Dezvoltarea Unui Sistem Erp In Domeniul Transporturilor

Cuprins

1. Introducere

Această lucrare este dedicată sistemelor de tip ERP (Enterprise Resource Planning) din verticala transporturilor și a fost structurată în șase capitole care au urmărit o direcție de dezvoltare.

Direcția de dezvoltare este îndreptată către realizarea unui sistem informatic care să conțină modulul TMS (Transport Management System) din cadrul unei soluții de tip ERP din domeniul transporturilor.

În primul capitol sunt prezentare noțiunile generale dintr-un sistem de tip ERP, împreună cu avantajele și dezavantajele implementări unei astfel de soluții. Tot în acest capitol este prezentată și piața de sisteme ERP din România.

În capitoul doi sunt descrise tehnologiile software folosite pentru dezvoltarea unei soluții informatice care să implementeze modulul TMS dintr-o soluție ERP din domeniul transporturilor.

În capitolul trei sunt descrise fluxurile de business din principalele module ale unui sistem ERP din domeniul transporturilor.

În capitolul patru sunt descrise funcționalitățile aplicației implementate în cadrul acestei lucrări, Leonardo ERP.

Capitolul cinci este dedicat descrierii dezvoltărilor ulterioare care pot fi realizate aplicației Leonardo ERP pentru a deveni o soluție ERP completă necesară unei compani de transporturi. Acest capitol conține și concluziile lucrării.

1.1. Sisteme Enterprise Resource Planning

ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă un sistem integrat de aplicații software, cu ajutorul cărora se realizează managementul proceselor funcționale într-o organizație/întreprindere. Aplicațiile software de tip ERP folosesc o bază de date comună și se numesc integrate pentru că încorporează toate informațiile relevante care circulă într-o companie.

Sistemul ERP este conceput într-o arhitectură modulară și utilizează o bază de date unică, astfel că utilizatorii au posibilitatea de a selecta modulele necesare, de a adăuga module noi și de a realiza diverse combinații cu scopul de a-și îmbunătăți performanța afacerii. Baza de date unică permite fiecărui utilizator să adauge informații și să obțină informații dorite în timp real, astfel că managementul proceselor unei organizații este deosebit de facil.

Cu ajutorul unui sistem ERP se pot gestiona toate procesele unei întreprinderi, precum:

Managementul Achizițiilor

Managementul Contabilității de Gestiune

Managementul Contractelor

Managementul Facturării de Utilități

Managementul Financiar – Contabil

Managementul Producției

Managementul Salarizării

Managementul Resurselor Umane

Managementul Mijloacelor Fixe și al Obiectelor de Inventar

Managementul Bugetelor

Managementul Transporturilor

Managementul Vânzărilor

Managementul Mentenanței

Managementul Litigiilor

Managementul Angajamentelor Bugetare

Managementul Avansurilor și Garanțiilor

Managementul Debitorilor

Managementul Plăților pe Beneficiari din Schemele Europene

Managementul Formulelor și Condițiilor

Managementul Aprovizionării

Managementul Clienților și Furnizorilor

Managementul Stocurilor

Managementul Tarifelor

Managementul Serviciilor

Managementul Documentelor și Fluxurilor de Lucru

Managementul Încasărilor și a Fluxului de Numerar

Managementul Marketingului

Managementul Proiectelor

Notificări de Business

Comerț Electronic

Business Intelligence

Un sistem ERP specializat pe verticală transporturilor, reprezintă un instrument de integrare și ordonare a informațiilor pentru fluidizarea schimbului de date dintre departamentele unei compani, optimizarea și eficientizarea proceselor de afaceri.

Un sistem ERP dedicat verticalei transporturilor este o soluție software multi-modulară, proiectată astfel încât să susțină întregul flux operațional al unei companii de profil, incluzând toate activitățile specifice. Acesta reprezintă un excelent mijloc de integrare și ordonare a informației, fluidizând schimbul de date între departamentele companiei, optimizând și eficientizând procesele. Structura modulară completă a aplicației oferă suportul optim pentru desfășurarea oricărui tip de transport (intern sau internațional; aerian, naval sau rutier).

Un astfel de sistem ERP crează mediul ideal pentru creșterea calității serviciilor și a profitabilității companiei deoarece permite:

Un management rapid și eficient la nivelul întregului grup, prin urmărirea și gestionarea eficientă a tuturor activităților desfășurate în companie, cum ar fi: rentabilitatea activităților efectuate, gradul de ocupare a vehiculelor etc.

Controlul permanent asupra întregii activități financiar-contabile a companiei.

Facilități de tip CRM pentru zona de pre-sales și recuperare a creanțelor din piață.

Vizualizarea resurselor disponibile și a mărfurilor de transportat; procesul de alocare a mărfurilor pe fiecare mașină devine astfel mult mai simplu și mai rapid.

Interfață rapidă cu orice sistem de tip GPS, WMS etc.

Accesul la hărți digitale astfel încât, în momentul preluării unei comenzi, dispecerul poate calcula cu rapiditate distanțele dintre locații.

Întocmirea tuturor documentelor specifice tipului de transport; în cazul transportului multimodal, la nivel de comandă vor fi întocmite: master AVB (MAWAVB), master house AVB (HAAVB), POD, Cargo manifest.

Adăugarea automată de noi module și funcționalități la versiunea deja implementată, în funcție de cerințele companiei, astfel păstrându-se investiția inițială în software, servicii și trainingul personalului.

Sistemul ERP are la bază un sistem de module și submodule interconectate, ce permit îmbunătățirea activității pe domenii precum:

CRM – acest modul permite urmărirea tuturor interacțiunilor cu un potențial client, din momentul primului contact cu acesta, până la efectuarea tranzacției și gestionarea serviciilor post-vânzare.

TMS – modul ce oferă posibilitatea unei gestionări clare a tuturor activităților operaționale specifice companiilor de transport și expediții de mărfuri.

Fleet Management – modulul este destinat gestionării autovehiculelor din parcul propriu.

Financiar/Contabil – în urma implementării sistemului ERP totalul înregistrărilor financiar contabile este generat automat, conform configurărilor dorite. Sistemul este conceput astfel încât informațiile operate de oricare dintre departamente să fie disponibile în structura financiar/contabilă.

Management – sistemul ERP oferă suport decizional pentru conducerea unității.

1.2. Avantaje și dezavantaje

În cadrul unei companii, un sistem software ERP are rolul de a gestiona informațiile și de a oferi instrumentele necesare automatizării unor operațiuni, aducând o serie de avantaje:

Asigură informații de calitate, consistente și corecte, în cadrul unei baze de date unice.

Evită redundanța datelor și operațiunilor prin eliminarea operațiilor repetitive de actualizare.

Conduce la scăderea timpului de răspuns printr-un sistem corent de rapoarte.

Dispune de o mare adaptabilitate, prin posibilitatea de reconfigurare rapidă și facilă a aplicațiilor modulare incluse în sistemul integrat.

Fiind conceput modular, sistemul beneficiază de scalabilitate prin posibilitatea adăugării de noi componente.

Sistemul de mentenanță și upgrade a sistemului ERP, prin contractarea cu furnizorul soluției ERP.

Dimensiune colaborativă și îmbunătățirea comunicării cu clienții prin module CRM extinse și deschise către managementul relațiilor cu clienții și furnizorii care permit accesul angajaților la informații referitoare la comenzi, grad de încasare al facturilor, etc.

Deschidere către e-business, ca urmare a unei arhitecturi a sistemelor ERP concepute astfel încât să permită integrarea cu noile tipuri de aplicații.

Simplificarea procedurilor uzuale la nivelul organizației, prin reducerea numărului de documente necesare care tranzitează de la un departament la altul și elaborarea lor mai rapidă.

Ușurarea accesului la informațiile de sinteză necesare managementului în procesul de fundamentare a deciziilor, raportările putând fi obținute interactiv, aplicând filtre la baza de date.

Îmbunătățirea calității livrării produselor către clienții săi. Un program software de tip ERP conține funcționalități destinate activității de producție și contribuie la îmbunătățirea rezultatelor prin automatizarea proceselor care țin de producție: planificarea producției, lansarea producției, aprovizionarea cu materii prime, urmărirea producției, desfacerea etc.

Reflectarea tuturor modificărilor legislative promulgate prin grija furnizorului de soluții, astfel că beneficiarii nu resimt modificările în activitatea pe care o desfășoară.

Furnizorul aplicației este obligat să ofere școlarizare utilizatorilor la implementare și în cazul unor modificări ample care fac necesară pregătirea beneficiarilor pentru a face față noilor condiții.

Principalele probleme care pot apare în legătură cu implementarea unui ERP sunt generate de următorii factori:

Nonconformitatea modulelor achiziționate. Această situație este generată, în principal, de alegerea unui sistem ERP ale cărui arhitecturi și componente nu sunt adecvate și nu corespund deplin proceselor economice, culturii și obiectivelor strategice ale organizației.

Dependența de furnizori. Aceasta apare atunci când implementarea sistemului s-a realizat prin achiziționarea unor componente și module de la furnizori diferiți și nu s-a mers pe un singur furnizor care înseamnă și implicarea acestuia pe termen lung.

Complexitate prea mare. Aceasta apare atunci când au fost achiziționate și implementate module care nu sunt absolut necesare sau nu sunt deplin adecvate profilului și proceselor organizației.

Necesitatea extinderii și dezvoltării sistemului ulterior implementării este o cerință importantă de care trebuie să se țină cont, aceasta putând apărea ca urmare a unor modificări ale obiectului de activitate al organizației sau schimbări legislative.

Implementarea unui sistem integrat ERP constituie o decizie strategică a top managementului unei organizații și ea trebuie să fie bine fundamentată și însoțită de un plan coerent de activități, încadrat cu termene și responsabilități, care să permită o facilă urmărire și evaluare.

Fig.1.1. Conceptul sistemelor ERP

1.3. Glosar de termeni din sistemele ERP în domeniul transporturilor

Tabel 1.1. Glosar de termeni ERP

1.4. Piața românească de sisteme ERP

Noțiunea de ERP și-a făcut apariția în România din prima parte a anilor 90’ și a cunoscut o creștere constantă pe parcursul anilor. Piața a cunoscut un ritm accelerat de dezvoltare abia după anul 2001.

Motivele au fost date de lansarea unor proiecte informatice de anvergură, creșterea pieței de software și a capacității companiilor mici și mijlocii de a adopta o soluție ERP. Legat de acest aspect, în anul 2005, Andrei Iliescu (DimSoft) afirma că "organizațiile mici și mijlocii sunt un segment în plin proces de maturizare și, fără îndoială, vor reprezenta ca număr, cele mai multe implementări de soluții ERP."

Deciziile de management informatic ocupă un loc aparte între deciziile adoptate și puse în practică în cadrul companiilor mici și mijlocii.

Influența sistemul informatic asupra activității firmei se vede în timp, deoarece acesta contribuie la asigurarea informațiilor pentru inițierea, fundamentarea și adoptarea oricărei organizații. Așadar eficiența unei întreprinderi este legată direct de modul în care aceasta este capabilă să gestioneze informația.

Multe proiecte informatice eșuează datorită minimizării importanței factorului uman în procesul informatizării întreprinderii.

Succesul informatizării întreprinderilor depinde și de sensibilizarea și motivarea personalului existent în întreprindere. În acest sens, conducerea întreprinderii va trebui să elaboreze o strategie adecvată privitoare la personal, deoarece lipsa acesteia va determina: respingerea informaticii de către salariați; pasivitatea managerilor; marginalizarea serviciului informatic, transformarea lui într-un serviciu separat în cadrul întreprinderii; absența dialogului informaticieni-utilizatori.

Rezolvarea problemelor legate de contabilitate, comercializare, finanțe, gestiunea resurselor umane, și multe altele, determină reușita comercială a întreprinderii.

Piața românească de produse software se bucură de o ofertă consistentă, aceasta fiind o piață în continuă dezvoltare, deoarece, în domeniul transporturilor, țara noastră se afla la nivel de alfabetizare ERP.

În ultimii ani însă piața românească de ERP stagnează, și potrivit companiei de cercetare de piață și consultanță Pierre Audoin Consultants (PAC) piața locală rămâne în jurul acelorași valori și nu pare a "decola" cu adevărat înainte de 2014.

În 2012, cu doar 105 milioane de euro cheltuieli pentru proiecte ERP noi sau mentenanța celor deja implementate în anii anteriori, România dovedește că are unul din cele mai slabe apetituri din Europa, reflectând și modul de funcționare al economiei și al administrației publice.

Studiul făcut de PAC demonstrează următoarele:

În loc să se adopte o soluție integrată ERP (la fel ca majoritatea statelor europene), România preferă dezvoltarea sistemelor specifice, uneori în jurul unor module ERP și de aici rezultă gradul slab de modernizare a transporturilor.

Firmele mici și mijlocii găsesc cu greu fonduri și resurse pentru finanțarea proiectelor ERP serioase de care în mod evident au nevoie pentru un mai bun control al afacerilor și creșterea competitivității.

Investițiile ERP de peste 500.000 de euro sunt relativ puține în România și, în consecință, câștigătorii lor se distanțează de restul prestatorilor.

Din punct de vedere vertical, sectoarele cu cel mai mare apetit pentru soluții de tip ERP rămân cele industriale (Manufacturing) și comerț (Retail & Distribution), în condițiile în care 2011 a fost un an auster pentru investițiile din utilități, după mulți ani de proiecte majore.

Fig. 1.2. ERP Software și Servicii în 2011

Decizia implementării unei soluții ERP este destul de dificilă, deoarece costurile presupuse sunt foarte greu de suportat. Riscurile pe care trebuie să și le asume organizația nu sunt deloc de neglijat: volumul foarte mare al investițiilor inițiale, incertitudini legate de adaptabilitatea software, responsabilități sporite acordate personalului și costurile ascunse semnificative, în special cele legate de trainingul angajaților, de respecializarea lor profesională și de particularizarea aplicației pe specificul afacerii.

Deși piața românească nu a ajuns la maturitate, ea se bucura de o ofertă consistentă. Sunt prezente atât companiile celebre de software (Microsoft, SAP, Oracle, Scala), cât și companii 100% romanești (TotalSoft, WindSoft, etc), a căror tendința este de a oferi produse destinate special domeniului transporturilor.

1.5. Obiective și Motivații

Unul din obiectivele propuse în cadrul lucrări este descrierea funcționalităților unei aplicații de tip ERP din domeniul transporturilor, precum și a proceselor de afaceri din „spatele” acestora.

Un aplicație de tip ERP din domeniul transporturilor este un sistem integrat de aplicații software (module) cu ajutorul cărora se realizează toate procesele funcționale ale unei întreprinderi, ca de exempu realizarea de comenzi și curse.

Un alt obiectiv este realizarea aplicației grafice care să funcționeze și pentru sistemele de operare Windows XP deoarce majoritatea firmelor de transporturi au un sistem informatic mai învechit.

Un alt obiectiv este realizarea bazei de date pentru aplicație de tipul Microsoft SQL Server, deoarece aplicația va rula numai pe sisteme de operare Windows.

Motivația pentru care am ales să realizez o astfel de aplicație este domeniul transporturilor care se află într-o contiună creștere. Această creștere este datorată serviciilor de transporturi care trebuie să se realizeze cât mai rapid deoarece piața are nevoie de transporturi cât mai rapide.

2. Tehnologi software

După cum am menționat în capitolul de obiective am ales pentru dezvoltarea software, limbajul de programare C# cu mediul de dezvoltare Microsoft Visual Studio 2008 , iar pentru baza de date Microsoft SQL Server 2008. Pentru realizarea interfețelor grafice cu utilizatorul am ales controale de la compania Devexpress.

2.1. Limbajul C#

Numele limbajului C# a fost inspirat din notația ♯ (diez) din muzică, care indică faptul că nota muzicală urmată de ♯ este mai înaltă cu un semiton. Este o similitudine cu numele limbajului C++, unde ++ reprezintă atât incrementarea unei variabile cu valoarea 1, dar și faptul că C++ este mai mult decât limbajul C.

Limbajul C# a fost dezvoltat în cadrul Microsoft. Principalii creatori ai limbajului sunt Anders Hejlsberg, Scott Wiltamuth și Peter Golde. Prima implementare C# larg distribuită a fost lansată de către Microsoft ca parte a inițiativei .NET în iulie 2000. Din acel moment, se poate vorbi despre o evoluție spectaculoasă. Mii de programatori de C, C++ și Java, au migrat cu ușurință spre C#, grație asemănării acestor limbaje, dar mai ales calităților noului limbaj. La acest moment, C# și-a câștigat și atrage în continuare numeroși adepți, devenind unul dintre cele mai utilizate limbaje din lume.

Creatorii C# au intenționat să înzestreze limbajul cu mai multe facilități. Succesul de care se bucură în prezent, confirmă calitățile sale:

Este un limbaj de programare simplu, modern, de utilitate generală, cu productivitate mare în programare.

Este un limbaj orientat pe obiecte.

Permite dezvoltarea de aplicații industriale robuste, durabile.

Oferă suport complet pentru dezvoltarea de componente software, foarte necesare de pildă în medii distribuite. De altfel, se poate caracteriza C# ca fiind nu numai orientat obiect, ci și orientat spre componente.

La aceste caracteristici generale se adaugă și alte trăsături, cum este de pildă suportul pentru internaționalizare, adică posibilitatea de a scrie aplicații care pot fi adaptate cu ușurință pentru a fi utilizate în diferite regiuni ale lumii unde se vorbesc limbi diferite, fără să fie necesare pentru aceasta schimbări în arhitectura software.

În strânsă legatură cu Arhitectura .NET (.NET Framework) pe care funcționează, C# gestionează în mod automat memoria utilizată. Eliberarea memoriei ocupate (garbage collection) de către obiectele care nu mai sunt necesare aplicației, este o facilitate importantă a limbajului. Programatorii nu mai trebuie să decidă singuri, așa cum o fac de pildă în C++, care este locul și momentul în care obiectele trebuie distruse.

În C# se scriu de asemenea aplicații pentru sisteme complexe care funcționează sub o mare varietate de sisteme de operare, cât și pentru sisteme dedicate (embeded systems). Acestea din urmă se întind pe o arie largă, de la dispozitive portabile cum ar fi ceasuri digitale, telefoane mobile, MP3 playere, până la dispozitive staționare ca semafoare de trafic, sau controlere pentru automatizarea producției.

Din punct de vedere sintactic C# derivă din limbajul C++, dar include și influențe din alte limbaje, mai ales Java.

Arhitectura .NET este o componentă software care oferă un mediu de programare și de execuție a aplicațiilor pentru sistemele de operare Microsoft. Este inclusă în sistemele de operare Windows Server 2012, Windows Server 2008, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 și Windows Vista și poate fi instalată pe Windows XP și Windows Server 2003.

.NET Framework este un mediu care permite dezvoltarea și rularea aplicațiilor și a serviciilor Web, independente de platformă.

Limbajul C# se află într-o strânsă legatură cu arhitectura .NET. Inițial, C# a fost dezvoltat de către Microsoft pentru crearea codului platformei .Net, la fel cum destinația inițială a limbajului C a fost aceea de a implementa sistemul de operare UNIX. .NET pune la dispoziție o colecție impresionantă de clase organizate în biblioteci, pe care C# le utilizează.

Este momentul să precizăm că C# funcționează având .NET ca infrastructură, dar .NET suportă și alte limbaje, cum este C++, Visual Basic sau Java. În oricare dintre aceste limbaje programați, aveți la dispoziție aceleași biblioteci de clase. .NET se realizează în acest fel interoperabilitatea limbajelor.

.NET este constituit din două entități importante:

Common Language Runtime (CLR)

Acesta este mediul de execuție al programelor. Este modulul care se ocupă cu managementul și execuția codului scris în limbaje specifice .NET. CLR furnizează de asemenea servicii importante, cum sunt securitatea aplicațiilor, portabilitatea acestora, managementul memoriei și tratarea excepțiilor.

Base Class Library

Este vorba despre Biblioteca de Clase .NET. Această bibliotecă acoperă o arie largă a necesităților de programare, incluzând interfața cu utilizatorul, conectarea cu bazele de date și accesarea datelor, dezvoltarea aplicațiilor web, comunicarea în rețele și altele. Codul bibliotecii este precompilat, fiind încapsulat de regulă în funcții, numite metode, pe care programatorul le poate apela din propriul program. La rândul lor, metodele aparțin claselor, iar clasele sunt organizate și separate între ele cu ajutorul spațiilor de nume (namespaces). Programatorii combină propriul cod cu codul Bibliotecii de Clase .NET pentru producerea de aplicații.

Microsoft Visual Studio 2008 este un mediu de dezvoltare a aplicațiilor produs de Microsoft. Este un IDE (integrated development environment), care oferă un set de instrumente, între care un editor de cod pentru scrierea programelor C#, compilator, depanator, instrumente pentru build automation (automatizarea procesului de compilare) și altele. Kit-ul de instalare include Platforma .NET 3.5, iar aceasta la rândul ei include între altele Biblioteca de Clase.

2.2. Micorosoft SQL Server

În ultimii ani, dezvoltarea sistemelor informatice cu baze de date se află printre cele mai importante aspecte în domeniul tehnologiei informației și are un puternic efect asupra modului de organizare și funcționare a majorității companiilor.

Aplicațiile cu baze de date sunt o componentă importantă a vieții de zi cu zi în societatea modernă și zilnic, majoritatea persoanelor desfășoară activități care implică interacțiunea cu o bază de date precum: depunerea sau extragerea unei sume de bani din bancă, rezervarea biletelor de tren sau de avion, căutarea unei cărți într-o bibliotecă computerizată, gestiunea angajaților dintr-o firmă, cumpărarea unor produse etc.

Se poate spune că o bază de date este o colecție de date corelate din punct de vedere logic, care reflectă un anumit aspect al lumii reale și este destinat unui anumit grup de utilizatori.

Nu sunt considerate baze de date simple colecții de fișe (documente de hârtie) sau fișe de date deoarece acestea nu permit operații de interogare. De exemplu, datele memorate în fișiere de calcul tabelar (Microsoft Excel) sau informațiile memorate in documentele de tip text (Microsoft Word) nu pot fi considerate baze de date.

Orice bază de date trebuie să aibă următoarele proprietăți implicite:

Baza de date trebuie să fie o colecție logică coerentă de date care au un înțeles

Baza de date este destinată, construită și populată de date despre un domeniu bine precizat. Ea are un grup de utilizatori și se adresează unui anumit grup de aplicații

O bază de date reprezintă câteva aspecte ale lumii reale creând orizontul propriu. Schimbările orizontului sunt reflectate în baza de date.

Se constată în ultima perioadă în tehnologia informației și implicit în domeniul bazelor de date existența a două curente aparent contradictorii: centralizarea și respectiv distribuirea. Chiar dacă ambele urmăresc obținerea unor avantaje, este cunoscut faptul că pentru orice avantaj se plătește un pret.

Pentru baze de date centralizate avantajele majore sunt determinate de o bună integritate a datelor cu redundanță minimă, asigurarea consistenței prelucrărilor, gestiunea facilă a tranzacțiilor cu respectarea strictă a proprietatilor ACID.

Din perspectiva bazelor de date distribuite, ca efect al descentralizării, integritatea datelor, redundanța minimă și îndeplinirea proprietatilor ACID trebuiesc relaxate fiind foarte greu de îndeplinit, însă creșterea disponibilități constituie un avantaj major. Decizia de utilizare a uneia sau alteia dintre soluții poate fi luată doar după o atentă analiză a cerințelor aplicației, a dimensiunii bazei de date, a caracteristicilor infrastructurii disponibile impreună cu evaluarea performațelor globale pentru întregul sistem.

O baza de date distriuită (BDD) este reprezentată de o colecție de date partajate ce sunt distribuite fizic pe nodurile unei rețele de calculatoare. Gestiunea unei baze de date distribuite este realizată de un sistem de gestiune al bazei de date distribuite (SGBDD), capabil să opereze cu baza de date similar cu un SGBD centralizat, fară ca utilizatorii să cunoască unde sunt localizate datele pe care le accesează. Se mai spune că baza de date este constituită din insule de informații distribuite.

În ultimul deceniu au fost dezvoltate baze de date distribuite ce nu se bazează pe modelul SQL, numite și baze non SQL, prima implementare fiind proprietara Google, cunoscută și sub numele de BigTable, urmată de o serie de implementari open source ca: framework Hadoop cu Hbase, Casandra, Dynamo, TorentDB, MongoDB etc.

2.3. Devexpress

Pentru dezvoltarea proiectelor de mari sau mici dimensiuni este recomandată folosirea capacitățilot excelente ale platformei .NET, fie ca este nevoie de o interfata cu un aspect simplu sau de una complexa cu cararcteristici diverse, să se utilizeze controale externe (de exemplu Devexpress).

Devexpress (Developer Express Inc) este o companie de dezvoltare de instrumente software necesare realizări unor aplicații Enterprise. Această companie a fost înfințată în 1998 și a început initial cu realizarea de controale grafice pentru mediile de dezvoltare Borland Delphi / C++ Builder și controale ActiveX pentru Microsoft Visual Studio. În prezent compania realizează produse destinatate majorități mediilor de dezvoltare, acestea funcționând cu ultimele tehnologi apărute.

3. Principalele module ale unui sistem ERP în domeniul transporturilor

În acest capitol vor fi descrise câteva procese de afaceri din aplicații specializate din domeniul transporturilor care au fost proiectate pentru realizarea aplicației Leonardo ERP. Pentru o înțelegere mai ușoară, procesele de afaceri au fost grupate în module.

3.1. Gestionarea drepturilor de acces

Leonardo ERP trebuie sa ofere un Explorer de drepturi pentru a ușura administrarea drepturilor de acces în cadrul sistemului. Drepturile de utilizare sunt alocabile pe grupuri de utilizatori (ex.: toți utilizatorii din dispecerat) cu ajutorul unei unelte de tip explorer unde se gestionează vizual ierarhia de privilegii pentru fiecare grup/utilizator. Fiecare tranzacție realizată are atașată o amprentă cu utilizatorul, data și ora la care acestea s-a întâmplat.

În funcție de drepturile alocate, utilizatorii vizualizează meniurile în care aceștia operează. Astfel că interfața sistemului se modifică în funcție de utilizator.

Explorer-ul de drepturi vă permite să alocați drepturi de accesare a meniurilor, formelor, coloanelor de formă, programelor, rapoartelor, ghidurilor și mesajelor de avertizare de la nivelul companiei.

Meniuri și forme – Este posibilă limitarea accesului la meniuri și forme, astfel încât un grup de utilizatori să poată vizualiza datele, dar să nu le poată modifica. Dacă se împiedică orice acces la un meniu sau formă, meniul sau forma respectivă nu va apărea deloc grupului restricționat. În mod asemănător, puteți limita accesul la conținutul unei anumite coloane din formă, pentru a preveni modificarea sau ștergerea acesteia, sau chiar vizualizarea sa.

3.2. Modulul CRM (Customer Relationship Management)

Modulul CRM, va permite urmărirea tuturor interacțiunilor cu un prospect, din momentul primului contact cu acesta, până la efectuarea tranzacției și servicii post-vânzare.

Modulul CRM asigură:

Managementul Vânzărilor – permite urmărirea fluxului de vânzări pentru a maximiza numărul de contracte încheiate.

Îmbunătățește relația cu clienții. Datorită evidenței unitare, complete și permanent actualizate a portofoliului de produse și servicii, a creditelor și discounturilor oferite clienților sau a campaniilor în curs de derulare, sistemul oferă toate instrumentele necesare unei voci unice a organizației în relația cu clientul.

Sporește Vânzările. Prin informațiile relevante despre evoluția preferințelor de achiziție a clienților, compania va putea adresa produse și servicii orientate spre a satisface aceste preferințe, susținând creșterea vânzărilor dar și satisfacția și loialitatea clienților.

Reduce costurile și sporește productivitatea angajaților datorită unei baze unice de date, disponibile și accesabile în orice moment, din orice loc, pe baza unor reguli de acces conforme cu politica internă a organizației, sistemul elimină munca redundantă, consumatoare de timp, reducând costurile operaționale și sporind productivitatea angajaților.

Permite clasificări ierarhizate multiple de clienți sau produse cu scopul raportării;

Gestionează fluxul complet de documente din ciclul unei vânzări (cerere de ofertă, oferta, comandă client, confirmare comandă client, aviz de însoțire, factura de vânzare, etc.); 

Permite utilizarea de liste de prețuri multiple în lei sau în valută;

Lucrează cu documente în regim de emitere sau înregistrare concomitent;

Customer Service – reprezintă o modalitate de a genera valoare adăugată prin măsurarea calității serviciilor oferite clienților existenți.

Managementul campaniilor de Marketing – oferă o perspectivă clară asupra clienților, a segmentelor de clienți și a investițiilor de marketing cu cel mai mare ROI.

Fig. 3.1. Diagrama operațională CRM

3.3. Modulul TMS (Transport Management System)

Modulul TMS oferă posibilitatea gestionarii activității operaționale specifice companiilor de transport și/sau expediții mărfuri. WorkFlow-ul dintr-o companie de transport este gestionat cu claritate în sistem. Modulul Transport asigura:

Gestionarea comenzilor de transport – asigură vizibilitate asupra activității dispecerilor: curse proprii și/sau intermediate, din care onorate, clauze și tarife negociate, camioane alocate, rute.

Comenzile pot intra în sistem prin mai multe căi:

– Comenzi preluate prin EDI direct de la parteneri;

– Comenzi care pot fi preluate dintr-un fisier standard;

– Comenzi ocazionale, care se introduc manual în sistem;

Comanda conține detalii precum: clientul, referința clientului, marfa de grupaj (da/nu), natura mărfii, oraș de încărcare, țara de încarcare, data de încărcare, oraș de descărcare, țara de descarcare, data de descărcare, codul postal, greutate (tone), volum (mc), metri planseu, număr paleți, ADR, tarif , observații;

Posibilitatea de a face un precalcul pe cursa în care se pot face estimări de costuri pentru o comandă de transport dintr-o anumită regiune/tara în alta, în funcție de mp/greutate/volum și distantă, ținând cont de toate costurile care intervin (taxele rutiere/vamale, etc);

Posibilitatea de adăugare a traseelor prestabilite pentru cursele regulate. Traseele prestabilite conțin date cum ar fi: oraș, țară, firmă, adresă – încărcare precum și oraș, țară, firmă, adresă – descărcare;

Toate aceste calcule vor fi preluate automat de sistem în formă de facturare. Astfel că vor putea fi urmărite cu ușurință veniturile de încasat pentru transporturile nefinalizate la un moment dat;

Mărfurile de transportat pot fi alocate pe flota proprie sau alocate flotei unor terți ce vor asigura transportul până la destinația ordonată. Prin urmare vor fi alcătuite Curse Proprii sau Curse Intermediate, după caz. Crearea unei curse presupune alocarea uneia sau a mai multor comenzi la același transport;

Posibilitatea de trimitere automată a unei informări către client pe e-mail în momentul alocării camionului pentru transportul respectiv;

După crearea unei curse, pot fi generate următoarele documente :

Comandă Cărăuș – în cazul curselor intermediate, conține și clauzele contractuale;

Confirmare Client – document de confirmare transmis către clientul comenzii de transport;

Avizare/Confirmare Client – document prin care se avizează transportul.

Aceste documente pot fi printate, exportate în Word, PDF, transmise direct pe email către cărăuș sau client;

Odată calculate pe o anumită perioadă în modulul Vizualizare Curse, informațiile din comenzile de transport pot fi vizualizate din diverse perspective: Client, Marfă Grupaj, Dată de încărcare, Ruta, Localitate, Țara de încărcare, Valoarea comenzi pe fiecare cursă, Dispecer, Filială. Puteți obține diverse nivele de detaliu – pornind de la totalul pe o perioadă până la detaliile unei anumite comenzi – și vedea o multitudine de ierarhizări ale datelor (de exemplu, comenzi totale pe lună, comenzi totale pe filială, comenzi totale ale unui anumit client etc.);

Posibilitatea realizării de filtre, pe vizualizare, atât a curselor cât și a comenzilor. Filtrarea se poate face pe client, dispecer, data de încărcare/descărcare, cod marfă, cod cursă, număr auto, șofer, etc.

Submeniul mașini disponibile afișează informații atât despre camioanele disponibile pentru încărcare cât și despre cele aflate într-o cursă în desfășurare, pe o anumită perioadă. Prin vizualizare se obțin următoarele informații: număr Camion, Șofer, Tipul camionului, Poziția actuală a camionului (prin legătura făcută cu GPS-ul), Localitățile de descărcare, Țara, Data disponibilității, Gradul de încărcare, Observații etc. De asemenea, pentru a vizualiza doar camioanele de interes, este permisă filtrarea datelor în funcție de informațiile dorite: De la dată până la Țara/Localitate etc.

Prin filtrarea unui camion se poate vedea istoricul curselor efectuate până la cel mai mic detaliu: curse, șoferi, cantități marfă, rute, informații despre consum mediu pentru fiecare cursă în parte, profit, cheltuieli, etc.

O cursă constituită va apărea în evidențe, astfel se vor putea efectua operații financiare la nivelul fiecărei curse contractate, astfel cheltuielile de cursă vor putea fi înregistrate numai pe cursele încheiate;

Urmărirea și gestionarea deconturilor – se realizează la nivel de cursă efectuată cu flota proprie.

Cheltuielile de cursă, implică completarea datelor privind: clasele de cheltuieli, litri combustibili alimentați, țara, suma plătită, tipul de plată (card sau numerar) etc.

Deconturile se introduc la nivel de fiecare cursă pe șofer;

La fiecare dintre cursele constituite sistemul generează un Cod Cursă. Codul de cursă poate fi dat de numărul foii de parcurs, acesta fiind utilizat în sistem în momentul înregistrării cheltuielilor generate la nivel de cursă (diurnă, alimentări de combustibil, taxe, alte cheltuieli);

Posibilitatea de grupare/mutare a fiecărei partide de marfă pe/de pe un camion, până la finalizarea încărcărilor/descărcărilor chiar și după constituirea cursei.;

Vizualizarea celor două ferestre (camioane/mărfuri) se poate face pe două monitoare conectate la același PC;

În momentul în care un dispecer selectează o marfă pentru a o cupla cu un camion, acea marfă va dispărea din fereastră mărfuri și se va muta pe camion, în felul acesta ceilalți dispeceri nu vor mai avea acces la acea marfă. În momentul în care este finalizata încărcarea tuturor mărfurilor pe camion actualizarea, atât a mărfurilor cât și a camioanelor, se va face în timp real;

Prin selectarea unei singure, sau a mai multor, partide de marfă (complete sau grupaje) posibilitatea de a genera ruta cea mai avantajoasă de urmat (că distanță), amplasarea orașelor de descărcare pe hartă, calcularea numărului de km de la încărcare și până la destinație (în funcție partidă/partidele de marfă selectate);

Generarea de rapoarte – se realizează respectând indicatorii de performanță relevanți în activitatea de transport: km facturați/km parcurși per cursă sau centralizat.

Fig. 3.2. Diagrama operațională TMS

3.4. Modulul de planificare a curselor

Planificatorul de curse este un instrument util în activitatea dispeceratului unei societăți ce are ca și obiect de activitate transportul intern și internațional de mărfuri, pe de o parte fiind capabil să ofere în timp real informații referitoare atât la comenzile clienților cât și la resursele disponibile (camioanele proprii) iar pe de altă parte permițând utilizatorului să creeze și/sau să actualizeze curse în sistem fără să utilizeze altă componentă a sistemului.

Fereastra de planificare curse constă în două zone distincte:

Zona de comenzi în care sunt încărcate toate comenzile de transport de la clienți introduse în sistem prin zona de TMS a sistemului.

Zona de mașini în care sunt listate toate mașinile proprii gestionate în sistem.

Fereastra de poziție curentă afișează lista de mașini cu locația curentă a fiecăreia și data/ora la care s-a obținut respectiva poziție.

În fereastra de recenzie mașini se actualizează datele privind poziția curentă a camioanelor (butonul Locație curentă din GPS) conform informațiilor furnizate de sistemele GPS ale acestora.

În fereastra Mașini – Datele scadente sunt afișate despre fiecare mașină cu informații introduse în Fleet Management legate de toate datele la care expiră documentele acesteia: licența de transport, asigurări, ITP, certificat de zgomot, ADR, rovigneta, etc. Informațiile din această fereastră pot fi exportate într-un fișier Excel.

Fereastra Mașini planificate oferă o situație de tip dashboard, în care sunt afișate mașinile monitorizate vis-a-vis de localizarea lor. Afișarea se poate face în funcție de:

Poziția curentă – afișează mașinile conform ultimei poziții obținute din sistemul de monitorizare

Locul de încărcare și data – afișează mașinile conform planificării în funcție de locul de încărcare și dată.

Locul de descărcare și data – afișează mașinile conform planificării în funcție de locul de descărcare și dată.

Fig. 3.3. Diagrama operațională a planificatorului de curse

3.5. Modulul personal

Afișare angajați

Filtrare pe: permanenți, colaboratori, cu contract expirat, activi, inactivi (reziliați/cu contract suspendat), punct de lucru, departament, punct de virare impozit, grup de personal, funcție, marcă, persoană, angajat înainte de dată, angajat după dată;

Sortare după câmpurile: marcă, persoană, punct de lucru, departament, data angajării;

Date personale

Date de identificare: marcă, nume și prenume, nume vechi, CNP, serie CI, nr CI, CI eliberat de, CI eliberat la data, CI valabil până la data;

Adresă: județ, localitate, stradă, număr, cod poștal, bloc, scară, etaj, apartament, sector;

Alte informații: data nașterii, locul nașterii, sexul, stare civilă, stagiul militar, loc de muncă anterior (CUI), dată încetării activității, temei legal încetare activitate;

Informații card: plata salariu pe card (DA/NU), bancă, cont, suma maximă numerar, suma maximă card;

Date de angajare

Contract de angajare: data angajării, permanent, colaborator, pensionar, funcție, profesie, punct de lucru, departament, contract de muncă cu timp parțial (DA/NU), nr. carte de muncă, durata contract (determinată/nedeterminată), tip contract, nr/dată ITM, nr. /dată contract interne, zile CO anuale, zile CO cuvenite an curent, zile CO restant an anterior, zile CO suplimentare, procent plata impozit (scutit/nescutit), regim de lucru, norma de lucru;

Salariu: clasa de salarizare, introducere salariu negociat (brut în lei, net în lei, brut în valută, net în valută), tip salariu (orar/lunar), salariu orar;

Alte informații de angajare: dată angajare în muncă, data de angajare în domeniu, vechime în muncă (ani și luni) cu actualizare automată, vechime în domeniu (ani și luni) cu actualizare automată, alte câmpuri pentru grupare angajați (activitate, centru de cost, cont de gestiune, punct de virare impozit, categorie de personal, grup de personal), grupa de muncă, indicativ condiții speciale, casa de asigurare;

Coeficienți de deducere

Coeficienți personali: se acorda deducere (DA/NU), grad handicap

Persoane în întreținere: nume, prenume, calitate (soț/soție, copil, alta), persoană coasigurată (DA/NU), grad handicap, CNP

Alte informații

Informații suplimentare: cetățenie, naționalitate, tip act identitate (CI/BI/pașaport/altul), nume mamă, nume tată, nume soț/soție, număr copii, permis de muncă, pașaport, telefon, email

Copii: nume, prenume, data nastere, CNP

Poză angajat

Contracte

Istoric contract de muncă;

Modificare multiplă în cadrul unei luni a datelor contractuale cu posibilitatea calculării fracționate a salariului;

4. Descrirerea aplicației

În acest capitol vor fi descrise funcționalităție aplicației Leonardo ERP care a fost implementată în cadrul acestei lucrări.

Leonardo ERP este un sistem informatic complex, multi-modular, proiectat astfel încât să susțină întreaga coloana vertebrală a activității dintr-o companie de transport. Fiind un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) specializat pe verticală transporturilor, reprezintă un instrument de integrare și ordonare a informației, fluidizând schimbul de date între departamentele companiei, optimizând și eficientizând procesele.

Principalele module ale sistemului:

CRM (Customer Relation Managemnet) – destinat gestionarii relațiilor cu partenerii potențiali sau actuali (Clienți/Furnizori). Informațiile gestionate de acest modul sunt vizibile tuturor celor autorizați de către administratorul sistemului.

TMS (Transport Management System) – asigură gestionarea activităților specifice din transport: preluare comandă, acceptare comandă, planificare cursă etc.

Raportare – transformă informațiile operate în sistem în raportări relevante pentru companie. Rapoartele sunt customizabile în funcție de KPI importanți la nivel de management.

Toate modulele sunt perfect integrate, accesul făcându-se din bara de meniuri creata pentru fiecare departament.

4.1. Logarea în sistem

În momentul accesării sistemului fiecărui utilizator îi este cerut un username și o parolă în funcție de care îi sunt atribuite drepturi de utilizare asupra diferitelor module sau funcționalități ale sistemului. Drepturile de utilizare asupra funcționalităților sunt de 3 feluri: Write, Read și Execute.

Fig. 4.1. Fereastra de autentificare

Crearea userilor se efectueaza de catre Adminsitratorul de Sistem.

Drepturile de utilizare sunt alocabile pe grupuri de utilizatori (ex.: toți utilizatorii din managementul de transporturi) cu ajutorul unei unelte de tip explorer unde se gestionează vizual ierarhia de privilegii pentru fiecare grup/utilizator. Fiecare tranzacție realizată are atașată o amprentă cu userul, data și ora la care acestea s-au întâmplat.

În funcție de drepturile alocate, utilizatorii vizualizează meniurile în care aceștia operează. Astfel că interfața sistemulului se modifică în funcție de utilizator.

Logarea în sistem deschide fereastra principală a sistemului Leonardo ERP.

Fig. 4.2. Fereastra principală și meniul Resurse

În partea de sus este disponibilă bara de meniuri. Fiecare dintre acestea au denumiri intuitive pentru utilizatorul familiarizat cu lumea transporturilor.

Meniul Resurse – permite introducerea informațiilor despre firma proprie, angajați, flota de mașini, adrese de încarcare și descărcare și nu în ultimul rând informații despre parteneri.

Meniul TMS Comercial – permite crearea comenzilor și a curselor de transport asigurate cu flota proprie sau a unor firme terțe. Tot aici se pot introduce facturi de intrare și de ieșire.

Meniul Facturi Emise – permite crearea facturilor de transport pe baza comenzilor.

Meniul Facturi Primite – permite crearea facturilor de intrare ( facturile de la parteneri).

Meniul Administrare – permite crearea de utilizatori și a grupurilor de utiliztori, precum și definirea drepturilor de acces și vizualizarea logurilor.

În vederea optimizării utilizării sistemului Leonardo ERP de catre departamentele din companie au fost create meniuri separate. Aceste meniuri sunt create pornind de la modul de organizare întălnit în companiile de transport.

Este recomandat lucrul cu meniuri separate, deoarece acestea facilitează operarea cu rapiditate în sistemul Leonardo ERP . Utilizatorii pot intui și respecta flow-ul activității sale cu multă ușurință.

În starea inițială sunt importate automat sau introduse manual datele privind flota proprie și angajații.

Importul automat se realizează prin intermediul fișierelor de tip excel sau txt, în formatul recomandat de către implementator.

4.2. Meniul resurse

Meniul Resurse permite acesul la introducerea nomenclatoarelor : Firme, Angajati, Camioane (masini proprii), Adrese de încarcare / descarcare și Masini cărăuși .

Fig. 4.3. Meniul Resurse

4.2.1. Firme

Introducerea furnizorilor și a clientilor (firmelor) în aplicația Leonardo ERP se face accesând Meniul Resurse -> Firme -> Introducere. Fereastra Detalii Firme este realizată pentru a realiza și o parte a modulului CRM explicat anterior.

Pentru salvarea cu succes, urmatoarele campuri sunt obligatoriu de complectat: Firma (numele firmei), Oraș, Țara, Cod fiscal, Registru de Comerț, Sediu Social (adresa firmei)

Informațiile introduse în Detalii Firme sunt informatii generale despre firme necesare pentru operațiilor din meniul TMS Comercial. Pe langa informațiile despre firme pot fi salvate și informații despre persoanele de contact, conturi bancare și informatii despre facturare.

Pentru a vizualizarea informatiilor tuturor firmelor se face accesând Meniul Resurse -> Firme -> Vizualizare. În fereastra de Vizualizare Firme exista două tab-uri: primul penrtru vizualizarea firmelor cu posibilitatea filtrări după firmă, oraș, țară și județ, iar al doi-lea pentru vizualizarea persoanelor de contact din cadrul firmelor.

Fig. 4.4. Fereastra Detalii Firme

Fig. 4.5. Fereastra Vizualizare Firme

4.2.2 Angajați

Angajați companiei se pot înregistra manual în sistem accesând: Meniul Resurse -> Angajați -> Introducere.

Informațiile introduse în Fișa Angajat sunt informații generale ce pot fi folosite ulterior pentru generarea de documente. De asemenea, această fereastră permite înregistrarea datelor de tip Human Resources: stare civilă, copii, studii etc.

Pentru a vizualizarea informatiilor tuturor angajaților se face accesând Meniul Resurse -> Angajati -> Vizualizare. În fereastra de Vizualizare Angajați exista trei tab-uri: primul penrtru vizualizarea tuturor angajaților cu posibilitatea filtrări după angajat și funcție, al doi-lea pentru vizualizarea angajaților anulați, iar al trei-lea pentru vizualizarea angajaților inactivi.

Fig. 4.6. Fereastra Fișa Angajat

Fig. 4.7. Fereastra Vizualizare Angajați

4.2.3 Camioane

Flota de mașini a companiei se poate înregistra manual în sistem accesând: Meniul Resurse -> Camioane -> Introducere. Pentru ușurarea în utilizare fereastra Fișa Tehnică conține în partea stangă o listă cu mașinile deja salvate în baza de date.

Pentru fiecare dintre mașinile din flotă se va completa câte o Fișă Tehnică. Aceasta va conține informații referitoare la: Marca mașina, Tip Mașina, Serie Motor, Capacitate, etc.

Fișa tehinică cuprinde aproximativ toate detaliile tehnice ale unei mașini, informații care pot fi folosite pentru realizarea documentelor necesare unei firme de transporturi precum Foaia de Parcurs, Fișa de service, etc.

Obiectele auxiliarele (GPS, Board Computer, trusă medical, etc.) alocate pe o mașină a companiei se înregistrează de asemenea în Fisa Tehnică a mașinii.

În baza acestor fișe pot fi genereate procese verbale de Predare/Primire.

Pentru a vizualizarea informatiilor tuturor camioanelor se face accesând Meniul Resurse -> Camioane -> Vizualizare. Fereastra de Vizualizare Vehicole Proprii permite vizualizarea tuturor camioanelor cu posibilitatea filtrări după număr auto, șofer, marcă mașina, tip mașină și fel de masină.

Fig. 4.8. Fereastra Fișa Tehnică

Fig. 4.9. Fereastra Vizualizare Vehicole Proprii

4.2.4 Adrese de încărcare/descărcare

Nomenclatorul de adrese de încărcare/descărcare este necesar pentru realizarea comenzilor se pot înregistra manual în sistem accesând: Meniul Resurse -> Adrese de încărcare/descărcare -> Introducere.

În acest momenclator se pastrează informații despre locațiile de încărcare/descărcare precum: Numele, Orașul, Țara, Adresa, Numărul și Codul Poștal al locației, precum și informații despre persoane de contact din acea locație.

Pentru a vizualizarea tuturor adreselor de încărcare/descărcare se face accesând Meniul Resurse -> Adrese de încărcare/descărcare -> Vizualizare. Fereastra de Vizualizare adrese de livrare permite vizualizarea tuturor adreselor de încărcare/descărcare cu posibilitatea filtrări după oraș și țară.

Fig. 4.10. Fereastra Adrese detalii

Fig. 4.11. Fereastra Vizualizare Adrese de încărare/descărcare firme

4.2.5 Mașini cărăuși

Nomenclatorul de mașini cărăuși este necesar pentru salvarea informațiilor despre mașinile firmelor de transport intermediare și se pot înregistra manual în sistem accesând: Meniul Resurse -> Mașini cărăuși -> Introducere.

Acest nomenclator este necesar deoarece este posibil ca firma să aibă nevoie de mașini de la alte firme de transport pentru a realiza comenzile atunci când nu mai există mașini disponibile din flota proprie.

Este posibil ca firma de transport să nu aibă flotă proprie și să își realizeze toate comenzile cu flotelor unor firme intermediare.

În acest momenclator se pastrează informații asemănătoare cu cele din nomenclatorul de Camioane descris mai sus.

Pentru a vizualizarea tuturor mașinilor de cărăuși se face accesând Meniul Resurse -> Mașini cărăuși -> Vizualizare. Fereastra de Mașini cărăuși vizualizare permite vizualizarea tuturor mașinilor firmelor intermediare.

Fig. 4.12. Fereastra Fișa tehincă mașini cărăuși

Fig. 4.13. Fereastra Vizualizare Mașini cărăuși

4.2.6 Nomenclatoare căutare rapidă

Pentru accesarea celorlalte nomenclatoare folosite în aplicația Leonardo ERP se face accesând Meniul Resurse -> Nomenclatoare căutare rapidă.

Fereasta Nomenclatoare – vizualizare conține lista tuturor nomenclatoarelor folosite în aplicație, iar acestea pot fi deschise prin dublu click pe denumirea lor.

Nomenclatoarele permit introducerea de noi înregistrări atunci când acestea nu sunt existente în baza de date și sunt necesare pentru realizarea operațiunilor din aplicație.

Fig. 4.14. Fereastra Nomenclatoare

4.3. Meniul TMS Comercial

Meniul TMS Comercial permite accesul la: Comenzi, Curse cu vehicule proprii, Curse cu vehicule intermediate, Facturi emise, Facturi primite, Mașini disponibile, Vizualizare curse cumulat și Validare pentru facturare.

Submeniurile Facturi emise și Facturi primite sunt împărțite în Introducere și Vizualizare și sunt explicate în detaliu in cadrul meniului Facturi emise și respectiv Facturi primite. Acestea au fost introduse și în acest meniu pentru o utilizare mai ușoară.

Fig. 4.15. Meniul TMS Comercial

4.3.1. Comenzi

4.3.1.1. Introducerea comenzilor

Comenzile din sistem reprezintă comenzile primite în vederea efectuări unui transport de marfă. Detaliile comenzilor de transport de marfă sunt complectate manual de către operator.

Pentru ca salvarea să se realizeze cu succes următoarele câmpuri sunt obligatorii de complectat: Clientul (reprezintă partenerul/ordonatorul ce ordonează transportul), Transport (se complectează în funcție de tipul transportului efectuat), Tip Transport (se completează în funcție de tipul transportului selectat – o subcategorie a tipului de transport), Dispecer (numele dispecerului care a preluat comanda), Persoana (persoana de contact din partea clientului), Cota TVA (se completează cu valoarea TVA-ului aplicat tarifului), Modalitate facturare (tip de facturare: cu sau fară borderou ), Data comenzi (data primiri comenzii), Numărul de comandă client (numărul comenzii partenerului ordonator), Cod Comandă (codul intern de identificare al comenzii de marfă), Tip tarif (unitatea de măsură – de obicei cursă), Număr de unități (în general 1 când este tarifată o cursă altfel este diferit de 1), PU (prețul unitar al comenzi), Valuta (valuta comenzii), Tarif fără TVA (valoarea comenzi fără TVA) și Tarif cu TVA (valoarea cu TVA a comenzii).

Detaliile privind marfa se completează în ferestrele de încărcare, respectiv descărcare. O comandă poate avea mai multe puncte de încărcare, respectiv descărcare.

Câmpul Client (ordonatorul mărfurilor) reprezintă partenerul pentru care se efectuează transportul. Sistemul permite selectarea dintr-o bază de date predefinită, în cazul în care s-a mai lucrat cu firma respectivă.

Pentru orice firmă nouă, prin dublu click se va deschide fereastra Firme. Aici este predefinită structura informațiilor importante la nivel de partener de lucru (Client/Furnizor).

Selectarea firmei pe comanda de marfă, impune și alocarea persoanei de contact. O firmă poate avea alocate una sau mai multe persoane de contact, împreună cu datele lor de contact (telefon, mail, etc.)

Introducerea datelor de contact ale unei noi persoane se realizează prin dublu click în câmpul Persoană. Se va deschide fereastra Firme și se vor efectua adăugirile dorite.

În fereastra introducere comandă se va introduce opțional și numărul de comandă indicat de client în câmpul: Nr. comandă client.

Sistemul generează automat un Cod Comandă – referința internă a fiecărei comenzi primită de la parteneri. Pe baza comenzilor de pot genera următoarele tipuri de documente: facturi de transport, avize de transport, confirmări de comenzi, etc.

Pe orice comandă este recomandată definirea Tipului de transport: intern, extern sau intracomunitar.

Baza de date a sistemului are predefinite câteva tipuri de cote de TVA cu care compania operează. Automat sistemul alocă cota TVA 24%, existând posibilitatea modificării ulterioară a acestui câmp.

Leonardo ERP permite stocarea datelor privind tipul de marfă dintr-o comandă de transport. Astfel că în fereastra Încărcare se pot selecta și introduce informații privind: Tipul de marfă, Numărul de unități, Adresa de încărcare, Greutatea, Volumul, Data de încărcare și alte informații suplimentare.

Informația o dată introdusă este preluată automat de sistem în fereastra Descărcări. Operatorul va avea de menționat numai adresa sau adresele de descărcare.

Denumirea localităților de încărcare/descărcare se realizează prin selectarea dintr-o listă predefinită. În cazul în care o localitate nu există se va defini în lista de selecție a adreselor de încărcare/descărcare.

Data de încărcare se incrementează automat prin dublu click în căsuță. Această opțiune va putea fi folosită numai în cazul în care data încărcării coincide cu data operării în sistem.

Câmpul PU – permite introducerea tarifului agreat cu clientul. Sistemul permite tarifarea în funcție de numărul de km sau la nivel de transport.

Toate aceste calcule vor fi preluate automat de sistem în forma de facturare. Astfel că vor putea fi urmărite cu ușurință veniturile de încasat pentru transporturile nefinalizate la un moment dat.

Încă de la preluarea comenzii de marfă se pot introduce informații referitoare la Încasare. Acest câmp permite introducerea numărului de zile acceptat până la scadență.

În momentul introducerii unei comenzi de marfă, datele persoanei care o introduce sunt înregistrate automat de sistem.

Fig. 4.16. Fereastra constituire comenzi

4.3.1.2. Vizualizarea comenzilor în lucru

Pentru a vizualizarea comenzilor în lucu se face accesând Meniul TMS Comercial -> Comenzi -> Vizualizare comenzi în lucru. În fereastra de Vizualizare comenzi în lucru sunt două tab-uri: primul penrtru vizualizarea header-elor de comenzi validate pentru facturare (cu posibilitatea vizualizări detaliilor într-un subgrid apasând pe semnul plus de la începutul linei) care pot fi filtrate după perioadă, client, dispecer, vânzător, centru de profit și subcentru de profit, iar al doi-lea pentru vizualizarea detaliilor comenzilor în lucru.

Fig. 4.17. Fereastra Vizualizare comenzi în lucru

4.3.1.3. Vizualizarea tuturor comenzilor

Pentru a vizualizarea tuturor comenzilor (în lucru + planificate) se face accesând Meniul TMS Comercial -> Comenzi -> Vizualizare comenzi toate (în lucru + planificate). În fereastra de Vizualizare comenzi toate sunt două tab-uri: primul penrtru vizualizarea header-elor de comenzi (cu posibilitatea vizualizări detaliilor într-un subgrid apasând pe semnul plus de la începutul linei) care pot fi filtrate după perioada primei încărcări, iar al doi-lea pentru vizualizarea detaliilor comenzilor.

Fig. 4.18. Fereastra Vizualizare comenzi toate

4.3.2. Curse

4.3.2.1. Introducerea curselor

O cursă poate fi constituită din una sau mai multe comenzi de transport.

Dacă vor fi mai multe încărcări și descărcări într-o singură cursa pentru un singur client, va exista un singur transport.

Dacă vor exista într-o cursă clienți pentru tur, și clienți pentru retur în cursă, vor exista două transporturi, se vor completa două comenzi, pentru fiecare client în parte.

Pentru constituirea curselor cu mașini intermediate, se va selecta Meniul TMS-Comercial -> Curse intermediate -> Constituire cursă, iar pentru cursele cu mașini proprii Meniul TMS-Comercial -> Curse vehicul propriu -> Constituire cursă.

În fereastra deschisă accesînd oricare cale de mai sus se vor crea cursele din comenzi. La crearea curselor intermediate, în partea dreaptă vă fi selectat automat tab-ul Firmă intermediară, iar în cazul curselor cu vehicole proprii va fi selectat tab-ul Firmă Proprie.

Fig. 4.19. Fereastra Constituire curse intermediare

Fig. 4.20. Fereastra Constituire curse vehicul propriu

În partea superioară a ferestrei, se vor introduce datele generale referitoare la cursă, după cum urmează: Cărăuș (firma care execută transportul), Dispecer (coordonatorul de cursă), Codul de cursă (numărul/codul intern al cursei – care poate fi generat automat de către sistem), Data calcul cursă (opțional poate fi data primei încărcări), Număr auto (opțional – se poate introduce numărul mașinii care efectuează transportul), Nume șofer (opțional – se poate introduce numele șoferului), Cota TVA (cota de TVA aplicabilă), Valuta (valuta în care se calculează tariful), Tip Tarif (tipul de tarif: pe cursă, kilometrii etc.), PU (tariful negociat cu transportatorul), Tarif cărăuș fără TVA (se calculează automat pe baza datelor introduse în câmpul PU), Tarif cărăuș cu TVA (completat automat pe baza câmpurilor PU și cota TVA), Tip Camion (tipul camionului care efectuează transportul), Telefon (numărul de telefon al persoanei de legătură din partea cărăușului) și Termen de plată (termenul de plată negociat cu firma de transport – număr de zile).

Se mai pot completa și câmpurile Persoană de contact, Regimul de transport, Centrul de profit și Subcentrul de profit.

În partea inferioară a ferestrei se va efectua selecția comenzilor care vor fi livrate pe cursa creată. În fereastra Comenzi neintegrate în cursă se pot vizualiza toate comenzile în lucru. Pentru a include o comandă în cursă, se selectează comanda, după care se selectează butonul Mută jos. Comandă va fi integrată în cursă și va apărea în fereastra denumită Comenzi integrate în cursă. Se pot selecta mai multe comenzi pe aceeași cursă.

Pentru a elimina o comandă deja inclusă în cursă, în fereastra Comenzi integrate în cursă se selectează comanda care se dorește a fi eliminată și se apasă butonul Mută sus.

Se pot efectua modificări asupra cursei atâta timp cât ea nu este încheiată operațional. Închiderea operațională se realizează prin meniul Utile –> Încheiere cursă.

În cazul Curselor Intermediate, după introducerea și salvarea cursei, se poate lansa către firmă transportoare Comanda de Transport prin accesarea meniului Operațiuni-> Tipărește Înregistrarea și dublu click pe Comandă Cărăuș.

Rapoaretele de Comandă Cărăuș pot fi realizate în mai multe limbi în cazul când este necesară trimiterea lor în țări externe.

Asemănător curselor intermediare se realizează și cursele cu mașini proprii.

Fig. 4.21. Fereastra de tipărire Comanda Cărăuș

4.3.2.2. Vizualizarea curselor

Pentru vizualizarea curselor intermediate se face accesând: Meniul TMS Comercial -> Curse intermediate -> Vizualizare, iar pentru cursele cu vehicule proprii Meniul TMS Comercial -> Curse vehicul propriu -> Vizualizare.

În fereastra de Vizualizare curse toate sunt trei tab-uri: primul penrtru vizualizarea header-elor de curse (cu posibilitatea vizualizări detaliilor într-un subgrid apasând pe semnul plus de la începutul linei) care pot fi filtrate după perioadă, dispecer, tip cursă și cod cursă, al doi-lea pentru vizualizarea comenzilor de pe curse, iar al trei-lea pentru vizualizarea detaliilor comenzilor de pe curse.

Aceasta fereastra este filtrată automat fie pentru cursele cu flota proprie, fie pentru cele cu flota externă în funcție de meniul selectat.

Fig. 4.22. Fereastra Vizualizare curse

4.3.2.3. Profitabilitatea curselor

Pentru vizualizarea profitabilităților curselor intermediate se face accesând: Meniul TMS Comercial -> Curse intermediate -> Profitabilitate cursă, iar pentru cursele cu vehicule proprii Meniul TMS Comercial -> Curse vehicul propriu -> Profitabilitate cursă.

În fereastra de Profitabilitate cursă sunt afișate informatii despre profitabilitatea curselor realizate. Aceste informații sunt: codul de cursă, numărul auto, semiremorca, șoferul, data cursei, dispecerul, total încasare, total plată, profit cursă, venit pe Km, cost pe Km, dacă cursa este încheiată sau nu, etc.

Aceasta fereastra este filtrată automat fie pentru cursele cu flota proprie, fie pentru cele cu flota externă în funcție de meniul selectat.

Fig. 4.23. Fereastra Profitabilitate cursă

4.3.3. Mașini disponibile

Pentru vizualizarea mașinilor disponibile care pot fi folosite pentru realizarea curselor se face accesând: Meniul TMS Comercial -> Mașini disponibile -> Cautare.

În această fereastră sunt afișate informatii despre disponibilitatea tuturor mașinilor din sistem atât cele din flota proprie cât și cele din flota externă. Aceste informații sunt: numarul auto, firma (cărăușul), orașul, țara și data ultimei descărcari, codul ultimei curse asociat ultimei descărcări și dacă mașina este disponibilă sau nu.

Fig. 4.24. Fereastra Mașini disponibile

4.3.4. Validare pentru facturare

Pentru vizualizarea tuturor comenzilor care trebuiesc facturate se face accesând: Meniul TMS Comercial -> Validare pentru facturare.

În fereastra Validare pt facturare se pot vizualiza toate comenzile care trebuiesc facturate cu informații despre codul de comandă, tipul de cursă, data comenzii, clientul, dispecerul, tariful fără TVA, tariful cu TVA, valuta, numărul auto, șoferul și dacă este validată pentru facturare sau nu.

Fig. 4.25. Fereastra Validare pentru facturare

4.3.5. Vizualizare curse cumulat

Pentru vizualizarea tuturor curselor atat celor intermediate cât și a celor cu vehicule proprii se face accesând: Meniul TMS Comercial -> Vizualizare curse cumulat.

În fereastra de Vizualizare curse cumulat toate sunt trei tab-uri: primul penrtru vizualizarea header-elor de curse cu detaliu dacă este cu vehicul propriu sau nu (cu posibilitatea vizualizări detaliilor într-un subgrid apasând pe semnul plus de la începutul linei) care pot fi filtrate după perioadă, dispecer, tip cursă și cod cursă, al doi-lea pentru vizualizarea comenzilor de pe curse, iar al trei-lea pentru vizualizarea detaliilor comenzilor de pe curse.

Fig. 4.26. Fereastra Vizualizare curse cumulat

4.4. Meniul Facturi emise

Meniul Facturi emise permite accesul la: Generarea de facturi de transport, și Vizualizarea de facturi.

Fig. 4.27. Meniul Facturi emise

4.4.1. Facturi de transport rutier

Pentru introducerea facturilor de ieșire se face accesând: Meniul Facturi emise-> Transport.

În fereastra Facturi de transport rutier deschisă accesând calea de mai sus se pot introduce în facturile pentru transport (de ieșire) pentru fiecare comandă validată pentru facturare și introdusă și integrată într-o cursă.

Pentru a se salva cu succes se vor completa obligatoriu următoarele câmpuri: Furnizorul (Compania proprie – se selectează din lista contul pe care dorim să facturăm), Serie și număr, Cash flow, Cumpărătorul, Cota TVA, Valuta, Data facturii (sistemul preia automat data operării), Persoană întocmire (persoana care emite factura) și Termen de încasare.

Alegerea corectă a tipului de serviciu pe o factură determina automat în sistem înregistrări corecte pentru contabilitate. La întocmirea unei Facturi se selectează din lista de transporturi nefacturate transportul dorit.

Fig. 4.28. Fereastra facturi de transport

După introducerea și salvarea facturilor emise, se poate lansa către client Factura de Transport prin accesarea meniului Operațiuni-> Tipărește Înregistrarea și dublu click pe Factura emisă – detaliat. Tot aici se pot tipări și Factura emisă cumulată și Anexa de factură emisă.

Fig. 4.29. Fereastra de tiparire a facturi de transport

4.4.2. Vizualizare facturi emise

Pentru a vizualizarea tuturor facturilor emise se face accesând Meniul Facturi emise -> Toate facturile. În fereastra de Facturi emise vizualizare exista două tab-uri: primul penrtru vizualizarea tuturor header-elor de facturi cu posibilitatea filtrări după perioadă, Tip factură, Client, Tip cash flow și valută (cu posibilitatea vizualizări detaliilor într-un subgrid apasând pe semnul plus de la începutul linei ), iar al doi-lea pentru vizualizarea detaliilor de facturi emise.

Fig. 4.30. Fereastra de vizualizare facturi emise

4.5. Meniul Facturi primite

Meniul Facturi Primite permite accesul la: Generarea de facturi Cărăuși și Vizualizarea de facturi primite.

Fig. 4.31. Meniul Facturi primite

4.5.1. Facturi cărăuși

Pentru introducerea facturilor de intrare se face accesând: Meniul Facturi primite-> Cărăuși.

În fereastra Facturi cărăuși deschisă accesând calea de mai sus se pot introduce în sistem facturi de achiziții, facturi de la firmele intermediare de transport, etc.

Pentru salvarea cu succes a facturi se completează headerul de factură (Denumire Furnizor, Număr, Data, Data de Intrare, Cota TVA, Termenul de plată, Tipul de cash flow).

Dacă furnizorul facturii nu se regăsește în baza de date, atunci el trebuie introdus prin dublu click pe câmpul Denumire Furnizor și astfel se poate seta și condiția de plată a furnizorului respectiv.

Data scadentă a facturi se va calcula în funcție de tipul de condiția de plată setată pentru furnizorul ales.

Dacă nu este setată nici o modalitate de plată în fișa furnizorului atunci sistemul va calcula automat Data scadenta = Data de intrare factura + Termenul de plată.

Obligatoriu pe fiecare linie a facturii se complectează campurile Valuta, Denumire produs\serviciu, Preț unitar, Cantitate, Centrul de profit și Subcentrul de profit.

Fig. 4.32. Fereastra Facturi cărăuși

4.5.2. Vizualizare facturi primite

Pentru a vizualizarea tuturor facturilor primite se face accesând Meniul Facturi primite -> Toate facturile. În fereastra de Vizualizare facturi primite exista două tab-uri: primul penrtru vizualizarea tuturor header-elor de facturi cu posibilitatea filtrări după perioadă, Tip factură, Furnizor, Tip cash flow și valută (cu posibilitatea vizualizări detaliilor într-un subgrid apasând pe semnul plus de la începutul linei), iar al doi-lea pentru vizualizarea detaliilor de facturi primite.

Fig. 4.33. Fereastra Vizualizare Facturi primite

4.6. Meniul Administrare

Meniul Administrare permite accesul la: Grupuri de utilizatori, Definire utilizatori, Definire drepturi de acces și Istoric detaliat operațiuni.

Fig. 4.34. Meniul Administrare

4.6.1. Grupuri de utilizatori

Pentru vizualizarea tuturor grupurilor de utilizatori se face accesând: Meniul Administrare-> Grupuri de utilizatori.

În fereastra General deschisă accesând calea de mai sus se pot vizualiza toate grupurile de utilizatori definite în aplicație și se pot face modificări asupra lor.

Fig. 4.35. Fereastra Grupuri de utilizatori

4.6.2. Definire utilizatori

Pentru vizualizarea tuturor utilizatorilor se face accesând: Meniul Administrare-> Definire utilizatori.

În fereastra General deschisă accesând calea de mai sus se pot vizualiza toți utilizatori definiți în aplicație, se pot face modificări asupra lor și pot fi adăugați alți noi.

Printre modificările care se pot realiza asupra utilizatorilor sunt modificarea grupului de utilizatori, asignarea angajatului pe utilizator, modificarea filialei, modificarea parolei și modificarea status-ului.

Fig. 4.36. Fereastra Definire utilizatori

4.6.3. Definire drepturi de acces

Pentru setarea drepturilor de acces pe interfață pentru fiecare grup de utilizatori se face accesând: Meniul Administrare-> Definire drepturi de acces.

În fereastra Administrare utilizatori deschisă accesând calea de mai sus se pot seta drepturile de Write, Read și Execute pentru fiecare formă în parte pentru grupul de utilizatori selectat.

Pentru ca drepturile pe forme să se actualizeze după o modificare utilizatori trebuie să închidă și să redeschidă aplicația Leonardo ERP.

Fig. 4.37. Fereastra Definire drepturi

4.6.4. Istoric detaliat operațiuni

Pentru vizualizarea tuturor operațiunilor din aplicația Leonardo ERP se face accesând: Meniul Administrare-> Istoric detaliat operațiuni.

În fereastra Vizualizare loguri deschisă accesând calea de mai sus se pot vizualiza toate operațiunile efectuate cu informații precum: numele utilizatorului, data operațiuni, procedura stocată care a fost apelată și datele transmise la procedură.

Fig. 4.38. Fereastra Vizualizare istoric operațiuni

5. „Road-Map”-ul soluției Leonardo ERP și concluzii

În continuare sunt prezentate câteva dezvoltări ulterioare care pot fi realizate aplicației dezvoltate în cadrul acestei lucrări:

Realizarea unui modul de planificare a curselor. Acest modul trebuie să realizeze într-un mod automatizat întregul proces de constituire a curselor. Planificatorul trebuie să indice gradul de încărcare a mașini, Km de parcus, destinația, valoarea agreată de transport.

Realizarea unui modul de cheltuieli de cursă. Acest modul trebuie să permită generarea cheltuielilor de cursă la încheierea acesteia. Cheltuielile vor fi operate numai pentru cursele efectuate cu flota proprie.

Realizarea unui modul de foi de parcurs. Acest modul trebuie să permită generarea unor foi de parcurs pentru mașinile care au realizat curse. Foile de parcus sunt folosite pentru a gestiona numărul de Km parcurși și ce consum a avut mașina pe o anumită rută.

Realizarea unui modul financiar. Acest modul trebuie conceput în vederea utilizări lui de catre operatori fără experiență contabilă. În acest modul se va realiza introducerea unor operațiuni de: casă (încasări, plăți, dispoziții de plată), bancă (operarea extraselor bancare), instrumente de plată (înregistrare CEC-uri, bilete de ordin) și alte operațiuni financiare precum deconturi și chitanțe.

Realizarea unui modul de gestiune. Acest modul trebuie să asigure crearea și gestionarea mai multor magazine de marfă simultan. În acest modul se va realiza intoducerea unei liste de produse, a stocului inițial, a facturilor de achiziție, a notelor de intrare/recepție, a bonurilor de consum,a avizelor de însoțire a mărfii, a bonurilor de transfer, a produselor de comandat, a fișei de magazie și vizualizarea stocului critic.

Realizarea unui modul de contabilitate. Acest modul trebuie să asigure o contabilitate specializată pentru firme de transporturi. În acest modul se va realiza introducerea notelor contabile (serviciile și operațiunile firmei), vizualizarea notelor contabile din sistem, generarea și listarea balanțelor lunare, listarea jurnalelor de vânzări și cumpărări.

Realizarea unui modul de fleet management. Acest modul trebuie să stocheze toate informațiile despre flota companiei și/sau a terților cu care se operează. În acest modul se va realiza introducerea vehicolelor proprii, cheltuielilor de întreținere, autorizațiilor, carnetelor de tir, daunelor, proceselor verbale de predare/primire și importurile de combustibil.

Sistemul IT integrat înseamnă o mai bună vizibilitate a activității, ceea ce oferă managerului posibilitatea de a lua decizii rapide în timp real bine argumentate, rezultatul fiind o îmbunătățire semnificativă a întregului flux operațional al companiei.

Importanța sistemelor informatice rezidă din faptul că pot opera la orice nivel al unei organizații. Ele pot conduce la schimbarea obiectivelor, a proceselor, produselor, serviciilor sau a relațiilor cu mediul de afaceri al organizațiilor. În plus, ajută organizațiile să obțină avantaje competiționale față de concurență.

În această societate, din ce în ce mai pretențioasă din ce în ce mai informatizată, întreprinderea , căpăta o dimensiune din ce în ce mai inteligentă. Impactul tehnologic a fost atât de profund în ultimele decenii, încât, dincolo de modul de organizare a activității întreprinderilor, a mediului de lucru, de modalitatea de derulare a relațiilor dintre firme, s-a schimbat radical și modul în care oamenii percep valoarea, avuția. În succesul și supraviețuirea pe piață a unei firme,elementul esențial tinde să fie nu aparatul productiv sau terenul, nici chiar banii, ci informația, văzută ca resursă principală.

Atunci când ne referim la aplicații integrate avem în vedere produsele din categoria Enterprise Resource Planning (ERP). Acestea sunt pachete de aplicații care acoperă, ca un singur produs “umbrelă”, toate departamentele întreprinderii. Implementarea lor urmărește, în primul rând, eliminarea “insulelor informaționale” și reunirea tuturor funcțiilor întreprinderii într-un sistem unic.

Deși piața românească de produse ERP este relativ redusă și imatură, marchează o creștere cu numai 4,6% față de anul precedent, dar este o creștere având în vedere situația financiară, economică și politică a țării.

Tehnologiile informaționale contribuie în mod cert la creșterea performanțelor transporturilor. Principalele bariere în utilizarea mai eficientă a acestor tehnologii nu sunt numai de natură tehnică, ci și de natură umană și organizațională. Obstacolele apar, înainte de toate, din cauza lipsei metodelor, resurselor și instrumentelor de gestiune a întreprinderii relativ la sistemul informațional. Soluția salvatoare se numește „integrare informațională” sau Enterprise Resource Planning, dar pentru adoptarea unui astfel de sistem este necesară analiza costurilor, analiza riscurilor, avantajele și dezavantajele implementării unui astfel de sistem și de asemenea trebuiesc analizate îndeaproape etapele dezvoltării și implementării ERP-urilor

Produsele IT și-au făcut loc în cele din urmă în transporturi, iar astăzi asistăm la o gamă diversificată a acestora. Informațiile pe care le pun la dispoziție sunt, fără îndoială, utile, însă astăzi, accesul la informații nu mai reprezintă principala problemă, ci modul în care acestea sunt preluate, utilizate și valorificate.

Să ne gândim, de exemplu, că dorim să cunoaștem până la nivel de cent costurile și profitabilitatea unei curse. Eventual, una efectuată cu două săptămâni în urmă. De ce dorim acest lucru? Pentru că astăzi profitabilitatea globală a companiilor de transport este mică și orice cursă neprofitabilă trebuie identificată cât mai repede. Toate informațiile sunt disponibile. Avem facturile emise, avem datele din contabilitate, intrăm pe programele de fleet management oferite de constructorii de camioane și, mai nou, chiar și de cei de semiremorci, ne consultăm și cu dispecerii pentru a ne asigura că selectăm perioada corectă în care s-a desfășurat cursa… Apoi prelucrăm informațiile pentru a ajunge la rezultatul dorit – mult timp, multă energie și numeroase posibilități de a greși, fiind implicate prea multe variabile.

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) oferă informația în formatul dorit, instant, fără a ne ridica din fața calculatorului și fără a fi necesar să discutăm cu cineva, la orice oră din zi și din noapte. „Complexitatea transporturilor a devenit foarte mare la ora actuală. Se fac combinații cu mai multe tipuri de transport (aerian, naval, rutier, colectare și distribuție) la nivel de o singură cursă și este foarte dificil să monitorizezi operațiunile pe care le desfășori de-a lungul întregului flux logistic, cât și rentabilitatea pe care poți s-o ai la fiecare lot de marfă sau comandă.

Sistemul IT integrat nu modifică procesele din cadrul firmei – în același mod se realizează comanda, decontul, foaia de parcurs, se repartizează costurile – diferența este că lucrurile se întâmplă în timp real, rapoartele se generează cu o mare acuratețe și timpul de luare a unei decizii scade. În plus, satisfacția beneficiarului crește prin calitatea serviciilor pe care le prestează.

Soluțiile software specializate pe nișa de activitate presupun costuri de achiziție și implementare, mult mai reduse, pentru că se implementează într-un timp mai scurt și cu oameni mai puțini. În cazul unei soluții identificate pe orizontală (valabilă pentru mai multe tipuri de activități), trebuie să-l înveți pe furnizor și să te asiguri că a înțeles activitatea pe care o desfășori. Riscurile, ca și costurile, sunt foarte mari.

6. Bibliografie

1. Dorin Cârstoiu (2013). Sisteme de baze de date distribuite.

2. Daniel E. O’Leary. Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk.

3. Documentație Comunitatea ERP. http://www.comunitateaerp.ro/. Accesat: 2015.

4. Documentație ERP România. http://erpromania.ro/. Accesat: 2015.

5. Documentație Piața ERP din România. https://www.pac-online.com/pictures/Press/2012/Oct/PR_ERP_RO_Oct12 . Accesat: 2015.

6. Aberdeeb Group (2006). Benchmarking ERP in SMB.

7. Vinod Kumar Garg, N. K. Venkitakrishan. Enterprise Resource Planing: Concepts and Practice.

8. Documentație Piața ERP din România. http://itchannel3.itchannel.ro/epicor-piata-erp-in-2013/ Accesat: 2015.

9. Simha R. Magal, Jeffrey Word. Integrated Business Processses with ERP Systems.

10. Marianne Bradford. Modern erp: select, implement & use today’s advanced business systems.

11. Dimipi Srivastava, Aarti Batra. ERP Systems.

12. Constantin Gălățan, Susana Gălățan. C# pentru liceu – Programare în Visual C# 2008 Express Edition.

13. Paul D. Serif (2006). Fundamentals of N-Tier Architecture.

14. Martin Fowler (2002). Patterns of Enterprise Application Architecture.

15. C.J. Date (2009). SQL and Relational Theory, 1st Edition.

16. Nagy M., Vizental M. (2007). Sisteme de gestiune a Bazelor de date.

17. Paul Nilsen (2009). SQL Server 2008 Bible.

18. Tony Northrup (2009). Microsoft .NET Framework – Application Development Foundation.

19. Mike Snell, Lars Powers (2010). Microsoft Visual Studio 2010 Unleashed.

20. Alex Mackey (2009). Introducing .NET 4.0: With Visual Studio 2010.

21. Andrew Stellman, Jennifer Greene (2010). Head First C#, 2E: A Learner's Guide to Real-World Programming with Visual C# and .NET.

22. Documentație .NET. Curs de Programare Orientată pe Obiecte.

23. Adriana Olteanu, Magdalena Anghel, Radu Nicolae Pietraru (2005). Baze de date și utilizarea acestora.