Controlul Financiar Si Repere ale Evolutiei Acestuia In Decursul Istoriei

CAPITOLUL II

Pentru a demara această cercetare în vederea atingeri obiectivelor și validări ipotezelor, un punct de pornire a fost întoarcerea la istoria contabilității. Știința de astăzi este produsul celei de ieri și o prefigurează, într-o anumită măsură pe cea de mâine.

Istoria nu este o cronologie a descoperirilor, ci o istorie a gândirii științifice care a condus la acestea și a instituțiilor care-au făcut-o posibilă. Istoria pune în evidență importanța paradigmelor, a dezbaterilor și contraverselor pentru înțelegerea problemelor cu care s-a confruntat știința urmărindu-se din această perspectivă obținerea în timp a rezultatelor. Ca orice demers, istoria științei este o reconstituire a trecutului, ea prezintă ideile științifice și descoperirile de ieri la lumina cunoașterii și înțelegerii de astăzi.

Segmentarea istoriei științei este realizată de diverși oameni de știință din unghiuri și criterii diferite. În funcție de domeniile descoperite și invențiile apărute se poate face o apreciere a necesităților omenirii din perioada respectivă dar și aspiraților unor clase privigeliate ale societății.

Contabilitatea este o știință cunoscută de mii de ani, fiind urmărită încă de la civilizațiile antice. Dezvoltarea timpurie a contabilității datează încă din Mesopotamia antică, fiind strâns legată de evoluția banilor dar și a sistemelor de audit și control timpuriu cunoscute încă din timpul vechiilor egipteni și babilonieni. Tot din manuscrise s-a constatat că, guvernul roman a avut acces la informații financiare detaliate, în timpul Împăratului Augustus. În perioada Imperiului Mauryan, potrivit unor scripturi indiene, s-a descoperit un manuscris intitulat management financiar, care conținea câteva aspecte detaliate ale registrelor de conturi ale unui stat suveran.

Cel mai cunoscut scriitor în acest domeniu a fost italianul Luca Pacioli, intitulat părintele contabilității. Marele scriitor a fost prima persoana care a publicat o lucrare despre contabilitatea in partida dublă și a explicat importanța dar și necesitatea acestei discipline. Toate aceste cercetării a scos in evidență necesitatea acestei discipline, având ca rezultat introducerea contabilității într-o profesie organizată în sec. al XIX-lea. Pentru a întări controlul această profesie a fuzionat cu organismele profesionale locale din Anglia, formând Institutul Contabililor Autorizați din Anglia și din Țara Galilor în anul 1880.

2.1. Aspecte istorice privind evoluția controlului

Despre control vorbim încă din mileniu 4 î.Hr. și mileniu 3 î.Hr., când liderii de guvernământ și preoții din vechiul Iran urmăreau supravegherea aspectele financiare. În Godin Tepe și Tepe Yahya, s-a constatat că, jetoanele cilindrice au fost utilizate pentru tinerea contabilitatii pe tablitele de lut. Folosirea acestor înscrisuri de lut a fost o formă de invenție în contabilitate, reprezentând un salt cognitiv enorm pentru omenire.

În timpul Mileniului 1 i.Hr., rolul contabilității a fost cunoscut datorită expansiuni comerțului și a afacerilor. Fenicienii au inventat un alfabet fonetic "probabil în scopuri de contabilitate" și există dovezi că, în Egiptul antic exista o persoană care avea rolul de a controla cărturarii. Există, de asemenea, dovezile unei forme timpuri de contabilitate încă în Vechiul Testament, de exemplu Moise ținea cont de materiale care au contribuit la constituirea cortului.

În secolul al 4-lea i.Hr., vechii egipteni și babilonieni au avut sisteme de audit și control pentru verificarea mișcare elementelor patrimoniale și în afară de depozite, inclusiv "rapoarte de audit" orale de aici rezultă și termenul "auditor" în limba latină fiind ascultare. În primele două secole î.Hr., s-a cunoscut impozitarea fiind înregistrată această plată ca o nevoie, dar tot în această perioadă Rosetta Stone descrie o revoltă fiscală.

Mesopotania Antică

Apariția controlului se datorează încă din antichitate. În Mesopotania Antică, omenirea în funcție de succesiunea anotimpurilor încerca să țină o evidență contabilă clară realizată pe tăblițe de lut, în vederea controlului și gestionări resurselor obținute din creșterea animalelor și plantelor. Trocul este o denumire practicată în evul mediul între comercianții.

Au fost descoperite în Vedas documente cu caracter economic, de exemplu cumpărare-vânzare-preț-taxă, ce atestă apariția formelor de control pentru aceste activități în India.

Imperiul Roman

Până în timpul domniei împăratului Augustus (63 î.Hr. – 14 d.Hr.), guvernul roman a avut acces la informații financiare detaliate după cum reiese din Res Gestae Divi Augusti (latină: "faptele Augustus Divine").

În Imperiul Roman sunt descoperite documente care atestă controlul încă din timpul împăratului Augustus. Aceste documente prezintă cuantificarea cheltuielilor publice și repartizarea banilor publici în diferite activității. În aceea perioadă nu a existat un buget de venituri și cheltuieli, ci doar o evidență clară a informaților financiare. Din aceste documente rezultă că timp de 40 de ani împăratul Augustus, realiza un control prin planificarea activitățiile în luarea deciziilor. Tot în perioada lui Augustus, istoricii romani au descoperit un cont în care erau înregistrate veniturile publice obținute din taxe, precum și situația sclavilor aceasta fiind o dovadă a controlului.

Aceste documente mai atestă înregistrările de numerar, tranzacțiile realizate de armata romană, ținând o evidență zilnică a numerarului, a veniturilor obținute din vânzarea produselor fabricate pentru front, dar și a cheltuielilor cu sclavii.

Egipt

S-au descoperit numeroase înscrisuri pe papirus, sub formă de scrisori rezultate din arhiva Heroninos. Această arhivă atestă numeroase documente contabile din Egiptul aflat sub dominația romană. Aceste documente contabile conțin o evidență zilnică ținută distinct, pe fiecare activitate desfășurată printr-un sistem complex de tranzacții. Prin acest sistem se urmărește gestionarea bunurilor prin plata forței de muncă, venituri din vânzarea produselor, cheltuieli administrative. Toate aceste constatări sunt descoperite în înscrisurile pe papirus, centralizate pe sectoarele de activitate, ceea ce permitea controlarea mai ușor a fiecărei activității în parte.

Perioada medievală și renascentistă

Când Europa medievală sa mutat către o economie monetară în secolul al XIII lea, comercianți sedentari depindeau de o evidență contabilă pentru a supraveghea mai multe tranzacții simultane finanțate prin credite bancare. Un progres important a avut loc în acel moment prin introducerea contabilității în partidă dublă. Prin această metodă a contabilității se urmărea definirea unui sistem contabil în care a existat un debit și un credit pentru fiecare tranzacție, sau pentru orice tranzacție destinată să îmbrace aceste forme. Originea istorică a utilizării cuvintelor "debit" și "credit" în contabilitate face trimitere la perioada în care sumele datorate de clienții reprezintă (debitori) și sumele datorate de furnizori reprezintă (creditori). Cuvîntul debit în limba latină provine de la "el datorează" și cuvântul credit în limba latină de la "are încredere".

În concluzie utilizarea pe scară largă a banilor face trecerea la economia monetară. Pentru desfășurarea tranzacțiilor multiple, negustori trebuiau să introducă o contabilitate în partidă dublă, în vederea supravegheri activității desfășurate printr-un control.

Cele mai vechi dovezi existent despre contabilitate completă în partidă dublă apare în registrul Farolfi de 1299 – 1300. Această evidență a contabilității în partidă dublă, a fost descoperită de-a lungul timpului prin conturile de debit și credit, la o firmă de negustori florentini Giovanno Farolfi & Company, cu sediul în Nîmes, a cărui activitate era cămătăria, principalul client fiind Arhiepiscopul de Arles. Dar cea mai veche înregistrare a fost descoperită prin conturile Messari (conturile orașului Genova în 1340), acesta fiind un sistem complet în partidă dublă. Conturile Messari conțin debite și credite într-o formă bilaterală, acesta preia soldurile din anul precedent, în care sunt adăugate intrările și ieșirile din anul curent, prin această metodă se bucură de recunoașterea generală a unui sistem dublu de intrare.

Marele scriitor în domeniul contabilității Luca Pacioli, a prezentat un tratat de contabilitate fiind considerat părintele practicii moderne în contabilitate. Acest tratat a urmărit modalitatea de înregistrare a tranzacțiilor comercianților în partidă dublă, care le-a permis să controleze propriile registre de evidență contabile în vederea preveniri furtului. Comercianții care nu au practicat acest sistem de control au riscat să fie furați de angajații sau parteneri. Acest tratat asigură un inventar precis asupra tuturor surselor.

Perioada modernă

Inceputul erei contabile își are originea în Scoția datând din sec. XIX, atunci când avocații au încercat să ofere servicii de contabilitate clienților lor. În perioada 1824 există un document care atestă practicile contabile stabilite de James McClelland din Glasgow ca arbitru asupra terenurilor. În luna iulie 1854 Institutul de Contabilitate din Glasgow a înaintat Reginei Victoria o Cartă Royal. Această cartă a constat într-o petiție semnată de 49 de contabili din Glasgow, care au susținut că profesia contabilă există de mult timp în Scoția și trebuie tratată ca o profesie distinctă de mare respectabilitate, numărul de practicanți fiind puțini la început, dar fiind în continua creștere.

Petiția subliniază competențele matematice de calcul pe care trebuie să le aibă această profesie, dar și, principiile generale ale sistemului juridic fiind frecvent folosite de instanțele judecătorești ca probe asupra aspectelor financiare. Societatea Edinburgh a adoptat numele de expert contabil pentru toți membri. În Marea Britanie pe la mijlocul sec. XIX a avut loc revoluția industrială, iar Londra era considerată ca centrul financiar al lumii.

Tot în această perioadă au luat naștere și societățile comerciale, fabricile, toate acestea au determinat creșterea numărului de contabili cu competențe tehnice, capabili să manipuleze lumea în desfășurarea tranzacțiilor la nivel mondial, fiind capabili să calculeze cifrele de afaceri, să amortizeze activele și să facă o evaluare prin inventariere, contribuind toate aceste etape la instituirea unei noi legislații.

2.2. Rolul controlului financiar în economia globală

Noțiunea „controlului” provine din expresia latinească „contra rolus”, care reprezintă „verificarea unui act duplicat după original”. Prin definiție controlul este analiza permanentă sau periodică a activității unei entității, urmărind situația bunului mersul, dar și luarea măsurilor de îmbunătățire. Controlul semnifică o supraveghere continuă, morală sau materială, care urmărește stăpânirea unei activități, sau a unei situații. Controlul este o verificare a aspectelor interesante care relevă, o inspecție atentă a corectitudinii unui act, sau a unei acțiuni de a supraveghea ceva.

Controlul financiar este un sistem complet de control intern, instituit de către conducerea unei entității fiind o procedură alcătuită dintr-o serie de etape care urmăresc modul de organizare, desfășurare și valorificare a rezultatelor obținute în urma controlului. Controlul financiar este analizat ca o componentă a controlului economic, având ca obiectiv responsabilitatea utilizatorilor de credite bugetare, a modului de administrare a mijloacelor materiale și financiare de către entitățile economice, care, prin intermediul riscurilor urmăresc gestionarea modului de realizare și cheltuire a banului public.

Toate aceste aspecte oferă o asigurare rezonabilă a bugetului și a altor resurse care vor fi folosite într-un mod regulat, etic, economic, în mod eficace și eficient în vederea consolidării echilibrului financiar, realizarea obiectivelor economico-financiare și dezvoltarea economiei naționale. Acest lucru înseamnă că, acestea vor fi utilizate în conformitate cu respectarea legislației, a altor reglementări, dar și protejarea activelor, a resurselor împotriva pierderii, abuzului și a daunelor.

In termeni mai simpli, controlul financiar poate fi definit ca un sistem care direcționează și controlează efectele financiare ale operațiunilor de utilizare a bugetului într-un mod în care, susține obiectivele realizate.

Controlul financiar acoperă toate tranzacțiile de afaceri, în special cele în raport cu toate etapele specifice unui control:

Stabilirea unei echipe care să desfășoare activitatea de control

Deplasarea la entitatea ude urmează să se desfășoare activitatea de control

Implementarea unor strategii de desfășurare a activitățiilor de control

Stabilirea veniturilor înregistrate într-o entitate

Stabilirea cheltuielilor înregistrate într-o entitate

Identificarea angajamentelor asumate de o entitate

Procedura cererii de ofertă și de contractare

Recuperările nejustificate a resurselor bugetare aferente cheltuielilor ilegale

Valorificarea acțiunilor întreprinse de entitate

Figura nr. 2.1. Etapele specifice unui control

Sursa: Prelucrare autor

Pe baza acestui control financiar avem nevoie de procese verbale de control, de procese verbale de constatare a contravenților, prezentarea procesului verbal de control, expunerea concluziilor controlului financiar.

2.2.1. Sistemul metodologic de control financiar

Activitatea de control financiar urmărește stabilirea activitățiilor economice și financiare, organizate și desfășurate conform normelor, principiilor și regulilor stabilite. Prin această acțiune se urmărește stabilirea sistemului metodologic cu ajutorul căruia să se respecte realitatea, egalitatea și eficiența.

Orice activitate desfășurată în cadrul stabiliri unei metodologii a controlului intern implică stabilirea unei baze de comparare. Această comparare se face din diferite ipostaze, astfel:

Aceste comparații între criterii pentru ca, să fie reale și omogene trebuie să aibă o metodologie unitară. În vederea demarării unei metodologii adecvate de cercetare a controlului financiar trebuie stabilite următoarele aspecte astfel:

Din cadrul acestei cercetării, persoanele cheie sunt responsabile pentru modul în care sistemul de management financiar și funcțiile de control sunt eficiente managerilor în special, a șefilor în utilizarea bugetului și în organizarea individuală a unității, în funcție de domeniul de aplicare al autorităților și responsabilităților.

2.2.1.1. Implementarea controlului financiar

In cadrul oricărei entității economice, implementarea controlului financiar este un factor cheie pentru buna desfășurare a activității economice.

Figura nr. 2.2. Implementarea controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

Cei care sunt responsabili de organizarea operațiunilor își propun și luarea unor decizii ca bază pentru efectuarea activităților, fiind conștienți de faptul că ei sunt responsabili pentru următoarele acțiuni:

modul în care operațiunile sunt gestionate și aplicate în îndeplinirea directivelor stabilite

efectele financiare care decurg din astfel de operațiuni în vederea preveniri și înlăturări aspectelor negative

riscurile asociate cu astfel de operațiuni în vederea consolidări și ameliorări aspectelor pozitive

activități de control care urmează să fie puse în aplicare și să se constate dacă totul se efectuează conform programului fixat după principiile stabilite.

monitorizarea continuă a sistemului de management și actualizarea acestuia în timp util

2.2.1.2. Obiectul controlului financiar

Figura nr. 2.3. Obiectul controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

Obiectul controlului într-o unitate organizațională este acela de a se ocupa de buget și finanțe, pentru a releva erorile, abaterile, deficiențele, dar și lipsurile în vederea remedieri și evitări în timp, pentru a putea fi competent în coordonarea activităților în raport cu controlul financiar la nivelul de utilizator al bugetului.

Coordonarea activităților legate de controlul financiar și bugetar la nivel de utilizator operațional este implementat de către unitățile organizaționale responsabile cu finanțe. Aceste unității trebuie să aibă o sarcină suport pentru manageri și să-și asume responsabilități de management pentru performanța financiară.

Sistemul de management financiar și de control se bazează pe componente interdependente de controlul activității economico-sociale, fiind structurat pe diferite forme de control. Acestea sunt detaliate în cadrul metodologic pentru punerea în aplicare a managementului și a controlului financiar, ca parte integrală a managementului financiar, dar și de punere în aplicare a cadrului de reglementarea controlului.

2.2.1.3. Formele controlului financiar la nivel global

Figura nr. 2.4. Formele controlului în activității economico-sociale

Sursa: Prelucrare autor

Cadrul metodologic în vederea implementări controlului financiar oferă o prezentare generală a activităților, a metodelor și procedurilor de control în managementul financiar. În cadrul metodologic, utilizatorii economici, țin cont de numeroase legi și reglementări care guvernează domenii specifice de activitate, ale caracteristicilor specifice și speciale în afaceri, pentru punerea în aplicare a controlului în managementul financiar.

Figura nr. 2.5. Formele controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

Pentru a-si putea planifica activitatea, controlul financiar are nevoie de sprijin din partea auditului intern Această cooperare se stabilește pentru a ajuta utilizatorii de buget să-și atingă obiectivele prin aplicarea sistematică și disciplinată, prin valorificarea eficienței, dar și prin îmbunătățirea proceselor de gestionare a riscurilor, a controlului și a managementului. Obiectivul auditului intern este de a oferi un nivel rezonabil în asigurarea utilizatorilor bugetari, capabili să pună în aplicare mecanismele de conducere și de control adecvat din punct de vedere economic, coerența în ceea ce privește legislația națională, în general, dar și acceptarea standardelor în special. Auditul intern ar putea fi înțeleas ca un instrument de ajutor al controlului în managementul financiar. Prin urmare, rolul auditului intern este adesea indicat ca o mâna a managementului sau ochii și urechile managementului, deoarece prin auditul intern sunt prevăzute informațiile responsabile cu privire la gestionarea funcțiilor sistemului. Domeniul de aplicare al auditului intern implică toate procesele și activitățile utilizatorilor bugetari la toate nivelurile de responsabilitate managerială.

În opinia autorului controlul financiar este utilizat în depistarea si prevenirea abaterilor și deficiențelor, urmărește prevenirea cheltuielilor angajate în activitatea economică, dar și obținerea profitului. În funcție de timpul în care se manifestă acest control întâlnim 3 forme.

Figura nr. 2.6. Exercitarea controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

Controlul preventiv este o modalitate de verificare a ordinii și răspunderii în angajarea cheltuielilor, de a preântâmpina orice deficiențe înainte de producerea efectelor negative.

Controlul concomitent urmărește permanent gestionarea patrimoniului, acest control suprapunându-se în timp și spațiu cu activitatea de producție.

Controlul ulterior urmărește modul cum a fost aplicată legislația financiară în gestionarea patrimoniului și cum s-au efectuat cheltuielile.

Din această analiză am constatat că, controlul financiar se prezintă sub forma controlului financiar al statului sau sub forma controlului financiar propriu în situația entitățiilor economice.

2.2.2. Metoda controlului financiar

Metoda urmărește măsurile de control financiar care asigură că activele financiare sau proprietățile unei organizați sunt puse la un loc, sunt protejate de orice fel de amenințare, furt, pierdere sau delapidare (intenționată sau altfel), fie din exterior sau de către angajații organizației. Prin această metodă pur și simplu sunt întâlnite acele politici, practici și proceduri ale structuri organizatorice, care sunt puse în aplicare pentru a reduce un risc financiar din cadrul organizației. Acestea sunt dezvoltate pentru a oferi o asigurare rezonabilă in prevenirea riscului de atingere a obiectivelor, detectarea și corectarea lui în managementul afacerilor.

Cu toate acestea, măsurile de control financiar pot fi cel mai bine implementate la înființarea și funcționarea unei sistem de control intern. Întregul sistem de control financiar potrivit Comitetului pentru practici de audit este orientat către sistemul de control intern sau de altă natură, stabilit de către management, în scopul de a se desfășura activitatea entității într-o manieră ordonată eficient, orientată spre politicile de gestionare și protejare în măsura unei evidențe exacte a activului entității.

Prin această definiție am încercat să stabilim obiectivele unui sistem de control intern în funcție de măsurile aplicate prin metoda controlului financiar:

Controlul intern de contabilitate – fiind în primul rând direcționat către operațiunile contabile, cum ar fi protecția activelor și fiabilitatea înregistrărilor financiare specifice raportărilor financiare.

Controlul operațional – operațiunile de zi cu zi, în funcție de activitățile care asigură operațiunea de îndeplinire a obiectivelor entității.

Controlul administrativ – fiind aceea eficiență operațională într-o zonă funcțională și de aderare la politicile de gestionare inclusiv a comenzilor operaționale, descrise ca sprijin specific la controalele operaționale în cauză, cu eficiența de operare și aderare la politica organizațională.

Figura nr. 2.7. Metoda controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

Așa cum am spus mai sus, măsurile de control financiar pot fi cel mai bine explicate prin punerea în aplicare a unui sistem de control intern.

Caracteristicile unui sistem de control:

Controlul, în principal, are în custodie activele și implică procedurile de securitate prin măsuri menite să asigure că accesul la bunuri este limitat, apanajul personelor autorizate

controlul presupune importanță în cazul valoarilor portabile, de schimb sau active dorite

este o măsură de abordare a importanței asigurării că nici o tranzacție nu este efectuată sau se prelucrează fără aprobarea unei persoane potrivite. Trebuie remarcat că este necesar să fie specificată o limită la dreptul de aprobare.

această procedură este pusă în aplicare pentru a asigura că personalul are capacități proporționale cu responsabilitățile lor. În mod inevitabil funcționarea corespunzătoare a oricărui sistem depinde de competența și integritatea celor care operează cu ea. Calificarea, selecția și formarea sunt caracteristici importante care trebuie luate în considerare în stabilirea oricărui sistem de control.

aceste controale pot include verificarea exactității înregistrărilor, întreținerea și verificarea totalurilor, reconcilierea, controlul prin încercarea stabilirii unui echilibru financiar

controalele exercitate de management în afara rutinei de zi cu zi a sistemului includ acele controale generale de supraveghere exercitate de management, de revizuire a conturilor de gestionare și comparare a acestora cu bugetul, cu funcția de audit intern și alte proceduri de revizuire speciale

controlul abordează probleme în stabilirea unui plan de organizare, care să definească și să aloce responsabilitățile, să identifice și linile de raportare sub toate aspectele operațiunilor întreprinse, inclusiv a controalelor aferente, în funcție de delegare, responsabilitate și autoritate, aspecte care trebuie să fie specificate în mod clar

controlul este acela care separă acele responsabilități sau îndatoriri pe care le combină, în sprijinul unei înregistrări și prelucrări într-o tranzacție completă. Separarea sarcinilor reduce riscul de manipulare intenționată sau de eroare în creșterea elementului de verificare. Funcția care ar trebui să fie separată include acel control de autorizare, de execuție, de custodie, de înregistrare în cazul contabilității pe baza sistemelor de calcul, de dezvoltare a sistemelor și de funcționare a lor de zi cu zi.

controlul stabilește acele probleme de supraveghere a oricărui sistem de control intern, pus în aplicare de către funcționarii responsabili în cazul tranzacțiilor de zi cu zi, dar și de înregistrare a acestora.

Măsurile întreprinse în cadrul controlului financiar se clasifică, în linii mari, în trei nivele fig. 2.8:

Figura nr. 2.8. Măsuri ale controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

În vederea implementări controlului, orice măsură poate fi pusă în aplicare de orice organizație care asigură un mediu prietenos.

Tabel nr. 2.1. Măsuri ale controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

În vederea implementări controlului trebuie să parcurgem următoarele măsuri:

dezvoltarea controalelor, fiind o atitudine bună atât pentru management cât și pentru angajați.

crearea unei structuri organizatorice bune, adică o structură de raportare bună

separarea următoarelor funcții: inițierea de tranzacții, custodia suport a activului, înregistrarea tranzacției

controlul financiar poate fi aplicat în aproape toate entitățile, de exemplu avem următoarele domenii: bancă, vânzări, cumpărări, și altele

Controlul prin intermediul băncilor servește ca un mijloc de verificare periodică a activităților. Acest lucru se face prin compararea extrasului de cont lunar trimis de bancă la entitate. Orice discrepanță este reconciliată astfel încât să aibă aceeași echilibru în ambele înregistrări. Aceste discrepanțe pot fi cauzate de orice problemă.

Salarizarea implică responsabilitatea pentru pregătirea foilor salariale, care, ar trebui să fie delegate persoanelor potrivite, dar și personalului adecvat ca să ajute. Măsura în care personalul ar putea exercita alte atribuții ar trebui să fie specificate în mod clar. Alte controale cheie sunt: personal, separarea sarcinilor, modificări în rata de remunerare, înregistrarea și revizuire orelor lucrate, înregistrarea de avansuri de plata. Acest aspect al controlului financiar este foarte larg și important, dar pentru scopul acestuia va fi limitată înregistrarea tranzacției de depunere a numerarului în bancă. Aici cel mai important control este segregarea taxelor.

Controlul stocului poate fi sensibil la neregulile numerarului, dar și la riscuri, pierderea poate fi semnificativ mai ridicată. Procedurile controlui de stocuri ar trebui să asigure protejarea stocurilor deținute în mod corespunzător, împotriva pierderii sau abuzului, aplicate corect în operațiunile de afaceri, dar și contabilizarea în mod corespunzător.

2.2.3. Principiile controlului financiar

Controlul financiar urmărește desfășurarea activităților puternice și eficiente în mod constant, care să permită organizației participarea cu succes la procesele financiare. Realizarea acestui obiectiv este posibil numai atunci când procesele în curs de desfășurare sunt influențate nu numai de politicile entității, dar și de persoanele responsabile pentru efectuarea activitățiilor economice. Fiecare departament administrativ este responsabil pentru implementarea și menținerea controlului financiar care respectă următoarele principii și responsabilități:

Tabel nr. 2.2. Principile și responsabilitățile controlului financiar

Sursa: Prelucrare autor

Scopul acestor principii este acela de efectuare a lucrărilor, tranzacțiilor și proceselor privind controlul intern și controlul financiar atât în activități ale administrației publice cât și a agențiilor de reglementare și supraveghere.

Principiile controlului financiar exercitat asupra întregi activități din cadrul unei entității prin metode și procese de organizare specifice auditului intern, stabilesc ce activitate se poate desfășura într-un mod eficient și economic în conformitate cu scopurile propuse. Politicile determinate de administrarea activelor și a resurselor trebuie să protejeze în mod fiabil, în timp, evidențele contabile ținute într-un mod corect și complet prin gestionarea financiară a informațiilor.

Controlul deciziilor financiare și a tranzacțiilor în administrația publică este legat de venituri, cheltuieli, buget, program de finanțare în administrație, dar și de, utilizarea resurselor într-un mod efectiv, economic și eficient.

2.3. Rolul controlului financiar în economia națională

După 1989, societatea românească a înregistrat trecerea de la un sistem social la un sistem economic centralizat, mai precis la o economie de piață, al cărui fundament îl constituie proprietatea privată, prin acest aspect dovedindu-se un proces complex și cu implicații largii, un proces dificil, dar și de durată. De-a lungul timpului s-a constatat că economia de piață nu este lipsită de abuzuri, fraude, unele foarte grave, dar, în același timp evidente, oferind cea mai bună perspectivă de păstrare a libertății pe multiple planuri accesibile căilor de dezvoltare economică.

Conducerea prin control, asigură informarea dinamică, reală, preventivă, care ridică valoarea concluziilor și calitatea deciziilor. Controlul pătrunde în esența fenomenelor și contribuie efectiv la conducerea științifică și eficientă, sesizează aspectele negative în momentul în care acestea se manifestă ca tendință și intervine operativ pentru prevenirea și lichidarea cauzelor. Controlul nu se rezumă să constate manifestarea neajunsurilor, nu este numai concomitent și ulterior, ci, în primul rând, este bazat pe previziunea desfășurării activității, a posibilităților apariției deficiențelor și anomaliilor. Pentru obținerea profitului maxim, pe lângă evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele și normele stabilite, controlul contribuie și la prevenirea tendințelor și fenomenelor care necesită decizii de corecție.

Controlul asigură perfecționarea, creșterea profitului în condiții de concurență liberă și loială. Controlul, ca formă de cunoaștere este lipsit de sens dacă nu se manifestă și ca formă de perfecționare a modului de gestionare a patrimoniului și de organizare și conducere a activității agentului economic.

Controlul este o necesitate obiectivă și subiectivă, dar nu este un scop, ci un mijloc de perfecționare a activității executive, inclusiv a proceslui de conducere a acesteia.

2.3.1. Importanța controlului financiar în România

Explicarea în detaliu a problemelor ce fac obiectul controlului în general și cu precădere a celui financiar creează condițiile fundamentării științifice a activității de control.

Una dintre aceste probleme deosebit de importante pentru înțelegerea caracterului științific al activității de control se referă, în primul rând, la intrebarea dacă controlul este sau nu o necesitate obiectivă. Pornind de la acest considerent, urmează a fi abordate celelalte probleme care se pot grupa astfel: trăsăturile fundamentale ale controlului; principiile organizatorice ale controlului; funcțiile controlului; obiectul controlului; metoda controlului.

2.3.2. Trăsăturile fundamentale ale controlului financiar

Diferitele tipuri de control se pot substitui și pot fi diferite ca magnitudine în aria impactului. Organizațiile trebuie să implementeze diferite forme de control pentru a obține comportamentul dorit. Controlul a cunoscut diferite sensuri, în funcție de activitate:

un control formal în activitatea de planificare strategică;

un control bugetar în activitatea economică;

un control de măsurare și analiză a performanței în activitatea managerială;

un control de evaluare a performanței și de remunerare a activității fiecărui angajat.

Pentru ca orice activitate să înregistreze eficiență și eficacitate trebuie să identificăm patru strategii de control:

Când avem un control simplu folosim strategia de supraveghere directă.

Când avem un control tehnologic folosim strategia de utilizare tehnologică implicată în activitatea de producție.

Când avem un control birocratic trebuie să respectăm anumite reguli și proceduri.

Când avem un control cultural trebuie să punem în evidență valoarea.

Orice entitate întâlnește controalele de acțiune, de rezultat și de personal.

Controlul rezultatelor se aplică în situația în care există o bună posibilitate de observare a acestora și o observare slabă a comportamentelor. În restul situațiilor se aplică un control al comportamentelor.

sistemul de valori (engl. beliefs systems): utilizat de managementul superior pentru a defini, comunica și întări valorile, obiectivele și scopul organizației. Acest sistem este creat în urma analizei valorilor organizației (engl. core values). Modelul este asociat cu strategia ca perspectivă, ca și valorile, sunt partajate. Sistemul este format din documentele care definesc și comunică valorile firmei, dar și servește la căutarea de noi oportunități;

sistemul de limite (sau granițe) (engl. boundary systems): utilizat pentru a fixa limite și reguli explicite care trebuie respectate. Acesta conține sisteme de planificare strategică și directive operaționale. La baza acestui sistem se află analiza riscurilor care trebuie evitată. Modelul este asociat cu pozitia strategică;

sistem de control de tip diagnostic (engl. diagnostic control systems): este un sistem formal de verificare (engl. feedback) utilizat pentru monitorizarea ieșirilor (engl. outcome) și a deviațiilor de la standardele de performanță. Principalele instrumente utilizate în acest sens sunt planurile, bugetele, analiza abaterilor care au la bază analiza variabilelor performanței. Aceste instrumente vizează menținerea status-quo-ului, excepțiile antrenând măsuri corective. Acest sistem se aseamană cu strategia ca plan și model de comportament. Sistemul de tip diagnostic este cibernetic și solicită o bază de raportare pentru a analiza abaterile. Chiar dacă astăzi se pot măsura multe aspecte ale activității organizației, aceste măsuri ramân totuși criticabile. Acest sistem are ca avantaj optimizarea atenției managerilor prin urmarirea elementelor importante, însa este în principal caracteristic sistemelor închise, statice;

sistem interactiv de control (engl. interactive control systems) – creat pentru a implica managerii în deciziile activităților pe care le conduc. Orice sistem de diagnostic poate fi transformat în unul interactiv cu un interes continuu din partea managerilor. Controlul interactiv permite reconsiderarea alegerilor strategice. Rolul acestui sistem constă în focalizarea atenției asupra variabilelor strategice și în favorizarea dialogului și a învățăturii în organizație. Analiza incertitudinilor strategice influențează modul de creare a acestui sistem. Pentru strategiile emergente, sistemul de control al performanței este preponderent interactiv, iar un control interactiv favorizează emergența strategiei. Acest tip de control s-a dezvoltat foarte mult în defavoarea sistemului de tip diagnostic din necesitatea stabilirii unui echilibru între controlul financiar, atingerea obiectivelor și adaptarea sau schimbarea strategică. Acest sistem semnalează, supraveghează și ratifică deciziile prin semnalizare, influențează și ghidează procesul de învățare, prin supraveghere, îndreaptă atenția managerilor spre incertitudinile strategice. Controlul interactiv este caracteristic sistemelor deschise, caracterizate prin creștere și supraviețuire, cărora le oferă un echilibru dinamic și nu static. Controlul interactiv ajută managerii să interpreteze și să evalueze incertitudinile care apar în implementarea strategiei și arată (semnalizează) modul cum organizațiile se adaptează și răspund incertitudinilor strategice.

sistem flexibil de control. Organizațiile trebuie să analizeze contextul în care utilizează formele de control: formalizarea și controlul formal pot promova mai degrabă un comportament acceptabil decât un comportament eficace, iar procedurile cer un comportament de conformitate și sunt considerate nepotrivite în condițiile inovării și ale mediului schimbător. În astfel de condiții, este necesar un sistem flexibil, acceptat, cu recompense echitabile, care să permită autonomie, inițiativă și susținut de o cultură adecvată. Pe lângă controlul de tip diagnostic pot fi utilizate și celelalte forme de control, pentru a elimina conflictul dintre creativitate.

Sistemele de control propuse de Simons înlatura bariera dintre formularea, implementarea și controlul strategiei: sistemul de limite și cel de diagnostic sunt asociate adesea cu motivarea extrinsecă și sunt utilizate în implementarea strategiei, având în vedere că orientează și limitează atenția, în formularea strategiei, se recomandă sistemele interactive și cel de valori, bazate pe motivare intrinsecă, care încurajează căutarea și învățarea. Premisa modelului propus de Simons este aceea că trebuie găsit un echilibru între trei variabile: crearea de valoare (între oportunității și atenția limitată), formularea strategiei (între planificate si emergente) și comportamentul uman (între interesul propriu și dorința de a contribui).

Sistemul tradițional de control de tip diagnostic și bazat pe limite se extinde spre controlul interactiv și bazat pe valori. Primele două ghidează membrii unei organizații să se comporte într-un mod uniform conform planurilor (numit și control limitativ), în timp ce ultimele două promovează un comportament inovator (numit și control stimulant). Este necesară evoluția de la controlul de gestiune tradițional (bazat pe diagnostic și granițe) spre un control modern (interactiv) și strategic (bazat pe valori).

2.3.3. Funcțiile controlului financiar contabil

Ca funcție a managementului, controlul financiar-contabil asigură realizarea unor funcții specifice, care rezidă din însăși conținutul și natura sa.

Controlul financiar-contabil urmărește realizarea scopului propus. Numai prin această prismă, cu mai multe fațete, putem aprecia funcțiile controlului financiar-contabil, de la cele simple la cele mai complexe.

Dintre funcțiile specifice controlului financiar-contabil menționăm:

funcția de prevenire și funcția de perfecționare, urmărește perfecționarea activităților economico-financiare. Aceasă funcție constă într-o serie de măsuri luate de organele de control în vederea evitării și eliminării unor fraude înaine de a se produce efectele negative ale acestora, prin identificarea și anularea cauzelor care le generează sau le favorizează. Prin prevenirea tendințelor și fenomenelor care necesită decizii de corecții, se asigură perfecționarea modului de gestionare a patrimoniului, organizare și conducere a activității agentului economic. Aceste funcții, derivă din faptul că, controlul are menirea de a orienta munca spre obiective majore, într-o ordine de priorități raționale și de perspectivă, care să prevină și să înlăture risipa de efort uman și material și să asigure eficiența economică și socială. Aceste funcții au și un caracter previzional care constă în faptul că abaterile semnalate în cursul acțiunilor de control ca și cauzele care le-au determinat stau la baza fundamentării deciziilor pentru perioadele viitoare. Controlul are sarcina de a opri actele și operațiunile care nu sunt legale, în faza de angajare a societății comerciale;

funcția de constatare a situației și funcția de corectare, acestea presupun, că prin controlul financiar-contabil se urmărește modul în care se îndeplinesc deciziile conducerii referitoare la funcționarea firmei, adică se verifică și se asigură respectarea și apărarea intereselor acesteia. Însă, și mai concret, prin controlul financiar-contabil se urmărește modul în care se asigură echilibrul financiar între venituri și cheltuieli și se influențează favorabil realizarea sarcinilor economice, care să contribuie la creșterea eficienței tuturor activităților agenților economici.

funcția de cunoaștere și funcția de evaluare, prin funcția de cunoaștere controlul se apreciază, în condiții de realitate și legalitate, iar dificultățile, abaterile în care își au izvorul factorii determinanți de acțiuni tind spre rezultate negative. Ea se completează cu funcția de evaluare a controlului financiar, care, în condiții de realitate și legalitate, stabilește, și în limita posibilităților, individualizează consecințele gestionare, patrimoniale, financiare, bugetare, fiscale și sociale;

funcția recuperatorie, care constă în acținea de descoperire și recuperare a pagubei și luarea de măsuri față de cei vinovați. Măsurile de constrângere se iau fie de organele de control direct, fie, la propunerea acestora, de către organul ierarhic superior sau justiție;

funcția educativă și funcția stimulativă a tuturor participanților la realizarea procesului de management.

Prin realizarea celorlalte funcții ale controlului, dar mai ales prin cea de corectare, controlul financiar-contabil capătă o funcție educațională, pentru perioadele viitoare, pe baza rezultatelor obținute și a valorificării acestora. Având la bază principiul potrivit căruia “chiar și controlul poate fi controlat”, controlul contribuie la stimularea tuturor factorilor ce iau parte la procesul managerial. În același timp, controlul acționează ca forță pozitivă ce stimulează eforturile agenților economici pentru depășirea situației critice și obținerea unor rezultate superioare în viitor.

Prin aceste funcții specifice, controlul contribuie la menținerea agenților economici-firme în cadrul programat, anticipat, printr-un reglaj optim asupra activității economico-financiare, efectuat prin depistarea abaterilor, a proporțiilor lor și înlăturarea consecințelor economico-financiare ale acestora, realizând funcția de reglare a sistemului, intrinsec legată de celelalte, receptând influența factorilor interni și externi și fiind sensibil la multitudinea lor.

În acest context, funcția de reglare a sistemului, a situației patrimoniale a agenților economici-firme, pe baza rezultatelor controlului efectuat, urmărește eliminarea factorilor perturbatori, menținerea echilibrului și asigurarea funcționării firmei la parametri preconizați, în vederea atingerii strategiei obiectivelor prestabilite. Această funcție implică, atât înlăturarea și recuperarea operativă a deficiențelor și a pagubelor constatate, a disfuncționalităților ce apar, cât și generalizarea aspectelor pozitive din viața firmei.

Funcțiile specifice ale controlului financiar-contabil sunt operative, reale și practice și coexistă într-un cadru unitar, intercondiționându-se și completându-se reciproc.

Grație acestor funcții controlul financiar-contabil nu mai este un scop în sine, ci este mai mult un mijloc, o manieră de a crește suplețea și eficacitatea sistemului în care funcționează.

În practică, specialiștii în domeniu, recomandă să se pună un accent mai însemnat pe funcția de prevenire cu caracterul ei previzional și mai puțin pe cele cu caracter coercitiv, deoarece aceasta contribuie la realizarea unor însemnate economii.

2.3.4. Formele controlului financiar în România

Exista mai multe forme de manifestare ale controlului la nivelul organizațional, existând complexități ale sistemului de control. Pot fi identificate numeroase tipuri de control:

Figura nr. 2.9. Tipuri de control

Sursa: Prelucrare autor

Pentru realizarea funcției sale, controlul reglează situația patrimonială a agenților economici ai firmi, pe ansamblu, în diversitatea structurală și în dinamică, controlul financiar-contabil, este un atribut al managementului, și se manifestă prin diferite forme ca sistem, corelative cu conținutul acesteia, care reflectă realitatea, atât sub aspectul general și esențial, cât și sub cel concret particular.

Formele de control se deosebesc între ele prin ceea ce reflectă cu precădere din ansamblul activității economico-sociale, prin conținutul și rolul sau funcția lor socială specifică, și anume, aceea de reflectare și influențare pozitivă a dezvoltării activitățiilor economicice în protejarea patrimoniului, a creșterii profitului ș.a.

Interacțiunea și condiționarea reciprocă a activităților economico-sociale, desfășurate cu respectarea cerințelor ecologice, determină interacțiuni complexe, dinamice și permanente între formele de manifestare a controlului. În același timp formele controlului se îmbină strâns între ele și acționează convergent, se completează reciproc și alcătuiesc împreună sistemul integrat, general și cu caracter unitar asupra tuturor domeniilor și sectoarelor de activitate economico-socială. Îmbinarea strânsă, unitară, a diferitelor forme de control asigură realizarea unor rezultate superioare cu eficiență socială ridicată.

Formele controlului financiar-contabil se grupează astfel:

După momentul în care se exercită controlul, raportat la momentul desfășurării activității sau efectuării operațiilor ce se controlează, controlul financiar-contabil se manifestă sub trei forme, și anume:

anticipat saupreventiv;

concomitentsauoperativ-curent;

postoperativsauulterior.

Aceste forme sunt într-o permanentă legătură, condiționare, influențare și completare reciprocă. Pentru a fi eficient, controlul financiar-contabil preventiv trebuie să cuprindă în sfera sa, pe lângă problemele de natură strict financiară și probleme de natură tehnic-tehnologică și economică cu consecințe financiare. Activitatea economică este influențată de tehnologie și tehnică, iar rezultatele financiare sunt în primul rând o consecință a măsurilor tehnice-tehnologice și rezultatele economice.

Convergența eforturilor tehnic-tehnologice și economice în acțiunea de creștere a eficienței economice, a rezultatelor financiare se asigură începând din faza de concepție, cu proiectarea, încheierea contractelor economice și până la înregistrarea rezultatelor activităților controlate.

De aceea, controlul financiar-contabil preventiv trebuie să acționeze în vederea perfecționării activității tehnic-tehnologice și economice, ca factor esențial al creșterii rezultatelor financiare.

Obiectivele controlului financiar-contabil, în ansamblul său, se delimitează pe formele controlului financiar astfel încât acesta să interacționeze fără să se interfereze și să răspundă cu mobilitate și eficiență necesității conducerii. O corelare sistemică și riguroasă a conținutului formelor de control financiar-contabil are ca rezultat întărirea ordinii și disciplinei financiare și contabile.

Între controlul financiar-contabil preventiv și cel ulterior există relații de condiționare, influențare și completare, astfel:

controlul financiar-contabil preventiv preîntâmpină pagubele, deficiențele, abaterile, iar controlul ulterior identifică și mobilizează rezervele existente, constată lipsurile sau pagubele produse, stabilește cauzele și vinovații și propune măsuri pentru preîntâmpinarea unor abateri similare în viitor;

controlul financiar-contabil preventiv oprește, în faza de angajare sau de efectuare, operațiile pentru care nu sunt îndeplinite condițiile legale, dar nu evaluează rezultatele operațiilor respective și nu descoperă operațiile nereale întrucât acestea nu s-au produs încă în momentul exercitării controlului; controlul financiar-contabil ulterior examinează atât legalitatea cât și rezultatele efective obținute după producerea operațiilor și ca atare, are o sferă de cuprindere și cunoaștere mai mare, în care este inclus și modul de exercitare a controlului financiar preventiv, însă, constată eventualele abateri și deficiențe după ce acestea au avut loc și au produs consecințe negative;

controlul financiar-contabil preventiv proiectează desfășurarea operațiilor în condiții de legalitate iar controlul financiar-contabil ulterior constată dacă aceste condiții au fost respectate întocmai cu ocazia producerii efective a operațiilor;

controlul financiar-contabil ulterior, pe lângă funcția de constatare a unor eventuale deficiențe sau abateri, prin măsurile de remediere a acestora și de perfecționare a activității, prezintă și un accentuat caracter preventiv pentru operațiile și activitățile ce urmează a se desfășura în viitor.

b) După modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este organizat și exercitat, controlul financiar-contabil se prezintă sub două forme:

control financiar-contabil al statului;

control financiar-contabil de gestiune.

Controlul financiar-contabil preventiv, ca formă a controlului propriu, urmărește să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale în vigoare și producerea de pagube și se exercită asupra documentelor în care se consemnează operațiile ce se referă la drepturile și obligațiile patrimoniale ale unității, în faza de angajare și de plată, în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.

Astfel, se supun controlului financiar-contabil preventiv operații cum sunt:

încheierea contractelor cu parteneri interni și externi;

încasările și plățile în lei și valută, de orice natură, efectuate în numerar și prin operațiile bancare, cu persoane juridice sau fizice;

virările de credite bugetare în cadrul capitolelor de cheltuieli etc.

În funcție de necesități, operațiile menționate se adaptează și completează de conducerea unității, având în vedere specificul activității și a structurii ei organizatorice.

Controlul financiar-contabil de gestiune, ca formă a controlului propriu, este controlul financiar ulterior care urmărește respectarea dispozițiilor legale cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești pe baza documentelor înregistrate în evidența tehnic-operativă și contabilitate.

În funcție de specificul activității controlul financiar de gestiune are ca obiective principale respectarea normelor legale cu privire la:

existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel și deținute cu orice titlu;

utilizarea valorilor materiale și bănești, declasările și casările de bunuri;

efectuarea, în numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților, în lei și în valută, de orice natură, inclusiv a salariilor și a reținerilor din acestea și a altor obligații față de salariați;

întocmirea și circulația documentelor primare și de evidență tehnic-operativă și contabilă.

Controlul financiar de gestiune se exercită cel puțin o dată pe an. Acest control se efectuează în totalitate sau prin sondaj în raport de volumul, valoarea și natura bunurilor, tentațiile și posibilitățile de sustrageri, condițiile de păstrare și gestionare, precum și de frecvența abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere și documente care să permită stabilirea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar, contabil și gestionar.

În cazul constatării de pagube, controlul financiar-contabil se extinde asupra întregii perioade în care, legal, pot fi luate măsuri de recuperare a acestora și de tragere la răspundere a persoanelor vinovate.

2.4. Concluzii și aprecieri de perspectivă

CAPITOLUL IV CONTROLUL FINANCIAR ON LINE – GARANT AL UNUI MANAGEMENT PERFORMANT ÎN CADRUl SISTEMULUI INFORMAȚIONAL

4.1. Cartea Galbenă a Uniunii Europene – document de referință pentru controlul financiar

4.1.1. Controlul financiar preventiv

4.1.2. Controlul financiar de gestiune

4.2. O nouă abordare privind implementarea standardelor de control financiar în sistemul informațional

4.3. Dinamică și transparență în procesul decizional a controlului financiar on line la nivel informațional

4.4. Concluzii și perspective