Costul Total al Operarii Unei Retele de Calculatoare

Specializarea Informatică Economică

COSTUL TOTAL AL OPERĂRII UNEI REȚELE DE CALCULATOARE

Capitolul 1. De ce o investiție în IT?

Introducere

Există numeroase motive pentru care evaluarea tehnologiilor informaționale în general și evaluarea investițiilor în IT, în particular s-a transformat într-o importantă problemă a afacerilor din zilele noastre. Cel mai important argument este reprezentat de faptul că un numar din ce în ce mai mare de companii investesc sume importante in tehnologie. Această tendință a fost observată în țările dezvoltate încă de la sfârșitul anilor ’50, prin achizițiile mari de sisteme de calcul.

La începutul anilor ’90, managerii din întreaga lume s-au confruntat cu o extindere de proporții foarte mari a IT-ului, extindere ce a determinat creșterea fenomenală a acestei industrii, fiind considerată totodată un eveniment fără precedent datorită proporțiilor la care a ajuns și a vitezei cu care s-a dezvoltat. În același timp, companiile comerciale și organizațiile guvernamentale făceau angajări masive de personal specializat: programatori, administratori de sisteme, operatori PC, analiști, directori de sisteme informaționale.

Cu toate astea, întotdeauna a existat un anume scepticism cu privire la beneficiile reale ale IT-ului datorat naturii intangibile a acestuia, punându-se problema dacă acest femomen va reprezenta cel mai îndelungat și susținut flux al investițiilor profitabile în tehnologie, din istoria afacerilor moderne sau va fi doar un moft.

Experiența trecută și prezentă, oferă câteva puncte de început:

nu toate aplicațiile informatice din trecut au fost eficiente sau bine proiectate;

avansarea angajaților nu garantează rezultate pozitive pentru afacere. Lipsa unei strategii IT poate avea efecte negative asupra investițiilor de acest gen;

unele aplicații informatice, utilizate pentru procesarea datelor pot afecta structurile de funcții și responsabilități din cadrul organizației;

implementarea automatizării în cadrul muncii de birou, poate oferi, în cel mai bun caz o îmbunătățire marginală, dar de cele mai multe ori accentează parțile negative. Înainte de a realizarea schimbărilor în cadrul unei companii, se cere o reproiectare a proceselor sau chiar a obiectivelor afacerii;

actualizarea și îmbunătățirea tehnologiei este pe departe mai puțin costisitoare decât îmbunătățirea altor caracteristici dintr-o companie. IT-ul este un „produs” care deține caracteristicile unei creșteri cu aproximativ 50% pe an;

beneficiile utilizării eficiente a sistemelor informatice sunt uriașe, dar este nevoie de o definire clara a nevoilor și modalitatea în care acestea se vor materializa, definirea obiectivelor afacerii, metodele de evaluare financiară și impactul social asupra companiei;

în cazul României, privită din perspectiva pieței în creștere pentru afacerile interne si organizațiile din sectorul public, poate fi aplicată și utilizată experiența externă, pentru evitarea greșelilor clasice;

investițiile în IT trebuie focalizate pe atingerea obiectivelor organizației și nu pe evitarea acestora;

utilizarea unei strategii exacte, compatibilă si având ca element central o strategie IT, va reprezenta cheia succesului în cadrul unei fime;

succesul proiectării și aplicării unei astfel de strategii poate fi obținut prin combinarea metodelor teoretice cu ceea ce s-a relizat deja în practică;

după realizarea unei investiții in IT, din cadrul unei organizații, acearta v-a fi dependentă de întreținerea eficienței și eficacității operațiunilor.

Evoluția Tehnologiei Informaționale

Evoluția Tehnologiei Informaționale în domeniul afacerilor poate fi vazută ca o suprapunere de cinci etape, fiecare depinzând de etapa anterioară. Primele sisteme IT automatizau tranzacțiile individuale de genul ordonare a intrărilor si contabilitate (calcul). Următoarea etapă a implicat creșterea automatizării și funcționării activităților individuale de management al resurselor umane, a personalului comercial si proiectarea produselor. A treia etapă, accelerată de Internet, presupunea intersectarea activităților integrate de fixare a serviciilor de vânzare prin ordonarea proceselor. Multe activități sunt legate între ele prin instrumente de genul „pachetelor de aplicații pentru managementul relațiilor cu clienții” (Customer Relationship Management CRM), „pachete de aplicații de mare anvergură ce privilegiază integrarea funcțională din cadrul firmelor” (Enterprise Resource Planning ERP), aplicații destinate managementului lanțului de aprovizionare (Supply Chain Manahement SCM). A patra etapă, care se află abia la început, permite integrarea lanțului de valori într-o întreagă industrie, cuprinzând furnizorii, canalele de distribuție și clienții. SCM și CRM se transformă în aplicații end-to-end implicând clienții, distribuția si furnizorii, legand procesele de producție, aprovizionare și livrare. În etapa a cincea, Tehnologia Informațională va fi utilizată nu doar pentru a conecta diferitele activități în sistemul valorilor ci și pentru a optimiza lucrările în timp real. Deciziile vor fi luate pe baza informațiilor obținute din activitățile multiple și intrările comune. De exemplu, deciziile de producție vor fi luate automat, in funcție de capacitatea disponibilă a stocului. Până în momentul în care aplicațiile generației a cincea vor include optimizări relative ale resurselor, producției, logisticii și service-ului, cele mai profunde nivele ale proiectării, vor imbunătăți design-ul produsului.

Tipuri de investiții în IT

În ultimii 50 de ani, putem distinge trei tipuri de investiții în IT, respectiv: investiții în automatizare, informatizare și transformare.

Investiții în automatizare

O mare parte din computerele unei companii sunt utilizate pentru procesările de date și tranzacționarea proceselor. Sistemele pentru tranzacții implică o combinare a instrumentelor hard si soft, utilizate pentru eliminarea sarcinilor de rutină și pentru procesele structurate, acestea solicitând importante investiții in echipamente. Oarecum asemănătorare cu sistemele de procesare a datelor, dar cu dimensiuni mai mici sunt tehnicile de automatizare a operatiunilor de birou, care implică utilizarea unui PC, a unei imprimante și a unui procesor de texte pentru prelucrarea, salvarea si stocarea datelor dintr-un departament. Între anii ’50 si ’60 s-a pus accentul pe procesarea tranzacțiilor deoarece acestea au înlocuit scrierea documentelor, acest lucru mărind viteza de lucru și exactitatea datelor. Un avantaj vizibil al acestui fapt il reprezintă reducerea costurilor. Chiar și în această situație au existat controverse cu privire la achizitionarea computerelor, care erau privite ca o tendință modernistă, nu neaparat o necesitate. Deasemenea au avut loc discuții în ceea ce privește înlocuirea funcționarilor cu programatori sau operatori PC, acest lucru fiind văzut ca o creștere a cheltuielilor de personal. Beneficiile pretinse de companii au fost prestigiul și creșterea randamentului. În acel moment nimeni nu vedea legatura dintre IT și creșterea profitului, a fluxului de numerar, rata ridicată a productivității și competitivitatea pe piață.

Investiții în informatizare

Perioada 1970-1990 a fost dominată de a doua fază a investițiilor în IT, care a pus accent pe informațiile ce puteau fi obținute cu ajutorul calculatorului, proces denumit managementul informațiilor. Primul pas în îmbunătățirea eficacității managementului a fost utilizarea sistemului informațional pentru management (Management Information System MIS), ca instrument operațional. Acest sistem informațional utilizează procesarea datelor pentru a genera informații generale cu privire la performanțele afacerii. Ulterior au avut loc unele dezvoltări în această privință, intervenind sistemele informationale integrate al managementului (Integrated Management Information System IMIS) și sistemele informaționale integrat ale managementului total (Totally Integrated Management Information System TIMIS). Astfel de sisteme aduc îmbunătățiri privind eficiența managementului, furnizând descrieri exacte ale domeniilor de activitate din cadrul unei companii. Principalul suport oferit managerilor este legat de furnizarea soluțiilor pentru creșterea randamentului total al afacerii. Deși nu poate fi stabilit efectul real asupra companiei, acest tip de investiție este asociată cu profitul obținut în urma utilizării aplicațiilor de control al stocurilor, gestiune a producției, planificarea vânzărilor.

Un alt pas imporant este reprezentat de utilizarea sistemelor de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems DDS), ca extindere sistemelor informaționale manageriale, care folosesc informații ipotetice și oferă scenarii de analiză, modalități alternative de testare si un sistem pentru conducerea executivă (Executive Information System EIS), sistem de asistare a deciziiloor la nivel superior.

Datorită creșterii continue a eficienței organizațiilor, tot mai mulți întreprinzători asociază computerele cu efectele pozitive.

Investiții în transformare

Cele mai multe dintre companiile internaționale, cu ani de experiență în diferite domenii, si lideri de piață, susțin că IT-ul, mai exact computerele și aplicatiile informatice pot influența foarte mult natura și filosofia unei afaceri. Aceaste rețete ale succesului, care utilizează tehnologiile informaționale sunt numite: strategic information systems (SIS), critical information systems (CIS), mission critical systems (MCS). Termenul de „transformare”, este utilizat pentru a sublinia principalul avantaj obținut în urma unei astfel de investiții. Aplicațiile menționate anterior sunt utilizate in special pentru WAN-uri, medii de transmitere a datelor, Internet si Intranet, comerț electronic și o alternativă a piețelor virtuale.

IT-ul a transformat cadrul internațional al afacerilor într-o lume a schimbărilor rapide, în momente neașteptate, fiind greu de acoperit și aproape imposibil de realizat estimari exacte. Strategiile unei afaceri din cadrul unei companii trebuie sa acopere o serie larga de scenarii posibile, aceasta fiind principala modificare adusă de investițiile în transformare.

Deținerea unei strategii de afaceri robuste, presupune:

o compatibilitate ridicată între planurile de implementare care vizează sistemele si afaceriea;

analize ale ieșirilor permanente și detaliate;

actualizarea permanentă a cadrului și necesităților afacerii.

Portofoliul IT din cadrul unei firme

Utilizarea potențialului tehnologiilor informaționale inseamnă folosirea celor trei tipuri de abordări ale IT-ului, presupunând etapele de dezvoltare ale acestei tehnologii. Coexistența acestor forme în cadrul aceleiași firme, este ilustrată în figura 1.1, fiind esențială pentru orice abordare sistematică de măsurare a performanțelor IT ale unei companii. O trasătură importantă a sistemelor dintr-o firmă este aceea ca pot deține simultan elemente ale investițiilor în automatizare, informatizare și transformare, de exemplu, un sistem CAD/CAM este folosit atât pentru procesul de proiectare cât și pentru producție.

În plus, sistemele CAD/CAM furnizează informații pentru diferitele niveluri ale managementului pentru asistarea deciziilor procesului de prelucrare. Utilizarea procesului final și punctele electronice de vânzare sunt încă două exemple ale suprapunerii funcționalității sistemelor.

Concluzii:

Evaluarea investițiilor în IT reprezintă principala soluție a afacerilor, caracterizată prin activități care combină diferite strategii de management și experiența personalului din cadrul departamentului IT al unei companii. Pentru obținerea unor rezultate satisfăcătoare, această activitate trebuie desfășurată cu grijă și responsabilitate. Primul pas al oricărei evaluari de acest tip este asociat componentelor IT dintr-o firmă, care vor fi analizate din punctul de vedere al celor trei tipuri de investiții prezentate: Automatizare, Informatizare, Transformare. Sistemele complexe trebuie sa combine caracteristicile a crga de scenarii posibile, aceasta fiind principala modificare adusă de investițiile în transformare.

Deținerea unei strategii de afaceri robuste, presupune:

o compatibilitate ridicată între planurile de implementare care vizează sistemele si afaceriea;

analize ale ieșirilor permanente și detaliate;

actualizarea permanentă a cadrului și necesităților afacerii.

Portofoliul IT din cadrul unei firme

Utilizarea potențialului tehnologiilor informaționale inseamnă folosirea celor trei tipuri de abordări ale IT-ului, presupunând etapele de dezvoltare ale acestei tehnologii. Coexistența acestor forme în cadrul aceleiași firme, este ilustrată în figura 1.1, fiind esențială pentru orice abordare sistematică de măsurare a performanțelor IT ale unei companii. O trasătură importantă a sistemelor dintr-o firmă este aceea ca pot deține simultan elemente ale investițiilor în automatizare, informatizare și transformare, de exemplu, un sistem CAD/CAM este folosit atât pentru procesul de proiectare cât și pentru producție.

În plus, sistemele CAD/CAM furnizează informații pentru diferitele niveluri ale managementului pentru asistarea deciziilor procesului de prelucrare. Utilizarea procesului final și punctele electronice de vânzare sunt încă două exemple ale suprapunerii funcționalității sistemelor.

Concluzii:

Evaluarea investițiilor în IT reprezintă principala soluție a afacerilor, caracterizată prin activități care combină diferite strategii de management și experiența personalului din cadrul departamentului IT al unei companii. Pentru obținerea unor rezultate satisfăcătoare, această activitate trebuie desfășurată cu grijă și responsabilitate. Primul pas al oricărei evaluari de acest tip este asociat componentelor IT dintr-o firmă, care vor fi analizate din punctul de vedere al celor trei tipuri de investiții prezentate: Automatizare, Informatizare, Transformare. Sistemele complexe trebuie sa combine caracteristicile a cel puțin două dintre tipurile de investiții, sau chiar toate trei. Asupra sistemelor sunt aplicate diferite seturi de măsurare a caracteristicilor, toate datele fiind colectate, pentru ca în final sa fie realizată evaluarea.

Referințe bibliografice:

http://www.technologyevaluation.com, accesat la data de 12.12.2005;

http://www.microsoft.com/romania/imm/infrastructura.mspx, accesat la data de 20.02.2006;

Bibliografie:

Moskowitz Ken, Kern Harris – Managing IT as an Investment, Pearson Education, Inc, 2003;

Fotache Doina – GROUPWARE, Metode, tehnici și tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, 2002;

Remenyi D., Money A., Twite A., A Guide to Measuring and Managing IT Benefits, 1993, NCC Blackwell;

Capitolul 2. Costul unei rețele

2.1 Ce este TCO?

Conceptul Total Cost of Ownership – costul total de operare – este intens vehiculat în corelație cu sistemele IT. Atunci când achiziționăm un echipament, sistem sau utilaj, nu ne gândim numai la prețul de achiziție. Există factori adiționali care adaugă costuri suplimentare după achiziție. Eficiența investiție se calculează după TCO, nu doar după costul inițial al achiziției.

Prima dată, TCO a fost dezvoltat la sfârșitul anului 1980 de catre firma de cercetare Gartner, pentru a determina costul deținerii și dezvoltării computerelor personale. Încă din 1987, costul total de deținere a reprezentat un semnal ferm în domeniul tehnologiei informaționale, cand Bill Kirwin, vice-președinte și director de cercetare al Gartner Group Inc., a aplicat prima dată modelul costurilor asupra sistemelor desktop. În primul rând, TCO ajută companiile să determine câștigul sau pierderile obținute în urma implementării unei anumite tehnologii.

„Suportul oferit de Windows poate fi diferit de cel oferit de Unix. Existând aspecte atât pozitive cât și negative în ambele cazuri. Noi utilizăm TCO pentru a vedea care este impactul total al implementării unei tehnologii. Costul este reprezentat de sumele cheltuite, numitorul comun putând fi de exemplu multumirea clienților, nivelul calității și productivității ”, afirma Kirwin.

Gartner, principala companie de cercetare în domeniul tehnologiei informaționale, definește TCO ca un set cuprinzător de metodologii, modele și instrumente destinate măsurarii și administrării investițiilor în IT. În ultimii 15 ani, Gartner a recomandat clienților sai să ia în considerare toare costurile asociate sistemelor de calcul, în momentul cand au de luat o decizie privitoare la achiziție, actualizare, suport și administrare.

Metodologia utilizată a fost examinată cu atenție și de-a lungul anilor a fost acceptată ca standard pentru determinarea costurilor totale. TCO este constituit din costurile directe și costurile indirecte, care apar pe parcusrul ciclului de viață al unei rețele, acest lucru incluzând achiziția, dezvoltarea, întreținerea și scoaterea din folosință.

2.2 Ciclul de viață al componentelor unei rețele

Abordarea ciclului de viață al componenetelor hardware ale unei rețele este foarte importantă iar evaluarea trebuie realizată cât mai exact. Numai prin îndeplinirea acestui obiectiv, specialiștii în IT pot măsura și administra costul total al operării pentru diversele tipuri de servere, PC-uri, sisteme de stocare și alte componente ale retelei existente în cadrul unei companii. Odată cu realizarea evaluării exacte a TCO, se poate trece la aplicarea diferitelor tactici de reducere a costurilor inerente, ale fiecărei etape a ciclului de viată.

Conform Gartner, există cinci etape de bază ale modelului ciclului de viată (figura 2.1): proiectarea, achiziționarea, implementarea, întreținerea și înlocuirea.

Figura 2.1 Ciclul de viata al unei retele

2.2.1 Proiectarea

Etapa de proiectare permite departamentelor IT și directorilor executivi să identifice impreună cetințele tehnice ale afacerii pentru o anumită perioadă (de obicei pe 5 ani), și să adopte strategiile de achiziții conform planului de afaceri.

Pe parcursul acestei etape apar diferite constrângeri bugetare și financiare, dar și un număr la fel de mare de instrumente de analiză. Două dintre aceste instrumente sunt analizele TCO (Total Cost of Ownership) și ROI (Return on Investment).

Complexitatea implicațiilor financiare determinate în această etapă solicită din partea profesioniștilor IT procesări ale modelelor financiare. Cu cât distribuirea companiei este mai mare, sau cu cât cuprinde mai multe unități, cu atât crește și provocarea proiectanților în identificarea nevoilor și apoi propunearea soluțiilor care să satisfacă atât cerințele tehnice cât și pe cele financiare, pe termen scurt și lung. Sinteza și consolidarea sunt conceptele cheie ale acestei etape datorită faptului că aceasta reprezintă prima parte a stadiului de determinare a ciclului de viată și implică idnetificarea, capitalizarea și oportunitățile de creștere a eficienței operaționale. Procesul de administrare al valorilor și mecanismele interne de luare a deciziilor trebuie precizate și rafinate în timpul acestei etape. Organizațiile trebuie sa-și dezvolte metode de inventariere a achizițiilor tehnice și sa stabilească unități de măsura a performanțelor investițiilor in IT. Un lucru esențial este ca directorii executivi și șefii departamentelor IT să perceapă în același fel etapa de proiectare, și să fie văzută mai mult sub forma unui proces continuu decât ca pe un eveniment care se realizează o singură dată.

Cele mai bune practici ale managementului calității impun echipe formate din persoanele reprezentative ale mai multor departamente, incluzând departamentul financiar, IT, aprovizionarea etc., pentru a exista o evaluare continuă a acestui proces la intervale determinate de timp.

2.2.2 Achiziționarea

Abordarea unitară a ciclului de viață și beneficiile unei bune proiectări devin evidente în cursul etapei de achiziționare a echipamentelor. O echipă de proiectare bine organizată și meticuloasă va oferi companiei opțiuni multiple de achiziție identificate pe piațele componentelor hardware și software.

În acest moment exită 3 canale disponibile pentru obținerea echipamentelor hardware necesare unei companii.

Primul este reprezentat de OEM (Original Equipment Manufacturer) și distribuitorii acestuia. Al doilea canal de distribuție este reprezentat de remarketer-i care oferă echipamente de firmă cu reduceri cuprinse între 50 – 90% (în ultimii ani OEM a lansat programe concurențiale, prin care vând propriile echipamente recondiționate sau puțin folosite cu reduceri de 20 – 40%). În cele din urmă sunt furnizorii de echipamente „no-name” care sunt denumite „white-box” .

Deși puțini directori ai departamentelor informatice vor recunoaște, studiile realizate au arătat că marea majoritate a marilor companii utilizează a doua piață pentru achiziționarea echipamentelor (figura 2.2). Revânzările par să câștige din ce în ce mai multă popularitate. Datorită discount-urilor importante oferite la echipamnetele de marcă , includerea posibilităților de schimbare a echipamentelor vechi cu unele noi si îmbunătățirea opțiunilor de garanție și service, remarketer-ii s-au dovedit a fi cea mai bună armă utilizată de șefii departementelor informatice pentru micșorarea cheltuielilor de investiții și reducere considerabilă a TCO pentru componentele hardware.

Figura 2.2 Achizițiile echipamentelor de pe piața secundară din SUA

Sursa: www.minfotech.com

Deși sunt încheiate contracte și cu producătorii de echipamente originale pentru componentele critice ale rețelei, companiile familiarizate și cu aceste opțiuni le folosesc în strategiile de negociere. Stabilirea unor condiții pe termen lung poate avea ca rezultat obținerea unor condiții contractuale și a unor suporturi mai bune. O a doua etapă a ciclului de viață bine pusă la punct va avea drept efect optimizarea prețurilor și cantităților de echipamente pentru viitoarele achiziții. Cu cât organizațiile își consolidează achizițiile, cu atât vor deține mai multe șanse de obținere a echipamentelor și avantaje importante în viitoarele negocieri cu furnizorii pentru componentele noi, oferindu-le drepturi de a le transfera complet, fapt care va conserva valoarea acestora prin revânzarea lor în ultima etapa a ciclului de viață, inlocuirea.

OEM (Original Equipment Manufacturer), încearcă să controleze această a doua piață a produselor proprii prin declararea softului inclus in switch-uri, servere sau sisteme de stocare „netransferabil”. Acest fapt forțează cumpărătorii echipamentelor folosite să recumpere licența la prețuri exorbitante, reducând economiile asociate. Cu ajutorul câtorva pârghii și abilități în negociere, companiile pot evita „non-transferul” sau „relicențierea” din clauzele contractuale, păstrându-le însă pe cele de revânzare si despăgubire corespunzătoare echipamentelor.

2.2.3 Implementarea

Adoptările conceptelor de management al calității și ciclul de viață al echipamnetelor simplifică procesul de implementare al noilor echipamente și reimplementare a celor deja existente. Utilizarea metodelor potrivite de urmărire a investițiilor, administrarea cantităților deținute și contorizarea proceselor tehnologice și a utilizării, vor perminte identificarea cu ușurință a necesităților, atât cele ale utilizatorilor, cât și pe cele ale întregii companii. Acestea oferă o mare flexibilitate, soluții „just-in-time” și abilitatea continuă de a comuta mobilitatea calității componentelor IT pentru evitarea îngustărilor de producție sau reducerea pierderilor, în cazul în care echipamentele hardware și software sunt implementate dar prost utilizate.

Echipamentele care se apropie de sfârșitul perioadei predeterminate de viață, precum PC-urile, sunt ușor de marcat pentru înlocuire și eliminare. Pe termen lung aceste practici vor preveni costurile ridicate asociate echipamentelor învechite.

Totuși există păreri contradictorii [Millennium Information Technologies, 2004] cu privire la experiența înlocuirilor de masă ale tehnologiei. O perspectivă transmisă de producătorii echipamentelor originale, pledează pentru cicluri de viață scurte și standardizarea întregii întreprinderi (de exemplu: utilizarea acelorași modele de PC-uri, laptop-uri sau sisteme de operare).

A doua părere pledează pentru ciclul de viață determiat pentru perioade lungi. Dacă sistemele rezistă este evitată îmbunătățirea (înlocuirea) acestora. Susținătorii acestor opinii sunt de parere că însumarea îmbunătățirilor noilor generații de echipamnete nu justifică reducerile costului total.

„Mentalitatea noastră este: «dacă nu se strică, nu este înlocuit». Nu achiziționăm componente decât în cazul în care avem un nou angajat. Upgrade-urile sunt realizate în cazurile în care o imprimantă, un router, un monitor sau alt dispozitiv se strică.”

Andrew Rossett, CTO, Felton Bank

(Network Computing, septembrie 2, 2004)

Conducerea IT care se bazează pe aceleași concepte de obicei utilizează piața secundară a componentelor pentru completarea vechilor tehnologii. Ei sunt prinși în aspectul granular al managementului calității și sunt pregătiți să intervină prin înlocuirea părților care nu mai funcționează.

Flexibilitatea oferită pe piața secundară, care include atât revânzările cât și licitațiile online, o întrece pe cea a vânzărilor de produse originale. Comenzile unor produse noi care necesită câteva săptămâni pentru a fi completate, pe piața secundară, ajung peste noapte. Aceste posibilități de obținere la cerere a produselor ajută proiectanții să facă față livrărilor neproductive și să achiziționeze dispozitivele imediat ce au fost solicitate.

„Putem ridica telefonul și ne așteptăm ca în dimineața următoare să avem componenta. Prin metoda obișnuită de achiziționare, chiar și cu cele mai rapide servicii de livrare, ajung în două săptămâni.”

Paul Smith, IS Director ATA Airlines

(Storage Networking World Online, octombrie 25, 2004 )

În concluzie, toate aceste strategii de implementare contribuie la reducerea timpilor de întrerupere ai utilizatorilor și aplicațiilor, grija semnificativă a vitezei mediului afacerilor în zilele noastre.

În realitate, un proiectant IT inteligent va combina atât opțiunile oferite de piața principală a echipamentelor cât și avantajele pieței secundare. Asigurând caracteristica componentelor hardware de a suporta aplicațiile curente, principala grijă va fi distribuirea și redistribuirea componentelor. În unele cazuri îmbunătățirea tehnologiilor pe anumite părți, poate fi o idee mai bună decât o înlocuire a întregii rețele. Pe de altă parte o cantitate mai mare de produse achiziționate poate aduce avantaje din partea distribuitorilor.

Cea mai bună practică a managementului calității solicită de la caz la caz adaptabilitate, ingeniozitate în gândire și metodologie.

Principalul obiectiv ce trebuie atins este legat de consolidarea aplicațiilor și a serviciilor pe cât mai puține platforme posibile. Reducerea complexității este una dintre cele mai sigure metode de reducere a costurilor în cadrul departamentului IT, cu efecte pozitive nu doar în domeniul hardware și software, dar și în cel legat de personal, procese și managementul furnizorilor.

Distribuirea componentelor potrivite la locul și timpul potrivit, utilizarea eficientă a inventarierii bunurilor și identificarea din timp a domeniilor cu probleme sunt aspecte critice ale modalităților de implementare.

2.2.4 Întreținerea

Suportul tehnic este de cele mai multe ori principala componentă a costului total de operare al unei rețele de calculatoare. Alternativa de service este una din fațetele managementului calității care ar trebui exploatată în întregime în timpul etapei de proiectare.

Contractele de service și certificatele de garanție sunt principalele forme de convenție cu distribuitorii. Încă o dată, companiile pot deține o poziție de negociere bună vis-a-vis de suportul contractual, prin consolidarea stării, utilizând prețurile de pe piața secundară și o a treia opțiune, ca pârghie și dezvoltare detaliată, centralizarea afacerii prin planuri de realizare a inventarierilor IT pe termen lung.

A treia parte a suportului oferit de furnizor a înregistrat o creștere în ultimii ani, care a fost demonstrată de achizițiile realizate de profesioniștii in IT de pe piața secundară. Producătorii echipamentelor originale adaugă de obicei prețuri exorbitante contractelor încheiate pentru echipamentele folosite sau recondiționate. Câteodată aceștia solicită recertificări sau verificări costisitoare, mult peste contract, pentru echipamnetele revândute.

Aici intervine a treia parte a suportului oferit de furnizori. Oferirea unor contracte de service la prețuri rezonabile și prin înlăturarea barierelor verificărilor și recertificărilor, au permis profesioniștilor din domeniu IT să profite de condițiile pieței actutale. Suportul oferit de furnizori va include diverse echipamente care au fost obținute din diferite componente originale, acest fapt reducând considerabil numărul contractelor de care are nevoie o organizație pentru negociere și administrare. În mediile mai complexe, în care apar zeci de distribuitori de echipamnete, alegerea partenerilor care să asigure service-ul se poate realiza prin reducerea complexității manageriale și a modului de desfășurare a procesului tehnologic.

Opțiunea finală pentru întreținere este de a aduce sprijin total sau parțial în mod propriu. În timp ce valorile absolute ale unor organizații previn acceptarea totală a acestei opțiuni, multe dintre companiile de dimensiuni medii au optat pentru angajarea personalului tehnic care să asigure funcționarea echipamentelor.

2.2.5 Înlocuirea

Începând cu anii ’90, companiile au acordat o atenție deosebită înlocuirii sistemelor învechite. Ultima etapă a ciclului de viață al unei rețele a adăugat încă un risc pentru organizații, în sensul că prețurile asociate „aruncării” în mod corespunzător a componentelor hardware ii poate surprinde pe cei neinițiați sau inconstanți în înlocuirea valorilor.

În această privință, multe întreprinderi apelează la redistribuitori atât în etapa de înlocuire cât și în cea de achiziționare a componentelor. Datorită reputației remarketer-ilor de reducere a riscurilor și a optimizării reducerilor de capital, s-a realizat includerea acestora ca parteneri în managementul ciclului de viată al TCO în scopul obținerii unui procent cât mai mare a ratei de recuperare a investiției (ROI) rezultat din achizițiile de echipamente.

Să încercăm să analizăm îndeaproape riscurile înlocuirilor de echipamente. În primul rând a fost creat un grup de ordin care caută să se asigure siguranța înregistrării datelor clienților si ale companiilor în general, în cazul în care mașinile pe care sunt stocate aceste informații se defectează. Responsabilitatea asumată în cazul pierderii unui hard disk care conține informații confidențiale despre clienți sau date importante ale companiei, poate fi echivalentul a câtorva milioane de dolari.

Mutarea și ștergerea datelor de pe un dispozitiv este un proces consumator de timp. Multe organizații și-au dat seama că timpul și implicațiile fianciare pe care le presupune înlocuirea unui echipament trebuie luate serios în calcul. De aceea au ales varianta externalizării acestui proces, prin angajarea furnizorilor de echipamente, pentru ridicarea acestora , ștergerea completă a datelor și apoi înlocuirea fizică a componentei hardware într-o manieră profesionistă. Astfel de companii eliberează în mod normal certificate de responsabilitate prin care se transferă riscul. Cadrul juridic din S.U.A. clasifică echipamentele ca pierderi riscante, de aceea sunt necesari mai mulți pași pentru demontarea și înlocuirea componentelor hardware. Acest cadru prezintă două riscuri care nu pot micșora responsabilitatea de transfer.

Un risc implică înlocuirile realizate de furnizori, care nu respectă liniile EPA (Environmental Protection Agency). De multe ori polițele de asigurare oferite de astfel de companii sunt insuficiente în comparație cu obligațiile care pot interveni în urma angajării lor. Din acest punct de vedere este esențial ca o companie care apelează la serviciile unei firme de înlocuire a echipamnetelor, sa-i verifice „buna-credință”, înaintea realizării procesului de înlocuire.

Acest fapt ne aduce în atenție cel de-al doilea risc, explicat de multe companii, și anume abandonarea echipamentelor în medii mai puțin prietenoase. Conform Gartner Group Inc., alte soluții de eliminare și înlocuire a echipamentelor utilizate sunt reprezentate de vânzările către angajați sau donațiile.

Costurile pentru înlocuirea unui singur PC au fost estimate între 85 și 130 $, incluzând costurile asociate ștergerilor de date și expedierea. Pentru companiile care au sute de angajați, costurile de înlocuire care se adună pentru fiecare PC pot fi destul de mari. Pentru o reducere a acestor costuri au fost adoptate opțiunile de schimb. De cele mai multe ori distribuitorii oferă reduceri organizațiilor pentru echipamentele noi, în schimbul celor vechi. Pentru a profita de aceste avantaje, o companie trebuie să implementeze un program de management al calității pentru departamentul IT.

Deoarece valoarea componentelor IT se depreciază rapid, echipamentele care se apropie de ultima etapă a ciclului de viață predeterminat trebuie urmărite și identificate cu precizie, pentru realizarea imediată a înlocuirilor după expirarea termenului. Componentele depozitate trebuie de asemenea monitorizate îndeaproape, din aceleași motive. O componentă hardware care este lăsată într-un dulap sau într-un depozit, așteptând transferări ale datelor, o decizie de utilizare sau mai rău ca cineva să o observe, nu face altceva decât să-și piardă valoarea și să compromită analizele ROI.

2.3 Costurile unei rețele

În momentul în care o companie intenționează să realizeze o investițiie în IT, una din problemele care apar, este cea a costurilor. Prima dată când este realizat un studiu asupra costurilor totale, trebuie menționat faptul că acesta va include inevitabil și informații incomplete sau estimări inexacte. Unul din avantajele obținute în urma efectuării unui astfel de studiu, este acela al obținerii informațiilor care sunt necunoscute (capitalul total, costurile etc.). În timp organizațiile au integrat instrumente formale (managementul calității) și informale (programe de calcul tabelar implicite), pentru determinarea efectivă și exactă a costurilor si a altor informații relevante. Pentru obținerea unei valori bune, studiul trebuie realizat din timp, în acest mod putând fi observate efectele obținute din perspectiva tehnologiei, organizării și procesării .

De cele mai multe ori este ușor de calculat costul componentelor hardware si cel al taxelor pentru licență asupra software-ului. Proiectele IT tipice, includ costurile realizate in urma achiziționării componentelor hard și soft. În momentul în care analiza ajunge la acest punct, companiile își pun întrebarea:

De ce costurile de întreținere continuă să crească cu toate că proiectul de informatizare a fost implementat cu succes?

Motivul – existența costurilor ascunse si continue, care frecvent sunt ignorate în momentul propunerii unui proiect.

Modelul Gartner de calcul al costurilor totale utilizează doua mari categorii de costuri: costurile directe si costurile indirecte.

2.3.1 Costurile directe

Acest tip de costuri acoperă investițiile și cheltuielile vizibile, incluzând:

componenta hardware și software:

În mod specific în această categorie vor fi incluse costurile inițiale de achiziție sau inchiriere. Împărțirea acestor costuri la timpul de viață estimat se va obține valoarea amortizării anuale, care va fi adunată la costul inițial al componentelor hardware (dispozitive de stocare, echipamente de rețea etc.). Este adăugat apoi și valoarea contractelor de întreținere de la furnizori, sistemele și componentele de rezervă, precum și costul anual al tuturor aprovizionărilor și materialelor.

operarea:

În această categorie vor fi incluse costurile legate de operațiile și suportul tehnic precum si cele legate de consultanța oferită în domeniul IT. Dacă în companie este nevoie de administratori de baze de date sau personal specializat pentru întreținerea componentelor software, vor fi incluse și aceste costuri. Tot aici vor fi încadrate costurile rețelei și în general toate costurile muncii.

administrarea:

Această categorie este destinată costurilor legate de finanțări, resurse umane, departamentele de administrare și aprovizionare. Partea cea mai importantă a acestui tip de cost este reprezentată de cheltuielile realizate pe partea de instruire a personalului, atât a celui din domeniul IT cât și al celorlalți angajați.

În concluzie, pentru a calcula costurile directe, compania trebuie să dețină o evidență completă și exactă a achizițiilor, furnizorilor și a personalului. Toate costurile prezentate anterior trebuie incluse chiar dacă din punct de vedere organizatoric nu fac parte din bugetul IT.

2.3.2 Costurile indirecte

Aceste costuri sunt mai puțin vizibile și de obicei sunt dispersate în diferite activități ale companiei, încadrându-se în următoarele categorii:

activități ale utilizatorilor:

De regulă orice investiție în domeniul IT solicită sprijinul continuu al angajaților din cadrul companiei. Aceste costuri sunt identificate și fac parte din proiect sau investiție, fiind relativ usor de urmărit și calculat. Dar există printre acestea o altă categorie de costuri mult mai subtilă, materializate în activitățile anumitor persoane care încearcă să evolueze în cadrul companiei, cu scopul de a face parte din structura acesteia. De obicei aceste activități suplimentare sunt realizate sub formă de part-time, pe lângă sarcinile deținute în mod obișnuit, creându-se un grup „fantomă”, consumator de resurse și timp. Astfel de manifestări au loc când indivizii își iau singuri atribuții care nu le corespund, ocupându-se de diferitele probleme care apar în cadrul unui grup. Pentru a calcula în mod corect nivelul costurilor, aceste componente trebuie identificate și capturate, sarcină care este destul de greu de realizat.

timpul de întârziere:

Are loc în momentul în care angajații companiei își întrerup lucrul din cauza unor echipamente care se defectează sau a problemelor de funcționare a sistemelor. Întreținerea sistemelor poate genera deasemenea întarzieri, dacă, de exemplu, actualizarea unui soft durează mai mult de 30 de minute, în acest timp înregistrându-se o productivitate scăzută [Remenyi D., Money A., Twite A 1993].

Toate costurile, directe și indirecte, sunt determinate, calculate pe an și totalizate pentru a determina nivelul TCO. Acest exercițiu poate avea efecte uimitoare dacă e să luăm în calcul unele studii deja realizate, de exeplu, pentru un PC în valoare de aproximativ 1000$, costul total mediu de deținere este de 5000$ pe an. O imprimantă de 200$ poate atinge foarte ușor un cost anual de peste 1000$, după ce vor fi incluse toate cheltuielile (reincărcări, întreținere, etc.).

2.4 Concluzii:

În concluzie, TCO este metoda de calcul cea mai utilizată de companii pentru evaluarea tehnologiei, luând în calcul costurile totale de achiziție, deținere, utilizare și întreținere a echipamentului pe întreaga durată de utilizare.

Costul total al operării este un puternic instrument de calcul de accea este importantă realizarea analizelor TCO pentru evaluarea tehnologiei informaționale existente într-o companie. Ca orice metodă de analiză, TCO deține atât puncte forte cât si puncte slabe. Aspectul pozitiv al analizei este reprezentat de maniera de explicare și înțelegere a costurilor ce intervin în momentul achiziției unei componente, iar aspectul negativ este legat de concentrarea atenției analizei doar pe costuri. Din acest punct de vedere, companiile care se bazează doar pe TCO ajung să aplice strategii de minimizare a cheltuielilor, în locul maximizării recuperării investițiilor.

Administrarea costurilor pe termen lung, furnizarea unor mijloace și strategii de influențare a profitului în cazurile tranzacțiilor cu furnizorii, identificarea componenetelor prost utilizate și scăderea producției, administrarea eficientă și optimă a distribuirii și redistribuirii componentelor hardware, pot fi realizate prin aplicarea și determinarea în mod corespunzător a ciclului de viață al retelei și înregistrarea unor contribuții esențiale asupra administrării schimburilor tehnologice din cadrul unei companii.

Referințe bibliografice:

http://www.tcoinfo.com, accesat la data de 12.12.2005;

http://www.altiris.com, accesat la data de 12.12.2005;

http://www.computerworld.ro, accesat la data de: 17.01.2006;

http://www.snwonline.com, accesat la data de 17.01.2006;

http://www.microsoft.com/romania/imm/infrastructura.mspx, accesat la data de 20.02.2006;

http://www.minfotech.com, accesat la data de : 20.02.2006 ;

http://www.gartner.com, accesat la data de: 20.02.2006;

http://www.webservices.hu/tco_ro, accesat la data de : 20.02.2006;

http://www.webopedia.com, accesat la data de: 4.03.2006;

http://en.wikipedia.org/wiki/Total_cost_of_ownership, accesat la data de: 4.03.2006;

http://www.networkcomputing.com/, accesat la data de:4.03.2006;

http://www.computerworld.com/, accesat la data de:4.03.2006;

Bibliografie:

Reducing TCO, Increasing ROI, Benefits of the Secondary Market, Millennium Information Technologies, 2004;

Remenyi D., Money A., Twite A., A Guide to Measuring and Managing IT Benefits, 1993, NCC Blackwell;

Moskowitz Ken, Kern Harris – Managing IT as an Investment, Pearson Education, Inc, 2003;

Capitolul 3 . Reducerea costurilor totale și recuperarea investițiilor

3.1 Evaluarea și reducerea TCO

Toate resursele unei companii trebuie administrate astfel încât să realizeze oportunități. Izolarea beneficiilor IT-ului și relaționarea lor cu costurile asociate s-a dovedit a fi un mod evaziv și amenințător de punere în evidență a oportunităților. Originea și dezvoltarea TCO a oferit o bază de cercetare, iar termeni precum nivelul capacității, costuri de oportunitate, efecte pozitive și negative ale externalizării proceselor au fost introduși pentru focalizarea asupra problemelor legate de costuri. TCO deține o bază logica și o simplitate inerentă. Din ce in ce mai multe organizații din anii ’90 căutau o determinare a costurilor cât mai exactă. Apropierea de modul simplificat al alocării unui cost produsului asociat a dus la determinarea diferitelor criterii de clasificare și metode de determinare a costurilor, folosite pentru utilizarea eficientă a resurselor. Indiferent de tipul produsului, măsurarea exactă a costurilor continuă să fie principala prioritate a organizațiilor în căutarea avantajelor competitive. Această evaluare identifică oportunitățile sau capcanele abordării și utilizării unei analize a costurilor totale. Modificările continue și creșterea costurilor au fost principalele cauze ale revoluției Tehnologiei Informaționale. Realitatea din cadrul unei companii este exprimată prin faptul că Tehnologia Informațională trebuie utilizată în mod eficace. Principalele griji care au apărut în legătură cu eficacitatea IT-ului sunt referitoare la modul de măsurare, justificare a costurilor și conținutul acestora.

Pe de altă parte, companiile nu s-au grăbit să adopte analize ale costurilor totale de operare în privința administrării tehnologiilor informaționale, ba din potrivă multe dinte ele au achiziționat aplicații care să corespundă structurii rețelei existente.

Într-un studiu realizat în 2002 de „Information Week Research”, 56% dintre companiile participante au motivat lipsa analizelor costurilor și achiziționării aplicațiilor prin integritatea acestora, doar 8% au avut ca prioritate acoperirea TCO. Managerii IT sunt conștienți de faptul că un cost anual al administrării și operării unui PC poate întrece costul de achiziție, dar și așa analiza costului total nu reprezintă un factor decisiv în costul achizițiilor.

Companiile care au participat la studiul realizat de „Computer World” au afirmat că deciziile de investiții nu sunt luate pe baza analizelor costurilor dar au recunoscut că acorda o oarecare atenție controlului costurilor prin utilizarea unor metode precum :

standardizarea sistemelor și a aplicațiilor, prima dată prin urmărirea punctelor standard și apoi prin abordarea mai puțin riguroasă a punctelor nestandardizate

închirierile preferate în locul cumpărărilor

standardizarea echipamentelor care aduc discount-uri importante

limitarea programelor ce pot fi instalate de utilizatori pe PC-urile acestora

achiziționarea instrumentelor de urmărire a performanțelor hardware și software.

Există suficiente evidențe care să justifice caracterul critic al determinării și evaluării costurilor în IT. Obținerea valorilor Tehnologiilor Informaționale din cadrul unei companii și conținutul costurilor sunt procese evazive întâlnite la nivelul unei organizații.

Dacă se cunoaște costul unui computer, se poate calcula costul tuturor componentelor rețelei și în acest mod determinarea costurilor totale ale intregii organizatii. Acestea pot fi utilizate pentru realizarea analizelor comparative și standardizarea proceselor de administrare a strategiei IT din cadrul unei companii.

Avantajele implementării analizelor costurilor totale ale operarii unei retele de calculatoare sunt reprezentate prin :

maniera de justificare a deciziilor de investitii

suportul extern

reducerea costurilor

pregătirea schimbarilor determinate de ciclul de viață

identificarea traseelor de achiziție ale componentelor

3.2 Metode de control a costurilor toatale

1. Strandardizarea achizițiilor harware și software

Mai puține platforme tehnologice înseamnă totodată și costuri mai mici. Definirea standardelor apare în perioada preliminară a evaluării periodice. Pe măsură ce componentele se uzează și sunt depașite sunt înlocuite la nivelul întregii companii. Metodele actuale sunt testate. În final, cea mai puternică metodă va eșua dacă nu vor exista acțiuni care să o implementeze. Definirea standardelor va ajuta organizațiile sa stabilească necesarul de componente și reducerea costurilor legate de actualizările acestora.

2. Inventarierea componentelor hardware și software

Administratorul unei rețele trebuie să știe bine componența acesteia, pentru a putea lua decizii eficiente. Informațiile trebuie să fie prompte și disponibile persoanelor cheie, ușor accesibile pentru fiecare departament. Compania poate îmbunătăți practica managementului resurselor prin ținerea evidenței componentelor hardware și software.

3. Reducerea riscurilor defectării sistemelor

Implementarea unor politici de securitate explicite și implementarea profilelor, va împiedica utilizatorii să se avânte în sfere care e mai bine să rămână neexplorate, și va proteja integritatea sistemelor.

Nivele de securitate pot fi stabilite pentru:

împiedicarea accesului la fișierele critice care ar putea fi ștrerse în mod accidental de către utilizatori;

restricționarea accesului la Control Panel și regiștri;

update-ul programelor de anitvirus să fie la zi;

utilizatorii nu dețin drepturi de a instala programe;

monitorizarea activității sistemelor.

4. Implementarea unor sisteme eficiente de asistență

Utilizatorii vor avea nevoie tot timpul de un anumit suport tehnic. Lipsa acestuia va genera nemulțumiri atât pentru personalul din companie cât și pentru alte persoane din afara acesteia. Un sistem de asistență eficient va reduce atât costul total cât și frustrarea utilizatorilor.

Câteva modalități de facilitare a eficientei sistemelor sunt:

punerea la dispoziția utilizatorilor a unui număr de telefon, la care pot adresa întrebari legate de funcționarea sistemelor sau pot solicita ajutor din partea persoanelor specializate;

angajarea unei persoane care să se ocupe de coordonarea apelurilor;

instalarea programelor de help;

urmărirea tuturor apelurilor si soluționarea problemelor cu ajutorul sofrutilor specializate;

luarea de măsuri asupra problemelor care apar atat în randul utilizatorilor cat si a calculatoarelor.

5. Implementarea tehnologiilor de management al sistemelor

Companiile pot utiliza tehnologia pentru adminstrarea sistemelor. Implementarea produselor speciale poate oferi ajutor în adminstrarea rețelei, îndepărtarea problemelor, distribuirea aplicațiilor, evidența hardware și software (managementul calității, programe de control, etc.). Analizatoarele de protocoale pot si cosultate pentru a detecta segmentele de rețea care nu funcționează. Acest produs de monitorizare poate identifica problemele și neregulile, înainte ca situația să produca efecte negative asupra activității companiei, salvând sume enorme pe termen lung.

6. Minimizarea upgrade-urilor

Actualizările componentelor hardware și software sunt scumpe. În mod surprinzător, upgrade-urile pentru anumite componente sunt mai costisitoare decât achiziționarea unei componente noi. Menținerea sub control a versiunilor programelor poate fi considerată încă o modalitate de control a costurilor.

7. Menținerea unei infrastructuri sigure

O infrastructură bine definită reprezintă baza unei rețele sigure. Pentru a deține o disponibilitate ridicată a rețelei, un factor esențial este reprezentat de lățimea de bandă.

8. Implmentarea unui management total

TCO afectează toate operațiunile legate de managementul deciziilor critice ce trebuie luate în ceea ce privește o rețea. Beneficiile unei companii sunt obținute și prin implicarea angajaților în activitățile firmei și prin asumarea responsabilităților asupra muncii lor. Entuziasmul utilizatorilor cu privire la îmbunătățirile rețelei pot avea drept efect scaderea costurilor totale, reducerea perioadelor în care angajații nu lucrează, ușurința în învățare.

9. Dezvoltarea cunoștințelor

Eficiența unui sistem crește proporțional cu nivelul de pregătire al personalului. Angajații trebuie sa învețe să folosească o componentă hardware sau software din cadrul unei rețele. Aceștia ar trebui motivați să înțeleagă cadrul rețelei, structura de dorectoare, opțiunile de printare, etc. Instruirea personalului poate fi susținută prin manuale, casete video, training.

10. Tratarea problemelor legate de costuri în mod continuu

Reducerea TCO poate fi considerată mai degrabă un catalizator pentru îmbunătățirile din cadrul unei companii, decât sa fie văzut ca un obiectiv ce trebuie atins. Pe măsură ce tehnologia se dezvoltă, companiile trebuie să adopte noi metode de calcul al TCO, pentru a reduce costurile. Managerul poate delega o persoană din cadrul companiei, care deține atât cunoștințele și are la dispoziție și resursele necesare reducerii riscului apariției problemelor care ar putea să apară, înainte ca acestea sa afecteze firma din punct de vedere financiar.

3.3 Metode de reducere a costurilor asociate aplicațiilor

Stabilirea și impunerea standardelor

Primul pas important în realizarea unor economii în ceea ce privește achiziționarea produselor software este reprezentat de aplicarea unui management efficient. Acest plan trebuie să precizeze metodele specifice de procurare, acceptare sau aducere în cadrul companiei a diferitelor produse program. Persoanele responsabile de acest fapt ar trebui să primească sprijin complet în adoptarea și luarea deciziilor cheie, decizii ce trebuie împărtășite și communicate tuturor persoanelor avizate din cadrul organizației. Principalul scop al managementului aplicat asupra părții software dintr-o firmă este acela al stabilirii proceselor și pașii ce trebuie urmați.

Justificarea soluțiilor software alese

Este destul de dificilă stabilirea și impunerea unui standard pentru achiziția unui soft când există o multitudine de nevoi la nivelul unei companii ce trebuie satisfăcute. Ca drept rezultat numărul considerabil al cererilor de înlocuire a aplicațiilor existente. Înaintea aprobării acestor cerințe, administratorul și conducerea departamentului IT trebuie să raspundă la următoarele întrebări :

aplicația solicitată este într-adevăr necesară îndeplinirii sarcinilor departamentului sau grupului de utilizatori solicitant?

se poate găsi un produs care sa-l înlocuiască , dar care să nu solicite cumpărarea licenței?

Multe companii încheie acorduri cu producătorii pentru cumpărarea licenței doar pentru anumite module ale unei aplicații, în scopul obținerii unui preț cât mai mic. De exemplu, dacă o companie deține un contract de licență cu Microsoft, poate utiliza Microsoft Front Page din pachetul Office pentru dezvoltarea unui site al firmei, această fiind cea mai bună soluție de reducere a costurilor. Cealaltă variantă de realizare a unui site este reprezentată de achiziționarea HomeSite de la Macromedia.

Achiziționarea funcționalității minime

Prima ediție a unui produs, sau varianta de testare a aplicației poate juca un rol important în reducerea costurilor. Prin standardizarea nivelului de bază al funcționării produsului, astfel încât acesta să satisfacă cerințele utilizatorilor și trecerea apoi la varianta profesionistă a aplicației, dacă se solicită acest lucru, poate reprezenta soluția potrivită pentru reducerea seminificativă a costurilor.

Aceasta va include selectarea și implementarea componentelor din pachetul aplicației în locul achiziționării versiunii complete. De exemplu, în locul achiziționării pachetului Adobe Creative pentru întregul departament de marketing al companiei, varianta de reducere a costurilor este reprezentată de achiziționarea componentelor de bază, Adobe Acrobat Professional și Adobe Photoshop iar apoi implementarea selectivă a aplicațiilor avansate precum Adobe Illustrator și Adobe InDesign pentru utilizatorii care le folosesc.

Obținerea drepturilor de actualizare

O altă metodă de reducere a costurilor aplicațiilor este reprezentată de deținerea avantajelor complete ale actualizărilor prin obținerea unui cadru cât mai clar și complet asupra drepturilor de upgrade pentru toate produsele software deținute de o companie. De obicei departamentul IT al unei companii nu știe dacă deține drepturi de actualizare. După etalonarea unui set de produse și achiziționarea unui program de întreținere adecvat, de o importanță deosebită este găsirea unui sistem complet și eficient de întelegere și urărire continuă a drepturilor de actualizare.

In concluzie, dacă este lansată o nouă versiune a unei aplicații și programul de întreținere este valabil, compania are drepturi de obținere a ultimei versiuni a programului.

Acordarea cu exactitate a drepturilor

Alocarea permisiunilor stabilește în funcție de utilzator modul de acces și tipul de operații pe care aceștia le pot realiza în diversele aplicații ale companie. Responsabilii acordării drepturilor de utilizare a diferitelor programe și a aplicațiilor specializate ale companiei, trebuie să determine grupurile de utilizatori, să identifice departamentele din care acestia fac parte și să specifice dreptul pe care il au în utilizarea unui anumit program. Alocarea în mod corespunzător a drepturilor utilizatorilor este un poces deosebit de important și din punctul de vedere al securității organizației, oferind posibilitatea urmăririi activității acestora. Aceste informații sunt utile pentru aducerea la cunostința managerilor a datelor despre angajați, asupra drepturilor acestora și asupra căror programe pot desfășura activități precum și modului de sesizare în cazul încălcării și depășirii rolurilor acordate.

Verificarea atentă a contractelor de întreținere

Întreținerea programelor reprezintă unui din punctele importante din bugetul companiei. O dată pe an (în unele cazuri semestrial), organizațiile au ocazia realizării unei retrospective asupra contractelor de întreținere, realizarea modificărilor și luarea deciziilor de renunțare sau reînnoire. Prin verificarea amănunțită a contractelor de întreținere se asigură respectarea completă a clauzelor contractuale și refuzarea achiziționărilor de update-uri pentru programele care nu mai sunt utilizate, determinând reducerea cheltuielilor anuale.

Reducerea pierderii de resurse

Multe din metodele practicate de companii pentru reducerea costurilor sunt logice și intuitive, și de cele mai multe ori nu necesită alcătuirea unei echipe de analiști care să-și dea seama că investirea în drepturile pentru programele care nu mai sunt utilizate este o idee rea. În cele mai multe companii acest fapt determină o lipsă de comunicare între metodele de reducere a costurilor și instrumentele utilizate pentru transformarea acestor economii în realizate. De exeplu, fiecare companie dorește să evite supralicențierea, dar multe dintre acestea nu dețin instrumente prin care să determine ce soft nu mai este folositor companiei, și aplicarea acestor informații asupra proceselor de luare a deciziilor. Un alt caz este acela al deținerii unor soluții foarte bune de identificare a datelor despre fișierele și aplicațiile care rulează în companie, dar nu deține abilități de încadrare a informațiilor obținute în contextul managementului calității aplicațiilor. Ca drept rezultat, de cele mai multe ori organizațiile pierd prea mult timp și bani prin încercarea de aplicare a datelor neprelucrate unor procese specifice de luare a deciziilor.

Cu ajutorul metodelor și a proceselor potrivite, se pot aduna informații de utilizare a programelor necesare standardizării, raportării și luării efective a deciziilor.

3.4 Rata de recuperare a investițiilor (ROI)

ROI (Return On Investment) pentru cheltuielile investițiilor din IT a devenit o cetință obligatorie în cazul proiectelor de informatizare a companiilor. Analizele ROI implica o serie de calcule complexe și determinarea unor variabile precum valoare netă prezentă NPV (Net Present Value), rata internă de recuperare IRR (Internal Rate of Return) și perioada de rambursare. Rata de recuperare a investiților este exprimată prin formula:

ROI = Beneficii Nete / Costuri Totale

Noile cheltuieli apărute în cadrul unui proiect de investiții sunt susținute prin:

creșterea valorii afacerii prin adăugarea profitabilității

reducerea costurilor existente, inerente în infrastructura IT.

Mai exact, potrivit lui Thomas Pisello, avantajele informatizării se împart în patru categorii: economia muncii, creșterea productivității muncii, reducerea costurilor de capital și profitabilitatea afacerii. Primele trei categorii sunt destinate reducerii costurilor iar ultima pentru creșterea profitabilității.

Recuperarea investițiilor prin aplicarea unui management calitativ al ciclului de viață, se bazează pe reducerea costurilor categoriilor de beneficii, prin integrarea planificării proceselor ce vor avea contribuții deosebite asupra alinierii tehnologiei informaționale cu obiectivele companiei și de aici planificarea, dezvoltarea și implementarea strategiilor de creștere a profitului.

Rata de recuperare a investițiilor realizată prin:

Economia muncii:

prin utilizarea eficientă și corectă a instrumentelor de inventariere a achizițiilor,volumul de ore necesar personalului sa urmărească acest proces este drastic redus.

consolidarea și reducerea coplexității poate diminua costurile de asistență.

Reducerea costurilor de capital:

în afara alternativelor oferite de canalele de achiziție a componentelor hardware, proiectanții pot reduce simțitor cheltuielile implicate in proiectele IT prin obținerea în urma negocierilor a diferitelor avantaje de la OEM (Original Equipment Manufacturer)

înlocuirea la timp a componentelor rezultate din alternativele furnizate de canalele de achiziții, menține un excedent de inventar redus

detalierea cunoștințelor legate de TCO și costurile ciclului de viață al unei rețele , permite o achiziție mult mai eficientă a componentelor si redistribuirea celor existente

monitrizarea curentă permite identificarea componentelor prost utilizate ce pot fi schimbate și folosite pentru necesitățile urgente, reducând astfel necesitatea achiziționării unor echipamente noi.

Productivitatea muncii

utilizarea practicilor mai puțin complicate minimizează timpul pierdut de utilizatorii finali

măsurarea timpului de utilizare al componentelor hardware și software duce la identificarea anticipată a întreruperilor producției sau a posibilelor probleme ce pot să apară

consolidarea platformelor și a aplicațiilor poate optimiza eficiența sarcinilor specifice realizate de utilizatori.

Profitabilitatea afacerii

implementarea unui program puternic al managementului calității poate reduce costurile (asociate celorlalte variabile din formula ROI), iar strategiile adoptate conduc catre alinierea inițiativelor de informatizare cu necesitatea de a rămâne competitiv în domeniu și în mediul de afaceri din zilele noastre. Profesioniștii IT sunt într-adevar capabili să „realizeze mult cu resurse puține”, prin implementarea proiectelor la scară largă

prin informatizarea completă a operațiunilor din cadrul cadrul unei companii sunt optimizate costurile de capital, cerințele de personal, întreținrerea și înlocuirea, rata de recuperare a investițiilor pentru proiectele noi devenind astfel atractivă și ușor de demonstrat. Profesioniștii IT dețin din ce în ce mai multe abilități de conducere a afacerilor, fiind capabili de investiții importante în dezvoltarea tehnologică din cadrul companiilor în care își desfășoară activitatea.

3.5 Concluzii:

Ca și metodă de control a costurilor, managementul calității Tehnologiilor Informaționale reprezintă instrumentul de neînlocuit al managerilor. Elemente deosebit de importante pentru implementarea managementului calității IT dintr-o companie sunt legate atât de elaborarea chibzuită a proceselor sofisticate, cât și aplicarea metodelor de reducere a costurilor totale și a costurilor aplicațiilor. Problema utilizării doar a analizelor costurilor totale ale operării este legată de viziunea restrânsă oferită de acest tip de analiză, ignorând complet beneficiile.

Obiectivul multor companii nu este acela al achiziționării aplicațiilor cu cel mai mic preț, ci achiziționarea aplicației care să ofere cele mai mari beneficii, recuperând în acest mod investițiile realizate.

Orice inițiativă a managementului calității, fie legată de fuzionare și achiziție, fie de planurile de recuperare a datelor în urma decalnșării unor evenimente nedorite, exigențele de reducere a costurilor, esențial pentru conducerea departamentului IT sau pentru conducerea întregii organizații este înțelegerea completă a motivelor existente în spatele practicilor managementului calității și conceptelor relaționate – TCO (Total Cost of Ownership), ROI (Return On Investment).

Referințe bibliografice:

http://www.tcoinfo.com, accesat la data de 12.12.2005;

http://www.computerworld.com/, accesat la data de:4.03.2006;

http://ro.wikipedia.org, accesat la data de 5.03.2006;

http://www.informationweek.com, accesat la 5.03.2006;

http://www.novell.com, accesat la data de : 23.03.2006 ;

http://www.nucleusresearch.com, accesat la data de 11.06.2006 ;

Bibliografie:

Moskowitz Ken, Kern Harris – Managing IT as an Investment, Pearson Education, Inc, 2003;

Donald A. Marchand, Thomas H. Devenport, Tim Dickson – Mastering Information Management, Ashford Colour Press Ltd., 2000;

Reducing TCO, Increasing ROI, Benefits of the Secondary Market, Millennium Information Technologies, 2004;

Brian Killian & Lynn Koller ,Evaluating the Total Cost of Network Ownership, 2000;

10 Ways to Reduce Software Costs, Practical Tips for Managing Software more Efficiently, Novell ;

Thomas Pisello, Return on Investment for Informational Technology Providers, Information Economics Press, 2001.

Capitolul 4. Produse utilizate în administrarea costurilor totale

După cum am văzut, alegerea unei platforme pentru infrastructura IT este o decizie strategică pentru orice organizație. Adoptarea acesteia este o investiție pe termen lung; infrastructura IT susține toate soluțiile informatice ale companiei. O schimbare ulterioară a platformei ar implica schimbări majore în aplicațiile folosite și chiar schimbarea modului de lucru, ceea ce poate fi foarte costisitor pentru o organizație.

Pe piața software există o multitudine de produse program care sunt utilizate în administrarea si determinarea costurilor totale ale operării unei rețele de calculatoare. Dintre acestea nominalizăm: Microsoft System Management Server, Novell Managewise, ZENworks, NT Terminal Server, Microsoft Network Monitor, Novell Lanalyzer, Network Associates Sniffer Pro.

4.1 Microsoft System Management Server 2003

De-a lungul timpului Microsoft a dezvoltat mai multe versiuni ale acestui podus. Versiunea 1.x a produsului definea scopul controlului administrării serverelor, în termenii domniului NT. Principala diferență dintre versiunea 2.x și System Management Server 2003 este reprezentată de introducerea Advanced Client, pentru a soluționa problema conectării laptop-urilor la rețeaua companie din orice locație. Acest modul comunică cu o infrastructură stabilă de management, Management Point (MP). Un MP poate administra până la 250.000 de Advanced Clients.

Microsoft System Management Server (SMS) 2003 este un produs Microsoft pentru administrarea rețelelor de calculatoare, ce rulează cu sisteme de operare Windows. SMS oferă facilități de control al accesului de la distanță (remote control), distribuirea software-ului, dezvoltarea sistemului de operare (necesită instalarea SMS 2003 OS Deployment Feature Pack) și realizarea inventarierii hardware și software.

Microsoft a anunțat generația următoare a produsului, „Version 4”, la „Microsoft Management Summit”, din aprilie 2005, cu inițiativa de lansare la sfarșitul anului 2006, inceputul anului 2007.

Versiunile pentru Windows ale Microsoft System Management Server 2003 sunt:

1994 – Microsoft System Management Server 1.0

1995 – Microsoft System Management Server 1.1

1996 – Microsoft System Management Server 1.2

1999 – Microsoft System Management Server 2.0

2003 – Microsoft System Management Server 2003

2006/2007 – Microsoft System Management Server Version 4.

Windows System Server este un set integrat de instrumente ce permit administrarea serverelor ce formează infrastructura IT a unei companii. Microsoft împarte oferta produselor de administrare a serverelor în patru categorii, în funcție de securitate, operațiile IT, aplicații și colaborare.

Securitate

Microsoft Internet Security and Acceleration Server – firewall și web-proxi

Operații IT

Microsoft Operation Management (MOM) – monitorizarea detaliată a serverelor pentru asigurarea funcționalității corecte a serviciilor și a aplicațiilor.

Microsoft Systems Management Server – modificarea și configurarea administrării, managementul calității componentelor hardware și software.

Microsoft System Center Capacitz Planner

Microsoft System Center Reporting Manager – raportarea tehnologiei pentru analiza performanței și nivelului de utilizare al datelor furnizate de Microsoft Operation Manager și Microsoft System Management Server.

Microsoft System Center Data Protection Manager.

Aplicații

Microsoft Biztalk Server – proiectarea proceselor afacerii și integrarea instrumentelor

Microsoft Commerce Server – portal E-Commerce

Microsoft Content Management Server – administrarea și publicarea conținutului unui site Web

Microsoft Host Integration Server – datele și administrarea conectărilor între mediul Windows server și sistemele mainframe

Microsoft Speech Server – aplicații de autoadministrare a sistemelor telefonice inclusiv recunoaștere a vocii

Microsoft SQL Server – sistem de baze de date relaționale și instrumentele de analiză.

Colaborare

Microsoft Exchange Server – email, colaborare server, suport pentru web și clienți mobile email

Microsoft Office Live Communications Server – mesaje instant cu integrare completă a sistemelor de telefonie PBX

Microsoft Office SharePoint Portal Server – portal cu facilități de publicare, căutare și partajare a informațiilor companiei

Microsoft Office Groove Server

System Management Server (SMS) 2003, pentru sistemele Windows din cadrul unei companii, a fost realizat pentru administrarea, suportul și menținerea distribuită a resurselor rețelei organizației. Principala funcție a SMS 2003 este de inventariere hardware și software. Prin culegerea datelor despre componentele hardware și software cu ajutorul SMS 2003, se construiește o bază de date ce va conține informații detaliate despre computerele ce alcătuiesc rețeaua companiei. Când se utilizează SMS 2003 pentru inventariere trebuie făcută diferența între gestiunea hardware și cea software. Diferență între aceste două mecanisme este dată de modul lor de lucru.

Inventarierea software se realizează prin scanarea discurilor de pe fiecare calculator pentru găsirea fișierelor și strângerea informațiilor despre acestea.

Inventarierea hardware se realizează prin interogarea Windows Management Instrumentation (WMI), pentru obținerea datelor existente în clasele WMI. Acesta include clase pentru configurarea sistemului de operare a intrărilor în sistem (conturile utilizatorilor), programele instalate, configurația acestora, toate reprezentând anexe ale claselor hardware. Datorită multitudinii datelor, se pot realiza configurări doar pentru obținerea datelor care îndeplinesc condițiile și necesitățile companiei.

Pentru determinarea componentelor hardware din rețea se stabilesc următoarele sarcini:

activarea și dezactivarea procesului

planificarea

configurarea regulilor de inventariere hardware.

Acest proces poate solicita considerabil resursele rețelei, deoarece procesul se realizează pentru toți clienții SMS existenți și datorită dimensiunea mare a datelor, de aceea se recomandă realizarea planificarea acestor operații în afara orelor de lucru pentru a nu afecta funcționalitatea rețelei.

Determinarea componentelor software presupune definirea următoarelor sarcini de lucru:

activarea și dezactivarea procesului

planificarea

configurarea regulilor de inventariere software

configurarea colecțiilor de fișiere

controlarea procesului pe server.

Resource Explorer este instrumentul consolei SMS Administrator utilizat pentru afișarea datelor obținute în urma procesului de inventariere.

Vizualizarea datelor despre partea hardware

Datele strânse în cadrul procesului de inventariere pentru un client se regăsesc în fișierul Hardware existent în Resource Explorer. Hardware History conține datele proceselor anterioare, acestea fiind păstrate până la ștergerea lor manuală sau prin utiizarea sarcinilor de întreținere a bazei de date: Delete Aged, Inventory History sau Delete Aged Discovery Data.

Fișierul Hardware conține un număr mare de informații clasificate în funcție de nnumele producătorului, tipul componentei hardware și spațiul disponibil pe fiecare disk. Aceste informații pot fi utilizate pentru determinarea computerelor pe care se pot instala anumite programe sau dacă necesită întreținere.

Vizualizarea datelor despre partea software

Fișierul Software existent în Resource Explorer conține informații despre tipul fiecărui program, fiind afișate următoarele informații despre fiecre client:

numele fișierului

descrierea (dacă această informație a fost memorată pentru fisierul respectiv)

versiunea fișierului (dacă informația a fost memorată)

dimensiunea (măsurată în bytes)

calea

data modificării

numele producătorului

numele produsului

versiunea produsului

limba în care a fost instalat.

Inventarierea software nu deține o istorie a proceselor anterioare, fiind indicate doar starea curentă a fisierelor găsite.

SMS returnează o mare cantitate de informații despre computerele companiei. În tabelul 4.1 sunt prezentate principalele date obținute în urma procesului de inventariere hardware și software.

Tabelul 4.1 Inventarierea tipurilor de date și clasificarea acestora

4.2 Novell ZENworks

Novell ZENworks este produsul program utilizat pentru dezvoltarea, administrarea și întreținerea mai ușoară a resurselor IT existente în diverse medii informatizate. Prin furnizarea unui set integrat de instrumente care automatizează administrarea componentelor existente în cadrul rețelei unei companie pe parcursul cuclului de viață al acestora, reduce efortul administratorului și costurile IT prin livrarea produselor necesare în momentul în care sunt solicitate.

Novell ZENworks oferă o metodă automată și inteligentă de administrare a platformelor complexe și a sistemelor ce alcătuiesc cadrul IT. Prin aplicarea automatizării și impunerea policiticlor afacerii, ZENworks administrează în mod dinamic resursele IT pe baza utilizatorilor și a dispozitivelor identificate.

Caracteristicile prezentate de Novell ZENworks sunt:

Inovație

Novell ZENworks direcționează procesele de administrare IT către mediul multi-platformă prin furnizarea securității și identificării ciclului de viață al computerelor, laptopurilor, serverelor și celorlalte dispozitive existente in cadrul rețelei.

Securitate

Acest produs sprijină companiile prin crearea unui cadru sigur și stabil prin automatizarea proceselor de măsurare, întreținere și administrare a mediului standard de operare. De asemenea vine în ajutorul administratorilor, ajutându-i să înțeleagă mai ușor complexitatea resurselor IT existente astfel încât să poată indica cu rapiditate și exactitate abaterea de la standarde, identificarea riscurilor și a vulnerabilităților de securitate, înainte ca acestea să transforme în probleme.

Alegere

Novell ZENworks oferă companiilor posibilitatea alegerii mediului sistemului de operare care să permită integrarea sistemelor client/server satisfăcând atât necesitățile curente cât și pe cele viitoare ale organizației.

Prin oferirea suportului pentru Windows, Linux, Novell NetWare, Novell Open Enterprise Server, Novell Linux Desktop, Windows CE, precum și întegrarea cu Novell eDirectory și Microsoft Active Directory, ZENworks crește semnificativ complexitatea administrării diverselor medii IT.

Suport

Novell ZENworks oferă o abordare completă a managementului ciclului de viață ce permite organizațiilor să construiască și să mențină medii stabile si solide.

Valoare

Novell ZENworks reduce dramatic corturile suportului IT, prin aplicarea politicilor de automatizare (Policy-Driven-Automation).

Produsele program incluse în Novell ZENworks (Figura 4.1) sunt:

Novell ZENworks Desktop Management

Novell ZENworks Server Management

ZENworks Data Management

ZENworks Software Packaging

Figura 4.1 Componentele Novell ZENworks

Sursa: http://www.novell.com

Administrarea eficientă a componentelor rețelei

Novell ZENworks Desktop Management este instrumentul utilizat pentru reducerea costurilor totale ale operării pentru sistemele Windows, și permite administratorilor configurarea, actualizarea, detectearea și remedierea în mod automat și transparent stațiile de lucru indiferent unde s-ar afla (în interiorul sau în exteriorul rețelei). Prin utilizarea politicilor, administratorii pot genera și întreține mediul de lucru prin aplicații adaptate la nevoile personalului, împărțite pentru fiecare utilizator sau grup de utilizatori. Ca drept rezultat, utilizatorii pot accesa cadrul lor de lucru și aplicațiile simplu și consistent din orice locație (Figura 4.2).

Figura 4.2 Cadrul de lucru al unui utilizator

Cu Novell ZENworks Desktop Management, administratorii unei rețele beneficiază și de următoarele facilități :

administrarea valorii computerelor prin:

vizualizarea detaliată a gestiunii sistemelor de operare Windows cu ajutorul operațiunilor de inventariere hardware și software și obținerea rapidă a rapoartelor

administarea stațiilor de lucru cu sisteme Windows cu ajutorul serverelor SUSELinux.

administrarea dispozitivelor de la distanță:

administrarea stațiilor de lucru de la distanță, indiferent de sistemul de operare sub care funcționează

includerea opțiunilor de transfer al fișierelor și diagnosticare în timp real

dezvoltarea și întreținerea unui SOE:

impunerea unui Standard Operating Environment (SOE) utilizând Policy-Driven Automation și actializarea simultană, dintr-un singur loc a configurațiilor aplicațiilor existente pe calculatoarele companiei

realizarea copiilor de siguranță:

capturarea și restaurarea configurațiilor Windows astfel încât administratorii poată muta sau întreține stațiile de lucru ale utilizatorilor cu pierderi minime a timpului de lucru

Simplificarea procesului de administrare a serverelor

Novell ZENworks Server Management reduce costul asociat administrării serverelor prin utilizarea Policy-Driven Automation, pentru simplificarea rutinei proceselor. Sunt eliminate sarcinile de administrare redundante permițând configurarea distribuției geografică a serverelor sau a grupurilor de servere utilizate pe platforme precum: Windows, Linux, NetWare și Novell Open Enterprise Server (Figura 4.3)

Figura 4.3 Distribuirea serverelor

Facilități oferite administratorilor de Novell ZENworks Server Management:

asigurarea unui mediu sigur și consistent prin standardizarea configurațiilor serverelor și dezvoltarea aplicațiilor

distribuirea eficientă și flexibilă asigură primirea imediată a actualizărilor și configurarea serverelor în mod corepunzător

administrarea serverelor prin inventarierea mutilaterală a componentelor hardware și software și prezentarea acestora sub forma rapoartelor

administrarea platformelor multiple realizată cu ajutorul extinderii suportului și pentru Windows Server 2003, Red Hat Enterprise Linux 2.1 și 3.0, NetWare

administrarea și monitorizarea eficienței:

necesară pentru menținerea securității și stabilității

realizată prin includerea monitorizărilor Linux și eDirectory

centralizarea activității unui agent pentru configurarea și impunerea unor reguli de alertare

Partajarea datelor

ZENworks Data Management asigură protecția, disponibilitatea din orice locație și recuperarea datelor și a fișierelor utilizarorilor, toate realizându-se fără intervenția admnistratorului (Figura 4.4)

Figura 4.4 Salvarea datelor utilizatorilor

Alte opțiuni oferite administratorului :

automatizarea datelor de back-up, operațiune care asigură siguranța datelor, în sensul ca informațiile valoroase ale companiei nu se vor pierde nici măcar în cazul defectării dispozitivului de stocare pe care se afla

sincronizarea automată a datelor, împreună cu acltualizarea lor se realizează fără intervenția administratorului și fără pierderea timpului de lucru

Produsele în formă simplificată

ZENworks Software Packaging reduce costurile IT prin simplificarea instalării, adaptării și administrării aplicației, oferint administratorilor pregătirea rapidă și sigură a pachetelor Windows Installer (MSI), pentru distribuirea ulterioară a acestora în tot sistemul (Figura 4.5).

Figura 4.5 Crearea pachetelor program

Administratorul beneficiază de următoarele facilități :

pregătirea rapidă a pachetelor software MSI este însoțită de avantaje precum: auto-administrare și instalarea condițiilor și transformărilor, prin utilizarea instrumentelor de convertire a aplicatiilor în format MSI

automatizarea reîmpachetării pachetelor prin personalizarea acestora astfel încât să satisfacă nevoile oricărui grup de utilizatori

crearea automată a pachetelor disponibile de obiecte pentru ZENworks Desktop Management sau ZENworks Server Management.

4.3 Concluzii:

Utilizarea programelor de analiză a rețelei, a componentelor hardware existente în cadrul companiei și a programelor împlementate la nivelul organizației reprezintă principala metodă de determiare a costurilor. În urma realizării și studierii analizelor, managerii pot lua decizii de reducere a costurilor totale, în funcție de caracteristicile și componența rețelei.

Referințe bibliografice:

http://www.novell.com, accesat la data de : 23.03.2006

http://www.microsoft.com, accesat la data de : 23.03.2006

Bibliografie :

Microsoft Systems Management Server 2003, Operation Guide

Capitolul 5. Calcularea TCO. Studiu de caz

În cele mai multe cazuri, calcularea TCO este metoda potrivită ce trebuie aplicată în procesul de luare a deciziilor de achiziție a componentelor hardware și software pentru o companie.

Nucleus Research, Inc. recomandă calcularea costurilor totale pentru ultimii trei sau cinci ani, în scopul înțelegerii complete a costurilor continue. În afara costului de achiziție al componentelor, mai este luat în calcul și costul pentru suport și consultanță, precum și intreținerea, actualizarea și instruirea personalului. Calculul anual al TCO poate reprezenta indicatorul principal atât pentru proiectarea bugetului, cât și pentru realizarea analizelor comparative pentru aplicațiile și echipamnetele similare.

Studiul de caz a fost realizat la o companie a cărei rețea formată din:

30 de computere

30 de utilizatori

3 Servere Dell Power Edge 1800 SCSI

1 Router CISCO 1721

10 Swith-uri Catalist 2950.

Personalul din cadrul companiei, specializat pe domeniul IT este alcătuit din:

1 persoană pentru cadrele specializate (4$/h * 8h/zi * 288 zile/an = 9216 $/an)

2 persoane pentru departamentul IT (4$/h * 8h/zi * 288 zile/an = 9216 $/an * 2 pers = 18432 $/an)

3 persoane petru departamentul administrative(3$/h * 8h/zi * 288zile/an = 6912 $/an * 3 pers = 20736 $/an )

5 consultanți (10$/h * 30h/an = 300$/an * 5 consultanti = 15000$/an)

Calculul câpurilor:

Totalul Costurilor Anuale ale Infrastructurii IT = Totalul Costurilor Directe + Totalul Costurilor Indirecte

TCO/PC = Totalul Costurilor Anuale ale Infrastructurii IT / 30 (nr PC-urilor)

Bibliografie:

Moskowitz Ken, Kern Harris – Managing IT as an Investment, Pearson Education, Inc, 2003;

Fotache Doina – GROUPWARE, Metode, tehnici și tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, 2002;

Remenyi D., Money A., Twite A., A Guide to Measuring and Managing IT Benefits, 1993, NCC Blackwell;

Reducing TCO, Increasing ROI, Benefits of the Secondary Market, Millennium Information Technologies, 2004;

Brian Killian & Lynn Koller ,Evaluating the Total Cost of Network Ownership, 2000;

10 Ways to Reduce Software Costs, Practical Tips for Managing Software more Efficiently, Novell ;

Thomas Pisello, Return on Investment for Informational Technology Providers, Information Economics Press, 2001.

Donald A. Marchand, Thomas H. Devenport, Tim Dickson – Mastering Information Management, Ashford Colour Press Ltd., 2000;

Microsoft Systems Management Server 2003, Operation Guide

Referințe bibliografice:

http://www.tcoinfo.com, accesat la data de 12.12.2005;

http://www.altiris.com, accesat la data de 12.12.2005;

http://www.technologyevaluation.com, accesat la data de 12.12.2005;

http://www.computerworld.ro, accesat la data de: 17.01.2006;

http://www.snwonline.com, accesat la data de 17.01.2006;

http://www.microsoft.com/romania/imm/infrastructura.mspx, accesat la data de 20.02.2006;

http://www.minfotech.com, accesat la data de : 20.02.2006 ;

http://www.gartner.com, accesat la data de: 20.02.2006;

http://www.webservices.hu/tco_ro, accesat la data de : 20.02.2006;

http://www.webopedia.com, accesat la data de: 4.03.2006;

http://en.wikipedia.org/wiki/Total_cost_of_ownership, accesat la data de: 4.03.2006;

http://www.networkcomputing.com/, accesat la data de:4.03.2006;

http://www.computerworld.com/, accesat la data de:4.03.2006;

http://ro.wikipedia.org, accesat la data de 5.03.2006;

http://www.informationweek.com, accesat la 5.03.2006;

http://www.novell.com, accesat la data de : 23.03.2006 ;

http://www.nucleusresearch.com, accesat la data de 11.06.2006 ;