Dificultati Si Solutii In Lucrul cu Microsoft Project 2002, Training Si Consultanta

CAPITOLUL 1

Introducere în lucrul cu Microsoft Project 2002

1.1. Instalarea Microsoft Project 2002

Microsoft Project 2002 vine cu unele îmbunătățiri față de Microsoft Project 2000 cu care majoritatea celor care au de planificat și și urmărit un proiect îl folosesc.

Programul Microsoft Project Setup instalează Microsoft® Project 2002 pe calculatorul dumneavoastră. Pentru a lansa în execuție programul Setup, introduceți CD-ul cu Microsoft Project in unitatea de CD-Rom, si urmați instrucțiunile de pe ecran.

Programul de Setup al Microsoft Project verifică calculatorul dumneavoastră și vă permite să instalați Microsoft Project conform cerințelor dumneavoastră. Înainte de a începe să instalați programul Setup, închideți orice program de protecție împotriva virușilor; aceste programe pot interfera cu instalarea Microsoft Project. După rularea programului de Setup, puteți restarta orice program de protecție împotriva virușilor

Nota: Dacă instalați Microsoft Project pe un calculator aflat în rețea, trebuie să va confruntați cu administratorul de rețea pentru mai multe informații.

1.2. Ce e nou

Microsoft Project 2002 vine cu o serie bogată de noi facilități special proiectate pentru a spori abilitatea dumneavoastră de a programa, colabora cu resurse, monitoriza progresul, și comunica starea proiectului dumneavoastră.

Notă: Nu trebuie uitat că Microsoft Project doar ajută ci nu face programarea și urmărirea proiectului. El este un instrument care ușurează munca.

1.3.Microsoft Project Standard

Microsoft Project Standard include aspectele esențiale pentru a susține managementul de proiect la nivelul grupurilor de muncă: programarea task-urilor, managementul resurselor, monitorizarea, raportarea, colaborarea grupurilor de muncă, si flexibilitatea. Cu acest set substanțial de facilități, puteți începe planificarea, administrarea, și raportarea informațiilor proiectului dumneavoastră imediat după instalare.

Controale și instrucțiuni pas-cu-pas

Instrucțiunile în Project Guide Instrucțiunile și controalele de tip Wizard sunt întotdeauna la îndemână în partea stângă a ferestrei pentru a vă ajuta să construiți un nou proiect, să administrați activități și resurse, să specificați și să modificați timpul de muncă, monitorizarea proiectului, și să raportați informațiile proiectului.

Etichete inteligente Puteți primi feedback și sfaturi la acțiuni alternative pe măsură ce ștergeți numele activităților sau ale resurselor și modificați alocările resurselor; datele de începere și finalizare; și volumul de muncă, unitățile sau duratele.

Meniul de colaborare Se pot ușor accesa paginile și facilitățile Microsoft Project Server direct prin Microsoft Project.

Programarea și monitorizarea activităților

Alocarea resurselor În caseta de dialog Assign Resources, căutați și filtrați resursele adecvate și faceți graficul valabilității lor.

Monitorizarea informațiilor actuale Folosiți data de stare pentru a vizualiza progresul mai eficient. Reduceți numărul pașilor când introduceți datele actuale, mai ales atunci când introduceți procentul de realizare sau procentul de realizare a volumului de muncă.

Reprogramarea volumului de muncă necompletat Restricțiile rămân așa cum le-ați setat inițial când ați reprogramat volumul de muncă necompletat. Alegeți orice dată de reprogramare pe care o doriți.

Multiple linii de bază Puteți seta până la 11 linii de bază într-un singur proiect.

Defilarea în sus a datelor liniilor de bază Puteți controla modul în care datele din linia de bază sunt defilate pe barele activităților centralizatoare.

Îmbunătățirile valorilor câștigate Valoarea câștigată fixată include acum indicatorul de îndeplinire a performanței (IIP), indicatorul de completare a performanței (TCPI), indicatorul de îndeplinire a costurilor (IIC), procentajul de variație a costului (PVC), și procentajul de variație a programului (PVP). Alegeți din cele 11 linii de bază folosite pentru a calcula datele valorii câștigate.

Vizualizarea informațiilor proiectului

Vizualizarea diagramei rețea Grupați activitățile și afișați indicatorii grafici.

Vizualizările de utilizare Grupați alocările, defilați informațiile grupate pe faze în vizualizările de utilizare, și includeți totalurile când printați vizualizările de utilizare.

Scalele de timp Afișați trei scale de timp în Gantt Chart și alte vizualizări de utilizare și grafice.

Integrarea cu alte proiecte

Importarea și exportarea cu Microsoft Excel Puteți cu ușurință importa date din Microsoft® Excel și exporta date înapoi către Excel, la fel ca și alte tipuri de fișiere suportate.

Tiparul Excel Task List Managerii de proiect pot folosi noul tipar Excel Task List pentru a începe listele lor de activități. Pot apoi importa acest fișier Excel în Microsoft Project în totalitate fără a fi nevoie marcarea anumitor câmpuri.

Microsoft Outlook Puteți cu ușurință importa o listă de activități din Microsoft® Outlook® în Microsoft Project.

Administrarea unui proiect în colaborare

Fișa timpului simplificată Standardizați formatul noilor fișe ale timpului din Microsoft Project Web Access pentru a alege modul în care preferați ca timpul să fie raportat și pentru a simplifica raportarea către membrii echipei.

Pagina de tranzacții ale managerului Revedeți, grupați, și filtrați informațiile actualizate centralizatoare și cererile activităților cu Microsoft Project Server prin intermediul paginii Manager Transaction din Microsoft Projec Web Access

Manageri multipli Permiteți mai multor manageri să monitorizeze activitățile și resursele într-un singur proiect.

Listele de activități Creați și administrați o listă simplă de activități cu Microsoft Project Server prin intermediul paginii Tasks din Microsoft Project Web Access, și deschideți lista în Microsoft Project.

Explicațiile pentru resurse Colectați o istorie cuprinzătoare a explicațiilor pentru resurse, compilate din notele activităților in Microsoft Project.

Colaborarea ca un membru de echipă

Comenzile Folosiți instrucțiunile tip Wizard și controalele din partea stângă a ferestrei pentru a asista administrarea listelor de activități, delegarea activităților, raportarea, și vizualizarea informațiilor proiectului.

Pagina de tranzacții Administrați notificațiile și notele cu Microsoft Project Server prin intermediul paginii Access Transaction din Microsoft Project Web Access.

Vizualizarea îmbunătățirilor Membrii de echipă și alți stakeholderi care folosesc Microsoft Project Web Access pot salva o vizualizare cu gruparea si filtrarea aferentă. Ei pot de asemenea grupa pe ierarhii multiple , pot aplica culori grupărilor, pot afișa întreruperile din vizualizările Gantt, și pot folosi AutoFilters adiționale.

Schimbați indicatoarele. Indicatoarele apar atunci când datele dintr-un câmp s-au modificat de la ultima actualizare.

Actualizarea managerilor Atunci când se lucrează la mai multe proiecte, membrii de echipă pot trimite actualizări ale activităților, separat pentru fiecare proiect.

Delegarea activităților Folosiți îmbunătățirile delegării pentru selecția si notificarea activităților

Integrarea Outlook Actualizați vizualizările Microsoft Project Server și raporturile de stare din Outlook. Includeți Web Part în cadrul Outlook Digital Dashboard.

Administrarea documentelor și rezultatelor

Administrarea documentelor Implementat cu Microsoft ® SharePoint ™ Team Services, biblioteca de documente servește ca un depozit prețios în Microsoft Projec Server pentru documente generate pe parcursul ciclului de viață a proiectului. Puteți accesa biblioteca de documente prin intermediul paginii Documents din cadrul Microsoft Project Web Access.

Monitorizarea rezultatelor Introduceți rezultatele, atribuiți dreptul de posesiune, monitorizați progresul, înregistrați deciziile, și creați rapoarte relative și stocați-le pe toate în Microsoft Project Server. Puteți accesa monitorizarea rezultatelor prin pagina Issues page din Microsoft Project Web Access.

Administrarea unui proiect în colaborare

Administrarea. Administrarea Microsoft Project Server este mai flexibilă, cu vizualizările adiționale, funcționalitatea, rolurile și permisiunilor.

Echilibrarea Pentru acest lucru este furnizata o configurare sofisticată a serverului care poate cuprinde mai multe servere

Adaptarea Microsoft Project și Microsoft Project Server

Controlul Microsoft ® ActiveX® pentru Microsoft Project Server Controalele ActiveX pentru Microsoft Project Server furnizează interfețe programabile îmbunătățite și multe oportunități pentru extinderea și adaptarea Microsoft Project Web Access.

Furnizorul OLE DB Furnizorul OLE DB este inclus, cu datele grupate pe faze, tabelele adiționale și proprietățile extinse pentru paginile de acces la date.

XML format XML este acum disponibil ca un fișier pentru importarea, exportarea, și salvarea fișierelor dumneavoastră.

1.4. Microsoft Project Professional

Cu ajutorul Microsoft Project Professional, managementul de proiect este accesibil pentru mai multe departamente și grupări dintr-o corporație sau o altă întreprindere, cu capacități puternice de raportare, analiză, și administrare a resurselor. Adăugând facilităților Microsoft Project Standard, pe cele ale Microsoft Project Professional, puteți:

să standardizați și să adaptați folosirea Microsoft Project pentru felul specific în care întreprinderea își desfășoară activitatea. Toate informațiile sunt adunate, organizate, și raportate consistent în cadrul organizației , pentru a furniza o imagine corectă a tuturor proiectelor.

să analizați performanța proiectului și utilizarea resurselor prin datele standardizate din toate proiectele. Cu o vizibilitate clară a proiectelor întreprinderii, deciziile pot fi făcute din perspectiva priorităților și spiritului de inițiativă ale întreprinderii.

să accesați, să alocați, și să administrați resursele pentru a echilibra multiplele resurse și seturile de calificări disponibile în întreprindere. Informațiile actualizate sunt furnizate în funcție de disponibilitate și utilizarea miilor de resurse dintr-o întreprindere.

să câștigați avantajul informării resurselor din întreprindere prin alegerea multiplelor servere Microsoft Project, pentru diferite setări ale proiectelor întreprinderii și resurselor.

Resursele întreprinderii Toate alocările resurselor din întreprindere sunt vizibile managerilor de proiect, managerilor de resurse, și altor stakeholderi autorizați. Aceasta furnizează informații corecte în ceea ce privește valabilitatea resurselor. Resursele pot fi editate și apoi realocate din nou.

Resource Substitution Wizard Această facilitate analizează calificările necesare pentru un proiect, incluzând resursele generice, le potrivește cu calificările pe care le dețin resursele în întreprindere, și le determină disponibilitatea. Aceasta construiește o echipă optimă pentru sarcinile unui proiect.

Construirea echipei din întreprindere Găsirea resurselor din cadrul întreprinderii care au calificările necesare și disponibilitatea pentru a lucra pentru proiectul dumneavoastră. Filtrați și căutați în baza de date a resurselor întreprinderii pentru a dimensiona proiectului dumneavoastră resursele potrivite.

Graficele de disponibilitate Graficele de disponibilitate a resurselor permit managerilor de proiect să identifice rapid când și de ce resursele ar putea fi subalocate sau supraalocate

Tiparul global al întreprinderii Câmpuri ajustate, calendare, vizualizări, module, și alte elemente consistente Microsoft Project sunt aplicate pe parcursul tuturor proiectelor din întreprindere prin intermediul tiparului global al întreprinderii. Tipare individuale ale proiectului sunt de asemenea valabile în baza de date a întreprinderii.

Câmpurile implicite ale întreprinderii Administratorul proiectului întreprinderii poate folosi câmpurile implicite ale întreprinderii pentru a crea formule, schițe, și să aleagă liste (pentru codurile calificărilor, de exemplu)ere Microsoft Project, pentru diferite setări ale proiectelor întreprinderii și resurselor.

Resursele întreprinderii Toate alocările resurselor din întreprindere sunt vizibile managerilor de proiect, managerilor de resurse, și altor stakeholderi autorizați. Aceasta furnizează informații corecte în ceea ce privește valabilitatea resurselor. Resursele pot fi editate și apoi realocate din nou.

Resource Substitution Wizard Această facilitate analizează calificările necesare pentru un proiect, incluzând resursele generice, le potrivește cu calificările pe care le dețin resursele în întreprindere, și le determină disponibilitatea. Aceasta construiește o echipă optimă pentru sarcinile unui proiect.

Construirea echipei din întreprindere Găsirea resurselor din cadrul întreprinderii care au calificările necesare și disponibilitatea pentru a lucra pentru proiectul dumneavoastră. Filtrați și căutați în baza de date a resurselor întreprinderii pentru a dimensiona proiectului dumneavoastră resursele potrivite.

Graficele de disponibilitate Graficele de disponibilitate a resurselor permit managerilor de proiect să identifice rapid când și de ce resursele ar putea fi subalocate sau supraalocate

Tiparul global al întreprinderii Câmpuri ajustate, calendare, vizualizări, module, și alte elemente consistente Microsoft Project sunt aplicate pe parcursul tuturor proiectelor din întreprindere prin intermediul tiparului global al întreprinderii. Tipare individuale ale proiectului sunt de asemenea valabile în baza de date a întreprinderii.

Câmpurile implicite ale întreprinderii Administratorul proiectului întreprinderii poate folosi câmpurile implicite ale întreprinderii pentru a crea formule, schițe, și să aleagă liste (pentru codurile calificărilor, de exemplu). Eforturile managementului de proiect pot de asemenea să fie ajustate la anumite procese specifice a întreprinderii.

Modelul scenariilor „ce-ar fi dacă” Folosiți Portfolio Modeler pentru a crea multiple versiuni ale aceluiași plan, astfel încât să comparați, să analizați, și să experimentați cu diferite versiuni.

1.5. Scurtă prezentare comparativă Microsoft Project Standard și Professional

Următorul tabel arată conținutul diferitelor ediții ale Microsoft Project

CAPITOLUL 2

Tratarea activitățile în Microsoft Project 2002

2.1. Cum programează Microsoft Project un proiect?

Microsoft Project programează un proiect din informațiile pe care le introduceți referitor la proiect în întregime, cerințele de volum de muncă individual (numite activități) necesare pentru a îndeplini proiectul, și, dacă este necesar, resursele (oamenii, activitățile, echipamentele, și materialele) necesare pentru a realiza aceste activități. Dacă se modifică ceva după ce ați creat programul dumneavoastră, puteți actualiza activitățile sau resursele și Microsoft Project ajustează proiectul pentru dumneavoastră.

Pentru fiecare activitate, introduceți duratele, dependențele dintre activități, si restricțiile, apoi Microsoft Project calculează data de începere și data de finalizare pentru fiecare activitate. Puteți introduce resursele în proiect și apoi să le alocați activităților pentru a indica care resursă este responsabilă pentru completarea fiecărei alocări, și să calculeze câte mașini sunt necesare sau câtă materie primă va fi consumată. Dacă introduceți resursele, programările activităților sunt perfecționate în continuare potrivit volumul de muncă, unitățile și timpul de muncă a resursei introduse în calendar. Celelalte elemente, cum ar fi timpul de devansare și timpul de întârziere, tipurile de activități, disponibilitatea resursei, și resursa principală pot afecta programarea, deci înțelegerea efectelor acestor elemente vă pot ajuta să mențineți și să ajustați proiectul dumneavoastră conform cerințelor.

Cum afectează data de începere programul proiectul?

Dacă introduceți data de începere a proiectului, implicit, Microsoft Project programează activitățile să înceapă la data de începere a proiectului și calculează data de finalizare a proiectului bazându-se pe ultima activitate de realizat.

Pe măsură ce introduceți mai multe informații despre activități, cum ar fi de exemplu dependențele dintre activități, duratele, și restricțiile, Microsoft Project ajustează programul pentru a reflecta datele mai corecte pentru activități.

Cele mai multe proiecte ar trebui programate de la data de începere. Oricum, programarea de la data de finalizare poate fi folositoare pentru determinarea momentului când un proiect trebuie să înceapă dacă trebuie să se finalizeze la o anumită dată. Puteți modifica diferitele informații despre activități și resurse pentru a vedea care este efectul pe care îl are acest lucru asupra datei de începere a proiectului și pentru a determina data optimă de începere a proiectului.

Notă:Trebuie să programați un proiect de la data de începere sau de la o dată de finalizare; nu puteți programa de la amândouă datele, atât cea de început cât și cea de finalizare. Trebuie să alegeți care dată doriți să o folosiți (normal cea de începere), și Microsoft Project programează și cealaltă dată (normal cea de finalizare) pentru dumneavoastră pe baza informațiilor pe care le introduceți în planul proiectului.

Modificarea datei de începere a proiectului

Puteți modifica data de începere a proiectului chiar după ce ați construit planul proiectului, dar înainte de a introduce valorile actuale de muncă. De exemplu, puteți să stabiliți data de începere mai devreme dacă încercați să finalizați până la o anumită dată și programul dumneavoastră se extinde peste această dată.

Din meniul Project, dați click pe Project Information

Fiți siguri că în căsuța Schedule from este afișată Project Start Date

În căsuța Start Date , tastați sau selectați noua dată de începere.

Note:

Dacă data de finalizare nu se schimbă după ce ați introdus data de începere, înseamnă că sau mai multe activități au aplicată o restricție inflexibilă. Revedeți restricțiile din planul dumneavoastră pentru a fi siguri că sunt necesare și bine aplicate.

Puteți de asemenea să dați click pe Adjust Dates din bara de meniu Analysis pentru a modifica data de începere. Dacă ați introdus o nouă dată de începere a proiectului în căsuța de dialog Adjust Dates, activitățile cu restricții de dată se deplasează la o dată în relație cu noua dată de începere pe care ați introdus-o.

Modificarea datei de finalizare a unui proiect

Dacă programați un proiect de la o dată de finalizare, Microsoft Project calculează data de începere a proiectului în funcție de această dată de finalizare (odată cu duratele activităților, dependențele, restricțiile, și ceilalți factori de programare). Implicit, Microsoft Project programează de la data de începere, care este data pe care ați setat-o pentru proiect.

Din meniul Project, dați click pe Project Information

Asigurați-vă că în căsuța Schedule from este afișat Project Finish Date

În căsuța Finish date, tastați sau selectați noua dată de finalizare.

Note:

Dacă data de începere nu se modifică după ce ați schimbat data de finalizare, atunci una sau mai multe activități au aplicate restricții inflexibile. Revedeți restricțiile din planul dumneavoastră pentru a vă asigura că acestea sunt necesare și adecvate.

Puteți de asemenea să dați click pe Adjust Dates de pe meniul Analysis pentru a modifica data de începere. Dacă introduceți o nouă dată de finalizare a proiectului din căsuța de dialog Adjust Dates, activitățile cu restricții de dată se deplasează la o dată în relație cu noua dată de începere pe care ați introdus-o.

Începerea noilor activități la data curentă

Microsoft Project începe noile activități implicit la data de începere a proiectului. Puteți, oricum, specifica faptul ca noile activități să înceapă la data curentă în locul datei de începere a proiectului.

Din meniul Tools, dați click pe Options , și apoi dați click pe tabul Schedule

Din căsuța New tasks, dați click pe Start on Current Date.

2.2.Cum afectează restricțiile orarul proiectului?

Când aveți nevoie să controlați data de finalizare și începere a unei activități, puteți adăuga o restricție unei activități.

Restricțiile flexibile acționează asupra dependențelor dintre activități pentru a face ca o activitate să apară la fel de devreme sau la fel de târziu ca cum le permite dependența dintre activități. De exemplu, o activitate cu o restricție As Son As Possible (ASAP) și o dependență finish-to-start va fi programată imediat ce se finalizează activitatea predecesoare.

Restricțiile cu flexibilitate moderată vor restricționa o activitate de la început sau sfârșit înainte sau după o dată aleasă. De exemplu, o activitate cu o restricție Start No Earlier Than (SNET) pentru 15 iunie și o dependență finish-to-start către o altă activitate poate începe la 15 iunie dacă activitatea predecesoare este terminată până la 15 iunie (sau mai târziu dacă activitatea predecesoare se termină după 15 iunie)., dar nu poate fi programată înainte de 15 iunie.

Restricțiile inflexibile nu țin cont de vreo dependență dintre activități și restricționează o activitate la o dată pe care o alegeți. De exemplu, o activitate cu o restricție Must Start ON (MSO) pentru 30 septembrie și o dependență finish-to-start cu o altă activitate va fi întotdeauna programată pentru 30 septembrie indiferent dacă activitățile predecesoare se termină mai devreme sau mai târziu.

Dacă o activitate restricționată la o dată are o activitate predecesoare care se finalizează prea târziu pentru ca activitatea succesoare să înceapă la data specificată în restricție, pot apare o rezervă negativă. Pentru a specifica faptul că activitățile restricționate cu rezerve negative sunt programate în special conform cu dependențele dintre activități decât cu datele restricțiilor, din meniul Tools, dați click pe Options, și apoi dați click pe tabul Schedule. Dezactivați căsuța Tasks will always honor their constraint dates.

Legarea unei activități sau a unei faze de o dată specifică cu ajutorul unei restricții

Când aveți restricții de neevitat, cum ar fi datele evenimentelor, puteți lega o activitate sau o fază de o dată specifică. Când Microsoft Project calculează datele de începere și finalizare bazate pe duratele și dependențele dintre activități pe care le introduceți pentru fiecare activitate, aplică restricțiile flexibile cum ar fi, restricția implicită ASAP. Numai când sunt restricții de neevitat ar trebui să legați o activitate sau fază de o dată specifică.

Din meniul View, dați click pe Gantt Chart

Din câmpul Task Name, selectați activitatea cu care doriți să lucrați, și apoi dați click pe Task Information

Dați click pe tabul Advanced

În căsuța Constraint Type dați click pe tipul restricției

Dacă ați selectat o restricție alta decât As Late As Possible sau As Soon As Possible, tastați o dată de restricție în căsuța Constraint date.

Notă: Când programați un proiect de la o dată de începere, tastați data pentru o activitate sau trageți bara Gantt pentru a schimba data de începere, și Microsoft Project setează o restricție SNET bazată pe noua dată de începere. Dacă tastați o dată de finalizare pentru o activitate, Microsoft Project automat setează o restricție Finish No Earlier Than (FNET).

2.3.Cum afectează calendarele programul ?

Calendarele determină timpul standard lucrător și nelucrător, cum ar fi week-end-urile și vacanțele, pentru proiecte. Acestea sunt folosite pentru a determina disponibilitatea resurselor, modul în care resursele alocate activităților sunt programate, și modul în care activitățile efective sunt programate. Calendarele proiectului si ale activităților sunt folosite în programarea activităților, și dacă resursele sunt atribuite activităților, calendarele resurselor sunt de asemenea folosite.

Calendarele folosite în Microsoft Project sunt:

Calendarele de bază; acestea sunt bazele pentru alte tipuri de calendare. Puteți de asemenea alege un calendar de bază ca calendar al proiectului, și puteți aplica un calendar de bază activităților ca un calendar al activităților, sau ca ore implicite pentru un calendar al resurselor. Microsoft Project furnizează trei calendare de bază, Standard, 24-Hours, și Night Shift. Calendarele pentru resurse sunt bazate implicit pe calendarul Standard. Puteți să adaptați calendarul dumneavoastră propriu folosind oricare din calendarele de bază furnizate.

Calendarele proiectului; acestea setează timpul standard lucrător și nelucrător pentru întregul proiect. Dacă calendarele resurselor sau calendarele activităților nu sunt folosite, activitățile sunt programate implicit în cadrul timpului lucrător din calendarul proiectului.

Calendarele resurselor; acestea sunt bazate implicit pe calendarele Standard. Puteți modifica timpul lucrător și cel nelucrător pentru anumite resurse sau un set de resurse , asigurându-vă că resursele sunt programate numai atunci când sunt disponibile. Dacă ați modificat timpul lucrător si cel nelucrător dintr-un calendar al resurselor și resursele sunt atribuite unei activități , activitatea este programată în cadrul timpului lucrător din calendarul resurselor.

Calendarele activităților; acestea pot fi folosite pentru a defini timpul lucrător pentru activități independent de timpul lucrător din calendarul proiectului. Când un calendar al activităților este atribuit unei activități și resursa atribuită activității are un alt timp lucrător în calendarul său al resurselor, activitatea este programată prin intersecția timpului lucrător al celor două calendare. Dar puteți seta o opțiune a unei activități pentru a ignora calendarele resursei și programa activitatea prin intermediul timpului nelucrător al resursei.

2.4.Cum dirijează repartizările resurselor programul?

Dacă nu atribuiți resurse activităților din proiectul dumneavoastră, Microsoft Project calculează programul folosind duratele activității, dependențele, restricțiile proiectului și informațiile despre calendarul activității. Dacă repartizați resursele, activitățile sunt de asemenea programate conform calendarelor resurselor și unităților de alocare, ducând la o programare mai corectă.

O repartizare este asocierea unei activități specifice cu o resursă specifică responsabilă pentru realizarea unei activități. Pot fi atribuite mai multe resurse unei activități. Atât resursele de lucru și resursele materiale pot fi repartizate activităților. Spre deosebire de resursele de lucru, alocarea resurselor materiale unei activități nu afectează programarea activității.

De exemplu, în proiectul dumneavoastră aveți o activitate numită „Dezvoltarea specificațiilor”. Aveți de asemenea o resursă inginer, Sean. Dacă îl alocați pe Sean activității Dezvoltarea specificațiilor, această intersecție dintre activitate și resursă se numește alocare. Programarea acestei activități depinde de calendarul resursei Sean și unitățile de alocare, în plus față de informațiile despre activitate cum ar fi durata, dependențele, restricțiile, și calendarele.

În plus față de programare conform informațiilor activității, după ce atribuiți resursele activităților din proiectul dumneavoastră, Microsoft Project are resurse și informații despre alocare de folosit în calcularea informațiilor programului, incluzând:

Cantitatea de muncă sau ore suplimentare pe care resursa le are alocate, și cum este această muncă distribuită de-a lungul timpului. Distribuția pe parcursul timpului poate de asemenea să fie afectată prin conturul muncii.

Numărul unităților alocate pentru o resursă, adică, part-time, full-time, sau multiplu pentru o activitate.

Tipul activității, care afectează modul în care un program se modifică dacă revedeți alocarea existentă. Cele trei tipuri de activități sunt: unitate fixă, durată fixă, și volum de muncă fix.

Dacă activitatea este determinată de efort. Dacă activitatea este determinată de efort, pe măsură ce resursele sunt adăugate sau scoase din alocare, volumul de muncă rămâne constant pentru activitate și este redistribuit prin resurse. Pentru activitățile cu unitate fixă, de exemplu, un rezultat este acela că dacă mai multe resurse sunt atribuite va dura mai puțin pentru realizarea activității.

Calendarele resurselor. Microsoft Project programează resursele alocate bazându-se timpul lucrător și nelucrător indicat de calendarele resurselor.

Repartizarea unei resurse

Puteți aloca resurse activităților pentru a clarifica responsabilitatea pentru a realiza aceste activități. Alocarea resurselor vă poate de asemenea ajuta în determinarea timpului necesar unei activități pentru a fi realizate, și dacă înregistrați costuri, cât anume va costa. O resursă poate fi reprezentată de o singură persoană, cum ar fi de exemplu resursa Jane, sau poate fi un grup, cum ar fi Plumbers. Poate fi o piesă de echipament cum ar fi o macara sau un calculator. Sau poate fi materialul consumat în cursul realizării unei activități.

Din meniul View, executați click pe Gantt Chart

Executați apoi click pe Assign Resources

În câmpul Resource Name, dați click pe numele resursei pe care doriți să o alocați

Pentru a selecta mai mult de o resursă, țineți apăsat tasta CTRL, și apoi dați click pe numele fiecărei resurse pe care o doriți.

Urmați una din următoarele:

pentru a aloca o singură resursă pentru a lucra full-time, asigurați-vă de câmpul Units că indică 100% pentru resursa selectată.

Pentru a aloca o rată de consum pentru o resursă materială, în câmpul Units, tastați o zecimală care să indice cantitatea de material care trebuie folosită pentru alocare, și mai apoi introduceți eticheta materialului (de exemplu yarzi cubici). Dacă cantitatea de material folosită depinde de durata activității, introduceți rata de folosire prin adăugarea unui slash (/) și a unui cod de durată și abrevieri.

Executați click pe Assign și apoi pe Close

2.5. Ce sunt dependențele dintre activități?

O dependență dintre activități este relația dintre două activități în care momentul de începere sau finalizare al unei activități depinde de începutul sau finalizarea unei alte activități. Activitatea care depinde de cealaltă activitate se numește succesoare, și activitatea de care se depinde se numește predecesore. Când creați o legătură dintre două activități, Microsoft Project calculează data de începere și finalizare a activității succesoare având la bază data de începere și finalizare a activității predecesoare, tipul de dependență, și durata activității succesoare. În Microsoft Project, puteți lega activitățile predecesoare și cele succesoare cu patru tipuri de dependențe dintre activități. Natura dependenței dintre predecesoare și succesoare determină tipul de dependență dintre activități care trebuie folosit:

Crearea unei dependențe finish-to-start

După ce v-ați decis care ar trebui să fie activitățile dumneavoastră, sunteți pregătit să le înlănțuiți prin legarea activităților înrudite. De exemplu, unele activități trebuie să se finalizeze înainte ca alte activități să înceapă. Altele pot depinde de începutul unei alte activități.

Din meniul View, executați click pe Gantt Chart

În câmpul Task Name, selectați două sau mai multe activități pe care le doriți legate în ordinea în care doriți sa le legați

Pentru a selecta activități adiacente, țineți apăsată tasta SHIFT, și apoi dați click pe prima și ultima activitate

Pentru a selecta activități nonadiacente, țineți apăsată tasta CTRL, și apoi dați click pe activitățile dorite.
3. Executați click pe Link Tasks.

2.6. De ce legăm activitățile?

Dacă aveți un program simplu, poate doriți să cunoașteți momentul în care fiecare activitate din program ar trebui să înceapă și să se finalizeze, și poate doriți să introduceți aceste date. Dar dacă apare vreo modificare, precum o decalare a unei activități, va trebui să recalculați manual datele modificate de începere și de finalizare pentru cealaltă activitate. Puteți evita această muncă și, astfel, să remodelați relații mult mai complexe între activități introducând duratele și dependențele pentru fiecare activitate.

Microsoft Project utilizează durate, dependențe, timp de devansare, timp de întârziere, restricții și calendare pentru a calcula datele de început și de finalizare ale activităților. Dacă apar modificări în proiect, puteți actualiza proiectul iar Microsoft Project ajustează programul.

2.7.Ce sunt restricțiile?

Atunci când doriți să controlați data de început sau de sfârșit a unei activități, puteți adăuga o restricție activității. Restricțiile flexibile lucrează cu dependențele dintre activități pentru a face ca o activitate să aibă loc cât mai repede sau cât mai târziu după cum îi permite dependența dintre activități. De exemplu, o activitate cu restricția de tipul Cât Mai Repede Posibil (ASAP) și o dependența de tipul sfârșit-început vor fi programate cât mai repede după finalizarea activității predecesoare.

Restricțiile cu flexibilitatea programării moderată vor restricționa activitatea de la început până la sfârșit înainte sau după o dată pe care o alegeți. De exemplu, o activitate cu o restricție de tipul Începe Nu Mai Târziu De (SNLT) pentru 15 Iunie și o dependență de tipul sfârșit-început pentru o altă activitate poate începe oricând activitatea sa predecesoare este finalizată până în 15 Iunie, dar nu poate fi programată după 15 Iunie.

Restricțiile inflexibile nu țin cont de dependențele dintre activități și restricționează o activitate la o dată pe care o alegeți. De exemplu, o activitate cu o restricție de tipul Trebuie Începută La (MSO) pentru 30 Septembrie și o dependență de tipul sfârșit-început către o altă activitate va fi mereu programată pentru 30 Septembrie indiferent dacă activitatea sa predecesoare se finalizează mai devreme sau mai târziu. Pentru a specifica faptul că activitățile restricționate cu rezervă negativă sunt programate mai mult prin dependențele dintre activități decât prin data restricției, în meniul Tools, executați click pe Options, apoi executați click pe tabul Schedule. Devalidați căsuța

Tasks will always honor their constraint dates.

2.8.Ce sunt calendarele?

Calendarele determină modul în care resursele repartizate activităților sunt programate și modul în care activitățile sunt programate. Calendarele de bază sunt setări ale timpilor lucrători și nelucrători și zilele care sunt utilizate de alte trei tipuri de calendare:

Calendarul proiectului

Calendarul resurselor

Calendarul activităților

Calendarele de bază pot fi utilizate pentru calendarul proiectului și calendarele activităților, și asigură baza pentru calendarul resurselor. Calendarele proiectului și ale resurselor identifică momentul în care munca la o activitate poate avea loc, asigurând că resursele sunt programate doar atunci când sunt disponibile pentru muncă. Calendarele proiectului afectează setarea inițială atunci când sunt programate activitățile. Calendarele resurselor afectează o anumită resursă sau o categorie de resurse. Calendarele activităților fac posibilul ca activitățile să aibă un calendar diferit de calendarul proiectului.

Calendarele sunt aplicate doar la resursele de lucru și nu la resursele materiale.

Aceste calendare sunt diferite față de vizualizarea Calendar, care arată programul proiectului într-un format de tip calendar.

2.9.Ce sunt calendarele de bază?

Calendarele de bază sunt calendarele pe care se bazează calendarele resurselor. Alegeți de asemenea un calendar de bază să fie calendarul proiectului ca setare inițială, și puteți utiliza un calendar de bază la activități ca și calendar al activităților. Trei calendare de bază sunt furnizate de Microsoft Project:

Standard

De 24 de ore

Pe schimburi de noapte

Calendarul Standard este calendarul de bază care este utilizat ca setare inițială de către proiect, și pentru calendarele resurselor și ale activităților. Acest calendar reflectă un program tradițional de lucru: de Luni până Vineri, de la 8:00 A.M. la 5:00 P.M., cu o oră pauză.

Calendarul de 24 de ore reflectă un program fără timp nelucrător. Calendarul de 24 de ore poate fi utilizat atunci când resursele și activitățile sunt programate pentru schimburi diferite în întreaga zi, sau atunci când resursele de tip echipament lucrează continuu la o activitate.

Calendarul pe schimburi de noapte reflectă programul extrem de greu de Luni noaptea până Sâmbătă dimineața, de la 11:00 P.M. la 8:00 A.M. cu o oră pauză.

Puteți de asemenea să creați propriul calendar de bază. Crearea propriului calendar de bază este foarte util dacă aveți programe alternative pentru resurse multiple, precum un program cu jumătate de normă, un program flexibil, un program cu schimb de 12 ore, sau un program de sfârșit de săptămână.

Crearea unui nou calendar de bază

Faceți aceasta pentru grupurile de resurse care lucrează în schimburi specializate, precum schimburi cu jumătate de normă care la care nu se adresează calendarele de bază deja create.

În meniul Tools, executați click pe Change Working Time.

Executați click pe New.

În căsuța Name, introduceți o denumire pentru noul vostru calendar de bază.

Dacă doriți să începeți cu un calendar setat inițial, executați click pe Create new base calendar.

Dacă doriți să creați un nou calendar pe baza unui calendar existent, executați click pe Make a copy of, apoi executați click pe denumirea calendarului din căsuța de calendare.

Executați click pe OK.

În calendar, selectați zilele pe care doriți să le modificați.

Pentru a modifica o zi a săptămânii din întregul calendar, selectați abrevierea ce reprezintă ziua din partea de sus a calendarului.

Pentru a modifica toate zilele lucrătoare, executați click pe abrevierea din partea de sus a primei zile, apoi mențineți apăsați tasta SHIFT și executați click pe abrevierea din partea de sus a ultimei zile.

Executați click pe Use default, Nonworking time sau Nondefault working time.

Dacă executați click pe Use default, zilele selectate adoptă timpii de lucru setați inițial, care sunt de la 8:00 A.M. la 12:00 P.M și de la 1:00 P.M. la 5:00 P.M., de Luni până Vineri, și cu timp nelucrător la sfârșitul săptămânii.

Dacă executați click pe Nondefault working time, introduceți momentele în care doriți ca lucrul să înceapă în căsuțele From și momentele în care doriți ca lucrul să înceteze în căsuțele To.

2.10. Cum interacționează calendarele proiectului, ale resurselor și ale activităților?

Calendarul proiectului

Calendarul proiectului reprezintă programul de lucru implicit pentru toate resursele repartizate unui proiect. Implicit, calendarul de bază Standard este calendarul proiectului. Orele timpului de lucru definite în calendarul Standard sunt orele implicite de lucru și zilele libere pentru fiecare resursă

Calendarul activităților

Programarea activităților se bazează pe timpii lucrători stabiliți în calendarul proiectului. Dacă aveți activități ce vor fi finalizate în diferite momente, în special activități care sunt independente de resurse, puteți stabili un calendar al activităților. Un calendar al activitățile este util mai ales în situațiile în care doriți ca o activitate să fie programată în afara timpilor normali de lucru definiți prin calendarul proiectului sau de calendarele resurselor repartizate.

Creați un calendar al activităților în căsuța de dialog Change Working Time ca un nou calendar de bază. Apoi repartizați calendarul de bază unei activități utilizând tabul Advanced din căsuța de dialog Task Information.

Calendarul resurselor

Orele lucrătoare și zilele libere definite în calendarul proiectului sunt timpi lucrători impliciți pentru fiecare resursă sau grup de resurse. Cu alte cuvinte, calendarul resurselor este inițial identic cu calendarul proiectului.

Dacă doriți, puteți personaliza calendarele resurselor pentru resursele individuale pentru a indica anumite ore lucrătoare, vacanțe, absențe și timpul personal planificat. Aceasta vă poate ajuta să creați un program mai corect, mai ales dacă sunt variații semnificative ale timpului lucrător între resurse. Microsoft Project programează resursele doar atunci când sunt disponibile, potrivit cu calendarele resurselor.

Atunci când deschideți pentru prima dată un fișier al proiectului, calendarul de bază Standard este setat implicit pentru calendarul proiectului. Calendarul de bază Standard reflectă tradiționala săptămână de lucru de Luni până Vineri, de la 8:00 A.M. la 5:00 P.M.. Puteți modifica acest calendar de bază Standard pentru a satisface necesitățile specifice ale calendarului proiectului. Puteți de asemenea să bazați calendarul proiectului pe un calendar de bază diferit, precum calendarul Schimburilor de Noapte sau cel ce 24 de Ore, sau un alt calendar de bază pe care-l creați. Stabiliți calendarul proiectului în căsuța de dialog Project Information, disponibilă în meniul Project.

Timpii de lucru din calendarul proiectului afectează programarea tuturor resurselor. Calendarul proiectului este baza pentru calendarul resurselor setat inițial repartizat fiecărei resurse din proiect. Puteți repartiza un calendar de bază diferit unui grup de resurse ce lucrează într-un schimb diferit. Puteți de asemenea să personalizați timpii de lucru pentru un program de lucru și concediile resurselor. Dacă utilizați un calendar de bază diferit pentru resurse sau personalizați timpii de lucru ai resurselor individuale, noile setări nu țin cont de setările calendarului proiectului atunci când se programează resursele.

Zilele și timpii de lucru din calendarul proiectului afectează programarea tuturor activităților. Calendarul proiectului este baza pentru calendarul activităților setat inițial pentru fiecare activitate din proiect. Puteți crea și repartiza un anume calendar al activităților unei activități. Dacă faceți aceasta, aceste noi setări nu țin cont de setările calendarului proiectului atunci când se programează activitatea. Dacă resursele sunt repartizate activității, activitatea este programată prin timpii de lucru pe care calendarul activităților și calendarul resurselor îi au în comun. Activitatea poate ignora setările din calendarul resurselor selectând căsuța de dialog Scheduling ignores resource calendars din tabul Advanced din căsuța de dialog Task Information.

Rezumând, calendarul proiectului este utilizat pentru toate activitățile și resursele, doar dacă nu este un calendar anume pentru activități sau pentru resurse.

2.11.Atașarea informațiilor ajutătoare.

De ce se atașează informații la proiect?

Puteți atașa o varietate mare de informații ajutătoare pentru a clarifica, lărgi sau mări fișierul Microsoft Project. De exemplu, puteți atașa:

Note ce conțin memento-uri, URL-uri sau alte informații asemănătoare pentru un acces mai ușor.

Documente de planificare, contracte, rapoarte privind progresul și alte fișiere asemănătoare.

Grafice care ilustrează producțiile și produsele sau serviciile livrabile.

Fotografii cu angajații pentru a lega fețele acestora cu denumirile resurselor.

Logo-ul companiei, pentru a da rapoartelor un aspect cât mai frumos.

Ce fel de informații se pot atașa la proiect?

Puteți atașa:

Texte și grafice din orice program Microsoft® Windows®.

Hiperlegături cu pagini Web din intranetul companiei sau World Wide Web.

Fișiere de sunet sau video.

Slide-uri individuale din Microsoft® PowerPoint® sau o prezentare întreagă.

Organigrame.

Note ce conțin mesaje text sau legături cu oricare din tipurile de informații de mai sus.

Cum se pot atașa informațiile?

Există cinci metode principale de atașare a informațiilor ajutătoare la fișierul proiectului. Observați că puteți utiliza oricare din aceste metode sau să le combinați.

Adăugați o notă la o activitate, resursă sau repartizare. Într-o notă, puteți adăuga informațiile despre acel subiect, precum memento-uri, hiperlegături sau legături cu fișierele stocate în altă parte. De exemplu, adăugați o notei pentru a indica aptitudinea unei resurse anume sau un memento despre momentul în care echipamentul închiriat trebuie returnat. Sau creați o legătură cu un fișier dintr-o notă pentru a include fotografiile resursei, pentru a atașa o derulare de slide-uri ce explică procesul respectiv sau includeți alte informații asemănătoare.

Creați o hiperlegătură pentru informațiile ajutătoare. Puteți crea o hiperlegătură cu un fișier sau folder într-o rețea a computerului sau cu un site Web. Atunci când executați click pe hiperlegătură, informațiile legate apar in fereastra browser. O hiperlegătură nu crește dimensiunile fișierului proiectului și creează actualizări disponibile imediat cu informațiile legate. Totuși, atunci când nu sunteți conectați nu veți putea avea acces la informațiile din hiperlegături.

Copiați informațiile. Copiați informațiile dintr-un alt program din Windows în fișierul proiectului. Informațiile copiate devin o parte din fișierul proiectului, ceea ce crește dimensiunea fișierului proiectului. Utilizați metoda de copiere pentru părți mici ce text și grafice pe care nu le actualizați des, precum logo-ul companiei copiat în antet.

Introduceți informațiile. Introduceți un obiect, precum o imagine, un fișier întreg, sau o parte de fișier, în fișierul proiectului utilizând OLE. Un obiect introdus poate fi actualizat în programul sursă. Un obiect introdus devine o parte a fișierului proiectului, ceea ce crește dimensiunea fișierului proiectului. În plus, informațiile din fișierul proiectului nu se vor modifica dacă cineva modifică fișierul sursă.

Legați un obiect utilizând OLE. Atunci când legați un obiect, acel obiect sau o imagine apar în fișierul proiectului și actualizează zona originală reflectată automat în fișier. Deoarece datele legate sunt stocate în fișierul sursă, un obiect legat nu crește dimensiunea fișierului proiectului.

CAPITOLUL 3

Gestionarea resurselor în Microsoft Project 2002

3.1.Ce sunt resursele?

Resursele sunt responsabile pentru finalizarea activităților în cadrul proiectului. Există două tipuri de resurse: resurse de lucru și resurse materiale.

Utilizați resurse atunci când doriți să indicați cine sau ce este responsabil de finalizarea activităților în program. Puteți stabili resurse în proiect, iar apoi să le repartizați activităților. Activitățile sunt apoi programate potrivit resurselor, munca, unitățile de repartizare și calendarele resurselor, ducând la o programare mai corectă.

În mod special, utilizați resurse în proiect atunci când scopul vostru este să:

Urmăriți cantitatea de muncă realizată de persoane sau echipamente, sau cantitatea de materiale utilizate, în finalizarea activităților.

Asigurați o contabilitate importante pentru o înțelegere a proiectului. Atunci când responsabilitățile sunt clare, există un risc scăzut de a sări din vedere o activitate.

Fiți mai clari în programarea timpului necesar unei activități și momentul în care este posibil ca aceasta să se finalizeze.

Monitorizați resursele care au repartizată prea puțină sau prea multă muncă.

Contabilizați timpul și costurile resursei.

Ce sunt resursele de muncă?

Resursele de muncă sunt persoanele și echipamentele care finalizează activitățile prin consumarea timpului (sau muncii) pentru activitate. Resursele de muncă sunt diferite de resursele materiale, care reprezintă stocul consumabil utilizat pentru finalizarea unei activități.

Atunci când stabiliți o resursă de muncă, realizați aceasta în cadrul unui timp. Definiți o nouă resursă de muncă indicând cantitatea de timp, sau unitățile maxime, pe care resursa trebuie să o acorde proiectului ca întreg: cu normă întreagă (100%), cu parte întreagă (50%) sau multiple (de exemplu, 300% pentru trei tâmplari la proiect).

De asemenea, atunci când repartizați o resursă de lucru activității, specificați partea din timpul resursei care este disponibilă activității. Acestea reprezintă unitățile de repartizare. Resursa poate fi repartizată cu normă întreagă repartizării, cu jumătate de normă (de exemplu, 20% din timpul rămas disponibil pentru alte repartizări) sau multiple (de exemplu, 200% pentru doi instalatori repartizați unei activități).

Ce sunt resursele materiale?

Resursele materiale sunt provizii, stocuri sau alte obiecte consumabile utilizate pentru finalizarea activităților din cadrul proiectului. Exemple de resurse materiale includ betonul, oțelul, țevile, lemnul și sticla. Resursele materiale sunt diferite de resursele de muncă precum persoanele și echipamentul, care utilizează mai mult timp decât materiale pentru a finaliza activitățile.

Atunci când stabiliți o resursă materială, stabiliți că este mai mult o resursă materială decât una de lucru. Definiți de asemenea eticheta materialului, sau unitatea de măsură, pentru material. Exemple de etichete includ metri cubi, tone și cutii.

Atunci când repartizați o resursă materială unei activități, specificați consumul de material pentru repartizare, de exemplu, 10 tone de oțel pentru o anumită repartizare. Puteți de asemenea să stabiliți dacă utilizarea materialului se bazează pe timp (consum variabil de materiale) sau nu (consum fix de materiale).

Resursele materiale sunt diferite de resursele de muncă în mai multe feluri:

Rata timpului suplimentar și câmpurile grupului de lucru sunt inutilizabile.

Disponibilitatea unităților nu poate fi specificată.

Resursele materiale nu sunt nivelate.

Resursele materiale nu utilizează calendarele resurselor.

Costurile de utilizare se acumulează diferit.

3.2. Cum se organizează și grupează resursele?

Puteți grupa resursele în una din cele trei moduri propuse pentru organizare:

Puteți crea prezentarea unei resurse folosind normele de prezentare obișnuite.

Puteți folosi câmpul Group pentru a preciza categoriile de resurse.

Puteți realiza unificarea numelor resurselor care reprezintă o categorie a resurselor de repartizat.

Cu ajutorul normelor de prezentare obișnuite, puteți defini un cod alfanumeric care reprezintă o grupare structurală sau ierarhică a resurselor. Normele de prezentare sunt taguri (etichete) obișnuite pentru resurse sau activități care împart caracteristici; puteți folosi norme de prezentare obișnuite cum ar fi 1026, Architect5, sau LEVEL-4 pentru a grupa resursele în forma dorită. Puteți crea norme de prezentare pentru a reprezenta detaliat structura organizației, norme de muncă, sau norme de cost contabil asociate cu resursele dumneavoastră. După aceea puteți repartiza aceste norme resurselor, iar gruparea, filtrarea, sau sortarea acestora să reflecte structura pe care doriți să o vedeți când vizualizați informația resursei. Pentru a învăța mai multe despre normele de prezentare obișnuite vedeți capitolul 27, „Norme de Prezentare Obișnuite”.

Dacă folosiți câmpul Group, puteți grupa, filtra, sau sorta resursele după criteriile din câmpul Group. Dacă alegeți să unificați numele resurselor, puteți repartiza și urmării mai multe resurse ca și o singură resursă.

Gândiți-vă cum doriți să repartizați și să urmăriți mai multe resurse în același timp. De exemplu dacă sunt 4 ingineri în cadrul proiectului dumneavoastră, puteți introduce numele și funcția individual. Folosiți această metodă dacă se face o diferență între ce inginer este și la ce activitate este repartizat, și dacă doriți să urmăriți individual timpul și costurile lor. Totuși puteți folosi câmpul Group pentru a revedea informațiile combinate despre toți cei 4 ingineri.

Dacă echipa dumneavoastră nu este completă încă, dar știți că aveți nevoie de 4 ingineri pe care să-i urmăriți individual, este cel mai bine să-i introduceți individual de la început. Puteți introduce numele celor care dețin resursa, de exemplu, Inginer 1, Inginer2, și așa mai departe. Apoi după ce angajați sau repartizați inginerul actual, puteți înlocui

numele celui care deține resursa, cu numele actual fără să afecteze repartizările pe care le-ați făcut deja.

Pe de altă parte, puteți organiza un grup de resursă numit Ingineri, și dacă membrii acestuia sunt 4 și folosesc resursa în întregime, puteți stabili maximul unităților lor ca 400%. Folosiți această metodă dacă repartizarea activităților pentru ingineri sunt interschimbabile, și doriți să urmăriți timpul și costurile lor ca și un grup.

Puteți preciza gruparea resurselor în două modalități diferite. Dacă folosiți câmpul Group, puteți sorta, filtra, sau grupa resursele după criteriile din acel câmp. Dacă unificați numele resurselor, puteți repartiza și urmării mai multe resurse ca o singură resursă.

Utilizarea câmpului Group

Folosiți câmpul Group din fereastra Resource Sheet ca o modalitate de a clasifica tipuri diferite de resurse. Apoi puteți să sortați, filtrați, sau grupa resursele aparținând unui anume grup. Mai mult, puteți sorta, filtra, sau grupa activitățile repartizate la resurse care aparțin unui anumit grup.

Unele exemple a clasificării resurselor pentru câmpul Group includ:

Locația

Funcția locului de muncă sau tipul locului de muncă

Data de angajare

Nu puteți repartiza grupuri de resurse activităților. Dacă doriți să puteți realiza acel lucru, folosiți unificarea numelor resurselor.

Unificarea numelor resurselor

Dacă aveți mai multe resurse de un anumit tip, cum ar fi „Tâmplari”, „Redactori” sau „Gravori de Sistem” și doriți să repartizați și să urmăriți munca lor ca un grup unificat decât ca o resursă individuală, puteți unifica numele resurselor.

Introduceți numele unificat al resursei în câmpul Resource Name din fereastra Resource Sheet. Indicați unitățile maxime pentru resursa unificată pentru a arata că aceea este o resursă multiplă. Repartizați resursa unificată activităților.

3.3.Ce este disponibilitatea unei resurse?

Disponibilitatea resursei este volumul timpului de muncă, sau al capacității, unei resurse ce trebuie să fie programată pentru lucru într-o activitate. Disponibilitatea unei resurse este determinată prin:

Timpii de lucru specificați în calendarul resursei

Data de început și data de sfârșit a unei resurse în cadrul proiectului

Disponibilitatea unității resursei (de exemplu, 50%,100%, sau 300%) în timpul unei perioade de timp date.

Disponibilitatea resursei se aplică doar la resursele de muncă, nu și la resursele

materiale.

Folosiți calendarul project din căsuța de dialog Change Working Time pentru a stabili timpii și zilele lucrătoare și nelucrătoare standard, pentru toate resursele din proiect. Folosiți calendarul resursei pentru a stabili excepții ale timpului de muncă, cum ar fi zile libere sau concedii, pentru resursele individuale. Calendarul resursei determină cum este programata o resursă pentru o activitate.

Dacă o resursă nu începe sau nu se termină în același timp ca și data de început și de sfârșit a proiectului, puteți preciza data de începere și data de terminare disponibile ale resursei în căsuța de dialog Resource Information.

Puteți preciza disponibilitatea unității de măsură pentru proiect ca un întreg: normă întreagă (100%), jumătate de normă (de exemplu, 50%), sau timp multiplu (de exemplu, 300% pentru 3 tâmplari din proiect). În căsuța de dialog Resource Information de asemenea puteți preciza că unitatea de măsură disponibilă unei resurse variază pe parcursul proiectului la diferite perioade de timp.

3.4.Cum afectează disponibilitatea unei resurse programarea activității?

Disponibilitatea resursei este bazată pe data de începere și data de terminare a resursei în proiect, la fel ca unitățile de măsură maxime ale resursei. În timp ce disponibilitatea nu afectează inițial programarea activității, dacă o resursă este programată pentru activității peste datele disponibile sau unitățile de măsură maxime ale lui sau ale ei, resursa va fi marcată ca fiind supraalocată. Atunci, dacă nivelați resursa sau faceți alte ajustări pentru a rezolva supraalocarea, repartizarea activităților poate fi împărțită sau întârziată, schimbă astfel programarea activității.

Dacă o resursă nu începe sau se termină în același timp ca și data de începere și de terminare a proiectului, puteți specifica datele disponibile de început și sfârșit ale resursei în căsuța de dialog Resource Informațion.

Puteți de asemenea specifica unitățile de măsură maxime ale resursei pentru proiect ca un întreg: normă întreagă (100%), jumătate de normă (de exemplu, 50%), timp multiplu (de exemplu, 300% pentru 3 tâmplari din proiect). În căsuța de dialog Resource Information, puteți de asemenea specifica că disponibilitatea unității de măsură a unei resurse variază pentru diferite perioade de timp pe parcursul proiectului. De exemplu , folosiți tabelul Resource Availability pentru a indica aceea că 3 (pictori) zugravi (300%) vor fi disponibili din Iunie până în August, și un (pictor) zugrav (100%) va fi disponibil în Septembrie și Octombrie.

Dacă lucrul repartizat unei resurse este în afară datei de început și a datei de sfârșit sau a timpului disponibil, sau dacă depășește unitatea de măsură maximă a resursei, Microsoft Project repartizează resursa dar indică aceea că resursa este supraalocată. Atunci, puteți fi alertat de problemele potențiale pentru a vă putea decide cum să le rezolvați

Stabilirea timpului și a zilelor de lucru al unei resurse de lucru

Faceți acest lucru pentru a specifica zilele libere sau timpul liber a resursei dacă sunt diferite de cele precizate în calendarul project. Orele de lucru și zilele libere definite în calendarul project sunt orele de lucru neachitate și zilele libere pentru fiecare resursă. Timpul de lucru al unei resurse determină disponibilitatea resursei, pe care Microsoft Project o folosește când programează activitățile, determinând valorile resurselor și care resurse sunt supraalocate.

În meniul View , selectați Resource Sheet.

În câmpul Resource Name, selectați resursa la care doriți să-i schimbați timpul sau zilele de lucru.

Selectați Resource Information, și apoi alegeți tabul Working Time.

În căsuța Base calendar, selectați calendarul de bază pe care doriți să-l repartizați resursei alese.

Din calendar, selectați zilele ce doriți să le schimbați.

Pentru a schimba o zi a unei săptămâni pentru întreg calendarul, selectați ziua din partea de sus a calendarului.

Pentru a schimba toate zilele de lucru, selectați abrevierea din partea de sus a primei zile, după care țineți apăsată tasta SHIFT și selectați abrevierea din partea de sus a ultimei zile.

6. Selectați Use default, Nonworking time, sau Nondefault working time.

Dacă selectați Use default, atunci zilele selectate adoptă timpii de lucru și nelucru din calendarul de bază al resursei.

Dacă selectați Nondefault working time, tastați timpii la care doriți să înceapă lucrul în căsuțele From și timpii la care doriți să se termine lucrul în căsuțele To.

Precizarea datei de început și datei de sfârșit a unei resurse de lucru pentru proiect.

Faceți acest lucru dacă doriți să precizați când o resursă este la începutul lucrului în proiect sau când o resursă este la sfârșitul lucrului părăsind proiectul. Acest lucru este folositor în mod special dacă resursa are datele de început și de sfârșit diferite în mod semnificativ de cele ale proiectului . Puteți folosi de asemenea acest procedeu pentru a preciza un singur nivel de efort (cum ar fi 50% pentru o resursă cu jumătate de normă) pe tot parcursul proiect.

Din meniul View, selectați Resource Sheet.

În câmpul Resource Name, selectați resursa la care doriți să-i introduceți data de început și de sfârșit.

Selectați Resource Information, și apoi alegeți tabul General

În câmpul Available From, selectați data la care resursa începe lucrul în proiect.

În câmpul Available To, selectați data la care resursa termină lucrul în proiect.

În câmpul Units, tastați numărul unităților de măsură maxime pe care le are disponibile resursa în timpul acestei perioade de timp

3.5.Ce este o repartizare?

O repartizare este alocarea unei activități specifice o resursă specifică responsabilă pentru îndeplinirea activității. Unei activități îi pot fi repartizate mai multe resurse. Amândouă resursele de lucru și resursele materiale pot fi repartizate activităților.

Repartizați resurse activităților din cadrul proiectului dumneavoastră când doriți să indicați ce sau cine este responsabil pentru îndeplinirea activităților din program. O dată ce repartizările sunt făcute, activitățile sunt programate conform cu calendarele resurselor și cu unitățile de măsură repartizate, furnizate pentru programarea mai exactă.

Repartizarea resurselor pe activități este specifică când scopul dumneavoastră este să:

Urmăriți volumul de lucru realizat de echipament și oameni, sau volumul materialului folosit, în realizarea activităților.

Asigurați responsabilitate și înțelegere proiectului. Când responsabilitățile sunt clare, există un risc mai mic ca activitățile să fie trecute cu vederea.

Fiți mai preciși în programare să știți cât timp durează activitățile și când este probabil ca ele să fie terminate.

Monitorizați resursele cu repartizarea unui prea puțin sau prea mult volum de muncă.

Să justificați timpul și costurile resursei.

Cum se repartizează resurse pe activități?

Repartizați resurse prin selectarea activității, alegerea resursei din (sau adăugarea de resurse la) lista de resursă, și introducerea unităților de măsură repartizate.

Neachitarea valorii unităților de măsură repartizate pentru resursele de lucru este la fel ca și valoarea unităților de măsură maxime, dar fără să depășească 100%. Valoarea de 100% a unei unități de măsură indică aceea că resursele sunt repartizate cu normă întreagă pe activitate, bazată pe timpul de lucru disponibil precizat în calendarul resursei. Pentru resursele materiale, neachitarea valorii unității de măsură este 1. Valoarea 1 a unității de măsură reprezintă măsurarea unei unități de măsură, sau etichetarea, ce ați pregătit-o pentru resursa materială (de exemplu, 1 tonă sau 1 yard la puterea a treia)

Dacă din întâmplare, numele resurselor repartizate apar împreună cu barele activităților Gantt.

Puteți revedea detaliat informația repartizată în fereastra Task Usage, sau fereastra Resource Usage. În fereastra Task Usage, numele resurselor repartizate sunt grupate sub numele fiecărei activități. În fereastra Resource Usage, numele activităților repartizate sunt grupate sub numele fiecărei resurse. Aceste două vizualizări, apar ca și un tabel iar o foaie a timpului arată distribuirea lucrului în perioada de timp.

3.6. Cum ajustez repartizările resursei de muncă?

Puteți ajusta timpul unei resurse de lucru dintr-o activitate, ajustând unitățile de măsură, lucrul, planurile, și data de începere și data de finalizare repartizate.

Când repartizați pentru prima dată o resursă unei activități, ați stabilit repartizarea unităților de măsură. Pentru o resursă de lucru, unitățile de măsură indică procentul timpului de lucru disponibil, bazat pe calendarul resursei, și că această resursă se va dedica acelei activități. Norma întreagă tipic este 100%, însemnând că aceasta este o resursă care va lucra cu normă întreagă la această activitate. Dacă este repartizată o resursă cu jumătate de normă cu maximul unităților de măsură de 25%, de exemplu, neachitarea valorii unității de măsura de repartizat este de 25%. De asemenea puteți repartiza o resursă cu normă întreagă să lucreze cu jumătate de normă. De exemplu, puteți repartiza o resursă cu normă întreagă să lucreze 50% la o activitate și 50% la alta. Dacă calendarul unei resurse este programat la 8 ore de lucru pentru ziua de Joi, și resursa este programată 100% pe o activitate pentru Joi, resursa lucrează 8 ore în ziua de Joi. Totuși dacă calendarul resursei este programat la 4 ore în ziua de Vineri, și dacă resursa este programată 100% pe o activitate pentru Vineri, resursa lucrează 4 ore în ziua de Vineri.

Când repartizați o resursă de lucru unei activități, lucrul este calculat imediat. Modul de lucru este calculat depinzând de tipul activității (Unitățile de măsură fixe, durata fixă, sau lucrul fix). De exemplu, când o resursă este repartizată pentru prima dată unei activități cu unitate de măsură fixă, cantitatea de lucru repartizată depinde de durata activității. Schimbați valoarea totală de lucru pentru o sarcină când doriți să scădeți volumul timpului petrecut pe o activitate sau când doriți să schimbați lucrul de la repartizarea unei resurse la alta. Schimbarea valorii timpului total de lucru vă poate fi de ajutor când încercați să scurtați programul sau când încercați să distribuiți în mod egal norma de lucru a supraalocării sau subalocării resurselor.

În concluzie pentru a schimba volumul total de lucru la o sarcină, puteți planifica lucrul, care este ajustat în funcție de cât de mult din lucrul total este realizat peste perioada repartizată. Cu planul reglat, puteți avea acces în sus , în jos, în sus și apoi în jos și așa mai departe. Lucrul total pentru o sarcină împreună cu planul aplicat este împărțit la durata activității în concordanță cu planul ce l-ați ales. De asemenea vă puteți crea propriul dumneavoastră plan de lucru.

Dacă data de începere și data de finalizare ale unei sarcini sunt diferite de datele de începere și de finalizare ale activității, le puteți ajusta în caseta de dialog Assignment Information.

3.7.Cum se ajustează repartizările resursei materiale?

Puteți ajusta rata consumului și materialul folosit al sarcinilor resursei materiale prin ajustarea unităților de măsură și a lucrului. De asemenea puteți planifica materialul folosit și să stabiliți repartizarea datelor de început și de sfârșit.

Când repartizați o resursă pentru prima dată la o activitate, stabiliți unitățile de măsură repartizate. Pentru resursele materiale, unitățile de măsură sunt considerate volumul sau rata consumului de material. Unitățile de măsură pe care le repartizați pentru resursele materiale indică cantitatea de material care va fi consumată pentru realizarea activității, folosind unități de măsurare, sau etichetare, introduceți resursa materială (de exemplu, 20 de tone sau 5 yards la puterea a treia). Dacă resursele materiale au un consum variabil de material, indicați rata în câmpul Units. De exemplu, dacă 10 tone de oțel se va folosi în fiecare săptămână din această repartizare, introduceți 10/week ca și unitate de măsură repartizată. Totuși, dacă resursa are un consum de materiale fix, atunci introduceți cantitatea de material care va fi folosită, fără un anumit timp. De exemplu, dacă se vor folosi 40 de yarzi de pământ pentru o sarcină indiferent dacă durata activității crește sau scade, introduceți 40.

Când repartizați o resursă materială la o activitate, munca este calculată imediat. Pentru materiale, munca este considerată ca fiind totalul de material folosit. Modul în care este calculat totalul de material folosit depinde dacă consumul resursei este desemnat ca și o variabilă fixă. Dacă consumul ei este fix, totalul de material folosit este egal cu valoarea unității de măsură. De exemplu dacă valoarea unităților de măsură repartizate este la o activitate este de 20 de cutii, lucrul va fi de 20 de cutii. Totuși, dacă consumul resursei este variabil, totalul de material folosit indică volumul total de material care se va folosi pe tot parcursul activității. De exemplu, dacă valoarea unităților de măsură repartizate pe o activitate este de 20 de cutii/zi, și durata activității este de 4 zile, valoarea muncii este de 80 de cutii.

În concluzie pentru a schimba volumul total de lucru (materialul folosit) la o sarcină, puteți planifica materialul folosit; ceea ce arată cât din materialul total va fi folosit peste și cât de mult îl puteți ajusta. Cu planul reglat, puteți avea acces în sus, în jos, în sus și apoi în jos și așa mai departe. Totalul de material folosit pentru sarcină este împărțit de-a lungul duratei activității în concordanța cu planul ce l-ați ales. Vă puteți realiza de asemenea propriul dumneavoastră plan de lucru.

Dacă datele de începere și finalizare a resursei materiale sunt diferite de datele de începere și finalizare ale activității, le puteți ajusta în caseta de dialog Assignment Information.

Repartizarea ratei de consum pentru o resursă materială

Când repartizați o resursă materială, folosiți câmpul Units pentru a indica volumul de material ce va fi folosit pentru aceasta.

Din meniul View, selectați Gantt Chart.

În câmpul Task Name, selectați activitatea la care doriți să-i repartizați o resursă.

Selectați Assign Resources.

În câmpul Units, tastați un număr zecimal care indică volumul de material ce va fi folosit pentru această repartizare, și apoi introduceți eticheta materialului.

De exemplu, dacă utilizați 20 de yarzi pentru o resursă de cherestea, tastați 20

Selectați Assign

Selectați Close

3.8. Cum afectează repartizările de resurse programul?

Dacă nu repartizezi resurse activităților din proiect, Microsoft Project calculează programul utilizând numai durata activității, dependența activității, restricțiile și informațiile din calendarul activităților și al proiectului. Dacă repartizezi resurse, activitățile sunt programate și în funcție de calendarul resurselor și unitățile repartizate, contribuind la o mai bună programare.

Spre deosebire de resursele de muncă, repartizarea resurselor materiale unei activități nu afectează programarea activității. Însă, modificarea repartizărilor de materiale poate afecta programarea activităților dacă numai resurse materiale sunt repartizate unei activități. În acest caz, modificând caracterul de muncă al unei atribuiri cu consum variabil de material poate modifica durata activității.

Pe lângă programarea conform informațiilor activității, după ce ai repartizat resursele, Microsoft Project utilizează resursele și informațiile atribuirii pentru a calcula informațiile programului, care cuprinde:

volumul de muncă pe care o resursă este repartizată să o realizeze și cum este această muncă distribuită în timp.

numărul de unități repartizate dintr-o resursă, adică part time, full time sau multiple pentru o activitate.

tipul activității, care afectează modul în care programul se modifică dacă modifică repartizările existente.

dacă activitatea este determinată de efort. Dacă da, pe măsură ce resursele sunt adăugate sau înlăturate, volumul de muncă este redistribuit între resursele rămase. Pentru activitățile în care unitățile au valoare fixă, de exemplu, dacă mai multe resurse sunt repartizate, activitatea va fi terminată într-un timp mai scurt.

calendarele resurselor. Microsoft Project programează resursele repartizate pe baza timpilor lucrători sau nelucrători indicați în calendarele resurselor.

Pentru toate activitățile, după ce ai repartizat resursele, activitatea este programată conform formulei Durata = Volum de muncă/Unități. Tabelul următor arată modul în care tipul de activitate afectează programarea atunci când modifici unul din următoarele trei elemente:

3.9.Ce este programarea determinată de efort?

Modul în care repartizarea resurselor pe activități afectează programul, depinde dacă activitatea este sau nu determinată de efort.

Programarea determinată de efort indică faptul că adăugând resurse unei repartizări, munca este redistribuită între toate resursele pentru a menține aceiași cantitate de muncă peste tot. La fel, pentru activitățile determinate de efort, dacă elimini resurse din activitate, munca este redistribuită între resursele rămase pentru a menține aceiași cantitate de muncă peste tot.

În mod implicit, activitățile sunt cu unități fixe sau determinate de efort. Asta înseamnă că pe măsură ce mai multe resurse sunt repartizate la activitate, mai puțină muncă e necesar să realizeze fiecare resursă. Pentru că este o activitate cu unități fixe, adăugarea de resurse determină și reducerea duratei.

Dacă ai o activitate cu durată fixă și determinată de efort, cu cât adaugi mai multe resurse, cu atât, resursele, vor avea nevoie de mai puține unități pentru a îndeplini cantitatea redusă de muncă pentru repartizare.

Prin natura sa o activitate cu volum de muncă fix este determinată de efort. Dacă adaugi resurse, munca va fi distribuită între repartizări și durata scade.

3.10. Costul proiectului

Ce costuri sunt incluse în costul total al proiectului?

Costul total al proiectului include toate costurile pe bază de rate, pe utilizare și fixe pe care le-ai introdus pentru resurse, activități și repartizări.

Poți vizualiza costurile totale în mai multe moduri. Într-un Gantt Chart sintetizat pentru întregul proiect sau în Microsoft Excel

Ce sunt costurile pe bază de rate și cum sunt calculate?

Costurile resursele bazate pe rate sunt custurile resurselor de muncă cărora le-ai repartizat rate standard și dacă e nevoie și rate de timp suplimentar, de obicei pe oră. Când repartizezi o resursă unei activități, Microsoft Project calculează costul total al resursei folosind rata pe ora a resursei și timpul necesar pentru a îndeplini activitatea.

Introducerea ratelor de plata standard și pentru timp suplimentar ale resurselor

În meniul View, click pe Resource Sheet.

În meniul View, selectează Table și apoi click pe Entry.

În câmpul Resource Name selectează o resursă sau introdu un nou nume de resursă.

În câmpul Sts. Rate și Ovt. Rate introdu ratele resurselor.

Ce sunt costurile materialelor pe bază de rate și cum sunt calculate?

Costurile materialelor pe bază de rate reprezintă costul resurselor materiale consumabile cărora le-ai repartizat rate standard. Ratele resurselor materiale sunt repartizate pe unitatea de material (rată pe tonă) Când repartizezi o resursă materială unei activități, Microsoft Project calculează costul total al resursei folosind rata resursei materiale și cantitatea de material necesară pentru a îndeplini activitatea.

Introducerea rate de cost standard pentru resursele materiale

În meniul View, click pe Resource Sheet.

În meniul View, selectează Table și apoi click pe Entry.

În câmpul Resource Name selectează o resursă sau introdu un nou nume de resursă.

Pentru o nouă resursă materială tastează sau selectează Material în câmpul Type

Pentru o nouă resursă materială, tastează numele unității de măsură în câmpul Material Label

În câmpul Std. Rate tastează o rată.

Ce sunt tabelele de costuri și când trebuie să le folosim?

Tabelele de costuri sunt o colecție de informații despre costurile resursei, incluzând costul standard, costul orelor suplimentare, orice cost de utilizare. Poți folosi până la 25 de nivele diferite pentru a introduce modificări viitoare ale ratelor, precum majorarea ratelor de plată, îmbunătățirea materialelor și poți specifica datele când aceste modificări for fi valabile.

Sunt 5 tabele de costuri (de la A la E), deci poți seta 5 seturi diferite de rate de utilizare a unei resurse pentru diferite tipuri de muncă.

Modificarea tabelelor de rate la o resursă repartizată

Când a introdus rate diferite pentru o resursă în tabelele de costuri, poți schimba ratele resurselor la o repartizare prin aplicarea unui tabel de costuri diferit.

În meniul View click Usage.

În câmpul Task Name, selectează resursa repartizată.

Dacă resursele repartizate sunt ascunse, click pe simbolul activității pentru a le vizualiza.

Click Assignment Information și apoi tabul General

În caseta Cost rate table, click pe tabelul care conține ratele pe care dorești să le aplici.

Cum sunt calculate costurile pentru timpul suplimentar?

În mod implicit, Microsoft Project utilizează rate standarde pentru resurse pentru a calcula costurile pentru orice cantitate de muncă necesară pentru îndeplinirea activității. Nu calculează automat orele adiționale ca timp suplimentar doar dacă repartizezi orele respective drept muncă suplimentară.

Deoarece volumul de muncă reprezintă volumul de muncă total îndeplinit, volumul de muncă suplimentară este inclus, nu adăugat la totalul de volum de muncă.

Pregătirea pentru a calcula costurile timpului suplimentar.

În meniul View click Task Usage.

În meniul View selectează Table și apoi Work.

Click pe câmpul Work.

În meniul Insert, click Column.

În caseta Field Name, click Overtime Work și apoi click OK.

În câmpul Overtime Work pentru resursele repartizate dorite, tastează cantitatea de muncă suplimentară.

Pentru a introduce muncă suplimentară pentru alte resurse repartizate, repetă pasul 6.

3.11. Ce este bugetul în Microsoft Project?

Un buget poate fi în realitate suma de bani pe care o poți cheltui într-un proiect. În Microsoft Project poți introduce informații despre cost pentru a determina costul total implicat de îndeplinirea tuturor activităților din proiect. Când salvezi informațiile despre cost ca cost original sau ca plan al liniei de bază, ai stabilit un buget pentru proiect..

Cu un buget stabilit, poți administra mai bine costurile, comparând cheltuielile actuale cu ceea ce ai planificat să cheltuiești pentru a face orice ajustare necesară pentru a te încadra în buget.

Cum poate fi folosită acumularea costului pentru a regla fluxul monetar?

Când repartizezi costurile pe activități și resurse, poți determina când trebuie să se acumuleze. Dacă fluxul monetar este un factor critic în proiectul tău, poți modifica modul în care costurile se acumulează pe activități individuale pentru a asigura că se vor acumula atunci când avem bani pentru ele.

Exceptând costurile pe utilizare, care se acumulează întotdeauna la începutul activității, Microsoft Project antecalculează costurile și calculează acumularea costurilor pe baza procentului de îndeplinire a activității, distribuindu-l pe întreaga durată a activității. Poți avea costuri care se acumulează la startul activității dacă ai o sumă îndestulătoare de bani pe care să o cheltuiești la start sau la sfârșitul activității dacă amâni plata până când munca este terminată.

Modifică modul în care costurile se acumulează

În meniul View selectează Resource Sheet.

În câmpul Resource Name, selectează o resursă.

Click Resource Information și apoi click pe tabul Costs.

În caseta Cost accrual selectează metoda dorită de acumulare a costurilor.

Modifică modul de acumulare al costurilor fixe

În meniul View selectează More Views.

În caseta View, click Task Sheet și apoi Apply

În meniu View selectează Table și apoi Cost.

În câmpul Fixed Cost Accrual, selectează metoda dorită de acumulare a costurilor fixe.

Modifică modul de acumulare al costurilor fixe al activităților ce vor fi introduse

În meniul Tools, selectează Options apoi click pe tabul Calculation

În caseta Default fixed costs acrrual, selectează metoda dorită de acumulare a costurilor.

Dacă dorești să aplici metoda la toate proiectele viitoare, click Set as Default.

3.12. Nivelarea resurselor

Ce este nivelarea resurselor?

Nivelarea resurselor este o metodă de a rezolva probleme de a avea prea mult volum de muncă repartizat resurselor, cunoscută ca supraalocare.

În general, resursele sunt nivelate în 2 moduri:

prin întârzierea activității până când resursa repartizată are timp să muncească la ea.

prin întreruperea activității, astfel încât o parte din activitate este realizată atunci când este planificată, restul activității este realizat mai târziu, când resursa repartizată are timp disponibil..

Poți nivela resursele singur sau poți pune Microsoft Project să realizeze acest lucru. Dacă nivelarea este realizată de către Microsoft Project, următorii factori sunt examinați pentru a determina care activități trebuie întârziate și care întrerupte:

ID-ul activității

Rezerva disponibilă

Prioritatea activității

Dependențele activității

Restricțiile activității

Termenele programului

Când Microdoft Project nivelează resursele, nu modifică repartizările resurselor și nu modifică informațiile activității. Doar întârzie sau întrerupe activitățile. Când nivelezi resursele singur, poți să iei în considerare câțiva factori și apoi să ajustezi activitățile sau resursele pentru a rezolva supraalocare. Poți întârzia activități sau repartiza resurse adiționale.

Metodele pe care le alegi pentru a reduce supra alocarea depind e limitele proiectului, inclusiv buget, disponibilitatea resurselor, termenul de sfârșit și gradul de flexibilitate în programarea activităților.

Ce este o resursă supraalocată?

O resursă supra alocată are mai multă muncă repartizată decât poate fi realizată în timpul disponibil al resursei. Când Microsoft Project programează activitățile, calculează programul pe baza cerințelor activității, nu a disponibilității resursei repartizate.

Supraalocare poate rezulta din următoarele:

resursă este repartizată să lucreze full time la mai mult de o activitate.

mărirea duratei activităților

mărirea unităților repartizate pentru resurse.

reducerea unităților disponibile pentru resurse.

resursă să fie repartizată unei activități sinteză, precum și uneia sau mai multor subactivități.

Poți găsi repede o resursă supra alocată în orice examinare a resurselor, în care numele resurselor supraalocate este evidențiat cu roșu.

Examinarea Resource Usage, în special, poate arăta durata de timp în care resursa este supraalocată într-o anumită perioadă de timp.

Poți folosi examinarea Resource Allocation pentru a te ajuta să găsești și revezi informații detaliate ale activității și repartizării corespunzătoare resurselor supraalocate.

Folosirea filtrelor pentru a vedea doar resursele supra alocate

În meniul View, click Resource Sheet.

În meniul Project, selectează Filter for și apoi click Overallocated Resources.

Când și de ce trebuie nivelate resursele?

Dacă descoperi că resurse din proiect sunt supraalocate după ce ai introdus toate informațiile despre programarea activităților și disponibilitatea resurselor poți să nivelezi resursele pentru a elimina supraalocările. Poți nivela resurse împărțite de mai multe proiecte.

Într-o examinare a resurselor poți vede resursele supraalocate care sunt evidențiate cu roșu.

Când introduci informații despre programul activităților, trebuie să ți cont de:

dacă activitățile apar într-o succesiune, folosește dependențele activităților pentru a crea succesiunea

folosește restricțiile doar când este necesar. Aceste restricții inflexibile limitează ajustarea realizată de Microsoft Project când determină ce activități să niveleze.

Utilizează cu economie prioritățile. Folosește o prioritate de 1000 (adică nu nivela această activitate) numai când o activitate no poate fi nicidecum întârziată sau întreruptă sau când ai alte activități pe care preferi să le întârzii sau întrerupi când este necesară nivelarea.

Ce legătură au prioritățile cu nivelarea?

Sunt două tipuri de priorități pe care le poți seta pentru a controla ordinea în care Microsoft Project nivelează activitățile pentru resursele supraalocate: priorități pentru activități și pentru resurse.

Prioritățile variază între 0 și 1000, cea mai mare prioritate este 1000 și cea mai mică 0. Diferența mare permite o flexibilitate mare când nivelează. Prioritatea implicită de activitate este 500.

Setează prioritățile activității când dorești să setezi prioritățile la anumite activități pentru a controla cum sunt nivelate în relație cu alta. Prioritatea cea mai mare, 1000, are efectul de a spune „nu nivela” adică Microsoft Project nu va întârzia sau întrerupe niciodată această activitate când nivelează, și nici nu elimină întârzierile sau întreruperile deja nivelate.

Stabiliți prioritățile proiectului când vreți să stabiliți prioritățile unor proiecte specifice într-un plan al unui proiect multiplu sau când împărțiți resurse diferitelor proiecte. Prioritățile nivelului proiectului controlează modul în care activitățile din proiect sunt nivelate în relație cu alte proiecte și activități într-un plan al unui proiect multiplu. Cea mai mare prioritate, 1000, spune „nu nivelați”, însemnând că Microsoft Project nu întârzie sau împarte activitățile respective din proiect atunci când nivelează, sau elimină nivelările existente.

Nu există suprapunere de priorități între proiecte. De exemplu, dacă proiectul A are o prioritate de 500 și proiectul B una de 400, activitățile din proiectul A vor avea întotdeauna o prioritate mai mare decât cele din proiectul B. Astfel o activitate cu prioritatea 1000 din proiectul B va avea o prioritate mai mică decât o activitate cu prioritatea 0 din proiectul A.

Stabilirea priorităților activităților

Faceți acest lucru când doriți să stabiliți prioritățile pentru activități specifice pentru a controla cum sunt nivelate în relație cu altele.

Din meniul View, executați click pe Gantt Chart

În câmpul Task Name, selectați activitățile ale căror priorități vreți să le schimbați și apoi executați click pe Task Information.

Executați click pe tabul General, tastați sau selectați o prioritate din caseta Priority, și executați click pe OK.

Repetați pașii 2-3 pentru orice alte activități pentru care doriți să stabiliți prioritățile

Care sunt rezultatele nivelării?

Când Microsoft Project nivelează o resursă supraalocată, anumite activități atribuite acestor resurse sunt separate sau întârziate. Activitățile separate sau întârziate sunt apoi programate când resursa are timp să lucreze la ele. Aceste schimbări în orar sunt bazate pe următorii factori:

Dacă nivelați cu rezervă liberă

Disponibilitatea resursei în timpul de muncă

Numărul de unități ale resursei atribuite

Durata activității

Restricțiile activității

Puteți observa rezultatele nivelării în graficul Gantt, care grafic arată valorile dinainte de nivelare în comparație cu cele de după nivelare, inclusiv întârzierile nou adăugate.

Ordinea de nivelare aleasă în caseta de dialog Resource Leveling (standard, numai ID, sau prioritate și standard) determină care activități sunt întârziate sau întrerupte mai întâi. Cu ordinea de nivelare standard, Microsoft Project examinează dependențele de predecesori, rezerva de timp, date, restricții și priorități. Când se nivelează după ID, Microsoft Project ordonează lista de activități în ordine crescătoare după ID. Când se nivelează după prioritate și standard, Microsoft Project examinează mai întâi orice activitate set, activitate coordonatoare, sau prioritățile proiectului și apoi examinează factorii standard.

Două tipuri de întârzieri pot fi adăugate în orar: întârzieri din atribuire și întârzieri din nivelare.

Întârzierile din atribuire indică cât timp o resursă atribuită ar trebui să aștepte după data de început a activității înainte de a începe munca. Puteți adăuga întârzieri din atribuire pentru a elibera resursele supraalocate.

Microsoft Project adaugă întârzieri din nivelare la orar ca un rezultat al nivelării. Puteți de asemenea introduce întârzieri din nivelare manual. Trebuie să știți că dacă introduceți nivelarea din întârziere, această valoare este eliminată când executați click pe Clear Leveling sau Level Now în caseta de dialog Resource Leveling.

Amintiți-vă că nivelarea nu:

Reatribuie activități

Reatribuie unități

Nivelează resurse materiale. (nivelează doar resursele umane și echipamentele).

3.13. Portofoliul de resurse.

Ce este un portofoliu de resurse?

Un portofoliu de resurse vă permite să împărțiți resursele între mai multe proiecte. Folosirea unui portofoliu de resurse vă permite să programați munca resurselor la diferite proiecte, să identificați conflictele între atribuiri în diferite proiecte și să vedeți cum timpul unei resurse este folosit între mai multe proiecte.

Dacă aveți oameni sau echipamente care lucrează la activități în cadrul mai multor proiecte, puteți dori să folosiți portofoliul de resurse pentru a centraliza informațiile despre resurse, cum ar fi numele resursei, calendarul folosit, unitățile resursei, costul, făcându-le mai ușor de administrat. Fiecare proiect care folosește resurse din portofoliul de resurse se numește un fișier care pune la comun informații. Se poate folosi orice alt fișier de proiect existent pe post de portofoliu de resurse, dar este recomandat să creați un nou fișier de proiect doar pentru informații despre resurse pentru a fi ușor de lucrat cu aceste informații.

În Microsoft Project Professional, dacă folosiți resurse care există în portofoliul de resurse al întreprinderii, nu este nevoie să creați unul nou. Pentru a găsi resursele printre resursele întreprinderii se folosește comanda Build Team from Enterprise din meniul Tools pentru a introduse resursele în proiect. Pentru mai multe informații se utilizează Help.

Când sunteți conectați la Microsoft Project Server în timp ce folosiți Microsoft Project Professional, nu puteți folosi noul portofoliu de resurse al întreprinderii. Numai portofoliul de resurse al întreprinderii deja existent este disponibil. Oricum, dacă folosiți Microsoft Project fără să vă conectați la server, de exemplu, pentru a lucra la un fișier de proiect trimis prin e-mail, puteți folosi portofoliul de resurse care non-întreprindere.

Legături cu un portofoliu de resurse existent care nu sunt ale întreprinderii.

Faceți acest lucru când deja există un fișier portofoliu de resurse non-întreprindere, care conține resursele pe care doriți să le folosiți.

Cu fișierul proiectului deja deschis, se deschide fișierul portofoliu de resurse existent.

Din meniul Window, se execută click pe numele fișierului proiectului pentru a trece din nou la el.

În meniul Tools, se alege Resource Sharing și apoi se execută click pe Share Resource

Se selectează Use resources și apoi în caseta From se selectează fișierul portofoliu de resurse.

Sub On conflict with calendar or resource information, se alege fișierul care ar trebui să fie luat primul dacă apar conflicte între informațiile despre resurse (de ex., un cost standard de 30$ într-un fișier și de 40$ în altul). Atribuirea acestor informații nu este niciodată rescrisă.

Se selectează Pool takes precedence dacă fișierul din care doriți să împrumutați resursele trebuie să rescrie informațiile despre resurse. Această opțiune este recomandată în majoritatea cazurilor.

Se selectează Sharer takes precedence dacă fișierul ar trebui să rescrie informațiile despre resurse în portofoliul de resurse și alte fișiere comune.

Notă: Informațiile despre resurse din fiecare proiect sunt adăugate la noul portofoliu de resurse și sunt disponibile pentru fiecare fișier pe măsură ce devine comun.

Se execută click pe OK pentru a închide caseta de dialog Share Resources.

Se execută click pe Save.

Din meniul Window se execută click pe fișierul portofoliu de resurse și apoi se execută click pe Save.

Cum se creează un portofoliu de resurse și cum se folosește?

Se începe cu un fișier normal Microsoft Project unde se introduc doar informații despre resurse și se salvează cu un nume sugestiv ca de exemplu, ResPool1.mpp. Apoi, se conectează fișierul proiectului la fișierul cu portofoliul de resurse și fișierul individual devine unul comun. Resursele din portofoliul de resurse sunt acum disponibile în fișierul comun și informațiile despre resurse sunt prezentate acolo.

Când atribuiți resurse comune la activități dintr-un fișier, fișierul salvează toate informațiile despre atribuirea la activități cum ar fi unitățile atribuite, munca și conturul ei. Această informație este duplicată în portofoliul de resurse astfel încât orice alt fișier să aibă disponibile informațiile despre atribuirea resurselor la alte proiecte. Când portofoliul de resurse și alt fișier sunt deschise, aceeași informație e disponibilă în fiecare dintre ele.

În Microsoft Project Professional, dacă folosiți resurse ale întreprinderii nu trebuie să creați un nou portofoliu de resurse al întreprinderii. Resursele întreprinderii sunt setate pentru toată organizația și sunt disponibile folosind comanda Build Team from Enterprise din meniul Tools.

Cum se poate lucra cu un portofoliu de resurse dacă nu există acces pentru citire/scriere la el.

Dacă aveți acces de citire/scriere la un portofoliu de resurse, îl puteți deschide și puteți gestiona informațiile din portofoliu. Dacă nu aveți permisiunea de a face modificări în portofoliul de resurse, când îl deschideți, acesta este implicit deschis read-only. Când lucrați în fișier, puteți vedea atribuirile resurselor în alte fișiere prin informațiile duplicate în portofoliul de resurse.

În Microsoft Project Professional, dacă folosiți resursele întreprinderii, nu trebuie să creați un nou fișier de resurse ale întreprinderii. Resursele întreprinderii sunt stabilite pentru toată organizația și sunt disponibile folosind comanda Build Team from Enterprise din meniul Tools.

Cum poate fi actualizat portofoliul de resurse.

Dacă aveți acces pentru scriere/citire la portofoliul de resurse, cea mai ușoară cale de a păstra toate fișierele actualizate este de a deschide portofoliul de resurse. Pe măsură de informația este introdusă sau modificată în portofoliul de resurse, acesta este actualizat. Când aveți portofoliul de resurse deschis pentru citire/scriere, alți utilizatori sunt blocați și nu puteți salva modificările în alte fișiere până nu închideți portofoliul de resurse, care păstrează fișierele sincronizate.

Dacă doriți să actualizați portofoliul de resurse acest lucru îl puteți face chiar dacă nu aveți acces de scriere/citire la portofoliu. Când executați click pe Update Resource Pool (meniul Tools, submeniul Resource), Microsoft Project deschide repede portofoliul de resurse, salvează schimbările și închide fișierul. Sau, următoarea dată când fișierul este deschis, utilizatorul este îndrumat să actualizeze fișierul, selectiv sau în totalitate, cu schimbările făcute.

În Microsoft Project Professional, dacă folosiți resursele întreprinderii, informațiile despre aceste resurse sunt actualizate automat pe măsură ce lucrați cu activități și resurse. Nu trebuie să creați un nou portofoliu al întreprinderii. Resursele întreprinderii sunt stabilite pentru toată organizația și sunt disponibile folosind comanda Build Team from Enterprise din meniul Tools.

Ce este o prioritate și cum poate fi folosită eficient?

Implicit, portofoliul de resurse rescrie informațiile despre resurse în fișiere dacă informația este în conflict. De exemplu, dacă numele unei resurse este introdus ca JaneC în portofoliul de resurse, și îl schimbați în JClayton în fișier, data următoare când deschideți fișierul, va fi schimbat înapoi în JaneC. Acest lucru păstrează informația din portofoliul de resurse departe de a fi afectată de schimbări accidentale, care vor fi dificil observat înainte de a afecta alte fișiere.

În anumite circumstanțe, doriți ca informațiile despre resurse din fișier să se impună în fața celor din portofoliul de resurse și în consecință și asupra altor fișiere. Dacă nu dețineți portofoliul de resurse și doriți să rescrieți informațiile, puteți modifica un fișier pentru a-l face cu prioritate în fața portofoliului de resurse. De exemplu, după ce ați executat click pe Sharer takes precedence din caseta de dialog Sharer Resources (pentru a accesa caseta de dialog din meniul Tools, indicați Resource Sharing, și apoi executați click pe Share Resources), puteți modifica numele unei resurse din JaneC în JClayon, și portofoliul de resurse și alte fișiere vor schimba numele în Jclayon, de asemenea.

În Microsoft Project Professional, dacă folosiți resursele întreprinderii, nu trebuie să vă îngrijorați pentru conflictele informațiilor despre resurse. Tipic, doar o singură persoană poate schimba informațiile despre activități și resurse la un moment dat.

Ce se întâmplă când se deconectează fișierul de la portofoliul de resurse?

Când portofoliul de resurse este deconectat, fișierul reține atribuirile și informațiile despre resurse. Resursele din portofoliul de resurse nu mai sunt disponibile. Dacă nu mai aveți nevoie să utilizați portofoliul de resurse deloc, puteți deconecta rapid toate fișierele de la portofoliul de resurse.

Dacă portofoliul de resurse este deschis când deconectați fișierul, atribuirile din fișierul respectiv sunt șterse. Dacă portofoliul de resurse nu este deschis, el reține informațiile despre atribuirile activităților din fișierul respectiv, dar nu va primi informații actualizate dacă faceți alte modificări. Dacă nu doriți ca anumite atribuiri să fie reținute în portofoliul de resurse după ce ați deconecta fișierul, ar trebui să eliminați resursa din orice atribuire din fișier înainte de a deconecta portofoliul de resurse. Dacă eliminați o resursă din toate activitățile sau de la singura activitate la care este alocată în fișier și apoi deconectați portofoliul de resurse, resursa dispare din listă și pierdeți informațiile despre resurse din fișierul anterior. Pentru a evita pierderea informațiilor din fișier, introduceți u nume fictiv de resursă, și copiați informațiile despre resursa existentă, apoi înlocuiți alocările resurselor cu resursa fictivă.

În Microsoft Project Professional, dacă folosiți resursele întreprinderii, nu trebuie să creați un portofoliu al întreprinderii sau să vă faceți griji de a fi deconectat de la un fișier portofoliu. Resursele întreprinderii sunt stabilite pentru întreaga organizație și sunt disponibile folosind comanda Build Team from Enterprise din meniul Tools.

CAPITOLUL 4

Urmărirea progresului

4.1. Alegerea unei metode de urmărire

Cum se alege o metodă de urmărire?

Metoda de urmărire pe care ați ales-o depinde de:

Mărimea proiectului. Dacă proiectul este foarte mic, conținând o duzină de sarcini veți putea probabil urmări progresul acestor sarcini manual. Dacă proiectul are mai mult de 25 sau 30 de sarcini oricum lăsați Microsoft Project să urmărească progresul.

Uneltele de urmărire disponibile. Cu Microsoft Project Standard si Professional, Microsoft Project Server vă permite să urmăriți progresul prin intranetul organizației dumneavoastră. Sistemul dumneavoastră de e-mail va pune la dispoziție căi eficiente de a strânge informații despre starea sarcinilor și să le incorporați într-un plan de proiect. Sau puteți actualiza sarcini și informații despre sarcini în mod manual.

Nivelul detaliului la care urmăriți progresul. De obicei, nevoile proiectului determină nivelul detaliului la care trebuie să urmăriți progresul. De exemplu, dacă resursele sunt alocate sarcinilor, un buget mic sau un termen limită vă pot cere să urmăriți munca și costurile asociate cu fiecare resursă individuală ce lucrează la o sarcină. Dar dacă nu aveți timp pentru urmărire, veți opta să urmăriți suma muncii sau a costului numai la nivel de proiect.

Ce nivel al detaliului trebuie urmărit?

Puteți urmări progresul la două niveluri de bază. Cel mai puțin detaliat nivel la care puteți urmări este nivelul sarcinii, care va urmări proiectul cu un microscop de mică putere. Cea mai mică unitate a cărei muncă, durată și costuri le puteți actualiza este sarcina. Puneți proiectul dumneavoastră în față unui microscop de mare putere și veți vedea că unele sarcini au doua sau mai multe resurse alocate, fiecare dintre acestea asociate cu propria lor muncă și propriile costuri. Cel mai detaliat nivel la care puteți urmări este nivelul alocărilor, dar la acest nivel puteți urmări numai dacă ați alocat resurse sarcinilor.

Dacă vă interesează să urmăriți numai costul și munca agregate ale unei sarcini sau alocări, până la data actuală, ar trebui să urmăriți totalurile. De exemplu, poate că tot ceea ce trebuie să știți este că o resursă a lucrat 23 de ore la o sarcină de la începutul acesteia. Dar dacă trebuie să urmăriți progresul mai îndeaproape pentru a vă asigura că vă încadrați în programul stabilit sau în bugetul alocat, atunci trebuie să urmăriți progresul sarcinii sau al alocării în funcție de perioada de timp. De exemplu, poate doriți să aflați că pentru o anumită alocare, resursa a muncit 9 ore în ziua de luni, 8 ore marți și 6 ore miercuri.

Ce metode de urmărire se pot utiliza?

Folosiți metoda “sarcină-total” pentru a urmări durata, munca sau costul total al sarcinii până la data curentă sau până la data de stare. În Microsoft Project, folosiți imaginea Task Sheet cu afișarea tabelului Tracking.

Folosiți metoda “sarcină-fază de timp” pentru a urmări munca sau costul sarcinii pentru o perioadă de timp. În Microsoft Project folosiți imaginea Task Usage cu detaliile Actual Work atașate.

Folosiți metoda “alocare-total” pentru a urmări munca și costul total pentru o alocare până la data curentă. În Microsoft Project, folosiți imaginea Task Usage cu afișarea tabelului Tracking.

Folosiți metoda “alocare – fază de timp” pentru a urmări alocările fiecărei resurse de muncă și cost pentru o perioadă de timp. În Microsoft Project, folosiți imaginea Task Usage cu detaliile Actual Work atașate.

4.2. Urmărirea costurilor

Ce este urmărirea costurilor?

Urmărirea costurilor este o modalitate de folosire a Microsoft Project pentru a determina dacă sarcinile, resursele și alocarea costurilor se încadrează în buget sau îl depășesc. Urmărirea costurilor ne arată dacă proiectul ca întreg se încadrează în buget.

De ce trebuie să urmăresc costurile?

Urmărirea costurilor vă ajută să vă încadrați în buget. Puteți determina dacă vă încadrați în buget vizualizând variația costurilor dintre costurile programate și costurile din liniile de bază. De exemplu dacă costul sarcinii bugetat este 50 $ și costurile programate 60$, variația costului este de 10$. Prin monitorizarea regulată a variației costurilor puteți face pași majori să vă asigurați că proiectul rămâne încadrat în buget. Oricum puteți vizualiza variația costurilor numai dacă ați introdus un cost în liniile de bază. De exemplu, dacă nu ați introdus costul pentru o resursă înainte să salvați o linie de bază nu veți putea să vedeți variațiile costului pentru aceea resursă.

Ce cost pot să urmăresc?

Poți urmării costurile pentru sarcini resurse și alocări. Puteți urmări atât costurile totale cât și costurile pe faze de timp, care sunt costuri defalcate pe perioade de timp (cum sunt zilnic sau săptămânal). De exemplu dacă sunteți interesat în principal cât v-a fii costul total al unei sarcini puteți urmări costurile programate din imaginea Gantt Chart. Dacă aveți nevoie să monitorizați costurile mai îndeaproape pentru a vă încadra în buget puteți urmări costul pe faze de timp din imaginile Resource Usage și Task Usage.

Cum urmăresc costurile?

Înainte ca proiectul să înceapă salvați costurile inițiale estimate în linia de bază. După ce proiectul începe actualizați progresul sarcinii și introduceți costurile actuale sau lăsați Microsoft Project să-l calculeze pentru dvs. de la costurile actuale Microsoft Project calculează costurile programate cât și diferența dintre costurile programate și costurile liniei de bază. Această diferența vă spune dacă proiectul dvs. se încadrează în buget.

Cum se pot analiza și rezolva variațiile costurilor?

Pentru a evalua corect și rezolva variațiile costurilor trebuie să faceți următoarele:

Înainte să salvați online de bază, introduceți costul pentru toate componentele ce contribuie la costul sarcini. De exemplu dacă forța de muncă și materialele sunt cerute pentru a completa o sarcină, introduceți costurile resursei și costurile materiale. Microsoft Project vă va calcula costul estimativ al sarcini sau costul liniei de bază.

Asigurați-vă că costurile pe care le introduceți sunt cele corecte și completați-le înainte de a le salva într-o linie de bază.

După ce salvați o linie de bază și începeți proiectul, actualizați-l pe măsură ce munca este completă. Pe măsură ce actualizați progresul unei sarcini, Microsoft Project calculează automat costurile ei actuale. Dacă doriți să introduceți dvs. costurile veți avea nevoie să opriți calcularea automată a acestora.

Vizualizați costurile programate, de bază, actuale și rămase cât și variația costurilor prin aplicarea unui tabel Cost la imaginea unei sarcini cum ar fi Gantt Chart sau Task Sheet. Costurile programate sunt afișate în Total Cost sau Cost.

4.3. Microsoft Project Server

Microsoft Project Server este un program care poate fii folosit cu Microsoft Project Standard și Microsoft Project Professional pentru a desfășura o colaborare eficientă de echipă între managerii de proiect, membrii echipei și Stakeholderi. Acești oameni pot revedea și lucra cu informațiile Microsoft Project Server folosind o interfață de utilizator bazată pe rețea numită Microsoft Project Web Access

De ce ar trebui folosit Microsoft Project Server?

Microsoft Project oferă o soluție efectivă pentru colaborarea echipei prin Microsoft Project Server. Împreună ele oferă o mare flexibilitate și beneficii numeroase pentru a comunica eficient cu membrii echipei, alți manageri de proiect și stakeholderi:

Managerii de proiect pot delega sarcini membrilor echipei și pot ține evidența munci care a fost efectuată. Ei pot accepta automat sau manual actualizări de la membri echipei și pot încorpora informațiile actualizate în proiectul lor.

Ei pot de asemenea cere și primi rapoarte de stare în formatul pe care-l doresc și pot consolida rapoarte individuale de stare într-un singur raport de stare la nivel de proiect pe care-l pot prezenta Stakeholderilor.

În Microsoft Project Professional ei pot folosi Microsoft Project Server pentru a desfășura analiza prin crearea de diferite versiuni ale proiectului lor. Cu două sau mai multe versiuni ei pot compara costurile, programele și alocarea resurselor. Ei pot de asemenea să vadă efectul schimbărilor programate în disponibilitatea resurselor, alocarea resurselor și costuri.

Membrii echipei pot revedea alocarea sarcinilor, răspunde managerului de proiect despre sarcinile lor și trimite actualizări despre munca terminată la intervale regulate. Ei pot de asemenea să creeze noi sarcini și să le trimită managerilor lor de proiect pentru aprobare și încorporare in fișierul proiectului. Dacă este nevoie, ei pot delega sarcini altor membrii ai echipei.

Ei pot vedea sarcinile lor într-un grafic Gantt și grupa, sorta și filtra sarcinile pe care trebuie să pună accent asupra unor anumite detalii. În funcție de permisiunea dată acestora de administratorul Microsoft Project Server membrii echipei pot vedea de asemenea ultimele informații despre întregul proiect nu numai sarcinile alocate lor.

Stakeholder-ii pot revedea proiectul, sarcinile și informațiile despre resurse pentru a avea o imagine a felului în care proiectul progresează în cadrul organizației.

Ce este delegarea sarcinilor ?

Folosind Microsoft Project Web Access membri echipei pot delega sarcini de la unu la altul. Când o sarcină este delegată unui alt membru al echipei acea persoană devine responsabilă de îndeplinirea munci la aceea sarcină. Persoana care a delegat sarcina poate revedea și aproba starea acesteia înaintea înaintări ei către managerul de proiect sau să-l pună pe membrul echipei care face munca să o înainteze direct managerului de proiect.

Un administrator determină dacă delegarea sarcini este disponibilă în Microsoft Project Server. Dacă delegarea totală a sarcini este disponibilă acolo puteți specifica dacă doriți să se permită delegarea de sarcini în proiectul dvs. individual.

Setarea opțiunilor de delegare a sarcinilor în Microsoft Project Server

Cu Microsoft Project Server membri echipei pot delega sarcini de la unu la altul. Când o sarcină este delegată altui membru al echipei acel membru face cu adevărat munca la acea sarcină deși persoana care deleagă sarcina păstrează opțiunea de a aproba starea sarcini înaintea trimiteri ei către managerul de proiect. Înaintea setări opțiunilor de delegare Microsoft Project Server trebuie să vă conectați membri echipei la Microsoft Project Server.

În meniul Tools apăsați Options și apoi butonul Collaborate

Selectați caseta Allow resources to delegate tasks using Microsoft Project Server

Note:

Membri echipei pot delega sarcini numai dacă managerul de proiect permite delegarea folosind aceasta procedură și administratorul Microsoft Project Server permite delegarea în Microsoft Project Server.

Pentru informații despre munca cu sarcini delegate vezi Help în Microsoft Project Server.

Ce informați pot fi văzute în Microsoft Project Web Access?

Microsoft Project Server afișează informații în Microsoft Project Access. Ca și majoritatea imaginilor din Microsoft Project și aceste imagini include un set de câmpuri și filtre și au un format specific care se concentrează numai asupra unor arii ale proiectului.

Un administrator Microsoft Project Server definește și controlează imaginile și alocă permisiune utilizatorilor astfel încât membrii echipei, directorii și Stakeholder-ii pot vedea informațiile de care au nevoie. În funcție de permisiunea dată acești oameni pot vedea câteva sau toate informațiile următoare în secțiuni de imagini specifice ale Microsoft Project Web Access:

Tabelul de timp arată alocările sarcinilor pentru fiecare membru al echipei în parte.

Secțiunea Projects arată sarcini adiționale, resurse și informații despre alocări despre proiectul curent sau, în Microsoft Project Professional un portofoliu de proiecte din cadrul organizației

Secțiunea Resources arată informații despre resurse cum sunt costuri și programe pentru un proiect anume sau pentru proiecte din cadrul organizației

Secțiunea Documents arată informațiile legate de proiect

Secțiunea Issues arată problemele legate de proiect

Cum se folosește Microsoft Project Server pentru a urmări progresul unui proiect?

După ce ați hotărât să folosiți Microsoft Project Server pentru a schimba informații între Microsoft Project și Microsoft Project Web Access urmărirea progresului devine foarte ușoară, un proces cu două căi:

Din Microsoft Project comunicați alocările sarcinilor membrilor echipei. Când publicați alocarea sarcinilor în Microsoft Project Server membri echipei pot folosi pagina Timp în Microsoft Project Web Access pentru a le revedea. Ei pot schimba sau actualiza informațiile sarcinilor lor introducând date actuale în pagina Timp pe măsură ce ei completează munca sau sarcinile alocate lor.

Din Microsoft Project Web Access membri echipei comunică actualizarea sarcinilor și schimbările. Când membri echipei vă trimit informații actualizate ale sarcini puteți încorpora progresul acestei sarcini în Microsoft Project. Actualizările sarcinilor pot fi făcute oricând dar poți cere să îți fie trimise la intervale regulate.

4.4. Triunghiul Proiectului

Ce este triunghiul proiectului?

Majoritatea proiectelor au o dată de terminare specificată, un buget și un scop. Acest trio de Timp, Bani și Scop este cunoscută deseori drept triunghiul proiectului. Dacă ajustați una dintre aceste elemente celelalte două vor fii afectate. Deși toate trei sunt importante în general una are o influența mai mare asupra proiectului.

De exemplu dacă decideți să ajustați planul proiectului pentru a aduce mai aproape data de final programată ați putea termina cu costuri mai mari și pierderea însemnătăți scopului.

Căile cu care schimbările în plan afectează celelalte două părți ale triunghiului variază în funcție de circumstanțele și de natura proiectului dvs. In unele cazuri scurtarea programului poate duce la creșterea costurilor în altele poate duce chiar la scăderea acestora.

Când ar trebui să mă preocupe triunghiul proiectului?

Pe măsură creați sau modificați planul proiectului ați putea realiza că numai vizează scopuri importante. De exemplu planul dvs. ar putea arăta că proiectul se termină prea târziu sau că depășește bugetul. Va trebui să optimizați planul pentru al pune din nou pe roți. Când începeți optimizarea determinați mai întâi care dintre următoarele trei elemente este cel mai important pentru succesul proiectului dvs. Ce problema trebuie rezolvată mai întâi?

Proiectul meu durează prea mult

Proiectul sau sarcinile mele costă prea mult

Încercăm să facem prea mult sau facem prea puțin

Poate veți avea nevoie să ajustați planul pentru a optimiza data de sfârșit, bugetul și pentru a schimba scopul. Când începeți să optimizați planul aduceți-vă aminte de triunghiul al proiectului. Amintiți-vă că în momentul în care actualizați o parte a proiectului celelalte două pot fii afectate. Ele pot fii afectate în mod pozitiv sau negativ depinzând de natura proiectelor. Verificați planul pentru celelalte două elemente pentru a vă asigura că nimic nu devine impracticabil. De exemplu, dacă ajustați planul pentru a reduce costurile, vedeți să nu afectați data de sfârșit.

Verificați data de sfârșit a proiectului?

Puteți folosi căsuța de dialog Project Statistics pentru a vedea data de final programată și costul programat al proiectului.

În meniul Project apăsați Project Infomation

Apăsați Statistics

În rândul Current revedeți coloana Finish și coloana Cost

Aceste coloane arată data de terminare și costul total calculate pentru proiectul dvs. până în acest moment.

Cum se ajustează partea de timp a triunghiului proiectului?

După analizarea programului vă puteți da seama că depășește limita de timp admisă. Sunt câteva căi de ajustare a programului. Metodele pe care le alegeți depind de limitele impuse de proiect ca un tot cum ar fi bugetul, disponibilitatea resurselor, scopul și flexibilitatea sarcinilor.

Cea mai eficientă cale de scurtare a programului este să schimbi sarcinile care fac parte din drumul critic. Modificarea sarcinilor care nu fac parte din drumul critic ar putea să nu afecteze programul. Puteți:

Scurta durata sarcinilor

Intersecta sarcinile astfel încât să se poată munci la ele simultan

Ajusta planul proiectului pentru a termina la data stabilită

Aloca resurse suplimentare

Scădea cantitatea de muncă stabilită

Pe măsură ce ajustați orarul ar putea crește costurile, resursele s-ar putea supraaloca și se poate schimba scopul. De exemplu, dacă scurtați durata sarcinilor din drumul critic proiectul se va termina probabil mai curând și scopul acelor sarcini și probabil întregul proiect se va reduce. Sau dacă alocați resurse suplimentare sarcinilor din drumul critic astfel încât se poată fi terminate mai repede ați putea vede că aceste resurse sunt supra alocate și trebuie să plătiți în plus, crescând costurile.

Cum se ajustează latura cost a triunghiului proiectului?

Se poate descoperi că planul proiectului care a fost creat depășește bugetul. Costurile proiectului sunt afectate în primul rând de resursele corespunzătoare activităților din proiect.: costurile pe bază de rate și costurile fixe privind oamenii, echipamentele și materialele.

De aceea, pentru a reduce costurile se poate micșora sfera de cuprindere a proiectului astfel încât să fie mai puține activități sau durate mai mici pentru activitățile care au nevoie de resurse.

De asemenea se pot ajusta resursele, se poate asigura că setările pentru rate, costuri și întârzieri sunt corecte. Se poate verifica că resursele alocate sunt cele mai bune pentru lucru. Este posibil să se înlocuiască o resursă mult mai scumpă cu una mai puțin scumpă, și să se folosească resursa mai scumpă acolo unde este mai eficientă din punct de vedere al costului.

Pe măsură ce se ajustează planul pentru a corespunde bugetului, data de finalizare poate fi prelungită, sau sfera de cuprindere poate să se reducă. De exemplu, dacă se elimină întârzierile din activitățile care aveau desemnate resurse supraalocate, se poate descoperi că programul s-a prelungit până la punctul în care data de finalizare este cu o lună mai târziu. Sau, dacă s-a redus sfera de cuprindere pentru a corespunde bugetului, se poate afla că data de finalizare este de fapt programată mai devreme.

Cum se ajustează latura sfera de cuprindere a triunghiului proiectului?

Sunt 2 aspecte ale sferei de cuprindere care se iau în considerare: sfera de cuprindere a produsului și sfera de cuprindere a proiectului. Sfera de cuprindere a produsului descrie bunurile sau serviciile livrabile finale ale proiectului, de obicei foarte detaliat. Exemple de sfere de cuprindere ale produsului include caracteristicile produsului sau descrierile. Un manager de proiect nu are un control prea mare asupra sferei de cuprindere a produsului. Pe de altă parte, sfera de cuprindere a proiectului include toată munca necesară la proiect pentru a produce bunurile sau serviciile livrabile descrise de sfera de cuprindere a produsului. În mod normal, managerul de proiect are cel puțin un anumit control al sferei de cuprindere a proiectului. Din acest motiv, majoritatea discuțiilor de aici referitoare la sfera de cuprindere se axează pe sfera de cuprindere a proiectului.

În mod obișnuit, se ajustează sfera de cuprindere când apar probleme legate de date de finalizare sau de buget. Pentru a atinge data de finalizare se pot reduce sfera de cuprindere sau costurile. De asemenea, se poate mări sfera de cuprindere dacă sunt disponibile un timp suplimentar sau un buget mărit.

În mod normal, schimbarea sferei de cuprindere implică schimbarea numărului sau duratei activităților. Sfera de cuprindere este strâns legată de calitate. Când se mărește sfera de cuprindere, există oportunitatea de a obține o calitate mai mare. Atunci când se micșorează sfera de cuprindere, este necesar să se reducă standardele de calitate acceptabilă.

Dacă se micșorează sfera de cuprindere, se pot scădea costurile, iar data de finalizare poate surveni mai devreme. Dacă se mărește sfera de cuprindere, pot crește costurile, iar data de finalizare poate surveni mai târziu. De exemplu, dacă se reduc o serie de activități care au fost considerate opționale, resursele alocate acestora sunt acum libere să lucreze la alte proiecte și nu sunt plătite din bugetul acestui proiect. Sau dacă se mărește sfera de cuprindere prin adăugarea unui timp unor serii de activități, se poate descoperi că schimbarea sferei de cuprindere afectează programarea activităților drumului critic, iar data de finalizare este acum cu 2 săptămâni mai târziu.

Unde se încadrează latura resurse în triunghiul proiectului?

Uneori este nevoie să se optimizeze planul proiectului pentru a se asigura că resursele sunt folosite eficient, cu o încărcare a muncii rezonabil echilibrată. În termenii triunghiului proiectului, resursele sunt considerate o componentă a costului. Așa că pe măsură ce se ajustează resursele pentru mai mult sau mai puțină muncă sau disponibilitate, costurile cresc sau scad corespunzător, pe baza ratelor resursei.

Cu toate acestea, se poate observa ă pe măsură ce se ajustează resursele, programul se poate schimba. De exemplu, dacă există un număr de supralaocări de resurse și se nivelează proiectul, programul poate să includă acum activități împărțite sau întârzieri care măresc date de finalizare. Sau dacă există o supraalocare de resurse se poate mări sfera de cuprindere a unor serii de activități pentru a utiliza mai bine resursele în timpul perioadei care cuprinde timpul disponibil.

Ce legătură are calitatea cu triunghiul proiectului?

Calitatea este cel de-al patrulea element al triunghiului proiectului, dar calitatea este în centru. Orice schimbări făcute la oricare din cele 3 laturi ale triunghiului pot să afecteze calitatea. Calitatea nu este un factor al triunghiului; este un rezultat a ceea ce se face cu timpul, banii și sfera de surprindere.

De exemplu, dacă se descoperă că există timp suplimentar în program, se poate mări sfera de cuprindere prin adăugarea de activități și durate. Cu acest timp și sferă de cuprindere suplimentare se poate crea un nivel mai înalt de calitate a proiectului și a bunurilor sau serviciilor livrabile ale acestuia.

Sau, dacă se dorește reducerea costurilor pentru atingerea bugetului, s-ar putea să fie nevoie să se micșoreze sfera de cuprindere prin reducerea activităților sau a duratelor acestora. Cu o sferă de cuprindere redusă pot să existe mai puține oportunități pentru a atinge un anumit nivel de calitate, astfel încât rezultă o calitate mai scăzută din nevoia de reducere a costurilor.

4.5. Printare și raportare

Care este cea mai bună modalitate de a printa informațiile proiectului?

Pentru a conduce eficient un proiect, trebuie sa se comunice informațiile proiectului mai multor persoane. Cu Microsoft Project, se pot printa vizualizări și rapoarte care prezintă exact informațiile dorite.

Procesul de printare a informațiilor dorite poate fi la fel de simplu ca apăsarea unui buton sau la fel de avansat ca și crearea și previzionarea rapoartelor obișnuite. Indiferent de cât de simplu sau sofisticat este procesul, printarea unei vizualizări sau a unui raport constă în esență în aceiași pași:

Se selectează vizualizarea sau raportul care prezintă cel mia bine informațiile dorite. Dacă o vizualizare sau un raport predefinit nu corespunde nevoilor exacte, se pot aplica diferite tabele sau filtre, sau se poate schimba modul în care articolele sunt grupate sau sortate;

Se pot face schimbări la afișarea vizualizării sau raportului. De exemplu, se poate dori adăugarea logo-ului companiei în partea de sus a fiecărei pagini, includerea numelui proiectului în josul fiecărei pagini, sau extinderea informațiilor pentru a se potrivi pe o singură pagină;

Previzionarea unei vizualizări sau unui raport înainte de printare. Previzionarea unui raport poate ajuta la verificarea schimbărilor de conținut și de afișare făcute astfel încât să poată fi ajustate dacă este nevoie;

Printarea vizualizării sau raportului. Pentru a face printarea cât mai eficientă posibil, se pot specifica opțiunile dorite. De exemplu, se poate printa o serie de pagini (definită de numărul de pagini sau de date), se pot reține paginile goale sau se pot printa mai multe copii.

Printarea unei vizualizări

Atunci când utilizatorul este gata să printeze o vizualizare, aceasta se poate printa fără schimbarea opțiunilor de printare prin folosirea butonului Print, sau se pot schimba opțiunile de printare și previziona modul în care arată înainte de printare.

În meniul View, se execută click pe vizualizarea dorită pentru printare;

Pentru folosirea unei vizualizări care nu este in meniul View, se execută click pe More Views, apoi pe vizualizarea dorită din lista Views, apoi pe Apply.

Se execută click pe Print.

Notă: Dacă se folosește butonul Print, informația este trimisă la imprimantă direct, fără opțiunea de previzionare a ceea ce se va printa.

Schimbarea opțiunilor de printare înainte de printarea vizualizării

Dacă este prima dată când se printează o vizualizare sau dacă se dorește schimbarea opțiunilor de printare, ca de exemplu proprietățile imprimantei, seria de printare sau data acesteia, numărul de copii, acestea se pot specifica înainte de printare. Majoritatea opțiunilor setate sunt salvate până se schimbă din nou.

În meniul File, se execută click pe Print;

În căsuța de dialog Print, se selectează opțiunile de printare dorite;

Dacă se dorește vizionarea a ceea ce se va printa, se execută click pe Preview.

Pentru schimbarea aspectului paginilor vizualizării printate, se execută click pe Page Setup;

Pentru printarea vizualizării, se execută click pe Print.

Ce vizualizare trebuie folosită pentru a printa anumite informații?

Cu Microsoft Project se pot printa informații despre activități, resurse, costuri și progres, prezentate în vizualizarea care corespunde cerințelor.

Se poate de asemenea modifica o vizualizare pentru a arăta informația care se dorește prezentată. În vizualizările foaie, se poate aplica un anume tabel pentru afișarea informațiilor care se doresc printate. Pentru organizarea informațiilor se poate aplica un filtru sau se poate împărți pe grupuri. De exemplu, pentru a printa o anumită informație de stare, se poate folosi o vizualizare ca Gantt Chart sau Tracking Gantt, se poate aplica un tabel ca tabelul Work sau tabelul Summary, se poate filtra după criterii ca activități critice sau încheiate, sau se poate grupa după criterii ca activități încheiate sau incomplete.

În continuare se poate modifica o vizualizare prin specificarea informațiilor afișate în anumite câmpuri. De exemplu, se pot afișa datele calculate pentru activitățile centralizatoare sau grupuri, sau se pot afișa indicatori grafici pentru a evidenția activitățile care au nevoie de o atenție specială.

Următorul tabel descrie tipurile de informații care se pot printa în anumite vizualizări.

Ce raport trebuie folosit pentru a printa anumite informații?

Cu Microsoft Project se pot printa informații despre activități, resurse, costuri și progres, într-un raport care corespunde cerințelor. Se poate schimba conținutul afișat în majoritatea rapoartelor prin modificarea tabelelor, filtrelor sau ambelor.

Microsoft Project include multe activități, resurse și rapoarte dintre file predefinite și le împarte după conținut, activități curente, costuri, sarcini, încărcarea cu muncă și rapoarte obișnuite. Câteva dintre aceste rapoarte, ca Project Summary, Top Level Tasks sau Budget sunt în special folositoare pentru printarea informațiilor privind starea proiectului.

Următorul tabel descrie informațiile care se pot printa cu ajutorul anumitor rapoarte:

Printarea unui raport

Microsoft Project include activități predefinite, resurse, și rapoarte tabelare care trebuie tipărite. Dacă este necesar, un raport poate fi adaptat pentru a prezenta exact informația care se dorește.

În meniul View, se execută click pe Reports.

Se execută click pe tipul de raport dorit, și apoi se execută click pe Select.

Dacă se alege Custom ca tip de raport, se execută click pe un raport din lista Reports, și apoi se trece la pasul 5.

Se execută click pe raportul ce se dorește tipărit și apoi se execută click pe Select.

Pentru a personaliza setările implicite, se execută click pe Edit, se realizează schimbările necesare, se execută click pe OK, și apoi click pe Select.

Dacă se dorește să se schimbe apariția paginilor raportului, se execută click pe Print Preview pentru a se vedea ceea ce s-a schimbat.

Se execută click pe Print.

Notă: Atunci când se alege un raport afișarea acestuia nu putea fi văzută automat în fereastra Print Preview. Pentru a afișa raportul înainte de a fi tipărit, se execută click pe Print Preview.

4.6. Drumul critic

Ce este drumul critic?

Drumul critic reprezintă o serie de activități (sau chiar o singură activitate) care stabilesc data de finalizare a proiectului. Aceasta înseamnă că, atunci când ultima activitate din drumul critic este realizată, proiectul este îndeplinit.

Cunoscând și urmărind drumul critic pentru proiect, precum și resursele repartizate activităților critice, se poate determina care activități afectează data de finalizare a proiectului și dacă proiectul va fi terminat la timp.

Dacă este important pentru ca proiectul să se termine conform programului, trebuie să se acorde atenție deosebită activităților de pe drumul critic și resurselor ce le sunt repartizate. Aceste elemente determină dacă proiectul va fi terminat la timp.

Seriile de activități sunt de obicei legate între ele prin dependențele dintre activități. Deși este posibil să fie multe astfel de rețele de activități în cadrul planului proiectului, cea care termină ultima este drumul critic al proiectului.

De notat că drumul critic se poate schimba de la o serie de activități la alta pe parcursul programului. Drumul critic se poate schimba o dată cu îndeplinirea activităților, sau o dată cu întârzierea activităților dintr-o altă serie. Întotdeauna există un drum critic general pentru orice program de proiect. Noul drum critic este reprezentat apoi de activități cele mai potrivite pentru garantarea datei de finalizare dorită.

Prezentarea drumului critic în contextul tuturor activităților

Evidențierea activităților critice în Detail Gantt Chart este de ajutor mai ales dacă se dorește să se vizualizeze dependențele între activitățile pe parcursul realizării ajustărilor.

În meniul View, se execută click pe More Views.

Se execută click pe Detail Gantt, și apoi se execută click pe Apply.

Ce este o activitate critică?

Activitățile ce nu pot fi întârziate fără a fi afectată data de finalizare a proiectului se numesc activități critice. Într-un proiect reprezentativ, multe activități au o anumită rezervă și de aceea pot fi întârziate un timp fără a afecta data de finalizare a proiectului. Rezerva reprezintă intervalul de timp cu care se poate decala o activitate fără a întârzia alte activități sau fără a afecta data de finalizare a proiectului. În timp ce se modifică activitățile pentru a rezolva supra-alocarea, se ajustează costurile, sau se revizuiește sfera de cuprindere, trebuie să se urmărească activitățile critice și să se acorde atenție schimbărilor din cadrul acestora care pot afecta data de finalizare a proiectului. Activitățile critice formează drumul critic al programului.

O activitate devine critică atunci când îndeplinește oricare dintre următoarele condiții:

Nu are rezervă.

Prezintă o restricție de date de tipul “Trebuie să înceapă la data de” (MSO-Must Start On) sau “Trebuie să se termine la data de” (MFO-Must Finish On).

Prezintă o restricție de tipul “Cât mai târziu posibil” într-un proiect programat de la data de începere.

Prezintă o restricție de tipul “Cât mai repede posibil” într-un proiect programat de la data de finalizare.

Prezintă o dată de finalizare care este aceeași sau mai mare decât data de scadență.

O activitate nu mai este critică atunci când a fost terminată pentru că nu mai poate afecta realizarea activităților succesoare.

Găsirea rezervei din program

Dacă se știe unde există rezerva din program, se pot muta activitățile atunci când anumite faze ale programului nu prezintă rezervă și altele au prea multă.

În meniul View, se execută click pe More Views.

În meniul View, se execută click pe Detail Gantt, apoi click pe Apply.

În meniul View, se selectează Table, și apoi se execută click pe Schedule.

Rezerva apare sub forma unei bare subțiri, în dreapta activității, cu valori ale rezervei atașate barelor regulate Gantt.

Dacă nu sunt vizibile în porțiunea foii de calcul din vizualizare, se apasă TAB pentru a vizualiza câmpurile Free Slacks și Total Slack.

Cum calculează Microsoft Project drumul critic?

Microsoft Project definește activitățile critice ca fiind acelea care nu au rezervă. Totuși, se poate schimba când o activitate de vine critică. De exemplu, se poate face o activitate critică dacă are una sau două zile de rezervă. Acest lucru poate ajuta dacă se dorește avertizarea transformării activităților în critice atunci când se deține încă o zi sau două de rezervă.

Rezerva este determinată de datele cea mai devreme și cea mai târzie de finalizare a activităților din program. Data cea mai devreme de finalizare a unei activități este data cea mai devreme la care o activitate poate fi terminată, în funcție de data sa de începere și de durata programată. Data cea mai târzie de finalizare a unei activități este data cea mai târzie la care se poate termina o activitate, fără a întârzia finalizarea proiectului. Diferența dintre data cea mai devreme și data cea mai târzie de finalizare reprezintă intervalul de rezervă. Pentru activitățile drumului critic (activități fără rezervă), datele cea mai devreme și cea mai târzie de finalizare coincid.

Cum se micșorează drumul critic?

Dacă se dorește să se aducă data de finalizare a proiectului, trebuie să se aducă datele activităților drumului critic. Acest lucru este cunoscut ca accelerare a unui proiect. Pentru aceasta, se poate:

Micșora durata sau volumul de muncă al unei activități din drumul critic.

Schimba restricția unei activități pentru a permite o flexibilitate mai mare a programării.

Rupe o activitate critică în activități mai mici care pot fi realizate simultan de resurse diferite.

Revizui dependențele activităților pentru a permite o flexibilitate mai mare a programării.

Stabili timpul de devansare între activitățile dependente.

Programa ore suplimentare.

Repartiza resurse suplimentare pentru a lucra la activitățile drumului critic.

Trebuie știut că dacă se aduc date din drumul critic, o serie diferită de activități poate deveni noul drum critic. Există întotdeauna un drum critic general pentru orice program de proiect. Noul drum critic ar deveni atunci seria de activități stabilită a fi cea mai potrivită pentru a garanta data de finalizare dorită. Totuși, dacă sunt aduse datele de finalizare ale drumului critic, și acesta nu este depășit de o altă serie de activități, atunci poate fi arătată cu succes data de finalizare a întregului proiect.

Scurtarea duratei activităților critice

În meniul View, se execută click pe More Views.

Se execută click pe Detail Gantt, și apoi se execută click pe Apply.

Este afișată vizualizarea Detail Gantt. Barele Gantt ale activităților critice sunt evidențiate cu roșu.

Se revizuiește și analizează câmpul Duration pentru activitățile critice. Se identifică activitățile critice a căror durată poate fi micșorată.

În câmpul Duration, se introduce o nouă durată pentru activitate.

CAPITOLUL 5

Concluzii

De ce FAQ și nu un manual obișnuit?

FAQ (Frequently Asked Questions) a apărut în urma problemelor întâlnite de diverși utilizatori. El a evoluat și tot timpul apar noi întrebări odată cu apariția unor noi versiuni Microsoft Project. Acest mod de învățare (din întrebările și greșelile altora) e mult mai util și informațiile se rețin mai ușor. Problemele cu care se confruntă orice utilizator și întrebările care apar sunt tratate de FAQ. Astfel, când aveți o întrebare nu rămâne decât să verificați dacă a mai pus cineva acea întrebare și ea se află printre problemele tratate de FAQ pentru a găsi răspunsul.

Unde se poate găsi FAQ?

Cele mai utilizat și mai răspândit mod de a găsi răspunsul la o întrebare care a mai fost pusă și de altcineva este căutarea pe diverse pagini web special concepute pentru găsirea răspunsurilor la aceste întrebări. Pe lângă aceste pagini web se mai pot consulta cărți (de obicei în limba engleză).

Cât de răspândite sunt aceste tipuri de „manuale” (FAQ)?

Nu numai în acest domeniu există FAQ. Acest mod de găsire a răspunsurilor la întrebări este destul de răspândit și în alte domenii, iar în ultimul timp crește utilizarea lor. Există FAQ-uri online foarte bine puse la punct în care puteți tasta doar întrebarea sau câteva cuvinte cheie și răspunsurile vă sunt oferite aproape instantaneu.

Cum sunt clasificate și ordonate problemele și întrebările.

În ceea ce privește clasificarea și ordonarea problemelor tratate apar noi apar întrebări dintre care una ar fi: Problemele și întrebările ar trebui afișate în ordine cronologică (primele fiind ultimele apărute) sau în ordina frecvenței de apariție (primele – cele mai des apărute). În mod normal ar trebui afișate în ordinea frecvenței dar pot fi probleme care au apărut de foarte multe ori în trecut dar în prezent nu apar și verificarea acestora ar lua mai mult timp. Dacă afișarea ar fi doar cronologic pot fi întrebări apărute de curând dar foarte rare. Se pare că cea mai bună metodă ar fi clasificarea cronologică și apoi în funcție de frecvență.

Bibliografie:

Microsoft Corporation – Microsoft Project 2002 Frequently Asked Questions Standard and Professional

Ion Naftănăilă, Paul Brudaru, Ionel Năftănăilă, Dana-Maria Desculțescu, Daiana-Maria Iorga – Microsoft Project 2000 – Suport pentru instruire și certificare, Editura ASE, București 2002.

Project Management Institut – A Guide to the Project Management Body of Knowledge-2000 Edition, Newtown Sqare, Pennsylvania USA

Michael W. Newell – Project Management Professional- certification exam, American Management Association (AMACOM)

Jack Meredith, Samuel J. Mantel – Project Management-a manager aproach

Eline Marmel, Project 2002 Bible – Wiley Publishing, 2002

E.M. Goldratt, Critical Chain studiu de caz complex, adaptat , Centrul de Excelentă Româno-American pentru Dezvoltarea IMM-urilor