĠie va face încărcarea în gestiune cu mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la deponent, lunar după ce marfa a fost vândută. Exemplarul al doilea constituie fiúa de evidenĠă pentru înregistrare în contabilitatea unităĠii de consignaĠie. 3. Circulă la: – deponent pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vânzare în consignaĠie (exemplarul 1); – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; codul unic de înregistrare; localitatea; judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului úi caracteristicile lui; cantitatea depusă; preĠul de evaluare (achiziĠie); comisionul; TVA, după caz; preĠul de vânzare; valoarea totală; – valoarea totală la primire (în cifre úi litere); – semnătura deponentului pentru luarea la cunoútinĠă de instrucĠiunile prevăzute pe verso; – semnătura de primire spre vânzare în consignaĠie; – datele de identificare ale deponentului (numele úi prenumele, adresa, B.I./C.I. – seria, nr., secĠia de poliĠie); – semnătura preĠuitorului, dacă este cazul; – útampila unităĠii; – restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituită, semnătura deponentului, comisionul acordat); – reduceri de preĠ acordate de deponent cf. DeclaraĠiei nr. …… din data de …… (denumirea obiectului, preĠul de evaluare). BON DE PREDARE, TRANSFER, RESTITUIRE (Cod 14-3-3A) În cazul utilizării ca bon de predare a produselor finite la depozit 1. Serveúte ca: – document de predare la magazie a produselor finite; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în evidenĠa magaziei úi în contabilitate; – sursă de date pentru urmărirea realizării producĠiei; – sursă de date pentru calculul úi plata salariilor. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de Fătre secĠie, atelier etc. Dacă operaĠiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menĠiunea "primit în timpul inventarierii". 3. Circulă: – la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secĠie (atelier) úi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); – la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnânduse pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz; – la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1); – la compartimentul care urmăreúte realizarea producĠiei (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenĠa (exemplarul 1); – la compartimentul care urmăreúte realizarea producĠiei (exemplarul 2). În cazul utilizării ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazie 1. Serveúte ca: – document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din secĠiile de fabricaĠie principale úi auxiliare; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către secĠii, ateliere etc. úi se semnează de úeful secĠiei care dispune predarea. 3. Circulă: -la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secĠiei, atelierului etc. úi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); -la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenĠa, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică úi analitică (exemplarul 1 pentru evidenĠa materialelor úi exemplarul 2 pentru evidenĠa costurilor). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). În cazul utilizării ca bon de predare a semifabricatelor la magazie 1. Serveúte ca: – document de predare la magazie sau între secĠii a semifabricatelor rezultate din producĠie; – document justificativ pentru încărcare în gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate; – sursă de date pentru calculul úi plata salariilor. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a semifabricatelor de către secĠie, atelier etc. Dacă operaĠiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menĠiunea "primit în timpul inventarierii". 3. Circulă: – la magazia de semifabricate pentru predarea cantităĠilor prevăzute, semnându-se de predare de către delegatul secĠiei care face predarea úi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); – la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnânduse pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după caz; – la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1); – la compartimentul care urmăreúte realizarea producĠiei (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităĠii 1. Serveúte ca: – dispoziĠie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta în incinta unităĠii; – document justificativ pentru scădere din gestiunea predătorului úi de încărcare în gestiunea primitorului. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaúi unităĠi. În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmeúte Aviz de însoĠire a mărfii (cod 14-3-6A). 3. Circulă: – la magazia predătoare pentru eliberarea cantităĠilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar (ambele exemplare); – la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 úi reĠine exemplarul 2; – la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenĠa magaziilor. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). În cazul utilizării ca bon de restituire 1. Serveúte ca: -dispoziĠie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale úi semifabricate) de secĠiile de fabricaĠie principale úi auxiliare; – document justificativ de încărcare în gestiunea primitorului; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectuează restituirea (secĠii, ateliere etc.) úi care semnează la rubrica corespunzătoare. Nu se completează rubrica "Unitatea". 3. Circulă: – la magazie, pentru primirea cantităĠilor restituite, semnându-se de predare de către delegatul secĠiei (atelierului etc.) care face restituirea úi de primire de către gestionar (ambele exemplare); – la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1 pentru evidenĠa materialelor, exemplarul 2 pentru evidenĠa costurilor). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). 5. În toate situaĠiile menĠionate, conĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – predătorul; – primitorul; – numărul comenzii/codul produsului; – numărul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea; preĠul unitar, valoarea, după caz; – data úi semnătura predătorului úi primitorului. BON DE CONSUM (Cod 14-3-4A) BON DE CONSUM (colectiv – Cod 14-3-4/aA) 1. Serveúte ca: – document de eliberare din magazie a materialelor; – document justificativ de scădere din gestiune; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producĠie úi a consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităĠii, care solicită materiale pentru a fi consumate. Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiĠiile utilizării tehnicii de calcul. Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeúte pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiaúi cont de materiale, loc de depozitare úi loc de consum. În situaĠia în care materialul solicitat lipseúte din depozit, se procedează în felul următor: -în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso-ul formularului se obĠin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate; -în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit úi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmeúte un bon de consum separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul aceluiaúi bon de consum. În bonul de consum, coloanele "Unitatea de măsură" úi "Cantitatea necesară" de pe rândul 2 se completează în cazul când se solicităúi se eliberează din magazie materiale cu două unităĠi de măsură. Dacă operaĠiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul respectiv menĠiunea "predat în timpul inventarierii". 3. Circulă: – la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare); – la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare; -la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităĠilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar úi de primire de către delegatul care primeúte materialele (ambele exemplare); – la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (ambele exemplare). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea formularului; – produsul/lucrarea (comanda); norma; bucăĠi lansate; – numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii; – denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesară; U/M; cantitatea eliberată; – preĠul unitar; valoarea, după caz; – data úi semnătura gestionarului úi a primitorului. FIùĂ LIMITĂ DE CONSUM (Cod 14-3-4/bA) 1. Serveúte ca: -document de stabilire a cantităĠii limită dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări; – document de eliberare succesivă a aceluiaúi fel de material pentru acelaúi produs (comandă sau lucrare); – document justificativ de scădere din gestiune; – document de stabilire a economiilor sau depăúirilor de materiale; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2.Se întocmeúte în două exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii) sau lucrării, de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza programului de producĠie úi a consumurilor normate. În cazul fiúei limită de consum, dacă în cursul lunii se produc modificări în programul de producĠie, compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare modifică, în mod corespunzător, cantitatea limită de material (col. "i"), înscriind în col. "d" cantitatea care se suplimentează sau se scade. Dacă nu se mai foloseúte materialul iniĠial, se recalculează cantitatea limită corespunzătoare producĠiei executate până în acel moment, emiĠându-se o nouă fiúă. În cazul când în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale pentru care se întocmesc bonuri de consum distincte, se corectează cantitatea limită (col. "i"), înscriindu-se în coloanele respective (col. "g" úi "h") numărul bonului de consum úi cantitatea eliberată. Eliberările de materiale se înregistrează în fiúele de magazie la terminarea executării produsului, lucrării sau la închiderea comenzii (dacă acestea se termină în cursul lunii) sau la sfârúitul lunii. Valoarea economiilor sau a depăúirilor de materiale se completează la unităĠile unde nu există producĠie neterminată. În cazul în care, în cursul lunii se fac înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale decât cele stabilite la întocmirea documentului, coloanele rezervate materialului înlocuit se barează. De asemenea, în rubrica "Diminuare" se înscrie cantitatea cu care se corectează cantitatea limită iniĠială, iar pentru materialul înlocuitor se utilizează un alt grup de coloane libere. 3. Circulă: – la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare); – la persoanele autorizate să aprobe înlocuirea, suplimentarea sau diminuarea cantităĠilor de materiale cu ocazia modificării programului de producĠie (ambele exemplare); – la magazia de materiale, pentru înscrierea cantităĠilor eliberate, semnându-se de către delegatul care primeúte materialele (exemplarul 1); – la secĠie, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale úi situaĠie a eliberărilor în cadrul cantităĠii limită, semnându-se de gestionarul magaziei predătoare (exemplarul 2); – la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrare în contabilitatea sintetică úi analitică (ambele exemplare). Primul exemplar se utilizează ca document de scădere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru înregistrarea în contabilitate a costurilor. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea, numărul úi data (luna, anul) întocmirii formularului; – denumirea unităĠii; – predătorul; – primitorul; – numărul comenzii/codul produsului; – contul debitor úi contul creditor, după caz; – denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U.M; cantitatea eliberată; – semnătura de predare-primire; úi respectiv, după caz: – preĠul unitar; valoarea; – producĠia (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea, codul; – cantitate necesară, cantitate înlocuită; – úeful de compartiment; – recalculat în baza producĠiei realizate; – data eliberării, cantitatea cerută, cantităĠi eliberate (parĠial, cumulat); – cantitatea conform producĠiei realizate; cantitate consumată; – economii (-) depăúiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depăúirilor. LISTĂ ZILNICĂ DE ALIMENTE (Cod 14-3-4/dA) 1. Serveúte: – la stabilirea meniurilor zilnice; – la calculul alocaĠiei de hranăúi urmărirea încadrării în nivelul acesteia; – ca document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare pregătirii hranei; – ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare de către cantinele de pe lângă instituĠiile publice (învăĠământ, săQătate, asistenĠă socială etc., organizaĠii făUă scop patrimonial finanĠate din alocaĠii bugetare etc.). Documentul se completează de către persoana desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul unităĠii respective, pe baza centralizatorului întocmit pe meniuri. Pe faĠa formularului se înscriu meniurile care urmează a fi servite la mesele de dimineaĠă, la ora 10, la prânz, la ora 16 úi seara, precum úi numărul de porĠii necesare. Totodată, se stabileúte situaĠia meselor servite faĠă de efectivul care a servit masa, precum úi suma alocată în ziua respectivă, în funcĠie de efectivul la hrană úi alocaĠie cuvenită, determinându-se în acelaúi timp úi economia sau depăúirea alocaĠiei în ziua respectivăúi cumulat de la începutul anului. Verso-ul formularului este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea úi felul de alimente solicitate, ale celor eliberate, preĠul unitar úi valoarea acestora. 3. Circulă: – la compartimentul financiar-contabil, pentru calculaĠie úi viză úi pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sinteticăúi analitică (exemplarul 1); – la persoana autorizată să aprobe eliberarea alimentelor din magazie; – la magazia de alimente, pentru eliberarea cantităĠilor de alimente prevăzute úi semnare de predare de către gestionar, de primire de către bucătar, precum úi de către persoana desemnată să asiste úi să confirme predarea-primirea alimentelor (ambele exemplare); – la blocul alimentar, cantină etc., după caz, pentru urmărirea meniurilor preparate úi a meselor servite (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la cantină etc., după caz (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – denumirea unităĠii; – efectivul la masă; alocaĠia; drepturile; recapitulaĠia cheltuielilor pentru hrană; porĠiile preparate, distribuite, rămase; – consumul efectiv – lei; – semnături: úef compartiment, aprobat, vizat compartimentul financiar-contabil; – regimul; efectiv; dimineaĠa; ora 10; prânz; ora 16; seara, după caz; – alimente; numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predătorul; primitorul; – denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea solicitată, cantitatea eliberată, preĠul unitar, valoarea; – semnături: întocmit, gestionar, bucătar, confirmat, calculat. DISPOZIğIE DE LIVRARE (Cod 14-3-5A) 1. Serveúte ca: – document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării, după caz; – document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare; – document de bază pentru întocmirea avizului de însoĠire a mărfii sau a facturii, după caz; – ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare de către serviciul desfacere. 3. Circulă: – la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale úi pentru înregistrarea în evidenĠa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantităĠile livrate (ambele exemplare); – la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidenĠele acestuia úi pentru întocmirea avizului de însoĠire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la magazie (exemplarul 1); – la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar-contabil, după caz. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – denumirea furnizorului; – numărul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusă; cantitatea livrată; preĠul unitar în cazul în care bunurile sunt destinate vânzării; – semnături: întocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor. AVIZ DE ÎNSOğIRE A MĂRFII (Cod 14-3-6A) Este formular cu regim special intern de tipărire úi numerotare. 1. Serveúte ca: – document de însoĠire a mărfii pe timpul transportului, după caz; – document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; -dispoziĠie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaúi unităĠi; – document de primire în gestiune, după caz; – document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit. 2. Se întocmeúte, în două sau mai multe exemplare, de către unităĠile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum úi în alte situaĠii stabilite prin procedurile proprii ale unităĠii. În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaúi unităĠi, dispersate teritorial, precum úi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoĠionale etc.) avizul de însoĠire a mărfii va purta menĠiunea "FăUă factură", după caz. Pe avizul de însoĠire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terĠi se face menĠiunea "Pentru prelucrare la terĠi". În celelalte situaĠii decât cele prevăzute mai sus se face menĠiunea cauzei pentru care sa întocmit avizul de însoĠire a mărfii úi nu factura. 3. Circulă, după caz: – la furnizor: – la delegatul unităĠii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; -la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităĠilor livrate în evidenĠele acestuia úi pentru întocmirea facturii; – la compartimentul financiar-contabil; – la cumpăUător: – la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepĠiei de către comisia de recepĠie úi după consemnarea rezultatelor; – la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităĠilor aprovizionate în evidenĠa acestuia; – la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică úi analitică. 4. Se arhivează, după caz: – la furnizor: – la compartimentul desfacere; – la compartimentul financiar-contabil; – la cumpăUător: – la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al avizului de însoĠire a mărfii este următorul: – seria úi numărul intern de identificare a formularului; – data emiterii formularului; – datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală); – datele de identificare ale cumpăUătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală); – denumirea úi cantitatea bunurilor livrate; – preĠul úi valoarea, după caz; -date privind expediĠia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului; – semnătura expeditorului; – data primirii în gestiune úi semnătura gestionarului primitor. FIùĂ DE MAGAZIE (Cod 14-3-8) FIùĂ DE MAGAZIE (cu două unităĠi de măsură – Cod 14-3-8/a) 1. Serveúte ca: – document de evidenĠă la locul de depozitare a intrărilor, ieúirilor úi stocurilor bunurilor, cu una sau cu două unităĠi de măsură, după caz; – document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri). 2. Se întocmeúte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material úi se completează de către: – compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiúei (datele din antet) úi la verificarea înregistrărilor (data úi semnătura de control). În coloana "Data úi semnătura de control" semneazăúi organul de control financiar cu ocazia verificării gestiunii; – gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieúiri úi stoc. Fiúele de magazie se Ġin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terĠi sau în custodie se întocmesc fiúe distincte care se Ġin separat de cele ale valorilor materiale proprii. În scopul Ġinerii corecte a evidenĠei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifică inopinat, cel puĠin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fiúele de magazie, după caz. Înregistrările în fiúele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaĠiune înregistratăúi obligatoriu zilnic. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; numărul paginii; – denumirea unităĠii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea; – U/M; preĠul unitar, după caz; – data (ziua, luna, anul), numărul úi felul documentului; intrări; ieúiri; stoc; – data úi semnătura de control. FIùĂ DE EVIDENğĂ A MATERIALELOR DE NATURA OBIECTELOR DE INVENTAR ÎN FOLOSINğĂ (Cod 14-3-9) 1. Serveúte ca document de evidenĠă a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentului úi materialelor de protecĠie date în folosinĠa personalului, până la scoaterea lor din uz. 2. Se întocmeúte într-un exemplar, pe măsura dării în folosinĠă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată săĠină evidenĠa acestora. Formularul se completează în mod diferit, în funcĠie de organizarea depozitării acestora, úi anume: – când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de restituire; – când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât úi restituirea obiectelor date în folosinĠa personalului se fac pe bază de semnătură direct în fiúă; – în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcĠii, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fiúa de evidenĠă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinĠă se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea iniĠialăúi la restituirea definitivă a obiectelor respective. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – denumirea unităĠii, secĠia (locul de folosinĠă); – numele úi prenumele, marca, funcĠia; – denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.); termenul de folosire; preĠul unitar; U/M; – primiri: data, felul úi numărul documentului, cantitatea, semnătura; – restituiri: data, felul úi numărul documentului, cantitatea, semnătura. REGISTRUL STOCURILOR (Cod 14-3-11 úi Cod 14-3-11/a) 1. Serveúte ca document de evaluare a stocurilor de bunuri úi de verificare a concordanĠei înregistrărilor efectuate în fiúele de magazie úi în contabilitate. 2. Se întocmeúte de către compartimentul financiar-contabil la sfârúitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar úi produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fiúele de magazie úi evaluarea lor la preĠurile de înregistrare. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – denumirea unităĠii; – numărul curent; – materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; preĠul unitar; luna; cantitatea; valoarea; – semnături: întocmit, verificat. LISTA DE INVENTARIERE (Cod 14-3-12) úi (Cod 14-3-12/b) 1. Serveúte ca: – document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităĠii; – document pentru stabilirea lipsurilor úi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) úi a altor valori (elemente de trezorerie etc.); – document justificativ de înregistrare în evidenĠa magaziilor (depozitelor) úi în contabilitate a plusurilor úi minusurilor constatate; – document pentru întocmirea registrului-inventar; – document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare; – document centralizator al operaĠiunilor de inventariere. 2. Se întocmeúte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaĠiile prevăzute de dispoziĠiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unităĠii úi separat pentru cele aparĠinând altor unităĠi, aflate asupra personalului unităĠii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. úi se semnează de către membrii comisiei de inventariere úi de către gestionar. Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu condiĠia ca listele să cuprindă elementele principale din formularul-model. În cazul bunurilor primite în custodie úi/sau consignaĠie, pentru prelucrare etc., se întocmeúte în două exemplare, iar copia se înaintează unităĠii în a cărei evidenĠă se află bunurile respective. În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toĠi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât úi de gestionarul (gestionarii) care primeúte (primesc) gestiunea. În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a Făror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare úi măsurare sau a materialelor de masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataúa notele de calcul privind inventarierea, precum úi datele tehnice care au stat la baza calculelor. Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secĠiile de producĠie úi nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de inventariere. Materialele, obiectele de inventar, produsele finite úi ambalajele se înscriu în listele de inventariere pe feluri, indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi (tărie alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.). Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparĠinând altor unităĠi trebuie să conĠină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul úi data actului de predare-primire. Pentru stocurile făUă miúcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, făUă desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează proceseleverbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul úi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum úi persoanele vinovate, după caz. Constatările făcute se soluĠionează de către conducerea unităĠii, în conformitate cu dispoziĠiile legale. 3. Circulă: – la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor úi a deprecierilor constatate la inventar, precum úi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii; – la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menĠionând pe ultima filă a listei de inventariere că toate cantităĠile au fost stabilite în prezenĠa sa, că bunurile respective se află în păstrarea úi răspunderea sa; – la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenĠelor valorice úi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum úi pentru verificarea calculelor efectuate; – la conducătorul compartimentului financiar-contabil úi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum úi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere; – la conducătorul unităĠii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluĠionării propunerilor făcute; – la unitatea căreia îi aparĠin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: a) denumirea formularului; b) data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; c) denumirea unităĠii; d) gestiunea; locul de depozitare; e) numărul curent; f) denumirea bunurilor inventariate; g) codul sau numărul de inventar; h) unitatea de măsură; i) cantităĠi: stocuri scriptice; j) preĠ unitar; k) cantităĠi: stocuri faptice; l) cantităĠi: diferenĠe în plus, diferenĠe în minus; m) valoarea contabilă: valoarea, diferenĠe în plus, diferenĠe în minus; n) valoarea de inventar; o) deprecierea: valoarea, motivul; p) comisia de inventariere: numele úi prenumele, semnătura; q) gestionar: numele úi prenumele, semnătura; r) contabilitate: numele úi prenumele, semnătura. 6. Modalitatea de completare a informaĠiilor de la pct. 5 lit. d) – o) ale listei de inventariere se realizează potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de activ úi de pasiv pentru care optează entitatea, astfel: Varianta I Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaĠiile de la lit. d) – j) din datele informatizate ale entităĠii úi pe care le semnează. Comisia de inventariere stabileúte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz, date pe care le înscrie în listele de inventariere (lit. k) pe care le semnează împreună cu gestionarul. Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate în vederea determinării diferenĠelor cantitative úi/sau valorice cu ajutorul sistemelor informatice. În urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completează listele de inventariere cu informaĠiile de la lit. l) – o). Serviciul contabilitate întocmeúte o nouă listă de inventariere numai cu acele active la care s-au constatat diferenĠe cantitative, pe care o semnează úi o transmite comisiei de inventariere. Această listă se semnează de către comisia de inventariere úi de către gestionar, după care este retransmisă la serviciul contabilitate. Varianta II Serviciul contabilitate transmite listele de inventariere pe care le completează cu informaĠiile de la lit. d) – j) din datele informatizate ale entităĠii úi pe care le semnează. Comisia de inventariere stabileúte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz; determină diferenĠele cantitative úi/sau valorice úi completează formularul cu informaĠiile de la lit. k) – o) din datele rezultate în urma inventarierii. Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere úi de către gestionar. Varianta III Comisia de inventariere stabileúte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Comisia de inventariere completează informaĠiile de la lit. d) – o) ale formularului cu datele privind bunurile inventariate, imediat după determinarea cantităĠilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, Ġinându-se seama de dimensiunile úi unităĠile de Păsură cu care figurează în evidenĠa de la locurile de depozitare úi în contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaúi preĠuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunĠită a exactităĠilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor úi înregistrărilor din contabilitate úi din evidenĠa de la locurile de depozitare. Greúelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere, gestionar úi contabilitate. LISTĂ DE INVENTARIERE (pentru gestiuni global-valorice – Cod 14-3-12/a) 1. Serveúte ca: – document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor úi altor materiale aflate în evidenĠa cantitativ-valorică în unităĠile cu amănuntul; – document pentru stabilirea minusurilor úi plusurilor valorice din gestiunile inventariate; – document justificativ de înregistrare în evidenĠa de la locurile de depozitare úi în contabilitate; – document pentru întocmirea registrului-inventar; – document pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri. 2. Se întocmeúte în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni úi conturi de materiale, mărfuri úi ambalaje úi se semnează de către membrii comisiei de inventariere, de către gestionar úi contabilul care Ġine evidenĠa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predător, un exemplar pentru gestionarul care primeúte gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate. Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, cu condiĠia ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii. Pentru bunurile deteriorate total sau parĠial, degradate, precum úi pentru cele făUă miúcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate. În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toĠi gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de către persoana (sau persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât úi de către gestionarul (gestionarii) care primeúte (primesc) gestiunea. Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare úi măsurare sau mărfurile în vrac etc. a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menĠionează modul în care s-a făcut inventarierea úi datele tehnice care stau la baza calculelor. În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităĠilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, Ġinându-se seama de dimensiunile úi unităĠile de măsură cu care figurează în evidenĠa de la locurile de depozitare úi în contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaúi preĠuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunĠită a exactităĠilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor úi înregistrărilor din contabilitate úi din evidenĠa de la locurile de depozitare. Greúelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. 3. Circulă: – la gestionar (gestionari în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menĠionând pe ultima filă a listei că toate cantităĠile au fost stabilite în prezenĠa sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea úi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum úi faptul că preĠurile, cantităĠile, calităĠile úi unităĠile de măsură au fost stabilite în prezenĠa sa (lor) úi nu are (au) obiecĠiuni de făcut; – la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulaĠiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităĠilor, conform dispoziĠiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii; – la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate úi valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau Păsuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate úi înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere; – la conducătorul compartimentului financiar-contabil úi la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate úi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere; – la conducătorul unităĠii, împreună cu procesele-verbale sus-menĠionate, pentru a decide asupra soluĠionării propunerilor făcute. 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea formularului; – data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – denumirea unităĠii; – gestiunea; – locul de depozitare; – numărul curent; – denumirea bunurilor inventariate; – unitatea de măsură; cantitatea; – preĠul unitar de înregistrare în contabilitate; – valoarea contabilă; – valoarea de inventar; – deprecierea: valoarea, motivul, după caz; – comisia de inventariere: numele úi prenumele, semnătura; – gestionar úi gestionar primitor (în cazul predării-primirii gestiunii): numele úi prenumele, semnătura; – contabilitate: numele úi prenumele, semnătura. GRUPA a IV-a MIJLOACE BĂNEùTI ùI DECONTĂRI CHITANğĂ (Cod 14-4-1) 1. Serveúte ca: – document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităĠii; – document justificativ de înregistrare în registrul de casăúi în contabilitate. În condiĠiile în care sumele înscrise pe chitanĠă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite făUă drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) úi (2) din Codul fiscal), formularul de chitanĠă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate. 2. Se întocmeúte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităĠii úi se semnează de acesta pentru primirea sumei. 3. Circulă la depunător (exemplarul 1, cu útampila unităĠii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaĠiunilor efectuate în registrul de casă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal al formularului: – denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerĠului; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele persoanei fizice care depune sume úi ce reprezintă acestea sau, după caz, denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerĠului; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul persoanei juridice; – suma în cifre úi litere; – semnătura casierului. CHITANğĂ PENTRU OPERAğIUNI ÎN VALUTĂ (Cod 14-4-1/a) 1. Serveúte ca: – document justificativ pentru încasările úi plăĠile în valută efectuate în numerar; – document justificativ de înregistrare în registrul de casă în valutăúi în contabilitate. 2. Se întocmeúte la unităĠile care efectuează operaĠiuni în valută, în două exemplare, pentru fiecare sumă în valută, de către casierul unităĠii úi se semnează de către acesta. 3. Circulă la depunător/plătitor, exemplarul 1, cu útampila unităĠii. Exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operaĠiunilor înregistrate în registrul de casă în valută. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerĠului; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele persoanei care depune/încasează sume în valutăúi ce reprezintă acestea; – felul valutei; suma în valută (în cifre úi în litere); cursul de schimb valutar; c/val în lei; – semnătura casierului pentru plata/încasarea sumei în valută. PROCES-VERBAL DE PLĂğI (Cod 14-4-3A) 1. Serveúte ca: – document justificativ pentru sumele predate de casierul unităĠii mandatarului plătitor, în vederea efectuării plăĠilor; – document justificativ al sumelor primite de mandatarul plătitor; – document justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor úi altor drepturi neachitate. 2. Se întocmeúte într-un exemplar úi se reĠine în casieria unităĠii ori de câte ori se fac plăĠi prin casierii plătitori, astfel: – faĠa formularului se completează de către casierul unităĠii, care semnează de predarea sumelor úi a actelor de plată, úi de către casierul plătitor pentru primirea acestora. Documentul se reĠine în casieria unităĠii pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurări sociale, premiilor úi altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la bancăúi predate casierilor plătitori până la termenul legal de efectuare a plăĠii sumelor respective. Sumele predate casierilor plătitori nu se înregistrează la plăĠi în registrul de casă, acestea figurând în soldul casei de la data înmânării sumelor până la data când casierii plătitori justifică sumele primite la casieria unităĠii; – verso-ul formularului se completează la restituirea sumelor neachitate, împreună cu actele de plăĠi. În situaĠia în care spaĠiul este insuficient se întocmeúte o listă (anexă) suplimentară care trebuie să conĠină toate informaĠiile cerute de document. 3. Circulă la compartimentul financiar-contabil ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele casierului úi ale mandatarului plătitor; – suma predată/primită (în cifre úi în litere), cu menĠionarea actelor de plăĠi; – semnătura casierului úi a mandatarului plătitor pentru suma predată/primită, precum úi pentru suma primită/restituită; verso, după caz: – data (ziua, luna, anul) decontării sumelor neachitate; – numele úi prenumele; marca sau nr. matricol; sumele rămase neachitate. DISPOZIğIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4) 1. Serveúte ca: -dispoziĠie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziĠiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum úi a diferenĠei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.; -dispoziĠie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziĠiilor legale; – document justificativ de înregistrare în registrul de casă úi în contabilitate, în cazul plăĠilor în numerar efectuate făUă alt document justificativ. 2. Se întocmeúte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil: – în cazul utilizării ca dispoziĠie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.); – în cazul utilizării ca dispoziĠie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.; – în cazul utilizării ca dispoziĠie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaĠii de plată etc.). Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil. 3. Circulă: – la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege; – la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective; -la casierie, pentru efectuarea operaĠiunii de încasare sau plată, după caz, úi se semnează de casier; în cazul plăĠilor se semneazăúi de către persoana care a primit suma; – la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2); – la plătitor (exemplarul 1). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumire formular: plată/încasare; – numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele, precum úi funcĠia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma; – suma încasată/restituită (în cifre úi în litere); scopul încasării/plăĠii; – semnături: conducătorul unităĠii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil; – date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data úi semnătura; – casier; suma plătită/încasată; data úi semnătura. REGISTRU DE CASĂ (Cod 14-4-7A úi Cod 14-4-7bA) 1. Serveúte ca: – document de înregistrare operativă a încasărilor úi plăĠilor în numerar, efectuate prin casieria unităĠii, pe baza actelor justificative; – document de stabilire, la sfârúitul fiecărei zile, a soldului de casă; – document de înregistrare în contabilitate a operaĠiunilor de casă. 2. Se întocmeúte în două exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări úi plăĠi. La sfârúitul zilei, rândurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se barează. Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs. Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaĠiunilor efectuate úi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 úi a actelor justificative anexate. 3. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităĠii sumelor înscrise úi respectarea dispoziĠiilor legale privind efectuarea operaĠiunilor de casă (exemplarul 2). Exemplarul 1 rămâne la casier. 4. Se arhivează: – la casierie (exemplarul 1); – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul curent; numărul actului de casă; explicaĠii; încasări; plăĠi; – report/sold ziua precedentă; – semnături: casier úi compartiment financiar-contabil. REGISTRU DE CASĂ (în valută – Cod 14-4-7/aA úi Cod 14-4-7/cA) 1. Serveúte ca: – document de înregistrare operativă a încasărilor úi plăĠilor în valută, efectuate prin casieria unităĠii, pe baza actelor justificative; – document de stabilire, la sfârúitul fiecărei zile, a soldului de casă; – document de înregistrare în contabilitate a operaĠiunilor de casă în valută. 2. Se întocmeúte în două exemplare, zilnic, de către casierul unităĠii sau de către altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări úi plăĠi în valută. În antetul coloanelor se înscrie fiecare fel de valută care se încasează sau se plăteúte. În coloanele formularului se înregistrează sumele în valută, iar în ultima coloană echivalentul acestora în lei, la cursul de schimb valutar din data efectuării operaĠiunilor. Valutele care apar în două sau mai multe cursuri se trec în coloane diferite. La sfârúitul zilei, rândurile neutilizate se barează. Soldul de casă al zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs. În cazul în care numărul valutelor úi al cecurilor de căOătorie încasate în cursul unei zile depăúHúte numărul coloanelor existente pe o filă, pentru ziua respectivă se completează atâtea file câte sunt necesare. Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării operaĠiunilor efectuate úi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 úi a actelor justificative anexate. 3. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactităĠii sumelor înscrise úi respectarea dispoziĠiilor legale privind efectuarea operaĠiunilor valutare (exemplarul 2). Exemplarul 1 rămâne la casier. 4. Se arhivează: – la casierie (exemplarul 1); – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaĠii; felul valutei úi cursul de schimb valutar pentru încasări úi plăĠi; încasări; plăĠi; contravaloarea în lei; – report/sold ziua precedentă; – semnături: casier úi compartiment financiar-contabil. BORDEROU DE ACHIZIğIE (Cod 14-4-13) BORDEROU DE ACHIZIğIE (de la producători individuali) (Cod 14-4-13/b) 1. Serveúte ca: – document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate; – document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate; – document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziĠii sau pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziĠii. 2. Se întocmeúte în două exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de pe piaĠa ĠăUănească, de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziĠiei. Se semnează de către persoana care face achiziĠiile respective úi de către gestionarul care primeúte bunul. 3. Circulă: – la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor úi întocmirea Notei de recepĠie úi constatare de diferenĠe (ambele exemplare), după caz; – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – rămâne în carnet (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la delegatul achizitor (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: a) pentru formularul cod 14-4-13: – denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – produsul; codul; U/M; cantitatea; preĠul unitar de achiziĠie; valoarea achiziĠiei; – semnături: achizitor, gestionar; b) pentru formularul cod 14-4-13/b: – denumirea unităĠii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul úi data contractului; producătorul: numele úi prenumele, domiciliul, seria úi numărul actului de identitate, după caz; – denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; preĠul unitar; valoarea; avansul acordat; suma plătită; semnătura de primire a sumei; – semnături: achizitor, gestionar. DECONT PENTRU OPERAğIUNI ÎN PARTICIPAğIE (Cod 14-4-14) Se utilizează în toate domeniile de activitate în care se efectuează operaĠiuni în participaĠie. 1. Serveúte ca document pe baza căruia se decontează cheltuielile úi veniturile realizate din operaĠiuni în participaĠie, precum úi sumele virate între coparticipanĠi. 2. Se întocmeúte de către unitatea care Ġine contabilitatea asocierilor în participaĠie, lunar, în două exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile úi cheltuielile ce revin acestuia, pentru înregistrarea în contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevăzute în contractele de asociere încheiate. Cheltuielile úi veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli úi venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil. În decont se înscriu úi alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor băneúti, a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe úi alte sume rezultate din operaĠiunile în participaĠie. 3. Circulă: – exemplarul 1 – la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil; – exemplarul 2 – la compartimentul care Ġine contabilitatea operaĠiunilor în participaĠie úi care întocmeúte decontul. 4. Se arhivează: – la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠilor emitente úi destinatare; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str., număr); judeĠul; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile úi sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile úi sumele primite; valoarea transmisă conform contractului de asociere în participaĠie; – semnături: conducătorul unităĠii, inclusiv útampila; conducătorul compartimentului financiar-contabil. GRUPA a V-a SALARII ùI ALTE DREPTURI DE PERSONAL STAT DE SALARII (Cod 14-5-1/a, Cod 14-5-1/b, Cod 14-5-1/c úi Cod 14-5-1/k) 1. Serveúte ca: -document pentru calculul drepturilor băneúti cuvenite salariaĠilor, precum úi al contribuĠiilor úi al altor sume datorate; – document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se întocmeúte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secĠii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de evidenĠă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaĠi în acord etc., a evidenĠei úi a documentelor privind reĠinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale. 2. Se semnează, pentru confirmarea exactităĠii calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit úi întocmeúte statul de salarii. Coloanele libere din partea de reĠineri a statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluri de reĠineri legale decât cele nominalizate în formular. Pentru centralizarea la nivelul unităĠii a salariilor úi a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reĠinerilor, se pot utiliza aceleaúi formulare de state de salarii. PlăĠile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaĠiile de concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate úi toate reĠinerile legale din perioada de decontare respectivă. 3. Circulă: – la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv úi să aprobe plata (exemplarul 1); – la casieria unităĠii pentru efectuarea plăĠii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz; – la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1); – la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci când se solicită plata salariilor neridicate, după caz. 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăĠi (exemplarul 1); – la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii, secĠiei, serviciului etc.; – denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul; – numele úi prenumele; venitul brut; contribuĠia individuală de asigurări sociale; contribuĠia individuală la bugetul asigurărilor pentru úomaj; contribuĠia pentru asigurări sociale de săQătate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personală de bază; deduceri suplimentare; venitul bază de calcul; impozitul calculat úi reĠinut; salariul net; – semnături: conducătorul unităĠii, conducătorul compartimentului financiar-contabil, persoana care îl întocmeúte.

DECONT DE CHELTUIELI (pentru deplasări externe – Cod 14-5-5) 1. Serveúte ca: – document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valutăúi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate; – document pentru stabilirea diferenĠelor de primit sau de restituit de titularul de avans; – document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) úi în contabilitate. 2. Se întocmeúte într-un exemplar de către titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării. 3. Circulă: – la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din deplasare úi calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare; – la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv úi să aprobe plata diferenĠei în cazul în care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării, suma cheltuielilor efective depăúHúte avansul primit; – la casieria unităĠii pentru plata diferenĠei, caz în care titularul de avans semnează pentru primirea diferenĠei respective, făUă a se mai întocmi document distinct. În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenĠa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de ChitanĠă pentru operaĠiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau DispoziĠie de încasare Fătre casierie (cod 14-4-4), după caz. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele titularului de avans; – avansuri primite în valută sau în valută úi în lei; sume decontate; diferenĠe de restituit/primit; – semnături: conducătorul unităĠii; úeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, după caz; titularul de avans. DECONT DE CHELTUIELI VALUTARE (transporturi internaĠionale – Cod 14-5-5/a) 1. Serveúte ca: – document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valutăúi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate; – document pentru stabilirea diferenĠei de primit sau de restituit de către titularul de avans; – document de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte la unităĠile care execută transporturi în străinătate, într-un exemplar, de către titularul de avans, pentru cheltuielile efectuate pe întregul parcurs, semnându-se de titularul de avans. 3. Circulă: – la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din străinătate úi calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare. În cazul în care, la decontarea avansului, suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit de către titularul de avans se întocmeúte DispoziĠie de plată către casierie (cod 14-4-4). În situaĠia în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decât avansul primit, diferenĠa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de DispoziĠie de încasare către casierie (cod 14-4-4); – la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză; – la conducătorul unităĠii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate úi a eventualei diferenĠe de primit de către titularul de avans. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numele úi prenumele titularului de avans; – avans în valută; sume decontate; diferenĠe de restituit/primit; – semnături: conducătorul unităĠii, úeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, titularul de avans

NOTĂ DE CONTABILITATE (Cod 14-6-2A) 1. Serveúte ca document justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică úi analitică, de regulă pentru operaĠiunile care nu au la bază documente justificative (stornări, repartizare profit, constituire provizioane úi ajustări pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.). 2. Se întocmeúte, într-un exemplar, de către compartimentul financiar-contabil. 3. Circulă: – la persoana autorizată să verifice úi să semneze documentul; – la persoana care asigură contabilitatea sintetică úi analitică în cadrul compartimentului financiar-contabil. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea, numărul úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – denumirea unităĠii; – explicaĠii; simbolul contului debitor/creditor; suma; – semnături: întocmit, verificat. EXTRAS DE CONT (Cod 14-6-3) 1. Serveúte la comunicarea úi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaĠii economico-financiare úi ca instrument de conciliere prearbitrală. De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile úi creanĠele entităĠii în relaĠiile cu terĠii. 2. Se întocmeúte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităĠii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică. 3. Circulă: – la conducătorul compartimentului financiar-contabil úi conducătorul unităĠii emitente, pentru semnare (toate exemplarele); – la unitatea debitoare (exemplarele 1 úi 2), care restituie unităĠii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităĠii úi conducătorul compartimentului financiarcontabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecĠii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităĠii úi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont. 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil al unităĠii emitente (exemplarul 3, precum úi exemplarul 2, după primirea confirmării); – la compartimentul financiar-contabil al unităĠii debitoare (exemplarul 1). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii creditoare; – codul de identificare fiscală; – sediul (localitate, stradă, număr); – judeĠul; – contul; – banca; – denumirea formularului; – denumirea unităĠii debitoare; – felul, numărul úi data documentului; – explicaĠii; – suma; – semnături: conducătorul unităĠii, inclusiv útampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil. JURNAL PRIVIND OPERAğIUNILE DE CASĂùI BANCĂ (Cod 14-6-5) 1. Serveúte: – ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaĠiunilor cu mijloace băneúti, la unităĠile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; – la completarea registrului Cartea mare. 2. Se întocmeúte lunar sau pe măsura efectuării operaĠiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, separat pentru fiecare cont sintetic, utilizându-se formatul potrivit, în funcĠie de numărul conturilor corespondente. Se completează pe baza registrului de casăúi a extraselor de cont primite de la bancă la care sunt anexate documentele justificative. În acest scop, se poate efectua gruparea sumelor pe conturi, atât pentru încasări, cât úi pentru plăĠi, într-un document cumulativ. La sfârúitul lunii se determină rulajul total, precum úi totalurile fiecăruia dintre conturile corespondente, care se trec în Cartea mare. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; contul; – denumirea formularului úi data (luna, anul) pentru care se întocmeúte; – registrul de casă sau extrasele de cont de la bancă; conturile corespondente; rulajul; – semnături: întocmit, verificat. JURNAL PRIVIND DECONTĂRILE CU FURNIZORII (Cod 14-6-6) 1. Serveúte: – ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaĠiunilor privind decontările cu furnizorii pentru materiale, mărfuri, lucrări executate, servicii prestate etc., la unităĠile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; – la Ġinerea contabilităĠii analitice a furnizorilor; – la completarea registrului Cartea mare. 2. Se întocmeúte în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toĠi furnizorii, fie separat, pe feluri de furnizori, pe furnizori principali, pe gestiuni etc. Se completează pe baza documentelor justificative (facturi, note de recepĠie úi constatare de diferenĠe etc.) sau pe bază de centralizatoare, pentru operaĠiunile înregistrate în creditul contului de furnizori úi pe baza documentelor justificative anexate la extrasul de cont primit de la bancă sau registrul de casă, pentru operaĠiunile înregistrate în debitul acestui cont. În cazul înregistrării pe bază de centralizatoare, evidenĠa analitică a furnizorilor se Ġine separat de jurnal, utilizându-se SituaĠia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7) sau alte formulare (Fiúa de cont pentru operaĠiuni diverse, cod 14-6-22). Facturile rămase neachitate (nelichidate) până la sfârúitul lunii se înregistrează în SituaĠia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7). La sfârúitul lunii, se determină rulajul creditor total, precum úi totalurile fiecăruia din conturile corespondente debitoare care se trec în Cartea mare. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (luna, anul) întocmirii formularului; contul; – ziua înregistrării; numărul úi data notei de recepĠie/factură; furnizorul – localitatea (explicaĠii); conturi corespondente debitoare; rulajul creditor al contului de furnizori; – plata facturilor (debit cont furnizori): ziua achitării, cont corespondent creditor, nr. document, suma; – semnături: întocmit, verificat. SITUAğIA ÎNCASĂRII-ACHITĂRII FACTURILOR (Cod 14-6-7) 1. Serveúte: – ca jurnal auxiliar pentru Ġinerea contabilităĠii analitice a clienĠilor sau furnizorilor la unităĠile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; – ca situaĠie a soldurilor contului 411 "ClienĠi", 401 "Furnizori" sau 404 "Furnizori de imobilizări". 2. Se întocmeúte lunar sau pe măsura efectuării operaĠiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toĠi clienĠii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clienĠi sau de furnizori. În cazul în care situaĠia se întocmeúte pentru achitarea facturilor separat pe feluri de furnizori, se au în vedere furnizorii principali potrivit categoriilor stabilite pentru înregistrarea în Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6). Formularul se completează astfel: În cazul încasării facturilor – periodic, pe baza documentelor justificative privind produsele sau mărfurile livrate, lucrările executate, serviciile prestate etc., respectiv încasarea de la clienĠi; – la începutul lunii, prin transcrierea poziĠiilor (facturilor) rămase neîncasate din SituaĠia încasării facturilor întocmită pentru luna precedentă. În cazul achitării facturilor – periodic, pe baza documentelor justificative de recepĠie a materialelor úi produselor aprovizionate, respectiv de achitare a furnizorilor, în cazul în care contabilitatea analitică a furnizorilor nu se Ġine cu ajutorul Jurnalului privind decontările cu furnizorii (cod 14-6- 6); – la începutul lunii, prin transcrierea poziĠiilor (facturilor) rămase neachitate din SituaĠia achitării facturilor sau din Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6). 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (luna, anul) întocmirii formularului; – ziua înregistrării; numărul úi data facturii; clientul (furnizorul), localitatea (explicaĠii); sume de primit (datorate); – încasarea (plata) facturilor: ziua, contul corespondent, nr. documentului, suma; – semnături: întocmit, verificat. JURNAL PRIVIND CONSUMURILE ùI ALTE IEùIRI DE STOCURI (Cod 14-6-8) 1. Serveúte: – ca jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaĠiunilor în creditul conturilor de stocuri, la unităĠile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; – la completarea registrului Cartea mare. 2. Se întocmeúte periodic sau pe măsura efectuării operaĠiunilor, în cadrul compartimentului financiar-contabil. Se înregistrează la sfârúitul perioadei, document cu document sau pe baza centralizatoarelor pe operaĠiuni (documente cumulative, situaĠii de ieúire), în funcĠie de metoda folosită pentru contabilitatea analitică a bunurilor. În antetul coloanelor se înscrie simbolul fiecărui cont creditor, precum úi documentul care furnizează datele (numărul úi data documentului justificativ sau ale centralizatorului). Conturile corespondente debitoare se deschid mai întâi pentru conturile de cheltuieli, fie pe conturi sintetice, analitice úi pe secĠii, fie numai pe conturi sintetice úi pe secĠii. În acest caz, concomitent cu efectuarea înregistrărilor în jurnal se fac înregistrările úi în evidenĠa analitică a conturilor de cheltuieli (fiúe, documente cumulative sau alte documente aprobate). Rulajele creditoare totale se trec în Cartea mare. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (luna, anul) întocmirii formularului; – ziua înregistrării; felul úi nr. documentului; conturi debitoare: sintetice, analitice, sume; conturi creditoare; – semnături: întocmit, verificat

BORDEROU DE PRIMIRE A OBIECTELOR ÎN CONSIGNAğIE (Cod 14-6-14) 1. Serveúte: – la centralizarea evidenĠei obiectelor primite spre vânzare în consignaĠie; – ca document de încărcare în gestiune cu obiectele primite spre vânzare; – document de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeúte de către preĠuitor sau persoana desemnată cu evaluarea obiectelor primite de la deponenĠi, în două exemplare, úi se semnează de către acesta pentru predare úi de către gestionar pentru primirea obiectelor. 3. Circulă: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la gestionar, împreună cu obiectele primite în consignaĠie (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la gestionar (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; raionul; – numărul bonului de primire/chitanĠă; valoarea la primire/vânzare; descrierea obiectului; deponent: numele, prenumele, seria úi nr. actului de identitate; – semnături: preĠuitor, gestionar. BORDEROU DE IEùIRE A OBIECTELOR DIN CONSIGNAğIE (Cod 14-6-15) 1. Serveúte la evidenĠa miúFării obiectelor primite în consignaĠie. 2. Se întocmeúte în două exemplare, de către gestionar, pe baza bonurilor fiscale sau facturilor. 3. Circulă: – la compartimentul financiar-contabil, însoĠit de documentele de vânzare (exemplarul 1); – rămâne la gestionar, pentru justificarea predării documentelor (exemplarul 2). 4. Se arhivează: – la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); – la gestionar (exemplarul 2). 5. ConĠinutul minimal obligatoriu de informaĠii al formularului este următorul: – denumirea unităĠii; – denumirea úi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; – numărul úi data bonului de primire; numărul facturii sau al bonului fiscal; denumirea obiectului; – valoarea obiectelor: retrase de deponent, după schimbarea preĠului, la preĠ de vânzare Fătre cumpăUător, la preĠ de cumpărare de la deponent, comision;