Controlul Financiar de Gestiune la S.c. Sephora S.a

Cap.I. ASPECTE GENERALE PRIVIND CONTROLUL FINANCIAR DE GESTIUNE

Definitia controlului financiar de gestiune

Controlul financiar de gestiune este un control ulterior care urmărește respectarea dispozițiilor legale cu privire la gestionarea si gospodărirea mijloacelor materiale si bănești pe baza documentelor înregistrate în evidența tehnico-operativă și contabilă.

1.2. Obiectivele controlului financiar de gestiune

Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale:

– respectarea normelor legale cu privire la existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel si deținute cu orice titlu;

– utilizarea valorilor materiale;

– efectuarea declansărilor și casărilor de bunuri;

– efectuarea prin numerar sau prin virament a încasărilor și plăților în lei sau în valută;

– întocmirea și circulația documentelor primare și de evidența contabilă.

1.3. Organizarea controlului financiar de gestiune

Controlul financiar de gestiune se exercită, de regulă, cel puțin o dată pe an, iar în gestiunile mici cel puțin o dată la doi ani. Acest control se efectuează în totalitate sau prin sondaj în raport cu volumul, valoare și natura bunurilor, tentațiile și posibilitățile de sustragere, condițiile de păstrare și gestionare, frecvența abaterilor constatate anterior.

În cadrul controlului prin sondaj, în aceasta acțiune sunt cuprinse un număr reprezentativ de repere și documente care să permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar, contabil si gestionar.

În cazul constatării de prejudicii, controlul se extinde asupra întregii perioade în care, legal, pot fi luate masuri de recuperare și de tragere la răspundere a persoanelor vinovate.

Activitățile controlului financiar de gestiune se defășoară pe baza programului anual de control întocmit de către șeful compartimentului și aprobat de consiliul de administrație. În programul de control sunt prevăzute pe unități de timp (luni, trimestru) gestiunile, și în cadrul acestora: activitățile ce urmează a se controla :

– perioada supusă verificării;

– durata controlului ;

– organele de control ce urmează a efectua verificările.

Pentru fiecare acțiune înscrisă în programul de control, șeful compartimentului de control elaborează o tematică în care se înscriu:

principalele obiective;

prevederile legale care reglementează activitățile ce urmează a fi controlate;

persoanele desemnate;

termenele de finalizare a acțiunilor.

Separat de această activitate, conducătorul compartimentului de control financiar în cadrul acțiunilor de organizare întrunește fiecare membru al echipei de control, prezentând atât principalele prevederi legale care reglementează activitatea controlată, cât și unele aspecte rezultate in activitatea anterioară de control și modul de verificare a constatărilor rezultate din aceasta.

Organele de control financiar de gestiune consemnează constatările în acte de control bilaterale (procese verbale sau note de constatare) cu:

indicarea prevederilor legale încălcate;

stabilirea exactă a consecințelor economice, financiare sau patrimoniale;

stabilirea persoanelor vinovate, precum și a măsurilor luate în timpul controlului și a celor ce vor fi luate în continuare.

Pentru abaterile constatate, se solicită note explicative scrise de la persoanele vinovate.

În cazul controlului prin inventariere a unei gestiuni, la procesul verbal se anexează: declarațiile gestionarilor, listele de inventariere, situația plusurilor și minusurilor, explicațiile gestionarilor.

Valorificarea constatărilor controlului financiar de gestiune are loc, în general conform următoarei proceduri pe baza actelor de control întocmite, șeful compartimentului prezintă conducerii unității concluziile controlului efectuat împreună cu măsurile ce se propun a fi luate în vederea înlăturării abaterilor și tragerii la răspundere a persoanelor vinovate.

Conducătorul unității are obligația să:

analizeze măsurile propuse;

dispună sancționarea persoanelor vinovate și recuperarea pagubelor;

înainteze actele de control la organele de cercetare penală,.dacă este cazul.

La solicitarea instanțelor de judecată, conducătorul unității are obligația să dispună măsuri de control la gestiunile cu probleme, necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infracțiune.

Atunci când nu se iau măsuri, de către conducătorul unității, șeful compartimentului de control are obligația să sesizeze în scris Consiliul de Administrație.

1.4. Actele de control intocmite de organele controlului financiar de gestiune

Controlul financiar intern de gestiune este controlul propriu al unității patrimoniale organizat în conformitate cu H.G. nr.71/1991; cele mai cunoscute acte de control sunt:

procesul verbal de control;

procesul verbal de constatare a contravenției;

nota de constatare;

nota de prezentare.

Controlul financiar intern vizează atât aspecte de ordin gestionar, cât și aspecte de fond ale autorității patrimoniale, aspecte care vizează:

organizarea contabilității;

evidențele tehnic-operative ale inventarului;

controlul preventiv, ierarhic operativ curent;

a întocmirii bilanțului contabil și contului de profit și pierdere;

a gestionarilor;

utilizărilor imprimatelor cu regim special;

a organului de urmărire a debitorilor;

a verificării creditorilor;

a recuperării conform disciplinei contractuale a creanțelor, etc.

Ca structură procesul verbal este asemănător cu structura procesului verbal de verificare a gestiunii cu precizarea expresă că la fiecare obiectiv verificat sau la fiecare capitol trebuie să se respecte următoarele:

obiectivul controlului.

operațiile și obiectele controlului;

persoana controlată;

persoana care a efectuat controlul;

eventualii martori.

constatările controlului.

Cauzele și consecințele economice și financiare ale acestora trebuie să fie proprii, ale organului de control, bazate pe date și fapte exacte, exprese, clare, precise și documentate.

eventualele convențiuni ale organului controlat asupra controlului , punctele de vedere efectuat al organului de control.

măsuri luate în timpul controlului și ce urmează a se lua de unitatea controlată, după terminarea controlului, cu arătarea termenelor când acestea se vor realiza și persoanele care răspund de îndeplinirea măsurilor respective.

1.5. Controlul prin inventar este o parte componenta a controlului financiar de gestiune. Se apelează la procedura de inventariere din diverse motive:

In cazul în care se constată că la un moment dat anumite produse aflate în stoc nu sunt corect înregistrate în datele din gestiune și deci nu există un stoc corect al acestor produse.Acest lucru se observă când există cantități mici în stocul scriptic și în realitate sunt mult mai multe (sau invers când sunt cantități mari în stocul scriptic,iar în depozit și la raft există cantități mici la produsul în cauză) și deci iese în evidență faptul că există erori în baza de date din gestiune iar acestea trebuiesc corectate.

În momentul în care se decide ca prin sondaj să se verifica stocurile, pe furnizori, pe departamente etc. Acest control prin inventar are un caracter preventiv, deci nu se știe în momentul începerii acțiunii dacă stocurile sunt sau nu corecte.

În momentul în care se constată că ceva nu este în regulă în datele contabile ale unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real. Acest lucru se poate observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul în cauză și se constată documente neînregistrate (din diverse motive) în gestiune și deci lipsa unor date din contabilitate (deoarece acestea vin prin import de date din gestiune).

O dată cu începerea unui nou an se efectuează inventar la totalul magazinelor incusiv la depozitul central de marfă. Legea îi obligă pe comercianți să efectueze cel puțin o dată pe an un inventar total.

În cadrul inventarierii se compara stocurile și soldurile faptice cu cele scriptice și se stabilesc eventualele diferențe.În cadrul controlului prin inventariere, formele de control sunt după cum urmează:

după momentul în care se execută controlul, raportat la momentul desfășurării activității operațiilor ce se controlează, acesta este un control financiar – contabil postoperativ sau ulterior , deoarece se exercită după desfășurarea activităților sau operațiilor economico-financiare și contabile cu privire la gestiunea patrimoniului.Altfel spus acest control se efectuează după înregistrarea documentelor de intrare a mării atât în gestiune, cât și în contabilitate.În gestiune au fost înregistrate facturile, au fost fixate prețurile de vânzare, a fost așezată marfa la raft, diferența de marfă a fost depozitată în depozitul central de marfă etc. În contabilitate a fost efectuat transferul de date din gestiune, au fost efectuate notele contabile care se referă la transferul din contul de avize în contul de facturi, au fost eventual plătite o parte din facturile scadente la plată de la furnizorii de marfă cu produse cosmetice etc.

după modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este organizat și exercitat, acest control este un control propriu de gestiune al agenților economici și urmărește respectarea dispozițiilor legale cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale, pe baza documentelor înregistrate în evidența tehnic-operativă și contabilitate.

Acest control este efectuat cel puțin o dată pe an și se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport de volumul, valoarea și natura bunurilor, tentațiile și posibilitățile de sustrageri, condițiile de păstrare și de gestionare precum și frecvența abaterilor constatate anterior.

Procedeul folosit în inventariere este controlul faptic. Acesta este procesul de stabilire a realității, existentei și mișcării mijloacelor materiale și a desfășurării activităților economico-financiare. Această formă de control are ca obiectiv determinarea exactă a cantităților existente (stocul real de marfă, cel faptic), a stării în care se găsesc, a stadiului și modului de folosire,a respectării legalității în utilizarea lor.

1.6. Procedurile si tehnicile de verificare a obiectivelor controlului financiar de gestiune. Etape

Cunoașterea, stăpânirea și aplicarea cu discernământ și suplețe, în raport cu obiectivele controlului și situațiile din teren, a metodelor, tehnicilor și procedeelor de control, constituie una din premisele de bază, care asigură eficiență și finalitate în activitatea de control.

Experiența în activitatea de control, a dovedit, cât de important este ca organele de control să cunoască teoretic și să aplice selectiv, în practică, metodele, tehnicile și procedeele de control.

1.6.1. Controlul total si prin sondaj

Controlul poate fi exercitat total sau prin sondaj.

Controlul total cuprinde toate operațiile din cadrul obiectivelor stabilite și pe întreaga perioadă supusă controlului. De exemplu, în ceea ce privește respectarea disciplinei se are în vedere toate operațiile și documentele privind încasările și plățile pe perioada respectivă. Controlul total este cel mai cuprinzător și sigur.

Cu toate acestea, ca urmare a faptului că necesită un volum mare de muncă, nu se poate aplica întotdeauna, fiind posibil mai ales la unitățile mici. Din aceste motive, în anumite cazuri se utilizează controlul prin sondaj.

Controlul prin sondaj cercetează cele mai reprezentative documente și operațiuni care permit obținerea unor concluzii cu caracter generale asupra obiectivului urmărit. Sondajul este controlul selectiv care simplifică sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ și permite, astfel să se obțină economii autentice în ceea ce privește munca de control, esența controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operațiunilor și documentelor ce se controlează și care dau posibilitatea generalizării concluziilor și măsurilor ce se impun; rezultatele sondajelor determină extinderea controlului asupra tuturor operațiilor, ajungându-se astfel la controlul total. Controlul prin sondaj se referă atât la repere din cadrul gestiunilor de materiale a căror evidență analitică se ține cantitativ-valoric pe fiecare fel de material produs, etc., cât și la cele din cadrul cheltuielilor. La gestiunile a căror evidență se ține global-valoric reperele nu se pot controla prin sondaj. Reperele ce se controlează prin sondaj trebuie să fie cele mai reprezentative în gestiune.

Conform acestor principii, inventarierea, ca modalitate de control faptic, poate fi efectuată prin control sau prin sondaj, în funcție de natura elementelor controlate și de obiectivele urmărite. Inventarierea totală permite cunoașterea efectivă a realității și obținerea unor concluzii exacte, dar reclamă un timp îndelungat, efort substanțial și sistarea operațiilor de primire și eliberare a bunurilor. Inventarierea prin sondaj este mai operativă însă are o precizie mai scăzută.

Controlul prin sondaj cuprinde numai o parte din operațiile și documentele dintr-un anumit sector. El se poate limita, însă, și la o parte din perioada de timp supusă controlului, eficiența sa crescând dacă se au în vedere operații în curs de efectuare la data respectivă, cum sunt plățile de salarii, transportul de produse, consumul efectiv al unor materiale, etc.

Modalitățile de control se întrepătrund în forme multiple și variante, cum sunt:

controlul simultan, cu sensuri diferite, adică cel care are loc concomitent cu execuția;

controlul progresiv, care este în același timp și simultan, cel care se exercită în cursul executării lucrărilor și pe măsura desăvârșirii lor;

controlul plenar, atunci când constituie un ansamblu de măsuri legate între ele cu scopul de a se obține certitudinea că justificarea operațiilor este exactă și completă;

controlul continuu sau permanent este cel care nu prezintă întreruperi în durata sau în intensitatea sa și cuprinde toate actele și bunurile care constituie obiectul său;

controlul periodic este cel organizat la intervale regulate și cuprinde totalitatea obiectivului sau a faptelor de controlat;

controlul direct este un control simultan și se aplică obiectivului ce se controlează în timpul executării activității respective;

controlul execuției și controlul de conducere. Pe de o parte, conducerea include și controlul execuției, iar pe de altă parte, există numai de execuție rezervate nivelurilor superioare ale conducerii unității. De regulă, deosebirea dintre lucrările de execuție și munca de conducere este necesară în vederea organizării și repartizării sarcinilor, inclusiv cele de control și în acest mod se ușurează stabilirea unei ierarhii pe linia lucrărilor de control, pentru a se ajunge, de fapt, la situația ca însuși controlul să fie controlat.

1.6.2. Controlul documentar

Controlul documentar contabil este procedeul de stabilire a realității, legalității și eficienței operațiilor și activității economice și financiare, prin examinarea documentelor primare și centralizate a înregistrărilor în evidența tehnic-operativă și contabilă, a situațiilor contabile și bilanțurilor.

Controlul documentar contabil se utilizează cu caracter preventiv și concomitent, integrat organic sistemului de organizare și conducere a evidenței tehnico-operative și contabile, ca de exemplu documentele care se primesc la contabilitate pentru înregistrare, al lucrărilor de întocmire a situațiilor contabile și bilanțului, al exactității preluării și prelucrării datelor, în condițiile utilizării calculatorului electronic pentru efectuarea lucrărilor de calcul și evidență.

Controlul documentar contabil în condițiile prelucrării electronice a datelor are în vedere ca atât programul prelucrării datelor cât și introducerea datelor să fie complete și corecte.

Sunt situații în care este necesară o adâncire a cunoașterii obiectivului controlat. Controlul își bazează concluziile pe acte, documente și evidențe care sunt întocmite cu respectarea normelor legale și conțin date reale.

Pentru a se constata abateri și lipsuri și a argumente concluziile în legătură cu fapte neînregistrate sau înregistrate eronat în documente și evidențe se folosesc modalități (tehnici) specifice de control, cum sunt:

reconstituirea cantitativă a unor evidențe global valorice pe baza inventarelor și actelor de gestiune, când pentru ieșirea mărfurilor se folosește bonul de vânzare.

comparația de control privind stabilirea stocurilor( soldurilor) maxime posibile la inventarul final. Stocul maxim posibil = stocul la inventarul inițial + intrări de mărfuri pe bază de documente – ieșiri de mărfuri pe bază de documente. Din această comparație de control rezultă trei situații:

– stocul maxim posibil este mai mare decât stocul de la ultimul inventar;

– stocul maxim posibil este mai mic decât stocul de la ultimul inventar;

– stocul maxim posibil este egal cu stocul de la ultimul inventar.

c. corelarea intrărilor de materiale, produse sau mărfuri, în funcție de consum, eliberări sau vânzări. Această modalitate de control se utilizează la:

– gestiunile cu evidență global valorică, unde desfacerea mărfurilor se face pe baza bonurilor de vânzare;

– gestiunile cu evidență global valorică, cu plata direct la vânzător, fără bon de vânzare.

d. compararea de numerar din vânzări cu vânzările posibile în anumite perioade, pentru a se depista eventualele depuneri în contul unor lipsuri în gestiune din perioada anterioare;

e. corelarea actelor contabile pentru stabilirea realității unui fapt economic, cu alte fapte de influență reciprocă;

f. controlul intergestionar.

1.6.3. Controlul faptic

Controlul faptic este procedeul de stabilire reală a existenței și mișcării mijloacelor materiale și bănești și a desfășurării activității economice și financiare. Controlul faptic se exercită la locul de existență a mijloacelor materiale și bănești și are ca obiectiv determinarea exactă a cantităților și valorilor existente, a stării în care se găsesc, a stadiului și modului de prelucrare a respectării legalității în utilizarea lor.

Principalele modalități sau tehnici de control faptic sunt: inventarierea, expertiza tehnică și analiza de laborator, observarea directă, inspecția fizică, etc.

Față de regula generală a valorificării rezultatului inventarierii se admit următoarele:

Pentru gestiunile unde contabilitatea a condusă cantitativ-valoric, este posibil ca la inventariere, la unele sortimente ale aceluiași produs sau produse asemănătoare, la care există riscul de confundare să apară plusuri iar la altele minusuri;

atât în gestiunile unde contabilitatea analitică este condusă cantitativ-valoric, cât și în gestiunile unde contabilitatea este condusă valoric pot să apară lipsuri generate de acțiunea factorilor fizici și chimici, urmare a manipulării, depozitării sau însilozării.

Observația directă este folosită pentru stabilirea unor situații faptice care nu rezultă din documente. Observația desemnează necesitatea organului de control de a merge la fața locului pentru a constata modul în care personalul controlat își îndeplinește obligațiile de serviciu.

Inscripția fizică constă în examinarea activelor și a altor surse. Este o probă sigură pentru constatarea existenței unui anumit post de activ a imobilizărilor sau a actelor justificative înregistrate în evidență. De exemplu controlul banilor în casierie, a listelor de inventariere, etc.

Controlul faptic se întregește cu cel documentar. În acest fel, prin control se stabilește atât modul de gestionare a mijloacelor materiale, cât și calitatea informațiilor cu privire la activitatea controlată.

Etapele efectuarii controlului financiar:

Etapa programarii actiunilor de control financiar contabil

Etapa pregatirii actiunilor de control financiar contabil

Etapa efectuarii controlului financiar contabil

Etapa intocmirii actelor de control financiar contabil

Etapa valorificarii constatarilor rezultate din efectuarea controlului financiar contabil

Cap.II. PREZENTAREA SOCIETATII

2.1. Forma juridica, sediul societatii, si durata de functionare

Denumirea societății comerciale este “ SEPHORA S.A.”, având forma juridică de societate comercială pe acțiuni. Aceasta își desfășoară activitatea în conformitate cu legile române și prezentul act constitutiv.

În toate actele, facturile, anunțurile, publicațiile și alte acte emanând de la societate, trebuie să se menționeze : denumirea, forma juridică, sediul social, codul unic de înregistrare al societății.

Părțile contractante au stabilit ca sediul societății să fie în România, municipiul Iași, Str. Ingusta nr. 9, județul Iași.

Sediul societății poate fi schimbat în altă localitate din România prin decizia adunării generale a acționarilor. Societatea poate avea sucursale, filiale, puncte de desfacere în magazine, locuri stradale, oboare, reprezentanțe, agenții, etc., situate și în alte localități din România.

Durata de functionare a societății este nelimitată, începând de la data înregistrării ei la Oficiul Registrului Comerțului.

2.2. Obiectul de activitate

Domeniul principal: Comert cu amanuntul al produselor cosmetice si de parfumerie, in magazine specializate.

Obiectul de activitate se interpretează conform Hotărârii Guvernului nr. 656 din data de 06 octombrie 1997 privind aprobarea Clasificării activităților din economia națională – CAEN, publicată în Monitorul Oficial nr. 301 bis din data de 05 noiembrie 1997 și Ordinului nr. 601/26 noiembrie 2002 privind actualizarea clasificării activităților din economia națională – CAEN, publicată în Monitorul Oficial nr. 908 din 13 decembrie 2002.

2.3. Capitalul social

Capitalul social subscris constă în numerar și este în valoare de 478,400 Lei, vărsat integral la data constituirii societății.

Capitalul social subscris este divizat în acțiuni nominative, în valoare egală de 100.000 lei fiecare.

Transmiterea partilor sociale trebuie înscrisa în Registrul Comertului si în Registrul de asociati ai societatii.

Patrimoniul societatii nu poate fi grevat de datorii sau alte obligatii personale ale asociatilor. Un creditor al unui asociat poate formula pretentii numai asupra partii din beneficiul societatii care i s-a repartizat sau a cotei parti cuvenite acestuia la lichidarea societatii efectuata conform actului constitutiv.

2.4. Conducerea societatii

Adunarea generală a acționarilor este organul de conducere al societății comerciale care decide asupra activității acesteia și asigură politica ei economică și comercială.

Administrarea și reprezentarea societății este asigurată de Administrator, numit manager.

Managerul angajează astfel o activitate de conducere și control, de supraveghere atentă a activității societății, putând acorda împuternicire altor persoane pentru a angaja societatea față de terți – persoane fizice sau juridice.

2.5. Compartimentul financiar contabil

În cadrul compartimentului financiar contabil se întocmeste bilantul si contul de profit si pierdere, se calculeaza profitul contabil, profitul impozabil si impozitul pe profit, precum si obligatiile de plata ale societatii catre bugetul de stat si fonduri speciale.

Întocmirea bilantului contabil si a contului de profit si pierdere

Societatea întocmeste anual, pe baza ultimei balante de verificare sintetica, bilantul si contul de profit si pierdere, cu respectarea normelor metodologice si a precizarilor elaborate de Ministerul Finantelor cu ocazia închiderii exercitiului financiar.

Calculul si valoarea profitului

Profitul societatii se stabileste prin bilantul aprobat de AGA.

Profitul impozabil se stabileste ca diferenta între suma totala a veniturilor încasate si de încasat si suma totala a cheltuielilor efectuate pentru realizarea acestor venituri.

În cazul înregistrarii de pierderi partile se obliga sa analizeze cauzele si sa ia

masuri de recuperare.

Indicatori financiari:

Cifra de faceri: 86,967,085 Lei

Profitul net: 6,128,505 Lei

Pierdere net: 0 Lei

Profit brut: 7,610,418 Lei

Pierdere brut: 0 Lei

Salariati: 217 angajati

Tipul de activitate, conform clasificarii CAEN din :

Comert cu amanuntul al produselor cosmetice si de parfumerie, in magazine specializate

Pierderea neta: 0 Lei

Datorii Total: 55,172,701 Lei

Cheltuieli totale: 83,526,624 Lei

Venituri totale: 91,137,042 Lei

Active imobilizate TOTAL: 22,471,758 Lei

Active circulante TOTAL: 38,299,105 Lei

Stocuri: 22,992,627 Lei

Disponibilitati banesti / Casa si conturi la banci: 0 Lei

Creante: 3,804,481 Lei

Cheltuieli in avans 1,130,553 Lei

Venituri in avans 1,194 Lei

Capitaluri: 6,727,521 Lei

Patrimoniul regiei: 0 Lei

Patrimoniul public: 0 Lei

Provizioane pentru riscuri si cheltuieli: 0 Lei

Capital social subscris si varsat: 478,400 Lei

Cap.III. STUDIU DE CAZ

3.1. Controlul recepției bunurilor (mărfuri, materii prime, materiale)

Dintre principalele obiective ale controlului financiar de gestiune există unul care se referă la existența, păstrarea și paza bunurilor patrimoniale ale agenților economici. Cum recepția mărfurilor reprezintă punctul de plecare a întregii activități de aprovizionare,de stocare și ulterior de vânzare a mărfii respective este de la sine înțeles că un control de gestiune este necesar să cuprindă și controlul recepției bunurilor intrate în patrimoniu.

Controlul prin sondaj

În urma hotărârii luate de Consiliul de administrație s-a decis ca prin sondaj să fie controlată recepția mărfurilor la unul din magazinele firmei S.C. SEPHORA S.A. A fost formulată în scris această hotărâre și au fost numite persoanele care vor fi însărcinate să fie membre în comisia de control. Acest lucru se poate vedea în fig. nr. 1.

Figura nr.1 – Decizia pentru controlul recepției mărfurilor

În data de 5 aprilie 2010, comisia a început controlul recepției mărfurilor inopinant la magazinul “Baneasa”.

Acest control a constat practic în:

Verificarea faptică a mărfii prin numărarea acesteia produs cu produs sau unde era cazul prin numărarea mărfii prin sondaj (unde existau furnizori care au adus cantități mari de marfă)

Verificarea recepției cantitative a mărfii prin cântărirea acesteia

După numărarea/cântărirea mărfii, se verifică documentele de intrare respectiv cantitatea înscrisă în documentul care însoțește marfa (factură fiscală, aviz de însoțire a mărfii) și se compară dacă corespund cantitățile faptice cu cele scriptice. În cazul în care marfa nu a fost livrată în întrgime se verifică dacă receptionerul a semalat acest lucru și deci dacă a făcut mențiunea în factură că marfă nu a ajuns conform cantității înscrisă în factură.

S-a verificat dacă pe documente există semnătura de primire a mărfii, clar, citeț, cu numele complet al celui care a recepționat marfa

S-a verificat marfa din punct de vedere calitativ (aspect fizic plăcut, ambalaje corespunzătoare și intacte, marfă nedegradată la transport etc.)

S-a verificat dacă marfa nu este venită expirată de la furnizor

A fost verificat dacă nu cumva furnizorul aduce altă marfă; alta decât cea din comandă dar la același preț de intrare

A fost verificată marfa care este din import (furnizorul importă această marfă nu o produce el), dacă are traduceri în limba română pentru instrucțiunile de folosire a acestei mărfi

A fost verificat circuitul mărfii în depozit; dacă aceasta poate fi sustrasă ușor în timpul aranjării acesteia în depozit ori pe traseu până în magazin (la raft)

Au fost verificate condițiile de depozitare a mărfii; dacă acestea corespund din punct de vedere al normelor fito-sanitare (să nu fie depozitate direct pe pardoseală, produsele ușor degradabile să fie depozitate corespunzător, etc).

A fost verificat modul în care este menținută ordinea și curățenia în depozit.

Rezultatele controlului recepției bunurilor materiale

În urma controlului efectuat în data de 5 aprilie 2010, comisia de control a întocmit un proces verbal de constatare în care s-au consemnat toate aspectele interne constatate. Raportul arăta astfel:

Figura nr.6 – Procesul verbal de constatare a controlului recepției bunurilor

Figura nr.2 Procesul verbal de constatare a controlului recepției bunurilor

3.2. Controlul înregistrării documentelor de intrare/ieșire a mărfii din gestiune

Controlul documentar

Controlul documentelor constă, în esentă, în aprecierea și analiza unor operațiuni și procedee economice pe baza documentelor justificative care le reflectă. Acesta se

efectuează cu caracter preventiv și concomitent, integrat organic sistemului de organizare și conducere a evidenței tehnic-operative .

În cazul societății comerciale SEPHORA S.A. acest control se va efectua în cadrul compartimentului operare P.C.

Compartimentul este compus din operatorii de gestiune existenți în cadrul fiecarui magazin în parte și depozit. Aceștia au sarcina de a introduce ori de a scădea marfa din stoc pe baza documentelor fiscale corespunzătoare fiecărei operațiune în parte. Fiecare operator are experientă îndelungată cu baze de date de gestiune și sunt conștienți de importanța înregistrării corecte și la timp a documentelor.

Este foarte important ca operatorii să dețină cunoștințe de contabilitate primară pentru a evita confuziile între documente (de exempu factură cu aviz) și să știe să facă diferența între facturile de intrare și cele de retur deoarece înregistrarea acestor documente are o influență foarte mare asupra stocului de marfă iar inversarea acestora nu poate fi admisă.

Pe de altă parte nu este permis ca operatorul de gestiune să efectueze modificări în stoc fără documente de justificare a acestei operațiuni. În cazul în care nu există documente fiscale este necesar să existe decizii interne de operare și deci pe baza acestora operatorul poate interveni asupra stocului dar numai pe baza unui document scris și nu verbal.

Ca flux al circuitului documentelor este de semnalat faptul că acestea ajung mai întâi în departamentul de operare după care acestea sunt predate la departamentul financiar-contabil împreună cu documentele, N.I.R.-urile aferente acestora.

Operatorii de gestiune primesc documentele de la gestionarii care iau în primire marfa (recepționerii) după care introduc datele în calculator corespunzător fiecărui document în parte, atât valoric cât și cantitativ. În cazul în care există diferențe între cantitatea din documente și cea recepționată operatorul este anunțat de către gestionarul care a primit marfa ce diferențe există și acesta este obligat să scrie pe documentul respectiv cantitatea reală receptionată astfel încât operatorul să introducă datele corect în programul de gestiune.

Persoanele care operează datele în gestiune trebuie să se încadreze în timpul de lucru aferent fiecărei operațiuni în parte, astfel încât să nu îngreuneze munca altor departamente, respectiv departamentul financiar-contabil care așteapă aceste documente pentru a le arhiva ori pentru a opera plățile acestora etc.

Tot de operatorii de gestiune depind și persoanele care hotărăsc prețurile de vânzare a produselor care au fost introduse în stoc și care urmează să fie duse la raft și vândute. Aceate persoane nu pot face nimic dacă factura de intrare nu a fost introdusă în timp util în gestiune. O întârziere în acest sens duce la întârzieri de aprovizionare cu marfă la raft ceea ce nu poate fi acceptat, clienții trebuie să găsească întotdeauna ceea ce doresc și nu numai.

Nu se acceptă ca persoanele care aprovizioneză rafturile cu marfă să ducă marfa la raft dacă acesteia nu i-a fost fixată prețul de vânzare deoarece este posibil ca în cazul în care a fost dusă la raft fără a se verifica dacă prețul a fost calculat, marfa respectivă să fie vândută în pierdere dacă furnizorul a modificat prețul de intrare, respectiv a crescut prețul din factură și acest lucru se vede foarte clar în momentul în care operatorul introduce în calculator factura de la furnizor.

Este foarte important ca înregistrarea documentelor în gestiune să se execute corect atât cantitativ, cât și valoric. O înregistrare greșită a cantității de marfă duce la o încărcare sau o diminuare a stocului cantitativă nereală iar o diferentă valorică duce la o imagine greșită asupra stocului valoric al gestiunii ceea ce poate duce la erori în aprovizionarea cu marfă, materii prime și materiale. Totodată aceste înregistrări nereale duc la o informare greșită a acționarilor în momentul în care aceștia cer anumite rapoarte de gestiune iar rapoartele cu care se lucrează provin dintr-o bază de date afectată de introducerea cu erori a documentelor.

De aceea este important ca periodic să existe un control asupra înregistrării datelor în gestiune.

În ce privește controlul care a fost executat de către comisia numită de Directorul general al societății, acesta a avut loc concomitent cu operarea facturilor de către operatori. Datorită fluxului mare de documente ca trebuiesc operate la timp în cadrul acestui departament s-a luat hotărârea ca operarea documentelor să nu fie oprită pe perioada controlului. Activitatea din magazin nu trebuie să fie niciodată afectată de deciziile luate la “centru” cu atât mai mult de executarea acestora.

Comisia de control a verificat toate documentele introduse în ziua precedentă astfel că au fost cuprinse în cadrul controlului toate operațiunile de modificare a gestiunii. În această ordine de idei comisia a verificat următoarele documente:

facturile de intrare de la furnizori; au fost verificate dacă:

numărul fiscal a fost introdus corect

s-a operat corect în baza de date denumirea furnizorului,

– totalul facturii corespundea cu totalul N.I.R.-ului,

– au fost introduse exact produsele din factură și nu au fost inversate cu altele care au același preț de intrare dar care au coduri de bare diferite(această operațiune a dus la verificarea facturii produs cu produs)

– dacă s-a introdus data scadentă a facturii la plată (acest lucru este necesar pentru departamentul financar-contabil)

– există semnătura gestionarului că s-a primit în totalitate marfa din factură

facturile de retur de la furnizori; au fost verificate dacă:

facturile au fost înregistrate în stoc cu minus (și nu cu plus)

numărul fiscal a fost introdus corect

facturile de retur au specificat numărul facturii de intrare aferentă acesteia

(de genul “facură de retur la factura nr…..)

cantitățile returnate au fost corect înregistrate

dacă a fost introdusă data scadenței facturii

există semnătura gestionarului că a fost returnată marfa

acorduldirectorului de magazin ca marfa să se scadă din gestiune etc

avizele de intrare de la furnizori

Se înregistrează în avize marfa venită de la furnizorii care au avut greșită din punct de vedere matematic (gresite la calcul), ori au fost alte probleme cu factura respectivă și furnizorul a lăsat marfă urmând să aducă în maximum 3 zile factura corectă (este vorba de probleme de recepție de exemplu când se dorește să se primească doar o parte din marfă cealaltă marfă nefiind corespunzătoare cerințelor din punct de vedere calitativ ori nu are termenul de valabilitate trecut etc).

În cazul avizelor se verifică:

– dacă în cazul în care o factură a fost greșită la calcul, N.I.R.-ul aferent acesteia este cu valoarea corectă deoarece nu este bine ca în gestiune să intre la o valoare diferită de cea reală, acest lucru poate duce la o diminuare a profitului în cazul în care de exeplu produsul se vinde sub prețul de intrare

– dacă cantitatea din aviz corespunde cu cantitatea intrată în stoc

– dacă factura “cu probleme” este semnată de către gestionar și dacă este clar specificată cauza care a dus la decizia de a se primi o anumită marfă și care este aceasta.În acest fel operatorul de gestiune știe ce trebuie introdus în stoc și ce produse nu trebuiesc înregistrate.

– dacă este dat acordul Directorului de magazin în cazul unui refuz de marfă

– dacă (în cazul în care a fost primită o parte din marfă) sunt corect introduse valorile și totalul parțial al facturii este egal cu totalul N.I.R.-ului.

– dacă este corect introdus numărul fiscal al facturii greșite pentru a se cunoaște exact factura care a avut probleme la receție

După înregistrarea facturilor în avize urmează ca în maxim 3 zile să vină furnizorul cu factura corectă (modificată astfel încât să arate exact marfa recepționată). În acest caz se înregistrează în contabilitate factura corectă (se face tranfer din contul de avize în contul de facturi și se introduce numărul corect al facturii modificate de furnizor). Această factură urmează să fie plătită cu numărul nou fiscal; cel al facturii corectate.

Avizele de retur

În contul avizelor de retur se înregistrează facturile venite de la furnizori în urma procesului verbal de retur de marfă întocmit de unitate, conform diverselor contracte cu aceștia.

Practic în momentul în care agentul furnizorului aduce marfă, se întocmește în prezența acestuia procesul verbal de restituire a produselor expirate sau degradate. În proces este trecută cantitatea de produse la valoarea acestora de intrare în gestiune conform facturilor aferente acestora la momentul respectiv. Agentului i se predă această marfă, însoțită cu procesul verbal iar acesta are obligația de a veni în maximum 3 zile cu factura de retur.

În programul de gestiune se întocmește N.I.R. la procesul verbal în data ieșirii mărfii din gestiune. În programul de contabilitate se întocmește notă contabilă în momentul sosirii facturii de retur de la furnizor. Această notă contabilă se referă la tranferul valoric din contul de avize în contul de “facturi intrate de la furnizori”și se trece numărul fiscal al facturii de retur. Nu se operează la valorile avizelor, deoarece acestea sunt valorile reale, ci numai la numărul fiscal pentru a exista numărul facturii la plată.

Comisia de control verifică să nu existe procese verbale neînregistrate în gestiune,adică

marfa să fie restituită, dar operatorii să nu înregistreze aceste procese verbale și astfel

marfa să nu fie scăzută din stoc.Aceasta verifică și posibilitatea ca un proces verbal să fie înregistrat de două ori în programul de gestiune. Pot exista și astfel de cazuri în momentul in care același proces verbal este introdus de două persoane (de ex operatorul din tura de dimineață și cel din tura de seară).

Figura nr. 3. Proces verbal de predare a mărfii degradate

facturile de vânzare ; s-a verificat dacă:

există comanda de la clientul respectiv

prețul de vânzare este conform cu acordul acționarilor

cantitatea din factură este identică cu cantitatea din comandă

produsele din factură sunt cele din comandă și nu altele asemănătoare ca denumire dar ca fond să fie altele

existe semnătura gesionarului că a predat marfa clientului

data și denumirea clientului să fie corect introduse

“degradările” – reprezintă marfa care s-a degradat în urma manipulării acesteia în depozit și în magazin. Acestea se scad în ziua respectivă, nu la o dată fixă .cel real. Tot aici sunt scăzute și produsele deteriorate de către clienții din magazin.

În cazul degradărilor comisia a verificat dacă:

există acordul scris al directorului de magazin să se scadă marfa din stoc

există semnătura gestionarului că are la cunoștiință că podusele sunt degradate și deci nu mai pot fi vandute

cantitatea scăzută să fie cea din raportul scris al gestionarului

produsele să fie corect scăzute în sensul că este necesar să se scadă codul de bare de pe produsul degradat și nu altul din eroare

Transferurile între magazine și depozit Aici se verifică transferurile între magazine și cele dintre magazine și depozit.

Se verifică în special dacă:

există semnătura celui care a predat marfa (a gestionarului de la magazinul care trimite marfa)

există semnătura celui care a primit această marfă (a gestionarului de la magazinul care primește marfa)

este înregistrat corect furnizorul în baza de date din gestiune (numele magazinului de la care s-a primit marfa)

sunt corect înregistrate codurile de bare de pe produse

sunt introduse toate cantitățile din transfer

cele două transferuri (de intrare și de ieșire a mărfii) corespund ca valoare și nu există diferențe care pot fi din cauza faptului că nu a fost înregistrată toată marfa ori că nu au fost corect înregistrate valorile de intrare a mărfii

sunt corect introduse produsele în gestiune la prețurile din transfer

sunt înregistrate toate transferurile primite la recepție și nu au fost rămase neînregistrate (acest lucru se verifică comparând transferurile ieșite din gestiunea magazinului care a trimis marfa și transferurile magazinului care a primit-o).

Această procedură se repetă pentru fiecare magazin în parte; practic se formează o relație de legătură între magazine și se verifică pe fiecare magazin pentru a fi siguri că nu există nici un tranfer rămas neânregistrat ori înregistrat dar nu la magazinul care a primit marfa ci din eroare poate fi înregistrat la orice alt magazin.În acest caz apar probleme de stoc la ambele magazine.

Un lucru foarte important pentru departamentul financiar-contabil este ca soldul final al contului de marfă din transferuri să fie zero. Practic ieșirile de marfă dintr-o gestiune să fie egale cu intrările dintr-o altă gestiune astfel ca la finalul lunii în balanță să fie cu valoare zero. În cazul în care există sold în debit sau în credit, se verifică trasferurile pentru fiecare magazin în parte tranfer cu transfer astfel încât să se găsească transferurile rămase neînregistrate în unul din magazine.Acest lucru impune un volum mare de muncă în verificarea acestora în gestiune deoarece există zece magazine și depozit și este necesar să se verifice toate relațiile dintre magazine sau dintre depozit și magazine.În momentul în care au fost descoperite erorile acestea se remediază imediat altfel nu poate fi inchisă luna în departamentul contabilitate.Prin această verificare se menține în același timp și un control pe partea de gestiune deoarece un tranfer rămas neoperat în gestiune atrage după el diferențe de stoc la prodesele aferente acelui transfer. Odată rezolvat acel transfer (transfere) se rezolvă și problema de stoc la produsele incluse în acesta. De fapt se rezolvă mai întâi problemele în gestiune și după aceea prin transfer de date se rezolvă în contabilitate.

Rezultatele controlului înregistrării documentelor de intrare/ieșire din gestiune

În urma controlului Comisia de inventar a întocmit un proces verbal de constatare și o notă cu propuneri și sugestii pentru a se evita eventualele erori din gestiune. Comisia a întocmit aceste formulare în mai multe exemplare. Astfel aceasta a predat un exemplar Directorului financiar și câte un exemplar fiecărui acționar din cadrul societății.

Figura nr. 4 –Proces verbal de constatare privind controlul înregistrării documentelor în gestiune

Figura nr. 5 – Notă internă cu propuneri din partea Comisiei de control

3.3. Controlul prin inventariere la S.C. SEPHORA S.A.

În data de 15 mai 2010 Directorul economic, împreună cu principalii acționari ai firmei au hotărât să se să se efectueze inventarul inopinat la magazinul “Unirea” asupra raionului cosmetice.

A fost hotărâtă comisia de inventarie și s-a întocmit în scris decizia către persoanele care vor efectua inventarierea. Decizia de inventariere se poate vedea în figura nr.10.

Figura nr.6 – Decizia de inventariere la magazinul “Unirea” – raionul de cosmetice

Controlul faptic

În cadrul inventarierii raionului de cosmetice se vor compara stocurile și soldurile faptice cu cele scriptice și se stabilesc eventualele diferențe. În cazul inventarierii la cosmetice procedura de lucru a fost următoarea:

în prima fază a fost luată o declarație de la gestionar cu privire la bunurile din gestiunea de produse cosmetice.

În declarație acesta trebuie să completeze dacă are cunoștiință de eventuale minusuri sau plusuri în gestiune și să explice cauza care a dus la aceste diferențe de stoc.

apoi se listează stocul scriptic al produselor cosmetice.Pentru a fi siguri că în lista respectivă vor fi include toate produsele cosmetice existente în baza de date, produse care au intrare de la furnizori diferiți,se va printa un raport pe departamentul “produse cosmetice”.

se numără stocul faptic la raft și în depozit

se calculează diferențele de inventar cantitative (plusurile sau minusurile aferente stocului scriptic)

se analizează cauzele care au dus la aceste diferențe.

Acest lucru se face prin analiza fișei de produs în care apar toate intrările și ieșirile la produsul în cauză. Analiza este necesar să se facă pentru pentru fiecare produs la care au fost constate diferențe mari.

se iau luate măsuri ca aceste cazuri să nu se mai repete

se întocmește procesul verbal de constatare la finalul inventarului

se stabilesc vinovații pentru aceste nereguli în gestiune

se întocmește o notă cu proceduri de lucru pentru evitarea neregulilor constatate la inventar. Acesta a fost înmânată Directorului economic urmând ca acesta să decidă mai departe procedurile de lucru în viitor.

se înregistrează plusurile și minusurile de inventar atât în gestiune cât și în contabilitate.În gestiune pentru a se regla stocurile (se operează plusurile și minusurile aferente), iar în contabilitate pentru a se înregistra pe note contabile specifice operațiunilor de inventar, pentru a se evidenția în balanță.

A fost luată o declarație de inventar de la gestionarul care răspunde de departamentul “cosmetice”. Aceasta arăta astfel:

Figura nr. 7 – Declarația de inventar a gestionarului de la “Unirea”

S-a trecut astfel la faza a doua a controlului, în ordinea în care au fost stabilite procedurile de control. Comisia de inventar împreună cu gestionarul au mers la operatorul P.C. de la magazinul “Baneasa” și i-au cerut acestuia să printeze stocul la departamentul “cosmetice”.

Înainte ca acesta să listeze stocul, comisia s-a interesat dacă sunt toate documentele înregistrate “la zi”. După se s-au asigurat că documentele sunt înregistrate în gestiune, s-a trecut la listarea stocului produselor care făceau obiectul discuției.

Raportul care conținea stocul scriptic conținea următoarele criterii de selecție:

codul de bare aferent fiecărui produs în parte

denumirea produsului respectiv

unitatea de măsură a produsului

stocul scriptic la data printării raportului

De menționat faptul că raportul este scos automat din calculator,acesta nu este operat manual de către operatorul de gestiune. Deci nu există posibilitatea ca operatorul să printeze un raport care să cuprindă date eronate cu privire la stocul scriptic. Singurele cazuri în care pot apare erori în stocul scriptic sunt cele în care sunt înregistrate greșit codurile în momentul introducerii facturilor de la furnizori sau în momentul în care din cauze diferite se vând unele produse pe codurile altor produse.

Pe baza acestui raport urmează ca persoanele responsabile de inventar să numere produsele existente în listă. Acestea sunt identificate pe baza codului de bare.

De reținut faptul că inventarul la departamentul “cosmetice” s-a efectuat până în momentul deschiderii magazinului. Nu se poate efectua un inventar faptic al produselor cu magazinul deschis deoarece există riscul ca unele produse să nu poată fi numărate deoarece acele produse, sunt practic încasate în momentul respectiv la casa de marcat.

Deci inventarul se efectuează în felul următor: mai întâi se numără toate produsele la care se vrea să se execute inventarul apoi se dechide magazinul pentru eventualii clienți dornici să cumpere din produsele respective și nu numai.

Toate produsele numărate (deci stocul real sau cel faptic) sunt trecute în lista cu stocul scriptic în dreptul fiecărui produs în parte.

Sunt numărate produsele de la raft, dar și cele din depozit. Aici gestionarul este cel care dă relații la locatiile produselor în depozitul de marfă al magazinului respectiv . Este nevoie de aceste informații deoarece comisia de inventar nu are cum să cunoască ordinea așezării produselor în depozit. Totalul stocului faptic la magazinul respectiv se calculează în felul următor:

Stocul faptic= stocul de la raft + stocul din depozitul magazinului

Toate diferențele de inventar după ce sunt calculate sunt prezentate persoanelor de decizie pentru a se decide dacă se operează aceste diferențe pentru a se corecta stocul scriptic.

Au fost calculate diferențele de inventar astfel:

Diferențe = stoc scriptic – stoc faptic

În urma analizei diferentelor reieșite dintre stocul faptic și cel scriptic au rezultat următoarele:

datorită faptului că la unele produse erau înregistrate în stocul scriptic cantități mari de marfă în raport cu stocul faptic, s-a trecut la verificarea fiecărui fișei fiecărui produs.

În urma analizei fiecărei fișe s-a constatat că toate aceste produse au avut intrare în aceeași zi și cu același document fiscal.

În final s-a constatat că factura în cauză a fost înregistrată în stoc de două ori (pe același nr. fiscal, nr. 255798, au fost întocmite două N.I.R-uri acestea fiind N.I.R.-ul cu numărul 955 din data de 05/03/10 și N.I.R.-ul cu nr.957 din data de 06/04/10 ).

Din această cauză stocul scriptic a fost încărcat la produsele incluse în factură cu cantitățile aferente acestora de două ori.

Această problemă poate fi rezolvată prin anularea N.I.R-ului nr. 957 din gestiune. În momentul în care se anulează acest N.I.R. stocul revine la normal pentru produsele din factura în cauză.

Formularul cu produsele care sunt înregistrate greșit și care au au un stoc scriptic mare se găsește în figura nr. 8.

în cadrul întregului departament de cosmetice au fost produse care aveau plusuri și minusuri pe aceeași cantitate la produse de același tip dar cu gramaje diferite sau la produse asemănătoare cu gramaje apropiate.

Acest lucru a determinat comisia de inventar să verifice documentele cu care au intrat mărfurile respective pentru a se vedea clar dacă au existat erori în introducerea de date în gestiune.

Pentru a ști ce documente de intrare sunt necesare comisia a trebuit să verifice fișa acestor produse și apoi să ceară facturile în cauză și să verifice produs cu produs din documente dacă au fost corect înregistrate în gestiune. Fișa de magazie a unora dintre produse apare în figura nr.9 și figura nr. 10.

Fig. nr. 9 – Fișe de magazie pentru produsele “Sothys Noctuelle”

Figura nr. 10 – Fișe de magazie pentru produsele “Palette”

În urma analizei s-a constatat că o parte din produse au fost introduse greșit făcându-se confuzie între produse. Acest lucru este posibil în lucrul cu baze mari de date. De aceea este nesesar ca operatorii să cunoască foarte bine baza de date din gestiune .

Nu strică să se facă și o verificare a datelor introduse în baza de date mai ales în cazul în care se cunoaște faptul că, să zicem, în perioada respectivă operează date în gestiune și persoane noi angajate.

Lista cu aceste produse se poate vedea în figura nr. 11.

În urma inventarului s-a constatat că o parte din produse, deși au fost corect introduse în gestiune documentele de intrare, ele nu existau faptic. Produsele în cauză au fost numărate de două ori pentru a se descoperi eventualele erori la numărare a personalului care a fost insărcinat cu acest lucru.

S-a constat că marfa a fost numărată corect deci exista posibilitatea ca acestea să reprezinte marfă lipsă la inventar sau aceste minusuri să vină de fapt de la erori din baza de date.

Pentru că s-a constatat că pot fi erori în baza de date s-a procedat la verificarea listei de furnizor care poate fi obținută ușor din programul de gestiune.Lista de furnizor cuprinde data intrării documentelor de la furnizorul respectiv,numărul documentului, denumirea furnizorului, numărul de N.I.R. aferent fiecărui document în parte.

Pentru o analiză mai aprofundată se poate intra pe fiecare N.I.R. în parte și se pot vedea exact cantitătile de marfă intrate pe fiecare document în parte.

Dacă în analiza acestor date se ține cont și de dosarul cu documente originale al furnizorului, se poate vedea clar dacă au fost sau nu introduse datele corect in gestiune.

Pe de altă parte dacă se ține cont și de dossarul de documente în original al furnizorului se vede clar și dacă au existat documente neintroduse în stoc sau introduse de două ori.

După o astfel de analiză s-a constat că datele din gestiune sunt corecte deci stocul faptic ar trebui să corespundă cu cel scriptic.În acest caz este clar că marfa a fost sustrasă din magazin sau depozit și deci persoanele responsabile vor răspunde pentru disparitia lor.

Fișa de furnizor este reprezentată în figura nr. 13.

Figura nr. 12 – Lista cu produsele minus la inventar

3.4. Valorificarea rezultatelor inventarierii

Se poate observa din raport ultimele intrări de marfă de la magazinul Unirea pentru acest furnizor. Pentru a se vedea și ce produse au intrat nu trebuie decât să se urmărească fiecare N.I.R.în parte. Practic cu dosarul cu documentele originale ale furnizorului și cu această listă se vede clar dacă a fost scăpată de la introducerea în stoc o factură de intrare sau orice alt document.

De subliniat faptul că nu este suficient să fie introdusă factura în stoc, important este să se respecte și cantitățile din documentul respectiv. Orice eroare de introducere de date poate afecta serios baza de date din gestiune.

Acest lucru se observă doar cu inventare periodice efectuate prin sondaj (pe furnizori sau pe departamente, pe raioane etc.) sau pur și simplu când se dau diferite rapoarte statistice și apar neconcordanțe între aceste rapoarte și apare un semn de întrebare asupra raportului respectiv. Se poate verifica raportul în cauză ceea ce duce la o verificare a documnetelor de intrare și se ajunge practic la descoperirea unor erori în baza de date.

De reținut faptul că există persoane care sunt responsabile cu paza produselor din magazin și depozit.Aceste persoane sunt supraveghetorii care răspund de raionul respectiv dar și firma de pază angajată să supravegheze eventualele furturi din gestiune. Acestea vor răspunde de ce marfa respectivă nu există la raft dar nici în depozit. Dacă nu vor avea argumente solide în a elucida problema, aceste pers. vor plăti această marfă.

Figura nr. 14 – Decizia de imputare

La finalul controlului prin inventariere Comisia de control a întocmit procesul verbal de constatare care arată astfel:

Figura nr. 18 – Notă internă cu propuneri

Figura nr. 15 Nota interna cu propuneri

Rezultatele controlului prin inventariere la S.C. SEPHORA S.A.

Ca o concluzie generală, putem spune că inventarierea a cuprins toate fazele pe care trebuie să le cuprindă un asemenea control. Inventarierea s–a desfășurat în bune condiții întrucât reperele din erau etichetate, așezate pe raft , iar actele erau operate la zi în fișele de magazie (în programul de gestiune).

Comparare rezultatelor inventarierii și tot ceea ce a fost necesar pentru depistarea erorilor de date introduse în gestiune, s-a desfășurat în bune conditii deoarece a existat o bună arhivare a documentelor și deci a fost posibil să se desfășoare în timp util fiecere operațiune necesară controlului documentelor.

Din rezultatul acțiunii de inventariere au reieșit minusuri în gestiune în valoare de 2.078.000 lei. Minusurile s-au scăzut din gestiune și s-au imputat persoanelor responsabile la valoarea de înlocuire.

La verificarea modului de desfășurare a inventarierii în cadrul unitătii “Victoriei” , s-au constatat următoarele:

A fost stabilită comisia pentru efectuarea inventarierii

Listele de inventariere listate din programul de gestiune au fost vizate de către directorul economic

Au fost luate declarații de inventar de la gestionari

A fost verificat modul în care se înregistrau documentele în programul de gestiune și dacă acestea erau înregistrate “la zi”

Stocurile faptice au fost stabilite prin numărare

Au fost comparate rezultatele inventarierii cuprinse în listele de inventariere cu fișele de magazie (în format electronic); s-au stabilit diferențele și s-au consemnat în listele de inventariere

S-au valorificat rezultatele prin înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii; imputarea lipsurilor și recuperarea pagubelor.

Aprecierea generală a Comisiei de control și a Compartimentului Control Financiar de Gestiune este că nu au fost constatate fapte foarte grave, majoritatea neregulilor constatate fiind rezolvate în timpul controlului sau in termenul acordat de către organul de control pentru rezolvarea acestora.

Compartimentul Control Financiar de Gestiune Comisia de control

(funcția,numele,prenumele și semnătura) Petrescu Mioara – membru

Ivan Mugurel – membru

Cap.IV.CONCLUZII SI PROPUNERI

4.1. Concluzii

Controlul este un factor care contribuie la mentinerea activitatii în situatia normala, la solutionarea cu inteligenta si competenta a problemelor privind dezvoltarea si modernizarea economica si urmareste în principal functionarea unitatilor de productie la capacitate maxima, cu adevarat pe criterii de eficienta si rentabilitate.

Întreprinderile au nevoie să-și controleze activitatea lor sub diverse forme, iar controlul de gestiune permite măsurarea rezultatelor și asigurarea că obiectivele propuse sunt atinse. Astfel, sistemul de control de gestiune este asociat cu un sistem de măsurare a performanțelor. Controlul de gestiune trebuie să fie bazat pe responsabilitate și adaptat destinației sale.

Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficientele pentru a le remedia si de a le evita în viitor.

Concluziile care se deduc în urma controlului la magazinul SEPHORA sunt relativ pozitive. Acest lucru este sustinut și de faptul că lipsurile găsite în departamentul “cosmetice” sunt relativ mici în comparație cu numărul mare de produse cu care se lucrează.

4.2. Propuneri

Propun concedierea celor doi angajati,Mincu Gabriel si Gherghe Ioana, având funcția de angajat pază și respectiv supraveghetoare la locul de muncă Unirea deoarece s-a constat in urma controlului ca marfa care o aveau in grija nu exista la raft dar nici în depozit.

Este clar că fiecare produs introdus în gestiune poate fi verificat și se pot trage clar concluzii cu privire la marfa respectivă dacă a fost sau nu furată.

– CUPRINS –

Cap.I. ASPECTE GENERALE PRIV. CONTROLUL FIN. DE GESTIUNE

Definitia controlului financiar de gestiune

Obiectivele controlului financiar de gestiune

Organizarea controlului financiar de gestiune

Actele intocmite de organele controlului financiar de gestiune

Controlul prin inventar – parte componenta a CFG

Procedurile si tehnicile de verificare ale CFG

Cap.II. PREZENTAREA SOCIETATII

2.1. Forma juridica, sediul societatii, si durata de functionare

2.2. Obiectul de activitate

2.3. Capitalul social

2.4. Conducerea societatii

Cap.III. STUDIU DE CAZ

3.1. Controlul recepției bunurilor

3.2. Controlul înregistrării documentelor

3.3. Controlul prin inventariere

3.4. Valorificarea rezultatelor inventarierii

Cap.IV. CONCLUZII SI PROPUNERI

Concluzii

Propuneri

– BILIOGRAFIE –

Cernusca Lucian: Studiu comparativ privind structurile informationale Editura Mirton Timisoara 2002

Dimitrie Camenita, Cristina Nicolaescu, Pavel Belean: Bazele contabilitatii, Editura Multimedia Arad 1998

Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mates: Ghid practic privind inventarier-ca, solutionarea si regularizarea contabila a diferentelor Editura Euroart 1996

Ministerul Finantelor: Sistemul contabil al agentilor economici Editura Economica 2000

Munteanu Victor, Marilena Munteanu, Stefan Zuca: Control si audit financiar-contabil, Editura Sylvi

6. http://www.firme.info.ro

7. I.P.Pântea, ș.a., Contabilitate de gestiune, Editura Intelcredo, Deva, 1994

– BILIOGRAFIE –

Cernusca Lucian: Studiu comparativ privind structurile informationale Editura Mirton Timisoara 2002

Dimitrie Camenita, Cristina Nicolaescu, Pavel Belean: Bazele contabilitatii, Editura Multimedia Arad 1998

Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mates: Ghid practic privind inventarier-ca, solutionarea si regularizarea contabila a diferentelor Editura Euroart 1996

Ministerul Finantelor: Sistemul contabil al agentilor economici Editura Economica 2000

Munteanu Victor, Marilena Munteanu, Stefan Zuca: Control si audit financiar-contabil, Editura Sylvi

6. http://www.firme.info.ro

7. I.P.Pântea, ș.a., Contabilitate de gestiune, Editura Intelcredo, Deva, 1994