Determinarea Cerintelor Informationale

În cadrul firmei analizate sunt vehiculate toate categoriile de date și informații. Acestea sunt selectate, repartizate și utilizate pe tipuri de activități operaționale de către managerul firmei, necesare pentru îndeplinirea obiectivelor organizației. Din cadrul acestor categorii de informații, un flux informațional este necesar să ajungă în afara organizației de aceea managementul firmei AndraVer creează mijloacele necesare pentru că o parte dintre acestea să ajungă în mod intenționat în cadrul pieței. Acest aspect este benefic pentru activitatea firmei, deoarece informațiile sunt recepționate, interpretate și folosite de către participanții la activitățile de pe piață, reprezentând cel mai facil mijloc prin care firma comunica cu clienții sau potențialii sai clienți.

Consider că cele mai importante categorii de informații pentru S.C.AndraVer S.R.L. vizează următoarele:

Informații despre piața (privind evoluția pieței, principalii competitori și produsele acestora, nevoile și dorințele clienților, noi mijloace de penetrare a piețelor, etc.);

Informații privind reacțiile clienților asupra activității firmei

Informații ce scot în evidență reacțiile și atitudinea personalului față de problemele întreprinderii;

Informații furnizate în cadrul firmei cu privire la modul de evoluție al acesteia.

Aceste tipuri de informații pot fii culese din variate surse. Primele două categorii de informații sunt culese prin intermediul ziarelor, revistelor, publicațiilor T.V., prin discuții cu clienții (privind nemulțumirile și satisfacțiile acestora în ceea ce privește întreprinderea analizată pe de o parte, iar pe de altă parte în ceea ce îi privește pe concurenți, produsele acestor precum și prețurile aplicate de ei) și comunicări ale întreprinderilor specializate în urmărirea evoluției economiei, precum și informațiile periodice ale sindicatelor pe ramura reprezintă metode utilizate de către S.C.AndraVer S.R.L. în cadrul subsistemului informațional existent. Faptul că S.C.AndraVer S.R.L. nu este o societate de dimensiuni foarte mari reprezintă un dezavantaj pentru firmă în sensul că aceasta nu beneficiază de un serviciu de presă prin care managementul poate urmări zilnic evoluția opiniei publice.

În cadrul grupului AndraVer informațiile circulă atât în forma scrisă cât și sub formă verbală. Un rol important îl au informațiile sub forma scrisă, deoarece (conform opiniei conducerii firmei) nu pot exista scurgeri de informații ca și în cazul celor verbale, cu toate acestea informațiile sub forma scrisă sunt limitate la date concrete din sistemul informațional al întreprinderii. Potrivit investigațiilor realizate în cadrul firmei am putut constata că cele sub forma verbala cuprinde atât informații cu caracter confidențial cât și adevăruri pe jumătate, zvonuri, fapte necontrolate etc., care au influență asupra desfășurării activității întreprinderii. De remarcat faptul că un control asupra surselor verbale de informații este un aspect dificil și chiar incapabil de realizat de către managementul firmei. Personalul firmei își poate selecta informațiile pe care le consideră necesare pentru propria activitate.

Cea mai simplă metodă de culegere a informațiilor se poate face printr-un chestionar gen sondaj de opinie, dar se pot utiliza și alte metode astfel:

chestionar aplicat direct angajaților firmei sau directorului general (fiecăruia i se adresează câte un tip de chestionar diferit)

studierea evidențelor financiar-contabile și economice;

consultarea documentelor prezente în cadrul firmei și a celor vehiculate spre exteriorul acesteia;

studierea documentației specifice cu privire la conceperea, funcționarea și controlul sistemului informațional;

Am ales metoda interviurilor și pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare (prezentate în Anexa 4), unul pentru manager și unul pentru persoanele implicate în activitatea informațional-decizională. Culegerea informațiilor despre situația existentă în cadrul unității a avut loc pe data de 25 noiembrie 2014, la sediul firmei.

Conform rezultatelor celor două chestionare se pot prezenta următoarele concluzii referitoare la subsistemul informațional din cadrul S.C.AndraVer S.R.L:

nu există o strategie informațional- decizională de sine stătătoare

sunt înregistrate destule deficiențe astfel că subsistemul informațional nu permite managerului să sesizeze la timp șansele și riscurile datorate strategiei firmei

nu se acordă o importanță necesară prelucrării corecte a informațiilor de către manager în vederea elaborării deciziilor

asupra activității informaționale nu se exercită un control propriu-zis

în activitatea de perfecționare a subsistemului informațional nu sunt implicați angajații întreprinderii

deși sunt transmise coerent, pe înțelesul angajaților, informațiile nu ajung în timp util la aceștia