Directia Managementul Proiectelor Si Investitii a Primariei Municipiului Focsani

=== c889ba7599add80962b945485f46a2850269957a_152167_1 ===

DIRECȚIA MANAGEMENTUL PROIECTELOR ȘI ACHIZIȚII PUBLICE A PRIMĂRIEI FOCȘANI

CAPITOLUL 1. DELIMITĂRI CONCEPTUALE

Este cunoscut faptul că termenul „administrației publice” reușește să definească totalitatea organismelor ce se află în relație de subordonare directă cu puterea politică, acestea aflându-se, în contextul dedicat procesului politic, în serviciul executivului.

Iar prin prisma doctrinară, prin administrație publică se înțelege complexul diverselor teorii, ca și al proceselor manageriale, juridice și politice ce este utilizat în vederea funcționalității diverselor mandate ale guvernării legislative, guvernării executive, ca și a guvernării judecătorești, principalul scop urmărit fiind asigurarea diverselor reglementări, servicii și segmente ale acestora, la nivelul societății.

În ceea ce privește rolul pe care îl are orice administrație publică, acesta constă în punerea în practică a diverselor politici, administrația publică prezentându-se, la nivel general, sub forma diverselor ministere aflate sub autoritatea ministrului (se remarcă ministerele mari – integrate, ca și ministerele reduse, ce sunt specializate cu formularea diverselor politici, în vreme ce diversele agenții din cadrul acestora au rolul de a pune în practică aceste politici).

La nivel european, cele mai multe dintre statele europene au ministere mari-integrate, în cazul statelor precum Marea Britanie, Danemarca, Suedia ori Finlanda remarcându-se ministere reduse (cu mențiunea că, la nivelul Danemarcei și al Marii Britanii sunt sesizate și ministere în cadrul cărora funcționează departamente impresionante ca mărime). Un exemplu tipic pentru această categorie este reprezentat de Suedia, stat în care s-a remarcat încă din cursul anului 1830 un adevărat sistem de agenții, la nivelul cărora era inclus un procent majoritar al personalului din administrația centrală (respectiv de 98%).

În România, atât organizarea unității administrativ teritoriale, cât și funcționarea acesteia sunt reglementate prin intermediul Legii administrației publice locale, lege prin intermediul căreia se reușește și reglementarea regimului general dedicat autonomiei locale.

Oricare ar fi tipul instituției din cadrul administrației publice, se impune necesitatea realizării constante a unei analize complexe asupra vieții economice-sociale, în acest fel încercându-se îndeplinirea cu maximă eficiență și operativitate a tuturor pretențiilor (care sunt, de altfel, în continuă creștere) ce se remarcă din partea cetățenilor.

Acesta este, de altfel, și principalul motiv pentru care se impune ca toate instituțiile ce sunt parte componentă din administrația publică românească să manifeste nu numai un grad ridicat al calității de derulare a tuturor activităților, ci mai ales transparență și creativitate, în aceste fel avându-se în vedere o corelare cât mai eficientă și mai rapidă cu diversele cerințe ce se impun în realizarea diverselor obiective stabilite.

Marea majoritate a modificărilor majore ce sunt sesizate în mod constant la nivelul întregii societăți contemporane se regăsesc, într-un fel sau altul, și în cadrul instituțiilor ce fac parte din administrația publică din România, considerent prin prisma căruia se impune necesitatea realizării unui grad mai dezvoltat al acestora, în raport cu capacitatea de adaptabilitate, la totalitatea fluctuațiilor sociale ce sunt sesizate, în acest fel urmându-se a se realiza o răspundere promptă și eficientă la totalitatea exigențelor contemporane în domeniu.

În paralel, în cadrul diverselor instituții ce fac parte din administrația publică românească, se impune o preocupare constantă asupra calității tuturor activităților ce sunt derulate la nivelul acestora, în acest fel urmărindu-se satisfacerea în timp util și cât mai eficient a tuturor cerințelor, ca și a nevoilor sesizate în rândul cetățenilor din respectiva comunitate.

Atât prin optica specifică, cât și prin conținutul dedicat promovării comunicării, ca și al marketingului în interiorul diverselor instituții ale administrației publice se remarcă impunerea unei conduite corecte și moderne a tuturor funcționarilor ce sunt poziționați pe diverse funcții și posturi în cadrul acestora, conduită ce presupune, printre multe altele și:

O receptivitate deplină a acestora, în raport cu toate cerințele sesizate în rândul cetățenilor

Capacitatea deosebită de adaptabilitate a acestor funcționari, atât la diversele exigențe ale societății moderne, cât mai ales la tot mai fluctuantele evoluții ale cerințelor cetățenilor comunității din care fac parte

Un nivel al transparenței deosebit

O maximă disponibilitate pentru diminuarea considerabilă a actualului grad de birocrație, sesizat în cadrul marii majorități a instituțiilor ce fac parte din administrația publică

O flexibilitate deosebită, remarcată mai ales în cadrul mecanismului dedicat funcționării diverselor instituții din administrația publică românească

O viziune de tip unitar, îndreptată asupra diverselor activități ce se derulează în mod constant în cadrul diverselor instituții ale administrației publice din România

Un grad maxim al eficienței, sesizat cu precădere în cadrul tuturor activităților ce se derulează în interiorul instituțiilor ce fac parte din administrația publică

O reorientarea efectivă a tuturor activităților ce se derulează în interiorul instituțiilor administrației publice din țara noastră spre tot mai numeroasele nevoi reale ce se sesizează la cetățenii din respectivele comunități

Se cunoaște faptul că unul dintre factorii ce influențează în mod decisiv nu doar comunicarea cu cetățenii în cadrul administrației publice, ci și calitatea și eficacitatea diverselor acțiuni și demersuri dedicate documentării, elaborării și ulterior implementării diverselor proiecte, ca și a acțiunilor ce sunt specifice achizițiilor publice, se constituie în pregătirea și implicit calitatea funcționarilor publici, motiv pentru care se acordă o atenție specială procesului de formare al acestora, proces ce se dovedește a fi unul destul de complex și în cadrul căruia se încearcă evidențierea mai multor aspecte, precum :

Tipurile principale de formare profesională la nivelul funcționarilor publici, prin intermediul cărora se poate realiza o îmbunătățire a activității derulate la nivelul instituției administrației publice, în paralel cu creșterea competențelor și a abilităților funcționarilor publici

Nivelul la care se poziționează adevăratele nevoi de formare ale funcționarilor publici în cadrul administrației publice

Evidențierea formelor principale dedicate identificării nevoilor de formare profesională în cazul funcționarilor publici ce activează în diversele instituții ale administrației publice

Evidențierea tipului pregătirii profesionale (mai precis pregătirea teoretică, pregătirea practică) ce este utilizat în cadrul procesului de formare profesională a funcționarilor publici ce activează în diversele instituții ale administrației publice

Evidențierea caracteristicilor principale aferente diverselor cursuri de formare profesională, ce sunt urmate periodic de către diversele categorii de funcționarii publici

Numeroasele activități ce sunt legate de pregătirea, ca și de îndrumarea profesională a funcționarilor publici, sunt considerate a fi preocupări/sarcini fundamentale pentru orice manager public, știut fiind faptul că oricare ar fi tipul, ca și dimensiunea unității administrativ teritoriale atât rezultatele, cât și performanțele organizaționale ale acesteia sunt direct dependente nu doar de calitatea muncii funcționarilor publici, ci și de modul îndeplinirii sarcinilor de către aceștia, în vederea atingerii diverselor obiective organizaționale ce au fost propuse la nivelul instituției.

În ciuda faptului că uneori se remarcă interpretări variabile ale conceptului formării profesionale a funcționarilor publici, la modul general acesta poate fi considerat ca fiind procesul planificat prin intermediul căruia se reușește dezvoltarea deprinderilor și cunoștințelor în rândul funcționarilor publici ce acționează într-o instituție.

Procesul de formare a funcționarilor publici din cadrul administrației publice include totalitatea activităților ce sunt dedicate dobândirii diverselor cunoștințe și aptitudini ce le sunt necesare funcționarilor publici pentru a-și exercita funcțiile, identificând soluții optime la diversele situații sesizate în cadrul activităților zilnice.

Prin prisma scopului urmărit, obiectivul formării funcționarilor publici constă în:

Dezvoltarea diverselor abilități, cunoștințe ca și a deprinderilor individuale ale funcționarilor publici din cadrul unităților administrativ-teritoriale

Satisfacerea atât a necesităților curente ale instituției administrației publice (în domeniul dedicat resurselor umane) cât și a necesităților viitoare ale acesteia

O creștere a eficienței diverselor activități ce se derulează la nivelul fiecărei unități administrativ teritoriale

Creșterea eficacității tuturor activităților ce sunt derulate de către funcționarii publici în cadrul unității administrativ teritoriale în care activează

Creșterea performanțelor înregistrate de către fiecare unitate administrativ-teritorială

În ceea ce privește scopul formării funcționarilor publici, acesta constă în principal în dezvoltarea performanțelor în activitate ale funcționarilor, cu eliminarea eventualelor deficiențe ce au fost constatate de-a lungul timpului.

Prin prisma obiectivelor specifice, activitatea de formare a funcționarilor publici are în vedere:

Susținerea funcționarilor publici în vederea soluționării în interiorul unității administrativ teritoriale a ulterioarelor nevoi din domeniul resurselor umane constatate

Dezvoltarea cunoștințelor funcționarilor publici, ca și a deprinderilor și competențelor acestora, în vederea îmbunătățirii performanțelor individuale

Diminuarea timpilor de studiu pentru funcționarii publici recent angajați și responsabilizarea, respectiv eficientizarea acestora într-un timp mai redus

Standardizarea anumitor practici, ca și a metodelor de muncă

Identificarea cerințelor necesare în vederea implementării corecte și eficiente a diverselor practici/metode cu eficiență dovedită

Furnizarea modalităților practice privind creșterea ori îmbunătățirea nivelului cunoștințelor și a deprinderilor în vederea derulării unor activități cu un coeficient ridicat de performanță

Prin prisma formei de desfășurare, procesul de formare a funcționarilor publici din cadrul unităților administrativ teritoriale are următoarea clasificare:

Programele de formare ce sunt organizate și derulate de către furnizorii de formare profesională – respectiv programe de perfecționare

Programele de formare ce sunt organizate și se derulează în cadrul autorităților și a instituțiilor publice – precum specializări la locul de muncă, stagii practice, participări la diverse seminarii, conferințe, colocvii, workshop-uri, etc

Programele de formare ce se organizează și derulează în vederea implementării proiectelor cu finanțare externă, a programelor europene ce sunt dedicate dezvoltării domeniului resurselor umane de la nivelul unităților administrativ teritoriale

Diverse alte forme de pregătire, așa cum sunt acestea menționate de legislația dedicată domeniului funcționarilor publici

Apreciind că orice activitate de formare a funcționarilor publici din cadrul unităților administrativ-teritoriale, ar trebui (după caz) să fie finanțată din bugetul propriu ori din bugetul respectivei autorități, prin prisma formei de finanțare, se pot încadra în această categorie :

Programele de formare ce sunt urmate de către un funcționar public ca urmare a inițiativei acestuia

Programele de formare ce vizează interesul unității administrativ-teritoriale

Programele de formare în domeniul, ca și în specializările ce se regăsesc în fișa postului funcționarului public

Programele de formare ce sunt identificate drept necesare, ca urmare a diverselor evaluări ale performanțelor profesionale (evaluări de tip individual) ale funcționarului public

În aceeași categorie pot fi incluse și programele de formare ce sunt urmate la inițiativa funcționarului public, cu acordul instituției ori al conducătorului autorității publice, în domeniile regăsite în fișa postului, dar neidentificate ca fiind necesare în cadrul evaluării performanțelor individuale profesionale.

În ceea ce privește evaluarea nevoilor de formarea funcționarilor publice, procesul complex prin intermediul căruia sunt colectate diversele informații ce privesc nevoile unității administrativ-teritoriale (implicite sau exprese) ce pot fi îmbunătățite/remediate prin intermediul formării, aceasta reprezintă condiția necesară și obligatorie în cadrul oricărui proces de formarea funcționarilor publici.

Prin prisma pregătirii profesionale, nevoia formării are în vedere ulterioarele obiective, ca și aspirațiile ce vizează îmbunătățirea performanțelor funcționarilor publici ori ce sunt necesare în vederea corectării diverselor deficiențe înregistrate în cadrul activităților funcționarilor publici care nu reușesc să întrunească un anume standard al performanței.

În ceea ce privește procesul evaluării nevoilor de formarea funcționarilor publici, acesta include:

Procesul colectării informațiilor

Procesul analizei informațiilor ce au fost colectate

Elaborarea planului de formare

Prin intermediul procesului dedicat evaluării diverselor necesități de formare se reușește protejarea valorilor unității administrativ teritoriale, resursele dedicate formării fiind utilizate numai pentru scopurile acestea, cu cheltuirea eficientă ori eficace (prin prisma rezultatelor ce sunt obținute).

În plus, această evaluare este deosebit de importantă în cadrul procesului de identificarea soluțiilor optime pentru rezolvarea diverselor deficiențe sesizate la nivel profesional de către trainerul respectiv, ce a fost desemnat cu formarea.

În absența identificării tuturor nevoilor și a cerințelor de formare, procesul de formarea funcționarilor publici, ca și cel de pregătire pot reprezenta nu doar risipă de energie și timp, ci și risipirea unor importante resurse financiare și chiar resurse materiale.

O importanță deosebită în cadrul procesului privind formarea funcționarilor publici este dedicată identificării diverselor metode prin intermediul cărora pot fi evidențiate respectivele nevoi de formare ale funcționarilor, aceasta constituind, de altfel, o preocupare constantă și prioritară la nivelul conducerii unității administrativ teritoriale, știut fiind faptul că, în funcție de metoda folosită pot fi evidențiate și diversele aspecte ce sunt legate de respectivele nevoi.

În ceea ce privesc modalitățile și metodele prin care pot fi identificare diversele nevoi de formarea funcționarilor publici, orice unitate administrativ-teritorială are la îndemână mai multe opțiuni, respectiv:

Aplicarea chestionarelor

Rapoartele de evaluare ce privesc performanțele funcționarilor publici

Propunerile ce sunt înaintate de conducerile diverselor compartimente funcționale

Analiza fișelor de post ale funcționarilor publici

Diversele oferte ale furnizorilor de formare

Recomandările venite din partea agenților guvernamentale ori a centrelor guvernamentale dedicate formării

Recomandările ce sunt formulate de comisiile de specialitate parlamentare ori guvernamentale

În domeniul metodelor ce sunt utilizate pentru identificarea diverselor nevoi de formare, cele mai eficiente și eficace sunt considerate a fi:

Metodele ce sunt centrate pe identificarea diverselor probleme – au în vedere identificarea problemelor/deficiențelor în randamentul/performanțele funcționarului public, cu explorarea și analizarea simultană a cauzelor acestora, respectiv dacă sunt generate de anumite carențe sesizate la nivelul deprinderilor/cunoștințelor funcționarilor publici și implicit care deprinderi/cunoștințe se impun a fi îmbunătățite

Metodele ce vizează compararea diverselor competențe individuale ale funcționarilor publici cu competențele necesare în vederea realizării diverselor sarcini de serviciu – sunt recomandate în cazul funcționarilor publici noi angajați, ele presupunând identificarea modului în care profilul competențelor individuale ale funcționarului public este compatibil cu diversele competențe ce sunt necesare în vederea îndeplinirii activităților din sarcina sa, în cele mai bune condiții

Procesul de evaluare a formării funcționarilor publici din cadrul unei unități administrativ-teritoriale, ce reprezintă o preocupare constantă la nivelul managerilor instituției publice, având în vedere consumul important de resurse financiare, resurse umane, resurse materiale, reprezintă analizarea și evaluarea rezultatelor ce au fost obținute ca urmare a formării, cu stabilirea eficienței respectivelor programe de formare în care au fost incluși funcționarii publici.

CAPITOLUL 2. NECESITATEA IMPLEMENTĂRII CALITĂȚII ÎN CADRUL INSTITUȚIEI PUBLICE

Se cunoaște faptul că atât puterile administrative, ca și puterile publice sunt percepute a fi organizații ce se caracterizează prin diverse aptitudini sociale și în cadrul cărora principale obiective nu au în vedere obținerea unui profit, ca urmare a vânzării de produse ori a vânzării unor servicii, ci o influențare a comportamentului, ca și a atitudinii unor anumite categorii de public, în acest fel urmărindu-se realizarea diverselor misiuni de interes general, ce le sunt încredințate prin lege.

Prin intermediul marketingului și comunicării, în cadrul oricărei instituții din administrația publică românească, se urmărește, în principal, o identificare a diverselor politici și strategii eficiente la nivelul administrației publice, în paralel cu o adaptare constantă a acestora la nivelul diverselor instituții publice, în vederea:

Identificării tuturor nevoilor, ca și a dorințelor cetățenilor

Anticipării diverselor nevoi, respectiv a diverselor dorințe ale cetățenilor

Cuantificării corecte a nevoilor, respectiv dorințelor sesizate la marea masă a cetățenilor

Îmbunătățirii complexului de activități ce se derulează constant la nivelul unei anumite instituții ce face parte din administrația publică locală

Modernizării constante a instituției administrației publice

Realizării unei eficientizări a activității ce se derulează în cadrul oricărei instituții a administrației publice

Principalul obiectiv ce este urmărit în mod constant în cadrul tuturor instituțiilor din administrația publică românească constă în îmbunătățirea tuturor activităților ce sunt derulate în cadrul acestora, în paralel urmărindu-se eficientizare a diverselor activități ce sunt specifice acestor instituții, eficientizare ce poate fi atinsă prin intermediul:

Optimizării constante a diverselor metode de comunicare din interiorul instituțiilor din administrația publică, mai ales în relațiile pe care acestea le au cu cetățenii din comunitățile aferente

Simplificării diverselor modalități de plată ce sunt puse la dispoziția tuturor cetățenilor

Generării unui sistem complex, special dedicat unei baze de date de tip centralizat, ce funcționează la nivelul administrației publice din România

Generării unor modalități noi de informarea cetățenilor, în paralel urmărindu-se o dezvoltare constantă a metodelor deja existente

Se cunoaște faptul că în cadrul procesului de definire a noțiunii dedicate administrației publice din țara noastră se remarcă:

O administrație publică ce este percepută ca fiind caracterizată de o activitate umană, ce urmărește administrarea, respectiv realizarea unei activități cu un conținut anume – respectiv conținutul administrativ

O administrație publică ce este percepută drept modul de organizare al diverselor activități – aceste activități se concretizează în cadrul unui structuri organizatorice, deosebit de necesară în cadrul procesului dedicat realizării activității administrative

O administrație publică ce este percepută drept o instituție, respectiv un complex al instituțiilor ce sunt orientate spre anumite domenii de activitate, acestea având structuri de tip funcțional, structuri ce trebuie să îndeplinească diversele cerințe ce sunt impuse în vederea îndeplinirii diverselor sarcini specifice

Pe lângă toate aceste, în cadrul diverselor instituții din administrația publică românească, se are în vedere și satisfacerea diverselor interese ce sunt remarcate la nivelul colectivităților, cu respectarea strictă nu doar a drepturilor, cât și a libertăților legitime dedicate tuturor membrilor din respectivele colectivități.

În ceea ce privește specificitatea în cazul diverselor instituții ale administrației publice din România, aceasta constă, în principal, în satisfacerea diverselor interese remarcate la nivelul colectivităților aferente, interese ce sunt organizate sunt forma unor așa numite „interese generale”.

În cadrul oricărui sistem tradițional de tip birocratic, se putea remarca cu ușurință faptul că puterii publice îi era conferită sarcina orientării diverselor activități publice derulate, avându-se în vedere diversele necesități determinate în principal de bunăstarea cetățeanului.

Se cunoaște faptul că mare parte a publicului din țara noastră nu manifestă o tendință de intoleranță la diversele opțiuni, activități ori disfuncționalități sesizate la nivelul instituțiilor din cadrul administrației publice românești, sistemul public fiind astfel destul de dificil de ancorat la orice tip de dimensiune specifică pieței, situație în care se remarcă faptul că publicul majoritar nu deține capacitatea de a alege, diversele activități ce sun derulate fiind, la nivel declarativ, ca fiind derulate „pentru binele lui”.

În cadrul actualei societăți, se remarcă de asemenea o transformare esențială a întregului concept ce este dedicat serviciilor publice, nu doar prin prisma conceptuală, cât mai ales prin prisma funcțională, în paralel cu o modificare radicală a mijloacelor, ca și a tehnicilor dedicate punerii în practică, ce sunt puternic influențate nu numai de tot mai imprevizibilele evoluții ale pieței, ci mai ales de fluctuațiile semnalate la nivelul scenei politice.

Datorită complexului proces de reformă, ce s-a derulat în ultimii ani în cadrul marii majorități a instituțiilor din administrația publică românească, s-a impus abordarea și a diverselor obiective ce sunt specifice modernizării, ca și eficientizării tuturor serviciilor publice, acestea fiind direct orientate către cetățenii din respectivele comunități.

În categoria acestor obiective specifice se remarcă, cu precădere, și cel dedicat îmbunătățirii diverselor relații pe care o instituție din cadrul administrației publice românești le are cu cetățenii din comunitățile respectiv, obiectiv ce are în vedere :

Îmbunătățirea constantă a nivelului de calitate specific tuturor serviciilor publice ce le sunt dedicate cetățenilor din comunitate

O creștere deosebită a capacității specifice comunității locale în domeniul dedicat identificării tuturor nevoilor comunitare

Unul dintre principiile ce sunt atent evaluate și implementate în cadrul tuturor instituțiilor administrației locale din Românie este cel dedicat orientării către cetățenii, principalul obiectiv avut în vedere fiind tratarea corectă și cu maximă eficiență a acestora, mai ales prin prisma contribuțiilor pe care aceștia le au în cadrul bugetul statului din care sunt finanțate toate instituțiile ce fac parte din administrația publică românească.

În acest context, se impune ca în cadrul oricărei instituții din administrația publică românească, să se urmărească stabilirea unei relații cât mai corecte cu toți cetățenii di respectivele comunități, în paralel cu promovarea unei așa-numite legături de parteneriat ce se bazează pe diversele servicii publice care sunt incluse în cadrul sferei de activitate a unei instituții publice.

Prin prisma acesta, succesul în cadrul oricărei instituții a administrației publice poate fi determinat în primul rând prin identificarea tuturor nevoilor cetățenilor (proces ce are la bază o comunicare deosebită), cu o ulterioară satisfacere a acestor nevoi, într-un timp cât mai scurt și într-un mod cât mai corect și mai eficient.

Din acest considerent, se impune ca toate instituțiile, ce fac parte din cadrul administrației publice din România, să își adapteze în permanență diversele activități specifice, în funcție de fluctuantele cerințe sesizate la nivelul comunităților, acesta fiind, de altfel, principalul obiectiv ce este urmărit în cadrul oricărei administrații locale.

Este bine cunoscut faptul că în absența unor funcționari publici ce sunt nu doar motivați, ci și satisfăcuți, nu se vor putea furniza servicii publice adecvate, menite să crească gradul de mulțumire în rândul cetățenilor. Din acest motiv, principalul scop al marketingului intern în cadrul instituțiilor din administrația publică constă în formarea unor funcționari motivați, dar și conștienți de importanța rolului pe care îl dețin în cadrul relației pe care aceștia o au cu cetățenii, respectiv cu mass-media.

În vederea realizării unei orientări a funcționarilor publici înspre satisfacerea calitativă a diverselor nevoi ale cetățenilor, se are în vedere :

Conlucrarea deosebită dintre personalul de contact din instituțiile administrației publice și personalul de sprijin

Generarea unui mediu intern propice satisfacerii diverselor exigențe și așteptări ale funcționarilor publici

Generarea unui mediu intern propice satisfacerii necesităților și așteptărilor venite din partea cetățenilor

În vederea realizării unei activități de marketing ideale, se impune ca fiecare instituție din administrația publică să investească în mod adecvat, în paralel cu implicarea activă în vederea creșterii calității și a performanțelor tuturor angajaților (funcționari publici și restul personalului), în așa fel încât aceștia să fie determinați că funcționeze precum o echipă consolidată, al cărui principal scop urmărit constă în satisfacerea la un nivel maxim de calitate a tuturor nevoilor cetățenilor.

Astfel, pentru ca în fiecare instituție din administrația publică să se poate conferi cetățenilor servicii publice de calitate și în mod constant, se impune o reorientare a tuturor funcționarilor publice spre nevoile și cerințele cetățenilor. Activitatea de marketing intern în cadrul instituțiilor din administrația publică implică o orientare a funcționarilor publice către cetățeni, motiv pentru care se impune:

Includerea în cadrul criteriilor de selecția personalului a celui vizând capacitatea de interacțiune cu cetățenii

Asigurarea unui acces sistematic și constant la funcționarilor publici din instituțiile administrației publice la diversele informații

Generarea unui mediu intern optim pentru stimularea orientării către cetățeni a funcționarilor publici

O dezvoltare și respectiv îmbunătățire a diverselor pârghii dedicate rezolvării în condiții optime a tuturor solicitărilor venite din partea cetățenilor

În cadrul instituțiilor din administrația publică, marketingul interactiv are în vedere capacitatea funcționarilor publici în domeniul prestării diverselor servicii administrative dedicate cetățenilor, rezultatele procesului complex de interacțiune dintre funcționarii publici și cetățenii din comunitățile diverse concretizându-se în :

Finalitatea prestării diverselor servicii publice

O calitate deosebită a serviciilor publice conferite

Un grad ridicat al satisfacției cetățenilor

Marketingul interactiv se remarcă în cadrul diverselor contacte pe care angajații dintr-o instituție a administrației publice le au cu cetățenii, principalul rol al acestuia constând în dinamizarea raporturilor stabilite cu cetățenii, în vederea îmbunătățirii considerabile a valorii serviciilor publice diverse.

În domeniul dedicat descrierii diverselor relații stabilite între instituțiile administrației publice și cetățeni, se remarcă importanța pe care o are contactul realizat între funcționarii publici ai acestora și cetățeni, prima impresie fiind relevantă și determinantă atât pentru instituția respectivă, cât și pentru serviciile publice conferite cetățenilor, indiferent dacă aceasta este favorabilă ori dimpotrivă.

Se impune susținerea constantă a cetățenilor în vederea conștientizării importanței pe care aceștia o au în cadrul procesului de derularea diverselor activități în cadrul instituțiilor administrației publice, cu sublinierea accentului privind încrederea ce trebuie acordată relației stabilite cu funcționarii publici.

Și asta deoarece este bine cunoscut faptul că în cadrul oricărei instituții din administrația publică, calitatea serviciilor publice ce sunt primite de către cetățeni este direct proporțională cu:

Contribuția pe care aceștia o au în cadrul relației stabilite cu funcționarii publici

Măsura perceperii rolului deținut de inevitabilitatea interacțiunii directe cu funcționarul public/angajatul din respectiva instituție, fără rețineri în cadrul acțiunilor de conlucrare

Se impune astfel o perfecționare constantă/instruire constantă a tuturor funcționarilor publici (în special a personalului de contact din cadrul unei instituții a administrației publice, pentru a se reuși utilizarea diverselor metode și tehnici de marketing în cadrul relațiilor de colaborare, cu adaptarea permanentă la personalitatea oricărui cetățean, la așteptările acestuia, la exigențele și stilul acestuia, în vederea stimulării încrederii pe care cetățeanul o are în administrația publică,

De asemenea, în cadrul oricărei instituții din administrația publice, se impune personalului de contact obligația apărării diverselor interese ale organizației în procesul de interacțiune cu cetățeanul, ca și a apărării intereselor cetățeanului, astfel reușindu-se satisfacerea ambelor părți implicate. Se remarcă posibilitatea apariției unor diferende în cadrul instituțiilor din administrația publică, diferende ce pot fi generate de :

O potențială relație de inegalitate ce se poate sesiza :

La nivelul cunoștințelor funcționarilor publici din instituție

Ca urmare a ignoranței cetățeanului

O lipsă de experiență a funcționarului public

O cantitate insuficientă de cunoștințe dedicate interacțiunii cu cetățeanul, sesizată la anumiți funcționari publici dintr-o instituție a administrației publice

Astfel, se remarcă în domeniul dedicat rolului pe care marketingul interactiv îl deține în cadrul instituțiilor din administrația publică:

O îmbunătățire a experienței cetățenilor în relațiile cu funcționarii publici, în vederea recepționării diverselor servicii publice de o calitate superioară

O îmbunătățire considerabilă și constantă a randamentului dedicat personalului de contact ce funcționează în cadrul instituțiilor administrației publice

Imaginea unei instituții din administrația publică

Conform specialistului Thierry Libaert, în vederea construirii unei imagini cat mai bune a unei instituții se impune realizarea unei comunicări ce se bazează pe diverse strategii, întemeierea teoretică, ce este caracteristică acestei comunicări, fiind ceea ce specialistul numește a fi așa numitul „pătrat al imaginii”.

În vederea construirii unei imagini a instituției, inclusiv o instituție din cadrul administrației publice, se au în vedere mai mulți parametrii, respectiv :

Identitatea reală a instituției – acea identitate ce este construită de către instituție

Identitatea percepută a instituției – ceea ce publicul interesat percepe din cadrul identității reale a instituției

Identitatea de dorit a instituției – reprezintă identitatea pe care instituția dorește să o aibă

Identitatea posibilă a instituției – acea identitate care se impune a fi obținută, avându-se în vedere contextul

Cum însă imaginea unei instituții reprezintă identitatea pe care o percepe publicul interesat, construirea acesteia și implicit dezvoltarea ulterioară, nu se poate realiza la nivel global, ci numai la nivel secvențial, situație în care se impun mai multe abordări, respectiv:

Abordare pe faze – cunoscută și ca „pătratul imaginii”, impune în cadrul elaborării strategiei de imagine a unei instituții mai multe etape:

Imagine reală – imaginea ce este foarte apropiată de cea a respectivei instituții

Imagine percepută – imaginea ce este diagnosticată cu ocazia realizării diverselor sondaje de opinie

Imagine voită, respectiv imagine ideală – imaginea ce este dorită a se asocia respectivei instituții, avându-se în vedere diversele obiective pe care aceasta le urmărește

Imagine posibilă – imagine ce se impune a fi obținută de către instituție, avându-se în vedere constrângerile de la nivelul societății

Abordare istorică – imaginea și legitimitatea – are în vedere elaborările ce îi aparțin lui Max Weber, acesta propunând o descompunere a imaginii unei organizații pe mai multe axe, respectiv :

Axa tradițională – are la bază istoria societății, gradul de înrădăcinare socială a acesteia

Axa carismatică – se bazează pe identitatea unei organizații, așa cum aceasta este definită de liderul ori de logo-ul său

Axa rațională – vizează o comunicare de tip elaborat, prin folosirea diverselor cunoștințe din cadrul științelor umane (psihanaliză, psihosociologie, semantică), în vederea optimizării eficacității mesajelor

Abordare tematică – reprezintă imaginea instituției, întruchipată în formă de puzzle, în componența căruia intră:

Personalitatea – reușește să diferențieze instituțiile ce au diverse activități de tip comparabil

Valorile (cu precizarea că în acest caz calitatea și inovarea sunt primele valori ale unei instituții în cadrul procesului de auto-evaluare) – ce pot să fie :

Valori interne – cum ar fi charta etică, codul de conduită ori charta de mediu

Valori externe – ce includ diversele mesaje de tip publicitar

Identitatea – poate fi scoasă în evidență prin intermediul mai multor elemente cum ar fi numele unei organizații, codul culorii, logo-ul, design-ul produselor, arhitectura sediilor, etc. În categoria dedicată componentei identitare a imaginii organizației/instituției intră complexul diverselor elemente fizice (elemente vizuale, elemente auditive), ca și relațiile pe care organizația/instituția le are cu un anume public

Reputația – este privită drept o rezultantă, un complex al convingerilor și al judecăților prin intermediul cărora organizația/instituția se poziționează la nivelul publicului (în speță, cetățenii), aceasta incluzând calitatea managementului, capacitatea de inovare, soliditatea financiară a organizației, calitatea marketingului, acțiunile civice ale organizației, calitatea serviciilor și ale produselor organizației, aprecierile la adresa organizației (respectiv dacă are o stare tehnică performantă, dacă ia parte la viața socială, ca și la cea culturală, dacă are capacitatea de a genera noi locuri de muncă, dacă are un management performant, etc).

Demn de semnalat este faptul că toți acești parametrii aferenți abordării tematice, respectiv personalitatea, valorile, identitatea și reputația sunt într-o strânsă relație de dependență, ei fiind direct influențați atât de realitatea organizației, cât și de obiectivele avute în vedere de aceasta.

În situația unui decalaj sesizabil între una dintre componentele imaginii respectivei organizații și realitatea organizațională, s-ar remarca apariția unui moment neproductiv pentru organizație.

De altfel, Neil Sevensen și Paul Dickinson apreciază că, în situația existenței unei falii „între percepția identității sale și caracteristicile sale reale, există un risc major ca imaginea sa să fie prost înțeleasă”. Iar ca o consecință directă a acestei abordări se impune analizarea, ca și construirea diverselor elemente ce sunt specifice abordării tematice, prin prisma elementelor pătratului imaginii.

Calitatea în administrația publică

Este cunoscut faptul că, în cadrul procesului dedicat consolidării și dezvoltării unei administrații publice cât mai eficientă, caracterizată de un grad maxim de transparență și orientată spre cetățeni, toate statele Uniunii Europene s-au preocupat în ultimii ani de promovarea și respectiv introducerea în cadrul sectorului public a diverselor elemente specifice managementului calității, sens în care au fost elaborate și ulterior implementate o serie întreagă de proiecte de reformarea sectorului public, principal obiectiv al acestora constând în implementarea managementului calității la nivelul sectoarelor publice.

T.Q.M. – respectiv Managementul Calității Totale, a fost implementat în faza inițială în cadrul sectorului privat, principalul obiectiv al acestuia constând în maximizarea rezultatelor obținute în cadrul afacerilor derulate de diverși întreprinzători, prin intermediul unei monitorizări integrale, completată de o estimare a cumulului de activități ce erau derulate la nivelul unei organizații.

În domeniul conceptual, se impune a se menționa faptul că noțiunea calității nu reprezintă un element de noutate în cadrul administrației publice, aceasta fiind un element caracteristic al administrației publice încă in perioada de început a modernului stat administrativ, ea fiind asociată corectitudinii formale, respectării procedurilor și a normelor, ca și fiabilității, pe fondul eliminării deciziilor de tip arbitrar.

Momentul apariției conceputului calității în cadrul administrației publice este strâns legat de necesitatea așa numitului „impuls pentru calitate” ce a început să se impună încă de la finele secolului trecut, treptat calitatea reușind să se impună drept „termen de referință” în cadrul retoricii contemporane.

Astfel, în mod gradual, calitatea a ajuns să se poziționeze în topul priorităților statelor europene în domeniul dedicat modernizării administrative, ea reprezentând și un subiect de actualitate și în cadrul „sferei O.C.D.E”, moment în care Managementul Calității Totale a început să fie perceput drept un instrument de tip „holistic”, ce s-a impus ulterior și la nivelul sectorului administrativ.

De-a lungul anilor, conceptului calității i-au fost conferite numeroase definiții, dintre care merită amintite:

Calitatea reprezintă o îmbunătățire a „modului de a guverna”, în paralel cu eficientizarea diverselor acțiuni publice

Caracterul reprezintă un caracter adecvat sau o oportunitate

Calitatea reprezintă ansamblul standardelor și caracteristicilor produsului, prin raportare la capacitățile acestuia de a satisface toate necesitățile cunoscute ori presupuse

Calitatea reprezintă nivelul la care complexul caracteristicilor ajung să satisfacă cerințele impuse, nivel ce poate fi de mai multe tipuri, respectiv poor (slab), good (satisfăcător) sau excelent (foarte bun)

În domeniul dedicat standardelor calității, se remarcă o limitare a cunoștințelor cetățenilor, inclusiv în cazul statelor în cadrul cărora informările privind acestea se poziționează în topul listei priorităților.

Conform O.E.C.D., în cadrul oricărei organizații ce face parte din sectorul public, calitatea serviciilor oferite are o importanță deosebită, motiv pentru care, pentru obținerea performanțelor, se impune elaborarea și implementarea unor strategii dedicate managementului calității.

În domeniul managementului calității serviciilor oferite de instituțiile din administrația publică se remarcă mai multe caracteristici, dintre care amintim:

Calitatea implică responsabilizarea, ca și implicarea tuturor membrilor din interiorul respectivei instituții a administrației publice

Calitatea poate fi definită numai de către cetățenii din comunitățile aferente

Calitatea are drept principal obiectiv obținerea satisfacției cetățenilor

Calitatea are capacitatea de a influența toate activitățile derulate în cadrul respectivei instituții

În domeniul dedicat evaluării funcționabilității instituțiilor din administrația publică se remarcă C.A.F., un instrument dezvoltat de statele Uniunii Europene în perioada 1999-2000, drept cadru comun al evaluării administrației publice (incluzând și îmbunătățirea activității acesteia) ce are la bază diverse concepte fundamentale, cărora le-au fost adăugate criteriile de evaluare și diagrama caracteristice modelului E.F.Q.M.

C.A.F. conferă cadrul facil, gratuit și simplist auto-evaluării diverselor organizații publice de la nivelul statelor Uniunii Europene, prin intermediul său reușindu-se folosirea bunelor practici în domeniu, ca și a evaluărilor E.I.P.A. (tip benchmarking).

Se impune a se menționa și faptul că procesul dedicat activității de promovare la nivelul administrației publice nu poate fi confundat cu procesul de implementare a modernizării administrației publice, cele mai multe dintre reformele în domeniu fiind caracterizate de un anumit defazaj între principiile teoretice și implementările practice ale acestora.

S-a remarcat faptul că strategiile de implementarea acestui proces, ca și intensitatea acestuia au diferit de la un stat la altul, acestea fiind influențate direct de un complex de factori, dintre care se remarcă tradiția administrativă și juridică la nivel național, ca și gradul centralizării efective.

În cadrul strategiilor de reformarea administrației publice s-a avut în vedere identificarea, respectiv elaborarea principalelor măsuri dedicate asigurării modernizării instituțiilor din administrația publică, ca și o optimizare a procesului decizional, în paralel cu îmbunătățirea considerabilă a managementului calității resurselor umane.

În vederea asigurării managementului calității în administrația publică românească, ca și pentru consolidarea acestuia, au fost elaborate, în diversele documente strategice adoptate, numeroase măsuri dedicate în special îmbunătățirii calității la nivelul serviciilor publice, dintre care merită a fi amintite:

Introducerea standardelor de calitate dedicate monitorizării și evaluării diverselor servicii publice, ca și a activităților derulate de funcționarii publici

Stabilirea numărului standard de funcționari publici în funcție de standardele de calitate aferente fiecărui serviciu public

Stabilirea sistemului de planificare strategică dedicat fiecărei autorități publice, avându-se în vedere serviciile publice pe care aceasta le conferă cetățenilor

Conturarea schemelor motivaționale dedicate creșterii nivelului de calitate a serviciilor publice oferite populației, în paralel cu stimularea inovației

Elaborarea „Cartei cetățenilor”, cu ulterioara implementare a acesteia, în vederea introducerii, ca și a evaluării diverselor standarde de calitate la nivelul serviciilor publice

Implementarea ghidului de evaluare dedicat autoevaluării instituționale, prin raportare la C.A.F.

Dezvoltarea gradului de eficientizare a serviciilor publice de tip electronic, prin intermediul diverselor intervenții publice

În domeniul managementului calității în administrația publică din România se remarcă mai multe obiective, respectiv:

Diminuarea considerabilă a birocrației la nivelul administrației publice

Introducerea conceputului de calitate la nivelul tuturor serviciilor publice, prin intermediul profesionalizării funcțiilor publice

Modernizarea diverselor structuri instituționale

Furnizarea unor servicii publice calitative și profesionale către populație

Dezvoltarea administrației publice, cu orientare către cetățeni