Documentarea Misiunii DE Audit Financiar

UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACĂU

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

SPECIALIZAREA CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

LUCRARE DE LICENȚĂ

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC,

Conf. univ. dr. Daniel Botez

ABSOLVENT,

PUȘCAȘU ANDREEA ROXANA

BACĂU

2015

UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACĂU

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE

SPECIALIZAREA CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

DOCUMENTAREA MISIUNII DE AUDIT FINANCIAR

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC,

Conf. univ. dr. Daniel Botez

ABSOLVENT,

PUȘCAȘU ANDREEA ROXANA

BACĂU

2015

CUPRINS

INTRODUCERE……………………………………………………………………………………………………….4

CAPITOLUL I. ASPECTE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT A SITUAȚIILOR

FINANCIARE………………………………………………………………………………….

I.1. ACCEPTAREA MANDATULUI SI CONTRACTAREA LUCRARILOR

DE AUDIT……………………………………………………………………………………..

I.2. ORIENTAREA SI PLANIFICAREA AUDITULUI……………………………

I.3. EVALUAREA CONTROLULUI INTERN………………………………………..

I.4. CONTROLUL CONTURILOR…………………………………………………………

I.5. EXAMENUL SITUATIILOR FINANCIARE……………………………………..

I.6. UTILIZAREA LUCRARILOR ALTOR PROFESIONISTI………………….

I.7. RAPORTUL DE AUDIT…………………………………………………………………

CAPITOLUL II. CERINȚE DE DOCUMENTARE A MISIUNII……………………………..

II.1. DOCUMENTAREA LUCRARILOR DE AUDIT……………………………….

II.2. MISIUNI DE AUDIT SPECIALE…………………………………………………….

II.3. MISIUNI DE AUDIT CONEXE……………………………………………………….

CAPITOLUL III. PARTE APLICATĂ……………………………………………………………………..

CAPITOLUL IV. PARTE INFORMATICĂ………………………………………………………………

CONCLUZII…………………………………………………………………………………………………………….

BIBLIOGRAFIE………………………………………………………………………………………………………..

INTRODUCERE

Cuvantul “audit” provine din latinescul “audire” care inseamna “a asculta”. De-a lungul timpului, acest termen a fost preluat de cultura anglo-saxona care i-a atribuit definitia din zilele noastre care se refera la o verificare a tuturor conturilor de catre un expert sau mai multi experti contabili, verificare care se concluzioneaza prin exprimarea unei opinii cu privire la corectitudinea si integritatea realizarii acestora. A audita se mai poate referi si la studierea unei intreprinderi cu scopul de a verifica procesele, tranzactiile si situatiile financiare (moment in care este vorba de audit financiar), de a studia performantele (audit operational) sau de a efectua un control asupra gestiunii (audit de gestiune). In cadrul Uniunii Europene un astfel de expert este cunoscut sub denumirea de controlor legal, dar se mai intalnesc si o serie de denumiri dupa cum urmeaza: in Franta – comisar de conturi, in Belgia – comisar-revizor, in Regatul Unit – auditor statuar, etc.

Au existat mai multe etape in evolutia auditului, printre care amintim:

la inceputul sec. al XVIII-lea, efectuarea unui audit este dispusa de imparati, regi sau biserica, avand ca principal scop gasirea infractiunilor de frauda si pedepsirea hotilor. Aceste actiuni ajutau la preventia reaparatiei si a producerii unor fapte asemanatoare care ar fi prejudiciat o entitate sau o organizatie. Persoanele care efectuau auditul erau gasite in randul preotilor, calitatile morale ale acestora conferindu-le integritatea de care aveau nevoie;

pe toata perioada sec. al XVIII-lea si in prima jumatate a sec. al XIX-lea s-au produs niste schimbari majore in randul ordonatorilor de audit. Locul imparatilor, a regilor si a bisericii a fost luat de tribunale jurisdictionale si actionari, iar auditorii erau numiti din randul celor mai buni contabili;

spre sfarsitul sec. al XIX-lea, se contureaza din ce in ce mai bine legatura dintre auditati si auditori. In aceasta perioada, auditorii erau alesi din randul juristilor si contabililor, acestia incercand sa descopere veridicitatea situatiilor financiare controlate si evitarea fraudarilor si a erorilor;

in prima parte a sec. al XX-lea, auditul era realizat de contabili si de profesionisti specializati in domeniu, iar actiunile de audit erau comandate de stat sau de actionari;

intre anii 1940 si 1970, se extinde sfera auditului, prin acapararea unor noi domenii, cel bancar, cel al patronatului si a institutiilor financiare. Acesta largire a fost precedata de o dezvoltara ampla a pietei de capital, lucru determinat de amplificarea comertului pe plan internatinal. Auditul era executat de auditori si de specialisti in domeniul contabilitatii;

intre anii 1970 si 1990, se pune accent pe atestarea functionalitatii controlului de tip intern si pe respectarea tuturor normelor care tin de cadrul conceptual contabil. Persoanele care ordonau efectuarea unei actiuni de audit erau actionarii, firmele si bancile;

intre 1990 si pana in perioada prezenta, s-au produs schimbari profunde si nenumarate delimitari conceptuale. Actiunea de audit detine un rol de baza in asigurarea si consilierea entitatilor publice si private, cu privire la admnistrarea si gestionarea resurselor. Tot in aceasta perioada au fost imbunatatite si completate standardele si normele profesionale ale auditului, au fost concepute ghiduri procedurale si coduri deontologice care aveau rolul de a sustine auditorul.

In Romania, actiunea de audit este una destul de recent cunoscuta, anul 1999 fiind unul de referinta, marcat de o serie de acte normative care au dus la o reorganizare si o exercitare diferita a auditului in sectorul privat si public.

Conform Standardelor internationale de audit, principalul obiectiv a oricarui tip de audit este construit in jurul incercarii de a imbunatati utilizarea informatiilor. Pe langa acest obiectiv, se mai contureaza o serie de elemente principale care definesc auditul:

verificarea oricarei informatii trebuie sa fie realizata la nivel profesionist;

verificarea informatiilor este bazata pe expunerea unei pareri la finalul controlului;

aceasta opinie trebuie sa aibe un caracter responsabil si independent, lucru determinat de responsabilitatile pe care le detine expertul in activitatea sa si independenta acestuia;

examinarea trebuie sa se realizeze dupa anumite reguli care sunt stabilite anterior, reguli enumerate intr-un standard, prin urmare orice norma legala sau profesionala constituie un criteriu de calitate.

CAPITOLUL I. ASPECTE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT A SITUAȚIILOR FINANCIARE

I.1. ACCEPTAREA MANDATULUI SI CONTRACTAREA LUCRARILOR

DE AUDIT

Principala actiune care ii revine auditorului in momentul in care doreste sa contracteze o lucrare de audit este aceea de a aprecia posibilitatea de a putea indeplini aceasta misiune, lucru care depinde de analizarea in detaliu a unor reguli deontologice si profesionale. Acest lucru ii permite auditorului sa poata colecta toate informatiile care ii sunt necesare pentru a fundamenta propria decizie de acceptare a misiunii.

Faza initiala se refera la acceptarea mandatului si contractarea lucrarilor de audit:

NORMA: “Solicitările adresate experților contabili privind efectuarea de expertize contabile nu pot fi refuzate decât dacă există motive temeinice. Totuși, expertul contabil, înainte de a accepta efectuarea unei expertize contabile, trebuie să își analizeze posibilitatea de a-și îndeplini misiunea ținând seama în special de regulile de independență și de competență”.

Pentru a accepta un astfel de angajament, auditorul trebuie sa:

detina cunostinte globale despre intreprindere:

situatia factorilor economici generali;

sectorul de activitate in care se incadreaza clientul;

entitatea sub conducerea careia se desfasoara activitatea: administratori, proprietari, conducerea executiva;

ce fel de activitate se desfasoara: comercializare de produse, activitate in zona pietelor, furnizare de servicii sau investitii in diverse domenii;

la ce nivel se situeaza performanta financiara: ce politici contabile se executa, care este fluxul de numerar in unitate, daca exista credite si care este situatia lor, daca exista finantari si care este gradul de aplicabilitate.

sa aprecieze gradul de independenta si absenta incompatbilitatilor.

Lipsa de experiență suficienta în orice tip de domeniu poate aduce un grad de dificultate misiunii profesionistul contabil, din aceasta cauza acesta trebuie să aibe siguranță că are competentele necesare, alături de personalul său format din colaboratori, să ducă la sfârșit executarea misiunii. Este foarte importantă acordarea de atenție tuturor criteriilor în funcție de care se pot alege clienții noi sau se pot menține in contact pe cei vechi, urmărind evaluarea riscurilor și previzionând o situație care se poate intampla, totul fiind raportat in functie de respectarea independenței și a competenței. Urmărind acest lucruri, înainte de a se semna orice document/contract de prestări servicii între părți, se vor efectua următoarele acțiuni:

se va face o evaluare a riscurilor care pot aparea;

se vor face verificari cu privire la modul în care termenii contractului pot respecta principiul independenței profesionale;

se va efectua o simulare a procesului care se refera la eficiența executării lucrărilor solicitate, urmărind rezultatul dintre competentă și mijloacele folosite de profesionistul contabil.

Sunt întâlnite destul de des situațiile în care unui profesionist contabil i se cere înlocuirea unui coleg de breaslă în exercițiu din varii motive, însă acesta este indreptatit sa nu accepte decât în cazul în care sunt îndeplinite următoarele aspecte:

detine autorizarea totala si fara restrictii din partea clientului de a-l contacta pe fostul profesionsit contabil, în vederea obținerii detaliilor necesare;

detine informatii sigure cu privire la faptul că înlocuirea nu a avut loc doar din motivele personale ale clientului;

detine dovada concreta a platilor tuturor onorariilor care erau datorate colegului care l-a precedat, lucru care reiese și din clauzele contractuale, atât timp cât lucrările contabile întreprinse nu au fost contestate de client;

evita orice tip de discuție fara fundament sau critică nefondată cu privire la predecesorul său;

păstrează sub secret profesional toate detaliile pe care le-a primit de la predecesorul său.

Profesionistul contabil care este în timpul exercițiului este obligat de a transmite succesorului său, dupa imediata încheiere a contractului, toate registrele, documentele si detaliile care au fost în posesie sa, printr-un aviz de expeditie destinat clientului, singurele acte pe care le poate păstra fiind cele asupra cărora este legal îndreptățit spre a le păstra. Există situații prin care clientul are dreptul de a solicita contractarea de liber-profesionisti contabili în urma unor actiuni de licitație. In urma stabilirea contactului, profesionistul contabil poate cere, înainte de numirea lui în funcție de către angajator, să detina posibilitatea să poată contacta persoană care tocmai a fost eliberată din funcție. În cazul în care, profesionistul contabil este în imposibilitatea de a-și exercita funcția din cauza lipsei de informatii necesare sau din cauza refuzului de cooperare totala a clientului, poate rezilia orice contract, pe baza clauzelor stipulate în acest sens.

In momentul in care profesionistul contabil este constient de competenta pe care o detine si isi exprima acordul cu privire la acceptarea mandatului si contractarea lucrarii de audit, intelegerea dintre parti este legalizata pe baza unei scrisori de angajament sau a unui contract care trebuie sa contina specificatii exacte cu privire la:

domeniul de aplicare si obiectivul auditului situatiilor financiare;

responsabilitatile care ii revin auditorului;

responsabilitatile care ii revin clientului;

gasirea cadrului potrivit de raportare financiara care poate fi aplicat in vederea pregatirii situatiilor financiare;

referinte cu privire la modul in care trebuie formulat continutul rapoartelor care vor fi emise de catre auditor. In cazul in care totusi vor exista modificari semnificative, auditorul trebuie sa ataseze raportului o declaratie prin care sa motiveze modificarile efectuate.

I.2. ORIENTAREA SI PLANIFICAREA AUDITULUI

In urma experientei adunate de-a lungul timpului, profesionistii contabili au ajuns la concluzia ca planificarea auditului atrage dupa sine acordarea de atentie sporita detaliilor importante, poate facilita coordonarea echipei si poate identifica si rezolva problemele oportune aparute.

NORMA: “Efectuarea expertizelor contabile se face pe bază de contract. Expertizele contabile contractate trebuie programate. Programul de lucru trebuie să cuprindă natură, calendarul și întinderea lucrărilor necesare pentru îndeplinirea misiunii privind expertizele contabile contractate”.

Profesionistul contabil trebuie să aibă o arie de cunoaștere vastă cu privire la toate activitățile întreprinse de angajator si la domeniul de activitate a enitatii căruia îi este salariat, care îi va permite să își orienteze și să își planifice misiunea. Acest detaliu important are ca obiectiv identificarea și evaluarea eventualelor riscuri care pot afecta într-o proportie foarte mare conturile,existand astfel condiții favorabile pentru a realiza o programare inițială a misiunii. Forma și conținutul planului destinat misiunii vor fi stabilite doar în funcție de mărimea unității detinute de client sau a entitatii unde este angajat, de gradul de complexitate a misiunii și de metodologia care se va aplica, aspect unde se va tine cont de detaliiile legilor in vigoare care se refera strict la activitatea comerciala pe care o deruleaza clientul.

Programul de lucru este conceput pe baza unui set de instrucțiuni care sunt destinate pentru a asigura o bune executări a lucrărilor și pentru exercitarea benefică a unui control. Pe lângă obiectivele misiunii, în cadrul programului de lucru mai este stipulat și limita temporală în funcție de fiecare subdiviziune.

Atât planul, cât și programul de lucru, pot suferi modificări, în cazul în care este neaparata nevoie.

Prin contractul de prestări servicii încheiat între părți se poate defini misiunea profesionistului contabil, lucru care poate fi susținut de precizarea obligațiilor și drepturilor fiecărei părți, cu referire, în funcție de fiecare caz la diverse norme profesionale. Misiunea inițiala trebuie alcatuită în funcție de cerintele și profilul clientului, lucru care determina o cunoaștere detaliata a clientului ca entitate, iar în funcție de aceasta se poate defini o misiune si se poate aproxima timpul care urmează a fi alocat și nivelul onorariilor care vor fi platite.

În această situație, orice contract de prestări servicii trebuie să cuprindă următoarele elemente:

descrierea misiunii și scopul acesteia;

detalii referitoare la normele profesionale enunțate de Corp, în cazul în care se solicita acest lucru;

cerintele obligatorii impuse fiecărei părți;

termenul de execuție a lucrarii de audit;

onorariile financiare care se impun;

durata temporala a misiunii;

mentionarea faptului că orice tip de modificare este importantă si se va anunța în cadrul unui act adițional;

circumstantele care pot determina încetarea o misiunii;

metodele prin care se poate rezolva orice tip de litigiu care poate interveni.

Se poate face o actualizare periodică a contractului de prestări servicii, in cazul în care se va solicita de vreuna dintre parti. O societate de expertiză contabilă sau un cabinet detinut de un liber-profesionist contabil se obliga a efectua periodic o evaluare pentru fiecare client, hotărând după efectuarea expertizei contabile, în funcție de independența pe care o detine și de capacitatea de a-si duce spre indeplinire obligațiile pe care le are față de enitatea pe care o reprezinta, dacă se mai poate continua contractul in derulare.

I.3. EVALUAREA CONTROLULUI INTERN

Obiectivul general care predomina in cazul controlului intern pentru efectuarea misiunii de audit pune accent pe asigurarea unei continuitatea a entității publice în realizarea unei serii obiective prestabilite. Aceast aspect pune în valoare următoarele detalii:

controlul intern trebuie privit într-o manieră dinamică, iar fiecare element care face parte din componenta sa trebuie sa aibe locul său în procesul de funcționare al entității;

toate stadiile entității sunt implicate în proces in masura egala și toate componentele administrative din cadrul structuri funcționale indeplinesc același rol;

controlul intern ajunge la o finalitate in momentul in care este asigurata idee că toate obiectivele pot fi indeplinite.

Auditul intern detine rolul de evaluare periodica a dispozitivul de control intern și in cazul in care este nevoie, aduce in discutie măsuri de îmbunătățire care duc spre gestionare mai bună a riscurilor, lucru care definitiveaza atingerea obiectivelor propuse. Auditul intern nu se intercaleaza cu gestionarea venita la nivel managerial.

Rolul controlului intern poate fi interpretat de catre auditul intern din trei unghiuri:

cel cultural, in care auditorul intern pentru a interpreta controlul intern asupra activității pe care o desfasoara entitatea pe care o auditează trebuie să detina detalii din cadrul cultural al domeniulu.;

cel universal, in cadrul caruia controlul intern acapareaza toate activitățile pe care le desfasoara entitatea, fiind alcatuit din aceleași tip de dispozitive și interpretat cu aceeasi serie de instrumente;

cel relativ, prin care se intelege ca un control intern nu are un scop definit, ci detine o aplicare de tip relativ, avand in vedere ca este de fapt o proprietate detinuta de conducerea entității.

Pornind de la obiectivul general al entității auditate, fiecare structura de tip funcțional determina o serie de obiective specifice, care sunt interpretate de auditorul cu ajutorul unor criterii:

obiectivele specifice sunt agrenate să detina un rol important in realizarea misiunii pentru care a fost enuntate;

obiectivele trebuie să fie enuntate in functie de o structura funcționala;

obiectivele trebuie să fie exprimate în cantitati valorice, in rapoartari, in indicatori care sa reflecte activitatea sau de calitatea;

obiectivele trebuie sa fie atent supravegheate printr-un sistem de supraveghere care trebuie sa fie la dispoziția segmentului administrativ;

obiectivele trebuie să fie enuntate pe o anumita perioada de timp; orice tip de deviere de la cursul prestabilit reflecta o veriga lipsa a sistemului de control intern.

De retinut este faptul ca orice informatie care sta la baza realizarii uui control intern trebuie sa fie detinuta de catre profesionistul contabil sub incidenta confidentialitatii. Detaliile care sunt trecute sub aceeasi incidenta sunt destul de numeroase, începând de la cele primite de la clientul pe care il reprezinta, până la cele aflate de profesionistul contabil în urma realizarii lucrărilor contabile. Profesionistului contabil nu i se permite să se afirme în nici un fel cu privire la detaliile care îl vizeaza strict pe clientul sau sau pe enitatea pe care o reprezinta, chiar dacă acestea, din varii circumstante au ajuns să fie publice, cerându-i-se de asemenea să le infirme sau să le confirme. Această obligație a profesionsitul contabil poate fi susținută numai în limitele în care legea îi impune sau îi permite să pastreze tacerea.

I.4. CONTROLUL CONTURILOR

Conform Standardelor Internationale de Audit, controlul conturilor se bazeaza pe o serie de elemente probante care se refera la orice tip de informatii obtinute de catre auditor in scopul obtinerii unor concluzii pe baza carora sa construiasca raportul final. Aceste informatii sunt de fapt toate documente justificative si contabile care sunt parte integranta a situatiilor financiare si care pot fi coroborate cu alte documente folosite din alte surse cercetate. Elementele probante sunt aflate in urma unei legaturi potrivite intre:

teste de procedurã care sunt testele pe baza carora se obtin elementele probante care se refera strict la eficacitatea functionalitatii sistemelor contabile si a controlului intern si

controale substantive care sunt controale specifice auditorului, pe care le desfasoara în contabilitatea unitatii si care reprezinta o serie de proceduri prin care se doreste obtinerea elementelor probante, elemente probante prin care sunt descoperite anomalii importante în cadrul situatiilor financiare. Aceste controale substantive sunt de doua feluri:

bazate pe analizarea tranzactiilor, a operatiilor si a valorii soldurilor aferente conturilor;

sub tipul unor proceduri de origine analitica care se bazeaza pe controlul rapoartelor semnificative.

Elementele probante au ca rol principal ajutarea auditorului in a-si forma o parere personala cu privire la nivelul de corectitudine a situatiilor financiare. De cele mai multe ori, auditorul nu poate examina in detaliu absolut orice informatie la care are acces, dar isi poate formula o opinie in urma concluziilor pe care si le poate deduce din analizarea soldurilor conturilor, a unor operatii realizate in cadrul unui control intern, apeland la o serie de tehnici bazate pe rationamentul profesional.

S-a incercat de mai multe ori stabilirea unui anumit program de lucru standard in vedera evaluarii conturilor, insa aceasta initiativa nu a avut succes, deoarece toata actiunea in sine depinde de rezultatele etapelor precedente si de caracteristicile proprii ale fiecarei institutii in parte. Asa ca fiecare auditor isi va stabili un program personal de lucru care va fi redactat pe un formular tipizat care contine urmatoarele rubrici:

enumerarea controalelor care vor fi efectuate urmarind ordinea situatiilor financiare;

aria pe care se va extinde esantionul, tinandu-se cont de pragul de semnificatie si de eventualele erori ce vor fi descoperite ;

inscrierea datei la care a fost efectuat controlul, un lucru foarte important de care va depinde calitatea acestuia;

diverse referinte, care vor fi trecute in cadrul unor foi de lucru anexe;

dificultati intampinate, rubrica care este foarte importanta cand vine vorba de supravegherea lucrarilor si sintetizarea rezultatelor controalelor.

Auditorul urmareste pe tot parcursul misiunii sale sa obtina elementele probante care sa il ajute in certificarea situatiilor financiare. Pentru a realiza acest lucru, foloseste mai multe tehnici si procedee care se refera strict la observarea fizica, la exemenul analitic si la controlul efectuat asupra partilor justificative si a verosimilitatii lor. Tehnicile de control intalnite si folosite in majoritatea cazurilor sunt:

examinarea generala, care consta in observatia si inspectia fizica;

examinarea tuturor documentelor care au fost primite din partea unitatii auditate;

examinarea tuturor documentelor care au fost emise de catre unitate: facturi, chitante, balante, bilanturi, ect;

controlarea aritmetica;

estimarea, confruntarea si analizarea dintre informatiile primite si documente;

examinarea analitica care este bazata pe:

compararea datelor care reies din situatiile financiare si datele previzionale ale unitatii;

analizarea tendintelor sau a abaterilor;

studierea si analizarea elementelor neconforme care reies din confruntarile efectuate.

analizarea informatiilor verbale primite de la departamentul administrativ sau din partea celorlalte sectoare ale unitatii.

Una dintre cele mai bune metode, care se poate adapta oricarei situatii in cazul unui audit financiar este tehnica sondajului. Sondajul este de fapt o selectionare a unui anumit numar dintr-o multime, caruia i se aplica tehnici de obtinere a elementelor probante, urmand ca auditorul sa extrapoleze rezultatele obtinute asupra esantionului studiat (Fig.1):

DA

NU

NU DA

DA

NU

Fig.1. Procesul de initiere in auditul situatiilor financiare ale unei unitati

Auditorul foloseste de obicei doua tipuri de sondaje:

sondajul statistic;

sondajul nestatistic, tehnica care este bazata doar pe experienta profesionala, lucru care nu permite o extrapolare a concluziilor obtinute asupra esantionului ales.

Oricare ar fi tipul de sondaj ales, este obligatoriu si foarte important ca sa fie respectate o serie de reguli in definirea obiectivelor:

ce anume se cauta sa se demonstreze? – In aceasta etapa, auditorului i se permite sa defineasca motivele pentru care a ajuns la concluzia ca exista erori sau anomalii;

ca volumul erorilor existente in cadrul mesei studiate nu depaseste nivelul maxim acceptat de erori de functionare sau mai exact definirea momentul in care profesionsitul contabil ajunge la concluzia ca efectuarea controlului intern nu se mai realizeaza intr-o maniera superioara calitativa.

Etapa finala al acestui segment se concretizeaza prin formularea concluziilor referitoare la:

elementele cheie care au stat la baza controlului;

anomaliile constatate;

masei sau multimii supuse sondajului.

In cazul in care concluzia finala releva faptul ca erorile sau anomaliile apartinatoare multimii controlate depasesc pragul previzionat de erori, auditorul poate sa dispuna refacerea in totalitate a controlului intern.

I.5. EXAMENUL SITUATIILOR FINANCIARE

In aceasta etapa se reglementeaza toate principiile si procedurile fundamentale, precum si modul lor de aplicare cu privire la soldurile de deschidere in cazul in care se efectueaza un prim audit in cadrul unei intreprinderi sau in cazul in care auditul efectuat anterior a fost realizat de catre un alt auditor. In cadrul acestor misiuni de audit initial, auditorul este obligat sa gaseasca o serie de elemente probante care ii pot oferi detalii suficiente ca:

soldurile de deschidere primite nu contin nici un fel de anomalie care sa influenteze semnificativ situatiile financiare apartinatoare exercitiului financiar in curs;

soldurile de inchidere a exercitiului financiar precedent au fost preluate corect;

metodele de inchidere si de evaluare a conturilor au fost aplicate periodic, astfel incat orice modificare a fost inregistrata corect in notele anexate.

Bilantul, balanta, contul de profit si de pierdere, precum si alte componente reprezinta situatiile financiare care stau la baza documentatiei de sinteza in momentul in care auditorul vrea sa isi exprime opinia. Pentru a putea formula o opinie, auditorul trebuie sa aibe confirmarea ca situatiile financiare sunt in acord cu concluziile formulate, lucru care reflecta faptul ca administratia intreprinderii a luat deciziile corecte.

Verificarea situatiilor financiare se realizeaza pentru a certifica faptul ca:

bilantul, balanta, contul de profit si de pierdere, precum si celelalte componente sunt exprimate intr-un mod coerent, sunt in deplina concordanta cu datele inregistrate in contabilitate, sunt efectuate conform principiilor contabile in vigoare si tin cont de evenimentele intamplate posterior datei de inchidere;

anexele contin toate detaliile semnificative cu privire la situatia patrimoniala si financiara.

Aceste examinari detaliate a situatiilor financiare se realizeaza cu sprijinul procedurilor analitice, lucru care permite controlul si actualizarea concluziilor care reies in urma examenului analitic efectuat.

Obiectivul principal al examinarilor situatiilor financiare se refera la verificarea detaliata si completa a:

patrimoniului intreprinderii prin:

inregistrarea corecta si la timp a datelor in contabilitate;

existenta invetarierii periodice, a valorificarii in mod corect a acesteia si a inregistrarii rezultatului in situatiile financiare;

preluarea corecta a datelor care reies din conturile sintetice in balanta de verificare lunara si punerea in concordanta a acestora cu datele existente in conturile analticie;

efectuarea in mod corect a operatiunilor care reflecta inregistrarea sau modificare de orice fel a capitalului social;

evaluarea corecta a elementelor de patrimoniu;

folosirea balantei de verificare a conturilor sintetice in intocmirea bilantului contabil;

corelarea anexelor cu datele inregistrate in bilant;

rezultatelor financiare:

folosirea datelor inregistrate in contabilitate pentru intocmirea contului de profit si de pierdere, conform perioadei de raportare;

stabilirea unui profit net in urma dispozitiilor adunarii generale si conform cu dispozitiile legale;

situatiei financiare:

existenta unor garantii care sa acopere imprumuturile sau creditele obtinute de intreprindere;

existenta de resurse financiare care sa acopere toate nevoile intreprinderii.

Bilantul contabil reprezinta principala preocupare a auditorului in aceasta etapa.

I.6. UTILIZAREA LUCRARILOR ALTOR PROFESIONISTI

Termenul de profesionist, in parametri generali, se refera la o persoana, o societate de profil sau un cabinet care detine cunostintele, competentele si experienta necesara specifice domeniului in care activeaza.

Atunci cand profesionistul contabil recurge la utilizarea lucrarile altor profesionisti , aceste documente sunt considerate ca apartinand unei anumite persoane care detine calitatea de expert, de tehnician sau de specialist. Lucrarile respective vor fi supuse de catre profesionistul contabil unui control de calitate. Pe parcursul efectuarii misiunilor, profesionsitii contabili sunt indreptatiti sa foloseasca lucrarile altor profesionisti, lucrari care pot fi prezentate sub forma de avize, evaluari, rapoarte sau declaratii de expert, ca de exemplu:

verificarea anumitor active;

verificarea cantitatilor sau a starii activelor;

verificari bazate pe metode specializate;

evaluarea procesului de realizarea a produselor in curs de fabricatie;

avize eliberate de juristi care contin informatii despre interpretarea statutelor, a contractelor si a acordurilor care apartin unui anumit tip de activitate.

Profesionistul contabil care doreste sa foloseasca lucrarile unui alt profesionist trebuie sa afle detalii despre competenta profesionala a a cestuia. Pentru ca acest lucru sa fie indeplinit, se va tine cont de:

diplomele, calificarile profesionale, inscrierea profesionistului in Corpul Expertilor Contabili;

reputatia si experienta profesionistul, lucru care trebuie certificat printr-un aviz de specialitate din partea specialistului.

Inca de la faza incipienta a auditului, profesionistul contabil trebuie sa previzioneze daca detine destule elemente corecte care sa il ajute sa isi atinga obiectivele stabilite pe toata perioada lucrarilor efectuate. Pentru a detine un control asupra acestui aspect, trebuie examinate instructiunile date expertului, specialistului sau profesionistului, respectiv:

ce tipuri de obiective au fost stabilite si pe ce perioada se intind lucrarile profesionistului;

ce aspecte particulare sunt solicitate pentru a fi prezentate in raport;

in ce conditii profesionistul poate accesa documentele si fisierele care ii servesc misiunii sale;

ce tip de legaturi pot exista intre profesionist si unitatea patrimoniala pe care o reprezinta;

daca exista informatii confidentiale despre unitatea patrimoniala la care va avea acces profesionistul;

ce infomatii vor sustine ipotezele si metodele pe care le va folosi profesionistul.

In cazul in care se va descoperi faptul ca exista instructiuni neclare transmise profesionistului solicitat, profesionistul contabil este obligat sa recurga la reformularea acestora, deoarece scopul principal al colaborarii este obtinerea de elemente corecte si suficiente in vederea realizarii obiectivelor.

Dupa ce au fost punctate aceste aspecte, profesionistul contabil are menirea de a verifica daca profesionistul solicitat a obtinut rezultate credibile si coerente cu privire la:

metodele si ipotezele folosite pe perioada misiunii;

rezultatul lucrarii realizate de profesionistul solicitat sunt la acelasi nivel de experienta si cunostinte cu cel al profesionistului contabil;

sursele de informatii folosite.

Daca profesionistul contabil ajunge la concluzia ca profesionistul solicitat nu dispune de niste ipoteze si metode valide si temeinice, rationamentul acestuia nu mai poate sta la baza realizarii obiectivelor. Insa daca nivelul de experienta demonstreaza ca detine totusi cunostintele de care are nevoie in realizarea obiectivelor, profesionistul contabil va incerca sa gaseasca o solutie si sa inteleaga daca misiunea poate avea o finalitate satisfacatoare.

I.7. RAPORTUL DE AUDIT

Raportul de audit poate fi interpretat ca:

instrument folosit pentru comunicarea cu toti utilizatorii care detin situatii financiare emise de catre unitatea care a fost auditata, precum si cu toti actionarii care pot lua decizii economice;

instrument folosit pentru confirmarea increderii pe care o confera publicul sau actionarii antitatii auditate;

instrument folosit pentru aflarea responsabilitatii auditorului:

de baza, care se refera strict la opinia personala pe care o va exprima in legatura cu situatiile financiare auditate;

secundare, care reies din legi, reglementari si norme profesionale si nu necesita modificari fata de misiunea obisnuita de audit. Din acest motiv nu este nevoie de exprimarea unei opinii distincte;

aditionale, care reies din legi, reglementari si norme profesionale, dar la care pot fi adaugate si tehnici care nu se regasesc in misiunea obisnuita de audit. Din acest motiv, necesita exprimarea unei opinii distincte, care poate fi cuprinsa in raportul de audit sau in diverse anexe care il insotesc pe acesta.

Raportul de audit trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:

relatiile de natura contractuala care au dus la executarea unei misiuni de audit;

observatiile si rezultatele obtinute in urma verificarilor;

mentiuni care sunt obligatorii si impuse de legislatia in vigoare;

documente care atesta garantia ca actionarii si tertii existenti in entitatea patrimoniala detin situatii financiare care ofera o imagine fidela, completa si clara;

anexe care sa contina copii ale tuturor situatiilor financiare care au fost verificate.

O schita generalizata a unui raport de audit prezinta ierarhizat urmatoarele etape:

TITLU;

DESTINATAR;

PARAGRAF INTRODUCTIV:

identificarea situatiilor financiare;

mentiunea ca situatiile financiare au trecut prin procesul de auditare;

mentionarea titlului fiecarei parti componente;

referinte catre sinteze ale politicilor contabile si a altor note explicative;

data si perioada pe care se vor extinde situatiile financiare.

RESPONSABILITATILE CONDUCERII:

intocmirea de situatii financiare intr-o maniera fidela si corecta, urmarind cadrul de raportare financiara aplicabil;

conceperea, implementarea si mentinerea unui sistem de control intern;

alegerea si implementarea politicilor de contabilitate;

realizarea corecta a estimarilor contabile.

RESPONSABILITATILE AUDITORULUI:

redactarea unei opinii personale;

folosirea unui rationament profesional;

precizarea informatiilor care au reiesit in urma testelor si sondajelor;

prezentarea unei garantii cu privire la faptul ca verificarile pot fi luate in considerare ca o baza in vederea exprimarii opiniei.

OPINIA AUDITORULUI;

RESPONSABILITATI ANEXE DE RAPORTARE;

SEMNATURA AUDITORULUI;

DATA AUDITORULUI;

ADRESA AUDITORULUI.

Dupa intocmirea raportul de audit, din acesta trebuie sa rezulte clar:

responsabilitatile pe care le-au avut auditorul si departamentul administrativ al unitatii;

obiectivele care au guvernat natura misiunii de audit;

incertitudinile aparute si situatiile care le-au generat;

observatiile si natura acestora.

Pentru exprimarea parerilor cu privire la finalitatea misiunii de audit, auditorul poate folosi 4 tipuri de opinii:

opinia fara rezerve;

opinia cu rezerva;

opinia contrara;

imposibilitatea de a exprima o opinie.

CAPITOLUL II. CERINȚE DE DOCUMENTARE A MISIUNII

II.1. DOCUMENTAREA LUCRARILOR DE AUDIT

Documentație de audit se refera șa înregistrarea procedurilor de audit efectuate, a probelor de audit relevante, precum și a concluziilor auditorului care sunt incluse in documente de lucru sau foi de lucru.

Referințele de bază privind documentarea auditului financiar sunt date de ISA 230 “Documentația”, ISA 500 – “Probele de audit”, ISA 501 – “Probe de audit – considerente suplimentare pentru elemente specifice”, ISA 505 – “Confirmarile externe”, ISA 520 – “Proceduri analitice”, ISA 530 – “Eșantionarea în audit și alte proceduri de testare selective”.

Respectarea.celorlalte standarde ISA completează într-un fel sau altul documentarea și susținerea opiniei (raportului) de audit. Potrivit ISA 230 (paragraful 3) documentarea este reprezentată de date și informații pregatite de către sau puse la dispoziția auditorului, pe diferite suporturi (hârtie, film, electronice, etc.).

Documentele de lucru includ urmatoarele informatii:

date si informatii privind structura organizatorica si juridica, sectorul / mediul de activitate (economic, legislativ);

copii/extrase ale documentelor legale relevante privind tranzactiile (operatiunile) efectuate de entitate (procese verbale, acte constatatoare, contracte, acte de proprietate, conturi bancare, conturi/balante contabile, situatii financiare);

documente de planificare (programele de audit ale misiunii), de evaluare a sistemului de control (audit) intern si a riscurilor existentei unor erori semnificative in situatiile financiare, de planificare (programare) a procedurilor de audit (contracarare riscuri);

documentele de analiza a soldurilor/rulajelor si a evolutiei unor indicatori semnificativi (proceduri analitice);

documente de comunicare/confirmare transmise catre sau primite de la terti si conducerea entitatii;

referentieri/indexari/adnotari pe toate documentele ce compun dosarele misiunii, cu ajutorul carora sa fie identificabile toate datele si informatiile ce le contin, precum si persoanele responsabile cu intocmirea/avizarea acestora.

La baza documentației pentru audit stau probele de audit care sunt informații competente, relevante și rezonabile privind entitatea auditată, care susțin concluziile și credibilitatea opiniei și a raportului de audit.

În cadrul auditului financiar, probele de audit confirmă și susțin opiniile și recomandările din rapoartele de audit, furnizează răspunsuri la solicitările entității auditate și a utilizatorilor rapoartelor de audit, dovedesc faptul că auditorii au aplicat și respectat standardele de audit. În același timp creează condițiile pentru exercitarea unui audit eficient și eficace.

În funcție de natura sau sursa de obținere probele de audit pot fi:

a) din punct de vedere al sursei:

1. obținute de auditor – aceste probe sunt mai sigure decât cele obținute din alte surse;

2. obținute de terțe părți – dacă sunt complete și obținute în mod independent, sunt mai sigure decât cele provenite de la entitatea auditată;

3. obținute de la entitatea auditată – sunt credibile în cazul în care sistemul contabil și sistemul de control intern sunt corecte, legal organizate și funcționează într-un mod corespunzător.

b) din punct de vedere al naturii:

1. documentare – sunt cele mai sigure și se prezintă de regulă sub forma documentelor justificative furnizate de entitate, dar și sub forma documentelor obținute în mod direct de către auditori sau terți;

Cantitatea probelor de audit este influentata de o serie de factori, dupa cum urmeaza:

materialitatea se refera la semnificatia claselor de tranzactii si a conturilor pentru utilizatorul informatiilor, astfel incat, cu cat tranzactiile,pozitiile sau elementele din situatiile financiare sunt mai importante, cu atat este nevoie de o cantitate mai mare de probe;

riscul de denaturare se refera la riscul de a exista unele greseli in aplicarea regulilor contabile si la riscul de nedetectare a acestor greseli prin sistemul de control intern, astfel incat, cu cat acest risc va fi mai mare, cu atat vor fi cerute mai multe probe de audit;

marimea populatiei se refera la faptul ca in cadrul unei misiuni de audit, deseori, este necesar sa se lucreze cu esantioane din cadrul unor populatii statistice, nefiind posibila analizarea tuturor elementelor, tranzactiilor sau operatiunilor dintr-un astfel de esantion. Modul de stabilire a esantioanelor in audit, si alte aspecte legate de acestea sunt tratate in standardul ISA 530, numarul probelor de audit in acest caz depinzand de marimea si caracteristicile populatiei analizate, astfel incat, cantitatea de probe necesare este cu atat mai mare, cu cat populatia este mai mare;

omogenitatea populatiei – daca populatia statistica este omogena respectiv elementele care o formeaza au caracteristici asemanatoare, aceasta poate fi analizata (testata) cu ajutorul unui esantion de dimensiuni mai mici.

calitatea probelor de audit culese – calitatea probelor de audit este invers proportionala cu numarul acestora.

2. vizuale – sunt foarte sigure în cazul necesității de confirmare a existenței bunurilor și mai puțin sigure, în cazul necesității de a stabili sursa de proveniență a proprietății sau a valorii acestora;

3. verbale – sunt considerate cele mai puțin sigure fiind necesară confirmarea lor prin documentare.

Documentatia de audit respectiv documentarea misiunilor / rapoartelor de audit este reprezentata de informatiile (documentele de lucru) intocmite de auditor, sau obtinute de catre acesta pe parcursul efectuarii misiunii sale, grupate in dosarele sale de lucru in mod sistematic si in conformitate cu cerintele standardelor profesionale aplicabile.

Documentele de lucru se pot prezenta sub forma unor inscrisuri pe suport de hartie, a unor fotocopii, a unor inregistrari (baze de date) pe suporti electronici sau pe alti purtatori de informații.

Documentatia de audit are in principal, urmatoarele scopuri si obiective:

Sa serveasca la planificarea, efectuarea, supravegherea si revizuirea misiunii de audit.

Sa clasifice probele de audit colectate pe parcursul misiunii potrivit cerintelor standardelor profesionale, inclusiv a celor de calitate.

Sa sustina si sa argumenteze raportul de audit.

Este necesar ca documentatia de audit trebuie sa contina un plan si programe de audit cu privire la angajament, astfel:

Planul de audit contine strategia ce trebuie urmata in desfasurarea misiunii, bazandu-se in primul rand pe intelegerea de catre auditor a caracteristicilor activitatilor clientului si a riscurilor potentiale de audit decurgand din acestea. Reprezinta de asemenea cadrul pe baza caruia resursele misiunii de audit sunt alocate diferitelor parti ale angajamentului;

Programele de audit stabilesc procedurile ce vor fi aplicate de catre membrii echipei precum si timpii alocati acestora si altor operatiuni specifice. De obicei, pentru fiecare proces si fiecare sold al unui cont trebuie facut un program separat de audit. Astfel in cadrul programelor de audit vor fi detaliate procedurile ce vor fi aplicate, testele,analizele si verificarile ce se vor efectua.

.

Pentru a obtine o calitate mai ridicata a activitatii pe care o desfasoara echipa, auditorul poate utiliza si tabele, analize și alte informatii intocmite de entitate, insa in astfel de situatii, acesta trebuie sa se convinga si prin metode alternative de faptul ca acele documente au fost intocmite corespunzator si sunt credibile.

Majoritatea auditorilor sau a societatilor de audit pastreaza documentatia in doua tipuri de dosare:

dosarul permanent contine informatii arhivate ce au continuitate in ce priveste activitatile clientului, si care sunt relevante pentru mai multe exercitii financiare, fiind actualizat, de cate ori este cazul, cu noi informatii de aceeasi natura. Dosarul permanent poate contine urmatoarele documente:

documentele privind organizarea activitatii entitatii: actele constitutive, structura organizatorica, regulamentul de organizare si functionare, etc;

monografii contabile aplicabile, modul de organizare si conducere a contabilitatii;

copii ale contractelor importante (contracte colective de munca, contracte de leasing) cu aplicabilitate pe mai multe exercitii financiare;

hotarari AGA si decizii ale managementului;

documente (reglementari) privind sistemul de control intern si auditul intern.

dosarul curent contine date și informatii aferente exercitiului financiar auditat conform angajamentului:

termenii angajamentului de audit;

copii ale balantelor de verificare sintetice si analitice si ale situatiilor financiare

planul / programele de audit;

scrisoarea de reprezentare a conducerii;

note ale sedintelor, analizelor si revizuirilor efectuate in cadrul misiunii;

documente de lucru in formatul impus de normele minimale ale CAFR si de standardele proprii ale auditorului;

copii ale documentelor testate.

CAPITOLUL III. PARTE APLICATĂ

Prezentarea generală societății

S.C BART TRADING S.A este o societate pe acțiuni care a fost înființată la data de 25.02.1991 , sediul fiid pe strada Al.Tolstoi , nr.10 , din Bacău.Aceasta a fost înregistrată la registrul comerțului cu numărul J04/142/1991 , având codul unic de înregistrare 946131 .

S.C BART TRADING S.A. are ca domeniu de activitate comerțul cu ridicata al produselor textile și alimentare preambalate .Livrarea produselor se face către punctele de lucru 4 la număr , situate în Bacău , iar ceilalți clienți ;puțini la număr; se află în județul Bacău și Neamț . Societatea prestează de asemenea și servicii de natura chiriiilor , deținând spații închiriate .

S.C. BART TRADING S.A are o linie de credit de exploatare la BCR Bacău în valoare de 80.000 Ron .Aceasta are și obligația de plată a leasingului financiar dobândit prin achiziția unui autoturism autoutilitară de marcă Fiat Doblo .

Societatea deține numeroase contracte incheiate în calitate de beneficiar cu S.C.Transilvania Import –Export , S.C Dantex S.A Satu –Mare ; Pasmatex S.A Piatra Neamț ; Nova Textile Pitești ; Pamira Sibiu ; Ema S.A Piatra Neamț și UTT Timișoara .

De asemenea aceasta are și contracte încheiate în calitate de prestator/vânzător cu următoarele societăți : Transilvania Import –Export Oradea , Agricantul SRL București , Clipa SRL Bacău , Inter-Star Chim București , Cash Group București , P.F. Beclea Roman , Patirol SRL Bacău și Aerostar SA Bacău .

Structura cifrei de afaceri în cazul S.C BART TRADING S.A

Situația creanțelor în perioada 2011-2013

Situația datoriilor în perioada 2011-2013

Total 163.412 87.589 130.126

Date si Indicatori financiari în RON la BART TRADING SA

BILANT 2011 2012 2013

Active imobilizate 6.544.201 6.495.110 6.413.152

Active circulante 640.305 651.909 780.334

Stocuri 355.318 283.502 437.069

Conturi 179.767 249.385 178.798

TOTAL ACTIVE 7.184.506 7.147.019 7.193.486

Capital social 91.524 91.524 91.524

Capitaluri proprii 7.020.474 7.032.733 7.036.663

Datorii 189.787 114.286 156.823

Total pasiv 7.184.506 7.147.019 7.193.486

CONT DE PROFIT SI PIERDERI

CIFRA DE AFACERI 1.607.474 1.961.898 2.167.209

Venituri Totale 1.612.937 2.150.235 2.155.383

Cheltuieli totale 1.598.176 2.149.366 2.155.383

PROFIT NET/PIERDERE 929 869 18.973

MARJA DE PROFIT NET 0,06% 0,04% 0,16%

NUMAR ANGAJATI 13 11 11

3M

2.167.209

2M 1.961.898

1.607.474

1M

0M 2011 2012 2013

GRAFIC CIFRA DE AFACERI

6 K

4 K

2 K

0 K 2011 2012 2013

GRAFIC PROFIT NET

În urma analizei indicatorilor prezentați descoperim că cifra de afaceri a înregistrat o creștere considerabilă în anul 2012 cu 34.5 % , dar în următorul an aceasta a înregistrat o scădere în valoare de 205.311 lei .

Societatea a înregistrat în anii analizați următorul profit brut : 2011-16.039 , 2012-14.761 , iat în 2013-14.581. Profitul de expoatare din anul 2011 este de 13.461 ,în 2012-9.317 iar îanul 2013-7.652 . Diferența dintre profitul brut și profitul de exploatare se explică prin aceea că societatea are contracte bancare purtătoare de dobânzi .

Pe parcursul celor 3 ani anlizați imobilizările corporale au fost într-o continuă scădere . Dacă în anul 2011 societatea deținea stocuri în valoare de 355.318 lei în următorul an acestea au scăzut la 283.502 , dar au reușit să se ridice la valoarea de 437.069 în anul 2013. Creșterea sau scăderea stocurilor a atras după sine și o majorare respectiv micșorare a creanțelor .

În anul 2011 societatea avea datorii în valoare de 163.412 , dar acestea s-au diminuat în următorul an ajungând până la 87.589 . Anul 2013 a înregistrat o creștere a datoriilor față de anul 2012 cu 42.537 .

Rezervele din reevaluare au crescut în 2012 cu 3.517 față de anul 2011 ., adică de la 6.876.452 valoare înregistrată în 2011 până la 6.879.969 din 2012.

S.C BART TRADING S.A a înregistrat profit in cei trei ani analizați . În 2011 profitul înregistrat a fost în valoare de 929 . Chiar dacă din punct de vedere al datoriilor și creanțelor anul 2012 a fost an de vârf ; profitul a suferit o ușoară scădere până la 869 lei .

Cu un număr de angajați mai mic decât în 2011 , întreprinderea a reușit să înregistreze un profit mult mai mare decât în anii anteriori în valoare de 3.930 .

Societatea are un capital subscris vărsat în valoare de 91.524 , acesta fiind deținut de societăți cu capital privat în valoare de 85.306 , iar restul de 6.218 este deținut de persoane fizice .

S.C.

Departamentul de Audit Intern

Nr.205 din 26.11.2007.

RAPORT DE AUDIT

Subsemnatul PINTILIE CONSTANTIN, avand functia de revizor contabil in cadrul Departamentului de Audit Intern al T.G.I.E. Oradea , in baza Deciziei nr. 5/ 2000 emisa de catre presedinte si a ordinului de deplasare nr.153 din 12.10.2007. in perioada 15 – 25.10.2007 , am efectuat verificarea tematica privind modul de gestionare a patrimoniului la ;

S.C BART TRADING S.A. BACAU

Str. Al. Tolstoi Nr. 1o

CUI. 946131, Nr. O.R.C. .j04/142/1991

Perioada verificata ; 01.01.2007 – 30.09.2007.

In perioada verificata conducerea executiva a fost asigurata de catre :

– Tau Zenaida – director general

– Macovei Carmen – contabil sef , ianuarie – martie 2007.

– Lazar Alina – contabil sef , martie – septembrie 2007.

Cu ocazia verificarilor efectuate prin sondaj s-au constatat urmatoarele :

I.Cu privire la verificarea statutului societatii , a organigramei si a statului de functii. Capitalul social al societatii.

S.C. BART TRADING S.A. Bacau ,functioneaza in baza actului constitutiv autentificat sub nr.852/01.08.2000 , inregistrat la Oficiul Registrului Comertului prin inscrierea de mentiuni nr. 5371/17.08.2000. Actul costitutiv a fost refacut in urma modificarilor intervenite si a fost inregistrat la ORC sub nr.4111/21.08.2007. anexe nr.1.

Societatea are intocmita organigrama si statul de functii ‚sunt aprobate de catre administratorul unic , dar nu sunt reactualizate cu modificarile intervenite in structura personalului , respectiv incetarea postului de agent vinzari si schimbarea contabilului sef .

In timpul controlului a fost refacut statul de functii , si s-a aprobat de catre administratorul unic . Postul de agent comercial se mentine .

La data controlului societatea are 18 salariati din care 2 conducere , 4 TESA si 12 executie. Au fost verificate dosarele personale ale salariatilor , nu s-au constatat deficiente.

Gestionarii au intocmite contracte de garantie in numerar in limita a trei salarii tarifare ,conform art.12 din Legea nr.22/1969. Contractele au fost refacute in urma majorarilor salariale acordate.

Societatea are ca profil de activitate preponderent declarat, comertul en gros cu produse textile si incaltaminte ,fata de care ponderea in cifra de afaceri reprezinta veniturile realizate din inchirieri de spatii , urmat de comertul cu amanuntul .

Activitatea se desfasoara intr un depozit en gros proprietate si patru standuri comerciale cu amanuntul inchiriate .

Veniturile realizate pe 9 luni se prezinta astfel

– venituri din chirii – 467.685 lei – 49 %

– comert en gros – 93.931 lei – 10 %

– comert cu amanuntul – 390.342 lei – 41 %

TOTAL 951.958 lei

Propuneri de masuri.

Fata de cele prezentate mai sus propun consultarea biroului de valori mobiliare din cadrul TGIE cu privire la necesitatea schimbarii codului CAEN.

Termen 30.11.2007.

Raspunde . Crisan Maria – administrator unic.

Capitalul social al societatii este de 91.524 lei compus dintr-un numar de 140805 actiuni din care detinute de TGIE 131239 actiuni , in procent de 93.20 %, si de persoane fizice 9566 actiuni in procent de 6.8 %. , conform situatiei anexa nr. 2.

De la ultima verificare s-a majorat capitalul social cu suma de 40000 lei conform situatiei anexa nr. 2. in scopul indeplinirii cerintelor Legii 31 cu privire la marimea capitalul social al societatilor comerciale pe actiuni. De mentionat este faptul ca TGIE a efectuat varsamintele si in numele actionarilor persoane fizice , acestia nefiind disponibili sa –si completeze partile din capital , fiind vorba de 4811 lei. Pina la data controlului suma nu a fost recuperata de la actionarii minoritari.

Propuneri de masuri .

Emiterea somatiilor de plata la cationarii persoane fizice in vederea recuperarii sumelor ce reprezinta completarea capitalului social .

Termen . 15.11.2007.

Raspunde . Stugaru Anisoara – contabil sef.

II. Cu privire la situatia patrimoniala analizata in baza bilantului incheiat la 31.12.2006 , a raportarii la 30.06.2007 si in baza balantei de verificare incheiata la 30.09.2007.

Inventarierea patrimoniului la 31.12.2006, cuprinderea in actiunea de inventariere a tuturor elementelor de ativ si pasiv.

Inventarierea anuala a patrimomiului s-a efectuat in baza deciziei nr. 21/05.12.2006 , emisa de catre directorul general.

Rezultatele inventarierii au fost consemnate de catre comisia centrala de inventariere in procesul verbal fara nr. din data de 30.01.2007. din care rezulta ca nu au fost constatate diferente sau deprecieri.

Mentionez faptul ca la stocurile de marfuri a fost efectuata inventariere scriptica global valorica deoarece acestea au fost inventariate de catre revizorii de gestiune din cadrul TGIE in luna februarie 2006 conform notei de prezentare fara nr.din 2o.o3.2oo6 , constatindu-se plusuri in valoare de 2o,71 lei. De asemenea terenurile si cladirile au fost inventariate la valorile contabile avute inainte de reevaluare , rezultatele reevalurarii fiind inregistrate dupa inventar.

In timpul controlului a fost completata inventarierea generala a patrimoniului la 31.12.2006 cu diferentele rezultate din revaluare. Rezultalele inventarierii au fost inscrise in registrul inventar la paginile 5 si 6.

Au fost emise extrase de cont pentru confirmarea debitelor existente in sold la data de 31.12.2006 la un numar de 12 clienti cu suma de 15436 lei , au fost confirmate toate debitele.

Cu privire la inventarierea furnizorilor neachitati la 31.12.2006, au fost primite un numar de 2 extrase de cont cu suma de 75648 lei , din 13 furnizori cu un sold de 108689 lei . Au fost confirmate datoriile la cei doi furnizori , iar pentru cei care nu au solicitat confirmarea , aceasta nu s-a facut nici de debitor.

1.2. Inventarieri efectuate in anul 2007.

In cursul lunii martie 2007 a fost efectuata inventarierea stocurilor de catre revizorii de gestiune din cadrul T.G.I.E. conform notei de prezentare nr.126/ 3o.o3.2oo7 , constatindu- se plusuri in valoare de 77.1o lei .

1.3. Inchirierea , concesionarea sau darea in locatie de mijloace fixe.Intrarile si iesirile de mijloace fixe .

Societatea are inchiriate spatii de depozitre si comerciale conform situatiei anexa nr. 3. din care rezulta ca pretul chiriei lunare nu acopera celtuielile directe efectuate de catre societate , la clientul TGIE.

In anul 2oo7 au fost efectuate lucrari de intretinere si modernizare la depozitele centrale si la spatiul comercial din str. Bancii Nationale , inchiriat de catre SC ……………………. SRL in urma solicitarii chiriasului . Cheltuielile ocazionate cu lucrarile de mai sus vor fi analizate la puncte urmatoare.

In perioada verificata nu au avut loc intrari sau iesiri de mijloace fixe.

2.Analiza conturilor pe baza bilanturilor incheiate la 31.12.2006 30.06.2007. si a balantei de verificare la 3o.09.2007.

2.1. Conturile de capitaluri.

Capitalul social al S.C. BART TRADING S.A. Bacau , subscis si varsat este de 91524 lei asa cum s-a descris la cap.I.

In perioada verificata nu au avut loc modificari la capitalul social si in structura actionariatului

2.1.2. Contul 105 Diferente din reevaluare , Soldul contului in suma de 6858263 lei reprezinta diferentele inregistrate din reevaluarea terenurilor si cladirilor la 31.12.2007. efectuata de catre societate autorizata.

2.1.3. Contul 106. Rezerve . Soldul in suma de 3878 lei reprezita repartizarile efectuate din profitul contabil in anii precedenti , in limita a 5% dn profit inainte de impozitare si in limita a 20% din capitalul social.

2.1.4. Rezultate financiare . In anul 2006 conform bilantului si contului de profit si pierderi anexa nr. 22 , s-a inregistrat un profit in suma de 1611 lei . iar la data de 3o.09.2007 , conform balantei de verificare anexa nr. 20 , s-a inregistrat un profit in suma de 1279 lei.

2.1.5. Rezultatul reportat . Soldul in suma de 7662 lei reprezinta profitul net nerepartizat in anii precedenti.

2.1.6.Imprumuturi pe termen lung .

La 30.09.2007. socitatea are in sold imprumuturi pe termen lung in suma de 14128 lei , reprezentind valoarea ratelor de achitat la contractului de Leasing financiar nr. 20404/01.2006 , incheiat cu VB Leasing. Obiectul contractului este finantarea unei autoutilitare Fiat.

Valoarea de inventar a mijlocului fix a fost inregistrat corect , fara TVA , dobinzi , asigurari si comisioane , acestea se inregistreaza lunar in baza facturilor de rate. Nu au fost inregistrate in contabilitat odata cu incheierea contractului, obligatiile de natura cheltuielilor .

2.2.Conturi de imobilizari.

Imobilizarile de natura terenurilor si constructiilor au fost reevaluate la data de 31.12.2006. ceea ce a avut ca efect cresterea amortizarii si a impozitului pe cladiri.

Amortizarea imobilizarilor corporale se face prin metoda liniara , se calculeaza si se inregistreaza lunar. A fost verificat calculul amortizarii , conform anexelor nr. 4. si s-a constatat ca in urma reevaluarii cladirilor , pentru diferentele rezultate din reevaluare au fost infiintate noi pozitii de mijloace fixe dindu-se durate de serviciu maxime prevazute de catalogul de clasificare dat prin HG. 2I39/2004 , respectiv 48 ani , ceea ce se refera la mijloace fixe noi , achizitionate dupa intrarea in vigoare a actului normativ. In acest mod s-a stabilit o durata de serviciu ramasa de 11 ani, functie de care s-au stabilit si cotele anuale de amortizare .

In urma reevaluarii trebuiau calculate duratele de serciciu ramase conform prevederilor actului normativ, in functie de care se calculau si noile cote de amortizare.

Valorile ramase vechi au fost amortizate in continuare dupa metoda stabilita unde au fost atribuite durate de serviciu de 40 ani , durata ramasa fiind de 3 ani . Din verificarile efectuate rezulta ca amortizarile lunare calculate si inregistrate nu rezulta din aplicarea cotelor de amortizare asupra valorilor ramase , de exemplu , la depozitul en gros cu nr. inv.10006 , amortizarea lunara inregistrata pentru valoarea veche a fost de 23o,38 lei fata de cel corect calculat de 125.46 lei.

In timpul si ca urmare controlului au fost comasate pozitiile de cladiri conform situatiei anexa nr. 5 , lasindu-se durate de serviciu normale de 48 ani , de unde rezulta o durata de serviciu ramasa de 11 ani, functie de care s-a refacut calculul amortizarii . Durata ramasa corect calculata ar fi de 3,6 ani.

Amortizarea anuala corecta la cladiri ar fi de 177096 lei , fata de care s-a stabilit 57969 lei , diferenta in minus de 119127 lei . Diferenta ar avea efect in cresterea cheltuielilor si inregistrarea activitatii cu pierdere.

La 30.09.2007 a fost regularizata amortizarea valorilor ramase vechi , in functie de durata ramasa stabilita de 11 ani , cu NC. Nr.5o/ 3o.o9.2oo7 , anexa nr.5/A , inregistrindu-se o scadere in suma de 10009 lei.

Acte normative nerespectate.

Legea nr. 15 / l994 privind amortizarea imobilizarilor corporale .

HG.nr. 909/ 1997 , normele de aplicare a Legii nr.15/1994.

HG. nr. 2139/2004 , privind clasificarea mijloacelor fixe si stabilirea duratelor de serviciu.

Persoane raspunzatoare .

– Tau Zenaida – director executiv

– Macovei Carmen – fost contabil sef

– Lazar Alina – fost contabil sef

– Strugaru Alina – contabil sef

Propuneri de masuri . Efectuarea calculului corect a amortizarilor si inregistrarea acestora pe costurile de productie .

Societatea nu a aplicat prevederile GH.1553 / 2003 cu privire la trecerea mijloacelor fixe cu o valoare de inventar de pina la 1500 lei la obiecte de inventar sau mijloace fixe de natura obiectelor de inventar , urmind ca pentru acestea sa se aprobe de C.A. planul de amortizare conform actului normativ.

Societatea nu a aplicat nici prevederile GH. 105 / 2007 cu privire la stabilirea valorii de intrare a mijloacelor fixe de la 1800 lei.

Propuneri de masuri.

1.Trecerea mijloacelor fixe cu o valoare de pina la 1800 inclusiv, la mijloace fixe de natura obiectelor de inventar sau la obiecte de inventar , aprobarea de catre Consiliul de Administratie a modului de amortizare , in conformitate cu HG. 105/2007 si a NM.909/1997 pentru aplicarea Legii nr. 15/1994 privind amortizarea capitatului fix .

Termen ; 31.10.2007.

Raspunde: – Strugaru Anisoara – contabil sef.

2.3. Imobilizari in curs. Cont.231.

Soldul contului in suma de 109725 lei , reprezinta sume ramase neincluse pe cheltuielile de productie , colectate eronat in acest cont din c/v. lucrarilor de hidroizolatii efectuate la depozite , anexa nr. 6.

Lucrarile au fost contractate in anul 2005 cu SC Volicom SRL in baza contractului nr. 274/2o.07.2005. Efectuarea lucrarilor a fost aprobata in principiu in sedinta AGA 20.04.2006.anexa nr.7.

Cheltuielile prin natura lor , nu se incadreaza in prevederile HG.909/1997 , cu privire la includerea in valoarea mijlocului fix , ca atare sumele au fost inregistrate eronat in contul de imobilizari in curs. Acestea trebuiau inregistrate direct pe cheltuieli in momentul efectuarii lor , sau in contul de cheltuieli inregistrate in avans , urmind sa se includa in cheltuielile de productie esalonat , in conformitate cu prevederile art.9 din HG.nr.909/1997.

In timpul si ca urmare controlului s-a obtinut aprobarea administratorului unic pentru esalonarea includerii pe costuri intr-o perioada de trei ani incepind cu anul 2007.- conform anexei nr. 8. si a fost stornata suma din contul 231 si inregistrata in contul 471 Cheltuieli in avans , conform NC nr.1/01.10.2007. anexa nr.9.

2.4. Conturi de stocuri.

A fost verificat modul de descarcare a gestiunii de marfuri , a stabilirii si aplicarii coeficientului de repartizare a adaosului comercial aferent marfurilor vindute si aferent stocului , precum si a TVA neexigibil , cumulat de la inceputul anului si pina la 30.09.2007 , in baza NC.nr. 40/30.09.07. anexa nr.10 , nu s-au constatat deficiente.

2.5. Conturi de terti .

2.5.1.Contul. 401 Furnizori.

La data de 30.09.07 , are un sold de 217502 lei ,conform situatilor analitice anexe nr.11 , ponderea din sold detine TGIE cu suma de 114216 lei .Plata se face prin compensare cu c/v. chiriei pentru depozit. La data controlului nu sunt plati restante..

2.5.2. Contul 4111 „ Clienti „ la 30.09.07 avea un sold de 23448 lei , conform situatiei analitice anexa nr.12. nu se inregistreaza debite restante.

2.5.3. Contul 4281 Alte retineri -garantii banesti , la 30.09.07. are un sold de 8327 lei si reprezinta sumele retinute de la gestionari , inclusiv dobinzile calculate conform situatiei anexa nr. 13 . Sumele retinute sunt pastrate intr-un cont special deschis la BCR Bacau .In evidentele contabile ale societatii aceste sume nu au fost inregistrate , nici in contul 428 si nici in contul 512 , s-a tinut evidenta extracontabila.

In timpul si ca urmare controlului au fost inregistrate sumele in evidenta contabila cu NC.nr.3/30.09.2007. anexa nr. 14.

2.5.4. Datorii catre bugete locale ,de stat si asigurarile sociale.

La data de 30.09.07 . societatea are in sold datoriile curente aferente lunii septembrie 2007 , catre bugetele de stat , bugete locale si asigurari sociale .

A fost verificat modul de stabilire a impozitelor pe terenuri si cladiri pe anul 2oo7 constatindu-se ca acestea au fost stabilite corect.

A fost verificat modul de calcul , retinere si virare a impozitelor aferente salariilor pe luna iunie 2007 , nu s-au constatat deficiente.

Au fost verificate deconturile privind taxa pe valoarea adaugata pe lunile iunie si septembrie , nu s-au constatat deficiente.

In urma verificarii calculului impozitului pe profit la 30.06.2007 , anexa 14 , s-a constatat ca nu a fost calculat corect . Baza de impozitare a fost majorata

incorect cu amortizarea nedeductibila aferenta partii reevaluate a cladirilor pe o luna . Incepind cu anul 2007 amortizarile aferente reezaluarilor sunt deductibile .

In timpul si ca urmare controlului a fot efectuat calculul corect al impozitului pe profit la 30.09.2007 , cumulat de la inceputul anului , anexa nr. 15 , rezultind impozit achitat in plus in suma de 978,31 lei. S-a depus delaratia 100 pe luna septembrie 2006 anexa nr. 16.

Soldul contului 456 Decontari cu asociatii , in suma de 4811 lei reprezinta partea aferenta actiunilor detinute de persoane fizice pentru care s-a efectuat majorarea de capital din suma varsata de catre TGIE. Aceasta suma se regaseste inregistrata si in creditul contului 462 Creditori diversi.

2.6.Conturi de trezorerie .

Au fost verificate documentele justificative referitoare la incasari si plati efectute prin casa si banca pe luna septembrie 2007 , nu au fost constatate deficiente.

Soldul contului 519 , in suma de 45714 lei , reprezinta suma nerambursata din linia de credit in suma de 800000 lei ,contractata cu BCR Bacau cu aprobarea AGA .

Soldul contului 532 , in suma de 3406 lei , reprezinta c/v. bonurilor valorice de carburanti si tichete masa existente in stoc la 30.09.2007.

2.7. Conturi de cheltuieli.

Au fost verificate cheltuielile efectuate in anul 2007 cu serviciile executate de catre terti , anexe nr. 17, cheltuielile cu combustibilii , anexa nr.18 si cheltuielile cu reparatiile , anexa nr. 19. constatindu-se ca acestea au la baza documente justificative legale.

Cu privire la cheltuielile de intretinere si reparatii inregistrate in anul 2007 in valoare de 22725 lei , se mentioneaza faptul ca suma de 10912 lei reprezinta suma inclusa in cheltuieli de productie din valoarea totala a hidroizolatiilor efectuate la depozit. In acest cont s-au mai inregistrat cheltuielile cu reparatiile si modernizarile efectuate la spatiul comercial din str, Bancii Nationale inchirita la SC Modesto SRL.,

Lucrarile de modernizare au fost efectuate de catre chirias conform facturilor anexate in copie in valoare de 10845 lei plus TVA , din care care s-a recuperat de la proprietar suma de 7557 lei plus TVA , conform centralizatorului facturilor . Plata facturilor s-a facut prin compensarea cu facturile de chirii.

Modernizarea a fost acceptata de proprietar la cererea chiriasului in urma prezentarii a doua oferte din care a fost aleasa cea mai avantajoasa.

. 3.Modul de realizare a indicatorilor prevazuti in BVC.

Din datele prezentate in situatiile financiare incheiate la 31.12.2006 , anexe nr.22 si la 30.06.2007 , anexe nr.21 , rezulta ca societatea nu a realizat planul de afaceri pe anul 2006 si nici pe sem.I. al anului 2007. De asemenea nu au fost realizati nici ceilalti indicatori economico financiari prevazuti in BVC. Motivele nerealizarii au fost prezentate in raportul administratorului unic.

La 30..09.2007 , conform balantei de verificare anexa nr.20 , societatea a inregistrat un profit de 1279 lei , realizindu-se o rata a rentabilitatii de 0,13 %. Rentabilitaea afacerii a fost influentata nefavorabil de cheltuielile cu reparatiile la depozite si spatii comerciale care nu au contribuit la cresterea veniturilor.

III. Respectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor .

Cu privire la utilizarea registrelor contabile obligatorii.

Registrele contabile obligatorii ; Registrul Jurnal , Registrul inventar , Cartea mare ,Registrul de evidenta fiscala si Registrul unic de control sunt infiintate si conduse la zi.

2.Cu privire la intocmirea si utilizarea documentelor .

Sunt utilizate documentele comune si specifice prevazute de actele normative in vigoare cu si fara regim special de numerotare .

Evidenta formularelelor cu regim special este condusa corect.

IV. Respectarea prevederilor Legii nr.31/1990 cu privire la conducerea unor registre.

Societatea are condus registrul cu procesele verbale ale hotaririlor Consiliului de Administratie , hotariri ce au fost respectate de catre conducerea executiva.

Deciziile date de catre conducerea societatii sunt evidentiate intru-un registru special.

Registru cu procesele verbale ale comisiei de cenzori cuprinde verificarile sumere ce se fac in cursul anului . Verificari mai semnificative se fac pe baza bilanturilor anuale.

Prezentul raport s-a incheiat in doua exemplare din care unul s-a lasat la S.C. BART TRADING S.A. Bacau inregistrat sub nr. 459 din 25.10.2007.

Prin semnarea raportului se recunoaste restituirea tuturor documentelor puse la dispozitia organelor de control cu ocazia verificarilor efectuate.

INTOCMIT, LUAT LA CUNOSTIINTA,

CAPITOLUL IV. PARTE INFORMATICĂ IN DOCUMENTAREA MISIUNII DE AUDIT FINANCIAR

Luand in calcul tehnologia informationala si a comunicatiilor de ultima generatie existenta in fiecare domeniu, este practic imposibil ca in cadrul unui societati comerciale care activeaza in orice domeniu, sa nu exite un sistem informatic care sa ajute la inregistrarea datelor contabile si la executarea calculelor in vederea obtinerii unor decizii. Exista mai multe definitii care ar oferi detalii despre un sistem, dar cea mai exacta este cea care afirma ca “ Un sistem (Fig.2.) poate fi definit ca o enitate alcatuita din doua sau mai multe componente sau subsisteme, ca interactioneaza intre ele pentru atingerea unui scop (obiectiv). Orice sistem este caracterizat prin faptul ca este legat de mediul ambiant, ca detine o anumita structura si functioneaza dupa anumite reguli si urmareste un anumit scop.”

Fig.2. Sistem – forma de reprezentare conventionala

La prima abordare, cuvantul “informatic” conduce spre ideea de mediu in care se foloseste un calculator, dar de fapt un program informatic este o componenta a sistemului informational si se concretizeaza printr-un cod executabil realizat intr-un limbaj de programare, cu ajutorul caruia se pot executa o anumita grupa de instructiuni. In cadrul departamentelor de contabilitate sau de stocare a datelor, exista aplicatii informatice compuse din programe structurate pe mai multe modele de calcul care au diferite functii, care au capacitatea de a prelucra un volum mare de date, urmand a fi prezentate sub forma de rapoarte. Se produc foarte multe confuzii intre conceptul de sistem informatic, de aplicatie informatica sau program informatic. Pentru a elimna o astfel de situatie, este bine de retinut faptul ca se poate vorbi despre un sistem informatic atunci cand intra in discutie departamentul unde a fost implementat, tehnica de calcul solicitata, aplicatiile informatice utilizate si modul de operare a personalului angrenat in tot acest proces.

Exista o legatura intre sistemul informatic si cel informational, deoarece tehnologiile informationale si de comunicatii moderne ofera mediul propice de culegere, de prelucrare si de interpretare a datelor pe suport electronic. Din acest motiv, sistemul informational ia nastere si urmeaza acelasi curs de dezvoltare cu organizatia in sine, iar subsistemul informatic se implementeaza la un moment dat pe baza unor actiuni de o complexitate mai mare, de reflexie si de creatie.

Pentru a gasi un sistem informatic cat mai apropiat de cel de care are nevoie o institutie, trebuie sa se tina cont de cateva aspecte importante:

mediul in care activeaza societatea;

partile care sunt componente in cadrul sistemului;

relatiile care se regasesc in cadrul sistemului;

intrarile si iesirile din sistem;

scopul/scopurile dupa care se ghideaza sistemul respectiv.

Urmarind aceste aspecte, sistemul informatic poate fi definit ca un “ ansamblu tehnico-organizatoric de metode, procedee, echipamente de calcul si personal de specialitate, prin care se asigura culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea si prelucrarea de informatii cu scopul de a fundamenta si elabora decizii”.

SISTEM INFORMATIONAL NEFORMALIZAT

SISTEM SISTEM SISTEM

INFORMATIONAL INFORMATIONAL INFORMATIONAL

MANUAL ASISTAT DE AUTOMATIZAT

CALCULATOR

Relatia dintre sistemul informational si sistemul informatic

Sistemul informatic are la baza o multitudine de componente, iar cele mai importante sunt:

hardware-ul care este compus din toate elementele care faciliteaza introducerea, stocarea si prelucrarea datelor, urmand transmiterea rezultatelor;

software-ul care este compus din totalitatea programelor care sustin functionarea controlata si exploatarea sistemului. Dintre acestea amintim: programe utilitare, pachete de programe, software-ul necesar pentru aplicatii, sisteme de operare sau de gestionare.

baza de date care este o stocare a datelor care urmeaza a fi prelucrate cu ajutorul programelor de aplicatii;

personalul – toate persoanele specialisti sau nespecialisti care sunt avizate sa foloseasca programul informatic;

metodologiile – totalitatea normelor si procedurilor care sunt aplicate in sistemul informatic cu scopul de a realiza o sarcina stabilita.

O intreprindere poate fi considerata un sistem cibernetic (Fig.3), pentru ca la baza unui bune desfasurari a activitatii sunt proiectantii sistemelor informationale de tip contabil care trebuie sa stie ce fel de informatii sunt necesare pentru o buna functionare si cat de repede trebuie ele oferite. Un sistem informational este compus din :

date = set de caractere ce reprezinta o intrare intr-un sistem informational, care trec printr-un proces de memorare si de prelucrare;

informatii = iesirile dintr-un sistem informational, care rezulta in urma proceselor de prelucrare a datelor.

INTRARI IESIRI

Fig.3. Unitatea economica privita ca sistem cibernetic

Optimizarea unui sistem informatic se bazeaza pe doua mari caracteristici: pe eficacitate si pe eficienta. Pe baza acestor doua caracteristici se formeaza o legatura permanenta intre partea informatizata a unui sistem de referinta si o raporate directa vis-a- vis de actul deciziei:

Legaturile care se realizeaza in cadrul actului decizional

Cele mai importante trei obiective in alegerea unui sistem informatic sunt:

flexibilitatea reprezentata de nivelul de adaptare a structurii unui departament informatizat in functie de mediul in care activeaza. Un sistem deschis, care detine mai multe puncte de “ascultare” si cu o anumita afinitate fata de metodele de comunicatie ( scrisa, orala sau electronica) va produce un feet-back pozitiv in cazul aparitiei unor oportunitati si va tine cont de restrictii;

nivelul de satisfactie a utilizatorilor care determina un criteriu de apreciere a performantei sociale a tuturor participantilor la procesul productiv creativ;

calitatea produselor promovate.

Evoluția tehnologică presupune o anumită infrastructură care trebuie să cuprindă pe lângă hardware, produse și sisteme informatice bazate pe noi sisteme de gestiune a bazelor de date sau pe noțiunea de teletransmisie materializată prin rețele naționale de date cu rate de transfer cât mai mari; posturi de lucru la toate nivelele operaționale dintr-o unitate (sisteme interactive dintre om si mașină). Mediile economice trebuie să se adapteze rapid la aceste tehnologii care presupun costuri relativ ridicate ocazionate de elaborarea și întreținerea produsului informatic, dar și dificultăților crescânde de menținere la anumite standarde a nevoilor utilizatorilor. Necesitatea adaptării devine stringentă în mediul financiar–contabil care privește schimbările într-un orizont de timp ca pe o protecție a investiției. Continua dezvoltare a domeniului tehnologiei informației impune elaborarea de noi metodologii pentru realizarea sistemelor de aplicații informatice, cristalizându-se în analiză și proiectare două tipuri de metode utilizate: tradiționale (structurate, orientate pe funcții/date, metode sistemice) și metode orientate obiect.

Calitatea informațiilor determină în mare măsură performanțele diverselor compartimente, atingerea obiectivelor pe care firma și le-a propus. Există două abordări ale performanței: una ce dezvoltă o situație stabilă a sistemului și o alta care pune în valoare dinamismul, noutatea în domeniul considerat. În cazul unor schimbări apare problema determinării valorii informației noi; definită prin efectul deciziei posibile de adoptat. Existența stabilității mediului informațional induce aprecierea globală a sumei atuurilor sistemului informatic. Pentru un control eficient al modului de realizare al sarcinilor stabilite apreciez că există două soluții: funcționarea controlului intern de gestiune; reconsiderarea rolul tabloului de bord și a bugetelor.

Procesul de evaluare a unui sistem presupune parcurgerea următoarelor faze: selecția, interpretarea și decizia:

Faza de selecție permite obținerea unei imagini sistemică a situației și pentru a nu lua decizii cu consecințe negative se stabilesc foarte clar factorii de tip selectiv. Aceștia pot fi de natură economică, tehnică, organizațională, politică sau sociologică și se referă la aspecte cantitative și calitative între care apare o vie concurență. În acest fel se va evita creșterea sarcinilor administrative și a efectelor, accentuarea complexității căutării și selecției datelor, depășirea unui nivel al costurilor dificil de suportat. Managerul trebuie să obțină maxim de informații pentru a reduce incertitudinea în fața căreia se află, însă în unele situații consumă foarte mult timp cu această preocupare și nu-i mai rămâne decât foarte puțin pentru activitățile de decizie efective (mai ales de tip strategic). J.C. Emery și G.A. Miller arată că în mod normal capacitățile cognitive ale unui om nu pot înțelege simultan mai mult de 5-9 informații noi – „chunks”. Faza de selecție presupune înțelegerea comportamentului sistemului informatic financiar-contabil, plecând de la tendințele existente în cadrul lui, precum și de la liniile sale de forță. Apare evidentă evaluarea strategică față de cea operațională. Consider că informatica, inteligența artificială (în special sistemele expert) pot aduce un ajutor substanțial în faza de selecție, prin consultarea bazelor de cunoștințe îmbogățite cu experiența trăită, utilizând și facilitățile procesoarelor de tabele;

Faza de interpretare. În cadrul „acesteia în procesul de evaluare a contabilității informatizate pot apare probleme legate de: puterea simbolurilor, fluiditatea „catartică", dinamica actului de evaluare. Puterea simbolurilor reprezintă pentru mulți utilizatori decidenți sinonimă cu descentralizarea, autonomia și creșterea productivității muncii. Ei își construiesc diverse agregate simbolice legate de atuurile folosirii calculatorului pe propriul birou. Fiecare agregat va poseda un conținut „catartic” specific, astfel pentru unii indivizi rețelele de telecomunicație vor constitui punți spre o nouă eră a comunicației, în schimb pentru alții vor fi doar surse a numeroase pericole. Orice metodologie de utilizare a unei anumite situații din cadrul contabilității informatizate, inclusiv stabilirea unui diagnostic corespunzător va implica un demers riguros cu trei laturi:

• evaluarea criteriilor ce determină parametrii obiectivi ai unei anumite reprezentări (de tip cantitativ);

• evaluarea criteriilor care duc la stabilirea ordinii congruențelor în gândirea contabilului șef și a utilizatorilor decidenți;

• valorizarea soluțiilor prin implicarea noilor restricții pentru sistem.

Fluiditatea „catartică” este o noțiune care a fost pusă în evidență de cercetătorul Bruno Lussato și se referă la „mobilitatea mai mult sau mai puțin importantă a transferului de rezonanță a unei reprezentări R spre o reprezentare RI, ignorată până atunci". Fluiditatea parametrilor de interpretare a elementelor structurale ale contabilității informatizate va fi influențată de faptul că, interpretarea nu poate avea valoare decât într-un spațiu temporal definit prealabil. Fluiditatea determină stabilirea unei anumite ponderi pentru fiecare criteriu evaluat la un moment dat. Vom putea distinge în zona contabilă informatizată trei tipuri de criterii: primordiale (exemple: mărimea intervalelor de timp, compatibilitatea resurselor); importante (exemple: posibilitățile de adaptare la nou, capacitatea de a evita hipertrofierea configurațiilor informatice, inclusiv alinierea acestora la obiectivele urmărite); eliminate din evaluare (exemple: compatibilitatea mărcilor de echipamente, posibilitatea de autoformare a utilizatorilor decidenți). Dinamica actului de evaluare reliefează „cultura” sistemului mai ales „slăbiciunile” vizibile sau ascunse. Uneori aceste minusuri pot fi imaginare, fiind vorba de fapt de lacune ale criteriilor, o greșită definire (structurare), o percepție eronată, o varietate (incoerență) exagerată.

Faza de decizie – apare ca rezultat al unei cooperări și a unui limbaj comun între diferiții „actori” din sistemul informatic financiar–contabil. Unele decizii admise în trecut nu mai puteau fi înțelese la un moment dat, datorită modificării punctelor de vedere și a mediului, putând dobândi caracter ireversibil. Apreciez că evaluarea elementelor componente ale compartimentului financiar–contabil prin metoda „scenariilor” va avea în vedere, de fiecare dată trei mari etape: stabilirea scenariilor și evaluarea efectelor previzibile; valorizarea acestora; alegerea soluției care este considerată ca fiind cea mai bună. În figura 2.4 am redat aplicarea metodei scenariilor asupra elementului structural financiar-contabil. A imagina un „scenariu” presupune construirea de structuri, de sisteme decizionale și repartizarea pe roluri (stabilirea responsabilităților). Uneori decizia finală este sinteza rezultatelor diferitelor decizii intermediare luate. Valorizarea scenariilor va avea un caracter relativ dacă se oprește doar la aspectul pur informatic și dacă nu va urmări și noțiunea de utilitate. Aceasta din urmă este dificil de stabilit, deoarece fiecare utilizator decident, plasat în fața unei aceleiași situații, va avea obiective și scopuri diferite. Valorizarea va ține cont de natura informației (operațională, tactică, strategică) și va impune exprimarea utilității producției și difuzării acesteia. Optimul soluției nu este obligatoriu cel mai bun raport performanță/preț (o sumă la nivel operațional nu va avea aceeași valoare cu cea de la nivelul strategic). Apreciez că, nu există alegeri bune sau rele, totul depinde de sistemul de referință (referențialul) ales, dacă aceasta se schimbă rezultatele evaluării se vor modifica.