Definirea, Structura Si Evaluarea Stocurilor Aprovizionate

În țara noastră contabilitatea reprezintă o provocare pentru orice întreprindere datorită numeroaselor fluctuații ale mediul legislativ, precum și a tendinței de armonizare a sistemului contabil românesc cu sistemul contabil european. Din acest motiv întreprinderile trebuie să se adapteze unui mediu de afaceri tot mai dinamic și să răspundă cu succes noilor provocări ale pieței.

Amintind opinia savantului Oscar Morgenstern potrivit căreia „Contabilitatea este cea mai serioasă sursă de informare economică a unei națiuni”, putem desprinde importanța cunoașterii poziției financiare a unei entități, a performanțelor acesteia și a modului în care își desfășoară întreaga activitate.

Pentru a putea participa cu succes la viața economică, o întreprindere trebuie să fie capabilă să realizeze o bună planificare a activității sale, luând în considerare scopul pe care îl are în plan economic și resursele necesare îndeplinirii acestui scop.

Un element important în planificarea activității unei întreprinderi îl reprezintă aprovizionările si modul în care acestea sunt gestionate. Din acest motiv am ales să prezint în cadrul acestei lucrări câteva aspecte legate de „Gestiunea aprovizionărilor și posibilități de perfecționare”.

Aprovizionarea, componentă a funcțiunii comerciale a întreprinderii, asigură echilibrul între necesitățile și disponibilul de resurse materiale, element esențial în orice întreprindere mică și mijlocie.

Gestiunea stocurilor aprovizionate este unul dintre cele mai importante elemente ale planificării resurselor deoarece acestea au o influneță majoră asupra activității întreprinderii. Un nivel nepotrivit al bunurilor stocate influențează negativ rezultatele companiei indiferent dacă acesta este sub sau peste nivelul optim. Un stoc subdimensionat poate duce la nemulțumiri din partea clienților și reducerea vânzărilor, iar un stoc supradimensionat generează disponibilități bănești blocate și poate afecta echilibrul financiar al companiei.

Acestea fiind spuse, putem desprinde importanța cunoașterii modului în care pot fi gestionate stocurile aprovizionate, tema aleasă fiind una sugestivă și de actualitate.

Pentru susținerea afirmațiilor de mai sus am ales ca model de expunere firma SC Damarin B&C SRL, pentru care am prezentat în cadrul capitolelor 1 și 2 importanța, în cadrul acesteia, a gestiunii stocurilor.

În capitolul 1 am realizat o scurtă prezentare a firmei și a obiectului de activitate al acesteia, alături de modul în care sunt definite, structurate și evaluate stocurile aprovizionate în cadrul firmei, iar la paragraful 1.4. am prezentat forma de înregistrare contabilă utilizată de firmă.

În capitolul 2 m-am axat pe descrierea modului de organizare a contabilității stocurilor aprovizionate în cadrul SC Damarin B&C SRL, prin încorporarea atât a unor elemente de teorie, cât și a unui exemplu practic, regăsit în studiul de caz.

CAPITOLUL 1. Definirea, structura si evaluarea stocurilor aprovizionate

Prezentarea societății SC Damarin B&C SRL

Date de identificare ale firmei:

Numele firmei: SC Damarin B&C SRL.

Coordonatele firmei:

Sediul social: Str. George Enescu, Bl. 200 E4, Sc.2, Ap.3, Et.1 Craiova.

Punct de lucru: Mun. Craiova,Aleea Arhitect Duiliu Marcu, Nr.12, Bl.9, parter.

Sediu secundar: Mun. Craiova, Str. Maramureș, Nr. 26A, parter.

Număr de înregistrare: J16 /669 /2002.

Cod Unic de Înregistrare: 14785248.

Forma juridică de constituire: societate cu răspundere limitată.

Data și locul începerii activității: septembrie 2002, Craiova, Dolj.

Capital social: 200 lei (2014).

Cofetăria Damarin B&C SRL a luat naștere în anul 2002 ca o afacere de familie înființată pentru a asigura existența unei surse de venit.

Începutul a fost unul dificil, firma dispunând de un personal redus (2 angajați) și resurse financiare insuficiente, însă, printr-o muncă asiduă, prin seriozitate și calificare în domeniu a acționarului (Maria Bejan) firma a reușit să atingă în anul 2003 o cifră de afaceri de aproximativ 70.000 lei. Prin tehnologizare și modernizare, s-a reușit ca la sfârșitul anului 2005 să se ajungă la o cifră de afaceri de 400.000 lei și un număr de 12 angajați.

Pe parcursul intervalului 2003-2006 firma a trecut printr-un proces intens de dezvoltare, astfel:

Prin întărirea relațiilor cu CRFPA și școli din locaclitate s-au realizat cursuri de calificare a personalului și cursanților în căutarea unui loc de muncă;

S-au realizat contracte de furnizare a produselor SC Damarin B&C SRL cu supermarketul SC Billa SRL, cât și cu alte societăți mai mici și restaurante din Craiova;

Prin seriozitate maximă și o colaborare ireproșabilă, s-au stabilit relații cu diferite firme din țară (București, Arad, Lugoj, Constața, Sibiu, etc.)

Statutul social al firmei

SC Damarin B&C SRL este o societate cu răspundere limitată al cărei acționariat este deținut în proporție de 100% de unicul asociat, Bejan Maria care are și funcția de administrator al firmei.

Capitalul social al firmei are valoarea de 200 RON și este constituit din 20 de părți sociale, valoarea unei părți sociale fiind de 10 RON.

Firma dispune de două puncte de lucru:

Punctul de lucru principal îl constituie cel de la adresa: Mun. Craiova, Aleea Arhitect Duiliu Marcu, Nr.12, Bl.9, parter. În acest loc are se desfășoară procesul de producție propriu-zis, în cadrul unui laborator special amplasat fiind incluse aici și spațiul pentru depozitarea stocurilor și un spațiu special amenajat pentru desfacerea produselor obținute.

Obiectul de activitate principal al acestui punct de lucru îl reprezintă, conform Codului CAEN: 1071 Fabricarea pâinii; fabricarea prajiturilor și a produselor proaspete de patiserie

Activitățile secundare, conform clasificării CAEN:

1082 Fabricarea produselor din cacao, a ciocolatei și a produselor zaharoase;

1085 Fabricarea de mâncărururi preparate;

1089 Fabricarea altor produse alimentare;

4631 Comerț cu ridicata al fructelor și legumelor;

4636 Comerț cu ridicata al zahărului, ciocolatei și produselor zaharoase;

4711 Comerț cu amănuntul în magazine nespecializate, cu vânzare predominantă de produse alimentare, băuturi și tutun;

4724 Comerț cu amănuntul al pâinii, produselor de patiserie și produselor zaharoase, în magazine specializate;

Punctul de lucru secundar este situat la adresa Mun. Craiova, Str. Maramureș, Nr. 26A, parter, care are ca obiect de activitate următoarele:

5630 Baruri și alte activități de servire a băuturilor;

4724 Comerț cu amănuntul al pâinii, produselor de patiserie și produselor zaharoase, în magazine specializate.

Principalii furnizori ai firmei sunt reprezentanți de:

Selgros;

Expertarom;

Steldico;

Marathon;

Nordic;

Stefanaki;

Puratos;

SC Auchan România SRL.

Principalul client al firmei este SC Billa România SRL, cu care aceasta are încheiat un

contract, ceilalți clienți fiind reprezentați de restaurantele din Craiova și restul populației.

Concurența existentă în acest domeniu nu reprezintă un pericol din punct de vedere al dezvoltării firmei, ci un imbold oferit acesteia pentru a-și depăși limitele.

Gama de produse oferite clienților a cunoscut o permanentă dezvoltare pe parcursul celor 13 ani de existență.

Bazându-se pe un laborator propriu și utilizând materii prime de calitate firma a reușit de-a lungul timpului să îmbine rețetele tradiționale cu cele moderne și să satisfacă astfel cei mai pretențioși clienți.

La începutul activității firma s-a bazat pe obținerea unor produse simple care să corespundă cerințelor clientelei, atât din punct de vedere calitativ, cât și financiar. Între produsele oferite clienților în acea perioadă regăsim:

Torturi obișnuite și pentru diferite ocazii speciale în diferite forme, suporturi și modele;

Prăjituri la bucată;

Prăjituri de casă;

Plăcinte;

Rulouri;

Baclava;

Tarte;

Ștrudele, etc.

Printr-o tehnologizare adecvată, prin studii amănunțite de cercertare a pieței și prin iscusința unui personal de excepție, produsele oferite de firmă au devenit din ce în ce mai elaborioase, mai sofisticate atrăgând astfel un număr tot mai mare de clienți.

În prezent Cofetăria Damarin pune la dispoziția clienților o gamă diversificată de produse bazate pe ingrediente atent selecționate, astfel:

Deserturi: foitaje cu brânză (sau simple), prăjituri de casă, prăjituri la bucată, înghețată din ingrediente naturale;

Torturi pentru diverse evenimente (nuntă, botez, aniversare)

Candy bar.

Produsele sunt realizate într-un mod original având un design unic realizat prin îmbinarea sugestiilor primite de la clienți și cunoștințele și imaginația realizatorului.

În ceea ce privește personalul firmei putem spune că structura acestuia a suferit diverse modificări pe parcursul celor 13 ani de existență. În prezent personalul firmei de prezintă astfel:

Tabelul 1.1.

Lista salariaților SC DAMARIN B&C SRL 2015

Principalele reguli și norme de ordine și disciplină, pe baza cărora se desfășoara activitatea în cadrul SC DAMARIN B&C SRL, sunt prevăzute în Regulamentul Intern prezentat în Anexa 1, iar atribuțiile și responsabilitățile personalului sunt prezentate în Anexa 2.

Definirea și structura stocurilor aprovizionate

Fiind o firmă de producție întâlnim în cadrul SC Damarin B&C SRL stocuri aprovizionate, care reprezintă pentru aceasta cantități de resurse materiale sau produse înmagazinate în cadrul întreprinderii, într-un anumit volum și o anumită structură, pe o perioadă de timp determinată.

Stocurile aflate în cadrul entității reprezintă active circulante care:

Fie sunt deținute pentru a fi vândute;

Fie se află în curs de producție în vederea vânzării;

Fie se află sub formă de materii prime, materiale și alte consumabile care urmează să fie folosite în procesul de producție sau pentru prestarea de servicii.

În categoria stocurilor aprovizionate întâlnite la firma SC Damarin B&C SRL se includ:

Materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor și se regasesc în produsul finit (fie integral, fie parțial);

Materiile consumabile, care participă indirect la activitatea de producție;

Materiale de natura obiectelor de inventar;

Produsele, în cadrul cărora se includ:

Semifabricatele;

Produsele finite;

Rebuturile.

Active biologice (animale și păsări): în cadrul firmei lipsesc;

Mărfurile;

Ambalajele.

Ca materii prime utilizate în procesul de fabricare al produselor cofetăriei se întâlnesc:

Ciocolată belgiană;

Frișcă naturală;

Lapte;

Ouă;

Făină;

Făină din migdale;

Cacao pudră;

Cafea măcinată;

Brânză;

Smântână lichidă;

Arome, esențe, siropuri, etc.

Materialele de natura obiectelor de inventar, existente în firmă sunt reprezentate de:

Pensule din cauciuc pentru modelaj;

Folie texturată;

Folie antiaderantă;

Marcatoare;

Cupe pentru uscare flori;

Kit ornare prăjituri;

Ustensile modelare

Sucitoare;

Planșetă pentru modelaj;

Echipamentele de protecție.

Aparatura și ustensilele folosite în procesul de producție sunt: mixere planetare, cuptoare, racitoare, aragaz, congelatoare, mese de lucru.

Modificările stocurilor aprovizionate din cadrul firmei pot fi evidențiate cu ajutorul conturilor bifuncționale 308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale” și 378 „Diferențe de preț la mărfuri”.

Aceste două conturi au caracter rectificativ corectând valoarea de înregistrare a stocurilor cu diferențele (în plus sau în minus) apărute.

Prin debitarea contului 308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale”, se înregistrează diferențele (în plus sau în minus) apărute la materiile prime și materialele intrate în gestiunea entității.

Prin creditarea contului 308 diferențele de preț înregistrate anterior se repartizează asupra materiilor prime și materialelor ieșite din gestiunea entității. Această repartizare se realizează cu ajutorul unui coeficient de repartizare numit „k”. Coeficientul k se determină astfel:

, unde:

Si 308= soldul ințial al diferențelor de preț;

Rd 308= diferențele de preț aferente valorii intrărilor în cursul perioadei, cumulate de la începtul anului;

Si 300,301= soldul inițial al stocurilor la preț de înregistrare;

Rd 300,301= valoarea intrărilor în cursul perioadei la preț de înregistrare, cumulată de la începutul anului.

Evaluarea stocurilor aprovizionate

SC Damarin B&C SRL folosește pentru evaluarea stocurilor sale regulile contabile de evaluare.

Evaluarea stocurilor se efectuează în următoarele momente:

Evaluarea la intrarea în entitate (evaluare inițială);

Evaluarea la inventar;

Evaluarea la ieșirea din gestiune;

Evaluarea la întocmirea bilanțului sau închiderea exercițiului.

Evaluarea stocurilor la intrarea în entitate

La data intrării în entitate stocurile sunt evaluate și înregistrate la valoarea de intrare, denumită valoare contabilă. În funcție de natura provenienței bunurilor, valoarea contabilă poate îmbrăca următoarele forme:

Valoare de utilizare;

Cost de achiziție;

Cost de producție.

În cadrul firmei SC Damarin B&C SRL stocurile aprovizionate sunt evaluate la costul de achiziție care cuprinde:

Prețul de cumpărare;

Taxele vamale și cele nerecuperabile;

Cheltuielile de transport, manipulare și alte cheltuieli care pot fi atribuite direct achiziției;

Costurile îndatorării (cheltuieli cu dobânzile).

Costul de achiziție ,,este format din prețul de cumpărare al stocurilor materiale sau mărfurilor, la care pot fi adăugate taxele de import și orice alte cheltuieli necesare aducerii stocurilor în forma și în locul final, pentru a fi disponibile desfășurării activității”.

Evaluarea stocurilor la ieșirea din gestiune

La ieșirea din gestiune, stocurile se evaluează și se scad din gestiune la valoarea lor de intrare sau contabilă.

În cazul bunurilor fungibile, a căror valoare de intrare nu se poate identifica, evaluarea se face folosind una din următoarele metode:

FIFO (first in – first out): primul intrat-primul ieșit;

LIFO (last in – first out): ultimul intrat-primul ieșit;

CMP: costul mediu ponderat.

Metoda FIFO presupune evaluarea bunurilor ieșite din stoc la costul de achiziție (sau de producție) al ultimei intrări (sau lot), iar pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul de achiziție sau de producție al lotului următor, în ordine cronologică.

Un dezavantaj al acestei metode îl reprezintă faptul că, în perioada de inflație, utilizându-se această metodă, în contabilitate apare un profit brut mai mare, deci firma va plăti un impozit pe profit mai mare.

Metoda LIFO presupune evaluarea bunurilor ieșite din stoc la costul de achiziție sau de producție al ultimei intrări, iar pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune vor fi evaluate la costul de achiziție sau de producție al lotului anterior, în ordine cronologică.

Un dezavantaj al acestei metode îl reprezintă faptul că, în perioada de inflație are loc micșorarea profitului.

Metoda CMP presupune calculul costului prin efectuarea unei medii ponderate a elementelor aflate în stoc la începutul perioadei și cele intrate în cursul perioadei.

Costul mediu ponderat se calculează, fie cu ocazia recepției noilor aprovizionări, fie periodic, ca raport între valoarea totală a stocului inițial, căruia i – se adaugă valoarea intrărilor și cantitatea existentă în stocul inițial plus cantitățile intrate, conform relației:

qi = cantitățile inițiale și cele intrate;

pj = prețurile unitare aferente stocului inițial și loturilor aprovizionate.

Evaluarea stocurilor la inventariere

Ca orice entitate și SC Damarin B&C SRL realizează inventarierea stocurilor la finele anului, când acestea sunt evaluate la valoarea actuală numită și valoare de inventar, care poate corespunde cu valoarea realizabilă netă.

Pentru determinarea valorii de inventar se pot utiliza criterii multiple, ținând cont de natura bunului inventariat, cum ar fi:

Utilitatea bunului inventariat în cadrul firmei;

Prețul pieței;

Baremurile de prețuri, etc.

Stabilirea valorii realizabile nete se face fie element cu element, fie pe grupe de elemente, pentru stocurile similare sau conexe.

Evaluarea stocurilor la întocmirea bilanțului

În bilanț stocurile sunt evaluate la valoarea ce mai mică dintre cost și valoarea realizabilă netă.

Această procedură se bazează pe faptul că activele nu pot fi evaluate în bilanț la o valoarea mai mare decât ceea ce s-ar obține prin utilizarea sau vânzarea lor. Din acest motiv, atunci când costul stocurilor este nerecuperabil, firma trebuie să înregistreze deprecierea acestora. Acest lucru poate fi realizat cu ajutorul unor conturi specifice numite ,,Ajustări pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție”.

Prin intermediul bilanțului contabil se realizează o omparație între valoarea contabilă a stocurilor și valoarea actuală (de inventar) a acestora, în urma acestei comparații rezultând următoarele situații:

Diferențe în plus între valoarea de inventar și cea contabilă;

Diferențe în minus între cele două valori.

Pe baza bilanțului și a contului de profit și pierdere am realizat următorul tabel cu privire la evoluția principalilor indicatori ai firmei în ultimii 3 ani.

Tabelul 1.2.

Evoluția principalilor indicatori

Pe baza tabelului de mai sus se pot observa următoarele aspecte:

Cifra de afaceri (netă) a crescut de la 489,147 RON în anul 2012, la 552,600 RON în 2013, reușind să devină aproape dublă în 2014 (737,307).

Veniturile totale au avut un trend ascendent, crescând de la 489,242 RON în 2012, la 737,938 RON în 2014.

În ceea ce privește cheltuielile totale, acestea au avut o de asemenea o evoluție ascendentă, de la 486,414 RON în 2012, la 669,267 RON în 2014.

În anul 2012 firma a înregistrat un profit net de 452.48 RON, veniturile fiind mai mari decât cheltuielile;

În anul 2013, în urma creșterii cheltuielilor peste nivelul veniturilor, firma a înregistrat o pierdere de 46,609 RON.

1.1.Evoluția principalilor indicatori

Forma de înregistrate contabilă utilizată

SC Damarin B&C SRL folosește ca metodă de înregistrare contabilă forma de înregistrare contabilă ,,informatică”.

Forma de înregistrare contabilă ,,informatică”(automatizată), presupune utilizarea unui program de contabilitate pentru prelucrarea datelor aferente unui ciclu contabil. Această formă de înregistrare reprezintă o adaptare a formelor de înregistrare contabilă cunoscute:

Forma de înregistrare contabilă clasică (jurnal unic);

Forma de înregistrare pe jurnale;

Forma de înregistrare ,,Maestru-șah”.

Datele de intrare ale programului (datele pe baza cărora se realizează prelucrarea) sunt reprezentate de formulele contabile, introduse de către utilizatorul programului.

Pe baza datelor introduse în program, se realizează editarea obligatorie a ,,Registrului-jurnal” și după caz, editarea facultativă sau obligatorie a ,,Registrului Cartea Mare”.

Formulele contabile care vor fi introduse în program pot fi redactate fie direct pe documente justificative (primare sau centralizatoare), fie pe un document specializat tipizat, numit ,,Notă de contabilitate”.

În funcție de modul de organizare a înregistrării și prelucrării computerizate a datelor, există 3 tipuri de prelucrări computerizate a datelor:

Prelucrarea paralelă în cadrul căreia datele introduse în sistem, pe baza Notei de contabilitate, sunt prelucrate și transformate în fluxuri informaționale paralele care asigură obținerea concomitentă atât a evidențelor cronologice și sistematice cât și a celor sintetice si analitice;

Prelucrarea succesivă în cadrul căreia datele sunt transformate în surse informaționale pentru validarea evidențelor sistematice și sintetice;

Prelucrarea integrată.

SC Damarin B&C SRL utilizează programul informatic Răducănoiu, bazat pe prelucrarea paralelă, care permite prelucrarea a numeroase categorii de date finaciar-contabile, cum ar fi:

Fișe de cont;

Balanțe;

Declarații;

Registre;

Imoilizări;

Clienții și furnizorii firmei;

Producție și salarii;

Stocuri.

Printre avantajele utilizării unui astfel de program se regăsesc:

Actualizarea rapidă a informațiilor, în concordanță cu modificările legislative;

Ușurința în asimilare și utilizare;

Rapiditatea generării informațiilor necesare desfășurării activității.

Deoarece constituie surse importante de obținere a informațiilor necesare bunei desfășurări a activității firmei, am decis să realizez o prezentare succintă a celor doua registre: Registrul jurnal și Registrul Cartea Mare.

Registrul jurnal reprezintă un document contabil obligatoriu, folosit pentru înregistrarea, în mod cronologic, a operațiilor economice și financiare. El se prezintă sub două forme și anume:

Registre auxiliare: jurnalul aprovizionărilor, jurnalul furnizorilor, jurnalul pentru operații de casă, jurnalul privind vânzarile, etc.;

Registrul jurnal general: reprezintă un centralizator care are rolul de a reda înregistrările sintetice, pe baza datelor din registrele jurnal auxiliare.

Registrul Cartea Mare: servește la înregistrarea și gruparea operațiilor economice și financiare în raport de natura lor, iar în cadrul fiecărei grupări, în ordinea succesiunii lor în timp .

Cartea mare stă la baza întocmirii balanței de verificare și conține formulare care îmbracă diverse forme :

Cartea mare: utilizată în cazul înregistrării pe jurnale.

Cartea mare șah: (utilizată în cazul formei de înregistrare maestru șah;

Fișa de cont pentru operații diverse.

Înregistrările în Cartea mare șah se fac pe baza documentelor justificative, cronologic, zilnic, lunar sau de cate ori este nevoie. Ea se întocmește într-un singur exemplar și servește la:

Organizarea contabilității sintetice;

Întocmirea balanței de verificare;

Furnizarea de date pentru analiza economico-financiară.

Fișa de cont pentru operații diverse reprezintă un document folosit ca variantă a registrului cartea mare. Ea se folosește pentru oranizarea contabilității sintetice la entitățile mici, care aplică forma de înregistrare contabilă clasică sau jurnalul mic, precum și pentru conturile analitice la celelalte enitități.

În cadrul acestui formular operațiile se înregistrează zilnic sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se după fiecare operație soldul contului.

CAPITOLUL 2. ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII STOCURILOR APROVIZIONATE LA SC DAMARIN B&C SRL

2.1. Organizarea sistemului de documente cu privire la stocurile aprovizionate

În cadrul oricărei entități se desfășoară procese de aprovizionare, producție și desfacere și fiecărui proces îi corespunde un sistem specific de operații contabile și un flux aferent de documente.

Și în cadrul SC Damarin B&C SRL sunt întâlnite aceste trei procese, fiecare desfășurându – se conform specificului și necesităților entității.

În cadrul procesului de aprovizionare întâlnit la firma Damarin, se creează stocurile provenite din aprovizionări care cuprind: materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar, mărfuri și ambalaje.

Stocurile provenite din aprovizionări suferă, în cadrul firmei, numeroase transformări aferente procesului de obținere a produselor finite, parcurgând următoarele etape:

Achiziție;

Transfer;

Introducere în procesul efectiv de obținere a produselor finite;

Vânzare.

Fiecărei etape parcurse de stocurile aprovizionate îi corespunde un flux de documente care permite evidențierea modului în care este urmărită și înregistrată în contabilitate mișcarea acestor elemente.

Achiziția reprezintă etapa în care, pe baza necesarului de aprovizionat, firma emite una sau mai multe comenzi către furnizorii săi, în vederea obținerii de la aceștia, a materialelor necesare procesului de fabricație.

În etapa de achiziție mișcarea stocurilor aprovizionate este evidențiată în contabilitatea firmei cu ajutorul următoarelor documente:

Contracte economice încheiate cu furnizorii, pe baza comenzilor emise;

Registrul de comenzi;

Factura fiscală;

Avizul de însoțire a mărfii;

Fișa de magazie;

Notra de intrare – recepție.

Registrul de comenzi reprezintă documentul pe baza căruia este urmărit modul în care se realizează contractele de aprovizionare.

Factura fiscală: reprezintă documentul justificativ în care sunt consemnate datele referitoare la achiziția efectuată.

Conform prevederilor Codului fiscal, orice factură trebuie să conțină, în mod obligatoriu, următoarele elemente:

Numărul de ordine;

Data emiterii;

Data livrării bunurilor sau data încasării unui avans, în cazul în care această dată este anterioară datei emiterii bunurilor;

Denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală, ale persoanei care a livrat bunurile;

Denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA (sau codul de identificare fiscală) ale beneficiarului bunurilor;

Denumirea, cantitatea și particularitățile bunurilor livrate;

Baza de impozitare a elementelor facturate, prețul unitar și reducerile de preț (în cazul în care nu sunt inlcuse în ărețul unitar);

Cota de taxă aplicată și a sumei taxei colectate, exprimate în lei;

Avizul de însoțire a mărfii: reprezintă documentul care însoțește stocurile pe durata transportului, pe baza lui întocmindu – se factura fiscală sau documentul de primire în gestiunea cumpărătorului.

Fișa de magazie: reprezintă un formular tipizat (standardizat) cu ajutorul căruia se ține evidența operativă a stocurilor. Ea prezintă următoarele caracteristici:

Reprezintă documentul de evidență al intrărilor, ieșirilor și stocurilor de materiale, la locul de depozitare al acestora;

Se întocmește în exemplare distincte, pentru fiecare fel de material;

Este ținut la fiecare loc de depozitare al bunurilor, pe feluri de bunuri;

Fiind un document de înregistrare contabilă, fișa de magazie nu circulă;

Arhivarea ei se realizează în cadrul compartimentului financiar – contabil.

Nota de intrare – recepție (sau nota de recepție și constatare diferențe): reprezintă documentul justificativ pe baza căruia se realizează înregistrarea stocurilor aprovizionate.

Între elementele definitorii ale acestui document întâlnim următoarele aspecte:

Reprezintă documentul utilizat pentru recepția bunurilor aprovizionate;

Constituie documentul justificativ folosit pentru încărcarea în gestiune;

Act doveditor (probă) în cazul litigiilor cu furnizorii, în ceea ce privește starea bunurilor recepționate, diferențele constatate, calitatea bunurilor, etc. ;

Poate fi utilizat în cazul bunurilor care sosec neînsoțite de documente de livrare și în cazul bunurilor pentru care, în momentul efectuării recepției se constată diferențe de preț:

Poate fi folosit și în cazul în care firma achiziționează bunuri de la simple persoane fizice.

Potrivit prevederilor legale, nota de intrare – recepție se întocmește în două exemplare, pe măsura recepționării bunurilor.

În situația în care, în momentul recepționării bunurilor, sunt constatate diferențe, documentul va fi întocmit în 3 exemplare de către o comisie legal constituită.

Pentru bunurile sosite în tranșe se va întocmi câte un exemplar al notei de intrare – reccepție pentru fiecare tranșă, exemplar care va fi anexat la factură (sau la avizul de însoțire a mărfii).

Modul în care nota de intrare – recepție circulă în cadrul entității, în cazul constatării diferențelor, este descris în figura 2.1.

Figura 2.1. Circulația Notei de intrare – recepție

Transferul reprezintă procesul prin care bunurile sunt transferate între două gestiuni fie localizate în aceeași unitate, fie între gestiuni dispersate teritorial.

În cazul gestiunilor aflate în cadrul aceleiași entități, documentul pe baza căruia se realizează transferul bunurilor este bonul de transfer.

Bonul de transfer reprezintă pe de o parte dispoziția prin care se realizează transferul bunurilor, iar pe de altă parte reprezintă documentul justificativ pe baza căruia este reflectată scoaterea bunurilor din gestiunea predătorului și încărcarea lor în gestiunea primitorului.

Bonul de transfer este întocmit de către persoana care decide transferul, în două exemplare și circulă către:

Magazia (depozitul) în care se găsesc bunurile solicitate și este semnat (la predarea acestora) de către gestionar (acesta semnează ambele exemplare);

Reprezentantul magaziei primitoare care, la primirea bunurilor semnează primul exemplar și reține exemplarul al doilea;

Departamentul financiar – contabil, unde se realizează confruntarea celor două exemplare, iar apoi înregistrarea operațiilor aferente transferului în evidența celor două magazii (depozite).

Pentru gestiunile dispersate teritorial documentul pe baza căruia se realizează transferul este avizul de însoțire a mărfii. El îndeplinește aceleași funcții ca și bonul de transfer, cu precizarea că va purta mențiunea ,,Fără factură”.

Având în componența sa două puncte de lucru diferite SC Damarin B&C SRL are gestiuni dispersate teritorial, motiv pentru care va folosi atât bonul de consum (pentru tranferurile din cadrul unității principale), cât și avizul de însoțire a mărfurilor (pentru transferurile ocazionate între punctul principal de lucru și cel secundar).

În ceea ce privește etapa de ,,introducere în procesul efectiv de obținere a produselor finite”, sunt preluate din depozitul firmei materiile prime și materialele consumabile necesare producție și introduse (în loturi) în laboratorul în care are loc procesul de fabricație. Pentru evidențierea bunurilor transferate firma întocmește un raport de producție.

În urma prelucrărilor efectuate în laborator se obțin produsele finite (torturile, prăjiturile, etc.) care sunt consemnate în fișa de magazie a produsului finit și apoi trimise, pe baza bonului de tranfer, către magazia entității. Aici este întocmită (de către reprezentantul serviciului de desfacere) o dispoziție de livrare.

Dispoziția de livrare reprezintă documentul necesar eliberării din depozit a mărfurilor, fiind întocmită în două exemplare.

Ea circulă la magazie pentru eliberarea mărfurilor și la compartimentul de desfacere pentru înregistrarea cantităților livrării.

Pe baza dispoziție de livrare produsele sunt trimise către magazinul firmei unde vor fi vândute. În această etapă firma va întocmi nota de intrare – recepție pentru produsele primite de către magazin și Raportul zilnic de gestiune.

Raportul zilnic de gestiune reprezintă documentul utilizat (în cadrul unităților de desfacere cu amănuntul) pentru evidența operativă a mărfurilor și ambalajelor. El este întocmit în două exemplare, de către gestionar.

Documentul pe baza căruia se întocmește raportul zilnic de gestiune în cadrul SC Damarin B&C SRL este Nota de intrare – recepție (NIR).

Etapele parcurse de stocurile aprovizionate din punctul achiziție, până în cel al vânzării, alături de fluxul documentelor însoțitoare, pot fi reprezentate schematic astfel:

Figura 2.2. Etapele parcurse de stocurile aprovizionate

2.2. Organizarea contabilității analitice a stocurilor aprovizionate

Metodele de contabilizare a stocurilor permit crearea unui sistem prin care să se evidențieze atât stocurile, cât și operațiile pe care le influențează.

Organizarea contabilității sintetice a stocurilor se realizează pe feluri de bunuri materiale stocate (sortimente) sau pe grupe de stocuri și locuri de depozitare (gestiuni create). Ea se realizează avându-se în vedere reglementările contabile aplicabile care, printre altele, recomandă ținerea contabilității cantitativ și valoric sau numai valoric, prin folosirea metodei inventarului permanent sau a metodei inventarului intermitent.

SC Damarin B&C SRL folosește ca metodă de inventariere, metoda inventarului permanent care asigură furnizarea ,pe tot parcursul perioadei de gestiune, a informațiilor referitoare la existența și evoluția stocurilor.

Metoda inventarului permanent asigură cunoașterea în orice moment a stocurilor de valori materiale atât din punct de vedere cantitativ, cât și valoric.

Utilizând această metodă, toate operațiile de intrare și ieșire aferente stocurilor de materii prime și materiale sunt înregistrate în contabilitatea curentă, la prețul standard sau la prețul de facturare (după caz).

În cazul intrărilor de stocuri vom avea înregistrări contabile de forma:

Conturi de stocuri = Conturi de furnizori

La ieșire, prin dare în consum sau în cazul descărcarii de gestiune, vom avea înregistrări contabile de forma:

Conturi de cheltuieli = Conturi de stocuri

În cadrul metodei invetarului permanent, în funcție de specificul activității, entitatea va putea să aleagă pentru organizarea contabilității analitice a stocurilor, una din următoarele trei metode:

Metoda operativ-contabilă (pe solduri);

Metoda cantitativ-valorică (pe fișe de cont analitic);

Metoda global-valorică.

Având în vedere specificul activității sale (producție și comerț cu amănuntul), SC Damarin B&C SRL folosește pentru organizarea contabilității analitice a stocurilor metoda cantitativ-valorică.

În cadrul metodei cantitativ-valorice (pe fișe de cont analitic) se ține, la locul de depozitare, o evidență cantitativă pe categorii de bunuri, iar în contabilitatea generală se ține o evidență cantitativ-valorică, cu ajutorul fișelor de cont analitic pentru valori materiale, care se deschid pe feluri de bunuri existente în gestiunea entității.

Această metodă presupune un volum mai mare de muncă, însă asigură informații suplimentare privind stocurile, fiind preferată din acest motiv de majoritatea firmelor mici și mijlocii.

Procesul de organizare a contabilității analitice a stocurilor aprovizionate, folosind metoda cantitativ-valorică, presupune următoarele etape:

Înregistrarea documentelor de intrare și ieșire, mai întâi din punct de vedere cantitativ, în fișele de magazie care se țin la locurile de depozitare;

Realizarea unui borderou al documentelor separate pe intrări și ieșiri și trimiterea acestuia către compartimentul contabil de materiale și stocuri;

Prelucrarea documentelor primite, în funcție de necesitățile firmei și stabilirea conturilor în care urmează să se înscrie operațiile aferente acestor prelucrări;

Înreistrarea materialelor în mod cantitativ și valoric, în fișele de cont analitice;

Obținerea centralizatorului pentru intrări și ieșiri.

Controlul exactității și concordanței înregistrărilor din evidența cantitativă se realizează realizează la sfârșitul lunii prin compararea datelor înregistrate în fișele de magazie cu cele din fișele de cont analitic din contabilitate și întocmirea balanțelor de verificare a conturilor analitice.

În cadrul metodei cantitativ-valorice se pot folosi următoarele formulare:

Fișa de magazie;

Fișa de cont pentru operații diverse;

Balanța analitică a stocurilor.

Operațiile contabile efectuate în cadrum metodei cantitativ valorice sunt prezentate schematic în figura 2.2.

2.3. Etapele metodei cantitativ-valorice

2.3. Sistemul de conturi utilizat pentru evidența stocurilor aproizionate

Stocurile aprovizionate fac parte din categoria activelor circulante și sunt reflectate în contabilitate cu ajutorul conturilor din clasa a treia din Planul de conturi general, denumită „Conturi de stocuri și producție în curs de execuție”.

Existența, intrările și ieșirile de stocuri aprovizionate se evidențiază cu ajutorul următoarelor conturi:

301 „Materii prime” (A);

302 „Materiale consumabile”(A);

303 „Materiale de natura obiectelor de inventar”(A);

308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale”;

321 „Materii prime în curs de aprovizionare”(A);

322 „Materiale consumabile în curs de aprovizionare”(A);

323 „Materiale de natura obiectelor de inventar în curs de aprovizionare”(A);

326 „Active biologice de natura stocurilor în curs de aprovizionare”(A);

327 „Mărfuri în curs de aprovizionare”(A);

328 „Ambalaje în curs de aprovizionare”(A);

361 „Active biologice de natura stocurilor”(A);

371 „Mărfuri”(A);

378 „Diferențe de preț la mărfuri”;

381 „Ambalaje”(A).

În categoria stocurilor aprovizionate întâlnite la firma SC Damarin B&C SRL se includ:

301 „Materii prime” (A);

302 „Materiale consumabile”(A);

303 „Materiale de natura obiectelor de inventar”(A);

371 „Mărfuri”(A);

381 „Ambalaje”(A).

Iar în corelație cu aceste conturi mai sunt utilizate următoarele:

308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale”;

345 ,,Produse finite”;

378 „Diferențe de preț la mărfuri”;

401 ,, Furnizori” (P);

408 ,, Furnizori facturi nesosite” (P);

409 ,,Furnizori debitori” (A);

4111 ,,Clienți” (A);

4426 ,,TVA deductibilă” (A);

4427,, TVA colectată” (P).

Contul 301 „Materii prime” este un cont de activ cu ajutorul căruia este evidențiată existența și mișcarea materiilor prime aprovizionate.

În categoria materiilor prime aprovizionate se includ materiile care participă direct la fabricarea produselor și se regasesc în produsul finit (fie integral, fie parțial).

Fiind un cont de activ, contul 301 „Materii prime” își începe activitatea prin debitare, în debitul acestuia regăsindu – se:

Valoarea de înregistrare a materiilor prime achiziționate de la terți;

Valoarea de înregistrare a materiilor prime aduse de entitățile afiliate, asociate, sau controlate în comun;

Valoarea de înregistrare a materiilor prime primite de la unitate sau subunități ale acesteia;

Valoarea de înregistrare a materiilor prime recepționate ca aport în natură adus de către asociații entității;

Valoarea materiilor prime rezultate în plus la data efectuării inventarului, a celor obținute în urma proceselor de dezmembrare și a celor obținute cu titlu gratuit;

Diferențele (favorabile) de preț aferente materiilor prime achiziționate.

În creditul acestui cont sunt evidențiate următoarele elemente:

Valoarea de înregistrare a materiilor prime incluse în cheltuieli, distruse sau constatate lipsă în urma realizării procesului de inventariere;

Valoarea de înregistrare a materiilor prime vândute de către entitate;

Valoarea de înregistrare a materiilor prime aflate la prelucrare la terți (nu este cazul societății Damarin);

Valoarea de înregistrare a materiilor prime donate sau distruse de către calamități naturale.

Contul 302 ,,Materiale consumabile” este un cont de activ prin intermediul căruia este înregistrată existența și mișcarea materialelor care participă indirect la activitatea de producție a firmei (materiale auxiliare, materiale pentru ambalat, piese de schimb, etc). Aceste materiale nu se regăsesc în componența produsul finit.

Contul își începe activitatea prin debitare și se debitează cu următoarele elemente:

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile achiziționate de către entitate;

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile aduse de entitățile afiliate, asociate, sau controlate în comun;

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile primite de la unitate sau subunități ale acesteia;

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile recepționate ca aport în natură adus de către asociații entității;

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile rezultate în plus la data efectuării inventarului, a celor obținute în urma proceselor de dezmembrare și a celor obținute cu titlu gratuit;

Diferențele (favorabile) de preț aferente materialelor consumabile achiziționate.

În creditul contului se înregistrează următoarele elemente:

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile incluse în cheltuieli, distruse sau constatate lipsă în urma realizării procesului de inventariere;

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile vândute de către entitate;

Valoarea de înregistrare a consumabile aflate la prelucrare la terți (nu este cazul societății Damarin);

Valoarea de înregistrare a materialelor consumabile donate sau distruse de către calamități naturale.

Contul 303 ,,Materiale de natura obiectelor de inventar” este tot un cont de activ, cu ajutorul căruia este evidențiată existența și mișcarea materialelor de natura obiectelor de inventar. În această categorie se includ:

Bunuri a căror valoare nu respectă limita prevăzută de lege (este mai mică) pentru mijloacele fixe;

Echipamentul de protecție, cel de lucru și îmbracămintea specială, impuse salariaților;

SDV-urile, etc.

În debitul contului sunt reflectate următoarele elemente:

Valoarea de înregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar achiziționate de către entitate;

Valoarea de înregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar aduse de entitățile afiliate, asociate, sau controlate în comun;

Valoarea de înregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar primite de la unitate sau subunități ale acesteia;

Valoarea de înregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar recepționate ca aport în natură adus de către asociații entității;

Valoarea de înregistrare a materialelor de natura obiectelor de inventar rezultate în plus la data efectuării inventarului, a celor obținute în urma proceselor de dezmembrare și a celor obținute cu titlu gratuit;

Valoarea de înregistrare a produsele reținute pentru a fi folosite ca materiale de natura obiectelor de inventar în cadrul entității

Diferențele (favorabile) de preț aferente materialelor de natura obiectelor de inventar achiziționate.