Crearea Bazelor de Date de Evidență

UNIVERSITATEA “AUREL VLAICU” DIN ARAD FACULTATEA DE ȘTIINȚE EXACTE

DOMENIUL DE LICENȚĂ: INFORMATICĂ PROGRAMUL DE STUDIU: INFORMATICĂ

FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: IF

LUCRARE DE LICENȚĂ

Arad

2016

UNIVERSITATEA “AUREL VLAICU” DIN ARAD FACULTATEA DE ȘTIINȚE EXACTE

DOMENIUL DE LICENȚĂ: INFORMATICĂ PROGRAMUL DE STUDIU: INFORMATICĂ

FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: IF

Crearea bazelor de date de Evidență

Arad

2016

DECLARAȚIE PRIVIND ORIGINALITATEA LUCRĂRII

Prin prezenta declar că lucrarea de disertație cu titlul “Titlul complet al lucrării” este elaborată de mine și este rezultatul propriei mele activități de documentare și cercetare. Declar de asemenea ca ea nu a mai fost prezentata parțial sau integral la o altă facultate sau instituție de învățământ superior din țară sau străinătate.

De asemenea, declar că toate sursele utilizate, inclusiv cele preluate de pe Internet, sunt indicate în lucrare:

toate fragmentele de text reproduse exact, chiar dacă sunt traduceri proprii din altă limbă, sunt scrise între ghilimele și dețin referința precisă a sursei;

reformularea în cuvinte proprii a textelor scrise de către alți autori deține referința precisă la sursa ;

codul sursă, imagini etc. preluate din proiecte open-source sau alte surse sunt utilizate cu respectarea drepturilor de autor și dețin referințe precise;

rezumarea ideilor altor autori precizează referința precisă la textul original.

Sibiu, data

Absolvent Prenume Nume

___________________

(semnătura)

Cuprins

Introducere

Acest domeniu de utilizare a datelor înseamnă și gestionarea datelor. În trecut nu aveam atâta posibilități să gestionăm datele. În zilele de azi avem mai multe variante să înregistrăm datele noastre undeva. O baze de date trebuie să înregistrează, să regăsească și să scoate rapoarte după datele înregistrate.

O bază de date are mai multe elemente aceste elemente se numesc obiecte și trebuie să fie legătură între ele, deci cu alte cuvinte o bază de date trebuie să aibă un anumit scop. Programul Access ne ușurează munca pentru că conține următoarele clase de obiecte: tabele, interogări, machete, rapoarte, controale, macrocomenzi și module.

Aceste obiecte pot fi modificate, selectate și prelucrate în mai multe feluri.Pentru fiecare obiect putem selecta cum să comportă cu alte obiectele exemplu: relațiile între tabele.

În zilele noastre este foarte important evidențierea datelor, pentru că ne ajuta în mai multe domenii, putem gestiona datele sau să facem sondaje.

Opinia mea este că Microsoft Access este programul potrivit de a face un program de evidență, fiindcă avem multe posibilități cu multe opțiuni exemplu: fereastra de interogare, fereastra de machete etc.

Dacă vrem să facem o aplicație de evidență trebuie să specificăm scopul, planurile că aplicația la ce să fie folosit. De a face un program care să fie capabil de a stoca anumite date, să putem adăuga date noi, să avem posibilitatea de a alege din datele stocate în cazul unui sondaj, repetitiv și bineînțeles să putem scoate raport dupa datele înregistrate.

Pentru rezolvarea această aplicație, trebuie să creăm câteva obiecte și să le manevrăm cum să comportă în diferite situații. Iar pentru a face acest lucru, nu trebuie să fim specialialiști în informatica, ci doar să avem bune cunoștințe de a folosi programul Access și gândirea logică al crearii bazelor de date.

Cei care doar vor să folosească bazele de date cu un program finalizat, nu trebuie să au cunoștințele informatice, ci doar de operare a calculatorului, o astfel de persoana vom numi utilizator.

Aplicația mea trebuie să fie ușor de înțeles și să aibă o interfață cât se poate mai structurată.

În cazul unui sondaj vom avea nevoie de tabele de Cumpărături, Expeditor, Clienții etc. Aceste tabele trebuie legate unul. Vom avea interogari, machete, rapoarte și bineînțeles că un meniu din cauza interfeței.

În continuare voi prezenta cum funcționează o bază de date, cum putem face o bază de date în Microsoft Access și cum se leagă acest text cu programul meu. Ultimul Capitol va fi crearea programului meu.

Capitolul 1. Importanța bazelor de date în registru

1.1 Funcționarea bazelor de date

Dacă vrem să contruim un program de a înregistra datele, trebuie să știm ce este o bază de date. O bază de date (BD) reprezintă o colecție de date integrată, anume structurată și dotată cu o descriere a structurii și a relațiilor dintre date. În funcție de modul de organizare a informațiilor, se cunosc cîteva modele de BD: ierarhic (arborescent), rețea, relațional ș.a.

Modelul ierarhic.Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentată sub forma unui arbore în care nodurile exprimă colecții de date, iar ramurile reflectă relațiile de asociere între înregistrările colecțiilor de date superioare și inferioare.

Accesul la înregistrările colecțiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adică se parcurg toate colecțiile aflate în subordonare ierarhică dintre colecția – rădăcină și colecția cercetată. Unui element superior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior îi corespunde un singur element superior.

Modelul rețea. Modelul rețea se aseamănă cu cel ierarhic, diferența constînd în aceea că unui element inferior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.

Modelul relațional. Modelul relațional este în prezent cel mai răspîndit model de baze de date. Acest model are o singură structură de date: relația sau tabelul. O bază de date relațională este un ansamblu de relații (tabele) grupate în jurul unui subiect bine definit. Deci, o relație poate fi redată printr-un tabel, în care fiecare rînd reprezintă o înregistrare diferită, iar fiecare coloană un atribut. Coloanele tabelului sunt identificate prin nume diferite și reprezintă cîmpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. În fiecare coloană datele trebuie să fie de același tip. Căutarea în acest model de BD se face secvențial toate articolele și comparînd criteriile de căutare. Articolele ce satisfac conditiei căutării se selectează și pot fi afișate.

Subiectele pe care se axează tabelele unei BD pot fi cele mai diverse: activitatea unei firme, stocarea mărfurilor la un depozit, rezultatele unui recensămînt,etc. Deși în modelul relațional principala structură de date o reprezintă tabelul, o bază de date este mai mult decît o simplă mulțime de tabele.Pe parcurs vom vedea că între tabelele bazei de date există o interdependență strînsă, în timp ce între tabelele de calcul obișnuite această interdependență practic lipsește.

1.2 Gestiunea bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care facilitează și supervizează introducerea de informații în baza de date, actualizarea și extragera din bază, controlul și autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie să fie capabil să îndeplinească următoarele funcții:

de descriere ,care rezidă în definirea structuriidatelor, a relațiilor dintre acestea și a condiților de acces la informațile conținute în baza de date;

de actualizare, care presupune inserarea, redactarea și suprimarea datelor;

de interogare a BD, care permite obținerea diferitor informații din BD conform unor criterii de căutare;

de obținere de date noi, care constă în prelucrarea informației inițiale în scopul obținerii unor totaluri, medii etc.;

de întreținere, care constă în crearea copiilor de rezervă, compactarea BD și repararea ei în cazul deteriorării;

de securitate a datelor, care rezidă în protejarea BD împotriva accesului neautorizat și în atribuirea drepturilor de acces.

1.3 Administrarea bazelor de date.

Administrarea BD presupune coordonarea lucrărilor de proiectare a BD, protecția (securitatea) informației, dezvoltarea BD,etc. Aceste funcții le îndeplinește Administatorul Bazei de Date (ABD). El definește obiectele sistemului , elaborează principiile de protecție a datelor, răspunde de alegerea și implimentarea SGBD, asigură funcționarea normală a sistemului.

1.4 Sisteme de gestiune a bazelor de date

Având în vedere utilizarea din ce în ce mai largă a tehnicii de calcul în activitatea zilnică și acumularea unui volum din ce în ce mai mare de informații reținute pe medii magnetice, se pune problema determinării unor metode din ce în ce mai eficiente de reprezentare și prelucrare ale acestor informații. În bună parte, acestea fac obiectul unui domeniu al informaticii numit baze de date, domeniu în plină dezvoltare în ultima perioadă.

Cercetările au cuprins mai întâi preocupări privind determinarea unor modele de baze de date și apoi crearea unor limbaje de programare ce permit descrierea și utilizarea bazelor de date într-un mod cât mai prietenos. S-au dezvoltat tehnici eficiente de studiere a calităților structurilor asociate informației, precum și tehnici de automatizare a proiectării și optimizării bazelor de date.

O bază de date conține toate informațiile necesare despre obiectele ce intervin într-o mulțime de aplicații, relațiile logice între aceste informații și tehnicile de prelucrare corespunzătoare. În bazele de date are loc o integrare a datelor, în sensul că mai multe fișiere sunt privite în ansamblu, eliminându-se pe cât posibil informațiile redundante. De asemenea se permite accesul simultan la aceleași date, situate în același loc sau distribuite spațial, a mai multor persoane de pregătiri diferite, fiecare cu stilul personal de lucru.

O bază de date, mai poate fi definită ca un ansamblu de date elementare sau structurate, accesibile unei comunități de utilizatori. Mai concret, o bază de date, este un ansamblu de fișiere intercorelate, care conține nucleul de date necesare unui sistem informatic (aplicație informatică).

Un fișier este un ansamblu de înregistrări fizice, omogene din punct de vedere al conținutului și al prelucrării.

O înregistrare fizică este unitatea de transfer între memoria internă și cea externă a calculatorului. Aceasta este formată din una sau mai multe înregistrări logice.

O înregistrare logică este unitatea de prelucrare din punct de vedere al programului utilizator. Aceasta este formată dintr-un ansamblu de câmpuri, care descriu o anumită realitate.

Sistemul de programare care permite construirea unor baze de date, introducerea informațiilor în bazele de date și dezvoltarea de aplicații privind bazele de date se numește sistem de gestiune a bazelor de date – SGBD.

Un SGBD dă posibilitatea utilizatorului să aibă acces la date folosind un limbaj de nivel înalt, apropiat de modul obișnuit de exprimare, pentru a obține informații, utilizatorul făcând abstracție de algoritmii aplicați pentru selecționarea datelor implicate și a modului de memorare a lor. SGBD-ul este o interfață între utilizatori și sistemul de operare.

Orice SGBD conține, printre alte componente, un limbaj de descriere a datelor – LDD – care permite descrierea structurii unei baze de date, a fiecărei componente a ei, a relațiilor dintre componente, a drepturilor de acces a utilizatorilor la baza de date, a resticțiilor în reprezentarea informațiilor și alte elemente asemănătoare. LDD este utilizat atât pentru proiectarea bazelor de date, cât și pentru redefinirea lor. O altă componentă foarte importantă a unui SGBD este limbajul de cereri – LC sau limbajul de prelucrare a datelor – LPD – ce permite operații asupra bazelor de date, cum ar fi: încărcarea bazei de date, inserarea unui nou element, ștergerea unui element, modificarea unui element, căutarea unor elemente, realizarea a diferite statistici asupra datelor și alte asemenea operații.

Spre deosebire de limbajele de programare obișnuite, în care declararea datelor este făcută în același loc cu prelucrarea lor, bazele de date prevăd limbaje separate pentru declarare și pentru prelucrare. Aceasta, deoarece într-un program obișnuit datele există efectiv numai pe timpul rulării programului, pe când într-o bază de date, în general, datele sunt definite o dată pentru totdeauna și nu mai sunt necesare redefiniri ulterioare la fiecare prelucrare. Uneori se pot redefini date, dar, practic, aceasta se întâmplă destul de rar. Limbajele LDD și LC sunt, de cele mai multe ori, extinderi ale unor limbaje de programare numire limbaje gazdă. Compilarea succesiunilor de comenzi pentru descrierea datelor sau pentru operarea cu date se reduce, în acest caz, la o precompilare, adică transformarea acestor comenzi într-o succesiune de instrucțiuni ale limbajului gazdă care, prin executare, să dea efectul dorit.

O altă modalitate de operare este aceea a transformării comenzilor în lansări de programe executabile. Comenzile sunt descrise prin sintaxe specifice fiecărui tip de SGBD, iar interpretarea și activarea lor se face automat, prin rutine scrise, de obicei, în limbajul gazdă. În acest fel, calitățile SGBD-ului depind în mare măsură de calitățile limbajului utilizat.

În funcție de modul de exploatare a bazelor de date, utilizatorii pot fi împărțiți în următoarele clase:

Utilizatorii obișnuiți, care pot să obțină informațiile fără să aibă cunoștințe de programare. Ei obțin informațiile dorite prin comenzi cunoscute și, eventual, răspunzând la diferitele opțiuni pe care le indică sistemul de calcul la un moment dat.

Programatorii de aplicații, care pot scrie programele în LC, acestea fiind apoi compilate și memorate în fișiere, putând fi lansate în execuție de utilizatori prin invocarea numelui asociat lor.

Administratorul bazei de date, care stabilește structura inițială a bazei de date și modul de memorare a datelor la nivel fizic, acordă utilizatorilor drepturi de acces la baza de date sau părți ale ei, stabilește condițiile pentru asigurarea securității și integrității datelor, modifică structura bazei de date făcând periodic copii și reconstituind eventual baza de date în cazul în care au apărut erori datorate componentelor soft, hard sau utilizării, și răspunde, în general, de modul de utilizare al bazei de date.

Administratorul sistemului de baze de date, care stabilaște bazele de date de pe un sistem de calcul, alocă spații de memorare și asigură drepturi de acces.

Cele mai multe SGBD-uri conțin și o colecție de utilitare folosite în diferitele aplicații, cum sunt: procesoare pentru limbaje de cereri, editoare de rapoarte, subsisteme de reprezentări grafice, posibilități de lucru tabelar, procesoare de limbaje naturale, programe statistice, posibilități de copiere, generatoare de aplicații și altele

1.5 Arhitectura unei baze de date

O bază de date poate fi privită din mai multe puncte de vedere, precum:

– Punctul de vedere al utilizatorilor, care lucrează cu anumite părți componente ale bazei de date numite vederi. Vederile sunt descrise prin subscheme în sublimbaje ale limbajului de descriere a datelor – SLDD. De asemenea, utilizatorii pot să primească răspunsuri la diferitele cereri formulate prin intermediul limbajului de prelucrare a datelor ce sunt specifice structurilor virtuale date de vederi.

– Punctul de vedere al administratorului bazei de date, care integrează toate vederile referitoare la baza de date într-un model numit schemă conceptuală. Schema conceptuală constituie nivelul logic al bazei de date.

– Punctul de vedere al implementatorului bazei de date; de cele mai multe ori, el coincide cu administratorul bazei de date, care privește baza de date ca pe o colecție de fișiere memorate pe diferite medii externe, cum sunt discurile magnetice. Acestea constituie nivelul fizic al bazei de date fiind de fapt singurul nivel existent efectiv.

Primele două nivele sunt descrise prin planuri ce constau în enumerarea tipurilor de entități ce apar în baza de date, relațiile între aceste tipuri de entități și modul de trecere de la noțiunile acestui nivel la nivelul imediat următor. În mod curent, aceste planuri se numesc scheme externe, subscheme conceptuale, au vederi pentru primul nivel și scheme conceptuale pentru al doilea nivel. Descrierile la nivel fizic sunt făcute prin scheme interne sau scheme fizice.

1.6 Proiectarea bazelor de date

Proiectarea bazelor de date presupune fixarea structurii bazei de date și a metodelor de prelucrare a datelor, spre deosebire de utilizarea bazei de date, care privește mai mult informațiile stocate în baza de date la un moment dat. Dacă în mod obișnuit baza de date își schimbă frecvent conținutul, structura ei rămâne nemodificată pe lungi perioade de timp.

Prin proiectare se determină un model semantic, care să reflecte cât mai fidel lumea reală, construit astfel:

1. Se identifică o mulțime de concepte semantice (entități, tipuri de entități, proprietăți ale entităților, identificatorii entităților, relații între entități și altele) ce dau informații despre lumea reală.

2. Se asociază obiecte simbolice formale prin care sunt reprezentate conceptele semantice.

3. Se definesc reguli de integritate formale ce se aplică obiectelor simbolice.

4. Se definește o mulțime de operatori formali ce pot să transforme obiectele formale.

Un model de etapizare a construirii unei baze de date ar putea fi următorul:

a. Studiul de fezabilitate, ce constă în cercetarea sistemelor operative deja existente, stabilirea unor alternative cu evaluarea costurilor, a avantajelor și dezavantajelor fiecărei alternative în parte.

b. Cercetarea sistemului prin determinarea diferitelor detalii ale sistemului prezent (tipuri de date, dimensiuni, condiții excepționale) folosind metode de interogare, chestionare, exemplificări și observații directe aplicate în sistemul deja existent.

c. Analiza sistemului prin determinarea cauzelor diferitelor evenimente și a adoptării diferitelor metode, eventuale alternative posibile și justificarea lor.

d. Proiectarea sistemului prin determinarea celui mai bun model de reprezentare și prelucrare a datelor, de asigurare a securității și integrității.

e. Dezvoltarea sistemului prin stabilirea detaliilor asociate datelor prevăzute a fi luate în considerație, a relațiilor dintre ele și a modului de reprezentare fizică.

f. Implementarea sistemului prin proiectarea, scrierea și testarea programelor, antrenarea utilizatorilor, alcătuirea documentației, crearea și încărcarea fișierelor.

g. Revizuire și întreținere prin probe de lucru ale noului sistem, efectuarea unor eventuale modificări, adăugarea de noi componente și urmărirea procesului de prelucrare a datelor.

În proiectarea bazelor de date se ține seama de independența datelor pe diferite nivele. De exemplu, reprezentarea fizică a datelor se poate schimba în timp pentru a obține performanțe superioare din punct de vedere al timpului de răspuns și al spațiului ocupat, fără ca aceasta să afecteze modul de reprezentare a datelor în schema conceptuală.

Această independență se numește independență fizică a datelor. De asemenea, între vederi și schema conceptuală există o independență numită independență logică a datelor. În timpul existenței unei baze de date pot apărea modificări în schema conceptuală prin adăugarea unor noi entități sau prin adăugarea de noi atribute unor entități existente.

Proiectarea unei baze de date privește în primul rând nivelul logic și mai puțin pe cel fizic. Proiectarea se poate face plecând de la modelul relațional care permite o tehnologie de proiectare și apoi se poate transforma rezultatul proiectării în oricare dintre modele, prin adaptările corespunzătoare.

Modelarea bazelor de date este un proces de definire amănunțită, precisă, pas cu pas, a tuturor elementelor ce permit o documentare completă privind cererile de informații. În această procedură se folosesc metode specifice de reprezentare a obiectelor. La proiectarea bazelor de date trebuie să funcționeze o comunicare efectivă între cel care proiectează baza de date și cei care o implementează, cei care o utilizează, pentru a găsi și a valida soluțiile alese la proiectare. De cele mai multe ori, folosirea schemelor este mai sugestivă decât folosirea unor texte explicative.

Proiectarea urmărește obținerea unor baze de date care să întrunească următoarele calități:

Corectitudine: reprezentarea cât mai fidelă în baza de date a modului obișnuit de lucru cu datele în sistemul real.

Consistența: informațiile corespunzătoare obiectelor cu care se lucrează în baza de date (nume, definire, relații, documentare), să nu conțină contradicții.

Distribuire: informațiile să poată fi utilizate de aplicații multiple și să poată fi accesate de mai mulți utilizatori, aflați în diferite locuri, utilizând medii de calcul diverse și acoperind un număr mare de cereri posibile.

Flexibilitatea: facilități de adăugare de componente care să reflecte cereri noi de informații, să îmbunătățească performanțele sau să adapteze datele pentru eventualele schimbări din lumea reală.

Criteriile de clasificare pentru determinarea modelului logic de date optim corespunzător unei baze de date sunt:

Validarea structurală: reflectarea consistentă a modului de utilizare a informațiilor în lumea reală.

Simplitatea: ușurința înțelegerii structurilor chiar de către utilizatori fără o pregătire specială.

Neredondanță: eliminarea pe cât posibil a reprezentării de mai multe ori a aceleiași informații sau a informațiilor ce se pot deduce logic din altele.

Extensibilitate: posibilitatea de a dezvolta noi componente cu efecte minime asupra bazei de date existente.

Integritate: consistența în modul de utilizare și întreținere ale valorilor din informații.

1.7 Securitatea datelor

După ce o bază de date a fost proiectată și realizată este de luat în calcul, securitatea sa. Baza de date trebuie să fie protejată împotriva unei distrugeri logice (anomalie de actualizare) sau fizice. Pentru aceasta există instrumente care permit:

crearea unor puncte de repriză – altfel spus salvarea din timp în timp a unor copii coerente ale bazei de date;

gestiunea unui jurnal de tranzacții – lista operațiilor realizate asupra bazei de date după ultimul punct de repriză.

Dacă apare o anomalie care ar putea distruge baza de date, pe baza copiei de la ultima repriză și a jurnalului de tranzacții se poate reface baza de date în forma inițială. Protecția împotriva unei distrugeri fizice se face prin realizarea unei copii a bazei de date.

Pentru securitatea datelor, se ține seama deasemenea de confidențialitatea datelor.

Confidențialitatea datelor este asigurată prin proceduri de:

identificare a utilizatorilor prin nume sau cod;

autentificarea prin parole – în acest mod este restricționat accesul persoanelor din afară la baza de date;

autorizarea accesului diferențiat prin drepturi de creare, consultare, modificare, ștergere pentru anumite segmente de date.

Capitolul 2. Baze de date în Microsoft Access

2.1 Despre Microsoft Access

La începutul anilor 80 s-a produs o trecere în masă la elaborarea și utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date de tip relațional.Acest fenomen se explică prin atingerea unor limite tehnice și prin flexibilitatea redusă a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri arborescente și rețea care se foloseau pînă atunci .Înzestrate cu limbaje de generația a patra și cu generatoare de aplicații puternice , SGBD de tip relațional oferă numeroase facilități de proiectare și dezvoltare a aplicaților .Cele mai răspîndite SGBD de acest tip sunt: Oracle, Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urmă fiind subiectul capitolului de față.

Sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access (și versiunile care l-au precedat) a fost realizat de corporația Microsoft și reprezintă o nouă ideologie în acest domeniu, avînd performanțe sporite.

Microsoft Access este creat pentru managementul al bazelor de date care apartine pachetului Microsoft Office. Cu ajutorul programului putem intregistra sau modifica volume mare de date, organizate în unități numite înregistrări. Utilitarele de asistență din aplicația Access asigură un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor și interogărilor.

Principalele caracteristici ale sistemului de gestiune a bazelor de date ACCESS sunt:

Sistemul de gestiune a bazelor de date este relațional și lucrează sub sistemul de operare Windows;

Este deschis comunicării cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date;

Este compatibil cu tehnologia ActiveX care permite realizarea aplicațiilor client/server;

Permite realizarea unor aplicații complexe prin utilizarea limbajului Visual Basic;

Permite comunicarea cu SQL Server, un alt produs Microsoft care gestionează baze de date;

Permite accesul la baze de date din rețeaua Internet, fiind un instrument util pentru publicarea informațiilor în paginile Web;

Este autodocumentat prin help, apelabil contextual sau la cerere;

Conține instrumente wizard care permit utilizatorului crearea facilă a unor obiecte;

Acceptă nume lungi în definirea fișierelor;

Permite crearea de comenzi rapide în vederea accesării obiectelor ACCESS;

Permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator în cadrul bazei de date;

Permite setarea proprietăților inițiale ale bazei de date cum ar fi titlul aplicației, atașarea de pictograme (icons), precum și forma de afișare inițială;

Oferă posibilitatea creării unei copii a bazei de date și, prin utilizarea aplicației Briefcase, realizarea sincronizării între diferitele copii ale bazei de date;

Permite utilizarea instrumentului wizard în vederea creării a mai mult de 20 de tipuri comune de aplicații;

Permite utilizarea obiectelor ACCESS din cadrul altor aplicații rulate sub sistemul de operare Windows;

Permite utilizarea de adrese și legături Internet;

Are integrată facilitatea de Office Assistant (help animat).

Însușirea cunoștințelor privind realizarea unei aplicații în ACCESS 2003 nu este posibilă fără ca cititorul să aibă acces la un calculator pe care să fie instalat acest sistem de gestiune a bazelor de date. În cadrul versiunii 2003 a SGBD-ului ACCESS au fost introduse o serie de facilități noi cum ar fi:

Iterfața grafică a fost modificată, fiind mai atractivă și mai ușor de utilizat;

Se pemite publicarea datelor în cadrul unei rețele Intranet sau pe Internet prin pagini HTML dinamice;

Pe baza facilității de compactare,minimizează dimensiunea bazei de date la închidere;

Permite crearea de aplicații care să utilizeze baze de date stocate în SQL Server, în cadrul unei rețele de calculatoare.

Access constă din următoarele obiecte:

Tabele – conțin toate înregistrările

Interogări – localizează înregistrări specifice

Formulare – afișează înregistrările din tabele, una cîte una

Rapoarte – tipăresc loturi de înregistrări

Pagini de acces la date – pun la dispoziție date prin intermediul paginilor Web

Macrocomenzi – acțiuni automate uzuale

Module – stochează declarații si proceduri Visual Basic, care ne permit să scriem programe pentru bazele de date, astfel încât acestea să poată interacționa cu alt software.

2.2 Tabele

2.2.1 Crearea unui tabel

În Access, avem două posibilități pentru crearea unui tabel: cu ajutorul asistenților pentru tabele (Table Wizards) sau prin forțe proprii. Prima metodă este mai ușoară și mai rapidă, asistenții ghidându-ne și sugerându-ne anumite soluții. Ea este recomandată pentru proiectanții aflați în faza de inițiere. Metoda a doua este pentru avansați și permite un control mai amănunțit al proprietăților tabelului creat.

Pentru crearea unui tabel:

1. Deschidem baza de date

2. În fereastra Database, acționăm butonul Table.

3. Acționăm butonul de comandă New Table. Access afișează caseta pentru dialog New Table.

Access intră în modulul de lucru Design view, care constă din afișarea unei foi de date cu rânduri și trei coloane: Field Namw, Data Type și Description.

În acest mod de lucru, definirea unui câmp, în structura unui câmp, în structura unui tabel, implică doi pași: adăugarea câmpului și stabilirea proprietăților câmpului.

2.2.2 Adăugarea unui câmp

Pentru adăugarea unui câmp, în structura tabelului folosim Field Builder și specificăm trei lucruri:

un nume maximum de 64 caractere (inclusiv spații) ca identificatorul de câmp (în coloana Field Name);

un tip de date (în coloana Data Type), care indică ce fel de valori vor fi memorate în acel câmp, câtă memorie se va aloca pentru câmp, ce operații vor fi posibile cu aceste valori și dacă va fi să indexăm sau să sortăm înregistrările după valorile acestuia:

un text explicativ, care să descrie scopul câmpului în intenția proiectantului (în coloana Description).

Pentru adăugarea unui câmp, procedăm în felul următor:

1. Introducem numele câmpului în prima celulă liberă din coloana Field Name, apoi apăsăm tasta TAB;

2. Introducem tipul câmpului în același rând, dar în prima celulă liberă din coloană Data Type, apoi apăsăm tasta TAB. Pentru a afișa lista opțiunilor posibile:

acționăm butonul pentru extinderea listei; apăsăm tastele ALT+ săgeată jos.

3. Introducem o descriere a scopului câmpului în caseta liberă din coloana Discription a aceluiași rând. Această descriere va fi atașată în bara de stare, atunci când lucrăm în foaia de date și selectăm câmpul, dar este utilă și atunci când folosim machete.

2.2.3 Stabilirea cheii primare

Atunci când creăm un tabel, va trebui să stabilim câmpul sau câmpurile ale căror valori identifică unic înregistrările din tabel. Numim aceste câmpuri, câmpurile cheii primare.

Câteva reguli pentru alegerea chei primare sunt prezente mai jos:

Access nu acceptă valori duplicate sau nule în câmpul cheii primare;

dimensiunea ei afectează viteza de operare în baza de date. Pentru performanțe maxime, cheia trebuie să fie minimală;

este de preferat să fie ușor de reamintit.

Pentru stabilirea cheii primare a unui tabel:

1. Deschidem tabelul în modelul Design view;

2. Selectăm câmpul (câmpurile) care vor furniza cheia primară, prin acționarea antetului;

3. Acționăm butonul Set Primery Key, din bara cu scule.

În cazul în care dorim să eliminăm cheia primară, procedăm în felul următor:

1. Acționăm butonul Indexes, din bara cu scule, pentru a deschide o fereastră Indexes;

2. Selectăm câmpul cheie primară și apăsăm tasta DEL.

2.2.4 Modificarea structurii unui tabel

Prin structura unui tabel înțelegem totalitatea informațiilor despre felul de organizare a tabelului și despre datelepe care le putem pãstra în el. Aceste informații le furnizăm la crearea tabelului și includ: numărul de câmpuri; numele, tipul și proprietățile fiecărui câmp; ordinea câmpurilor; cheia primară și indecși.

Modificarea structurii unui tabel o putem efectua în modul Design view. Posibilitatea de modificare a structurii include: schimbarea tipului de date; schimbarea proprietăților câmpurilor; schimbarea ordinii câmpurilor; introducerea sau eliminarea unor câmpuri; modificarea cheii primare și a indecșilor.

Pentru rearanjarea câmpurilor dintr-un tabel:

1. Selectăm rândul de definiție al câmpului, prin acționarea antetului de rând, în Design view.

2. Acționăm antetul din nou și-l antrenăm până la sfârșitul listei cu nume de câmpuri.

3. Eliberăm butonul mouse-ului. Access mută rândul de definiție a câmpului în noua poziție.

Pentru eliminarea unui câmp din structura unui tabel:

1. Deschidem tabelul, în modul de Design view.

2. Selectăm rândul de definiție alt câmpului vizat, prin acționarea antetului sau prin deplasarea cu ajutorul tastelor cu săgeți și apăsarea tastelor SHIFT+SPACEBAR.

3. Executăm comanda Delete Row, din meniul Edit sau acționăm butonum Delete Row, din bara cu scule.

Pentru introducerea unui câmp deasupra altui câmp:

1. Selectăm rândul deasupra căruia dorim să inserăm un alt câmp, prin acționarea antetului sau prin deplasarea cu ajutorul tastelor cu săgeți și apăsarea tastelor SHIFT+SPACEBAR.

2. Executăm comanda Insert Row, din meniul Edit sau acționăm butonum Insert Row, din bara cu scule.

3. Definim câmpul dorit în rândul nou introdus.

Pentru mutarea câmpurilor într-un tabel:

1. În modul Design view pentru tabele, selectãm câmpurile pe care dorim să le mutăm prin acționarea fiecărui antet de rând.

2. Acționăm din nou în antetul rândului și ținem apăsat butonul mouse-ului. Access afișează o bară subțire orizontală chiar deasupra ultimului rând selectat.

3. Antrenăm bara orizontală până la rândul de sub locul în care dorim să mutăm câmpurile. Access reordonează rândurile astfel încât acestea să reflecte modificarea.

2.2.5 Editarea înregistrărilor

Editarea este operația prin care se efectueazã o modificare în conținutul unei înregistrări. Editarea se efectuează, ca și introducerea datelor, în modul Datasheet view și necesită trei pași: deschiderea tabelului, localizarea înregistrării și a câmpului de modificat (selectarea) și apoi execuția schimbării propriu-zise.

Pentru efectuarea modificării valorii Inui câmp:

Selectăm întregul câmp și introducem noua valoare:

sau

1. Plasăm cursorul în poziția dorită, prin acționare cu mouse-ul.

2. Deplasăm cursorul cu ajutorul tastelor cu săgeți până la poziționarea dorită.

3. Apăsăm tasta DEL, pentru eliminarea caracterului de după cursor sau apăsăm tasta BACKSPACE, pentru eliminarea caracterului dinaintea cursorului.

Alte procedee pentru editarea câmpurilor:

Apăsăm tasta F2, pentru selectare/deselectarea câmpului curent.

Apăsăm tasta ESC, pentru anularea modificărilor din câmp/înregistrare.

2.2.6 Salvarea și închiderea tabelului

Atunci când am terminat lucru cu un tabel, salvăm modificările făcute și putem să-l închidem.

Pentru salvarea configurației curente:

Executăm comanda Save Table, din meniul File.

Pentru închiderea tabelului:

Executăm comanda Close, din meniul File sau acționăm dublu caseta meniului de control.

2.2.7 Tipuri de corelații între date

Există trei tipuri de relații pe care le puteți stabili între tabele:

One-to-many (unul- la- mai- mulți). Cheia din tabelul principal poate să apară de mai multe ori în tabelul secundar

One-to-one (unul -la-unu). Cheia din tabelul principal poate să apară o singură dată în tabelul secundar

Many-to-many (mai-mulți-la–mai-mulți). Un sistem în trei, în care două tabele au câte o relație de tip one-to-many cu un al treilea tabel, stabilind astfel între ele o relație many-to-many.

2.3 Interogări

2.3.1 Crearea unei interogări

O interogare este o întrebare pe care o formulăm în privința datelor dintr-o bază de date.

În Access, avem posibilitatea să creăm mai multe tipuri de interogări. Astfel putem avea interogări pentru selecție, de acțiune, de sinteză. Dintre acestea, cele mai des utilizate sunt interogările pentru selecție. O interogare pentru selecție este o interogare prin care regăsim și selectăm un set de înregistrări, care satisfac anumite condiții, din unul sau mai multe tabele.

Pentru crearea unei interogări pentru selecție:

1. Deschidem o bază de date.

2. În fereastra Database, acționăm butonul Query.

3. Acționăm butonul New.

4. În caseta pentru dialog New Query, avem două posibilități: să apelăm la serviciile asistenților Query Wizards pentru crearea interogărilor; să creăm interogarea noi înșine …

În primul caz, vom acționa butonul Query Wizards, iar în cel de al doilea, butonul New Query.

5. Imediat după acționarea butonului New Query, Access deschide fereastra Query, în care afișează caseta pentru dialog Add Table.

6. În caseta pentru dialog Add Table, selectăm un tabel pe care îl vom folosi în cadrul interogării pe care o definim.

7. Acționăm butonul Add.

8. Repetăm pașii 6 și 7 pentru toate tabelele pe care urmează să le folosim în cadrul interogării.

9. Acționăm butonul Close, pentru a închide caseta pentru dialog.

2.3.2 Modificarea unei interogării

Operația de modificare a unei înregistrări poartă numele de editare. Putem să modificăm o interogare în mai multe feluri. Dintre acestea menționăm:

mutarea unei coloane;

inserarea unei coloane;

modificarea dimensiunilor unei coloane;

executarea unui câmp din foaia de date, dar păstrarea lui pentru stabilirea condițiilor de selectare.

Tehnica de lucru este cea obișnuită în aceste situații:

În modul de lucru Datasheet view al interogării, selectăm coloana vizată.

Executăm comanda Column Width, din meniul Format.

În caseta pentru dialog Column Width, introducem dimensiunea dorită pentru lățimea coloanei sau acționăm butonul Best Fit, pentru adaptarea lățimii la lungimea maximă a valorii din câmpul respectiv.

2.3.3 Vizualizarea și tipărirea setului rezultat

Pentru execuția unei interogări și vizualizarea setului dinamic rezultat avem mai multe posibilități. Dacă tocmai am terminat de creat sau modificat o interogare, deci suntem în modul Design view, procedăm astfel:

Executăm comanda Datasheet, din meniul View sau acționăm butonul Datasheet View, din bara cu scule. De asemenea, putem să executăm comanda Run, din meniul Query.

Dacă am deschis o bază de date sau avem afișată fereastra Database:

1. Acționăm butonul Query;

2. Selectăm interogarea al cărei set dinamic rezultat dorim să-l vizualizăm.

3. Acționăm butonul de comandă Open. Access va afișa setul dinamic rezultat în modul Datasheet view.

Pentru tipărirea setului rezultat procedăm în felul următor:

1. Deschidem interogarea în modul Datasheet view sau o selectăm din fereastra Database.

2. Executăm comanda Print, din meniul File sau acționăm butonul Print, din bara cu scule.

3. În caseta pentru dialog Print, specificăm opțiunea de tipărire.

Acționăm butonul OK.

2.3.4 Salvarea unei interogări

În cazul în care interogarea pe care am creat-o ne va fi necesară și în alte sesiuni de lucru, o putem salva pentru utilizări ulterioare:

Pentru salvarea interogării:

1. Executăm comanda Save, din meniul File sau acționăm butonul Save, din bara cu scule.

2. În caseta pentru dialog Save As, introducem numele interogării pe care o salvăm (în caseta Query Name).

3. Acționăm butonul OK. Access salvează interogarea și toate modificările efectuate în baza de date.

2.4 Machete

2.4.1 Crearea unei machete

La fel ca și în cazul tabelelor și al interogărilor, Access ne permite să creăm machetele în două feluri: asistați de From Wizards sau prin forțe proprii. În primul caz, crearea machetei ester facilitată de întrebările asistenților, dar este limitată la câteva formate predefinite. În al doilea caz, suntem liberi să creăm macheta după propriile noastre necesități și după propria imaginație.

Pentru crearea unei machete:

În fereastra Database, acționăm butnul From.

Acționăm butonul de comandă New sau executăm comanda New, din meniul File.

În caseta pentru dialog New Form, selectăm un tabel sau o interogare, din lista obținută prin extinderea casetei Select A Table/Query.

Acționăm butonul Blank From.

Access intră în modul de lucru Design view, în care începem crearea machetei.

2.4.2 Cadrul pentru proiectarea machetelor

În modul de lucru Design view pentru machete, Access afișează un cadru pentru proiectare, prevăzut cu riglă pe margini și cu o grilă pentru poziționare. Aceste elemente, împreună cu caseta pentru scule constituie instrumentele pe care le vom utiliza pentru crearea machetei particularizate de care avem nevoie.

Cadrul pentru proiectarea machetei Access afișează macheta împărțită în secțiuni, despărțite prin linii de separație. Secțiunile unei machete sunt:

Dacă dorim, putem să mărim sau să micșorăm spașiul alocat unei secțiuni printr-un procedeu asemănător celui folosit pentru mărirea sau micșorarea dimensiunii rândurilor din Datasheet view.

2.4.3 Adăugarea controalelor

Atunci când deschidem, pentru prima dată, o machetă în modul Design view, Access afișează o casetă cu scule specifică proiectării machetelor. Această casetă cu scule conține butoane pentru generarea tuturor tipurilor de controale posibile în machete.

Pentru afișare/ascunderea casetei cu scule:

Executăm comanda Toolbox, din meniul View.

Pentru adăugarea unui control:

Executăm comanda Control Wizard, din meniul View (dacă comanda nu este marcată) sau acționăm butonul Control Wizard din caseta cu scule (dacă nu a fost deja acționat).

În caseta cu scule, acționăm butonul corespunzător controlului pe care dorim să-l adăugăm.

Acționăm, într-o secțiune a cadrului pentru proiectare, în locul în care dorim să plasăm controlul.

Introducem informațiile suplimentare cerute de asistenții Access pentru controale (text, dacă este necesar, sau alți parametri).

2.4.4 Modificarea unei machete

Atunci când dorim sã modificăm o machetă, pentru a o adapta necesităților de lucru curente, folosim modul de lucru Design view. În acest caz, spunem că particularizăm macheta.

Pentru deschiderea unei machete în Design view:

În fereastra Database, acționăm butonul From, pentru afișarea listei machetelor.

Selectăm macheta dorită.

Acționăm butonul de comandă Design. Access deschide macheta în modul Design view. În acest mod, în casetele pentru text sunt afișate numele câmpurilor.

2.4.5 Folosirea unei machete

Machetele sunt folosite pentru vizualizarea și introducerea datelor într-o bază de date. Atunci când folosim o machetă putem să vizualizăm datele în trei feluri: în modul From view, în modul Datasheet view sau în modul Print Preview.

În primul mod, vizualizãm toate datele unei singure înregistrări, deodată. Pentru ca să trecem la altă înregistrare, vom folosi butoanele din partea din stânga-jos a machetei. În modul al doilea, vizualizăm mai multe înregistrări deodată, într-o manieră asemănătoare unei foi de lucru (LOTUS 1-2-3, Excel) sau a unei comenzi Browse (dBASE, FoxBase, FoxPro). Dacă dorim să vizualizăm alte înregistrări sau câmpuri, folosim butoanele pentru defilare verticală sau orizontală. Al treilea mod este folosit pentru previzualizarea machetei înaintea tipăririi.

Pentru comutarea între cele două moduri de vizualizare:

Executăm comanda Datasheet/From, din meniul View sau acționăm butonul Datasheet View/From View, din bara cu scule.

În ambele moduri, la sfârșitul machetei sau al foii de date, se găsește o înregistrare goală. Ea este destinată recepționării datelor introduse în machetă, atunci când adăugăm o nouă înregistrare.

Pentru adăugarea unei înregisrări:

Executăm subcomanda New, a comenzii GoTo, din meniul Records sau acționăm butonul New, din bara cu scule.

Apăsăm tasta TAB, pentru ca să ne poziționăm în următoarea casetă pentru text.

Introducem datele pentru câmpul respectiv.

Repetăm pași 3 și 4 pentru toate câmpurile înregistrării.

Pentru salvarea înregisrării introsuse:

În momentul în care am terminat introducerea datelor în ultimul câmp al înregistrării curente, apăsăm tasta TAB, pentru a trece la primul câmp al înregisrării următoare.

Access salvează automat conținutul înregistrării curente, înainte de a trece la înregistrarea următoare.

Pentru a anula ultimele modificări dintr-un câmp:

Executăm comanda Undo Typing, din meniul Edit sau acționăm butonul Undo, din bara cu scule. Access anulează modificarea cea mai recentă efectuată asupra valorii din câmp.

Executăm comanda Undo Current Field, din meniul Edit sau acționăm butonul Undo Current Field/Record, din bara cu scule. Access anulează toate modificările efectuate asupra valorii din câmpul/înregistrarea curentă.

2.4.6 Tipărirea, salvarea și închiderea unei machete

Înainte de tipărire este posibil să facem o vizualizare de probă a machetei ce urmează să fie tipărită. În acest fel, ne putem face u idee clară asupra felului cum va arăta aceast în forma tipărită.

Pentru vizualizarea de probã a unei machete:

Executăm comanda Print Preview, din meniul File sau

acționăm butonul Print Preview, din bara cu scule.

În fereastra Print Preview, putem să mărim imaginea paginii tipărite, prin plasarea indicatorului mouse-ului pe pagină și acționarea cu mouse-ul, în momentul în care indicatorul s-a transformat într-o lupă. Dăcă acționăm, din nou, butonul mouse-ului, imaginea revine la dimensiunea normală.

Executăm comanda From, din meniul View sau acționăm

butonul Close, din bara cu scule, pentru a reveni la modul de vizualizare From view.

Pentru tipărirea machetei:

1. Executăm comanda Print, din meniul File sau acționăm butonul Print din bara cu scule.

2. În caseta pentru dialog Print, putem să precizăm parametrii de tipărire.

3. Acționăm butonul OK.

Pentru salvarea machetei:

1. Executăm comanda Save From, din meniul File.

2. În caseta pentru dialog Save As, introducem numele machetei.

3. Acționăm butonul OK.

Pentru închiderea machetei:

Executăm comanda Close, din meniul File.

2.5 Rapoarte

Raportul este un obiect al unei baze de date Access pe care-l folosim pentru prezentarea datelor dintr-unul sau mai multe tabele și a rezultatelor prelucrărilor efectuate asupra lor.

2.5.1 Funcționarea unui raport

Un raport funcționează pe baza informațiilor de structură, stabilite la crearea raportului. Acestea definesc elementele care alcãtuiesc raportul (secțiune și controale), caracteristicile acestora, aranjarea în pagină, legăturile cu câmpurile și expresiile care produc datele prezentate. De asemenea, precizează atributele generale ale raportului. Secțiunile sunt diviziunile raportului, iar controalele sunt obiectele grafice care fac legătura și afișează datele din câmpuri sau expresii. Unele controale nu prezintă date, ci obiecte decorative ale rapor-tului. Din această categorie fac parte liniile, cadrele și casetele nelegate, care afișează imagini.

Între machete și rapoarte există multe asemănări, atât din punct de vedere al structurii cât și al tehnicilor de creare, utilizare și funcționare. Ambele clase de obiecte sunt destinate prezentării datelor, folosesc secțiuni și controale pentru gestionarea spațiului și a datelor, pot să includă submachete, respectiv subrapoarte.

Principalele caracteristici ale rapoartelor, care le diferențiază de machete, sunt:

rapoartele sunt unidirecționale (permit numai extragerea, nu și introducerea datelor);

rapoartele permit gruparea și totalizarea datelor (cu total pe subgrupă/grupă și total general, eventual cu procentaje față de totalul general);

rapoartele dau o imagine de ansamblu asupra datelor.

2.5.2 Crearea unui raport

Access ne pune la dispoziție două metode pentru crearea rapoartelor: cu ajutorul Report Wizards și prin proiectare independentă. Prima metodă, la fel ca și în cazul altor obiecte ester mai rapidă, mai ușoară și, în cosecință, recomandată începătorilor sau în cazul unor rapoarte simple. În cazul în care dorim să creăm rapoarte mai complicate, care necesită cunoștințe mai avansate, vom folosi metoda a doua.

Pentru crearea unui raport:

1. În fereastra Database, acționăm butonul Report.

2. Acționăm butonul New.

3. În caseta pentru dialog New Report, selectăm sau introducem tabelul sau interogarea pe care se va baza raportul.

4. Acționăm butonul Blank Report, din caseta pentru dialog New Report.

5. Access afișează cadru pentru proiectare independentă a rapoartelor, în modul de lucru Design view.

6. Adăugăm secțiuni și controale acestui cadru și le particularizăm conform necesităților.

2.5.3 Modificarea unui raport

Modificarea structurii unui raport este posibilă în modul de lucru Design view. După ce am deschis un raport în acest mod de lucru, putem să facem modificări diverse.

Pentru deschiderea unui raport în modul Design view:

1. În fereastra Database, acționăm butonul Report, pentru a afișa lista rapoartelor.

2. Selectăm raportul dorit.

Acționăm butonul Design.

2.5.4 Tipărirea, salvareași închiderea unui raport

Tipărirea unui raport o putem efectua din: modurile Print Preview sau Design view, precum și din fereastra Database.

Pentru tipărirea unui raport:

1. Executăm comanda Print, din meniul File sau acționăm butonul Print, din bara cu scule.

2. Modificăm parametrii pentru tipărire, dacă este necesar.

3. Acționăm butonul OK.

Pentru salvarea raportului:

1. Executăm comanda Save, din meniul File.

2. În caseta pentru dialog Save As, introducem numele raportului.

3. Acționăm butonul OK.

2.5.5 Când folosim un raport și când folosim o machetă

Diferența dintre machete și rapoarte constă și din modul de grupare a datelor:

în machetă – grupăm datele prin crearea unei machete principale (pe baza Inui tabel-interogări) și a unei machete secundare (pe baza Inui tabel colelat cu primul).

în raport – grupăm datele dintr-un tabel/interogare. Aceste date sunt vizualizate atât în foaia pentru date (Datasheet), cât și în raport, dar ele sunt prezentate diferit.

Avantajele machetelor sunt următoarele: pot fi utilizate pentru vizualizarea, editarea, tipărirea datelor. Afișarea lor se face pe ecran consolei, dar pot fi și tipărite.

Avantajele rapoartelor sunt următoarele: dau o imagine de ansamblu; permit gruparea datelor și calculul de totaluri și subtotaluri; este posibilă introducerea unui subraport în raport; putem să controlăm așezarea în pagină și, apoi, să tipărim raportul.

2.6 Prelucrarea datelor

2.6.1 Formatarea datelor

Formatarea este o operația prin care schimbã aspectul și modul de prezentare a datelor din baza de date. În Access, avem diverse posibilități pentru formatare, majoritatea folosindu-ne pentru a da un aspect mai plăcut informațiilor prezentate sau pentru a pune în evidență anumite aspecte semnificative ilustrate de valorile și rezultatele obținute.

Pentru formatarea textelor:

Executăm comanda Font, din meniul Format.

În caseta pentru dialog Font, alegem fontul, stilul și dimensiunea caracterelor, precum și alte caracteristici ale acestora.

Acționăm butonul OK.

Pentru formatarea rândurilor și coloanelor dintr-o foaie de date:

Executăm comanda Font, din meniul Format.

În caseta pentru dialog corespunzătoare, precizăm opțiunile noastre.

Acționăm butonul OK.

2.6.2 Crearea machetelor pe baza unor tabele corelate

În cazul în care dorim să vizualizăm date din mai multe tabele în aceeași machetă sau în același raport, putem să folosim două metode: fie creăm macheta pe baza unei interogări pe tabele corelate, fie înglobăm în macheta principală una sau mai multe submachete.

Avantajul primei metode constă în faptul că putemsă alegem exact numai câmpurile și înregistrările care ne interesează. Setul rezultat este dinamic și este în continuu actualizat. A doua metodă ne permite să prezentăm informațiile structurate până la trei niveluri de ierarhizare.

2.6.3 Crearea unei submachete pe baza unei interogări

În același fel în care putem să construim o machetă pe baza unei interogări, este posibil să creăm și o submachetă având ca sursă setul dinamic rezultat. Vom proceda în acest fel atunci când dorim să putem beneficia de avantajele interogărilor pentru obținerea datelor de afișat în submachetă: selectarea, gruparea și totalizarea înregistrărilor sau atunci când avem nevoie să prezentăm date din mai multe tabele.

Pentru crearea unei submachete pe baza unei interogări:

1. Creăm interogarea pe care se va baza submacheta noastră. Vom avea grijă să includem în interogare și câmpul de legătură cu macheta principală. Salvăm interogarea.

2. Creăm macheta principală și submacheta prin una dintre module prezentate mai sus și folosim interogarea ca sursă a datelor pentru submachetă.

3. Adăugăm submacheta la macheta principală, atribuind valori adecvate proprietăților LinkMasterFields și LinkChildFields ale submachetei, dacă ester necesar.

2.6.4 Crearea rapoartelor pe baza unor tabele corelate

Atunci când lucrăm cu tabele corelate, putem să creăm rapoarte care conțin alte rapoarte. Pentru a realiza acest lucru folosim conceptul de subraport, definit ca un raport inclus într-alt raport. Raportul care conține subrapoarte poartă numele de raport principal. Access ne permite să creăm, în funcție de necesități, diverse combinații de rapoarte principale și subrapoarte.

În primul rând, putem să creăm rapoarte pe baza unui tabel sau a unei interogări (eventual cu mai multe tabele). Un astfel de raport poartă numele de raport legat. Apoi, putem să creăm rapoarte nelegate, care nu preiau datele dintr-un obiect al unei baze de date Access. Un raport nelegat are, de cele mai multe ori, numai rolul unui recipient pentru subrapoarte sau submachete. Aceste subrapoarte pot prezenta date corelate cu sau fără nici o legătură între ele.

Access ne permite să introducem, într-un raport principal, oricâte subrapoarte și/sau submachete. Mai mult chiar, putem să ierahizăm aceste componente pe maximum 2 niveluri, în combinațiile prezentate în tabel.

2.7 Macro-comenzi

O macro-comandă este un obiect al unei baze de date Access, care conține o secvență de activități pe care Access le execută automat pentru utilizator. Macro-comenzile pot fi atașate unei machete, Inui raport, control, element de meniu sau unei combinații de teste.

O macro-comandă este compusă din acțiuni. O acțiune îndeplinește o anumită sarcină bine definită: deschide/închide o machetă, tipărește un raport, aplică un filtru. Pentru efectuarea activității solicitate, unele acțiuni au nevoie de anumite informații suplimentare. Aceste informații poartă numele de argumente.

2.7.1 Crearea unei macro-comenzi

În Access, putem sã creãm macro-comenzi în două feluri: prin forțe proprii sau cu ajutorul Command Button Wizard. Prima metodă este recomandată în cazul construirii unor macro-comenzi mai complexe, în timp ce a doua permite crearea unui buton de comandă și atașarea la acesta a unei acțiuni, care se va executa în momentul acționării lui.

2.7.2 Crearea unei macro-comenzi în fereastra Macro

Atunci când optăm pentru crearea unei macro-comenzi, vom proceda într-un mod asemănător creării altor obiecte ale bazei de date Access.

După deschiderea bazei de date, continuăm în felul următor:

1. Deschidem fereastra Database.

2. Acționăm butonul Macro.

3. Acționăm butonul de comandă New. Access afișează fereastra Macro.

4. În fereastra Macro, adăugăm acțiunile macro-comenzii, pe care, eventual, le comentăm și precizăm argumentele acestora.

2.8 Interfața cu utilizatorul

Totalitatea mijloacelor prin care aplicația Access comunică cu utilizatorul ei poartă numele de interfață. De obicei, interfața este bidirecțională, permițând atât transferul datelor primare și al comenzilor de la utilizator, cât și extragerea rezultatelor și afișarea mesajelor de la aplicație.

Conceperea interfeței este una dintre sarcinile proiectantului. Accesul pune la dispoziția acestuia diverse mecanisme pentru interfațare: machete, casete pentru dialog, meniuri, bare cu scule, combinații de taste. Rolul proiectantului este să aleagă dintre acestea pe cele mai potrivite pentru aplicația dată și să decidă felul în care utilizatorul aplicației va folosi diferitele facilități ale acesteia, pentru rezolvarea sarcinilor de lucru.

2.8.1 Structura interfeței cu utilizatorul

Atunci când concepe o aplicație, proiectantul trebuie să decidă ce elemente va întrebuința pentru realizarea interfeței și felul în care utilizatorul va folosi aplicația pentru a efectu diferite operații. Folosirea aplicației presupune trecerea de la un câmp la altul, de exemplu într-o machetă sau trecerea de la un obiect la altul, de exemplu de la o machetă la un raport sau la altă machetă.

Atunci când ne referim la o machetă, modalitatea de trecere de la un control la altul (focalizarea) este stabilită de așa- numita ordine de vizitare. Ordinea de vizitare este impusă de proiectant, fie implicit, prin secvența în care a creat controalele în cadrul machetei, fie explicit, prin folosirea proprietății TabIndex a fiecărui control. Din acest punct de vedere, se pot face câteva recomandări suplimentare, în privința proiectării unei machete:

controalele trebuie grupate logic, în așa fel încât utilizatorul să-și concentreze atenția într-o singură zonă a machetei;

deplasarea să fie naturală, de exemplu de sus în jos sau de la stânga spre dreapta;

controalele folosite pentru găsirea sau filtrarea înregistrărilor le plasăm în antet sau în subsol, pentru a sublima funcționalitatea lor diferită.

În privința trecerii de la un obiect la altul, ne putem inspira din metodele folosirii în aplicațiile Windows cunoscute. În acest sens, vom comenta câteva dintre alternativele care ne stau la dispoziție: în machete, putem să adăugăm butoane de comandă și să le folosin pentru executarea unor acțiuni ca: aplicarea unui filtru, execuția unei interogări, transferul unor date, deschiderea unei machete cu detalii sau tipărirea unui raport. Butoanele de comandă prezintă avantajul unei foarte bune vizibilități și a unei mari ușurințe de utilizare. Întrucât, în capitolele anterioare am folosit deja o astfel de interfață, nu mai insistăm și vom prezenta numai celelalte mecanisme, ne discutate până acum;

putem să adăugăm meniuri noi în barele pentru meniuri existente sau să creăm bare pentru meniuri complet noi, care să asigure comenzile necesare operării aplicației. Folosirea acestei metode este recomandată în cazul operațiilor globale pentru o machetă. Ea are avantajul că ocupă puțin loc pe ecran, dar și dezavantajul unei vizibilități mai reduse decât în cazul butoanelor de comandă. Pentru ca utilizatorul să vadă o comandă, el trebuie să deschidă meniul.

oarecum asemănător folosirii meniurilor, avem posibilitatea să particularizăm barele cu scule existente sau să ne creăm propriile bare cu scule. Barele cu scule particularizate putem să le atașăm machetelor și să folosim butoanele pentru execuția comenzilor din aplicație. În funcție de necesitățile concrete, vom putea să folosim o singură bară cu scule particularizată sau mai multe. În ultimul caz, le putem atașa machetelor corespunzătoare. Avantajul folosirii acestui mecanism este vizibilitatea mai bună decât a comenzilor din meniuri și ușurința întrebuințării. De fapt, putem să folosim butoanele din barele de scule pentru a pune în evidență și la îndemână, cele mai frecvent folosite comenzi din meniu.

în fine, avem posibilitatea să asociem acțiuni cu o anumită combinație de taste, prin folosirea unei macro- comenzi pentru atribuirea tastelor.

O interfață bine proiectată este cât mai simplă, mai sugestivă și mai ușor de întrebuințat. Cu cât interfața este mai discretă, cu atât utilizatorul își poate concentra atenția asupra sarcinilor de serviciu, nu asupra structurii și funcționării interfeței.

Capitolul 3. Sondaj a cumpărăturilor de încălțăminte

3.1 Tematica proiectului

De când oamenii vând și cumpăr produse sau servicii, este foarte important sondajul și în prezent importanța tot crește, pentru că varietățile produselor și serviciilor se schimbă paralel cu așteptările oamenilor de la firme.

În prezent avem mai multe posibilități de a face un sondaj sau doar sa gestionam datele.

Am ales programul Microsoft Access pentru că interfața și complexitatea programului tot timpul ne ușurează munca.

Ideea principală este că programul să fie capabil de a gestiona date și de a face rapoarte din aceste date stocate sau dacă facem anumite modificări programul sa se modifice automatic.

Daca vrem sa facem un sondaj, bineînțeles că trebuie să alegem o parte din gama de varietăți ale produselor. În situația actuală am ales produsele de încălțăminte.

Trebuie specificat că programul să are numele produsului, prețul și informațiile generale de exemplu serviciile de curierat ales în cazul comenzilor. Să aiba un meniu care ușurează folosirea programului utilizatorilor.

3.2 Cearea fișierului bazei de date

Primal lucru pe care trebuie să-l facem, după definitivarea proiectului, este crearea fișierului bazei de date. Aceasta va acționa ca un recipient uriaș ce va păstra obiectele aplicației (amănuntele de proiectare) și datele acestuia. În funcție de complexitatea aplicației vom putea folosi un fișier sau mai multe fișiere pentru baze de date.

3.3 Crearea tabelelor

Orice baze de date trebuie să începe cu crearea tabelelor, unde se stochează informația elementară a programului.

Fig. 3.3.1

După crearea tabelelor la căsuța Create trebuie specificate câmpurile tabelelor și cheile primare în Design View. Datele generale și regulile sau pur și simplu mărimea câmpului poate să fie modificata in partea din jos la casuța General. Înainte de a salva un tabel trebuie să-i atribuim o cheie primară. Cheia primară este folosită pentru a identifica în mod unic o înregistrare într-un tabel. Într-un tabel nu putem defini mai mult de o cheie primară, dar această cheie primară poate fi compusă din mai multe câmpuri.

Fig. 3.3.2

Fiecare câmp trebuie să are obligatorie un nume și formatul datelor introduse, exemplu: Text, Date/Time, Currency.

Campul selectat se numește Description, aici putem adăuga informații suplimentare utilizatorilor,

aceste informații nu modifica cu absolut nimic datele importante.

3.4 Creare de interogări

Fig. 3.4.1

Interogările extrag sau ne arată anumite date. Aceasta interogare ne vor afișa datele în funcție de anumite criterii. La Create avem un câmp numit Query Wizard, selectăm opțiunea Interogare Simplă.

Fig. 3.4.2

Din tabelul Achizitionat adăugăm la interogare: Cumparaturi_ID; Clientii_ID; Expeditor_ID; Data_achizitionarii. Interogarea ne afișează datele câmpurilor stocate.

3.5 Relații

Fig. 3.5.1

La Database Tools avem opțiunea numit Relationships, am folosit această opțiune de a face relații între tabele. Adaugăm toate tabelele.

Fig. 3.5.2

Pentru a crea o relație nu avem decât să selectăm un câmp din tabelul principal și să-l tragem deasupra câmpului de referință din tabelul secundar. De obicei câmpul referit este o cheie primară. În situația curentă ID-ul din tabelul Cumparaturi va face legătură cu câmpul Cumparaturi_ID din tabelul Achizitionat. De reținut că relațiile putem face doar în caz dacă avem aceeași tipuri de date.

Fig. 3.5.3

După toate relațiile create.

3.6 Formuri (Machete)

Fig. 3.6.0

La căsuță de creare, apăsăm Form Wizard, cu care facem o formă (macheta) care are legătură cu tabelul Cumparaturi. Deci datele scrise în formul Cumparaturi trebuie sa intră în tabelul Cumpărături.

Fig. 3.6.1

Însă de a face stocarea datelor in formula Cumpărături, avem nevoie de un buton.

În Design View, la formula Cumparaturi, ne apare Căsuța Design. Acolo găsim opțiunea buton.

Dupa ce apasam și mutăm butonul la locul potrivit creând și mărimea, apare fereastra Command Button Wizard, unde trebuie să selectăm Record Operations-Add New Record.

Fig. 3.6.2

Redenumim butonul la Salvare.

Fig. 3.6.3

Dupa crearea butonului, este timpul să facem un test. Am adăugat datele în formulă, am apăsat Salvare și mi-o apărut în tabel.

Fig. 3.6.4

Facem un formular din tabelul clienții, bine de știut că în Design View, unde suntem intrați și aici, putem modifica, lungimea, sau numele câmpurilor numit Label.

Dupa aceasta formular mai avem de creat și formularul Expeditor.

Fig. 3.6.5

Din cauza relațiilor create între tabele datele puse în formula din Achizitionat_int vor intra in tabele, deci in bazele de date. Selectam Interogarea și la Create facem un Formular.

Ștergem toate câmpurile în Design View și intrăm la căsuța Design, unde apăsăm butonul numit Combo Box Wizard.

Fig. 3.6.6

În Combo Box Wizard putem alege ca data băgată în tabel să fie selectat din nou, deci în cazul unei sondaje sau gestionarea datelor, putem adauga din nou datele, fără să le adăugăm prin alte formule.

Fig. 3.6.7

Dupa adăugarea câmpurilor putem alege, unde să gestionăm data selectată.

Fig. 3.6.8

După ce am creat toate câmpurile necesare, am mai adăugat un Label care am redenumit Data Achizitionarii și un Texbox, unde la Property Sheet am schimbat Control Source sa fie Data achizitionării.

Fig. 3.6.9

La panelul Property Sheet putem schimba marimea, transparența etc.

La format am schimbat că data să fie în tip scurtat.

3.7 Crearea Rapoartelor

Din ceea ce s-a spus până acum despre interogări, se observă faptul că o bază de date creată în Microsoft Access poate fi întreținută cu ușurință, odată ce un număr de filtre necesare este pus la dispoziția utilizatorului. Însă datele filtrate și nu numai, în practică, sunt destinate nu numai unei existențe virtuale, în memoria calculatorului și pe suportul de memorare, cât și imprimării pentru a fii folosite la sondaje.

Fig. 3.7.0

Selectăm Report Wizard unde alegem tabelul sau interogarea, eu am ales din mai multe tabele mai multe câmpuri ceea ce credeam ca este mai important, în cazul unui raport.

Fig. 3.7.1

Putem face grupare dupa Data pe zi, după câmpul Data_achizitionarii.

Fig. 3.7.2

Putem selecta patru evidențieri după modul de ascendent sau descendent.

Fig. 3.7.3

Partea de Design View la rapoarte este foarte importantă după părerea mea, fiindcă rapoartele trebuie să au o structură adecvată și de multe ori lungimea datelor ocupă prea mult spațiu, în Design View putem muta, modifica orice câmp al raportului de a obține o superioară.

Fig. 3.7.4

Raportul nostru detaliat. La cealaltă raport înregistrările sunt grupate dupa ziua încălțămintelor cumpărate.

3.8 Interfața

Orice baza de date trebuie să fie cât mai ușor de folosit, pentru acest scop trebuie să generalizăm tabelele, rapoartele și modul cum se înregistrăm datele în baza noastra de date.

Cel mai important este să facem un meniu, de unde utilizatorul poate să accesează punctele mai importante ale programului.

Un meniu principal bineînțeles trebuie să aibă un titlu și accessare rapid la rapoarte, formule din cauza înregistrărilor.

Acest lucru poate să fie rezolvat cu butoane, legat la fiecare formula sau raport.

Fig 3.8.0

În primul rând facem un Label la căsuța Design în Layout Mode și redenumim la Sondaj de cumparaturi incaltaminte, la Property Sheet modificăm dimensiunea și mărimea textului.

Fig 3.8.1

La căsuța Design, selectam Butonul și după ce apare fereastra cum se vede mai în sus, selectam Form Operations și Open Form. Dupa Next trebuie să selectăm ca butonul ce Form să ne deschide.

Fig. 3.8.2

Meniu cu Formularele.

Fig. 3.8.3

Sub butonul Salvare putem crea la fiecare Formulă un buton care ne trimite înapoi la Meniu Principal.

Fig. 3.8.4

În cazul dacă vrem să facem un buton care ne aduce la rapoarte, trebuie selectat Report Operations, Open Report.

Fig. 3.8.5

Pentru a face chiar prietenos interfața utilizatorilor, am creat o macrocomandă care defapt, doar ne deschide Meniul Principal și l-am redenumit Start.

3.9 Avantajele și dezavantajele programului

Avantajele programului:

consuma mic spațiu;

modificarea, înregistrarea datelor se face instantaneu;

din cauza interfeței toți utilizatorii sunt capabili de a lucra în program;

rapoartele se scot instantaneu;

se poate modifica ușor interfața rapoartelor;

programul se poate folosi nu numai pentru un sondaj, dar și pentru orice produs care trebuie să fie salvat;

daca aceeași date introducem, avem posibilitate de a selecta fiindca ramâne in baza de date;

Dezavantajele programului:

dacă vrem să redenumim un câmp relațiile se întrerup ușor;

dacă informațiile nu sunt aproape identice cu informațiile curente din program, s-ar putea sa nu fie capabil programul de a face un raport acceptabil;

dacă vrem să golim datele, trebuie să le ștergem direct din tabel;

Concluzie

În concluzie pot afirma, că evoluția technologiei ne ajută ca să construim o baze de date cât

mai ușor posibil. Noile posibilități și opțiuni create în program accelerează timpul de creare a programului și nu numai dar și execuțiile și comenzile lansate în timpul lucrului.

Comparativ cu alte programe unde putem folosi ca exemplu, doar SQL, Microsoft Access are posibilitate de a folosi și SQL și programare cu ajutorul opțiunilor.

În cazul meu, programul funcționează foarte bine cu Access și putem înregistra date noi sau să selectăm datele înregistrate ori să ștergem datele din baza de date.

La orice obiect, tabel, interogare, forma, Accessul ne ajuta cu explicații detaliate, că fereastra în care lucram pentru ce este și ce putem modifica și care va fi rezultatul.

Trebuie menționat că viteza de a construi un program nou, cu Access este mult mai mare, faptul că avem grupări de unde putem lua orice modificare ce vrem să facem în baza noastră de date.

Utilizatorii au Macro-comanda Start, ce lansează formula Meniu Principal și de acolo au toate posibilitățile de a înregistra date sau de a scoate rapoarte, dar datele noi trebuie înregistrate la interogări sau daca Utilizatorii vor să șteargă datele, acest lucru trebuie făcută direct din tabele.

Programul Sondaj de cumpărături de încălțăminte poate să fie și un program de gestionare a datelor pentru că putem băga orice date în baza noastră. Bineînțeles datele nu pot să diferă cu mult, pentru că rapoartele și interfața nu se schimbă.

În finalul licenței pot confirma că programul funcționează, este ușor de utilizat din cauza interfeței și poate să fie folosită și la sondaje și la gestionarea datelor.

Bibliografie

 SANDOR KOVACS, Access 2000 – programarea bazelor de date

Irina Bogdana Pugna, Databases

Mureșan Mihaela, Acces 2007. Aplicatii economice (Meniuri si comenzi practice)

Baze de date în Access 2010, http://www.umfcv.ro/files/a/c/access2010.pdf

Microsoft Access 2007, http://asis.licee.edu.ro/elev/microsoft_access_2007_ro.pdf

Baze de date în Access 2007, http://www.umfcv.ro/files/p/0/P05_Access.pdf

Technologii Web și Baze de date,

http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=432&idb=

Crearea unei Baze de date, http://www.east.utcluj.ro/mb/mep/antal/Carti/Access.pdf

Dorel Savulea, Sisteme de baze de date – fundamente teoretice, 2010