Controlul Activitatii Economice a Societatilor Comerciale
CUPRINS
INTRODUCERE…………………………………………………………………………………………………… 4
CAPITOLUL I. Considerații generale privind societățile comerciale………………………………………………………………………………………………………………. 6
1.1. Apariția și reglementările societăților comerciale……………………………………………….. 6
1.2. Noțiunea și caracterele juridice ale societăților comerciale…………………………………. 9
1.3. Forme de societăți comerciale………………………………………………………………………….. 11
1.3.1. Societăți în nume colectiv (S.N.C.)………………………………………………. ……. 12
1.3.2. Societăți în comandită simplă (S.C.S.)………………………………………………….. 13
1.3.3. Societăți pe acțiuni (S.A.)…………………………………………………………………….. 14
1.3.4. Societatea în comandită pe acțiuni (S.C.A.)………………………………………….. 16
1.3.5. Societatea cu răspundere limitată (S.R.L.)……………………………………………. 17
1.4. Clasificarea societăților comerciale …………………………………………………………………… 18
1.4.1. Societăți de persoane și societăți de capitaluri…………………………………….. 19
1.4.2. Societăți cu răspundere limitată și societăți cu răspundere nelimitată…. 20
1.4.3. Societăți cu părți sociale și societăți pe acțiuni……………………………………. 20
1.4.4. Societăți emitente de valori imobiliare și neemitente………………………….. 21
1.4.5. Societăți cu capital românesc și societăți cu participare străină…………… 21
CAPITOLUL II. Controlul activității economice a societăților comerciale……………………………………………………………………………………………………………….. 22
2.1. Funcționarea societăților comerciale – Organele societăților comerciale…..…… 22
2.1.1. Adunarea generală a acționarilor…………………………………………………………. 23
2.1.2. Auditul financiar, auditul intern și cenzorii………………………………………….. 35
2.2. Registrele contabile……………………………………………………………………………………………. 49
2.3. Formele de înregistrare contabilă………………………………………………………………………. 59
CAPITOLUL III. Studiu de caz…………………………………………………………………………… 70
Concluzii………………………………………………………………………………………………………………….. 77
Bibliografie………………………………………………………………………………………………………………. 80
Anexe………………………………………………………………………………………………………………………. 82
Introducere
Societatea comercială, ca și toate celelalte instituții ale dreptului, își datorează apariția unor cauze economice și sociale.
Pe măsură ce societatea omenească s-a dezvoltat, iar nevoile economice și sociale au crescut, oamenii și-au dat tot mai mult seama că energiile individuale, oricât de mari ar fi fost ele, nu mai erau îndestulătoare pentru satisfacerea acestor nevoi. O acțiune individuală, indiferent de mărimea resurselor de muncă și financiare ale întreprinzătorului, nu mai putea face față realizării unor activități economice de amploare. În aceste condiții s-a născut ideea cooperării între mai mulți întreprinzători, care să realizeze împreună astfel de activități. Această idee și-a găsit expresia, pe planul dreptului, în conceptul de societate comercială, care implică asocierea a două sau a mai multor persoane, cu punerea în comun a unor resurse, în vederea desfășurării unei activități economice și împărțirii beneficiilor rezultate.
Pentru a-și îndeplini rolul său economic, societatea comercială a fost concepută ca un organism autonom, căruia legea i-a conferit personalitate juridică.
Societatea comercială a fost o descoperire a timpurilor moderne, de aceeași valoare ca și descoperirea forței aburului și cea a electricității.
Folosindu-se această cucerire a minții omenești, la început au apărut colectivități restrânse, formate din câteva persoane, care puneau în comun bunurile și priceperea lor, în vederea realizării unei afaceri. Mai târziu, prin perfecționarea tehnicii juridice au apărut colectivități mult mai mari, cu sute sau chiar mii de persoane, necunoscute între ele, care, prin capitalurile lor, contribuiau la realizarea unor mari afaceri în toate domeniile de activitate.
Asemenea grupări de persoane și capitaluri, îmbrăcate în haina juridică a societății comerciale, au făcut posibile marile realizări ale veacului al XIX-lea, cum sunt: Canalul de Suez, Canalul Panama, exploatarea minelor și zăcămintelor, rețelele de căi ferate etc.
Societățile comerciale au contribuit la dezvoltarea n asini sinului și comunicațiilor, care au permis extinderea piețelor, cu toate consecințele benefice asupra civilizației moderne.
Societățile comerciale au fost și sunt și în prezent cel mai adecvat instrument juridic de drenare a energiilor umane și financiare pentru realizarea unor scopuri sociale, ca și pentru satisfacerea unor interese personale ale întreprinzătorilor
CAPITOLUL I. CONSIDERAȚII GENERALE
1.1. Apariția și reglementările societăților comerciale
Societatea comercială – instituție fundamentală a dreptului comercial – își identifică originile și apoi evoluția în plan legislativ cu progresul și dominația noului în plan economic, ajungând în zilele noastre la recunoașterea doctrinară deplină a interferențelor prin crearea unei noi ramuri de drept: dreptul societăților comerciale.
În timp societatea comercială a apărut ca o soluție pentru cei care, deși dețineau sume mari de bani, prin funcțiile lor (clerici, militari), erau incompatibili cu activitățile speculative comerciale. În această situație ei devin asociați ai comercianților în baza unui contract prin punerea la dispoziția lor a unor fonduri de bani sau marfă cu condiția de a participa la împărțirea beneficiilor și de a suporta riscurile pierderilor în limita respectivelor valori.
Expansiunile coloniale din secolul XVII determină apariția Societăților pe acțiuni. Companiile care se înființează în Franța, Olanda, Anglia în baza unor ordine regale constituie un patrimoniu distinct de cel al asociaților, iar participările la formarea acestui patrimoniu au fost denumite cu timpul acțiuni.
Ordinul regal de înființare le conferea personalitate juridică, fiind tratate ca o instituție de drept public.
Codul Comercial Francez de la 1807 reglementează societatea anonimă sub cele două forme: societatea pe acțiuni și societatea în comandită pe acțiuni, reglementare preluată și de alte țări. Se prevedea libertatea de constituire a societăților în comandită pe acțiuni deoarece comanditarul era personal responsabil; pentru cealaltă societate, societatea pe acțiuni, nici unul din asociați nu era responsabil personal. Constituirea societății pe acțiuni a fost supusă autorizației guvernamentale. Libertatea comerțului în ascensiune reclamă cu necesitate libertatea constituirii societății pe acțiuni.
Codul Comercial Român :
– Prin dispoziția cuprinsă în Regulamentele Organice, Codul Comercial Francez devine, la 1840, primul Cod Comercial al Munteniei, iar în 1846 și al Moldovei.
– Codul Comercial Român de la 1887, de inspirație italiană, a consacrat și el în Cartea I, Titlul 8, formele cunoscute de societăți comerciale: societatea în nume colectiv, societatea în comandită simplă, societatea pe acțiuni, societatea în comandită pe acțiuni și asociația în participațiune.
-Constituirea societăților pe acțiuni și a celor în comandită pe acțiuni era supusă formei autentice și autorizării Tribunalului, iar actul constitutiv și statutul împreună cu toate documentele relative constituirii trebuiau publicate în Monitorul Oficial.
Reglementarea actuală: Legea nr.31/1990, republicată:
– Imediat dup 1989, Codul Comercial din 1887 a suportat o importantă modificare: abrogarea dispozițiilor sale referitoare la societățile comerciale și înlocuirea lor într-o viziune modernă și actualizată cu dispozițiile Legii nr.31/1990, pe fondul transformărilor din țara noastră.
– Legea nr.31/1990 a fost substanțial modificată și completată prin O.U.G. nr.32/1997. Modificarea și completarea Legii nr.31/1990 a avut ca rezultat punerea de acord cu tendințele de pe piețele de capital: emiterea de acțiuni și obligațiuni în formă dematerializată, evidențierea și transferul lor prin operațiuni de cont.
Prevederile Legii nr.31/1990 reprezintă dreptul comun în materie de societăți comerciale, cuprinzând norme general aplicabile oricărei forme de societate și norme speciale pentru fiecare societate în parte.
În Legea nr.31/1990, societatea pe acțiuni este cea mai importantă atât prin modalitatea de formare a capitalului social și răspunderea acționarilor, cât și prin modul de organizare și funcționare.
Reglementări speciale:
Există societăți comerciale al căror regim juridic este reglementat de legi speciale111. Astfel:
– Societățile comerciale cu capital integral de stat sunt reglementate de Legea nr.15/1990 privind reorganizarea unităților economice de stat ca regii autonome și societăți comerciale.
– Societăților din domeniul bancar le sunt aplicate dispozițiile Legii bancare nr.58/1998 (abrogată prin O.U.G. nr.99/2006)
– Societăților din domeniul asigurărilor le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.32/2000 privind societățile de asigurare și supravegherea asigurărilor
– Societăților de servicii de investiții financiare le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.297/2004 privind piața de capital.
– Societăților de administrare a investițiilor le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.297/2004 privind piața de capital.
– Societăților de credit ipotecar le sunt aplicate dispozițiile O.U.G. nr. 200/2002
– Societăților agricole le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.36/1991
– Societăților comerciale cu participare străină le sunt aplicate dispozițiile O.U.G. nr.92/1997
Reglementări complementare:
Legea nr.31/19902, republicată, dispune că: „Prevederile din prezenta lege se completează cu dispozițiile Codului Comercial Român”. La rândul său, Codul Comercial Român, prevede: „În comerț se aplică legea de față. Unde ea nu dispune se aplică Codicile Civil”.
1.2. Noțiunea și caracterele juridice ale societăților comerciale
„Societatea este un contract prin care două sau mai multe persoane se învoiesc să pună ceva în comun, cu scop de a împărți foloasele ce ar putea deriva”.3
„Orice societate trebuie să aibă un obiect de activitate licit și să fie contractată spre folosul comun al părților. Fiecare membru al societății trebuie să pună ceva în comun sau bani, sau alte lucruri, sau industria sa”.
Din dispozițiile citate rezultă că societatea este un contract în temeiul căruia două sau mai multe persoane (asociați) se înțeleg să pună în comun anumite bunuri pentru a desfășura împreună o anumită activitate, în vederea realizării și împărțirii beneficiilor care vor rezulta.
Contractul de societate are următoarele elemente esențiale care îl deosebesc de alte contracte:
fiecare asociat se obligă să pună în comun o valoare patrimonială (aport)
asociații se obligă să desfășoare împreună o activitate care constituie obiectul societății
toți asociații participă la realizarea și împărțirea beneficiilor
Caracterele juridice. Din definiția dată rezultă caracterele juridice ale contractului de societate:
contractul este plurilateral, în sensul că. Modificarea și completarea Legii nr.31/1990 a avut ca rezultat punerea de acord cu tendințele de pe piețele de capital: emiterea de acțiuni și obligațiuni în formă dematerializată, evidențierea și transferul lor prin operațiuni de cont.
Prevederile Legii nr.31/1990 reprezintă dreptul comun în materie de societăți comerciale, cuprinzând norme general aplicabile oricărei forme de societate și norme speciale pentru fiecare societate în parte.
În Legea nr.31/1990, societatea pe acțiuni este cea mai importantă atât prin modalitatea de formare a capitalului social și răspunderea acționarilor, cât și prin modul de organizare și funcționare.
Reglementări speciale:
Există societăți comerciale al căror regim juridic este reglementat de legi speciale111. Astfel:
– Societățile comerciale cu capital integral de stat sunt reglementate de Legea nr.15/1990 privind reorganizarea unităților economice de stat ca regii autonome și societăți comerciale.
– Societăților din domeniul bancar le sunt aplicate dispozițiile Legii bancare nr.58/1998 (abrogată prin O.U.G. nr.99/2006)
– Societăților din domeniul asigurărilor le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.32/2000 privind societățile de asigurare și supravegherea asigurărilor
– Societăților de servicii de investiții financiare le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.297/2004 privind piața de capital.
– Societăților de administrare a investițiilor le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.297/2004 privind piața de capital.
– Societăților de credit ipotecar le sunt aplicate dispozițiile O.U.G. nr. 200/2002
– Societăților agricole le sunt aplicate dispozițiile Legii nr.36/1991
– Societăților comerciale cu participare străină le sunt aplicate dispozițiile O.U.G. nr.92/1997
Reglementări complementare:
Legea nr.31/19902, republicată, dispune că: „Prevederile din prezenta lege se completează cu dispozițiile Codului Comercial Român”. La rândul său, Codul Comercial Român, prevede: „În comerț se aplică legea de față. Unde ea nu dispune se aplică Codicile Civil”.
1.2. Noțiunea și caracterele juridice ale societăților comerciale
„Societatea este un contract prin care două sau mai multe persoane se învoiesc să pună ceva în comun, cu scop de a împărți foloasele ce ar putea deriva”.3
„Orice societate trebuie să aibă un obiect de activitate licit și să fie contractată spre folosul comun al părților. Fiecare membru al societății trebuie să pună ceva în comun sau bani, sau alte lucruri, sau industria sa”.
Din dispozițiile citate rezultă că societatea este un contract în temeiul căruia două sau mai multe persoane (asociați) se înțeleg să pună în comun anumite bunuri pentru a desfășura împreună o anumită activitate, în vederea realizării și împărțirii beneficiilor care vor rezulta.
Contractul de societate are următoarele elemente esențiale care îl deosebesc de alte contracte:
fiecare asociat se obligă să pună în comun o valoare patrimonială (aport)
asociații se obligă să desfășoare împreună o activitate care constituie obiectul societății
toți asociații participă la realizarea și împărțirea beneficiilor
Caracterele juridice. Din definiția dată rezultă caracterele juridice ale contractului de societate:
contractul este plurilateral, în sensul că la încheierea sa participă două sau mai multe persoane, fiecare asumându-și anumite obligații;
contractul este cu titlu oneros: fiecare asociat urmărește realizarea unui folos patrimonial, adică obținerea de beneficii;
contractul este comutativ: întinderea obligației fiecărui asociat este cunoscută din momentul încheierii contractului;
contractul este consensual, ceea ce înseamnă că se încheie prin simplul acord de voință al părților, forma scrisă este cerută „ad probationem”.
Societatea comercială reprezintă o grupare de persoane și de bunuri (capitaluri) în scop economic și lucrativ. Societatea comercială ia naștere printr-un contract de societate care cuprinde: aportul asociaților, intenția de a desfășura o anumită activitate și obținerea beneficiilor, și care este actul ei constitutiv.4 1 Prin contractul pe care îl încheie, asociații realizează o triplă înțelegere: să pună în comun anumite bunuri, să realizeze împreună o activitate economică să împartă între ei beneficiile rezultate. În societatea comercială, activitatea economică pe care o desfășoară asociații constă în săvârșirea unor operațiuni considerate de lege ca fapte de comerț.
Se impune a se reține că, prin îndeplinirea condițiilor și formalităților prevăzute de lege, societatea comercială dobândește personalitate juridică, care îi conferă calitatea de subiect de drept desinestătător. Cele menționate atestă faptul că societatea comercială este un contract si, totodată, o persoană juridică.
Societatea comercială poate fi definită ca o grupare de persoane constituită pe baza unui contract de societate și beneficiind de personalitate juridică, în care asociații se înțeleg să pună în comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comerț, în scopul realizării și împărțirii beneficiilor rezultate. 52
1.3. Forme de societăți comerciale
Societatea comercială reprezintă o asociere de persoane făcută în scopul săvârșirii de fapte de comerț, persoane care pun în comun aporturi patrimoniale, desfășoară o activitate și împart eventualele beneficii.
Societățile comerciale se vor constitui în una din formele61:
– Societate cu răspundere limitată (SRL)
– Societate în nume colectiv (SNC)
– Societate în comandită simplă (SCS)
– Societate în comandită pe acțiuni (SCA)
– Societate pe acțiuni (SA)
Sunt reglementate în una din aceste forme, societățile comerciale cu personalitate juridică căci, potrivit art.1 alin.(2), societățile comerciale cu sediul în România sunt persoane juridice române.
Forma juridică a societății depinde de opțiunea asociaților, de obiectul de activitate și de dimensiunile ei. În alegerea formei juridice a unei societăți comerciale trebuie ținut cont și de formalitățile prevăzute de lege privind constituirea societății.
O societate comercială are o anumită structură (organe proprii, obiect de activitate, alcătuire interioară, bază materială, etc.) datorită căreia dobândește statutul de persoană juridică.
1.3.1. Societatea în nume colectiv (SNC):
Societatea în nume colectiv este cea mai veche formă de societate. Ea cuprinde un număr mic de asociați care, de obicei, sunt persoane care se cunosc foarte bine între ele (rude, prieteni).
Această formă de societate este potrivită pentru realizarea unor afaceri mici, în care asociații realizează activitatea și își asumă toate riscurile.
Societatea în nume colectiv poate fi definită ca o societate constituită prin asocierea, pe baza deplinei încrederi, a două sau mai multe persoane care pun în comun anumite bunuri pentru a desfășura o activitate comercială, în scopul împărțirii beneficiilor rezultate și în care asociații răspund nelimitat și solidar pentru obligațiile societății.
Caracterele societății în nume colectiv:
– asocierea se bazează pe încrederea deplină a asociaților
– capitalul social este divizat în părți de interes care nu sunt reprezentate prin titluri; părțile de interes sunt, în principiu, netransmisibile
– obligațiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social și cu răspunderea nelimitată și solidară a tuturor asociaților.
La baza constituirii societății stă contractul de societate, iar pentru constituirea societății trebuie îndeplinite formalitățile prevăzute de lege.
Firma societății trebuie să cuprindă numele cel puțin al unuia dintre asociați, cu mențiunea “societate în nume colectiv” scrisă în întregime.
1.3.2. Societatea în comandită simplă (SCS):
Elementul caracteristic al societății în comandită simplă constă în prezența a două categorii de asociați:
– asociații comanditați care răspund pentru obligațiile sociale nelimitat și solidar
– asociații comanditari, care răspund numai în limita aportului lor.
Deci, societatea în comandită simplă se bazează pe încredere. Comanditarii, care au bani și vor să-i investească fără să riște o răspundere nelimitată, încredințează sumele de bani comanditaților, care nu au suficient capital dar au inițiativă și vor să desfășoare o activitate comercială în scopul obținerii unor beneficii.
Societatea în comandită simplă poate fi definită ca o societate constituită prin asocierea, pe baza deplinei încrederi, a două sau mai multe persoane care pun în comun anumite bunuri pentru a desfășura o activitate comercială în scopul împărțirii beneficiilor și care răspund pentru obligațiile sociale după caz, nelimitat și solidar (asociații comanditați) sau în limita aportului lor (asociații comanditari).71
Caracteristicile societății în comandită simplă:
– asocierea se bazează pe încrederea deplină a asociaților comanditați și comanditari;
– capitalul social este divizat în părți de interes care nu sunt reprezentate prin titluri;
– răspunderea asociaților pentru obligațiile sociale este diferită.
Actul constitutiv al societății este contractul de societate, iar pentru constituirea societății trebuie îndeplinite formalitățile prevăzute de lege.
Firma societății trebuie să cuprindă numele a cel puțin unuia dintre asociații comanditați cu mențiunea “societate în comandită simplă” scrisă în întregime.
1.3.3. Societatea pe acțiuni (SA):
Societatea pe acțiuni este forma cea mai complexă și mai evoluată a societății comerciale. Este destinată realizării marilor afaceri care necesită capitaluri însemnate. Societatea este astfel concepută ca să dreneze contribuțiile bănești modeste pentru formarea unor capitaluri mari, necesare realizării unor investiții de anvergură.
Societatea pe acțiuni este organizată și funcționează pe principii democratice. Are anumite organe cu competențe bine delimitate, bazate pe principiul separației puterilor:
– organe de deliberare și decizie
– organe de administrare și reprezentare
– organe de supraveghere și control.
Societatea pe acțiuni poate fi definită ca o societate constituită prin asocierea mai multor persoane care contribuie la formarea capitalului social prin anumite cote de participare reprezentate prin titluri numite acțiuni, pentru desfășurarea unei activități comerciale în scopul împărțirii beneficiilor, și care răspund pentru obligațiile sociale numai în limita acțiunilor lor.
Caracterele societății pe acțiuni:
– societatea se constituie dintr-un număr minim de 5 asociați numiți acționari;
– capitalul social este divizat în acțiuni care sunt titluri negociabile și transmisibile;
– răspunderea asociaților pentru obligațiile sociale este limitată la valoarea acțiunilor lor;
La baza constituirii societății stau contractul de societate și statutul societății.
Pentru formarea capitalului social legea reglementează două modalități de constituire a societății: constituirea obișnuită, prin aporturile asociaților și constituirea prin subscripție publică.
Contractul de societate și statutul se semnează de toți asociații, iar în cazul constituirii prin subscripție publică, de către membrii fondatori.
Asociații societății, denumiți acționari pot fi persoane fizice sau juridice, iar numărul lor nu poate fi mai mic de 5.
Firma se compune dintr-o denumire proprie, de natură de a o deosebi de firma altor societăți și va fi însoțită de mențiunea scrisă în întregime “societate pe acțiuni”, sau scrisă prescurtat “SA”.
Statutul societății cuprinde aceleași elemente ca și contractul de societate, cu deosebirea că statutul dezvoltă elementele care privesc organizarea și funcționarea societății.
1.3.4. Societatea în comandită pe acțiuni (SCA):
Societatea în comandită pe acțiuni este asemănătoare cu societatea în comandită simplă, deoarece și ea cuprinde două categorii de asociați: comanditari și comanditați. Deosebirea între cele două forme de societate constă în faptul că, în cazul societății în comandită pe acțiuni, capitalul social este împărțit în acțiuni, ca și în cazul societății pe acțiuni.
Datorită acestui fapt, legea asimilează societatea în comandită pe acțiuni cu societatea pe acțiuni; dar în privința răspunderii pentru acțiunile sociale, societatea în comandită pe acțiuni urmează regulile societății în comandită simplă: asociații comanditați răspund nelimitat și solidar, iar cei comanditari răspund numai în limita aportului lor.
Această formă de societate se întâlnește rar în practică, fiind preferată societatea pe acțiuni.
Societatea în comandită pe acțiuni poate fi definită ca acea societate constituită prin asocierea mai multor persoane, care participă la formarea capitalului social prin anumite contribuții reprezentate prin acțiuni, în vederea desfășurării unei activități comerciale, pentru realizarea unor beneficii și împărțirea lor, și care răspund pentru obligațiile sociale nelimitat și solidar (comanditații) și numai în limita acțiunilor lor (comanditarii)81.
Caracterele societății în comandită pe acțiuni:
– societatea cuprinde două categorii de asociați: comanditați și comanditari
– întregul capital social este împărțit în acțiuni, toți asociații au calitatea de acționar
– răspunderea pentru obligațiile sociale este diferită
Modalitățile de constituire sunt aceleași ca și în cazul societății pe acțiuni. La baza constituirii stau contractul de societate și statutul.
Firma societății se compune dintr-o denumire proprie de natură de a o deosebi de firma altor societăți, însoțită de mențiunea scrisă în întregime “societate în comandită pe acțiuni”.
1.3.5. Societatea cu răspundere limitată (SRL):
Societatea cu răspundere limitată a apărut mai târziu în activitatea comercială. Ea se bazează pe încrederea asociaților. Datorită acestui fapt, numărul asociaților este limitat, iar părțile sociale nu sunt liber cesibile.
Asociații răspund pentru obligațiile sociale în limita aportului lor, la fel ca în cazul societății pe acțiuni.
Datorită avantajelor pe care le oferă, societatea cu răspundere limitată are o mare răspândire în activitatea comercială.
Societatea cu răspundere limitată poate fi definită ca o societate constituită, pe baza deplinei încrederi, de două sau mai multe persoane care pun în comun mai multe bunuri pentru a desfășura o activitate comercială, în vederea împărțiri beneficiilor și care răspund pentru obligațiile sociale în limita aportului lor92.
Caracterele societății cu răspundere limitată:
– asocierea se bazează pe încrederea asociaților
– capitalul social este divizat în anumite fracțiuni denumite părți sociale care nu sunt reprezentate prin titluri negociabile
– asociații răspund pentru obligațiile sociale numai în limita aportului lor.
Potrivit legii societatea cu răspundere limitată se poate constitui și prin aportul unui singur asociat care va fi deținătorul tuturor părților sociale. O persoană fizică sau juridică nu poate fi însă asociat unic decât la o singură societate cu răspundere limitată.
La baza constituirii societății se află contractul de societate și statutul. În cazul societății cu răspundere limitată cu asociat unic actul constitutiv îl reprezintă statutul societății.
Firma societății se compune dintr-o denumire care să arate obiectul de activitate, însoțită de mențiunea scrisă în întregime “societate cu răspundere limitată”, sau “SRL”.
1.4. Clasificarea societăților comerciale
Societățile comerciale se clasifică de regulă după următoarele criterii: natura societății, întinderea răspunderii asociaților, împărțirea capitalului social, aptitudinea legală de a emite titluri de valoare, proveniența capitalului, în102:
– societăți de persoane și societăți de capitaluri
– societăți cu răspundere limitată si societăți cu răspundere nelimitată
– societăți cu părți sociale și societăți pe acțiuni
– societăți emitente de valori mobiliare și societăți neemitente
– societăți cu capital român si societăți cu participare străină
1.4.1. Societăți de persoane și societăți de capitaluri
După natura lor societățile se împart în societăți de persoane și societăți de capitaluri:
a) societățile de persoane: se constituie dintr-un număr mic de persoane și au ca semn distinctiv încrederea asociaților. Sunt societăți în care calitățile personale ale asociaților sunt hotărâtoare nu numai la momentul constituirii dar și pe parcursul funcționării societății, neînțelegerea dintre asociați care împiedică funcționarea societății, constituie, potrivit legii, o cauză de dizolvare.
Caracterul intuituu personae al contractului societății de persoane justifică și explică existența și altor cauze de dizolvare, necunoscute societăților de capitaluri, cum sunt: incapacitatea, excluderea, retragerea sau decesul unuia dintre asociați, când, datorită acestor cauze, numărul asociaților s-a redus la unul singur, în afară de cazul în care legea dispune altfel.
Forma tipică de societate de persoane este societatea în nume colectiv. Din această categorie face parte societatea în comandită simplă.
b) societatea de capitaluri: este caracterizată de importanța capitalului. Spre deosebire de societățile de persoane care sunt “societăți închise”, societățile de capitaluri sunt “societăți deschise” cu un număr de asociați, chiar de ordinul sutelor și miilor, care nici nu se cunosc între ei și a căror legătură cu societatea este una singură – plata și respectiv încasarea dividendelor.
Fac parte din această categorie societatea pe acțiuni și societatea în comandită pe acțiuni. Societatea cu răspundere limitată nu se încadrează în nici una din cele două categorii, dar împrumută din trăsăturile fiecăreia.
1.4.2. Societăți cu răspundere limitată și societăți cu răspundere nelimitată
Raportat la întinderea răspunderii pentru obligațiile sociale, asociații în societatea în nume colectiv și asociații comanditați în societatea în comandită simplă sau pe acțiuni răspund nelimitat și solidar.
Acționarii, asociații comanditari și asociații în societatea cu răspundere limitată răspund numai până la concurența capitalului social subscris.
1.4.3. Societăți cu părți sociale și societăți pe acțiuni
Capitalul fiecărei forme de societate este împărțit, după caz în: părți de interes, părți sociale sau acțiuni ce revin asociaților proporțional, sau conform convenției, cu participarea la formarea lui.
Asociații societății în nume colectiv și în comandită simplă vor fi deținători de părți de interes, la societățile cu răspundere limitată – de părți sociale, iar la societățile pe acțiuni și în comandită pe acțiuni – de acțiuni.
Părțile de interes, părțile sociale și acțiunile conferă asociaților atât drepturi patrimoniale (dividende), cât și nepatrimoniale (dreptul de vot).
Părțile de interes sunt netransmisibile, părțile sociale transmisibile în anumite condiții, cu acordul asociaților, iar acțiunile sunt negociabile.
1.4.4. Societăți emitente de valori imobiliare și neemitente
Unele societăți, prin lege, au dreptul de a emite titluri de valoare: societatea pe acțiuni, societatea în comandită pe acțiuni și societatea cu răspundere limitată, iar societatea în nume colectiv și societatea în comandită simplă nu au acest drept.
Titlurile de valoare emise poartă denumirea de acțiuni în cazul societății pe acțiuni sau în comandită pe acțiuni, și certificate de părți sociale în cazul societății cu răspundere limitată.
1.4.5. Societăți cu capital românesc și societăți cu participare străină
În raport de proveniența capitalului, societățile pot fi: societăți cu capital românesc și societăți cu participare străină.
Societățile cu capital românesc sunt societățile în care asociații sunt cetățeni români ori persoane juridice cu naționalitate română. Aceste societăți sunt cârmuite de regulile cuprinse în Legea nr.31/1990.
Societățile cu participare străină sunt societăți care se constituie cu capital integral străin ori în asociere cu persoane fizice sau juridice române. Regimul juridic al acestor societăți este cel prevăzut de OUG nr.92/1997 și de Legea nr.31/1990.
CAPITOLUL II. Controlul activității economice a societăților comerciale
2.1. Funcționarea societăților comerciale – Organele societăților comerciale
Orice persoană juridică, societatea comercială nu are o existență organică, și deci nici o voință naturală. Ca atare, voința societății se manifestă prin organele sale.
Voința socială se formează în organul de deliberare, care este adunarea generală a asociaților, respectiv a acționarilor. Adunarea generală este un organ colectiv format din totalitatea asociaților.
Voința socială este adusă la îndeplinire prin actele juridice ale organului executiv (de gestiune), care este administratorul sau administratorii societății.
Controlul gestiunii administratorului se realizează de către asociați sau, în anumite cazuri, de un organ specializat – cenzorii societății.
De remarcat că organele societății apar mai mult ori mai puțin conturate, în funcție de forma juridică a societății comerciale.
În cazul societății pe acțiuni, care este forma cea mai evoluată, există toate cele trei organe: adunarea generală a acționarilor, administratorii și, în anumite cazuri, consiliul de administrație, precum și cenzorii societății.
În cazul societății în nume colectiv, datorită numărului mic al asociaților, nu există instituționalizată o adunare generală propriu-zisă. De asemenea, controlul gestiunii administratorului se realizează de către asociați nefiind necesari cenzori ai societății.
În cazul societății cu răspundere limitată, organele societății sunt aceleași, ca și în cazul societății pe acțiuni, dar cu unele particularități.
Trebuie arătat că pentru fiecare formă juridică de societate comercială, legea stabilește care sunt organele societății și condițiile de organizare; și funcționare, precum și atribuțiile lor.
2.1.1. Adunarea generală a acționarilor
Rolul adunării generale. Adunarea generală este organul de deliberare și decizie al societății comerciale. Ea este formată din totalitatea asociaților societății. Potrivit legii, adunarea generală exprimă voința socială, care decide în toate problemele esențiale ale activității societății.
Legea nr. 31/1990 reglementează adunarea generală, ca atare, numai în cazul societății pe acțiuni sau comandită pe acțiuni și societății cu răspundere limitată, în cazul societății în nume colectiv și societății în comandită simplă, chiar dacă legea nu instituționalizează un atare organ al societății, deciziile privind viața societății se iau de către asociați pe baza regulilor care guvernează adunarea generală, afară de cazurile când aplicarea lor ar contraveni specificului acestor societăți comerciale.
AGA este organul suprem de conducere al societății comerciale. Ca organ de deliberare, adunarea generală este chemată să decidă, atât asupra unor probleme obișnuite pentru viața societății, cât și asupra unor probleme deosebite, care vizează elementele fundamentale ale existenței societății.
Având în vedere această situație, în cazul societății pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, legea reglementează adunarea ordinară și adunarea extraordinară, cu precizarea atribuțiilor fiecăreia și a condițiilor de cvorum și majoritate cerute pentru funcționarea lor.
În cazul societății cu răspundere limitată, deși legea nu face distincție între cele două adunări, totuși ea stabilește condiții de cvorum și majoritate diferite, în funcție de natura problemelor care fac obiectul deliberării.
Trebuie arătat că în cazul societăților pe acțiuni și celor cu răspundere limitată cu capital integral de stat, atribuțiile adunării generale a acționarilor vor fi exercitate de către adunarea acționarilor, respectiv adunarea asociaților, formată din reprezentanții Fondului Proprietății de Stat și ai Fondurilor Proprietății Private la care este arondată societatea (art. 39 din Legea nr. 58/1991). Adunările generale sunt ordinare și extraordinare.
Adunarea ordinară se întrunește cel puțin o data pe an, în cel mult 4 luni de la încheierea exercițiului financiar.
În afară de dezbaterea altor probleme înscrise la ordinea de zi, adunarea generală este obligată:
a) să discute, să aprobe sau să modifice situațiile financiare anuale, pe baza rapoartelor administratorilor, ale cenzorilor sau ale auditorilor financiari și să fixeze dividendul;
b) să aleagă pe administratori și cenzori;
c) să fixeze remunerația cuvenită pentru exercițiul în curs administratorilor și cenzorilor, dacă nu a fost stabilită prin actul constitutiv;
d) să se pronunțe asupra gestiunii administratorilor;
e) să stabilească bugetul de venituri și cheltuieli și, după caz, programul de activitate, pe exercițiul financiar următor;
f) să hotărască gajarea, închirierea sau desființarea uneia sau a mai multor unități ale societății.
Pentru validitatea deliberărilor adunării ordinare este necesară prezența acționarilor care să reprezinte cel puțin jumătate din capitalul social, iar hotărârile sa fie luate de acționarii ce dețin majoritatea absolută din capitalul social reprezentat în adunare, dacă în actul constitutiv sau în lege nu se prevede o majoritate mai mare.
Dacă adunarea nu poate lucra din cauza neîndeplinirii condițiilor precedente, adunarea ce se va întruni, după o a doua convocare, poate să delibereze asupra problemelor puse pe ordinea de zi a celei dintâi adunări, oricare ar fi partea de capital social reprezentată de acționarii prezenți, cu majoritate.
În societatea pe acțiuni sau comandită pe acțiuni pentru validitatea deliberărilor adunării ordinare este necesară prezența acționarilor care să reprezinte cel puțin jumătate din capitalul social; hotărârile se iau de acționarii care dețin majoritatea absolută din capitalul social reprezentat în adunare, dacă în contractul de societate, statut sau lege nu se prevede o majoritate mai mare (art. 74 din Legea nr. 31/1990). Dacă nu se realizează prezența cerută sau majoritatea necesară luării hotărârilor, adunarea ce se va întruni, după o a doua convocare, poate să delibereze asupra acelorași probleme, oricare ar fi partea de capital reprezentată de acționarii prezenți, iar hotărârile se iau cu majoritatea celor prezenți.
În societatea cu răspundere limitată, asupra problemelor obișnuite, adunarea decide prin votul reprezentând majoritatea absolută a asociaților și a părților sociale Cart. 140 din Legea nr. 31/1990).
În cazul societății în nume colectiv și societății în comandită simplă, hotărârile se iau prin votul asociaților care reprezintă majoritatea absolută a capitalului social
Adunarea generală extraordinară se întrunește ori de câte ori este necesar a se lua o hotărâre pentru:
a) schimbarea formei juridice a societății;
b) mutarea sediului societății;
c) schimbarea obiectului de activitate al societății;
d)înființarea sau desființarea unor sedii secundare: sucursale, agenții, reprezentanțe sau alte asemenea unități fără personalitate juridică, dacă prin actul constitutiv nu se prevede altfel;
e) prelungirea duratei societății;
f) majorarea capitalului social;
g) reducerea capitalului social sau reîntregirea lui prin emisiune de noi acțiuni;
h) fuziunea cu alte societăți sau divizarea societății;
i) dizolvarea anticipată a societății;
j) conversia acțiunilor dintr-o categorie în cealaltă;
k) conversia unei categorii de obligațiuni în altă categorie sau în acțiuni;
l) emisiunea de obligațiuni;
m) oricare altă modificare a actului constitutiv sau oricare altă hotărâre pentru care este cerută aprobarea adunării generale extraordinare.
Pentru validitatea deliberărilor adunării generale extraordinare, când actul constitutiv nu dispune altfel, sunt necesare: la prima convocare, prezența acționarilor reprezentând trei pătrimi din capitalul social, iar hotărârile să fie luate cu votul unui număr de acționari care să reprezinte cel puțin jumătate din capitalul social; la convocările următoare, prezența acționarilor reprezentând jumătate din capitalul social, iar hotărârile să fie luate cu votul unui număr de acționari care să reprezinte cel puțin o treime din capitalul social.
În societatea pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, pentru validitatea deliberărilor adunării extraordinare, când contractul de societate sau statutul nu prevede altfel, este necesară prezența acționarilor reprezentând trei pătrimi din capitalul social, iar hotărârile se iau cu votul unui număr de acționari care să reprezinte cel puțin jumătate din capitalul social (art. 76 din Legea nr. 31/1990). Daca aceste condiții nu sunt îndeplinite, la convocările următoare, pentru validitatea deliberării este necesară prezența acționarilor reprezentând jumătate; din capitalul social, iar hotărârile se iau cu votul unui număr de acționari care să reprezinte cel puțin o treime din capitalul social.
În societatea cu răspundere limitată, pentru hotărârile având ca obiect modificările contractului de societate sau ale statutului este necesar votul tuturor asociaților, afară de cazurile când legea dispune astfel (art.140 din Legea nr.31/1990).
Convocarea adunării generale.. Adunarea generală se convocă de către administratori și de către asociați.
Administratorii sunt obligați să convoace adunarea generală cel puțin o dată pe an sau de câte ori este necesar (art. 79 și 143 din Legea nr. 31/1990). Soluția este aplicabilă oricărei societăți comerciale, indiferent de forma sa.
Asociații sunt în drept sa ceară convocarea adunării generale în cazul pasivității administratorilor.
Pentru cazul societății pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, legea prevede ca administratorii sunt obligați să convoace de îndată adunarea generala, la cererea acționarilor reprezentând a zecea parte din capitalul social sau o cotă mai mica, dacă în contractul de societate se prevede astfel și dacă cererea cuprinde dispoziții ce intră în atribuțiile adunării. în asemenea cazuri, adunarea trebuie convocată în termen do o lună de la data cererii. Dacă administratorii nu se conformează acestei obligații legale, asociații se pot adresa instanței judecătorești de la sediul societății, rare, după audierea părților, va putea ordona convocarea și va desemna unul dintre acționari să prezideze adunarea (art. 79 din Legea nr. 31/1990).
În cazul societății cu răspundere limitată, un asociat sau un număr de asociați care reprezintă cel puțin o pătrime din capitalul social vor putea cere convocarea adunării generale, arătând scopul acestei convocări (art. 143 alin.2 din Legea nr. 31/1990).
În cazul societății în nume colectiv și societății în comandită simplă, asociații au deschisă calea instanței judecătorești, dacă administratorul nu își îndeplinește obligația legală privind convocarea adunării asociaților.
Conținutul convocării. Pentru o bună organizare a adunării generale, convocarea trebuie să cuprindă în mod obligatoriu anumite elemente. Potrivit legii, ea trebuie să conțină locul și data ținerii adunării, precum și ordinea de zi.
Locul adunării este sediul societății, dacă în actele constitutive nu s-a prevăzut altfel, în convocare trebuie să se precizeze și localul unde se va desfășura adunarea.
Data adunării trebuie astfel fixată încât să asigure timpul necesar ajungerii convocării la cunoștința asociaților. Termenul de întrunire nu poate fi mai mic de 15 zile, de la data comunicării convocării.
Ordinea de zi trebuie să fie explicită; ea trebuie să arate toate problemele care vor (ace obiectul dezbaterilor adunării. Dacă în ordinea de zi figurează propuneri pentru modificarea actelor constitutive, convocarea va trebui să cuprindă textul integral al propunerilor.
Comunicarea convocării. Convocarea trebuie adusă la cunoștință asociaților. Modalitatea de încunoștințare a asociaților este diferită, ținând seama de forma societății, în special de numărul asociaților.
În cazul societăților pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, care au un număr mare de acționari, înștiințarea se face prin publicarea convocării în Monitorul Oficial, precum și într-unul dintre ziarele răspândite din localitatea în care se află sediul societății sau din cea mai apropiată localitate (art. 77 alin.3 din Legea nr.31/1990).
În societatea cu răspundere limitată, datorită faptului că aceasta nu poate avea mai mult de 50 de asociați, comunicarea convocării se face prin scrisoare recomandată, dacă prin actele constitutive nu s-a prevăzut o altă modalitate (art. 143 alin. 3 din Legea nr. 31/1990).
În cazul societății în nume colectiv și societății în comandită simplă, comunicarea convocării trebuie să se facă în condițiile care asigură participarea asociaților la adunarea generală.
Ședința adunării generale. Calitatea de asociat conferă dreptul asociatului de a participa la adunarea generală. Acest drept se exercită personal de către fiecare asociat. Legea permite și reprezentarea asociaților la adunarea generală, dar în condiții speciale.
Potrivit art. 83 din Legea nr. 31/1990, acționarii nu vor putea ti reprezentați în adunarea generală decât prin alți acționari, în baza unei procuri speciale.
În cazul acționarilor care nu au capacitatea legală, ca și în cazul persoanelor juridice, participarea la adunarea generală se realizează prin reprezentanții lor legali. Aceștia pot, la rândul lor, sa dea procură specială altor acționari.
De remarcat că administratorii și funcționarii societății nu pot reprezenta pe acționari, sub sancțiunea nulității hotărârii, dacă, fără votul acestora, nu s-ar fi obținut majoritatea cerută.
Principiile reglementate de lege pentru societatea pe acțiuni sau comandită pe acțiuni își pot găsi aplicarea și în cazul celorlalte forme ale societății
Desfășurarea ședinței. Ședința adunării generale se va ține în ziua, ora și locul arătate în convocare.
Potrivit legii, ședința se deschide de către președintele consiliului de administrație sau de către acela care îi ține locul.
Președintele va desemna dintre acționari, doi sau mai mulți secretari care vor verifica lista de prezență a acționarilor, arătând capitalul pe care reprezintă fiecare, precum și procesul-verbal întocmit de cenzori pentru constatarea îndeplinirii tuturor formalităților cerute de lege și statut pentru ținerea adunării. Dacă sunt îndeplinite toate condițiile cerute de lege pentru prezența la adunarea generală și pentru luarea hotărârilor, se trece la dezbaterea problemelor care fac obiectul ordinii de zi.
În cazul celorlalte forme ale societății comerciale, adunarea este condusă de unul dintre administratorii societății și se desfășoară pe baza acelorași principii.
Dreptul de vot și exercitarea lui. Dreptul de vot este strâns legat de participarea la capitalul social.
Potrivit legii, orice acțiune dă dreptul la un vot în adunarea generală (art. 67 din Legea nr. 31/1990). Dar, contractul de societate ori statutul societății poate limita numărul voturilor aparținând acționarilor care posedă mai mult de o acțiune; de exemplu, acționarii care dețin peste 20 de acțiuni, vor avea un vot pentru patru acțiuni. În acest fel, acționarii sunt protejați împotriva dominației unora dintre ei, care ar deține un număr mare de acțiuni.
Deci, acționarii exercită dreptul lor de vot în adunarea generală, proporțional cu numărul acțiunilor pe care le posedă, afară de cazul când prin actele constitutive s-a limitat numărul voturilor în condițiile legii.
În cazul societății cu răspundere limitată, dreptul de vot al asociaților se bazează pe același principiu, ca și în cazul societății pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, fiecare parte socială dă dreptul la un vot (art. 141 din Legea nr. 31/1990).
Cu privire la societatea în nume colectiv și societatea în comandită simplă, legea nu reglementează dreptul de vot. Aceasta înseamnă că în cazul acestor societăți, dreptul de vot al asociaților trebuie reglementat prin contractul de societate. Principiul nu poate fi decât cel aplicabil tuturor societăților, adică participarea la capitalul social.
Pentru a-și exercita dreptul de vot, în adunarea generală, asociații trebuie să facă dovada calității lor, în condițiile legii.
Exercițiul dreptului de vot este suspendat pentru acționarii care nu au achitat vărsamintele ajunse la scadență.
Întrucât legea impune o deliberare asupra problemelor care intră în atribuțiile adunării generale, dreptul de vot se exercită în adunarea asociaților. Pentru societatea cu răspundere limitată, legea prevede că, prin statut se va putea stabili că votarea se poate face și prin corespondență (art. 139 alin.2 din Legea nr. 31/1990).
În scopul asigurării formării corecte a voinței sociale, legea stabilește anumite restricții privind exercitarea dreptului de vot.
Astfel, dreptul de vot nu poate fi cedat. Mai mult, orice convenție privind exercitarea într-un anumit fel a dreptului de vot este nulă (art. 86 din Legea nr. 31/1990). Prin valoarea sa, principiul este aplicabil oricărei forme de societate.
Apoi, în cazul unui conflict de interese între un asociat și societate, asociatul trebuie să se abțină de la deliberarea privind operația în cauză. În caz contrar, asociatul răspunde pentru daunele produse societății, dacă, fără votul său, nu s-ar fi obținut majoritatea cerută (art. 85 și art. 141 alin.2 din Legea nr. 31/1990).
În sfârșit, legea interzice administratorilor să voteze, chiar în baza acțiunilor pe care le posedă, descărcarea gestiunii lor sau o problemă în care persoana sau administrația lor ar fi în discuție. Ei pot vota însă bilanțul și contul de profit și pierderi, dacă fiind posesorii a cel puțin jumătate din capitalul social, nu se poate forma majoritatea legală, fără votul lor (art. 84 din Legea nr. 31/1990).
Adoptarea hotărârilor. Hotărârile adunării generale se iau prin vot deschis. În mod excepțional, votul secret este obligatoriu, oricare ar fi prevederile actelor constitutive, pentru alegerea membrilor consiliului de administrație și a cenzorilor, pentru revocarea lor și pentru luarea hotărârilor referitoare la răspunderea administratorilor (art. 88 din Legea nr. 31/1990).
Așa cum am arătat, în cazul societății cu răspundere limitată, votarea se poate face și prin corespondență, dacă prin statutul societății s-a prevăzut o atare modalitate de vot.
Procesul-verbal al ședinței. Lucrările adunării trebuie consemnate într-un proces-verbal semnat de președinte și secretar. Procesul-verbal va cuprinde mențiuni cu privire la îndeplinirea formalităților de convocare, data și locul adunării, acționarii prezenți, numărul acțiunilor, precum și dezbaterile în rezumat și hotărârile luate. La cererea acționarilor se vor consemna și declarațiile făcute de ei în ședință (art. 89 din Legea nr. 31/1990).
La procesul-verbal se vor anexa actele referitoare la convocare, precum și listele de prezență a acționarilor.
Procesul-verbal va fi trecut în registrul adunărilor generale.
Aceste cerințe privind consemnarea lucrărilor adunării sunt deopotrivă aplicabile și celorlalte forme juridice ale societății comerciale.
Hotărârile adunării generale. Hotărârile luate de adunarea generală cu respectarea legii, contractului de societate sau statutului sunt obligatorii pentru toți asociații.
Cu privire la societatea pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, legea prevede expres că hotărârile adunării generale sunt obligatorii chiar și pentru acționarii care nu au luat parte la adunare ori au votat contra (art. 90 din Legea nr. 3/1990).
Obligativitatea hotărârilor adunării generale pentru toți asociații este un corolar al principiului majorității, care guvernează formarea voinței sociale a oricărei societăți comerciale.
Pentru a fi opozabile terților, hotărârile adunării generale trebuie publicate în condițiile legii.
In cazul societății pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, hotărârile adunării vor fi depuse, în termen de 15 zile, la oficiul registrului comerțului, pentru a fi menționate în extras în registru, și publicate în Monitorul Oficial. Potrivit legii, hotărârile nu vor putea fi executate mai înainte de aducerea la îndeplinire a acestor formalități (art. 89 alin.5 din Legea nr. 31/1990).
Pentru celelalte forme ale societății comerciale, legea nu prevede obligația aducerii la cunoștința terților a hotărârilor adunării generale. Cu toate acestea, hotărârile adunărilor generale ale acestor societăți sunt supuse înregistrării în registrul comerțului, dacă ele privesc acte sau fapte a căror înregistrare este prevăzută de lege. Avem în vedere actele și faptele stabilile de art. 21 din Legea nr.26/1990; de exemplu, hotărârile privind donația, vânzarea, locațiuuea sau gajul fondului de comerț.
Hotărârile adunării generale adoptate cu încălcarea legii ori a actelor constitutive pot fi anulate pe cale judecătorească.
În cazul societății pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, legea prevede ca hotărârile adunării generale contrare contractului de societate, statutului sau legii pot fi atacate în justiție de oricare dintre acționarii care nu au luat parte la adunarea generală sau au votat contra și au cerut să se insereze aceasta în procesul-verbal al ședinței (art.90 alin. 2 din Legea nr. 31/1990).
Competența de soluționare a cererii aparține instanței în a cărei rază teritorială își are sediul.
Odată cu intentarea acțiunii în anulare, reclamantul poate cere președintelui instanței suspendarea executării hotărârii atacate. Încuviințând suspendarea, președintele poate obliga pe reclamant la o cauțiune. împotriva ordonanței de suspendare se poate face recurs, în termen de 15 zile de la pronunțare.
Cererea de anulare a hotărârii adunării generale se va judeca în camera de consiliu a instanței.
Hotărârea definitivă de anulare trebuie să fie menționată în registrul comerțului si publicată în Monitorul Oficial. De la data publicării ei, hotărârea de anulare este opozabilă tuturor acționarilor (art. 90 alin. 7 din Legea nr. 31/1990).
2.1.2. Auditul financiar, auditul intern și cenzorii
În urmă cu patru decenii, cabinetele anglo-saxone de expertiză contabilă au popularizat pe continentul european termenul de AUDIT. După 1990, din dorința de a alinia reglementările românești la reglementările comunitare, acest termen a început să fie introdus și în țara noastră (auditul calității, auditul financiar-contabil etc.)
Etimologia cuvântului audit își are originea în latinescul "audire" a asculta și a transmite mai departe.
În prezent, prin audit se înțelege examinarea profesională a unei informații în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente prin raportarea ei la un criteriu (standard, normă) de calitate în vederea satisfacerii nevoilor unor utilizatori de informații.
Prin audit financiar se înțelege examinarea efectuată de un profesionist competent și independent (cenzor, contabil sau contabil autorizat cu studii superioare) în vederea exprimării unei opinii motivate asupra:
– validității și corectei aplicări a procedurilor interne stabilite de conducerea între prinderii (auditul intern);
– imaginii fidele, clare și complete a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute de întreprindere (auditul statutar cerut de lege și exercitat de cenzori sau auditul contractual efectuat la cererea întreprinderii de către experți contabili, contabili autorizați sau societăți comerciale de expertiză contabilă).
Auditul financiar-contabil constă în verificarea și certificarea conturilor anuale de către un profesionist competent și independent, în vederea exprimării opiniei acestuia asupra realității datelor cuprinse în documentele anuale de sinteză (bilanț contabil).
Practica a dovedit că există un conflict potențial de interese între cei ce culeg, prelucrează și sintetizează informațiile contabile și utilizatorii acestor informații. Utilizatorii de informații contabile manifestă o lipsă de încredere în informațiile furnizate de contabilitate, deoarece producătorii de informații contabile nu sunt, de regulă independenți față de operațiunile efectuate și situațiile anuale de sinteză prezentate, fapt ce pune la îndoială imparțialitatea și obiectivitatea aparatului financiar contabil din întreprinderi. Realitatea informațiilor cuprinse în conturile anuale este pusă la îndoială și datorită calităților moral-profesionale ale unor producători de informații contabile.
Ca urmare, între activitatea producătorilor de informații și utilizatorii de informații este necesară se interpună activitatea auditorilor (experți contabili, contabili autorizați cu studii economice superioare, societăți de expertiză, cenzori etc.) care au menirea de a restabili o încredere rezonabilă între producătorii și utilizatorii informațiilor contabile. Prin aceasta, auditul contribuie la protejarea intereselor diferitelor categorii de beneficiari de informații contabile.
Odată cu creșterea volumului și complexității lucrărilor contabile, sporește riscul de erori în prelucrarea datelor, iar implicațiile acestor dezinformări asupra utilizatorilor de informații devin tot mai grave. Este elocvent în acest sens impactul negativ pe care l-au generat în ultima perioadă neregulile în producerea și furnizarea informațiilor contabile din cadrul unor societăți financiare și bancare, nereguli care au dus la încălcarea principiilor prudenței și prin aceasta au influențat deciziile miilor de locuitori care în prezent își văd periclitate economiile depuse la aceste societăți.
În toate economiile de piață elementele controlului exercitat de către autoritățile publice se combină cu elementele pieței. Intervenția statelor în economie fiind limitată, guvernele nu mai au nici sarcina, nici responsabilitatea să garanteze informarea corectă a tuturor partenerilor pieței libere. În același timp, controlul propriu al unitarilor patrimoniale nu este suficient de independent față de obiectul și subiectul controlat.
Libertatea pieței se bazează pe liberul acces la informații corecte. Din aceste motive se dezvoltă, în toate țările democratice, auditul financiar-contabil, ca un control independent față de autoritatea publică și față de unitățile patrimoniale și ca un demers competent exercitat de către specialiști reuniți în organizații profesionale.
Auditul are rolul de a asigura utilizatorii de informații asupra:
a) respectării principiilor contabile general acceptate și a procedurilor interne stabilite de conducerea întreprinderii;
b) reflectării de către contabilitate și conturile anuale a imaginii fidele, clare și competente a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute de către întreprindere.
Auditul financiar-contabil este chemat să exprime o opinie independentă asupra conturilor anuale sau asupra altor situații și informații menită sa apere în mod egal pe toți utilizatorii de informații contabile, pe toți participanții la viața economico-socială (acționari, stat, salariați, bănci, organisme bursiere, debitori, clienți, furnizori, creditori, contabilitatea națională și administratorii întreprinderii).
Auditul statutar (cenzorial) reprezintă totalitatea atribuțiilor stabilite prin lege, profesionistului independent (cenzor) pentru supravegherea, cu caracter permanent, a gestiunii și verificarea conturilor anuale (bilanțul contabil, cont de profit și pierdere, anexe și raportul de gestiune).
Exercitarea auditului statutar se face de către cenzorii care au calitatea dobândită de experți contabili sau contabili autorizați.
Cenzorii sunt numiți de adunarea generală a societății comerciale, îndeplinindu-și obligațiile în cadrul regulilor mandatului, făcând aceleași demersuri pentru acceptarea mandatului și orientarea și planificarea misiunii.
Auditul statutar (cenzorial), este de origine legală, adică obligatoriu ca efect al Legii societăților comerciale. El se deosebește astfel de Auditul contractual care se efectuează, de asemenea, permanent, dar și ocazional:
– fie la cererea celor interesați (agenți economici, unități patrimoniale);
– fie ca urmare a unor dispoziții ale autorității de stat, cu caracter voluntar, conjunctural, obligatoriu – însă numai anumitor unități patrimoniale (regii autonome, agenți economici având o cifră de afaceri realizată peste anumite limite).
În cadrul unui audit financiar statutar sau contractual trebuie să se aplice o metodologie de control care să asigure – spre deosebire de celelalte forme de control – acea opinie independentă în măsură să judece sau să apere, în mod egal, pe toți utilizatorii informației contabile, pe toți participanții la viața economico-socială dintr-o întreprindere și anume: acționarii, Statul (bugetul), salariații, băncile, organismele de bursă, terții debitori, terții furnizori, eventualii cumpărători, contabilitatea națională.
Auditul statutar este denumit ca atare în Uniunea europeană (statutory audit) și este exercitat de un profesionist calificat (auditor statutar) în temeiul Directivei a IV-a (78/660/EEC) din 25 iulie 1978, în mod obligatoriu, în cadrul tuturor întreprinderilor care intră sub incidența acestei directive, Auditul statutar în țările francofone (Franța, Belgia) este cunoscut și înțeles și sub denumirea de "control legal" exercitat de "commissaire aux comptes" (în Franța) sau de "commissair-reviseur = sau "reviseur d'entreprises" (în Belgia).
Cenzorii exercită controlul asupra actelor și operațiunilor întreprinse de către administratori.
Potrivit dispozițiilor art.160 din Legea nr.31/1990, situațiile financiare ale societăților comerciale, care intră sub incidența reglementărilor contabile armonizate cu directivele europene și standardele internaționale de contabilitate, vor fi audiate de către auditori financiari – persoane fizice sau persoane juridice.
Societățile comerciale, ale căror situații financiare anuale sunt supuse, potrivit legii auditului financiar, vor organiza auditul intern potrivit normelor elaborate de Camera Auditorilor Financiari din România.
La societatea comercială a căror situații financiare anuale nu sunt supuse, potrivit legii, auditului financiar, adunarea generală ordinară a acționarilor va hotărî contractarea auditului financiar sau numirea cenzorilor, după caz.
S.A. trebuie să aibă, cel puțin trei cenzori și tot atâția supleanți, dacă prin actul constitutiv nu se prevede un număr mai marc. În toate cazurile, numărul lor trebuie să fie impar.
Cenzorii se aleg de către adunarea generală a acționarilor, iar la constituire de către adunarea constitutivă, durata mandatului lor fiind de trei ani, cu posibilitatea realegerii în funcție. Ei trebuie sa-și exercite personal mandatul, cel puțin unul dintre ei trebuind să aibă calitatea de contabil autorizat sau expert contabil.
Revocarea cenzorilor se face de către AGA, cu votul cerut pentru adunarea generală extraordinară.
Cenzorii, trebuie să depună drept garanție, a treia parte din garanția cerută pentru administratori,
Sunt exceptați de la această obligație de a depune garanție, cenzorul contabil autorizat sau expert contabil, care face dovada încheierii asigurării de răspundere civilă profesională.
Cu excepția cenzorului expert contabil sau contabilul autorizat, cenzorii pot să fie acționari.
Potrivit art.161 din legea nr.31/1990, nu pot fi cenzori, iar dacă au fost aleși decad din mandatul lor:
rudele sau afinii până la gradul IV ai administratorilor;
persoanele care primesc, sub orice formă, pentru alte funcții decât cea de cenzor, un salariu sau o remunerație de la administrator sau de la societate;
persoanele cărora le este interzisă funcția de administrator, directori sau reprezentanți ai societății;
persoanele care pe durata exercitării atribuțiilor conferite de această calitate, au atribuții de control în cadrul Ministerului Finanțelor Publice sau al altor instituții publice, cu excepția situațiilor prevăzute expres de lege.
Pentru activitatea desfășurată, cenzorii primesc o indemnizație fixă, determinată prin actul constitutiv sau stabilită de AGA care i-a numit.
În caz de deces, împiedicare fizică sau legală, încetare sau renunțare la mandat a unui cenzor, supleantul cel mai în vârstă îl înlocuiește.
Dacă numărul cenzorilor nu se poate astfel completa, cenzorii rămași numesc alte persoane în locurile vacante, până la prima AGA.
Atunci când nu mai rămâne în funcție nici un cenzor, administratorii convocă de urgență AGA pentru a fi numiți alți cenzori.
Conform prevederilor an. i 63 din legea nr.31/1990, cenzorii au obligația să supravegheze gestionarea societății, să verifice dacă situațiile financiare sunt legal întocmite și în concordanță cu registrele, dacă acestea din urmă sunt ținute regulat și dacă evaluarea elementelor patrimoniale s-a făcut conform regulilor stabilite pentru întocmirea și prezentarea situațiilor financiare.
Cenzorii vor prezenta adunării generale un raport amănunțit la care sunt obligați să lucreze și să delibereze împreună, despre constatările făcute propunerile pe care le vor considera necesare cu privire la situațiile financiare și repartizarea profitului. Pentru îndeplinirea acestor obligații cenzorii vor delibera împreună sau în caz de neînțelegere vor putea face rapoarte separate, care vor fi prezentate adunării generale a acționarilor.
Cenzorii pot lucra separat pentru îndeplinirea celorlalte obligații privind:
a) inspecția lunară, inopinată a casei și verificarea existenței titlurilor sau valorilor societății, sau celor primite de aceasta, în gaj, cauțiune sau depozit;
b) să convoace AGA ordinară sau extraordinară, când n-a fost convocată de administratori;
c) sa participe la AGA, putând cere înscrierea pe ordinea de zi a propunerilor pe care le vor crede necesare;
d) să verifice depunerii garanției de către administratori;
e) respectarea prevederilor legii și ale actului constitutiv de către administratori și lichidatori.
Neregulile constatate vor fi aduse la cunoștința administratorilor, sau în raport de gravitate, vor fi raportate adunării generale.
Toate deliberările și constatările cenzorilor sunt înregistrate într-un registru special.
Cenzorii nu au drept de vot în CA și nu au dreptul să comunice acționarilor, în particular, sau terților, datele referitoare la operațiunile societății, constatate cu ocazia exercitării mandatului lor.
Cenzorii au dreptul să obțină de la administratori, lunar, o situație despre operațiunile pe care le execută aceștia.
Administratorii trebuie să prezinte cenzorilor sau auditorilor financiari, cu cel puțin o lună înainte de ziua stabilită pentru ședința adunării generale, situația financiara anuală pentru exercițiul financiar precedent, însoțită de raportul lor și de documente justificative.
AGA poate aproba situațiile financiare anuale numai dacă sunt însoțite de raportul cenzorilor și, după caz, al auditorilor financiari.
Potrivit art.154 din Legea nr.31/1990, orice acționar are dreptul să reclame cenzorilor faptele pe care le consideră că trebuie cenzurate.
Cenzorii sunt obligați să verifice dacă faptele sunt reale și vor întocmi un raport către adunarea generală.
Dacă reclamația este făcută de acționarii ce reprezintă cel puțin o pătrime din capitalul social, cenzorii sunt obligați să prezinte observații și propuneri la faptele reclamate, iar dacă socotesc că este întemeiată reclamația și este urgentă, sunt obligați să convoace imediat adunarea generală.
Cenzorilor le sunt aplicabile prevederile art.145 din Legea nr.31/1990 conform cărora, nici o persoana nu poate funcționa ca cenzor în mai mult de trei societăți concomitent. În caz contrar, va pierde de drept calitatea de cenzor, obținută prin depășirea numărului legal, în ordinea cronologică a numirilor, și va fi condamnat în folosul statului, la plata remunerației și a celorlalte beneficii ce i se cuvin, cât și la restituirea sumelor încasate.
Acțiunea împotriva cenzorilor, va putea fi exercitată de către orice acționar sau de către Ministerul Finanțelor Publice.
Întinderea și efectele răspunderii cenzorilor sunt determinate de regulile mandatului, aceștia având o răspundere solidară.
Potrivit dispozițiilor art.155 din Legea nr. 31/1990, acțiunea în răspundere, contra cenzorilor sau auditorilor financiari, aparține adunării generale a acționarilor ce va decide cu majoritatea prevăzută pentru adunările generale ordinare,
Retribuirea cenzorilor. Cenzorii sunt retribuiți potrivit legii, cu indemnizație fixă, determinată prin statut sau fixată de adunarea generală care i-a numit (art.112, alin. Ultim, Legea 31/1990).
Această dispoziție legală trebuie coroborată cu dispozițiile art.106 din Legea nr.21/1990 care prevăd și pentru cenzori, în afara remunerației fixe, și alte sume de bani sau avantaje. Acest capitol poate cuprinde sume de bani pentru deplasări, excursii de documentare, folosirea mașinii societății etc.
Publicitatea numirii cenzorilor. Pentru cenzori legea nu prevede condiții speciale de publicitate. Numirea lor este adusă la cunoștința terților prin publicitatea realizată actului constitutiv sau hotărârii adunării generale prin care au fost numiți.
Cenzorii societății. Buna funcționare a unei societăți comerciale implică necesitatea asigurării unui control asupra actelor și operațiunilor administratorilor. Un atare control se exercită în mod diferit.
În societățile de persoane, care, în general, au un număr mic de asociați și se bazează pe încredere între asociați, controlul se exercită de toți asociații, cu excepția celor care au calitatea de administratori.
În societățile de capitaluri și societatea cu răspundere limitată, datorită complexității lor, controlul privind gestiunea societății este încredințat unor persoane anume investite denumite cenzori ai societății.
Societatea pe acțiuni sau comandită pe acțiuni va avea trei cenzori și tot atâția supleanți, dacă prin contractul de societate sau statut nu se prevede un număr mai mare. În toate cazurile însă numărul cenzorilor trebuie sa fie impar (art. 111 și art. 135 din legea nr. 31/1990).
În privința societății cu răspundere limitată, legea prevede că, în statutul societății se poale stipula alegerea unuia sau mai multor cenzori. Dacă numărul asociaților trece de cincisprezece, numirea cenzorilor este obligatorie (art. 147 din Legea nr.31/1990).
Regulile privind desemnarea cenzorilor, drepturile, obligațiile și răspunderile acestora sunt reglementate unitar prin lege (art. 147 din Legea nr.31/1990).
Desemnarea cenzorilor. Cenzorii societății sunt desemnați în mod diferit.
În societatea pe acțiuni sau comandită pe acțiuni, cenzorii sunt stabiliți prin actele constitutive, care trebuie să prevadă numărul, numele, prenumele și cetățenia cenzorilor (art. 9 din Legea nr. 31/1990). Ulterior, cenzorii sunt aleși de către adunarea generală ordinară (art. 73 din Legea nr. 31/1990).
În societatea cu răspundere limitată cenzorii se aleg de adunarea asociaților (art. 147 din Legea nr. 31/1990).
În toate cazurile, durata mandatului cenzorilor este de trei ani, putând fi realeși.
Legea cere ca unul dintre cenzori să fie contabil autorizat sau expert contabil.
La societățile în care statul deține cel puțin 20% din capitalul social, unul dintre cenzori va fi recomandat de Ministerul Finanțelor. Când statul deține întregul capital social, evident, toți cenzorii vor fi numiți de acest minister.
Cenzorii trebuie desemnați din rândurile asociaților, cu excepția cenzorilor-contabili.
Legea mai cere ca majoritatea cenzorilor și supleanților unei societăți comerciale să fie cetățeni români.
În sfârșit, cenzorii societății trebuie să depună o garanție, care reprezintă a treia parte din garanția cerută pentru administratori.
Cenzorii sunt remunerați cu o indemnizație fixă, determinată prin statut sau de adunarea asociaților care i-a desemnat.
Potrivit art. 112 din Legea nr. 31/1990, nu vor putea fi desemnați ca cenzori, iar dacă au fost desemnați decad din mandatul lor: rudele sau afinii până la al patrulea grad inclusiv sau soții administratorilor; persoanele care primesc sub orice formă, pentru alte funcții decât aceea de cenzor, un salariu sau o remunerație de la administratori sau de la societate; persoanele cărora le este interzisă funcția de administrator.
Revocarea cenzorilor se va putea face numai de adunarea generală, cu votul cerut la adunarea extraordinară, adică în condițiile art. 76 și art. 140 din Legea nr.31/1990.
Moartea, împiedicarea fizică sau legală, încetarea sau renunțarea la mandat a unui cenzor are drept consecință înlocuirea cenzorului în cauză cu supleantul cel mai în vârstă. Dacă însă numărul cenzorilor nu se poate completa în acest mod, cenzorii rămași numesc alte persoane în locurile vacante până la întrunirea adunării asociaților.
Drepturile și obligațiile cenzorilor. Cenzorii își pot îndeplini mandatul lor privind controlul gestiunii societății grație drepturilor și obligațiilor prevăzute de lege.
a) Drepturile cenzorilor. Aceste drepturi sunt menite sa asigure informarea cenzorilor privind activitatea societății.
Cenzorii au dreptul să participe la adunările administratorilor, fără sa aibă drept de vot. De asemenea, cenzorii au dreptul să obțină în fiecare lună de la administratori o situație despre mersul operațiunilor comerciale.
În scopul protejării intereselor societății, legea interzice cenzorilor să comunice asociaților în particular sau terților datele referitoare la operațiile societății de care au luat cunoștință cu ocazia exercitării mandatului lor (art. 115 din Legea nr.31/1990).
b) Obligațiile cenzorilor. Mandatul de cenzor implică anumite obligații.
Astfel, cenzorii sunt obligați sa supravegheze gestiunea societății, să verifice dacă bilanțul și contul de profit și pierderi sunt legal întocmite și în concordanță cu registrele. Ei trebuie să verifice dacă registrele sunt regulat ținute și dacă evaluarea patrimoniului societății s-a făcut potrivit regulilor stabilite pentru întocmirea bilanțului.
Referitor la constatările făcute în urma verificărilor, precum și asupra eventualelor propuneri privind bilanțul și repartizarea beneficiilor, cenzorii vor prezenta un raport adunării generale. Prezentarea raportului cenzorilor constituie o condiție fără de care adunarea generală nu va putea aproba bilanțul și contul de profit și pierderi.
De asemenea, cenzorii sunt obligați: să facă, lunar și pe neașteptate, inspecții casei și să verifice existența titlurilor sau valorilor aparținând societății; să convoace adunarea asociaților, când aceasta n-a fost convocată de administratori; să vegheze ca dispozițiile legii, contractului de societate și statutului să fie respectate.
În sfârșit, cenzorii sunt obligați să aducă la cunoștința administratorilor sau, după caz, a adunării generale, neregularitățile din activitatea societății și încălcarea actelor statutare și a dispozițiilor legale.
Modul de lucru al cenzorilor. Cu privire la modul de lucru al cenzorilor, legea face o distincție.
Cenzorii vor întocmi împreună raportul privind bilanțul și contul de profit și pierderi destinate adunării generale. Tot împreună vor delibera și asupra propunerilor asupra bilanțului și repartizării beneficiilor. În cazul existenței unor neînțelegeri între cenzori, fiecare dintre ei întocmește un raport pe care îl va prezenta adunării generale.
Pentru celelalte obligații impuse de lege, cenzorii vor putea lucra separat.
Potrivit legii, cenzorii vor trece într-un registru special deliberările lor, precum și constatările făcute în timpul exercitării mandatului lor (art. 116 din Legea nr.31/1990).
Răspunderea cenzorilor. Obligațiile și răspunderea cenzorilor sunt guvernate de regulile mandatului și de dispozițiile legii societăților comerciale (art.117 din Legea nr. 31/1990).
Ca și răspunderea administratorilor, răspunderea cenzorilor poate fi civilă și penală. Cenzorii răspund solidar pentru nerespectarea obligațiilor prevăzute de art. 43 din Legea nr. 31/1990.
Acțiunea în. răspunderea civilă contra cenzorilor se exercită în condițiile art. 108 din Legea nr. 31/1990.
Cât privește răspunderea penală a cenzorilor, aceasta este reglementată de art. 194 și urm. din Legea nr. 31/1990.
Răspunderea civilă a cenzorilor. Întinderea și efectele răspunderii cenzorilor sunt determinate de regulile mandatului (art.117 din Legea nr.31/1990). Nerespectarea obligațiilor prevăzute de art.43 din Legea nr. 31/1990 atrage răspunderea solidară a cenzorilor. Acțiunea în răspundere civilă contra cenzorilor se exercită în condițiile art.108 din Legea nr. 31/1990.
Dacă au contribuit la ajungerea societății în încetare de plăți, cenzorii răspund patrimonial, în condițiile art.123 din Legea nr. 64/1995 pentru faptele prevăzute de acest text.
Răspunderea penală. Cenzorii răspund penal, dacă sunt întrunite condițiile legii, când, în rapoartele lor, prezintă cu rea-credință fapte neadevărate asupra condițiilor economice ale societății, sau le ascund în tot sau în parte. Răspunderea cenzorilor este angajată și în cazurile în care, deși sunt obligați prin lege, nu convoacă adunarea generală; când au acceptat cu știință și au păstrat însărcinarea de cenzori, contrar dispozițiilor art.112 din Legea nr.31/1990; când exercită funcția de cenzor cu încălcarea dispozițiilor legii referitoare la incompatibilitate sau când se împrumută sub orice formă direct sau printr-o persoană interpusă de la societatea controlată (art.201, Legea nr.31/1990).
Dacă societatea se află în reorganizare și lichidare judiciară, cenzorii vor răspunde pentru faptele prevăzute de art.123 din Legea nr. 64/1995, în aceleași condiții ca și administratorii.
2.2. Registrele contabile
Datele privind operațiile care se produc în activitatea unei unități, consemnate în documentele justificative, sunt înregistrate în ordine cronologică, grupate și sistematizate în cadrul unor formulare denumite generic registre.
a – Noțiunea și clasificarea registrelor
Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul cărora se realizează înregistrarea operațiilor economice și financiare în conturi și furnizarea, pe această bază, de informații privind situația și mișcarea patrimoniului. Ele se prezintă sub forma unor caiete, foi volante, fișe sau documente informatice cu conținutul și structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.
Teoria și practica contabilă au generat o diversitate de forme privind conținutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de înregistrare a operațiilor economice și financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:
– evidența cronologică;
– evidența sistematică;
– realizarea combinată a celor două feluri de evidențe.
Evidența cronologică, organizată cu ajutorul registrelor, se realizează prin intermediul unui jurnal, ce servește la înregistrarea operațiilor în ordinea în care au fost efectuate în timp. În practică, în acest scop se utilizează documentul numit "Registrul jurnal", precum și "Nota de contabilitate".
Evidența sistematică, prin intermediul registrelor, înseamnă înregistrarea operațiilor economico-financiare în funcție de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub formă de cheltuieli și venituri. În asemenea registre se înscriu operațiile care au fost deja înregistrate, cronologic, în registrul jurnal.
În categoria acestor registre sunt incluse:
– fișele de conturi fără dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare și, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. În activitatea practică sunt denumite "fișe de cont pentru operații diverse" (care sunt numai fișe valorice, pentru debit, credit, sold). În cazul evidenței bunurilor de natura stocurilor, aceste fișe conțin în plus, pe lângă coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrată, ieșită, stoc) și sunt denumite "fișe de cont pentru valori materiale".
– jurnalele pentru creditul conturilor, în care documentele justificative, în care sunt consemnate operațiile patrimoniale se înscriu în ordine cronologică.
Registrele pentru evidența combinată se utilizează la unitățile mici, care nu folosesc multe conturi și în care se efectuează înregistrările, atât în ordine cronologică, cât și în mod sistematic (Exemplu: Jurnal – Cartea mare).
După sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidență contabilă se împart în:
– registre pentru evidența sintetică, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-șah, în funcție de forma de înregistrare contabilă folosită de unitate;
– registre pentru evidența analitică ce se pot concretiza sub formă de fișe valorice sau cantitativ valorice sau diferite situații al căror conținut informațional se stabilește de unitatea patrimonială;
– registre pentru realizarea combinată a celor două forme de evidență.
b – Conținutul, completarea și gestionarea registrelor
Normele legale din țara noastră prevăd ca principale registre de contabilitate: Registrul – jurnal; Registrul inventar și Registrul "cartea mare".
Registrele de contabilitate reprezintă, alături de bilanț și contul de profit și pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea.
Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care unitățile patrimoniale înregistrează, periodic, cronologic și sistematic, operațiunile economico-financiare, consemnate în documente justificative, care produc modificări în patrimoniul acestora.
Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, zilnic sau lunar, în mod cronologic, operațiune cu operațiune, fără spații libere, fără ștersături, toate operațiile privind mișcările patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se întocmește într-un singur exemplar, de către regiile autonome, societățile comerciale, instituțiile publice, unitățile cooperatiste, asociațiile și celelalte persoane juridice, după ce a fost numerotat, șnuruit, certificat și parafat. Acest registru se parafează de către organele în drept, la începerea activității unității, precum și ori de câte ori este cazul.
Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate (atelier, secție, etc.) și în cursul aceleiași zile, pot fi înregistrate într-un document centralizator care, la rândul său, stă la baza înregistrării în registrul jurnal.
Registrul jurnal se poate prezenta sub două forme:
– registrul – jurnal general;
– registrul – jurnal auxiliar, pentru operațiunile de casă și bancă, decontările cu furnizorii, situația încasării – achitării facturilor, situația avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unitățile patrimoniale care au un volum mare de operațiuni de înregistrat.
Acest registru servește pentru înregistrarea cronologică a mișcării elementelor patrimoniale și ca probă în soluționarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o primă verificare cu balanța sintetică, în sensul că totalul registrului jurnal trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanța conturilor sintetice, întocmită pentru luna curentă.
În situația în care unitatea folosește registre auxiliare, totalul acestora se înscrie în registrul jurnal general, periodic, de regulă lunar.
Fiind un document de înregistrare contabilă el nu circulă între compartimente, sau în afara unității. Se arhivează temporar, pe timp de un an, către serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, după care se depune la arhiva unității patrimoniale împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
Conținutul informațional al registrului jurnal este prezentat în continuare (tabelul 1.1.)
Unitatea ………………. Nr. pag…
REGISTRUL – JURNAL
Întocmit, Verificat,
Registrul – jurnal de încasări și plăți se întocmește de către agenții economici, persoane fizice (meseriași, etc.) și asociațiile familiale. El servește ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților pe baza actelor justificative și ca document de stabilire a situației financiare a agentului economic respectiv.
În registrul de încasări și plăți se înregistrează nu numai operațiunile în numerar, ci și cele efectuate prin contul de decontare de la bancă (indiferent dacă a avut loc încasarea sau plata efectivă). Acest registru se numerotează și se șnuruiește, se vizează de către organul fiscal la începerea activității, precum și ori de câte ori este cazul.
Modelul registrului jurnal de încasări și plăți se prezintă în tabelul 1.2.
Unitatea ………………………. Tabelul 1.2.
Registrul jurnal de încasări și plăți
Registrul inventar se întocmește la sfârșitul anului, într-un singur exemplar, în vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează toate elementele patrimoniale, de activ și de pasiv, grupate în funcție de natura lor, conform posturilor din bilanțul contabil, inventariate conform normelor legale.
Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul fiecărui post din bilanțul contabil. Se parafează de organul fiscal teritorial la începerea activității, în cazul epuizării filelor, când este necesară deschiderea unui registru nou, precum și la încetarea activității.
În tabelul 1.3. se prezintă conținutul informațional al registrului inventar.
Unitatea ……………………………. Nr. pag…………..
Registrul Inventar
la data de 31 decembrie ––––––
Registrul cartea – mare, în principal, servește la înregistrarea operațiilor (în evidența sistematică), la stabilirea rulajelor lunare și a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic.
În activitatea practică, formularele acestui registru, concretizate în foi volante, îmbracă diverse forme cum sunt:
– Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizează de către unitățile care aplică forma de înregistrare contabilă pe jurnale, prezentată în tabelul următor (tabelul 1.4.):
Unitatea ……………
CARTEA MARE
Acest registru se întocmește la sfârșitul lunii în cadrul compartimentului financiar-contabil și servește în următoarele scopuri:
– stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice, la unitățile patrimoniale care aplică această formă de înregistrare contabilă;
– verificarea înregistrărilor contabile efectuate;
– furnizarea de date pentru efectuarea analizei activității economice și financiare a unității patrimoniale;
– întocmirea balanței de verificare.
Pentru întocmirea acestui registru, se procedează astfel:
– suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fără dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;
– rulajul debitor desfășurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calculându-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale de credit;
– soldul final debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în cadrul formularului cartea mare, ținându-se seama de soldul inițial de la începutul anului și de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente;
Fiind un document de înregistrare contabilă cronologică și sistematică nu circulă între compartimente și se arhivează la biroul contabilitate.
– Cartea – mare (șah), cod 14-1-3/a, utilizată în cadrul formei de înregistrare contabilă maestru șah.
Acest registru se întocmește într-un singur exemplar, este tipărit pe ambele fețe, format A4 și servește la:
– organizarea contabilității sintetice a operațiunilor patrimoniale. În acest scop se deschid câte două fișe: una pentru debit și alta pentru credit;
– întocmirea balanței de verificare a conturilor sintetice, scop în care la începutul anului, la deschiderea fișelor, pe primul rând al coloanei "suma", se înscrie soldul inițial; în cursul lunii se înregistrează operațiile la baza documentelor justificative; la sfârșitul lunii se stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la începutul exercițiului și soldul final.
– furnizarea de date pentru analiza economico-financiară.
– Fișa de cont pentru operații diverse, care nu dezvoltă pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):
Tabelul 1.6.
FIȘA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE
Acest formular (registru) se folosește pentru organizarea contabilității sintetice la unitățile mici, care aplică forma de înregistrare contabilă clasică sau jurnalul unic.
La modul general, fișa de cont pentru operații diverse (codul din nomenclatorul formularelor tipizate 14 – 6 – 22), constituie, cu alte cuvinte, o formă a registrului cartea – mare anual, ce se deschide pe fișe volante pentru conturile sintetice, precum și pentru conturile analitice (clienți, furnizori, casa etc.).
În cadrul acestui formular operațiile se înregistrează zilnic, sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, după fiecare operație, soldul contului (debitor sau creditor), după caz. La sfârșitul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, în cadrul fișelor se stabilesc subtotaluri care servesc la întocmirea balanței de verificare.
Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanțelor.
Registrele de contabilitate se utilizează în strânsă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat completate, astfel încât să permită în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor patrimoniale efectuate.
Registrele se completează zilnic, sau periodic, în funcție de frecvența operațiilor și de necesitățile informaționale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de către compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de încasări și plăți se ține la casieria subordonată compartimentului financiar și a contabilului șef, registrul "cartea mare" se întocmește și se gestionează de compartimentul contabilitate generală. Ele se păstrează în unitate timp de 10 ani, de la data închiderii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie să fie reconstituite în termen de maxim 30 zile de la constatare.
Registrele de contabilitate numerotate, șnuruite, parafate, înregistrate la organele fiscale și conduse regulat pot fi admise ca probe în cazul litigiilor patrimoniale, în caz de faliment, precum și în alte situații.
2.3. Formele de înregistrare contabilă
2.3..1. Definirea formei de înregistrare contabilă
Din momentul înregistrării datelor în documentele primare și până la prezentarea lor spre analiză organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt următoarele: consemnarea operațiilor economice în documentele primare, ceea ce se mai numește culegerea datelor informaționale; prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) și înregistrarea acestora în sistemul de conturi; verificarea exactității datelor înregistrate în conturi cu ajutorul balanței de verificare; verificarea realității datelor înregistrate în contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea și generalizarea informațiilor contabile, în vederea cunoașterii de ansamblu a activității economice a unității patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sinteză (bilanțul contabil).
În cadrul fiecărei etape, lucrările se realizează după o anumită concepție, cu ajutorul anumitor suporți materiali ai datelor informaționale și folosind anumite mijloace tehnice de lucru.
În cadrul fiecărei etape, lucrările se realizează după o anumită concepție, cu ajutorul anumitor suporți materiali ai datelor informaționale și folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor.
Îmbinarea și executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizează prin forma de înregistrare contabilă, denumită și formă de contabilitate.
În contabilitatea altor țări noțiunea de formă de contabilitate este înlocuită prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentându-se structura internă a metodei contabilității.
Dacă ciclul contabil sau modul de înregistrare și prelucrare a datelor formează conținutul formei de înregistrare contabilă, formularele de evidență și raportare a datelor folosite reprezintă instrumente de lucru ale acesteia.
Prin formă de înregistrare contabilă se înțelege un ansamblu de formulare corelate între ele, care servesc la înregistrarea și prelucrarea după anumite reguli a datelor privind starea și mișcarea elementelor patrimoniale.
Formele de înregistrare contabilă au apărut, s-au dezvoltat și s-au perfecționat în strânsă dependență de condițiile orânduirii economice, experiența dobândită în practica contabilă și perfecționarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfecționarea formelor de înregistrare contabilă, de-a lungul istoriei s-a realizat prin apariția în cadrul formelor vechi a unor elemente noi, care au generat alte forme în scopul adaptării acestora la condițiile specifice ale activității din diferite etape de dezvoltare.
Experiența teoretică și practică din activitatea financiar-contabilă dovedește că nu se poate aplica aceeași formă de înregistrare contabilă în toate unitățile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de contabilitate este influențată de natura activității unității patrimoniale, de mărimea și structura organizatorică a acesteia, în funcție de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectivă, precum și de posibilitățile practice de utilizare a acestor mijloace.
2.3.2. Formele de înregistrare contabilă utilizate în țara noastră
Ciclul contabil de înregistrare și prelucrare a datelor începe cu consemnarea în scris a datelor în documente, se continuă cu reflectarea acestor documente în registrele contabile și se încheie cu întocmirea bilanțului contabil și efectuarea analizei pe bază de bilanț. Ca urmare, documentele justificative reprezintă limita inferioară a formei de înregistrare contabilă, iar bilanțul contabil limita superioară.
Discutate prin prisma evoluției în timp, în diferite țări, se apreciază că sporirea potențialului informativ, concomitent, cu perfecționarea mijloacelor și tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme de înregistrare contabilă cum sunt: forma italiană, forma jurnal-cartea mare; forma maestru-șah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma copigrafică (Ruff) și alte forme.
Dintre formele de înregistrare contabilă folosite în prezent în unitățile patrimoniale din țara noastră menționăm:
– forma de înregistrare contabilă maestru – șah;
– forma de înregistrare contabilă pe jurnale;
– forma de înregistrare contabilă în condițiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumită și forma informatică.
Fiecare formă de înregistrare contabilă se distinge prin modul de prelucrare a datelor și prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea înregistrării cronologice și sistematice.
La modul general, în categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de înregistrare contabilă, se cuprind:
documentele justificative;
registrul jurnal;
registrul cartea mare;
purtătorii tehnici de date;
balanța conturilor;
registrul inventar;
situațiile sinteză și raportare financiar-contabilă, denumite și conturi anuale.
Forma de înregistrare contabilă maestru – șah are ca trăsătură esențială utilizarea a câte două fișe pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare și alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite "cartea mare" (șah). Conținutul informațional al acestor fișe, prin care se realizează evidența sintetică reprezintă o adaptare la noile cerințe a fișelor sintetice șah. Modelul acestor fișe este prezentat la tema privind registrele contabile (vezi paragraful anterior 7.1). Contabilitatea analitică se realizează cu ajutorul diferitelor fișe (fișe de cont pentru operațiuni diverse) sau situații, în raport cu metodele folosite pentru evidența și calculul costurilor și rezultatelor, etc.
Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizează sunt: registrul jurnal (până la data de 1 I 1994, în activitatea practică s-a utilizat jurnalul de înregistrare, denumit și fișa rulajelor); fișa – sintetică cartea mare șah, registrele auxiliare (pentru evidența analitică), balanța de verificare a conturilor și bilanțul contabil.
Tehnica de lucru în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă este următoarea:
– documentele justificative, care stau la baza operațiilor economice, sunt supuse prelucrării contabile ceea ce înseamnă (sortare pe feluri de operații, verificare, evaluare, contare); dacă pentru același fel de operație există mai multe documente justificative, acestea se totalizează zilnic sau periodic în documente cumulative; pentru operațiile care nu au la bază documente (operații de stornare, repartizarea profitului, etc.) se întocmește nota de contabilitate care este un document tipizat ce conține elementele articolului contabil. Sunt unități patrimoniale care întocmesc note de contabilitate pentru toate operațiile patrimoniale (chiar dacă au la bază documente).
– operațiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul), respectiv notele de contabilitate se înregistrează în registrul jurnal folosit pentru înregistrarea cronologică a operațiilor economico-financiare și pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul registrului jurnal se atribuie un număr în ordine cronologică documentelor justificative, respectiv notelor de contabilitate și, totodată, cu ajutorul lui se face o primă verificare cu balanța sintetică, în sensul că totalul registrului jurnal trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanța conturilor întocmită pentru luna curentă.
– în paralel, pe baza acelorași documente și note de contabilitate, se efectuează înregistrări, în mod sistematic și cronologic, în evidența analitică ce se poate realiza cu ajutorul fișelor, situațiilor sau altor formulare specifice acesteia.
– la sfârșitul lunii, pe baza datelor din fișele sintetice cartea mare șah (cartea mare șah se utilizează pentru întocmirea balanței de verificare a conturilor sintetice, după totalizarea sumelor la sfârșitul fiecărei luni) se întocmește balanța de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza înregistrărilor din contabilitatea analitică se întocmesc balanțele de verificare pentru conturile analitice.
– periodic, de regulă la sfârșitul exercițiului, pe baza datelor din balanța sintetică a conturilor, precum și din balanțele analitice, se întocmește situația patrimoniului (semestrial) și bilanțul contabil (anual).
În unitățile patrimoniale mici, unde volumul operațiilor ce se înregistrează zilnic este redus, se utilizează forma de înregistrare contabilă clasică sau jurnal unic.
În cadrul acestei forme de înregistrare se folosesc următoarele registre: Jurnalul unic pentru înregistrarea cronologică; Cartea mare fără ca rulajele să fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidența sistematică, sintetică și analitică, ce se concretizează în practică sub forma fișelor de cont pentru operații diverse; Registrul – inventar sub forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului; Balanța de verificare a conturilor, pentru verificarea periodică a exactității datelor și documentele de sinteză și raportare financiar-contabilă privind situația patrimoniului și rezultatele obținute.
Această formă de înregistrare contabilă prezintă o serie de dezavantaje în sensul că înregistrarea în jurnal este greoaie și nu permite diviziunea muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul balanței de verificare, neexistând posibilitatea unei localizări mai ușoare a erorilor produse.
Forma de înregistrare contabilă pe jurnale are ca trăsătură esențială utilizarea jurnalelor pentru înregistrarea cronologică și sistematică a creditului fiecărui cont în corespondență cu conturile debitoare respective.
Formularele folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă sunt următoarele:
– jurnalele multiple care servesc la înregistrarea cronologică și sistematică proprie conturilor sintetice (în unele cazuri se folosesc și pentru conturile analitice);
– situații pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa și Conturi curente la bănci);
– Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completează în fiecare lună, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele – jurnale auxiliare).
Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă sunt: Jurnalul privind operațiile diverse, Jurnal situație privind operațiile contabile, Jurnal – situație privind operațiile de casă și bancă, Jurnal privind decontările cu furnizorii, Jurnal privind consumurile și alte ieșiri de materiale, Jurnal privind salariile și contribuția la asigurările sociale, Jurnal privind vânzarea produselor și alte ieșiri, Jurnal privind vânzarea mărfurilor și alte ieșiri.
În categoria situațiilor pentru debitul conturilor menționăm: Situația privind operațiile de casă și bancă (care se află pe versoul jurnalului privind operațiile de casă și bancă); Situația încasării-achitării facturilor; Situația privind avansurile spre decontare; Situația privind mișcarea materialelor și cheltuielilor de transport-aprovizionare.
Înregistrările în jurnal și situații se efectuează în tot cursul lunii, sau numai la sfârșit de lună, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum și pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operații care nu au la bază documente justificative (operații de stornare, etc.).
Contabilitatea analitică se organizează fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilității analitice (fișe de cont analitic pentru valori materiale, fișa de cont pentru operații diverse, etc.).
Cartea mare se utilizează pentru stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se întocmește la finele lunii în felul următor:
– rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecărui jurnal;
– rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situații pentru debitul lor, se determină prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intră în corespondență în cadrul jurnalelor. Conținutul informațional al acestui jurnal, care îmbracă forma de fișe, este prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful 7.1.).
În general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemănătoare cu cele prezentate la forma de înregistrare contabilă maestru șah, cu particularitățile menționate anterior.
Forma de înregistrare contabilă în condițiile utilizării tehnicii de calcul (informatică) se bazează pe adaptarea concepțiilor metodologice ale formelor de înregistrare contabilă caracterizate anterior, cu deosebirea că toate lucrările specifice se realizează prin utilizarea calculatorului electronic.
Instrumentele de lucru sunt, în general, aceleași ca și în cazul formelor de înregistrare contabilă abordate anterior, dar cu un conținut informațional specific, adaptat necesităților de prelucrare automată a datelor.
În cadrul acestei forme de înregistrare, în principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabilă, stabilită pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, și prin programe specifice de prelucrare se obține Registrul jurnal, pentru evidența cronologică, și registrele cartea mare, pentru evidența sistematică, sintetică și analitică.
În plus, în condițiile acestei forme de înregistrare contabilă, apar ca etape distincte, în cadrul tehnicii de lucru următoarele: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare și elaborarea modelelor pentru datele informaționale de intrare și situațiile informaționale finale (de ieșire).
Situațiile finale împreună cu documentele care au stat la baza prelucrării datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri funcționale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informațiilor și obținerea situațiilor de raportare financiar contabilă (bilanțul contabil).
Menționăm că în cadrul acestei forme de înregistrare contabilă, înregistrarea contabilă sistematică (contabilitatea sintetică și analitică) este la fel de importantă ca și înregistrarea contabilă cronologică, ambele realizându-se pe bază de registre sub formă de "listări informatice". Aceasta înseamnă că, la închiderea exercițiului, Registrul jurnal și registrele Cartea mare, obținute la calculator sub formă de "liste", trebuie să fie legate, numerotate, șnuruite, parafate, sigilate și vizate înainte de arhivare.
Potrivit art.23 din Legea contabilității nr.82/l991, persoanele fizice și juridice care utilizează sistemele de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporților tehnici și controlul datelor înregistrate în contabilitate.
Sistemele de prelucrare automată a datelor trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de intrare (pe hârtie, disc, etc.) care asigură conservarea acestora în condiții de siguranță, precum și listele înregistrărilor efectuate în evidența contabilă, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări și adăugiri ulterioare.
Fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să aibă la bază conținutul unui document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control. De asemenea, sistemele de prelucrare automată organizate trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor și a conținutului conturilor, a listelor și informațiilor supuse verificării, pornind, fie de la datele de intrare, fie în ordine inversă, de la conținutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informații pe baza cărora să se poată determina datele de intrare.
Fiecare înregistrare, pentru operația patrimonială care a avut loc în unitate, trebuie să aibă la bază elementele de identificare a datelor supuse prelucrării.
În cazul unităților care prelucrează în sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documentația de analiză, programare și de utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuării corespunzătoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să permită controlul respectării reglementărilor în domeniu.
Potrivit normelor legale, în condițiile utilizării acestei forme de înregistrare contabilă, unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
CAPITOLUL III. Studiu de caz la S.C. “COMEFIN S.A.” Costești
Studiul meu de caz se referă la activitatea societății comerciale S.C. “COMEFIN S.A.”.
Societatea este persoană juridică română, organizată conform Legii numărul 31/1990, ca societate comercială pe acțiuni, cu capital privat. Societatea s-a înregistrat în Registrul Comerțului la 1 ianuarie 1991 “COMEFIN“ S.A. este înregistrată la Oficiul Registrul Comerțului sub nr. J03/958/1991 .Codul fiscal al societății este R 161880.
Sediul principal al societății se află în localitatea Costești, Strada Industriei, nr. 36, Telefon: 0248-672827, Fax: 0248-672508.
Societatea comercială COMEFIN S.A. provine din ÎNTREPRINDREA DE SCULE, DISPOZITIVE ȘI VERIFICATOARE AUTO (ISDVA) COSTEȘTI, care a fost înființată la data de 01.03.1979, în baza Decretului Consiliului de Stat nr. 108.
Prin reorganizarea acesteia în temeiul prevederilor legii nr. 15/1990 și a Hotărârii Guvernului nr. 1224/23.11.1990 a luat ființă Societatea Comercială COMEFIN S.A. – societate pe acțiuni având statut propriu .
Capitalul social al societății este de 305,91875 lei. Numărul total de acțiuni pe care firma le deține este de 871.221, iar valoarea nominală a unei acțiuni este de 2,5 lei.
Obiectul de activitate al societății “COMEFIN S.A.” este :
– proiectarea, producerea și comercilizarea sculelor, dispozitivelor, verifica-toarelor și pieselor de schimb necesare în industria construcțiilor de mașini și alte ramuri, a reperelor specifice echipamentelor de frână pentru autoturisme, a elementelor de racordare pentru instalații hidraulice, organelor de asamblare specifice industriei chimice și petrochimice, confecțiilor și ambalajelor metalice, structuri și tâmplării metalice inclusiv servicii și asistență tehnică;
– efectuarea operațiilor de comerț exterior, efectuarea operațiilor de fond valutar putând participa și conveni la operațiuni de credit;
– desfășoară activități cu caracter social în favoarea salariaților;
– producerea și comercializarea de piese schimb și SDV-uri, prelucrări prin așchiere pentru intern și extern;
– comercializarea autoturismelor de teren și de oraș, alte mijloace de transport, piese și accesorii auto pentru autovehicule și bunuri de folosință îndelungată;
– executarea de lucrări de service pentru mijloacele de transport ale persoanelor fizice și juridice;
– comercializarea prin magazinele societății a produselor proprii și a celor care nu fac obiectul activității societății, precum și a produselor agroalimentare de origine animală și vegetală;
– comercializarea produselor cosmetice și de toaletă;
– producerea și comercializarea prin magazinele societății a unor tipuri de materiale de construcții ca: bolțari înlocuitori, cărămizi;
– comercializarea de materiale de construcții ca: ciment, var, material lemnos și material lemnos pentru construcții;
– comercializarea de produse petroliere, produse chimice și petrochimice, articole tehnice din cauciuc și produse metalurgice;
– alimentație publică: prepararea și servirea mesei la cantina societății, comercializarea de băuturi alcoolice, răcoritoare și a produselor din tutun;
– efectuarea de lucrări de instalații și construcții auxiliare de tâmplărie și dulgherie, de pardosire și de placare a pereților, vopsitorii, zugrăveli și montări geamuri;
– efectuarea de lucrări de întreținere și reparare a autovehicolelor pentru persoane fizice și juridice;
– organizarea de cursuri de pregătire și calificare în cadrul societății .
Proiectată inițial pentru producerea sculelor, dispozitivelor și verificatoarelor necesare pregătirii de fabricație în industria de autoturisme, societatea s-a adaptat ușor economiei de piață, diversificându-și gama de produse, fiind capabilă, prin organizarea de noi linii tehnologice, să asigure cu SDV-uri și piese de schimb auto cererea pieței.
La nivel de secții sunt linii de fabricație pe linii de produse, astfel:
– cinci linii tehnologice specializate în fabricarea de componente ale sistemului de frânare Dacia, elemente ale ansamblului motor-cutie de viteze și elemente ale sistemului de direcție – rulare, organizate pe mai multe linii de prelucrare prin așchiere, linii de presare la rece, linii de montaj general;
– o linie tehnologică specializată în fabricarea de elemente ale sistemului de evacuare gaza arse, pentru autoturismele dacia și oltcit, organizează pe linii de producție de presare la rece, de montaj general, de vopsire;
– o linie tehnologică specializată în fabricarea butoaielor metalice (pentru pulberi) necesare industriei chimice și petrochimice;
– o linie tehnologică specializată în fabricarea de organe de asamblare și racorzi metalici pentru furtune de înaltă presiune;
– o linie tehnologică specializată în fabricarea de “axe pentru utilaj terasier“ pentru export.
De asemenea sunt organizate trei linii de producție pentru:
– operații de acoperire prin galvanizare (zincare – două linii)
– operații de tratamente termice (recoacere ), normalizare, călire – revenire, sudare cap la cap, tratament termic la barele de CuCr .
Prin produsele sale, societatea se adresează cu oferte în special pieței interne, dar are și colaborări cu parteneri externi (axe utilaj terasier CATERPILLAR).
În funcție de principalii clienți ai societății, precum și de modalitatea de manifestare a cererii, oferta COMEFIN S.A. este specializată pe următoarele segmente de consumatori:
– sectorul construcțiilor de mașini, în special industria producătoare de autoturisme de oraș;
– sectorul industriei chimice și petochimice ;
– fondul pieței: agenți cu profil de comerț cu amănuntul și en gros a pieselor de schimb auto .
Conducerea și administrarea societății sunt asigurate de:
– Adunarea Generală a Acționarilor
– Consiliul de Administrație
– Directorul general
Adunarea Generală a Acționarilor este organul de conducere care îi reprezintă pe toți acționarii și poate fi ordinară sau extraordinară.
Adunarea Generală a Asociaților Ordinară se întâlnește anual în locul, ora, ziua care trebuie să fie fixate înainte de data de depunere a bilanțului. Ea este îndreptățită să ia hotărâri cu privire la: discutarea, aprobarea și modificarea bilanțului contabil anual al societății, contului de profit și pierdere, raportului Consiliului de Administrație și al Comisiei de Cenzori: stabilirea cuantumului dividentelor; alegerea și numirea Consiliului de Administrație și al Comisiei de Cenzori, precum și stabilirea indemnizațiilor acestuia; numirea președintelui și a vicepreședintelui societății; se pronunță asupra gestiunii administratorilor; aprobă Bugetul de Venituri și Cheltuieli și programul de activitate pentru exercițiul următor să hotărăscă gajarea, închiderea sau desființarea uneia sau mai multora dintre unitățile societății.
Consiliul de Administrație se întrunește o dată pe lună sau ori de câte ori este nevoie analizând și luând decizii cu privire la problemele de bază ale activității cum sunt: elaborează bilanțul, contul de profit și pierdere și raportul său de activitate pe care le prezintă A.G.A. cu propuneri pentru destinația profitului; stabilește nivelul veniturilor și profiturilor societății, investițiilor proprii, reparațiilor capitale; propune A.G.A. majorarea, micșorarea sau înregistrarea capitalului social face propuneri cu privire la emiterea de acțiuni sau obligațiuni și alte titluri precum și modul de distribuire a acestora; hotărăște cu privire la utilizarea resurselor obținute în urma activităților desfășurate; aprobă împuternicirilemembrilor C.A. de a semna pentru societate în lipsa președintelui; numește Grupul de consilieri și îi stabilește competența, nivelul de salarizare.
Convocarea C.A. se face la cererea președintelui sau la cererea unei treime din numărul membrilor. Președintele C.A. angajează societatea în relațiile cu persoanele fizice și juridice din țară și străinătate potrivit responsabilităților și împuternicirilor stabilite de C.A. sau rezultate din lege. Președintele este ales la propunerea A.G.A. de C.A., iar vicepreședintele este ales la propunerea președintelui C.A. Președintele C.A. este și director general, calitate în care conduce și activitatea .
Conform organigramei S.C. COMEFIN S.A. directorul general are în subordinea sa:
– consilierul juridic si consilier financier
– personal, salarizare, privatizare, restructurare
– biroul administrativ, cantină pază, P.S.I.
– responsabil protecția muncii
– biroul C.T.C. laboratoare(compartiment merceologie si compartiment recepție)
– contabil șef
– director tehnic
– director comercial
Contabilul șef răspunde de următorele sectoare:
– biroul financiar
– serviciul analize economice, contabilitate prețuri
– birou prețuri
Directorul comercial la rândul său are în subordine următoarele sectoare:
– serviciul aprovizionare
– compartimentul transporturi
– serviciul desfacere, marketing, oferte, contractare(rețea magazine)
Directorul tehnic are pe de o parte in subordine sectoarele:
– biroul mecano energetic
– serviciul programare, urmărirea producției, programare fabricație
– serviciul proiectare tehnologică, asimilare
– serviciul proiectare S.D.V.-uri,normare (grupa omologări)
– responsabil protecția mediului, iar pe de altă parte are în subordine :
– secția mecano-energetic
– secția repere auto1
– secția repere auto 2
– atelier sculărie
– secția repere auto3
– atelier tratament termic, debitare mase plastice, acoperiri metalice
Activitatea societății se desfășoară potrivit statutului acesteia întocmit conform regulamentelor legale. Astfel, statutul societății cuprinde în structura sa toate capitolele necesare definirii drepturilor juridice ale societăților privind funcționarea și desfacerea activității.
– Denumirea societății: S.C. COMEFIN S.A.
– Forma juridică a societății persoană juridică română societate pe acțiuni.
– Sediul societății: localiatatea Costești, Strada Industriei, nr. 36, județul Argeș.
– Durata societății: nelimitată.
– Obiectul de activitate: proiectarea, producerea și comercilizarea sculelor, dispozitivelor, verifica-toarelor și pieselor de schimb necesare în industria construcțiilor de mașini și alte ramuri.
– Codul fiscal: R 161880.
Ca formă juridică, societatea S.C. COMEFIN S.A. este o societate comercială pe acțiuni, persoană juridică română, care își desfășoară activitatea în conformitate cu prevederile prezentului statut și ale legislației în vigoare.
Concluzii
Societatea este un contract prin care două sau mai multe persoane se învoiesc să pună ceva în comun, cu scop de a împărți foloasele ce ar putea deriva.
Orice societate trebuie să aibă un obiect de activitate licit și să fie contractată spre folosul comun al părților. Fiecare membru al societății trebuie să pună ceva în comun sau bani, sau alte lucruri, sau industria sa.
Societatea este un contract în temeiul căruia două sau mai multe persoane (asociați) se înțeleg să pună în comun anumite bunuri pentru a desfășura împreună o anumită activitate, în vederea realizării și împărțirii beneficiilor care vor rezulta.
Societatea comercială reprezintă o grupare de persoane și de bunuri (capitaluri) în scop economic și lucrativ. Societatea comercială ia naștere printr-un contract de societate care cuprinde: aportul asociaților, intenția de a desfășura o anumită activitate și obținerea beneficiilor, și care este actul ei constitutiv. În contractul pe care îl încheie, asociații realizează o triplă înțelegere: să pună în comun anumite bunuri, să realizeze împreună o activitate economică să împartă între ei beneficiile rezultate. În societatea comercială, activitatea economică pe care o desfășoară asociații constă în săvârșirea unor operațiuni considerate de lege ca fapte de comerț.
Societatea comercială dobândește personalitate juridică, care îi conferă calitatea de subiect de drept desinestătător.
Societatea comercială este definită ca o grupare de persoane constituită pe baza unui contract de societate și beneficiind de personalitate juridică, în care asociații se înțeleg să pună în comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comerț, în scopul realizării și împărțirii beneficiilor rezultate.
Societatea comercială reprezintă o asociere de persoane făcută în scopul săvârșirii de fapte de comerț, persoane care pun în comun aporturi patrimoniale, desfășoară o activitate și împart eventualele beneficii.
Societățile comerciale se vor constitui în una din formele:
– Societate cu răspundere limitată (SRL)
– Societate în nume colectiv (SNC)
– Societate în comandită simplă (SCS)
– Societate în comandită pe acțiuni (SCA)
– Societate pe acțiuni (SA)
Sunt reglementate în una din aceste forme, societățile comerciale cu personalitate juridică căci, potrivit art.1 alin.(2), societățile comerciale cu sediul în România sunt persoane juridice române.
Forma juridică a societății depinde de opțiunea asociaților, de obiectul de activitate și de dimensiunile ei. În alegerea formei juridice a unei societăți comerciale trebuie ținut cont și de formalitățile prevăzute de lege privind constituirea societății.
O societate comercială are o anumită structură (organe proprii, obiect de activitate, alcătuire interioară, bază materială, etc.) datorită căreia dobândește statutul de persoană juridică.
Orice persoană juridică, societatea comercială nu are o existență organică, și deci nici o voință naturală. Astfel, voința societății se manifestă prin organele sale.
Voința socială se formează în organul de deliberare, care este adunarea generală a asociaților, respectiv a acționarilor. Adunarea generală este un organ colectiv format din totalitatea asociaților.
Voința socială este adusă la îndeplinire prin actele juridice ale organului executiv (de gestiune), care este administratorul sau administratorii societății.
Controlul gestiunii administratorului se realizează de către asociați sau, în anumite cazuri, de un organ specializat – cenzorii societății. Organele societății apar mai mult ori mai puțin conturate, în funcție de forma juridică a societății comerciale.
În cazul societății pe acțiuni, care este forma cea mai evoluată, există toate cele trei organe: adunarea generală a acționarilor, administratorii și, în anumite cazuri, consiliul de administrație, precum și cenzorii societății.
În cazul societății în nume colectiv, datorită numărului mic al asociaților, nu există instituționalizată o adunare generală propriu-zisă. De asemenea, controlul gestiunii administratorului se realizează de către asociați nefiind necesari cenzori ai societății.
În cazul societății cu răspundere limitată, organele societății sunt aceleași, ca și în cazul societății pe acțiuni, dar cu unele particularități.
Trebuie arătat că pentru fiecare formă juridică de societate comercială, legea stabilește care sunt organele societății și condițiile de organizare; și funcționare, precum și atribuțiile lor.
BIBLIOGRAFIE
1. Cantemir Anghel, Formulare și registre contabile, Editura Edusoft, 2006
Căpățână O. – Societati Comerciale, Editura Lumina, Bucuresti, 1994
2. Dorian Rais, Ion Mihalcea, Camelia Savu, Elena Cismaru, Vasile Mihoc -Drept Comercial, Ed. Independenta Economica, 2001
3. C. Duțescu, Drepturile acționarilor, Editura Lumina Lex, București, 2006
4. Grădinaru N. – Societati Comerciale, Editura Alutus, 2005
5. Grădinaru N. – Constituirea functionarea si lichidarea societatilor comerciale, Editura Alutus, 2003
6. Grădinaru N, Rais D. – Drept, Editura Independența Economică Pitești 2004
7. Grădinaru N, Dorian Rais, Ion Mihalcea, Camelia Savu, Elena Cismar, Iuliana Cebuc, Elena Diana Ungureanu – Dreptul Afacerilor, Editura Independența Economică Pitești 2005
8. I.Schiau, T.Prescure, Legea societăților comerciale nr.31/1990 Analize si comentarii pe articole, Editura Hamangiu, 2007
10. Stanciu Cărpenaru – Drept comercial român, Editura All Beck, , Bucuresti, 2004
11. Stanciu Cărpenaru – Drept comercial român, Editura All Beck, Bucuresti, 1998
12. St. D.Cărpenaru, Drept comercial român, editia aVII-a revazută și adăugită, Editura Universul juridic, 2007
13. St.Cărpenaru, S.David, C.Predoi, Gh. Piperea, Legea societăților comerciale. Comentariu pe articole, Editura C.H.Beck, București, 2006
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Controlul Activitatii Economice a Societatilor Comerciale (ID: 134739)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.