Controlul Financiar de Gestiune la S.c. Mecanica Ceahlau S.a. Piatra Neamt
CUPRINS
CAPITOLUL 1
Influența specificului activității S.C. Mecanica Ceahlăul S.A. Piatra Neamț, asupra organizării și exercitării controlului financiar de gestiune
Caracterizarea generală a activității S.C. Mecanica Ceahlău S.A. Piatra Neamț
Scurt istoric
Situația juridică
Scopul și obiectul de activitate al societății
Conducerea și administrarea societății
Piața și competiția
Perspective, tendințe
1.2 Particularități în organizarea controlului financiar de gestiune Ceahlău S.A Piatra Neamț
CAPITOLUL 2
Metodologia de exercitare a controlului financiar de gestiune
2.1 Organizarea și programarea controlului financiar de gestiune Ceahlău S.A. Piatra Neamț
2.1.1 Organizarea controlului financiar de gestiune Ceahlău S.A, Piatra Neamț
2.1.2 Programarea controlului de gestiune Ceahlău S.A. Piatra Neamț
2.2 Metode și tehnici specifice de exercitare a controlului financiar de gestiune
2.2.1 Controlul documentar
2.2.2 Inventarierea de control
2.2.2.1 Organizarea și efectuarea inventarierii prin sondaj a patrimoniului
2.2.2.2 Organizarea și efectuarea inventarierii totale a patrimoniului
2.2.2.3 Mijloace proprii de consemnare și confirmare a controlului financiar de gestiune
CAPITOLUL 3
Obiectivele și constatările controlului financiar de gestiune Ceahlău S.A. Piatra Neamț
3.1 Obiectivele controlului financiar de gestiune Ceahlău S.A. Piatra Neamț
3.2 Constatările și finalizarea controlului financiar de gestiune Ceahlău S.A. Piatra Neamț
Concluzii și propuneri
Bibliografie
Capitolul 1. Influența specificului activității S.C. Mecanica Ceahlăul S.A. Piatra Neamț, asupra organizării și exercitării controlului financiar de gestiune
Caracterizarea generală a activității S.C. Mecanica Ceahlău S.A. Piatra Neamț
Scurt istoric
Societatea a fost înființată în anul 1920 de către profesorul universitar doctor Socrat Lalu și de alți pietreni întreprinzători, sub denumirea de „Energia”, profilată pe fabricarea de piese de schimb diverse, piese turnate din fontă, vagoneți de mină, reparați pentru CFR.
Până în anul 1940, societatea „Energia” înregistrează o creștere economică modestă.
În perioada celui de-al II-lea război mondial, „Energia” preia comenzi ale armatei executând în mod deosebit osii și bucșe pentru carele militare. Vicisitudinile războiului fac ca societatea să-și schimbe sediul până în vara anului 1944, când inginerul Dan Sculy readuce societatea
La data naționalizării, 11 iunie 1948, societatea executa reparații pentru vagoane de călători, injectoare pentru locomotive și tucerie comercială.
Începând cu anul 1953, unitatea se profilează pe utilaje agricole: semănători pentru sfeclă, porumb, vânturătoare pentru cereale, tocători nutreț, barăci pentru unități de mecanizarea agriculturii, produsele fiind menținute în fabricație până în anul 1968.
În anii următori se asimilează grape cu discuri, betoniere, depănușătoare de porumb, pluguri, superfiltre.
Din anul 1970, începe producția de semănători de precizie pentru plante prășitoare.
Se dezvoltă activitatea de concepție și se pune în funcțiune sculăria care execută și întreține pregătirea de fabricație pentru toate produsele ce sunt realizate în societate.
Din anul 1991 unitatea devine societate pe acțiuni sub denumirea de Societatea Comercială Mecanica Ceahlău S.A , prin preluarea integrală a fostei întreprinderi ”Ceahlăul”, în conformitate cu prevederile Legii nr.15/1990, Legii nr.31/1990 și H.G nr. 1254/1990.
Urmează un amplu proces de restructurare cuprinzând diversificarea structurii sortimentelor, locații d gestiune, corelarea forței de muncă cu volumul vânzărilor tot mai mc. Urmare a destrămării pieței CAER și a scăderii cererii de mașini agricole, după 1990 numărul salariaților s-a redus de la 4560 la 1270 persoane, iar în prezent sunt 750 persoane.
Societatea Comercială Mecanica Ceahlău S.A Piatra Neamț a fost cuprinsă în programul de privatizare în masă, în conformitate cu prevederile Legii nr.55/1995, privatizându-se până la cota de 60% din capitalul social. În luna august 1999, Fondul Proprietății de Stat vinde pachetul de acțiuni de 40% ce îl deținea din capitalul social și astfel S.C Mecanica Ceahlău devine societate cu capital integral privat.
La această dată societatea este cel mai apreciat producător de mașini agricole din România. Experiența specialiștilor și calitatea deosebită a produselor oferite beneficiarilor din întreaga lume au condus în ultimii ani la diversificarea și sporirea piețelor de desfacere.
Astfel mașinile purtând sigla „Mecanica Ceahlău”, pot fi văzute în țări ca: Rusia, Ucraina, Polonia Ungaria, Germania, Italia, Egipt, Peru, S.U.A., etc.
Datorită dotărilor de excepție de care dispune societatea, are în fabricație o gamă largă de mașini produse sub licența unor firme din Germania și Italia.
Situația juridică
Societatea Comercială „Mecanica Ceahlău” SA, este o societate pe acțiuni cu capital integral privat, fiind constituită conform Legilor nr. 15 și 31/1990.
Este înregistrată sub nr. J 27 / 8 /1991, având cod fiscal R 2045262.
Capitalul social al societății este de 22 miliarde lei, reprezentând 884.943 acțiuni nominale de 25.000 lei.
Sediul societății este în România, localitatea Piatra Neamț, str. Dumbravei nr. 6, județul Neamț.
Durata societății este nelimitată, cu începere de la data înregistrării Comerțului.
Scopul și obiectul de activitate al societății
Scopul societății comerciale este proiectarea, producerea și comercializarea mașinilor și utilajelor agricole, promovarea și punerea în aplicare a inițiativelor de interes național în domeniul fabricației mașinilor agricole, în domenii conexe, în scopul obținerii de profit.
Obiectul de activitate conform statutului aprobat de adunarea generală a acționarilor este:
proiectarea, producerea și comercializarea de mașini și utilaje pentru prelucrat solul, pentru semănat și pentru alte lucrări agricole, a pieselor de schimb, de piese turnate din fontă și aliaje din aluminiu pentru echipamente de stins incendii;
lucrări de reparații pentru mașini, unelte, instalații de vopsire, mașini și utilaje din profilul de fabricație;
prestări servicii și asistență tehnică pentru terți cu utilaje fabricate în cadrul profilului de fabricație și din dotarea societății, activitatea de transport intern și internațional cu mijloace auto din dotare, alte servicii asigurate de unitate;
comercializarea de materiale și echipamente aflate pe stoc, comercializarea produselor agroalimentare și industriale și a bunurilor de larg consum rezultate prin sistem barter la intern și extern;
efectuarea operațiunilor de comerț exterior colaborare directă cu băncile de comerț exterior, efectuarea operațiunilor de fond valutar putând participa și converti la operațiuni de credit;
activitate imobiliară asupra bunurilor proprii sau a terților;
desfășurarea de acțiuni cu caracter social în favoarea salariaților;
Conducerea și administrarea societății
Conducerea societății este asigurată, conform prevederilor legale de către:
adunarea generală a acționarilor (A.G.A.);
consiliul de administrație;
conducerea executivă formată din: vicepreședintele executiv, directori executivi, șefi de secții și compartimente;
Adunarea generală a acționarilor este organul de conducere al societății care decide asupra activității acesteia și asigură politica economică și materială. Adunările generale ale acționarilor sunt ordinare și extraordinare.
Adunarea generală ordinară se întrunește cel puțin o dată pe an, în cel mult trei luni de la încheierea exercițiului financiar, iar cea extraordinară ori de câte ori este nevoie a se lua o hotărâre pentru: schimbarea formei juridice a societății, mutarea sediului societății, schimbarea obiectului de activitate, mărirea capitalului social, reducerea capitalului social sau reîntregirea prin emisiuni de noi acțiuni, fuziunea cu alte societăți, divizarea sau dizolvarea societății, emisiunea de obligațiuni. Adunarea generala acționarilor, alege prin vot secret cei cinci administratori ai societății.
Consiliul de administrație este constituit din toți administratorii în funcție și este condus de un președinte desemnat de adunarea generală a acționarilor. La prima ședință, consiliul de administrație alege dintre membrii săi un vicepreședinte și îi stabilește indemnizația; acesta va îndeplini funcția executivă cu denumirea de vicepreședinte executiv.
Consiliul de administrație se întrunește cel puțin o dată pe lună sau ori de câte ori este necesar. La ședințele consiliului de administrație sunt convocați și cenzorii. Consiliul de administrație este obligat să pună la dispoziția acționarilor și a comisiei de cenzori la cerea acestora, toate documentele societății prevăzute de lege.
Președintele consiliului de administrație, îndeplinește și funcția de director general al societății și răspunde de întreaga activitate a societății comerciale, asigurând organizarea și funcționarea în condiții de eficiență a acesteia.
Președintele consiliului de administrație numește personalul cu funcții de conducere operativă din cadrul societății (directori executivi) care se validează de către consiliu. Consiliul de administrație va stabili competențe privind angajarea celorlalți salariați ai societății.
Directorii executivi sunt: directorul economic, directorul comercial, directorul de producție, directorul tehnic.
Directorul economic organizează și conduce activitatea financiar-contabilă a societății comerciale în conformitate cu legislația în vigoare, urmărind folosirea eficientă a mijloacelor circulante, înregistrarea și evidențierea corectă în expresie valorică a fenomenelor economice din unitate; menținerea permanentă a capacității de plată a unității și îndeplinirea obligațiilor față de bugetul de stat, coordonează activitatea compartimentelor: contabilitate, financiar, analize economice prețuri, oficiul de calcul.
Directorul comercial organizează și coordonează desfășurarea activității de marketing-vânzări, aprovizionare, transport extern, depozitarea și gestionarea bazei materiale și a produselor finite pentru livrare.
Directorul de producție organizează și conduce activitatea de producție, activitatea mecano-energetică și furnizarea de utilități, asigurând realizarea programelor de fabricație stabilite, utilizând în condiții raționale și de eficiență baza tehnico-materială și forța de muncă din secțiile de producție.
Directorul tehnic organizează și coordonează activitatea de cercetare proiectare constructivă și tehnologică, realizarea pregătirii de fabricație, modernizarea continuă a produselor și a proceselor tehnologice în scopul realizării obiectivelor strategice și curente ale societății.
Organigrama societății în anul 2008, a fost următoarea:
ORGANIGRAMA 2008
Piața și competiția
Gama de produse din nomenclatorul de fabricație al societății este structurată pe două direcții:
diversificare – pentru satisfacerea cât mai completă a necesarului d tipuri de utilaje pe lucrări agricole, a cuprinderii a cât mai multe segmente de piață, a satisfacerii cât mai complete a cerințelor acesteia, cât și pentru acoperirea capacității de producție pe tot parcursul anului;
modernizare – pentru creșterea parametrilor tehnici și economici, a calității, fiabilității și a competitivității produselor;
Gama de produse și servicii aflate actualmente în fabricație Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, cuprinde ca segmente principale:
mașini de prelucrat solul:
pluguri normale cu 2,3 și 4 trupițe;
grape cu discuri cu lățimi între 1,3,și , pentru soluri ușoare, grele și mijlocii, purtate sau tractate;
cultivatoare pe 5,7 și 9 rânduri, cu și fără fertilizator;
combinatoare cu lățimi de lucru de 2,5 și 3,2m;
freze agricole cu lățimi de lucru de 1,1 – 2,8m, licență Falc – Italia;
mașini de semănat – plantat:
semănători pentru plante prășitoare pe 4, 6 și 8 rânduri cu și fără fertilizator;
semănători specializate pentru sfeclă și alte plante prășitoare pe 4, 6, 8 și 12 rândurși coordonează activitatea de cercetare proiectare constructivă și tehnologică, realizarea pregătirii de fabricație, modernizarea continuă a produselor și a proceselor tehnologice în scopul realizării obiectivelor strategice și curente ale societății.
Organigrama societății în anul 2008, a fost următoarea:
ORGANIGRAMA 2008
Piața și competiția
Gama de produse din nomenclatorul de fabricație al societății este structurată pe două direcții:
diversificare – pentru satisfacerea cât mai completă a necesarului d tipuri de utilaje pe lucrări agricole, a cuprinderii a cât mai multe segmente de piață, a satisfacerii cât mai complete a cerințelor acesteia, cât și pentru acoperirea capacității de producție pe tot parcursul anului;
modernizare – pentru creșterea parametrilor tehnici și economici, a calității, fiabilității și a competitivității produselor;
Gama de produse și servicii aflate actualmente în fabricație Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, cuprinde ca segmente principale:
mașini de prelucrat solul:
pluguri normale cu 2,3 și 4 trupițe;
grape cu discuri cu lățimi între 1,3,și , pentru soluri ușoare, grele și mijlocii, purtate sau tractate;
cultivatoare pe 5,7 și 9 rânduri, cu și fără fertilizator;
combinatoare cu lățimi de lucru de 2,5 și 3,2m;
freze agricole cu lățimi de lucru de 1,1 – 2,8m, licență Falc – Italia;
mașini de semănat – plantat:
semănători pentru plante prășitoare pe 4, 6 și 8 rânduri cu și fără fertilizator;
semănători specializate pentru sfeclă și alte plante prășitoare pe 4, 6, 8 și 12 rânduri, cu și fără fertilizator, licență Kleine – Germania;
semănători pentru plante păioase pe 15, 21 și 29 de rânduri, cu brăzdare patină sau disc;
mașini de plantat cartofi pe două rânduri, cu și fără fertilizator;
mașini pentru întreținerea culturilor:
mașini pentru administrat îngrășăminte lichide cu capacitate de ;
mașini de administrat amendamente solide cu unul sau două rotoare, cu capacități de 400 respectiv ;
mașini de recoltat:
mașini de recoltat cartofi pe unul sau două rânduri purtate, respectiv tractate;
mașini de recoltat sfeclă pe un rând, cu încărcare în remorcă, licență Rimeco – Italia;
cositori rotative cu lățime de lucru de 1,65m sau 2,4m, licență Trobitzer – Germania;
mașini de transportat:
remorcă cu două axe, cu capacitate de 4,5 tone, cu basculare în trei părți;
semiremorcă cu capacitate de 3,5 tone, cu basculare spre spate;
remorcă auto de 500 și , capacitate utilă;
tractoare agricole:
tractor ecologic ( cu nivel redus de emanațiuni și zgomot) cu consum redus de combustibil, de 46 CP;
tractor ecologic din gama 63-69 CP ( în asimilare);
utilaje pentru mici întreprinzători:
betoniere cu acționare electrică, de 100 și , capacitate utilă;
batoză pentru porumb acționată electric, cu capacitate de 100 kg/oră;
accesorii PSI:
întreaga gamă de accesorii pentru stins incendii, utilizabilă în economia națională;
servicii:
piese de schimb pentru mașini agricole;
turnare de piese din aliaje de aluminiu și fontă;
acoperiri metalice (zincare) și tratamente termice specializate;
construcții metalice și mecanice;
asistență tehnică, consultanță, service și proiectare în domeniul construcției de mașini agricole și de tehnică generală;
Caracteristica specifică a segmentului de piață : piața de desfacere și comercializare a mașinilor și utilajelor agricole este compusă din societăți de mecanizare a agriculturii, asociații de producători agricoli și producători individuali.
Amplasarea pieței: piața mașinilor agricole este atât la nivel local și regional cât și la nivel național și internațional. Ponderea cea mai însemnată o are piața internă.
Tendințele actuale ale pieței: având în vedere nevoia crescândă de mașini și utilaje agricole, se apreciază că tendința actuală a pieței, este de progres lent.
Trăsăturile caracteristice ale cererii: vânzările au un caracter sezonier, cu creșteri semnificative în perioadele februarie-mai și septembrie-noiembrie și scăderi în perioadele iunie-august și decembrie-ianuarie. Ca răspuns la cerințele pieței, s-a completat gama de mașini și utilaje agricole cu remorci, cultivatoare, betoniere, mașini de recoltat cartofi și sfeclă de zahăr, care va umple golul de vânzări.
Lanțul de distribuție al Societății Comerciale Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, este reprezentat de persoane fizice și juridice române și străine, utilizatori sau comercianți ai celor peste 46 de produse din programul de fabricație, cu o bună răspândire și reprezentativitate în zonele de interes agricol maxim.
La această dată, SC Mecanica Ceahlău SA, este lider național în producția și comercializarea de semănători pentru plante păioase și prășitoare, concretizat în deținerea a peste 60% din piața internă.
Perspective, tendințe
Piața internă și externă de mașini agricole își definește poziția pe următoarele elemente:
agricultura este o importantă componentă economică pentru orice țară, dar mai ales pentru România;
numai o agricultură mecanizată și modernă poate crea resursele materiale și financiare care să permită revigorarea întregului mediu economic, constituind o garanție pentru dezvoltarea în continuare a producției de mașini agricole.
Ținând seama de aceste considerente, strategia S.C Mecanica Ceahlău SA se bazează pe:
adaptarea unui raport optim între diversificarea și modernizarea produselor existente în fabricație;
asigurarea în mod constant a unei calități superioare;
crearea fluxurilor de fabricație specializate pe tipuri de produse și culturi agricole;
Această strategie este garanția continuării unui parcurs mereu ascendent în evoluția societății.
Particularități în organizarea controlului financiar de gestiune Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț
Pentru atingerea obiectivelor vizate, resursele interne ale entităților economice trebuie să fie controlabile și în permanență operaționale.
Controlul în general, vizează măsurarea rezultatelor unor acțiuni și compararea acestora cu obiectivele fixate”apriori” pentru a stabili dacă au fost sau nu îndeplinite. După caz, managerii vor stabili măsuri corective. Controlul trebuie deci, să ajungă în mod necesar, la o întoarcere în „amonte” pentru a rectifica deciziile și acțiunile întreprinse.
Pentru a fi competitivă pe piețele sale, întreprinderea trebuie să stăpânească activitățile sale și să controleze funcționarea sa. Ea trebuie să fie performantă și controlul de gestiune să o ajute.
Particularitățile în organizarea controlului financiar de gestiune în cadrul Societății Comerciale Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț sunt generate de chiar scopul și obiectul de activitate al firmei, respectiv proiectarea, producerea și comercializarea de mașini și utilaje pentru prelucrat solul, semănat și pentru alte lucrări agricole, a pieselor de schimb, etc.
Astfel, S.C. Mecanica Ceahlău S Piatra Neamț, are structura de gestiuni materiale prezentată în tabelul nr 1:
Tabelul nr. 1 Structura de gestiuni materiale a SC Mecanica Ceahlău S:A Piatra Neamț
Fiind o unitate cu activitate economică complexă (cercetare, producție, desfacere) în realizarea obiectivelor propuse, controlul financiar de gestiune are ca principală sursă de informare contabilitatea, atât sintetică și analitică cât și cea de gestiune în aceeași măsură.
De aceea contabilitatea de gestiune cât și cea analitică este mereu ținută la zi, organizată în așa fel încât informația necesară este utilizată cu maxim de eficiență, atât în decizii cât și în analiză.
Controlul de gestiune este în interacțiune cu obiectivele și strategiile întreprinderii, el integrându-se în procesul de gestiune al întreprinderii.
Capitolul 2. Metodologia de exercitare a controlului financiar de gestiune
Punerea în practică a controlului de gestiune nu este un lucru ușor, dar posibil și necesar, deoarece presupune punerea la punct a instrumentelor de control, precum și depășirea obstacolelor psihologice care apar.
Pentru a fi operațional, controlul financiar de gestiune respectă o metodologie de muncă particulară și utilizează instrumente care sunt specifice organizării întreprinderii
Exercitarea acestui tip de control, presupune utilizarea unei metodologii comune controlului financiar în general, dar și utilizarea unor metode și tehnici specifice.
Privită ca un proces structurat pe momentele enunțate, metodologia de control presupune o filieră adecvată de cercetare și acțiune, care într-o succesiune logică, se prezintă astfel:
formularea obiectivelor controlului;
stabilirea formelor de control și a organismelor competente să efectueze verificarea asupra obiectivelor stabilite;
identificarea surselor de informare pentru control (documente primare, evidențe tehnic-operative și contabile, alte documente);
aplicarea procedeelor și modalităților (tehnicilor) de control cu ajutorul cărora se realizează cunoașterea activității verificate;
întocmirea actelor de control în care se înscriu constatările;
modalități concrete de finalizare a acțiunii de control;
măsurarea eficienței controlului, vizând prevenirea și înlăturarea abaterilor, deficiențelor și lipsurilor;
Metoda controlului financiar, constă în eșalonarea cercetării fenomenelor pe parcursul mai multor etape, astfel:
informarea, documentarea și pregătirea activității de control;
controlul propriu-zis;
gruparea, sistematizarea și definitivarea constatărilor făcute;
finalizarea materialului rezultat și însușirea constatărilor menționate în actele de control de către conducere;
urmărirea executării măsurilor luate de organele de control;
Totalitatea metodelor și tehnicilor utilizate în activitatea de control, formează metodologia generală a controlului, realizându-se în practică prin intermediul mai multor procedee de lucru.
Metodologia de control financiar, utilizează atât căi și modalități proprii de cercetare, cât și instrumente metodologice aparținând altor discipline sau domenii, cum ar fi cele ale analizei economico-financiare, matematicii, contabilității, managementului, dreptului, informaticii, etc.
Diverse metode de analiză vor reliefa principalele echilibre și corelații ce există în cadrul patrimoniului întreprinderii.
În ceea ce privește compararea realizărilor constatate cu datele previzionate, acest lucru se înfăptuiește prin intermediul analizei economico-financiare, care trebuie să stabilească nu numai ecarturile dintre datele efective și cele planificate, ci și cauzele și factorii care le-au determinat pentru ca deciziile de corecție aplicate să fie fundamentate științific.
2.1 Organizarea și programarea controlului financiar de gestiune „Mecanica Ceahlău” SA Piatra Neamț
2.1.1 Organizarea controlului financiar de gestiune la Ceahlău SA Piatra Neamț
În gestiunea unei întreprinderi, controlul de gestiune poate juca un rol central în procesul de reorientare globală a politicii generale. El contribuie la fixarea obiectivelor pentru fiecare factor și serviciu, măsoară rezultatele și organizează compararea lor sistematică cu obiectivele. Structura unei întreprinderi are un impact imediat asupra funcționării sistemului de control de gestiune și în mod deosebit asupra felului în care întreprinderea își măsoară rezultatele și își alocă mijloacele sale.
Funcționarea unui sistem de control de gestiune se bazează pe definirea unei structuri pe gestiuni, adică pe divizarea întreprinderii în centre de responsabilitate. Fiecare dintre aceste centre de responsabilitate se caracterizează prin obiective și mijloace proprii, sau altfel spus, printr-o autonomie decizională privind utilizarea unei părți din respectivele mijloace, în cadrul politicii stabilite. Centrele de responsabilitate sunt utilizate ca bază pentru repartizarea resurselor globale ale întreprinderii.
Controlul financiar de gestiune apare ca unul din instrumentele de punere în aplicare a unei strategii.
Organizarea controlului financiar de gestiune la agenți economici, are la bază prevederile H.G României nr.720 din 10 octombrie 1991, privind aprobarea Normelor nr. 63 943 din 30 septembrie 1991, de organizare și exercitare a controlului financiar elaborate de Ministerul Economiei și Finanțelor.
Modul de organizare al controlului financiar de gestiune în cadrul S.C Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, este cuprins și aprobat în regulamentul de organizare și funcționare al societății.
Controlul financiar de gestiune funcționează în compartiment distinct, în subordinea directă a directorului executiv al societății comerciale și îndrumat metodologic, atunci când acest lucru este necesar de către directorul economic.
Societatea are încadrat pentru realizarea acestei activități, un salariat cu studii economice superioare, cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele și în condițiile stabilite de lege.
Compartimentul control financiar de gestiune are rolul verificării și aplicării dispozițiilor legale cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești pe baza documentelor înregistrate în contabilitate și a documentelor de evidență tehnic-operativă.
În realizarea atribuțiilor ce-i revin, colaborează cu toate compartimentele din societate.
Atribuțiile stabilite prin Regulamentul de organizare și funcționare pentru acest compartiment sunt:
efectuează controlul potrivit dispozițiilor legale în vigoare și normelor metodologice elaborate de Ministerul Finanțelor Publice. Pe baza împuternicirii pe care o au, pot consulta documentele care au legătură cu operațiile obiectivului supus controlului și să ceară informațiile necesare, verbal sau în scris în legătură cu aceste operații.
Întocmește lista sarcinilor periodice de control și o transmite spre aprobare președintelui executiv.
Verifică corectitudinea inventarierilor gestiunilor de către comisiile de inventariere numite prin decizie de către conducerea societății, regularizarea și valorificarea diferențelor constatate la termenele și în condițiile dispozițiilor legale.
Organizează controlul gestionar de fond la toate secțiile și gestiunile proprii, precum și la obiectivele date în locație de gestiune sau închiriate.
Urmărește respectarea dispozițiilor legale cu privire la angajarea, drepturile, obligațiile și răspunderile gestionarilor conform Legii nr. 22 / 1969, modificată și completată.
Verifică aplicarea corectă a normativelor de timp pentru lucrările productive directe și indirecte și modul cum sunt introduse la plată lucrările efectuate.
Verifică modul de utilizare și de distribuire a materialelor consumabile.
Verifică respectarea deciziilor societății ce privesc sfera de competență a compartimentului.
Verifică legalitatea angajărilor, lichidărilor de personal și acordarea drepturilor salariale, conform prevederilor legale și ale Contractului colectiv de muncă.
Verifică modul cum se execută C.F.P. în cadrul societății.
Consemnează constatările în actele de control bilaterale (procese-verbale sau note de constatare), cu indicarea prevederilor legale încălcate și stabilirea exactă a consecințelor economice, financiare, patrimoniale, a persoanelor vinovate, precum și măsurile luate în timpul controlului și cele stabilite a se lua în continuare.
Prezintă conducerii societății, la termenele stabilite, actele de control.
Aplică sancțiuni contravenționale, pentru abateri de la disciplina financiară sau alte fapte sancționabile contravențional, pentru care are competență.
Urmărește aplicarea sancțiunilor disciplinare, contravenționale sau penale, precum și stabilirea răspunderii materiale sau civile, după caz, împotriva celor vinovați.
Prezintă ori de câte ori este necesar, în ședința Consiliului de Administrație informații asupra activității CFG, în vederea eliminării deficiențelor.
Efectuează din dispoziția conducerii, alte acțiuni de control, cu replanificarea celor prevăzute în planul de muncă trimestrial.
La rândul lor, salariații din sectoarele supuse controlului financiar de gestiune au următoarele obligații:
Să pună la dispoziție registrele, corespondența, actele, piesele justificative și documentele necesare controlului.
Să prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestionează sau pe care le are în păstrare, care intră sub incidența controlului.
Să elibereze potrivit legii, documentele solicitate în original sau în copii certificate.
Să dea explicații verbal sau în scris, după caz, în legătură cu problemele care formează obiectele controlului.
Să semneze cu sau fără obiecțiuni actele de control și să comunice la termenele fixate, modul de aplicare a măsurilor stabilite în urma controlului.
Să asigure sprijinul și condițiile necesare bunei desfășurări a controlului și să-și dea concursul pentru clarificarea constatărilor.
Salariații din cadrul Compartimentului CFG răspund disciplinar, contravențional sau penal, după caz, în situația în care:
Nu efectuează controlul conform programului de activitate aprobat;
Înscriu în actele de control date sau fapte ireale ori inexacte sau cu bună știință nu consemnează toate deficiențele constatate;
Lucrează cu superficialitate, nesemnalând încălcările de la dispozițiile legale în vigoare constatate cu ocazia controlului și nu stabilește răspunderi potrivit normelor legale;
Dispun prin interpretarea sau aplicarea greșită a dispozițiilor legale în vigoare, măsuri care produc prejudicii;
Nu întocmesc și nu înaintează conducătorului unității, actele de control la termenele stabilite;
Nu iau, sau după caz, nu propun măsurile necesare pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor consemnate în actele de control;
Nu îndeplinesc, sau îndeplinesc defectuos sarcinile ce le revin;
Deoarece în activitatea pe care o desfășoară salariații din cadrul compartimentelor de control au contact direct cu salariații a căror activitate este verificată, este nevoie din partea controlorilor, să aibă anumite calități și anume: profesionalism, competență, capacitate de a asculta, perceperea partenerului controlat, capacitate de comunicare, putere de convingere, capacitate de a poseda simțul răspunderii, capacitate de prevenire, capacitate de programare și control a propriei activități.
Organele de control C.F.G. exercită în cadrul acțiunilor de control și o îndrumare pentru îmbunătățirea activității verificate.
Conducătorul unității, are obligația ca, în cadrul competenței și a termenelor legale, să ia măsuri pentru aplicarea integrală și la timp a măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor și înaintarea către procuratură a actelor cuprinzând fapte prevăzute de legea penală. Neluarea măsurilor angajează propria răspundere a conducătorului unității.
Măsurile se iau în cel mult 30 de zile de la data înregistrării actului de control, dacă prin dispozițiile legale nu sunt prevăzute alte termene.
La solicitarea instanțelor de judecată, organelor de procuratură și poliție, conducătorii unității vor dispune cu prioritate, măsurile de control financiar de gestiune necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infracțiune și clarificarea împrejurărilor care au condus la săvârșirea unor fapte de natură penală.
2.1.2 Programarea controlului financiar de gestiune Ceahlău SA Piatra Neamț
Caracterul complex al controlului, determină necesitatea programării și organizării lui spre a asigura ordine în activitatea de control, a rezolva în toată complexitatea, problematica pusă în fața controlorilor și a conferi eficiență activității de control financiar.
În cadru Societății Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, obiectivele ce urmează a fi controlate sunt cuprinse în programa trimestrială, sarcinile fiind defalcate pe luni.
În programele trimestriale defalcate pe luni, se stabilesc gestiunile ce se controlează în cursul trimestrului, perioada în care se exercită controlul, în concordanță cu numărul de zile/om, necesare pentru acoperirea sarcinilor de control la fiecare gestiune, în funcție de perioada de controlat și de timpul realizat în anul precedent.
A programa activitatea de control, înseamnă a decide în vederea îndrumării controlului într-o anumită direcție pentru:
– a stabili prin documente anumite obiective și termene de realizare;
– a preciza sarcinile concrete ce revin organelor de control;
– a controla modul cum sunt duse la îndeplinire sarcinile trasate;
– a stabili măsurile necesare realizării lor;
Programele trebuie să se bazeze întotdeauna pe cunoașterea realității din sfera de acțiune a controlului și pe legislația generală și specială care reglementează domeniul de activitate în care societatea își desfășoară activitatea. De asemenea, programele trebuie să vizeze aspectele esențiale ale unității și să permită evitarea paralelismului și suprapunerilor.
Calculul analitic al fondului de timp necesar pentru fiecare acțiune de control stă la baza întocmirii programului de lucru.
Ceahlău SA Piatra Neamț, documentul de planificare al controlului de gestiune se semnează de către compartimentul Control financiar de gestiune și se aprobă de către directorul executiv al societății.
Pe parcursul executării sarcinilor, conducerea societății va putea opera unele modificări în programele de lucru trimestriale, cum ar fi urgentarea verificării unor gestiuni, unor subunități, amânarea verificării altora, schimbarea perioadelor de control.
La planificarea muncii și apoi cu ocazia realizării sarcinilor din plan, șeful compartimentului de control financiar de gestiune și conducătorul compartimentului financiar – contabilitate, au obligația respectării stricte a câtorva reguli – metode logice generale, cum sunt:
efectuarea tuturor inventarierilor programate, cât și a celor speciale, trebuie să se facă potrivit normelor metodologice în vigoare, la termenele prevăzute de lege și să se încadreze în timpul afectat lor;
asigurarea caracterului inopinat al inventarierilor;
evitarea inventarierii unor gestiuni în perioadele de activitatea intensă sau în preajma unor sărbători;
Documentele privind planificarea activității de control gestionar se întocmesc și se păstrează în așa fel încât să se asigure caracterul inopinat al verificărilor, precum și respectarea cerințelor generale ale apărării secretelor datelor confidențiale ori rezervate. Pe de altă parte documentele de planificare se folosesc și pentru coordonarea unitară a controlului economico-financiar exercitat asupra unității patrimoniale.
Pentru anul 2008, programul de lucru al compartimentului control financiar de gestiune aprobat de către conducerea executivă a societății, a fost cel din tabelul nr. 1.
Tabelul nr. 1 – Programul de lucru al compartimentului control financiar
de gestiune în cadrul S.C. Mecanica Ceahlău S.A. Piatra Neamț , pentru anul 2008
Obiectivele fiecărui control sunt specificate în capitolul 3.1 din prezenta lucrare.
2.2 Metode și tehnici specifice de exercitare a controlului financiar de gestiune.
Metodologia de exercitare a controlului financiar de gestiune, presupune utilizarea unor metode și tehnici care pot fi specifice sau comune.
Primele tehnici de control de gestiune au fost elaborate în contextul specific al perioadei interbelice. Mediul actual al întreprinderilor, caracterizat prin incertitudine și complexitate, mutațiile tehnologice și ale producției, noua concepție de conducere a firmei, obligă la modificări substanțiale.
În practica controlului financiar de gestiune, s-au cristalizat metode tehnice și anume: controlul documentar, inventarierea de control, mijloacele proprii de consemnare sau confirmare.
Metodele și tehnicile prezentate mai jos au fost întâlnite ca fiind utilizate în activitatea de control financiar de gestiune Ceahlău SA Piatra Neamț.
Controlul documentar
Controlul documentar este procedeul de stabilire a realității, legalității și eficienței operațiunilor economice și financiare prin examinarea documentelor primare și centralizatoare, a înregistrărilor în evidența tehnico-operativă și în cea contabilă.
Asupra documentelor primare, o importanță deosebită se acordă controlului documentar atât înainte de a se înregistra în conturi cât și ulterior. Acest tip de control se exercită atât sub aspectul formei, cât și al conținutului.
Din punct de vedere al formei, controlul documentar are următoarele obiective: autenticitatea, exactitatea întocmirii și valabilitatea, efectuarea corectă a calculelor
Controlul vizând autenticitatea documentelor primare, vizează următoarele aspecte: modul de folosire al documentelor tipizate, completarea cu toate elementele necesare solicitate de imprimat, completarea corectă a datelor și existența eventualelor ștersături, falsificări, adăugiri în text, corecturi nesemnate,; existența semnăturilor originale, inclusiv concordanța cu specimenele de semnături; concordanța dintre documente și justificări anexate.
Controlul exactității întocmirii și valabilității documentelor, se realizează în raport cu momentul și condițiile procedurii operațiunilor economice și financiare, pe care le consemnează.
Controlul efectuării corecte a calculelor, presupune verificarea din punct de vedere aritmetic a documentelor, vizând constatarea și înlăturarea erorilor de calcul care pot denatura conținutul operațiunilor economice și financiare. Sunt cazuri când calculele greșite sunt intenționate și ascund fraude, delapidări, sustrageri, nereguli.
Din punct de vedere al conținutului, controlul financiar al documentelor are ca obiective: legalitatea, realitatea (exactitatea), eficiența (necesitatea, economicitatea și oportunitatea).
Controlul asupra legalității documentelor ,urmărește ca acestea să fie întocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiară a operațiunilor pe care le reflectă.
Baza juridică a controlului financiar asupra legalității, o constituie legile, ordinele și instrucțiunile, prevederile altor acte normative care servesc drept criteriu pentru stabilirea justeții operațiunilor efectuate.
Controlul realității și exactității operațiunilor economice și financiare, își propune să stabilească dacă acestea s-au efectuat în limitele, condițiile și locul indicat în documentele primare. În cazul în care există incertitudine asupra realității operațiunilor supuse verificării, se recurge la controlul faptic, solicitându-se celor care au semnat documentele să confirme realitatea operațiunilor, inclusiv autenticitatea semnăturilor.
Controlul eficienței operațiunilor economice și financiare, are în vedere aspecte mai complexe care țin de necesitatea, economicitatea și oportunitatea acestora. Sub aspectul necesității controlul își propune să verifica gradul de utilitate al operațiunilor economice consemnate în documente, propunând măsuri de eliminare a risipei și stoparea efectuării în continuare a unor operațiuni ineficiente. Controlul economicității vizează cu prioritate dacă operațiunea financiară este necesară din punct de vedere al activității generale a societății și dacă producerea acestei operațiuni garantează u rezultat financiar pozitiv. Controlul oportunității unei operațiuni vizează dacă momentul și locul stabilit pentru executarea acesteia sunt mai convenabile din punct de vedere economic și financiar, cât și pentru menținerea pe segmentul de piață în care acționează societatea.
Sunt anumite situații când o operațiune supusă controlului financiar să satisfacă criteriile de legalitate și realitate, dar să nu fie oportună într-un anumit moment datorită conjuncturii și astfel să devină ineficientă. Sau se mai poate constata că anumite documente îndeplinesc condițiile de formă, dar nu reflectă real operațiunile economice sau fie nu îndeplinesc condițiile de formă și reflectă operații economice reale, fie nu îndeplinesc condițiile de formă și de conținut, etc.
În asemenea cazuri, sarcina controlului este de a semnala situațiile anormale și de a propune eventualele soluții pe baza cărora conducerea societății să ia deciziile corespunzătoare.
Controlul documentar se exercită prin modalități și tehnici care se utilizează selectiv în funcție de situația concretă controlată, pe baza sistemului de informații existent și a modului de gestionare a patrimoniului.
Modalitățile și tehnicile utilizate de controlul documentar sunt:
Controlul cronologic se exercită în ordinea întocmirii, înregistrării și îndosarierii documentelor. Acestea se examinează pe fiecare zi, în ordinea în care sunt păstrate fără nici o grupare sau sistematizare prealabilă. Această modalitate de control este simplă, însă distribuie atenția organului de control asupra unui mare număr de operațiuni de diferite feluri. Se exercită cu ușurință dar nu dă posibilitatea urmăririi de la început până la sfârșit a unei operațiuni.
Controlul invers cronologic se exercită de la sfârșitul spre începutul perioadei de control. Se începe cu controlul celor mai curente operațiuni și documente și se continuă din prezent spre trecut. Această modalitate se utilizează atunci când la constatarea unei abateri este necesar a se stabili momentul inițial când acesta s-a produs și cele care au legătură cu abaterea. Se utilizează de asemenea și atunci când se constată omisiuni sau erori de înregistrare.
Controlul sistematic sau pe probleme, presupune mai întâi gruparea documentelor pe probleme ( de ex. operațiuni de casă, aprovizionare, salarizare, decontări, etc.) iar apoi se trece la controlul lor în ordine cronologică. Această metodă de control documentar este eficientă în examinarea documentelor și înregistrărilor financiare, întrucât dă posibilitatea urmăririi cu mai multă atenție a unui obiectiv. O fază superioară a controlului pe probleme este acela tematic, a cărei arie este mai extinsă, iar complexitatea obiectivelor mai ridicată.
Controlul reciproc, constă în cercetarea ș confruntarea la aceeași unitate a unor documente sau evidențe cu conținut identic, însă diferite ca formă pentru operații aflate în interdependență. Această formă a controlului documentar este o confirmare internă a datelor înscrise în documente și evidențe tehnic-operative și contabile.
Controlul încrucișat, constă în cercetarea și confruntarea conținutului tuturor exemplarelor unui document, existente la unitatea controlată și la alte unități cu care s-au făcut decontări, de la care s-au primit sau cărora li s-a livrat mărfuri, s-au prestat servicii, s-au execut5at lucrări și alte valori.
Investigația de control, reprezintă modalitatea prin care se obțin informații din partea personalului a cărei activitate se controlează, presupunând studierea unor probleme care nu rezultă clar din documentele și evidențele puse la dispoziție. Prin ea însăși, investigația nu este o sursă de informații demnă de încredere, putând conduce acțiunea de control pe o pistă greșită, dar poate oferi un surplus de informație.
Examenul critic, implică verificarea documentelor și evidențelor tehnic-operative, contabile și financiare cu scopul descoperirii elementelor esențiale, de continuitate logică în derularea unor procese și fenomene. Eficiența acestei tehnici depinde în primul rând de experiența și pregătirea profesională a persoanelor care efectuează controlul financiar.
Analiza contabilă, este modalitatea de control documentar care precede înregistrarea operațiunilor economice în conturi și prin care se determină conturile în care urmează a se înregistra și relația dintre ele, presupunând înlănțuirea logică a mai multor operațiuni. Acest procedeu presupune și analiza elementelor de activ și pasiv reflectate prin conturile sintetice și cele analitice corespunzătoare.
Balanțele analitice de control se întocmesc pentru fiecare cont sintetic desfășurat pe conturi analitice și care cuprind următoarele corelații de control:
Soldul inițial al contului sintetic să fie egal cu soldul inițial al conturilor sale analitice;
Totalul mișcărilor debitoare ale contului sintetic să fie egal cu totalul mișcărilor debitoare ale conturilor sale analitice;
Totalul mișcărilor creditoare ale contului sintetic să fie egal cu totalul mișcărilor creditoare ale conturilor sale analitice;
Soldul final al contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor finale ale conturilor sale analitice;
Controlul documentar pe baza balanțelor analitice se face prin confruntarea fiecărei asemenea balanțe cu sumele respective ale contului sintetic din balanța sintetică de control contabil.
Balanța sintetică de control contabil, este instrumentul cu ajutorul căruia se obține garanția exactității înregistrărilor efectuate în conturi și a întocmirii unor balanțe reale și complete prin care se semnalează operativ înregistrarea greșită a unor operațiuni economice, ca urmare a nerespectării principiului dublei înregistrări, însumarea eronată a rulajelor sau stabilirea greșită a soldurilor.
Balanța de control șah, este instrumentul în măsură să descopere erorile de înregistrare care pe lângă seriile de egalități, cuprinde și corespondența soldurilor. Aceasta dă posibilitatea identificării necorelațiilor dintre conturi, a erorilor de compensație și a celor de înregistrare.
Comparația contabilă, constă în examinarea comparativă a diferitelor solduri din evidențele analitice cu cele din conturile sintetice supuse controlului documentar. Această comparație permite și analiza dinamicii unor procese și fenomene economice și financiare.
Tehnica operațiunilor bilanțiere, are ca modalitate de control documentar are în vedere verificarea indicatorilor bilanțului care se sprijină pe datele contabilității curente. Exactitatea indicatorilor bilanțului se asigură prin:
reflectarea completă și exactă a tuturor veniturilor și cheltuielilor care se referă la perioada pentru care se întocmește bilanțul;
respectarea regulilor de evaluare a elementelor cuprinse în bilanț;
confruntarea datelor din contabilitate cu realitatea, prin inventariere;
respectarea normelor legale cu privire la virarea obligațiilor față de buget, etc.;
Asupra indicatorilor din bilanț, au atribuții de control financiar conducătorul compartimentului financiar-contabil, cenzori, ca mandatari ai adunării generale, D.G.F.P. și controlul financiar de stat.
Inventarierea de control
Inventarierea de control reprezintă o verificare faptică pe teme a existenței de valori materiale și bănești.
Inventarierea de control este modalitatea principală de control faptic având ca obiectiv constatarea ( la un moment dat) a existenței cantitative și calitative a elementelor de activ dint-o gestiune, precum și a modului de îndeplinire a activității de către gestionari. Aceste operațiuni presupun constatarea existenței stocurilor și a soldurilor faptice, compararea acestora cu cele scriptice din evidența contabilă și în final stabilirea eventualelor diferențe.
Este necesar a se face o distincție între inventarierea de control ca tehnică a controlului financiar și inventarierea generală și periodică a întregului patrimoniu care dă conținut controlului financiar de gestiune. Prima se realizează las un moment dat, vizând surprinderea realităților efective și pentru reușita sa, o condiție esențială este caracterul inopinat. Se realizează prin sondaj. A doua formă se realizează în funcție de o programare anticipată asupra întregului patrimoniu, îmbinând elemente de control faptic cu cel documentar și cu efectuarea unor operațiuni specifice de regularizare a rezultatelor.
În funcție de natura elementelor verificate și de obiectivele urmărite prin acțiunea de control se pot utiliza ca procedee de lucru: inventarierea totală și inventarierea prin sondaj.
Organizarea și efectuarea inventarierii prin sondaj a patrimoniului
Controlul prin sondaj are în vedere cele mai reprezentative documente și operații care permit formularea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului urmărit.
Eficiența controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, a operațiunilor și documentelor care se controlează și care dau posibilitatea generalizării concluziilor și a măsurilor ce se impun.
Tehnica sondajului
Sondajul este definit ca o tehnică care constă în selecționarea unui anumit număr sau părți dintr-o mulțime, aplicarea la aceasta a tehnicilor de obținere a elementelor probante și extrapolarea rezultatelor obținute asupra eșantionului, la întreaga masă sau mulțime.
Sondajele sunt de două naturi diferite:
în unele cazuri, controlul caută să demonstreze că elementele care constituie masa (mulțimea) reprezintă o caracteristică comună;
în ale cazuri se verifică valoare dată unei mulțimi sau unei mase; acestea sunt sondajele asupra valorilor.
Alegerea naturii mulțimii este foarte importantă, ea trebuie să fie compatibilă cu obiectul urmărit.
După ce s-au definit obiectele și s-a ales mulțimea (masa), se trece la executarea sondajului, parcurgându-se mai multe etape și anume:
alegerea tehnicilor care este influențată de două elemente: natura controlului care trebuie efectuat (sondaje asupra atribuțiilor sau asupra valorilor) și recurgerea sau nerecurgerea la tehnici statistice. Alegerea tehnicii de lucru depinde de următorii factori: talia masei respective, capacitatea acesteia de a îndeplini obiectivele sondajului, raportului cost/ eficacitate.
determinarea taliei eșantionului;
selecționarea eșantionului – eșantionul selectat trebuie să fie reprezentativ; această selecție poate fi făcută prin tragere la întâmplare, fie de o manieră empirică.
studiul eșantionului – pentru ca eșantionul să fie probant, toate elementele trebuie să fie controlate. Se poate întâmpla ca acțiunea de control să nu poată fi efectuată deoarece documentele corespunzătoare nu sunt disponibile. În acest caz, dacă controlorul consideră erori aceste constatări și se depășește pragul de erori acceptabil, va căuta proceduri de control alternative care să permită exprimarea unei concluzii motivate asupra acestor elemente; dacă răspunsul este negativ, nu sunt necesare proceduri alternative de control dar se pune sub semnul întrebării activitatea de control intern de gestiune.
evaluarea rezultatelor – înainte de a trage concluzia generală asupra rezultatelor obținute, fiecare anomalie constatată este examinată în sensul aprecierii dacă este într-adevăr reprezentativă sau dacă este accidentală și al aprecierii dacă anomalia este relevatoare pentru o problemă mai gravă decât aparențele.
concluziile sondajului – concluzia finală asupra postului, tranzacțiilor sau operațiilor care au făcut obiectul controlului, va fi suma concluziilor trase asupra:
elementelor cheie care au făcut obiectul unui control;
anomaliilor excepționale acceptate;
restul masei (mulțimii).
Organizarea și efectuarea inventarierii totale a patrimoniului
Operațiunea tehnică prin care se realizează verificarea gestionării valorilor materiale dintr-un patrimoniu este inventarierea. Scopul principal al acesteia îl reprezintă controlul integrității și realității patrimoniului, stabilirea vinovaților pentru eventualele lipsuri și recuperarea pagubelor.
Organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului se efectuează potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991 – modificată și completată și a Ordinului M.F.P. nr. 2388/1995, privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului.
Inventarierea presupune parcurgerea mai multor etape și anume:
Perioadele la care se efectuează inventarierea
Inventarierea patrimoniului agenților economici se realizează în mod obligatoriu cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul anului sau în oricare dintre următoarele situații: în cazul modificării prețurilor, la cererea organelor de control, cu prilejul comasării, diviziunii sau falimentului, ori de câte ori sunt indicii că sunt lipsuri sau plusuri în gestiune, cu prilejul reorganizării gestiunilor, ca urmare a calamităților naturale sau altor cauze.
Constituirea comisiilor de inventariere
Comisiile de inventariere sunt formate din cel puțin două persoane și sunt numite de către conducătorul unității, printr-o decizie scrisă care va cuprinde în mod obligatoriu următoarele: componența comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, precum și data de începere și de terminare a operațiunilor.
Comisiile de inventariere sunt coordonate , acolo unde este cazul, de către o comisie centrală, de asemenea numită prin dispoziție scrisă, care are ca sarcină să organizeze, să instruiască, să supravegheze și să controleze modul de efectuare a operațiunilor de inventariere.
Este cazul și Ceahlău SA.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii și nici contabilii sau persoanele care țin evidența gestiunii respective.
După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei cu inventarierea, ridică sub semnătura contabilului-șef, listele de inventariere vizate și parafate de către acesta, după care comisia se prezintă la locul gestiunii în vederea efectuării inventarierii fizice.
Inventarierea propriu-zisă a valorilor materiale și bănești
Se efectuează la locul de depozitare și păstrare a bunurilor, în prezența obligatorie a gestionarului sau persoanei care îl reprezintă în mod legal.
Anticipat începerii inventarierii, responsabilul comisiei are sarcina de a viza toate documentele primare privind ultimele operații de intrare sau ieșire din gestiune.
În situația în care inventarierea valorilor materiale aflate în magazii nu se termină într-o singură zi, încăperile se sigilează la finele programului de lucru.
Înaintea începerii inventarierii se ia gestionarului o declarație scrisă din care să rezulte dacă: are materiale depozitate și în alte locuri, are materiale aparținând altor unități cu sau fără documente, are plusuri sau minusuri de care are cunoștință, a primit sau eliberat bunuri fără documente legale, deține numerar sau alte valori rezultate din vânzarea bunurilor, are documente care nu au fost operate și predate la contabilitate, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire din gestiune a bunurilor. Declarația se semnează și se datează de către gestionar și de către comisia de inventariere.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje intacte, se verifică prin sondaj, menționându-se acest lucru și în listele de inventar.
Bunurile care se inventariază, se înscriu în listele de inventariere care se întocmesc separat pe locuri de păstrare sau depozitare a bunurilor, pe gestionari și categorii de bunuri, cu caracteristicile respective. Listele se numerotează și se datează cu ziua în care a avut loc verificarea, fiind semnate pe fiecare filă de către membrii comisiei și de gestionar. Pe ultima filă gestionarul trebuie să menționeze dacă valorile materiale și bănești din gestiune, au fost inventariate în prezența sa, dacă toate bunurile inventariate au fost consemnate în liste, mijloacele și tehnicele utilizate pentru determinarea cantităților fizice și dacă are obiecțiuni asupra desfășurării inventarierii.
Bunurile aparținând altor unități, se inventariază și se înscriu în liste separate trimițându-se lista și unităților aparținătoare, acest lucru făcându-se în termen de 15 zile de la terminarea inventarierii.
După terminarea operațiunii de inventariere se procedează la stabilirea rezultatelor preliminare prin compararea stocurilor înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnic-operativă.
Creanțele față de terți se verifică și confirmă pe baza extraselor, soldurile conturilor de clienți și furnizori.
Disponibilitățile în lei și valută din casieria unității, se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv.
Disponibilitățile bănești, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum și alte valori aflate în casieria unității se inventariază potrivit regulamentului de casă.
Bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare sau greu vandabile, comenzi abandonate sau sistate, precum și creanțele și obligațiile incerte ori în litigiu, se înscriu în liste de inventariere separate.
Determinarea rezultatelor inventarierii
Rezultatele se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnic-operativă și din contabilitate.
Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate și stabilirea diferențelor, se consemnează în listele de inventariere.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces-verbal. Procesul verbal trebuie să cuprindă în principal, următoarele elemente: data întocmirii, numele și prenumele comisei de inventariere, numărul ș data actului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariată, data începerii și data terminării operațiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile și propunerile cu privire la cauzele plusurilor și ale minusurilor constatate și la persoanele vinovate, precum și propunerile de măsuri în legătură cu acestea, volumul stocurilor depreciate, propunerile pentru scoatere din uz a obiectelor de inventar și de clasare sau casare a unor stocuri, constatări asupra asigurării integrității bunurilor din gestiune, depozitarea și conservarea bunurilor gestionate.
Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă în termen de 3 zile de la data încheierii operațiunilor de inventariere directorului general al societății. Acesta, cu avizul directorului economic și al oficiului juridic decide, în termen de cel mult 5 zile, asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.
Pentru toate plusurile, lipsurile și deprecierile constatate, precum și pentru pagubele determinate de expirarea termenului de prescripție a creanțelor sau din alt cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicații scrise de la persoanele vinovate.
Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidența tehnic-operativă cât și în contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operațiunilor de inventariere.
Mijloace proprii de consemnare și confirmare ale controlului financiar de gestiune
În practica controlului financiar, apar frecvent situații în car informațiile curente ce stau la dispoziția organelor de control nu satisfac integral cerințele unei interpretări realiste a fenomenelor și proceselor economice complexe și foarte dinamice.
În principiu, organul de control poate cere informații oricărei persoane fizice sau juridice care are legătură cu problemele verificate. Mai frecvent, în activitatea de control financiar de gestiune Ceahlău SA Piatra Neamț, sunt notele scrise și consemnarea unor detalii în actele finale de control. La rândul lor, notele îmbracă două forme concrete: note de constatare și note explicative.
Notele de control se întocmesc pentru constatarea unor deficiențe constatate de către organul de control, a căror reconstituire ulterioară nu este posibilă sau care nu vor putea fi dovedite mai târziu. Se întocmesc de asemenea, cu ocazia verificărilor prin sondaj.
Notele de control consemnează situația de fapt și se semnează de către organul de control, de către conducătorul unității, eventual de către martori asistenți.
Notele de control constituie un procedeu de control, în sensul că deficiențele constatate sunt confirmate prin intermediul lor.
Notele explicative se utilizează atunci când organele de control constată abateri sau deficiențe pentru care urmează să propună sancțiuni sau imputații, sau care întrunesc elementele constitutive ale unor infracțiuni. Aceste note au forma unor răspunsuri la întrebări. Întrebările sunt formulate de către organele de control, iar răspunsurile sunt date de persoanele considerate vinovate.
Notele explicative au caracterul unor declarații, evitând posibilitățile de invocare ulterioară a viciilor de formă sau de procedură.
Capitolul 3. Obiectivele și constatările controlului financiar de gestiune Ceahlău SA Piatra Neamț
3.1 Obiectivele controlului financiar de gestiune Ceahlău SA Piatra Neamț
Controlul de gestiune apare ca un proces de punere în aplicare a strategiei întreprinderii.
Controlul nu corespunde unei faze finale a gestiunii întreprinderii, ci se situează în punctul de început al acesteia, presupunând o permanentă observare și măsurare a realizărilor, asigurând conducerea eficientă a acesteia.
Controlul de gestiune este procesul prin care managerii urmăresc utilizarea cât mai eficientă a resurselor materiale și bănești, având sarcina de a verifica respectarea normelor legale cu privire la un număr de obiective obligatorii.
Obiectivele controlului financiar de gestiune se împart în trei categorii: apărarea proprietății, încasările și vărsămintele unității și realitatea rezultatelor financiare.
În cadru S.C. Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, obiectivele compartimentului de Control financiar de gestiune sunt stabilite prin Regulamentul de organizare și funcționare al întreprinderii, în conformitate cu prevederile H.G. nr. 720 din 10 octombrie 1991. Acestea vizează în principal respectarea normelor legale cu privire la:
existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel și deținute cu orice titlu de către societate;
aprovizionarea, expediția, transportul și recepția mijloacelor materiale, precum și conservarea, manipularea și eliberarea acestora;
utilizarea mijloacelor materiale de orice fel în procesul activității (consumuri, deșeuri, rebuturi, remedieri, degradări, deprecieri, casări, declasări, scoateri din uz, transferuri, reduceri sau majorări de prețuri, etc.);
efectuarea în numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților de orice fel, inclusiv a salariilor și reținerilor din acestea și a altor obligații față de salariați;
disciplina financiară în realizarea drepturilor și îndeplinirea obligațiilor bănești în lei și în valută;
întocmirea și circulația documentelor primare, documentelor tehnic-operative și contabile;
realitatea datelor înscrise în bilanțurile contabile și în conturile de execuție.
În anul 2007, exercitarea controlului financiar de gestiune în cadrul S.C Mecanica Ceahlău Sa Piatra Neamț, conform programului aprobat a avut în vedere realizarea obiectivelor controlului financiar de gestiune. Pe fiecare acțiune de verificare, obiectivele urmărite au fost:
La compartimentul contabilitate, controlul s-a efectuat în perioada 05.01.2007 – 31.03.2007, pentru următoarele obiective:
Efectuarea inventarierilor periodice, regularizarea și verificarea diferențelor constatate la termenele și în condițiile dispozițiilor legale. S-a verificat:
constituirea și componența comisiilor de inventariere pentru anul 2007. În cadrul acestui obiectiv s-a verificat dacă s-au constituit comisii de inventariere pentru toate cazurile de predare-primire de gestiune pentru inventarierea anuală a bunurilor; în aceste comisii dacă au fost incluse cadre cu pregătire tehnică; membrii comisiilor constituite au participat efectiv la inventariere;
inventarierea periodică a întregului patrimoniu în condițiile și la termenele prevăzute de lege, respectiv cel puțin o dată pe an, la alte termene dacă a intervenit o predare-primire de gestiune, dacă au fost indicii că ar exista lipsuri sau plusuri în gestiune, modificări de preț; modul de completare a listelor de inventar și întocmirea proceselor verbale privind rezultatele inventarierii;
stabilirea rezultatelor inventarierilor și înregistrarea acestora în contabilitate; măsurile întreprinse pentru recuperarea lipsurilor, pentru înregistrarea plusurilor și a eventualelor bunuri degradate, pentru anumite stocuri de bunuri supranormative;
legalitatea măsurilor luate pentru recuperarea lipsurilor, a pierderilor din bunuri deteriorate, degradate, cu termen de garanție depășit, precum și pentru înregistrarea plusurilor;
Realitatea datelor înscrise în bilanțul contabil încheiat la 31.12.2007 și în contul de execuție. S-a verificat:
realitatea posturilor de debitori și creditori;
realitatea cheltuielilor anticipate și a provizioanelor constituite;
dacă rezultatele inventarierii au fost înregistrate și evidențiate în bilanțul contabil încheiat la 31.12.2007;
dacă comisia de cenzori a avizat bilanțul și contul de profit și pierdere pentru anul 2006;
realitatea raportării producției neterminate, calculul și evaluarea acesteia;
realitatea datelor referitoare la disponibilitățile bănești din conturi și casierie;
dacă contul de profit și pierdere a fost aprobat de către adunarea generală și situațiile financiare au fost depuse în termen la organele financiare;
Evidența, păstrarea, circulația și utilizarea formularelor cu regim special. S-au verificat următoarele aspecte:
procurarea formularelor cu regim special și încredințarea lor spre păstrare unor angajați special desemnați;
evidențierea corectă a formularelor cu regim special;
predarea formularelor cu regim special pe bază de semnătură și numirea acelor angajați care le utilizează;
justificarea imprimatelor cu regim special;
evidența formularelor restituite greșit tipărite sau eronat completate;
Organizarea și exercitarea potrivit dispozițiilor legale a controlului financiar preventiv și ierarhic operativ curent. S-a verificat:
organizarea controlului financiar preventiv asupra tuturor operațiilor prevăzute de dispozițiile legale în vigoare și comunicarea în scris a acelor care sunt împuterniciți să exercite controlul financiar preventiv al operațiilor și documentelor ce se supun acestui control;
exercitarea controlului financiar preventiv de către conducătorul compartimentului financiar-contabil asupra operațiilor expres prevăzute în sarcina acestuia și de persoanele din subordinea sa, legal împuternicite în acest scop;
exercitarea dreptului de refuz de către conducătorul compartimentului financiar-contabil atunci când operațiile supuse controlului financiar preventiv sunt ilegale;
înștiințarea scrisă a conducătorului de unitate atunci când conducătorul compartimentului financiar-contabil consideră că operațiile efectuate sunt nelegale, neeconomicoase ori nu corespund realității;
soluționarea de către conducătorul compartimentului financiar-contabil a refuzurilor de viză date de către angajații din subordinea sa legal împuterniciți să exercite controlul financiar preventiv;
La compartimentul aprovizionare, controlul financiar intern, a efectuat verificarea în perioada 01.04.2007 – 31.05.2007, pentru următoarele obiective:
Aprovizionarea, expediția, transportul și recepția mijloacelor material, precum și conservarea manipularea și eliberarea acestora. S-a urmărit:
aprovizionarea cu mijloace materiale în raport cu sarcinile de producție, de prevederile din contracte, de stocurile existente, de stocurile normate; existența unor stocuri supranormative sau peste necesar;
respectarea normelor legale referitoare la încheierea contractelor economice;
respectarea normelor legale privind gestionarea, depozitarea, manipularea și eliberarea mijloacelor materiale. Sa-a verificat dacă există condiții pentru asigurarea unei gestionări, depozitări și păstrări corespunzătoare; eliberarea materialelor pe bază de documente de eliberare a mijloacelor materiale și dacă poartă viza persoanelor abilitate.
aplicarea prevederilor legale referitoare la recepția, autorecepția și transportul mijloacelor materiale. S-a verificat dacă operațiunea de recepție sau autorecepție se face prin identificarea bunurilor materiale atât cantitativ cât și calitativ, dacă pentru eventualele diferențe rezultate la recepție se aplică prevederile legale corespunzătoare;
asigurarea locurilor de primire, primirea și eliberarea de valori materiale cu aparate de măsură și control, respectarea normelor legale referitoare la utilizarea, funcționarea și verificarea aparatelor respective;
stabilirea listelor persoanelor care au dreptul să dispună eliberarea mijloacelor materiale de la locurile de depozitare și specimenele de semnături ale acestora;
respectarea normelor legale privind contabilitatea mijloacelor materiale. S-a efectuat confruntarea datelor din evidența tehnic-operativă a magaziei cu cele din contabilitate, verificarea în contabilitatea analitică a modului de înregistrare a mișcărilor;
La compartimentul resurse umane, controlul financiar de gestiune a efectuat verificarea în perioada 01.07.2007 – 31.08.2007, pe următoarele obiective:
Încadrarea și salarizarea personalului administrativ, muncitori și auxiliari precum și celelalte drepturi cuvenite. S-a verificat:
respectarea numărului de personal pe categorii, corespunzător statului de funcții aprobat;
încadrarea personalului administrativ și operativ. S-a verificat dacă încadrarea personalului s-a efectuat potrivit dispozițiilor legale, salariile personalului sunt stabilite corect și corespund cu datele din cartea de muncă, dacă înregistrările din carnetele de muncă sunt la zi, salariile tarifare de încadrare ale muncitorilor în acord și regie corespund cu cele stabilite de comisiile tehnice de încadrare;
legalitatea sporurilor acordate, precum și realitatea plății acestora. S-a verificat acordarea sporurilor stabilite prin contractele de încadrare (spor vechime, premii, concedii odihnă, prime pentru concedii de odihnă, ajutoare sociale din partea firmei);
realitatea orelor suplimentare. S-a verificat și s-au confruntat datele din condica de prezență cu cele din pontajele existente, precum și cu dispozițiile existente în unitate cu privire la plata orelor suplimentare – dacă se plătesc sau se recuperează;
Angajarea, drepturile, obligațiile și răspunderile gestionarilor. S-au verificat următoarele aspecte:
stabilirea funcțiilor prin a căror ocupare angajatul dobândește calitatea de gestionar;
angajarea și menținerea în funcție numai a gestionarilor care îndeplinesc condițiile prevăzute de lege referitoare la vârstă, studii, care nu sunt condamnați penal, în curs de urmărire, judecată sau a celor amnistiați;
solicitarea relațiilor cu privire la antecedentele penale ale celor ce urmează să fie trecuți sau angajați în funcția de gestionar;
stabilirea garanțiilor și constituirea acestora;
Controlul financiar de gestiune cu privire la cheltuielile de personal a continuat în perioada 01.08.2007 – 31.08.2007 la serviciul financiar pentru următoarele obiective:
Exactitatea și realitatea drepturilor plătite, precum și a reținerilor. S-a verificat:
legalitatea și realitatea drepturilor plătite din fondul de salarii, a concediilor de odihnă și alte drepturi;
aplicarea dispozițiilor legale cu privire la calcularea, reținerea, vărsarea impozitului pe salarii, a CAS și CASS, a ratelor pentru procurări de mărfuri, despăgubiri, etc;
exactitatea calculelor din documentele pe baza cărora se ridică, eliberează sau plătesc salarii și alte drepturi de personal;
La serviciul financiar, în perioada 16.10.2007 – 15.11.2007, controlul financiar de gestiune a verificat următoarele obiective:
Integritatea mijloacelor bănești deținute cu orice titlu, scop în care s-a verificat:
existența faptică a numerarului și a celorlalte valori aflate în casă, confruntarea acestora cu datele din evidența tehnico-operativă și datele contabilității. Pe baza registrului de casă, a fișelor și a jurnalelor se inventariază numerarul și alte valori aflate în gestiunea casierului după care se confruntă soldul cu evidența tehnico-operativă a gestionarului și cu fișele pentru conturile respective din contabilitate; respectarea plafonului de casă reglementat prin norme;
concordanța între documentele de încasări și plăți în numerar, cu datele din registrul de casă și din contabilitate și confruntarea acestora în cazul ridicărilor și depunerilor de numerar cu datele din extrasele de cont ale băncii. S-a verificat dacă toate documentele de intrare de numerar au fost înregistrate în registrul de casă, în ordinea cronologică a numerelor documentelor acestora; s-a verificat la plăți , exactitatea sumelor înscrise în registrul de casă și dacă toate aceste documente sunt vizate de controlul financiar preventiv;
exactitatea calculelor și raporturilor referitoare la încasările și plățile în numerar și realitatea încasărilor,
respectarea prevederilor legale referitoare la operațiile de casă;
urmărirea și încasarea în timp a drepturilor de la clienți, vărsarea la timp și integral a sumelor cuvenite bugetului, băncilor, asigurărilor sociale, creditorilor, furnizorilor. Măsuri întreprinse pentru încasarea și urmărirea clienților rău platnici;
În perioada 16.11.2007 – 15.12.2007, compartimentul de control financiar de gestiune a verificat următoarele obiective:
Modul de realizare a măsurilor stabilite ca urmare a verificărilor efectuate de organele de control financiar, eficiența măsurilor și realitatea comunicărilor făcute în legătură cu acestea. S-a verificat:
modalitățile de realizare a măsurilor stabilite ca urmare a verificărilor anterioare;
respectarea termenelor stabilite pentru realizarea măsurilor;
realitatea raportărilor referitoare la realitatea măsurilor stabilite;
eficacitatea măsurilor în raport de contribuțiile care au condus la înlăturarea sau diminuarea deficiențelor care le-au determinat;
Constatările și finalitatea controlului financiar de gestiune Ceahlău SA Piatra Neamț
Controlul financiar de gestiune nu se limitează la constatarea lipsurilor, deficiențelor și abaterilor, fiind urmat, în mod obligatoriu, de stabilirea măsurilor care să ducă la îmbunătățirea activității economico-financiare verificate. Finalitatea acțiunilor de control constă în întocmirea actelor de control, urmată de evidența, urmărirea și raportarea rezultatelor activității de control.
Pentru finalitatea efectivă a acțiunilor de control se utilizează o serie de măsuri tehnice sau modalități adaptate în mod selectiv, diferențiate și corelate
în funcție de obiectivele supuse controlului și acțiunilor și aspectele concrete care se aplică gradual în timp. Astfel, în timpul controlului financiar de gestiune se propun sau se dispun măsuri operative pentru înlăturarea unor deficiențe care pot fi înlăturate operativ, legate de depozitarea și păstrarea corespunzătoare a bunurilor, întocmirea corectă și la timp a documentelor la locurile de producție, remedierea erorilor din evidențele tehnic-operative și contabile, înregistrarea plusurilor în gestiuni, recuperarea unor pagube, etc. De asemenea, conducerile unităților verificate, pot dispune, în continuare, la sugestia organelor de control, măsuri operative pentru înlăturarea și prevenirea abaterilor, aplicarea de măsuri disciplinare, stabilirea răspunderii materiale.
Finalitatea și valorificarea ulterioară a constatărilor controlului financiar de gestiune, are loc după întocmirea actelor de control în care sunt consemnate toate aspectele activităților verificate.
Înainte de a fi înscrise în actele de control, se recomandă ca abaterile și deficiențele constatate, să fie grupate după caracteristicile și natura problemelor controlate. Această grupare dă posibilitatea organelor de control să selecteze deficiențele și să sistematizeze ,materialul cules, în așa fel încât prezentarea lor în procesul verbal de control să dea o imagine clară și completă a activității verificate.
Neregulile constatate se înscriu în actul de control în mod obligatoriu cu precizarea următoarelor elemente: conținutul constatării (abaterii), dispozițiile legale încălcate, consecințele economice, financiare, bugetare, fiscale și gestionare ale constatării, cu evaluarea exactă a acestora, numele prenumele și funcția persoanelor răspunzătoare, măsurile luate operativ în timpul controlului cu menționarea documentelor pe baza cărora s-a materializat, măsurile ce urmează a fi luate în continuare cu indicarea termenelor de comunicare la organul financiar.
Modul de prezentare a materialului cuprins în actele de control are o importanță deosebită, nu numai că oglindește nivelul activităților din unitatea controlată și măsurile de îmbunătățire ce se vor lua, dar și pentru că reflectă calitatea activității organelor de control.
Remedierea și luarea unor măsuri pentru înlăturarea deficiențelor și de îmbunătățire a gestionării patrimoniului unității depind în mare măsură de conținutul și forma de prezentare a actelor de control ca sursă pentru luarea unor decizii adecvate. De aceea este necesară acordarea unei atenții deosebite studierii și prelucrării constatărilor din timpul controlului și prezentării ,lor în actele de control clare, complete, concise, obiective, concludente și bazate numai pe documente și fapte reale.
Actele de control care se întocmesc de către organele de control sunt: procesul-verbal de control, notă de constatare, notă unilaterală, notă de prezentare.
Procesul verbal de control este documentul în care se înscriu constatările organelor de control, bazate pe documente expuse clar și precis.
Constatările se grupează pe probleme corespunzătoare obiectivelor controlate, pentru fiecare abatere constatată se vor înscrie măsurile luate operativ, în timpul controlului; menționarea reglementărilor încălcate; măsurile ce se impun a fi luate în continuare, cu indicarea termenelor de rezolvare.
Procesul verbal de control se semnează de către organele de control, de conducerea unităților verificate și obligatoriu, când este cazul, de persoanele făcute răspunzătoare de fapte penale. Eventualele obiecții asupra constatării organelor de control, ale conducerii sau ale salariaților, trebuie clarificate și soluționate înainte de semnarea procesului verbal, iar dacă acestea se mențin, se prezintă în scris în termen de trei zile de la data semnării procesului verbal.
Procesul verbal de control este însoțit de situații, tabele, documente, acte, note explicative, etc., care sunt în măsură a susține temeinicia constatărilor, toate aceste documente anexate vor fi semnate de organele de control și de conducerea ori salariații unității verificate.
Documentele sau actele respective, necesare confirmării constatărilor se anexează, de regulă în copie certificată de organul de control și șeful compartimentului în care s-au consemnat operațiunile economice.
Pentru clarificarea cauzelor și împrejurărilor în care s-au produs abateri, organele de control trebuie să ia note explicative de la persoanele făcute răspunzătoare de aceste abateri constatate și consemnate în procesul-verbal. Notele explicative se pot lua în orice etapă a controlului, însă numai după ce s-a epuizat controlul asupra obiectivului la care s-a constata abaterea care necesită explicații, iar după analiza răspunsurilor primite și formularea concluziilor, se vor înscrie în procesul-verbal.
În cazul controlului prin inventarierea unor gestiuni, la procesele verbale de control se anexează obligatoriu declarațiile gestionarilor, date înaintea inventarierii, listele de inventariere, situația plusurilor și a lipsurilor constatate după caz, explicațiile gestionarilor asupra cauzelor care le-a generat.
Nota de constatare se întocmește atunci când în cursul controlului se fac constatări a căror reconstituire ulterioară nu este întotdeauna posibilă sau care nu pot fi dovedite. În notele de constatare se consemnează situațiile de fapt existente, precum și măsurile luate operativ pentru remedierea deficiențelor constatate. Aceste documente se semnează de către organele de control, de conducătorul unității verificate, compartimentului și de persoanele la care se referă constatarea, precum și de martori asistenți, după caz.
Nota unilaterală se întocmește atunci când în urma controlului nu s-au constatat abateri ori acestea prin volum și importanța lor nu justifică întocmirea de proces-verbal. În acestea, organele de control, vor arăta exact ce anume documente au verificat și constatările lor.
Nota de prezentare reprezintă un raport personal al organului de control cu concluzii și propuneri referitoare la abaterile constatate, anexându-se la actele de control încheiate. Nota de prezentare cuprinde în principal următoarele elemente:
organele sau persoanele care au determinat abaterile constatate;
problemele care necesită control în continuare;
propuneri de aplicare a unor sancțiuni disciplinare, de stabilire a răspunderii penale, după caz;
Constatările activității de control financiar de gestiune efectuat în anul 2007 pe obiectivele stabilite prin programul de lucru, sunt următoarele.
Integritatea mijloacelor materiale și bănești deținute cu orice titlu
În urma verificării documentelor de intrare, ieșire, comparării soldurilor faptice cu cele scriptice din evidența tehnic-operativă și contabilă, la casieria societății au rezultat următoarele:
la gestiunea casierie, gestionar Sava Elena, s-a constatat un plus de numerar în valoare de 325 000 lei, nejustificat prin documentele justificative existente;
în luna februarie 2007, nu s-a efectuat de către serviciul financiar, verificarea inopinată a casierei;
pe statele de salarii scoase la plată, nu este aplicată ștampila cu textul „ACHITAT”, data operațiunii și semnătura pentru confirmarea plății;
Nu au fost respectate prevederile Decretului nr. 209 / 1976 privind Regulamentul de casă de către Nica Mihaela – contabil desemnat pentru urmărirea și verificarea casieriei și Sava Elena – casier, care se sancționează cu mustrare.
Pentru plusul constatat în valoare de 325 000 lei, a fost emisă chitanța cu nr. 268 / 2006 și înregistrată în documentele tehnic-operative și contabile.
Au fost prelucrate prevederile Decretului 209 / 1976 privind Regulamentul de casă.
În urma verificării modului de respectare a normelor legale privitoare la cheltuielile pentru deplasări, în perioada semestrului I 2007, au rezultat patru cazuri de plăți necuvenite la diurnă în valoare de 600 000 lei, cauzate de faptul că persoanele respective nu aveau dreptul la diurnă decât numai la cheltuieli de transport. Nu au fost respectate prevederile H.G nr. 543 / 1995, de care se face răspunzător Macarie Daniel – contabil.
În baza angajamentelor de plată, suma de 600 000 lei, a fost recuperată integral în timpul controlului, prin depunerea la casieria unității cu chitanțele: 354, 355, 356, 361 din 2007.
S-a verificat respectarea disciplinei financiare cu privire la urmărirea și încasarea la timp a drepturilor de la clienți, debitori, etc.
S-a constatat, analizând situația clienților, că valoarea sumelor de încasat cu o vechime mai mare de 6 luni, reprezintă 28% din valoarea totală a contului „clienți”.
În timpul controlului s-au întocmit documente de urmărire și încasare pentru toți acești debitori, într-o perioadă de 3 săptămâni după efectuarea controlului, s-a încasat jumătate din suma datorată, respectiv 65 800 000 lei. S-a stabilit termen de încasare a sumelor rămase 4 săptămâni de la data controlului, șefului serviciului financiar Anton Valeriu. Pentru clienții declarați în stare de faliment și care urmează procedura lichidării judiciare se va înștiința imediat conducerea unității pentru stabilirea măsurilor corespunzătoare recuperării creanțelor.
Aprovizionarea, expediția, transportul și recepția mijloacelor materiale, precum și conservarea, manipularea și eliberarea acestora
2.1 S-a verificat prin sondaj, gestiunea cod 61 „Materii prime și obiecte de inventar”, verificarea efectuându-se în prezența gestionarului Barbu Ioan.
2.1.1. S-a verificat realitatea stabilirii soldului scriptic prin punctarea operațiunilor de intrare – ieșire pe perioada trimestrului I 2007. Așa cum rezultă din nota de control întocmită și înregistrată sub nr. 832 / 2006, cât și în intervalul de control, a rezultat că dintr-un număr de 29 de repere verificate, la 3 dinte ele o pagubă în valoare de 1 100 000 lei și un plus de 250 000 lei. Această pagubă a fost cauzată de aprovizionarea cu materiale de construcții (var praf și ciment) supranormativ, care s-au depreciat calitativ, datorită depășirii termenului de garanție, nemaiputând fi întrebuințate.
Vina se datorează gestionarului, care așa cum rezultă și din nota explicativă, nu a anunțat în scris conducerea unității faptul că aceste bunuri sunt supuse deprecierii.
Nu au fost respectate prevederile Art. 8-9 din H.C.M. nr. 2230 / 1969, privind gestionarea bunurilor materiale ale agenților economici, autorităților și instituțiilor publice de către gestionarul mai sus menționat.
Pentru recuperarea prejudiciului în valoare de 1 100 000 lei, conducerea societății va emite dispoziție de reținere sau va obține angajament de plată de la persoana răspunzătoare, din care un exemplar va fi înaintat organului de control.
Totodată se vor lua măsuri de recuperare operativă a prejudiciului.
Plusul în sumă de 250 000 lei, a fost înregistrat în evidența tehnic – operativă și în contabilitate în timpul controlului.
S-a constatat că la această magazie nu exista lista persoanelor desemnate să dispună eliberarea mijloacelor materiale de la locurile de depozitare și specimenele de semnături ale acestora, actualizată. Cea existentă este datată din 1998 nemaifiind de actualitate.
S-au încălcat prevederile pct. 10, lit. (d ) din H.G. nr. 720 /1991 privind aprobarea Normelor metodologice nr. 63 943 /septembrie 1991 de organizare și exercitare a controlului financiar propriu.
Această deficiență a fost remediată în timpul controlului.
La gestiunea de produse finite, controlul de gestiune a verificat faptic produsele existente în stoc și a analizat modul de valorificare a acestora.
Din verificarea efectuată a reieșit că valoarea mare a stocului de produse finite, este dată de comanda SC AGRIROMEX SA București, constatând în: mașini de prelucrat solul – 4 bc, mașini de semănat – 3 bc și mașini de recoltat – 3 bc, care în conformitate cu prevederile contractului încheiat (nr. 235 / 2005), ar fi trebuit ca până la data controlului să-și ridice marfa, deoarece livrarea se face loco – furnizor.
Din informațiile obținute din partea compartimentului de marketing – vânzări, s-a constatat că au fost întreprinse demersuri în legătură cu această întârziere, iar clienții vor veni să-și ridice marfa în cel mult 4 zile de la data controlului.
Încadrarea și salarizarea personalului administrativ, muncitori și personal auxiliar, precum și celelalte drepturi cuvenite; exactitatea și realitatea drepturilor plătite, precum și a reținerilor
Din verificarea modului de încadrare și salarizare a personalului, s-a constatat că în cărțile de muncă nu sunt efectuate operațiunile privind angajarea în cadrul societății, la un număr de 3 persoane, încadrate cu două săptămâni înaintea controlului. Această deficiență a fost remediată în timpul controlului.
S-a verificat respectarea prevederilor legale referitoare la reținerea impozitului pe salarii, a contribuției pentru asigurări sociale, a contribuției pentru șomaj, a contribuției pentru asigurări sociale de sănătate și alte rețineri. S-a constatat că în 4 cazuri nominalizate în procesul verbal interimar, s-a luat în calcul la stabilirea deducerii personale utilizată la calculul impozitului pe salarii, pentru întregul an 2006 și a soților, care de fapt sunt plecați în Italia și deoarece realizează venituri, nu au drept de a fi incluși la deducere.
Consecința faptei o reprezintă încasarea unor sume necuvenite în valoare de 15 800 000 lei de către cei 4 salariați și totodată un prejudiciu creat bugetului de stat în sumă de 2 212 000 lei reprezentând impozit pe salarii.
Au fost încălcate prevederile Art. 56 din Legea nr. 571 / 2003 – Codul fiscal, răspunzătoare fiind persoana Radu Camelia – contabil, care nu a solicitat angajaților declarații din partea persoanelor aflate în întreținerea acestora și Anton Valeriu – șef serviciu financiar care a acordat viza de control financiar preventiv pentru plata acestor drepturi.
Prin explicațiile scrise, persoanele răspunzătoare nu contestă constatările consemnate.
Pentru sumele încasate în plus, se va obține titlu executor și se vor recupera în conformitate cu prevederile legale.
Efectuarea inventarierilor periodice, regularizarea și verificarea diferențelor constatate, la termenele și în condițiile dispozițiilor legale
S-a verificat modul de efectuare a inventarierilor, regularizarea și valorificarea diferențelor constatate la termenele și în condițiile dispozițiilor legale. S-au constatat următoarele:
În anul 2006 au avut loc inventarierea a două gestiuni pentru predare – primire, urmare a ieșirii la pensie a doi gestionari și inventarierea anuală reglementată de O.M.F. nr. 2388 / 1995 privind aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului.
La baza efectuării operațiunilor de inventariere, în toate cazurile a stat la bază decizia de inventariere emisă, în termenul și în conținutul prevederilor legale în vigoare.
În urma valorificării inventarului la cele două gestiuni, conform proceselor verbale încheiate, s-a constat plusuri în gestiune în suma de 1 645 000 lei și lipsă în gestiune de 1 956 000 lei.
Diferențele constatate au fost înregistrate în evidența tehnic-operativă și contabilă iar debitul stabilit a fost recuperat din garanția materială pe care gestionarii o aveau constituită.
În urma acțiunii de inventariere generală a patrimoniului societății, organizată și desfășurată pe baza dispoziției nr. 2805 /21.07.2006 au rezultat următoarele deficiențe:
Minusuri, total 460 000 lei, din care:
la gestiunea de SDV-uri, un minus de 210 000 lei;
la echipamente de lucru și protecție o lipsă de 250 000 lei;
Plusuri, total 360 000 lei, din care:
la cantină un plus în valoare de 360 000 lei;
Alte constatări:
la sectorul administrativ există o serie de bunuri care nu se mai pot folosi, având un grad avansat de uzură, fiind procurate cu mulți ani în urmă, pentru care s-a propus măsura scoaterii la casare și valorificarea materialelor rezultate;
Cu ocazia inventarierii s-au propus pentru casare și scoatere din uz, bunuri materiale în valoare totală de 25 345 600 lei, din care: mijloace fixe 18 500 000 lei și obiecte de inventar 8 345 600 lei. În urma desfășurării efective a operației de casare nu au rezultat materiale recuperabile.
Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în evidența tehnic-operativă și contabilă și s-au luat măsurile necesare recuperării prejudiciilor constatate în conformitate cu prevederile Legii nr. 22 / 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenților economici.
Evidența, păstrarea, circulația și utilizarea formularelor cu regim special
S-a verificat respectarea regulilor de evidență, păstrare, circulație și utilizare a formularelor cu regim special, s-a constatat că pentru imprimatele cu regim special este ținută evidența conform instrucțiunilor, formularele în stoc sunt numerotate, șnuruite și parafate, eliberarea făcându-se pe bază de semnătură cu condiția restituirii celui utilizat. L-a restituire se verifică depunerea sumelor încasate și justificarea acestuia.
Organizarea și exercitarea potrivit dispozițiilor legale a controlului financiar preventiv și ierarhic operativ curent
S-a constatat, din verificările efectuate pentru perioada semestrului I 2007, un număr de 28 de documente care nu purtau viza de control financiar preventiv, la următoarele compartimente: cantină – 5 bonuri de consum, vânzări – 7 facturi pentru livrări de mărfuri, magazie materiale administrativ – 10 bonuri de consum, magazie materii prime 11 bonuri de transfer de materii prime către secțiile de producție. Din analiza conținutului acestora a reieșit că operațiunile consemnate în bonurile de consum și transfer se încadrează în normativele de consum iar pentru factura nr. 254635 din 14.09.2006, acordarea bonului de 5% ( care se acordă pentru achitarea integrală a facturii) la valoarea facturii de 24 562 000 lei respectiv de 1 228 100 lei, nu este întemeiat deoarece clientul a achitat debitul în două rate.
În timpul controlului suma de 1 228 100 lei, a fost recuperată de la client cu chitanța nr. 3568 /2007.
Pe total an financiar 2007, valoarea documentelor refuzate la viza de control financiar preventiv, conform registrului de evidență, este de 35 651 210 lei.
Nu s-au respectat prevederile art. 2, lit. f din Hotărârea nr. 720 /1991 privind aprobarea normelor de organizare și exercitare a controlului financiar de către contabilul desemnat de către contabilul șef al societății cu exercitarea controlului financiar preventiv, doamna Vasiliu Dorina. În conformitate cu prevederile art. 3, alin. 3 din Hotărârea nr. 720 / 1991, persoana vinovată, Vasiliu Dorina, a fost sancționată cu amendă contravențională de 600 000 lei, din care a achitat jumătate din minim – 300 000 lei la casieria unității cu chitanța nr. 2605 / 10.12 2007
Angajarea, drepturile, obligațiile și răspunderile gestionarilor
S-a verificat existența relațiilor scrise cu privire la antecedentele penale și a adeverințelor de la ultimul loc de muncă, s-a constatat că în cazul a 2 gestionari, respectiv Bordea Tudor – gestiunea carburanți, vopsele și Dumea Andrei – gestiunea administrativ și PSI, nu există la dosar adeverință de la locul de muncă anterior și nu sunt întocmite contracte garanții materiale.
Deoarece cuantumul garanției nu a mai fost actualizat din anul 2000, deși salariile au cunoscut o serie de creșteri, se impune actualizarea acestora.
Sumele reținute în contul garanțiilor materiale sunt depuse Sucursala Piatra Neamț.
În evidența analitică a reținerilor pentru garanțiile materiale nu sunt calculate și înregistrate, pe fiecare gestionar, dobânzile acordate de bancă la 31.12.2006 la aceste disponibilități.
În timpul controlului această deficiență a fost remediată.
S-au încălcat prevederile art. 6 și 12 din Legea nr. 22 /1969 de către șef serviciu financiar Anton Valeriu și Radu Camelia – contabil care se sancționează cu avertisment conform Legii nr. 32 / 1968, art. 6.
Realitatea datelor înscrise în bilanțurile contabile și în contul de execuție
S-a verificat concordanța soldurilor din balanța de verificare cu cele raportate în situațiile financiare încheiate la 31.12.2006. S-a constatat:
– soldurile din balanța de verificare corespund cu cele înscrise în bilanțul contabil;
– comisia de cenzori a întocmit raport cu privire la verificarea bilanțului contabil și a contului de profit și pierderi din punct de vedere al legalității și a concordanței datelor cu documentele societății, a evaluării patrimoniului și propuneri pentru repartizarea profitului realizat;
– profitul realizat a fost repartizat conform hotărârii Adunării generale a societății;
– evidența mijloacelor fixe este organizată și condusă în conformitate cu prevederile H.G. nr. 964 /1998, hotărâre pentru aprobarea clasificației și a duratei normelor de funcționare a mijloacelor fixe;
– s-a constatat că din provizioanele constituite pentru eventualele deprecieri ale creanțelor cu clienții societății, cu asociații și pentru deprecierea creanțelor cu diverși debitori, în anul 2007 s-a anulat un provizion în sumă de 1 800 000 lei, ceea ce reprezintă o cheltuială pentru societate, constatându-se insolvabilitatea debitorului ( fost gestionar plecat din unitate și decedat). S-au respectat prevederile art. 1, lit. a din H.G. nr. 830 /2002;
– referitor la trecerea pe costuri a unor cheltuieli neeconomicoase provenite din majorări, penalități, producerea de bunuri necorespunzătoare calitativ, din depășirea normelor de consum, a scăzămintelor legale, amenzi, ori plăți necuvenite, s-au constatat următoarele: la factura nr. 526847 / 15.10.2006, emisă de SC Electrica SA Neamț, s-a achitat pe data de 03.12.2006 suma de 356 435 lei drept penalități de întârziere pentru neplata în termen a facturii susmenționate la data scadenței, respectiv 30.10.2006. plata acestor majorări constituie un prejudiciu adus societății, produs de către doamna Filip Diana, din neurmărirea plății facturilor la termen. Pentru recuperarea sumei în timpul controlului s-a obținut angajament de plată de la persoana vinovată.
– soldurile disponibilităților din casă și din bancă corespund cu cele din registrul de casă și extrasele de cont, atât pentru cele în lei cât și pentru cele în valută;
– diferențele de curs valutar rezultate din evaluarea disponibilităților în valută la încheierea anului financiar s-au înregistrat în conturile de cheltuieli, fiind o diferență nefavorabilă;
– producția neterminată este calculată și evaluată pe fiecare secție de producție, iar totalul acestora corespunde cu suma înscrisă în bilanțul contabil;
Modul de realizare a măsurilor stabilite ca urmare a verificărilor efectuate de către organele de control financiar eficiența măsurilor și realitatea comunicărilor făcute în legătură cu acestea
Din verificarea modului cum au fost duse la îndeplinire sarcinile trasate la verificarea anterioară efectuată de către organele de control financiar s-a constatat:
La serviciul transporturi, mijloacele de transport auto au fost predate cu subinventar șoferilor care lucrează pe ele, iar pentru aceștia, devenind gestionari, s-a procedat la constituirea de garanții materiale.
Din cei patru clienți existenți în evidențele contabile cu o vechime mai mare de 24 de luni cu o sumă de încasat de 44 560 700 lei, în urma măsurilor stabilite de către controlul financiar intern de gestiune, la data controlului toți aceștia erau încasați.
Defecțiunea constatată de către un client la produsul „Cultivator C7 rânduri super”, a fost corectată de către secția în care s-a construit, peste orele de program, fără plata acestora.
Contravaloarea echipamentului de lucru distribuit personalului din secția de producție, constând în jumătate din valoarea lui de procurare, a fost recuperată integral din drepturile salarial cuvenite, pe statul de plată din lunile iulie și august 2006.
Pentru toate aspectele controlate, constatările au fost consemnate în acte de control. Pe parcursul acțiunilor de verificare, pentru mai multă operativitate, neregulile constatate au fost discutate cu factorii de decizie și execuție, din fiecare serviciu controlat, controlul dobândind astfel o importantă funcție de pregătire profesională a personalului pentru prevenirea și producerea în viitor a unor anumite tipuri de deficiențe
Finalitatea controlului financiar de gestiune constă în valorificarea constatărilor controlului financiar.
Valorificarea constatărilor controlului financiar dă întreaga măsură a eficienței activității respective, cu efecte directe în corectarea abaterilor, îmbunătățirea activității controlate, propuneri de măsuri pentru luarea celor mai bune decizii.
Concluzii și propuneri
S.C. Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, se situează printre agenții economici care în prezent are organizată activitatea de control financiar de gestiune.
Datorită complexității activităților desfășurate, respectiv aprovizionare, producție, desfacere la intern și extern, proiecte, organizarea unui compartiment pentru activitatea de control financiar de gestiune, este foarte util societății, atât pentru conducere cât și pentru salariați, în sensul păstrării integrității patrimoniului și valorificării superioare a acestuia, având rolul de a se integra în procesul de gestiune al întreprinderii, intervenind înainte, în timpul și după acțiune. În acest context, contribuția controlului financiar de gestiune, în creșterea profitabilității, explică importanța acordată informațiilor furnizate de contabilitatea de gestiune în deciziile manageriale.
Controlul de gestiune este unul dintre instrumentele ce permit aplicarea pe termen scurt a politicii generale. El influențează reversibil diferențele componente ale managementului și chiar politica generală.
În gestiunea unei întreprinderi, controlul de gestiune nu corespunde unei faze finale, ci se situează în punctul de la început al acesteia, fiind creat pentru dezvoltarea și asigurarea conducerii eficiente a acesteia.
Controlul de gestiune are atât avantaje directe, cât și indirecte, care adunate sporesc puterea conducerii. Aceste avantaje se pot clasifica după câștigurile pe care le aduc diferitelor funcții ale întreprinderii și în primul rând conducerii generale.
Avantajele avute de conducerea generală a S.C. Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț ca urmare a organizării compartimentului de control financiar de gestiune sunt următoarele:
controlul de gestiune îi constrânge pe conducători să adopte o atitudine astfel încât niciodată să nu ia decizii fără să încerce în prealabil să aprecieze efectele; la lansarea unui nou produs în fabricație, șeful compartimentului controlului financiar de gestiune împreună cu directorul economic, directorul tehnic, directorul de producție și cel comercial susțin în fața directorului general avantajele și dezavantajele acțiunii;
controlul de gestiune obligă conducerea generală să ia cunoștință de evenimentele pe care uneori le ascunde ea însăși, de exemplu, controlul obligă să se recunoască când o manevră strategică este începută rău și că este dăunătoare continuării acțiunii. Este cazul deciziei de producere a tractoarelor agricole ecologice, când societatea, după efectuarea demersurilor necesare cu firmele străine și achiziționarea de subansamble în vederea producerii de tractoare ecologice, și-a dat seama efectiv când a început derularea acțiunii, că nu are forța de muncă pregătită în acest sens, atât specialiști cât și muncitori. Acțiunea a fost stopată temporar, evitându-se astfel a se imobiliza fonduri bănești în niște subansamble care peste câtva timp, nu vor mai valora nimic, datorită progresului tehnic.
în ceea ce privește organizarea, apar două avantaje datorită sistemului de control de gestiune și anume, pe de o parte obligă angajarea unei responsabilități, iar pe de altă parte garantează o mai bună coordonare între servicii: de exemplu pentru organizarea și desfășurarea inventarierii totale a patrimoniului trebuie să existe o colaborare permanentă între fiecare gestionar și serviciu contabilitate, între comisia centrală de inventariere și contabilitate, între contabilitate – care are sarcina organizării inventarierii – și serviciul control de gestiune, care verifică modul de organizare și valorificare a inventarierii, fiecare dintre cei implicați având anumite responsabilități, pe care neducându-le la îndeplinire sunt pasibili de sancțiuni administrative, sau în cazuri mai grave de furt sau delapidare și sancțiuni penale. Fiecare angajat care este gestionar de valori materiale sau bănești are o serie de responsabilități a căror nerespectare duce la prejudicierea patrimoniului societății. Controlul financiar de gestiune are obligația verificării respectării acestor responsabilități.
controlul de gestiune asigură păstrarea și valorificarea superioară a patrimoniului societății, stabilirea reală a bunurilor și valorilor deținute sub orice titlu de către societate; controlul de gestiune obligă conducerea să pună în aplicare o contabilitate de gestiune adaptată caracteristicilor societății.
controlul de gestiune obligă responsabilii cu marketingul să nu înceteze de a fi preocupați de cerințele pieței;
controlul de gestiune obligă responsabilii financiari să structureze activitățile lor, să pună în aplicare planurile de finanțare și să prevadă cu rigoare intrările și ieșirile;
controlul de gestiune antrenează o utilizare mai rațională a mijloacelor de producție, pentru că ne obligă să reflectăm la o mai bună utilizare a resurselor materiale sau a metodelor de fabricație;
controlul de gestiune, obligă conducerea să pună în aplicare o contabilitate de gestiune adaptată activității societății.
Funcționarea compartimentului de control financiar de gestiune, generează fluxuri informaționale și financiare care contribuie la păstrarea integrități patrimoniului societății.
Fluxurile informaționale și financiare generate de activitatea de control financiar de gestiune sunt cele prezentate în figura nr. 2:
Figura nr.2 – Fluxuri informaționale generate
de exercitarea controlului financiar de gestiune
(1)
(2)
(3)
Legendã : (1) directorul general al societãții aprobã programul de desfãșurare a
activitãții de control financiar de gestiune ;
(2) compartimentul CFG efectueazã control pe baza programului
aprobat si dispozițiile directorului general
(3) rezultatele activitãții de CFG sunt consemnate în acte
de control ,care se prezintã conducerii societãții
Din cele prezentate se desprind următoarele concluzii:
un control de gestiune bine organizat și desfășurat conform normelor legale în vigoare, determină un suport rezistent pentru diferitele controale exercitate de către organele statului ( Garda financiară, Direcția Generală a Finanțelor Publice, Casa de asigurări sociale de sănătate, etc.);
controlul de gestiune, presupune în același timp o permanentă și atentă observare și măsurare a realizărilor, iar compararea acestora cu previziunile făcute, declanșează decizii de corecție când se constată abateri. Concluziile deprinse din observare duc uneori chiar până la reorientarea globală a politicii firmei.
structura unei întreprinderi are o influență hotărâtoare asupra structurii gestiunii și a sistemului de control al gestiunii;
prin control de gestiune se asigură convergența scopurilor centrelor de responsabilitate cu obiectivele globale ale firmei;
informația contabilă este sursa esențială în gestionarea societății; se impune o bună organizare și aplicare a contabilității de gestiune care să constituie suportul uni adecvat control financiar de gestiune.
pentru eficiența unui control financiar de gestiune o importanță deosebită trebuie să se acorde alegerii indicatorilor de măsurare a rezultatelor, care trebuie să ie specifici atât la nivel de societate cât și la nivel de centre de responsabilitate.
Eficiența sistemului de control constă în însușirea rezultatelor asupra situației firmei și aplicarea măsurilor sugerate, precum și rapiditatea aplicării lor depinzând într-o mare măsură de competența conducătorului firmei, ca și a celor care utilizează controlul.
Controlul financiar de gestiune este considerat eficient și în cazul în care stimulează creativitatea și aptitudinea, precum și introducerea noului. Această competență se exprimă prin capacitatea conducătorilor societății de a analiza rezultatele controlului, de a discerne care sunt factorii cheie care declanșează redresarea, de a accepta soluții noi în abordarea situațiilor. Este totodată important să se manifeste și o capacitate de motivare, de convingere a personalului firmei să urmeze noile trasee, să aibă o posibilitate de comunicare pentru a nu crea confuzii, demobilizare,nemulțumiri.
Plecând de la diagnosticul controlului financiar, conducerea firmei trebuie să stabilească cauzele deficiențelor constatate, să le grupeze după gradul de interdependență, să stabilească gravitatea acestora și în funcție de toate acestea să aplice soluții adecvate. Trebuie să se admită că obiectivele firmei nu sunt fixe, nu sunt rigide, ci ele sunt elastice și pot fi schimbate în funcție de necesități pentru a asigura un viitor mai bun firmei.
Eficiența controlului financiar de gestiune nu se rezumă la controlul însuși, pentru că el, în sine, nu produce schimbarea necesară și salvatoare în funcționalitatea firmei, ci dimpotrivă are loc numai atunci când agentul economic o consideră utilă, valorificând astfel și finalizând controlul.
Eficiența controlului este dată și de caracterul lui de forță pozitivă în viața întreprinderii. Astfel, controlul generează pe plan psihosocial comportamente favorabile ale unor activități eficiente, contribuie la integrarea acțiunii individuale în efortul general al firmei, influențează realizarea unei funcții manageriale eficiente.
Eficiența controlului financiar de gestiune, poate fi apreciată în cele din urmă în dublu sens: pe de o parte prin îndeplinirea obiectivelor controlului, iar pe de altă parte prin aplicarea operativă a soluțiilor rezultate din concluziile acestuia. Referindu-ne la valorificarea controlului financiar de gestiune, considerăm că acesta presupune atât îndeplinirea de către conducerea firmei a sarcinilor reieșite din constatările controlului, cât și acordarea de către organele de control a sprijinului necesar pentru stabilirea și aplicarea măsurilor de eliminare a deficiențelor, care nu au putut fi rezolvate pe parcursul controlului.
Valorificarea controlului presupune o remediere operativă în timpul acestuia a unor aspecte negative ale activității societății cum ar fi: nedecontări în termen, lichidarea creditelor și a debitelor, nerambursarea creditelor, păstrarea necorespunzătoare a unor bunuri, neritmicitatea și aducerea la zi a unor evidențe, etc. În afara acestor remedieri operative, de natură preventivă sau concomitentă deloc neglijabile, există și remedierile ulterioare care se efectuează pe baza unui plan de măsuri concret și judicios întocmit de către conducerea societății împreună cu organele de control. Acest plan cuprinde constatările controalelor, responsabilii deficiențelor sau pagubelor constatate și după caz, include măsurile de răspundere materială sau penală a celor vinovați de abaterile constatate, termenele de recuperare și persoanele vinovate din conducerea societății.
Finalitatea controlului financiar de gestiune al firmei, înțeleasă ca eficiență a acestuia, este determinată de contribuția sa atât la prevenirea și remedierea disfuncțiilor, abaterilor, deficiențelor și pagubelor cât și perfecționarea activității firmei care contribuie la ridicarea calității întregii activități economico-financiare.
Controlul financiar de gestiune devine un instrument de apărare și dezvoltare al patrimoniului, dacă se caracterizează prin fermitate, exigență, obiectivitate și dacă se exercită pe baza unor principii și reguli fundamentate, în raport cu activitatea economică și financiară. Eficiența controlului financiar de gestiune depinde atât de temeinicia și realitatea constatării abaterii, deficiențelor, pagubelor, a rezervelor pozitive încă nemobilizate, cât și de fermitatea și legalitatea valorificării constatărilor făcute.
Pentru a determina eficiența controlului financiar de gestiune desfășurat în cadrul S.C. Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, vom compara constatările activității de control financiar de gestiune din anul 2007 cu cele din anii 2006 și 2005.
Aprecierea efectelor activității de control financiar de gestiune și a eforturilor pentru realizarea sa Ceahlău SA Piatra Neamț, o vom face cu ajutorul unor indicatori de eficiență și anume:
Valoarea totală a documentelor ce conțin operații prin care se angajează ori efectuează cheltuieli, fără bază legală sau neeconomicoase care odată stabilite și refuzate la viza de control financiar preventiv, reprezintă tot atâtea economii pentru societate.
Valoarea acestui indicator este foarte importantă deoarece respectivele operații nelegale sau neeconomicoase, au fost stopate înainte de a se efectua la timpul potrivit, în sensul că nu au produs încă efecte negative. De asemenea, ele au și un puternic impact moralizator asupra celor controlați și astfel avertizați pentru activitate superficială sau necorespunzător desfășurată.
Acest indicator ne prezintă gradul de competitivitate și conștiinciozitate al organelor care au sarcina de a acorda viza de control financiar preventiv.
În perioada anilor 2005-2007, valoarea totală a documentelor ce conțin operații refuzate la viza de control financiar preventiv este prezentată în tabelul nr. 2.
Tabelul nr.2 Valoarea totalã a documentelor ce conțin operații refuzate
la viza de control financiar preventiv S.A ,
Piatra Neamț în perioada 2005 – 2007
– mii lei –
Reprezentarea grafică a evoluției mărimii valorilor documentelor refuzate la viza de control financiar preventiv, este prezentată în graficul nr. 1.
Graficul nr. 1 – Evoluția mãrimii valorii documentelor refuzate la
viza de control financiar preventiv în perioada 2005- 2007
Conform graficului de mai sus, se constată o fluctuație a valorii documentelor refuzate la controlul financiar preventiv pentru perioada analizată, dar fără a scădea sub limita valorii de 24 000 mii lei. Față de anul 2005, în anul 2006 valoarea acestora a fost mai mică cu 3583 mii lei, în anul 2007 față de anul fost mai mare cu 11 089 mii lei și în anul 2005 față de anul 2007 mai mică cu 7 506 mii lei. Concluzia acestui rezultat este ca activitatea de exercitare a controlului financiar preventiv, prezintă lacune în desfășurare.
Urmare a celor constatate se impune aprofundarea cunoștințelor teoretice referitoare la exercitarea acestui fel de control, de către persoanele desemnate cu exercitarea lui și aplicarea lui cât mai eficient.
Valoarea amenzilor, penalităților și locațiilor plătite de către cei controlați, ne arată modul de organizare și desfășurare a activității controlate în limitele normalității și legalității.
Acest indicator, comparat cu perioadele anterioare, evidențiază gradul de cunoaștere a atribuțiilor de serviciu, a dispozițiilor legale în vigoare, a disciplinei din interiorul firmei, dar în același timp și al eficienței activității de control financiar de gestiune din unitate.
Prin analiza acestui indicator în cadrul firmei, putem să facem o imagine asupra modului cum este organizată și exercitată activitatea de management și implicit aceea de control financiar de gestiune.
În perioada analizată, 2005- 2007, controlul financiar de gestiune a aplicat amenzi contravenționale și penalități la gestiunile și serviciile verificate unde s-au constatat încălcări ale reglementărilor legale în vigoare, în funcție de abaterea săvârșită, în sumele prezentate în tabelul nr. 3.
Tabelul nr.3 – Valoarea amenzilor și penalitãților plãtite în urma
efectuãrii controlului financiar de gestiune
– mii lei –
Modificãrile absolute și relative ale valorii amenzilor sunt prezentate în tabelul nr.4 .
Tabelul nr.4 Modificãri absolute și relative ale
amenzilor încasate în perioada 2005 – 2007
O reprezentare graficã a evoluției valorii amenzilor încasate este prezentatã în graficul nr. 2 .
Graficul nr.2 – Reprezentarea graficã a evoluției încasãrii amenzilor
Din graficul de mai sus, reiese că valoarea amenzilor a scăzut considerabil în anul 2007 față de anul 2005, respectiv cu 4 344 mii lei, iar față de anul 2006 cu 1 344 mii lei. Aceasta înseamnă că activitatea de control financiar de gestiune a determinat conducerea societății să se ocupe de perfecționarea pregătirii profesională a salariaților, de crearea unor sarcini de serviciu (fișa postului) concrete și la obiect, având ca rezultat realizarea sarcinilor de serviciu.
Valoarea pagubelor descoperite pentru care s-au luat măsuri de recuperare sau de sesizare a organelor de urmărire penală. Acest indicator este important dacă are o valoare ridicată și denotă o slabă sau incompetentă activitate managerială, care impune control financiar de fond pentru stabilirea cauzelor activității necorespunzătoare. Numărul mare de dosare înaintate spre cercetare penală, înseamnă o activitate ineficientă în privința recrutării personalului gestionar și pregătirii periodice a acestora.
În cadrul S.C. Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, nu au fost cazuri de sesizare a organelor de urmărire penală.
Numărul gestiunilor materiale verificate de controlul financiar de gestiune prin sondaj, diferă de la un an la altul, în funcție de obiectivele urmărite.
Astfel , în perioada anilor 2005-2007, numărul gestiunilor verificate sunt prezentate în tabelul nr. 5.
Tabelul nr. 5 Situația gestiunilor de valori materiale
verificate de compartimentul Control financiar de gestiune
– bc .-
Observăm din tabel, că în anul 2005, numărul gestiunilor de valori materiale verificate prin sondaj, este cel mai mare. Această situație este motivată de faptul că în acest an, au fost numiți trei gestionari noi, iar controlul era necesar pentru verificarea modului în care aceștia apără și asigură integritatea bunurilor materiale din gestiune.
O reprezentare grafică a evoluției numărului de gestiuni verificate de către controlul financiar de gestiune este prezentată în graficul nr. 3.
Graficul nr.3 – Evolutia numãrului de gestiuni verificate de C.F.G.
în perioada 2005 – 2007
Din graficul de mai sus , se observă un trend liniar descrescător al numărului de gestiuni verificate anual, din anul 2005 către anul 2007, de către compartimentul control financiar de gestiune. Aceasta nu înseamnă că acest compartiment nu reușește anual să verifice întreaga activitate a societății și să urmărească păstrarea integrității patrimoniului acesteia, ci reflectă faptul că se desfășoară un control financiar de gestiune oportun, corect, cu reliefarea tuturor constatărilor, ceea ce a determinat persoanele cu răspundere în gestionarea bunurilor societății să-și îndeplinească atribuțiile care le revin. Menționez că pe lângă controlul financiar de gestiune anual, în cadrul societății se mai fac verificări asupra păstrării integrității patrimoniului prin inventarierea totală a gestiunilor și prin sondaj cu prilejul întocmirii raportului de audit.
Ilustrarea eficienței controlului financiar de gestiune, este prezentată în tabelul nr. 6, unde sunt prezentate valorile lipsurilor constatate cu prilejul efectuării controlului financiar de gestiune în perioada anilor 2005 – 2007.
Tabelul nr.6 – Valoarea lipsurilor constatate cu prilejul efectuării C.F.G.
în perioada anilor 2005- 2007
– mii lei –
Reprezentarea grafică a evoluției mărimii valorilor constatate lipsă cu prilejul efectuării controalelor financiare de gestiune, este prezentată în graficul nr. 4.
Graficul nr.4 Graficul evoluției mărimii valorii constatate lipsă
în urma efectuării C.F.G. în perioada 2005 – 2007 la gestiuni
materiale și bănești
Din graficul nr. 4, reiese că valoarea minusurilor constatate, a înregistrat un trend liniar descrescător în perioada analizată. Aceasta reliefează creșterea gradului de eficiență a activității de control financiar de gestiune în sensul că gestionarii au înțeles noțiunea de apărare a integrității patrimoniului societății.
Sancțiuni disciplinare aplicate, respectiv numărul acestora.
Sancțiunile disciplinare sunt stabilite în funcție de natura abaterii și pot fi: mustrare, avertisment, diminuarea temporară a salariului, reducerea sau suspendarea indemnizației de conducere.
În perioada 2005 – 2007, urmare a efectuării controlului financiar de gestiune, s-au aplicat următoarele sancțiuni:
în anul 2005: două mustrări și o reducere cu 10% a salariului unei persoane pe două luni – total 3 sancțiuni;
în anul 2006: un avertisment și reducerea sporului pentru exercitarea controlului financiar preventiv pentru o lună – total 2 sancțiuni;
în anul 2007: un avertisment și o mustrare – total 2 sancțiuni.
Constanța numărului de sancțiuni disciplinare aplicate, arată că în cadrul societății există o stare de ordine și de disciplină, activitatea managerială se desfășoară cu eficiență, iar salariații sunt de acord cu modul de realizare a activității de management în cadrul acesteia.
Plusuri de valori materiale și bănești identificate și înregistrate în evidență ne dă posibilitatea să apreciem atât eficiența activității desfășurate în cadrul compartimentului financiar-contabil al firmei, cât și gradul de pregătire de specialitate, profesionalismul organelor de control.
Plusurile constatate de către controlul financiar de gestiune în anii 2005 – 2007, sunt prezentate în tabelul nr. 7.
Tabelul nr. 7 – Plusurile constatate în perioada anilor 2005 – 2007 urmare a
verificãrilor efectuate de C.F.G.
– mii lei –
Evoluția plusurilor constatate este prezentatã în graficul nr. 5 .
Graficul nr. 5 – Evoluția plusurilor constatate de controlul
financiar de gestiune în perioada 2005 – 2007
Conform graficului de mai sus, reiese că valoarea plusurilor constatate, a înregistrat un trend liniar descrescător, eficiența controlului constând în creșterea profesionalismului organelor de control.
În activitatea practică, nu trebuie să se abuzeze de utilizarea acestor indicatori. Menționez aceasta, deoarece activitatea organelor de control trebuie să aibă și un caracter de îndrumare, de remediere pe parcursul controlului a unor abateri, deficiențe sau disfuncționalități de organizare, intrare în legalitate și de perfecționare a activității controlate și a celor controlați, nu numai de „vânare” a neregulilor și aplicarea de sancțiuni.
Putem spune în final, că activitatea de control financiar de gestiune în cadrul S.C. Mecanica Ceahlău SA Piatra Neamț, este foarte bine organizată și se desfășoară în condiții de maximă eficiență.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Controlul Financiar de Gestiune la S.c. Mecanica Ceahlau S.a. Piatra Neamt (ID: 138459)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.