C.S. I Dr. Lucian NASTASĂ -KOVACS [609557]

1
UNIVERSITATEA „BABEȘ -BOLYAI” CLUJ -NAPOCA
FACULTATEA DE ISTORIE ȘI FILOSOFIE
ȘCOALA DOCTORALĂ DE RELAȚII
INTERNAȚIONALE ȘI STUDII DE SECURITATE

TEZĂ DE DOCTORAT

Conducător de doctorat:
C.S. I Dr. Lucian NASTASĂ -KOVACS

Student -doctorand: [anonimizat]

2018

2

UNIVERSITATEA „BABEȘ -BOLYAI” CLUJ -NAPOCA
FACULTATEA DE ISTORIE ȘI FILOSOFIE
ȘCOALA DOCTORALĂ DE RELAȚII
INTERNAȚIONALE ȘI STUDII DE SECURITATE

Conservarea, restaurarea și digitalizarea
fondurilor arhivistice fiscale și vamale;
Studiu de caz: Arhivele ANAF

Conducător de doctorat:
C.S. I Dr. Lucian NASTASĂ -KOVACS

Doctorand: [anonimizat]

2018

3

Copiilor mei,
Antonio și Gabriel

4

Mulțumiri

La finalul redact ării acestei te ze de doctorat, după o strânsă colaborare
care a început acum 4 ani, doresc să -i transmit mulțumirile și recunoștința
mea d-lui Profesor Lucian Nastas ă-Kovacs – coordonatorul acestui demers
doctoral, care în tot acest timp mi -a oferit suportul său prietenesc și
profesional, aju tându -mă de fiecare dată să depășesc barierele întâlnite pe
durata cercetării acestei teze.
Sunt profund recunoscător și mulțumesc familiei mele, soției Ramona ,
copiilor Antonio și Gabriel , părintilor Sabina și Dumitru , socrilor Adriana și
Romi , fiind cei care au avut răbdare și m -au sprijinit necondiționat în tot acest
timp, m -au încurajat și m -au făcut să merg mai departe în îndeplinirea acestui
deziderat, în ciuda faptul că uneori n -am fost alături de ei, au fost momente
când a trebui sa plec sau să lip sesc pentru a -mi efectua cercetările și
documentările în biblioteci, arhive sau în săli de studiu.
Nu pot uita la finalul acestui demers nici pe colegii de breaslă,
profesorii și mentorii de la Arhivele Naționale ale României – Bogdan -Florin
Popovici, Pau la Ivan, Ioan Drăgan și Livia Ardelean , cărora le mulțumesc
pentru tot ajutorul și contribuția acestora în materializarea acestui demers,
pentru sfaturile profesionale și pentru faptul că de la aceștia am învățat să
practic și să -mi iubesc meseria de arhiv ist.
Nu în ultimul rând, găndurile mele de gratidudine se întreaptă înspre
colegii și prietenii de la ANAF Cluj și ANAF –aparat central, care au înțeles
faptul că meseria mea de bază este cea de arhivist și mai apoi cea de
economist, cărora le mulțumesc p entru că au fost alături de mine în toată
aceasta perioadă, în care trebuia câteodată să mai lipsesc de la serviciu pentru
a efectua cercetarea la doctorat sau pentru a participa la conferințe și întâlniri
profesionale, de multe ori acoperindu -mi atribuții le de serviciu, recunoscând
faptul că fără sprijinul efectiv al acestora n -aș fi putut finaliza acest demers.

5

Lista figurilor, tabelelor si anexelor

a) Lista figurilor:
– Fig. 2.1 Mediul acid și alcalin al hârtiei utilizate pentru documentele
instituțiilor publice
– Fig. 5.1 Evolu ția personalului ANAF în intervalul 2003 -2018
– Fig. 5.2 Schema de funcționare a circuitului dosarelor fiscale în procesul de
administrare fiscală a contribuabililor mici, mijlocii și mari
– Fig. 5.3 Numărul entităților coordonate pe fie care DGRFP în parte
– Fig. 5.4 Numărul de județe aflate în aria de competență fiscală a DGRFP –
urilor
– Fig. 5.5 Ciclul de viață al documentelor într -o instituție publică
– Fig. 5.6 Cantit ățile de documente curente și arhive create și deținute de
fiecare entitate fiscal ă, exprimat e în metri linia ri
– Fig. 5.7 Numărul angajaților cu studii de specialitate în domeniul arhivelor
– Fig. 5.8 Valoarea serviciilor de prelucrare arhivistică/legătorie dosare
achiziționate de c ătre entit ățile fiscale în perioada 2013 -2018
– Fig. 5.9 Numărul AFP -urilor desființate în baza OPANAF nr. 2224 din 17
iunie 2011

b) Lista tabelelor:
– Tabel 5.1 Estimare necesar aloc ări bugetare pentru externalizarea prelucrării
tuturor documentelor create și gestionate de către instituțiile fiscale și vamale
din România
– Tabel nr. 5.2 Costuri ale instituției fiscale cu un salariat care prelucrează
arhiva comparativ cu o societate privată angajată în baza unui contract de
prestări servicii

c) Lista anexelor:

6
Lista abrevierilor utilizate în cuprinsul tezei:

AFP – Administra ția Finan țelor Publice
AFPCM – Administrația Finanțelor Publice pentru Contribuabili Mijlocii
AJFP – Administra ția Jude țeană a Finan țelor Publice
ANAF – Agen ția Na țional ă de Administrare Fiscal ă
ANC – Autoritatea Na țional ă de Control
ANFP – Agen ția National ă a Func ționarilor Publici
ANR – Arhivele Na ționale ale Rom âniei
ANV – Autoritatea Na țional ă a Vamilor
ASF – Autoritatea de Supraveghere Financiară
BNR – Banca Na țională a României
BVA – Birou Vamal Aeroport
BVF – Birou Vamal de Frontier ă
BVI – Birou Vamal de Interior
DG – Directie Generala
DGAF – Direc ția General ă Antifraud ă Fiscal ă
DGAMC – Direc ția General ă pentru Administrarea Marilor Contribuabili
DGFP – Direc ția General ă a Finan țelor Publice
DGFPCFS – Direcția Generală a Finanțelor Publ ice și a Controlului Financiar de Stat
DGIAPSI – Direc ția General ă de Investi ții, Achizi ții Publice și Servicii Interne
DGRFP – Direc ția General ă Regional ă a Finan țelor Publice
DGV – Direc ția General ă a Vămilor
DJAOV – Direc ția Jude țeană pentru Accize și Opera țiuni Vamale
DRAF – Direc ția Regional ă Antifraud ă Fiscal ă
DRAOV – Direc ția Regional ă pentru Accize și Opera țiuni Vamale
DRV – Direc ția Regional ă Vamal ă
DSI – Direc ția de Servicii Interne
FAN – Fondul Arhivistic Na țional
LAN – Legea Arhivelor Na ționale

7
MAI – Ministerul Administra ției și Internelor
MEF – Ministerul Economiei și Finan țelor
MFP – Ministerul Finan țelor Publice
OMFP – Ordinul Ministrului Finanțelor Publice
ONRC – Oficiul Național al Registrului Comerțului
OPANAF – Ordinul Pre ședintelui Agen ției Na ționale de Administrare Fiscal ă
ROF – Regulamentul de Organizare și Funcționare
SFM – Serviciul Fiscal Municipal
SFO – Serviciul Fiscal Or ășenesc
UAT – Unități administrativ -teritoriale

8
Capitolul 1 Arhivele fiscale și vamale – compone nte ale genului
economic

“[..] Arhiva unui stat este o avere public ă ce merită cea mai de aproape îngrijire
a cârmuirei. Ea este colecția tuturor actelor publice, atât administrative, cât și
judecătorești și politice care slujesc de temelie legiuirilor și istoriei țării”
Vasile Alecsandri

Literatura de specialitate, cu prec ădere cea din țara noastră, face referire la
documentele rezultate de pe urma activităților curente ale unor entități publice sau private,
catalogate în funcție de documeniul de referi nță în care fiecare activează.
Sistemul arhivistic contemporan își are fundamentul conceptual în jurul ideii de
“arhivă la destinatar”1, cel căruia îi sunt adresate documentele cu un anumit specific, fiind
pe deplin responsabil de gestionarea prealabilă a acestora2, implicit de etapele ce țin de
evaluarea importanței practice și istorico -documentare, selecționarea, prezervarea
permanentă sau eliminarea celor considerate a fi nefolositoare și cu termen de păstrare
expirat3. Viziunea deținătorului de arhivă în calitate de “stăpân absolut” a unui întreg
organic4 este în opoziție cu perspectiva abordării managementului informațiilor
clasificate, acolo unde entitatea emitentă are drept de dispoziție asupra actelor create și
supuse unui anumit regim de secretizar e, detalii expuse în cuprinsul studiului de caz al
acestei teze.
Prezentul capitol își propune să dezvolte elementele de apartenență ale
documentelor create de către entitățile fiscale și vamale de la noi din țară, pe baza
specificului și a particularităț ilor acestora, apartenența la genul documentelor economice,
așa cum acesta apare în literatura consacrată. Pe de altă parte, vom avea în vedere să

1 Sacerdoteanu Aurelian , Arhivistica , Editura Didactica si Pedagocica, Bucuresti, 1970, p. 56.
2 Jenkinson Hilary Sir , A manual of archive administrati on, new and revised edition, Percy Lund,
Humphries and Co LTD, London, 1937, p. 44.
3 Schellenberg Theodore , Modern archives: Principles and Techniques , reprinted, The Society of
American Archivists, Chicago, 1998, p. 16.
4 Muller Samuel, Feith J.A., Fruin R., Manual for the Arrangement and Description of Archives ,
reissued edition, The Society of American Archivists, Chicago, 2003, p.19.

9
detaliem o serie de nunanțe și perspective legate de tipologia arhivelor specifice
instituțiilor amintite, al e căror activitate va fi descrisă pe larg în cadrul capitolului dedicat
studiului de caz al acestei teze.
1.1 Fondurile arhivistice de tip economic
Indiferent de perioada istorică la care se face referire, activitatea societății umane în
scopul satisfacerii u nor nevoi sau dorințe, s -a materializat prin acte sau fapte economice,
de comerț, de producție, etc., care la randul lor au generat forme de evidență și de probare,
rezultând astfel o plajă largă de documente de o anumită tipologie și factură. Astfel, iau
naștere documentele pe care o serie de cercetători de cataloghează ca aparținând genului
economic5 și care reprezintă un bogat și divers patrimoniu arhivistic.
Prosperitatea documentară reprezentată de diversele și multiplele înscrisuri de
factură economi că se manifestă chiar și la nivelul instituției care veghează la păstrarea și
conservarea patrimoniului arhivistic românesc – ANR, prin intermediul structurii sale
specializate în a avea competență pe asemenea categorii de documente – Biroul/Serviciul
Arhive Economice. Datorită cantității și diversității actelor economice din depozitele
instituției, Biroul Arhive Economice este în acest moment cea mai mare structură din
sistemul ANR, răspunzand de un patrimoniu declarat de 29 000 ml de documente,
gestionate cu un efectiv de 30 de persoane6.
Din perspectiva abord ării genului economic, literatura românească nu conține un
punct de vedere clar și coerent exprimat în legătură cu apartenența înscrisurilor diverse la
genul economic sau cu prezentarea subgenurilor s au a tipologiilor specifice, care pot fi
integrate clasei de documente de natură economică, cu exepția profesorului Marcel –
Dumitru Ciuc ă, care face referire la arhivele economice și la subdiviziunile acestora:
industriale, agricole, bancare și financiare, comerciale și de transporturi7. Autorul citat nu
face trimitere în cuprinsul textului său la existența unor tipologii distincte de arhive fiscale
și vamale aparținând genului economic, acesta integrează documentele create și deținute
de administrațiile fin anciare județene sau cele ale percepțiilor comunale8 în subgenul

5 Casanova Eugenio , Archivistica , 2-e edizione, Stab. Arti Grafiche Lazzeri, Siena 1928, p.237.
6 http://arhivelenationale.ro/site/despre_anr/organizare/serviciul -arhive -nationale -istorice -centrale/biroul –
arhive -economice/ , accesat la 10.08.2018.
7 Ciuca Marcel -Dumitru , Studii, documente si materiale privind istoria romanielor si arhivistica ,
Editurile Istros si Ordessos, Braila -Pitesti, 2016, p.235.
8 Ibidem , p. 235 -236.

10
arhivelor instituțiilor bancare și financiare, în virtutea tradiției existente în literatura de
specialitate, identificată și la nivelul altor autori care au îndrăznit să facă astfel de
clasificări, în funcție de criterii specifice.
În cercetarea noastră am identificat o serie de puncte de vedere și abordări din
unghiuri diferite, fără să intâlnim un autor care să abordeze și să argumenteze în mod clar
aceste aspecte. Profesorul Sacerdoțeanu în cuprinsul unicului tratat de arhivistică scris la
noi în țară până în acest moment9, menționează existența arhivelor financiare – cu referire
la documentele care atestă acumularea veniturilor statului prin intermediul unor forme de
evidență specifice pe rioadei în care au fost întocmite “catastife, răbojul, sămi, condici,
registre fiscale”, cu speficul acestora în fiecare dintre cele trei regiuni istorice. Autorul
practic face referire la arhivele fiscale existente în cantități mari și la modalitățile în care
acestea s -au constituit de -a lungul timpului, în funcție de condițiile sociale și
organizatorice specifice perioadelor istorice, a regimurilor de influiență, etc. Tot în
categoria arhivelor financiare sunt integrate și documentele constituite, aparțin ând Înaltei
Curți de Conturi10 și a problemelor de execuție bugetară pe care această entitate le verifică
în decursul activității sale. Istoria și evoluția instituțională a acestei organizații o găsim
tratată într -o alta lucrare de referință a literaturii i storiei economice românești11.
Sacerdoțeanu integrează tipologia arhivelor financiare în categoria arhivelor create de
către instituțiile statului12 și reia o parte a discursului lui Casanova cu 20 de ani înainte,
integrând și aspectele sociale pe lângă cele economice13. Potrivit altei opinii, documentele
cu specific fiscal “legate de taxele și impozitele legale” sunt atribuite genului
administrativ, în condițiile în care acestea sunt create în cantități mari de către organele de
specialitate ale statului româ n14. Din perspectiva actorilor privați creatori de arhive
economice, Sacerdoțeanu face referire la arhivele bancare, economice și tehnice, cu

9 Sacerdoteanu Aurelian, Op. Cit. p. 72.
10 Ibidem , p. 73.
11 Murge scu Bogdan , Istoria Curtii de Conturi a Romaniei (1864 -2004) , Editura Evenimentul Romanesc –
Tipogrup Press, Bucuresti, 2005.
12 Sacerdoteanu Aurelian , Op. Cit . p.60.
13 Sacerdoteanu Aurelian , Arhive economice si sociale , in Hrisovul -Buletinul Scoalei de Arhiv istica, V,
Tipografia Carpati, 1945
14 Cheramidoglu Constantin , Esantionarea ca tehnica de lucru in arhivele administrative , in Anuarul
Arhivelor Muresene, Serie Noua, nr. III (VII), 2014, p.65.

11
raportare la “întreprinderile industriale, casele de comerț, băncile, etc.”15. La nivel
internațional există o difer ență între arhivele de tip economic create în decursul
activităților instituțiilor de stat, asimilate fondurilor arhivistice guvernamentale și arhivele
entităților private, corporații, bănci, etc., organizate în arhive de afaceri sau arhive
corporatiste. C hiar la nivelul Consiliului Internațional al Arhivelor există o secțiune creată
în 199016, care se ocupă de documentele constituite în arhive cu un asemenea specific.
Particularitatea acestei structuri este faptul că pe lângă arhive economice și de afaceri,
înglobează și arhive ce țin de domeniul muncii, salarizării, drepturile și interesele
salariatilor. În opinia arhivistei americane Margaret Cross Norton menirea păstrarii
arhivelor întreprinderilor și a corporațiilor era pentru promovarea eficienței admin istrative
a creatorilor în primă instanță, iar mai apoi în plan secund pentru a servi intereselor
istoricilor17.
În opinia noastră, toate acele documente create de entități diverse, fie că provin din
structuri ale statului, fie că au rădăcini în mediul pri vat, având ca element comun economia
și ramurile acesteia, ar trebui integrate în sfera arhivelor de gen economic, iar la nivel
analitic, vor fi evidențiate subdiviziuni ale acestui gen, structurate în funcție de specificul
fiecarui creator: arhive fiscale , vamale, ale societăților de asigurări, comerciale, financiare,
bancare, agricole, industriale, asociații cu profil economic, etc. Îndrăznim să facem
precizarea ca trebuie făcută diferența între arhivele financiare – așa cum este cazul
documentelor ASF sa u ale Curții de Conturi și cele fiscale sau vamale create și deținute
de-a lungul timpului de către entități specializate în acest sens.
1.2 Specificul documentelor fiscale și vamale
Pentru că studiul de față descrie pe larg valențe ale tipologiilor arhi vistice de natură
fiscală și vamală, documentele constituite în astfel de fonduri arhivistice, aflate sub
“umbrela” genului economic, comportă o serie de caracteristici pe care în decursul
experienței noastre le -am identificat, le -am analizat și dorim să l e expunem în cele ce
urmeaz ă.

15 Sacerdoteanu Aurelian , Op. Cit . p.77.
16 https://www.ica.org/en/section -on-business -archives -sba, accesat la 10.08.2018.
17 Hives L. Christopher , History, Business Records, and Corporate Archives in North America , in
Archivaria no. 22, Summer 198 6, p.46.

12
Potrivit opiniilor prezentate în literatura economico -financiară și fiscală, sistemul
fiscal și vamal din țara noastră este unul declarativ, statul permițând contribuabilului să –
și declare veniturile prin anticipare, în baza unui document intitulat declarație estimati vă,
să și le rectifice tot printr -o declarație și să și le plătească în urma emiterii deciziei de
impunere de catre organul fiscal la care este arondat. Toate aceste declarații sunt
documente pe care organul fisc al le primește de la contribuabili, le procesează și le are în
gestiune o perioada de timp, intrând in circuitul documentar al institutiei, în ceea ce mai
târziu vom arăta că se numește ciclul de via ță al documentelor într-o institu ție public ă.
Constatăm existența unei diferențe de abordare între perspectiva de gestionare a
fondurilor documentare ale entităților de stat comparativ cu modalitatea în care este văzută
această activitate la nivelul agenților economici, respectiv al privaților. Entitățile publi ce
fiind cele care apară și promovează interesul statului, pun accent pe ideea de conservare,
favorizând gestionarea și prezervarea documentelor din perspectivă istorică, idiferent dacă
acest fapt le afectează costurile, le îngreunează activitățile pe fond ul acumulărilor imense
de documente neprelucrate de -a lungul timpului. Actorii privați, spre deosebire de
entitățile de stat, au în centrul activității lor perspectiva practică a gestionării resueselor
arhivistice, punând accent pe costuri cât mai mici, pe maximizarea eficienței18 și a
productivității.
Importanța documentelor de natură fiscală și vamală este dată de utilitatea și
valoarea pe care aceste categorii de documente le au, în condițiile în care acestea constituie
principala probă a manifestărilor atribuțiilor legale pe care le dețin creatorii, în scopul
aplicării prerogativelor de “putere publică”19. Plec ând de la concepția teoriei valorii
documentelor20, arhivele fiscale și vamale au, dacă ne raportăm la scopurile imediate ale
activității instituții lor creatoare o valoare primar ă, materializate într -o serie de aspecte
specifice: administrative – așa cum este cazul corespondenței cu o serie de contribuabili
sau cu forurile tutelare; fiscale – reprezentate fix prin acele documente care stau la baza
obiectului de activitate al entităților cu rol de administrare fiscală sau cu specific vamal –

18 Tudorie Denisa -Mihaela , Records Management – premisa unui management eficient al documentelor
unei organizații , Teză de doctorat, Coordonator știintițic Mircea Regneală, Universitatea din București,
2018, p.67.
19 Legea nr. 188/1999 republicată, cu modificările și completările ulterioare, privind Statutul functionarilor
publici, Art. 2 alin. (1).
20 Schellenberg Theodore, Op. Cit. p. 133.

13
declarații, raportări contabile, componente ale dosarelor fiscale ale contribuabililor,
rapoarte de inspecție fiscală sau vamală, informări, etc.; legale sau juridi ce – este cazul
dosarelor juridice și a componentelor acestora aflate pe rolul instanțelor judecătorești cu
ocazia litigiilor pe care entitățile fiscale și vamale le au cu actorii economici pe care îi
administrează. Atunci când fondul arhivistic de tip fis cal și vamal este analizat din
perspectiva prezervării de lungă durată, mai ales atunci când trece o perioada lungă de
timp de la crearea sau primirea documentului, putem face referire, conform teoriei
amintite anterior, de valoare secundar ă21 a înscrisuril or fiscale și vamale, valoare care la
randul ei comportă din nou o serie de fațete: pe de o parte intervine actul fiscal ca prob ă,
în acest caz aspectul juridic sau legal despre care am facut referire în rândurile de mai sus
se suprapune cu valoarea probaț ională a unui document, după trecerea unui anumit termen,
atunci când se ia in calcul apărarea drepturilor și stabilirea obligațiilor în raport cu
prevederile legale ale creatorului respectivului înscris. Cea mai importantă fațetă sau
aspect al valorii sec undare reprezentate de documentele fiscale și vamale o constituie
importanța istorico -documentară și de cercetare, reprezentând mărturia activității și
funcționării unei anumite entități, într -un timp dat și în anumite condiții.
Importanța istorico -docume ntară a documentelor fiscale și vamale, dar și implicit
apartenența la FAN se stabilește prin procedeul de evaluare a fiecarui înscris în parte, în
cadrul procedurii de selecționare a documentelor, luându -se în calcul consultarea unui
specialist al ANR car e poate determina valoarea înscrisurilor în cauza.
Din perspectiva termenului de păstrare permanent, pe care documentele evaluate
ca având importanță istorico -documentară și de cercetare, ca urmare a experiențelor
acumulate în organizarea lucrărilor comis iilor de selecționare de la nivelul entităților
fiscale și vamale, am cosntatat faptul ca termenul de document permanent comportă câte
un sens pentru fiecare dintre părțile implicate în consultări și pe care le vom explica în
cele ce urmează. Pentru un fun cționar public al fiscului, un document permanent înseamnă
că trebuie să fie păstrat pe toata durata exisntenței agentului economic administrat. Este
cazul dosarelor fiscale ce conțin componentele 0 si 1 ale agenților economici – Persoane
Juridice și Perso ane Fizice, pe care organul fiscal unde agentul are înregistrat sediul social

21 Marston Penn Elaine Samantha , Exploring Archival Value: An Axiological Approach , Ph.D Thesis,
University Col lege London, supervisors Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, London, p.25, disponibila
pe http://discovery.ucl.ac.uk/1455310/1/ESMPenn%20Thesis%20Final.pdf , accesat la 10.08 .2018.

14
sau își are domiciliul, are obligația să le dețină în format original, chiar dacă documente
de genul “act constitutiv”, “decizia AGA”, “certificat constatator”, “certificat de
înmatriculare”, etc. se pot gasi și la ONRC, aflat sub tutela Ministerului Justiției22. Din
perspectiva reprezentanților ANR, un document cu termen de păstrare permanent
reprezintă acel înscris evaluat ca având importanță istorico -documentară și de cercetare23,
la împlinirea termenului de 30 de ani de la creare, în condițiile în care nu mai este necesar
în activitatea curentă a entității – în calitate de valoare primara -, va fi predat ANR în
vederea prezervării permanente, a prelucrării și repunerii în circuit ul documentar la
îndeplinirea condițiilor prevazute de legislația arhivistică în vigoare24. Recomandarea
noastr ă transmisă factorilor implicați cu ocazia deselor ședințe avute în vederea discutării
termenelor de păstrare ale documentelor în virtutea întocmi rii, modificării și actualizarii
Nomenclatoarelor arhivistice, atunci când situația în cauză o impunea, conform
dispozițiilor legale în vigoare, a fost că în cazul documentelor de administrare fiscală,
păstrate în arhiva curentă a organului fiscal sau vama l, cu care se lucrează des, să se evite
utilizarea termenului permanent în cuprinsul Nomenclatorului, folosirea unui termen mai
mare (de regula 30 de ani) fiind suficientă pentru a avea garanția că respectivele înscrisuri
nu sunt eliminate dintr -o anumită culpă. Oricum, potrivit reglementărilor arhivistice pe
care organele fiscale și vamale ar trebui să le utilizeze și să le respecte în activitatea
acestora, la finalul celor 30 de ani de păstrare ai unui document, se realizează o evaluare
individuala a conț inutului dosarului în cauză de către specialiști ai serviciului deținător, se
solicită avizul ANR pentru selecționare și numai după confirmarea letrică a acestei
instituții se procedează la eliminarea fizica a documentelor din spatiul de arhivă și
descărca rea din gestiune, respectiv ieșirea din evidența depozitului de arhivă, dacă acest
fapt există.
Tot din perspectiva nelămurilor legate de termenul de păstrare permanent între
economiști – juriști sau inginerii angaja ți în admiistrația fiscală sau vamală ș i

22 https://www.onrc.ro/index.php/ro/inmatriculari/persoane -juridice/societati -cu-raspundere -limitata –
debutant -srl-d, acce sat la 10.08.2018.
23 Duranti Luciana , The Concept of Appraisal and Archival Theory , in American Archivist / Spring 1994,
p. 329.
24 O situatie similara este semnalata de Seful SJAN Brasov -Bogdan -Florin Popovici la Ministerele
Educatiei Nationale si cel al S anatatii, disponibil la
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2016/10/14/permanent -si-patrimoniu/ , accesat la 10.08.2018.

15
reprezentanții ANR cu studii de istorie sau arhivistică, se leagă și disputa cu privire la
păstrarea pe durată nedeterminată a unor înscrisuri aparținând contribuabililor Persoane
Fizice, de genul “Declarație privind Impozitul pe Venit Global (IVG)” sau “Declarații
privind obținerea de venituri din cedarea folosinței bunurilor”, etc., documente care
teoretic, conform dispozițiilor fiscale în vigoare pot fi eliminate după 10 ani de la creare
deoarece nu mai sunt utile, însă organele fiscale păstreaza acest e înscrisuri pentru a le
pune la dispoziție organelor de urmărire penală sau instanțelor judecătoresti, în cazul
demarării expertizelor grafologice, contestațiilor la executare, acțiunilor în contencios –
administrativ, etc. În opinia noastră, menirea termen elor de păstrare cuprinse în
Nomenclatorul arhivistic este să protejeze atât categoriile de documente cât și entitățile
creatoare sau deținătoare de eventualele distrugeri sau eliminări în perioada în care aceste
documente sunt necesare entităților. Însă o dată depăsit acest termen prevăzut într -un
Nomenclator aprobat, respectiv confirmat de conducerea instituției care are ultimul cuvânt
de spus în sfera documentelor și arhivelor tuturor creatorilor din România, în baza urmării
procedurii specificate în legi slația arhivistică în vigoare de la noi din țară, tot cu avizul
ANR, documentele respective pot fi eliminate din spațiul de arhivă ca fiind nefolositoare.
Faptul că o serie de entități specifice zonei juridicului fac solicitări la 5, 10 sau chiar 20
de ani de la expirarea unui înscris, nu reprezintă un pericol la adresa creatorului, în
condițiile în care acesta a urmărit expres calea prevazută de legislație. Altfel, instituțiile
cu atribuții în administrarea fiscală riscă pe termen mediu și lung să se trans forme din fisc
în depozite de arhivă, cauzate de acumulări imense de documente, în calitate de “fabrici
de arhivă”, pe fondul interpretării eronate a legislației, a excesului de zel al unor angajați
sau factori de decizie sau de lipsa de asumare a răspunde rii în fața organelor de urmărire
penală sau al instanțelor de judecată. Toate cele enunțate anterior converg înspre
îngreunarea activității curente a fiscului, încetinirea sau chiar blocarea ciclului de viață al
documentelor, instituția tot primeste sau c reaza agregari de documente, le stochează acolo
unde poate iar acestea se blochează în lipsa unei ieșiri din ciclu. Bineînteles, crește
necesarul de credite bugetare prin închirierea de spații de stocare suplimentare,
achiziționarea de forță de muncă, tran port, logistică, etc., bani care ar putea fi utilizați în
mod eficient acolo unde este nevoie, printr -o simpla decizie manageriala înteleaptă. Mai
multe detalii în acest sens vor fi furnizate în capitolul destinat studiului de caz.

16
Concluzii preliminare

Componente ale genului economic sau financiar, in anumite accep țiuni, documentele
de natură fiscală și vamală constituie bogate surse de informații și importante instrumente
de pe baza cărora pot fi probate aspecte legale, administrative, fiscale sau de alta natură.
Din perspectivă istorico -documentară înscrisurile fiscale și vamale contribuie la
completarea FAN, reprezentând una dintre cele mai bogate și mai semnificative resurse
documentare pe care ANR le gestionează în vederea conservarii memoriei inst ituționale
și a punerii în circuitul științific al tuturor informațiilor conținute de aceste tipuri de
documente.

17
Capitolul 2 Considera ții privind arhiveconomia de natur ă fiscal ă și
vamal ă
“The archivist exits in order to make other people ’s work possible, unkown people for
the most part and working very possibly on lines equally unknown to him: some of them
perhaps in the quite distant future and upon lines as yet unpredictable. His Creed, the
Sanctity of Evidence; his Task, the Conservati on of every scrap of Evidence attaching to
the Documents committed to his charge; his Aim, to provide, without prejudice or
afterthought, for all who wish to know the Means of Knowledge”
Sir Hilary Jenkinson (1948)
2.1 Delimit ări terminologice și conceptuale
De-a lungul timpului, în decursul evolu ției acesteia ca știință, mai întâi ca
instrument de specialitate cu rol auxiliar al istoriei, apoi ca știință independent ă si ulterior,
integrat ă în științele inform ării și ale comun icării25, arhivistica26 a fost împărțită în mai
multe ramuri, în func ție de obiectul și specificul activit ăților avute în vedere, fiind
integrat ă, potrivit unor puncte de vedere, în rândul știintelor normative27. Elementul
comun al acestei științe, indiferent în rândul cărei categori este clasificată de c ătre
speciali ști, constituie faptul c ă are ca obiect suportul friabil.28
Alături de arhivologie și arhivotehnie , arhiveconomia este definit ă ca ramura
arhivisticii ce are în vedere cercetarea, dezvoltarea, îmbunătățirea și stabilirea condi țiilor
propice de p ăstrare și conservare a documentelor , indiferent de suportul pe care acestea
sunt create, precum și a metodelor de lucru aferente29.

25http://www.arhivist.home.ro/00%20old_site/20%20biblioteca%20de%20arhivistica/a%20publicatii/BID
A%202004%20 -%20ISAD%20RO.pdf , Accesat la 20.03.2018.
26 Văzută ca “ știință specială a istoriei a cărei sferă de cercetare o constituie izvoarele scrise pe suporți
friabili, pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale și aplicative în vederea stabilirii soluțiilor
optime de ordonare, selecționare, inventari ere, conservare și valorificare a documentelor”, în Dicționar de
termeni arhivistici, p.27.
27 Mocanu Marin Radu , Arhivele și statul , Editura Ministerului de Interne, București, 2000, p.94
28 Berciu -Drăghicescu Adina , Arhivistica și Documentaristica – Științ e auxiliare ale istoriei , Editura
Universității din București, 2000, București, p.11.
29 Sacerdoțeanu Aurelian , Arhivistica , Editura Didactică și Pedagogică, București, 1970, p.212.

18
Potrivit unui alt punct de vedere, arhiveconomia este definit ă ca “parte a arhivisticii
care cerceteaz ă și stabile ște condi țiile optime de p ăstrare și conservare a documentelor”30
Așa cum afirma și colegul nostru de breasl ă, dr. Bogdan Florin Popovici31, prima
condi ție ca un fond arhivisitic sau o grupare de documente s ă fie avut ă în vedere pentru a
putea fi prelucrat ă, indiferent de natura și tipologia infoma țiilor con ținute este ca aceasta
să existe în realitate, s ă fie într-o stare de conservare care sa -i permit ă acțiunea factorului
uman în procesul de prelucrare de -a lungul ci clului de via ță al documentului32. Potrivit
literaturii italiene arhiveconomia era considerat ă ca parte a arhivisticii, preocupat ă de
metodele practice de prezervare a documentelor33. Din punct de vedere al terminologiei,
sintagma “arhiveconomie” își are începuturile în școala arhivistica belgian ă, prin
intermediul arhivistului Joseph Cuvelier, acesta fiind cel care a ini țiat în sistemul educativ
arhivistic din Belgia "Cours Practique d'Archiveconomie"34, în țara noastră ajungând prin
intermediul influențelo r arhivistice italiene ale lui Eugenio Casanova35.
2.1.1 P ăstrare -Conservare -Prezervare
Literatura de specialitate din țara noastr ă nu define ște foarte clar termenii de
păstrare -conservare -prezervare și nu poate face diferen ța de nuan ță între specificul
ficaruia dintre acestea. Școala arhivistic ă anglo -saxon ă, spre deosebire de cea european ă,
face mai bine diferen ța din punct de vedere al termenilor însă, în Rom ânia se pune
problema celui care face traducerea și adaptarea la contextul potrivit.

30 Dicționar de termeni arhivistici dezvoltat de Federația Arhiviștilor din România, p.26, disponibil la
http://www.artgraph.ro/Dictionar%20Arhivistic.pdf , Accesat la 20.03.2018.
31https://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/05/tema -5-arhiveconomia.pdf , Accesat la
05.02.2018.
32 Ioncef Cezar -Săndel , Utilizarea hârtiei alcaline pentru documentele aparținând fondurilor arhivistice
create și gestionate de către entități le publice din România , în Romanian Review of Young Researchers
(RRYR) , Issue no. 6/Vol.II, July 2016, p.57.
33 Delsalle Paul , A history of archival practice, Routledge, 2017, introducere.
34 Geller D. Lawrence, Joseph Cuvelier , Belgian Archival Education and the First International
Congress of Archivists Brussels 1910 , în Archivaria 16, Summer 193.
35 Popovici Bogdan -Florin , Again about the “Babel -ology” in Archival Science: a South -East European
approach , in Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, p.383.

19
Păstrarea în viziunea prof esorului Florea Oprea reprezint ă “preocuparea omunlui
de a asigura continuitatea existen ței și integrit ății documentelor cu ajutorul mijloacelor
comune de care dispune”36.
Conservarea este un concept care a înlocuit treptat termenul de păstr are, fiind
“disciplina dedicat ă prezerv ării și restaur ării materialelor arhivistice”37. Opera țiunile de
conservare pot fi aplicate at ât documentului fizic , cât și informa țiilor con ținute de c ătre
acesta.
Se desprind aici dou ă tipuri de conservare: material a și cea intelectual ă. Cea
material ă are la r ândul s ău dou ă componente : preventivă și curativă . Conservarea
preventivă are în vedere asigurarea condi țiilor favorabile în vederea evit ării apari ției și
dezvoltării factorilor care pot degrada materialul arhiv istic gestionat. Conservarea
curativă se aplic ă documentelor degradate în vederea recuper ării și restaurarii38 condi ției
inițiale ale acestora , înainte de a fi afectate de factorul nociv.
Sintagma “ conservare a documentelor ” este definit ă ca fiind un “ comp lex de
măsuri destinate păstrării în cele mai bune condiții a documentelor de arhivă ce implică
folosirea de depozite climatizate, dotate cu mobilier specific corespunzător, organizarea
arhivei și confecționarea de mijloace individuale de protecție a docum entelor, aplicarea
măsurilor de asigurare, igienă și întreținere a arhivelor, restaurarea documentelor și
reglementarea evidenței și circulației documentelor în condițiile asigurării securității și
integrității acestora”39.
În percepția specialiștilor amer icani conservarea este văzută ca o componentă a
activității de prezervare , constând în tratamente fizice și chimice de care au parte
documentele.40

36 Oprea Florea , Conservarea și restaurarea documentelor de arhivă , Editura Fundației România de
Mâine, București, 2008, p.12.
37 Oprea Florea , Op. Cit ., p.14.
38 Favier Jean , Les Archives , Presses Universitaires de France, Paris, 1959, p.64.
39 Dicționar de termeni arhivistici, p.60.
40 Bellardo J. Lewis , A Glossary for Archivists, Manuscript Curators and Records Managers , Editura The
Society of American Archivists, Archival Fundamental Series, Chicago, 1992, p.8.

20
Prezervarea define ște “prevenirea sau întârzierea deterior ărilor și degrad ărilor
materialelor de arhiv ă prin controlul corespunzator a l mediului sau/ și prin tratamente”41.
Utilizat mai ales dupa 1990, prezervarea este un concept care ar trebui s ă facă
parte din politica și planul de management pe care îl abordeaz ă și urm ărește fiecare entitate
cu rol de creator și deținător de înscrisuri sau informa ții digitale.42 Din punct de vedere
economic este mai ieftin intreprinzi ac țiuni de prezervare ce cuprin d acele măsuri de
conservare preventiv ă a patrimoniului arhivistic gestionat, dec ât să achizi ționezi servicii
de re staurare atunci c ând materialul arhivistic este serios afectat, exist ând și riscul
colateral ca informa țiile con ținute de c ătre anumite unit ăți arhivistice afectate s ă fie
pierdute definitiv.
Potrivit arhivistului rom ân B.F. Popovici, starea normal ă a doc umentelor de arhiv ă
corespunde activit ății de prezervare, atunci c ând sunt constatate procese de degradare a
materialului arhivistic , începe opera țiunea de conservare în vederea opririi proceselor de
degradare iar operatiunile de restaurare reprezint ă aduc erea documentului degradat la
starea de normalitate ini țiala.43
În sus ținerea celor afirmate mai sus vine și opinia unui alt specialist rom ân în
materie de conservare și restaurare a patrimoniului infodocumentar care afirm ă că
“prezervarea colec țiilor repr ezint ă ansamblul m ăsurilor preventive aplicate pentru a
întârzia și preveni deteriorarea, (…) implic ând activit ăți de monitorizare a microclimatului
și a celor care descriu condi țiile de utilizare și cercetare a documentelor”44
Literatura americană descrie o serie de principii de care depind programele de
prezervare ale arhivelor. Astfel, conceptul de prezervare este văzut ca fiind o
responsabilitate a managementului ce trebuie susținută și gândită de la cele mai înalte
nivele administrative. Deoarece este o activitate prin intermediul căreia se consumă anual
sume importante de bani, este necesară alocarea expresă, consistentă și constantă de

41 Idem , p.15.
42 Popescu Aurelian , Prezervare, conserv are, restaurare , în Tratat de Bibluoteconomie, volumul II,
partea a II -a, Editura Asociația Bibliotecarilor din România, București, 2016, p.262.
43 Popovici, Bogdan -Florin , Op. Cit , p.2.
44 Deac A. Vasile , Conservarea colecțiilor infodocumentare din bibliote ci, muzee și arhive.
Simptomatologia complexului de degradare , Editura Centrul de pregătire profesională în cultură,
București, 2008, p.13.

21
fonduri în bugetele anuale ale instituțiilor ce dețin depozite de arhive, în vederea susținerii
tuturor cheltuielilor necesare. În viziunea cercetătorilor și experților americani,
programele de prezervare constitutie un complex de activități cu spectru larg care variază
între depozitare, manipulare, controlul mediului înconjurător și al microclimatului,
efectuarea de cop ii de protecție sau copii de rezervă, asigurarea elementelor de securitate,
pregatirea pentru lupta împotriva dezastrelor, până la elemente care țin de tratamente de
conservare respectiv, restaurare. Nu în cele din urmă, literatura de specialitate face ref erire
la preocuparea pe care întreg personalul entității sau al depozitului de arhivă ar trebui să
o aibă față de prezervarea patrimoniului pe care il gestionează, indiferent de nivelul
funcțional al angajatilor, structură sau îndatoriri.45
2.1.2 Degradare -Deteriorare
Din perspectiva arhivelor economice de factur ă fiscal ă și vamal ă, toate acele
modificari ale structurii, formei și uneori ale con ținutului suportului pe care sunt
înregistrate informa țiile, reprezint ă modalit ăți de perimare a propriet ăților i nițiale,
manifestate prin diferite stadii de degradare ale documentului , care supuse în timp
condi țiilor nefavorabile, conduc la deteriorarea sau distrugerea, uneori f ără posibilitatea
de a mai putea fi ceva salvat, a materialului arhivistic.
Literatura c onsacrat ă în domeniul conserv ării și prezerv ării face referire la
prezen ța factorilor care manifest ă predispozi ția documentului la complexele de degradare.
În cazul studiului de fa ță, pentru c ă suportul preponderent al documentelor fiscale și
vamale este c el papetar, se pune problema structurii, compozi ției și elementelor
componente ale h ârtiei, modalitatea și condi țiile de fabricare, elementele eliminate sau
adaugate în tehnologia de fabricare, calitatea materialelor și a materiilor prime utilizate
pentru ca produsul finit s ă aibă un raport calitate -pret convenabil din punct de vedere
economic, etc.46
Analizarea ac țiunii diver șilor factori (clasifica ți în func ție de tipologie, ac țiune,
raportare fa ță de materialul afectat în endogeni, exogeni, abiotici și biotici) asupra s ănătății
și integrit ății arhivelor fiscale și vamale , trebuie s ă se fac ă în strânsă legătură cu rela țiile
cauză-efect și prin coroborarea riscurilor evaluate și asumate de c ătre creatorii sau

45 Ritzenthaler Mary Lynn , Preserving Archives and Manuscripts , Society of American Archivists,
Chicago, 2003, p.VII I.
46 Deac A. Vasile , Op. Cit , p.22.

22
deținătorii unui astfel de patrimoniu arhivistic . Speciali știi fac referire la contextul și
influen ța exercitat ă de asemenea factori în declan șarea sau întârzierea producerii efectelor
nedorite cauzate de contextul și tipologia elementelor de natur ă să produc ă efecte
destructive asupra arhivelor. În acest context putem face referire la importan ța factorilor
cu rol de activare și a celor cu rol inhib ator sau de blocare al proceselor de degradare.47
Sintagma “ degradarea documentelor ” este definit ă ca fiind “ proces complex de
eteriorare mecanică și chimic ă și de denaturare a formei și structurii inițiale a
documentelor, ca urmare a acțiunii nefavorabile a factorilor fizici, chimici, biologici și
sociali48. Degradarea . se poate manifesta prin pierderea unora dintre părțile structurale ale
documentelor, prin scăderea rezistenței suportului grafic, pierderea lizibilității, apariția de
pete divers colorate etc. Documentele degradate se recuperează prin lucrări de restaurare,
iar ansamblul măsurilor de conservare a documentelor urmărește prevenirea degradării
acestora”49.
Din punct de vedere temporal și al ac țiunii factorilor asupra documentelor fiscale
și vamale, mai ales pe suport pap etar, se face distinc ție între fenomenele de degradare –
deteriorare sau distrugere al e înscrisurilor. Pe fondul apari ției și prezen ței factorilor
destructivi, are loc o alterare a propriet ăților fizico -chimice la niv elul documentului,
denumit ă în limbaj de specialitate „degradare”, expunerea prelungit ă la ac țiunea acestor
factori destructivi produce o accelerare a degrad ării documente lor și conduce la
fenomenele de deteriorare sau distrugere a le înscrisurilor.
Literatura american ă50 face referire la „agen ți ai deterior ării” atunci c ând se refer ă
la factorii care contribuie la „moartea controlat ă”51 a înscrisurilor.
În opinia noastră, c omplexul fenomen al degradării apare primul și se manifestă
printr -o afectare negativă a proprietăților fizico -chimice ale unui înscris, a „stării de
sănătate” a acestuia iar în lipsa unor acțiuni conservative care să oprească efectele

47 Idem , p.33
48 Burlacu Ioana , Dicționar al științelor speciale ale istoriei , Editura Științifică și Enciclopedică,
București, 1982, p.98
49 Dicționar de termeni arhivistici, p.70.
50 Schellenberg Theodore , Modern archives – principles and techniques , The Society of American
Archivists, Chicago, 1954, p. 161.
51 Doncea Sanda Maria , Conservarea obiectelor pe suport papetar cu ajutorul nanomaterialelor , Teză de
doctorat, Târgoviște, 2014.

23
destructive ale degr adării, se ajunge la fenomenul de deteriorare sau distrugere a
documentului, cu repercusiuni definitive și irecuperabile pentru informațiile conținute de
acel suport.
2.1.3 Restaurare
Definit ca „ un complex de opera ții și tratamente tehnice adecvate, car e se aplic ă
documentelor în scopul elimin ării sau inactiv ării cauzelor de degradare, al opri rii
evolu ției degrad ării și al cre ării unui grad de rezisten ță sporit fa ță de ac țiunea viitoare
a unor asemnea factori, în condi țiile asigur ării depline a integrit ății, securit ății și
menținerii autenticit ății documentului tratat52 ”, procesul de restaurare al înscrisurilor
afectate de către o serie de diverși factori nocivi, comportă o serie de nuanțe terminologice
și semantice, variind de la simplă reparație a unor componente degradate și până la
recoaserea sau relegarea dosarului afectat53, fiind în fond o formă de conservare curativa54.
O forma superficială de restaurare poate fi considerată și operațiunea de
recondiționare a documentelor care, spre deosebire de î ntreținere55 și restaurare , este
definită în literatura de specialitate ca fiind „ ansamblul de opera ții simple de corectare a
unor degrad ări mecanice suferite de documente și care se încadreaz ă în lucr ările de
legătorie a dosarelor de arhiv ă […]” constant în „ curățirea, despr ăfuirea, netezirea
filelor, repara ții ale zonelor sf âșiate, ata șarea de alonje etc”56.
Dacă analizăm cu atenție conținutul activităților pe care le definesc, precum și
terminologia celor două activități, putem afirma că granița între întreținere57 și
recondi ționare , ca parte componentă a procesului de restaurare a documentelor, este foarte
fină și greu de sesizat, de multe ori, cele două aspecte confundându -se.
Potrivit specialiștilor americani, în zilele noastre restaurarea este priv ită ca fiind
un termen arhaic, înlocuit cu cel de conservare, considerându -se că tratamentul de

52 Burlacu Ioana , Dicționar al științelo r speciale ale istoriei , Editura Știintifică și Enciclopedică,
București, 1982, p. 200.
53 Oprea Florea , Manual de restaurare a cartii vechi si a documentelor grafice, Editura Muzeului
Literaturii Romane, Bucuresti, 2009, p.20.
54 Ibidem, p.269.
55 Ibidem, p. 21.
56 Burlacu Ioana, Op. cit., p.196.
57 Ritzenthaler Mary Lynn , Op. Cit., p.1

24
restaurare asupra unui înscris degradat sau parțial deteriorat este văzut ca un aspect al
programelor generale de prezervare58.
2.2 Scurt ă incursiune în istor ia și tehnologia h ârtiei și a instrumentelor de
inscrip ționare
Întruc ât în cuprinsul studiului de fa ță suportul predonminant al informa țiilor fiscale
și vamale din țara noastr ă este reprezentat în cea mai mare parte de h ârtie, se impune în
cele ce urmeaz ă, să facem o succint ă prezentare a apari ției și dezvolt ării acesteia , precum
și a instrumentelor și tehnicilor folosite de -a lungul timpului pentru scrierea pe suport
papetar.
Referindu -ne la domeniul fiscal și vamal, în afara hârtiei, documentele create direct
în mediul virtual sau cele care provin din mediul clasic iar prin procesul de digitalizare
sunt incluse în circuitul electronic, constituie o cantitate neglijabilă de documente, doar
câteva procente din totalul informațiilor create și gestionate la noi în țară până în acest
moment.
De asemenea, cunoa șterea apari ției, dezvolt ării și evolu ția procedeelor tehnologice
de fabricare a h ârtiei, cernelurilor și substantelor utilizate la scris, tiparit etc. constituie
elemente de mare importan ță în contextul analizei fenemenului conserv ării, a complexului
de factori care marcheaz ă deteriorarea și ulterior, a ceea ce determin ă degradarea
documentelor fiscale și vamale , ducând în acest fel la o pierdere par țiala sau total ă a
informa țiilor con ținute.
2.2.1 H ârtia
Considerat ă de c ătre unii autori ai literaturii consacrate fiind „regina
materialelor”59, își face apari ția în China, iar inven ția acesteia este atribuit ă lui Tsai Lun,
într-o perioad ă în care scrisul se f ăcea pe m ătase însă, aceasta devenea „tot mai r ară și mai
scump ă”.60 Tehnica descoperit ă consta în macerarea be țelor de trestie sau a scoar ței de
copaci, folosindu -se în special cea de dud61, sub ac țiunea apei în vederea descompunerii
fibrelor componente. Apoi urmeaz ă tehnica ob ținerii pastei de fibre pr in ac țiune

58 Ibidem, p.2.
59 Mureșanu Camil , Istoria scrierii, a cărții și a tiparului: curs universitar , Cluj -Napoca, 1995, p.24.
60 Dîmboiu Aurel , De la piatră la hârtie , Editura Științific ă, București, 1964, p.137.
61 Panati Charles , Cartea începuturilor , Editura Orizonturi -Luceafarul, București, 2004, p.97.

25
mecanic ă62 și amestecul cu apa. Cu ajutorul unor site se ob ținea coala de h ârtie ce urma a
fi uscat ă prin expunere direct ă la razele soarelui.
Din locul descoperi rii sale, h ârtia s -a răspandit în toat ă China antic ă, fiind utilizat ă
pe langa scri s, și la substituirea monedelor metalice în vederea facilit ării schimburilor
comerciale.63 Ulterior, extinderea a marcat Coreea și Japonia unde exista practica de
conservare și apărare de ac țiunea nociv ă a insectelor prin înmuierea în tinctur ă de culoare
galbenă, obținuta prin extractia r ășinii arborelui hinoki.64 În tot acest timp, suportul
papetar a fost ținut în spa țiul asiatic vreme de aproape șase secole , până când secretul
producerii și fabric ării hârtiei a fost smuls chinezilor de c ătre adversarii arab i65. În urma
luptei din iulie 751, arabii au luat prizonieri și câțiva mae ștri papetari care au contribuit la
continuarea fabric ării hârtiei în orasul Samarkand.66
Procedeul fabric ării hârtiei își continu ă periplul dezvol ăarii și extinderii prin lume,
arabi lor lu ându-le încă șase secole ca h ârtia s ă ajunga de la Samarkand în Spania maur ă.
Arabii67 au fos t cei care au introdus tehnicile de încleiere cu amidon produs din f ăină de
cereale, au trecut la folosirea cleiului din f ăină de orez și a solu țiilor din gum ă arabic ă. Tot
aceștia au fost cei care au dezvoltat tehnologia de fabricare prin trecerea de la piua de
piatră68 a chinezilor la m ăcinarea pastei de h ârtie cu ajutorul pietrelor de moar ă acționate
prin for ța roților de ap ă,69 invent ându-se astfel conceptul de „ mori de hârtie ”. Hârtia
rezultat ă avea formatul 1099×733 mm sau 61×91 mm, c ântarind sub 50 g/m2.
În condi țiile dezolt ării activit ăților comerciale, h ârtia intr ă în Spania în cursul
secolului al XII -lea fiind utilizat ă concomitent cu pergamentul. Deza vantajul h ârtiei în
viziunea spaniolilor catolici îl constituia fabricarea și utilizarea în special de c ătre evrei,
din punct de vedere al suportului de scris , hârtia era mai u șor de distrus și mai scumpa

62 Wessel C. J ., Hârtia , în Probleme de patologie a cărții, volumul 3, Laboratorul de igienă și restaurare a
cărții din cadrul Bibliotec ii Centrale de Stat, București, 1970, p.201.
63 Dîmboiu Aurel, Op. cit p.157.
64 Ibidem, p.166.
65 Regneală Mircea , Tratat de biblioteconomie , vol. 1, Editura Asociației Bibliotecarilor din România,
București, 2013, p.57.
66 Mureșanu Camil, Op. Cit. p. 24
67 Hering Elisabeth , Povestea scrisului , Editura Tineretului, București, 1960, p.123.
68 Sarghie Anca , Istoria scrisului, a cărtii și a tiparului , Editura Alma Mater, Sibiu, 2004, p.26.
69 Dîmboiu Aurel, Op. cit., p.186 .

26
decat pergamentul. Potrivit literaturii de speciali tate și în Italia secolului XII -XIII începe
procesul de utilizare și apoi de fabricare a h ârtiei, în special în localitatea Fabriano l ângă
Ancona70, în timp h ârtia produs ă în Italia devenind de mai bun ă calitate dec ât cea produs ă
la vecinii spanio li, datori tă procedeelor tehnice îmbun ătățite prin intermediul utiliz ării ca
materie prim ă a cârpelor de in și cânepa, fibrele ob ținute au devenit mai scurte prin
măcinarea în steampuri și, nu în ultimul r ând, încleierea cu gelatin ă de origine animal ă,
față de cele din Spania unde aveau la baza resursele vegetale, precum și introducerea
procedeului de filigranare. Treptat utilizarea și fabricarea h ârtiei s -a extins în Elve ția,
Franța și Germania existând la un moment dat, datorit ă rarității materiei prime, o a șa-zisă
contraband ă în țările vecine cu obiecte din in și cânepă necesare topirii în vederea
fabric ării colii de h ârtie.71 Literatura interna țională a vehiculat la un moment dat chiar
folosirea bumbacului în locul inului și al c ânepei, însă treptat aceste tipuri d e afirma ții s-
au dovedit p ână la urm ă a fi doar simple mituri.72
Progresele tehnologice au generat importante schimb ări în materie de fabricare a
hârtiei, pe fondul cererii și nevoii tot mai mare din pia ță, produc ția devenind tot mai
rentabil ă, calitatea s uportului papetar îmbun ătățindu-se în detrimentul propriet ăților legate
de durabilitatea și rezisten ța la anumi ți factori. Treptat inul și cânepa au fost înlocuite cu
fibre nontextile, paie din cereale cu fibrele mai scurte și deci mai fragile și ușor de d istrus,
iar apoi, încep ând cu secolul XIX, lemnul a început s ă fie principala materie prim ă din
care se realiza suportul papetar.
Din punct de vedere al compozi ției chimice lemnul, spre deosebire de plantele
predecesoare care aveau celuloz ă în procent mar e, are doar 50% celuloza, hemiceluloz ă,
lignin ă, rășini, proteine și substan țe minerale. Toate aceste elemente constitutive conduc
la o sc ădere a durabilit ății în timp a h ârtiei din lemn, lignina produce îngălbenirea73 și
îmbătrânirea precoce a h ârtiei iar, spre deosebire de fibrele textile din in și cânepă, cele
din lemn sunt mai fragile și mai u șor de distrus.74

70 Ibidem , p.196 -197.
71 Ibidem, p. 211.
72 Ibidem, p.222.
73 Dumitrescu Maria , Sănătatea cărților , în Hrisovul Buletinul Școalei de Arhivistică, nr.1, Tipografia
Carpați, 1941, p.245.
74 Popescu Aurelian , Op. Cit ., p.274.

27
Definit „ca un polizaharid fibrilar stabil și insolubil in apa” , celuloza reprezinta
componenta de baz ă a suportului papetar.75
În afar ă de celul oza din lemn, fabricarea h ârtiei mai presupune existen ța unor
materiale de umplere, precum și a unor agen ți de incleiere în așa numita „er ă a pastelor
chimice”76.
Substan țele minerale cu rol de a opaciza și compacta suportul papetar, compuse în
principal d in carbona ți de calciu și alte tipuri de substan țe dispersate între fibrele
celulozice fac parte din categoria mater ialelor de umplere ale hârtiei. În func ție de Ph-ul
substan țelor care stau la baza elementelor de umplere, reac țiile chimice generate în tim p
pot conduce la degradarea și deteriorarea calit ății hârtiei (a șa cum este cazul sulfatului de
calciu77, sulfatului de bariu și plumb, caolin sau talc etc 78) sau la men ținerea propriet ăților
în prezen ța mediului alcalin , așa cum este cazul carbonatului de calciu favorabil h ârtiei.
Ph-ul suportului papetar este definit ca fiind „logaritmul cu semn schimbat al concentratiei
de ioni de hidrogen (H+), având valori cuprinse între 0 si 14, cu 7 nivelul mediilor
neutre”79.
Având în vedere porozitatea și caracterul hidrofil al h ârtiei netratate cu agen ți de
încleiere, în fabricarea suportului papetar, o importan ță deosebit ă îl are procesul de
încleiere at ât la suprafa ță cât și în mas ă, îmbun ătățind astfel, al ături de materialele de
umplere propriet ățile finale ale h ârtiei – rezisten ța, opacitatea, gradul de alb etc.80
Eforturile cercetătorilor pentru păstrarea patrimoniului arhivistic pe termen lung s –
au concretizat, în ultima perioadă, în introducerea de noi concepte – permanen ța și
durabilitatea h ârtiei, contribuin d astfel la ajutorul dat comunității arhivistice
internaționale în lupta împortriva distrugerii arhivelor.

75 Oprea Florea , Manual de restaurare a cărții vechi și a documentelor grafice , Editura Muzeului
Literaturii Române, București, 2009, p.49.
76 Dîmboiu Aurel , Op. cit., p.278.
77 Bobu Elena, Op. Cit., p.189.
78 Popescu Aurelian , Op. Cit ., p.274
79 Burlacu Ioana , Dicționar al stiințelor speciale ale istoriei , Editura Științifică și Enciclope dică,
București, 1982, p.185.
80 Bobu Elena , Procese chimico -coloidale la fabricarea hârtiei , Editura Cermi, Iași, 1998, p.135.

28
Permanența arhivelor pe suport papetar presupune existența stabilității chimice a
acesteia precum și abilitatea de a -și păstra proprietățile chimic e nealterate de -a lungul
timpului.
Celălalt concept – durabilitatea – reprezintă gradul sau măsura în care hârtia își
poate păstra fermitatea și proprietățile fizice inițiale, mai ales în caz de utilizare intensă.
Literatura de specialitate prin special iștii consacrați în domeniul prezervării susține
că un anumit tip de hârtie poate fi permanentă datorită stabilității chimice a elementelor
componente însă nu durabilă și invers.81 În anumite condiții tehnologice contolate strict
este posibilă fabricarea hâ rtiei care să aibă cele două proprietăți pentru îmbunătățirea
calităților de păstrare pe termen lung însă, în fluxul tehnologic trebuie dozați în conditii
optime și controlați o serie de parametri: calitatea și tipologia fibrelor, contaminări cu
reziduri c himice, lungimea și elasticitatea fibrelor, valoarea Ph -ului, prezenta metalelor și
a altor impurități în pasta de hârtie, etc.
2.2.2 Cernelurile
Alături de instrumentele de scris și de suportul papetar propriu -zis, cernelurile
respectiv, substan țele cu ajutorul c ărora s -au imprimat informa țiile în cuprinsul
documentelor de -a lungul vremurilor, joac ă un rol similar cu cel al suportului papetar în
tematica acestui studiu. Pe l ângă cerneluri, mina de plumb a fost utilizat ă pentru
inscriptionarea și linier ea pergamentului și al h ârtiei, exist ând obiceiul închiderii acesteia
în tuburi confec ționate din lemn, prev ăzute cu diverse ornamente.82
Potrivit speciali știlor în domeniu în componen ța cernelei intr ă substan ța
pigmentar ă, liantul, mediul lichid dar și o serie de alte substan țe care asigur ă propriet ăți
specifice (miros, conservare împotriva biodegrad ării și ferment ării, prevenirea usc ării,
controlarea densit ății, ajut ă la prevenirea înghe țului, confer ă luciu și rezisten ță etc)83.
Din punct de vedere al co mpozi ției chimice, cerneala a evoluat de -a lungul
timpului, fiind în strânsă legătură cu descoperirile tehnologice ale vremurilor. În perioada
antic ă cerneala era realizat ă din negru de fum, clei și apă, în literatura de specialitate aceste

81 Ritzenthaler Mary Lynn , Op. Cit., p. 26.
82 Dîmboiu Aurel, Op. cit . p.228.
83 Oprea Florea , Op. cit ., p.68.

29
tipuri de cerne luri fac ând parte din categoria celor pe baz ă de carbon84. Fiind de slab ă
calitate, a fost îmbun ătățită prin adaugarea de o țet, acesta m ărindu -i capacitatea de
aderen ță pe suportul de scris. În Europa timpurie s -a folosit de asemenea cerneala de sepie
și tușul chinezesc importat din Orient. Din punct de vedere al rezisten ței și vizibilit ății pe
suportul papetar în timp, cernelurile de secol XII erau de calitate chiar mai bun ă decat cele
utilizate în veacurile XV -XVI, av ând în compozi ție o combina ție de subst anțe de genul
sulfatului de fier și carbune din ghind ă de stejar.85
Un pas înainte în evolu ția cernelurilor a fost descoperirea combina ției între sulfatul
feros, r ășina și un lichid extras din anumite specii de stejar sau castan, precum și din
scoar ța și frunzele de o țetar, care con țineau un colorant pe baz ă de acid tanic86. Acest tip
de cerneluri de natur ă metalogalic ă produs e prin reac ția sulfatului feros și a acidului galic
din taninuri vegetale sub forma de acid galotanic87, au evoluat spre produc ția indu strial ă
în detrimentul calit ății, contribuind la generarea problemelor privind conservarea
documentelor de arhiv ă prin deteriorarea efectiv ă a lor sau a suporturilor papetare pe care
au fost inscrip ționate informa țiile.88
2.2.3 Tonerele și cartusele de im primant ă
Constitu ie dispozitive de imprimare moderne care folosesc un tip de cerneal ă
uscat ă, spre deosebire de solventul lichid cu ap ă sau cele care utilizeaz ă uleiul. Specificul
cernelei uscate utilizate de c ătre tonere este faptul ca acestea „ se apli că pe suportul de
hârtie într-un câmp electrostatic de tip special și se fixeaz ă la cald cu ajutorul tehnicilor
de tip xerox”89, fiind de fapt o pulbere sintetica având calități plastice90.
La începuturile utilizării acestor dispozitive se foloseau impriman tele matriciale ce
imprimau caracterele pe suport papetar prin intermediul panglicii de tuș sau carbon.
Progresul tehnologiei a adus pe scena echipamentelor imprimantele cu laser și pe cele cu

84 Popescu Aurelian , Prezervare, conservare, restaurare , în Tratat de Biblioteconomie, volumul II, partea
a II-a, Editura Asociației Bibliotecarilor din România, București, 2016, p. 276.
85 Dîmboiu Aurel, Op. cit. , p.229.
86 Panati Charles , Cartea începuturilor , Editura Orizontu ri-Luceafarul, București, 2004, p.105.
87 Oprea Florea , Manual de restaurare a cărții vechi și a documentelor grafice, Editura Muzeului
Literaturii Române, ediția a II -a revizuită, București, 2013, p.78
88 Popescu Aurelian , Op. Cit. , p.277.
89 Oprea Florea, Op. cit ., p.68.
90 Alămoreanu Sorin, Op. Cit . p.60

30
jet de cerneală. Cele cu laser funcționeaza în același mod ca ș i un copiator, laserul
producând energia termică necesară topirii tonerului, ambele utilizand pulberea -toner91.
În cazul celor cu jet de cerneală, imprimarea se realizează prin proiectarea pe suportul
papetar a unui jet fin de cerneală ce se difuzează în fi brele hârtiei utilizate. În cazul
imprimantelor color pentru realizarea și imprimarea culorii și nuanței dorite sunt utilizate
amestecul a patru culori : roșu magenta, galben, albastru cyan și negru.92
2.3 Ac țiunea complexului de factori în procesele de deg radare -deteriorare
În continuarea acestui studiu vom prezenta elementele constituite sub forma unui
complex care ac ționeaz ă negativ asupra documentelor fiscale și vamale, în special asupra
celor pe suport de h ârtie, produc ându-le în prim ă fază degradarea, iar dac ă nu sunt
întreprinse m ăsuri conservative, apare fenomenul de deteriorare sau distrugere definitiv ă,
fără ca informa țiile con ținute s ă mai poat ă fi recuperate. Acest subcapitol se dore ște a fi o
abordare antagonic ă în raport cu urmatorul subcapitol dupa modelul “ a șa nu, a șa da”.
Având în vedere natura sa organic ă, în care carbonul ca element predominant creaz ă
legături chimice la nivel de atomi și molecule cu alte genuri de substan țe93, viața hârtiei
parcurge o serie de etape de evolu ție necontrolat ă în tendin ța ei de descompunere94 și este
supus ă unor factori identifica ți de literatura de specialitate care au rol în transformarea, de
multe ori ireversibil ă, a suportului papetar. Tendin ța de descompunere a substantelor care
intră în compozi ția hârtiei este de a se ajunge la elementele chimice care au constituit
legăturile polimerice ale celulozei prin fotosinteza: dioxidul de carbon (CO 2) și apa
(H2O)95. Cumulul de agenti care ac ționeaz ă asupra h ârtiei constituie un complex iar
speciali știi l-au segrega t în dou ă categorii, în func ție de mediul acestora de actiune în
raport cu h ârtia: cei endogeni care intr ă în componen ța hârtiei și cei din afara suportului
papetar – determinan ți exogeni , fiind cei care ac ționeaz ă asupra celor endogeni și

91 Alămoreanu Sorin , Clasic și modern în examinarea documentelor suspecte , Editura Alma Mater, Cluj –
Napoca, 2003, p.74 -75.
92 Ibidem , p.77.
93 Moldoveanu Aurel , Conservarea preventivă a bunurilor culturale , Editura Cetatea de Scaun,
Târgoviște, 2010, p.29.
94 Ibidem ,p.30.
95 Idem .

31
împreun ă converg spre fenomenele de îmbătrânire, ing ălbenire, pierderea propriet ăților
inițiale ale h ârtiei, degradare și deteriorare a acesteia.
2.3.1 Agenți endogeni
Denumiți în literatura de specialitate și factori interni ai proceselor de degradare sunt
reprezenta ți chiar de substan țele și grup ările chimice de tip radical care stau la baza
fabric ării suportului papetar și care, sub ac țiunea unor poten țatori –factorii exogeni sau
externi, conduc la producerea fenomenelor de degradare chimic ă. Este cazul ligninei
conținută în pasta de lemn sau a ionilor de metale – fierul și cuprul iar mai t ârziu, a
substan țelor care intr ă în componen ța cernelurilor și care , în contact cu elementele
componente ale h ârtiei produc reac ții chimice de descompunere și degradare.96 Pericolul
prezenței metalelor grele este faptul c ă în timp h ârtia documentelor devine acid ă prin
catalizarea a tomilor de fier și cupru și transformarea dioxidului de sulf (SO 2) în acid
sulfuric (H 2SO 4).97 La nivelul celulozei din h ârtie se produc fenomene de oxidare și
hidroliz ă, duc ând în timp la pierderea propriet ăților fizico -chimice a acesteia. Ph -ul hârtiei
(fig. 1) este elementul valoric ce ne îndrum ă pericolul de degradare chimic ă la nivelul
suportului papetar. Valoarea neutr ă a acestuia este în jurul cifrei 7, t ot ce -i sub aceasta ne
indic ă aciditatea – deci pericolul degrad ării documentelor iar peste punctul neutru, ne
ofera informa ții în leg ătură cu siguranta documentelor fiind un mediu alcalin, deci f ără
pericol de descompunere și degradare a substan țelor comp onente ale suportului papetar.

96 Ibidem , p.36.
97 Idem .

32
Fig.1 Mediul acid și alcalin al hârtiei utilizate pentru documentele instituțiilor publice
Sursa 98: Ioncef Cezar -Sandel , op. cit .
Lignina din pasta de lemn are proprietatea de a cre ște sensiblitatea h ârtiei la ac țiunea
luminii, în special a fotonilor componen ți ai radia țiilor ultraviolete prezente în lumina
natural ă directa sau în cea emis ă de c ătre sursele de lumin ă ce folosesc tuburile
fluorescente -tuburi de neon, av ând ca efect în timp, sub ac țiunea acestor factori , proce sul
de îngalberire a h ârtiei spre o tent ă de maro și o sc ădere semnificativă a resisten ței fizice.99
Se constat ă faptul c ă hârtia produs ă înainte de introducerea fibrelor de lemn în pasta
de hârtie, av ând în vedere con ținutul mai mic sau chiar deloc de lign ină al acesteia, este
mai rezinstent ă în timp sub ac țiunea diver șilor factori nocivi, comparativ cu cea produs ă
industrial din zilele noastre. În cazul produc ției industriale de h ârtie care are la baz ă pasta
de lemn, în vederea îmbun ătățirii calitative a h ârtiei, produc ătorii elimin ă o parte din
lignina con ținută, produc ând o h ârtie mai de calitate și mai rezistent ă dar mai scump ă.100
Principalele “pericole” endogene ale h ârtiei sunt aciditatea denumit ă “cancerul
hârtiei”101 și cernelurile fero -galice cu care e ste inscrip ționat suportul papetar. Spre

98 Ioncef Cezar Sandel , Utilizarea hârtiei alcaline pentru documentele aparținând fondurilor arhivistice
create și gestionate de către entitățile publice din Româ nia, in Romanian Journal of Social
Sciences (ISSN 2393 – 2775 ), Issue no.6/ Vol II, July 2016, p.63.
99 Popescu Aurelian , Op. Cit . p. 281.
100 Moldoveanu Aurel , Op. Cit ., p.37.
101 Deac Vasile , Op. cit . p.42.

33
deosebire de cernelurile pe bază de carbon care sunt rezistente și stabile în timp, nu
acționeaza negativ asupra suportului papetar datorită componentei carbon ce nu poate fi
afectată de acizi, lumină, apa, baze sau microorganisme102, cernelurile fero -halice au în
componen ță acid sulfuric și sulfat feros care, în combina ție cu apa și oxigenul, produc
hidroliza celulozei – desfăcând-o și astfel , hârtia își pierde din propriet ăți, iar ionii de fier
în prezența oxigenului manifestă reacții complexe de oxidare .103
Pe de altă parte, nici alcalinitatea excesivă – un Ph apropiat de valoarea maximă de
13-14, nu este una sănătoasă pentru viața documentelor pe termen lung, contribuind la
distrugerea suportului papetar. 104
2.3.2 De terminan ți exogeni
Pe lângă angenții care țin de sfera internă a componentelor suportului papetar, în
procesul descompunerii substanțelor organice din hârtie, determinanții externi, în calitate
de factori din afara hârtiei, joacă un rol important în proce sele de degradare -deteriorare.
Dintre toți factorii externi ce contribuie la degradare, cei mai importanți sunt umiditatea
și temperatura întrucât aceștia acționează direct asupra materialului papetar generând în
cascadă o serie de reacții, catalizează acț iunea cumulată a altor agenți determinanți,
angrenând în acest proces o serie de alți factori pe care urmează să -i dezvoltăm în paginile
următoare.
2.3.2.1 Microclimatul
Este reprezentat de condi țiile aerobe și ambientale din exteriorul documentelor de
arhiv ă pe sport de h ârtie și se analizeaz ă sub doua aspecte: temperatura și umiditatea .
Temperatura spațiului de arhiv ă este un element care produce efecte importante în
relație cu documentele depuse spre prezervare în incinta depozitului de arhiv ă. Din p ăcate,
lumea știintific ă și speciali știi în domeniu nu i -au acordat suficient ă importan ță
fenomenului temperaturii ambientale, drept dovad ă în Rom ânia zilelor noastre sunt date
ca referin ță de către institu țiile abilitate doua valori ale temperaturii optim e în arhiv ă: +15 –

102 Oprea Florea , Manual de restaurare a cărții vechi și a documentelor grafice, Editura Muzeului
Literaturii Române, București, 2009, p.244
103Moldoveanu Aurel , Op. Cit .,, p. 38.
104 Ritzenthaler Mary Lynn , Op. Cit., p.26.

34
250 Celsius105 și +15 -240 Celsius106. Este adev ărat, diferen ța este de un singur grad între
cele dou ă valori de referin ță date de Arhivele Na ționale însă acel grad, încadr ându-se in
limita superioar ă a temperaturii de p ăstrare poate cauza prob leme, provocand
deshidratatea documentelor și induc ând “starea de r ăscoacere, accelerand și procesele de
îmbătrânire a h ârtiei”, produc ându-se a șadar fenomenul de “activare termic ă”107,
comportamentul destructiv al temperaturii crescute se dubleaz ă ca efecte la fiecare 10
grade în plus fa ță de punctul maxim de referin ță, iar asupra celulozei la fiecare 5 grade
Celsius.108
În vederea limit ării ac țiunilor negative provocate de factorul temperatur ă în
degradarea documentelor se recomand ă păstrarea documentelor la temperaturi c ât mai
scăzute, apropiate de minimul intervalului de referin ță, cu un singur amendament:
controlul riguros al umidit ății care , la temperaturi sc ăzute are tendin ța de a înregistra valori
ridicate. Se vor avea în vedere limitarea curen ților de convec ție din interiorul depozitului
de arhiv ă, evit ându-se diferen țele mari de temperatur ă, permise fiind doar cele între 3 si 5
grade Celsius109 între sezoane .
Umiditatea , spre deosebire de temperatur ă, este un agent de deteriorare al arhivelor
cu risc mai mare în a produce efecte negative , cu proprietatea de a fi dependentă de
fluctuațiile temperaturii. În acest caz temperatura joacă rol catalizator pentru umiditate,
având concursul altor agenți destructivi, efectele pot fi neprevăzute și catastrofale.
Atmosfera unui depozit de documente și mediul exogen al acestora se analizează din
perspectiva parametrilor microclimaterici pe baza gradului de saturație a aerului cu vapori

105 Normativ privind caracteristicile tehnico -funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și
conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă , emis de Arhivele
Nationale ale Romaniei, punctul 2.1.7, p.1, disponibil la http://arhivelenationale.ro/site/wp –
content/uploads/2017/06/Normativ -depozite -arhiva.pdf , accesat la 22.04.2018.
106 Instructiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de
conducerea Arhiv elor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 , art. 93, disponibil la
http://arhivelenationale.ro/site/download/acte_normative/I nstructiuni -pentru -creatorii -de-arhiva.pdf ,
accesat la 22.04.2018.
107 Moldoveanu Aurel , Op. Cit . p.100.
108 Oprea Florea , Op. Cit . p.93.
109 Moldoveanu Aurel , Op. Cit . p.116.

35
de apă, generând astfel indicatorul denumit umiditate relativ ă110, măsurându -se cu
higrometrul sau termohigrometrul.
Hârtia, în calitate de material organic are proprietăți higroscopice în mediul de
prezervare. Moleculele de apa conținute de atmosfera sunt înglobate în legăturile chimice
de la nivelul hârtiei până când se ajunge la faza de echilibru și ulterior, de saturație.111
Nivelul optim al umidității relative pentru documentele din arhive este de 50%.
Bineînteles, și în cazul acestui indicator, ca și la temperatură, instituțiile românesti nu s –
au înteles cu privire la valoarea dată publi cității: 40 -65%112 și 50 -60%113.
Acțiunile de degradare a documentelor pe suport papetar încep din momentul în care
concentrația umidății relative la nivel atmosferic este mai mică sau mai mare decât
valoarea -etalon dată de către specialiști.
Astfel, când umid itatea relativă din arhivă scade sub pragul de 40%, se produce
evaporarea moleculeor de apa prezente la nivelul legaturilor chimice din hârtie, conducând
la pierderea proprietăților specifice, hârtia devenind casantă, friabila, greu de manipulat
fără să ex iste distrugeri, uneori desprinzându -se de pe suprafața acesteia și stratul de
cerneală cu care documentul este inscripționat.114
Peste nivelul maxim recomandat de 60 -65% umiditate relativă apar realele pericole
la care documentele de arhivă sunt supuse într ucât vaporii de apa din atmosfera sunt
transferați între moleculele hârtiei, aceasta devine suprahidratată și în acest fel sunt create
premisele apariției altor categorii de agenți destructivi: mucegaiuri, diverse bacterii și
culturi microbiene precum și u n proces accelerat de îmbătrânire a suportului papetar.
Creșterea accelerată a gradului de umiditate relativă în spațiul de arhivă conduce la o
umflare a documentelor și la debutul proceselor de deteriorare a acestora.115 Umiditatea

110 Oprea Florea , Op. Cit . p. 92.
111 Moldoveanu Aurel , Op. Cit ., p.69.
112 Normativ. …, A rhivele Nationale ale Romaniei.
113 Art. 93 din Instructiuni ….., Arhivele Nationale ale Romaniei.
114 Oprea Florea , Op. Cit ., p.92
115 Popescu Aurelian , Op. Cit . p.284.

36
excesivă joacă rol de ele ment catalizator în producerea descompunerii fotochimice în
prezenta luminii și transformarea celulozei din hârtie în oxiceluloză.116
În anexa 1 se pot observa delimitările grafice ale unui termohigrometru mecanic ce
indică în intervalul hașurat temperatura și umiditatea optimă în interiorul spațiului de
arhivă în vederea asigurării condițiile de microclimat favorabile prezervării înscrisurilor.
Literatura internațională ia în calcul și criteriul confortului termic al celor care își
desfășoară activitatea în spatiul de arhivă în vederea efectuării operațiunilor necesare
prelucrării, întreținerii și asigurării unei bune funcționalități ale spațiului unde sunt
prezervate înscrisurile. Astfel, sunt luate ca nivel mediu valorile de temperatură de 700 F
echivalentu l a 20.50 Celsius cu o variație de +/ – 20, iar în cazul umidității relative din
spațiul de arhivă se consideră oportună valoarea de 45%, cu variație de +/ – 2%117, luându –
se în calcul faptul că pentru om temperatura cea mai placută se situează în intervalul 1 8-
200 Celsius în timpul odihnei și 15 -180 Celsius în timpul activității, corelându -se cu
tipologia și amplitudinea acesteea118. Considerăm în baza experienței acumulate în
depozitul de arhivă că valorile indicate în cazul factorului temperatură pot fi scăzut e la o
medie de 17 grade și la umiditate relativă, pentru ca suportul papetar să nu devină prea
deshidratat, indicatorul poate avea o valoare în cuprinsul intervalului 48 -52%.
Modificările parametrilor de microclimat la nivelul arhivelor pot fi rezultate și de pe
urma unor fenomene determinate de vicii de construcții și amenajări – este cazul unor
procese de genul i nfiltr ățiilor și igrasiei , mai ales în depozitele de arhivă situate la subsolul
sau demisolul unor clădiri administrative. Acestea din urma pot aduce modificări
substanțiale în ceea ce privește indicatorul umidității relative într -un spațiu de păstrare al
documentelor și, pe termen lung, în cazul în care nu se iau măsurile care se impun, pot
interveni degradări și chiar deteriorări serioase la ni velul documentelor prezervate. Pe
baza experienței noastre, putem afirma că acțiunea aparatelor de dezumidificare
achiziționate și montate spre utilizare în spațiile de arhivă cu umiditate relativă mare,
datorată infiltrațiilor sau prezenței pânzei freatic e până aproape de incinta depozitului de
arhivă sau a clădirii instituției creatoare, este total ineficientă atâta timp cât se încearcă a

116 Moldoveanu Aurel , Op. Cit . p.73
117 Ritzenthaler Mary Lynn, Op. Cit. p.53.
118 Neufert Peter , Manualul Arhitectului: elemente de proiectare si constructie , Editura Alutus, Miercurea
Ciuc 2004, p.33.

37
se elinima efectele – respectiv umiditatea ridicată și nu cauzele care au determinat
creșterea valorilor înregistrate.
2.3.2.2 Poluarea atmosferic ă
Activitatea societ ății umane, pe m ăsura ce aceasta s -a dezvoltat și a progresat
tehnologic, pe l ângă efectele pozitive generate, a creat de -a lungul timpului, mai ales
încep ând cu perioada de industializare a societ ății, o s erie întreag ă de efecte negative cu
repercu siuni marcante pe moment și pe termen lung. Emisia de gaze și substan țe toxice
denumite generic poluare este unul dintre aceste efecte cu implica ții negative și deosebit
de grave pentru documentele create pe supo rt organic a șa cum este, în cazul majorit ății
actelor fiscale și vamale – hârtia.
Nocivitatea poluan ților se manifest ă prin intermediul proceselor complexe de
degradare și oxidare duc ând astfel, în situa ții de ac țiune comun ă cu alte cat egorii de factori
prezenta ți anterior sau care urmeaz ă a fi detalia ți în cuprinsul acestui studiu, la degrad ări
și deterior ări importante ale patrimoniului arhivistic.
Arderea combustibililor de origin e fosilă și eliberarea în atmosfer ă a gazelor rezultate
genereaz ă factori p oluan ți de tipul dioxidului de sulf (SO 2) sau anumite tipuri de oxizi de
azot (NO).
În cazul SO 2 în condi ții de umiditate relativ ă ridicat ă și lumin ă puternic ă în spa țiul
de arhiv ă duc la formarea acidului sulfuric iar acidifierea documentelor conduc la
scurtarea vie ții și calit ății materialelor arhivistice gestionate.
Monoxidul de azot (NO) și dioxidul de azot (NO 2) sunt deasemenea nocivi h ârtiei
însă, spre deosebire de acidul sulfuric, ace știa nu au o ac țiune la fel de grav ă datorit ă
volatilit ății lor.119
Ozonul este un alt gaz ale c ărui consecin țe în prezen ța molecule lor de ap ă datorate
umidit ății mari dintr -un spa țiu, contribuie la degradarea treptat ă dar sigur ă a surselor
arhivistice pe suport de h ârtie prin transformarea acestuia în perioxid de hidrogen.120
Periculos în cazul ozonului este faptul c ă acesta se poate produce și de c ătre aparatele cu
încărcări electrostatice , așa cum sunt xerox -urile, liniile de înaltă tensiune sau filtrele de

119 Popescu Aurelian , Op. Cit ., p.289.
120 Moldoveanu Aurel , Op. Cit ., p.180.

38
praf electrostatice121, efectul acestora const ând în procese complexe de hidroliza a
materialului celulozic din h ârtie și deci fragilizarea și distrugerea acesteia.
Nivelul maxim înregistrat sub forma de recomandare în cadrul depozitelor de
arhivă pentru gazele cu efect nociv este: dioxidul de sulf – mai puțin de 1 microgra m/
metru cub de aer; dioxidul de nitrogen – 5 micrograme/metrul cub de aer; ozon – mai puțin
de 2 micrograme/ metru cub de aer atmosferic122.
2.3.2.3 Praful și alte categorii de particule
Praful constituie o combina ție de particule aflate în mișcare sub ac țiunea curen ților
de convec ție av ând în componen ță substa țe diverse de genul calcar, argil ă, fum, puf,
siliciu, piele exfoliat ă etc., constituind în spa țiul de arhiv ă și pe suprafa ța documentelor
elemente de hran ă a microorganismelor, favoriz ând apari ția și dezvoltarea acestora. Din
perspectiva ac țiunii a cestora, particulele de siliciu sau nisip a șezate pe documente devin
abrazive iar în timp , sub ac țiunea factorilor mecanici sau chiar a omului, acestea contribuie
la ruperea și fragilitatea înscrisurilor.123 În opinia noastră, problema eliminării particulelor
asimilate prafului din spațiul de arhivă se poate rezolva prin obturarea gurilor de aerisire
naturală a încăperilor de arhivă, instalarea de sisteme de ventilație artificială care au la
bază o serie de tub ulaturi prin intermediul cărora doar aerul trecut de o serie de filtre
speciale poate pătrunde în spațiile de păstrare ale documentelor. Prin această metodă se
rezolvă problema introducerii de substanțe malefice din exterior precum și filtrarea
volumelor d e aer ce conțin astfel de microgranule și particule de praf din incinta spațiului
de arhivă.
Chiar dacă din punct de vedere al bugetului alocat activităților de prezervare investiția
într-un sistem complex de încălzire, răcire, ventilare și aerisire contro lată a spațiului de
arhivă, adaptată la tipologia construcției, a specificului documentelor păstrate, reprezintă
un efort uriaș și o alocare bugetară consistentă, în dauna altor activități și necesități mai
puțin stringente, pe termen lung, în condițiile u nei exploatări conforme, efectele vor fi
vizibile124. Mergând pe ideea că este mai ușor și mai ieftin să previi producerea de efecte
negative decât să cheltuiești resurse importante în recuperarea, restaurarea și repararea

121 Popescu Aurelian , Op. Cit., p.289
122 Ritzenthaler Mary Lynn, Op. Cit. p.57.
123 Moldoveanu Aurel , Op. Cit ., p.181.
124 Ritzenthaler Mary Lynn , Op. Cit. p.51.

39
pagubelor produse de diverși facto ri nocivi, câteodată, nici măcar recuperarea
informațiilor conținute de materialele afectate poate să nu mai fie posibilă, conducerea
unităților creatoare de mari cantități de arhivă sau a depozitelor în cauză, va trebui să se
gândească serios la potențial ele consecințe ale unor decizii neinspirate și să ia măsuri cât
timp mai au la dispoziție metodele actuale de prevenție și acțiune.
2.3.2.4 Fotodegradarea
Alături de umiditate și temperatura ambiantă, lumina este în topul factorilor
destructivi ale înscr isurilor pe suport de hârtie, având rolul de catalizator și activator al
reacțiilor chimice în tot acest complex de factori nocivi. Prin intermediul procesului de
fotoliză125 anumite tipuri de radiații luminoase conduc la ruperea legăturilor chimice
stabilit e în compoziția hârtiei, ducând astfel la deteriorarea proprietăților acesteia.
Simțurile umane percep radiațiile electromagnetice ale luminii în limitele intervalului
400-780 nm. Însă lumina conține și alte tipuri de radiații cu unde mai lungi de 780 nm –
în cazul radia țiilor infraro șii dar și unde mai scurte decât cele percepute de om, respectiv
sub 400 nm – este cazul radia țiilor ultraviolete (cu lungimi de undă între 100 și 400 nm).
Cele mai periculoase și cu efect distructiv cel mai puternic sunt cele din urmă
provocând o deteriorare fotochimica accentuatâ126, conducând la fenomene de îngălbenire
a suportului papetar, alături de creșterea temperaturii se manifestă deshidratarea suportului
papetar, documentul de arhivă devine mai rigid și mai sensibil la tratamente mecanice.
Așa cum vom arăta în cuprinsul următorului subcapitol, sistemele de iluminare din
depozitul de arhivă sunt foarte importante pentru protecția calității materialului arhivistic
deținut și pentru asigurarea condițiilor de microclimat pro pice prezervării acestuia în
condiții favorabile.
Nocive pentru documentele pe suport hârtie sunt și sursele de lumină care folosesc
tuburi fluorescente127 sau alte fascicule de lumina producătoare de radiații ultrascurte
utilizate în aparatele de fotocopia t128 sau în sistemele computerizate de digitalizare a
materialului arhivistic. De aceea, în funcție de vechimea, importanța și gradul de

125 Ibidem , p.155.
126 Popescu Aurelian , Op. Cit ., p.285 -286.
127 Ritzenthaler Mary Lynn, Op. Cit. p.59.
128 Ibidem , p.303.

40
conservare al înscrisurilor este bine să se analizeze și sa se calculeze impactul destructiv
sau nefavorabil pe care îl a re lumina unui dispozitiv asupra unui document pus pe un
platan. Mai multe detalii despre acest subiect vor fi dezvoltate în cuprinsul capitolului
dedicat proceselor și proiectelor de digitalizare a documentelor de arhivă fiscală și vamală.
2.3.2.5 Biode gradarea
Este reprezentat ă de organismele biologice care apar și se dezvolt ă în spa țiul de arhiv ă
pe fondul unor condi ții prielnice viețuirii acestora provoc ând, acompania ți de ceilalti
factori de degradare, o serie de daune materialului arhivistic, de cel e mai multe ori duc ând
la pierderea par țială sau total ă a informa țiilor con ținute de acele înscrisuri. Din punct de
vedere al tipologiei d ăunătorilor materialului arhivisitic, ace știa pot fi clasifica ți în trei
categorii: ciuperci, insecte si roz ătoare. O altă categorie de agen ți biologici degradan ți ai
arhivelor o constituie microorganismele și bacteriile in să acțiunea acestora nu este la fel
de semnificativ ă, în calitate de d ăunatori ai suportului papetar , comparativ cu cei
menționați anterior.
Din punct de vedere al organismelor care atacă și degradează materialele arhivistice
putem afirma că suportul papetar este supus în mod repetat unui tir de atacuri, mai ales
dacă mediul ambiental permite acest lucru, din partea unor mai multe categorii de
viețuitoar e: mai întâi la nivel microbiologic ataca bacteriile și microbii, apoi ciupercile,
după care, în funcție de specifiul depozitului și al documentelor, avem de -a face fie cu
insectele fie cu rozatoarele sau cu ambele.
Din categoria biologică a ciupercilor (R egnul Fungi și Supraregnul Eucariota) fac
parte o serie de organisme vii care având concursul factorilor ambientali potriviți
dezvoltării și înmulțirii, conduc la degradări și deteriorări importante ale documentelor
păstrate. Ciupercile sunt împărțite în u rmătoarele categorii: micromicete, drojdii sau
levuri129 și mucegaiuri. Elementele comune tuturor acestor organisme sunt legate de
structura de hrănire și dezvoltare numita miceliu și filamentele ramificate până la nivelul
suprefeței de unde își extrage sub stantele nutritive – hife. Structura comună tuturor
ciupercilor care asigură înmulțirea, este responsabilă de producerea și eliminarea sporilor

129 Oprea Florea , Biodeteriorarea operei de arta si a materiale lor structurale , Editura OSIM, Bucuresti,
2012, p.48.

41
în mediile înconjuratoare din arhivă, cu rol de a se fixa iar atunci când întâlnesc condiții
benefice, formează un nou organism.
Dintre ciuperci, cele mai dăunătoare pentru documentele de arhivă sunt mucegaiurile.
Se cunosc câteva zeci de astfel de mucegaiuri, dintre care amintim pe cele care sunt cele
mai importante pentru studiul de față:
-Gyrophana lacrymans (regasită în literatura de specialitate și sub denumirile de
Merulius lacrymans sau Srpula lacrymans130: denumită popular buretele de casă sau
ciuperca de pivniță, are apetență pentru materialul lemnos de origine rășinoasă pe care îl
parazitează și -l distruge însă în lipsa acestuia ataca și documentele din arhivă131.
-Chaetomium globosum ;
-Fusarium graminearum preferă parazitarea cerelaleor însă în lipsa acestora se poate
instala și pe corpul documentelor de arhivă atacând legăturile de celuloză.
-Alternaria alte rnata preferă plantele verzi însă în lipsa acestora atacă și documentele
de arhivă.
-Cladosporium cladorporioides ;
-Stachybotris atra .132
Ca și trăsătură generală privind condițiile de apariție, dezvoltare și înmulțire,
ciupercile preferă medii cu umiditat e relativă ridicată, temperatură cât mai mare, spații
neaerisite și fără a fi iluminate. În anumite condiții, circulația curenților de aer cu viteze
mari conduc la o mai bună răspandire a sporilor iar daca aceștia întâlnesc condiții prielnice
în noile medi i unde ajun se dezvoltă cu rapiditate. La nivelul documentelor afectate
ciupercile parazitează și descompun pentru a se hrăni substanțele care intră în componența
hârtiei, le colorează, le slăbesc proprietățile iar materialele afectate sunt foarte greu de
restaurat, deseori informațiile conținute de documentele afectate de mucegaiuri
nemaiputând fi salvate.
Combaterea ciupercilor apărute și dezvoltate în spațiul de arhivă se realizează prin
eliminarea condițiilor care le determină apariția respectiv, a ume zelii și temperaturii

130 Ibidem , p.80
131 https://ro.wikipedia.org/wiki/Burete_de_cas%C4%83 , accesat la 24.04.2018.
132 Popescu Aurelian , Op. Cit ., p.292.

42
ridicate și aerisirea incintelor. Practica zilelor noastre utilizează și o serie de compuși
chimici cu rol antifungic care are acțiune destructivă asupra acestor ciuperci. Însă
introducerea în spatiul de arhivă a unor astfel de substa nțe trebuie realizată cu mare atenție
și în colaborare cu specialiști în domeniul arhivelor deoarece conținutul acestor tipuri de
compuși chimici pot afecta în sens negativ și legăturile chimice stabilite la nivelul
compoziției documentelor pe suport hârti e, iar în timp pot conduce la degradarea
materialului arhivistic prezervat.
Insectele sunt o altă categorie de viețuitoare care pot provoca dezastre în materialul
arhivisitic din depozit, cunoscându -se până în prezet aproximativ 50 de specii133, membre
ale încrengăturii Arthropoda134.
Cei mai importanți actori entomologi135 care produc efecte negative asupra
înscrisuilor pe suport de hârtie sunt: cele xiloface, cele necroface, moliile, termitele,
peștisorii de argint, gândacii de bucătarie, păduchii de carte136 etc.
Biodegradarea acestra se manifestă prin distrugerea materialului papetar în timpul
căutării hranei sau cu ocazia hrănirii acestora cu resturi sau compoenente ale hârtiei și
substanțe adiționale (clei de oase, alte substanțe folosite la incleierea docume ntelor),
elimină compuși chimici în urma proceselor metabolice, care în contact cu hârtia
documentelor o oxidează sau eliberează subtanțe acide care atacă și slăbesc capacitatea de
rezistență a documentelor.
Rozătoarele și alte categorii de animale de genu l liliecilor sau o serie de păsări, așa
cum sunt de exmplu porumbeii sau vrabiuțele, pot de asemenea, să producă efecte negative
și să distrugă prin intermediul acțiunii lor documentele păstrate într -un anumit spatiu. De
regulă rozătoarele se retrag toaman a sau spre venirea anotimpului rece în spații închise și
mai calde așa cum este arhiva. Din punct de vedere al acțiunii animalelor asupra
documentelor, nocive sunt dejecțiile acestora, așa cum este cazul porumbeilor, care fiind
foarte acide (acid uric, fos foric, azotic) catalizează procese rapide de descompunere
papetară și conduc la pierderea masivă a informațiilor. Acțiunea colaterala negativă a

133 Oprea Florea , Op. Cit . p.86.
134 Oprea Florea , Biodeteriorarea operei de arta și a materialelor structurale , Editura OSIM, București,
2012, p.93.
135 Deac Vasile , Op. Cit . p.114.
136 Ibidem , p.87.

43
porumbeilor și a altor păsări se manifestă prin instalarea acestora în spațiile închise
destinate păstrării doc umentelor, colectarea unor materiale pentru a -și face cuib tranzitarea
în calitate de gazdă a unor paraziți și microorganisme care în timp, contribuie la
degradarea suporților papetari.137
Rozătoarele, clasificate din punct de vedere zoologic ca aparținand o rdinului
Rodentia, având în vedere particularitatea acestora de a le crește incisivii permanent pe
toată durata vieții, produc pagube importante documentelor din arhivă prin roaderea,
descompunerea mecanică și practic, distrugerea acestora. Acțiunea negati vă a acestora se
răsfrange și asupra personalului uman care își desfășoară activitatea în arhivă prin
transmiterea unor maladii periculoase și uneori dificil de tratat: tifos murin, tularemie,
leptospiroză, trichineloză, ciumă, turbarea138 etc.
Pentru limita rea degradărilor și deteriorărilor produse de organismele vii, specialiștii
și literatura de specialitate au dezvoltat o serie de mijloace de apărare, de prevenire și
protecție împotriva unor astfel de evenimente, care uneori, pot avea efecte dezastruase ș i
irecuperabile. Pe lângă tratamente cu diverse substanțe, limitarea cauzelor și
catalizatorilor atmosferici, curațenie în depozitul de arhivă, limitarea accesului necontrolat
în spațiile unde se păstrează documente etc., unii specialiști consideră că trat amentul prin
anoxie139 ar putea elimina o serie de astfel de factori de degradare.
2.3.2.6 Homodegradarea
Specia uman ă poate fi inserata, al ături de ceilal ți factori descri și în cuprinsul studiului
de fa ță, în rândul agen ților care produc efecte negative as upra documentelor de arhiv ă.
Manipularea și gestionare a defectuoasă a materialelor de arhiv ă, mai ales a celor supuse
unui regim de utilizare ridicat sau care provine din spa ții unde condi țiile de p ăstrare nu
sunt cele mai bune, pot aduce preju dicii serioa se patrimoniului arhivisitic gestionat.
O bună practică în materie de protejarea la contaminare a documentelor spune că
înscrisurile aduse din depozit în vederea prelucrării sau a difuzării spre cercetare ori

137 Oprea Florea , Biodeteriorarea operei de arta și a materialelor struct urale , Editura OSIM, București,
2012, p. 125.
138 Deac Vasile , Fauna de insecte din biblioteci, arhive și muzee , Editura Universității din Oradea, Oradea,
2013, p.11.
139 Moldoveanu Aurel , Op. Cit . p.380.

44
documentare, trebuie depus într -un spațiu tampo n, în care să beneficieze de tratamente de
îmbunătățire a condițiilor, eliminare a factorilor care le generează sau favorizează
degradarea etc.140
Omul , prin intermediul ac țiunilor sale poate favoriza ruperea documentelor, utilizarea
improprie, poate supune o serie de înscrisuri la ac țiuni care vor avea re percu siuni negative
pe termen lung – în cauzul proiectelor de digitalizare sau de fotocopiere destructivă
masiv ă141 etc.
Deoarece tehnologia zilelor noastre ne permite să anticipăm și să acționăm împotriva
acțiunilor negative provocate de specia umană asupra documentelor arhivistice, este tot
mai întalnită practica protejării patrimoniului prin copii de rezervă sau prin intermendiul
proiectelor de digitalizare menite să pună la dispoziția utilizatorilor finali doar niste copii
ale înscrisurilor originale, acestea din urma ramanând la adăpost în depozitele dedicate.
Vom discuta mai multe legate de aceste aspecte în capitolul dedicat uitlizarii tehologiilor
digitale și a digitalizării arhivelor fiscale și vamale.
Un alt aspect demn de a fi trecut în revistă în legătură cu distrugerile provocate de om
este reprezentat de neglijența în depozitul de arhivă, având un puternic impact în legatură
cu prezervarea colecțiilor și a fondurilor arhivistice. Obiceiuri cum ar f i fumatul, băutul
sau mâncatul sunt strict interzise în arhivă, în condițiile în care pot provoca dezastre
colaterale sau pot crea condițiile propice apariției și dezvoltării unor agenți destructivi la
adresa materialului papetar142. În literatura de special itate americană, pentru asigurarea
condițiilor de curățenie sunt expuse o serie de nume comerciale ale unor substanțe neutre
sub aspectul acțiunii negative asupra înscrisurilor dar foarte eficiente când vine vorba
despre curățenie: Dust Bunny, One Wipe sau Lysol143.
Nu în ultimul rând, merită a fi menționate distrugerile cu intenție provocate de
omenire prin topirea fără a se trece prin procesul de selecționare arhivistică și implicit
evaluare a valorii istorico -documentare și de cercetare a unor categorii d e documente pe
care oamenii vremurilor le -au considerat a fi lipsite de valoare și, în consecință, le -au dat

140 Pugh Jo Mary , Providing Reference Services for Archiv es and Manuscripts , Editura The Society of
American Archivists, Archival Fundamental Series, Chicago, 1992, p.64.
141 Ritzenthaler Mary Lynn , Op. Cit., o.49.
142 Ibidem, p. 63.
143 Ibidem, p. 64.

45
la topit, procovând astfel mari pierderi de -a lungul timpului patrimoniului arhivistic
național144.
2.4 Parametrii și condi țiile de p ăstrare ale arhi velor economice, fiscale și vamale
În opozi ție cu cele prezentate anterior, acest subcapitol dezvoltă, pe baza literaturii
internaționale de specialitate și a experienței căpătate de -a lungul timpului în activitatea
curentă a autorului, caracteristicile ș i elementele tehnice pe care ar trebui să le aibă spațiile
sau depozitele destinate prezervării arhivelor fiscale și vamale, indiferent de raportarea
față de coordonatele geografice sau condițiile climaterice externe spațiului de arhivă.
Construc ția sau a menajarea unei cl ădiri cu destina ție pentru p ăstrarea patrimoniului
arhivistic presupune colaborarea printr -un efort comun între arhiv iști, constructor și
arhitect.
Crespo și Vinas (1990) opineaz ă că în cazul transform ării unei cl ădiri vechi în spa țiu
cu destina ție în păstrarea și accesarea documentelor, aceasta trebuie modificat ă și adus ă la
condi țiile speciale pe care le cere un depozit de arhiv ă pentru prezervarea înscrisurilor
astfel încât să asigure toate condi țiile de prezervabilitate necesare145.
La ni vel interna țional o serie de țări și-au stabilit standarde proprii privind construc ția
clădirilor de arhiv ă, printre care UK, Australia, China, Finlanda sau Fran ța146.
2.4.1 Amplasamnetul construc țiilor cu destina ție de arhiv ă
Alegerea terenului unde se va constru i cladirea pentru arhive147 face obiectul unei
serioase analize și documentari premergatoare deciziei lu ându-se în calcul proximitatea
surselor și a cursurilor de ap ă, poluarea atmosferic ă sau terestr ă etc. Amplasamentul se
poate realiza at ât în oras c ât și în spa țiile mai largi de la periferie sau din afara ora șului, în

144 A se vedea în acest sens studiul d -lui Anița Cristian , Evaluare a și selecționarea documentelor –
impactul asupra cercetării istorice , teză de doctorat susținută în cadrul Institului de Istorie “George
Barițiu” din cadrul Academiei Române din Cluj -Napoca, în 2016.
145 Crespo Carmen, Vinas V ., The preservation and restora tion of paper records and books , in Selected
guidelines for the management of records and archives: a RAMP reader, UNESCO, Paris 1990, p. 95.
146 Pacifico F. Michele , Archival and Special Colections Facilities -Guidelines for Arhivists, Librarians,
Architect s and Engineers , Society of American Archivists, Chicago, 2009, p.4.
147 Stark Marie Charlotte , Development of Records Management and Archive services within United
Nations Agencies , in Selected guidelines for the management of records and archives: a RAMP r eader,
UNESCO, Paris 1990, p.59.

46
funcție de terenul disponibil, importan ța și gradul de solicitare al colec țiilor arhivistice
prezervate.148
Potrivit arhivi știlor americani locul unde se va construi depozitul de arhive va
corespunde urm ătoarelor exigen țe:
-este situat într-o zon ă accesibil ă ca interval de timp fortelor de urgen ță149
-este u șor evacuabil în caz de dezastre
-terenul pe care se are în vedere execu ția clădirii s ă fie izolat de alte tipuri de cl ădiri
astfel încât să se împiedice propagare a unui dezastru înspre și dispre depozitul de arhiv ă
-să aibă căi de comunica ții bune, s ă fie legat la re țeaua de transport în comun și să fie
accesibil userilor precum și celor interesa ți.
Practica interna ționala identific ă o serie de pericole și face recomand ări în vederea
evitării alegerii amplasamentului depozitelor de arhive. Se vor avea în vedere urm ătoarele:
prezen ța surselor de ap ă sau a cursurilor care pot provoca inunda ții și infiltra ții ale apei în
structura de rezisten ță a depozitului; zonele cu riscuri de cutremure, alunec ări de tere n,
tsunami; terenurile expuse pericolelor de explozie sau cele aflate în vecin ătatea unor ținte
strategice, ce pot constitui puncte vulnerabile cu potențial ridicat de bombardament în
cazul unui conflict armat; în vecin ătatea unor exploat ări industriale sau agricole
generatoare de fum, praf, gaze industriale și alte tipuri de poluare etc.150 Se vor efectua
studii de risc și impact asupra materialelor arhivistice care urmeaz ă a fi prezervate în nou l
spațiu ținându-se cont de to ți factorii prezen ți sau poten țiali care ar putea afecta activitatea
de arhivare și prezervare a informa țiilor.
Un alt tip de analiz ă ce trebuie facut ă este cel al evolu ției climaterice – respectiv,
bătaia v ântului. Viteza și direc ția pot constitui în timp factori de acumulare a polu ării,
prafului și a microorganismelor nocive patrimoniului arhivistic gestionat.151 În acest fel
constructorii vor ține seama de amplasarea sistemului de ventilaț ie și cur ățare a
instala țiilor de pur ificare, admisie și evacuare a aerului. Expunerea spre soare este la fel
de important ă ca și elementul “curen ți atmosferici”. Se prefer ă poziționarea ferestrelor
depozitului spre nord pentru limitarea expunerii documentelor din interior la cantit ăți mari

148 Sacerdoțeanu Aurelian , Arhivistica , Editura Didactică și Pedagogică, București, 1970, p. 214.
149 Wilsted P. Thomas , Planning new and remodeled archival facilities , Society of American Archivists,
Chicago, 2007, p.12.
150 Pacifico F. Michele , Op. cit. p.8.
151 Wilsted P. Thomas , O p.p. cit. p.15.

47
de radia ții ultraviolete și a luminii solare, iar din punct de vedere al temperaturii
ambientale, se asigur ă reducerea consumului de energie152.
Din punct de vedere al m ărimii suprafe ței de teren pe care se are în vedere
realizarea construc ției, în faza de ante proiectare153 se va analiza faptul c ă pe lângă
amprenta la sol a cl ădirii, o serie de spa ții care pe viitor vor permite materializarea altor
activit ăți conexe: transport, parcare, spa ții pentru constructii adi ționale, spa ții de
depozitare, asigurarea ac cesului auto154, alei pietonale, elemente de amenaj ări ambientale
etc.
În completarea procedurii de alegere a terenului favorabil, se vor efectua evalu ări
și analize geotehnice pentru depistarea eventualelor activit ăți geotermale, a stratific ării
solului a d epist ării și monitoriz ării resurselor de ap ă de la mare adancime, a modalit ăților
de pavare s ș drenaj al apelor pluviale. La acest nivel apa și mucegaiul sunt cele mai mari
pericole ale unei cl ădiri pentru prezervarea fondurilor și colec țiilor arhivistice.
Rațiunile economice și de cost constituie și ele un criteriu important în ceea ce
prive ște procesul de alegere a terenului pe suprafa ța căruia va fi construit depozitul de
arhive sau cl ădirea cu rol de p ăstrare. Se va avea în vedere atunci c ând se discut ă despre
costul total, accesul la utilitati si proximitatea.
Ne exprim ăm convingerea asupra faptului că o construție ce va avea ca destinație
păstrarea și gestionarea unui patrimoniu arhivistic, în cazul nostru, ne gandim la
amplasarea și proiectarea unui spațiu pentru asigurarea condițiilor de prezervabilitate al
arhivelor fiscale și vamale, atunci când acestea nu mai sunt necesare în activitatea curentă
a creatorului, nu trebuie privită și nu poate exista ca un simplu depozit cu rafturi, unde se
pot depo zita orice mărfuri, prevăzut cu poartă închisă cu un lacăt, abandonat într -un câmp
sau la marginea orașului, pentru ca atunci când actele nu mai încap în birouri să fie
transportate și aruncate acolo unde spațiul liber o mai permite.
În viziunea noastră, clădirea sau depozitul de arhive, indiferent cui aparține,
reprezintă un complex de spații, măsuri, reguli, echipamente și accesorii care să permită
în orice moment asigurarea integrității materialului arhivistic, apărarea acestuia în calea

152 Hoyt R. Galvin , Le batiment d’une petite bibliotheque publique , UNESCO, Paris, 1959, p.56.
153 Edroiu Nicolae , Introducere in Stiintele Auxiliare ale Istoriei, Editura Accent, Cluj -Napo ca, 2003,
p.391.
154 https://francearchives.fr/file/1d5127b656a424a75a1173a5ebbc2f39d6762565/static_3281.pdf , p.5,
Accesat la 10.10.2017.

48
dezastrelor, a ccesarea și utilizarea informațiilor de la distanță sau de la fața locului în
condiții de maximă de siguranță și încredere, atât pentru informațiile conținute de
document cât și pentru utilizatorul interesat.

2.4.2 Elemente de arhitectur ă și construc ție a cl ădirii
Un aspect important pentru a fi luat în calcul de c ătre cei care au în vedere identificarea
și amenajarea unui spa țiu de asemenea amploare este configura ția clădirii: construc ție
subteran ă, un singur nivel sau multinivel. Fiecare dintre cele trei mo dele alese comport ă
avantaje și dezavantaje, dup ă cum urmeaz ă.
Construc țiile subterane sau par țial construit e în subteran au marele avantaj c ă fiind
protejate de p ământ men țin o temperatur ă relativ constant ă într-un interval de timp , nefiind
expuse la sch imburi calorice cu exteriorul, a șa cum sunt cele terestre, iar costurile pentru
încălzire sunt semnificativ mai mici dec ât în cazul altor tipuri. Un alt avantaj îl constituie
lipsa razelor de soare și a radia țiilor ultraviolete care pot afecta negativ înscrisurile
prezervate. Dezavantajul major al construc țiilor subterane este costul de construc ție foarte
ridicat întruc ât înglobeaz ă o serie de materiale de construc ție suplimentare comparativ cu
alte tipuri de cladiri . Pentru acest tip de construc ție se va a vea în vedere nivelul p ânzei
freatice și a tipului de sol din zona în care se vor face s ăpăturile. În Europa se practic ă
acest gen de construc ții de arhiv ă, pe c ând în Statele Unite se prefer ă construc țiile
supraterane155.
Construc țiile supraterane cu unul sau mai multe niveluri sunt mai ieftine din
perpectiv ă financiar ă decât cele subterane. Cel de un singur nivel necesit ă o amprent ă la
sol și implicit , un teren mai mare pentru a putea ad ăposti un volum dezirabil de documente
indiferent de tipologia acestor a.
Pentru c ă principala destina ție a unei cladiri de arhiv ă este s ă ofere protec ție
maxim ă asupra a ceea ce ad ăposte ște, materialele utilizate în construc ție trebuie s ă fie
noncombustibile și să încorporeze sisteme de protec ție împotriva incendiilor sau a altor
calamit ăți care pot afecta negativ informa țiile de ținute. Pentru a evita situa țiile nepl ăcute
cauzate de infiltra ții de ap ă din sol sau inunda ții este des întâlnită practica construc țiilor
de la nivelul solului.
Din punct de vedere al construc țiilor depozitelor de arhiv ă, acestea trebuie g ândite
astfel încât să fie în stare s ă protejeze patrimoniul ad ăpostit pe termen lung ~ mai mult de

155 Wilsted P. Th omas , Op. cit . p.14.

49
100 de ani, încuraj ându-se utilizarea de materiale ca o țelul, elemente de zid ărie și betonul,
respectiv beton arma t și otel ranforsat.
Pentru faptul c ă se are în vedere construcția unei cladiri cu nevoi și sarcini
speciale, cumparativ cu una obișnuită așa cum este o locuință sau o cladire industrială,
calitatea materialelor utilizate la un depozit de arhive este și ea una specială. În cazul
betonului – material compozit la fel cum sunt șapele sau mortarul, are la bază ca principal
liant cimentul, iar in compoziția acestuia intrând în diferite concentrații elemente de genul
apei, agregate (nisipuri, agregate grosiere etc.156), aditivi și alte categorii de substanțe. În
cazul clădirilor de arhivă, literatura de specialitate face referire la utilizarea unor betoane
speciale, care să aibă proprietăți refractare, antiacide, cu grad mare de rezistență, cu
tratament antiradiaț ii157 etc., recomandându -se preponderent utilizarea stațiilor de
betoane158. Pentru că este nevoie de asigurarea condițiilor excelente de protectie a
documentelor, constructorii vor avea în vedere utilizarea celor mai eficienti aditivi de
impermeabilizare ce a u rolul de a astupa capilarele betonului ducând la impiedicarea
infiltrării apei.159
Literatura de specialitate face trimitere c ătre o lista de materiale de contruc ții de
evitat atunci c ând se construie ște un depozit ce va p ăstra arhiva: azbest, produse di n
polyuretan incluz ând vopseluri, spume și lacuri, materiale pe baza de sulfuri care pot fi
descompus e în hidrogen sulfurat sau mercaptan, mercur și lămpi cu halogen care emit
cantit ăți mari de raze ultraviolete, produse pe baz ă de petrol, biocide etc.160
Elemente de construc ție așa cum sunt sc ările sau p ârghiile lifturilor ce p ot permite
extinderea incendiilor de la un spa țiu la altul sau de la un etaj la altul, trebuie izolate și
construite din materiale ignifuge.
Acoperi șul constituie o componenta de baz ă a clădirii, menit ă să asigure protec ția
interiorului spa țiului unde se p ăstreaz ă documentele și să nu permit ă pătrunderea
umidit ății sau a c ăldurii din atmosfer ă în interiorul depoz itului. Practica interna ționala este
de a se construi inclinat cu jgheabur i astfel încât precipita țiile s ă se scurg ă, comparativ cu

156 http://www.mdrap.ro/userfiles/ancheta_publica_713 -90.pdf , p. 19, Accesat la 11.05.2018.
157 Florea Matei , Tehnica lucrărilor de zidărie, armare și cofrare: prepar area betoanelor, șapelor,
mortarelor și gleturilor , Editura MAST, București, 2008, p.38.
158 Ibidem , p.53 -84.
159 Ibidem , p.61.
160 Pacifico F. Michele , Op. cit ., Appendix A, p. 155

50
tipurile de acoperi ș plat unde, de -a lungul timpului, apa se infiltreaz ă și pătrunde în
interior, ap ărând pericolul deterior ării înscrisurilor con ținute.
Stâlpii de rezisten ță ai clădirii trebuie r ealiza ți din materiale ignifuge, de regul ă
din fier -beton ranforsat. Amplasarea acestora acolo unde este nevoie pentru sus ținerea
greut ății clădirii, poate cauza probleme de amplasare, vizibilitate și securitate în interiorul
stabilimentului de arhiv ă.
Fundația va fi calculat ă astfel încât să reziste la mase enorme întruc ât, depozitele
de arhive pe suport papetar sunt foarte grele, elementele de planseu, pardoseala, pere ți și
stâlpi fiind supuse la greut ăți extreme ale arhivelor propriu -zise, ale rafturilo r metalice,
echipamentelor și obiectelor de mobilier func țional ce se gasesc în interiorul cl ădirii.161
Poziționarea eficienta a spa țiului de interior se realizeaz ă prin compartimentarea
dreptunghiulara sau/ și pătrată a zonelor prin pozi ționarea pere ților d e interior astfel încât
să se ob țina un spa țiu de prezervare c ât mai u șor de gestionat: termic, al igienei, al
factorului de microclimat etc.
Plafoanele încăperilor sunt realizate din beton turnat cu ranforsari și la nivelul
acestora se instaleaz ă conduct e, sisteme verticale de stingere a incendiilor162, sisteme de
detec ție și alarmare a fumului, senzori pentru diverse echipamente, elemente de
comunica ții etc. În zonele de prezervare a arhivelor se interzice trecerea conductelor de
apă sau de evacuare prin p lafoane.
Pardoselile sunt printre cele mai solicitate elemente ale unei cl ădiri. De aceea , este
nevoie de acordarea unei aten ții sporite la calcula ția acestora , pe lângă faptul c ă vor fi
construite pentru a nu permite infiltrarea umidit ății de la un etaj la altul. Din punct de
vedere al rezisten ței pardoselilor, la nivelul zonelor de birouri este calculat ă la ~ 245
kg/m2, la nivelul bibliotecii este de ~ 700 kg/m2, în spa țiile de p ăstrare a documentelor pe
suport hartie cu rafturi fixe 1225 kg/m2, iar acol o unde se folosesc rafturi metalice cu
tehnologie mobil ă rezisten ța pardoselii pe suprafata dat ă atinge nivelul maxim, respectiv
~ 1500 kg/m2 163 sau chiar mai mult dec ât aceste valori, totul depinz ând de tipologia
arhivelor, calitatea și grosimea h ârtiei, modalitatea de contruc ție a rafturilor etc164. Întruc ât

161 http://constructii -proiect.ro/upload/normative/cc/P100 -1-2013.pdf , accesat la 10.10.2017
162 http://securitate -incendiu -constructii.ro/p118 -99-normativ -de-siguranta -la-foc-constructiilor/ accesat la
10.10.2017.
163 Wilsted P. Thomas , Op. cit . p.19.
164 https://www.ica.org/sites/default/fil es/ICA_Study -17-Archive -buildings -in-tropical -climate_EN.pdf
Accesat la 10.10.2017.

51
la nivelul cl ădirii, pentru transportul cutiilor sau mapelor cu documente arhivate vor fi
folosite c ărucioare dotate cu ro ți din cauciuc, este bine s ă se aib ă în vedere ca pardoselile
clădirii s ă fie c ît mai plate iar pragurile u șilor s ă fie construite astfel încât să permit ă
trecerea echipamentelor de transport încarcate cu arhiva. Din experiența noastră, greutatea
unui carucior de arhivă la capacitate maximă de încărcare poate depăsi 700 kg de
documen te. Pardoseala va fi acoperit ă cu un strat de protec ție din vopsea sau cear ă astfel
încât să limiteze eliberarea prafului sau microorganismelor în atmosfer ă. O serie de
speciali ști165 în domeniu consider ă că este necesar ă înclina ția ușoară a pardoselii în
direcția evacu ării în vederea scurgerii lichidelor atunci c ând sunt cazuri de inunda ții sau
infiltra ții.
Ușile depozitelor de arhiv ă vor fi alese cu aten ție și vor fi din materal metalic sau
ignifug și cu protec ție antiumezeal ă. Se vor avea în vedere acele uși care ofert ă protec ție
maxim ă zonelor de p ăstrare al documentelor dar care permit o deschidere rapid ă și
eficient ă în caz de dezastru și evacuare a personalului din interior. Pentru p ăstrarea
parametrilor de microclimat în limitele impuse de normele te hnice, la intrarea în depozitul
de documumente se pot monta u și duble pentru a evita pierderile și schimbul de
temperatura și umiditate cauzat de utilizarea intr ării/ie șirii din depozit. Pentru asigurarea
acceselui autorizat în incinta depozitului cu docum ente, u șile vor fi prev ăzute cu
dispozitive de închidere – deschidere, iar aceste mecanisme le vom explica mai pe larg în
cuprinsul sec țiunii de securitate.
Ferestrele cladirii de arhiva vor fi motate fara a exista posibilitatea deschiderii
acestora. Exce pție fac ferestrele birourilor sau ale încăperilor depozitului care au fost
destinate altor activit ăți dec ât cele de prezervare a înscrisurilor arhivistice. Ferestrele vor
fi fabricate din materiale care s ă nu permita schimbul caloric între mediul extern și
microclimatul depozitului de documente. De asemenea, se va avea în vedere tratatea sticlei
ferestrei astfel încât să se evite p ătrunderea razelor de lumin ă și a radia țiilor ultraviolete
în interior.
Platforma de opera țiuni a clădirii permite încărcarea -descărcarea materialului
arhivistic în și din incinta depozitului, precum și a tuturor echipamentelor, materialelor și
elementelor necesare pentru buna func ționare a cl ădirii. În cazul cl ădirilor nou construite,
platforma va fi pe deplin utilizat ă pentru c a materialul arhivististic s ă fie pus la adapost.
Amplasarea platformei se va face c ât mai aproape de c ăile de acces în zona cl ădirii astfel

165 Dr. Bogdan Florin Popovici – Șef Serviciu SJAN Brașov.

52
încât mijloacele de transport și transfer s ă poată intra c ât mai aproape de cladire în vederea
efectu ării manevrelo r de încărcare -descărcare. Se va avea în vedere amplasarea platformei
într-o zona ferit ă de gurile de admisie ale sistemului de ventila ție și microclimatizare
întruc ât ar putea exista riscul ca noxele produse de e șapamentul camioanelor încărcate cu
arhiv ă să fie aspirate de c ătre gurile de admisie a le aerului din cladire. Spa țiul adiacent
platformei va permite efectuarea manevrelor de întoarcere și garare -parcare a camioanelor
de mare tonaj. În vederea optimiz ării opera țiunilor la baza platformei se va ampl asa o
ramp ă de încărcare precum și un sistem de acoperire a zonei din imediata apropiere a
clădirii, în vederea protec ției materialului arhivistic atunci c ând este scos din cl ădire în
vederea încărcării sau în cazul desc ărcării din camion spre a fi introdu s în incint ă, cu
ocazia fenomenelor meteorologice nefavorabile (precipita ții, van t, etc). În cazul în care
bugetul investi ției permite , se recomanda proiectantilor cladirii a avea în vedere
construc ția unei platforme mecanizate care s ă permita dimensionare a înălțimii la nivelul
obloanelor și platformei de încărcare al camioanelor prin intermediul unor dispozitive de
comanda de la distan ță.
Spațiul de decontaminare și tratament imediat reprezinta acea parte interioar ă a
clădirii, din imediata apropiere a pl atformei de opera țiuni pozi ționat ă în exteriorul cl ădirii,
cu rolul de facilitare a opera țiunilor de stocare temporar ă, dezumidificare, dezpr ăfuire,
tratament microbiologic sau mici interven ții de restaurare a materialului arhivistic , după
ce s-au efectuat opera țiunile de desc ărcare din mijloacele de transport. Este practic un fel
de anticamer ă a depozitelor de arhiv ă166.
Din punct de vedere arhitectural și al compartiment ării cl ădirii cei care fac
planificarea spatiului trebuie s ă aiba în vedere nu doar spa țiile propriu -zise de prezervare
cu asigurarea condi țiilor adiacente ci și spa țiile ce permit efectuarea opera țiunilor la care
sunt supuse documentele p ână la intrarea în depozitul de arhiv ă (sortare, decontaminare,
restaurare, ordonare, inventariere, scan are și digitalizare, etc).
Încă din faza de studiere a fezabilit ății, echipa de management și implementare a
investi ției vor avea în vedere analizarea tuturor detaliilor legate de modalitatea în care vor
fi dimensionate spa țiile. Potrivit literaturii de s pecialitate, se va pune accent pe o serie de
entități func ționale, dup ă cum urmeaz ă:

166 https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_Study -17-Archive -buildings -in-tropical -climate_EN.pdf ,
p.17, Accesat la 10.10.2017.

53
a) pentru nevoile celor din exterior: spa ții de recep ție ale publicului incluzând
garderobe și spații pentru depozitare lucruri personale ; spa ții pentru cercetare,
documenta re și acces la informa țiile solicitate; spatii pentru organizare
evenimente cu publicul, ședinte, prezent ări etc.
b) pentru mediul “intern”: spa ții pentru recep ționarea, prelucrarea, analizarea,
conservarea și restaurarea documentelor; spa ții pentru depozitar ea arhivelor;
spații pentru backoffice și servicii interne; birouri și alte categorii de spa ții
destinate personalului entit ății.167
În cazul unui proiect de investi ții consistent se vor avea în vedere crearea a cel
putin c âte un spa țiu dup ă cum urmeaz ă: laborator de restaurare, laborator de digitalizare
sau microfilmare, spa ții pentru prelucrarea documentelor, spa ții pentru decontaminare și
tratament special al colec țiilor etc.
Din punct de vedere al dot ărilor cl ădirii, proiectan ții vor ține seama de aloc area de
spații pentru camere tehnice, sala serverelor și a echipamentelor de comunica ții, camera
de unde se controleaza sistemul de ventila ție și de asigurare a microclimatului încăperilor,
sala de control al echipamentelor digitale și al camerelor video d e securitate și
supraveghere etc.
Depozitele propriu -zise de arhiv ă168 din cadrul cladirilor sunt cele mai importante
încăperi iar acestora li se vor acorda cea mai mare aten ție încă din faza de proiectare și
execu ție a cl ădirii de arhiv ă169. Pentru faptul ca mai mult de 90% din timpul de p ăstrare al
unui document permanent se realizeaza în depozitul de arhiv ă sunt necesare g ândirea unor
proceduri și siteme specializate de monitorizare, securizare, alarmare și interven ție în
interiorul amplasamentului. Pentru limitarea efectelor negative în cazul unor evenimente
neplacute, comunitatea știintifica interna ționala propune limitarea suprafe țelor maxime170
pe care le poate avea un spatiu de stocare cu o suprafa ța limitat ă între 200m2 , așa cum

167 Regneală Mircea , Tratat de biblioteconomie , vol. 1, Editura Asociației Bibliotecarilor din România,
București, 2013, p.239.
168 Bell L ., La conception des batiments d’archives en pays tropical , UNESCO, Paris, 1979, p.54.
169 http://americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.27.4. 95815813226221kn?code=same -site
Accesat la 10.10.2017
170 Conform dispozițiilor Arhivelor Naționale ale Franței, p. 8, disponibile la
https://francearchiv es.fr/file/1d5127b656a424a75a1173a5ebbc2f39d6762565/static_3281.pdf
Accesat la 10.10.2017

54
este cazul Fran ței171 și 600 m2 în opinia lui Michel Duchein172. De asemenea, tot pentru
minimizarea riscurilor se impune g ândirea unor structuri de containere dispuse individual
în interiorul depozitului de documente, care s ă aibă rolul de a stopa propagarea unui
incendiu în cazul u nei izbucnirii accidentale. Aceast ă măsura de protec ție suplimentar ă a
patrimoniului arhivistic gestionat face ca și în cazul altor pericole (umezeal ă, inunda ții
etc) ac țiunea factorilor destructivi s ă fie întârziată. Pe de alta parte, se va avea în vedere
separarea depozitului de arhiv ă de alte categorii de încăperi, adopt ându-se încă din faza
de proiect cl ădiri cu forme ale literelor V, L, U, T, M, H etc., urm ărindu -se ca una dintre
laturi s ă fie utilizat ă în cadrul cl ădirii ca zona de acces public, desf ășurare activit ăți, parte
de servicii administrative etc., iar restul cl ădirii s ă aibă ca destina ție depozitarea și
prezervarea categoriilor de arhiv e.173
În func ție de complexitatea, m ărimea și destina ția clădirii, echipa de proiectare a
obiectivului de inv estiție poate lua în calcul amplasamente mai complexe , care s ă cuprind ă
și zona dedicat ă publicului , în vederea facilit ării cercet ării și a valorific ării materialului
arhivistic din depozitele entit ății. Pentru asigurarea acestor tipuri de facilit ăți, se v a avea
în vedere în etapa de proiectare amplasarea de spa ții de lectur ă, garderob ă și zone de
depozitare a obiectelor personale la intrarea în clădire, bai și zone recreative destinate
publicului utilizator. Nu trebuie uita ți nici cei care își desf ășoară activitatea curent ă în
clădire: se vor amenaja bai, birouri, spa ții de lucru adi ționale, oficii pentru loisir și pentru
a lua masa etc. Persoanele cu nevoi speciale respectiv, cele cu dizabilități de vedere și auz
dar și cei cu dizabilitate motorie vor bene ficia de acces special și locuri de parcare în
apropierea rampelor de acces în cladire, iar la nivelul spațiilor de studiu sau în bai, acestora
li se vor aloca poziții speciale, adaptate dimensiunilor dispozitivelor cu care aceștia sunt
nevoiți să se miște și să le folosească.
Indiferent de metodele de construcție utilizate, în afara clădirilor dispuse pe un
singur nivel, toate celelalte trebuie dotate cu sisteme de scări ca alternativă la ascensoare,
precum și scări cu destinatie specială, având rolul de evacuare în caz de forță majoră,
conform dispozițiilor legale în vigoare174.

171 http://www.piaf -archives.org/sites/default/files/bulk_media/m1 0s1/section1_papier.pdf
Accesat la 10.10.2017
172 Duchein Michel , Archive Buildings and Equipment , K.G. Saur, New York, 1988, p.47.
173 Oprea Florea , Conservarea și restaurarea documentelor de arhivă , Editura Fundației România de
Mâine, București, 2008, p.47.
174 Meyer -Bohe Waler , Construirea și montarea scărilor , Editura MAST, București, 2008, p.16.

55

2.4.3 Protec ția împotriva incendiilor
Alături de ap ă – prin intermediul inunda țiilor sau umezelii și energie luminoas ă – prin
intermediul radia țiilor ultraviolete și a a celor infraro șii, focul este una dintre cele mai
serioase amenin țări la adresa integrit ății și con ținutului patrimoniului arhivistic prezervat
de o institutie. Dac ă în cazul umidit ății excesive sau al inunda țiilor se mai pot recupera
părti ale înscrisurilor, atunci c ând este vorba de un incendiu de amploare exist ă riscul de
a pierde tot ce s -a păstrat. Chiar și unit ățile arhivistice care nu au fost atinse de fl ăcari dar
au fost în vecin ătatea focarului, pot avea severe repercusiuni în timp iar dac ă nu se
intervine atunc i când este cazul prin ac țiuni de recuperare și restaurare, aceste documente
devin friabile, distrug ându-se. De aceea, cladirile care ad ăpostesc arhive și mai ales cele
de importan ță istorico -documentar ă cu termen de p ăstrare permanent sunt realizate dup ă
o serie de specifica ții exclusive în ceea ce prive ște componen ța materialelor , a
comportamentului termic și a rezisten ței la foc.
În cazul cl ădirilor nou -construite, autorit ățile publice cu rol în protec ția pentru situa ții
de urgen ță realizeaz ă rapoarte d e evaluare periodice în vederea descoperirii riscurilor și a
factorilor care în timp pot genera sau determina pericol de izbucnire si extindere a
incendiilor în depozitele de arhiv ă. Se analizeaz ă astfel prin intermediul unor scenarii de
referin ță care rep roduc fidel situa țiile reale, reac ția la foc, concept de specialitate ce
cuprinde comportarea la ardere, fluxul de c ăldura degajat, emisia de fum și gaze de ardere,
radia ția caldurii sau propagarea fl ăcării175.
În țara noastr ă depozitele de arhiva sunt aviza te și de c ătre Comisia Tehnic ă din cadrul
Arhivelor Na ționale ale Rom âniei care verific ă o serie de elemente înscrise în Normativul
prinvind caracteristicile tehnico -funcționale ale spa țiilor și echipamentelor de depozitare
și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și priva ți de arhiv ă176.
La nivelul fiec ărei cl ădiri unde sunt depozitate arhive func ționeaza sub controlul și
asisten ța de specialitate un plan de m ăsuri concrete pentru combaterea producerii și
propag ării incendiilor, iar conduc ătorii stabilimentelor de arhiv ă au obliga ția de a le
implementa și respecta.

175http://instal.utcb.ro/conferinta_2010/c onferinta_2008/articole/incendii/conf_nov_2008_Gojgojan_Vintil
a_1.pdf , Accesat la 10.10.2017.
176 http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image /Pdf-uri/Normativ%20depozite%20arhiva.pdf
Accesat la 10.10.2017.

56
Un prim punct în ceea ce privește prevenirea producerii incendiilor este limitarea
utiliz ării de foc deschis, mai ales în interiorul cl ădirii. În acest sens, chiar dac ă legisla ția
anumitor state prevede expres acest lucru, se vor lua m ăsuri în ceea ce prive ște interzicerea
fumatului în incinta cl ădirii și limitarea lui în apropierea depozitelor unde se p ăstreaz ă
documente.
Chiar dac ă depozitul de arhiv ă și cladirea în incinta c ăreia se afl ă acesta au fost
construite cu materiale care respect ă standardele în materie de protec ție contra incendiilor,
conducerea acestuia are obliga ția ca periodic sa verifice, împreuna cu personalul tehnic
însărcinat cu atribu ții din acest do meniu, integritatea și gradul de uzura al echipamentelor
evaluate cu risc de a produce sc ântei sau flacar ă deschis ă (echipamente electronice,
instala ții electrice, alte tipuri de dispozitive etc).
Sistemul de detectare, semnalizare și avertizare incendiu este un echipament pe care
fiecare depozit de arhiv ă are obliga ția să-l aibă instalat. Prin intermediul detectorilor și
senzorilor care compun sistemul (mai exact facem referire la un minim de dot ări – centrala
de semnalizare, detectori fum, senzori optici de fum și tempera tură, sirene etc), acesta are
rolul de a sesiza orice tip de schimbari fizico -chimice în incinta spa țiului unde sunt
amplasa ți senzorii de detectare, de a face cunoscute aceste schimb ări și daca este cazul,
dispozitivul transmite semnale d e avertizare factorilor implica ți. Montarea acestor
echipamente se va realiza în toate încăperile cl ădirii iar verificarea acestora pentru
funcționarea în parametri tehnici ai producatorului se va face periodic.
Sistemul de stingere autonom ă a incendiilor este montat la nivelul depozitelor în
plafon și are la baza sistemul Sprinkler ce permite dispersia unei cantit ăți stabilite de ap ă
atunci c ând sistemul de detec ție a fumului din incint ă transmite un impuls electronic.
Pentru faptul ca majoritatea document elor depozitelor de arhiva sunt constituite pe suport
de hârtie, pagubele generate de pornirea acestor Sprinklere sunt uria șe iar posibilitatea de
a recupera materialul arhivistic afectat este relativ sc ăzut. Recomandarea utilizării acestora
este dată de serviciile de pompieri și alte forțe de intervenție în caz de dezastru, cu scopul
de a stinge sau anihila cât mai repede incendiul izbucnit cu flacara, însă personalul tehnic
nu are în vedere felul în care afecteaza apa documentele care încă nu fost cuprin se de
flăcări. Pentru evitarea acestor situa ții se recomanda utilizarea de sisteme care nu folosesc
apa în stingerea incendiilor ci sistemul de gaze inerte, CO2 sau praf -ul. În acest fel sunt
protejate și documentele de efectele negative pe care apa difuza ta de Sprincklere le -ar
produce dar si misiunea de lupta impotriva unui incendiu ar putea fi îndeplinită

57
La nivel interna țional pentru asigurarea protec ției materialului arhivistic și pentru
acționarea împotriva incendiilor detectate de c ătre echipamentel e specializate, se folose ște
Low Oxygen System177 ce reduce concentra ția oxigenului în spatiul unde s -a detectat
izbucnirea incendiului cu scopul de a reduce rata combustiei incendiului, de la aproximativ
21,9% c ât este saturatia de oxigen din atmosfera178, spre o valoare c ât mai mic ă. Aceast ă
măsură este utilizat ă în beneficiul materialul ui arhivistic deoarece nu contri buie la
deteriorarea acestuia atunci cand se ac ționeaza asupra stingerii incendiului.179
Administratorul depozitului de arhive are obliga ția180 ca împreun ă cu personalul din
subordine, în baza asisten ței de specialitate oferite de for țele de pompieri în raza c ărora își
desfășoară activitatea depozitul, s ă stabileasc ă și să implementeze un plan de semnalizare
a ieșirilor de urgen ță și să întocmeasca u n plan de interven ții în caz de incendiu. Pe larg
despre aceste elemente vom discuta în cuprinsul capitolului destinat ac țiunilor întreprinse
în cazurile de for ță major ă.
2.4.4 Măsuri de securitate a informa țiilor fiscale și vamale
Cunoa ștem faptul ca institu țiile fiscale și vamale de -a lungul activit ății acestora creaz ă
și gestioneaz ă o serie de documente, unele de natura administrativ -fiscal ă, în cantit ăți
impresionante , care au valoare la fel de mare ca și alte categorii de arhive. Cu privire la
permisiunea d e a fi date în cercetare prevederile legale stipuleaz ă că după 50 de ani de la
crearea acestora se pot pune în circuitul documentar.181 De aici denot ă caracaterul special
al tipologiilor de documente emise de autorit ățile fiscale și vamale și, deci, atenția sporit ă
în ceea ce prive ște securitatea și accesibilitatea acestora.
Spațiile unde sunt depozitate documentele în vederea prezerv ării trebuie bine
securizate pentru a nu permite accesul neautorizat al celor care pot provoca dispari ția,

177 Hanus Josef , Archival building -The basic condition for proper functioning of the archives , p.221,
disponibil la http://www.pokarh -mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/radenci2011/20_hanus_2011.pdf
Accesat la 10.10.2017.
178 http:// www.lowoxygen –
fireprevention.com/fire_prevention_low_oxygen_technology.html#sthash.5FMX3nMe.dpbs
Accesat la 10.10.2017.
179 Pacifico F. Michele , Op. cit ., p.55.
180 Să cunoască și să pună în aplicare prevederile ISO 11799:2015, accesibil la
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:11799:ed -2:v1:en , Consultat la 10.10.2017.
181 Anexa 6 a Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

58
distrugerea cu rea intenție, schimbarea con ținutului, sustragerea sau falsificarea
înscrisurilor.
În acest sens, conducerea entit ății păstrătoare are obliga ția de a ini ția o analiz ă de risc
securit ății înscrisurilor și de a depista eventualele vulnerabilit ăți în ceea ce prive ște arhiva
pe care o gestioneaz ă. Se vor analiza principalii factori de risc, implica țiile acestora,
repercusiunile producerii unui eveniment nepl ăcut, posibilit ățile de producere și
manifestare a unor ac țiuni negative.
Odat ă identificate metodele se ident ifică măsurile de preven ție și de îndep ărtare a
factorilor de risc prin metode cunoscute.
În ceea ce prive ște securitatea extern ă spațiului de prezervare, conducerea depozitului
de arhiv ă va lua toate m ăsurile în ceea ce prive ște o eventual ă pătrundere din exterior în
depozitele cu documente. Se vor instala sisteme de monitorizare și supraveghere
antiefrac ție, în cazul în care bugetul permite , se vor încheia contracte cu firme specializate
în paz ă și protectia obiectivelor culturale și administrative, se vo r verifica c ăile de acces –
respectiv u șile182, ferestrele, aerisirile, acoperisul etc., se vor verifica sistemele de iluminat
stradal și periferic, se vor inspecta sistemele de inchidere și securizare ale intrarilor și
ușilor încăperilor instituției și se vo r monta senzori magnetici la ușile de acces.
Securitatea intern ă se va asigura prin instalarea unui sistem de supraveghere video și
infraro șu183, cu senzori de mi șcare si monitorizare184 permanent ă din partea persoanelor ,
respectiv a companiilor autorizate. Se vor ini ția opera țiunile de înregistrare permanent ă a
imaginilor captate de sistemul de supraveghere și stocarea acestora pe un server local
pentru o perioad ă de timp stabilit ă de comun acord între beneficiar și societatea care
efectueaz ă instalarea dispoz itivelor, cu posibilitatea ca imaginile sa se stearga automat de

182 Mera Laurentiu , Îndreptar arhivistic pentru per sonalul care creează, păstrează și folosește
documente , Ediția a II -a revăzută și esențială, Editura Aronda, Cluj -Napoca, 2002, p.141.
183 Conform recomandărilor lui Edward Acker de la Institutul Național American pentru Științele
Construcției, disponibile la http://www.wbdg.org/building -types/archives -record -storage -building
Accesat la 10.10.2017.
184 Hanus Jozef, Appropriate Archival Building: Neccessity for proper function o f any archives, in
Atlanti, 2012, p. 67, disponibil la http://www.iias -trieste -maribor.eu/fileadmin/atti/2012/Hanus.pdf
Accesat la 10.10.2017.

59
pe hard -discul serverului la intervale regulate, în lipsa unor evenimente deosebite,
conform prevederilor legale în vigoare185.
Accesul în depozitele institu ției se va realiza doar pe baz ă de cartelă electromagnetic ă
iar sistemul de închidere -deschidere a u șilor de la depozit va fi programat astfel încât să
furnizeze o serie de informa ții complete cu privire la datele de acces în depozit (cine, la
ce ora, c ât a stat în depozit) și statistici cu privire la traficul din depozit. În acest fel, se vor
putea monitoriza strict mi șcările de documente din și în depozitul de arhive.
În cazul ie șirilor de urgen ță, acestea vor fi instalate astfel încât să se permit ă
deschiderea mecanic ă, fără acționarea sis temului electronic și doar în caz de urgen ță, doar
din interiorul cl ădirii.
Holurile și spa țiile din apropierea intrarilor în depozitele de arhive vor avea acelasi
nivel de securitate prin utilizarea monitorizat ă a cartelelor de acces.
Literatura de specia litate consemneaza func ționarea la nivelul institu țiilor care își
desfășoară activitatea în cadrul Uniunii Europene a unei rubrici pentru fiecare categorie
de document în parte, numit ă Nivel de clasificare/Nota de acces, pe baza c ăreia
documentele cu acce s restrictionat au un regim aparte de securizare și monitorizare186.
Clădirea de arhiv ă dotat ă cu sistem de alarmare, monitorizare, supraveghere și
interceptare securizat ă va fi proiectat ă în așa fel încât să aibă din constru ție și un generator
electric prop riu, astfel încât să fie evitate situa țiile considerate “ breșe de securitate” sau
“situații de sabotaj” cu inten ție criminala sau nu, de a debransa sistemul electric al cl ădirii
și astfel securitatea sistemului video și de alarmare s ă fie egal ă cu zero. În mod automat
ar trebui ca la intreruperea furniz ării energiei electrice din re țeaua na ționala, cu o întarzire
de cateva secunde (maxim 5), generatorul propriu sa poata porni în vederea asigurarii
fluxului energetic necesar func ționarii depline a sistemului de securitate iar la cote de
avarie a celorlalte sisteme ale cl ădirii ( încalzire, ventila ție artificial ă, filtrare și curatare
aer etc). Pentru acoperierea intervalului de timp între sistarea furnizării energiei electrice
din sistemul centralizat și porni rea funcționării generatorului propriu al depozitului de
arhiva, la achiziționarea sistemului de supraveghere video se va avea în vedere ca acesta

185 Hotărârea Guvernului nr. 301 /2012 privind Normele metodologice de aplicare a Legii 333/2003 privind
paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția personanelor, Anexa 1, Art. 13 -15.
186 Ioncef Cezar -Sandel , Considerazioni sulla gestione dei documenti e degli archivi nell’ambito
dell’attivita delle instituzioni dell’Unione Europea , în Studia Universitatis Babeș -Bolyai, Studia Europaea,
LXII, 1, 2017, p. 79.

60
să aibă posibilitatea tehnică, prin intermendiul unei soluții interne, de a rezista și de a avea
independență și autonomie de funcționare fără a fi alimentat cu energie electrica un
interval de timp, pe baza unor acumulatori proprii, la fel cum se întâmplă în cazul sirenelor
de exterior, dotate cu acumulator propriu și mecanism de protec ție antisabotaj, care pot
suna independent până la 10 minute, fără a fi alimentate la o sursa de energie electrică187.
Tot la capitolul securitatea documentelor și a celor care își desf ășoară activitatea în
institu ția destinat ă păstrării înscrisurilor se afl ă și controlul accesului persoanelor la
intrarea în institu ție. Pentru a preveni accesul neautorizat și producerea de evenimente
neplacute , ori a incidentelor de securitate care pot avea repercu siuni grave asupa
integrit ății corporale, imaginii și credibilit ății institu ționale, es te absolut normal a
instituirea unui serviciu de verificare a identit ătii, a bagajelor și a verific ării corporale pe
bază de scanning a tuturor celor care intr ă și ies din institu ție, exact cum este verificarea
antiterorist ă într-un aeroport înainte de efectuarea procedurilor de îmbarcare. Din
experien ța personal ă pot spune ca sunt astfel de institutii care au implementat cu succes
aceast ă modalitate de securizare și control al accesului188.
Pentru a face și mai puternic ă securitatea accesului în cadrul depozi tului de arhive,
proiectan ții clădirii sau conducerea institu ției de arhive poate utiliza un element care, iara și
se practica în “lumea bun ă și civilizat ă” – securizarea biometric ă a depozitelor de arhiva.
Aici este cazul documentelor clasificate și a celo r care ap ără interese na ționale importante.
Securizarea biometric ă se realizeaza prin amprenta digitala sau scanarea irisului
persoanelor autorizate s ă aibă acces la informa țiile p ăstrate în incinta depozitului.
O mică parte a documentelor create și gestio nate de către instituțiile fiscale și vamale
sunt integrate în categoria documentelor clasificate, pentru care există în țara noastră un
regim specific și o legislație pe măsura, menită să asigure protecția acestora în raport cu
importanța informațiilor co ntinute. Despre informațiile clasificate, organizarea și protecția
acestora vom oferi mai multe detalii în cuprinsul capitolului dedicat studiului de caz.

187 Am testat și achiziționat modelul Lad y Pi produs de compania canadiana DSC, disponibil la
https://www.generalsecurity.ro/ , Accesat la 10.05.2018.
188 În 2011 am fost invitat la un concurs pentru un job de Archivist la Haga, Olanda, în cadrul
Organisation for the Prohibition of Chemical Weapons; in 2013 din nou am fost selectat pentru o poziție în
domeniul arhivelor și managementului documentelor la Helsinki în cadrul ECHA și lista poate continua cu
suficiente exemple care îmi susțin afirmatiile de mai sus, mai ales in unitatile NATO sau KFOR.

61
2.4.5 Iluminarea și dotarea cu echipamente și dispozitive a depozitului de
arhivă
Lumina reprezint ă unul d intre factorii cu importan ță deosebit ă în desf ășurarea
activit ății arhivististilor cu privire la prezervarea și conservarea patrimoniului gestionat.
Pe lângă utilitatea sa fun ționala, lumina prin intermediul radia țiilor electromagnetice cu
lungime de und ă mai mic ă decât cea perceput ă de ochiul uman (ultraviolete și infraro șii)
cauzeaz ă distrugerea documentelor expuse. De aceea, sunt necesare m ăsuri de protec ție
suplimentare și acordarea unei aten ții deosebite asupra modalit ăților de expunere189 a
arhivelor ge stionate asupra razelor de lumin ă naturala sau arficial ă de factur ă nociv ă.
Atunci c ând se proiecteaza o cladire ce va avea ca destina ție asigurea prezerv ării
înscrisurilor, majoritatea în format h ârtie, se vor alege și instala doar acele corpuri de
ilumin at cu surse neutre din punct de vedere al actiunii negative asupra documentului de
arhiv ă.
Unii autori care s -au preocupat de studierea efectelor și beneficiilor luminii
recomand ând achizitionarea de c ătre depozitele de arhiva a unor echipamente specializa te
numite UV -Metre, în vederea m ăsurării nivelulului de radia ții ultraviolete care ajung pe
suprafata de h ârtie depozitat ă sub form ă de fond arhivistic190.
De-a lungul timpului, pe l ângă sursele de lumin a natural ă provenit ă de la ferestrele
camerelor unde er au depozitate arhivele s -au introdus surse de lumin ă prin ardere cu
flacar ă191 iar apoi, în condi țiile în care flacara deschis ă prezent ă lângă documentul cercetat
reprezenta un real pericol de incendiu, au fost introduse surse de lumin ă cu energie
electrica.
Primele sisteme de iluminare cu energie electrica utilizate în spa țiile de arhiv ă au fost
cele cu bec incandescent legate la o instala ție electric ă ce avea la baz ă conductori de
aluminiu. În timp , datorit ă căldurii excesive emanate de c ătre becurile cu in candescen ță,
s-au produs accidente prin explozia efectiv ă a corpului de iluminat, constituind surse
sigure pentru izbucnirea incendiilor. Ca masur ă de preven ție s-au introdus globurile de

189 Prezentate în amănunt în studiul lui Wil son K. William, Environmental Guidelines for the Storage of
Paper Records , Niso Press, Bethesda Maryland, 1995, p.12 disponibil la
http://didattica.uniroma 2.it/assets/uploads/corsi/33468/Norma -conservazione_(USA).pdf
Accesat la 10.10.2017.
190 Wilsted P. Thomas , Op. cit . p. 79.
191 Sacerdoțeanu Aurelian , Op. Cit., p.218.

62
protec ție192 Antiex care au ajutat la prevenirea pericolul izbucnirii incendiilor în spa țiul
de arhiv ă însă nu au înlăturat cauza exploziilor -sistemul de incandescen ță. Sistemul cu
lampile incandescente și globurile de protectie antiexplozie sunt în vigoare și astazi
potrivit Normelor Arhivelor Na ționale ale Rom âniei însă în realitate, sunt cu mult dep ășite
comparativ cu evolu ția tehnologiei sistemelor electrice ale secolului XXI. Un alt
dezavantaj al acestor tipuri de surse de iluminat este faptul că produce energie calorică
deosebită, fapt ce conduce în timp la încălzirea i ncintei sau suprafețelor din apropierea
documentelor, acționând în acest sens ca un catalizator pentru procesele de descompunere
și degradare a suporților papetari depuși spre prezervare în cadrul depozitului de arhivă.193
Pe de alt ă parte și instala țiile el ectrice care alimentau corpurile cu incandescen ță fiind
realizate din aluminiu, dupa utilizare prelungita în sarcin ă, constituiau pericole pentru
depozitele de arhiv ă.
Evoluția sistemelor de iluminare în arhiv ă a continuat cu introducerea corpurilor de
neon cu tub fluorescent. Avantajul acestora , spre deosebire de cele cu incandescen ță, a
fost de a nu se ina călzi excesiv în decursul perioadei de utilizare, f ără să mai existe
pericolul de explozie. Pentru documentele de arhiv ă, dezavantajul major al utiliza rii
tuburilor de neon fluorescent este cantitatea mare de radia ții UV și infraro șii emise de
aceste corpuri194. Admin istratorii depozitelor de arhivă trebuiau s ă prevad ă în bugetul de
venituri și cheltuieli al entit ății sume suplimentare în vederea achizi ționării de protec ții
contra radia țiilor, aplicate pe sursele de lumina din interiorul depozitelor.
A urmat trecerea la instala țiile electrice pe baza de cupru. Spre deosebire de aluminiu,
conductorii din cupru au urmatoarele avantaje: ductilitate și rezisten ță în sarcin ă sporit ă,
nu oxideaz ă în prezen ța oxigenului, nu corodeaza galvanic în prezen ța umidit ății, instala ția
este neinflamabila și are o mai buna restisten ță la foc, propriet ăți mecanice mai bune decat
aluminiul etc.
Cele mai recomandate corpuri de iluminat pe ntru instalarea și utilizarea în spa țiul de
arhiv ă sunt cele cu tehnologie LED195, legate la o instala ție electric ă din cupru. Spre

192 Normativ prinvind caracteristicile tehnico -funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și
conservare a arhivelor aflate in administrarea creatorilor publici și privati de arhiva, pt. 2.1.6 si 3.3.3,
disponibil la http://www .arhivelenationale.ro/images/custom/image/Pdf –
uri/Normativ%20depozite%20arhiva.pdf accesat la 10.10.2017.
193 Moldoveanu Aurel , Op. Cit .p.157.
194 Millar A. Laura , Op. cit., p.138.
195 Light Emitting Diode – diodă emițătoare de lumină

63
deosebire de celelalte sisteme de iluminat, cele cu LED sunt cele mai economice, nu emit
energie caloric ă astfel încât să genereze incendii sau s ă degradeze materialul arhivistic pe
suport papetar, au un regim controlat de emisie a l radia țiilor ultraviolete și infraro șii. Un
alt avantaj al utiliz ării acestora este durata de via ță semnificativ mai mare dec ît a celorlalt e
materiale prezentate anterior196.
Din experien ță proprie am implementat utilizarea sistemelor LED prin schimbarea
corpurilor de iluminat cu incandescen ță și a circuitelor electrice pe baz ă de aluminiu în
sisteme de conductori ce au la baz ă cuprul, protejat e prin inserare de tuburi din material
PVC, rezistent la foc și ignifug, montate aparent, iar rezultatele sunt spectaculoase. De
asemenea, au fost montate corpuri de iluminat cu protectie de tip IP65197 iar prizele
dispuse în spa țiul de arhiv ă dispun de circ uit electric separat și protecție contra prafului și
umezelii de tip IP55. Dac ă în cazul becurilor cu incandescen ță temperatura de culoare
varia între 1800 și 2600 de Kelvini lumina av înd o culoare g ălbuie, apropiat ă de tenta de
lumin ă generat ă de arderea unei lum înări, în cazul corpurilor de iluminat cu sistem LED
temperatura de culoare varia ză între 4800 și 5600 de Kelvini, iar culoarea generat ă era
asem ănătoare cu lumina natural ă exterioar ă clădirii din mijlocul zilei, ceea ce a
îmbun ătățit considerabil condi țiile de lucru ăn interiorul depozitului de arhiv ă, a redus
riscul de degradare al h ârtiei documentelor și a redus costurile cu energia electric ă utilizat ă
în acesla și interval temporal.
2.4.6 Echipamente de stocare a materialului arhivistic
Atunci c ând se are în plan proiectarea unei cl ădiri în depozitele c ăreia se vor p ăstra pe
termen lung documente, din punct de vedere al facilit ăților de stocare, știindu -se faptul c ă
cea mai mare parte a patrimoniului arhivistic se afl ă pe suport de h ârtie, se vor c ăuta soluții
pentru asigurarea condi țiilor optime de prezervabilitate a acestora. În func ție de anumi ți
parametri, ca de exemplu cantitatea de arhiv ă, mărimea încăperilor, bugetul alocat
achizi ționării de mobilier, starea fizic ă a documentelor etc., responsabi lii cu dotarea și
amenajarea spa țiului de prezervare optimizeaz ă, dimensioneaz ă și planific ă echipamentele

196 https://www.nedcc.org/free -resources/preservation -leaflets/2. -the-environment/2.4 -protection -from –
light-damage
Accesat la 10.10.2017.
197 În prezent sunt c ele mai bune sisteme de protecție a conductorilor electrici și a corpurilor de iluminat în
spatiile de arhiva, detalii se pot gasi la http://www.dsmt.com/resources/ip -rating -chart/
Accesat la 1 0.10.2017.

64
de stocare a materialului arhivistic atfel încât să corespund ă nevoilor și să îndeplineasc ă
toate condi țiile de prezervabilitate și accesibilitate.
Stocarea arhivelor se face cu ajutorul rafturilor, a dulapurilor, a containerelor
specializate, a cutiilor etc.
Majoritatea spa țiilor de arhivare utilizeaz ă ca și mecanism de stocare sistemele de
rafturi în interiorul carora sunt protejate documente ordonat e pe categori func ționale.198 În
funcție de configura ția cl ădirii, de permisivitatea și compartimentarea spa țiului, de
portan ța plan șeului, de bugetul alocat etc. se pot alege sisteme de rafturi fixe sau sisteme
de rafturi mobile.
Sistemele de rafturi fixe s au statice sunt cele mai accesibile la pre ț, cele mai pu țin
preten țioase la schimb ările fizico -chimice produse în interiorul depozitului, dar au ca
principal dezavantaj necesitatea ca spa țiul de arhiv ă să fie suficient de larg astfel încât să
existe loc su ficient unde acestea s ă fie montate. La începutul utiliz ării acestora , rafturile
erau construite din lemn însă datorit ă pericolelor la care era supus materialul arhivistic
(lemnul era material combustibil în lipsa ignifug ării, datorită structurii sale orga nice, era
atacat de anumite insecte și ciuperci care afecteaz ă în timp și materialul arhivistic, în
anumite condi ții de microclimat se poate deforma pun ând în acest fel în pericol integritatea
documentelor etc199), treptat s -a trecut la utilizarea sistemului de rafturi din metal. Ast ăzi
cea mai mare parte a arhivelor conforme cu standardele de prezervare interna țional e
folosesc rafturile metalice galvanizate sau cele vopsite în câmp electrostatic, tratate special
pentru a le conferi rezisten ță și durabilitate pe termen lung. Din punct de vedere al
structurii, sistemele de rafturi sunt compune din picioare de raft sau laterale , polițe și
elemente aditionale. Poli țele sunt calculate pentru a avea o portan ță minim ă de 150 de kg
iar lateralele sunt dimensionate în funcție de înălțimea încăperii în care vor fi instalate.
Modularitatea sistemelor de rafturi metalice ofer ă avantajul c ă pot fi montate și demontate
în func ție de configura ția fizic ă a loca ției iar distan ța dintre poli țe poate fi dimensionat ă
în functie d e modalitatea de asezare a materialului arhivistic pe raft. Distan ța dintre perete
și raft sau între rafturi200 la montaj trebuie s ă fie de 0.7 -0.8m, astfel încât să se poata

198 Williams Caroline , Managing Archives: Foundations, Principles and Practice , Chandos Publishing,
Oxford, 2006, p.56.
199 Oprea Florea , Op. Cit ., p.61.
200 https://francearchives.fr/file/8e5405f9cbd41f3d6bda68bbf9bed57631468f4f/static_1867.pdf
Accesat la 10.10.2017.

65
efectua manevre201. Pentru folosirea eficienta a spa țiului încăperilor de arhiv ă, pe baza
planului cl ădirii se procedeaza la optimizarea computerizat ă a rafturilor cu ajutorul
softurilor de specialitate ce permit configurarea virtual ă a tipurilor de raft și a
amplasamentelor în depozit.
Ținând cont de faptul c ă media greut ății unui metru l iniar de documente este de 40 -60
de kg iar un modul cu 5 -7 polite la o înălțime de 240 cm c ântărește 700 de kg202, este
necesar ca sistemul de prindere utilizat la rafturile metalice s ă fie unul de foarte bun ă
calitate astfel încât să se previna producerea u nor accidente cu efecte nepl ăcute. În acest
sens se practic ă mai multe tipuri de ancorari între r ândurile de rafturi, prinderi de pere ți
sau prin t ălpi metalice direct de pardoseal ă.
Patrimoniul arhivistic ce urmeaz ă a fi prezervat va fi ordonat pe politel e sistemului de
rafturi în func ție de necesit ățile și criteriile de a șezare adoptate de c ătre conducerea
depozitului.
Literatura arhivistic ă interna țional ă consemneaz ă că cel mai rezonabil și mai ieftin în
asigurarea condi țiilor minimale de protec ție a înscrisurilor este p ăstrarea documentelor de
arhiva în cutii , contribuind astfel la apararea materialului papetar de elemente d ăunătoare
care pot degrada sau distruge con ținutul acestora.203
Se va avea în vedere protejarea documentelor dispuse pe raft în vedere a prezervării
prin intermediul unor măsuri prevenive care să diminueze sau să elimine posibilitatea
producerii unor evenimente ale căror consecințe pot afecta integritatea și conținutul
arhivelor. Sunt necesare măsuri de precauție și în cazul expunerii doc umentelor unor
riscuri generate de cumului de factori ale căror acțiune complexă conduc la degradare și
ulterior la deteriorarea patrimoniului arhivisitic. În acest caz, pentru a preveni cazurile de
acumulare și înmulțire a unor microorganiste prin lipsa v entilarii sau prin generarea
fenomenelor de condens, conducând astfel la apariția și dezvoltarea mucegariurilor,
literatura de specialitate insistă la respectarea specificațiilor și standardelor tehnice în
spațiul de arhivă și indeosebi asupra păstrarii di stantelor de siguranta între categoriile de
documente și elementele din jur (pereți laterali, tavan, distanta fata de podea etc)204.

201 Instructiuni… , art.86.
202 Mera Laurentiu , Op. Cit. p. 140.
203 Thomas, L.D , Control of security and storage of holdings , in Selected guidelines for the management
of records and archives: a RAMP reader, UNESCO, Paris 1990, p. 184 -186.
204 Ritzenthaler Mary Lynn, Op. Cit . p.77.

66
Tot ca un element de protecție a documentelor din depozite se folosesc și stucturile
protective ce au la baza plasticul, exis tand o varietate de produse cu rol de a adaposti
documentele și a le feri de acțiunea unor factori descriși în cadrul acestui capitol.
Avantajele utilizării unor sisteme de protecție din plastic constau în asigurarea unei
mai bune vizibilități ale documen tului atunci când acesta este depozitat în folii sau
anvelope protective transparente, facilitând asfel poziționarea la ăndemână și regăsirea în
caz de nevoie. Alt avantaj al acestor măsuri, mai ales în cazul documentelor de importanță
deosebită, constă în protecția la amprente digitale sau la acțiunea unor substanțe sebacee
ca urmare a utilizării de către cercetători sau personalul interesat, conducând astfel la
păstrarea caracteristicilor fizico -chimice ale documentelor, limitând acțiunea nocivă a
grăsimi i tegumentare în procesul de descompunere a elementelor componente din hârtie.
Dezavantajele utilizării uneor folii de plastic în cazul documentelor sunt legate de
îngrădirea și obturarea circulației aerului printre documente, generând într -un depozit
unde nu se pastrează microclimatul favorabil, dezvoltarea unor factori endogeni și exogeni
cu rol in degradare.205
În cazul structurilor arhivistice care au la bază suporți mai puțin stabili sau de o calitate
inferioară, utilizarea materialelor protective din pl astic, a foliilor, dosarelor etc. poate pune
probleme pe fondul producerii de către acestea a unei catități variabile de electricitate
statică. De aceea, pentru a putea fi evitate eventualele degradări și deteriorări cauzate de
instabilitatea suporților, e ste bine ca înainte de achiziționarea materialelor plastice să se
facă o analiză atentă asupra compoziției și stabilității substanțelor chimice utilizate în
procesele de fabricație, să se analizeze gradul de absorție al radiațiilor ultraviolete sau al
inhibatorilor de radiații206. Efectele negative generate de electricitatea statică produsă prin
utilizarea plasticului constau în adunarea de particule de praf ce în timp provoacă mizerie,
conduce la proliferarea microorganismelor și a altor tipuri de vietăți c u rol negativ.207
Cele mai utilizate componente protective din plastic au la bază poliesterul (polietilena
tereftalata), polietilena sau polipropilena.208
Potrivit experien ței personale în materie de prezervare, utilizarea cartonului ondulat a
fost preferată pe termen mediu și lung datorită durabilității și favorizării condițiilor de

205 Ibidem, p.96.
206 Ritzenthaler Mary Lynn, Op. Cit . p.77.
207 Ibidem, p.96.
208 Ibidem, p.84.

67
pastrare în spațiul avut la dispoziție. În acest fel, am proiectat cutii de arhivare de tip
container cu dimensiunile 38x33x25 cm din carton cu ondula, dotat cu pere ți tripli și
densitatea cartonului de 240g/m2. Aceste cutii de arhivare au fost personalizate cu etichete
autocolante pe suprafa ța cărora sunt înscrise c âmpuri descriptive, conform prevederilor
legale in vigoare. Sistemul de rafturi achizi ționat a fost unul de tip meta lic cu laterala de
250 de cm și cu dimensiunea politei de 100×40 cm. Tinand cont de faptul c ă lătimea unui
container de arhivare este de 33 cm, pe fiecare poli ță au loc 3 astfel de cutii. Întrucat
regimul de înaățime al încăperii unde au fost instalate raf turile au permis achizi ționarea
de laterale de 250 cm, s -a stabilit ca pe o poli ță să fie pozi ționate 2 randuri a c âte 3 cutii,
calcul ându-se distan ța dintre poli țe și spațiul de manevr ă suplimentar necesar la 58 de cm.
S-a ajuns astfel ca pe un modul de r afturi s ă fie montate 5 poli țe cu o capacitate maxim ă
de încărcare de 30 de cutii de arhivare de tip container. Conform prevederilor legale în
vigoare pentru țara noastr ă (dosare legate cu un maxim de 250 -300 de file209), capacitatea
de încărcare a unei cuti i de arhivare este calculat ă între 13 și 15 dosare la dimensiune
maxim ă legal ă. Rezult ă că pe o poli ță se pot p ăstra în medie 90 de dosare iar pe un modul
de raft 450 de dosare.
Sistemele de rafturi mobile sunt cele mai costisitoare echipamente ce pot fi
achizi ționate de c ătre entit ățile ce p ăstreaz ă arhive, sunt constituite sub forma unor
dulapuri mi șcătoare și au marele avantaj ca prin mobilitate se m ărește utilizarea spatiului
încăperii destinate prezerv ării. Dezavantajele utiliz ării unor astfel de siste me constau în
mărirea for ței de greutate asupra pardoselii210, limitarea spa țiului de p ăstrare al
documentelor datorit ă pereților metalici ai rafturilor mobile. Principalul dezavantaj al
rafturilor mobile este c ă în cazul producerii celor mai mici modifi cări fizice ale
suprafe țelor plane (seisme, tasarea pardoselii etc) se deformeaz ă sistemul de șine pe care
aceste rafturi culiseaz ă, ceea ce produce blocarea acestora într-o anumit ă poziție. Pentru
montarea acestor tipuri de rafturi se recomand ă ca pardoseala să fie complet plan ă,
permi țându-se abateri maxime de doar cativa milimetri între suprafe țele încăperii,

209 Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente , aprobate de
conducerea Arhivelor Naționale ale Romaniei prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, disponibil la
http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/Pdf –
uri/Instructiuni%20pentru%20creatorii%20de%20arhiva.pdf , Accesat la 10.10.2017.

210 Conform indicativelor normative belgiene disponibile la adresa
http://www.arch.be/docs/brochures/depots_d_archives.pdf , Accesat la 10.10.2017.

68
manifestate printr -un grad de deformare structurala de L/320211. De multe ori s -a procedat
la returnarea șapei planșeului în vederea elimin ării denivel ărilor. Mobilitatea sistemelor
de rafturi descrise anterior se realizeaz ă fie manual sau mecanizat printr -un sistem de
comandare electric ă de la distan ță.
Dulapurile, fi șetele, casetele și alte tipuri de sisteme de stocare sunt dimensionate și
configurate în funcție de cerin țele, nevoile și realit ățile fizice ale depozitului de arhiv ă.
Avantajul acestora este c ă se permite securizarea suplimentara a con ținutului în cazul
păstrarii de informa ții sau documente cu sensibilitate ridicat ă212.
Concluzii preliminare
Problematica prezervării fondurilor arhivistice de natură economică, cu specific
fiscal și vamal, comportă o serie de aspecte particulare ce sunt descrise în amănunt în
cuprinsul acestui capitol.
Managementul de vârf al sistemului financiar -fiscal și vam al ar trebui să țină cont
de complexul de factori care afectează documentele de arhivă în decursul ciclului de viață
al acestora și să întreprindă măsurile care se impun în vederea asigurări tuturor condițiilor
speciale pentru păstrarea și conservarea info rmațiile generate și deținute.
Conducerea instituțiilor fiscale și vamale va reține faptul că este mai economic și
mai ușor să previi acțiunea negativă a factorilor determinanți în procesele de degradare –
deteriorare decât sa aloci credite bugetare sufic iente, la momentul de maximă necesitate
și să -ți asumi execuția bugetară completă până la finalul anului financiar, pentru
recuperarea pagubelor și prejudiciilor pe care agenții determinanți le crează atunci când
întâlnesc condiții favorabile în spațiul de arhivă.
Încă de la proiectarea unei clădiri ce va avea ca destinație păstrarea și conservarea
patrimoniului arhivistic fiscal și vamal se pune problema gândirii stategice pentru o
utilizare a spațiului pe termen lung, prin crearea unui sistem de dezvolta re durabilă care
sa confere condiții optime de prezervare înscrisurilor în schimbul unor costuri minime,
chiar dacă valoarea investiției la momentul implementării este una consistentă.

211 Pacifico F. Michele , Op. cit ., p.126.
212 Segura Bodil Ulate , Access to the archives of United Nations agenc ies, în Selected guidelines for the
management of records and archives: a RAMP reader, UNESCO, Paris 1990, p. 193.

69
Hârtia, în calitate de principal suport pe care instituțiile fiscale ș i vamale își
imprimă informațiile, datorită condiției sale organice, este supusă unui proces natural de
îmbătrânire și descompunere în substațe din ce în ce mai simple, suportând influențele
mediului ambiant.
Plaja largă de factori diverși, dintre care am intim umiditatea, temperatura, lumina,
bacteriile, ciupercile, insectele, păsările, rozătoarele, poluarea, praful și mizeria etc.
contribuie, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile de aparție și manifestare sau
dezvoltare și înmulțire, la îmbătranir ea, degradarea sau distrugerea suportului papetar, cu
riscul ca omul sa piardă parțial sau definitiv toate acele informații stocate pe documentul
de hârtie.
De aceea, toți angajații unei entități care produc la flux continuu, gestionează și
depun spre con servare și prezervare documente de arhiva, indiferent de pozi ția și func ția
deținută în cadrul institu ției, au rolul de a facilita și de a întreprinde toate măsurile
necesare pentru salvgardarea patrimonilui arhivistic deținut și pentru eliminarea tuturor
amenințărilor care apar la adresa integrității documentelor de arhivă.

70
Capitolul 3 Activități și m ăsur i întreprinse în caz de forță majoră
“ […] Arhiva? Este o pivni ță sau odaie dosnic ă în care se înghesuie dosare bune de aprins
focul c ând nu le po ți vinde cu chilogramul; arhivistul confundat cu arhivarul – este func ționarul
ofticos care pune un num ăr pe fiecare dosar și-l arunc ă la pivni ță”213
Dacă în cuprinsul capito lului anterior am dezvoltat și prezentat cele mai importante
elemente care țin de protejarea, conservarea și buna practic ă în ceea ce prive ște asigurarea
condi țiilor propice prezerv ării patrimoniului arhivistic în general , si a celui de natur ă
fiscal ă și vamal ă în special, în cuprinsul paginilor care urmeaz ă, ne vom concentra atenția
și ne vom exprima rezultatele experientei și cercetărilor personale, înspre a prezenta o
serie de evenimente – dezastrele și situa țiile de urgen ță – cu care omenirea se confrunt ă
uneori și care distrug într-un interval scurt de timp tot ce înseamnă arh ive, indiferent de
suportul pe care acestea sunt realizate.
Specificul acestor evenimente este, spre deosebire de complexul de factori deja
prezenta ți anterior, care ac ționeaza în timp iar efectele pot fi stopate prin intermediul
acțiunilor de conservare preventiv ă și unerori curativ ă, în cazul dezastrelor sau a
evenimen telor de genul situa țiilor de urgen ță, efectele sunt imediate214, manifestâ du-se cu
o for ță de nedescris și un poten țial destructiv uria ș215. Din p ăcate, aceste genuri de
evenimente se produc , iar atunci c ând au loc provoac ă mai multe și mai importante pagube
decât toți factorii descri și anterior la un loc.
La fel ca și în precedentul capitol, omul are puterea de a anticipa poten țialul
dezastru, de a interveni, de a mai salva ceea ce îi stă în putință, prin intermediul mijloacelor
pe care le are în dotare la acel moment si de a planifica în termeni strategici modalitatea
de ac țiune pe viitor, managementul situa țiilor de urgent ă bazându-se pe 3 piloni:
comunicare, planificare și coordonare216.

213 Stahl H ., Moartea documentelor , în Hrisovul Buletinul Școalei de Arhivistică, nr.1, Tipografia
Carpați, 1941, p.100.
214 Hanus Jo zef, Archiv al Buildings in Terms of Responding to the Emergencies , în Atlanti, 25, no.2,
Trieste, 2015, p.158, disponibil la http://www.iias -trieste -maribor.eu/fileadmin/atti/2015/Hanus.p df,
accesat la 15.05.2018.
215 Florea Oprea , Op. Cit ., p. 102.
216 Bîldea Marin , Comunitate și vulnerabilitate: percepție, comunicare, reducerea riscurilor dezastrelor ,
Editura Ministerului Internlor și Reformei Administrative, București, 2007, p. 32.

71
Compa rativ cu activitatea de gestionare a informa țiilor dintr -un depozit de
documente, unde activitățile specifice se rezumă la opera țiunile de planificare, întreținere,
conservare sau restaurare , în cazul acestora, doar o anumit ă categorie de personal este
implicată, având în vedere necesitatea posed ării unor cuno știnte și tehnici de specialitate,
în lupta cu factorii destructivi ce contribuie la complexul de degradare -deteriorare a l
arhivelor, în cazul situa țiilor de urgen ță sau a l dezastrelor , este implicat t ot personalul
disponibil , indiferent de prevenien ță, nivel de studii, nivel de cuno știnte într-un anumi t
domen iu etc . Legea prevede în mod expres dreptul și obliga ția angajati lor de a participa
la “instruiri, exerciții, aplicații și la alte forme de pregăt ire specifică”217. Universalitatea
și integralitatea particip ării umane în acțiunea cu evenimentele de natura situa țiilor de
urgen ță sau a dezastrelor confer ă în anumite condi ții șansa pe care oamenii o au s ă
depășească situa ția extrem ă la care sunt supu și și să poată salva p ărți sau c âteoda ta,
întregul patrimoniu arhivistic, cu ajutorul forțelor de intervenție în caz de urgență,
conform principiilor acestora de organizare și funcționare218.
Nu vor fi neglijate nici asp ectele tratate în paginile anteriorare cu privire la
eliminarea factorilor care aduc prejudicii documentelor219 întruc ât, odat ă cu trecerea unei
situa ții de criz ă sau a unui dezastru, r ămân repercusiunile acestora, iar efectele negative
ale fenomenelor extreme vor trebui eliminate, deseori deterior ările secundare put ând fi
mai grave dec ât cele ini țiale.220
3.1 For ța major ă și acțiunea dezastrelor asupra arhivelor
Definit ă în literatura de specialitate ca fiind “situa ția în care tulbur ări sociale grave,
calamit ăți naturale sau accidente tehnice majore , ce determin ă și impun interven ția rapid ă
și coordonat ă a organismelor militare și civile ale societ ății în scopul ap ărării și revenirii

217 Legea nr. 481 din 8 noiembrie 2004, republicată, privind protecția civilă, art. 31, litera d).
218 Hotărârea Nr. 1492/2004 din 9 septembrie 2004, privind principiile de organizare, funcționarea și
atribuțiile serviciilor de urgență profesioniste, art. 3, liter a c).
219 Canadian Council of Archives, Basic Conservation of Archival Materials : Revised Edition, 2003
Chapter 3 – Environment, Otawa, 2003, p.16, disponibil la
http://www.cdncouncilarchives.ca/r bch3_en.pdf , Accesat la 15.05.2018.
220 Popescu Aurelian , Op. Cit . p. 333.

72
la normal” 221, situa țiile de for ță major ă sau de dezastru presupun starea și interven ția de
urgen ță, fiind un eveniment special , cu care societatea se confrunt ă.
Accep țiunea oficial ă a unei situa ții de urgen ță presupune existen ța sau
manifestarea unor “ evenimente excepționale, cu caracter nonmilitar, care amenință viața
sau sănătatea persoanei, mediul înconjurător, valoril e materiale și culturale, iar pentru
restabilirea stării de normalitate sunt necesare adoptarea de măsuri și acțiuni urgente,
alocarea de resurse specializate și managementul unitar al forțelor și mijloacelor
implicate ”222.
Într-o altă viziune dezastrul este definit ca “ evenimentul datorat declanșării unor
tipuri de riscuri, din cauze naturale sau provocate de om, generator de pierderi umane,
materiale sau modificări ale mediului și care, prin amploare, intensitate și consecințe,
atinge ori depășește niveluri le specifice de gravitate stabilite prin regulamentele privind
gestionarea situațiilor de urgență, elaborate și aprobate potrivit legii223”.
Din punct de vedere al arhivelor, fie c ă ne raport ăm la cele pe suport clasic de
hârtie sau la serverele cu date elec tronice stocate în anumite locuri, situa țiile care impun
interven ția de urgen ță pot avea cauze naturale (este cazul calamit ăților sau al dezastrelor
naturale), tehnice sau sociale.
Indiferent de natura și gravitatea unei situa ții de urgen ță, în cazul în care cei
responsabili nu și-au luat m ăsurile de precau ție necesare, nu au anticipat ce se poate
întâmpla și cum ar trebui sa se ac ționeze în asemnea situa ții, practic nu și-au pus la punct
un plan de ac țiune în caz de catastrof ă, consecin țele unei asfel de s ituații sau pagubele
rezultate sunt de cele mai multe ori amplificate.224 De aceeea, în situa țiile de maxim ă
necesitate , activitatea de management al situa țiilor de urgen ță trebuie s ă cuprind ă o serie
de elemente interconectate în ceea ce prive ște prevenirea , planificarea și pregatirea
răspunsului dar și elemente de management opera țional225.

221 Oprea Florea , Op. Cit . p. 98.
222 OUG Nr. 21 din 15 aprilie 2004, privind Sistemul Național de Management al Situațiilor de Urgență,
art.2.
223 Legea nr. 481 din 8 noiembrie 2004, rep ublicată, privind protecția civilă, art. 9 pt. a).
224 Popescu Aurelian , Op. Cit . p. 334.
225 Crăciun Ionel , Situații și Servicii de urgență , Editura Ministerului de Interne, București, 2001, p. 20.

73
Fenomenele extreme ale naturii de genul: inunda ții, cutremure, furtuni tropicale,
alunec ări de teren, incendii provocate prin desc ărcări electrice, avalan șe, căderi de
meteoriți și alte corpuri str ăine, prabușirea aparatelor de zbor etc. sunt de regul ă cele mai
întâlnite sub aspectul necesit ății interven ției trupelor de salvare și protec ție civil ă.
Problemele tehnice la nivelul instala țiilor, utilajelor, paramentrilor tehn ici ai
clădirilor de arhiv ă pot determina izbucnirea de incendii cu un potențial destructiv
important sau producerea de explozii cu rol determinant în pierderea de informa ții din
arhive.
Nu în ultimul r ând, factorul uman poate contribui într-o mare m ăsură la distrugerea
arhivelor sau a incintelor unde se p ăstreaz ă documentele printr -o serie de ac țiuni ce țin de
specia uman ă: acțiuni cr iminale, teroriste, revolu ții, revolte ur mate de incendieri sau
războaie.
Pentru fiecare dintre evenimentele enumerate anter ior, societatea uman ă ar trebui
să aibă sau s ă pregătescă măsuri de prevenire, anticipare și apoi combatere, eliminare și
eradicare a efectelor destructive ale dezastrelor sau evenimentelor de urgen ță.
Mecanismul de func ționare a unei astfel de activit ăți poate fi structura t în
următoarea schema de ac țiune: prevenire și planificare – acțiune la momentul dezastrului
– postac țiune și evaluare.
Cei trei piloni enumerați anterior sunt cei care ar trebui s ă se găseasc ă în orice
institu ție sau organiza ție de ținătoare de arhive , indiferent de suportul acestora , constituind
fundamentul managementului unei situa ții de urgen ță.
Planificarea și prevenirea, în limita posibilit ăților ce stau la dispozi ția factorului
uman, sunt cele mai ieftie și mai pu țin consumatoare d e energie activit ăți când vine vorba
de producerea și efectele unui dezastru. Este aceea și situa ție ca la doctor “e mai usor și
mai economic să previi dec ât sa actionezi sau s ă tratezi”.
Acțiunea propriu -zisă în caz de for ță major ă este cea pentru care fac torii implica ți
se pregatesc sau se presupune ca s -au pregatit spre a interveni în cele mai bune condi ții
spre a minimiza poten țialul destructiv pe care îl poate avea un eveniment de genul unui
dezastru. Acesta este momentul c ând în managementului situa țiilor de urgen ță se consum ă
cea mai mare energie, au loc pierderile cele mai multe și nu întotdeauna sunt șanse de
reușită.

74
La fel ca și în cazul complexului de factori prezentați în cuprinsul capitolului
anterior, ce se manifestă doar acționând împreună și întâlnind medii și oportunități de
apariție și dezvoltare, în cazul dezastrelor putem afirma că suntg prezente oarecare
similitudini din perspectiva acțiunii cumulate a unor agenți destructivi în declanșarea și
apariția acestora. Atfel, manifestarea unui d ezastru în spațiul de arhivă are loc pe fondul
existenței unui factor declanșator sau al unui mediu prielnic generării acestuia. Pentru foc
este suficientă o defecțiune la sistemul electric și de alimentare cu energie electrică, pe
fondul lipsei resurselor materiale care s ă permită inspecția terhnică periodică, sau din
neglijența celor care au atribuții în verificarea stării tehnice a echipamentelor din arhivă,
sau în cazul fumătorilor, este suficientă o clipă de neglijență pentru ca totul să se
transforme în scrum iar exemplele pot continua și cu referire la celelalte categorii de
dezastre.226
Ultimul pilon component al procedurii de management al situa țiior de urgen ță îl
reprezint ă etapa de dup ă producerea evenimtului, evaluarea și raportarea pagubelor,
analiza modalit ăților de ac țiune și nu în ultimul r ând, emiterea unor concluzii și învățături
pentru îmbun ătățirea ac țiunilor și activit ăților desf ășurate. Acesta este momentul de bilan ț
în care factorii implicati evalueaz ă situa ția, ac țiunile, ce a fost bine, ce nu a mers, ce trebuie
făcut mai departe pentru a îmbun ătăți continuu reac ția față de situ ația care tocmai a trecut.
Consider ăm ca sintagmele “ caz de forță majoră ”, “dezastru ”, “situație de
urgență ”, în relația acestora cu documentul de arhivă, au înțelesuri similare , toate
exprim ând aproximativ acela și lucru.
3.2 M ăsuri de prevenire în calea producerii dezastrelor
Indiferent de natura factorului agresiv ce produce efecte negative – dezastrul,
atunci c ând discut ăm despre mijloacele de prevenire, protec ție și acțiune, avem în centru
un element comun –spațiul sau depozitul de arhiv ă, asupra c ăruia se pot r ăsfrânge
acțiunile negative produse cu ocazia diverselor evenimente. Caracteristica acestui vector
este constan ța acestuia în raport cu ceilal ți factori. Spre deosebire de un Inspectorat pentru
Situa ții de Urgen ță care are de -a face cu o diversitate de actori sociali sau economici – săli

226 Canadian Conservation Institute, Emergency Preparedness for Cultural Institutions: Identifying and
Reducing Hazards, CCI Notes, 14/2, Otawa, 1995, p.1, disponibil la
https://www.canada.ca/content/dam/cci -icc/documents/services/conservation -preservation –
publications/canadian -conservation -institute -notes/14 -2-eng.pdf , Accesat la 15.05.2018.

75
de cinema, școli, spitale, magazine, biserici, fabrici de produse inflamabile etc, ce pot juca
rol de mobil în calea dez astrelor și unde , pentru fiecare în parte exist ă o specificitate a
domeniului de ac țiune și intervenție , în cazul unui depozit de arhiv ă situa ția este constanta.
Avantajele expuse anterior aduc celor care g ândesc, organizeaz ă și iau m ăsuri de
proven ție o s erie avantaje de ordin tehnic și logistic, o serie de efecte pozitive și
posibilitate a îmbun ătățirii constante și continue a metodelor de ac țiune, pe fondul
stabilit ății și imobilit ății factorului depozit de arhiv ă, in vederea asigurarii tuturor
masurilor de securitate si sigurnata a colectiilor si fondurilor arhivistice gestionate227.
Din cadrul opera țiunilor de prevenire a dezastrelor fac parte obliga țiile
proiectan ților și executan ților de cl ădiri cu rol în prezervarea patrimoniului arhivisitic, ce
au obli gația de a întocmi “ scenarii de securitate la incendiu si să asigure funcționarea
mijloacelor de apărare împotriva incendiilor prevăzute în documentațiile de execuție la
parametrii proiectați, înainte de punerea în funcțiune” a depozitelor de arhiv ă228.
Prevederile legale din țara noastr ă legate de planificare a protec ției împotriva
incendiilor adaptate î n cazul acestui studiu în incinta spa țiului de arhiv ă, prevăd la
întocmirea de planuri specifice: planul de evacuare a persoanelor , planul de depozitare
și de evacuare a materialelor clasificate conform legii ca fiind periculoase și planul de
intervenție229.
Prevenirea producerii evenimentelor ale c ăror consecin țe sunt negative pentru
documentele de arhiv ă, riscându-se în acest fel pierderea informa țiilor con ținute, comport ă
o serie de nuan țe și acțiuni, fiind un termen generic cu utilizare larg ă în literatura de
specialitate și în limbajul celor care intervin în astfel de situa ții de urgen ță.

227 Klasinc Peter Pavel , Safety and Security in Archives: Many Qu estions and Even More Answers , în
Atlanti, Vol. 18, Trieste, 2008, p. 53, disponibil la http://www.iias -trieste –
maribor.eu/fileadmin/atti/2008/Klasinc_Articolo.pdf , accesat la 15.05.2018.
228 Legea nr.307/2006 din 12 iulie 2006, privind apărarea împotriva incendiilor, art. 23 -24.
229 Ordin nr.163 din 28 februarie 2007 pentru aprobarea Normelor generale de apărare împotriva
incendiilor, art. 28.

76
În opinia noastr ă, dincolo de m ăsurile de prevenire propriu -zise, deo sebit de
importante sunt o serie de ac țiuni care ne ofer ă o imagine c ât mai fidel ă asupra a ceea ce
avem, ceeea ce putem face, ceea ce se poate întâmpla și care vor fi consecintele. Cele
descrise anterior se pot sintetiza prin urmatoarele a cțiuni: evaluare a riscurilor spa țiului de
arhiv ă împreun ă cu tot ce înseamn ă elementele complementare acestuia; identificarea
amenin țărilor reprezentate de fiecare categorie de dezastru în parte, g ândirea și
elaborea/planificarea unei strategii de lupt ă împotriv a acestora ; întocmirea și asumarea
planului de ac țiune în caz de urgen ță; implementarea m ăsurilor de prevenire și protec ție
propriu -zise, pe baza parametrilor descoperi ți cu ocazia pa șilor anteriori.
În cele ce urmeaz ă vom dezvolta fiecare dintre aspectele descrise în paragraful
anterior accentu ând fiecare element de maxim ă importan ță pentru prevenirea și protec ția
împotriva factorilor distrug ători.
Abordarea preventivă de minimizare a riscului de a se produce un anumit tip de
dezastru ce ar conduce la o importantă p rierdere de material arhivisitic prezervat,
presupune în anumite condiții și măsuri de genul realizării de microfilme de asigurare230,
iar acolo unde tehnologia modernă permite acest lucru, se operează pentru documentele
cele mai rare și mai importante din s pațiul de arhivă procedura de digitalizare a acestora.
În cazul crearii copiilor digitale se va avea în vedere păstrarea de siguranță a exemplarelor
în afara spațiului de arhivă iar la intervale regulate de timp, dacă resursele financiare,
tehnice și umane permit acest lucru, se procedează la realizarea de copii de siguranță. Mai
multe aspecte ale acestor fenomene vor fi tratate în capitolul următor – cel dedicat
domeniului digital și proceselor de digitalizare.
3.2.1 Identificarea și evaluarea riscurilor
Acțiunea de identificare și evaluare a riscurilor comport ă o munc ă în echip ă
multidisciplinar ă, iar noi recomand ăm adoptarea de speciali ști externi împreun ă cu
reprezentan ții Inspectoratelor pentru Situa ții de Urgen ță, care pe baza experien ței
acumulate vo r veni cu propuneri și opnii constructive în vederea identific ării tuturor
riscurilor pe care le comport ă un depozit de arhive. Acest prim pas prezint ă o importan ță
cavârșitoare în demersul de a planifica, gestiona, organiza și aplica toate elementele
necesare ap ărării și protec ției împotriva producerii de evenimente cu poten țial destructiv,

230 Oprea Florea , Op. Cit . p. 108.

77
de identificarea real ă și corect ă a riscurilor la un anumit dezastru , depind to ți pașii ce vor
fi făcuți de acum înainte.
Este deosebit de impor tant ca to ți membrii ech ipei de identificare și evaluare a
riscurilor s ă cunoasc ă în am ănunt elementele de structur ă, topografie, arhitectur ă,
rezisten ța materialelor, elemente cadastrale etc ale spa țiului de arhiv ă pentru a -și face o
imagine de ansamblu și pentru a evalua în mod corect și obiectiv, uneori cu posibilitatea
de a anticipa, felul în care va influie nța producerea unui eveniment de talia unui dezastru,
depozitul în sine.
În cazul dezastrelor ce pot ap ărea în spa țiul de prezervare al materialelor arhivistice
apare terme nul de vulnerabilitate ce este definit ca fiind nivelul pierderilor pe care un
element sau un grup de elemente expuse unui anumit risc îl așteapt ă în urma producerii
unui dezastru sau hazard și presupune existen ța la un moment dat, voluntar sau involuntar,
într-un loc unde un hazard love ște231.
Din perspectiva identific ării și evalu ării riscurilor la care depozitul de arhiv ă este
supus, echipa de evaluare își va concentra aten ția asupra 3 categorii de riscuri:
-externe – reprezentate de amenin țări sau situa ții evaluate ca av ând posibilitate de
amenin țare din extern – este cazul avanlan șelor, alunec ărilor de ter en, inunda țiilor,
producerii cutremurelor cu epicentru în vecinatate, furtuni cu impact mare, prezen ța
vegeta ției sau faunei cu poten țial destructiv etc .;
-riscuri av ând la baz ă un poten țial declan șator uman sau industrial – așa cum sunt
diverse tehnologii ce implic ă risc de explozii sau pericol de contaminare nucleara etc .;
-interne și structurale ce țin de configura ția clădirii, elemente de rezisten ță și calitate
ale materialelor folosite, analiza canaliz ării, a gradului de rezisten ță la cutremure,
evaluarea rezisten ței instala țiilor electrice în caz de sprasarcina sau fluctua ții de tensiune
etc.232
Identificarea și analiza vulnerabilit ăților unui depozit de arhiv ă prin metodele
SWOT și SOAR, conduc de asemenea , la realizarea unei imagini de ansamblu c ât mai

231 Bîldea Marin , Op. Cit. p. 25.
232 Popescu Aurelian , Op. Cit . p. 334

78
reale și fidele, la generarea premiselor de la care se porne ște în etapa urm ătoare din cadrul
managementului situa țiilor de urgen ță.
Toate elementele de risc descrise anterior nu se pot manifesta independent ci
împreună cu acele condiții specifice care potențează și favorizează declanșarea
fenomenelor ale căror consecințe devin grave pentru integritatea materialului arhivistic.
De exemplu, focul este fa vorizat de mediul fumătorilor sau inundatțile sunt favorizate de
materialele de slabă calitate utilizate la izolarea construcțiilor etc. În acest caz, contextul
favorizant al riscului este la fel de important de luat în seamă în acțiunea comună de
prevenir e și protecție împotriva dezastrelor.
3.2.2 Analiza amenin țărilor în funcție de tipurile de dezastre
De regul ă, spațiile de arhiv ă sunt supuse amenin țărilor provenite de la o serie de
factori: apa, focul și, într-o mai mic ă măsură cutremure le, sunt princ ipalele elemente
destructive.
Apa este cea mai comun ă form ă de amenin țare la adresa integrit ății și sănătății
documentelor de arhiv ă. Așa cum am ar ătat în capitolul precedent , umiditatea în exces
catalizez ă producerea de reac ții chimice în lan ț, conduc ând la deteriorarea materialului
papetar233. Provenien ța apei în cazul situa țiilor de urgen ță este reprezentat ă de inunda ții și
viituri ce intr ă în spa țiul de arhiv ă afec tând înscrisurile depozitate234, spargerea unor
conducte din incinta sau vecin ătatea depozitel or de arhiv ă sau ac ționeaz ă în calitate de
factor destructiv colateral – este cazul apei folosite de c ătre for țele de pompieri pentru
stingerea incendiilor. Tot din categoria amenin țărilor cu factorul ap ă sunt și inunda țiile,
ca eveniment de tip dezastru , fiind adesea asociate cu alunecarile de teren provocate de
precipita țiile bogate ce conduc la eroziunea de la baza versantului și declan șează
accelerarea și extinderea deforma ției acestuia , conduc ând la avansarea masei de alunecare
pe rampa creat ă, numit ă suprafață de alunecare235, toate împreun ă constituind un real
pericol la adresa cl ădirilor și depozitelor care ad ăpostesc arhive.

233 Bâzgan Melentina , Noțiuni fundamentale de arhivistică , Editura Paralela 45, Pitești, 2016, p. 248.
234 The National Archives of UK , Protecting archives and manuscripts against dis asters , Crown
copyright 2004, p.4, disponibil și la http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information –
management/memo6.pdf , accesat la 24.04.2018.
235 Popa I on, Pregătirea în domeniul prevenirii și intervenției în situații de urgență , Editura Telegrafia,
vol I, București 2004, p. 24 -26.

79
Focul provoac ă distrugerea total ă sau par țială a materialului papetar prin
intermediul temperaturilor pe care le dezvolt ă în tim pul arderii dar și a elementelor
adiționale rezultate de pe urma arderilor substan țelor combustibile – fum și funi ngine, care
la rândul lor , aduc prejudicii integrit ății suportului papetar prin colorare, înnegrire, p ătare
și contaminare chimic ă.236 Cauzele c are determin ă apari ția incendiilor și a dezastrelor
provocate de foc sunt multiple, ecuația cauzei unui incendiu având ca determinand un
element variabil numit împrejurare237, cele mai importante fiind: instala țiile ș i
echipamentele electrice din spatiul de arhiv ă, sursele și instala țiile de încălzire,
electricitatea atmosferic ă, fumatul, utilizarea fl ăcării deschise în incinta depozitului cu
documente, incendiere intentionata etc.238
Cutremurele se produc cu o frecvență mai rară decât incendiile și inundațiile iar
calamitățile provocate de acestea depind de o serie de factori colaterali – rezistența clădirii
unde sunt depozitate arhivele, epicentrul și magnitudinea cutremuriului etc. Mai grave
sunt situațiile când datorită producerii unui cutremur de magnitudin e ridicată sunt
antrenate și alte forțe ce contribuie la mărimea dezastrului: scurtcircuitări, tsunami, fisurări
ale conductelor de apă din apropierea arhivelor, breșe tectonice ce conduc la spargerea și
deversarea lacurilor de acumulare, alunecări de tere n239 etc. Pentru rezisten ța la foc și
cutremure din perspectiva categoriilor de importan ță a construc țiilor, arhivele fac parte
din categoria de contruc ții de importan ță deosebit ă pentru patrimoniul pe care îl
adăpostesc – categoria de importan ță (B), benefi ciind, așa cum am prezentat și în cuprinsul
capitolului anterior, o serie de elemente de protecție suplimentară față de clădirile
obișnuite, așa cum sunt locuințele240.

236 Popescu Aurelian , Op. Cit. p. 333
237 Popescu Garibald , Spații cu destinație de arhive. Măsuri generale de prevenire a incend iilor,
în Hrisovul – Anuarul Facultății de Arhivistică, XIII (2007), Editura Ministerului Internelor și
Reformei Administrative, București, 2007, p.268.
238 Moldoveanu Aurel , Op. Cit . p. 317.
239 International Council on Archives , Guidelines on Disaster Preven tion and Control in Archives ,
Commitee of Disaster Prevention, december 1997, p. 8, diponibil la
https://www.ica.org/sites/default/files/ ICA_Study -11-Disaster -prevention -and-control -in-
archives_EN.pdf , accesat la 24.04.2018.
240 Gociman Olga Cristina , Managementul reducerii riscului la dezastre – strategii de arhitectură și
urbanism , Editura Universitară Ion Mincu, București, 2006, p. 150.

80
Spre a reduce efectele negative, mai ales pe cele colaterale provocate de cutremure,
practica internațională mai ales în domeniul bibliotecilor, poate fi adaptată și aplicată și la
nivelul arhivelor. Astfel, se pot preîntâmpina efectele cutremurelor prin intermediul
structurilor de izolație seistmică ce au rolul de a absorbi vibrațiile și ener gia printr -o
conexiune cu fundația, rezultând astfel reducerea vibrațiilor transmise la nivelele
superioare ale rafturilor cu documente, generând o mai buna stabilitate pe poziție. De
regulă, acest tip de tehnologie de conservare preventivă se aplică mai a les în cazul
clădirilor noi, în state precum Japonia, unde rata cutremurelor de mare intensitate este
mult mai mare decat cea de pe continentul nostru. În clădirile mai vechi se practică metoda
atașării dispozitivelor de izolare seistmica la nivelul raftur ilor, respectiv al corpurilor de
mobilier241.
Pentru a nu bloca toate căile de acces ce permit evacuarea celor prinși în interiorul
depozitului în caz de dezastru, literatura de specialitate propune ca materialele arhivistice
cu greutate mare să fie dispuse în partea inferioară a raftului, acolo unde este situat centrul
de greutate, iar pe cele mai ușoare să fie dispuse în partea superioară astfel încât, la
producerea unui cutremur de magnitudine deosebită, cele de deasupra să cadă fără a se
bloca spațiile de ieșire și evacuare. Tot pentru protectia celor aflați în interior, literatura
japoneza a introdus ideea spațiilor mai mari între rândurile de rafturi, pentru ca materialele
arhivistice căzute să nu ocupe tot culoarul de salvare. Pentru a contrabalansa pie rderea de
spațiu provocată de spațiile mai mari între culoarele de acces la rafturile cu documente, s –
au gandit la prelungirea rafturilor în plan vertical, până la limita superioară a încăperii,
lăsând doar un spațiu de 15 -20 de cm pentru manevrarea mater ialelor, pentru aerisire și
curățare. Prin intermediul acestei metode, sunt atinse două obiective: spațiul de depozitare
pe raft este recuperat și este asigurat un nivel mai înalt al protecției celor din incintă prin
imposibilitatea rafturilor de a se răst urna în caz de cutremur cu un grad mare, datorită
apropieri de tavan.242
În afara celor amintite, mai există și alte elemente cu potențial amentințător la
adresa documentelor păstrate în depozitele de arhivă însă, atunci când s -a planificat și
analizat posib ilitatea construcției clădirii de arhive, considerăm că s -a realizat și o analiză

241 Kobayashi Naoko , Earthquake Preparedness for Libraries: lessons of the Great East Japan
Earthquake , în International Preservation News, IFLA PAC, no.59 -60, p. 33.
242 Ibidem , p.34.

81
atentă asupra factorilor cu potențial nociv, descriși de noi în cuprinsul primului capitol al
acestei teze, astfel ca nu este necesară reluarea și dezvoltarea acestor aspecte .
3.3 Planul de urgență și acțiune în caz de dezastru
Privită ca o componentă în sfera activităților de conservare și prezervare,
planificarea situațiilor de urgență și actionarea efectivă în caz de dezastru, contribuie
alături de cele descrise în capito lul anterior la asigurarea condițiilor optime de păstrare a
materialului arhivistic gestionat.
Pregătirea acțiunilor înainte și după dezastru au ca scop minimizarea pe cât posibil
a riscurilor și maximizarea eficienței acțiunilor ca răspuns în cazul în ca re un astfel de
eveniment cu repercusiuni negative are loc.243 Toate aceste activități descrise anterior
poartă denumiri multiple, în funcție de fiecare specialist în domeniu sau de literatura de
specialitate: “plan de urgență”, “plan de acțiune și intervenț ie în caz de dezastru” sau “plan
de recuperare și reluarea activității în caz de dezastru” 244 etc.
Literatura anglo -saxonă în domeniu precizează că protejarea vieții omenești și apoi a
arhivelor gestionate reprezintă o prioritate pentru cei care au în veder e proiectarea și
planificarea activităților și modalităților de acționare în caz de dezastru245, avand practica
de a imparti situatiile de urgenta in mai multe categorii iar pentru fiecare in parte fiind
constituite modalitati de actiune raportate la nivelul de gravitate si la potentialele
consecinte negative246.
Din punct de vedere tehnic, un astfel de plan înglobează tot ce înseamnă sistemul de
apărare al unui depozit de arhivă pentru a face față unui dezastru indiferent de natura

243 McIlwaine John , IFLA DISASTER PREPAREDNESS AND PLANNING A BRIEF MANUAL,
International Preservation Issues Number Six, Paris, 2006, p. 6., disponibil la
https://www.ifla.org/files/assets/pac/ipi/ipi6 -en.pdf , accesat la 17.05.2018.
244 Roper Mihael , Emergency Plan ning for Records and Archives Services , International Records
Management Trust, Londra, 1999, p. 1, disponibil la http://www.irmt.org/documents/ , accesat la
15.05.2018.
245 Shepard Elizabeth , Compiling a disast er plan for Archival Collections , Technical Leaflet Series No.
13 (April 2018), p. 5, disponibil la
https://marac.memberclicks.net/assets/documents/marac_techinca l_leaflet_13.pdf , accesat la 24.04.2018.
246 Harris Tim , Strategic Positioning of Archives in Disaster Recovery Procedures , în Atlanti, 25, no.2,
2015, p. 152, disponibil la http://www.iias -trieste -maribor.eu/fileadmin/atti/2015/Harris.pdf , accesat la
15.05.2018.

82
acestuia: de la informații p rivind clădirea, căile de evacuare, prioritatea fondurilor
arhivistice deținute, planurile tehnice ale fiecarei zone din depozitul de arhivă, elementele
de risc la care este supusă fiecare zona etc.247
Managementul entității fiind pe deplin responsabil de o rganizarea și funționarea
tuturor elementelor de prevenire, combatere și acțiune în caz de dezastru va trebui să ia
toate măsurile care se impun. Din punct de vedere procedural, un depozit de arhivă nu
poate funcționa fără obținerea prealabilă a avizelor ș i a autorizațiilor de securitate la
incendiu248, a planurilor de intervenție la incendiu și condițiile pentru aplicarea acestora
în orice moment249.
Un aspect deosebit de important, deseori ingnorat în anumite situații este
comunicarea, discutarea aspectelor c e comportă ambiguitate și instruirea personalului
depozitului. Sunt recomandate sesiuni de training250 cu cei care pot fi potențiali salvatori
ai patrimoniului arhivistic conservat și activități de simulare și exercițiu în vederea
însușirii deprinderilor pe care le au de aplicat atunci când va fi cazul, până la venirea
personalului specializat în acțiuni de acest fel.251
Planificarea unui astfel de plan presupune un efort depus de o echipă care să
conlucreze și să comunice eficient în vederea stabilirii priorit ăților și pentru a îndeplini cu
succes toate sarcinile necesare unei bune activități de management al unui dezastru. În
opinia noastră, într -o entitate care păstrează și gestionează documente, din echipă nu
trebuie să lipsească:

247 Oprea Florea , Op. Cit . p. 109.
248 Legea Nr. 307/2006 din 12 iulie 2006, privind apărarea împotriva incendiilor, art. 19, litera c).
249 Ibidem , art. 19, litera j).
250 QOVANAJ Habibe , Emergency Planning for Records and Archives Service , în Atlanti, 25, no.2,
2015, p. 88, disponibil la http://www.iias -trieste -maribor.eu/fileadmin/atti/2 015/Qovanaj_Mekaj.pdf ,
accesat la 15.05.2018.
251 International Council on Archives , Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives ,
Commitee of Disaster Prevention, december 1997, p. 21, diponibil la
https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_Study -11-Disaster -prevention -and-control -in-
archives_EN.pdf , accesat la 24.04.2018.

83
-conducătorul entității în calitate de supervizor care joacă rol de mână forte și
obligatoriu un înlocuitor al acestuia care să aibă rol de back – up în situații speciale și care
să-l poată înlocui cu succes atunci când este nevoie;
-responsabilul cu situațiile de urgență, protecția și prevenirea incendiilor și protecția
muncii, în calitate de specialist privind situațiile delicate, cunoscător în detaliu asupra ce
se întâmplă efectiv în cazul unui dezastru, din perspectiva forțelor care acționează să lupte
contra efectelor acestuia;
-specialistul în arhive, în calitate de consultant în domeniul conservarii, restaurării și
recuperării documentelor sau a informațiilor conținute de către acestea;
-administratorul cladirii este cel care știe tot în legătura cu cladirea, cunoaște detalii
de execuție a facilităților cu rol în prezervarea documentelor, poziționarea hidranților,
facilitarea și eliberarea căilor de acces pentru autospecialele de intervenție, fiind cel care
are acces în cele mai neașteptate părti ale clădirii;
-specialistul IT este cel care vine cu soluțiile tehnice ale copiilor de rezervă și cel care
poate da consultanță în legătura cu îmbunătățirea condițiilor de conservare a informațiilor
electronice, servere, baze de date, informații și documente în format digital.252
Persona lul clădirii de arhivă joacă un rol important în înțelegerea, exersarea și
intervenția activă, înainte de venirea autorităților specializate în intervenția la astfel de
evenimente. Este nevoie din timp să se știe fiecare “actor” ce are de făcut, care îi su nt
limitele, când și cum ar trebui sa actioneze fără să -și pună viața în primejdie.
De aceeea, considerăm că pentru îmbunătățirea aptitudinilor de a face față la un
pericol real, este nevoie ca cel puțin o dată pe lună, întreg personalul spațiului de arhi vă
să participe activ la sesiuni de instruire teoretică, în care să li se comunice într -un mod
interactiv care sunt pericolele ce planează asupra depozitului, care sunt vulnerabilitățile,
care sunt mijloacele de protecție și în ce măsură ei pot face față p ericolelor.
Elementele teoretice ale instructajului se vor aplica în sesiuni de excercițiu fizic prin
simularea unor incendii, inundații, cutremure, atac nuclear, bombardament etc. – fapt mai
puțin întâlnit în viața de zi cu zi, personalul trebuie să știe ce să facă.

252 Sheperd Elizabeth , Op. Cit ., p. 8.

84
Considerăm că antrenarea și angrenarea personalului prin intermediul sesiunilor de
informare, învățare și pregătire profesională contribuie la îmbunătățirea capacității de
reacție a acestora în caz de evenimente neplăcute și în subsidiar, sunt acțiuni care conduc
și contribuie la salvarea parțială sau total ă a patrimoniului arhivistic adăpostit în incinta
clădirii și a depozitului.
Pentru că spațiile de arhivă adăpostesc colecții și fonduri diverse din punct de vedere
al importanței, în condiți ile în care presupunem că ordonarea și aranjarea pe raft s -a
realizat conform dispozițiilor legale în vigoare, iar înscrisurile cu termen de păstrare
permanent, denumite în literatura de specialitate “arhive esențiale – essential records”253,
sunt dispuse în încăperi diferite de cele cu termen de păstrare temporar, planul de acțiune
în caz de dezastru va stipula în mod clar, în functie de criteriile importanței stabilite de
conducere, care sunt fondurile de arhivă ce se evacuează cu prioritate.
Deoarece situ ațiile de genul dezastrelor presupun o presiune psihologică amestecată
cu panică și chiar frică în rândul angajaților depozitului de arhivă, pentru a evidenția mai
eficient acele colecții de documente considerate de importanță vitala, o serie de instituții
de arhivă își marchează fondurile arhivistice prin intermediul unor coduri de culori
prezente atât pe suprafața exterioară a cutiilor de arhivare cât și pe pe lateralul rafturilor
de arhivă254. În unele state există practica de a se întocmi un inventar cu b unurile și
arhivele vitale conținând poze ale acestora sau cu locurile și rafturile unde sunt amplasate,
pe care forțele de intervenție la fața locului să le identifice în sensul protecției speciale ale
acestora255. Din perspectiva importan ței informațiilor pe care fondurile de arhivă fiscală
sau vamală le conțin, specialiștii în domeniu au împărțit documentele în câteva categorii
de importanță deosebită atunci când se pune problema intervenției și acțiunii în caz de
dezastru. Astfel, avem documente neesen țiale – reprezentate de acele categorii care pot fi
eliminate din start, întrucât nu prezintă niciun fel de interes pentru creatori sau pentru
publicul cercetător; apoi cele utile, ce au statut de documente ce pot fi recuperate în cazul
în care evenimentul pr odus le -ar distruge; arhivele importante considerate a fi valoroase
pentru entitate întrucât conțin informații de interes iar recuperarea acestora ar însemna

253 Duranti Lucian a, Op. Cit. p. 180.
254 Sheperd Elizabeth , Op. Cit ., p. 23.
255 Bianchi Cristina , Emergency Planning in Switzerland , în Atlanti, 25, no. 2, 2015, p. 29, disponibil la
http://www. iias-trieste -maribor.eu/fileadmin/atti/2015/Bianchi.pdf , accesat la 15.05.2018.

85
alocarea unor sume considerabile din bugetul instituției; documentele vitale256 sunt cele
fără de ca re activitatea entității posesoare sau creatoare ar fi irecuperabil perturbata și care
au proprietatea de a nu mai putea fi reconstituite după trecerea dezastrului. Acestora din
urmă legislația și trupele de intervenție le acorda o atenție specială, de cel e mai multe ori
existând obiceiul ca acestea, din rațiuni de securitate, să nu fie păstrate în același loc cu
restul arhivelor entității creatoare.
Încă din faza construcției, echipa de planificare și implementare a investiției trebuie
să aibă în vedere do uă aspecte cruciale: rolul clădirii de a adăposti și de a asigura
prezervarea materialul arhivistic și planificarea strategiei de a combate toți acei factori
nocivi și degradanți sau de a lupta împotriva situațiilor care pot dăuna sau pot distruge
arhivele .
Strategia menționată anterior reprezintă tocmai planul de urgență și acțiune în caz de
evenimente majore așa cum sunt dezastrele. Echipa de management are rolul de a realiza
posibile scenarii privind acțiunea și intervenția în caz de producere a unor eve nimente
negative.
În cele ce urmează vom analiza fiecare categorie de scenariu pentru a evidenția ce are
de facut conducerea unui spațiu de arhivă atunci când se va lovi de un posibil eveniment
negativ.
În cazul incendiilor și al dezastrelor provocate de f oc pericolul îl reprezintă flacăra,
temperaturile pe care arderile materialelor combustibile le dezvoltă, fumul și alte tipuri de
gaze cauzate de combustie dar și pericolele colaterale generate de distrugerile fizice
(ruperi de rafturi, prăbușiri de pereți , planșee sau chiar de etaje ale clădirii, etc).
Pentru că avem de -a face cu un tip de clădire specială, ce are menirea de a prezerva
documente, în ciuda faptului ca legislația din țara noastră din punct de vedere al
stingătoarelor portabile257, oferă orien tativ utilizarea unei bucăti la 300 de m2, experiența
acumulată în domeniul protecției și prevenirii producerii incendiilor, la o cantitate mare

256 Tudorie Denisa -Mihaela , Records Management – premisa unui management eficient al documentelor
unei organizații , Teză de doctorat, Coordonator știintițic Mircea Regneală, Uni versitatea din București,
2018, p.62.
257 Ordin nr.163 din 28 februarie 2007 pentru aprobarea Normelor generale de apărare împotriva
incendiilor, Anexa 6 – Număr orientativ de stingătoare portative pentru unele categorii de construcții.

86
de documente dispuse pa raft, a demonstrat faptul ca nu este suficient. În depozitul de
arhivă consideram oport ună utilizarea unui stingantor de tip P9 sau G5, cu pulbere sau cu
dioxid de carbon la o suprafață de maxim 100 de m2 258.
Planul de acțiune și intervenție la foc va conține în mod explicit utilizarea de către
personalul depozitului de stingatoare cu praf sa u cu gaze inerte în locul utilizării spumei
sau a apei. Se va încerca, pe cât posibil, limitarea efectelor negative pe care utilizarea unui
hidrant sau al stingătoarelor cu substanțe nocive îl vor avea asupra documentelor de
arhivă.
Atunci când au loc inun dații puternice din cauza diverse, este importantă cautarea de
soluții privind sistemul de evacuare a apelor, curățarea căilor de evacuare, a sifoanelor de
pardoseală, canalizărilor, etc., în vedere asigurarii curgerii apelor, în condițiile în care
acest f apt este posibil259. Se va încerca prin mijloacele tehince avute în dotare obturarea
sau închiderea mecanismelor prin care apa să mai poată intra în clădirea de arhive sau
chiar în depozit. Este important ca personalul depozitului de arhivă să fie informat a supra
pericolelor utilizării echipamentelor electronice și electrice în contact cu apa în cazul unei
inundatii, existând pericolul electrocutării.
În cazul cutremurelor sau al altor tipuri de dezastre naturale mai puțin întâlnite, planul
de acțiune în caz de urgență va stipula prioritatea asigurării supraviețuirii personalului
uman până la calmarea manifestării pericolului, după care, se va trece la acțiune în vederea
evaluării pagubelor și a limitarii efectelor. Cutremurul poate produce ruperi de rafturi,
conducte, etc, prăbușiri de clădiri, spații etc. dar poate genera pericole colaterale de genul
izbucnirii incendiilor sau declașării inundațiilor. Pentru toate acestea se presupune ca un
management al clădirii de arhive funcțional și eficient va concepe și va găsi metode de a
lupta împortriva producerii pagubelor în rândul fondurilor arhivistice gestionate și al
limitării efectelor negative în timp.

258 https://www.upg -ploiesti.ro/sites/default/files/informatii_publice/situatii_urgenta/Db_stingatoare.pdf ,
accesat la 15.05.2018.
259 Păcurar Ramona -Carmen , Asistența de specialitate după indundațiile din 1970, în județul Mureș , în
Anuarul Arhivelor Mureșene Serie Nouă Nr. III (VII) – 2014, p.53.

87
Pentru a combate presiunea psihologică pe care o are un eveniment de natura unui
dezastru asupra minții uman e, literatura de specialitate îndeamnă la păstrarea calmului260
înainte de orice fel de acțiune întreprinsă odată cu declanșarea unui dezastru.
3.4 Mutarea arhivelor și evacuarea amplasamentelor
Cazurile de forță majoră ce afectează depozitele de arhivă imp un luarea de măsuri
drastice, în limita posibilităților umane și raportate la pericol, fără să fie puse în pericol
viețile angajaților entității. Mutarea resprectiv, evacuarea amplasamentelor de arhive este
una dintre măsurile adoptate în caz de dezastru p entru a salva părți din patrimoniul
arhivistic afectat de pericol.
Dacă în situațiile normale, mutarea documentelor se face după gândirea prealabilă a
unui plan de lucru, care să permită organizatorilor să prevadă elemente de natura
resurselor umane, a cel or materiale261 și a celor de transport pentru executarea
operațiunilor, în cazul manifestării dezastrelor angajații depozitului de arhivă acționeaza
semiinstinctual, având presiunea situației critice asupra și acționand în baza planurilor de
intervenție și acțiune în caz de dezastre simulate de -a lungul timpului.
În măsura în care viețile acestora nu sunt puse în pericol, angajații arhivelor vor
acorda maximă atenție recuperării și salvării de la distrugere a documentelor evaluate ca
având importanță deosebi tă istorico -documentară, cu termen de păstrare permanent și care
se află în pericol de a fi distruse.
Indiferent de natura dezastrului care apare, literatura de specialitate recomandă celor
implicați în evacuare să adăposească actele salvate în încăperi cu rate, cu o umiditate
relativă de aproximativ 50% și cu o temperatură în jur de 20 de grade Celsius. În aceste
condiții de microclimat, documentele afectate de inundații sau infiltrații vor fi rasfirate
acolo unde spațiul permite, în vederea creării condiți ilor necesare uscării. În unele cazuri,
acolo unde condițiile tehnice permit, se vor instala ventilatoare care au rolul de a mișca și

260 Tato Grazia , Keep Calm: Archives Between Disasters and Prevention , în Atlanti, 25, no.2, 2015, p.
11, disponibila la http://www.iias -trieste -maribor.eu/fileadmin/atti/2015/Tato.pdf , accesat la 15.05.2018.
261 Popovici Bogdan -Florin , Considerații asupra activității de mutare a unei arhive în ,,Buletin de
informare și documentare arhivistică” 1/2004, București, 2005, p. 89 –10, disponibil la
http://www.arhivist. home.ro/00%20old_site/20%20biblioteca%20de%20arhivistica/a%20publicatii/BIDA
%202004%20 -%20Popovici.htm , accesat la 15.05.2018.

88
forma curenți de aer, îmbunătățind astfel capacitatea de uscare.262 Pe de alta parte, experții
în salvarea documentelor afec tate de inundații consideră că materialul arhivisitic umflat
cu apă nu trebuie supus factorului caldură, ci doar ventilației continue întrucât este nevoie
de uscarea în timp a respectivului înscris263.
Fără a se ține seama de natura suportului pe care sunt i mprimate informațiile, în
situațiile când nu există amenințări din partea dezastrelor, contactul dintre utilizatorul sau
persoana care are în gestiune depozitul de arhivă și documentul în sine va avea loc doar
după ce persoana în cauză a fost instruită în prealabil sau a urmat un program de pregatire
profesională ce conținea și un modul de manipulare și acțiune fizică asupra înscrisurilor264.
Poziționarea rafturilor cu documente în noile încăperi va fi realizată dupa studierea
prealabilă a unor parametri fizi ci și mecanici și prin calcularea, evaluarea și anticiparea
producerii unor evenimente negative care pot afecta la modul destructiv înscrisurile
prezervate. Se va avea în vedere dispunerea față de pereții exteriori ai depozitului, față de
sursele de lumină , față de posibilele amenințări cauzate de explozii, scurtcircuitări sau
spargeri de conducte și branșamente. Tot din perspectiva asigurării tuturor măsurilor de
protecție a materialelor depozitate se va avea în vedere așezarea rafturilor cu documente
paralel cu direcția de curgere a curenților de aer în încăpere în vederea evitării obturației
și pentru a asigura cele mai bune condiții de ventilație, circulare a aerului interior și aerisire
a spațiului.265
La nivel international există practica “punerii în aș teptare” a documentelor inundate
prin intermediul așezării acestora în pungi de polietilena și congelarea lor la temperaturi
de sub -20 de grade, în vederea uscării în tranșe mai mici și în spații propice desfășurării
unor astfel de activități.266 În alte ac cepțiuni, din punct de vedere al tratamentului de
recuperare al arhivelor indundate, mai există opțiunea aplicării procedeelor de

262 Popescu Aurelian , Op. Cit . p. 337.
263 Waters Peter , Procedures for salvage of water -damaged library materials , Library of Congr es,
Washington, 1975, p. 36, disponibil la https://files.eric.ed.gov/fulltext/ED108657.pdf , accesat la
15.05.2018.
264 Pugh Jo Mary , Providing Reference Services for Archives and Manuscripts , Editura The Society of
American Archivists, Archival Fundamental Series, Chicago, 1992, p. 75.
265 Ritzenthaler Mary Lynn, Op. Cit . p. 77.
266 Oprea Florea , Op. Cit. p. 114.

89
liofilizare267, definit ca un proces utilizat pentru deshidratarea documentelor de arhivă,
însă dezavantajul acestei metode cons tă în pierderea calităților fizice și chimice ale
suportului papetar, de cele mai multe ori acesta deformându -se irecuperabil.268
În vederea uscării sau deshidratării documentelor afectate de efectele negative ale
dezastrelor în care apa este un factor decla nșator, se folosesc două proceduri: evaporarea
și sublimarea269.
Pentru asigurarea celor mai bune condiții de păstrare a materialelor de arhivă s -a
vehiculat ideea benficiilor aduse prin intermediul achiziționarii de dosare, mape și cutii de
arhivare nonacid e, definite ca fiind acele elemente de protecție și acoperire ale unităților
arhivistice propriu -zise, ale căror Ph indică o valoare de peste nivelul neutru de 7270 și care
au capacitatea de a neutraliza aciditatea suporturilor papetare conținute ducându -le în zona
neutră spre alcalina. De la această idee au fost generate o serie de polemici legate de
inutilitatea cheltuirii banilor pe cutii și mape nonacide.271 Un principiu de bază al teoriei
prezervarii spune că orice fel de material nou care intră în contact cu documentele
componente ale patrimoniului arhivisitic trebuie să fie nedistrugatoare pentru arhive iar în
cazul acelor materiale considerate suspecte sau care nu au fost supuse unor teste serioase
din perspectiva continuțului acestora, practica internaț ionala spune că ar fi bine să fie
lasate deoparte de arhivele cu valoare importantă pe termen lung.
În raport cu repercusiunile provocate de diversele tipuri de dezastre, literatura de
specialitate pendulează între utilizarea elementelor protective ce au l a bază cartonul sau
plasticul, aducând pro și contra argumente în favoarea sau defavoarea depozitării arhivelor
în carton sau plastic. Atât unul cât și celălalt element are avantaje și dezavantaje în
utilizare, alegerea acestora fiind una dificilă. Desigur , in cazul dezastrelor care au în centru

267 RATTI, Antonio , Paper Documents Conservation Problems in the Archives of a 20th Centur y
Enterprise , în Atlanti, Vol. 19, Trieste 2009, p. 132, disponibil la http://www.iias -trieste –
maribor.eu/fileadmin/atti/2009/Ratti.pdf , accesat la 15.05.2018.
268 Popescu Aurel ian, Op. Cit ., p. 338.
269 Kibe Toru , Mass treatment recovery for tsunami damaged document by local people assisted by
conservators, în International Preservation News, IFLA PAC, no.59 -60, p. 38.
270 Bellardo J. Lewis , A Glossary for Archivists, Manuscript Cur ators and Records Managers , Editura
The Society of American Archivists, Archival Fundamental Series, Chicago, 1992, p. 1.
271 Ritzenthaler Mary Lynn, Op. Cit . p. 83 .

90
forța apei, plasticul conferă o protecție mai bună decât cartornul, nepermițând intrarea apei
în fibra celulozică din hârtie272.
Pe termen lung considerăm că indiferent de natura amenințărilor, atâta timp cât sunt
respectate condițiile de prevenire, organizare, anticipare și acțiune în caz de dezastru,
efectele distructive ale acestora pot fi limitate, fie că păstram documentele în cutii de
arhivare din carton sau achiziționam folii și dosare din plastic pe care le uti lizăm în
activitatea de arhivare.
Din perspectiva modalităților de uscare a documentelor afectate de dezastrele ce
includ apa, este de reținut faptul ca hârtia are o modalitate înșelătoare de a se usca. În
prima fază se usuca fibrele celulozice iar în etap a următoare se usucă elementele de
incleiere. În cazul în care documentul scos de sub efectul inundației nu este lăsat la uscat
suficient, elementele de incleiere care sunt încă umede vor acționa în sens negativ și asupra
celorlalte părți ale documentului, iar în termen de circa 15 zile vor favoriza apariția și
dezvoltarea unor mucegariuri cu efect distructiv și cu riscul ca ce s -a salvat de la inundație
să fie pierdut datorită mucegaiurilor273.
3.5 Acțiuni întreprinse post -dezastru
Trecerea prin evenimente d e natura unei situații de urgență în caz de dezastru
marchează pentru conducerea unei clădiri sau depozit de arhivă începutul unei perioade
caractererizate prin termenii de evaluare și reevaluare .
Se vor lua în calcul toate acele elemente care au condus la favorizarea, care au creat
mediul prielnic generării sau izbucnirii dezastrului pentru a se stabili, împreună cu
rapoartele întocmite de către organele de intervenție și cele abilitate să aibă un cuvant de
spus în producerea și evoluția dezastrului, care au fost cauzele care au produs dezastrul,
care au fost factorii determinanți sau catalizatori ce au condus la mărirea șanselor de
producere sau izbucnire a dezastrului.

272 Ibidem , p. 85.
273 Arhivele Naționale ale României – Serviciul Logistică, Microfilmare, Cons ervarea și Restaurarea
Documentelor, Recomăndari tehnice privind recuperarea și salvarea arhivei inundate nr. 10424 din
03.07.2013, p. 5 disponibil la http://arhivelenationale.ro/site/wp –
content/uploads/2017/07/RECOMANDARI -TEHNICE -INUNDARE.pdf , Accesat la 15.05.2018.

91
Tot în cadrul acestei etape de după dezastru, activitățile de evaluare vor cuprinde
analiza și expertizarea tehnică a detaliilor legate de modul de intervenție și eficacitatea
măsurilor dispuse în planurile de prevenire a dezastrelor ce au putut fi implementate și
aplicate cu ocazia evenimentelor negative la care fondurile arhivistice depozi tate au fost
supuse.
Nu vor fi eliminate din procesul de evaluare nici acele elemente care nu au funcționat
sau nu au putut fi puse în aplicare din diverse motive și pentru care în viitor ar putea exista
posibilități de îmbunătățire a modalităților de acți une.
Este momentul bilanțului, în care activitatea angajaților, a responsabililor și a
mijloacelor din dotarea acestora în lupta împrotriva efectelor dezastrului sunt evaluate,
este analizat comportamentul acestora în situații de criză, stres și presiune p sihologică,
procesul și rezultatele sesiunilor de formare profesională și a punctelor care au stat la baza
întocmirii planului de acțiune la dezastru.
În perioada de după dezastru sunt întocmite, în baza evaluării situației generale de la
fața locului, lis ta cu priorități pentru perioada următoare, printre care și cea a acțiunilor de
recuperare si restaurare a documentelor afectate de pe urma dezastrului.
Literatura de specialitate consideră că acesta este momentul oportun pentru ca
managementul entității p ăstrătoare de arhive să se gândească, analizând gravitatea situației
si stabilind complexitatea daunelor provocate în urma dezastrului, la posibilitatea și
avantajele scocării informațiilor de importață și interes vital în centre de date electronice
sau în “nori”274 dar și a întocmirii unui plan de continuare a activitatii depozitului de
arhivă, in ciuda pagubelor produse de pe urma dezastrului275.
Pentru a nu ne mai confrunta cu dificultăți similare în eventualitatea producerii în
viitor a unui eveniment asemă nător celui prin care entitatea tocmai a trecut, această etapă
de după dezastru are ca scop îmbunătățirea capacității de anticipare, planificare, reacție și

274 Franks C. Patricia , Records & Information Management , Editura Neal -Schuman, Chicago, 2013, p.
209, disponibil la
https://books.google.ro/books?id=CNGcAwAAQBAJ&pg=PA226&lpg=PA226&dq=Packer+Rack,+blue
+cloud+thinking&source=bl&ots=IgCFEUIx1B&sig=_bUQfzgVGnJmFx9MRjtcvHln31g&hl=ro&sa=X
&ved=0ahUKEwiimsnk2ZHbAhVGa1AKHUwiCBoQ6AEIQTAI#v=onepage&q=Packer% 20Rack%2C
%20blue%20cloud%20thinking&f=false , accesat la 15.05.2018.
275 Franks C. Patricia , Op. Cit. p. 220.

92
de acțiune la dezastru prin perfectionarea și acumularea de noi cunostințe și deprinderi în
domeniu l prevenirii și protecției împotriva evenimentelor de talia dezastrelor sau a
situațiilor de urgență cu care un depozit de arhive s -ar putea confrunta oricând.
3.5.1 Elemente de restaurare a documentelor afectate
Așa cum am arătat în cuprinsul capitolul ui precedent, activitatea de restaurare a
înscrisurilor este o etapă componentă a acțiunii de conservare curativă fiind utilizată doar
atunci când materialul de arhivă este afectat de factorii negativi ce controbuie la
degradarea proprietăților fizico -chim ice ale documentului, conservatorii și restauratorii
fiind denumiți “îngeri ai noroiului”276 ca urmare a dezastrului provocat în 1966 de
revărsarea râului Arno la Florența, unde au fost distruse milioane de manuscrise.
În urma unor evenimente de anvergură a șa cum sunt dezastrele documentele de
arhivă sunt afectate în cantități și maniere diferite și specifice, necesitând servicii de
restaurare și recuperare a informațiilor, în fucție de gradul de deteriorare suferit.
Fiind un proces complex din punct de ved ere al acțiunii asupra documentului,
necesită intervenția unor specialiști care să aibă cunoștințe și calificare privind compoziția
chimică și starea fizică a documentelor de arhivă, spre a înlătura efectele produse de
acțiunile negative ale dezastrelor și a readuce la utilizare documentul afectat.
Pe baza experienței și a cunoștintelor acumulate în domeniu, specialiștii în restaurare
au misiunea de a consolida și de a restabili funcționalitatea documentului stabilind un
diagnostic pe baza analizei efectel or dezastrului asupra materialelor de arhivă.
Spre deosebire de conservarea curativă care se aplică întregului fond arhivistic și are
ca scop prevenirea producerii sau apariției unor evenimente de natură să aducă prejudicii
sau degradări patrimoniului arhi vistic, restaurarea se aplică în urma efectelor produse de
un eveniment negativ doar asupra unor anumite unități arhivistice afectate, în functie de
evaluarea stării de degradare a acestora și a priorității stabilite în urma procesului de
evaluare individu ală.277
Literatura internațională face diferența între conceptul de conservare ce include
activitatea de restaurare și are specific faptul că se adresează unităților arhivistice

276 Duranti Luciana , Encyclopedia of Archival Science , Editura Rowman & Littlefield
Publishers, Lanham, Maryland, Statele Unite , 2015, p. 75
277 Moldoveanu Aurel , Op. Cit. p. 393.

93
individuale, așa cum sunt cele afectate de dezastre, iar atunci când se discută despre
prezervarare, acesta include și activitatea de întreținere sau mentenanță și se adresează
colecțiilor de documente, respectiv fondurilor arhivistice per ansamblu.278
Managementul entității arhivistice joacă un rol activ, alături de echipa de restaurat ori
și specialiști în managementul documentului, în vederea analizării și stabilirii ordinii de
priorități, corelată cu disponibilitatea fondurilor alocate spre a fi disponibilizate în vederea
restaurării documentelor de maximă importanță și într -un interv al de timp cât mai scurt.279
Restaurarea documentelor afectate de factorii negativi este o acțiune care consuma sume
consistente de bani iar alocarea acestora se realizeaza după o fundamentare serioasă asupra
situației de fapt, evaluându -se necesitatea și op ortunitatea costurilor intervenției asupra
materialului arhivistic degradat.
Concluzii preliminare
Situa țiile de urgență generate de unele evenimente speciale așa cum sunt dezastrele
reprezintă un factor de importanță deosebită ce poate avea efecte destr uctive majore
asupra înscrisurilor prezervate în spațiul de arhivă, de multe ori producând mai multe
pagube într -un interval de timp scurt decât complexul de factori prezentați în cuprinsul
capitolului anterior.
Abordarea situațiilor în care se produce sau izbucnește un dezastru trebuie să se facă
în condițiile unei pregătiri serioase prealabile, pe fondul unor evaluări riguroase a
riscurilor și vulnerabilităților pe care entitatea le prezintă în calea situațiilor de urgență
generatoare de pagube materiale și pierderi masive de informații.
Măsurile de prevenire, de planificare a acțiunii și a intervenției la dezastru contribuie
cumulat la minimizarea efectelor și consecințelor asupra documentelor prezervate și la
maximizarea intervenției umane pentru liminat ea efectelor produse.
Factorul uman reprezintă un element -cheie în lupta împotriva dezastrelor, alături de
mijloacele tehnice și logistice avute la dispoziție iar de gradul de insturire, anticipare,
pregatire, mobilizare și acțiune depinde succesul salvări i fondurilor arhivistice.

278 Duranti Luciana , Op. Cit. p. 76.
279 Lungu Corneliu -Mihail , Managementul arhivelor , Editura Fundației România de Mâine, București,
2008, p. 97.

94
La fel de importante sunt și procedurile aborate de către factorii implicați în etapa de
după producerea dezastrului, ce au ca scop evaluarea pagubelor, stabilirea prioritatilor de
salvare și necesitatea abordării măsurilor de re staurare a documentelor afectate de pe urma
dezastrului, indiferent de natura acestuia. Salvarea și restaurarea documentelor cu
importanță deosebită și a celor vitale pentru organizație contribuie la recuperarea
informațiilor pierdute sau afectate precum ș i la reluarea activității de bază, în condițiile
apropiate de limitele normale pentru domeniul de activitate specific.

95
Capitolul 4 Digitalizarea documentelor constituite în fonduri
arhivistice fiscale și vamale
“The digital world transforms tr aditional preservation concepts from protecting the physical
integrity of the object to specifying the creation and maintenance of the object whose intellectual integrity
is its primary characteristic”
Conway (1996)280
Vremurile contemporane în care noi ne d esfășurăm activitatea sunt caracterizate
printr -o abunden ță digital ă, manifestat ă cu precadere în con ținutul depozitelor de arhiv ă
ale instituțiilor ce dețin , pe l ângă materialele clasice de arhiv ă cu care am fost obi șnuiți în
decursul lungii noastre tradi ții arhivistice, elemente din categoria mesajelor e -mail, baze
de date rela ționale, videoclipuri de pe YouTube sau pagini web interactive281.
Spre deosebire de formatele informaționale clasice, descrise și analizate în
cuprinsul capitolelor acestei lucrări, in formațiile pe suport digital sunt supuse unui proces
de transformare continua, ce implică în orice moment riscuri de dispariție în decursul
prezervarii acestora282.
Valoarea unui material arhivistic analizat ca o formă de evidență a acestuia derivă
din combi narea a trei factori : con ținutul, contextul și structura documentului . În afara
acestor trei elemente descrise pentru ca un document de arhivă, indiferent de suportul
acestuia, să fie considerat o probă de încredere sunt necesare îndeplinirea a 3 condiții
interconectate: să fie static – adică fix în spațiu și timp, să fie unic și autentic283.
4.1 Digitalizare versus digitizare
Digitalizarea , în opinia unor specialiști în domeniu ai literaturii internaționale, este
văzută ca fiind procesul multi -etapă ce cupri nde toate activitățile de la selectarea
materialului, scanare, la prezervarea datelor pe suporți digitali și accesibilitatea acestora

280 Conway Paul , Preservation in Digital World , Council on Library & Information Resources , 1996
disponibil la https://www.clir.org/pubs/reports/conway2/index/ , accesat la 15.05.2018.
281 Millar A. Laura , Archives – principles and practicies , Second Edition, Facet Publishing, Londra,
2017, p. 3.
282 Guercio Maria , Archivi e informatica , Civita Editoriale, 1 a edizione, Lucca, 2010, p.11.
283 Idem , p.13.

96
prin intermediul internetului.284 Tot aceeași autoare opinează că denumirea procesului de
digitalizare este sinonimă cu o se rie de substantive (virtualizare, dematerializare,
electronizare, binarizare, cuantizare sau informatizare) care exprima în fapt aceslasi lucru
– de trecere sau transfer dintr -un format analog în unul digital.
Termenul de “digitalizare” este prezent în ma joritatea limbilor de circula ție
internațională, mai ales în dicționarele de ordin tehnic, având la bază același mesaj:
transmiterea informației din sistem analogic în sistem digital.
În limba engleză termenul apare sub două forme:
– digitisation – în engleza americană, cu formele ver bale de digitize sau digitalize ;
– digitalization – in engleza britanică, cu verbele digitise sau digitalise .
Plecând de la afirmațiile menționate anterior, în limba română au ajuns două forme
destul de controversate: a digitaliza și a digitiza .
În limba română academică este prezent termenul de digitalizare285 definit ca
“acțiunea de a digitaliza..[…] a transforma semnalele analogice în semnale digitale”.
Termenul de digitizare nu apare explicat nicăieri , în opinia noastră și a specialiștilor
recunoscuț i în domeniu, acesta a fost importat din englezescul to digitize și adaptat în
limba română cu termenul de digitizare286.
Alți autori consid eră ca digitalizarea este asoci ată cu informatizarea și prin
analogie cu utilizarea calculatorului și a tehnicilor de calcul în efectuarea unor
opera țiuni.287 Acela și expert vede digitizarea ca pe o “ convertirea unui obiect analogic,
fizic, de pe un suport tangibil, într -un format digital, deci o adunătură de biți, de pixeli”,
deci practic aduc ând-o într-un mediu digital , în opinia noastră, tot un fel de digitalizare .

284 Sobczak Anna , Traditional versus Virtual Archives – The Evolving Digital Identitiy of Archives in
Germany , Hamburg, 2016, p. 7.
285 Dicționarul Explicativ al Limbii Române, Ediția a II -a, Editura Univers Enciclopedic, București, 1996.
286 A se vedea considerațiile lui Bogdan -Florin Popovici pe blogul personal despre acest subiect,
disponibil la https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2017/05/14/palinodie -din-nou-despre –
digitizaredigitalizare/ , accesat la 15.05.2018.
287 Afirma expertul în tehnologii digitale Dan Matei într-un interviu acordat publ icației La Punkt,
disponibil la http://www.lapunkt.ro/2015/11/interviu -cu-dan-matei -1/, accesat la 15.05.2018.

97
Faptul că lumea bibiotecilor și a specialistilor în științele informării și ale
documentării au preluat termenul din limba engleza288, l-au utilizat la scară mare iar
publicul larg a auzit mai des despre a digi tiza ceva decât despre a digitaliza , considerăm
că pe termen lung și acest cuvant va fi întrodus în edițiile următoare ale DEX -ului și va fi
utilizat la același nivel cu cel de digitalizare, așa cum se întâmplă în acest moment în
DEXI289
Considerăm și susți nem, în ciuda exprimărilor contrare, că termenul cel mai
potrivit pentru transpunerea documentelor de arhivă fiscală și vamală în mediul
computațional specific lumii digitale se numește digitalizare și nu digitizare , așa cum în
mod eronat consideră unii di ntre cei interesați.
4.2. Echipamante și tehnologii utilizate în proiectele de digitalizare
Evoluția tehnologică pe măsură ce timpul trece oferă posibilități multiple în ceea
ce privește alegerea și achiziționarea echipamentului pentru realizarea proiecte lor de
digitalizare.
În alegerea echipamentelor potrivite totul pornește de la nevoia organizației de a
scana și de la tipologia de documente ce urmează a fi trecute prin procesul de digitalizare.
Literatura de specialitate vorbește și descrie 5 criterii pe baza cărora se pot alege
echipamentele de scanare: Calitatea imaginii; Fiabilitate, Performan ță; Func ționalitate
și Pre ț290.
Alegerea cu privire la scanerul potrivit pentru nevoile organizației va coincide cu
ceea ce se dorește de la documentul digitaliz at, în general niciun scaner nu are toate cele
5 calități amintite anterior la nivel maxim al eficienței și minim al prețului, astfel încât să
poată satisface absolut toate nevoile. Totul depinde de genul materialului care va fi
procesat. În cazul document elor de tip text, criteriul calitatea imaginii nu trebuie să
primeze așa cum se întâmplă atunci când avem de -a face cu digitalizarea unor fotografii,
ale căror culori și detalii trebuie redate cât mai bine, reprezentând astfel o prioritate pentru
beneficia rul procesului de digitalizare. În cazul în care se dorește digitalizarea a câtor mai

288 Popovici Bogdan -Florin , Dicționar englez -roman de termeni arhivistici , Editura Suvenir, Brașov,
2012, p.20.
289 Dicționar explicativ ilustrat al limbii române, Editurile Arc și Gunivas, 2007, p.576.
290 Perrin M. Joy , Op. Cit . p.26.

98
multe documente, indiferent de formatul acestora, atunci se va lua în calcul criteriul
performan ței și al fiabilit ății, pentru ca scanerul să poată produce cât mai multe copii într –
un interval scurt de timp și să fie cât mai fiabil, în dauna calității superioare a imaginilor
scanate. În opinia noastră, aceste criterii de performanță se pliază cel mai bine pe tipul de
document fiscal și vamal, constituind cea mai bună varia ntă pentru achiziționarea
elementelor tehnice într -un eventual proces de digitalizare a documentelor. Dezavantajul
imaginilor scanate la o calitate superioară îl reprezintă marimea în format digital al
fișierelor și timpul cât îi ia echipamentului computer izat să deschidă și să proceseze aceste
fișiere, indiferent de format la dimensiuni mari291.
Din punct de vedere al vitezei de ac țiune scanerele au o serie de limitări, în sensul
că le este necesar un interval de timp pentru ca să execute comanda dată de a scana în
totalitate un document și de a -l trimite către unitatea de stocare a acestuia. Tot acest proces
se numește ciclu de timp și diferă între câteva secunde, în cazul documentelor mai mici,
și până la câteva minute atunci când ne raportăm la documente uriașe, ce ocupă zeci de
MB. Pe specificațiile tehnice ale echipamentelor de scanare sunt trecute numărul de astfel
de cicluri executate într -un interval de timp, de regulă un minut este considerată a fi cea
mai des întâlnită unitate de măsură la care se p ot raporta toate tipurile de echipamente.
Diferențierile între tipurile de scanere la viteza de lucru se pot face în funcție de numărul
de pagini scanate într -un interval de timp dat292.
Specialiștii recomandă achiziționarea scanerelor care nu îndeplinesc c ondiții de
multifuncționalitate și versatilitate întrucât acestea se pot defecta pe parcursul ciclului de
funcționare iar defecțiunea unei funcții afecteaza autonomia și funcționarea tuturor
celorlalte293.
Garan ția și posibilitatea de servisare sunt alte cr iterii importante ce trebuie luate
în calcul atunci când se realizează achiziționarea unor echipamente de scanat. Trebuie
ținut cont de faptul că hârtia conține o cantitate apreciabilă de substanțe de genul prafului,
al microorganismelor și a altor tipuri de particule, așa cum am arătat în cuprinsul
capitolului dedicat conservării și prezervării arhivelor fiscale și vamale, iar toate acestea,
în timp, pot afecta proprietățile și capacitățile tehnice ale echipamentului de scanare,

291 Ibidem , p. 27.
292 Ibidem . p.29.
293 Ibidem , p. 30

99
ducând pe parcursul timpulu i la deteriorarea și reducerea capacității de scanare. Chiar și
scanerele plate, având cele mai simple sisteme de scanare sunt afectate în timp de factorii
destructivi pe care elementele ce urmează a fi scanate le conțin294.
Din punct de vedere al rezoluție i utilizare de echipament, aceasta se măsoară în
puncte pe inch (DPI -dots per inch) iar în alegerea mecanismului de scanare, cu cât DPI -ul
este mai mare cu atât rezoluția echipamentului este mai bună. Se va acorda atenție acelor
scanere de rezoluție mica c e au capacitatea de a intercala pixeli prin intermediul softului
de redare a imaginii pe ecran. În acest caz apare diferența din punct de vedere al calitatii
documentului in format digital între rezoluția optică și rezoluția electronică dată de acei
pixeli intercalați.295
Din punct de vedere al softului utilizat spre a transmite imaginea preluată de pe
platan în dispozitivul de stocare, anumite scanere vin cu programe dedicate pentru
controlul echipamentului sau cu programe suplimentare ce permit procesarea imaginilor
sau gestionarea fișierelor digitalizate.
În cele ce urmează vom face o scurtă prezentare în tipologia principalele tipuri de
echipamente de scanare utilizate la nivel mondial în acest moment.
Camere Digitale sau DSLR -urile296 sunt cele mai faci le dispozitive de scanat ce
permit redarea documentelor la rezoluții mari și prezintă avantajul de a nu necesita o
suprafață de scanare pe care să se miște capul de recepție -scanare ca în cazul scanerelor
planetare sau al celor plate. În decursul activităț ii noastre curente utilizăm astfel de
dispozitive pentru transpunerea documentelor din format hârtie în cel digital, spre a fi
transmite într -un mod facil solicitanților, mai ales atunci când documentele create sunt
legate în volume cu ajutorul coperților din carton, ale căror rigiditate și dificultate în
deschiderea la 180 de grade, fac imposibilă așezarea documentului pe platanul scanerului
plat, în vederea citirii integrale și complete a informațiilor conținute și a transformării
acestora în format digit al.

294 Ibidem , p.31.
295 Ibidem , p.31.
296 digital single -lens reflex camera , https://www.digitaltrends.com/photography/what -is-a-dslr-camera/ ,
accesat la 15.07.2018,

100
Scanerele plate297 sunt cele mai comune dispozitive utilizate în acest moment iar
oamenii sunt familiarizati cu asemenea echipamente.
Scanerele de documente cu auto alimentator sunt din punct de vedere al prețului
mai scumpe decât cele plate.298 Principalu l avantaj al acestui tip de scaner este viteza de
lucru în sistem de alimentare automată. De regulă, acest tip de scaner vine și cu programe
specializate ce permit preluarea documentelor digitalizate și exportarea acestora în sisteme
de management al docum entelor utilizate în activitățile de birou sau în companii. Când se
dorește modificarea rezoluției pentru a obține o mai bună calitate și vizibilitate a
înscrisurilor scanate, viteza de funcționare a dispozitivului în regim independent scade.
Avantajul ace stor mașinării electronice este rapiditatea execuției proiectului pe fondul
utilizării preponderente a foilor volante, componente ale dosarelor de arhivă, care sunt
alimentate în sistem auto la viteza mare. Dezavantajul este dat de posibilitatea și riscul ca
în cazul unor pagini capsate, șifonate, îndoite, prinse laolaltă, etc. sau ale căror stare de
conservare nu este una favorabilă, utilizarea acestor tipuri de dispozitive poate distruge
documentul original aflat în alimentator.
Scanerele planetare sau s canerele f ără contact, renumite pentru versatilitatea
acestora, sunt tipice pentru activitățile de scanare din biblioteci și arhive. De regulă,
acestea permit scanarea unor materiale de formate și texturi diverse, sunt prevazute cu un
cap de citire de tip lentilă digitală asemănătoare unei camere sau al unui cap de citire, așa
cum este cel utilizat de scanerele plate. Dezavantajele utilizării unui astfel de scaner vine
din faptul că avand în vedere deschiderea echipamentului, atunci când sunt condiții difer ite
de luminozitate a încăperii unde este utilizat echipamentul, apar probleme legate de
calibrare și focalizare.
Scanerele de tip cilindru funcționeaz ă prin rotirea cilindrului în jurul unui senzor
de scanare.299 Specialiștii în domeniu precizează că acest tip de echipament folosit pentru
scanare oferă cele mai bune rezoluții optice de scanare – de până la 8000 sau 11 000 DPI
și vor fi luate în calcul în cazul în care este nevoie de a se scana imagini sau opere de arta
la rezoluții înalte300.

297 Pei-Ying Li , Op. Cit . p. 56.
298 Ibidem , p. 35.
299 Ibidem , p. 37.
300 Ibidem , p.38.

101
Alte tipuri de e chipamente mai puțin utilizate în lumea digitalizarii sunt: scanerele
automate pentru c ărți, cele de mari dimensiuni, cele pentru microfilme și microfi șe, cele
care func ționeaz ă prin alunecare sau glisare etc301.
O trăsătură comună tipurilor de scanere amin tite este legată de prezența anumitor
componente tehnice întâlnite în majoritatea sistemelor de scanare: componenta
fotosensibilă, convertorul analogic -digital, sistemul optic, corpuri și surse de iluminare,
suprafața plană unde se așează documentul (de re gulă, în cazul scanerelor plate este o
coală de sticlă transparentă pe suprafața căreia în mediul intern rulează capul de captare
iar în extern se depune documentul), capace de închidere prevăzute cu sisteme de
balamale, suporți sau stative în cazul scan erelor planetare, cilindri în cazul scanaerelor de
tip cilindru302.
Pe lângă scaner, mai există și alte echipamente care împreună reușesc atingerea
obiectivelor propuse și conduc la obținerea succesul proiectelor de digitalizare. Dintre
acestea amintim com puterul și programele de procesare ale imaginilor preluate sau
captate, echipamentele de stocare al informațiilor sau luminile necesare unei bune
vizualizări în procesul de scanare.
Computerul este o componentă esențială în procesul complex de digitalizar e
întrucât de performanța acestuia depinde timpul în care imaginea preluata de către capul
de scanare sau obiectivul camerei digitale este procesată iar apoi o convertește în formatul
dorit de către utilizator, în vederea atribuirii și asimilării metadatel or și a stocării
documentului digital în mediul dorit. Pe lângă un scaner performant și computerul care
rulează programul din spatele scanerul trebuie să fie suficient de performant astfel încât
să lucreze împreună și să ofere produsul finit la standardul și calitatea dorită de către
utilizator sau beneficiarul proiectului. Fără a intra în alte detalii tehnice, rapiditatea cu care
se desfășoară un proces de digitalizare nu depinde doar de cât de performant este scanerul
achiziționat ci depinde și de viteza de procesare și rulare a softului instalat pe computerul
proiectului. Procesarea imaginilor digitalizate cu ajutorul unor softuri specializate necesită
resurse tehnologice serioase care permit cu ușurință realizarea de modificări grafice,
utilizând astfel resursele hard pe care computerul le are în dotare. Ca și elemente tehnice
procesorul și placa grafic ă dedicat ă conduc la îmbunătățirea condițiilor de prelucrare a

301 Ibidem , p. 38 -42
302 Sobczak Anna , Op. Cit ., p.89.

102
imaginii digitale iar cu cât acestea sunt mai performante cu atât executarea comenzii
utiliz atorului este mai rapidă, timpul dedicat asteptării pentru ca mașinăria să -și facă treaba
este mai scurt iar de aici converg avantajele digitalizării.303
Monitorul computerului și rezolu ția la care acesta poate să lucreze sunt de asemnea
importante în activ itățile de procesare a imaginilor scanate. Posibilitatea de a vedea întreg
documentul pe monitor oferă posibilitatea operatorului de a inspecta un control de calitate
asupra procesării imaginii scanate și de a efectua corecturi sau modificari din soft,
indiferent de tehnologia folosita: CRT, LCD sau LED304. În proiectele mari de digitalizare
se folosesc monitoare cât mai late, de cel puțin 24 de inch305, care permit vizualizarea
integrală a scanărilor dar și a meniului softului cu ajutorul căruia se realizează procesarea
imaginii digitale captate. Literatura de specialitate face deseori referire la posibilitatea
utilizării a două monitoare legate între ele, unul care să fie legat cu scanerul și prin
intermediul acestuia să fie gestionate în permanență comenzile scanerului și ale activității
de scanare, iar cel de -al doilea să fie utilizat doar în activitatea de procesare imagine,
atribuire metadate și stocare în formatul stabilit306.
În plus față de cele expuse anterior, considerăm că din punct de vedere al
divers ității echipamentelor tehnice utilizate în procesele de digitalizare ale patrimoniului
arhivistic, la fel de importante ca și scanerele sunt și dispozitivele de stocare alternative.
Chiar dacă inițial imaginile digitale ale documentelor de arhivă sunt stoc ate pe un hard
intern al comuterului și în funcție de gradul de procesare, de atribuirea de metadate, etc.,
acestea vor fi ordonate și indexate pe un server astfel încât să se elibereze treptat discul de
stocare local aferent computerului cu ajutorul cărui a se realizează procesarea, într -un
proiect de digitalizare, trebuie să existe oricând posibilitatea unei alternative la stocarea în
cloud sau pe servere la distanță. Hard -discurile externe reprezintă posibilitatea de realizare
a copiilor de rezervă cu spe cificația că se recomandă ca aceastea să fie depozitate sau
regăsite în afara locației unde are loc digitalizarea sau unde au loc procesele operaționale
curente respectiv, activitatea de bază a depozitului de arhivă307.

303 Perrin Joy , Op. Cit . p.46 -47.
304 Pei-Ying Li , Op. Cit . p. 63 -79.
305 Perrin Joy . Op. Cit , p. 48.
306 Ibidem, 49.
307 Ibidem , p.48.

103
Lumina suplimentară poate fi necesară atunci când în cazul scanerelor planetare
documentele scanate nu beneficiază de suficientă vizibilitate. În acest caz, lumina
suplimentara va fi în concordanță cu temperatura de culoare utilizata standard de către
scaner. Se va acorda atenție, așa cum am dezvoltat și în capitolul referitor la acțiunea
luminii și efectul destructiv al radiațiilor fotonice asupra suportului papetar, faptul că
radiațiile ultraviolete produse de corpurile de iluminare ale scanerelor pot avea efect
negativ asupra hârtiei depusă pe platan. În funcție de gradul de conservare al documentului
ce urmează a fi scanat se vor căuta soluții pentru evitarea expunerii la o sursă de lumină
ce are efecte negative, utilizându -se în acest caz un alt tip de echipament pentu scanare de
genul obi ectivelor digitale etc.
În afara elementelor amintite, într -un laborator de digitalizare mai este nevoie și
de alte obiecte și echipamente ce folosesc la îmbunătățirea condițiilor de realizare a
proiectului de digitalizare, dintre care putem aminti: surse pentru putere suplimentară,
prize și întrerupătoare, asipirator cu filtru HEPA pentru curățarea documentelor de praf și
alte particule înainte de introducerea acestora in dispozitivul de scanare, elemente de
decor, umbrele pentru canalizarea fluxului lumi nos în directiile dorite, elemente
decorative de culoare neutră308 etc.
Scanerul are capacitatea de a transforma un text sau o imagine analogică într -un
material digial constituit din pixeli, capacitatea acestuia depinzând de 3 factori : rezolu ția
de scanare , culoarea și tipul de document salvat .
În cazul rezolu ției se cunoaște faptul că mărimea acesteia este direct proporțională
cu detaliile din imaginea digitalizată. Conținand mai multe informații, imaginea
digitalizată este mai generoasă în dimensiunile e lectronice, dificultățile apărând la
documentele scanate la rezoluții foarte mari, acestea fiind greu de deschis, procesat, editat,
salvat sau de transmis. Culoarea – în calitate de factor care contribuie la succesul
unei acțiuni de digitalizare309, se remar că prin câți biți de informație sunt utilizați pentru a

308 Ibidem , p. 52 -55.
309 Pei-Ying Li , Digitization Procedures Guideline: Color Management , Taiwan e -Learning and Digital
Archives Program Taiwan Digital Archives Expansion Project, p.27 -31, dispononibil la
http://culture.teldap.tw/culture/images/collection/20120820/Color%20Management.pdf , accesat la
15.07.2018.

104
descrie fiecare pixel310 în termen de culoare iar termenul specific acestei proprietăți se
numește adâncimea bitului de culoare311. Cele mai des întâlnite imagini digitalizate sunt
cele de 24 și 48 biți c uloare, aceasta din urmă utilizându -se atunci când se vor digitaliza
imagini de foarte bună calitate sau în cazul documentelor de arhivă, atunci când se
realizeaza copia master a materialului digitalizat312. Ca și în cazul rezoluției imaginii,
adâncimea culo rii este în concordanță cu mărimea documentului digitalizat.
Tipul documentului utilizat pentru imaginile digitale reprezintă un alt aspect
important care conduce la atingerea succesului în cadrul unui proiect de digitalizare.
Având în vedere diversitatea formatelor de salvare a documentelor digitalizate, exista
posibilitatea, în funcție de etapa în care se află documentul digitalizat în raport cu
operatorul și cu misiunea acestuia de a duce la capăt procesul în sine, ca atunci când iese
din scaner imagine a digitalizată să aibă un format, la procesare să se aleagă un alt format,
atunci când se stocheaza să aiba alt format și, in cele din urma, poate fi facut disponibil pe
un server online în cu totul alt format față de cele expuse anterior. Cele mai cunoscu te și
mai utilizate formate care conferă păstrarea unor materiale digitalizate de buna calitate
sunt TIFF (cu extensia .TIFF sau .TIF), Bitmap (sau .BMP) și RAW. Scanerele de ultimă
generație ofera utilizatorului posibilitatea de a alege formatul sub care pot fi salvate
materialele digitalizate. Scanerele plate ofera standard formatul .BMP, în timp ce camerele
digitale aleg standard formatul RAW. Dezavantajul acestui ultim format utilizat de
camerele de scanat digitale este faptul că ofera o rezoluție mare, o adâncime a culorii mari
și datorită dimensiunilor consistente este mai dificil de procesat cu ajutorul editoarele de
imagine. Din punct de vedere al accesibilitatii formatelor de scanare, cele mai uzitate în
vederea prelucrării sunt cele în format .JPEG . În cazul scanarii documentelor de arhivă
care au la bază text, se utilizeaza formatul .PDF sau .PDF -A, având avantajul asocierii cu
sistemele OCR.313
Regula generală când vine vorba de proiectele de digitalizare a suporților clasici și
transferul informaț iei în mediul digital, pune în plan central copia master a documentului
digitalizat. Aceasta reprezintă formatul de dimensiune și rezoluție la nivelul cel mai inalt,

310 http://www.digitizationguidelines.gov/term.php?term=bitdepthimage , accesat la 15.07.2018.
311 Perrin Joy , Op. Cit . p.60.
312 Ibidem , p.61.
313 Perrin Joy , Op. Cit p.64.

105
prezentând cea mai mare compatibilitate cu prezervarea de lungă durată, acestui format
fiindu-i făcute diverse copii de rezervă pentru asigurarea salvării și a elementelor de
siguranță și recuperare în caz de dezastru digital314.
Copia master a documentelui pe suport clasic convertit în format digital este
produsul prelucrării operatorului în pr ocesului de digitalizare, constituind rezultatul
trecerii prin softul de prelucrare digitală și al auditului de calitate în mediul electronic.
Derivate din master sunt alte categorii de copii digitale numite copii de lucru
adaptate, transformate și dimens iunate potrivit nevoilor de utilizare: de postare în diverse
pagini sau rețele pe internet, pentru accesare prin intranet, pentru a fi puse la dispoziția
utilizatorilor interesați etc. Diferența acestor copii de lucru fața de copia master este dată
de grad ul de compresie a materialului digital, de calitate și mărimea documentului
electronic.
La nivel internațional se utilizează pentru formatul master documentele de tip
.TIFF, de la care sunt derivate formatele documentelor de lucru suportând formatele .JPG ,
.JPEG, . GIF, .PNG, .PDF, .PDF -A, etc315.
În opinia noastră, în cazul unui proiect de anvergura desfășurat la nivelul entităților
de administrare fiscală în vederea digitalizării patrimoniului arhivistic cu importanță
istorico -documentară și de cercetare, copia master a documentului digitalizat poate fi
realizată și păstrată în format TIFF cu rezoluția de 300 DPI iar în cazul copiilor de lucru316,
se pot prelucra documente PDF sau PDF -A cu rezoluții cuprinse între 100 și 200 DPI, în
funcție de particularităț ile documentului, accesibilitatea datelor conținute, vizibilitatea
informațiilor etc.
În funcție de condițiile tehnice deținute, importanța și calitatea documentelor,
fragilitatea și gradul de conservare la momentul deciziei de digitalizare și transpunere în
format digital, calitatea și mărimea stocata a materialului digitalizat, spațiul avut la
dispoziție, etc. se pot adapta și gandi, pe baza celor existente și publicate în literatura de

314 Sobczak Anna , Op. Cit ., p. 95.
315 Ibidem , p. 99.
316 ALA Australia , Guidance Digiti sation: A strategic approach for natural history collections , Anex 11,
p.79, disponibil la https://www.ala.org.au/wp -content/uploads/2011/10/Digitisation -guide -120223.pdf ,
accesat la 15.07.2018.

106
specialitate, standarde de digitalizare personalizate, care să se ad apteze nevoilor,
dorințelor și realității arhivistice și documentare specifice.
Dincolo de specificațiile și limitările impuse de tehnologia utilizată la momentul
demarării proiectului de digitalizare, rolul programelor care fac să funcționeze
echipamentu ele este unul tot mai mare. Cele mai uzitate programe sunt Photoshop,
programele de recunoaștere optică a caracterelor și Acrobat Reader Pro, în funcție de etapa
ce se dorește a fi realizată în cadrul proiectului: editarea imaginii digitale, recunoașterea
caracterelor sau scanarea și transmiterea de date la computerul de procesare.
4.3 Realizarea procesului efectiv de migrare a datelor din analogic în digital
La prima vedere un proiect de digitalizare nu pare a fi atât de complex în viziunea
celor care nu s -au confruntat cu un asemenea procedeu, aceștia considerând că pentru a
digitaliza ceva este nevoie doar de un scaner, un computer și niste metadate, nimic
complex.317
La începuturile ei, digitalizarea a avut la bază raționamente de ordin conservativ,
utiliz ându -se pentru a pune la adapost o serie de colecții aflate în pericol de a fi distruse,
în vederea păstrării informațiilor conținute de către aceste documente318, fiind văzută ca o
strategie de prezervare a informațiilor319.
Într-o alta perspectiva digitaliza rea reprezintă procedeul de “encodare a
informației în cod binar și păstrarea pe un suport fizic electromagnetic sau optic”320.
Autorul citat aduce în discuție sintagma de “eră postdigitală” specifica documentelor din
“nori” cu specificitatea că suportul fiz ic devine invizibil și inaccesibil.321

317 Perrin Joy , Digitizing Flat Media: Principles and Practicies , Editura Rowman&Littlefield, Maryland,
2016, p. xiii.
318 Weber Hartmut , Digitisation as a Method of Preservation?, p. 10, în Páginas a&b – arquivos e
bibliote cas, n. 2, 1998. disponibil la
http://www.brapci.inf.br/index.php/article/view/0000028538/5af8a627adf1b252f180c809d220ce81
Accesat la 17.03.2018.
319 Millar A. Laura , Op. Cit. p.167.
320 Pop Liviu -Ovidiu , Digitizarea, organizarea și păstrarea informației digitale pe termen lung a
Fondurilor documentaare ale Institutului „Arhiva de Folclor a Academiei Române ”, teză de doctorat, p.
52.
321 Ibidem , p.53.

107
În cazul arhivelor care fac obiectul acestui studiu, procesul de digitalizare
presupune parcurgerea succesivă a unor etape ce presupun următorii pași: pregătirea
proiectului de digitalizare, evaluarea și selectarea mate rialului arhivistic ce va fi digitalizat
– evident în urma unui proces de selecționare complet care să permită eliminarea
documentelor evaluate ca fiind lipsite de importanță, scanarea standard a materialelor
selectate, alegerea și selectarea unui contract or, conservarea, conversia primară într -o
copie de bază sau master, controlul de calitate al materialului scanat, păstrarea pe termen
lung a materialului de bază, conversia secundară a materialelor pentru crearea de copii ale
utilizatorilor ce pot fi dispo nibile ca servicii electronice, realizarea accesibilității copiilor
pentru utilizatori.322
Ca urmare a analizării benficiilor și dezavantajelor pe care le aduce procesul de
digitalizare a arhivelor, cercetătorii au generat o listă a acestora pe tipologii, pe care le
vom dezolta în paginile care urmează.
Digitalizarea analizată din perspectiva conservativ ă pleacă de la premisa că
procesele de digitalizare ajută materialul arhivistic analogic să fie salvat de la distrugere
sau degradare. Utilizarea excesivă a d ocumentelor pe suport clasic pot provoca degradarea
în timp a proprietăților înscrisului și pot duce în final la distrugerea acestuia. De asemenea,
prin intermediul digitalizării este eliminat riscul sustragerii sau distrugerii cu intenție a
înscrisului or iginal cu ocazia solicitărilor, celor care prezintă interes în a avea acces la
documente, acestora oferindu -li-se doar copii digitale, niciodata materialul în format
original. Din punct de vedere al perspectivei analizate și al suportului pe care documentu l
original este realizat, spre deosebire de documentele digitale, cele pe suport clasic au
particularitatea că nu permit utilizatorului reproducerea fidel ă323, întrucât oricât s -ar
încerca copierea, niciodata nu se poate obține un exemplar fidel cu cel origi nal. Î n aceste
condi ții, în viziunea unor speciali ști termenul de “original” devine desuet în era digital ă
întruc ât pot fi permise copii la copii p ăstrand propriet ățile documentului inițial324. Aici
intervine o disput ă științifică în ceea ce privește stabili rea autenticității din punct de vedere
diplomatic325 a unui act scris comparativ cu trăsăturile și caracteristicile pe care le are un

322 Sobczak Anna , Op. Cit ., p.32.
323 Pop Liviu , Op. Cit . p.55.
324 Ibidem p.56.
325 Duranti Luciana , Diplomatics – New uses for and old science , The Scarecrow Press Inc., Lanham,
Maryland and London, 1998, p. 43 -48.

108
document realizat digital sau digitalizat, păstrat într -un depozit digital din mediul virtual,
ce pot sta la baza întemeieri i unei noi abordări în lumea academică internațională,
constituită ca un hibrid între diplomatica digitală și dreptul documentelor digitale326.
Din punct de vedere al accesibilit ății avantajele proceselor de digitalizare sunt
multiple: posibilitatea ca mai m ulți utilizatori să aibă acces simultan la materialul digital,
fie de la sediul instituției fie de la distanță; menținerea constantă a calității materialului
digital, în sensul că fiecare copie a unei copii să aibă aceleași proprietăți tehnice ca
materialu l inițial iar calitatea să fie neschimbată; îmbunătățirea lizibilității materialului
arhivistic digitalizat prin ajustarea parametrilor tehnici ai copiei digitale –așa cum este
mărirea contrastului, a luminozității sau a documentului propriu -zis; îmbunătăț irea
capacității și vitezei de căutare a unui document digital în cadrul unui proces de cercetare
pentru un subiect dat; scaderea costurilor pentru echipamentele de căutat sau citit al
documentelor în format digital, în condițiile în care în zilele noastre nu mai este nevoie să
ai acces la un computer fix sau portabil, conectat la o rețea de date pentru a putea căuta
într-o bază de date al unei instituții, simplul telefon mobil inteligent este suficient în acest
sens327.
Sub aspect social și economic digitali zarea presupune: o mai bună cooperare între
oameni, instituții, entități; acumularea de experiențe și expertiză; utilizarea de tehnologii
moderne; posibilitatea de promovare în mediul on -line a materialelor disponibile doar în
format analogic etc.
Pe lângă numeroasele avantaje și puncte forte pe care procesul digitalizării îl are,
putem enumera și câteva dezavantaje: costul ridicat al echipamentelor328 și al aplicațiilor
informatice achiziționate în vederea realizării concrete a procesului; schimbările care
intervin odată cu evoluția tehnologiilor și a sistemelor de calcul, punându -se problema
dacă noile formate de documente vor recunoaște pe cele digitalizate în trecut; dificultățile

326 Duranti Luciana , From Digital Diplomatics to Digit al Records Forensics , p. 42, în Archivaria, The
Journal of the Association of Canadian Archivists, 68 (Fall 2009), disponibilă pe
https://archivaria.ca/index.php/archiva ria/article/viewFile/13229/14548 , accesat la 15.07.2018.
327 A se vedea în acest sens Consiliul Internațional al Arhivelor , Comitetul de Bune Practici și Standarde
Grupul de Lucru privind Accesul, Principiile accesului la arhive Adoptate de AGA din 24 augus t 2012,
traduse în limba rom ână de Bogdan -Florin Popovici, disponibile online la
https://www.ica.org/sites/default/files/ICA_Access_principles_RO.pdf , accesat la 15.07.201 8.
328 Millar A. Laura , Op. cit . p.167.

109
privind garantarea autenticității și integrității documentelor electonice; p roblema dreptului
de autor în mediul virtual și la nivelul noilor documente create în format digital.
În ceea ce privește generarea de explicații suplimentare asupra materialului
digitalizat necesare indexării și ulterior regăsirii, se utilizează termenul de metadate , în
timp ce în cazul materialului arhivistic analogic pentru țara noastră este acțiunea de
inventariere iar în lumea arhivistică avansată este recunoscut și abordat termenul de
descriere arhivistic ă, cele două noțiuni fiind elemente distincte.329
Softurile pentru gestionarea materialelor scanate trebuie să cuprindă o serie de
specificații tehnice gândite astfel încât să fie cât mai utile atât entității creatoare sau
beneficiare, cât și celor care au acces la acele documente electronice. Elemente t ehnice
importante ale unui soft de acest gen sunt: posibilitatea de descriere amanunțită și de
generare de metadate complexe, opțiunea de a putea face accesibile on -line documente
scanate sau generate deja în format electronic, să aibă serviciu de clienți, să aibă
posibilitatea de a stoca un volum apreciabil de informatii, de asemenea, softul în cauză
este necesar să aibă capacitatea de a genera inventare, statistici, registre, situații în funcție
de anumite criterii de căutare și generare, date de către ad ministrator sau utilizatorul
interesat.
Demararea oricărui proiect de digitalizare presupune îndeplinirea unor condiții și
parcurgerea unor faze preliminare care sunt menite să pregătească întrgul proces spre a
funcționa în parametrii stabiliți.
Până la momentul debutului proiectului se presupune ca documentele să fie
selecționate iar pentru procesul de digitalizare să fie luate doar acele înscrisuri cu termen
de păstrare Permanent, care să aibă împortanță istorico -documentară și valoare științifică.
Resp onsabilul de proiect va avea în vedere realizarea unei analize asupra tipurilor
și numărul documentelor utilizate sau solicitate în decursul activității instituției, astfel
încât inițiativa privind procesul de digitalizare să fie una fezabila. Se vor anali za la nivel
de unitate care sunt cele mai solicitate și mai cautate documente din depozitul de arhivă,
astfel încât prin intermediul procesului de digitalizare acestea să poată fi puse la dispoziția
solicitantului în termenul cel mai scurt și cu un efort f inanciar minim. O parte a acestei

329 https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2016/04/28/desore -descrierea -arhivstica/
Accesat la 16.03.2018

110
analize va avea în vedere raportul dintre costul cu mententanța, digitalizarea propriu -zisă,
întreținerea echipamentelor de back -up și stocare, versus costul total pe care îl presupune
gestionarea în depozitul de arhivă al documentelor ce prezint[ interes. Echipa entității care
va reali za proiectarea dimensiunilor acțiunii de digitali zare, indiferent de natura motivației
care a stat la baza luării deciziei de adoptare a proiectului, va trebui să pună în balanță, pe
baza uno r studii fundamentate pe cifre reale din piața liberă, dacă este mai avantajos pentru
creator sau deținător să angajeze personal de specialitate arhivistică, dacă este mai ieftin
să externalizeze serviciile către o companie privată specializată sau este ma i fezabil să
digitalizeze documentele considerate a fi importante în mediul virtual.
Atunci când se dorește ca documentele din arhivă să fie disponibile în format
digital, pentru a se evita căutarea acestora în depozitul de arhivă, înainte de implementarea
unui proiect de digitalizare se va avea în vedere realizarea unui studiu cost -beneficiu care
să evidențieze ce metodă de gestionare a documentelor este mai ieftină și aduce mai multe
avantaje: accesarea de servicii de prelucrare arhivisitică a documentelo r din depozit,
implicit cu realizarea unor insturmente de evidență și indicatoare asupra locului exact din
spațiul de arhivă unde este poziționat un inscris, eventual și cu o bază de date complexă a
documentelor prelucrate; sau posibilitatea ca documentele din depozit să fie digitalizate
fără a se pune prea mult accent pe depozitarea fizică și regăsirea acestora. În aceste
condiții, având în vedere legislația în vigoare în România, exemplarul digital al
documentului din arhivă este doar o copie fără a fi în soțit de elemente de securizare și
autenticitate, așa cum este înscrisul pe format hârtie din arhiva entității.
Cu privire la procesul efectiv de transpunere a materialului arhivistic analogic, în
cazul studiului de față fiind pe suport de hârtie, în mediu l virtual, digital, literatura de
specialitate mai ales cea straină, ne oferă informații prețioase pe parcursul fiecărei etape
în parte330.
Digitalizarea poate fi făcută la sediul creatorului și detinatorului, poate fi
externalizată în baza unui contract de prestări servicii cu un operator autorizat care să

330 Anumiți auto ri și cercetători așa cum este Rebecca Goldman pun problema existenței fluxului
decizional în cazul procesului de digitalizare, disponibil la
https://de rangementanddescription.files.wordpress.com/2014/03/flowchart_digitization.png , Accesat la
16.03.2018.

111
presteze astfel de servicii sau poate fi realizată cu ajutorul unor echipamente mobile dacă
și documentele sau împrejurările permit acest lucru.
Atunci când se organizează un proces de digitalizare în spaț iul beneficiarului, se
va avea în vedere organizarea unui studio de digitalizare. Acesta va fi amplasat în
vecinătatea depozitului de arhivă pentru a nu se parcurge distanțe mari cu documentele ce
trebuie digitalizate, minimizând riscurile la care acestea pot fi supuse și respectând
condițiile de microclimat și securitate necesare prezervării respectivului înscris. În timpul
procesării documentelor, pentru a nu afecta parametri tehnici ai acestora, trebuie păstrate
și asigurate în laboratorul de digitalizar e condițiile în care se va realiza prezervarea
documentelor în cauză.
Culoarea încăperii unde se desfășoară activitățile de digitalizare va trebui să nu fie
una care să afecteze calitățile actului de procesare a înscrisurilor, de preferat se alege gri
închis. De asemenea, sursele de lumină din cameră trebuie să fie atent alese iar lumina
naturală care pătrunde prin ferestre trebuie să fie limitată pe cât posibil. Pentru protecția
suplimentară a interiorului încăperii se vor folosi paravane de lumină sau jal uzele care să
blocheze accesul razelor solare în interiorul camerei. Chiar și culoarea hainelor
operatorului de scanare poate determina o modificare a culorii documentului din platanul
scanerului, de aceea se recomandă utilizarea hainelor de culoare neutră care să nu intervină
în modificarea culorii naturale a documentului scanat.
În funcție de tipologia, formatul și caracteristicile documentului scanat se aleg
echipamentele tehnice care să aibă cel mai bun randament în procesul de digitalizare.
Înainte de începerea planificării unui proiect de digitalizare, “în noua eră a
documentului electronic”331 inițiatorul sau echipa de proiect ar trebui să fie capabili să
răspundă la 3 întrebări de bază: Ce fel de documente vor fi scanate și de ce se vor
digitaliza? De ce fel de informa ție este nevoie din resursele digitalizate? Care este
criteriul cel mai important dintre vitez ă, calitate sau pre ț?332
De la aceste întrebări pot pleca o serie de răspunsuri care să ne lămurească în
legătură cu ceea ce fiecare proiect de dig italizare se dorește a fi cu adevarat. De regulă

331 Pavelescu Alina , Repere pentru o strategie de informatizare a arhivelor , în Revista Arhivelor,
85(2008), p.111.
332 Perrin Joy , Op. cit ., p.1.

112
oamenii își doresc ca un obiect fizic să fie transpus digital iar digitalizarea să fie una
rapidă, cu o calitate maximă și, dacă se poate și ieftină. Nimeni nu -și pune problema
fragilității documentelor elec tronice comparativ cu hârtia, sau a costurilor legate de
prezervarea pe termen lung a documentelor digitalizate, pentru că publicul nu deține astfel
de informații, de detaliu, în legătură cu ce se întamplă cu documentele din momentul în
care ele au devenit digitale.
În cazul documentelor ce conțin informații fiscale și vamale ce sunt vizate spre a
fi incluse într -un proiect de digitalizare, se va ține cont de o serie de caracteristici specifice
și parametri pe care acestea le au sau le îndeplinesc: dimensiu ne, calitatea hârtiei, culoare
și prezența unor imagini în cuprinsul documentelor, modalitatea de organizare
documentară etc.
Dimensiunea unităților arhivistice ce urmează a fi digitalizate constituie un
amănunt vital pe care cei care “proiectează” procesu l în sine trebuie să -l cunoască.
Arhivele fiscale și vamale utilizează de regulă documente în format A4, situații statistice
sau vechi note contabile susținute pe foi cumulative în format A3, iar în cazuri
excepționale, documente tehnice (schițe, planșe, h ărți, amplasări în zona, etc.) în format
mai mare, respectiv A2. Se va avea în vedere o medie a dimensiunii333 documentelor
pentru a facilita estimarea unui preț pentru echipamente precum și încadrarea într -un buget
dat pe baza ofertelor de preț oferite de c ătre furnizorii din piață. Toate aceste dimensiuni
sunt necesare în vederea alegerii sau achiziționării de echipamente necesare capturii
imaginii în format digital.
Calitatea și gradul de fragilitate a hârtiei reprezintă, de asemenea, un alt element
impor tant al procesului. În cazul scanerelor prevăzute cu alimentare de tip automat, atunci
când dispozitivul cu role preia documentul spre a -l transporta spre platanul de scanare sau
când îl rulează există pericolul distrugerii paginilor deteriorate sau fragil e. Este nevoie în
aceste cazuri să se evalueze gradul de conservare al documentelor și să se stabilească
realistic riscurile implicate de distrugerea accidentală a unor materiale arhivistice, cu
repercusiunile de rigoare, cu existența posibilității de rest aurare a materialului papetar, în
cazul în care acest fapt este sau nu posibil.

333 Ibidem , p.9.

113
Prezența unor fotografii sau a unor culori specifice în cuprinsul arhivelor fiscale și
vamale necesită utilizarea unor echipamente și a unor programe specializate pentru a se
reda cât mai bine reprezentarea grafică din documentul scris.
Organizarea documentelor în fonduri și colecții, constituirea și gruparea acestora
în dosare contribuie la realizarea unei structuri logice ce permit planificarea unui flux de
lucru în procesul d e digitalizare. Este foarte important ca în cadrul unui fond arhivistic
fiscal sau vamal să avem de -a face cu documente constituite în dosare după criterii
stabilite, să fie legate în coperți și prelucrate arhivistic în funcție de anumite detalii,
conform nevoilor creatorului și specificațiilor arhivisitice în vigoare.
Între etapele premergătoare acțiunilor propriu -zise de scanare a documentelor ce
se doresc a fi inscluse în colecții digitalizate, una dintre cele mai importante pentru
conservarea preventivă a documentelor este cea legată de evaluarea riscurilor de
deteriorare a documentelor în timpul proceselor de digitalizare, prin intermediul acțiunii
tuturor factorilor și resurselor tehnice utilizate în proiect. Principalii factori de risc supuși
evaluări i înainte de a se începe efectiv munca de digitalizare sunt: acțiunea fizică a
manipulatorului asupra documentelor, sustragerea materialului arhivistic, foc, apa,
lumina, temperatura incorect setată etc.334
Spre deosebire de biblioteci unde revoluția digital ă a venit ca o soluție pentru
rezolvarea crizei spațiilor de depozitare prin intermediul intensificării utilizării suporților
electronici în locul celor clasici335, în cazul documentelor de arhivă această situație nu
prea este valabilă întrucât documentele d igitale de la noi din țară sau cele digitalizate nu
reprezintă decât niște copii punând problme de autenticitate, încredere și unicitate.
Bineînțeles, legistația din țara noastră spre deosebire de alte state membre ale UE, are o
serie de lacune când vine v orba de instrumente specifice de genul semn ătură digitala,
autenticitatea documentelor electronice, încredere, valoarea ca prob ă a unui act creat
direct în mediul digital sau digitalizat etc.
Când vine vorba despre decizia de a implementa un program de di gitalizare,
majoritatea oamenilor nu cunosc diferența între a face rapid un document electronic pentru

334 Ketzer Roswitha , The role of risk assessment in digitising Special Collections , în International
Preservation News, IFLA -PAC, no. 58, p.27.
335 Coravu Robert , Intermediarul difuz – Biblioteca universitara intre cultura tiparului si cultura
digitala , Editura Ex Ponto, Constanta, 2012, p.40.

114
a-l posta online în format JPEG sau PDF și a investi în scanări de rezoluție înaltă, care să
fie salvate în format TIFF în vederea păstrării pe termen lu ng. Neștiutorii consideră că
documentele electronice provenite din procesul de digitalizare sunt stabile asemenea
formatelor clasice pe hârtie însă, pentru a le putea conferi stabilitate, trebuie investite sume
consistente de -a lungul timpului în acțiuni d e custodie, asigurare și administrare336.
Chiar dacă se dorește de multe ori de către beneficiari să aibă un proiect de
digitalizare rapid, de calitate înaltă și ieftin, în realitate solicitanții au parte doar de o
singură opțiune și aceea cu multiple limit ări impuse de conjunctură. Dacă se dorește viteză
de procesare și calitate la nivel înalt atunci costul total al investiției se va mări datorita
achiziționării de tehnologie tot mai performantă și pentru contractarea resursei umane care
să administreze și să manipuleze tehnologia.337
Din punct de vedere al vitezei de procesare, se pune problema vitezei cu care
scanerul preia documente să le citească sau viteza cu care sunt realizate operațiunile de
postscanare ce constau în indexarea documentelor cu ajutorul softurilor de specialitate și
introducerii de metadate materialelor scanate.
Calitatea sau nivelul calității materialelor digitalizate sunt văzute din 3 perspective
de către utilizator: imaginile s ă aibă rezolu ție înaltă, calitatea culorii reproducerilor
digitale s ă fie una de foarte buna calitate sau materialele digitale s ă nu aib ă erori sau
greșeli.
Din punct de vedere al bugetului unui proiect de digitalizare, costurile totale nu se
rezumă doar la achiziționarea de echipamente de scanare, aceasta repr ezentând cam o
treime din costul total338, dacă nu chiar un sfert. Restul bugetului este consumat pe
elemente de genul materialelor adiționale de scanare, training, soft, alte categorii de
programe informatice, materiale și echipamente pentru stocarea a ce s-a digitalizat etc.339
Proiectul de digitalizare presupune și alte categorii de costuri care se adaugă la cele
menționate anterior și care de multe ori nu sunt luate în calcul de către cei implicați. Astfel,

336 Perrin M. Joy , Op. Cit . p.3.
337 Ibidem , p.4.
338 Hughes M.Lorna , Digitizing Collections:Strategic Issues for the Information Manager , Editura Facet,
Londra, 2014.
339 Ibidem , p.5.

115
pot apărea cheltuieli neprevăzute în bugetul ini țial, de genul utilizării echipamentului și
consilierea celorlalți din echipă cu privire la asta; reparațiile în caz de defecțiuni în
perioada de garanție a echipamentelor sau în afara ei, etc.
Se pune problema cum este mai bine să efectuezi procesul de d igitalizare, prin
intermendiul oamenilor proprii care trebuie să deprinda lucrul cu echipamentul, utilizarea
softurilor, etc., sau o parte din bugetul alocat va fi destinat externalizării serviciilor de
digitalizare pe baza specificațiilor și a cerințelor trecute în caietele de sarcini la achiziția
serviciilor.
În vederea evitării situațiilor legate de neînțelegerile de comunicare între membri
echipei care implementează procesul de digitalizare a documentelor și beneficiari, este
bine de stabilit încă de l a început care este scopul pentru care documentele în cauză vor fi
digitalizate. În funcție de acest criteriu se vor adapta și dimensiona calitățile tehnice ale
noilor documente electronice digitalizate.
Primul pas atunci când se analizează condițiile de desfășurare ale unui proiect de
digitalizare este identificarea caracteristicilor documentelor care vor fi scanate în vederea
transpunerii acestora în format digital. Foarte importante sunt dimensiunile medii ale
actelor, care este cel mai mic și cel mai m are, caracteristicile fizice, gradul de prezervare,
culorile, riscurile pe care le comportă un document atunci când este trecut prin platanul
scanerului de a nu fi distrus, formele de organizare și prelucrare din punct de vedere
arhivistic, etc.
Pentru a evita operațiuni inutile și generatoare de costuri suplimentare în etapa de
postscanare, atunci când materialul este asezat pe platan se verifică din toate punctele de
vedere dacă acesta este așezat în poziția corectă pentru ca imaginea ce va fi preluata s ă fie
de cea mai bună calitate. Se vor verifica marginile documenului în cazul scanerelor plate,
focusarea corectă în cazul camerelor digitale, încadrarea în dimensiunile platanului fără a
exista riscul de a tăia din colțurile și marginile documentului etc .
Este important în procesul de scanare ca să se cunoască exact destinația fișierului
unde vor fi descărcate imaginile sau documentele digitalizate, rezultate de pe urma
activității de scanare.
Literatura de specialitate recomandă ca înainte de efectua rea achiziției de
echipament să se solicite producătorului sau distribuitorului să facă un lot de monstre

116
digitalizate ale documentelor care se doresc transpuse în mediul digital întrucât doar în
acest fel se vor stabili necesitățiile și exigențele tehnice cu privire la felul în care arată și
se comportă copia digitală.340
Din punct de vedere al categoriilor de documente ce urmează a fi scanate, pot fi
întâlnite diverse situații particularizate în rândurile care urmează.
Fotografiile sau imaginile ce urmeaz ă a fi scanate comportă o serie de aspecte
speciale în ceea ce privește tratamentul și pregătirea acestora în vederea scanării. Când
sunt printate pe hârtie lucioasă, introduse în scanerele de tip planetar pot cauza probleme
datorită fenomenelor de reflexi e a luminii, existând pericolul vizibilității reduse a copiei
digitale. Astfel, se va adapta unghiul fotografiei pe platanul scanerului planetar astfel încât
să fie eliminată reflexia iar vizibilitatea să fie cea mai bună. Din punct de vedere al
rezoluției pentru scanarea fotografiilor se folosesc 600 DPI341 .
Documentele colorate pot produce o serie de neplăceri datorate percepției diferite
a culorii între varianta originală, modalitatea în care scanerul citește culoarea sub acțiunea
luminii și culoarea red ată de ecranul sau proiectorul calculatorului. Situația se complică
atunci când copia digitalizată se dorește a fi printată iar imprimata calculează amestecul
de culori și nuanțe pentru a reda exact ceea ce este în memoria computerului. Toate aceste
etape succesive converg spre o scădere a calității finale a materialului arhivisitic
digitalizat.
Procedeele de scanare cele mai rapide și cele mai ușoare sunt manifestate în
cazurile documentelor de hârtie individuale. De cele mai multe ori se dorește scanarea
unui text pentru ca în format digital să se poată efectua căutare în corpul textului, prin
intermediul conversiei imaginii scanate în text. Acest proces se numește recunoastere
optica a caracterelor (OCR).
În cazul documentelor legate sau spiralate, asem enea cărtilor, procesul de
digitalizare este unul cu anumite caracteristici mai speciale datorită poziționarii fizice a

340 Perrin M. Joy , Op. Cit . p.10.

341 Ibidem, p. 13.

117
documentului, utilizându -se de aceasta dată echipamente și tehnici speciale iar scanarea
acestora semănând mai mult cu fotografierea unu i obiect.342
Din punctul nostru de vedere, etapa care consumă cele mai multe resurse într -un
proiect de digitalizare este cea a atribuirii metadatelor. În strânsă legătură cu operațiunile
de catalogare și indexare, atribuirea de metadate materialului digit alizat este considerată
un factor contributiv alături de descrierea arhivistică in sens anglo -saxon, la o mai bună
gestionare a materialului digitalizat.
Descriererea arhivistică necesară în procesul de atribuire a metadatelor
documentelor digitalizate, c hiar daca nu face parte din subiectul acestei teze, constituie un
element important, alături de inventarierea arhivelor, cu care deseori se confundă, datorită
similitudinii metodelor de abordare a ahivelor și împreună conduc la o regăsire și la o mai
bună accesibilitate a informațiilor conținute.
Literatura de specialitate vorbește despre “viața colecțiilor digitale” care începe
din momentul atribuirii metadatelor și a stocării într -un anumit format343, existând în acest
sens și un “marketing digital” consti tuit după anumite reguli, în sensul de a oferi
posibilitatea utilizatorilor și a publicului interesat să acceseze colecțiile dispuse în format
digital.
Prezervarea digitală, definită ca fiind “procesul de menținere a documentului în
format digital pe parc ursul perioadei de timp necesare, într -o formă autentică și accesibilă
pentru public344” în cadrul unui depozit digital, ținând cont de fragilitatea documentelor
păstrate în format electronic comparativ cu cele în format clasic, comportă o serie de
provocări și abordări inedite ale viitorului la care cei specializați și interesați se gândesc.
În vederea păstrării pe termen cât mai lung a colecțiilor migrate din format clasic
în cel digital, literatura de specialitate face o serie de recomandări pe care cei i mplicați ar
trebui să le pună în practică. Realizarea de copii în afara spatiului de bază al activității este
prima și cea mai importantă dintre măsurile intreprinse. Verificarea conținutului
documentelor digitale la intervale regulate de timp prin deschid erea documentelor

342 Vezi http://www.digitizationguidelines.gov/ , accesat la 15.05.2018.
343 Perrin Joy ., Op. Cit . p.119.
344 Brown Adrian , Practical Digital Preservation – a how -to guide for organizations of an y size , Facet
Publishing, London, 2013, p. XII.

118
electronice sau prin sondarea și verificarea unor mostre componente ale colecțiilor,
contribuie de asemenea la păstrarea materialului arhivistic în format digital pe termen
lung. Este importantă salvarea documentelor într -un format comun care în timp poate fi
translatat într -un altul mai avansat dar cu o serie de caracteristici similare celui inițial. Nu
în cele din urmă, limitarea accesului la aceste categorii de documente se va realiza ținând
cont și asigurând o evidență strictă asupra p ersoanelor care ar putea aduce prejudicii prin
intermdiul activității acestora respectivelor documente în format digital.345
În condițiile existenței unei oferte bogate pe piața producătorilor de echipamente
pentru scanare, de la cele mai simple și până la cele complet automatizare, toate furnizează
reproduceri pe suport digital ale formatului original, convertite în semnal digital și
transmise unui computer, de obicei documentul digitalizat este afișat pe un ecran și salvat
într-o unitate de salvare sau înt r-un server. În funcție de permisivitatea tehnologiei
utilizate, salvările pot fi automate sau pot fi autorizate de câte un tehnician care se ocupă
de întregul proces de scanare, după ce analizează reproducerea digitală și își dă acordul
asupra întrunirii condițiilor de calitate stabilite.
4.4 Analiza cost/beneficiu a procesului de digitalizare în cazul arhivelor fiscale
și vamale
Costurile proceselor de digitalizare variază în funcție de o serie de parametri, dintre
care amintim doar pe cei mai importanți : tehnologia utilizată, tipul și formatul de
documente digitalizate, calitatea materialului digital final etc.346
Plecând de la argumentele enunțate în cuprinsul acestui capitol, în sprijinul
proiectelor de digitalizare, în cele ce urmeză, vom analiza pentru documentele de natură
fiscală și vamală necesitatea operațiunilor de digitalizare prin analiza cost/beneficiu a
proceselor implicate.
Din punct de vedere financiar implicațiile cele mai mari din perspectiva costurilor
angrenate nu le are procesul efectiv de transpunere a informațiilor din analogic în digital
ci prezervarea și menținerea proprietăților documentelor digitale în timp îndelungat. Cu
ocazia formulării și elaborării strategiilor de digitalizare și menținere în format digital pe

345 Ibidem , p.126.
346 https://www.townswebarchiving.com/2015/02/how -much -does-digitisation -cost/ , accesat la
15.05.2018.

119
termen lung a doc umentelor virtuale, ca și în cazul arhivelor pe suport tradițional, se va
avea în vedere evaluarea riscurilor și amenintărilor la adresa depozitelor digitale, iar acolo
unde este cazul, pentru documentele digitale considerate de importanță vitală, literatu ra
de specialitate recomanda chiar întocmirea unui plan de intervenții și recuperare a
informațiilor afectate de un potențial dezastru, indiferent de natura sa. Din perspectiva
estimărilor de costuri ce pot afecta serios alocările bugetare la nivelul entit ății fiscale sau
vamale, vor fi luate în calcul costul de bază ce rezultă din crearea obiectului digital sau
digitalizat, costul cu refacerea proprietăților inițiale în cazul în care documentul digital a
suferit pagube sau a fost afectat parțial de un anum it tip de calamitate, și nu în ultimul
rând, costul implicat de o potențială recreare a întregului materialului digitalizat, în măsura
în care acest lucru este posibil, atunci cand conținutul este distrus, pierdut sau iremediabil
alterat347.
Așa cum am demon strat în cuprinsul paginilor anterioare, transferul documentelor
din analogic în digital se face din două motive principale: pentru a conserva documentele
supuse unui risc considerabil de degradare, distrugere sau deteriorare și pentru a facilita și
extind e accesul către utilizatorii interesați.
Cu privire la prima opțiune, cea de asigurare a conservării informațiilor, în cazul
documentelor fiscale și vamale din țara noastră, considerăm ca acest argument nu are
aceeași valabilitate ca în țările cu sisteme d e gestiune electronică și digitală a
documentelor la nivel avansat. Pe lângă tehnologie, avantajul acestora din urmă îl
constituie baza legislativă în vigoare cu privire la sistemele de gestionare al arhivelor
electronice. Din moment ce la noi în țară încă se mai pune accent pe documentul scris în
format de hârtie, în absența acestuia, documentul în format digitalizat constituind doar o
simplă copie electronică. În ciuda faptului că există un act normativ348 și niște norme de
aplicare a actului normativ349 ce prevede păstrarea anumitor tipuri de documente în format
electonic, suntem încă departe de ce se întamplă în țările civilizate. În cazul arhivelor
fiscale și vamale, conservarea documentelor prin digitalizare comportă niște costuri mai

347 Brown Adrian , Op. Cit . p. 37.
348 Legea nr. 135 din 15 mai 2007, republicata, privind arhivarea documentelor in forma electonica,
publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, nr. 138 din 25 februarie 2014.
349 Ordinul Ministrului Comunicatiilor si Societati i Informationale nr. 493 din 15 iunie 2009, privind
normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in
forma electronica.

120
mari decât cele legat e de asigurarea condițiilor optime de microclimat adaptate la
categoria, cantitatea și tipologia documentelor deținute, în vederea prezervării acestora.
Argumentul legat de asigurarea condițiilor de prezervare al documentelor afectate de un
grad semnificat iv de degradare se aplică doar acelor arhive fiscale și vamale aflate în
posesia structurilor de specialitate și care au în obiectul funcțiunii, activitățile de punere
la dispoziția cercetătorilor a tuturor înscrisurilor solicitate. În cele ce urmează vom detalia
valențele pe care le comportă aceste aspecte.
Consideram oportună, raportat la condițiile țării noastre în materie de credite
bugetare, responsabilitate, preocupare si legislație, adoptarea de măsuri preventive și/sau
curative, atunci când este caz ul, pentru salvarea sănătății materialului documentar, în
dauna achiziționării de servicii de digitalizare care nu au nicio finalitate, întrucât
documentele electronice nu pot înlocui actele clasice în format hârtie.
Dacă supunem analizei celalalt avantaj major al proceselor de digitalizare și
convertire din analogic în digital pentru documentele fiscale și vamale respectiv, creșterea
accesibilității la documentele necesare, în contextul complexității și diversității
artefactelor digitale350, acesta comportă două aspecte: publicul țintă din interiorul entității
publice, care necesită acces la o anumită categorie de documente fiscale și vamale pentru
îndeplinirea sarcinilor curente în activitatea de bază și publicul din exteriorul instituției
publice care solic ită o anumită categorie de informație în diverse scopuri: patrimonial,
fiscal, legal, de cercetare, de informare, etc.
În cazul angajaților entității care își desfășoara activitatea zi de zi și au nevoie la un
moment dat de un anumit document din arhivă, l a prima vedere am putea crede ca este
mai facil pentru aceștia să le punem la dispoziție o bază de date indexată cu acele
documente în format electronic pentru a fi consultate și utilizate decât să solicite
responsabilului cu documentele de arhiva (în cazu l în care acesta există, pentru ca vom
demonstra în cuprinsul următorului capitol că aceștia nu prea există) înscrisurile în cauză.
În realitate însă, lucrurile stau cu totul altfel.
Așa cum vom arăta în capitolui dedicat studiului de caz, instituțiile fis cale și vamale
din România se confruntă cu o problema tipica întâlnită aproape la toate entitățile publice,
pe fondul lipsei resurselor și a prevederilor legale explicite în materie de arhivare și

350 Brown Adrian , Op. Cit ., p.14.

121
gestionarea informatiilor create: cantitate mare de documen te în format hârtie, personal
insuficient sau chiar lipsa acestuia în cele mai multe cazuri și probleme derivate de la
aceste doua aspecte: acumularea masivă de documente datorate faptului că nu are cine să
le prelucreze, lipsa spațiilor de depozitare, ins uficiența fondurilor alocate contant pentru
îmbunătățirea condițiilor de prezervare ale înscrisurilor etc.
Revenind la nevoia functionarului de a accesa mai facil o bază de date virtuală unde
sunt stocate toate documentele de care are nevoie într -un anumit format, în condițiile în
care în spațiile de arhivă zac munți de acte neprelucrate, depozitate acolo unde spațiul a
permis acest lucru, situația ideală este departe de realitate.
Suntem de parere ca indiferent cât va fi de avansată tehnologia, atâta timp cât
realitatea arhivisitică și legislativă din România secolului XXI, pune accent pe documentul
clasic în format hârtie și nu sunt alocate fondurile necesare pentru prelucrarea și dotarea
cu cele necesare a arhivelor în format clasic, așa cum este normal, procesele de digitalizare
devin o muncă inutilă, în baza a niște costuri enorme fără a avea o finalitate. Pentru
solicitanții din interiorul entității publice, ne exprimam certitudinea că este mai usor și mai
ieftin să ai acces la un document prelucrat con form legislației în vitoare, depus într -un
spațiu ce asigură condițiile de microclimat necesare decât să accesezi o bază de date cu
documente în format electronic, iar în lipsa detaliilor suplimentare din documentul digital
să fii trimis tot la arhiva clas ică.
Cu privire la utilizatorii din mediul extern, care sunt în căutare de informații
electronice, de regulă de pe site -urile de specialitate ale entităților, acestora le sunt
destinate două categorii de documente în format electronic: cele de interes publ ic și cele
de importanță istorico -documentară și de cercetare.
Prima categorie de informații sunt cuprinse în documentele care fac trimitere la
transparența cheltuirii banului public, la documentele legate de achiziții, la comunicările
actelor administrati v-fiscale, etc . Considerăm ca aceste tipuri de documente sunt
singurele menite să fie transpuse din format clasic în format digital, însă pentru a fi păstrate
o perioadă scurtă de timp, urmând ca în condițiile trecerii anilor, să fie înlocuite cu alte
categorii de informații, în interesul utilizatorilor.
Documentele fiscale și vamale evaluate ca având importanță istorico -documentara și
de cercetare sunt de regulă cele aflate în custodia instituțiilor abilitate să prezerve și să
pună la dispoziția utiliza torilor astfel de înscrisuri și informații. Practica românească în

122
materie de gestionare a documentelor care fac parte din patrimoniul arhivistic național,
fiind de natură fiscală și vamală presupune asigurarea disponibilității consultării on line a
invent arelor fondurilor arhivistice care au fost preluate de către Arhivele Naționale.
Digitalizarea documentelor istorice fiscale și vamale s -ar putea face în condițiile
disponibilității financiare, a numărului de solicitari pentru anumite categorii de document e
și a gradului de conservare precara ce ar putea pune în pericol respectivele înscrisuri, în
cazul solicitărilor repetate din partea utilizatorilor.
Așa cum vom arăta în cuprinsul capitolul următor – cel dedicat studiului de caz,
documentele economice de natură fiscală și vamală, analizate fiind din perspectiva școlii
arhivistice anglo -saxone, sunt în proporție de 90% sau chiar mai mult încadrate în
categoria de records, avand termene de pastrare temporare, fiind necesare din perspectiva
importanței acesto ra administrative, legale sau fiscale, iar restul de cateva procente
reprezinta archives , evaluate ca având importanță istorica, documentara sau de cercetare.
Pentru ca ne raportăm la documentele amintite anterior, mai ales din perspectiva
instituțiilor cr eatoare și deținătoare, în contexul importanței limitate a majoritătii acestora,
considerăm ca activitățile de digitalizare și transpunere a acestora din format analogic în
cel digital nu constituie o inițiativă fezabilă și nu justifică cheltuirea unor sum e mari din
banii publici. Suntem de parere ca toate acele alocări bugetare cu destinație de a digitaliza,
de a conserva suporții electronici, de a crea și adapta copii de rezerva, de autiliza
tehnologiile “cloud” sunt doar o irosire a banului public. În ac est moment țara noastră are
alte obiective de atins, are alte priorități de tratat, iar alegerea soluției de păstrare în spațiul
digital nu constituie o alternativă viabilă pe termen lung, în conditiile actuale.
Tendința în mediul arhivistic occidental es te de a crea și întreține un mediu hibrid, în
care hârtia este foarte bine organizată și pusa la punct în depozitul de documente, iar
digitalul acționează ca o copie de rezervă sau ca un element de susținere în cazul
producerii unor dezastre generatoare de pagube importante. La noi în țară, entitățile fiscale
și vamale, ar trebui să -și prioritizeze activitatile de arhivare și organizare a prelucrării
arhivistice, de selecționare și eliminare pe cale legală a documentelor evaluate ca având
termene de păstrar e depășite și fără importanță istorico -documentară. În lipsa respectării
pașilor componenți ai cliclului de viață al documentelor, se ajunge la acumulări masive de
înscrisuri, aglomerarea spațiilor de păstrare, depozitarea documentelor în condiții

123
anormale sau destructive și în cele din urmă căutarea de soluții de salvare, așa cum este
digitalizarea.
Consideram că digitalizarea are menirea să completeze procesul de arhivare fizică și
de prelucrare a înscrisurilor în vederea prezervării acestora pe durata d e viață înscrisă în
Nomenclator. În lipsa acestor elemente, digitalizarea ar fi doar o activitate care să
alimenteze bravadă și orgoliul unor personaje din managementul instituției, însă în
realitate vor exista tot munți de documente dispuse în tone de hâr tie acolo unde spațiul de
depozitare permite.
Din punct de vedere al alocărilor bugetare pe care le presupune o asemenea activitate,
în urma prospectării pieței românești putem afirma că din punct de vedere al costurilor
implicate de un proiect de digital izare a documentelor fiscale și vamale, în funcție de
calitatea și mărimea documentelor ce urmează a fi procesate, pretul este de 3 -4 ori mai
mare pe unitatea de măsură etalon (în cazul nostru am considerat metrul liniar ca fiind
unitatea de măsură etalon351, conținand în medie un numar de 30 de dosare).
Dacă pentru prelucrarea completă a unui metru liniar de documente, prestatorii privați
ce dețin autorizație eliberată de Arhivele Naționale ale României solicită între 150 și 250
de lei, sau chiar mai mult, în cazul unui metru liniar de documente în format A4 ce
urmează a fi digitalizat costul este cel puțin triplu352, ajungand ca prețul unui dosar
prelucrat să coste cât o simplă pagina de scanat. La toate acestea se adaugă alte tipuri de
costuri rezultate ca u rmare a activităților de migrare, convertire în anumite formate,
asigurarea copiilor de rezervă, găzduirea în format digital pe anumite servere sau în “nori”,
etc. Pentru că tot facem referire la costurile pe care le implică un astfel de proces complex,
facem precizarea că orice fel de element intervenient în procesul de digitalizare care să
complice condițiile inițiale contractuale, conduc la mărirea și adaptarea tarifelor
dimensionate la riscurile și efortul depus de echipă în cadrul desfășurării procesul ui de
digitalizare (este cazul descoperirii de documente ale căror stare de conservare este

351 În condițiile prelucrării arhivistice care respec tă întocmai legislația arhivistică în vigoare (un dosar să
aibă între 250 și 300 de pagini), un dosar ar trebui să aibă cam 3 cm în grosime iar într-un metru liniar de
documente arhivate se pot identifica în medie 30 de dosare.
352 Putem lua ca exemplu tarif ele percepute de Serviciul /Laboratorul de digitizare din cadrul BCU Cluj
disponibil la https://www.bcucluj.ro/sites/default/files/public/images/doc/tarife -col_0.pd f, accesat la
15.07.2018.

124
precară și care prezintă riscuri de deteriorare atunci când sunt supuse proceselor de scanare
și expunere la lumina, fapt pentru care comportă o atenție suplimentar ă din partea
operatorilor de scanare, etc.).
Concluzii preliminare
Proiectele de digitalizare și utilizare a documentelor în format digital reprezintă o
provocare a momentului și a viitorului omenirii. Fie că este vorba despre cele născute în
format electr onic sau cele migrate din format analogic în cel digital, captarea, procesarea
și gestionarea documentelor digitale, mai ales prin intermediul procedeelor de digitalizare
reprezintă pași importanți pe care umanitatea îi face în calea progresului civilizati ei, în
calea ușurării muncii cu informațiile, pentru asigurarea accesibilității și securității sportite
a documentelor necesare pe parcursul activității entităților, indiferent de natura acestora.
În cazul categoriei de documente economice create și gestio nate în decursul activității
entităților fiscale și vamale de la noi din țară, problema digitalizarii și a gestioăarii
arhivelor în format digital comportă o serie de aspecte particulare și probleme de natură
bugetară, legală și nu în ultimul rând umană.
Chiar dacă oportunitățile și dezvoltarea tehnologiei actuale permit implementarea de
proiecte cu posibilități multiple de fructificare a rezultatelor în materie de digitalizare,
lacunele legislației în general din țara noastră, dar mai ales a celei arhivist ice în mod
special, fac imposibilă utilizarea documentelor fiscale și vamale în format digital, în
calitate de înlocuitoare cu drepturi depline ale documentelor originale realizate pe suport
papetar.
Pentru evitarea situațiilor de blocare ale ciclului de viață al documentelor unei entități,
materializate în aglomerari uriașe de documente dispuse sub forma unor munți de arhive
acolo unde spațiul permite, pe fondul lipsei personalului de specialitate arhivistică,
destinat să gestioneze la timp cantitățile de arhive rezultate de pe urma activității
structurilor componenete ale entitatii și a penuriei alorărilor financiar -bugetare, care să
permită achiziționarea la timp și dimensionarea corectă a serviciilor de prelucrare
arhivistică, digitalizarea documentelor fiscale și vamale nu este văzuta, în opinia noastră,
ca fiind un “act salvator” al arhivelor instituției.
Digitalizarea este considerată în viziunea noastră ca o etapă complementară celei de
prelucrare a documentelor, în condițiile existenței unei nevoi r eale și bine motivate de
acces la documentele entitătii creatoare, utilizând formatul electronic, pe fondul ordinii și

125
disciplinei riguroase din depozitul de arhivă, acolo unde colecțiile sau agregatele de
documente353 sunt prezervate în codițiile conforme a le unui microclimat raportat și adaptat
necesităților, potrivit dispozițiilor legale în vigoare.

353 Yeo Geoffrey , Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age , în Archivaria, The
Journal of the Association of Canadian Archivists, 74 (Fall 2012), p.46, disponibil la
https://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/viewFile/13407/14713 , accesat la 15.07.2018.

126
Capitolul 5 Studiu de caz: Arhivele ANAF
“[…] Nu fiscul stabile ște taxele tale, el doar le colecteaz ă!”354
Considera țiile privind arhivele f iscale și vamale expuse anterior în cuprinsul tezei
se doresc a fi un punct de plecare în ceea ce privește perspectiva abordării acestora în
raport cu alte genuri de arhive, în concordanță cu tipologia și specificitatea categoriilor de
documente create și gestionate, dar și cu mediul ambiant.
Literatura internațională face referire la valoarea fiscală a unui document355,
alături de celelealte tipuri de valori – administrativ ă (denumit ă și valoare opera țional ă),
legal ă ( considerat ă și de reglementare) și istoric ă356.
Pentru a putea interpreta și înțelege corect sensurile și implica țiile unor informa ții
conținute de înscrisurile fiscale și vamale este nevoie de a cunoa ște în detaliu care a fost
contextul organiza țional și func țional al creatorului care a dus l a generarea unui astfel de
patrimoniu arhivistic. Practica interna țional ă este pe ca le să unifice standardele și
recomand ările existente în materie de descriere arhivistic ă prin prioritizarea contextului
aparției și utiliz ării documentelor.357
În cele ce ur meaz ă, vom face o analiz ă extins ă, de tip empiric, raportat ă la
principalul actor în domeniul financiar -fiscal și vamal din Rom ânia – Agen ția Na țional ă
de Administrare Fiscal ă (ANAF), aflată în subordinea Ministerului Finan țelor Publice.
5.1. Înfiin țarea, evolu ția institu țional ă, organizarea și func ționarea ANAF
Odat ă cu publicarea în Monitorul Oficial a Ordonan ței Guvenului nr.86 din 28
august 2003, se pune problema apari ției pe scena colect ării impozitelor și taxelor, în
subordinea Ministerului Finan țelor Publice, a Agen ției Na ționale de Administrare Fiscal ă,
în calitate de organ de specialitate al administra ției publice centrale, av ând buget propriu

354 Negoi ță Voinea, Vicepre ședintele Sindicatului Național al Polițiștilor și Vameșilor "Pro Lex" .
355 European Commissio n, Document Management in the European Commission -collected decisions and
implementing rules, Luxembourg: Publications Office of the European Union, 2010, p.105, disponibilă la
https://publications.europa.eu/en/publication -detail/ -/publication/32dadc70 -4f61-4fbe-acf0-5e2abb1fe702 ,
accesat la 20.06.2018.
356 Franks C. Patricia , Op. Cit . p.96.
357 Records in Context (RiC), disponibil pe site -ul Consiliului Internațional al Arhivelor la
https://www.ica.org/sites/default/files/session -7.8-ica-egad -ric-congress2016.pdf , accesat la 20.06.2018.

127
și personalitate juridic ă. Conform dispozi țiilor legale amintite, noua entitate fiscal ă avea
rolul de a ac tiva în domeniul impozitelor, taxelor , contribuț iilor și al altor venituri
bugetare358, fiind înfiin țată oficial la data de 01 Octombrie 2003, devenind opera țional ă
începând cu data de 1 ianuarie 2004.359 Noua institu ție este de fapt desprinderea Direc ției
de Administrare Venituri din MFP.360
Sediul central al entit ății a fost stabilit, încă de la înfiin țare, acolo unde se reg ăsește
și astăzi, pe strada Apolodor nr. 17, sector 5, în municipiul Bucure ști.
Conducerea institu ției era reprezentat ă de un Pre ședinte , care sub aspect al
gestionării resurselor bugetare este ordonator secundar de credite, numit de Prim -Ministru,
cu rang de secretar de stat, asistat de 3 Vicepre ședinți cu rang de subsecretari de stat,
deveni ți ulterior 4, numi ți de asemenea , tot de Prim -Ministrul țării361. De la înfiin țare și
până în zilele noastre la conducerea institu ției s-au perindat un num ăr de 10 pre ședinți,
primul fiind Neculae Pl ăiașu iar cel în func ție fiind fostul Ministru de Finan țe, Ionu ț Mișa.
Dintre ace știa, cel mai longeviv a fost Gelu Ștefan Diaconu, conduc ând Agen ția 3 ani și
jumătate, de numele c ăruia sunt legate o serie de modific ări organizatorice și structurale
importante , dezvoltate în cuprinsul acestui studiu de caz (desfiin țarea G ărzii Financiare,
înfiin țarea DGRFP -urilor și a DG Antifraud ă Fiscal ă etc)362.
Cu privire la activitatea Vicepre ședinților Agen ției, imediat dup ă înfiin țare și
opera ționalizare, ace știa erau repartiza ți în func ție de sectorul de activitate: unul dintre
Vicepreședinți conducea ANV, un altul avea în subordine controlul financiar și inspec ția
fiscal ă, un alt Vicepre ședinte avea atribu ții pe linia administr ării veniturilor statului ,
(activitate care va evolua și va deveni în timp cea de colectare) , iar cel din urm ă era

358 Ordonanț ei nr.86 din 28 august 2003, privind unele regelmentări în domeniul financiar, art. 19, alin .
359 Ibidem , art. 26.
360 Raportul de performanță al ANAF pe 2007, disponibil la
http://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Raport_performanta_2007.pdf , accesat la 20.06.2018.
361 Ibidem , art. 18, alin. 4.
362https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/despre _anaf/Legisla%C8%9Bie/!ut/p/a1/hY9dC4IwFIZ_Sxfee
qYjGd2tFEWkIJJ0NzHBr7BN5tK_34qIgrJzd16eh_ccYJABE3xsa65bKXh335l3ipzIi1zixmjvrxHFu0MQJ
NgJQ2yA3ADox1D06RMaGH9DtinZmODlzwB_ -o_A5ipCHz –
BmRNjYHUni8e7ORUFJjUwVValKpV9VSZutO6HlYUsNE2TzQWvbCUt9I1v5KAhe8Ogv6QZOi –
7MaGLG xvCftc!/dl5/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/ , accesat la 20.06.2018.

128
Comisarul General al G ărzii Fi nanciare , ce va fi transformat în 2013 în Vicepre ședintele
ce conduce Antifrauda Fiscal ă363.
În subordinea ANAF își desf ășurau activitatea o serie de institu ții cu personalitate
juridic ă, ce jucau rol de actori în procesul de combatere a evaziunii fiscale și vamale, de
inspec ție fiscal ă și colectare a veniturilor statului: Garda Financiar ă, Autoritatea Na țional ă
a Vămilor, cele 41 de Direc ții Generale ale Finan țelor Publice Jude țene și DGFP a
Municipiului Bucure ști.364
DGFP -urile jude țene aveau în subordine A FP-urile municipale , ce includeau și
componenta de administrare pentru contribuabili mijlocii, AFP -urile or ășenești și AFP –
urile comunale365. DGFP a Municipiului Bucure ști a funcționat la începuturile Agenției în
calitate de for tutelar pentru AFP -urile de s ector din cadrul capitalei.
În sprijinul m ăsurilor de combatere și reducere a corup ției în rândul lucr ătorilor
vamali și a celorlalte categorii de angaja ți ai ANAF, la recomandarea Comisiei Europene,
a fost înfiin țată în componen ța aparatului propriu al AN AF Direcția Generală de
Integritate , entitate care a înglobat Direc ția Corpul de Control și care se ocup ă de
prevenirea, combaterea și controlul faptelor și actelor de corup ție la nivel ul intern al
institu ției.366
Potrivit datelor publicate de c ătre reprezen tanții ANAF, la nivel ul anului 2007
institu ția-mamut avea în subordine 30162 de angaja ți, din care 24903 în administra ția
fiscal ă iar din punct de vedere al entit ăților creatoare și deținătoare de documente, ANAF –
ul controla 595 de institu ții la nivel na țional, f ără să mai punem la socoteal ă cele 21 de
DG componente ale aparatului propriu367.
Din punct de vedere al gestiunii și controlului contribuabililor administra ți, ANAF
îi clasific ă în func ție de anumite performan țe și indicatori economico -financiari în 3
categorii: mici, mijlocii și mari , de fiecare în parte ocup ându-se structuri specializate.368

363 HG 109/2009, Anexa nr. 1.
364 HG 109/2009, privind organizarea și funcționarea ANAF, art. 2, disponibilă la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/HG109_2009_ANAF.pdf , accesat la 20.06.2018.
365 Ibidem , Anexa II.
366 https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/pr ezentare_DGI.pdf , accesat în 20.06.2018.
367 Raportul de performanță al ANAF pe 2007, p.7.
368 Ibidem , p.8.

129
Facem aceste preciz ări organizatorice întruc ât, din punct de vedere arhivistic și al
gestion ării dosarelor contribuabili lor exist ă o efervescen ță anual ă a dosarel or fiscale, în
sensul transferului continuu între diferite entit ăți, în func ție de performan țele financiare
atinse de companii în decursul unui an fiscal. Mai multe despre acest subiect vor fi
dezvoltate în cuprinsul subcapitolului care trateaza organizare a și activitatea DGAMC.
Din punct de vedere al agaja ților agen ției, numărul maxim de personal angajat a
fost înregistrat în anul 2008, acesta fiind de 31281, urm ând ca de -a lungul timpului acesta
să scadă treptat369. Tabelul de mai jos ilustreaz ă comparativ evolu ția personalului agen ției
de la înfiin țare și până la data curent ă:

Sursa informa țiilor : Datele au fost preluate din Rapoartele de
activitate/performan ță ale ANAF postate pe www.anaf.ro
Schimb ări importante în orga nizarea agen ției au intervenit în 2009, odat ă cu
apari ția și instalarea perioadei de criz ă economică în țara noastr ă, în condi țiile cre șterii
ratei somajului și a infla ției, atunci c ând s-a pus în aplicare reducerea cheltuielilor cu

369 Raport de performanță al ANAF pe anul 2009, p.7, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Raport_de_performanta_ANAF_2009_prezentare.pdf ,
accesat în 20.06.2018.
0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000PERSONAL ANAF LA 1 OCTOMBRIE 2003PERSONAL ANAF ÎN 2007PERSONAL ANAF ÎN 2008PERSONAL ANAF ÎN 2009PERSONAL ANAF ÎN 2010PERSONAL ANAF ÎN 2011PERSONAL ANAF ÎN 2012PERSONAL ANAF ÎN 2013PERSONAL ANAF ÎN 2014PERSONAL ANAF ÎN 2016PERSONAL ANAF ÎN 2018
5030162312813079329421270262666827949251232794927582Fig. 5.1 Evolu ția personalului ANAF în intervalul 2003 -2018
Numărul angajaților ANAF

130
personalul prin desfiin țarea a 420 de func ții de conducere, a reducerii indemniza ției de
conducere și a acord ării unor sporuri370.
Mijlocului anului 2011 marcheaz ă noi schimb ări pe scena administra ției fiscale a
Rom âniei prin desfiin țarea a o serie de administra ții fiscale or ășenești și comunale, prin
relocarea apartenen ței fiscale a contribuabililor r ămași de pe urma reorganiz ării ANAF.
Ca urmare a acestei schimb ări, au rezultat cant ăți imense de documente constitutite în
fonduri arhivistice închise , care au fost preluate de c ătre continuatorii activit ăților de
administrare fiscal ă de la entit ățile desfiin țate. Mai multe despre aceste documente vor fi
expuse în subcapitolul dedicat fondurilor arhivistice închise ale ANAF.
În opinia noastră, cele mai importante modificări aduse stru cturii organizatorice a
sistemului fiscal din România s -au produs în vara anului 2013, mai întâi prin desființarea
Gărzii Financiare, înființarea în subordinea aparatulului propriu al ANAF a Direcției
Generale Antifraudă Fiscală în calitate de structură fă ră personalitate juridică și înființarea
DGRFP -urilor, prin preluarea prin fuziune prin absorție a fostelor DGFP -uri județene.371
Schimbările consemnate pe scena administrării fiscale a anului 2013 au condus la
producerea de efecte importante și repercusiuni pe termen lung, manifestate asupra
categoriilor de documente constituite sub formă de fonduri arhivistice create și gestionate
la nivelul fiecărei entități în parte. În primul rând, se evidențiaza fondurile arhivistice
închise ale structurilor componente din Garda Financiară, ce nu vor mai fi completate cu
unități arhivistice în lipsa activității instituției, acestea urmând a fi preluate de către
entitățile nou -înființate, împreună cu patrimoniul și alte categorii de bunuri. Apoi, la
nivelul DGRFP -urilor, se identifică schimbări de natura concentrării serviciilor suport și
a managementului instituției într -un singur punct, în loc de 6 sau mai multe, așa cum era
practica la nivelul județelor. Pentru arhive asta inseamna că va exista un singur emitent al
deciziilor de orice fel, în condițiile în care entitățile subordonate nu dețin personalitate
juridică. Nu în ultimul rând, trebuie să acordăm atenție structurilor regionale ale DG
Antifraudă Fiscală care după operaționalizare, încep să producă acte de control pe linia

370 Raport de performanță al ANAF pe anul 2009, p.14.
371 În baza prevederilor OUG nr. 74 din 26 iunie 2013 pr ivind unele măsuri pentru îmbunătățirea și
reorganizarea activității Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum si pentru modificarea si
completarea unor acte normative.

131
prevenirii și combaterii actelor și faptelor de evaziune fiscală și fraudă fiscală și vamală,
toate cele menționate fiind dezvoltate în cuprinsul paginilor acestei teze.
5.2. Structuri componente func ționale creatoare și deținătoare de fonduri
arhivistice
În cei aproape 15 ani de func ționare, în intervalul 2003 -2018, entit ățile
componente ale ANAF au urmat un parcurs organizatoric și func țional dinamic,
manifestate printr -o efervescen ță a structurilor creatoare și deținătoare, materializate în
documentele de arhiv ă create.
Schimb ările intervenite în plan social, politic și al realit ăților fiscale din Rom ânia
au condus la luarea de m ăsuri de c ătre factorii de decizie, prin intermediul c ărora au aparut,
respectiv au disparut o serie de actori fisca li creatori de patrimoniu arhivistic, las ând locul
altor structuri nou -înfiin țate.
În cele ce urmeaz ă, vom încerca s ă prezent ăm, din perspectiva arhivelor create și
gestionate, acele entit ăți func ționale la data elabor ării acestui studiu, urm ând ca în
cuprinsul subcapitolului urm ător, s ă ne ocup ăm de institu țiile și structurile creatoare care
au fost desfiin țate respectiv , de fondurile arhivistice închise ale acestora.
Preciz ăm că din punct de vedere al arhivelor create și deținute , structurile ANAF
funcționeaz ă în mod independent, fiecare își gestioneaz ă fondurile arhivistice proprii,
neexinst ând o structur ă central ă care s ă coordoneze, s ă controleze sau s ă facă prelu ări de
documente, indiferent de termenul de p ăstrare sau de importan ța acestora.
5.2.1. ANAF -aparat central
Așa cum am precizat în paginile anterioare, aparatul central al ANAF func ționeaz ă
în sediul din Strada Apolodor nr. 17 și are în componen ță o serie de structuri de tip Direc ție
General ă – Direcție – Serviciu, ce au roluri diverse în funcție de misiunea fiecăreia stabili tă
prin lege.
Din punct de vedere organizatoric, aparatul propriu al ANAF nu a înregistrat de -a
lungul timpului modificări marcante, însumând în zilele noastre un număr de 20 de
Direcții și DG, cu un total de 278 de serv icii subordonate. În aceste cifre nu sunt incluse
DGRFP -urile, DRV -urile și birourile vamale subordonate.

132
Din punct de vedere al tipologiei și al cantității de documente create, în ciuda faptului
că numărul structurilor de nivel Direcție sau DG este mare, comparativ cu arhivele create
de către entitățile din țară, ANAF -ul central crează înscrisuri care au la bază funcțiiile de
coordonare, sinteză, monitorizare, acordare asistență, metodologie, aprobare, etc.
Având în vedere calitatea sa de for tutelar și or donator secundar de credite,
deciziile importante în materie de colectare, inspecție, executare creanțe, investiții, plăti,
ordonanțări, valorificare bunuri etc., luându -se la nivel central, cei din teritoriu având
obligația de a le pune în practică, ANAF -ul central emite și gestionează cea mai mare
cantitate de documente cu importanță istorico -documentară și de cercetare, având termen
de păstrare permanent.
Din punct de vedere al structurilor specializate în activitatea de arhivare și
management al documen telor la nivelul aparatului propriu al ANAF, în ciuda unui
patrimoniu foarte bogat de documente gestionate, în acest moment există la nivel
funcțional o singură structură: Compartimentul arhiv ă, secretariat și registratur ă din
cadrul Serviciului Administra tiv, gospodarire patrimoniu și întreținere , aflat în
subordinea DGIAPSI372. În ciuda faptului că au fost perioade în care acest compartiment
a funcționat independent de un serviciu, direct în subordinea Directorului General al
DGIAPSI, în opinia noastră, avâ nd denumirea mai potrivită și mai adaptată la ceea ce avea
de facut, de Compartimentul managementul informa ției și arhiv ă373, potrivit datelor
furnizate de instituție, doar o singură persoană cu studii medii arhivistice se ocupă de
gestionarea patrimoniului arhivistic al entității374, însă potrivit unor surse noficiale, p ână
și acea persoana s -a transferat de la ANAF, alegând să meargă la instituția de unde a
plecat375. Deci neoficial, ANAF -aparat central nu are nicio persoană în schema de

372 OPANAF nr. 208 din 23.01.2018, p. 19, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/ordin208_2018.pdf , accesat la 20.06.2018.
373 OPANAF nr. 1479 din 28.04.2016, p.20, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/ordin1479_28042016.pdf , iar anexa la
https://static.anaf.ro/static/10/Ana f/legislatie/anexa1_ordin1479_28042016.pdf , accesat la 20.06.2018.
374 Date furnizate prin intermediul adresei nr. A_APS -6143/24.05.2018 semnată de către Directorul
General al DGIAPSI – ANAF.
375 Potrivit datelor publice persoana în cauză lucrează începând cu data de 18.06.2018 la Institutul
Național de Administratie, http://ina.gov.ro/dt_team/adela -creanga/ , accesat la 29.07.2018.

133
funcționare care să se ocupe în mod explicit de managementul documentelor si al
arhivelor.
Un pas înainte din punct de vedere al structurilor care au atribuții în ceea ce
privește managementul documentelor și al arhivelor ANAF -aparat central îl constituie
înființarea de structur i de specialitate la nivelul DG Antifraudă Fiscală și a Direcțiilor
Regionale Antifraudă Fiscală subordonate.. Mai multe detalii în legătură cu acest subiect
vor fi dezvoltate în subcapitolul dedicat Antifraudei Fiscale.
Marea reorganizare a instituției di n vara anului 2013 aduce pe scena administrării
fiscale, pe lângă nou -înființata DGAF și Direcția generală executări silite cazuri speciale,
structură înființată pentru realizarea “măsurilor asiguratorii și efectuarea procedurii de
executare silită în cazu rile speciale de executare silita, care fac obiectul hotărârilor
judecătorești pronunțate în materie penală, în cazurile de valorificare a bunurilor
sechestrate și confiscate în materie penală”376. În actuala configurație organizatorică, noua
Direcție Genera lă este structurată pe două Direcții operative, una pentru executare silită și
cea de -a doua, pentru valorificarea bunurilor confiscate, însumând un total de 22 de
structuri subordonate377.
În opinia noastră, cu privire la activitățile de management al docum entelor și al
arhivelor ANAF -aparat central, ne exprimăm convingerea asupra faptului că nu a existat
niciodată o strategie coerentă și uniformă, care să aibă la bază un interes comun și care să
vegheze la un management al înscrisurilor entității cu respect area pe deplin a tuturor
dispozițiilor legale în vigoare. Suntem convinși că această situație se datorează și culpei
structurilor specializate de control ale Arhivelor Naționale, care nu au intervenit ferm și
la momentul oportun pentru identificarea proble melor, oferirea de soluții, consilierea
factorilor de decizie ai Agenției și nu în ultimul rând, aplicarea de măsuri coercitive,
conform dispozițiilor legale în vigoare.

376 HG nr. 520 din 24 iulie 2013 privind organizarea și funcționarea Agenți ei Naționale de Administrare
Fiscală, art. 13^2.
377 OPANAF nr. 208 din 23.01.2018 privind modificarea structurii pe direcții, servicii, birouri și
compartimente a direcțiilor generale/structurilor din cadrul aparatului propriu al Agenției Naționale de
Admin istrare Fiscală, p. 20 -21, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/ordin208_2018.pdf , accesat la 20.06.2018.

134
Pentru exemplificarea celor descrise mai sus vom analiza modalitatea de
abordare a str ucturilor similare prin intermediul complexității sau simplității cu care sunt
atribuite sarcinile de serviciu pentru fiecare structură în parte. Astfel, pentru structurile de
arhivare și management al documentelor de la nivelul DGAF și DRAF, Regulamentul
stipulează următoarele:
“Secțiunea 27 – Atribuțiile Biroului arhivă, evidență și documentare din cadrul
DGAF și a Compartimentului arhivă, evidență și documentare din cadrul DRAF –
urilor:
Art. 346 – Biroul arhivă, evidență și documentare își desfășoară a ctivitatea în
subordinea Serviciului dispecerat -registratură, iar Compartimenul arhivă, evidență și
documentare în subordinea Serviciului sinteză și raportări din cadrul direcțiilor
regionale antifraudă fiscală.
Art. 347 – Biroul arhivă, evidență și docume ntare și Compartimenul arhivă,
evidență și documentare au ca principale obiective realizarea de activități în
conformitate cu strategia de informatizare și arhivare a direcției generale și au
următoarele atribuții, sarcini și responsabilități:
(1) realizează a ctivități în conformitate cu strategia de informatizare a
direcției generale;
(2) elaborează proceduri privind managementul informației, inclusiv activități
de arhivare;
(3) inițiază și organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului
arhivistic, asigură leg ătura cu Arhivele Naționale, în vederea verificării și confirmării
nomenclatorului, urmărește modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea
dosarelor;
(4) elaborează propuneri de perfecționare profesională a personalului și le
transmite direcției general e de organizare și resurse umane în vederea includerii
acestora în planul anual de formare profesională;
(5) întocmește rapoarte, situații, centralizatoare și diverse note necesare
desfășurării activității de documentare în cadrul direcției generale;
(6) șeful Bir oului arhivă, evidență și documentare de arhivă este secretarul
comisiei de selecționare și, în această calitate, convoacă comisia în vederea analizării
dosarelor cu termene de păstrare expirate și care, în principiu, pot fi propuse pentru
eliminare ca fiind nefolositoare;
(7) organizează și desUașoară activități de preluare a dosarelor constituite la
nivelul direcțiilor/serviciilor, pe bază de inventare;
(8) întocmește inventare pentru documentele bară evidență aflate în depozit;
asigură evidența tuturor docume ntelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă, pe baza
registrului de evidență curentă;
(9) asigură întocmirea listelor de inventar pentru documentele permanente sau
aflate în termenul de păstrare, cât și pentru cele cu termen expirat;
(10) asigură predarea int egrală a arhivei selecționate la unitățile de
recuperare;
(11) pune la dispoziție, pe bază de semnătură, și ține evidența documentelor
împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea
documentului împrumutat; după restituire, acest ea vor fi reintegrate la fond;
(12) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Naționale, menține ordinea și asigură curățenia în

135
depozitul de arhivă; solicită conducerii unității dotarea corespunzăto are a depozitului
(mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ș.a.);
(13) informează conducerea unității și propune măsuri în vederea asigurării
condițiilor corespunzătoare de păstrare și conservare a arhivei;
(14) emite circulare interne, aprobate de conducerea direcției g enerale, care
conțin prevederi referitoare la derularea activităților de arhivare și conservare a
arhivei curente;
(15) prin studiu individual își însușește prevederile legale privind activitatea de
arhivă la creatorii și deținătorii de documente, precum și toa te aspectele legate de
activitatea compartimentului de arhivă și a sălii de studiu, respectă regulamentul de
ordine interioară și responsabilitățile stabilite în fișa postului;
(16) oferă asistență inspectorilor antifrauadă care solicită consultarea
anumitor dosare din depozitul de arhivă, anterior întocmirii cereri de consultare, prin
comunicare cotei arhivistice a dosarelor ce urmează a fi consultate;
(17) păstrează confidențialitatea informațiilor și a documentelor cu care
operează;
(18) asigură integritatea și securit atea documentelor;
(19) ia toate măsurile necesare de pază și protecție, precum și de prevenire a
distrugerilor sau deteriorărilor sub orice formă a documentelor;
(20) asigură evidența tuturor cererilor de consultare pe care inspectorii
antifraudă le întocmesc în ve derea consultării anumitor dosare din depozitul de
arhivă;
(21) verifică integritatea dosarelor restituite în urma consultării, înainte ca
persoanele care le -au consultat să părăsească sala de studiu;
(22) pune la dispoziția delegatului Arhivelor Naționale toate documentele
solicitate cu prilejul efectuării acțiunii de control privind situația arhivelor de la
creatori;
(23) îndeplinește orice alte sarcini dispuse de conducerea direcției generale în
conformitate cu legislația în vigoare ”378

„Art. 391 – Compartimentul manage mentul informației și arhivă are următoarele
atribuții:
(1) preia, înregistrează și predă corespondența primită/ transmisă de Agenție
către servicii/direcții/direcții generale, cabinete demnitari, operatori economici,
contribuabili, etc., prin intermediul Regi straturii generale;
(2) elaborează/actualizează, în colabora re cu toate serviciile/direcții/direcții
generale Nomenclatorul arhivistic al Agenției;
(3) organizează și desfășoară activități privind preluarea în vederea predării
către arhiva Agenției a documentelor gestionate de către serviciile/direcțiile/direcțiile
generale din cadrul aparatului propriu al acesteia conform nomenclatorului arhivistic
;
(4) elaborează/actualizează proceduri operaționale formalizate pe activitățile
realizate în cadrul compartimentului;
(5) participă/asigură coordonarea implementării proiectelor cu finanțare
externă sau internă referitoare la managementul documentelor în cadrul Agenției;
(6) asigură coordonarea Comisiei de selecționare a documentelor propuse
spre eliminare din cadrul Agenției;

378 OPANAF 1566 din 18.05.2017 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a
aparatului propriu al Agenției Naționale de Administrare Fiscală, art. 346 -347.

136
(7) îndeplinește orice alte sarcini dispuse de conducerea direcției în
conformitate cu legislația în vigoare”379.

Analiz ând con ținutul celor dou ă articole 346 -347 citate mai sus, precum și
conținutul celor 23 de puncte ale ultimului articol, putem concluzi ona, pe baza legisla ției
arhivistice în vigoare , faptul c ă sarcinile trasate sunt perfect normale și în concordan ță cu
prevederile LAN. Singurul element negativ pe care îl considerăm scăpat din vedere este
relația și raportul de coordonare al Biroului din cadr ul DGAF față de cele 8 compartimente
regăsite în structurile DRAF. În opinia noastră, având în vedere coordonarea
organizatorică și metodologică a DGAF față de cele 8 DRAF -uri, și din perspectiva
managementului documentelor și al arhivelor ar trebui stipul at acest fapt, motiv pentru
care sugerăm și facem recomandarea ca în următorul ROF să se insereze și această
mențiune, presupunând faptul că în viitor, șeful de birou al structurii coordonatoare va fi
specialist în domeniul arhivelor și al managementului d ocumentelor, va avea capacitatea
și competența de a coordona metodologic activitățile pe linie de arhive de la nivel național.
Al doilea citat reprezintă sarcinile stabilite pentru cea mai importantă structură
arhivistică din ANAF – aparat central, respect iv compartimentul care veghează și
gestionează toate arhivele și documente create și deținute în decursul activității întreprinse
de către toate Direcțiile Generale componente ale aparatului central al ANAF.
În ceea ce privește conținutul articolului 391, constatăm că din cele 7 sarcini trasate
Compartimentului în cauză, doar sarcinile 2, 3 și 6 sunt legate de aplicarea legislației
arhivistice și gestionarea fondurilor documentare ale Agenției. Restul de 4 nu au ce cauta
în cuprinsul respectivului articol, făcând apanajul altor entități din cadrul instituției.
Un aspect pe care dorim să -l evidențiem la nivelul instituției, din perspectiva
managementului documentelor și al arhivelor, este legat de discrepanța de exprimare
privind configurarea sarcinilor ce ț in de arhivarea documentelor create și gestionate de
structurile componente. Unele Direcții sau Direcții Generale au obligația “să ia măsuri
privind arhivarea documentelor gestionate la nivelul direcției380”. Alte structuri similare
creatoare și deținătoare de documente au sarcini privind “arhivarea documentelor

379 Ibidem , art. 391.
380 Ibidem , art. 65, pt. (20), Direcția Generală Juridică.

137
gestionate la nivelul Direcției și predarea acestora la arhiva Agenției381”. Astfel gandit
ROF -ul Agenției, acesta oferă un model neuniform de gestionare a documentelor
entităților componente, ducând la o bulversare a factorilor de decizie (directori, directori
generali, șefi de structuri etc) și a fluxului de informații din cadrul ciclului de viață al
documentelor dintr -o instituție publică, în speță ANAF -aparat propriu. Av ând în vedere
cele menționate anterior, putem afirma că nu există o modalitate clară, transparentă, știută
de toți angajații instituției, de la Președinte și până la un simplu referent sau arhivar,
privind modalitatea de gestionare a documentelor care rezultă din activitatea curentă. Î n
condițiile actuale documentele se gestionează atât în arhiva direcțiilor componente și
creatoare de înscrisuri, cât și în arhiva generală a Agenției pe care, cel putin din punct de
vedere teoretic, ar trebui să fie gestionată de la nivelul DGIAPSI, prin intermediul
compartimentului specializat. Însă, în realitate, conform datelor oficiale oferite de această
direc ție, este imposibil cu un singur om de specialitate să gestionezi conform prevederilor
arhivistice în vigoare, o cantitate enormă de documente ve nite de la peste 20 de direcții
componente și sute de servicii creatoare la foc continuu de arhive.
Concluzionăm astfel că activitatea de arhivare și management al documentelor în
cadrul instituției este una care nu prezintă importanță, Regulamentul de org anizare și
funcționare se face de regulă, pe baza propunerilor structurilor subordonate, luându -se în
calcul specificitatea fiecărui domeniu de activitate și cunoștințele specialiștilor angajați pe
fiecare ramură în parte. În cazul prezentat anterior, cei de la Antifraudă și -au îndeplinit
sarcinile cu maximă seriozitate, drept dovadă, au făcut solicitare conducerii Agenției
pentru înfiiințarea de structuri de specialitate în domeniul arhivistic, pe fondul confruntării
tot mai dese cu probleme de natura lips ei de personal calificat, a structurilor de specialitate
și cantitatilor apreciabile de arhive acumulate și neprelucrate în spațiile pe care acestea le
dețin și suntem convinsi că vor intreprinde demersurile necesare în vederea alocării de
posturi pe state le de funcții, al angajării de specialiști cu studii de specialitate în domeniul
arhivelor și al managementului documentelor. La nivelul DGIAPSI am constatat faptul ca
s-a întâmplat exact opusul DRAF, în ciuda faptului că sunt principalii responsabili în
gestionarea și prezervarea întregului patrimoniu al Agenției.

381 Ibidem , art.51, pt.(20) – Direcția de aud it public intern, art. 75, pt(23) – Direcția Generală de Soluționare
a Constestațiilor, art. 85, pt.(2), litera jj – Direcția Generală de Strategie și Relații Internaționale, art. 97, pt
(33) – Direcția Generală de Tehnologia Informațiilor etc.

138
Nici la nivelul DGRFP -urilor situația nu este deloc roz, ci dimpotrivă, este
similară cu cea a DGIAPSI din cadrul ANAF -aparat propriu însă, mai multe detalii vor fi
date și dezvoltate în cuprins ul subcapitolului care tratează aceste entități.
Spre deosebire de activitatea de gestionare și protecție a informațiilor clasificate
care beneficiază, așa cum este și normal într -o astfel de instituție, de un întreg serviciu
organizat în subordinea direct ă a Președintelui ANAF și de personal calificat în acest sens,
fiind probabil controlati periodic și serios de structuri specializate ale Serviciului Român
de Informații și ale Serviciului de Telecomunicații Speciale382, activitatea de arhivare și
management al documentelor este lăsată undeva în suspans, fiind practic imposibil să
gestionezi documentele unui mamut de instituție cu 47 de Direcții și Direcții Generale
doar cu un singur om, ale cărui studii de specialitate se rezumă la absolvirea unui simplu
curs de arhivar.
5.2.2. Direcția Generală a Vămilor și sistemul vamal383
Evoluția legislației vamale de -a lungul timpului, cu modific ările aduse de
economia în tranziție a României, în vederea trecerii spre capitalism, succesiunea celor
trei Coduri Vamale (cel din 1978384, cel din 1997385 și cel care este în vigoare în acest
moment – adoptat în 2006386, împreună cu prevederile Codului Vamal Comunitar – în
vigoare de la 1 ianuarie 2007387), precum și informațiile oferite de către instituțiile
naționale specializate, au constitutit baza documentară pentru definitivarea acestei
cercetări.
Literatura de specialitate din țara noastră nu oferă, până în acest moment, prea
multe alternative cu privire la cercetări ale tipologiilor arhivelor și documentelor create de

382 Nu ne -au fost furnizate informații explicite în acest sens de către reprezentanții ANAF – aparat central.
383 Ioncef Cezar -Săndel , Arhivele sistemului vamal din România – Parte componentă a Fondului
Arhivistic Național , în Revista Arhivelor -Archives Review, XCII (201 5), nr. 1 -2, p.61 -74, disponibil la
http://arhivelenationale.ro/site/wp -content/uploads/2018/06/RA -2015 -07-ioncef -cezar.pdf , accesat la
20.06.2018.
384Adoptat de Marea Adunare Națională a Republicii Socialiste România prin Legea nr. 30 din 22
decembrie 1978, publicată în Buletinul Oficial 115 din 28 decembrie 1978.
385 În baza Legii 141 din 24 iulie 1997.
386 Legea 86 din 10 aprilie 2006
387 http://eur -lex.europa.eu/legal -content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013R0952&rid=2 , accesat la
16.10.2017.

139
către sist emul vamal, la posibilitățile de documentare și valorificare a patrimoniului
arhivistic vamal, la importanța informațiilor conținute de aceste înscrisuri. Ne dorim ca
prin intermediul acestui studiu, să fim unul dintre punctele de început ale studierii și
cercetării arhivelor vamale și să încurajăm pe cei interesați în aflarea de noi detalii ale
specificului domeniului.
Modernizarea sistemului vamal își are începuturile în vremea lui Alexandru Ioan
Cuza atunci când se pun bazele a ceea ce astăzi însemnă mec anismul vamal al țării noastre,
prin intermendiul reg lementării organizării Servicului Vamal al Principatelor. Era
momentul când la București se organiza o direcție a sistemului vamal, se înființau birouri
vamale coordonate de la nivel central.
În baza Leg ii generale a Vămilor din 4 aprilie 1875, ce intra în vigoare la 1 iulie
1875, se parcurg noi pași în evoluția sistemului vamal prin stabilirea de elemente cum ar
fi dreptul de vamă, poliția frontierelor, administrarea mărfurilor, tariful vamal etc. Potriv it
acestei legi, vămile erau conduse de un director aflat în subordinea Ministerului
Finanțelor.
Căderea Comunismului în țara noastră marchează un moment de cotitură în
dezvoltarea instituțional ă a vămilor ș i a sistemului vamal. După 1990 Ministerul
Finanț elor își păstrează în sfera de autoritate activitatea vamală388 prin intermendiul
Direcției Generale a Vămilor, entitate cu personalitate juridică distinctă, înființată în anul
1973, inițial în subordinea Ministerului Comerțului389 și trecută apoi, începând cu 1983,
în subordinea Ministerului Finanțelor390.
Prin unificarea Ministerului Finanțelor, a Comisiei Naționale de Prognoză, Plan și
Conjunctură Economică și a Oficiului Național al Rezervelor Materiale, Direcția Generală

388 Potrivit Anexei 1 a Hotărârii Guvernului României nr. 427 din 21 aprilie 1990 privind aprobarea
structurii organizatorice a Direcției Generale a Vămilor, publicată în Monitorul Oficial nr. 74 din 23
aprilie 1992.
389 Art. 9 și art. 65 al Codului Vamal din 1978.
390 În baza Decretului Consiliului de Stat al Republicii Socialiste România nr. 8 din 11 Ianuarie 1983
privind trecerea Direcției Generale a Vămilor din subordinea Ministerului Comerțului Exterior și
Cooperarii Economice Internaționale în subordinea Ministerului Finanțelor, publicat în Buletinul Oficial
nr. 2 din 13 ianuarie 1983.

140
a Vămilor, împreună cu celelalte str ucturi fiscale, trec în subordinea Minis terului
Economiei și Finanțelor391.
Anul 1992 aduce noi schimbări în organizarea Direcției Generale a Vămilor prin
intermediul înființării unor unități vamale de frontieră la Galați -Giurgiulești, Sculeni,
Oancea -Cahul și Stânca – Costești.392
Odată cu înmulțirea operațiunilor desfășurate de către angajații vămilor, Ministerul
Economiei și Finanțelor decide suplimentarea numărului angajaților structurilor vamale și
înființarea Direcțiilor Regionale Vamale,393 ca unități inte rjudețene subordonate Direcției
Generale a Vămilor, având sediile în Brașov, București, Cluj, Constanța, Craiova, Galați,
Iași, Oradea și Timișoara.394
Urmare a reorganizării Ministerului Economiei și Finanțelor de la finalul anului
1992, Direcția Generală a Vămilor, alături de Garda Financiară, reintră în autoritatea
Ministerului Finanțelor, fiind coordonata de către secretarul de stat ce răspunde de
Departamentul veniturilor statului.395
Un pas înainte în ceea ce privește exercitarea atribuțiilor vamale îl re prezintă
înființarea Direcției supraveghere și control vamal în cadrul DGV396, organizată în brig ăzi
și echipaje mobile, la nivelul DRV -urilor și a unităților vamale teritoriale397, structura nou –
înființată având potrivit legii, următoarele atribuții:
“a)exerc ită, prin mijloace și procedee specifice, supravegherea vamală
peteritoriul României;
b) urmărește și controlează respectarea, de către persoanele juridice și fizice,
a legislației vamale;
c) constată și sancționează, în condițiile legii, încălcările legis lației vamale;

391 Hotărârea Guvernului României nr. 238 din 30 aprilie 1991 privind origanizarea și funcționarea
Ministerului Economiei și Finanțelor, publicată în Monitorul Oficial nr. 68 din 16 aprilie 1992, art. 1.
392 Hotărârea Guvernului României nr. 135 din 19 martie 1992 privind înființarea unor unități vamale de
frontieră, publicată în Monitorul Oficial nr. 55 din 1 aprilie 1992, art. 1.
393 Direcții Regionale Vamale – în continuare DRV.
394 Hotărârea Guvernului nr. 630 din 2 octombrie 1992 privind unele măsuri de organ izare a activității
vamale, publicată în Monitorul Oficial nr. 262 din 21 octombrie 1992, art. 2 și anexa 1.
395 Hotărârea Guvernului nr. 788 din 12 decembrie 1992 privind organizarea și funcționarea Ministerului
Finanțelor, publicată în Monitorul Oficial nr . 336 din 29 decembrie 1992, art. 3 punctul 9 și art. 6 alin (2).
396 Direcția Generală a Vămilor – în continuare DGV
397 Hotărârea Guvernului nr. 32 din 29 ianuarie 1993 privind unele măsuri de reorganizare a activității
vamale, publicată în Monitorul Oficial nr. 23 din 10 februarie 1993, art. 1.

141
d) controlează vehiculele și bunurile introduse sau care urmează sa fie scoase
din tara, inclusiv cele aflate în tranzit, aparținând persoanelor juridice și fizice;
e) verifică, în condițiile legii, terenuri, clădiri, depozite și prelevează probe
pentru identificarea bunurilor;
f) verifică registre și orice fel de evidente și poate cere oricărui organ sau
persoana sa prezinte, fără plata, actele și documentațiile pe care le deține cu privire
la bunurile introduse sau scoase din tara, inclusiv cele aflate în tranzit pe teritoriul
României.”398

Potrivit aceluiași act normativ, în subordinea DGV se înființează DRV Arad399,
alături de celelalte 9 structuri vamale regionale, contribuind la aplicarea politicii vamale
la nivel național400. Începând cu 19 96, Directorul general al DGV deține rang de secretar
de stat în cadrul Ministerului Finanțelor Publice iar direcția pe care o conduce este
înzestrată cu personalitate juridică, patr imoniu și cont bancar, iar potrivit legii,
îndeplinește următoarele atrib uții:
“a) organizează, îndrumă și controlează activitatea direcțiilor regionale
vamale și a vămilor, denumite în continuare unități vamale;
b) exercită controlul, urmărirea și supravegherea pe întregul teritoriu național
a respectării legislației vamale în procesul operațiunilor de import, export și de
tranzit;
c) ia măsuri de prevenire și combatere, în conformitate cu legea, a oricăror
infracțiuni și contravenții în domeniul vamal;
d) participă împreună cu alte organe de specialitate ale administrației pub lice
centrale la elaborarea proiectelor de proceduri, regimuri vamale și norme de
vămuire și asigură aplicarea prevederilor legate de Tariful vamal de import al
României și a altor acte normative referitoare la acesta;
e) aplică măsurile cu caracter vamal rezultate din Acordul de asociere a
României la Comunitatea Europeană, Acordul cu țările A.E.L.S. și din Strategia
națională de pregătire a aderării României la Uniunea Europeană;
f) asigură aplicarea prevederilor cu caracter vamal din convențiile și trata tele
internaționale la care România este parte;

398 Idem , art. 2.
399 Idem, art. 6.
400 Hotărârea Guvernului nr. 449 din 29 iulie 1994 republicată, privind origanizarea și funcționarea
Ministerului Finanțelor, publicată în Monitorul Oficial nr. 76 din 27 aprilie 1995, ar t. 3 punctul (9).

142
g) urmărește aplicarea corecta a regulilor de interpretare a Nomenclaturii
Sistemului Armonizat, a regulilor generale de stabilire a originii bunurilor, precum
și de evaluare în vama a mărfurilor și de aplica re a taxei pe valoarea adăugată, a
accizelor și a altor drepturi vamale;
h) verifică modul de declarare, de către titularul operațiunii vamale sau de
către comisionarul vamal, a drepturilor cuvenite bugetului de stat; încasează și
virează aceste drepturi l a bugetul de stat; stabilește, din oficiu, eventualele diferențe
pe baza controalelor ulterioare și asigură încasarea acestora; stabilește formele și 1
instrumentele de plata și de garantare a plății taxelor și drepturilor vamale în
conformitate cu normele generale de decontare a veniturilor statului;
i) coordonează, îndrumă și îndeplinește sarcinile ce revin unităților vamale
pentru prevenirea și combaterea traficului ilicit de droguri, arme, explozivi, obiecte
din patrimoniul cultural național; urmărește, în cooperare cu celelalte organe
abilitate ale statului, cazurile de spălare a banilor prin operațiuni vamale; încheie,
pe baza de mandat, acorduri de cooperare cu alte administrații vamale privind
schimbul de informații în domeniul combaterii fraudei vam ale;
j) controlează mijloacele de transport încărcate cu mărfuri de import, export
sau aflate în tranzit și verifică legalitatea și regimul vamal al mărfurilor; reține, în
vederea confiscării, mărfurile care fac obiectul unor abateri de la legislația vamal ă;
k) verifică, pe timp de zi și de noapte, clădiri, depozite, terenuri, sedii și alte
obiective și, poate preleva, în condițiile legii, probe pe care le analizează în
laboratoarele proprii în vederea identificării și expertizării mărfurilor care fac
obiec tul operațiunilor de export, de import și de tranzit;
l) efectuează investigații, supravegheri și verificări în cazurile în care sunt
semnalate situații de încălcare a legislației vamale de către persoane fizice și
juridice; verifică registre, corespondent a și orice fel de evidenta și are dreptul de a
cere oricărei persoane fizice sau juridice sa prezinte, fără plata, documentația și
informațiile privind operațiunile de export sau de import efectuate; sesizează
organele de urmărire penală competente atunci când constată încălcări ale legii care
necesită continuarea cercetărilor;
m) exercită controlul ulterior la sediul agenților economici asupra
operațiunilor de comerț exterior efectuate, pe o perioadă de 5 ani de la data
desfășurării acestora, urmărind resp ectarea reglementărilor în domeniul vamal;
n) asigură informatizarea activității și realizează statistica vamală;
o) reprezintă în fata instanțelor judecătorești interesele statului în cazurile de
încălcare a normelor vamale;

143
p) întocmește studii, analize și elaborează proiecte de acte normative privind
îmbunătățirea organizării și functionarii activității vamale;
r) prezintă ministrului finanțelor avizele la proiectele de acte normative
elaborate de alte ministere și instituții centrale, care cuprind măsur i referitoare la
domeniul vamal;
s) aplică legislația muncii pe linie de resurse umane – angajare, avansare,
sancționare și încheierea raporturilor de munca – pentru personalul propriu și pentru
cel din cadrul unităților vamale teritoriale, cu excepția fun cțiilor care sunt în sfera
de aprobare a ministrului finanțelor;
t) elaborează și fundamentează programul de investiții și proiectul bugetului
activității vamale și asigură realizarea acestora în condițiile legii;
u) îndeplinește orice alte atribuții prev ăzute de lege401.”

Comparativ cu structurile similare ale Gărzii Financiare, aflate tot în subordinea
Ministerului Finanțelor Publice, personalul Direcției supraveghere și control vamal și cel
al structurilor vamale au dreptul la port armă și la uniformă d e serviciu.402 Potrivit
prevederilor legale citate, personalul vămilor de frontieră beneficiază de un spor de până
la 20% din salariul de bază iar personalul vămilor care în decursul activității de aplicare a
legislației vamale descoperă bunuri și valori deo sebite, sunt recompensați cu stimulente
constituite la nivelul fondului Ministerului Finanțelor, în sumă de până la trei salarii de
bază lunar.403 Tot din categoria beneficiilor acordate salariaților sistemului vamal, se
înscrie și transportul la și de la lo cul de muncă pentru toți aceia care își desfășoară
activitatea în vămile de frontieră și care locuiesc la o distanță cuprinsă între 5 -70 de km
de locul de muncă.
Ca urmare a reorganizării DGV, sediul instituției se stabilește prin act normativ în
Bucureșt i, str. Matei Millo nr. 13, sector 1, iar brigăzile de supreaveghere și control vamal
sunt transferate în structura DRV -urilor sub formă de serviciu. Totodată, încep ând cu acest
an, pentru desfășurarea activităților de detectare a substanțelor explozive și control
antidrog, în dotarea DGV vor intra câini dresati, în calitate de componentă a structurilor

401 Hotărârea Guvernului nr. 147 din 12 martie 1996 privind organizarea și funcționarea Direcției Generale
a Vămilor, publicată în Monitorul Oficial nr. 71 din 9 aprilie 1996, art. 2 si 3.
402 Idem , art. 7 si 9.
403 Idem , art. 11 si 13.

144
mobile.404 În vederea perfecționării profesionale a personalului vamal, DGV organizează
cursuri de pregătire profesională prin intermediul Școlii de Finanțe Publice din cadrul
Ministerului Finanțelor.405
Perioada august -octombrie 2003 marchează apariția de importante schimbări
instituționale pe scena combaterii evaziunii și a fraudei fiscale din Rom ânia, acest fapt
manifestându -se prin înființarea Agenției Naț ionale de Administrare Fiscală și preluarea
de către Autoritatea Națională de Control406 a celor mai importante activități din sfera
controlului economic, fiscal și vamal.
Ordonanța Guvernului nr. 86/2003407 privind unele reglementări în domeniul
financiar, a duce pe scena economiei românești un nou actor care va funcționa și la data
publicării acestui studiu – Agenția Național ă de Administrare Fiscală408, în calitate de
organ de specialitate al administrației publice centrale, instituție publică cu personalitate
juridică, cu buget propriu, fiind subordonată Ministerului Finanțelor Publice,
desfășurându -și activitatea în domeniul impozitelor, taxelor, contribuțiilor și a altor
venituri bugetare, prin intermediul procedurilor de gestiune, colectare, control fiscal,
soluționare a contestațiilor409, fiind înființată încep ând cu data de 01 Octombrie 2003 și
operațională de la 01 Ianuarie 2004.
În condițiile înființării ANAF, atât Garda Financiară cât și Direcția Generală a
Vămilor vor trece din subordinea Ministerului F inanțelor Publice în autoritatea ANAF.
Din punct de vedere organizațional, Directța Generală a Vămilor devine începând
cu 13 Octombrie 2003 Autoritatea Națională a Vămilor410 și va fi condusă de un

404 Hotăr ârea Guvernului nr. 170 din 18 ianuarie 2001 privind organizarea și funcționarea Direcției
Generale a Vămilor, publicată în Monitorul Oficial nr. 40 din 23 ianuarie 2001, art. 1 alin. (2), art.8 și art.
10 alin. (3).
405 Idem , art.12.
406 În continuare ANC, în ființată în baza OUG Nr. 64 din 28 iunie 2003 pentru stabilirea unor măsuri
privind înființarea, organizarea, reorganizarea sau funcționarea unor structuri din cadrul aparatului de
lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale adm inistrației publice centrale și a
unor instituții publice, publicată în Monitorul Oficial nr. 464 din 29 iunie 2003, art. 16.
407 Publicată în Monitorul Oficial nr.624 din 31 August 2003.
408 În continuare – ANAF.
409 Art. 19, alin 1. al Ordonanței 86 din 28 aug ust 2003 privind unele reglementări în docmeniul financiar.
410 În continuare – ANV.

145
subsecretar de stat ce îndeplinește funcția de vicepreședin te al ANAF411, numit prin
decizia Prim -Ministru lui.412
Pentru prima dată de la înființarea ANV, personalul structurilor vamale are
calitatea de funcționar public cu statut special, stabilindu -se în acest sens funcțiile
specifice de execuție din structura biro urilor vamale de frontieră și de execuție: inspector
vamal, agent vamal și controlor vamal.413 Cu această ocazie, apare obligativitatea testării
psihologice a personalului vamal, o dată la 2 ani.
Din punct de vedere al sporurilor, pe lângă sporul de frontie ră de 20% din salariul
de bază, lucrătorilor vamali li se mai acorda un spor de stabilitate, ce variază între 3 și
10% precum și spor de muncă în condiții deosebite, în valoare de 15% din salariul de bază.
Potrivit legii414, stimulentele constituite la nivel ul ANV sunt:

“a) prin aplicarea unui coeficient de 35% la sumele încasate pentru bugetul
de stat, ca urmare a controlului vamal, reprezentând dobânzi, penalități de întârziere
și amenzi;
b) prin aplicarea unui coeficient de 15% la sumele confiscate;
c) pr in aplicarea unui coeficient de 8% la sumele provenite din valorificarea
bunurilor rezultate din confiscări, după deducerea cheltuielilor efectuate cu
valorificarea;
d) prin aplicarea unui coeficient de 5% din sumele încasate prin executare
silită, cu exce pția dobânzilor, penalităților și a amenzilor prevăzute la lit. a). ”

Prin dispozițiile legale în vigoare, personalul ANV are obligația de a cunoaște
prevederile legale actualizate cu privire la regimul informațiilor clasificate și al
informațiilor confid ențiale.415
Anul 2005 debutează cu noi schimbări de ordin organizațional care afectează
instituția ANV din România. După mai bine de doi ani de funcționare sub tutela ANC, în
ianuarie 2005 Garda Financiară și Autoritatea Națională a Vămilor trec din subordi nea

411 Ordonanța de urgentă nr. 10 din 18 martie 2004 privind Statutul personalului vamal, art. 4.
412 Hotărârea Guvernului nr. 165 din 3 martie 2005 privind origanizarea și functi onarea Autorității
Naționale a Vămilor, publicată în Monitorul Oficial nr. 215 din 14 martie 2005, art. 5.
413 Idem , art.7 alin. (1).
414 Idem , art. 15.
415 Idem , art. 25.

146
ANC în cea a Ministerului Finanțelor Publice416, denumit apoi Ministerul Economiei și
Finantelor, respectiv a ANAF417.
Cu un an inainte de acceptarea țării noastre în structurile Uniunii Europene, ANV
este supusă unui proces de reorganizare prin intermend iul căreia, din punct de vedere al
aplicării politicii vamale, se preg ătește terenul în vederea integrării în structurile europene,
cu respectarea a cquis-ului comunitar. ANV -ul primește cu ocazia acestei reorganizări noi
atribuții în sfera pregăririi insti tuționale de aplicare a noii politici în abordarea
procedurilor vamale și a liberei circulații a persoanelor și mărfurilor.418 Printre noile
atribuții ale ANV, în contexul reorganizării și al integrării statului român în Uniunea
Europeană, amintim:

“-urmăre ște aplicarea corectă a regulilor de interpretare a Nomenclaturii
sistemului armonizat și de evaluare în vamă a mărfurilor, precum și a prevederilor
actelor normative referitoare la taxele vamale, taxa pe valoarea adăugată, accize și
alte drepturi vamale;
-elaborează și adoptă norme tehnice de aplicare a prevederilor
Regulamentului
vamal;
– elaborează propuneri privind sistematizarea legislației vamale;
– acționează pentru îndeplinirea programelor privind integrarea vamală
europeană;
-adoptă măsurile necesa re pentru asigurarea aplicării prevederilor
Convenției privind utilizarea tehnologiei informațiilor de către serviciile vamale,
încheiată la 26 iulie 1995, în temeiul art. K.3 din Tratatul privind Uniunea
Europeană – JO C 316, 27 noiembrie 1995, p. 34 – și ale Convenției cu privire la
asistența reciprocă și cooperarea între administrațiile vamale, încheiată la 18

416 Art. 1 al Ordonanței nr.8 din 20 Ianuarie 2005 privind stabilirea unor măsuri de preluar e a Gărzii
Financiare și a Autorității Naționale a Vămilor în subordinea Ministrului Finanțelor Publice, precum și a
unor măsuri de reorganizare a Agenției Naționale de Administrare Fiscală, publicată în Monitorul Oficial
nr. 101 din 31 Ianuarie 2005.
417 Art. 1 al Hotărârii nr. 533 din 30 Mai 2007 privind organizarea și funcționarea Gărzii Financiare,
publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr.407 din 18 Iunie 2007.
418 Hotărârea Guvernului nr. 1552 din 1 noiembrie 2006 privind reorganizarea și funcționarea A utorității
Naționale a Vămilor, publicată în Monitorul Oficial nr. 907 din 8 noiembrie 2006, art. 4.

147
decembrie 1997, în temeiul art. K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană – JO C
24, 23 ianuarie 1998, p. 2;
-administrează și gestionează, încep ând cu data de 1 ianuarie 2007, în
cooperare cu autoritățile vamale ale statelor membre ale Uniunii Europene,
aspectele vamale ce decurg din aplicarea aranjamentului administrativ privind
sistemul cotelor tarifare comunitare;
-raportează Comisiei Europene, după data de 1 ianuarie 2007, cazurile de
fraudă și neregularități privind drepturile vamale mai mari de 10.000 euro;
– încasează și contabilizează, după data de 1 ianuarie 2007, resursele proprii
tradiționale (taxe vamale, contribuții agricole, taxe anti dumping) ale bugetului
comunitar ”419.

Anul integrării României în structurile Uniunii Europene ca stat membru cu
drepturi depline, aduce o serie de noi schimbări în organizarea sistemului vamal de la noi
din țară. Astfel, în 2007 ANV pune tot mai mult acce nt pe opera țiunile cu produse
accizabile, DRV -urile devin Direcții Regionale pentru Accize și Operațiuni Vamale
(DRAOV), birourile vamale din municipiile reședință de județ se transformă în Direcții
Județene pentru Accize și Operațiuni Vamale (DJAOV). Pe d e altă parte, Ministerul
Finanțelor sub tutela căruia a funcționat ANAF până la această dată, se reorganizează și
devine Ministerul Economiei și Finanțelor.420
În 2009 ANAF și ANV revin la Ministerul Finanțelor Publice, ca urmare a unei
noi reorganizări a s istemului.421
Noi schimbări pe scena combaterii fraudelor și a evaziunii apar la jumătatea anului
2013, atunci cand ANAF se reorganizează422 ca urmare a fuziunii prin absorție și preluarea
activității ANV și prin preluarea activității Gărzii Financiare, insti tuție publică care se
desființează. În cadrul ANAF se înființează Direcția Generală Antifraudă Fiscală,

419 Idem , art. 4.
420 Hotărârea Guvernului nr. 532 din 30 mai 2007 privind organizarea și funcționarea Autorității Naționale
a Vămilor, art. 4 si 8.
421 Hotărâre a Guvernului nr. 109 din 18 februarie 2009 privind organizarea și functionarea Agenției
Naționale de Administrare Fiscală, art. 1 si 2; Hotărârea Guvernului nr.110 din 18 februarie 2009 privind
organizarea și funcționarea Autorității Naționale a Vămilor, a rt. 1.
422 Ordonanță de urgență nr. 74 din 26 iunie 2013 privind unele măsuri pentru îmbunătățirea activității
Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum și pentru modificarea și completarea unor acte
normative, art. 1.

148
structură fără personalitate juridică, având atribuții în prevenirea și combaterea faptelor și
actelor de evaziune fiscală și fraudă fiscală și vamală.423 Tot în cadrul acestei reorganizari
a ANAF, se înființează Direcțiile Generale Regionale ale Finanțelor Publice (DGRFP),
ce preiau prin fuziune prin absorție DRAOV, DJAOV și structurile subordonate
acestora424, preluându -se de la structurile fostei ANV într egul patrimoniu, arhiva,
prevederile bugetare, execuția bugetară și orice alte bunuri ale structurilor în cauză425, cu
obligația încheierii protocoalelor de predare -primire în termen de 45 de zile de la data
intrării în vigoare a actului normativ.
Potrivit celei mai recente reorganizări ale ANAF sistemul vamal are la centru DGV
condusă de un director general și este coordonată de un vicepreședinte al ANAF , cu rang
de subsecretar de stat426 iar in teritoriu, în subordinea DGRFP -urilor, DRV -uri conduse de
direct ori executivi, având în subordine birouri vamale de interior, de aeroport și de
frontieră.427
Instituțiile cu specific vamal, de -a lungul activității acestora pe teritoriul țării
noastre, au creat și gestionat o serie de tipologii documentare cu o mare diver sitate,
conducând astfel la acumularea unui uriaș patrimoniu arhivistic ce se integrează și
contribuie la completarea Fondului Arhivistic Național al Romaniei.
Potrivit datelor publicate pe site -ul oficial al instituției centrale ( www.customs.ro ),
se poate analiza diversitatea documentelor create și gestionate în decursul activității
instituțiilor componente ale sistemului vamal428, după cum urmează:
• rapoarte de inspecție fiscală, decizii de impunere privind obligațiile fiscale
suplimentare de plată stabilite de inspecția fiscală, decizii privind nemodificarea bazei de
impunere, decizii de admitere în totalitate sau în parte, sau de respingere a cererii de
restituire;
• anunțuri, acte administrative fiscale;

423 Idem , art. 3.
424 Idem , art. 1 0 alin (5).
425 Idem , art. 11.
426 H.G. nr. 520/2013, art. 21.
427 Hotărârea Guvernului nr. 520 din 24 iulie 2013 privind organizarea și funcționarea Agenției Naționale
de Administrare Fiscală, art. 13 alin. (8).
428 https://www.customs.ro/info -publice/lista -cuprinzand -categoriile -de-documente -produse -sisau –
gestionate -de-directia -generala -a-vamilor , accesat la 16.10. 2017.

149
• cereri de anulare a documentelor administrative în format electronic;
• buletine informative privind domeniul de activitate antidrog și protecția
drepturilor de proprietate intelectuală;
• buletine informative lunare ale Autorității Naționale a Vămilor;
• cereri de intervenție a autorității vamale;
• cereri de încadrare în grupe de produse accizabile;
• cereri de sigilare/desigilare;
• adeverință de reținere a bunurilor;
• note de constatare/ unilaterale/de prezentare;
• avize de control;
• notificări control, rapoarte de audit, certificate AEO, liste de verificări -planificări
control/efectuare control, procese verbale de control ex -post, rapoarte de control
expost;
• referate motivate privind contestarea unei decizii de regularizare a situației;
• ordine ale vi cepreședintelui A.N.A.F.;
• proiecte de acte normative, expunere de motive, note de fundamentare, referate
de aprobare, protocoale, rapoarte, scrisori sau adrese, procese -verbale, note
interne, procese -verbale de constatare și sancționare a contravențiilo r, decizii de
regularizare a situației, avize emise de A.N.V.;
• norme tehnice, metodologii de lucru și instrucțiuni privind aplicarea
reglementărilor vamale și a celor privind politica agricolă comună;
• răspunsuri la cererile de informații privind apli carea reglementărilor vamale și
fiscale din domeniul său de competență;
• declarații sumare de depozit temporar;
• documentul administrativ unic (DAU);
• autorizații pentru ajustarea valorii în vamă;
• declarația pentru valoarea în vamă
• certificatul d e amânare de la plata în vamă a taxei pe valoarea adaugată;
• declarații sumare de intrare;
• declarații sumare de ieșire;
• cerere de atribuire a numărului EORI;
• fișe de informații : INF1, INF 2, INF 3, INF 4, INF 5, INF 6, INF 7, INF 8, INF
9;
• certificatul pentru produse de pescuit – art. 188 din CVC și art. 856a din RVC;

150
• aprobare de scutire de la garantarea drepturilor de import
• autorizații pentru utilizarea regimurilor vamale economice și pentru punerea în
liberă circulație cu destinație fi nală;
• autorizații pentru utilizarea procedurilor simplificate de vămuire
• autorizații de comisionar în vamă care desfășoară activități de curierat rapid
• autorizații de comisionar în vamă;
• exemplarul de control T5;
• informații tarifare obligatori i (ITO);
• informații de origine obligatorii;
• autorizații de exportator autorizat;
• certificate de origine (EUR1, EUR -MED, TipA), A.TR, T2M, atestat privind
statutul mărfurilor în zona liberă și antrepozitul liber;
• certificate de garanție globală/di spensă de garanție;
• autorizații pentru emiterea titlurilor de garanție izolată;
• autorizații pentru utilizarea garanției globale/dispensei de garanție în tranzitul
comunitar/comun;
• autorizații pentru utilizarea procedurii simplificate în cadrul reg imului de tranzit
comunitar/comun pentru mărfurile transportate pe calea ferată;
• autorizații pentru utilizarea procedurii simplificate în cadrul regimului de tranzit
comunitar/comun pentru mărfurile transportate pe calea aerului;
• autorizații pentru ut ilizarea sigiliilor cu un model special în cadrul regimului de
tranzit comunitar/comun;
• autorizații pentru acordarea statutului de expeditor agreat în cadrul regimului de
tranzit comunitar/comun;
• autorizații pentru acordarea statutului de destinatar a great în cadrul regimului de
tranzit comunitar/comun;
• autorizații pentru acordarea statutului de destinatar agreat în cadrul regimului
TIR;
• autorizații pentru utilizarea carnetelor TIR;
• documentul care atestă statutul comunitar al mărfurilor – T2L;
• certificatele de identitate privind exportul de anumite tipuri de carne de vită și
mânzat în S.U.A și Canada;
• autorizație de utilizator final;
• autorizație de antrepozit fiscal;

151
• autorizație de destinatar înregistrat;
• autorizație de importato r/expeditor înregistrat;
• atestat pentru distribuție și comercializare en -gros de produse supuse accizelor
(bauturi alcoolice si/sau produse din tutun);
• autorizație de operator economic comerciant de tutun brut și/sau tutun partial
prelucrat;
• autori zație de operator economic cu produse supuse accizelor nearmonizate;
• prelucrarea și evidența informatică, inclusiv pe suport de hârtie, a posturilor și
funcțiilor publice din Autoritatea Națională a Vămilor – aparat central și din
unitățile subordonate;
• proiectul bugetului de cheltuieli;
• situații financiare (trimestriale, anuale);
• calcularea și promovarea bugetului cheltuielilor cu personalul (lunar, trimestrial,
anual);
• situații statistice privind monitorizarea cheltuielilor de personal (A.N. V. și
unității din subordine); www.customs.ro
• rapoarte de audit precum și note de constatare;
• planuri anuale de audit public intern;
• rapoarte periodice de activitate precum și planuri strategice de activitate
referitoare la auditul public intern;
• informări cu privire la activitatea de audit public intern precum și sesizări ale
persoanelor fizice și juridice.

Toate aceste categorii de documente însumează milioane de unități arhivistice
dispuse în fonduri înch ise și/sau deschise, în funcție de existența entității creatorare și se
păstreaza acolo unde spațiul și condițiile de prezervabilitate au permis acest lucru. La nivel
național există zeci de instituții ale sistemului vamal care în urma activității pe care o
desfășoară, creaz ă “la foc continuu” cantități enorme de documente.
Spre exemplu, numai în cadrul DGRFP Cluj -Napoca își desfășoară activitatea 13
structuri vamale creatoare și deținătoare de documente:
– Direcția Regională Vamala Cluj -Napoca, cu sediul inițial la Cluj -Napoca și apoi
la Oradea;
– 6 Birouri Vamale de Interior: Cluj, Bihor, Bistrița -Năsăud, Maramureș, Satu
Mare și Sălaj;

152
– 4 Birouri Vamale de Aeroport: Cluj, Oradea, Baia Mare și Satu Mare;
– 2 Birouri Vamale de Frontieră: Sighet și Halmeu.
Niciuna dintre structurile menționate mai sus, în ciuda faptului că gestionează
cantități impresionate de documente, nu are constituit în organigrama proprie un
compartiment specializat de arhivă, cu angajați de specialitate, certificări sau studii în
dome niul arhivelor, al gestionării informațiilor și/sau al managementului documentelor,
chiar dacă legislația arhivistică în vigoare, prevede acest lucru429. În realitate, se preferă o
soluție de compromis, de a se dispune personalului vamal, prin ordin de servi ciu, sarcini
privind gestionarea și arhivarea documentelor, în cele mai multe cazuri, angajații v ămii
nefiind instruiți în acest sens.
Ținând cont că la nivel național funcționeaz ă în acest moment un număr de 8
DGRFP -uri, în subordinea cărora instituțiile vamale își desfășoar ă activitatea, se pot
aprecia cantitățile enorme de unitati arhivistice create și gestionate de către aceste entități,
ca urmare a activităților pe care acestea le întreprind.
Din punct de vedere statistic, potrivit informațiior publica te pe site -ul oficial,430 în
acest moment funcționeaz ă, în calitate de creatori și deținători de fonduri arhivistice
componente ale Fondului Arhivistic Na țional al Rom âniei, un num ăr de 96 de instituții ale
sistemului vamal din subordinea ANAF, incluzând aic i și DGV. Numărul acestora diferă
în funcție de așezarea geografică, mărimea regiunilor și a județelor componente,
dispunerea față de granițele țării, prezența aeroporturilor internaționale etc., înregistrându –
se diferențe semnificative între Regionala Buc urești (DGRFP București) cu 5 instituții
vamale și Regionala Ia și (DGRFP Iași), în a cărei subordine funcționeaz ă un număr 17
Birouri Vamale.
Datorită volumului impresionant de documente create de către numărul mare de
instituții vamale din România, în lip sa structurilor de specialitate din organigrama
acestora, care să se ocupe permanent de gestionarea, prelucrarea, arhivarea și prezervarea
materialului arhivistic creat, atât la nivel central cât și teritorial, ne putem imagina
dificultățile cu care person alul acestor instituții se confruntă în vederea luptei cu “munții
de documente” create în decursul activității curente și acumulate de -a lungul timpului.

429 Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, art.31 alin (1), republicată în Monitorul Oficial nr. 293 din
22.04.2014.
430 http://www.customs.ro/info -ue/birouri -vamale , accesat la 16.10.2016

153
A nu fi lăsate uitării nici documentele produse de -a lungul timpului de către entități
vamale desfiin țate, așa cum putem aminti: Vama Petea431 sau Vama Careii Mari432,
actualmente constitutite în fonduri arhivistice închise și care, în acest moment, sunt doar
“un balast” pentru cei care le -au preluat, în lipsa aloc ărilor bugetare necesare finanțării
externali zării serviciilor de gestionare și prelucrare arhivistică a documentelor în cauză,
pe fondul lipsei de personal propriu, angajat în vederea prelucrării acestor documente.
Din punct de vedere al importanței și tipologiei documentelor prezervate, la nivel
național cele mai numeroase dintre documentele vămilor sunt declarațiile vamale de
diverse feluri. Înainte de intrarea țării noastre în Uniunea Europeană, legislația vamală
prevedea întocmirea a miliarde de declarații de import, export, operații temporare sa u
tranzit, motiv pentru care, la nivelul structurilor teritoriale ale ANV și DGV respectiv,
birourile vamale, aceste tipuri de documente au ajuns să reprezinte cea mai consistent ă
parte a înscrisurilor păstrate î n depozitul de arhivă, dar și a lucrărilor d e selecționare
înaintate spre avizare Arhivelor Naționale.
În ciuda faptului că instituțiile sistemului vamal din Rom ânia produc o cantitate
uriașă de documente iar majoritatea acestora au termen de p ăstrare asimilat documentelor
financiar -contabile , confo rm prevederilor legislației din domeniu, respectiv 10 ani, de -a
lungul timpului nu au fost înființate compartimente de arhivă, nici la nivel central, nic i la
nivelul birourilor vamale, așa cum Legea Arhivelor Naționale prevede.
Chiar dacă există instituți i asemenea ANR, care -și desfășoară activitatea în
vederea apărării patrimoniului arhivistic reprezentat de FAN, datorită fluxului continuu
de documente create în decursul activității instituțiilor cu specific vamal, a lipsei de
personal și a spațiilor cu d estinație pentru prezervarea înscrisurilor, pot apărea cazuri și
suntem convin și că în realitatea cotidiană aceste evenimente există, în care documentele
cosiderate vechi, îngălbenite de vreme și condiții improprii de păstrare, sunt văzute ca
fiind fără im portanță practica pentru instituție, dar cu valoare inestimabila pentru istorie
și documentare, ajung să fie eliminate din depozite, pentru a face loc altora nou -create,
fără ca acestea s ă fie evaluate și examinate de către cineva care se pricepe în domeni u.
Raportându -ne la tipologia documentelor abordate în cuprinsul acestui studiu,
unitățile arhivistice evaluate ca având importanță istorico -documentară și de cercetare sunt

431 Documentele create în decursul activității acestei entități vamale au fost preluate spre prezervare de
către Biroul Vamal de Interior Satu Mare, în subordinea DGRFP Cluj -Napoca.
432 Arhivele acestei instituții au fost preluate de către unități subordonate ale actualei DGRFP Timișoara.

154
în special cele care se referă la actele normative și precizări ale acestora emis e de ANV și
DGV, circulare, ordine, raportări anuale, date statistice și situa ții statistice anuale,
regulamente de organizare și funcționare ale structurilor vamale, state de funcții și
personal, decizii de înființare/desființare a unităților vamale, rapo arte de activitate anuale
etc.
Pentru viitorul cercetător interesat să afle cum a funcționat sistemul vamal și fiscal
în anumite perioade din trecut, documentele amintite mai sus constituie bogate surse de
informare și documentare menite să ofere și să înt regească imaginea de ansamblu asupra
mecanismelor de funcț ionare ale sistemului vamal, a felului în care erau puse în practică
regulamentele și leg islația vamală a perioadei etc.

5.2.3. Direcția Generală Antifraudă Fiscală
În vederea prevenirii combateri i actelor și faptelor de evaziune fiscală și fraudă
fiscală și vamală a fost înființată cea mai importantă și de temut entitate de control din
România – Direcția Generală Antifraudă Fiscală, instituție organizată ca o direcție fără
personalitate juridică, în componența aparatului propriu al ANAF433.
Noua instituție cu rol de control urma să înlocuiască vechea Gardă Financiară în
atribuții, era coordonată de un Vicepreședinte al ANAF, cu rang de subsecretar de stat,
numit prin decizia Prim -Ministrului și efec tiv este condusă de un inspector general
antifraudă, asistat de 11 inspectori generali adjuncți antifraudă434.
Chiar dacă pe hârtie instituția a fost înființată la jumătatea anului 2013, primele
acțiuni de control efectiv împreună cu operaționalizarea în ans amblu s -a realizat începând
cu luna decembrie a aceluiași an.435
Un element de noutate în activitatea instituției, spre deosebire de ce se întâmplă în
structurile Garzii Financiare, îl constituie detașarea inspectorilor antifraudă încadrați la
Direcția de co mbatere a fraudelor în cadrul parchetelor, în vederea sprijinirii procurorilor
în activitățile de urmărire, descoperire și probare a infracțiunilor economico -financiare.
Deci practic, dacă Garda Financiară descoperea o fapta ilicită care aducea prejudiciu
bugetului de stat, avea obligația de a sesiza organele de cercetare penală prin intermediul

433 OUG nr.74 din 26 iunie 2013, art.3.
434 http://www.antifrauda.ro/Organigram%C4%83 -c-13.html , accesat la 20.06.2018.
435 http://www.antifrauda.ro/Un -an-de-activitate -c-40.html , accesat la 20.06.2018.

155
plângerii prealabile sau sesizării penale, în cazul Antifraudei fiscale, aceste plângeri sunt
făcute de către organele constatatoare, ancheta este preluată de inspe ctorul anfitraudă
detașat la parchet împreună cu procurorul, totul întâmplandu -se ca urmare a colaborării pe
linie de serviciu între inspectorul antifrauda – în calitate de specialist în domeniul
economic și procuror – ca specialist în anchete și în domeni ul legal.436
Un element de asemănare între struturile de Antifraudă și Garda Financiară îl
reprezintă obligativitatea purtării uniformei, a ecusoanelor și a însemnelor distinctive, iar
după caz, armament și alte mijloace tehnice de protecție, apărare și com unicare, precum
și statutul de a fi la dispoziția serviciului în mod permanent, așa cum erau și comisarii
Gărzii Financiare.437 Un alt element de asemănare în constituie prezența personalului la
acțiunile de control, în sensul că este nevoie de minim 2 inspe ctori antifraudă în acest
sens.438
Din punct de vedere al organizării, noua entitate înființată are o structură centrală
și una regională. Structura centrală are în componență 10 direcții și 28 de servicii și joacă
rol de structură coordonatoare, aici luându -se decizii, stabilindu -se metodologii și strategii
pentru a fi puse în practică. Structura regională este formată din 8 Direcții Regionale
Antifraudă Fiscală care își au sediul în alte orașe decât cele unde activează sediile DGRFP –
urilor, respectiv: Sucea va, Constanța, Alexandria, Târgu Jiu, Deva, Oradea, Sibiu și
București. Cu excepția DRAF 1 Suceava și DRAF 7 Sibiu care au câte 12 servicii în
componență, celelalte 5 DRAF au în plus Serviciul monitorizare și control achizi ții
intracomunitare . DRAF 8 Bucur ești este un caz mai aparte datorită volumului și
complexității activității sale și are în subordine 3 Direcții de control antifraudă și un total
de 32 de servicii.
Din punct de vedere al documentelor create, acestea sunt asemănătoare cu cele
întocmite de Garda Financiară întrucât legislația financiar -fiscală și vamală a rămas la fel,
fără a interveni obligativitatea întocmirii altor tipuri de documente din partea agenților
economici.
Cu privire la structurile organizatorice specializate pe managementul
documentelor și al arhivelor instituției, considerăm ca Antifrauda Fiscală este cu un pas

436 OUG 74/2013, art.4, alin 9 -10.
437 Ibidem , art. 5, alin. 1 -3.
438 Ibidem , art. 8, alin.1.

156
înaintea ANAF -aparat central, a DGAMC -ului și a DGRFP -urilor. Chiar dacă la
începuturile existenței sale structura organizatorică nu conținea compartimente care să
aibă ca obiect gestionarea documentelor și a arhivelor, în timp situația s -a schimbat.
Prin intermediul OPANAF 2643 din 20.09.2016 s -au înființat structuri specializate
în gestionarea patrimoniului arhivistic al instituției. La nivel central a fost înființat Biroul
arhiv ă, eviden ță și documentare în cadrul Serviciului dispecerat -registratur ă, iar la
nivelul celor 8 DRAF Compartimentul arhiv ă, eviden ță și documentare în subordinea
Serviciului sintez ă și raport ări. Chiar dacă aceste structuri nu sunt operaționale în acest
moment, pe fondul blocării posturilor și a proceselor de angajare ale personalului în
sistem, este importantă crearea acestora conform prevederilor legislației arhivistice în
vigoare și ar trebui să fie un exemplu pentru celelalte structuri ale A NAF, împlicit aparatul
central care au mari deficiențe la acest capitol. Conform Regulamentului de organizare și
funcționare al ANAF, biroul constituit la nivelul structurii centrale a DGAF are atribuții
similare cu cea a compartimentelor de specialitate d e la nivelul celor 8 DRAF439.
Cu privire la anvergura și dimensionarea activităților de arhivare și management
al documentelor, în opinia noastră, la nivel central ar fi trebuit constituită o structură de
tip serviciu cu rol coordonator, la nivelul DRAF 8 Bu curești este nevoie de o structura de
tip birou, datorită numărului mare de acte de control arhivate iar la celelalte structuri
compartimentele rămân în același stagiu ca și până în acest moment, alfate sub
coordonarea metodologică a structurii de tip serv iciu.
5.2.4. Direcția Generală de Administrare a Marilor Contribuabili
Entitate de o importanță crucială în administrarea fiscal ă din România, DGAMC
reprezintă instituția care colectează cele mai importante venituri la bugetul de stat,
ponderea încasărilor reprezentând 43,9% din totalul încasărilor înregistrate la nivel
național440.

439 OPANAF nr. 1566 din 18.05.2017, privind aprobarea Regulamen tului de organizare și funcționare a
aparatului propriu al ANAF, p. 436, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OPANAF_1566_2017_ROF.pdf , acc esat la 20.06.2018.
440 Raport de performanță al ANAF pe anul 2017, p.7, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Raport_performant a_2017_26032018.pdf , accesat la
20.06.2018.

157
Actualul DGAMC își are încuputurile în anul 2000 sub denumirea de Direcția
monitorizarea contribuabililor mari , în subordinea MFP și avea ca obiect de activitate
administrarea tut uror contribuabilior “ale căror obligații la bugetul de stat constituite la
nivelul anului 1999 au fost mai mari de 10 miliarde lei”441. În baza aceluiași ordin
administrarea marilor contribuabili este trecută în subordinea fostelor direc ții generale ale
finanțelor publice și a controlului financiar de stat județene (DGRFPCFS) prin înființarea
a două servicii în cadrul Activității de administrare a veniturilor statului și în cea a
controlulu financiar fiscal. La nivelul DGFPCFS București sunt înființate struc turi de
administrare a marilor contribiabili de tip direcție: Direc ția de administrare mari
contribuabili ce va avea în subordine 6 servicii și Direc ția de control financiar fiscal mari
contribuabili cu 4 servicii subordonate.442
După înființarea ANAF, struc tura care administrează marii contribuabili trece în
subordinea directă a Președintelui ANAF443. Precizăm faptul ca obiectul activității
instituției o reprezentau agenții economici care îndeplineau o serie de criterii de
perfomanță în anul anterior administr ării: cifră de afaceri mai mare de un anumit prag
dispus prin OMFP etc. În situația în care agentul economic nu mai îndeplinea criteriile
legale, documentele de adminstrare erau transmise către instituțiile județene de
administrare fiscală, în locul acesto ra venind documentele altor agenți care îndeplineau
condițiile impuse de lege.
Din punct de vedere al arhivelor create și gestionate de către această entitate, se
pune problema în fiecare an a gestionării documentelor care vin de la județe și care aparțin
firmelor care au devenit contribuabili mari și a documentelor firmelor care și -au pierdut
statutul de contribuabil mare, devine mijlociu și este transferat structurilor județene,
respectiv regionale pentru a fi administrate fiscal444.

441 OMFP 1173 din 23 august 2000 privind organizarea activității de administrare și control financiar
fiscal la marii contribuabili, art. 1.
442 Ibidem , art. 2.
443 HG nr. 1574 din 18 decembrie 2003 privind organizare a și funcționarea MFP și ANAF.
444 OMFP nr.753 din 11 mai 2006 privind organizarea activității de administrare a marilor contribuabili,
Anexa 1, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OrdineMFP/OMFP_753_2006_Maricontrib.pdf , accesat la
20.06.2018.

158
Fără a intra în detali i tehnice de ordin fiscal, documentele care făceau obiectul
transferului de informații între județe și ulterior, regiuni și DGAMC, reprezentau prima
componentă a dosarului fiscal, respectiv dosarul zero, conținând toate doumentele de
identificare fiscală a le contribuabilului precum și componenta a doua a dosarului fiscal,
ce conține documente de natură fiscală de genul declarațiilor, deconturi TVA, cereri
restituire TVA, cereri pentru înlesniri la plată, acte de control, contestații la actele de
control etc .445
În actuala configurație a instituției, DGAMC este subordonată ANAF, are
personalitate juridică și este condusă de un director general secundat de 5 directori generali
adjuncți. Cele 5 direcții specializate care intră în componența instituției, împreună cu
serviciile independente, însumează un număr de 43 de servicii creatoare și deținătoare de
documente.
Potrivit informațiilor oficiale ale instituției446, aceasta gestionează un patrimoniu
arhivistic total de 2325 metri liniari de documente, nu are personal cu studii de specialitate
în domeniul arhivelor, munca efectivă de gestionare și arhivare a informațiilor fiind
realizată de către funcționarii instituției, în baza prevederilor din Regulamentul de
organizare și funcționare al entității. De altfel, acesta din urmă prezintă o singură poziție
referitoare la gestionarea documentelor: “Art. 63 […] (10) organizeaz ă și desfășoară
activitatea de arhivare a lucrărilor Direcției Generale447”. Tot în baza adresei amintite,
instituția ne informează asupra faptului că în ultimii 5 ani nu a achiziționat servicii de
legătorie documente sau de prelucrare arhivistică a documentelor proprii.
Luând în calcul migrația anuală a unei părți dintre contribuabilii administrați înspre
și dinspre entitățile de administrare fiscală l a alte niveluri, datorită unei structuri
organizatorice destul de complexe, pe care instituția o are în acest moment, raportat la
cantitatea totală de documente asumate și declarate, considerăm oportună angajarea a

445 OMFP 1630/1999 privind aprobarea Normelor metodologice de gestionare a dosarelor fiscale pentru
persoanele juridice, modificate pe baza concluziilor rezultate în urma aplicării experimentale la cinci
județe pilot.
446 Prin adresa 10544/30162/16757 din 09.05.2018.
447 OPANAF nr. 2281 din 31.07.2017 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a
Direcției Generale de Administra re a Marilor Contribuabili, Secțiunea 4 Serviciul Achiziții și
Administrativ, art.63, p.91, disponibil la https://static.anaf.ro/static/10/MariContribuabili/opanaf2281.pdf ,
accesat la 20.06.2018.

159
minim 5 persoane cu studii de specialitat e arhivistică dintre care, cel puțin una cu studii
superioare arhivistice, care să fie repartizate pe două paliere: 2 persoane cu studii medii
arhivistice să se ocupe de gestionarea documentelor migratoare împreună cu specialiștii
interni în domeniul fisca l, iar celelalte 2, împreună cu acea persoana cu studii superioare
arhivistice, să se ocupe de gestionarea, prezervarea și utilizarea fondului arhivistic propriu
al institutiei, incluzând aici documentele cu importanță istorico -documentara și de
cercetare.
Practica zilelor noastre utilizată la nivelul DGAMC, de a trasa sarcini pe linie de
management al documentelor și al arhivelor acelor angajați care nu sunt de meserie și care
se pricep la cu totul altceva în afara arhivelor, nu este una fezabilă și durabi lă în timp.
Cumulată cu lipsa de sarcini specifice expuse explicit în cuprinsul ROF -ul instituției,
conforme cu prevederile legislației arhivistice în vigoare, utilizarea de personal necalificat
poate dăuna prezervării patrimoniului documentar al instituți ei, iar pe termen mediu și
lung, poate conduce la pierderea de informații cruciale reprezentative pentru memoria și
activitatea entității în slujba administrării fiscale a marilor contribuabili.
5.2.5. Direcțiile Generale Regionale ale Finanțelor Publice
Considerate ca fiind unele dintre cele mai complexe și mai grandioase structuri
de administrare fiscală din țara noastră, DGRFP -urile joacă un rol la fel de important
împreună cu DGAF și DGAMC pe scena financiar -fiscală și vamală din România.
Faza incipient ă a actualului DGRFP se creionează imediat după anii ’90, atunci
când MFP, format inițial sub denumirea de MEF448, începe să funcționeze prin intermediul
DGFP -urilor județene449, al DGCFS -urilor constituite la nivel de județ și în municipiul
București, ce îngl obau în structura organizatorică și Garda Financiară450. Ulterior, din
1992 cele două instituții se unesc și formează o entitate cu o denumire comună –
DGFPCFS jude țean sau al Municipiului Bucure ști.

448 Erau unite Ministerul Finanțelor Publice, Comisia Națională de Prognoză, Plan și Conjunctură
Economică și Oficiul Național al Rezervelor Materiale.
449 Hotărârea Guvernului nr. 328 din 30 aprilie 1991 privind organizarea și funcționar ea Ministerului
Economiei și Finanțelor, Anexa 2.
450 Legea nr. 30 din 22 martie 1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar și a Gărzii
Financiare, Publicată în Monitorul Oficial al României nr.64 din 27 Martie 1991, art.4.

160
Pasul următor al evoluției instituționale îl reprezintă pr ocesul de funcționare
independentă al Gărzii Financiare, care se desprinde de vechile structuri județene,
înlocuirea denumirii de DGRFCFS cu DGFP și tranformarea controlului financiar de stat
în activitatea de inspecție fiscală, organizată la nivelul fiecă rui județ precum și la nivelul
Municipiului București.
Activitatea de administrare a contribuabililor mijlocii451, concepută inițial în anul
2006, ca structură la nivelul DGFP București, ajunge să fie implementată la nivel național
din 1 aprilie 2007, ca ur mare a înființării de Administrații ale Finanțelor Publice pentru
Contribuabili Mijlocii452, organizate în subordinea DGFP -urilor județene și în cel al
Municipiului București.
Din punct de vedere al subiectului abordat în această cercetare, apariția de noi
administrații care să gestioneze fiscal contribuabilii mijlocii înseamnă 42 de fonduri
arhivistice noi, create și gestionate la nivel național. Particularitatea acestor fonduri, spre
deosebire de alte tipuri de documente emise de către entitățile fiscale și vamale, o
reprezintă migrația anuală, mai ales la nivelul Serviciului Gestiune registru contribiabili,
declara ții fiscale și bilan țuri, înspre și dinspre contribiabili mici, mijlocii și mari. Schema
de funcționare a mecanismului de predare -primire a dosar elor fiscale ale contribuabililor
mijlocii care ating sau nu anumiți parametri poate fi redată în figura următoare:

Fig. 5.2 Schema de funcționare a circuitului dosarelor fiscale în procesul de
administrare fiscală a contribuabililor mici, mijlocii și m ari

Contribuabili Mari
DGAMC

451 Strategia pe termen mediu și lung a Agenției Naționale de Administrare Fiscală, p. 10, disponibilă la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/strategie_ANAF.pdf , accesat l a 20.06.2018.
452 Raport de activitate al Ministerului Economiei și Finanțelor 2005 -2008, p.67, diposnibil la
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/altei nformatii/rap_activitate_2005_2008.pdf , accesat la
20.06.2018.

161

Contribuabili Mijlocii
AFPCM

Pentru a explicita cele arătate mai sus, se va reține faptul că fiecare agent
economic în decursul unui an fiscal sau financiar are înregistrate anumite performanțe
economico -financiare și fiscale. Entitățile fiscale din România administează fiecare agent
economic în parte, în funcție de raportările pe care acesta le realizează la organele abilitate.
Agenții economici care înregistrează performanțele cele mai scăzute din punct de vedere
al unor indicatori (ca de exemplu cifra de afaceri, volumul obligațiilor fiscale datorate,
declarate de contribuabili, numărul de angajați, volumul cheltuielilor cu personalul, etc)
sunt administrați de organele fiscale acolo unde au sediul înre gistrat, respectiv în fiecare
județ în parte la DGFP – AFP. Atunci când se raportează performanțe financiare care
îndeplinesc “criteriul valoric agregat ca rezultatul agregării a 4 indicatori calculați pe
ultimii 2 ani consecutivi celui în care se face act ualizarea453”, se realizează predarea –
primirea dosarelor fiscale între entitățile care dețin prerogativele de administrare, inițial
în format electronic, până la data de 31 decembrie și în format hârtie, până la 20 ianuarie
anul următor, în baza unui protoco l de predare -primire care arată ca și un inventar
arhivistic. În această etapă schimbul de dosare fiscale, pregătite în vederea administrării,
se realizează între AFP municipal/orășenesc/comunal din cadrul DGFP județean și
AFPCM aferent. La fel se întamplă și între AFPCM și DGAMC, atunci când
performanțele ating indicatorii prevăzuți de actele normative de specialitate.
În conformitate cu prevederile arhivistice în vigoare la noi în țară, fiecare organ
de administrare fiscală în parte are obligația notifică rii structurilor județene ale Arhivelor
Naționale, în legătură cu migrația dosarelor fiscale în vederea gestionării eficiente a
documentelor care se plimbă în fiecare an de la un organ fiscal la altul, în funcție de
performanțele financiare înregistrate.

453 OPANAF nr. 2731 din 30.11.2010, privind organizarea activității de administrare a contribuabililor
mijlocii la administrațiile finanțelor publice pentru contribuabili mijlocii din cadrul dir ecțiilor generale ale
finanțelor publice județene și a municipiului București, art 1, Punctul A, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OPANAF_2731 _2010.pdf , accesat la 20.06.2018.

162
Tocmai pentru efectuarea acestor operațiuni de mutări de documente care au
loc în fiecare an de la un organ fiscal la altul, au fost gândite și înființate, la nivelul
Serviciilor registrul contribuabili, declara ții fiscale și bilan țuri, Compartimentele de
gestionare dosare fiscale și arhiv ă454. Asta nu înseamnă că factorii de decizie s -au gandit
să angajeze personal de specialitate cu studii în domeniu, care să și gestioneze din punct
de vedere intelectual patrimoniul arhivistic creat și migrat. În paginile ca re urmează vom
dezvolta o serie de argumente în acest sens.
La momentul funcționării lor, DGFP -urile județene și cel al municipiului
București aveau în subordine o multitudine de structuri de administrare fiscală în raza de
competență teritoriala de care a parțineau: DGFP aparat propriu cu servicii aflate în
subordinea directă a conducătorului instituției – director executiv sau director
coordonator, în funcție de perioada la care ne raportăm, AFPCM despre care am scris,
AFP municipale, orășenești și comunal e subordonate din județ, iar în cazul DGFP
București sunt cele 6 AFP -uri de sector.
În cele ce urmează vom face o analiză asupra atribuțiilor specifice
managementului documentelor și al arhivelor pentru fiecare structură creatoare și
deținătoare în parte, acolo unde acestea există și sunt funcționale, conform
Regulamentului de oganizare și funcționare în vigoare al DGFP -urilor, pentru a evidenția
diferența de tratament și implicare a forurilor tutelare față de acelasi tip de entități, după
cum urmează:
Structura independentă din subordinea directorului executiv al DGFP în ROF -ul
din 2003:
“Serviciul (biroul) Administrativ, arhivă și de gestionare a formularelor
Art.68 g) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor
create și deținute în arhiv ă;”455

Serviciul Administrativ, arhivă și de gestionare a formularelor în ROF -ul din 2009:

454 Organigrama unui AFP conform OPANAF 3411/2011, disponibilă la
https://static.anaf.ro/static/10/Bucuresti/Org_AFP.pdf , accesat la 20.06.2018.
455 Extra s din OMFP nr.1820/2003, Regulament de organizare și funcționare al Direcțiilor Generale ale
Finantelor Publice Județene, Anexa nr. 1, Art. 68, p.64, disponibil la
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/contribuabili/inf_publice/ROF_DGFP_judetene.pdf , accesat la
20.06.2018.

163
„Art. 79 Serviciul (biroul) Administrativ, arhivă si de gestionare a
formularelor are următoarele atribu ții:
3-în domeniul arhiv ă, secretariat și gestionare a formularelor:
b) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor create
și deținute în arhiv ă”456

Compartimentul gestionare dosare fiscale și arhivă din cadrul AFPCM457:
“Art. 13 Compartiment gestionare dosare fiscale și arhiv ă funcționeazã în
cadrul Serviciului (biroului) registru contribuabili, declara ții fiscale și bilan țuri
contribuabili mijlocii și are urmãtoarele atribu ții:
a) asigur ă aplicarea legisla ției cu privire la gestionarea dosarelor fiscale;
b) asigur ă formarea dosarului fiscal ca urmare a înregistr ării fiscale în
conformitate cu prevederile legale în vigoare;
c) asigur ă și răspunde de gestionarea documentelor arhivate în dosarul fiscal;
prime ște și avizeaz ă documentele la dosarele fiscale;
d) prime ște și/sau transmite d osare fiscale ale contribuabililor mijlocii care
și-au schimbat domiciliul fiscal;
e) transmite dosarele fiscale ale contribuabililor afla ți în stare de insolven ță
sau de lichidare la Serviciul (biroul, compartimentul) procedur ă insolven ță și
lichid ări din cadrul direc țiilor generale ale finan țelor publice jude țene;
f) supravegheaz ă respectarea reglement ărilor legale privind accesul la
dosarele fiscale;
g) răspunde de integritatea, securitatea , confiden țialitatea datelor și
informa țiilor cuprinse în dosa rul fiscal;
h) asigur ă păstrarea secretului fiscal și confiden țialitatea documentelor și a
informa țiilor gestionate, în cond ițiile legii;
i) îndepline ște orice alte sarcini prev ăzute de lege sau dispuse de conducere,
în leg ătură cu domeniul de activitate .”

Din cele prezentate anterior, reies o serie de concluzii pe care dorim să le detaliem
în paginile care urmează. Comparând și analizând organigramele celor 3 structuri – DGFP
–aparat propriu, AFP municipal și AFPCM, concluzionăm faptul că Serviciul
Admi nistrativ, arhiv ă și gestionare formulare , fiind poziționat în subordinea
conducătorului entității ar trebui să gestioneze și să coordoneze metodologic, din punct de
vedere al managementului documentelor și al arhivelor, toate celelalte structuri
subordona te. În cuprinsul ROF -ului, Serviciul Administrativ are o singură poziție legată
de domeniul arhivelor, spre deosebire de toate celelalte compartimente, care pe lângă
faptul că au instituite structuri specializate în organigramă și personal angajat, au tras ate
diverse și multiple sarcini specifice activității de gestionare a documentelor/dosarelor

456 Extras din OPANAF nr. 1348 din 16.07.2009 privind aprobarea Regulamentului de organizare și
funcționare al Direcțiilor General e ale Finanțelor Publice Județene, p.88, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/ROF_JUDETE_1348_2009.pdf , accesat la 20.06.2018.
457 ROF AFP CM disponibil la http://static.anaf.ro/static/10/Anaf/ROF_adm_contribmijlocii.pdf , accesat la
15.07.2018.

164
fiscale. Dacă analizăm pozițiile trasate ca și sarcini, observăm faptul că majoritatea
acestora sunt comune, ca urmare a faptului că au fost copiate de la un servi ciu la altul, fără
să se țină seama de particularitățile fiecărei entități în parte.
Considerăm că sarcinile atribuite Compartimentelor de gestionare a le dosarelor
fiscale și arhiva sunt legate strict de documentele curente păstrate într -un spațiu numit
generic arhiv ă, fără să aibă vreo legătură cu sarcinile legate de managementul arhivelor
sau al documentelor istorice, conform dispozițiilor legale în vigoare, care presupun
întomirea de Nomenclatoare arhivistice, inventarierea, ordonarea, numerotarea unităț ilor
arhivistice etc., toate acestea reprezentând operațiuni de prelucrare ale materialului
arhivistic. Parte a celor enumerate anterior se regăsesc în sarcinile atribuite Serviciului
Administrativ însă, fără să se facă trimitere la coordonări metodologice asupra entităților
subordonate DGFP.
Activitatea de gestionare a documentelor curente, așa cum sunt dosarele fiscale,
nu este același lucru cu evidența și gestionarea documentelor arhivate într -un depozit de
arhivă sau a documentelor evaluate ca având im portanță istorico -documentară. În opinia
noastră, sarcinile ar fi trebuit să fie invers atribuite: Serviciul Administrativ să primească
sarcini exprese privind coordonarea metodologică a tuturor structurilor subordonate
creatoare și utilizatoare de documen te, indiferent de natura acestora.
După cum se poate observa în baza celor arătate mai sus, practica multianuală
atunci când vine vorba despre actualizarea ROF -urilor este de a da copy -paste structurilor,
drept dovadă Serviciul Administrativ are aceleași s arcini din ROF -urile din 2003, 2009 și
lucrurile stau exact la fel și în cel în vigoare la nivelul DGRFP -urilor din zilele noastre.
Așa cum vom arăta și în paginile care urmează, activitatea de arhivare și management al
documentelor la nivelul instituțiilo r fiscale a fost de -a lungul timpului și este una
marginalizată iar factorii de decizie nu au acordat niciodată importanța cuvenită acestor
activități.
Analizând conținutul celor două ROF -uri care reglementează activitatea atât
sarcinile DGFP -urilor, cât ș i a unităților subordonate acestora, observăm faptul că AFP –
urile comunale nu au în sarcinile stabilite prin ROF nici măcar o singură poziție legată de
activitatea de arhivare și management al documentelor. Ca urmare a acestui fapt este ușor
de imaginat în ce stare s -au aflat și probabil că încă se mai află ahivele celor peste 150 de
AFP-uri comunale și orășenești desființate prin măsurile de reoganizare ale ANAF -ului în

165
perioada 2011 -2016, fără ca acestea să fie organizate și prelucrate, conform prevederil or
legale în vigoare.
Ne punem întrebarea în asemnea condiții, oare Arhivele Naționale ale României,
prin serviciile sprecializate au știut ce se întamplă la ANAF? Dar despre entitățile vamale
desființate începând cu anul 2006, și -a pus cineva problema ce s-a întâmplat cu
patrimoniul arhivistic al acestora?
Sunt o serie de întrebări care probabil vor rămâne fără un răspuns coerent, ca
urmare a lipsei de interes și de atenție acordată fenomenului arhivelor și a managementului
documentelor de către factorii decizionali implicați de -a lungul vremurilor în conducerea
instituțiilor financiar -fiscale și vamale.
În condițiile existenței legislației privind dezvoltarea regională în România, care a
permis individualizarea regiunilor de dezvoltare ale țării458, mijloc ul anului 2013 aduce
importante schimbări și reorganizări ale configurației instituțiilor care administrează fiscal
țara. Pe lângă dispariția Gărzii Financiare, reorganizarea ANAF, apariția DGAF, noua
configurație de administrare fiscală a țării marchează apariția celor 8 Direcții generale
regionale ale finanțelor publice (DGRFP -uri): București, Iași, Cluj, Craiova, Galați,
Ploiești, Timișoara și Brașov.
Noile structuri înființate în subordinea ANAF au personalitate juridică și s -au
format prin “transformar ea DGFP -ului județean în care se stabilește sediul DGRFP, prin
fuziunea prin absorție a celorlalte DGFP -uri din aria de competență459”. Reorganizarea
structurilor teritoriale de administrare fiscală nu a însemnat doar schimbari organizatorice
petrecute la ni vel național ci au afectat implicit numărul de posturi, prin disponibilizarea
unor categorii de personal de execuție ce îndeplineau funcții suport la nivelul județelor și
transferul acestora la nivelul structurii cetrale ale fiecarei DGRFP în parte. Concre t, asta
înseamnă că au dat afară șoferi, arhivari, femei de serviciu, secretar -dactilografe etc., iar
activitățile corespunzătoare serviciilor suport – contabilitatea, financiarul, achizițiile
publice, investițiile, administrativul, arhivarea documentelor, resursele umane, tehnologia

458 Legea nr. 315 din 28 iunie 2004 privind dezvoltarea regională în Ro mânia, Anexa, disponibilă la
http://www.fsesudest.ro/legislatie/L_315_2004.pdf , accesat la 20.06.2018.
459 OUG nr. 74 din 26 iunie 2013 privind unele măsuri pentru îmbunătățirea și reorganizar ea activității
Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum și pentru modificarea și completarea unor acte
normative, art. 10, alin (2).

166
informațiilor etc. au fost concentrate la nivel regional fără o suplimentare a posturilor
prealabilă. Drept dovadă, numărul posturilor la nivel național a scăzut în anul următor
reorganizării cu 2826 de posturi, de la 27949 in 2013 la 25123 posturi în 2014460.
Practic, noile structuri de administrare fiscală organizate la nivelul celor 8 regiuni
devin niște poli ai puterii fiscale având în subordine zeci de entități din județele regiunii:
DGRFP –aparat propriu, 6 AJFP -uri împreună cu SFM și SFO -urile subordonate,
Administrația Regională pentru Contribuabili Mijlocii, Direcția Regională Vamală,
Birourile Vamale de Interior și de Frontiera subordonate DRV. Toate aceste entități sunt
producătoare ale unor cantități și fonduri numeroas e de arhive.
Tot din perspectiva arhivelor, actul normativ de înființare a acestora stipulează
faptul că “patrimoniul, arhiva, prevederile bugetare, execuția bugetară […] sunt preluate
de Agenție și DGRFP -uri după caz461”. În opinia noastră, acest fapt în seamă că la nivelul
fiecarei regionale de finanțe să apară un organism de arhivare și gestionare a
documentelor, care să aibă control și putere de coordonare metodologică asupra tuturor
entităților subordonate la nivel regional.
Pentru că nu erau suficien te sarcinile preluate de la unitățile subordonate, care își
pierd personalitatea juridică în favoarea entității regionale, arhivele secțiilor județene ale
Gărzii Finaciare vor fi preluate de către DGRFP -urile nou -înființate, iar cea a
Comisariatului Genera l al Gărzii va trece în raspunderea ANAF462. Din calculul nostru,
noile Direcții Generale Regionale se vor “îmbogăți” cu cel puțin 50 de fonduri arhivistice,
totalizând mii sau chiar zeci de mii de metri liniari de documente.
Situația entităților coordonate la nivelul fiecărei regionale este explicitată în figura
următoare:

Sursa informațiilor: www.anaf.ro

460 Raport de performanță al ANAF pe anul 2014, p.4.
461 OUG nr. 74 din 26 iunie 2013, art. 11, alin (1).
462 Ibidem , art. 19, alin (4).

167
Numărul structurilor coordonate de fiecare DGRFP în parte, așa cum au fost
reprezentate în fig. 5.3 se datorează unui complex de factori, dintre care cel mai important
este arondrea în proporții diferite a județelor în procesul de regionalizare, cele mai multe
fiind la DGRFP Ploiești – 7 județe iar cele mai puține la DGRFP Timișoara – 4 județe,
fapt care se poate evidenți a prin figura următoare:
Sursa informațiilor: OPANAF 520/2013, Anexa 2.
În condițiile în care fiecare instituție subordonată din cele 320 are calitatea,
conform prevederilor arhivistice în vigoare, de creator și detinător de documente, la care
se mai ada ugă cele 42 de fonduri ale Gărzii Financiare – Secții județene și multiplele
entități desființate după anul 2006 până în zilele noastre, numărul fondurilor arhivistice
închise și deschise pe care teoretic ar trebui să le aibă în patrimoniul său entitățile
subordonate ANAF este unul uriaș, în viziunea noastră, depășind numărul de 500.
Din punct de vedere organizatoric, cele 8 structuri regionale înființate la 1 august
2013 se diferențiază în funcție de numărul contribuabililor administrați, astfel că în ace st
moment există structuri ale DGRFP București și structuri ale celorlalte regionale.
La nivelul DGRFP București, având în vedere complexitatea muncii de
administrare fiscală, în calitate de creatori, pot fi identificate următoarele structuri mari
creatoar e de înscrisuri: compartimentele independente subordonate directorului general al
DGRFP București, Direcția Juridică, Direcția de Servicii Interne, Direcția de Colectare,
Direcția de Inspecție Fiscală, Direcția de Trezorerie, Direcția Regională Vamală
Bucu rești, AFP Contribuabili Nerezidenți, AFP Contribuabili Mijlocii, AFP Ilfov și AFP
ale sectoarelor 1 -6463.
La nivelul celorlalte 7 DGRFP -uri din țară, structurile compacte creatoare de
documente sunt: compartimentele independente subordonate directorului gen eral al
DGRFP, Direcția de Trezorerie, Direcția de Colectare, Direcția de Inspecție Fiscală,

463 OPANAF nr. 2003 din 30.06.2017 privind aprobarea modificării structurii organizatorice a Direcției
Generale Regionale a Finanțelor Publice București, Anexa, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/Ordin2003_20072017.pdf , accesat la 20.06.2018.

168
Direcția de Servicii Interne, Direcția Regională Vamală, AJFP -urile din aria de
competență a regiunii și Administrațiile Regionale pentru Contribuabili Mijlocii464.
În urma analizei structurilor organizatorice ale celor două tipuri de DGRFP -uri, cu
privire la existența compartimentelor specializate în gestionarea documentelor și a
arhivelor entității, am constat o serie de diferențe pe care le vom dezvolta în cele ce
urmează.
Dacă la nivelul DGRFP București, în cadrul Direcției de Servicii Interne,
funcționează Serviciul Patrimoniu, documente și servicii interne cu un Birou de arhivă
subordonat, analizând organigrama celorlalte DGRFP -uri, constatăm că la nivelul
Direcției de Servicii Interne nu apare nimic, din punct de vedere al structurii
organizatorice, legat de arhivă sau gestionarea documentelor.
Următorul demers în identificarea structurilor care au atribuții în managementul
documentelor și al arhivelor este a nalizarea conținutului ROF -urilor celor două tipuri de
DGRFP -uri.
La nivelul DGRFP București465, în calitate de for tutelar, structurile au următoarele
sarcini în cuprinsul ROF -ului:
“Art.117 Biroul Arhivă466 are următoarele atribuții:
(1) inițiază și organizeaz ă activitatea de întocmire/actualizare a
Nomenclatoului arhivistic al Direc ției Regionale Bucure ști;
(2) asigur ă evden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor
create și deținute în arhiv ă;
(3) verific ă și preia de la direc țiile de specialitate, pe baz ă de inventare,
unitățile arhivistice constituite;
(4) întocme ște inventare pentru documentele f ără eviden ță, aflate în depozite;
(5) asigura eviden ța tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de
arhiv ă, pe baza registrului de eviden ță curent ă;
(6) consult ă documentele din arhiv ă în vederea eliber ării copiilor și
certificatelor solicitate de cet ățeni pentru dob ândirea unor dreptu ri, în conformitate
cu legile în vigoare;

464 OPANAF nr. 2598 din 21.08.2017 privind aprobarea modificării structurii organizatorice a Direcțiilor
Generale Regionale ale Finanțe lor Publice Iași, Galați, Ploiești, Craiova, Timișoara, Cluj -Napoca și
Brașov, disponibil la https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Prezentare_R/OPANAF_2538_21082017. pdf,
accesat la 20.06.2018.
465 OPANAF nr. 1878/2017 privind ROF -ul DGRFP București, disponibil la
http://static.anaf.ro/static/10/Bucuresti/ROF_DGRFPB.pdf , accesat la 20.06.2018.
466 Ibidem, art. 117.

169
(7) pune la dispozi ție, pe baz ă de semn ătură și păstreaz ă eviden ța
documentelor împrumutate compartimentelor inițiatoare , iar la restituire, verific ă
integritea documentului împrumutat ;
(8) organizeaz ă depozitul de arhiv ă după criterii prea labil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Na ționale;
(9) menține ordinea și asigur ă curățenia în depozitu l de arhiv ă;
(10) formuleaz ă propuneri pentru îmbun ătățirea activit ății, informeaz ă
conducerea institu ției și propune m ăsuri în vederea asigur ării condi țiilor
corespunz ătoare de p ăstrare și conservare a arhivei;
(11) inventariaz ă documente le (cu valoare istoric ă) în vederea pred ării la
Arhivele Na ționale, conform prevederilor Legii Arhivelor Na ționale;
(12) păstreaz ă dosarele și inventarele depuse la compartimentul arhiv ă prin
păstrarea registrului de evidenta curenta;
(13) indeplineste orice alte sarcini dispuse de conduc era directiei, in
conformitate cu legislatia in vigoare.”

La nivelul Administra ției fiscale pentru contribuabili nereziden ți:

“Art.137 Compartimentul servicii interne din cadrul AFP Contribuabili
Nerezidenți
(6) asigură evidența, selecționarea, păstrare a și clasarea documentelor create
și deținute în arhivă;
(9) asigură protecția datelor și informațiilor gestionate, ia măsuri de prevenire
a scurgerii datelor cu caracter personal și a informațiior din dosarele arhivate;
(18) urm ărește primirea și asigur ă centralizarea propunerilor de modificare
a Nomenclato rului arhivistic, la nivelul Administra ției fiscale pentru contribuabili
nereziden ți, comunic ă Direc ției regionale Bucure ști centralizarea propunerilor,
justificat ă;
(19) comunic ă Nomenclatorul arhivisti c structurilor de specialitate , precum și
a altor solicit ări pe linie de arhiv ă , urm ărind centralizarea și transmiterea
răspunsurilor, formuleaz ă propuneri privind îmbun ătățirea activit ății;
(20) asigur ă verificarea și preluarea de la compartimentele de s peciali tate, pe
bază de inventare, a unitatilor arhivistice constituite;
(21) asigur ă întocmirea inventarelor pentru documentele f ără eviden ță, aflate
în depozit;
(22) asigur ă eviden ța tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de
arhiv ă, pe baza registrului de eviden ță curent ă;
(23) verific ă și preia de la serviciile/birourile/compartimentele de specialitate
pe baz ă de not ă de predare /proces -verbal de predare, dosarele constituite, în
vederea arhivarii ;
(24) asigur ă eviden ța documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhiv ă,
spre consultare, pe baza Registrului de eviden ță;
(25) consult ă documentele din arhiv ă în vederea eliber ării copiilor și
certifcatelor solicitate, în conformitate cu legile în vigoare;
(26) asigur ă punerea la dispozi ție, pe baz ă de sem nătură și păstrarea eviden ței
documentelor împrumutate compartimentelor creatoare , la restituire, verificarea
integrit ății documentului împrumutat;
(27) organizeaz ă depozitul de arhiv ă după criterii prealabil stabilite, conform
prevederilor L egii Arhivelor Na ționale;
(28) men ține ordinea și asigur ă curățenia în depozitul de arhiv ă;
(31) ini țiază și organizeaz ă activitatea de întocmire/actualizare a
Nomenclatolului arhivistic al Administra ției fiscale pentru contribuabili nereziden ți
din cadrul Direc ției regionale Bucure ști;
(32) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor
create și deținute în arhiv ă;

170
(33) verific ă și preia de la structurile de specialitate, pe baz ă de inventare,
unitățile arhivistice constituite;
(34) întocme ște inventare pentru documentele f ără eviden ță, aflate în depozit;
(35) asigur ă eviden ța tuturor documentelor intrate și ieșite din depoz itul de
arhiv ă, pe baza registrului de evidenta curenta;
(36) consult ă documentele de arhiv ă în vederea eliber ării copiilor și
certificatelor solicitate de contribuabili pentru dob ândirea unor drepturi, în
conformitate cu legile în vigoare;
(37) pune la dispozi ție pe baz ă de semn ătura și păstreaz ă eviden ța
documentelor împrumutate compartimentelor ini țiatoare , iar la restituire, verific ă
integritatea documentului împrumutat;
(38) organizeaz ă depozitul de arhiv ă după criterii prealabil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Na ționale;
(39) men ține ordinea și asigur ă curățenia în depozitul de arhiv ă;
(40) formu lează propuneri pentru îmbun ătățirea activit ății, informeaz ă
conducerea institu ției și propune m ăsuri în vederea asigur ării condi țiilor
corespunz ătoare de p ăstrare și conservare a arhivei;
(41) inventariaz ă documentele (cu valoare istoric ă) în vederea pred ării la
Arhivelor Na ționale, conform preve derilor Legii Arhivelor Na ționale;
(42) p ăstreaz ă dosarele și inventarele depuse la compartimentul arhiv ă prin
păstrarea registrului de eviden ță curent ă;
(43) îndepline ște alte atribu ții încredin țate de conducerea Administra ției
fiscale pentru contribuabli nereziden ți sau rezultate din legi sau alte acte normative”.

La nivelul Administra țiilor Finan țelor Publice ale sectoarelor 1 -6:
“Art. 152 Compartimentul servicii interne din cadrul AFP a sectoarelor 1 -6467
(23) u rmărește primirea și asigur ă centralizarea propunerilor de modificare
a Nomenclatorului arhivistic, la nivel Administra ției, comunic ă Direc ției regionale
Bucure ști centralizarea propunerilor, justificat ă;
(24) comunic ă Nomenclatorul arhivistic structurilor de specialitate precum și
alte solicit ări pe linie de arhiv ă, urm ărind centralizarea și transmiterea
răspunsurilor, formuleaz ă propuneri privind îmbun ătățirea activit ății;
(25) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor
create și deținute în arhiv ă;
(26) asigur ă verificarea și preluarea de la compartimentele de specialitate, pe
bază de inventare, a unit ăților arhivistice constituite;
(27) asigur ă întocmirea inventarelor pentru documentele f ără eviden ță, aflate
în depozit;
(28) asig ură eviden ța tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de
arhiv ă, pe baza registrului de eviden ță curent ă;
(29) consult ă documentele din arhiv ă în vederea eliber ării copiilor și
certificatelor solicitate , în conformitate cu legile în vigoare;
(30) asigur ă punerea la dispozi ție, pe baz ă de semn ătură și păstrarea eviden ței
documentelor imprumutate compartimentelor creatoare, la restituire, verific ă
integritatea documentelor împrumutate;
(31) organizeaz ă depozitul de arhiv ă după criterii prealabil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Na ționale;
(32) men ține ordinea și asigur ă curățenia în depozitul de arhiv ă;
(33) îndepline ște orice alte sarcini dispuse de conducerea direc ției, în
conformitate cu legisla ția în vigoare”.

467 Ibidem , art. 152.

171
“Art. 159 Compar timentul gestionare dosare fiscale, bilanțuri și arhivă468 de
la nivelul structurii de Colectare Persoane Juridice:
(1) asigur ă aplicarea legisla ției cu privire la gestionarea dosarelor fiscale;
(2) aisgur ă formarea dosarului fiscal ca urmare a înregistr ării fiscale , în
conformitate cu prevederile legale în vigoare;
(3) asigur ă gestionarea documentelor arhivate la dosarul fiscal și răspunde
pentru acesta;
(4) prime ște și avizeaz ă documentele la dosarele fiscale;
(5) prime ște și/sau transmite dosarele fiscale ale contribuabililor care și-au
schimbat domiciliul fiscal’;
(6) transmite dosarele fiscale ale contribuabililor alfati în stare de insolven ță
sau de lichidare la compartimentul de procedur ă insolven ță și lichid ări;
(7) supravegheaz ă respectarea reglement ărilor legale privind accesul la
dosarele fiscale;
(8) răspunde de integritatea, securitatea, confiden țialitatea datelor și
informa țiilor cuprinse în dosarul fiscal;
(9) asigur ă păstrarea secretului fiscal și a confiden țialității documentelor și
informa țiilor gestionate, în condi țiile legii”.

“Art.167 Biroul gestionare dosare fiscale și arhivă469 de la nivelul structurii
de Colectare Persoane Fizice
(1) asigur ă aplicarea legisla ției cu privire la gestionarea dosarelor fiscale;
(2) aisgur ă formarea dosarului fiscal ca urmare a înregistr ării fiscale, în
conformitate cu prevederile legale în vigoare;
(3) asigur ă gestionarea documentelor arhivate la dosarul fiscal și răspunde
pentru acesta;
(4) primeste și avizeaz ă documentele la dosarele fiscale;
(5) prime ște și/sau transmite dosarele fiscale ale contribuabililor care și-au
schimbat domiciliul fiscal’;
(6) transmite dosarele fiscale ale contribuabililor alfa ți în stare de insolven ță
sau de lichidare la compartimentul de procedura insolven ță și lichid ări;
(7) supravegheaz ă respectarea reglementarilor legale privind accesul la
dosarele fiscale;
(8) răspunde de integritatea, securitatea, confiden țialitatea datelor și
informa țiilor cuprinse în dosarul fiscal;
(9) asigur ă păstrarea secretului fiscal și a confiden țialității documentelor și
informa țiilor gestionate, în condi țiile legii;
(10) îndepline ște orice alte sarcini, prev ăzute de lege sau dispuse de
conducere, în leg ătură cu domeniul de activitate”.

La nivelul Administra ției Județene a Finan țelor Publice Ilfov
“Art. 200 Biroul Comunicare și servicii interne470 din cadrul AJFP Ilfov
(23) urm ărește primirea și asigur ă centralizarea propunerilor de modificare
a Nomenclatorului arhivistic, la nivel Administra ției jude țene Ilfov, comunic ă
Direc ției regionale Bucure ști centralizarea propunerilor, justificat ă;
(24) comunic ă Nomenclatorul arhivistic structurilor de specialitate precum și
alte solicit ări pe linie de arhiv ă, urm ărind centralizarea și transmiterea
răspunsurilor, formuleaz ă propuneri privind îmbun ătățirea activit ății;

468 Ibidem , art. 159.
469 Ibidem , art. 167.
470 Ibidem , art. 200.

172
(25) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentel or
create și deținute în arhiv ă;
(26) asigur ă verificarea și preluarea de la compartimentele de specialitate, pe
bază de inventare, a unit ăților arhivistice constituite;
(27) asigur ă întocmirea inventarelor pentru documentele f ără eviden ță, aflate
în depoz it;
(28) asigur ă eviden ța tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de
arhiv ă, pe baz a registrului de eviden ță curent ă;
(29) consult ă documentele din arhiv ă în vederea eliber ării copiilor și
certificatelor solicitate , în conformitate cu legile în vigoare;
(30) asigur ă punerea la dispozi ție, pe baz ă de semn ătură și păstrarea eviden ței
documentelor împrumutate compartimentelor creatoare , la restituire, verific ă
integritatea documentelor împrumutate;
(31) organizeaz ă depozitul de arhiv ă după criter ii prealabil stabilite, conform
prevederilor Legii Arhivelor Na ționale;
(32) men ține ordinea și asigur ă curățenia în depozitul de arhiv ă;
(33) îndepline ște orice alte sarcini dispuse de conducerea direc ției, în
conformitate cu legisla ția în vigoare”.

Ca urmare a analiz ării pozi țiilor din ROF -ul DGRFP Bucure ști în leg ătură cu
identificarea structurilor care au stabilite atribu ții legate de managementul documentelor
curente și al arhivelor reies mai multe concluzii , pe care dorim să le detaliem în cele ce
urmeaz ă.
Cele șase articole din cuprinsul ROF -ului DGRFP București conțin un număr
variabil de sarcini, chiar dacă din punct de vedere teoretic, activitatea și categoriile de
documente gestionate sunt similare. Din perspectiva aplicării legislației arhiv istice în
vigoare, sarcinile descrise sunt aproximativ corecte și perfect aplicabile realităților
arhivistice existente la nivelul instituției și a entităților subordonate acesteia. Excepție fac
o serie de sintagme pe care le -am evidențiat prin boldare în cuprinsul articolelor citate, pe
care dorim să le comentăm.
Astfel, la nivelul art. 117, punctul (7), se face referire la “ documente împrumutate
compartimentelor inițiatoare”. Cei care au facut propuneri privind con ținutul ROF -ului,
referindu -se la structu rile care solicit ă eliberarea de documente originale, extrase sau copii
ale actelor de ținute în arhiv ă de către structurile specializate, au confundat aceste structuri
cu cele care ini țiază procesul de realizare, completare și actualizare a Nomenclatorului
arhivistic. Din punct de vedere al legisla ției în vigoare și al a normelor academice ale
limbii rom âne, pentru a nu exista confuzii de temeni, recomand ăm a se schimba con ținutul
art. 117 prin înlocuirea sintagmei boldate cu “ documente împrumutate compatim entelor
solicitante ”.

173
În cuprinsul art. 137, punctele (23), (24), (26) și (37) am sesizat o serie de expresii
care sunt utilizate gre șit. La punctul (23) se face referire la “ pe bază de not ă de
predare/proces -verbal de predare, dosarele constituite, în ved erea arhivarii”. Legisla ția
arhivistic ă în vigoare prevede c ă predarea documentelor la compartimentul de arhiv ă să
se fac ă în baza inventarelor arhivistice și a procesului -verbal de predare primire, f ără să
fie specificat termenul de “ notă de predare471”. Nu suntem de acord nici cu utilizarea
ultimului termen din textul indicat , întruc ât consider ăm că documentele create se predau
la compartimentul de arhiv ă, în al doilea an de la creare a acestora, în vederea prezerv ării
pe dura ta termenului de p ăstrare al ace stora înscris în cuprinsul Nomenclatorului arhivistic
al entit ății. Recapitul ând, punctul (23) al art. 137 va avea urm ătorul cuprins: “ pe bază de
proces -verbal de predare -primire, dosarele constituite, în vederea prezerv ării acestora
pe durata termenului d e păstrare prevazut în Nomcnelcator”. Punctul (24) al aceluia și
articol marcheaz ă o nou ă eroare inserat ă de către persoana care a realizat propunerile de
sarcini. La finalulul punctului se face referire la “ pe baza Registrului de evidență”, în
contextul do cumentelor aflate deja în eviden ța arhivei, date spre consulate solicitan ților.
Func ționarul care a propus con ținutul acestui punct, în opinia noastr ă, nu dovedește că ar
avea studii de specialitate în domeniul arhivelor , nu sesizează diferența de nuanță d intre
termeni, a luat mot -a-mot grupari de text din lege și nu face dovada in țelegerii diferen ței
între registrele speciale pe care compartimentul de arhiv ă are obliga ția să le conduc ă în
decursul activit ății sale respectiv, Registrul de eviden ță curent ă în arhiv ă și Registrul de
depozit. În cazul de fa ță, se impune schimbarea în cuprinsul textului a Registrului de
eviden ță cu Registrul de depozit, acesta din urm ă fiiind condus cu ocazia tuturor
împrumuturilor și restituirilor unit ăților arhivistice aflate în gestiunea depozitului de
arhiv ă în cauz ă, documente deja eviden țiate în Registul de eviden ță curent ă, conform
dispozi țiilor legale în vigoare. La punctul (26) se folose ște sintagma “împrumutate
compartimentelor creatoare” , care din nou , dau naștere unor interpret ări. Într-o institu ție
public ă de anvergura unui DGRFP compartimentele creatoare nu sunt singurele care
solicit ă propriile documente din arhiv ă. Un exemplu în acest sens îl constituie cazul
Serviciului Soluționare Contestatii care pentru analizar ea unei spe țe într-o contesta ție

471 https://facturis.ro/blog/legislatie -facturare -si-stocuri/bon -de-predare -transfer -restituire/ , accesat la
28.07.2018. Nota de predare sau bonul de predare, transfer, restituire este un document de evidenta
contabila, fara sa aiba legatura cu legislatia arhivistica in vigoare. In opinia noastra acest docum ente
neputand substitui clasicul Proces -verbal de predare -primire a documentelor conform anexei 3 din LAN

174
formulată, solicit ă un dosar juridic din arhiv ă în leg ătură cu spe ța în cauz ă. Propunem
înlocuirea sintagmei de la punctul (26) cu cea de documente “ împrumutate
compartimentelor solicitante”, cu specificația operării acelei ași schimb ări și în cuprinsul
punctului (37), luat gre șit cu formula copy+paste de la articolul precedent comentat.
Entit ățile vamle din subordinea DRV Bucure ști, implicit aceasta din urm ă, în ciuda
faptului ca sunt creatoare și deținătoare a unor importa nte cantități de documente , nu au
organizate și nu au trasate prin intermediul ROF -ului niciun fel de sarcin ă legat ă de
obliga ția de a gestion a și prezerva documentele curente, pe cele de depozit și arhivele
istorice, conform prevederilo legale în vigoare.
Un aspect pozitiv pe care dorim s ă-l eviden țiem este legat de Biroul arhiv ă din
cadrul DGRFP Bucure ști care, în opinia noastr ă, reprezint ă modelul de ac țiune și
implementare a legisla ției arhivistice în vigoare pentru absolut toate structurile MFP și
ANA F. Cine a realizat propunerile pentru stabilirea atribu țiilor ser viciului , a făcut-o cu
maxim ă seriozitate și profesionalism. Putem spune c ă potrivit prevederilor legisla ției
arhivistice rom ânești, sarcinile stipulate în ROF -ul DGRFP Bucure ști sunt mai com plete
și mai bine f ăcute dec ât cele pe care le -am apreciat c ând am luat în discu ție atribu țiile
Biroului arhiv ă, eviden ță și documentare din cadrul DGAF a ANAF – aparat propriu. Cele
două entități pot fi considerate exemple de bună practic ă sau modele ce pot fi extinse la
toate celelalte structuri ale ANAF -ului și ale DGRFP -urilor.
La polul opus, u n aspect negativ pe care l -am întâlnit la structurile de colectare ale
DGRFP Bucure ști este situa ția asem ănătoare Compartimentelor de gestionare dosare
fiscale și arhiv ă de la fostele DGFP -uri. Situa ția este identic ă în zilele noastre, atribu țiile
prevăzute în ROF -ul din 2017 sunt acelea și ca și cele din ROF -ul din 2003, accentul
punându-se pe eviden ța și utilizarea informa țiilor fiscale , necesare în activitate a curent ă
fără să fie vreo leg ătură cu legisla ția arhivistic ă în vigoare , raportat ă și adaptat ă la sarcinile
serviciului. Aceste elemente au fost constatate at ât la structurile de colectare – persoane
fizice și juridice ale AFP -urilor celor 6 sectoare c ât și la nivelul AJFP Ilfov.
Singurele care p ăstreaz ă tendin ța și buna regul ă conform ă legisla ției în vigoare
sunt Compartimentele de comunicare și servicii interne din cadrul AFP -urilor de sectoare
și a AJFP Ilfov, care au trecute în atribu ții și câteva elemen te specifice activit ății de
arhivare și management al documentelor, a șa cum este și normal la nivelul unui asemenea
mare creator și deținător de documente.

175
La nivelul DGRFP -urilor din țară, altele decât cel din București472:
“ Art. 70 Serviciul Administrativ , investi ții și achizi ții din cadrul DGRFP –
DSI473
(27) organizeaz ă activitatea de secretariat și registratur ă a direc ției, în care
scop:[…]
e) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor create
și deținute în arhiv ă”

“Art. 125 Biroul comunicare și servicii interne474 din cadrul AJFP -urilor
(17) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor
create și deținute în arhiv ă;
(18) organizeaz ă arhivare a documentelor gestionate în cadrul administra ției
județene”

“Art. 1 79 Compartimentul servicii interne475 din cadrul SFM
(8) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor create
și deținute în arhiv ă;
(9) organizeaz ă arhivare a documentelor gestionate în cadrul serviciului
fiscal”

“Art. 190 Compartiment ul servicii interne476 din cadrul SFO
(8) asigur ă eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și clasarea documentelor create
și deținute în arhiv ă;
(9) organizeaz ă arhivare a documentelor gestionate în cadrul serviciului
fiscal”

Situația la nivelul celor 7 DGRFP -uri din țară, comparativ cu cea a DGRFP
București, sub aspectul analizei atribuțiilor stabilite prin ROF, pe linia gestionării
documentelor și a arhivelor conform prevederilor legale în vigoare, este diametral opusă, în
sens negativ.
Principala structur ă a DS I din cadrul DGRFP -urilor care ar trebui s ă coordoneze și
să monitorizeze toate aspectele care țin de managementul documentelor și al arhivelor în cele
câteva zeci de institu ții creato are și deținătoare de documente – Serviciul Administrativ,
investi ții și achizi ții, are în cuprinsul ROF -ului o singur ă sarcin ă legat ă de arhive și anume ,
aceea de a “ Art. 70, (27) ultimul punct e) asigura eviden ța, selec ționarea, p ăstrarea și

472 OPANAF nr. 2294 din 01.08.2017 privind ROF -ul DGRFP -urilor Iași, Galați, Ploiești, Craiova,
Timișoara, Cluj -Napoca și Brașov, disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Craiova/Dolj/rof_2294_040817.pdf , accesat la 20.06.2018.
473 Ibidem , art. 70,
474 Ibidem , art. 125.
475 Ibidem , art. 179.
476 Ibidem , art. 190.

176
clasarea documentelor create și deținute în arhiv ă”, luat ă cu formula copy+paste d in textul
ROF -urilor vechi de aproape 20 de ani.
Amuzant și trist în același timp este faptul că structuri subordonate de genul SFM,
SFO sau Compartimentul comunicare și servicii interne din cadrul AJFP -urilor au stipulate
în ROF mai multe sarcini decât au toritatea tutelară.
În cadrul activităților de colectare, atât persoane fizice cât și persoane juridice,
situația este exact la fel ca și la fostele DGFP -uri și DGRFP București: Compartimentele de
gestionare dosare fiscale și arhivă sunt create doar pentru evidența documentelor curente,
fără să aibă nicio legătură cu legislația arhivistică în vigoare.
La nivelul tuturor DGRFP -urilor structurile vamale, indiferent că facem referire la
DRV -uri sau birouri vamale subordonate, nu au în cuprinsul ROF -ului niciun fel de prevedere
legată de activitatea de gestionare și evidență a documentelor și arhivelor rezultate ca urmare
a activității acestora.
Cele 7 DGRFP -uri subordonate ANAF nu au prevăzute conform conținutului ROF –
urilor acestora și pentru acestea “nu s-au inventat” o serie de sintagme de specialitate
arhivistică absolut normare și uzuale în zilele noastre, așa cum putem aminti: Nomenclatorul
arhivistic, inventare potrivit Anexei 2 din LAN, activitățile de ordonare și inventariere a
documentelor create și de ținute în spațiul de arhivă, procedura de selecționare arhivistică și
evaluare a documentelor, conexarea numerelor de înregistrare, etc., iar exemplele pot
continua.
În opinia noastră, cel mai grav aspect al celor arătate în paginile de mai sus este lipsa
de reacție, interes și implicare a factorilor decizionali. Considerăm că o Direcție Regională
care are în subordine zeci de instituții considerate a fi reale „fabrici de documente”, ar trebui
să monitorizeze, să îndrume, să coordoneze toate activitățile le gate de aceste aspecte, nu să
fie mai slabă decât subordonatele, așa cum este oricare dintre regionale fiscale, cel puțin la
capitolul atribuții pe linie de arhivare și management al documentelor.
Analizand conținutul celor patru articole care fac referire la activitățile de arhivare
și management al documentelor de la nivelul DGRFP -urilor, putem concluziona faptul că
atât personale care au propus aceste texte cât și factorii de decizie care și le -au asumat nu
cunosc succesiunea pașilor urmați de o unitate arhivistică dintr -o entitate publică, pe

177
parcursul ciclului de viață al documentelor – prezentat în figura 5.5 Ciclul de viață al
documentelor într -o instituție publică.
Putem face astfel o paralel ă între abordarea arhivistului americ an Theodore R.
Schell enberg și realitatea arhivistic ă de la nivelul ANAF. Ini țiatorul conceptului de “ciclu de
viață al documentelor” diviza actele unei instituții în 3 categorii: active, semi -active și
inactive477. Raportându -ne la situația studiului nostru de caz, primele două categorii sunt
reprezentate de arhivele curente și cele de depozit, pe cînd cea de -a 3-a categorie este
materializată prin documentele cu importanță istorico -documentară, ce ar trebui prezervate
în depozitele instituțiilor specializate în acest sens – în speță ANR. Totodată, teoria americană
amintită a segregat și evidențiat natura și structura ocupațiilor celor care gestionează un
anumit tip de document, în funcție de etapa ciclului de viață în care acesta se află. Raportat
la exemplul ANAF, din perspecti va teoriei americane, ar trebui să existe doar records
managers care să gestioneze documentele curente și pe cele de depozit, arhiviștii urmând să –
și ofere serviciile doar la nivelul instituțiilor specializate ale țării noastre, respectiv Arhivele
Național e ale României.
Fig. 5.5 Ciclul de via ță al documentelor într-o institu ție public ă

Sursa informațiilor : IONCEF Cezar -Săndel, op. cit .
Potrivit prevederilor ROF -urilor la nivelul DGRFP sarcinile se rezum ă la
„asigură evidența, selecționarea, păstrarea și clasarea documentelor create și deținute
în arhivă”, fără a se aminti opera țiuni fundamentale de genul înregistrare, inventariere,
predare la compartimentul de arhiv ă, consultare, prezervare în depozitul de arhiv ă și
asigurarea condițiilor speciale optime , evaluarea importanței documentelor cu termen de
păstrare expirat, predarea documentelor selec ționate la centrele de colectare a de șeurilor
de hârtie, prezervarea permanent ă a documentelor cu importan ță istorico -documentar ă,
etc. Nici m ăcar ordinea succes iunii etapelor descrise în ROF nu este corect ă. În opinia
autorilor , așa cum reiese din text, documentele de ținute se p ăstreaz ă și se claseaza în
dosare dup ă opera țiunea de selec ționare, iar eviden ța la care face referire at ât de des
textul din ROF, se ref eră la organizarea și dispunerea documentelor pe raft în cadrul

477 Millar A. L aura, Op. Cit. p. 41.

178
depozitului de arhiv ă, în vederea identific ării dosarelor fizice de care este nevoie în
activitatea curentă.
Identificat, în opinia noastra, ca fiind un fapt și mai grav, îl constituie mental itatea
majorității factorilor cu putere de conducere care amână decizia prelucrării documentelor
depozitate la gramadă, acolo unde spatiul a permis acest fapt, în speranța ca va veni
momentul expirării termenului de păstrare al documentelor dispuse în saci sau gramezi,
vor chema o firma de reciclare care îi va scapa de balastul hârtiilor, fără să trebuieasca să
se mai preocupe de obținerea aprobărilor de la Arhivele Naționale sau de a prelucra
înscrisurile, “că doar sunt acte vechi, expirate și nefolositoar e, ce trebuie aruncate spre a
face loc altora”. Fapt total gresit, cauzat de lipsa acțiunilor de informare la care ar trebui
să fie supusi toți cei care produc documente, indiferent de statutul și funcția acestora. Orice
funcționar din sistemul fiscal și v amal al României ar trebui să înțeleagă faptul ca un
document odată ce a primit număr de înregistrare într -o instituție, a luat naștere având
calitațile unui act oficial, va parcurge toate etapele descrise în figura de mai sus și
obligatoriu, va fi inventa riat fie conform prevederilor arhivistice în vigoare, la predarea
acestuia în depozitul de arhivă, în al doilea an de la crearea acestuia, fie atunci când
urmează procedura de selecționare, la expirarea termenului de păstrare al acestuia.
Potrivit datelor oficiale puse la dispoziția noastră de către entitățile în cauză, situația
arhivelor DGRFP -urilor este prezentată în figura următoare:

Sursa informa țiilor: R ăspunsurile tuturor DGRFP -urilor la solicitarea noastr ă.
Datele din tabelul de mai sus reprezint ă răspunsul tuturor DGRFP -urilor la solicitarea
formulată de noi, în vederea cercetării și documentării acestei cercetări. Se pot observa
diferențe de apreciere între structurile care, cel putin din punct de vedere teoretic, ar trebui să
aibă aceleași cate gorii de documente și cantități aproximativ similare. Diferențele vin din
faptul că evaluarea cantității totale de documente s -a făcut de către personalul pe care
entitatea în cauză îl are, fără să se țină seama de nivelul și tipologia studiilor respectivi lor
angajați, de cele mai multe ori angajații în cauză având ori studii medii, ori studii superioare
de natură economică, juridică sau tehnică, cu excepția DGRFP Cluj -Napoca, unde evaluarea
cantității totale de documente exprimate în metri liniari a fost r ealizată de însuși autorul
acestui studiu, în condițiile în care acesta este răspunzător și de activitatea de gestionare a
documentelor și a arhivelor, pe lângă alte sarcini atribuite, conform ROF -ului în vigoare la

179
momentul redactării acestui studiu. O al tă excepție este reprezentată de către MFP care,
potrivit datelor oficiale oferite, are în subordinea Compartimentului Fond arhivistic un număr
de 2 angajați cu studii superioare de specialitate arhivistică și care, în opinia noastră, au putut
evalua situa ția arhivelor aproape de realitate, având în vedere experiența și cunoștintele
acestora în materie de arhive și managementul documentelor.
Din punctul nostru de vedere, valoarea totală sub aspect mediu a documentelor create
de-a lungul timpului și gestiona te la nivelul unui DGRFP este în jurul valorii de 50 000 de
metri liniari, cu condiția să nu se fi facut distrugeri neautorizate ale documentelor constituite
în fonduri arhivistice închise ce aparțin tuturor entităților vamale și de administrare fiscală
desființate.
Figura de mai jos prezintă numărul aganjaților cu studii de specialitate arhivistică de
nivel mediu pentru arhivari și superioare pentru arhiviști la data elaborării acestui studiu,
pentru fiecare DGRFP în parte, implicit ANAF – aparat propriu, DGAMC sau MFP.

Sursa informa țiilor: R ăspunsurile tuturor DGRFP -urilor la solicitarea noastr ă

Datele exprimate în figura de mai sus reprezintă dovada “importanței” acordate de -a
lungul timpului actelor oficiale ale institu țiilor fiscale și vamale, precum si activitații de
arhivare și management al documentelor de către factorii de decizie și organele de conducere
ale MFP, ANAF sau DGRFP -uri. Diferențele privind numărul de posturi între diferitele
structuri, care cel puțin în plan teoretic, ar trebui să cr eeze aceleași categorii de documente și
să gestioneze aceleași cantitați, se datorează gradului de implicare a conducerii și a intresului
acordat gestiunii documentelor și arhivelor instituției, precum și a unităților subordonate.
Deoarece activitatea de arhivă a fost una din totdeauna marginalizată, repercusiunile
acestor tipuri de atitudini față de importanța documentelor se văd și sunt materializate în
numărul și tipul de studii de specialitate arhivistică pe care angajatii instituțiilor de
administrare fiscală le posedă. Nu întâmplător am solicitat entităților creatoare și deținătoare
de documente fiscale să ne furnizeze informații în legătură cu numărul angajaților cu studii
superioare arhivistice – arhiviști, pe care entitățile în cauză îi au. Răspuns ul este evident și în
cuprinsul graficului de mai sus – zero angaja ți în cadrul instituțiilor de administrare fiscală
și la nivelul vămilor din țară și, așa cum am afirmat anterior, două persoane la nivelul MFP

180
– încadrate la Serviciul Informații Clasifica te – Compartiment Fond arhivistic , care provin
din structura Arhivelor Naționale ale României, tocmai din aceeași structură organizatorică
– Biroul Arhive Administrative și Culturale478.
Autorul acestei cercetări este singura excepție a întregului sistem de administrare
fiscal ă din România, fără a lua în calcul personalul Compartimentului fond arhivistic din
cadrul forului tutelar suprem – MFP, care posedă și poate dovedi absolvirea studiilor de
specialitate arhivistică de tip universitar și postuniversitar, iar acum pe cele de tip doctoral,
la cel mai înalt nivel.
Pe fondul lipsei de personal de specialitate și a acumulărilor tot mai mari de
documente ca urmare a îndeplinirii obligațiilor de serviciu, înscrisuri rămase de -a lungul
timpului neprelucrate, în sc opul administrării fiscale a contribuabililor, instituțiile de
administrare fiscală au apelat la servicii externalizate pentru a -și gestiona patrimoniul
arhivistic deținut. S -au contractat astfel servicii de legătorie documente, arhivare sau
prelucrare arh ivistică, în funcție de modalitatea în care serviciul a fost achiziționat, tipul de
procedură utilizată în procesul achiziției și bugetul disponibil la momentul respectiv. Figura
de mai jos indică sumele angajate de fiecare entitate în intervalul 2013 -2018 pentru
externalizarea serviciilor de prelucrare arhivistică a patrimoniului documentar deținut:

Sursa informa țiilor: R ăspunsurile tuturor instituțiilor fiscale la solicitarea noastr ă
Din datele oficiale furnizate de entitățile fiscale, așa cum am aratat și în figura de mai
sus, cheltuielile angajate din bugetul instituțiilor pentru achiziționarea de servicii de
prelucrare arhivistică/legătorie documente, în condițiile lipsei de personal de specialitate,
diferă în funcție de instituție, observându -se fapt ul că ordonatorul principal (MFP) și cel
secundar (ANAF -aparat propriu) de credite și -au alocat cea mai importantă parte din sume
în acest sens, urmând ca ceea ce a mai rămas să fie angajați de restul entităților, în funcție de
ce alte tipuri de prioritati au mai avut pe lista de achiziții. Astfel, într -un interval de 5 ani,

478 Disponibil la http://arhivelenationale.ro/site/despre_anr/organizare/serv iciul-arhive -nationale -istorice –
centrale/biroul -arhive -administrative -si-culturale/ , accesat la 10.07.2018.

181
între 2013 și 2018 s -au cheltuit pe arhive suma impresionantă de 3234856.38 lei,
reprezent ând peste 695 000 Euro479.
Având în vedere că la nivelul pieței din România costul prestării ser viciilor de
prelucrare arhivistică este cuprins în intervalul 150 -350 lei480 pentru un metru liniar de
documente prelucrat, în tabelul următor este prezentat nivelul alocărilor bugetare în cazul
externalizării totale a serviciilor de prelucrare arhivistică, raportat la cantitatea de documente
apreciată si raportată de fiecare entitate fiscală în parte:
Tabel 5.1 Estimare necesar aloc ări bugetare pentru externalizarea prelucr ării tuturor
documentelor create și gestionate de către instituțiile fiscale și vamale din România
Entitatea creatoare și
deținătoare de
documente Cantitatea totala
de documente
raportat ă de
creator Cost mediu unitar pe
metru liniar de
documente
prelucrate481 Cost total
raportat la
întreaga
cantitate
deținută Observa ții
DGRFP IA ȘI 20000 ml 200 lei 4 milioane lei
DGRFP GALAȚI 30500 ml 200 lei 6,1 milioane lei
DGRFP PLOIEȘTI 20898 ml 200 lei 4,1796
milioane lei
DGRFP CRAIOVA 24089,5 ml 200 lei 4,8179
milioane lei
DGRFP TIMIȘOARA 60500 ml 200 lei 12,1 milioane
lei
DGRFP CLUJ –
NAPOCA 50000 ml 200 lei 10 milioane lei
DGRFP BRAȘOV 32685 ml 200 lei 6,537 milioane
lei
DGRFP BUCUREȘTI 50000 ml 200 lei 10 milioane lei

479 Calculele au fost realizate în baza cifrelor raportate prin răspunsurile oferite solicitărilor noastre de
către entitățile sistemului fiscal și v amal din România.
480 Conform studiilor de piață efectuate de noi și a ofertelor de preț primite din partea agenților economici
autorizați și listati pe site -ul Arhivelor Naționale ale României la secțiunea Registrul operatorilor autorizați
prestatori de ser vicii arhivistice, disponibil la http://arhivelenationale.ro/site/wp –
content/uploads/2018/07/Registrul -operatorilor -economici_2 -iulie-2018.pdf , accesat la 10.07.2018.
481 La o cantitate atât de mare de documente, considerăm că în urma procesului de negociere cu prestatorii
putem obține un preț minim de 200 lei pentru un metru liniar de arhivă prelucrată. Va trebui să luăm în
considera re faptul că din punct de vedere al legislației achizițiilor publice din România nu este posibilă
derularea unei singure proceduri de achiziție care să acopere întreaga cantitate de documente la nivel
național iar prestatorul să execute serviciile într -un singur an bugetar, în lipsa capacității acestuia de
execuție, astfel prețul de achiziție va depăși suma considerată de noi, afectând și conducând la creșterea
substanțială a necesarului total de credite. Prestarea serviciilor de o asemnea anvergură presu pun alocări
bugetare masive și in mod repetat (multianuale), în baza unei strategii de arhivare care în acest moment nu
există și la care ne exprimăm convingerea că nu se gândește niciunul dintre factorii decidenți ai
momentului.

182
DGAMC 2325 ml 200 lei 465 mii lei
ANAF – aparat propriu 14512 ml 200 lei 2,9 milioane lei
MINISTERUL
FINAN ȚELOR
PUB LICE 20000 ml 200 lei 4 milioane lei
Total necesar buget
raportat la cantitățile
create și gestionate 325509,5 ml
documente – 65,0995
milioane lei Echivalent
în euro482
13, 99
milioane

Pe baza experienței acumulate în gestionarea documentelor și arhiv elor de natură
fiscală și vamală, ne exprimăm dezacordul asupra recurgerii la achiziționarea de servicii de
prelucrare arhivistică sau legatorie din sursa externă, din mai multe motive, pe care le vom
expune în cele ce urmează.
În opinia noastră, firmele de arhivare au fost create ca urmare a inițiativei de natură
politică a unor indivizi care provin din cu totul alte profesii, dornici să speculeze piața și să
obțină profit dintr -un domeniu nou la noi în țară, pe fondul existenței munților de documente
create mai ales pe suport papetar, cu precădere la nivelul instituțiilor publice și a lipsei de
personal de specialitate format prin intermediul școlilor de specialitate de la noi din țară. În
acest fel, s -au adus modificări la prevederile LAN, prin intermedi ul cărora au fost introduse
avizele ANR asupra firmelor specializate în prestarea de servicii arhivistice (legătorie,
prelucrare, depozitare, distrugere etc). Întotdeauna prețul unui serviciu prestat din sursă
externă va costa mai mult per cost final decât dacă ar fi prestat cu cineva din sursă internă, în
speță, angajat al entității contractante, întrucât prețul final al prestării serviciilor presupune
pe lângă elemente de cost al materialelor, logisticii, resursei umane etc. și o importantă
componentă car e ține de profitabilitatea afacerii.
Pentru că trebuie să realizeze profit, serviciile prestate sunt normate iar interesul celor
care prestează astfel de servicii arhivistice este să realizeze cât mai multe operațiuni de
prelucrare al unităților arhivisti ce într -o unitate de timp dată, astfel încât valoarea încasată să
fie proporțională cu munca prestata. Însă, în cele mai multe cazuri întâlnite, am constatat
faptul că atunci când crește numărul de servicii prestate, scade calitatea muncii. De multe ori
am avut ocazia în activitatea noastră să rechemăm în depozitul de arhivă pe cei de la care am
contractat astfel de servicii, întrucât datorită grabei generate de realizarea normei, de a factura

482 La un curs valutar calcu lat de 1 Euro=4,65 lei

183
cât mai repede serviciul contractat, au omis să execute anumite operațiuni, chiar daca acestea
au fost prevăzute în contractul dintre cele două părti și ulterior plătite. Acest aspect a fost
sesizat datorită faptului că autorul acestui studiu deține studii de specialitate și experiență în
domeniu, în acest sens putem a firma că acesta este însă un caz fericit. De cele mai multe ori,
în lipsa personalului de specialitate, care să efectueze și să stabilească cerințele beneficiarului
încă din faza de redactare a caietului de sarcini și terminând cu recepționarea serviciilo r, se
ajunge ca la finalizarea serviciilor de prelucrare arhivistică în urma externalizării acestora,
prestatorul să livreze doar ceea ce acesta dorește, interesându -l doar aspectul financiar al
contractului încheiat. Calitatea realizării serviciilor de ar hivare are de suferit. De aceea,
suntem ferm convinși de superioritatea serviciilor oferite de proprii angajați pe care nu -i
grabește norma sau dorința de a face profit la locul de muncă, pe care angajatorul îi poate
stimula și motiva prin intermediul meto delor cunoscute și utilizate pe scara largă în domeniul
resurselor umane.
Pe de altă parte, angajații firmelor de arhivare prestează servicii la diverși beneficiari
care au un specific al muncii divers și deseori se întâmpla să schimbe mediul de lucru în
funcție de repartizarea și necesitățile echipelor constituite spre a acționa pe teren, de cele mai
multe ori la sediul beneficiarului. Comparativ cu angajații proprii ai instituției beneficiare,
care lucrează tot timpul cu același fel de documente fiscale s au vamale, cu care de -a lungul
vremii s -au familiarizat, pe care le cunosc și cu care au căpătat experiență, cei care vin de la
firmele de arhivare, au de -a face azi cu un document medical de la spitalul X pe care îl
prelucrează, săptămâna viitoare vin la ANAF pentru a prelucra declarații vamale la import
sau rapoarte de inspecție fiscală iar peste două săptămani merg la Judecătorie sau la Parchet
pentru a se ocupa de rechizitorii sau dosare de instanță. Concluzionăm deci că aceasta
fluctuație a mediului ar hivistic nu este benefică pentru cel care are în vedere execuția unei
munci în arhiva de cea mai bună calitate.
Conform datelor puse la dispoziție de către ANR la solicitarea noastră privind
normarea muncii angajatilor în depozitul de arhivă483, în urma unor calcule care împlica
timpul de lucru și numărul de unități arhivistice procesate de o persoană într -o anumită unitate
de timp, am ajuns la o serie de concluzii pe care le vom dezvolta în cele ce urmează.
Potrivit normării ANR, o persoană care se ocupă de arhivă are capacitatea de a
prelucra în medie 11 ml de documente pe zi. Operațiunea de prelucrare este raportată la

483 Prin adresa nr. ANB -6785 -R din 25.06.2018 referitor la normarea activităților în Arhivele Naționale.

184
specificul documentelor fiscale și vamale ale instituțiilor pe care le analizăm în cuprinsul
acestui studiu și constă în urmatoarele procedu ri: fondare, identificare unități arhivistice,
realizare corelație cu poziția categoriei de document prevazută în Nomenclatorul arhivistic
al instituției, ordonare, inventariere, arhivarea unităților arhivistice în cutii de arhivare, lipirea
etichetelor au tocolante personalizate pe fiecare cutie, completarea câmpurilor etichetei în
concordanță cu informațiile conținute în cuprinsul documentului și al inventarului arhivistic,
luarea în evidență a cutiei prin numerotarea acesteia și realizarea unui opis gener al al cutiilor
de arhivare și așezarea cutiei pe raft în funcție de poziția fizică și de numărul alocat.
Potrivit etapelor descrise anterior, în condițiile în care un singur angajat poate prelucra
în medie 11 ml de documente pe zi, într -o lună ajunge la o medie de 200 ml iar într -un an
poate prelucra între 2000 și 2500 de ml de documente, în funcție de gradul de fragmentare al
documentelor, starea de conservare, condițiile din depozitul sau spațiul de lucru, starea de
sănătate a individului, existența sau a pariția unor priorități sau situații care necesit ă
intervenția etc.
Din punct de vedere al costurilor totale raportate la un angajat al sistemului de
administrare fiscală care prelucrează documentele curente și arhivele instituției, cheltuielile
totale la un angajat484 pot fi evidențiate în tabelul următor:
Tabel nr. 5.2 Costuri ale institu ției fiscale cu un salariat care prelucreaz ă arhiva comparativ
cu o societate privat ă angajat ă în baza unui contract de prest ări servicii
Indicator Documente
prelucrate pe
zi Documente
prelucrate pe
lună Documente
prelucrate pe
an Documente
prelucrate în 5 ani
Cantitate medie de
documente prelucrate de
1 angajat exprimat ă în ml 11 ml 220 ml 2250 ml 11250 ml
Cost prelucrare
arhivistic ă utiliz ând
angaja ți proprii exprimat
în lei 200.31 lei 4006.2 lei 40972.5 lei 204862.5 lei

484 Calcularea costurilor a fost realizată în baza salariului lunar brut al unui arhivar la nivelul ANAF – ce
are valoarea de 3415 l ei conform grilei afișate pe site -ul instituției, disponibilă la
https:/ /www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/informatii_publice/informatii_interes_public/buget/ro_anaf_infp
ublice_venituripersanaf/!ut/p/a1/jZA9D4IwEIZ_DSu9tgYbtyIqYUAHG7CLgQQrCVBSUP6 –
wCTiV7frPU_uvUMSxUhWyT1XSZvrKimGWjpnH_uOTxgJ9i5hwImzdbyQUADaA6dngFGxAL5m4R
Jvj3gn8NR_ aWOY –
XzjjoBga5_sPPqfDx8eh1_5IyS_jhg2eAHmEUfgS4YASVXodLzniVcpZQpJk10ykxn7Zvrva9vWzcoCC7
qus5XWqshsoy14Z1x106J4AqK6FCKG_FBGrHkAqyW8NQ!!/dl5/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/ ,
accesat la 10.07.2018.

185
Cost prelucrare utiliz ând
companie privat ă
exprimat ă in lei 2200 lei 44000 lei 450000 lei 2250000 lei

Raportat la salariul brut al unui arhivar în ANAF, care este de 3415 lei pe lună,
respectiv 40980 l ei anual, în condițiile în care acesta poate prelucra în medie 2250 ml de
documente într -un an de muncă, rezultă că prelucrarea unui metru liniar de documente costă
18.2133 lei, în timp ce o firmă privată solicită în medie de aproape 11 ori mai mult, respe ctiv
200 de lei pentru un metru liniar de documente prelucrate .
Potrivit datelor calculate în tabelul 5.1 suma necesar ă alocat ă în cuprinsul bugetului
de stat pentru prelucrarea celor 325509,5 ml documente apreciate ca fiind create și gestionate
de către i nstituțiile fiscale, conform răspunsurilor oficiale ale acestora, de către angajații
proprii este de 5, 9286 milioane de lei, reprezentând 1.2749 milioane de euro, adică de
aproape 11 ori mai puțin decât suma necesară externalizării serviciilor în cauză. A cest fapt
presupune ca cei 3234856.38 lei utilizați din 2013 și până în 2018, dacă ar fi fost alocați spre
a se plăti salarii angajaților proprii, fondurile arhivistice ale entitatilor fiscale și vamale ar fi
fost prelucrate în proporție de 83.27%, însă în realitate lucrurile sunt pe departe de acest
procent.
Pe baza celor demonstrate anterior, ne exprimăm convingerea asupra faptului că în
cazul patrimoniului arhivistic al unui DGRFP, deținător al unei cantități medii de 50 000 ml
de documente, pentru ducer ea la îndeplinire cu succes a tuturor sarcinilor legale privind
evidența, gestion area, prezervarea, eliminarea sau predarea la ANR a documentelor și
arhivelor structurilor ficale și vamale, conform dispozițiilor legale în vigoare, este nevoie de
o structur ă specializată cu un număr mediu de 2 5 de posturi, personal calificat sau absolvenți
de minim studii medii în domeniul arhivelor, plus cel puțin un coordonator absolvent al
studiilor superioare în domeniul arhivisticii. Se va avea în vedere faptul c ă Birou l Arhive
Economice al structurii centrale din ANR gestioneaz ă un patrimoniu total declarat de 29 000
ml cu un efectiv de 30 de oameni485. Printr -un simplu calcul matematic observam c ă în medi e
un om r ăspunde de 1000 de ml de arhiv ă, cu particularitatea ca do cumentele ANR nu apar țin
doar epocii contemporane, deci necesarul de personal care s ă gestioneze documentele în
cauză este pe undeva justificat. Raportat la situ ția unui DGRFP care gestioneaz ă în medie 50
000 ml de documente , consider ăm că un num ăr mediu d e 25 de persoane este suficient pentru

485 http://arhivelenationale.ro/site/despre_anr/organizare/serviciul -arhive -nationale -istorice -centrale/biroul –
arhive -economice/ , accesat la 10.08.2018.

186
a face fa ță provoc ării gestion ării documentelor curente, ale celor de depozit și al arhivelor
istorice ale institu ției de administrare fiscală și vamală.
Desigur, structura organizatorică unde sunt încadrate posturile de specialitate
arhivistică este foarte imporantă. Consideram ca locul unui Serviciu de arhivare și
management al documentelor nu este în subordinea sturcturilor care asigură administrarea
imobilelor, paza și întreținerea acestora, etc., respectiv în sub ordinea serviciului
Administrativ, Investiții și Achiziții. Este într -adevăr o structură care poate fi asimilată
Serviciilor interne întrucât gestionează informații și efectuează activități de genul back –
office, dar poate la fel de bine să fie integrată în subordinea conducatorului instituției, așa
cum sunt structurile de gestionare a informațiilor clasificate, pe care le vom dezvolta în
paginile care urmează.
Un alt aspect pe care îl considerăm deosebit de importat în ceea ce privește abordarea
managerială a unei astfel de activități complexe este cel legat de coordonarea metodologică
și acordarea asistenței de specialitate tuturor structurilor creatoare. În acest moment, din
perspectiva arhivelor și al gestionării documentelor acest detaliu lipsește în rân durile
entităților ANAF la nivel național. La nivel central nu există o direcție specializată sau un
serviciu care să asigure îndrumarea și coordonarea activităților care se desfășoară la nivel
național, așa cum s -a putut observa și din conținutul ROF -urilor analizate în cuprinsul acestui
studiu. La fel se întamplă și cu DGRFP -urile și unitățile subordonate acestora.
La nivel național apreciem cantitatea totală de documente fiscale și vamale undeva la
valoarea aproximativă de 450 000 ml de documente, care a r putea fi gestionate și prelucrate
de un număr de 280 -300 de specialiști prin suplimentarea posturilor la nivel de fiecare
ordonator de credite, în funcție de cantitatea și complexitatea documentelor create și
gestionate.
5.3. Entit ăți din subordinea ANAF – creatoare de fonduri arhivistice închise
Reorganizările succesive ale sistemului fiscal din România, așa cum este cazul
celor din anii 2003, 2006, 2011, 2013 etc., realizate în baza a tot felul de motive, strategii și
raționamente ale clasei politice d e la vremea respectivă, au constituit premisele existenței
fondurilor arhivistice închise, ca urmare a desființării sau a suspendării activității unor entități
fiscale sau vamale.

187
Prin perspectiva noastră, fie că ne raportam la documentele AFP -urilor, ale
Secțiilor Județene ale Gărzii Finanicare sau la o serie de BVF -uri, reorganizarea, mutarea sau
chiar desființarea unor entități contituie pierderi manifestate printr -un prejudiciu uriaș adus
FAN. Așa cum este tendința generală în societate, actele vechi ca re nu mai sunt utile în
activitatea curentă sunt date uitării și depozitate acolo unde spațiul permite acest fapt.
În cele ce urmează vom prezenta la nivelul sistemului ANAF o serie de entități
care au funcționat de -a lungul timpului și care au generat în descursul activității lor cantități
uriașe de unități arhivistice, regăsite în acest moment sub forma unor fonduri închise, rareori
consultate în lipsa prelucrării acestora din punct de vedere arhivistic.
Cele mai numeroase documente ale entităților fiscal e dispărute sunt cele ale Gărzii
Financiare, instituție de bază în lupta cu evaziunea fiscală și vamală. Urmează apoi, în
ordinea descrescătoare a numărului de fonduri și a cantitații de documente, AFP -urile și nu
în ultimul rând, în paginile care urmează vom încerca să aducem la cunoștința celor interesați,
faptul că au existat după anii ’90 o serie de instituții vamale la frontiera cu Ungaria și
Bulgaria, ce au produs cantități importante de documente în decursul activității acestora. În
lipsa interesului factorilor implicați și a lipsei de personal, ne exprimăm convingerea ca nici
măcar structurile Arhivelor Nationale nu au fost notificate de schimbările organizatorice care
au avut loc și din păcate, documentele în cauza vor ajunge de ca și cum nu ar fi e xistat
vreodată.
5.3.1. Garda Financiar ă486
După căderea Comunismului și instaurarea noului regim capitalist la c ârma
Rom âniei, via ța economic ă a țării a intrat pe un f ăgaș nou, cre ându-se astfel premisele
dezvolt ării unor noi activit ăți economice. Acest fap t a permis apari ția și dezvoltarea actelor
de frauda fiscal ă și evaziune487.

486 Prezentul subcapitol face parte dintr-un studiu, realizat în baza unei îndelungate cercetări personale,
transmis spre publicare în primăvara anului 2018, într -un număr al Revistei Arhivelor, editată de Arhivele
Naționale ale României, având titlul “ Les opportunités de recherche et docum entation sur l'activité des
institutions de contrôle financier -fiscal et douanier. Les archives de la Garda Financiară de Roumanie ”.
487 În conformitate cu prevederile Legii 241/2005 pentru combaterea și prevenirea evaziunii fiscale,
publicată în Monitorul Oficial al României nr.672 din 27.07.2005.

188
În contextul tranzi ției de la economia planificat ă la cea capitalist ă, la începutul
anilor ’90, dupa o absen ță de 43 de ani de pe scena economic ă și financiar ă a țării488, și-a
făcut apari ția una dintre cele mai combative institu ții cu atribu ții de control și combatere a
infrac țiunilor economice din Rom ânia – Garda Financiară .
Activitatea tumultoas ă a institu ției s-a desf ășurat pe parcursul a 22 de ani, încep ând
cu luna martie a anului 1991, atunci c ând ap ărea Legea nr. 30 din 22 martie 1991489, privind
organizarea și func ționarea controlului financiar și a G ărzii Financiare și până în vara lui
2013, c ând a fost semnat actul de desfiin țare a institu ției și încetare a tuturor activit ăților
acesteia490. Totodat ă, anul 2013 marcheaz ă înfiintarea în cadrul ANAF a Direc ției Generale
Antifraud ă Fiscal ă, structur ă menit ă să continuie activitatea fostei G ărzi Financiare.
Prezentul subcapitol al acestui studiu analizeaz ă evolu ția organizatoric ă,
docu mentar ă și din punct de vedere al activit ății intreprinse de c ătre comisarii G ărzii
Financiare – institu ție de control, în calitate de principal pion pentru combaterea și depistarea
actelor ilicite din Rom ânia.
Conținutul acestui subcapitol îș i propune s ă răspund ă la intrebarea: cum poate un
cercet ător peste 100 de ani s ă se documenteze cu privire la activitatea G ărzii Financiare
postdecembriste, în intervalul c ât aceast ă institu ție a func ționat, respectiv intervalul 1991 –
2013?
Pentru a r ăspunde la aceast ă întrebare, în cuprinsul studiului vom analiz a evolu ția
organizatoric ă și a activit ăților institu ției, pe baza legisla ției complete care a reglementat
activitatea, organizarea și func ționarea institu ției de la începuturi și până la finalul activit ății,
respectiv intervalul de 22 de ani între 1991 și 2013.
Pentru documentare, pe l ângă materialul legislativ, au fost analizate și utilizate o
serie de Rapoarte de activitate ale ANAF și ale G ărzii Financiare, iar datele prelucrate au dus
la rezultatele acestui s tudiu.

488 Înființată în 1918 sub denumirea inițiala de “Corpul Finanțelor”, Garda Financiară a funcționat până în
1927 când a fost desființată. În 1932 în baza Legii Monopolului din 22 Aprilie 1932 Garda este reînființată
și va funcționa până în 1948 când comuniștii, în baza Decretului 352/1948, vor desființa din nou instituția
Gărzii Financiare și pe cea a Curții de Conturi, activitatea fiind preluata de către Miliția Economică.
489 Publicată în Monitorul Oficial al Românie i nr.64 din 27 Martie 1991.
490 Conform art. 1 al Ordonanței de Urgență nr. 74 din 26 iunie 2013, privind unele măsuri pentru
îmbunătățirea și reorganizarea activității Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum și pentru
modificarea și completarea a ltor acte normative.

189
Toată activitatea institu ției este materializat ă în documente specifice create de -a
lugul timpului, arhivele institu ției constitutite în fonduri arhivistice închise, fiind preluate de
către entit ățile care au continuat activitatea, în baza prevederi lor Ordinului Pre ședintelui
ANAF nr. 3135/2013 de constituire a comisiilor de preluare a patrimoniului, arhivelor și
bunurilor confiscate de c ătre comisarii G ărzii Financiare.
Potrivit legislatiei arhivistice în vigoare491, dup ă 30 de ani de la crearea
docum entelor entit ății, toate acelea considerate av ând importan ță istoric ă și documentar ă, vor
fi preluate de c ătre Arhivele Na ționale ale Rom âniei în vederea p ăstrării permanente, a
prelucr ării și punerii acestora în circuitul științific și documentar.
Luna ma rtie a anului 1991 marcheaz ă începuturile existen ței institu ționale a
Gărzii Financiare prin adoptarea de c ătre Parlamentul Rom âniei a Legii nr. 30/1991
privind organizarea și func ționarea controlului financiar și a G ărzii Financiare. Astfel, se
instituia cadrul legislativ și operativ pentru prevenirea și combaterea fraudelor,
contraven țiilor și infrac țiunilor la regimul fiscal, vamal și de pre țuri. Conform prevederilor
legale, controlul financiar al statului se realiza prin: Direc țiile generale ale control ului
financiar de stat și prin Garda Financiar ă. La nivel na țional, în fiecare jude ț și în
municipiul Bucure ști au fost organizate Direc ții generale ale controlului financiar de stat ,
care aveau în structur ă secții ale G ărzii Financiare492.
Potrivit legii, Garda Financiar ă era constituit ă drept corp de control financiar,
militarizat, ne încazarmat, ce func ționa în subordinea Ministerului Finan țelor493. Controlul
operativ și inopinat al institu ției se efectua în vederea punerii în aplicare și executarea
legilor fiscale și a reglement ărilor v amale, împiedicand orice sustragere sau eschivare de
la plata impozitelor și taxelor. În exercitarea controalelor de specialitate, Garda Financiar ă
putea ac ționa f ără a fi necesar un ordin special, av ând potrivit legii, urm ătoarele atribu ții
de serviciu:

“a) să efectueze controale în localurile și dependințele în care se produc, se
depozitează, se comercializează bunurile sau se desfășoară activități care fac
obiectul impozitării;

491 Legea 16/1996 Legea Arhivelor Naționale, republicată în Monitorul Oficial nr. 293, anul 182 (XXVI)
din 22 aprilie 2014, art.13, alin. 1.
492 Grosu Corneliu , Garda Financiară -istorie, prezent, perspectivă , p.47
493 Alep D ., Vine Garda Fi nanciară , p.123

190
b) să verifice existența și autenticitatea doc umentelor justificative, pe timpul
transportului, precum și în locurile de desfășurare a unor activități de producție,
prestări servicii, acte și fapte de comerț, când există indicii de sustragere de la
îndeplinirea obligațiilor fiscale sau de realizare a unor procedee interzise de lege;
c) să verifice registrele și orice alte documente din care rezultă îndeplinirea
obligațiilor fiscale;
d) să efectueze, în condițiile și potrivit dispozițiilor Codului de procedură
penală, percheziții în localuri publice sau particulare – case, curți, dependințe și
grădini – dacă există indicii că în aceste locuri sunt ascunse mărfuri sau instalații cu
care se fabrică produse fără îndeplinirea obligațiilor fiscale sau dacă se comit alte
fraude fiscale;
e) să confiște, în cond ițiile legii, obiectele sau produsele, corpuri delicte,
sustrase de la plata impozitelor și taxelor sau a căror fabricație și desfacere este
interzisă, precum și să ridice documentele care pot servi la dovedirea fraudelor sau
contravențiilor descoperite;
f) să constate contravenții și să aplice sancțiunile corespunzătoare potrivit
competenței prevăzute de lege;
g) să sesizeze organele de urmărire penală în legătură cu infracțiunile
constatate cu ocazia exercitării atribuțiilor de serviciu;
h) să poarte unif orma, să păstreze, să folosească și să facă uz de armamentul
și mijloacele din dotare, în condițiile legii”.494

Angaja ții Gărzii Financiare aveau denumirea de Comisari, f ăceau parte din r ândul
funcționarilor publici iar potrivit legii, la angajare depuneau jurământul solemn pentru
respectarea și aplicarea dispozi țiilor legale495.
Potrivit literaturii de specialitate, jur ământul avea urm ătorul text: “
Eu……..membru al G ărzii Financiare, jur s ă respect Consitu ția și legile țării, s ă
îndeplinesc cu credin ță și loialitate misiunile orodnate”. Juram ântul depus se consemna
într-un document ce era contrasemnat de c ătre cel care f ăcea jur ămăntul iar actul în cauz ă
era depus în arhiva institu ției din care f ăcea parte cel ce jura.496
Anul 1992 aduce, pe l ângă schimbarea d enumirii Ministerului Finan țelor în cel al
Economiei și Finan țelor, aprobarea Regulamentului privind organizarea și func ționarea

494 Art. 17 al Legii 30/1991.
495 Idem , art. 19 si 23.
496 Grosu Corneliu , op. cit ., p.64

191
Gărzii Financiare497. Potrivit acestui act normativ, Garda Financiar ă se constituie la nivel
central av ând competen ță general ă în cadrul Ministerului Economiei și Finan țelor, iar la
nivelul municipiului Bucure ști și în jude țe sunt constitutite sec ții jude țene în structura
Direc țiilor generale ale finan țelor publice și controlului financiar de stat.
Din punct de vedere al organiz ării, atât la nivelul aparatului central c ât și la nivelul
secțiilor jude țene, Garda Financiar ă se organizeaz ă în divizii și compartimente de
specialitate, conducerea fiind asigurat ă de Comisari șefi de sec ție și adjunc ții acestora iar
diviziile fiind conduse de un șef de divizie.
Potrivit legii, ac țiunile de control se realizau cu participarea a minim dou ă persoane
angajate ale G ărzii Financiare pe baza legitima ției de serviciu, în cazul activit ăților
ordinare, f ără a avea nevoie de un ordin special în acest sens.
Cu privire la efectuarea controalelor cu statut extraordinar, acestea se realizau pe
baza ordinului scris al șefului de sec ție, preciz ându-se locul și timpul execut ării activit ății
de control. Rezultatul, evenimentele survenite și măsurile luate se consemeaz ă într-un
proces -verbal de control, exist ând obliga ția ca în cazul semnal ării de evenimente
deosebite, acestea trebuiau s ă fie imediat raportate superiorului ierarhic. În cazul
constat ării de fapte care constituie doar contraven ții, comisarii G ărzii Financiare aveau
obliga ția de a întocmi doar un proces -verbal de constatare și sanc ționare a contraven țiilor,
fără a mai fi necesar ă întocmirea procesului -verbal de control. Comisarii G ărzii
Financiare, aveau obliga ția ca la ie șirea din serviciu s ă depună și să înregistreze la sediul
Gărzii toate actele de control intocmite în timpul misiunii498. În cazul în care se constatau
contraven ții pentru care nu aveau competen ță să aplic e sancțiuni sau s ă confi ște bunurile,
comisarii aveau obliga ția de a încheia a cte de constatare preliminar ă pe care s ă le trimit ă
organelor în drept pentru definitivarea verific ării și luarea de m ăsuri a șa cum situa ția o
impunea. De asemenea, în cazul costat ării de fapte sau abateri de la ne îndeplinirea
obliga țiilor ce revin comerci anților sau agen ților economici verifica ți, pentru care
competen ța sanc ționarii cu amend ă civilă revenea instan țelor judec ătorești, comisarii
Gărzii aveau obliga ția ca pe baza actului de constatare s ă sesizeze instan ța competent ă în
acest sens. La fel se p roceda și în cazul în care erau constatate infrac țiuni, sesiz ările fiind
însoțite de predarea corpurilor delicte descoperite cu ocazia actelor de constatare.

497 În baza Ordinului nr.1079 din 01 Octombrie 1992 publicat în Monitorul Oficial nr.299 din 24
noiembrie 1992.
498 Art. 20 al Ordinului 1079/1992.

192
În vederea asigur ării valorific ării constat ărilor și urm ărirea execut ării m ăsurilor
dispuse, sec țiile G ărzii Financiare aveau obliga ția organiz ării și conducerii eviden ței
proceselor -verbale încheiate.499
Datorit ă faptului c ă la începutul existen ței sale, Garda Financiar ă era o institu ție
militarizat ă500, în îndeplinirea misiunilor comisarii aveau voie s ă foloseasc ă inclusiv
armamentul din dotare, pentru imobilizarea celor care se sustr ăgeau contoalelor sau
puneau în pericol integritatea actului de control, legea stipul ând ca în cazul utiliz ării
armelor de foc, s ă se trag ă la nivelul membrelor inferioare ale infractorilor evazioni ști, în
vederea evit ării decesului acestora.501
Perioada august -octombrie 2003 marcheaz ă apari ția de importante schimb ări
institu ționale pe scena combaterii evaziunii și a fraudei fiscale din Rom ânia, acest fapt
manifest ându-se pri n înfiin țarea Agen ției Na ționale de Administrare Fiscal ă și preluarea
de către Autoritatea Na ționala de Control502 a celor mai importante activit ăți din sfera
controlului economic, fiscal și vamal.
Ordonan ța Guvernului nr. 86/2003503 privind unele reglement ări în domeniul
financiar, aduce pe scena economiei rom ânești un nou actor care va func ționa și la data
redactării acestui studiu –Agen ția Na ționala de Administrare Fiscal ă504, în calitate de
organ de specialitate al administra ției publice centrale, institu ție public ă cu personalitate
juridic ă, cu buget propriu, fiind subordonat ă Ministerului Finan țelor Publice,
desfășurându-și activitatea în domeniul impozitelor, taxelor, contribu țiilor și a altor
venituri bugetare, prin intermediul procedurilor de gestiune, c olectare, control fiscal,
soluționare a contesta țiilor505, fiind înfiin țată încep ând cu data de 01 Octombrie 2003 și
opera țional ă de la 01 Ianuarie 2004.
În condi țiile înfiin țării ANAF , atât Garda Financiar ă cât și Direc ția General ă a
Vămilor vor trece din subordinea Ministerului Finan țelor Publice în autoritatea ANAF.
Principala modificare pe care institu ția Gărzii Financiare o suport ă pe parcursul
anului 2003 este dat ă de intrarea în vigoare a Ordonan ței de Urgen ță nr.91 din 02

499 Idem . Art. 37.
500 Alămîie Dumitru , Controlul financiar: Standarde actuale, pespective , p.191
501 Idem , Art. 39.
502 În continuare ANC.
503 Publicată în Monitorul Oficial nr.624 din 31 August 2003.
504 În continuare ANAF.
505 Art. 19, alin 1. al Ordonanței 86/2003.

193
Octombrie 2003 privind reor ganizarea G ărzii Financiare. Practic, încep ând cu aceast ă
dată, Garda Financiar ă se reorganizeaz ă ca institu ție public ă de control, cu personalitate
juridic ă, în subordinea Autorit ății Na ționale de Control506.
În condi țiile prezentei reglement ări ANC conduc e Garda Financiar ă cu atribu țiile
sale specifice de control tematic și inopinat, privind prevenirea, descoperirea și
combaterea actelor și faptelor din domeniul economic, financiar și vamal , care au ca efect
evaziunea și frauda fiscal ă, făcând excep ție con trolul fiscal de fond, stabilirea, urm ărirea
și încasarea veniturilor bugetare și solutionarea contesta țiilor, acestea din urmă fiind
apanajul entităților care asigurau administrarea fiscală.
Practic Garda descoper ă inopinat actele și faptele de frauda și evaziune, le constat ă
printr -un control sumar și le transmite pentru un control ulterior de fond inspec ției fiscale
de la nivelul Ministerului Finan țelor Publice.
Din punct de vedere organizatoric, Garda Financiar ă aflată sub controlul ANC își
păstreaz ă structura avut ă până în acest moment , cu excep ția sec țiilor jude țene, ale c ăror
activitate devine centralizat ă și se formeaz ă Comisariate regionale ale G ărzii Financiare,
acordându -li-se personalitate juridic ă, ce vor avea în subordine mai multe sec ții jud ețene,
fără ca acestea s ă aibă personalitate juridic ă.507
Comisariatele regionale se vor constitui la : Bac ău, Constan ța, Prahova, Dolj,
Timi ș, Cluj, Bra șov, Bucure ști, Arge ș. În cazul nostru, Comisariatul regional Cluj av ând
în subordine urm ătoarele sec ții județene ale G ărzii Financiare: Alba, Bistri ța-Năsăud,
Maramure ș, Sălaj și Satu Mare508.
În acest moment, pentru prima dat ă apare legiferat ă expres constituirea unui fond
de stimulente la nivelul ANC, din veniturile încasate din valorificarea bunurilor, du pă
deducerea cheltuielilor înregistrate cu valorificarea acestora și din sumele ob ținute ca
urmare a valorific ării actelor de control ale G ărzii Financiare se re ține un procent de 1%
pentru constituirea stimulentelor509.

506 Autoritate a Națională de Control ia naștere prin Hotărârea Parlamentului nr.16 din 19 iunie 2003
privind modificarea structurii și componenței Guvernului, publicată în Monitorul Oficial nr.436 din 19
iunie 2003.
507 Art.8, alin.1 al Hotărârii Guvernului nr. 1538 din 1 8 Decembrie 2003 pentru organizarea și
funcționarea Gărzii Financiare, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 12 din 08 Ianuarie 2004.
508 Idem , Anexele 2 si 3.
509 Art.5, alin.5 al Ordonanței de Urgență nr.91 din 02 Octombrie 2003 privind reorganizarea Gărzii
Financiare, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr.712 din 13 Octombrie 2003.

194
Noua reglementare a organiz ării G ărzii Financiare stipuleaz ă, spre deosebire de
cea anterioar ă unde controlul era de tip serviciu ordinar și/sau serviciu extraordinar,
existen ța unor opera țiuni de control curent și a unor opera țiuni de control tematic.
Atribu țiile G ărzii Financiare în lumin a Ordonanț ei 91/2003 erau urm ătoarele:

“a) să efectueze controale în spațiile în care se produc, se depozitează sau se
comercializează bunuri ori se desfășoară activități ce cad sub incidența actelor
normative în vigoare cu privire la prevenirea, escoperi rea și combaterea oricăror
acte și fapte care sunt interzise de acestea;
b) să verifice respectarea reglementărilor legale privind circulația mărfurilor
pe drumurile publice, în porturi, căi ferate și fluviale, aeroporturi, în vecinătatea
punctelor vamale, antrepozite, zone libere, precum și în alte locuri în care se
desfășoară o asemenea activitate;
c) să verifice legalitatea activităților desfășurate, existența și autenticitatea
documentelor justificative în activitățile de producție și prestări de servic ii ori pe
timpul transportului, depozitării și comercializării bunurilor și să aplice sigilii
pentru asigurarea integrității bunurilor;
d) să dispună măsuri cu privire la confiscarea, în condițiile legii, a bunurilor
a căror fabricație, depozitare, transpo rt sau desfacere este ilicită, precum și a
veniturilor realizate din activități comerciale sau prestări de servicii nelegale și să
ridice documentele financiar -contabile și de altă natură care pot servi la dovedirea
contravențiilor sau, după caz, a infracț iunilor;
e) să solicite, în condițiile și potrivit Codului de procedură penală, efectuarea
de către organele abilitate de lege a perchezițiilor în localuri publice sau particulare
– case, curți, dependințe și grădini -, dacă există indicii că în aceste loc uri sunt
ascunse documente, mărfuri sau se desfășoară activități care au ca efect evaziunea
sau frauda fiscală;
f) să constate acte și fapte care au avut ca efect evaziunea și frauda fiscală, să
solicite organelor fiscale stabilirea obligațiilor fiscale î n întregime datorate, să
ceară organelor de executare competente, potrivit Ordonanței Guvernului
nr.61/2002 privind colectarea creanțelor bugetare, republicată, cu modificările
ulterioare, luarea măsurilor asigurătorii ori de câte ori există pericolul ca d ebitorul
să se sustragă de la urmărire sau să își ascundă ori să își risipească averea și să
sesizeze, după caz, organele de urmărire penală;

195
g) să solicite administratorilor unităților controlate și persoanelor implicate
explicații, lămuriri, precizări ve rbale și/sau în scris, după caz, cu privire la faptele
constatate;
h) să solicite, potrivit legii, copii certificate de pe documentele originale, să
preleveze probe, eșantioane, mostre etc., necesare finalizării actului de control.
Analiza și examinarea pr obelor, eșantioanelor și mostrelor se fac în laboratoare de
specialitate, cheltuielile privind efectuarea acestora fiind suportate din fondurile
special alocate în bugetul de venituri și cheltuieli al Gărzii Financiare;
i) să constate contravențiile și să aplice sancțiunile corespunzătoare, potrivit
competențelor prevăzute de lege;
j) să întocmească acte510 de control operativ și inopinat privind rezultatele
verificărilor, să aplice măsurile prevăzute de normele legale și să sesizeze organele
competente în ve derea valorificării constatărilor;
k) să oprească mijloacele de transport, în condițiile legii, pentru verificarea
documentelor de însoțire a bunurilor și persoanelor transportate;
l) să solicite instituțiilor financiar -bancare, de asigurări și reasigurări , în
condițiile legii, date sau, după caz, documente, în scopul instrumentării și
fundamentării constatărilor cu privire la săvârșirea unor fapte ce contravin
legislației în vigoare;
m) să poarte uniforma, să păstreze, să folosească și să facă uz de armame ntul
și mijloacele de apărare din dotare, în condițiile legii;
n) să utilizeze mijloacele auto purtând însemne și dispozitive de avertizare
sonore și luminoase specifice, în condițiile prezentei ordonanțe de urgență.”511

Elementul inovativ adus cu aceast ă nouă reglementare este faptul c ă în cazul
controlului curent, acesta se efectueaz ă operativ și inopinat, pe baza legitima ției de
control, a insignei de împuternicire și a ordinului de serviciu, acesta din urm ă având
caracter general și permanent iar în cup rinsul acestuia sunt indicate nume le și prenumele
comisarului și competen țele acestuia512.

510 Aniței Nadia Cerasela , Reglementarea juridică a organelor cu atribuții de control financiar -fiscal ,
p.57
511 Art 7 al Ordonantei 91/2003.
512 Art 14, alin. 2 al Hotărâr ii Guvernului nr. 1538 din 18 Decembrie 2003.

196
La ordinul ANC sau a Comisariatului General se pune în aplicare controlul tematic
ce con ține obiective de verificat, entit ăți supuse controlului, durata controlului și perioada
supus ă verific ării de c ătre comisarii G ărzii Financiare.
De asemenea, la fel ca și în perioada anterioar ă, comisarii institu ției sunt dota ți cu
armament și uniform ă prevăzută cu însemne specifice513, exercit ând prerogativele de
putere public ă și făcând parte din r ândul func ționarilor publici cu statut special.
Cu privire la confiden țialitatea informa țiilor cu care comisarii G ărzii Financiare
opereaz ă în decursul activit ăților și controalelor desf ășurate, ace știa au obliga ția să
păstreze secretul fiscal și bancar și de a nu utiliza în scop personal sau de a divulga
informa țiile de ținute chiar și dup ă 3 ani de la încetarea raporturilor de munc ă514.
Noua reglementare a organiz ării institu ției ridic ă plafonul fondului de stimulente
constituite la nivel național din amenzi și sume confiscate precum și din valorificarea
bunurilor confiscate p ână la procentul de 15%.
Din punct de vedere al opera țiunilor intreprinse, Garda Financiar ă aflată în
subordinea ANC are acces în mod gratuit și operativ la informa țiile și bazele de date ale
unor entit ăți, cum ar fi: Autoritatea Na ționala pentru Protectia Consumatorilor, Oficiul
Național al Registrului Comer țului, Direc ția General ă a Vămilor, Direc țiile Generale ale
Finan țelor Publice Jude țene, Inspectoratul General al Poli ției de Frontier ă, Direc ția
General ă de Eviden ță Informatizat ă a Persoanei, Serviciul Pa șapoarte din cadrul MAI,
institu țiile financiar -bancare.
Anul 2005 debuteaz ă cu noi schimb ări de ordin organiza țional care afecteaz ă
institu ția Gărzii Financiar e din Rom ânia. Dup ă mai bine de doi ani de func ționare sub
tutela ANC, în ianuarie 2005 Garda Financiar ă și Autoritatea Na țional ă a Vămilor trec din

513 Conform prevederilor Legii nr. 132 din 21 aprilie 2004 pentru aprobarea Ordonanței de urgență a
Guvernului nr. 91/2003 privind organizarea Gărzii Financiare, publicată în Monitorul Oficial nr. 372 din
28 Apri lie 2004.
514 Idem art. 12.

197
subordinea ANC în subordinea Ministerului Finan țelor Publice515, denumit apoi
Ministerul Economiei și Finan țelor, respectiv a ANAF516.
În iunie 2005 ANC se desfiin țează iar bugetul, patrimoniul, numărul de posturi și
personalul Autorității au fost preluate de Cancelaria Prim -Ministru lui, iar diversele
atribuții de control deținute de Autoritate au revenit organelo r specializate din
subordinea ministerelor 517.
După desfiin țarea ANC, Garda Financiar ă din Rom ânia se constituie în calitate de
institu ție public ă de control cu personalitate juridic ă și își urmeaz ă un lung traseu în
subordinea Ministerului Economiei și Finan țelor, respectiv Agen ția Na ționala de
Administrare Fiscal ă518, până la mijlocul anului 2013 , când va disp ărea de pe scena
economic ă a țării noastre. În aceste condi ții, ANAF începe s ă joace un rol seminificativ în
ceea ce prive ște coordonarea activit ăților institu ției G ărzii Financiare.519
Potrivit noilor prevederi legislative520, secțiile jude țene ale G ărzii Financiare aveau
personalitate juridic ă iar comisarii afla ți la conducerea acestora erau numi ți în func ție în
baza avizului Pre ședintelui ANAF. Comparativ cu elementele descrise anterior în
cuprinsul lucr ării, încep ând cu anul 2007, noii angaja ți ai G ărzii Financiare erau obliga ți
să efectueze un curs de pregatire profestional ă specific ă în cadrul Școlii de Finan țe Publice
și Vam ă.521
Din punct de vedere al organiz ării și gestion ării documentelor create, primite și
prezervate de c ătre institu ție, anul 2008 aduce o schimbare important ă din punct de vedere
al organiz ării, în sensul apari ției în structra organizatoric ă a Gărzii Financiare – aparat

515 Art. 1 al Ordonanței nr.8 din 20 Ianuarie 2005 privind stabilirea unor măsuri de preluare a Gărzii
Financiare și a Autorității Naționale a Vămilor în subordinea Ministrului Finanțelor Publice, precum și a
unor măsuri de reorgani zare a Agenției Naționale de Administrare Fiscală, publicată în Monitorul Oficial
nr. 101 din 31 Ianuarie 2005.
516 Art. 1 al Hotărârii nr. 533 din 30 Mai 2007 privind organizarea și funcționarea Gărzii Financiare,
publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr .407 din 18 Iunie 2007.
517 Art 1 al Ordonanța de urgență nr. 49/2005 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul
administrației publice centrale, publicata in Monitorul Oficial nr. 517 din 17 iunie 2005.
518 În continuare ANAF.
519 Hotărârea nr. 5 33 din 30 mai 2007, privind organizarea și funcționarea Gărzii Financiare, publicată în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 407 din 18 iunie 2007, art.1.
520 Hotărârea nr.1171 din 26 septembrie 2007 privind modificarea unor acte normative, publicată în
Monitorul Oficial nr.673 din 2 octombrie 2007, art. VII.
521 Idem , art. 11.

198
proriu a “Compartimentului arhivistic ă”522. Potrivit Ordinului MEF, atribu țiile acestui
compartiment specializat sunt preluate sumar din Normele de aplicare a Legii Arhivelor
Naționale523 și au ca obiect o serie de opera țiuni arhivistice , așa cum putem aminti:
obliga ția înregistr ării coresponden ței, gruparea unit ăților arhivistice, ordonarea
cronologic ă a documentelor, conducerea registrului de eviden ță curent ă în arhiv ă,
predarea documentelor la comparti mentul de arhiv ă fără a se aminti de obligativitatea ca
acestea s ă fie însoțite și de inventare arhivistice potrivit Anexei 2524, păstrarea
documentelor în vederea asigur ării prezervabilit ății acestora etc.
Cu privire la persoanele nou -angajate în cadrul G ărzii Financiare, ace știa aveau
obliga ția de a urma un curs de preg ătire profesional ă specific ă în cadrul Școlii de Finan țe
Publice și Vam ă cu o durat ă de 4 sapt ămani, av ând ca program ă prelucrarea legisla ției
fiscale precum și tehnicile/metodele de contro l pe diverse domenii de activitate specifice
controlului efectual de c ătre Garda Financiar ă. În cazul debutan ților în institu ție, ave știa
aveau obliga ția de a parcurge o perioad ă de stagiu de 1 an. Programa de studiu în cele 4
săptamani era format ă din:
-reguli procedurale ale metodologiei controlului operativ -inopinat sub forma
controlului curent și tematic ;
-tehnici și proceduri specifice ;
-domeniile de activitate unde Garda Financiar ă era abilitat ă să efectueze ac țiuni de
control ;
-evaziunea și frauda fi scală – forme de manifestare, activit ăți sensibile la evaziune
fiscal ă, contraven ții și infrac țiuni, cazuistic ă;
-regimul juridic al contraven țiilor precum și legisla ția domeniului economic,
financiar și vamal525.
Potrivit aceluiasi act normativ, la nivelul secțiilor jude țene ale G ărzii Financiare,
activit ățile din domeniile informatic ă, documente secrete, arhivistica etc. vor fi realizate

522 Ordinului Ministerului Economiei și Finantelor nr. 152 din 17 ianuarie 2008, pentru aprobarea
Regulamentului de organizare și funcționare a Gărzii Financiare, publicat în Monit orul Oficial nr. 66 din
29 ianuarie 2008, Secțiunea a 13 -a, art.17.
523 Ordinul de zi nr. 217/1996 al Directorului Arhivelor Naționale ale României.
524 Anexa 2 a Legii nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naționale.
525 Ordinului Ministrului Economiei și Finanțelor nr. 152 din 17 ianuarie 2008, art.26, alin (6).

199
de către exper ți în domeniu iar în lipsa acestora , vor fi îndeplinite de c ătre personal angajat
al unit ății dar cunoscato r în domeniu.526
De asemenea, circuitul documentelor și arhivarea acestora era prerogativa
Comisarului General, în acest sens, acesta avea obliga ția de a emite decizii care s ă
reglementeze astfel de proceduri.527
În anul 2009 Garda Financiar ă se transform ă în serviciu public deconcentrat în
subordinea Ministerului Finan țelor Publice , alături de Direc țiile Generale ale Finan țelor
Publice jude țene și de Direc țiile Regionale și Jude țene pentru Accize și Opera țiuni
Vamale. Cu aceast ă ocazie, la nivelul jude țelor, secțiile G ărzii Financiare vor fi conduse
de un Director coordonator în loc de fostul comisar -sef.528 Elementul de noutate care
intervine în recrutarea conduc ătorilor serviciilor deconcentrate este c a aceștia să nu fi
desfășurat poli ție politic ă. La începere a activit ății, directorul coordonator încheia cu
autoritatea superioar ă un contract de management pe o perioad ă de maximum 4 ani , în
care erau prevazu ți indicatori specifici de performan ță, obiective , precum și condi țiile
contractului.529
Lovitura de gra ție aplicat ă Gărzii Financiare ca institu ție în subordinea
Ministerului Finan țelor Publice – ANAF este dat ă în vara anului 2013, atunci c ând
institu ția se desfiin țează.530 Toată activitatea G ărzii Financiare privind prevenirea și
combaterea actelor și faptelor d e evaziune și fraud ă fiscal ă și vamal ă va fi preluat ă de un
nou organism f ără personalitate juridic ă creat la nivelul ANAF, respectiv Direc ția
General ă Antifraud ă Fiscal ă.531
Se încheie astfel un ciclu de activitate al G ărzii Financiare , care a însumat un to tal
de 22 de ani de prevenire și lupt ă împotriva infrac țiunilor financiar -fiscale și vamale, sute
de mii de acte de control întocmite și milioane de lei încasa ți la buget.

526 Idem , art.25.
527 Idem , art.32 alin (5).
528 Ordonanța de urgență nr. 37 din 22 aprilie 2009, privind unele măsuri de îmbunătățire a activitătii
administrației publice, publicată în Monitorul Oficial nr. 264 dub 22 aprilie 2009, art. III, alin. (3).
529 Idem , alin. (7).
530 Ordonanța de urgență nr.74 din 26 iunie 2013, privind unele măsuri pentru îmbunătățirea și
reorganizarea activității Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum și pentru modificarea și
comple tarea unor acte normative, publicată în Monitorul Oficial al României Partea I, nr.389 din 29 iunie
2013, art. 1.
531 Idem , art.3, alin. (1).

200
Activitatea institu ției în cele peste dou ă decenii de func ționare este materializat ă
într-un bogat material documentar constituind asfel fondurile arhivistice închise ale G ărzii
Financiare. Fie c ă facem referire la structurile centrale – Comisariatul General, fie la
structurile locale și regionale – secțiile jude țene sau regionale ale G ărzii Financiare,
acestea și-au constituit în intervalul de func ționare 1991 -2013 propriile fonduri arhivistice
care, odat ă cu desfiin țarea institu ției, au fost predate spre structuri ale ANAF – aparatul
central, Administra țiile Jude țene ale Finan țelor Publi ce respectiv, Direc țiile Generale
Regionale ale Finan țelor Publice înfiin țate în 2013.
Din punct de vedere a tipologiei documentelor create, av ând în vedere c ă analiz ăm
o structur ă național ă de prevenire și control, majoritatea documentelor create și gesti onate
în descursul activit ății Gărzii Financiare din Rom ânia, sunt actele de control. Av ând în
vedere prevederile legisla ției financiar -contabile și fiscale din Rom ânia532 termenul de
păstrare al documentului în cauz ă este 10 ani. Din categoria actelor de co ntrol create și
gestionate putem aminti: procese -verbale de control, Note d e constatare, procese -verbale
de sigilare/desigilare, procese -verbale de confiscare etc. Documenta ția ac țiunilor de
control con ține o serie de elemente privind specificitatea contro alelor efectuate, astfel se
pot delimit a o serie de controale, dup ă cum urmeaz ă: acțiuni de control privind contabanda
cu țigarete, ac țiuni ce privesc alcoolul și alte produse accizabile, ac țiuni privind masa
lemnoas ă, acțiuni de control privind mijloacele de transport, raport ări ac țiuni privind
casele de marcat etc. Pentru toate acestea exist ă situa ții și raport ări scrise în vederea
monitoriz ării și analiz ării act ivității.
O parte a actelor de control întocmite porneau de la sesiz ările scrise și telefonice
primite de c ătre structurile G ărzii Financiare. În acest sens, documentele scrise de sesizare
precum și registrele de sesizari scrise au fost arhivate în vederea prezerv ării pe durata
termenului de p ăstrare al acestora.
Ca urmare a ac țiunilor de control, acolo unde legisla ția o impunea, se lua m ăsura
confisc ărilor de bunuri ce urmau a fi valorificate. Se completa astfel, registrul bunurilor
confiscate precum și documente care atest ă valorificarea acestori m ărfuri, sumele încasate
și reținute la buget contr ibuiau la constituire a fondurilor de stimulente în procent din c ât
se valorifica.
În situa ția în care faptele sesizate și constatate erau de natur ă penal ă, comisarii
sesizau la r ândul lor Parchetul, respectiv instan ța judec ătoreasc ă. Aceste ac țiuni se

532 Legea 82/1991 Legea Contabilității republicată.

201
regăsesc în documente specifice din registrul r ăspândirilor zilnice ale echipelor de control,
registrele documentelor predate la Parcht e și Judec ătorii, coresponden ța cu aceste institu ții
etc.
Cu privire la situa ția armamentului și muni ției din dotare, fondul arhivistic al
institu ției con ține documente în leg ătură cu eviden ța tragerilor cu arma din dotare ,
organizate împreun ă cu Inspe ctoratele de Poli ție, situa ția armamentului, a muni ției,
registre privind utilizarea armamentului etc.
În condi țiile în care a îndeplinit func țiile de Ordonator secundar și terțiar de credite
bugetare, în decursul activit ății sale, Garda Financiar ă a deținut mii de angajati pe care i –
a plătit din fonduri publice, c ărora le -a reținut și virat la bugetele asigur ărilor sociale, de
sănătate și la fondul de pensii diverse contribu ții. Toate acestea sunt consemnate în
documente de personal, state de plat ă, stimulente, decizii ale comisarului -general
respec tiv, al comisarului -șef, raport ări și situa ții cu privire la personal etc.
Arhivele Gărzii Financiare din Rom ânia, cu datele extreme 1991 -2013, constituie
o bogat ă sursă de informa ții și documente clasate în diverse tipologii, în func ție de
subiectul la care cercet ătorii, respectiv cei interesați se raporteaz ă.
Documentele cu termen de p ăstrare permanent precum și cele cu termen de
păstrare temporar, dup ă o atent ă evaluare și selec ționare în vederea identific ării
poten țialului de cercetare și stabilirii importan ței istorice a acestora, la im plinirea “regulii
celor 30 de ani”533, se vor prelu cra și preda Arhivelor Na ționale, în calitate de fond istoric,
pentru punerea acestora în circuitul documentar și de cercetare.
În fața unui nou fond financiar -fiscal și vamal avut la dispozi ție, cercet ătorii și cei
interesa ți au posibilitatea de a explora realit ățile controlate de Garda Financiar ă de dup ă
anii ’90.
O serie de documente a șa cum putem aminti: raport ări anuale, circulare,
instruc țiuni, procese -verbale privind inspec ția general ă pe activitatea intern ă,
coresponden ța cu Garda Central ă și Direc țiile de Finan țe, actele personalului militarizat,
lista activit ăților de control, registrele documentelor predate la Parchet și instan țe (sesiz ări
penale), dispozi ții și decizii ale conduc ătorului institu ției, rapoarte de activitate, situa ții
centralizato are asupra ac țiunilor de control, raport ări pie țe și târguri, eviden ța

533 Legea 16/1996 stipulează obligația creatorilor și deținătorilor de documente cu termen de păstrare
Permanent ca după 30 de ani de la crearea acestora au obligația să predea documentele în cauză Arhivelor
Naționale în vederea repunerii acestora în circuitul documentar și de cercetare.

202
imprimatelor cu regim special, registre de eviden ță și urm ărire a actelor de control,
eviden ța proceselor -verbale anulate, etc. iar lista poate continua, sunt în opinia noastră, o
adeva rată mină de aur pentru cei care vor s ă abordeze orice fel de subiect privind
activitatea, organizarea, ac țiunile G ărzii Financiare.
Având în vedere dispari ția institu ției relativ recent și lipsa unor titluri în literatura
de specialitate dedicat ă unui ast fel de subiect, ne exprim ăm speran ța ca acest studiu a adus
o serie de l ămuriri tuturor celor interesa ți cu privire la contextul și circumstan țele în care
a func ționat institu ția, dar și o m ână de ajutor celor care vor dori s ă cerceteze informa țiile
întâlnite în cuprinsul documentelor ce formeaz ă fondul arhivistic închis al G ărzii
Financiare.

5.3.2. Administrațiile Finanțelor Publice Municipale, Orășenești și Comunale
Entități componente ale sistemului de administrare fiscal ă, aflate în subordinea
ANAF, A FP-urile or ășenești și comunale au reprezentat interesele agen ției în localit ățile
care au fost arondate din punct de vedere administrativ și fiscal. Din punt de vedere
arhivisitic, AFP -urile au fost creatoare și deținătoare de documente fiscale la fel ca si
celelalte structuri, acestea diferen țiindu -se de entit ățile-mam ă doar prin complexitate și
canti tate.
La data de 17 iunie 2011, în contextul evaluării performanțelor și a costurilor cu
entitățile subordonate în procesul de administrare fiscală, raportat e la sumele colectate de
către acestea, pe fondul tendinței de reducere a cheltuielilor cu administrația, a fost emis
OPANAF nr. 2224/2011534, prin care erau desființate un număr de 141 de administrații,
din care 48 de AFP -uri orășenești și municipale, major itatea fiind cele comunale,
arondarea contribuabililor administrați urmand să fie facută la entitățile fiscale care au
rămas după etapa reorganizării, eviden țiate în figura 5.9.

Sursa informațiilor: OPANAF nr. 2224/2011, Anexa.

534 OPANAF nr. 2224 din 17 iunie 2011 pentru aprobarea competenței teritoriale de administrare,
disponibil online la https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OPANAF_2224_2011.pdf , accesat la
20.06.20 18.

203
Dupa o funcționare de ap roape 3 ani în noua configurație, începând cu 1 martie
2014 vine rândul altei reorganizări prin intermediul căreia sunt desființate încă 6 AFP -uri
comunale și AFP a orașului Sulina535 din totalul celor rămase.
Sarabanda modificărilor organizatorice care au c a efect dispariția structurilor
fiscale continuă și în anul urmator, fiind luate în calcul propunerile regionalelor în raport
cu o serie de criterii, cum ar fi: distan ța față de cea ma i apropiata unitate fiscală, număr de
contribuabili de administrat/UAT -uri, resursa de personal, etc. Începând cu 1 ianuarie
2016 se desființează AFP Năvodari însă își continuă activitatea AFP -urile comunale Podu
Turcului, Răducăneni și Baia, denumirea acestora schimbându -se în Servicii Fiscale
Comunale536.
Din punct de vedere a l arhivelor create în decursul activității AFP -urilor, de pe
urma desființării entităților fiscale au rezultat numeroase fonduri arhivistice închise.
Documentele active de natura dosarelor fiscale, informațiile și documentele privind
administrarea obligați ilor fiscale au fost predate acelor entități care au continuat activitatea
celor desființate.537 Restul de documente create și deținute, în lipsa unor precizări
suplimentare cu privire la administrarea acestora, aflate încă în termenul de păstrare, ar
trebu i să se regăsească în depozitele de arhivă ale continuatorilor activității dar, din păcate,
pe fondul lipsei de personal de specialitate sau a alocărilor bugetare care să permită
externalizarea serviciilor de prelucrare arhivistică, de efectuare a operațiu nilor de
selecționare în vederea stabilirii valorii istorico -documentare a înscrisurilor, așa cum vom
arata în paginile ce urmează, dacă acestea au supraviețuit condițiilor vitrege de prezervare,
starea lor este una nu foarte bună.
Situație asemănătoare c u cea a arhivelor create de către BVF desființate, la nivelul
structurii AFP -urilor orășenești și comunale, n -au existat compartimente sau alte tipuri de
structuri organizatorice care să fie destinate activităților de arhivare și management al
documentelor , la fel cum pe statul de funcții al acestor entități nu a aparut niciodata

535 OPANAF nr. 200 din 5 februarie 2014 privind modificarea anexei la OPANAF nr. 2211/2013 pentru
aprobarea competenței teritoriale de administrare.
536 OPANAF nr. 3631 din 11 decembrie 2015 pentru aprobarea competenței teritoriale de administrare,
disponi bl la https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/OPANAF_3631_2015.pdf , accesat la
20.06.2018.
537 Ibidem , art. 4.

204
personal specializat, posesor de calificări în domeniul arhivistic. Drept urmare,
patrimoniul arhivistic al acestor entități a fost gestionat, prelucrat și prezervat așa cum s –
au p riceput funcționarii fiscali, a depins de interesul și conștinciozitatea șefilor de
administrație și nu în ultimul rând, de presiunile organelor de control ale Arhivelor
Naționale ale României pentru aplicarea prevederilor legale și apărarea documentelor c are
completeaza FAN.
Date fiind cele expuse, la nivel național este aproape imposibil, în condițiile lipsei
de personal de specialitate care să se ocupe în mod expres de actele instituției, de
identificat un fond arhivistic închis creat și gestionat de un AFP desființat care să
întrunească și să respecte dispozițiile legale în vigoare în materie de arhive și
managementul documentelor.
Considerăm ca toate aceste documente, după desființarea entităților creatoare, au
fost depozitate undeva unde spațiul, timpu l și resursele logistice ale momentului au permis
acest lucru și acolo zac până când condițiile de păstrare vor face acele înscrisuri
inutilizabile și vor fi eliminate și scoase din evidența arhivei într -un mod absolut legal, ca
urmare a stării de degradar e irecuperabile, pierzându -se în acest fel cantități importante de
documente.
5.3.3. Birouri le Vamale de Interior și de Frontier ă
Așa cum am arătat și în subcapitolul dedicat ANV și DGV, birourile vamale
reprezintă cele mai mici structuri care aplică și urmăresc respectarea legislației vamale pe
teritoriul național.
În condițiile integrării și aderării la structurile Uniunii Europene, adoptarea aquis –
ului comunitar și a legislației vamale comune, s -a pus problema reorganizării structurilor
vamale din Ro mânia, vămile din nordul, estul și sud -vestul țării devenind frontiera estica
a Uniunii Europene538. În acest context s -a gandit o redimensionare a DRV -urilor și
birourilor vamale subordonate, în funcție de activitatea și complexitatea sarcinilor avute.

538 Raport de performanță al ANV pe anul 2006, p.5, di sponibil la https://www.customs.ro/info –
publice/rapoarte -de-activitate , accesat la 20.06.2018.

205
Cele mai importante măsuri luate cu impact deosebit asupra patrimoniului
arhivistic vamal generat ca urmare a activităților întreprinse sunt desființarea birourilor
vamale de frontieră de la granița cu Ungaria și Bulgaria.
Începând cu data intrării României în Uniunea Europeană birourile vamale de la
frontiera cu Ungaria care s -au închis sunt: Petea, Urziceni, Carei, Valea lui Mihai,
Săcuieni, Episcopia Bihorului, Borș, Salonta, Salonta CFR, Vărșand, Curtici, Nădlac,
Turnu și Cenad. De asemenea, se închid bi rourile vamale de la frontiera cu Bulgaria:
Oltenița, Călărași, Ostrov, Negru Vodă și Vama Veche.539
Tot în același context ANV -ul rămâne cu 8 DRV -uri din 10 prin desființarea DRV –
urilor Arad și Oradea, activitatea acestora fiind comasată DRV -urilor Timișoa ra, respectiv
Cluj-Napoca.540
Toate aceste modificări organizatorice în structura sistemului vamal din Romania
conduc și generează complicații și din perspectiva documentelor create și ramase de pe
urma activității tuturor entităților amintite. Interesant d e punctat la acest aspect este faptul
că nicaieri în documentele oficiale care hotărăsc desființările de BVF -uri nu este stipulat
ce se întamplă cu arhivele acestor entități. Articolul 2 al HG1812/2006 face referire doar
la mijloacele fixe și la obiectele de inventar aflate în patrimoniul instituțiilor respective,
fără să se facă referire la documentele din arhivă.
Așa cum am arătat și în cuprinsul subcapitolului care tratează sistemul vamal din
cadrul ANAF, după momentul intrării în UE cantitatea de docum ente generate de către
entitățile vamale a scazut substanțial ca urmare a eliminării obligativității întocmirii
declarațiilor vamale ce constau în formulare tipizate ce conțineau mai multe pagini.
Pentru faptul ca BVF enumerate mai sus la granița cu Ungar ia și Bulgaria au fost
desființate atunci când s -a renunțat la completarea și utilizarea declarațiilor vamale, ne
putem imagina ce a rămas în urma acestor entități și ce s -a întâmplat cu respectivele
materiale arhivistice rămase în sediile abandonate ca ur mare a desființării structurilor
creatoare.

539 HG 1812 din 13 decembrie 2016, privind închiderea birourilor vamale situate la front iera cu Republica
Ungară și a unor birouri vamale situate la frontiera cu Republica Bulgaria.
540 Raport de performanță al ANV pe anul 2006, p.6.

206
Pe lângă cele afirmate anterior trebuie menționat faptul că din punct de vedere al
organigramelor acestor entități niciuna dintre ele nu conținea vreo structură care să aibă
legătură și atribuții privind arhivar ea și managementul documentelor proprii. De altfel,
nici statul de funcții nu conținea astfel de poziții care să aibă legătur cu arhivele. Singura
posibilitate ca cineva să se poata ocupa de gestionarea documentelor și arhivelor create și
depozitate în spa țiile disponibile era la presiunea controlalelor structurilor de specialitate
din Arhivele Naționale, prin intermediul inserării în fișa postului personalului vamal sau
prin intermediul ordinelor de serviciu date de conducerea BVF, de atribuții suplimentar e
de organizare, gestionare, inventariere și selecționare a documentelor depozitate. În lipsa
cunoștințelor de specialitate, a calificării arhivistice sau chiar a unor instruiri minimale
din partea reprezentanților Arhivelor Naționale ale României, care a u prerogative în acest
sens541, gestionarea, prelucrarea și prezervarea arhivelor vamale s -a făcut cu multe
limitări.
Din păcate, putem afirma că abordarea fenomenului arhivistic ce are ca obiect
fondurile arhivistice închise rămase de pe urma activității d erulate de entitățile desființate,
atât la nivelul birourilor vamale cât și la nivelul administrațiilor fiscale este similară, în
lipsa personalului de specialitate, a interesului factorilor de decizie și a alocărilor bugetare
cu destinație specială în ach iziționarea de servicii externe de arhivare, documentele rămân
acolo unde au fost create și depozitate spre a fi păstrate, fără ca cineva să se mai ocupe de
ele la modul activ și real.
5.4. Gestionarea informa țiilor clasificate și a datelor personale
Pe lângă documentele cu regim obișnuit, aflate sub incidența prevederilor LAN,
entitățile fiscale și vamale din România mai emit sau primesc de la alți emitenți o serie de
documente ce conțin informații sensibile542, protejate de o legislație specială –
document ele clasificate . Definite ca fiind “ informațiile, datele, documentele de interes
pentru securitatea națională, care, datorită nivelurilor de importanță și consecințlor care
s-ar produce ca urmare a dezvăluirii sau diseminării neautorizate, trebuie să fie

541 În baza prevederilor art. 5 al Legii nr. 16/1996, Legea Arhivelor Naționale republicată, privind
obligațiile ANR de acordare a asistenței de specialitate tuturor structurilor creatoare și deținătoare de
documente.
542 Ivan Paula , Crearea fondului de arhivă specială la Arhivele din Cluj. Premise și consecințe , în
Anuarul Arhivelor Mureșene, Serie Noua nr.II (VI) -2013, p.63.

207
protejat ”543, datele conținute de aceste tipuri de documente, fie că sunt încadrate la nivelul
secretelor de stat sau al secretelor de serviciu, conform standardelor naționale în materie
de protecție a informațiilor clasificate544, necesită o abordare ceva mai specială din
perspectiva gestionării documentelor, a prevenirii scurgerilor de informații și a controlului
accesului neautorizat.
Fără a intra în detalii tehnice specifice muncii de gestionare în amănunt a
informațiilor secrete, întrucât nu face obiectul acestui studiu, în cuprinsul paginilor care
urmează dorim să demonstrăm legătura între documentele clasificate și cele care sunt
supuse legislației arhivistice de la noi din țară.
Potrivit prevederilor legale, fac parte din FAN toate acele documente creat e de
către “ organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale,
militare și religioase […], profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unor legi
speciale545”, deci implicit documentele clasificate. Acestea devin iz voare istorice în
condițiile în care “își pierd valoarea practică, uzuală și operativă”, conținând informații
cu valoare istorică546. Potrivit unui alt punct de vedere “ majoritatea documentelor secrete
au valoare documentar -istorică, științifica și trebuie păstrate permanent ”547.
Spre deosebire de prevederile LAN, legislația informațiilor clasificate are un
caracter mai direct și mai specific, stipulând obligația entităților care dețin informații
clasificate să -și înființeze “ compartimente speciale pentru ev idența, prelucrarea,
procesarea, p ăstrarea, manipularea și multiplicarea ”548, iar apoi s -au adăugat față de
prevederea inițială “ transmiterea, transportul și distrugerea ” acestora, subordonate

543 Legea nr. 182 din 12 aprilie 2002 privind protecția informațiilor clasificate, Secțiunea a 2 -a, art. 15,
punctul b).
544 Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea Standardelor naționale de protecție a
informațiilor clasifica te din România, art. 2, alin.(2).
545 Legea 16/1996, Legea Arhivelor Naționale, art.1.
546 Georgiță Mihai , Scurte considerații despre raportul dintre legislația informațiilor clasificate și
prelucrarea/folosirea documentelor din Fondul Arhivistic Național , în Anuarul Arhivelor Mureșene, Serie
nouă, nr.IV(VIII) -2015, p.44.
547 Ibidem , p. 47, Apud, Laurentiu Mera.
548 Legea nr. 182 din 12 aprilie 2002, art. 41.

208
conducătorului entității, în coordonarea unei structuri de secur itate ce are în componență
un funcționar de securitate.549
Constatăm faptul că cele două texte de lege nu fac niciun fel de referire sau
trimitere la prevederile legislației arhivistice în vigoare, nespecificând inserarea
Compartimentelor de informații clas ificate în cuprinsul Nomenclatorului arhivistic,
procedurile de selecționare fără distrugere neautorizată a documentelor care fac parte din
FAN, inventarierea documentelor declasificate și predarea acestora la depozitul de arhivă
etc. În opinia legiuitorul ui cele două activități – cea de arhivare și cea de gestionare a
documentelor secrete, sunt complet paralele fără să se intersecteze. Acest lucru se
datorează faptului ca la momentul în care legislația specială a documentelor clasificate a
fost lansată în dezbatere, reprezentanții lumii arhivistice nu au fost cooptați, aceștia
neavând un cuvant de spus. Mai mult decât atât, instituția abilitată să controleze și să
vegheze procesele de asigurare a bunei gestionări și protecții a informațiilor clasificate
utilizează o serie de termeni care nu au legătură cu activitatea de arhivare și gestionare a
documentelor.550
Din perspectiva organi zării structurilor de informații clasificate de la nivelul
entităților fiscale, un caz interesant de prezentat este cel al MFP. În subordinea directă a
Ministrului Finanțelor Publice se afla Serviciul Informații Clasificate, coodonat de Șeful
Structurii de Securitate din cadrul MFP iar potrivit celei mai recente organigrame, acest
serviciu este organizat în 3 compartimente dintre c are, ultimul este Compartimentul Fond
arhivistic551. Interesat este faptul că spre deosebire de stucturile de admministrare fiscală
– ANAF aparat propriu și DGRFP -uri, la nivelul cărora atribuțiile legate de arhive sunt
gestionate de către structuri ale DGIA PSI sau DSI, la nivelul MFP arhivele nu au legătura
cu Direcția de Servicii Interne și Achizitii Publice, în ciuda faptului că din punct de vedere
organizatoric, schema de organizare a direcției chiar conține un Serviciu de coordonare
documente, monitoriza re, prevenire și protecție552. În acest caz coordonarea documentelor

549 Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13 iunie 2002, art. 40.
550 Serviciul Roman de Informatii, Protectia infor matiilor clasificate – Ghid practic, p. 37, disponibil la
https://www.sri.ro/fisiere/protectia -inf-cls-ghid.pdf , accesat la 10.07.2018.
551 OMFP nr.2362/2018, disponibil la
http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/resurse/rofsic_2362_26062018.pdf , accesat la 10.07.2018.
552 OMFP 2205/2018, disponibil la http://discutii.mfinante.ro/static/10/Mfp/resurse/rof -dsiap.pdf , accesat
la 10.07.2018.

209
se referă strict la înregistrarea documentelor în aplicatia informatică SIDOC, pe care tot
sistemul Ministerului de Finanțe o utilizează și la gestionarea fluxului de corespondență a
Minist erului, fără să aibă vreo legătură cu activitatea de arhivare și management al
documentelor. Deci iată că la nivelul MFP poate fi organizată o structură de informații
clasificate cu o componentă ce gestionează toate fondurile arhivistice ale Ministerului ș i
care, așa cum am arătat, are și personal de specialitate arhivistică, respectiv 5 angajați cu
studii medii, respectiv cu studii de calificare în profesia de arhivar și 2 cu studii superioare
arhivistice sau asimilate arhivisticii (specializarea istorie). Dacă analizăm conținutul
sarcinilor prezente în ROF -ul MFP la Compartimentul fond arhivistic constatăm că sunt
evidențiate un număr de 24 de sarcini pe linie de arhivă și management al documentelor
care se întrepătrund și cu elemente de gestionare a infor mațiilor clasificate. La o analiză
mai atentă a conținutului acestor sarcini observăm că acestea sunt în concordanță cu
prevederile legale în vigoare în materie de arhive, sunt propuse de cineva care are
experiență arhivistică însă nu are experiență în mat erie de gestionare a documentelor
clasificate. În opinia noastră, punctul (3) al sarcinilor care are următorul conținut “ aplic ă
prevederile legislative, normele și metodologiile de lucru pentru organizarea și
desfășurarea activit ății arhivistice indiferent de suport, protec ția documentelor clasificate
și nesecrete, inclusiv clasificarea și includerea în Fondul Arhivistic Na țional al
României”, ar putea fi modificat prin următoarele completări: “ aplic ă prevederile
legislative, normele și metodologiile de luc ru pentru organizarea și desf ășurarea
activit ății arhivistice indiferent de suport, protec ția documentelor clasificate și a celor
nesecrete, inclusiv clasificarea și declasificarea acestora, precum și includerea în Fondul
Arhivistic Na țional al Rom âniei”.
Organizarea activității de protectie a informațiilor clasificate la nivelul structurilor
de administrare fiscală și vamală se realizează prin intermediul Serviciului informații
clasificate organizat la nivelul ANAF – aparat propriu și al Compartimentelor de informații
clasificate organizate la nivelul DGRFP -urilor553. La ambele structuri, entitățile care se
ocupă de gestionarea și protecția informațiilor clasificate au fost organizate în subordinea
Președintelui resprectiv, Directorului General al DGRFP și a semănător cu activitățile
MFP, managementul entităților de infomații clasificate sunt asigurate de Structurile de
Securitate numite la nivelul fiecărei instituții în parte. Activitatea Compartimentelor de

553 Organizate în baza OPANAF nr. 2312 din 03.08.2016, disponibil la
http://static.anaf.ro/static/10/Bucuresti/opanaf_2312.pdf , accesat la 10.07.2018.

210
informații clasificate este asigurată de un funcțio nar public cu rol de gestionar al
informațiilor, care are atribuții doar în acest domeniu și de un funcționar cu rol de
înlocuitor al gestionarului, căruia prin intermediul fișei postului îi pot fi date și alte tipuri
de sarcini în cadrul instituției554.
Argumentăm cele expuse mai sus prin faptul că un document clasificat într -un
anumit nivel de secretizare, indiferent de termenul de clasificare al acestuia555, poate fi
inclus în FAN, deci să treacă de sub incidența legislației speciale a informațiilor clasifi cate
în cea a LAN, doar prin intermediul declasificării acestuia de către emitent, la îndeplinirea
condițiilor stipulate prin dispozițiile legale în vigoare: “ la expirarea termenului de
clasificare, atunci c ând dezv ăluirea informa țiilor con ținute nu mai po ate prejudicia
siguran ța național ă, apărarea țării, ordinea public ă sau interesele persoanelor de drept
public sau privat ” sau atunci când “ a fost atribuit de o persoan ă neîmputernicit ă prin
lege”556.
Un fapt bizar intalnit cu ocazia analizarii sarcinilor prevazute in ROF -ul ANAF la
Serviciul Informatii Clasificate este prezenta ambigura a unor sarcini care tin de arhivarea
documentelor clasificate si relatia acestora cu documentele neclasificate din arhiva
institutiei. In sectiunea dedicata atributiilor se rviciului este prevazut “ organizeaza
arhivarea documentelor gestionate la nivelul serviciului si predarea acestora la arhiva
Agentiei557”. Urmatorul articol al aceluiasi Regulament face referire la obligatia
serviciului de a “ asigura aplicarea si respectarea regulilor privind evidenta, intocmirea,
pastrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea, arhivarea,
declasificarea si distrugerea informatiilor clasificate nationale558”. Tot in cuprinsul
articolului citat anterior se face refer ire la faptul ca “ arhiveaza documentele gestionate la
nivelul activitatii, conform legii559”.
Particularitatea institu țiilor care au în specificul activit ății administrarea fiscal ă și
vamal ă în raport cu informa țiile clasificate este legat ă de respectarea s ecretului fiscal.

554 Regulamentele de organizare și funcționare ale DGRFP București și ale celorlalte DGRFP -uri din țară.
555 Hotararea Guvernului nr. 585 din 13 iunie 2002, art. 12.
556 Ibidem , art. 20.
557 OPANAF nr. 1566 din 18.05.2017 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare al
Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, Art.58, pt.(2), litera h).
558 Ibidem , art. 59, pt. (14).
559 Ibidem , art. 59, pt.(22).

211
Putem face o corela ție între respectarea secretului fiscal de c ătre personalul entit ăților
fiscale și informa țiile clasificate secrete de serviciu560, gestionate în oricare dintre
institu ții, indiferent de profilul de activitate al acestora . În timp ce respectarea secretului
fiscal este obliga ția personalului fiscal și vamal care în execitarea atribu țiior specifice de
serviciu intr ă în contact cu o serie de informa ții de genul: “ datele de identificare, natura
și cuantumul obligațiilor fisca le, natura, sursa și cuantumul veniturilor, natura, sursa și
valoarea bunurilor, plăți, conturi, rulaje, transferuri de numerar, solduri, încasări,
deduceri, credite, datorii, valoarea patrimoniului net sau orice fel de informații obținute
din declarații o ri documente prezentate de către contribuabil/plătitor sau terți ”561,
informa țiile clasificate secret de serviciu se definesc ca fiind acelea “ a căror divulgare
este de natură să determine prejudicii unei persoane juridice de drept public sau
privat ”562. Eleme ntul comun celor dou ă tipuri de secrete constă în faptul că nerespectarea
acestora atrage răspunderi conform prevederilor legale în vigoare. Prin ce se diferențiază
secretul fiscal de informațiile clasificate secret de serviciu, potrivit actelor normative în
vigoare, este entitatea sau persoana care stabilește limitele și obiectul tipului de secret
precum și felul în care se gestionează din perspectiva managementului informațiilor. Dacă
secretul fiscal este specificat în cuprinsul Condului de procedură fisc ală, informațiile
clasificate secret de serviciu au particularitatea de a fi stabilite de către conducatorul
instituției fiscale și de a fi gestionate, evidențiate și urmărite într -o serie de registre
speciale de către funcționarul de securitate numit la n ivelul instituției deținătoare de astfel
de informații563.
O lacună pe care legislația documentelor clasificate o are și se răsfrânge și asupra
documentelor de arhivă create la nivelul entităților fiscale este faptul că desecretizarea se
realizează doar de către emitentul documentului, cel care l -a clasificat sub un anumit nivel
și termen. Nimeni nu și -a pus problema ce se întâmplă cu acele documente în cazul
dispariției emitentului, în ciuda faptului că poate conținutul înscrisului are valoare
istorico -docu mentară și poate face parte din FAN. Din punct de vedere arhivistic

560 Legea nr. 182 di n 12 aprilie 2002, Capitolul III, art.31 -33.
561 Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, Capitolul II, art. 11, alin (2), disponibil la
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/cod_procedura/Cod_Procedura_Fiscala_2016_03072018.htm , accesat
la 10.07.2018.
562 Hotărârea Guvernului nr. 585 din 13 iunie 2002, art. 4, alin (3).
563 Legea nr. 182 din 12 aprilie 2002, Capitolul III, art.31, alin. (1).

212
documentul transmis unui beneficiar este proprietatea acestuia iar sarcina înregistrării,
prelucrării, prezervării, evaluării importanței istorice prin intermediul procesului de
selecționa re arhivistică revine beneficiarului. La nivelul documentelor clasificate, atunci
când dispar de pe scena socială anumiți actori, informațiile clasificate rămân suspendate
undeva în aer. De aceea este nevoie în opinia noastră, să se intervină din punct de vedere
legislativ pentru îndreptarea unor astfel de situații care ar ușura munca unor entitati care
dețin astfel de informații, implicit a funcționarilor de securitate, a responsabililor cu
gestionarea documentelor secrete și ar reda patrimoniului arhivist ic al FAN o multitudine
de documente.
O altă situație delicată identificată de autorul acestui studiu este reprezentată de
distrugerea documentelor clasificate la inițiativa emitentului, în condițiile existenței unei
legislații neclare cu privire la acest subiect. O serie de voci argumentează acestă măsură
pe fondul pericolului ca persoane neautorizate să intre în posesia informațiilor conținute
de acele documente fără să fie autorizați în acest sens. Prevederile legale din legislația
informațiilor clasifi cate fac referire la procesul de declasificare sau de trecere la alt nivel
de secretizare de către emitent564, în opinia noastră fiind tot o formă de evaluare a
importanței sau de selecționare arhivistică, însă fără a preciza în mod clar ce se întâmplă
cu do cumentele după ce acestea au fost declasificate. Un alt paragraf din același act
normativ face referire la documentele clasificate cărora le -a expirat termenul de
clasificare, acestea pot fi arhivate sau distruse565, fără a se preciza locul unde vor fi
arhiv ate respectivele înscrisuri sau scopul pentru care se va realiza acest lucru: în arhiva
informațiilor clasificate sau la arhiva generală a instituției pentru păstrarea temporară sau
permanentă și apoi predarea la ANR în vederea prelucrării prealabile și a punerii acestora
în circuitul științifico -documentar. Întrucât textul de lege conține un paragraf foarte
asemănător cu cel din LAN referitor la constituirea dosarelor566 și prevede: “ Anual,
documentele se claseaz ă în dosare, potrivit problematicii și termenl or de p ăstrare stabilite
în nomenclatoarele arhivistice, potrivit legii ”567, considerăm ca legislația arhivistică a fost

564 Ibidem , art.19 -24.
565 Ibidem , art.76, alin. (1).
566 LAN, art.8, alin (1), “Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, potrivit problematicii și
termenlor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către
fiecare creator pentru documentele proprii”.
567 Ibidem , art. 61, alin (3).

213
la baza realizării celei care asigură protecția documentelor clasificate, însă este nevoie de
o modificare legislativă pentru a putea eli mina inadvertențele create, în lipsa aportului
unui specialist în arhivistică atunci cand legislația clasificatelor a fost realizată.
În opinia noastră, pentru remedierea problemelor și dilemelor funcționarilor de
securitate din cadrul structurilor organi zate la nivelul entităților fiscale, în condițiile
existenței unor fonduri de documente cu regim clasificat, paralele cu cele publice568,
legislația specială a documentelor clasificate ar trebui modificată în sensul acordării
dreptului de declasificare a doc umentelor de căre deținator sau beneficiar și nu de către
emitent, cu respectarea termenului de secretizare. După etapa declasificării, considerând
că acele documente nu mai reprezintă un pericol la adresa siguranței naționale, pot intra
în circuitul fires c și normal al documentelor care intră sub incidența LAN, adică vor fi
inventariate și se vor preda la compartimentul de arhivă al instituției, conform dispozițiior
legale în materie de arhive în vigoare.
În decursul activității acestora, instituțiile fi scale și vamale, pe lângă asigurarea
protecției și gestiunii informațiilor clasificate, au obligația respectării legislației și
asigurarea protecției datelor personale pe care le primesc, le prelucrează, le dețin sau le
stochează, aceste aspecte fiind dire ct legate de activitatea de arhivare și management al
documentelor fiscale și vamale, pe fondul existenței obligativității tuturor contribuabililor
de a-și declara și depune la sediul organiului fiscal toate situațiile, declarațiile și raportările
financia re rezultate în decursul activităților acestora, majoritatea în format hârtie sau
online într -o mai mică măsură, toate acestea conținând informații personale sau date care
pot intra sub incidența datelor personale și de identificare a contribuabililor. Cod ul de
procedură fiscală în vigoare face referire în cuprinsul sau la “ Prelucrarea datelor cu
caracter personal de către organele fiscale centrale […] cu respectarea prevederilor Legii
nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea da telor cu caracter
personal și libera circulație a acestor date ”569 însă între timp, Legea în cauză a fost
abrogată, fără să mai fie operate actualizările necesare în legislația fiscală. Începând cu 25
mai 2018 î n Rom ânia devine obligatorie aplicarea Regulame ntului (UE) 2016/679 privind
protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și

568 Ardelean Livia , Declasificarea informatiilor clasificate cu valoare istoica -intre legislatie si practica ,
manuscris nepublicat, p.1.
569 Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedur ă fiscală, Capitolul II, art. 11, alin (10).

214
privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul
general privind protecția datelor)570. Schi mbările pe care le aduce această nouă prevedere
legală implică la nivelul entităților fiscale și vamale, pe lângă o mai bună securitate a
datelor personale deținute de către entități precum și existența obligației numirii unui
funcționar care va avea rolul de a supraveghea implementarea noilor reguli de protecție a
datelor personale571. Având în vedere că entitățile fiscale și vamale sunt înscrise î n
Registrul de Evidență a Prelucărilor de Date cu Caracter Persona l572, în condițiile în care
preiau, utilizează ș i stochează documente depuse de către agenții economici, fie în format
fizic sub forma declarațiilor de orice fel depuse la ghișeul instituțiilor sau venite prin
intermediul corespondenței scrise, sau online pe site -ul entității prin intermediul
serviciulu i Spațiul Privat Virtual573, noua legislație în materie va aduce noi atribuții și bătăi
de cap atât managerilor cât și personalului numit să se ocupe în mod direct de protecția
datelor personale. În acest sens, susținem și propunem completarea Standardelor p entru
controlul managerial intern574, în continuarea Standardului 13 – Gestionarea
documentelor, cu Standardul 14 – Protecția datelor și a informațiilor personale.
După modelul organi zatoric al MFP, pentru eficientizarea activităților analizate în
cuprinsul acestui studiu, în viziunea noastră, propunem unirea activităților de arhivare,
management al documentelor, protecția datelor personale și gestionarea și protecția
informațiilor clasificate la nivelul ANAF – aparat central și DGRFP -uri într -un singur
depa rtament de tip direcție iar la nivelul AJFP -urilor, respectiv DRV în compartimente,
cu alocarea numărului de posturi necesare desfășurării activității, corelate cu specificul și
nevoile fiecărei structuri în parte. Noile Direcții de Managementul informații lor
clasificate, arhivelor și protec ția datelor personale vor fi coordonate metodologic de forul
tutelar, vor avea obligatoriu personal de specialitate și vor coordona Compartimentele
organizate cu aceasta ocazie la nivelul AJFP -urilor și subordonatelor ac estora.

570 Disponibil la http://www.dataprotection.ro/?page=Regulamentul_nr_679_2016 , accesat la 15.07.2018.
571 În structurile din afara țării se numește Data Protection Officer (DPO).
572 http://www.dataprotection.ro/?page=IntrebariFrecvente1 , accest la 15.07.2018.
573 https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/Inregistrare_persoane_fizice , accesat la
15.07.2018.
574 Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului
Controlului int ern/managerial al entităților publice, p.6, diponibil la
http://www.ub.ro/files/scim/Ordin_400_2015.pdf , accesat la 15.07.2018.

215
5.5. Oportunități de cercetare și valorificare a patrimoniului arhivistic al structurilor
ANAF
Diversitatea tipologiilor documentare și varietatea informațiilor conținute de
înscrisurile rezultate din activitatea instituțiilor fiscale și vamale di n România pot constitui
bogate surse de informații, ce pot fi fructificate în vederea cercetării și prelucrării detaliilor
conținute de acest patrimoniu arhivistic. Așa cum am arătat în repetate rânduri în cuprinsul
acestei teze, fiecare tip de activitate din sfera domeniului administrării fiscale și vamale,
generează o anumită specificitate a documentelor și informațiilor conținute, constituind
similar cu actele celorlalte autorităti publice, un fel de “radiografie a societății”575
perioadei în care au fost întocmite înscrisurile.
Fără să ținem cont de situația reală a arhivelor fiscale și vamale de la acest moment,
de condițiile lipsei de personal, a resurselor financiare și a implicării autorităților pentru
menținerea memoriei istorice reprezentate de infor mațiile fiscale și vamale din
documente, în paginile care urmează vom realiza, presupunând că nu vor exista distrugeri
neautorizate de documente care ar putea conduce la pierderea informațiilor necesare
cercetatorilor, un exercițiu de anticipare a posibili tăților de cercetare și documentare a
cercetătorilor viitorului, oferindu -le pe fiecare domeniu în parte posibile subiecte de
cercetare, în funcție de interesul fiecăruia dintre aceștia, într -un patrimoniu arhivistic
extrem de bogat și puternic nuanțat.
În sfera administrării fiscale, așa cum spunea și autoarea de la Bacau citată în
rândurile de mai sus, documentele fiscului constituie o “mină de aur” pentru toți aceia care
sunt interesați de felul în care a fost organizat sistemul administrării fiscale din România
perioadei ANAF (din 2003 până în zilele noastre), de cuantumul și tipologia impozitelor,
de sistemul cotelor forfetare de impozitare, de oscilațiile privind cota TVA de la 24% , 21,
19 și poate în viitor 16% – evidențiate prin deconturile și retur nările de TVA. Tot în urma
cercetării informațiilor conținute de arhivele entităților de administrare fiscală se pot face
studii cu privire la evoluția pietei serviciilor și ponderea acestora în economie, pot fi
analizate evoluția tehnologiilor informațion ale prin explozia lumii IT de la noi din țară, a
impozitelor calculate pe baza veniturilor profesiilor liberale, a persoanelor fizice
autorizate, a taximetriștilor, a veniturilor din drepturi de proprietate intelectuală, etc., în

575 Mihalcea Eugenia -Mărioara , Posibilități de valorificare a infor mațiilor din documentele create de
Secția Financiară a Sfatului Popular al orașului Bacău , în Acta Bacaviensia XII/2017, p.340.

216
opoziție cu diversitatea ș i categoriile de impozite, taxe și contributii colectate de fisc în
perioada comunistă: birjarul transformat în taximetrist, croitorul transformat în designer,
frizerul transformat în hairstylist și makeup artist, “jălbari576” versus notari și avocații
zilelor noastre, etc. Tot în acelasi palier sunt situate documentele privind executarea silita,
poprierea conturilor celor care nu fac dovada plătii sumelor impuse într -un anumit interval
de timp, conform dispozițiilor legale în vigoare, pot fi de interes infor mațiile privind
natura și valoarea bunurilor pe care statul le confisca și urma să le valorifice în vederea
acoperirii creanțelor fiscale pe care creditorii le datorau acestuia etc.
Entitățile cu atribuții de supraveghere, monitorizare și control constitui e, de
asemnea, importante resurse de informații ce pot fi valorificate de către cei interesati.
Plecând de la sesizările în baza cărora se dispun anumite controale ale Gărzii Financiare,
Vămii, Antifraudei Fiscale, Activității de Inspecție Fiscală, Servici ilor de Inspecție
Economico -Financiară etc., trecand prin rapoartele de control sau inspecție fiscală, notele
de constatare, sesizări și plângeri prealabile adresate organelor de urmărire penală, și nu
în ultimul rând, terminând cu raportările periodice as upra acțiunilor și rezultatelor
misiunilor de control, toate cele enumerate constitutuie importante surse de informare și
documentare pe care cercetătorii sau cei interesați le pot consulta și din care pot extrage
informații prețioase.
Documentele Trezorer iilor locale pot constitui, de asemenea, în baza tipurilor de
documente pe care aceștia le generează în regim de bancă, surse importante de informații
pentru publicul interesat, legate de emisiunile titlurilor de stat către populație, cuantumul
și natura p lăților virate prin intermediul conturilor de Trezorerie, situații statistice privind
disponibilitatea sumelor în anumite fonduri și conturi, etc.
Documentele sistemului vamal constituie alături de celelalte tipuri de înscrisuri,
importante resurse de info rmații, în cuprinsul carora pot fi găsite și exploatate date utile
cu privire la categoriile de bunuri tranzitate și declarate sau confiscate la vamă, traficul și
contrabanda cu țigarete și produse accizabile, regimurile antrepozitelor fiscale, traficul cu
stupefiante, contrabanda cu produse contrafacute, iar exemplele pot continua.
După cum am aratat în cuprinsul paginilor de mai sus, plaja datelor și a
informațiilor conținute de documentele create și gestionate de entitatile fiscale și vamale

576 Ibidem , p. 343.

217
în decursul activităților acestora este una foarte largă, materialul documentar și
informational fiind unul deosebit de bogat, divers și complex, mai rămâne doar să existe
determinare și dorință de a descoperi lumea fiscală și vamală în rândul cercetătorilor.
Ne expri măm speranța că în cuprinsul acestui studiu de caz dedicat lumii ANAF,
am reușit să lămurim macar cele mai importante aspecte legate de organizarea si
functionarea sistemului fiscal și să răspundem la cele mai importante intrebări ale celor
care ar fi inte resați de descoperirea lumii documentelor sistemului de administrare fiscală
și vamală din România.