. Controlul Financiar Intern de Gestiune (s.c. Xyz S.r.l.)

CAPITOLUL I

PRINCIPII GENERALE PRIVIND CONTROLUL FINANCIAR

În conformitate cu prevederile legale, controlul financiar se organizează prin Legea nr.30/1991 Organizarea Controlului Financiar de Stat și H.G. nr.720/1991 privind Organizarea și funcționarea controlului propriu. Controlul financiar se execută sub forma:

Controlului ierarhic;

Controlului financiar preventiv

Controlului de gestiune.

Controlul este un atribut al conducerii la orice nivel ierarhic și constituie mijlocul principal pentru informare, cunoașterea situației patrimoniale reale la un moment dat în vederea luării deciziilor și măsurilor de perfecționare a activităților administrativ –gospodărești .

Controlul, ca funcție a conducerii asigură cunoașterea și perfecționarea modului de gestionare a patrimoniului, precum și orientarea, organizarea și desfășurarea activității economice specifice fiecărui agent economic.

Controlul este verificarea permanentă, periodică sau inopinată , făcută într-un domeniu, cu scopul de a cunoaște realitatea și modul cum se desfășoară activitatea din domeniul respectiv, spre a întâmpina sau lichida eventualele lipsuri sau de a îmbunătății activitatea.

Exactitatea, realitatea și corectitudinea informațiilor despre situația patrimonială și financiară a agenților economici depind în mare măsură de controlul financiar.

Activitatea unităților economice este supusă la numeroase controale pe diferite domenii, ceea ce indică și o serie de dificultăți, atât la înțelegerea noțiunii,cât și perceperea ei, ca un lucru util de acceptat. Astfel , sunt controale din interior , cât și din exterior cum ar fi: inventarierea patrimoniului, control de natură financiar contabilă, control de respectare a normelor sanitare, a condițiilor de mediu, control profesional etc. În aceste condițiuni în corelare cu factorul timp apare riscul asimilării controlului ca o acțiune nou venită, de constrângere, ajungându-se uneori la neacceptare și chiar refuz.

Pornind de la aceste cauze, în interpretarea noțiunii de control, au rezultat abordări, din care a apărut pe de o parte reacția de a înțelege controlul ca o verificare ulterioară cu finalitate punitivă și în subsidiar având un rol corectiv, iar pe de altă parte controlul înseamnă, stăpânirea și menținerea entității economice.

Aceste puncte de vedere, scot în evidență elementele constitutive ale controlului, respectiv acțiunea acestuia în direcția aspectului punitiv, de sancționare a neregulilor constatate, cât și aspectul de instrument de bază al conducerii, legat de funcția de previziune cu care se interferează.

În contextul abordării ca instrument al conducerii, putem vorbi și de controlul orientat spre viitor, prin care managerii folosind informațiile cele mai recente furnizate de control, le compară cu cele prevăzute în programe, aducând modificări acestora, astfel realizându-se concordanța între previziuni și obiectivele finale.

Desigur caracterizarea controlului dintr-un punct de vedere sau altul, la care m-am referit, trebuie privită în corelare și cu tipul de control, respectiv cel venit din afară, sau din interiorul entității controlate.

Pornind de la punctele de vedere enumerate, considerăm că noțiunii de control îi sunt specifice, atât caracterul de constrângere punitiv (sancționator), cât și de instrument esențial la îndemâna conducerii în vederea atingerii scopurilor propuse în cadrul entității.

Controlul ca activitate umană, astfel cum este organizat în baza legilor specifice, poate fi definit ținând seama de scopurile sale, ca cel care urmărește respectarea regulilor financiare în activitatea economică care urmează a se efectua, sau după efectuare – derivând din caracterul preventiv sau ulterior al controlului financiar – luând măsuri în consecință de înlăturare și remediere a neajunsurilor evidențiate.

Sursele de informații pentru controlul financiar le oferă în primul rând contabilitatea, dar și alte documente, precum: balanță, situații lunare, informații statistice

Controlul se efectuează în mare parte periodic, dar pentru anumite aspecte el poate fi semicontinuu. Există însă și o procedură de control excepțională, foarte semnificativă, care se întemeiază pe estimarea valorii întreprinderii și care are loc în anumite circumstanțe: creșteri de capital, fuziuni cu alte întreprinderi, cesiuni totale sau parțiale de active, luări de participații la alte întreprinderi, lichidări financiare, etc. Controlul se deosebește de celelalte activități prin faptul că stările, situațiile, procesele și fenomenele economico-financiare sunt raportate la standarde bine definite.

Caracteristica cea mai importantă a controlului financiar constă în aceea că faptele sunt apreciate în funcție de respectarea regulilor, normelor. Controlul stabilește stări, fapte, compară constatările cu reglementări, legi în vigoare, și în final apreciază rezultatele obținute prin comparările efectuate.

Modelul activității de control se prezintă astfel:

Măsuri corective

Fig. nr.1.1.1. Modelul activității de control

ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII DE CONTROL FINANCIAR

Organizarea activității de control financiar, presupune în general:

Stabilirea obiectivelor activității;

Asigurarea condițiilor de realizare a scopului urmărit;

Selecționarea și angajarea personalului;

Stabilirea pe locuri de muncă și fiecare persoană a sarcinilor, drepturilor, obligațiilor și răspunderilor.

Organizarea nu are limite, mergând până la cele mai mici amănunte, fiecare fiind binevenită în desfășurarea activității. O bună și temeinică organizare, constituie baza oricărei activități și suportul real, în obținerea rezultatelor profitabile urmărite.

Procesul de control comportă, de asemenea, patru etape:

Specificarea standardelor;

Prezentarea unui instrument de analiză, care se utilizează în cadrul organizației(unității) și informarea persoanei care face controlul(unității de control);

Unitatea de control compară această informație reală cu standardele prestabilite;

Aplicarea unor măsuri corective, propuse de unitatea de control, în cazul în care constatările nu corespund cu standardele.

Procesul de control începe cu pregătirea acestuia, cu un studiu general al elementelor esențiale și specifice a activității ce urmează a fi controlată, când revizorii pătrund în domeniul de activitate al unității controlate, îi cunosc particularitățile, pe baza proceselor verbale de control anterioare, dărilor de seamă contabile, consultărilor cu conducerea compartimentelor supuse controlului. După aceasta, munca de control se orientează asupra obiectivelor care necesită atenție sporită în vederea remedierii deficiențelor și abaterilor. Pregătirea controlului are ca scop alegerea corectă, limitarea sarcinilor de control, Această fază se încheie atunci când găsim o motivare cu privire la stabilirea sarcinilor de control, și pentru îndeplinirea acestora sunt asigurate condiții reale.

Controlul se exercită la fața locului, unde echipa de control trebuie să intre în relații nu numai cui conducătorii compartimentelor supuse controlului, dar și cu celelalte persoane ale compartimentelor, pentru obținerea documentelor și informațiilor necesare efectuării controlului. Este important ca scopul controlului să nu fie neapărat căutarea deficiențelor și tragerea la răspundere, ci perfecționarea, ameliorarea procesului de muncă.

După efectuarea controlului se întocmesc documente specifice, raporturi, care conțin constatările, observațiile, precum și propunerile controlorilor.

Controlul financiar de gestiune se organizează la:

Ministere, departamente, alte organe centrale de stat și organe locale, pentru controlul patrimoniului propriu, veniturilor realizate și cheltuielilor efectuate de instituțiile de stat subordonate, din creditele bugetare alocate, precum și legalității și eficienței cheltuielilor efectuate de către regiile autonome din profilul lor de activitate;

La regii autonome pentru controlul gestiunilor proprii, precum și al uzinelor, fabricilor, atelierelor, serviciilor, sucursalelor și altor subunități din structura lor organizatorică.

Controlul financiar de gestiune funcționează în compartiment distinct în subordinea directă a ordonatorului de credite ori a înlocuitorului de drept în cadrul ministerelor, departamentelor, altor organe centrale de stat și locale și a directorului general în cazul regiilor autonome. Se efectuează de salariați cu studii economice superioare sau medii în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați în compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele și condițiile legale.

Persoanele împuternicite să execute controlul financiar de gestiune trebuie să îndeplinească aceleași condiții cerute de lege pentru cele împuternicite să execute controlul financiar preventiv.

OBIECTUL, CARACTERISTICILE ȘI LIMITELE CONTROLULUI FINANCIAR

Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficiențele pentru a le remedia și de a le evita în viitor. Controlul financiar cuprinde în sfera sa următoarele:

Procesul de administrare și gestionare a patrimoniului;

Relațiile, fenomenele și procesele financiare;

Rezultatele activităților economico-sociale;

Momentele, unitățile și locurile unde se gospodăresc valorile materiale și bănești.

Controlul financiar asigură buna funcționare a activității economice, acționează sistematic în vederea prevenirii abaterilor și deficiențelor, creșterii eficienții, apărării modului de respectare a legalității cu caracter economic și financiar, stabilirii răspunderii pentru pagube sau nerespectarea disciplinei de gestiune.

Principalele caracteristici ale controlului financiar sunt următoarele:

Este o activitate conștientă, bine organizată;

Întotdeauna urmărește, verifică respectarea unor reglementări, legi, ordonanțe;

Are scopul de a formula o anumită opinie asupra activității(unității) controlate și ameliorarea, prin aceasta, a procesului de muncă;

Cel care efectuează controlul stabilește deficiențelor, abaterile, dar elaborează propuneri pentru corectarea acestora;

Sistemul de control este exhaustiv, în sensul că sunt supuse controlului toate resursele, operațiunile întreprinderii, unității controlate.

Sarcinile controlului financiar, în cadrul unei unități economice, se concretizează în următoarele:

Verifică îndeplinirea legilor, hotărârilor organelor legislative și executive elaborate pentru înfăptuirea politicii economico-financiare;

Analizează factorii activității economice sub aspect economic și financiar pentru descoperirea și mobilizarea rezervelor de creștere a eficiențelor economice;

Verifică respectarea normelor cu privire la constituirea și utilizarea fondurilor la agenții economici și la nivelul întregii economii;

Urmărește îndeplinirea întocmai și la timp a obligațiilor agenților economici față de bugetul statului, față de organele administrației centrale și locale, față de alți agenți economici, față de fondurile speciale, față de proprii acționari și lucrători;

Previne angajarea și utilizarea resurselor materiale și financiare în concordanță cu programele stabilite și cu normele legale existente;

Determină managerii regiilor autonome, societăților comerciale și al instituțiilor publice să ia măsuri pentru apărarea patrimoniului public și privat;

Descoperă utilizarea ilegală, nerațională și inoportună a fondurilor proprii, atrase și împrumutate, trăgând la răspundere pe cei vinovați, urmărirea și reîntregirea patrimoniului agenților economici;

Sprijină conducerile agenților economici în acțiunea de lichidare și preîntâmpinare a deficiențelor constatate, îndrumând salariații pentru cunoașterea mai bună a normelor legale;

Controlează modul în care este organizată și condusă contabilitatea și evidența economică a agenților economici.

Controlul financiar are următoarele limite:

Controlul financiar în sine nu poate garanta funcționarea perfectă a administrației, corectitudinea întocmirii proceselor-verbale, completitudinea constatărilor, concluziilor; LIMITELE CONTROLULUI FINANCIAR

Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficiențele pentru a le remedia și de a le evita în viitor. Controlul financiar cuprinde în sfera sa următoarele:

Procesul de administrare și gestionare a patrimoniului;

Relațiile, fenomenele și procesele financiare;

Rezultatele activităților economico-sociale;

Momentele, unitățile și locurile unde se gospodăresc valorile materiale și bănești.

Controlul financiar asigură buna funcționare a activității economice, acționează sistematic în vederea prevenirii abaterilor și deficiențelor, creșterii eficienții, apărării modului de respectare a legalității cu caracter economic și financiar, stabilirii răspunderii pentru pagube sau nerespectarea disciplinei de gestiune.

Principalele caracteristici ale controlului financiar sunt următoarele:

Este o activitate conștientă, bine organizată;

Întotdeauna urmărește, verifică respectarea unor reglementări, legi, ordonanțe;

Are scopul de a formula o anumită opinie asupra activității(unității) controlate și ameliorarea, prin aceasta, a procesului de muncă;

Cel care efectuează controlul stabilește deficiențelor, abaterile, dar elaborează propuneri pentru corectarea acestora;

Sistemul de control este exhaustiv, în sensul că sunt supuse controlului toate resursele, operațiunile întreprinderii, unității controlate.

Sarcinile controlului financiar, în cadrul unei unități economice, se concretizează în următoarele:

Verifică îndeplinirea legilor, hotărârilor organelor legislative și executive elaborate pentru înfăptuirea politicii economico-financiare;

Analizează factorii activității economice sub aspect economic și financiar pentru descoperirea și mobilizarea rezervelor de creștere a eficiențelor economice;

Verifică respectarea normelor cu privire la constituirea și utilizarea fondurilor la agenții economici și la nivelul întregii economii;

Urmărește îndeplinirea întocmai și la timp a obligațiilor agenților economici față de bugetul statului, față de organele administrației centrale și locale, față de alți agenți economici, față de fondurile speciale, față de proprii acționari și lucrători;

Previne angajarea și utilizarea resurselor materiale și financiare în concordanță cu programele stabilite și cu normele legale existente;

Determină managerii regiilor autonome, societăților comerciale și al instituțiilor publice să ia măsuri pentru apărarea patrimoniului public și privat;

Descoperă utilizarea ilegală, nerațională și inoportună a fondurilor proprii, atrase și împrumutate, trăgând la răspundere pe cei vinovați, urmărirea și reîntregirea patrimoniului agenților economici;

Sprijină conducerile agenților economici în acțiunea de lichidare și preîntâmpinare a deficiențelor constatate, îndrumând salariații pentru cunoașterea mai bună a normelor legale;

Controlează modul în care este organizată și condusă contabilitatea și evidența economică a agenților economici.

Controlul financiar are următoarele limite:

Controlul financiar în sine nu poate garanta funcționarea perfectă a administrației, corectitudinea întocmirii proceselor-verbale, completitudinea constatărilor, concluziilor;

Nu poate împiedica confruntările în cadrul unității mai ales cu persoanele aflate în poziții de conducere;

Nu este asigurată întotdeauna independența controlului financiar(de gestiune) și obiectivitatea constatărilor;

METODOLOGIA CONTROLULUI FINANCIAR

Metodologia de control reprezintă calea științifică de acțiune pentru oglindirea realității, legalității și eficienței activității economico-financiare, pentru cunoașterea și perfecționarea acesteia. Metodologia de control arată modul de cercetare și acțiune pentru cunoașterea și perfecționarea obiectului controlului, a sferei sale de cuprindere.

Prin metodologia de control, în anumite momente ale cunoașterii, obiectul controlat este dezmembrat, simplificat și corelat, cercetat în conexiune cu alte operații și activități.

Metodologia de control utilizează atât căi și metode proprii de executare, cercetare și acțiune, cât și instrumente metodologice ale unor discipline științifice, cum sânt cele ale analizei economico-financiare, matematicii, etc.

Metodologia de control presupune o unitate dialectică, de intercondiționare, cu caracter științific, a metodei, principiilor și mijloacelor care fac posibilă acțiunea de control.

Metodologia de control se aplică selectiv, diferențiat, în raport de formele de control financiar(preventiv, operativ-curent, ulterior), de natura activităților sau operațiilor controlate, de sursele de informare pentru control, de natura abaterilor existente și a posibilităților de perfecționare a activităților controlate.

1.4.1. ORIENTAREA ACTIVITĂȚII DE CONTROL

Complexitatea acțiunilor de control determină necesitatea orientării controlului spre obiectivele și acțiunile prioritare și esențiale. În practică, orientarea acțiunii de control se realizează prin planificarea muncii de control, pregătirea și organizarea fiecărei acțiuni de control și prin coordonarea controlului.

1.4.2. PROGRAMAREA CONTROLULUI

A programa activitatea de control înseamnă „a decide”în vederea îndrumării compartimentului de control financiar dintr-o anumită direcție „de a stabili”prin documente anumite obiective și termene de realizarea, „a preciza”sarcinile concrete ce revin organelor de control, „a controla” modul cum sunt duse la îndeplinire sarcinile trasate și „a stabili”măsurile necesare realizării lor, pentru a răspunde acestor cerințe. Activitatea controlului financiar trebuie astfel planificată, încât, pe toate treptele ierarhice și la toate nivelurile aceste „obiective”de control să fie cuprinse în totalitate și reflectate în documentele de programare a activității de control financiar de gestiune.

Documentele de programare a activității de control, care pot fi anuale, trimestriale, lunare, etc., trebuie să fie fundamentate pe cunoașterea realităților din raza de activitate a compartimentelor de control financiar de gestiune, precum și a legislației generale și speciale care guvernează sectorul respectiv de activitate.

Pentru ca activitatea de control să fie eficientă, încă din momentul programării este necesar ca la elaborarea programului să ia parte însăși conducerea unităților, care pe baza portofoliului de informații pe care îl deține și a rezultatelor dezbaterii problematicii cu cei interesați să orienteze controlul cu prioritate spre problemele esențiale din viața unităților. În final, programul de control trebuie să constituie pilonul coordonator al muncii de control, făcând ca aceasta să se desfășoare în mod organizat, evitându-se paralelismul și suprapunerile, asigurându-se folosirea cu maximă eficiență a forței de muncă de care dispune aparatul de control respectiv.

La întocmirea documentelor de programare a activității de control de gestiune trebuie să se țină seama pe de o parte de structura și conținutul acesteia, de obiectivele și indicațiile stipulate de legi, regulamente, norme metodologice, etc., iar pe de altă parte de unele elemente indispensabile activității de control. Dintre aceste elemente consemnăm pe cele mai importante:

Sarcinile de bază ale aparatului de control, care izvorăsc din dispozițiile legale cu privire la organizarea și funcționarea aparatului de control respectiv(în cazul de față a controlului financiar de gestiune);

Sarcinile cu caracter operativ de informare date de managerul unității;

Numărul organelor de control proprii, prin care se duce la îndeplinirea sarcinilor legale de control. În prealabil, la definitivarea programului de control este absolut necesar să se analizeze în ce măsură numărul organelor de control existente sau cel din statele de organizare pot sau nu să acopere, prin acțiunile de control unitățile planificate. Să presupunem că în anul 2002 sunt prevăzute pentru a fi controlate 30 de unități care reclamă un număr de 5000 zile/om. Numărul organelor de control disponibile este de 20, revenindu-i fiecăruia pe anul 2002 un număr de 240 de zile lucrătoare. Deci 240×20=4800 zile/om, rămânând astfel neacoperite 200 zile/om.

Obiectivele acțiunilor de control. Se stabilesc unitățile de controlat, obiectul activității lor, obiectivele de controlat, precum și sediul lor principal.

Felul controlului documentar. Pentru fiecare unitate în parte se stabilește felul controlului documentar ce urmează a se executa în perioada planificată;

Perioada de gestiune controlată anterior. Pentru a avea o privire de ansamblu asupra sarcinilor de control realizate, este necesar ca în plan să se menționeze perioada de gestiune controlată anterior. Aceasta dă posibilitatea de a stabili ca perioada de gestiune planificată pentru control să înceapă de la data ultimului control, știut fiind faptul că între două controale nu se admit perioade de gestiuni necontrolate;

Perioada de gestiune ce urmează a se controla. Perioada de gestiune ce urmează a se controla se înscrie în program detaliat. Perioada de gestiune poate fi controlată odată sau în mai multe acțiuni de control. În cazul când se acoperă în mai multe acțiuni de control, se fracționează în atâtea perioade câte acțiuni de control sunt, specificându-se însă ce anume perioadă de gestiune se controlează în fiecare acțiune de control;

Durata controlului – se stabilește numărul de zile necesare de control pentru perioada de gestiune ce urmează a se controla. În necesarul de zile se includ sărbătorile legale, concediul de odihnă, precum și timpul afectat pentru alte acțiuni;

Timpul când urmează a se efectua controlul – dacă durata controlului indică timpul necesar pentru controlul perioadei de gestiune planificată, timpul când urmează a se efectua controlul și indică data începerii și terminării controlului pentru fiecare unitate în parte.

Programul de control se întocmește în zile/om, pe an și pe trimestre în funcție de factorii enumerați și în funcție de fondul de timp disponibil(FTD) al organelor de control.

FTD = (TC-Tn) x N , unde:

TC – timpul calendaristic

Tn – timpul nelucrat pentru controlat

N – numărul organelor de control.

1.4.3. COORDONAREA ACTIVITĂȚII DE CONTROL FINANCIAR

Adâncirea specializării organelor de control, determinat de creșterea complexității vieții social-economice a impus luarea unor măsuri de coordonare a planurilor de control, care au menirea să asigure evitarea unor controale repetate, controalelor pe aceiași temă, a evitării paralelismelor, care stânjenesc activitatea unității controlate și irosesc fondul de timp al organelor de control.

Prin coordonare se urmărește ca în principiu o unitate patrimonială să fie controlată pe aceiași temă cel mult o singură dată pe an. De la această regulă fac excepție controalele dispuse de organele puterii și administrației de stat și cele generate de scrisori, reclamații și sesizări.

1.4.4. PREGĂTIREA ACTIVITĂȚII DE CONTROL LA SEDIUL UNITĂȚII VERIFICATOARE

Pe baza sarcinilor înscrise în planul de control și a eventualelor informații și sesizări primite pe parcurs, conducerea structurilor de control procedează la o temeinică fundamentare asupra unității și obiectivelor ce trebuie controlate, stabilindu-se următoarele:

Definitivează nominalizarea unităților care urmează să fie cuprinse în control și stabilește obiectivele care trebuie controlate, perioada, durata și momentul controlului.

Desemnează echipa de control și conducătorul acesteia.

Asigură instruirea și documentarea echipei de control, asupra obiectivelor care urmează a fi controlate.

O importanță deosebită în pregătirea acțiunii de control o prezintă documentarea echipei de control care se realizează prin:

elaborarea, studierea și instruirea tematicii, cuprinzând obiectivele stabilite pentru control, a modalităților concrete de realizare a acestora;

studierea dărilor de seamă, a rapoartelor primite de la cei controlați, a actelor de control din perioadele precedente, a măsurilor luate în urma controlului;

studierea actelor normative care reglementează activitatea supusă controlului.

O metodă eficientă de instruire a echipei de control o constituie organizarea unor dezbateri profesionale , schimburi de experiență, expuneri.

În vederea pregătirii și desfășurării controlului se poate utiliza următorul program de pregătire, organizare, desfășurare și valorificare a unei acțiuni de control:

de unde derivă (sau este aprobată) acțiunea de control.

caracterul acțiunii de control.

scopul acțiunii de control:

principalele obiective ce se urmăresc;

principalele laturi ale activității, ce urmează a se controla;

forme și metode, care pot fi folosite pentru sprijinirea unității în soluționarea problemelor activității curente și de perspectivă;

căi și mijloace, care pot fi utilizate pentru întărirea laturii de prevenire a fenomenelor negative.

pregătirea acțiunii de control:

cine răspunde din conducere;

cine execută;

dacă în pregătire trebuie atrase și alte organe;

materialele documentare ce trebuie avute în vedere;

data transmiterii indicațiilor, organelor participante;

alte măsuri necesare în pregătirea acțiunii.

organizarea acțiunii de control:

cuprindere(unde se desfășoară și numărul unităților);

durata;

actele de control ce se întocmesc.

desfășurarea și valorificarea acțiunii de control;

urmărirea aplicării măsurilor urmare controlului.

1.4.5. ORGANIZAREA ACTIVITĂȚII DE CONTROL LA SEDIUL UNITĂȚII VERIFICATE

Echipa de control își începe activitatea la sediul unității controlate, cu prezentarea la conducătorul unității căruia îi face cunoscută tematica. Cu această ocazie conducătorul unității prezintă sistemul de organizare a unității și pe șefii compartimentelor de specialitate, care vor pune la dispoziția controlorului documentele, actele, situațiile și conformațiile solicitate de echipa de control în vederea realizării obiectivului de control.

În situația în care se intenționează inventarierea patrimoniului, imediat după prezentarea echipei de control se sigilează căile de acces la locurile de depozitare și păstrare a bunurilor materiale din gestiunile care se vor controla.

Etapele procesului de muncă din cadrul controlului pot fi grupate astfel: informarea, documentarea, pregătirea și organizarea activității de control, controlul propriu-zis, gruparea, sistematizarea și definitivarea constatărilor făcute, definitivarea materialului, urmărirea executării măsurilor luate de către unitatea care a dispus controlul la unitatea controlată:

1. informarea și documentarea constituie factorii principali în desfășurarea activității de control. Munca de informare și documentare începe la unitatea care a dispus controlul, unde organele de control studiază dispozițiile legale cu privire la specificul unității care urmează a fi controlate, cât și alte acte normative cu caracter economico-financiar. Pregătirea și organizarea activității de control începe din momentul stabilirii obiectivelor controlului documentar și se termină odată cu începerea controlului propriu-zis;

2. controlul propriu-zis al activității economico-financiare din unitate. În această etapă se desfășoară activitatea propriu-zisă de control, în vederea stabilirii concluziilor asupra mersului activității economico-financiare a unității controlate pe perioada supusă controlului;

3. gruparea, sistematizarea și definitivarea constatărilor făcute în vederea întocmirii procesului verbal.

4. definitivarea materialului rezultat în urma discutării și însușirii constatărilor menționate în procesul verbal de către conducerea unității controlate.

5 . măsurile și urmărirea executării lor de către unitatea care a dispus controlul ca urmare a constatărilor făcute în actele normative.

INSTRUMENTELE CONTROLULUI FINANCIAR

Pentru efectuarea unui control financiar eficient sunt necesare mijloace și instrumente de control care contribuie la cunoașterea și însușirea standardelor prestabilite, a reglementărilor și normelor în vigoare(mijloace și instrumente generale), precum și pentru preluarea acestora(mijloace și instrumente logice).

Dintre normele care reglementează activitatea întregii unități, sau a anumitor compartimente, care se referă la anumite procese sau fenomene economico-financiare, amintim:

Modul de organizare și funcționare a unității patrimoniale;

Contractul colectiv de muncă;

Planul de conturi(pentru compartimentul financiar contabil);

Norme, reglementări care se referă la inventarierea patrimoniului;

Hotărâri, decizii.

În general controlul financiar utilizează ca instrumente generale: contabilitatea, statistica și informatica.

Contabilitatea este un instrument principal de cunoaștere, gestiune și control al patrimoniului și al rezultatelor obținute. Ea furnizează date precise, clare și permanente atât pentru faza de pregătire a controlului analizelor, cât și pentru efectuarea controlului.

Statistica ajută în analiza controalelor efectuate anterior, în definitivarea sesizărilor, constatărilor, datorită grupării informațiilor, culegerii datelor în formă tabelară.

Informatica se solicită în cazul prelucrării automate a datelor.

Instrumentele generale sunt utilizate pentru obținerea datelor, informațiilor. Prelucrarea acestor informații se asigură prin utilizarea instrumentelor logice, cum ar fi:

Analiza economică este prezentă în toate etapele controlului financiar.

Deducerea este utilizată în cazul în care procesele, fenomenele economico-sociale ce caracterizează unitatea economică controlată, nu pot fi identificate în momentul efectuării controlului financiar.

Confruntarea nu este o simplă comparare, deoarece controlul are ca obiect „aprecierea”, care poate să fie o afirmare prezentată în sesizări, constatări.

Stabilirea standardelor, constatarea faptelor în diferite etape ale controlului are un caracter tendențial. Determinarea standardelor este importantă în etapele de planificare și pregătire. Constatarea faptelor, particularitatea controlului efectuat la sediul unității, la fel ca aprecierea caracterizează etapa în care echipa de control formulează și predă conducerii unității rapoartele, procesele verbale, notele de constatare.

Prin combinarea instrumentelor, mijloacelor generale și logice ale controlului se ajunge la presupuneri, care prin generalizare devin constatări.

Procesul controlului financiar se finalizează cu aprecierea, care constă în stabilirea deficiențelor, abaterilor după care urmează aplicarea măsurilor corective propuse de controlor(sau echipa de control).

Etapele și instrumentele controlului se prezintă astfel:

fig.1.5.1 Etapele și instrumentele controlului.

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA CONTROLULUI FINANCIAR PROPRIU

LA S.C.PINOTI S.R.L.

Controlul financiar este reglementat prin Legea nr.30/22.03.1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar; HG.720/1991 privind organizarea și funcționarea controlului propriu, publicată în Monitorul Oficial nr.75/1992.

Controlul financiar propriu se organizează și funcționează la ministere, departamente, organe centrale de stat, regii autonome, societăți comerciale, instituții bugetare și organe ale administrației publice. Acestea funcționează după Legea nr.15/1990 privind reorganizarea unităților patrimoniale economice de stat ca regii autonome și societăți comerciale și Legea nr.31/1990 privind societățile comerciale republicată.

Regiile autonome, societățile comerciale, asociațiile și alte persoane juridice cu activități economico-financiare își organizează controlul financiar propriu, potrivit legii, precum și prevederilor din statutele proprii.

Controlul care se organizează în unitățile patrimoniale poate îmbrăca formele de control financiar preventiv(C.F.P.), control ierarhic operativ curent(C.I.O.C.), control intern de gestiune (C.I.G.) sub denumirea de control propriu.

Controlul financiar propriu(din interiorul unității), organizat în virtutea actelor normative în vigoare , de managerii acestora, se manifestă, după cum se poate observa și din figura 2.1, sub următoarele forme:

Controlul financiar preventiv cu scopul de a opri de la efectuare toate acele operații economice și financiare nelegale, nereale, neeconomicoase;

Controlul ierarhic operativ curent, ca formă de control prin care fiecare persoană cu funcție de conducere este obligată să verifice permanent activitatea compartimentului sau persoanelor din subordine;

Controlul financiar de gestiune pentru efectuarea controlului ulterior cu caracter gestionar de fond asupra administrării mijloacelor materiale și bănești.

2.1. CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

Este o formă a controlului financiar propriu, reglementat prin HGR nr.720/10.10.1991, publicată în Monitorul Oficial nr. 75/1992 și prin Ordonanța Ministerului Economiei și Finanțelor nr.63943/1991. În economia de piață, controlul financiar preventiv, prin conținutul său și în momentul executării, asigură oprirea de la efectuare a tuturor operațiilor economice sau financiare care nu sunt legale, reale, economice, oportune și necesare cu scopul de a preîntâmpina încălcarea dispozițiilor legale, imobilizarea fondurilor și păgubirea avutului public și privat.

Controlul financiar preventiv prezintă unele caracteristici față de celelalte forme de control organizate și exercitate la nivelul unităților economice:

are un caracter patrimonial. Această caracteristică vizează în primul rând apărarea fără condiții a integrității patrimoniului unității și se exercită de persoane cu înaltă calificare profesională.

are un caracter profilactic de prevenire. Acesta oprește operațiile care nu îndeplinesc următoarele cinci condiții: legalitate, oportunitate, necesitate, realitate, economicitate.

are un caracter documentar, deoarece toate operațiile care se doresc a fi derulate sunt menționate expres în documente.

are un caracter total, adică trebuie să cuprindă absolut toate operațiile economice existente.

are un caracter formal. Modul de completare a documentelor –trebuie să se completeze toate rubricile, efectuându-se calcule în totalitate sau prin sondaj.

Controlul financiar preventiv se exercită de șeful compartimentului financiar-contabil sau de înlocuitorul legal și de drept al acestuia desemnat de conducătorul unității patrimoniale.

fig.nr.2.1.Formele de control exercitate din interiorul unităților patrimoniale.

fig.2.2. Locul controlului financiar preventiv în structura de conducere a unității patrimoniale.

Controlul financiar preventiv se exercită pe baza normelor metodologice elaborate de ministerul finanțelor și pe baza legii privind organizarea controlului financiar și a gărzii financiare.

Controlul financiar preventiv asupra documentelor privind operațiuni din care se nasc sau derivă drepturi și obligațiuni patrimoniale, precum și cele privind stingere sau lichidarea unor drepturi sau obligațiuni se realizează în două etape:

atestarea sau certificarea șefului compartimentului de specialitate în care se execută operațiunea care, prin semnarea documentului își asumă răspunderea asupra realității, legalității, necesității, oportunității și economicității.

viza de control financiar preventiv dată de șeful compartimentului cu atribuții financiar contabile sau de către persoanele împuternicite.

La fiecare operațiune supusă controlului financiar preventiv se face o verificare și analiză completă pentru a se constata respectarea cumulativă a celor cinci condiții:

1 2 3 4 5

legalitate necesitate oportunitate realitate economicitate

Prin verificarea legalității unei operații economico-financiare controlul financiar preventiv urmărește:

operația sau acțiunea înscrisă în document să aibă la bază un act normativ(lege, hotărâre de guvern, ordin, etc.) și care prevede, de principiu, efectuarea acesteia;

respectarea condițiilor(principiilor) prevăzute în mod expres de actul normativ, fie pentru a se produce operația sau acțiunea însăși înscrisă în documentul prezentat la viza de control financiar preventiv, fie pentru a se produce la nivelul cantitativ și valoric preconizat prin document;

existența unor prevederi de plan care constituie baza legală a declanșării operației sau acțiunii, care stabilesc nivelul la care urmează a se produce o anumită operație sau acțiune patrimonială;

existența unei decizii sau hotărâri a conducerii unității sau organului ierarhic superior, prin care se dispune, în limitele competențelor legale, efectuarea unei operații sau acțiuni prin care se angajează patrimoniul unității;

existența unei documentații tehnico-economice aprobată în condițiile prevăzute de actele normative în vigoare;

prețurile și tarifele utilizate au o bază legală.

Verificarea realității sau autenticității operațiilor economice vizează două grupe de obiective: dacă operația, prin însăși natura sa, are legătură directă cu activitatea unității economice și dacă aceasta(unitatea) dispune de toate condițiile și mijloacele de realizare a operației în mărimea solicitată. Prima grupă de obiective vizează posibilitatea existenței și producerii unei anumite operații, cea de-a doua permite transformarea posibilității în realitate.

În această accepție, verificarea realității operației economice de către controlul financiar preventiv presupune urmărirea următoarelor aspecte:

existența unei activități reale a unității patrimoniale care impune efectuarea operației respective;

existența unor sarcini de plan reale a căror realizare reclamă efectuarea unei anumite operații economico-financiare;

mărimea operației este stric determinată de mărimea sarcinii de plan aferentă perioadei;

existența mijloacelor materiale, tehnice și financiare necesare realizării operației;

existența cadrului organizatoric adecvat de efectuare a operației;

asigurarea locului de realizare a operației economico-financiare cu forța de muncă corespunzătoare, etc.

Verificarea necesității unei operații economico-financiare urmărește ca efectuarea acesteia să rezulte din nevoile reale de funcționare ale unității patrimoniale, nevoi determinate la rândul lor de îndeplinirea unor indicatori planificați sau a unor acțiuni stabilite prin acte normative de organul ierarhic superior.

Cu ocazia verificării necesității operațiilor controlului financiar preventiv se urmărește dacă:

operația este determinată de o activitate ce urmează a se desfășura în unitatea economică;

nivelul la care este preconizat a se realiza operația solicitată, este corelat cu parametrii activității, fie cei stabiliți prin plan, fie cei existenți în momentul respectiv;

operația are caracter de repetabilitate. Dacă operația are caracter întâmplător trebuie analizați atât factorii din interior, cât și cei din exterior care determină necesitatea producerii;

documentele în care sunt înscrise astfel de operații au viza consilierului juridic sau aprobarea conducătorului unității, semnături care întăresc caracterul de necesitate al acestora;

necesitatea efectuării operației să fie determinată de nevoi de funcționare imediată ale unității patrimoniale. Pentru cazurile în care se solicită, prin documentele prezentate la viza de control financiar preventiv, operații care vor fi necesare unității într-un viitor mai mult sau mai puțin apropiat, persoana care exercită controlul va analiza motivele devansării și efectele situației economico-financiare a întreprinderii.

Verificarea oportunității operațiilor economico-financiare, de către controlul financiar preventiv are în obiectiv un singur element – momentul sau perioada optimă de înfăptuire a operației.

Momentul sau perioada optimă de înfăptuire a unei operații economico-financiare cu caracter patrimonial se corelează cu:

posibilitățile reale materiale, tehnice sau financiare de realizare a acesteia;

momentul sau perioada în care au fost prevăzute a se realiza anumiți indicatori sau sarcini de plan;

gradul maxim de eficiență, posibil de realizat în momentul sau perioada optimă preconizată;

termenele prevăzute în contractele încheiate cu unitățile beneficiare, etc.

Verificarea economicității operațiilor supuse controlului financiar preventiv pune în evidență latura calitativă a controlului și urmărește executarea acestora cu cât mai puține mijloace materiale și bănești. Economicitatea operațiilor vizează și:

asigurarea utilității rezultatelor operației pentru unitatea patrimonială;

reducerea pe cât posibil a cheltuielilor neeconomicoase;

evitarea realizării de stocuri supranormative;

evitarea creării de drepturi sau obligații patrimoniale;

respectarea criteriilor de eficiență în orice operație economico-financiară ce urmează a fi întreprinsă de unitățile economice.

În cazul unor operații, pentru stabilirea gradului de economicitate a acestora sunt necesare calcule tehnico-economice ale diferitelor variante posibile de realizare.

În urma verificărilor efectuate și a concluziilor desprinse privind îndeplinirea condițiilor de formă și fond de către documentul prezentat, persoana ce exercită acest control acordă viza prin înscrierea pe document a mențiunii ”control financiar preventiv”însoțită de semnătura acesteia și precizarea datei când s-a efectuat controlul.

Acordarea vizei de control financiar preventiv este purtătoarea unor efecte de natură economico-financiară și juridică, după cum urmează:

unitatea intră în raporturi economice și juridice cu alte persoane fizice sau unități patrimoniale;

șefii compartimentelor de specialitate care au prezentat documentele de viză au obligația de a se conforma vizei primite pe documente și, deci, de a efectua operațiile solicitate;

din momentul acordării vizei de control financiar preventiv începe să acționeze răspunderea persoanelor ce au efectuat controlul și au acordat viza.

Refuzul vizei se dă motivat, în scris, iar documentul nu se semnează de cel împuternicit cu exercitarea controlului. Acest refuz prezintă o serie de consecințe, cum sunt:

operația supusă controlului nu se mai execută;

documentele care consemnează operațiuni supuse controlului financiar preventiv refuzate la viză și pentru care nu s-a dat aprobarea efectuării de către organele competente nu se înregistrează în contabilitate;

refuzul vizei pentru efectuarea de plăți prestațiilor executate de furnizor în baza contractului încheiat și vizat de control financiar preventiv, în condițiile în care ulterior din cauza unor evenimente imprevizibile dar posibile prestațiile nu mai sunt necesare, nu este operant. Unitatea este datoare să suporte consecințele actelor încheiate cu alte unități, adică să primească pretențiile la care are dreptul și să-și execute obligațiile ce decurg din raportul contractual respectiv.

Controlul financiar preventiv asigură executarea în condiții de legalitate a operații lor financiare, fără a devenii o frână în desfășurarea activității. Aceasta nu justifică încălcarea legii, depășirea cheltuielilor, plata oricărei sume fără justificare legală.

CONTROLUL IERARHIC OPERATIV-CURENT

Controlul propriu al unităților patrimoniale se realizează și sub forma controlului ierarhic la fiecare nivel de organizare și conducere a activității, formă de control instituționalizată sub denumirea de control ierarhic operativ curent.

Conceput ca un control exercitat în cadrul atribuțiilor curente de serviciu, controlul ierarhic operativ curent urmărește folosirea judicioasă a timpului de lucru, îndeplinirea exemplară a sarcinilor curente, descoperirea și mobilizarea rezervelor interne, organizarea rațională a proceselor economice și desfășurarea acestora prin concordanță cu prevederile planului.

Plasarea acestei forme de control la nivelul fiecărui manager asigură apropierea activității de control la locul unde se administrează patrimoniul.

Necesitatea organizării și exercitării controlului propriu al unităților patrimoniale sub forma controlului ierarhic operativ curent este determinată de cunoașterea modului în care sunt utilizate mijloacele materiale, financiare și umane repartizate pentru realizarea acțiunilor sau a activităților planificate.

Caracteristicile principale ale controlului ierarhic operativ curent sunt:

Caracter ierarhic, rezultat din atributul funcțiilor managerilor de la diferite nivele organizatorice. Prin exercitarea acestui control, managerul la nivelul său urmărește în mod permanent desfășurarea operațiilor economice referitoare la gestionarea, circulația și consumul valorilor materiale și bănești, în condițiile concrete în care organele de execuție își îndeplinesc sarcinile de serviciu;

Caracter operativ, prin efectuarea controlului în timpul desfășurării normale a activității, a proceselor economice și financiare;

Caracter curent, prin aceea că este exercitat în mod continuu și sistematic, caracter care îi conferă acestei forme de control un grad sporit de eficacitate în practica conducerii activității;

Caracter de îndrumare și sprijin direct prin care managerul acordă organelor de execuție asistență de specialitate în vederea îndeplinirii sarcinilor curente de plan și pentru evitarea sau înlăturarea operativă a abaterilor.

Controlul ierarhic operativ curent are în principal următoarele sarcini:

Asigurarea aplicării și respectării stricte a legilor, actelor normative care reglementează activitatea fiecărui domeniu;

Gestionarea eficientă a mijloacelor materiale și bănești;

Introducerea unor ordini și discipline riguroase în administrarea și gestionarea bunurilor și banilor statului sau acționarilor;

Apărarea patrimoniului unității;

Identificarea și mobilizarea rezervelor interne;

Prevenirea, descoperirea și recuperarea operativă a pagubelor materiale;

Educarea lucrătorilor în vederea îndeplinirii corecte și la timp a sarcinilor de serviciu.

Controlul ierarhic operativ curent are o arie largă de cuprindere, extinzându-se asupra tuturor activităților care se desfășoară într-o unitate.

Activitățile și obiectivele supuse controlului ierarhic operativ curent sunt:

Recepția și autorecepția materialelor, materiilor, produselor și mărfurilor. Se Controlul se exercită de conducătorul compartimentului aprovizionare desfacere, care urmează să controleze modul de lucru al comisiilor de recepție constituite în acest scop, măsura în care membrii acestora cunosc și respectă prevederile regulamentului privind recepție, expediția și primirea mărfurilor;

Depozitarea, conservarea și manipularea mijloacelor materiale, lichidarea stocurilor supranormative peste necesar sau greu vandabile. Controlul se poate referi la condițiile de depozitare care asigură păstrarea calității și caracteristicile tehnice ale materialelor, pieselor de schimb, sculelor, articolelor gospodărești, utilajelor și altor obiecte din categoria mijloacelor fixe; la modul de aranjare a materialelor în magazii și depozite pentru a fi manipulate cu ușurință; la etichetarea locurilor de depozitare pentru identificarea rapidă a sorturilor de materiale; la condițiile de manipulare și transport care trebuie să asigure integritatea materialelor supuse acestor operații, etc.;

Efectuarea inventarierilor periodice ale stocurilor și regularizarea diferențelor. Controlul se exercită de șeful compartimentului financiar-contabil, care urmărește în special respectarea normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului potrivit Legii nr. 82/1991, legea contabilității și a prevederilor regulamentului de aplicare a acesteia;

Efectuarea încasărilor și plăților în numerar și a operațiilor cu alte valori. În conformitate cu prevederile regulamentului operațiunilor de casă, controlul acestora urmează să fie efectuat de conducătorul compartimentului financiar-contabil și comisia de cenzori care verifică realitatea și legalitatea operațiunilor de încasări și plăți, înregistrarea corectă în registrul de casă a acestor operațiuni precum și amenajarea și asigurarea casieriilor, etc.

Îndeplinirea condițiilor legale privind încadrarea gestionarilor, constituirea garanțiilor și reținerea ratelor. Controlul asupra acestora este exercitat de conducătorul compartimentului financiar-contabil ori de câte ori este cazul în ceea ce privește condițiile legale de încadrare a gestionarilor și, lunar în ceea ce privește constituirea garanțiilor și reținerea ratelor;

Organizarea evidențelor tehnic-operative, conducerea corectă și la zi a acestora, sunt controlate de conducătorii de compartimente, fiecare în domeniul coordonat;

Organizarea contabilității și efectuării corecte și la zi a înregistrărilor contabile, se controlează de conducătorul compartimentului financiar-contabil. La subunitățile și secțiile răspândite, cu contabilitate proprie, controlul se exercită de conducătorul contabilității din cadrul acestora;

Păstrarea, manipularea și folosirea formularelor cu regim special, al căror control este efectuat de însuși conducătorul unității și de conducătorul compartimentului financiar-contabil;

Exercitarea controlului financiar preventiv se face, în concordanță cu prevederile legale, de către conducătorul compartimentului financiar contabil;

Îndeplinirea planului de control financiar de gestiune este controlată de conducătorul unității și conducătorul compartimentului de organizare a muncii.

Controlul ierarhic operativ-curent instituit pentru activitățile prevăzute în mod expres în actele normative poate fi extins prin decizia managerului și asupra altor activități după cum necesitățile și specificul unității o impun. Într-o concepție mai largă, orice organ de conducere care cunoaște îndeaproape obiectivele principale ale acestei forme de control poate să-și extindă preocupările în mod corespunzător pregătirii, capacității profesionale și experienței pentru a asigura o cât mai bună valorificare a patrimoniului pe care îl administrează.

Controlul ierarhic operativ curent stabilește pentru managerul fiecărei trepte organizatorice următoarele obligații:

Să exercite un control direct asupra activității compartimentelor din subordine;

Să controleze inopinat locurile unde se păstrează și se vehiculează valorile materiale și bănești din unitate;

Să stabilească fiecărei persoane cu funcții de conducere din subordinea sa, atribuțiile de control operativ curent, condițiile de exercitare a acestor atribuții și răspunderile ce-i revin;

Să dezvolte autocontrolul lucrătorilor în realitatea curentă a operațiilor pe care le efectuează.

Organizarea controlului ierarhic operativ-curent constituie o obligație legală a conducătorilor unităților patrimoniale, pentru care sunt necesare soluționarea următoarelor probleme:

Elaborarea organigramei managerilor cărora le revine sarcina de control ierarhic operativ-curent;

Delimitarea pe baza organigramei a nivelului și sferei activităților ce revin fiecărui manager;

Delegarea atribuțiilor de control, repartizarea acestora între conducerea unității și responsabilii compartimentelor funcționale;

Precizarea frecvenței și gradului de adâncire a controlului pentru diferite domenii de activitate;

Stabilirea obiectivelor de control pentru fiecare activitate supusă controlului;

Admiterea deciziei conducerii unității patrimoniale prin care se stabilesc atribuțiile nominale de control;

Stabilirea tehnicilor și metodelor de exercitare a unui control complet, operativ și eficient;

Instruirea permanentă a personalului cu funcții manageriale și cele de execuție în problemele ce formează obiectul controlului operativ-curent;

Analiza și informarea periodică a consiliului de administrație asupra constatărilor controalelor efectuate și măsurilor luate, asupra celor ce urmează a se lua în continuare pentru a se asigura o gospodărire cât mai eficientă a mijloacelor materiale și bănești.

Organizarea și funcționarea cât mai riguroasă a întregului mecanism al controlului ierarhic operativ-curent pentru gospodărirea rațională a patrimoniului presupune o muncă perseverentă de mare răspundere, în care este necesar să se țină seama de specificul unității, de structura organizatorică, de volumul operațiunilor precum și de relațiile ierarhice și funcționale între compartimente.

Norma internă care reglementează organizarea și exercitarea controlului ierarhic operativ-curent este decizia conducerii prin care se stabilesc:

Persoana abilitată cu sarcinile de control și limitele domeniului de activitate;

Activitățile și obiectivele care urmează a fi controlate;

Normele legale care reglementează activitatea în domeniul repartizat;

Frecvența, respectiv periodicitatea obligatorie de exercitare a controlului;

Modul de exercitare, tehnica și metodele de lucru;

Răspunderile și sancțiunile pentru neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a sarcinilor de control.

La stabilirea elementelor deciziei care să corespundă concretizării și delimitării riguroase a sarcinilor și componentelor la toate nivelele ierarhice, este indicat să fie consultate cadre cu funcții de răspundere bine pregătite și specializate, iar problematica să fie dezbătută și aprobată de consiliul de administrație al unității patrimoniale.

În organizarea controlului ierarhic operativ-curent o problemă importantă, de a cărei rezolvare depinde în bună măsură eficiența acestuia, o constituie delegarea autorității de control, respectiv repartizarea acesteia între conducerea unității patrimoniale și responsabilii compartimentele funcționale.

Controlul operativ curent se exercită la fața locului pe teren, prin compararea modului de îndeplinire a sarcinilor și rezultatelor obținute pe locuri de muncă, compartimente sau diferite activități cu prevederile stabilite prin norme ( legi, ordonanțe, hotărâri, standarde, decizii, etc.). În cazul constatării de abateri se declanșează acțiunea de conectare, de sancționare și în special de prevenire a repetării fenomenelor negative. Se efectuează inopinat cel puțin o dată pe lună, la intervale mai mici sau chiar zilnic atunci când consecințele negative aduse la cunoștința conducătorului sunt de proporții mari; faptic și în totalitate sau prin sondaj, în funcție de specificul activității:

Inspectarea sau observarea personală(controlul faptic) care permite să se constate la fața locului dacă sarcinile se îndeplinesc în bune condiții, potrivit prevederilor sau normelor stabilite. Se poate face pe bază de program în secții, ateliere, sectoare, laboratoare, depozite, gestiuni, etc.;

Discuții directe între conducători și subordonați în vederea analizei operative a modului cum s-a îndeplinit o anume sarcină pentru a lua măsuri de înlăturare a deficiențelor și cu scopul colectării de opinii și sugestii de la persoanele încadrate în muncă;

Utilizarea de către cadrele cu funcții de conducere a datelor furnizate de sistemul informațional din unitate, pentru a se informa asupra realizării sarcinilor în comparație cu indicatorii sau normele stabilite;

Folosirea mijloacelor moderne de urmărire a realizării sarcinilor, ca de exemplu, telespeakerul, televiziune internă.

Pentru remedierea deficiențelor constatate și prevenirea repetării lor, conducătorii care exercită controlul ierarhic operativ-curent dispun sau propun măsuri operative de înlăturare a acestora, sancționarea vinovaților și recuperarea pagubei și urmăresc aducerea la îndeplinire a măsurilor stabilite ca urmare a controlului.

CONTROLUL FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE

2.3.1. CONCEPTUL DE CONTROL FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE

Este o formă a controlului financiar propriu, reglementată prin H.G.R. nr.720/10.10.1991, publicată în Monitorul Oficial nr.75/1992 și Ordonanța Ministerului Economiei și Finanțelor nr. 63943/1991.

Deși centrul de greutate în ciclul de control se situează la nivelul controlului ce se desfășoară înainte de producerea fenomenelor și proceselor, totuși un rol important revine controlului ulterior, singurul în măsură de compara rezultatele obținute cu previziunile actelor normative în vigoare, de stabilii abaterile, de a identifica și localiza cauzele acestora, precum și de a propune măsuri pentru remedierea și prevenirea fenomenelor negative, pentru sancționarea persoanelor ce se fac vinovate de situațiile necorespunzătoare constatate.

Controlului financiar intern de gestiune îi revin o serie de sarcini specifice determinate însăși de poziția față de momentul desfășurării activității pe care o supune controlului:

asigurarea integrității proprietății publice și private și a utilizării eficiente a mijloacelor materiale și bănești;

asigurarea respectării prevederilor legale ce reglementează încadrarea și retribuirea personalului muncitor, precum și acordarea drepturilor bănești cuvenite acestuia;

urmărirea modului în care este respectată disciplina financiară în efectuarea încasărilor sau plăților în lei sau în valută din fondurile unității patrimoniale în contul altor unități sau persoane fizice;

asigurarea respectării prevederilor actelor normative privind întocmirea și circulația documentelor primare, organizarea și conducerea contabilității și a evidenței tehnic-operative, precum și realitatea datelor din conturi, bilanțuri și conturi de execuție;

verificarea modului de organizare, funcționare și exercitare a controlului financiar preventiv, tehnic operativ-curent și chiar a controlului ulterior al filialelor din subordine;

Aceste sarcini ale controlului financiar de gestiune se realizează în activitatea de control propriu-zisă prin două grupe de obiective: sub forma verificărilor cu caracter economico-financiar și sub forma controlului gestionar de fond, fapt pentru care în practică, controlul financiar de gestiune mai poartă denumirea de „Control financiar intern” sau „Controlul gestionar de fond” sau „Revizie gestionară”.

Controlul financiar intern de gestiune, ca formă a controlului propriu este controlul financiar ulterior care urmărește respectarea dispozițiilor legale cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești pe baza documentelor înregistrate în evidența tehnico-operativă și în contabilitate.

Controlul financiar intern de gestiune are ca obiective principale următoarele:

A. Existența, integritatea păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel deținute cu orice titlu.

Respectarea legalității cu privire la evidența existenței, păstrării și folosirii patrimoniului:

Controlul existenței faptice a mijloacelor materiale – stabilite prin numărare,cântărire,măsurare, după caz,în raport de specificul,natura și caracteristicile acestora precum și în funcție de elementele consemnate în documentele care le-au însoțit la achiziționare.

Respectarea normelor referitoare la delimitarea materialelor , în funcție de situația existentă – materiale nerecepționate, refuzate la recepție, aflate în custodie, primite spre prelucrare, procurate din fondurile de investiții.

Existența faptică a numeralului și a celorlalte valori aflate în casă și confruntarea acestora cu datele evidenței tehnic-operative și contabile.

Existența faptică a numeralului încredințat mandatarilor – pentru plăți achizitorilor pentru diverse procurări în numerar.

Concordanța dintre documentele de încasări și plăți și numerar cu datele din registrul de casă și evidența contabilă,și de la caz la caz , confruntarea acestora cu evidențele unităților bancare la care are deschis conturile unitatea respectivă.

Exactitatea calculelor și a raportărilor referitoare la încasări și plăți.

Existența altor valori materiale și confruntarea stocurilor faptice cu datele din evidența tehnico-operativă și contabilă.

Controlul legalității,realitatea operațiunilor de intrare și modul de justificare pentru cecuri de decontare, timbre și mărci poștale , bilete speciale CFR,bonuri de cantități fixe de benzină.

Legalitatea,realitatea și reflectarea în evidențe a modificărilor de patrimoniu prin investiții de capital , donații și achiziții de produse , transformări și ca efect al activității proprii de cercetare,proiectare și producție.

Respectarea normelor legale referitoare la încheierea contractelor cu agenții economici.

Utilizarea și întreținerea capacităților de depozitare a instalațiilor,utilajelor, precum și al mijloacelor de transport din dotare.

Controlul respectării prevederilor legale referitoare la constituirea și componența comisiilor de inventariere și efectuarea operațiunilor de inventariere:

Inventarierea periodică a întregului patrimoniu (precum și a bunurilor aparținând altor unități care temporar se află în posesia unității care efectuează inventarierea, custodie) în condițiile și la termenele prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Inventarierea patrimoniului sau a unor elemente patrimoniale, ori de câte ori:

Intervine o predare-primire de gestiune;

Sunt indicii că există lipsuri sau plusuri de gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

S-au produs modificări de prețuri ca urmare a organelor componente;

Gestiunile în cauză se comasează , se scindează sau se desființează;

S-au produs calamități naturale sau cazuri fortuite, precum și a celorlalte dispoziții legale privind inventarierea patrimoniului.

Stabilirea rezultatelor inventarierii și înregistrarea acestora potrivit normelor

legale în vigoare.

Legalitatea măsurilor luate pentru recuperarea lipsurilor și a pierderilor din bunurile deteriorate, degradate, dezafectate, cu termenele de garanție depășite, demodate, precum și pentru înregistrarea plusurilor.

Controlul organizării corespunzătoare a pazei bunurilor cu angajații proprii:

Asigurarea securității gestiunilor de valori materiale prin spații special amenajate, prevăzute cu geam securizat antiglonț și încuietori la ferestre și uși, astfel încât să se prevină orice posibilitate de înstrăinare sau sustragere a mijloacelor materiale.

Organizarea și executarea controlului(permanent și inopinat) asupra ieșirii mijloacelor de transport a angajaților și a altor persoane;

Exercitarea controlului casieriei de către contabilul șef sau delegatul său;

Controlul curent exercitat de serviciul de resort asupra activității gestionarilor de mijloace materiale;

Verificarea de către conducătorul compartimentului financiar contabil sau delegatul său a modului în care se fac înregistrările în evidențele gestiunilor de mijloace materiale;

Calcularea, solicitarea și încasarea penalizărilor în cazul nerespectării cauzelor contractuale;

Stabilirea funcțiilor prin a căror ocupare angajatul dobândește calitatea de gestionar și respectarea legalității cu privire la angajarea gestionarilor:

Angajarea și menținerea în funcție numai a gestionarilor care îndeplinesc condițiile prevăzute de lege, referitoare la vârstă, studii, care nu sunt condamnați penal, în curs de urmărire, în curs de judecată, a celor amnistiați sau care au fost obligați la plata impozitului prevăzute de legea privind controlul provenienței unor bunuri ce n-au fost dobândite în mod licit;

Solicitarea de către unități a relațiilor cu privire la antecedentele penale și cele cu privire la plata impozitului pentru bunuri ce n-au fost dobândite licit pentru persoanele ce urmează a fi angajate sau trecute în funcție de gestionar;

Existența dovezii de la ultimul loc de muncă referitoare la pagubele produse de către cel ce urmează a fi angajat sau trecut în funcție de gestionar;

Existența avizului scris al celorlalți gestionai în cazul gestiunii încredințate mai multor gestionari pentru angajarea sau trecerea în această funcție a acestei persoane.

Stabilirea garanțiilor, constituirea și ridicarea lor, recuperarea din garanții a pagubelor produse de gestionar, potrivit prevederilor legale;

Stabilirea răspunderii gestionarilor, a angajaților cu funcții de conducere și a oricăror alți angajați pentru pagubele produse, potrivit dispozițiilor legale.

B. Utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și casarea de bunuri, legalitatea și realitatea operațiunilor de ieșire, de eliberări pentru consum, transferuri, prelucrări la terți din evidența tehnic operativă și contabilă.

respectarea normelor legale în ce privește eliberarea mijloacelor materiale;

darea în consum a mijloacelor materiale în concordanță cu normele de consum, de întreținere și reparații;

respectarea destinației pentru care au fost procurate mijloacele materiale;

modul cum s-au făcut scăderile din gestiune a perisabilităților;

reflectarea în evidență a deșeurilor, rebuturilor, degradărilor, deprecierilor, legalitatea și realitatea acestora, precum și măsurile luate pentru prevenirea lor;

legalitatea și realitatea operațiilor de casare, declasare, scoatere din uz, transferare, etc. a mijloacelor materiale și valorificarea bunurilor recuperate;

întocmirea listelor de alimente în raport de efective, meniuri, și alocația legală.

Efectuarea, în numerar sau prin cont a încasărilor și plăților, în lei și în valută, de orice natură, încadrarea personalului și acordarea drepturilor bănești ce i se cuvin.

legalitatea promovărilor în funcții tehnice, de execuție sau de specialitate;

modul cum s-a stabilit salariul de bază în raport cu răspunderea și complexitatea sarcinilor, precum și nivelul de pregătire necesar funcției ocupate – diferențierea pe funcții în cadrul fiecărei funcții pe grade profesionale;

legalitatea cu realitatea plăților reprezentând alocații de stat pentru copii;

legalitatea cu realitatea plăților pentru program prelungit de lucru, ore suplimentare;

concordanța sumelor trecute în statele de salarii cu deciziile de încadrare;

legalitatea și realitatea plăților reprezentând ajutorul în cadrul asigurărilor sociale;

legalitatea sumelor acordate pentru indexarea salariilor pe perioada verificată;

legalitatea plăților pentru cei trimiși la specializare în străinătate;

legalitatea și realitatea plăților pentru drepturile de concediu de odihnă;

aplicarea dispozițiilor legale cu privire la calcularea, reținerea și vărsarea impozitului pe salarii, a contribuției pentru pensia suplimentară, pentru ajutor de șomaj, despăgubirilor, chiriilor, pensiilor alimentare;

exactitatea calculelor și a rapoartelor din documentele pe baza cărora se ridică, eliberează sau plătesc salarii și alte drepturi de personal.

Întocmirea și circulația documentelor primare, documentelor tehnico-operative și contabile.

primirea, eliberarea și utilizarea mijloacelor materiale numai pe bază de documente legal întocmite;

completarea documentelor primare potrivit indicatorilor formularului respectiv și a normelor în vigoare, semnarea acestora de cei în drept și predarea lor la termenele persoanelor îndreptățite;

conducerea corectă a evidenței tehnico-operative la locurile de depozitare și pe naturi de mijloace materiale;

modul de organizare și exercitare a controlului financiar preventiv;

modul de realizare a măsurilor stabilite ca urmare a verificărilor efectuate de organele controlului financiar;

procurarea formularelor cu regim special, recepționarea și încredințarea lor spre păstrare unor angajați special desemnați. Evidența corectă a formularelor cu regim special; evidența formularelor restituite, greșit tipărite sau eronat completate;

activitatea controlului financiar intern;

alte obiective.

REPARTIZAREA PROFITULUI, INCLUSIV CONSTITUIREA FONDULUI DE REZERVĂ( distribuirea dividendelor, pentru fondurile de dezvoltare socială, participarea salariaților la profit, dacă este cazul, repartizarea către asociați și acționari, constituirea fondului de rezervă suplimentar din profitul net)

respectarea dispozițiilor legale, numirea administrațiilor, consiliul de administrație, comitetul de direcție, comisia de cenzori, etc.(Legea nr.31/1990 republicată)

sancțiuni sau infracțiuni comise de angajații unităților patrimoniale în legătură cu faptele săvârșite din rea credință de aceștia;

alte aspecte de ordin economico-financiar pe care unitatea patrimonială le-a înregistrat și care pot avea consecințe negative asupra bunului mers a acestuia.

Controlul financiar intern de gestiune funcționează în compartiment distinct în subordine directă a directorului general în cazul regiilor autonome și societăților comerciale. Se efectuează de salariații cu studii economice superioare sau medii în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați în compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele legale.

2.3.2. ORGANIZAREA CONTROLULUI FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE

În vederea organizării în bune condiții a acestui tip de control, sarcina întocmirii documentelor preliminatorii îi revine directorului economic sau șefului compartimentului financiar-contabil, care cunoscând prevederile legale cu privire la organizarea acestui tip de control prin H.G. nr.97/1991.

Procedura de organizare a controlului financiar intern de gestiune poate avea următorul model:

șeful compartimentului financiar-contabil întocmește un referat în care invocă temeiul legal din care să rezulte necesitatea organizării și exercitării controlului intern de gestiune. În referat se menționează expres obiectivele pe care trebuie să le aibă în vedere controlul financiar intern de gestiune compartimentele în care au loc operațiile ce se supun obligativității controlului financiar intern de gestiune, persoanele care semnează sau care acordă viza de compartiment , pentru operațiile care au loc în compartimentul respectiv, circuitul documentelor, până ajung la persoana împuternicită cu exercitarea CIG-ului.

Referatul se semnează și se înmatriculează de către conducătorul unității patrimoniale.

În condițiile în care numărul sau volumul operațiilor care se supun obligatoriu controlului financiar intern este foarte mare, conducerea compartimentului financiar-contabil poate să prezinte conducerii un referat la care se anexează un tabel care în practica curentă poate avea următoarea structură:

nr. curent;

denumirea operației;

temeiul legal;

compartimentul în care generează;

cine acordă viza de compartiment;

persoana împuternicită să exercite CIG;

ce verifică;

acordarea sau neacordarea vizei de CFP.

După verificarea referatului compartimentul juridic dispune emiterea actului juridic de organizare și exercitare a controlului intern de gestiune.

Actul juridic poate fi o decizie sau o hotărâre, iar conținutul deciziei, structura acesteia poate fi următoarea:

antetul unității patrimoniale;

denumirea actului(deciziei);

indicarea temeiului legal în baza căruia este necesară organizarea CIG-ului(H.G.nr.720/1991 și Legea nr.30/1991);

numărul, data și descrierea pe scurt a conținutului referatului care e întocmit de șeful compartimentului financiar-contabil;

actul care-i conferă dreptul să emită dreptul să emită decizia(ordinul de numire, procesul-verbal al Adunării Generale);

având în vedere cele prezentate mai sus începând cu o dată oarecare se organizează și se exercită controlul financiar intern de gestiune.

art.1. începând cu o dată oarecare în unitatea patrimonială se organizează și exercită controlul financiar intern de gestiune;

art.2. persoanele desemnate să exercite controlul intern de gestiune sunt directorul economic, iar înlocuitorul de drept este șeful compartimentului financiar-contabil;

art.3. prezenta se aduce la cunoștința directorului economic sau înlocuitorului legal al acestuia:

se semnează;

se dă număr;

se înregistrează în registrul cu evidențele deciziilor trimise de conducerea unității patrimoniale;

pentru a se comunica și șefilor de compartimente funcționale în cadrul cărora au loc operațiuni supuse controlului intern de gestiune, decizia poate fi însoțită de o listă cu specimenele de semnături ale șefilor de compartimente care acordă viza de compartiment și cu lista cuprinzând toate obiectivele sau operațiile care se supun obligatoriu controlului financiar intern.

Șeful compartimentului juridic aduce la cunoștința persoanelor menționate în listele și anexele despre obligațiile stabilite de conducerea unității.

Odată cu emiterea deciziei, aceasta devine operabilă în viitor și nu retroactiv.

Pentru a avea rezultate deosebite pe linia asigurării unui control financiar intern eficient, conducerea unității patrimoniale va trebui să selecteze din personalul existent pe șeful compartimentului financiar-contabil și pe înlocuitorul de drept al acestuia să îndeplinească următoarele condiții cumulative:

să aibă pregătire profesională(studii superioare economice corespunzătoare și experiență în activitatea financiar-contabilă);

să corespundă din punct de vedere profesional, al cinstei și corectitudinii;

să nu fi fost condamnate chiar dacă au fost grațiate pentru săvârșirea vreunei infracțiuni.

În vederea exercitării unui control financiar intern eficient trebuie avute în vedere trei condiții:

stabilirea fluxului informatic al documentelor asigurându-se operativitatea și calitatea acestuia;

asigurarea legislației și instruirea personalului atât a celui care acordă viza de compartiment, cât și a celui ce exercită C.F.I.;

organizarea periodică a analizei activității de control financiar intern desfășurat în activitatea unității patrimoniale, sesizând consecințele rezultate din aceasta.

Organizarea controlului financiar intern de gestiune mai constă în:

organizarea corespunzătoare a pazei bunurilor astfel încât să prevină orice posibilitate de înstrăinare a mijloacelor materiale;

organizarea și exercitarea controlului asupra ieșirilor și intrărilor mijloacelor de transport, a încadraților și a altor persoane;

asigurarea securității numerarului și păstrarea în case de bani, în încăperi separate, prin transportul la și de la bancă sau la punctele de efectuare a plăților în condiții care să prevină sustragerile, pierderile, etc.;

efectuarea controalelor prevăzute de dispozițiile legale și anume:

controlul casieriei de către contabilul șef sau de delegatul acestuia;

controlul curent din partea serviciului de resort asupra activității gestionarilor de mijloace materiale;

verificarea de către conducătorul compartimentului financiar-contabil sau delegatul său a modului în care se fac înregistrările în evidențele gestionarilor de mijloace materiale.

calcularea, solicitarea și încasarea penalizărilor în cazul nerespectării clauzelor contractuale;

recuperarea de la cei vinovați a contravalorii penalizărilor, amenzilor, locațiilor, despăgubirilor plătite;

urmărirea și încasarea potrivit legii a pagubelor produse, și anume:

obținerea titlurilor executorii;

punerea în executare a titlurilor obținute;

darea în scădere a debitorilor insolvabili sau dispăruți.

controlul asupra activității unităților subordonate pentru realizarea veniturilor, încadrarea în cheltuielile prevăzute în bugetul de venituri și cheltuieli;

exercitarea unui control sistematic asupra desfășurării activității industriei mici și luarea de măsuri pentru respectarea riguroasă a prevederilor legii.

2.3.3. ACTELE DE CONTROL ÎNTOCMITE DE CĂTRE ORGANELE DE CONTROL FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE

Controlul financiar intern de gestiune este controlul propriu al unității patrimoniale organizat în conformitate cu H.G. nr.71/1991; cele mai cunoscute acte de control sunt:

procesul verbal de control;

procesul verbal de constatare a contravenției;

nota de constatare;

nota de prezentare.

Controlul financiar intern vizează atât aspecte de ordin gestionar, cât și aspecte de fond ale autorității patrimoniale, aspecte care vizează:

organizarea contabilității;

evidențele tehnic-operative a inventarului;

controlul preventiv, ierarhic operativ curent;

a întocmirii bilanțului contabil și contului de profit și pierdere;

a gestionarilor;

utilizărilor imprimatelor cu regim special;

a organului de urmărire a debitorilor;

a verificării creditorilor;

a recuperării conform disciplinei contractuale a creanțelor, etc.

Ca structură procesul verbal este asemănător cu structura procesului verbal de verificare a gestiunii cu precizarea expresă că la fiecare obiectiv verificat sau la fiecare capitol trebuie să se respecte următoarele:

obiectivul controlului.

operațiile și obiectele controlului;

persoana controlată;

persoana care a efectuat controlul;

eventualii martori.

constatările controlului.

Cauzele și consecințele economice și financiare ale acestora trebuie să fie proprii, ale organului de control, bazate pe date și fapte exacte, exprese, clare, precise și documentate.

eventualele convențiuni ale organului controlat asupra controlului , punctele de vedere efectuat al organului de control.

măsuri luate în timpul controlului și ce urmează a se lua de unitatea controlată, după terminarea controlului, cu arătarea termenelor când acestea se vor realiza și persoanele care răspund de îndeplinirea măsurilor respective.

2.3.4. MODUL DE FINALIZARE A CONTROLULUI FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE

Activitatea de control financiar intern de gestiune se urmărește de către șeful compartimentului controlului financiar intern de gestiune pe baza programului de lucru stabilit de conducerea unității patrimoniale.

De regulă, programul e stabilit trimestrial cu defalcare pe luni. La sfârșitul fiecărei luni, în baza actelor de control întocmite de către organul de control financiar intern de gestiune, șeful compartimentului le compară cu programul lunar și apoi procedează la valorificarea fiecărui act de control conform următorului procedeu.

Pe parcursul desfășurării controlului revizorii de gestiune propun măsurarea operațiilor de recuperare a pagubelor de remediere și de prevenire a acestora.

Constatările care necesită măsuri operative cu persoane vinovate se aduc la cunoștința șefilor de compartiment.

Aducerea la cunoștință de către revizorii de gestiune trebuie să fie consemnată obligatoriu în scris astfel încât să nu existe posibilitatea nerecunoașterii de către persoanele sesizate a aspectelor deficiente, nerecunoaștere generată fie de condiții obiective sau subiective.

Valorificarea constatărilor revizorilor de gestiune se realizează de către șeful compartimentului revizorilor de gestiune sau de șeful compartimentului financiar-contabil din două puncte de vedere:

o valorificare formală când actul revizorului de gestiune este analizat din punct de vedere al respectării dispoziției cu privire la întocmirea actului respectiv:

indicarea datei când s-a încheiat actul de control;

perioada de gestiune verificată;

numele și prenumele gestionarului;

obiectivul verificat;

aspectele deficiente constatate.

o valorificare de fond din care trebuie să rezulte următoarele:

temeiul legal încălcat;

persoana vinovată;

consecințele economice și financiare ale încălcării actului legal respectiv;

legalitatea cauzală între activitatea gestionarului și fapta ilicită;

cuantumul prejudiciului;

măsurile luate pentru efectuarea prejudiciului.

Dacă din valorificarea formală și de fond rezultă deficiențe, șeful compartimentului sau șeful compartimentului financiar-contabil le înscrie pe verso-ul actului de control, stabilind la rândul lui termene și sarcini concrete revizorului de gestiune.

În plus șeful compartimentului de control financiar de gestiune i-a toate măsurile pentru aplicarea integrală și la timp a măsurilor stabilite de către organul de control. Se preocupă de recuperarea pagubelor și de înaintarea la parchet a actelor cuprinzând faptele penale.

Șeful compartimentului controlului intern de gestiune participă la ședința Consiliului de administrație al unității patrimoniale unde este angajat, când se dezbat probleme contabile, financiare și de control de gestiune.

Informează semestrial Consiliul de administrație în care se analizează respectarea programului de control financiar intern de gestiune propunând măsuri concrete de îmbunătățire și perfecționare a acestuia.

2.3.5. MODUL DE REALIZARE A MĂSURILOR STABILITE CA URMARE A VERIFICĂRILOR EFECTUATE DE ORGANELE CONTROLULUI FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE.

urmărirea modului în care s-au realizat lipsurile stabilite ca urmare a verificărilor anterioare;

respectarea termenelor prevăzute pentru realizarea măsurilor;

realitatea raportărilor, informărilor sau comunicărilor referitoare la realizarea măsurilor stabilite;

eficacitatea măsurilor în raport cu contribuția pe care au adus-o la înlăturarea sau diminuarea deficiențelor care le-au determinat;

existența, respectarea prevederilor legale referitoare la operațiunile de casă, respectiv încasări și plăți, vărsăminte, avansuri, aplicare de majorări, penalizări.

respectarea disciplinei financiare la întocmirea și depunerea la bancă a documentației pentru încasarea lucrărilor de investiții, vânzărilor de produse, executării de lucrări, prestări de servicii;

urmărirea și încadrarea în timp a drepturilor de la clienți, debitori, chiriași, etc. și achitarea sau vărsarea la timp și integral a sumelor cuvenite bugetului, băncilor, forului tutelar, asigurărilor sociale, creditorilor, etc.;

respectarea prevederilor legale cu privire la efectuarea cheltuielilor direct din încasări.

respectarea prevederilor legale privind încasarea și depunerea cotelor pentru plăți sociale;

realitatea drepturilor, necesitatea sumelor și exactitatea calculelor pe baza cărora se primesc, încasează sau varsă diferențe de preț, subvenții, ajutoare financiare și altele similare.

CAPITOLUL III

EFECTUAREA CONTROLULUI FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE

LA S.C.PINOTI S.R.L.

3.1. DATE GENERALE PRIVIND S.C.PINOTI S.R.L.

3.1.1.SCURT ISTORIC

Societatea Comercială PINOTI S.R.L., cu sediul principal în București, str. Panait Cerna nr.8, bl. M58, ap.20, scara 1, et.6, sector 3 s-a înființat ca societate comercială cu capital social subscris și vărsat de doi asociați, depus integral în numerar, împărțit în 20 de părți sociale a câte 100000 lei fiecare., având forma juridică de societate cu răspundere limitată.

S.C.PINOTI S.R.L. își desfășoară activitatea în conformitate cu legile și reglementările române în vigoare, fiind înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului al Camerei de Comerț și Industrie a României și a Municipiului București cu nr. J/40/15224/1991, având codul fiscal nr.R400376.

Societatea poate înființa filiale, sucursale, birouri, agenții, reprezentanțe, magazine, depozite, etc. în România sau în străinătate pe baza Hotărârii Adunării Generale a Asociaților cu respectarea dispozițiilor legale în vigoare.

Societatea are deschise următoarele puncte de lucru (filiale), sub forma unor divizii:

divizia Cluj-Napoca;

divizia Brașov;

divizia Constanța;

divizia Timișoara.

În Timișoara sediul filialei se află pe str. Simion Bărnuțiu nr. 77, înscris în registrul de carte funciară nr.120107, nr. TOPO 27384/3/XXVI, și un depozit pe str. Titu Maiorescu nr.25, înscris în C.F. nr.27439, nr. TOPO 6779/IV.

Durata de funcționare a societății este nelimitată. Societatea a devenit persoană juridică din data înmatriculării sale la Oficiul Registrului Comerțului București. Societatea poate fi desființată oricând, prin Hotărârea Adunării Generale a Asociaților, cu respectarea formalităților prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

Societatea este condusă și are ca administratori pe:

OLTEANU FLORIAN , cetățean român, domiciliat în com. Sușani, jud. Vâlcea, identificat cu BI seria GV nr.315483 eliberat în data de 12.08.1996 de Poliția Municipiului Drăgășani, căsătorit, fiul lui Constantin și Titina, având CNP [anonimizat], născut la data de 04.08.1972 în comuna Sușani, jud. Vâlcea.

HOSU VASILE FLORIN, cetățean român, domiciliat în Satu Mare, str. Zenit nr.22, ap.8, identificat cu BI seria DK nr. 276018 eliberat la data de 25.03.1989 de Poliția din Satu Mare, necăsătorit, fiul lui Vasile și al Mariei, având CNP [anonimizat], născut la data de 03.09.1975 în Municipiul Bistrița, jud. Bistrița Năsăud.

Atribuțiile administratorilor sunt următoarele:

angajează și concediază personalul societății în limita numărului de posturi aprobat de Adunarea Generală a Asociaților;

aprobă operațiunile de încasări și plăți, de vânzare și cumpărare;

aprobă operațiunile de încheiere de contracte de orice natură;

supune Adunării Generale a Asociaților raportul cu privire la activitatea acesteia, bilanțul și contul de profit și pierderi pe anul precedent, precum și proiectul de buget pe anul următor;

convoacă Adunarea Generală a Asociaților;

ține registrul asociaților, registrul adunărilor generale;

rezolvă orice alte probleme privind societatea, îndeplinește orice alte sarcini stabilite de Adunarea Generală a Asociaților.

3.1.2.OBIECTUL DE ACTIVITATE AL UNITĂȚII COMERCIALE

Prin specificul activității principale, S.C.PINOTI S.R.L. aparține ramurii industriei textile.

Domeniul principal de activitate este 514 Cod CAEN- comerț cu ridicata al bunurilor de consum altele decât cele alimentare.

Obiectul principal de activitate este 5141 Cod CAEN- comerț cu ridicata al produselor textile.

Obiectele secundare de activitate sunt următoarele:

cod CAEN 5241 – comerț cu amănuntul al textilelor;

cod CAEN 5262 – comerț cu amănuntul prin standuri, piețe.

S.C.PINOTI S.R.L. își desfășoară activitatea prin puncte comerciale mobile, în spații comerciale amenajate sau în mod liber în piețe, târguri, expoziții organizate la nivel local, județean, național sau internațional și în orice loc public cu respectarea prevederilor legale.

3.1.3.MODUL DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE

În prezent S.C.PINOTI S.R.L. îndeplinește următoarele funcțiuni:

funcțiunea de cercetare dezvoltare, care cuprinde:

previzionarea;

organizarea managerială;

investiții, construcții;

concepție tehnică.

funcțiunea comercială, care cuprinde:

marketingul;

vânzare – distribuția;

aprovizionarea;

depozitarea.

funcțiunea de producție, care cuprinde:

programarea, lansarea și urmărirea producției;

fabricația;

întreținerea și repararea echipamentului de producție;

controlul tehnic de calitate – C.T.C.;

metrologia;

producția auxiliară.

funcțiunea financiar- contabilă, care cuprinde:

financiară;

contabilitatea;

bugetară;

controlul financiar de gestiune.

funcțiunea de resurse umane, care cuprinde:

personalul;

salarizarea;

sănătatea și securitatea în muncă;

evaluarea personalului;

recrutarea – selecția – integrarea;

gestiunea carierelor.

Produsele și serviciile:

Principalele grupe de produse și servicii comercializate sunt:

covoare;

mochete;

șosete;

mohair.

Activitatea societății comerciale cuprinde următoarele:

exercițiul financiar care începe la 01 ianuarie și se încheie la 31 decembrie ale fiecărui an. Primul exercițiu financiar începe la data constituirii societății comerciale, respectiv la data înmatriculării sale la Oficiul Registrului Comerțului.

personalul societății comerciale. Personalul de conducere al societății comerciale și cenzorii sunt aleși de adunarea generală a acționarilor. Restul personalului este angajat de către consiliul de administrație sau de către directorul general al societății comerciale.

amortizarea mijloacelor fixe. Amortizarea activelor corporale și necorporale din patrimoniul societății comerciale se va calcula potrivit regimului de amortizare stabilit prin lege și aprobat de adunarea generală a acționarilor.

societatea va organiza și conduce evidența contabilă prevăzută de legislația română în vigoare și bilanțul contabil.

calculul și repartizarea profitului. Profitul societății comerciale se stabilește pe baza bilanțului contabil, din care se prelevă cotele stabilite anual de adunarea generală a asociaților pentru constituirea unor fonduri, se scad impozitele și alte creanțe ale societății, rezultând profitul net care se repartizează între asociați sub formă de dividende, proporțional cu aportul la capitalul social al fiecărui asociat, așa cum a fost nominalizat în actul constitutiv.

În cazul înregistrării de pierderi, asociații se obligă să ia măsuri de recuperare a acestora. Adunarea Generală a Asociaților va analiza cauzele și va hotărî în consecință, iar suportarea pierderilor de către asociați se va face proporțional cu aportul de capital și în limita capitalului social.

registrele societății comerciale. Societatea comercială ține prin grija administratorilor și, respectiv a cenzorilor toate registrele prevăzute de lege.

3.1.4.CONTROLUL FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE AL SOCIETĂȚII

Gestiunea societății este controlată de asociați și/sau de către experți financiari-contabili numiți de Adunarea Generală a Asociaților, dacă apreciază că este necesar.

La cererea organelor de control financiar de gestiune conducerea și salariații unității supuse controlului au obligația să pună la dispoziție orice date cu privire la activitatea societății, situația patrimoniului, a profitului și a pierderilor, a registrelor, corespondența, actele justificative și alte documente necesare controlului; să elibereze în condiții legale documentele solicitate în original sau copii certificate; să de informații și explicații verbale și în scris în legătură cu problemele care formează obiectul controlului; să semneze cu sau fără obiecții actele de control și să comunice la termenele fixate modul de aplicare a măsurilor stabilite în urma controlului.

Salariații împuterniciți cu executarea controlului financiar intern de gestiune răspund disciplinar, contravențional sau penal în situațiile în care:

nu efectuează controlul conform programului de activitate aprobat;

înscriu în actele de control date sau fapte ireale sau inexacte sau cu bună știință nu consemnează toate deficiențele constatate;

lucrează cu superficialitate, nesemnalând încălcările de la normele în vigoare, măsuri care produc pagube;

nu iau sau nu propun măsurile necesare pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor consemnate în actele de control la termenele stabilite și tragerea la răspundere a celor vinovați;

nu îndeplinesc sau îndeplinesc superficial sarcinile ce le revin conform normelor.

3.1.5.STRUCTURA ORGANIZATORICĂ. ORGANIGRAMA

Un rol important în organizarea unei societăți comerciale revine organizării ansamblului de procese de muncă fizică și intelectuală ce se desfășoară în cadrul acesteia , cunoscută sub numele de organizare procesuală. Organizarea procesuală constă în descompunerea proceselor de muncă fizică și intelectuală în elemente componente, analiza acestora cu scopul regrupării lor în funcție de nivelul obiectivelor la realizarea cărora participă, de omogenitatea sau complementaritatea lor, de nivelul și de specificul metodelor, tehnicilor și instrumentelor folosite, în vederea realizării lor și realizării obiectivelor cu un plus de eficiență .

Rezultatele organizării procesuale se caracterizează prin delimitarea funcțiilor întreprinderii precum și a componentelor acestora, activități, atribuții, sarcini.

În afara organizării procesuale, organizarea societății comerciale ca obiect al managementului mai cuprinde și alte laturi sau forme concrete de manifestare, între care organizarea structurală a acesteia, organizarea sistemului informațional. Între toate aceste componente ale organizării firmei ca obiect al managementului, există o strânsă interdependență.

Structura organizatorică poate fi considerată printr-o abordare funcțională, drept scheletul întregului organism care este firma, funcționarea acesteia fiind dependentă de modul în care sunt plasate și utilizate resursele umane de care dispune la un moment dat.

Ea este definită drept ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice și a relațiilor dintre acestea, astfel constituite încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor unității.

În ansamblul său, structura organizatorică prezintă două părți:

structura de conducere sau funcțională, care asigură condițiile economice, tehnice și de personal necesare desfășurării procesului managerial și a proceselor de execuție;

structura de producție sau operațională, care asigură condițiile realizării directe a obiectivului de activitate al firmei.

3.1.6. ATRIBUȚIILE COMPARTIMENTULUI CONTROLULUI FINANCIAR DE GESTIUNE

Compartimentul de control financiar de gestiune este subordonat directorului economic. Cerințele postului se concretizează în: cunoașterea temeinică a legislației economico-financiară, a contabilității, a regulamentului de organizare și funcționare, a contractului colectiv de muncă al S.C.PINOTI S.R.L.

Principalele atribuții ale acestui compartiment sunt următoarele:

organizarea și efectuarea controlului de fond la toate unitățile și filialele;

urmărește exigența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel deținute cu orice titlu;

urmărirea utilizării valorilor materiale de orice fel, declanșarea și casarea de bunuri;

controlul efectuării, numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților, în lei și în valută, de orice natură, inclusiv a salariilor și a reținerilor din acestea și a altor obligații față de salariați;

verificarea întocmirii și circulației documentelor primare, documentelor tehnic-operative și contabile;

efectuarea controlului prin aplicarea sancțiunilor disciplinare și contravenționale sau penale;

verificarea încasării la termen a contravalorii facturilor și calculelor majorărilor în cazul neplății la termen;

execută alte sarcini repartizate de directorul general pe parcursul activității desfășurate.

Compartimentul controlului financiar de gestiune are relații funcționale cu următoarele compartimente ale unității:

serviciul personal, învățământ, administrativ

asigură echipament de protecție;

organizează instruirea personalului.

oficiul juridic

reprezintă interesele unității în fața instanței judecătorești;

avizează legalitatea contractelor de furnizare a produselor realizate de unitate(infracțiuni și contravenții);

ia măsuri pentru respectarea dispozițiilor legale cu privire la apărarea și gospodărirea patrimoniului societății;

biroul comercial, marketing, export

organizează acțiunile de încheiere a contractelor de furnizare a produselor realizate de unitate.

serviciul investiții

urmărește executarea lucrărilor de investiții și încadrarea în sursele de finanțare;

elaborează propuneri de programe de dezvoltare și retehnologizare a instalațiilor și utilajelor de producție.

serviciul aprovizionare

realizează transportul, manipularea, recepția și depozitarea în siguranță a materialelor și a echipamentelor de producție;

realizează, fundamentează și centralizează necesarul de materiale, combustibil, piese de schimb, echipamente de lucru și protecție.

serviciul financiar

emite facturi, întocmește și urmărește încasarea contravalorii acestora.

compartimentul contabilitate

ține evidența operativă și contabilă a plăților și încasărilor contravalorii facturilor, inventarierea lunară a facturilor neîncasate existente în gestiunea casierie;

ține evidența obligațiilor unității față de unitățile bancare, terți și stabilește instrumentele de decontare față de aceștia.

Diagrama relațiilor compartimentului control financiar de gestiune cu celelalte compartimente ale unității(cele prezentate anterior) se prezintă astfel:

Fig. 3.1.5.1.Diagrama de relații a compartimentului control financiar de gestiune cu celelalte compartimente.

3.2. PROCEDURILE ȘI TEHNICILE DE VERIFICARE A OBIECTIVELOR DE CONTROL FINANCIAR DE GESTIUNE

Cunoașterea, stăpânirea și aplicarea cu discernământ și suplețe, în raport cu obiectivele controlului și situațiile din teren, a metodelor, tehnicilor și procedeelor de control, constituie una din premisele de bază, care asigură eficiență și finalitate în activitatea de control.

Experiența în activitatea de control, a dovedit, cât de important este ca organele de control să cunoască teoretic și să aplice selectiv, în practică, metodele, tehnicile și procedeele de control.

Pentru centralele, combinatele, grupurile de uzine, trusturile și marile întreprinderi la care controlul financiar preventiv se organizează, potrivit articolului 12 din Legea nr.5/1970, sub formă de servicii sau birouri, organele centrale ierarhic superioare, au acordul Ministerului Muncii, vor completa nomenclatoarele cu funcțiile, salariile și condițiile de studii și stadiu corespunzătoare. Organizarea serviciilor sau birourilor de control financiar preventiv se face în cadrul indicatorilor planului de muncă și salarii aprobat.

3.2.1. CONTROLUL TOTAL ȘI PRIN SONDAJ

Controlul poate fi exercitat total sau prin sondaj.

Controlul total cuprinde toate operațiile din cadrul obiectivelor stabilite și pe întreaga perioadă supusă controlului. De exemplu, în ceea ce privește respectarea disciplinei se are în vedere toate operațiile și documentele privind încasările și plățile pe perioada respectivă. Controlul total este cel mai cuprinzător și sigur.

Cu toate acestea, ca urmare a faptului că necesită un volum mare de muncă, nu se poate aplica întotdeauna, fiind posibil mai ales la unitățile mici. Din aceste motive, în anumite cazuri se utilizează controlul prin sondaj.

Controlul prin sondaj cercetează cele mai reprezentative documente și operațiuni care permit obținerea unor concluzii cu caracter generale asupra obiectivului urmărit. Sondajul este controlul selectiv care simplifică sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ și permite, astfel să se obțină economii autentice în ceea ce privește munca de control, esența controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operațiunilor și documentelor ce se controlează și care dau posibilitatea generalizării concluziilor și măsurilor ce se impun; rezultatele sondajelor determină extinderea controlului asupra tuturor operațiilor, ajungându-se astfel la controlul total. Controlul prin sondaj se referă atât la repere din cadrul gestiunilor de materiale a căror evidență analitică se ține cantitativ-valoric pe fiecare fel de material produs, etc., cât și la cele din cadrul cheltuielilor. La gestiunile a căror evidență se ține global-valoric reperele nu se pot controla prin sondaj. Reperele ce se controlează prin sondaj trebuie să fie cele mai reprezentative în gestiune.

Conform acestor principii, inventarierea, ca modalitate de control faptic, poate fi efectuată prin control sau prin sondaj, în funcție de natura elementelor controlate și de obiectivele urmărite. Inventarierea totală permite cunoașterea efectivă a realității și obținerea unor concluzii exacte, dar reclamă un timp îndelungat, efort substanțial și sistarea operațiilor de primire și eliberare a bunurilor. Inventarierea prin sondaj este mai operativă însă are o precizie mai scăzută. Inventarierea prin sondaj nu poate fi generalizată în mod absolut. De exemplu, ea nu poate fi folosită pentru controlul gestiunilor de mijloace bănești și al celor cu evidență global-valorică.

Controlul prin sondaj cuprinde numai o parte din operațiile și documentele dintr-un anumit sector. El se poate limita, însă, și la o parte din perioada de timp supusă controlului, eficiența sa crescând dacă se au în vedere operații în curs de efectuare la data respectivă, cum sunt plățile de salarii, transportul de produse, consumul efectiv al unor materiale, etc.

Modalitățile de control se întrepătrund în forme multiple și variante, cum sunt:

controlul simultan, cu sensuri diferite, adică cel care are loc concomitent cu execuția;

controlul progresiv, care este în același timp și simultan, cel care se exercită în cursul executării lucrărilor și pe măsura desăvârșirii lor;

controlul plenar, atunci când constituie un ansamblu de măsuri legate între ele cu scopul de a se obține certitudinea că justificarea operațiilor este exactă și completă;

controlul continuu sau permanent este cel care nu prezintă întreruperi în durata sau în intensitatea sa și cuprinde toate actele și bunurile care constituie obiectul său;

controlul periodic este cel organizat la intervale regulate și cuprinde totalitatea obiectivului sau a faptelor de controlat;

controlul direct este un control simultan și se aplică obiectivului ce se controlează în timpul executării activității respective;

controlul execuției și controlul de conducere. Pe de o parte, conducerea include și controlul execuției, iar pe de altă parte, există numai de execuție rezervate nivelurilor superioare ale conducerii unității. De regulă, deosebirea dintre lucrările de execuție și munca de conducere este necesară în vederea organizării și repartizării sarcinilor, inclusiv cele de control și în acest mod se ușurează stabilirea unei ierarhii pe linia lucrărilor de control, pentru a se ajunge, de fapt, la situația ca însuși controlul să fie controlat.

3.2.2. CONTROLUL DOCUMENTAR

Controlul documentar contabil este procedeul de stabilire a realității, legalității și eficienței operațiilor și activității economice și financiare, prin examinarea documentelor primare și centralizate a înregistrărilor în evidența tehnic-operativă și contabilă, a situațiilor contabile și bilanțurilor.

Controlul documentar contabil se utilizează cu caracter preventiv și concomitent, integrat organic sistemului de organizare și conducere a evidenței tehnico-operative și contabile, ca de exemplu documentele care se primesc la contabilitate pentru înregistrare, al lucrărilor de întocmire a situațiilor contabile și bilanțului, al exactității preluării și prelucrării datelor, în condițiile utilizării calculatorului electronic pentru efectuarea lucrărilor de calcul și evidență.

Controlul documentar contabil se exercită printr-o serie de modalități sau tehnici, care se utilizează selectiv și combinat, în funcție de situația concretă, de necesitățile aprecierii cu mai multă ușurință și în mod obiectiv, pe baza sistemului de informare existent, a modului de gestionare a patrimoniului, în general a activității economice și financiare controlate, sunt următoarele:

controlul cronologic se exercită în ordinea întocmirii, înregistrării și îndosarierii documentelor;

controlul invers cronologic se exercită de la sfârșit spre începutul perioadei controlate;

controlul sistem sau pe probleme se procedează la gruparea documentelor pe probleme și apoi la controlul lor în ordine cronologică;

controlul reciproc constă în cercetarea și informarea la aceiași unitate a unor documente sau evidențe cu cont identic, însă diferite ca formă;

controlul încrucișat constă în cercetarea și confruntarea tuturor exemplarelor unui document existent la unitatea controlată;

investigația reprezintă modalitatea prin care organul de control obține informații din partea personalului a cărui activitate se controlează;

analiza și studiul general se utilizează pentru a obține argumentele justificative ale controlului. Aceasta e utilă pentru controlul contabilității;

comparația de control constă în examinarea comparativă a diferitelor solduri din înregistrări greșite sau neobișnuite sau pentru care sunt necesare informații;

calculul de control presupune reproducerea muncii îndeplinite de contabilitate;

examenul critic implică examinarea actelor, documentelor și evidenței astfel încât să se atenționeze problemele mai importante;

analiza contabilă. Înainte de înregistrarea în conturi, orice operație economică și financiară este supusă unei analize contabile.

Balanța analitică de control. Elementele de activ și de pasiv se reflectă în contabilitate atât în cont cât și în părțile lor componente, cu ajutorul conturilor sintetice și celor analitice. Balanța analitică de control se întocmește pentru fiecare cont sintetic , desfășurat pe conturi analitice, pe baza datelor preluate din conturile analitice înainte de a se întocmi balanța sintetică de control contabil.

Controlul documentar contabil în condițiile prelucrării electronice a datelor are în vedere ca atât programul prelucrării datelor cât și introducerea datelor să fie complete și corecte.

Sunt situații în care este necesară o adâncire a cunoașterii obiectivului controlat. Controlul își bazează concluziile pe acte, documente și evidențe care sunt întocmite cu respectarea normelor legale și conțin date reale.

Pentru a se constata abateri și lipsuri și a argumente concluziile în legătură cu fapte neînregistrate sau înregistrate eronat în documente și evidențe se folosesc modalități (tehnici) specifice de control, cum sunt:

reconstituirea cantitativă a unor evidențe global valorice pe baza inventarelor și actelor de gestiune, când pentru ieșirea mărfurilor se folosește bonul de vânzare.

comparația de control privind stabilirea stocurilor( soldurilor) maxime posibile la inventarul final. Stocul maxim posibil = stocul la inventarul inițial + intrări de mărfuri pe bază de documente – ieșiri de mărfuri pe bază de documente. Din această comparație de control rezultă trei situații:

stocul maxim posibil este mai mare decât stocul de la ultimul inventar;

stocul maxim posibil este mai mic decât stocul de la ultimul inventar;

stocul maxim posibil este egal cu stocul de la ultimul inventar.

c. corelarea intrărilor de materiale, produse sau mărfuri, în funcție de consum, eliberări sau vânzări. Această modalitate de control se utilizează la:

gestiunile cu evidență global valorică, unde desfacerea mărfurilor se face pe baza bonurilor de vânzare;

gestiunile cu evidență global valorică, cu plata direct la vânzător, fără bon de vânzare.

d. compararea de numerar din vânzări cu vânzările posibile în anumite perioade, pentru a se depista eventualele depuneri în contul unor lipsuri în gestiune din perioada anterioare;

e. corelarea actelor contabile pentru stabilirea realității unui fapt economic, cu alte fapte de influență reciprocă;

f. controlul intergestionar.

3.2.3. CONTROLUL FAPTIC

Controlul faptic este procedeul de stabilire reală a existenței și mișcării mijloacelor materiale și bănești și a desfășurării activității economice și financiare. Controlul faptic se exercită la locul de existență a mijloacelor materiale și bănești și are ca obiectiv determinarea exactă a cantităților și valorilor existente, a stării în care se găsesc, a stadiului și modului de prelucrare a respectării legalității în utilizarea lor.

Principalele modalități sau tehnici de control faptic sunt: inventarierea, expertiza tehnică și analiza de laborator, observarea directă, inspecția fizică, etc.

Inventarierea, ca modalitate principală de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existenței cantitative și calitative a elementelor de activ și pasiv ale unei unități gestionare, precum și a modului de executare a sarcinilor de către gestionari. Inventarierea este o modalitate de control scriptic al contabilității. Contabilitatea se caracterizează prin realitatea și exactitatea faptelor.

Față de regula generală a valorificării rezultatului inventarierii se admit următoarele:

Pentru gestiunile unde contabilitatea a condusă cantitativ-valoric, este posibil ca la inventariere, la unele sortimente ale aceluiași produs sau produse asemănătoare, la care există riscul de confundare să apară plusuri iar la altele minusuri;

atât în gestiunile unde contabilitatea analitică este condusă cantitativ-valoric, cât și în gestiunile unde contabilitatea este condusă valoric pot să apară lipsuri generate de acțiunea factorilor fizici și chimici, urmare a manipulării, depozitării sau însilozării.

Observația directă este folosită pentru stabilirea unor situații faptice care nu rezultă din documente. Observația desemnează necesitatea organului de control de a merge la fața locului pentru a constata modul în care personalul controlat își îndeplinește obligațiile de serviciu.

Inscripția fizică constă în examinarea activelor și a altor surse. Este o probă sigură pentru constatarea existenței unui anumit post de activ a imobilizărilor sau a actelor justificative înregistrate în evidență. De exemplu controlul banilor în casierie, a listelor de inventariere, etc.

Controlul faptic se întregește cu cel documentar. În acest fel, prin control se stabilește atât modul de gestionare a mijloacelor materiale, cât și calitatea informațiilor cu privire la activitatea controlată.

3.2.4. EFECTUAREA ÎN NUMERAR SAU PRIN CONT A ÎNCASĂRILOR ȘI PLĂȚILOR ÎN LEI SAU ÎN VALUTĂ

Obiectivele care se urmăresc sunt următoarele:

executarea încasărilor și plăților în numerar care presupune:

verificarea prin sondaj a actelor de casă și bancă;

concordanța dintre soldurile de casă și bancă cu cele rezultate din extrasele de la contabilitate;

legalitatea, realitatea, necesitatea și economicitatea plăților efectuate în numerar sau prin cont pentru cumpărări de bunuri, prestări de servicii și alte cheltuieli;

legalitatea plăților pentru lucrările de reparații capitale și curente executate de terți.

decontările de cheltuieli pentru deplasări în interesul serviciului care presupune verificarea:

în numerar:

este oportună și necesară deplasarea;

există plafon aprobat;

au fost justificate avansurile primite anterior;

există vizele impuse de actele normative în vigoare;

încadrarea în timpul necesar pentru îndeplinirea condiției de a primi diurnă de deplasare.

la plățile prin cont:

dacă au la bază contracte sau vânzări;

dacă sunt legale, necesare, oportune și economicoase;

dacă s-au respectat prețurile și tarifele legale.

existența și realitatea extraselor de cont, concordanța soldurilor și a rulajelor cu datele evidenței contabile și cu documentele care au stat la baza înregistrărilor în evidență și se verifică dacă:

există toate extrasele de cont;

operațiunile au la bază acte legale;

soldurile din extrasele de cont concordă cu cele din evidența contabilă a unității controlate;

există concordanțe și la rulaje;

justificarea legală și necesitatea cheltuielilor și plăților în valută, efectuarea lor în limita aprobată sau a bonurilor, realitatea operațiilor efectuate în legătură cu aceasta și se verifică:

dacă cumpărările de mărfuri și prestările de servicii, cheltuielile de deplasare în străinătate, cele de reclamă și propagandă, pentru participarea la târguri și expoziții, etc., dacă s-au efectuat cu respectarea dispozițiilor legale și în limita fondurilor aprobate sau baremurilor;

legalitatea drepturilor de salarii și alte drepturi:

plățile de salarii, sporuri, ore suplimentare și indemnizații;

plăți diferite ajutoare materiale;

plata drepturilor de indemnizații și concedii, prime de vacanță;

plata concediilor medicale;

calculul de 5% pentru pensia suplimentară și 1% pentru ajutorul de șomaj;

respectarea prevederilor din contractul colectiv de muncă privitor la încadrarea și menținerea în funcție a salariaților;

executarea calcului și a viramentelor prevăzute pentru pensia suplimentară, a C.A.S.S. și a C.A.S.;

realitatea și exactitatea calcului impozitului reținut și virarea acestuia;

verificarea exactității soldului contului 421 în corelație cu balanța lunară de verificare.

angajarea gestionarilor, în cadrul căruia se verifică:

condițiile de angajare(vârstă, studii, antecedente penale, dovada de eventualele pagube de la ultimul loc de muncă, evidența situației cazierului judiciar);

constituirea garanțiilor în numerar și suplimentare.

Exemplificare:

Din verificarea prin sondaj efectuată asupra situației celor cu răspundere gestionară, au fost constatate următoarele:

un număr de 6 persoane cu răspundere gestionară nu certificate de cazier judiciar;

nu toate contractele de garanție în numerar sunt semnate de compartimentul juridic;

evidența gestionarilor în numerar constituite se ține în contul 8021 având un sold la 30.04.2002 de 160.192.070 lei, care nu corespunde cu extrasul de cont.

3.2.5. ÎNTOCMIREA ȘI CIRCULAȚIA DOCUMENTELOR PRIMARE TEHNIC-OPERATIVE ȘI CONTABILE

Obiectivele urmărite sunt următoarele:

întocmirea și circulația documentelor de evidență primară vizează:

verificarea întocmirii documentelor primare pentru toate operațiunile din capitolele anterioare;

legalitatea semnăturilor aplicate pe documentele primare, tehnic-operative și contabile;

completarea corectă a formularelor tipizate cu datele legale de întocmire;

respectarea prevederilor legale de evidență, păstrare și utilizare a formularelor cu regim special la nivel de unitate.

conducerea corectă a evidenței tehnic-operative la locurile de depozitare și pe naturi de mijloace materiale, care presupune:

concordanța între actele care atestă intrarea de materiale în unitate cu facturi, avize de însoțire a mărfii, etc.; prin identificarea exactă a denumirii sortului, reperului, cantității, calității, prețurilor din factură cu temeiurile legale, operații matematice, etc.,pe locuri de depozitare și naturi de mijloace materiale;

completarea datelor de către gestionari pe documentele primare și predarea acestora la compartimentul contabilitate în vederea prelucrării automate.

conducerea clară și exactă a evidenței contabile, având în vedere:

reflectarea în expresie bănească a patrimoniului prin înregistrarea corectă și la timp a tuturor operațiunilor economice și financiare;

înregistrarea în evidența contabilă doar a documentelor legale, întocmite și cu exercitarea în prealabil a controlului financiar preventiv, cu respectarea succesiunii documentelor;

realitatea datelor din conturile din afara bilanțului.

Referitor la obiectivele acestui capitol, la întocmirea și circulația documentelor primare, tehnic-operative, contabile, la controlul documentelor se procedează astfel:

la verificarea autenticității documentelor se urmărește:

dacă se utilizează numai documente tipizate;

justețea întocmirii și completării cu elemente corespunzătoare;

existența semnăturilor originale ale persoanelor în drept.

la controlul exactității datelor se verifică:

dacă ceea ce este consemnat în documente coincide cu alte documente care au legătură cu operațiunea în cauză;

corectitudinea calculelor;

legalitatea prețurilor și tarifelor în documente.

la controlul legalității documentelor se procedează astfel:

confruntarea conținutului documentelor cu prevederile legale în vigoare privind disciplina financiară și existența concordanței între acestea;

dacă plățile prevăzute în dispozițiile de plată, registrul de casă, etc., sunt conforme normelor financiare.

la controlul efectuării corecte a calculelor:

controlul aritmetic al documentelor și operațiunilor consemnate;

corecta stabilire a totalurilor și reporturilor;

existența erorilor care pot denatura conținutul operațiilor economice și financiare.

la controlul operațiilor economico-financiare:

dacă operațiile și evidențele au la bază documente just întocmite în momentul efectuării lor.

la controlul necesității:

operațiilor controlate li se verifică gradul de utilitate a consumului sau cheltuielilor respective în scopul înlăturării risipei, cheltuielilor inutile.

la controlul oportunității se verifică dacă momentul ales, locul și data pentru executarea consumului sau cheltuielii sunt cele mai corespunzătoare din punct de vedere economic și pentru buna desfășurare a activităților sectorului de activitate pentru care s-au efectuat.

la controlul eficienței se urmărește dacă operația în cauză este necesară ca situația de evaluare să fie exactă, corectă, reală, legală și completă.

pentru controlul concordanței dintre datele unui cont sintetic și același din conturile sale analitice se utilizează balanța analitică de control care cuprinde:

soldul inițial al contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor mișcărilor debitoare ale conturilor analitice;

totalul mișcărilor debitoare ale contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor finale ale conturilor analitice.

mișcările creditoare și soldul final al contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor finale ale conturilor analitice.

3.2.6. EXACTITATEA INDICATORILOR BILANȚULUI.

Exactitatea indicatorilor bilanțului se verifică prin:

reflectarea completă și exactă în conturi a tuturor veniturilor și cheltuielilor care se referă la perioada la care se întocmește bilanțul;

respectarea regulilor de evaluare a elementelor cuprinse în bilanț;

confruntarea datelor din contabilitate cu realitatea, prin inventariere, care constituie o premisă obligatorie a exactității datelor contabile și a bilanțului

Exemplificare:

Din controlul prin sondaj a modului de evidențiere și gestionare a bunurilor pe trimestrul III 2001 s-a constatat că unele bunuri de natura obiectelor de inventar au fost recepționate, înregistrate și apoi date în consum ca materiale consumabile. În urma extinderii verificării a reieșit faptul că în perioada 01.01-30.09.2001 un număr de 9 astfel de obiecte, în valoare de 955590 lei nu erau înregistrate în contul obiectelor de inventar.

în timpul controlului obiectele de inventar au fost evidențiate în contul 321 „obiecte de inventar” în valoare de 955590 lei.

a)Exercitarea controlului financiar preventiv.

La acest obiectiv se urmărește dacă controlul financiar preventiv este exercitat de către persoanele împuternicite asupra operațiunilor legal impuse având în prealabil certificările compartimentelor de resort.

b) Verificarea activității de control financiar de gestiune.

Exemplificare:

Din verificarea activității revizorului contabil principal Iorga Sorin, care exercită controlul financiar intern de gestiune, s-a constatat că acesta s-a desfășurat corect și legal.

3.2.7. EXECUȚIA BUGETULUI DE VENITURI ȘI CHELTUIELI.

Modelul bugetului de venituri și cheltuieli al unității a fost elaborat în temeiul prevederilor Legii nr.15/1990 și al Normelor Metodologice nr.181061/1995 ale Ministerului Finanțelor, potrivit cărora „unitatea întocmește anual bugetul de venituri și cheltuieli, bilanț contabil și cont de profit și pierdere, după modelele stabilite de Ministerul Finanțelor.”

În cadrul acestui obiectiv sunt urmărite următoarele:

fundamentarea bugetului de venituri și cheltuieli și defalcarea acestuia pe secții, cu privire la:

cantitatea de produse realizate și livrată;

norma de consum specific de combustibil;

cantitățile de materie primă necesare pentru realizarea producției.

În cadrul bugetului, veniturile sunt defalcate astfel:

venituri din produsele vândute;

alte venituri;

venituri financiare;

venituri excepționale.

Cheltuielile pe elemente se prezintă astfel:

cheltuieli cu reparații curente și capitale, cu încadrare în plafoanele repartizate;

cheltuieli financiare;

cheltuieli de reclamă și protocol;

cheltuieli de amortizare;

cheltuieli cu personalul;

cheltuieli materiale.

Exemplificare:

Din verificările modului în care unitatea a respectat prevederile B.V.C. pe 10 luni, an 2001 s-a constat că unitatea a respectat prevederile bugetare, iar depășirile la capitolul cheltuieli cu 23” se datorează depășirii veniturilor cu 20% astfel încât unitatea a realizat o activitate profitabilă.

verificarea modului de contractare în cadrul căreia se verifică un anumit număr de contracte.

3.3. CONTROLUL FINANCIAR INTERN DE GESTIUNE EFECTUAT LA S.C.PINOTI S.R.L.

Activitatea organului de control financiar intern de gestiune se desfășoară pe baza programului semestrial și anual de activitate, întocmit de compartimentul control financiar intern de gestiune, aprobat de directorul general al unității. Administrativ, revizorii sunt coordonați de directorul general al unității.

Programul de activitate se întocmește pe baza Ordinului M.F. nr.3161/27.05.1991. În programul de activitate sunt consemnate denumirea secțiilor ce urmează a fi controlate cu numărul de gestiuni, perioada supusă controlului și cea stabilită pentru efectuarea controlului, ca și organele care efectuează controlul.

Urmărirea realizării programului semestrial se face de șeful compartimentului de control financiar intern de gestiune, care va organiza în acest sens o evidență simplă a actelor de control încheiate, a altor acțiuni efectuate în afara programului aprobat, precum și a principalelor rezultate obținute(plusuri de gestiune, pagube constatate, sancțiuni aplicate, etc.). În baza rezultatelor controalelor efectuate, șeful compartimentului de control financiar intern de gestiune, periodic, va sesiza organul de conducere pentru îmbunătățirea activității de gestiune a patrimoniului. La finele fiecărui semestru se întocmește un raport cu rezultatele obținute, transmițându-se apoi spre centralizare.

Pe parcursul efectuării verificării gestiunilor din cadrul secțiilor, se întocmesc acte de verificare: note de constatare, procese verbale de verificare, liste de inventariere a gestiunii mijloacelor materiale, mijloace fixe, procese verbale de constatare pentru activitatea celor care lucrează în secțiile respective, stabilind eventualele abateri pozitive sau negative.

Cu ocazia verificărilor, constatările sunt consemnate în acte de control bilaterale(procese verbale sau note de constatare) pe baza propriilor verificări, indicând prevederile legale încălcate și stabilirea exactă a consecințelor economice, financiare, patrimoniale, persoanele vinovate pentru nerespectarea dispozițiilor legale, menționând și numele persoanelor răspunzătoare precum și măsurile luate în timpul controlului și cele stabilite a se lua în continuare. Persoanele vinovate de abaterile constatate vor fi ascultate cu privire la faptele reținute în sarcina lor(note explicative scrise) și li se vor verifica apărările formulate. Pentru stabilirea responsabilităților se întocmesc note explicative, consemnând faptele săvârșite, actele normative nerespectate sau încălcate.

Șeful compartimentului de control financiar intern de gestiune, pe baza actelor de control întocmite, prezintă conducerii unității în care funcționează concluziile controlului efectuat împreună cu măsurile ce se propun a fi luate în continuare în vederea înlăturării abaterilor și tragerii la răspundere a celor care au săvârșit neregulile, au produs pagube sau au comis infracțiuni. Conducătorii secțiilor au obligația ca în cadrul termenelor legale, să ia măsuri pentru aplicarea integrală și la timp a măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor. Neluarea măsurilor angajează propria răspundere a conducătorului unității.

Măsurile se iau în cel mult 30 de zile de la data înregistrării actului de control, dacă prin dispozițiile legale nu sunt fixate alte termene.

Activitatea de verificare atât în cadrul unității cât și în cadrul relațiilor se efectuează pe baza cadrului analitic, în care sunt prezentate obiectivele supuse controlului de gestiune, pe cele cinci paragrafe.

3.4. FINALIZAREA OPERAȚIUNILOR DE CONTROL FINANCIAR

Finalizarea operațiunii de control financiar intern de gestiune presupune:

întocmirea actelor de control;

verificarea constatărilor și propunerilor revizorului.

3.4.1. ÎNTOCMIREA ACTELOR DE CONTROL

Organele de control financiar intern de gestiune întocmesc de regulă, următoarele documente:

proces-verbal;

proces-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor;

notă de constatare;

notă de prezentare( după O.M.F. nr.316/1991).

Înainte de a fi înscrise în procesul-verbal de control, se recomandă ca abaterile, deficiențele să fie grupate după caracteristicile și natura problemelor controlate. Această grupare dă posibilitatea organelor de control să selecteze deficiențele constatate și să sistematizeze materialul cules, astfel încât, prezentarea lor în procesul-verbal de control să dea o imagine completă asupra activității economice a unității controlate.

Constatările ce se înscriu în procesul-verbal(anexa nr.5) trebuie să aibă la bază documente expuse clar și precis, eliminându-se orice elemente și descrieri personale, inutile și neconcludente. Neregulile constatate se consemnează în procesul-verbal cu precizarea concretă a actelor normative încălcate și cu determinarea exactă a influențelor financiare, bugetare și gestionare nefavorabile.

Pentru fiecare abatere înscrisă în procesul-verbal se vor nominaliza persoanele și firmele acestora care nu au respectat prevederile legale. Se vor înscrie la fiecare abatere constatată măsurile luate operativ în timpul controlului, cu mențiunea documentelor pe baza cărora s-a materializat, sau măsurile ce urmează a fi luate în continuare, cu indicarea termenului de comunicare la direcția generală a controlului financiar de stat. Procesul-verbal se semnează de către organele de control și de conducerile agenților economici controlați. Procesul-verbal în care sunt consemnate fapte ce atrag răspunderea penală se semnează obligatoriu și de persoanele direct răspunzătoare. Acesta se întocmește de regulă în trei exemplare, din care un exemplar este destinat unității controlate, iar celelalte două exemplare sunt preluate de către organul de control. Prin semnarea procesului-verbal se recunoaște că toate actele și documentele puse la dispoziția organului de control au fost restituite unității verificate.

La procesul-verbal se anexează situații, tabele, documente și acte, note explicative ce sunt necesare susținerii constatărilor.

Notele explicative (anexa nr.4) se iau în toate cazurile de la persoanele direct răspunzătoare de abaterile constatate și consemnate în procesul-verbal și care nu pot fi trase la răspundere în sarcina acestora, precum și de la alte persoane pentru clarificarea cauzelor și împrejurărilor care au condus la nerespectarea prevederilor actelor normative. Notele explicative se pot lua în orice etapă a controlului, astfel încât organele de control să fie în măsură să pună întrebări precise și să combate eventualele răspunsuri necorespunzătoare. Organele de control vor analiza răspunsurile primite și în funcție de concluzii vor înscrie constatarea în procesul-verbal.

În cazul controlului prin inventariere a unor gestiuni, la procesele-verbale se vor anexa declarațiile date de gestionari, înainte de începerea inventarierii, liste de inventariere,a plusurilor și a lipsurilor constatate după caz, și explicația gestionarilor asupra cauzelor care le-au determinat.

procesul-verbal de constatare a contravențiilor se încheie în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare potrivit cărora organele de control ale M.F. sunt organe constatatoare.

Notele de constatare (anexa nr.3) se întocmesc atunci când în cursul controlului se fac constatări a căror reconstituire ulterioară nu este întotdeauna posibilă sau nu pot fi dovedite.

Nota de prezentare reprezintă un raport general al organului de control cu concluzii și propuneri referitoare la abaterile constatate, care se anexează la actele de control încheiate.

3.4.2. VALORIFICAREA CONSTATĂRILOR ȘI PROPUNERILOR REVIZORULUI

Pe baza actelor de control întocmite, șeful compartimentului de control financiar intern de gestiune prezintă conducerii unității în care funcționează concluziile controlului efectuat împreună cu măsurile ce se propun a fi luate în contabilitate în vederea înlăturării abaterilor și tragerii la răspundere a celor care au săvârșit neregulile.

În cadrul competențelor și termenelor legale conducătorii unităților iau măsuri pentru aplicarea integrală a măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor și înaintarea către procuratură a actelor cuprinzând fapte penale.

Dacă conducerea unității nu ia măsurile necesare, șeful compartimentului de control financiar intern de gestiune sesizează, în scris, consiliul de administrație al unității în care funcționează, măsurile în caz privitoare la recuperarea pagubelor și direcția controlului financiar de stat care în funcție de situația concretă dispune măsurile ce se impun.

Concomitent revizorii de gestiune vor îndruma angajații controlați, în problemele de specialitate care fac obiectul verificării, cu scopul de a-i sprijini în înțelegerea și aplicarea corectă a dispozițiilor legale.

Revizorii de gestiune trebuie să sesizeze, în scris imediat – prin șeful compartimentului de care aparține conducerea unității verificate, atunci când au făcut constatări care necesită măsuri imediate sau deosebit de importante ce depășesc competențele angajaților a căror activitate o verifică sau pe care acesta întârzie să le ia.

Sesizarea trebuie să fie însoțită de propuneri concrete cu privire la măsurile ce ar trebui să fie luate de către cei în drept.

3.5. VALORIFICAREA CONSTATĂRILOR ȘI PROPUNERILOR REVIZORILOR

3.5.1. EFICIENȚA CONTROLULUI DE GESTIUNE

Eficiența controlului intern de gestiune este determinată în primul rând de competența celor numiți să efectueze această activitate. Competența profesională este eficientă în activitatea de control numai dacă este determinată de prevenirea și remedierea abaterilor, deficiențelor și pagubelor, asigurarea ordinei și disciplinei și responsabilității în utilizarea resurselor materiale și financiare, scop în care activitatea de control trebuie să se bazeze pe constatări temeinice și reale să se caracterizeze prin fermitate, exigență și corectitudine și să se exercite pe principii și reguli riguros fundamentate.

Controlul nu trebuie să se limiteze numai la constituirea lipsurilor și deficiențelor, ci trebuie urmat obligatoriu de remediile neajunsurilor constatate, precum și prevenirea repetării lor. În acest scop controlul intern, trebuie să acționeze pe timpul desfășurării lui și să aibă în vedere următoarele:

dispoziția și păstrarea bunurilor în condiții corespunzătoare;

întocmirea corectă și la timp a documentelor la locurile de repartiție și producție;

corectarea erorilor din evidența tehnic-operativă și contabilă;

înregistrarea lipsurilor în gestiune;

recuperarea pagubelor.

Totodată pe baza constatărilor și propunerilor organului de control, conducerea unităților și a organului care a dispus controlul, stabilesc măsurile ce se iau în continuare pentru:

înlăturarea și prevenirea abaterilor;

aplicarea sancțiunilor disciplinare;

stabilirea răspunderii materiale;

înaintarea la procuratură a actelor încheiate de organul de control în cazul constatării de fapte penale;

plusurile realizate au fost repartizate pentru acoperirea datoriilor.

CAPITOLUL IV

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Lucrarea elaborată a vizat problematica organizării și exercitării controlului financiar intern de gestiune la S.C.PINOTI S.R.L.

Lucrarea a fost structurată pe trei capitole, fiecare capitol prezentând unele considerații de ordin teoretic, metodologic și tehnic asupra problemelor abordate.

Astfel, în Capitolul I se tratează din punct de vedere teoretic controlul financiar, analizând organizarea, obiectul, metodologia și instrumentele controlului financiar.

Organizarea nu are limite, mergând până la cele mai mici amănunte, fiecare fiind binevenită în desfășurarea activității. O bună și temeinică organizare, constituie baza oricărei activități și suportul real, în obținerea rezultatelor profitabile urmărite.

Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficiențele pentru a le remedia și de a le evita în viitor.

Metodologia de control utilizează atât căi și metode proprii de exercitare, cercetare și acțiune, cât și instrumente metodologice ale altor discipline științifice.

În general controlul financiar utilizează ca instrumente generale: contabilitatea, statistica și informatica.

În Capitolul II „Organizarea controlului financiar propriu la S.C.PINOTI S.R.L. are următoarele forme:

controlul financiar preventiv;

controlul financiar ierarhic operativ-curent;

controlul financiar de gestiune.

Controlul financiar preventiv prin conținutul său și momentul executării, asigură oprirea de la efectuare a tuturor operațiilor economice sau financiare care nu sunt legale, reale, economice, oportune și necesare cu scopul de a preîntâmpina încălcarea dispozițiilor legale, imobilizarea fondurilor și păgubirea avutului public și privat.

Controlul financiar preventiv se exercită pe baza normelor metodologice elaborate de Ministerul Finanțelor și pe baza legii privind organizarea controlului financiar și a Gărzii Financiare.

Controlului financiar intern de gestiune îi revin o serie de sarcini specifice determinate însuși de poziția față de momentul desfășurării activității pe care o supune controlului:

asigurarea respectării actelor normative;

verificarea modului de organizare, funcționare și exercitare a controlului financiar, etc.

Controlul financiar intern de gestiune funcționează în compartiment distinct în subordinea directă a directorului general în cazul regiilor autonome și societăților comerciale.

Controlul financiar ierarhic operativ-curent se exercită la fața locului pe teren, prin compararea modului de îndeplinire a sarcinilor și rezultatelor obținute pe locuri de muncă, compartimente sau în diferite activități cu prevederile stabilite prin norme.

În Capitolul III „Efectuarea controlului financiar intern de gestiune la S.C.PINOTI S.R.L. , care reprezintă practic și titlul temei, se prezintă în prima parte unele date generale privind societatea respectivă, cuprinzând scurt istoric, modul de organizare și funcționare, structura organizatorică și funcționarea compartimentului Control financiar intern de gestiune.

Din acest capitol, reiese faptul că S.C.PINOTI S.R.L. aparține ramurii industriei textile, este specializată în comercializarea cu ridicata al produselor textile, comerțul cu amănuntul al produselor textile, comerțul cu amănuntul prin standuri și piețe. Societatea a fost înființată în anul 1991 și a parcurs mai multe etape de modernizare.

ANEXA NR.1

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A S.C.PINOTI S.R.L.

LA 31.12.2001

ANEXA NR.2

STRUCTURA DIVIZIONALĂ A S.C.PINOTI S.R.L.

LA 31.12.2001

ANEXA NR.3

S.C.PINOTI S.R.L.

TIMIȘOARA SE APROBĂ

DIRECTOR GENERAL

NOTĂ DE CONSTATARE

încheiată la 21.08.2001

Subsemnații: D-l Olteanu Florian – director general, d-l Brașoavă Dan – revizor contabil principal, D-na Stănescu Elisabeta – din cadrul biroului S.P.I. și d-l Cernițoiu Sorin – președinte sindicat am procedat la verificarea celor semnalate în referatul nr.6564/21.08.2001(anexa nr.3.1).

Referatul a fost întocmit de șeful de divizie,care a propus (și s-a aprobat) sancționarea dl. Bogdan Nicolae – maistru, cu diminuarea salariului pe o lună cu 10%, pentru părăsirea locului de muncă. Totodată în ziua de 28.07.2001 dl. Bogdan Nicolae a fost pontat cu 4 ore de șeful de secție.

Din nota explicativă(anexa nr.4) la referatul nr. 6398/08.2001 nu se poate preciza cu certitudine cât a lipsit acesta din interiorul centralei termice(o oră sau circa 15 minute). Mai mult dl. Antonescu Marin, cel care i-a transmis dl. Bogdan Nicolae „dispoziția” șefului de divizie, să plece acasă că este pontat 4 ore, îl pontează în cadrul sectorului centrala termică cu 8 ore în ziua de 28.07.2001.

Dl. Bogdan Nicolae ținea loc de șef de tură, și la ora 15:00 în data de 28.07.2001 acesta întocmește procesul-verbal de predare-primire a serviciului între dânsul și Surlin Terente. „În puținul timp” cât a lipsit din interiorul centralei termice este puțin probabil că acesta a lipsit pentru alte probleme, eventual personale, și pot fi luate în considerare explicațiile date de acesta în Nota explicativă(anexa nr.4.1) prin care dl. Bogdan Nicolae – șef de tură, observase scăderea de presiune în cazane și căuta remedierea prin găsirea ifronului să pună deșeuri pe platformă și să vadă instalația de praf.Acesta a fost momentul când nu a fost găsit de șeful de divizie dl. Antonescu Marin care ținea locul de șef centrală termică, a greșit prin a transmite subalternului, respectiv dl. Bogdan Nicolae, care era șef de tură, că poate pleca acasă, că în data de 28.07.2001 este nemotivat. Totuși ca șef de centrală termică, acesta îl pontase cu 8 ore cu toate că, în bonul de lucru al lunii iulie dl. Bogdan Gheorghe îl pontează cu 4 ore. Punctul de vedere al comisiei este acela că salariatul Bogdan Nicolae și-a încălcat atribuțiunile de serviciu prevăzute în Regulamentul de organizare și funcționare a societății, respectiv a atribuțiunilor prevăzute în fișa postului. S-a încălcat prevederile Legii nr.10/1972 – Codul Muncii, art.130.

Față de cele prezentate mai sus propunem următoarele măsuri:

deoarece nu se justifică diminuarea nr. de ore 4 în ziua de 28.07.2001, acesta să fie plătit 8 ore (a se vedea pontajul ca șef de tură centrală termică, și proces-verbal de predare al serviciului, ora 15:00);

deoarece după „incident” dl. Bogdan Nicolae – șef tură (în acel moment), avea obligația să explice șefului de secție lipsa „momentană” din interiorul centralei termice, făcând abstracție de comunicarea șefului de centrală termică, Antonescu Marin, să plece acasă: să se transforme decizia de sancționare nr.6147/08.2001 cu diminuarea salariului de 10%, în 5% pe o lună.

Drept pentru care am încheiat prezenta Notă de constatare înregistrată la societate cu nr. 6564/21.08.2001.

COMISIA

Brașoavă Dan

Stănescu Ecaterina

Cernițoiu Sorin

ANEXA NR.3.1

SINDICATUL LIBER

S.C.PINOTI S.R.L.

Nr.39 din 10.08.2001

COMISIA: Stănescu Ecaterina

Brașoavă Dan

Cernițoiu Sorin

Referenți asupra cazului

CĂTRE,

CONDUCEREA S.C.PINOTI S.R.L.

Sindicatul liber S.C.PINOTI S.R.L. în urma sesizării dl. Bogdan Nicolae înregistrată la nr.38 din 09.08.2001, vă rugăm dispuneți formarea unei comisii care va analiza acest caz, în care să fie inclus și dl. Cernițoiu Sorin, lider de sindicat pentru a putea da răspunsul în termenul legal.

Vă mulțumim.

10.08.2001

ANEXA NR.4

NOTĂ EXPLICATIVĂ

Subsemnatul Antonescu Marin, având funcția de inginer în cadrul S.C.PINOTI S.R.L. ,domiciliat în Timișoara, str. Mihai Viteazul nr.25, jud. Timiș, buletin de identitate seria GF nr.58987, la solicitarea d-lui Brașoavă Dan, revizor contabil principal, dau următoarea notă explicativă:

Întrebarea nr.1: În legătură cu absența de la locul de muncă a d-lui Bogdan Nicolae vă rugăm să precizați dacă acesta a părăsit locul de muncă cu aprobarea șefului ierarhic sau din proprie inițiativă.

Răspuns nr.1: D-l a plecat acasă la cererea d-lui ing. șef Bogdan Gheorghe spunându-i că este nemotivat în ziua de 28.07.2001

Întrebarea nr. 2: De ce d-l Bogdan Nicolae nu a plecat acasă așa cum a fost înștiințat?

Răspuns nr.2: Pentru că eu i-am spus că dacă rămâne până la orele 15.00 îl pontez 8 ore.

Întrebarea nr.3: Dacă mai aveți ceva de adăugat la aspectul deficient constatat.

Răspuns nr.3: Nu.

Dată în fața noastră,

COMISIA: BRAȘOAVĂ DAN

Semnătura………………………………..31.07.2001

ANEXA NR.4.1

NOTĂ EXPLICATIVĂ

Subsemnatul Bogdan Nicolae, în funcția de maistru cu atribuțiuni de serviciu, de exploatare a stațiilor de pompare, în perioada 01-31 iulie, șef de tură la centrala termică.

La întrebările puse de dl. Dan Ionescu declar următoarele:

În data de 28.07.2001 ați părăsit locul de muncă și implicit unitatea, când nu ați fost găsit în incinta centralei termice?

R: În data de 28.07.2001 m-am deplasat la PAL pentru a anunța IFRONUL să vină la centrala termică pentru a pune deșeuri pe platformă pentru că, scăzuse presiunea pe cazan; după ce am anunțat IFRONUL m-am dus să văd ce se întâmplă la instalația de praf că nu mai venea. Această deplasare a durat circa 15 minute timp în care a venit la centrala termică șeful secției Bogdan Gheorghe, a întrebat de mine și a transmis să-mi spună că pot pleca acasă și că în ziua de 28 mă pune nemotivat. Eu nu puteam părăsi locul de muncă fiind șef de tură și am rămas până la orele 15.00 când dl. ing. Antonescu m-a pontat 8 ore.

Ce va transmis dl. ing. Antonescu la întoarcerea dvs. de la PAL.?

R: Dl. ing. Antonescu mi-a spus să plec acasă că sunt nemotivat, iar dacă nu-mi convine să iau legătura cu dl. ing. Bogdan Gheorghe. Eu nu am plecat acasă și nici nu m-am dus la dl. Bogdan Gheorghe, spunându-i domnului Antonescu că dacă vrea să vină dumnealui la centrala termică să-mi spună în față, nu prin altcineva.

Dacă mai aveți ceva de adăugat în completarea celor relatate?

R: Nu.

15.08.2001

ANEXA NR.5

S.C.PINOTI S.R.L.

TIMIȘOARA

PROCES-VERBAL

încheiat azi 26.01.2001

Subsemnatul Brașoavă Dan, revizor contabil principal la S.C.PINOTI S.R.L. , în perioada 15-26 ianuarie 2001, am procedat la verificarea gestiunii formularelor cu regim special, în prezența dl. Popescu Mircea – gestionar.

Perioada supusă controlului este de la 01.03.1999 – 31.01.2001

Existența, integritatea și paza bunurilor și valorilor de orice fel deținute cu orice titlu de către unitatea patrimonială:

s-a efectuat inventarierea(în totalitate) în data de 15.01.2001, a formularelor cu regim special, așa cum rezultă din lista de inventariere, neconstatându-se diferențe între stocurile faptice și cele scriptice ale gestiunii. Totodată s-a efectuat verificarea concordanței formularelor cu regim special constatate faptic, cu cele din evidența tehnic-operativă și contabilitate; supunându-se la control toate documentele de intrare și ieșire (NIR-uri și bonuri de consum) pentru perioada 01.11.1999 – 15.01.2001.

s-a constatat că notele de intrare-recepție(formulare) au fost incluse în evidența formularelor cu regim special, acestea făcând parte din evidența imprimatelor și rechizitelor. Au fost luate următoarele măsuri:

MĂSURI

Cu data de 01.02.2001 notele de intrare-recepție, vor face parte din evidența imprimatelor și rechizitelor.

Răspunde: Popescu Mircea – gestionar

Ionescu Vasile – șef serviciu contabilitate

Pentru a preîntâmpina deficiențe privind evidența tehnic-operativă și contabilă s-a transmis tuturor gestionarilor și contabililor, șefi de secție o notă de luare la cunoștință și intrare în legalitate.

Întocmirea și circulația documentelor primare, documentelor tehnico-operative și contabile:

s-a procedat la verificarea prin sondaj(01.11.1999 – 31.10.2000), a modului cum se evidențiază și folosesc formularele cu regim special, neconstatându-se deficiențe, astfel:

dacă evidența formularelor cu regim special se ține pe fișe de evidență tipărite în acest scop;

dacă s-a asigurat numerotarea și înscrierea formularelor pe toate exemplarele, prevăzute înainte de eliberare;

dacă carnetele au fost certificate;

dacă utilizarea acestor formulare se face în cadrul seriilor, în ordinea numerelor;

dacă numărul formularelor cu regim special scoase pentru consum, au fost folosite în totalitate scopului destinat.

Drept pentru care am întocmit prezentul proces-verbal, înregistrat la societate la nr.1263/26.01.2001.

Revizor contabil principal,

Dan Brașoavă

ANEXA NR.5.1

S.C.PINOTI S.R.L.

TIMIȘOARA

Dată în fața noastră

Comisia: Brașoavă Dan

DECLARAȚIE

Subsemnatul POPESCU MIRCEA, gestionar al magaziei nr.5 declar prin prezenta următoarele:

toate valorile materiale și bănești aflate în gestiunea subsemnatului se găsesc în încăperile(locurile) magaziei;

în momentul inventarierii, toate documentele privitoare la intrările și ieșirile de valori materiale și bănești sunt înscrise în evidența mea gestionară și au fost predate contabilității;

ultimele documente de intrare sunt:

NIR nr.3010 din 13.01.2001

ultimele documente de ieșire sunt:

AE nr.0413767 din 08.01.2001

NT nr.3001 din 08.01.2001

nu am(am) în gestiune valori materiale fără documente legale.

nu

am (nu am) cunoștință de existența unor plusuri în gestiune.

nu

nu am(am) eliberat nici un fel de valori materiale fără documentele legale.

nu

Drept pentru care am încheiat prezenta declarație dată la începutul inventarierii.

Data 15.01.2001 Gestionar,

Popescu Mircea

ANEXA NR.5.2

S.C.PINOTI S.R.L.

TIMIȘOARA

CĂTRE,

TOATE DIVIZIILE ȘI DEPOZITELE

Pentru a preîntâmpina deficiențele, privind evidența tehnic-operativă și contabilă gestiunile de mărfuri care implicit conduc la posibile situații de păgubire a patrimoniului unității, veți proceda la luarea următoarelor măsuri:

reactualizarea și transmiterea până la data de 01.02.2001 la depozitul central și la biroul contabilitate(un exemplar), tabelele cu specimenele de semnături a persoanei împuternicite de șefii de divizii și contabilul șef, de a ridica materiale necesare procesului de producție;

notele de intrare-recepție se vor include în evidența formularelor cu regim special, astfel acestea vor fi numerotate pe depozite de materii, materiale și produse finite, certificate de compartimente și biroul contabilitate, eliberarea din magazie a formularelor cu regim special de noi carnete, se va aproba după justificarea carnetelor folosite anterior în care magazionerul va avea în orice moment un carnet de note de intrare-recepție numerotate în continuarea celui eliberat anterior;

totodată, la fiecare divizie vor exista evidențe separat, acestea vor fi certificate și eliberate în funcție de modul lor de utilizare;

la recepționarea mărfurilor, vor participa toți membrii comisiei de recepție, stabiliți prin Decizia Directorului General al societății;

notele de predare-primire cu produsele finite, nu vor fi înregistrate în evidența tehnic-operativă și contabilă a gestiunilor dacă acestea nu sunt semnate de predător, primitor și CTC.

Director general

Revizor contabil principal

Olteanu Florian

Dan Brașoavă

ANEXA NR.6

S.C.PINOTI S.R.L.

PROCES VERBAL

de constatare și sancționare a contravențiilor

Încheiat în cadrul S.C.PINOTI S.R.L. , ziua 15, luna ianuarie, anul 2001, ora 09.00.

Subsemnatul Dan Brașoavă având funcția de revizor contabil principal, în urma controlului executat la S.C.PINOTI S.R.L. am constatat următoarele:

gestionarul Popescu Mircea în urma controlului rezultă că acesta a refuzat să prezinte la cererea organului de control documente justificative și a formularelor cu regim special necesare pentru stabilirea diferențelor între stocuri.

Fapta consemnată constituie contravenție și este sancționată cu amendă de la 500000 la 2000000 lei.

De săvârșirea abaterilor de mai sus se face răspunzător d-l Popescu Mircea, având ocupația de gestionar, domiciliat în str. Mihai Bravu nr.8, bl.18, scara A, ap.10, jud. Timiș, posesor al actului de identitate seria GA nr.360928, eliberat de Poliția Municipiului Timișoara.

Se amendează cu 1000000 lei .

Totodată contravenientului i-au fost confiscate următoarele bunuri: –

Cu drept de plângere în termen de 30 zile de la comunicarea prezentului proces verbal.

Prezentul proces verbal s-a încheiat în trei exemplare, din care câte un exemplar se comunică: contravenientului, organul care a instrumentat actul și secției financiare care a execută amenda.

Organ constatator Contravenient

Brașoavă Dan Popescu Mircea

Martor: numele și prenumele Cernițoiu Sorin domiciliat în Timișoara, str. Lalelelor, nr.5, jud. Timiș, buletin de identitate seria DG nr.258912, eliberat de Poliția Municipiului Timișoara, la data de 20 mai 1995.

Semnătura martorului

Cernițoiu Sorin

BIBLIOGRAFIE

1. I. Pereș, D. Popovici -CONTROL FINANCIAR ȘI EXPERTIZĂ CONTABILĂ, Ed. Mirton, 1996

2. I. Pereș, D. Popovici, – CONTROL ECONOMIC FINANCIAR, Ed. Mirton, Timișoara, 2000;

O. Bunget, C. Pereș

3. Radu Ciurilianu – CONTROLUL PROPRIU AL AGENTULUI ECONOMIC, Ed. Economică, 1996,

4. Gheorghe I. Enache – CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV, Ed. Științifică, București, 1971;

5. Ioan Florea, Radu – CONTROLUL ECONOMICO-FINANCIAR, CECCAR;

Florea

6. Ministerul Finanțelor – BULETINUL CONTROLULUI FINANCIAR 5-7, 1972,

Direcția Generală a

Controlului

7. Ministerul Finanțelor – CĂLĂUZA LUCRĂTORULUI DIN DOMENIUL C.F.I., București, 1993;

8. Gh. Țigău, dr. Iulian – C.F.,LEGISLAȚII COMENTARII, Ed. Lumina Lex, București, 1992;

Poenaru

9. *** – BULETIN ECONOMIC LEGISLATIV Nr.1/1994(Controlul activității economice);

10.*** – BULETIN ECONOMIC LEGISLATIV Nr.5/1996(Gestiunea financiară);

11.M.Ec.F. – NORME DE LUCRU PRIVIND APARATUL DE CONTROL FINANCIAR DE STAT, București;

12.*** – O.M.F. – 123/2001 Ordinul Ministerului Finanțelor Publice pentru aprobarea N.M. privind cadrul general al atribuțiilor și exercitării controlului financiar propriu, M.O. nr.79/2001;

13.*** – Legea nr. 15/1990 – privind reorganizarea unităților patrimoniale economice de stat, M.O. nr. 98/1990;

14.*** – Legea nr. 31/1990 – privind societățile comerciale, republicată în M.O. nr.33/1998;

15.*** – Legea nr.82/1991 – legea contabilității;

16.*** – H.G. nr.720/1991 – privind organizarea și funcționarea controlului propriu, M.O. nr.75/1992, republicată;

17.*** – Legea nr.30/1991 – privind organizarea controlului financiar de stat;

18.*** -O.M.F. nr.316/1991 – privind organizarea și efectuarea controlului financiar de stat