Cred că ne afl ăm în momentul în care trecem ușor, de la a ne întreba “U nde oare poate ajunge tehnologia? !”, la a simți în cotidian cât a evoluat… [600738]

COLABORARE
ȘI
COMUNICARE
VIRTUALĂ

Realizat de:
ALEXANDRU ALINA -ELENA
Centrul de Studii Europene
Dezvoltare Regională
Anul II

1
Introducere

Cred că ne afl ăm în momentul în care trecem ușor, de la a ne întreba “U nde oare poate
ajunge tehnologia? !”, la a simți în cotidian cât a evoluat aceasta în general. Acea st lucru este valabil
și în cee a ce privește tehnolog iile de comunicare. Concret, lu ând exemplul echipelor de orice fel,
observă m că tehnologiile de comunicare fac posibilă o așa numită colaborare virtuală care,
asemenea oricărui fenomen recent, deține atât avantaje evidente, cât și riscuri și provocări poate la
fel de vizibile.
Tocmai aceste aspect e intentionez să le subliniez în lucrarea de față, înce pând cu evoluția
ideii de echipă și cum a fost aceasta influențată de noile tehnologii de comunicare. De asemenea,
mi-am propus o trecere în revistă a celor mai des uzitate tehnologii, dar și a provocărilor pe car e
le plasează acestea în interiorul echipei . Și nu pot să nu prezint cel puțin spre final, câteva sfaturi
pe care specialiști din diverse domenii le promovează adesea , și care au ca scop combaterea acestor
riscuri .

Cu certitudine, echipele nu sunt un fenomen nou. Însă, multe dintre organizaț iile actuale
au creat structuri de lucru bazate pe id eea de echipă, diferite de echipele din organizatiile ierarhice
din perioada industrial ă, bazate pe control. Echipele sunt ast ăzi o modalitate de management prin
care puterea și responsabilitatea este plasată mai mult în mainile angajaț ilor. Mai mult de atâ t,
progresele din domeniul tehnologiil or de comunicare au redat o altă înfățișare lucrului în echipă .
Astfel că grupările con locate tradiționale sunt î nlocuite cu echipe vir tuale, care pot transcede
granițele spațiale ș i organizatorice sau de ce nu, ș i pe cele temporale.
În acest context, apare o nouă viziune asupra echipei din managementul de proiecte , atât
în ceea ce privește obiectivele, cât și rolurile, comunicare a, cultura și controlul acesteia .
Conducerea unei echipe î n contextu l comunicării și colaborării în spaț iul virtual ș i prin instrumente
de comunicare virtuală înseamnă așadar, conducerea î ntregii a rii de st rategii de comunicare ș i a
tehni cilor de management de proiect î n direcții care să sprijine echipa.1

1 http://revistaie.ase.ro/content/28/ghilic -ie28.pdf

2
În present , una sau mai mute granițe, diferențele de fus ora r, ori diferențele de limbă, par
să nu mai reprezinte o piedică în ceea ce privește constituirea și funcționarea echipelor. D iferențele
culturale, de limbă sau de locație nu mai joacă, așadar, un rol vital în echipele actuale.
În pre sent, ies î n evidență o serie de caracteristici comm une ale echipelor, printre care,
faptul că membrii aceleiași echipe pot lucra în diferite locații, eventual în fusuri orare diferite ,
comunicarea efectuându -se în mare parte prin intermediul unui suport media: telefon, internet , e-
mail, chat, internet.

Mijloacele tehnologice de comunicare și colaborare sunt diverse și necesită o adaptar e la
tipul de proiect și la particularitățile afacerii și ale companiei.2 În continuare, am selectat câteva
astfel de mijloace :
– Telefonul clasic este înlocuit adesea cu telefonul virtual SoftPhone. Este vorba de un
telefon vir tual care poate fi instalat pe laptop și este accesibil or iunde există acces la
Internet;
– SmartPhone -ul aduce și el o serie de opțiuni în scopul eficientizării comunicării virtuale:
primirea în timp real a mesajelor de e -mail direct pe mobil, posibilitate a de a primi, edita,
și trimite fișierele în format Office, PDF, JPEG ș.a. având, în același timp, acces la
calendarul zilnic sau posibilitatea de a naviga pe internet sau intranet ;
– Comunicarea prin email este iarăși extrem de utilizată. Reprezintă un mijl oc de comunicare
rapid, însă cred că trebui e luate în considerare riscurile legate de confidențialitatea datelor ;
– Forumurile de discuții ș i chat -ul sunt a lte instrumente care îmbunătățesc comunicarea
virtuală și transparenț a activităților ;
– Videoconferințele sunt soluț ii des folosite, în mare parte datorită portabilității acestora.
Sunt dupa părerea mea extrem de utile deoarece d ispun de numeroase o pțiuni, începând cu
webcam -ul classic, cu aplicații de mesagerie instant și continuând cu sisteme profesionale
de teleprezență, cu imagini HD ;
– Nu în ultimul rând, cu ajutorul bazelor de date partajate se pot stabili etapele proiectului,
sarcinile fiecărei persoane din echipă, dar și documentația realizată de fiecare în parte.3

2 HIHĂILEANU, Liviu, Echipele virtuale: oportunitate pe timp de crizã ,
https://mgmtblog.files.wordpress.com/2009/07/echipele -virtuale.pdf
3 http://www.crescendo.ro/infrastructura -itc/colaborare/

3
Astfel de tehnologii și aplicații vin în ajutoru l echipelor, pot fi alcă tuite din mai mu lte
componente și au drept scop îmbunătățirea productivității și a performanț ei, facilitând acesul la
documente, corespondența ș i interacț iunile dintre membri (e-mail, conferinta web, discu ții,
portaluri sau alte tipuri de spații virtuale) .4 Ceea ce observăm totodată este însă contactul și
comunicarea fizică tot mai redusă între membrii echipei , înlocuită parcă de această comunicare și
colaborare în spațuil virtual.

Prin urmare, lucrul și comu nicarea în interiorul echipelor devin adesea neobișnuite și
presupun un efort în plus , comparativ cu echipele care lucrează în modul clasic, fără ajutorul
acestor tehnici. Și revenim tot la existența limitată a contactului p ersonal. Comunicarea în proi ect
se realizează prin telefo n ori internet, necesitând o cunoștere destul de amanunțită a acestor
mijloace. Mai mult de atât, se întâmplă ca membrii echipei să aibă programul de lucru
corespunzător fusul ui orar al țării în care își desfășoară activitatea , ceea ce face ca timpul î n care
comunicarea poate avea loc, să fie redus.5
Un alt aspect important este cel referitor la diferențele cultura le și de limbă .6 În aceste
condiții, vorbitul la telefon, un „smalltalk” de cafea ori o cină cu colegii pot devein mult mai
dificile decât o prezentare tehnică sau un contract presărat cu termeni juridici. Ceva mai relaxat
cred că poate fi considerat contactul cu documente scrise, cum ar fi cel prin e -mail, conținutul fiind
afișat negru pe alb și oferind timpul necesar pentru a consulta poate un dicționar în cazul unei
nesiguranțe .
Principala provocare, când vine vorba de comunicarea, și colaborarea virtuală din interiorul
echipelor, este apariț ia unor tensiuni . Acestea necesită eforturi considerabile de comunicare ș i
presiuni mai mari pentru a menține eficiența echipei ș i a asig ura succesul proiectului. O greșeală
des întâlnită în cazul managementului de echipă este concen trarea pe rezultatele concrete și
neglijarea relaț iei dintre membrii echipei pe tot parcursul pro iectulu i. Telefoanele închise și lipsa
răspunsului la mesajele sunt considerate adesea un semnal clar al faptului că managerul nu a fost
atent la relația creată în interiorul echipei. Aceste aspecte sunt cu atât mai îngrijorătoare, având în

4 BARBUCEANU, Alina, Echipe virtuale (domeniul professional),
http://stst.elia.pub.ro/news/CI_2008/CI07_COLAB/Lucrul%20colaborativ.pdf
5 http://pmexpert.ro/2011/03/echipe -virtuale/ q
6 Ibidem

4
vedere și faptu l că atitudinea mem brilor echipei este mult mai puț in vizibil în mediul virtual decât
într-un mediu cu relaț ii interumane directe.

Corectarea unui astfel de comportament, în moment ul în care s -au sesizat deja anumite
tensiuni este mult m ai dificilă, dez irabil fiind un management preventiv . Una dintre soluț iile cele
mai la îndemână pentru responsabilizarea echipei virt uale este asigurarea transparenț ei pe toată
derularea proiectului. Mă refer la faptul că dacă fiecare membru al echipei îți cunoaște propri ile
respons abilități, dar și pe ale celorlalți, va avea grijă să nu îi fie afectată propria contribuție. Mai
mult, dacă progresu l fiecă rui membru este promovat întregii echipe, spiritul de competiție poate
favoriza creșterea performanț elor individuale.
Tot un rezultat al transparenț ei, poate fi comunicare a experiențelor și a cunoștinț elor. Spre
exemplu, un forum online de întrebări și răspunsuri pentru probleme și soluț ii tehnice poate ajut a,
susțin majoritatea specialiști lor, la standardizarea proceselo r și evitarea timpilor morț i în care un
membru are o problemă la care altc ineva deja a identificat o soluț ie.
Unele studii explică faptul că în momentul în care efortul depus în cadrul proiectulu i nu
este vizibil, ori discuț iile între c olegi nu se pot auz i, se creează un complex al invizibilităț ii asociat
unor riscuri precum neglijarea intereselor celorlalți și lipsa anticipării acțiunilor colegilor de
echipă , ceea ce afectează încrederea din interiorul echipei.
Aceste studii arată că, pentru echipele care se bazează în mare parte pe tehnologii de lucru
și comunicare virtuală , este necesar mai mult timp pentru ca relațiile să fie la același nivel cu c ele
dintr -o echipă tradițională. E sențiale în acest sens sunt comunicarea video și prin voce, contribuin d
mai mult la dezvoltarea încrederi i. De asemenea, s -a constatat că folosirea mai multor canale de
comunicare evită neînțelegerile.
Mai mult de atât, etapa proiectului este un factor impo rtant în alegerea celor mai potrivite
canale de comunicare . În prima etapă a pro iectului, în care se formează relațiile, este necesară de
exemplu, folosirea canale lor video și audio, datorită feedback -ului prompt și a posibilităț ii de a
construi mai rapid încredere a. Ulterior, comunicarea scrisă este preferată datorit ă existenței unei
evidențe ale comunicării și a posibilităț ii de a reveni asupra documentelor pentru reprocesare .7 Un
manager de proiect trebuie să fie conștient de faptul că fiecare membru al unei echipe virtuale

7 http://pmexpert.ro/2011/03/echipe -virtuale/

5
poate comunica în felul lui. Recunoașterea diferențelor individuale a le membrilor unei echipe,
reprezintă un aspect de care managerul de proiect trebuie să fie conștient.
Comunicarea într -o echipă virtuală este diferită și mai dificilă față de una într -o echipă a
cărei membrii pot lucra î mpreună fizic. De aceea comunicare a eficientă este importantă iar
managerului de proiect îi revine sarcina de a găsi instrumentele de comunicare potrivite pentru o
echipă virtuală. De exemplu, ma gandesc că se pot alege unele momente din săptâmân ă pentru
rapoarte de progres și se pot solicita membrilor echipei și sugestii de îmbunătățire.
Un lucru esențial într -un proiect este ca toți membrii echipei să aibă ace ași viziune asupra
proiectului, asupra obiectivelor pe care fiecare trebuie să le atingă și asupra felul ui în care munca
fiecăruia cont ribuie la îndeplinirea acestora . Mai mult, m anagerul de proiect trebuie să discute cu
membrii echipei despre ceea ce î i motivează în așa fel încât să poată crea cel mai bun mediu de
lucru virtual pentru ei. Pentru a avea o ec hipă performantă în mediul virtual este necesară
revizuirea continuă a perfo rmanțelor muncii. Este indicat să se discute cu membrii echipei despre
cum ar trebui să arate o astfel de echipă pentru a avea un punct de pornire și o direcție în acest
sens.
Conflictele apar inevitabil în orice proiect și este foarte important modul în care acestea
sunt gestionate. Pe de altă parte, c onflictul nu este întotdeauna un lucru rău, poate face referiri, de
exemplu, la abordări diferite privind rezolvarea unor probleme de ordin tehnic sau creativ.
Conflictele pot fi diverse și de cele mai multe ori fac referire și la lipsa de înțelegere a unei culturi
sau a unei limbi. De multe ori un manager de proiect nu este in format despre acest lucru, t ocmai
de aceea cade în responsabilitatea acestuia de a crea un mediu de lucru în care fiecare dintre ei să
fie încurajat să identifice conflictul și să caute soluții de rezolvare al acestuia.8

8 http://ioanabandici.managementul -proiectelor.ro/2012/03/13/cum -sa-lucrezi -intr-un-proiect -cu-o-echipa -virtuala/

6

Concluzii

În concluzie, echipele actuale, bazate pe comunicare și colaborare virtuală, devin în mod
rapid mai degraba regula decât exceptia în cadrul organizatiilor moderne. Este momentul ca
echipele virtuale să nu mai fie privite ca un caz special c i să ne îndreptăm spre dezvoltarea de
strategii pentru întâmpinarea noilor provocări pe care ele le creează. Echipele virtuale au nevoie
de aceleași lucruri de care are nevoie orice echipă: un scop bine definit, o stabilire explicită a
rolurilor și respons abilităților, opțiuni de comunicare care să servească diferitelor ei necesități,
oportunități de învățare și schimbare a direcției.
Managerului unei echipe virtuale îi revine rolul de a ajuta echipa să învețe cum să fie o
echipă virtuală si, mai mult dec ât orice, să creeze modalități de a face ca munca desfășurată de
echipa virtuală să devină vizibilă pentru fiecare dintre membri.
Consider, în final, că este necesar să înțelegem și să acceptăm faptul că în viitor tot mai
multe proiecte vor implica o echi pă virtuală care operează pe o piață globală împărțind sarcini cu
terți parteneri.

7

Bibliografie

1. RITT Adriana, Comunicarea î n managementul proiectului , Editura Mirton, Timișoara, 2003;
2. BARBUCEANU, Alina, Echipe virtuale (domeniul professional),
http://stst.elia.pub.ro/news/CI_2008/CI07_COLAB/Lucrul%20colaborativ.pdf ;
3. GHILIC -MICU, Bogdan, STOICA, Marian, Noua paradigmă managerială a echipelor virtuale,
Catedra de Informatică Economică, A.S.E. Bucureș ti http://revistaie.ase.ro/content/28/ghilic –
ie28.pdf ;
4. HIHĂILEANU, Liviu, Echipele virtual e: oportunitate pe timp de criză ,
https://mgmtblog.files.wordpress.com/2009/07/echipele -virtuale.pdf ;
5. www.crescendo.ro ;
7. http://ioanabandici.managementul -proiectelor.ro
8. http://pmexpert.ro