. Controlul Propriu al Unitatilor Patrimoniale (s.c. Xyz S.a., Bacau)

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

CAPITOLUL 1. Controlul economico – financiar, parte integrantă a sistemului general de control din românia

Baza legală de desfășurare a controlului în România

Caracteristica esențială a economiei de piață este egalitatea între agenții economici independenți și autonomi. Libera inițiativă, care este motorul și dimensiunea economiei de piață, acționează în contextul generalizării treptate a relațiilor specifice economice de piață între toți agenții economici și se manifestă pentru satisfacerea anumitor interese economice.

Economia de piață funcționează fără restricții din partea statului. În consecință, fiecare agent economic este liber să cheltuiască, utilizeze, producă, economisească cât și cum crede de cuviință și urmărească propriile interese economice în contextul general al armonizării acestora cu interesele și nevoile reale ale societății. Însă, piața nu este cu adevărat în întregime liberă. Ea se manifestă în conformitate cu scopurile, cu țelurile de ansamblu al societății.

Controlul economico – financiar urmărește, astfel cum se arată în Normele numărul 63943/1991, să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale și producerea de pagube. El se exercită asupra documentelor care conțin operațiunile de utilizare a fondurilor sau din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale.

Importanța care se acordă controlului economico – financiar rezultă și din faptul că, prin Hotărârea Guvernului numărul 720 din 10 octombrie 1991 a fost prevăzută obligația pentru ministere, departamente, alte organe centrale de stat, prefecturi și primăria municipiului București, instituții de stat de subordonare centrală sau locală, precum și pentru regii autonome de a emite actele administrative privind modul de organizare și exercitare a controlului economico – financiar. Această obligație rezultă din prevederile articolului 2 litera a din amintita hotărâre, care contravenționalizează neemiterea acestor acte în termen de 30 de zile de la publicarea hotărârii (Hotărârea Guvernului 720 din 10 octombrie 1991 a fost publicată în Monitorul Oficial al României, numărul 75 din 24 aprilie 1992). Desigur, că sub acest aspect, nu putem trece cu vedere grava defecțiune săvârșită, în sensul că Hotărârea 720 a fost a probată la data de 10 octombrie 1991 și a fost dată publicității abia la data de 24 aprilie 1992. Trecând peste acest fapt, obligația pentru emiterea actelor administrative (ordine, norme, regulamente, instrucțiuni) rămâne, iar neîndeplinirea ei constituie contravenție și se sancționează cu amendă contravențională.

Dat fiind scopul controlului economico – financiar, operațiunile supuse acestui control prevăzute la punctul 4 din „Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului”, publicate în Monitorul Oficial al României, partea I, numărul 320 din 13 mai 2003, nu pot fi efectuate fără semnătura conducătorului compartimentului financiar – contabil sau a persoanei împuternicite în mod special pentru efectuarea acestui control.

Operațiunile ce se supun controlului economico –financiar nu pot fi aprobate și executate înainte de efectuarea acestui control. Conducătorii compartimentelor de specialitate, precum și celelalte persoane care întocmesc sau care participă la întocmirea documentelor pentru operațiunile care se supun controlului economico – financiar au obligația să prezinte în cadrul acestui control, sub semnătură, documentele respective, răspunzând de realitatea și exactitatea datelor și de legalitatea operațiunilor consemnate în acestea.

Documentele privind operațiunile din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale ce se prezintă la controlul economico – financiar trebuie să fie însoțite de actele justificative corespunzătoare și semnate, în prealabil, de conducătorul compartimentului de specialitate respectiv.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Prin semnarea acestor documente, acest conducător își asumă răspunderea în legătură cu legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea și realitatea operațiunilor. Documentele enumerate mai sus trebuie să fie vizate, totodată, de către jurisconsult.

Persoanele care exercită controlul economico – financiar au obligația să refuze motivat, în scris, vizarea documentelor, dacă operațiunile nu sunt legale, reale, exacte, necesare, economice. În situația în care s – a refuzat viza de control financiar, conducătorul unității poate dispune, în scris, pe propria răspundere, efectuarea operațiunilor; într –o asemenea situație compartimentului de control financiar îi revine obligația să informeze în scris atât consiliul de administrație al unității, cât și Direcția generală a controlului financiar de stat a județului sau a municipiului București, după caz , în scopul luării măsurilor care se impun.

Documentele neavizate de controlul economico – financiar nu se pot evidenția în contabilitate, ci vor fi evidențiate separat, distinct, chiar și în ipoteza vizării documentelor din dispoziția conducătorului unității.

În domeniul economic, controlul vizează în primul rând cele trei laturi de bază a activităților care se desfășoară în unitățile patrimoniale: latura tehnică (care se referă la specificul propriu – zis al activității); latura economică (legate de ansamblul mijloacelor antrenate în realizarea respectivei activități); latura financiară (care vizează procurarea resurselor, eficiența muncii și rezultatele obținute). Corespunzător acestor trei laturi, vom avea un control tehnic, un control economic și un control financiar, ale căror sarcini de bază vizează măsurarea eforturilor și al efectelor, prevenirea dezechilibrelor și aprecierea realistă a stărilor calitative.

Controlul tehnic are în vedere aspectele tehnologice ale proceselor de producție și de circulație, proprietățile fizice și chimice ale bunurilor și caracteristicile mijloacelor ce participă la desfășurarea unei activități. El se exercită de către cadre sau organe specializate, în împrejurări cum sunt: recepționarea materialelor, utilajelor sau mărfurilor achiziționate, obținerea unor produse sau semifabricate din producția proprie, terminarea unor operațiuni, procese, lucrări sau ale unor faze ale acestuia. Mai pot fi incluse în cadrul controlului tehnic și controlul unor documente sau proiecte, urmărirea pe parcurs a desfășurării proceselor tehnologice, asistența tehnică de specialitate.

Controlul tehnic nu poate fi limitat la activitățile productive sau comerciale. El trebuie extins la toate activitățile sociale care au un conținut specific și un mod propriu de desfășurare. În acest sens putem aminti de tehnologiile procesului de învățământ sau tehnicile deosebit de complexe prin care se realizează ocrotirea sănătății. Controlul profesional al activităților didactice sau ale actului medical, în toate momentele lui, generează forme particulare ale controlului tehnic.

Aspectele tehnice sau profesionale au nenumărate legături, directe și indirecte, cu activitatea economică și financiară a unităților patrimoniale, astfel încât controlul lor capătă adesea un caracter mixt, de factură tehnico – economică, sau implicații economico – financiare ale fenomenelor tehnice verificate.

Prin controlul economic se urmărește activitatea de producție și pe cea gestionară a agenților economici, modul de gospodărire și de utilizare a resurselor materiale și umane, realizarea integrală și la timp a obiectivelor propuse. În cadrul acestui control includem modul de utilizare a bazei tehnice, organizarea muncii și productivitatea acesteia, nivelul și structura costurilor, specializarea unităților și subunităților economice și raporturile lor de cooperare, respectarea angajamentelor economice și a disciplinei contractuale. La nivel macroeconomic, un asemenea control poate viza îndeplinirea programelor naționale de dezvoltare economico – socială sau respectarea proporțiilor, nivelurilor și ritmurilor de dezvoltare a diferitelor ramuri și subramuri, în cadrul politicii de stabilizare economică.

Controlul economic poate fi efectuat în unități naturale, în unități valorice, unități convenționale sau în unități de muncă, ținându – se cont de natura mijloacelor sau proceselor supuse verificării, de

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

modul de reflectare a acestora în sistemele de evidență și de obiectivele pe care le urmărește fiecare acțiune de control.

Controlul financiar apare în sfera relațiilor financiare, fiscale și de credit, urmărind cu precădere constituirea și utilizarea fondurilor la toate nivelurile economiei naționale și asigurarea unei eficiențe maxime. La nivelul unităților patrimoniale controlul financiar urmărește: elaborarea bugetelor de venituri și cheltuieli și execuția acestora; rentabilizarea tuturor activităților, produselor și sectoarelor; sporirea rezervelor bănești și asigurarea capacității de plată; creșterea resurselor proprii de finanțare; integritatea patrimoniului, prevenirea, descoperirea și recuperarea pagubelor suferite; lichidarea cheltuielilor supradimensionate și stoparea cazurilor de risipă; respectarea disciplinei financiare și fiscale.

Acest control financiar nu se rezumă numai la ceea ce se petrece în întreprindere și nu se limitează la perimetrul acesteia, el vizează relațiile financiare ale unităților patrimoniale cu exteriorul, cu mediul economic, administrativ și social în care aceasta își desfășoară activitatea. În acest sens sunt incluse obligațiile financiare și fiscale ale întreprinderilor și instituțiilor, raporturile lor cu organismele și instituțiilor de asigurare socială precum și eventualele subvenții primite.

Controlul financiar se realizează numai cu ajutorul indicatorilor valorici, de către organele proprii ale unităților patrimoniale, dar mai ales de către organe specializate di afară, aparținând statului sau alte organisme publice.

Urmărind aspectele controlului economic și cel financiar se observă numeroase apropieri și interferențe, ceea ce face ca activitățile specifice lor să nu poată fi, în toate cazurile, precis delimitate. Astfel, controlul financiar este o parte a controlului economic, limitat la sfera raporturilor financiare și de credit. La rândul lor, toate aceste probleme, ce fac obiect al controlului economic au, consecințe sau implicații financiare, astfel încât ele trebuie urmărite și sub aspectul aportului pe care îl aduc la desfășurarea eficientă a muncii, la obținerea unor rezultate financiare pozitive.

Astfel, în economia noastră națională, se exercită de fapt și de drept un control economic – financiar, care cumulează atât prerogativele controlului economic, cât și pe cele ale controlului financiar. Mai mult decât atât, sfera de cuprindere a controlului economic – financiar depășește adesea perimetrul mișcărilor de valori și al relațiilor economice exprimate în bani; multe acțiuni de control au în vedere aspecte tehnico – economice, sociale sau administrative, precum și raporturile economico – juridice ale unităților de orice tip. În asemenea cazuri, controlul utilizează forme și procedee ale controlului tehnic, metode socio – statistice și analize comparative, folosind în procesul conducerii pentru orientarea strategică și tactică sau pentru realizarea unor obiective de ordin calitativ. Schematic, elementele componente și sfera de acțiune a controlului economic – financiar pot fi reprezentate ca în figura numărul 1.

Ceea ce merită observat și reținut de aici este faptul că, sub raport teoretic, controlul economic – financiar este reprezentat prin funcția de control a finanțelor și mai ales prin funcțiile de control gestionar și informațional ale contabilității.

Din punct de vedere practic – aplicativ, controlul economic – financiar are ca domeniu de manifestare perimetrul foarte întins al economiei naționale, viața economică în ansamblul său, privită prin prisma corectitudinii și eficienței, atât din unghiul de vedere al gospodăririlice.

Urmărind aspectele controlului economic și cel financiar se observă numeroase apropieri și interferențe, ceea ce face ca activitățile specifice lor să nu poată fi, în toate cazurile, precis delimitate. Astfel, controlul financiar este o parte a controlului economic, limitat la sfera raporturilor financiare și de credit. La rândul lor, toate aceste probleme, ce fac obiect al controlului economic au, consecințe sau implicații financiare, astfel încât ele trebuie urmărite și sub aspectul aportului pe care îl aduc la desfășurarea eficientă a muncii, la obținerea unor rezultate financiare pozitive.

Astfel, în economia noastră națională, se exercită de fapt și de drept un control economic – financiar, care cumulează atât prerogativele controlului economic, cât și pe cele ale controlului financiar. Mai mult decât atât, sfera de cuprindere a controlului economic – financiar depășește adesea perimetrul mișcărilor de valori și al relațiilor economice exprimate în bani; multe acțiuni de control au în vedere aspecte tehnico – economice, sociale sau administrative, precum și raporturile economico – juridice ale unităților de orice tip. În asemenea cazuri, controlul utilizează forme și procedee ale controlului tehnic, metode socio – statistice și analize comparative, folosind în procesul conducerii pentru orientarea strategică și tactică sau pentru realizarea unor obiective de ordin calitativ. Schematic, elementele componente și sfera de acțiune a controlului economic – financiar pot fi reprezentate ca în figura numărul 1.

Ceea ce merită observat și reținut de aici este faptul că, sub raport teoretic, controlul economic – financiar este reprezentat prin funcția de control a finanțelor și mai ales prin funcțiile de control gestionar și informațional ale contabilității.

Din punct de vedere practic – aplicativ, controlul economic – financiar are ca domeniu de manifestare perimetrul foarte întins al economiei naționale, viața economică în ansamblul său, privită prin prisma corectitudinii și eficienței, atât din unghiul de vedere al gospodăririi, utilizării sau cheltuirii resurselor, al onorării obligațiilor față de societatea reprezentată prin Stat, cât și din perspectiva sistemelor de calcul, comunicare și raportare a informațiilor financiar – contabile.

Dintre trăsăturile fundamentale ale controlului, reținem în primul rând pe cele care reprezintă o latură inseparabilă a conducerii științifice a societății. Evidențierea necesității obiective a controlului, precum și locul și rolul acestuia în conducerea științifică a societății, imprimă controlului un caracter științific în ansamblul științei „Conducerea activității economico – sociale”

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Indiferent de forma și modul de exercitare, controlul, ca purtător al cerințelor și exigențelor conducerii sociale îmbracă un pronunțat caracter politic ca emanație a voinței cetățenilor exprimată cu ocazia alegerilor (articolul 8 din Constituție).

Înaintarea spre economia de piață și consolidare a acesteia pe parcurs necesită în mod obiectiv îmbunătățirea permanentă a activității de conducere. Controlul este integrat în sistemul de conducere a societății, reprezentând o formă de cunoaștere a modului de orientare, organizare și desfășurare a activității economico – sociale. Controlul asigură cunoașterea de către societate a modului în care se gospodărește avuția națională și se utilizează mijloace materiale și financiare, a modului de îndeplinire a îndatoririlor ce le revin salariaților și în special a cadrelor de conducere. Economia de piață se poate înfăptui numai prin respectarea și aplicarea legilor, ceea ce presupune un control permanent, sistematic și bine organizat în toate compartimentele vieții economice și sociale și la toate nivelurile.

Ansamblul elementelor ce compun sistemul

economic național și toate raporturile economice,

juridice și sociale dintre acestea

Sfera activităților, proceselor și

tranzacțiilor economico-juridice ce pot fi

exprimate în echivalent valoric și înregistrate ca

atare

Sfera raporturilor cu caracter

financiar – fiscal (și de credit) +

+ Gestiunea financiară a întreprinderii

Acțiunea controlului, ca atribut esențial al conducerii

la toate nivelurile și în toate structurile de organizare

economică și socială a societății

Funcțiile de control gestionar și

informațional ale contabilității

Funcția de control a finanțelor

Figura numărul 1 – Conținutul și sfera de acțiune a controlului economic – financiar

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Controlul, ca latură componentă a conducerii științifice a societății, ca formă de perfecționare a activității socio – economice, implică antrenarea tuturor factorilor de răspundere în aplicarea cu fermitate: a programelor elaborate de statul de drept democratic și social; a legislației, a hotărârilor de guvern și a altor norme elaborate de organisme centrale și locale cu drept de decizie, în vederea realizării și consolidării economiei de piață. În acest context, controlul are ca direcție esențială de acțiune: întărirea discipline și ordine, a spiritului de răspundere personală și colectivă a aplicării legislației; organizarea mai bună a muncii; gospodărirea mai eficientă a mijloacelor materiale, financiare și de muncă; ocrotirea proprietății, publică sau privată ( în conformitate cu stipulațiile constituționale și legile care reglementează acest domeniu ) protecția concurenței loiale în actuala etapă de tranziție și în perspectiva economiei de piață; crearea condițiilor necesare pentru creșterea calității vieții; formarea, administrarea și întrebuințarea resurselor financiare ale statului, ale unităților administrativ – teritoriale și ale instituțiilor publice; afirmarea tot mai puternică a intereselor generale ale societății.

În condițiile edificării economiei de piață, controlul ca latură componentă a conducerii științifice a societății se exercită de pe poziția intereselor generale ale acesteia, dat fiind faptul că, organul reprezentativ suprem al poporului român și unica autoritate legiuitoare a țării este parlamentul. În acest context, controlul ca funcție a conducerii se caracterizează prin aceea că este real, a tot cuprinzător, general și universal. Este de asemenea de subliniat că, controlul se exercită asupra tuturor membrilor societății, indiferent de locul pe care îl ocupă în cadrul diviziunii sociale a muncii: preventiv, constructiv, proiectiv sau educativ.

Caracterul preventiv al controlului constă în aceea că sesizează fenomenele negative din activitate economico – socială când acestea se manifestă ca tendință și intervine operativ în prevenirea și lichidarea cauzelor. Controlul nu se rezumă numai să constate manifestarea neajunsurilor, nu este numai un control concomitent sau ulterior, ci, în primul rând, un control bazat pe previziunea desfășurării activității, a descoperirii la timp a deficiențelor și anomaliilor. Pentru obținerea eficienței maxime, pe lângă evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele și normele stabilite, controlul contribuie și la determinarea tendințelor, fenomenelor care necesită corecție.

Caracterul constructiv – proiectiv al controlului constă în a veghea la aplicarea promptă a legilor, a ajuta efectiv la depășirea dificultăților, prin soluționarea problemelor ce prezintă neajunsuri, ca urmare a stabilirii unor măsuri adecvate. Controlul, pe baza studiilor și analizelor efectuate, descoperă elementele noului și contribuie la generalizarea celor mai moderne metode de organizare și conducere, de informare și prospectare în legătură cu problemele economico – sociale.

În cazul particular al gestiunilor publice ( regii autonome, instituții de stat, unități administrativ teritoriale ) controlul gestionar propriu este dublat de controlul din parte statutului efectuat de către Curtea de Conturi și Camerele sale de conturi județene, singurele organisme abilitate de lege să dea descărcarea de gestiune pentru fiecare exercițiu financiar. De altfel, controlul exercitat de stat reprezintă un modul distinct în cadrul controlului economic – financiar (conceput ca sistem), integrat în conducerea administrativă a societății, ceea ce înseamnă că rolul lui trebuie reprezentat după un model distinct, așa cum se poate vedea în figura numărul 2.

Dar, acest control este un control de esență financiară, iar Curtea de Conturi este recunoscută ca fiind organul suprem de control financiar în stat.

Ea acționează într – o manieră asemănătoare cu cea a altor organe de control financiar ale statului, cum sunt de exemplu Controlul financiar de stat și Garda financiară, urmărind în principal respectarea de către agenții economici și instituțiile publice a prevederilor legale din domeniul economic, financiar și fiscal.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

NORME JURIDICE APRECIEREA STĂRII

DE CONFORMITATE

Cu caracter organizatoric și cu normele legale în

funcțional, financiar și fiscal, vigoare

social etc.

ORGANE DE

CONTROL

al puterii legislative și

executive

UNITĂȚI PATRIMONIALE MĂSURI

Desfășurarea activităților COERCITIVE

economice și financiare

specifice, de către persoanele

juridice și fizice (întreprinzători

și comercianți )

Figura numărul 2 – Rolul controlului exercitat de stat în organizarea și

conducerea administrativă a vieții economice

Pentru a răspunde multiplelor cerințe de ordin economic, juridic și social, controlul economic – financiar, trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

în primul rând trebuie să aibă un caracter unitar, fundamentat pe o concepție clară cu privire la conținutul, organizarea și metodologiile sale. Caracterul unitar înlătură posibilitatea unor erori sau suprapuneri în munca de control, dar și riscul omiterii unor sectoare, obiective sau laturi ale activității economice.

controlul economico – financiar trebuie să fie multilateral și sistematic, cuprinzând toate laturile activităților economice, fiecare organism sau formă de control având precis delimitarea atribuțiilor și competențele lor.

controlul economico – financiar trebuie să aibă un profund caracter democratic, înțelegând prin aceasta că el trebuie să fie exercitat de o rețea largă de organe și cu participarea unor efective mari de specialiști în domeniul economic și, mai ales, în cel contabil, financiar și fiscal.

de asemenea, controlul economico – financiar trebuie să se caracterizeze prin operativitate și promptitudine; pentru a avea eficiența scontată, orice acțiune de control trebuie declanșată la momentul potrivit și desfășurată într – un timp cât mai scurt pentru a nu stingherii activitățile controlate și pentru a nu permite acoperirea formală a deficiențelor existente.

în condițiile unui stat de drept, controlul economico – financiar trebuie să îndeplinească și un rol educativ, determinându – i pe agenții economici să respecte legile țării, să ocrotească avutul public și privat, să asigure protecția consumatorului și să nu recurgă la mijloace de concurență neloială.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

un ultim caracter al controlului economico – financiar este acela constructiv, concretizat în obligarea organelor de control să sprijine, în calitatea lor de specialiști unitățile și activitățile controlate, indicându – le căile legale de urmat pentru prevenirea, identificarea și lichidarea propriilor neajunsuri.

Controlul economico – financiar – definiție, rol, principii

La baza controlului stă conceptul potrivit căruia munca este izvorul de adevărată și crescândă bunăstare a celui ce o desfășoară și, în același timp, izvorul bogăției națiunii în întregul ei. Controlul este un factor care contribuie la menținerea activității în situația normală, la soluționarea cu inteligență și competență a problemelor privind dezvoltarea și modernizarea economică, în condiții de eficiență reală.

Controlul poate fi definit, după mai mulți autori în două manieri diferite și anume, într – o manieră mai simplă, conform căreia controlul este definit prin aprecierea conformității cu o normă, un standard, un model sau într – o accepție mult mai largă, controlul reprezintă o activitate specific umană care constă în verificarea și analiza permanentă, periodică sau inopinată a unor procese, fenomene, operații, informații, rezultate dintr – un domeniu sau sector oarecare, în scopul preîntâmpinării și lichidării eventualelor neajunsuri.

Din cele două manieri mai sus amintite desprindem concluzia ca activitatea de control presupune cel puțin trei elemente esențiale: cunoașterea, constatarea, compararea, respectiv cunoașterea stărilor de lucru ideale, constatarea realităților practice și compararea (confruntarea) acestora.

Evident, finalizarea oricărui control se realizează prin stabilirea unor măsuri care vizează înlăturarea stărilor de lucruri neconforme și perfecționarea activităților viitoare. Dar, asemenea măsuri sunt adesea de competența altor organe, putând depăși cadrul propriu – zis al activităților de control.

Rolul controlului, ca atribuit al conducerii economice din întreprinderi, organizații și instituții este astăzi unanim recunoscut. Încă de la începutul secolului nostru, Henry Fayol ( considerat, alături de F. W. Taylor, drept părinte al științei conducerii ) definea conducerea întreprinderii prin cinci atribuții principale: prevederea, organizarea, comanda, coordonarea și controlul.

Într – un mod similar se pun problemele și în literatura noastră. Astfel, în lucrările cu caracter economic, funcțiile conducerii sau managementului sunt abordate, de regulă, în ordinea: prevederea (planificarea), organizarea, coordonarea și antrenarea, controlul.

Rolul controlului în conducerea activităților economico – sociale este mai ușor de apreciat dacă privim lucrurile în mod sistemic. Este cunoscut faptul că, în viziunea lor cibernetică, activitățile economico – sociale au o desfășurare ciclică, începând cu definirea scopului sau al obiectivelor de atins, alegerea mijloacelor și metodelor de lucru, organizarea și desfășurarea muncii, încheindu – se cu evaluarea efectului obținut. Prin compararea efectului cu scopul propus se stabilesc parametri și modalitățile de reglare sau de autoreglare a sistemului. Intervenția controlului se manifestă în toate etapele proiectării, organizării și desfășurării activităților economico – sociale, dar mai ales în parte finală, când rezultatele obținute trebuie raportate la scop. Cu această ocazie, controlul stabilește nu numai abaterile înregistrate, dar și căile de remediere a lor.

Principiile care stau la baza organizării, funcționării și exercitării controlului sunt:

a) Principiul integrării controlului în structura organizațională și de conducere a economiei naționale. Desfășurarea și dezvoltarea activității economice și sociale în mod rațional, presupune organizarea în mod științific al organismelor și instituțiilor din componența autorităților publice și din

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

afara acestora, care să corespundă supra structurii generate de partea economică. La baza organizării controlului în țara noastră stă principiul integrării, care asigură instituirea formelor organizatorice ale controlului, ca una din cerințele esențiale de cercetare de către statul de drept, democratic și social a prerogativelor sale fundamentale.

Principiul integrării care stă la baza organizării controlului la nivelul micro și macroeconomic, precum și la delimitarea funcțiilor acestuia, presupune că nu orice activitate constituie subiect al controlului, ci numai în măsura în care activitatea respectivă a fost stabilită anticipat desfășurării ei cantitative și calitative și se încadrează în mod organic în complexul de activități economico – sociale până la nivelul economie naționale.

Principiul integrării asigură cadrul instituțional organizarea și exercitarea unui control simplu, operativ și eficient, de la veriga de bază până la nivelul de ansamblul al economiei naționale.

Principiul integrării urmărește ca prin organizarea controlului, să se realizeze cât mai complet obiectul acestuia care îl constituie: apărarea, întărirea și dezvoltarea proprietății de stat în interesul poporului precum și protejarea proprietății private; executarea sarcinilor la toate nivelurile; creșterea eficienței activității economice în toate domeniile de la micro la macroeconomic, indiferent de agenții economici publici sau privați; întărirea și respectarea gestiunii economice de către cei care o au în administrare, parțial sau total, precum și de cei care răspund de aceasta la nivelul administrației de stat.

b) Principiul autocontrolului. Indiferent la ce nivel instituțional ne referim, controlul trebuie astfel organizat încât să permită ca activitatea de control să se desfășoare în paralel cu complexul de activități al unităților controlate și să se asigure totodată demarcarea în scară a competenței în realizarea sarcinilor de control și a subordonării acestuia. Principiul care stă la baza unei astfel de concepții în organizarea controlului este cel al autocontrolului.

Principiul autocontrolului trebuie să răspundă mai multor cerințe, dintre care:

1. Organizarea controlului să fie astfel făcută încât să de posibilitatea ca cine conduce să și controleze.

Este îndeobște cunoscut că fiecare colectiv de conducere dintr – o unitate sau alta, pană la ansamblul economiei naționale răspund direct de sarcinile încredințate în conformitate cu legislația țării. Aceasta presupune ca fiecare colectiv sa poată dispune de propriile sale organe pentru urmărirea obiectivelor stabilite, în mod permanent și sistematic, cu scopul de a obține informații asupra rezultatelor obținute și a eventualelor abateri, în vederea stabilirii cauzelor acestora precum și a luării de măsuri corespunzătoare care să ducă la îmbunătățirea activității și tragerea la răspundere a celor vinovați.

2. Autoritatea și competența controlului.

Realizarea în condiții optime a sarcinilor stabilite, presupune manifestarea la toate nivelurile a autorității și a răspunderii colectivului de conducere. În cadrul sistemului de organizare, colectivul de conducere trebuie să – și îndrepte atenția, în mod deosebit, spre creșterea eficienței activității conducerii, care își găsește expresia, în primul rând, în cunoașterea cu exactitate a celor care răspund de anumite activități și de ce anume răspund în cadrul complexului de activități din unitatea respectivă.

În cadrul sferei de activități, conducerea colectivă este principalul organism de control și îi revine ca sarcină de prim ordin asigurarea unui control multilateral și eficient, ceea ce implică afirmarea cu pregnanță a autorității sale. Acest lucru confirmă pe deplin faptul că controlul este atribut al conducerii, că atingerea scopului urmărit de control prin organele proprii presupune autoritatea delegată a conducerii. Deci, autoritatea ca cerință a principiului autocontrolului își găsește expresia în organizarea propriu zisă a acestuia. Competența trebuie să asigure rolul de instrument activ al conducerii, în sensul că activitatea de control trebuie sa fie exercitată de cadre competente, cu o înaltă

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

pregătire profesională, cu o ținută etică și morală deosebită care să dea dovadă de combativitate, exigență, receptivitate la tot ceea ce este nou, obținând astfel o eficiență sporită în munca lor.

Autonomia și competența organelor de contro se completează cu autoritatea acestora, care constă în dreptul de a dispune măsuri obligatorii pentru unitățile și persoanele controlate și atunci când este cazul, dreptul de a aplica sancțiuni celor vinovați.

3. Activitatea de control, trebuie să se desfășoare cât mai aproape de locul unde se iau deciziile. Această cerință este determinată de însăși rolul controlului și cu precădere cel financiar în activitatea de conducere a agenților economici și a altor instituții publice și neguvernamentale. Totodată, această cerință pune în cadrul preocupărilor accentul pe controlul realizat în interiorul unităților.

Este util de subliniat că salariații, fiecare la locul lor de muncă, indiferent de funcția pe care o dețin, poartă răspunderea pentru obligațiile ce le revin și au datoria să contribuie din plin la realizarea integrală și în timp util al tuturor sarcinilor. Totodată, ei sunt obligați să gospodărească chibzuit mijloacele materiale și bănești ale unităților în care lucrează, să ia atitudine hotărâtă față de cei care le irosesc. Conducerea unităților trebuie să asigure gospodărirea economicoasă a mijloacelor materiale, financiare și umane, integritatea patrimoniului luând în cadrul dispozițiunilor legale măsurile corespunzătoare. Conducerea colectivă ca principal organism de control, are datoria să imprime tuturor celor ce muncesc în unitatea respectivă, răspunderea și păstrarea integrității patrimoniului. Toate acestea presupune ca în cadrul fiecărei unități să se organizeze controlul propriu pentru cunoașterea permanentă a situației patrimoniale, ceea ce întărește concepția potrivit căreia, controlul este un atribut al conducerii la toate nivelurile.

În consecință controlul trebuie efectuat mai întâi în interiorul unității, de către organele de conducere și de organele specializate proprii, sau de organele de la nivelurile imediat superioare. Controlul direct exercitat de persoanele cu atribuții de conducere ( directori, președinți, șefi de secții sau de sectoare, de compartimente funcționale, de brigăzi sau echipe ) asupra locurilor de muncă de care răspund nemijlocit este în măsură să contribuie efectiv la instaurarea unui climat de ordine și disciplină, la crearea premiselor pentru îndeplinirea exemplară a sarcinilor, la prevenirea păgubirii avutului public sau privat.

Apropierea controlului de activitățile economice accentuează caracterul democratic al acestuia și îi sporește eficiența. Practica noastră economico – socială a demonstrat că este mult mai avantajos să identifici și să înlături cu forțe și prin mijloace proprii deficiențele existente, decât să aștepți intervenția (adesea tardivă și ineficientă ) a unor organe de control din afară. Cu atât mai mult, în condițiile economiei concurențiale, trebuie să sporească răspunderea fiecărui colectiv și fiecărui salariat pentru activitatea desfășurată și rezultatele obținute, iar controlul economico – financiar trebuie să sprijine realizarea acestui deziderat.

4. Demarcarea în scară a competenței în realizarea sarcinilor de control și a subordonării acestuia.

Principiul autocontrolului reclamă un control permanent și sistematic în scară – de sus în jos – și delimitarea competențelor. De exemplu, un minister care are mai multe unități și în cadrul acestora există mai multe subunități, are drept de control în toate unitățile și subunitățile acestora. Unitățile, la nivelul lor, au de asemenea drept de control nelimitat asupra activităților propriilor subunități.

Organizarea controlului în scară, ținând seama de subordonarea acestuia, cât și de delimitarea sarcinilor de control, este de natură să adâncească concepția despre control ca atribut al conducerii, în sensul că organul de conducere ierarhic este un organism de control atât pentru propria unitate cât și pentru unitățile în subordine. O astfel de concepție are ca suport științific faptul că autocontrolul nu exclude ci din contra reclamă un control sistematic din partea organului ierarhic superior și a altor organe din afara sistemului, cu drept de control asupra activității conducerii unității patrimoniale.

CONTROLUL PROPRIU LA UNITĂȚILE PATRIMONIALE

c) Principiul adaptabilității controlului la structurile organizatorice și funcționale ale economiei

Acest principiu, ca parte integrantă a principiului integrării, s – a prezentat separat, pentru a evidenția în mod special atenția ce trebuie acordată formelor și metodelor, organizării și exercitării controlului. Controlul economic – financiar are în toate cazurile un obiect bine precizat, exercitându – se în cadrul ori asupra unor unități, sectoare sau compartimente determinate și urmărind obiective ori având sarcini foarte precise. În aceste condiții, este necesar ca formele și metodele de control să fie suficient de flexibile , pentru a se adapta cu ușurință la specificul activităților controlate, la structurile lor de organizare și desfășurare. În caz contrar, rigiditatea controlului sau utilizarea unor metode stereotipice nu vor putea asigura eficiența scontată. Avem în vedere faptul ca astăzi controlul nu este și nu poate fi un scop în sine, el reprezintă un mijloc potențial de perfecționare a activităților economice și financiare, un instrument eficient de prevenire, identificare și lichidare a stărilor de lucru neconforme din domeniul economic.

Respectarea acestui principiu se înscrie în acțiunea mult mai largă de perfecționare continuă a tehnicilor de exercitare a controlului economic – financiar, acțiune care este impusă de evoluția foarte rapidă a metodelor de conducere, ca și de progresele înregistrate pe linia modernizării sistemului informațional economic.

d) Principiul controlului extern ( din afară)

Colectivele de conducere la diferite nivele, trebuie să fie îndrumate de felul cum trebuie să acționeze cu privire la gospodărirea mijloacelor materiale, financiare și umane, ce metode să folosească în activitatea sistematică și permanentă de control, în folosirea cu chibzuință a fondurilor și totodată să fie controlate, urmărind – se îndeplinirea sarcinilor ce le revin, întărirea sistemului de răspunderea în munca ce le revine, determinarea unei atitudini de exigență față de administrarea patrimoniului. Realizarea acestui deziderat este o cerință primordială a controlului extern care trebuie să stea la baza concepției de organizare a sistemului de control. Acest principiu permite existența onor organisme de control independente, în afara structurilor organizatorice pe verticală a ministerelor, administrației publice locale, a altor organisme economice și sociale indiferent de forma de proprietate. Astfel de organisme întâlnim în toate formele de control și cu precădere în cele ce privesc controlul economic – financiar, așa cum ar fi de exemplu Ministerul Finanțelor, Banca Națională, Curtea de Conturi.

În organizarea controlului, principiul controlului extern își găsește expresia nu numai la nivelul macroeconomic, ci și la nivelul microeconomic. Aceasta se manifestă în sensul că, competențele de control se stabilesc în scară, ținând seama de subordonarea controlului, ceea ce permite ca orice activitate desfășurată în cadrul unei activități să fie controlată și îndrumată de organul ierarhic superior nemijlocit. Chiar în cazul controlului propriu al unităților, principiul controlului extern își păstrează pe deplin viabilitatea, întrucât controlul efectuat de sus se efectuează asupra nivelului subordonat, în limita competenței și cu respectarea legislației, putând dispune măsuri cu caracter obligatoriu pentru îmbunătățirea activității.

Principiul controlului extern cere ca în cadrul organizării sistemului de control să se delimiteze sfera de activitate a acestuia. În cadrul formelor de organizare ale controlului, sfera de activitate prezintă un interes deosebit, dat fiind faptul că prin aceasta se determină dreptul fiecărui organ de a exercita controlul în conformitate cu atribuțiile ce îi revin. Așa spre exemplu, în cadrul formei de organizare a controlului financiar, sfera de activitate a conducătorilor de contabilitate este restrânsă numai la nivelul unităților din care fac parte, pe când sfera de activitate a organelor de control din sistemul Ministerului de Finanțe este nelimitat.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

e) Principiul specializării (profilării ) controlului

Realizarea multiplelor sarcini ce revin controlului, precum și diversitatea de activități în care acționează, impun ca o necesitate obiectivă gruparea și specializarea organelor de control pe formele de organizare a acestuia, cât și o grupare în cadrul acestor forme. Deci, acest principiu cere o anumită specializare a cadrelor folosite în munca de control pe anumite activități, unități și probleme. Există astfel de cadre specializate în controlul activităților industriale, agricole, comerț, bugetare. Aceasta permite folosirea rațională a aparatului de control, precum și creșterea eficienței acestuia, principiu de bază al specializării ( profilării ) în organizarea sistemului de control.

1.3 Funcțiile controlului economic – financiar

În procesul conducerii, ca formă de manifestare a funcției economico – organizatorice a statului de drept, democratic și social, controlul îndeplinește o serie de funcții, cum sunt: funcția de prevenire sau preventivă, funcția de reglare sau regulatorie, funcția de corectare sau corectivă, funcția de atestare – certificare, funcția de prevedere sau previzională.

Ca atribut al conducerii, controlul economico – financiar asigură îndeplinirea unor funcții specifice. De altfel, însăși esența controlului rezidă în conținutul și structura funcțiilor sale. Avem în vedere, în principal cele cinci funcții principale enumerate mai sus, după cum urmează:

Mai întâi, controlul economico – financiar îndeplinește o funcție de prevenire sau preventivă, care se materializează în preîntâmpinarea producerii unor deficiențe sau încălcări ale disciplinei economice și financiare. Lucrul acesta este posibil prin identificarea din timp a factorilor sau a cauzelor generatoare de rezultate negative și contracararea lor prin măsuri sau contramăsuri preliminare. În economia țării noastre, funcția de prevenire se realizează prin toate formele de control, dar mai ales prin controlul financiar preventiv, care este o formă instituționalizată de control.

În al doilea rând, controlul economico – financiar îndeplinește în economia producției și o funcție de reglare sau regulatorie, în sensul că urmărește coordonarea și sincronizarea acțiunilor individuale, adaptarea continuă a mijloacelor și metodelor de lucru, astfel încât, rezultatele obținute să fie cât mai apropiate de sarcinile propuse, sau de obiectivele stabilite anticipat. Este cunoscut faptul că activitatea de conducere presupune cunoașterea realităților și adoptarea unor decizii eficiente. Urmărind continuu stadiul realizărilor și abaterilor înregistrate, controlul este în măsură să contribuie la reglarea sau autoreglarea activităților economico – sociale, prin acte raționale de conducere operativă.

Atunci când abaterile de la normele prestabilite depășesc toleranțele admise, când efectul util departe de scopul propus, când se încalcă principiile generale ale strategiei, ori tacticii economice, sau când metodele și mijloacele utilizate în total neadecvate, controlul economico – financiar îndeplinește o funcție de corectare sau corectivă, indicând conducerii erorile comise, mărimea sau gravitatea acestora și căile de înlăturare a lor. Spre deosebire de funcția de reglare, care acționează pe toată durata desfășurării unei activități și se realizează prin adaptarea continuă a deciziilor conducerii, funcția corectivă intervine, de regulă, la încheierea unor etape, cicluri sau faze și se manifestă prin înlocuirea totală a deciziei inițiale. „Deciziile de corectare”

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

sunt de fapt decizii noi, având o fundamentare mai realistă și poate interveni atât în faza de proiectare, cât și în faza de execuție. Mai mult decât atât, misiunea controlului nu se consideră încheiată în momentul adoptării deciziilor de corectare; el trebuie să vegheze la corelarea acestora cu celelalte decizii ale conducerii, să urmărească modul în care au fost comunicate, înțelese și aplicate în practică.

În condițiile economiei de piață, controlul economico – financiar îndeplinește și o funcție de atestare – certificare, localizată, îndeosebi, la nivelul auditului financiar – contabil, a cărui principală misiune este să certifice conturile anuale ale agenților economici, atestând că acestea dau o imagine fidelă, clară și completă a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute.

În sfârșit, controlul economico – financiar îndeplinește și o funcție de prevedere sau previzională, concretizată în descifrarea tendințelor sau a mersului evenimentelor viitoare. Pe baza analizei științifice a realităților, pe baza rezultatelor estimative ale măsurilor preconizate și ținând cont de legile obiective ale dezvoltării economico – sociale, controlul poate anticipa evoluția unor procese și fenomene sau consecințele lor. În acest fel, controlul economico – financiar ajută conducerea în asigurarea unei gestiuni previzionale, ale cărei principale caracteristici sunt date de desfășurarea echilibrată a activităților viitoare pe baza productivismului rațional, securitate împotriva riscurilor posibile și descoperirea unor noi posibilități de valorificare a rezervelor existent în interiorul oricărui sistem.

Funcțiile controlului economico – financiar ar pute fi abordate și prin prisma practicii economice, ținând cont de latura formală a participării controlului la mecanismul de funcționare a economiei în general și al întreprinderii, în particular. Din acest punct de vedere, controlul financiar îndeplinește trei funcții specifice:

funcția de cunoaștere – evaluare a rezultatelor și performanțelor;

funcția de îndrumare și sprijin;

funcția de constrângere sau coercitivă.

1.4 Clasificarea formelor de control

Realizarea practică a funcțiilor controlului economico – financiar impune exercitarea acestuia în condiții concrete de timp și de loc, precum și diversificarea controlului, în funcție de particularitățile domeniului de referință și de domeniul de competență, de obiectivele urmărite și de scopul propus. Cu alte cuvinte, marea diversitate a unităților, economico – sociale și varietatea aspectelor ce caracterizează activitatea lor determină existența mai multor forme de control economico – financiar și exercitarea acestora de către diferite categorii de organe. Prin urmare, considerăm utilă o sistematizare sau măcar o grupare ( după anumite criterii ) a formelor de control care se pot exercita în economie.

Formele controlului economico – financiar pot fi clasificate din mai multe puncte de vedere, cum sunt: momentul exercitării, aria de cuprindere, scopul urmărit, modalitățile de executare, poziția organelor de control față de unitățile controlate. Toate aceste criterii au în vedere raportul de interdependență ce se stabilește între activitatea economică și financiară, pe de o parte, și conținutul acțiunilor de control, pe de altă parte.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

a) În funcție de momentul exercitării lui, controlul economico – financiar poate fi anterior, concomitent sau posterior.

Controlul anterior se exercită înainte de efectuarea operațiilor economice și are drept scop prevenirea unor încălcări ale disciplinei financiare, sau angajării unor cheltuieli supradimensionate, urmărind concomitent necesitatea, legalitatea, oportunitatea și economicitatea respectivelor operațiuni. Controlul anterior sau preventiv se realizează în practică îndeosebi prin analiza documentelor de dispoziție prin care se contractează drepturi și obligații de natură patrimonială.

Controlul concomitent se caracterizează prin aceea ca se exercită în timpul efectuării sau desfășurării operațiilor economice și financiare. În cadrul unităților patrimoniale, asemenea controale exercită consiliile de administrație și toate persoanele cu funcții de conducere ( controlul ierarhizat sau operațional ), precum și organele tehnice și de recepție, reprezentații salariaților. O formă specifică a controlului concomitent o reprezintă autocontrolul pe care îl exercită fiecare salariat asupra propriei activități, în scopul perfecționării stilului de muncă și îmbunătățirii rezultatelor individuale. Tot un control concomitent este controlul mutual sau reciproc, care se exercită în mod obiectiv între membrii unui colectiv sau formații de lucru ce îndeplinesc sarcini comune sau complementare.

Controlul posterior este acela care se exercită după consumarea sau efectuarea operațiunilor economice, având ca suport datele înregistrate în documentele de execuție, în evidențele tehnico – operative și în contabilitate. El cade în sarcina unor organe specializate de control și are drept scop analiza rezultatelor obținute sau a situațiilor de fapt, depistarea eventualelor deficiențe, a cauzelor și a vinovaților de producerea lor, precum și stabilirea măsurilor peste lichidarea acestora și preîntâmpinarea repetării lor în viitor.

Indiferent de momentul exercitării lui ( anterior, concomitent sau posterior ), controlul economico – financiar, efectuat cu competență și simț de răspundere contribuie în egală măsură la evitarea unor nereguli financiare și la consolidarea integrității patrimoniului. De altfel, între aceste forme de control nu există limite rigide; dacă sunt efectuate în bune condiții și controlul concomitent și cel posterior pot îndeplini o funcție preventivă, în sensul că stopează la timp fenomenele negative și împiedică majorarea unor prejudicii sau pagube. În sfârșit, caracterul sincronizat și unitar al controlului economico – financiar presupune îmbinarea raționale a celor trei forme, sporind prin aceasta operativitatea și eficiența acțiunilor de control.

b) În funcție de aria de cuprindere, controlul economico – financiar poate îmbrăca mai multe forme, cum sunt:

Controlul general sau de fond se caracterizează prin aceea că el cuprinde totalitatea acțiunilor referitoare la activitatea economică și financiară a întreprinderii, instituției sau organizației supuse verificării. Aceasta înseamnă ca nici un sector de activitate și nici un grup de operațiuni nu rămân în afara controlului.

Spre deosebire de aceasta, controlul parțial se exercită numai asupra unor sectoare, activități sau grupuri de operații, care formează o subdiviziune sau o funcției a unității verificate ( exemplu: o secție, atelier, depozit, magazie, sau activitate de desfacere, aprovizionare, investiții, remunerarea muncii ). Este evident faptul că atât controlul general, cât și cel parțial delimitează pe orizontală aria de cuprindere și obiectivele acțiunilor de control.

Controlul total și cel prin sondaj delimitează pe verticale sarcinile organului de control, indicând profunzimea cercetărilor întreprinse și caracterul mai mult, sau mai puțin analitic al operațiilor de verificare. Astfel, în cazul controlului total, se supun verificării, fără excepție, toate actele și faptele ce caracterizează activitatea dintr – un sector, sau chiar din toate sectoarele întreprinderii. În schimb, controlul prin sondaj se exercită numai asupra unor documente, operațiuni sau bunuri, considerate ca fiind reprezentative pentru fenomenul verificat, alese după anumite criterii sau luate la întâmplare. Pe baza acestui control se poate formula o părere de ordin general privind

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

modul de desfășurare a întregului fenomen, dar temeinicia concluziilor rezultate din controlul prin sondaj este influențată, în mare măsură de modul în care au fost stabilite obiectivele și alese eșantioanele. Din această cauză, controlul prin sondaj se folosește numai în anumite cazuri și situații, datorită posibilităților de omitere tocmai a actelor și faptelor generatoare de deficiențe.

Controlul combinat sau mixt se caracterizează prin folosirea concomitentă a formelor de mai sus, precum și combinarea acestora cu forme ale controlului tehnic, administrativ, juridic sau social. Cu titlu de exemplu, asemenea combinări combinate pot fi reprezentate printr – un control general și total, control parțial efectuat prin sondaj, folosirea probelor de laborator sau a expertizelor tehnice într – un control prin sondaj.

c) În funcție de scopul urmărit, controlul economico – financiar poate fi:

Controlul tematic urmărește anumite aspecte concrete din viața unităților controlate, putându – se exercita asupra unei singure întreprinderi sau asupra mai multor unități de același fel, în care caz controlul permite efectuarea unor analize comparative și formularea unor concluzii mai analitice cu privire la evoluția fenomenului cercetat. Controlul tematic poate cerceta modul de aplicare a unor hotărâri ale consiliilor de administrație, normelor legale noi, sau rezultatele introducerii unor sisteme perfecționate de conducere și organizare a muncii.

Controlul complex urmărește o arie mai largă de probleme, depășind, de regulă, cadrul activităților economice și financiare ale unităților supuse verificării. Obiectivele sale se extind și asupra unor aspecte tehnice, sociale, juridice sau chiar politice, cum ar fi nivelul tehnici al producției, productivitatea muncii, disciplina în muncă, sistemul de recompense și sancțiuni, rolul stimulator sau înconjurător al unor măsuri juridice ori administrative. Exercitarea controlului complex presupune participarea unor specialiști di diverse domenii, nu numai din cel economico – financiar, organizându – se așa – zisele „ brigăzi mixte de control ”, formate din economiști, ingineri, tehnicieni, medici, sociologi, psihologi, cadre din aparatul puterii sau administrației de stat. Cuprinzând o sferă largă de probleme, controlul complex are o eficiență mai mare, permițând cunoașterea aprofundată a realităților, a factorilor care le influențează și a cauzelor care le generează. În acest fel, controlul complex reprezintă o bază temeinică pentru orientarea acțiunilor viitoare ale unităților economice verificate, sau ale organelor cu atribuții de coordonare și sinteză în economie.

Controalele repetate au ca obiect urmărirea evoluției unui fenomen sau proces, a schimbărilor cantitative și calitative ce se produc în starea acestuia, într – o perioadă determinată de timp. În cadrul unităților economice și sociale, controlul repetat se efectuează, de regulă, atunci când rezultatele unei activități sunt constant nesatisfăcătoare sau când se experimentează noi sisteme de organizare, administrare, gestiune și conducere. Controalele repetate se exercită la anumite intervale de timp, urmărind – se aceleași obiective și progresele înregistrate de la verificarea precedentă, indiferent dacă se efectuează de aceeași persoană sau de către alte organe de control.

Controlul sub formă de anchetă intervine în împrejurări speciale, putând fi generat de existența unor sesizări și reclamații, de constatarea nesincerității documentelor întocmite la diferite compartimente, sau apariția unor lipsuri nejustificate în gestiune. Spre deosebire de celelalte forme ale controlului economico – financiar, anchetele au ca punct de plecare stările de lucru sesizate, presupuse sau constatate, având drept obiectiv confirmarea sau infirmarea acestora și stabilirea exactă a întinderii lor. La anchetă pot participa și alte categorii de organe ( de jurisdicție, de urmărire sau cercetare penală ), verificarea efectuându – se printr –un contact mai strâns cu persoanele implicate, cărora li se solicită adesea explicații verbale, note scrise sau declarații.

d) În funcție de modalitățile de exercitare, controlul economico – financiar poate fi:

Controlul faptic se realizează prin verificarea la fața locului a operațiunilor economice și financiare, a existențelor de active și a stării calitative a acestora, a stadiului în care se găsesc anumite procese ( de prelucrare, montaj, construcție ). Principala formă de executare a controlului faptic este

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

inventarierea, care se realizează prin măsurare, numărare, cântărire, urmărind – se în principal determinarea stărilor cantitative. În unele cazuri, inventarierea face necesară determinarea unor stări calitative, operațiuni care se realizează prin observarea directă, degustare, analize de laborator și expertize tehnice asupra bunurilor supuse inventarierii. Controlul faptic este cea mai eficientă formă de control, care permite cunoașterea temeinică a realității, descoperirea eventualelor lipsuri și a rezervelor nemobilizate, contribuind astfel, într – o măsură sporită, la apărarea și consolidarea patrimoniului public sau privat.

Controlul documentar se realizează prin verificare indirectă a operațiunilor și proceselor economice consemnate în acte, care pot fi: documente justificative și centralizatoare, evidențe tehnic operative, conturi ( fișe de cont ), jurnale contabile, calcule periodice de sinteză ( balanțe de verificare sintetice și analitice, bilanțul contabil și anexele sale, situații comparative ). Controlul documentar poate fi preventiv, concomitent sau postoperativ, în funcție de timpul în care se execută, urmărind în fiecare caz obiective specifice. Într – o economie liberalizată, controlul documentar are un rol deosebit de important, dat fiind că el este în măsură să reconstituie cu fidelitate modul de desfășurare a acțiunilor, proceselor și operațiunilor care urmează să fie efectuate în viitor.

e) În sfârșit, controlul economico – financiar practicat în economia noastră națională mai poate fi diferențiat și din punct de vedere al poziției organelor de control față de întreprinderea, instituția sau organizația verificată. Din acest punct de vedere, controlul economico – financiar poate fi:

Controlul din interiorul unității este un atribut al conducerii și el trebuie exercitat obligatoriu în cadrul fiecărei întreprinderi, instituții, organizații. Acest control se realizează de organele de conducere și de șefii diferitelor compartimente și poate îmbrăca forma controlului preventiv, operațional și post – operativ. În cadrul unităților patrimoniale, controlul din interior are legături strânse cu funcția financiar – contabilă a întreprinderii.

Controlul economico – financiar exercitat din afara unităților cuprinde verificările făcute și informările cerute de organele ierarhic superioare, diferitelor forme ale controlului bancar, controlul exercitat de Curtea de Conturi, Ministerul Finanțelor și organele sale specializate, precum și controlul inspecțiilor și inspectoratelor de profil.

Literatura noastră de speciale împarte controlul exercita din afară în două categorii: controlul departamental și controlul extradepartamental. Controlul executat ierarhic superioare (holding, departament, minister ) este un control departamental, acesta nedepășind cadrul organizatoric al sistemului respectiv. Controlul departamental se poate organiza și exercita fie sub forma unor acțiuni curente de verificare, fie cu ocazia prezentării de către unitățile subordonate a calculelor periodice de sinteză ( balanțe de verificare lunare, situații sau deconturi trimestriale, conturi de execuție sau bilanțurile anuale). Celelalte controale din afară sunt considerate extradepartamentale, putând avea diverse obiective, sarcini și modalități de exercitare. Reamintim că, în categoria acestor, un loc deosebit de important revine controlului independent, ce are ca obiect auditarea conturilor de către cenzori sau experți contabili. De asemenea , nu putem omite aici controlul exercitat de către organele specializate ale statului asupra tuturor agenților economici și a altor unități patrimoniale.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

CAPITOLUL 2. Controlul propriu al unităților patrimoniale – organizare și metode de exercitare

2.1 Structura organizatorică și funcțională a sistemului de control economico – financiar

În cadrul structurii și formelor organizatorice ale controlului distingem trei componente:

Controlul legislativ;

Controlul financiar;

Controlul juridic

Dintre cele trei componente ale controlului, semnalăm că cel financiar, nu este suficient de cristalizat. Legislația în vigoare nu este clară – am putea spune că este chiar ambiguă. La elaborarea legislației nu s- a ținut seama că suntem în plină etapă de tranziție spre economia de piață, iar pe de altă parte nu s – a avut în vedere faptul că, controlul este un act administrativ oarecare, și o legitate, o necesitate obiectivă, indiferent de structura proprietății și de voința oamenilor. Astfel s – a neglijat să se dea un contur precis și clar în ceea ce privește organizarea, funcționarea și exercitarea controlului financiar în unități ( fie ele economice sau bugetare ), acolo unde trebuie organizat obiectul controlului și cu precădere, apărarea integrității patrimoniului, folosirea cu maximum de eficiență a mijloacelor financiare, umane și materiale.

2.1.1 Controlul propriu al unităților patrimoniale

Noțiunea de control propriu semnifică faptul că el se organizează și se exercită din interiorul unităților economico – sociale sau de la nivelurile ierarhice imediat superioare ale acestora, fără a putea depăși cadrul sistemului organizatoric respectiv.

Controlul propriu urmărește în primul rând sporirea operativității controlului și creșterea responsabilității agenților economici ( regii autonome, societăți comerciale, instituții publice, organizații și asociații cooperatiste, întreprinderi particulare ) pentru administrarea patrimoniului propriu și pentru calitatea și eficiența activităților desfășurate. Direct răspunzătoare față de societate și îndeosebi față de titularii dreptului de proprietate asupra capitalului social, unitățile economiei naționale oferă un teren prielnic de manifestare a funcțiilor controlului economico – financiar, care are menirea să prevină, să identifice și să înlăture orice deficiență de ordin conceptual, organizatoric și funcțional.

Pe de altă parte, indiferent de scopul pentru care au fost create, de conținutul activităților pe care le desfășoară și de modul concret de organizare, întreprinderile de diverse tipuri sunt înzestrate ( sau autoînzestrate ) cu un minimum de mijloace economice, pe care le utilizează potrivit cu necesitățile lor, dar și în deplină concordanță cu normele în vigoare legale. Ele au deci, drept caracteristică comună, faptul că în interiorul lor se gestionează valori materiale și bănești, ceea ce face necesară exercitarea unui control sistematic asupra integrității, stării calitative și modului de utilizare a acestora.

În practica economico – socială a țării noastre se statornicește treptat un sistem unitar de control propriu, adecvat cerințelor economiei de piață, ale cărui forme organizatorice se integrează organic în

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

noul organism economic și care au la bază noile reglementări juridice. Dintre formele proprii de control, cele mai reprezentative sunt controlul ierarhizat ( operațional sau de compartiment ), controlul financiar preventiv și controlul gestionar.

O analiză sumară a legislației actuale conduce la constatarea că numai „controlul financiar preventiv „ și cel „financiar de gestiune” au la bază norme juridice și metodologice obligatorii, dar și acestea sunt imperative doar pentru sectorul de stat al economiei. Un asemenea mod de punere a problemei ar putea induce în eroare unitățile patrimoniale ( și îndeosebi pe cele de talie mică ), care vor fi tentate să – și restrângă nejustificat controlul intern. Avem în vedere, în primul rând, controlul efectuat pe cale ierarhică de către toți responsabili de compartimente care asigură protecția patrimoniului și succesul afacerilor. În al doilea rând , avem în vedere formele de „controlul invizibil” ( cunoscute la și la noi sub denumirile tradiționale de control mutual sau control reciproc ), forme care se integrează în însăși structurile de organizare și conducere ale întreprinderii. Controlul invizibil este unul dintre factorii de succes pentru foarte multe firme și el nu poate fi neglijat. Tocmai acesta este motivul pentru care ne propunem o analiză mai riguros științifică a posibilităților pe care le au întreprinderile românești de a beneficia de aportul deloc neglijabil a controlului invizibil.

Formele de control propriu enumerate mai sus ( ierarhizat, financiar – preventiv, gestionar ) sunt forme instituționalizate, care implică stabilirea defuncții, sarcini și atribuții concrete fixate prin norme juridice, statute sau documente de ordine interioară. În schimb, controlul invizibil reprezintă numai un concept care stă la baza organizării muncii și a sistemelor informaționale din întreprinderi. Astfel, sunt cunoscute în lume două concepții diametral opuse privind abordarea controlului invizibil în întreprindere: sistemul anglo – saxon (de origine americană ) și sistemul continental (de origine franceză ). Concepția americană are în centrul construcției sale principiul potrivit căruia orice operațiune și orice tranzacție să poată fi observată, în mod independent, de cel puțin două persoane care îndeplinesc funcții diferite în întreprindere. În felul acesta pot fi descoperite erorile și omiterile și sunt descurajate intențiile de fraudă, mai ales atunci când prima din cele două persoane nu știe care va fi cea de-a doua testare. La rândul său, concepția franceză are în vedere abordarea pe fluxuri a operațiunilor economice și financiare și statuează principiul că una și acceași persoană nu poate interveni de două ori pe același flux. Dacă ne imaginăm, de exemplu, un flux pentru cumpărări, va trebui să admitem că, persoana care încheie contractele devine incompatibilă cu lansarea comenzilor, recepția bunurilor primite, preluarea lor în gestiune, achitarea facturilor și așa mai departe. În teoria și practica economică franceză această concepție este definită sintetic prin noțiunea de separare sau delimitare a sarcinilor. Evident, asemenea considerații țin mai mult de domeniul managementului decât de cel al controlului economico – financiar, motiv pentru care noi vom analiza în principal formele instituționalizate de control propriu.

Formele controlului propriu din cadrul agenților economici se corelează între ele și se completează reciproc, integrându – se și cu sarcinile ce revin altor organisme de control.

1) Control ierarhizat.

Acest control este un atribut de bază al funcțiilor de conducere din cadrul agenților economici. El se exercită în cadrul atribuțiilor sau obligațiilor normale de serviciu de către toate persoanele cu funcții de conducere ( care au în subordinea lor unități sau subunități de producție, sectoare de activitate, compartimente specializate, formațiuni de lucru, sau grupuri de persoane ).

În practica agenților economici controlul ierarhizat poate îmbrăca forma asistenței de specialitate, având ca suport autoritatea adoptării deciziilor operative, dobândind astfel un caracter de îndrumare și sprijin nemijlocit în realizarea sarcinilor curente. În acest caz, controlul ierarhizat are o sferă de acțiune foarte largă, cuprinzând de fapt toate laturile activităților desfășurate. Dar, cum aceste activități sunt structurate pe subdiviziuni sau compartimente specializate, controlul se realizează în cadrul lor, motiv pentru care el este cunoscut și sub numele de control de compartiment.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Sub aspect teoretic și metodologic, controlul ierarhizat derivă din acel principiu general „ al delegării autorității de conducere și de control „ , potrivit căruia, într-o întreprindere modernă, fiecărei funcții trebuie să i s atribuie răspunderi bine precizate, însoțite de autoritatea adecvată funcției respective, astfel încât îndeplinirea sarcinilor să poată fi urmărită și măsurată.

În mod concret, cadrele cu funcție de conducere, indiferent de nivelul organizatoric la care acționează, au o suită de obligații specifice, cum sunt:

– să exercite un control direct și nemijlocit asupra compartimentelor din subordine, precum și un control inopinat în locurile unde se păstrează și s vehiculează valori materiale și bănești;

– să dezvolte autocontrolul și controlul mutual sau reciproc în munca curentă a personalului din subordine, asupra tuturor operațiunilor, lucrărilor și tranzacțiilor efectuate;

– să stabilească fiecărui subordonat ( care îndeplinește, la rândul său, o funcție de conducere ) atribuțiile de control ierarhic, condițiile de exercitare a acestora și răspunderile ce îi revin pentru modul concret de îndeplinire a lor.

În virtutea acestor obligații generale și ținând cont de activitățile și operațiile care necesită obligatoriu un control periodic, în cadrul fiecărui agent economic se poate trece la organizarea propriu – zisă a controlului ierarhizat, prin intermediul unor ordine sau decizii cu caracter intern. În aceste documente, conducerea sau consiliul de administrație stabilește atribuțiile nominale de control repartizate diferitelor niveluri ierarhice, precizând activitățile și operațiunile ce fac obiect al controlului, periodicitatea exercitării controalelor, obiectivele urmărite și peroanele în sarcina cărora cade îndeplinirea lor.

În cazul activităților și operațiunilor nominalizate ( prin ordin sau decizie ), controlul urmează a se efectua inopinat, la fața locului, prin verificări faptice sau documentare, în totalitate sau prin sondaj, iar rezultatele se consemnează în scris și se comunică organelor în drept ( celor din ierarhia superioară ). În celelalte cazuri, controlul ierarhizat se finalizează prin măsuri imediate și directe care vizează înlăturarea abaterilor, tragerea la răspundere a vinovaților și prevenirea repetării în viitor a stărilor de lucru necorespunzătoare.

Din punct de vedere al exercitării lui, controlul ierarhizat poate îmbrăca mai multe forme ( de natură faptică sau documentară), utilizându – se, în acest scop, diferite metode și mijloace tehnice de realizare, cum sunt:

inspectarea sau observarea directă, la fața locului, a compartimentelor sau sectoarelor de activitate, în scopul cunoașterii modului în care se îndeplinesc sarcinile curente, comparativ cu prevederile inițiale, cu normele de muncă sau cu reglementările în vigoare;

informarea personală sau organizarea unor discuții ( ședințe operative ) între conducători și subordonați, în scopul cunoașterii și analizei operative a realizării sarcinii, rezultatelor obținute, factorilor de influență, greutăților întâmpinat;

folosirea unor mijloace rapide de comunicare și informare ( telefon, interfon, aparate de emisie – recepție, telefonie celulară mobilă, sisteme de telecomandă ) sau utilizarea televiziunii cu circuit închis;

întocmirea și înaintarea periodică a unor rapoarte, situații operative, documente centralizatoare sau comparative, dări de seamă de diverse tipuri;

stabilirea anticipată a unor sarcini concrete sau cifre de control, care urmează să fie verificate sau confruntate periodic;

În condițiile economiei de piață, larga autonomie a agenților economici conduce inevitabil la lărgirea ariei și creșterea rolului controlului managerial, care devine un instrument de bază al creșterii eficienței prin cointeresarea tuturor salariaților în succesul organizației în care lucrează. Numai

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

repartizarea echilibrată a autorității și exercitarea responsabilă a acesteia, numai descentralizarea reală a structurilor și controlul inerent ei diminuează riscurile și conduc la rentabilitate și profit.

În practica noastră economico – socială, controlul ierarhizat mai este cunoscut sub denumirea mai veche de „control ierarhic – operativ – curent”. Caracterul ierarhic al acestei forme de contro se întemeiază pe organizarea piramidală a funcțiilor de conducere, facilitând astfel apropierea controlului de locurile unde se iau deciziile și se concretizează răspunsurile pentru administrarea patrimoniului agenților economici. La rândul său, caracterul operativ este dat de faptul că acest control se exercită concomitent (simultan) cu desfășurarea activităților economico – sociale, permițând depistarea și înlăturarea „din mers” a abaterilor de la disciplina economică, tehnologică, contractuală sau financiară. În felul acesta, controlul ierarhizat dobândește și un caracter curent, fiind continuu și sistematic, exercitat în corelație directă cu atribuțiile decizionale ale organelor de conducere.

2) Controlul financiar preventiv

Activitatea de exercitare a controlului financiar preventiv în țara noastră are o vechime destul de mare și, în decursul timpului, a înregistrat o serie de adaptări, atât în ceea ce privește conținutul și forma de exercitare, cât și sub raport organizatoric, în funcție de schimbările și transformările intervenite în economie.

Pentru prima dată la noi în țară controlul preventiv a fost reglementat prin Legea asupra contabilității publice și asupra controlului bugetului și patrimoniului public în 31 iulie 1929. La baza acestei reglementări a stat principiul conform căruia controlul preventiv se exercită de către personal specializa din afara unităților.

Potrivit sus – menționatei legi, controlul preventiv se efectua de Înalta Curte de Conturi, organ suprem de control preventiv și de gestiune asupra veniturilor și cheltuielilor publice, și exercitat de către consilierii – controlori ai angajării de cheltuieli, ce funcționau pe lângă fiecare minister, administrație autonomă, regie publică, precum și pe lângă toate celelalte servicii și întreprinderi publice ale căror bugete erau sau nu votate de Adunarea Deputaților.

Organele care exercitau controlul preventiv se pronunțau asupra legalității angajărilor de cheltuieli și a ordonanțelor de plată asupra folosirii creditelor în limitele alocațiilor sau ale fondurilor și creditelor aprobate, cât și asupra justei imputări, aplicând viza de control preventiv pe angajamentele sau ordonanțele de plată.

În situațiile în care consilierul – controlor nu acorda viza de control preventiv, se comunicau ministerului motivele refuzului, iar în caz de divergență, documentele respective erau înaintate prin Ministerul de Finanțe, la Înalta Curte de Conturi, care decidea asupra operației. Deciziile Curții puteau fi atacate de Consiliul de Miniștri.

Prin Decretul pentru organizarea controlului financiar din 1948, s–a hotărât ca atribuțiile de control preventiv exercitate prin organele Înaltei Curți de Conturi sau prin alte organe trec asupra conducătorilor serviciilor de contabilitate.

Așa cum s–a dispus prin Decret în cadrul Deciziei Consiliului de Miniștri privind stabilirea dreptului, obligațiilor și răspunderilor conducătorilor serviciilor de contabilitate din ministere, instituții și întreprinderi, s–a prevăzut ca conducătorii serviciilor de contabilitate să exercite controlul asupra tuturor actelor și formelor prin care se autorizează cheltuieli în general sau din care derivă direct sau indirect angajamente de ase plăti sume de bani sau de a se elibera mărfuri, materiale sau orice alte bunuri sau valori. Nici un act din categoria celor de mai sus nu va putea fi prezentat șefului unității respective pentru aprobare sau semnare, decât dacă este semnat sau vizat în prealabil de conducătorul serviciului de contabilitate.

Potrivit reglementări, actele care nu purtau semnătura conducătorului de contabilitate erau considerate nevalabile și nu puteau fi executate și nici înregistrate în evidența contabilă.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Actul normativ mai prevedea drept conducătorului serviciului de contabilitate ca, pentru actele ce nu încadrau în dispozițiile legale, să refuze semnarea acestora și să atenționeze în scris pe cei care dau dispoziții ilegale, iar în cazul menținerii dispozițiilor ilegale, să se sesizeze conducătorul unității superioare și Comisia Controlului de Stat. Era prevăzută în același timp răspunderea ce revene celor care executau ordinele ilegale primite, cât și a celor care dădeau indicațiile respective sau nu au luat măsuri corespunzătoare, deșii au fost sesizați de aceasta.

Totodată, pentru prima dată, s-a prevăzut exercitarea controlului preventiv și prin delegațiile conducătorului contabilității, desemnat la propunerea acestei de către conducătorul unității.

De asemenea, s-a instituit regula conform căreia este interzisă efectuarea controlului preventiv de către cei care participă direct la actul sau operația supusă acestui control.

Au fost adoptate noi reglementări, în cadrul cărora organizarea controlului financiar preventiv s-a făcut tot în structura compartimentului financiar – contabil. Îmbunătățirile au constat într-o mai exactă stabilire a atribuțiilor celor ce urmau să exercite acest control, conducătorul unității având obligația de a le comunica în scris operațiile și documentele ce se supun controlului, precizându-se și ce anume se verifică la fiecare din acestea. S-a prevăzut de asemenea posibilitatea organizării controlului financiar preventiv sub formă de servicii sau birouri subordonate conducătorului compartimentului financiar contabil, cu sarcina exclusivă de a efectua acest control.

Controlul se exercită asupra documentelor prin care conducerea unității își asumă obligații cu caracter patrimonial în numele și pe seama unității ce o reprezintă, ca și asupra celor prin care se dispune stingerea, prin plată sau orice alt mod, a unor obligații asumate, pe bază de justificări legal întocmite, care constituie actul de angajare a operațiilor respective.

În vederea întocmirii corespunzătoare a documentelor ce se supun controlului financiar preventiv, este stabilită răspunderea ce revine conducătorilor compartimentelor de specialitate și celorlalte persoane din cadrul unităților care întocmesc sau participă la întocmirea documentelor respective, aceștia răspunzând pentru legalitatea, necesitate, oportunitatea și realitatea lor.

După modul în care se exercită, controlul financiar preventiv este, de regulă și prin excelență un control documentar, pentru că operațiile supuse controlului se verifică pe baza documentelor în care au fost consemnate. Ele se prezintă, de regulă, sub forma documentelor primare.

Controlul financiar preventiv are caracter de control prealabil, fiind un control anticipat. În concepția legii, controlul financiar preventiv nu reprezintă o activitate sporadică intermitentă, care se manifestă prin semnarea sau refuzul de a semna anumite documente, la anumite perioade de timp ci o acțiune permanentă de verificare, cu caracter continuu, care se caracterizează prin intervenții curente, practice, chiar din momentul în care unele operații se află în fază de proiect și până la consumarea acestora.

În prezent organizarea și atribuțiile controlului financiar preventiv sunt stabilite prin Hotărârea de Guvern numărul 720 din 10 octombrie 1991, publicată în Monitorul Oficial numărul 75 din 1992.

Potrivit aceste reglementări, controlul financiar preventiv urmărește să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale în vigoare și producerea de pagube și se exercită asupra documentelor care conțin operații de utilizare a fondurilor sau din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale.

Persoanele împuternicite să exercite controlul financiar preventiv trebuie să aibă pregătire economică și experiența necesară, să îndeplinească condițiile de cinste și corectitudine.

Nu pot avea această calitate persoanele aflate în curs de urmărire penală, de judecată sau care au fost condamnate, chiar dacă au fost grațiate, pentru fapte privitoare la abuzuri în serviciu, fals, uz de fals, înșelăciune, dare sau luare de mită și alte infracțiuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Dacă în cursul urmării penale, a judecății sau după condamnare a intervenit amistiția, cel care a săvârșit una din infracțiunile prezentate mai sus nu pot fi împuternicit să exercite controlul financiar preventiv timp de doi ani de la data aplicări amistiției.

Cel căruia i s-a suspendat condiționat executarea pedepsei nu poate fi împuternicit să exercite controlul financiar preventiv în cursul termenului de încercare și doi ani de la expirarea acestui termen.

Controlul financiar preventiv se organizează de ordonatorii de credite principali, secundari și terțiari, precum și de directorii generali ai societăților comerciale prin compartimentul financiar – contabil și se execută de șeful acestui compartiment.

În funcție de volumul operațiilor ce se supun controlului financiar preventiv, conducătorul unității, la propunerea contabilului șef, poate împuternici și alte persoane din acest compartiment care să exercite controlul preventiv, dar care, de regulă, nu participă la întocmirea și contabilizarea documentelor controlate. Împuternicirea se face pe bază de ordin sau decizie, după caz, a conducătorului unității în care se vor stabili concret operațiile asupra cărora se exercită controlul financiar preventiv, condițiile și perioada în care își desfășoară aceasta activitatea.

Se supun controlului financiar preventiv documentele ce cuprind operațiile ce se referă la drepturile și obligațiile patrimoniale ale unității, în fază de angajare și de plată în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.

Operațiunile care se supun în mod obligatoriu controlului financiar preventiv sunt următoarele:

încheierea contractelor cu parteneri interni și externi;

încasările și plățile în lei și valută de orice natură, efectuate în numerar și prin operațiuni bancare, cu persoane fizice sau juridice;

trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau capitalului social;

gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor subunităților sau unităților componente;

deschiderea de credite bugetare, repartizările de credite bugetare la instituțiile în subordine și alimentările cu sume din alocațiile bugetare pentru finanțarea cheltuielilor de capital;

propunerile de suplimentare a unor venituri prevăzute a fi suportate pe seama alocațiilor bugetare;

virările de credite în cadrul capitolelor de cheltuieli;

modificarea repartizării pe trimestre a veniturilor și cheltuielilor bugetare.

În funcție de necesități, operațiunile menționate vor putea fi adaptate și completate de conducătorul unității, avându-se în vedere specificul activității și structura ei organizatorică.

Documentele ce conțin operațiuni supuse controlului financiar preventiv și circuitul acestora se stabilesc de conducerile ministerelor, departamentelor, altor organe centrale de stat, prefecturilor, societăților comerciale, în funcție de specificul activității fiecăruia.

Documentele, însoțite de alte justificative se prezintă la controlul financiar preventiv semnate de șeful compartimentului de specialitate în care s-au întocmit și care răspunde de realitatea și exactitatea datelor precum și de legalitate operațiilor consemnate în acestea.

Obținerea vizei de control preventiv pe documente care se dovedesc ulterior nelegale, nu exonerează de răspundere pe șefii compartimentelor de specialitate care le-au întocmit.

Persoanele care exercită controlul financiar preventiv răspund pentru legalitatea și eficiența operațiunile cuprinse în documentele prezentate de compartimentele de specialitate.

Șeful compartimentului financiar – contabil, în situațiile în care sau celelalte persoane desemnate să exercite controlul financiar preventiv constată că operațiile prezentate la control sunt nelegale sau neeficiente, iar conducătorul unității dispune pe propria răspundere efectuarea lor, va informa în scris

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

atât Consiliul de Administrație, cât și Direcția generală a controlului financiar de stat a județului, care, după caz, va dispune măsurile necesare potrivit competențelor.

Documentele referitoare la operațiile supuse controlului financiar preventiv și care nu au fost vizate nu pot fi înregistrate în contabilitate. Ele vor fi evidențiate separat.

De asemenea, se va întocmi o evidență separată a documentelor vizate pentru controlul financiar preventiv din dispoziția conducătorului unității.

Constituie contravenții următoarele încălcări ale Normelor de organizare și exercitare a controlului financiar:

atribuirea exercitării controlului financiar preventiv unei persoane fără să se fi obținut în prealabil de la organele de poliție relații scrise cu privire la antecedentele penale ale acestei, sau ale cărei antecedente penale duc la interzicerea împuternicirii și exercitării controlului financiar preventiv;

întocmirea și prezentarea controlului financiar preventiv a unor documente în care sunt consemnate operații fără bază legală sau date nereale;

vizarea pentru controlul financiar preventiv a documentelor care conțin operații prin care se încalcă reglementările în vigoare;

refuzul nejustificat al vizei de control financiar preventiv pentru operații legale;

înregistrarea în contabilitate a documentelor privind operațiile care sunt supuse controlului financiar preventiv, fără ca acestea să poarte viza de control a persoanelor în drept și aprobarea organelor competente;

nesesizarea organelor competente, stabilite prin norme, de către conducătorul cu atribuții financiar – contabile, în cazurile de refuz de viză.

Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se fac de către organele de control financiar de stat și de alte peroane împuternicite de Ministerul Finanțelor, precum și de conducătorul compartimentului cu atribuții financiar – contabile, respectiv contabilul șef al unității ( pentru cazurile de întocmire și prezentare pentru control financiar preventiv a unor documente în care sunt consemnate operații fără bază legală sau date nereale și înregistrarea în contabilitate a documentelor privind operațiile care sunt supuse controlului financiar preventiv, fără ca acestea să poarte viza de control a persoanelor în drept și aprobarea organelor competente).

Având în vedere Hotărârea de Guvern numărul 720 din 30 septembrie 1991, privind aprobarea Normelor de organizare și exercitare a controlului financiar elaborată de Ministerul Economiei și Finanțelor numărul 63943 din 30 septembrie 1991 și ținând cont de telexul numărul 290 din 15 martie 1993 emis de Ministerul Finanțelor, prin care se dispune agenților economici cu capital de stat de a aplica normele sus – menționate controlului financiar preventiv se efectuează la următoarele operații:

a) Încheierea contractelor cu parteneri interni și externi sau asupra aprovizionării pe bază de notă de comandă, de aprovizionare cu mărfuri, ambalaje, materii prime și materiale, piese de schimb, obiecte de inventar și mijloace fixe, prestări de servicii, transporturi, diverse lucrări cu terții, furnizare de apă, căldură, energie electrică.

Prin semnarea acestor documente, șeful compartimentului de specialitate răspunde de:

-legalitatea, necesitatea, oportunitatea și eficiența operației înscrisă în document;

-mărfurile și ambalajele, materiile prime și altele sunt în concordanță cu prevederile de aprovizionare valorice ale grupei de mărfuri și se încadrează în stocurile normale;

-legalitatea prețurilor înscrise în documente, formarea corectă a acestora atât de către furnizori, cât și pentru vânzarea cu amănuntul sau prin alimentație publică prin aplicarea corectă a adaosurilor aprobate și înregistrate;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

-cuprinderea în contract sau în comandă a caracteristicilor tehnice ale mărfurilor, materiilor prime, condițiile de ambalare și de transport, economicitatea transportului, termenele de livrare, condițiile de calitate, modalități de efectuare a recepțiilor, termenele de efectuare a acestora;

-contractul sau comanda să fie avizate și de către jurisconsultul societății pentru legalitate.

Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv verifică dacă:

-cantitatea de aprovizionat a fost corect stabilită;

-prețurile au la bază temei legal;

-mijlocul de transport prevăzut în document este economicos;

-sunt corect indicate contul din care se face decontarea, precum și formele și instrumentele de decontare;

-documentele sun avizate de compartimentul juridic

b) Încasările în lei si în valută de orice natură, efectuate în numerar prin caseria societății și prin conturile deschise la societățile bancare.

Se exceptează încasările în numerar prin casă privind depunerile cu numerar, rezultate din vânzarea zilnică cu amănuntul a mărfurilor de la magazine.

Documentele supuse controlului sunt:

-factura privind aprovizionarea cu materiale, ambalaje, obiecte de inventar;

-cecul de decontare din carnetul cu limită de sumă;

-dispoziția de plată;

Prin semnarea acestor documente, șeful compartimentului de specialitate răspunde de:

-legalitatea, necesitatea, oportunitatea și realitatea operației înscrisă în factură;

-recepția cantitativă și calitativă, precum și de întocmirea actelor de constatare a eventualelor diferențe;

-existența justificării cu documente a fiecărei încasări sau plăți efectuate prin caseria societății sau prin conturile bancare.

Persoana împuternicită cu exercitarea controlul financiar preventiv verifică:

-operația este legală, necesară, oportună;

-achitarea produselor achiziționate;

-există contractul, autorizația de import;

-s-a utilizat ultima listă de cursuri valutare și dacă calculul este corect;

-refuzul sau amânarea la plată este fundamentat.

c) Trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau capitalului social.

Se va urmări respectarea prevederilor anexei la Legea numărul 12 din 1991 privind impozitul pe profit și Norme metodologice ale Ministerului Finanțelor numărul 3614 din 1991. La acest capitol se vor avea în vedere:

-statele de plată drepturilor salariale și a altor drepturi, ca spor de vechime, spor de noapte, spor primitor – distribuitor, indemnizații, premii, incapacitate temporară de muncă, deconturile de cheltuieli pentru deplasări;

-lista de avans chenzinal, contract de muncă;

-lista de indemnizații pentru concediul de odihnă;

-ordin de deplasare, detașare, decont de cheltuieli.

Prin semnarea acestor documente, șeful compartimentului de specialitate răspunde de:

-legalitatea, oportunitatea și economicitatea operației înscrisă în documente prezentate pentru viza de control financiar preventiv;

-înscrierea corectă în statele de salarii a salariilor tarifare brute lunare, potrivit deciziilor de încadrare și a contractului colectiv de muncă;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

-calcularea corectă a drepturilor de salarii dintr-o lună dintr-o lună, în funcție de realizările obținute, a sporului de vechime și a altor drepturi cuvenite;

-calcularea și reținerea corectă a impozitului pe salarii, a fondului de șomaj și a altor rețineri ale salariaților, stabilirea corectă a restului de plată;

-compartimentele de specialitate au confirmat pe fișele de pontaj lunar timpul de muncă efectiv realizat, învoirile, lipsurile motivate și nemotivate, diminuări pentru neîndeplinirea sarcinilor de serviciu stabilite, penalizări;

-necesitatea, oportunitatea și eficiența deplasărilor efectuate, îndeplinirea sarcinilor din ordinul de deplasare, folosirea mijlocului de transport cel mai economicos;

-foile de parcurs ale șoferilor au viza compartimentelor pentru care s-a efectuat transportul, certificând efectuarea acestuia prin înscrierea documentului care a însoțit marfa;

-pentru materialele de întreținere, piese de schimb se va viza pentru oportunitatea acestora, cu indicarea precisă a magazinului la care s-a efectuat lucrarea de întreținere;

-trecerea pe seama rezultatelor a diferitelor amenzi, penalizări se va face cu viza jurisconsultului.

Persoana împuternicită cu efectuarea controlului financiar preventiv verifică:

-postul este vacant, respectiv neblocat;

-contractul de muncă este vizat și de jurisconsultul unității;

-actul de garanție, în cazul gestionarilor, s-a încheiat în cuantumul prevăzut la dispozițiile legale și s-au fixat ratele lunare de depuneri;

-avansurile chenzinale au fost reținute în întregime;

-totalurile din statele de salariu sunt stabilite corect pe coloane, pagini;

-statul este semnat de emitent.

d) Gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor subunităților sau unităților componente, predarea gestiunilor în locații gestionară, evaluarea mijloacelor fixe propuse spre vânzare, vânzarea activelor se va face cu respectarea dispozițiilor în vigoare de către comisia de licitație, cu participarea efectivă a jurisconsultului unității.

Documentele vizate:

-cererea de transfer;

-decizia de transfer sau ordinul de transfer;

-bon de mișcare.

Prin semnarea acestor documente, șeful compartimentului de specialitate răspunde de:

-disponibilizarea fondurilor fixe cerute;

-trecerea și raportarea acestora ca disponibile;

-exactitatea datelor cu privire la caracteristicile tehnice;

-respectarea prevederilor legale privind gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor;

-legalitatea și realitatea operației înscrisă în document;

-întocmirea documentației cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

Persoana împuternicită cu executarea controlului financiar preventiv verifică:

-operația de transfer este legală și economicoasă;

-sunt îndeplinite condițiile prevăzute pentru compartimentul de specialitate;

-documentele cu privire la transfer sunt legal întocmite și conțin date complete și corecte cu privire la:

-denumirea și caracteristicile tehnice;

-număr de inventar, seria, valoarea de inventar;

-data dării în folosință;

-uzura.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

e) Solicitările de credite pentru activitatea curentă și pentru investiții, repartizarea sumelor din disponibilități sau din credite pentru suplimentarea CEC-urilor cu limită de sumă pentru aprovizionări către sectoarele de activitate ale societății.

Șeful compartimentului de specialitate răspunde de:

– prezentarea în termenul legal stabilit a cererilor de credit;

– întocmirea contractului de credite, cu respectarea plafoanelor de credite aprobate;

– sunt asigurate condițiile pentru rambursarea creditelor;

– păstrarea integrității și asigurarea conservării corespunzătoare a bunurilor ce constituie garanția creditului;

– s-au respectat și asigurat condițiile legale de admitere a finanțării în termen a lucrărilor de investiții și existente:

– documentația legal aprobată;

– resursele necesare finanțării investițiilor;

– autorizația de construcții.

f) Vânzările prin virament Urmărirea existenței notei de comandă și a instrumentelor de plata mărfurilor primite ( dispoziția de plată cu viza băncii sau carnete de CEC cu limită de sumă ).

Se pot achita bunurile primite și cu numerar la casieria unității.

Șeful compartimentului de specialitate răspunde de:

– legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea și realitatea operației înscrisă în factură;

– existența contractului sau confirmarea de comandă pentru produsele, mărfurile livrate;

– respectarea sortimentelor, cantităților, termenelor prevăzute în contracte;

– expedierea sau predarea mărfurilor;

– legalitatea prețurilor.

3) Controlul financiar de gestiune

Controlul financiar intern a fost înființat în 1948 ca organ specializat de control în subordinea conducătorului direcției sau serviciului de contabilitate.

Obiectivele controlului financiar intern vizau_

– respectarea normelor legale de folosirea a mijloacelor alocate de la buget, și a celor proprii, a programelor și devizelor privind executarea lucrărilor și plata salariilor;

– respectarea disciplinei bugetare și financiare;

– existența, integritatea, conservarea și utilizarea valorilor materiale și bănești;

– corecta organizare și conducerea evidenței contabile.

În anul 1957, controlul financiar intern a fost organizat pe principiul specializării.

Activitatea controlului financiar intern a fost orientată în principal spre controlul gestionar.

În scopul întăriri controlului gestionar, a fost reglementată asigurarea controlului tuturor unităților și gestiunilor din economie cel puțin o dată pe an. Practic, controlul gestiunilor materiale era limitat la confruntarea stocurilor faptice cu soldurile scriptice, fără a se urmări și modul de utilizare a materialelor pe întregul parcurs al procesului de producție, iar tendințele de a se efectua analize economico – financiare nu aveau contribuție suficientă, întrucât erau de multe ori, superficiale, nu aprofundau controlul asupra gospodăririi fondurilor materiale și bănești.

În anul 1970 s-a legiferat organizarea și funcționarea controlului financiar intern și obiectivele controlului gestionar.

Obiectivele controlului gestionar vizau respectarea normelor legale cu privire la:

– existența și utilizarea mijloacelor materiale și bănești;

– apărarea patrimoniului, evidență și control;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– încasări și vărsăminte, realitatea rezultatelor financiare.

Începând cu anul 1990, regiile autonome, societățile comerciale au obligația să asigure organizarea și funcționarea la toate nivelurile a controlului financiar de gestiune.

Controlul financiar de gestiune este o formă a controlului financiar propriu, reglementată prin Hotărârea de Guvern numărul 720 din 10 octombrie 1991, publicată în Monitorul Oficial al României numărul 75 din 1992.

Controlul financiar de gestiune verifică respectarea dispozițiilor legale privitoare la gestionarea și gospodărirea mijloacelor bănești, pe baza documentelor înregistrate în contabilitate și a documentelor din evidența tehnico – operativă.

Peroanele împuternicite să exercite controlul financiar de gestiune trebuie să aibă pregătire economică și experiența necesară, să îndeplinească condițiile de cinste și corectitudine.

Nu pot fi împuternicite să exercite controlul financiar de gestiune peroanele aflate în curs de urmărire penală, de judecată sau care au fost condamnate, chiar dacă au fost grațiate, pentru fapte privitoare la abuz în serviciu, fals, uz de fals, înșelăciune, dare sau luare de mită și alte infracțiuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor juridice sau fizice.

Controlul financiar de gestiune se organizează la societățile comerciale pentru controlul gestiunilor proprii, precum și al uzinelor, fabricilor, atelierelor, serviciilor, sucursalelor și a altor subunități din structura lor organizatorică.

Controlul financiar de gestiune funcționează în compartiment distinct în subordine directă a directorul general în cadrul societăților comerciale și se efectuează de salariații cu studii economice superioare sau medii, în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați in compartimentul de control cu aprobarea conducerii unității respective, cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele și în condițiile stabilite de lege.

Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale respectarea normelor legale cu privire la:

– existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel și deținute cu orice titlu;

– utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și casarea de bunuri;

– efectuarea în numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților în lei și în valută, de orice natură, inclusiv al salariilor și al reținerilor din aceste și a altor obligații față de salariați.

Societățile comerciale vor emite acte de dispoziție de ordine interioară privind modul de organizare și exercitare a controlului financiar propriu și vor detalia obiectivele de mai sus în funcție de specificul activității și structura lor organizatorică, Schema logică a desfășurării controlul financiar de gestiune este prezentată în figura numărul 3.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

STABILIREA TEMATICII CONTROLULUI

– controlul tematic special

– controlul de rutină prevăzut în programul

anual de control

STABILIREA ECHIPEI DE CONTROL

Analiza procesului-verbal anterior și a modului

de aducere la îndeplinire a măsurilor propuse

și aprobate

CONTABILITATE Stabilirea documentelor care vor sta la baza GESTIUNE

-bararea în fișa controlului și „închiderea acestora” prin -închiderea fișelor de

analitică a contului semnarea lor de către emițători și echipa de magazie pe materiale și

a ultimei înregistrări control produse sub semnătură;

sub semnătura -confirmarea că sunt

operatorului înregistrate toate

contabil și al unui Prelucrarea declarațiilor de la personalul documentele

membru al echipei implicat (gestionar și operatori contabili) -localizarea bunurilor

contabile gestionate

-predarea și sigilarea -plusurile pe care le au

documentelor în gestiune-cauze

neoperate

Verificarea faptică a gestiunii

– inventarierea și întocmirea fișelor de inventar

Analiza critică a rezultatelor inventarierii

Contabilitate -stabilirea diferențelor între stocul fizic și Gestiune:

Verificarea înregistră- scriptic din gestiune Verificarea faptică

rilor în fișa contului -stabilirea diferențelor între situația contabilă după fișele de

a documentelor și situația fizică și scriptică în gestiune magazie

primare

Solicitarea notelor explicative privind

diferențele constatate de la personalul implicat

Prelucrarea datelor obținute în urma controlului

și întocmire procesului verbal de control

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

CONTABILITATE Solicitarea notelor explicative

privind diferențele constatate de Gestiune

la personalul implicat

Obținerea semnăturilor pe proce –

sul verbal de control din partea

din parte persoanelor controlate

sau a înscrisului cu motivația

refuzului de semnare

Prezentarea procesului verbal și a

înscrisurilor cu refuzul de semnare

șefului ierarhic al CFI

Continuarea și Analiza procesului verbal de

adâncirea controlului control de către personalul abilitat

din partea conducerii pentru

aprobare

Da

Transmiterea măsurilor din

rezoluția de aprobare a procesului

verbal

Figura numărul 3 : Schema logică a controlului financiar de gestiune

Controlul financiar de gestiune se efectuează cel puțin o dată pe an.

În cazul unor unități și gestiuni materiale reduse ca volum, conducătorii societăților comerciale pot aproba ca acestea să fie controlate la o perioadă mai mare de un an, dar nu mai târziu de o dată de doi ani.

Controlul se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport cu volumul, valoarea și natura bunurilor, posibilitățile de sustrageri, condițiile de păstrare și gestionare, precum și de frecvența abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere și documente, care să

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar-contabil și gestionar.

În cazul constatării de pagube, controlul se va extinde asupra întregii perioade în care, potrivit legii, pot fi luate măsuri de recuperare a acestora și de tragere la răspundere a persoanelor vinovate.

Activitatea de control se desfășoară pe baza programelor de lucru, semestriale întocmite de șeful compartimentului de control financiar de gestiune, aprobate de conducătorul în subordinea căruia se află compartimentul financiar de gestiune.

Șeful compartimentului de control financiar de gestiune, pe baza actelor de control întocmite, prezintă conducerii unității în care funcționează, concluziile controlului efectuat împreună cu măsurile ce se propun a fi luate în continuare în vederea înlăturărilor abaterilor și tragerii la răspundere a celor care au săvârșit neregurilor, au produ pagube sau au comis infracțiuni.

Conducătorii unităților au obligația ca, în cadrul competenței și termenelor legale, să ia măsuri pentru aplicarea integrală și la timp a măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor și înaintarea către procuror a actelor cuprinzând fapte prevăzute de legea penală. Neluarea măsurilor angajează propria răspunderea a conducătorului unității.

Măsurile se iau în cel puțin treizeci de zile de la data înregistrării actului de control, dacă prin dispozițiile legale nu sunt fixate alte termene.

La solicitarea instanțelor de judecată, organele de procuratură, poliție, conducătorii unităților vor dispune cu prioritate măsurile de control financiar de gestiune, necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infracțiune și clasificarea împrejurărilor care au condus la săvârșirea unor fapte de natură penală.

În cazul în care conducătorul unității nu ia măsurile respective, șeful compartimentului financiar de gestiune, sesizează de îndată, în scris, consiliul de administrație al unității în care funcționează, iar în cazurile privind recuperarea pagubelor și Direcția generală a controlului financiar de stat din Ministerul Finanțelor sau, după caz, direcțiile generale ale controlului financiar de stat din județe, care, în funcție de situația concretă, dispun, potrivit drepturilor stabilite prin lege, luarea măsurilor ce se impun.

Șeful compartimentului controlului financiar de gestiune va participa la ședințele consiliului de administrație al unității unde funcționează atunci când se dezbat probleme financiare, contabile și de control de gestiune. Aceasta informează semestrial consiliul de administrație asupra condițiilor în care s-a realizat programul semestrial de control, constatările făcute și măsurile luate, propunând, dacă este cazul luarea de măsuri pentru aplicarea riguroasă a legislației în domeniul financiar – contabil, de gestiune și control.

La cererea organelor de control financiar de gestiune, conducerile și salariații unităților supuse controlului au obligația:

-să pună la dispoziție registrele corespondența, actele, piesele justificative și alte documente necesare controlului;

-să prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestionează sau pe care le au în păstrare, care intră sub incidența controlului;

-să elibereze, potrivit legii, documentele solicitate în original sau copii certificate;

-să dea informații și explicații, verbal și în scris după caz, în legătură cu problemele care formează obiectul controlului;

-să semneze cu sau fără obiecții actele de control și să comunice la termenele fixate, modul de aplicare a măsurilor stabilite în urma controlului;

-să asigure sprijinul și condițiile necesare bunei desfășurări a controlului și să-și dea concursul pentru clarificarea constatărilor.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Salariații împuterniciți cu exercitarea controlului financiar de gestiune răspund disciplinar, contravențional sau penal, după caz, în situațiile în care:

– nu efectuează controlul conform programului de activitate aprobat;

– înscriu în actele de control date sau fapte ireale sau inexacte, sau cu bună știință, nu consemnează toate deficiențele constatate;

– lucrează cu superficialitate nesemnalând încălcările de la dispozițiile legale în vigoare constatate cu ocazia controlului și nu stabilesc răspunderi potrivit normelor legale;

-dispun prin interpretarea sau aplicarea greșită a dispozițiilor legale în vigoare, măsuri care produc prejudicii;

-nu întocmesc, și nu înaintează conducătorului unității actele de control la termenele stabilite;

-nu iau sau, după caz, nu propun măsurile necesare pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor consemnate în actele de control, tragerea la răspundere a celor vinovați;

-nu îndeplinesc sau îndeplinesc defectuos sarcinile ce le revin potrivit normelor.

Organele de control financiar sunt obligate ca, atunci când consideră necesară ridicarea unor documente în original de la unitatea verificată, să asigure întocmirea unor copii care să rămână la aceasta. Totodată, organul de control este obligat ca la încheierea controlului să restituie unității controlate toate actele ce nu-i mai sunt necesare și să menționeze despre aceasta în actul de constatare.

Constituie contravenție, următoarele fapte:

-nepunerea la dispoziția organelor de control financiar de gestiune a documentelor și datelor necesare controlului;

-refuzul de a semna cu sau fără obiecțiuni actele de control întocmite de organele de control financiar de gestiune precum și de a da explicații scrise la cererea acestor organe;

-neexecutarea în termenele stabilite a dispozițiilor date ca urmare a controlului efectuat de organele de control financiar de gestiune, sau comunicare din culpă a unor date eronate în legătură cu executarea lor;

– nedispunerea măsurilor necesare efectuarea cu prioritate, la solicitarea instanțelor de judecată, organelor de procuratură și poliție a controlului financiar de gestiune necesar stabilirii prejudiciilor produse prin infracțiuni și clarificării împrejurărilor care au condus la săvârșirea unor fapte de natură penală.

Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se fac de către organele de control financiar de stat și alte persoane împuternicite de Ministerul Finanțelor.

2.2. Metode și metodologii de control

Metodologic, controlul este un proces de cunoaștere și perfecționare cu următoarele momente:

-cunoașterea situației stabilite ( programe, sarcini, norme, scopuri, prevederi legale, previziuni );

-cunoașterea situației reale;

-determinarea abaterilor prin confruntarea situației reale cu cea stabilită;

-concluzii, sugestii, propuneri și măsuri.

Metodologia de control privită ca proces structurat pe momentele enunțate, presupune, în interdependență, o filieră adevărată de cercetare și acțiune care, în succesiune teoretică, se prezintă astfel:

-formularea obiectivelor controlului;

-formele de control și organele competente să efectueze controlul asupra obiectivelor stabilite;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

-sursele de informare pentru control ( documente primare, evidență tehnică – operativă și contabilă, alte documente);

-aplicarea procedeelor și modalităților (tehnicilor ) de control cu ajutorul cărora se realizează cunoașterea activității controlate;

-abaterile, deficiențele, lipsurile, precum și rezervele de perfecționare ce se pot constata, în sfera obiectivului controlat, cu ajutorul tehnicilor de control;

-actele de control în care se înscriu constatările;

-modalitățile de finalizare a acțiunii de control;

-eficiența controlului pe linia prevenirii, constatării și înlăturării abaterilor, deficiențelor, lipsurilor și a cea a perfecționării activității controlate.

Metodologia de control, ca sistem, reprezintă intercondiționarea, cu caracter științific și normativ, a procedeelor și modalităților, principilor și mijloacelor care fac posibilă acțiunea de control. În cadrul metodologiei generale de control se îmbină elemente de raționament, de exemplu cele privind utilizarea corectă a tehnicilor de control, cu elemente care au caracter normativ, de exemplu organizarea activității de control, întocmirea actelor de control.

Metodologia de control, ca ansamblu de instrumente metodologice organic structurate, se utilizează selectiv, diferențiat în funcție de natura activităților sau operațiilor controlate, formele de control financiar (preventiv, operativ- curent și ulterior), sursele de informare pentru control, natura abaterilor existente și a posibilităților de perfecționare a activității controlate. Prin metodologia de control, în anumite momente ale cunoașterii obiectivul controlat este dezmembrat, simplificat și corelat, cercetat în conexiune cu alte operații și activități. Uneori, mersul cunoașteri este invers în raport cu etapele desfășurării activităților sau fenomenelor controlate.

Metodologia de control utilizează atât căi și modalități proprii de cercetare și acțiune cât și instrumente metodologice ale altor discipline științifice, cum sunt cele ale analizei economico financiare, matematici, contabilității, organizării și conducerii, dreptului și informaticii.

Competența principală a metodologiei de control o constituie ansamblul proceselor de cercetare, cunoaștere și perfecționare a activității economice și financiare și anume:

-studiul general prealabil asupra activității ce urmează a se controla;

-controlul documentar contabil;

-controlul faptic;

-analiza economico – financiară;

-controlul total și prin sondaj;

-finalizarea (valorificarea) constatărilor controlului.

Procedeul de control reprezintă latura practică a procesului cognitiv și se compune din conexiunea unor modalități concrete de acțiune pentru cunoaștere și perfecționarea activității controlate. Orice modalitate concretă de control reprezintă un anumit fel, o anumită manieră sau tehnică de acțiune, comparație și judecată în vederea cunoașterii obiectivului controlat. Modalitățile de control financiar se utilizează în mod selectiv și combinat pe bază de raționamente în ce privește aplicabilitatea și utilizarea lor în circumstanțe concret diferite.

Controlul, ca funcție a conducerii, este o formă de ridicare a competenței, de afirmare a liberei inițiative economice și a concurenței, de afirmare a liberei inițiative economice și a concurenței loiale în condiții de răspundere, ordine și disciplina în muncă. În acest context, controlul este un participant activ la creșterea eficienței, a profitului. Eficiența este determinată, în primul rând de competență. Competența este criteriu suveran al eficienței economice, iar prima competență este cea profesională, care presupune însușirea excelentă a profesiei și o practică excelentă. Specialiștii, experți în meserie, în sectorul lor, sunt garanția fundamentală a eficienței. Competența profesională este eficientă numai dacă este dovedită prin muncă, prin rezultate. Controlul pornește de la conceptul potrivit căruia

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

eficiența economică presupune ca prim – planul oricărui sector de activitate să aparțină specialiștilor de elită, experților în domeniu.

În înțelesul ei teoretic, metoda controlului economic – financiar constă în eșalonarea cercetării fenomenelor pe patru trepte distincte: informarea, verificarea, analiza și sinteza.

Informarea oferă organelor de control posibilitatea cunoașterii modului în care s-au desfășurat sau se desfășoară activitățile verificate. Ea poate avea un caracter de ansamblu sau de detaliu (documentare), referindu-se în primul rând la unitățile, compartimentele sau organismele supuse controlului (conținutul activității, structuri interne, niveluri ierarhice, competențe și responsabilități). Dar, ceea ce unii specialiști români numesc „studiul general prealabil”, iar alții „studiul preliminar al organismului întreprinderii” reprezintă numai o latură a procesului de informare care trebuie extins și asupra celorlalte aspecte, inclusiv asupra conținutului activității de control (tematici sau obiective de urmărit, actele normative ce reglementează materia în cauză, norme metodologice, instrucțiuni și regulamente). Informarea permite organelor de control să se orienteze cu prioritate asupra problemelor mai importante sau asupra acelor sectoare ori laturi ale activității care prezintă deficiențe sau riscuri mai mari. În condițiile autonomiei tot mai accentuate și autogestionarii unităților economice, prioritățile au în vedere soluționare operativă a problemelor legate de integritatea patrimoniului public și privat, respectarea disciplinei economice și financiare, constituirea corectă și utilizarea eficientă a fondurilor, creșterea rentabilității și a eficienței economice.

Verificarea este treapta de bază în cercetarea operațiunilor, proceselor sau fenomenelor supuse controlului și are ca element principal confruntarea sau comparația ce trebuie făcută între realitățile constatate și situațiile ideale conținute în programe, normative sau norme. În funcție de scopul urmărit, de sfera controlului și de domeniul în care se exercită acesta, pot fi utilizate forme și instrumente specifice de verificare, astfel încât să se asigure o cât mai completă cunoaștere și o cât mai corectă interpretare a fenomenului controlat.

Analiza folosește pentru aprofundarea verificării unor fenomene complexe a căror apreciere globală nu este posibilă sau suficientă. Ea constă în descoperirea fenomenelor sau proceselor economice cu părțile lor componente și cercetarea separată a fiecăreia dintre acestea. În munca de control economico – financiar analiza permite stabilirea factorilor de influență și a mărimii acestor influențe, identificarea cauzelor care au generat anumite stări de lucru și al eventualilor vinovați. Necesitatea unor analize temeinice decurge din faptul că acțiunile de control sunt total lipsite de eficiență, dacă se limitează la simpla constatare a realităților și caracterizarea superficială a lor, fără sa contribuie la cunoașterea tuturor detaliilor și la prevenirea deficiențelor.

În sfârșit, sinteza urmărește valorificarea eforturilor depuse în munca de contro, permițând generalizarea faptelor, stabilirea unor raporturi cauze – efect și formularea concluziilor finale. Sintetizarea constatărilor făcute de organul de control cu ocazia informării, verificări sau analizei stă la baza propunerilor sau adoptării măsurilor de perfecționare economico – sociale.

În înțelesul lor teoretic metoda controlului economic financiar și treptele sale țin de domeniul gândirii abstracte, facilitând abordarea logică și rațională a cercetărilor efectuate în munca de control. Dar, controlul economico – financiar este o activitate cu un pronunțat caracter aplicativ fiind practicat în întreaga noastră economie, în forme variate și pe căi tot mai diverse. Identificarea celor mai potrivite căi de realizare practică a funcțiilor controlului a generat o serie de procedee de lucru, o metodologie specifică. În aceste condiții, metoda controlului economico – financiar dobândește și un înțeles practic, în forma așa-ziselor „metode de tehnică” (figura numărul 4 care prezintă sinoptic conținutul și înțelesurile noțiunii de metodă a controlului economico – financiar).

Totalitatea metodelor și tehnicilor utilizate în activitatea de control economic – financiar formează metodologia generală a controlului, realizându-se în practică prin intermediul mai multor procedee de lucru. Metodele de tehnică sunt diferențiate în funcție de natura acțiunilor de control,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

obiectivele urmărite și competența organelor însărcinate cu executarea lor. O parte dintre acestea sunt metode specifice controlului, altele sunt metode comune (în sensul că se utilizează și în alte domenii de activitate economico – socială sau chiar sunt preluate de la acestea ).

2.2.1. Metodele de tehnică specifice controlului economic – financiar

În categoria acestor metode se cuprind verificarea documentara, inventarierea de control și utilizarea unor mijloace proprii de consemnare sau confirmare a constatărilor.

A) Verificarea documentară este cea mai frecvent folosită dintre metodele de tehnică specifice controlului economico – financiar. Ea constă în analiza și aprecierea unor operațiuni, procese sau fenomene pe baza actelor scrise care le reflectă. Controlul documentar poate fi preventiv ( efectuat asupra documentelor de dispoziție) sau ulterior (efectuat cu ajutorul documentelor de execuție, care fac dovada producerii efective a operațiunilor economice și financiare).

Verificarea documentară urmărește în primul rând aspecte de fond, adică legalitatea, realitatea, oportunitatea și economicitatea operațiunilor ce fac obiect al controlului. Verificarea de formă stabilește dacă un document conține toate elementele necesare (denumirea și numărul documentului, unitatea care îl întocmește, explicarea conținutului operațiunii și eventual temeiul legal, data și semnăturile autorizate), iar verificarea conținutului sau verificarea aritmetică urmărește exactitatea cifrelor înscrise în document, a calculelor efectuate și a reporturilor.

În practica controlului economic – financiar, verificarea documentară utilizează mai multe procedee sau tehnici de lucru care se diferențiază atât din punct de vedere al scopului urmărit, cât și sub aspectul modalităților concrete de realizare, după cum urmează:

a) Procedeul cunoașterii sau comparației documentelor se folosește în cazurile în care organele de control au neclarități sau suspiciuni în legătură cu autenticitatea, respectiv cu întocmirea sau aprobarea documentelor justificative; în asemenea cazuri se compară mai multe documente care conțin scrisul sau semnătura aceleiași persoane, se consultă specimenele de semnături și numai în cazuri de excepție se va recurge la confirmarea sau recunoașterea scrisului ori a semnăturii de către autorii acestora.

b) Procedeul verificării reciproce a documentelor constă în confruntarea unor documente diferite, dar care conțin anumite date comune sau se referă la una și aceeași problemă; de exemplu, confruntarea cantităților de produse finite din Notele de predare cu cele din Raportul de fabricație și cu cele din documentele de preluare în gestiune, sau confruntarea datelor din documentele de transport cu cele din factura furnizorului (date referitoare la cantități, localitatea de expediție, distanță).

c) Procedeul verificării încrucișate a documentelor (contraverificarea), constă în confruntarea exemplarelor diferite ale aceluiași document, aflate la unități, sectoare sau locuri diferite. De exemplu, confruntarea exemplarelor din factură ajunse la beneficiar (odată cu marfa, sau prin bancă) cu cele rămase la furnizori, sau confruntarea originalului chitanței (care se găsește în toate cazurile la plătitor) cu copia rămasă în carnetul chitanțier.

d) Procedeul ridicării unor documente de către organele de control reprezintă, în primul rând, o măsură asiguratorie și se folosește în toate cazurile în care există pericolul ca unele documente (considerate nelegale, incorecte sau dubioase) să fie sustrase sau distruse de cei interesați (mai ales dacă reprezintă unica dovadă a unor nereguli), să fie modificate sau completate cu mențiuni suplimentare față de cele constatate inițial.

e) Procedeul confecționării unor copii sau extrase după documentele verificate se utilizează în cazurile în care datele sau operațiunile economice și financiar – contabile conținute în documente sunt necesare pentru susținerea ori confirmarea constatărilor făcute de către organul verificator, pentru

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Metoda controlului economic – financiar

În înțelesul ei teoretic În înțelesul ei practic

1.Exprimă mersul rațional al gândirii către 1.Indică drumul corect și cele mai avantajoase

adevăr; căi de realizare practică a funcțiilor controlului;

2.Are la bază dialectica materialistă, fiind 2.Asigură descoperirea și cunoașterea efectivă

o formă specifică de manifestare a acesteia; a fenomenelor și proceselor economico –

3.Utilizează un sistem unitar de concepte – financiare

și judecăți de valoare, în scopul cunoașteri 3.Se realizează printr-un sistem de tehnici

legităților interne ale fenomenului; și procedee care îmbracă forma generică

4.Se realizează prin eșalonarea cercetării a „metodelor de tehnică”

pe patru trepte distincte;

INFORMAREA Metode de tehnică Metode de tehnică

specifice controlului comune, utilizate în

economic – financiar controlul economic

VERIFICAREA financiar

ANALIZA

Verificarea Observarea

documentară directă

SINTEZA

Inventarierea Probele de laborator

de control și expertizele tehnice

Utilizarea unor Metodele analizei

mijloace proprii economico-financiare

de consemnare și

confirmarea a

constatărilor

Figura numărul 4. Conținutul și înțelesurile noțiunii de metodă a controlului

economic – financiar

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

fundamentarea concluziilor înscrise în actele de control, fără să existe riscul ca documentele respective să fie sustrase, distruse sau falsificate. Copiile și extrasele trebuie să fie conforme documentele rămase la unitatea verificată și trebuie certificate pentru exactitate de către organul de control și șeful compartimentului de la care emană actul original.

f) Procedeul verificării cronologice, se caracterizează prin aceea că toate documentele ce stau la baza controlului, indiferent de conținutul lor, sunt examinate în ordinea strictă în care au fost întocmite, înregistrate sau îndosariate. O asemenea verificare este suficient de comodă, dar are dezavantajul că nu permite urmărirea unei probleme sau al unui grup de operațiuni de la început până la sfârșit și formularea unor concluzii sintetice.

g) Procedeul verificării invers – cronologice are un rol similar de desfășurare, cu deosebirea că începe cu documentele cele mai recente și continuă cu cele mai vechi, în ordinea întocmirii, înregistrării sau îndosarierii lor. Acest procedeu se recomandă cu precădere în două situații specifice: atunci când se constată anumite omisiuni sau erori de înregistrare, pentru identificarea cărora este necesară cercetarea document cu document sau poziție cu poziție, a lucrărilor întocmite anterior în cazul constatării unor deficiențe, neglijențe, abateri sau falsuri în acte, pentru stabilirea momentului din care acestea au început să se producă.

h) Procedeul verificării sistematice sau pe probleme a documentelor face posibilă urmărirea unui aspect sau grup de operațiuni distincte și formularea unor concluzii unitare cu privire la fenomenul cercetat.

i) Verificarea combinată sau mixtă a documentelor reprezintă, de fapt, o îmbinare a procedeelor de mai sus, care presupune gruparea actelor pe feluri, probleme sau operațiuni și examinarea fiecărui set sau pachet de documente în ordinea cronologică ori invers cronologică a întocmirii, înregistrării ori îndosarierii lor. Avantajele pe care le oferă acest procedeu sunt incontestabile, astfel încât el a devenit uzual în practica controlului economic – financiar.

B) Inventarierea de control (cunoscută și sub denumirea de control faptic sau inventar fizic)

Ca metodă specifică de control economic – financiar , inventarierea reprezintă, în primul rând, o verificare faptică, pe teren, a existențelor de valori materiale și bănești. Prin extensie, inventarierea de control poate fi folosită și pentru verificarea unor documente sau evidențe (sub raportul existenței acestora și ținerii lor la zi), precum și pentru identificarea unor elemente patrimoniale de natura titlurilor, drepturilor de creanță, obligațiilor. În accepție ei de metodă tehnică a controlului economic financiar, inventarierea de control coincide numai parțial cu activitatea mult mai cuprinzătoare de inventariere periodică a gestiunilor sau a întregului patrimoniu, care se realizează printr-o îmbinare a verificărilor faptice cu cele documentare și prin efectuarea unor operațiuni specifice de regularizare și evaluare.

În funcție de natura elementelor verificate și obiectivele urmărite prin acțiunea de control, se pot utiliza, ca procedee de lucru inventarierea totală și inventarierea prin sondaj.

a) Inventarierea totală permite cunoașterea integrală a realităților și formularea unor concluzii exacte, dar este mai greu de realizat. Ea reclamă un timp de executare îndelungat, un efort mai substanțial și sistarea operațiunilor de primire și de eliberare a bunurilor din gestiuni.

b) În schimb, inventarierea prin sondaj se realizează cu mai multă ușurință, este mai operativă, dar are o precizie mai scăzută. Cu toate acestea, în practica economică actuală, inventarierea de control (concepută ca metodă tehnică specifică) se realizează, în principal, pe calea sondajului. În orice caz, procedeul inventarierii prin sondaj nu trebuie să conducă la diminuarea gradului de precizie al acțiunilor de control. În acest scop, se impune o perfecționare continuă a tehnicilor de lucru, astfel încât sondajul să satisfacă tot mai mult cerințele unei cercetări selective.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

C) Utilizarea de mijloace proprii de consemnare și confirmare

Organele de control pot cere informații (verbale sau scrise) oricăror persoane fizice sau juridice care au legătură cu probleme verificate. Mai frecvent folosite în munca de control sunt notele scrise și consemnarea unor detalii în actele finale de control. La rândul lor, notele scrise îmbracă două forme concrete: notele de constatare și note explicative.

a) Notele de constatare se întocmesc pentru consemnarea unor deficiențe constatate de către organul de control, a căror reconstituire ulterioară nu este posibilă, sau care nu vor pute fi dovedite mai târziu. Avem în vedere absențe temporare de la locul de muncă, organizarea defectuoasă a depozitelor și magaziilor, folosirea necorespunzătoare sau ilegală a utilajelor și mijloacelor de transport, existența unor materiale neasigurate împotriva degradării, lipsa sau organizarea necorespunzătoare a pazei valorilor materiale și altele similare. Notele de constatare consemnează situația de fapt și se semnează de către organul de control, de conducătorul unității, al subunității sau al compartimentului respectiv și, eventual, de către martorii asistenți. Notele de constatare se mai întocmesc cu ocazia verificărilor prin sondaj și a controalelor efectuate la subunitățile sau la filialele care își au sediul în altă parte decât unitățile supuse verificării.

b)Notele explicative se utilizează atunci când organele de control constată abateri sau deficiențe pentru care urmează să propună sancțiuni sau imputații, sau care întrunesc elementele constitutive ale unor infracțiuni. Aceste note au forma unor răspunsuri la întrebări. Evident, întrebările se formulează de către organul de control, iar răspunsurile se dau de către cei considerați vinovați sau de către alte persoane care cunosc împrejurările în care s-au produs faptele respective. Întrebările și răspunsurile sunt numerotate în ordine, iar ultima întrebare are o formulare tip: „Dacă mai aveți ceva de adăugat în legătură cu constatarea făcută?”. În felul acesta, notele explicative capătă și caracterul unor declarații, evitând posibilitățile de invocare ulterioară a viciilor de formă sau de procedură. Organele de control au obligația să analizeze cu discernământ răspunsurile primite și să formuleze, dacă consideră necesară, și alte întrebări lămuritoare.

2.2.2. Metodele și procedeele comune utilizate în controlul economic – financiar

În categoria acestor metode, folosite și în alte domenii de activitate de activitate se cuprind: observarea directă, probele de laborator și expertizele tehnice, metodele analizei economice și financiare. Utilizarea metodelor comune este posibilă și necesară datorită interferențelor pe care controlul le are cu respectivele activități, precum și datorită faptului că problemele economico – financiare ce fac obiectul controlului sunt din ce în ce mai complexe.

A. Observarea directă este o metodă utilizată cu prioritate în controlul concomitent (ierarhizat sau operațional) și constă în urmărirea la fața locului a modului de organizare și desfășurare a muncii din diferite sectoare sau compartimente specializate.

În acțiunile de control economic – financiar, observarea directă poate îmbrăca forma generală a inspecțiilor sau poate utiliza procedee tehnice mai evoluate cum sunt cronometrarea, fotografierea, normarea, testarea de aptitudini. De asemenea, controlul prin observare directă permite cunoașterea unor situații de fapt care nu fac obiectul înregistrărilor în documente sau evidențe cum sunt: asigurarea pazei la magazii și depozite, respectarea normelor de securitate a muncii, realizarea măsurilor de siguranță privind păstrarea și manipularea numerarului (existența casei de fier și a grilajelor metalice la ușa și ferestrele casieriei, efectuarea operațiunilor de încasări și plăți la ghișeu) și altele similare.

B. Probele de laborator și expertizele tehnice se utilizează în munca de control economic – financiar atunci când complexitatea unor probleme depășește nivelul de pregătire, aparatura de care dispune sau competența legală atribuită organului de control. În aceste cazuri se recurge la serviciile (și, evident, la metodele) unor specialiști din domeniul tehnic, chimic, sanitar. Probele de laborator

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

folosesc pentru determinarea calității, compoziției sau conținutului unor bunuri (materii prime minerale sau organice, produse alimentare, materiale textile, betoane) expertizele tehnice sunt necesare pentru cunoașterea parametrilor de funcționare a utilajelor, a rezistenței unor materiale sau construcții, a randamentelor energetice și termice, a consumului de materiale și de manoperă pentru o lucrare sau produs.

Probele de laborator și expertizele tehnice depășesc cadrul problemelor economico – financiare, dar foarte adesea ele sunt indispensabile organelor de control pentru analiza temeinică a fenomenului verificat, pentru cunoașterea realităților efective și pentru formularea unor concluzi juste.

C. Metodele analizei economice și financiare sunt foarte utile în munca de control datorită complexității activităților ce trebuie verificate, dar și evoluției lor sub influența directă sau indirectă a mai multor factori. În acțiunile de control economic – financiar se utilizează cu succes comparația sau analiza comparativă, generalizarea, gruparea corelată a factorilor și măsurarea influenței lor. Ca suport pentru efectuarea analizelor economico – financiare, organele de control folosesc datele din evidențele operative, înregistrările din contabilitatea curentă și calculele periodice de sinteză (îndeosebi bilanțul contabil și anexele sale).

Folosind metodele analizei, organele de control economic – financiar pot determina dinamica unor fenomene sau operațiuni, ritmicitatea proceselor de aprovizionare, de producție și de desfacere, structura mijloacelor, a resurselor sau a cheltuielilor și greutatea specifică a elementelor componente, precum și legăturile de cauzalitate dintre diferitele fenomene economico – financiare și cele juridice ori sociale. În acest fel, metodele analizei economice și financiare permit organelor de control să adâncească cunoașterea realităților, să fundamenteze mai științific concluziile lor și să propună măsuri mai eficiente.

Transpunerea în practică a mecanismelor controlului economic – financiar implică utilizarea u ui întreg arsenal de metode, de tehnici și de procedee care formează la un loc metodologiile de control. Dacă ținem cont de toate etapele succesive ale activității de control, vom admite că pot exista metodologii de planificare sau de programare, metodologii de organizare, metodologii de exercitare, metodologii de finalizare și apoi metodologii de valorificare a controlului. În practică însă, aceste etape se întrepătrund, generând, în principal, două categorii distincte de metodologii: cele de planificare și respectiv de exercitare a controlului economic – financiar.

Metodologia de exercitare a controlului financiar preventiv se întemeiază pe prevederile din Legea numărul 30 pe 1991 și din Normele metodologice în vigoare. În momentul prezentării documentelor pentru viza de control financiar preventiv, organul însărcinat cu această activitate verifică dacă sunt îndeplinite toate obiectivele stabilite pentru operațiunea în cauză, prin Ordinul sau Decizia de organizare internă a controlului.

Privită în ansamblul său, orice acțiune de control gestionar ( dar și alte acțiuni de control ulterior) trebuie să parcurgă, din punct de vedere al organizării, desfășurării și finalizării, șase etape sau faze distincte, respectiv: pregătirea acțiunii de control, organizarea muncii la locul verificării, verificarea propriu – zisă, întocmirea și perfectarea documentelor de control, valorificarea rezultatelor controlului, controlul îndeplinirii măsurilor stabilite pe baza concluziilor rezultate din acțiunea de verificarea.

a) Pregătirea acțiunii de control revine organelor însărcinate cu executarea acestuia și constă în alegerea momentului și duratei controlului, în desemnarea persoanelor care vor face verificările și în instruirea lor în legătură cu probleme principale pe care trebuie să le urmărească.

În acest scop, pregătirea acțiunilor de control începe printr-o documentarea specială asupra organizării și desfășurării activității în sectorul supus verificării. În funcție de conținutul activității și de sarcinile care revin organului de revizie se trece la desemnarea persoanelor care vor intra în componența echipei de control. Formarea echipelor are o importanță deosebită pentru succesul

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

acțiunii. Trebuie avute în vedere capacitatea, nivelul de pregătire și calitățile individuale ale fiecărei persoane, astfel încât aportul acestora la rezolvarea problemelor să fie maxim, iar acțiune de control să se desfășoare cu cea mai înaltă eficiență.

b) Organizarea muncii la locul verificării este o etapă strâns leagă de pregătirea acțiunii de control. În general, această etapă începe cu prezentarea organelor de control gestionar sau de altă natură la unitatea supusă verificării. Pentru început, se ia legătura cu conducătorul unității (căruia i se prezintă documentele de abilitare), cu organizația salariaților și eventual cu cea de sindicat, cu care se discută în principiu scopul verificării și de la care se cer informații privind activitatea întreprinderii, precum și sprijinul necesar pentru buna desfășurare a acțiunilor de control.

Pentru preîntâmpinarea oricăror posibilități de acoperire temporară a eventualelor nereguli, organul de control trece, imediat după protocolul de prezentare, la verificarea numerarului și a celorlalte valori din casierie, precum și valorile materiale care necesită un control inopinat (evident, atunci când sarcinile și atribuțiile organului de control fac necesară și oportună o asemenea operațiune).

c) Verificarea propriu – zisă a obiectivelor fixate prin planul detaliat reprezintă cea mai importantă etapă a acțiunii de control și ea poate îmbrăca atât forma unor controale faptice, cât și forma controalelor documentare (în funcție de obiectivele fixate, natura activităților, competența organelor de control și, evident posibilitățile de acces la sursele de informare).

Din punct de vedere metodologic, etapa verificării propriu – zise trebuie să satisfacă obligatoriu trei cerințe esențiale:

În primul rând, aprecierea oricăror activități, operațiuni, fapte sau fenomene economice trebuie să se facă în spiritul unei depline obiectivități, ținându-se cont de prevederile legislației în vigoare și numai pe bază de documente sau constatări autentice

În al doilea rând, examinarea diferitelor fenomene ori procese cu caracter economic sau financiar trebuie avute în vedere interdependențele dintre acestea, pentru aprecierea mai justă a cauzelor generatoare de deficiențe și a împrejurărilor în care ele se produc și pentru evaluarea mai realistă a consecințelor lor.

În al treilea rând, orice echipă de control ulterior trebuie să desfășoare o muncă armonioasă, în sensul că fiecare component are mai întâi obligația să îndeplinească exemplar sarcinile ce îi revin, iar periodic să informeze pe șeful de misiune și pe ceilalți colegi asupra constatărilor făcute în domeniul său. Mai mult decât atât membrii echipei de control trebuie să se întâlnească periodic, în mod organizat, pentru confruntarea opiniilor, pentru o informare reciprocă și pentru adoptarea în comun a măsurilor preconizate (măcar a celor mai importante)

d) Întocmirea și perfectarea documentelor de control. Aceasta este o etapă ce urmează obligatoriu după verificare faptică și documentară.

Toate constatările pe care organele de control le fac în timpul verificării se consemnează în acte specifice, care trebuie să prezinte în mod clar, sintetizat și complet realitatea fenomenului controlat. De asemenea, actele de control vor cuprinde concluziile și aprecierile organelor de control asupra calității și corectitudinii activităților economice și financiare verificate, prezentând deficiențele constatate și măsurile propuse pentru lichidarea acestora.

e) Valorificarea rezultatelor controlului reprezintă o altă etapă importantă a acțiunilor de control ulterior. Ea se realizează în principal prin stabilirea măsurilor concrete prin care unitatea, compartimentul sau subunitatea ce a făcut obiect al controlului urmează să remedieze deficiențele constatate, să-și îmbunătățească munca ori să-și amelioreze performanțele. Aceste măsuri vizează diferitele aspecte ale activităților economice și financiare și evident, prezintă o mare diversitate.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

f) Controlul îndeplinirii măsurilor stabilite pe baza concluziilor rezultate din acțiunea de verificare.

Evident, aceasta reprezintă o etapă ulterioară a acțiunii propriu – zise de control, a cărei necesitate decurge din faptul că misiunea controlului se poate considera încheiată numai atunci când deficiențele, abaterile și alte neajunsuri constatate au fost definitiv lichidate și s-au creat toate condițiile pentru preîntâmpinarea repetării lor în viitor.

Ca regulă generală, controlul îndeplinirii măsurilor stabilite revine, în primul rând, unității sau organului care a dispus verificarea, adică organismului de control implicat. Din punct de vedere metodologic, acesta poate folosii diverse mijloace sau căi, dintre care cele mai uzuale sunt următoarele:

– Cel mai adesea unitățile verificate sunt obligate să trimită organului de control comunicări sau informări periodice cu privire la stadiul realizării măsurilor și eficiența aplicării acestora.

– De asemenea, periodic, organul de control se va deplasa în teren pentru a urmări pe viu (concret) modul de acțiune și realitatea comunicărilor trimise.

– În sfârșit, cu ocazia unui nou control de același gen (gestionar de fond, financiar, contabil sau fiscal), efectele actualelor măsuri vor fi analizate în paralel sau în contextul obiectivelor ce vor fi înscrise atunci în planul detaliat de verificare.

Nu putem încheia aceste considerații metodologice fără o privire (fie ea și sumară) asupra particularităților pe care le înregistrează munca revizorilor de gestiuni și chiar a comisiilor de inventariere desemnate în unitățile care nu au asemenea organe specializate de control intern.

2.3. Controlul administrării și al integrității patrimoniului

2.3.1. Stabilirea pagubelor suferite de agenții economici

În general, prin pagubă sau prejudiciu se înțelege orice pierdere suferită de o persoană fizică sau juridică (întreprinzător ori comerciant), indiferent dacă această pierdere are ca efect diminuarea activului sau ia forma majorărilor nejustificate ale pasivului. În practică cele mai frecvente cazuri de păgubire a avutului public sau privat se produc prin micșorarea elementelor de activ, care pot reprezenta pierderi, sustrageri, deteriorări sau degradări de bunuri, efectuarea unor cheltuieli neeconomicoase, plăți nelegale ori nedatorate. Sunt însă și pagube care se produc prin majorarea pasivului, cum ar fi, de exemplu, contractarea unor angajamente ferme, dar care sunt nelegale ori dezavantajoase pentru unitate, care vor genera plăți obligatorii, atunci când ele devin exigibile.

Evident, sarcinile organelor de control economic – financiar se extind asupra tuturor acestor aspecte, chiar dacă unele dintre ele reprezintă obligații directe ale altor persoane din unitate, astfel:

A. Constatarea pagubelor și consemnarea lor

Prejudiciile suferite de unitățile patrimoniale sunt de mai multe feluri, ele se constată în diverse împrejurări și pe căi diferite și trebuie consemnate obligatoriu după cum urmează:

a) Vom începe cu prejudiciile deja cunoscute de noi, cu cele de natura lipsurilor în gestiuni. Am convenit anterior că acestea sunt puse în evidență cu ocazia inventarierii periodice a patrimoniului (inventarierea generală anuală, inventarieri inopinate de control a unor gestiuni, inventarieri de predare – primire a gestiunilor) și se găsesc consemnate în documentele specifice acestor operațiuni (liste de inventariere, procese – verbale privind rezultatele inventarierii). Prin urmare, într-un asemenea caz, nu este nevoie de alte documente de consemnare. Reamintim faptul că, în cazul gestiunilor cu evidență global – valorică, rezultatele inventarierii se stabilesc în finalul listelor de inventar și sunt raportate

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

apoi în procesul – verbal întocmit de comisie. La gestiunile cu evidență cantitativ – valorică, determinarea rezultatelor inventarierii se face cu ajutorul situațiilor comparative de gestiuni (liste de inventariere centralizatoare), de unde se preiau apoi (după efectuarea calculelor specifice) în procesul – verbal.

b) În al doilea rând, vom avea în vedere prejudiciile de natura cheltuielilor neeconomicoase, angajamentelor nelegale ori păguboase, drepturilor necuvenite, plăților nedatorate, care se constată de regulă de către organele controlului gestionar de fond cu prilejul verificării anuale la care este supusă orice unitate din structurile ierarhizate. Așa cum am menționat în cadrul metodologilor de exercitare a controlului, aceste prejudicii se găsesc consemnate în procesele verbale de control sau de verificare întocmite la terminarea controlului gestionar în cadrul obiectivelor și secțiunilor specifice privind aprovizionările, producția și costurile, desfacerea, încasările și plățile, salarizarea, investițiile. Asta însemnă că nici în acest caz nu trebuie întocmite alte documente oficiale de consemnare a pagubelor sau prejudiciilor.

c) În schimb, celelalte pagube suferite de unitățile patrimoniale necesită întocmirea de documente speciale care să facă dovada producerii lor. Avem în vedere prejudiciile de natura sustragerilor, degradărilor sau distrugerilor de bunuri, care prezintă mai multe trăsături distinctive. În primul rând, asemenea prejudicii au la bază fapte ilicite, care pot reprezenta fie încălcări ale obligațiilor de serviciu, fie delicte civile sau chiar infracțiuni. În al doilea rând, aceste prejudicii care se produc accidental și neuniform în timp necesită operațiuni speciale de constatare. În funcție de natura lor și de împrejurările în care s-au produs asemenea pagube, competențele de constatare revin în principiu persoanelor cu funcții de conducere la diferite niveluri sau diferite compartimente ale unității (în cadrul atribuțiilor de control ierarhizat), organelor specializate de control financiar și gestionar, iar în unele cazuri organelor de urmărire sau de cercetare penală. În al treilea rând pentru asemenea prejudicii nu există documente probatorii preconstituite, acestea trebuind a fi întocmite în momentul constatării pagubei. Cele mai uzuale astfel de documente sunt procesele – verbale de constatare, care vor conține în principal o descriere amănunțită a prejudiciului și o apreciere cât mai exactă a întinderii sale.

B. Evaluarea prejudiciilor provocate avutului public sau privat

Pentru determinarea exactă a pagubelor suferite de agenții economici sau de alte unități patrimoniale, o însemnătate deosebită prezintă criteriile și modalitățile de evaluare a prejudiciilor efective, respectiv modul de transpunere a acestora în echivalent valoric. O asemenea operațiune trebuie să asigure nu numai o acoperire integrală a pierderilor suferite de unități (despăgubirea acestora), dar și o echitabilă dimensionare a sumelor ce urmează a fi recuperate de la cei vinovați (sume care trebuie să includă și elementele de descurajare a fenomenului de prejudiciere a patrimoniului public și privat). Pentru satisfacerea acestor exigențe, evaluarea pagubelor trebuie să respecte mai întâi două principii fundamentale, care trebuie cunoscute și recunoscute de toți cei implicați.

Astfel, un prim principiu instituie regula generală potrivit căreia, pagubele produse prin afectarea unor valori corporale se evaluează la valoarea reală a bunurilor și nu la prețurile sau valorile cu care acestea sunt înregistrate în sisteme de evidență contabile. Asta însemnă că, în cazul imobilizărilor, de pildă, trebuie avute în vedere amortizările înregistrate, iar în cazul obiectelor de inventar, gradul efectiv de uzură. În cazul stocurilor cumpărate (materii prime, materiale consumabile, animale și păsări, ambalaje), valoarea reală este echivalentă cu costul de achiziție (care, potrivit normelor contabile, este egal cu prețul de cumpărare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport și alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau intrarea în gestiune a bunului respectiv). La fel, valoarea reală a produselor din producția proprie (produse finite, semifabricate, produse reziduale) se obține prin corectarea costurilor prestabilite din contabilitate cu diferențele

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

favorabile sau nefavorabile determinate la sfârșitul perioadei de calcul. Probleme mai complexe pot interveni în cazul mărfurilor din unitățile comerciale. Potrivit actualului sistem contabil din România, mărfurile pot fi contabilizate la costul de achiziție (situația normală), dar pot fi evidențiate în contabilitate și la prețul de vânzare (cu sau fără taxa pe valoarea adăugată). În acest din urmă caz, valoarea reală a mărfurilor va fi reprezentată de prețul de cumpărare și cheltuielile de circulație deja efectuate și nu de prețul cu amănuntul din contabilitate.

Evident, valoarea reală la care ne-am referit mai sus privește în primul rând unitățile patrimoniale păgubite, reprezentând sumele cuvenite acestora pentru desdăunare. În ce privește sumele imputate celor vinovați, acestea se determină, așa cum vom vedea mai departe, după alte reguli.

Cel de-al doilea principiu vizează momentul de referință al evaluării. Astfel, ca regulă generală, din punct de vedere al timpului, evaluarea prejudiciilor se face la prețul sau valoare bunurilor din momentul producerii pagubei și numai în cazurile particulare, când acest moment nu poate fi determinat cu exactitate, se vor lua în calcul prețurile sau valorile în vigoare la data constatării prejudiciului respectiv. Aplicarea acestui principiu privește tot valoarea de despăgubire a unităților prejudiciate și este operantă numai în situațiile de stabilitate monetară.

Evaluarea pagubelor provocate agenților economici sau altor unități patrimoniale trebuie să le țină cont de felul răspunderii, natura bunurilor sau valorilor și forma pe care o îmbracă prejudiciul cauzat. Practic, din combinarea elementelor de distincție enumerate mai sus, rezultă cel puțin trei situații diferite de evaluare a pagubelor, după cum urmează:

a) Prejudiciile provocate de salariații unității cu care au un contract de muncă și care constau în lipsa, dispariția sau distrugerea totală a unor bunuri se evaluează astfel:

– bunurile care au pe piață prețuri cu amănuntul legal sau oficial stabilite (de exemplu produsele petroliere) se evaluează în toate cazurile la aceste prețuri;

– celelalte bunuri lipsă sau total distruse se evaluează de regulă la valoarea de înlocuire sau la prețul pieței; evident, unitățile păgubite pot utiliza și alte criterii de evaluare, cum ar fi, de pildă aplicarea cotelor de adaos comercial, aplicarea unor coeficienți de majorare, multiplicarea prețurilor de n ori;

– bunurile care nu au în unitatea prejudiciată prețuri sau valori de înregistrare (reprezentând în principal obiecte confecționate prin eforturi proprii, care nu sunt înregistrate ca atare, dar sunt utile) se evaluează la prețuri stabilite de unitatea păgubită, în așa fel încât acestea să-și acopere integral cheltuielile efectuate;

– la fel pentru bunurile constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, dar care nu mai pot fi cumpărate de pe piață, valoarea de imputare se stabilește de către o comisie formată din specialiști în domeniul respectiv;

– producția nefinită constatată lipsă sau distrusă se evaluează la nivelul costurilor efective, dar cu reevaluarea materialelor conținute la prețul de înlocuire și cu adăugarea cotelor corespunzătoare prin cheltuielile indirecte (sau de regie).

b) Prejudiciile produse tot de salariați (pentru care răspunderea se stabilește potrivit Codului Muncii), dar care constau în degradarea, deteriorarea sau distrugerea parțială a bunurilor se evaluează în una din următoarele trei variante:

– la nivelul cheltuielilor efective necesitate de repararea sau recondiționarea lor, dacă prin asemenea operații bunurile respective pot fi aduse la starea lor inițială;

– la nivelul diferenței dintre prețul sau valoare avute anterior și suma obținută prin valorificare, atunci când bunurile degradate sunt vândute cu preț redus, valorificate la preț de deșeu, reintroduse în producție ca materie primă;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– la nivelul diferenței de preț – valoare la care se adaugă cheltuielile suplimentare făcute, atunci când bunurile în cauză pot fi transformate în altele de o calitate inferioară, de dimensiuni reduse sau cu valoare mai mică.

c) Prejudiciile produse prin fapte ce constituie delicte civile sau infracțiuni (indiferent dacă sunt din categoria celor totale sau parțiale) se evaluează prin însumarea a două elemente:

– valoarea efectivă a pagubei, stabilită prin una dintre modalitățile descrise mai sus (preț cu amănuntul, diferență de preț, cost efectiv corectat, cheltuieli efectuate);

– valoarea foloaselor nerealizate de unitatea patrimonială (cunoscută și sub denumirea de valoarea foloaselor de care a fost lipsită unitatea), valoare ce poate reprezenta producție neobținută, beneficii nerealizate, cheltuieli suplimentare făcute, despăgubiri sau penalități plătite altor unități.

C. Compensarea minusurilor cu plusurile de inventar

Am convenit că pagubele inițiale constatate, consemnate în acte oficiale și evaluate în conformitate cu principiile și normele deja enunțate, pot (iar în unele cazuri trebuie) să fie supuse unor operațiuni de regularizare specifice.

Compensarea cantitativ – valorică a lipsurilor cu plusurile constatate la inventariere este o operațiune de regularizare parțială, care permite corectarea unor erori de manipulare a bunurilor. Ea este aplicabilă numai în cazul particular al gestiunilor cu evidență cantitativ – valorică, la care se pot constata la inventariere atât plusuri, cât și minusuri, la aceleași sortimente de bunuri.

D. Calculul și acordarea scăzămintelor normale (naturale)

În multe cazuri, pentru definitivarea situației unor gestiuni și prin urmare stabilirea prejudiciilor efective suferite de unitățile patrimoniale trebuie să țină cont de intervenția unor pierderi obiective, care afectează anumite bunuri gestionare, dar care nu antrenează responsabilitatea sau culpa gestionarului. În esență, este vorba de acele materiale, produse sau mărfuri care au particularitatea că pot suferi, pe timpul transportului, manipulării sau depozitării, anumite pierderi cantitative datorate unor procese sau fenomene naturale, cum sunt cele de evaporare sau deshidratare, volatilizare, spargere, fărâmițare, scurgere, absorbție în ambalaje.

E. Aprobarea scăderii din gestiuni a altor lipsuri neimputabile

Pot exista situații în care minusurile de inventar depășesc normele sau cotele de zăcăminte naturale, precum și situații de lipsuri înregistrate la produse neperisabile (pentru care nu sunt stabilite cote de zăcăminte), dar care nu sunt generate de fapte culpabile sau ilicite. În asemenea cazuri, dacă se poate face dovada nevinovăției gestionarului sau gestionarilor, acestea nu vor fi imputate.

Ca regulă generală, competența aprobării scăderii din gestiuni a unor lipsuri neimputabile revine conducerilor de unități. Astfel, pentru sectorul bugetar, normele legale în vigoare, prevăd că scăderea din contabilitate a u or pagube care nu se datorează culpei unei persoane se face în baza aprobării ordonatorului de credite respectiv (conducătorii organelor administrației de stat și ai instituțiilor publice), cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior. În acest scop, ministerele și alte organe ale administrației publice centrale, iar consiliile locale și județene Departamentul pentru Administrație Publică Locală din cadrul Guvernului, vor elabora norme proprii care vor fi supuse spre avizare Ministerului Finanțelor.

2.3.2. Stabilirea răspunderilor pentru administrarea patrimoniului și pentru pagubele produse

Gestionarea diferitelor patrimonii este o problemă deosebit de importantă și ea trebuie să fie protejată sau ocrotită de lege. Drept urmare, orice încălcare a normelor legale ce reglementează gestionarea și utilizarea valorilor materiale sau bănești, îndeplinirea obligațiilor profesionale și de

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

serviciu, angajarea și efectuarea de plăți și cheltuieli în cadrul unităților patrimoniale trebuie să angajeze responsabilitatea deplină a celor implicați. În acest cadru, importante îndatoriri și răspunderi revin administratorilor, gestionarilor, personalului financiar – contabil, organelor proprii de control, dar și celorlalți salariați, precum și terților ce vin în contact cu patrimoniul agenților economici sau al altor unități.

A. Răspunderea disciplinară

În materie de administrare a patrimoniului, răspunderea disciplinară intervine atunci când persoanele cu funcții gestionare, administratorii sau alți salariați încalcă cu vinovăție obligațiile referitoare la apărarea, consolidarea și dezvoltarea avutului unității patrimoniale în care sunt angajați, fără ca prin aceasta să se producă un prejudiciu material real și efectiv persoanei juridice în cauză. De exemplu, pot constitui abateri disciplinare eliberarea de bunuri din gestiuni pe bază de dispoziție verbală sau fără întocmirea documentelor justificative aferente, neținerea ori ținerea necorespunzătoare evidențelor tehnic – operative la gestiuni sau în secțiile de producție, neanunțarea depășirii limitelor minime sau maxime de la stocuri, nerespectarea condițiilor formale de predare – primire a gestiunilor.

B. Răspunderea contravențională

Spre deosebire de răspunderea disciplinară, care este nemijlocit legată de modul de îndeplinire a obligațiilor ce derivă dintr-un contract de muncă, răspunderea contravențională decurge din încălcarea cu vinovăție a unor prevederi legale, cu condiția ca fapta respectivă să prezinte un grad redus de pericol social. Este rezonabil să admitem că orice încălcare a legii trebuie sancționată, nu atât pentru fapta în sine, cât mai ales pentru prevenirea repetării sau extinderii respectivelor abateri.

În materie de administrare a patrimoniului și de apărare a avutului public și privat constituie contravenții, în principal, următoarele fapte (reprezentând acțiuni sau inacțiuni), abordate de noi ca exemplu și nu în mod exhaustiv:

a) încadrarea, trecerea sau menținerea în funcții de gestionari a unor persoane care nu întrunesc condițiile legale (vârstă, studii, stagiu), pentru care nu s-au obținut documentele ce atestă conduita juridică și profesională (certificatul de cazier judiciar și dovada de la vechiul loc de muncă) sau care au antecedente penale;

b) neconstituirea sau utilizarea incorectă a garanțiilor materiale ale gestionarilor și ale altor persoane cu funcții echivalente;

c) neefectuarea inventarierilor la termenele stabilite și în condițiile prevăzute de lege;

d) nerespectarea normelor legale cu privire la predarea – primirea gestiunilor;

e) neînregistrarea corectă a plusurilor și minusurilor de inventar, ori alte abateri în valorificarea inventarelor;

f) deținerea de valori materiale sau bănești fără înregistrarea lor în contabilitate;

g) neîntocmirea a documentelor justificative pentru toate operațiunile patrimoniale și a balanțelor de verificare lunare;

h) nerespectarea normelor legale privind registrele contabile obligatorii, precum și a celor care privesc arhivarea, păstrarea și reconstituirea documentelor de contabilitate;

i) nerespectarea normelor legale și a precizărilor anuale privind întocmirea, verificarea, certificarea și depunerea bilanțurilor contabile;

j) neținerea la zi a registrului de casă sau înregistrarea în acesta, din eroare, a unor date inexacte;

k) neefectuarea, cel puțin o dată pe lună, a controlului ierarhizat sau de compartiment asupra modului de gestionare și de gospodărire a stocurilor și a mijloacelor de trezorerie;

l ) calculul eronat al impozitelor și taxelor datorate și tentativele de evaziune fiscală;

m) nedepunerea în termen a declarațiilor și deconturilor privind impozitele și taxele sau nedeclararea unor activități supuse impozitării;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

n) nerespectarea obiectului de activitate, a sediului social declarat sau a condițiilor de desfășurare a activităților economice și comerciale;

o) virările nelegale de credite bugetare ori utilizarea creditelor pentru alte destinații decât cele aprobate;

p) împiedecarea efectuării controlului financiar și fiscal sau refuzul agenților economici de a comunica date și informații cu privire la îndeplinirea obligațiilor față de buget;

q) refuzul de a da organelor de control note explicative sau de a semna acte de control.

C. Răspunderea materială

În materie de administrare a patrimoniului din diferitele tipuri de unități, de apărare și consolidare a avutului public și privat, răspunderea materială joacă un rol deosebit, reprezentând în fapt cea mai importantă formă a răspunderilor juridice cu care sunt confruntate organele de conducere și cele de control gestionar.

Răspunderea materială se referă din nou (ca și cea disciplinară) la personalul angajat cu contract de muncă, reprezentând obligația salariaților de a repara integral pagubele produse unității în care lucrează, prin neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor de serviciu. În esența ei, răspunderea materială este o răspundere de natură civilă, având ca obiect plata unor despăgubiri, dar care este limitată strict la prejudiciile materiale produse din vina și în legătură cu munca angajaților. Ea este reglementată, evident, de Codul Muncii, indiferent de forma pe care o îmbracă astăzi sau de forma pe care o va avea în viitor acest important cod juridic.

În funcție de împrejurările, condițiile concrete și modalitățile în care s-au produs prejudiciile, răspunderea materială a personalului încadrat în unitățile patrimoniale poate îmbrăca mai multe forme, după cum urmează:

a) Răspunderea materială individuală, care constă în obligarea celui vinovat de a acoperi singur și integral valoarea pagubei cauzate unității patrimoniale, prin fapta sa ilicită. În materie de gestiuni, răspunderea individuală revine în toate cazurile integral gestionarului, operând și în unele cazuri speciale, cum sunt:

– când gestionarul a primit bunuri în cantități inferioare celor scrise în documentele de însoțire sau bunuri cu vicii aparente, fără a întocmi actele de constatare;

– în cazul primirii de bunuri pentru a căror verificare calitativă nu posedă cunoștințele necesare, dacă nu a solicitat în scris asistență tehnică de specialitate pentru recepția lor;

– pentru pagubele produse în timpul înlocuirii gestionarului de către o persoană delegată de aceasta sau de o comisie desemnată de conducerea unității, dacă nu se poate face dovada că prejudiciul a fost cauzat de persoana sau de comisia înlocuitoare.

b) Răspunderea materială conjunctă, care este de fapt o sumă de răspunderi individuale paralele și intervine în toate cazurile când există un prejudiciu și mai mulți autori; fracționarea răspunderii între coautori are în vedere măsura în care aceștia au contribuit la producerea pagubei, astfel încât obligația lor păstrează caracterul individual și se întemeiază pe faptele personale și culpa proprie a fiecăruia.

c) Răspunderea materială colectivă a cogestionarilor, care este tot o răspundere conjunctă, aplicabilă în cazul particular prejudiciilor constatate în gestiuni la care manipularea bunurilor se face colectiv sau pe schimburi succesive (fără predare – primire de gestiune între schimburi); ca și în cazul răspunderii materiale conjuncte, cogestionarii răspund integral pentru paguba produsă, iar individualizarea obligațiilor acoperirii se poate face în trei moduri:

– în cote fixe, atunci când se cunoaște partea de vină a fiecăruia sau măsura în care cogestionarii au contribuit la producerea prejudiciului total;

– în cote procentuale, atunci când nu se cunoaște partea de vină a fiecăruia, iar departajarea răspunderilor urmează a se face proporțional cu salariul grilă de încadrarea sau cu câștigul mediu lunar

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

(calculat pentru ultimele trei luni sau pentru întreaga perioadă de gestiune scursă de la precedenta inventariere);

– în cote proporționale, atunci când nu se cunoaște partea de vină a cogestionarilor și în plus, nu toți gestionarii au lucrat în gestiune întreaga perioadă de timp (de la precedenta inventariere până la ce prezentă)

d) Răspunderea materială solidară, reprezintă o excepție de la regula generală potrivit căreia fiecare om răspunde numai pentru faptele sale. Această formă a răspunderii materiale constă în obligarea mai multor persoane de a acoperii același prejudiciu, fiecare pentru valoarea integrală a pagubei, în condițiile în care plata făcută de una dintre aceste persoane exonerează sau le liberează de obligațiile față de unitatea patrimonială creditoare.

e) Răspunderea materială subsidiară, constă în obligarea unor persoane, altele decât autorul direct al pagubei, de a acoperii partea de prejudiciu rămasă nerecuperată, după declararea stării de insolvabilitate, dispariția sau decesul autorului direct. În cele mai frecvente cazuri, răspunderea materială subsidiară este cauzată de încălcarea unor îndatoriri de serviciu care favorizează producerea pagubelor, cum sunt:

– încadrarea unui gestionar într-o gestiune colectivă, fără avizul scris a celorlalți gestionari;

– neînlocuirea la timp a gestionarilor care nu își îndeplinesc sistematic atribuțiile de serviciu în mod corespunzător;

– neefectuarea inventarelor la termenele și în condițiile legii (dacă această omisiune a condus la producerea sau majorarea pagubelor produse prin lipsuri în gestiune), efectuarea unor inventarieri necorespunzătoare sau stabilirea eronată a situațiilor de gestiune;

– neluarea măsurilor cele mai adecvate pentru stabilirea și recuperarea lipsurilor din gestiune;

– înregistrarea eronată a operațiunilor generatoare de plăți ilegale (drepturi salariale, ajutoare materiale, stimulente, chirii, servicii prestate de terți);

– neorganizarea sau efectuarea defectuoasă a formelor proprii de control intern.

D) Răspunderea civilă

Acest tip de răspundere juridică implică mai puțin intervenția organelor de control economic – financiar. Potrivit procedurilor judiciare cunoscute și recunoscute, competența stabilirii unor răspunderi civile revine exclusiv instanțelor de judecată, respectiv judecătorilor, tribunalelor județene și curților de apel teritoriale. În consecință, sarcinile organelor de control și al conducerii unităților se reduc, în fapt, la furnizarea elementelor de fundamentare și de susținerea a pretențiilor formulate în instanță.

E) Răspunderea penală

Ca regulă generală, răspunderea penală se poate stabili în sarcina acelor persoane ale căror fapte ilicite (reprezentând acțiuni sau inacțiuni) prezintă un grad ridicat de pericol social și sunt calificate de legea penală drept infracțiuni. Potrivit Codului nostru penal, infracțiunea aduce vătămări grave asupra unor valori economice sau morale, amenințând sau atingând relațiile sociale, care sunt ocrotite de lege.

În materie de administrare a patrimoniului și de păgubire a unităților patrimoniale, principalele infracțiuni pot fi sistematizate astfel:

a) Infracțiuni contra avutului public și privat, unde includem:

– delapidarea, definită ca reprezentând „sustragerea, însușirea, folosirea sau traficarea de către o persoană încadrată în muncă, în interesul său, ori pentru alții, a bunurilor, a banilor sau a altor valori pe care acea persoană le gestionează sau le administrează”, cu alte cuvinte delapidarea ar putea fi considerată un fel de furt din gestiunea proprie;

– furtul în dauna avutului public sau privat săvârșit, evident, de altă persoană decât cea care gestionează sau administrează bunurile sau valorile sustrase;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– distrugerea cu intenție, abuzul de încredere și gestiunea frauduloasă, toate trei în dauna avutului public sau privat;

– însușirea în dauna avutului public sau privat al statului a bunului găsit și nepredat.

b) Infracțiuni în activitatea gestionară, cuprinde:

– crearea de plusuri în gestiuni prin mijloace frauduloase;

– nedeclararea plusurilor în gestiuni, despre a căror existență și întindere gestionarul are cunoștință;

– înșelăciunea în cele două forme consacrate ale sale, respectiv înșelăciunea la măsurătoare (vânzare cu lipsă la cântar, la metraj, utilizarea frauduloasă a unor aparate de măsură și control) și înșelăciunea cu privire la calitatea mărfurilor (falsificarea sau substituirile de mărfuri, vânzarea sub etichetă falsă);

– înstrăinarea de către gestionar a bunurilor constituite drept garanție suplimentară, fără înștiințarea prealabilă a unității în favoare căreia era constituită garanția.

c) Infracțiunile de fals și uz de fals, cu cele trei forme ale acestora:

– falsul material în înscrisuri oficiale (falsul în acte);

– falsul intelectual (atestarea unor fapte ori împrejurări mincinoase sau omiterea cu bună știință de a consemna anumite date ori împrejurări);

-falsul în declarații.

d) Infracțiuni în legătură cu sarcinile de serviciu ale persoanelor încadrate în muncă, care cuprind:

– abuzul în serviciu, care constă în îndeplinirea cu bună știință, în cadrul atribuțiilor de serviciu a unui act ce cauzează o tulburare însemnată în bunul mers al unității sau o pagubă importantă în avutul acesteia;

– neglijența în serviciu, adică provocarea unei tulburări însemnate sau a unei pagube importante prin neîndeplinirea din greșeală ori prin îndeplinirea defectuoasă a sarcinilor de serviciu.

e) Infracțiuni specifice în domeniul protejării populației împotriva unor activități comerciale ilicite. Vom include aici:

– acumularea de mărfuri de pe piața internă, în scopul creării unui deficit pe piață și suprimării concurenței, iar apoi vânzarea acestor mărfuri cu prețuri impuse mult superioare;

– depășirea de către agenții economici cu capital majoritar de stat, a nivelurilor maxime, stabilite prin hotărâri de guvern, ale prețurilor de vânzare din depozite pentru produsele care (în anumite etape) au o importanță strategică în raport cu menținerea și creșterea nivelului de trai și îndeosebi pentru produsele subvenționate de la bugetul statului;

– depășirea de către orice agent economic a adaosurilor comerciale maxime, stabilite prin hotărâri de guvern, indiferent de nivelul verigilor prin care se comercializează mărfurile; într-un asemenea caz suma adaosurilor comerciale succesive și a comisioanelor percepute de intermediari nu poate depăși cuantumul maxim fixat prin norma juridică.

f) Infracțiuni specifice activității de control economic – financiar, dintre care cele mai frecvente sunt următoarele:

– acordarea din culpă a vizei de control financiar preventiv pentru operațiuni fără bază legală;

– efectuarea sau aprobarea efectuării unor operațiuni nelegale care nu au fost supuse în prealabil sau care au fost respinse la viza de control financiar preventiv;

– înscrierea cu bună știință în actele de control (indiferent de natura acestora) a unor date nereale sau inexacte.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

2.3.3. Stabilirea și controlul măsurilor de recuperare a pagubelor unităților patrimoniale

Pentru agenții economici și alte unități patrimoniale care au fost păgubiți material în diverse moduri, toate eforturile făcute în fazele anterioare (respectiv identificarea pagubelor, constatarea și consemnarea lor în acte oficiale, evaluarea acestora, efectuarea operațiilor de regularizare posibile și necesare, stabilirea răspunderilor juridice) au drept scop final acoperirea pierderilor suferite.

A. Astfel, în cazul prejudiciilor produse de salariații proprii, pentru care răspunderea materială se stabilește potrivit Codului muncii și care sunt recuperabile prin imputații, sarcina constituirii titlurilor executorii și valorificării lor revin integral unității patrimoniale păgubite. Ca titluri executorii, se utilizează în acest scop, în principal, angajamentul de plată al persoanei vinovate și decizia de imputare.

Angajamentul de plată este un document scris, prin care autorul pagubei recunoaște existența și întinderea acesteia și se obligă să o acopere într-un anumit mod (depunerea sumei, rețineri din drepturi salariale). Termenul legal de semnare a unui angajament de plată este de treizeci de zile de la data la care conducerea unității a luat cunoștință de producerea pagubei. Tot de treizeci de zile este și termenul de executare a angajamentului de plată (de la data semnării sale)

Decizia de imputare este un titlu executoriu de bază, care se emite de conducerea unității păgubite, atunci când persoanele vinovate de producerea pagubei nu consimt plata prin angajament scris. Termenul legal maxim pentru emiterea deciziei de imputare este de șaizeci de zile de la data la care organul competent a luat cunoștință de existența pagubei. Pierderea acestui termen sau anularea deciziei de imputare atragere răspunderea personală a conducerii unității sau persoanei vinovate de asemenea evenimente, pentru întreaga valoare a pagubelor.

Poate fi asimilată acestor două tipuri executorii principale (angajament de plată și decizie de imputare) și Dispoziția de reținere din salariu, care se emite de conducătorul compartimentului financiar – contabil atunci când titularii de avansuri de trezorerie nu justifică avansurile primite sau nu restituie sumele necheltuite. Dacă titularul de avans nu mai este salariatul unității, pentru obligarea la restituire, acea unitate va trebui să obțină un titlu executoriu notarial.

B. În cazul prejudiciilor produse prin săvârșirea unor delicte civile, ori prin încălcarea obligațiilor contractuale, titlurile executorii vor fi reprezentate de hotărâri ale organelor de jurisdicție, singurele în drept să emită asemenea titluri. În scopul obținerii lor, unitățile patrimoniale prejudiciate trebuie să se adreseze unei instanțe, să ceară deschiderea unei acțiuni civile, să-și fundamenteze și să-și motiveze pretențiile de despăgubire, să furnizeze mijloacele de proba și să-și delege un reprezentat care să le apere interese în instanță (de regulă, consilierul juridic, conducătorul compartimentului financiar – contabil sau o altă persoană din conducerea executivă a unității).

C. Prejudiciile produse prin infracțiuni (mai corect spus, fapte ce întrunesc elementele unor infracțiuni) generează pentru unitățile patrimoniale păgubite sarcini și mai complexe. Acestea se datorează și procedurilor judiciare care sunt destul de complicate. Am convenit că procedurile penale se desfășoară în două faze distincte, în cadrul cărora unitățile păgubite au obligații diferite, astfel:

Într-o primă fază, numită „ancheta penală”, rolul principal revine organelor de urmărire sau de cercetare penală. În această fază unitatea păgubită trebuie să sesizeze în scris organele penale, să le înainteze dosarele întocmite să le furnizeze toate mijloacele de probațiune cerute. După instrumentarea cazului, fiecare dosar se trimite, pe bază de rechizitoriu, unei instanțe de judecată, potrivit competențelor stabilite de lege.

Faza a doua poate începe printr-o „anchetă judiciară” (când judecătorul completează probele necesare) și cuprinde în principal „judecata penală”, care trebuie să confirme sau să infirme faptele încriminate. În această fază, unitatea păgubită se constituie de regulă ca parte civilă, susținându-și

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

pretențiile de despăgubire atât față de inculpat, cât și față de persoanele responsabile civilmente introduse în cauze. Constituirea ca parte civilă se face printr-o declarație depusă la instanța penală până la citirea actului de sesizare. Acest mod de soluționare a despăgubirilor civile este mai avantajos, avându-se în vedre faptul că probele se administrează o singură dată (în același timp), ele pot fi mai bine apreciate în contextul general al cauzei în speță, iar titlu executoriu se obține mai repede.

Dacă procesul penal se judecă în altă localitate, precum și în alte cazuri bine motivate (de exemplu, inculpatul a produs un lanț de infracțiuni în dauna mai multor unități patrimoniale), iar unitatea prejudiciată omite sau întârzie să se constituie ca parte civilă, ea are posibilitatea să aștepte hotărârea din litigiul penal și apoi, în baza acestei, să deschidă o acțiune civilă, separată de daune, în localitatea în care își are sediul social. În acest caz, pretențiile de despăgubire civilă se judecă exclusiv în conformitate cu prevederile Codului de procedură civilă, dar având la bază hotărârea definitivă din procesul penal.

De asemenea, trebuie făcută mențiunea că, în cazul infracțiunilor prin care se aduc prejudicii patrimoniului public și privat al statului, instanțele care judecă procese penale sunt obligate să acorde din oficiu despăgubiri civile, chiar și atunci când unitățile patrimoniale lezate nu deschid acțiuni separate de daune și nu se constituie ca parte civilă. O asemenea obligație are la bază rațiune potrivit căreia proprietatea publică este unică, indivizibilă și inalienabilă, iar unitățile administrativ – teritoriale, regiile autonome și instituțiile publice care o administrează nu pot renunța, în nume propriu, la despăgubirile civile ce li se cuvin.

Ca o sinteză a celor expuse în cadrul acestui capitol, desprindem concluzia că administrarea patrimoniului di unitățile economiei naționale și apărarea integrității avutului public și privat sunt obiective de cea mai mare actualitate pentru organele de control economic – financiar, pentru organele de conducere și cele financiar – contabile din unități, pentru organele judiciare și pentru alte categorii de organe, care poartă o mare responsabilitate pentru consolidarea și dezvoltarea proprietății, fundamentul oricărei societăți democratice.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

CAPITOLUL 3. Controlul economic și financiar la

S.C. ROMTELECOM S.A. Bacău

3.1. Prezentarea S.C. ROMTELECOM SA. Bacău

Între anii 1881-1883 se instalează primele linii telefonice, întâi in Translivania, apoi la București.

În 1930 Se înființează SART (“Societatea Anonima Romana de Telefoane”), cu peste 90% capital străin de la ITT (USA).

Între 1949-1989 Ministerul Poștelor si Telecomunicațiilor înglobează compania de telefoane naționalizata, transformata in Direcție PTT. Extinderi limitate de rețea, slab progres tehnologic.

Decembrie 1989 înființarea ROM-POST-TELECOM ca operator de telecomunicații, posta si radiocomunicații, separat de Minister. Serviciile cu valoare adăugata si terminalele liberalizate.

Luna iulie a anului 1991 aduce reorganizarea ROM-POST-TELECOM. Înființarea ROMTELECOM ca operator de servicii de telecomunicații, titularul monopolului pentru servicii de baza. Situația moștenita: 9.5% grad de telefonizare, tehnologie analogica, comutație rurala prevalent manuala, peste 3.000 de localități neconectate, rețea de distribuție cu cabluri cu izolație de hârtie, puține circuite internaționale (intrare automat, ieșire manual), cadru de reglementare descurajator pentru trafic, lista de așteptare de decenii, mulți abonați cuplați, așteptare de ore pentru apeluri interurbane si chiar zile pentru internațional, rata defecțiunilor uriașa, timp de repunere in funcțiune îndelungat.

Între anii 1991-1998 se demarează o serie de programe ambițioase de investiții si restructurare; extinderi si modernizări masive ale rețelei finanțate din surse proprii si credite, fără subvenții bugetare; digitalizarea rețelei, magistrala de fibra optica, noua arhitectura ierarhizata a rețelei; creșterea spectaculoasa a bazei de clienți si îmbunătățirea sensibila a calității serviciilor; politica de reechilibrare tarifara.

În noiembrie 1997 ROMTELECOM devine societate naționala pe acțiuni, in pregătirea privatizării.

În luna decembrie a anului 1998 Hellenic Telecommunications Organization OTE cumpăra 35% din acțiunile ROMTELECOM plus uzufruct pentru încă 16%, plătind USD 675 milioane, preluând managementul companiei; contract de management pe 2 ani cu GTE (acum Verizon) din SUA.

În ianuarie 2003 OTE devine acționar majoritar, cu 54,01% din acțiuni, contra USD 273 milioane. Statul roman păstrează restul de 45,99%.

S.C. ROMTELECOM S.A. a fost de la înființare și până la privatizarea ei parțială în postura de monopol pe piața telefoniei fixe. Acest lucru a generat nenumărate avantaje pentru S.C. ROMTELECOM S.A. dintre care cel mai important a fost fixarea discreționară a prețurilor pentru serviciile oferite, fără teama ca o companie concurentă va oferi aceleași servicii la prețuri avantajoase. În plus S.C. ROMTELECOM S.A. și-a permis să nu ia în seamă protestele clienților nemulțumiți de nivelul tarifelor și de calitatea serviciilor oferite de S.C. ROMTELECOM S.A., aceștia neputând apela la serviciile unei companii concurente. S.C. ROMTELECOM S.A. a fost totuși un monopol de stat până la privatizarea sa ceea ce însemnă că nu a avut puteri discreționare asupra politicii de stabilire a tarifelor. Înainte de 1989 prețul convorbirilor telefonice locale era convenabil și ca urmare mulți români stăteau zilnic la taifas fără team notei de plată de la sfârșitul lunii.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

În perioada cât a fost controlată de stat (guvern) S.C. ROMTELECOM S.A. nu a putu însă să dispună de toți banii încasați din abonamente și din notele telefonice, o parte din aceștia mergând la bugetul de stat pentru a fi investiți în domeniile care aveau nevoie de sprijin financiar. Din acest motiv nu s-au făcut prea multe investiții în lărgirea și modernizarea rețelei telefonice și în creșterea numărului de centrale telefonice. Cei care doreau să-și instaleze un post telefonic erau de cele mai multe ori obligați să aștepte câțiva ani pentru acest lucru. Acest lucru a generat pe de o parte sentimente de frustrare din partea populației, iar pe de altă parte a generat un fenomen de corupție din ce în ce mai răspândit în rândul angajaților S.C. ROMTELECOM S.A.

Dacă înainte de 1989 nemulțumirea față de activitatea S.C. ROMTELECOM S.A. nu s-a manifestat în nici un fel, lucrurile s-au schimbat radical în anii 1990. Din cauza creșterii numărului mare de firme nevoia de posturi telefonice a crescut și ea, iar din această cauză corupția din interiorul S.C. ROMTELECOM S.A. a luat amploare. Ca urmare presiunea pentru privatizarea S.C. ROMTELECOM S.A., văzută și ca o soluție de diminuare a corupției, a crescut. Trebuie menționat fapt ca guvernele din prima jumătate a anilor 1990 nu s-au grăbit cu privatizarea S.C. ROMTELECOM S.A. pentru că aceasta era o companie ce aducea profit care putea fi folosit discrețional de către guvernele respective.

Procesul de privatizare al ROMTELECOM a fost declanșat pe 18 decembrie 1996, printr-o scrisoare de intenție adresata BERD, in care guvernul roman se angaja sa treacă la privatizarea operatorului național de telecomunicații.

In martie 1997 Ministerul Comunicațiilor nominalizează zece firme din care urma sa fie selectata compania de consultanta financiara, legala si tehnica pentru privatizarea ROMTELECOM. Acestea au fost: ABN AMRO Bank (N.M. Rothschild&Sons Ltd.), Credit Suisse First Boston (Europe) Ltd., Goldman Sachs, J.P. Morgan, Lazard Houses, Lehman Brothers (LCF Rothschild), Merrill Lynch International, Morgan Stanley&Co. Ltd., SBC Warburg (Investmentbank Austria), Union Bank of Switzerland Ltd. (Creditanstalt Investment Bank AG).

In iulie 1997, banca de investiții americana Goldman Sachs International a fost desemnata consultant pentru privatizarea ROMTELECOM, prin intermediul unui investitor strategic. Firma de consultanta a pregătit un program detaliat de privatizare, menit sa conducă la atragerea investitorului strategic: revizuirea politicii legale, de tarife si licențe; evaluarea ROMTELECOM; elaborarea unei strategii de vânzare; realizarea unor evaluări de piața privind momentul optim de scoatere la vânzare a acțiunilor; pregătirea documentelor si a caietului de sarcini in vederea licitației internaționale. Prin publicarea in Monitorul Oficial a Hotărârii de Guvern 673/1997, regia autonoma ROMTELECOM devine, începând cu 31 octombrie 1997, societate pe acțiuni.

In martie 1998, Ministerele Comunicațiilor si Privatizării fac publice numele companiilor interesate de achiziționarea a 35% din acțiunile ROMTELECOM. Acestea sunt: Deutsche Telekom, France Telecom, Koninklijke PTT Nederland – KPN Olanda, OTE Grecia, Southwestern Bell Communications Inc. – SBC SUA si Societa Finanziaria Telefonica – STET Italia. Pentru selectarea parterului strategic vor fi luate in considerare o serie de criterii precum angajamentul de a atinge obiectivele de dezvoltare a rețelei; angajamentul de a asigura prin transfer de tehnologie si know-how, creșterea calității serviciilor, de a asigura perfecționarea angajaților societarii; propunerile de restructurare si îmbunătățire a eficientei ROMTELECOM; angajamentul de a oferi guvernului sprijin cu ocazia unor viitoare vânzări de acțiuni; prețul oferit pentru pachetul de acțiuni pus in vânzare. Criteriile de precalificare a potențialilor investitori includ experiența vasta in dezvoltarea si operarea rețelelor, având cel puțin 1 milion de abonați la serviciile de telefonie fixa sau cel puțin 200.000

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

abonați la serviciile de telefonie mobila, cifra de afaceri obținuta din serviciile de telecomunicații de minimum 1 miliard de dolari in cursul ultimului exercițiu financiar.

In aprilie 1998, compania americana SBC anunța ca se retrage din competiția pentru privatizarea ROMTELECOM. In mai 1998, compania OTE încheie o alianța-contract de management cu concernul american GTE vizând colaborarea in cazul câștigării licitației. In iunie 1998 se finalizează transferul acțiunilor ROMTELECOM din gestiunea Ministerului Comunicațiilor către FPS. In august 1998, compania olandeza KPN se retrage din competiția pentru achiziționarea acțiunilor ROMTELECOM, urmata in septembrie același an de SBC. In noiembrie 1998, companiile STET si OTE depun ofertele finale pentru privatizare. In aceeași luna, Comitetul de coordonare pentru privatizarea ROMTELECOM desemnează câștigătoare compania elena OTE.

În urma retragerii majorității companiilor care își arătaseră la început interesul pentru cumpărarea S.C. ROMTELECOM S.A. s-a ajuns la situația în care în cursă nu a mai rămas decât un singur participant și anume compania grecească de telecomunicație OTE. Oferta acesteia nu era deloc avantajoasă pentru statul român, dar contrar oricărei judecăți lucide s-a luat decizia politică de a vinde S.C. ROMTELECOM S.A. fără a mai încerca organizarea unei alte licitații. Profitând de faptul că a rămas singură în cursa companiei OTE a reușit să impună în contractul final clauze care în mod normal ar fi fost considerate inacceptabile.

Contractul dintre statul român și OTE stipulează că OTE trebuie să plătească o sumă de 675 de milioane de dolari (337 milioane bani gheață, restul fiind reprezentați de investiții promise de OTE) în schimbul căreia primește proprietatea asupra unui cuantum de 35% din acțiunile S.C. ROMTELECOM S.A. la care se adaugă dreptul de uzufruct pentru încă 16% din acțiunile S.C. ROMTELECOM S.A.. Cu alte cuvinte OTE plătește o sumă de bani pentru 35% din acțiunile S.C. ROMTELECOM S.A. dar primește gratis dreptul de folosință și pentru alte 16%. În acest fel OTE deține practic controlul asupra 51 % din acțiunile S.C. ROMTELECOM S.A. fiind proprietară doar a 35% din ele. Orice acționar care deține controlul asupra 51 % din acțiunile unei companii își poate impune politica sa administrativă și echipa de conducere indiferent de opțiunile altor acționari.

În plus, față de acest aranjament extrem de păgubos pentru satul român, OTE a mai primi gratis o licență de folosință exclusiv a benzii de 1800 MHz pentru înființarea unui operator de telefonie mobilă. Însă cea mai împovărătoare clauză a contractului și cea care a avut impactul cel mai negativ asupra populației române, a fost fără îndoială, aceea potrivit căreia OTE va deține timp de patru ani monopolul în privința telefoniei fixe.

Câteva din clauzele secrete ale contractului de privatizare au ieșit totuși la iveală. Una dintre acestea prevedea că statul român nu poate lista la bursa de valori acțiunile ROMTELECOM decât cu acordul OTE. Și mai important este însă clauza potrivit căreia OTE și statul român au dreptul să dețină un cuantum mai mare de 7% din acțiunile ROMTELECOM. Cu alte cuvinte orice companie sau persoană interesată să cumpere acțiuni ROMTELECOM nu poate deține mai mult de 7% din aceasta, lucru care face ca să se transforme în „sponsor” al politicii administrative impuse de OTE fără să aibă practic un cuvânt de spus în administrarea companiei.

La începutul anului 2003 OTE devine proprietara a 54% din acțiunile ROMTELECOM în urma unei acțiuni de mărire a capitalului (prin emiterea de noi acțiuni) la care s-a adăugat plata a 31 de milioane de dolari către statul român (pentru un procent de 3% din acțiunile deținute de acesta).

După privatizare s-au succedat mai multe echipe de conducere în care cele mai importante posturi au fost ocupate tot de către administratorii greci. Politica administrativă impusă de către toate aceste echipe s-a evidențiat prin lipsa de viziune și de flexibilitate în condițiile în care tocmai aceste două elemente trebuie să caracterizeze strategia de dezvoltare a unei companii.

Strategie echipei de conducere a ROMTELECOM a avut de la început un singur obiectiv și anume recuperarea cât mai rapidă a sumelor investite pentru cumpărarea celor 35% din acțiunile

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ROMTELECOM. Cea mai mare parte din banii încasați pe abonamentele și notele telefonice trebuiau să se întoarcă în Grecia la compania mamă OTE. O parte redusă din acești bani urma să fie investită în proiectele de infrastructură (construirea de centrele telefonice) care erau prezente în contractul cu statul român. Teama conducerii OTE era ca nu cumva ROMTELECOM să dea faliment înainte ca OTE să-și fi recuperat banii investiți. S-a trecut deci la o „terapie de șoc” care a constat în creșterea bruscă și enormă a tarifelor pentru convorbirile telefonice. Pentru prima dată în istoria ROMTELECOM românii nu au mai putu sta de vorbă la telefon decât plătind niște sume exagerat de mari. Administratorii greci ai ROMTELECOM, nu au greșit atunci când au luat în calcul, la stabilirea tarifelor telefonice faptul că românii au reputația de a suporta absolut orice fără să se împotrivească. Nu a existat nici un protest, nici din partea așa-zisei societăți civile, nici din partea politicienilor. După prima creștere masivă a tarifelor, strategia administratorilor ROMTELECOM în privința telefoniei fixe a constat exclusiv în creșterea moderată a tarifelor, creștere care a fost pusă în practică în mod periodic.

OTE nu a venit în România pentru a pune în practică o administrare a ROMTELECOM de tip occidental (flexibilă, care ia în calcul întotdeauna necesitățile clienților) ci una de tip oriental (despotică, orientată exclusiv pe îmbogățirea cât mai rapidă pe seama clienților). Acest tip de administrare a fost posibil și a dat rezultatele scontate în condițiile în care ROMTELECOM a fost într-o poziție de monopol pe piața telefoniei fixe. Începând cu a doua jumătate a anului 2003 au început să apară ofertele de telefonie fixă ale firmelor concurente. Aceste oferte au fost cu 30 – 50% mai ieftine decât oferta ROMTELECOM, încercând astfel să atragă cât mai mulți din clienții ROMTELECOM. Cum administratorii ROMTELECOM nu au putut să scadă tarifele la convorbirile locale (din cauza datoriilor mari a căror scadență s-a apropiat) a fost deci posibil ca anul 2004 să fie începutul sfârșitului pentru ROMTELECOM, iar anul 2005 să aducă falimentul acestei companii.

3.2. Forme ale controlului economic și financiar exercitate la

S.C. ROMTELECOM S.A. Bacău

Controlul financiar este organizat potrivit prevederilor Legii numărul 30 din 1991, a Hotărârii de Guvern numărul 720 din 1991 și a Normelor Ministerului Finanțelor, numărul 63943 din 1991, prin Decizia numărul 28 din 20 iulie 1992, al Directorului General al S.C. ROMTELECOM S.A. Bacău.

Potrivit acestor dispoziții, în S.C. ROMTELECOM S.A, controlul financiar propriu este organizat astfel:

a) La nivelul S.C. ROMTELECOM S.A este organizat și funcționează Serviciul „Controlul financiar de gestiune”, în subordine Directorului General al S.C. ROMTELECOM S.A, în cadrul căruia organele de control își desfășoară activitatea pe șapte zone teritoriale și Municipiul București, conform organigramei serviciului (Anexa numărul 1), având următoarele atribuții:

– coordonarea activității de control financiar de gestiune din toate structurile S.C. ROMTELECOM S.A;

– îndrumarea și verificarea activității organelor de control financiar de gestiune din cadrul zonelor de activitate și de la direcțiile de telecomunicații teritoriale- verificarea activității economico – financiare și gestionare a direcțiilor de telecomunicații teritoriale și a subunităților direct subordonate S.C. ROMTELECOM S.A;

– efectuarea de cercetări cu caracter economico – financiar ordonate de conducerea S.C. ROMTELECOM S.A.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

b) La nivelul direcțiilor de telecomunicații teritoriale, subordonate societății, activitatea de control financiar de gestiune este organizată prin compartimentul de control financiar de gestiune, în subordine directă a conducătorului unității teritoriale, cu următoarele atribuții:

– verificarea activității gestionare a compartimentelor și gestiunii unității;

– efectuarea de cercetări cu caracter gestionar în cadrul unității și la subunitățile acesteia, din ordinul conducătorului unității respective;

– participă la acțiunile de control financiar în cadrul brigăzilor de control organizate de S.C. ROMTELECOM S.A la alte unități teritoriale decât cele pe lângă care funcționează, atunci când sunt solicitate de S.C. ROMTELECOM S.A.

În conformitate cu prevederile prevăzute mai sus, articolul 10 din Normele Ministerului Finanțelor numărul 63943 din 1991, controlul financiar de gestiune funcționează în subordine directă a conducătorului unității.

Organigrama S.C ROMTELECOM S.A. de la data de 1 ianuarie 2004 se prezintă conform figurii numărul 5:

Director de Regiune

Centru Telecom Resurse umane

(șef departament) (șef compartiment)

Administrație

Compartiment (șef) (șef compartiment)

Depozite Mijloace transport

(șef compartiment) (șef compartiment)

Com. Speciale & C/N Protecția muncii

(șef compartiment) (șef compartiment)

Suport administrativ

(șef compartiment)

Serviciu rețea Comercial Financiar Operațiuni Județ

(Director) (Director) (Director) (Directori 1-n)

Figura numărul 5 Organigrama S.C. ROMTELECOM S.A.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Cele zece Divizii Regionale Financiare ale departamentului financiar din cadrul S.C. ROMTELECOM S.A. sunt prezentate în figura numărul 6.

Director Financiar

Șef de Departament Șef de Departament

Contabilitate Buget și Raportare

Raportare și Buget

Județ

Șef Departament Șef de Departament

Trezorerie Achiziții

Achiziții Județ

Figura numărul 6 Structura organizatorică financiară

Conducerea efectivă a Serviciului de Control Financiar de Gestiune se exercită de șeful Serviciului de Control Financiar de Gestiune numit prin Decizia Directorului General al S.C. ROMTELECOM S.A.

La direcțiile de telecomunicații teritoriale ale S.C. ROMTELECOM S.A conducerea activității de control financiar de gestiune se realizează prin șeful compartimentului de control financiar de gestiune numit de conducătorul unității și cu avizul profesional, prealabil, al șefului cu Serviciului de control financiar al S.C. ROMTELECOM S.A.

Șeful Serviciului de control financiar participă la ședințele Consiliului de Administrație al S.C. ROMTELECOM S.A și respectiv, ale comitetului de conducere la unitățile teritoriale subordonate, de fiecare dată când pe ordinea de zi figurează probleme cu referire la activitatea de control financiar.

Pe linia pregătirii metodologice și de specialitate, organele de control financiar de la direcțiile de telecomunicații se subordonează șefului Serviciului de control financiar din S.C. ROMTELECOM S.A, reprezentat în teritoriu prin șefii centralelor de control financiar zonale.

Angajarea, desfacerea contractului de muncă și transferarea personalului de control financiar de gestiune se fac conform competențelor acordate conducătorilor de unități, cu acordul prealabil al șefului serviciului Controlului Financiar de Gestiune al S.C. ROMTELECOM S.A.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Șeful serviciului Controlului Financiar de Gestiune al S.C. ROMTELECOM S.A urmărește respectarea prevederilor Hotărârii de Guvern numărul 720 din 1991 cuprinse în Normele Ministerului de Finanțe numărul 63943 din 30 septembrie 1991 privind modul de organizare și exercitare a controlului de gestiune, capitolul unu, punctul 2.

Pentru încălcarea acestor prevederi se vor propune măsuri în spiritul articolului 2 litera b din Hotărârea de Guvern, numărul 720 din 1991.

La angajarea definitivă, acordul șefului serviciului Control Financiar de Gestiune al S.C. ROMTELECOM S.A se solicită înainte de expirarea termenului de probă prevăzut în Codul Muncii.

Șeful serviciului Control Financiar de Gestiune din S.C. ROMTELECOM S.A este obligat să examineze propunerile primite și să comunice avizele în termenele stabilite de Codul Muncii.

Pentru îmbunătățirea continuă a activității de control financiar de gestiune și creșterea eficienței aceste activități, conducătorii unităților teritoriale vor asigura:

– încadrarea posturilor de control financiar de gestiune cu cadre corespunzătoare, atât numeric cât și profesional;

– elaborarea de îndreptare tehnice de control pe specificul sectorului și actualizarea celor existent;

– stabilirea obiectivelor de control obligatorii în cadrul sectorului respectiv și îmbunătățirea lor parcurs;

– trimestrial, la nivelul Consiliului de Administrației al S.C. ROMTELECOM S.A și al comitetelor de direcție al unităților teritoriale se va analiza activitatea de control financiar de gestiune;

– asigurarea de colaboratori, tehnicieni, economiști, juriști și alți specialiști, pentru aprofundarea verificărilor și cuprinderea tuturor aspectelor determinate de necesitățile controlului;

– coordonarea activității celorlalte organe care au sarcini de control, cu planul de control financiar de gestiune.

Utilizarea organelor de control financiar de gestiune pentru alte activități decât cele prevăzute în Normele numărul 63943 din 30 septembrie 1991 și de prezentele norme, este interzisă.

Controlul financiar de gestiune în întregul sistem organizatoric al S.C. ROMTELECOM S.A are sarcina de a verifica activitatea economico – financiară și gestionară a tuturor unităților și subunităților cu și fără contabilitate proprie, și a tuturor gestiunilor direct subordonate unității pe lângă care este organizat.

Intră de asemenea, în atribuțiunile controlului financiar de gestiune și verificarea centrelor de pregătire profesională, a cantinelor și gospodăriilor anexe, a parcului auto, a bazelor de odihnă și tratament, precum și a gestiunilor de valori materiale, sau alte valori (biblioteci, depozite zonale materiale, case de ajutor reciproc ) existente în unitatea cu compartiment de control financiar de gestiune.

Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale respectarea normelor legale cu privire la:

– existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor materiale de orice fel și deținute cu orice titlu;

– utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și clasare de bunuri;

– efectuarea în numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților în lei și în devize, de orice natură, inclusiv al salariilor și a reținerilor din acestea și a altor obligații față de salariați;

– întocmirea și circulația documentelor primare, tehnic – operative și contabile.

Controlul financiar de gestiune verifică, în raport cu volumul operațiilor și cu frecvența neregulilor, următoarele:

a) Gestiunile bănești, de valori materiale, alte valori operațiile de decontare și de casă, cel puțin o dată pe an, de la ultima verificare până la zi.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Prin verificarea gestiunilor se înțelege verificarea integrității și a modului de primire, păstrare, eliberare și utilizare a valorilor materiale și bănești.

Prin gestiuni de valori materiale, se înțeleg gestiunile de: materii prime, materiale consumabile, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semințe și material de plantat, stocul de rezervă permanent, materiale reutilizabile, materiale gospodărești, rechizite imprimate, alimente, medicamente, materiale pentru protecția muncii, materiale igienico – sanitare, obiecte de inventar (în magazie și în folosință), cazarmamentul (în magazie și în folosință), îmbrăcămintea specială, ambalaje, mărfuri în consignație, imobilizări corporale și necorporale, imobilizări în curs.

În verificarea gestiunilor de valori materiale se cuprind următoarele operații:

– inventarierea stocurilor faptice și confruntarea lor cu soldurile contabile, în scopul determinării eventualelor diferențe;

– stabilirea legalității, realității și necesității operațiilor de intrare, păstrare, și eliberare a valorilor materiale;

– stabilirea sincerității și legalității utilizării valorilor materiale;

– urmărirea modului de conducere a evidenței tehnico – operative și a circulației documentelor primare;

– reflectarea în contabilitate a tuturor operațiunilor patrimoniale în conformitate cu Legea contabilității 82 din 1991, cu planul de conturi aprobat pentru S.C. ROMTELECOM S.A și Regulamentul privind aplicarea Legii contabilității.

Prin gestiuni bănești și de alte valori, se înțeleg: gestiunile de numerar, carnete de cecuri, legitimații de călătorie, timbre (fiscale și poștale), scrisori de trăsură, biletele de odihnă și tratament, bonuri valorice de combustibili auto, cartele telefonice, acțiunile, obligațiunile, cambiile, bilete la ordin, adică gestiuni de orice imprimate ce constituie valori prin sine însăși, sau care pot fi transformate în bani sau folosite pentru schimb.

În verificarea gestiunilor bănești, a altor valori și a operațiilor de trezorerie se vor avea în vedere următoarele:

– urmărirea integrității numerarului, carnetelor de cecuri, legitimațiilor de călătorie, timbrelor și a celorlalte valori menționate în alineatul precedent, aflate asupra casieriilor sau gestionarilor, precum și a modului cum au fost manipulate și utilizate;

– stabilirea legalității și sincerității ridicărilor de numerar de la bancă și a încasărilor directe prin casă din orice sursă și cu orice titlu, a reținerilor din drepturile salariaților, precum și a vărsămintelor și depunerilor efectuate;

– stabilirea legalității și sincerității plăților în numerar pentru salarii și alte drepturi cuvenite salariaților, a plăților pentru achiziții de bunuri, transporturi, daune, premii, cărăușie și alte prestații, precum și a oricăror altor plăți în numerar;

– urmărirea legalității drepturilor de personal neridicate și a sincerității lichidării acestor operații.

În verificarea operațiunilor financiar – contabile se cuprind:

– urmărirea concordanței soldurilor conturilor de trezorerie de la bănci cu soldurile contabile ale unității și verificarea sincerității rulajelor;

– stabilirea legalității și sincerității operațiunilor efectuate prin conturile de decontare curente, de împrumut și speciale;

– stabilirea legalității și realității decontărilor cu subunitățile;

– urmărirea sincerității și realității soldurilor cu debitorii și creditorii;

– calitatea bilanțului ca document oficial de gestiune al unității patrimoniale și reflectarea în cadrul acestuia a imaginii fidele, clare și complete a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute la încheierea exercițiului;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– modul de rezolvare a litigiilor și reclamațiilor, precum și stabilirea legalității operațiilor privind stingerea debitelor și pierderilor din riscuri pe seama conturilor de provizioane, veniturilor în avans sau al altor asemenea conturi;

– urmărirea legalității sumelor datorate furnizorilor, creditorilor sau deponenților, inclusiv a dobânzilor de încasat sau de plată, pentru care nu s-a exercitat dreptul la acțiune, ori dreptul de a cere executarea silită înainte de împlinirea prescripției (decret numărul 167 din 1958 publicat în Monitorul Oficial, numărul 19 din 1958, republicat în Monitorul Oficial numărul 11 din 1960, completat cu decizia numărul 72 din 1994 a Curții Constituționale).

Totodată, controlul financiar de gestiune are sarcina de a urmări modul cum sunt prevenite, stabilite și recuperate toate celelalte pagube produse patrimoniului unității.

Enumerarea obiectivelor de control de punctul „a” nu este limitativă, acestea putând fi completate și detaliate potrivit specificul unității, compartimentului, gestiunii sau activității ce se verifică.

b) Verificarea activității economico – financiare implică determinări și analize privind: pragul de rentabilitate, lichiditatea globală, lichiditatea redusă, lichiditatea imediată, securitatea financiară, rata rentabilității economice, rata rentabilității financiare, solvabilitatea patrimonială, rata autonomiei financiare, gradul de îndatorare, rotația stocurilor, rata profitului, potențialul de dezvoltare, perioada de recuperare a creanțelor, perioada de achitare a datoriilor.

Prin verificarea activității economico – financiare se înțelege:

– verificarea activității de bază, a gestiunii veniturilor, cheltuielilor și a altor activități conexe, a investițiilor, a costurilor și producției; aprovizionării și desfacerii; situației financiare, activelor circulante, creditelor interne și externe; a reparațiilor de orice fel;

– corecta planificare a veniturilor și cheltuielilor;

– respectarea prevederilor legale în domeniul prețurilor și tarifelor;

– respectarea prevederilor legale cu privire la constituirea și utilizarea mijloacelor de trezorerie ale unității;

– respectarea disciplinei financiare;

– mobilizarea rezervelor interne, prin identificarea stocurilor supranormative, fără mișcare și cu mișcare lentă, mijloace fixe neactive, debitori, consumarea neeconomică a mijloacelor materiale și bănești și în general buna gospodărire a acestora;

– ținerea exactă și la zi a evidențelor economico – financiare, întărirea controlului financiar preventiv și de gestiune, modul de recuperare a pagubelor;

– modul de organizare a evidenței imprimatelor cu regim special și circulația acestora;

– modul de executare a sarcinilor din programele de măsuri rezultate în urma controalelor anterioare;

– alegerea obiectivelor și a perioadelor de activitate economico – financiară ce urmează a fi verificate se va face periodic de către conducătorii unităților, astfel încât controlul să contribuie la îmbunătățirea activității, la lichidarea operativă a pagubelor și înlăturarea deficiențelor.

Pentru a asigura un control eficace asupra integrității patrimoniului S.C. ROMTELECOM S.A prin evidența contabilă, organele de control vor verifica la toate subunitățile modul cum se respectă dispozițiile legale și actele cu caracter normativ privind aplicarea planului de conturi, normele și procedurile de evidență a stocurilor, a imobilizărilor, evidența muncii și a salariilor, raportările periodice și bilanțurile contabile, a dispozițiilor privind reconstituirea actelor, documentelor și evidențelor cu conținut financiar pierdute, sustrase sau distruse.

Verificările ce se efectuează la unitățile supuse controlului conform Hotărârii de Guvern numărul 720 din 1991, trebuie să cuprindă în mod obligatoriu acele obiective, prin verificarea cărora să se asigure prevenirea și evidențierea cazurilor de păgubire sub orice formă a patrimoniului unității.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Obiectivele care intră în sfera controlului obligatoriu la prezentele norme pot fi completate de către direcțiile de telecomunicații în funcție de specificul activității fiecărui sector. Obiectivele obligatorii menționate pot fi modificate în funcție de necesități cu aprobarea conducerii S.C. ROMTELECOM S.A.

Verificarea cele puți o dată pe an a acestor obiective de control constituie sarcina legală minimală, pentru întregul aparat de control financiar de gestiune al S.C. ROMTELECOM S.A.

În cadrul perioadei supuse controlului atât la verificarea gestiunilor, cât și la verificarea activității economico – financiare, documentele și operațiile se controlează în totalitate sau prin sondaj, în funcție de volumul lor, frecvența abaterilor și sarcinile stabilite de unitatea verificatoare.

În cazul când la verificare se constată abateri care au provocat păgubirea patrimoniului unității, se va extinde verificarea până la identificarea valorii integrale a pagubei prin organele de control financiar de gestiune sau prin alte organe atrase, care vor activa sub îndrumarea și supravegherea organelor de control financiar de gestiune.

Dacă paguba a fost produsă ca urmare a unor infracțiuni, organele de control financiar de gestiune au obligația să înainteze cu semnătura conducătorului unității, lucrările efectuate organelor de cercetare penală, conform prevederilor legale în vigoare.

În măsura în care obiectivele și probleme economico – financiare au fost verificate de organele de control ale Curții de Conturi a României, Gărzii Financiare, Ministerului de Finanțe, sau ale altor organe de control sau inspecție, nu mai este cazul ca aceste obiective să fie reluate de către controlul financiar de gestiune, cu excepția cazurilor în care conducerea unității verificatoare sau alte organe în drept consideră necesar acest lucru.

În cazul în care unele obiective nu se mai verifică de control financiar de gestiune, se va face mențiune despre aceasta în nota de prezentare, cu indicarea organului care a făcut verificarea și numărul actului de control încheiat.

În îndeplinirea obligațiilor lor legale de decontare și desfășurarea activității curente, organele de control au dreptul:

– să verifice existența și mișcarea valorilor materiale, bănești și a altor valori, circulația documentelor, desfășurarea activității economico – financiare și orice alte obiective care privesc acțiunea de control, în care scop au acces la toate locurile de muncă (ateliere, depozite, birouri, centrale telefonice, mese de verificare, oficii comerciale);

– să ceară conducătorului unității și celorlalți salariați evidențele contabile și tehnico – operative, precum și orice acte și documente justificative în scopul analizării și verificării lor;

– să consulte la agenții economici cu capital de stat și privat, la persoanele fizice, documentele care au legătura cu operațiunile unității controlate și să ceară informațiile necesare în scopul identificării sincerității și realității operațiunilor supuse controlului (consultarea sau extragerea de date cu caracter secret se va putea face numai cu respectarea instrucțiunilor care reglementează problema documentelor ce constituie secrete de serviciu);

– să ceară relații verbale sau note explicative scrise de la conducătorul unității verificate și de la oricare alți salariați din unitate, sau din afara unității controlate în legătură cu activitate depusă și actele încheiate, cu excepția colectivului de conducere al unității de care aparțin organele de control financiar de gestiune;

– să ceară a li se întocmi de către salariații unității controlate situații sau copii de pe documentele strict necesare verificării;

– să ridice documentele originale în cazul când conțin date false și există posibilități de sustragere, lăsând la unitate copii certificate de directorul economic și de șeful serviciului de la care emană documentele respective, precum și de organul de control;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– să ceară concursul conducerii unității verificate pentru desemnarea unor organe de specialitate, pentru adâncirea și extinderea verificărilor;

– să ceară explicații de la serviciile din unitatea verificatoare, pentru clarificarea constatărilor efectuate.

Drepturile organelor de control, menționate mai sus, constituie în același timp obligații corespunzătoare pentru conducătorii și salariații unității verificate.

Obligațiile organelor de control sunt următoarele:

– să efectueze verificări și cercetări economico – financiare sau gestionare, potrivit dispozițiilor legale și sarcinilor primite de la conducătorul unității și de la șeful serviciului de control financiar de gestiune de care aparțin;

– să se pregătească și să se documenteze corespunzător, pentru verificarea temeinică a obiectivelor respective din planul de control, atât la unitatea de care aparțin – înainte de plecarea în control – cât și la unitatea verificată;

– să analizeze sesizările primite în timpul controlului, stabilind măsurile de luat pentru verificarea acestora;

– să verifice dacă sarcinile stabilite prin planurile de măsuri și dispozițiile de remediere date ca urmare a controalelor anterioare efectuate de organele de control ale Curții de Conturi, Ministerului de Finanțe și de control financiar de gestiune ale S.C. ROMTELECOM S.A au fost executate în termenele stabilite;

– să verifice obiectivele în termenele stabilite prin planul de contro și să solicite anticipat și în mod documentat aprobarea pentru orice modificare a acestor termene;

– să efectueze verificări reciproce între documentele din unitate și verificări încrucișate cu unitățile bancare sau cu alte unități pentru stabilirea sincerității și realității operațiunilor;

– să informeze și să prelucreze cu conducătorul unității supuse controlului și cu șefii de compartimente, abaterile constatate și să ceară luarea măsurilor necesare pentru înlăturarea deficiențelor și recuperarea pagubelor materiale în timpul controlului; în această acțiune, organele de control vor sprijini luarea de măsuri, fără a se substitui conducerii sau salariaților unității verificate;

– să sesizeze imediat pe șeful serviciului de control financiar de gestiune S.C. ROMTELECOM S.A, în cazul când constată o problemă de o deosebită urgență sau importanță, care necesită luarea de măsuri imediate la nivel de regie sau direcție, care depășesc competența conducerii direcției sau compartimentelor verificate, sau pe care aceasta refuză să le ia;

– să analizeze explicațiile în obiecții scrise ale conducătorilor sau salariaților unității verificate arătând în nota de prezentare motivele pentru care nu pot fi luate în considerare.

În exercitarea atribuțiilor sale, șeful compartimentului de control financiar de gestiune are următoarele drepturi și obligații:

– conduce activitatea de control din unitatea respectivă și coordonează activitatea de control financiar de gestiune din unitățile subordonate;

– întocmește planul anual de control și programele semestriale de activitate proprie și le prezintă conducătorului de unitate spre aprobare, asigurând realizarea lor;

– sigură pregătirea verificărilor în bune condiții;

– asigură verificarea obiectivelor de control obligatorii, a problemelor economico – financiare importante stabilite de conducerea unității și perioadele de verificat, prezentând spre aprobare, conducătorului unității, ordinul de verificare;

– asigură verificarea modului de executare a măsurilor dispuse în urma controlului;

– asigură verificarea activității controlului financiar de gestiune subordonat, cel puțin o dată pe an;

– urmărește și asigură valorificarea actelor de control în termenul legal de treizeci de zile de la înregistrarea lor la unitatea verificatoare;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– examinează propunerile făcute ca urmare a acțiunilor de control pentru remedierea deficiențelor și la supune aprobării conducătorului unității;

– examinează și rezolvă procesele verbale de contravenție întocmite în baza legii numărul 30 din 1991;

– asigură trimestrial analiza activității de control financiar de gestiune, în cadrul consiliului de administrație al societății;

– asigură lunar instruirea organelor de control;

– colaborează cu organele de control ale Ministerului Finanțelor, în vederea organizării de instructaje comune;

– face propuneri de încadrare, salarizare, promovare și stimulare a organelor proprii de control;

– stabilește răspunderea organelor proprii de control pentru abateri de ordin disciplinar și profesional și propune conducătorului unității de care aparține, sancțiuni disciplinare și imputări, după caz;

În conformitate cu prevederile Hotărârii de Guvern numărul 720 din 1991 și a normelor de aplicare a acestora, salariații împuterniciți cu efectuarea controlului financiar de gestiune răspund disciplinar, contravențional sau penal, după caz, în situațiile în care:

– nu efectuează controlul conform programului de activitate aprobat;

– înscriu în actele de control date sau fapte inexacte sau ireale, sau cu bună știință nu consemnează toate deficiențele constatate;

– lucrează cu superficialitate, nesemnalând încălcările de la dispozițiile legale în vigoare, măsuri care produc prejudicii;

– dispun, prin interpretarea sau aplicarea eronată a dispozițiilor legale în vigoare, măsuri care produc prejudicii;

– nu iau, sau după caz, nu propun măsurile necesare pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor constatate în actele de control pentru tragerea la răspundere a celor vinovați;

– nu întocmesc și nu înaintează conducătorului unității actele de control la termenele stabilite;

– nu îndeplinesc sau îndeplinesc defectuos sarcinile ce le revin potrivit normelor.

Unitățile verificate din cadrul S.C. ROMTELECOM S.A au următoarele obligații:

– să pună la dispoziția organelor de control, un spațiu corespunzător, mijloace pentru păstrarea în siguranță a materialului de control și să dea concurs la verificarea subunităților (oficii de județ, formații de lucru), în vederea realizării sarcinilor de control în termenele stabilite;

– să pună la dispoziția organelor de control, spre consultare toate actele și documentele solicitate și să le informeze asupra tuturor locurilor de depozitare a valorilor materiale și bănești;

-să pună la dispoziție, spre consultare, altor organe de control, în cadrul unor verificări încrucișate, documentele ce au legătură cu operațiunile unității verificate de aceștia dând totodată și toate informațiile necesare;

– la cererea organelor de control, să sprijine acțiunea de verificare, prin desemnarea de tehnicieni sau specialiști, în vederea aprofundării și extinderii controlului;

– să dea relații verbale sau note explicative în legătură cu clarificarea constatărilor, în termenul fixat de organul de control;

– să întocmească copii de pe documente sau situații cerute de organele de control și să furnizeze datele cerute de aceștia;

– să urmărească executarea, în termenele fixate, a sarcinilor stabilite prin planul de măsuri întocmit și a măsurilor dispuse de unitatea verificatoare, ca urmare a controlului;

– să tragă la răspundere salariații din subordine, care nu au executat sarcinile stabilite sau dispuse de unitatea verificatoare, în urma controlului efectuat.

Unitățile verificate au următoarele drepturi:

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– să identifice calitatea organelor ce se prezintă în control (legitimație și delegația de control);

– să facă obiecții în scris, în cazul când nu sunt de acord cu constatările consemnate în procesul verbal de control, arătând documentat faptele și temeiul legal pe care se bazează obiecția;

– să facă contestații împotriva imputărilor ce li-i s-au făcut, în condițiile articolului 10 din Codul Muncii și să facă întâmpinări pe cale administrativă împotriva sancțiunilor disciplinare ce li-i s-au aplicat.

Verificarea gestiunilor și a activității economico – financiare se poate face în mai multe feluri și anume:

a) Verificarea completă (totală) care cuprinde întreaga activitate a unității supuse controlului, adică atât controlul gestiunilor de valori materiale, al gestiunilor bănești, al operațiilor de decontare și de casă, cât și al activităților economico – financiare, pe obiectivele stabilite de unitatea verificatoare cu privire la costuri, aprovizionare, investiții, reparații capitale.

b) Verificarea integrală prin care se cuprind în control atât unitatea supusă controlului, cât și subunitățile acesteia.

c) Verificarea parțială care cuprinde numai unele obiective de control din activitatea gestionară, sau din activitatea economico – financiară.

d) Verificarea tematică care se efectuează asupra unuia sau a mai multor obiective, însă la mai multe unități sau la totalitatea unităților din S.C. ROMTELECOM S.A, într-o anumită perioadă de timp, pentru a se putea trage concluziile generale, care să caracterizeze starea de lucruri în problemele sau obiectivele respective.

e) Verificarea repetată care se efectuează de către alte organe de control, în cazul când rezultatele unei verificări anterioare nu au fost satisfăcătoare și care cuprind aceleași obiective și unități.

În conformitate cu Normele Ministerului de Finanțe numărul 63943 din 1991 articolul 14, controlul se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport cu volumul și natura bunurilor, posibilitățile de sustragere, condițiile de păstrare și gestionare, precum și de frecvența abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere și documente care să permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar, contabil și gestionar.

În cazul constatării de pagube, controlul se va extinde asupra întregii perioade în care, potrivit legii, pot fi luate măsuri de recuperare a acestora și de tragere la răspundere a persoanelor vinovate.

Ținând seama de prevederile actelor normative menționate anterior, care se referă la volumul documentelor și operațiilor supuse controlului precum și la căile de examinare a acestor documente, se pot folosi următoarele metode de control:

a) Metoda controlului integral (total), care constă în verificarea tuturor documentelor și operațiunilor din perioada supusă controlului.

b) Metoda controlului prin sondaj sau selectivă, care constă în verificarea documentelor și operațiunilor dintr-o anumită perioadă aleasă dintre cele mai importante in funcție de sarcinile stabilite de unitatea verificatoare sau de specificul operațiunii de verificat.

In cazul in care in urma verificării documentelor si operațiilor – după aceasta metoda de control – se constata abateri care au generat pagube, organele de control sunt obligate sa extindă controlul pana la identificarea valorii integrale a pagubei.

Dacă paguba a fost produsă ca urmare a unor infracțiuni, se vor înștiința, în termenul legal, organele de cercetare penală și se vor lua măsurile prevăzute de normele prevăzute de normele legale în vigoare.

c) Metoda controlului reciproc, consta in confruntarea documentelor si operațiilor supuse controlului, cu altele cu care au legături reciproce si care se găsesc la aceeași unitate.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

De exemplu, se confruntă:

– cantitățile din documentele de ieșire a materialelor (facturi, bonuri de consum, bonuri de transfer) cu cantitățile înscrise în avizele de expediție (ce însoțesc transporturile), cu cantitățile înscrise în registrul de poartă și cu cele confirmate de beneficiar;

– datele din scrisoarea de transport auto cu foaia de parcurs privind transportul respectiv;

– semnăturile salariaților de pe statele de salarii cu semnăturile din fișele de angajare sau din alte documente;

– datele din documentele de expediție a numerarului cu date din registrul de casă sau decontul bănesc, pentru a se verifica dacă toate sumele primite sau expediate au fost încărcate sau scăzute din gestiune, în ziua primirii sau expedierii lor.

d) Metoda controlului încrucișat, care costa in confruntarea datelor din diferite documente aflate la unitatea controlata, sau a operațiilor efectuate de aceasta, cu exemplarele acelorași documente aflate la unități, sau cu evidenta acestora.

Consultarea documentelor si operațiunilor la alți agenți economici cu capital de stat, privat sau mixt se poate efectua numai cu acordul acestora. In caz contrat se poate solicita sprijinul organelor de control teritoriale ale Curții de Conturi sau Ministerului de Finanțe.

Efectuarea verificărilor încrucișate cu orice agent economic trebuie să se facă astfel încât să nu stingherească activitatea normală a acestora.

e) Metoda de control sistematica, consta in verificarea documentelor, pe feluri de operații economice, mergând direct la documentul necesar indicat de corespondenta conturilor contabile sau diferite documente cumulative.

Aceasta metoda se utilizează, de regula, la verificările ce se executa in echipe, astfel încât fiecare organ de control sa verifice totalitatea aspectelor in legătura cu obiectivele fixate pe planul de control.

f) Metoda de verificare consecutiva ( cronologica ) a documentelor, care consta in verificarea documentelor in ordinea operării si îndosarierii lor, fără nici o alta clasificare.

g) Metoda controlului faptic, consta in verificarea existentei valorilor materiale si bănești prin numărare, măsurare, cântărire, prin urmărirea pe teren a modului de depozitare, conservare, manipulare si utilizare a valorilor materiale prin măsurarea pe teren a cantităților de lucrări executate, prin urmărirea darii in exploatare a mijloacelor fixe terminate sau procurate, prin constatarea la fața locului a modului cum sunt utilizate mijloacele fixe, a realității pontării la lucru a salariaților.

Pentru ca această metodă de control să dea rezultate bune este necesar ca verificările respective să aibă un caracter inopinat.

h) Metoda de cercetare si analiza, consta in examinarea directa a datelor din dările de seama statistice, bilanțuri si raporturi lunare, trimestriale, anuale, rapoartele de audit financiar, a indicatorilor economici si financiari si compararea lor cu realizările altor unități cu același gen de activitate. Aceasta metoda nu trebuie înțeleasă ca un scop in sine, ci ca un mijloc de a cunoaște cauzele reale ale unor abateri in activitatea unității.

In baza sarcinilor obligatorii de control stabilite prin actele normative, precum si a celor precizate de conducerea unității – seful compartimentului control financiar de gestiune întocmește planul anual de control, defalcat pe trimestre, in care se înscriu toate sarcinile obligatorii de control ce urmează a se executa in anul respectiv.

i) Metoda atragerii în control a tehnicienilor, economiștilor, inginerilor, sau a altor specialiști în vederea creșterii controlului.

La verificarea documentelor și operațiunilor, prin oricare din metodele menționate, este necesar să se urmărească:

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– legalitatea documentelor și operațiunilor, adică întrunirea tuturor elementelor obligatorii ale documentelor și întocmirea lor potrivit dispozițiilor legale în vigoare, cu vizele și aprobările legale, spre exemplu:

viza de compartiment;

viza de control financiar preventiv;

aprobările organelor competente;

semnăturile de confirmare a eliberării/primirii valorilor materiale și bănești.

– sinceritatea documentelor se constată verificând dacă acestea redau în mod exact operațiile economice pe care le consemnează și dacă sunt recunoscute de cei la care se referă;

– realitatea operațiilor se stabilește determinând existența faptului material în timp, la locul, în scopul și în volumul redat de documentele în care sunt consemnate;

– necesitatea operațiilor este determinată de desfășurarea normală a procesului de exploatare, precum și de normele tehnologice;

– oportunitatea operațiilor se referă la momentul cel mai potrivit al producerii operației în cauză, determinat de buna desfășurare a procesului de exploatare.

Planul anual de control se compune din:

Partea I , activarea operativa, care cuprinde toate unitățile cu contabilitate proprie, numeric, gestiunile din subordine ce formează sarcina legala de control, inclusiv verificările repetate si tematice.

Partea a II-a, activitatea de instruire, îndrumare, școlarizare, analiza muncii si valorificarea actelor de control respective.

Partea a III-a, activități diverse, care cuprinde: cercetări si anchete, participări in brigăzi de control, concedii de odihna, de studii, medicale.

Planul anual de control trebuie sa aibă la baza o lista in care se înscriu atât gestiunile si unitățile – cu si fără contabilitate proprie – existente in subordine directa la data întocmirii planului, cat si cele desființate si neverificate pana la desființarea lor. Această listă trebuie să fie semnată de controlul unității, de șeful compartimentului de control financiar de gestiune și de directorul economic.

La întocmirea planului anual de control trebuie avut în vedere timpul necesar pentru executarea în bune condiții a sarcinilor obligatorii de control, timpul la dispoziție calculat în funcție de personalul de control existent.

Conducătorul unității va trebui să analizeze situația și să ia măsuri de acoperire a timpului necesar pentru control, cu organe atrase, în cazul că efectivele pentru control financiar de gestiune nu sunt suficiente.

La întocmirea planului de control financiar de gestiune trebuie să se țină seama și de activitatea organelor de control de exploatare, în scopul coordonării unitare a întregii activități de control din cadrul unității, a evitării suprapunerii sarcinilor de control în aceeași perioadă.

Se pot planifica verificări repetate sau tematice, numai după ce se asigură prin plan verificarea tuturor sarcinilor ce reprezintă obligația legală de control.

Planul anual de control se întocmește la nivelul S.C. ROMTELECOM S.A. precum și la nivelul direcțiilor teritoriale și se aprobă de directorul general al S.C. ROMTELECOM S.A. ,respectiv directorul coordonator.

Executarea planului de control anual se menționează chiar pe formularul planului de control, în rubricile rezervate în acest scop.

Planul de control, evidențele modului de realizare a acestuia precum și raportările periodice sunt documente cu caracter confidențial și se păstrează ca atare.

După cunoașterea unității de verificat si a componentei brigăzii de control, seful echipei va proceda la repartizarea obiectivelor de control pe colaboratori.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Verificarea unităților sau a obiectivelor tematice se poate face de unul sau mai multe organe de control financiar de gestiune, în funcție de mărimea unităților (gestiunilor), de perioada supusă controlului sau de complexitatea obiectivelor de verificat.

Membrii brigăzii de control vor lua cunoștință sub semnătura de sarcinile repartizate prin planul de control.

Pregătirea verificărilor se va face de către fiecare organ de control în parte, ținând seama de obiectivele ce i-au fost repartizate sub îndrumarea directă și cu concursul șefului brigăzii de control.

Acțiunea de pregătire se desfășoară atât la sediul unității verificatoare, cât și la unitatea verificată.

La sediul unității verificatoare pregătirea acțiunii de control se va face prin:

– analizarea proceselor verbale încheiate cu ocazia ultimei verificări, precum si a dosarelor de cercetări;

– studierea actelor normative privind obiectivele ce urmează a se verifica;

– obținerea de informații privind sesizările si reclamațiile depuse la unitatea verificatoare cu privire la aspectele ce privesc activitatea unității (subunitarii) verificate.

Pregătirea organelor atrase în brigada de control se va face împreună cu ceilalți membrii ai brigăzii sub conducerea șefului echipei.

Directorul economic are obligația de a sprijini operațiunea de pregătire a controlului, scoțând în evidență aspectele negative din activitatea economică, financiară și gestionară a unității (subunităților, compartimentelor) pe care la va pune la dispoziția organelor de control.

In urma documentarii făcute in condițiile arătate, seful brigăzii de control retine aspectele semnificative, după care obiectivele respective se concretizează in ordinul de verificare.

Ordinul de verificare se va întocmi ținând seama de:

– durata verificării si fondul de timp acordat;

– stabilirea verificărilor prin sondaj la gestiunile de valori materiale si numărul de luni la operațiile de casa si de decontare ce trebuie verificate se va tine seama de specificul unității, de relațiile cu agenții economici si cu alți beneficiari, de perioadele de vârf ale beneficiarilor, frecventa neregulilor si abateri sesizate pe diverse cai;

– lunile ce trebuie verificate vor fi stabilite prin planul de control de către seful brigăzii.

Ordinul de verificare se întocmește in doua exemplare si se înregistrează la unitatea verificatoare, din care un exemplar se înmânează sefului brigăzii de control sub semnătura, pentru a fi anexat la dosarul de control ce se dispune la unitatea verificatoare, iar al doilea exemplar se păstrează la compartimentul de control financiar de gestiune, unde se arhivează.

La prezentarea în unitatea verificată, șeful echipei de contro, se prezintă conducătorului unității, cu delegația și ordinul de verificare. Cu această ocazie se va stabili modul cum se va ține legătura cu conducerea unității și cu șefii de compartimente.

Organele de control se vor deplasa la locurile de munca si de depozitare a valorilor materiale, pentru orientarea si cunoașterea specificului activității.

– consultă procesele – verbale de control încheiate de organe ale Curții de Conturi, ale Ministerului de Finanțe și alte organe de control precum și actele de control încheiate de organele de control financiar de gestiune ale unității verificate;

– se documentează asupra circuitului documentelor primare și contabile, organizarea evidenței și a controlului financiar preventiv;

– consultă sesizările și reclamațiile înregistrate la birourile de relații cu publicul;

– consultă dosarele permanent și ale exercițiului întocmite de auditor pentru exercițiul financiar încheiat.

În baza pregătirii și documentării efectuate și a sarcinilor din ordinul de verificare, șeful brigăzii întocmește planul de control.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

După prezentarea la unitatea verificata, organele de control au obligația sa verifice imediat soldul casei si celelalte valori aflate in caseriile unității, precum si unele valori materiale susceptibile de înstrăinare si sa ia toate masurile necesare pentru a nu se da posibilitatea acoperirii temporare a eventualelor lipsuri.

In conformitate cu Normele numărul 63943 din 1991 de aplicare a Hotărârii de Guvern numărul 720/1991, organele de control financiar de gestiune sunt obligate sa consemneze in acte de control bilaterale ( procese verbale sau note de constatare ), constatările , pe baza propriilor verificări, cu indicarea prevederilor legale încălcate si stabilirea exacta a consecințelor economice, financiare, patrimoniale, a persoanelor vinovate, precum si masurile luate in timpul controlului si cele stabilite a se lua in continuare.

Persoanele vinovate de abaterile constatate vor fi ascultate cu privire la faptele reținute in sarcinile lor ( note explicative scrise ) si li se vor verifica apărările formulate. In caz de neascultare a persoanei răspunzătoare se va menționa cauza neluării acestei masuri.

Actele de control ce se urmăresc cu ocazia verificării sunt:

procesul verbal de control;

procesul verbal de constatare a contravențiilor;

note de constatare;

nota unilaterala;

nota de prezentare a procesului verbal de control

Procesul verbal de control, de baza sau intermediar trebuie sa cuprindă:

introducere

conținut

încheiere (model, anexa numărul 5)

a) Partea de introducere care cuprinde:

data ( ziua, luna, anul ), unitatea si localitatea unde a fost încheiat procesul verbal;

numele, prenumele, funcția organelor de control, unitatea de care aparțin;

baza legală a controlului (Hotărârea de Guvern numărul 720 din 1991, Legea numărul 30 din 1991) și numărul delegației și ordinului de verificare;

felul verificării, perioada supusa controlului, perioada de desfășurare a controlului, denumirea și adresa unității ce se verifică;

numele, prenumele si funcția persoanei din conducerea unității (director coordonator, tehnic, director economic) care au îndeplinit aceste funcții în perioada supusă controlului, menționându-se perioada pentru care răspunde fiecare;

obiectivele principale de control (se poate face trimitere la planul de control anexat, care face parte integrantă din procesul – verbal și în care sunt indicate analitic obiectivele și perioadele de verificare).

b) Conținutul procesului verbal trebuie sa cuprindă totalitatea deficientelor constatate, cu condiția ca aceste constatări sa fie făcute de organele de control financiar de gestiune, sau colaboratorii acestora și să se refere la deficiențe, care au influențat negativ activitatea unității verificate.

Pentru fiecare deficienta sau grup de deficiente asemănătoare se vor arata cauzele obiective si subiective care le-au determinat, dispozițiile legale încălcate, consecințele economice si financiare si cuantumul total al eventualelor pagube, persoanele răspunzătoare si cu funcția pe care o îndeplinesc.

Înscrierea cauzelor obiective se va face pe scurt și numai în scopul de a se da posibilitatea tragerii unor concluzii pe ansamblu asupra împrejurărilor în care s-au făcut deficiențele constatate.

Daca persoanele răspunzătoare de producerea pagubelor sau deficientelor nu mai sunt salariați ai SC ROMTELECOM S.A. dar sunt încadrate in alte unități se va indica denumirea unității in care sunt încadrate si funcția pe care o îndeplinesc la data controlului; persoanele răspunzătoare, încadrate între

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

timp în unități care tutelează unitatea verificată, se vor indica numai în nota de prezentare a procesului – verbal de control.

Pentru deficientele frecvente sau de aceeași natura se vor arata numai aspectele principale, numărul si valoarea cazurilor constatate, întocmindu-se o anexa in care se vor arata analitic toate cazurile si valoarea totala a lor.

În continuarea expunerii deficiențelor se vor arăta măsurile luate de unitate în timpul controlului, ca urmare a acțiunilor operative întreprinse de organele de control pentru lichidarea deficiențelor sau recuperarea pagubelor materiale și pentru tragerea la răspundere și sancționarea celor vinovați de producerea lor.

În procesul – verbal de control nu se înscriu:

– părerile personale ale organelor de control asupra celor constatate sau asupra persoanelor în cauză;

– faptele neconfirmate prin documente sau prin constatări personale;

– numele persoanelor răspunzătoare pentru producerea unor deficiențe constatate în unitatea verificată, în cazul când aparțin organului ierarhic superior și altor organe locale sau centrale și care se vor consemna numai în nota de prezentare;

– indicații sau recomandări pentru înlăturarea deficiențelor;

– descrieri și date statistice sau informative preluate din rapoartele unității sau deficiențele constatate anterior de către alte organe. În cazul în care acestea sunt necesare pentru susținerea unor constatări proprii de aceeași natură, se vor înscrie în procesul –verbal, cu menționarea sursei și organismul care le-a constatat inițial;

– aspecte pozitive și aprecierile privind activitatea unității verificate;

– încadrarea penală a abaterilor constatate, ca: infracțiune, furt, delapidare, abuz în serviciu.

c) Partea de încheiere a procesului verbal de control trebuie sa cuprindă:

numărul de exemplare de proces verbal întocmite si destinația fiecăruia;

numărul si data înregistrării procesului verbal de control la unitatea verificată;

– recunoașterea, din partea conducerii unității verificate că au fost restituie toate actele puse la dispoziția organelor de control sau dacă este cazul – menționarea actelor care au fost ridicate în original, sau a borderoului anexat în care acestea au fost consemnate;

indicarea numărului de anexe care fac parte integranta din procesul verbal;

– semnătura organelor de control si a altor organe daca acțiunea s-a desfășurat cu colaboratori si in cazul proceselor verbale de baza, semnătura conducerii unității verificate.

In cazul când conducerea unității verificate nu este de acord cu unele verificări înscrise in procesul verbal, aceștia vor semna actul de control, făcând obiecții scrise, fie in continuare semnăturilor chiar pe procesul verbal, fie intr-o nota separata.

In acest caz, organele de control vor examina imediat obiecțiile făcute si le vor lua in considerare pe cele întemeiate, făcând corecțiile necesare in procesul verbal sau vor argumenta temeinic, in nota de prezentare, menținerea constatărilor respective in procesul – verbal.

Pentru prevenirea obiecțiilor ulterioare încheierii procesului – verbal organele de control vor prelucra constatările făcute chiar pe parcursul controlului cu conducerea unității și șefii de compartimente, clarificând din timp eventualele obiecții.

La întocmirea proceselor – verbale de bază și a proceselor – verbale intermediare, se va ține seama- în afară de aceste dispoziții comune – și de dispozițiile specifice determinate de natura și scopul proceselor verbale și care sunt prezentate în continuare.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

A. Proces verbal de bază

În procesul – verbal de bază se înscriu, pe scurt, constatările sintetizate privind activitatea gestionară, sau alte obiective verificate, pentru care s-au întocmit procesele – verbale intermediare sau note de constatare, făcându-se trimitere la fila din dosar unde acestea se găsesc anexate.

Dintre datele și constatările mai importante, înscrise în procesele – verbale intermediare, sau în notele de constatare care trebuie sintetizate în procesul – verbal de bază se menționează:

– felul gestiunilor verificate și deficiențele mai importante constatate cu ocazia verificării și măsurile luate;

– diferențele rezultate la verificarea gestiunilor, arătate pe cauze, din care să rezulte plusurile și minusurile definitive și măsurile luate pentru recuperarea pagubelor materiale și pentru sancționarea persoanelor răspunzătoare de producerea lor;

– eventualele aspecte infracționale constatate și măsurile luate în timpul controlului în legătură cu aceste constatări;

– deficiențele remediate consemnate în procesele verbale – verbale intermediare, sau notele de constatare, precum și acelea care nu au fost definitiv remediate și pentru care mai trebuie stabilite măsuri de către conducerea unității verificate.

Constatările organelor de control trebuie să fie bine documentate și să reflecte situația reală din unitatea controlată, astfel încât să se asigure întocmirea unui act de control de calitate și eficient.

Constatările se grupează în procesul – verbal de bază pe capitole și pe puncte, ținând seama de sarcinile stabilite prin ordinul de verificare și planul de control.

În cazul în care, la obiectivele verificate nu se constată deficiențe se întocmește „lista obiectivelor verificate la care nu s-au constatat deficiențe” de care răspund sub semnătură organul de control căruia i-a fost repartizat obiectivul prin plan de control.

Procesul – verbal de bază se întocmește în trei exemplare de către organele de control zonale ale S.C. ROMTELECOM S.A., dacă nu s-a indicat altfel prin ordinul de verificare.

Exemplarul 1 se depune la conducătorul unității care a dispus verificarea, exemplarul 2 rămâne la unitatea verificată, iar exemplarul 3 rămâne la șeful echipei de control de la centrul zonal de care aparține unitatea verificată.

Procesele – verbale de bază împreună cu toate anexele se numerotează, se șnuruiesc și se sigilează. Șeful brigăzii de control va semna fiecare pagină a procesului – verbal și va certifica la sfârșit, numărul de file a dosarului.

B. Procesul – verbal intermediar

Procesele – verbale intermediare care fac parte integrantă din procesul – verbal de bază se clasifică după conținut astfel:

– procesele – verbale de verificare a gestiunilor;

– procesele – verbale pentru constatări care atrag răspunderea materială a salariaților;

– procesele – verbale constatatoare de infracțiuni.

Procesul – verbal de verificare a gestiunilor bănești și de alte valori, materiale, se încheie pentru fiecare gestiune verificată.

În cazul când, la verificarea unor gestiuni de bunuri materiale nu se contată diferențe și nici alte deficiențe în modul de organizare și funcționare al acesteia, nu se încheie procesul – verbal intermediar ci numai inventarul de control de al gestiunii respective.

Rezultatele verificării gestiunilor de bunuri materiale se stabilește pe baza listelor de inventariere aprobate prin Ordinul Ministerului de Finanțe numărul 2388/15.12.1995, punctul 33.

În conținutul procesului – verbal organul de control va arăta rezultatul verificării gestiunii respective, diferențele constatate și compensările făcute potrivit prevederilor legale, eventualele

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

deficiențe rămase definitive, răspunderile nominalizate și măsurile operative luate pentru tratarea diferențelor și pentru recuperarea pagubelor materiale.

În cazul când la verificarea gestiunilor de orice fel se constată diferențe imputabile, procesul – verbal de verificare a gestiunii va servi drept proces – verbal de răspundere materială.

Se vor consemna, de asemenea, toate deficiențele constatate cu ocazia verificării, organizării și funcționării gestiunii respective și distinct constatările constatate din verificarea legalității și realității aprovizionărilor și consumurilor, respectării normelor de și a cauzelor eventualelor stocuri supranormative, cu mișcare lentă sau fără mișcare.

Procesul verbal de verificare a gestiunilor se semnează de organele de control care au verificat gestiunea si gestionarul respectiv.

Dosarul privind verificarea gestiunilor se întocmește in tot atâtea exemplare, in câte se întocmește si procesul verbal de bază, la care urmează a se anexa. În cazul gestiunilor exterioare, situate in afară sediului unității verificate, se intocmeste un exemplar in plus, care se lasa gestionarului respectiv.

Daca din verificare au rezultat pagube materiale ( lipsuri imputabile, consumuri nejustificate ) care nu au fost recuperate in intregime, pana la incheierea dosarului, se va intocmi un exemplar in plus – cu actele in original – care ramane liber pentru a servi, in vaz de necesitate, la sustinerea cauzei in fata organelor de judecata sau de cercetare penala.

Fiecare din aceste procese verbale se numeroteaza, se snuruiesc si se sigileaza de organul de control, mentionandu-se numarul de file componente.

In cazul cand, conform ordinului de verificare, actiunea de control cuprinde numai o gestiune, procesul verbal de verificare a gestiunii este in acelasi timp si proces verbal de baza.

Procesul verbal care atrage raspunderea materiala a salariatilor, se incheie separat, in toate cazurile in care se constata ca :

s-a cauzat o paguba materiala in dauna integritatii patrimoniului unitatii care poate fi evaluata in expresie baneasca;

paguba a fost cauzata de salariati sau de fosti salariati ai unitatii, din vina acestora;

faptele care au provocat paguba nu au un caracter penal.

Din continutul procesului verbal de raspundere materiala, trebuie sa rezulte in mod precis si temeinic documentat conditiile in care s-a produs paguba, dispozitia legala incalcata, cuantumul pagubei, baza de calcul pentru stabilirea acesteia si persoana de la care urmeaza sa se recupereze, aratandu-se functia, locul de munca si domiciliul.

Daca raspunderea materiala revine mai multor salariati, cuantumul sumei de imputat trebuie stabilit pentru fiecare salariat in parte, in raport cu partea de vina a fiecaruia la provocarea daunei.

Daca partea de raspundere individuala nu poate fi determinata cu precizie, se va stabili in raport cu timpul cat a functionat fiecare din cei raspunzatori in perioada in care s-a produs paguba, precum si in functie de salariul de baza negociat de acesta.

Daca in timpul controlului se recupereaza o parte din paguba, in procesul verbal intermediar se inscrie valoarea integrala a pagubei si suma recuperata, pentru diferenta luandu-se angajament de plata.

Daca paguba se recupereaza in intregime si nu sunt elemente infractionale, nu se mai incheie proces verbal intermediar, mentionadu-se in procesul verbal de baza natura pagubei, cuantumul ei total, persoanele raspunzatoare si faptul ca paguba a fost recuperata in intregime.

Procesul verbal intermediar se incheie si in cazul cand salariatii raspunzatori isi iau angajamentul in scris pentru acoperirea pagubei.

Daca salariatul pe seama caruia s-a stabilit raspunderea s-a transferat in alt loc de munca, sau nu mai este incadrat in munca, organul de control are obligatia sa faca toata diligentele posibile, pentru a afla unitatea unde lucreaza sau domiciliul, in vederea obtinerii notei explicative cu lamuririle necesare.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

In cazul cand cu toate diligentele facute nu s-a putut afla locul de munca sau domiciliul celui in cauza, sau daca acesta nu raspunde la chestionarul trimis de organul de control, se va solicita de la unitatea pagubita, orice document din care sa rezulte ca acel salariat a cauzat paguba si declaratii de la sefii sai ierarhici in legatura cu aceasta si se vor anexa la procesul verbal.

In cazul cand exista contradictii intre constatarile facute si inscrise in procesul verbal si explicaiile date de cel in cauza, organul de control va expune in procesul verbal temeiul concluziilor sale.

Dosarul cu procesul verbal si anexele sale privind raspunderea materiala se intocmeste intr-un numar de exemplare, care sa asigure eventuala sustinere a cauzei in fata organelor de judecata sau de cercetare penala deci, separat de exemplarele ce se anexeaza la procesul verbal de baza, sa ramana un exemplar liber, cu actele in orginal, care sa poate fi depus la aceste organe.

In cazul cand constatarile care atrag raspunderea materiala au fost facute cu ocazia verificarii gestiunilor de orice fel, procesul verbal de raspundere materiala va fi insusi procesul verbal de verificare a gestiunii respective.

Pentru toate abaterile care atrag raspunderea materiala, savarsite de una sau mai multe persoane impreuna si constatate in acelasi timp se incheie un singur proces verbal.

In cazul când pentru o anumita perioada se stabilesc pagube in sarcina mai multor angajați, produse separat, insa cu aspecte similare, se poate încheia un singur proces verbal, pentru toți angajații pe perioada respectiva, cu condiția ca pentru fiecare angajat sa se stabilească datele si împrejurările producerii acestora, iar pentru fiecare sa fie întocmita documentația necesara in sprijinul susținerii celor constatate, iar paguba sa fie individualizata.

Procesul verbal pentru abateri care atrage raspunderi materiale se semneaza de organul de control, de conducerea unitatii si de persoanele in cauza. Daca cel raspunzator nu mai este in unitate si nu a putut fi identificat, sau daca refuza semnarea procesului verbal se va mentiona aceasta chiar in procesul verbal si se va anexa dovada scrisa ca a fost invitat sa semneze.

Procesul verbal intermediar se inregistreaza separat de procesul verbal de baza la unitatea verificata.

In toate cazurile in care se incheie procese verbale de constatare a pagubelor si se stabileste raspunderea materiala a unor salariati, organul de control va intocmi si o nota de prezentare cu concluzii si propuneri concrete, care va insoti procesul verbal respectiv.

In cazul cand decizia de imputare urmeaza a se emite de catre unitatea verificatoare, nota de prezentare se va atasa numai la exemplarul care se va depune la aceasta unitate.

Procesul verbal pentru constatarea de infractiuni se incheie in cazurile in care organele de control constata situatii sau fapte care intrunesc elemente constitutive ale infractiunii.

Cand un salariat a produs o paguba, ca urmare a unei infractiuni si o alta paguba ca urmare a unei abateri, care atrage in acelasi timp, raspunderea materiala, chiar daca ambele sunt constatate simultan, se va incheia cate un proces verbal pentru fiecare caz, trimitandu-se organelor de cercetare penala procesul verbal intocmit ca urmare a infractiunii, iar organului administrativ procesul verbal care atrage raspunderea materiala.

In cazul in care se constata o paguba care atrage raspunderea materiala avand si caracter infractional, se intocmeste proces verbal de infractiuni.

Pentru toate infractiunile comise de un salariat si constatate in acelasi timp, se incheie un singur proces verbal, chiar daca paguba a fost produsa cu alti salariati, insa in acest caz raspunderea va fi individuala.

Din continutul procesului verbal de constatare a infractiunii trebuie sa rezulte in mod precis si temeinic documentat imprejurarile in care s-au produs, cauzele care au general infractiunea,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

prevederile legale încălcate, paguba produsa ( daca este cazul ), baza de calcul pentru stabilirea pagubei, numele persoanelor răspunzătoare, funcția si adresa ultimului domiciliu cunoscut al acestora.

Organul de control nu face incadrarea infractiunilor in textele codului penal, deoarece aceasta intra in competenta organelor de cercetare penala si a instantelor judecatoresti.

Daca in timpul controlului se regrupeaza paguba produsa, partial sau total, in procesul verbal se mentioneaza valoarea integrala a pagubei si suma recuperata, tinand seama ca procesul verbal se intocmeste in toate cazurile, cand se constata aspecte infractionale, chiar daca se acopera dauna in intregime.

Potrivit dispozițiilor codului de procedura penala, organele de control financiar de gestiune au dreptul sa ia declarații de la făptuitori si de la martori care au fost de fata la săvârșirea infracțiunii si sunt obligați sa înainteze organelor de cercetare penala lucrările efectuate, in cel mult trei zile de la începerea lor, in vederea continuării si rezolvării acestor lucrări.

Pentru stabilirea caracterului infractionar al constatarilor facute, organul de control este obligat ca, in cuprinsul celor trei zile de la inceperea cercetarilor sa informeze despre aceasta pe seful serviciului de control financiar de gestiune din SC ROMTELECOM S.A.

Aceasta va examina cazul impreuna cu biroul contencios al unitatii si va aviza depunerea lucrarilor efectuate la organele de cercetare penala in termenul legal. In continuare, lucarile pentru definirea constatarilor si a raspunderilor penale si incheierea procesului verbal se va face in colaborare si sub indrumarea organelor de cercetare penala.

Procesul verbal se semneaza de catre organele de control, cu conducerea unitatii si de persoanele in cauza.

Daca persoana raspunzatoare nu mai este in unitate si nu a putut fi gasita, sau daca refuza semnarea, sau nu raspunde la chemarea organelor de control, se va mentiona aceasta in procesul verbal si se va anexa dovada scrisa ca a fost invitata sa semneze.

Dosarul cu procesul verbal si anexele respective privind constatari de infractiuni se intocmeste de regula in patru exemplare, astfel ca in afara exemplarelor care se anexeaza la procesul verbal de baza, sa se poata efectua depunerea unui exemplar, cu actele in original, la organele de cercetare penala si un exemplar sa poata fi predat si organului juridic al unitatii verificatoare in vederea reprezentarii in justitie.

In cazul cand constatarea infractiunilor s-a facut cu ocazia verificarii gestiunilor de orice fel, procesul verbal pentru consemnarea acestor infractiuni va fi insusi procesul verbal intermediar de verificare a gestiunii respective.

Procesele verbale de constatare a infractiunilor se inregistreaza la unitatea verificata separat de procesul verbal de baza.

In toate cazurile cand se incheie procesele verbale constatatoare de infractiuni, organul de control va intocmi si o nota de prezentare, cu concluziile si propunerile concrete, care va insoti procesul verbal respectiv.

Depunerea dosarului la organele de cercetare penala se face de unitatea verificatoare. In acest scop, organul de control va prezenta acesteia o data cu procesul verbal de baza si cele doua exemplare libere din procesul verbal de constatare al infractiunilor.

C. Anexele proceselor verbale

Pentru sprijinirea constatarilor inscrise in procesele verbale de baza sau intermediare, se vor anexa la acestea numai actele strict necesare, care sunt in stransa legatura cu constatarile respective si care vor fi identice si numerotate cu acelasi numar de ordine in toate exemplarele procesului verbal.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

La procesul verbal de baza se anexeaza in afara de procesele verbale intermediare si urmatoarele documente :

Planul de control ;

Actele si documentele solicitate de la unitatea verificata in copie sau in original, atunci cand acestea sunt considerate fictive sau false si cand exista riscul de a fi sustrase sau distruse de cei interesati ;

Daca este necesar a se anexa la procesul verbal, actele in original, se vor lasa unitatii copii certificate, pentru conformitate cu originalul, de catre directorul economic, seful compartimentului de la care emana documentul respectiv si de organul de control, mentionandu-se in procesul verbal numarul si felul actelor ridicate in original.

Toate copiile actelor sau documentelor anexate la procesul verbal vor fi deasemenea certificate pentru conformitate cu originalul, de catre cei de sus mentionati.

Situații sau tabele, care se întocmesc in cazul când deficienta se repeta in mod frecvent, sau când o constatare se bazează pe un număr mare de operații similare si pentru a scurta expunerea constatărilor in procesul verbal. Situațiile se semnează de organul de control si se seful compartimentului controlat si trebuie sa poarte in mod obligatoriu data întocmirii lor precum si mențiunea ,,întocmit la cererea organelor de control  din (se specifica denumirea unității verificatoare),,

d) Notele explicative, care se iau pentru lămurirea deplina a cauzelor care au provocat deficientele constatate si pentru stabilirea răspunderilor materiale, disciplinare sau penale, după caz. Notele explicative trebuie luate numai după ce organul de control a definitivat verificarea obiectului respectiv, folosind toate mijloacele de control pentru aceasta.

Nu trebuie sa se ia nota explocativa pentru clarificarea propunerilor si iptezelor, sau pentru aflarea lipsurilor din unitati, acestea stabilindu-se numai pe calea verificari.

Notele explicative trebuie luate sub forma de intrebari si raspunsuri. In cazul cand raspunsurile date nu clarifica problema urmarita, organul de control are obligatia de a pune intrebari suplimentare.

e) Notele de constatare, care se intocmesc pentru constatarile facute cu prilejul unor sondaje la subunitatile sau sectiile dispersate de locul de conducere al unitatii verificate, precum si pentru sustinerea unor constatari facute de colaboratorii atrasi in control, atunci cand nu se constata abateri, care atrag raspunderea materiala sau penala.

Notele de constatare se intocmesc, deasemenea, cu ocazia controlului incrucisat, in cazul cand se fac constatari care trebuie confirmate si de unitatea la care s-a facut confruntarea documentelor prin controlul incrucisat.

Pentru constatarile cu privire la anumite situatii de fapt, care ulterior se pot schimba sau nu mai pot fi dovedite, organele de control vor incheia, note de constatare.

Nota de constatare se semneaza de organul de control, ce colaboratori – daca s-a facut cu participarea acestuia – si de conducatorul unitatii sau compartimentului, acesta putand mentiona si masurile ce urmeaza a se lua imediat si ulterior.

f) Angajamentele de plata cu privire la acoperirea pagubelor produse de salariati, prin care acestia confirma abaterea comisa si se obliga a acoperi paguba.

Ele se iau in acelasi numar de exemplare, ca si procesul verbal la care urmeaza a se anexa si un exemplar in plus pentru serviciul financiar al unitatii verificate.

La procesul verbal intermediar, anexele sunt determinate de natura acestora, astfel :

a) la procesul verbal de verificare a gestiunilor de valori materiale :

– inventarul de control ;

– lista de inventariere a bunurilor materiale verificate la care s-au constata diferente ;

– declaratia de inventariere ;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

– notele explicative luate gestionarului sau altor persoane in legatura cu diferentele constatate ;

– angajamentul gestionarului pentru acoperirea eventualelor pagube materiale

b) la procesele verbale de verificare a gestiunilor banesti si a altor valori :

– declaratia gestionarului ;

– confirmarea serviciului financiar privind soldul contabil al gestiunii la data controlului ;

– notele explicative ;

– angajamentul de plata daca este cazul .

In cazul infractiunii comise de alti salariati, decat gestionarii, se vor anexa notele explicative luate in legatura cu infractiunea, precum si actele si documentele in original sau copii certificate.

La procesul verbal pentru constatari de fapte penale se anexeaza copii de pe actele facute, pentru identificarea salariatilor implicati care nu mai sunt in unitatea verificata si copii de pe actele prin care acestia sunt invitati sa dea note explicative sau sa semneze procesul verbal, in cazul in care nu se curs acestei invitatii.

Ordinea actelor în dosarele de control este următoarea :

a)În dosarul ce se depune la unitatea verificatoare :

nota de prezentare ;

planul de măsuri ;

ordinul de verificare ;

procesul – verbal de bază ;

planul de control ;

lista obiectivelor controlate la care nu s-au constatat deficiențe ;

anexele, în ordinea obiectivelor din planul de control și în care se face trimitere la ele în procesul – verbal de bază ;

b)În dosarul care se lasă la unitatea verificată, sau în alte exemplare ale dosarului de control :

planul de măsuri ;

procesul – verbal de bază ;

planul de control ;

lista obiectivelor controlate la care nu s-au constatat deficiențe ;

anexele, în ordinea arătată.

În toate cazurile, numerotarea dosarului de ocntrol se va face începând cu prima filă a procesului – verbal de bază și până la ultima anexă.

Actele și documentele întocmite ulterior încheierii dosarului de control – inclusiv nota de prezentare și ordinul de verificare, pentru unitatea verificatoare – se păstrează în dosar deasupra procesului – verbal de bază.

După tratarea definitivă a dosarului, toate actele și documentele atașate ulterior la dosarul de control se vor anexa la sfârșitul dosarului, unde vor fi cusute și numerotate în continuare în vederea arhivării lor.

D. Nota de prezentare trebuie sa fie scurta si concisa si sa nu repete conținutul procesului verbal.

Concluziile expuse in nota de prezentare sunt:

modul cum își desfășoară activitatea unitatea verificata;

deficiente sau abateri mai grave constatate;

organele sau persoanele din unitatea verificatoare răspunzătoare de producerea unor deficiente constatate;

eventualele greutăți întâmpinate in exercitarea controlului;

masurile operative mai importante, luate in timpul controlului;

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

masurile propuse de echipa de control pentru înlăturarea deficientelor care nu sunt de competenta unității verificate;

propuneri de sancționare disciplinara a salariaților unității verificate, a căror sancționare nu este de competența conducerii acelei unității, sau de aplicare a sancțiunilor cu care conducerea unității verificate nu a fost de acord.

In cazul când organele de control nu propun sancționarea disciplinara a unor salariați, deși au fost menționați in procesul verbal ca răspunzători pentru abaterile constatate, in nota de prezentare, se vor arata motivele pentru care nu se fac asemenea propuneri.

In cazul când organele de control nu au nimic de arătat in legătura cu punctele de mai sus, nu se va mai face nota de prezentare, dar se va menționa aceasta pe prima pagina a procesului verbal de baza.

3.3. Controlul administrării patrimoniale și a recuperării pagubelor

Valorificarea actelor de control se face in următoarele etape:

a) in timpul controlului

b) după terminarea controlului si analiza rezultatelor, prin masurile luate de unitate;

c) prin urmărirea programelor de masuri stabilite de unitatea verificata;

a) In timpul controlului, prin masurile luate, in limita competentelor, de către conducerea unității verificate.

Organele de control au obligația de a prelucra in cursul verificărilor, constatările făcute, atât cu salariații in cauza, cat si cu șefii compartimentelor respective, iar aceștia trebuie sa propună sau sa dispună masurile corespunzătoare remedierii pe parcurs a deficientelor.

Fără a se substitui conducătorilor de unități, organele de control au datoria sa-i determine pe aceștia sa ia masurile corespunzătoare pentru remedierea deficientelor constatate si pentru recuperarea pagubelor.

In acest sens, se va insista in mod deosebit, pentru recuperarea in numerar, in timpul controlului, a pagubelor constatate sau când acest fapt nu este posibil se va trece la obținerea angajamentelor scrise de plata sau la emiterea deciziilor de imputare.

In cazul când, deși s-au făcut propunerile corespunzătoare, unitatea nu a luat masurile necesare lichidării deficientelor, organele de control vor solicita in scris luarea masurilor propuse, dup care, in caz de netratare a cazurilor semnalate, se va face mențiune despre aceasta in procesul verbal. Se va cere de asemenea, conducerii unității verificate, sa arate motivele pentru care nu este de acord cu luarea masurilor propuse de organele de control.

In cazul in care, in timpul controlului se constata o problema de o deosebita urgenta sau importanta, care nu poate aștepta încheierea unui proces verbal si care necesita luarea de masuri imediate pe plan general sau local, care depășesc competentele unității de control respective sau pe care aceasta refuza sa le ia, organul de control trebuie sa sesizeze imediat pe seful serviciului de control financiar de gestiune de care aparține, iar in lipsa acestuia pe conducătorul unității verificatoare.

Sesizarea organelor menționate se va face numai dup ce constatarea s-a definitivat, s-au stabilit cauzele, consecințele si s-au făcut propunerile concrete cu privire la masurile ce urmează a se lua.

Pentru lipsurile si abaterile care nu au putut fi remediate in timpul controlului, deși sunt de competenta unității verificate, organele de control au sarcina de a sprijini conducerea unității sa

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

întocmească, înainte de plecarea din unitate, un plan de masuri concret cu termene si responsabilități precise de executare.

Masurile înscrise in planul de masuri vor purta numărul de ordine corespunzător din procesul verbal de control.

Planul de masuri nu trebuie sa respecte dispozițiile deja existente si care reglementează problemele in cauza, ci trebuie sa cuprindă masuri concrete, care sa conducă atât la lichidarea cat si la prevenirea abaterilor.

Prelucrarea proceselor verbale de verificare se va face in mod obligatoriu cu conducerea unității si cu șefii de compartimente care au fost menționate cu deficiente in procesul verbal.

In cadrul aceste prelucrări se vor arata deficientele mai importante si masurile preconizate pentru înlăturarea si prevenirea producerii lor in viitor.

Conducătorii unitarilor au obligația, ca in cadrul competentei si a termenelor legale, sa ia masuri pentru aplicarea integrala si la timp a masurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor si înaintarea către organele de cercetare penala a actelor cuprinzând fapte prevăzute de legea penala. Neluarea si neaplicarea acestora angajează propria răspundere a conducătorului unității.

b) Dup terminarea controlului si analiza rezultatelor prin masurile luate de unitatea verificatoare

Valorificarea actelor de control trebuie făcută in maxim 30 de zile de la data înregistrării lor la unitatea verificatoare. Dup depunerea actelor de control, seful serviciului va analiza întregul material de control, inclusiv procesele verbale intermediare si anexele in scopul valorificării lor in cele mai bune condiții.

Lipsurile in tratarea si expunerea problemelor de către organele de control, constatate cu ocazia analizei si valorificării materialului de control, vor fi consemnate pe marginile proceselor verbale de control sau intr-o nota separata, cerându-se eventual explicații si precizări suplimentare in vederea clarificării expunerilor insuficient documentate.

Propunerile vor fi făcute sub forma de proiecte dispoziție de remediere, care sa cuprindă masuri de recuperare a pagubelor constatate, de sancționare a persoanelor vinovate, de agravare a sancțiunilor aplicate de conducerea unității verificate, de anulare a masurilor nelegale si a sancțiunilor neîntemeiate, precum si masuri de ordin tehnic, organizatoric, economic, financiar sau de orice alt ordin, considerate ca necesare. Se va prevedea de asemenea si termenul de ducere la îndeplinire a masurilor si de comunicare a îndeplinirii acestora unității verificatoare.

c) Prin urmărirea modului de îndeplinire a masurilor stabilite pentru unitatea verificata.

Controlul îndeplinirii masurilor dispuse prin planul de masuri sau prin dispoziția de remediere data de unitatea verificatoare, constituie un important mijloc de ridicare a eficientei controlului.

Controlul îndeplinirii măsurilor se poate efectua prin două modalități:

1. Prin corespondență, modalitate prin care unitatea verificată este obligată ca la termenul fixat prin planul de măsuri, sau de unitatea verificatoare prin dispoziția de remediere, în cazul când aceasta modifică termenul menționat în planul de măsuri, să comunice unității verificatoare modul de îndeplinire a măsurilor, precum și modul de lichidare a deficiențelor.

Unitatea verificatoare prin serviciul controlului financiar de gestiune, va analiza răspunsurile primite, pentru a vedea dacă măsurile luate, sancțiunile aplicate și imputările efectuate corespund cu sarcinile și dispozițiile date. În cazul când măsurile luate nu sunt corespunzătoare sau sunt incomplete se vor cere explicațiile necesare , până la clarificarea definitivă a problemelor.

Dacă unitatea controlată nu a răspuns în termenul fixat, sau nu a luat în întregime și la timp măsurile de remediere a abaterilor consemnate în actele de control, pentru recuperarea pagubelor constatate și sancționarea persoanelor vinovate, se vor stabili răspunderile disciplinare, penale și materiale,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

după caz, conform Hotărârii de Guvern numărul 720/1991, articolul 2, litera j, care precizează că, constituie infracțiune „neexecutarea in termenele stabilite a dispozițiilor date ca urmare a controlului efectuat de organele de control financiar de gestiune, sau comunicarea din culpa a unor date eronate in legătura cu executarea lor”, articolul 3, aliniatul 3, conform căruia infracțiunile de la articolul 2 se sancționează cu „4.000.000 lei la 6.000.000 lei cele prevăzute la litera a), i) si j)”.

2. Prin verificarea în teren, în cadrul unor acțiuni speciale, de către șeful serviciului de control financiar sau de organe de control desemnate în acest scop, sau cu ocazia următorului control al unității respective.

Cu această ocazie se va urmări și modul cum au fost îndeplinite măsurile stabilite prin actele de control ale Curții de Conturi, Ministerul de Finanțe, Ministerul muncii și Protecției Sociale, Banca Națională.

În cazul când se constată neîndeplinirea sarcinilor și măsurilor dispuse, se va consemna despre aceasta într-un proces verbal, stabilindu-se cauzele, consecințele economico – financiare și răspunderile. În același timp se va cere conducerii unității verificate să ia măsuri operative, chiar în timpul controlului, pentru eliminarea deficiențelor și recuperarea pagubelor.

Activitatea compartimentelor de control financiar de gestiune la direcțiile de telecomunicații se verifica de către serviciul de control financiar de gestiune la SC ROMTELECOM S.A.

Verificarea se face de către seful serviciului financiar de gestiune din cadrul SC ROMTELECOM S.A. , direct sau prin șefii centralelor zonale de control financiar de gestiune in cadrul acțiunilor de control si îndrumare, sau de brigăzile de control a SC ROMTELECOM S.A., cu ocazia verificării activității economico-financiare si gestionarea direcțiilor teritoriale.

Controalele efectuate de organele de control ale Ministerului de Finanțe, Curții de Conturi se considera ca sarcina legala îndeplinita pentru brigada de control financiar de gestiune a SC ROMTELECOM S.A. , aceasta având insa obligația sa urmărească executarea masurilor stabilite ca urmare a acestor verificări si dreptul de a repeta controlul daca este necesar.

Se va verifica in mod special cum au acționat organele de control financiar de gestiune pentru prevenirea, urmărirea si recuperarea pagubelor materiale si daca au urmărit modul cum este organizat si funcționează controlul financiar preventiv in unitățile verificate.

Constatările făcute cu ocazia verificării activității compartimentului de control financiar de gestiune se consemnează intr-un proces verbal ce se semnează de către organul de control , de conducătorul unității de care aparține compartimentul de control verificat si de către seful acestui compartiment.

Pentru deficientele constatate in activitatea de control financiar de gestiune si care nu au fost înlăturate in timpul controlului, se va întocmi un plan de masuri, care va fi semnat de conducătorul unității din care face parte compartimentul de control verificat.

In scopul cunoașterii si urmăririi rezultatelor controlului financiar de gestiune se vor conduce următoarele evidente:

1) Directorul economic trebuie sa organizeze si sa conducă:

1.1 Fisa rezultatelor controlului care trebuie sa cuprindă următoarele informații:

organul de control;

obiectivele controlate;

datele începerii si terminării controlului;

contravenții aplicate, amenzi încasate si alte imputații;

acte de răspundere penala;

plusuri in gestiuni contabilizate.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Evidenta urmăririi aplicării masurilor dispuse prin actele de control care se alcătuiește pe baza constatărilor înscrise in actul de control si a planului de masuri întocmit in acest scop de conducerea unității

2) Seful compartimentului financiar de gestiune al unității are obligația sa conducă:

2.1 Registrul unic de control al gestiunilor in care se consemnează următoarele:

denumirea gestiunii controlate;

numele si prenumele celui care a efectuat controlul;

obiectivele de control;

data începerii si terminării acțiunii;

perioada cuprinsa in control;

pagube constatate, plăți nelegale;

contravenții aplicate

2.2 Evidenta sancțiunilor, infracțiunilor, contravențiilor, amenzilor si altor imputații aplicate personalului unității care cuprinde:

data si numărul actului de control;

numele si prenumele salariatului sancționat;

funcția;

locul de munca;

actul legal încălcat;

sancțiunea, amenda aplicata;

numărul adresei de înaintare a actelor de control organelor de cercetare penala.

Trimestrial, o dată cu raportul direcției de telecomunicații privind activitatea de control financiar, se vor înainta la SC ROMTELECOM S.A. , Serviciului Controlului de Gestiune – zonal – xerocopii ale documentelor menționate mai sus.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Îndeplinirea programului guvernamental de reforme și de înaintare fermă pe calea tranziției la economia de piață este de neconceput fără întărirea controlului financiar sub cele două forme distincte și anume: controlul financiar propriu și controlul financiar al statului. În ce privește controlul financiar propriu, din păcate, s-a produs o slăbire a acestuia la nivelul tuturor agenților economici, situație care s-ar putea explica în mod cât de cât obiectiv prin procesul transformării în unități specifice economiei de piață, prin aceea că actele normative – prin care fostele întreprinderi de stat s-au transformat în regii autonome și societăți comerciale – au apărut înaintea legii privind modul de organizare și funcționare a controlului financiar.

În mod logic, autonomia agenților economici în luarea deciziilor înseamnă drepturi și răspunderi incomparabil mai mari pentru consiliile de administrație și, deci, grija acestor consilii pentru cunoașterea permanentă a realității din toate sectoarele de activitate și pentru modul cum se aplică deciziile luate. Aceste măsuri ar fi trebuit să conducă la întărirea laturii de control a activității lor. Ori, la unele din societățile comerciale înființate nu s-au mai prevăzut, prin organigramele întocmite, persoane cu atribuții de control financiar de gestiune, considerându-se suficiente prevederile legii referitoare la consiliile de cenzori, iar controlul financiar preventiv nu a mai fost organizat.

Netratarea în mod corespunzător a laturii de control în activitatea consiliilor de administrație poate fi pusă și pe necunoașterea mecanismelor economice în etapa de tranziție, când, deșii autonome, aceste societăți își desfășoară activitatea cu capitalul statului. Interesul și răspunderea aparatului din conducerea societăților comerciale cu privire la necesitatea întăririi controlului propriu va crește neîndoielnic, odată cu creșterea autonomiei agenților economici și cu apariția unor noi reglementări în direcția accelerării procesului de privatizare. Măsura impusă de nevoile menționate a determinat elaborarea Hotărârii de Guvern numărul 720/1991 dată de Guvernul României și publicată în Monitorul Oficial numărul 75/24.04.1992, prin care se aprobă normele de organizare și exercitare a controlului financiar, elaborate de Ministerul Finanțelor. În baza acestei reglementări, controlul financiar propriu se organizează și se exercită sub două forme și anume: controlul financiar preventiv și controlul financiar de gestiune.

În legătură cu organizarea și exercitarea controlului propriu, facem precizarea că, recent, Legiuitorul în Monitorul Oficial numărul 430/31.08.1999 a publicat Ordonanța numărul 119/1999 privind auditul intern și controlul financiar preventiv la instituțiile publice și cu privire la utilizarea fondurilor publice și administrarea patrimoniului public. În Monitorul Oficial numărul 96/2000 se publică normele metodologice generale pentru organizarea și funcționarea auditului intern.

Importanța controlului financiar propriu rezultă după cum am văzut pe parcursul acestei lucrări, și din faptul că, prin Hotărârea de Guvern numărul 720/10.10.1991, a fost prevăzută obligația pentru ministere, departamente, alte organe centrale de stat, instituții de stat de subordonare centrală sau legal, precum și pentru regiile autonome de a emite actele administrative privind modul de organizare și exercitare a unui astfel de control.

Controlul, ca latură componentă a conducerii științifice a societății, ca formă de perfecționare continuă a activității sociale și economice, presupune implicarea în cadrul acestei activități toți factorii de răspundere în aplicarea programelor elaborate de statul de drept democratic și social; a legislației precum și a altor acte, normative elaborate de organismele de stat sau locale cu drept de decizie în vederea consolidării economiei de piață. Astfel, controlul propriu al unităților patrimoniale are drept direcție esențială de acțiune întărirea disciplinei și a ordinii din cadrul unei unități patrimoniale, a spiritului de răspundere personal și colectiv, organizarea mai bună a muncii, gospodărirea mai bună a

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

mijloacelor materiale și financiare precum și a rezervelor materiale și bănești deținute de unitate, ocrotirea proprietății publice și private, formarea, administrarea și întrebuințarea resurselor financiare ale statului, al unităților administrativ – teritoriale și al instituțiilor publice.

De asemenea, din această lucrare, se poate trage și concluzia caracterului preventiv al controlului care constă în aceea că sesizează fenomenul negativ din activitatea economică și socială, când acestea se manifestă ca tendință și intervine operativ în prevenirea și lichidarea tuturor factorilor negativi care ar putea perturba întreaga activitate a unităților patrimoniale. De asemenea caracterul important al controlului în cadrul economiei unei instituții, unități patrimoniale, apare și din faptul că, controlul propriu nu se rezumă numai la constatarea și denunțarea neajunsurilor, nu este numai un control concomitent sau ulterior, ci, în primul rând este un control bazat pe previziunea desfășurării activității, a descoperii la timp a deficiențelor și anomaliilor și îndepărtarea acestora precum și prevenirea repetării a unor astfel de deficiențe.

Pentru ca un astfel de control să fie eficient, trebuie ca, controlul propriu să fie puternic sprijinit de un cadru legal bine pus la punct, care să nu permită, prin „fisurile” legislative încălcarea sau „ocolirea” a anumitor prevederi legale, facilitând astfel sustragerea unor persoane de la efectuarea unor sarcini ce le revin din punct de vedere legal, prin încălcarea unor articole, sub acoperământul legii.

După cum am văzut controlul financiar preventiv și cel de gestiune au la baza legii și norme juridice obligatorii, dar și acestea sunt imperative, doar pentru sectorul de stat. Un asemenea mod de punere a problemei ar putea induce în eroare unitățile patrimoniale (îndeosebi cele de talie mică) să-și restrângă în mod nejustificat controlul intern.

După cum am văzut, unul din rolurile pe care le are controlul propriu și cel de a previziona activitatea unității controlate, în sensul de a preîntâmpina repetarea unor erori, a unor deficiențe în activitatea de producție, în activitatea de utilizare a resurselor, atât cele materiale cât și cele financiare, dar un rol important al controlul este acela de a ajuta conducerea firmei, a unității în conducere, dar mai ales în stilul de management adoptat. Un management adecvat, care să satisfacă cerințele ambilor competitori care se întâlnesc pe piață – vânzătorul și cumpărătorul – nu poate să aducă decât satisfacerea atât a cumpărătorilor, utilizatorii de bunuri și servicii, precum și a vânzătorilor, ofertanții de bunuri și servicii.

Pentru ca ambii participanți de pe piața economică, o piață concurențială atât între cumpărător și vânzător, dar mai ales între vânzători, cei care produc și își comercializează bunurile și serviciile, să fie mulțumiți de rezultatele obținute, trebuie ca, în primul rând, vânzătorul, cel mai mult interesat în obținerea unor câștiguri, a unui profit să adopte o strategie avantajoasă pentru domeniul de activitate pe care îl desfășoară. Strategia urmată de o firmă care operează într-un singur domeniu de afaceri, așa cum este și exemplu în această lucrare, S.C. ROMTELECOM S.A. , este, pe de o parte, foarte competitivă pe piață, date fiind avantajele pe care le generează și le consolidează.

S.C. ROMTELECOM S.A. , până în 1996 a fost sub tutela statului, fiind regie autonomă, aflându-se sub un strict control economico – financiar exercitat de către stat. Astfel, controlul propriu era redus din punct de vedere al eficienței.

După efectuarea privatizării survenite în noiembrie 1998, când firma de origine greacă O.T.E. preia pachetul majoritar, conducerea ROTELECOM aplică o strategie foarte tenebroasă, atât pentru ea, ca principal și unic distribuitor de telefonie fixă din România, cât și pentru cumpărători, beneficiarii produselor oferite de această societate și monopolul pe piața telefoniei fixe din România. Făcându-se un control al acestei perioade, care a durat din 1998 până în 2002, vom observa marile probleme cu care s-a confruntat conducerea firmei la timpul respectiv, dar care, și acum, după doi ani de la încetarea monopolului și a liberalizării pieței de telefoniei din România, mai produc pagube firmei și anume o renunțare cât mai mare a populației la serviciile oferite de ROMTELECOM și migrare către alți operatori.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Conducerea ROMTELECOM, pentru obținerea unui profit cât mai rapid, a adoptat o strategie cu slabe șanse de reușită, mai ales pe piața românească și anume monopolul, asemenea firmei americane de produse software, Microsoft. Acest tip de strategie a produs printre altele și o mărire continuă a prețurilor, ceea ce a fost în dezavantajul lor, deoarece, cumpărătorul, principalul beneficiar, omul de rând s-a văzut la un moment dat, incapabil de a mai ține pasul cu aceste salturi de prețuri practicate de ROMTELECOM și o renunțare la serviciile oferite de acesta.

Tot controlul propriu la firma studiată la această lucrare ne arată situația ei actuală din punct de vedere al beneficiilor obținute, dar cel mai mult de pierderile pe care le înregistrează în mod constant firma.

După cum am spus, controlul propriu ajută echipa de manageriat să observe lipsurile pe care le înregistrează politica de management aplicată și repararea lor sau, chiar schimbarea radicală a strategiei.

O bună strategie a managementului de vârf al firmei cu privire la situației ei prezente și viitoare a acestei rezultă din răspunsurile date de firmă la întrebările ridicate în urma unui control și anume: Care este domeniul principal de operare al firmei și care va fi viitorul ei? Care principalele activități pe care le desfășoară și le va desfășura? Pe ce piață acționează și va acționa în continuare?

Răspunsurile date la aceste întrebări pot constitui viziune strategică a managementului și se pot concretiza în diferite moduri:

a) prin produsele/serviciile pe care firma le oferă/la va oferii și care reflectă cu claritate profilul ei;

b) prin principalele componente ale liniei de produse pe care le oferă/le va oferi;

c) prin tehnologiile de bază folosite și care vor fi folosite la fabricarea produselor/prestarea serviciilor;

d) prin cercetările și preferințele clienților pe care firma le satisface și urmărește să le satisfacă în viitor cu produsele sau serviciile oferite;

e) prin gama activităților pe care firma le acoperă și le va acoperii în industria căreia îi aparține.

În prezent, printr-o activitate de control propriu, sinceră și obiectivă, se va observa că, conducerea ROMTELECOM duce o politică în defavoarea ei prin reduceri de personal, creșteri de prețuri, servii de un grad scăzut de cerere.

Tot controlul propriu, prin funcția sa previzionară dă și soluțiile pentru acest deficit în care se află firma. În primul rând și cel mai important factor este acela de reducere cât mai importantă a tarifelor interurbane și prețurilor serviciilor destinate pieței întreprinderilor. Acest lucru este important deoarece, eforturile conducerii de modernizare a rețelei într-un ritm accelerat este în zadar.

De asemenea, s-a observat că pentru angajații societății, campaniile de informare întreprinse de ROMTELECOM a făcut foarte reală posibilitatea ca aceștia să facă față – mai devreme sau mai târziu – unor concurenți direcți și indirecți.

Fără îndoială, incertitudinea privind viitorul oricărei întreprinderi este în centrul strategiei și constituie motivul principal de angajare în planificarea strategică. Din nefericire incompetența și lipsa de experiență în materie de planificare strategică, la care se adaugă considerațiile politice și contextul birocratic care însoțesc adesea activitatea, restrâng sau chiar împiedică activitatea de rentabilizare.

În consecință, planificarea strategică devine prea adesea o contradicție de termeni, un oxymoron.

Procesul de planificare nu devine cu adevărat strategic decât atunci când conducerea firmei, de la cel mai înalt nivel solicită și participă la un proces de reflecție practică asupra factorilor de incertitudine și de vulnerabilitate care influențează firma, iar acest lucru nu se poate realiza în primul rând dacă în activitatea de control propriu nu se implică toate persoanele de pe toate nivelurile ierarhice. Acest exercițiu, atunci când se efectuează cu rigoare și cu spirit deschis, evidențiază veritabilele mize strategice și lărgește câmpul de viziune al conducătorilor și cadrelor participante.

Într-adevăr, pentru realizarea maximizării valorii economice a întreprinderi lor, conducătorii vor trebui să se ocupe mult mai intens de aspectele intangibile ale funcționării întreprinderii, cum ar fi

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

valorificarea și protejarea know – how- ului, și a competențelor personalului, reputația întreprinderii în calitate de producător și de „patron”; calitatea produselor precum și de aspecte tangibile și riguroase, ca structură de capital a întreprinderii și eficiența economică a activităților sale.

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXE

Schema controlului financiar în economie.

Organigrama compartimentului comercial al SC ROMTELECOM SA.

Urmărirea furturilor și distrugerilor din cadrul SC ROMTELECOM SA.

Ordin de verificare.

Model Proces verbal (de bază).

Proces verbal de bază.

Proces verbal de constatare și sancționare a contravențiilor.

Dispoziție de înlăturare și prevenire a deficiențelor constatate, respectiv de suspendare a măsurilor nelegale.

Fișa rezultatului controlului.

Situația rezultatelor controlului.

Obiectivele obligatorii de control financiar de gestiune la S.C. ROMTELECOM S.A.

Organigrama activității de control

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

Schema controlului

financiar în

economie

Controlul financiar Controlul financiar

propriu al ordona- Controlul financiar suprem (al legisla –

torilor de credite al statului tivului)

și al agenților

economici

Curtea de Conturi

Guvern

Secția de control

Controlul financiar Controlul financiar ulterior

propriu la unitățile propriu la agenții

bugetare economici Secția

Ministerul Departa – jurisdicțională

Finanțelor mentul de

Ministere control al

departamente ale Consiliul de Guvernului Colegiul

organelor centrale administrație jurisdicțional

de stat D.G.C.F.S.

Garda financiară Procurorul general

Controlul Controlul financiar

Financiar financiar de D.G.C.F.S. jud.

preventiv gestiune

Serviciul Secretarul

bilanțuri general

Decizii

Adunarea generală

a societății

Camera de

Conturi

Control Audit județeană

Financiar intern

Preventiv Controlul Direcția Secția

comisiei impozite și D.C.S.F. Garda

de cenzori taxe Financiară

Direcția de

Control Colegiul

Financiar jurisdicțional

Control Control Control Control Atribuții

fiscal financiar inopinat financiar jurisdicționale

ulterior și ulterior

operat

ANEXA 1 – Schema controlului financiar în economie

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 2. Organigrama compartimentului comercial al SC ROMTELECOM SA

DIRECTOR COMERCIAL

S1:

Facturare Relații cu Call Suport Suport Vânzări Oficiul

Clienții centers tehnic vânzări comercial

M: M: M: M: M: M:

S2 S2: S2: S1: S2:

Procesare și Clienți S2: S2: S2_Bc S2:

colectare date bussines

S: S: Soluții Ordine de Relații cu Oficii

S2: S2: integrate serviciu dealerii urbane

S: S: S: S2:

S2: S2: S2: S2:

Debite

S1 Instalare

și

S2 întreținere

S:

S2:

LEGENDĂ:

M = Șef departament

S = Șef compartiment

S1 = Secretară

S2 = Lucrători

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

CONSTATARE FURT ÎNTOCMIRE PROCES

SAU DISTRUGERE VERBAL

ȘEF FORMAȚIE

DA AUTOR NU

CONOSCUT

ORGAN ÎNTOCMIRE SESIZARE

POLIȚIE DOSAR POLIȚIE

CENTRU STABILEȘTE INFORMEAZĂ CENTRALIZARE FINALIZARE

ZONAL SOLUȚIA CONDUCEREA DATE DOCUMENTAȚIE

TEHNICĂ

SERVICIUL CALCUL

FINANCIAR MANOPERĂ

SERVICIUL

CONTABILITATE MIȘCARE

INVENTAR

SERVICIUL CALCUL

LOGISTICĂ TRANSPORT

SERVICIUL MIȘCARE OPERARE

REȚELE INVENTAR PASPORT

SERVICIUL CALCUL FOAIE

INVESTIȚII REFACER

SERVICIUL EMITERE URMĂRIRE ACHITARE

CLIENȚI FACTURĂ FACTURĂ

DIRECTOR INFORMAT DE

SITUAȚIE APROBĂ DOCUMENTELE

ANEXA 3: Urmărirea furturilor și distrugerilor din cadrul SC ROMTELECOM SA

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 4

S.C. ROMTELECOM S.A.

Serviciul Control Financiar București ……….

de Gestiune Nr. …………

ORDIN DE VERIFICARE

Domnul ………………………………………….. împreună cu următorii colaboratori:

1. ……………………………………….. 5. ………………………………….

2. ……………………………………….. 6. ………………………………….

3. ……………………………………….. 7. …………………………………..

4. ……………………………………….. 8. …………………………………..

În conformitate cu prevederile Legii nr. 30/1991 și a H.G. 720/1991, sunt delegați să efectueze controlul gestiunii S.C. ROMTELECOM S.A. ………………………. .

Șeful echipei de control este domnul ………………………………………………………………..

Ultima verificare s-a efectuat în ……………………………………………… pentru care s-a întocmit procesul verbal nr. ………… din ………………….. .

Va fi controlat modul de gestionare a mijloacelor materiale și bănești, efectuarea în numerar și prin cont a încasărilor și plăților de orice natură, inclusiv al salariilor și a reținerilor din acestea, întocmirea și circulația documentelor primare, tehnico – operative și contabile, evidența formularelor cu regim special, modul de îndeplinire a măsurilor dispuse de organele de control ale Curții de Conturi, Ministerul de Finanțe și S.C. ROMTELECOM S.A. .

Se va cuprinde în verificare activitatea desfășurată în cel puțin două luni de la ultimul control gestionar.

Conducerea unității este rugată să asigure sprijinul necesar desfășurării activități de control.

DIRECOR GENERAL,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 5

MINISTERUL TELECOMUNICAȚIILOR

S.C. ROMTELECOM S.A.

Nr. ……………. din …………………….

PROCES VERBAL ( DE BAZĂ )

( ziua ……………luna……………….anul……………… )

Subsemnații …………………………..(numele și prenumele organelor de control) ……………………din……………………………….(unitatea care a dispus controlul) ……………………….în baza Legii 30/1991, a H.G. 720/1991 și Ordinul de verificare și delegației nr. ……………. din …………………… emis de …………………………….., am efectuat ………(Denumirea exactă a tematicii controlului și perioada supusă verificării) ……………la ……………( Denumirea exactă a unității, gestiunii, fără prescurtări) …………… din ……..(Localitatea și adresa) …………………………………………………………………………………………………….. .

Unitatea, în perioada supusă controlului, a fost reprezentată de ………(Numele și prenumele, funcția)………………………………………….. .

Din controlul efectuat au rezultat constatările de mai jos.

(Ordinea în care se redau datele și elementele legate de fiecare constatare).

conținutul constatării (abaterii) concret, clar și precis;

dispozițiile legale încălcate – numărul și data, articolul și aliniatul;

consecințele economice, financiare, fiscale și gestionare ale constatării (abaterii) cu evaluarea exactă a acestora;

numele, prenumele și funcția persoanelor răspunzătoare (în cazul când sunt antrenate răspunderi);

măsurile luate operativ în timpul controlului, cu mențiunea documentului pe baza căruia s-a materializat;

măsuri ce urmează a fi luate în continuare, cu indicarea termenelor și responsabilităților.

Prin semnarea prezentului proces verbal se recunoaște că au fost restituite toate actele și documentele puse la dispoziția organelor de control.

Prezentul proces verbal s-a întocmit în ………….. exemplare, înregistrat sub nr. ……….. din ………., din care unul a fost lăsat unității verificate, iar ………….. exemplare au fost luate de organul de control.

ORGANE DE CONTROL CONDUCEREA UNITĂȚII

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 6

S.C. ROMTELECOM S.A.

Serviciul Resurse Financiare

Data …………….

Nr. ………………

PROCES – VERBAL

de verificare a casieriei centrale ( a activității de bază )

încheiat astăzi …………. ora ………………

Subsemnatul(a) ………………………………….șef serviciu Resurse Financiare, în baza atribuțiilor de serviciu, am procedat la verificarea inopinată a valorilor materiale și bănești aflate în caseria centrală (a activității de bază) a S.C. ROMTELECOM S.A.

Verificarea s-a efectuat în prezența casieriei ………………………… și a …………………………

(se va menționa numele, prenumele, funcția, locul de muncă al persoanelor care au asistat la verificare)

1.MIJLOACE BĂNEȘTI

a)Monetar TOTAL ________________

b)Ștate achitate TOTAL ________________

TOTAL (a + b)

Sold scriptic conform registrului de casă =

Sold scriptic conform evidenței contabile =

Cont 5311

Diferențe

2.BILETE DE ODIHNĂ ȘI TRATAMENT

Sold faptic = ………………. Bilete = …………..lei

Sold scriptic conform evidenței contabile cont 5322

Diferențe

3.CHITANȚIERE cod ………………..

consumate seria

neconsumate seria

Total chitanțiere = …………………….

4.MONEDE SCHIMB CASĂ (cont 5121 = Fond de rulment)

P.V. nr. din = ………….. lei

5.CARNETE C.E.C. GARANȚII GESTIONARE

nr. buc. = ……………………lei

Sold scriptic conform evidenței contabile = ………….lei

Șef serviciu resurse financiare, Casieră,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 7

MINISTERUL COMUNICAȚIILOR

S.C. ROMTELECOM S.A.

DIRECȚIA TELECOMUNICAȚII……………………. NR. …….. DIN ………..

PROCES VERBAL DE CONTRAVENȚIE NR. ………….

Încheiat azi ………….. luna ……………….. anul ……. ora………… în localitatea …………….. județul …………………………….. .

Agent constatator …………………………………. în calitate de …………………………… am constatat că numitul ………………………………….. născut la data de: anul ………… luna ……………. În localitatea …………………. județul ………………… fiul lui …………………… și al …………………. domiciliat în …………………….. str. …………………….nr. ……………………. județul ……………… ocupația ………………………. identificat cu B.I seria …………………. nr. ……………….. a săvârșit în ziua de …………… luna …………….. anul ………..următoarea contravenție: ………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

faptă prevăzută la aliniatul ………….. din ………………cu amendă de la ……………… lei la…………….. lei.

În conformitate cu prevederile art. …………….. din ……………….. se stabilește amendă în sumă de ………………………… lei care se va achita în termen de 15 zile de la data prezentului proces verbal.

În caz de neachitare la termenul stabilit se va proceda la executarea silită, conform prevederilor legale.

Contravenientul fiind de față i s-a înmânat o copie din prezentul proces verbal pe care îl primește (refuză să îl primească) în fața noastră.

Subsemnații ……………………………………….. în calitate de martori declarăm că prezentul proces verbal nu a fost semnat de contravenient pe motivul că ……………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………… .

Cu drept de plângere în termen de 15 zile de la data comunicării la ……………………………………….

AGENT CONSTATATOR, CONTRAVENIENT, MARTORI,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 8

Unitatea ………………………..

Nr. ………. Din ……………….

( Dispoziție de înlăturare și prevenire a deficiențelor

constatate, respectiv de suspendare a aplicării măsurilor nelegale )

Către ……………………………………………………………..

( denumirea unității controlate, adresa)

Domnului …………………………………………………………

(numele, prenumele și funcția persoanei care asigură conducerea)

În baza art. 7 din Legea 30/1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar și al Gărzii Financiare,

DISPUN:

(Măsuri pentru înlăturarea și prevenirea neregulilor constatate în activitatea financiar – contabilă)

(Măsuri pentru corectarea bilanțurilor)

(Măsuri pentru vărsarea la buget a impozitelor și a altor venituri legal datorate statului)

(Măsuri pentru respectarea prevederilor legale în domeniul prețurilor și tarifelor)

(Alte măsuri ce se impun în funcție de abaterile consemnate în actul de control)

Asuprea celor mai sus ne veți comunica până la data de ……………………… . Mod de îndeplinire ………………………………………………………………………. .

Eventualele contestații se depun la …………………………………………….. în termen de 30 de zile de la data primirii prezentei.

Conducătorul unității,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 9

Unitatea ……………………….

FIȘA

rezultatelor controlului

Organul de control ……………………………………………………………………………………

Obiectivele controlate …………………………………………………………………………………

Data începerii controlului …………………………………………………………………………….

Data terminării controlului ……………………………………………………………………………

Perioada supusă controlului …………………………………………………………………………..

Contravenții aplicate ………………………………………………………………………………….

amenzi încasate ……………………………………………………………………………..

alte imputații ………………………………………………………………………………..

Acte de răspundere penală ……………………………………………………………………………

Plusuri în gestiuni …………………………………………………………………………… ……….

Alte măsuri ……………………………………………………………………………………………

Director economic,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 10

S.C. ROMTELECOM S.A.

Serviciul Controlului Financiar

de Gestiune

FIȘA

rezultatelor controlului financiar

de gestiune efectuat la

S.C. ROMTELECOM S.A.

sucursala ……………………..

Proces verbal nr. …………

Perioada supusă controlului ………………………………………………………………………..

Perioada controlului

Planificat (C.F.G Zona)

de la ……………………………. adică …………………………zile/om

Planificat (colaboratori)

de la ……………………………. adică ………………………… zile/om

Total planificat (2.3 = 2.1 +2.2)

Realizat (C.F.G Zonă)

de la ……………………………. adică .……………………….. zile/om

Realizat (colaboratori)

de la ……………………………. adică ………………………… zile/om

Total realizat (2.6 = 2.4 + 2.5)

Valoarea totală a pagubelor descoperite …………………………… lei

( 3 = 3.1 + 3.2 + 3.3 + 3.4)

din care:

3.1 în gestiunile de valori bănești ………………………………. lei

3.2 în gestiunile de valori materiale …………………………….. lei

3.3 plăți nelegale ………………………………………………… lei

3.4 alte pagube ………………………………………………….. lei

4. Debitori ……………………… lei

5. Numărul persoanelor sancționate ……………………… Persoane

6. Cu funcție de conducere ……………………… Persoane

Șeful echipei de control,

CONTROLUL PROPRIU AL UNITĂȚILOR PATRIMONIALE

ANEXA 11 – Obiectivele obligatorii pentru controlul financiar de gestiune la

S.C. ROMTELECOM S.A. BACĂU

BIBLIOGRAFIE

1. Eugeniu Țurlea, Control financiar, Editura Scripta, București, 1998

2. Mircea Boulescu, Marcel Ghiță, Control financiar și expertiză contabilă, Editura Eficient, București, 1996

3. Ion Florea, Radu Florea, Controlul economico – financiar, C.E.C.C.A.R, București, 2000

4. LEX – Controlul – Financiar, Editura Luminalex, București, 1994

5. Bârnea Pandele, Țurlea Eugeniu – Control financiar și expertiză contabilă, Editura „România Azi”, București, 1998

6. Belciu Gheorghe, „Drept civil român, introducere în dreptul civil, subiectele dreptului civil”, Casa de editură și presă Șansa S.R.L., București, 1992

7. Boulescu M. ,Ghiță M. , „Controlul financiar și expertiză contabilă”, Editura Manda Economică, Craiova, 1992

8. Boulescu Mircea, „Evaziune fiscală”, Revista generală de contabilă și expertiză numărul 3/1998

9. Florea Ion, „Control financiar și expertiză contabilă”, Editura Universitară Al. I. Cuza, Iași, 1985

10. Ordonanța de Guvern numărul 65/1994, aprobată prin Legea numărul 42/1995, modificată și completată prin Ordonanța de Guvern numărul 89/1998, aprobată prin Legea 186/1999

11. Ordonanța de Guvern numărul 70/1997, privind codul fiscal, publicată în Monitorul Oficial numărul 227/30 august 1997

12. Registrul de organizare și funcționare a C.E.C.C.A.R. 2000

13. Ordinul ministrului finanțelor numărul 1379/1998 privind aprobarea instrucțiunilor de aplicare a prevederilor Ordonanței Guvernului numărul 70/1997 privind controlul fiscal

14. Hotărârea Guvernului numărul 720 din 10 octombrie 1991 privind exercitarea controlului propriu la unitățile patrimoniale; publicată în Monitorul Oficial al României, numărul 75 din 24 aprilie 1992

15. Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului, publicate în Monitorul Oficial al României, partea I, numărul 320 din 13 mai 2003

=== Anexa ===

ANEXA 12 : Organigrama activității de control DIRECTOR GENERAL

Structura 1 Structura 2

SERVICIUL DE CONTROL FINANCIAR UNITĂȚI SPECIALIZATE

cu buget propriu

DIRECȚII DE TELECOMUNICAȚII TERITORIALE (40 unități 8 module)

JUDEȚELE JUD. JUD. JUDEȚELE OFICIUL DIRECȚII DE

1.Botoșani Iași Brașov 1.Covasna CENTRAL DE TELECOMUNICAȚII

2.Bacău 3 3 2.Harghita APROVIZIONARE TERITORIALE

3.Neamț posturi posturi 3.Mureș

4.Suceava 4.Sibiu

5.Vaslui SERVICIUL

DERULARE

JUDEȚELE JUD. JUD. JUDEȚELE PROGRAME

1.Alba Cluj Dolj 1.Argeș DEZVOLTARE

2.Bistrița 3 3 2.Gorj CONTROL

3.Maramureș posturi posturi 3.Mehedinți FINANCIAR

4.Sălaj 4.Olt SERVICIUL DE

5.Satu – Mare 5.Teleorman DECONTĂRI GESTIUNE

6.Vâlcea INTERNAȚIONALE

JUDEȚELE JUD. JUD. JUDEȚELE CENTRUL

1.Brăila Galați Prahova 1.Buzău DE INSTRUIRE

2.Călărași 3 3 2.Dâmbovița DOCUMENTARE

3.Constanța posturi posturi 3.Giurgiu