Cuvântul autorului 2 [303889]
CUPRINS
Cuvântul autorului 2
Capitolul 1. Tipurile de evenimente pentru care se organizează protocol 10
Condiții necesare pentru organizarea acțiunilor de protocol 10
Tipuri de evenimente 10
Condiții minime pentru organizarea de evenimente corporate 11
Teme de control 11
Capitolul 2. Acțiunile de protocol pentru evenimente 11
Oferta de servicii de banqueting 10
Tipuri de mese festive (acțiuni de protocol) 10
Contracte pentru acțiunile de protocol 11
2.3.1. Rezervarea acțiunii 11
2.3.2. Contractul 12
2.3.3. Fișa acțiunii 13
Oferta de preparate pentru acțiuni de protocol 11
2.4.1. Sortimentul de preparate și băuturi pentru acțiuni fără plasament
la masă 11
2.4.1.1. Meniuri pentru cockteiluri și recepții 12
2.4.1.2. Meniuri pentru mese festive servite prin bufet 12
2.4.1.3. [anonimizat] 12
2.4.2. Meniuri pentru acțiuni cu plasament la masă 11
2.4.2.1. Structura meniurilor pentru acțiuni cu plasament la masă 12
2.4.2.2. Reguli de asociere a preparatelor și băuturilor în cadrul
meniurilor pentru mese festive 12
2.4.2.3. Exemple de meniuri pentru acțiuni cu plasament la masă 12
2.5. Estimarea bugetului conform serviciului de protocol contractat 12
2.5.1. Costuri, prețuri și tarife 13
2.5.2. [anonimizat] 13
Teme de control 11
Capitolul 3. Tipurile de evenimente pentru care se organizează protocol 10
Spații amenajabile pentru evenimente 10
Stabilirea dimensiunilor de ocupare a suprafețelor 10
Operații de amenajare a saloanelor 11
Organizarea meselor prin bufet suedez 10
3.4.1. Ocazii pentru aranjarea bufetului 12
3.4.2. Elemente de organizare a bufetului 12
3.4.3. Mise-en-place-ul pentru bufet 12
3.4.4. Echipamente specifice pentru bufet 12
Amenajarea spațiilor pentru acțiuni cu plasament la masă 10
3.5.1. Operații de pregătire a spațiilor de servire pentru acțiuni cu
plasament la masă 12
3.5.2. Variante de plasament 12
3.5.3. Mise-en-place-ul pentru acțiuni cu plasament la masă 12
3.5.4. Personalul de servire pentru evenimente 12
3.5.5. Servicii specific derulării evenimentelor 12
Teme de control 11
Capitolul 4. Cateringul pentru evenimente 10
Noțiunea de catering 10
Forme de catering 10
Cateringul pentru evenimente 11
[anonimizat] 11
[anonimizat] 11
Teme de control 11
Capitolul 5. Activitatea personalului implicat în organizarea
de evenimente 10
Evaluarea activtății personalului 10
Randamentul profesional 10
Motivarea personalului 11
Evaluarea calității în activitatea de protocol 11
Măsuri ameliorative în organizarea activităților de protocol 11
Teme de control 11
Capitolul 6. Acțiuni de promovare a activităților de servire și protocol 10
Rolul promovării 10
Tehnici de promovare a activităților de servire și protocol 10
Promovarea facilităților pentru organizarea de evenimente 11
Teme de control 11
Bibliografie 52
Capitolul 1.
Tipurile de evenimente pentru care se organizează protocol
Condiții necesare pentru organizarea acțiunilor de protocol
Activitățile de protocol se organizează cu ocazia unor evenimente cu caracter oficial ([anonimizat], o conferință, o inaugurare, o lansare de produs etc) sau cu ocazia unui eveniment privat (nuntă, botez, aniversare etc.). [anonimizat], sportiv, politic etc.
Firmele care activează în domeniu sunt, de regulă, specializate pe tipuri de evenimente: evenimente private, evenimente corporate, evenimente publice (concerte, festivaluri).
Deși organizarea unui eveniment poate avea localizări din cele mai diverse, locul ideal pentru acest gen de acțiuni îl reprezintă unitățile de cazare și alimentație (hoteluri și restaurante), având structurile, dotarile și personalul necesare pentru a asigura buna desfășurare a evenimentelor.
Principalele condiții pe care trebuie trebuie să le îndeplinească organizatorul pentru a asigura un eveniment reușit sunt:
amplasamentul pentru locația aleasă trebuie să fie atractiv (ambianță naturală atractivă, zonă centrală, obiective turistice adecvate, oraș turistic renumit);
trebuie să existe autorizațiile necesare, utilități corespunzătoare (electricitate, apă/canalizare, climatizare etc.);
să existe un acces facil către locul de organizare, să se asigure o bună coordonare în ce privește transportul, parcarea, cazarea (după caz);
să se elaboreze o temă sau un concept al evenimentului, cu alegerea potrivită a ambientului, elementelor de decor, amplasarea mobilierului, sonorizare, entertainment, curățenie etc.;
ofertă gastronomică adecvată și asigurarea de activități de servire ireproșabile;
stabilirea unui raport optim calitate-preț pentru serviciile oferite.
În alegerea locației potrivite pot fi utilizate site-urile de promovare ale unităților ofertante sau ale firmelor specializate în organizarea de evenimente, presa, ofertele agențiilor de turism, dar și recomandările clienților mulțumiți.
Tipuri de evenimente
Activitățile de protocol pot fi organizate cu ocazia unor evenimente cu caracter oficial, public sau privat, în cadrul cărora sunt asigurate mesele principale, banchete, recepții, pauze de cafea (coffee-break), bufet-bar etc.
Principalele evenimente care se pot organiza sunt:
Evenimente corporate (de companie)
Congresul – reprezintă reunirea cu caracter regulat (anual, bianual), a unor grupuri de oameni aparținând unor organizații (politice, cu caracter științific, cultural, etc.), de regulă cu scop informativ, având o durată de mai multe zile. Reunește 100-1000 de persoane și poate avea caracter național sau internațional.
Conferința – este o întrunire care asigură un cadru pentru discuții într-un anumit domeniu de activitate, găsirea unor soluții, rezolvarea unor probleme sau consultare pe o anumită temă. Nu are caracter periodic și are, în general, o durată scurtă, obiective clar formulate și un număr de participanți mai mic decât în cazul congresului.
Simpozionul – este o întrunire la care participă experți într-un anumit domeniu și care prezintă articole, cercetări, rezultate ale propriei activități, se organizează discuții pe seama acestora în fața unui public care devine în acest fel informat cu privire la tematica abordată.
Sesiunea de comunicări științifice – este o manifestare similară, destinată de regulă tinerilor, elevilor, studenților, dar și cadrelor didactice, având ca scop prezentarea de către aceștia a unor lucrări cu caracter științific.
Colocviul – este o reuniune a unor experți, pe o temă dată, de regulă sub forma unor ateliere de lucru la care participă grupuri mai restrânse, pentru a examina o particularitate a subiectului principal. Poate dura mai multe zile.
Seminarul – este o reuniune de lucru cu durata de 3-5 zile, care permite participanților să facă schimb de idei într-un anumit domeniu de activitate, discuțiile fiind moderate de către un expert în domeniu care conduce discuțiile. Tematica și programul seminarului sunt concepute astfel încât să asigure perfecțioarea participanților.
Workshopul – este o întrunire a unor persoane care participă la discuții, schimb de opinii referitoare la un anumit subiect. Poate reprezenta o sesiune de training la care participanții își dezvoltă abilități sau capătă cunoștințe noi, prin realizarea de aplicații în domeniu.
Forumul – este o întrunirire organizată pentru a asigura cadrul unor discuții deschise între participanți cu recunoaștere în domeniul lor de activitate, pe subiecte de interes public.
Tradeshow (expoziții de afaceri) – sunt evenimente ale unei industrii, nu doar ale unei companii; aici se reunesc reprezentanți ai unor companii din același sector, care își prezintă noi produse, vor să se poziționeze ca leaderi în sectorul lor. Scopul acțiunii îl reprezintă marketingul, promovarea precum și încheierea de noi relații și parteneriate comerciale.
Meetings (reuniuni de afaceri) – sunt întâlniri de business sau cu caracter politic, care se țin de obicei la intervale regulate, pentru care se aleg locații speciale, departe de birou, în care reprezentanți ai mediului de politic sau afaceri, cu interese commune, se pot retrage și discuta strategii pentru perioada următoare. În general, astfel de evenimente nu au nevoie de spații mari, dar pot necesita dotări specifice pentru ca discuțiile să fie eficiente. Au o durată, de regulă, de 1-3 zile.
Lansări de produse – sunt reuniuni cu scop comercial, prin care noi produse sau servicii capătă o platformă de lansare către audiența primară. Evenimentul este îndreptat de obicei către cea mai importantă categorie de public, de la rețeaua de distribuție până la cei mai fideli clienți care află, în premieră, de existența noului produs..
Gale festive (gale de premiere) – sunt tot evenimente de business desfășurate sub forma unor recepții, banchete și cocktailuri și sunt organizate fie de companii, fie de instituții media sau de lobby ale unei industrii. Focus-ul este pus pe entertainment și socializare.
Incentive meetings – sunt evenimente organizate de diferite firme cu scopul de a oferi recunoaștere pentru meritele obținute de anumiți angajați, care se organizează de obicei în grupuri medii și includ deplasarea într-un spațiu de vacanță; deși sunt evenimente de business, au o puternică componentă de entertainment și recreere.
Team buildings – spre deosebire de incentive meetings, nu au doar un scop de recreere și entertainment ci au și obiective clare, măsurabile, de a construi coeziune în echipă, între angajații unei companii; astfel de evenimente sunt însoțite de planuri clare de activități, un program pe ore și liste de materiale necesare desfășurării lor.
Evenimente publice
concerte;
festivaluri;
spectacole;
evenimente caritabile, etc.
Evenimente private
nuntă;
botez;
pensionare;
aniversare;
absolvire;
petrecere cu ocazia unor evenimente laice sau religioase: de Crăciun, Revelion, Paști, Lăsatul secului, 1 iunie, Halloween, Valentine s Day, 8 martie, etc.;
mese de pomenire, etc.
Condiții minime pentru organizarea de evenimente corporate
Organizarea de evenimente corporate presupune asigurarea unor spații adecvate unor întâlniri de lucru, respectiv săli de conferință. Uneori, salonul restaurantului poate constitui atât locul întâlnirii de lucru, cât și locul de servire a mesei pentru participanți.
Pentru amenajarea acestora, este necesară îndeplinirea unor condiții minime care să asigure confortul participanților și buna desfășurare a acțiunii:
spații încăpătoare, adecvate ca dimensiuni numărului de participanți și dotărilor necesare;
iluminat natural și artificial, posibilitatea creerii mediului obscur;
ventilare adecvată a spațiului, climatizare corespunzătoare;
existența instalației electrice adecvate (prize, întrerupătoare, prelungitoare);
zgomot exterior redus;
dotări tehnice adecvate (dotări multimedia pentru proiecție, instalație de sonorizare, microfoane, flipchart, tablă, telefon, fax, internet, xerox, etc.);
modalități de amenajare flexibilă a spațiului (pereți mobili, paravane);
mobilier adecvat și suficient pentru numărul de participanți;
decorațiuni adecvate, cu rol relaxant;
punerea la dispoziție a listei complete cu mijloacele și serviciile disponibile și prețurile aferente.
Sălile de conferință / saloanele destinate evenimentelor pot fi amenajate diferit în funcție de dimensiunile spațiilor, dotările necesare, numărul de participanți. Astfel, pot fi menționate câteva tipuri de aranjare a spațiului:
aranjarea tip ”sală de clasă”: mese așezate pe rânduri, cu alei de degajare între rânduri și o alee centrală;
aranjarea convențională (”teatru” sau ”parlament”): amplasarea mesei vorbitorilor la extremitatea sălii, pe o estradă, în fața auditoriului; scaunele auditoriului plasate pe rânduri, cu o alee centrală și alei de degajare;
aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru (workshop, seminar): se acoperă mesele cu față de masă, se așează pentru fiecare persoană o mapă, coli și instrumente de scris, se repartizează în sală coșuri pentru hârtie, pot fi aduse la mese sticle cu apă, pahare;
aranjarea mesei în formă de U, I sau masă ovală: se utilizează pentru acțiuni cu un număr maxim de 30 de persoane, permite contactul vizual între toți participanții.
Lista pentru derularea discuției cu clientul (checklist)
La planificarea unui eveniment, în urma contactării firmei organizatoare de către client, se vor stabili următoarele:
Date de identificare pentru cele două părți: adresă, telefon, persoane de contact;
Date organizatorice: ziua (perioada) / programul derulării evenimentului, număr de participanți, spații și dotări necesare (cu specificarea duratei de folosință pentru fiecare);
Servicii de cazare și alimentație solicitate (preparate, băuturi, sisteme de servire, meniuri speciale);
Servicii complementare (excursii, manifestări culturale etc);
Facilități pentru persoane cu nevoi speciale;
Costuri pentru fiecare dintre spațiile, echipamentele și serviciile solicitate;
Modalitatea de plată, termene de plată (cod fiscal, acont și termen de plată final);
Termene și condiții de renunțare / stornare.
Teme de control
Asociați denumirile categoriilor de evenimente corporate din coloana A cu definițiile corespunzătoare din coloana B.
Stabiliți valoarea de adevăr (adevărat/fals) a următoarelor afirmații:
Evenimentele organizate în scop de afaceri, cultural, politic, sportiv etc. se mai numesc și evenimente corporate.
Oferta gastronomică este un aspect mai puțin important în reușita organizării unui eveniment.
În dotarea sălii de conferință trebuie să se găsească, în mod obligatoriu, echipamente multimedia de proiecție, instalație de sonorizare, internet, telefon, fax, copiatoare, etc.
Pentru organizarea unui eveniment corporat cu număr mic de persoane, la care este util contactul vizual între toți participanții, se poate opta pentru amenajarea clasică a sălii, tip ”teatru” sau ”parlament”.
Formulați două asemănări și două deosebiri între evenimentele incentive meeting și team building.
Menționați două tipuri de evenimente corporate pentru care ați alege o sală de conferință cu mese în formă de I sau U. Argumentați răspunsul.
Identificați în imaginile de mai jos tipul de aranjare a sălii în vederea desfășurării de evenimente corporate.
b)
c) d) e)
Menționați trei evenimente cu caracter religios care reprezintă ocazii pentru organizarea de mese festive.
Alegerea unei teme (concept) reprezintă o tendință modernă în organizarea evenimentelor private sau corporate. În funcție de tematică, se alege decorul, meniul, divertismentul și alte detalii ale evenimentului. Spre exemplu, o nuntă poate fi cu temă tradițională, vintage, alb și roșu, de primăvară sau de carnaval. Propuneți alte cinci teme potrivite pentru un eveniment destinat tineretului (majorat, banchet de absolvire etc.)
Capitolul 2.
Acțiunile de protocol pentru evenimente
2.1. Oferta de servicii de banqueting
Banquetingul (”function catering”) reprezintă organizarea de servicii de alimentație pentru evenimente. Aceasta presupune servirea de preparate și băuturi la un anumit moment planificat, într-o anumită locație rezervată, pentru un număr stabilit de invitați, la un preț convenit anterior. Reușita evenimentului depinde de priceperea organizatorilor în a ține cont de următoarele particularități:
Alegerea spațiilor de tipul, categoria și capacitatea adecvate pentru eveniment;
Alegerea meniurilor ținând cont de preferințele culinare ale invitaților, structura participanților (vârstă, sex, categorie socială), sezon, perioada zilei;
Alegerea inventarului pentru servire potrivit;
Alegerea sistemului de servire cel mai potrivit pentru meniul ales, numărul și structura participanților, ținând cont și de nivelul de calificare al ospătarilor;
Amenajarea atractivă și funcțională a salonului (alegerea potrivită a aranjării meselor și a decorării salonului, asigurarea spațiului adecvat pentru circulație, dans etc.);
Selecționarea formației de lucru pentru producție și servire în mod corespunzător;
Asigurarea momentelor recreative potrivite;
Stabilirea modalității de plată și a avansului.
2.2. Tipuri de mese festive (acțiuni de protocol)
Mesele festive pot fi organizate cu diverse ocazii, având atât caracter oficial, de afaceri, cât și caracter social. Se disting următoarele tipuri de mese organizate:
Mese festive cu caracter oficial (servicii de protocol):
Sunt organizate în general cu ocazia unor evenimente de afaceri, politice, culturale, sportive etc. și presupun respectarea unor reguli riguroase privind organizarea serviciilor.
Dejun (Lunch) / Cină festivă – sunt mese festive organizate cu ocazia diferitelor evenimente oficiale și constau în servirea unui meniu pentru prânz sau cină sub formă de bufet sau cu servire la masă.
Brunch – este o combinație între micul dejun și prânz care se servește între orele 11.00-15.00. Termenul provine din fuziunea cuvintelor englezești "breakfast" (micul dejun) și "lunch" (masa de prânz). Spre deosebire de micul dejun, la brunch consumul de alcool este acceptat. Se oferă atât produse ușoare, specifice micului dejun (lactate, preparate din ouă, patiserie, cereale, clătite etc), precum și gustări și antreuri, preparate din carne, salate, pește, brânzeturi, supe, fructe de mare, deseturi etc. Servirea se face de regulă sub formă de bufet.
Mesele oficiale (dejun sau dineu de afaceri, de gală) – se organizează cu ocazia unor evenimente oficiale importante și presupun participarea unor personalități marcante din diferite domenii de activitate. Dejunul se desfășoară, de regulă, între orele 12.00-15.00, iar dineul între 18.30-21.30, având o durată medie de 2 ore. Meniurile alese vor fi alcătuite din specialități culinare, într-o prezentare deosebită, asigurându-se servicii de înaltă ținută.
Recepția – este un eveniment festiv la nivel foarte înalt, care se organizează cu ocazia unor evenimente deosebite (vizita unor delegații străine sau personalități, ziua națională etc.). Acasta se desfășoară pe o durată de aproximativ o oră, fiind urmată adesea de o masă oficială (dejun sau dineu). Se oferă gustări, deserturi și băuturi rafinate, expuse în salon pe un stand de prezentare, iar invitații se servesc în picioare. Recepțiile pot fi organizate și cu plasament la masă, dar invitații vor consuma tot în picioare. În cadrul recepțiilor, servirea se face și pass-around, chelnerul oferă platoul pe partea dreaptă, urmând ca invitații să se servească singuri. Debarasarea se face prin partea stangă.
Cocteilul – se organizează, ca și recepția, cu ocazia unor evenimente oficiale ca inaugurări, vizite, evenimente culturale, sportive, științifice etc. și are o durată de circa o oră. Se oferă specialități culinare și băuturi, serviciul fiind asigurat prin bufet. Evenimentul tip cocktail poate fi formal (cocktail-bufet) sau semiformal (cocktail-party). La acest eveniment se servesc gustări care se pot consuma fără a fi nevoie de tacâmuri, invitatii stând în picioare pe durata întregului eveniment.
Cupa de șampanie – se organizează cu ocazia unor ceremonii oficiale (semnarea de tratate, acordarea de distincții, conferințe de presă, aniversarea unor instituții) și constă în oferirea de șampanie și pișcoturi participanților, după rostirea unui discurs. Serviciul este asigurat prin ospătari în ținută de gală, iar durata evenimentului este de 20-30 de minute.
Coffee break (pauza de cafea) – se definește ca o pauză pentru cafea în timpul serviciului, al unei reuniuni științifice, politice etc. Se amenajează, de regulă, în sala în care se desfășoară evenimentul sau în holul acesteia, sub formă de bufet, cu servire în picioare. Se oferă băuturi aromate calde (ceai, cafea), apă și băuturi răcoritoare, produse de patiserie și chiar gustări ușoare. Are o durată de 15-30 de minute.
Mese festive cu caracter privat
Se organizează cu ocazia unor evenimente cu caracter familial sau colegial (oficierea căsătoriei, botez, aniversări, finalizarea studiilor, pensionare), sau cu ocazia unor evenimente cu caracter religios sau laic (Revelion, Crăciun, Paști, 8 Martie, Valentine s Day etc.). Se desfășoară de regulă în partea a doua a zilei, prelungindu-se uneori pe parcursul nopții.
Banchetul (agapa) – este denumirea sub care sunt cunoscute în general mesele festive având caracter colegial sau privat. Invitaților prezenți li se servește același meniu, pe o durată de minimum 2 ore (ajungând la 10-12 ore sau chiar mai mult). Servirea se face la masă prin ospătari sau sub formă de bufet cu plasament la masă. De cele mai multe ori se asigură și un program de divertisment, dans și alte servicii suplimentare menite să asigure buna dispoziție a invitaților.
2.3. Contracte pentru acțiunile de protocol
2.3.1. Rezervarea acțiunii
Prima etapă în organizarea unui eveniment o reprezintă rezervarea acțiunii. Astfel, solicitantul va lua legătura (telefonic, on-line sau direct la unitate), cu serviciul special pentru evenimente (banqueting) al unității organizatoare (hotel / restaurant), sau cu lucrătorul desemnat cu această sarcină, în unitățile în care ponderea acțiunilor de protocol este mai redusă.
Evidența rezervărilor poate fi ținută într-un registru special în format fizic sau electronic, care poate avea, spre exemplu, următoarea formă:
Registru rezervări
Exemplu de formular pentru rezervare on-line
După caz, în această etapă pot fi stabilite o serie de informații suplimentare, ca: avans, termene și modalități de plată, condiții speciale de desfășurare a evenimentului etc.
Contractul
După confirmarea rezervării, se va pregăti încheierea contractului între solicitant și unitatea care va organiza evenimentul.
Exemplu de contract pentru organizarea de evenimente:
CONTRACT DE PRESTĂRI SERVICII Nr. ………… / ………………….
Capitolul I. PĂRȚILE CONTRACTULUI
S.C. ………………………………………………. SRL – Restaurant …………………………………………………………….., cu sediul în jud……………………….., localitatea …………………………., str. ………………………….., nr. ………, tel ……………………………….., e-mail ……………………………………….. nr. Registrul Comerțului …………………………………………, CIF ……………………………………………………., având cont bancar ……………………………………………………………………………., deschis la …………………………………………………………, reprezentată de ………………………………………………………………, în calitate de …………………………………….., denumit în continuare PRESTATOR
și
…………………………………………………………………………………… , domiciliat(a) în localitatea ……………………………………., jud. ………………………………. Str. …………………………………………………. Nr…………….., Bl……………, Ap. ………………., CNP ……………………………………………………………………, telefon : …………………………………………. posesor al actului de identitate ……………………….. seria …………….. nr. ……………………………. eliberat la data de ……………………………………… de către ………………………………………….. numit in continuare BENEFICIAR,
au hotarat incheierea prezentului contract in urmatoarele condiții:
Capitolul II. OBIECTUL CONTRACTULUI
Obiectul și durata contractului
Obiectul acestui contract îl reprezintă obligația Prestatorului de a pune la dispozitia beneficiarului servicii de masă și organizare de eveniment la ………………………………………………….. salonul ………………………….. în data de ………………………………… conform anexelor la acest contract.
Prețul contractului
Părțile convin ca Beneficiarul să plătească pentru activitățile ce formează obiectul prezentului contract și care sunt asumate de către Prestator, la tarifele menționate în oferta acceptată și confirmată de Beneficiar și rezumată în anexele contractului.
Valoarea prezentului contract corespunde unui număr de …………………. de persoane. Creșterea numărului de persoane, modificarea pachetului ofertat sau oricărei alte prevederi contractuale poate avea ca rezultat schimbarea valorii stabilite inițial.
Clientul va achita la semnarea prezentului contract un avans de ………………………… lei din valoarea totală, restul sumei urmând a fi achitată în termen de ………………………. după încheirea evenimentului.
La terminarea evenimentului, beneficiarul va achita numărul de meniuri care a fost anunțat si stabilit cu ………………… zile înainte de eveniment. În cazul în care numărul de persoane este mai mare decat cel comunicat de beneficiar, se va achita numărul de meniuri stabilit în contract plus meniurile suplimentare. În cazul în care numărul de persoane este mai mic decat cel comunicat de beneficiar, se va achita numărul de meniuri complete servite plus valoarea antreului rece și a antreului cald din meniul ales pentru persoanele care au lipsit, conform specificațiilor din anexa la contract.
Capitolul III. DREPTURILE ȘI OBLIGAȚIILE PĂRȚILOR
Condiții de comandă
Beneficiarul va transmite Prestatorului, până cel tarziu cu ………………. zile înainte de eveniment numărul final de invitați, în scris, prin e-mail la adresa: ……………………………………. sau prin fax la ……………………………………………..
Obligațiile Prestatorului
Va asigura servicii de servirea mesei și organizarea de eveniment conform certificatului de clasificare, conform formulării din standardele Agenției Naționale pentru Turism din România și conform anexei tarifare confirmată și acceptată de Beneficiar;
Va respecta obligațiile contractuale. În caz contrar, Prestatorul îl va despăgubi pe Beneficiar numai pentru pierderea reală suferită și va depune toate eforturile pentru transferul și organizarea evenimentului la alta sală;
Va depune toate eforturile pentru a mulțumi clientul, demonstrând solicitudine, deschidere si profesionalism;
Va urmări permanent să îmbunătățească și să diversifice serviciile, pentru satisfacerea clientului.
Obligațiile Beneficiarului
Să emită comenzile în termenul stabilit pentru eveniment și să respecte condițiile stabilite;
Să achite contravaloarea serviciilor furnizate de Prestator la termen și în condițiile stabilite de prezentul contract;
Să informeze corect, complet și exact prestatorul asupra solicitărilor sale și să înștiințeze cu promptitudine în cazul schimbării opțiunilor sau preferințelor sale;
Să achite contravaloarea avansului la data semnării prezentului contract.
Capitolul IV. RĂSPUNDEREA CONTRACTUALĂ
Rezilierea contractului
Prezentul contract poate fi reziliat înainte de termen sau prin nerespectarea obligațiilor contractuale.
Prezentul contract poate fi modificat sau reziliat numai cu acordul scris al ambelor părți, prin fax, email sau cu ocazia întâlnirii directe.
În cazul în care, ulterior semnării prezentului contract, beneficiarul solicită devansarea sau amânarea evenimentului, în cazul în care are disponiblitate, prestatorul va comunica acestuia dacă acest lucru este posibil și va devansa sau amâna evenimentul în funcție de posibilităti, toate celelalte condiții rămânând neschimbate. Devansarea sau amânarea evenimentului va fi anunțată în scris prin fax sau email cu cel puțin …………. zile înainte de data evenimentului.
În situația în care beneficiarul anulează evenimentul, acesta va pierde avansul. În cazul în care beneficiarul anuleaza evenimentul, dar găsește clienți pentru un eveniment asemănător, prezentul contract poate fi transferat asupra noilor beneficiari doar cu acordul prestatorului și anterior notificării de reziliere transmisă către acesta de către primii beneficiari.
Nerespectarea clauzelor atrage răspunderea părții vinovate, în conformitate cu actele normative în vigoare.
2. Forța majoră
Forța majoră este un eveniment extraordinar și extern ale cărui întindere și durată nu depind de controlul părții care îl invocă, produs după semnarea prezentului contract și care împiedică executarea obligațiilor asumate de părți conform acestuia. Nu constituie evenimente de forță majoră spre exemplu: reorganizarea sau falimentul uneia dintre părți.
Niciuna dintre părțile contractante nu va fi considerată responsabilă de neîndeplinirea totală sau parțială sau de îndeplinirea cu întârziere a obligațiilor ce îi revin dacă aceasta se datorează unui eveniment de forță majoră.
Partea contractantă care invocă un astfel de eveniment este obligată să anunțe în scris cealaltă parte în maximum 3 zile de la data începerii evenimentului de forță majoră. Dovada producerii evenimentului de forță majoră revine părții care o invocă într-un termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data apariției evenimentului de forță majoră și se face prin intermediul certificatului eliberat de autoritatea competentă, potrivit legii.
Neîndeplinirea obligației de aducere la cunostință și de dovedire a evenimentului de forță majoră în termenul și condițiile stabilite în acest articol face inoperantă cauza exoneratoare de raspundere. Pe durata producerii evenimentului de forță majoră și ulterior, părțile sunt obligate să depună toate diligențele necesare reducerii și înlăturării efectelor negative produse de eveniment.
În cazul în care evenimentul de forță majoră se extinde pe o perioadă mai mare de 3 (trei) luni, oricare dintre părți poate denunța contractul după o prealabilă înștiințare scrisă adresată celeilalte părți cu cel putin 30 de zile înainte de încetarea contractului. În acest caz, niciuna dintre părți nu este îndreptățită să solicite despăgubiri de la cealaltă, dar rămân responsabile de îndeplinirea tuturor obligațiilor scadente la acea dată.
Reclamațiile
Eventualele reclamații vor fi formulate în scris de către beneficiar în maxim 48 de ore de la prestarea serviciilor reclamate. Prestatorul se obligă să soluționeze în cel mai scurt timp și cu maximă eficiență reclamațiile.
Încetarea efectelor contractului
Contractul va înceta prin îndeplinirea integrală a serviciilor asumate, prin încheierea unui protocol de încetare a raporturilor contractuale sau prin menținerea evenimentului de forță majoră mai mult de 3 luni.
Capitolul V. DISPOZIȚII FINALE ȘI TRANZITORII
Modificarea contractului
Completările și modificările aduse la acest contract nu sunt valabile și opozabile între părțile contractante, decât dacă rezultă expres din actele adiționale semnate și agreate de ambele părți.
Soluționarea litigiilor
Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu acest contract, inclusiv referitor la validitatea, interpretarea, executarea ori desființarea prezentului contract, se va soluționa de către instanța competentă de la sediul prestatorului.
Prezentul contract s-a încheiat la data de ……………………………… în 2 (două) exemplare, câte unul pentru fiecare parte.
PRESTATOR BENEFICIAR
……………………………….. …………………………………….
Fișa acțiunii
Fișa acțiunii este o anexă a contractului, întocmită de către managerul de eveniment, care cuprinde informații detaliate despre organizarea evenimentului. Ea va conține, în esență, următoarele date:
data acțiunii și intervalul orar;
locul desfășurării acțiunii;
număr de persoane participante;
date de identificare și de contact ale solicitantului;
meniul agreat (structură, preț), precizări privind servirea meniului, derulare orară;
suplimente servite (preparate, băuturi, tutun etc.);
amenajarea și decorarea sălii;
servicii suplimentare solicitate de client în concordanță cu oferta unității (foto-video, cazare, transport, orchestră, DJ etc.);
avans (cuantum, termen de plată), modalitate de plată agreată;
Orice modificare survenită înainte de derularea evenimentului va fi consemnată într-o nouă fișă cu modificări, care se va anexa ulterior la contract.
Fișa acțiunii se semnează de către prestator și beneficiar, în mai multe exemplare, unul pentru beneficiar și câte unul pentru fiecare departament implicat în organizarea evenimentului (management, serviciul banchete, serviciul comercial, serviciul financiar, bucătărie, bar, șeful de sală etc.).
Exemplu de fișă anexă la contract
Oferta de preparate pentru acțiuni de protocol
Alegerea meniului potrivit este un element esențial pentru reușita unui eveniment. Unitățile au, în general, oferte speciale de meniuri pentru diferite evenimente, în variante la alegere, care pot fi personalizate la cerere, în funcție de solicitările clientului.
Astfel, oferta de meniuri pentru evenimente se poate face în mai multe moduri:
Se prezintă mai multe variante de meniuri gata stabilite, la preț fix, din care clientul alege varianta dorită (meniu table d hote);
Se prezintă o listă cu diferite grupe de preparate (cu prețul precizat pentru fiecare), din care clientul își compune singur meniul; rezultă un meniu cu o anumită structură și cu un anumit nivel al prețului, agreat de client;
Pentru anumite evenimente, cu un număr mai redus de participanți, la cererea organizatorului pot fi oferite meniuri a la carte. În acest caz, este stabilită o listă de preparate, fără a fi grupate în meniuri fixe, din care invitații să poată alege singuri preparatele dorite. Alegerea preparatelor trebuie să fie din lista de preparate a unității și să permită realizarea lor la comandă, într-un timp corespunzător.
2.4.1. Sortimentul de preparate și băuturi pentru acțiuni fără plasament la masă
2.4.1.1. Meniuri pentru cockteiluri și recepții
Sortimentele pentru cockteiluri și recepții pot fi oferite fie sub formă de meniuri prestabilite în variante cu prețuri diferite, fie sub forma unei liste generale de preparate cu prețul unitar / preparat, urmând ca varianta de meniu să se stabilească în urma discuției cu clientul.
În structura meniurilor se pot regăsi: gustări reci mici (tartine cu diferite paste, tarte sărate mici, brânzeturi și preparate din carne de calitate, etc.), gustări calde, produse mici din foietaj, preparate din aluat fraged sărat (biscuiți), asortimente sărate, fructe proaspete, salate de fructe, tarte dulci fursecuri și prăjituri, băuturi alcoolice și nealcoolice simple sau în amestec.
La alcăturirea meniurilor, trebuie să se țină cont de următoarele recomandări:
preparatele sărate vor fi predominante (de regulă 3 piese sărate la 1 dulce);
se prevăd, de regulă, 2-3 piese sărate/persoană;
pentru un cockteil cu durata normală, de circa 1 oră, se asigură 5-7 piese sărate / persoană, urmând a se suplimenta cu 3-4 piese la fiecare oră suplimentară prevăzută.
Un exemplu de calcul pentru preparatele și băuturile oferite este prezentat mai jos:
Exemplu de calcul – necesar de preparate pentru cockteil / persoană
Exemplu de calcul necesar de pahare pentru băuturi / persoană
Exemple de meniuri pentru cockteil:
Varianta 1.
Varianta 2
Varianta 3
Exemple de meniuri pentru recepție:
Varianta 1
Varianta 2 (recepția organizată la nunta regală a prințului Harry cu Meghan Markle)
2.4.1.2. Meniuri pentru mese festive servite prin bufet
Meniurile pentru mesele festive servite sub formă de bufet suedez cuprind următoarele categorii:
bufet rece: gustări și antreuri reci;
bufet cald: gustări calde, antreuri calde, preparate de bază, fripturi, garnituri;
deserturi;
băuturi alcoolice și nealcoolice.
Pentru meniul tip bufet suedez, prezentarea produselor se va face pe platouri, respectiv vase-suport din inox tip chafing-dish ce funcționează pe principiul bain-marie, pentru a menține preparatele calde pe toată durata servirii mesei.
Exemple de meniuri pentru bufet suedez:
Varianta 1
Varianta 2
2.4.1.3. Meniuri pentru coffee-break
În cadrul evenimentelor de tip traininguri, conferințe, seminarii, simpozioane etc., se organizează pauze de cafea, care pot fi succedate, după caz, și de o masă pentru dejun (lunch).
Durata pauzei de cafea este de 15-30 de minute. După caz, se pot organiza mai multe pauze de cafea pe parcursul unei zile, în funcție de durata și programul evenimentului, inclusiv la sosirea participanților (welcome coffee-break).
Se vor utiliza obiecte de inventar clasice din sticlă, porțelan, inox (cești, pahare, farfurii, lingurițe etc.) sau de unică folosință (din plastic, carton).
Exemple de meniuri pentru coffee-break:
2.4.2. Meniuri pentru acțiuni cu plasament la masă
2.4.2.1. Structura meniurilor pentru acțiuni cu plasament la masă
La întocmirea meniurilor pentru acțiuni cu plasament la masă trebuie să se țină cont de:
tipul evenimentului;
durata evenimentului;
numărul, rangul și structura invitaților;
preferințele invitaților (solicitantului);
categoria și specificul unității;
sezonul;
bugetul alocat/invitat;
pregătirea personalului de producție și de servire.
Meniurile pentru aceste evenimente sunt în general la prețuri fixe, fără posibilitatea de alegere, sau cu posibilitatea de alegere a preparatelor din fiecare grupă.
Numărul de servicii oferite pentru aceste mese este de regulă cuprins între 3 și 6, luând în considerare și criteriile menționate mai sus
Deși nu există o structură standard a meniului pentru mesele festive, se poate formula o succesiune orientativă a serviciilor astfel:
Gustare / antreu rece
Preparat lichid
Preparat din pește
Antreu cald
Preparat de bază / friptură cu garnitură și salată
Brânzeturi / Deserturi
Pentru băuturile servite în cadrul meniurilor, pot exista următoarele opțiuni:
Includerea băuturilor în prețul meniului, situație în care se menționează băuturile oferite și cantitatea destinată/invitat;
Open-bar: invitații pot consuma ce/cât doresc, dintr-o ofertă stabilită de unitate, la un preț fix/invitat, calculat separat de restul meniului sau inclus în costul meniului.
O situație similară poate fi întâlnită și în cadrul servirii desertului:
Includerea desertului în costul meniului cu precizarea sortimentului și cantității/invitat;
Candy-bar (situație similară cu open-bar pentru băuturi).
Un caz particular îl constituie evenimentele la care servirea tortului reprezintă un moment special al evenimentului (la nunți, botezuri, aniversări). În acest caz, tortul va fi comandat și calculat ca piesă întreagă, separat de restul meniului, adăugându-se la costul evenimentului.
2.4.2.2. Reguli de asociere a preparatelor și băuturilor în cadrul meniurilor pentru mese festive
La alcătuirea meniurilor se va ține cont de o serie de reguli gastronomice care să asigure succesul evenimentului:
Preparatele trebuie să fie diversificate ca tehnologie de preparare, colorit, materii prime si semipreparate utilizate;
Sezonul trebuie să influențeze în bună măsură conținutul meniului (nu se vor servi mâncăruri grele, grase, în timpul verii, nu se va face exces de conserve vara);
Carnea roșie se serveste dupa una albă iar un sos brun dupa unul alb;
La desert, dacă se servește inghețată, de regulă nu se mai oferă fructe;
Se va evita asocierea, în cadrul aceluiași meniu, a unor preparate obținute din aceleași materii prime, obținute prin aceeași tehnică de preparare termică sau la care să predomine aceeași culoare.
Pentru alegerea și servirea băuturilor nu există reguli absolute, dar trebuie să se țină cont de unele recomandari privind asocierea acestora cu diverse preparate și de ordinea servirii lor. Asocierea corectă conduce la punerea în valoare atât a preparatelor, cât și a băuturilor.
În ce privește asocierea preparatelor cu băuturi, se vor respecta următoarele reguli:
La gustare sau înaintea acesteia se servesc băuturi aperitiv, vinuri albe seci, șampanie (sortimente seci), vinuri alcoolizate și aromatizate;
La preparate lichide nu se recomandă băuturi (excepție: la unele ciorbe din pește sau crustacee se poate oferi vin alb sec de tărie mai ridicată, cu care se va continua și la preparatul următor);
La preparate din pește, crustacee, fructe de mare – vinuri albe seci și demiseci;
La antreuri (aspicuri, sufleuri, budinci, pizza, paste) – vinuri albe demiseci și roze;
La preparate de bază (mâncăruri, fripturi) – vinurile recomandate sunt în funcție de culoarea și proveniența cărnii: la carne albă – vinuri albe, roze sau roșii aromate ușoare; la carne roșie – vinuri roșii pline, tari; la vânat – vinuri roșii de calitate, vechi, aromate;
La brânzeturi – se continuă cu vinul de la preparatul de bază (excepție – la unele brânzeturi precum telemeaua de oaie, se pot servi vinuri roze sau albe);
La deserturi – vinuri semidulci și dulci, parfumate; nu se recomandă vinuri la deserturile din ciocolata, salată de fructe;
La cafea – băuturi digestive – coniac, lichior, rachiuri fine dulci din fructe.
La alegerea și recomandarea vinurilor trebuie să se aibă în vedere și alte reguli, de exemplu:
vinurile noi trebuie servite înaintea celor vechi;
vinurile ușoare trebuie servite înaintea celor tari;
vinurile seci vor fi servite înaintea celor demiseci și dulci;
vinurile albe seci și demiseci vor fi servite înaintea celor roșii;
vinurile albe dulci și licoroase vor fi servite după cele roșii; ele se servesc numai la desert, după care nu se mai servesc alte vinuri;
vinurile ușoare vor fi asociate cu preparate ușoare;
vinurile tari vor fi asociate cu preparate picante și consistente;
vinurile spumante se pot servi pe tot parcursul mesei;
dacă un vin a fost folosit la sosul unui preparat, acesta se va asocia cu același vin;
preparatele specifice unei regiuni sau țări vor fi asociate cu vinuri din aceleași zone;
La o masă pot fi servite trei vinuri, maximum patru, în funcție de structura meniului: un vin alb sec, un vin roșu, un vin dulce, cel de-al patrulea vin poate fi un vin alb sec (demisec) sau un vin roșu, in functie domeniu.
2.4.2.3. Exemple de meniuri pentru acțiuni cu plasament la masă
Meniuri pentru mese oficiale
Meniuri pentru mese festive
2.5. Estimarea bugetului conform serviciului de protocol contractat
Organizarea de evenimente reprezintă un sector al activității restaurantelor orientat spre profit. În general, profitul obținut din sectorul banqueting este mai mare decât cel obținut din alte departamente ale unităților de alimentație. Acesta depinde de tipul de unitate, puterea medie de cumpărare a consumatorilor, standardul preparatelor, băuturilor și al serviciilor oferite.
2.5.1. Costuri, prețuri și tarife
Pentru organizarea serviciilor de banqueting, trebuie să se țină cont de costurile pentru funcționarea operațiunilor, veniturile obținute și profitul realizat.
În ansamblul unui eveniment, costurile pot fi împărțite în următoarele categorii:
Costul preparatelor și băuturilor
Costul execuției (mâna de lucru, atât pentru producție cât și pentru servire) – care include salarizare, uniforme și echipamente, masa personalului etc.;
Costuri generale de întreținere și funcționare, servicii de bază – utilități, întreținere, igienizare, chirii, activități de promovare etc.;
Costuri pentru servicii suplimentare oferite (decoruri, lumini, muzică, foto-video, tipărituri etc.).
Evident, prețul cerut pentru eveniment trebuie să acopere aceste costuri și să permită și realizarea de profit.
În calculul prețului meniului oferit se iau, de regulă, în considerare primele trei categorii de costuri, urmând ca serviciile suplimentare (în funcție de opțiunile solicitantului) să fie adăugate separat la costul evenimentului.
Un exemplu de detaliere a costurilor pentru calculul prețului unui meniu poate fi următorul:
Cost materii prime alimentare și băuturi: 35%
Cost execuție: 25%
Costuri suplimentare de funcționare: 10%
Profit 30%
Uneori, procentul de profit pentru unitățile care desfășoară activități de organizare evenimente poate atinge un procent ridicat, de 65-75%, fiind în funcție de categoria unității, puterea de cumpărare a segmentului de clienți, standardul ofertei de preparate, băuturi și servicii.
În cadrul serviciilor de bază oferite care sunt incluse de regulă în prețul meniului, pot fi menționate:
Punerea a dispoziție a salonului de servire;
Amenajarea salonului de servire cu mobilier specific pentru servire, realizarea amplasamentului mobilierului în funcție de specificul evenimentului și solicitările clientului;
Asigurarea de inventar textil adecvat (fețe de masă, huse pentru scaune, șervete etc.);
Asigurarea cu inventar pentru servire (veselă, sticlărie, tacâmuri) și consumabile (șervețele, scobitori etc.);
Asigurarea de echipamente și mobilier ajutător pentru servire (echipamente pentru bufet suedez / bar, console, mese gheridon, cărucioare pentru debarasare etc);
Asigurarea utilităților și facilităților corespunzătoare (iluminat, climatizare, internet, grup sanitar, vestiar, igienizare);
Parcare auto (după caz);
Alte facilități.
Principalele servicii suplimentare pe care unitățile le pot oferi contra cost la organizarea unui eveniment sunt:
Decoruri personalizate pentru eveniment (baloane, bannere, aranjamente florale pentru mese, ghirlande, etc.);
Artificii, tun confetti;
Orchestră, DJ, programe artistice și de divertisment;
Animatori petrecere, personaje (spre exemplu la evenimentele pentru copii), ursitoare (pentru botez) etc.
Stație de amplificare, microfon, echipament de proiecție, flipchart etc.;
Servicii foto-video;
Servicii de cazare (închirieri camere);
Servicii de transport (asigurare transport la/de la gară/aeroport, comenzi taxi);
Loc de joacă pentru copii, supraveghere copii;
Materiale tipărite (invitații, liste meniu, plasament la masă);
Mărturii personalizate pentru nunți, botezuri.
etc.
Costurile unui eveniment sunt creditate de unitatea respectivă, cu excepția sumei percepute ca avans și care reprezintă, de regulă, aproximativ 10% din valoarea evenimentului, sau o sumă fixă stabilită de prestator. Aceasta implică cheltuieli anticipate mari, plata evenimentului urmând a fi efectuată integral numai după desfășurarea acestuia.
2.5.2. Calcule specifice, facturarea evenimentului
După desfășurarea acțiunii, se întocmește nota de plată și se emite factura. Costul final al evenimentului, care urmează să fie achitat de client, se va calcula ținând cont de:
Prețul meniului/persoană;
Numărul real de invitați participanți la eveniment (număr de meniuri consumate);
Costul serviciilor suplimentare prevăzute în fișa contract și asigurate de către prestator;
Suma plătită ca acont;
Consumuri suplimentare față de cele estimate;
Produse neconsumate care nu trebuie achitate (ex. sticle de vin îmbuteliat, apă minerală, răcoritoare etc.);
Distrugeri care vor fi imputate clientului;
Alte situații.
Exemplu de calcul:
Luând în considerare evenimentul exemplificat la cap. 2.3.3. (dineu cu dans) pentru care s-a alcătuit fișa acțiunii, putem presupune următoarea situație:
Nr. real de participanți 108 (față de 100 estimați);
Cost meniu/persoană 250 lei care include și open-bar (conform fișei acțiunii);
Diferență cost pentru cele 2 meniuri vegetariene -20 lei/persoană (cost meniu vegetarian 230 lei/persoană);
Cost servicii suplimentare contractate conform detalierii din fișa acțiunii: 2370 lei;
Acont plătit: 1000 lei
Consum suplimentar:
Produse de tutun: 64 lei
Fresh de fructe, limonadă, oranjadă: 12 x 10 = 120 lei
Pachete Mix alune, fistic, nuci: 3 x 28 = 84 lei
Produse neconsumate: nu este cazul;
Daune imputate clientului: nu este cazul.
Total de facturat = Cost total meniuri + Cost servicii suplimentare + Consum suplimentar + Daune imputate – Acont – Produse neconsumate
Cost total meniuri: 108 x 250 – 2 x 20 = 26960 lei
Total consum suplimentar: 268 lei
Total de facturat: 26960 + 2370 + 268 – 1000 = 28598 lei
Teme de control
Stabiliți valoarea de adevăr (adevărat/fals) a următoarelor afirmații:
Brunch este termenul pentru masa ce reprezintă o combinație între micul dejun și prânz, care se servește între orele 11.30-16.00.
Dineul de afaceri este o masă festivă organizată la ora prânzului cu ocazia unor evenimente de afaceri.
Un coffee-break se organizează de regulă în salonul restaurantului, cu plasament la masă.
Serviciul la cupa de șampanie este asigurat prin ospătari în ținută de gală, iar durata evenimentului este de 20-30 de minute.
Recepția precede adesea o masă oficială (dejun sau dineu).
Completați spațiile libere cu cuvinte/grupuri de cuvinte adecvate:
Recepția este un eveniment festiv la nivel …(1)…, care se organizează cu ocazia unor …(2)…, având durata de aproximativ …(3)… . Se oferă …(4)…, deserturi și băuturi rafinate, expuse în salon pe un …(5)…, iar invitații se servesc în picioare. Servirea se face și …(6)…, chelnerul oferă …(7)… pe partea dreaptă, urmând ca invitații să se servească singuri.
…(8)… se organizează cu ocazia unor …(9)… și constă în oferirea de șampanie și …(10)… participanților, după rostirea unui …(11)… .
Banchetul (agapa) este denumirea sub care sunt cunoscute mesele festive având caracter …(12)… sau privat. Invitaților li se servește același meniu, pe o durată de minim …(13)… . Servirea se face la masă prin ospătari sau sub formă de …(14)…. De regulă se asigură și un program de …(15)…, dans și alte servicii suplimentare menite să asigure buna dispoziție a invitaților.
Alegeți câte un exemplu de eveniment din activitatea de afaceri, politică, socială, culturală, sportivă etc., cu ocazia căruia ați putea organiza o masă festivă din categoria:
Dejun sau cină festivă
Dejun sau dineu de gală
Brunch
Recepție
Cocteil
Serviciul la cupa de șampanie
Coffee-break
Banchet
Studiu de caz:
Restaurantul ”Albatros” dispune de 4 saloane pentru organizarea de evenimente:
Salon ”Rustic” – capacitate 100 locuri
Salon ”Blue sea” – capacitate 200 locuri
Salon ”Modern” – capacitate 250 locuri
Salon Mignon” – capacitate 50 locuri
Pentru data de 29.05.2020 au fost primite următoarele solicitări de rezervare pentru organizarea de evenimente:
Petrecere cu ocazia pensionării 40 persoane ora 18.30-23.00
Cununie civilă 80 persoane ora 16.00-2.00
Dineu cu ocazia unei gale de decernare premii 200 persoane ora 19.00-22.00
Banchet absolvire liceu 120 persoane ora 16.00-24.00
Brunch 25 persoane ora 11.30-13.30 (meeting oameni de afaceri)
Completați registrul de rezervări al restaurantului ”Albatros” pentru data de 29.05.2020, încercând să satisfaceți toate solicitările și să realizați o atribuire optimă a saloanelor pentru fiecare eveniment.
Analizați exemplul de contract pentru organizări evenimente de la secțiunea 2.3.2.
Completați contractul cu informațiile solicitate, pentru organizarea unei nunți.
Identificați 5 informații despre eveniment stabilite în secțiunea ”Obiectul contractului”
Identificați 5 informații despre eveniment stabilite în secțiunile ”Drepturi și obligații. Răspundere contractuală”
Explicați ce consecințe poate avea un eveniment de forță majoră asupra derulării contractului și dați 2 exemple de evenimente de forță majoră.
Completați o fișă a acțiunii (anexă la contract) în cazul organizării unei nunți la restaurantul ”Melody”, cu un număr estimat de 150 de invitați. Includeți, pe lângă meniuri, costuri suplimentare pentru: decoruri florale pentru mese, decor arcadă flori la intrare, decor baloane salon, meniuri tipărite, cartoane plasament invitați, mărturii, fotograf, formație de muzică și DJ, masă pentru formație, DJ și fotograf, tortul mirilor, artificii tort.
Alcătuiți un meniu pentru organizarea unui eveniment de tip cocteil.
Stabiliți necesarul de preparate ce urmează să fie servite, dacă evenimentul are durata de o oră și se estimează un număr de 70 de participanți.
Alcătuiți un meniu pentru o masă festivă la care servirea se face prin bufet suedez, care să includă secțiunile: bufet rece, bufet cald, desert, băuturi.
Alcătuiți un meniu pentru coffee-break, stabilind și necesarul de preparate și băuturi pentru un număr de 80 de participanți.
Propuneți câte un meniu complet (preparate și băuturi) pentru mese festive cu plasament la masă organizate în următoarele situații:
Botez;
Revelion;
Masă festivă de Crăciun (meniu tradițional românesc).
Explicați cum influențează fiecare dintre factorii enumerați mai jos structura meniului ales pentru o masă festivă:
tipul evenimentului;
durata evenimentului;
numărul, rangul și structura invitaților;
preferințele invitaților (solicitantului);
categoria și specificul unității;
sezonul;
bugetul alocat/invitat;
pregătirea personalului de producție și de servire.
În tabelul de mai jos sunt enumerate o serie de servicii de bază (incluse de regulă în preț) și servicii suplimentare (contra cost) care sunt asigurate în cadrul unor evenimente festive oranizate în restaurante. Identificați elementele care au fost plasate greșit în grupa de servicii. Analizați dacă pot exista servicii care se pot încadra în oricare dintre grupe, în funcție de situație.
Menționați minim 5 servicii suplimentare pe care le-ați alege în cazul organizării unei petreceri cu ocazia aniversării zilei de naștere a unui copil de vârstă preșcolară.
Studiu de caz:
Domnul Popescu a organizat majoratul fiicei sale la restaurantul Melody.
Conform fișei acțiunii – anexă la contract, au fost estimate următoarele costuri:
40 de meniuri (din care două meniuri vegetariene), cu valoarea de 130 lei / meniu (inclusiv băuturi);
Costuri suplimentare în valoare de 2330 lei (incluzând decor, muzică, fotograf, tort festiv);
S-a plătit un acont de 1500 lei.
După derularea evenimentului, în vederea facturării diferenței de plată, s-au constatat următoarele:
Au fost prezente 43 de persoane;
Au fost oferite 2 meniuri vegetariene, costul meniului vegetarian a fost de 110 lei/meniu;
Daune – nu a fost cazul;
Consumuri suplimentare: 17 cafele (la prețul de 8 lei fiecare) și 2 Capuccino (la prețul de 9 lei fiecare);
Rămase neconsumate (se scad din valoarea totală) : 2 baxuri apă minerală și 1 bax răcoritoare în valoare totală de 95 lei.
Se cere:
Calculați suma totală de plată la finalul evenimentului;
Stabiliți diferența dintre costul estimat și costul real al evenimentului.
Rezolvați următorul rebus:
Vertical (A-B): Unitate de alimentație publică în care se organizează diferite tipuri de evenimente.
Orizontal:
Preparat din categoria deserturilor care marchează un moment special în cadrul unor evenimente festive (nunți, botezuri, aniversări);
Ansamblu de preparate culinare și băuturi care se servesc în cadrul unui eveniment și care reprezintă un element esențial al organizării acestuia.
Membru al echipei care asigură servirea invitaților la masă.
Document încheiat între prestator și beneficiar care reglementează organizarea unui eveniment.
Băutură oferită cu ocazia unor ceremonii oficiale și care dă și denumirea serviciului special ce se poate organiza în aceste situații.
Mod de servire a invitaților în cadrul unui eveniment prin expunerea preparatelor, cu posibilitatea invitaților de a se autoservi.
Denumirea generică pentru evenimentele cu caracter oficial (de companie).
Termen folosit pentru masa concepută ca o combinație între micul dejun și prânz, care se servește între orele 11.30-16.00;
Eveniment festiv organizat la nivel foarte înalt, cu durata de aproximativ o oră, la care se servesc, în picioare, gustări, deserturi și băuturi rafinate.
Capitolul 3.
Amenajarea spațiilor pentru acțiuni de protocol
3.1. Spații amenajabile pentru evenimente
Acțiunile de protocol se organizează de regulă în saloanele restaurantelor care funcționează în cadrul unităților de cazare sau ca unități independente.
În situații particulare, pot fi utilizate și alte locații precum corturi, terase, spații deschise (garden party, petrecere câmpenească).
Saloanele de servire pot avea diferite capacități iar ambientul poate fi clasic sau cu un anumit specific. Accesul în salon se poate face direct sau prin intermediul unui hol de acces în care se află și garderoba. Grupurile sanitare pentru clienți sunt amenajate și dimensionate în funcție de categoria unității.
3.2. Stabilirea dimensiunilor de ocupare a suprafețelor
Spațiile de servire vor fi amenajate în vederea organizării unor evenimente cu mobilier, ținând cont de anumite norme privind spațiul alocat/invitat și recomandările privind aranjarea mobilierului.
Astfel, pot fi precizate următoarele recomandări de ocupare a spațiilor:
Un loc la masă stând pe scaun (pentru serviciul cu plasament la masă): 1,0-1,6 m2;
Un loc în picioare pentru cockteiluri, dejunuri (inclusiv bufet): 0,7-1,1 m2.
Lungimea recomandată a bufetelor pentru cockteiluri și dejunuri este:
8 m / bufet de 120 persoane;
12 m / bufet de 250 persoane;
24 m / bufet de 500 persoane.
Conform legislației în vigoare (OM 1179/2018 și OM 65/2013 privind clasificarea structurilor de primire turistice cu funcțiuni de cazare și alimentație), indicele de suprafață m2/loc la masă este impus și variază cu categoria de clasificare a unității astfel:
5 stele: 1,6 m2/loc la masă;
4 stele: 1,5 m2/loc la masă;
3 stele: 1,3 m2/loc la masă;
1 și 2 stele: 1,0 m2/loc la masă.
3.3. Operații de amenajare a saloanelor
Operațiile de amenajare a saloanelor de servire cuprind activitățile cunoscute de curățenie și igienizare, de aranjare și fixare a mobilierului, de aducere a obiectelor de inventar necesare și de creare a ambientului specific.
Pregătirea salonului se efectuează în două etape:
La sfârșitul programului de funcționare al unității și constă în operații de debarasarea meselor și consolelor, strângerea inventarului textil, curățarea mobilierului și a pardoselilor, ștergerea prafului, aerisirea sălii;
La începutul programului de lucru, când se face verificarea și instruirea personalului, aranjarea și fixarea mobilierului, așezarea inventarului textil, aducerea obiectelor de inventar pentru servire și efectuarea mise-en-place-ului.
În cazul organizării evenimentelor, mise-en-place-ul se va efectua în funcție de meniul stabilit și de sistemul de servire ales.
Decorarea salonului se va face respectând cerințele clientului, o condiție esențială fiind adaptarea decorului la tematica evenimentului.
Inventarul textil (fețe de masă, naproane, huse pentru scaune, șervete) are el însuși rol decorativ prin materialul ales, culoare, aspect.
Principalele elemente de decor care pot fi folosite pentru decorarea saloanelor în vederea organizării unei mese festive sunt:
Aranjamente florale (buchete, vase cu flori, ghirlande florale);
Sfeșnice / suporturi pentru lumânări; lumânări decorative;
Decoruri din baloane colorate, panglici, stegulețe, beteală;
Instalații de lumini cu beculețe multicolore;
Figurine diferite din carton, hârtie colorată, staniol;
Decoruri din materiale textile, sfoară, împletituri de răchită, elemente naturale (semințe, pietricele, scoici, crenguțe, frunze, flori nemuritoare, spice, brad, fructe, dovleci etc.);
Banere cu diferite inscripționări;
Figurine din diferite materiale (plastic, ipsos, sticlă), globuri etc.
Obiecte tradiționale (costume populare, ștergare, vase de lut);
Brad împodobit, coronițe din brad, decoruri tematice de iarnă;
Șervețele împăturite decorativ;
etc.
3.4. Organizarea meselor prin bufet suedez
Servirea meselor în sistem expoziție/stand mai poartă denumirea și de bufet suedez și reprezintă un mod de prezentare a preparatelor culinare prin expunere pe standuri amenajate special, astfel încât participanții la masă să se servească singuri cu preparatele pe care le preferă, în cantitatea dorită.
Standurile se vor amenaja în salon în forme cît mai estetice și mai comode pentru desfășurarea în condiții optime a fluxului de autoservire, cu posibilități de sectorizare (spre exemplu sector preparate reci și calde, salate, deserturi, băuturi).
Invitații se pot servi independent sau pot fi asistați de ospătarii desemnați cu deservirea bufetului.
Principalul avantaj pe care îl prezintă bufetul suedez este posibilitatea personalizării acestuia în funcție de eveniment, necesități și opțiunile pentru un anumit specific gastronomic (spre exemplu bufet mediteraneean, oriental, franțuzesc sau tradițional românesc).
Bufetul suedez valorifică arta gastronomică a bucătarilor, dar și simțul estetic al celor care îl amenajează, fiind importantă imaginea globală, jocul de culori, respectarea unei ordini firești a produselor, specifice tipului de masă servită.
Un dezavantaj ar putea fi posibilitatea ca anumite preparate, mai apreciate, să fie insuficiente pentru toți participanții. Totuși, un bufet suedez este creat în funcție de numărul invitaților, iar porțiile sunt calculate astfel încât mâncarea să fie suficientă pentru toți.
Modalități de organizare a meselor cu servire de la bufet:
Bufete cu servire în picioare, cunoscute și sub denumirea de ”finger-buffet”, la care se servesc preparate porționate în bucăți mici, clienții putându-se servi cu mâna. Această variantă presupune expunerea preparatelor la bufet sau prezentarea lor pe platouri purtate de către ospătari printre invitați (pass-around) și necesită existența unui spațiu amplu pentru circulație. Varianta nu impune existența meselor pentru servire, însă în salon pot fi amplasate câteva mese și scaune pe margini, pentru așezarea ocazională.
”Bufete la furculiță” (”fork-bukffet”), variantă în care alimentele prezentate la bufet sunt transferate pe farfurie și consummate doar cu ajutorul furculiței. Deoarece invitații pot simți nevoia să se așeze pentru a consuma confortabil, în salon pot fi prevăzute mese și scaune, fără a fi asigurat neapărat un număr de locuri egal cu numărul participanților; o opțiune poate fi plasarea în salon a unor mese înalte, pentru servirea în picioare.
Bufete cu plasament la masă (”knife and fork buffet”) – se organizează atunci când la bufet se servesc preparate complexe și consistente; în acest caz, sunt prevăzute locuri la mese pentru toți invitații, într-un mod asemănător cu acțiunile cu plasament la masă. Aceste bufete pot fi organizate cu autoservire totală (oaspeții se servesc singuri de la bufet și se deplasează la masă), sau cu autoservire asistată (atunci când ospătarii asistă invitații pentru servirea la bufet).
3.4.1. Ocazii pentru aranjarea bufetului
Masa bufet poate fi amenajată cu următoarele ocazii:
Micul dejun. Bufetul este o modalitate obișnuită de servire a micului dejun în restaurante, în special în cele aparținând unor unități de cazare. Intervalul orar obișnuit pentru servire este 6.00-10.00.
Brunch. Este termenul folosit pentru masa care reunește micul dejun cu dejunul și se servește între orele 11.00 – 15.00. Serviciul se asigură la bufet și la masă.
Cocteilul. Se organizează înainte de dejun sau după amiaza, în jurul orei 18.00. Precede masa, dejunul sau cina, dar nu o înlocuiește. Invitații stau în picioare.
Bufetul de gustări și deserturi. Se asigură în unitățile de categorie mică/medie sau la evenimente de anvergură redusă.
Candy-bar (candy-buffet). Presupune amenajarea bufetului pentru expunerea preparatelor pentru desert (prăjituri, torturi, fructe, fântână de ciocolată etc.) în cadrul unor evenimente, inclusiv la cele cu plasament la masă.
Bufetul pentru dejun sau cină. Se poate organiza la diverse evenimente de protocol sau mese festive și înlocuiește dejunul sau cina tradițională. Se oferă preparate din toate categoriile, conform structurii meniului pentru dejun/cină. Serviciul se asigură la bufet și la masă, asigurându-se locuri la mese pentru toți invitații.
Petrecerea câmpenească/țărănească. Bufetul se organizează într-un cadru natural, invitații se servesc singuri, ghidați de personalul de servire și consumă stând în picioare, ceea ce presupune selectarea preparatelor în mod corespunzător.
Petrecere în grădină (garden-party). Se organizează pe o peluză, pe o terasă sau într-un cort amenajat, întrun decor specific.
Atât petrecerea câmpenească cât și garden-party implică amenajarea pe posturi disociate, astfel încât un număr mare de invitați să se poată servi simultan. Se recomandă aprovizionarea ritmică, pentru evitarea expunerii prelungite a preparatelor la soare. Sortimentul oferit este similar cu cel pentru cockteil, dar pot fi incluse și preparate la grătar / frigare / proțap.
3.4.2. Elemente de organizare a bufetului
Pentru acțiunile la care se organizează bufet, este necesar să se determine:
mărimea bufetului;
suprafața desfășurată la sol;
nevoile de personal.
Mărimea (lungimea) bufetului se determină, în principal, în funcție de numărul participanților. Astfel, se consideră că până la 20 de persoane sunt necesari 3 m liniari de bufet. La fiecare 10 persoane în plus, se adaugă câte 1 m liniar. Pentru reușita acțiunii, se va ține cont și de tipul bufetului, mobilierul pentru bufet ales (mese, vitrine specifice), nivelul (rangul) participanților.
Suprafața desfășurată la sol.
Calculul se realizează, în funcție de tipul bufetului, astfel:
Bufet în picioare (Standing buffet), spre exemplu pentru pentru un nr. de 50 de invitați, confort ridicat:
Suprafața solului pentru bufet:
lungimea bufetului: 3+1+1+1 = 6m
lățimea bufetului: 1,10 m
suprafața: 6m x 1,10m = 6,60 mp
Suprafața solului rezervată serviciului în spatele bufetului
lungimea bufetului: 6m
lățimea rezervată personalului: 1m
suprafața: 6 mp
Suprafața solului rezervată clienților:
Nr. total de clienți x suprafață/client: 50 x 1,10 = 55 mp (confort ridicat)
Suprafața totală a sălii:
6,60 mp + 6 mp + 55 mp = 67,60 mp
Bufet stând jos (Sitting buffet), spre exemplu pentru pentru un nr. de 50 de invitați, confort ridicat:
Suprafața solului pentru bufet:
6m x 1,10m = 6,60 mp
Suprafața solului rezervată serviciului în spatele bufetului
mp
Suprafața solului rezervată clienților în fața bufetului mărit cu spațiul de degajare:
6 mp + 2mp = 12mp
Suprafața pe sol pentru client (confort mare):
Nr clienți x (suprafața ocupată pe sol pentru un client SO + 15%din SO pentru degajare)
50 x(1,5+1,5×0,15)=50x(1,5+0,225)=50×1,725=86,25mp (confort ridicat)
Suprafața totală a sălii:
6,6mp + 6mp + 12mp + 86,25mp = 110,85mp
Nevoile de personal de servire:
Se calculează ținând cont de următoarele elemente:
lungimea bufetului: 1 lucrător trebuie să asigure serviciul la 3 m liniari de bufet;
tipul de bufet: dacă sunt piese mari de tranșat, filetat etc, necesarul de personal crește;
servirea unor preparate/băuturi pe tăvi, printre lucrători, poate determina creșterea nr. de lucrători pentru acest serviciu și reducerea celor care deservesc bufetul propriu-zis.
În funcție de natura și importanța evenimentului, ținuta ospătarilor va fi clasică sau de gală: frac sau smoching, mănuși albe, pantofi lăcuiți, cămașă albă, papion.
3.4.3. Mise-en-place-ul pentru bufet
Bufetul poate fi plasat fie în saloanele restaurantului, fie în aer liber, pe terasă, în grădină, pe peluză. El trebuie astfel amplasat încât să fie foarte vizibil și accesibil pentru toți invitații, luând în calcul și necesitățile de servire ale personalului.
Bufetul se plasează fie pe una din laturile salonului, caz în care invitații au acces doar pe latura mare dinspre interior și în capetele acestuia, fie în mijlocul sălii, invitații având acces pe toate laturile.
Blatul meselor poate rămâne la același nivel, sau se pot dispune pe blat module supraînălțate care asigură posibilitatea aranjării platourilor și tăvilor. Este esențial să se asigure accesul ușor al invitaților la toate preparatele montate pe bufet.
Blatul meselor se acoperă cu molton, iar apoi se îmbracă până la pardoseală pe toate laturile, cu fețe de masă mari (fileuri simple sau duble). Se poate utiliza și jupon care se fixează cu ace pe laturile mese, peste care se așează fețe de masă mai mici (care acoperă doar blatul).
Pentru unele preparate, pot fi folosite la amenajarea bufetului elemente modulare de tip vitrine de prezentare (neutre, termice sau frigorifice).
Bufetul suedez se așeaza de-a lungul meselor, incepandu-se cu vesela (farfuriile) si terminând cu zona paharelor și a tacâmurilor (pentru ca acestea din urmă sa nu fie transportate inutil în timp ce invitatii își aleg preparatele).
Forma clasică de amenajare a bufetului este cea liniară, care asigură un circuit în linie al invitaților. Pentru un număr mai mare de invitați, se poate opta și pentru amenajarea insulară (”free-flow”), care asigură o mai bună degajare a spațiului.
Bufet liniar
Free-flow
Decorațiunile florale joacă un rol important la aranjarea bufetului. Acestea trebuie să fie realizate cu simț artistic, fără a incomoda servirea. Decorul poate fi întregit de bibelouri, lumânări decorative, fructiere supraetajate etc.
Schema de aranjare a platourilor depinde de sortimentul servit și de numărul de invitați. De regulă, se intercalează sortimentele, având grijă ca la fiecare platou să se asigure tacâm de serviciu.
Este important ca aranjamentul bufetului să fie plăcut, să existe o bună vizibilitate, iar dacă sunt mai multe mese-bufet, diferitele preparate trebuie să fie dispuse pe fiecare masă. Preparatele expuse trebuie să-și păstreze calitatea și aspectul pe toată durata evenimentului și să existe instrumentele necesare de servire la îndemâna clienților pentru servire.
Amenajarea bufetului-bar
Dispunerea paharelor la bufet nu are reguli stricte, de obicei se practică cea în formă de triunghi sau dreptunghi.
La bufetul-bar se mai prevăd: găletușe cu gheață, clești pentru gheață. Frapiere, șervețele, scrumiere (pentru acțiunile în exterior), ancăre.
Determinarea necesarului de pahare se face în funcție de băuturile propuse și de nr. invitaților. Astfel, băutura principală propusă (spre ex. vinul) necesită cele mai multe pahare (2/3 din totalul paharelor prevăzute).
Nr. total de pahare se calculează de regulă aplicând un coeficient de multiplicare de la nr. total de invitați.
La bufete de categorie medie – coeficientul de multiplicare este 1,7 (spre exemplu, la 100 invitați sunt necesare 170 de pahare);
La bufete de înaltă clasă – coeficientul de multiplicare este 2 (spre exemplu, la 100 invitați sunt necesare 200 de pahare), dar poate ajunge la 2,7-3 în cazul în care servirea băuturilor se face pe tăvi, printre invitați;
3.4.4. Echipamente specifice pentru bufet
3.5. Amenajarea spațiilor pentru acțiuni cu plasament la masă
3.5.1. Operații de pregătire a spațiilor de servire pentru acțiunile cu plasament la masă.
Pentru serviciile cu plasament la masă se au în vedere forma și dimensiunile saloanelor, dotarea acestora cu mobilier, personalul disponibil, activitatea de curățenie și întreținere , mise-en-place-ul. De asemenea, se au în vedere salonul de primire, garderoba și grupurile sanitare, care trebuie să corespundă numărului de invitați.
Este important să se asigure spațiu suficient pentru confortul fiecărui oaspete și în același timp spațiu suficient pentru efectuarea serviciilor de către ospătari. Culoarele dintre mese trebuie să permită ospătarilor să treacă unul pe lângă celălalt, fără să se oncomodeze.
Dotarea cu mobilier și inventar de serviciu se face în funcție de numărul invitaților, felul acțiunii, forma și dimensiunea meselor.
Astfel, pot fi utilizate, spre exemplu:
mese dreptunghiulare, cu dimensiuni diferite, spre exemplu: 1,8 m x 0,75 m; 2,4 m x 0,80 m; 1,2 m x 0,8 m; 1,8 m x 0,6 m etc.
mese rotunde pentru 8 persoane (cu diametrul de 1,50 m) sau pentru 10 persoane (cu diametrul de 1,75 m);
mese de diferite forme (semirotunde, sfert de cerc, ovale etc.) ce permit amenajarea unor forme particulare.
Spațiul minim între mese trebuie să fie de 2 m. Această distanță include două lățimi de scaun (aproximativ 0,5 m fiecare), la care se adaugă în plus un pasaj de 1m lățime, care permite spațiu de trecere pentru ospătar.
Spațiul de la perete până la marginea mesei trebuie să fie de minim 1,5 m (0,5 m lățimea scaunului, la care se adaugă un culoar cu lățimea de 1 m).
Înălțimea scaunului de la sol va varia în funcție de stil și design, dar este de aproximativ 0,45-0,50 m.
Distanța cot la cot între 2 persoane așezate la masa este de minim 0,60 m;
Inventarul textil pentru acțiunile de protocol include fețe de masă, fileuri (pentru mese lungi), naproane, huse pentru scaune de diferite dimensiuni, culori și modele, respectiv moltoane, șervete, ancăre etc.
Unitățile pot dispune de seturi diferite de inventar textil care pot fi alese în funcție de tipul și tematica evenimentului.
Se pregătește un inventar de rezervă de circa 10-15% pentru situații neprevăzute.
3.5.2. Variante de plasament
Forma de aranjare a meselor este dictată de importanța acțiunii, numărul invitaților, posibilitățile concrete oferite de salonul respectiv (formă, dimensiuni). Se practică în mod curent aranjarea meselor în formă de I, T, U, E, pipeptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotundă, ovală etc.
Aranjarea în formă de I este sobră și se recomandă pentru 30-40 de persoane (de regulă fără plasament la capete), iar cea în formă de T pentru 40-50 de persoane (nu se plasează locuri cu spatele la cele de pe latura interioară).
Aranjarea în formă de U (potcoavă) se recomandă pentru 50 de persoane și mai mult, cu mențiunea că la masa de onoare să nu fie prea mulți invitați, astfel încât distanța dintre cele două laturi să nu fie prea mare.
Aranjarea de mese rotunde: se plasează masa de onoare la una din laturile salonului, iar în continuare mesele rotunde, dar cu plasarea invitaților cu fața spre aceasta. În cazuri excepționale, masa de onoare se poate plasa în centru.
Exemple de aranjare a meselor în salon
Planul sălii.
Pentru a stabili un plan real al sălii se impune cunoașterea dimensiunilor exacte ale acesteia, mobilierul, mesele de serviciu etc. Se va ține cont de ușile de acces în salon, de culoarele de circulație pentru clienți și pentru personalul de servire. Se vor dispune mesele pentru a favoriza repartiția raioanelor, dar și pentru respectarea cotelor de ocupare a spațiului cu mobilier. De asemenea, dispunerea meselor se va face ținând cont de existența formației de muzică și divertisment, a ringului de dans, a unor decoruri speciale (brad de Crăciun), a bufetului-bar sau candy-bar (dacă sunt prevăzute), etc. Se prevede o masă de serviciu (consolă) pentru 2-3 ospătari, în sală sau în anexe.
Pentru fiecare masă sunt prevăzute decorațiuni alese în funcție de eveniment (aranjamente florale, lumânări etc)
Se marchează mesele fie prin litere în ordine alfabetică, fie prin cifre în serie continuă sau în serie pară și impară.
Planul sălii și plasamentul la masă se poate tipări și distribui personalului / invitaților.
Exemplu de plan de amenajare a salonului pentru eveniment
Masa de onoare. Pentru anumite evenimente (spre exemplu nunți, botezuri, diferite aniversări, dar și unele evenimente corporate), anumiți participanți la eveniment vor fi plasați la o masa de onoare, situată, de regulă, separat, ocupată doar pe o latură a ei, vizibilă pentru toți invitații, și ușor accesibilă pentru personalul de servire. Uneori, masa de onoare poate fi amplasată pe un podium, pentru a crește gradul de vizibilitate.
Uneori, plasarea la masa de onoare poate crea discomfort celor în cauză și de aceea se poate opta pentru o masa de onoare rotunda, ovală sau dreptunghiulară plasată în mijlocul sălii și înconjurată de celelalte mese.
Se va evita amplasarea mesei de onoare în apropierea ferestrelor, ușilor de access sau de serviciu, fiind recomandată latura opusă acestora.
Planul de plasament al invitaților în salonul de servire se poate face fie sub formă de listă alfabetică a invitaților, cu indicarea numărului mesei la care a fost plasat fiecare dintre aceștia, fie sub forma unui plan cu lista persoanelor grupate la fiecare masă. Planul de plasament tipărit va fi distribuit managerului de banchet și șefului de sală, pentru îndrumarea invitaților la mese, dar poate fi și distribuit invitaților sau afișat la loc vizibil pentru invitați, la intrarea în salon.
Exemplu plan de plasament al invitaților în salonul de evenimente
Mise-en-place-ul pentru acțiuni cu plasament la masă
Mise-en-place-ul se face respectând regulile generale cunoscute, ținând cont de structura meniului și sistemele de servire alese.
Indiferent de natura evenimentului și de structura invitaților, respectarea etichetei la aranjarea meselor este obligatorie. În continuare este prezentat aranjamentul formal al mesei. În funcție de meniu, numărul de elemente care alcătuiesc mise-en-place-ul poate fi mai mare sau mai mic.
Mise-en-place clasic pentru acțiuni cu plasament la masă
Câteva dintre principalele reguli care trebuie respectate la realizarea mise-en-place-ului sunt:
Tacâmurile: indiferent de numărul tacâmurilor, este obligatorie respectarea ordinii de folosire a acestora (primul folosit este cel mai îndepărtat tacâm, până a ultimul, cel mai apropiat de farfuria suport); cuțitele și lingurile se amplasează la dreapta, furculițele se amplasează la stânga, iar tacâmurile pentru desert în partea de sus, către centrul farfuriei;
Farfuriile: se schimbă odată cu fiecare preparat din meniu, cu excepția farfuriei suport, care rămâne pe masă; farfuria suport se ridică înainte de servirea desertului.
Paharele: trebuie să fie în număr suficient pentru servirea băuturilor din meniu; se așează în partea superioară a farfuriei, spre dreapta, paralel cu marginea mesei, în diagonală sau chiar romb.
Pentru realizarea mise-en-place-ului, se stabilește un necesar de veselă, tacâmuri, sticlărie, asigurând și o rezervă de 10-15%. Un astfel de necesar poate fi de forma următoare:
Spre exemplu, pentru un eveniment cu 180 de invitați, la care se servește un meniu compus din gustare, pește, friptură, salată, tort, însoțite de băuturi (aperitiv, vin roșu, vin alb, apă și răcoritoare, cafea), se poate considera următorul necesar de obiecte de inventar pentru servire:
Personalul de servire pentru evenimente
Personalul trebuie ales cu grijă, având în vedere importanța pentru prestigiul unității.
Numărul este diferit, în funcție de câți invitați sunt, categoria unității, importanța acțiunii, etc. Astfel, pentru o masă oficială la nivel înalt este necesar un ospătar cu ajutorul său la 6 invitați. Invitații de onoare, personalitățile, au fiecare ospătarul său.
În cazul unui banchet tradițional: 1 ospătar-șef la 40-50 de invitați, 1 ospătar la 10-15 invitați (sau chiar 20, în funcție de sistemul de servire), 1 somelier la 20-25 de invitați. Se asigură, de asemenea, ajutori de ospătari pentru completarea activităților (optim ar fi ca fiecare ospătar să aibă propriul ajutor de ospătar).
Pentru un eveniment la care se organizează bufet cu autoservire, este nevoie de mai puțin personal, raportul fiind de 1 ospătar la 25-30 de invitați. Același raport se consideră și pentru personalul de servire a băuturilor.
În ce privește personalul de producție, se asigură un bucătar la 35-40 de invitați.
De asemenea, se au în vedere și alte meserii și funcții: personalul de primire, barmani, garderobiere, personal pentru pregătirea inventarului și mobilierului necesar, personal de curățenie etc.
Cu câteva zile înainte de data la care va avea loc acțiunea, directorul de restaurant va stabili brigada de servire.
Spre exemplu, la un banchet clasic organizat într-un restaurant de 3 stele, cu 165 de invitați, se poate considera următoarea brigadă de servire: 1 prim-șef de sală, 3 ospătari-șefi, 12 ospătari, 12 ajutori de ospătari. Se prevăd și 3-5 ospătari / ajutori de ospătari de rezervă (turnanți). Formația poate fi completată cu garderobieră, barmani/somelieri după caz.
Se întocmește un convocator al brigăzii de servire de forma:
Tabel nominal cu membrii brigăzii de servire care va asigura serviciile la banchetul organizat la data de ………….. în salonul………………………
3.5.5. Servicii specifice derulării evenimentelor
Graficul efectuării serviciilor. Înainte de primirea invitaților, se organizează careul pentru brigada de servire convocată, pentru verificarea prezenței, a ținutei ospătarilor, a ustensilelor de lucru. Se instruiește personalul de servire cu privire la meniu, graficul serviciilor, se distribuie responsabilitățile pentru fiecare membru al echipei.
Astfel, directorul de restaurant / șeful de sală repartizează mesele membrilor brigăzii, astfel încât să se asigure un servicu rapid și eficient pe toată durata evenimentului.
Un exemplu de repartizare a membrilor brigăzii de servire pe raioane / mese poate fi următorul:
De asemenea, ospătarilor li se va înmâna graficul efectuării serviciilor, astfel încât fiecare membru al brigăzii de servire să cunoască intervalul orar în care se va face servirea și respectiv debarasarea fiecărui preparat / băuturi din meniu.
Un exemplu de grafic al serviciilor este prezentat în continuare:
Fișa de informații servire invitați / funcția: ospătar
Primirea invitaților se face de către șeful de unitate sau șeful de sală, care, după ce salută, îndrumă invitații către garderobă. După caz, invitații pot fi întâmpinați cu șampanie la intrarea în salon, pot fi îndrumați către bar (pentru servirea aperitivului) sau sunt conduși direct la mese, unde li se va servi băutura aperitiv. Concomitent cu sosirea invitaților, ospătarii aduc la masă pâinea și apa minerală / plată. Când toți invitații sunt la masă, responsabilul de banchet (șeful de sală) dă comanda pentru începerea serviciului.
Serviciile propriu-zise se realizează respectând regulile generale specifice sistemului de servire ales, particularizat pentru fiecare preparat în parte.
Pentru realizarea unor servicii de calitate, este necesară o bună sincronizare a ospătarilor, asigurând mai întâi servirea invitaților de la masa de onoare, și apoi a celorlalți invitați din salon, în ordine perfectă, evitându-se decalaje mari între servirea invitaților de la mese diferite și evitându-se blocajele în circulația ospătarilor. Se va respecta ordinea servirii preparatelor. Vinurile se vor servi întotdeauna înaintea preparatelor.
Sistemele de servire alese depind de tipul evenimentului, sortimentul servit, numărul și structura invitaților, echipamentul și personalul disponibil, pregătirea personalului, durata evenimentului, dar și de preferințele clientului. Astfel:
servirea directă, la farfurie, este varianta cea mai des utilizată în cazul meselor festive cu număr mare de participanți, fiind rapidă, suficient de elegantă și ușor de executat;
servirea directă la platou sau supieră, deși este un serviciu elegant, necesită timp, personal calificat și se folosește în special la evenimente de lux, cu număr mai redus de invitați;
servirea la gheridon reprezintă serviciul cel mai elegant și spectaculos, dar necesită timp, spațiu și personal cu experiență, de aceea se folosește doar la evenimente speciale, cu număr redus de participanți; la evenimentele în cadrul cărora servirea tortului marchează un moment special (nuntă, botez, aniversare), se alege de cele mai multe ori prezentarea la gheridon, după care se face porționarea și servirea;
servciul cu ajutorul căruciorului permite servirea foarte rapidă a unui număr mare de invitați, dar este lipsit de eleganță; se folosește uneori la distribuirea unor elemente ale meniului, cum este salata sau desertul;
servirea indirectă, prin plasarea platourilor / supierelor pe masă se folosește mai ales la mesele cu carcater familial sau colegial, mai puin formale, lipsite de etichetă; uneori, se optează pentru această variantă uneori în cazul deserturilor (fursecuri, miniprăjituri), care se montează pe platouri și se plasează pe mese ca ultim preparat din cadrul meniului, fiind debarasate la finalul evenimentului.
Debarasarea. Se efectuează alternativ cu servirea, respectând tehnicile specifice. Șeful de sală va da semnalul debarasării unui preparat din meniu numai după ce oaspeții au terminat de mâncat.
Ca și în cazul servirii, se debarasează mai întâi masa de onoare și apoi celelalte mese. Debarasarea băuturilor se poate face după fiecare serviciu, dar, în unele cazuri, paharele pot rămâne pe mese până la sfârșitul evenimentului.
La încheierea acestuia, se debarasează tot inventarul, se spală și se ordonează la oficiu.
Teme de control
Organizarea meselor cu servire la bufet presupune alegerea unor variante diferite de expunere a preparateor și servire, în funcție de natura evenimentului și complexitatea preparatelor servite. Completați, conform tabelului de mai jos, elementele comune și elementele distinctive ale variantelor de oranizare a bufetului.
Completați spațiile libere cu cuvinte/grupuri de cuvinte adecvate:
Bufetul este o modalitate obișnuită de servire a …(1)… în restaurante, în special în cele aparținând unor …(2)…. Intervalul orar obișnuit pentru servire este 6.00-10.00.
Bufetul de …(3)… și …(4)…. se asigură în unitățile de categorie mică/medie sau la evenimente de anvergură redusă.
…(5)… presupune amenajarea bufetului pentru expunerea preparatelor de desert în cadrul unor evenimente, inclusiv la cele cu plasament la masă.
Bufetul pentru dejun sau cină se poate organiza la evenimente de protocol sau mese festive și înlocuiește …(6)… . Se oferă preparate conform structurii meniului pentru dejun/cină. Serviciul se asigură la …(7)… și la …(8)…, asigurându-se locuri la mese pentru toți …(9)… .
La petrecerea câmpenească sau …(10)…, bufetul se organizează într-un cadru …(11)…, invitații se servesc singuri, ghidați de personalul de servire și consumă stând …(12)….
Petrecerea în grădină (garden-party) se organizează pe o …(13)…, pe o …(14)… sau într-un …(15)… amenajat, într-un decor specific.
Stabiliți valoarea de adevăr (adevărat/fals) a următoarelor afirmații:
Brunch este termenul pentru masa ce reprezintă o combinație între micul dejun și prânz, care se servește între orele 11.30-16.00.
Dineul de afaceri este o masă festivă organizată la ora prânzului cu ocazia unor evenimente de afaceri.
Un coffee-break se organizează de regulă în salonul restaurantului, cu plasament la masă.
Serviciul la cupa de șampanie este asigurat prin ospătari în ținută de gală, iar durata evenimentului este de 20-30 de minute.
Recepția precede adesea o masă oficială (dejun sau dineu).
Alegeți câte un exemplu de eveniment din activitatea de afaceri, politică, socială, culturală, sportivă etc., cu ocazia căruia ați putea organiza o masă festivă din categoria:
Dejun sau cină festivă
Dejun sau dineu de gală
Brunch
Recepție
Cocteil
Serviciul la cupa de șampanie
Coffee-break
Banchet
Studiu de caz:
Restaurantul ”Albatros” dispune de 4 saloane pentru organizarea de evenimente:
Salon ”Rustic” – capacitate 100 locuri
Salon ”Blue sea” – capacitate 200 locuri
Salon ”Modern” – capacitate 250 locuri
Salon Mignon” – capacitate 50 locuri
Pentru data de 29.05.2020 au fost primite următoarele solicitări de rezervare pentru organizarea de evenimente:
Petrecere cu ocazia pensionării 40 persoane ora 18.30-23.00
Cununie civilă 80 persoane ora 16.00-2.00
Dineu cu ocazia unei gale de decernare premii 200 persoane ora 19.00-22.00
Banchet absolvire liceu 120 persoane ora 16.00-24.00
Brunch 25 persoane ora 11.30-13.30 (meeting oameni de afaceri)
Completați registrul de rezervări al restaurantului ”Albatros” pentru data de 29.05.2020, încercând să satisfaceți toate solicitările și să realizați o atribuire optimă a saloanelor pentru fiecare eveniment.
Analizați exemplul de contract pentru organizări evenimente de la secțiunea 2.3.2.
Completați contractul cu informațiile solicitate, pentru organizarea unei nunți.
Identificați 5 informații despre eveniment stabilite în secțiunea ”Obiectul contractului”
Identificați 5 informații despre eveniment stabilite în secțiunile ”Drepturi și obligații. Răspundere contractuală”
Explicați ce consecințe poate avea un eveniment de forță majoră asupra derulării contractului și dați 2 exemple de evenimente de forță majoră.
Completați o fișă a acțiunii (anexă la contract) în cazul organizării unei nunți la restaurantul ”Melody”, cu un număr estimat de 150 de invitați. Includeți, pe lângă meniuri, costuri suplimentare pentru: decoruri florale pentru mese, decor arcadă flori la intrare, decor baloane salon, meniuri tipărite, cartoane plasament invitați, mărturii, fotograf, formație de muzică și DJ, masă pentru formație, DJ și fotograf, tortul mirilor, artificii tort.
Alcătuiți un meniu pentru organizarea unui eveniment de tip cocteil.
Stabiliți necesarul de preparate ce urmează să fie servite, dacă evenimentul are durata de o oră și se estimează un număr de 70 de participanți.
Alcătuiți un meniu pentru o masă festivă la care servirea se face prin bufet suedez, care să includă secțiunile: bufet rece, bufet cald, desert, băuturi.
Alcătuiți un meniu pentru coffee-break, stabilind și necesarul de preparate și băuturi pentru un număr de 80 de participanți.
Propuneți câte un meniu complet (preparate și băuturi) pentru mese festive cu plasament la masă organizate în următoarele situații:
Botez;
Revelion;
Masă festivă de Crăciun (meniu tradițional românesc).
Explicați cum influențează fiecare dintre factorii enumerați mai jos structura meniului ales pentru o masă festivă:
tipul evenimentului;
durata evenimentului;
numărul, rangul și structura invitaților;
preferințele invitaților (solicitantului);
categoria și specificul unității;
sezonul;
bugetul alocat/invitat;
pregătirea personalului de producție și de servire.
În tabelul de mai jos sunt enumerate o serie de servicii de bază (incluse de regulă în preț) și servicii suplimentare (contra cost) care sunt asigurate în cadrul unor evenimente festive oranizate în restaurante. Identificați elementele care au fost plasate greșit în grupa de servicii. Analizați dacă pot exista servicii care se pot încadra în oricare dintre grupe, în funcție de situație.
Menționați minim 5 servicii suplimentare pe care le-ați alege în cazul organizării unei petreceri cu ocazia aniversării zilei de naștere a unui copil de vârstă preșcolară.
Studiu de caz:
Domnul Popescu a organizat majoratul fiicei sale la restaurantul Melody.
Conform fișei acțiunii – anexă la contract, au fost estimate următoarele costuri:
40 de meniuri (din care două meniuri vegetariene), cu valoarea de 130 lei / meniu (inclusiv băuturi);
Costuri suplimentare în valoare de 2330 lei (incluzând decor, muzică, fotograf, tort festiv);
S-a plătit un acont de 1500 lei.
După derularea evenimentului, în vederea facturării diferenței de plată, s-au constatat următoarele:
Au fost prezente 43 de persoane;
Au fost oferite 2 meniuri vegetariene, costul meniului vegetarian a fost de 110 lei/meniu;
Daune – nu a fost cazul;
Consumuri suplimentare: 17 cafele (la prețul de 8 lei fiecare) și 2 Capuccino (la prețul de 9 lei fiecare);
Rămase neconsumate (se scad din valoarea totală) : 2 baxuri apă minerală și 1 bax răcoritoare în valoare totală de 95 lei.
Se cere:
Calculați suma totală de plată la finalul evenimentului;
Stabiliți diferența dintre costul estimat și costul real al evenimentului.
Rezolvați următorul rebus:
Vertical (A-B): Unitate de alimentație publică în care se organizează diferite tipuri de evenimente.
Orizontal:
Preparat din categoria deserturilor care marchează un moment special în cadrul unor evenimente festive (nunți, botezuri, aniversări);
Ansamblu de preparate culinare și băuturi care se servesc în cadrul unui eveniment și care reprezintă un element esențial al organizării acestuia.
Membru al echipei care asigură servirea invitaților la masă.
Document încheiat între prestator și beneficiar care reglementează organizarea unui eveniment.
Băutură oferită cu ocazia unor ceremonii oficiale și care dă și denumirea serviciului special ce se poate organiza în aceste situații.
Mod de servire a invitaților în cadrul unui eveniment prin expunerea preparatelor, cu posibilitatea invitaților de a se autoservi.
Denumirea generică pentru evenimentele cu caracter oficial (de companie).
Termen folosit pentru masa concepută ca o combinație între micul dejun și prânz, care se servește între orele 11.30-16.00;
Eveniment festiv organizat la nivel foarte înalt, cu durata de aproximativ o oră, la care se servesc, în picioare, gustări, deserturi și băuturi rafinate.
Capitolul 4.
Cateringul pentru evenimente
Noțiunea de catering
În Marea Britanie și SUA, prin termenul de catering se înțelege, în sens larg, activitatea de alimentație publică, adică punerea la dispoziție (pregătirea și servirea), respectiv furnizarea (livrarea) de preparate culinare și băuturi, fiind deci sinonim cu ceea ce francezii numesc restauration.
În prezent, termenul de catering a primit în limba română o accepțiune mai restrânsă, respectiv de furnizare / livrare, de către o unitate specializată, de servicii de pregătire și servire a preparatelor și băuturilor, la cererea / comanda unui client extern (persoană fizică sau juridică), incluzând, pe lângă servirea de meniuri zilnice, gustări etc., și organizarea unor evenimente sociale (nunți, botezuri, aniversări), sau de afaceri (bufete, cocteiluri, recepții, banchete), în alte locații (sedii de firme, instituții) decât cele din hoteluri sau restaurante.
Forme de catering
Industria de catering cuprinde ansamblul structurilor cu caracter social sau comercial, autorizate în producerea și ofertarea, strict specializată și cu destinație bine definită, a produsului de catering. Astfel, privită în ansamblu, industria de catering se clasifică în:
catering social (non-comercial), cuprinde cateringul instituțional (din școli, instituții medicale, instituții publice, instituții de binefacere, diferite firme).
catering comercial, specific tuturor furnizorilor de servicii de catering care sunt orientate spre realizarea de profit din această activitate, și anume:
structuri hoteliere și restaurante independente: unități clasice, specializate, cu specific (local, național, etnic), baruri, unități cu autoservire și servire rapidă, servicii de take-away (la pachet) și home-delivered (livrare la domiciliu);
structuri ale pieței restrictive: cateringul sistemelor de transport (rutier, feroviar, naval, aerian), al cluburilor unor clase socio-profesionale (armată, oameni de afaceri), cateringul contractat de firme specializate în catering social, cateringul pentru evenimente.
În funcție de locația către care se face distribuția preparatelor, distingem:
catering interior: desfacerea se face în locație proprie (salon restaurant, hotel, cantină etc.);
catering exterior: specific cateringului la comandă pentru firme, instituții, persoane fizice, unități satelit care nu dispun de bucătărie proprie.
În sistemul de catering exterior, sfera de producție este separată în timp și spațiu de sfera de servire, între care există o verigă esențială reprezentată de lanțul de distribuție, care trebuie să îndeplinească condițiile de conservare a calității produselor.
Pentru distribuția preparatelor există două tipuri de lanțuri de distribuție și anume:
lanț de distribuție cald – când producția și consumul au loc în aceeași zi, cu separarea spațiului, iar preparatele trebuie transportate în condiții izoterme la temperatura de 800C și menținute în bucătăria terminus la o temperatură de 650C maxim 3 ore;
lanț de distribuție rece – când producția și consumul sunt delimitate de o perioadă mai lungă de timp, iar preparatele sunt în prealabil refrigerate și stocate, fiind aduse în bucătăria terminus la o temperatură de 650C (regenerare termică) și servite imediat.
Cateringul pentru evenimente
Cateringul pentru evenimente, practicat în toate sectoarele de catering comercial, dar și non-comercial, poate fi organizat atât în locații proprii, cât și cu livrare la comandă, la sediul unor firme, instituții, la domiciliul persoanelor fizice sau în aer liber. Serviciile includ adesea nu numai livrarea de preparate și băuturi, ci și alte servicii de organizare a evenimentului (amenajarea și decorarea locației, servire, divertisment, transport, cazare, foto-video etc.).
Furnizorii de servicii de catering, exceptând pe cei de catering industrial, nu pot fi exact departajați, deoarece multe restaurante, mai ales cele independente, oferă și ele servicii de catering la comandă cu livrare în afara unității. Organizarea de evenimente tinde să devină o activitate profitabilă, fapt pentru care unele hoteluri sau restaurante independente s-au specializat exclusiv pe acest sector.
Elementele definitorii ale cateringului exterior sunt:
unii furnizori preferă să prepare complet meniurile în cadrul unei bucătăriei proprii (unitate de preparare) și apoi să le livreze sediul / domiciliul clientului / locul evenimentului;
alți furnizori apelează la prepararea meniurilor la locul de destinație și le servesc cu propriul personal specializat.
În primul caz, principala problemă o constituie siguranța distribuției, reprezentată de condițiile de conservare, păstrare, etalare și servire.
În cel de-al doilea caz, apar probleme legate de obținerea echipamentului necesar pentru preparare și servire, respectiv: bucătării mobile, veselă rezistentă la transport, fețe de masă, ustensile de servire, containere pentru strângerea deșeurilor, conectare la curent etc.
O altă problemă o poate constitui angajarea subcontractanților pentru alte servicii (divertisment, muzică, aranjamente florale, firme de salubritate).
Un avantaj al cateringului exterior îl constituie faptul că există o situație clară a valorii totale a manifestării și a valorii de avans
În ceea ce privește cateringul interior, apar probleme legate de servirea promptă, de menținerea igienei locului de servire, siguranța servirii, de realizarea unor subcontractări și de calitatea personalului.
Acțiuni specifice catering-ului la comandă
Aceasta este o formă specializată a catering-ului și poate fi oferit de hoteluri sau restaurante ca un serviciu adițional celor obișnuite, practicate în acea unitate, dar poate fi și unica bază de existență a unei unități specializate strict în acest gen de servicii de ctering.
Cei mai mulți dintre acești furnizori dispun de autovehicule frigorifice și personal de servire suficient ca număr, dar și de 1-2 echipe specializate în anumite evenimente. Preparatele culinare și serviciile sunt adesea limitate, dar, pe de altă parte, marile companii sunt capabile să furnizeze servicii pentru mii de participanți la evenimente precum zile naționale, evenimente sportive, expoziții și târguri de mare amploare. Tipul de produse și servicii este determinat de posibilitățile unității, respectiv ale departamentului de catering (echipamente, personal) și ale restaurantului (personal de servire calificat pentru aceasta).
În marile hoteluri și restaurante, de această activitate se ocupă compartimentul Banqueting (Organizări evenimente), iar în celelalte unități, personal special destinat.
În organizarea acestei activități trebuie să se țină cont de anumiți factori specifici care pot interveni, în special la evenimentele organizate în aer liber:
locația evenimentului: fie un spațiu semipermanent unde anumite facilități sunt disponibile (apă curentă, încălzire, iluminat, instalații sanitare), fie se ridică un cort în care trebuie să se introducă aceste facilități;
transportul preparatelor și a băuturilor: distanța de parcurs, dacă sunt necesare mașini cu instalații de menținere la rece, igiena alimentară în timpul transportului, menținerea preparatelor la temperatura optimă;
disfuncții: eventuala pană de curent la locul desfășurării, pierderi sau sustrageri în timpul transportului sau al descărcării, dificultăți în asigurarea organizării facilităților, a livrării și a personalului la distanță mare de unitatea de bază;
costurile suplimentare determinate de furnizarea de preparate și băuturi pentru astfel de evenimente se reflectă în cost, care este evident mult mai mare decât la un eveniment similar organizat într-un salon de banchete al unui mare hotel de restaurant. Apoi, timpul suplimentar necesar pentru organizare (management) și control al unui astfel de eveniment trebuie luat în considerare la stabilirea costului, ceea ce înseamnă că există multe puncte critice privind succesul unui astfel de eveniment măsurat prin prisma profitului realizabil.
Compartimentul aprovizionare al unității se ocupă din timp de asigurarea mărfurilor alimentare și a băuturilor necesare conform meniului, plus o rezervă.
Un rol important în desfășurarea acestor acțiuni îl are și parcul auto, cu care se asigură transportul mobilierului, inventarului de servire și a preparatelor și băuturilor. În preziua acțiunii se transportă inventarul de serviciu și mobilierul (dacă este necesar), în raport cu meniul stabilit și numărul de participanți. Se pot transporta și băuturile care vor fi depozitate în siguranță în spațiile special destinate.
Se face repartizarea brigăzii, astfel încât toți lucrătorii să își cunoască concret sarcinile până la sfârșitul acțiunii. La secția bucătărie se pregătesc toate componentele meniului care pot fi păstrate la rece, urmând ca în ziua acțiunii să se pregătească și celelalte. Se preambalează anumite sortimente și se pregătesc containerele în care vor fi montate tăvile și platourile cu preparate. În ziua acțiunii se transportă, în condiții de siguranță și de igienă perfectă, preparatele, legumele și fructele, precum și condimentele necesare. În spațiile special destinate se păstrează toate cele menționate până în momentul servirii.
Se efectuează serviciile pentru fiecare gen de acțiune în parte, în funcție de meniul stabilit, respectând regulile consacrate. La încheierea acțiunii, se curăță tot inventarul, se ordonează și se sortează pe tipuri de obiecte și se pregătește pentru a fi transportat în unitate. De asemenea, se strânge și se pregătește pentru a fi transportat mobilierul care a fost adus de la unitatea de bază, se ordonează locul de muncă.
Particularități ale cateringului în aer liber
Organizarea evenimentelor în aer liber presupune o serie de detalii suplimentare pe care firmele de catering organizatoare trebuie să le ia în considerare pentru a asigura o bună desfășurare a acestora. Orice detaliu omis și orice accesoriu lipsă poate conduce la afectarea succesului evenimentului, astfel de erori fiind de cele mai multe ori imposibil de corectat.
O listă a detaliilor care trebuie stabilite înainte de organizarea evenimentului poate fi următoarea:
tipul și data evenimentului;
numărul de persoane așteptate să participe;
amplasamentul și distanța de față de sediul organizatorului;
aspectul locației;
costul închirierii locației;
căi de acces către locație și posibilități de transport pentru invitați;
asigurarea de condiții specifice pentru persoanele cu nevoi speciale;
identificarea furnizorilor locali de mărfuri;
asigurarea personalului de servire, producție culinară, transport;
disponibilitatea utilităților (apă, gaz, electricitate, canalizare);
detalii privind amplasarea standurilor / meselor;
tipul serviciului (bufet sau servire cu plasament la mese);
timpul necesar pentru montarea și demontarea echipamentelor de catering;
unități mobile specfice adaptabile pentru producere / păstrare / regenerare mâncare caldă și rece;
asigurarea inventarului de servire clasic sau de unică folosință;
flexibilitatea serviciului de băutură: cald sau rece – în funcție de vreme;
linii de comunicare pentru a asigura controlul personalului și aprovizionarea continuă;
asigurare de servicii suplimentare – fotografi, divertisment etc.;
accesul presei;
existența vestiarelor și toaletelor;
asigurare împotriva vremii nefavorabile / incendiilor;
acordarea de prim ajutor;
asigurare containere pentru deșeuri și obiecte de unică folosință.
Capitolul 5.
Activitatea personalului implicat în organizarea de evenimente
5.1. Evaluarea activității personalului
Evaluarea activității și performanțelor personalului implicat în organizarea de evenimente este o etapă necesară atât pentru eficientizarea și optimizarea serviciilor oferite, cât și pentru stimularea personalului angajat, având o valoare de diagnostic pentru angajator, în funcție de care acesta își va defini politica de personal.
Procesul de evaluare a personalului poate avea consecințe asupra angajatorului:
imediate și limitate: stabilirea nevoilor de angajare/disponibilizare, acordarea de stimulente, sancțiuni, promovări, îndrumarea către stagii de perfecționare/specializare;
pe termen mediu: în scopul stabilirii sarcinilor specifice pe categorii de posturi, a normelor zilnice, a treptelor de salarizare etc.;
pe termen lung: ca parte a procesului de gestiune și dezvoltare a resursei umane a unității și de consiliere a carierei individuale.
Consecințele asupra angajatului se referă la:
obținerea unui feed-back cu privire la performanțele și rezultatele muncii sale și a satisfacției profesionale;
estimarea relației dintre nivelul de salarizare și performanțele individuale;
identificarea aspectelor care pot fi îmbunătățite (ce cunoștințe, abilități, îndemânări trebuie dobândite sau dezvoltate) și a căilor prin care se poate atinge acest obiectiv (experiența la locul de muncă, traininguri, cursuri de perfecționare/specializare, participarea la conferințe, târguri și expoziții etc);
identificarea posibilităților de promovare la locul de muncă.
În funcție de modul în care este concepută și organizată, se disting mai multe forme ale evaluării personalului:
Evaluarea informală – se desfășoară permanent, pe durata desfășurării activității, și constă în sesizarea performanțelor angajatului de către șefii ierarhici și transmiterea de aprecieri fie în mod direct, confidențial, fie în cadrul unor ședințe / întâlniri de lucru.
Evaluarea sistematică / formală. Evaluarea performanțelor profesionale individuale se bazează pe aprecierea în mod sistematic și obiectiv a randamentului, a calității muncii, a comportamentului, a inițiativei, a eficienței și creativității, pentru fiecare salariat. Aceasta constă în evaluarea periodică a activității angajaților de către șefii lor ierarhici și se desfășoară periodic, într-un cadru organizat, conform unor metodologii interne adoptate la nivelul unității, prin care se stablesc criteriile de performanță pe care trebuie să le îndeplinească salariații. Procedurile de evaluare trebuie să fie aduse la cunoștința salariaților încă de la angajare și ori de câte ori ele sunt actualizate. De regulă, activitatea profesională se apreciază anual, ca urmare a evaluării performanțelor profesionale individuale, prin acordarea unuia dintre calificativele: foarte bine, bine, satisfăcător sau nesatisfăcător.
Autoevaluarea – poate fi o etapă în procesul de evaluare, care îl determină pe angajat să își facă o analiză a propriei activități, pentru identificarea punctelor tari și slabe și a oportunităților de dezvoltare individuală; de cele mai multe ori, autoevaluarea este o etapă preliminară a evaluării sistematice (formale), pornind de la criterii clare și precis cuantificate.
5.2. Randamentul profesional
Randamentul profesional al angajaților se exprimă prin ritmul de lucru, promptitudinea, adaptarea la cerințele locului de muncă, capacitatea de a satisface cerințele clienților.
Ritmul de lucru poate fi diferit în funcție de particularitățile fizice și comportamentale individuale. În cazul activităților de servire, trebuie să fie dinamic, cu respectarea regulilor de protocol și a tehnicilor de servire. Suprasolicitarea conduce inevitabil la scăderea ritmului de lucru.
Promptitudinea servirii este o abilitate a lucrătorului care presupune efectuarea serviciilor în mod organizat, metodic, precis și rapid, cu reducerea numărului de deplasări, pentru optimizarea timpului de efectuare a serviciului și evitarea oboselii.
Adaptarea la cerințele locului de muncă și capacitatea de a satisface cerințele clienților presupun abilitatea angajatului de a face față situațiilor diverse ce intervin în organizarea de evenimente, activitatea de servire și interacțiunea cu clienții. Lucrătorul trebuie să dovedească în primul rând o bună pregătire profesională, stăpânirea tehnicilor specifice de lucru, dar și calm și spirit de inițiativă în rezolvarea situațiilor neprevăzute.
5.3. Motivarea personalului
Angajații trebuie să fie motivați ca să lucreze cât mai bine și să-și depășească limitele, trecând dincolo de responsabilitățile stabilite în contractul de muncă. Aceasta înseamnă că obiectivele de afaceri stabilite de companie au șanse tot mai mari să fie îndeplinite.
Mulțumirea angajaților la locul de muncă are ca efecte:
angajații sunt mai eficienți;
apare satisfacția la locul de muncă;
se creează o echipă sudată și productivă;
talentele rămân în companie;
angajații capabili preiau responsabilități mai mari;
mediul de lucru creat este propice dezvoltării firmei.
Un management incorect, invaziv și agresiv, lipsa siguranței locului de muncă, neîncrederea în conducere, absența recompenselor și a beneficiilor, mediul de lucru tensionat, neatractiv, condițiile grele de muncă, sunt câteva dintre cauzele care pot conduce la lipsă de motivare la locul de muncă. Aceasta poate avea drept consecințe din partea angajatului:
scăderea eficienței și a productivității;
absenteism, modificări de comportament, atitudine critică;
lipsa disponibilității pentru implicare și perfecționare.
Motivarea angajaților se poate face, în consecință, prin diverse modalități de stimulare, atât materiale cât și morale.
Stimulente materiale:
acordarea de măriri salariale, prime ocazionale (de sărbători, cu ocazia zilei de naștere, la obținerea unor rezultate deosebite);
acordarea de stimulente materiale pentru angajat și membrii familiei: cadouri, vouchere de vacanță, bonuri de masă etc.;
acordarea de facilități pentru salariați și membrii familiilor lor (spre exemplu mașină/telefon de serviciu sau gratuități și discounturi pentru produsele și serviciile firmei);
oferirea posibilității de a participa la diferite activități de perfecționare, traininguri, târguri și expoziții ale căror costuri sunt suportate de firmă.
Stimulente morale:
mulțumiri, laude, felicitări, aprecieri adresate direct sau cu ocazia unor întruniri ale colectivului de angajați;
promovări, acordare de încredere prin atribuirea unor sarcini care necesită și permit valorificarea anumitor calități, aptitudini și abilități ale angajatului.
5.4. Evaluarea calității în activitatea de protocol
Anumite deficiențe în organizarea unui eveniment, cum ar fi omiterea unor detalii ale acțiunii, comunicarea defectuoasă între membrii echipei sau cu clienții, completarea greșită a unor documente, erori în planificarea momentelor acțiunii, efectuarea necorespunzătoare a activităților de pregătire sau de desfășurare a activităților de protocol, pot conduce la un eșec al acțiunii în ansamblu și la un grad de insatisfacție al consumatorului.
De asemenea, pentru asigurarea unor servicii de calitate prestate de unitățile de alimentație publică în general și în cadrul organizării de evenimente în particular, pot fi luate în considerare următoarele elemente:
profesionalismul: cunoașterea și aplicarea de către angajați a tehnicilor de lucru și de comunicare corecte, abilitatea acestora de a executa corect serviciile contractate;
înțelegerea clienților și capacitatea de răspuns: disponibilitatea personalului de a furniza servicii de calitate, de a răspunde nevoilor și așteptărilor clienților;
evitarea discriminării: clienților nu li se pot refuza serviciile pe criterii de origine etnică, rasă, religie, sex sau handicap;
comunicarea: capacitatea de a transmite clienților informațiile corect, complet, într-un limbaj accesibil și adecvat;
politețea: acordarea de atenție, considerație, respect și amabilitate din partea personalului;
credibilitatea: cîștigarea încrederii clienților prin oferirea de produse și servicii corespunzătoare exigențelor și așteptărilor acestora;
securitatea: oferirea de produse și servicii sigure, lipsite de riscuri;
protejarea informațiilor cu caracter personal: informațiile despre clienți trebuie să fie confidențiale, fiind interzisă transmiterea acestora către terți sau publicarea de imagini și înregistrări fără acordul clienților.
5.5. Măsuri ameliorative în organizarea activităților de protocol
În urma evaluării elementelor care definesc calitatea serviciilor prestate, se pot contura la nivelul unității o serie de măsuri ameliorative, menite să conducă la eliminarea punctelor slabe și a erorilor identificate în organizarea unui eveniment.
Ca și în alte domenii de activitate, eficiența în activitatea de protocol se referă, în general, la o cât mai bună gestionare a resurselor materiale, financiare și umane, în scopul obținerii unor rezultate maxime.
Implementarea unor măsuri ameliorative în organizarea serviciilor de protocol trebuie să ia în considerare:
identificarea sectoarelor în care trebuie efectuate schimbări, a persoanelor afectate de aceste schimbări,
redimensionări ale volumului de activități atribuite unor angajați și modalități de stimulare a angajaților pentru menținerea motivației și implicării în condiții de efort sporit;
investiții necesare pentru asigurarea unor servicii de calitate superioară.
Capitolul 6.
Acțiuni de promovare a activităților de servire și protocol
6.1. Rolul promovării
Promovarea reprezintă ansamblul de activități desfășurate de o anumită societate comercială, care au drept scop informarea clienților potențiali cu privire la produsele și serviciile oferite de firmă, în vederea pătrunderii acestora pe piață și a stimulării vânzărilor.
Rolul promovării în activitatea economico-socială poate fi sintetizat astfel:
informarea și educarea consumatorilor cu privire la oferta de produse și servicii;
influențarea comportamentului public, pentru stimularea cererii de produse și servicii;
evidențierea avantajelor oferite de produsele și serviciile oferite care să justifice prețurile practicate;
adaptarea la piața concurențială, formarea unei imagini a firmei, diferențierea ofertei proprii de cea a concurenței;
crearea unei diferențe competitive în oferta de produse și servicii existente pe piață și realizarea unui climat favorabil pentru vânzările viitoare.
Pentru o promovare eficientă a ofertei restaurantelor pentru evenimente, este necesar să existe un responsabil pentru relația cu clientul, sau, în unitățile mai mari, un department specializat în organizarea de evenimente.
Tehnici de promovare a activităților de servire și protocol
Activitatea de promovare cunoaște numeroase mijloace, tehnici și forme de realizare, pe care industria ospitalității le valorifică cu prisosință.
Tehnicile de promovare pot fi grupate, în funcție de natura și rolul lor, în patru categorii:
Publicitatea – reprezintă orice formă impersonală de promovare și prezentare a unor idei, bunuri sau servicii, folosind un mesaj scris, imagini vizuale și auditive. Ea poate lua mai multe forme:
Reclama – este o metodă clasică de promovare, utilizată atât pentru lansarea de produse și servicii, cât și pentru întreținerea atenției consumatorului, e tot parcursul existenței acestora pe piață.
Principalele medii publicitare prin intermediul cărora sunt distribuite mesajele scrise, audio și video ce alcătuiesc conținutul reclamei sunt:
presa: ziare, reviste, pagini în diferite publicații (cărți);
radioul;
televiziunea;
internetul – atât prin postarea de informații pe site-uri dedicate, cât și prin crearea unor site-uri de prezentare, pagini de Facebook, postări pe alte rețele de socializare (Twitter, Instagram etc.)
Publcitatea exterioară – se referă la comunicarea de idei simple, menite să stimuleze vânzarea, prin afișe, panouri publicitare, bannere, amplasate în diferite spații comerciale sau de alimentație, pe zidurile clădirilor, pe panouri special amenajate (ce pot fi amplasate pe artere rutiere, intersecții, piețe etc.), pe mijloace de transport. Amplasamentul potrivit și mesajul concis asigură succesul unui astfel de mijloc de promovare.
Materialele publicitare – care pot fi distribuite direct sau prin poștă: broșuri, cataloage, flyere, cărți de vizită, ambalaje de produs. În alimentația publică, lista meniu a unității este ea însăși un mijloc de promovare a produselor și serviciilor.
Promovarea vânzărilor – presupune folosirea unor mijloace de promovare care să determine stimularea impulsului de cumpărare. Poate fi realizată prin:
Merchandising – utilizarea etalării produselor la punctul de vânzare astfel încât să atragă atenția și să crească dorința de cumpărare (spre exemplu etalarea produselor în vitrinele de prezentare ale unei cofetării sau expunerea unor specialități din lista meniu a restaurantului într-o vitrină de prezentare amenajată la intrarea în salon);
Publicitatea la locul vânzării – constă în promovarea prin marcă, ambalaj, etichetare la locul de vânzare (spre exemplu expunerea băuturilor în restaurant/bar/cramă, pentru a stimula vânzările către clienții care au preferințe legate de o anumită marcă);
Degustări sau demonstrații practice la locul de vânzare (spre exemplu organizarea unor decantări și degustări de vinuri sau realizarea unor preparate în fața clienților, respectiv efectuarea unor operații spectaculoase în fața clienților, cum sunt serviciile la gheridon);
Reducerile de preț (sub formă de discounturi, vouchere, happy hour, prețuri speciale pentru diferite categorii, cum sunt pensionarii sau elevii și studenții), reprezintă una din tehnicile de promovare cu impact major asupra deciziei de cumpărare a consumatorilor.
Premiile de fidelitate – pot fi oferite sub formă de carduri de fidelitate, acumularea de puncte de fidelitate etc, care se pot transforma în produse și servicii gratuite pentru clienții fideli.
Vânzările grupate – cunoscute și sub denumirea de ”oferte la pachet”, presupun vânzarea simultană a două sau mai multe produse sau prestarea unui pachet de servicii la un preț pe pachet mai mic decât suma prețurilor produselor / serviciilor conținute. Foarte cunoscute sunt vânzările de tip ”meniul zilei” (în cazul restaurantelor) sau cazarea cu mic dejun inclus (în cazul unităților de cazare).
Oferirea de cadouri – se pot oferi gratuit materiale promoționale (pliante, broșuri) sau mostre de produse, calendare, pixuri, șepci, agende, tricouri și alte accesorii personalizate, dar și preparate / băuturi gratuite ”din partea casei”.
Relațiile publice – reprezintă o tehnică de promovare ce are în vedere formarea și consolidarea unei imagini favorabile a firmei și produselor și serviciilor oferite de aceasta. Pot fi grupate în două categorii de acțiuni:
Acțiuni destinate publicului intern (angajaților unității):
participarea la cursuri, seminarii de informare, schimburi de experiență, cu rolul de informare, motivare și pregătire a personalului angajat;
călătorii de studii, teambuildinguri, petreceri aniversare în cadrul firmei;
stimularea și popularizarea performanțelor celor mai buni angajați.
Acțiuni destinate publicului extern (potențiali clienți):
interviuri acordate de reprezentanții firmei la invitația unor organizații de presă, sau cu ocazia organizării unor evenimente legate de firmă;
conferințe de presă pentru comunicarea unor știri importante legae de firmă;
evenimente oficiale de tip recepții, dejunuri, care duc la stabilirea unor relații personale între reprezentanții întreprinderii și partenerii lor de afaceri;
sponsorizări – care presupun susținerea financiară a unor manifestări culturale, sportive, științifice, educative, de asistență socială etc.; sponsorizarea este o ocazie de promovare a numelui firmei, dar și a produselor și serviciilor oferite de aceasta.
Alte acțiuni promoționale
Participarea la târguri sau expoziții culinare, rerezintă o metodă foarte practică pentru restaurante, deoarece clienții pot analiza produsele și serviciile oferite și este o ocazie pentru unitate de a cunoaște firmele concurente; mini-expoziții culinare pot fi organizate și în interiorul unității, pentru prezentarea unor produse proprii.
Vânzările personale presupun un contact direct între agenții de vânzare și cumpărători, având loc o comunicare directă între aceștia, cu scopul de prezentare a ofertei de produse și servicii pentru a determina decizia de cumpărare. Un caz particular al acestei tehnici în alimentația publică este cateringul la distanță (livrarea la domiciliu a preparatelor culinare), o variantă din ce în ce mai agreată de consumatori.
Promovarea facilităților pentru organizarea de evenimente
Promovarea facilităților pentru oranizarea de evenimente poate fi realizată separat și specific de către restaurant, dar poate fi inclusă și în publicitatea generală a unității, folosind instrumente de promovare cât mai diversificate.
Spre exemplu, un pliant de prezentare a facilităților pentru organizarea de evenimente trebuie să conțină detalii privind datele de identificare și de contact ale firmei, o descriere succintă a spațiilor și a dotărilor disponibile, planurile sălilor, tipuri de evenimente oranizate, oferte de meniuri, categorii de prețuri, posibilități de cazare, parcare, alte facilități oferite, într-o grafică atractivă, completată cu imagini sugestive pentru serviciile oferite.
Majoritatea restaurantelor care oferă servicii pentru evenimente relizează promovarea acestora prin intermediul site-urilor proprii sau a paginilor de facebook, Instagram etc., având rezervate secțiuni speciale pentru această categorie. Pagina de internet dedicată organizării de evenimente cuprinde, în mare, aceleași informații menționate în cazul pliantelor, oferind însă detalii și imagini mai generoase, iar uneori includ și formulare de rezervare online.
Exemplu pagină de promovare a ofertei de servicii pentru evenimente – Hotel Alpin Poiana Brașov
Promovarea restaurantelor Tacobell pe Instagram
Promovarea restaurantelor Dodo Pizza pe Facebook
Bibliografie
Băbăiță C. – Catering, Ed. Mirton, Timișoara, 2003
Berechet G., ș.a. – Manualul directorului de restaurant, Ed. THR, București, 2004
Brumar C., Sasu I., Bara A., Irimia M., Capotă V. – Organizator banqueting (manual pentru clasa a XI-a), Ed. CD Press, București, 2012
Brumar C., Dudan A., Jâtcă M., Capotă V. – Organizator banqueting (manual pentru clasa a XII-a), Ed. CD Press, București, 2012
Cousins J., Lilicrap D., Weekws S. – Food and Beverage Service, Hodder Education, UK, 2014
Dincă C. (coord.) – Ospătar (chelner) vânzător în unități de alimentație, Ed.Didactică și Pedagogică, București, 2007
Florea C., Belous M. – Organizarea de evenimente și banqueting în structurile de primire, Ed. THR-CG, București, 2004
Florea C., Bugan M. – Maître d’Hôtel – teorie și practică, Ed. Gemma Print, București, 2003
Fuchs D. G., Faessler S. – F&B Banquet Operation Manual, Hotel & Resorts Operating Procedure, UK, 2008
Nicolescu R. – Tehnologia restaurantelor, Ed. INTER-REBS, București, 1998
Stavrositu S. – Arta serviciilor în restaurante, baruri, gastronomie, hoteluri, pensiuni turistice, Ed. Fundația Arta Serviciilor în Turism, Constanța, 2006
Vintilă I., Turcescu A. – Tehnologia activităților din unitățile de alimentație publică și turism, Ed.Didactică și Pedagogică, București, 2005
Vintilă I., Chicoș Ș. – Știință și artă în catering, Ed. Didactică și Pedagogică, București, 2004
https://www.officedirect.ro/blog/motivarea-angajatilor-importanta-ei-si-ce-solutii-au-managerii
http://steconomiceuoradea.ro/anale/volume/2006/management-si-marketing/34.pdf
http://www.icpe.ro/performeri/files/Tehnici_Inovative_de_Promovare.pdf
https://www.alpinconference.ro/
http://nuntacustil.blogspot.com/2011/09/cum-asezi-mesele-invitatiilor.html
http://www.ofertecatering.ro
http://www.asiris.ro/product/detail/lista-aranjare-invitati-nunta-269.html
www.premiercatering.ro
www.gastromarket.ro
http://www.gastro.ro
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Cuvântul autorului 2 [303889] (ID: 303889)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.