Corespondenta Ca Activitate a Secretariatelor

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI

FACULTATEA DE LITERE

DOMENIUL: ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE

SPECIALIZAREA: MANAGEMENTUL INFORMAȚIEI ȘI AL DOCUMENTELOR

http://ebooks.unibuc.ro/StiinteCOM/comunicare/12.htm

LUCRARE DE DISERTAȚIE

Coordonator:

Conf. univ. dr. Niculina Vârgolici

Absolventă:

Bănică Ștefania Florentina

BUCUREȘTI

IULIE 2016

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI

FACULTATEA DE LITERE

DOMENIUL: ȘTIINȚE ADMINISTRATIVE

SPECIALIZAREA: MANAGEMENTUL INFORMAȚIEI ȘI AL DOCUMENTELOR

CORESPONDENȚA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR

Coordonator:

Conf. univ. dr. Niculina Vârgolici

Absolventă:

Bănică Ștefania Florentina

BUCUREȘTI

IULIE 2016

CUPRINS

Argument 4

CAP. I Corespondența administrativă 5

1.1 Notiuni introductive 5

1.2 Circuitul corespondenței 9

1.3 Noile tehnologii și comunicarea organizațională 11

CAP. II Gestionarea și clasificarea corespondenței 14

2.1 Clasificarea documentelor 14

2.2 Asigurarea documentării managerului 14

CAP. III Secretariatul modern 17

3.1 Funcțiile secretariatului modern 17

3.2 Competențele secretarei modern 19

CAP. IV- Corespondența asistată de calculator 21

CONCLUZII 38

BIBLIOGRAFIE 39

Argument

Lucrarea de față prezintă actuala revoluție tehnico-științifică informatică, care a devenit o prioritate incontestabilă, și în contextul căreia a apărut birotica, activitate ce vizează automatizarea activităților administrative și de birou, depășind cadrul tehnic al proceselor administrative. De asemenea, în partea practică, am exemplificat efectele perfecționării și ale eficientizării, datorită noilor tehnologii, care au fost resimțite în toate instituțiile în cadrul cărora funcționează un secretariat și datorită cărora întâlnim astăzi secretara modernă.

Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor de prelucrare automată a datelor, urmărind creștereaa performanței și calității muncii de secretariat și de birou în toate domeniile de activitate. În ultimi ani, secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană. Acesta a capatat multiple funcții și roluri, foarte complexe comparativ cu deceniile anterioare.

Lucrarea pe care o prezint este structurată în patru capitole. În primul capitol am ales să prezint corespondența administrativă, câteva noțiuni introductive, care este circuitul corespondenței într-un secretariat și ce reprezintă noile tehnologii și comunicare organizațională. În al doilea capitol vorbesc despre gestionarea si clasificarea corespondenței, cum sunt clasificare documentele, ce este corespondența oficială și ce reprezintă asigurarea documentării managerului. În capitolul trei am prezentat secretariatul modern și care sunt competențe acestuia. În ultimul capitol este prezentată partea practică a acestei lucrări unde am demonstrat cum se utilizează Mail Merge.

Pentru studiul de caz am folosit bibliografia recomandată de profesorul coordinator, precum și bibliografie contemporană.

S-a demonstrat conform statisticilor că 95% din funcțiile de secretar sunt ocupate de femei, în special în țările Europei Occidentale, acestea dovedinddu-se mai dotate decât bărbații în domeniile competenței sociale și al inteligenței emoționale.

În spatele acestui curent ascensional se află și dezvoltarea continuă a tehnologiilor informaționale și comunicaționale care au revoluționat viața birourilor.

CAP. I Corespondența administrativă

Notiuni introductive

Notiunea de corespondenta include forma scrisa pe care o iau relatiile dintre doua sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane juridice, sau fizice, acestea alcatuiesc subiectul corespondentei oficiale sau private.

Corespondenta administratiei publice se diferentiaza ca regim in functie de sursa ei de provenienta. Astfel se poate vorbi de corespondenta interna, in cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei institutii si de corespondenta externa, reprezentata de documentele care sunt emise de compartimentele unei institutii catre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.

In practica aceasta diferentiere are efect asupra modului de abordare a fiecarui tip de corespondenta (interna sau externa), precum si a modului de inregistrare a circulatiei ei.

Principalele tipuri de scrisori:

Notele de informare – reprezinta comunicatele in cadrul unei institutii pe orizontala sau pe verticala, caz in care se pot asimila rapoartelor. Exista posibilitatea folosirii notelor de informare si in exteriorul unei autoritati publice numai atunci cand ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Continutul lor consta in prezentarea unei singure situatii concrete sau a unei sinteze a operatiunilor sau faptelor administrative intreprinse. Continutul mai poate viza si sesizarea unor situatii materiale care afecteaza, determina sau sprijina desfasurarea curenta a activitatii. Tot in categoria notelor de informare intra si notele verbale, care prezinta aceeasi forma, insa continutul se refera la rezultatul unor convorbiri sau actiuni premergatoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de catre directorul sau de cabinet privind contactarea si intentia unor investitori de a demara activitati in domeniul sau de competenta. Aceasta informare este necesara la stabilirea unor intrevederi.

Scrisoarea insotitoare de acte – are o larga utilizare, atat in corespondenta interna, cat si in cea externa si este poate cea mai clasica forma de corespondenta; are un caracter intern cand insoteste lucrari redirectionate intre compartimentele aceleasi institutii sau in cazul transmiterii de la un compartiment la altul, in cadrul unei proceduri de avizare in etape: ea pastreaza forma unei adrese obisnuite, cu mentionarea, in formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte.

Memo sau nota interna – in institutii, firme se practica frecvent comunicarea intre compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor interne, fiind alaturi de telefon, una dintre principalele modalitati de comunicare interna intr-o firma. Nota interna, in plus fata de comunicarea telefonica, isi pastreaza caracteristica de fila de agenda si are si avantajele unei comunicari scrise, fiind inregistrata intr-un dosar. Sunt folosite pentru transmiterea informatiilor urgente, intrebarilor, instructiunilor; sau, intr-o forma mai lunga, pot servi ca raport.

Procesul-verbal – este documentul prin care se consemneaza cu exactitate fapte, actiuni, discutii si hotarari ale unei adunari constituite, poate cuprinde solutii sau masuri. Putem vorbi despre proces-verbal de constatare, proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni sau de proces-verbal de consemnare a unei ședințe.

Referatul – este o lucrare curenta, in care sunt prezentate aspecte concrete, dar si aprecieri in legatura cu o anumita problema, cu o situatie existenta. Referatele sunt specifice corespondentei interne, ele neputand fi utilizate in raporturile unei autoritati cu mediul exterior; este cel mai important instrument de corespondenta al administratiei publice. Din punct de vedere relational, in interiorul unei autoritati administrative, referatul face legatura intre sfera executiei si cea a deciziei. Referatul se utilizeaza in toate domeniile de activitate.Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicarii de sanctiuni disciplinare etc. Prin referate se propun solutii tehnice si organizatorice menite sa duca la imbunatatirea muncii sau la buna desfasurare a unor actiuni. Ele se redacteaza din dispozitia conduceri sau din oficiu si se prezinta sub forma scrisa originala.

Raportul – spre deosebire de referat, poate fi utilizat si in exteriorul autoritatii publice respective pe cale ierarhica, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezinta sub forma scrisa si nu necesita in mod obligatoriu raspuns sau aprobare. Cerinta majora, pentru a se asigura eficienta rapoartelor, este de a le prezenta intr-o forma clara, cu continut edificator, bazat pe cunoasterea temeinica a problemei, cu concluzii convingatoare, argumentate.

Adrese de redirectionare – intre autoritati administrative diferite, reprezinta un tip al adreselor insotitoare de acte, prin care o autoritate administrativa isi declina competenta in privinta unor petitii gresit adresate in favoarea altei autoritati, spre ,,competenta solutionare".

Informari reciproce – sunt specifice relatiilor de cooperare sau parteneriat intre doua sau mai multe institutii si vizeaza ducerea la indeplinire a unor acorduri, ori monitorizarea etapelor acelor acorduri.

De exemplu, informarile reciproce intre Camerele de comert sau cele intre ministere de competenta generala si ministere de competenta specifica, cum ar fi: ministerele cu Ministerul Finantelor privind executia bugetului sau alte aspecte privind reglementarea regimului fondurilor publice și Ministerul Lucrarilor Publice cu alte autoritati publice privind constructiile si posibilitatea unor modificari, consolidari ori expertizari. In acest caz informarile reciproce reprezinta alta corespondenta decat cea de avizare.

Acte de dispozitie si decizie

Activitatea de baza a fiecarei organizatii, activitate care deriva din legea lor organica, este adusa la indeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispozitii, si care au un caracter obligatoriu.

Ordinul – este un act specific ministrului, si are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordoneaza. Este un act de dispozitie, la fel ca si decizia. In unele unitati economice (in functie de dependenta lor) ordinul primeste utilitate identica cu decizia, iar elementele pe care trebuie sa le cuprinda un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.

In unele cazuri, functiile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obtinand astfel un nou tip de document – ordinul circular.

Decizia – este un act de dispozitie ce se emite de conducerea unitatii pentru imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din functie a unor persoane care s-au dovedit necorespunzatoare, pentru sanctionarea unor salariati vinovati etc.

Dispozitia – poate fi data de orice persoana cu functie.

Caracteristici de redactare. Aceste tipuri de acte au o structura similara si cuprind denumirea unitatii emitente, titlul, numarul si data actului ,  preambulul (mentiuni prealabile, formula de dispozitie: ,,emite urmatorul ordin (decizie, dispozitie)”, precedata de aratarea calitatii emitentului, continutul, grupat pe puncte numerotate, incheierea (numerotata in continuare), cuprinzand organul sau organele (directii, servicii etc) care urmeaza sa aduca la indeplinire actul in cauza și semnatura emitentului (precedata de indicarea functiei).

Astfel de acte pot cuprinde si manifestarea de vointa a mai multor organe, deci pot fi emise in comun de acestea si semnate de conducatorii fiecaruia dintre ele.

Instructiunile – sunt, in general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelasi caracter normativ ca si reglementarile pe care le insotesc. Sistematizarea instructiunilor se face pe parti, capitole, articole, paragrafe etc.

Circulara – este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitatilor din subordine, concomitent si cu acelasi continut dispozitii sau indrumari. O caracteristica de dactilografiere a scrisorii circulare consta in aceea ca ea se scrie in mai multe exemplare, adresa destinatarului completandu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avand valaorea originalului, se expediaza cu semnatura conducatorului si stampila unitatii.Scrisorile de acest tip au un titlu, ca in cazul actelor, si un numar propriu de ordine (ex.: ,,Instructiune nr.", ,,Circulara nr..").

Instructiunile si circularele nu suporta raspuns. La destinatar ele primesc rezolutia ,, in evidenta”, pentru a fi avute permanent in vedere. Ele au o singura semnatura – a conducatorului.

Actele doveditoare – sunt actele care se elibereaza la cererea persoanelor fizice sau juridice, in scopul atestarii unor calitati sau al recunoasterii unor drepturi.

Adeverinta – este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atesta un drept, un fapt, o situatie. Adeverinta se elibereaza pe baza unor acte, documente, registre etc., in care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverintei. De ex. adeverinta eliberata de circa financiara pe baza rolului financiar, prin care se atesta existenta sau inexistenta unui debit; adeverinta eliberata celor care frecventeaza o forma de invatamant pe baza documentelor scolare; adeverinta eliberata de unitati salariatilor care isi desfasoara activitatea in cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverinta, eliberata pe baza deciziilor de incadrare, a datelor inscrise in carnetul de munca etc.

Elementele adeverintei sunt: antetul, numarul si data, titlul ,,adeverinta", atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberata pentru a-i servi la."), semnatura (semnaturile), stampila unitatii emitente. In ultimul timp sunt formulare tipizate.

Certificatul – este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atesta drepturi sau fapte deosebite: certificat de casatorie, de studii, de deces etc.

Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricatie specifica , pentru faptele care se atesta si care sunt extrase, in general, din registre.

Delegatia – este actul care atesta delegarea de autoritate, in mod expres, a unei anumite persoane, pentru o anumita problema sau grup de probleme, pe o perioada de timp determinata.

Pe baza delegarii de autoritate sub forma delegatiei, o persoana il reprezinta pe emitentul actului si actioneaza cu depline puteri in numele acestuia, in problemele mentionate expres in delegatie. Este un act de larga raspandire, specialistii din unitati fiind delegati pentru a participa la sedinte, contractari, receptionari de produse sau lucrari, control, verificari etc.

Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitatii in justitie.

In afara elementelor obisnuite ale oricarui document oficial (antet, nr., data, semnatura, stampila), ca elemente obligatorii specifice delegatiei apar: titlul ,,delegatie”, obiectul delegatiei, actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria si emitentul), perioada de valabilitate a delegatiei.

Circuitul corespondenței

Circulației corespondenței, atât în interiorul unei instituții, cât și în afara ei, i se acordă o atenție deosebită, tocmai datorită importanței pe care o reprezintă scrisorile pentru orice instituție. Scrisoarea poate circula astfel:

– în plic închis, sigilat și transmis prin poștă sau curier;

– transmisă ca atare prin intermediul curierului sau predată-preluată personal. Nu este sigilată în plic (se exclud din această categoriile scrisorile cu regim special de confidențialitate);

– scrisoarea depusă la serviciul de registratură sau secretariat al destinatarului și primirea unui bon cu numărul de înregistrare. Se utilizează frecvent în modul de lucru al autorităților publice cu cetățenii;

– transmisă prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situație distinctă de curierat). De ex., mesajele între șefi de state se transmit prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe.

Corespondența primită

Există un bine delimitat sistem de înregistrare a corespondenței primate, într-o instituție fiind foarte ușor de localizat, doar dacă se cunoaște locul unde se găsesc documentele și persoanele care le dețin.

Pentru o bună gestionare a timpului se folosesc registrele matricole și fișele de corespondență. După ce identificăm numărul căutăm în dosare, clasoare și bibliorafturi în care acestea se păstrează.În acest scop, se folosesc. Cel mai important lucru atunci când primim corespondența este sa cunoaștem condițiile de expediere și distribuire a corespondenței.

Corespondența pătrunde într-o instituție prin Registratură sau în cazul firmelor mici prin secretariat.  Secretariatul verifică corespondența primită pentru a vedea dacă destinatarul este corect, deschide plicurile în afară de cele pe care scrie ,,personal” sau ,,confidențial”, sortează corespondența pe departamente și eventual o distribuie către acestea.

Scrisorile pentru conducere sunt introduse în ordinea urgenței, în mapa de corespondență pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluție (persoana sau departamentul care îl va primi spre rezolvare, termenul și eventual modalitatea de rezolvare). După ce primește corespondența de la conducere (cu rezoluția pe ea), secretara o înregistrează  într-un caiet (condică) și o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe bază de semnătură. Dacă una din scrisorile primite conține un număr de probleme ce necesită atenția mai multor departamente sau persoane, se va proceda în așa fel încât fiecare departament /persoană să fie pusă la curent cu problema ce îl privește. Există câteva modalități de a face acest lucru : se atașează la scrisoare o notiță în care sunt enumerate toate departamentele interesate și apoi scrisoarea este trimisă pe rând la toate acestea; pe măsură ce fiecare din ele își îndeplinește sarcina, își bifează numele pe notiță și o trimite mai departe, scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupă de majoritatea problemelor cuprinse în ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente sau se fac copii și se trimite câte una fiecărui departament interesat. Această modalitate este cea mai indicată (scrisoarea originală rămâne la secretariat), cu condiția ca soluționarea problemelor să fie coordonată.

Corespondența expediată  de o instituție cuprinde răspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care inițiază un ciclu de corespondență cu alte unități (scrisori ,,inițiale” sau din ,,oficiu”). Scrisorile de răspuns se redactează, fie de secretară, urmând indicațiile conducerii, fie de cel căruia i-a fost repartizată această sarcină. După redactarea și dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, în mapa pentru semnat, conducerii, împreună cu materialul de bază. După semnare, secretara le verifică (dacă au fost toate semnate, se verifică anexele) și pune ștampila pe semnătura conducerii. Dacă scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi înregistrate (data și număr) sau vor fi trimise la Registratură de unde vor fi expediate. Operațiile pe care urmează să le facem sunt sortarea copiilor și a materialelor de bază și remiterea lor serviciilor de resort și clasarea corespondenței în dosare (copiile).

Noile tehnologii și comunicarea organizațională

Să nu uităm că omul a realizat tehnologia care la rândul ei schimbă omul. Trebuie să recunoaștem că apariția noilor tehnologii a avut un rol deosebit în viața societății, dar mai ales în activitatea de birou. Electronica, informatica și nu în ultimul rând mijloacele de comunicare s-au bucurat de o evoluție rapidă și de o dezvoltare pe plan mondial nemaipomenită.

„ Sistemele de birou sunt o combinație de tehnologii ce constituie suportul comunicării dintre oameni, al transmiterii datelor în forme variate. Includ suporturile pentru activitățile funcționarilor, dar și ale celor de executiv.”

Birotica reprezintă un nou mod de utilizare a calculatoarelor și a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor. Mulțumită costului relativ redus pe care aceste îl au și accesibilității utilizatorilor lor au reușit să pătrundă în orice birou sporind considerabil productivitatea și calitatea muncii administrative.

În ziua de azi alegerea echipamentelor de birou necesită o atenție sporită, caracteristica cea mai importantă a unui spațiu de birou bine proiectat fiind funcționalitatea acestuia. Tendințele actuale de organizare de afaceri și nu numai, au transformat informația într-o resursă valoroasă. Folosirea și prelucrarea eficientă a informațiilor sunt esențiale pentru succesul afacerii.

Imaginea 1. – Imagine reprezentând un birou având noile tehnologii moderne.

Tehnologia modernă și de asemenea evoluția stilului de viață au reușit să facă schimbări majore cu vechile atribuții ale secretarei. Astăzi documentele sunt arhivate în fișiere electronice, managerii își scriu singuri e-mailurile, își contactează singuri partenerii de afaceri la telefonul mobil și își iau singuri cafeaua de la automat.

„Proiectarea ergonomică a locului de muncă se consideră rațională atunci când se asigură, pentru executanți, condițiile necesare pentru o muncă de înaltă productivitate cu cele mai reduse consumuri de muncă și de efort, fără mișcări inutile și incomode.

Astăzi este tot mai mult susținut conceptul de organizare ergonomică a muncii pe fiecare loc de muncă, organizare ce asigură o muncă continuă și cu înaltă productivitate, ușurând în același timp eforturile fizice si psihice.

În al doilea rând, este necesară asigurarea unor condiții de muncă ergonomică în care munca se desfășoară cu un consum de energie cât mai mic și fără pericol de îmbolnăvire sau de accidente.

Folosirea simultană și permanentă a acestor două căi este o condiție esențială a organizării ergonomice a locului de muncă.

De asemenea, există și reguli care se referă la amenajarea locului de muncă. În acest sens, principiul asigurării unui loc stabil pentru materialele și pentru obiectele muncii impune respectarea următoarelor reguli:

– totalitatea obiectelor muncii și materialele utilizate de executant precum și produsele finite (documente prelucrate în cazul birourilor), trebuie să aibă un loc bine definit și stabil;

– obiectele muncii și materialele trebuie așezate cât mai aproape de executant;

– așezarea materialelor în ordinea utilizării lor în timpul lucrului și în funcție de frecvența utilizării acestora.

Respectarea acestor reguli practice se impune datorită faptului că orice activitate de căutare a unui obiect solicită un consum mare de energie nervoasă și o mare risipă de timp.”

Dezvoltarea explozivă a noilor tehnologii de comunicare și extinderea lor pe scară largă au avut o serie de consecințe notabile și în planul comunicării organizaționale. Astfel, rețelele de comunicare interne (Intranet) eficientizează comunicarea interdepartamentală și comunicarea interindividuală orizontală, economisind timpul fizic al angajaților care pot presta alte activități; în al doilea rând, simplifică procesul de consultare a angajaților și cel de transmitere a deciziilor, deci comunicarea pe verticală. Folosirea Intranetului și a calculatorului în general mărește ponderea comunicării formale comparativ cu comunicarea informală (privilegiată mai ales de situațiile de comunicare directă și verbală a angajaților) micșorând riscul de dezvoltare a structurilor informale „paralele” cu structurile formale, cu dezavantajul scăderii coeziunii interne.

Așadar, noile tehnologii de comunicare contribuie la instituirea relației cu publicul larg pe alte baze, evitându-se oboseala deplasărilor fizice și a suprasolicitării angajaților de la sectorul „relații cu publicul”. Există și efecte colaterale ale acestui fenomen, cum ar fi privilegierea comunicării scrise în detrimentul comunicării verbale și non-verbale; se reduce, cum s-a mai subliniat, proporția comunicării informale.

CAP. II Gestionarea și clasificarea corespondenței

Clasificarea documentelor

Clasificarea este operațiunea prin care documentele care staționează într-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, planșe, cărți, periodice, casete, diskete și alte documente tehnice) se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii și subcriterii specifice tipurilor de documente.

În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la bază următoarele principii de ordonare: alfabetice, cronologice, numerice, alfa-numerice, zecimale. Optarea pentru o metodă sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activității, de volumul documentelor manipulate.

Ceea ce trebuie reținut, este că, sistemul de clasare nu se stabilește după bunul plac al personalului, ci după criterii de eficiență, conturate în funcție de cerințe practice, specifice unui compartiment.

Asigurarea documentării managerului

Activitatea de management presupune, desigur, o permanentă informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalanșa de informații specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergând de la stricta specialitate, până la ceea ce privește mediul ambiant: natura economică, tehnică, politică, demografică, culturală, științifică, organizatorică, juridică, psiho-socială, educațională și ecologică. Eficienta economico-socială, în contextul economiei de piața este tot mai dependentă de acești factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita decât printr-o viziune deschisă, capabilă să valorifice într-un mod superior potențialul mediului.

Un secretariat bine organizat si competent potențează munca managerului prin mai multe elemente:

– degrevează managerul de o serie de acțiuni de rutină, pur administrative, contribuind, astfel la utilizarea rațională a timpului de lucru de care el dispune;

– creează condițiile preliminare pentru realizarea de către manager a unor contacte operative și eficiente cu persoane din interiorul și exteriorul instituției;

– asigurarea și vehicularea corespunzătoare a informațiilor la nivelul conducerii instituției publice, cu deosebire în perimetrul eșalonului superior din cadrul instituției;

–  contribuie decisiv la organizarea rațională a activității managerilor de nivel superior din cadrul firmei( director general, director executiv).

În cazul în care în organizație nu funcționează un serviciu specializat cu atribuții de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos în documentarea managerului printr-un ansamblu de operațiuni de depistare a surselor de informații, de culegere și prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel încât să asigure accesul la informații rapid și ușor.

În acest sens, secretariatul are rol activ, începând cu etapa de colecționare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activități presupune, în primul rând, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra în sfera de interes a managerului. În funcție de spațiul disponibil și de preferințele managerului punctul documentar va fi plasat în biroul acestuia sau în cel al secretariatului.

În ceea ce privește dimensiunile, conținutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica într-un astfel de demers, posibilitățile rămân deschise în funcție de aspirațiile profesionale, organizatorice și culturale sau științifice ale managementului. Orice spor de cunoaștere dobândit și prin exploatarea acestei posibilități nu poate fi decât benefic, de aceea, stabilirea unor delimitări în acest sens nu ar fi indicata.

Secretara trebuie să cunoască foarte bine funcțiile și relațiile dintre diferite compartimente ale organizației în care lucrează, să cunoască tipologia documentelor elaborate, astfel, încât, să localizeze rapid informațiile ce-i sunt solicitate. Acest lucru presupune, desigur, o permanenta informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalansa de informatii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergând de la stricta specialitate, pâna la ceea ce priveste mediul ambiant: natura economica, tehnica, politica, demografica, culturala, stiintifica, organizatorica, juridica, psiho-sociala, educationala si ecologica. Eficienta economico-sociala, în contextul economiei de piata este tot mai dependenta de acesti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita decât printr-o viziune deschisa, capabila sa valorifice într-un mod superior potentialul mediului.

În cazul în care în organizatie nu functioneaza un serviciu specializat cu atributii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos în documentarea managerului printr-un ansamblu de operatiuni de depistare a surselor de informatii, de culegere si prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel încât sa asigure accesul la informatii rapid si usor.

Daca ne raportam la ordinea de prioritate în ceea ce priveste necesitatea documentarii managerului, o atentie deosebita se va acorda în primul rând surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerinta fundamentala a secretariatului.

În organizatiile în care nu functioneaza un oficiu juridic asigurarea colectiei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie sa puna la dispozitia celor interesati, legi si acte normative privind desfasurarea activitatii organizatiei.

CAP. III Secretariatul modern

Un șef nu are nevoie de o secretara numai pentru a îl ajuta în greutățile pe care acesta le întâlnește in activitatea sa, ci și pentru a le putea comunica angajaților toate lucrurile neplăcute pe care dorește să le transmită. In prezent cerința esențială a sefului legată de secretara sa o constituie confidențialitatea sub aspect deontologic.

Un secretariat bine organizat și competent potențează munca managerului prin mai multe elemente. Secretara modernă reușește să degreveze managerul de o serie de acțiuni de rutină, pur administrative, contribuind astfel, la utilizarea rațională a timpului de lucru de care dispune. Având suficiente cunoștințe legate de activitatea managerului, secretara modernă este capabilă să ia decizii și să dea instrucțiuni.

Funcțiile secretariatului modern

„ Activitatea de secretariat se exercită în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în firme, indiferent de domeniul acestora de activitate. Componenta structurală cu rol complementar pe lângă un post de conducere, secretariatul efectuează lucrări de natură administrativă, de rutină, pentru degrevarea titularului funcției în cauză.

În echipa manager-secretara, o sarcină unică este finalizată prin contribuția celor două persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplică o rezoluție pe o cerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate operațiunile ce țin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informațiilor prelucrate.

Complexitatea procesului de muncă, variază în funcție de dimensiunea și complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnică sau și nivelul de pregătire al secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consideră că utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esențială de amplificare a eficacității muncii manageriale.

Principalele funcții ce revin secretariatului modern sunt: funcția de tratare a informațiilor, funcția de documentare, funcția de „filtru” și legătură în contactele conducerii, funcția de asigurare directă a managerului, funcția de reprezentare.”

Odată cu apariția conceptului de management , termenul de secretară tinde să fie înlocuit cu cel de asistent(ă) manager. Postul de asistent manager reprezintă o treaptă profesională superioară, în structura organizațională a unei firme, presupunând mai multe responsabilități decât cele ale secretarelor din organizațiile de stat.

Piața actuală a forței de muncă demonstrează că jobul de secretară este unul cu cerere foarte mare. E incontestabil faptul că prezența unei secretare într-o companie este esențială. Pregătirea, calitățile și profesionalismul acesteia fac adesea ca lucrurile să meargă cu adevărat bine într-o companie. Secretara deține o poziție cheie în organigrama oricărei companii. "În mâinile" ei se află partea de organizare a activității directorilor sau șefilor de departamente, capacitatea de mediere între funcții ierarhice diferite sau comunicarea cu diverși colaboratori sau parteneri exteriori, lucrul cu documente esențiale și multe alte atribuții importante. În spatele succesului unei companii se află și abilitățile unei secretare.

Spre deosebire de o secretară, care se ocupă mai mult de problemele administrative, un asistent manager poate fi chiar „mâna dreaptă" a unui director, cunoscând detaliile activității sale. Astfel, în timp, un asistent al unui director poate chiar promova pe o funcție de conducere, trecerea fiind facilitată de accesul permis la nivelul superior al companiei.

Secretara de astăzi este mâna dreaptă a managerului deținând informații din toată sfera de activitate a firmei, se implică activ în proiectele departamentului sau ale companiei și nu în ultimul rând mediază relația cu subordonații.

Activitățile desfășurate în secretariatul modern, în fiecare zi sunt: îndeplinirea activităților zilnice de secretariat, prelucrarea și direcționarea apelurilor telefonice, primirea vizitatorilor, asigurarea protocolului în cadrul întâlnirilor , preluarea, înregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, îndosarierea și arhivarea corespondenței și a mesajelor primite din partea partenerilor, clienților si a celorlalți angajați, redactarea corespondenței de afaceri, asigurarea transmiterii documentelor prin poștă și fax, e-mail, actualizarea bazei de date, rezervări hotel parteneri externi, elaborarea și redactarea documentelor și situațiilor cerute de manager, asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei.

Competențele secretarei modern

Un simplu asistent manager gestionează nu numai totalitatea fluxurilor organizatorice de secretariat, acesta preia si o parte din sarcinile managerilor, pe care le rezolvă independent sau in colaborare cu aceștia. Prin urmare, putem spune că asistentul manager deține o funcție reprezentativă în cadrul organizației, fiind colaborator apropiat al directorului și chiar, în unele cazuri, suplinitor al acestuia . Pentru ca un asistent manager să fie capabil să preia aceste funcții, pregătirea sa trebuie să fie complexă, să vizeze cunoștințe variate de management, marketing, comunicare, protocol, contabilitate, informatică și psihologie.

O secretară modernă competentă trebuie să prezinte o serie de aptitudini și cunoștințe destul de complexe, să dețină o diplomă de licență, să știe cel puțin două limbi străine, să aibă abilități de operare avansată pe calculator, să cunoască comunicarea de afaceri.Acestor cunoștințe li se adaugă aptitudini foarte bune de comunicare, diplomație, atenție distributivă, atenție la detalii și spirit organizatoric și de planificare.

Transformarea sau mai bine zis evoluția despre care vorbim nu este doar la nivel de titlu al funcției, ci aceea la nivelul sarcinilor pe care un secretar le are în prezent de îndeplinit.

Secretara ca asistentă a managerului are câteva alte sarcini speciale și anume ”supraveghează activitatea secretarelor debutante sau a secretarelor obișnuite , supraveghează personalul administrativ, curieri, șoferi, personalul de serviciu, traduce din și în limbi străine, organizează protocol la ședințe, conferințe, întâlniri de afaceri, organizează cursuri de perfecționare, analizează și evaluează activitatea de secretariat, ia anumite decizii în numele șefului, se ocupă de recrutarea personalului de secretariat și nu în ultimul rând poate avansa pe scara ierarhică.”

Un bun asistent manager trebuie sa aibă conturate câteva abilități esențiale printre care se enumeră corectitudinea, seriozitatea, capacitatea de analiză, inițiativă si comunicare, capacitatea de organizare a timpului, de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini în același timp, spirit de observație, operativitate și nu în ultimul rând confidențialitate.

Secretara modernă trebuie să privească faptele în profunzime, să încerce să pătrundă in esența fiecărei probleme, astfel in tot ceea ce face ea să fie exactă. Corectitudinea si precizia acesteia se verifică nu numai controlând și verificând informațiile pe care secretara le folosește, dar și documentele care ies din biroul ei.

Secretara modernă este o persoană educată și educabilă, care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a înțelege psihologia lor. Secretara modernă este o persoană care posedă pe lângă un cod al eticii profesionale, cunoștințe legate de profilul instituției și de operațiile tehnice specifice muncii de secretariat. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme – secretariatele. Secretara modernă efectuează lucrări de natură administrativă.

Secretara modernă a devenit o interfață între mediul intern (colegi, angajați), și mediul extern (clienți, furnizori, mass-media). În mare măsură depinde modul în care se transmite informația în exteriorul companiei. Imaginea companiei și mai ales cea a managerului sunt strâns legate de felul în care secretarul modern știe să comunice și să exprime mesajele dorite.

CAP. IV- Corespondența asistată de calculator

Calculatorul,este o mașină de prelucrat date și informații conform unei liste de instrucțiuni numită program. În cadrul secretariatelor, calculatorul se potrivește de minune cu Microsoft Office, un software care ne permite să scriem documente pe computer. Avem posibilitatea să utilizăm word pentru a crea un text, să inserăm un tabel, să adăugăm imagini sau hărți. Word ne ajută să ne gestionăm mai bine activitățile, aici putem crea o bază de date, avem multiple fonturi, dimensiuni, stiluri. Putem sorta alfabetic o listă de persoane, putem insera antetul firmei, subsolul sau numărul de pagini, putem ajusta marginile acestora sau putem modifica orientarea ei. Cu ușurință se adaugă note de subsol si putem crea un cuprins. Documentul poate fi salvat si modificat de cate ori dorim. Putem crea documente, foi de calcul, prezentăm și de ce nu, putem gestiona chiar și poșta electronică.

Compartimentului secretariat îi revin atribuții globale din care se extrag și se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Munca secretarei presupune un complex de activități, cu caracter specific de secretariat și activități din fișa postului. Pentru îndeplinirea acestora, secretara utilizează calculatorul impreună cu programul Microsoft Word, unde poate efectua nenumărate comenzi.

Utilizare Microsoft Word

Deschidem un document Word, unde putem observa pentru început reprezentarea grafică a interfeței utilizatorului Word. După cum putem observa in Imaginea 2, la numărul 1 putem vizualiza baza de instrumente Acces rapid: comenzi care se utilizează frecvent, cum ar fi Salvare și Anulare. Acestea pot fi utilizare de cate ori dorim. La numărul 2 este prezentată Bara de titlu unde este afișat numele documentului care se editează și numele produsului software pe care îl utilizăm. Panglica cu comenzi necesare pentru lucru este amplasată la numărul 3. Bara de defilare de la numărul 4 ne permite să modificăm poziția de afișare a documentului pe care îl edităm. Fereseastra de editare- numărul 5, efișează documentul pe care îl edităm. Numărul 6- glisor de panoramare, e permite să modificăm setările de panoramare ale documentului pe care îl edităm. La numărul 7 regăsim butonul de afișare, acesta ne permite să modificăm așa cum dorim modul de afișare al documentului pe care îl edităm. Deasemenea putem vizualiza informațiile despre documentul pe care îl edităm în bara de stare, la numărul 8.

Imaginea 2- Reprezentarea grafică a interfeței utilizatorului Word

Pentru a salva un document pe care l-am editat în Word, face clic pe butonul Salvare. Daca documentul există deja în calculatoru putem apăsa Save, dar dacă acesta nu există în calculator este necesar să apăsăm Save As, specificăm locul unde dorim să salvăm documentul și apăsăm Save. Imaginea 4.

Imaginea 3- Salvarea unui document

Imaginea 4 – Save As

Pentru a edita un text deja existent, deschidem documentul în care avem textul droit. Plasăm cursorul la începutul textului și ținând apăsat click stânga pe mouse, mutăm cursorul la sfărsitul textului. Această operațiune se numește glisare. Textul selectat trebuie să arate exact ca în imaginea 5.

Imaginea 5-Selectarea textului

După selectarea textului putem opera modificările dorite. La fel ca în imaginea 6, putem alege fontul cu care dorim să scriem, imediat lângă găsim dimensiunea textului și la fel ca în imaginea 7, putem folosi toate butoanele din bara de instrumente sau panglică.

Imaginea 6- Editarea textului

Imaginea 7- Bară de instrumente

În tabelul de mai jos, imaginea 8, se regăsesc toate butoanele din panglică, cu numele și rolul fiecăruia. Eu am ales să scriu textul cu Bold, marimea 14, stilul Times New Roman, cu MAJUSCULE și de culoare verde. Am adăugat și ora la care am scris documentul pentru a exemplifica cum folosim Exponentul, iar documentul arată ca în imaginea 9.

Imaginea 8- Tabel cu butoane de editare text Microsoft Word

Imaginea 9- Textul editat conform descrierii

Setările paginii și anume marginile sau orientarea paginii se pot modifica. Setările de modificare a paginii se regăsesc în Page Layout, în Margins pentru setarea marginilor și în Orientation pentru orientarea în pagină (Imaginea 10).

Imaginea 10- Butoane setare pagină

Pentru a crea un tabel comenzile sunt foarte simple. Acesta poate avea cate coloane si rânduri dorim. Pentru inserarea tabelului selectă Insert, Table, unde selectăm pentru început trei rânduri și două coloane, la fel ca în imaginea 11.

După ce selectăm trei rânduri și două coloane, tabelul nostru trebuie să arate ca în imaginea 12.

Imaginea 11- Inserarea unui tabel

Imaginea 12- Tabelul creat

După ce începem să introducem datele în tabel, modificările de font se pot face la fel ca și în cazul textului, după cum vedem în imaginea 13. Putem scrie cu ce culoare, dimensiune, stil și mărime dorim.

Imaginea 13- Editarea textului din tabel

După ce am inserat tabelul, facem click în interiorul lui și selectând din bara e meniu Design, putem alege diferite stiluri de linii, diferite grosimi și modele, putem adăuna linii sau le putem șterge. Imaginea 14.

Imaginea 14- Modificarea bordurilor

După ce am introdus ne dăm seama că mai avem nevoie de o coloană sau un rând. Putem insera de câte ori dorim câte coloane și rânduri mai avem nevoie. Poziționăm cursorul în locul unde dorim să adăugăm o coloană, în cazul nostru, apăsăm click dreapta, Insert, de unde putem adăuga: coloană la stânga, coloană la dreapta, rând deasupra sau rând dedesubt. Vezi imaginea 15.

Imaginea 15- Inserare în tabelul existent

Dacă ne dăm seama că dorim să unim două celule, selectăm tinând click stânga, prin glisare, celulele pe care dorim să le unim, apăsăm click dreapta și selectăm Merge Cells. Vezi imaginea 16.

Imaginea 16- Îmbinarea celulelor

Selectăm primul rând, celula cu Nume și Prenume, le îmbinăm si următoarele două rânduri la fel, ca în imaginea 17.

Imaginea 17- Îmbinarea celulelor

Păstrăm Nume și Prenume ca fiind cap de tabel și aliniem în centru ca în imaginea 18, selectând Layout și din Alignment, formatul pe care îl dorim.

Imaginea 18- Alinierea textului în tabel

Secretara și activitățile ei, însoțite de calculator, sunt de cele mai multe ori indispensabile instituției. Pentru că principalele activități ale secretarei, nu sunt acelea de as spune ,,Bună ziua” și numele firmei la telefon de 30 de ori pe zi, ori de a face cafele în fiecare dimineață, se poate observa, atunci când răsfoim paginile de job-uri, că pentru poziția de secretară se prefer personae cu studii superioare, cunoscătore de limbi străine, contabilitate primară și nu în ultimul rând, calculator.

Pentru că o bună secretară trebuie să fie promtă, calculată, să nu greșească niciodată și să facă sute de documente pe zi, a apărut probabil special pentru acestea instrumentul Mail Merge creat de Microsoft Officen.

Utilizare Mail Merge

Mail Merge este un instrument, care ajută la îmbinarea corespondenței. Acest instrument ne ajută să creăm un set de documente, în cazul nostru o adeverință, pentru o bază de date. Fiecare adeverință conține același tip de informații, totuși conținutul fiind unic.

De exemplu, în adeverințele eliberate studenților, fiecare trebuie perosnalizată pentru a se adresa pe numele fiecăruia, în funcție de facultatea, specializarea și anul în care ei sunt înmatriculați dar fiind personificat și motivul pentru care este eliberată această adeverință.

Informațiile unice în fiecare adeverință provin din sursa de date, care poate fii existentă sau pe care o putem face la momentul respectiv.

Pentru a putea exemplifica cum folosim Mail Merge avem nevoie de:

Crearea unei surse de date;

Procedeul de îmbinarea corespondenței constă în inserarea unor date care variază într-un document cu un format fix prin combinarea a doua fișiere în unul.

Primul pas în îmbinarea corespondenței il reprezintă crearea celor doua fișiere care urmează a fi combinate: fișierul cu date și documentul principal- adeverința.

O posibilitatea de a crea sursa de date o reprezintă crearea unui document Excel care să conțina un tabel. Fiecare coloana din tabel trebuie să conțina informații care să vă fie necesare la îmbinarea corespondenței. Astfel prima coloană, în cazul nostru, poate să conțină Numărul, Data, Numele, Anul, Specializarea și Motivul etc.

Formatați capul de tabel astfel încât să fie ușor de urmărit deaorece acesta conține numele câmpurilor de îmbinare și care urmează să fie completate în documentul principal. Faceți tot posibilul să nu lăsați spații între cuvintele scrise în capul de tabel (Ex. în loc de Nume și prenume scrieti Nume_și_prenume).Salvarea sursei de date este obligatorie dupa ce ați editat capul de tabel. Imaginea 19.

Crearea adeverinței tip;

Deschidem un document Word și edităm adeverința pe care dorim să o completăm cu datele inserate în documentul creat anterior. Salvați documentul dupa ce ați introdus textul de bază. Imaginea 20.

Imaginea 19- Baza de date

Imaginea 20- Adeverință de stuent

Care sunt pașii pe care îi urmăm?

După e avem cele două documente pe care urmează să le îmbinăm, pot începe să vă exemplific cum se utilizează Mail Merge:

Pasul 1

Deschidem adeverința tipizat, ca format, în care am introdus textul pe care urmează să lucrăm, fără a completa locurile ce urmează să fie introduse.

Pasul 2

Localizăm baza de date pe care urmează să o inserăm în adeverința tip, însă fără a o deschide.

Imaginea 21- Localizarea documentelor

Pasul 3

Ne întoarcem la documentul Word, unde selectăm din bara principală Mailings, apoi Start Mail Merge, iar aici Step by step Mail Merge Wizard…

Imaginea 22- Documentul Word, funcția Mail Merge

Pasul 4

În partea din dreapta a documentului se va deschide fereastra Mail Merge, unde în prima etapă selectăm Letters și trecem la pasul următor apăsând Next: Starting document .

Imaginea 23- Starting document

Pasul 5

În continuare selectăm Use the current document și apoi selectăm Next: Select recipients.

Imaginea 24- Îmbinarea cu baza de date

Pasul 6

În etapa 6, trebuie să selectăm documentul Excel, în care avem deja completat tabelul cu informațiile care trebuiesc introduse, apoi selectăm Browse… .

Imaginea 25- Căutarea documentului cu care îl îmbinăm

Pasul 7

Căutăm în computer unde am salvat documentul și îl deschidem apăsând Open.

Imaginea 26- Deschidem baza de date

Pasul 8

Se deschide la fel ca în imagine Select tabel, de unde selectăm Sheetul în care am introdus informațiile.

Imaginea 27- Selectarea Sheetului din care dorim să inroducem informații

Pasul 9

În continuare bifăm la fel ca în imaginea de mai jos toate persoanele pentru care dorim să eliberăm adeverința, după care selectăm OK.

Imaginea 28- Selectia nominală

Pasul 10

După pasul 10, adeverința va începe să prindă formă. Punem cursorul imediat după Nr. Si apăsăm More items… .

Imaginea 29- Adăugăm informațiile

Pasul 11

Am poziționat cursorul după Nr., așa că selectam din Insert Merge Field – Număr. În continuare poziționăm cursorul pentru fiecare inserare acolo unde dorim să o inserăm.

Imaginea 30- Adăugăm numărul

Imaginea 31- Adăugăm data

Imaginea 32- Adăugăm Nume și Prenume

Imaginea 33- Adăugăm anul

Imaginea 34- Adăugăm specializarea

Imaginea 35- Adăugăm motivul

Pasul 12

După ce adăugăm toate inserțiile documentul trebuie să arate ca în imaginea de mai jos după care apăsăm Next: Preview your letters .

Imaginea 36- Vizualizare adeverință

Pasul 13

Deja s-a generat adeverința pentru fiecare persoană în parte și apăsăm Next: Complete the merge pentru a finaliza demersul.

Imaginea 37- Complete the merge

Pasul 14

La pasul final putem printa direct adeverințele sau selecta Edit individual letters… pentru a vizualiza înainte de printare.

Imaginea 38- Editarea individuală

Selectăm All, astfel încât sa putem vizualiza adeverința pentru toate persoanele introduse în baza noastră Excel.

Imaginea 39- Vizualizare integrală

S-a deschis documentul cu 20 de pagini, pe fiecare pagină apare adeverința pentru fiecare persoană.

Imaginea 40- Documentul final

Poate părea o minune acest program, atunci când trebuie să întocmim trei sute de adeverinte de salariat, sau când trebuie să trimitem o invitație personalizată unei baze de date cu o mie de personae. Poate părea puțin complicat la început, dar odată folosit acest instrument totul va devein un automatism.

CONCLUZII

Pe parcursul lucării mele am discutat despre corespondență, ca activitate a secretariatelor, în partea teoretică, iar în partea practică am efectuat un exercițiu despre cum se utilizează instrumentul Mail Merge.

În partea teoretică a lucrării mele am discutat despre corespondența administrativă, în primul capitol, unde am punctat circuitul corespondenței, noile tehnologii și comunicarea organizațională. În al doilea capitol am discutat despre gestionarea și clasificarea corespondenței, care sunt criteriile de clasificare și documentelor și ce presupune asigurarea documentării managerului, iar în ultimul capitol teoretic, am vorbit despre secretariatul modern, atât despre funcțiile acestuia cât și competențele pe care secretara modernă trebuie să le stăpânească.

,,Timpul nu se cumpără” este o zicală pe cât de veche pe atât de adevărată. Timpul însă se poate câștiga în activitățile de secretariat, cu ajutorul noilor tehnologii la îndemână oricui și cu puțin autocontrol. În această idee consider că instrumentul Mail Merge din programul Word, despre care am discutat în partea practică a acestei lucrări. După părerea mea este una din cele mai necesare instrumente în munca de secretariat, care poate reduce până la 50% din timpul de lucru. Acesta ajută la crearea unui șir de documente, cu același text, dar cu conținut diferit, pentru o bază de date.

Cu siguranță, angajații pe funcția de secretar, nu stăpânesc foarte bine acest instrument, poate chiar nu știu de existența lui, lucrând ore în șir, completând pentru fiecare persoană în parte cu informațiile necesare.

Consider că am reușit să explic ce reprezintă corespondența, mai ales în cadrul secretariatelor, care este importanța acesteia și ce diferențe există între secretara clasică și asistentul manager. Deasemenea, am încercat ca după parcurgerea pașilor de la studiul de caz, cititorul să dobândească următoarele cunoștințe: care este procedeul de îmbinare a corespondenței, cum trebuie să procedăm pentru a crea o sursă de date și cum se procedează pentru a îmbina o sursă de date cu documentul principal pentru a crea o scrisoare tip.

BIBLIOGRAFIE

Vârgolici, Nina, De la secretară la asistentă : evoluția unei profesiuni, București: Editura Universității din București, ediția 2009;

Enache, Ionel, Managementul în structurile infodocumentare, București: Editura Universității din București;

Enache, Ionel; Vîrgolici, Nina, Birotică și secretariat, București, Editura Cartea

Studențească, 2007;

Enache, Ionel, Curs de Birotică, Bucureșmati, Editura Credis, 2006;

Pariza, Maria, Curs de secretariat și asistență managerială, editura C. H. Beck, București, 2008

Gatjens Reuter, Margit; Behrens, Claudia. Manual de secretariat și asistență managerială, București: Editura Tehnică, 1999;

Purcărea Anca, Cristian Niculescu, Doina Constantinescu, Management – curs pentru studenții anului I, Editura Universității din București, 2000;

Vivien, Georges, Veronique, Arne, Secretara perfecta, București: Editura Sigma.