Delimitari Conceptuale Privind Auditul

Delimitari conceptuale privind auditul

Termenul de “audit”, are originea în verbul “audio”, care în limba latină înseamnă “a asculta”, fiind vorba despre ascultarea cuiva care prezintă o informare, o sinteză, o dare de seamă, un raport.

În limba engleză verbul „to audit – auditing” se traduce prin a controla, a verifica, a supraveghea, a inspecta. Dicționarul anglo-francez Hachett, din anul 1934, a definit auditul ca: “verificarea conturilor de către experți”.

În evul mediu, acest verb a căpătat sensul de a asculta părțile implicate într-un proces, iar mai târziu a primit extindere largă în țările anglo-saxone și în Franța, în domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curții de Conturi.

Exista opinii care susțin că auditul, contabilitatea și controlul financiar au izvoare comune, fără a exista o delimitare clară, între acestea.

Richard Brown spunea ca “originea auditului se află situată în trecut, doar puțin mai departe decât originea contabilității. De fiecare dată când progresul civilizației a dus la necesitatea ca unui singur om să-i fie încredințată într-o anumită măsură, proprietatea altuia, oportunitatea unui anume tip de verificare asupra fidelității primului devine evidentă”.

Funcția de audit intern a cunoscut transformări succesive până la stabilizarea definirii conceptului, astfel s-au stabilit unele elemente comune :

consiliere acordată managementului;

ajutorul acordat salariaților;

independența și obiectivitatea totală a auditorilor interni.

Consiliere-auditul intern reprezintă o funcție de asistență a managerului, pentru a-i permite să-și administreze activitățile. Componentă de asistență și consiliere atașată auditului intern, îl distinge de orice acțiune de control sau inspecție.

Auditul intern este aproape de fiecare responsabil. Managerul este consiliat de auditorul intern pentru a găsi soluții de rezolvare a problemelor sale. Auditorul intern, consiliază, asistǎ, recomandă dar nu decide, obligația să fiind de a reprezenta un mijloc care să contribuie la îmbunătățirea controlului pe care fiecare manager îl are asupra activităților sale și a celorlalte, în vederea atingerii obiectivului controlului intern.

Independența auditorului intern trebuie să aibă la baza eliminarea practicii de supraîncărcare a auditorului cu sarcini care nu ar trebui să revină lui.
Independența auditorului este supusă unei duble limitări :

-auditorul intern trebuie să se conformeze strategiei și politicii Direcției Generale.

-auditorul intern trebuie să fie independent în exercitarea funcției sale.

Practica a arătat că independența auditorului intern o constituie profesionalismul sǎu.

În anul 1999, IIA a emis o nouă definiție a auditului intern : “Auditul intern este o activitate independența și obiectivă care da unei organizații o asigurare în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătății operațiunile și contribuie la adăugarea unui plus de valoare “. În legea nr.672/2002 privind auditul public intern din România este adoptată definiția dată de IIA, în anul 1999.

Auditul intern este în cadrul unei organizații o funcție – exercitată într-o manieră independentă și cu mandat – de evaluare a controlului intern. Acest demers specific concurează cu bunul control asupra riscurilor de către responsabili”.

Evoluția auditului intern

Scopul inițial al Institutului Auditorilor Interni (IIA) a fost acela de standardizare a activităților de audit intern, plecând de la definirea conceptelor, stabilirea obiectivelor și continuând cu organizarea și efectuarea acestuia. Între timp a avut loc o deplasare a obiectivelor auditului intern, respectiv de la furnizarea de informații pentru manager, spre o colaborare cu auditul extern, căruia îi asigura o materie prima prelucrată. Începând din 1950, IIA a emis norme proprii de audit intern, diferite de cele ale auditului extern. Între timp, acestea s-au generalizat și din 1970, au devenit standarde de audit intern.

În Europa funcția de audit intern a prins contur începând cu anul 1960, fiind marcată de legăturile sale, la origine, cu controlul financiar. După 1980 auditul intern se delimitează de funcțiile de control din cadrul organizației și devine o activitate importantă în cadrul organizațiilor, datorită rezultatelor pe care le furniza managementului, respectiv servicii de asigurare și servicii de consiliere.

În Franța, înființarea Institutului Francez al Auditorilor și Consultanților a contribuit la înțelegerea rolului și locului auditului intern, precum și la poziționarea funcției în cadrul celorlalte funcții ale organizațiilor.

În timp, s-a renunțat la înțelegerea auditului intern doar prin prisma funcției financiar-contabilă și a crescut aria de acoperire a acestuia, fiind extins la toate activitățile și procesele desfășurate sau realizate în cadrul unei entități. Totodată, auditul intern a fost subordonat direct conducătorilor, devenind un instrument puternic de depistare a riscurilor și evaluare a controlului intern.

Specialistii reclamǎ evoluia rapidǎ și pertinenta a termenului, în ciuda unor disfuncții și confuzii care apar.

– Un prea mare exces de mediatizare a termenului “audit, care are un impact deosebit asupra tuturor categoriilor de specialiști, cuvânt care da valoare și un aer savant celor care îl folosesc, creându-le impresia că deja se află înaintea progresului și a tehnicii, prin simplă utilizarea a cuvântului AUDIT.

– Auditul intern nu se numește întotdeauna audit intern și deseori în funcție de cultură organizației, de practică în domeniu, de tradiții, se mai folosesc termeni că: inspecție, control financiar, verificare internă. Control intern. Auditul intern își va atinge obiectivele dacă există un sistem de control intern organizat, formalizat, periodic, constituit din: standarde și norme profesionale, ghiduri procedurale, coduri deontologice, care să susțină morală profesiunii de audit, având în vedere faptul că auditorul trebuie să fie în afară oricărei bănuieli. Auditorii interni și managerul trebuie priviți că parteneri și nu că adversari, având aceleași obiective, printre care și eficacitatea actului de management și atingerea țintelor propuse.

Managerii trebuie să înțeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care îl primesc pentru stăpânirea riscurilor care apar și evoluează continuu.

Competențele profesionale ale auditorului intern produc adevărate beneficii pentru entitate, printr-o evaluare sistematică, pe baza standardelor de audit și a celor mai bune practici, a politicilor, procedurilor și operațiilor realizate de entitate.

Auditul intern prin activitățile pe care le desfășoară adaugă valoare atât prin evaluare sistemului de control intern și prin analiză riscurilor asociate activităților auditabile, cât și prin recomandările cuprinse în raportul întocmit și transmise în scopul asigurării atingerii obiectivelor organizației.

Auditul intern este o profesie care s-a redefinit mereu de-a lungul anilor, din dorința de a răspunde necesităților în continuă schimbare ale entităților. Axat la început, pe probleme contabile, obiectivele auditului s-au deplasat spre depistarea principalelor riscuri ale entităților și evaluarea controlului intern al acestora. Profesia de audit intern se bazează pe un cadru de referință flexibil, recunoscut în întreagă lume, care se adaptează la particularitățile legislative și de reglementare ale fiecărei țări, cu respectarea regulilor specifice ce guvernează diferite sectoare de activitate și cultură organizației respective. Din 1999, în economia românească, este introdus prin lege auditul intern, pentru entitățile publice. Această premisǎ absolută a produs multe dezbateri, multe reorganizări ale controlului și separarea acestuia de audit. Conturarea auditului intern a impus și definirea auditului extern.

Dupǎ anul 1999 au avut loc:

Implementarea și modernizarea funcției, în cursul anului 2002, pe baza Strategiei dezvoltării controlului financiar public intern – Legea nr. 672/19.12.2002 privind auditul public intern;

Consolidarea procesului de audit intern – Legea nr. 191/2011 pentru modificarea și completarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern;

Auditul extern, în România, a fost organizat și restructurat în mai multe rânduri, în prezent fiind realizat de următoarele structuri:

Expertize contabile, asigurate de Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România

Auditul financiar, oferit de Camera Auditorilor Financiari din România

Auditul performanței, realizat de Curtea de Conturi a României, concomitent cu controalele efectuate în sectorul public

Auditul financiar fiscal, efectuat de firmele de consultanță românești și internaționale recunoscute în domeniu.

Aspecte caracteristice ale auditului intern

Cele mai importante caracteristici ale auditului intern sunt:

Funcție nouă – implementarea auditului intern este de dată recentă, contribuie la dezvoltarea conceptului de cultură organizațională și la îmbunătățirea funcțiunilor celorlalte structuri din cadrul entității.

Universalitatea – auditul intern se exercită „asupra tuturor activităților desfășurate într-o entitate publică, inclusiv asupra activităților entităților subordonate”. Aria de aplicabilitate a auditului intern cuprinde, în principal: activitățile financiare, constituirea veniturilor, administrarea patrimoniului, sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și sistemele informatice.

Independența și obiectivitatea – auditul intern trebuie judecată atât în raport cu managementul general, cât și cu structura auditată, respectiv:

– funcționarea auditului intern în directa subordonare a managementului general

– accesul neîngrădit la informațiile necesare desfășurării misiunii de audit intern

– asigurarea continuității și stabilității în desfășurarea activității, ceea ce presupune că auditorul,pentru opiniile sale formulate cu bună-credință în cadrul raportului nu poate fi sancționat

– neimplicarea auditorului intern în organizarea și realizarea activităților ce urmează a fi auditate

Dimensiunea deontologică – obligațiile profesionale specifice activității de audit intern se extind și în sfera etică.

Principiile care stau la baza desfășurării activității de audit intern: independență,obiectivitate, confidențialitate și competență.

Periodicitatea – auditul intern este o funcție internă și stabilă în cadrul entității și ciclică pentru structura auditată. Periodicitatea auditului intern înseamnă o revenire, după o anumită perioadă de timp, conform unui plan de activitate prestabilit asupra domeniului auditabil și urmărirea îmbunătățirii controlului și proceselor de conducere.

Auditul public intern funcționează după următoarele principii:

Principiul independenței – funcția de audit intern în cadrul unei entități este independentă, atât din punct de vedere al activităților auditate, cât și față de procesul de control intern. Aceasta presupune așezarea la nivelul cel mai înalt, respectiv în directa subordine a conducătorului entității și un statut corespunzător astfel încât să-și îndeplinească sarcinile cu obiectivitate și imparțialitate. Rezultatele activității sale sunt făcute cunoscute tuturor responsabililor din cadrul entității și, în mod special consiliului de administrație și comitetului de audit.

Principiul imparțialității – auditorul intern este obiectiv și imparțial. Aceasta presupune deținerea unui nivel și a unei poziții adecvate, care să-i permită realizarea atribuțiilor fără părtinire și fără ingerințe. Acest principiu accentuează aspectul de „independență a judecății” pe care auditorii interni trebuie să fie capabili să o facă. Prin urmare, auditorii interni nu trebuie să fie implicați în operațiunile entității sau în proiectarea procedurilor și implementarea măsurilor de control intern.

Principiul continuității – auditul intern este o funcție permanentă. Conducerea entității publice trebuie să ia măsurile necesare, astfel încât, să poată conta în permanență pe un audit funcțional, corespunzătoare mărimii, naturii și complexității operațiunilor desfășurate.

Principiul exhaustivității – toate activitățile unei instituții publice trebuie să intre în aria de activitate a auditului intern. Nici o activitate nu poate fi exclusă din preocupările auditului intern. În general, auditul intern examinează și evaluează eficiența și eficacitatea controlului intern și modul în care sunt îndeplinite responsabilitățile de control. Totuși, trebuie să evalueze și: respectarea politicilor, principiilor, regulilor, reglementărilor; integritatea, acuratețea și acoperirea informațiilor financiare și de gestiune; continuitatea și soliditatea sistemelor informatice.

Principiul confidențialității – trebuie respectat de către auditorii interni, în sensul de prudență în utilizarea informațiilor și protecție a informațiilor.

Principiul selectivității – auditul intern nu poate acoperi în profunzime toate activitățile și de aceea recurge la anumite alegeri, sondaje, în examinările pe care le efectuează.

Rolul și importanta auditului resurselor umane

Auditul resurselor umane este un "sistem de consultanță, o evaluare analitică și o expertiză independența a potențialului uman al organizației".

Întrebarea fundamentală adresată de auditul resurselor umane-auditului de management este: cum ar trebui să fie formă de organizare a sistemului de gestiune al personalului, care este numărul și calificarea necesară pentru organizație, pentru realizarea eficientă și cu cele mai mari costuri a strategiei companiei?

Succesul auditului de resurse umane depinde în mare măsură și de modul de îndeplinire a celorlalte activități din cadrul companiei. Scopul unui audit de resurse umane este de a evalua eficacitatea funcțiunii de resurse umane și de a asigura regulile de conformitate.

Prin urmare, rolul auditului resurselor umane constă în:

formularea unor condiții și metode eficiente și corespunzătoare în gestiunea personalului, asigurare eficienței utilizării lor

determinarea concordanței eforturilor la nivel strategic, mediu și funcțional al sistemului de resurse umane

demonstrarea contribuției departamentului de resurse umane la realizarea obiectivelor organizației

precizarea drepturilor și obligațiilor departamentului de resurse umane

asigurarea concordanței dintre strategia resurselor umane și strategia globală a organizației

identificarea problemelor majore din sfera resurselor umane

garantarea respectării continue a prevederilor și modificărilor aduce Codului Muncii

asigurarea optimizării costurilor de personal (introducerea unor metode și tehnici de dimensionare a costurilor mai eficiente)

stimularea investițiilor în domeniul resurselor umane

stabilirea conformității dintre politicile de personal și legislația muncii

aflarea în ce măsură departamentul de resurse umane transmite acele programe

compararea muncii resurselor umane din organizație cu alte organizații similare pentru asigurarea îmbunătățirii continue

promovarea schimbărilor și creativității

concentrarea conducerii resurselor umane pe probleme importante

asigurarea persoanelor responsabile cu resursele umane că riscurile legale sunt minimizate și controlate, lăsându-i liberi astfel încât să se concentreze pe aspectele mai creative ale pozițiilor lor în organizație, lucru ce poate adaugă valoare bilanțului angajatorului;

asigurarea feedbackului asupra valorii contribuției funcției resurselor umane la obiectivele de afaceri strategice ale organizației.

Cercetǎrile din sfera auditului de resurse umane capǎtǎ o importantă semnificativă datorită numeroaselor cauze:

activitatea departamentului de resurse umane capătă un sens important pentru angajator

investițiile din domeniul resurselor umane cresc din ce în ce mai mult

activitatea departamentului de resurse umane contribuie la sporirea productivității muncii și calității proceselor de muncă

în condițiile unei competiții acerbe cu alte organizații, companiile se ocupă mai intens de construirea unei imagini pozitive în societate, această constând și în calitatea relațiilor organizației cu propriile resurse

activitatea departamentului de resurse umane capătă un sens important pentru angajator

investițiile din domeniul resurselor umane cresc din ce în ce mai mult

activitatea departamentului de resurse umane contribuie la sporirea productivității muncii și calității proceselor de muncă

în condițiile unei competiții acerbe cu alte organizații, companiile se ocupă mai intens de construirea unei imagini pozitive în societate, această constând și în calitatea relațiilor organizației cu propriile resurse umane.

Auditul resurselor umane poate fi o pârghie puternică de schimbare departamentală și organizațională. Într-un anumit sens este simplu pentru că se completează rapid și cu ușurință. Pe de altă parte, gradul de detaliere și de definire a performanței rămâne la latitudinea auditorului.

O dată cu trecerea timpului, auditul se îmbogățește printr-o mai bună definire și un nivel mai ridicat al performanțelor așteptate. Abordarea sa trebuie să fie una sistemică, deoarece este

cuprinzător, include toate domeniile tradiționale ale resurselor umane și nu neglijează specificitatea culturală a companiei și inițiativele locale.

În sfârșit, auditul determină orientarea profesioniștilor de resurse umane spre o contribuție mai activă și mai concretă la succesul organizațional.

Prezentarea Firmei S.C. Nimet S.R.L.

Evoluția istorica a firmei S.C. Nimet S.R.L

SC NIMET SRL este societate cu capital privat mixt infiintata in anul 2005. Societatea a avut sediul initial la Gaesti iar din anul 2007 sediul a fost mutat in Sat Lazuri, Com. Comisani. Obiectul de activitate al firmei este Fabricarea de constructii metalice si parti componente ale acestora cod. CAEN 2511.

La inceput societatea a avut 5 salariati insa pe fiecare an numarul s-a marit acum fiind aproape 400 de salariati.

Nimet SRL Romania este specializata in productia arborilor de precizie, barelor si tevilor cromate, barelor si tevilor nichelate si cromate, cilindrilor hidraulici.

Activitatea si dezvoltarea este concentrata pe realizarea unor produse de inalta calitate pentru satisfacerea cerintelor clientilor si pentru a fi un partener de incredere. Procesele principale de productie sunt controlate prin CNC si sisteme de masurare activa cu raze laser. Sistemul de Asigurare a Calitatii asigura o trasabilitate continua, in timpul procesului de productie si pana la livrare.

Barele si tevile sunt monitorizate din punct de vedere al: diametrului, ovalitatii, defectelor suprafetei, stratului de nichel, stratului de crom, rugozitatii suprafetei (Ra si Rq), duritatii stratului de crom, rectilinitatii, rezistentei la coroziune

NIMET este prezenta pe piata mondiala a echipamentelor hidraulice este o firma tanara, dar avand o echipa cu experienta in aceasta industrie si un partener care este jucator de talie mondiala pe piata echipamentelor hidraulice, NIMET este un nume care incepe sa devina cunoscut producatorilor mondiali din mai multe industrii.

Firma este organizata in 7 departamente dupa cum urmeaza:

Productie

Calitate

Aprovizionare si investitiii

Operatiuni

Financiar-Contabilitate

Resurse umane

IT

Fiecare deprtament are mai multe birouri iar sectia de Productie cuprinde 7 departamente.

In acest moment in firma lucreaza 368 de muncitori si 83 de personae, personal TESSA in total insumand un numar de 451 de angajati.

Figura nr. 1: Organigrama S.C Nimet S.R.L

Sursa: date prelucrate SC Nimet SRL

Un indicator de proformanta care ne arata evolutia firmei, respective volumul vanzarilor este cifra de afaceri.

Cifra de afaceri a evoluat de la an la an de la aproximativ 56 mil. de RON in 2010 la 167 mil de RON in 2014, evolutie datorata cresterii numarului de clienți și al cererii pe piață.

Principalele date din situațiile financiare precum și indicatorii economico-financiari care caracterizează activitatea entității auditate în perioada 2010-2014, se prezintă astfel:

Tabel nr. 1: Indicatori economico-financiari

RON

Sursa: date prelucrate

Tabel nr. 2: Indicatori economico-financiari

RON

Sursa: date prelucrate

Clientii sunt localizati in mai mult de 50 de tari deservind industrii cum ar fi: Industria echipamentelor de ridicat, industria navala, industria miniera, contructiile, industria de automobile, industria de echipamente grele, industria echipamentelor de deplasare liniara.

Astazi clientii se bazeaza din ce in ce mai mult pe produsele firmei care raspund exigentelor lor de calitate. Privind in viitor, firma este pregatita sa raspunda noilor provocari investind in resurse umane si tehnologii noi.

Figura nr. 2: Localizarea clientilor pe harta lumii

Sursa: date prelucrate

Analiza diagnostic a resurselor umane

Numărul mediu de personal în anul 2014 a fost de 357 de angajați. Acesta a crescut cu 94 de angajati în anul 2015 cu aproximativ 26%. Creștere de personal s-a datorat în mare măsură a extinderii activității firmei prin marirea volumului de producție cât și prin mărirea protofoliului de clienți.

Tabel nr. 3: Structura resurselor umane după princiaplele categorii de salariați

Sursa: date prelucrate

Evidența personalului se face în cardul fiecărui serviciu, birou, compartiment, secție cu ajutorul unui sistem electronic pe bază de cartela la intrarea și ieșirea din schimbul de lucru. Alte documente folosite pentru evindența timpului nelucrat sunt: biletul de voie, cererea de învoire și nota de plecare în concediu de odihnă.

Munca prestată suplimentar, peste programul de lucru se evidențiază separate, pe baza unui centralizator aprobat de Directorul de department și de Directorul General.

Timpul lucrat supliemntar se poate compensa cu timp liber corespunzător, iar dacă nu se poate acorda timp liber corespunzător, se pltește cu spor (%), negociat prin Contractul Individual de Muncă.

Tabel nr. 4: Structura personalului pe sexe

Sursa: date prelucrate

Tabel nr. 5: Structura personalului dupa vechime în societate

Sursa: date prelucrate

Analiza structurii dupî sexe și după vechime poate furniza informații cu privire la strategia angajărilor effectuate de societate, dar și a eforturilor sale pentru stabilizarea personalului. În mod normal, structura dupaî vechime trebuie echilibrată, manifestându-se astefl o politică adecvată de formare a personalului, situație prezentă și în socitatea noastră.

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 15/2008 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entității publice și a Planului de audit intern pentru anul 2016, se va efectua misiunea de audit intern la Direcția Resurselor Umane în perioada 01.03.2016 – 31.05.2016.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din entitatea economică și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

Proiectul Planului de ocupare a funcțiilor în cadrul entității economice;

organizarea concursurilor;

susținerea concursurilor;

emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:

stabilirea elementelor de natură salarială;

modificarea drepturilor salariale;

salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidențierea prezenței, învoirilor și concediilor;

Evoluția carierei personalului;

Pregătirea profesională continuă a personalului

Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de muncă;

Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinzând:

evaluarea sistemului informatic;

siguranța în exploatare a sistemului informatic;

securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din entitatea economică.

Echipa de auditori interni este formată din următorii:

Matei Radu Constantin – Șef Serviciu Audit Intern

Tatulescu Andreea Nicoleta – Auditor intern

Matei Luiza Nicoleta – Auditor intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Tatulescu Andreea Nicoleta

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane

Data: 15.02.2005

Auditor, Șef serviciu,

Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Matei Luiza Nicoleta

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane

Data: 15.02.2005

Auditor, Șef serviciu,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Matei Radu Constantin

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane

Data: 15.02.2005

Șef serviciu,

Matei Radu Constantin

Serviciul Audit Intern

Nr. 729 din 15.02.2016

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA

MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: S.C. Nimet srl

De la: Șef Serviciu Audit Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activității de gestiune a resurselor umane”

Stimate: Domnule Director General Samy Numan

In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2016, urmeaza ca in perioada 01.03.2016 –31.05.2016 sa efectuam o misiune de audit intern avand ca tema gestiunea resurselor umane.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activității de gestiune a resurselor umane din entitatea economica și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

• Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

– organizarea concursurilor;

– susținerea concursurilor;

– emiterea deciziilor de numire.

• Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:

– stabilirea elementelor de natură salarială;

– modificarea drepturilor salariale;

– salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

• Evidențierea prezenței, învoirilor și concediilor;

• Evoluția carierei personalului;

• Pregătirea profesională continuă a personalului

• Gestionarea dosarelor profesionale;

• Gestionarea carnetelor de muncă;

• Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinzând:

– evaluarea sistemului informatic;

– siguranța în exploatare a sistemului informatic;

– securitatea bazelor de date.

• Arhivarea documentelor.

Perioada supusa evaluarii este 01.01.2015- 31.12.2015.

Va rugam, de asemenea, sa desemnati o persoana de contact pentru a ne ajuta in timpul derularii misiunii de audit intern, urmand a stabili de comun acord data sedintei de deschidere.

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

• prezentarea auditorilor;

• prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;

• programul intervenției la fața locului;

• scopul misiunii de audit intern;

• alte aspecte.

Pentru o mai buna documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea departamentului, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:

• legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră;

• organigrama societatii: SC Nimer srl;

• regulamentul de organizare si functionare;

• fisele posturilor;

• procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul departamentuluii;

• rapoartele de audit intern anterioare;

• alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refera la aceasta tema.

Pentru eventualele intrebari privind aceasta actiune, va rugam sa contactati pe dl. Matei Radu Constantin, șef serviciu audit intern sau cu dna. Tatulescu Andreea Nicoleta, auditor intern.

Cu stimă,

Data: 15.02.2016

Șef Serviciu Audit Intern

Matei Radu Constantin

Serviciul Audit Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA

ȘI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

NOTA:

Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar și în funcție de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ș.a.) și pentru continuarea analizei, au împărțit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 – 1,7

Riscuri medii 1,8 – 2,2

Riscuri mari 2,3 – 3,0

Serviciul Audit Public Intern

CLASAREA OPERAȚIILOR ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 17.02.2016

Serviciul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 21.02.2016

Serviciul Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 21.02.2016

Auditorii, Supervizorul,

Matei Luiza Nicoleta / Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

Serviciul Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta

Matei Luiza Nicoleta

Avizat: Matei Radu Constantin Data: 2.03.2016

A. Lista participanților

B. Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;

Prezentarea funcției de audit intern de către șeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația auditului intern;

Prezentarea Programului intervenției la fața locului, obiectivele auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă și anume:

Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;

Complexitatea activității Direcției Resurse Umane și neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat;

Fluctuația mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;

Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste asupra muncii lor și pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

condițiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;

modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acțiune și a calendarului implementării și persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori, Auditați,

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Obiectul testului

Modificarea drepturilor salariale

Obiectivele testului

Operarea modificărilor drepturilor salariale

Descrierea testului

Eșantionul supus testării se va constitui integral din cele 4 cazuri de diminuări salariale care s-au înregistrat în anul 2015.

Verificarea constă în examinarea operării modificărilor salariale ca urmare a sancționării abaterilor de la regulamente în baza de date electronică, în dosarele profesionale și în contractele de muncă ale salariaților.

Pentru fiecare salariat sancționat disciplinar s-a verificat fizic urmatoarele elemente:

modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de managerul entității;

existența deciziei managerului companiei de diminuare a drepturilor salariale la propunerea departamentului de resurse umane;

diminuarea drepturilor salariale a fost operată în REVISAL și în cadrul contractului individual de muncă;

diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reținerea sumelor.

Constatări

Din analiză s-a constatat că, într-un singur caz, respectiv cel al dl. Sorin Lazărescu, sancțiunea de 5%, aplicată la salariul de bază, a fost operată în baza de date electronică și reținută din drepturile salariale, dar nu a fost operată și în REVISAL.

Concluzii

În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 1.

Data: 01.04.2015 Auditor intern, Supervizor,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

PROBLEMA

Neînregistrarea modificărilor drepturilor salariale în carnetul de muncă

CONSTATAREA

Din analiza personalului care a fost sancționat, în anul 2015, respectiv 4 salariați, s-a constatat că într-un caz sancțiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reținută din drepturile salariale și operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în REVISAL și în contractul individual de muncă.

CAUZE

Nerespectarea atribuțiilor de serviciu prevăzute în fișa postului de către persoana autorizată cu operarea în REVISAL și în contractele individuale de muncă;

CONSECINȚE

Reflectarea nereală a situației personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei salaraților, în mod special în situația unui transfer.

RECOMANDĂRI

Verificarea persoanelor care au fost sancționate de conducere în anul 2015 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancțiunilor;

Implementarea unui serviciu suplimentar de gestiune a sanctiunilor.

Întocmit, Supervizat,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

TEST NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Obiectul testului

Sistemul de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor

Obiectivele testului

Verificarea sistemului foilor colective de prezență

Verificarea planificării și efectuării concediilor de odihnă

Verificarea evidenței concediilor medicale

Descrierea testului

Eșantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru sectii de productie.

La fiecare departament s-a analizat sistemul privind evidența muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor și instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare, pentru lunile februarie și august 2015.

Testul pentru evaluarea sistemului de evidență a prezenței, concediilor de odihnă și concediilor medicale, comportă următoarele verificări:

evidențierea prezenței, pentru lunile februarie și august 2015:

utilizarea formularelor tipizate;

respectarea principiului dublei semnături;

datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezență.

evidențierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie și august 2015:

existența planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2015;

concordanța efectuării concediilor cu planificarea anuală;

existența justificării neconcordanței.

evidențierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie și august 2015:

conformitatea certificatelor medicale;

perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezență;

datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.

Constatări

În urma verificărilor efectuate și analizei Listei de control privind evidența prezenței, concediilor de odihnă și concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:

inexistența justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă.

Concluzii

În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 2.

Data: 12.04.2016 Auditor intern, Supervizor,

Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

LISTA DE CONTROL

privind evidența prezenței, concediilor de odihnă și concediilor medicale

Data: 01.04.2016 Auditor intern,

Tatulescu Andreea Nicoleta

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

PROBLEMA

Inexistența unui sistem privind evidența prezenței și a justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului

CONSTATAREA

Din analiza efectuată s-a constatat că în cadrul entității publice se utilizează diferite formulare de foi colective de prezență, care nu conțin elementele obligatorii prevăzute de lege.

Din verificarea foilor colective de prezență, pentru lunile februarie și august 2015, a rezultat utilizarea formularelor diferite de evidență a prezenței la sectiile de Calitate, Control, Ambalare și Prelucrare. Prin analiza acestora s-a demonstrat că nici unul dintre modelele privind evidența personalului, utilizate de secțiile selectate, nu conțineau elementele prevăzute de cadrul normativ.

De asemenea, din testare a reieșit inexistența unui sistem de justificare a nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului la Ambalare și Prelucrare.

CAUZE

Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidența prezenței în cadrul secțiilor respective;

Inexistența procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezență.

CONSECINȚE

Efectuarea unor plăți nejustificate care puteau fi evitate.

RECOMANDĂRI

Desemnarea prin fișele de post a atribuțiilor persoanelor cu evidența prezenței personalului;

Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidențierea prezenței personalului și justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni;

Elaborarea procedurilor scrise și formalizate pentru organizarea sistemului de evidență a personalului și stabilirea formularelor prevăzute de cadrul normativ.

Întocmit, Supervizat,

Tatulescu Andreea Nicoleta Matei Radu Constantin

TEST NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015- 31.12.2015

Obiectul testului:

Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testului

Analiza funcționalității sistemului informatic de gestiune a resurselor umane și a subsistemului de asigurare pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate și corecte.

Descrierea testului

Auditorii au testat funcționalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicația de gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eșantion de trei anagajați.

Testul s-a efectuat astfel:

pentru doi salariați s-au introdus date eronate privind numarul de înregistrare și numele și prenumele salariatului;

pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem, practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.

Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacționează sistemul la numere de înregistrare eronate sau duble.

Rezultatele obținute trebuie să demonstreze existența unui sistem de control privind corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.

Testarea a avut la bază elementele stabilite prin Lista de verificare.

Constatări

Din analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu are prevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de reacție a acestuia la introducerea datelor.

Concluzii

Pentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.

Data: Auditor intern, Supervizor,

8.04.2016 Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

INTERVIU

privind existența unui număr suficient de manuale de instrucțiuni, actualizarea acestora

și gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor

adresat

salariaților cu operarea și controlul operațiilor de gestiune din cadrul departamentului de resurse umane

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015 – 31.12.2015

Auditori, Intervievat,

NOTĂ:

În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015 – 31.12.2015

PROBLEMA

Neadaptarea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor

CONSTATAREA

Neactualizarea în mod periodic al manulalui de utilizare al sistemului informatic integrat;

Sistemul informatic nu conține un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacțiilor corecte și autorizate și generarea de situații de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.

CAUZE

Administratorul sistemului informatic nu a reliazat actualizarea periodica a manulelor de utilizare, ci doare s-a relizat o informare prin intermediul e-mail-ului;

Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.

CONSECINȚE

Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicației informatice datorită manualelor neactualizate;

Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informații nereale privitoare la salariați (încadrare, cuantum, deduceri etc.).

Ștergerea din greșealaă a e-mail-ului cu privire la modificările de sistem si nerecuperarea lui.

RECOMANDĂRI

Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucțiuni;

Actualizarea manualului de instrucțiuni de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare a datelor;

Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacțiilor corecte și autorizate;

Asigurarea unui sistem de pregătire și evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Întocmit, Supervizat,

Matei Luiza Nicoleta Matei Radu Constantin

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

A. Mențiuni generale:

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2015-31.12.2015

Întocmit: Tatulescu Andreea Nicoleta Data:

Avizat: Matei Radu Constantin

Lista participanților:

Serviciul Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

– PROIECT –

STRUCTURA AUDITATĂ:

DIRECȚIA RESURSELOR UMANE

DIN CADRUL S.C. Nimet S.R.L

Misiunea de audit:

Gestiunea resurselor umane

INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din:

Matei Radu Constantin – auditor coordonator al misiunii;

Matei Luiza Nicoleta – auditor

Tatulescu Andreea Nicoleta – auditor

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. /………….2016

Baza legală a acțiunii de auditare:

Planul de audit intern pe anul 2016 aprobat de conducerea instituției;

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;

Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entității

Durata acțiunii de auditare: 01.03.2016 – 31.05.2016

Perioada supusă auditării: 01.01 – 31.12.2015

Obiectivele misiunii de audit:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

Proiectul Planului de ocupare a funcțiilor în cadrul entității economice;

organizarea concursurilor;

susținerea concursurilor;

emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:

stabilirea elementelor de natură salarială;

modificarea drepturilor salariale;

salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidențierea prezenței, învoirilor și concediilor;

Evoluția carierei personalului;

Pregătirea profesională continuă a personalului

Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de muncă;

Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinzând:

evaluarea sistemului informatic;

siguranța în exploatare a sistemului informatic;

securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:

a) verificarea în vederea asigurării validării, realității și acurateței înregistrărilor în carnetele de muncă și dosarele profesionale.

Tehnici de verificare utilizate:

comparația: pentru deciziile de numire și datele înscrise în contractele individuale de muncă și în bazele de date;

examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea contractelor individuale de muncă, proceselor verbale etc.;

garantarea: pentru verificarea realității datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;

urmărirea: pentru a se constata dacă toate operațiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea activităților;

c) eșantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor.

Instrumente de audit:

chestionarele;

liste de verificare pentru a stabili condițiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.

Documente și materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane: Verificarea la fața locului a vizat următoarele documente întocmite și completate pentru perioada 01.01.2015 – 31.12.2015:

documente privind organizarea și susținerea concursurilor (Planul de ocupare a funcțiilor din cadrul instituției economice, statul de funcții, procese verbale de selectare a dosarelor candidaților, procese verbale privind susținerea probelor de concurs ș.a.)

decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;

contracte individuale de muncă, fișe de post, Regulamentul de Organizare și Funcționare;

foile colective de prezență;

cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;

Registrul de evidență a salariaților;

alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:

foi de lucru privind descrierea activităților auditate;

liste de verificare pe obiective (LV);

fișe de identificare și analiză a problemelor constatate (FIAP);

documente de lucru;

programul de audit, programul intervenției la fața locului;

rapoarte preliminare de audit, minutele ședințelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Departamentului de Resurse Umane. Departamentul a funcționat în perioada supusă auditării cu un număr de 3 salariați, dintre care un post de director, un reprezentant și un referent resurse umane. Organizarea și funcționarea direcției a fost în conformitate cu organigrama și Regulamentul de organizare și funcționare.

Pentru toți salariații sunt întocmite fișe ale posturilor prin care sunt stabilite relațiile ierarhice și sarcinile de serviciu.

Activități desfășurate în cadrul Departamentului de Resurse Umane:

întocmirea statelor de funcții pe care le supune spre avizare conducerii;

răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizațiile, alte sporuri;

fundamentarea corectă și acordarea sporurilor și primelelor;

aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea și salarizarea muncii peste programul normal de lucru;

verificarea foilor colective de prezență privind operarea corectă a timpului lucrat și nelucrat;

organizarea concursurilor de recrutare, promovare și avansare a personalului;

întocmirea și actualizarea contractelor individuale de muncă;

pregătirea și perfecționarea profesională continuă a salariaților.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activitățile care se desfășoară în cadrul Departamentului de Resurse Umane, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

2.2. Modificarea drepturilor salariale

2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)

În acest caz, auditorii și-au focalizat atenția asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.

Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancționat, în anul 2015, respectiv a unui număr de 4 salariați, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancțiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reținută din drepturile salariale și operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.

Echipa de auditori a stabilit că principala consecință a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situației personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcționarilor publici, în mod special, în situația unui transfer.

Recomandarea auditorilor pentru depistarea și evitarea unor situații similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancționate de către conducere și implementarea unui nivel de control suplimentar.

3. EVIDENȚIEREA PREZENȚEI, ÎNVOIRILOR ȘI CONCEDIILOR

3.1. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor, concediilor și recuperărilor (21)

………………………………………………………….

3.2. Utilizarea foilor colective de prezență (22)

În vederea analizei sistemului de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor, a fost constituit un eșantion format din 4 direcții din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 și 1.8., pentru lunile februarie și august 2004.

În urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidențierea prezenței, precum și inexistența unui sistem de justificare a neconcordanței dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă și efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăți nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.

Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenței personalului stabilite prin fișele posturilor.

8. FUNCȚIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

8.1. Evaluarea sistemului informatic

8.1.1. Manuale de operare și utilizare a sistemului informatic (32)

În scopul utilizării eficiente și corecte a sistemului informatic de către operatorii autorizați, în practică sunt utilizate manuale de instrucțiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient și să fie actualizate sistematic.

Echipa de auditori a constatat existența unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic și de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate.

Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte și eronate, conform Testului nr. 13, realizat în baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. și 1.7., a rezultat că acesta nu conține un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacțiilor corecte și autorizate și generarea de situații de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare.

În vederea asigurării eficientizării funcționalității sistemului informatic pentru GRU auditorii recomandă următoarele:

stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucțiuni;

actualizarea manualului de instrucțiuni de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare a datelor;

asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toți utilizatorii;

stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacțiilor corecte și autorizate;

asigurarea unui sistem de pregătire și evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

III. CONCLUZII

Echipa de auditori pe baza testărilor și analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obținute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori și însușite de către factorii de management ai entității. Aceste evaluări au la bază discuțiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în ședințele de închidere apreciate de către participanții la aceste ședințe, ca fiind realiste și fezabile, și materializate în minutele ședințelor de închidere.

Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entități. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaște o ameliorare semnificativă.

Auditori,

Matei Radu Constantin / Matei Luiza Nicoleta / Tatulescu Andreea Nicoleta