Corespondenta Ca Instrument al Administratiei Publice

Capitolul I. Corespondența

1.1. Noțiuni introductive

Noțiunea de corespondență este asociată preponderent cu forma scrisă a comunicării și include schimbul de scrisori între persoanele fizice și juridice, fiind o componentă esențială a relațiilor publice ale agenților economici. Branșele corespondenței oficiale sunt inițierile relațiilor cu partenerii din diferite sfere ale activității sociale. Corespondența are drept obiectiv însușirea principiilor, regulilor, metodelor și formelor pe baza cărora se redactează, se prezintă, și se folosesc actele oficiale, de către cei care își vor desfășura activitatea în instituțiile de stat sau private.

Scrisoarea este o comunicare scrisă care circulă de la expeditor către destinatar prin mijloace de comunicare curente; poate conține diverse documente scrise manual sau dactilografiate, cum ar fi corespondențele, circularele, directivele, ofertele, invitații, convocări, fotografii, prospecte, pliante, scheme, tipărituri, felicitări sau alte comunicări de acest fel. Scrisorile se adresează unor persoane juridice sau fizice, ele alcătuind subiectul corespondenței oficiale sau private.

De-a lungul existenței noastre socio-profesionale suntem adesea puși în situația de a întocmi diferite texte cu caracter oficial. Ținând seama de stereotipia structurii și a limbajului, multe texte cu caracter oficial sunt tipărite în formulare speciale și puse la dispoziția solicitanților, care nu au de completat decât numele, prenumele și alte informații specifice tipului de document.

Corespondența oficială cuprinde probleme cu conținut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Avantajele corespondenței oficiale rezidă în faptul că este elementul de bază pentru stabilirea și rezolvarea relațiilor dintre unitățile economice sau între persoanele fizice; permite contactul cu partenerii care nu au timp suficient pentru întrevederi pentru rezolvarea operativă a problemelor; evită reacțiile pripite, deoarece dă posibilitate partenerilor de a reflecta în prealabil și oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activități.

Clasificarea corespondenței

Corespondența oficială se poate clasifica după mai multe criterii: 

a) după criteriul de circumscriere:

corespondența internă: între compartimente sau responsabili ai aceleiași organizații;

corespondența externă: către sau de la o instituție spre mediul exterior – altă instituție sau persoană

b) după domeniul de activitate:

corespondența juridică: contestația, întâmpinarea, notificarea, plângerea, cererea de chemare în judecata etc;

corespondența administrativă: referatul, raportul, darea de seamă, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziția;

corespondența protocolară: invitații, scrisori de felicitare, corespondența tehnică a departamentelor de protocol etc.;

corespondența comercială: cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamația economică, avizul de însoțire a mărfii, scrisoarea de garanție etc.;

corespondența diplomatică: nota diplomatică, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbala etc.

c) după obiectul și scopul ei:

corespondența de solicitare: cererea economică, juridică etc.;

corespondența de informare: oferta, reclama, raportul, darea de seamă etc.;

corespondența de constatare: procesul verbal;

corespondența de decizie, îndrumare, control: ordinul, decizia;

corespondența de reclamație: reclamația economică, juridică;

corespondența însoțitoare de acte;

corespondența de dispoziție: comanda.

d) după criteriul accesibilității:

corespondența secretă: transmisă prin mijloace de securitate organizate, folosită în sistemul instituționalizat (Birou Documente Secrete – BDS);

corespondența deschisă: transmisă pe cale obișnuită și care poate lua toate formele materiale ale corespondenței – scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.

e) după inițiativa trimiterii scrisorii:

scrisoarea inițială;

de răspuns;

de revenire.

f) după criteriul suportului:

corespondența clasică : scrisoarea;

corespondența telegrafică : telegrama, telexul;

corespondența electronică: e-mail-ul.

g) după modul de întocmire:

documente tipizate: au conținut sistematizat și se pot întocmi în mai multe exemplare având destinații diferite. Acestea pot fi formulare cu regim special care se primesc pe bază de serie și număr pentru care trebuie justificate iar predarea și primirea se face în baza unui proces verbal și formulare fără regim special (nu sunt necesare proceduri speciale de predare-primire și nu se păstrează pentru justificare). Un formular clar și lizibil este completat cu ușurință și evită astfel costurile supmentare și întârzierile de prelucrare atât pentru administrație cât și pentru cetățean.

Formularele trebuie să răspundă la șapte principii fundamentale:

Simplificarea unui formular nu se poate face nici fără, nici împotriva administrației. Trebuie așadar creată o strategie de tip « câștigător / câștigător » care să îi poată convinge pe cetățeni și pe cei din administrație că activitățile pot fi simplificate fără a prejudicia pe unii sau alții.

Procedarea în așa fel încât cetățeanul să se simtă implicat și respectat, adresarea către acesta făcându-se cu “dumneavoastră”. Construirea unei relații de încredere și de calitate.

Liniștirea cetățeanului, diminuarea angoasei pe care o resimte față de administrație (limbaj fluent, simplu și clar). Ceea ce se spune cu claritate se înțelege cu ușurință. Fără să sărăcească limba sau să se denatureze aspectul legal, cuvintele și expresiile complicate au fost înlocuite cu cuvinte provenite din limbajul curent.

Folosirea unei aranjări în pagină care să permită o lectură pe diagonală, o reperare rapidă a ceea ce trebuie completat sau nu de către cetățean în funcție de situația sa proprie.

A nu lasa loc de întrebări în cursul completării.

Formularul trebuie să fie complet, adică să informeze perfect cetățeanul asupra drepturilor pe care le are sau, mai simplu, să îl ajute să completeze corect un formular. Aceste informații utile, prezentate de manieră practică, întăresc autonomia cetățeanului, îl fac să evite alte deplasări și îi permit să înțeleagă mai bine demersul pe care îl realizează.

Formularul trebuie să poată exista fără nota explicativă. Atunci când aceasta se impune, trebuie să fie în sprijinul formularului și nu o condiție prealabilă sau o anexa sistematică.

documente netipizate: întocmite în mod liber tinând cont de regulile de redactare; sunt folosite pentru operații diferite de la caz la caz, pentru situațiile curente în activitatea unității, instituției, respectiv a administrației publice.

h) după natura și destinația exemplarelor:

originalul: primul exemplar care se trimite destinatarului;

copia simplă: de arhivă sau de dosar, se scrie odată cu originalul la indigo și servește ca probă în cazul pierderii originalului;

duplicatul originalului pierdut se eliberează după o anumită procedură prevăzută de lege. Pierderea se anunță unității care a eliberat actul original; se publică pierderea în Monitorul Oficial, actul respectiv fiind declarat nul. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat și originalul. Pe actul nou eliberat se menționează „duplicat” având puterea originalului;

copia după original: se copiază exact textul de pe original. În cazul în care legea prevede se poate reconstitui actul original în baza copiei. Copia după original poate: fi copie certificată; copie legalizată; fotocopie; extras.

1.2. Circulația corespondenței

Corespondența poate fi internă și externă. Circulației ei, atât în interiorul unei instituții, cât și în afară, i se acordă o atenție deosebită, tocmai datorită importanței pe care o reprezintă scrisorile pentru orice instituție.

Trimiterile de corespondență sunt comunicări scrise, tipărite, imprimate sau înregistrate pe orice fel de suport material, care urmează să fie colectate, sortate, transportate și livrate altfel decât electronic, la adresa indicată de expeditor pe acest suport sau pe ambalajul acestuia. În această categorie se includ: scrisori, cărți poștale și aerograme.

Condiții speciale pentru trimiterile de corespondență format standard:

plicurile trebuie să fie închise prin lipirea continuă a clapei de închidere a plicului, iar înscrisurile trebuie să fie realizate pe partea simplă a plicului, care nu este prevazută cu clapa de închidere;

înscrisurile trebuie să fie realizate în zona dreptunghiulară situată la o distanță minimă de 40 mm față de marginea superioară a plicului, 15 mm față de marginea laterală dreapta și 15 mm față de marginea inferioară;

pe partea înscrisurilor, o zonă dreptunghiulară de 40 mm înălțime începând de la marginea superioară și 74 mm lungime începând de la marginea din dreapta este rezervată francării și amprentelor de obliterare. În interiorul acestei zone, timbrele poștale sau amprentele de obliterare trebuie să fie aplicate în unghiul superior drept.

Trimiterile care nu se încadrează în formatul standard, sunt încadrate în formatul nestandard „plicuri plate” și anume: cărțile poștale pliate; trimiterile care sunt închise cu agrafe, orificii metalice sau croșete îndoite; trimiterile al căror plic este confecționat dintr-un material care posedă proprietăți fundamental diferite de cele ale hîrtiei (excepție făcând materialul utilizat pentru confecționarea spațiilor transparente la plicurile cu fereastră); trimiterile pliate expediate deschis (fără plic), care nu sunt închise pe toate părțile și care nu prezintă o rigiditate suficientă pentru a permite o prelucrare mecanică.

Organizarea circulației corespondenței dintr-o unitate este impusă de necesitatea cunoașterii locului unde se găsesc documentele, a persoanelor care le dețin, precum și a modului de rezolvare a lor. În acest scop, se folosesc:

registrele și fișele de corespondență (se înregistrează atât corespondența primită cât și cea expediată) oferă informații cu privirea la identificarea, conținutul, mișcarea și destinația actelor și documentelor;

dosarele, clasoarele și bibliorafturile în care se păstrează și se clasează actele, împreună cu corespondența compartimentelor funcționale implicate;

condicile de expediere și distribuire a corespondenței;

borderourile de expediție a corespondenței.

Corespondența transmisă greșit compartimentelor, se restituie pe cale inversă, dovada restituirii acestora făcându-se prin registrul de evidență al compartimentului sau prin borderou. Corespondența pătrunde într-o instituție prin Registratură sau în cazul firmelor mici prin secretariat. 

La Registratură au loc următoarele operații:

verificarea corespondenței primite: pentru a se vedea dacă scrisorile au fost bine îndrumate pe numele și adresa unității respective;

deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal”, ,,confidențial” nu se deschid); plicurile nu se aruncă, ci se prind împreună cu scrisoarea;

sortarea corespondenței;

înregistrarea și datarea;

întocmirea unei condici interne de distribuție;

predarea corespondenței la departamente.

La primirea corespondenței, secretara semnează în condica de expediție, verifică corespondența, o sortează. Scrisorile sunt introduse apoi, în ordinea urgenței, în mapa de corespondență pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluție (persoana sau departamentul care îl va primi spre rezolvare, termenul și eventual modalitatea de rezolvare). După ce primește corespondența de la conducere, secretara o înregistrează  în condică și o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe bază de semnătură.

Dacă una din scrisorile primite conține un număr de probleme ce necesită atenția mai multor departamente sau persoane, se va proceda în așa fel încât fiecare departament /persoană să fie pusă la curent cu problema ce îl privește. Există câteva modalități de a face acest lucru :

se atașează o notiță în care sunt enumerate toate departamentele interesate și apoi scrisoarea este trimisă pe rând la toate acestea; pe măsură ce fiecare din ele își îndeplinește sarcina, se bifează numele pe notiță în dreptul lor;

scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupă de majoritatea problemelor cuprinse în ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente;

se multiplică și se trimite câte o copie fiecărui departament interesat. Această modalitate este cea mai indicată, scrisoarea originală rămânând la secretariat, cu condiția ca soluționarea problemelor să fie coordonată.

Scrisorile expediate de o unitate pot fi răspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care inițiază un ciclu de corespondență cu altă unitate. Scrisorile de răspuns se redactează, fie de secretar fie de cel căruia i-a fost repartizată această sarcină, după primirea de către secretar a scrisorilor cu rezoluțiile date de conducătorul unității. Pentru întocmirea scrisorii, cel care trebuie să o redacteze, are datoria să se documenteze, pentru a răspunde tuturor punctelor care se cer lămurite. În cadrul acestor operații se consultă corespondența anterioară, acte normative prin care se reglementează probleme de tipul celor care fac obiectul corespondenței respective, se consultă persoanele competente astfel încât să se redacteze un răspuns complet și corect.

De asemenea, din punct de vedere al formei, scrisoarea trebuie astfel prezentată încât să fie o adevărată „carte de vizită” a unității emitente. Scrisorile dactilografiate se introduc în mape și se prezintă la semnat. Ștampilarea scrisorilor se efectuează numai după semnarea lor de către cei în drept și numai de către persoanele însărcinate special cu păstrarea ștampilei. După semnare se verifică întreaga mapă, controlându-se dacă toate anexele și dacă adresa din scrisoare corespunde cu cea scrisă pe plic. Împăturirea și introducerea scrisorilor în plic se fac astfel încât, atunci când se scoate scrisoarea, antetul să fie în partea de sus. Introducerea anexelor în plicuri se face astfel: anexele de mărimea scrisorii se împăturesc împreună cu scrisoarea .

Dacă anexele conțin mai multe foi, acestea se capsează între ele, dar nu se prind de scrisori. Se împăturește anexa, se împăturește scrisoarea și apoi se introduce anexa în ultima împăturire a scrisorii. Anexele mai mari decât scrisoarea se expediază în plicuri mari.

Scrisorile, în acest caz, pot fi introduse în prealabil într-un plic mic care poate fi sigilat sau nu, în funcție de cerințe. Anexele mai mici decât scrisoarea se prind în colțul de sus, stânga.

Operațiile ulterioare se succed în următoarea ordine:

Pasul 1: Completarea condicii sau borderoului de expediere a corespondenței;

Pasul 2: Trimiterea corespondenței la serviciul de registratură pentru expediere;

Pasul 3: Sortarea pe servicii a copiilor și a materialelor de bază și remiterea lor serviciilor de resort;

Pasul 4: Clasarea corespondenței în dosare, unde se înlănțuie și se conexează copiile de arhiva și materialele de bază;

Pasul 5: Expedierea corespondenței de către sectorul de expediție.

1.3. Modalități de înregistrare a corespondenței

Odată cu apariția calculatorului, tot mai multe instituții care au un volum mare de corespondență (primăriile) înregistrează toată corespondența pe calculator. Acest sistem de organizare presupune existența unui compartiment special creat pentru preluarea întregii corespondențe (excepție fac documentele cu caracter confidențial) și a câte unui operator omolog în fiecare dintre compartimentele prevăzute în organigramă. Baza acestor registraturi generale este reprezentată de un soft adecvat și o rețea de calculatoare prevăzute cu nivele diferite de acces.

De fiecare dată când recepționați corespondența, indiferent că este vorba de o scrisoare, un fax, un formular, o cerere, o reclamație, o comandă, documente financiare sau contabile, aceasta trebuie identificată, prioritizată și direcționată către persoana potrivită. Dacă acest lucru se face manual, timpul și rata de eroare sunt mari, iar volumul de muncă este considerabil.

Procesarea automată a corespondenței este un serviciu complet pentru documentele electronice sau tipărite. Sortarea manuală este eliminată prin utilizarea tehnologiei avansate pentru scanarea, clasificarea automată și distribuirea imaginilor digitale ale documentelor, mult mai rapid și mai eficient. Soluția permite să consolidați și să distribuiți documente din surse multiple într-un mod avantajos, eficient și sigur. Nivelul ridicat de automatizare elimină riscul livrării incorecte a corespondenței și astfel, frustrarea și nemulțumirea generate de cererile nerezolvate. Ca urmare imediată, relația cu clienții se îmbunătățește, pe măsură ce angajații pot răspunde mai repede și mai eficient la corespondența primită. Siguranța corespondenței crește, fluxul de informații din cadrul unității se optimizează, iar serviciul de suport clienți se îmbunătățește, fără erorile și costurile asociate proceselor manuale.

Activitatea de înregistrare a documentelor se face într-un Registru General de intrare-ieșire, model anexa 1 și 2, în ordinea cronologică a primirii sau expedierii lor. Registrele pot fi tipizate, realizate la comandă sau pregătite de către persoana responsabilă din cadrul compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de înscriere a circulației documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridică), iar pe de altă parte reprezintă un ordonator, un adevărat ghid în căutarea oricărui document.

La înregistrarea documentelor în registru trebuie să se țină seama de următoarele aspecte: înregistrarea se face de către o singură persoană (în cazul absenței, va fi înlocuită mereu de aceeași persoană); înscrierea se face numai olograf; nu se păstrează nici un rând liber iar în cazul în care există resturi de spații pe o pagină, acestea se barează vizibil.

Nu se înregistrează: dările de seamă periodice, actele expediate care au număr propriu de ordine, scrisorile și actele de corespondență internă și nici copiile după scrisori și acte care se transmit de la un serviciu la altul (pentru corespondența internă fiecare departament ține evidența sa), imprimatele sau formularele primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele și alte publicații (evidența acestora fiind ținută la magazie sau bibliotecă, după caz).

În cazul expedierii corespondenței prin poștă, fiecare scrisoare se înscrie nominalizat cu datele ei de identificare, într-un borderou de expediție. Borderoul se întocmește separat pentru scrisorile simple și recomandate.

Pentru scrisorile difuzate prin curier se întocmește o condică de expediție, în care se trec datele importante : anul, ziua, luna, numărul lucrării, destinatarul, semnătura. De asemenea, corespondența care se repartizează compartimentelor din interiorul unității se înregistrează în prealabil într-o condică internă de distribuție cu aceleași rubrici ca și condica de expediție.

În volumul I al acestui registru primele numere se atribuie registrelor de evidență de la compartimente iar pe coperta acestuia se va specifica denumirea fiecărui compartiment care arhivează registrul de compartiment și faptul ca îndosarierea documentelor este specificată în registrul de la compartiment.

Registrul General cuprinde toate documentele intrate, respectiv ieșite din unitate, precum și documentele care sunt generate de unitate cu regim de circulație intern și pentru care există obligativitatea înregistrării. Fiecare document primit sau întocmit de instituție primește un număr de înregistrare. La structurile subordonate fiecărui document primit de la primărie i se atribuie încă un număr iar celor venite direct de la celelalte structuri, de această dată, la registratura primăriei i se va da al doilea număr.

Fiecare compartiment va întocmi un registru de evidență. În acest registru va fi înscris orice document primit de către compartimentul respectiv iar în rubrica destinată se va trece numărul dosarului în care se arhivează documentul (ex. VI/A/3). Aceste registre vor fi arhivate împreună cu registrele generale de intrare – ieșire. Documentele care se înregistrează în cadrul activității de registratură pot fi primite prin corespondență, prin curieri, direct de la petiționari, prin fax sau prin e-mail ori de la personalul din primărie.

Corespondența primită sau expediată prin poștă, fax, e-mail, primită direct de la cetățeni, persoane fizice sau persoane juridice, precum și cea predată direct acestora, face obiectul de activitate al Biroului Relații cu Publicul și Registratură ( B.R.P.R.)

Ținând cont de specificul activității, în mod excepțional, competențe de înregistrare a documentelor, care fac obiectul corespondenței prin fax si e-mail o au persoanele care le primesc predându-le apoi, după repartizare, la B.R.P.R. Pentru înregistrarea celor de mai sus, se solicită un număr de înregistrare de la B.R.P.R. pe care-l va trece pe prima pagină – dreapta jos astfel ca după ce ajunge la B.R.P.R. acesta îl va înregistra sub numărul respectiv.

Solicitările pentru eliberarea de autorizații, acorduri, avize, adeverințe, etc., care necesita anexarea de documente, se vor înregistra de către operatorii B.R.P.R., după verificarea existenței tuturor actelor necesare.

Cererile și alte documente prezentate personal la compartimentul B.R.P.R., se înregistrează pe loc, deponentul primind un bon pe care sunt înscrise: numărul de înregistrare, data depunerii și semnătura persoanei care a înregistrat documentul.

  Pe fiecare document primit se aplică, în colțul din dreapta sus, parafa de înregistrare. În cazul în care solicitarea depusă se compune dintr-un dosar cu mai multe file, parafa se aplică doar pe primul document, menționându-se numărul de file.

Documentele adresate greșit sau la soluționarea cărora trebuie să participe și alt compartiment se înregistrează și se expediază în termen de 5 zile, instituției, organului sau compartimentului competent, comunicându-se acest lucru emitentului, respectiv petiționarului. Petițiile anonime, fără datele de contact ale petiționarului nu se înregistrează, sunt clasate conform legii.

Dispozițiile se numerotează pe ani calendaristici, în ordinea cronologică și se înregistrează în registru separat prin grija compartimentului Administrație publică locală și autoritate tutelară. Repartizarea documentelor se face zilnic. Dreptul de repartizare a acestora în primărie îl au, după caz: Primarul, Viceprimarul, Administratorul public, Secretarul, personalul de la Cabinetul primarului (pentru unele fax-uri conform dispoziției primarului) și șefii de compartimente pentru subalterni.

Corespondența înregistrată cu rezoluția celor în drept este preluată de registratură și predată structurilor, compartimentelor de specialitate sau persoanelor indicate în rezoluție pe bază de condică. Pentru predarea unor documente se pot folosi borderouri model. Acestea se folosesc pentru înmânarea documentelor la poșta specială și unor instituții sau agenți economici.

Documentele a căror rezolvare necesită consultarea sau colaborarea mai multor compartimente, vor fi soluționate prin contactul direct între angajații de specialitate ai acestora. Dacă este necesar să se studieze documentul respectiv în vederea emiterii unui punct de vedere sau a unui aviz comun, acesta va fi transmis între compartimentele care concura la rezolvarea problemei. De centralizarea datelor și finalizarea rezolvării documentului răspunde șeful compartimentului sau persoana trecută prima în rezoluție. În acest caz se interzice redirecționarea documentului.

Compartimentele care expediază documentul, vor trece la expediere numărul dat la registratură și data expedierii în registrul compartimentului. Pentru structurile subordonate primăriei, se va trece și numărul dat de registratură. În situația în care structura respectivă rezolvă acel document direct, va informa în scris B.R.P.R. la care a fost înregistrat prima dată.

  Funcționarul din cadrul compartimentului căruia i s-a încredințat sarcina primirii corespondenței este obligat să verifice înainte de a semna de primire, exactitatea numerelor de înregistrare ale documentelor și anexele care le însoțesc. Funcționarului căruia i s-a încredințat de către seful compartimentului rezolvarea lucrărilor se va ocupa și de expedierea, clasarea și păstrarea documentelor, până la predarea lor în arhivă. În cazul pierderii fizice a unui document, șeful compartimentului va lua măsurile necesare pentru reconstituirea lui.

Expedierea documentelor prin poștă se face de către B.R.P.R., documentele respective având un număr de ieșire dat prin registrul existent. Unele documente se pot expedia și prin poșta specială sau prin delegat, pentru acestea, în registrul general se va înscrie numărul borderoului prin care a fost predat documentul respectiv.

Pentru documentele expediate prin poștă de către registratură se aplică parafa cu data expedierii. Copia documentului expediat se înapoiază compartimentului, respectiv angajatului care l-a întocmit, care-l păstrează până la soluționarea definitivă și clasarea întregii lucrări și arhivare. În cazul în care documentele rezolvate se predau personal petentului prin compartimentul B.R.P.R., operatorul în cauză se va îngriji ca petentul să se legitimeze și să semneze de primire. Dacă documentele sunt ridicate de către persoane împuternicite, pe lângă semnătura de primire va prezenta procura de reprezentare, legitimația de serviciu, sau delegația specială dată de conducătorul persoanei juridice în cauză, însoțite de Cartea de Identitate.

După rezolvarea și expedierea răspunsului, compartimentul clasează documentele în dosare, pe probleme, și le predau spre arhivare în anul calendaristic următor împreună cu registrul de evidență al acestuia, unde a fost specificat numărul dosarului în care se arhivează.

La Registratură, corespondența se sortează pe destinatari, după care se verifică dacă pe plicuri este trecut numărul, respectiv numerele de înregistrare (în cazul mai multor documente) numele destinatarului și adresa completă. Denumirea instituțiilor, organizațiilor, agenților economici etc., se va scrie complet și nu cu inițiale. Expedierea prin poștă se va face pe baza unui borderou de expediție prin poștă care va purta ștampila oficiului poștal unde s-au predat documentele.

Fluxul privind circulația unui document este considerat încheiat când au fost efectuați toți pașii necesari rezolvării (favorabile sau nefavorabile) documentului, inclusiv expedierea lui cu respectarea prevederilor prezentului regulament și a termenelor legale.

Informațiile de interes public care se dau în formă scrisă, prin fax sau prin e-mail, ca răspuns la o solicitare indiferent de persoana care repartizează spre rezolvare documentul în cauză, trebuie obligatoriu canalizate și spre B.R.P.R. pentru luarea în evidență.

Documentele a căror afișare la primărie este obligatorie prin lege sau alt act normativ se înregistrează prin procedura normală eliberându-se o dovada în acest sens depunătorului. Pe toate documentele ce se întocmesc cu referire la cel primit, prin registratură, se va trece numărul dat la registratura primăriei și, după caz, și numărul dat de registratura structurii unde a fost trimis (expediat) documentul.

Registratura fiecărei structuri este obligată să comunice la registratura primăriei situația tuturor documentelor primite de la aceasta în maxim 30 zile de la data primei înregistrări. Acest lucru se va face în mod obligatoriu dacă nu a fost întocmit și expediat un document cu numărul dat la primărie indiferent de conținutul și destinația acelui document.

Fiecare registratură va întocmi un registru general de intrare – ieșire cu documentele rămase nerezolvate (reportate). În acest registru se vor înscrie documentele rămase nerezolvate la sfârșitul anului următor încheierii registrelor înscriindu-se cu același număr și dată (exemplu începând cu anul 2009 pentru registrele încheiate în 2007). Structurile subordonate vor comunica toate documentele reportate, înscrise în acest registru care au fost primite de la registratura acesteia.

Capitolul II: Corespondența administrativă

2.1. Corespondența administrativă: stil, particularități de redactare și abrevieri

Stilul corespondenței oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se întâlnește în textele și activitățile administrative, juridice, diplomatice și economice și îndeplinește funcția de comunicare în sfera relațiilor oficiale. În ordinea frecvenței și a importanței apar următoarele modalități de comunicare: monologul scris (în documente și acte oficiale), monologul oral (cuvântări în ocazii oficiale), dialogul scris (corespondența oficială), dialogul oral (în relațiile oficiale dintre instituții și public).

Compuneri cu destinație oficială:

– darea de seamă;

– procesul – verbal;

– planul de muncă;

– nota informativă;

– raportul;

– declarația;

– referatul;

– memoriul de activitate;

– autobiografia;

– cererea.

Stilul administrativ are o aplicabilitate foarte bine definitã într-un perimetru socio-profesional distinct. Este propriu comunicãrii în domeniul relațiilor economice, juridice (cu aplicabilitate civilã și economicã), diplomatice și al administrației de stat. Forma de concretizare textualã a stilului administrativ o reprezintã: actele diplomatice, actele particulare cu destinație administrative, documentele oficiale, referitoare la viața socio-economicã.

Unii specialiști sunt de părere cã acest stil funcțional dezvoltă texte al căror limbaj îndeplinește următoarele funcții:

de documentare (proces verbal, raport, referat, ordin circular, procură)

de informare (declarația, anunțul, cererea, scrisoarea comercială, invitația, telegrama)

de evidențã a muncii (tabelul nominal, inventarul, orarul, fișa de pontare, formulare tip: diplomă, adeverință, factură fiscală)

de reglementare în temei legal

de normare a activitãții

Particularități de redactare

Vocabularul corespondenței oficiale are un caracter eterogen format din cuvinte și expresii din limbajul general, cuvinte și expresii de specialitate din practica lucrărilor de birou. Pentru redactarea scrisorilor, a actelor oficiale trebuie respectate anumite reguli privind alegerea vocabularului: în primul rând obligatoriu se folosește terminologia de specialitate din domeniul respectiv. Trebuie să se respecte strict normele limbii literare: corectitudinea fonetică, gramaticală, ortografică, lexicală și grafică; să aibă un caracter obiectiv, impersonal iar comunicările (scrise sau orale) vor fi neutre expresiv, lipsite de încărcătură afectivă.

Accesibilitatea, claritatea și precizia: comunicările oficiale nu permit decât o singură interpretare de aceea este interzisă folosirea cuvintelor și expresiilor arhaice, regionale, populare etc. precum și a cuvintelor polisemantice, paronime, sinonime, pleonasme și tautologia.

Specificitatea acestui stil o dă utilizarea unor clișee lingvistice de tipul : „Subsemnatul ….. “; „În conformitate …” ; „Conform hotărârii …” etc.; privind folosirea neologismelor în documente și scrisori ele pot fi folosite cu condiția ca ele să corespundă unor necesități de exprimare (ex. Termenii tehnici relativ noi de origine engleză).

Predominante sunt formele verbale impersonale, verbele la viitor, diateza reflexivă „se vor lua măsuri” ; „se aduce la cunoștință”, etc. Se folosesc frecvent substantivele provenite din infinitive lungi: „în vederea calificării”; „cu privire la perfecționarea…” și sunt preferate anumite adverbe, prepoziții, locuțiuni de tipul: „în vederea…, cu privire…, pe baza…, de regulă…”, dar și reflexivul impersonal: „se convoacă…”; se folosește pluralul la persoana I și a II-a . Când subiectul este inclus se folosesc formule de introducere precum: „Vă rugăm; vă anunțăm, confirmăm…”. La persoana a II-a și a III-a se utilizează formule de politețe în locul pronumelui personal;

În alcătuirea scrisorilor, a actelor oficiale se respectă regulile stabilite de sintaxa lb.române: folosirea ordinii directe în propoziții și fraze.iar particularitățile stilistice de care trebuie să se țină cont sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea, oficialitatea, politețea, demnitatea, naturalețea și simplitatea.

În redactarea corespondenței oficiale se folosesc deseori abrevierile pentru a economisi timp atât pentru scris cât și pentru citit dar și pentru economie de de spațiu, și materiale. Abuzul de abrevieri nu este indicat putând fi considerat o formă a lipsei de politețe față de destinatar.

Folosirea abrevierilor trebuie să determine înțelegerea tuturor cuvintelor, expresiilor, contextului în care sunt folosite. Se interzic abrevierile de ordin personal și local, folosite numai într-o instituție, întreprindere, cunoscute numai de anumite persoane, de cei care activează aici.

Sunt admise numai: abrevierile prevăzute de Îndreptarul Ortografic al Academiei Române; abrevieri consacrate de: științele teoretice și aplicate în fiecare domeniu de activitate specializat; abrevieri consacrate de uzanța lucrărilor de secretariat, de corespondență din țara noastră, când scrierea se face în limba română; abrevieri de ordin internațional pentru termeni de uzanță internațională atunci când este cazul; abrevieri consacrate de limbi străine dacă se face redactarea în limbile respective.

Nu se folosesc abrevieri în titulaturi (se scrie „Domnule Director” și nu „Dl. Director”; „Ordinul nr.” și nu „Ord. nr.”).

2.2. Întocmirea lucrărilor de corespondență: scrisoarea oficială

Privind tehnica redactării unei scrisori oficiale este necesar în primul rând să se cunoască structura unei asemenea scrisori. Structura scrisorilor oficiale cuprinde elemente obligatorii și elemente ocazionale.

Elemente obligatorii:

Antetul este alcătuit din denumirea și adresa unității emitente la care se mai poate adăuga: denumirea organului central ierarhic superior sau a compartimentului emitent. Adresa trebuie să fie completă, să cuprindă inclusiv nr. de cod poștal. În antet mai figurează numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, contul bancar și numele băncii unde este deschis contul respectiv, adresa telefonică (nr., post telefonic, post telex ), e-mailul. În general se folosesc coli cu antet tipărit, dar mai sunt și cazuri când acesta trebuie redactat. Poate fi scris central sau lateral. Antetul central se folosește la formatul A2 și este plasat la mijlocul paginii cuprinzând partea de sus a colii. Antetul lateral se folosește fie la formatul A4 fie la formatul A5 și este plasat la marginea stângă a paginii în funcție de mărimea lui și de marginea fixată pentru text; nu poate depăși mijlocul textului.

Numărul și data înregistrării scrisorii: constituie elemente de mare importanță, acestea determinând identitatea scrisorii, momentul de la care „curg” obligații (de a răspunde la scrisoare, de a executa un ordin). Acestea stau la baza clasării numerice și cronologice. Nr. și data se scriu în general sub antet sau în dreapta scrisorii în partea opusă antetului în dreptul rândului al doilea al acesteia. Denumirea lunii este preferabil să se scrie în litere.

Adresa destinatarului cuprinde: denumirea societății (inclusiv direcția, serviciul, biroul căruia îi este destinată scrisoarea) sau numele persoanei destinatare; localitatea precedată de nr. codului poștal; strada, numărul și județul.

Adresa poate fi precedată de cuv. „către” sau dacă este cazul de cuvântul „domnului/ doamnei” scris integral.

Formula de adresare: se plasează de la margine sau alineat pe un rând separat la trei spații de sub adresa destinatarului. Nu este recomandat abrevierea cuvintelor din formula de adresare, punându-se virgulă la sfârșitul acesteia. Cea mai folosită formulă de adresare este „Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul are o anumită funție sau exercită o putere se adaugă și aceasta: „Domnule primar …”, „Domnule director …” etc. Există funcții care cer un alt apelativ, de exemplu „Sire” sau „Majestate”. Formula de adresare care conține și denumirea funcției nu trebuie urmată și de nume. Într-o corespondență între două persoane egale din punct de vedere ierarhic și care se cunosc bine se poate adăuga și „Stimate coleg(ă)” („Domnule director și stimate coleg”). Alte formule folosite: „Stimate Domnule …” sau „Stimată Doamnă” (urmate fie de numele lor, fie de funcție). Dacă ne adresăm unei firme sau instituții în general, formula de salut va fi „Stimați Domni”, „Stimate Doamne”.

Obiectul scrisorii facilitează operația de îndrumare și clasare a corespondenței. Se scrie ca prim alineat al scrisorii, precedat de cuvinte și expresii precum: „referitor la…; cu privire la….” etc. Obiectul scrisorii ca și eventuala mențiune „în atenția serviciului/ Domnului…” se subliniază.

Textul corespondenței: reprezintă partea cea mai importantă a scrisorii care începe la un interval de 3-4 rânduri de formula de adresare. Cuprinde:

Introducerea: este compusă dintr-o formulă prin care cel care redactează scrisoarea îl informează pe destinatar asupra obiectului scrisorii. Uneori există și a doua parte a introducerii care pregătește „expunerea”, îl introduce pe corespondent în problemă, îi motivează cauzele care au făcut necesară trimiterea scrisorii. Se folosesc formule precum: „vă comunicăm că….; având în vedere că…” etc. Introducerea face legătura cu un fapt, cu un act, justifică sau pregătește conținutul scrisorii.

Cuprinsul. În conținutul propriu-zis poate exista o motivare. După expunerea logică a problemei, respectând toate regulile gramaticale, lexicale, stilistice se formulează o concluzie. Aceasta este obligatorie și constă în precizarea obiectului scrisorii așa cum trebuie realizat de către destinatar, în acord cu voința reală a părților. Există scrisori mai ample, mai complexe al căror obiect trebuie deyvoltat, argumentat. Se folosesc însă și scrisori simple cuprinzând obiectul scrisorii, concluzia. Scrisorile simple sunt acelea care respectă cu trictețe cerința conciziei corespondente, a economiei de timp pentru redactare, pentru citirea acesteia. Evident, în funcție de ceea ce dorește expeditorul să comunice destinatarului, scrisorile vor cuprinde și alte elemente care, pentru elucidarea problemei nu trebuie să lipsească.

Încheierea.este un element obligatoriu în scrisorile protocolare, de comerț exterior; poate fi un element facultativ pentru anumite scrisori.

În mod obișnuit textul se scrie la un rând interval dublu între alineate sau la un interval de un rând și jumătate.

Formula de încheiere se scrie la 2-3 rânduri de text, înaintea semnăturii. Cele mai folosite formule de încheiere sunt:

„Vă rog să acceptați expresia distinselor mele sentimente”

„Vă rog să binevoiți a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.”

„Vă rog să agreați, Domnule Ministru, expresia înaltei mele considerații.”

„Vă rog să primiți, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.”

„Vă rog să primiți, Domnule Președinte, omagiul celui mai profund respect.”

„Vă rog să primiți, Domnule Ambasador, Excelența Voastră, asigurarea întregii noastre stime.”

„Cu stimă, Cu respect”

„Cu cele mai bune sentimente”

„Cu sentimente alese”

„Cu sinceritate”

„Al dumneavoastră”

„Cu cele mai alese gânduri.”

Formula finală sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprimă în puține cuvinte sentimentele de apreciere sau de diferență ale semnatarului.

Semnăturile: dau autenticitate scrisorii. Aceasta cuprinde in general 2 semnături: a conducătorului unității și a șefului de compartiment care a emis scrisoarea precedată de denumirea funcțiilor respective (director, inspector) etc.

Ștampila se aplică pe semnătura conducătorului unității. Documentele tipizate au un spațiu speciaal marcat cu inițiale L.S. (loc pentru ștampilă).

Elementele ocazionale sunt:

– Mențiunea „anexe” apare atunci când scrisoarea este însoțită de anexe (diplome, certificate, proiecte, schițe etc) și acestea se scriu sub numele expeditorului principal, în stânga la 4-6 intervale în funcție de dimensiunea lucrării.

– Inițialele celui care a redactat scrisoarea în colțul din stânga jos, despărțite prin linie de fracție (bară).

– mențiunile “secret, strict secret, confidențial” se scriu în dreapta sus deasupra adresei destinatarului cu majuscule subliniate, în mod obișnuit pe exemplarul original.

Înscripții exterioare pe plic:

Denumirea unității către care se expediază scrisoarea și adresa. Acestea se scriu ca și pe scrisoare cu deosebirea că se plasează pe cât posibil în jumătatea din dreapta a plicului.

Antetul – tipărit sau aplicat cu ștampila ocupă jumătatea din stânga a plicului unde se lipesc și mărcile poștale. În lipsa antetului adresa expeditorului se scrie pe plic pe verso (pe clapă).

Nr.scrisorii

Mențiuni speciale: secret, strict secret, confidențial.

Capitolul III: Corespondența ca instrument al administrației publice

3.1. Corespondența ca instrument de comunicare în administrația publică

Corespondența administrației publice se diferențiază ca regim în funcție de sursa ei de proveniență. Astfel se poate vorbi de corespondența internă, în cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei instituții și de corespondența externă, reprezentată de documentele care sunt emise de compartimentele unei instituții către un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice. În practică această diferențiere are efect asupra modului de abordare a fiecărui tip de corespondență (internă sau externă), precum și a modului de înregistrare a circulației ei.

Administrația publică poate fi înțeleasă ca un sistem de instituții cuprinzând diverse structuri administrative. În cadrul formelor concrete de realizare a activității administrației publice, un loc deosebit de important îl au actele administrative, producătoare de efecte juridice.

Actul administrativ este un act juridic unilateral care provine de la o autoritate a administrației publice, în temeiul puterii publice, pe baza și în vederea executării legii.

Administrația publică centrală de specialitate este constituită din ministere, care se organizează, prin lege, numai în subordinea Guvernului, și alte organe de specialitate, care se pot organiza în subordinea Guvernului, a ministerelor sau ca autorități administrative autonome. Guvernul și ministerele pot înființa organe de specialitate, în subordinea lor, cu avizul Curții de Conturi și numai dacă legea le recunoaște această competență. Autoritățile administrative autonome se pot înființa prin lege organică. În exercitarea atribuțiilor lor, ministerele și celelalte organe de specialitate centrale emit ordine care produc efecte juridice și care pot fi normative, reglementând activitatea din ramura pe care o coordonează, sau nenormative, prin care se rezolvă, în mod obișnuit, anumite probleme concrete din organul respecitv sau din unitățile suboronate.

Administrația publică locală cuprinde consiliile județene, consiliile locale, primarii. De asemenea mai cuprinde și serviciile publice organizate în subordinea ori sub autoritatea consiliului local sau județean. Este o structură administrativă care permite colectivităților locale să-și soluționeze problemele locale prin autorități administrative proprii.

Sistemul de poștă electronică al autorităților administrației publice sigură circulația corespondenței electronice între autoritățile publice centrale și locale, între autoritățile publice și alte organizații și instituții, precum și între funcționarii publici ai autorităților publice centrale și locale, va stabili bazele organizațional-normative de creare și funcționare a Sistemului de poștă electronică al autorităților administrației publice, precum și condițiile de asigurare a securității la prelucrarea și transmiterea corespondenței electronice.

Există două nivele funcționale ale Sistemului de poștă electronică al autorităților administrației publice, care se deosebesc prin gradul de securitate, tipul de informație transmisă, precum și prin statutul utilizatorilor de fiecare nivel.

Sistemul de nivel I.  Poșta electronică „Curierul electronic” asigură schimbul electronic protejat a corespondenței între instituții prin intermediul secretariatelor și cancelariilor. Pînă în prezent, Centrul a elaborat și a dat în exploatare sistemul autohton de poștă electronică securizat cu utilizarea tehnologiilor semnăturii digitale și criptarea informației. Modulul central al Sistemului de poștă electronică „Curierul electronic”  este amplasat în Centrul principal de telecomunicații (Data-centru), care este monitorizat și administrat centralizat de specialiști calificați ai „Centrului de telecomunicații speciale”. În prezent, la Sistemul primului nivel sunt conectate peste 50 de instituții. În perspectivă se prevede conectarea tuturor autorităților administrației publice și structurile subordonate acestora. Acest sistem este strict confidențial și nu este destinat pentru transmiterea corespondenței electronice persoanelor ce nu sunt în calitate de utilizatori ai acestuia. În prezent, „Curierul electronic” este în proces de testare, darea în exploatare fiind preconizată pentru anul 2009.

Sistemul de nivel II. Poșta electronică ce asigură schimbul protejat de corespondență electronică între funcționari permite să se efectueze schimbul electronic de corespondență între toți abonații Sistemului și oricare alte persoane.

Structura adreselor poștei electronice în Sistemul de poștă electronică al autorităților administrației publice:

1. Structura adreselor poștei electronice ale abonaților Sistemului de nivelul I se determină prin funcțiile tehnice ale Sistemului.

2. Structura adreselor poștei electronice ale abonaților Sistemului de nivelul II:
a) subdiviziunea@instituția.gov.md, în care: subdiviziunea reprezintă cuvîntul cheie care determină direcția de activitate a subdiviziunii; instituția – denumirea abreviată a autorității publice.
b) prenumele.numele@instituția.gov.md, în care: prenumele și numele reprezintă prenumele și numele angajatului autorității publice; instituția – denumirea abreviată a autorității publice.
c) instituț[anonimizat], în care: instituția reprezintă denumirea abreviată a autorității administrației p ublice locale; localitatea – denumirea unității administrativ-teritoriale.
d) prenumele.numele_instituț[anonimizat], în care: prenumele și numele reprezintă prenumele și numele angajatului autorității administrației publice locale; instituția – denumirea abreviată a autorității administrației publice locale; localitatea – denumirea unității administrativ-teritoriale.

3.2. Principalele tipuri de scrisori emise de administrația publică

În activitatea de conducere și administrare a societăților comerciale apar diferite forme de corespondență cu caracter intern. Acestea sunt:

Notele de informare: reprezintă comunicatele în cadrul unei instituții pe orizontală sau pe verticală, caz în care se pot asimila rapoartelor. Există posibilitatea folosirii notelor de informare și în exteriorul unei autorități publice numai atunci când ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Conținutul lor constă în prezentarea unei singure situații concrete sau a unei sinteze a operațiunilor sau faptelor administrative întreprinse. Conținutul mai poate viza și sesizarea unor situații materiale care afectează, determină sau sprijină desfășurarea curentă a activității.

Tot în categoria notelor de informare intră și notele verbale, care prezintă aceeași formă, însă conținutul se referă la rezultatul unor convorbiri sau acțiuni premergătoare contactelor oficiale ale unui decident.

Ex.:

NOTĂ DE INFORMARE

Primaria municipiului Caransebeș, prin intermediul Compartimentului Resurse umane, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, prin mijloace automatizate/manuale, destinate analizei dosarului de concurs, respectiv desfășurării concursului, precum și eliberării de adeverințe.

Sunteți obligat(ă) să furnizați datele, acestea fiind necesare participării dumnevoastră la concurs sau eliberării de adeverințe.

Refuzul dvs. determină respingerea dosarului dumneavoastră de concurs sau imposibilitatea de a elibera adeverința solicitată.

Informațiile înregistrate sunt destinate utilizării de către operator. Conform Legii nr. 677/2001, beneficiați de dreptul de acces, de intervenție asupra datelor și de dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale. Totodată, aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor personale care vă privesc și să solicitați ștergerea datelor. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată la sediul Primăriei municipiului Caransebeș. De asemenea, vă este recunoscut dreptul de a vă adresa justiției.

Punctele de vedere sau acordurile de principiu au un caracter prealabil deciziei administrative, ori realizării faptelor de competență materială și este prezent când, într-o acțiune, sunt implicate mai multe compartimente. Punctul de vedere este întâlnit în situația în care un compartiment de specialitate își exprimă poziția în legătură cu oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alături de legalitate.

Acordul de principiu este necesar în cazul demarării unei proceduri de achiziție publică de către un compartiment specializat (ex.: pentru Direcția Sisteme Informatice, este necesar acordul de principiu al Direcției de Buget, care confirmă existența surselor financiare și alocarea în fila de buget); nu are o formă specifică, el manifestându-se prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobării sau printr-un act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu”, ori ca adresă în care obligatoriu se întâlnește fraza ,,ne exprimăm acordul de principiu față de …..”. Există situații în care acordul de principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei decizii. Atât punctul de vedere, cât și acordul de principiu reprezintă de fapt răspunsuri la alte elemente ale corespondenței interne, ele neputând fi inițiate din oficiu (excepție face punctul de vedere pe marginea unor proiecte normative sau regulamente).

Ex.: un acord de principiu întocmit de asociația de proprietari privind firmele ce au sediul în apartamente

ASOCIATIA DE PROPRIETARI

BLOC __________

ACORD DE PRINCIPIU AL ASOCIAȚIEI DE PROPRIETARI

PENTRU FIRMELE DIN APARTAMENTE

Asociația de Proprietari Bloc ___, cu sediul în localitatea ___________,str./bd.______________________, nr.________, sector/județ__________________________, reprezentată de d-na/dl. ________________________, în calitate de ______________________,

este de acord ca la apartamentul nr. _________, aflat în proprietatea d-nei/d-lui ________________________________, să funcționeze societatea/firma ____________________________________________, în următoarele condiții:

– Să se respecte programul de liniște și somn din cadrul Asociației de Proprietari Bloc _______anume:_________________________________________________________.

– Să nu se schimbe obiectul de activitate fără înștiințarea în prealabil a Președintelui Asociației de Proprietari Bloc________. Obiectul de activitate pentru care se dă prezentul acord este: _______________________________

– Să se obțină toate avizele și autorizațiile necesare funcționării, inclusiv pentru modificări asupra proprietății individuale.

– Să nu se aplice panouri publicitare, de reclamă sau de firmă pe spațiile din exteriorul clădirii aflate în proprietatea comună. a proprietarilor fără acordul acestora și fără existența unui contract de închiriere între Asociația de Proprietari și proprietarul apartamentului/firmei.

– În termen de 10 zile de la data prezentului acord se va încheia Convenția anuală cu privire la repartizarea cheltuielilor aferente consumurilor.

– Proprietarul, direct sau prin intermediul chiriașului, își va achita toate obligațiile ce îi revin pe cota-parte indiviza si/sau pe consumatori tehnici sau de altă natură.

– Acordul obligatoriu al proprietarilor direct afectați, din vecinătate, se va obține separat de prezentul acord și este în sarcina proprietarului apartamentului nr. ________

– Nerespectarea uneia dintre condițiile mentionate mai sus atrage anularea prezentului acord de principiu prin Decizia Comitetului Executiv.

Alte clauze de comun acord stabilite: ______________________________________

Prezentul acord se încheie în 2 exemplare, câte unul pentru fiecare parte.

Data: ___________________

Președinte Proprietar societate/firmă, Proprietar apart./spatiu nr. ___,

Asociația de Proprietari

Bloc ________,

Scrisoarea însoțitoare de acte : acest tip de scrisoare este frecvent folosită. Are caracterul/ forma unei scrisori obișnuite cu menționarea în formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte. Astfel se pot trimite acte:

– periodic (în cazul în care există un act normativ din care reiese obligativitatea). Exemplu:. înaintarea la termene dinainte stabilite a situațiilor statistice, a unor dări de seamă, a unor documente juridice etc.;

– la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al administrației publice, de justiție, de control etc. În acest caz scrisoarea de trimitere de acte începe astfel: ,,ca urmare cererii (solicitării, ordinului, dispoziției ) dv. nr….din data de…vă înaintăm (trimitem) alăturat….”

Actele trimise sunt enumerate în cuprinsul scrisorii de însoțire, iar la anexe se menționează numai numărul lor. În cazul în care scrisoarea însoțește acte de mare importanță sau cu volum mare, la anexă se scrie titulatura fiecăruiact și nr. de file al acestuia.

Memorandum – Document menit a justifica, printr-o expunere amanunțită, conduita unui guvern asupra unor importante probleme de ordin diplomatic, politic etc.(latinescul memorandum); Formă a demersului diplomatic în care este prezentată situația relațiilor dintre state, soluții juridice relative la rezolvarea diferendelor existente între acestea. Este de regulă anexat la o notă diplomatică al cărei conținut îl prezintă pe larg. În acest tip de corespondență nu se folosesc formule de politețe la început și sfârșit, politețea fiind subânțeleasă. Mesajul trebuie să fie cât mai scurt, fiind format de obicei dintr-o singură idee.

Procesul-verbal – este documentul prin care se consemnează cu exactitate fapte, acțiuni, discuții și hotărâri ale unei adunări constituite, poate cuprinde soluții sau măsuri, și să aibă forma prevazută de lege. Există mai multe tipuri având drept criteriu activitatea, domeniul în care este folosit:

– Documente cu caracter economic

– documente cu caracter social

– documente cu caracter tehnic.

Ținând cont de această clasificare, procesul-verbal poate avea formă și conținut diferit. Procesul verbal cu caracter economic se referă șa activități precum:

constatarea unor aspecte privind clause contractuale;

predarea/ primirea unor bunuri;

recepția unor produse/utilaje;

sigilare/desigilare

scoaterea din gestiune a unor mijloace fixe/ materiale etc.

Ex.: Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni – se încheie în urma transmiterii drepturilor și obligațiilor referitoare la gestiune, de la cel care predă la cel care primește. Elementele lui obligatorii sunt:

– unitatea în cadrul căreia se petrece predarea-primirea;

– titlul ,,Proces-verbal de predare-primire”, urmat de ,,încheiat astăzi”, (data completă), “pentru predarea gestiunii…” (obiectul predării);

– temeiul în baza căruia se face operațiunea (ordin, decizie etc.); dacă predarea se face cu caracter temporar sau definitiv;

– numele și calitatea persoanelor care participă la operațiunea de predare-primire;

– lista completă (în procesul-verbal sau în anexă) a bunurilor ce fac obiectul predării primirii; în cazul în care lista obiectelor este separată, în procesul-verbal se menționează prezența anexei;

– semnăturile precedate de cuvintele ,,am predate”; ,,am primit”; ,,am asistat”.

Procesul verbal cu caracter social menționează în cuprinsul lui date referitoare la:

desfășurarea adunărilor generale (sindicat, fundație, consiliu de administrație etc.)

condiții de funcționare/ fuzionare a diferitelor unități economice sau sociale (alegerea consiliului de conducere, desemnarea sau stabilirea persoanelor împuternicite în stat). Având în vedere situațiile în care se redactează astfel de procese verbale putem spune că sunt procese verbale de consemnare. Acestea sunt întocmite de către secretarii organelor respective sau de alte persoane însărcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie să le cuprindă acest tip de proces-verbal sunt:

– antetul documentului (numele firmei, societății);

– denumirea documentului (proces-verbal);

– Nr. de înregistrare, data;

– mențiuni prealabile (numele persoanei care a deschis ședința, componența prezidiului, nr. de membri prezenți, absenți, invitați);

– ordinea de zi;

– consemnări: pe scurt din luările de cuvânt și concluziile pe puncte din ordinea de zi (mențiuni cu privire la hotărârile luate);

– semnătura.

Procesul verbal cu caracter tehnic menționează în cuprinsul lui:

date tehnice cu privire la performanțele de utilizare, de funcționare a mijloacelor economice achiziționate sau expediate

date referitoare la îndeplinirea cerințelor de funcționare

contraindicații în funcționare.

Ca variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta.

Protocolul – Act, document în care sunt consemnate rezoluțiile unei adunări, ale unor dezbateri, ale unei conferințe internaționale; document diplomatic cu valoarea unui acord internațional, care cuprinde hotărârile luate la o conferință internațională (formular folosit pentru acte publice). Protocolul poate fi întocmit și pentru înțelegerile intervenite între unitățile de desfacere a mărfurilor și a societăților de asigurare, în vederea asigurării bunurilor de valori ridicate desfăcute populației de către societățile comerciale sau pentru asigurări de persoane. În acest document se consemnează condițiile în care se face asigurarea și vărsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum și comisionul ce revine celui care încheie documentul, încasează sumele și le varsă în contul societății de asigurare.

Minuta – Documentul scris în care se consemnează în rezumat punctele de vedere exprimate de participanțăă la o ședință, precum și rezultatul dezbaterilor . Se aseamănă cu procesul verbal de constatare prin scop și redactare. Deosebirile față de procesul-verbal sunt:

– constatările făcute printr-o minută cuprind o situație la un moment dat, o propunere sau o acțiune întreprinsă;

– minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etapă la alta;

– minuta are caracter parțial, ce urmează a fi întregită prin completări;

– este folosită în unități sociale, economice pentru rezolvarea unor probleme în următoarele situații:

ca document preliminar de înțelegere între delegații unităților cu ocazia încercării acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun;

ca document încheiat în scopul de a consemna discuțiile și înțelegerile între delegații agenților economici, cu ocazia încheierii unor contracte;

ca document încheiat la recepționarea parțială a unor lucrări și servicii.

Minuta se încheie și în cadrul activității organelor judecătorești. Acesta este notată în dosarul cauzei și în condica de pronunțări a instanțelor judecătorești.

Ex.:

MINUTA ședinței ordinare din data de 26.02.2009 a Consiliului Local al Municipiului Sibiu

Din numărul total de 23 de consilieri sunt prezenți la ședință toți, ședința fiind legal constituită. În cadrul ședinței au fost adoptate următoarele hotărâri:

•    Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Sibiu nr.37/2009 privind atestarea apartenenței la domeniul privat al Municipiului Sibiu a imobilului-Apartament nr.2 Dispensar de adulți  situat în Sibiu, str.Vasile Aaron bl.81 și dezlipirea acestuia în trei subapartamente, cu unanimitate de voturi
•    Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Sibiu nr.38/2009 privind atestarea apartenenței la domeniul  privat al Municipiului Sibiu  a imobilului- teren- situat în Sibiu, str. Dârstelor nr. 22A în vederea  vânzării prin licitație publică, cu unanimitate de voturi
•    Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Sibiu nr.39/2009 privind atestarea apartenenței la domeniul privat al Municipiului Sibiu a imobilului – apartament – situat în intravilanul Municipiului Sibiu, str. Gorăslău nr.6, bl. T16, ap. 13 identificat în C.F.28489 Sibiu nr. top 4072/1/1/2/1/1/1/1/1/1/6, cu unanimitate de voturi
•    Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Sibiu nr.40/2009 privind trecerea din domeniul public în domeniul privat al Municipiului Sibiu și apartamentarea imobilului-Dispensar Medical Ștrand, situat în Sibiu, str.Sălajului nr.7, cu unanimitate de voturi
•    Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Sibiu nr.41/2009 privind dezlipirea  imobilului – teren  – situat în intravilanul Municipiului Sibiu, Șoseaua Alba Iulia nr.76 identificat în C.F.6933 Turnișor  nr. top 7060/1/2 în două loturi distincte, cu unanimitate de voturi
•    Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Sibiu nr.67/2009 privind modificarea și completarea contractului de concesiune nr.108370/2007, modificat și adaptat, încheiat între Municipiul Sibiu și  S.C. TURSIB S.A. Sibiu, cu unanimitate de voturi
•    Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Sibiu nr.68/2009 privind alegerea președintelui de ședință pentru luna martie 2009, cu unanimitate de voturi

Ședința se încheie la ora 14,25.

În conformitate cu dispozițiile art. 10 din Legea nr.52/2003 privind transparența decizională în administrația publică, minuta se va publica la sediul Primăriei Municipiului Sibiu și pe site-ul propriu.

     Președinte,                                 Secretar,

            Winfried Olaf Ziegler                    Dorin Ilie Nistor

Încheierea administrativă – act oficial întocmit între delegații părților, în ședințele în care se discută clauzele contractelor, neînțelegerile ivite între unități. Se folosește și în cazul verificărilor unor lucrări și servicii.

Ex.:

Direcția Sanitară a Municipiului București

Inspectoratul sanitary de stat

Str. Bezoianu nr.13, sector 6, Tel 13,77,39

Nr.1917

2008 luna oct., ziua 16

ÎNCHEIERE DE SUSPENDARE A ACTIVITĂȚII

(Încheiere administrativă)

Nr. 418

Data: 16 octombrie 2008

Subsemnatul, Dr.Radu mihail, inspector de stat al municipiului București, având în vedere procesul verbal nr. 795/2008 am constratat că unitatea de legume și fructe cu sediul în București str. Calea Șerban Vodă, nr. 15 Sector 5 aparținând firmei Centrocoop cu sediul în București, str. Calea Victoriei nr. 73, sector 1, funcționează în condiții care contravin normelor igienico-sanitare.

Desfășurarea activității acestei unități, constituind un pericol imminent pentru sănătatea personalului sau a populației, în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr…., art.4 al.b.,

HOTĂRĂSC:

Se suspendă activitatea unității de legume și fructe din București str. Calea Șerban Vodă nr. 15 sector 5 pentru

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Inspector sanitar de stat

Șef secție,

Referatul – cel mai important instrument de corespondență al administrației publice este o comunicare publică care prezintă o expunere desfășurată a unei teme, o lucrare curentă, în care sunt prezentate aspecte concrete, dar și aprecieri în legătură cu o anumită problemă, cu o situație existentă. Referatele sunt specifice corespondenței interne, ele neputând fi utilizate în raporturile unei autorități cu mediul exterior și face legătura între sfera execuției și cea a deciziei. Referatul poate fi:

de necesitate: se întocmește de către persoana cu atribuții în domeniul achizițiilor din cadrul fiecărei structurii organizatorice și se atașează la dosarul achiziției.

de aprobare

de propunere a aplicării de sancțiuni disciplinare etc.

Ele se redactează din dispoziția conduceri sau din oficiu și se prezintă sub formă scrisă originală.

Raportul – Comunicare scrisă sau orală făcută de cineva în fața unei adunări, a unei autorități etc., cuprinzând o relatare (oficială) asupra unei activități personale sau colective; textul acestei comunicări necesită în mod obligatoriu răspuns sau aprobare și poate fi utilizat și în exteriorul autorității publice respective pe cale ierarhică, de la nivel inferior spre nivelul superior. Cerința majoră, pentru a se asigura eficiența rapoartelor, este de a le prezenta într-o formă clară, cu conținut edificator, bazat pe cunoașterea temeinică a problemei, cu concluzii convingătoare, argumentate.

Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispoziției date de organul căruia i se prezintă, ori în temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative. Elementele obligatorii ale Raportului și Referatului sunt:

− titlu ,,Raport privind desfășurarea activității de recepție calitativă……” ,,Referat de necesitate”;

− numărul și data;

− numele și calitatea celui care întocmește actul; în cazul raportului, actul normativ pe baza căruia a fost efectuat controlul, numele și calitatea persoanei care l-a semnat;

– constatările concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, în alineate separate și numerotate;

– propunerile;

– formula de încheiere (în cazul raportului ,,drept pentru care a fost încheiat prezentul raport”);

– semnăturile, precedate de calitatea sau funcția persoanelor care au efectuat controlul.

Darea de seamă face parte din corespondența administrativă a unei entități organizaționale și este un raport asupra unei activități pentru o anumită perioadă Darea de seamă este prezentată de conducere în fața colectivului de salariați sau de acționari în adunarea generală, în ședința de analiză a muncii, ședință care poate avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se întocmește pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate și a informațiilor organelor de conducere. Prezentarea activității se face în spirit critic și autocritic, confruntându-se sarcinile prevăzute în planul de activitate cu datele concrete ale realizărilor obținute.

Se analizează atent lipsurile și cauzele acestora, precum și greutățile întâmpinate și se fixează sarcini precise pentru etapa următoare. În adunarea generală, după citirea dării de seamă, se fac completări. De asemenea, se discută problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotărâri.

Darea de seamă se alcătuiește în mod obișnuit după un plan și cuprinde:

− titlul ,,Dare de seamă” și se specifică a cui activitate se prezintă;

− perioada pentru care se prezintă darea de seamă;

− introducerea (se fac considerații asupra condițiilor în care se desfășoară activitatea);

− obiectivele desprinse din planul de activitate;

− analiza activității pe perioada dată;

− realizările;

− lipsurile și cauzele lor;

− greutățile întâmpinate;

− concluziile și propunerile.

Darea de seamă poate fi:

internă: cuprinde analiza activității proprii pe o anumită perioadă

externă: cuprinde centralizarea datelor unităților subordonate;

statistică

contabilă: Darea de seama în contabilitate, așa numita DSC (dare de seamă contabilă sau fiscală) are în structura ei orice declarație, informație, calcul, notă informativă, alt document, care sunt prezentate sau trebuie să fie prezentate autorității fiscale, privind calcularea, achitarea, reținerea impozitelor, taxelor, majorărilor de întârziere (penalităților) și/sau amenzilor ori privind alte fapte ce țin de nașterea, modificarea sau stingerea obligației fiscale. Dările de seamă se fac mai cu seamă în unitățile bugetare sub această denumire, la privați ele se fac trimestrial sau anual și au în vedere rezultatele concrete și modul cum s-a ajuns la acestea; cuvintele „dare de seamă” și „dare de seamă financiară” se înlocuiesc în acest caz cu cuvintele „raport financiar”.

În dările de seamă fiscale care se prezintă de organele împuternicite de autoritățile administrației publice locale în mod obligatoriu, trebuie să indice:

codul fiscal al organului împuternicit de autoritatea administrației publice locale;

denumirea organului împuternicit de autoritatea administrației publice locale;

codul localității unde se afla sediul organului împuternicit de autoritatea administrației publice locale – cod unic de identificare (4 semne) conform Clasificatorului unităților administrativ-teritoriale CUAT);

data prezentării dării de seamă (data prezentării Inspectoratului fiscal de stat teritorial);

perioada fiscală – dările de seamă trimestriale se completeaza ca un cod, care are urmatoarea structura: P/N/AAAA (unde P – este codul perioadei fiscale care obtine valoarea T; N – numarul trimestrului; AAAA – anul. Spre exemplu, pentru primul trimestrul al anului 2006 codul perioadei fiscale va avea urmatoarea structura – T/1/2006).

suma de control – suma totală a taxei către plată.

semnatura autentificată prin ștampilă, a persoanelor responsabile – conducătorul și contabilul-șef – ale organului împuternicit de autoritatea administrației publice locale.

Petițiile – Prin petiție se înțelege cererea, reclamația, sesizarea sau propunerea formulată în scris ori prin poștă electronică, pe care un cetățean sau o organizație legal constituită o poate adresa autorităților și instituțiilor publice centrale și locale, serviciilor publice descentralizate ale ministerelor și ale celorlalte organe centrale, companiilor și societăților naționale, societăților comerciale de interes județean sau local, precum și regiilor autonome, denumite în continuare autorități și instituții publice.

Termenul general de soluționare a petițiilor este de 30 de zile de la data înregistrării. În situația în care aspectele sesizate prin petiție necesita o cercetare mai amănunțită, conducătorul autorității publice poate prelungi acest termen cu cel mult 15 zile. În cazul în care petițiile se primesc de la o altă autoritate ori instituție publică, curge un nou termen de 30 de zile. Petițiile care intră în competența de soluționare a altor autorități ori instituții publice, se trimit acestora în termen de 5 zile de la înregistrare. Petiția trebuie să cuprindă toate elementele pertinente referitoare la subiectul abordat și să evite detaliile inutile. Ea trebuie redactată clar și lizibil și poate fi însoțită de un rezumat. Petiția trebuie să respecte următoarele condiții:

să cuprindă numele, naționalitatea și domiciliul dumneavoastră stabil (în cazul unei petiții colective, aceasta trebuie să cuprindă numele, naționalitatea și domiciliul stabil al persoanei care o adresează sau, cel puțin, al primului semnatar);

să fie semnată.

Răspunsul la petiții nu trebuie confundat cu soluționarea unei petiții prin emiterea unui act administrativ. Răspunsul la petiție poate însemna orice adresă în atenția petentului care explică refuzul sau acceptul rezolvării situației sale și precizează stadiul soluționării și trebuie să poarte număr de înregistrare și dată, să facă referire la numărul și data înregistrării petiției, să precizeze concret poziția autorității administrative,  să fie semnată și ștampilată.

Adrese de redirecționare – între autorități administrative diferite, reprezintă un tip al adreselor însoțitoare de acte, prin care o autoritate administrativă își declină competența în privința unor petiții greșit adresate în favoarea altei autorități, spre ,,competentă soluționare”.

Adresele de redirecționare trebuie să cuprindă următoarele:

– antetul instituției ce remite petiția;

– autoritatea căreia îi este redirecționată petiția;

– numele și adresa petentului;

– problema ridicată;

– numărul și data cu care a fost înregistrată petiția;

– numărul de pagini și, dacă este cazul, anexe;

– semnătura și ștampila instituției.

Decizia – Hotărâre luată de un organ al administrației de stat sau de un organ de jurisdicți; este un act de dispoziție ce se emite de conducerea unității pentru imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din funcție a unor persoane care s-au dovedit necorespunzătoare, pentru sancționarea unor salariați vinovați etc.

Ex: decizie de pensionare

PRIMARIA MUNICIPIULUI BUCUREȘTI

Direcția pentru probleme de munca și protecție socială

Oficiul de asigurări sociale și pensii

Sector 6

DECIZIE Nr………..

Ca urmare a examinării dosarului de pensionare înregistrat la cererea unității sub nr. 6275 din 22 mai 2007, privind pe d-l Popescu Paul, născut în anul 1945, luna mai, ziua 25, în vârsta de 62 ani, cu domiciliul în București, Bd. Dr. Taberei nr. 14, având ultima funcție înainte de pensionare, de inginer, se constată următoarele:

– vechimea totală în muncă 37 ani, 8 luni, 10 zile (întregită la 38 ani)

– retribuția medie tarifară folosită ca baza de calcul ……… lei

Având în vedere cele constatate, Oficiul de asigurare și pensii, în baza dispozițiilor din Legea nr.3/2007, admite cererea de pensionare și stabilește cu începere de la 1 iulie 2007:

– o pensie de asigurări sociale de………….. lei

– o pensie suplimentară de……… lei pentru perioada de contribuție de 11 ani și 8 luni (…..%) în plata de la data desfacerii contractului de muncă, reyultată din adeverința ce se va prezenta.

15 iunie 2007

Șef Oficiu, Sef Compartiment stabiliri pensii,

Dispoziția – prevedere obligatorie cuprinsă într-un act normativ; măsură, hotărâre luată de un organ ierarhic superior, obligatorie pentru organul în subordine poate fi dată de orice persoană cu funcție. Astfel de acte pot cuprinde și manifestarea de voință a mai multor organe, deci pot fi emise în comun de acestea și semnate de conducătorii fiecăruia dintre ele; în exercitarea atribuțiilor sale, primarul emite dispoziții cu caracter normativ sau individual. Acestea devin executorii numai după ce sunt aduse la cunoștința publică sau după ce au fost comunicate persoanelor interesate, dupa caz.( legea 215/2001,art. 71, alin.(1).)

Delegația este actul care atestă delegarea de autoritate, în mod expres, a unei anumite persoane, pentru o anumită problemă sau grup de probleme, pe o perioadă de timp determinată. Pe baza delegării de autoritate sub forma delegației, o persoană îl reprezintă pe emitentul actului și acționează cu depline puteri în numele acestuia, în problemele menționate expres în delegație. Este un act de largă răspândire, specialiștii din unități fiind delegați pentru a participa la ședințe, contractări, recepționări de produse sau lucrări, control, verificări etc. Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unității în justiție. În afara elementelor obișnuite ale oricărui document oficial (antet, nr., dată, semnătura, ștampilă), ca elemente obligatorii specifice delegației apar: titlul ,,delegație”, obiectul delegației, actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria și emitentul), perioada de valabilitate a delegației.

Ex.:

DELTA INTERNATIONAL GROUP SRL

Bvd. Magheru nr. 9, bl. Eva, sc. 4, et. 1, ap. 130, sector 1, Bucuresti

Tel / Fax : 01 / 313.60.77

RC: J 40/6279/2001 Cod Fiscal R 14008950 cont bancar: 0000106748-770 Demirbank

D E L E G A T I E

Prin prezenta il delegam pe D-ul Dinu Andrei , cu domiciliul in Bucuresti, str. Istriei nr.12, sector 3, nascut la data de 20.03 1977 in Bucuresti, posesor a CI seria RT nr. 148382 eliberata de sectia 11 Politie la data de 26.03.2001, in calitate de director incoming a noastre de turism sa ridice contravaloarea comisionului cedat de Hotel Muntenia.

DELTA INTERNATIONAL GROUP SRL.

MICHAEL ORSTED

MANAGING DIRECTOR

Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unităților din subordine, concomitent și cu același conținut dispoziții sau îndrumări. O caracteristică de dactilografiere a scrisorii circulare constă în aceea că ea se scrie în mai multe exemplare, adresa destinatarului completându-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, având valoarea originalului, se expediază cu semnătura conducătorului și ștampila unității. Scrisorile de acest tip au un titlu, ca în cazul actelor, și un număr propriu de ordine (ex.: ,,Instrucțiune nr…”, ,,Circulara nr….”).

Instrucțiunile și circularele nu suportă răspuns. La destinatar ele primesc rezoluția ,, în evidență”, pentru a fi avute permanent în vedere. Ele au o singură semnătură, a conducătorului unității care a emis-o.

Ex:

SOCIETATEA COMERCIALĂ DE AMBALARE NR.8

Serviciul Plan financiar și Contabilitate

București, cod………str……… nr……..

CIRCULARA NR…………..

CĂTRE

(toate unitățile)

În scopul stabilirii unor măsuri pentru buna gospodărire a fondurilor tuturor unităților Societăților noastre, trebuie să organizați pana la data de 1.04.2000, inventarierea valorilor materiale din unitatea dv.

Rezultatul acestei acțiuni de inventariere va fi comunicat Serviciului plan financiar și contabilitate al Societății comerciale de ambalaje nr.8 până la data de 5 unie 2000.

Șef serviciu,

Chitanța este un înscris prin care se certifică predarea-primirea unei sume de bani; este un act fiscal indentificat printr-un cod acesta fiind 14-4-1. Este primul formular din categoria celor cu regim special de tipărire, înscriere și numerotare. Se tipărește în carnete de câte 100 de file. Se întocmește în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către contribuabilul sau casierul numit și se semnează de acesta pentru primirea sumei. Exemplarul 1 (albastru) se dă cumpărătorului iar exemplarul 2 (roșu) rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operațiunilor effectuate în Registrul-jurnal de încasări și plăți. Duă ce carnetul se epuizează, trebuie arhivat (cu toate exemplarele roșii). Câmpurile de completat care trebuie să existe în mod obligatoriu pe orice chitanță sunt: numele și prenumele/ denumirea asociației sau societății, pfa etc., codul de înregistrare fiscală, domiciliul/sediul (localitatea, strada, numărul, județul) toate acestea fiind trecute în antet. Apoi urmează seria chitanței și următoarele câmpuri cu spațiu pentru completat:

CHITANȚA Nr…., din data de…….

Am primit de la ………………………………………………..

Adresa…………………………………………………………..

Suma de……………….. adică…………………………………

Reprezentând……………………………………………………

Casier,

Cel care încasează semnează și ștampilează chitanța.

Adeverința – este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atestă un drept, un fapt, o situație. Adeverința se eliberează pe baza unor acte, documente, registre etc., în care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinței. De ex. adeverința eliberată de circa financiară pe baza rolului financiar, prin care se atestă existența sau inexistența unui debit; adeverința eliberată celor care frecventează o formă de învățământ pe baza documentelor școlare; adeverința eliberată de unități salariaților care își desfășoară activitatea în cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverință, eliberată pe baza deciziilor de încadrare, a datelor înscrise în carnetul de muncă etc.

Elementele adeverinței sunt: antetul, numărul și data, titlul ,,adeverință”, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberată pentru a-i servi la…”), semnătura (semnăturile), ștampila unității emitente.

Cum se obține o adeverință de venit de la administrația financiară? Se completează o cerere către directorul administrației financiare respective, în care se arată perioada pentru care se solicită extrasele și se precizează motivul cererii (de exemplu, pentru a-i servi la înscrierea la casa de asigurări de sănătate etc). În funcție de cât de ocupată este agenda de lucru a respectivei administrații financiare, adeverința de venit se eliberează pe loc (după ce se obțin toate semnăturile necesare) a doua zi, sau peste o lună ori chiar mai mult. Din păcate, sistemul este departe de a fi unul unitar la nivel de țară.

La ridicarea adeverinței, contribuabilul va trebui să aducă un timbru fiscal pentru fiecare an fiscal pentru care solicită extras. În unele localități nu este necesar timbrul efectiv, ci doar se achită taxa și se ștampilează drept dovadă adeverință eliberată, peste textul “taxa timbru” imprimat pe aceasta. Adeverințele de venit sunt valabile numai 90 (nouăzeci) de zile de la data emiterii, indiferent de data când sunt eliberate.

Ex:

Cod Unic de Inregistrare:……………….

Inregistrat la RC nr. ………………….… Nr. …… /data……….

Sector de activitate: …………………….

ADEVERINTA DE SALARIU

Date referitoare la venit

Subscrisa …………………………………….., cu sediul in ……………………… Str. ……………….……..……Nr. …..… sector /judet ………………………… telefon ……………..……fax ………………., prin reprezentantii sai legali, certificam prin prezenta ca Dna/ Dl. …………………………………………………. legitimat(a) cu B.I./C.I. seria …..……. Nr. …………..……, CNP : ………………………………………domiciliata in………………, Str…………………, Nr…….. este salariatul(a) firmei noastre cu contract de munca pe perioada

[ ] nedeterminata

[ ] determinata (de la data de …………… pana la data de …………..),

in functia de…………………………, in cadrul Directiei / Serviciului …………………………………, avand ocupatia de …………………… si profesia de …………………………, fiind angajat/a la prezentul loc de munca de la data de ………………cu o vechime la actualul loc de munca de …….ani si …….luni, avand un salariu net lunar pe ultimele 3 luni de:

Contractul de munca nu a fost suspendat in ultimele 6 luni si nu este suspendat nici in prezent.

Date referitoare la angajator

– Tipul societatii:

[] bugetara [] multinationala [] financiar-bancara [] alt tip

– Numar de angajati ai societatii:

[] mai putin de 20 [] intre 20 –250 [] peste 250

– Capitalul societatii:

[]capital de stat []capital mixt (stat/privat) []capital privat

Mentionam ca la data prezentei, salariatul(a) :

[] Nu inregistreaza debite restante sau alte obligatii de plata catre noi si nu ne-au fost notificate cesiuni/ popriri ale drepturilor

salariale.

[] Inregistreaza debite/debite restante fata de societatea noastra in suma totala de …………………………………………… si/ sau ni s-au comunicat cesiuni/ popriri ale drepturilor salariale pana la concurenta sumei de …………………………………………

In cazul aprobarii creditului, vom considera posibilitatea virarii contravalorii salariului angajatului nostru la data de ..……… a fiecarei luni, in contul curent indicat de dumneavoastra deschis pentru angajatul nostru in relatia de credit pe care o va avea cu institutia dumneavoastra.

Ne obligam ca pe toata durata creditului sa va informam cu privire la orice modificare ce va interveni in situatia salariatului sau daca societatea noastra isi schimba sediul sau isi inceteaza activitatea.

Ne asumam intreaga responsabilitate cu privire la datele mentionate in prezentul document si confirmam ca persoanele semnatare ale prezentei angajeaza raspunderea noastra cu privire la realitatea informatiilor cuprise in aceasta.

Prezenta adeverinta s-a eliberat spre a-i servi la Banca Romaneasca.

Numele si prenumele ……………………………………. Numele si prenumele …………………………………….

Functia …………………………………………………… L S Functia ……………………………………………………

Semnatura ……………………………………………….. Semnatura ………………………………………………..

BIBLIOGRAFIE

Alistar, Victor; Popescu-Slăniceanu, Ion . Protocol, Secretariat în Ad-ția Publică, București: Editura Lumina Lex, 2000;

Enache Ionel; Vîrgolici, Nina, Birotică și secretariat, București, Editura N. Titulescu, 2007

Vârgolici, Nina. Tehnici de Secretariat și Asistență Managerială. București: Editura Credis, 2003;

Vârgolici, Nina. Redactare și corespondență, București: Editura Universității din București, 2003

Legea 52/2003

Ordonanța guvernului nr. 27/2002

Maxim, Cornelia; Lazea, Hermiona. Secretariat și corespondență instituțională, București: Editura SNSPA, 2001

Noul dicționar explicativ al limbii române, Litera Internațional, Editura Litera Internațional, 2002